So'rovlar bo'yicha ma'lumotnoma hisoboti tahliliy hujjatlarini tuzish. Va ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlar. Analitik hisobot nima?

1. 1. Protokol

Protokol - yig'ilishlar, yig'ilishlar, yig'ilishlar, konferentsiyalar va ish uchrashuvlarida masalalarni muhokama qilish va qarorlar qabul qilishning borishi qayd etilgan hujjat.

Protokol bo'yicha faoliyatni aks ettiradi kollegial organ yoki ishchilar guruhi tomonidan birgalikda qaror qabul qilish. Yilda yaratilgan uchrashuvlar bayonnomalaridan boshqaruv faoliyati Tashkilotlar uchun tergov organlarining, ayrim ma'muriy organlarning va jamoat tartibini muhofaza qilish organlarining bayonnomalarini (masalan, sanitariya inspektorining bayonnomasi, yo'l-transport hodisasi bayonnomasi va boshqalar), shuningdek shartnoma turidagi bayonnomalarni farqlash kerak. - kelishmovchiliklar bayonnomalari, kelishmovchiliklarni yarashtirish bayonnomalari, narxlarni kelishish bayonnomalari va boshqalar.

Majburiy ro'yxatga olish sharti bilan doimiy va muvaqqat kollegial organlarning (respublika organlari kollegiyalari) majlislari ijro etuvchi hokimiyat, mehnat jamoalari yig'ilishlari, aktsiyadorlar yig'ilishlari, direktorlar kengashi yig'ilishlari va boshqalar).

Protokollar tuzilmoqda majlislar qaydnomalari loyihalari, majlis stenogrammalari yoki audioyozuvlar, shuningdek majlis uchun tayyorlangan materiallar (ma’ruzalar matnlari, ma’ruzalar, ma’lumotnomalar, qarorlar loyihalari, kun tartibi, taklif etilganlar ro‘yxati va boshqalar) asosida. Agar majlis ko‘chirilgan bo‘lsa, yig‘ilish o‘tkazilgandan keyin stenogramma ko‘chiriladi, tuziladi va bayonnomaga ilova qilinadi (bu holda bayonnomaning qisqacha shaklini yuritishga ruxsat beriladi). Agar yig'ilish jarayoni magnitafonga yozib olingan bo'lsa, bayonnoma tuzilib, rasmiylashtirilgandan so'ng, ovoz yozuvi Davlat arxivlarining kino, foto va ovozli hujjatlar bilan ishlashning asosiy qoidalariga muvofiq saqlanadi (M., 1980). .

Protokolni tayyorlash uchun javobgarlik kollegial organning kotibi (mas'ul kotibi) yoki rahbar kotibi bilan birga bo'ladi. Bayonnomadagi yozuvlarning to'g'riligi uchun kotib javobgardir.

Mavjud ikki turdagi protokollar: to'liq va qisqa. To'liq protokol yig'ilishdagi barcha nutqlarning yozuvlarini o'z ichiga oladi; qisqacha- faqat ma'ruzachilarning ismlari va nutq mavzusi haqida qisqacha eslatma. Protokolning qaysi shaklini saqlash kerakligini hal qilish kollegial organ rahbari yoki tashkilot rahbari tomonidan qabul qilingan yig'ilishda.

Protokol tuzilmoqda hujjat turining nomi ko'rsatilgan tashkilotning umumiy shakli - "PROTOKOL" yoki maxsus bayonnoma blankasida. Protokolning talab qilinadigan rekvizitlari quyidagilardir: tashkilot nomi, hujjat turining nomi, bayonnomaning sanasi va raqami, matnning nomi, imzolar.

IN protokol sarlavhasi kollegial organ yoki yig'ilish nomi ko'rsatilgan, sarlavha hujjat turi nomiga grammatik jihatdan mos keladi, masalan: Bayonnoma umumiy yig'ilish aktsiyadorlar; Kengash majlisining bayonnomasi.

Protokol matni ikki qismdan iborat: kirish va asosiy. Kirish qismi to'liq va bir xil tarzda tuzilgan qisqa shakllar protokol. Unda quyidagilar ko'rsatiladi: yig'ilish raisi va kotibining familiyalari, yig'ilish ishtirokchilari va taklif etilgan shaxslarning familiyalari yoki umumiy soni (agar ishtirokchilar ko'p bo'lsa, ularning soni ko'rsatilgan holda - "Ishtirokchilar ro'yxati ilova qilingan”), kun tartibi.

Hozir bo'lganlarning ism-shariflari, agar ular 15 dan ortiq bo'lmasa, bayonnomaga yoziladi alifbo tartibida ish joyi va lavozimi ko'rsatilgan holda, agar ko'proq bo'lsa, alohida ro'yxat tuziladi. Doimiy majlislar va komissiyalar bayonnomalarida hozir bo‘lganlarning pozitsiyalari ko‘rsatilmagan.

Kirish qismi tugaydi kun tartibi. Kun tartibidagi masalalar ularning murakkablik darajasi, ahamiyati va muhokama qilish tartibiga qarab tartibga solinadi. Savollar nominativ holatda "o", "haqida" predloglarisiz tuzilgan. Savol bilan birga so'zlovchining ismi va lavozimi ko'rsatiladi.

Protokol matnining asosiy qismi kun tartibidagi har bir masala bo‘yicha quyidagi sxema bo‘yicha tuzilgan: TINGLANIB... GAPIRIB... QAROR ETILDI (QAROR ETILDI)

"TINGLANGAN" bo'limida qisqa protokollarda Ma’ruzachi (ma’ruzachi) nomi va nutqining mavzusi ko‘rsatiladi. To'liq shaklda Bayonnomada: ma'ruzachining familiyasi va bosh harflari, uning ma'ruzasining mazmuni (xabar, ma'lumot, hisobot). Agar ma'ruza matni ma'ruzachi tomonidan yozma shaklda taqdim etilsa, nutq mavzusi ko'rsatilgandan so'ng, qavs ichida eslatma qo'yishga ruxsat beriladi: (Ma'ruza matni ilova qilinadi).

Xulosa bayonnomalaridagi “GAPIRISH” bo‘limida faqat muhokamada, masala yuzasidan muhokamada va qabul qilingan qarorda so‘zga chiqqan shaxslarning ism-shariflari ko‘rsatiladi; to'liq protokollarda Ularning nutqlari, jumladan, ma'ruzachiga berilgan savollar ham yozib olinadi. Agar kerak bo'lsa, ma'ruzachi nomidan keyin uning pozitsiyasi ko'rsatiladi.

"QAROR ETILGAN (QAROR ETILGAN)" bo'limida qayd qilinadi qaror. Qaror ikki tomonlama talqin bo'lmasligi uchun qisqacha, aniq, lakonik tarzda tuzilgan. Qaror bilan bir qatorda “ma’qul”, “qarshi”, “betaraf” deb berilgan ovozlar soni, shuningdek ovoz berishda qatnashmagan shaxslar ro‘yxati ko‘rsatiladi.

Operativ qismni paragraflarga bo'lish mumkin.

Yig‘ilish yoki yig‘ilish ishtirokchisi qabul qilingan qaror yuzasidan alohida fikr bildirishi mumkin; alohida varaqda bayon qilinadi va bayonnomaga ilova qilinadi. Tarkib qarama-qarshi fikr tegishli qaror qayd etilgandan keyin bayonnomaga kiritiladi

Yig‘ilish bayonnomasi rais va kotib (kotibiyat mas’ullari) tomonidan imzolanadi. Ayniqsa muhim holatlarda ma'ruzachi bayonnomani tasdiqlashi kerak; viza hujjatning chap chetiga, nutqni yozib olish darajasida qo'yiladi.

Jurnal sanasi jurnalga kiritilgan voqea sanasidir. Agar u bir necha kun davom etsa, yig'ilish, yig'ilish, konferentsiyaning boshlanish va tugash sanalari chiziqcha orqali ko'rsatiladi.

Ma'lumotnoma ma'lumotlari va ma'lumotnoma-tahliliy hujjatlarning maqsadi va tarkibi

Axborotli boshqaruv qarorlarini qabul qilish jarayoni ob'ektiv va ishonchli ma'lumotlarni to'plash va qayta ishlashga asoslanadi. Boshqaruv tizimidagi ishlarning haqiqiy holati to'g'risidagi ma'lumotlar turli manbalarda mavjud, ammo ular orasida eng muhim o'rinni ma'lumotnoma-axborot va ma'lumotnoma-tahliliy hujjatlar egallaydi: aktlar, ma'lumotnomalar, eslatmalar, yozishmalar va boshqalar.

Ushbu hujjatlar tashkiliy, huquqiy va munosabatlarda xizmat vazifasini bajaradi ma'muriy hujjatlar. Ushbu guruh hujjatlarida ko'rsatmalar mavjud emas, ma'muriy hujjatlar kabi qat'iy belgilangan tartibda harakat qilishga majburlamaydi, balki ma'lum qarorlar qabul qilishga undaydigan ma'lumot beradi, boshqacha aytganda, ular boshqaruv qarorlarini qabul qilishni boshlaydi va ulardan birini tanlash imkonini beradi. yoki boshqa harakat usuli.

Ushbu hujjatlarning o'ziga xosligi shundaki, bu, qoida tariqasida, boshqaruv tizimi orqali pastdan yuqoriga o'tadigan hujjatlar: xodimdan tarkibiy bo'linma boshlig'igacha, bo'lim boshlig'idan tashkilot rahbari o'rinbosarigacha. yoki bo'ysunuvchi tashkilotdan yuqori tashkilotgacha bo'lgan tashkilot rahbari. Amalga oshirish uchun ma'lumotnoma va axborot hujjatlarining ma'lum turlari, masalan, yozishmalar qo'llaniladi ma'lumot havolalari teng huquqli tashkilotlar va bo'ysunish munosabatlarida bo'lmagan mansabdor shaxslar o'rtasida.

Ushbu hujjatlarning izchil tasnifi mavjud emas. An'anaviy ravishda ushbu hujjatlar to'plamini ma'lumotnoma va axborot va ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlarga bo'lish mumkin.

Ma'lumot va axborot hujjatlari tizimida yozishmalar alohida o'rin tutadi - tashkilotlar o'rtasida tezkor ma'lumot almashish vositasi bo'lib xizmat qiladigan turli mazmundagi hujjatlarning umumlashtirilgan nomi.

Ishbilarmonlik yozishmalari muassasalarning hujjatli filmlarida muhim o'rin tutadi. Tashkilotlar o'rtasidagi bog'lovchi bo'g'in bo'lib, yozishmalar kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning taxminan 80% ni egallaydi.

Ish yozishmalarining turlari va ularning nomlari (xat, telegramma, faks (faks), telefon xabari) axborotni uzatish usullari bilan belgilanadi, ular ikki asosiy turga bo‘linadi: pochta aloqasi va elektron aloqa.

Xat yozish turli xil turlari bilan ajralib turadi: normativ xarakterdagi xat va telegrammalardan. davlat organlari fuqarolarning murojaatlari va namunaviy arizalar oldidan. Murojaatlar, xabarnomalar, kelishuvlar, da'volar, eslatmalar, talablar, tushuntirishlar, tasdiqlashlar, so'rovlar, tavsiyalar, kafolatlar va boshqalar bo'lishi mumkin.

Xat yozishda quyidagi talablarga rioya qilish kerak:

• · xatlar maxsus blankalarda - blankalarda tuziladi va tashkilot rahbari yoki unga berilgan vakolatlar doirasida uning o‘rinbosarlari tomonidan imzolanadi;
• · harflar to'g'ri, aniq, qo'pol dog'lar va tuzatishlarsiz yozilishi kerak;
• · mazmunidan qat’i nazar, maktub bosiq, izchil rasmiy ishbilarmonlik tilida taqdim etilishi, yetarlicha dalil, aniqlik, xarakteristikalar to‘liqligi va ravshanligi, taqdimotning qisqaligi va izchilligiga ega bo‘lishi kerak;
• · taqdim etilgan voqea va faktlar haqida ob'ektiv ma'lumotlarni o'z ichiga oladi zaruriy holatlar tushuntirish va qo‘shimcha materiallarga ega.

Xat yozish orqali ma'lumot almashish faqat fikr almashishning boshqa usuli qiyin yoki imkonsiz bo'lganda (telefon suhbatlari, shaxsiy uchrashuvlar) qo'llanilishi kerak.

Ma'lumotnoma-axborot hujjatlarini tuzish va rasmiylashtirish

Protokol

Bayonnomalar majlislar, yig‘ilishlar, yig‘ilishlar, konferensiyalar va ish uchrashuvlarida masalalarni muhokama qilish va qarorlar qabul qilish jarayonini aks ettiruvchi hujjatdir.

Protokol kollegial organ yoki ishchilar guruhi tomonidan birgalikda qaror qabul qilish faoliyatini aks ettiradi. Tashkilotlarning boshqaruv faoliyatida tuzilgan yig'ilishlar bayonnomalaridan tergov protokollarini ajratib ko'rsatish kerak, ba'zilari ma'muriy organlar va jamoat tartibini muhofaza qilish organlari (masalan, sanitariya inspektori bayonnomasi, yo'l-transport hodisasi bayonnomasi va boshqalar), shuningdek shartnomaviy turdagi bayonnomalar - kelishmovchiliklar bayonnomalari, kelishmovchiliklarni yarashtirish bayonnomalari, narxlarni kelishish bayonnomalari. , va boshqalar.

Doimiy va vaqtinchalik kollegial organlarning majlislari (respublika ijroiya hokimiyati organlari kollegiyalari, mehnat jamoalari, aktsiyadorlar yig'ilishlari, direktorlar kengashi yig'ilishlari va boshqalar).

Bayonnomalar majlislar jarayoni bayonnomalari loyihalari, majlis stenogrammalari yoki ovozli yozuvlar, shuningdek majlis uchun tayyorlangan materiallar (maʼruzalar matnlari, maʼruzalar, maʼlumotnomalar, qarorlar loyihalari, kun tartibi, taklif etilganlar roʻyxati) asosida tuziladi. , va boshqalar.). Agar majlis ko‘chirilgan bo‘lsa, yig‘ilish o‘tkazilgandan keyin stenogramma ko‘chiriladi, tuziladi va bayonnomaga ilova qilinadi (bu holda bayonnomaning qisqacha shaklini yuritishga ruxsat beriladi). Agar yig'ilish jarayoni lentaga yozilgan bo'lsa, bayonnoma tuzilgan va rasmiylashtirilgandan so'ng, ovoz yozuvi asosiy ish qoidalariga muvofiq saqlanadi. davlat arxivlari kino, foto va ovozli hujjatlar bilan (M., 1980).

Bayonnomani tuzish uchun mas'uliyat kollegial organning kotibi (mas'ul kotibi) yoki rahbarning kotibi zimmasiga yuklanadi. Bayonnomadagi yozuvlarning to'g'riligi uchun kotib javobgardir.

Protokollarning ikki turi mavjud: to'liq va qisqa. To'liq bayonnomada yig'ilishdagi barcha nutqlarning yozuvi, qisqasi esa faqat ma'ruzachilarning ismlari va nutq mavzusining qisqacha yozuvini o'z ichiga oladi. Yig'ilishda bayonnomaning qanday shaklini tuzish to'g'risida qaror kollegial organ rahbari yoki tashkilot rahbari tomonidan qabul qilinadi.

Protokol tashkilotning umumiy shakli bo'yicha hujjat turining nomi ko'rsatilgan holda tuziladi - "PROTOKOL" yoki maxsus protokol shaklida. Bayonnomaning talab qilinadigan rekvizitlari quyidagilardir: tashkilot nomi, hujjat turining nomi, bayonnomaning sanasi va raqami, hujjat tayyorlangan joy, matnning nomi, matn, imzolar.

Bayonnomaning sarlavhasida kollegial organ yoki yig'ilish nomi ko'rsatiladi; sarlavha grammatik jihatdan hujjat turi nomiga mos keladi, masalan: Aksiyadorlar umumiy yig'ilishi bayoni; Kengash majlisining bayonnomasi.

Protokol matni ikki qismdan iborat: kirish va asosiy. Kirish qismi protokolning to'liq va qisqa shakllarida bir xil tarzda tuzilgan. Unda quyidagilar ko'rsatiladi: yig'ilish raisi va kotibining familiyalari, kollegial organ yig'ilishida qatnashuvchilarning ro'yxati (kollegial organ to'g'risidagi nizomda ko'rsatilgan), yig'ilishda hozir bo'lgan ishtirokchilar va taklif etilgan shaxslarning familiyalari yoki umumiy soni. (agar ishtirokchilar ko'p bo'lsa, ularning raqami ko'rsatilgan holda - "Ishtirokchilar ro'yxati ilova qilingan" yozuvi qo'yiladi), kun tartibi.

Ishtirok etganlarning ism-shariflari bayonnomaga, agar ular soni 15 nafardan ko'p bo'lmasa, ish joyi va lavozimi ko'rsatilgan holda alifbo tartibida, agar ko'p bo'lsa, alohida ro'yxat tuziladi. Doimiy majlislar va komissiyalar bayonnomalarida hozir bo‘lganlarning pozitsiyalari ko‘rsatilmagan.

Kirish qismi kun tartibi bilan yakunlanadi. Kun tartibidagi masalalar ularning murakkablik darajasi, ahamiyati va muhokama qilish tartibiga qarab tartibga solinadi. Savollar nominativ holatda "o", "haqida" predloglarisiz tuzilgan. Savol bilan birga so'zlovchining ismi va lavozimi ko'rsatiladi.

Kun tartibidagi har bir masala bo‘yicha bayonnoma matnining asosiy qismi quyidagi sxema bo‘yicha tuzilgan: ENGILDI... SO‘Z ETILDI... QAROR ETILDI (QAROR ETILDI)

"TINGLANGAN" bo'limida qisqa protokollarda ma'ruzachi (ma'ruzachi) nomi va uning nutqi mavzusi mavjud. Bayonnomaning to'liq shakli quyidagilarni o'z ichiga oladi: ma'ruzachining familiyasi va bosh harflari, uning ma'ruzasi mazmuni (xabar, ma'lumot, hisobot). Agar ma'ruza matni ma'ruzachi tomonidan taqdim etilgan bo'lsa yozma ravishda, nutq mavzusi ko'rsatilgandan so'ng qavs ichida eslatma qo'yishga ruxsat beriladi: (Ma'ruza matni ilova qilinadi).

“GAPILAYOTGAN” bo‘limida qisqa bayonnomalarda faqat muhokamada, muhokamada va qabul qilingan qarorda so‘zga chiqqan shaxslarning ism-shariflari ko‘rsatiladi, to‘liq bayonnomalarda ularning nutqlari, jumladan, ma’ruzachiga berilgan savollar ham qayd etiladi. Agar kerak bo'lsa, ma'ruzachi nomidan keyin uning pozitsiyasi ko'rsatiladi.

"QAROR ETILGAN (QAROR ETILGAN)" bo'limida qabul qilingan qaror qayd etiladi. Qaror ikki tomonlama talqin bo'lmasligi uchun qisqacha, aniq, lakonik tarzda tuzilgan. Qaror bilan bir qatorda “ma’qul”, “qarshi”, “betaraf” deb berilgan ovozlar soni, shuningdek ovoz berishda qatnashmagan shaxslar ro‘yxati ko‘rsatiladi.

Operativ qismni paragraflarga bo'lish mumkin.

Yig‘ilish yoki yig‘ilish ishtirokchisi qabul qilingan qaror yuzasidan alohida fikr bildirishi mumkin; alohida varaqda bayon qilinadi va bayonnomaga ilova qilinadi. Maxsus fikrning mazmuni tegishli qaror qayd etilgandan keyin bayonnoma bilan rasmiylashtiriladi.

Yig‘ilish bayonnomasi rais va kotib (kotibiyat mas’ullari) tomonidan imzolanadi. Ayniqsa muhim holatlarda ma'ruzachi protokolni tasdiqlashi kerak; viza hujjatning chap chetiga, nutqni yozib olish darajasida qo'yiladi.

Protokol sanasi qayd qilingan voqea sanasi. Agar u bir necha kun davom etsa, yig'ilish, yig'ilish, konferentsiyaning boshlanish va tugash sanalari chiziqcha orqali ko'rsatiladi.

Memorandum

Memorandum - ma'lum yoki yuqori tashkilot rahbari nomiga yoziladigan, har qanday masala bo'yicha muallifning xulosalari va takliflari bilan batafsil bayon qilingan hujjat.

Odatda, memorandum boshqaruvni sodir bo'lgan voqealar, faktlar, hodisalar va hozirgi vaziyatlar haqida xabardor qiladi, odatda qaror qabul qilishni talab qiladi. Eslatma tashqi yoki ichki bo'lishi mumkin. Tashqi memorandum yuqori tashkilot rahbariga, ichki - bo'lim yoki tashkilot rahbariga taqdim etiladi. Ichki eslatmalar xodimning tashabbusi bilan yoki uning bevosita rahbarining ko'rsatmasi bilan tuziladi va tashkilotning samaradorligini oshirishga qaratilgan.

Tashqi hisobotlar tashkilotning umumiy shakli bo'yicha, ichki hisobotlar - bo'yicha tuziladi standart varaq qog'oz. Memorandumning talab qilinadigan rekvizitlari quyidagilardir: tashkilot nomi (ichki uchun - tarkibiy bo'linmaning nomi), hujjat turining nomi, sanasi va raqami, tayyorlangan joyi (tashqi memorandum uchun), matnning nomi, adresat. , matn, imzo.

Eslatma matni ikki yoki uchta semantik qismdan iborat. Birinchi qismda fakt va hodisalar, uning yozilishiga sabab bo‘lgan sabablar bayon etilgan. Ikkinchi qismda - mavjud vaziyat tahlili, mumkin bo'lgan variantlar hodisalarning rivojlanishi yoki mavjud vaziyatdan chiqish yo'li, uchinchi qismda - tuzuvchining fikriga ko'ra, ko'rsatilgan faktlar bilan bog'liq holda rahbar tomonidan qabul qilinishi kerak bo'lgan aniq harakatlar bo'yicha xulosalar va takliflar. Ikkinchi, tahliliy qism bo'lmasligi mumkin, bu holda ma'ruza matni faqat kirish va yakunlovchi qismlardan iborat.

Ichki memorandum, agar u bo'linma boshlig'iga taqdim etilgan bo'lsa, uni ishlab chiqaruvchi tomonidan, agar tashkilot rahbariga taqdim etilgan bo'lsa, bo'lim boshlig'i tomonidan imzolanadi. Tashqi eslatma tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi.

Memorandum tuzilgan sana uni tayyorlash va imzolash sanasi hisoblanadi. Memorandum namunasi:

YANGI LOYIHALAR BO'LIMI bosh direktorga

Agentlik hisoboti

03/10/97 N Petrov I.L.

Xodimlarni ko'paytirish to'g'risida

bo'lim xodimlari soni

Hozirda uchun muvaffaqiyatli ish Bizning agentlik potentsial mijozlar ma'lumotlar bazasini ko'paytirishi kerak. Uni kengaytirishning eng real usullaridan biri doimiy tahlil mablag'lar ommaviy axborot vositalari, xususan, matbuot (agentlikning eng yirik mijozlari haqidagi ma'lumotlar "Ekspert" tahliliy jurnalidan olingan).

Bo‘lim hozirgi tarkibidagi (5 nafar xodim) tahliliy nashrlarni batafsil o‘rganishni tashkil etish imkoniyatiga ega emasligi sababli, matbuotni o‘rganish va tahlil qilish maqsadida bo‘lim xodimlariga 2 ta rahbar lavozimini joriy etishni maqsadga muvofiq deb bilaman. potentsial mijozlarni aniqlash, shuningdek, haftalik hisobotlar ko'rinishida media-bozordagi pozitsiyasi to'g'risida tezkor ma'lumotlarni tayyorlash. Men ushbu lavozimlarga xodimlarni Moskva davlat universitetining jurnalistika fakulteti yoki reklama fakultetining 4-5-kurs talabalari orasidan tanlashni taklif qilaman. Bo'lim boshlig'i Imzo I.A. Chernisheva

Taklif

Taklif - bu ro'yxatni o'z ichiga olgan memorandumning bir turi bo'lgan hujjat aniq takliflar muayyan masala bo'yicha. Takliflar eslatmalarga o'xshash tarzda tuziladi, lekin, qoida tariqasida, rahbariyatning ko'rsatmalariga binoan. Taklif matnida tahliliy qism mavjud emas, faqat kirish (asoslash) va yakuniy (takliflar ro‘yxati) bo‘ladi.

Tushuntirish xati

Tushuntirish xati - tashkilot xodimi tomonidan tuzilgan va boshliqqa taqdim etilgan har qanday harakat, fakt, hodisa sabablarini tushuntiruvchi hujjat. rasmiy.

Standart varaqda tushuntirish xati tuziladi va ma'lum bir mansabdor shaxs nomiga yoziladi. Majburiy tafsilotlar tushuntirish xati quyidagilardan iborat: tarkibiy bo‘linmaning nomi, sanasi, raqami, matn nomi, adresat, imzo.

Tushuntirish xati matni ikki qismdan iborat: birinchi qismda uning yozilishiga sabab bo‘lgan faktlar, ikkinchisida mavjud vaziyatni tushuntiruvchi sabablar keltirilgan.

Tushuntirish xati muallif tomonidan imzolanadi. Tushuntirish xatining sanasi uni muallif tomonidan imzolangan sana hisoblanadi.

Bayonot

Ariza - bu mansabdor shaxs nomiga yozilgan va xodimning so'rovini o'z ichiga olgan hujjat.

Tashkilot xodimlari, qoida tariqasida, kadrlar masalalari bo'yicha bayonotlar tuzadilar: ishga qabul qilish, ishdan bo'shatish, ta'til berish va hk.

Ariza tashkilot rahbariga yoki uning o'rinbosariga (yirik tashkilotlarda - mustaqil tarkibiy bo'linma rahbariga) yoziladi. Ariza standart varaqda tuziladi. Murojaatning talab qilinadigan rekvizitlari quyidagilardir: bo'limning nomi, hujjatning nomi, sana, hujjat raqami, adresat, matn, imzo.

Bayonot matni masalaning bevosita mohiyatini bayon qilish bilan boshlanadi (“Iltimos, tarjima qiling” ... “Iltimos, taqdim eting” ... va hokazo), keyin ko'tarilgan masala tafsilotlari bayon qilinadi.

Ariza ilovaga ilova qilingan boʻlishi mumkin (masalan, taʼlim toʻgʻrisidagi hujjatlarning asl nusxalari yoki nusxalari, anketa, avtobiografiya va boshqalar ishga joylashish uchun arizaga ilova qilinadi).

Ishlash

Taqdim etish - bu muassasa xodimini lavozimga tayinlash, boshqa joyga ko'chirish yoki lavozimini oshirish bo'yicha taklifni o'z ichiga olgan hujjat.

Taqdimotlar standart varaqda amalga oshiriladi. Taqdim etishning majburiy rekvizitlari quyidagilardir: birlik nomi, hujjat turining nomi, sana, raqam, adresat, sarlavha, matn, imzo.

Taqdim etish matnida quyidagi ma'lumotlar mavjud: familiyasi, ismi, otasining ismi; Tug'ilgan kun; ta'lim; lavozimi; tarkibiy bo'linma; ish tajribasi (jami; ushbu bo'limda; ushbu lavozimda); ishlash baholash; kasbiy rivojlanish; ishbilarmonlik va axloqiy fazilatlarni baholash; ishtirok etish ijtimoiy ish; tayinlash, o'tkazish yoki lavozimga ko'tarish sabablari; xodimni tayinlash yoki o'tkazish taklif qilinadigan lavozim va tarkibiy bo'linma.

Taqdimot bo'lim boshlig'i tomonidan imzolanadi va tashkilot rahbari nomiga yoziladi.

Qonun- aniqlangan faktlar, hodisalar, harakatlarni tasdiqlash uchun tuzilgan hujjat.

Juda ko'p .. lar bor harakat turlari mazmuni va maqsadi bo'yicha: topshirish va qabul qilish (ishni, moddiy boyliklarni, hujjatlarni); so'rovlar (xavfsizlik choralari holati, yong'in xavfsizligi; ish sharoitlari; ishlash natijalari); sinov (namunalar, tizimlar, texnologiyalar); qabul qilish va topshirish (moddiy boyliklar, hujjatlar); qabul qilish va uzatish (holatlar); audit, inventarizatsiya; baxtsiz hodisalarni tekshirish; tashkilotning tugatilishi va boshqalar.

Tekshiruvlar, so'rovlar, tekshirishlar va boshqalar aktlari nafaqat aniqlangan faktlar va hodisalarni qayd etadi, balki ularni o'z ichiga oladi xulosalar, tavsiyalar va takliflar.

Amallar birgalikda tuzilgan(kamida ikkita kompilyator). Ko'pincha aktlar tuziladi komissiyalar, maxsus yaratilgan, uning tarkibi tashkilot rahbarining ma'muriy hujjati bilan tasdiqlangan. Doimiy komissiyalar tomonidan ham doimiy ravishda aktlar tuzilishi mumkin.

Aktni tuzishda asosiy narsa- ishlarning haqiqiy holatini aniqlash va ularni aktda to'g'ri aks ettirish. Dalolatnoma komissiya yoki shaxslar guruhi ishi davomida saqlanadigan va faktik ma'lumotlar, miqdoriy ko'rsatkichlar va boshqa ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yozuvlar loyihalari asosida tuziladi. Muammoni chuqur o'rganib chiqqandan so'ng, ular dalolatnoma tuzishga kirishadilar.

Qonun berilgan sana tashkilotning umumiy shakli yoki matnning yagona shakli ham bo'lishi mumkin bo'lgan aktning maxsus shakli bo'yicha (doimiy takrorlanadigan ma'lumotlarga ega bo'lgan aktlar uchun).

Majburiy tafsilotlar dalolatnoma: hujjat turining nomi (ACT), hujjatning sanasi va raqami, tayyorlangan joyi, matn nomi, ilovaning mavjudligi to'g'risidagi belgi, imzolar, tasdiqlash muhri.

Sarlavha dalolatnoma grammatik jihatdan “akt” so‘ziga mos kelishi kerak, masalan: institutning moliyaviy-xo‘jalik faoliyatini tekshirish dalolatnomasi, “Feniks” savdo-sotib olish kooperativini tugatish to‘g‘risidagi akt, moddiy boyliklarni hisobdan chiqarish dalolatnomasi.

Sana dalolatnoma - voqea sodir bo'lgan sana (tekshirish, ekspertiza, ekspertiza va boshqalar).

Matn Akt ikki qismdan iborat: kirish va asosiy(aytib). Kirish qismida dalolatnomada uni tuzish asoslari (shartnoma, ma’muriy hujjat, uning raqami va sanasi ko‘rsatilgan me’yoriy hujjat), shuningdek dalolatnomani kim tuzganligi (rais, komissiya a’zolari) ko‘rsatiladi.

Asosiy qismda bajarilgan ishlarning mohiyati, mohiyati, usullari va muddatlari, aniqlangan faktlar, shuningdek, xulosalar, takliflar va xulosalar bayon etilgan. Aktning mazmuni paragraflarga bo'linishi va jadval shaklida taqdim etilgan materiallarni o'z ichiga olishi mumkin.

Zarur bo'lganda, aktning o'z ichiga olishi kerak bo'lgan yakuniy qismini kiritishga ruxsat beriladi komissiyaning qarorlari, xulosalari yoki xulosalari, uni kim tuzgan.

Akt matnining oxirida u ko'rsatilgan tuzilgan nusxalar soni va ularning joylashuvi. Hujjatning nusxalari soni undan manfaatdor tomonlarning soni yoki normativ hujjatlar bilan belgilanadi. Dalolatnoma nusxalari soni to'g'risidagi yozuvdan keyin dalolatnomaga ilovalar (mavjud bo'lsa) mavjudligi to'g'risida belgi qo'yiladi.

Audit va tekshirish hisobotlarini tuzishda ularning mazmuni kelishib olinadi faoliyati dalolatnomada aks ettirilgan mansabdor shaxslar bilan. Akt ko'rib chiqiladi qabul qilinadi va kuchga kiradi komissiyaning barcha a'zolari yoki uni tayyorlashda ishtirok etgan barcha shaxslar tomonidan imzolangandan keyin. Akt mazmuniga rozi bo'lmagan shaxs majburdir sizning kelishmovchiligingiz haqida zahira bilan imzolang. Komissiya a'zosining alohida fikri alohida varaqda tuzilib, dalolatnomaga ilova qilinishi kerak.

Zarur hollarda, agar kerak bo'lsa qoidalar, harakat qiladi tasdiqlangan dalolatnoma tuzish bilan yakunlangan harakatlar uning buyrug'i bilan amalga oshirilgan ushbu yoki yuqori tashkilot rahbari.

Dalolatnoma - hodisalar, harakatlar yoki hodisalarning aniqlangan faktlarini tasdiqlash uchun tuzilgan hujjat. Aktlar mavjud: qabul qilish, topshirish aktlari; audit hisobotlari; tekshirish va inventarizatsiya hisobotlari; baxtsiz hodisalarni tekshirish hisoboti; tugatish aktlari; hujjatlar va fayllarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi dalolatnomalar; tijorat aktlari.

Barcha aktlar birgalikda tuziladi (kamida 2 kishi), barcha a'zolar tomonidan imzolanadi, agar kerak bo'lsa, aktlar ma'muriy hujjatlar yoki rahbar tomonidan tasdiqlanadi. Voqea sodir bo'lganidan keyin 5 kundan kechiktirmay, faktik ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yozuvlar loyihasi asosida tayyorlanadi. Ro'yxatdan o'tish uchun hujjat shakli qo'llaniladi. Sarlavha grammatik jihatdan ACT so'ziga mos kelishi kerak.

Matn 2 qismdan iborat:

• 1) Kirish qismida dalolatnoma tuzish asosi va kim tomonidan tuzilganligi ko'rsatilgan.
• 2) Asosiy qism tadbir natijalarini qayd etadi. Asosiy qismning mazmuni paragraflarga bo'linishi yoki jadval shaklida taqdim etilishi mumkin. Matn oxirida akt matnining tuzilgan nusxalari soni va har bir nusxaning manzili ko'rsatiladi. Agar ariza mavjud bo'lsa, belgi chiqariladi.

Tijorat aktlari - bu muayyan huquqbuzarliklarni qayd etadigan harakatlar shartnoma majburiyatlari. Stencil shaklida tuzilgan.

Dizayn xususiyatlari: Akt matnidagi ma'lumotlarni tuzatish, tozalash yoki yashirish qat'iyan man etiladi.

Sertifikat - bu tashkilotning asosiy faoliyati faktlarini tavsiflash yoki biografik yoki rasmiy xarakterdagi ma'lumotlarni tasdiqlash uchun tuzilgan hujjat.

Ularga quyidagilar kiradi: asosiy faoliyat bo'yicha sertifikatlar; tashqi (boshqa tashkilotlarga taqdim etish uchun tuzilgan, tashkilotning umumiy blankida tuzilgan va rahbar tomonidan imzolangan); va ichki (standart qog'oz varag'ida tuzilgan, umumiy shaklning tafsilotlari bilan tashkilot rahbari nomiga yozilgan va tuzuvchi tomonidan imzolangan).

Yordam matni 2 qismdan iborat:

• 1) Kirish qismida sertifikatni rasmiylashtirish sababi ko'rsatilgan.
• 2) Asosiysi belgilangan aniq ma'lumotlar, bog'langan matn yoki jadval sifatida taqdim etiladi.

ga muvofiq tuzilgan yordam xodimlar tashkilot kerakli ma'lumotlar (tashkilot nomi, tashkilot to'g'risidagi ma'lumotnoma ma'lumotlari (manzil va telefon raqami talab qilinadi), hujjatning turi, ma'lumotnomaning sanasi va raqami, nomi, manzili) ko'rsatilgan A5 qog'ozli standart varag'ida tuziladi. boshqaruvchi va bosh buxgalter yoki kadrlar xizmati rahbari tomonidan imzolangan matn muhr bilan tasdiqlangan bo'lishi kerak). Ikki nusxada chiqarilgan.

Xulosa - bu har qanday masala bo'yicha umumlashtirilgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjat. Xulosa bir mavzu bilan bog'liq bo'lgan oldindan belgilangan parametrlarga muvofiq turli manbalardan olingan ma'lumotlarni taqdim etadi. Xulosa ma'lumot manbasi haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin. U sertifikat sifatida formatlanadi; matn ko'pincha jadval shaklida bo'ladi.

Xulosa - komissiya yoki alohida mutaxassislarning ma'lum bir hujjat bo'yicha xulosalari yoki xulosalarini o'z ichiga olgan hujjat. alohida masala. Takliflar, qarorlar loyihalari bo‘yicha tuzilgan, ilmiy ishlar va hokazo. U umumiy shaklda tuziladi, sarlavha hujjatning nomini va xulosa tayyorlangan savolni ko'rsatadi.

Matn 2 qismdan iborat:

• 1) masalaning mohiyati, uning tahlili, hujjat yoki masalaga umumiy baho beriladi
• 2) Hujjat yoki masala yuzasidan aniq mulohazalar, shuningdek, xulosa va takliflar beriladi. Ishlab chiqaruvchi tomonidan imzolangan. Xulosa boshqa tashkilotlarga yuborilganda ilova xati tuziladi va rahbar tomonidan imzolanadi.

Ko'rib chiqish - bu ko'rib chiqish uchun taqdim etilgan har qanday ish bo'yicha tashkilot yoki mutaxassisning fikrini o'z ichiga olgan hujjat. Xulosa bilan bir xil tarzda tuziladi.

Ro'yxat - ob'ektlar, shaxslar, ob'ektlar yoki ularga nisbatan muayyan normalar va qoidalarni qo'llash maqsadida tuzilgan asarlarning tizimli ro'yxatini o'z ichiga olgan hujjat. U tashkilotning umumiy shakli bo'yicha tuziladi, matn jadval ko'rinishida tuziladi, tuzuvchi tomonidan imzolanadi va kerak bo'lganda menejer tomonidan tasdiqlanadi.

Ro'yxat - ma'lum bir tartibda shaxslar, ob'ektlar, ob'ektlar ro'yxatini o'z ichiga olgan hujjat. Ro'yxatdan o'tish yoki ma'lumot olish uchun tuzilgan. Tuzish va bajarish tartibi ro'yxatga o'xshash.

"Axborot, ma'lumotnoma va axborot-tahliliy hujjatlar"

Aniqlangan boshqaruv qarorlarini qabul qilish jarayoni boshqaruv tizimidagi ishlarning haqiqiy holati to'g'risida ob'ektiv va ishonchli ma'lumotlarni to'plash va tahliliy qayta ishlashga asoslanadi. Ushbu ma'lumotlar turli manbalarda bo'lishi mumkin, ular orasida eng muhim o'rinni ma'lumotnoma-axborot va ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlar egallaydi: aktlar, guvohnomalar, eslatmalar, yozishmalar va boshqalar.

Ushbu hujjatlar tashkiliy, huquqiy va ma'muriy hujjatlarga nisbatan rasmiy, yordamchi rol o'ynaydi, chunki ular ko'rsatmalarni o'z ichiga olmaydi, ma'muriy hujjatlar kabi qat'iy belgilangan tartibda harakat qilishga majbur qilmaydi, faqat qabul qilinishiga turtki bo'lishi mumkin bo'lgan ma'lumotlarni taqdim etadi. aniq qaror, ya'ni. boshqaruv qarorlarini qabul qilishni boshlash va u yoki bu harakat yo'nalishini tanlash imkonini beradi.

Ushbu hujjatlar guruhining o'ziga xos xususiyati shundaki, ular, qoida tariqasida, boshqaruv tizimi orqali pastdan yuqoriga o'tadi: xodimdan tarkibiy bo'linma boshlig'igacha, bo'lim boshlig'idan tashkilot rahbarining o'rinbosarigacha yoki tashkilot rahbari; quyi tashkilotdan yuqori tashkilotga. Ma'lumot va axborot hujjatlarining ma'lum turlari (masalan, yozishmalar) teng huquqli tashkilotlar va mansabdor shaxslar o'rtasida bo'ysunish munosabatlarida bo'lmagan axborot aloqalarini amalga oshirish uchun ishlatiladi.

Turli manbalar tomonidan taklif qilingan ushbu turdagi hujjatlarning tasnifi juda ziddiyatli va noaniqdir, ammo ma'lum darajadagi konventsiya bilan ushbu hujjatlarning barcha to'plamini ma'lumotnoma ma'lumotlari va ma'lumot-tahliliy hujjatlarga bo'lish mumkin:

Ushbu tizimda alohida o'rinni rasmiy yozishmalar (xat yozishmalar) egallaydi - tashkilotlar o'rtasida tezkor ma'lumot almashish vositasi bo'lib xizmat qiluvchi turli mazmundagi hujjatlarning umumlashtirilgan nomi. Muassasalarning hujjatlar to'plamida yozishmalar juda muhim o'rin tutadi. O'zaro bog'lovchi bo'lib xizmat qiladi turli tashkilotlar, yozishmalar kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning taxminan 80% ni egallaydi.

Ish yozishmalarining turlari va ularning nomlari (xat, telegramma, teleks, faks (faks), telefon xabari) xo‘jalik yurituvchi axborotni uzatish usullari bilan belgilanadi, ular ikki asosiy turga bo‘linadi: pochta aloqasi va elektron aloqa.

Xat yozish turli xil turlari bilan ajralib turadi: davlat organlarining normativ xatlari va telegrammalaridan tortib, fuqarolarning murojaatlari va namunaviy arizalarigacha. Yozuvlar mazmunan ham xilma-xildir: so‘rovlar, bildirishnomalar, kelishuvlar, da’volar, eslatmalar, talablar, tushuntirishlar, tasdiqlashlar, so‘rovlar, tavsiyalar, kafolatlar, taklifnomalar va boshqalar.

Xat yozishda quyidagi talablarga rioya qilish kerak:

Ø xatlar maxsus blankalarda (xat blankalarida) tuziladi va tashkilot rahbari yoki unga berilgan vakolatlar doirasida uning o‘rinbosarlari tomonidan imzolanadi;

Ø harflar to'g'ri, aniq, qo'pol dog'lar va tuzatishlarsiz yozilishi kerak;

Ø Mazmuni qanday bo‘lishidan qat’iy nazar, xat ohangi bosiq, o‘ziga xos bo‘lishi, ma’lumotlar rasmiy ishbilarmonlik tilida, asosli, to‘g‘ri, to‘liq, aniq, izchil, ixcham bo‘lishi kerak;

Ø ko'rsatilgan voqea va faktlar to'g'risidagi ob'ektiv ma'lumotlarni o'z ichiga olishi, zarur hollarda tushuntirish va qo'shimcha materiallarga (ilovalarga) ega bo'lishi kerak.

Xat yozish orqali ma'lumot almashish faqat ma'lumot almashishning boshqa usuli qiyin yoki imkonsiz bo'lganda (telefon suhbatlari, shaxsiy uchrashuvlar va boshqalar) qo'llanilishi kerak. Biroq, mamlakatimizda ishlash intizomi juda past bo'lgan zamonaviy sharoitda ko'pchilik ushbu aloqa usulini afzal ko'radi, chunki bu kerak bo'lganda muayyan munosabatlar va harakatlarni hujjatlashtirishga imkon beradi.

Ma'lumotnoma va ma'lumot hujjatlari

Memorandum- ma'lum yoki yuqori tashkilot rahbari nomiga yozilgan, har qanday masala bo'yicha xulosa va takliflar bilan batafsil bayon etilgan hujjat.

Odatda, memorandum boshqaruvni sodir bo'lgan voqealar, faktlar, hodisalar va hozirgi vaziyatlar haqida xabardor qiladi, odatda qaror qabul qilishni talab qiladi. Eslatma tashqi yoki ichki bo'lishi mumkin. Tashqi memorandum yuqori tashkilot rahbariga, ichki - bo'lim yoki tashkilot rahbariga yuboriladi. Ichki eslatmalar xodimning tashabbusi bilan yoki uning bevosita rahbarining ko'rsatmasi bilan tuziladi va tashkilotning samaradorligini oshirishga qaratilgan.

Tashqi eslatmalar tashkilotning umumiy blankida, ichki eslatmalar standart qog'oz varag'ida tuziladi. Hisobotning zarur tafsilotlari:

Ø tashkilot nomi (ichki uchun - tarkibiy bo'linmaning nomi),

Ø hujjat turi nomi,

Ø sana va raqam,

Ø tuzilgan joy (tashqi memorandum uchun),

Ø matn sarlavhasi,

Ø matn,

Ø imzo.

Eslatma matni ikki yoki uchta semantik qismdan iborat. Birinchi qismda fakt va hodisalar, uning yozilishiga sabab bo‘lgan sabablar bayon etilgan. Ikkinchi qismda - mavjud vaziyatning tahlili, voqealarni rivojlantirishning mumkin bo'lgan variantlari yoki mavjud vaziyatdan chiqish yo'llari, uchinchi qismda - xulosalar va aniq harakatlar bo'yicha takliflar, tuzuvchining fikriga ko'ra, menejer ko'rsatilgan faktlar bilan bog'liq holda qabul qilish kerak. Ikkinchi (tahliliy) qism etishmayotgan bo'lishi mumkin, keyin esa ma'ruza matni faqat kirish va yakuniy qismlardan iborat.

Ichki memorandum, agar u bo'linma boshlig'iga taqdim etilgan bo'lsa, uni ishlab chiqaruvchi tomonidan, agar tashkilot rahbariga taqdim etilgan bo'lsa, bo'lim boshlig'i tomonidan imzolanadi. Tashqi eslatma tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi.

Memorandum tuzilgan sana uni tayyorlash va imzolash sanasi hisoblanadi.

Memorandum namunasi:

Yangi loyihalar bo'limi

HISOBOT

Hozirda agentligimiz muvaffaqiyatli faoliyat yuritishi uchun potentsial mijozlarning ma’lumotlar bazasini ko‘paytirish zarur. Uni kengaytirishning eng real usullaridan biri bu ommaviy axborot vositalarini, xususan, matbuotni doimiy tahlil qilishdir (agentlikning eng yirik mijozlari haqidagi ma'lumotlar "Ekspert" tahliliy jurnalidan olingan).

Bo‘lim hozirgi tarkibidagi (5 nafar xodim) analitik nashrlarni bunday o‘rganishni tashkil etish imkoniyatiga ega emasligi sababli, matbuotni o‘rganish va tahlil qilish maqsadida bo‘lim xodimlariga 2 ta rahbar lavozimini joriy etishni maqsadga muvofiq deb bilaman. potentsial mijozlarni aniqlash, shuningdek, haftalik hisobotlar ko'rinishida media-bozordagi pozitsiyasi to'g'risida tezkor ma'lumotlarni tayyorlash. Men ushbu lavozimlarga xodimlarni Moskva davlat universitetining jurnalistika fakulteti yoki reklama fakultetining 4-5 kurs talabalari orasidan tanlashni taklif qilaman.

Taklif - bu muayyan masala bo'yicha aniq takliflar ro'yxatini o'z ichiga olgan eslatma turi bo'lgan hujjat.

Takliflar eslatmalarga o'xshash tarzda tuziladi, lekin, qoida tariqasida, rahbariyatning ko'rsatmalariga binoan. Taklif matnida tahliliy qism mavjud emas, faqat kirish (asoslash) va yakuniy (takliflar ro‘yxati) bo‘ladi.

Tushuntirish xati- tashkilot xodimi tomonidan tuzilgan va yuqori mansabdor shaxsga taqdim etilgan har qanday harakat, fakt, hodisa sabablarini tushuntiruvchi hujjat.

Standart varaqda tushuntirish xati tuziladi va ma'lum bir mansabdor shaxs nomiga yoziladi. Tushuntirish xatining zarur tafsilotlari:

Ø tarkibiy bo'linmaning nomi,

Ø sana,

Ø raqami,

Ø matn sarlavhasi,

Ø qabul qiluvchi,

Ø imzo.

Tushuntirish xati matni ikki qismdan iborat: birinchi qismda uning yozilishiga sabab bo‘lgan faktlar, ikkinchisida mavjud vaziyatni tushuntiruvchi sabablar keltirilgan.

Tushuntirish xati muallif tomonidan imzolanadi. Tushuntirish xatining sanasi uni muallif tomonidan imzolangan sana hisoblanadi.

Ariza - bu mansabdor shaxs nomiga yozilgan va xodimning so'rovini o'z ichiga olgan hujjat.

Tashkilot xodimlari, qoida tariqasida, kadrlar masalalari bo'yicha arizalar tuzadilar: ishga qabul qilish, ishdan bo'shatish, ta'til berish va hk.

Ariza tashkilot rahbariga yoki uning o'rinbosariga (yirik tashkilotlarda - mustaqil tarkibiy bo'linma rahbariga) yoziladi. Ariza standart varaqda tuziladi. Kerakli ariza tafsilotlari: bo'limning nomi, hujjat turining nomi, sanasi, hujjat raqami, manzili, bosh harflari, arizachining familiyasi va lavozimi, imzosi.

Murojaat matni masalaning bevosita mohiyatini bayon qilish bilan boshlanadi: “Iltimos, tarjima qiling...”, “Iltimos, taqdim eting...” va hokazo, shundan so‘ng ko‘tarilgan masala tafsilotlari bayon qilinadi.

Ariza ilovaga ilova qilingan boʻlishi mumkin (masalan, taʼlim toʻgʻrisidagi hujjatlarning asl nusxalari yoki nusxalari, anketa, avtobiografiya va boshqalar ishga joylashish uchun arizaga ilova qilinadi). Ariza muallif tomonidan imzolanadi.

Taqdim etish - bu tashkilot xodimini tayinlash, boshqa joyga ko'chirish yoki lavozimga ko'tarish bo'yicha taklifni o'z ichiga olgan hujjat.

Taqdimotlar standart varaqda ham tayyorlanadi. Majburiy topshirish tafsilotlari:

bo'lim nomi, hujjat turining nomi, sana, hujjat raqami, adresat, matn nomi, imzo.

Taqdim etish matnida quyidagi ma'lumotlar mavjud: familiyasi, ismi, otasining ismi; Tug'ilgan kun; ta'lim; lavozimi; tarkibiy bo'linma; ish tajribasi (jami; ushbu bo'limda; ushbu lavozimda); ishlash baholash; kasbiy rivojlanish; ishbilarmonlik va axloqiy fazilatlarni baholash; jamoat ishlarida ishtirok etish; tayinlash, o'tkazish yoki lavozimga ko'tarish sabablari; xodimni tayinlash yoki o'tkazish taklif qilinadigan lavozim va tarkibiy bo'linma.

Taqdimot bo'lim boshlig'i tomonidan imzolanadi va tashkilot rahbari nomiga yoziladi.

Xizmat (ish) xati- matnni uzatishning maxsus usuli - pochta orqali jo'natish bilan bog'liq ravishda ajralib turadigan turli xil mazmundagi hujjatlarning umumlashtirilgan nomi.

Xat xat matnining hajmiga qarab maxsus A4 yoki A5 formatida tuziladi.

Xatning zarur tafsilotlari:

Ø muallif tashkilotining nomi,

Ø tashkilot haqida ma'lumotnoma,

Ø hujjat sanasi,

Ø Hujjat raqami,

Ø qabul qiluvchi,

Ø matn sarlavhasi,

Ø imzo,

Ø ijrochi haqida eslatma,

Ø muqovali xatlarda - ariza mavjudligini ko'rsatuvchi eslatma.

Xat matni mantiqiy, izchil, ishonchli va shakl jihatdan to'g'ri bo'lishi kerak. Fakt va hodisalar xolis, ixcham va aniq bayon qilinishi kerak. Xat matni ikki tomonlama talqin qilishga yo'l qo'ymasligi kerak.

Xatning turi va mazmuniga qarab, xat matni oddiy va murakkab bo'lishi mumkin. Oddiy harflar bir yoki ikki qismdan iborat: kirish va xulosa. Tarkibiy jihatdan murakkab harflar quyidagilarni o'z ichiga oladi: kirish, asosiy qism (isbot), xulosa.

Kirish qismida savolning mantiqiy asosi keltirilgan: savolning sababi yoki uning qisqacha tarixi. Agar xatni tuzish sababi biron bir hujjat bo'lsa, unga havola beriladi.

Asosiy qism (dalil) masalaning mohiyatini ifodalaydi, dalillar yoki rad etishlar (ma'qul yoki qarshi dalillar) keltiradi. Asosiy qism ishonchli bo'lishi kerak, shunda taklif qilingan echimlarning to'g'riligi va asosliligiga shubha yo'q.

Xulosa maktubning asosiy maqsadini bildiradi.

Xatning maqsadiga, uning muallifi nimaga e'tibor qaratmoqchiligiga qarab, elementlardan biri etishmayotgan yoki ularni joylashtirish tartibi boshqacha bo'lishi mumkin bo'lgan boshqa qurilish sxemalari qo'llaniladi.

Xatlarni qayta ishlash operatsiyalarini soddalashtirish va ularning bajarilishini tezlashtirish uchun bitta xatda ikki yoki undan ortiq turli masalalarni ko'rib chiqish tavsiya etilmaydi, xat mazmuni "bitta mavzuli" bo'lishi kerak. Xatning uzunligi ikki varaqdan oshmasligi kerak; V istisno holatlar Makinada yozilgan matnning besh sahifasigacha bo'lgan harflarga ruxsat beriladi.

A4 formatida yozilgan harflar sxema bo'yicha tuzilgan matn sarlavhasiga ega bo'lishi kerak. Nima haqda?»,

Masalan:

Shartnoma majburiyatlarini buzish to'g'risida

Ilmiy-texnik yordam ko'rsatish to'g'risida.

Agar xat javob bo'lsa, u holda xat shaklida javob berilgan tashabbus xatining raqami va sanasi ko'rsatiladi.

Agar xat to'rtdan ortiq manzilga yuborilgan bo'lsa, u holda pochta ro'yxati tuziladi.

Xat uning loyihasini tayyorlagan bo'lim boshlig'i tomonidan, zarur hollarda esa manfaatdor shaxslarning rahbarlari tomonidan tasdiqlanadi. tarkibiy bo'linmalar, shuningdek, tashkilot rahbarining o'rinbosari - tegishli hududning kuratori, agar xat tashkilot rahbari tomonidan imzolanadigan bo'lsa. Xatlar ikkinchi nusxada tasdiqlanadi, u saqlash uchun tashkilot arxivida qoladi.

Xatlar tashkilot rahbari, unga berilgan vakolatlar doirasida uning o‘rinbosarlari, shuningdek, agar ularga bunday huquq berilgan bo‘lsa, mustaqil tarkibiy bo‘linmalarning rahbarlari tomonidan imzolanadi.

Xatda rahbarning imzosi ostida varaqning pastki qismida joylashgan ijrochi haqida eslatma bo'lishi kerak.

Imzolangan xatlarga hech qanday tuzatish va qoʻshimchalar kiritishga yoʻl qoʻyilmaydi. Xatning sanasi imzolangan sana hisoblanadi.

Xat namunasi:

Ko'rgazma maydonini ta'minlash to'g'risida

1996 yil 13 noyabrdan 31 dekabrgacha Butunrossiya Rojdestvo poyabzal yarmarkasini o'tkazish uchun kompaniyamizga 300-400 kv.m ko'rgazma maydonini ijaraga berishingizni so'raymiz.

Biz to'lovni kafolatlaymiz. Bizning bank rekvizitlari:...

(Kafolat xatlari tashkilot muhri bilan tasdiqlangan)

Elektron xabar - kompyuterdan kompyuterga aloqa tizimi orqali “elektron pochta” orqali uzatiladigan, monitor ekranida (teletmatn) videogramma ko‘rinishida yoki printerda (mashinagramma) chop etilgan qog‘oz nusxasi ko‘rinishida olingan hujjat. ).

Elektron pochta xabarlarni bir muassasa ichida ham, tegishli apparat va dasturiy ta'minotga ega bo'lgan turli tashkilotlar o'rtasida uzatish uchun ham qo'llaniladi.

Manzil Elektron pochta qabul qilingan hujjatning tasvirini (elektron xabar) monitor ekranida yoki printerda chop etilgan qog‘oz nusxasi ko‘rinishida oladi.

Har bir elektron pochta obunachisiga shaxsiy "pochta qutisi" (kompyuter xotirasi maydoni) ajratiladi, unga foydalanuvchi kodi beriladi. Elektron xabarlar deyarli real vaqtda ushbu "pochta qutilari" orqali almashinadi.

Elektron xabar manzildan (yoki bir nechta oluvchi manzillaridan) iborat; xizmat ma'lumotlari va matnni o'z ichiga olgan sarlavha. Elektron pochta manzili elektron pochta qayd yozuvi nomidan (odatda foydalanuvchining login nomi bilan bir xil) va elektron pochta qayd yozuvi joylashgan joyni (kompyuter yoki mahalliy tizim) tavsiflovchi domendan iborat. Nom va domen "@" belgisi bilan ajratilgan. Domen, o'z navbatida, nuqta bilan ajratilgan bir nechta subdomenlardan iborat. Oxirgi subdomen ikki harfli mamlakat kodi (RelCom tarmog'ida odatda "su" (Sovet Ittifoqi), oxirgisi shaharni bildiradi - msk (Moskva) yoki mamlakat ichidagi tashkilot va boshqalar.

Ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlar

Akt - guruh tomonidan tuzilgan hujjat shaxslar haqiqatda sodir bo'lgan faktlar, hodisalar, harakatlarni aniqlash.

Mazmuni va maqsadiga ko'ra aktlarning ko'p turlari mavjud:

Ø qabul qilish va topshirish (ishlar, moddiy boyliklar, hujjatlar);

Ø qabul qilish va uzatish (holatlar),

Ø tekshiruvlar (xavfsizlik sharoitlari, yong'in xavfsizligi, mehnat sharoitlari, yashash sharoitlari, ishlash natijalari),

Ø sinov (namunalar, tizimlar, texnologiyalar),

Ø qayta ko'rib chiqish,

Ø inventar,

Ø tatib ko'rish,

Ø baxtsiz hodisalarni tekshirish, baxtsiz hodisalar,

Ø tashkilotning tugatilishi va boshqalar. va h.k.

Tekshiruvlar, so'rovlar, tekshirishlar va boshqalar dalolatnomalarida nafaqat aniqlangan faktlar va hodisalar qayd etiladi, balki xulosalar, tavsiyalar va takliflar ham mavjud.

Hujjatlar jamoaviy (kamida ikkita loyihachi), ko'pincha doimiy ishlaydigan (muntazam ravishda) yoki maxsus tuzilgan komissiyalar tomonidan tuziladi, ularning tarkibi tashkilot rahbarining ma'muriy hujjati bilan tasdiqlanadi.

Aktni tuzishda asosiy narsa ishlarning haqiqiy holatini aniqlash va ularni aktda to'g'ri aks ettirishdir. Dalolatnoma komissiya yoki shaxslar guruhi ishi davomida saqlanadigan va faktik ma'lumotlar, miqdoriy ko'rsatkichlar va boshqa ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yozuvlar loyihalari asosida tuziladi. Muammoni chuqur o'rganib chiqqandan so'ng, ular dalolatnoma tuzishga kirishadilar.

Dalolatnoma tashkilotning umumiy shakli yoki o'z ichiga olishi mumkin bo'lgan dalolatnomaning maxsus shakli bo'yicha tuziladi birlashtirilgan shakl matn (doimiy takrorlanadigan ma'lumotlarga ega aktlar uchun).

Aktning talab qilinadigan tafsilotlari:

Ø hujjat turining nomi (ACT),

Ø sana va hujjat raqami,

Ø tuzilgan joy,

Ø matn sarlavhasi,

Ø ilovalar mavjudligini belgilash,

Ø imzo,

Ø tasdiqlash muhri.

Harakatning sarlavhasi grammatik jihatdan "harakat" so'ziga mos kelishi kerak, masalan: " Institut moliya-xo‘jalik faoliyatini tekshirish dalolatnomasi»; "Feniks savdo-sotib olish kooperativini tugatish to'g'risidagi akt"; "Moddiy boyliklarni hisobdan chiqarish akti."

Dalolatnoma sanasi voqea sodir bo'lgan sana (tekshirish, ekspertiza, ekspertiza va boshqalar) hisoblanadi.

Akt matni ikki qismdan iborat: kirish va asosiy (bayonnoma). Dalolatnomaning kirish qismida uni tuzish asoslari (shartnoma, ma’muriy hujjat, uning raqami va sanasi ko‘rsatilgan me’yoriy hujjat, rahbarning og‘zaki buyrug‘i), shuningdek dalolatnoma kim tomonidan tuzilganligi (komissiya tarkibi: rais, a’zolar) ko‘rsatiladi. komissiyasi).

Asosiy qismda bajarilgan ishlarning mohiyati, mohiyati, usullari va muddatlari, aniqlangan faktlar, shuningdek, xulosalar, takliflar va xulosalar bayon etilgan. Akt matni paragraflarga bo'linishi va jadval shaklida taqdim etilgan materiallarni o'z ichiga olishi mumkin.

Zarur hollarda, dalolatnomaga uni tuzgan komissiyaning qarorlari, xulosalari yoki xulosalari bo'lishi kerak bo'lgan yakuniy qismni kiritishga ruxsat beriladi.

Akt oxirida tuzilgan nusxalar soni va ularning joylashgan joyi ko'rsatiladi. Hujjatning nusxalari soni undan manfaatdor tomonlarning soni yoki normativ hujjatlar bilan belgilanadi. Dalolatnoma nusxalari soni to'g'risidagi yozuvdan keyin dalolatnomaga ilovalar (mavjud bo'lsa) mavjudligi to'g'risida belgi qo'yiladi.

Audit va tekshirish hisobotlarini tuzishda ularning mazmuni faoliyati hisobotda aks ettirilgan mansabdor shaxslar bilan kelishiladi. Akt komissiyaning barcha a’zolari yoki uni tayyorlashda ishtirok etgan barcha shaxslar tomonidan imzolanganidan keyin qabul qilingan hisoblanadi va kuchga kiradi. Aktning mazmuni bilan rozi bo'lmagan shaxs o'z roziligi to'g'risida izoh qo'yib, uni imzolashi shart. Komissiya a’zosining alohida fikri alohida varaqda yoziladi va hisobotga ilova qilinadi.

Zarur hollarda, normativ hujjatlarda nazarda tutilgan hollarda, aktlar ushbu yoki yuqori turuvchi tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi, uning buyrug'i bilan dalolatnoma tuzishga olib kelgan harakatlar.

Akt namunasi:

Sababi: marketing bo'limi boshlig'i I.N.Sidorchukning memorandumi. aktsiyadorlik jamiyati direktorining qarori bilan 05.17.98 yil.

Rais I.N.Sidorchuk va a’zolari Komissarova A.N.dan iborat komissiya. va Grigorieva P.P. reklama bo'limidan 43-sonli PC PC\1 486 D-33 inv.ni marketing bo'limiga qabul qilish va topshirish dalolatnomasini tuzdi.

Tekshiruv natijasida shaxsiy kompyuter yaxshi holatda, foydalanishga yaroqli va to‘liq jihozlangan (protsessor, displey, klaviatura, printer, skaner) ekanligi aniqlandi.

Kompyuter 24/15-sonli shartnoma bo'yicha ish muddati uchun vaqtincha marketing bo'limiga o'tkaziladi.

Malumot- tashkilotning asosiy faoliyati faktlarini tavsiflash yoki biografik yoki rasmiy xarakterdagi ma'lumotlarni tasdiqlash uchun tuzilgan hujjat.

Tashkilotning asosiy (ishlab chiqarish) faoliyatini aks ettiruvchi sertifikatlar tashqi va ichki bo'lishi mumkin. Tashqi sertifikatlar boshqa, odatda yuqori tashkilotga topshirish uchun tuziladi, ichki sertifikatlar tashkilot rahbariyatiga taqdim etish yoki kollegial organ tomonidan ko'rib chiqish uchun tuziladi.

Tashqi sertifikatlar tashkilotning umumiy blankida, ichki sertifikatlar barcha kerakli ma'lumotlarni o'z ichiga olgan standart qog'oz varag'ida tuziladi.

Sertifikat haqida asosiy ma'lumotlar:

Ø tashkilot yoki tarkibiy bo'linmaning nomi (ichki ma'lumot uchun);

Ø hujjat turining nomi "HELP";

Ø sana va hujjat raqami;

Ø matn sarlavhasi;

Ø qabul qiluvchi;

Ø ariza mavjudligi to'g'risida belgi;

Ø imzo.

Yordam matnining sarlavhasi sxema bo'yicha tuzilgan " Nima haqda?"va sertifikat matnidagi ma'lumotlar tegishli bo'lgan vaqt davrini ko'rsatadi, masalan:

1998 yilning birinchi yarmida kitob fondlarini sotib olish to'g'risidagi guvohnoma

1998 yilda Rimini Airlines tomonidan taqdim etilgan o'rindiqlar soni to'g'risidagi guvohnoma

Yordam matni odatda ikki qismdan iborat. Birinchisi, uni tuzish uchun asos yoki sabab bo'lgan faktlarni belgilaydi, ikkinchisi, masalaning mohiyatini aks ettiruvchi aniq ma'lumotlarni beradi. Agar kerak bo'lsa, yordam matni faqat ikkinchi qismdan iborat bo'lishi mumkin. Agar sertifikatda bir xil, tizimlashtirilgan ma'lumotlar mavjud bo'lsa, matnni jadval shaklida formatlashga ruxsat beriladi.

Agar yordam mazmuni bir nechta masalalarga oid ma'lumotlardan iborat bo'lsa, yordam matnini toifalarga bo'lish mumkin (bo'limlarga bo'lingan).

Tashqi guvohnomalar tashkilot rahbari yoki uning o‘rinbosari tomonidan imzolanadi, agar ma’lumotnomada moliyaviy xususiyatga ega bo‘lgan ma’lumotlar bo‘lsa, tashkilot rahbari va bosh buxgalter tomonidan imzolanadi va muhr bilan tasdiqlanadi. Ichki sertifikatlar tuzuvchi yoki tarkibiy bo'linma rahbari tomonidan imzolanadi.

Biografik yoki rasmiy ma'lumotlarni tasdiqlash uchun tuzilgan sertifikatlar A5 formatida tuziladi, ikki shaxs - rahbar va bosh buxgalter yoki menejer va kadrlar bo'limi boshlig'i tomonidan imzolanadi va muhr bilan tasdiqlanadi.

Sertifikat namunalari:

Kollegial faoliyatni hujjatlashtirish

Bayonnoma - “ma’ruzalar, konferensiyalar, kollegial organlar majlislarida masalalarni muhokama qilish va qarorlar qabul qilish jarayonini qayd etuvchi hujjat."(EGSD P.77).

Ma’muriy, tergov organlari, jamoat tartibini saqlash organlari va mansabdor shaxslar tomonidan faktni tasdiqlash uchun tuziladigan bayonnomalar (masalan, sanitariya nazoratchisining bayonnomasi, hibsga olish bayonnomasi, o‘qotar qurolni olib qo‘yish to‘g‘risida) bayonnomalar turi bayonnomalardir.

Uchrashuv davomida maxsus tayinlangan shaxs tomonidan bayonnoma yuritiladi. Odatda bu kotib.Protokol shakli bir qator xususiyatlarga ega. U A4 qog'ozning bo'sh varag'ida chop etiladi, unda umumiy shaklning tafsilotlari ko'paytiriladi:

Ø bo'lim, muassasa, tarkibiy bo'linmaning nomi;

Ø hujjat turining nomi " PROTOKOL»;

Ø sana va raqam;

Ø nashr qilingan joy;

Ø matnga sarlavha.

Bayonnoma tuzilgan sana majlis o‘tkazilgan kun, bayonnoma raqami esa mazkur kollegial organ majlisining tartib raqami hisoblanadi. Uchrashuvning fonogrammasi yoki stenogrammasining mavjudligi bayonnoma tuzish zaruriyatini istisno etmaydi. Transkripsiya qilingan va to'g'ri tayyorlangan fono- va transkriptlar protokolga ilova bo'lishi mumkin.

Bayonnomaning sarlavhasi kollegial faoliyat turini ko'rsatadi, buning natijasida u yaratiladi - yig'ilish, yig'ilish, yig'ilish - va kollegial organning o'zi genitativ ishda.

Masalan:

ekspert komissiyasi majlisining MINOTASI;

Aktsiyadorlar yig'ilishining MINUTASI va hokazo.

Protokol matni ikki qismga bo'lingan. Birinchi qismda har doim bir xil tartibda joylashtirilgan qat'iy belgilangan ma'lumotlar mavjud.

Masalan:

Rais - Chijov A.A.

Kotib - Barskaya O.I.

Hozirgi- (doimiy kollegial organda hozir bo‘lganlarning tarkibi alifbo tartibida, so‘ngra taklif etilganlarning ism-shariflari ham lavozimi va muassasa nomlari ko‘rsatilgan holda alifbo tartibida ko‘rsatiladi).

Keng va kengaytirilgan majlislar va yig‘ilishlarda hozir bo‘lganlar faqat miqdoriy jihatdan ko‘rsatiladi va bayonnomaga ism-shariflar ro‘yxati ilova qilinadi.

Masalan:

28 kishi ishtirok etdi (roʻyxat ilova qilingan).

Qarorning haqiqiyligi uchun kvorum talab qilinadigan kollegial yig'ilishlarda qancha odam qatnashishi kerakligi ko'rsatiladi.

IN kun tartibi Taklif etilgan va muhokamaga qo‘yilgan masalalar ro‘yxati keltirilgan. Har bir savol predlogli holatda "" predlogi bilan tuzilgan. o (taxminan)" bilan joylashtirilgan yangi qator, raqamlangan va ma'ruzachi ko'rsatilishi kerak.

Masalan:

Kun tartibi:

1.Yangi o'quv yiliga tayyorgarlik haqida. Texnik maktab direktori Ivanov P.R.ning hisoboti.

2.Bahorgi sessiya yakunlari haqida. Deputat xabari Dekan Smirnov S.T.

Protokolning ikkinchi qismi asosiy hisoblanadi. Unda barcha chiqishlar qayd etiladi, ya’ni kollegial organning faoliyati aks ettiriladi. Bayonnomaning ikkinchi qismi kun tartibiga va shuning uchun majlisda masalalarni muhokama qilish tartibiga muvofiq bo'lim bo'yicha tuziladi.

Har bir bo'lim uch qismga bo'lingan : TINGLANGAN, IJRO ETILGAN, QAROR ETILGAN (QAROR ETILGAN)), bosh harflar bilan yozilgan bu so'zlar bilan boshlanadi. Bu so'zlardan keyin ikki nuqta qo'yiladi va paragrafdan keyingi qatorga so'zlovchining familiyasi va bosh harflari qaratqich kelishigida yoziladi. Agar matn yoki tezislar oldindan tayyorlangan bo‘lsa, asosiy ma’ruzachining nutqi yozib olinmaydi, balki bayonnomaga ilova qilinadi, bu haqdagi ma’lumotlar bayonnoma matnida ko‘rsatiladi.

Masalan:

Agar ma'ruzachining ma'ruzasidan keyin yoki muhokama paytida savollar berilsa, ular javoblar bilan birga yozib olinishi kerak.

So'z TINGLANGAN, har bir bo'lim boshlanadi, kun tartibidagi masala raqamini ko'rsatuvchi raqamdan keyin yoziladi. So'zlar IJRO ETILGAN Va QAROR QILDI tabulatorning nol holatidan, chap chetidan chop etiladi. Shu tarzda kun tartibidagi har bir masala rasmiylashtiriladi.

Bayonnoma rais va kotib tomonidan imzolanadi.

Kollegial organ ishining to‘liq yoritilishiga ko‘ra bayonnomalar to‘liq va qisqacha bo‘linadi. Qisqa bayonnomada faqat ma’ruzachining ismi-sharifi va ma’ruza mavzusi, muhokamada so‘zga chiqqanlarning familiyalari va qabul qilingan qaror ko‘rsatiladi. Bunday bayonnoma masalani muhokama qilish jarayoni haqida fikr bildirmaydi. Uchrashuv stenografiyada yozilganda uni o'tkazish tavsiya etiladi. Operativ uchrashuvlarni hujjatlashtirish uchun qisqa bayonnomalardan foydalaniladi.

Yig'ilish davomida faqat protokol loyihasi tuziladi, u besh kun ichida aniqlanishi kerak, agar kotib hech narsa yozishga ulgurmagan bo'lsa, to'ldiriladi, USORD uchun GOST talablariga muvofiq tahrir qilinadi va rasmiylashtiriladi. Eng muhim uchrashuvlarni to'g'ri va to'liq yozib olishni ta'minlash uchun ular stenogramma yoki audio yozib olinadi. Yozuvlarni dekodlashdan so'ng, protokol tekshiriladi va aniqlashtiriladi. Transkript va fonogramma bayonnomani istisno etmaydi, balki unga ilova hisoblanadi.

Kollegial organlarning bayonnoma bilan rasmiylashtirilgan qarorlari ijrochilarga qaror va qarorlar shaklida, buyruqlar birligi prinsipi asosida faoliyat yurituvchi muassasalarda esa buyruqlar bilan yetkaziladi.

Qarorlar ijrochilarga bayonnomadan ko‘chirma shaklida etkazilishi mumkin.

Uchrashuv oldidan har doim juda ko'p tayyorgarlik ishlari olib boriladi, bu ham hujjatlashtirilgan. Bu, birinchi navbatda, kun tartibini tuzish va kelishish, yig'ilish ishtirokchilari va taklif etilganlar ro'yxatini tayyorlash, muhokamaga taklif qilingan masalalar bo'yicha sertifikatlar va eslatmalarni, ma'ruza matnlari yoki batafsil tezislarini, taklif etilayotgan qarorlar (farmonlar) loyihalarini tuzishdir. Ushbu hujjatlarning barchasi o'z vaqtida tayyorlanishi, etarli miqdorda nusxada ko'paytirilishi va yig'ilish ishtirokchilari e'tiboriga etkazilishi kerak. Biroq, ushbu tayyorgarlik hujjatlarida qayd etilgan ma'lumotlar ko'pincha protokolning o'zida aks ettirilmasligi mumkin, ammo ularga havola kerak. Bunday holda, ushbu hujjatlar bayonnomaga kiritilishi kerak va ishning muqovasida quyidagilar ko'rsatilgan: Uchrashuvlar bayonnomalari va ular uchun hujjatlar.

Namuna to'la protokol:

"Kontakt-servis" OAJ

PROTOKOL

09.08.98 № 12

Sankt-Peterburg

direktorlar kengashi yig'ilishlari

Rais: A.A. Serov

Kotib: T.E.Shevchenko

Hozirda: P.P.Bondarko, A.V.Gromov, G.A.Zadonskaya, I.S.Kraev, G.G.Filippov, M.I.Shuvalov, L.V.Yakovlev.

Kun tartibi:

1.Kirishida korxona filialini tashkil etish to'g'risida. Spiker A.V. Gromov.

2....

3....

1. TINGLANGAN:

Gromova A.V. - (nutq mazmunining qisqacha mazmuni).

SPIKOLAR:

Kraev I.S. - (nutq yoki savolning mazmunini bayon qilish).

Yakovlev L.V. - (nutq yoki savolning mazmunini bayon qilish).

QAROR QILDI:

1.1. 15.08.98 dan oldin Kirishida korxona filialini tashkil etish uchun zarur hujjatlarni tayyorlang. Mas'ul - Shuvalov M.I.

1.2. I.S.Kraevning qo'shimchalarini hisobga olgan holda korxona filialining biznes-rejasini 15.08.98 yilga qadar yakunlash. Mas'ul - Yakovlev L.V.

2. ESHITILGAN: ...

G'AZARIYORLAR: ...

QAROR ETILGAN: ...

(Keyingi kun tartibi masalalari 1-band bilan bir xil tarzda formatlanadi).