Ofis ishlari uchun vazifalarni belgilash to'g'risidagi buyruq. Kotib va ​​tashkilotning yuridik xizmati o'rtasidagi o'zaro munosabatlar. Doimiy markaz haqida

Agar to'ldirilishi kerak bo'lgan hujjatlar hajmi ta'sirchan bo'lsa yoki u ko'paygan bo'lsa va mavjud xodimlar bunga dosh berolmasa, ofis ishlariga mas'ul bo'lgan shaxsni tayinlash uchun buyruq kerak bo'ladi. Ushbu hujjatning namunasi va shakli ilova qilingan.

FAYLLAR

Ko'pgina hollarda, kichik tashkilotlarda kotib ish yuritish uchun javobgardir. Ammo ba'zida tashkilotda umuman kotib yo'q, lekin kompaniya uchun muhim bo'lgan hujjatlarni tuzadigan odam kerak yoki kotib bor, lekin u to'ldirilishi kerak bo'lgan hujjatlar hajmiga dosh berolmaydi. , bajarilgan, yuborilgan va hokazo.

Tashkilotning har qanday xodimi rahbarning xohishiga ko'ra mas'ul etib tayinlanishi mumkin.

Kombinatsiya va qo'shimcha to'lov

Agar bunday tartibni oshirish usuli bo'lsa ish haqi ko'paygan vazifalar uchun xodim, keyin buyurtmada ma'lum miqdorni ko'rsatish buzilish hisoblanadi.

Bunday nafaqani qonuniy ravishda to'g'ri rasmiylashtirish va bajarilgan ishlarni ko'paytirish uchun siz ikkita hujjatni imzolashingiz kerak: tayinlash to'g'risidagi buyruq va shaxsiy nafaqani belgilash to'g'risidagi buyruq (hujjatlar toifasiga kiradi). xodimlar).

Buyurtmada bonus miqdori ko'rsatilmasligi kerak, chunki bu shaxsiy ma'lumotlarning oshkor etilishini anglatadi (va ko'p hollarda xodim ishga kirishda roziligini yozmaydi). Shuning uchun ikkinchi hujjat talab qilinadi. Axir, ofis ishlariga mas'ul bo'lgan shaxsni tayinlash to'g'risidagi buyruq asosiy faoliyat uchun buyruq sifatida o'tadi va uning ma'lumotlari hamma uchun mavjud.

Xodimning o'zgarishi

Buyurtma uni o'zgartirishni talab qiladigan holatlar mavjud. Masalan, mavjud mutaxassis ishdan ketadi, lavozimga ko'tariladi va hokazo. Va uning o'rnini boshqa odam egallaydi. Yangi kelgan shaxs o'z vazifalari to'g'risida ma'lumotga ega bo'lishi kerak, buyruqni tuzatganligini tasdiqlovchi hujjatni berishi va "yangi" xodimning imzosini olishi kerak. Shunday qilib, buyurtma bo'ladi yuridik kuch.

O'z vaqtida sozlash bu turdagi hujjat - bu menejerning ogohlantirish olish yoki olib kelish ehtimolini kamaytiradi ma'muriy javobgarlik jarima shaklida.

Buyurtmaning tarkibiy qismlari

Hujjatda yo'q birlashtirilgan shakl, lekin u albatta eslatib o'tishi kerak:

• Tashkilot nomi, tafsilotlari.
• Imzolangan sana.
• Shahar.
• Buyurtma nima maqsadda chiqarilgan? Erkin so'z nazarda tutilgan. Misolda, bu "ofis ishini optimallashtirish" kabi ko'rinadi. Bu ibora bu vaziyatda eng keng tarqalgan va mantiqiydir.
• Xodim qaysi sanadan boshlab ushbu vazifalarni bajarishni boshlaydi? Bular qo'shimcha mas'uliyat ekanligi va tayinlangan xodimning ish yuki ortib borishi tushuniladi.

• Qanday mas'uliyat yuklangan?
• Belgilangan shaxsning vaqtincha yo'qligida ushbu vazifalarni kim bajaradi. Agar bunday xodim bo'lmasa, ular shunchaki menejer tegishli ko'rsatmani imzolashini yozadilar.
• Vazifalar uchun qo'shimcha to'lov talab etilsa, menejer tashkilotning ichki mehnat qoidalariga murojaat qiladi. Matnda miqdorni ko'rsatish tavsiya etilmaydi.
• Hujjat bandlarining bajarilishini kim nazorat qiladi.

Qog'oz tayinlangan shaxsning, tashkilot rahbarining imzosi bilan to'ldiriladi. Shuningdek, bizga ish yuritish uchun mas'ul shaxsni tayinlash to'g'risidagi buyruqda ko'rsatilgan barcha shaxslarning "avtograflari" kerak.

Mas'uliyat ro'yxati

Ko'pchilik eng yaxshi variant tashkilotda ma'lum bir lavozim uchun ish tavsifi mavjud bo'lganda. Buyurtmada ushbu qog'ozga havolani taqdim etish kifoya, va ko'rsatmalarning o'zida - tayinlangan xodim o'z zimmasiga oladigan barcha majburiyatlarni ko'rsatish. Ammo agar yo'q bo'lsa, unda bu majburiyatlar to'g'ridan-to'g'ri tartibda ro'yxatga olinishi mumkin (xayriyatki, bu taqdimotning bepul shaklini nazarda tutadi).

Ma'lumotingiz uchun! Xodimning mas'uliyatini ro'yxatga olishning yana bir varianti - bu xodimning funksionalligini ko'rsatadigan ofis ishi bo'yicha qo'llanmani qabul qilish.

Foydalanish holatlari

Yirik tashkilotlarda kadrlar hisobini yuritish uchun mas'ul shaxsni tayinlash to'g'risida alohida buyruq ham mavjud. Buning sababi shundaki, u erda kattaroq xodimlar mavjud, shuning uchun xodimlar uchun to'ldirilgan hujjatlar hajmi. Har bir tashkilot lavozimlarning nomi va sonini mustaqil ravishda belgilash huquqiga ega. Shuni ham hisobga olish kerakki, ish yuritish uchun mas'ul shaxsni tayinlash bir nechta filiallarga ega bo'lgan tashkilotlarda dolzarb bo'ladi. Bosh tashkilotda kotibiyat mavjud bo'lsa, tarkibiy bo'linmalar har xil turdagi qog'ozlarni yuritish haqida tashvishlanishga hojat yo'q deb o'ylash xato.

Muayyan bo'lim boshlig'ining vazifalarida har xil turdagi hujjatlarni yuritish uchun javobgarlikni qonuniy ravishda belgilash uchun ish yuritish uchun mas'ul shaxsni tayinlash to'g'risidagi buyruq mavjud bo'lib, uning namunasi sahifaning yuqori qismida yuklab olish mumkin.

Huquqiy jihatlar

Menejer dastlab hujjatlar aylanishi va ish yuritish uchun javobgardir. Va tayinlangan xodim faqat uni saqlash jarayoni uchun javobgardir. Ya'ni, xodimlar bilan ta'minlash, to'lash va ofis boshqaruvi xizmatlarining soni kabi jihatlar to'liq menejer tomonidan belgilanadi. Bo'ysunuvchi faqat hujjat aylanishi tizimining funksionalligini boshqaradi va qo'llab-quvvatlaydi.

2016 yilda Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy javobgarlik to'g'risidagi kodeksining 15.11-moddasiga o'zgartirishlar kiritildi. Unda aytilishicha, hujjatlarni noto'g'ri saqlash uchun jazo (va bu ish yuritishning bir qismidir) jarima shaklida javobgar shaxsga tushadi va agar takroriy buzilishlar- diskvalifikatsiya. so'zlari bor " ijrochi" Bu menejer yoki uning tashkilotining xodimi bo'lishi mumkin.

Agar menejer ish yuritish uchun mas'ul shaxsni tayinlash to'g'risida buyruq imzolagan bo'lsa va hujjat yuridik kuchga ega bo'lsa, u holda tayinlangan shaxs tekshiruvlar davomida aniqlanishi mumkin bo'lgan barcha qonunbuzarliklar uchun javobgar bo'ladi.

TO Kadrlar bo'yicha ofis ishi - bu Rossiya Federatsiyasi qonunchiligi bilan tartibga solinadigan va malakali mutaxassislarni talab qiladigan murakkab va ko'p funktsiyali jarayon. hujjatlashtirish. Shuning uchun, bu jarayon tegishli tajribaga ega bo'lgan to'liq vaqtli kadrlar bo'yicha mutaxassis tomonidan amalga oshirilishi juda muhimdir.

Shu bilan birga, tashkilotda doimiy kadrlar bo'limi bo'lmagan va buxgalterlar, kotiblar va ofis menejerlari kadrlar hujjatlarini tayyorlashga jalb qilingan holatlar mavjud.

Kichik tashkilotda kadrlar hujjatlarini tayyorlash funktsiyalarini menejerning o'zi bajarishi mumkin - bu holda qo'shimcha hujjatlar talab qilinmaydi, chunki tashkilot ustaviga muvofiq menejer tashkilot faoliyatining har qanday jihati uchun javobgardir.

Biz mehnat daftarchalarini yuritish uchun mas'ul shaxsni tayinlaymiz

Agar tashkilotda kadrlar bo'limi yoki alohida mutaxassis bo'lsa, u juda ko'p miqdordagi muhim tashkiliy va ma'muriy hujjatlar uchun javobgardir. Biroq, u ko'pincha e'tibordan chetda qoladi muhim nuqta- kadrlar bo'limi xodimining javobgarligi. GIT inspektori tegishli majburiy buyruqlarni so'rab, dizayndagi bunday kamchiliklarni darhol aniqlaydi. Shundan kelib chiqqan holda, ish beruvchining jarimalardan qochish uchun mas'ul shaxsni tayinlash to'g'ridan-to'g'ri majburiyati bor.

Xizmat ko'rsatish va saqlash qoidalarining 45-bandi asosida ish yozuvlari, mehnat daftarchalarining shakllarini ishlab chiqarish va ularni ish beruvchilarga taqdim etish, majburiy buyruqlardan biri mehnat daftarchalarini saqlash, saqlash, hisobga olish va berish uchun mas'ul shaxsni tayinlashdir (1-misol).

Ushbu sohadagi qonunbuzarliklar uchun inspektor tayinlash huquqiga ega ma'muriy jazo. Nafaqat tashkilot yoki menejer, balki mehnat daftarchalarini yurituvchi kadrlar bo'limining mas'ul xodimi ham jarima olish xavfi ostida.

Biz harbiy yozuvlarni saqlash uchun mas'ul shaxsni tayinlaymiz

Ish beruvchini saqlash uchun mas'ul shaxsni tayinlash to'g'risidagi buyruq yo'qligi uchun ma'muriy javobgarlikka tortilishi mumkin. harbiy ro'yxatga olish. Ko'rsatilgan buyruqda majburiy harbiy ro'yxatga olish operatsiyalarini bajarish uchun mas'ul shaxs belgilanishi mumkin (2-misol).

Agar tashkilotda fuqarolarning harbiy hisobini yuritish, shu jumladan fuqarolarni zaxiraga qo'yish va blankalarni saqlash uchun mas'ul bo'lgan shaxs bo'lmasa. qat'iy hisobot, maksimal jarima 50 ming rubl bo'lishi mumkin. Bunda mansabdor shaxs emas, tashkilotning o‘zi jarimaga tortiladi.

Biz shaxsiy ma'lumotlarni qayta ishlash uchun mas'ul shaxsni tayinlaymiz

San'atga muvofiq. 88 Mehnat kodeksi Rossiya Federatsiyasiga (bundan buyon matnda Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi deb yuritiladi) kirish Shaxsiy ma'lumot tashkilot xodimlari faqat maxsus bo'lishi mumkin vakolatli shaxslar. Bundan tashqari, 2006 yil 27 iyuldagi "Shaxsiy ma'lumotlar to'g'risida" gi 152-FZ-sonli Federal qonuni (bundan buyon matnda 152-FZ-sonli Federal qonuni deb yuritiladi) tadbirkorlik sub'ekti shaxsiy ma'lumotlar bilan ishlash uchun mas'ul bo'lgan mutaxassisni tayinlashni talab qiladi. (3-misol).

Bunday buyruqning yo'qligi buzilish bilan tengdir Federal qonun№ 152-FZ. Sanktsiyalar Art. 13.11 Rossiya Federatsiyasining Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksi qonunni buzganlik uchun Rossiya Federatsiyasi shaxsiy ma'lumotlar sohasida ogohlantirish yoki ma'muriy jarima nazarda tutiladi:

• mansabdor shaxslar uchun - 500 dan 1 ming rublgacha;
• yoqilgan yuridik shaxslar- 5 mingdan 10 ming rublgacha.

Vaqt jadvallarini yuritish uchun mas'ul shaxsni tayinlaymiz

Ish beruvchi, qo'llaniladigan ish haqi shaklidan qat'i nazar, har bir xodimning amalda ishlagan vaqtining hisobini yuritishi shart.

Vaqt jadvallarini yuritish uchun mas'uliyat berilishi mumkin mehnat shartnomasi yoki, to'g'rirog'i, ish tavsifi. Agar ushbu funktsiyalar hujjatlarda qayd etilmagan bo'lsa, mas'ul shaxsni tayinlash to'g'risida buyruq tuzish kerak (4-misol).

Xodimlarning amalda ishlagan vaqtini hisobga olishda buzilishlar uchun San'atning 1-qismi asosida ma'muriy jazo choralari qo'llanilishi mumkin. 5.27 Rossiya Federatsiyasining Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksi:

• ish beruvchining mansabdor shaxslari uchun - ogohlantirish yoki 1 mingdan 5 ming rublgacha jarima;
• yakka tartibdagi tadbirkor uchun - 1 mingdan 5 ming rublgacha jarima;
• ish beruvchi-tashkilot uchun - 30 mingdan 50 ming rublgacha jarima.

Vakolatli shaxslar imzoga qarshi yuqoridagi barcha buyruqlar bilan tanishishlari kerak.

Xodimlarni xizmat vazifalarini buzganlik uchun jazolash

HR mutaxassisi mansabdor shaxsdir, chunki u tashkiliy, ma'muriy yoki ma'muriy funktsiyalarni bajaradi. Shunga ko'ra, unga nisbatan ma'muriy jazo qo'llanilishi mumkin.

Sudlar ko'rsatmalarga rozi bo'lishadi ma'muriy jarimalar GIT inspektorlari, shuningdek, kadrlar xizmati mutaxassislarini mansabdor shaxslar sifatida tan olishadi. Shunga ko'ra, ular tashkilot rahbari kabi ma'muriy javobgarlikka tortiladi.

GIT inspektorlari kadrlar bo'yicha xodimni faqat uning mehnat shartnomasida, ish tavsifida yoki buyrug'ida belgilangan vazifalarni buzganliklari uchun jarimaga tortishlari mumkin. Mas'uliyatlar aniqlanmagan va mahalliy ko'rsatilmagan bo'lsa normativ akt ish beruvchi, xodim jazolanishi mumkin emas.

Bundan tashqari, xizmat vazifalarini buzganlik uchun kadrlar bo'limi xodimi javobgar bo'ladi intizomiy javobgarlik tanbeh, tanbeh yoki ishdan bo'shatish shaklida.

Rossiya Federatsiyasi Davlat bojxona qo'mitasi
Rossiya Federatsiyasining Shimoliy-G'arbiy bojxona boshqarmasi
Sankt-Peterburg BOJJOLARI

Ish yuritish uchun mas'ul shaxslarni tayinlash to'g'risida
Sankt-Peterburg bojxona bo'linmalarida

Rossiya Davlat bojxona qo'mitasining 1996 yil 12 fevraldagi N 78-sonli buyrug'iga muvofiq, Sankt-Peterburg bojxona bo'linmalarida hujjatlarni ta'minlash va hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni yanada yaxshilash maqsadida.

Men buyuraman:

1. Bojxona postlari va bo‘limlarida ish yuritish va arxiv ishlariga mas’ul mansabdor shaxslar tayinlansin (1, 2-ilovalar).

2. Bojxona postlari va boshqarmalari boshliqlari:

- o‘z bo‘limlarida “Sankt-Peterburg bojxonasida ish yuritish bo‘yicha yo‘riqnoma” talablariga muvofiq ish yuritish va arxiv ishini tashkil etish;

- 1999 yil 10 fevralgacha Rossiya Federatsiyasi Davlat bojxona qo'mitasining 1998 yil 16 fevraldagi 80-sonli "Tartibi to'g'risidagi nizomni tasdiqlash to'g'risida" gi buyrug'iga binoan standart asosida (3-ilovaga qarang). Rossiya Federatsiyasi bojxona organi xodimining lavozim tavsifini ishlab chiqish va tasdiqlash uchun" V. ishlab chiqish va kelishish. belgilangan tartibda bo‘limda ish yuritish va arxiv ishlariga mas’ul bo‘lgan xodimlarning lavozim yo‘riqnomalarini bojxona boshlig‘i bilan tasdiqlaydi;

- ish yuritish uchun mas'ul bo'lgan mansabdor shaxslar tarkibidagi barcha o'zgarishlar to'g'risida darhol Hujjatlarni ta'minlash bo'limiga (keyingi o'rinlarda DSO deb yuritiladi) xabar bering.

3. Bo‘limlarda ish yuritish va arxiv ishi uchun mas’ul mansabdor shaxslarning ishini uslubiy nazorat qilish O‘DO ga yuklansin (Varlamov S.A.). Ish yuritish uchun mas’ul mansabdor shaxslarning tayyorgarligi va malakasini oshirish maqsadida O‘XHda amaliyotini davom ettirish, ular bilan har chorakda seminarlar o‘tkazish.

4. Mazkur buyruqning 1-ilovasida ko‘rsatilgan mansabdor shaxslar bojxona muhri blankalarini hisobga olish, ulardan foydalanish va saqlash bo‘limlariga mas’ul etib tayinlansin.

6. Mazkur farmoyishning bajarilishini nazorat qilish bojxona boshqarmasi boshlig‘ining o‘rinbosari tomonidan amalga oshiriladi kadrlar xizmati Frolov V.I.

Bojxona boshlig'i
Bojxona xizmati general-mayori
V.G.Eremenko

Buyruqning 1-ilovasi. Bo'limlarda ish yuritish uchun mas'ul

1-ilova
buyurtmaga
01/06/99 № 8

ODO rahbari
bojxona kapitani
S.A. Varlamov

Buyruqning 2-ilovasi. Bo'limlardagi arxivlar uchun mas'ul

2-ilova
buyurtmaga
01/06/99 № 8

ODO rahbari
bojxona kapitani
S.A. Varlamov

Buyruqning 3-ilovasi. Bojxona organlarining tarkibiy bo'linmalarida ish yuritish va arxiv ishi uchun mas'ul shaxsning taxminiy lavozim majburiyatlari

3-ilova
buyurtmaga
01/06/99 № 8

1. Umumiy qoidalar

1.1. Bojxona organining tarkibiy bo'linmasida ish yuritish va arxiv ishi uchun mas'ul bo'lgan inspektor tarkibiy bo'linma boshlig'ining taqdimnomasiga binoan bojxona buyrug'i bilan tayinlanadi.

1.2. Tarkibiy bo'linmada ish yuritish va arxiv ishi uchun mas'ul bo'lgan inspektor o'z faoliyatida Rossiya Federatsiyasi Davlat bojxona qo'mitasi, Shimoliy-G'arbiy bojxona boshqarmasi, bojxona, Hujjatlarni ta'minlash bo'limi to'g'risidagi nizom, standart buyruqlar va ko'rsatmalarga amal qiladi. bojxonada (bojxona postida) ish yuritish va arxiv ishi bo'yicha ko'rsatmalar, shuningdek, haqiqiy ish vazifalari.

1.3. Inspektor bevosita tarkibiy bo'linma boshlig'iga, uslubiy jihatdan - hujjatlar bilan ta'minlash bo'limi boshlig'iga bo'ysunadi.

2. Asosiy vazifa va majburiyatlar

2.1. Ish yuritish va arxiv ishiga mas'ul shaxsning asosiy vazifasi buxgalteriya hisobining to'g'riligini ta'minlash, hujjatlarni tarkibiy bo'linma rahbariyati va ijrochilarga o'z vaqtida topshirish, hujjatlarning o'tkazilishi va hujjatlarga qaytarilishini nazorat qilishdir. qo'llab-quvvatlash bo'limi, va bo'linma arxivi ishini tashkil etish.

2.2. Amalga oshirish uchun belgilangan vazifa Ish yuritish va arxiv ishi uchun mas'ul shaxs quyidagilarga majburdir:

- Sankt-Peterburg bojxonasida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar talablarini bilish;

- hujjatlar bilan ta'minlash bo'limidan kiruvchi yozishmalarni kvitansiyaga qarshi olish;

- bo'lim xodimlari tomonidan bevosita boshqa tashkilotlardan olingan hujjatlarni hujjatlar bilan ta'minlash bo'limiga ro'yxatdan o'tkazish uchun taqdim etish;

- olingan xat-xabarlarni ko'rib chiqish va bojxona organi boshlig'ining qaroriga binoan ro'yxatga olish jurnalida yoki registrlarda zarur yozuvlarni qo'ygan holda tarkibiy bo'linma rahbariga yoki bevosita pudratchiga ko'rib chiqish uchun taqdim etish;

- tarkibiy bo'linma boshlig'ining qarorini jurnalga o'tkazish va hujjatni qabul qilib olish uchun taqdim etish;

- tarkibiy bo‘linma doirasida hujjatning ijrochidan ijrochiga o‘tishi hisobini yuritish;

- tarkibiy bo'linma xodimlarini axborot xarakteridagi hujjatlar bilan tanishtirish;

- hujjatlarni bajarish muddatlarini nazorat qilish;

- nazoratga olingan hujjatlar bo'yicha ijrochilarning ism-shariflarini hujjatlar bilan ta'minlash bo'limiga ma'lum qilish;

- ijrochilarga hujjatlarni bajarish muddatlari haqida vaqti-vaqti bilan eslatib turish;

- bajarilgan hujjatlarni nazoratdan o'z vaqtida olib tashlash yoki hujjatlarni bajarish muddatini uzaytirish choralarini ko'rish;

- bajarilgan hujjatlarning to'g'ri rasmiylashtirilganligini tekshirish (vizalar mavjudligi, nomenklatura bo'yicha ish raqamlari, ijro belgilari va boshqalar);

- hujjatning bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlarni jurnalga o'tkazish va hujjatni nazoratni amalga oshiruvchi hujjat ta'minoti bo'limining katta inspektoriga topshirish;

- bojxona shtamplari blankalarining bo‘limda qo‘llanilishi va saqlanishi ustidan hisob va nazoratni amalga oshirish;

- tuzilmaviy bo‘linmaning ish yuritish ro‘yxatiga muvofiq bajarilgan hujjatlarni fayllarga shakllantirish;

- saqlashga qabul qilingan ishlarning hisobini yuritish va to‘liq saqlanishini ta’minlash;

- arxiv binolarida hujjatlarning saqlanishini ta'minlash uchun zarur shart-sharoitlarga rioya etilishini nazorat qilish;

- tarkibiy bo‘linma rahbarini arxiv hujjatlarining tarkibi va mazmuni to‘g‘risida xabardor qilish, belgilangan tartibda ish yuritish, hujjatlar yoki hujjatlar nusxalarini berish, tashkilotlar so‘rovlarini, fuqarolarning arizalarini bajarish;

- arxivda saqlanayotgan hujjatlardan foydalanish hisobini yuritish;

- bo'limda hujjatlar bilan ishlash qoidalariga rioya etilishini nazorat qilish:

- tarkibiy bo‘linma ishini bojxona arxiviga topshirish uchun tayyorlaydi, doimiy va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash ishlari bo‘yicha yetkazib berish varaqalarini, saqlash muddati o‘tgan hujjatlar va fayllarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnomalarni tuzadi;

- tarkibiy bo‘linmaning ishlar ro‘yxatiga o‘zgartirish va qo‘shimchalar kiritish bo‘yicha takliflar tayyorlash va hujjatlar bilan ta’minlash bo‘limiga ko‘rib chiqish uchun kiritish.

ODO rahbari
bojxona kapitani
S.A. Varlamov

Hujjat matni quyidagilarga muvofiq tasdiqlanadi:
rasmiy axborot byulleteni

Qonunda xodim ishlayotgan paytda belgilanadi mehnat shartnomasi, uning mehnat daftarchasi uning ish beruvchisi bo'lgan korxonada saqlanishi kerak. Chunki bu shakl BSOni hisobga olgan holda, kitoblarni qabul qilish, ularni saqlash va berishni hisobga olishni to'g'ri tashkil etish kerak. Shu maqsadda sub'ekt rahbariyati mehnat daftarlarini yuritish uchun mas'ul shaxsni tayinlash to'g'risida buyruq berishi kerak.

Korxonaga kiruvchi barcha ishchi kuchi va mehnatkashlar shu maqsadda maxsus jihozlangan joyda saqlanishi kerak. Ushbu shaklning shikastlanishi yoki yo'qolishi uchun kompaniya, shuningdek uning rahbari tegishli javobgarlikni o'z zimmasiga oladi. Axir bu hujjatlar hammasini aks ettiradi zarur ma'lumotlar kelajakda xodim uchun pensiya belgilash.

Shuning uchun tashkilot direktori korxonada mehnat bilan to'g'ri ishlash uchun barcha sharoitlarni yaratadi. Bundan tashqari, uning boshqa ko'plab muhim masalalari bo'lganligi sababli, menejer berilgan buyruq asosida mehnat shakllarini hisobga olish bilan shug'ullanadigan mansabdor shaxsni tanlaydi.

Bunday holda, javobgarlik menejerda qoladi va tanlangan shaxs faqat ma'lum bir xo'jalik yurituvchi sub'ekt ichidagi mehnatni hisobga olish uchun javobgardir. U xodimlarning mehnat daftarchalarini qabul qiladigan, ularning yozuvlarini to'g'ri yuritadigan, tasdiqlovchi hujjatlarga mos keladigan yozuvlarni kiritadigan va ishdan bo'shatilgandan keyin kompaniya xodimlariga beradigan shaxs bo'ladi.

Diqqat! Agar u o'z vazifalarini bajarmasa yoki to'liq bajarmasa, u ushbu xodimni mas'ul etib tayinlash to'g'risida chiqarilgan buyruq asosida kompaniya rahbariyati oldida javobgar bo'ladi.

Buni mas'ul shaxssiz qilish mumkinmi?

Rahbar, qonunga muvofiq, mehnatga mas'ul bo'lgan shaxsni tayinlashi yoki bu mas'uliyatni o'z zimmasiga olishi kerak. Bunday talablar mehnat daftarchalarini yuritish qoidalarida ko'rsatilgan.

Shunday qilib, javobgar shaxsni belgilash zarurati qonun bilan mustahkamlangan.

Agar u hali ham tayinlanmagan bo'lsa, unda Ma'muriy javobgarlik to'g'risidagi kodeksga muvofiq jarima solinadi, uning miqdori 50 ming rublga etadi. Bundan tashqari, bu jazo mansabdor shaxsga emas, balki bevosita tashkilotga nisbatan qo'llaniladi.

Ommabop e'tiqoddan farqli o'laroq, kompaniyada ish yuritish nafaqat ofis yoki maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati tomonidan amalga oshiriladi. Boshqa kompaniya xodimlari odatda hujjatlar bilan ishlashga jalb qilinadi - tarkibiy bo'linmalarning xodimlari, ya'ni xizmat hujjatlarni boshqarish"yerda" nima sodir bo'layotganini juda yaxshi tushunishi kerak. Umuman kompaniyada hujjat aylanishining sifati bunga bog'liq. Maqolamizda ish yuritish uchun mas'ul shaxslarni qanday tayinlash, ularga qanday funktsiyalar o'tkazilishi va yangi qoidalarni qanday tartibga solish haqida gapiramiz.

Ommabop e'tiqodga qaramasdan, ofis ishi Kompaniya nafaqat ofis yoki maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati bilan shug'ullanadi. Boshqa kompaniya xodimlari - tarkibiy bo'linmalar xodimlari - odatda hujjatlar ustida ishlashga jalb qilinadi, ya'ni hujjat aylanishi xizmati "yerda" nima sodir bo'layotganini juda yaxshi tushunishi kerak. Umuman kompaniyada hujjat aylanishining sifati bunga bog'liq. Maqolamizda ish yuritish uchun mas'ul shaxslarni qanday tayinlash, ularga qanday funktsiyalar o'tkazilishi va yangi qoidalarni qanday tartibga solish haqida gapiramiz.

Strukturaviy bo'linma - bu ma'lum funktsiyalar to'plamiga ega bo'lgan tashkilot ichidagi boshqaruv organi. Strukturaviy bo'linmalarning soni va shtat jadvali tashkiliy va kadrlar hujjatlari kompaniyalar.

Tarkibiy bo'linmalarni tashqi (ular alohida deb ham ataladi - bu filiallar va vakolatxonalar) va bo'limlar, xizmatlar, bo'limlar va boshqalarni o'z ichiga olgan ichki qismlarga bo'lish mumkin. Quyida ofis ishini tashkil etish haqida gapiramiz tarkibiy bo'linmalar, biz mustaqil tashkilot belgilariga ega bo'lmagan va geografik jihatdan kompaniyaning boshqaruv apparatiga yaqin joylashgan ikkinchisini nazarda tutamiz.

Tarkibiy bo'linmalarda ish yuritishni tashkil etishda asosiy qiyinchilik tashkilot rahbariyatiga yaqin bo'ladi: bo'lim boshliqlari, agar tashkilotda xizmat, bo'lim yoki bo'lim bo'lsa, deb hisoblashadi. ishchi guruhi Hujjatlar bilan ishlash uchun mas'ul bo'lganlar, ularning bo'limi bu bilan shug'ullanmasligi mumkin - "u allaqachon etarli funktsiyalarga ega".

Bu pozitsiya faqat qisman to'g'ri. Darhaqiqat, agar tashkilotda ofis, maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati, umumiy bo'lim yoki kotibiyat mavjud bo'lsa, hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruvi ularning bevosita mas'uliyati hisoblanadi. Ammo ular bo'limlar yordamisiz qila olmaydi, chunki kompaniyaning barcha faoliyati hujjatlashtirilishi kerak. Tashkilotning maktabgacha ta'lim muassasalarida tarkibiy bo'linmalarning ishtiroki majburiydir. Ushbu maqola bo'limlar bilan ishlashni qanday yo'lga qo'yishga bag'ishlangan.

An'anaga ko'ra, kompaniyada ofis ishini tashkil etishning uchta shakli mavjud: markazlashtirilgan, markazlashtirilmagan va aralash.

1. Markazlashtirilgan shakl ish yuritish tashkilotning maxsus bo'limi - idora, maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati yoki umumiy bo'lim tomonidan amalga oshirilishini nazarda tutadi.

2. Markazlashtirilmagan shakl - birinchisining teskarisi: bu erda har bir bo'lim hujjatlar bilan ishlash uchun o'z tizimini ishlab chiqadi.

3. Aralash shakl , nomidan ko'rinib turibdiki, idora va bo'limlar o'rtasida hujjatlar bilan ishlash funktsiyalari bo'limi.

Ofisni tashkil etishning ushbu shakli eng keng tarqalgan.

1-qadam: ofis ishlari uchun mas'ul shaxslarni tayinlash

Qaysi shakldan qat'iy nazar ofis ishini tashkil etish kompaniyada amalda bo'lgan har bir tarkibiy bo'linmada ish yuritish uchun mas'ul bo'lgan xodim bo'lishi kerak. Uning vazifalari doirasi idora tomonidan bo'linmalarga o'tkaziladigan funktsiyalardan kelib chiqqan holda belgilanadi.

Ish yuritish uchun mas'ul xodim tashkilot rahbarining buyrug'i bilan tayinlanadi. Uning ichida ish tavsifi tegishli o‘zgartirishlar kiritiladi.

Shuningdek, mas'ul shaxslarni yuborish tavsiya etiladi qisqa kurslar ofis ishida yoki o'zingizni mashq qiling. Vazifalarni to'g'ri taqsimlash bilan ish yuritish uchun mas'ul bo'lgan xodimlar maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati xodimlarining ajralmas yordamchilariga aylanadi.

Mas'ul shaxslarni tayinlash to'g'risidagi buyruqni yiliga kamida bir marta ko'rib chiqish tavsiya etiladi. Agar xodim martaba bo'yicha ko'tarilgan bo'lsa, iste'foga chiqsa yoki uzoq muddatli ta'tilga chiqsa, a yangi tartib ish yuritish uchun mas'ul shaxslarning vazifalari o'tkazilgan shaxsga. Xodimni vaqtincha almashtirish haqida unutmang yillik otpuska, yilik ta'til yoki kasallik ta'tillari: bo'lim boshlig'i ushbu davrlarda hujjatlar bilan kim shug'ullanishini aniq bilishi kerak.

Xodimning ish tavsifiga o'zgartirishlar kiritilishi mumkin, masalan, ular asosida Standart ko'rsatmalar bojxona organlarida ish yuritish va arxiv ishi bo'yicha (Rossiya Federal bojxona xizmatining 2004 yil 18 oktyabrdagi 160-son buyrug'i bilan tasdiqlangan).

2-bosqich: mas'uliyatni taqsimlash

Tuzilmaviy bo'linmalarda ish yuritish uchun mas'ul shaxslar maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatining umumiy va uslubiy rahbarligida amalga oshiriladigan hujjatlar bilan ishlash bo'yicha majburiyatlarning bir qismiga o'tkaziladi.

Hujjatlarni yaratish va hisobga olish

Keling, hujjatlar turlarini ko'rib chiqaylik, ularni yaratish va hisobga olish ish yuritish uchun mas'ul shaxslarning javobgarligiga o'tkazilishi mumkin. Har bir alohida holatda yuqoridagi ro'yxat o'zgarishi mumkin. Hujjatlarning ma'lumotlar bazalari (ro'yxatga olish jurnallari) butun kompaniya uchun bir xil bo'lishini ta'minlashingizni tavsiya qilamiz. Bundan tashqari, biz bu erda bo'linma faoliyati profiliga oid hujjatlarga tegmaymiz: albatta, ular bilan ishlash huquqi va majburiyati avvalgidek bo'lim yoki xizmatda qoladi.

Agar tashkilot ish yuritish uchun mas'ul shaxslarga ma'lum vazifalarni tayinlagan va yuklagan bo'lsa, bu maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati faqat hisobotlarni qabul qilgan kunlarda engil nafas olishi va ularning mavjudligini eslashi mumkin degani emas. Mas'ul shaxslarning ishini doimiy nazorat qilib borish, xatolarni o'z vaqtida payqash va tuzatish, umumiy muammolarni topish va ularni birgalikdagi sa'y-harakatlar bilan hal qilish zarur.