Quyidagi jadvalga muvofiq. Ilova dizaynining ba'zi nozikliklari. Qaysi tashkiliy-ma’muriy hujjatlarda “Arizaning mavjudligi to‘g‘risidagi shtamp” rekvizitidan foydalanish mumkin?

Jadvallar ko'rsatkichlarning (parametrlar, o'lchamlar va boshqalar) raqamli qiymatlarini yanada aniqroq va taqqoslash qulayligi uchun ishlatiladi. Turli ko'rsatkichlarni har qanday bo'yicha guruhlash mumkin bo'lsa, jadval shaklidan foydalanish tavsiya etiladi umumiy xususiyat(masalan, moliyaviy-iqtisodiy ko'rsatkichlar) va ko'rsatkichlarning har biri ikkita (yoki undan ko'p) qiymatga ega bo'lishi mumkin.

Jadval ishda birinchi marta tilga olingan matndan keyin darhol yoki keyingi sahifaga, kerak bo'lsa, ilovaga joylashtirilishi kerak.

Jadval matnga ishni aylantirmasdan yoki soat yo'nalishi bo'yicha aylantirish bilan o'qilishi mumkin bo'lgan tarzda joylashtirilishi kerak.

Jadval yozuvi jadvalning yuqori chap burchagidan yuqorida joylashgan bo'lib, undan keyin jadval raqami beriladi (No belgisiz) va jadval raqamidan keyin nuqta qo'yilishi kerak. Jadvallar arab raqamlari va uzluksiz raqamlash bilan raqamlangan.

Agar jadval mazmunini qisqacha tushuntirish yoki tushuntirish zarur bo'lsa, matnda ko'rsating: (1-jadvalga qarang) yoki ...jadvaldagi ma'lumotlarga muvofiq. 1.

Jadvaldagi shrift o'lchami kamida 12 bo'lishi kerak, bitta interval.

Jadval satrlarini chegaralovchi gorizontal chiziqlar, agar ularning yo'qligi jadvaldan foydalanishni qiyinlashtirmasa, chizilmasligi mumkin.

Jadval ustunlari va satr sarlavhalari bosh harflar bilan boshlanadi. Yon panel va ustunning sarlavhalari va pastki sarlavhalarini diagonal chiziqlar bilan ajratishga yo'l qo'yilmaydi. Ustun sarlavhalari jadval qatorlariga parallel yoki perpendikulyar (kerak bo'lsa) yozilishi mumkin.

Sarlavhalar sarlavha bilan bir xil jumlani tashkil qilsa, kichik harflar bilan boshlanishi kerak. Mustaqil ma'noga ega bo'lgan sarlavhalar bosh harf bilan yoziladi. Jadvalning pastki sarlavhalari oxirida nuqta yo'q.

Jadval va keyingi matn o'rtasida bitta bo'shliq mavjud.

Jadval dizayniga misol:

Jadval 1. Mukammal va nomukammal raqobat o'rtasidagi farqlar

“...(4)-jadvalga muvofiq”

“...(2)-jadvalga muvofiq”

"...jadvalda (3)"

Bir sahifadan kattaroq jadvallar ilovaga kiritilgan. Masalan: Mukammal va nomukammal raqobat o'rtasidagi farqlar 1-ilovada keltirilgan.

Bitta hujjatni yaratishda biz ko'pincha unga boshqasini biriktirish zarurati bilan duch kelamiz. Albatta, biz muqovali maktubga unda sanab o'tgan hamma narsani ilova qilamiz. Ammo asosiy faoliyat, shartnomalar va boshqa ko'plab hujjatlar uchun buyurtmalar ham mavjud. Qanday qilib ariza topshirish kerak, shu jumladan elektron ommaviy axborot vositalari? Arizani qanday ro'yxatdan o'tkazish va arizaning o'zini qanday belgilash kerak? Maqolada ushbu savollarga javob toping.

Qo'shimcha xatga ilovani formatlash

Siz allaqachon bilganingizdek, hujjatlarni qabul qiluvchiga bilan birga yuborish odatiy holdir, bu yuborilgan ma'lumotlar to'liq qabul qilinishining o'ziga xos kafolatidir. Keling, ish yuritish qoidalariga qanday qilib to'g'ri va to'liq rioya qilish haqida gapiraylik, muqovali xatlarga qo'shimchalarni tuzish.

Ilovalarni loyihalash qoidalari eng yaxshi bo'limda yoritilgan. Bu erda qo'shadigan hech narsa yo'q, shuning uchun men hujjatdan iqtibos keltiraman:

"Xat matnida ko'rsatilgan ilova mavjudligi to'g'risida eslatma quyidagicha tuziladi:

Ilova: 5 l uchun. 2 nusxada.

Agar xat matnda nomlanmagan ilovaga ega bo'lsa, unda uning nomini, varaqlar sonini va nusxalar sonini ko'rsating; Agar bir nechta ilovalar mavjud bo'lsa, ular raqamlanadi, masalan:

Ilova: 1. Hududiy kreditlash boshqarmasi to‘g‘risidagi nizom 5 bet. 1 nusxada.

2. Hududiy kreditlash boshqarmasi hujjatlarini tayyorlash va rasmiylashtirish qoidalari 7 bet. 2 nusxada.

Agar ilovalar bog'langan bo'lsa, unda varaqlar soni ko'rsatilmaydi.

Hujjatga boshqa hujjat ilova qilingan bo'lsa, uning ilovasi ham mavjud bo'lsa, ilovaning mavjudligini ko'rsatadigan yozuv quyidagicha tuziladi:

Ilova: Rosarxivning 06.05.2003 yildagi 02-6/172-sonli xati va unga ilova, faqat 3 sahifa.

Agar ariza hujjatda ko'rsatilgan barcha manzillarga yuborilmasa, uning mavjudligi to'g'risida quyidagi tarzda eslatma tuziladi:

Ilova: 3 l uchun. 5 nusxada. faqat birinchi manzilga."

Agar hujjatlarni qo'llash haqida gapiradigan bo'lsak, unda taqdim etilgan ma'lumotlar shunchaki to'liqdir. Agar siz elektron ommaviy axborot vositalariga ma'lumot qo'shsangiz nima bo'ladi? Hech narsa ixtiro qilishning hojati yo'q, biz to'liq GOSTga muvofiq harakat qilamiz:

Ilova: Hududiy kreditlash boshqarmasi to‘g‘risidagi nizom flesh-kartada 1 nusxada.

Ko'rib turganingizdek, biz ariza varaqlarining sonini ko'rsatmayapmiz, chunki ularning bir nechtasi yo'qolib qolish xavfi yo'q. Saqlash vositalarining sonini ko'rsatish kifoya.

Va nihoyat, agar siz qog'ozda ham, elektron shaklda ham ma'lumot yuborayotgan bo'lsangiz, uni quyidagicha yozish odatiy holdir:

Ilova: 1. Hududiy kreditlash boshqarmasi to‘g‘risidagi nizom 5 bet. 1 nusxada.

2. 1 nusxada flesh-kartada xuddi shunday.

Shunday qilib, qo'shimcha xat va uning qo'shimchalari mustaqil hujjatlar bo'lib, ularning har biri o'z ro'yxatga olish ma'lumotlariga ega. Muqova maktubi matnida biz buni yozamiz: “Biz sizga 05.03.2013 yildagi 45-sonli shartnoma shartnomasini yuboramiz”, shundan so'ng xat o'z indeksini oladi - chiquvchi raqam. Xat va uning qo'shimchalari bir-birisiz mavjud bo'lishi mumkin.

Boshqa hujjatlarga qo'shimchalar tayyorlash

Biz shartnomalar, ko'rsatmalar va boshqalarga qo'shimchalar haqida gapiramiz. Ular yuqorida muhokama qilinganidan biroz boshqacha tarzda ishlab chiqilgan.

Agar hujjat ilovaning mavjudligini talab qilsa, unga havolalar allaqachon buyruq, kelishuv yoki ko'rsatma matnida bo'lishi kerak.

Masalan, ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalarda ilova haqida eslatma:

Hujjatlar Kiruvchi hujjatlar reestrida ro'yxatga olinadi (10-ilova).

yoki asosiy faoliyat bo'yicha:

Buyurtma beraman

1. …

2. Ishchi guruh 1-son shaklda ma'lumotlarni to'plash (ushbu buyruqqa 1-ilova).

yoki shartnomada:

3.2. Ishlarni bajarish uchun Buyurtmachi tomonidan taqdim etilgan materiallar va jihozlar ro'yxati ushbu Shartnomaning ajralmas qismi bo'lgan 1-ilovada ko'rsatilgan.

Shuning uchun, agar siz hujjatga biror narsa qo'shishni rejalashtirmoqchi bo'lsangiz, ushbu ilova hujjatda havola qilinishi kerak. Qo'shimchalar va hujjat (qo'shimcha xatdan farqli o'laroq) bu erda bir butundir. Ilovalarsiz hech kim buyurtma bilan ishlay olmaydi va buyurtmasiz ilovalarning o'zi hech kimga kerak emas.

Ilova dizayni

Qabul qiluvchiga xat bilan birga yuborilsa, arizaning o'zi hech qanday baho olmaydi.

Ikkinchi holda, hujjat va uning ilovasi bir-biridan ajralmas bo'lsa, qo'shimchalar belgilar oladi.

GOST R 6.30-2003 buni qanday qilishni yana bir bor aytib beradi:

“ilovada ma'muriy hujjat(farmonlar, farmoyishlar, ko'rsatmalar, qoidalar, yo'riqnomalar, nizomlar, qarorlar) uning birinchi varag'ida yuqori o'ng burchagida ma'muriy hujjatning nomi, uning sanasi va ro'yxatga olish raqami ko'rsatilgan holda "N ilova" deb yoziladi, masalan:

2-ilova

Rosarxiv buyrug'iga

06.05.2003 yildagi N 319-son

“ILOVA N” iborasini bosh harflar bilan chop etishga, shuningdek, ushbu iborani markazga, hujjat nomi, sanasi va ro'yxatga olish raqami eng uzun qatorga nisbatan, masalan:

Bir qarashda shunday ko'rinadi ilova, shuningdek rekvizitlar " Ilova mavjudligini belgilash“Uni noto'g'ri formatlashning iloji yo'q. GOST R 6.30-2003 “Birlashtirilgan hujjat tizimlari. Birlashtirilgan tizim tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" (bundan buyon matnda GOST R 6.30-2003 deb yuritiladi), unda tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning tafsilotlarini tayyorlash qoidalari belgilangan. Va agar tegishli savollar bo'lsa dastur dizayni, keyin ko'pchilik GOST R 6.30-2003 matniga murojaat qiladi.

Hujjatning ushbu bo'lagi haqiqatan ham tegishli ba'zi fikrlarga aniqlik kiritishi mumkin dastur dizayni. Ammo, afsuski, u erda barcha savollarga javob berib bo'lmaydi. Masalan, noaniq bo'lib qolmoqda:

1. “Ilova mavjudligi belgisi” atributi hujjatlarning aynan qayerida joylashtirilishi kerak?
2. Hujjatni, uning sanasini va ro'yxatga olish raqamini ko'rsatgan holda, arizaning yuqori o'ng burchagidagi birinchi varag'iga har doim "Ilova" ni yozish kerakmi?

Bu savollarga javoblarni topish mumkin, ammo boshqa hujjatlarda. Keling, buni birgalikda qilishga harakat qilaylik.

"Ilova mavjudligi belgisi" atributini qayerga qo'yishim kerak?

Ma'lumki, GOST R 6.30-2003 ning A ilovasida tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning tafsilotlari uchun tartib sxemalari mavjud. Agar siz ularga qarasangiz, 21 degan xulosaga kelishingiz mumkin "Ilova mavjudligi belgisi" atributi pastki maydon chegarasidan 60-40 mm oralig'ida bo'lishi kerak(1-rasmga qarang). Aslida bunday emas. Ushbu diagrammalarda nuqtali chiziqlar bilan belgilangan chegaralarni ham yuqoriga, ham pastga siljitish mumkin. Bundan tashqari, bunday holatlar mavjud rekvizitlarni ro'yxatdan o'tkazish « Ilova mavjudligini belgilash"pastki dala chegarasidan 60-40 mm oralig'ida halokatli oqibatlarga olib kelishi mumkin (1-misolga qarang).

Shunday qilib, hech kim qo'sha olmaydi yangi matn allaqachon imzolangan hujjatga, U pastki chetning chegarasiga yaqinroq emas, balki hujjat matnidan keyin joylashtirilishi kerak. Bundan tashqari, chekinish 2-4 qator oralig'ida bo'lishi kerak, chekinish o'lchami o'rnatiladi Metodik tavsiyalar GOSTni ishlab chiquvchisi - Butunrossiya hujjatlashtirish va arxivlash ilmiy-tadqiqot instituti (VNIIDAD) tomonidan nashr etilgan GOST R 6.30-2003 ni amalga oshirish bo'yicha.

Agar siz tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning tafsilotlarini qayta ko'rib chiqsangiz (1-rasmga qarang), shuni ta'kidlashingiz mumkinki, 21-tafsilot - "Arizaning mavjudligi belgisi" va 22-tafsilot - "Imzo"bir xil darajada joylashgan. Biroq, imzo qo'yilishi kerakrekvizit "Ilovaning mavjudligi belgisi" 2-4 oraliqda. Hujjatga imzo qo'ygandan keyin hech kim hujjatga boshqa ilova qo'sha olmasligi uchun buni qilish kerak.

Joylashuv haqida gapirganda "Ilova mavjudligi belgisi" sharti, yana bir qator fikrlarga e'tibor qaratish lozim. Agar siz maqolaning boshida e'lon qilingan GOST R 6.30-2003 parchasiga qarasangiz, GOST dizayn namunalarini taqdim etganini ko'rasiz, bu erda biz ko'rib chiqayotgan rekvizitlar chap tomonning chegarasida joylashganligi aniq ko'rinadi. chekinish bilan chekka . Biroq, GOST matnida buning aniq belgilari yo'q. Ammo ular GOST R 6.30-2003 ni amalga oshirish bo'yicha uslubiy tavsiyalarda mavjud va u erda shunday yozilgan:

Shunday qilib, biz 2-misolda ko'rsatgan tartib to'g'ri bo'ladi degan xulosaga kelishimiz mumkin.

Qaysi tashkiliy-ma’muriy hujjatlarda “Ilova mavjudligi to‘g‘risidagi shtamp” atributidan foydalanish mumkin?

GOST R 6.30-2003 matnida aytilgan "Ilova mavjudligi belgisi" sharti xatlarda berilishi mumkin (maqolaning boshida berilgan 3.21-bandga qarang). Ya'ni, agar xatda biron bir narsa bo'lsa ilova, keyin bu tafsilot majburiy ravishda rasmiylashtirilishi kerak. Bundan tashqari, asosiy maqsadi manzil qismi bo'lmagan hujjatlarni jo'natish bo'lgan qo'shimcha xatlarda, “Ilova mavjudligi belgisi” sharti har doim to'ldirilishi kerak (2-misolga qarang).

Shuningdek rekvizitlar « Ilova mavjudligi belgisi", agar kerak bo'lsa, mavjud bo'lishi mumkin quyidagi turlar ma'lumot va ma'lumotnoma hujjatlari: sertifikatlar, hisobotlar, tushuntirish yozuvlari, eslatmalar.

Ammo tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning turlari mavjud rekvizitlar « Ilova mavjudligini belgilash» chiqarilmaydi, chunki ilovalar haqidagi ma'lumotlar to'g'ridan-to'g'ri matnda ko'rsatilgan. Bu GOST R 6.30-2003 ni amalga oshirish bo'yicha yo'riqnomada va Standart ko'rsatmalar ofis ishida federal organlar ijro etuvchi hokimiyat. Bunday hujjatlar, masalan, protokolni o'z ichiga oladi.

Taqdimotlar « Ilova mavjudligini belgilash» da chiqarilmaydi ma'muriy hujjatlar: buyruqlar, ko'rsatmalar, ko'rsatmalar, qarorlar va qarorlar.

Odatda, agar ma'muriy hujjatda ma'lumotnoma yoki tahliliy ilovalar (grafiklar, diagrammalar, jadvallar, ro'yxatlar) bo'lsa, u holda matnda ma'muriy qismning tegishli xatboshilarida havolalar mavjud: "(1-ilova)", "(2-ilova)" yoki “1-ilovaga muvofiq”, “2-ilovaga muvofiq”. Agar ma'muriy hujjatga ilova tasdiqlangan hujjat (reglament, qoidalar, yo'riqnomalar va boshqalar) bo'lsa, ma'muriy qismning tegishli bandida quyidagi belgi qo'yiladi: "(ilova qilingan)" (3-misolga qarang).

Har doim arizaning birinchi varag'iga "Ilova" deb yozish kerakmi?

Har doim yuqori o'ng burchakdagi ilovaning birinchi varag'ida qilish kerakmi? yozuv « Ilova» hujjat, uning sanasi va ro'yxatga olish raqami ko'rsatilganmi? Bir qarashda shunday ko'rinadi. Ammo bu unday emas. Shuning uchun, ko'p odamlar ushbu belgini barcha ilovalarga befarq qo'yishganda xato qilishadi.

Qachon holatlarni ko'rib chiqaylik "Ilova" yozuvi hujjat, uning sanasi va ro'yxatga olish raqami ko'rsatilmasligi kerak.

Birinchidan, siz biron-bir jo'natayotganingizda bu noo'rin manzil qismi bo'lmagan mustaqil hujjat, ilova xati bilan birga .

Biroq, agar u yuborilgan qo'shimcha xat bo'lmasa, lekin, masalan, bildirishnoma yoki taklifnoma bo'lsa va ilova o'z ichiga oladi. Qo'shimcha materiallar, ushbu xat uchun maxsus tayyorlangan, keyin yuqoridagi yozuv arizaga yopishtirilishi kerak.

Ikkinchidan, buni qilmaslik kerak yozuv « Ilova» ma'muriy hujjat bilan tasdiqlangan hujjat bo'yicha. Bunday ilovalarni loyihalashda ko'pincha xatolarga yo'l qo'yiladi. Va nima bo'layotganiga qarang: yo'q bo'lganda variantlar mavjud zarur ma'lumotlar(6-misol) yoki u takrorlanganda (7 va 8-misollar).

Mumkin variantlar noto'g'ri ro'yxatga olish bu bilan cheklanmaydi. Biroq, ma'muriy hujjatlarga ilovalarni rasmiylashtirish qoidalari Prezident farmonlari va farmoyishlari misolida tartibga solinadi. Rossiya Federatsiyasi federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha namunaviy yo'riqnomada.

Yuqoridagilardan xulosa qilamizki, tasdiqlangan hujjatlarda ma'muriy hujjat ma'lumotlari bilan "Ilova №" yozuvi emas, balki GOST R 6.30-2003 ga muvofiq tuzilgan "Hujjatni tasdiqlash to'g'risida bayonot" rekvizit bo'lishi kerak. Ammo agar ariza ma'lumotnoma yoki tahliliy xarakterga ega bo'lsa (ya'ni, tasdiqlanmagan bo'lsa), uning yuqori o'ng burchagida tegishli hujjat, uning sanasi va ro'yxatga olish raqami ko'rsatilgan holda "Ilova №" yozuvi yozilishi kerak.

Ilovalarni qanday loyihalash kerak?

Da dastur dizayni Quyidagi oddiy qoidalarga amal qilish kerak:

1. Ilovalar Har doim chiqariladi yoqilgan standart varaqlar qog'oz, va blanka hujjatlarida emas.
2. Arizalar alohida ro'yxatga olinmaganligi sababli, ularda "Hujjat sanasi" va "Hujjatni ro'yxatdan o'tkazish raqami" tafsilotlari bo'lmasligi kerak. Axir, ariza tegishli bo'lgan hujjatning sanasi va ro'yxatga olish raqamini arizaning birinchi sahifasining yuqori o'ng burchagida "Ilova ..." yozuvida (5-misolga qarang) yoki tafsilotlarda ko'rish mumkin. Hujjatni tasdiqlash muhri” (9-misolga qarang).
3. Murojaat matnining sarlavhasi markazlashtirilgan tarzda chop etiladi, sarlavha oxirida nuqta qo'yilmaydi. Ilova turining nomi (ilova sarlavhasining birinchi so'zi) katta harflar bilan ta'kidlangan va bo'sh joyda chop etilishi mumkin (POSITION, LIST, LIST va boshqalar) . Sarlavhaning birinchi qatori va keyingi qatorlar orasidagi satr oralig'i 6 pt ga oshirilishi mumkin.

   Murojaat sarlavhasi “Ilova...” yozuvi yoki “Hujjatni tasdiqlash shtampi” atributi ostida joylashgan bo‘lib, ulardan ikki-to‘rt qator oralig‘i bilan ajratiladi.

4. Ilovalarni chop etishda chekka o'lchamlar, shriftlar va qatorlar oralig'i hujjat matnlarini chop etishda ishlatiladigan o'lchamlar bilan bir xil.
5. Ariza varaqlari ikkinchi varaqdan boshlab mustaqil ravishda raqamlanadi. Sahifa raqamlari varaqning yuqori chetining o'rtasiga joylashtiriladi. Bunda raqam arab raqamlari bilan tinish belgilarisiz (nuqtalarsiz), “sahifa” so‘zini yoki uning qisqartirilgan “sahifa”sini ko‘rsatmasdan yoziladi. yoki bilan." va chiziqlar.
6. Tashkiliy-huquqiy hujjatlar - ma'muriy hujjatlar bilan tasdiqlangan va ularga ilova bo'lgan yo'riqnomalar, qoidalar, nizomlar, nizomlar ushbu ilovani ishlab chiqqan tarkibiy bo'linma rahbari tomonidan imzolanishi kerak. Boshqa arizalar, agar kerak bo'lsa, vakolatli shaxs tomonidan ham imzolanishi mumkin rasmiy. Agar ariza imzolanmagan bo'lsa, uni matnning markazida taxminan 3 qator oralig'ida joylashgan gorizontal chiziq bilan tugatish tavsiya etiladi. Chiziqning uzunligi bir necha santimetr bo'lishi kerak. Ushbu oddiy hiyla sizni asosiy hujjatni imzolaganingizdan so'ng dastur oxiriga biron bir matn qo'shishdan himoya qiladi (5-misolga qarang).

Bu erda Nizomning birinchi sahifasining to'g'ri dizayni misoli keltirilgan strukturaviy birlik, bu ma'muriy hujjatga ilova (9-misolga qarang).

* * *

Maqolani yakunlab, shuni ta'kidlashni istardimki, agar hujjatlarni tayyorlash yoki ular bilan ishlashni tashkil etish bilan bog'liq savollar tug'ilsa, javoblarni bir nechta savollardan izlash yaxshiroqdir. normativ hujjatlar yoki manbalar, faqat bittasida to'xtash o'rniga. Bu sizning savolingizga eng to'liq javob olishning yagona yo'li.

1 Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar: GOST R 6.30-2003 ni amalga oshirish bo'yicha ko'rsatmalar. - VNIIDAD. - 2003 yil.

2 Hujjat sahifasining faqat ma'lum joylarida berilishi kerak bo'lgan ba'zi tafsilotlarning joylashuvi to'g'ridan-to'g'ri GOST R 6.30-2003 matnida va yuqorida ko'rsatilgan uslubiy tavsiyalarda ko'rsatilgan. Bunday tafsilotlarga quyidagilar kiradi: "Hujjatni tasdiqlash vizalari", "Hujjatning rasmiylashtirilishi va faylga yuborilishi to'g'risida eslatma", "Tashkilot tomonidan hujjat qabul qilinganligi to'g'risidagi eslatma", "Identifikator" elektron nusxasi hujjat."

3 Agar bir nechta ilovalar mavjud bo'lsa, ular raqamlangan, ya'ni. "Ilova" yozuvi "Yo'q" belgisini va arizaning seriya raqamini o'z ichiga olishi kerak (5-misolga qarang).

4 Istisnolar - bu manzil qismi bo'lmagan, uchinchi tomon tashkilotiga ilova xati bilan yuboriladigan (4-misolga qarang) va xatda ilova sifatida ko'rsatilgan mustaqil hujjatlar. Ushbu hujjatlar standart tarzda tayyorlanadi, ya'ni. hujjatlarning ayrim turlariga nisbatan qo'llaniladigan qoidalarga muvofiq.