Boshliq uchun xizmat eslatmasi. Namunaviy eslatma: “E’tiboringizga havola qilaman…. Tegishli eslatmani tuzish

Barcha tashkilotlar o'z ishlari uchun juda ko'p hujjatlardan foydalanadilar. Rasmiy eslatma muhim qog'oz deb hisoblanadi. Bu ishchilar va boshqaruvchilar o'rtasidagi o'zaro munosabatlarning bir usuli bo'lib xizmat qiladi. Eslatma yozish misoli uni qanday qilib to'g'ri tuzishni o'rganishga yordam beradi. Bu maqolada muhokama qilinadi.

Nima uchun bunday hujjat talab qilinadi?

Memo - bu korxonada ishlab chiqarish muammolarini samarali va tez hal qilish imkonini beradigan hujjat aylanishi shakli. Ushbu hujjatning maqsadi menejerni muammo haqida xabardor qilish, shuningdek uni hal qilish yoki mavjud harakatlarni muvofiqlashtirish bo'yicha takliflar.

Hujjat mutaxassisning yuzaga kelgan muammoni hal qilganligining isboti hisoblanadi. Agar xodim buni mustaqil ravishda hal qila olmasa va uni boshqa xodimlarga eslatma shaklida taqdim etsa, u o'z vaqtida bajarilmaganligi uchun javobgarlikdan ozod qilinadi. sifatsiz yechim savol. Eslatmani tuzish uchun maxsus shakl yo'q. namuna bo‘lib xizmat qiladi. U qo'lda yoki elektron shaklda bo'lishi mumkin, ammo menejer uni ko'rib chiqishi kerak.

Hujjatning maqsadi va turlari

Mansabdor shaxsni qiyinchiliklar haqida xabardor qilish yoki ish bo'yicha takliflar kiritish uchun mo'ljallangan. Qog'oz xodimning nafaqat o'z ishini bajarishi, balki u hujjatlarda ta'kidlagan muammolarni ham sezishining tasdiqlanishi hisoblanadi.

Xizmat eslatmalari quyidagilarga bo'linadi:

1. Voqea yoki sodir bo'lgan salbiy hodisaning omillarini o'z ichiga olganlar. Bularga tushuntirish xatlari, bayonnomalar, huquqbuzarliklar to'g'risidagi aktlar va shikoyatlar kiradi.
2. Asosiy hujjatlarni tushuntirish bo'lib xizmat qiladiganlar. Bularga materiallarni hisobdan chiqarish yoki sotib olish, mablag'larni taqsimlash, rag'batlantirish va bonuslar to'g'risidagi eslatmalar kiradi.

Ushbu hujjat bo'ysunuvchilar va ish beruvchi o'rtasida tuziladi. Uskunani yoki kerakli tovarlarni sotib olish uchun namunaviy eslatma boshqa hollarda bo'lgani kabi. Faqat ma'lum bir muammo bilan bog'liq tashvishli masalani to'liq yoritish kerak.

Ma `lumot

Ushbu hujjatning mazmuni ishlab chiqarish, moddiy va iqtisodiy masalalarni qamrab oladi. U bonuslar, aktsiyalar yoki pasaytirishlar haqida ma'lumot berishi mumkin. Ma'lum bo'lishicha, xodim ishlab chiqarishdan foydalanish uchun mablag' so'rashi mumkin. Tarkib ma'lum bir xodim yoki menejerga nisbatan shikoyatni ko'rsatishi mumkin.

Xodimlarni mukofotlash haqida gap ketganda, ish beruvchi o'z xo'jayini nomiga ariza shaklida eslatma tuzadi. U erda ma'lum bir xodimning xizmatlari ta'kidlanadi va bonus usullari bo'yicha takliflar kiritiladi. Ichki ishlab chiqarish xati qo'lda yoki shaklda tuziladi bosma shakl. Mukofot uchun namunaviy eslatma sizga hujjatlarni to'g'ri rasmiylashtirishga imkon beradi.

Sabablari

Har bir xodimga eslatma yozishning namunasi kerak bo'lishi mumkin. Odatda u 2 qismdan iborat. Birinchisida biror fakt yoki hodisa haqida rahbariyat xabardor qilinadi, ikkinchisida esa so‘rov va takliflar ko‘rsatiladi. Ariza topshirilishi kerak, agar:

1. Ba'zi kutilmagan harakatlarga olib kelgan qonunbuzarliklar mavjud.
2. Menejerning aralashuvi talab qilinadi, masalan, loyihani yakunlash uchun moddiy-texnika resurslari etishmasligi.
3. Xodimning ish joyiga kelmasligi yoki giyohvand moddalar (toksik, alkogol) ta'siri ostida kelishi.
4. Xodimlarni mehnat faoliyati uchun mukofotlash taklifi mavjud.
5. Biror kishini ish safariga yuborish zarurati.
6. Xodimni ta'tildan yoki dam olish kunidan chaqirish.
7. Boshqaruv aralashuvi talab qilinadigan har qanday vaziyat.

Xodim uchun namunaviy eslatma boshqa hollarda bo'lgani kabi bir xil. Ishga tegishli barcha nuanslarni yozish muhimdir.

Misol

Qanday yozishni bilish barcha xodimlar uchun muhimdir eslatma. Ushbu maqolaning namunasi mavjud bo'lishi kerak bo'lgan nuanslarni o'z ichiga oladi. TO majburiy talablar imloga ko'ra ular quyidagilarni o'z ichiga oladi:

1. Qabul qiluvchini belgilash muhimdir. Varaqning yuqori o'ng burchagida murojaat yozilayotgan shaxsning to'liq ismi va lavozimi yoziladi.
2. Quyida hujjatning nomi va raqami keltirilgan.
3. Keyin hal qilinishi kerak bo'lgan muammo yoki vaziyatni aytib berishingiz kerak.
4. Keyin muammoni hal qilish bo'yicha takliflar ko'rsatiladi yoki muallif kutgan harakatlar ko'rsatiladi.
5. Oxirida familiyangizni, bosh harflaringizni va lavozimingizni ko'rsatishingiz kerak.

Maqolada eslatma yozish misoli keltirilgan. U ushbu qog'ozni tuzish uchun har qanday ehtiyoj uchun ishlatilishi mumkin.

Nuanslar

Har qanday muammo uchun, agar siz eslatma yozishni bilsangiz, qog'ozni chizish osonroq bo'ladi. Ushbu hujjatning namunasi taxminiydir, vaziyatga qarab, ba'zi fikrlarni to'ldirish mumkin. Yozishning nuanslarini bilish ham muhimdir:

1. Eslatma A4 varag'ida tuzilgan.
2. Qo'l yozuvi uchun ko'k qalamdan foydalaning.
3. Agar elektron versiya tanlangan bo'lsa, u holda korxonada hujjatlarni tuzishda foydalaniladigan shrift tanlangan.
4. Chap chiziq 2,5 - 3,5 sm, o'ng tomoni 1,25 - 2,5 sm.
5. Yuqori va pastki chuqurchalar kamida 2 sm.

Yozuvning qaysi shakli tanlanmasin, eslatma yozish misoli bir xil. Ular ham umumiy qoidalarga muvofiq ko'rib chiqiladi.

Elektron hujjat

Agar muassasa yordamida ma'lumot almashish mumkin bo'lsa elektron vositalar, shu jumladan elektron pochta, keyin eslatma yuborish osonroq bo'ladi. Ushbu hujjat aylanishining afzalliklari eslatmani ko'rib chiqish tezligini o'z ichiga oladi.

Eslatma namunasi elektron formatda xuddi qo'lda yozilgan shaklda bo'lgani kabi. Katta farq Yo'q. Asosiy qism asosiy muammo yoki hozirgi vaziyatni ham ko'rsatadi. Farqi shundaki, adresatni belgilash shart emas. Murojaat yuborilgan shaxs “Manzil” qatoriga kiritiladi. Agar hujjatlar almashinuvini hisobga olsak, u holda "Mavzu" qatorida xabar kimga mo'ljallanganligini ko'rsatish kerak.

Elektron pochta dizayni odatda matnga avtomatik ravishda kiritiladigan imzoni o'z ichiga oladi. Bu vaqtni, jumladan yozishni tejaydi. Agar pochta bo'limida jo'natuvchini aniqlashning iloji bo'lmasa, unda ism va lavozim oxirida ko'rsatiladi.

Elektron pochta orqali xabar yuborayotganda, o'qilganligi to'g'risida bildirishnomani ko'rsatish muhimdir. Xabarnoma ma'lum bir vaqtda eslatma yuborilganligini tasdiqlovchi bo'lib xizmat qiladi.

Nimaga e'tibor berish kerak?

Eslatmalarni yozishda bir nechta muhim jihatlarni hisobga olish kerak:

1. Murojaat muayyan tashkilot rahbariga yoziladi. Mahsulot nomi, miqdori va maqsadi ko'rsatilishi kerak.
2. Muallif hisobot beradigan yuqori boshqaruvchi va hujjat tuzilgan shaxs ko'rsatilgan holda ma'lum bir xodim yoki shaxslar guruhi uchun eslatma tuziladi.
3. Agar eski uskunani almashtirish zarur bo'lsa, so'rovni qondirish sabablari ko'rsatilishi kerak.
4. Bonus xati xodimning yutuqlari ko'rsatilgan holda beriladi.
5. Agar siz lavozimga ko'tarilishni istasangiz, buni ko'rsatishingiz kerak to'liq tafsilotlar bu so'rov nima bilan bog'liqligi haqida. Bunday hujjat bo'lim boshlig'i tomonidan tuziladi.
6. To'lovning kamligi haqida shikoyat qilganda, miqdorni, buning sabablarini va mumkin bo'lgan aybdorlarni ko'rsatish kerak.
7. Agar eslatma uskunaning ishdan chiqishi sababli tuzilgan bo'lsa, nima uchun bu sodir bo'lganligini ko'rsatish muhimdir.
8. Hujjatlarning o'z vaqtida tayyorlanmaganligi to'g'risidagi shikoyat qog'ozni qabul qilish muddati va uning nomini ko'rsatgan holda beriladi.

Bularni kuzatish orqali oddiy qoidalar, siz vakolatli eslatmani tuzishingiz mumkin bo'ladi. Bu ko'pchilik tashkilotlarda amal qiladigan shakl.

Mulohaza

Hujjat yozilgach, u mas'ul shaxs tomonidan ro'yxatga olinadi. Keyin u ko'rib chiqish uchun yuboriladi va keyin qabul qiluvchiga yuboriladi. Ikkinchisi qarorni qo'yishi kerak, masalan, "Bajarildi" yoki "Rad etilgan". Eslatmalarni yozish uchun aniq qonuniy talablar yo'q, ammo baribir barcha fikrlarni kiritish kerak.

Kichik korxona uchun ushbu hujjat kuch va vaqtni talab qiladigan keraksiz rasmiyatchilik deb hisoblanishi mumkin. Ammo ko'plab xodimlar va bo'limlarga ega bo'lgan yirik tashkilotda eslatma yordamchi bo'lishi mumkin. Bu bo'limlar o'rtasidagi o'zaro munosabatlar haqida yozma eslatma bo'lib xizmat qiladi.

Eslatmani tuzishda beparvolik vaqtni behuda sarflashga olib kelishi mumkin, chunki siz har qanday vaziyatni bilib olishingiz va yuzaga kelgan muammolar uchun javobgarlarni izlashingiz kerak bo'ladi. Shuning uchun har bir korxona hujjat yozishga mas’uliyat bilan yondashishi zarur. Bu sizga ishingizni to'g'ri tashkil qilish va turli muammolarni aniqlash uchun vaqtni behuda sarflamaslik imkonini beradi.

Qaysi holatda eslatma tuzilganligi va ushbu ichki hujjatni qanday to'g'ri tuzish kerakligi haqida javob beramiz. Yuklab olish tayyor namunalar va ularni ishingizda foydalaning.

Tayyor hujjat namunalarini yuklab oling va foydalaning:

Nega eslatma yozasiz?

Eslatma yozishdan oldin, ushbu turdagi hujjat qanday hollarda tuzilganligini va ular korxonaning ichki hujjat aylanishida ishlatiladigan boshqa turdagi eslatmalardan qanday farq qilishini aniq tushunishingiz kerak.

Tashkilot ichidagi o'zaro ta'sir uchun bir nechta turlar qo'llaniladi. rasmiy hujjatlar:

• hisobotlar (xodimlar);
• tushuntirish;
• tushuntirish;
• rasmiy

Ular nafaqat turli nomlarga, balki turli maqsadlarga ham ega.

Memorandum xodim tomonidan belgilangan mehnat rejimi yoki ichki mehnat qoidalari buzilgan taqdirda. Bu chiqarish uchun asosdir intizomiy jazo huquqbuzar xodimga.

Kotibning qo'llanmasi jurnalidan bir maslahat. Hisobotdagi tafsilotlarning joylashuvi

Tushuntirish eslatmasi intizomni, mehnatni muhofaza qilish qoidalarini, sharoitlarni buzgan xodim tomonidan tuzilgan. mehnat shartnomasi va h.k. Ushbu hujjatsiz ish beruvchi xodimni jazolash to'g'risida qaror qabul qilish huquqiga ega emas.

Tushuntirish yozuviga misol

Namuna yuklab olish

Tushuntirish eslatmasi hujjatlar paketiga ilova sifatida tuzilgan. Uning maqsadi paketda qanday hujjatlar mavjudligini va ushbu hujjatlarni qayta ishlagandan so'ng pudratchidan qanday harakatlar kutilishini tushuntirishdir.

Xizmat eslatmasi- bitta bo'linma yoki turli bo'linmalar rahbariyati rahbariyati va xodimlari o'rtasidagi operativ hamkorlik namunasi. Hujjatning maqsadi ishlab chiqarish muammolari haqida ma'lumot berishdir samarali amalga oshirish mehnat majburiyatlari. Namuna eslatma shakli, shuningdek, matn qismiga mavjud vaziyatni to'g'rilash bo'yicha takliflarni, shu jumladan xodimlar uchun bonuslar bo'yicha takliflarni kiritish imkonini beradi. Shuning uchun eslatma ko'pincha motivatsiya, mahsuldorlik va mehnat samaradorligini oshirishga qaratilgan boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun asos bo'ladi.

Eslatma tuzish

Eslatma ichki hujjat aylanishining bir qismi bo'lsa-da, uning bajarilishi belgilangan talablarga bo'ysunadi. Standart talablariga muvofiqligi va barcha kerakli tafsilotlarning to'ldirilganligi tasdiqlanadi yuridik kuch ushbu hujjat. Bu zarur shart, chunki boshqaruv qarorlari eslatmada keltirilgan ma'lumotlar asosida qabul qilinadi.

Shuning uchun, eslatma yozishdan oldin, GOST talablarini o'qing. Standart ushbu turdagi hujjatlarning to'ldirilishi kerak bo'lgan tafsilotlari ro'yxatini belgilaydi. Bularga quyidagilar kiradi:

• eslatma muallifi ro'yxatga olingan bo'linmaning nomi;
• ichki hujjat turining nomi -" Xizmat eslatmasi»;
• Tayyorlangan sana;
• hujjatning ichki ro'yxatga olish raqami;
• qabul qiluvchining lavozimi, bo'limi, familiyasi va bosh harflari;
• matn sarlavhasi;
• matn qismi;
• tuzuvchining imzosi, familiyasi va bosh harflari.

Kotibning qo'llanmasi jurnalidan bir maslahat. Eslatma namunasini qanday yozish kerak

Namuna yuklab olish

Ba'zi hollarda eslatma yozish misolida tasdiqlash vizalari bo'lishi mumkin. Qoida tariqasida, agar eslatmada boshqa bo'limlar bilan ishlash yoki o'zaro munosabatlarga oid takliflar mavjud bo'lsa, bu talab qilinadi. Agar eslatma bevosita rahbarga emas, balki yuqori lavozimdagi rahbarga yuborilgan bo'lsa, tasdiqlash vizasi ham talab qilinadi. Bu bevosita rahbar nima bo'layotganidan xabardor ekanligini va xodim tomonidan bildirilgan takliflarga roziligini tasdiqlaydi.

Qoida tariqasida, xodim, mutaxassis, shu jumladan bo'lim boshlig'i nomidan eslatma tuziladi. Shuning uchun mohiyatni ifodalashda birinchi shaxs birlik ishlatiladi. Agar bir nechta muallif bo'lsa, matn birinchi shaxsda yoziladi koʻplik. Unda yozilishi mumkin standart varaq qo'lda yoki kompyuterda A4 formatida qog'oz yozish, lekin bu holda xodim qo'lda yozilgan imzo qo'yishi kerak.

Qanday qilib eslatma namunasini to'g'ri yozish kerak

Agar siz eslatmani qanday yozishni bilmasangiz, namunaviy dizaynni maqolaning boshidagi havolalardan yuklab olishingiz mumkin. Lekin hujjatning matn qismiga alohida e'tibor qaratish lozim. U qanday maqsadda tuzilganligini aniqlash muhimdir. Masalan, eslatma quyidagi maqsadlarda tuzilishi mumkin:

1. Ishingizda yuzaga kelgan qiyinchiliklarni ko'rsating, bu ma'lumotni rahbariyatga etkazing va shu bilan o'zingizni javobgarlikdan ozod qiling.
2. Ehtiyojni asoslang moddiy rag'batlantirish o'z ishida yuqori natijalarni ko'rsatgan ishchilar.
3. Boshqa bo'limdan ma'lumot so'rang.
4. Vakolatli shaxsga xabar bering ijrochi mehnatni ratsionalizatsiya qilish va o'zgartirishlar kiritish imkoniyati haqida texnologik jarayon mahsuldorlikni oshirish maqsadida.
5. Qo'shimcha asboblar yoki jihozlarni sotib olish zarurligini asoslang va bu holda eslatma asosiy hujjat bo'lishi mumkin buxgalteriya hisobi, buning asosida keyinchalik xarajatlar kelib chiqadi.

Qonunda eslatma qanday yozilishi belgilanmagan, ammo korxona mustaqil ravishda shablonlarni ishlab chiqishi mumkin, ular yordamida xodimlar bunday hujjatlarni to'g'ri tuzadilar va tuzadilar.

Matnni tuzishning umumiy printsipi: muammoning bayoni, unda barcha ishtirok etgan shaxslar va uni hal qilish uchun taklif qilingan variantlar ko'rsatilgan. Muammoning mohiyatini qisqacha va mantiqiy bayon qilish kerak. Ishonchli bo'lish uchun siz kompilyatorning to'g'ri ekanligini tasdiqlaydigan raqamlar, faktlar va hujjatlarga murojaat qilishingiz kerak.

Namuna yuklab olish

Eslatmaning matn qismining umumiy hajmi 8-10 qatordan oshmasligi kerak. Agar kerak bo'lsa, qabul qiluvchi har doim hujjat muallifidan qo'shimcha ma'lumot so'rashi mumkin.

Eslatmani maxsus ro'yxatga olish jurnalida ro'yxatdan o'tkazishni unutmang ichki hujjatlar. Bu bartaraf qiladi ziddiyatli vaziyatlar ma'lumotlarning yo'qolishi va rahbariyatga o'z vaqtida taqdim etilmasligi bilan bog'liq.

Odamlar deyarli barcha muhim ishlarni yozishmalar orqali bajaradilar;

shuning uchun gapirish qobiliyati etarli emas.

Luc de Vovenargues

Keling, asosiy vosita sifatida eslatma haqida gapiraylik ichki kommunikatsiyalar, ichki munosabatlarni tartibga soluvchi, tezkor ma'lumot almashinuvini ta'minlaydigan va bahsli vaziyatni hal qila oladigan hujjat.

NEGA TASHKILOTLAR RASMIY YOQITLARGA E'tiborsiz Qilishadi?

Eslatma xususiy tashkilotlarning ish yozishmalarida autsayder bo'lib qoladi. IN davlat tashkilotlari Aksincha, aksariyat ichki hujjatlar ichki eslatmalardir.

Ko'pincha tijorat tashkilotlarida eslatma ma'nosiz rasmiyatchilik sifatida qabul qilinadi, ammo korporativ madaniyatning ajralmas qismi sifatida ichki korporativ hujjat aylanishining ushbu elementi biznesni rivojlantirish uchun bebaho imkoniyatlarga ega.

Tijorat tashkilotlarining qator darajadagi rahbarlarining boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun asos bo'lib xizmat qiladigan muhim ichki hujjatlardan biriga keskin salbiy munosabati nimada? Mumkin sabablar:

Madaniyatning past darajasi biznes aloqasi, korporativ standartlarning yo'qligi, ichki hujjat aylanishi sohasida irodali boshqaruv qarorlari;

Yo'qligi rasmiy maqom, eslatma boshqaruv hujjatlari tasniflagichiga kiritilmaganligi sababli;

Elektron aloqa vositalarining mavjudligi. Menejerlar boshqaruv jarayonlarini rasmiylashtirishga vaqt sarflashni xohlamaydilar, shaxsiy uchrashuvda bir nechta so'zlarni almashishni afzal ko'rishadi, qo'ng'iroq qilishadi. Mobil telefon, elektron pochta yoki Skype orqali yozing va hokazo.

Ammo yana bir sabab bor: ba'zida menejerlar ichki hujjat tizimini rasmiylashtirishga sabotaj qilishadi. Tashkilotdagi ishlarning holati to'g'risidagi hujjatlashtirilgan ma'lumotlar, mansabdor shaxsga ko'rsatmalar yoki, aytaylik, tashkilotda harakat qilish tartibi to'g'risidagi buyruqlar. muayyan vaziyatlar rad etish qiyin. Xaosda ishlash ma'lum afzalliklarga ega: og'zaki ma'lumotni uzatish faktidan, shuningdek, yakkama-yakka berilgan ko'rsatmalardan voz kechishdan osonroq narsa yo'q. Xodim muntazam ravishda og'zaki ravishda bir-birini inkor etuvchi ko'rsatmalar olsa, ularning birortasini bajarmaslik ma'muriy jazoga sabab bo'ladigan vaziyat bilan hamma yaxshi tanish.

RASMIY YOQTALARNING QANDAY FOYDALARI bor?

Ichki eslatma - bu joriy ishlab chiqarish muammolarini tez va samarali hal qilish uchun ishlatilishi mumkin bo'lgan ichki ish xati.

Eslatmaning asosiy maqsadi - bir xil maqomdagi bir xil tashkilot xodimlari o'rtasida rasmiy ma'lumot almashish.

Eslatmalarni yozish maqsadlari boshqacha bo'lishi mumkin:

Menejerlarning gorizontal aloqalari tarkibiy bo'linmalar/ umumiy qaror qabul qilishda mansabdor shaxslar ishlab chiqarish masalalari va muammolar;

Samarali axborot o'zaro ta'siri:

Tarkibiy/mustaqil bo'linmalar va filiallar o'rtasida tezkor ma'lumotlar almashinuvi;

Asosiy ma'lumotni so'rash;

O'tkazish bo'yicha ko'rsatmalar;

Boshqa xabarga hamrohlik qilish (qoplama eslatma);

Ma'muriy, iqtisodiy, moddiy-texnik, axborot va boshqa ta'minotning dolzarb masalalarini hal qilish;

Bahsli va ziddiyatli vaziyatlarni hal qilish.

Ichki hujjatlarni, shu jumladan ichki eslatmalarni to'g'ri tuzish qobiliyati juda qiyin va chalkash vaziyatlarda yordam beradi.

Avvalo, eslatma xizmat ko'rsatuvchi xodimlar uchun asosiy yordamchidir hujjatlarni qo'llab-quvvatlash munozarali vaziyatlarda boshqaruv (keyingi o'rinlarda - DOU).

Afsuski, asosiy tarkibiy bo'linmalar rahbarlari ko'pincha yordamchi bo'linmalar xodimlarini hujjatlar bilan ishlashda bo'limning kamchiliklarini ayblashga harakat qilishadi. Masalan, tarkibiy bo‘linma rahbariyati yuqori turuvchi rahbarning ko‘rsatmalarini o‘z vaqtida bajarmagan, biroq buning uchun mas’uliyat maktabgacha ta’lim muassasasi xizmati zimmasiga yuklangan, bu esa go‘yoki chiquvchi xatni yuborishni kechiktirgan.

Eslatma asossiz ayblovlarni rad etishga yordam beradi. Faktlar, muddat, to'liq ismni o'z ichiga olgan eslatma. ishni samarali va o'z vaqtida bajargan maktabgacha ta'lim muassasalari xodimlari, tasdiqlovchi ilovalar (ro'yxatga olish kartalarining nusxalari, ro'yxatga olish jurnallaridan ko'chirmalar va boshqalar) ko'pincha xolislikni saqlashga, da'voni asossiz deb bilishga, muayyan shaxsning ishchanlik obro'sini tiklashga yordam beradi. xodim va DOW xizmatlari umumiy (1-misol).

Yozuv matni xabarning maqsadini tushunarli va qisqa shaklda aniq ko'rsatishi kerak. To'liq bo'lmagan yoki ortiqcha ma'lumotlar adresatga muammoning mohiyatini tushunishni qiyinlashtiradi va noaniq talqinga va natijada kerakli natijaning yo'qligiga olib kelishi mumkin. Eslatmaning samaradorligi hujjat tuzilishi qanchalik to'g'ri tuzilganligiga va taqdim etilgan dalillarning mantiqiyligiga bog'liq.

BIZ XIZMAT BO'YICHA Izoh nihoyasiga yetkazmoqdamiz

AGAR FORMADA BO'LSA, QANDAY YO'L?

Ofis eslatmalari odatda A4 qog'ozning bo'sh varag'iga yoziladi. Biroq tijorat tashkilotlari Buning uchun ko'pincha xat shakli ishlatiladi, bu GOST R 6.30-2003 ning 4.7-bandiga muvofiq "Yagona hujjatlar tizimlari. Birlashtirilgan tizim tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Tashkilot logotipi yoki savdo belgisi(xizmat belgisi);

Kompaniyaning nomi;

Tashkilot kodi;

Yuridik shaxsning asosiy davlat ro'yxatga olish raqami (OGRN);

Soliq to'lovchining identifikatsiya raqami/ro'yxatdan o'tish sababi kodi (TIN/KPP);

Tashkilot haqida ma'lumotnoma;

Hujjat tuzilgan yoki nashr etilgan joy.

Bundan tashqari, jurnal sahifalarida va Internetda ba'zi ekspertlar blankalarda yozilgan eslatmalarga misollar keltiradilar.

Shubhasiz, barcha hujjatlarni bir xil shaklda beg'araz tayyorlash osonroq. Biroq, ma'lumotnoma ma'lumotlari, TIN, OGRN va boshqalarni o'z ichiga olgan blankada qo'shni bo'lim boshlig'iga eslatma yozishning ma'nosi yo'q. Bundan tashqari, tashkilotning xat shakli birinchi varaqning umumiy hajmining kamida 20 foizini egallaydi va ko'pincha kerakli ma'lumotlar bir varaqqa to'g'ri kelmaydi. Bu kichik narsa kabi ko'rinadi, lekin katta tashkilot ichida bunday mayda narsalar pulni tejashdan ko'ra samarasiz xarajatlarga olib keladi.

Keling, qanday shaklda eslatma tuzish mumkinligini bilib olaylik (agar xohlasangiz).

Hujjat shakllarining turlari GOST R 6.30-2003 ning 4.6-bandida belgilangan.

Shu bilan birga, GOST R 7.0.97-2016 “Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. 2018 yil 1 iyuldan kuchga kiradigan "Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" da tashkilot shakllarini tayyorlash bo'yicha tushuntirishlar mavjud (5.8 va 6.6-bandlar).

Bundan kelib chiqadiki, standartlar firma blankida eslatma tuzishni tavsiya etmaydi. Ammo agar ichki yozishmalarni o'tkazish istagi shubhasiz katta bo'lsa, siz LNA-da ma'lum bir turdagi hujjat - rasmiy eslatma uchun shaklni ishlab chiqishingiz va himoya qilishingiz mumkin.

XIZMAT ISHLATISH FORMASI: BATUSLAR

GOST R 6.30-2003 ga muvofiq ma'lum turdagi hujjat (bizning holimizda rasmiy eslatma) shaklida quyidagi tafsilotlar kiritilishi kerak (2-misol):

03 - “Tashkilot emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat belgisi)”;

08 - "Tashkilot nomi";

10 - "Hujjat turining nomi";

11 - "Hujjat sanasi";

12 - "Hujjatning ro'yxatga olish raqami";

14 - “Hujjat tayyorlangan yoki chop etilgan joy”;

15 - "Adresant" (tarkibiy bo'linmaning nomi va eslatma yuborilgan xodimning lavozimi);

18 - "Matnga sarlavha";

20 - "Hujjat matni";

21 - "Arizaning mavjudligi belgisi";

22 - "Imzo";

27 - "Ijrochi haqida eslatma."

RO'YXATDAN O'TKAZISH MA'LUMOTLARINING NUANSLARI

• "Manzil". Agar bir nechta tarkibiy bo'linmalarga eslatma yuborilsa, yuqori o'ng burchakda "Manzil" rekvizitlari quyidagicha kiritiladi:

Qabul qiluvchilarning umumiy soni to'rttadan ortiq bo'lsa, siz pochta ro'yxatini yaratishingiz kerak.

• "Hujjat matni". Yodnoma, xuddi ish xati kabi, aniq tuzilgan bo'lishi kerak. Eslatma matni birinchi shaxsda aytiladi birlik(“Ro‘yxat bering”, “Men buni zarur deb bilaman” va h.k.).

Mantiqiy to'liq paragraflarga bo'lingan matn o'qish va tushunishni osonlashtiradi, har bir fikrga mantiqiy to'liqlikni beradi va adresatga hujjat matni bo'ylab yaxshiroq harakat qilish imkonini beradi.

Eslatma matni odatda quyidagilardan iborat:

Preambuladan (kirish qismi);

Asosiy qism;

Yakuniy qism (xulosalar, takliflar, so'rovlar va boshqalar).

Muqaddima eslatmani yozish maqsadini ochib beradi va uni tayyorlash uchun sabab bo'lgan sanalar, hujjatlar va faktlarga havolalarni o'z ichiga oladi. Preambuladagi ma'lumotlar qisqa yoki batafsil bo'lishi mumkin. Preambula muammosiz asosiy qismga olib boradi.

Korpusning o'lchami eslatmada ko'rsatilgan maqsadlarga qarab o'zgaradi va bir nechta satr yoki bir necha sahifa terilgan matn bo'lishi mumkin.

Asosiy qismning asosiy maqsadi tushuntirish, ishontirish, harakatga undash, ya'ni natijaga erishishdir. Eslatmaning mazmunini to'liq ochib beradigan matnning aynan shu qismidir. Asosiy qism nafaqat ma'lumot berishi, balki ishontirishi kerak bo'lgan eng ko'p faktik materiallarni o'z ichiga oladi. Ilovalar, agar mavjud bo'lsa, u erda ham ko'rsatilishi kerak.

Eslatmaning yakuniy yoki xulosa qismi yuqoridagilarni tasdiqlovchi xulosalar, so'rovlar, aniq takliflar muammoni hal qilish uchun. Xulosa matni qanchalik aniq va aniq bo'lsa, masalalar bo'yicha qarorlarning o'z vaqtida qabul qilinishi ehtimoli shunchalik yuqori bo'ladi.

TASHKILOTDA RO‘YXATDAN OLISH VA NOTALARNING HARAKATI MARSHRUTLARI

Rasmiy eslatmalarni qabul qiluvchiga ro'yxatdan o'tkazish va keyinchalik o'tkazish masalalari ko'pincha bahs-munozaralarga sabab bo'ladi. Eslatmalarni kim ro'yxatdan o'tkazishi kerak? DOW xizmati? Strukturaviy birliklar? Kotiblar? Va ular printsipial ravishda ro'yxatdan o'tishlari kerakmi? O'z vaqtida manfaatdor amaldorlarga etib borishi uchun ichki eslatmalarni kim va qanday yuborishi kerak?

Shubhasiz, ushbu muammolarni hal qilish tashkilotning o'zi vakolati bo'lib, uning ofis boshqaruvi ko'rsatmalarida ichki hujjatlar bilan ishlashga bag'ishlangan bo'lim bo'lishi kerak. LNAda belgilangan qoidalar va ularning harakat qilish tartibi kelishmovchiliklardan qochishga yordam beradi.

Agar bunday hujjat bo'lmasa nima qilish kerak? Albatta, uni ichki rasmiy hujjatlarni tuzish, qayta ishlash va ko'chirish tartibini rasmiylashtirish orqali yarating. Rasmiylashtirish ko'plab biznes jarayonlarini tartibga solishga yordam beradi, bu esa juda ijobiy ta'sir ko'rsatadi umumiy tartib Tashkilotda.

Rasmiy eslatmalar oqimini tahlil qilish orqali ishni boshlash kerak: uning hajmi va yo'nalishlarini aniqlash, hujjat yo'lidagi keraksiz segmentlarni istisno qilish. Hujjat uchun eng samarali marshrutni aniqlash uchun eski, noqulay dizaynlarni buzish, logistikadagi xatolarni tuzatish va tuzatishdan qo'rqmang.

Rasmiy eslatmalarni yo'naltirishning bir nechta variantlari bo'lishi mumkin - maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati ishtirokida (1-sxema) va usiz (2-sxema). Keling, ushbu sxemalardan qaysi biri eng samarali ekanligini bilib olaylik.

RO'YXATDAN O'TKAZISH VA QAYDLAR MASHRUTLASH Sxemasi SAMARALI

• Katta tashkilotning maktabgacha ta'lim xizmatida ro'yxatdan o'tish. Rasmiy eslatmalarni ro'yxatdan o'tkazish uchun maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatiga o'tkazish va keyinchalik adresatga yo'naltirish axborotni etkazish va qarorlar qabul qilish jarayonini sekinlashtiradi. Bu, ayniqsa, tashqi va ichki hujjat aylanishining katta hajmiga ega bo'lgan tashkilotlarda seziladi. Umumiy ish yukini hisobga olgan holda, har bir maktabgacha ta'lim muassasasi rasmiy, eslatma va boshqa eslatmalarni ro'yxatga olish uchun alohida xodimni tayinlashi mumkin emas. Qanday bo'lmasin, shoshilinch chiquvchi xatlar, buyruqlar, ko'rsatmalar, yuqori organlardan kiruvchi yozishmalar har doim birinchi bo'lib ro'yxatga olinadi va eslatmalar qanotlarda muloyimlik bilan kutib turadi.

• Kichik tashkilotda kotib sifatida ro'yxatdan o'tish. Hujjat aylanishi kichik bo'lgan tashkilotlarda ichki eslatmalar menejerning kotibi tomonidan ro'yxatga olinadi. Ichki eslatma gorizontal ichki hujjat bo'lib, yuqori mansabdor shaxs uchun mo'ljallanishi mumkin emas.

Rahbariyatga ish yozishmalarida, hisobotlarda, tahliliy va tushuntirish yozuvlari. Binobarin, teng maqomga ega mansabdor shaxslar o'rtasida rasmiy eslatmalarni qabul qilish va uzatish zanjirida kotib qo'shimcha bo'g'in hisoblanadi.

• Ro'yxatdan o'tmasdan, lekin DOW xizmatidan transfer haqida belgi bilan. Agar tashkilot rasmiy eslatmalarni ro'yxatdan o'tkazish odatiy hol bo'lmasa, ularni DOU xizmati orqali manzilga ro'yxatdan o'tkazmasdan yuborish mantiqiy emas. DOW xizmatiga eslatmani topshirish va o'tkazma to'g'risida belgini olish, so'ngra DOW xizmati tomonidan hujjatni oluvchi birligiga o'tkazish va o'tkazmaga boshqa belgi qo'yish - bularning barchasi jarayonni murakkablashtiradi, vaqt talab etadi va buyurtmalarni bajarish muddatini oshiradi.

Agar tashkilotda qabul qilish belgisini olgan holda rasmiy eslatmalarni topshirish tartibi mavjud bo'lsa, oluvchi olish uchun imzo qo'yadi, o'z lavozimini, hujjatni qabul qilish sanasi va vaqtini (zarur bo'lganda) ko'rsatadi. Yodnomaning nusxasiga kvitansiya belgisi yoziladi, u qabul qiluvchi bo'limga qaytariladi.

Qabul qilinganlik belgisini "Qabul qilingan" shtampi bilan almashtirish mumkin, unda qabul qilingan sana, to'liq ism ko'rsatilgan maydonlar mavjud. va mansabdor shaxsning imzosi (rasm).

Guruch. Qabul qilinganlik belgisi "Qabul qilingan" shtampi bilan almashtirilishi mumkin

SAMARALI RO‘YXATDAN OLISH VA QAYDLAR MASHRUTLASH Sxemasi

• Strukturaviy bo'linmada ro'yxatdan o'tish, eslatmalarni to'g'ridan-to'g'ri bo'linmalar o'rtasida o'tkazish. Tarkibiy bo'linmada rasmiy eslatmalarni ro'yxatdan o'tkazish, shuningdek ularni bir tarkibiy bo'linmadan boshqasiga o'tkazish, vositachilarni chetlab o'tish (DOU xizmati yoki kotib) hujjatning manzilga yo'lini qisqartiradi.

Agar tarkibiy bo'linmada kotib (bo'lim/bo'lim/bo'lim kotibi) lavozimi bo'lmasa, hujjatlarni, shu jumladan ichki hujjatlarni ro'yxatga olish uchun ish yuritish uchun mas'ul mansabdor shaxs tayinlanishi kerak. Ish yuritish uchun mas'ul shaxs tarkibiy bo'linmalar rahbarlari tomonidan belgilanadi. Qoida tariqasida, mehnat majburiyatlari yuklanmagan xodim tayinlanadi. Qo'shimcha funktsiyalarni belgilash buyruq yoki nizom bilan tasdiqlanadi va lavozim tavsiflarida qayd etiladi.

• Chiquvchi eslatmalarni ro'yxatdan o'tkazish. Tarkibiy bo'linmada ish yuritish uchun mas'ul mansabdor shaxs chiquvchi eslatmani ro'yxatdan o'tkazadi.

Chiquvchi eslatmalar kafedraning ichki (chiqish) yozishmalar jurnalida qayd etiladi (3-misol). Chiquvchi xizmat eslatmalarini ro'yxatdan o'tkazishda quyidagilarni ko'rsating:

Hujjatning ro'yxatga olish raqami;

Adresant (memo yuborilgan bo'lim);

Sahifalar soni;

Ilovalarning mavjudligi;

Amalga oshirish sanasi;

TO'LIQ ISM. eslatmani tayyorlagan xodim.

Eslatma skanerlanishi va elektron pochta orqali yuborilishi mumkin.

Agar asl nusxani topshirish zarur bo'lsa, tarkibiy bo'linmada ish yuritish uchun mas'ul mansabdor shaxs qabul qiluvchilarga rasmiy eslatmalarni yuborish jadvalini tuzishi mumkin - kuniga bir marta, kuniga 2 marta va hokazo.

Shoshilinch eslatmalar (aniq belgilangan muddat bilan) darhol yuborilishi kerak. Siz rasmiy eslatmalarni qabul qiluvchi bo'linmaga to'g'ridan-to'g'ri yoki maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatidagi maxsus jihozlangan kameralar orqali raqamlar va / yoki tarkibiy bo'linmalarning nomlari bilan yuborishingiz mumkin. Bunda maktabgacha ta’lim muassasasi xizmati hujjatlarni topshirish jarayonida ishtirok etmaydi.

Kiruvchi eslatmalarni ro'yxatdan o'tkazish. Qabul qiluvchilar bo'limiga eslatma kelib tushganda, qabul qiluvchilar bo'limida ish yuritish uchun mas'ul mansabdor shaxs uni ichki sifatida ro'yxatdan o'tkazadi. kiruvchi hujjat bo'limning ichki (kirish) yozishmalar jurnalida (4-misol) quyidagi ma'lumotlar ko'rsatilgan:

Kiruvchi ro'yxatga olish raqami;

Qabul qilingan sana (ro'yxatga olish);

Sahifalar soni;

Ilovalar;

Amalga oshirish sanasi;

Ijrochi (memo yuborilgan mansabdor shaxs).

Yozuvda ko'rsatilgan muddatlarga rioya qilish uchun javobgarlik u murojaat qilingan mansabdor shaxs zimmasiga yuklanadi. Yozuv tashabbuskori va/yoki yuqori mansabdor shaxs hujjatni bajarish muddatlarini o‘zgartirishi mumkin.

• Barcha xodimlar tomonidan ro'yxatdan o'tish. Agar tashkilot yoki uning tarkibiy bo'linmalarida ish yuritish uchun mas'ul bo'lgan xodim bo'lmasa, siz rasmiy eslatmalarni ro'yxatdan o'tkazishning boshqa mexanizmlarini topishingiz mumkin. Masalan, Word yoki Excel formatidagi xizmat qaydlari jurnalini serverga joylashtiring umumiy foydalanish. Bunday holda, tarkibiy bo'linma xodimi tomonidan eslatmani ro'yxatdan o'tkazish hujjatni shaxsan kotibga topshirishdan ko'ra ko'proq vaqt talab qilmaydi.

Biroq, ixtisoslashgan tarkibiy bo'linmalarning mutaxassislari ko'pincha bunday takliflarni sabotaj qilishadi. Kichik ofis ishlarini ham ularga ishonib topshirishga urinishlar faol qarshilikka uchradi. Qaysidir ma'noda, mutaxassislar to'g'ri. Esingizda bo'lsin, I.A. Krilova: "Muammo shundaki, agar poyabzalchi pirog pishirishni boshlasa va tortchi etik yasashni boshlasa, ishlar yaxshi ketmaydi"?

Agar siz tashkilot rahbari tomonidan imzolangan tegishli buyruq yoki ko'rsatma bersangiz, tegishli bo'limlarning mutaxassislari bilan ochiq nizolardan qochishingiz mumkin. Bunday holda, tashabbuskor maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatining rahbari yoki ish yuritish uchun mas'ul bo'lgan boshqa shaxs bo'lishi kerak. Ba'zi eski funksiyalarni olib tashlash, hujjat aylanishi bilan ishlashni tartibga solish, ularning harakatlanishi uchun samarali yo'nalishlarni yaratish va ichki hujjatlarning yo'qolishining oldini olish uning manfaatlariga mos keladi.

Bunday sxema kuchga kirishi bilan xodimlarning noroziligi pasayadi, chunki ro'yxatga olish vaqti sezilarli darajada qisqaradi va ro'yxatga olishning o'zi shaffof bo'ladi.

RASMIY YOZILMALARNI SAQLASH SHARTLARI

Eslatmalarni saqlash muddatlari standart boshqaruv ro'yxatida keltirilgan arxiv hujjatlari, faoliyat jarayonida hosil bo'lgan davlat organlari, organlar mahalliy hukumat va saqlash muddatlarini ko'rsatadigan tashkilotlar (Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan, 2016 yil 16 fevraldagi o'zgartirishlar bilan, bundan keyin 2010 yil ro'yxati deb yuritiladi) (jadval).

Har qanday muvaffaqiyatli operatsion tashkilot tirik, uzluksiz o‘zgarib turadigan organizm bo‘lib, ish yuritish esa bu organizm boshqaruv tizimining ko‘zgu tasviridir. Zamon bilan hamnafas bo'lishni va oldingi saflarda bo'lishni xohlaysizmi? Eslatmalardan boshlashga harakat qiling - bu barkamollikka birinchi qadam bo'ladi tashkil etilgan hujjat aylanishi, va ichki hujjat yo'nalishlarining tasdiqlangan logistikasi boshqaruv tartibsizliklariga qarshi kurashning birinchi bosqichidir. Xizmat eslatmalariga misollar quyida keltirilgan (5-10-misollar).

RASMIY ISHLATLARNING NAMALLARI

Voyaga etganlarning aksariyati u yoki bu tashkilotning xodimlaridir. Odamlar ariza yoki eslatma orqali o'z rahbarlariga iltimos yoki istaklar bilan murojaat qilishadi. Hujjatlarni tuzish va menejerga topshirish jarayonini tasvirlab beramiz.

Bu nima?

Avvalo, eslatma nima ekanligini tushunishingiz kerak. U vazifasi va manziliga qarab ichki yoki tashqi hujjatdir. Bunday eslatma ko'pincha o'z qo'l ostidagilaridan yuqori bo'lgan shaxsga yuboriladi va o'ziga xos so'rov, sharh yoki taklifdir.

Yodnomaning ma'nosiga ko'ra u hisobot, tushuntirish, tushuntirish yoki tahliliy bo'lishi mumkin.

Ushbu hujjat ko'pincha texnik yoki iqtisodiy muammolarni qamrab oladi va tavsif beradi munozarali vaziyatlar yoki boshliqlaringiz sizdan talab qiladigan tushuntirish taqdim etiladi. Yodnomaning asosiy farqi shundaki, u nafaqat muammoning mohiyatini bayon qiladi, balki uning batafsil tavsifini, ba'zan esa uni hal qilish usullarini ham beradi.

Xizmat va hisobot: o'xshashlik va farqlar

Ba'zi xodimlar hisobotlar va eslatmalarni chalkashtirib yuborishadi va bu bejiz emas. O'xshashliklar bor, lekin farqlar ham bor. Keling, buni aniqlaylik. Shunday qilib, ikkala eslatmaning ma'nosi hokimiyatni ishdagi qandaydir nosozliklar haqida xabardor qilishdir. Biroq, eslatma ko'pincha muammo haqida xabar beradi va eslatmada uni yo'q qilish so'rovi ham mavjud va ba'zan muayyan muammoni hal qilish yo'llarini ko'rsatadi.

Rahbarlar uchun eslatmalarni rasmiylashtirish

Ko'pincha bunday hujjatlar boshqaruvga yuboriladi. Buning sababi, eslatma har qanday ichki muammolarni bildiradigan hujjatdir. Eslatmaning namunasi hech qayerda yozilmaydi, namunaviy matn mavjud emas, shuning uchun ular istalgan shaklda tuziladi. Eng muhimi, muammoning mohiyatini va taklif qilingan echimlarni tasvirlashdir. Yana nimaga e'tibor berishingiz kerak, sizning eslatmangiz tashkilotda ro'yxatdan o'tgan. Shunday qilib, siz rasmiylarga etib borishiga ishonch hosil qilishingiz mumkin.

Biroq, vaziyatlar boshqacha. Tasavvur qiling-a, siz uskunaning buzilishi haqida emas, balki, masalan, kompaniyangizning noto'g'ri ish qilgan xodimi haqida eslatma yozyapsiz. Vaziyatlar turlicha. Sizning eslatma shunchaki "yo'qolgan" bo'lishi mumkin. Buning oldini olish uchun siz o'zingizni sug'urta qilishingiz mumkin. Ikki nusxada eslatma tuzing. Ularni kotibga ro‘yxatdan o‘tkazish uchun bering va nusxangizga falon raqamda, falon sanada qayd qilinganligi va ko‘rib chiqish uchun qabul qilinganligi haqida yozishni so‘rang. Shunday qilib, agar sizning shikoyatingiz biron sababga ko'ra boshliqlaringizga "etib ketmasa" ham, sizda tasdiq va uning matni bor.

Alohida bo'limlar o'rtasida eslatma almashish

Ba'zan eslatmalar o'zaro aloqa vositasi bo'lib xizmat qiladi alohida birliklar xuddi shu kompaniya. Boshqa bo'lim uchun bunday hujjatni tuzish boshqaruv uchun eslatmadan farq qilmaydi. Mavjud bo'lgan yagona farq shundaki, bo'limlarning o'zini ko'rsatish kerak va siz manzilni ham ko'rsatishingiz mumkin. Bunday holda, eslatma hali ham ichki hujjat hisoblanadi.

Yodnomaning sarlavhasi menejerga yozilgan ariza namunasiga muvofiq tuzilishi kerak. Keyinchalik, matnning o'zi yoziladi, bu ma'lum bir birlikning barcha muammolarini tushuntiradi. Muammoning mohiyatini emas, balki barcha nuanslarni batafsil tasvirlab berish tavsiya etiladi. Siz uni hal qilish yo'llarini ham taklif qilishingiz mumkin.

Hujjat tafsilotlari ko'rsatilishi kerak: sana va raqam. Bu rasmiy bo'lishi uchun zarur.

Boshqa tashkilotga eslatmalar

Biroq, ba'zida u tashqi hujjat sifatida ishlaydi. Memo yozishning juda keng tarqalgan holati boshqa tashkilot uchun. Shu tarzda kompaniyalar almashishadi zarur ma'lumotlar. Shuningdek, bu holda, eslatma da'vo yoki so'rovning hujjatli dalilidir.

Bunday eslatmalar har qanday shaklda ham chiqariladi. Ularga nusxalari ilova qilinishi mumkin. zarur hujjatlar. Ko'pincha, bunday eslatmalar bir kompaniyaning direktori nomidan boshqasining rahbaridan chiqariladi. Agar kontragent bilan muzokaralar olib borilganda, eslatmaning ikki nusxasini tayyorlash kerak. Ikkinchi nusxasi muhri, imzosi va ro'yxatga olish raqami Ushbu hujjatni o'zingiz uchun olishingiz va muammo hal qilinmaguncha saqlashingiz kerak.

Agar siz boshqa tashkilot uchun eslatma yozsangiz, javob sifatida xuddi shu xat olishingiz mumkin. Buning hech qanday yomon joyi yo‘q. Ehtimol, rahbariyat muammo yoki so'rovni to'liq tushunmagan yoki ehtimol ular keyingi harakatlarni qanday ishlab chiqish bo'yicha o'z versiyasini taklif qilishga qaror qilishgan. Shuningdek, siz bunday eslatmani ro'yxatdan o'tkazishingiz va unga harakat yoki so'rovga javob berishingiz kerak. Shu sababli, tashkilotlar o'rtasidagi ichki eslatmalar orqali aloqa ancha uzoq davom etishi mumkin.

Eslatmani qanday qilib to'g'ri formatlash kerak

Hujjat tashkilot nomidan va u mo'ljallangan shaxsning ma'lumotlaridan boshlanadi, keyin sizning shaxsiy ma'lumotlaringiz ko'rsatiladi. O'rtada "Memo" so'zlari yozilgan. Keyinchalik, matn qizil chiziq bilan boshlanadi. Yuqorida aytib o'tilganidek, u erkin shaklda yozilgan. Oxirida sana ko'rsatiladi va stenogramma bilan imzo qo'yiladi.

Agar eslatma matni katta bo'lsa, u bir nechta paragraflarga bo'linadi. Birinchisi muammoning tavsifini o'z ichiga oladi. Ikkinchisida so'rovning o'zi ko'rsatilgan. Agar so'rov jamoaviy bo'lsa, uchinchi xatboshida siz bo'lim va uni yozgan xodimlarning ismlarini ko'rsatishingiz mumkin. Bunday holda, eslatmadagi imzo bo'lim boshlig'i tomonidan qo'yiladi. Alohida-alohida, siz barcha xodimlarning imzosi bilan varaqni biriktirishingiz mumkin.

Eslatma har qanday bayonot kabi A4 varag'ida yozilgan. Imzo faksimil emas, qo'lda yozilgan bo'lishi kerak. Shuningdek, sizning seriya raqamingiz va uni tayyorlash sanasi bilan eslatma berish tavsiya etiladi. U kompyuterda ham chop etilishi mumkin, ammo bu holatda ham imzo shaxsiy bo'lishi kerak.

Hujjatni elektron aloqa orqali yuborish

Ko'pincha tashkilot o'tkazadigan holatlar mavjud elektron hujjat aylanishi, va barcha so'rovlar va eslatmalar Internet yoki orqali yuborilishi kerak ichki tarmoq. Bunday holda, qo'rqishning hojati yo'q, bu haqda qo'rqinchli narsa yo'q. Biroq, buning uchun shaxsiy bo'lishi tavsiya etiladi raqamli imzo so'rovingizni tasdiqlashingiz uchun.

Yoki qog'ozga eslatma yozishingiz, imzo qo'yishingiz va skanerlashingiz mumkin. Elektron versiya kerakli manzilga yuboring va javobni kuting.

Taklifingizni har doim yozma ravishda yozishingiz kerakmi?

Ko'pincha savol tug'iladi: korxona rahbariyatiga og'zaki murojaat qilish mumkinmi? Javob juda oddiy: siz har doim og'zaki murojaat qilishingiz mumkin, ammo bu biron bir natija beradimi yoki yo'qmi noma'lum. Yozma xabar har doim rasmiy hujjat, uning mazmuni va manzilidan qat'i nazar. Ammo og'zaki xabar shunchaki so'zlar bo'lib, unga hech qanday javob bo'lmasligi mumkin.

Shuning uchun biz rahbariyat uchun barcha takliflar, tushuntirishlar va tushuntirishlar faqat qog'ozda tuzilishini tavsiya qilishimiz mumkin. Aks holda, siz so'rov yoki taklifingizga javob olmasligingiz mumkin.

Tashkilotning ishi davomida bo'lim boshliqlari va boshqa xodimlar rahbariyatga turli xil ma'lumotlarni etkazish kerak bo'lgan vaziyatlar yuzaga keladi. Buni ichida qilish kerak yozma ravishda. Buning uchun rasmiy yoki eslatmalardan foydalaniladi.

Bu nima

Yodnoma - bu korxona xodimi rahbariyat e'tiboriga ba'zi ma'lumotlarni yetkazadigan hujjat. Bu uning xodimlar rahbariyatdan biror narsa so'raydigan eslatmadan asosiy farqidir.

Ko'pincha ular ichida topiladi kadrlar yozuvlarini boshqarish, chunki rahbariyat e'tiboriga olingan ma'lumotlar deyarli har doim tashkilot xodimlariga tegishli. Ular asosiy hujjat, ular asosida keyinchalik boshqa hujjatlar tuziladi va turli tadbirlar (buyruqlar, xizmat tekshiruvlari) amalga oshiriladi.

Ularni kim va kimga yozadi?

Hisobotlar bo'lim va bo'lim boshliqlari tomonidan tuziladi. Keyin ular yuqori lavozimli ofitserga yuboriladi. Ular oddiy xodim tomonidan yozilishi mumkin.

Ularni tayyorlashda quyidagi qoidalarga rioya qilish kerak:

• xodim "o'zi uchun" eslatma yoza olmaydi, ya'ni tuzilgan hujjatda uni tuzgan shaxs rahbariyat haqida xabar berilgan shaxs bo'lishi mumkin emas;
• Siz pastroq lavozimdagi xodim haqida yoki korxona ierarxiyasidagi teng huquqli xodim haqida yozishingiz mumkin.
• har doim yuqori boshqaruvga yoziladi;
• ichida bo'lsa ham sarlavha sahifasi korxona rahbarining familiyasi ko'rsatilgan, eslatma avval uni yozgan xodimning bevosita rahbariyatiga uzatiladi.

Yuqoridagi barcha tamoyillar qonun bilan tartibga solinmagan, ular ofis amaliyotida rivojlangan.

Qanday hollarda u qo'llaniladi?

Memorandum ma'lumotni yuqori rahbariyatga etkazish zarur bo'lgan hollarda yoziladi:

• xodimlar tomonidan buzilganligi to'g'risida mehnat intizomi yoki ish tavsifi;
• sodir bo'lgan qonunbuzarliklar to'g'risida, qarorlar faqat menejer tomonidan qabul qilinishi mumkin.

Boshqacha qilib aytganda, bu axborot xarakteriga ega va keyingi harakatlar yo'nalishi yuqori rahbariyat tomonidan belgilanadi deb taxmin qiladi.

O'tkazish tartibi

Agar siz ofis ishining barcha qoidalariga rioya qilsangiz, unda memorandumni topshirish uchun quyidagi tartibni bajarishingiz kerak:

1. Eslatmani formatlash.
2. Uni bevosita rahbarga topshirish. Agar eslatma to'g'ridan-to'g'ri tashkilot rahbariga yuborilsa, u holda uni ro'yxatdan o'tkazadigan kotib orqali o'tkazilishi kerak.
3. Rahbar hujjat bo'yicha qaror qabul qilgandan so'ng, u qaror qo'yadi va uni kotibga qaytaradi.
4. Kotib uni belgilangan qarorlarni bajarishi kerak bo'lgan xodimga yuboradi.
5. Eslatmada ko'rsatilgan muammo hal qilingandan so'ng, u saqlash uchun yuboriladi.

Ushbu tartib, qoida tariqasida, faqat korxona yirik bo'lsa, qat'iy rioya qilinadi. Kichik kompaniyalarda bu tizim soddalashtirilgan va hisobotlar bevosita tashkilot rahbariga yuboriladi.

Dizayn qoidalari

Hisobotlar ish yuritish qoidalariga muvofiq tuzilishi kerak.

Shaklda yoki yo'q

Bunday hujjatlarni qayta ishlashning yagona shakli yo'q, u kompaniyaning blankida yoki oddiy qog'oz varag'ida tuziladi.

Siz uni qo'lda yozishingiz yoki kompyuterda chop etishingiz mumkin.

Har qanday holatda, agar memorandumda barcha zarur tafsilotlar mavjud bo'lsa, u qanday shaklda tuzilganidan qat'i nazar, hujjat kuchiga ega bo'ladi.

Ba'zi tashkilotlar standartlashtirilgan shakllarga ega bo'lmagan turli xil hujjatlarni tayyorlash uchun o'zlarining shakllarini ishlab chiqadilar. Shu jumladan eslatmalar uchun.

Hujjat sarlavhasi

U boshqa hujjatlardagi kabi tuzilgan, masalan, bayonotlar:

• sarlavha qog'oz yoki shaklning yuqori o'ng burchagida joylashgan bo'lishi kerak;
• birinchi ikki qatorda korxona rahbarining lavozimi, familiyasi va bosh harflari yoziladi;
• Keyin hisobotni tuzgan xodimning lavozimi, familiyasi va bosh harflarini yozing.

Agar kompaniya memorandum uchun shaklni tasdiqlagan bo'lsa, unda, qoida tariqasida, u allaqachon sarlavha uchun shablonni o'z ichiga oladi.

Yozish tartibi

1. Hujjat sarlavhasi.
2. Hujjat nomi, in Ushbu holatda"Memorandum". Ism chiziqning chap tomonida yoki o'rtasida joylashgan bo'lishi mumkin. U bosh harf bilan yozilgan.
3. Ism ostida ma'lumotga ega matn mavjud. Unda muammoning iloji boricha batafsil tavsifi bo'lishi kerak.
4. Quyida hujjatni tuzgan shaxsning sanasi va imzosi ko'rsatilgan.

Dizayn namunasi

"Luch" MChJ direktoriga

I.I. Nikitenkov

bosh buxgalterdan

A.N. Rylenkova

Memorandum

Sizning e'tiboringizga shuni aytmoqchimanki, omborni inventarizatsiya qilish jarayonida 1548,28 rubl miqdoridagi inventar buyumlarning etishmasligi aniqlangan.

Saqlash muddati va joyi

Eslatmada ko'rsatilgan muammolar hal qilingandan so'ng, u saqlash uchun yuboriladi. Siz uni quyidagi joylarda saqlashingiz mumkin:

• uni buyurtmalar uchun barcha asoslar (arizalar, eslatmalar, sertifikatlar va boshqalar) to'plangan kitobga topshiring;
• , ushbu eslatma asosida tuzilgan (ichki tergov, buyruq va boshqalar).

Memorandumni saqlash muddati natijada qanday hujjatlar tuzilishiga bog'liq bo'ladi. O'rtacha, bu davr 3 yildan 5 yilgacha. Shuning uchun, barcha eslatmalar saqlanadigan papkani zımbalab bo'lmaydi, balki shunchaki bog'lovchida saqlanadi.

Eslatmalar namunalari

Memorandum matni har qanday shaklda tuzilgan, ammo eng keng tarqalgan holatlar uchun siz foydalanishingiz mumkin namuna namunalari.

Xodimning ish joyida yo'qligi haqida

Sizning e'tiboringizga payvandchi A.A. Burenkov ish kunining boshidan hozirgi kungacha (soat 8:00 dan 12:30 gacha) ogohlantirishsiz ish joyida yo'q. Ushbu fakt yuzasidan rasmiy tekshiruv o‘tkazishni buyurishingizni so‘rayman.

Rasmiy vazifalarni bajarmaslik

Sizning e'tiboringizga hisobchi N.A. Pavlova hisoblashda xatoga yo'l qo'ydi ish haqi ishlab chiqarish sexi ishchilari. U ham uni muntazam ravishda buzadi ish majburiyatlari va bevosita boshlig'ining buyruqlarini e'tiborsiz qoldiradi. Iltimos, chora ko'ring.

Xodimning nomaqbul xatti-harakati haqida

Sizning e'tiboringizga menejer I.A. Yezerskiy tashkilot mijozlari bilan muloqot qilishda o'ziga behayo so'z va haqoratlarni ishlatishga imkon beradi. Iltimos, chora ko'ring.

Xodimning ish joyida alkogolli mastlik holatida paydo bo'lishi haqida

Sizga shuni ma'lum qilmoqchimanki, elektrchi A.V. Yudin ish joyida belgilari bilan alkogol bilan zaharlanish: beqaror yurish, tushunarsiz nutq, xarakterli hid. Iltimos, olib tashlashga buyurtma bering ushbu xodimning xizmat vazifalarini bajarishdan va ushbu holat yuzasidan xizmat tekshiruvini o‘tkazishdan.

xulosalar

Memorandum - bu xodimlar tashkilot rahbariga xabar beradigan hujjat turli vaziyatlar, qarorlar boshqaruvga bog'liq.

Ushbu hujjat erkin shaklda tuzilgan, lekin ayni paytda ish yuritish qoidalari talablariga muvofiq tuzilgan.

Video - hisobotlar va eslatmalar o'rtasidagi farq nima: