NSA davlat arxivlari tizimi. Arxiv hujjatlari uchun ilmiy ma'lumotnoma apparati. rivojlanishini o'rganish

Har bir arxivda saqlangan hujjatlarni yozib olish, qidirish va ulardan foydalanish uchun ilmiy ma'lumotnoma apparati (RSA) mavjud. NSA ning har xil turlari va turlari arxiv ma'lumotnomalari tizimidir. Arxiv ma'lumotnomasi - bu arxiv hujjatlari to'g'risidagi ma'lumotlar qo'lda qidiriladigan axborot-qidiruv tizimi. NSA tizimi barchaning ilmiy va ma'lumotnoma apparatlari majmualaridan iborat davlat arxivlari, shuningdek, amaliyotda qabul qilingan arxivlararo ma'lumotnomalar, avtomatlashtirilgan axborot-qidiruv tizimlari (AIPS) va arxivlar axborot hujjatlari.

SNSA buxgalteriya hisobi va nazorati va axborot qidirish funktsiyalarini bajaradigan kataloglarni o'z ichiga oladi. Birinchi guruhga arxivdagi tushumlarni hisobga olish kitobi kiradi; arxiv fondlari ro'yxati; fond varaqasi; ish tavsifi. Ikkinchi guruhga quyidagilar kiradi: fond kataloglari; qo'llanma, mavzuli qo'llanma, arxiv(lar) fondlari bo'yicha qisqacha qo'llanma; fond(lar)ning tovar-moddiy zaxiralari indeksi; kataloglar; holatlar tavsifi; tematik va birja sharhlari; ishlarga (hujjatlarga) mavzuli indeks; ilmiy-ommabop nashrlar; ma'lumot xatlari; tematik ro'yxat; arxiv ma'lumotnomalari (tematik yoki bibliografik xususiyat).

Axborot-qidiruv tizimlarini (IPS) ishlab chiqish apparatdagi mavjud va ishlashning uzluksizligini hisobga olgan holda amalga oshirilishi kerak. hukumat nazorati ostida ilmiy-texnik axborot tizimlari.

Muayyan davlat arxivining NSA tizimining tarkibi uning hujjatlarining tarkibi va mazmuni, ulardan foydalanish intensivligi va tabiati bilan belgilanadi. Demak, har bir arxivda NSA tizimini yaratishga, har bir fondning NSAni rivojlantirishga tabaqalashtirilgan yondashuv qo'llaniladi.

Har qanday arxivning NSA tizimi quyidagi darajadagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak: fond-kassa-hujjat.

Arxivlararo ma'lumotnomalar fond darajasida, ammo boshqa miqyosda ma'lumotlarni qidirishni ta'minlaydi: butun mamlakat bo'yicha Rossiya Federatsiyasi Federal arxivining Markaziy arxivi, shuningdek, Rossiya Federatsiyasi Davlat arxivi kabi qo'llanma. Rossiya Federatsiyasi qo'llanmasi, respublikalar va boshqa mintaqalarning fond kataloglari va shunga o'xshash ma'lumotnomalar - tegishli ravishda mintaqalar bo'yicha.

Tematik qo'llanmalar, indekslar, sharhlar quyidagi darajadagi ma'lumotlarni taqdim etadi: fond-holati-hujjat. Interfond ma'lumotnomalari bitta arxiv hujjatlari bo'yicha ma'lumotlarni qidirishni ta'minlaydi. Arxiv kolleksiyalari indeksi ma'lum bir to'plamni qidirishni ta'minlaydi va to'plam darajasida ma'lumot beradi.

Arxiv qo'llanmasi xususiyatlarni o'z ichiga oladi yoki qisqacha ma'lumot tizimli ravishda tashkil etilgan mablag'lar to'g'risida; fond haqida ma’lumot beradi hamda arxivning tarkibi va mazmuni hamda unda saqlanayotgan fondlar bilan tanishtirishga xizmat qiladi. Arxiv fondlari bo'yicha qisqacha qo'llanma arxiv fondlarining tizimli ro'yxatini ular to'g'risidagi ma'lumotnoma ma'lumotlarini (mavjud bo'lgan sanalari, hujjatlar hajmi va muddatlari) taqdim etadi, qo'llanma vazifasini bajaradi, fond darajasida ma'lumotlarni taqdim etadi.

Har bir arxivda va butun mamlakat bo'ylab NSA tizimining ma'lumotnomalari tarkibi tuziladi samarali foydalanish RF AF hujjatlari, qidiruv zarur ma'lumotlar imkon qadar tezroq va buxgalteriya hisobi, ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlarning saqlanishini ta'minlash.

Jamiyatni ishonchli retrospektiv hujjatli ma'lumotlar bilan ta'minlashga qaratilgan Rossiya davlat arxivlarining ilmiy ma'lumotlar apparati (RSA) tizimini takomillashtirish asosiy vazifalardan biri bo'lib qolmoqda. Har qanday davlat arxivi hujjatlariga NSA faoliyatining samaradorligi bevosita ushbu hujjatlarni tavsiflash natijalariga bog'liq. Shu bilan birga, tavsif, bir tomondan, birlamchi hujjatli ma'lumotlarni (arxiv hujjatlarini) ikkilamchi hujjatli ma'lumotlarga (arxiv ma'lumotnomalariga) aylantirish jarayoni sifatida tushuniladi, ikkinchi tomondan, bu jarayonning natijasi sifatida qaraladi. bu jarayon, ya'ni ikkilamchi hujjatli ma'lumot sifatida (arxiv ma'lumotnomalari to'plami). ).

Ta'riflash jarayonida tavsiflash ob'ektida (hujjat, ish, fond) mavjud bo'lgan ma'lumotlar o'zgartiriladi (umumlashtiriladi, ixchamlashtiriladi) va o'zgartirilgan shaklda tavsiflash ob'ektidan tashqariga chiqadi, NSA tizimining elementiga aylanadi. ma'lum joy. Ta'rif ob'ekti va o'rtasidagi aloqa vositasi sifatida harakat qiluvchi tavsif tashqi muhit, hujjat (yoki uning bir qismi), fayl (fayllar guruhi), fond (fondlar guruhi), arxiv (arxivlar guruhi), Rossiya arxiv fondi kabi ma'lumotlarni yaratish uchun asosdir. bir butun; har xil turdagi va turdagi an'anaviy va avtomatlashtirilgan ma'lumot vositalarini tayyorlash uchun baza; arxivning buxgalteriya hujjatlarini tuzish uchun asos.

Ta'rif tabaqalashtirilgan yondashuvga asoslanadi,

1960-yillardan beri rus arxivida ma'lum. Differentsial yondashuvning paydo bo'lishiga turtki bo'lgan SSSR Davlat agrar universitetining 1965 yildagi "SSSR davlat arxivlarining ilmiy ma'lumotnomalar apparatining yagona tizimi to'g'risida" gi uslubiy xati bo'lib, unda yagona arxivni yaratish tamoyillari ko'rsatilgan. NSA tizimi shakllantirildi va uning tarkibi aniqlandi. Davlat arxivlari Milliy arxivining yagona tizimi deganda “hujjatli materiallarni tasniflash, tavsiflash va hisobga olishning yagona usullariga asoslangan oʻzaro bogʻliq arxiv maʼlumotnomalari majmui, fondlar, arxivlar, arxivlar, arxivlar va boshqa hujjatlar tarkibidagi ushbu materiallarning tarkibi va mazmunini ochib berish” tushuniladi. va butun SSSR Davlat arxiv fondi". Shu bilan birga, NSA tizimining rivojlanishi mavjud ma'lumotnomalarni takomillashtirish yo'lidan ham, yangilarini yaratish yo'lidan ham borishi kerak edi.

"Ish tartibini, tovar-moddiy zaxiralar sifatini yaxshilash shakli va darajasini to'g'ri aniqlash maqsadida" taklif qilingan edi.

davlat arxivlarini shartli ravishda toifalarga ajratadi va ularga ko‘ra tavsiflaydi

a) organ fondlariga davlat hokimiyati, boshqaruv va shunga o'xshashlar davlat arxivlarining faoliyati qoidalarining barcha talablariga javob beradigan inventarlarni tuzish;

b) zavodlar mablag'lariga, yuqori ta'lim muassasalari, nashriyotlar va boshqalar.

ularning hujjatlarining asosiy mazmunini hisobga olish va ochish talablariga javob beradigan inventarlarni tuzish;

v) maktablar, shifoxonalar, qurilish-montaj bo'limlari va boshqa ommaviy fond ishlab chiqaruvchilari mablag'larining buxgalteriya hisobi va mazmunini elementar oshkor qilish talablariga javob beradigan inventarlarini tuzish.

Ma'lumki, arxiv fondlari tarkibi, hujjatlari mazmuni, saqlanishi jihatidan bir xil emas, shuning uchun ham turli xil axborot mazmuniga ega. Bu ularni yaratishda va turli toifadagi fondlar sifatida ko'rib chiqishga imkon berdi

NSAni takomillashtirish. Shu bilan birga, arxiv fondi toifasi uning hujjatlarining ma'lum bir ma'lumotni yaratish uchun asos bo'lib xizmat qilgan turli darajadagi ma'lumotliligi sifatida tushunilgan.

tarkibi, batafsil ma'lumot darajasi.

Jamg'armaning axborot mazmuni darajasini va uning ma'lum bir toifaga tegishliligini aniqlash bir qator mezonlar yordamida amalga oshirildi:

Hujjatli ma'lumotlarning ko'p qirraliligi (kompaniyaning mumkin bo'lgan eng ko'p faoliyatiga tegishli), fondning dolzarbligi va amaliy ahamiyati, uning saqlanish darajasi.

Barcha arxiv fondlari shartli ravishda uch toifaga bo'lingan. I toifaga turli xil, ko'p tomonlama ma'lumotlarni o'z ichiga olgan fondlar, shuningdek noyob fondlar kiradi. Bunday mablag'lar uchun ilmiy ma'lumotnomalar apparati intensiv ta'minlashi kerak edi

hujjatlardan foydalanish, eng batafsil va batafsil bo'lishi. II toifaga kamroq ma'lumotga ega bo'lgan mablag'lar kiritilgan, shuning uchun ularning hujjatlari tavsifiga qo'yiladigan talablar

mablag'lar har xil edi, NSA mos yozuvlar vositalari to'plami va tavsif chuqurligi nuqtai nazaridan soddaroq edi. TO Fondlar III toifaga hujjatlar mazmuni cheklangan bo'lgan past ma'lumotli fondlar kiritilgan

bitta mavzu. Ularning tavsifi juda soddalashtirilgan va NSA tarkibi juda cheklangan.

Zamonaviy sharoitda arxiv hujjatli ma'lumotlarining tavsifi

hali ham tabaqalashtirilgan yondashuvga asoslanadi, bu ma'lumotnomalarni tuzish va takomillashtirishning aniq metodologiyasini tanlash, ular uchun ma'lumotnoma apparati tarkibi va mazmunini aniqlash, ularning ma'lumotlar mazmuniga qarab fondlar bo'yicha ish tartibini belgilash bilan cheklanmaydi. , va boshqalar. Zamonaviy sharoitda arxiv hujjatlarini tavsiflashga tabaqalashtirilgan yondashuv hujjatlar qiymatini tekshirishdan boshlab va fondni to'ldirishdan boshlab, uni qayta ishlashning barcha bosqichlarida izchil va doimiy harakat qiladigan asosiy hujjatli ma'lumotlarni aylantirishning asosiy, universal usuli sifatida paydo bo'ldi. , fayllarni shakllantirish va ularni tavsiflash, inventarlarni tuzish; ushbu fondning undan keyingi arxiv hujjatlarida aks ettirilishi

davlat saqlashiga qabul qilish va nihoyat, fond hujjatlarining tarkibi va mazmuni to'g'risidagi ma'lumotlarni turli ma'lumot vositalarida har bir ma'lumotnoma bo'yicha tavsifda kerakli darajada batafsil aks ettirish.

Shuni ta'kidlash kerakki, har qanday darajadagi tavsiflar (asoslar, holatlar,

hujjat) faqat ularni aniqlash mumkin bo'lganda ma'noga ega bo'ladi, ya'ni. ularning mansubligi tasdiqlanganda

maxsus arxiv fondi. Buning uchun tavsiflash elementlarining minimal talab qilinadigan tarkibi quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak: tavsif birligining qidiruv (manzil) ma'lumotlari, uning nomi (nomi), xronologik ramka,

hajm ko'rsatkichlari.

Arxiv fondi darajasida tavsif birligini aniqlash

(qo'shma arxiv fondi, shaxsiy kelib chiqqan arxiv fondi,

arxiv kolleksiyasi) tavsiflovchi elementlarning tarkibi quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:

Arxiv shifr (arxivning qisqartirilgan nomi, fond raqami);

Jamg'armaning nomi;

Jamg'arma hujjatlarini topshirish muddatlari;

Jamg'armaning hajmi (birliklar soni).

Ish darajasida tavsif birligini aniqlash uchun (saqlash birligi) tavsif elementlarining tarkibi quyidagilarni o'z ichiga oladi:

inventar raqami, ish raqami);

ish nomi;

Ish hujjatlarini topshirish muddatlari;

Fayl hajmi (fayldagi varaqlar soni).

Hujjat darajasida tavsif birligini aniqlash uchun tavsif elementlarining tarkibi quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:

Arxiv shifrlash (qisqartirilgan arxiv nomi, fond raqami,

inventar raqami, ish raqami, varaq(lar) raqami(lar);

Hujjatning nomi;

hujjatning sanasi;

Hujjat hajmi (hujjatdagi varaqlar soni).

Shunday qilib, birlik o'rtasida to'liq yozishmalarni o'rnatishga imkon beruvchi tavsifning minimal talab qilinadigan elementlari to'plami

tavsif va uning arxiv tavsifi har qanday arxiv ma'lumotnomasi uchun tavsifning majburiy elementlaridan biridir. Har bir tavsif, darajasidan qat'i nazar, kerakli elementlarning tartiblangan to'plamidan iborat bo'lishi kerak. Ta'rifning majburiy elementlarining tarkibi maqsad bilan belgilanadi

u tuzilgan mos yozuvlar vositasining maqsadi. Arxiv hujjatli ma'lumotlarini tavsiflashning zamonaviy reglamenti tavsif elementlarini birlashtirish va ishlab chiqishga asoslanadi.

standartlashtirilgan, qat'iy tartibga solingan tavsif, bu arxiv muassasalari amaliyotiga kompyuter texnologiyalarining joriy etilishi, yagona ma'lumotni shakllantirish zarurati bilan bog'liq.

bo'sh joy.

Arxivning har bir katalogi, majburiy bo'lganlarga qo'shimcha ravishda, agar kerak bo'lsa, intellektual bo'lgan qo'shimcha tavsif elementlarini o'z ichiga olishi mumkin.

Katalogning har bir turi uchun majburiy tavsif elementlari to'plami qat'iy tartibga solinadigan tarzda standart bo'lishi kerak.

oson rasmiylashtirilishi mumkin bo'lgan tavsif elementlari to'plami. Qo'shimcha tavsif elementlari to'plamiga ham buyurtma berish kerak, garchi ko'pincha rasmiy emas, balki semantik ma'lumotlarni o'z ichiga olgan intellektual tavsif elementlarini rasmiylashtirish qiyinroq.

Ish tavsiflari.

Inventar Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining davlat arxivlarida asosiy ma'lumotnoma hisoblanadi. Inventarizatsiya ikkita funktsiyani bajaradi - buxgalteriya va

ma'lumot olish.

Inventarizatsiya muassasalarning ish yuritish bo‘limida va idoraviy arxivlarda tuziladi. Davlat arxivlari qabul qilganda

tavsiflanmagan hujjatlar, inventarizatsiya to'g'ridan-to'g'ri ularda tuziladi.

Inventarizatsiya NSA arxiv tizimining majburiy elementidir. Fond ishlarining tarkibi va mazmuni toʻgʻrisida maʼlumot berib, inventar ikkinchi darajali maʼlumotlar manbai boʻlib, arxiv maʼlumotnomalarining boshqa turlari va turlarini yaratish uchun asos boʻladi. Inventarizatsiya asosida kataloglar, qo'llanmalar, indekslar, sharhlar tuzilishi mumkin. Inventarizatsiya sifati NSA tizimiga kiritilgan arxiv ma'lumotnomalarining boshqa turlari va turlarini yaratish uchun hal qiluvchi shartdir.

Inventarizatsiyani yaratishda tavsifning ob'ekti holdir. Tavsif bir darajali tavsifdir. Ba'zi hollarda tavsif

ish darajasida hujjatlar guruhi darajasidagi tavsif bilan to'ldirilishi mumkin;

hujjat yoki uning bir qismi, agar sarlavha izohli bo'lsa. Inventar ma'lumotni o'z ichiga oladi va uni ish darajasida olishni ta'minlaydi.

Inventarni yaratishning eng qiyin bosqichi - bu inventarning asosi va uning asosiy qismi bo'lgan tavsiflovchi maqolani tuzish.

axborot elementi. Inventarizatsiyaning tavsiflovchi maqolasi - ish to'g'risidagi ma'lumotlar to'plami, shu jumladan tavsifning quyidagi tafsilotlari (elementlari):

1) seriya raqami;

2) ish yuritish indeksi yoki eski inventar raqami;

3) ishning nomi va uning haqiqiyligiga ishora;

4) ko'paytirish usuli;

5) hujjatlarning to'liqlik darajasi va tashqi xususiyatlar ishlar;

6) hujjatlarning annotatsiyasi

(faqat faylda noyob hujjatlar, oldingi muassasalarning hujjatlari, hujjatlar,

7) ishdagi hujjatlarning oxirgi sanalari (kun, oy, yil)

(EWT yordamida inventarizatsiyani tayyorlashda rekvizitlar ikkiga bo'linadi: boshlanish sanasi va tugash sanasi. Ishning boshlanish sanasi eng dastlabki hujjatning sanasi, tugash sanasi esa oxirgi hujjatning sanasi. sana va yil arab raqamlari bilan yoziladi, oy nomi so'z bilan yoziladi.Yil to'liq ko'rsatiladi, masalan:

8) fayldagi varaqlar soni.

Tavsif identifikatsiyalash elementlariga 1, 2, 7, 8 kiradi

holat tavsifi elementlari. Intellektual - ish tavsifining 3, 4, 5, 6 elementlarini o'z ichiga oladi.

Inventarizatsiyaning tavsiflovchi maqolasiga kiritilgan ushbu ma'lumotlar,

ishning tarkibi va mazmunini baholashga imkon beradigan tafsilotlar to'plamini tuzing, bu ishni boshqalar qatorida toping (inventar raqami),

inventarizatsiyadagi ishlarning sonini, hujjatlarning xronologik doirasini va boshqalarni aniqlash. Inventarizatsiyaning tavsiflovchi maqolasining tarkibi, ma'lumotlardan qat'i nazar

fondning ahamiyati, o'zgarishi mumkin emas.

Inventar tarkibidagi tavsiflovchi maqolalar tizimlashtirishning xronologik, tarkibiy, tuzilmaviy-xronologik, xronologik-strukturaviy, xronologik-funksional, funksional-xronologik, xronologik-tematik, tematik-xronologik, xronologik-nominal, nominal-xronologik sxemalariga muvofiq tizimlashtirilishi mumkin.

Ishning sarlavhasi inventarning tavsiflovchi maqolasining asosiy qismidir.

Sarlavhani tuzishda tabaqalashtirilgan yondashuvni hisobga olish ayniqsa muhimdir. Bu turli darajadagi tafsilot va chuqurlik bilan aks ettirish imkonini beradi

Ish sarlavhasiga qo'yiladigan asosiy talablar sarlavha ma'lumotlarining ishning haqiqiy mazmuniga mos kelishi, sarlavha ishning mazmunini adekvat tarzda aks ettirishi hisoblanadi. Ishning mazmuni

umumlashtirilgan shaklda uzatiladi.

Tarmoqlararo ma'lumotlarni o'z ichiga olgan fonddagi ish sarlavhasiga misol:

KPSS Markaziy Qo'mitasining Iqtisodiyot bo'limi, KPSS Yoqut oblasti qo'mitasi, SSSR Davlat plan qo'mitasi, vazirliklar va idoralarning eslatmalari, ma'lumotlari, ma'lumotnomalari, xatlari, akademik Agoshkin M.I., konstruktor Fedorov E.A. yangi ilmiy-texnikaviy ishlanmalarni joriy etish, og‘ir sanoat va energetika sanoati uchun yangi texnika sifatini oshirish to‘g‘risida.

Sarlavhaning tabiatiga ishning shakllanish tamoyillari ham ta'sir qiladi. Masalan, har xil turdagi hujjatlardan tuzilgan ish, lekin bir masala bo'yicha bir yil yoki bir necha yil ichida bog'liq bo'lmagan.

ish yuritish ketma-ketligi, "Hujjatlar" sifatida tavsiflanadi.

Masalan:

Viloyat arxiv muassasalarini SSSR tashkil topganligining 50 yilligini nishonlashga tayyorlash bo‘yicha hujjatlar.

"Hujjatlar" sarlavhasi qisqa yoki uzun bo'lishi mumkin. Qisqa versiyadan foydalanganda sarlavhada hujjatlar turlari ko'rsatilmaydi. Kengaytirilgan versiyadan foydalanilganda, bir nechta turdagi hujjatlar qavs ichida ko'rsatilgan. Masalan:

Hujjatlar (SSSR Vazirlar Kengashi huzuridagi GAU qarorlari, rejalar, ma'lumotlar, matnlar va "Buzilmas ittifoq" plakati uchun fotosuratlar) viloyat arxiv muassasalarini tashkil etilganining 50 yilligini nishonlashga tayyorgarlik ko'rish to'g'risida SSSR.

Agar ish bir masala bo'yicha hujjatlardan bir yil ichida shakllantirilsa va ish yuritish ketma-ketligi bilan bog'liq bo'lsa, u "Ish ..." deb tavsiflanadi. Masalan:

Ivanova Pelageyani er egasi Engalichev A.I.ning krepostnoylikdan ozod qilishdan bosh tortganligi to'g'risidagi ish.

Sud ishlariga sud qarori kabi hujjatlar kiradi.

ta'rif, hukm. Bir nechta ayblanuvchi bo'lgan hollarda birinchi uch shaxsning yoki eng muhim ayblov bo'yicha uchta shaxsning familiyasi, ismi, otasining ismi ko'rsatiladi. Masalan:

Bogdanov I.Ya., Valkov S.I., Shestopalova I.P.ning ayblovlari bo'yicha ish.

Ta'riflash qiyin bo'lgan hujjatning yana bir turi

yozishmalar hisoblanadi. Tashkiliy-ma’muriy hujjatlar tarkibidagi eng muhim turlarga farmonlar, qarorlar, farmoyishlar, qarorlar, farmoyishlar, nizomlar, yo‘riqnomalar, memorandumlar, bayonnomalar va boshqalar kiradi.Ushbu turdagi hujjatlarda mavjud bo‘lgan ma’lumotlar tashkilotning funksiya va vazifalarini ochib berishda muhim ahamiyatga ega. fond yaratuvchisi.

Nominal asosda tuzilgan ishlar uchun sarlavhada qo'shimcha ma'lumotlar talab qilinadi. Ma'lumotni ko'taring

sarlavhalar darajasi, agar iloji bo'lsa, muassasa faoliyatining yo'nalishini ko'rsatgan holda hujjatlarning ish yuritish raqamlarini (buyruqlar, qarorlar va boshqalar) kiritish orqali ularni konkretlashtirish tufayli mumkin.

Masalan:

Uy-joy boshqarmasining buyruqlari va farmoyishlari N

1969 yil uchun trest faoliyatiga oid 12.

Hisobot va rejalashtirish hujjatlarini tavsiflashda ishni tashkil etuvchi hujjatlar turlarining nomlari (uzoq muddatli rejalar, moliyaviy hisobotlar va boshqalar) sarlavhaga qo'yiladi. Masalan:

Trestning 1980 yildagi asosiy faoliyati to'g'risidagi jamlanma yillik hisoboti

Ovozsiz "protokol" sarlavhalarini kiritish orqali kengaytirish mumkin

quyidagi ma'lumotlar: bayonnomalar soni, yig'ilish sanasi, savollar mazmuni. Masalan:

Rahbar o'rinbosari bilan uchrashuvlar № 5-10 bayonnomasi

Glavmosstroy masalalar bo'yicha kapital qurilish 1979 yil uchun.

Inventarizatsiyaning ma'lumot tarkibini inventarizatsiya uchun mos yozuvlar apparatini yaxshiroq va oqilona tuzish hisobiga oshirish mumkin.

Ma'lumki, inventarizatsiya uchun mos yozuvlar apparati quyidagilarni o'z ichiga oladi: sarlavha sahifasi; agar inventarning bo'limlari bo'lsa, tarkib (tarkib); Muqaddima; qisqartmalar ro'yxati; shifrlarning tarjima jadvallari (agar kerak bo'lsa); ko'rsatkichlar.

Inventarizatsiyaning sarlavha sahifasida inventarga kiritilgan holatlar haqida ma'lum ma'lumotlar mavjud. Titul varag'ida quyidagi ma'lumotlar mavjud: davlat arxivining nomi; fondning nomi; fond raqami; raqam

tavsif, tavsifning nomi; hujjatlarni topshirish muddatlari. Sarlavha sahifasining tafsilotlari inventarizatsiyaga kiritilgan holatlar to'g'risida birinchi fikrni beradi, shuning uchun uni qabul qilinganlarga rioya qilgan holda to'liq to'ldirish kerak.

Inventarizatsiyaning titul varag'ida fondning nomi rasman qabul qilingan shaklda, to'liq va qavs ichida fond yaratuvchisining qisqartirilgan nomi ko'rsatilgan.

barcha nomlarini o'zgartirishlari, bo'ysunishdagi o'zgarishlar, xronologik tartibda. Qo'shma fond uchun arxiv hujjatlarida ushbu fondning nomi ko'rsatilishi kerak, so'ngra tashkilotlarning nomlari, hujjatlar ro'yxati ko'rsatilishi kerak.

qo'shma fondga kiritilgan.

Inventarning nomi inventar raqamidan keyin joylashtiriladi.

Hujjatlarni topshirish muddatlari inventarizatsiya nomidan keyin chiqariladi.

Muqaddima fondning barcha inventarlari uchun ham, bitta inventar uchun ham umumiy bo'lishi mumkin. U o'zining mazmuni va oshkor qilish chuqurligi bilan har xil bo'lishi mumkin.

Inventarizatsiya uchun indekslar tuzilishi mumkin: mavzu, nominal va geografik (mavzu turlari), xronologik, shuningdek, maxsus fan indekslari - muassasalar, davriy nashrlar Va

Har qanday arxiv fondi inventarizatsiyasi inventarizatsiyaga kiritilgan ishlarning umumiy sonini belgilaydigan, ishlarni raqamlashning barcha xususiyatlarini va ularning sonidagi barcha o'zgarishlarni aks ettiruvchi yakuniy yozuvni o'z ichiga oladi. Yakuniy yozuv uning barcha nusxalari bo'yicha barcha inventarizatsiya uchun tuziladi. U oxirgi tavsiflovchi maqoladan keyin inventarning oxirida joylashgan. Yakuniy yozuvda inventarni tuzuvchining imzosi mavjud bo'lib, uning holati va tuzilgan sanasi ko'rsatilgan.

Shunday qilib, arxiv inventarizatsiyasi NSA arxivlarining asosiy bo'g'ini, asosiy arxiv ma'lumotnomasi bo'lib kelgan va shunday bo'lib qoladi. Asosida

inventarizatsiya arxiv ma'lumotnomalarining boshqa ko'plab turlari va turlaridan tuzilgan;

shuning uchun inventarizatsiyaning sifat darajasi oxir-oqibatda umuman NSA arxiv tizimining sifatiga ta'sir qiladi.

Kompyuter asosidagi inventarlarni zamonaviy texnologiyalar bilan jihozlangan turli darajadagi arxivlarda yaratish mumkin. Inventar tavsiflash elementlarining universal to'plamini o'z ichiga oladi, bu inventarlardan to'liq tavsiflarni shakllantirish imkonini beradi.

arxivlardagi ma'lumotlar bazalari va tavsiflovchi elementlarning har qandayi kabi ma'lumotlarni qidirish, bir vaqtning o'zida tavsif elementlari guruhi uchun, kontekstli qidiruv. Indekslar tizimi bilan jihozlangan DB-inventar kelajakda ma'lumot qidirish uchun asosiy intraarxival ma'lumotnoma bo'lib qoladi.

biznes darajasida.

Katalog fondlararo arxiv ma'lumotnomasi bo'lib, unda arxiv hujjatlarining mazmuni haqidagi ma'lumotlar ushbu katalog uchun qabul qilingan hujjatlar ma'lumotlarini tasniflash sxemasiga muvofiq joylashgan sub'ektlar (mavzular, tarmoqlar) bo'yicha guruhlangan. Katalog fondga mansubligidan qat'i nazar, butun arxiv hujjatlarida mavzu-aspekt yoki mavzu yo'nalishlari bo'yicha ma'lumotlarni qidirishni ta'minlaydi.

Kataloglar har qanday hujjatlar to'plami uchun tuzilishi mumkin - hujjatlar tuzilgan vaqtdan, ularni yaratish usuli va texnikasidan qat'i nazar, fondning bir qismidan RF AFga qadar.

Qurilish sxemasiga qarab, kataloglar tizimli, mavzuli bo'lishi mumkin va ularning navlari - muassasalar tarixi bo'yicha katalog va ma'muriy-hududiy bo'linish tarixi bo'yicha katalog; mavzu va ularning navlari - nominal va

geografik. Tizimli va mavzuli kataloglar mantiqiy tuzilmaning kataloglari, mavzuli kataloglar esa alifbo tuzilmasining kataloglaridir.

Uzoq vaqt davomida davlat arxivining asosiy katalog tizimi tizimli katalog bo‘lib, unda hujjatli axborot bilim va amaliy faoliyat sohalari bo‘yicha tasniflanadi.

jamiyat mantiqiy ketma-ketlikda. Hujjatli ma'lumotlarning yagona tasnifi sxemalari bo'yicha qurilgan.

Tematik katalogda mavzu bo'yicha hujjatli ma'lumotlar

mantiqiy ketma-ketlikda joylashtirilgan submavzular, sarlavhalar, sarlavhalar bo'yicha ichki guruhlangan. Tematik katalog, agar undagi ma'lumotlarni guruhlash tizimli katalogda bo'lmagan xususiyatga ko'ra amalga oshirilsa, mustaqil ravishda mavjud bo'lishi mumkin.

Muassasalar tarixi bo'yicha katalogda hujjatli ma'lumotlar soha bo'yicha, so'ngra yurisdiktsiya bo'yicha, so'ngra muassasalar (banklar, fabrikalar, jamiyatlar, shirkatlar, ma'muriyatlar) turlari bo'yicha tasniflanadi.

alifbo tartibida, ichida - nomlarining alifbo tartibida.

Ma'muriy-hududiy bo'linish tarixi bo'yicha katalogda hujjatli ma'lumotlar turlari alifbosi bo'yicha tasniflanadi.

ma'muriy-hududiy birliklar, ichki - alifbo tartibida.

Mavzular kataloglarida hujjatli ma'lumotlar mavzu tushunchalari (faktlar, hodisalar, geografik nomlar) va shaxslar bo'yicha alifbo tartibida tasniflanadi. Keyin u mantiqiy yoki tizimlashtiriladi

xronologik ketma-ketlik.

Nominal katalogda hujjatli ma'lumotlar hujjatlarda ko'rsatilgan yoki ularning mualliflari bo'lgan shaxslarning ismlari bo'yicha alifbo tartibida tasniflanadi, so'ngra xronologik yoki boshqa tartibda tizimlashtiriladi.

ketma-ketliklar.

Geografik katalogda hujjatli ma'lumotlar geografik va topografik ob'ektlar bo'yicha alifbo tartibida tasniflanadi.

(mamlakatlar, respublikalar, hududlar, viloyatlar va boshqalar nomlari).

Turli maqsadlar va tuzilishga ega bo'lgan, o'zaro bog'langan va bir-birini to'ldiruvchi kataloglar to'plami

o'zingiz yagona tizim arxiv kataloglari, turli jihatlar bo'yicha ma'lumotlarni qidirish imkonini beradi. U quyidagi asosiy talablarga javob berishi kerak: kataloglarni yaratish tamoyillarining ularning maqsadiga muvofiqligi

maqsadi, ma'lumotnoma tuzilmasi tomonidan taqdim etiladigan qidiruvning turli jihatlari, tizimning turli kataloglarida ma'lumotlarni guruhlashda takrorlashning yo'qligi.

Katalog NSA arxiv tizimining majburiy elementi hisoblanadi.

Katalog mavzu bo'yicha barcha arxiv fondlari bo'yicha ma'lumotlarni oxirigacha arxiv ichidagi qidirishni ta'minlaydigan yagona ma'lumotnomadir. Arxitektonika nuqtai nazaridan, katalog eng ko'p

Arxiv ma'lumotnomalarining boshqa turlari qatorida arxiv fondlaridagi ma'lumotlarning barcha xilma-xilligini kerakli darajada batafsil aks ettirish uchun moslashtirilgan.

Kataloglarning tuzilishi va axborot sifatlarini rivojlantirish istiqbollari avtomatlashtirilgan arxiv texnologiyalarini joriy etish bilan bog‘liq. Tematik va nominal kataloglarni elektron shaklda keng tarqatish

davlat arxivlaridagi format ma'lumotlar bazasi kataloglarini birlashtirish va standartlashtirilgan tavsif formatlarini joriy etish asosida ularning istiqbollarini ko'rsatadi.

Qo'llanma - haqida ma'lumotni o'z ichiga olgan arxiv qo'llanma

tizimlashtirilgan shakldagi hamda ularning tarkibi va mazmuni bilan tanishish uchun mo‘ljallangan hujjatlar (ularning komplekslari) va (yoki) arxiv (arxivlar) fondlari.

Qo'llanma sizni hujjatli film bilan tanishtirish uchun yaratilgan

hujjatlarga kirishdan oldin dastlabki bosqichda davlat arxivining ma'lumotlari. Qo‘llanma asosan davlat arxivlaridan tashqarida, tashqi muhitda foydalanish uchun mo‘ljallangan.

Qo'llanma davlat arxivi NSA tizimining majburiy elementi bo'lib, u axborot tashuvchilardan qat'i nazar, barcha turdagi hujjatlar uchun tuzilgan va boshqa arxiv turlarini to'ldiradi.

ma'lumotnomalar. Hujjatlarning mazmuni haqida ma'lumot berish,

qo'llanmalar ma'lumotni ko'p qirrali izlash imkonini beradi. Arxivning asosiy tuzilmaviy ma’lumotnomasi arxiv fondlari bo‘yicha qo‘llanma hisoblanadi.

Bir yoki bir nechta arxiv fondlari toʻgʻrisidagi maʼlumotlarning mavjudligiga koʻra qoʻllanmalar arxiv (ichki arxiv) va arxivga boʻlinadi.

interarxiv. Axborotni tashkil etish turiga ko'ra qo'llanmalar tarkibiy va mavzuli bo'ladi.

Arxiv qo'llanmalarining turlari: arxiv qo'llanmasi, to'plamlar bo'yicha qisqacha qo'llanma, to'plamlar bo'yicha qo'llanma, mavzuli qo'llanma

mablag'lar hisobidan. Arxivlararo qo‘llanmalar turlari: arxiv bo‘yicha qo‘llanma, arxiv bo‘yicha qisqacha qo‘llanma, arxivga oid qo‘llanma, arxivga mavzuli qo‘llanma.

Arxiv qo‘llanmasi muayyan arxiv tarixi, uning hujjatlarining tarkibi va mazmuni bilan umumiy tanishish uchun mo‘ljallangan; insho turidagi ilmiy-ommabop nashrga ishora qiladi va uni kiyish mumkin

hali ilmiy muomalaga kirmagan ma'lumotlar. Ushbu nashrlar qatoriga Tatariston Davlat arxiv xizmatining 75 yilligiga bag‘ishlangan rus va tatar tillarida nashr etilgan ma’lumotnomalar ham bor.

Arxiv fondlari (arxivlar) bo'yicha qo'llanma - arxiv fondlari nomlarining o'ziga xos xususiyatlari bilan tizimli ro'yxati.

Arxiv fondlari bo'yicha qo'llanmaning maqsadi arxiv fondlari hujjatlarining asosiy tarkibi va mazmuni bilan tanishishdir.

katalogga. Arxiv fondlari bo'yicha qo'llanma federal, shtat, munitsipal arxivlar va hujjatlarni saqlash markazlarining hujjatlari, shuningdek, nodavlat fondlar bo'yicha tuzilishi mumkin.

arxivlar. (Masalan, Davlat arxivi Rossiya Federatsiyasi: Qo'llanma. - M., 1996. - V. 2. RSFSR tarixi bo'yicha Rossiya Federatsiyasi Davlat arxivi fondlari; Hujjatlar markazi "Xalq

arxiv ": Fondlar bo'yicha ma'lumotnoma. - M., 1998).

Arxiv to'plamlari bo'yicha qo'llanma ikki yoki undan ortiq arxivlarning arxiv to'plamlari haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Arxiv fondlari bo'yicha qo'llanma

viloyatlar, viloyatlar va viloyatlar darajasida tuzish maqsadga muvofiqdir.

Arxiv (arxiv) fondlari bo'yicha qisqacha qo'llanma - arxiv fondlari nomlarining tizimli ro'yxatini o'z ichiga olgan, ular to'g'risidagi ma'lumotnoma ma'lumotlarini o'z ichiga olgan arxiv (arxivlar) fondlari bo'yicha qo'llanma turi.

quyidagilarni o'z ichiga oladi: fondning raqami, uning hajmi, hujjatlarni topshirish muddatlari, fondning ilmiy-ma'lumotnoma apparati tarkibi. Tezkor qoʻllanma arxiv(lar)ning fond tarkibi haqida eng umumiy maʼlumotlarni taqdim etadi.

Qisqacha ma'lumotnomada mablag'lar hujjatlarining tavsifi yo'q yoki umumlashtirilgan, ixcham shaklda berilgan.

Tematik qo'llanma tizimli

ma'lum bir mavzu bo'yicha barcha hujjatlarning xususiyatlari ro'yxati

uning tor mavzulari va savollari. U barcha federal, davlat arxivlari va markazlarining hujjatlariga (umuman olganda), Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining barcha yoki bir nechta arxivlarining hujjatlariga, munitsipal arxivlarning hujjatlariga, alohida federal davlat arxivlarining hujjatlariga muvofiq tuzilishi mumkin. arxiv yoki markaz, davlat yoki shahar arxivi, turli bo'ysunish darajasidagi arxivlardan alohida hujjatlar to'plamiga muvofiq.

Arxiv qoʻllanmasi arxivlarning tizimli roʻyxati boʻlib, ularda saqlanadigan hujjatlar tavsifi berilgan. U Rossiyadagi barcha arxiv muassasalari to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin

umuman, Rossiya Federatsiyasi yoki uning mintaqalarining alohida sub'ektlarining arxiv muassasalari haqida. (Masalan, "Arxiv muassasalari Krasnoyarsk o'lkasi"(Krasnoyarsk, 1997). Bunday qo'llanma mumkin

Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlari bo'yicha ham, kutubxonalar va muzeylarning qo'lyozma bo'limlari bo'yicha, arxiv hujjatlarini doimiy saqlashni amalga oshiradigan muassasalar va idoralar arxivlari bo'yicha tuziladi.

Rossiya Federatsiyasi jamg'armasi. (SSSR GAFning kutubxonalar, muzeylar va ilmiy-tarmoqli arxivlardagi hujjatlari: Ma'lumotnoma. - M., 1991; Rossiya federal arxivlari va ularning ilmiy ma'lumotnomalari: Qisqacha ma'lumotnoma. - M., 1994).

Qo'llanma uchun indekslar tuziladi: nominal, geografik, xronologik, qo'llanmaga kiritilgan mablag'lar indeksi, muassasa, tashkilot va korxonalar indeksi.

Ilovalar quyidagilarni o'z ichiga olishi mumkin:

Maʼmuriy-hududiy boʻlinishdagi oʻzgarishlar toʻgʻrisidagi maʼlumotlar;

Jamg'armalar ro'yxati: tugatilgan, birlashtirilgan, boshqa arxivlarga o'tkazilgan;

Arxivning ilmiy ma'lumotnoma apparati tarkibi haqida ma'lumot.

Qo'llanma arxiv hujjatli ma'lumotlarini foydalanuvchiga oldin taqdim etishning an'anaviy, vaqt sinovidan o'tgan shaklidir

arxivga murojaat qiladi. Qo'llanma asosan arxivdan tashqarida, tashqi muhitda foydalanish uchun mo'ljallangan.

Qo'llanma NSA arxivining ajralmas elementi bo'lib, keng tarqalgan

arxiv sanoatida ham, undan tashqarida ham tarqalgan.

Qo'llanma arxivning asosiy tarkibiy ma'lumotnomasidir.

Indeks - arxiv ma'lumotnomasining bir turi bo'lib, u arxiv hujjatlarida ko'rsatilgan ob'ektlar nomlarining (nomlarining) alifbo tartibida, tizimli yoki boshqa asosda tuzilgan ro'yxati bo'lib, ushbu hujjatlarning manzillari (qidiruv ma'lumotlari) ko'rsatilgan.

Indekslar arxivlararo, fondlararo,

ichki transport.

Ko'rsatkichlar universal bo'lib, hujjatlar va axborot tashuvchilarning turlaridan qat'i nazar, o'z vazifalarini bajaradi.

NSA arxiv tizimida ko'rsatkichlar boshqa turlar bilan o'zaro bog'langan va

arxiv ma'lumotnomalarining turlari va mavzuni to'ldirish va / yoki aniqlashtirish

ma'lumotni ko'p o'lchovli qidirish imkoniyatini ta'minlaydigan boshqa kataloglarning kontseptual ma'lumotlari.

Axborotni katlama darajasiga ko'ra (sarlavhalar tuzilishiga ko'ra) indekslar kar va izohli bo'linadi. Izoh yoki tushuntirish qismining uzunligi bo'yicha izohli indekslar qisqa va bo'lishi mumkin

joylashtirilgan.

Axborotni tashkil etish turiga ko'ra indekslarni mavzuli-mavzuli va tarkibiy qismlarga bo'lish mumkin. Ta'rif ob'ekti haqidagi ma'lumotlarni mavzu yoki ko'rinishida aks ettiruvchi tavsiflovchi maqola turi bo'yicha

strukturaviy-mantiqiy tushunchalar, indekslar predmetli-mavzuli va strukturaviy guruhlar doirasida tur va turlarga bo‘linadi. Mavzu-tematik guruh indekslarining asosiy turlariga kiradi

sistematik, tematik, xronologik, mavzu va uning navlari - geografik, nominal va boshqalar.

Tarkibiy guruh ko'rsatkichlarining asosiy turlariga tarkibiy, tarmoq va funktsional ishlab chiqarish kiradi.

Eng keng tarqalgan mavzu guruhi ko'rsatkichi

mavzu hisoblanadi. Mavzu indeksi - ob'ektlarning barcha nomlari alifbo tartibida joylashtirilgan indeks turi. Mavzu ko'rsatkichi umumiy yoki maxsus bo'lishi mumkin.

Umumiy indeks tavsiflovchi maqolalarda heterojen xarakterdagi mavzu tushunchalarini o'z ichiga oladi. Maxsus ko'rsatkich bir jinsli predmetli tushunchalardan (shaxsiy ismlar, muassasalarning nomlari, hujjatlar turlarining nomlari va boshqalar) iborat.Maxsus predmet indekslariga kiradi.

nominal va boshqalar.

Umumiy va maxsus fan indekslarining maqsadi -

ma'lumotnomaning tavsiflovchi maqolalarining mavzu tushunchalarida shakllantirilgan turli jihatlar bo'yicha hujjatli ma'lumotlarni qidirishni faollashtirish. Eng keng tarqalgani maxsus mavzu indeksining navlari: nominal va geografik.

Geografik indeks - mavzu ko'rsatkichining bir turi;

mos yozuvlar ma'lumotlari asosida qidiriladigan geografik ob'ektlar.

Nom indeksi - mavzu ko'rsatkichining bir turi,

Ko'rsatkichlar doirasidagi tushunchalarni guruhlash - umumiy va maxsus, qoida tariqasida, alifbo tartibida, garchi ularda murakkab, heterojen tushunchalar mavjud bo'lsa ham.

umumiy indekslar, tushunchalarni guruhlashning tizimli printsipidan foydalanish mumkin va tizimlashtirishning oxirgi bosqichida alifbo tartibidan foydalaniladi.

Mavzu ko'rsatkichi o'ziga xos mavzu ko'rsatkichidir. Mavzuni tashkil etuvchi asosiy xususiyat Ushbu ko'rsatkichlar - bu qabul qilingan tasniflash sxemasi bo'yicha tartiblangan va o'zaro sabab va tizimli munosabatlar bilan bog'langan mavzu tushunchalari guruhi (qatori) orqali mantiqiy (tizimli) ketma-ketlikda ochiladigan yoki ifodalangan predmet tushunchalari to'plami. Bunday tushunchalarga ana shu fakt va hodisalar bilan bog‘liq bo‘lgan tarixiy faktlar, hodisalar, hodisalar, muassasalarning nomlari va boshqalar kiradi.

Tizimli indeks - ob'ektlarning barcha nomlari ma'lum bir sxema bo'yicha joylashtirilgan indeks turi.

tasnifi.

Xronologik ko'rsatkich - voqealar sanalari yoki hujjatlar sanalari xronologik tartibda joylashtirilgan indeks turi.

Strukturaviy ko'rsatkich - ko'rsatgichning bir turi bo'lib, unda tavsiflangan ob'ektning tarkibiy qismlarining nomlari mavzu tushunchasi sifatida ishlatiladi.

Sanoat indeksi - milliy iqtisodiyot tarmoqlari (kichik tarmoqlari) nomlaridan va turli xil boshqaruvdan iborat indeks turi.

yo'nalishlar, qoida tariqasida, idoraviy yoki standart hujjatlar ro'yxati sxemasi bilan.

Strukturaviy guruh indekslari odatda fond tuzuvchi institutlarning funksiyalarini (faoliyatini) aks ettirmaydigan murakkab tuzilishga ega bo‘lgan mablag‘larni inventarizatsiya qilish uchun tuziladi.

Umumiy koʻrinish arxiv katalogining bir turi boʻlib, oʻz ichiga oladi

arxiv hujjatlarining alohida komplekslarining tarkibi va mazmuni haqidagi tizimlashtirilgan ma'lumotlar, ularning manba tahlili bilan to'ldiriladi. Ko'rib chiqish davlat arxivining NSA tizimining bir qismidir, garchi u ushbu tizimning majburiy elementi bo'lmasa ham.

Ko'rib chiqish turlari - fondni ko'rib chiqish, tematik fondni ko'rib chiqish

(bitta arxiv fondlari), bir nechta arxiv fondlarini mavzuli ko'rib chiqish

(arxivlararo tematik sharh).

Arxiv fondini ko'rib chiqish bitta arxiv fondi hujjatlarining tarkibi va mazmuni to'g'risidagi tizimlashtirilgan ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Jamg'armaning mavzuli sharhi ma'lum bir mavzu bo'yicha bir fond, bitta fond yoki bitta arxiv fondlari guruhi hujjatlarining bir qismining tarkibi va mazmuni to'g'risidagi tizimlashtirilgan ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Bir nechta arxivlar to'plamlarini tematik ko'rib chiqish (interarxiv

tematik sharh) ma'lum bir mavzuni rivojlantirish uchun eng muhim bo'lgan alohida hujjatlar va ularning guruhlari tarkibi va mazmuni, shuningdek saqlash joylari haqida ma'lumot berish uchun tuzilgan.

Sharhlarni tuzishning maqsadga muvofiqligi u bag'ishlangan muammoning dolzarbligi va ahamiyati, uni o'rganish darajasi, shuningdek, sharhga kiritilgan hujjatlarning yangiligi bilan belgilanadi.

Ko'rib chiqishda majburiy elementlar quyidagilardir: hujjatlar turini, ularning mualliflarini (mualliflarini) ko'rsatadigan hujjatlarning individual va / yoki guruh annotatsiyalari; qisqa Tasvir hujjatlarning mazmuni, hajmi, ularning xronologik hajmi va haqiqiyligi, hujjatlarning qidiruv ma'lumotlari.

Tematik ko'rib chiqishning asosiy qismi qidiruv ma'lumotlarini ko'rsatadigan izohlardir. Izohlar quyidagicha tartibga solinadi

qurilish sxemasini ko'rib chiqish. Eng kichik bo'limlar ichida izoh sxemalari xronologik yoki geografik jihatdan masalalar yoki hujjatlarning ahamiyatiga ko'ra tartibga solinadi.

Ko'rib chiqishdan maqsad fond tarkibidagi hujjatlar mazmunini barcha muhim masalalar va mavzular bo'yicha ochib berishdan iborat bo'lib, bu arxiv fondini qurish tizimidan qat'iy nazar sharhlar qilish imkonini beradi.

Tematik sharhlarning maqsadi bir mavzu bo'yicha hujjatlarning mazmunini ochib berishdir. Ushbu sharhlarda tavsif ob'ekti, ular birida mavjudmi yoki yo'qligidan qat'i nazar, ma'lum bir mavzuga tegishli hujjatlar bo'lishi mumkin

yoki bir nechta fondlar va hatto bir nechta arxivlar. Bunday holda, agar hujjatlarning mazmuni saqlash murakkab, ya'ni. bir nechta bog'liq bo'lmagan masalalarga tegishli bo'lsa, saqlash birligi mantiqiy bo'lishi mumkin

bir nechta tematik sharhlarda ajratilgan va ko'rib chiqilgan.

Ko'rib chiqishni qurish sxemasi tarkibiy tuzilishga asoslanishi mumkin,

tarmoq (funktsional), mavzuli-tematik, geografik,

xronologik, nominal va boshqa xususiyatlar. Ba'zi hollarda turli xil xususiyatlarning kombinatsiyasi qo'llaniladi.

Yaxshi ishingizni bilimlar bazasiga yuborish oddiy. Quyidagi shakldan foydalaning

Talabalar, aspirantlar, bilimlar bazasidan o‘z o‘qishlarida va ishlarida foydalanayotgan yosh olimlar sizdan juda minnatdor bo‘lishadi.

E'lon qilingan http://www.allbest.ru/

Nazorat ishi

Ilmiy-ma'lumotnoma arxiv apparati

1. Ilmiy ma'lumotnomalar tizimi arxiv hujjatlari

2. Hujjatlar va ishlarning arxiv tavsifi

2.1 Shaxsiy kelib chiqadigan hujjatlarning tavsifi

3. Arxiv inventarizatsiyasi

4. Arxiv katalogi

5. Arxiv qo‘llanmasi

6. Arxiv hujjatlari va boshqa arxiv ma’lumotnomalarini ko‘rib chiqish

Adabiyot

1 .

Arxiv hujjatlari uchun ilmiy ma'lumotnomalar tizimi arxiv hujjatlari va arxiv maʼlumotlarini ulardan samarali foydalanish maqsadida izlash boʻyicha yagona ilmiy-uslubiy asosda yaratilgan hujjatlar tarkibi va mazmuni boʻyicha oʻzaro bogʻliq arxiv maʼlumotnomalari va avtomatlashtirilgan axborot-qidiruv tizimlari majmuini oʻz ichiga oladi. arxiv ma'lumotnomasi inventar katalogi

Ilmiy-ma'lumotnoma arxiv apparati arxiv fondlari va arxiv hujjatlari haqidagi ma’lumotlarni izlash uchun mo‘ljallangan. Ma'lumotnomalar quyidagilar bo'lishi mumkin:

Interarxiv (arxivlar tarmog'i);

Intraarxiv (arxiv - fond);

Fondlararo (fond - biznes);

Fond ichidagi (ish - hujjat).

Hujjat ma'lumotlari, hujjatda mavjud bo'lgan, ilmiy ma'lumotnoma apparatini yaratish uchun asos bo'lgan ma'lumotlar ikki darajaga ega. Birlamchi hujjatli ma'lumotlar bevosita arxiv hujjatlarida mavjud. Ikkilamchi hujjat ma'lumotlari, ma'lumotlar to'g'risidagi ma'lumotlar tavsiflar, maxsus shifrlar va kodlardan iborat hujjatlar haqidagi turli xabarlarda uchraydi. Ular birgalikda arxiv axborot muhitini tashkil qiladi.

Arxiv kataloglari bo'lishi mumkin majburiy- inventar, katalog va qo'shimcha- indekslar, sharhlar. Ilmiy ma'lumotnoma apparatining asosi hisoblanadi hujjatlarning arxiv inventarizatsiyasi. Qolgan arxiv ma'lumotnomalari uning asosida shakllanadi va unga bog'liq muayyan shartlar arxiv ishi va unda saqlanadigan hujjatlarning o'ziga xos xususiyatlari. Funksiyalariga ko'ra, NSA tizimining ma'lumotnomalari buxgalteriya hujjatlari (buxgalteriya hisobi va nazorati) uchun ma'lumotnomalar va hujjatlar mazmunini ochish (ma'lumot qidirish) ma'lumotnomalariga bo'linadi. Ba'zi ma'lumotnomalar, masalan, inventar, universal arxiv ma'lumotnomalari.

Asosiy tamoyillari ilmiy ma'lumotnoma apparatini qurish quyidagilar:

Turli darajadagi dastlabki retrospektiv hujjatli ma'lumotlarni tavsiflovchi turli ma'lumotlarning o'zaro bog'liqligi va bir-birini to'ldirishi;

Har xil turdagi ma'lumotnomalar ma'lumotlarining o'ziga xosligi va takrorlanmasligi;

Idoraviy va davlat arxivlarining ilmiy-ma’lumotnoma apparati uzluksizligi;

Ilmiy ma'lumotnoma apparatini yaratish metodologiyasining birligi va ma'lumotnomaning har bir turini tuzish metodologiyasini birlashtirishni ta'minlash;

Arxiv ma'lumotnomalarini har bir katalogning o'ziga xos va aniq funktsiyalari bilan barcha turdagi hujjatlarga qo'llash.

Arxiv kataloglari gorizontal va vertikal ravishda tuzilishi mumkin. Gorizontal funktsional tuzilma buxgalteriya hisobi va axborot qidirish tizimlarini ochib beruvchi ma'lumotnomalarni o'z ichiga oladi. Vertikal tuzilish Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi arxiv hujjatlari majmualarini, arxivlar tarmogʻini, maʼlum arxiv, fond, faylni boʻysunish boʻyicha ajratadi.

NSA tizimi quyidagi darajadagi arxiv hujjatlari majmualariga tuzilishi mumkin:

Qozog‘iston Respublikasi Milliy arxiv fondi;

Arxiv tarmog'i;

Ish yoki individual hujjat.

Ushbu majmualar doirasida arxiv ma'lumotnomalari tarkibiga quyidagilar kiradi:

Qozog‘iston Respublikasi Milliy arxiv fondi:

RK NAF fond katalogi;

Ma'lumotnomalar va milliy ahamiyatga ega ko'rsatkichlar.

Arxiv tarmog'i:

Bir qator arxivlardagi ma'lumotlarni birlashtirgan fond kataloglari;

Arxivlararo qimmatli qo'llanmalar va ko'rsatkichlar.

Arxiv:

Qo'llanma yoki tezkor ma'lumotnoma;

Kvitansiya kitobi;

Mablag'lar ro'yxati;

Mablag'lar varaqlari;

Kataloglar;

Tematik sharhlar;

ko'rsatkichlar;

Pasport arxivi.

Fond:

Fond varaqasi;

Jamg'armaning umumiy ko'rinishi;

Kataloglar;

Ko'rsatkichlar.

Ish yoki individual hujjat:

Tematik qo'llanmalar;

Kataloglar;

ko'rsatkichlar;

Tematik va birja sharhlari;

Ishning ichki inventarizatsiyasi;

Annotatsiya;

Autentifikatsiya yozuvi.

2 . Hujjatlar va ishlarning arxiv tavsifi

Hujjatlar va ishlarning tavsifi kashfiyotdir axborot xususiyatlari ma'lumotlarning elementlarini aniqlash va ishlarning qopqog'ida ushbu xususiyatlarning yozma belgilanishi zarur. Hujjatlar va ishlarning tavsifi har bir ish hujjatlarining tarkibi va mazmunini ochib beradi va hujjatlarni izlash va ulardan foydalanishni ta'minlaydi.

Ta'riflashning asosiy tamoyillari hujjatlar va fayllar tavsifning birlamchi arxiv hujjatiga mos kelishi, tavsiflashning turli darajalaridagi ma’lumotlarning o‘zaro bog‘liqligi va bir-birini to‘ldirishi hamda tavsifning barcha darajalarida ma’lumotlarning takrorlanmasligidir.

axborot xususiyatlari tavsifida:

Yuqori bo'limni ko'rsatgan holda muassasa nomi;

Strukturaviy qismning nomi;

Ishlar nomenklaturasi bo'yicha ish indeksi;

ish nomi;

Annotatsiya;

Hujjatlarni topshirish muddatlari;

Saqlash birligidagi varaqlar soni;

Arxiv shifrlash.

Tashkilot nomi bir vaqtning o'zida fondning nomi. Muassasaning to‘liq nomi u qaysi tizimga kirgan bo‘limni ko‘rsatgan holda beriladi. Odatda, rasmiy ravishda qabul qilingan qisqartma mavjud bo'lsa, u muassasaning to'liq nomidan keyin qavs ichida beriladi. Agar muassasaning nomi o'zgargan bo'lsa yoki ish bir muassasadan boshqasiga o'tkazilgan bo'lsa, u holda familiya muqovasida ko'rsatiladi.

Strukturaviy qismning nomi arxiv fondidagi fayllarni tez va to‘g‘ri tasniflashga yordam beradi. Agar muassasa tuzilmasiga ega bo'lmasa, unda ushbu muassasaning funktsiyalari yoki faoliyat sohalari ko'rsatiladi, masalan, "rahbarlik" va boshqalar.

Nomenklatura bo'yicha holatlar indeksi arxiv fondi ichidagi ishlarni tizimlashtirishga yordam beradi, materiallarning saqlanish darajasini va to'liqligini ko'rsatadi.

Ish sarlavhasi hisoblanadi eng muhim xususiyat uning hujjatlarining tarkibi va mazmunini ochib beruvchi ishning tavsifi.

Hujjatlarga izoh berish- hujjat mazmunining qisqacha mazmuni va ning qisqacha tavsifi mazmuni va xususiyatlari ishning sarlavhalari bilan qamrab olinmagan eng qimmatli hujjatlar.

Muddatlari ish yuritishda ishni tashkil etish va tugatish sanalari bilan belgilanadi. Shuni yodda tutish kerakki, ishlar kiruvchi, chiquvchi yoki ichki hujjatlar bilan boshlanishi yoki tugashi mumkin. Har bir hujjat, qoida tariqasida, bir nechta sanaga ega: rasmiylashtirish, imzolash, chiqish yoki kirish ro'yxatga olish. Kiruvchi hujjatlarni qabul qilish muddatlari kiruvchi ro'yxatga olish sanalari, chiquvchi va ichki hujjatlarni tayyorlash yoki imzolash sanalari hisoblanadi.

Plitalar soni ish hujjatlarini saqlash uchun yopishtirilgan.

Arxiv shrifti- Bu ramzi fayllarni saqlash joylari: arxiv nomi, fond raqami, inventar raqami, inventar ishi raqami.

Ta'rif elementlari o'z ichiga oladi:

Identifikatsiya qilish to'g'risidagi ma'lumotlar - fondning nomi, saqlash birligining nomi, hujjat, qidiruv ma'lumotlari, tavsif birligining hajmi (fond, saqlash birligi, hujjat), muddatlari, axborot tashuvchisi turi;

Shakllanish va saqlanish tarixiga oid ma’lumotlar – ta’sischi va fond tarixi;

Tarkibi va mazmuni to'g'risidagi ma'lumotlar - fond hujjatlarining tarkibi va mazmuni, saqlash birligi va hujjatning mazmuni to'g'risidagi ma'lumotlar;

Kirish va foydalanish shartlari to'g'risidagi ma'lumotlar - kirish shartlari, mualliflik huquqi, ko'paytirish va foydalanish shartlari, hujjatning tili, jismoniy xususiyatlari, ilmiy ma'lumotnoma apparatining mavjudligi, hujjatning haqiqiyligi / nusxasi raqami, tashqi xususiyatlar;

Qo'shimcha ma'lumotlar - asl va nusxalarning joylashuvi, bibliografiya.

Jamg'arma darajasida amalga oshiriladigan hujjatlar va ishlarning tavsifi fondning nomi, ma'lumotnoma ma'lumotlari, qidiruv ma'lumotlari, fondning xususiyatlari, ta'sischi va fond tarixi to'g'risidagi ma'lumotlar, annotatsiya, bibliografiya va foydalanish shartlarini o'z ichiga oladi. foydalanish.

Saqlash birligi darajasida tavsiflashda quyidagilar hisobga olinadi:

Jamg'armaning nomi;

Jamg'armani yaratuvchining tarkibiy qismining nomi;

Malumot ma'lumotlari;

Axborot tashuvchisi turi;

Kirish va foydalanish shartlari;

Sarlavha, ixtiyoriy ravishda izoh bilan.

Ta'rifning keyingi darajasi hujjat darajasidagi tavsifga taalluqlidir va shularni o'z ichiga oladi strukturaviy elementlar sarlavha sifatida - hujjat turi, muallif, adresat, savol yoki mavzu, voqea, fakt, hujjatning mazmunini belgilovchi nom, joy, sana; ma'lumotnoma ma'lumotlari - qidiruv ma'lumotlari; axborot tashuvchisi turi; kirish va foydalanish shartlari. Sarlavha, fondning nomi, saqlash birligi, hujjat qisqa, aniq, savodli bo'lishi kerak. Oddiy sarlavha quyidagilarni aks ettirishi kerak: ish turi, turi, hujjat turi, muallif, muxbir, mavzu, nashr, joy, sana va haqiqiylik yoki nusxa raqami, masalan:

Qarag'anda viloyat hokimligi boshlig'i huzuridagi komissiya yig'ilishining 03.05.1993 yildagi 2-sonli bayonnomasi.Asl nusxasi;

Qarag'anda viloyat moliya boshqarmasining 1998 yil uchun shtat jadvallari.

Oddiy sarlavhalar elementlaridan tashkil topgan umumlashtirilgan va murakkab sarlavhalar mumkin, masalan:

1997 yil uchun Qarag'anda viloyatining shahar, shaharcha, qishloq, qishloq tumanlari hokimlarining ro'yxati;

Protokollar umumiy yig'ilishlar muassasalar, tashkilotlar, korxonalar xodimlarining kollektivlari okrug saylov komissiyalarining 1977 yil uchun Abay saylov okruglari bo‘yicha mehnatkashlar deputatlari viloyat Kengashi deputatligiga nomzodlarni ro‘yxatga olish to‘g‘risida ko‘rsatish va bayonnomalari. Asl nusxalar.

Ushbu sarlavhalar ish oson ajratiladigan hujjatlar guruhlaridan iborat bo'lgan va ishlarning ochilish belgilari hisobga olinmagan holda tuzilgan hollarda tuziladi.

Sarlavhalar har doim ham individual, ko'pchilikning mazmunini ochib bera olmaydi muhim hujjatlar ishlar. Bu izoh bilan amalga oshiriladi. Mustaqil qidiruv predmeti boʻlishi mumkin boʻlgan va eng koʻzga koʻringan voqealar, faktlar va raqamlar toʻgʻrisidagi maʼlumotlarni, shuningdek ishga kiritilgan murojaatlar, varaqalar, eʼlonlar, broshyuralar, xaritalar, chizmalarni oʻz ichiga oluvchi hujjatlarga izoh beriladi. Izohning oxirida annotatsiya tuzilgan hujjatlar varaqlarining raqamlari ko'rsatilishi kerak. Izoh qopqoqdagi qizil chiziqdan ishning sarlavhasi orqasida yoki qopqoq va ishning birinchi varag'i orasiga kiritilgan alohida varaqda joylashtiriladi.

2.1 Shaxsiy kelib chiqadigan hujjatlar va ishlarning tavsifi

Shaxsiy kelib chiqishi fondlarida, qoida tariqasida, ijodiy materiallar, yozishmalar, albomlar, daftarlari, biografik, rasmiy va mulkiy-xo'jalik mazmunidagi materiallar, oila a'zolari va fond yaratuvchisiga tegishli boshqa shaxslarning materiallari.

Da shaxsiy kelib chiqishi holatlari va hujjatlarining tavsifi Ushbu materiallarning xususiyatlari hisobga olinadi va quyidagi ma'lumotlar tavsiflari qayd etiladi:

fond yaratuvchisining familiyasi, ismi, otasining ismi, ular ham fondning nomi;

ish nomi;

hujjatlarni topshirish muddati;

varaqlar soni;

arxiv shifr.

Shaxsiy kelib chiqishi hujjatlarini tavsiflashda asosiy o'ziga xoslik ishlarning sarlavhalarini tuzishdir. Sarlavha quyidagi elementlarga asoslanadi: hujjatlar yoki ish turlari, muallif, muxbir, savol. Hujjatlarning sarlavhalari va shaxsiy kelib chiqishi holatlarini tuzishda ular nima uchun tuzilganligini hisobga olish kerak: qo'lyozmalar yoki yozishmalar, albomlar yoki boshqa materiallar.

IN qo‘lyozma sarlavhasi muallifni, asarning nomini, janrini, shuningdek, ularning muallifligini ko'rsatadigan bag'ishlangan yozuvlar, tahrirlar va boshqa qo'shimchalar mavjudligini ko'rsating, masalan:

N.A. Pichugin. — Vazir bo‘lganida. O'ynang.

Agar qo'lyozmaning sarlavhasi bo'lmasa, unda uning birinchi qatori sarlavhada ko'rsatiladi, masalan:

E. Belitskaya-Pichugina. "Eshitilmas qadamlar bilan sokin dunyoga ...". She'r.

IN yozishmalar uchun sarlavha hujjat turi, muallifi va muxbirlari, mazmuni, agar u bitta masalaga tegishli bo'lsa, shuningdek, ilovalar, qo'shimchalar va boshqa xususiyatlar mavjudligini ko'rsating, masalan:

M.S.dan maktublar. Brodskiy Yu. Gert.

K.I.ga maktublar. Satpaevning rafiqasi T.A. Satpaeva (niki Koshkina).

IN albomlar uchun sarlavha albom muallifini ko'rsating va xulosa yozuvlar, fotosuratlar va ularning muallifligi ko'rsatilgan boshqa materiallar, shuningdek albomning tashqi xususiyatlarini tavsiflovchi, masalan:

Albom N.V. Paganuzzi Fann tog'lariga, Hisor tizmalariga ekspeditsiyalarning fotosuratlari bilan.

IN daftar uchun sarlavha ish turini va muallifni ko'rsating, masalan:

Noutbuk M.E. Zueva-Ordintsa.

Shaxsiy kelib chiqishi fondidagi kitoblar, albomlar va boshqa materiallarda bag'ishlov yozuvlari mavjud bo'lgan hollarda, bag'ishlov yozuvlari uchun sarlavha, bu yozuv muallifini, muxbirni (kimga mo'ljallanganligini) va u nimaga yozilganligini ko'rsatadi, masalan:

Yu.Gert va R.Tamarina L.S.ning bag'ishlovchi yozuvlari. Sentsova.

Biografik, rasmiy, mulkiy va iqtisodiy materiallar, shuningdek materiallar uchun sarlavhalarda ijtimoiy faoliyat va maishiy tabiat hujjatlar yoki ishlarning turlarini, muallifni, materiallarning qisqacha mazmunini va xususiyatlarini ko'rsatadi: mualliflik huquqiga oid tuzatishlar, gazeta parchalari va boshqalar, masalan:

M.D. Balikin. Gazeta parchalari.

IN fotosurat sarlavhalari hujjat turini, tasvirlangan shaxslarning bosh harflari va familiyalarini, voqeani ko'rsating, masalan:

Foto: E.A. Buketova.

Agar fotosuratda bag'ishlov yozuvlari qilingan bo'lsa, unda bu ular murojaat qilingan shaxslarni ko'rsatgan holda sarlavhada qayd etiladi, masalan:

V. Badikovning fotosurati E. Belitskaya-Pichuginaning bag'ishlanishi bilan.

IN chizmalar, eskizlar, chizmalar, gravyuralar uchun sarlavhalar materiallarning tabiatiga qo'shimcha ravishda ular muallifni, muxbirni ko'rsatadi, tasvirning tavsifini beradi, shuningdek, bag'ishlangan yozuvlar va boshqa xususiyatlar mavjudligini qayd etadi.

J.K.dan maktub. Bekturov noma’lum shaxsga Nurjonning murojaati bilan.

To'liq saqlanmagan materiallarni tavsiflashda ularning to'liqlik darajasi ko'rsatiladi: parcha, to'liq bo'lmagan matn, tugamagan matn, masalan:

J.K. Bekturov. "Sakenning so'nggi kunlari". Ertak. Ko'chirma.

Yu.G.dan maktub. Popova E. Mustafin. Oxiri yo'q.

Materiallarni yozish yoki ko'paytirish usulini aniqlashda quyidagilarni ko'rsating:

Avtograf yoki qoralama avtograf;

Mashinada yoki qo'lda yozilgan nusxa;

Fotokopi yoki fotokopi;

Jurnal, gazeta va boshqalardan parchalar.

Ishlar va shaxsiy kelib chiqadigan hujjatlarni tavsiflashda birlamchi tavsif kartalarini tuzish mumkin, ular asosida kelajakda arxivning ilmiy ma'lumotnoma apparatini yaratish bo'yicha ishlar olib boriladi.

3 . Arxiv inventarizatsiyasi

Arxiv inventarizatsiyasi - arxiv fondi saqlash birliklarining, kolleksiyalarning tizimli ro'yxatini o'z ichiga olgan va ularni hisobga olish va mazmunini oshkor qilish uchun mo'ljallangan arxiv ma'lumotnomasi.

inventarizatsiya funktsiyalari:

Hujjatlarning tarkibi va mazmunini ochib beruvchi axborot;

Jamg'arma ichidagi holatlar sonini hisobga olgan holda buxgalteriya hisobi;

Jamg'armani yaratuvchining tuzilishiga yoki uning faoliyatining asosiy yo'nalishlari va masalalariga muvofiq jamg'arma ichidagi ishlarni tasniflash, tizimlashtirishni belgilash.

Axborot funktsiyasi Inventarizatsiya har bir ishni kartochkalarda tavsiflash jarayonida ishning sarlavhasi, hujjatlarning o'ziga xos tarkibi va saqlash birligining mazmunini aniqlash kabi muhim elementni tuzishda amalga oshiriladi. To'liq va to'g'ri rasmiylashtirilgan arxiv inventarizatsiyasi umuman fond hujjatlarining tarkibi va mazmuni haqida tasavvur beradi.

Buxgalteriya funktsiyasi inventarizatsiya fonddagi saqlash birliklari sonini ko'rsatishdan iborat. Bu hujjatlarning saqlanishini, fond hajmining o'zgarishini nazorat qilishni ta'minlaydi. Bundan tashqari, ishlarning seriya raqamlarining mavjudligi tadqiqotchilar uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni tezkor qidirishga yordam beradi.

Tasniflash funksiyasi Inventarizatsiya fonddagi ishlarni eng oqilona va mantiqiy tartibga solishni birlashtiradi va aks ettiradi. Arxiv fondi tarkibidagi hujjatlar va ishlarning tasnifi deganda ularni fond yaratuvchining tarixan belgilangan tuzilmasi yoki uning faoliyatining asosiy yo‘nalishlari va masalalariga muvofiq ilmiy guruhlash tushuniladi.

Inventarizatsiya tavsiflovchi maqolalar, yakuniy yozuv, sertifikat varaqasi va ma'lumotnoma apparatidan iborat. Ta'riflash ob'ekti saqlash birligidir.

Ta'riflar amalga oshiriladi:

Doimiy saqlash uchun

Vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash hollari;

Xodimlar bilan ishlash;

Maxsus tashuvchilardagi hujjatlar;

Arxiv idoraviy va xizmat nashrlariga kiritilgan.

Arxiv inventarlarini tuzish va tartibga solish qoidalari. Da inventarizatsiya asosiy hujjat ishlarning ish yuritish nomenklaturasi hisoblanadi. Inventarizatsiyani tuzishdan oldin nomenklatura bo'yicha ish nomining undagi hujjatlarga muvofiqligini, ishning to'g'riligini, ishdagi hujjatlarning to'g'riligini tekshirish kerak.

Inventarizatsiyani loyihalash uchun qoidalar yoki asosiy talablar:

Inventarizatsiyadagi saqlash birliklarini raqamlash ishlarni tizimlashtirishga ko'ra amalga oshiriladi, ko'p jildli hollarda esa har bir ish yoki uning hajmi inventarizatsiyaga o'ziga xos saqlash birligi raqami bilan kiritiladi;

Inventarizatsiyadagi saqlash birliklarini tizimlashtirish nomenklaturadagi ishlarni tizimlashtirishga mos kelishi kerak;

Inventarizatsiyaning tavsiflovchi moddalari unga kiritilgan ishlarning sarlavhalariga qat'iy muvofiq ravishda to'ldiriladi;

Inventarizatsiyaga bir xil sarlavhali ishlarni kiritishda birinchi yozuvda ishning to‘liq nomi ko‘rsatiladi, qolgan barcha bir hil holatlar BUGUN so‘zlar bilan ko‘rsatiladi, ularning boshqa barcha ma’lumotlari inventarizatsiyaga to‘liq kiritiladi;

Inventarizatsiyaning har bir yangi varag'ida ishning bir hil sarlavhasi davom ettirilsa ham, sarlavha to'liq takrorlanadi;

Inventarizatsiyaning "eslatma" ustuni utilizatsiya yoki ishning jismoniy holatini belgilash uchun ishlatiladi;

Idoraviy arxivdagi inventar muassasaning tarkibiy bo‘linmalari inventarlari asosida ularning ahamiyatiga ko‘ra muassasa yagona fondini tizimlashtirish tuzilmasi asosida tuziladi; bir ishga kiritilgan bir necha yillar uchun hujjatlar ish ochilgan sana bo'yicha inventarizatsiyaga kiritiladi;

Inventarizatsiya bo'yicha ishlarning raqamlanishi to'rt xonali raqamdan oshmasligi kerak, oxirgi raqam 9999;

Inventarizatsiyadagi ishlarni tizimlashtirish xronologiya bo'yicha, uning doirasida esa - muassasa tuzilishiga ko'ra afzalroqdir;

Har bir tayyor inventar o'z raqamini fond varag'i va tovar-moddiy zaxiralar reestriga muvofiq oladi;

Muassasa inventarini tuzishda uning tarkibiy qismlari inventarlari asosida 2 nusxa tarkibiy bo‘linma inventarlari, idoraviy arxivda tuzilgan yillik yig‘ma inventarlardan 4 nusxa, uzoq muddatli inventarlardan 2 nusxa ( 20 yildan ortiq) saqlash, xodimlar ro'yxatining 3 nusxasi tuziladi;

Xodimlar inventarini (l / s) tuzishda undagi hujjatlar quyidagi ketma-ketlikda joylashtiriladi: birinchi navbatda buyurtmalar mavjud. xodimlar, keyin - xodimlar ro'yxati, undan keyin kadrlar yozuvlari, shaxsiy fayllar, shaxsiy hisoblar va ish haqi to'g'risidagi deklaratsiyalar, moliyalashtiriladigan majburiy va ixtiyoriy to'lovlar uchun to'lov hujjatlari pensiya jamg'armalari davlat sug‘urta fondiga majburiy ijtimoiy to‘lovlar va baxtsiz hodisalar to‘g‘risidagi hisobotlar;

Shaxsiy ishlar alifbo tartibida tizimlashtiriladi va egasi ishdan bo'shatilgan yil bo'yicha inventarizatsiyaga kiritiladi;

Doimiy, uzoq muddatli saqlash va xodimlarning inventarlari ularning raqamlariga muvofiq alohida saqlanadi.

Tuzilishi muassasa inventarini tuzish bir qator hujjatlarni o'z ichiga oladi:

Yillik tarkibiy inventar tuzilmaviy bo'linmada tuziladi;

Yillik jamlama inventarizatsiya idoraviy arxiv tomonidan tuziladi;

Uning asosida davlat arxivida hujjatlar va inventarizatsiya u yerga topshirilgandan so'ng muassasaning yig'ma inventarizatsiyasi - doimiy saqlash va xodimlar uchun alohida tuziladi.

Ta'rifning qismlari quyidagilardir:

Sarlavha sahifasi;

Muqaddima;

Aslida tavsif;

Qisqartmalar ro'yxati;

ko'rsatkichlar;

Tarjima jadvallari;

Bibliografiya;

Terminologik lug'at;

Tasdiqlash varaqasi.

Sarlavha sahifasi dan tashkil topgan to'liq ism arxiv, fond yaratuvchining nomi, fondning nomi, fond raqamlari, inventar, inventarning nomi, inventarga kiritilgan hujjatlarning oxirgi sanalari.

IN so'zboshi ta'sischi, fond to'g'risidagi ma'lumotlar, uning hujjatlarining tarkibi va mazmuni, inventarizatsiya uchun ma'lumotnoma apparati tarkibiga izoh beriladi.

Inventarizatsiyaning asosiy matnida uning tavsiflovchi maqolasi mavjud. Unda saqlash birligining seriya raqami, hisob birliklari, ish yuritish indeksi yoki eski inventar raqami, saqlash birligining nomi, hisob birliklari, hujjatlarning amal qilish muddati, saqlash birligidagi varaqlar soni, tili, haqiqiyligi / nusxasi raqami, ko'paytirish usuli ko'rsatilgan. , hujjatlarning saqlanish darajasi, tashqi xususiyatlari . Agar ayniqsa qimmatli hujjatlar mavjud bo'lsa, tavsiflovchi maqolaga ularning izohlarini kiritish mumkin.

Qisqartmalar ro'yxati agar inventarda ma'lum bir muassasaga xos bo'lgan so'z va atamalarning aniq qisqartmalari mavjud bo'lsa, kiritiladi.

Ko'rsatkichlar zarur tushuntirishlar va saqlash birliklarini ko'rsatgan holda inventarizatsiyaning mavzu tushunchalarini ochib beradi. Mavzu, nominal, geografik, xronologik va boshqa indekslar mumkin. Ehtiyojga qarab, ular kar yoki izohli bo'lishi mumkin.

Tarjima jadvallari inventarizatsiyani qayta ishlashda saqlash birliklarining yangi raqamlarini eskilariga o'tkazish uchun ishlatiladi. Ular yangi va eski inventarlarning raqamlarini parallel ravishda ko'rsatadilar va shu bilan yangi inventar bilan ishlashni osonlashtiradi.

Bibliografiya jamg‘arma hujjatlaridan foydalanish darajasini, ularning nashrlari to‘g‘risidagi hisobot ma’lumotlarini bosma va bosma materiallarda, shu jumladan ilmiy ma’lumotnoma apparatida eslatib o‘tish darajasini belgilaydi.

Terminologik lug'at muassis uchun inventar va undagi hujjatlarda qayd etilgan maxsus atamalar nazarda tutilgan hollarda kiritiladi.

Tasdiqlash varaqasi inventarning umumlashtirilgan ma’lumotlari, uning raqamlangan varaqlari soni, undagi saqlash birliklari soni, ularning birinchi sonidan oxirgi sonigacha, inventar tarkibidagi o‘zgarishlar to‘g‘risida hisobot beradi. Sertifikatlash varaqasi inventarni tuzuvchi tomonidan imzolanadi. Inventarizatsiyadagi ichki o'zgarishlar bilan u ushbu o'zgarishlarni tuzatadi, masalan:

1-sondan 185-songacha 185 (bir yuz sakson besh) ish inventarizatsiyaga kiritilgan.

Tuzilgan: ______________ Sana.

4 . Arxiv katalogi

Arxiv katalogi - arxiv ma'lumotnomasi, unda arxiv hujjatlari to'g'risidagi ma'lumotlar tanlangan tasniflash sxemasiga muvofiq joylashgan. Katalogning arxiv ma'lumotnomasi sifatidagi xususiyati shundaki, katalogdagi ma'lumotlar, qoida tariqasida, kartochkalarga joylashtiriladi. Turli kataloglar to'plami arxiv katalog tizimini tashkil qiladi.

Arxiv hujjatlarini kataloglashtirish- kataloglarni tayyorlash, yaratish va yuritish bo'yicha ishlar majmui. U quyidagilardan iborat:

Katalog turlarini aniqlash;

Undagi hujjatli axborotni tasniflash sxemasini ishlab chiqish;

Kataloglashtirish uchun hujjatli ma'lumotlarni aniqlash va tanlash;

Katalog kartochkalaridagi hujjatli ma'lumotlarning tavsiflari;

Indeks kartalari;

Kartochkalarni tashkil qilish va katalog yuritish.

Kataloglashtirishda tabaqalashtirilgan yondashuv amalga oshiriladi:

Arxiv fondlari va ularning tarkibiy qismlarini tanlash ketma-ketligi ularning ahamiyatlilik darajasiga qarab belgilanadi;

Ulardan kerakli holatlar, hujjatlar, ma'lumotlar tanlab olinadi;

Yangi paydo bo'lgan katalogga qarab, hujjatli ma'lumotlarni tavsiflashning turli usullari qo'llaniladi.

Katalog turini aniqlashda quyidagilar hisobga olinadi:

Arxiv darajasi va profili;

Mablag'larning tuzilishi, tarkibi, mazmuni, rivojlanish darajasi;

Hujjatlardan foydalanishning intensivligi va maqsadlari;

Boshqa arxiv ma'lumotnomalarining mavjudligi va sifati;

Arxivning kadrlar va moddiy-texnik imkoniyatlari.

Arxiv katalogi tizimi. Katalog arxivning hujjat tarkibini to'liq aks ettirishi, eng mashhur hujjatlarni topish uchun kalit bo'lib xizmat qilishi kerak. Arxiv kartotekasi doimiy, uzoq muddatli (10 yildan ortiq), qisqa muddatli (10 yilgacha) ishlarning fayl kabinetlariga bo'linish uchun arxivda qayta ishlangan ish yuritish kartotekasi asosida tuzilishi mumkin. va kadrlar hujjatlari.

Kataloglar mantiqiy yoki alifbo tartibi asosida tuzilishi mumkin. Birinchisi tizimli, tematik, xronologik. Ikkinchisiga - mavzu: nominal va geografik.

Kataloglar tasnifi

E'lon qilingan http://www.allbest.ru/

Kataloglarning eng keng tarqalgan turlari:

- tizimli- jamiyatning bilim sohalari va amaliy faoliyati bo‘yicha;

- tematik- mavzular, kichik mavzular, sarlavhalar, sarlavhalar bo'yicha;

- muassasalar tarixi haqida- soha, yurisdiktsiya, muassasalar turlari bo'yicha alifbo tartibida;

- ma'muriy-hududiy bo'linish tarixi bo'yicha- ma'muriy-hududiy birliklar turlari bo'yicha, ular ichida esa - alifbo nomlari bo'yicha;

- xronologik- hodisalarning xronologiyasi yoki hujjatlarning sanasi yoki yoritilgan voqealar vaqti bo'yicha - hujjatlarda ko'rsatilgan shaxslar yoki hujjatlar mualliflari tomonidan alifbo tartibida;

- geografik - alifbo tartibida geografik va topografik ob'ektlar;

- bo'lim xodimlari- shaxsiy katalogni tuzishda arxivga o'tkazilganda ish staji, ish haqi, pensiyalarni hisoblash uchun boshqa ko'rsatkichlar to'g'risidagi ma'lumotlardan foydalanish mumkin;

- fond nomlari- katta miqdordagi mablag'lar bilan, u fondlar, ularning nomlari, raqamlari, muddatlari bilan dastlabki tanishish uchun ishlatilishi mumkin.

Arxiv kataloglarining tasnifi. Barcha kataloglar yagona arxiv katalog tizimiga birlashtirilgan. Katalogning muayyan turini yaratish uni tasniflash sxemasini ishlab chiqishdan boshlanadi. Xalqaro hujjatli filmlarda quyidagilar qabul qilinadi: universal o'nlik tasnifi; yo'g'on ichak bilan tasniflash.

Tasniflash sxemasini tanlash arxiv hujjatlarining tarkibi va ulardan foydalanish vazifalari bilan belgilanadi. Ular havolalar tizimi orqali oʻzaro bogʻlangan boʻlib, ular oʻz ichiga toʻliq havolalar (indekssiz tushunchadan indeksli tushunchaga) va tegishli tushunchalarni bogʻlovchi qisman havolalarni (toʻldiruvchi) oʻz ichiga oladi. Muayyan muammo, muayyan masala bo‘yicha arxiv hujjatlari tarkibini to‘liqroq aks ettiruvchi arxivlararo kataloglarga ichkaridan o‘tish mumkin.

1970-yillarning oxiridan boshlab Sovet arxivi SSSR Davlat arxivlarining tizimli kataloglarida hujjatli ma'lumotlarning yagona tasnifi sxemasidan foydalanadi (M., 1978). Sxema mantiqiy tuzilma asosida qurilgan bo'lib, bu erda bo'linishlar bilim va jamiyat faoliyatining tarmoqlari bilan ifodalanadi. Milliy miqyosdagi bunday tarmoqlar quyidagilardir:

Davlat qurilishi. Hukumat. Davlatchilikni himoya qilish.

Ijtimoiy-siyosiy hayot.

Milliy iqtisodiyot.

Madaniyat. Fan. Sog'liqni saqlash.

Yagona tasniflash sxemasidagi har bir sanoat (bo'lim) odatda bo'lim deb ataladi. Har bir bo'limning o'ziga xos bo'linmalari, bo'limlari va bo'limlariga va kichikroq bo'limlarga bo'linishi mavjud.

Arxiv fondi hujjatlarini kataloglashda yagona tasniflash sxemasini qurish tuzilmasini batafsil o‘rganish, qaysi bo‘lim, bo‘lim va boshqalarni aniq belgilash zarur. hujjatlarda ifodalangan u yoki bu tushuncha mantiqiy bog‘liq bo‘lishi mumkin.

Kataloglashtirish uchun hujjatli ma'lumotlarni joylashtirish va tanlash arxiv fondlarini tematik rivojlantirishda ham, hujjatlarni aniqlash va tavsiflash bo'yicha boshqa turdagi ishlar bilan bog'liq kataloglashtirishdan o'tishda ham amalga oshiriladi. Kataloglashtirishda alohida e'tibor beriladi muhim voqealar, davrni, ma'lum bir tarixiy davrni, hodisani yoki muayyan hudud, mintaqaning tabiatini aks ettiruvchi faktlar, hodisalar va boshqalar. Aniqlangan ma'lumotlar hujjatli, yagona, guruhli tavsif darajasida katalog kartalarida tasvirlangan. Hujjat bo'yicha tavsif bilan ma'lumot bitta hujjat haqida, bitta tavsif bilan - saqlash birligi, guruh tavsifi bilan - saqlash birliklari yoki mavzuiy, mantiqiy, xronologik jihatdan bog'liq bo'lgan hujjatlar to'g'risida xabar beriladi.

Natijada, hujjatning bir qismi, hujjat, hujjatlar guruhi, saqlash birligi, saqlash birliklari guruhi darajasida tavsiflash mumkin.

Katalog kartasi quyidagi atributlarni o'z ichiga oladi:

Tasniflash bo'limi indeksi;

Tadbirning sanasi va joyini belgilash;

Axborot ma'lumotlari (tarkibning tavsifi);

Arxiv nomi;

Jamg'armaning nomi;

Hujjatning arxiv shifrini (fond raqami, inventar, saqlash birligi, varaq);

ijro etish usuli;

Kompilyatorning nomi;

tuzilgan sana;

Ba'zi hollarda kartaning orqa tomonida izoh paydo bo'lishi mumkin.

Arxiv kataloglari doimiy ravishda yangi ma'lumotlar bilan to'ldirilib boriladi. Ularning tegishli ishlaridan biri kataloglashtirish bo'lib, unga quyidagilar kiradi:

Ishni ilmiy-uslubiy ta'minlash;

Kartalarni indekslash;

Ularni indekslar va sarlavhalar bo'yicha tizimlashtirish;

Katalog uchun ma'lumotnoma apparatini tuzish;

Katalogni takomillashtirish;

Kataloglashtirish va kataloglardan foydalanish bo'yicha ishlarning hisob shakllarini yuritish.

Katalogga kiritilgan kartalar indekslangan bo'lishi kerak, ularga indeks - belgi, til elementi, harflar, raqamlar, shartli belgilar qo'shilishi kerak, ularning maqsadi hujjatlarda qayd etilgan ma'lumotlarning mazmunini etkazishdir. tasniflash sxemasidagi bo'linmalarning o'rnini belgilash va bu bo'linmalar o'rtasidagi munosabatlarni aniqlash.

Indekslar quyidagilar bo'lishi mumkin:

Xatlar;

raqamli;

Birlashtirilgan.

Ular kartalarning katalogdagi o'rnini aniqlashga xizmat qiladi. Ularni tizimlashtirish harflar va raqamlar tartibidagi indekslarga muvofiq amalga oshiriladi. Kataloglarni doimiy ravishda takomillashtirish tasniflash sxemasini takomillashtirish, ularning mazmuni va dizaynini tekshirish, tavsiflarni takomillashtirishni o'z ichiga oladi. Natijada, kataloglar inventarizatsiyadan keyin ikkinchi muhim arxiv qo'llanmasi bo'lishi kerak.

5 . Arxiv bo'yicha qo'llanma

Arxiv bo'yicha qo'llanma - arxiv fondlari toʻgʻrisida tizimli ravishda tavsiflar yoki qisqacha maʼlumotlarni oʻz ichiga olgan hamda uning tarkibi va mazmuni bilan tanishish uchun moʻljallangan arxiv maʼlumotnomasi.

Qoʻllanmalar Qozogʻiston Respublikasi Milliy arxiv fondi, bir guruh arxivlar, arxivlar, bir qator arxiv fondlari darajasidagi maʼlumotlarni qamrab oladi. Bunga qarab, qo'llanmalar quyidagilarga bo'linadi:

Arxiv fondlari bo'yicha yo'riqnomaga;

Arxiv fondlari bo'yicha qisqacha qo'llanma;

Arxiv fondlari bo'yicha tematik qo'llanma;

Arxiv bo'yicha qo'llanma.

Arxiv to'plamlari uchun qo'llanma fond darajasida arxiv tarkibini belgilaydi. Unda arxiv fondlari xususiyatlarining tizimli roʻyxati, jumladan, fondning nomi, soni, hajmi, uning soʻnggi sanalari, tarixiy maʼlumotlar, izohlar, bibliografiya koʻrsatilgan.

Arxiv fondlari bo'yicha qisqacha qo'llanma fondlar bo'yicha qo'llanmadan ko'ra ko'proq umumiy yoki tor mavzuli xarakterdagi arxiv fondlari haqida ma'lumot beradi. Unda jamg'armalarning nomlari va ular haqida qisqacha ma'lumotlar mavjud. Bularga mablag'larning soni, hajmi, ekstremal sanalari kiradi. Kataloglar izohli yoki izohsiz bo'lishi mumkin.

Arxiv to'plamlari uchun tematik qo'llanma muayyan mavzu bo'yicha belgilanadigan mablag'lar haqida ma'lumot beradi. Unda mavzularga muvofiq fondning nomi, raqami, uning so‘nggi sanalari, mavzu bo‘yicha hujjatlarni o‘z ichiga olgan inventar raqamlari, fond uchun ilmiy ma’lumotnoma apparati, izohlar, bibliografiya ko‘rsatilgan. Bundan tashqari, muassisning tarixi va hujjatlarga kirish va ulardan foydalanish shartlari to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rsatilishi mumkin.

Arxivlar boʻyicha qoʻllanma Qozogʻiston Respublikasi Milliy arxiv fondidan boshlab, bir guruh arxivlar bilan davom etadigan qator arxivlar haqida maʼlumotlarni oʻz ichiga oladi. U arxiv tarkibini, arxivlar guruhlarini, Qozog‘iston Respublikasi Milliy arxiv fondi tarkibini uning omborlari bo‘yicha to‘liq yoki uning alohida qismlari bo‘yicha belgilaydi. Ushbu qo'llanmada arxiv tavsifi arxivning nomi va manzilini, hujjat turlari bo'yicha ma'lumotnoma ma'lumotlarini, tarixiy ma'lumotnoma va izohni o'z ichiga oladi. Bundan tashqari, arxivning bibliografiyasi haqida xabar berish mumkin. Bunday qo'llanma oldida turgan vazifalarga qarab, u umumiy yoki tematik bo'lishi mumkin. Qo'llanmalarni tayyorlashda tabaqalashtirilgan yondashuv qo'llaniladi, bu unga mo'ljallangan mablag'lar, fayllar va hujjatlarni tanlash, ma'lumotni tanlash, ma'lumotnoma apparatining optimal tarkibi va to'liqlik darajasini aniqlashdan iborat. Qoida tariqasida, qo'llanmalardagi ma'lumotlar Sovet Ittifoqidan oldingi, Sovet Ittifoqi, Sovet Ittifoqidan keyingi davrlar fondlari haqidagi ma'lumotlarga bo'linadi. Ularning materiali tarixiy va mantiqiy jihatdan joylashgan.

Qoʻllanma mablag'lar va hujjatlar tavsifini beruvchi asosiy qismdan hamda sarlavha sahifasi, mundarija, so'zboshi, qisqartmalar ro'yxati, indekslarni o'z ichiga olgan ma'lumotnoma apparatidan iborat. Qo'llanmalarni tuzishda ularga qo'yiladigan asosiy talab aks ettirilgan ma'lumotlarning to'liqligi, ma'lumotnoma ma'lumotlarining (arxiv, fond, inventar, saqlash birligi) va kerak bo'lganda hujjatlarga izohlarning mavjudligi hisoblanadi. Qo‘llanmalarda asosiy arxiv fondlari to‘g‘risidagi ma’lumotlardan tashqari izohsiz fondlar to‘g‘risidagi ma’lumotlar ham bo‘lishi mumkin. Arxiv qo'llanmalari batafsil bibliografiyani o'z ichiga olishi mumkin, unda nafaqat umumiy bibliografiya ma'lumotlari, balki arxiv hujjatlarining nashrlari yoki ular haqidagi hisobotlar ham ko'rsatiladi.

6 . Arxiv hujjatlari va boshqa arxiv ma’lumotnomalarini ko‘rib chiqish

Arxiv hujjatlariga umumiy nuqtai - arxiv hujjatlarining alohida majmualarining tarkibi, mazmuni va qidiruv ma'lumotlari to'g'risidagi tizimlashtirilgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan arxiv ma'lumotnomasi, agar kerak bo'lsa, ularning manba tahlili bilan to'ldiriladi. Sharhlar bo'lishi mumkin Aksiya Va tematik. Arxiv fondini ko‘rib chiqish fond hujjatlarining tarkibi va mazmuni to‘g‘risidagi tizimlashtirilgan ma’lumotlarni hamda ularning manbalarni o‘rganish tahlilini o‘z ichiga oladi.

Hujjatlarning tematik ko'rinishi muayyan mavzuga oid bir yoki bir nechta arxiv fondlari hujjatlarining tarkibi va mazmuni haqidagi tizimlashtirilgan maʼlumotlarni hamda ularning manba tahlilini oʻz ichiga oladi.

Arxiv hujjatlarini ko‘rib chiqishning boshqa turdagi ilmiy ma’lumotnoma hujjatlaridan asosiy farqi ko‘rib chiqilayotgan hujjatlarning manbashunoslik qiymatini, ularning to‘liqligi va saqlanish darajasi, ishonchliligi va mohiyatini aniqlashni o‘z ichiga oluvchi manbashunoslik tahlilini o‘tkazishdir. ulardagi faktik ma'lumotlar.

Ko'rib chiqishning asosiy qismi arxiv hujjatlarining izohlari bo'lib, ularning qidiruv ma'lumotlari bilan birga keladi. Ko'rib chiqish butun arxiv uchun tuziladi, so'ngra - uning fondlari, inventarlari, fayllari, varaqlari uchun. To'liq shaklda ko'rib chiqish muassasalar - fond yaratuvchilarning xususiyatlaridan, hujjatlarning xususiyatlaridan va ma'lumot apparatidan iborat.

Arxiv fondining umumiy ko'rinishini qurish sxemasi quyidagicha:

Strukturaviy - tarkibiy qismlarning nomlari ko'rib chiqish bo'limlarining nomlari bo'lsa, tuzilgan fond yaratuvchisi va shunga mos ravishda fond bilan;

Filial (funktsional) - fond yaratuvchisi va shunga mos ravishda fondning aniq tuzilmasi mavjud bo‘lmaganda;

Tematik - muayyan mavzular bo'yicha hujjatlarning mazmunini guruhlash va taqdim etish;

Xronologik - xronologiyada hujjatlar mazmunini guruhlash va taqdim etish;

Nominal - hujjatlar mazmunini ularning turlari bo'yicha guruhlash va taqdim etish.

Hujjatlarni tematik ko'rib chiqish quyidagi sxema bo'yicha amalga oshirilishi mumkin:

Sanoat (funktsional);

Tematik;

Xronologik.

Ko'rib chiqishda hujjatlarning izohlari hujjatlarning mazmuni, ularning manba tahlili, hujjatlarning asosiy turlari, ularning muallifligi, xronologik doirasi, haqiqiyligi, qidiruv ma'lumotlari haqida ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. To'plamning umumiy ko'rinishida qidiruv ma'lumotlari yig'ish darajasida ma'lumot beradi (inventar, fayl, varaq). Tematik sharhda qidiruv ma'lumotlari arxivlar nomlari va to'plam raqamlari bilan to'ldiriladi.

Sharhning ma'lumotnoma apparati sarlavha sahifasidan, mundarijadan va so'zboshidan iborat bo'lib, unda fond va ta'sischi, sharhning tuzilishi, ma'lumotnoma apparati tarkibi, qisqartmalar ro'yxati va indeks.

Yuqorida qayd etilgan hujjatlardan tashqari, tematik ko'rib chiqish quyidagilarni o'z ichiga oladi: uni tayyorlashda foydalanilgan mablag'lar ro'yxati; bibliografiya va boshqa arxivlarda mavzu bo'yicha hujjatlar mavjudligi to'g'risidagi ma'lumotlar.

Arxiv indeksi - bu arxiv hujjatlari to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan, ularning qidiruv ma'lumotlarini ko'rsatadigan ob'ektlar yoki ob'ektlar nomlarining tizimli ro'yxatini o'z ichiga olgan arxiv katalogi.

Ko'rsatkichlar quyidagilar bo'lishi mumkin:

Interarxiv;

Interfond;

fond ichidagi;

Bitta inventar hujjatlari uchun;

Jamg'armaning bir nechta inventarlari;

butun fond;

Bitta arxivning bir nechta fondlari;

Bir nechta arxivlar.

Ko'rsatkichlar tuzilishi mumkin:

Saqlash birliklarining sarlavhalariga ularni ko'rmasdan;

Ko'rish bilan individual hujjatlarga.

Rubrikaga ko'ra, indekslar, o'z navbatida, bo'linadi alifbo, tizimli Va xronologik. Jamg'arma tarkibidagi saqlash birliklariga indekslar, agar fond murakkab tuzilishga ega bo'lsa, ko'pincha ko'p miqdordagi inventarlardan foydalanilsa tuziladi.

Fondlararo indekslar ularning ishlarining bir xilligi, bir-birini to'ldirishi bilan tuziladi. Xuddi shu indekslar interarxiv bo'lishi mumkin. Indekslarning tavsifiy yozuvlari mavzu tushunchasi va fondlar, inventarlar, holatlar, varaqlar bo'yicha qidiruv ma'lumotlaridan iborat. Indeks atamalari havolalar tizimi orqali o'zaro bog'lanishi mumkin.

Ko'rsatkichlarning asosiy turlari:

Tematik;

Nominal;

geografik;

Xronologik;

alifbo tartibida;

Tizimli.

Arxiv fondining tarixiy ma'lumotnomasi ushbu fondning ochilishida tuziladi va unda ta'sischining tarixi, fond tarixi va fond hujjatlarining xususiyatlari mavjud.

Asoschisi tarixi o'z ichiga oladi:

Jamg'arma yaratuvchisining yaratilish tarixi (uni yaratish va o'zgartirish bo'yicha ma'muriy hujjatlarning sanalari, raqamlari, sarlavhalari);

Jamg‘arma yaratuvchisining vazifalari va funksiyalari hamda ularga o‘zgartirishlar kiritish;

Jamg'arma yaratuvchisining faoliyat ko'lami, quyi tashkilotlar tizimining tarkibi;

Jamg‘arma yaratuvchisining davlat apparati tizimidagi, iqtisodiy, ijtimoiy-siyosiy, madaniy hayotidagi o‘rni;

Jamg'armani yaratuvchining nomi va bo'ysunishidagi o'zgarishlar; fond yaratuvchisi tuzilmasi va unga kiritilgan o‘zgarishlar;

Jamg'arma yaratuvchisi faoliyatining muddatlari.

Fond tarixi o'z ichiga oladi:

Fondning arxivga birinchi kelib tushgan sanasi, uning hajmi, muddatlari;

Jamg'armaning tarkibi va hajmining o'zgarishi va ularning sabablari;

Hujjatlarning xavfsizligi darajasi;

Hujjatlarni shakllantirish, tavsiflash, tizimlashtirish xususiyatlari;

Ta'sischi hujjatlarining boshqa fondlar va arxivlarda mavjudligi to'g'risidagi ma'lumotlar;

Jamg'arma hujjatlarida boshqa fond yaratuvchilarning hujjatlari mavjudligi to'g'risidagi ma'lumotlar;

Ilmiy ma'lumotnoma apparatining tarkibi.

Fond hujjatlarining xususiyatlari o'z ichiga oladi:

Jamg'arma hujjatlarining tarkibi, ularning turlari va muddatlari;

Ushbu fond yaratuvchisiga xos bo'lgan hujjatlarning xususiyatlari;

Hujjatlardan foydalanish tartibi;

Ilmiy ma'lumotnoma apparatining xususiyatlari.

Adabiyot

Sapar Bayjan-Ata. ?ltty? m?ra?at t??ireginde / Kitobda. Alash Miras. Milliy meros. - Olmaota, 1995 yil.

Sarieva R. M?ra?at?a zhan zha?ty?am?or kerek / Ana tili. 2001 yil. № 27.

Sariyeva R. Qozog‘iston Respublikasida 2001-2005 yillarda arxiv ishini rivojlantirish dasturini amalga oshirish yakunlari to‘g‘risida / ?azastan mra?attary. 2006 yil. № 1.

Sizov S. Arxiv va internet: hozirgi holat / Arxiv muassasalarining nashriyot faoliyati: holati va istiqbollari. Respublika ilmiy-amaliy seminari materiallari. - Ostona, 2007 yil.

Stepanskiy A.D. Ilmiy-tarixiy jamiyatlar tarixi haqida inqilobdan oldingi Rossiya/ AE 1974 yil uchun. - M., 1975 yil.

Tyuneev V.A. MDH davlatlarining arxiv merosi: saqlash, kirish, foydalanish / Ichki arxivlar. 1998 yil. 5-son.

Uralova S.S. TsNTIDAD RK: shakllanishi va rivojlanishi / ?aza?stan m?ra?attary. 2007. No 1-2(41-42).

Xabizhanova G.B., Valixanov E.J., Krivkov A.L. Qozogʻistondagi rus ziyolilari (19-asr 2-yarmi - 20-asr boshlari). - M., 2003 yil.

Xasanayev M.X. Qozog'iston arxivining ikki yuz yilligi (tarixi, holati, muammolari). - Olmaota, 1995 yil.

Xashimbayeva Z. Qozog'iston Respublikasi Prezidenti arxividagi hujjatlarning jismoniy holatini baholash tajribasidan / ?aza?stan m?ra?attary. 2006 yil. № 1.

Shalgʻinbay J.J. 19-20-asr boshlarida qozoq kitob nashriyotlari tarixini oʻrganishning manba bazasini shakllantirishda arxivlarning oʻrni. / Arxiv muassasalarining nashriyot faoliyati: holati va istiqbollari. Respublika ilmiy-amaliy seminari materiallari. - Ostona, 2007 yil.

Allbest.ru saytida joylashgan

Shunga o'xshash hujjatlar

Ilmiy ma'lumotnoma apparati tizimining tavsifi. Tashkilot arxivi va uning rivojlanishi uchun zarur bo'lgan asosiy buxgalteriya hujjatlari. Kartoteka - bu kartochkalardagi hujjatlarning mazmuni haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan ma'lumotnoma. Ko'rib chiqish uchun ilmiy ma'lumotnoma apparati.

taqdimot, 30.11.2014 qo'shilgan


Ilmiy ma'lumotnoma apparatini qurish tushunchasi va tamoyillari, uning tuzilishi va alohida komponentlarning o'zaro ta'siri. Ishlarni inventarizatsiya qilish tartibi, arxivdagi kataloglar tizimi. Qo'llanmalar va qo'shimcha ma'lumot va qidiruv vositalari, ularning ishlash tamoyillari.

muddatli ish, 09/12/2014 qo'shilgan


Arxiv tashkilot sifatida, uning vazifalari hujjatli materiallarni saqlash, ular uchun ilmiy ma'lumotnomalar apparatini tuzish va hujjatli materiallardan foydalanishni tashkil etishdir. Arxivlarning ko'rinishi Qadimgi rus davlati, ularning rivojlanishi.

test, 01/14/2014 qo'shilgan


Tarixchini qiziqtirgan mavzularda nashr etilmagan manbalarni qidiring. Tarmoq va arxivlar tarkibi. Davlat muassasalarining mablag'lari va shaxsiy kelib chiqishi fondlari. Arxivning ilmiy ma'lumotnoma apparati va uni o'rganish. Ishlarni o'rganish, hujjatlarni aniqlash va tanlash.

referat, 12/14/2008 qo'shilgan


Bibliografik faoliyatni o'rganish. Rossiyada bibliografiya tarixi va kontseptsiyasi va uning rivojlanishi. Axborot infratuzilmasi, bu har qanday davlat hujjatlari haqida bibliografik ma'lumotlarni tayyorlash, tarqatish va foydalanishni ta'minlaydi.

referat, 2008 yil 11/21 qo'shilgan


Rossiya davlat qadimiy aktlar arxivining shakllanish tarixi. Qisqacha tavsif va mazmuni. Arxivning ilmiy-ma'lumotnoma apparati. Unda yilnomalar, dastlabki bosilgan kitoblar, Moskva cherkovi kitoblari to'plamlari va fuqarolik matbuoti saqlanadi.

referat, 2014-04-17 qo'shilgan


Shaxsiy kelib chiqishi arxiv fondlarining turlari va navlari. Shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini olish va tavsiflash xususiyatlari. Shaxsiy kelib chiqadigan hujjatlarni moliyalashtirish. Arxivchining shaxsiy kelib chiqishi fondlarini shakllantirishdagi faoliyati.

muddatli ish, 06/01/2016 qo'shilgan


Italiya shtatlarida Italiya qayta birlashtirilgunga qadar va keyin arxiv ishi. Respublikamizda arxiv hujjatlarining saqlanishi, to‘planishi, hisobi va foydalanilishini ta’minlash. Markaziy davlat arxivi fondlarida ruscha materiallar. Vatikan arxivi.

referat, 2014-03-20 qo'shilgan


Rossiya arxiv fondining tarkibi, uning rivojlanish tarixi, tartibga solish tadbirlar. Hujjatlarni guruhlash belgilari, arxiv fondlarini shakllantirish. Shaxsiy fondlar, birlashgan arxiv fondlari va kolleksiyalari hujjatlarini tasniflashning o‘ziga xos xususiyatlari.

test, 08/06/2013 qo'shilgan


Rossiya davlat harbiy-tarixiy arxivining paydo bo'lishi va rivojlanishi tarixini o'rganish. Arxiv fondlarida bo'limlarni tizimlashtirishning asosiy tamoyillarini tavsiflash. Arxiv konfiguratsiyasini tahlil qilish, tarixiy hujjatlarni saqlash xususiyatlari.

Hajmi: px

Taassurotni quyidagi sahifadan boshlang:

transkript

1 Mavzu: Arxiv hujjatlarining ilmiy ma’lumotnoma apparatini shakllantirish xususiyatlari Savollar: 1. Arxiv hujjatlarini tavsiflash tartibi 2. Arxiv hujjatlari bo‘yicha ilmiy ma’lumotnoma apparati tizimi Maqsad: ilmiy ma’lumotnoma apparatini tuzish xususiyatlarini o‘rganish. Arxiv hujjatlari Vazifalar: Arxiv hujjatlarini tavsiflash tartibini aniqlash Ilmiy ma’lumotnoma apparati hujjatlarini rasmiylashtirish qoidalarini o‘rganish Arxiv ma’lumotnomalarining turlarini va ularni tuzish xususiyatlarini aniqlash va yodlash Ilmiy ma’lumotnoma apparatini tuzish va ulardan foydalanishning asosiy qoidalarini tushunish. , arxiv ishining asosiy vazifalaridan biri hisoblanadi. Har qanday arxiv hujjatlariga NSA faoliyatining samaradorligi bevosita ushbu hujjatlarni tavsiflash natijalariga bog'liq. Shu bilan birga, hujjatlar tavsifi ikki shaklda tushuniladi: hujjatlardagi birlamchi ma'lumotlarni analitik va sintetik qayta ishlash orqali ikkilamchi hujjatli ma'lumotlarni yaratish jarayoni va ularni ajratib olish. zarur ma'lumotlar arxivning buxgalteriya hisobi va boshqa hujjatlaridan keyingi izlash va ko‘p qirrali foydalanish uchun hujjatlar to‘g‘risida ma’lumot yaratish maqsadida;

2 hujjatlarning tarkibi va mazmuni, ma'lumotnoma ma'lumotlari, shuningdek ularning jismoniy va texnik holati, kirish shartlari va boshqalar to'g'risidagi haqiqatda ikkilamchi hujjatli ma'lumotlar. Arxiv hujjatlarini tavsiflash uning hujjatlarini tashkil etishga muvofiq uchta asosiy darajada amalga oshiriladi: fond, saqlash birligi, hisob birligi, hujjat. Bunda tavsif birligi va tavsif obyekti fond, saqlash birligi, hisob birligi, hujjat hisoblanadi. Zarur bo'lganda, qo'shimcha tavsif ob'ektlari kiritilishi mumkin: mablag'lar guruhi, inventar, to'plam, hujjatlar guruhi, hujjatning bir qismi. Ko'p darajali tavsifning asosiy tamoyillari quyidagilardan iborat: ma'lumotlarning tavsif birligi darajasiga mos kelishi; tavsiflashning turli darajadagi axborotlarining o'zaro bog'liqligi va bir-birini to'ldirishi; turli darajadagi tavsiflarda ma'lumotlarning takrorlanmasligi (takrorlanmasligi). Tavsif o'ziga xos tuzilishga ega bo'lib, yaxlit arxiv axborot tizimining tegishli bo'limlarida (ma'lumotlar bazalarida) joylashtirilgan alohida elementlardan iborat. Shu tarzda olingan ma'lumotlar to'plami, jumladan, avtomatlashtirilgan ilmiy ma'lumotnoma apparati sifatida, bir qator buxgalteriya hujjatlarini shakllantirish, qo'llanmalar va boshqa turdagi arxiv ma'lumotnomalari va ro'yxatlarini yaratish uchun ishlatiladi. Ta'rif elementlari quyidagi guruhlarni tashkil qiladi: identifikatsiyalash to'g'risidagi ma'lumotlar, shakllanish va saqlanish tarixi haqidagi ma'lumotlar, tarkibi va tarkibi to'g'risidagi ma'lumotlar, kirish va foydalanish shartlari to'g'risidagi ma'lumotlar, qo'shimcha ma'lumotlar. Ta'rif birligini aniqlash to'g'risidagi ma'lumotlar quyidagi elementlarni o'z ichiga oladi: - nomi (fondning nomi, fond yaratuvchining tarkibiy qismi, saqlash birligining nomi, hisob birligi, hujjat);

3 - qidiruv ma'lumotlaridan (arxiv shifridan), tavsif birligining hajmidan, tavsif birligidagi hujjatlarning ekstremal sanalaridan (yaratilgan sana) iborat ma'lumotnoma ma'lumotlari; - axborot tashuvchining turi. Ta'rif birligining shakllanish va saqlanish tarixi haqidagi ma'lumotlar quyidagi elementlarni o'z ichiga oladi: - fond yaratuvchisi to'g'risidagi ma'lumotlar (fond yaratuvchisi tarixi); - hujjatlarning arxivga qabul qilingunga qadar va arxivga saqlanish tarixi to‘g‘risidagi ma’lumotlar (fond tarixi). Ta'rif birligining tarkibi va mazmuni to'g'risidagi ma'lumotlar (referat) fond darajasida fond hujjatlarining tarkibi va mazmuni to'g'risidagi ma'lumotlarni, saqlash birligi, buxgalteriya birligi va hujjat darajasida, mazmuni to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. sarlavhasi bilan belgilanadi. Ta'rif birligidan foydalanish va foydalanish shartlari to'g'risidagi ma'lumotlar quyidagi elementlardan iborat: - kirish shartlari (maxfiylik, maxfiylik, foydalanish tartibi); - mualliflik huquqi, takror ishlab chiqarish va foydalanish shartlari; - hujjatlar tili; - foydalanish imkoniyatiga ta'sir qiluvchi jismoniy xususiyatlar; -foydalanish fondining mavjudligi; - NSA tavsif birligiga, undan foydalanish va foydalanish tartibiga; - haqiqiyligi / nusxalari, saqlanish darajasi, ko'paytirish usuli, tashqi va boshqa xususiyatlar. Qo'shimcha ma'lumotlar quyidagi elementlarni o'z ichiga oladi: - asl nusxalarning joylashuvi; - ushbu tavsif birligi bilan bog'liq tematik va / yoki kelib chiqishi bo'yicha hujjatlar nusxalarining mavjudligi va joylashishi; - bibliografiya.

4 To'plam darajasidagi tavsif quyidagi elementlarni o'z ichiga oladi: to'plam nomi, ma'lumotnoma ma'lumotlari, to'plamning shakllanishi va saqlanish tarixi to'g'risidagi ma'lumotlar, annotatsiya, bibliografiya, kirish va foydalanish shartlari to'g'risidagi ma'lumotlar. Malumot ma'lumotlari quyidagilardan iborat: qidiruv ma'lumotlari (aksiya raqami); hujjatlar turlari bo'yicha saqlash birliklari va (yoki) hisob birliklaridagi fond hajmi; hujjatlarning har bir turi uchun hujjatlarni topshirish muddatlari; arxiv ichidagi ilmiy ma'lumotnoma apparati mavjudligidan dalolat beradi. Jamg'armaning shakllanish va saqlanish tarixi to'g'risidagi ma'lumotlar (fondga oid tarixiy ma'lumotnoma) ta'sischi va fond tarixidan iborat. Ta'sischining tarixi tashkilotning paydo bo'lishi uchun tarixiy shart-sharoitlarning tavsifini, avvalgi tashkilotning nomini, barcha qayta tashkil etishlarning xronologik ketma-ketligini o'z ichiga oladi. quyidagi ma'lumotlar: tashkilotning tashkil etilgan, o'zgartirilgan va tugatilgan sanalari qonun hujjatlari yoki ma'muriy hujjatlar; voris tashkilotning nomi; tashkilotning vazifalari va funktsiyalari va ularning o'zgarishi; tashkilot faoliyatining ko'lami, quyi tashkilotlar tizimining tarkibi; tashkilotning davlat apparati tizimidagi, iqtisodiy, ijtimoiy-siyosiy, madaniy va boshqa hayotidagi o‘rni; tashkilotning nomi va bo'ysunuvidagi o'zgarishlar; tashkilot tuzilishi va uning o'zgarishlari.

5 Shaxsiy kelib chiqishi fondi uchun fond yaratuvchisining tarixi qisqacha biografik ma'lumotlardan (familiyasi, ismi, otasining ismi, taxallusi, qizining ismi, yashagan sanasi, kasbi, rasmiy va ijtimoiy faoliyati to'g'risidagi ma'lumotlar) iborat. Oila, qabila fondi uchun shunga o'xshash ma'lumotlar har bir kishining qarindoshlik darajasiga qarab ketma-ket beriladi. Ijodiy faoliyat bilan bog'liq bir nechta shaxslarning hujjatlaridan iborat fond uchun ularning har biri to'g'risida familiyalarning alifbo tartibida o'xshash ma'lumotlar beriladi. Qo'shma arxiv fondi uchun uni tuzish mumkin umumiy tarix fond yaratuvchilari. Jamg'arma tarixi quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi: fond hujjatlari arxivga birinchi kelib tushgan sana, ularning hajmi va muddatlari; fondning tarkibi va hajmining o'zgarishi va ularning sabablari (qiymati, yo'qotishlar, hujjatlashtirilmagan muddatlarni tekshirish); hujjatlarning saqlanish darajasi; hujjatlarni shakllantirish, tavsiflash va tizimlashtirish xususiyatlari, fondning xronologik chegarasidan tashqariga chiqadigan hujjatlar mavjudligi to'g'risidagi ma'lumotlar; boshqa fondlar yoki arxivlar tarkibiga kiruvchi fond yaratuvchisining hujjatlari (shu jumladan xodimlar) mavjudligi va ularni saqlash joylari to‘g‘risidagi ma’lumotlar; boshqa tashkilotlar yoki shaxslarning hujjatlari mavjudligi to'g'risidagi ma'lumotlar (birjalar); fondga ilmiy ma'lumotnoma apparati tarkibi. Tarixiy ma'lumotnoma fondni yanada to'ldirish bilan to'ldiriladi, shuningdek, qayta tashkil etilganda, tuzilmasi o'zgarganda, fond yaratuvchisining funktsiyalari va boshqalar. Arxiv kolleksiyasi uchun uning yaratilish tarixi, shu jumladan vaqti, shartlari, yaratilish sabablari, qurilish tamoyillari,

6-bandda, shuningdek arxivga kirishdan oldin to'plamning joylashuvi, uning tuzuvchisi ko'rsatilgan. Izoh fond tuzilmasi va hujjatlar turlari bo'yicha hujjatlar tarkibining qisqacha umumlashtirilgan tavsifini, mavzular bo'yicha hujjatlarning mazmunini, fond yaratuvchisi faoliyatini aks ettiruvchi masalalarni, mavzular xronologiyasini ko'rsatgan holda va ularning geografik belgilarini o'z ichiga oladi ( ma'muriy-hududiy) chegaralari. Bibliografiyaga fond bo‘yicha nashr etilgan va nashr etilmagan ma’lumotnomalar va unga asoslangan hujjatli nashrlar ro‘yxati kiritilgan. Saqlash birligi darajasidagi tavsif, buxgalteriya birligi quyidagilarni o'z ichiga oladi: o fondning nomi; o fond yaratuvchining tarkibiy qismining nomi; o sarlavha; o ma'lumotnoma ma'lumotlari; o axborot tashuvchi turi; o kirish va foydalanish shartlari haqida ma'lumot. Sarlavha alohida hujjatlar yoki hujjatlar guruhining izohi bilan to'ldirilishi mumkin. Boshqaruv hujjatlari va shaxsiy kelib chiqadigan hujjatlar uchun saqlash birligining sarlavhasi quyidagilarni o'z ichiga oladi: saqlash birligi turi yoki hujjatlar turi (navlari) nomi; hujjatlar yuborilgan yoki hujjatlar qabul qilingan shaxsning (adresat, muxbir) tashkiloti, lavozimi va/yoki familiyasi va bosh harflari; saqlash birligi hujjatlarining mazmuni nazarda tutilgan savol yoki mavzu, voqea, fakt, nom; ish hujjatlarining mazmuni bog'liq bo'lgan joyning nomi, hujjatlarning muallifi, manzili yoki muxbiri;

7 ta voqealar sanasi. "Muallif o'rnatilmagan", "sana yo'q", "... yildan oldin emas" kabi sarlavha elementlariga ruxsat beriladi. Kino va videohujjatning nomi filmning muallif nomi, maxsus soni, kinojurnal yoki kino yoki televideniye hikoyasida aks ettirilgan voqea nomi, ishlab chiqarilgan sana yoki suratga olingan sanani o'z ichiga oladi. Fono-hujjat sarlavhasi fono-hujjatda aks ettirilgan voqea nomini, voqea joyi va sanasini, fono-hujjatning nomi va janrini oʻz ichiga oladi. Fono-hujjatning sarlavhasi bo'lmagan taqdirda televidenie yoki radioeshittirish, nutq, suhbat va boshqalarning asosiy mazmuni ko'rsatiladi.muallifning nomi va ilgari bosma nashrlarda nashr etilmagan asar; mualliflar va/yoki ijrochilarning bosh harflari va familiyalari, ishlov berish, transkripsiya, matn, asar tarjimasi, hujjat tili. Fotografik hujjatning sarlavhasiga rasmning izohi yoki fotoalbom nomi, film lentasi, muallifning familiyasi, suratga olish joyi va sanasi kiradi. Mashinada o‘qiladigan (elektron) hujjatning sarlavhasi axborotni taqdim etish turini (ma’lumotlar bazasi, matnli fayl, raqamlashtirilgan tasvir va boshqalar) va uning qisqacha mazmuni, axborot muallifi yoki kompilyatori, hujjatning sanasini o‘z ichiga oladi. Saqlash birligining nomi alohida hujjatlar yoki hujjatlar guruhining izohi bilan to'ldirilishi mumkin, ularning mavjudligini sarlavhadan aniqlash mumkin emas. Noyob va ayniqsa qimmatli hujjatlar, oldingi tashkilotlarning hujjatlari, ijtimoiy, huquqiy, nasabnoma va boshqa so'rovlarni bajarish uchun muhim bo'lgan xodimlar to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlarga izoh beriladi.

8 Boshqaruv hujjatlari va shaxsiy kelib chiqadigan hujjatlarni saqlash birligining sarlavhasiga izoh alohida hujjatlarning mazmunini, saqlash birligining hujjatlar guruhlarini ochib beradi. Kino va video hujjatlarga izoh berishda eng muhim voqealar yoki ularning alohida daqiqalarini aks ettiruvchi alohida kino va video hujjatlarning qisqacha mazmuni beriladi. Fotohujjatning izohi hujjatda tasvirlangan mavzu, hodisa, fakt, shaxs(lar) haqida qisqacha ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Fotosurat hujjatida tasvirlangan shaxslarni ro'yxatga olish ularni chapdan o'ngga, yuqoridan pastga joylashtirish ketma-ketligida amalga oshiriladi. Agar butun guruhdan bitta odamni ajratib ko'rsatish kerak bo'lsa yoki faqat bir nechta shaxs haqida ma'lumot bo'lsa, ularning hujjatda joylashgan joyi: "chapdan ikkinchi" yoki "guruh markazida" ko'rsatiladi. Fono hujjatning annotatsiyasi alohida hujjat mazmunining qisqacha mazmunini o'z ichiga oladi va quyidagilarni ko'rsatadi: ovozli asar ijrochisining ovozi turi; asar bitta solist tomonidan ijro etilsa, cholg‘u asbobining nomi; musiqa guruhining nomi, agar asar bir nechta musiqachilar tomonidan ijro etilsa; Bosh harflar, badiiy rahbar, dirijyorning familiyasi va unvoni va boshqalar. Ma'lumotnoma ma'lumotlariga quyidagilar kiradi: qidiruv ma'lumotlari (inventar raqami, inventar raqami, saqlash birligi raqami, inventarni hisobga olish birliklari); hujjatlarni topshirish muddatlari (hujjat yaratilgan sana); audiovizual yozib olish hujjatlari uchun (qayta yozish); tavsif birligining hajmi: qog'ozli hujjatlar uchun, varaqlar soni; kino va video audio hujjatlari uchun (turiga qarab) buxgalteriya birligidagi saqlash birliklari soni, tasvirlar, ish vaqti, ijro etish vaqti (daqiqa va soniyalarda);

9 fotografik hujjatlar uchun saqlash birligini tashkil etuvchi negativlar soni; fotoalbomlar uchun foto chop etish soni. Axborot tashuvchining turi: boshqaruv hujjatlari va shaxsiy kelib chiqish hujjatlari, qog'oz, iz qog'ozi, pergament, mato va boshqalar uchun; gramofon yozuvining fono hujjatlari uchun gramofon asl nusxasining turi, asl nusxasi tayyorlangan yoki qoplangan metallning nomi (mis, nikel va boshqalar); magnit lentaning magnit yozish turidagi fono hujjatlari uchun; video hujjatlar uchun, videotasma turi; foto va kino hujjatlari, plyonka formati, rangli reproduktsiya, baza turi uchun; mashinada o'qiladigan (elektron) hujjatlar, disket, disk, lenta va boshqalar uchun. Hujjat darajasidagi tavsifga quyidagilar kiradi: hujjat nomi: hujjat turining nomi; muallif; qabul qiluvchi / muxbir; hujjat mazmuni tegishli bo'lgan savol yoki mavzu, voqea, fakt, nom; mazmuni bog'liq bo'lgan hududning nomi, hujjat muallifi yoki muxbiri; unda tasvirlangan voqealar sanalari; ma'lumotnoma ma'lumotlari (shu jumladan qidiruv ma'lumotlari fondi raqami, inventar raqami, saqlash birligi raqami, inventar bo'yicha hisobga olish birliklari, varaq raqamlari; hujjat yaratilgan sana); axborot tashuvchisi turi; kirish va foydalanish shartlari haqida ma'lumot. Sarlavha hujjatning sarlavhasida aks ettirilmagan mazmunini ochib beruvchi annotatsiya bilan to'ldirilishi mumkin. 2. Arxiv hujjatlarining ilmiy-ma'lumotnoma apparatlari tizimi

10 Ilmiy ma'lumot apparati (RSA) - bu turli xil arxiv ma'lumotnomalarida, hujjatlar va hujjat ma'lumotlarini qidirish uchun mo'ljallangan ma'lumotlar bazalarida taqdim etilgan hujjatlar tavsiflari (ikkilamchi hujjat ma'lumotlari) elementlarining tizimli to'plami. Arxiv hujjatlari bo‘yicha ilmiy ma’lumotnomalar tizimi (SNMA) – samarali foydalanish uchun hujjatlar va hujjatli ma’lumotlarni izlash uchun yagona ilmiy-uslubiy asosda yaratilgan hujjatlar tarkibi va mazmuni bo‘yicha o‘zaro bog‘liq va bir-birini to‘ldiruvchi arxiv ma’lumotnomalari, ma’lumotlar bazalari majmuidir. SNSAning majburiy elementlari inventarizatsiya, arxiv fondlari bo'yicha qo'llanma, kataloglar, ushbu ma'lumotnomalarning funktsiyalarini bajaradigan ma'lumotlar bazalari. SNSA ning qo'shimcha elementlari indekslar, hujjatlarni ko'rib chiqishdir. NSA tizimi tashkilotlarning ish yuritish ishlarida yaratilgan buxgalteriya hisobi va ma'lumotnoma apparatlarining uzluksizligini amalga oshiradi, tashkilotlar arxivlari NSA, shahar arxivlari va davlat arxivlari SNSA. NSA tashkilotlari arxivlari, shahar va SNSA davlat arxivlarining vorisligi ularni qurish talablari va tamoyillarining birligiga asoslanadi. Bu uzluksizlik ish yuritishda va tashkilotlar arxivlarida ishlarning inventarlarini, ular uchun zarur bo'lgan ma'lumotnoma vositalariga ega hujjatlarni majburiy ravishda tuzishni nazarda tutadi. Arxiv muassasalarining EPK tomonidan tasdiqlangan inventarizatsiya (inventarlarning yillik bo'limlari) hujjatlar doimiy saqlashga topshirilgunga qadar arxivda nazorat nusxalari sifatida saqlanadi. Doimiy saqlash uchun hujjatlar qabul qilingandan so'ng, inventarizatsiya SNSA arxivining bir qismiga aylanadi. Tashkilot arxivining har xil turdagi shkaflari va kataloglari mustaqil elementlar sifatida NSA tizimining bir qismi sifatida foydalanish uchun arxivga qabul qilinishi yoki kataloglarning tegishli bo'limlariga birlashtirilishi mumkin.

11 SNSAni yaratish va ishlab chiqishda tabaqalashtirilgan yondashuv qo'llaniladi, bu arxiv ma'lumotnomalari va ma'lumotlar bazalarining tegishli tarkibini, tavsiflarni tuzish va takomillashtirishning ma'lum metodologiyasini, ma'lumotnomalar uchun ma'lumotnomalar apparatini tarkibi va to'ldirishni, tartibni o'rnatishni o'z ichiga oladi. fondlar bilan ishlash, ularning axborot ahamiyatiga, hujjatlarining xususiyatiga, ular uchun mavjud ilmiy-ma'lumotnoma vositalarining tarkibi va holatiga, amaliy ehtiyojlariga qarab. Ko'p tomonlama, tarmoqlararo ma'lumotlarni o'z ichiga olgan tashkilotlarning mablag'lari va shaxsiy kelib chiqishi fondlari, asosan, ayniqsa qimmatli va noyob hujjatlarni o'z ichiga olgan hujjatlar ustuvor tavsiflanishi kerak; inventarizatsiya har xil turdagi indekslar bilan ta'minlanishi kerak; individual xususiyatlar fond darajasida tuziladi. Ko'rib chiqishlar, ishlar va hujjatlar indekslari eng ma'lumotli fondlar uchun yaratilgan. Bir tarmoq yoki faoliyatning bir yo'nalishi bo'yicha ma'lumotlarni o'z ichiga olgan tashkilotlarning mablag'lari va ayniqsa qimmatli hujjatlarni o'z ichiga olgan shaxsiy kelib chiqishi fondlari uchun inventarizatsiya faqat bitta indeks bilan taqdim etilishi mumkin; fond darajasida ham individual, ham guruh xususiyatlarini tuzish mumkin. Bir mavzu bo'yicha ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yoki yuqorida ko'rsatilgan fondlarga qo'shimcha xususiyatga ega bo'lgan tashkilotlar fondlarining hujjatlariga inventarizatsiya faqat sarlavha sahifasiga ega bo'lishi mumkin. Jamg'arma darajasida guruh tavsiflari tuziladi yoki ular to'g'risidagi ma'lumotlar izohsiz fondlar ro'yxatiga joylashtiriladi. NSAni yaratish va takomillashtirishda, hujjatlarning axborot ahamiyatiga qarab, mustaqil inventarlarga ega bo'lgan fondning alohida qismlari boshqa ilmiy ma'lumotnoma apparatiga ega bo'lishi mumkin. Birlashtirilgan mablag'lar uchun tabaqalashtirilgan davolash ham mavjud

12 NSAni yaratishga, uning tarkibiga kiritilgan qismlarning ma'lumotlar tarkibiga qarab. Arxivning SNSA-ni takomillashtirish yo'llarini aniqlash uchun SNSA ning barcha mavjud elementlari holatini tahlil qilish va hisobga olish an'anaviy shaklda (SNSA holatini qayd etish jurnali, fayl shkafi) va avtomatlashtirilgan shakl. SNA holatini hisobga olgan holda quyidagilar ko'rsatiladi: fond soni, inventarizatsiya soni, mavjud SSA turlari. Arxiv ma'lumotnomalari Arxiv ma'lumotnomalari o'zlariga ko'ra belgilangan turlarga bo'linadi belgilangan maqsad: inventar, yo'riqnoma, katalog, indeks, ko'rib chiqish. O'z navbatida, bu turlarning har biri tur va navlarga ega. Hujjatlarning tarkibi va mazmuni boʻyicha arxiv maʼlumotnomalari va maʼlumotlar bazalari arxivlararo, fondlararo, fond ichidagi boʻlishi mumkin. Ishlar, hujjatlar inventarizatsiyasi (11-ilova) saqlash birliklari, buxgalteriya birliklarining tarkibi va mazmunini ochib berish, ularni fond doirasida tizimlashtirish va hisobga olishni belgilash uchun mo'ljallangan arxiv ma'lumotnomasi. Arxivda tavsiflanmagan hujjatlar uchun inventarizatsiya tuziladi. Inventarizatsiya tavsiflovchi maqolalar, yakuniy yozuv, tekshirish varaqasi (12-ilova) va inventarizatsiya uchun ma'lumotnoma apparatidan iborat. Inventarizatsiyada tavsiflash ob'ekti saqlash birligi, hisob birligidir. Qo'llanma - arxiv (arxiv) hujjatlari va (yoki) fondlari to'g'risidagi ma'lumotlarni tizimli ravishda o'z ichiga olgan va ularning tarkibi va mazmuni bilan tanishish uchun mo'ljallangan arxiv ma'lumotnomasi. Bir yoki bir nechta arxiv fondlari toʻgʻrisidagi maʼlumotlarning mavjudligiga koʻra yoʻriqnomalar arxiv (intraarxiv) va arxivlararo boʻlinadi. Arxiv (ichki arxiv) yo'riqnomalari quyidagilarga bo'linadi: fondlar bo'yicha qo'llanma; fondlar bo'yicha tematik qo'llanma; to'plamlar bo'yicha qisqacha qo'llanma, arxiv bo'yicha qo'llanma, arxivning kino va foto hujjatlari bo'yicha qo'llanma. Interarxiv qo'llanmalar

13 tasi quyidagilarga bo'linadi: arxiv fondlari bo'yicha qo'llanma; arxivlarga mavzuli qo'llanma; arxiv fondlari bo'yicha qisqacha qo'llanma. Qo'llanmalarni tayyorlashda tabaqalashtirilgan yondashuv qo'llaniladi, u ma'lumotnomaga kiritiladigan mablag'lar, ishlar va hujjatlarni tanlash, ma'lumotlarni tanlash, fond, guruh to'g'risidagi ma'lumotlarni taqdim etishning turli usullarini qo'llashdan iborat. ma'lumotnoma apparatining optimal tarkibi va to'liqlik darajasini aniqlaydigan mablag'lar (individual, guruh xususiyatlari yoki fond to'g'risidagi ma'lumotlarni izohlanmagan fondlar ro'yxatiga kiritish). Arxivlararo ma'lumotnomalarni tayyorlashda arxivlarni tanlash ham amalga oshiriladi, ular haqidagi ma'lumotlar ushbu qo'llanmaga kiritiladi. Qo'llanma uning asosiy qismini tashkil etuvchi tavsiflovchi maqolalar (fondlar va hujjatlarning tavsifi) va ma'lumotnoma apparatidan iborat. Xususiyatlarning mazmuni tavsif ob'ektiga bog'liq. Qo'llanmani qurish sxemasi arxiv fondlari (profili) tarkibini hisobga olgan holda uning maqsadi (turi) bilan belgilanadi va umuman qo'llanmaning tuzilishini va undagi har bir tavsiflovchi maqolaning o'rnini belgilaydi. Qo'llanmalarda va fondlar bo'yicha qisqacha ma'lumotnomalarda (tematiklardan tashqari) sxemadan foydalanish mumkin, unga ko'ra arxiv (arxiv) fondlari to'g'risidagi ma'lumotlar uchta bo'limga bo'linadi: Sovet Ittifoqidan oldingi davr fondlari to'g'risida, In. ikkinchi sovet davri, uchinchi postsovet davrida. Sxemaning kichik bo'limlari tarixiy va mantiqiy ketma-ketlikda qurilgan. Arxiv (arxiv) fondlari bo'yicha qo'llanma - fondning nomi, fond raqami, saqlash birliklari va/yoki hisob birliklaridagi fond hajmidan iborat arxiv fondlari xususiyatlarining tizimli ro'yxatini o'z ichiga olgan qo'llanma turi. hujjatlar turlari bo'yicha, hujjatlarning har bir turi bo'yicha hujjatlarning oxirgi sanalari, tarixiy ma'lumotlar, izohlar, fond bo'yicha bibliografiyalar. Xususiyatlar ro'yxati bo'lishi mumkin

14-band fondlarning nomlari va ular to'g'risidagi ma'lumotnoma ma'lumotlaridan iborat izohlanmagan mablag'lar ro'yxati bilan to'ldirilsin. Arxiv (arxiv) fondlari bo'yicha qo'llanmada tavsiflash ob'ekti fond hisoblanadi. Jamg'armaning xususiyatlari xodimlar tomonidan ishlarning hajmi, kirish va foydalanish shartlari to'g'risidagi ma'lumotlar bilan to'ldirilishi mumkin. Arxiv (arxiv) fondlari boʻyicha tematik qoʻllanma maʼlum bir mavzu (mavzu) boʻyicha hujjatlarni oʻz ichiga olgan toʻplamlar yoki toʻplamlar qismlari xususiyatlarining tizimli roʻyxatidan iborat. Fond (fondlar) hujjatlarining xususiyatlari, arxiv (arxivlar) fondlariga mavzuiy qo‘llanma fondining (fondlarining) bir qismi fondning nomi, fond raqami, fond hujjatlarining oxirgi sanalaridan iborat. , mavzu bo'yicha hujjatlarni o'z ichiga olgan inventar (lar) soni, fondga (fondlarga) intraarxival ilmiy ma'lumotnoma apparati mavjudligini ko'rsatishi, mavzu bo'yicha hujjatlarning izohlari va bibliografiyasi, Xarakteristikani tegishli ma'lumotlar bilan to'ldirish mumkin. fond yaratuvchisining tarixi, shuningdek kirish va foydalanish shartlari to'g'risida. Arxiv (arxiv) fondlari bo'yicha qisqacha qo'llanma - arxiv fondlari xususiyatlarining tizimli ro'yxatini o'z ichiga olgan arxiv (arxiv) fondlari bo'yicha qo'llanmaning bir turi. Qisqacha ma'lumotnoma quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin: barcha saqlangan mablag'lar yoki ma'lum bir guruh mablag'lari to'g'risida (yangi tushumlar, maxfiylashtirilgan va ochiq saqlashga o'tkazilgan va boshqalar). Qisqacha ma'lumotnomalar izohli va izohsizlarga bo'linadi. Arxiv (arxiv) fondlari to'g'risidagi izohli qisqacha ma'lumotnomada fondning tavsifi quyidagilardan iborat: fond yaratuvchining barcha nomi o'zgartirilgan holda fond nomi, ma'lumotnoma ma'lumotlari va qisqacha izoh.

15 Izohlanmagan tezkor ma'lumotnomada fond tavsifi fond nomi va ma'lumotnoma ma'lumotlaridan iborat. Jamg'armaning xarakteristikalari xodimlar tomonidan ishlarning hajmi, shuningdek kirish va foydalanish shartlari to'g'risidagi ma'lumotlar bilan to'ldirilishi mumkin; bibliografiya. Arxiv qo'llanmasi ma'lum bir arxiv tarixi, uning hujjatlarining tarkibi va mazmuni bilan umumiy tanishish uchun mo'ljallangan va insho turidagi ilmiy-ommabop nashrdir. Arxiv qo'llanmasini tavsiflash ob'ekti butun arxiv hisoblanadi. Arxivga oid qo‘llanmaning asosiy qismini fondlar tarkibi va mazmuni xususiyatlari (arxivdagi fondlarning tashkil etilishiga to‘g‘ri keladi) hamda arxiv hujjatlari bo‘yicha ilmiy ma’lumotnoma apparati haqidagi ma’lumotlar kiradi. Muqaddimada arxiv tarixiga oid ma'lumotlar joylashtirilgan. Arxivlar boʻyicha qoʻllanma – arxiv xususiyatlarining tizimli roʻyxatini oʻz ichiga olgan qoʻllanma turi. U arxivlar, muzeylar, kutubxonalar va Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini doimiy saqlaydigan boshqa omborlar, Rossiya Federatsiyasining alohida ta'sis sub'ektlari yoki uning mintaqalari arxiv fondlari to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin. Arxivlar bo'yicha qo'llanmada tavsif ob'ekti arxiv yoki Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarining boshqa ombori hisoblanadi. Arxiv ishi boʻyicha qoʻllanmada arxivning xususiyatlari quyidagilardan iborat: arxiv nomi (toʻliq va qisqartirilgan), arxivning manzili (toʻliq manzil maʼlumotlari), hujjat turlari boʻyicha maʼlumotnoma maʼlumotlari, tarixiy maʼlumotlar va izohlar. Xarakteristikani hujjatlarga kirish va ulardan foydalanish shartlari, arxiv bibliografiyasi to'g'risidagi ma'lumotlar bilan to'ldirish mumkin. Qo'llanmada ma'lumotnoma apparati bo'lishi kerak, unga quyidagilar kiradi: sarlavha sahifasi, mazmuni, so'zboshi, qisqartmalar ro'yxati, ilovalar, indekslar. Qo'llanma uchun umumiy bibliografiya tuzilishi mumkin.

16 Ko'p jildli nashrlar uchun ma'lumotnoma apparati butun nashr uchun ham, alohida jildlar uchun ham tuziladi. Katalog fondlararo arxiv ma'lumotnomasi bo'lib, unda arxiv hujjatlarining mazmuni haqidagi ma'lumotlar ushbu katalog uchun qabul qilingan hujjatlar ma'lumotlarini tasniflash sxemasiga muvofiq joylashgan sub'ektlar (mavzular, tarmoqlar) bo'yicha guruhlangan. Turli kataloglar to'plami arxiv katalog tizimini tashkil qiladi. Muayyan arxiv kataloglari tarkibini aniqlashda quyidagilar hisobga olinadi: uning darajasi va profili, tuzilishi, tarkibi va mazmuni, fondlarning rivojlanish darajasi, hujjatlardan foydalanish intensivligi va vazifalari, mavjudligi va sifati. arxiv ma'lumotnomalarining boshqa turlari, arxivning kadrlar va moddiy-texnik imkoniyatlari. Qurilish sxemasiga ko‘ra kataloglar tizimli, mavzuli va ularning navlariga (muassasalar tarixi bo‘yicha katalog, ma’muriy-hududiy bo‘linish va boshqalar), mavzu va ularning navlariga (nominal, geografik, ob’ekt) bo‘linadi. Kataloglar ham arxiv ichidagi, ham arxivlararo bo'lishi mumkin. Katalogdagi tavsif ob'ekti ma'lum bir mavzu bo'yicha ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjat (hujjatlar guruhi, hujjatning bir qismi), saqlash birligi, buxgalteriya birligi, inventar, fond (fondlar guruhi) bo'lishi mumkin. nashr). Arxivda katalog tizimi tizimli va nominal kataloglarga asoslanadi. Tizimli katalogdagi hujjatli ma’lumotlar jamiyatning bilim sohalari va amaliy faoliyatiga ko‘ra tasniflanadi va mantiqiy ketma-ketlikda joylashtiriladi. Tizimli katalogga yoki uning kichik bo'limlariga mavzu, geografik va nominal indekslar (tegishli kataloglar mavjud bo'lmaganda) tuzilishi mumkin.

17 Mavzuli katalogda mavzu bo‘yicha hujjatli ma’lumotlar mantiqiy ketma-ketlikda kichik mavzular, sarlavhalar va sarlavhalarga guruhlangan. Mustaqil mavzuli katalog, agar undagi ma'lumotlarni guruhlash tizimli katalog bo'limlarini guruhlashdan farq qilsa, tuziladi. Muassasalar tarixi boʻyicha katalogda hujjatli maʼlumotlar tarmoq boʻyicha, soʻngra yurisdiktsiya boʻyicha, soʻngra muassasalar (banklar, zavodlar, korxonalar, shirkatlar, boshqarmalar) turlari boʻyicha alifbo tartibida, ichkarida alifbo tartibida nomlari boʻyicha tasniflanadi. Maʼmuriy-hududiy boʻlinish tarixi boʻyicha katalogda hujjatli maʼlumotlar maʼmuriy-hududiy birliklarning turlari boʻyicha alifbo tartibida, ichki esa alifbo tartibida nomlari boʻyicha tasniflanadi. Mavzular kataloglarida hujjatli ma'lumotlar mavzu tushunchalari (faktlar, hodisalar, geografik nomlar) va shaxslarning nomlari bo'yicha alifbo tartibida tasniflanadi. Keyinchalik tizimlashtirish mantiqiy yoki xronologik ketma-ketlikda amalga oshiriladi. Nominal katalogda hujjatli ma'lumotlar hujjatlarda ko'rsatilgan yoki ularning mualliflari bo'lgan shaxslarning ismlari bo'yicha alifbo tartibida tasniflanadi. Keyinchalik tizimlashtirish xronologik yoki mantiqiy ketma-ketlikda amalga oshiriladi. Geografik katalogda hujjatli maʼlumotlar geografik va topografik obʼyektlar (mamlakatlar, respublikalar, hududlar, viloyatlar, iqtisodiy rayonlar nomlari) boʻyicha alifbo tartibida tasniflanadi. aholi punktlari, dengizlar, daryolar va boshqalar). Tasniflashning asosi ma'muriy-hududiy bo'linish ham bo'lishi mumkin. Keyinchalik tizimlashtirish xronologik yoki mantiqiy ketma-ketlikda amalga oshiriladi. Katalog tizimini to'ldirish manbalaridan biri mavzuli va mavzuli kartotekalar, shaxsiy kartotekalar bo'lishi mumkin.

18 eng ma'lumot beruvchi va tez-tez foydalaniladigan mablag'larning hujjatlari tarkibiga. O'z-o'zidan mavjud bo'lgan fayl shkaflari katalog tizimiga yo'naltirish orqali bog'langan. Kataloglarni tayyorlash, yaratish va yuritish bo'yicha ishlar yig'indisi hujjatlarni kataloglashtirish deb ataladi. Arxivda u kabi amalga oshirilishi mumkin mustaqil qarash ish ( tematik rivojlanish) va hujjatlarni tavsiflash va identifikatsiyalash (kataloglashtirish) bilan bog'liq boshqa turdagi ishlarni bajarish jarayonida. Kataloglashtirishda tabaqalashtirilgan yondashuv qo'llaniladi, bu quyidagilardan iborat: arxiv fondlari va ularning tarkibiy qismlarini tanlash tartibini aniqlash; ulardan ishlar, hujjatlar va ma'lumotlarni tanlash; hujjatli ma'lumotlarni tavsiflash uchun tegishli texnikani qo'llash. Katalogning tavsiflovchi maqolasi tarkibiga quyidagilar kiradi: arxiv nomi, indeks, sarlavha, sarlavha, voqea sanasi, voqea joyi, mazmuni, fond raqami, fond nomi, inventar raqamlari, saqlash birliklari, hisob birliklari, varaqlar, hujjat tili, ko'paytirish usuli; kartalar katalogi uchun, shuningdek, kompilyatorning nomi va tavsiflovchi maqolaning sanasi. Katalog bo'limlari yoki katalog bo'limlari o'rtasida boshqa arxiv ma'lumotnomalari bilan aloqa o'rnatish uchun ma'lumotnomalar tizimi qo'llaniladi, unga quyidagilar kiradi: to'liq ma'lumotnoma (indekssiz tushunchadan indeksli tushunchaga) va qisman ma'lumotnoma. (to'ldiruvchi) ikki yoki undan ortiq bog'liq tushunchalarni bog'lash. Ma'lumot kartalarida "sarlavha" va "pastki sarlavha" ustunlari odatiy tarzda to'ldiriladi va "tarkib" ustunida: "qarang. shuningdek...”, katalogning tegishli bo‘limlari yoki ma’lumotnoma berilgan boshqa arxiv ma’lumotnomalari nomlari indekslari beriladi. Katalog yuritish - uning ishlashini ta'minlovchi ishlar majmuasi bo'lib, u quyidagilarni o'z ichiga oladi: ishning ilmiy-uslubiy ta'minoti; kartani indeksatsiya qilish; ularni indekslar bo'yicha tartibga solish va

19 sarlavha; katalogga mos yozuvlar apparatini tuzish; katalogni takomillashtirish; kataloglashtirish va kataloglardan foydalanish bo'yicha ishlarning buxgalteriya shakllarini yuritish. Ilmiy-metodik ta'minot ishlab chiqishni o'z ichiga oladi o'quv qurollari vaqti-vaqti bilan yangilanadigan va to'ldiriladigan alohida fondlarni (yoki ularning guruhini) kataloglash uchun, kataloglarni tasniflashning ishchi sxemalari. U yoki bu indeksni (indekslarni) tasniflash sxemasi bo'yicha tanlash yoki tuzishni indekslash va uni katalog kartasining tegishli ma'lumotlariga belgilash. Mavzular katalogida kartalar indekslanmaydi, lekin alifbo tartibida joylashtirilgan. Katalogni takomillashtirish tasniflash sxemasini takomillashtirishni o'z ichiga oladi; katalogning mazmuni va dizaynini tekshirish; tavsiflarni tekshirish (tahrirlash, tavsiflarni bitta fond yoki inventar bo'yicha bir hil ma'lumotlar bilan birlashtirish, ularning tizimlashtirilishini aniqlashtirish). Indeks - arxiv ma'lumotnomasi bo'lib, u arxiv hujjatlarida ko'rsatilgan ob'ektlar nomlarining (nomlarining) alifbo tartibida, tizimli yoki boshqa asosda tuzilgan ro'yxati bo'lib, ularning qidiruv ma'lumotlarini ko'rsatadi. Ko'rsatkichlarning asosiy turlari: mavzu (uning navlari mavzuli, nominal, geografik), xronologik. Indeks doirasidagi tushunchalarning guruhlanishiga ko‘ra alifbo, tizimli va xronologik ko‘rsatkichlar ajratiladi. Indekslar arxivlararo, fondlararo, fondlararo, elektron, varaq yoki kartochka ko'rinishida, sarlavhalar tarkibida kar (mavzu tushunchalari va ularning qidiruv ma'lumotlari) va izohli (mavzu tushunchalari tushuntirishlar bilan birga), guruhlangan bo'lishi mumkin. Indekslardagi tushunchalar alifbo, tizimli, xronologik.

20 Indekslar saqlash birliklarining sarlavhalariga (ularni ko'rmasdan) yoki hujjatlarga (saqlash birliklarini ko'rish bilan) tuzilishi mumkin. Bitta fondning saqlash birliklariga yoki bitta fondning bir nechta inventarlariga indekslar, agar fond murakkab tuzilmaga ega bo'lsa, ko'p miqdordagi inventarga ega bo'lsa va ko'pincha foydalanilsa tuziladi. Bir nechta fondlarning saqlash birliklariga ko'rsatgichlar yoki bitta arxivning bir nechta fondlarining inventarlari, agar ular o'zlarining funktsiyalari bo'yicha bir hil bo'lgan va ketma-ket bir-birini almashtiradigan tashkilotlarning, bir xil tarmoq tashkilotlarining mablag'lari bo'lsa, tuziladi. Xuddi shu indekslar interarxiv bo'lishi mumkin. Hujjatlarga indekslar bitta inventar, fondning bir nechta inventarlari, butun fond, bir arxivning bir nechta fondlari yoki bir nechta arxiv hujjatlari uchun tuzilishi mumkin. Har qanday turdagi indeksning tavsiflovchi yozuvi mavzu tushunchasi (sarlavha) va qidiruv ma'lumotlaridan iborat. Indeksning maqsadiga qarab, sarlavha quyidagicha bo'lishi mumkin: oddiy (sarlavhalari yo'q); murakkab (kontseptsiyaning bitta sarlavhasi yoki ta'rifiga ega). Bitta inventarning saqlash birliklari indeksini qidirish ma'lumotlariga quyidagilar kiradi: saqlash birliklarining seriya raqamlari, bitta arxivning bir nechta fondlarining saqlash birliklari indeksi, bu ma'lumotlar inventar, fondlar raqamlari bilan to'ldiriladi. Bir nechta arxivlar to'plamining saqlash birliklari bo'yicha indeksning qidiruv ma'lumotlari arxiv nomlari bilan to'ldiriladi. Bitta fond hujjatlarining indeksini qidirish ma'lumotlariga inventar raqamlari, saqlash birliklari, saqlash birliklari varaqlari kiradi; bir nechta fondlar hujjatlarining indekslari fondlar raqamlari bilan to'ldiriladi; bir nechta arxiv hujjatlarining indeksi va arxiv nomlari. Tematik indeks tarixiy faktlar va hodisalarni ifodalovchi tushunchalarni o'z ichiga oladi. Sarlavhalar va sarlavhalar nominativ holatda berilgan.

21 Mavzu indeksiga atamalar alifbo tartibida kiritilgan. Umumiy mavzu ko'rsatkichi turli xil tushunchalarni o'z ichiga oladi va sarlavhalar tuzilishiga ko'ra, faqat kar bo'lishi mumkin. Maxsus fan indeksi bir hil tushunchalarni (hujjatlar turlari, mualliflarning ismlari, muassasalar va/yoki ularning tarkibiy qismlari nomlari, tarmoqlar nomlari va boshqalar) o‘z ichiga oladi va kar yoki izohli bo‘lishi mumkin. Ismlar indeksi familiyalarni, ismlarni, otasining ismini (farqlar, taxalluslar, taxalluslar) o'z ichiga oladi. biografik ma'lumotlar. Ikki familiya ism indeksiga birinchi so'z bilan kiritiladi (inversiyasiz). Xorijiy familiyalar ruscha transkripsiyada uzatiladi va familiya va bosh harflardan keyin fon, va, le, de va hokazo zarrachalar beriladi. Nom indeksi familiya bo'yicha alifbo tartibida tuzilgan. Geografik indeksga davlatlar, maʼmuriy-hududiy birliklar, dengizlar, daryolar va boshqa geografik tushunchalar nomlari kiradi. Avval geografik tushunchalarning zamonaviy nomlari ko'rsatiladi va ularning eski nomlari qavs ichida beriladi, bundan tashqari eski nomlar yangi nomga nisbatan alifbo tartibida kiritiladi. joy nomlari, murakkab tushunchalar, birinchi so'zga ko'ra, inversiyasiz berilgan. Umumlashtiruvchi tushunchalar yoki maʼmuriy-hududiy nomlar izohsiz indeksga kiritiladi. Xronologik ko'rsatkich tarixiy voqealar, hodisalar va faktlar sanalari yoki xronologik tartibda joylashtirilgan hujjatlar sanalarini o'z ichiga olgan sarlavhalardan iborat. Indeks umumiy ("qarang") va shaxsiy (shuningdek qarang) havolalar tizimidan foydalanadi, ular yordamida bir xil tushunchalar o'rtasida aloqa o'rnatiladi.

22 Arxiv kataloglari indekslari bir xil turdagi va bir xil tuzilishga ega bo'lishi mumkin, ammo qidiruv ma'lumotlarida katalog sahifalari yoki bo'limlariga (kataloglar uchun) havolalar beriladi. Sharh arxiv ma'lumotnomasi bo'lib, u hujjatlarning alohida to'plamlarining tarkibi va mazmuni to'g'risidagi tizimlashtirilgan ma'lumotlarni o'z ichiga oladi, ularning manba tahlili bilan to'ldiriladi. Ko'rib chiqish turlari - fondni ko'rib chiqish va tematik ko'rib chiqish. Tematik ko'rib chiqish arxiv (arxiv ichidagi) va arxivlararo bo'lishi mumkin. Zaxiralarni ko'rib chiqish uchun tavsif ob'ekti hujjat (hujjatlar guruhi, hujjatning bir qismi), saqlash birligi, bitta zaxiraning hisob birligidir. Arxiv (arxiv) hujjatlarini tematik ko'rib chiqish uchun tavsif ob'ekti hujjat (hujjatlar guruhi, hujjatning bir qismi), saqlash birligi, bitta fondning hisob birligi (fondning bir qismi, bir guruh ma'lum bir mavzu bo'yicha arxiv (arxivlar) fondlari. Jamg'armaning umumiy ko'rinishi bitta fond hujjatlarining tarkibi va mazmuni to'g'risidagi tizimlashtirilgan ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Tematik ko'rib chiqish ma'lum bir mavzu bo'yicha bir yoki bir nechta arxivlarning bir yoki bir guruh fondlari hujjatlarining bir qismining tarkibi va mazmuni to'g'risidagi tizimlashtirilgan ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Sharhlarni tuzishda differensial yondashuv qo'llaniladi, bu fond va / yoki mavzuni tanlashdan, ko'rib chiqishning asosiy qismida ma'lumotlarni guruhlash printsipidan, hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarni taqdim etishning turli usullaridan (individual yoki guruhli izohlar), turli xil tavsiflash usullari ba'zi turlari ko'rib chiqish uchun ma'lumotnoma apparatining tegishli tarkibi va to'liqlik darajasini aniqlaydigan hujjatlar. Sharh saqlash birliklarining alohida guruhlari, buxgalteriya birliklari, hujjatlar va ma'lumotnoma apparatlari uchun izohlar to'plamidan iborat.

23 Izohda saqlash birliklari, hisob birliklari, hujjatlarning manba tahlili bilan hujjatlarning mazmuni ko'rsatilgan, hujjatlarning asosiy turlari, ularning mualliflari, xronologik doirasi, haqiqiyligi, qidiruv ma'lumotlari ko'rsatilgan. Jamg'armaning umumiy ko'rinishida qidiruv ma'lumotlari inventar raqamlari, saqlash birliklari, hisob birliklari, saqlash birligining varaqlaridan iborat; arxivlararo va fondlararo tematik sharhlarda qidiruv ma'lumotlari arxivlarning qisqartirilgan nomlari va kolleksiya raqamlari bilan to'ldiriladi. Ko'rib chiqishning ma'lumotnoma apparati sarlavha sahifasini, mundarijani (tarkibni), kirish so'zini, qisqartmalar ro'yxatini va indekslarni o'z ichiga oladi. Tematik sharhga ko'rib chiqishda mavjud bo'lgan mablag'lar ro'yxati va mavzu bo'yicha bibliografiya qo'shilishi kerak. Sharhning so‘zboshida fond yaratuvchisi (yaratuvchilari) tarixi va fond (fondlar)ning paydo bo‘lish tarixi, sharhning tuzilishi, ma’lumot apparati tarkibi to‘g‘risidagi ma’lumotlar; bitta arxivdan olingan hujjatlar bo'yicha mavzuli sharhga kirish so'zini boshqa arxivlarda ushbu mavzu bo'yicha hujjatlar mavjudligi to'g'risidagi ma'lumotlar bilan to'ldirish mumkin. Sharh tuzish uchun asos sifatida tarkibiy, tarmoq (funktsional), mavzu-mavzu, geografik, xronologik va boshqa xususiyatlardan foydalanish mumkin. Strukturaviy sxema alohida, barqaror tuzilmaga ega bo'lgan tashkilotning fondini ko'rib chiqishda foydalaniladi, agar tarkibiy qismlar fond yaratuvchisining funktsiyalarini aks ettirsa va hujjatlar mazmuni bir nechta hujjatlarda takrorlanmasa. tarkibiy bo'linmalar. Bunday sxemadagi strukturaviy qismlarning nomlari ko'rib chiqish bo'limlari vazifasini bajaradi. Jamg'armaning umumiy ko'rinishidagi tarmoq (funktsional) sxema fond yaratuvchisi aniq belgilangan funktsional tuzilmaga ega bo'lmaganda yoki uning tuzilishi tez-tez o'zgarganda qo'llaniladi. Tematik sharhda ma'lum bir tizimning o'ziga xos faoliyatini aks ettiruvchi mavzular uchun tarmoq (funktsional) sxema qo'llaniladi.

24 tashkilot, davlat boshqaruvi, iqtisodiyot, fan, madaniyat va boshqalarning ayrim jabhalarini rivojlantirish yo‘nalishlari. Ob'ektiv-tematik sxema bo'yicha sharhni qurish tematik guruhlar bo'yicha hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarni joylashtirishni nazarda tutadi. Xronologik sxema tashkilotlar faoliyatidagi alohida davrlarni tavsiflash yoki sodir bo'lgan tarixiy voqealar ketma-ketligini aks ettirish zarur bo'lgan hollarda qo'llaniladi. Arxivlararo tematik sharhni qurishda, ayrim hollarda ma'lumotlar hujjatlar saqlanadigan joylarga ko'ra tizimlashtirilishi mumkin, ya'ni. alifbo tartibida arxivlash. Shaxsiy kelib chiqishi fondini ko'rib chiqish uchun fond hujjatlarini tizimlashtirish sxemasidan foydalaniladi. Avtomatlashtirilgan ilmiy ma'lumotnoma apparati Arxivning avtomatlashtirilgan SSA (ANSA) - ma'lumotlar bazalarida joylashtirilgan hujjatlarning tavsiflari, ma'lumotlarni qidirish va qidiruv natijalarini taqdim etishning avtomatlashtirilgan vositalari. Avtomatlashtirilgan NSA arxivning integratsiyalashgan axborot tizimi doirasida va/yoki mustaqil ma'lumotlar bazalari ko'rinishida amalga oshiriladi. ANSA ning ma'lumotlar tarkibi fond darajasidagi hujjatlarning tavsiflari, saqlash birliklari, buxgalteriya birliklari, hujjatlarni o'z ichiga oladi. axborot tizimi, shuningdek, kalit so'zlar, sarlavhalar fayllari. Turli xil ANSA hujjatlar matnlari, ularning raqamli nusxalarini o'z ichiga olgan to'liq matnli ma'lumotlar bazalari. ANSA barcha funktsiyalarni amalga oshiradi an'anaviy tizim arxivning ilmiy ma'lumotnoma apparati va an'anaviy NSA bilan taqqoslaganda, arxiv hujjatlarini tezkor va ko'p qirrali qidirish, uning natijalarini taqdim etish (shu jumladan masofaviy kirish rejimida) uchun ko'proq imkoniyatlarni taqdim etadi. Axborot bazasi ANSA ni yaratish uchun an'anaviy SNSA uchun bo'lgani kabi turli darajalarni tavsiflashning bir xil elementlari mavjud. Uchun

25 NSA ma'lumotlar bazasini to'ldirishda quyidagilar qo'llaniladi: birlamchi hujjatli ma'lumotlar, asosiy va yordamchi buxgalteriya hujjatlari, har xil turdagi va turdagi arxiv ma'lumotnomalarida mavjud bo'lgan ma'lumotlar. Majburiy element ANSA ma'lumotlar bazasidagi barcha uchta asosiy daraja uchun tavsiflar tavsif ob'ektining mazmunini (fond, saqlash birligi, buxgalteriya birligi, hujjat) umumlashtirilgan va siqilgan shaklda tavsiflovchi kalit so'z atamalaridir. Kalit so'zlar ma'lumotlar bazasiga ma'lum bir ob'ektni tavsiflash paytida yoki uni tugatgandan so'ng kiritiladi. Kalit so'z bitta so'z yoki qisqa iboradan iborat bo'lishi mumkin va maxsus kalit so'z fayliga joylashtiriladi. Majburiy ko'rinishlar kalit so'zlar: in bildiruvchi "mavzu" atamalari qisqa shakl tavsif obyekti hujjatlarida aks ettirilgan faktlar, hodisalar, hodisalar, faoliyatlar va boshqalar; "shaxslar" - bu ma'lum darajadagi tavsif birliklari bog'langan shaxslarni identifikatsiya qiluvchi atamalar. Atamalar familiyalar, familiyalar, familiyalar, bosh harflarsiz, bir yoki ikkita bosh harflar, taxalluslar, taxalluslar va boshqalar bo'lishi mumkin; geografik yoki toponimik nomlar (mamlakatlar, respublikalar, hududlar, viloyatlar, viloyatlar, okruglar, volostlar, aholi punktlari, dengizlar, daryolar va boshqalar nomlari) bo'lgan "geografiya" atamalari. Boshqa turdagi kalit so'zlar kerak bo'lganda yaratilishi mumkin. Avtomatlashtirilgan NSAning chiqish shakllari pul mablag'lari, saqlash birliklari, buxgalteriya birliklari, so'rov shartlariga javob beradigan hujjatlar ro'yxatidir. ANSA arxividagi ma'lumotlar asosida ma'lumotnomalar matnlari ularning ichki ma'lumot apparatlari (qo'llanmalar, qisqacha ma'lumotnomalar, inventarlar) bilan birga tuzilishi mumkin. Ma'lumotnoma matnini avtomatlashtirilgan shakllantirishda kalit so'z fayllari ma'lumotnomaga indekslarni avtomatlashtirilgan tarzda tuzish uchun ishlatiladi.

26 ANSA ma'lumotlar bazasidagi tavsiflarning har bir darajasi uchun ma'lumotlarni qidirish, ma'lumotnoma matnlarini avtomatlashtirilgan yaratish uchun rubrikatorlar (tizimli, tematik) yaratiladi. Fond darajasi uchun arxiv fondlari bo'yicha qo'llanma matnini shakllantirish uchun mo'ljallangan rubrikator qo'llanmadagi mablag'larni tizimlashtirish sxemasi hisoblanadi. Har bir tavsif darajasi uchun bir vaqtning o'zida tayyorlash imkonini beruvchi bir nechta rubrikatorlardan foydalanish mumkin turli xil ma'lumotnomalar, turli mavzular bo'yicha fondlar (hujjatlar) ro'yxatlarini yaratish, toifalarga ajratish natijalarini saqlash. NSA arxivi ma'lumotlar bazasidagi tavsifning har bir darajasi uchun ma'lumotni ko'p qirrali qidirish uchun protseduralar to'plami mavjud. kalit so'zlar; annotatsiya, tarixiy ma'lumotnoma matnlariga ko'ra; tavsiflash ob'ektining to'liq va qisqartirilgan nomlari matnlariga ko'ra, fond va/yoki fond yaratuvchining nomini to'liq va qisqartirilgan o'zgartirish; tavsiflash ob'ektining xronologik mansubligi bo'yicha (tavsif birligiga kiritilgan hujjatlarning oxirgi sanalari bo'yicha); yuqoridagi tafsilotlarning har qanday kombinatsiyasi uchun. Qidiruv natijalarini taqdim etish quyidagi shakllarda amalga oshirilishi kerak: so'rov shartlariga muvofiq qisqartirilgan ma'lumotlar bazasi; matn fayli yoki so'rovga mos keladigan tavsiflarni chop etish. Arxiv hujjatlari bo'yicha ma'lumotlar bazalari uchun ma'lumotnoma apparati arxivda mavjud bo'lgan ma'lumotlar bazalarining tavsifini o'z ichiga olgan ma'lumotlar bazasi (metabaza) shaklida amalga oshiriladi. Metabazada har bir avtonom ma'lumotlar bazasi to'g'risidagi ma'lumotlar, ma'lumotlar bazasi nomi, uning tafsilotlari ro'yxati, tavsif birligi (birliklari) darajasi (darajalari), yozuvlardagi joriy hajm va / yoki megabaytlarda, ko'rsatkichlar mavjud. Ma'lumotlar bazasini yaratish uchun foydalaniladigan DBMS yoki dasturlash tili.

27 Adabiyot: 1. "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" gi 22 oktyabr FZ Federal qonuni // Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari to'plami Malysheva S.Yu. Arxivshunoslik asoslari: Darslik. Qozon, Alekseeva E.V. Arxivlash: boshlanish uchun darslik. prof. Ta'lim. XONIM

Mavzu: Arxiv hujjatlaridan foydalanish va ular uchun ilmiy ma’lumotnoma apparati tuzish Savollar: 1. Arxiv hujjatlarini tavsiflash tartibi 2. Arxiv hujjatlari bo‘yicha ilmiy ma’lumotnoma apparati tizimi 3.

Mavzu 6. Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini tashkil etish 6.1. Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondida hujjatlarning tarkibi va tashkil etilishi 6.2. Arxivdagi hujjatlarni tashkil etish 6.3. Tashkilot

Davlat muassasasi Davlat arxivi Tula viloyati ARXIV-TEXNIK VA ILMIY HUJJATLARNI ISHLATISH Zelenova

GOST 7.23 6 AXBOROT NASHRILARI. TUZILIShI VA DIZAYNING 3 TA'RIFLARI Standartda qo'llaniladigan atamalar GOST 7.0-84 va GOST 7.60-90 ga muvofiqdir. 4 UMUMIY QOIDALAR 4.1. Analitik va sintetiklik darajasiga ko'ra axborot nashrlari.

"TsGALI Sankt-Peterburgda shaxsiy kelib chiqishi bo'lgan katalog hujjatlarini ishlab chiqish ( uslubiy asos, tajriba, istiqbollar)” T.N. Zvereva, bosh. shaxsiy mablag'larning ilmiy tavsifi bo'limi, axborot-qidiruv tizimlari va

Rossiya Federatsiyasi Ta'lim va fan vazirligi Federal Davlat byudjeti ta'lim muassasasi yuqoriroq kasb-hunar ta'limi"Saratov davlat ijtimoiy-iqtisodiy

Federal davlat byudjeti ta'lim muassasasi Oliy ma'lumot"Oltoy davlat instituti Madaniyat” Axborot resurslari va dizayn fakulteti Muzeyshunoslik va yozuvshunoslik fakulteti

Ishlar inventarlarini tuzish va rasmiylashtirish Tashkilotda doimiy, vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlashning barcha holatlari va ish yuritishda tugallangan xodimlar uchun arxivni olishni ta'minlash;

2014 yil 12 may 241-p Tyumen Tyumen viloyati davlat arxivlari tomonidan pullik asosda bajarilgan (ko'rsatilgan) ishlar va xizmatlarning ro'yxati va qiymati to'g'risida Tyumen viloyati hukumatining qarori.

Rossiya Federatsiyasi TA'LIM VA FAN VAZIRLIGI FSBEI HPE "VOLOGDA DAVLAT PEDAGOGIK UNIVERSITETI" TARIX FAKULTETI 2011-yil 15-sentabr TA'LIM DASTURI (ARXIV) TASDIQLAYMAN.

Aleksandrovskiy ma'muriyati munitsipalitet okrugi Perm o'lkasi ARXIV BO'LIMI TASDIQLANDI Tuman boshlig'i Aleksandrovskiy shahar okrugi ma'muriyati boshlig'i A.B.

TYUMEN VILOYATI HUKUMATI QARORI 2017 Tyumen Tyumen viloyati davlat arxivlari tomonidan pullik asosda bajarilgan (ko'rsatilgan) ishlar va xizmatlarning ro'yxati va qiymati to'g'risida

VOLGOGRAD VILOYATI KOTELNIKOVSKY TUMANI BOSHQARMASI 2017-yil 25-maydagi 305-sonli Boshqarmaning shahar arxivida arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasini tasdiqlash to‘g‘risida qaror qabul qilindi.

Ko'p turlari boshqaruv hujjatlari(moliyaviy, hisob-kitob va pul, birlamchi buxgalteriya hisobi, hisobot, statistik, tashkiliy va ma'muriy), hayotiylikni aks ettiruvchi

Sverdlovsk viloyati o'rta kasb-hunar ta'limi davlat avtonom ta'lim muassasasi

1-betdan 12 NUSXA “Ostona tibbiyot universiteti” AJ Boshqaruvining 2013-yil 53-dekabrdagi “13” qarori bilan tasdiqlangan.

Kursk viloyati davlat arxivining o'quv zalida hujjatlar bilan ishlashni birinchi bo'lib boshlagan foydalanuvchiga yordam berish uchun "KURSK VILOYATI DAVLAT ARXIVI" VILOYAT DAVLAT MASSASİYASI MEMO

Indekslar Ish turi va operatsiyalari DAVLAT ARXIVLARIDA BAJARILGAN ISHLAR TASNIFI RO‘YXATI Davlat arxivlari faoliyati yo‘nalishi Ish va operatsiyalar turlari bosqichlari Bo‘yicha. umumiy nashri nomzod

ORGANIK SINTEZ INSTITUTI XODIMLARI ISHLARINI BIBLIOGRAFIK KO‘RSATISHINING XUSUSIYATLARI ularni. I. Ya. POSTOVSK URO RAS 1991 2010 YIL Zasypkina L.A. (Rossiya Fanlar akademiyasining Ural filiali markaziy ilmiy kutubxonasi) Amalga oshirilgan vazifalardan biri

“Sankt-Peterburg markaziy davlat tarixi arxivida hujjatlarni kataloglashtirish tajribasi” A.V. Tixotskaya, Sankt-Peterburg markaziy davlat ilmiy-tadqiqot instituti axborot-qidiruv tizimlari bo'limi boshlig'i. Hozir arxivda

Buyurtma bergan: Tugallagan: Ilmiy kutubxona direktori T.P. Tkachenko 6 sahifadan 1-sahifa Jarayon yondashuvi ELEKTRON KATALOG HAQIDAGI NIZOMLAR Instantsiya Tekshirgan: Birinchi prorektor L.A. Omelyanovich Tasdiqlangan: rektor

Yamalo-Nenets arxivlari xizmati avtonom viloyat Yamalo-Nenets avtonom okrugi Salexard davlat arxivida ishlagan foydalanuvchilarning shaxsiy fayllarini doimiy saqlash uchun tanlov to'g'risidagi MEMO

Hujjatlarni tartibga solish va ABIS "OPAC-Global" 686 ta "Boshqa tasniflar indekslari" maydonini to'ldirish bo'yicha ko'rsatmalar MAZMUNI 1 MAQSAD VA QO'LLANISH ... 2 2 NIZOMLAR ... 2 3 TA'RIFLAR

DAVLATLARARASI STANDART GOST 7.23-96 AXBOROT, KUTUBXONA VA NASHRIYaTLARNING STANDARTLARI TIZIMI AXBOROT TUZILISHI VA LOYIHALASH STANDARTLASHTIRISH, METROLOGIYA BO‘YICHA DAVLATlararo Kengash.

Sobiq partiya arxivlari va sovet davri hujjatlari saqlanadigan davlat arxivlari fondlari bo‘yicha qo‘llanmalar tayyorlash. Ko'rsatmalar 1. Ishni tashkil etish

2017 yil 04 apreldagi 105-sonli Ish yuritish qoidalarini tasdiqlash haqida ijro etuvchi organlar Saxa Respublikasi (Yakutiya) davlat hokimiyati organlari 11-moddaga muvofiq federal qonun 2006 yil 27 iyul

Kutubxona ma'lumot apparati: kataloglar va fayl shkaflari Kutubxona bibliografik dars Katalog nima, u nima uchun va undan qanday qilib kitob haqida kerakli ma'lumotlarni topish mumkin,

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-son qarori bilan tasdiqlangan.

Rossiya Federatsiyasi Davlat arxivi elektron ma'lumot olish arxiv resurslari RF GA da 6 milliondan ortiq ish saqlanadi oliy organlar davlat hokimiyati va boshqaruvi organlari

Krasnodar o'lkasi Madaniyat vazirligi huzuridagi ekspert-tekshiruv komissiyasining 2017 yil 29 sentyabrdagi qarori bilan TASDIQLANGAN 9/3 "Ishlar, hujjatlar inventarlarini takomillashtirish va qayta ishlash" METODIK XAT.

GOST R 51141-98. OFIS ISHLAB CHIQARISH VA ARXIV BIZNESI. SHARTLAR VA TA'RIFLAR Davlat standarti Rossiya Federatsiyasi Hujjatlar va arxivlash Atamalar va ta'riflar So'zboshi GOST R 51141-98

Davlatlararo standart GOST 7.9-95 "Axborot, kutubxonachilik va nashriyot standartlari tizimi. Annotatsiya va izoh. Umumiy talablar" (Rossiya Federatsiyasi Standartlashtirish qo'mitasining qarori bilan kuchga kirgan,

"Kalinin shaharchalararo kutubxona" shahar davlat muassasasi Adabiyotlarni yig'ish va qayta ishlash bo'limi "Kutubxonadagi kataloglar va fayl shkaflari tizimi" Uslubiy maslahat san'ati. Kalininskaya

TATARISTON RESPUBLIKASI VAZIRLAR MAHKAMASI HUZURIDAGI BOS ARXIV BOSHQARMASI (TAGLAVARXIV) Davlat va shahar arxivlari bilan oʻzaro hamkorlik boʻlimi

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-sonli qarori bilan tasdiqlangan FEDERAL IJRO HOKIMIY ORGANLARIDA HUJJATLARNI TARTIBI QOIDALARI I. Umumiy holat 1. Ushbu Qoidalar o'rnatadi

TAQDIMLANAMAN Davlat davlat arxivi muassasasi direktori “1 Oshdarstschli arxivi Stavro-L.V. Markova "STAVROPOL O'LKONI DAVLAT DAVLAT ARXIVI DAVLAT DAVLAT ARXIViga maqtov"

07.07.2017 717 Amursk XABAROVSK O'LKASI AMUR TUMANI MA'muriyatining qarori "Amur shahar okrugi ma'muriyati arxivi to'g'risidagi nizomni tasdiqlash to'g'risida" Xabarovsk o'lkasi»

Kompyuter "NSA" bilan ishlash bo'yicha ko'rsatmalar 1. Ishga tushirish 1.1. NSA dasturini oching, buning uchun NSA dasturi joylashgan papkada (sukut bo'yicha: C:\Program Files\iTex\NSA) NSA.exe faylini toping va ishga tushiring (1-rasm)

Asosiy sahifaga Rossiya arxivi kollegiyasining 2002 yil 6 fevraldagi qarori bilan tasdiqlangan Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalari Kirish 1. Umumiy qoidalar 1.1. Tashkilot arxivining kontseptsiyasi 1.2. Arxiv turlari 1.3. Asosiy

AXBOROT, KUTUBXONA VA NASHRIYaTLARNING DAVLATLARARASI STANDARTLARI TIZIMI AXBOROT TUZILISHI VA DIZAYN GOST 7.23-96 Rasmiy nashr INTERSTATE

SPbGETU KUTUBXONA ELEKTRON KATALOGI HAQIDAGI NIZOM 1. Umumiy qoidalar 1.1.Ushbu Nizom SPbGETU elektron katalogini tashkil etish, yuritish, tahrirlash va yuritish tartibini belgilaydi.

Biznes qoidalari federal organlar ijro etuvchi hokimiyat Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-sonli qarori bilan tasdiqlangan federal organlarda ish yuritish qoidalari

MOSKVA SHAHRI BOS ARXIV BO'LIMI Bosh sahifa MOSKVA ELEKTRON OAVDAGI HUJJATLAR MARKAZIY ARXIV

GOST R 51141-98 ROSSIYA FEDERATSIYASI DAVLAT STANDARTI Ish yuritish va arxiv ishi ATAMALAR VA TA'riflar ROSSIYA DAVLAT STANDARTI Moskva Bosh so'z 1 Butunrossiya ilmiy tadqiqot tashkiloti tomonidan ishlab chiqilgan.

Rossiya Davlat standartining 1998 yil 27 fevraldagi 28-son qarori bilan tasdiqlangan.

GOST R 51141-98 GOST R 51141-98 Guruh T00 ROSSIYA FEDERATSIYASI DAVLAT STANDARTI Ish yuritish va arxiv ishi Atamalar va ta'riflar Arxivlarni boshqarish va tashkil etish. OKS atamalari va ta'riflari

SVERDlovsk viloyati gubernatorining 04.02.2014 yil 17-WG Ekaterinburg sh., Sverdlovsk viloyati gubernatori maʼmuriyatida ish yuritish va hujjat aylanishi qoidalarini tasdiqlash toʻgʻrisidagi farmoni.

KRASNODAR VILOYATI DAVLAT ARXIVI Tematik negativ plyonkalarni davlat saqlashiga topshirishni tashkil etish, ularni hisobga olish, tavsiflash va foydalanish bo‘yicha ISH MEMOSI Tuzuvchi: V.D. Tixosha,

Rossiya Federatsiyasi Ta'lim va fan vazirligi Pl 14-2015 Tematik reja fondni sotib olish ilmiy kutubxona TASDIQLANGAN Rektor A.D.Plutenko 25.12.2014 Pl 14-2015 Blagoveshchensk, 2015 Tuzilgan

Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat hokimiyati va boshqaruvi organlarida saqlash, olish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari. mahalliy hukumat

B3.DV.14.2. Arxivshunoslik fondi uchun baholash fondlari oraliq sertifikatlash talabalar Umumiy ma'lumot 1. Tarix kafedrasi 2. Kadrlar tayyorlash yo‘nalishi 44.03.05 Pedagogik ta’lim (profillar)

87 ILOVALAR (namunaviy shakllar) 88 paragraflarga 1-ilova. 2.11.5, 2.11.7.2. ACT (sana) TASDIQLANGAN tuzatib bo'lmaydigan zarar direktori Imzo Imzo hujjatlarining transkripsiyasi Fond Fond nomi Fondda topilgan

Hujjatlarning qiymatini tekshirishda va arxivga topshirish uchun doimiy va vaqtincha saqlash uchun hujjatlarni tanlashda ishtirok etish; - hujjatlarni keyinchalik saqlash va foydalanish uchun tayyorlash;

LUGANSK XALQ RESPUBLIKASI VAZIRLAR KENGASHI 2016 yil 14 dekabrdagi 693-son Lugansk sh. Lugansk Xalq Respublikasi Arxiv fondi hujjatlarini davlat roʻyxatidan oʻtkazish tartibini tasdiqlash toʻgʻrisida qarori.

Rossiya Federatsiyasi GOST R 51141-98 "Ish yuritish va arxiv ishi. Atamalar va ta'riflar" davlat standarti (Rossiya Federatsiyasi Davlat standartining 1998 yil 27 fevraldagi N 28 qarori bilan tasdiqlangan) Yozuvlarni boshqarish va tashkil etish

1 Tashkilotning shaxsiy tarkibi bo'yicha ishlarning ro'yxatini tuzish va rasmiylashtirish Tashkilotlar faoliyati davomida shakllantirilgan xodimlar to'g'risidagi hujjatlar ish stajining hujjatli dalilidir.

“NARX” GURHning 09.0.20-p buyrugʻi bilan TASDIQLANGAN (keyingi oʻzgartirishlar bilan)

Davlat qo'mitasi Tatariston Respublikasi arxivlar Ishlar inventarlarini takomillashtirish va qayta ishlash bo'yicha ko'rsatmalar Tuzuvchi: Ch.M. Giniyatullina Xaridlar sektori yetakchi maslahatchisi

Arxiv qo'mitasi Orenburg viloyati Davlat davlat tomonidan moliyalashtiriladigan tashkilot"Orenburg viloyati davlat arxivi" (GBU "SAOO") ARXIV INVENTORIYALARINI TOPLASH Arxiv adabiyotlarini ko'rib chiqish,

Foydalanuvchilarni axborot bilan ta'minlashda "Oltoy o'lkasi davlat arxivi" KSCUning axborot-qidiruv tizimi

UDMURT RESPUBLIKASI TA’LIM VA FAN VAZIRLIGI Byudjet kasb-hunar ta’limi muassasasi Udmurt Respublikasi"Evgeniy Fedorovich Dragunov nomidagi Izhevsk sanoat kolleji"

“Kalinin shaharchalararo kutubxona” shahar davlat muassasasi “Kutubxona fondlari va kataloglari” Adabiyotlarni yig‘ish va qayta ishlash bo‘limi 3-son Kutubxona kataloglari va kartotekalari Uslubiy.

1. Umumiy qoidalar. 1.1. Kutubxonaning elektron katalogi (EK) real vaqt rejimida ishlaydigan mashinada o'qiladigan kutubxona katalogidir va ajralmas qismi havola va qidiruv

izoh ish dasturi fanlar B1.B14 Arxivshunoslik Tayyorgarlik yo'nalishi 46.03.02 Hujjatshunoslik va arxivshunoslik, [Hujjatshunoslik va boshqaruvni hujjatlashtirishni ta'minlash] 1. Maqsad va vazifalar

Kirish………………………………………………………… ……………….4
1-bob Ilmiy ma’lumotnomalar tizimi………………………………6
1.1 Arxiv hujjatlarining ilmiy-ma’lumotnoma apparatlari tizimi……………………………………………………………………….7
2-bob Arxiv hujjatlari uchun ilmiy-ma’lumotnoma apparati…………………12
2.1 Tekshirish uchun ilmiy va ma'lumotnoma apparati……………………………………………………………… ............ ................14
2.2 Ilmiy ma’lumotnomalar tizimini ishlab chiqish………………………… 14
Xulosa…………………………………………………… …………….…..16
Adabiyotlar ro'yxati…………………………………………………… ………17

Kirish
Arxivda saqlanadigan barcha hujjatlar (jumladan, asosiy bo'lmagan va inventarizatsiyaga kiritilmagan) hisobga olinadi.
Mening yaratish maqsadim muddatli ish ilmiy ma'lumotnoma apparati tizimining tavsifi, uning rivojlanishi.

Maqsaddan kelib chiqib, quyidagi vazifalar belgilandi:

Ilmiy ma'lumotnoma apparatini ko'rib chiqing

rivojlanishini o'rganish.

1-bob
Ilmiy ma'lumotnomalar tizimi arxiv hujjatlari va hujjatli ma'lumotlarning saqlanishi va samarali izlanishini ta'minlash uchun yagona uslubiy va ilmiy-uslubiy asosda yaratilgan o'zaro bog'liq va bir-birini to'ldiruvchi hisob hujjatlari, arxiv ma'lumotnomalari, mexanizatsiyalashgan va avtomatlashtirilgan axborot-qidiruv tizimlari, axborot hujjatlari majmuidir. arxiv fondi, arxiv doirasida, kompleks foydalanish maqsadida.

Tarixiylik, keng qamrovlilik va murakkablik tamoyillariga asoslangan NSA tizimi tizimli yondashuvni va yaxlit, murakkab tashkil etilgan ob'ektni, shu jumladan hujjatlarni hisobga olish va tavsiflashning zarur quyi tizimlarini yagona me'yoriy-uslubiy asosda hisobga olgan holda tuzilishi kerak.
Ilmiy ma'lumotnomalar tizimini bajaradigan funktsiyalariga ko'ra quyidagilarga bo'lish mumkin:
1) buxgalteriya hujjatlari bo'yicha ma'lumotnomalar;
2) hujjatlar mazmuni bo'yicha ma'lumotnomalar.

Ushbu guruhlarning har birida har bir arxiv uchun majburiy bo'lgan asosiy ma'lumotnomalar va kerak bo'lganda yaratilgan yordamchi kataloglar ajratilgan. Buxgalteriya hisobi bo'yicha asosiy ma'lumotnomalarga tushumlar kitobi, mablag'lar ro'yxati, mablag'lar varaqlari, inventarizatsiya, inventar registrlari, yordamchilari - arxivning shaxsiy hisobi, pul mablag'larining harakatini hisobga olish kartalari va kitoblari va boshqalar kiradi. .

Asosiy qo'llanmalar inventar, qo'llanmalar va kataloglarni o'z ichiga oladi, yordamchilar esa sharhlar, indekslar va tematik ro'yxatlarni o'z ichiga oladi.

Shunday qilib, NSA tizimida har bir katalog o'z maqsadiga, o'ziga xosligiga ega, boshqa kataloglarni to'ldiradi va SNSA ning zarur qismi hisoblanadi. Biroq, shuni ta'kidlash kerakki, butun SNSA kompleksi har doim ham har bir arxiv uchun majburiy emas. Kataloglarning soni va tarkibi boshqacha. Arxivda hujjatlar bilan ishlashning barcha turlarini oqilona bajarishga imkon beradigan bunday axborot tizimlari to'plami mavjudligi muhimdir.
1.1 Arxiv hujjatlari uchun ilmiy-ma'lumotnoma apparatlari tizimi
Arxivning arxiv hujjatlari bo‘yicha ilmiy ma’lumotnomalar tizimi – samarali foydalanish maqsadida arxiv hujjatlari va arxiv ma’lumotlarini izlash uchun yagona uslubiy asosda yaratilgan arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni bo‘yicha o‘zaro bog‘liq va bir-birini to‘ldiruvchi arxiv ma’lumotnomalari majmuasidir.
Arxivning ilmiy ma'lumotnomalar tizimiga quyidagilar kiradi:
1. Arxiv inventarizatsiyasi - arxiv fondi, kolleksiyasi ishlarining tizimli ro'yxatini o'z ichiga olgan arxiv ma'lumotnomasi. Arxiv inventarizatsiyasi saqlash birliklarini hisobga olish va ularning mazmunini oshkor qilish uchun mo'ljallangan.
Inventar asosiy, asosiy arxiv ma'lumotnomasi bo'lib, tadqiqotchilar arxivga kelganlarida birinchi navbatda ularga murojaat qilishadi.
Arxiv inventarlari qolgan arxiv ma'lumotnomalarini - indekslar, kataloglar, sharhlar, qo'llanmalarni yaratish uchun asos bo'lib xizmat qiladi. Shu munosabat bilan, inventarizatsiyani yaratishda uning sifatli kompilyatsiyasi hal qiluvchi omil hisoblanadi.
Muassasa faoliyati davomida turli xil hujjatlar shakllantiriladi, uning har bir turi uchun alohida inventarizatsiya tuziladi:

Doimiy saqlash muddati holatlari;
Vaqtinchalik saqlash holatlari
Kadrlar bo'yicha ishlar;
Faqat ma'lum bir tashkilotga xos bo'lgan hujjatlardan tashkil topgan ishlar (tergov, sud ishlari, mavzular bo'yicha ilmiy hisobotlar va boshqalar).

tavsiflovchi maqolalar (ishning tartib raqami, ish yuritish indeksi, ishning nomi, hujjatlarni topshirish muddatlari, ishdagi varaqlar soni);
yakuniy yozuv (saqlashda bo'lgan ishlarning sonini ko'rsatadigan buxgalteriya elementi har doim ham inventarizatsiyaga kiritilgan holatlar soniga to'g'ri kelmaydi);
guvoh varaqasi (inventarizatsiyadagi varaqlar sonini hisobga olish uchun hisobga olish elementi);
tavsif uchun mos yozuvlar apparati.

sarlavha sahifasi;
tarkib (tarkib);
Muqaddima;
qisqartirilgan so'zlar ro'yxati;
konversiya jadvali (qayta ishlashda);
ko'rsatkichlar.

2. Kataloglar. Ular:
- tizimli . Kutubxonada qaysi bilim sohalarida kitoblar borligini aniqlash zarur bo'lsa, unga murojaat qilish shart emas; muayyan mavzu, masala, mavzu bo'yicha adabiyotlarni tanlash kerak; Agar uning mazmuni ma'lum bo'lsa, muallifni va kitobning aniq nomini belgilashingiz kerak.
Katalogning nomi bosma asarlar tavsifi berilgan kartochkalar ma'lum bir tizim bo'yicha, alohida bilim sohalari mazmuniga mos ravishda guruhlanganligini ko'rsatadi. Shunday qilib, bir xil mavzudagi turli mualliflarning kitoblari birgalikda to'planadi.
Katalogning asosiy bo'limlari va har bir bo'lim ichidagi kichik bo'limlarning joylashish ketma-ketligi maxsus hujjat - tasniflash sxemasida qayd etiladi. Kutubxonalar mavjud bo'lgan asrlar davomida tasniflash sxemalarining ko'plab turli xil versiyalari yaratilgan. Ularning eng ilg'orlari doimo fanlar tasnifiga tayanganlar, ular turli fanlar o'rtasida to'g'ri aloqa va o'zaro aloqalarni o'rnatishga intilganlar.
- o'quv qurollari.
3. Kartoteka - kartochkalardagi hujjatlar mazmuni haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan katalog. Kartochkalar tashkilotning ma'lumotga bo'lgan ehtiyojlariga qarab fayl kabinetlariga joylashtiriladi. Tashkilotlar arxivlari amaliyoti shuni ko'rsatadiki, eng ko'p foydalaniladigan tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning mazmuni to'g'risidagi ma'lumotlar (asosiy faoliyat bo'yicha buyruqlar, protokollar, shartnomalar, bitimlar, xatlar va boshqalar).
U sodir bo'ladi:
- nominal;
- nominal jangchilar-konchilar;
- fuqarolarni uy-joy bilan ta'minlash;
- metrik kitoblar.
4. Qo‘llanma – bir yoki bir nechta arxiv hujjatlari haqidagi qisqacha ma’lumotlarni o‘z ichiga olgan arxiv qo‘llanma. Qo'llanmaning turlari quyidagilardan iborat: arxivlar bo'yicha qo'llanma, arxiv (lar) fondlari bo'yicha qo'llanma, arxiv fondlari bo'yicha qisqacha qo'llanma, arxiv fondlari bo'yicha mavzuli qo'llanma.
Arxivlar bo'yicha qo'llanma - arxiv fondlari bo'yicha qo'llanmaning bir turi bo'lib, ularda saqlanadigan hujjatlar tavsifi bilan arxivlarning tizimli ro'yxati mavjud. U barcha arxiv muassasalari, muzeylar, kutubxonalar va RF AF hujjatlarini, Rossiya Federatsiyasining alohida sub'ektlari yoki uning hududlarini doimiy saqlaydigan boshqa arxivlar to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin. Arxivlar bo'yicha qo'llanmada tavsif ob'ekti arxiv yoki RF AF hujjatlarining yuqoridagi har qanday ombori hisoblanadi.
Arxiv ishi bo‘yicha qo‘llanmada arxivning xarakteristikasi quyidagilardan iborat: arxivning nomi (to‘liq yoki qisqartirilgan), arxivning manzili (to‘liq manzil ma’lumotlari), qog‘oz fondlari soni, qog‘oz fondlari hajmi. , qog'ozga asoslangan hujjatlarning oxirgi sanalari, tarixiy ma'lumotlar, izohlar. Unda nashr etilgan ma'lumotnomalar ro'yxati bo'lishi mumkin. Agar arxivda kino va foto hujjatlar va ilmiy-texnik hujjatlar (NTD) mavjud bo'lsa, ularning hajmi va muddatlari ko'rsatiladi.

5. Indeks - arxiv ma'lumotnomasi bo'lib, u arxiv hujjatlarida ko'rsatilgan ob'ektlar nomlarining (nomlarining) alifbo tartibida, tizimli yoki boshqa asosda tuzilgan ro'yxati bo'lib, ularning qidiruv ma'lumotlarini ko'rsatadi.
Tashkilot arxividagi indekslar fondlararo, fond ichidagi, shaklda - elektron, varaq yoki kartochka, sarlavhalar tarkibida - kar (mavzu tushunchalari va ularning qidiruv ma'lumotlari) va izohli (mavzu tushunchalari tushuntirishlar bilan birga) bo'lishi mumkin. ), tushunchalarni indekslar ichida guruhlashda - alifbo tartibida, tizimli , xronologik.
Indekslar saqlash birliklarining sarlavhalariga (ularni ko'rmasdan) yoki hujjatlarga (saqlash birliklarini ko'rish bilan) tuzilishi mumkin.
Indekslarning asosiy turlari quyidagilardir: mavzu (uning navlari - tematik, nominal, geografik), xronologik. Indeks doirasidagi tushunchalarning guruhlanishiga ko‘ra alifbo, tizimli va xronologik ko‘rsatkichlar ajratiladi.

6. Hujjatlarni ko'rib chiqish - alohida hujjatlar to'plamining tarkibi va mazmuni haqidagi tizimlashtirilgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan arxiv ma'lumotnomasi.
Tashkilot arxividagi ko'rib chiqish turlari fondni ko'rib chiqish va mavzuli ko'rib chiqishdir.
Zaxiralarni ko'rib chiqish uchun tavsif ob'ekti hujjat (hujjatlar guruhi, hujjatning bir qismi), saqlash birligi, bitta zaxiraning hisob birligidir. Arxiv hujjatlarini tematik ko'rib chiqish uchun tavsif ob'ekti hujjat (hujjatlar guruhi, hujjatning bir qismi), saqlash birligi, arxivning bitta fondining (fondning bir qismi, fondlar guruhi) hisob birligidir. ma'lum bir mavzu bo'yicha. Sharhlarni tuzishda differensial yondashuv qo'llaniladi, bu fond va / yoki mavzuni tanlashdan, ko'rib chiqishning asosiy qismida ma'lumotlarni guruhlash printsipidan, hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarni taqdim etishning turli usullaridan (individual yoki guruhli izohlar), turli xil hujjatlarning ayrim turlarini tavsiflash usullari, tegishli tarkibni aniqlash va ko'rib chiqish uchun mos yozuvlar apparatining to'liqlik darajasi

7. Ro'yxatlar - arxiv hujjatlari tavsifi asosida yaratilgan arxiv ma'lumotnomalari, ya'ni. birlamchi hujjatli axborotni analitik va sintetik qayta ishlash orqali hujjatlar va fondlarning tarkibi, mazmuni va qidiruv ma'lumotlari to'g'risida ikkilamchi ma'lumotlarni yaratishga asoslangan. "Savollar ro'yxati" qo'lda, keyinroq - mashinkada jildlangan kitoblar shaklida bo'lib, tashkilot va muassasalarda ish yuritishda tuzilib, ish va inventarlar bilan birga arxivga topshiriladi. Muqovalarda shifrlar mavjud - ular mazmunini oshkor qiladigan mablag'lar, inventarlar, holatlar soni. "Savollar ro'yxati" "kar" sarlavhalari bilan ishlarning mazmunini ochib beradi, inventarlarning axborot mazmunini oshiradi
Hozirda “Arxiv fondi” dasturiy majmuasi (Delo darajasi) hamda arxivda yaratilgan ma’lumotlar bazalari: Ilmiy ma’lumot kutubxonasi, davriy nashrlar, fondlar indeksi, ma’lumotnoma-axborot fondi bilan ish olib borilmoqda. Arxiv hujjatlari bo'yicha mavzuli ma'lumotlar bazalari yaratilmagan.

2-bob Arxiv hujjatlari uchun ilmiy-ma'lumotnoma apparati

Kartoteka - bu kartochkalardagi hujjatlarning mazmuni haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan ma'lumotnoma. Kartochkalar tashkilotning ma'lumotga bo'lgan ehtiyojlariga qarab fayl kabinetlariga joylashtiriladi. Tashkilotlar arxivlari amaliyoti shuni ko'rsatadiki, eng ko'p foydalaniladigan tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning mazmuni to'g'risidagi ma'lumotlar (asosiy faoliyat bo'yicha buyruqlar, protokollar, shartnomalar, bitimlar, xatlar va boshqalar).
Hujjatlardan foydalanish vazifalariga qarab mavzuli va mavzuli-tematik fayl kabinetlari tuzilishi mumkin.
Mavzu kartotekasida kartochkalar tushunchalar bo'yicha alifbo tartibida guruhlangan (masalan, buyurtmalar uchun - faoliyat sohalari nomlari bo'yicha alifbo tartibida: korporatsiya, ishlab chiqarish, marketing, mehnatni muhofaza qilish; harflar uchun - alifbo tartibida vakillik tashkilotlari nomlari va boshqalar. )
Xodimlar uchun ish staji, ish haqi va ijtimoiy-huquqiy xarakterdagi boshqa ma'lumotlar to'g'risidagi ma'lumotlarni qidirish uchun fayl kabinetlarini yaratish tavsiya etiladi.
Kartochkalarda tashkilot xodimining familiyasi, ismi, otasining ismi va u to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlarni qidirish ma'lumotlari (fond raqami, inventar, ish va varaqlar) bo'lishi kerak. Kartochkalar familiyalar bo'yicha alifbo tartibida bir xil familiyalar ichida ismlar va otasining ismi alifbo tartibida tizimlashtiriladi.
Tashkilotlar arxivlarida hujjatlar va fayllarni qidirishning avtomatlashtirilgan tizimlarini yaratish va ulardan foydalanishda kompyuter dasturlarini ishlab chiqishda ish yuritish bosqichida ham, arxivda ham hujjatlar va fayllarni ro'yxatga olish va hisobga olishning an'anaviy qoidalaridan foydalanish kerak.
Bunday uzluksizlik arxivlashdagi ishlarning yangi texnik bosqichga o‘tishini osonlashtiradi.
Arxiv ma'lumotnomalari orasida tarixiy ma'lumotlar alohida o'rin tutadi. Sertifikat fond hujjatlarini tashkilot arxiviga birinchi kelib tushganda tuziladi. Keyinchalik, 5-7 yildan so'ng, tarixiy fonga qo'shimcha tuzish tavsiya etiladi.
Tarixiy ma'lumotlar tuziladi va arxiv rahbari tomonidan imzolanadi. Yiliga kichik hajmdagi ishlar bo'lgan tashkilotlarda tarixiy eslatma doimiy saqlash qutilari inventarizatsiyasiga kirish so'zi bilan almashtirilishi mumkin.
Tarixiy ma'lumotlar uchta bo'limdan iborat:
1. muassisning tarixi;
2. fond tarixi;
3. fond hujjatlarining xususiyatlari.
Birinchi bo'lim - ta'sischining tarixi (xronologik tartibda) quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:
1. tashkilotni yaratish, o'zgartirish va tugatish to'g'risidagi ma'muriy hujjatlarning sanalari, raqamlari va sarlavhalari;
2. tashkilot faoliyatining muddatlari;
3. tashkilot nomi va faoliyatidagi o'zgarishlar;
4. tashkilotning vazifalari va funktsiyalari va ularning o'zgarishi;
5. tashkilot faoliyatining ko'lami va uning davlat apparati, sanoat tizimidagi o'rni;
6. tashkilotning tuzilishi va uning o'zgarishlari (sana bilan).
Fond tarixining ikkinchi bo'limida quyidagi ma'lumotlar mavjud:
1. Fonddagi ishlarning soni va jamg‘arma ishlarini ko‘rish muddatlari;
2. jamg'arma hujjatlarining tarkibi va har bir guruh bo'yicha muddatlari;
3. fondning tashkilot arxiviga kelib tushgan vaqti;
4. hujjatlarning saqlanish darajasi;
5. fond hujjatlarining tarkibi va hajmidagi o‘zgarishlar;
6. ishlarni davlat saqlashiga topshirish sanasi va joyini ko'rsatish (agar tashkilot hujjatlarni davlat saqlashiga topshirsa) (davlat arxivining nomi; davlat arxivi tomonidan berilgan fond raqami, hujjatlarni qabul qilish va topshirish dalolatnomasiga ma'lumotnoma). holatlar, uning sanasi va raqami).
Uchinchi bo'lim - fond hujjatlarining tavsifi, fondning ilmiy-ma'lumotnoma apparatlari turlari ro'yxatini o'z ichiga oladi.
Uchinchi bo'limda fond hujjatlarining tavsifi, ular ro'yxati:
1. hujjatlarning asosiy turlari;
2. ushbu tashkilotda hujjatlarning xususiyatlarini ko'rsatish;
3. hujjatlardan foydalanish to'g'risida umumiy ma'lumot berish (ijtimoiy-huquqiy xarakterdagi guvohnomalarning asosiy mazmuni va soni, tarkibiy bo'linmalarga hujjatlarni tanlash va berish va boshqalar).
Ma'lumotnoma tashkilotning umumiy blankida 4 nusxada chop etiladi (3 nusxa davlat arxivi uchun mo'ljallangan va ishlarni qabul qilish va topshirishda inventarizatsiya bilan birga topshiriladi.
2.1 Ko'rib chiqish uchun ilmiy ma'lumotnoma apparati
Hujjatlarni ko'rib chiqishning ikkinchi qismini - ma'lumotnoma apparatini ko'rib chiqing.
Arxiv fondi sharhining titul varag'ida arxiv nomidan keyin ma'lumotnomaning turi ko'rsatiladi - fond sharhi, fond raqami, hujjatlarning oxirgi sanasi, nashr etilgan yili yoki sharh tuzilgan yili.
Mavzuiy sharhning sarlavha sahifasida ma'lumotnoma turi ko'rsatilgandan so'ng, sharh mavzusining nomi, mavzu bo'yicha hujjatlarning so'nggi sanalari va taqrizning nashr etilgan yili ko'rsatiladi.
Arxiv fondi taqriziga so'zboshi inventarga o'xshashlik bo'yicha tuzilgan.
Tematik taqrizning so'zboshida tarixiy qism mavzuni tavsiflaydi, uning dolzarbligini asoslaydi va fond yaratuvchisi tarixi faqat shu mavzu nuqtai nazaridan berilgan.
Jamg'arma tuzuvchining asosiy guruhlariga xos xususiyat hujjatlar mazmunidagi o'zaro bog'liqlikni va shuning uchun mavzuni ishlab chiqishda tegishli toifadagi materiallarning ahamiyati va o'rnini ko'rsatadi. Agar mavzuli sharh bitta fond uchun tuzilgan bo'lsa, unda tarixiy qism fond sharhiga kirish so'zi modeliga muvofiq tayyorlanadi.

Ilmiy ma'lumotnomalar apparati tizimini ishlab chiqish

Jamiyatdagi demokratik o‘zgarishlar, mamlakatning tarixiy o‘tmishiga qiziqish ortishi, yo‘qolgan an’analarning tiklanishi munosabati bilan arxivlarning o‘quv zallarida arxiv hujjatlaridan foydalanish mavzusi o‘zgardi. 1920-50 yillardagi ommaviy qatag'onlar tarixi, ma'muriy va huquqni muhofaza qilish organlari faoliyati, diniy konfessiyalar tarixiga oid tadqiqotlar muhim o'rin egallay boshladi. Rossiya imperiyasi va SSSRda cherkovning ta'qib qilinishi haqida Sovet davri, fan, taʼlim, madaniyat va sanʼat tarixi boʻyicha. O'tgan yillarga qaraganda ko'proq ularning kichik vatanlari tarixiga qiziqish uyg'ondi. Shaharsozlik va shaharlarning me'moriy qiyofasini tiklash jarayoni bilan bog'liq holda, aholi punktlarini rejalashtirish va rivojlantirish tarixiga, tarixiy va me'moriy yodgorliklarga, cherkov va monastir binolariga oid hujjatlar talabga ega.

Xulosa

RF AF hujjatlarining davlat hisobi buxgalteriya bo'linmalarida ularning sonini aniqlash va bu raqamni, tarkibi va holatini buxgalteriya hujjatlarida aks ettirishdan iborat. Arxivda saqlanadigan barcha hujjatlar hisobga olinadi. Hujjatlarni hisobga olish tashkiliy tartibni, identifikatsiyani va hujjatlarni maqsadli izlash imkoniyatini, ularning mavjudligi va holatini nazorat qilishni ta'minlaydi.
Hujjatlarni hisobga olish 1992 yildan beri tegishli normativ-huquqiy va tashkiliy-ma'muriy hujjatlar bilan tartibga solinadi. Bular, birinchi navbatda, hujjatlarni saqlash, davlat hisobi va ilmiy ma’lumotnoma apparati bo‘limi to‘g‘risidagi nizomdir.
Arxiv hujjatlarini hisobga olish ularning saqlanishiga hissa qo'shadi, hujjatlar mavjudligini nazorat qilish va ularni qidirishni ta'minlashga yordam beradi. Idoraviy arxivlarda saqlanayotgan hujjatlarni hisobga olish davlat arxivlariga o‘z profiliga muvofiq tizimli yig‘ishni amalga oshirish imkonini beradi va davlat arxivi ishini rejalashtirish uchun asos bo‘ladi.
Arxivning ilmiy-ma'lumotnoma apparatining asosini ish va kataloglarni inventarizatsiya qilish, hujjatli materiallar kartotekalari, tarixiy havolalar, mablag'larni ko'rib chiqish, tematik sharhlar.
Ilmiy-ma'lumot apparati sektorining asosiy sa'y-harakatlari inventarizatsiyani takomillashtirishga qaratilgan: fondlar inventarlariga kirish so'zlari, titul varaqlari, mazmuni, indekslari.
Ilmiy ma'lumotnoma apparati arxivning buxgalteriya hujjatlari bilan o'zaro bog'langan bo'lib, hujjatlarni tezroq qidirish va undan samarali foydalanish uchun ham mo'ljallangan.
Ilmiy ma'lumotnoma apparatini rivojlantirish va takomillashtirish axborot texnologiyalaridan faol foydalanish bilan chambarchas bog'liq. Ulardan foydalanish ilmiy ma'lumotnoma apparatining holatini yaxshilash, uni moslashuvchan, aniq va foydalanish uchun qulay qilish imkonini beradi.
Tarixiylik, keng qamrovlilik va murakkablik tamoyillariga asoslangan ilmiy ma'lumotnomalar tizimi tizimli yondashuvni hisobga olgan holda, yaxlit, murakkab tashkil etilgan ob'ektni, shu jumladan hujjatlarni hisobga olish va tavsiflashning zarur quyi tizimlarini yagona normativ bo'yicha qurish kerak. va uslubiy yordam.

Adabiyotlar ro'yxati
va hokazo.................