Hujjatlar tizimi. Yagona hujjatlar tizimlari texnik va iqtisodiy ma'lumotlarni tasniflash va kodlashning mavjud tizimlari bilan interfeys; samaradorlik. Hujjatlarni hujjatlashtirish tizimiga oqilona kiritish orqali erishiladi,
Hujjatlar tizimi - bu ularning kelib chiqishi, maqsadi, turi, faoliyat doirasi va ularni rasmiylashtirishga qo'yiladigan yagona talablardan kelib chiqqan holda o'zaro bog'langan hujjatlar to'plami.
Hujjatlarni takomillashtirishning asosiy yo'nalishi ularni birlashtirish va standartlashtirishdir.
Boshqaruv faoliyatida foydalaniladigan hujjatlar sonini qisqartirish, ularning shakllarini tiplashtirish, ularni tayyorlash va rasmiylashtirish uchun mehnat va moddiy xarajatlarni kamaytirish, axborot bazalarining bir xilligiga erishish maqsadida hujjatlarni unifikatsiya qilish va hujjatlarni yaratish bo‘yicha ishlar olib borilmoqda. yagona hujjat tizimlari (UDS).
Hujjatlarning yagona tizimlarini yaratish tarkib va shaklning bir xilligiga asoslanadi. boshqaruv hujjatlari:
tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;
bank hujjatlarining yagona tizimi;
Yagona moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot tizimi buxgalteriya hujjatlari byudjet muassasalari va tashkilotlar;
Hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi;
Korxonalar uchun buxgalteriya hisobi va hisobotining yagona tizimi buxgalteriya hujjatlari;
Yagona mehnat hujjatlari tizimi;
Yagona hujjatlar tizimi Pensiya jamg'armasi Rossiya Federatsiyasi;
Tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi.
Hujjatlarni birlashtirishni huquqiy tasdiqlash shakli standartlashtirish hisoblanadi rasmiy hujjatlar.
Hujjat ayirboshlash sohasidagi standartlashtirish barcha tashkilotlar tomonidan qo'llanilishi majburiy bo'lgan hujjatlarning umumdavlat shakllari va talablarini belgilashni anglatadi. Standartlarni qo'llash zamonaviy boshqaruv faoliyati madaniyatini oshiradi.
Rasmiy hujjatlarni unifikatsiya qilish va standartlashtirish bir xil va takroriy ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar uchun standart (naqsh) matnlarini tuzish imkoniyatini yaratadi.
12. Boshqaruv hujjatlarini unifikatsiyalash bosqichlari va usullari. Birlashtirilgan matnlarni taqdim etishning asosiy shakllari: matn, trafaret, jadval, anketa
Matn bo'yicha rasmiy hujjat har qanday yozuv turi yoki har qanday ovoz yozish tizimi tomonidan yozilgan, nutq ma'lumotlarining to'liq yoki asosiy qismini o'z ichiga olgan ma'lumotlarga ishora qiladi.
asosiy maqsad matnlarni birlashtirishni takomillashtirishdan iborat boshqaruv hujjatlari, optimal boshqaruv qarorlarini qabul qilishni tezlashtirishda va shuning uchun butun boshqaruv jarayonining umumiy samaradorligini oshirishda.
Matnlarni birlashtirish quyidagilarga imkon beradi:
1. Shu kabi funksiyalarning bajarilishini qayd etuvchi tashkiliy hujjatlar tarkibini tartibga solish masalalarini hal qilish.
2. Hujjatlarni yaratish xarajatlarini kamaytirish. Xususan, unifikatsiyalangan matnni tuzish va tahrirlash vaqti 3-5 barobarga qisqarishi aniqlandi. Shunday qilib, menejment sohasida mehnat unumdorligi va ish samaradorligi oshadi va kerakli ma'lumotlarning yo'qolishi ehtimolining oldi olinadi.
3. Hujjatni o'qish va tanishish uchun vaqt va kuchni tejang, chunki birlashtirilgan matnda hujjat yaratuvchisi asosiy ma'lumotlarni darhol ajratib ko'rsatishi mumkin. Ba'zi ma'lumotlarga ko'ra, birlashtirilgan matn birlashtirilmagan matnga qaraganda deyarli kattalik tartibida kuchliroq qabul qilinadi.
4. Birlashtirilgan hujjat matn shablonlarini kompyuterda ishlatish oson avtomatlashtirilgan tizimlar ah ofis ishi.
Hujjat matnlarini birlashtirish uchun bir qator shartlar mavjud:
Ø birinchi navbatda, bu juda ko'p miqdordagi shunga o'xshash ishlab chiqarish
va boshqaruv operatsiyalari. Gap shundaki, boshqaruv jarayoni o'z ichiga oladi
Ø shunga o'xshash funktsiyalardan, ularning hujjatlari ko'plab shunga o'xshash hujjatlarning paydo bo'lishi bilan birga keladi. O'z navbatida, bu turdagi hujjatlar barqaror, takrorlanuvchi til tuzilmalarini hosil qiladi. Natijada boshqaruv hujjatlaridagi lingvistik vositalar soni cheklangan (ulardagi so‘z va iboralarning uchdan ikki qismi takrorlanadi);
Ø boshqaruv hujjatlarining lug'ati qonunchilik va
davlat va boshqaruv organlarining me'yoriy-huquqiy hujjatlari va aniq huquqiy formulalarni hujjatlarga o'tkazish zarurati bilan bog'liq;
Ø rasmiy, rasmiy hujjatlar maxsus terminologiyaga to‘la;
Ø ular neytral lug'at bilan tavsiflanadi;
Ø nihoyat, alohida hujjatlar guruhlari matnlari bir xil tuzilishga ega.
Matnlarni birlashtirish muntazam takrorlanadigan boshqaruv vaziyatlari yoki harakatlarining mazmunini eng aniq ifodalovchi lingvistik ifodaning yagona shaklini o'rnatishdan iborat.
Asosiy usul rasmiy hujjatlar matnlarini unifikatsiya qilish - doimiy va o'zgaruvchan ma'lumotlarni tanlash. Doimiy ma'lumotlar - bu o'xshash boshqaruv sharoitida yaratilgan barcha hujjatlarda takrorlanadigan ma'lumotlar; o'zgaruvchan ma'lumotlar - takrorlanadigan boshqaruv holatlarini bir-biridan ajratish imkonini beradigan ma'lumotlar.
Doimiy ma'lumotlar matnning o'zgarmas, takrorlanuvchi qismini tashkil etuvchi yagona hujjat shaklida qayd etiladi. Hujjatning yagona shakli o'zgarishlar va yangi ma'lumotlarni yozib olish uchun bo'sh joyni ta'minlashi kerak.
Doimiy ma'lumotni o'zgaruvchan ma'lumotlardan ajratish imkoniyatiga ega bo'lish uchun o'xshash boshqaruv vaziyatlarida yaratilgan kamida bir xil turdagi va bir xil maqsadli hujjatlar bo'lishi kerak.
Faqat aniq hujjatlarni tahlil qilish axborotni doimiy va o'zgaruvchanlarga bo'lish uchun asos bo'ladi.
Testni birlashtirish usuli ikkita turga ega - tarkibni birlashtirish va rasmiy birlashtirish.
Ajralib turish quyidagi turlar rasmiy hujjatlar matnini unifikatsiya qilish va standartlashtirish:
1. til birliklarini standartlashtirish, ularning qonunchilikda mustahkamlanishi
GOST (ish yuritish atamalari, sanoat atamalari, ob'ektlar, mahsulotlar nomlari, leksik va grafik qisqartmalar);
2. hujjat matnlarini taqdim etishning yagona shakllarini ishlab chiqish (masalan, hujjat shaklidagi doimiy ma'lumotlarga ega bo'lgan birlashtirilgan matnlar);
3. lingvistik vositalarni rasmiylashtirish (ya’ni sun’iy til yordamida tabiiy til elementlaridan foydalanishni cheklash.
anglatadi: kodlar, belgilar, grafik elementlar va boshqalar). Bu, birinchi navbatda, kompyuter texnologiyalaridan foydalanish bilan bog'liq;
4. rubrikatsiya, ya'ni. matnni alohida komponentlarga ajratish va ularni bir-biridan grafik jihatdan ajratish. Eng oddiy rubrika - bu paragraf. Matnning hajmi, mavzusi va maqsadiga qarab, rubrikatsiya yanada murakkablashishi mumkin. Xususan, murakkab hujjatlar matnlari arab raqamlari bilan raqamlangan bo‘limlar, paragraflar, paragraflar, kichik bandlarga bo‘linadi. Matnning eng katta qismlarining raqamlari bir raqamdan iborat. Ikkinchi bo'linish bosqichida ikkita raqam ishlatiladi, uchinchisi - uchta va hokazo.
Masalan:
2.2.2. va hokazo.
Hujjatning yagona matni yagona hujjat shaklida, trafaret, anketa yoki jadval ko'rinishida taqdim etilishi mumkin. Matnni taqdim etish shaklini tanlashda hal qiluvchi omil hujjat matnidagi ma'lumotlarning tabiati hisoblanadi.
Standart matnlar.
Boshqaruv faoliyati ko'plab tipik, tez-tez takrorlanadigan vaziyatlarni o'z ichiga oladi, ularni hujjatlashtirishda turli tashkilotlarda bir xil mazmundagi hujjatlar tuziladi. Shu sababli, hujjatlarning birlashtirilgan matnlari - standart - amaliyotda keng tarqaldi.
Standart matnlar, odatda, amalda uzoq muddatli sinovdan o'tgan va shuning uchun muayyan harakatlar yoki vaziyatlarning mazmunini, masalan, qoidalar, ko'rsatmalar, qoidalar, qoidalar uchun eng aniq ifodalovchi lingvistik ifodaning yagona shakllarini o'z ichiga olgan ko'p sahifali hujjatlar uchun ishlab chiqiladi. , va boshqalar.
kabi hujjatlarda matnning katta qismi standartdir ish tavsifi, ta'minlash bo'yicha strukturaviy birlik tashkilotlar, ichki mehnat qoidalari.
Matnning standart qismlari hatto mohiyatan individual bo'lgan hujjatlarga kiritilishi mumkin. Masalan, xodim ish boshlaganida u bilan tuzilgan mehnat shartnomasi, shaxsiy ma'lumotlar va shartlardan tashqari, boshqa hujjatlarga kiritilgan ko'plab standart ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. mehnat shartnomalari, bu sizga ushbu hujjatlarning standart shakllarini ishlab chiqish imkonini beradi.
Stencil matnlar
Stencil matnlari kalendar yili davomida ko'p marta yoki yildan-yilga davriy ravishda tuziladigan kichik hujjatlar uchun yaratiladi. Bir xil harakatlarga ega bo'lgan hujjatlar guruhlari uchun trafaret matnlarini yaratish tavsiya etiladi. Muassasalarda hujjatlarning trafaret matnlari to'plam shaklida tuziladi.
Stencil- bu doimiy ma'lumot chop etiladigan va o'zgaruvchan ma'lumotlar uchun bo'sh joy qoldirilgan standart qog'oz varag'i.
Stencil matni- ma'lum bir boshqaruv holatini tavsiflovchi o'zgaruvchan ma'lumotlarni kiritish uchun mo'ljallangan doimiy ma'lumotlar va bo'shliqlarni o'z ichiga olgan matnli taqdimot shakli.
Stencillar hujjat ma'lumotlarining tarkibini, uning ketma-ketligini aniqlaydi va barqaror og'zaki formulalarni o'rnatadi.
Stencil matni matnning grammatik tuzilishini saqlaydi, bu biznes yozish me'yorlariga muvofiq tuzilgan grammatik jihatdan izchil matn.
Hujjatning asosiy mazmuni boshqaruv harakatlari to'g'risidagi ma'lumotlar bo'lsa, birlashtirilgan matnni trafaret shaklida taqdim etish shakli tanlanadi. Stencil shaklida buyruqlar, ko'rsatmalar, ko'rsatmalar, protokollar, aktlar, shartnomalar, shartnomalar, bitimlar, hisobotlar va eslatmalar, xatlar, ma'lumotnomalar va boshqalarning birlashtirilgan matnlari ishlab chiqiladi. Stencil matnida bo'shliqlarga kiritilishi kerak bo'lgan ma'lumotlarning tabiati haqida oyoq-qator tushuntirishlar ko'rinishidagi "maslahatlar" bo'lishi mumkin.
Hujjatlarning mazmuni unga kiritilgan ko'rsatkichlar va rekvizitlarning tarkibi va mazmuni bilan belgilanadi. Bir tomondan, ko'rsatkichlar va tafsilotlar boshqacha bo'lishi mumkin, bu ularga umumiy talablarni qo'yish imkoniyatini istisno qilmaydi. Boshqa tomondan, ko'p sonli ko'rsatkichlar va tafsilotlar, hatto turli hujjatlar uchun ham bir xil. Stencil hujjatlari hujjatlarni rasmiylashtirish vaqtini sezilarli darajada qisqartiradi, chunki ijrochining e'tibori faqat joylashuvi oldindan aniqlangan o'zgaruvchan ma'lumot qismini kiritish bilan cheklangan. Aslida, u allaqachon tuzilgan hujjatni to'ldiradi, bu loyiha bosqichini yo'q qiladi.
Sxematik ravishda, trafaret matnlarini ishlab chiqish metodologiyasi quyidagilardan iborat:
Ø tipik boshqaruv vazifalarini aniqlash;
Ø boshqaruv muammolarini hal qilish jarayonida zarur bo'lgan va hosil bo'lgan ma'lumotlarni to'plash;
Ø aniqlangan odatiy vaziyatni aks ettiruvchi yagona hujjat matnini ishlab chiqish;
Ø hujjatlarni ishlab chiquvchi yoki ular bilan ishlaydigan mutaxassislar bilan loyihani muvofiqlashtirish (bu holda professional atamalardan foydalanishga alohida e'tibor qaratish lozim);
Ø GOST talablariga muvofiq loyiha va dizaynni yakuniy tahrirlash.
Matnlarni terish va formatlash uchun mo'ljallangan kompyuter dasturlarida (matn muharrirlari) hujjatlarning standart (trafaret) shakllari "shablon" deb ataladi va "shablon" so'zi bilan tarjima qilinadi; trafaret hujjatiga misol sifatida tashkilotning har qanday shaklidir.
Jadval
Hujjatda ma'lumotni taqdim etishning eng qisqa va vizual shakli stol.
Jadval, qoida tariqasida, turli mezonlar bilan tavsiflangan bir nechta ob'ektlar haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi.
Jadval- ma'lum bir tizimga kiritilgan va ustunlarga joylashtirilgan ma'lumotlar, raqamli ma'lumotlar ro'yxati.
Jadvalda doimiy ma'lumotlar jadvalning eng chap ustunida - yon panelda qayd etilgan ma'lum ob'ektlar to'plami tasvirlangan xususiyatlar nomi bilan taqdim etiladi. Jadvaldagi o'zgaruvchan ma'lumotlar gorizontal va vertikal qatorlar va grafiklarni ro'yxatga olish orqali hosil qilingan katakchalarda qayd etiladi.
Jadval shakli odatda hisobot, statistik, buxgalteriya, bank, tashkiliy, ma'muriy va boshqa hujjatlarda raqamli ma'lumotlarni taqdim etishda ishlatiladi.
Jadvallar raqamlangan. Jadvallar quyidagicha raqamlangan: agar matnda bir nechta jadval mavjud bo'lsa, u holda "1-jadval" deb belgilanishi kerak.
Jadvallar bo'lishi mumkin turli darajalarda murakkabligi, jadval ustunlari sarlavhalari bir nechta raqam darajasini o'z ichiga olishi mumkin, ya'ni kichik sarlavhalarni o'z ichiga oladi.
Jadval sarlavhalari qisqa va aniq bo'lishi kerak. Stol boshlarini stolning qolgan qismidan qalin chiziq bilan ajratish tavsiya etiladi. Ustun va satr sarlavhalari bosh harf bilan, kichik sarlavhalar, agar ular mustaqil ma'noga ega bo'lmasa, kichik harf bilan yoziladi. Ustun va satrlarning sarlavhalari grammatik jihatdan sarlavhalarga mos kelishi kerak. Jadvallarni tuzishda nuqta tinish belgisi sifatida ishlatilmaydi. Istisno - qisqartirilgan so'zlarni yozish hollari.
Ko'p qatorli jadvalni boshqa sahifaga ko'chirish mumkin. Ko'p joy egallagan sarlavha qismini yangi sahifaga o'tkazmaslik uchun jadval ustunlari raqamlanadi va har bir keyingi sahifaga faqat ustun raqamlari ko'rsatilgan qator o'tkaziladi. Bunday holda, keyingi qismning ustiga "Jadvalning davomi ...", "Jadvalning oxiri ..." so'zlari yoziladi. Jadvalga "ketma-ket raqam" ustunini kiritish mumkin emas. Agar satrlarni raqamlash zarur bo'lsa, ularning tartib raqamlari satr sarlavhalaridan oldin, yon panelda, qator raqamini ko'rsatuvchi raqamdan keyin esa nuqta qo'yiladi.
Ustunlarda berilgan ko'rsatkichlarning raqamli qiymatlari ko'rsatkichlar nomining oxirgi satri darajasida kiritiladi. Ko'rsatkichlarning og'zaki tavsifi, raqamli ko'rsatkichdan farqli o'laroq, indikator nomining birinchi qatori darajasidan boshlanishi kerak. Tegishli ustunlarda hech qanday ma'lumot bo'lmasa, chiziqcha kiritilishi kerak.
Agar jadval gorizontal chiziqlar bilan ajratilmagan bo'lsa, qator sarlavhalaridagi takrorlangan so'zlar tirnoq belgilari bilan almashtirilishi mumkin. Jadval ustunlaridagi takrorlangan raqamlar va belgilar tirnoq belgilari bilan almashtirilmaydi.
Agar jadvalda formatlash amaliy bo'lmagan oz miqdordagi raqamli material mavjud bo'lsa, u chiqish shaklida beriladi. Chiqishda, jadvaldan farqli o'laroq, ustunlar chiziqlar bilan emas, balki bo'shliqlar bilan ajratilishi kerak. Masalan:
Past kuchlanishli simlarni kesishmalarda va kesishmalarsiz tekis yo'lda osilganda standartlarga quyidagi koeffitsientlarni qo'llang:
mehnat xarajatlari va ish haqi …………………………………………. 1.8
mashinalar va materiallar ................................................................... …………………….. 2,0".
4. Anketa
Anketa- matnni taqdim etish shakli, unda bir ob'ektning xususiyatlari ma'lum xususiyatlarga ko'ra beriladi. Anketa shaklidagi hujjatning mazmuni doimiy va o'zgaruvchan ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Doimiy axborot - xususiyatlarning nomi, o'zgaruvchan ma'lumotlar - ularning xususiyatlari. Anketa odatda ma'lumotni taqdim etish uchun quyidagi variantlarni o'z ichiga oladi:
Ø javoblar uchun savollar va javob joylari;
Ø tanlash uchun savol va javob variantlari;
Ø respondent o'z xohishiga ko'ra qo'shimcha kiritgan ma'lumotlar uchun javob joylari.
Anketa matnida doimiy ma'lumot nominativ holatda ot yoki so'z birikmasi, mos yozuvlar so'z bilan ifodalanadi. O'zgaruvchan ma'lumot nominativ holatda ot, fe'l (bor, yo'q va hokazo), raqam (odatda raqamli shaklda) yoki "ha", "yo'q" so'zlari bilan ibora sifatida ham yozilishi mumkin.
Hujjat mazmunining anketa shakli, ayniqsa, xarakterlidir kadrlar hujjatlari va, masalan, ma'lum bir korxona tomonidan ishlab chiqarilgan mahsulotlarga iste'molchi talabini o'rganadigan marketing xizmatlarini hujjatlashtirish uchun.
Matnli ma'lumotlarga ega jadvallar to'g'ridan-to'g'ri tuzilgan matn muharriri MS Word. Agar jadvallar o'zgaruvchan raqamli qiymatlarni o'z ichiga olsa va raqamli ma'lumotlarni qayta hisoblash kerak bo'lsa, u holda dastur ishlatiladi - MS Excel elektron jadvallari yoki MS Access ma'lumotlar bazasi. Ushbu ilovalardan olingan ma'lumotlar tegishli manba dasturi bilan bog'langan holda MS Word-ga import qilinadi, bu esa hujjatga kiritilgan ma'lumotlarni yangilash va tahrirlash imkonini beradi. Jadvalning dizayni GOST R-1.5-92 tomonidan tartibga solinadi.
13. Mashinada yozilgan matnni formatlash qoidalari. Avtomatlashtirilgan tizimlardan foydalanishni hisobga olgan holda hujjat matnlarini unifikatsiya qilish xususiyatlari
Tafsilotlarni bir-biriga va ularning tarkibiy qismlarini (chiziqlarini) bir-biriga nisbatan iqtisodiy joylashtirish uchun hujjat formatiga qarab qatorlar oralig'ining quyidagi kombinatsiyalari tavsiya etiladi:
* Chop etish yo'li bilan nashrga tayyorlangan hujjatlar matnlari ikki martalik interval bilan chop etiladi.
** Asosiylari bilan bir qatorda ruxsat etilgan intervallarning qiymatlari qavs ichida berilgan. Birinchi sanab o'tilgan intervallarga afzallik beriladi.
GOST R 6.30-2003 bosma qurilmalar va kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda hujjatlarni tayyorlashga asoslangan.
Harf balandligi (bosilgan belgining o'lchami) va qator oralig'i GOST 6.10.5-87 tomonidan belgilanadi, millimetrda: 2.6 - harf oralig'i; 4.25 - qator oralig'i.
Muayyan elementni chop etish boshlanishini aniq belgilash uchun, shaklning chap chetidan boshlab, bosilgan belgilar soni (tugmalarni urish) bo'yicha hisoblangan bosma qurilmaning 8 ta pozitsiyasi tavsiya etiladi.
0-pozitsiyadan (chap chekka chegarasi) katta miqdordagi harf tafsilotlari chop etiladi: chiquvchi hujjatning sanasi; kiruvchi hujjatning indeksiga havola; matn sarlavhasi; matn (agar u bitta paragrafdan iborat bo'lsa); "imzo" rekvizitidagi lavozim nomi; ko'rish paneli; ijrochining familiyasi va telefon raqami; hujjatning bajarilishi va faylga yuborilishi haqida eslatma.
1-pozitsiyadan (chap chetidan 5 belgi) matndagi paragraflarning boshi chop etiladi; ilova mavjudligini belgilang.
2-pozitsiyadan (chap chetidan 16 belgi) chiquvchi hujjatning indeksi chop etiladi; sana "indeksga havola va kiruvchi hujjatning sanasi" atributida.
Tabulyatorning 3-pozitsiyasidan (chap chekka chegarasidan 24 belgi) “Hujjatning bajarilishi va faylga yuborilishi to'g'risida eslatma” atributiga ijrochi imzosining stenogrammasini chop eting.
4-pozitsiyadan (chap chetidan 32 belgi) ko'p sahifali hujjatlardagi sahifa raqami, "Adresat" rekviziti va hujjatning elektron nusxasi identifikatori chop etiladi.
5-pozitsiyadan (chap maydonning chegarasidan 48 belgi) "imzo" atributida imzo transkriptini chop eting.
6-pozitsiyadan (chap chetidan 56 belgi) "nusxa olish" so'zi chop etiladi.
Shaxsiy kompyuter yordamida xat yozishda yozuv mashinkalarida ishlatiladigan bosma belgilar hajmi mos kelmasligi mumkin. Shu munosabat bilan, hujjatni tuzishda ettitadan beshta standart qoida ko'rsatmalar sifatida ko'rib chiqilishi kerak. Nol va birinchi pozitsiyalar majburiy bo'lib qoladi.
Shakl tomonidan ajratilgan maydon ichida ko'p qatorli tafsilotlarni joylashtirishda to'liq uzunlikdagi chiziqlardan foydalanish kerak. Har birining boshlanishi yangi qator u vertikal ravishda tekislanishi kerak.
Ko'p qatorli tafsilotlar uchun tavsiya etilgan satr uzunligi (matndan tashqari) 28 bosma belgidan iborat. Istisno tariqasida, xususan, bo'ylama shakldagi matnning sarlavhasi (18-band, 32-bet) 150 belgidan ortiq bo'lsa, uning qatori o'ng chekka chegarasigacha uzaytirilishi yoki keyingi qatorga o'tkazilishi mumkin.
GOST R 6.30-2003 shaxsiy kompyuter yordamida hujjatlar matnini tayyorlashda ishlatilishi kerak bo'lgan shrift turlarini aniqlamaydi. Shriftlarga qo'yiladigan asosiy talablar ularning oson o'qilishidir.
Matn materialini yozish qoidalari
Tipografik usullardan foydalangan holda nashrga tayyorlangan hujjatlar matnlari ikki qator oralig'ida chop etiladi. Mashinada yozilgan varaq 28-30 qatordan iborat.
Bitta intervalli yozishga ruxsat beriladi. Bunday holda, paragraflar orasida ikkita bo'sh joy mavjud. Bir oraliqda terishda, mashinada yozilgan sahifa 53 dan 58 gacha satrlardan iborat.
Bir yarim bo'shliqda terishda, mashinada yozilgan sahifa quyidagilardan iborat
38 qator.
Mashinada yozilgan standart sahifaning ishchi qatori 64 ta chiziqdan iborat.
Har bir paragrafning birinchi qatori chap chetidan beshta chiziq bosib chiqariladi.
Sahifani raqamlash ikkinchidan boshlanadi. Sahifa raqami varaqning yuqori chetining o'rtasiga joylashtiriladi. Qog'ozning yuqori chetidan varaq raqamigacha ikkita bo'sh joy va sahifa raqamidan matngacha ikkita bo'sh joy mavjud.
Sahifa raqami qo'shimcha belgilarsiz faqat bitta raqam bilan yoziladi.
Ø oldingi xatboshidan bir qator matn yoki so'zni yirtib tashlash;
Ø yangi abzasning bir qatorini yakuniy sahifadan boshlang, yangi xatboshini boshqa sahifadan boshlagan ma'qul;
Ø satr oxiridan tire qo'yilgan so'zni boshlang, bu so'zni yangi sahifaga o'tkazgan ma'qul.
Matnni tarkibiy qismlarga bo'lish mumkin: boblar, paragraflar, kichik paragraflar. Har bir komponentning raqami bo'lishi kerak. Raqamlash arab raqamlarida amalga oshiriladi. Har bir komponentning soni yuqori bo'linish darajalarining tegishli tarkibiy qismlarining barcha raqamlarini o'z ichiga olishi kerak.
Birlashtirish(lotincha unio — birlik va facere — qilmoq) soʻzning keng maʼnosida “bir xillikka, yagona meʼyorga, yagona shaklga keltirish” degan maʼnoni anglatadi. Birlashtirishning maqsadi har qanday kompleks yoki tizimni tashkil etuvchi ob'ektlardagi elementlar sonini optimal ravishda kamaytirishdir.
Hujjatlar bilan bog'liq holda, bu quyidagilarni anglatadi. Har bir tashkilotda boshqaruv funktsiyalari bir xil. Shubhasiz, standart boshqaruv funktsiyalarini bajarishda yaratilgan hujjatlar tarkibi, turlari, shakllari bo'yicha optimal bir xillikka keltirilishi kerak, ya'ni. birlashtirilgan. Shunday qilib, da hujjatlarni aniqlashtirish- bu hujjatlar turlarini shakllari, tuzilishi, ularni tayyorlash, qayta ishlash, hisobga olish va saqlash operatsiyalarini bir xillikka keltirish orqali ularning xilma-xilligini kamaytirishdir.
Biroq, har qanday hujjat boshqa hujjatlar bilan birgalikda ishlaydi. Inson faoliyatining ma'lum bir sohasida qo'llaniladigan o'zaro bog'liq hujjatlar to'plami deyiladi hujjatlashtirish tizimi.
Hujjatlar tizimi- kelib chiqishi, maqsadi, turi, faoliyat doirasi va ularni rasmiylashtirishga qo'yiladigan yagona talablardan kelib chiqqan holda o'zaro bog'langan hujjatlar to'plami.
Shuning uchun nafaqat hujjat shakllari, balki butun hujjatlashtirish tizimi ham birlashtiriladi. Yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan va muayyan faoliyat sohasida qo'llaniladigan o'zaro bog'liq hujjatlarning oqilona tashkil etilgan to'plami deyiladi. yagona hujjat tizimi.
Yagona hujjat tizimi (UDS) faoliyatning muayyan sohasida boshqaruv uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yagona qoidalar va talablarga muvofiq tuzilgan, o'zaro bog'liq hujjatlar to'plamidir.
Hujjatlar va hujjatlashtirish tizimlarini birlashtirish hujjatlarning shakli va mazmunini yaxshilash, ma'lumotlarning takrorlanishini bartaraf etish, hujjatlarning turlari va turlarini kamaytirish, hujjatlarni qayta ishlash uchun mehnat xarajatlarini kamaytirish va turli xil hujjatlardagi ma'lumotlar ko'rsatkichlarining muvofiqligiga erishish imkonini beradi. tizimlar (masalan, rejalashtirish va hisobot berishda).
Boshqaruvda qo'llaniladigan yagona hujjat tizimlari kiritilgan Butunrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichi (OKUD). OKUD bu ajralmas qismi Birlashtirilgan tizim texnik, iqtisodiy va ijtimoiy axborotlarni tasniflash va kodlash (ESKK) va milliy iqtisodiyotda foydalanish uchun tasdiqlangan hujjatlarning yagona tizimlari va shakllarini qamrab oladi. OKUD yagona hujjat tizimlariga kiritilgan hujjatlarning birlashtirilgan shakllarining nomlari va kodlarini o'z ichiga oladi. OKUD quyidagi muammolarni hal qilish uchun mo'ljallangan:
· hujjatlar blankalarini rasmiylashtirish;
· milliy iqtisodiyotda axborot oqimlarini tartibga solish;
· foydalaniladigan shakllar sonini kamaytirish;
· muomaladan istisnolar yo'q birlashtirilgan shakllar hujjatlar;
· hujjatlarning unifikatsiyalangan shakllarini hisobga olish va ularni ro'yxatga olish asosida tizimlashtirishni ta'minlash;
· hujjatlar shakllarining tarkibini nazorat qilish va boshqaruv sohasida foydalaniladigan ma’lumotlarning takrorlanishiga barham berish;
· hujjatlarning unifikatsiyalangan shakllaridan foydalanish ustidan nazoratni oqilona tashkil etish.
Boshqaruv hujjatlari quyidagi yagona hujjat tizimlarini o'z ichiga oladi:
Yagona TIZIM
TASHKILOT VA MA'MURIY HUJJATLAR (USORD)
Tashkilot yoki korxonani tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar.
Tashkilot yoki korxonani qayta tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar.
Tashkilot yoki korxonani tugatish to'g'risidagi hujjatlar.
Davlatni xususiylashtirish bo'yicha hujjatlar va shahar tashkilotlari, korxonalar.
Tashkilot yoki korxonaning ma'muriy faoliyati to'g'risidagi hujjatlar.
Tashkilot yoki korxona faoliyatini tashkiliy-me'yoriy tartibga solish bo'yicha hujjatlar.
Tashkilot yoki korxona faoliyatini operativ va axborot bilan tartibga solish bo'yicha hujjatlar.
Ishga qabul qilish hujjatlari.
Boshqa ishga o'tkazish uchun hujjatlar.
Ishdan bo'shatish uchun hujjatlar.
Ta'tilni ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlar.
Rag'batlantirishni ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlar.
Intizomiy jazolarni ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlar.
Yagona TIZIM
BANK HUJJATLARI
Banklar orqali naqd pulsiz to'lovlar uchun to'lov hujjatlari.
Bank kredit operatsiyalari bo'yicha hujjatlar.
Ish haqi va ijtimoiy va mehnat resurslarini to'lash uchun mablag'larning sarflanishini monitoring qilish uchun hujjatlar.
Xalqaro to'lovlar bilan bog'liq bank operatsiyalari bo'yicha hujjatlar.
Banklarning chiqish hujjatlari.
Banklarning depozitariy operatsiyalari bo'yicha hujjatlar.
Banklar orqali naqd pulsiz to'lovlarni amalga oshirish uchun to'lov hujjatlari - bank ichidagi hujjat shakllari.
Banklarning emissiyaviy, kassa va byudjet operatsiyalari bo'yicha hujjatlar - bank ichidagi hujjat shakllari.
Ish haqi va ijtimoiy va mehnat nafaqalarini to'lash (iste'mol uchun) uchun mablag'larning sarflanishini monitoring qilish uchun hujjatlar - ichki bank hujjatlari shakllari.
Banklarning chiqish hujjatlari - ichki bank hujjatlari shakllari.
uchun hujjatlar pul muomalasi- ichki bank hujjatlari shakllari.
Banklarning kredit operatsiyalari bo'yicha hujjatlar - bank ichidagi hujjatlar shakllari.
Buxgalteriya hujjatlari - ichki bank hujjatlari shakllari.
MOLIYA, BUXGALOT VA HISOBOT HUJJATLARINI Yagona TIZIMI.
BUDDJET MASSASALARI VA TASHKILOTLAR
Moliyaviy hujjatlar.
Byudjet muassasalari va tashkilotlarining hisobot buxgalteriya hujjatlari.
Buxgalteriya hujjatlari.
Yagona TIZIM
HISOBOT VA STATISTIK HUJJATLAR
Milliy hisoblar va iqtisodiy balanslar statistikasi bo'yicha hujjatlar.
Ilmiy-texnik salohiyat va innovatsion taraqqiyot statistikasi bo'yicha hujjatlar.
Mehnat statistikasi bo'yicha hujjatlar.
Moddiy resurslar statistikasi bo'yicha hujjatlar.
Moliyaviy statistika bo'yicha hujjatlar.
Ijtimoiy statistika bo'yicha hujjatlar.
Sanoat statistikasi bo'yicha hujjatlar.
Statistik hujjatlar Qishloq xo'jaligi va qishloq xo'jaligi mahsulotlarini xarid qilish.
Kapital qurilish statistikasi bo'yicha hujjatlar.
Tashqi iqtisodiy aloqalar statistikasi bo'yicha hujjatlar.
Iste'mol bozori va uning infratuzilmasi statistikasi bo'yicha hujjatlar.
Transport va aloqa statistikasi bo'yicha hujjatlar.
Narxlar va tariflarning o'zgarishini kuzatish va ro'yxatga olish statistikasi bo'yicha hujjatlar.
Yagona TIZIM
BUXGALOT HISOBI VA HISOBOT HUJJATLARI
KORXONALAR
Hisobot buxgalteriya hujjatlari.
Buxgalteriya registrlari.
Birlamchi buxgalteriya hujjatlari.
Yagona TIZIM
MEHNAT HUJJATLARI
Mehnat bozori holati to'g'risidagi hujjatlar.
Mehnat munosabatlari bo'yicha hujjatlar.
Mehnat organlarining malakasini oshirish bo'yicha hujjatlar.
Mehnatni muhofaza qilish bo'yicha hujjatlar.
Minimal iste'molchi byudjetlari bo'yicha hujjatlar.
Mehnat organlariga murojaatlar bo'yicha hujjatlar.
Yagona HUJJATLAR TIZIMI
ROSSIYA FEDERATSIYASI PENSIYA FOYDARI
Pul mablag'larini hisobga olish va taqsimlash bo'yicha hujjatlar.
Rejalashtirish bo'yicha hujjatlar iqtisodiy faoliyat.
Nazorat va tekshirish faoliyati to'g'risidagi hujjatlar.
Yagona TIZIM
TAShQI SAVDO HUJJATLARI
Operatsion va tijorat hujjatlari.
Yuk tashish hujjatlari.
Tashqi savdo hujjatlari bilan hisob-kitob qilish.
Tovarlarni olib kirishda (eksport qilishda) tuzilgan hujjatlar.
Transport tashqi savdo hujjatlari.
Har bir yagona hujjat tizimi (UDS) o'ziga xos xususiyatlarga ega, shuning uchun alohida UDS hujjatlari bilan ishlash tegishli me'yoriy hujjatlar bilan tartibga solinadi: davlat standartlari, ko'rsatmalar va boshqalar.
Ro'yxatga olingan hujjat tizimlari orasida alohida o'rin egallaydi Yagona tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tizimi (USORD).Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning o'ziga xos xususiyati shundaki, u har qanday boshqaruv darajasida va barcha sohalarda har qanday boshqaruv funktsiyasini bajarishda tashkilot va korxonalarning harakatlarini hujjatlashtirish uchun ishlatiladi.. USORD tuzatadi qabul qilingan qarorlar tomonidan ma'muriy masalalar va barcha federal organlarda yaratilgan davlat hokimiyati, organlarda mahalliy hukumat, tashkiliy-huquqiy shakli va faoliyat turidan qat'i nazar, korxona va tashkilotlarda. USORD bilan asosan boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatlari mutaxassislari ishlaydi.
Boshqaruv jarayoni mehnat holatlarining xilma-xilligi va takrorlanishi va ularni hal qilish bo'yicha amalga oshirilgan harakatlar bilan tavsiflanadi. Shuning uchun hujjatlarning katta, ko'pincha asossiz xilma-xilligi va ularni birlashtirish va standartlashtirish zarurati.
Birlashtirishning mohiyati hujjatlarning asossiz xilma-xilligini kamaytirish va oldini olish, ularning shakllari, tuzilishi, til tuzilmalari va qayta ishlash, hisobga olish va saqlash operatsiyalarini bir xillikka keltirishdan iborat. Yaqin vaqtgacha, masalan, Rossiyada pochta muomalasida umumiy o'lchamlari, manzilni ko'rsatish uchun "derazalar" ning joylashuvi va boshqa xususiyatlar bilan farq qiluvchi 20 ga yaqin standart o'lchamdagi konvertlar mavjud edi. Endi standart o'lchamlar soni sezilarli darajada kamaydi, ammo yozishmalarni qo'lda qayta ishlashdan voz kechish va pochta indekslari bo'yicha avtomatlashtirilgan saralashga o'tish kabi emas.
Tashkilotda har qanday hujjat boshqa hujjatlar bilan birgalikda ma'lum bir maqsad uchun (boshqaruv, buxgalteriya, hisobot va statistik) hujjat tuzilmalarini yaratadi. ijtimoiy Havfsizlik va boshq.). O'zaro bog'liq bo'lgan bunday hujjatlar to'plamlari hujjatlashtirish tizimi deb ataladi. Yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan va muayyan faoliyat sohasida qo'llaniladigan o'zaro bog'liq hujjatlarning oqilona tashkil etilgan to'plami deyiladi. yagona hujjat tizimi(USD). Hujjatlarni unifikatsiya qilish hujjatlarni qayta ishlashning mehnat zichligini kamaytirish, ularning ma'lumotlarga mos kelishiga erishish va kompyuter texnologiyalaridan samaraliroq foydalanishni ta'minlaydi.
SDGni ishlab chiqish Rossiya Federatsiyasi hukumati tomonidan belgilangan tartibda federal boshqaruv tuzilmalari tomonidan ularning tarmoq maqsadlariga muvofiq amalga oshiriladi. Bir maqsad uchun DSD (masalan, yagona boshqaruv hujjatlari tizimlari) ga qisqartiriladi normativ hujjat, Butunrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichi (OKUD) deb ataladi. Boshqa birlashtirilgan hujjat tizimlari o'zlarining sanoat tasniflagichlariga birlashtirilgan. Yagona hujjat tizimlarining barcha klassifikatorlari Rossiya Federatsiyasining xalq xo'jaligida foydalanish uchun tasdiqlangan yagona hujjat tizimlari va tegishli hujjatlar shakllarini o'z ichiga olgan texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarni tasniflash va kodlashning yagona tizimiga kiritilgan va uning qismlari hisoblanadi.
Bizni birinchi navbatda qiziqtiradigan boshqaruv hujjatlariga kelsak, OK 011-93 Butunrossiya klassifikatoriga ko'ra, hozirda mamlakatda quyidagi AQSh dollarlari amal qiladi:
Yagona tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tizimi (kod 0200000);
Birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona tizimi (kod 0300000);
Bank hujjatlarining yagona tizimi (kod 0400000);
Byudjet muassasalari va tashkilotlarining moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi (kod 0500000);
Hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi (kod 0600000);
Buxgalteriya hisobi va hisobotining yagona tizimi buxgalteriya hujjatlari (kod 0700000);
Yagona mehnat hujjatlari tizimi (kod 0800000);
Rossiya Federatsiyasi Pensiya jamg'armasining yagona hujjat tizimi (kod 0900000);
Tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi (kod 1000000);
Hujjatning yagona shaklining sakkiz xonali kod belgisi quyidagi tasniflash xususiyatlarini aks ettiradi:
Birinchi va ikkinchi belgilar (shakllar sinfi) - hujjatning yagona shakli tegishli yagona hujjat tizimiga tegishli (masalan, 02 - tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;
Uchinchi va to'rtinchi belgilar (shakllarning kichik sinfi) - hujjatlarning ko'p shakllari mazmunining umumiyligi va ulardan foydalanish yo'nalishi (masalan, 01 - mablag'larni hisobga olish va taqsimlash bo'yicha hujjatlar);
Beshinchi, oltinchi va ettinchi belgilar - ro'yxatga olish raqami kichik toifadagi hujjatning yagona shakli (masalan, 004 - sug'urta mukofotlari uchun ish haqi jadvali);
Sakkizinchi belgi - nazorat raqami.
OKUD ob'ektlarining kod belgilari hujjatlarning barcha birlashtirilgan shakllariga kiritilishi kerak.
OKUD bilan bir qatorda, biz materialni taqdim etish jarayonida duch kelishimiz kerak bo'lgan boshqa tasniflagichlarni nomlaymiz: Korxonalar va tashkilotlarning Butunrossiya tasniflagichi (OKPO), Ta'lim bo'yicha Butunrossiya mutaxassisliklari tasniflagichi (OKSO), Butunrossiya tasniflagichi ishchilar kasblari, tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi (kod 0200000)
Hujjatlarning yangi ishlab chiqilgan birlashtirilgan shakllari ro'yxatga olinishi va keyinchalik OKUDga kiritilishi kerak. Afsuski, OKUD bo'limlari etarli darajada samarali emas - Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksi tomonidan kuchga kirgan ba'zi hujjatlar hozirda tasniflagich doirasidan tashqarida qolmoqda. Shu bilan birga, u amalda qo'llanilmaydigan ba'zi shakllarni saqlab qoladi.
Ish hujjatlarini birlashtirish hujjatlarni qurish uchun standart grafik model asosida amalga oshiriladi. Model - to'g'ri burchak ostida kesishgan vertikal va gorizontal chiziqlarning strukturaviy panjarasi bo'lib, ma'lum bir qadam bilan (gorizontal bo'yicha 2,6 mm va vertikal ravishda 4,25 mm. Yozuv balandligi 2,54 mm va chiziq oralig'i bo'lgan strukturaviy panjaradan foydalanishga ruxsat beriladi. 4, 24 mm). Strukturaviy to'r (1.10-rasm) chiziqlarning kesishish nuqtalarining koordinatalari bo'yicha hujjat tuzilgan axborot elementlarining joylarini (manzil, sana, matn, imzo va boshqalar) aniqlash imkonini beradi.
Muayyan faoliyat sohasida qo'llaniladigan barcha hujjatlar to'plami uchun tizimli panjara asosida ish yuritishda tafsilotlar deb ataladigan hujjatning axborot elementlarini joylashtirish zonalarini (hujayralar, to'rtburchaklar) ta'minlaydigan namunaviy shakl yaratiladi. Strukturaviy tarmoq hujjatni rasmiylashtirilgan shaklda tavsiflash imkonini beradi. Biznes hujjatlari uchun shablon shaklini qurish talablari GOST 6.10.5-87 da belgilangan. Yuqorida qayd etilgan yondashuv asosida xalq xo‘jaligida yagona hujjatlashtirish tizimlarini ishlab chiqishda katta tajriba to‘plangan.
Boshqaruv hujjatlarini birlashtirish usullari, shuningdek, matn terish, trafaret qilish, hujjatlarni so'rovnoma shaklida taqdim etish va namunalar yordamida hujjatlarni rasmiylashtirishni o'z ichiga oladi. Hujjatlarni terish muayyan foydalanish sohasi uchun universal hujjatli echimlarni ishlab chiqishdan iborat bo'lib, ular keyinchalik qo'llashning muayyan shartlari uchun aniqlanganda, muayyan tashkilot uchun amaldagi qoidalar yoki ko'rsatmalarga aylanadi. Masalan, tovarlarni etkazib berish bo'yicha namunaviy shartnoma, tashkilot idorasi to'g'risidagi standart qoida, standart qoidalar ichki mehnat qoidalari va boshqalar.
Hujjatlarni stencilizatsiya qilish matnning oldindan bosilgan qismi va yakuniy bajarilishi paytida hujjat tuzuvchi tomonidan to'ldirilgan maxsus bo'sh joylar bilan hujjat shaklini tayyorlashdan iborat. Stencil hujjatlari hujjatlarda keng qo'llaniladi xodimlar(so'rovnomalar, ishga joylashish to'g'risidagi buyruqlar va boshqalar).
Hujjatlarni so'rovnoma shaklida taqdim etish - bu og'zaki materialni fazoviy tashkil etish usuli bo'lib, unda doimiy ma'lumotlar odatda varaqning chap tomonida joylashgan savollar ro'yxati ko'rinishida, birining ostidagi qatorlarda taqdim etiladi. Savollarga javoblar ko'rinishidagi o'zgaruvchan ma'lumotlar varaqning o'ng tomonidagi bo'sh joyga yoziladi. Anketalar sotsiologik tadqiqot usullarida, xulosalar tuzishda, buyurtma berishda va hokazolarda keng qo‘llaniladi.
Namunalardan foydalangan holda hujjatlarni rasmiylashtirish taklif etilayotgan misollar (ariza, tavsif, tushuntirish xati, notarial tasdiqlangan hujjatlar va boshqalar) bilan o'xshashlik bo'yicha turli xil ish sharoitida ko'p miqdordagi hujjatlarni tayyorlashni o'z ichiga oladi.
Hujjatlarni birlashtirish mustaqil ish yoki ish bosqichi bo'lishi mumkin standartlashtirish.
Ish yuritishda standartlashtirishning mohiyati hujjatlarni tayyorlash, rasmiylashtirish, aylanish va boshqarish uchun maqbul qoidalar va talablarni ishlab chiqishdan iborat. arxiv saqlash yilda qabul qilingan hujjatlar belgilangan tartibda ixtiyoriy ravishda umumiy va takroriy foydalanish uchun. Belgilangan tartibda qabul qilingan qoidalar va talablar Rossiya milliy standarti (GOST R) yoki tashkilot standarti (an'anaviy ravishda boshlang'ich tashkilotlar, korxonalar va firmalarning standartlari STP - korxona qisqartmasi bilan belgilanadi) shaklida rasmiylashtirilishi mumkin. standart).
Birlashtirish va standartlashtirish bo'yicha ishlarning natijasi ma'lum turdagi hujjatlar uchun standartlar bo'lishi mumkin (masalan, GOST 7.32-91. Tadqiqot hisoboti. Tuzilishi va dizayn qoidalari) * yoki ularning elementlari uchun (masalan, GOST 9327-60. Iste'mol qog'ozi. Formatlar) va yagona hujjat tizimlari, masalan, tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi (USORD).
Milliy standartlar (GOST R, shuningdek foydalanish uchun tasdiqlangan GOST) Rossiya Federatsiyasi hududida hech qanday cheklovlarsiz amal qiladi. Rossiyada tashkiliy standartlar (STP) tashkilotlar tomonidan quyidagi hollarda ishlab chiqilishi va qo'llanilishi mumkin:
Rossiya Federatsiyasining texnik reglamentlari, GOST R, GOST, xalqaro standartlar, korxonalarda milliy standartlardan foydalanishni ta'minlash. xorijiy davlatlar, ilmiy-texnikaviy, muhandislik jamiyatlari va turli jamoat birlashmalarining standartlari, boshqa tashkilotlarning STP;
Ushbu korxonada yaratilgan mahsulotlar, xizmatlar va ishlab chiqarish jarayonlari (ishlari) to'g'risida.
Milliy standartlar va texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarning Butunrossiya tasniflagichlari, shu jumladan ularni ishlab chiqish va qo'llash qoidalari milliy standartlashtirish tizimini tashkil qiladi. Rossiya Federatsiyasida standartlashtirish bo'yicha davlat boshqaruvi masalalari, shu jumladan federal davlat organlari faoliyatini muvofiqlashtirish, Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining hokimiyat organlari bilan o'zaro munosabatlar Rossiya Federatsiyasida tashkil etilgan Texnik jihatdan tartibga solish va metrologiya bo'yicha federal agentlik tomonidan amalga oshiriladi. Rossiya davlat standartining asoslari.
ORD TIZIMI
Boshqaruvdagi tashkiliy va ma'muriy faoliyat, asosan, operativ-operativ hujjatlarda hujjatlashtirilgan boshqaruv qarorlarini ishlab chiqish va amalga oshirishdan iborat. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar boshqaruv hujjatlarining eng keng tarqalgan turi hisoblanadi.
GOST R 51141-98 tashkiliy-ma'muriy hujjat tushunchasini quyidagicha izohlaydi: "Ma'muriy va tashkiliy masalalarni hal qilishni, shuningdek, davlat hokimiyati organlari faoliyatini boshqarish, o'zaro ta'sir qilish, qo'llab-quvvatlash va tartibga solish masalalarini qayd etadigan yozma hujjat turi. organlar, muassasalar, korxonalar, tashkilotlar hamda ularning bo‘linmalari va mansabdor shaxslari».
ORD uch guruhga bo'linadi (ushbu guruhdagi hujjatlarning asosiy turlari qavs ichida keltirilgan):
- tashkiliy hujjatlar(ta'sis shartnomalari, nizomlar, nizomlar, qoidalar, shtat jadvallari, yo'riqnomalar);
- ma'muriy hujjatlar(buyruqlar, ko'rsatmalar, qarorlar, qarorlar, ko'rsatmalar);
- ma'lumot va ma'lumotnoma hujjatlari, bu esa, o'z navbatida, quyidagilarga bo'linishi mumkin:
- operatsion ma'lumotlar(xatlar, telefon xabarlari, fakslar va boshqalar);
- ma'lumotnoma va ma'lumot(aktlar, bayonnomalar, hisobotlar, ofis eslatmalari va hokazo.).
Bundan tashqari, boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasnifi (OKUD) ORDdagi xodimlar (xodimlar) to'g'risidagi hujjatlarni o'z ichiga oladi: arizalar, shaxsiy kartalar, ishga qabul qilish bo'yicha buyruqlar (ko'rsatmalar) va boshqa bir qator.
Buyurtmani bajarish, yuqorida aytib o'tilganidek, GOST R 6.ZO-2003 ga muvofiq amalga oshiriladi, bu hujjat rekvizitlari tarkibini, rekvizitlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablarni va hujjatlar shakllariga, shu jumladan nusxalarini ko'paytirish bilan shakllarni belgilaydi. Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning to'g'ri rasmiylashtirilgan tafsilotlari ularning yuridik kuchini kafolatlaydi.
GOST R 6.30-2003 ga muvofiq, operatsion hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirishda quyidagi tafsilotlar qo'llaniladi:
01 - Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi;
02 - Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi;
03 - tashkilotning emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat ko'rsatish belgisi);
04 - tashkilot kodi;
05 - asosiy davlat ro'yxatga olish raqami (OGRN) yuridik shaxs;
06 - identifikatsiya raqami soliq to'lovchi / ro'yxatdan o'tish uchun sabab kodi (TIN/KPP);
07 - hujjat shakli kodi;
08 - tashkilotning nomi;
09 - tashkilot to'g'risidagi ma'lumotnoma;
10 - hujjat turining nomi;
11 - hujjat sanasi;
12 - hujjatning ro'yxatga olish raqami;
14 - hujjat tuzilgan yoki nashr etilgan joy;
15 - qabul qiluvchi;
16 - hujjatni tasdiqlash muhri;
17 - rezolyutsiya;
18 - matn sarlavhasi;
19 - nazorat belgisi;
20 - hujjat matni;
21 - ariza mavjudligi to'g'risida belgi;
22 - imzo;
23 - hujjatni tasdiqlash muhri;
24 - viza hujjatlarini tasdiqlash;
25 - muhr taassurotlari;
26 - nusxaning tasdiqlanganligi to'g'risidagi belgi;
27 - ijrochi haqida belgi;
28 - hujjatning bajarilishi va faylga yuborilganligi to'g'risida belgi;
29 - hujjatning tashkilot tomonidan qabul qilinganligi to'g'risidagi belgi;
30 - hujjatning elektron nusxasi identifikatori (hujjatlarni avtomatik qidirish uchun belgi).
Tafsilotlarning sanab o'tilgan tarkibi odatdagidek ko'rib chiqilishi kerak, chunki ular tayyorlash paytida o'rnatiladi har xil turlari hujjatlar, turli tashkiliy va boshqaruv vaziyatlarda bir xil nomdagi hujjatlar har xil bo'lishi mumkin.
Ro'yxatga olingan tafsilotlar orasida doimiy va o'zgaruvchan tafsilotlar ajralib turadi. Konstantalar hujjat shakllarida majburiy ravishda takrorlanadi, o'zgaruvchilar to'g'ridan-to'g'ri ma'lum bir hujjatni tuzish jarayonida kiritiladi.
GOST R 6.30-2003 standart qog'oz varag'i (format) doirasida hujjatni bajarish va o'qish ketma-ketligini hisobga olgan holda har bir detalning joylashishini belgilaydi.Standart shakllarning ikkita versiyasini - burchakli va uzunlamasına ko'zda tutadi. Tafsilotlar joylashgan hududlarning taxminiy chegaralari nuqta chiziq bilan ko'rsatilgan. Har bir zona unga kiritilgan tafsilotlar to'plami bilan belgilanadi. Zonalarning kombinatsiyasi birgalikda hosil bo'ladi shakl hujjat.
Tafsilotlarni joylashtirish joylarini ko'rsatish uchun nuqtali chiziqlardan foydalanish format maydonida tafsilotlarning bir oz harakatlanishi mumkinligini anglatadi. Bunday harakatlar asosan hujjat matni satrlari sonining o'zgarishi bilan bog'liq (rekvizitlar 20), bu 21, 22, 25 rekvizitlar zonalari chegaralarini, shuningdek 23, 24, 26, 27 detallarini siljitishni talab qiladi.
Hujjatlar amaliyoti shuni ko'rsatadiki, 28, 29, 30-sonli detallarni joylashtirish chegarasini va ushbu zonani standartda nazarda tutilgan o'lchamdan yuqoriga qarab oqilona og'ishda aniq joylashtirish zarurati (2-dan ko'p bo'lmagan) 4 mm).
Tafsilotlarni joylashtirish zonalariga bo'linishdan tashqari butun format maydoni shartli ravishda bo'linadi uch qism: hujjatning xizmat ko'rsatish maydoni, burchak yoki uzunlamasına shtamplar tafsilotlarini joylashtirish maydoni va hujjatning ish maydoni.
Xizmat maydoni hujjat - bu hujjat maydonlari uchun mo'ljallangan va uni saqlash muhitida himoya qiluvchi format maydonining bir qismi. Markalarni joylashtirish uchun maydon shaklning burchak versiyasi uchun formatning yuqori chap burchagida va hujjat shaklining bo'ylama versiyasi uchun yuqori qismida joylashgan. Format maydonining qolgan qismi ish maydoni hujjat.
Hujjatlarni unifikatsiya qilish va standartlashtirish bo'yicha ishlarning natijasi standartlar bo'lishi mumkin individual hujjatlar(masalan, tadqiqot ishlari bo'yicha hisobot) yoki mahsulotlarning ayrim turlari uchun (masalan, uzoq saqlash muddati bo'lgan fayllar qopqog'i) (GOST 17914-72) va birlashtirilgan hujjat tizimlari uchun.
Yagona hujjatlar tizimi (UDS) - bu muayyan faoliyat sohasida boshqarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan hujjatlashtirish tizimi (GOST R 51141-98).
Hozirgi vaqtda quyidagi DSDlar ishlab chiqilgan va foydalanilmoqda:
tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;
bank hujjatlarining yagona tizimi;
byudjet muassasalari va tashkilotlarining moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi;
hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi;
korxonalarning buxgalteriya hisobi va hisoboti buxgalteriya hujjatlarining yagona tizimi;
mehnat hujjatlarining yagona tizimi; rossiya Federatsiyasi Pensiya jamg'armasining yagona hujjat tizimi; tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi.
Har bir yagona hujjat tizimi uchun davlat standarti ishlab chiqilgan. AQSH dollarini ishlab chiquvchilar muayyan faoliyat sohasida muvofiqlashtiruvchi tegishli vazirliklar (idoralar) hisoblanadi. Shunday qilib, Rossiya Federatsiyasi Moliya vazirligi buxgalteriya hujjatlari uchun javobgardir, Rossiya Federatsiyasi Federal arxivi tashkiliy hujjatlar uchun javobgardir. ma'muriy hujjatlar.
Xuddi shu vazirlik va idoralar AQSh dollariga kiritilgan hujjatlarning yagona shakllarini tasdiqlaydi.
Yagona hujjat shakli (UFD) - bu ma'lum bir faoliyat sohasida hal qilinadigan vazifalarga muvofiq tuzilgan va ma'lum tartibda saqlash tashuvchisida joylashgan tafsilotlar to'plami.
Hujjat tafsilotlari zarur element rasmiy hujjatni rasmiylashtirish, masalan, imzo, muhr, matn va boshqalar.
Rasmiy tafsilotlar to'plami yozma hujjat, ma'lum bir ketma-ketlikda joylashgan, hujjat shakli deb ataladi.
Hujjatlarning har bir turi (buyruq, dalolatnoma, xat va boshqalar) o‘ziga xos rekvizitlarga ega. Biroq, har bir tizimda hujjatlarni birlashtirish ma'lum bir hujjat tizimi uchun namunaviy hujjat shaklini yaratish va uning asosida ma'lum bir hujjatlashtirish tizimi uchun tafsilotlarning optimal tarkibini o'rnatish orqali amalga oshirildi. individual turlar hujjatlar, ma’lum bir hujjat va boshqalar. Hujjatning namunaviy shakli “qo‘llash doirasi, formatlari, maydon o‘lchamlari, konstruktiv tarmoqni qurishga qo‘yiladigan talablar va asosiy detallarni belgilovchi hujjat qurilish modeli”dir.
Shunday qilib, har bir yagona tizimda namunaviy shakl mavjud bo'lib, uning asosida hujjatlarning yagona shakllari ishlab chiqiladi, yagona talablar hujjat tafsilotlarini tayyorlash uchun. DSD, shuningdek, ushbu tizimda foydalaniladigan hujjatlarning yagona shakllarini ishlab chiqishi kerak.
Tashkiliy va maʼmuriy hujjatlarning yagona tizimi (USORD) har qanday tashkilot, muassasa yoki korxonada qoʻllaniladigan hujjatlashtirish tizimidir.
USORDdan foydalanish GOST R 6.30-97 “Yagona hujjatlar tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."
GOST USORD tomonidan nazarda tutilgan tashkiliy va ma'muriy hujjatlarga (keyingi o'rinlarda hujjatlar) - ma'muriy va tashkiliy masalalar bo'yicha qarorlarni qayd etadigan farmonlar, buyruqlar, farmoyishlar, qarorlar, bayonnomalar, aktlar, xatlar, shuningdek boshqaruv, o'zaro munosabatlar masalalariga nisbatan qo'llaniladi. , faoliyatni qo'llab-quvvatlash va tartibga solish:
rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining federal davlat organlari, shu jumladan rus tili bilan bir qatorda davlat tili sifatida milliy tilga ega bo'lgan Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari;
faoliyat turining tashkiliy-huquqiy shaklidan qat'i nazar, korxonalar, tashkilotlar va ularning birlashmalari.
Ushbu standart quyidagilarni belgilaydi:
detallar tarkibi;
rekvizitlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar;
shakllar va hujjatlarga qo'yiladigan talablar;
Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi, Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining gerblari aks ettirilgan blankalarni tayyorlash, hisobga olish, ulardan foydalanish va saqlashga qo'yiladigan talablar (M.V. Kirsanova, 2001; L.A. Rumynina, 2002; N.M. Berezina, 2007). ).
Xorijda unifikatsiya va standartlashtirish ishlari faol olib borilmoqda.
Hujjatlarni standartlashtirish uzoq vaqt davomida bir qator mamlakatlarning milliy standartlashtirish tashkilotlari, turli xalqaro tashkilotlar tomonidan amalga oshirilgan.Hujjatlarning milliy standartlari Germaniya, Belgiya, Buyuk Britaniya, Norvegiya, Shvetsiya, Finlyandiya, Bolgariya va boshqa mamlakatlarda mavjud.
Hujjatlarni birlashtirish bo'yicha ishlarda o'ndan ortiq xalqaro tashkilotlar, xususan, tashqi savdo, shu jumladan, Yevropa Iqtisodiy Komissiyasining (EEK) Tashqi savdoni rivojlantirish qo'mitasi, Xalqaro tashkilot standartlashtirish (NSO) va boshqalar.Hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirishning roli va ahamiyati, ayniqsa, boshqaruvda kompyuter texnologiyalaridan foydalanish munosabati bilan ortdi. olib borish
Davlat standartlarini o'rnatish turli sohalar faoliyat, zarur va shuning uchun muqarrar jarayon.
Kerakli, yetarli, zamonaviy hujjatlar turlariga, ularni yaratish, qayta ishlash va saqlash vositalariga ega bo‘lgan jamiyat barcha turdagi resurslarni tejash va yanada rivojlangan aloqa tizimi hisobiga rivojlanish uchun yaxshi imkoniyatlarga ega bo‘ladi.
Rossiya Federatsiyasi Prezidentining "Federal organlar tizimi va tuzilishi masalalari" qaroriga muvofiq standartlarni o'rnatish. ijro etuvchi hokimiyat” tahririda. 2008 yil 30 maydagi 863-sonli, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2004 yil 17 iyundagi 294-sonli "Texnik tartibga solish va metrologiya bo'yicha federal agentlik to'g'risida" gi qarori (2004 yil 27 oktyabr, 2006 yil 5 sentyabrdagi o'zgartirishlar bilan), Texnik jihatdan tartibga solish va metrologiya bo'yicha federal texnik tartibga solish va metrologiya agentligiga yuklangan.
Hujjatlarga qo'yiladigan talablar quyidagilar bilan tartibga solinadi: Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasi; Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksi; Rossiya Federatsiyasining 2002 yil 27 dekabrdagi 184-FZ-sonli "To'g'risida" gi qonuni. texnik reglament“ ; "Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi to'g'risida" 2000 yil 25 dekabrdagi 2-FKZ-son Federal Konstitutsiyaviy qonuni; Geraldik belgilar - timsollar federal tuzilmalar(Rossiya Federatsiyasi Qurolli Kuchlari, federal pochta tashkilotlari, Rossiya Favqulodda vaziyatlar vazirligi, Rossiya Ichki ishlar vazirligi va boshqalar) mamlakat Prezidentining farmonlari bilan tasdiqlangan; Hujjatlarni tayyorlashda tovar belgilaridan foydalanish to‘g‘risida”gi qonun savdo belgilari, xizmat ko‘rsatish belgilari va tovar kelib chiqqan joy nomlari» (1992 yil 23 sentyabrdagi 3520-1-son);
Hujjatlar bilan ishlashni tartibga soluvchi eng to'liq sanoat hujjati Standart ko'rsatmalar Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish to'g'risida 2005 yil 8 noyabrdagi 536-son
Standart ko'rsatmalar boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatlarining ishlashiga, boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirishga va federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga qo'yiladigan umumiy talablarni belgilaydi. Namunaviy yo‘riqnomaning qoidalari axborot vositalarining turidan qat’i nazar, hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga, shu jumladan ularni tayyorlash, ro‘yxatga olish, hisobga olish va bajarilishini nazorat qilish avtomatlashtirilgan (kompyuter) texnologiyalardan foydalangan holda amalga oshiriladi.
1. Detallar va hujjat shakli tushunchalari
Tafsilotlar (lotincha "zarur" dan) yuridik ma'noda akt yoki boshqa hujjatda bo'lishi kerak bo'lgan ma'lumotlar, uni haqiqiy deb tan olish uchun.
Hujjat tafsilotlari tarkibi; hujjat rekvizitlarini tayyorlashga qo'yiladigan talablar; Hujjat shakllariga, shu jumladan Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi aks ettirilgan hujjat shakllariga qo'yiladigan talablar Rossiya Davlat standartining 2003 yil 3 martdagi 65-sonli qarori bilan qabul qilingan va kuchga kiritilgan GOST R 6.30-2003 tomonidan tartibga solinadi.
GOST R 6.30-2003 hujjatlarda ishlatiladigan 30 turdagi rekvizitlarni belgilaydi.
Masalan, quyidagi hujjat rekvizitlaridan foydalaniladi: 03-tashkilot emblemasi yoki tovar belgisi; 05 - yuridik shaxsning asosiy ro'yxatga olish raqami (OGRN), 06 - soliq to'lovchining identifikatsiya raqami; 08 - tashkilotning nomi; 10 - hujjat turining nomi; 11 - hujjatning sanasi; 12 - hujjatning ro'yxatga olish raqami; 14-hujjat tayyorlangan yoki chop etilgan joy;15-adresant ;20-hujjat matni;22-imzo. Hujjat tafsilotlarini joylashtirish sxemalari GOST R 6.30-2003 ga A ilovasida keltirilgan.
Muayyan tafsilotlardan foydalanish, GOST R 6.30-2003 ga muvofiq, hujjat turiga bog'liq.
Agar bu umumiy shakl bo'lsa, unda tafsilotlar ishlatiladi: 01;02 yoki 03;08;11;14.
Xat shakli quyidagi rekvizitlardan foydalanadi: 01;02 yoki 03;04;05; 06; 08; 09; 11;12;13;14;15;17; 18;19;20.
Hujjatning ma'lum bir turi uchun shaklda rekvizitlar mavjud: 01;02 yoki 03;08;10;14;11;12; ;13 ;18 ;19.
Tafsilotlar: 08;09;14 chop etilgan davlat tili rossiya Federatsiyasi va Rossiya Federatsiyasi sub'ektining davlat tili.
Qonun hujjatlarini buzgan holda tafsilotlardan foydalanganlik uchun javobgarlik belgilanadi.
"Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi to'g'risida" gi Qonunning 11-moddasida Rossiya Federatsiyasi gerbini tahqirlash uchun javobgarlik belgilangan. Sent-da. Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 329-moddasi gerbni tahqirlash uchun bir yilgacha ozodlikdan mahrum qilishni nazarda tutadi.
Orqada noto'g'ri foydalanish geografik obyektning nomi belgilanadi ma'muriy javobgarlik ikki mingdan uch ming rublgacha jarima shaklida.
2. Namuna shakli, hujjat rekvizitlari va ularning joylashuviga qo'yiladigan talablarni birlashtirishdagi vazifalari
Shablon shakli - bu har qanday hujjat tizimining hujjatlariga kiritilgan ma'lum yozuvlar uchun ajratilgan joylarni ko'rsatish uchun foydalaniladigan hujjat shaklining modeli (EEC; ISO PMS 6422).
Talablar: Tartib kaliti formati xalqaro ISO A4 formati (210 x 297 mm, 8 1/3 x 11 2/3 dyuym), lekin ISO A5 formatidan (210 x 148 mm) foydalanish ham mumkin. ba'zi pochta blankalari, shuningdek, uzluksiz lentadagi shakllar uchun ISO 2784-1974 standartida ko'rsatilgan ekvivalent formatlar uchun. Ayrim mamlakatlarda, xususan, Shimoliy Amerikada 216 ? 280 mm (8 1/2 × 11 dyuym). Bunday holda, hujjatning joylashuvi qog'ozning yuqori va chap chetiga nisbatan bir xil holatda qolishi uchun yuqori va chap chekkalarni bir xil saqlash orqali izchillikka erishish mumkin; Shu bilan birga, ikkala format uchun umumiy tasvir maydoni 183 ? 262 mm.
Bo'shliq o'lchami - model shaklidagi satr oralig'i va belgilar oralig'i (mos ravishda 1/6 dyuym yoki 4,24 mm va 1/10 dyuym yoki 2,54 mm) to'ldirish uchun ishlatiladigan ko'pgina mashinalarda ishlatiladigan qatorlar oralig'i va belgilar oralig'iga mos keladi. yozuv mashinkalari, yuqori tezlikda kompyuter bosib chiqarish qurilmalari va boshqa avtomatik belgilarni chop etish uskunalari, shuningdek, belgilarni optik aniqlash qurilmalari kabi shakllarni chiqarish.
Cheklar va dizayn tamoyillari qoldirildi: yuqori chet (ushlash uchun) - 10 mm va chap chet (quyish uchun) - 20 mm. Dizayn bunga asoslanadi xalqaro standart ISO 3535-1975 "Layout varag'i va qurilish panjarasi" avtomatik jadvallash imkoniyatlariga mos keladigan standart ustun kengliklaridan foydalangan holda.
Umumiy holat- umuman olganda, namuna shaklining tuzilishi "hujayralar" (asosiy to'rtburchaklar) tamoyiliga asoslanadi. Qabul qiluvchilarning manzillarini joylashtirish derazali konvertlardan foydalanganda pochta organlari uchun maqbul bo'lgan hududda taqdim etiladi. Tartib kalitiga kiritilgan boshqa ma'lumotlar elementlarini joylashtirishda maslahatlashgan turli manfaatdor tomonlar tomonidan ilgari surilgan texnik, huquqiy, tijorat, ma'muriy va amaliy fikrlar hisobga olinadi. Shaklning pastki qismidagi "Bepul foydalanish qutisi" alohida holatlarda aniqroq ehtiyojlarni qondirish uchun mo'ljallangan.
Hisob-fakturaning namunaviy shakli asosida shakllarni yaratishda quyidagi tamoyillar qo'llaniladi:
Hisob-faktura namunasi shaklida ko'rsatilgan ma'lumotlar elementlari yaratilayotgan schyot-faktura shaklidagi tegishli joyga joylashtirilishi kerak.
Hisob-faktura shaklida ko'rsatilmagan ma'lumotlar elementlari "bepul foydalanish" maydoniga joylashtirilishi kerak.
Hisob-fakturaning namunaviy blankida ko'rsatilgan, lekin yaratilayotgan hisob-faktura formasida talab qilinmagan ma'lumotlar ob'ektlari qoldirilishi mumkin va bo'sh joy "bepul foydalanish maydoni" bilan bir xil tarzda boshqa maqsadlarda ishlatilishi mumkin.
Milliy asosiy hujjatlarda yagona hisobda nazarda tutilgan maqsadlarda foydalanilmaydigan maydondan boshqa foydalanish imkoniyati ko'zda tutilishi mumkin. Ushbu bo'sh joy asl hujjat tuzilgandan keyin qo'shilgan ma'lumotlar uchun ham ishlatilishi mumkin (masalan, agar "xaridor" sarlavhasi kerak bo'lmasa, u holda tegishli bo'sh joy boshqa manzillar uchun yoki boshqa maqsadlarda ishlatilishi mumkin).
Birlashtirilgan hisobning namunaviy shaklining ma'lumotlar maydoni identifikatorlari faqat ular o'z ichiga olishi kerak bo'lgan ma'lumotlarning xususiyatini ko'rsatadi. Ma'lumotlar maydonlari turli xillarni ishlab chiqishda ishlab chiqilgan muayyan amaliyotlar asosida yanada qismlarga bo'linishi mumkin xalqaro hujjatlar. Masalan, "sotuvchi" maydonining pastki qismida sotuvchining agenti uchun joy qoldirishingiz mumkin; tashish to'g'risidagi ma'lumot maydonini marshrutni, foydalaniladigan transport turlari va vositalarini va hokazolarni aniqlaydigan turli elementlarni o'z ichiga olishi mumkin. "Mahsulot tavsifi" zonasining uzunligi, vaziyatga qarab, zonaning o'lchami o'rtacha ehtiyojlarga mos kelishi uchun nuqta chiziqni ko'tarish yoki tushirish orqali sozlanishi mumkin.
Rossiya Federatsiyasi gerbi tasvirini o'z ichiga olgan blankalarni ishlab chiqarish, ulardan foydalanish yoki yo'q qilish qoidalarini buzganlik uchun qonun chiqaruvchi ma'muriy javobgarlikni belgilab qo'ydi, bir ming rublgacha jarima solinadi, 19.10-modda. Rossiya Federatsiyasining Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksi.
3. Qonunchilik va me’yoriy-huquqiy hujjatlarda hujjatlashtirish, hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish masalalari.
Hozirgi vaqtda Rossiya Federatsiyasida boshqaruvni hujjatlashtirish bo'yicha me'yoriy-uslubiy baza mavjud bo'lib, quyidagilardan iborat: qonunlar; davlat standartlari; normativ-huquqiy hujjatlar; uslubiy hujjatlar; tashkilotning joriy faoliyatida hujjatlarni yaratish, qayta ishlash, saqlash va ulardan foydalanish texnologiyasini, shuningdek, idoraviy boshqaruv xizmati faoliyatini tartibga solish: uning tuzilishi, funktsiyalari, kadrlar darajasi, texnik yordam va boshqa ba'zi jihatlar.
Boshqaruv hujjatlarini ta'minlash tizimiga kiritilgan normativ-huquqiy hujjatlar ularni qabul qiluvchi sub'ektlarga ko'ra tasniflanishi mumkin:
1) huquqiy hujjatlar, nashr etilgan yuqori organlar davlat hokimiyati va boshqaruvi;
2) federal ijro etuvchi hokimiyat organlari tomonidan chiqariladigan normativ-huquqiy hujjatlar: vazirliklar, qo'mitalar, tarmoq va idoraviy xarakterdagi idoralar;
3) Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining va ularning hududiy tuzilmalarining qonun chiqaruvchi va ijro etuvchi hokimiyat organlari tomonidan ish yuritish masalalarini tartibga soluvchi normativ-huquqiy hujjatlar;
4) normativ va ko'rsatma xarakterdagi huquqiy hujjatlar, shuningdek, bu boradagi uslubiy hujjatlar hujjatlarni qo'llab-quvvatlash korxona va tashkilotlar rahbariyati tomonidan chiqarilgan boshqaruv.
Rossiya Federatsiyasi va Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining me'yoriy hujjatlari ma'lumotlarni hujjatlashtirishning asosiy qoidalarini, hujjatlarning ayrim turlariga qo'yiladigan talablarni va boshqaruv hujjatlarining ko'p shakllarini tasdiqladi. Muayyan boshqaruv sharoitida foydalaniladigan hujjatlar tasdiqlangan namunalarga muvofiq tuziladi - standart va taxminiy shakllar yoki bunday shakllar qabul qilinmasa, hujjat qoidalari asosida. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar universal xarakterga ega bo'lishi mumkin yoki faqat ma'lum turdagi hujjatlar, ularning shakllari, shakllari va rekvizitlariga tegishli bo'lishi mumkin.
Umumiy talablar Hujjatlarning tarkibi va uni rasmiylashtirish Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasida, davlat hokimiyati va boshqaruvi organlari va mahalliy davlat hokimiyati organlari, tijorat va notijorat tashkilotlari faoliyati tartibini belgilovchi Rossiya Federatsiyasi qonunlarida (27 iyuldagi Federal qonun) 2006 yil N 149-FZ "Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida", "Rossiya Federatsiyasi hukumati to'g'risida" Federal Konstitutsiyaviy qonuni, "To'g'risida" Federal qonuni. umumiy tamoyillar qonun chiqaruvchi (vakillik) tashkilotlari va ijro etuvchi organlar Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining davlat hokimiyati organlari, "Rossiya Federatsiyasida mahalliy o'zini o'zi boshqarishni tashkil etishning umumiy tamoyillari to'g'risida" Federal qonuni, Fuqarolik kodeksi Rossiya Federatsiyasi, Federal qonunlar: "To'g'risida aktsiyadorlik jamiyatlari", "Mas'uliyati cheklangan jamiyatlar to'g'risida", "Haqida notijorat tashkilotlar" va boshq.).
Qonun hujjatlarida turli xil hujjatlar guruhlarini tuzish qoidalarini belgilovchi normalar mavjud. Shunday qilib, fuqarolik shartnomalarini tuzish, o'zgartirish va bekor qilish, shuningdek ularni bajarishning asosiy qoidalari Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksida belgilangan. Kadrlar bo'yicha bir qator hujjatlarni tayyorlash Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 2005 yil 5 yanvardagi 1-sonli qarori bilan tartibga solinadi, unda mehnatni hisobga olish va uni to'lash uchun birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllari tasdiqlangan.
Turli darajadagi me'yoriy hujjatlar individual hujjatlar tafsilotlarini tayyorlashga qo'yiladigan talablarni belgilaydi. Shunday qilib, federal qonun hujjatlari hujjatlar shakllarini ishlab chiqarishda rasmiy belgilardan foydalanish qoidalarini o'z ichiga oladi. Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi "Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi to'g'risida" 2000 yil 25 dekabrdagi 2-FKZ Federal Konstitutsiyaviy qonuniga muvofiq hujjatlarda tasvirlangan; muhrlangan blankalardan foydalanish Hukumatning 1995 yil 27 dekabrdagi 1268-son qarori bilan tartibga solinadi. Geraldik belgilar - federal tuzilmalarning timsollari (Rossiya Federatsiyasi Qurolli Kuchlari, federal pochta tashkilotlari, Rossiya Favqulodda vaziyatlar vazirligi, Rossiya Federatsiyasi Ichki ishlar vazirligi). Rossiya va boshqalar) mamlakat Prezidentining farmonlari bilan tasdiqlanadi va hujjatlarni tayyorlashda qo'llaniladi. Hujjatlarni tayyorlashda tovar belgilaridan foydalanish “Tovar belgilari, xizmat ko‘rsatish belgilari va tovar kelib chiqqan joy nomlari to‘g‘risida”gi qonun (1992 yil 23 sentyabrdagi 3520-1-son) bilan belgilanadi. Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining qonunchiligida ularning belgilarini blankalarda va muhrlarda tasvirlash qoidalari ham mavjud.
Qonun hujjatlarida ish yuritishda tildan foydalanishni tartibga soluvchi qoidalar mavjud. Ushbu sohadagi asosiy me'yoriy hujjat Rossiya Federatsiyasining 1991 yil 25 oktyabrdagi 1807-1-sonli "Rossiya Federatsiyasi xalqlarining tillari to'g'risida" gi qonunidir (1998 yil 24 iyuldagi tahrirda).
Federal davlat organlarida qonun loyihalari yaratiladigan til rus tilidir, San'atning 3-bandi. 11. Ish yuritishning davlat tili rus tili va zarurat bo‘lganda sub’ekt tili, shuningdek zarur hollarda sub’ekt hududida ixcham yashovchi xalq tilidir, 16-modda.
Uning qoidalari aloqa, transport, sud protsesslari, notariuslar va boshqa sohalarda ish yuritish bo'yicha boshqa qonunlarda belgilangan.
Normativ hujjatlar individual nomlarni yozishga qo'yiladigan talablarni belgilaydi, masalan: geografik nomlar("Geografik ob'ektlarning nomlari to'g'risida" 1997 yil 18 dekabrdagi 152-FZ-sonli Federal qonuni); tashkilotlarning nomlarida "Rossiya", "Rossiya Federatsiyasi" nomlari (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 1996 yil 7 dekabrdagi 1463-son qarori); tovar nomlari(Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksi va turli tashkiliy-huquqiy shakllardagi tashkilotlar faoliyatini tartibga soluvchi federal qonunlar) va boshqalar.
Boshqaruvda kompyuter texnologiyalaridan foydalanishning kengayishi ish yuritishning normativ-huquqiy bazasining axborotlashtirish, avtomatlashtirilgan axborot tizimlari va telekommunikatsiyalardan foydalanish masalalari bo'yicha qonun hujjatlari bilan bog'liq bo'lgan qismining ahamiyatini oshirishga olib keladi. Ish yuritishni avtomatlashtirish "Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida" 2006 yil 27 iyuldagi 149-FZ-sonli "Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida" gi qonunlarga muvofiq amalga oshiriladi. huquqiy himoya elektron kompyuterlar va ma'lumotlar bazalari uchun dasturlar" 1992 yil 23 sentyabrdagi 3523-1-son. Elektron hujjatlardan foydalanish uchun yangi imkoniyatlar 2002 yil 10 yanvardagi 1-FZ-son "Elektron to'g'risida" Federal qonuni bilan ochiladi. raqamli imzo". belgilaydi huquqiy sharoitlar almashinuv jarayonlarida elektron raqamli imzodan foydalanish elektron hujjatlar, bunda elektron raqamli imzo yuridik jihatdan shaxsning qoʻlyozma imzosiga ekvivalent deb tan olinadi.
Hujjatlashtirish masalalari pochta aloqasi va telekommunikatsiyalar sohasidagi normativ hujjatlarda o'z aksini topgan. Huquqiy asos aloqa sohasidagi faoliyat 1995 yil 16 fevraldagi 15-FZ-sonli "Aloqa to'g'risida" Federal qonuni bilan belgilanadi. Pochta va telekommunikatsiya tarmoqlari orqali uzatiladigan yozma yozishmalar va xabarlarga qo‘yiladigan talablar Umumjahon pochta ittifoqining qarorlariga muvofiq belgilanadi. Xalqaro ittifoq telekommunikatsiya.
Hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish bo'yicha me'yoriy-huquqiy bazaning muhim qismi federal ijro etuvchi hokimiyat organlari tomonidan chiqarilgan idoralararo va idoraviy normativ hujjatlardan iborat.
Hujjatlarni rasmiylashtirish, ishlab chiqish, qonunchilik va me'yoriy-huquqiy hujjatlarni ijro etishni tartibga soluvchi asosiy hujjat Federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha namunaviy yo'riqnoma 2005 yil 8 noyabrdagi 536-sonli.
Ko'rsatmalar turli darajadagi federal hokimiyat organlarining kiritilgan farmonlari, qarorlari, buyruqlari uchun talablarni belgilaydi: tafsilotlar va ularning joylashuvi; shrift hajmi; qator oralig'i; sahifani raqamlash; chegara o'lchamlari; arizalarga qo'yiladigan talablar, hujjatlarni nashr etish talabi, odatda blankada.
Tayyorlanayotgan matn loyihasiga o'zgartirilgan me'yoriy-huquqiy hujjatlarni kiritish bo'yicha muhim talabni o'z ichiga oladi.
Rossiya Federatsiyasi Prezidentiga va Rossiya Federatsiyasi Hukumatiga bo'ysunadigan federal ijro etuvchi hokimiyat organlari, shuningdek, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarori bilan tasdiqlangan federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining normativ-huquqiy hujjatlarini tayyorlash va ularni davlat ro'yxatidan o'tkazish qoidalariga amal qiladilar. 1997 yil 13 avgustdagi N 1009 (Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari to'plami, 1997 yil, N 33,
Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni tayyorlashda federal organlar ijro etuvchi hokimiyat organlari GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" ga amal qiladi.
4. Hujjatlarni unifikatsiya qilish. Tur ichidagi birlashuv
Keng nazariy ma'noda unifikatsiya deganda, odatda, har qanday kompleks yoki tizimni tashkil etuvchi ob'ektlardagi elementlar sonining optimal qisqarishi tushuniladi.
Boshqaruv hujjatlarini birlashtirishning asosiy maqsadi iqtisodiy samara beradigan hujjatlar tizimini yaratishdir. Birlashtirilgan hujjatlardan foydalanish bir vaqtning o'zida boshqaruv ishida ijodiy elementlarning o'sishiga yordam berishi va uning madaniyatini oshirishi kerak.
Hujjatlarni birlashtirish foydalaniladigan hujjatlar sonini kamaytirish, ularning shakllarini tiplashtirish, sifatini yaxshilash, ularni qayta ishlashning mehnat zichligini kamaytirish, bir xil va tegishli boshqaruv funktsiyalari uchun turli xil hujjat tizimlarining ma'lumotlarga mos kelishiga erishish uchun amalga oshiriladi. samarali foydalanish kompyuter texnologiyasi.
Hujjatlarni birlashtirish - bu ularni qurish uchun oqilona tuzilmalarni tanlash, ularning shakllarining oqilona sonini belgilash va qurilishni tiplashtirish asosida hujjatlarni bir xillikka etkazish. Bu nafaqat boshqaruv hujjatlariga, balki yangi tizimlarga ham tegishli. Masalan, sayohat, havo va temir yo‘l chiptalari birlashtirildi. Hujjatlarni birlashtirishning asosiy tamoyillari: - umumiydan xususiyga birlashtirish. Bu ma'lum bir hujjatlashtirish tizimi uchun hujjatlarning namunaviy shaklini yaratish va uning asosida ma'lum bir hujjat tizimi, ma'lum turdagi hujjatlar, ma'lum bir hujjat va boshqalar uchun rekvizitlar tarkibini o'rnatishdan iborat; - hujjatlar shakllari va qoidalarining bir xilligi. ularning tuzilishi, tuzilishi, bajarilishi. Bunga hujjatlarni maksimal tiplashtirish va stencilizatsiya qilish, hujjatlar maydonidagi ma'lumotlarning joylashuvini birlashtirish, texnologiyalar va an'anaviy qisqartmalarni ishlab chiqish orqali erishiladi; - unifikatsiyaning kompleksligi.
Matnlarni birlashtirishning 3 ta usuli mavjud: trafaret, anketa va jadval. Stencil - doimiy ma'lumotni o'zgaruvchan ma'lumotlar uchun bo'shliqlar bilan bog'langan matn shaklida yozib olish usuli. Bir qator buyruqlar va bayonotlar trafaret shaklida yaratilgan. Anketa - bu birlashtirilgan matnni taqdim etish usuli bo'lib, unda doimiy ma'lumotlar varaqning chap tomonida joylashgan va hujjatni tayyorlash paytida o'zgaruvchi varaqning o'ng tomoniga kiritilgan. Yagona hujjat tizimida tashkiliy va ma'muriy qabul qilish, o'tkazish, ishdan bo'shatish to'g'risidagi namunaviy buyruqlar anketa usulidan foydalangan holda hujjatlar; xodimlarning hisobotlari va tushuntirish yozuvlari. Anketalarning afzalliklari: hujjatlarni tayyorlash soddalashtirilgan, matn terish ishlari osonlashtirilgan; axborotni nusxalash uchun zarur shart-sharoitlar yaratiladi. Jadval - bu ma'lum bir printsip bo'yicha tuzilgan buzilgan matn: doimiy ma'lumotlar ustun sarlavhalari va yon panellarida, o'zgaruvchan ma'lumotlar esa mos keladigan ustunlar va satrlarning kesishgan joyida joylashgan. U katta axborot sig‘imiga ega bo‘lib, ma’lumotlarni qat’iy tasniflash va kodlash hamda ma’lumotlarni osongina umumlashtirish imkonini beradi. Biroq, matn terishda qiyinroq. Quyidagilar ODAda jadval shaklida keltirilgan: shtat jadvali, ta'til jadvali, xodimlarga buyurtmalar. Boshqaruv hujjatlarini unifikatsiyalash va standartlashtirish ta'siri bilvosita (boshqaruv sifatini oshirish, orgtexnikadan foydalanish samaradorligini oshirish, moliyaviy resurslar aylanmasini tezlashtirish) va to'g'ridan-to'g'ri (mehnat xarajatlarini kamaytirish (shuning uchun xarajatlarni kamaytirish) bo'lishi mumkin. ish haqi) hujjatlar bilan ishlashda, ularni ishlab chiqarish uchun materiallar sarfi, orgtexnika uchun aniq kapital qo'yilmalar, orgtexnika amortizatsiyasi va ta'mirlash xarajatlari).
5. Hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirishni ishlab chiqish
Xalqaro savdo tartib-qoidalarini osonlashtirish bo'yicha ishchi guruh tijorat hisoblarini uyg'unlashtirish zarurligini tan olib, o'z ish dasturiga xalqaro savdo uchun yagona hisobni tayyorlashni kiritdi. Dastlab u barcha tijorat va ma'muriy maqsadlarda foydalanish mumkin bo'lgan bitta hujjatni ishlab chiqish uchun mo'ljallangan edi, bu taklif o'rganildi. Ishchi guruh Tarif bo'yicha muzokaralarning Tokio raundida tashkil etilgan GATT "Notarif choralari (import hujjatlari)". Ushbu Ishchi guruh bilan maslahatlashgandan so'ng, tijorat va ma'muriy talablarning butun doirasini bitta hujjatda qoniqarli tarzda birlashtirish mumkin emas degan xulosaga keldi. Shu sababli, ECE ishchi guruhi, iloji bo'lsa, hisob-fakturadagi ma'lumotlardan foydalanish mumkin bo'lgan ma'muriy talablarni hisobga oladigan tijorat hisob-fakturasini tayyorlashga qaror qilindi. Importni rasmiylashtirish va rasmiylashtirish uchun bojxona talablarini aniqlash vazifasiga kelsak standart namuna Bojxona deklaratsiyasi uchun (import uchun) ushbu masala, xususan, soddalashtirish va uyg'unlashtirish to'g'risidagi Bojxona konventsiyasiga “Ichki iste'mol uchun bojxona rasmiylashtiruvi” B.1-ilovasi qabul qilinishi munosabati bilan Bojxona hamkorligi kengashi shug'ullanayotgani qayd etildi. Bojxona tartib-qoidalari (Kyoto, 1973 .).
Yagona hisob uchun tavsiya etilgan shablonni tayyorlashda biz standartlashtirilgan tijorat hisobini qo‘llash orqali ko‘plab sohalarda erishilgan natijalarni, shuningdek, ba’zi hisob qaydnomalarini almashtirish yoki to‘ldirish uchun bunday hisobdan foydalanish imkoniyatini hisobga oldik. ma'muriy hujjatlar davlat organlari tomonidan talab qilinadi. Hujjatlar Birlashgan Millatlar Tashkilotining Layout Key (UNLC) bilan to'g'ridan-to'g'ri yoki uyg'unlashtirilgan milliy hujjatlar seriyalari yoki standartlari orqali moslashtirilgan ko'plab holatlar kabi ma'lumotlarni avtomatik qayta ishlash va aloqa texnikasidan foydalanishdagi yutuqlar hisobga olindi. Birlashgan Millatlar Tashkilotining Layout Key ko'plab mamlakatlar va tashkilotlar tomonidan allaqachon qabul qilinganligi, Layout Key asosidagi namunaviy hisobni ishlab chiqishni asoslaydi. Hisobning dizayni tijorat va ma'muriy doiralarning juda xilma-xil ehtiyojlarini hisobga olgan holda qo'llanilishida juda moslashuvchan bo'lishi kerakligi e'tirof etildi, ammo ayni paytda bunday asosiy hujjatlarning mazmuni va tartibini uyg'unlashtirish zarurati paydo bo'ldi. xalqaro savdoda operatsiyalarni amalga oshirish uchun doimo zarur bo'lgan ma'lumotlar elementlari. Ushbu hujjatda ko'rsatilgan rasmiy tavsiya dastlab 1975 yilda qabul qilingan; Ushbu ikkinchi nashr 1983 yilda birlashtirilgan hisob shablonlari shakli kontekstida tegishli atama va ma'lumotlarga ba'zi o'zgartirishlar kiritilgan holda qabul qilingan.
Shuni ta'kidlash kerakki, boshqacha tijorat hujjatlari schyot-faktura bilan bog'liq va sotuvchining savdodan oldingi protseduralarida qo'llaniladigan (masalan, taklif, buyurtmani tasdiqlash, jo'natish bo'yicha maslahat va boshqalar) ma'lumotlar mazmuni bo'yicha schyot-fakturaning o'ziga o'xshash bo'lsa, EEC ishchi guruhi ishlab chiqish bo'yicha batafsil ko'rsatmalarni ishlab chiqadi degan fikrda edi. ushbu lotin hujjatlarining yagona hisob shabloniga oid tavsiyasiga kiritilishi mumkin. Biroq, birlashtirilgan tizimning tuzilishini chuqurroq o'rganish bilan tashqi savdo hujjatlari Birlashgan Millatlar Tashkiloti uchun hozircha Birlashgan Millatlar Tashkiloti Tartib Kalitini, Yagona Hisob Tarkibi Kalitiga oid tavsiyaning ushbu ikkinchi nashrini va Birlashgan Millatlar Tashkiloti Kalitini qo'llash bo'yicha ko'rsatmalarni uchta alohida nashr sifatida nashr etish ma'qul deb topildi. nashrlar. Yakuniy maqsad ushbu uchta nashrni keng qamrovli ma'lumotnomaga kiritishdir.
Tijorat schyot-fakturalarini bir kirish usuli yoki boshqa avtomatlashtirilgan usullar bilan tayyorlashga kelsak, 1979 yil may oyida Bojxona hamkorlik kengashi bojxona ma'muriyatlari "har qanday usul bilan tuzilgan tijorat schyot-fakturalarini qabul qilishlari kerakligi to'g'risida" tavsiyanoma qabul qilganini eslatib o'tish kerak tovarlarni rasmiylashtirish bilan bog‘liq holda tijorat schyot-fakturasini taqdim etish talab qilinadigan bir yozuvli usul” va “bojxona deklaratsiyasini qo‘llab-quvvatlash uchun taqdim etilgan tijorat schyot-fakturalariga bojxona maqsadlari uchun imzo qo‘yishni talab qilishdan bosh tortish”. Bundan tashqari, 1981 yilda Xalqaro savdo tartib-qoidalarini engillashtirish bo'yicha ishchi guruhi tomonidan qabul qilingan 18-sonli Tavsiya importyorlarga nisbatan qo'llaniladigan 4.1-sonli soddalashtirish chorasini o'z ichiga oladi va ularga "bir martalik hisobvaraqlarni qabul qilishdan bosh tortmaslik to'g'risida o'z banklarini xabardor qilishni" tavsiya qiladi.
6. Hujjatlarning zamonaviy davlat standartlari. Tashkiliy va boshqaruv hujjatlarining xususiyatlari
Hujjatlarni tayyorlash qoidalari standartlar va boshqa standartlashtirish hujjatlarida belgilanadi. GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Ro'yxatga olish talablari" ning joriy etilishi rivojlanishning yangi bosqichi boshlanishiga to'g'ri keldi.
"Texnik jihatdan tartibga solish to'g'risida" 2002 yil 27 dekabrdagi 184-FZ-son Federal qonuni. GOST R 6.30-2003 qoidalari Rossiya Federatsiyasining 1993 yil 10 iyundagi 5154-1-sonli "Standartlashtirish to'g'risida" gi qonuni asosida ishlab chiqilgan va qabul qilinganligi, 1 iyulda bekor qilinganligi asosida ko'rib chiqilishi kerak. , 2003 va standartlashtirishga yondashuvlarning yangi sharoitlarida amal qiladi.
"Texnik jihatdan tartibga solish to'g'risida" Federal qonuniga muvofiq asosiy manbalar majburiy talablar mahsulotlar va po'lat ishlab chiqarish jarayonlariga texnik reglamentlar. Qonunda standartlashtirish deganda ishlab chiqarish va muomalada tartiblilikka erishishga qaratilgan, ularni ixtiyoriy ravishda takroran foydalanish maqsadida qoidalar va xususiyatlarni belgilash faoliyati tushuniladi. Standartlashtirishning maqsadlaridan biri texnik va axborot muvofiqligiga erishishdir. Qabul qilish bilan Federal qonun"Texnik jihatdan tartibga solish to'g'risida" "standart" tushunchasining talqini o'zgardi. Agar ilgari standart me'yoriy hujjat (GOST R 1.12-99) deb tushunilgan bo'lsa, endi Qonunda standartlarni ixtiyoriy ravishda qo'llash printsipi mustahkamlangan.
Standartlashtirish bo'yicha me'yoriy hujjatlar har xil turdagi hujjatlarni qurish, taqdim etish va bajarish, hujjatlarni birlashtirish va yagona hujjat tizimlaridan foydalanishga qo'yiladigan talablarni belgilaydi; texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlar tasniflagichlarini yaratish va ulardan foydalanish; boshqaruv sohasida axborot jarayonlarini avtomatlashtirish, axborotni qayta ishlashning texnik vositalari; hujjatlar bilan ishlash sohasida qo'llaniladigan terminologiya.
Axborotni ta'minlashning muhim vositalari - texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarning tasniflagichlari, shuningdek hujjatlarning birlashtirilgan shakllari. Uslubiy va tashkiliy asoslar ma'lumotlarni tasniflash va kodlash bo'yicha ishlarni amalga oshirish, hujjatlarni birlashtirish Texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarni tasniflash va kodlashning yagona tizimi (ESKK) va yagona hujjat tizimlari (UDS) standartlarida o'rnatiladi. ESKK - bu texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarning umumrossiya tasniflagichlarini, shuningdek, umumrossiya tasniflagichlarini ishlab chiqish, saqlash va qo'llashni tartibga soluvchi me'yoriy va uslubiy hujjatlarni o'z ichiga olgan tizim.
Ijtimoiy-iqtisodiy sohada umumrossiya tasniflagichlarini ishlab chiqish, qabul qilish, joriy etish, saqlash va qo'llash tartibi Rossiya Federatsiyasi hukumati tomonidan belgilanadi.
DSD iqtisodiy faoliyatning ayrim turlari bo'yicha ma'lumotlarning hujjatlashtirilgan taqdim etilishini ta'minlaydigan o'zaro bog'liq birlashtirilgan hujjatlar shakllari to'plamidan iborat; ularni amalga oshirish vositalari; ularni ishlab chiqish, yuritish va qo'llash bo'yicha normativ-uslubiy hujjatlar. AQSh dollariga bo'lgan talablar "Yagona hujjat tizimlari" seriyasidagi standartlarda belgilangan. IN davlat standartlari ish yuritish va arxivlash sohasidagi terminologiya aniqlandi (GOST R 51141-98), iste'molchi qog'oz formatlariga talablar belgilandi (GOST 9327-60). Rasmiy muhrlarga qo'yiladigan talablar GOST R 51511-2001 da belgilangan. Bir qator standartlarda " Axborot texnologiyalari avtomatlashtirilgan axborot tizimlarini yaratish (GOST 34.201-89; GOST 34.602-89; GOST 34.003-90 va boshqalar), axborotni himoya qilish va elektron raqamli imzolardan foydalanish (GOST R 34.10-2001, GOST R 34.11-94, va boshqalar) tartibga solinadi. ).
Axborot-qidiruv tizimlarida hujjatlarning yagona shakllarini tizimlashtirish uchun asos Rossiya Davlat standartining 1993 yil 30 yanvardagi 299-sonli qarori bilan qabul qilingan va kuchga kiritilgan Butunrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichi (OKUD) hisoblanadi. Yangi ishlab chiqilgan. hujjatlarning yagona shakllari OKUDga kiritish orqali ro'yxatdan o'tkazilishi kerak. OKUD bo'limlari turli xil samaradorlik va to'liqlik bilan amalga oshiriladi. OKUDda ko'rsatilgan hujjat shakllari birlashtirilgan hujjat shakllari albomlarida berilgan.
Tashkilotda hujjatlarning bajarilishini tartibga soluvchi me'yoriy hujjatlarni tayyorlash muvofiq ravishda amalga oshiriladi amaldagi qonunchilik, standartga asoslangan va namuna ko'rsatmalari, qoidalar, yagona shakllar va boshqa normativ va uslubiy ishlanmalar, tashkilotdagi mavjud ofis boshqaruv tizimining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda. Tashkilotda boshqaruv hujjatlarini tayyorlash va rasmiylashtirish tartibi "Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar", "Nizomlar", "Hujjatlarni tayyorlash qoidalari", "Hujjatlarning yagona shakllari jadvali", "Shakllar albomi", "Hujjatlarning birlashtirilgan shakllari albomi" ". Ushbu qoidalarning tarkibi va mazmuniga va ular o'rtasida ish yuritish qoidalarini taqsimlashga qarab, tashkilot sanab o'tilgan qoidalarning butun to'plamini yoki alohida-alohida qabul qilishi mumkin. Bo'limlarning soni, nomlari va ketma-ketligi, batafsillik darajasi, misollarning tabiati va ilovalarning tarkibi ularni ishlab chiquvchilar tomonidan belgilanadi.
Xulosa
Hammasi ko'rib chiqildi qoidalar Hujjatlarni qayta ishlashning avtomatlashtirilgan tizimlaridan foydalangan holda ular yaratilgan paytdan boshlab arxivga saqlash uchun topshirilgunga qadar yagona tizim yaratishni o‘z oldiga maqsad qilib qo‘ygan. Barcha turdagi resurslarni tejash va hujjatlardan foydalanadigan sub'ektlar o'rtasidagi o'zaro aloqani yaxshilash uchun. Shuningdek, tovar belgilari, geografik nomlar va ma'lumotlardan foydalanish bilan bog'liq boshqa masalalarda ularning tijorat manfaatlarini himoya qilish.
Korxonalar va muassasalarda tashkiliy va boshqaruv faoliyatining zaruriy sharti hujjatlardir. Tashkilot va boshqaruv ish holatlarining xilma-xilligi va takrorlanishi va ularni hal qilish uchun qilingan harakatlar bilan tavsiflanadi. Hujjatlarning xilma-xilligi va ularni birlashtirish va standartlashtirish zarurati shundan kelib chiqadi
Hujjatlarni birlashtirish o'xshash boshqaruv funktsiyalarini amalga oshirishni qayd etadigan boshqaruv hujjatlarining tarkibi va shakllarida bir xillikni o'rnatishdan iborat.
Hujjatlarni standartlashtirish- bu amalga oshirilgan birlashtirish va uning majburiy tabiati darajasini huquqiy tasdiqlash shaklidir.
Birlashtirishning mohiyati hujjatlarning asossiz xilma-xilligini kamaytirish, ularning shakllari, tuzilishi, til tuzilmalari va ishlov berish, hisobga olish va saqlash operatsiyalarini bir xillashtirishga to‘g‘ri keladi.
Standartlashtirishning mohiyati ish yuritishda umumiy va takroriy foydalanish uchun belgilangan tartibda qabul qilingan hujjatlarni ishlab chiqish va rasmiylashtirish bo‘yicha qo‘llanilishi majburiy bo‘lgan norma va talablarni optimallashtirishdan iborat. Rivojlanish natijalari davlatlararo (GOST), davlat (GOST R), sanoat (OST) standartlari va korxonalar, muassasalar va tashkilotlarning standartlari (STP) shaklida rasmiylashtiriladi.
Yagona hujjatlashtirish tizimini ishlab chiqishda katta tajriba to'pladik. Uzoq vaqt davomida mamlakatda tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar bo'yicha GOST 6.38-72 amalda bo'lgan. 1990 yilda standart undan foydalanish bo'yicha yigirma yillik amaliyotni hisobga olgan holda biroz qayta ko'rib chiqildi (GOST 6.38-90).
1998 yil 1 iyulda Rossiya Federatsiyasida GOST R 6.30-97 kuchga kirdi. sezilarli o'zgarishlar ish yuritishni kompyuterlashtirish munosabati bilan boshqaruv hujjatlarini tayyorlashda.
Hozirgi vaqtda GOST R 6.30-2003 amal qiladi. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar;
Boshqa tizimlarni yaratishda ma'lum tajriba mavjud yagona hujjatlar(moliyaviy, savdo, ta'minot va sotish va boshqalar).
Hujjatlarni unifikatsiya qilish foydalaniladigan hujjatlar sonini kamaytirish, ularning shakllarini tiplashtirish, sifatini oshirish, ularni qayta ishlashning mehnat zichligini kamaytirish, bir xil va tegishli boshqaruv funktsiyalari uchun turli xil hujjat tizimlarining ma'lumotlarga mos kelishiga erishish va yanada samaraliroq qilish uchun amalga oshiriladi. kompyuter texnologiyalaridan foydalanish.
Birlashtirish ishlari quyidagilarni o'z ichiga oladi:
· tegishli hujjatlashtirish tizimlari uchun mas'ul vazirlik va idoralar tomonidan amalga oshiriladigan USDDni ishlab chiqish;
· respublika va tarmoq DSDda tarmoqlararo (idoralararo) DSDni joriy etish;
· ishlab chiqilgan OKTEIni joriy etish;
· axborotning ishonchliligini saqlash va ularni yanada rivojlantirish maqsadida AQSH dollari va OKTEIni saqlash;
· tarmoqning o‘ziga xos xususiyatlarini aks ettiruvchi va AQSHga kiritilmagan hujjatlarning sanoat unifikatsiyalangan shakllari komplekslarini ishlab chiqish, shuningdek ularning davlat ro'yxatidan o'tkazish;
· tarmoqning o'ziga xos xususiyatlarini aks ettiruvchi texnik-iqtisodiy ma'lumotlarning tarmoq tasniflagichlarini ishlab chiqish.
Hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirishga tashkiliy-uslubiy rahbarlik qilish, ishlarni muvofiqlashtirish va nazorat qilish respublikada SD va OKTEIni joriy etish va yuritishni muvofiqlashtiruvchi bosh tashkilot tomonidan amalga oshiriladi. Sanoat darajasida bu ish sanoatda SD va OKTEIni joriy etish va ta'mirlash bo'yicha yetakchi tashkilot tomonidan amalga oshiriladi.
Boshqaruv hujjatlarini unifikatsiya qilish va standartlashtirish boshqaruv ishining unumdorligini oshirish omillaridan biri sifatida qaralishi kerak. Hujjatlarni birlashtirish - bu ularni qurish uchun oqilona tuzilmalarni tanlash, ularning shakllarining oqilona sonini belgilash va qurilishni tiplashtirish asosida hujjatlarni bir xillikka etkazish.
Bu nafaqat boshqaruv hujjatlariga, balki yangi tizimlarga ham tegishli. Masalan, sayohat, havo va temir yo‘l chiptalari birlashtirildi.
Hujjatlarni birlashtirishning asosiy tamoyillari quyidagilardan iborat:
Umumiydan xususiyga birlashtirish. U ma'lum bir hujjatlashtirish tizimi uchun shakl-namuna hujjatlarini qurish va uning asosida ma'lum bir hujjat tizimi, ma'lum turdagi hujjatlar, aniq hujjat va boshqalar uchun rekvizitlar tarkibini belgilashdan iborat;
Hujjat shakllarining bir xilligi va ularni tuzish, tuzish va rasmiylashtirish qoidalari. Bunga hujjatlarni maksimal tiplashtirish va stencilizatsiya qilish, hujjat maydonidagi ma'lumotlarning joylashuvini birlashtirish, texnologiyalar va an'anaviy qisqartmalarni ishlab chiqish orqali erishiladi;
Birlashtirishning murakkabligi. Ushbu jarayonni amalga oshirishda hujjatga qo'yiladigan barcha talablar uni yaratish, to'ldirish, qayta ishlash va saqlashning barcha bosqichlarida ta'minlanishi kerak. Bundan tashqari, insonning psixofiziologik imkoniyatlari va parametrlarini hisobga olish kerak texnik vositalar;
Axborot tarkibi. Bu hujjatlarga faqat aniq muammolarni hal qilish, qidirish va tasdiqlash uchun zarur bo'lgan tafsilotlarni kiritishni anglatadi yuridik kuch hujjat;
Hujjatlar turlari sonini kamaytirish. Boshqaruv usullarini takomillashtirish, masalan, orgtexnika vositalaridan keng foydalanish yo'li bilan erishiladi;
Hujjatlarga qo'yiladigan talablarning barqarorligi (davlat va sanoat standartlari bilan belgilanadi);
Texnik-iqtisodiy axborotni tasniflash va kodlashning mavjud tizimlari bilan interfeys;
Iqtisodiy. Bunga hujjatlarni hujjatlashtirish tizimiga oqilona kiritish, shakllardan keng foydalanish, hujjatlar shakllarini oqilona joylashtirish, rekvizitlarning optimal hajmini belgilash va boshqalar orqali erishiladi.
Matnlarni birlashtirishning uchta usuli mavjud: trafaret, anketa va jadval.
Stencil o'zgaruvchan ma'lumotlar uchun bo'shliqlar bilan bog'langan matn shaklida doimiy ma'lumotlarni yozib olish usulidir. Bir qator buyruqlar va bayonotlar trafaret shaklida yaratilgan.
Anketa- birlashtirilgan matnni taqdim etish usuli, unda doimiy ma'lumotlar varaqning chap tomonida joylashgan va hujjatni tayyorlash paytida o'zgaruvchi varaqning o'ng tomoniga kiritilgan. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar uchun yagona hujjat tizimida qabul qilish, o'tkazish va ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruqlar anketa usuli yordamida modellashtirilgan; xodimlarning hisobotlari va tushuntirish yozuvlari. Anketalarning afzalliklari: hujjatlarni tayyorlash soddalashtirilgan, matn terish ishlari osonlashtirilgan; axborotni nusxalash uchun zarur shart-sharoitlar yaratiladi.
Jadval- ma'lum bir printsip bo'yicha joylashgan buzilgan matn: doimiy ma'lumotlar ustun sarlavhalari va yon panellarida, o'zgaruvchan ma'lumotlar esa mos keladigan ustunlar va chiziqlar kesishgan joyda joylashgan. U katta axborot sig‘imiga ega bo‘lib, ma’lumotlarni qat’iy tasniflash va kodlash hamda ma’lumotlarni osongina umumlashtirish imkonini beradi. Biroq, matn terishda qiyinroq.
Quyidagilar ORDda jadval shaklida keltirilgan: shtat jadvali, ta'til jadvali, xodimlarning buyruqlari.
Boshqaruv hujjatlarini unifikatsiya qilish va standartlashtirish samarasi bilvosita (boshqaruv sifatini oshirish, orgtexnikadan foydalanish samaradorligini oshirish, moliyaviy resurslar aylanmasini tezlashtirish) va hujjatlar bilan ishlashda to'g'ridan-to'g'ri (mehnat xarajatlarini (shuning uchun ish haqi xarajatlarini) kamaytirish) bo'lishi mumkin. ularni ishlab chiqarish uchun materiallar sarfi, orgtexnika uchun aniq kapital qo'yilmalar, orgtexnika amortizatsiyasi va ta'mirlash xarajatlari).
Standartlashtirish - bu quyidagilarni ta'minlash uchun normalar, qoidalar va xususiyatlarni belgilash faoliyati.
Mahsulotlar, ishlar va xizmatlar xavfsizligi;
Hayot va salomatlik;
Texnik va axborot mosligi, shuningdek, bir-birini almashtiradigan mahsulotlar;
Barcha turdagi resurslarni tejash.
Mamlakatimiz hududida faoliyat yuritayotgan barcha GOSTlar yagona davlat standartlashtirish tizimiga - GOSTlarning o'zlarini tasniflashning ierarxik tarzda tashkil etilgan tizimiga birlashtirilgan.
Muassasa faoliyatida foydalaniladigan hujjatlar sonini qisqartirish, ularning shakllarini tiplashtirish, ularni tayyorlash va qayta ishlash uchun mehnat, vaqt va moddiy xarajatlarni qisqartirish, ma’lumotlarga erishish, avtomatlashtirilgan ma’lumotlar bazalarining mosligini ta’minlash maqsadida xalq xo‘jaligida ishlar olib borilmoqda. Hujjatlarni birlashtirish va yagona hujjat tizimlarini yaratish (AQSh dollari).
DSD - bu ma'lum turdagi ma'lumotlarning hujjatlashtirilgan taqdimotini ta'minlaydigan o'zaro bog'langan yagona hujjat shakllari to'plami iqtisodiy faoliyat.
Boshqaruv tizimini yaratish uchun asos bo'lib, birlashtirish usuli - shunga o'xshash boshqaruv muammolarini hal qilishda yaratilgan boshqaruv hujjatlarining tarkibi va shakllarida bir xillikni o'rnatish. Shu bilan birga, ma'lumotlarni integratsiyalashgan avtomatlashtirilgan qayta ishlashni ta'minlash uchun texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarning tasniflagichlari ishlab chiqilmoqda.
Davlat tizimi hujjatlashtirilgan boshqaruv yordami
(GSDOU) - boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish va organlarda hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishda yagona talablarni belgilovchi tamoyillar va qoidalar to'plami. hukumat nazorati ostida korxonalarda.
Davlat byudjeti ta'lim muassasasining asosiy maqsadi tashkilotning hujjat aylanishini tartibga solish, hujjatlar sonini kamaytirish va sifatini oshirish, texnik vositalardan foydalanish uchun eng qulay shart-sharoitlarni yaratish va zamonaviy texnologiyalar ma'lumotlarni yig'ish, qayta ishlash va tahlil qilish.
Davlat byudjeti ta'lim muassasasining asosiy qoidalari hujjatlashtirish masalalarini qamrab oladi boshqaruv faoliyati, hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish, hujjatlar bilan ishlashni mexanizatsiyalash va avtomatlashtirish.
Hujjatlarning quyidagi turlari ajratiladi:
Maqsad bo'yicha (faktlarni qayd etish vositalari (avtoprotokollar, hisobotlar) va hujjatlarni uzatish vositalari (xat, telegramma)).
Kelib chiqishi bo'yicha (rasmiy va shaxsiy hujjatlar).
Shakl bo'yicha (individual, standart, stencil).
Bajarish va saqlash shartlari bo'yicha (doimiy, uzoq muddatli, vaqtinchalik).
Tuzilish joyi bo'yicha (ichki va tashqi).
Nomi bo'yicha (buyruqlar, farmonlar, hisobotlar).
Yaratish bosqichlari bo'yicha (ko'chirmalar, dublikatlar, asl nusxalar).
Muassasa, tashkilot va korxonalar faoliyatida foydalaniladigan hujjatlar sonini qisqartirish, ularning shakllarini tiplashtirish, ularni tayyorlash va qayta ishlash uchun mehnat, vaqt va moddiy xarajatlarni qisqartirish, xalq xo‘jaligida avtomatlashtirilgan ma’lumotlar bazalarining axborotga mos kelishiga erishish maqsadida tegishli ishlar olib borilmoqda. Hujjatlarni birlashtirish va yagona hujjatlashtirish tizimlarini yaratish (AQSH dollari) - iqtisodiy faoliyatning ayrim turlari bo'yicha ma'lumotlarni hujjatlashtirilgan taqdim etishni, ularni amalga oshirish vositalarini, normativ-huquqiy hujjatlarni taqdim etishni ta'minlaydigan o'zaro bog'langan yagona hujjatlar shakllari to'plami. o'quv materiallari ularni ishlab chiqish va qo'llash bo'yicha. Boshqaruv hujjatini yaratish uchun asos unifikatsiya usuli hisoblanadi - OA_show(12) ning o'xshash turlarini hal qilishda yaratilgan boshqaruv hujjatlari tarkibi va shakllarida bir xillikni o'rnatish; boshqaruv funktsiyalari va vazifalari.
Shu bilan birga, AQSh dollarida mavjud bo'lgan ma'lumotlarni kompleks avtomatlashtirilgan qayta ishlashni ta'minlash uchun texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlar tasniflagichlari ishlab chiqilmoqda.
Hozirda sakkiz AQSH dollari ishlamoqda:
· tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;
· bank hujjatlarining yagona tizimi;
· byudjet muassasalari va tashkilotlarining moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi;
· hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi;
· korxonalarning buxgalteriya hisobi va hisoboti buxgalteriya hujjatlarining yagona tizimi;
· mehnat hujjatlarining yagona tizimi;
· Rossiya Federatsiyasi Pensiya jamg'armasining yagona hujjat tizimi;
· tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi.
AQSH dollarini oʻzlashtirish ushbu ish yuklangan tegishli vazirlik va idoralar tomonidan amalga oshiriladi. DSD-ni yangilab turish uchun zarurat tug'ilganda birlashtirilgan hujjatlar shakllarining nazorat massiviga o'zgartirish va qo'shimchalar kiritish choralari ko'riladi.
Korxonalar, muassasalar, tashkilotlarda birlashtirish natijalariga ko'ra Hujjatlar shakllari jadvali tuziladi - yagona normativ hujjat, bu tashkilot uchun muammolarni samarali hal qilish uchun zarur va etarli bo'lgan hujjatlarning yagona shakllari ro'yxati. va boshqaruv funktsiyalarini bajaradi. Darhaqiqat, hujjatlar shakllari jadvali - bu tashkilotda qo'llaniladigan hujjat shakllarini tartiblangan shaklda o'z ichiga olgan ma'lumotnoma, shuningdek hujjatni tayyorlash va bajarish bosqichlarini ko'rsatadi. U jadval shaklida tuzilgan. Vaqt jadvali sxemasining asosi tashkilotning barcha bo'limlari tomonidan bajariladigan funktsiyalarni tasniflashdir.
Jadval asosida Hujjatlar shakllari albomi yaratiladi - ushbu tashkilot, muassasa yoki korxonaning maktabgacha ta'lim muassasalari uchun zarur bo'lgan standart birlashtirilgan hujjat shakllari to'plami.
Tashkilotdagi hujjatlar shakllarining albomi ikkita versiyada taqdim etilishi kerak:
Tashkilotning ofis boshqaruvi xizmatida (ofisda) saqlanadigan qog'oz (ma'lumotnoma namunasi);
Raqamli nusxa, bu har bir avtomatlashtirilgan ish stantsiyasida bo'lishi kerak.
Albom ham, hujjatlar varaqasi ham tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi.
