Arxivni skanerlash: arxiv hujjatlari qanday raqamlashtiriladi. Hujjatlarni saqlashning zamonaviy usuli sifatida arxivni raqamlashtirish Hujjatlarni arxivlashtirishning asosiy bosqichlari

Qog'oz arxivlarini raqamlashtirish hujjatlarni skanerlash va kataloglashtirishni o'z ichiga oladi. Tashkilot, kompaniya qanchalik katta bo'lsa, uning hujjat aylanishi qanchalik murakkab bo'lsa, uning arxivlarida shunchalik ko'p hujjatlar saqlanadi va shunga mos ravishda arxivni raqamlashtirish xizmatlari shunchalik jozibali ko'rinadi.

Qidiruvda tejash

1. Ko'pincha arxivda qidirish uchun zarur hujjat ko'p vaqt va kuch talab etadi. Yoki bir vaqtning o'zida bir nechta xodimga bir xil hujjat kerak bo'lganda vaziyat yuzaga kelishi mumkin - bu holda siz uning nusxasini olishingiz kerak.
2. Bundan tashqari, shuni ta'kidlash kerakki, qog'oz hujjatlarga tez-tez kirish ertami-kechmi ularning shikastlanishiga olib keladi va ba'zida fayllar arxivga noto'g'ri joylashtirilgan bo'lsa, "yo'qotish" ga olib keladi.
3. Ammo bu muammolarning barchasini hal qilish juda oddiy - siz shunchaki qog'oz arxivlarini raqamlashtirishni ta'minlashingiz, ishingizda tezkor qidiruvni ta'minlaydigan avtomatlashtirilgan axborot tizimlaridan foydalanishingiz, shuningdek hujjatlarning elektron nusxalariga kirishingiz kerak.
4. Qog'oz arxivlarini raqamlashtirishning ko'plab afzalliklari bor. Va biz nafaqat kompaniya hujjatlarini taqdim etish va ulardan foydalanishning sifat jihatidan yangi imkoniyatlari, balki ushbu ma'lumotlarning xavfsizligini ta'minlash haqida ham gapiramiz.

Raqamlashtirilgan hujjatlarning afzalliklari:

• qog'oz arxivi va nusxa ko'chirish maydoniga yukni kamaytirish;
• arxiv maydonini bo'shatish imkoniyati;
• qog'oz arxivlarni saqlash xarajatlarini kamaytirish.

Qog'oz arxivlarini raqamlashtirish: bosqichlar

Birinchi bosqich. Arxivlarni raqamlashtirish bo'yicha barcha ishlar hujjatlarni tekshirishdan boshlanadi. Hujjatlarni tahlil qilish natijasida qog'oz massivning tuzilishi aniqlanadi, shuningdek miqdoriy va sifat xususiyatlari hujjatlar. Ekspertiza natijalariga ko'ra, texnologiyani tanlash va hujjatlarni raqamlashtirish, sifatni baholash mezonlari, uskunalar tarkibini tanlash amalga oshiriladi, muddatlar va byudjet kelishiladi.

Ikkinchi bosqich to'g'ridan-to'g'ri skanerlash hisoblanadi. Arxivlarni raqamlashtirish - bu skanerlar yordamida hujjatning grafik tasvirlarini yaratish jarayoni. Hujjatni tarjima qilishdan oldin elektron ko'rinish, operator optimal skanerlash rejimini tanlaydi, skanerlashni o'zi amalga oshiradi, shu bilan birga monitorda olingan tasvirlar sifatini nazorat qiladi.

Elektron arxivni joriy etish samarasi

Qog'oz arxivlarni raqamlashtirish natijasi hujjatlarning elektron nusxalari hisoblanadi. Kompaniyamiz foydalanadigan professional uskunalar har xil hujjatlarni kuniga bir necha ming varaqgacha tezlikda - ommaviy rejimda skanerlash imkonini beradi. Olingan fayllar flesh-disklar, CD, DVD va boshqa ommaviy axborot vositalariga yoziladi.

Arxivni raqamlashtirish natijalari

Arxivlarni raqamlashtirish tugallangandan so'ng darhol grafik tasvirlar avtomatlashtirilgan ishlov berishdan o'tadi - ikki varaqli yoyilganlarga bo'linish, qirralarning bo'ylab kesish, chiziqlar bo'ylab tekislash, shovqinlarni olib tashlash, tasvir sifatini yaxshilash va hokazo. Skanerlangan hujjatlarni kataloglash parametrlarini o'zingizning xohishingizga ko'ra o'rnatishingiz mumkin, bu esa hujjat boshqaruvi tomonidan biznes jarayonlarini optimallashtirishni ta'minlaydi.

IN o'tgan yillar Arxivdagi hujjatlarni raqamlashtirish tobora ommalashib bormoqda. Oddiy qog'oz yomonlashadi, qariydi va undagi ma'lumotlar butunlay yo'qolishi mumkin. Axir, ilgari qog'oz boshqacha edi va hujjatlarni saqlash shartlari butunlay boshqacha edi. Shuning uchun ham arxivlarni raqamlashtirish talab etiladi.Bugungi kunda arxivlarni raqamlashtirish uzoq vaqtdan beri barcha arxivlarini qog‘ozsiz texnologiyaga o‘tkazishni orzu qilgan yirik tashkilotlar orasida eng katta talabga ega.

Bir soniya ichida qidiring

Agar qog'oz arxivda kerakli raqamga ega bo'lgan hujjatning nusxasini topish va qilish uchun juda ko'p qimmatli ish vaqti sarflanishi mumkin bo'lsa, raqamli arxiv yordamida bu vazifa bir yoki ikki soniya ichida hal qilinadi. Shu bilan birga, kerakli hujjatni topish va uni chop etish uchun bunday vaqt kerak.

Har qanday kompaniya yoki tashkilot har kuni kontragentlarga bitimlarni qo'llab-quvvatlash uchun zarur bo'lgan hujjatlarni yuboradi. Agar tugallangan bo'lsa siz ham, xodimlaringiz ham osongina yuborishingiz mumkin elektron pochta har qanday zarur hujjat, va agar kerak bo'lsa, uni tezda chop eting.

Tashkilot qanchalik katta bo'lsa, uning hujjat aylanishi shunchalik murakkablashadi

Shunday qilib, arxivda juda ko'p miqdordagi hujjatlar saqlanadi. Agar siz arxivda asl hujjatlarni qidirish va ularning nusxalarini yaratish uchun yiliga qancha ish vaqtini qo'shsangiz, siz munosib miqdorga ega bo'lasiz. Agar arxivlar raqamlashtirilsa, ya’ni elektron shaklga o‘tkazilsa, bu miqdor bir necha barobar kamayadi.

Bizning professional uskunamiz hujjatlarni har kuni to'rt yuz ming A4 varaqgacha tezlikda oqim rejimida skanerlash imkonini beradi.

Arxivni raqamlashtirish qog'oz hujjatlarni saqlashdan ko'ra qulayroqdir

Axir, bir necha o'n minglab papkalarning mazmuni bitta qattiq diskka osongina joylashishi mumkin. Bundan tashqari, elektron arxivlash ham amaliy ekanligini bilishingiz kerak, chunki elektron hujjatlarni boshqarish ancha sodda. Hujjatlar raqamlashtirilganda, ular bir vaqtning o'zida yuzlab shaxslar va tashkilotlar uchun mavjud bo'ladi. Bu bugungi kunda butun dunyo bo'ylab harakat qilishiga sabab bo'ldi elektron ommaviy axborot vositalari. Bu ma'lumotni saqlashga yordam beradi va uni ko'pchilik uchun ochiq qiladi.

SCAN: Texnologiyalar

Raqamlashtirish nima?

02.10.2015, juma, 14:05, Moskva vaqti bilan 2707

Skanerlash, retrokonversiya va tegishli xizmatlar. Hujjatlarni elektron shaklga o'tkazish texnologiyalarini ko'rib chiqish.

Raqamlashtirish jarayonlarini tashkil qilishning bir necha variantlari mavjud. Ular mustaqil ravishda yoki xizmatlarni autsorsing bilan, hujjatlarni olib tashlash yoki o'z hududida ishlarni bajarish bilan amalga oshirilishi mumkin. Raqamlashtirishda ofis, professional hujjat yoki sayyora skanerlaridan foydalanish mumkin. Ma'lumotlar qo'lda, yarim avtomatik yoki avtomatik rejimlarda, dastlabki arxiv ishlovi bilan olinishi mumkin qog'oz hujjatlar yoki allaqachon elektron shaklda bo'lgan ma'lumotlarning tasnifi va boshqalar.

Qaysi yo'lni tanlash kerak?

Yechim bunga bog'liq aniq vazifa, chunki yuqoridagi "yoki" har biri olingan natijaning sifatini va ishning narxini belgilaydi. Masalan, bog'langan hujjatlarning qadimgi savoli: ularni bog'langan holatda sekin skanerlash yoki ajratish uchun pul sarflash foydaliroqmi, lekin ularni hujjat skanerlarida tezda raqamlashtirish?

Siz uchun eng mos bo'lgan yo'lni tanlashning eng oson yo'li raqamlashtirishga ixtisoslashgan tashkilotdan ekspertiza olishdir. Ishlarga qiziqish, yirik kompaniyalar Ular bepul tekshiruv o'tkazadilar va siz uchun optimal yondashuvni aniqlaydilar. Ushbu imkoniyatni e'tiborsiz qoldirmang va xizmatlarga buyurtma berishga ko'ndirishni kutmang: bu kompaniyalarning aksariyati o'z qo'llaringiz bilan raqamlashtirish uchun apparat va dasturiy ta'minotni yetkazib berishdan ham manfaatdor.

Qancha hujjatlarni skanerlash kerak?

Aniqlovchi parametr - bu hujjatlar hajmi.

Aniqlovchi parametr - bu hujjatlar hajmi. Bog'langan hujjatlarning kichik to'plamlarini (masalan, birlamchi buxgalteriya hisobi) kundalik skanerlash uchun kuniga bir necha ming sahifa yuklashga bardosh beradigan oddiy ofis skaneri mos keladi. Siz shunchaki uni qulay indekslash dasturi bilan to'ldirishingiz kerak.

Katta hajmlarni muntazam skanerlash professional uskunalarni talab qiladi. Bu juda ko'p pul talab qiladigan sanoat skanerlari (shunga o'xshash uskunalar Federal Soliq xizmati, Federal Bojxona xizmati va yirik banklar tomonidan qo'llaniladi). Shu sababli, takroriy raqamlashtirish xizmatlarini taqdim etish bo'yicha ramka kelishuvi arzonroq alternativ bo'lishi mumkin.

Katta retrospektiv massivlarni mustaqil ravishda elektron shaklga o'tkazish iqtisodiy jihatdan oqlanmaydi: asbob-uskunalar sotib olish va xodimlarni o'qitishdan tashqari, katta mehnat va vaqt xarajatlari talab qilinadi. Xizmatga buyurtma berish, albatta, samaraliroq, chunki yirik kompaniya katta xodimlarni ajratib, muammoni tezda hal qilishi mumkin.

Hujjatlarni qayerda skanerlashim mumkin?

Aniqlovchi parametr skanerlangan hujjatlarga bo'lgan talabdir. Skanerlash paytida hujjatlarni olib qo'yish tashkilot faoliyatiga ta'sir qiladimi? Bu, ayniqsa, xodimlar muntazam ravishda foydalana oladigan yoki nazorat qiluvchi organ tomonidan to'satdan talab qilinishi mumkin bo'lgan hujjatlarni raqamlashtirishda, shuningdek hujjatlar bilan bog'liq favqulodda vaziyatlarni bartaraf etishda juda muhimdir. Misollar: moliyaviy va kadrlar hujjatlari, texnik va operatsion hujjatlar, FHDYo kitoblari va boshqa sanoat fondlari.

Xizmatlarga buyurtma beruvchi kompaniya hududida tashkil etilgan skanerlash maydoni.

Agar siz ularni etarlicha tez raqamlashtirishingiz kerak bo'lsa, unda an'anaviy yondashuv sizning hududingizga tashrif buyuradigan skanerlash guruhi bilan xizmatlarga buyurtma berishdir. Bu ko'pincha hujjatlarni pudratchining ishlab chiqarish ob'ektiga va orqaga etkazib berishdan ko'ra arzonroq bo'lib chiqadi, ammo hamma narsa hududiy masofa bilan belgilanadi. Dala ishlari bo'yicha qoidalar ish jarayonidan uzoq muddat chekinmasdan, berilgan ishni bir-ikki ish kuni ichida skanerlashni o'z ichiga oladi.

Hujjatlarga kashta tikishim kerakmi?

Parametrlarni aniqlash: hujjatlarning holati va qo'shilish imkoniyati. Agar bunday imkoniyat mavjud bo'lsa va qog'oz hujjat skaneri orqali tortib olish uchun mos bo'lsa, uni kashta qilish kerak. Gap shundaki, bog'langan hujjatlarni sayyora (kitob) skanerida skanerlash oqimli raqamlashtirishdan bir necha o'n baravar sekinroq. Ish vaqti va mehnat xarajatlari mutanosib ravishda oshadi. Hujjat skanerlarida skanerlash, hatto o'zaro bog'lanishni hisobga olsak ham, tezroq va arzonroq.

Siz uni o'zingiz tikishingiz mumkin yoki uni ijrochiga ishonib topshirishingiz mumkin.

Siz kashta tikishni o'zingiz qilishingiz mumkin yoki uni pudratchiga ishonib topshirishingiz mumkin: agar siz nufuzli kompaniyani tanlasangiz, hujjatlarni yo'qotishdan qo'rqmasligingiz kerak. Aksincha, barcha jarayonlarni qat'iy tartibga solish va yuqori sifatli materiallar kompaniyalarga o'zlarini qo'shimcha moliyaviy yo'qotishlardan va obro'siga putur etkazishdan sug'urta qilish imkonini beradi. Bu yondashuv hatto ishonchli Rossiya sudlari: skanerlashni tashkil qilishda ichki buyruq odatda sud ishlarini o'chirish va keyinchalik tikish imkonini beradi.

Aytgancha, yirik kompaniyalar bir vaqtning o'zida professional arxiv ishlovini amalga oshirishi mumkin: birinchidan, ishning bir qismi allaqachon skanerlashga tayyorgarlik ko'rishda amalga oshirilgan, ikkinchidan, arxivni qayta ishlash talab qilinmagan hujjatlarni aniqlashga va skanerlangan massivlar hajmini kamaytirishga yordam beradi, bu ish narxi.

Qaysi sifatni tanlashim kerak?

Bugungi kunda siz har qanday ob'ektni yuqori sifatli skanerlashingiz mumkin: kichik kutubxona kartasidan 8A0 formatidagi kartalar va teatr manzaralari.

Parametrlarni aniqlash: hujjat turi va olingan manba hajmi elektron shakl. Bugungi kunda skanerlash uskunasi dyuym uchun 200 dan 1200 nuqtagacha (dpi) o'lchamdagi tasvirlarni yaratishi mumkin. Badiiy asarlar uchun odatda 400-600 dpi piksellar sonidan foydalaniladi, bu esa yuqori sifatli reproduksiyalarni yaratishga imkon beradi. Yuqori sifat faqat rasmni kattalashtirish va kichik narsalarni, masalan, tangalarni detallashtirish zarur bo'lganda qo'llaniladi.

Ko'pincha kuzatuv qog'ozida va ko'k rangda chizilgan batafsil va past kontrastli chizmalar 300-400 dpi ruxsatda skanerlashni va grafik muharrirlarda qo'shimcha tasvirni qayta ishlashni talab qiladi. Boshqa hujjatlar odatda 300 dpi tezlikda skanerlanadi, bu sifatni yo'qotmasdan nusxalarni chop etish uchun etarli. Tasvirlarni kerakli kesish, geometrik tuzatish, ranglarni tuzatish, pdf, tiff, jpeg va hokazo formatlarga o'tkazish skanerlash uskunasiga o'rnatilgan yoki u bilan ta'minlangan dasturlar tomonidan to'liq avtomatik rejimda amalga oshirilishi mumkin.

Ko'pgina hollarda rangli tortishish rejimi qo'llaniladi. Bu matnga tuzatishlar kiritilgan yoki muhrlar qo'yilgan barcha hujjatlar uchun muhr va imzo bilan asl hujjatdan elektron nusxa olinganligini ta'minlash, shuningdek, xira matnlarning o'qilishi va o'qilishi uchun zarurdir. asl nusxaning o'ziga xos xususiyatlarini uzatish. San'at asarlarini rangli skanerlash zarurati muhokama qilinmaydi. Kulrang rang rejimi faqat ba'zi hollarda qo'llaniladi: hujjatlarda rang atributlari mavjud bo'lmaganda yoki qabul qilingan elektron resurs hajmini kamaytirish zarur bo'lganda.

Skanerlash mustaqil ravishda amalga oshirilishi mumkin. Asosiy vazifa xodimlarni murakkab asbob-uskunalar bilan to'g'ri ishlashga o'rgatishdir, chunki olingan tasvirlarning sifati keyingi indeksatsiya uchun muhimdir: noto'g'ri skanerlangan hujjat, soyalar, porlash va elektron tasvirdagi boshqa nuqsonlar uni o'qib bo'lmaydigan qilib qo'yishi mumkin. muhim ma'lumotlar. Bu avtomatik ma'lumotlarni qidirish texnologiyalaridan foydalanishni oldini oladi va indekslashda xatolarga olib kelishi mumkin. Ba'zi tizimlarga noto'g'ri ma'lumotlarni yuklash ( davlat registrlari, buxgalteriya tizimlari) ruxsat etilmaydi.

Indekslash

Oddiy skanerlash kamdan-kam qo'llaniladi, chunki keyingi ishlarda grafik fayllar to'plamida ma'lumot qidirish qog'ozni varaqlashdan ko'ra biroz osonroq bo'ladi. Qidiruv imkoniyatiga ega bo'lish uchun hujjatda bir nechta atributlarni (indeks maydonlarini) tanlashingiz kerak.

Qo'lda kiritish yordamida hujjatlarni ommaviy indeksatsiya qilish bilan shug'ullanadigan xodimlar.

Tanlangan atributlar fayl nomiga qo'shilishi mumkin. Ushbu amaliyot Rossiya sudlarida rivojlangan: skanerlash operatorining sudning ichki tizimlariga kirish imkoniga ega bo'lmasligini ta'minlash uchun raqamlashtirish jarayonida barcha kerakli ma'lumotlar fayl nomiga kiritiladi. Keyinchalik, bu tafsilotlar sud tizimi tomonidan har bir hujjat alohida yuklanganda tan olinadi.

Lekin odatda raqamli hujjatlar yuklanadi axborot tizimi guruh, bu ma'lumotlar bazasini yaratishni talab qiladi. Shunday qilib, agar siz buxgalteriya tizimidagi mavjud kartaga hujjat biriktirishingiz kerak bo'lsa, uni noyob tarzda aniqlaydigan bir nechta tafsilotlarni - odatda raqam va sanani olish kifoya.

Agar siz hujjatlarning o'zlari asosida qidiruv ma'lumotlar bazasini yaratishingiz kerak bo'lsa, unda olingan ma'lumotlar hajmi vazifa bilan belgilanadi: bir nechta tafsilotlardan boshlab faylni qidirishgacha. elektron arxiv barcha muhim ma'lumotlarni tahliliy ma'lumotlar bazasiga o'tkazishdan oldin (to'liq ism, manzillar, soliq identifikatsiya raqami, nazorat punkti, sanalar, ariza hujjatlari raqamlari va boshqalar).

Muzeylar, kutubxonalar va arxivlar saqlash birliklari va buxgalteriya hujjatlarini raqamlashtirishda o'zlarining indekslash qoidalarini qo'llashadi. Xizmatlarning alohida yo'nalishi vektorizatsiya ham bo'lib, u, xususan, log yozuvlarini (avtomatik) va chizmalarni (SAPR tizimlarida qo'lda chizish) raqamlashtirishda qo'llaniladi.

Qancha ma'lumot olish kerak? Bu savolga ekspertizadan foydalangan holda javob bergan ma'qul, chunki olinadigan detallar soni funktsional vazifaga bog'liq va ko'p jihatdan raqamlashtirish narxini belgilaydi. Ba'zi hollarda, elektron tasvirlar asosiy hujjat (masalan, shartnoma yoki hisoblar reestri) homiyligida birlashtirilganda siz o'zingizni hujjatlar to'plami bilan cheklashingiz mumkin. Boshqalarida, axborot tizimi kartasini to'ldirish uchun hujjatdagi barcha ma'lumotlarni chiqarib olish kerak.

Qabul qilingan ma'lumotlarga misollar

Zakupki.gov.ru portalida joylashtirilgan kompaniyalarning buyurtmalarini tahlil qilish davlat ishtiroki va davlat muassasalari (44-FZ, 223-FZ) shuni ko'rsatadiki:

- Bog'lash uchun elektron nusxalari tizimga ORD elektron hujjat aylanishi Hujjatning raqami, sanasi va turi etarli.

- Moliyaviy hujjatlarni skanerlash ko'pincha raqamlar, sanalar, to'lovchilarning ismlari va rekvizitlari, summalarni olish bilan birga keladi.

– Shahar hokimliklarining arxiv hujjatlarini (boshqaruvlar, shahar ijroiya qoʻmitalari, qishloq kengashlari va boshqalar) xizmat koʻrsatish va yer-mulk munosabatlari obʼyektlarini inventarizatsiya qilish maqsadida raqamlashtirishda hujjatning raqami va sanasi, barcha toʻliq ism va manzillar koʻrsatilishi talab etiladi. . Bundan tashqari, manzillarni joriy KLADR/FIAS kataloglari bilan solishtirish kerak.

- Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondidan hujjatlarni raqamlashtirish NSAni qat'iy to'ldirish va arxiv qonunchiligiga muvofiq mablag'larning tavsifi bilan birga keladi.

– Tovar-moddiy zaxiralarni va registrlarni indekslash barcha ketma-ket yozuvlarni tan olishni nazarda tutadi.

– Elektron shakldagi chizmalar bilan ishlash uchun shtampning deyarli barcha maydonlarini chiqarib olish kerak.

– Kompozit ishlarni skanerlash nafaqat har bir hujjatning tafsilotlarini ajratib olishni, balki munosabatlarni o‘rnatishni ham talab qiladi. Eng qiyin holat dizayn hujjatlari, bu erda yaratilgan ma'lumotlar bazasi ko'p darajali ierarxiya va hujjat havolalariga ega.

Veb-sayt, elektron o'quv zali:
"Alt-soft" ZAO - Pskov viloyati davlat arxivlarida elektron o'qish zallarini tashkil etish uchun dasturiy-axborot kompleksini (PIK) amalga oshirish va texnik qo'llab-quvvatlash.
2012 yilda PIKni yakunlash bo'yicha ishlar moliyalashtirilmaganligi sababli amalga oshirilmadi.
2013 yilda ish davom ettirildi, buning natijasida boshqa narsalar qatorida Pskov viloyati arxivlari uchun Internet portali yaratildi.
Moliyalashtirish kiritilgan davlat dasturi Pskov viloyati "Taraqqiyot axborot jamiyati"(2020 yilgacha), bo'lim - "Viloyat arxivlarining elektron o'quv zali" PIKni qo'llab-quvvatlash bo'yicha tadbirlarni amalga oshirish, har yili 1,5 million rubl ajratiladi.

GAPO direktori bilan yozishmalardan: Ushbu dastur, haqiqatan ham, har yili arxiv chegaralarini 1,500,000 rublga to'ldirishi kerak. Aslida bizda 500 ming bor.
Axborot resurslari veb-saytini har yili saqlash va takomillashtirish uchun arxiv (aniqrog'i, viloyat) 250 000 to'laydi.

Hozircha saytda biror narsa joylashtirishning imkoni yo'q (2018 yil avgust) (har qanday kirishda).

Ta'riflardagi xatolar ham tuzatilmaydi.

Shu bilan birga, ular masofadan kirishni texnik jihatdan qanday ta'minlashni hal qilishmoqda.

Ammo bularning barchasi hali ham noaniq. Hech narsaga pul yo'q.

Arxiv fayllarini raqamlashtirish:
Pskov viloyati davlat g'aznachiligi muassasasining sug'urta fondi va audiovizual hujjatlar bo'limi "Pskov viloyati davlat arxivi".

Pskov viloyati Sug'urta jamg'armasi va audiovizual hujjatlar davlat arxivi 2003 yil 1 fevralda Pskov viloyati ma'muriyatining buyrug'i bilan tashkil etilgan. Yangi tashkil etilgan arxiv uchun asosiy vazifalar belgilab olindi: milliy, mudofaa, ilmiy, madaniy va tarixiy meros boʻlgan noyob va ayniqsa qimmatli hujjatlar, shuningdek, toʻliq huquqli hujjatlarning yagona sugʻurta fondini yaratish va saqlanishini taʼminlash. Arxiv fondini sotib olish Rossiya Federatsiyasi qog'ozdagi hujjatli manbalarni qimmatli ma'lumotlar bilan sezilarli darajada to'ldiradigan, o'tmish voqealari va ularning ishtirokchilarining vizual va audio takrorlanishini ta'minlovchi audiovizual va elektron hujjatlar, bu tarixni yoritish uchun juda muhimdir.
Arxiv tuzilmasi ikkita bo'limdan iborat: hujjatlarni mikrofilmga tushirish va raqamlashtirish bo'limi va hujjatlarning saqlanishi, hisobga olinishi, yig'ilishi va ishlatilishini ta'minlash bo'limi. Havola.

Uch nafar xodimdan iborat mikrofilm va hujjatlarni raqamlashtirish bo'limi Pskov viloyati davlat arxivlari inventarlari va fayllarini elektron shaklga o'tkazish bilan shug'ullanadi. Raqamlashtirish tez, qulay va sezgirlikni ta'minlashga yordam beradi zamonaviy standartlar axborot jamiyati, foydalanuvchilarning hujjatlarga kirishi va Rossiya arxiv fondining boy merosini saqlashni kafolatlash uchun mo'ljallangan sug'urta fondini yaratishga tayyorgarlik.

Bo'lim mutaxassislari tomonidan amalga oshiriladigan asosiy ish turi hujjatlarni skanerlashdir. Havola.

Arxiv raqamli hujjatlar uchun server uchun pul qidirmoqda (chiqarish narxi 600 ming rubl), chunki mavjud bo'sh joy tugamoqda.

Hujjatlarni raqamlashtirish resurslarining qisqacha mazmuni:

Odamlar: uchta xodim.

Moliyalashtirish:
2017 yilda Rosarxiv "Rossiya madaniyati" Federal maqsadli dasturidan pul ajratmaydi.
2012 yilda ular 1 500 000 rubl ajratdilar, boshqa bermaydilar.
Mintaqaviy dasturda katta mablag‘ yo‘q, xarid qilingan uskunalar yordamida raqamlashtirish rejalashtirilganidek davom etmoqda.

Texnika:
kitob skaneri,
35 sm qalinlikdagi hujjatlarni skanerlash imkonini beruvchi boshqa kitob skaneri,
ikkita ish stantsiyasi.

Bajarilgan ishlar hajmi:
Ikki yil davomida (2010-2011) inventarlarning raqamli tasvirlari to'liq hajmda - 12 734 ta inventar, 180 904 varaqda amalga oshirildi.

2012 yildan boshlab Sugʻurta jamgʻarmasi va audiovizual hujjatlar davlat arxivi 1917 yil oktyabrgacha boʻlgan davrdagi arxiv hujjatlarini rejalashtirilgan raqamlashtirishni boshladi. Davlat arxivlari Pskov viloyati. GAPO tomonidan hujjatlarning raqamli nusxalarini yaratish bo‘yicha istiqbolli reja ishlab chiqilib, viloyat davlat arxivi boshqarmasining Ekspert-o‘rganish-uslubiy komissiyasi tomonidan ko‘rib chiqilgan va kelishilgan. Rejaga kiritish uchun uchta asosiy mezon qo'llanildi: eng ko'p ishlatiladigan holatlar, keyinchalik sug'urta nusxalarini yaratishni hisobga olgan holda, ayniqsa qimmatli ishlar toifasi, tartibda Velikiye Luki shahri va Velikiye Luki tumani tarixiga oid hujjatlar. o'lkashunoslik harakati juda rivojlangan Velikiye Luki shahri foydalanuvchilarining manfaatlarini qondirish.

2012-2013 yillarda hajmi 157 459 varaq bo‘lgan 1595 ta ish raqamlashtirilgan.
Ma'lum bo'lishicha, kuniga o'rtacha 216 sahifa skanerlangan.
Agar siz bayramlar va dam olish kunlari uchun pul ajratsangiz, yaxlitlash - 300 sahifa bo'lsin.
Quyidagi havoladagi izohdan:
Bir ish kunida bitta sayyora skanerida (va arxivlarning aksariyatida faqat bitta) siz maksimal 280-300 varaqni yaratishingiz mumkin (agar skanerda qulay tarzda joylashtirilgan kichik narsalar ko'rsatkich bo'lmasa). / tahrirlar / e'tiroflar va chizmalar emas). Bu qabul qilingan kadrlarni qayta ishlamasdan, faqat skanerlashdir.

Forumda arxiv direktori bilan yozishmalardan:

Hozir (2018 yil avgust) FHDYodan o‘tkazilgan fond skanerdan o‘tkazilmoqda.

Kelajakda genealogik materiallarni raqamlashtirish rejalashtirilmoqda.

Skanerlangan ishlarning ma'lumotlar bazasida hozirda 1680 ta element mavjud.

Ko'proq skanerdan o'tkaziladi, ular qayta ishlanadi va tayyor bo'lganda ma'lumotlar bazasiga qo'shiladi.

Ko'rsatkichlar mavjud (aniq ishonchim komil emas) va konfessiyaviylar ham bor (ishonchim komil) - bular qayta tiklangandan so'ng darhol skanerlanganlar. Sebejskiy tumani uchun bir nechta tekshiruvlar mavjud.

Raqamlashtirish istiqbollari bo‘yicha hozirda u bilan kelishuv ishlab chiqilmoqda ta'lim muassasalari, bu ilmiy ish nuqtai nazaridan eng ko'p talab qilinadigan ishlarni raqamlashtirish tartibini belgilaydi.

Ko'rsatkichlarni keng ko'lamli raqamlashtirish kutilmaydi (hech bo'lmaganda hozircha).

Men bu rejani bilmoqchiman.
Reja shakli, misol.
Arxiv hujjatlarini, uslubiy tavsiyalarni raqamlashtirish ishlarini tashkil etish.

Har bir arxivda mablag‘larni raqamlashtirish bo‘yicha ishlarni tashkil etish va nazorat qilish maqsadida arxivning butun fondi doirasida elektron nusxalarini yaratish uchun mo‘ljallangan mablag‘lar nomlarini o‘z ichiga olgan “Istiqbolli raqamlashtirish rejasi” tuzilishi kerak (2-ilova).

Har yili nazorat qilinishi va qayta ko'rib chiqilishi kerak Perspektiv reja, raqamlashtirishga mo‘ljallangan mablag‘lar Ro‘yxatiga kiritilgan yillik raqamlashtirish rejasini amalga oshirish natijalari bo‘yicha amalga oshiriladi.

2016 yil holatiga ko‘ra 36 ta arxivda mablag‘larni raqamlashtirish bo‘yicha reja mavjud. Ma'lumotlar

Qog'oz hujjatlarni saqlashda jiddiy muammolarga duch kelyapsizmi? Tokchalar bema'ni shishgan papkalar bilan to'lib-toshgan va siz to'g'ri qog'ozni izlashga uch soat vaqt sarflaysizmi? Keyin hujjatlarni raqamlashtirishni boshlash vaqti keldi, bu sizning ofisingiz yoki kvartirangizni tozalaydi va qidiruv usulini sodda va qulayroq qiladi. O'zingizni yarating elektron kutubxona, raqamli fayllarni o'zingiz xohlagancha tahrirlang, nusxalang va ko'chiring. Raqamli hujjatlarni yaratish qobiliyati sivilizatsiyaning ne'matlaridan biridir. Shunday ekan, undan foydalaning!

Hujjatlaringizni raqamlashtirishga kirishishdan oldin, ularni ikki usulda saqlashingiz mumkinligini bilishingiz kerak - rasm va matnli fayllar. Tasvirlarni saqlash qattiq diskda ko'proq joy talab qiladi, lekin siz hali ham asl hujjat uslubini saqlab qolasiz. Skanerlangan tasvirlarni matnli faylga aylantirish qo'shimcha vaqtni talab qiladi, chunki OCRni optik belgilarni aniqlash jarayonini amalga oshirish kerak bo'ladi (aniqrog'i, bu nom mutlaqo to'g'ri emas, chunki bu erda raqamli ma'lumotlar bilan ishlash haqida gap ketmoqda. , ammo, tez-tez bo'lgani kabi, bu atama yopishib qolgan).

Hujjatni saqlash formatini qanday tanlash mumkin? Bu juda oddiy: agar hujjatning asl nusxasi qo‘lda yozilgan bo‘lsa va siz uchun uning “xususiyatlarini” saqlab qolish muhim bo‘lsa (yaqin kishining xati) yoki hujjat, masalan, san’at asari bo‘lsa, uni qog‘oz sifatida saqlang. tasvir (ba'zida taniqli qo'l yozuvi va yozma so'zlar kabi muhimdir). Qo'lda yozilgan hujjatlarni tasvir sifatida saqlashning yana bir prozaik sababi - qo'lda yozilgan belgilarni talqin qilish uchun mos keladigan tijoratda mavjud dasturiy echimning yo'qligi. Hozircha ushbu texnologiya PDA va planshetlarda yopishtirilgan bo'lib, unda u bizga kerak bo'lganidan biroz boshqacha shaklda amalga oshiriladi. Planshet bilan ishlashda siz belgilarni "qo'l bilan" yozasiz, ularni tartibda kiritasiz va dastur ularni real vaqtda bosma matnga aylantiradi. Skanerlangan hujjatdan individual shaxsning qo'l yozuvini tanib olish kelajak masalasidir.

Skanerlar

Hujjatlaringizni qanday saqlashingizdan qat'i nazar - tasvir yoki matnli fayllar sifatida ularni raqamlashtirish uchun sizga skaner kerak bo'ladi. Agar siz qiyosiy raqamlashtirishni xohlasangiz oz miqdorda hujjatlar, keyin siz uchun ko'p funksiyali printer yoki tekis skaner etarli bo'ladi. Ularning yagona kamchiliklari nisbatan sekin ishlash tezligidir. Yodda tutingki, faqat yuqori darajadagi modellarda ko'p sahifali hujjatlarni qayta ishlash uchun avtomatik varaqlar mavjud.

Eng ko'plari orasida eng yaxshi modellar Keling, uni Fujitsu'dan ScanSnap S1500 va HP'dan ScanJet Professional 3000 deb ataymiz. Ushbu qurilmalarning hujjatlarni skanerlash tezligi o'rtacha daqiqada 20 sahifa yoki undan yuqori. Shu bilan birga, ScanJet Professional 3000 qog'ozni yanada ishonchli oziqlantirish mexanizmiga ega, ScanSnap S1500 esa ilg'or dasturiy ta'minotga ega. Ikkala skaner ham taxminan bir xil narx toifasida, shuning uchun tanlov sizniki.

OCR dasturiy ta'minot

Ko'pgina skanerlar bilan birga keladi dasturiy ta'minot kompyuteringizda o'rnatilgan OCR ni amalga oshirish uchun. Agar siz hamroh bo'lgan dasturiy ta'minotdan norozi bo'lsangiz yoki u yo'q bo'lsa, unda bunday dasturlar juda keng tarqalgan va ularni alohida sotib olish mumkin. Quyidagi bozor takliflari mavjud:

ABBYY-dan FineReader 9 Express, oddiy versiya uchun $100 va Pro 10 dasturining professional versiyasi uchun $400;
. Nuance-dan OmniPage 17 Standard, oddiy uchun 150 dollar va pro uchun 500 dollar;
. Adobe'dan Acrobat X Standard, oddiy uchun $299 va professional uchun $449;
. Nuance PaperPort 12 Standard standart versiyasi uchun 100 dollar va dasturiy ta'minotning pro versiyasi uchun 200 dollar turadi, garchi OCR funksiyasi yo'q, faqat skanerlangan hujjatlarni boshqarish imkoniyati mavjud.

Ruxsat

Rasm sifatida saqlangan hujjatlar uchun, qoida tariqasida, ruxsatni 150 dan 200 dpi gacha o'rnatish kifoya qiladi, ammo tasvirlar ko'proq saqlangan bo'lsa, OCR dasturi ancha yaxshi ishlaydi. yuqori aniqlik- dyuym uchun 300 piksel. Hammasi sizga kerak bo'lgan narsaga bog'liq. Agar siz skanerlangan hujjatning hech bo'lmaganda minimal o'qish qobiliyatini saqlamoqchi bo'lsangiz, piksellar sonini kamaytirishingiz mumkin. Agar siz uchun yuqori sifat muhim bo'lsa, uni mos ravishda oshiring.

Internetda OCR

Skanerlangan hujjatlarni aniqlash xizmatlarini taqdim etadigan bir nechta onlayn xizmatlar mavjud. Eng mashhurlari orasida bepul resurslar mavjud Bepul OCR , YangiOCR Va OCR Onlayn. Ular kichik loyihalar uchun juda mos keladi, ya'ni ular faqat kichik hujjatlar bilan ishlaydi. Avval asl nusxani kompyuteringiz xotirasiga skanerlashingiz va keyin hujjat tasvirini veb-saytga yuklashingiz kerak. Tabiiyki, har bir resurs hujjatning hajmi va mazmuni bo'yicha o'z cheklovlariga ega. Shunday qilib, veb-ilovalar sahifada mavjud bo'lgan satrlar yoki qo'shimcha belgilarsiz faqat matnni taniydi.

Xizmat Bepul OCR bepul, lekin yuklangan fayl hajmi 2 MB dan oshmasligi va 5000 pikseldan oshmasligi kerak, bu standart hujjat uchun bir dyuym uchun taxminan 50 nuqta. Bundan tashqari, siz soatiga 10 tadan ko'p bo'lmagan bunday hujjatlarni qayta ishlashingiz mumkin. Sayt xizmatlari YangiOCR siz undan bepul foydalanishingiz mumkin, lekin uning interfeysi juda ibtidoiy, ammo qayta ishlangan hujjatlar hajmi 2,5 baravar katta - 5 MB gacha. Va nihoyat, resurs OCR Onlayn bepul hisob yaratishni talab qiladi, lekin har bir sahifaga taxminan 200 dpi tezlikda 4 MB gacha bo'lgan o'lchamdagi soatiga 15 ta faylni yuklash imkonini beradi. Agar bunday hajmlar sizni qoniqtirmasa, u holda siz 3,95 dollarga (har bir sahifa uchun 8 tsent) pullik ruxsatni sotib olishingiz va bir vaqtning o'zida 50 tagacha hujjatni qayta ishlash imkoniyatiga ega bo'lishingiz yoki 5000 tagacha (har bir sahifaga 1 tsent) ishlov berish uchun 49,95 dollar to'lashingiz mumkin. ). Ushbu veb-ilova ham matn, ham grafik elementlar bilan ishlaydi, lekin, tabiiyki, u Acrobat X yoki FineReader 10 standartlaridan uzoqdir.

Elektron kitoblar

Menga o'xshab, siz ham haqiqiy kitob hidini, qalin qog'oz hissi va chiroyli grafik ko'rinishini yaxshi ko'rishingiz mumkin. Biroq, bugungi kunda ko'proq va ko'proq ko'proq odamlar elektron kitoblar bilan shug'ullanishni afzal ko'radilar, o'qish uchun ular maxsus o'quvchilar, planshetlar, smartfonlar, pleerlar va boshqa ko'chma qurilmalar deb ataladigan narsalardan foydalanadilar. Ko'p sonli onlayn-do'konlar juda katta miqdordagi tarkibni taklif qiladi. Ammo raqamli formatda mavjud bo'lmagan elektron kitoblar to'plamiga ega bo'lishni istasangiz nima bo'ladi?

Sevimli jismoniy kitoblaringizni elektron kitoblarga aylantirish uchun avval ularni skanerlashingiz va keyin OCR dasturi yordamida matn formatiga aylantirishingiz kerak. Bu juda tez FLATBED skaneridan foydalansangiz ham zerikarli. Bunday skanerlar bosim qopqog'iga ega bo'lgan "nusxa ko'chirish mashinalariga" o'xshaydi, shuning uchun ular nafaqat alohida varaqlarni, balki butun kitoblarni ham skanerlashi mumkin. Agar siz o'zingizning sevimli kitobingizni "ichak" qilishga tayyor bo'lsangiz, u holda faks printsipi bo'yicha ishlaydigan SHEETFED skaneridan foydalanishingiz mumkin, ya'ni alohida sahifalar bilan (masalan, Fujitsu'dan ScanSnap S1500 va HP'dan ScanJet Professional 3000).

Hujjatlaringizni, darsliklaringizni yoki kitoblaringizni PDF, Word yoki fb2 formatlariga aylantirganingizdan so'ng, siz tartibga solish, tahrirlash yoki o'qish uchun maxsus dasturlardan foydalanishingiz mumkin. elektron hujjatlar. Masalan, Calibre yoki Stanza. - kollektsiyangiz uchun bepul tashkilotchi va muharrir elektron kitoblar. Dastur sizga katalog bilan ishlashda yordam beradi - kompyuteringizning qattiq diskida yoki elektron o'quvchi xotirasida yangi va eski kitoblarni tartibga solish, tasniflash, sharhlash, qidirish, saqlash.