Amalga oshirilgan ishlar haqida eslatma uchun shablon. Xodimdan eslatma: maqsadlar va namuna. Tashqi eslatma

Odamlar deyarli barcha muhim ishlarni yozishmalar orqali bajaradilar;

shuning uchun gapirish qobiliyati etarli emas.

Luc de Vovenargues

Keling, ichki aloqalarning asosiy vositasi, ichki munosabatlarni tartibga soluvchi, tezkor ma'lumot almashinuvini ta'minlaydigan va munozarali vaziyatni hal qiladigan hujjat sifatida eslatma haqida gapiraylik.

NEGA TASHKILOTLAR RASMIY YOQITLARGA E'tiborsiz Qilishadi?

Eslatma xususiy tashkilotlarning ish yozishmalarida autsayder bo'lib qoladi. IN davlat tashkilotlari Aksincha, aksariyat ichki hujjatlar ichki eslatmalardir.

Ko'pincha tijorat tashkilotlarida eslatma ma'nosiz rasmiyatchilik sifatida qabul qilinadi, ammo korporativ madaniyatning ajralmas qismi sifatida ichki korporativ hujjat aylanishining ushbu elementi biznesni rivojlantirish uchun bebaho imkoniyatlarga ega.

Tijorat tashkilotlarining qator darajadagi rahbarlarining boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun asos bo'lib xizmat qiladigan muhim ichki hujjatlardan biriga keskin salbiy munosabati nimada? Mumkin sabablar:

Madaniyatning past darajasi biznes aloqasi, korporativ standartlarning yo'qligi, ichki hujjat aylanishi sohasida irodali boshqaruv qarorlari;

Yo'qligi rasmiy maqom, chunki eslatma tasniflagichga kiritilmagan boshqaruv hujjatlari;

Elektron aloqa vositalarining mavjudligi. Menejerlar boshqaruv jarayonlarini rasmiylashtirishga vaqt sarflashni xohlamaydilar, shaxsiy uchrashuvda bir nechta so'zlarni almashishni afzal ko'rishadi, qo'ng'iroq qilishadi. Mobil telefon, yozing elektron pochta yoki Skype-da va hokazo.

Ammo yana bir sabab bor: ba'zida menejerlar ichki hujjat tizimini rasmiylashtirishga sabotaj qilishadi. Tashkilotdagi ishlarning holati to'g'risidagi hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni, mansabdor shaxsga berilgan ko'rsatmalarni yoki, aytaylik, muayyan vaziyatlarda harakat qilish tartibi to'g'risidagi buyruqlarni rad etish qiyin. Xaosda ishlash ma'lum afzalliklarga ega: og'zaki ma'lumotni uzatish faktidan, shuningdek, yakkama-yakka berilgan ko'rsatmalardan voz kechishdan osonroq narsa yo'q. Xodim muntazam ravishda og'zaki ravishda bir-birini inkor etuvchi ko'rsatmalar olsa, ularning birortasini bajarmaslik ma'muriy jazoga sabab bo'ladigan vaziyat bilan hamma yaxshi tanish.

RASMIY YOQTALARNING QANDAY FOYDALARI bor?

Ichki eslatma - bu joriy ishlab chiqarish muammolarini tez va samarali hal qilish uchun ishlatilishi mumkin bo'lgan ichki ish xati.

Eslatmaning asosiy maqsadi - bir xil maqomdagi bir xil tashkilot xodimlari o'rtasida rasmiy ma'lumot almashish.

Eslatmalarni yozish maqsadlari boshqacha bo'lishi mumkin:

Umumiy masalalarni hal qilishda tarkibiy bo'linmalar rahbarlari / mansabdor shaxslarning gorizontal aloqalari ishlab chiqarish masalalari va muammolar;

Samarali axborot o'zaro ta'siri:

Tarkibiy/mustaqil bo'linmalar va filiallar o'rtasida tezkor ma'lumotlar almashinuvi;

Asosiy ma'lumotni so'rash;

O'tkazish bo'yicha ko'rsatmalar;

Boshqa xabarga hamrohlik qilish (qoplama eslatma);

Ma'muriy, iqtisodiy, moddiy-texnik, axborot va boshqa ta'minotning dolzarb masalalarini hal qilish;

Bahsli va ziddiyatli vaziyatlarni hal qilish.

Ichki hujjatlarni, shu jumladan ichki eslatmalarni to'g'ri tuzish qobiliyati juda qiyin va chalkash vaziyatlarda yordam beradi.

Avvalo, eslatma xizmat ko'rsatuvchi xodimlar uchun asosiy yordamchidir hujjatlarni qo'llab-quvvatlash munozarali vaziyatlarda boshqaruv (keyingi o'rinlarda - DOU).

Afsuski, asosiy tarkibiy bo'linmalar rahbarlari ko'pincha yordamchi bo'linmalar xodimlarini hujjatlar bilan ishlashda bo'limning kamchiliklarini ayblashga harakat qilishadi. Masalan, qo'llanma strukturaviy birlik yuqori rahbarning ko'rsatmalarini o'z vaqtida bajarmagan, ammo buning uchun mas'uliyat maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatiga o'tadi, bu esa go'yoki chiquvchi xatni yuborishni kechiktirgan.

Eslatma asossiz ayblovlarni rad etishga yordam beradi. Faktlar, muddat, to'liq ismni o'z ichiga olgan eslatma. Tasdiqlash ilovalari (ro‘yxatga olish varaqalari nusxalari, ro‘yxatga olish jurnallaridan ko‘chirmalar va boshqalar) bilan ishni samarali va o‘z vaqtida bajargan maktabgacha ta’lim muassasasi xodimlari ko‘pincha xolislikni saqlashga, da’voni asossiz deb topishga, ishchanlik obro‘sini tiklashga yordam beradi. ma'lum bir xodim va umuman maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati (1-misol).

Yozuv matni xabarning maqsadini tushunarli va qisqa shaklda aniq ko'rsatishi kerak. To'liq bo'lmagan yoki ortiqcha ma'lumotlar adresatga muammoning mohiyatini tushunishni qiyinlashtiradi va noaniq talqinga va natijada kerakli natijaning yo'qligiga olib kelishi mumkin. Eslatmaning samaradorligi hujjat tuzilishi qanchalik to'g'ri tuzilganligiga va taqdim etilgan dalillarning mantiqiyligiga bog'liq.

BIZ XIZMAT BO'YICHA Izoh nihoyasiga yetkazmoqdamiz

AGAR FORMADA BO'LSA, QANDAY YO'L?

Ofis eslatmalari odatda A4 qog'ozning bo'sh varag'iga yoziladi. Biroq tijorat tashkilotlari Buning uchun ko'pincha xat shakli ishlatiladi, bu GOST R 6.30-2003 ning 4.7-bandiga muvofiq "Yagona hujjatlar tizimlari. Birlashtirilgan tizim tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Tashkilot logotipi yoki savdo belgisi(xizmat belgisi);

Kompaniyaning nomi;

Tashkilot kodi;

Asosiy holat ro'yxatga olish raqami yuridik shaxsning (OGRN);

Soliq to'lovchining identifikatsiya raqami/ro'yxatdan o'tish sababi kodi (TIN/KPP);

Tashkilot haqida ma'lumotnoma;

Hujjat tuzilgan yoki nashr etilgan joy.

Bundan tashqari, jurnal sahifalarida va Internetda ba'zi ekspertlar blankalarda yozilgan eslatmalarga misollar keltiradilar.

Shubhasiz, barcha hujjatlarni bir xil shaklda beg'araz tayyorlash osonroq. Biroq, yozing eslatma qo'shni bo'lim boshlig'iga ma'lumotnoma ma'lumotlari, TIN, OGRN va boshqalarni o'z ichiga olgan shaklda mantiqiy emas. Bundan tashqari, tashkilotning xat shakli birinchi varaqning umumiy hajmining kamida 20 foizini egallaydi va ko'pincha kerakli ma'lumotlar bir varaqqa to'g'ri kelmaydi. Bu kichik narsa kabi ko'rinadi, lekin katta tashkilot ichida bunday mayda narsalar pulni tejashdan ko'ra samarasiz xarajatlarga olib keladi.

Keling, qanday shaklda eslatma tuzish mumkinligini bilib olaylik (agar xohlasangiz).

Hujjat shakllarining turlari GOST R 6.30-2003 ning 4.6-bandida belgilangan.

Shu bilan birga, GOST R 7.0.97-2016 “Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. 2018 yil 1 iyuldan kuchga kiradigan "Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" da tashkilot shakllarini tayyorlash bo'yicha tushuntirishlar mavjud (5.8 va 6.6-bandlar).

Bundan kelib chiqadiki, standartlar firma blankida eslatma tuzishni tavsiya etmaydi. Ammo agar ichki yozishmalarni o'tkazish istagi shubhasiz katta bo'lsa, siz LNA-da ma'lum bir turdagi hujjat - rasmiy eslatma uchun shaklni ishlab chiqishingiz va himoya qilishingiz mumkin.

XIZMAT ISHLATISH FORMASI: BATUSLAR

GOST R 6.30-2003 ga muvofiq ma'lum turdagi hujjat (bizning holimizda rasmiy eslatma) shaklida quyidagi tafsilotlar kiritilishi kerak (2-misol):

03 - “Tashkilot emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat belgisi)”;

08 - "Tashkilot nomi";

10 - "Hujjat turining nomi";

11 - "Hujjat sanasi";

12 - "Hujjatning ro'yxatga olish raqami";

14 - “Hujjat tayyorlangan yoki chop etilgan joy”;

15 - "Adresant" (tarkibiy bo'linmaning nomi va eslatma yuborilgan xodimning lavozimi);

18 - "Matnga sarlavha";

20 - "Hujjat matni";

21 - "Arizaning mavjudligi belgisi";

22 - "Imzo";

27 - "Ijrochi haqida eslatma."

RO'YXATDAN O'TKAZISH MA'LUMOTLARINING NUANSLARI

• "Manzil". Agar bir nechta tarkibiy bo'linmalarga eslatma yuborilsa, yuqori o'ng burchakda "Manzil" rekvizitlari quyidagicha kiritiladi:

Qabul qiluvchilarning umumiy soni to'rttadan ortiq bo'lsa, siz pochta ro'yxatini yaratishingiz kerak.

• "Hujjat matni". Yodnoma, xuddi ish xati kabi, aniq tuzilgan bo'lishi kerak. Eslatma matni birinchi shaxsda aytiladi birlik(“Ro‘yxat bering”, “Men buni zarur deb bilaman” va h.k.).

Mantiqiy to'liq paragraflarga bo'lingan matn o'qish va tushunishni osonlashtiradi, har bir fikrga mantiqiy to'liqlikni beradi va adresatga hujjat matni bo'ylab yaxshiroq harakat qilish imkonini beradi.

Eslatma matni odatda quyidagilardan iborat:

Preambuladan (kirish qismi);

Asosiy qism;

Yakuniy qism (xulosalar, takliflar, so'rovlar va boshqalar).

Muqaddima eslatmani yozish maqsadini ochib beradi va uni tayyorlash uchun sabab bo'lgan sanalar, hujjatlar va faktlarga havolalarni o'z ichiga oladi. Preambuladagi ma'lumotlar qisqa yoki batafsil bo'lishi mumkin. Preambula muammosiz asosiy qismga olib boradi.

Korpusning o'lchami eslatmada ko'rsatilgan maqsadlarga qarab o'zgaradi va bir nechta satr yoki bir necha sahifa terilgan matn bo'lishi mumkin.

Asosiy qismning asosiy maqsadi tushuntirish, ishontirish, harakatga undash, ya'ni natijaga erishishdir. Eslatmaning mazmunini to'liq ochib beradigan matnning aynan shu qismidir. Asosiy qism nafaqat ma'lumot berishi, balki ishontirishi kerak bo'lgan eng ko'p faktik materiallarni o'z ichiga oladi. Ilovalar, agar mavjud bo'lsa, u erda ham ko'rsatilishi kerak.

Eslatmaning yakuniy yoki xulosa qismi yuqoridagilarni tasdiqlovchi xulosalar, so'rovlar, aniq takliflar muammoni hal qilish uchun. Xulosa matni qanchalik aniq va aniq bo'lsa, masalalar bo'yicha qarorlarning o'z vaqtida qabul qilinishi ehtimoli shunchalik yuqori bo'ladi.

TASHKILOTDA RO‘YXATDAN OLISH VA NOTALARNING HARAKATI MARSHRUTLARI

Rasmiy eslatmalarni qabul qiluvchiga ro'yxatdan o'tkazish va keyinchalik o'tkazish masalalari ko'pincha bahs-munozaralarga sabab bo'ladi. Eslatmalarni kim ro'yxatdan o'tkazishi kerak? DOW xizmati? Strukturaviy birliklar? Kotiblar? Va ular printsipial ravishda ro'yxatdan o'tishlari kerakmi? O'z vaqtida manfaatdor amaldorlarga etib borishi uchun ichki eslatmalarni kim va qanday yuborishi kerak?

Shubhasiz, ushbu muammolarni hal qilish tashkilotning o'zi vakolati bo'lib, uning ofis boshqaruvi ko'rsatmalarida ichki hujjatlar bilan ishlashga bag'ishlangan bo'lim bo'lishi kerak. LNAda belgilangan qoidalar va ularning harakat qilish tartibi kelishmovchiliklardan qochishga yordam beradi.

Agar bunday hujjat bo'lmasa nima qilish kerak? Albatta, uni tuzish, bajarish, ichki harakat tartibini rasmiylashtirish orqali yarating rasmiy hujjatlar. Rasmiylashtirish ko'plab biznes jarayonlarini tartibga solishga yordam beradi, bu esa juda ijobiy ta'sir ko'rsatadi umumiy tartib Tashkilotda.

Rasmiy eslatmalar oqimini tahlil qilish orqali ishni boshlash kerak: uning hajmi va yo'nalishlarini aniqlash, hujjat yo'lidagi keraksiz segmentlarni istisno qilish. Hujjat uchun eng samarali marshrutni aniqlash uchun eski, noqulay dizaynlarni buzish, logistikadagi xatolarni tuzatish va tuzatishdan qo'rqmang.

Rasmiy eslatmalarni yo'naltirishning bir nechta variantlari bo'lishi mumkin - maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati ishtirokida (1-sxema) va usiz (2-sxema). Keling, ushbu sxemalardan qaysi biri eng samarali ekanligini bilib olaylik.

RO'YXATDAN O'TKAZISH VA QAYDLAR MASHRUTLASH Sxemasi SAMARALI

• Katta tashkilotning maktabgacha ta'lim xizmatida ro'yxatdan o'tish. Rasmiy eslatmalarni ro'yxatdan o'tkazish uchun maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatiga o'tkazish va keyinchalik adresatga yo'naltirish axborotni etkazish va qarorlar qabul qilish jarayonini sekinlashtiradi. Bu, ayniqsa, tashqi va ichki hujjat aylanishining katta hajmiga ega bo'lgan tashkilotlarda seziladi. Umumiy ish yukini hisobga olgan holda, har bir maktabgacha ta'lim muassasasi rasmiy, eslatma va boshqa eslatmalarni ro'yxatga olish uchun alohida xodimni tayinlashi mumkin emas. Qanday bo'lmasin, shoshilinch chiquvchi xatlar, buyruqlar, ko'rsatmalar, yuqori organlardan kiruvchi yozishmalar har doim birinchi bo'lib ro'yxatga olinadi va eslatmalar qanotlarda muloyimlik bilan kutib turadi.

• Kichik tashkilotda kotib sifatida ro'yxatdan o'tish. Hujjat aylanishi kichik bo'lgan tashkilotlarda ichki eslatmalar menejerning kotibi tomonidan ro'yxatga olinadi. Ichki eslatma gorizontal ichki hujjat bo'lib, yuqori mansabdor shaxs uchun mo'ljallanishi mumkin emas.

Rahbariyatga ish yozishmalarida, hisobotlarda, tahliliy va tushuntirish yozuvlari. Binobarin, kotib maqomi bo'yicha tenglar o'rtasida rasmiy eslatmalarni qabul qilish va uzatish zanjirida. mansabdor shaxslar- qo'shimcha havola.

• Ro'yxatdan o'tmasdan, lekin DOW xizmatidan transfer haqida belgi bilan. Agar tashkilot rasmiy eslatmalarni ro'yxatdan o'tkazish odatiy hol bo'lmasa, ularni DOU xizmati orqali manzilga ro'yxatdan o'tkazmasdan yuborish mantiqiy emas. DOW xizmatiga eslatmani topshirish va o'tkazma to'g'risida belgini olish, so'ngra DOW xizmati tomonidan hujjatni oluvchi birligiga o'tkazish va o'tkazmaga boshqa belgi qo'yish - bularning barchasi jarayonni murakkablashtiradi, vaqt talab etadi va buyurtmalarni bajarish muddatini oshiradi.

Agar tashkilotda qabul qilish belgisini olgan holda rasmiy eslatmalarni topshirish tartibi mavjud bo'lsa, oluvchi olish uchun imzo qo'yadi, o'z lavozimini, hujjatni qabul qilish sanasi va vaqtini (zarur bo'lganda) ko'rsatadi. Yodnomaning nusxasiga kvitansiya belgisi yoziladi, u qabul qiluvchi bo'limga qaytariladi.

Qabul qilinganlik belgisini "Qabul qilingan" shtampi bilan almashtirish mumkin, unda qabul qilingan sana, to'liq ism ko'rsatilgan maydonlar mavjud. va mansabdor shaxsning imzosi (rasm).

Guruch. Qabul qilinganlik belgisi "Qabul qilingan" shtampi bilan almashtirilishi mumkin

SAMARALI RO‘YXATDAN OLISH VA QAYDLAR MASHRUTLASH Sxemasi

• Strukturaviy bo'linmada ro'yxatdan o'tish, eslatmalarni to'g'ridan-to'g'ri bo'linmalar o'rtasida o'tkazish. Tarkibiy bo'linmada rasmiy eslatmalarni ro'yxatdan o'tkazish, shuningdek ularni bir tarkibiy bo'linmadan boshqasiga o'tkazish, vositachilarni chetlab o'tish (DOU xizmati yoki kotib) hujjatning manzilga yo'lini qisqartiradi.

Agar tarkibiy bo'linmada kotib (bo'lim/bo'lim/bo'lim kotibi) lavozimi bo'lmasa, hujjatlarni, shu jumladan ichki hujjatlarni ro'yxatga olish uchun ish yuritish uchun mas'ul mansabdor shaxs tayinlanishi kerak. Ish yuritish uchun mas'ul shaxs tarkibiy bo'linmalar rahbarlari tomonidan belgilanadi. Qoida tariqasida, yuk bo'lmagan xodim tayinlanadi ish majburiyatlari. Qo'shimcha funktsiyalarni belgilash buyruq yoki nizom bilan tasdiqlanadi va lavozim tavsiflarida qayd etiladi.

• Chiquvchi eslatmalarni ro'yxatdan o'tkazish. Tarkibiy bo'linmada ish yuritish uchun mas'ul mansabdor shaxs chiquvchi eslatmani ro'yxatdan o'tkazadi.

Chiquvchi eslatmalar kafedraning ichki (chiqish) yozishmalar jurnalida qayd etiladi (3-misol). Chiquvchi xizmat eslatmalarini ro'yxatdan o'tkazishda quyidagilarni ko'rsating:

Hujjatning ro'yxatga olish raqami;

Adresant (memo yuborilgan bo'lim);

Sahifalar soni;

Ilovalarning mavjudligi;

Amalga oshirish sanasi;

TO'LIQ ISM. eslatmani tayyorlagan xodim.

Eslatma skanerlanishi va elektron pochta orqali yuborilishi mumkin.

Agar asl nusxani topshirish zarur bo'lsa, tarkibiy bo'linmada ish yuritish uchun mas'ul mansabdor shaxs qabul qiluvchilarga rasmiy eslatmalarni yuborish jadvalini tuzishi mumkin - kuniga bir marta, kuniga 2 marta va hokazo.

Shoshilinch eslatmalar (aniq belgilangan muddat bilan) darhol yuborilishi kerak. Siz rasmiy eslatmalarni qabul qiluvchi bo'linmaga to'g'ridan-to'g'ri yoki maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatidagi maxsus jihozlangan kameralar orqali raqamlar va / yoki tarkibiy bo'linmalarning nomlari bilan yuborishingiz mumkin. Bunda maktabgacha ta’lim muassasasi xizmati hujjatlarni topshirish jarayonida ishtirok etmaydi.

Kiruvchi eslatmalarni ro'yxatdan o'tkazish. Qabul qiluvchilar bo'limiga eslatma kelib tushganda, qabul qiluvchilar bo'limida ish yuritish uchun mas'ul mansabdor shaxs uni ichki sifatida ro'yxatdan o'tkazadi. kiruvchi hujjat bo'limning ichki (kirish) yozishmalar jurnalida (4-misol) quyidagi ma'lumotlar ko'rsatilgan:

Kiruvchi ro'yxatga olish raqami;

Qabul qilingan sana (ro'yxatga olish);

Sahifalar soni;

Ilovalar;

Amalga oshirish sanasi;

Ijrochi (memo yuborilgan mansabdor shaxs).

Yozuvda ko'rsatilgan muddatlarga rioya qilish uchun javobgarlik u murojaat qilingan mansabdor shaxs zimmasiga yuklanadi. Yozuv tashabbuskori va/yoki yuqori mansabdor shaxs hujjatni bajarish muddatlarini o‘zgartirishi mumkin.

• Barcha xodimlar tomonidan ro'yxatdan o'tish. Agar tashkilot yoki uning tarkibiy bo'linmalarida ish yuritish uchun mas'ul bo'lgan xodim bo'lmasa, siz rasmiy eslatmalarni ro'yxatdan o'tkazishning boshqa mexanizmlarini topishingiz mumkin. Masalan, Word yoki Excel formatidagi xizmat qaydlari jurnalini serverga joylashtiring umumiy foydalanish. Bunday holda, tarkibiy bo'linma xodimi tomonidan eslatmani ro'yxatdan o'tkazish hujjatni shaxsan kotibga topshirishdan ko'ra ko'proq vaqt talab qilmaydi.

Biroq, ixtisoslashgan tarkibiy bo'linmalarning mutaxassislari ko'pincha bunday takliflarni sabotaj qilishadi. Kichik ofis ishlarini ham ularga ishonib topshirishga urinishlar faol qarshilikka uchradi. Qaysidir ma'noda, mutaxassislar to'g'ri. Esingizda bo'lsin, I.A. Krilova: "Muammo shundaki, agar poyabzalchi pirog pishirishni boshlasa va tortchi etik yasashni boshlasa, ishlar yaxshi ketmaydi"?

Agar siz tashkilot rahbari tomonidan imzolangan tegishli buyruq yoki ko'rsatma bersangiz, tegishli bo'limlarning mutaxassislari bilan ochiq nizolardan qochishingiz mumkin. Bunday holda, tashabbuskor maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatining rahbari yoki ish yuritish uchun mas'ul bo'lgan boshqa shaxs bo'lishi kerak. Ba'zi eski funksiyalarni olib tashlash, hujjat aylanishi bilan ishlashni tartibga solish, ularning harakatlanishi uchun samarali yo'nalishlarni yaratish va ichki hujjatlarning yo'qolishining oldini olish uning manfaatlariga mos keladi.

Bunday sxema kuchga kirishi bilan xodimlarning noroziligi pasayadi, chunki ro'yxatga olish vaqti sezilarli darajada qisqaradi va ro'yxatga olishning o'zi shaffof bo'ladi.

RASMIY YOZILMALARNI SAQLASH SHARTLARI

Eslatmalarni saqlash muddatlari standart boshqaruv ro'yxatida keltirilgan arxiv hujjatlari, faoliyat jarayonida hosil bo'lgan davlat organlari, organlar mahalliy hukumat va saqlash muddatlarini ko'rsatadigan tashkilotlar (Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan, 2016 yil 16 fevraldagi o'zgartirishlar bilan, bundan keyin 2010 yil ro'yxati deb yuritiladi) (jadval).

Har qanday muvaffaqiyatli operatsion tashkilot tirik, uzluksiz o‘zgarib turadigan organizm bo‘lib, ish yuritish esa bu organizm boshqaruv tizimining ko‘zgu tasviridir. Zamon bilan hamnafas bo'lishni va oldingi saflarda bo'lishni xohlaysizmi? Eslatmalardan boshlashga harakat qiling - bu barkamollikka birinchi qadam bo'ladi tashkil etilgan hujjat aylanishi, va ichki hujjat yo'nalishlarining tasdiqlangan logistikasi boshqaruv tartibsizliklariga qarshi kurashning birinchi bosqichidir. Xizmat eslatmalariga misollar quyida keltirilgan (5-10-misollar).

RASMIY ISHLATLARNING NAMALLARI

Voyaga etganlarning aksariyati u yoki bu tashkilotning xodimlaridir. Odamlar ariza yoki eslatma orqali o'z rahbarlariga iltimos yoki istaklar bilan murojaat qilishadi. Hujjatlarni tuzish va menejerga topshirish jarayonini tasvirlab beramiz.

Bu nima?

Avvalo, eslatma nima ekanligini tushunishingiz kerak. U vazifasi va manziliga qarab ichki yoki tashqi hujjatdir. Bunday eslatma ko'pincha o'z qo'l ostidagilaridan yuqori bo'lgan shaxsga yuboriladi va o'ziga xos so'rov, sharh yoki taklifdir.

Yodnomaning ma'nosiga ko'ra u hisobot, tushuntirish, tushuntirish yoki tahliliy bo'lishi mumkin.

Ushbu hujjat ko'pincha texnik yoki biznes muammolarini ta'kidlaydi, bahsli vaziyatlarni tasvirlaydi yoki sizning boshliqlaringiz sizdan talab qiladigan tushuntirishlarni beradi. Yodnomaning asosiy farqi shundaki, u nafaqat muammoning mohiyatini bayon qiladi, balki uning batafsil tavsifini, ba'zan esa uni hal qilish usullarini ham beradi.

Xizmat va hisobot: o'xshashlik va farqlar

Ba'zi xodimlar hisobotlar va eslatmalarni chalkashtirib yuborishadi va bu bejiz emas. O'xshashliklar bor, lekin farqlar ham bor. Keling, buni aniqlaylik. Shunday qilib, ikkala eslatmaning ma'nosi hokimiyatni ishdagi qandaydir nosozliklar haqida xabardor qilishdir. Biroq, eslatma ko'pincha muammo haqida xabar beradi va eslatmada uni yo'q qilish so'rovi ham mavjud va ba'zan muayyan muammoni hal qilish yo'llarini ko'rsatadi.

Rahbarlar uchun eslatmalarni rasmiylashtirish

Ko'pincha bunday hujjatlar boshqaruvga yuboriladi. Buning sababi, eslatma har qanday ichki muammolarni bildiradigan hujjatdir. Eslatmaning namunasi hech qayerda yozilmaydi, namunaviy matn mavjud emas, shuning uchun ular istalgan shaklda tuziladi. Eng muhimi, muammoning mohiyatini va taklif qilingan echimlarni tasvirlashdir. Yana nimaga e'tibor berishingiz kerak, sizning eslatmangiz tashkilotda ro'yxatdan o'tgan. Shunday qilib, siz rasmiylarga etib borishiga ishonch hosil qilishingiz mumkin.

Biroq, vaziyatlar boshqacha. Tasavvur qiling-a, siz uskunaning buzilishi haqida emas, balki, masalan, kompaniyangizning noto'g'ri ish qilgan xodimi haqida eslatma yozyapsiz. Vaziyatlar turlicha. Sizning eslatma shunchaki "yo'qolgan" bo'lishi mumkin. Buning oldini olish uchun siz o'zingizni sug'urta qilishingiz mumkin. Ikki nusxada eslatma tuzing. Ularni kotibga ro‘yxatdan o‘tkazish uchun bering va nusxangizga falon raqamda, falon sanada qayd qilinganligi va ko‘rib chiqish uchun qabul qilinganligi haqida yozishni so‘rang. Shunday qilib, agar sizning shikoyatingiz biron sababga ko'ra boshliqlaringizga "etib ketmasa" ham, sizda tasdiq va uning matni bor.

Alohida bo'limlar o'rtasida eslatma almashish

Ba'zan eslatmalar o'zaro aloqa vositasi bo'lib xizmat qiladi alohida birliklar xuddi shu kompaniya. Boshqa bo'lim uchun bunday hujjatni tuzish boshqaruv uchun eslatmadan farq qilmaydi. Mavjud bo'lgan yagona farq shundaki, bo'limlarning o'zini ko'rsatish kerak va siz manzilni ham ko'rsatishingiz mumkin. Bunday holda, eslatma hali ham ichki hujjat hisoblanadi.

Yodnomaning sarlavhasi menejerga yozilgan ariza namunasiga muvofiq tuzilishi kerak. Keyinchalik, matnning o'zi yoziladi, bu ma'lum bir birlikning barcha muammolarini tushuntiradi. Muammoning mohiyatini emas, balki barcha nuanslarni batafsil tasvirlab berish tavsiya etiladi. Siz uni hal qilish yo'llarini ham taklif qilishingiz mumkin.

Hujjat tafsilotlari ko'rsatilishi kerak: sana va raqam. Bu rasmiy bo'lishi uchun zarur.

Boshqa tashkilotga eslatmalar

Biroq, ba'zida u tashqi hujjat sifatida ishlaydi. Memo yozishning juda keng tarqalgan holati boshqa tashkilot uchun. Shu tarzda kompaniyalar almashishadi zarur ma'lumotlar. Shuningdek, bu holda, eslatma da'vo yoki so'rovning hujjatli dalilidir.

Bunday eslatmalar har qanday shaklda ham chiqariladi. Ularga nusxalari ilova qilinishi mumkin. zarur hujjatlar. Ko'pincha, bunday eslatmalar bir kompaniyaning direktori nomidan boshqasining rahbaridan chiqariladi. Agar kontragent bilan muzokaralar olib borilganda, eslatmaning ikki nusxasini tayyorlash kerak. O'zingiz uchun muhr, imzo va ro'yxatga olish raqami bilan ikkinchi nusxasini olishingiz va muammo hal qilinmaguncha ushbu hujjatni saqlashingiz kerak.

Agar siz boshqa tashkilot uchun eslatma yozsangiz, javob sifatida xuddi shu xat olishingiz mumkin. Buning hech qanday yomon joyi yo‘q. Ehtimol, rahbariyat muammo yoki so'rovni to'liq tushunmagan yoki ehtimol ular keyingi harakatlarni qanday ishlab chiqish bo'yicha o'z versiyasini taklif qilishga qaror qilishgan. Shuningdek, siz bunday eslatmani ro'yxatdan o'tkazishingiz va unga harakat yoki so'rovga javob berishingiz kerak. Shu sababli, tashkilotlar o'rtasidagi ichki eslatmalar orqali aloqa ancha uzoq davom etishi mumkin.

Eslatmani qanday qilib to'g'ri formatlash kerak

Hujjat tashkilot nomidan va u mo'ljallangan shaxsning ma'lumotlaridan boshlanadi, keyin sizning shaxsiy ma'lumotlaringiz ko'rsatiladi. O'rtada "Memo" so'zlari yozilgan. Keyinchalik, matn qizil chiziq bilan boshlanadi. Yuqorida aytib o'tilganidek, u erkin shaklda yozilgan. Oxirida sana ko'rsatiladi va stenogramma bilan imzo qo'yiladi.

Agar eslatma matni katta bo'lsa, u bir nechta paragraflarga bo'linadi. Birinchisi muammoning tavsifini o'z ichiga oladi. Ikkinchisida so'rovning o'zi ko'rsatilgan. Agar so'rov jamoaviy bo'lsa, uchinchi xatboshida siz bo'lim va uni yozgan xodimlarning ismlarini ko'rsatishingiz mumkin. Bunday holda, eslatmadagi imzo bo'lim boshlig'i tomonidan qo'yiladi. Alohida-alohida, siz barcha xodimlarning imzosi bilan varaqni biriktirishingiz mumkin.

Eslatma har qanday bayonot kabi A4 varag'ida yozilgan. Imzo faksimil emas, qo'lda yozilgan bo'lishi kerak. Shuningdek, sizning seriya raqamingiz va uni tayyorlash sanasi bilan eslatma berish tavsiya etiladi. U kompyuterda ham chop etilishi mumkin, ammo bu holatda ham imzo shaxsiy bo'lishi kerak.

Hujjatni elektron aloqa orqali yuborish

Ko'pincha tashkilot o'tkazadigan holatlar mavjud elektron hujjat aylanishi, va barcha so'rovlar va eslatmalar Internet yoki orqali yuborilishi kerak ichki tarmoq. Bunday holda, qo'rqishning hojati yo'q, bu haqda qo'rqinchli narsa yo'q. Biroq, buning uchun shaxsiy bo'lishi tavsiya etiladi raqamli imzo so'rovingizni tasdiqlashingiz uchun.

Yoki qog'ozga eslatma yozishingiz, imzo qo'yishingiz va skanerlashingiz mumkin. Elektron versiya kerakli manzilga yuboring va javobni kuting.

Taklifingizni har doim yozma ravishda yozishingiz kerakmi?

Ko'pincha savol tug'iladi: korxona rahbariyatiga og'zaki murojaat qilish mumkinmi? Javob juda oddiy: siz har doim og'zaki murojaat qilishingiz mumkin, ammo bu biron bir natija beradimi yoki yo'qmi noma'lum. Yozma xabar har doim rasmiy hujjat, uning mazmuni va manzilidan qat'i nazar. Ammo og'zaki xabar shunchaki so'zlar bo'lib, unga hech qanday javob bo'lmasligi mumkin.

Shuning uchun biz rahbariyat uchun barcha takliflar, tushuntirishlar va tushuntirishlar faqat qog'ozda tuzilishini tavsiya qilishimiz mumkin. Aks holda, siz so'rov yoki taklifingizga javob olmasligingiz mumkin.

Ko'p odamlar eslatmalarga vaqt va asablarni talab qiladigan rasmiyatchilik sifatida qarashadi. Ammo shunday holatlar mavjudki, bu rasmiyatchilik xodimni rahbariyatning nohaq da'volaridan himoya qilishi mumkin. Hujjatli so'rovlar sizni istalgan vaqtda muammolardan himoya qiladi, buni og'zaki so'rovlar haqida aytib bo'lmaydi, har doim ham ahamiyat berilmaydi. Shunday qilib, ushbu hujjatlar munosabatlar faktini tasdiqlaydi va chiquvchi hujjatlar sifatida ro'yxatga olinadi.

Eslatma yozish

Eslatma nima?

Memorandum shunday muhim hujjat ichki aloqa , birorta nufuzli muassasa busiz qila olmaydi. Tashkilotning normal ishlashi uchun deyarli barcha xodimlar uchun namunaviy memorandum bo'lishi kerak. Uning memodan farqi shundaki, u ierarxik yo'nalishga ega, ya'ni u har doim yuqori boshqaruvga bo'ysunuvchidan keladi. Eslatma - bu korxonada boshqaruv tizimining barqarorligiga ta'sir etuvchi hodisalar to'g'risida yuqori turuvchi organ yoki boshqa tarkibiy bo'linma organlarini o'z vaqtida xabardor qilish uchun yoziladigan axborot hujjati.

Hisobotda bor yuridik kuch, chunki uning maqsadi nafaqat tashkilot rahbariyatini xabardor qilish, balki ularni e'lon qilingan vaziyat bo'yicha muayyan qaror qabul qilishga undashdir. Hujjat xodimning shaxsiy tashabbusi bilan yoki rahbarning iltimosiga binoan tuziladi. Boshqaruv hujjatlari tasniflagichiga muvofiq eslatma kodi OKUD bo'yicha 0286041. Hujjatda yuzaga kelgan muammo aniq tasvirlangan bo‘lishi, yuridik kuchga ega bo‘lgani uchun imlo va huquqiy xatolardan xoli bo‘lishi kerak.

Eslatma ta'rifi

Hujjat nafaqat voqeani batafsil bayon qiladi, balki vaziyatni hal qilish variantlarini ko'rsatadigan xulosani ham yozadi. Shundan so'ng, menejer hujjatni o'rganishi va o'z qarorini qabul qilishi shart. Keyinchalik, ushbu qaror tasdiqlash va amalga oshirish uchun asos bo'lib xizmat qiladi turli chora-tadbirlar(jazolar qo'llash, rag'batlantirish va boshqalar). Shunday qilib, memorandum element hisoblanadi fikr-mulohaza rahbar va bo'ysunuvchi o'rtasida.

Eslatmalarning maqsadlari

Ushbu hujjatni shakllantirishda ko'zlangan asosiy maqsadlar:

• Shaxsiy faoliyat samaradorligini oshirish. Xodimni biror narsa bezovta qilganda va u bu muammoni hal qilish yo'llarini taklif qiladi.
• Vaziyatni to'g'irlang. Agar xodim unga shaxsan taalluqli bo'lmagan, lekin uning fikriga ko'ra, barqaror va mehnat sharoitlariga xalaqit beradigan ba'zi faktlarni bilsa. samarali ish. Vaziyatni imkon qadar tezroq hal qilish uchun rahbariyatga hisobot yoziladi.
• Mas'uliyatdan xalos bo'ling. Agar xodim ba'zi ma'lumotlarni boshliqlarga etkazgan bo'lsa va voqeani tuzatish uchun javobgarlikdan xalos bo'lishni xohlasa. Shundan so'ng, kompilyatorga qarshi shikoyatlar bo'lmasligi kerak.
• Huquqlar buzilganda o'zingizni himoya qiling. Bu erda eslatma voqeani tinch yo'l bilan hal qilishga urinishdir.

Eslatmaning maqsadlaridan biri mas'uliyatdan xalos bo'lishdir

Eslatmalar turlari

Ular ikki turda keladi:

1. Ichki- korxona faoliyati samaradorligini oshirish maqsadida xodim yoki uning boshlig'ining iltimosiga binoan yoziladi. Muallif bu erda imzo qo'yadi. Hujjat ichki hisoblanganligi sababli, ro'yxatga olish A4 qog'ozida amalga oshiriladi.
2. Tashqi- yuqori turuvchi organlarga yuboriladi. Ushbu turdagi faqat kompaniya rahbari tomonidan imzolanadi va u chop etiladi blanka.

Ikkala holatda ham sana yozish va imzolash kuni belgilanadi.

• Ma `lumot - Qoida tariqasida, ular muntazam ravishda tuziladi, ular ishning usullari va xususiyatlari haqida batafsil ma'lumot beradi. Ulardan ish jarayonini takomillashtirish bo'yicha g'oyalarni rahbariyatga etkazish uchun ham foydalanish mumkin.
• Hisobot- muayyan davrda bajarilgan buyurtma natijalari to'g'risida hisobot berish. Ular odatda eng past darajadagi xodimlardan iborat.
• Tashabbus - xodim rahbariyatga olib tashlashni taklif qilgan joylar aniq yechim muayyan hodisalar bilan bog'liq - qoidabuzarliklar, ishlamay qolish vaqti va boshqalar.

Ichki eslatma

Ko'pincha, hisobotlar orasida siz o'zingizning boshliqlaringizga "repressiv" eslatmalarni yozishingiz kerak, xodimlarni dangasa va dangasa deb atashingiz kerak. Ular ayniqsa ehtiyotkorlik bilan tuzilishi kerak, chunki hatto eng kichik nuqson ham kelajakda muammolarga olib kelishi mumkin. Intizomni buzish moliyaviy jazo choralari uchun asos bo'lib, faqat shu maqsadda hujjatda asosli dalillar keltirilishi kerak. Noto'g'ri tuzilgan hujjat menejment mutaxassisning huquqlarini qasddan buzayotganidan shikoyat qilib, sudga topshirilishi mumkin. Shuning uchun eslatmani qanday qilib to'g'ri yozishni bilish muhimdir.

Hujjat tuzilishi

Memorandum ikki yoki uchta semantik bo'limni o'z ichiga oladi:

1. Haqiqiy hodisaning yuzaga kelishiga turtki bo'lgan sabablar bayon qilingan qism, unga hamroh bo'lgan holatlar batafsil bayon etilgan.
2. Analitik - hodisaning mumkin bo'lgan oqibatlari bilan vaziyatning tahlilini taqdim etadi va turli xil variantlar muammoni hal qiling.
3. Xulosa qilish ma'ruzachi o'z fikrini bayon qiladigan, ishonchli dalillar keltiradigan va voqeani hal qilish uchun ba'zi aniq harakatlarni bajarishni tavsiya qiladigan qism. Va keyin rahbarning o'zi qanday jazo choralarini qo'llashni hal qiladi. Rasmiylarning tergovga vaqti yo'qligi sababli, ko'pincha ular tafsilotlarni o'rganmasdan muallifning takliflariga rozi bo'lishadi.

Tashqi eslatma

Memorandumni matn va jadval ko'rinishida yozishingiz mumkin. Hujjatdagi tahliliy bo'lim chiqarish turiga qarab yo'qolishi mumkin. Bunday holda, hujjatda faqat faktik qism va muammoning echimlari bilan xulosa mavjud. Undan foydalanib, siz nafaqat ayrim ishlab chiqarish jarayonlarini takomillashtirish bo'yicha takliflar kiritishingiz, balki ko'rilgan choralardan noroziligingizni ham bildirishingiz mumkin. Hisobot yozishni boshlashdan oldin, muammoni yoki o'z nuqtai nazaringizni aniq shakllantirishingiz kerak va shundan keyingina uni qog'ozda taqdim etishni boshlashingiz kerak.

Eslatma shunday tashkilotning ichki hujjati, buning yordamida menejment ishdagi vaziyatlarni imkon qadar tez va samarali hal qila oladi. Uning asosiy maqsad ishlab chiqarishda yoki jamoada yuzaga kelgan muammo yoki ziddiyatli vaziyatga oid ma'lumotlarni rahbariyat e'tiboriga etkazishdir.

Ushbu hujjat, shuningdek, xodimlarning mehnat samaradorligini oshirish, samaradorlikni oshirish va boshqa ish masalalari bo'yicha takliflarini aks ettirishi mumkin.

Rossiyada amaldagi federal qonunchilik rasmiy eslatmani majburiy hujjat sifatida belgilamaydi, shuning uchun u mavjud emas birlashtirilgan shakl . Ammo shunga qaramay, ko'plab mavzular tadbirkorlik faoliyati u mahalliy darajada o'rnatiladi normativ-huquqiy hujjatlar, masalan, ichida hisob siyosati.

Tijorat tashkilotlari va yakka tartibdagi tadbirkorlar mutaxassislarning asosiy tavsiyalarini hisobga olgan holda hujjat shaklini mustaqil ravishda ishlab chiqish.

Xizmat eslatmalari olib boriladi ma'lumot va axborot xarakteri. Ular qo'shimcha hujjat sifatida tashkilot ichida ish yozishmalarini olib borishda foydalaniladi.

Yodnomalarning maqsadi bilan bog'liq muammolarni ta'kidlashdir ishlab chiqarish faoliyati har qanday bo'lim, ustaxona yoki bo'lim yoki ma'lum bir xodim bilan.

Bunday hujjat birlashtirilgan shaklga ega emas, shuning uchun u o'zboshimchalik bilan tuziladi. Federal qonun hujjatlarida ro'yxatga olish bo'yicha qat'iy talablar yo'qligiga qaramay, eslatmada bo'lishi kerak barcha kerakli ma'lumotlar va ma'lumotlar:

1. Yuqori o'ng burchakda siz murojaat qilingan rahbarning ismi va lavozimini yozishingiz kerak.
2. Markazda, bir oz pastroqda, hujjatning nomi yozilgan: "RASMIY Izoh"
3. Uning ro'yxatga olish raqami va tuzilgan sanasi ko'rsatilgan.
4. Sarlavha eslatma mavzusiga oid ma'lumotlarni aks ettirishi kerak (prepozitsiyada).
5. Matn hujjatni tuzish maqsadini aks ettiruvchi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak: dastlab vaziyat tavsiflanadi, so'ngra so'rov, sharh yoki taklif bildiriladi.
6. Eslatmaning pastki qismida siz muallifning ismini, uning lavozimini va imzosini ko'rsatishingiz kerak.

Shuni ta'kidlash kerakki, eslatma nafaqat tushuntirish, balki hisobot ham bo'lishi mumkin. Misol uchun, birinchi holda, hujjat gorizontal darajada tashkilot xodimlari o'rtasidagi aloqani ta'minlaydi - tarkibiy bo'linma boshlig'i boshqa tarkibiy bo'linma rahbari nomiga eslatma tayyorlaydi.

Ikkinchi holda, hujjat yuqori boshqaruvga yuboriladi. Unda muayyan takliflar va aniq xulosalar berilgan ishchi masala ko‘rib chiqiladi. Rahbar o'z qarorini eslatmaga qo'yadi va uni imzo va sana bilan tasdiqlashi kerak.

kabi savolga qarasak eslatma yozishdan maqsad, u holda bu yerda uning bevosita aloqadorligini eslatib o'tmaslik mumkin emas buxgalteriya hisobi. Ushbu hujjat asosida buxgalterlar bor qonuniy huquq ba'zi xarajatlarni hisobot davri uchun xarajatlar sifatida hisobdan chiqarish. Masalan, tashkilotning xodimi transport xarajatlari, reklama, sotib olingan asbob-uskunalar va tadbirkorlik faoliyatini amalga oshirish uchun zarur bo'lgan boshqa inventarlarni to'laydi.

IN Ushbu holatda ofis yozuvlari birlamchi buxgalteriya hujjatlari hisoblanadi va bir xil saqlash bilan ta'minlanishi kerak.

Eslatmalar va eslatmalar o'rtasidagi farq nima ekanligini videoda topish mumkin.

Kim yozishi mumkin

Rasmiy eslatmalarni tashkilotning rasmiy tarkibiga kiradigan barcha xodimlari, istisnosiz, yozishlari mumkin. Qoida tariqasida, ushbu hujjatni tuzish zarurati xodim muammoga duch kelganda paydo bo'ladi.

Ammo, bu holda, bitta shart bajarilishi kerak - eslatmada uni tayyorlayotgan xodimning vakolatiga kiradigan masala to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud.

Bunday hujjatlar orqali u o'rnatiladi bir xil darajadagi xodimlar o'rtasidagi aloqa. Ko'pincha bo'limlar, bo'limlar va ustaxonalar rahbarlari o'zlarining to'g'ridan-to'g'ri rahbariyatiga eslatmalarni yuboradilar, ularda o'z qo'l ostidagilar uchun ishlaydi.

Oddiy xodimlar o'z rahbarlariga eslatma yuborgan taqdirda, ular hisobot deb hisoblanadi. Yuboruvchi faqat to'g'ri tuzilgan hujjat unga unda ko'rsatilgan so'rovning bajarilishiga erishishga imkon berishini tushunishi kerak. Shuning uchun barcha ma'lumotlar juda qisqa, ammo qisqacha taqdim etilishi kerak.

Eslatma tashkilotning ichki hujjati bo'lganligi sababli, uning shakli rahbariyat tomonidan tasdiqlanishi va buxgalteriya siyosatida yoki mahalliy normativ hujjatlarda qayd etilishi kerak. U qog'ozda ham, ichida ham tuzilishi mumkin elektron shakl.

Lekin har qanday holatda, hujjatning pastki qismida bo'lishi kerak muallifning "jonli" imzosi. Ko'pgina hollarda, bunday eslatmalar bir nusxada tuziladi. Ammo, agar xodim yirik korxonada ishlayotgan bo'lsa, undan ikki yoki hatto uch nusxada hujjat tuzish talab qilinishi mumkin.

Ushbu hujjat ko'rsatilishi kerak aniq miqdoriy ko'rsatkichlar:

• premium o'lchamlar, ish haqi, ta'til to'lovlari va boshqa naqd pul to'lovlari;
• sanalar, masalan, xodim ish safariga jo'nab ketadigan aniq kun;
• inventar ob'ektlari (ko'rsatilgan to'liq ro'yxat Murojaatda ko'rsatilgan barcha ob'ektlar) va boshqalar.

Siz ham ro'yxatlashingiz kerak bo'ladi har bir sabab vaziyatni bartaraf etish bo'yicha ko'rilgan choralar uchun. Eslatmada ishtirok etgan har bir shaxs to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rsatilgan.

Hujjatni sarlavha bilan tuzishni boshlashingiz kerak. Bu erda siz tadbirkorlik sub'ektining to'liq nomini ko'rsatishingiz kerak. Hujjat tuzilgan sana va shaharni kiritish kerak.

Agar hujjat oddiy xodim tomonidan tuzilgan bo'lsa, u holda bo'lishi kerak bo'lim boshlig'i bilan tasdiqlang u qayerda ishlaydi. Shundan keyingina eslatma belgilangan joyga uzatiladi. Xodim o'zining rasmiy murojaati tegishli buxgalteriya registrida ro'yxatga olinganligiga ishonch hosil qilishi shart.

Qoidaga ko'ra, har bir xo'jalik yurituvchi sub'ektda buxgalteriya jurnali bo'lishi kerak ichki hujjatlar. Aks holda, diqqat bilan tuzilgan eslatma hujjatlarning zich oqimi orasida osongina yo'qolishi mumkin.

Hujjatni tayyorlashda xatolikka yo'l qo'ymaslik uchun, shaxslar ko'rsatmalardan foydalanish kerak:

1. A4 o'lchamdagi qog'oz varag'ini oling.
2. Yuqori burchakda, o'ng tomonda sarlavha yaratiladi. Birinchi qatorda tadbirkorlik sub'ektining to'liq nomi ko'rsatilgan. Keyingi qatorda murojaat qilingan xodimning familiyasi, ismi va otasining ismi ko'rsatiladi. Uchinchi qatorda eslatmani tuzayotgan xodimning to'liq ismi va lavozimi ko'rsatilgan.
3. Bir nechta satrlar o'tkazib yuboriladi va hujjatning sarlavhasi markazga yoziladi. Pastki qatorda kompilyatsiya sanasi va buxgalteriya registridagi yozuvga mos kelishi kerak bo'lgan ro'yxatga olish raqami ko'rsatilgan. Yozuvchi ishlayotgan tadbirkorlik sub'ekti rasmiy ro'yxatdan o'tgan shaharni yozish majburiydir.
4. Hujjatning qisqacha sarlavhasi har bir satrda yoziladi, muallif muhokama qilinadigan muammoni ko'rsatishi kerak.
5. Izohning ikkinchi qismida yuzaga kelgan muammoning mohiyatini bayon qilish kerak. Unga aloqador mas'ul shaxslarning to'liq ism-shariflari va lavozimlarini ko'rsatgan holda qayd etish juda muhimdir.
6. Muammoni hal qilish variantlari taklif etiladi.
7. Hujjatning pastki qismida muallifning to'liq ismi va lavozimi ko'rsatilgan imzosi qo'yiladi.

Eslatmani tuzayotganda elektron formatda harakat qilish kerak ko'rsatmalar. Hujjatning tayyor versiyasi elektron pochta orqali qabul qiluvchiga yuboriladi. U chiquvchi yozishmalarda, shuningdek, flesh-diskda saqlanishi kerak, shuningdek, xat o'qilganligi to'g'risidagi xabarning xavfsizligini ta'minlash kerak.

Tarkibi, shakli, turlari

Ofis eslatmalari ulardagi ma'lumotlarning ma'nosiga qarab tasniflanadi:

• analitik;
• tushuntirish;
• hisobotlar;
• tushuntirish.

Ular mo'ljallangan bo'lishi mumkin ichki va tashqi foydalanish uchun. Ikkinchi holda, har qanday qiyin ish muammolari yuzaga kelganda, hamkor kompaniyalar bilan yozishmalar shu tarzda amalga oshiriladi. Haqida ichki hujjat, keyin uning asosida rahbariyat mas'uliyatli qarorlar qabul qiladi, buyruq va ko'rsatmalar beradi.

Ko'pgina hollarda, bunday hujjatlar idoraviy aloqa uchun ishlatiladi. Unda so'rovlar va takliflar, shuningdek, tashkilotning iqtisodiy yoki moddiy-texnik ta'minoti bilan bog'liq muhim ma'lumotlar aks etadi.

Ularning yordami bilan ta'minlanadi gorizontal darajadagi aloqa. Agar ishtirok etgan shaxslarning maqomlari boshqacha bo'lsa, hujjat hisobot deb hisoblanadi.

Masalan, bitta xodim xizmat safariga boradi. Uning bo'limi boshlig'i yozadi tashkilot rahbari nomiga yozilgan eslatma. Ushbu hujjat asosida buyruq chiqariladi va sayohat guvohnomasi, chiqariladi pul mablag'lari xarajatlar uchun.

Boshqa misolni ham ko'rib chiqishingiz mumkin. Korxonada sertifikatlashtirish komissiyasi tuzildi. Bo'lim boshlig'i o'z a'zolariga ma'lum bir xodimning o'z lavozimiga mos kelmasligini ko'rsatadigan eslatmani taqdim etadi, masalan, u doimiy ravishda shikoyatlar oladi, u ko'plab nuqsonli mahsulotlar ishlab chiqaradi va hokazo. Bunday holda, komissiya a'zolari , olingan hujjatga asoslanib, xodimni qayta attestatsiyadan o'tkazish to'g'risida qaror qabul qilishi mumkin.

Kafedra mudiri yozishi mumkin qisqartirish to'g'risida tashkilot rahbariga yo'llangan eslatma sinov muddati boshlanuvchilar uchun, chunki u o'z vazifalarini a'lo darajada bajara oladi va uni doimiy ravishda almashtirish uchun etarli darajada malakaga ega. bo'sh lavozim. Bunday hujjat ish ko'rsatkichlari bo'yicha har qanday xodimga bonuslar berish uchun asos bo'lib xizmat qilishi mumkin. Sifatida qonun vakillari tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilinadi dalillar bazasi bahsli vaziyatlar qonun doirasida hal etilganda.

Ko'p odamlar eslatma va hisobot o'rtasidagi farqni tushunmaydi. Bu ikkala hujjat ham tashkilotda yuzaga keladigan har qanday ish muammolari haqida rahbariyatni xabardor qilish uchun mo'ljallanganligi bilan izohlanadi.

Ular hisobotning yuqoridagilarni yuzaga kelgan muammolar haqida xabardor qilish uchun mo'ljallanganligini tushunishlari kerak va xizmat hisoboti bunday ma'lumotlarga qo'shimcha ravishda quyidagilarni o'z ichiga oladi. yuzaga kelgan muammolarni hal qilish bo'yicha takliflar.

Rahbariyatga murojaat qilishda quyidagilarni hisobga olish kerak: nuanslar:

1. Hujjat bepul shaklda tuzilgan.
2. Muammoning mohiyati aniq tasvirlangan bo'lishi kerak.
3. Barcha echimlar ko'rsatilishi kerak.
4. Hujjat tegishli buxgalteriya registrida ro'yxatdan o'tkazilishi kerak.
5. Eslatmani yo'qotish ehtimolini oldini olish uchun uni ikki nusxada yaratishingiz mumkin. Ulardan biri kotib orqali rahbariyatga topshiriladi, ikkinchisi esa xodimda qoladi (shaklda imzo, qabul qilingan sana, ro'yxatga olish raqami bo'ladi).

Agar siz tashkilotning alohida bo'linmalari o'rtasida rasmiy eslatmalarni almashishni rejalashtirmoqchi bo'lsangiz, buni hisobga olish kerak daqiqalar:

Agar eslatma boshqa tadbirkorlik sub'ektiga yuborilgan bo'lsa, muallif buni hisobga olishi kerak nuanslar:

1. Eslatma ba'zan tashqi hujjat sifatida xizmat qilishi mumkin. Shu tariqa hamkorlik qiluvchi tadbirkorlik sub’ektlari o‘zaro ma’lumot almashadilar.
2. Bunday holda, eslatma bir biznes sherigidan boshqasiga so'rov yoki da'voning hujjatli dalili sifatida qaraladi.
3. Hujjat tashkilotning blankida erkin shaklda tuziladi.
4. Eslatmaga taqdim etilgan ma'lumotlarni tasdiqlovchi tasdiqlovchi hujjatlar ilova qilinishi mumkin.
5. Ikki nusxani yaratish kerak, biri sherik kompaniyaga o'tkaziladi, ikkinchisi esa boshqa tashkilotda qoladi. Ikkinchi nusxada adresat ho'l muhr, sana va imzo qo'yishi, shuningdek, ro'yxatga olish raqamini ko'rsatishi kerak.
6. Vaziyat to'liq bartaraf etilgunga qadar bunday hujjat saqlanishi kerak.
7. Agar hamkor kompaniya olingan so'rovga yozma javob bergan bo'lsa, u ro'yxatdan o'tkazilishi va eslatma bilan birga saqlanishi kerak.

Elektron versiyasi bormi?

Rossiyada amaldagi federal qonunchilik tadbirkorlik sub'ektlariga ruxsat beradi o'z-o'zidan hujjat aylanishini qanday boshqarishini hal qiladi. Bugungi kunda ko'plab tijorat tashkilotlari va yakka tartibdagi tadbirkorlar hujjatlarning elektron shakllaridan foydalanadilar.

Tuzilgan sertifikatlar va eslatmalar Internet orqali bo'limlarga uzatiladi. Ammo, agar siz yuqori rahbariyatni "qoida" ostidagi o'ta muhim vaziyat haqida xabardor qilishni rejalashtirmoqchi bo'lsangiz. tijorat siri", keyin xodim sertifikatlashda ishtirok etishi kerak shaxsiy raqamli imzo.

Agar xodim o'z fikrlarini qog'ozda ifodalagan bo'lsa, u shaklni skanerlashi va tashkilotning elektron pochtasiga yuborishi mumkin. Agar u jo'natayotganda uning nomiga ro'yxatdan o'tgan shaxsiy pochta qutisidan foydalansa, u holda xizmat eslatmasini imzolashning hojati qolmaydi.

Format haqida elektron hujjat, keyin u qog'oz hamkasbidan farq qilmaydi. Zerikarli tushunmovchiliklarga yo'l qo'ymaslik uchun jo'natuvchi hisobga olishi kerak quyidagi nuanslar:

1. Elektron pochta xabarini yuborayotganda, qabul qiluvchi xabarni o'qiganligi to'g'risida bildirishnomani so'rashingiz kerak. Bunday xabarnoma har qanday qiyin vaziyat yuzaga kelganda, mas'ul shaxs eslatmani o'z vaqtida yuborganligidan dalolat beradi.
2. Hujjat shriftda formatlangan. Times New Rim", uning o'lchami 12-14 oralig'ida bo'lishi kerak.
3. Sana quyidagi formatda kiritilishi kerak: 01/01/2018 yoki 2018 yil 01 yanvar.
4. Hujjatning nomi varaqning o'rtasiga joylashtirilishi kerak.

Quyida rasmiy eslatmalarni elektron shaklga o'tkazish bo'yicha master-klass mavjud.

Hujjatning ahamiyati

Ushbu turdagi hujjatni tuzishning afzalligi shundaki, u shunday ishlaydi dalil uning mas'uliyati ostidagi muammolarni hal qiladigan aniq mutaxassisning ishi. Masalan, agar bunday xodim mustaqil ravishda bardosh bera olmasa muayyan holat, keyin u eslatma orqali uni hal qilish uchun boshqa mutaxassislarni jalb qilishi mumkin.

Shunday qilib, u avtomatik ravishda muammoni sifatsiz yoki o'z vaqtida hal etilmaganlik uchun javobgarlikdan ozod qiladi.

Ushbu turdagi hujjatning qo'shimcha afzalligi shundaki, u to'g'ridan-to'g'ri dalillar mutaxassis o'z ixtisosligi sohasidagi muammoni ta'kidlaganligi. Agar mutaxassis muammoni o'zi hal qila olmasa va uni boshqa mutaxassislarga hal qilish uchun eslatma shaklida taqdim etsa, u bu masalani o'z vaqtida yoki sifatsiz ko'rib chiqish uchun javobgarlikdan ozod qiladi.

Qachon munozarali vaziyat, qaysi boshqaruv yoki nazorat qiluvchi organlar aybdorlarni topishga harakat qiladi, eslatma kim aybdor ekanligini tushunishga yordam beradi.

Eslatmalar sifatida tasniflanmaganligi sababli majburiy hujjatlar, tashkilotning ichki aloqasi, ko'plab kadrlar bo'limi xodimlari uchun foydalaniladi juda beparvo va mas'uliyatsiz ularni saqlash masalasiga yondashing.

Qog'oz saqlash vositalari namlik va boshqa agressiv muhitdan salbiy ta'sir ko'rsatmasligi uchun ular quruq va havalandırılan joylarda joylashgan bo'lishi kerak.

Rasmiy qog'ozlar o'z maqsadlariga ko'ra topshirilgandan so'ng, ular o'zlarining xavfsizligi uchun javobgar bo'lishi kerak kadrlar bo'limi xodimlari. Qog'oz hujjatlar seyflarga joylashtiriladi, chunki ularda maxfiy ma'lumotlar bo'lishi mumkin.

Ularga kirish faqat tegishli organ tomonidan tasdiqlangan mas'ul xodimga beriladi buyurtma bo'yicha. Barcha hujjatlar alohida papkaga joylashtirilgan, ammo agar ular elektron shaklda topshirilgan bo'lsa, ularni saqlash uchun flesh-disk ishlatiladi.

Saqlash muddatlariga kelsak, tadbirkorlik sub'ektlari quyidagilarni hisobga olishlari kerak: nuanslar:

1. Agar bunday murojaatlarda xodimlar muhim hisobotlar qilsalar, ratsionalizatorlik takliflarini kiritadilar va boshqalarni aks ettiradilar muhim ma'lumotlar, keyin ularning raf muddati 5 yildan kam bo'lmasligi kerak.
2. Agar ichki eslatmalarda tadbirkorlik sub'ekti faoliyati uchun muhim bo'lgan ma'lumotlar bo'lmasa, ular bir yildan ortiq bo'lmagan muddatda saqlanishi mumkin.
3. Agar ichki eslatmalarda kompaniyaning xorijiy hamkori bilan hamkorligi to'g'risidagi ma'lumotlar aks ettirilgan bo'lsa, ularni saqlashning minimal muddati 15 yildan kam bo'lmasligi kerak.

Ta'kidlash joizki, tashkilot rahbari o'z xohishiga ko'ra tegishli buyruq chiqarish orqali bunday hujjatlarni saqlash muddatini uzaytirishi mumkin.

Qanday turdagi eslatmalar mavjud? Savolning javobi videoda.