Kerakli dori-darmonlarning yo'qligi to'g'risidagi xizmat eslatmasi. Eslatmalar haqida hamma narsa: hisobot, rasmiy, tushuntirish. Qanday qilib qog'ozni to'g'ri tayyorlash kerak

Qonunchilik normalari ushbu rasmiy hujjatni tayyorlash qoidalarini nazarda tutmaydi, chunki OKUDda (boshqaruv hujjatlarining butun Rossiya tasniflagichi) bu haqda hech qanday eslatma yo'q.

Uni tayyorlash Rossiya standarti GOST R.30-2003 talablari bilan tartibga solinadi, bu aniq dizayn qoidalarini ta'minlaydi.

Eslatmaning yuridik kuchi barcha tafsilotlarning aniq va to'g'ri ko'rsatilishi bilan ta'minlanadi. U korxona manfaatlari yo‘lida ma’lum maqsadga erishish zarur bo‘lganda bo‘lim yoki boshqa tarkibiy ishlab chiqarish (ilmiy) bo‘linma boshlig‘i tomonidan tuziladi.

Bunday holatlar, masalan, qo'shimcha xodimni yollash zarurati tug'ilganda yuzaga keladi va muammo faqat tegishli bo'lim yoki uning mansabdor shaxsini jalb qilish bilan hal qilinadi.

Xodimni ishga qabul qilish hujjatida nima bo'lishi kerak?

Eslatmadan farqli o'laroq, ushbu hujjat boshqaruv ob'ektlari o'rtasidagi biznes aloqasini ta'minlaydi gorizontal darajada. U kompaniya rahbariga yuborilmaydi, adresat - bu masalani hal qilish vakolatiga ega bo'lgan qo'shni ekvivalent tarkibiy bo'linmaning rahbari.

Rasmiy qog'ozni yaratish bo'yicha ishlar quyidagi bosqichlarni o'z ichiga olishi kerak:

Zamonaviy o'rta va yuqori darajadagi menejerlar raqamlar tilini yaxshi bilishadi va ortiqcha yuk haqida noaniq shikoyatlardan unchalik xabardor emaslar.

Vakolatli menejer mumkin bo'lgan narsalarni baholaydi qo'shimcha xarajatlar xodimlarni kengaytirish va ularni oxirida olinadigan imtiyozlar bilan solishtirish.

Qanday qilib qog'ozni to'g'ri tayyorlash kerak?

Xizmat eslatmasi Xodimni ishga qabul qilish to'g'risidagi bildirishnomada quyidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak:

qog'oz yuborilgan shaxsning ismi (sahifaning yuqori qismidagi o'ng burchakda, sana belgisida). IN Ushbu holatda qabul qiluvchi kadrlar bo'limi boshlig'i bo'lishi mumkin;
eslatma kimning nomidan taqdim etilgan muallifning ma'lumotlarini ko'rsatish;
ism - matndan oldin sarlavha (old holatda);
to'g'ridan-to'g'ri matn tarkibi;
yozilgan sana;
muallifning imzosi (sahifaning pastki qismidagi chap burchakda) lavozimi va familiyasining bosh harflari bilan ko'rsatilgan.

Matn qismida ariza berish uchun asos bo'lgan ish qog'ozini tuzish sabablari ko'rsatilgan.

Keyinchalik, muallif eslatmaning mantiqiy xulosasiga o'tadi - so'rov, mumkin bo'lgan harakatlar bayoni, dizayn bo'yicha taklif. mehnat shartnomasi qo'shimcha xodim bilan.

Bunday holda, xodimni qaysi lavozimga qabul qilish kerakligini ko'rsatish kerak. Kichik kompaniya uchun rasmiy manzil haddan tashqari rasmiyatchilik bo'lishi mumkin.

Ammo agar korxona minglab xodimlarni ish bilan ta'minlasa va tarkibiy bo'linmalarga ega bo'lsa, ular o'rtasidagi o'zaro ta'sir vositalari aniq. Ushbu hujjat elektron pochta orqali ham yuborilishi mumkin.

Muhim "ortiqcha" bu tezda ko'rib chiqish va maqsadga tezda erishish bo'ladi.

Eslatmani tuzish elektron formatda qog'ozga qo'lda yozishdan farq qilmaydi. Manzil qismini to'ldirishning hojati yo'q, qabul qiluvchi (adresat) shaxsiy pochta qutisiga so'rov yuborilgan foydalanuvchi bo'ladi.

Xuddi shu narsa imzo uchun ham amal qiladi - jo'natuvchini xabarning manzili bo'yicha ham aniqlash mumkin.

Maxsus misol

CTNI MChJ kadrlar bo'limi boshlig'i Bochkovskaya A.V.

bosh hisobchi Shulga L.V.dan.

Xizmat eslatmasi

yangi xodimni yollash zarurati haqida

Orqada o `tgan oy Korxonaning buxgalteriya bo'limida ishlab chiqarishni kengaytirish - matbaa sexining foydalanishga topshirilishi bilan bog'liq prognoz qilinadigan vaziyat yuzaga keldi. Asosiy ishchilarning ortiqcha yuklanishi buxgalteriya hisobi va hisobot sifatiga ta'sir qiladi. Xodimlardan biri M.G. Sadovskaya. - yarim kunlik ishlaydi va ish joyida 4 soatdan ortiq vaqt sarflamaydi. Shu sababli, u ortib borayotgan yukga bardosh bera olmaydi.

Sizdan buxgalteriya bo'limining asosiy ish joyiga yangi mutaxassisni yollashingizni va Rossiya Mehnat kodeksining 288-moddasiga muvofiq yarim kunlik ishchi bilan mehnat munosabatlarini uzishingizni so'rayman. U yarim kunlik ishga qabul qilinganda ishdan bo'shatish zarurligi haqida ogohlantirilgan.

Bosh hisobchi Shulga L.V.

Keyingi harakatlar - M.G. Sadovskayani xabardor qilish, ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruqni tayyorlash va keyin buxgalteriya bo'limiga yangi shaxsni qabul qilish - yuborilgan eslatmaning natijasidir.

Boshqaruv qarorlarini qabul qilishni boshlash - bu eslatmani o'z ichiga olgan axborot va ma'lumotnoma hujjatlarining asosiy maqsadi. U ko'pincha kadrlar bilan bog'liq muammolar yuzaga kelganda, iqtisodiy ta'minot muammolarini hal qilish, boshqa bo'limlarga ma'lumot berish, boshqa tashkiliy qiyinchiliklarni hal qilish uchun tuziladi.

Rasmiy eslatma korxonadagi korporativ aloqa shakllaridan biridir. Uni tuzishda siz ma'lum qoidalarga amal qilishingiz kerak.

Eslatmalarni tuzish sabablari va maqsadlari

Ushbu biznes yozishmalari vositasi, ayniqsa, turli darajadagi ko'plab bo'limlar mavjud bo'lgan kompaniyalarda mashhur va hamma narsani nazorat qilish juda qiyin. Ammo kichik korxonalarda ham odamlar ko'pincha eslatmani qanday qilib to'g'ri yozishga qiziqishadi; Bunday hisobotning mazmuni uning tuzilgan maqsadiga bog'liq. Har qanday g'ayrioddiy voqealarga munosabat bildirish zarurati tug'ilsa, uni yozish zarurati paydo bo'ladi. Bundan tashqari, ular nafaqat yomon haqida yozadilar: ular korxona ishini yaxshilash bo'yicha oqilona takliflarni ham kiritadilar. "Xizmat" ni tuzishda ma'lum qoidalarga amal qiling, ular quyida muhokama qilinadi.

Har qanday xodim xizmat xati yozish huquqiga ega. Odatda har doim ikkita qism mavjud. Birinchisida, har qanday fakt yoki hodisa to'g'risida rahbariyat xabardor qilinadi, ikkinchisida, xodimning yuqori lavozimdagi hamkasbiga so'rovlari, takliflari va boshqa har qanday so'rovlari mavjud.

Tutqichni ushlab turishga arziydi, agar:

har qanday kutilmagan harakatlarni keltirib chiqaradigan yoki ularga olib kelishi mumkin bo'lgan huquqbuzarliklar sodir etilgan;
boshqaruv aralashuvi zarur, masalan, loyihani bajarish uchun moddiy-texnika resurslari yetarli emas;
xodimlardan biri ishga kelmagan yoki giyohvand moddalar/toksik/alkogol ta'sirida kelgan;
alohida xodimlarni yuqori natijalar yoki boshqa yutuqlar uchun mukofotlash taklifi mavjud edi;
birovni xizmat safariga yuborish kerak;
xodimni ta'tildan yoki qonuniy dam olish kunidan chaqirish talab qilinadi;
rahbarsiz qaror qabul qilib bo'lmaydigan boshqa har qanday vaziyat.

Xizmat hisoboti xodimning korxona faoliyatida aniqlagan muammosiga to'g'ri javob berganligining isboti bo'lishi mumkin. Hisobotni tuzish - bu huquq emas, balki ma'lum bir mutaxassisning mas'uliyati. Bu xodimning harakatsiz emasligini, balki zarur choralarni ko'rganligini tasdiqlaydi: u o'z rahbarlarini xabardor qildi va muammo bo'yicha tezkor qarorlar qabul qildi.

Harflarning turlari

Tasniflash odatda hisobotdagi ma'lumotlar turiga qarab amalga oshiriladi. Biz xizmat xatlarining eng keng tarqalgan turlarini sanab o'tamiz:

xodimda mavjud bo'lmagan ma'lumotlar va ma'lumotlarni so'rash;
xizmat vazifalarini bajarishda xodim tomonidan sodir etilgan huquqbuzarliklar to'g'risida xabar berish;
ish safariga jo'natish haqida xabar;
qo'shimcha bonuslar bo'yicha taklif;
ish jarayonida yuzaga kelgan muammolar haqida ma'lumot berish va boshqalar.

Shunday qilib, hisobotlarning ko'p turlari mavjud, ular ish bilan bog'liq har qanday ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin.

Eslatmani qanday yozish kerak (GOST bo'yicha namuna)

Kompaniyalar yuqori rahbariyatning aralashuvini talab qiladigan har qanday hodisa yoki tashkiliy va moliyaviy xarakterdagi masalalar bo'yicha yozma aloqaning ko'plab turli shakllarini kiritish va ulardan foydalanish imkoniyatiga ega. Ammo yagona eslatma shablonlari qonun bilan belgilanmagan, ammo u GOST 6.30-2003 "Yagona hujjatlar tizimlari" talablariga javob berishi kerak. Birlashtirilgan tizim tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar." Ya'ni, u quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak:

tashkilot yoki tarkibiy bo'linmaning nomi, murojaat yuborilgan shaxsni ko'rsatish;
hujjatning nomi;
matn - rahbariyatga nima etkazish kerakligi;
sana, imzo va, albatta, muallifning pozitsiyasi.

Biz majburiy talablarni aniqladik, endi eslatmani qanday yozishni misol qilib ko'rib chiqaylik.

1-misol

Hujjatdagi detallarning bunday joylashishi burchakli deyiladi. Lekin ular varaqqa boshqa yo'llar bilan joylashtirilishi mumkin.

2-misol

Rasmda detallarning uzunlamasına joylashishi ko'rsatilgan. Va ikkala variant ham to'g'ri bo'ladi.

Uchinchi variant ham bor.

3-misol

Ammo sizning kompaniyangiz hujjatlarni butunlay boshqacha tarzda rasmiylashtirishi odatiy hol bo'lsa ham, tashvishlanmang, bu ham to'g'ri, chunki majburiy shakl rasmiylar buni oldindan bilishmagan.

Eslatma yozishga misol

Sarlavha yozish deyarli hech kim uchun qiyin emas. Hujjat kimga qaratilganligini aniqlashtirish kerak: uning lavozimi va familiyasi, bosh harflari (to'liq ism va otasining ismlari mumkin). Bundan tashqari, biz tashabbuskorni ko'rsatishimiz kerak va agar ishchilar guruhi murojaat qilsa, ularning lavozimlari va to'liq ismlari ko'rsatilishi kerak. Yozma murojaat har doim ham direktor nomiga aytilmaydi, u kimga ham yuboriladi ish majburiyatlari muayyan masalani ko'rib chiqishni o'z ichiga oladi.

Eslatma odatda ochiladigan birinchi ibora: E'tiboringizga havola qilaman. Bu eng keng tarqalgan variant. Bu xodim uchun qulay, chunki u darhol o'z xabarining mavzusiga o'tadi va menejer uchun bu xatni o'rganishga sarflangan vaqtni qisqartiradi.

Yozuv matni qisqa, aniq sanalar, vaqtlar, holatlar, ma'lumotlarning majburiy ro'yxati bilan qisqa bo'lishi kerak: bu adresatga bo'ysunuvchining murojaatini tezda tushunishga, hisobga olishga, tekshirishga va javob berishga yordam beradi.

Murojaat shaxsiy imzo va tayyorlangan sana bilan to'ldiriladi. Agar ilovalar mavjud bo'lsa, ularning mavjudligini ko'rsating va ularni ro'yxatga oling.

Turli holatlar uchun namunalar

Eslatmani qanday yozish kerak: ish safarini tasdiqlash namunasi

Xodimlar rahbariyatni faoliyat jarayonida yuzaga keladigan muammolar va aniq mutaxassislarning yutuqlari to'g'risida xabardor qilish huquqiga ega.

Bonus to'lash haqida eslatma

To'g'ridan-to'g'ri boshliq yuqori lavozimdagi menejerga bonusli ish haqini oshirishni so'rashi mumkin.

Direktorga
"Domostroy" MChJ
Semin I.G.

"Domostroy" MChJ savdo bo'limi boshlig'idan
Nastina I.A.

Xizmat eslatmasi
05.04.2019 № 4
Sankt-Peterburg

Bonuslarni oshirish haqida

Sizning e'tiboringizga sotuvchi Kareva Inna Igorevna 2020 yil mart oyida savdo rejasini ikki baravardan ortiqroq bajarganligini e'tiboringizga havola qilmoqchiman. Shu munosabat bilan sizdan uning bonus to'lovini oshirishingizni so'rayman.

Savdo bo'limi boshlig'i Nastina I.A.

Ishda yo'qligi haqida hisobot

Ko'pincha intizomning buzilishi munosabati bilan bayonnoma yoziladi. Eslatma misoli shuni ko'rsatadiki, bevosita boshliq nafaqat qonunbuzarlik haqida xabar beradi, balki chora ko'rishni ham taklif qiladi.

Inventarizatsiya ob'ektlarini hisobdan chiqarish to'g'risida eslatma

Agar inventarizatsiya ob'ektlari xizmat qilish muddati tugagan bo'lsa, ular yaroqsiz holga kelib qolsa, ular hisobdan chiqariladi va yo'q qilinadi. Inventarizatsiyani qanday hisobdan chiqarish kerak, o'qing< в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей ». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

Uskunani ta'mirlash zarurati haqida xat

Uning yordami bilan boshqaruv qaror qabul qiluvchilarning aralashuvini talab qiladigan mavjud texnik va texnologik muammolar haqida xabardor qilinadi.

Ta'tilni eslash xati

Har qanday hujjat tuzilganligini qo'shimcha qilish kerak standart varaq A4 formati. Agar hisobot matni katta bo'lsa va bitta varaqga to'g'ri kelmasa, boshqasidan foydalanishingiz kerak. Orqaga yozish tavsiya etilmaydi, garchi bu maqbul bo'lsa. Agar varaqlar soni bir nechta bo'lsa, qolganlari raqamlangan. Bunga qo'shimcha ravishda, barcha varaqlarni umumiy hujjatni tashkil qilish uchun shtapel qilish tavsiya etiladi.

Elektron eslatmalar. Bo'lib turadi?

Elektron hujjat aylanishiga o‘tayotgan korxonalar soni muttasil ortib bormoqda. Shuning uchun elektron hisobotlar haqida bir necha so'z aytish kerak. Ular allaqachon mavjud va ularning dizayni qoidalari deyarli bir xil. Agar foydalanuvchilar qabul qiluvchi va jo'natuvchini ko'rsatmasa, xabar yuborish dasturlari buni avtomatik ravishda amalga oshiradi.

Bu erda shuni esda tutish kerakki, kompaniya ichidagi ichki ish yozishmalari uchun hujjatlar qandaydir tarzda umumiy xatlar oqimidan ajratilishi kerak, shunda shaxsiy va ish materiallari qayerda ekanligi aniq bo'ladi. Avtomatik ravishda yuborish, buxgalteriya jurnalida ro'yxatdan o'tish, javoblar va rezolyutsiyalarni yuborish imkonini beruvchi maxsus dasturlar mavjud. Bu holda, hamma narsa uchun elektron hujjatlar belgilangan elektron imzo ham jo'natuvchi, ham qabul qiluvchi - qarorlar qabul qilingandan keyin.

Agar umumiy tizim yo'q, keyin murojaat korporativ pochtaga yuboriladi, bu odatda kotib tomonidan tekshiriladi. U xatni oxirgi qabul qiluvchiga yuborishi shart. Xat yetkazilganligiga ishonch hosil qilish uchun jo'natayotganda kvitansiya bildirishnomalarini sozlashingiz kerak.

Saqlash muddati

Korxona yoki tijorat tashkilotining faoliyati bilan bevosita bog'liq bo'lgan har qanday hujjat yaroqlilik muddatiga ega. Bunday bo'limga muvofiq normativ hujjat, tipik boshqaruv ro'yxati sifatida arxiv hujjatlari, davlat organlari, organlari faoliyati jarayonida shakllangan mahalliy hukumat Va tijorat tashkilotlari, ularning saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda (hujjat tasdiqlangan ma'muriy hujjat Rossiya Madaniyat vazirligi - 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan) C3 shaklidagi blankalar tashkilot yoki korxona arxivlarida kamida besh yil saqlanishini ta'minlash kerak.

Shaxsiy ichki eslatmalarni saqlash muddati uzaytirilishi mumkin, lekin faqat korxona direktorining qarori va tasdiqlovchi buyrug'i asosida. Bu, agar ma'lum yozuvlarni uzoqroq muddatga saqlash zarurati mavjud bo'lsa (masalan, ish bo'yicha uzoq davom etgan sud muhokamasi paytida) amalga oshiriladi. sud organlari). Elektron shaklda chiqarilgan hujjatlarni saqlash muddatini belgilashning o'ziga xos xususiyati mavjud. Ularning majburiy saqlanishini ta'minlash muddati alohida mahalliy hokimiyat tomonidan belgilanadi normativ akt kompaniya: ustav yoki ishlar nomenklaturasi to'g'risidagi Nizom.

Qaysi holatda eslatma tuzilganligi va ushbu ichki hujjatni qanday to'g'ri tuzish kerakligi haqida javob beramiz. Yuklab olish tayyor namunalar va ularni ishingizda foydalaning.

Tayyor hujjat namunalarini yuklab oling va foydalaning:

Nega eslatma yozasiz?

Eslatma yozishdan oldin, ushbu turdagi hujjat qanday hollarda tuzilganligini va ular korxonaning ichki hujjat aylanishida ishlatiladigan boshqa turdagi eslatmalardan qanday farq qilishini aniq tushunishingiz kerak.

Tashkilot ichidagi o'zaro munosabatlar uchun bir necha turdagi rasmiy hujjatlar qo'llaniladi:

hisobotlar (xodimlar);
tushuntirish;
tushuntirish;
rasmiy

Ular nafaqat turli nomlarga, balki turli maqsadlarga ham ega.

Memorandum xodim tomonidan belgilangan mehnat rejimi yoki ichki mehnat qoidalari buzilgan taqdirda. Bu huquqbuzarlik qilgan xodimga intizomiy jazo qo'llash uchun asosdir.

Kotibning qo'llanmasi jurnalidan bir maslahat. Hisobotdagi tafsilotlarning joylashuvi

Tushuntirish eslatmasi intizomni, mehnatni muhofaza qilish qoidalarini, mehnat shartnomasi shartlarini va boshqalarni buzgan xodim tomonidan amalga oshiriladi. Ushbu hujjatsiz ish beruvchi xodimni jazolash to'g'risida qaror qabul qilish huquqiga ega emas.

Tushuntirish yozuviga misol

Namuna yuklab olish

Tushuntirish eslatmasi hujjatlar paketiga ilova sifatida tuzilgan. Uning maqsadi paketda qanday hujjatlar mavjudligini va ushbu hujjatlarni qayta ishlagandan so'ng pudratchidan qanday harakatlar kutilishini tushuntirishdir.

Xizmat eslatmasi- bitta bo'linma yoki turli bo'linmalar rahbariyati rahbariyati va xodimlari o'rtasidagi operativ hamkorlik namunasi. Hujjatning maqsadi ishlab chiqarish muammolari haqida ma'lumot berishdir samarali amalga oshirish mehnat majburiyatlari. Namuna eslatma shakli, shuningdek, matn qismiga mavjud vaziyatni to'g'rilash bo'yicha takliflarni, shu jumladan xodimlar uchun bonuslar bo'yicha takliflarni kiritish imkonini beradi. Shuning uchun eslatma ko'pincha motivatsiya, mahsuldorlik va mehnat samaradorligini oshirishga qaratilgan boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun asos bo'ladi.

Eslatma tuzish

Eslatma ichki hujjat aylanishining bir qismi bo'lsa-da, uning bajarilishi belgilangan talablarga bo'ysunadi. Standart talablariga muvofiqligi va barcha kerakli tafsilotlarning to'ldirilganligi tasdiqlanadi yuridik kuch ushbu hujjat. Bu zarur shart, chunki boshqaruv qarorlari eslatmada keltirilgan ma'lumotlar asosida qabul qilinadi.

Shuning uchun, eslatma yozishdan oldin, GOST talablarini o'qing. Standart ushbu turdagi hujjatlarning to'ldirilishi kerak bo'lgan tafsilotlari ro'yxatini belgilaydi. Bularga quyidagilar kiradi:

eslatma muallifi ro'yxatga olingan bo'linmaning nomi;
ichki hujjat turining nomi -" Xizmat eslatmasi»;
Tayyorlangan sana;
ichki ro'yxatga olish raqami hujjat;
qabul qiluvchining lavozimi, bo'limi, familiyasi va bosh harflari;
matn sarlavhasi;
matn qismi;
tuzuvchining imzosi, familiyasi va bosh harflari.

Kotibning qo'llanmasi jurnalidan bir maslahat. Eslatma namunasini qanday yozish kerak

Namuna yuklab olish

Ba'zi hollarda eslatma yozish misolida tasdiqlash vizalari bo'lishi mumkin. Qoida tariqasida, agar eslatmada boshqa bo'limlar bilan ishlash yoki o'zaro munosabatlarga oid takliflar mavjud bo'lsa, bu talab qilinadi. Agar eslatma bevosita rahbarga emas, balki yuqori lavozimdagi rahbarga yuborilgan bo'lsa, tasdiqlash vizasi ham talab qilinadi. Bu bevosita rahbar nima bo'layotganidan xabardor ekanligini va xodim tomonidan bildirilgan takliflarga roziligini tasdiqlaydi.

Qoida tariqasida, xodim, mutaxassis, shu jumladan bo'lim boshlig'i nomidan eslatma tuziladi. Shuning uchun, mohiyatni taqdim etishda ular birinchi shaxsdan foydalanadilar birlik. Agar bir nechta muallif bo'lsa, matn birinchi shaxsda yoziladi koʻplik. U qo'lda yoki kompyuterda A4 yozuv qog'ozining standart varag'iga yozilishi mumkin, ammo bu holda xodim o'z qo'li bilan imzo qo'yishi kerak.

Qanday qilib eslatma namunasini to'g'ri yozish kerak

Agar siz eslatmani qanday yozishni bilmasangiz, namunaviy dizaynni maqolaning boshidagi havolalardan yuklab olishingiz mumkin. Lekin hujjatning matn qismiga alohida e'tibor qaratish lozim. U qanday maqsadda tuzilganligini aniqlash muhimdir. Masalan, eslatma quyidagi maqsadlarda tuzilishi mumkin:

Ishingizda yuzaga kelgan qiyinchiliklarni ko'rsating, bu ma'lumotni rahbariyatga etkazing va shu bilan o'zingizni javobgarlikdan ozod qiling.
Ehtiyojni asoslang moddiy rag'batlantirish o'z ishida yuqori natijalarni ko'rsatgan ishchilar.
Boshqa bo'limdan ma'lumot so'rang.
Vakolatli shaxsga xabar bering ijrochi mehnatni ratsionalizatsiya qilish va o'zgartirishlar kiritish imkoniyati haqida texnologik jarayon mahsuldorlikni oshirish maqsadida.
Qo'shimcha asboblar yoki jihozlarni sotib olish zarurligini asoslang va bu holda eslatma asosiy hujjat bo'lishi mumkin buxgalteriya hisobi, buning asosida keyinchalik xarajatlar kelib chiqadi.

Qonunda eslatma qanday yozilishi belgilanmagan, ammo korxona mustaqil ravishda shablonlarni ishlab chiqishi mumkin, ular yordamida xodimlar bunday hujjatlarni to'g'ri tuzadilar va tuzadilar.

Matnni tuzishning umumiy printsipi: muammoning bayoni, unda barcha ishtirok etgan shaxslar va uni hal qilish uchun taklif qilingan variantlar ko'rsatilgan. Muammoning mohiyatini qisqacha va mantiqiy bayon qilish kerak. Ishonchli bo'lish uchun siz kompilyatorning to'g'ri ekanligini tasdiqlaydigan raqamlar, faktlar va hujjatlarga murojaat qilishingiz kerak.

Namuna yuklab olish

Eslatmaning matn qismining umumiy hajmi 8-10 qatordan oshmasligi kerak. Agar kerak bo'lsa, qabul qiluvchi har doim hujjat muallifidan qo'shimcha ma'lumot so'rashi mumkin.

Eslatmani maxsus ro'yxatga olish jurnalida ro'yxatdan o'tkazishni unutmang ichki hujjatlar. Bu bartaraf qiladi ziddiyatli vaziyatlar ma'lumotlarning yo'qolishi va rahbariyatga o'z vaqtida taqdim etilmasligi bilan bog'liq.

Memo - bu biznesda tez-tez ishlatiladigan hujjat. Agar siz hali foydalanmagan bo'lsangiz, qog'oz kompozitsiyasining barcha nozik tomonlarini o'rganishga arziydi. Bizning maqolamizda biz sizga eslatmani qanday tuzishni, unda qanday ma'lumotlarni ko'rsatish kerakligini va qaysi xususiyatlarni hisobga olish kerakligini batafsil aytib beramiz.

○ Eslatma nima?

Memo - bu xodimlar o'rtasida ma'lumot almashish uchun foydalaniladigan hujjat. U ichki (faqat tashkilot ichida qo'llaniladi) yoki tashqi (boshqa tuzilmalarga yuboriladi) bo'lishi mumkin.

Ma'nosiga ko'ra u hisobot, tushuntirish, tahliliy yoki tushuntirish bo'lishi mumkin.

○ Qachon kerak bo'lishi mumkin?

Bu joriy ishlab chiqarish holatlarini eng samarali hal qilish uchun mo'ljallangan ichki hujjat oqimining bir qismidir.

Hujjatning o‘ziga xosligi shundaki, unda nafaqat yuzaga kelgan muammo tasvirlangan, balki uni hal qilish yo‘llari ham ko‘rsatilgan.

Bundan tashqari, eslatma mutaxassisning hal qilinishi kerak bo'lgan vaziyatni aniqlaganligidan dalolat beradi. Kompilyatsiya qilish orqali ushbu hujjatdan xodimning muammoni mustaqil ravishda engishga qodir emasligi tan olinadi va buning uchun javobgarlik undan olib tashlanadi.

○ Eslatmani tuzish qoidalari.

Qonunda ushbu hujjatni rasmiylashtirishning maxsus shakli nazarda tutilmagan. Biroq, uni ro'yxatdan o'tkazishda e'tiborga olish kerak bo'lgan ba'zi qoidalar mavjud.

✔ Tarkib.

Hujjatni istalgan shaklda yozishingiz mumkin, lekin eslatmani haqiqiy qiladigan barcha muhim ma'lumotlarni kiritishingiz kerak. Bularga quyidagilar kiradi:

Hujjatni oluvchining ko'rsatilishi (to'liq ism, to'liq lavozim).
Hujjatning nomi va uning raqami.
Yechilishi kerak bo'lgan muammoning mohiyati.
Muammoni hal qilish bo'yicha takliflar yoki muallif qabul qiluvchidan kutgan harakatlar ro'yxati.
Kompilyatorning nomi, sanasi va imzosi.

✔ Ro'yxatdan o'tish uchun talablar.

Eslatma standart A4 yoki A5 qog'ozida tuziladi. Agar muammoning taqdimoti bir nechta sahifani talab qilsa, qolganlari raqamlangan bo'lishi kerak.

Ruxsat berilgan qog'oz versiyasi eslatmalar va elektron.

Majburiy ro'yxatdan o'tish talablari:

Imzoning mavjudligi - eslatma anonim bo'lishi mumkin emas.
Yo'qligi uyat va rus tili standartlariga muvofiqligi.
O'qilishi: agar eslatma qo'lda yozilgan bo'lsa, o'qiladigan qo'l yozuvi talab qilinadi; agar chop etilgan bo'lsa, standart shriftdan foydalaning.

Bundan tashqari, yozishdan oldin, shunga o'xshash so'rovlarga ilgari javob berilganligini tekshirishingiz kerak.

✔ Eslatma namunasi.

Hujjat uchun belgilangan shakl yo'qligi sababli, siz o'zboshimchalik bilan eslatma yozishingiz mumkin. Ammo shu bilan birga, hujjatda aks ettirilishi kerak bo'lgan talablarni hisobga olish kerak.

Bu erda ko'rsatilgan namunadan misol sifatida foydalanish mumkin.

Manba: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Elektron eslatmaning xususiyatlari.

Agar kompaniyada imkoniyat bo'lsa elektron hujjat aylanishi, siz eslatmaning elektron versiyasidan foydalanishingiz mumkin. Qog'oz ekvivalentidan sezilarli farqlar yo'q, shuning uchun bu holda yuqoridagi variant ham ishlatilishi mumkin.

Ishlatilgan shriftlar Times New Roman, Arial, Verdana, Kalibri. Tanlangan shrift bo'yicha 12 dan 14 gacha o'lcham. Chiziqlar orasidagi an'anaviy oraliq 1-1,5; so'zlardagi harflar uchun - normal; alohida so'zlar orasida bo'sh joy (bir bo'lak) mavjud. Bundan tashqari, paragrafni cheklash kerak - 1,25 sm.

Elektron versiyaning yagona xususiyati shundaki, qabul qiluvchini ko'rsatishga hojat yo'q. Uni matnda ko'rsatish o'rniga, manzilni kiriting Elektron pochta.

Yuborganingizda, xabaringiz o'qilganligi haqida xabar beradigan o'qilganligi to'g'risidagi guvohnomani ham so'rashingiz kerak.

○ Ko'rib chiqish tartibi.

Yodnoma yuborilgandan so'ng u kadrlar bo'limi xodimi tomonidan ro'yxatga olinadi, so'ngra ko'rib chiqish uchun mas'ul shaxsga yuboriladi (tanishuv fakti tegishli belgilar qo'yilgan holda qayd etiladi), so'ngra qabul qiluvchiga yuboriladi. Ikkinchisi hujjatga rezolyutsiya qo'yadi ("Qabul qilingan", "Rad etilgan", "Bajarilgan" va boshqalar), shundan so'ng jo'natuvchiga uning iltimosiga binoan qabul qilingan qaror haqida xabar beriladi.