Buyurtma imzolangan kundan oldin ro'yxatdan o'tkaziladi. Buyurtma imzolandi. Keyin nima? Buyruq yoki nizom loyihasini tasdiqlash va tasdiqlovchi mansabdor shaxslarning fikr-mulohazalari asosida loyihani yakunlash

Bahsli masalalarni muvofiqlashtirishga bo'lgan ishtiyoq barham topganda, barcha so'zlar va tinish belgilari tekshirilganda, advokat hamma rozi bo'lgan loyihani istamay ma'qullaganida, menejerga natija bilan tanishish uchun bir necha daqiqa vaqt bor edi. kompaniyaning eng yaxshi aql-idroklarining ijodi haqida va u bu natijalardan mamnun bo'lib, hujjatga o'z imzosini qo'ydi, buyruq kotibning qo'liga tushadi. Shu paytdan boshlab uning kelajakdagi taqdiri har qanday oldindan aytib bo'lmaydigan yoki o'zgaruvchanligini yo'qotadi. U qat'iy belgilangan yo'nalish bo'yicha boradi, e'tirozlarga toqat qilmaydigan hujjat aylanishi bo'yicha ko'rsatmalarda oldindan ko'zda tutilgan tartib-qoidalardan o'tadi va qat'iy belgilangan papkada birodarlar bilan topshiriladi. Chunki buyruq imzolangan paytdan boshlab tutqichlar "o'tish uchun texnik yordam" deb nomlangan ma'muriy hujjat».

Ma'muriy hujjatlar uchun axborot-qidiruv tizimlarini ro'yxatdan o'tkazish yoki yaratish

Imzolangan buyurtma ro'yxatga olinishi kerak, ya'ni. ma'lumot-ma'lumot tizimiga hujjat haqida ma'lum ma'lumotlarni kiriting: sana, seriya raqami, xulosa. Asosiy faoliyat bo'yicha buyurtmalar kalendar yili davomida yalpi raqamlash orqali ro'yxatga olinadi. Uzoq vaqt davomida ro'yxatga olish jarayonida har qanday firibgarlikka yo'l qo'ymaslik uchun varaqlarning majburiy raqamlanishi bilan tikilishi kerak bo'lgan buyurtma kitoblari ishlatilgan.

Biroq, bugungi kunda klassik kitoblar elektron ma'lumotnomalarga o'rnini bosmoqda. Agar sizda buyurtmalarni an'anaviy (qo'lda) ro'yxatdan o'tkazsangiz ham, men buxgalteriya hisobini ko'paytirishni maslahat beraman. elektron formatda, buning natijasida "CTRL" va "F" tugmachalarini bir vaqtning o'zida bosish orqali bir necha daqiqada istalgan so'rov bo'yicha istalgan buyurtmani topish mumkin, bu ayniqsa kotibdan "ba'zi buyurtma" ni topish kerak bo'lganda juda muhimdir. taxminan shu yoki boshqa savolga tegishli sana, raqamni ko'rsatish.

Bundan tashqari, elektron buxgalteriya hisobi yil davomida kiritilgan ma'lumotlarni arxiv saqlashga topshirish uchun buyurtmalar tayyorlashda hujjatlarning ichki inventarizatsiyasiga osongina o'zgartirish imkonini beradi.

Ko'pgina buyurtmalar ilgari chiqarilgan buyurtmalar ta'sirini to'liq yoki qisman to'ldirishi yoki bekor qilishi mumkin. Shuning uchun, buyurtmaning o'zi tafsilotlariga qo'shimcha ravishda, ro'yxatga olish shakli mavjud yozuvlarda tegishli eslatmalarni o'z ichiga olishi kerak (1-misol).

1-misol

Dekor hisob buyurtma jurnalida

Kelajakda buyurtmalarni samarali qidirishga hujjatlarning elektron versiyalarini to'g'ri shakllantirish ham yordam beradi. Buning uchun barcha ijrochilarni bir vaqtning o'zida bajarishga majbur qiling qog'oz versiyasi sizga buyurtmaning elektron versiyasini yuboring barcha ilovalar bilan. Buyurtmalar bilan elektron papkalarni shakllantirish klassik tarzda amalga oshiriladi: turli yillardagi buyurtmalar uchun turli papkalarni yarating, shuningdek, har bir papkaga buyurtmalar ro'yxati bilan faylni biriktiring.

Eslatma. Buyurtmaning elektron versiyasi bilan faylga nom berishda, xuddi shu shablonga qat'iy rioya qiling. Men har doim fayl nomini buyurtma raqami bilan boshlashingizni tavsiya qilaman. Shu bilan birga, raqam qat'iy belgilangan raqamlar sonini o'z ichiga olganligiga ishonch hosil qiling: o'tgan yildagi oxirgi buyurtma raqamidan bir raqam ko'proq. Misol uchun, agar o'tgan yili oxirgi buyurtma raqami ikki raqamdan iborat bo'lsa (masalan, 56), bu yilgi buyurtmalar uchun fayl nomlari 2 + 1 raqamni o'z ichiga olishi kerak, ya'ni. 001, 016, 089. Agar o'tgan yili oxirgi buyurtmani uch xonali raqam bilan ro'yxatdan o'tkazgan bo'lsangiz, bu yil buyurtmalar bilan fayllar ro'yxati quyidagicha ko'rinishi kerak: 0001, 0016, 0156. Aks holda, ba'zi dasturlar buyurtmalarni o'zlarida tartiblashi mumkin. o'z yo'li, ularni 1 dan keyin 2 emas, balki 11 dan keyin joylashtirish. Buyurtmaga qo'shimchalarni saqlashda fayl nomi buyurtmaning o'ziga o'xshash raqam bilan boshlanishi kerak. Misol uchun, agar buyurtma “0034.doc” sifatida saqlangan bo'lsa, u holda ilova bilan fayl quyidagicha ko'rinishi mumkin: "0034 application 1.doc" yoki "0034 OT.doc uchun ko'rsatmalar". Fayl nomidagi buyurtma yoki ilova mazmunini shifrlash yoki bermaslik sizga bog'liq.

Word formatidagi elektron versiyaga qo'shimcha ravishda, foydalanish qulayligi uchun buyurtmaning skanerlangan nusxasini jpg yoki pdf formatida saqlashingiz mumkin, bu ayniqsa keng mintaqaviy tarmoqqa ega kompaniyalar uchun juda muhimdir: skanerlangan nusxaga ega bo'lish sizga rad etish imkonini beradi. menejer tomonidan imzolangan buyruqlar nusxalarini qog'ozda masofaviy bo'limlarga yuborish. Skanerlangan nusxani saqlashda faylga nom berish uchun asosiy hujjat nomidan foydalaning. Masalan, agar buyurtma “0034.doc” sifatida saqlansa, uning skanerlangan nusxasi “0034.pdf” yoki “0034.jpg” sifatida saqlanishi kerak.

Har qanday o'zgarish belgilangan tartib fayl nomidagi so'zlar va raqamlarning joylashishi chalkashlikka olib keladi va qidiruvni qiyinlashtiradi kerakli hujjat.

Elektron shakldagi buyurtmalar bilan fayllar ro'yxati, bir xillik printsipiga muvofiq, 2-misolda keltirilgan. Buyurtmalar tartibda joylashtirilgan. Buyurtmaga ilovaning mavjudligi aniq.

2-misol

Bir xillik tamoyilini hisobga olgan holda elektron shakldagi buyurtmalar bilan fayllar ro'yxati

Agar bir xillik printsipi kuzatilmasa, dastur buyurtmalarni tartibda saralay olmaydi (3-misol). Ilovalar uchun butun ro'yxatni qidirishingiz kerak. Kerakli hujjatni to'liq topish qiyin.

3-misol

Bir xillik printsipiga rioya qilmagan taqdirda elektron shaklda buyurtmalar bilan fayllar ro'yxati

Imzolangan va ro'yxatdan o'tgan buyruq, shu jumladan unda ko'rsatilgan barcha ilovalar imkon qadar tezroq manfaatdor shaxslar e'tiboriga etkazilishi kerak.

Bugungi kunda tobora ko'proq kompaniyalar elektron hujjat aylanishiga o'tmoqda yoki ba'zilaridan foydalanmoqda texnik vositalar hujjatlarni almashtirish uchun, shu jumladan. boshqaruv buyurtmalarini tarqatish uchun, masalan, elektron pochta, umumiy portal va boshqalar.

Biroq, o'rnatilgan amaliyot tufayli buyurtmalarni axborot stendlariga joylashtirish yoki qog'oz nusxasini ijrochilarga topshirishni davom ettiradiganlar bor. Ma'muriy hujjatlar bilan tanishish shaklini tanlash kompaniyaning hajmiga, uning hududiy taqsimlanishiga, menejerning odatlariga va boshqalarga bog'liq. Qanday bo'lmasin, buyruqlarni (ko'rsatmalarni) tarqatish shakli va tartibi ofis boshqaruvi ko'rsatmalarida mustahkamlangan bo'lishi va maqsadga muvofiqlik talablariga javob berishi kerak.

Hujjat ijrochilarga buyurtma tashabbuskori tomonidan tuzilgan ro'yxat bo'yicha taqsimlanadi. Bunday ro'yxatda buyurtmani bajarishda bevosita yoki bilvosita ishtirok etgan barcha shaxslar bo'lishi kerak. Hujjatni tayyorlashda tashabbuskor va rozilik beruvchilar haqidagi ma'lumotlar bilan birga pochta ro'yxati talab qilinadigan texnik ma'lumotlar ro'yxatiga kiritilishi kerak.

4-misol

Dizayn namunasi texnik ma'lumotlar ma'muriy hujjat uchun

(odatda ma'muriy hujjatning oxirgi varag'ining orqa tomonida tuziladi)

Buyurtma tayyorlandi

Ish nomi shaxsiy imzosi I.O. Familiyasi

Qo'shimcha tel 00-00

KUZILGAN:

Lavozim

faoliyat sohasi kuratori,

tartibda tasvirlangan (odatda

tashkilot rahbari o'rinbosari orasidan) shaxsiy imzo I.O. Familiyasi

Bosh hisobchi

(agar buyurtmada moliyaviy masalalar bo'lsa) shaxsiy imzo I.O. Familiya

Yuridik xizmat mutaxassisi shaxsiy imzosi I.O. Familiyasi

Boshqa menejerlar

Biz buyruqni o'qib chiqdik*:

Ish nomi shaxsiy imzosi I.O. Familiyasi

Buyurtma yuborildi tomonidan elektron pochta: lavozimlar, bo'limlar nomlari.

*“Buyurtma bilan tanishish varaqasi”ni mustaqil hujjat sifatida rasmiylashtirishga ruxsat beriladi.

Bir qator tashkilotlarda ular "Kotib buyruqni manfaatdor tomonlarga etkazishi kerak" iborasi bilan cheklanadi, bu mutlaqo noto'g'ri, chunki Kotib, turli holatlarga ko'ra, muayyan biznes jarayonlarini amalga oshirishda ishtirok etadigan barcha ishtirokchilarni tanimasligi mumkin.

Buyurtmani elektron pochta orqali yuborishda (5-misol), buyurtma bilan bog'liq barcha fayllar elektron pochtaga biriktirilganligiga alohida e'tibor bering.

5-misol

Buyurtmani elektron pochta orqali yuborish

Buyurtmani elektron pochta orqali yuborayotganda, har doim bitta shablondan foydalangan holda "Mavzu" ustunini to'ldirishni boshlang: bo'shliqlar sonini kuzatib boring, so'zlarni, belgilarni va hokazolarni almashtirmang. Bularning barchasi kelajakda kerakli yukni tezda qidirishga imkon beradi.

Agar elektron pochta xabaridagi "Mavzu" ustuni to'g'ri formatlangan bo'lsa, ushbu ustun yordamida ro'yxatni yaratishda barcha buyurtmalar tartibda ko'rsatiladi.

Da noto'g'ri"Mavzu" ustunini yaratishda, ushbu ustunda ro'yxatni yaratishda buyurtmalar boshqa yuborilgan elektron xabarlar bilan kesishgan holda ko'rsatiladi va buyurtmalar tartibining o'zi buziladi.

IN yirik kompaniyalar, ayniqsa, keng filial tarmog'i bilan, uni yaratish maqsadga muvofiqdir pochta ro'yxatlari, ularni eng umumiy xususiyatlarga ko'ra shakllantirish, masalan, "Filiallar", "Bo'limlar boshliqlari" va boshqalar. (5-misol). Bevosita menejerlardan tashqari, ushbu ro'yxatlarda asosiy xodimning yo'qligi (ta'til, kasallik, ish safari va h.k.) hollarda o'rinbosarlarning yoki boshqa zaxira xodimlarining elektron pochta manzillari bo'lishi kerak.

Tanishuv. Biz mas'uliyat sohalarini ajratamiz

Rahbariyat irodasini o'z vaqtida va sifatli bajarish ko'p jihatdan ijrochining buyruq bilan o'z vaqtida tanishishiga bog'liq. Ushbu bosqichda imzolangan hujjat kompaniya tomonidan belgilangan tartibda darhol ijrochilar e'tiboriga etkazilishi muhim: davlat resursida joylashtiriladi, elektron pochta orqali yuboriladi, qog'oz nusxasi sifatida yuboriladi. Ushbu mas'uliyat, qoida tariqasida, vazifalariga ma'muriy ish yuritishni o'z ichiga olgan maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatining kotibi yoki tegishli xodimi zimmasiga yuklanadi.

Ammo ba'zida faol yozishmalarni olib boradigan xodimlar kotibdan olingan elektron pochta xabariga darhol e'tibor bermaydilar. Ko'pchilik, ijrochining javobgarligi faqat buyruq mazmuni bilan tanishgandan keyin boshlanadi, deb hisoblashadi. Ammo buyurtma yuborilgan paytda ijrochi ish joyida yo'q bo'lsa-chi? Belgilangan muddatlarni o'tkazib yuborishda kim aybdor? Bu savolga javob kompaniyada tashkil etilgan hujjatlarni ko'rib chiqish tizimiga bog'liq bo'lib, u ofisni boshqarish bo'yicha ko'rsatmalarda ko'rsatilgan. Shuning uchun p Ofis rahbariyatining ko'rsatmalariga har bir ishtirokchining mas'uliyatini yozing.

Ko'pgina kichik kompaniyalarda ijrochilarni o'z vaqtida tanishtirish uchun javobgarlik ma'muriy hujjatlar kotibda yotadi. Biroq, boshqa variantlar ham mumkin. Masalan, elektron xabar adresatga yetkazilgan paytda javobgarlik kotibdan ijrochiga o'tishi mumkin. Mas'uliyat to'liq bo'lim rahbarlari zimmasiga yuklanishi mumkin, ular nafaqat umumiy portalda e'lon qilingan ma'lumotlarni muntazam ravishda mustaqil ravishda ko'rib chiqishlari yoki kiruvchi elektron xabarlarning mazmuni bilan o'z vaqtida tanishishlari, balki oddiy xodimlarning e'tiborini jalb qilishlari shart. kompaniya rahbariyatining buyruqlari ularga ishonib topshirilgan bo'limlarning.

Bundan tashqari, bo'lim boshliqlari va boshqa asosiy xodimlar o'z o'rinbosarlariga o'zlarining rasmiy elektron pochta yozishmalariga kirish huquqini berishlari yoki bo'lmagan vaqt davomida yozishmalar mas'ul xodimga yuborilishini ta'minlashlari shart. Ushbu postulat, ayniqsa, kotib ko'plab xodimlarning harakati va ta'tillarini kuzatib bora olmaydigan yirik kompaniyalarda dolzarbdir.

Yangi texnologiyalarga qaramay, buyurtma bilan tanishish faktini ijrochining shaxsiy imzosi bilan tasdiqlash hali ham muhimdir. Kichik kompaniyalar uchun ijrochilarning imzolarini to'plash buyurtmaning oxirgi varag'ining orqa tomonida amalga oshirilishi mumkin, yirik kompaniyalarda buyurtmaning barcha tafsilotlari ko'rsatilgan "Tanishish varaqasi" ni tuzish tavsiya etiladi. (sana, raqam, qisqacha mazmuni) kiritilishi kerak.

Ish yuritish yo‘riqnomasida ma’muriy hujjatlar elektron shaklda tarqatilganda, ijrochining buyruq bilan tanishish sanasi tanishuv varaqasi imzolangan sana emas, balki elektron xabar yuborilgan sana hisoblanishi kerakligi ko‘rsatilsin.

Agar tanishuv varaqasi mustaqil hujjat sifatida berilgan bo'lsa, buyurtmaning asl nusxasi yuborilgandan so'ng darhol faylga kiritiladi va buyurtmaning nusxasi tanishish varaqasiga ilova qilinadi. Nusxa ko'chirish qutisi davom etayotgan ishlarda ishlatilishi mumkin. Bu sizga asl buyurtma xavfsizligini ta'minlash imkonini beradi, bu ayniqsa yirik va/yoki geografik jihatdan tarqoq tashkilotlarda muhim ahamiyatga ega.

Buyurtmalarni joriy saqlash va arxivga o'tkazish

Buyurtmalar buyurtma matnida ko'rsatilgan barcha qo'shimchalar bilan faylga topshiriladi. Bunday holda, siz "Tasdiqlash" ustunida ham, arizalarda ham barcha imzolarning mavjudligini diqqat bilan tekshirishingiz kerak.

Asosiy faoliyat turi bo'yicha buyruq chiqarishga sabab bo'lgan asoslar, shuningdek uni amalga oshirish uchun materiallar alohida shakllantiriladi.

Hujjatlar papkada to'planganligi sababli, sizda bor narsalarni chop etish tavsiya etiladi elektron versiya buyurtmalarni hisobga olish va qidiruv axborotchisi sifatida topshirish.

Qoida tariqasida, asosiy faoliyat uchun buyurtmalar dastlabki ikki yil ichida eng ko'p talab qilinadi. Shuni esda tutish kerakki, xavfsizlikni ta'minlash uchun buyurtmalarning asl nusxalari ularni saqlash uchun mo'ljallangan binolarni tark etmasligi kerak. Ish uchun buyurtmalardan nusxalar yoki ko'chirmalar beriladi. Buyurtmalarning skanerlangan nusxalari tobora ommalashib bormoqda.

Nashr qilish tartibi buyurtmalar va buyurtmalar iborat individual bosqichlar, ular ma'lum bir ketma-ketlikda amalga oshiriladi. Maqolani ushbu bosqichlarni to'g'ridan-to'g'ri tekshirish bilan boshlash to'g'ri bo'lmaydi. Avval siz buyurtma va ko'rsatmalarning asosiy maqsadini aniqlashingiz, ushbu turdagi hujjatlar o'rtasida mavjud bo'lgan o'xshashlik va farqlarni aniqlashingiz kerak.

Buyurtma va ko'rsatma: o'xshashlik va farqlar qanday

Buni darhol ta'kidlash kerak buyurtma va buyurtma murojaat qiling ma'muriy hujjatlar, yagona qaror qabul qilish shartlarida chiqarilgan. Bunday sharoitda korxonadagi barcha boshqaruv masalalari bo'yicha vakolat uning rahbariga, tarkibiy bo'linma ichidagi boshqaruv masalalari bo'yicha esa tegishli darajadagi menejerga tegishlidir.

Matndagi ko'rsatmalar va qarorlar buyurtma yoki yo'nalish, quyidagilarga qaratilgan bo'lishi mumkin:

takomillashtirish tashkiliy tuzilma korxonalar;

korxonaning asosiy (yoki ishlab chiqarish) faoliyatini amalga oshirish uchun vositalar va usullarni tanlash;

korxonani moliyaviy, mehnat, moddiy, axborot va boshqa resurslar bilan ta’minlash;

tashkiliy hujjatlarni tasdiqlash va ularga o'zgartirishlar kiritish va boshqalar.

Shuni ta'kidlash kerakki, ko'rsatmalar va qarorlarda mavjud buyruqlar yoki ko'rsatmalar, korxonaning barcha yoki ayrim xodimlari uchun majburiydir.

Keling, biz ko'rib chiqayotgan hujjatlar turlari o'rtasidagi farqlarni aniqlashga harakat qilaylik.

Buyurtma - Bu huquqiy akt, korxona oldida turgan asosiy va tezkor vazifalarni hal qilish uchun qo'mondonlik birligi asosida harakat qiluvchi korxona (uning tarkibiy bo'linmasi) rahbari tomonidan chiqariladi.

Nashrning boshlanishi buyurtma yoki buyurtmalar.

Hujjat loyihasini tayyorlash uchun ma'lumotlarni to'plash va tahlil qilish.

Loyihani tayyorlash buyurtma yoki yo'nalish.

Hujjat loyihasini tasdiqlash.

Loyihani yakunlash buyurtma yoki yo'nalish tasdiqlovchilarning sharhlariga ko'ra.

Buyurtma yoki buyruqni imzolash.

Buyurtma yoki buyruqni ro'yxatdan o'tkazish.

Buyurtma yoki ko'rsatmani etkazib berish ijrochilarga.

Yuqoridagi bosqichlar birinchi bosqichdan sakkizinchi bosqichga qadar ketma-ket amalga oshiriladi, qo'shimcha ravishda tasdiqlash bosqichida hujjat loyihasi bo'yicha izohlar bo'lmasa, beshinchi bosqich to'liq bo'lmasligi mumkin.

Keling, har bir bosqichni alohida ko'rib chiqaylik.

Buyruq yoki ko'rsatma berishni boshlash

Buyruqlar va nizomlar loyihalari quyidagi hollarda tayyorlanishi mumkin:

rejali asosda (oldin ishlab chiqilgan reja yoki dasturga muvofiq);

korxona rahbariyati nomidan;

menejerlar tashabbusi bilan tarkibiy bo'linmalar yoki unga qarashli korxonalar, shuningdek, alohida mutaxassislar.

Nashr qilish zaruriyatini asoslash buyurtma yoki yo'nalish memorandumda, tahliliy yoki axborot mazmuni to‘g‘risidagi guvohnomada, taklifda, xulosada, dalolatnomada yoki rasmiy xatda bayon etilishi mumkin. Ushbu hujjatlar qaror qabul qilish uchun asos bo'lib xizmat qiladi.

“Novostroyregion-A” MChJ ishlab chiqaruvchidan xabar oladi dasturiy ta'minot"21-asr texnologiyalari" OAJ yangi versiyani chiqarish haqida dasturiy mahsulot ombor hisobi uchun "Sklad+", shuningdek, yangilash moduli va yangilash bo'yicha ko'rsatmalarga ega CD (2-misolga qarang). Ushbu xatni olgan "Novostroyregion-A" MChJ rahbari qaror chiqaradi, unda u ombor mudiri A.V. Stepanovga ko'rsatma beradi. ombor hisobini avtomatlashtirish tizimining yangi imkoniyatlarini tahlil qilish va dasturning yangi versiyasiga o'tish zarurligi to'g'risida hisobot berish (2-misolga qarang). Stepanov A.V. bosh direktor nomiga eslatma tayyorlaydi (3-misolga qarang), unda tizimning yangi versiyasiga o'tish tovarlarni hisobga olish ishlarini yanada samarali tashkil etish va xodimlarning ish samaradorligini oshirish imkonini berishi haqida xabar beradi. Ushbu hisobotni o'rganib chiqib, Bosh direktor yangi qaror yaratadi (3-misolga qarang), unda u loyihani tayyorlashga ko'rsatma beradi buyurtma ombor hisobini avtomatlashtirish tizimining yangi versiyasini ishga tushirish to'g'risida (5-misolga qarang). Ya'ni, bu vaziyatda buyurtma berish uchun tashabbuskor hujjatlar "XXI asr texnologiyalari" OAJning xati va eslatma ombor mudiri Stepanov A.V. Mazkur hujjatlar asosida korxona rahbari buyruq loyihasini tayyorlash bo‘yicha topshiriqlar berdi.

Buyurtma yoki nizom loyihasini tayyorlash uchun ma'lumotlarni to'plash va tahlil qilish

Ushbu bosqich, birinchi navbatda, boshqaruv qarorini ishlab chiqish uchun zarur bo'lgan ob'ektiv, etarli va o'z vaqtida ma'lumotlarni to'plash va tahlil qilishni o'z ichiga oladi, ular keyinchalik nashr etilgan nashrlarda aks ettiriladi. buyurtma yoki tartib.

Axborot manbalari quyidagilar bo'lishi mumkin:

qonun hujjatlari va normativ hujjatlar;

tashkilotning joriy hujjatlari;

boshqa tashkilotlardan kelgan hujjatlar;

arxiv hujjatlari;

davriy nashrlardagi nashrlar;

ilmiy materiallar va boshqalar.

Axborot to'plash va tahlil qilish natijasi boshqaruv qarorini ishlab chiqishdir. Shunisi e'tiborga loyiqki, ma'lumotni tahlil qilish jarayonida odatda turli xil echimlar ishlab chiqiladi va ularni har tomonlama baholagandan so'ng, eng maqbuli tanlanadi.

1-misolning davomi

Buyruq yoki nizom loyihasini tayyorlash

Loyihani tayyorlash haqida gapirganda, shuni ta'kidlash kerakki, mutaxassis (yoki ishlab chiquvchi) hujjat emas, balki loyihani tayyorlaydi. Loyihada yo'q yuridik kuch, va shunday qilib, ma'muriy hujjat loyihasi bo'ladi buyurtma yoki yo'nalish, u tasdiqlash va imzolash tartibidan o'tishi kerak. Bundan tashqari, imzolangandan so'ng, hujjatni ro'yxatdan o'tkazish talab qilinadi.

Buyruq yoki nizom loyihasi mutaxassis yoki tarkibiy bo'linmalarning mutaxassislari tomonidan tayyorlanadi. Agar hujjat loyihasi turli bo'limlarning manfaatlariga daxldor bo'lsa, u holda korxona rahbariyatining qarori bilan loyihani tayyorlash uchun vaqtinchalik komissiya tuzilishi yoki ishchilar guruhi tayinlanishi kerak.

Buyruqlar va yo'riqnomalar loyihalari GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari" talablariga muvofiq tuzilgan. Birlashtirilgan tizim tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" (keyingi o'rinlarda - GOST R 6.30-2003).

Shunday qilib, loyihalar buyruqlar va ko'rsatmalar A4 formatida chop etiladi, ya'ni. 210 × 297 mm. Odatda uchun buyruqlar va ko'rsatmalar Maxsus shakllar ishlab chiqilmoqda. GOST R 6.30-2003 ga binoan ular "muayyan turdagi hujjatlar uchun shakllar" deb ataladi. Tashkilotning ta'sis hujjatlariga qarab, bunday shakllar (xatlardan tashqari) quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:

Davlat gerbi Rossiya Federatsiyasi(yoki Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi yoki tashkilotning gerbi yoki tovar belgisi (xizmat belgisi);

kompaniya nomi;

hujjat turining nomi;

hujjat tuzilgan yoki nashr etilgan joy;

shuningdek, tafsilotlar uchun cheklovchi belgilar:

• hujjat sanasi;

  hujjatning ro'yxatga olish raqami.

Shakl maydonlarining hajmi alohida e'tiborga loyiqdir. Shunday qilib, GOST R 6.30-2003 ga muvofiq, shakl kamida quyidagi maydonlarga ega bo'lishi kerak:

20 mm - chap;

10 mm - o'ng;

20 mm - yuqori;

20 mm - pastroq.

Hujjatni faylga joylashtirish uchun chap chetidan foydalaniladi. Bundan xulosa qilishimiz mumkinki, uzoq muddatli (10 yildan ortiq) va doimiy saqlash muddatlariga (buyruqlar va ko'rsatmalarni o'z ichiga olgan) hujjatlar shakllarini ishlab chiqishda, chap chegarani emas, balki 30-35 mm oralig'ida o'rnatish yaxshiroqdir. 20 mm.

Jadval

Kerakli tafsilotlar buyruqlar va ko'rsatmalar

	Takliflar nomi	Buyumlarni ro'yxatdan o'tkazish vaqti
Hujjatni nashr etish
1.1	kompaniya nomi
1.2	hujjat turining nomi	to'ldirish shart emas, u shaklda
1.3	hujjat tayyorlangan yoki nashr etilgan joy	to'ldirish shart emas, u shaklda
1.4	hujjat sanasi
1.5	hujjatning ro'yxatga olish raqami	hujjatni ro'yxatdan o'tkazish vaqtida imzolangandan keyin tuzilgan
1.6	matnga sarlavha
1.7	hujjat matni	hujjat loyihasini tayyorlashda tuziladi
1.8	vizani tasdiqlovchi hujjat (agar kerak bo'lsa, hujjatni tasdiqlash muhri ham bo'lishi mumkin)	hujjat loyihasini tasdiqlash jarayonida to‘liq rasmiylashtiriladi
1.9	to'liq imzo	hujjatni imzolash vaqtida tuzilgan
1.10	ta'sis hujjatlariga qarab, Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi (yoki Rossiya Federatsiyasining ta'sis etuvchi sub'ektining gerbi yoki tashkilotning gerbi yoki tovar belgisi) mavjud bo'lishi mumkin.	to'ldirish shart emas, u shaklda
Nazorat qilish va bajarish uchun sozlash
2.1	nazorat belgisi	hujjat nazoratga topshirilganda tuziladi
Hujjatni nazoratdan olib tashlash va faylga yuborish
3.1	hujjatning bajarilishi va faylga yuborilishi to'g'risidagi eslatma	hujjat nazoratdan chiqarilganda va faylga yuborilganda tuziladi

Keling, loyihalarning dizayn xususiyatlarini ko'rib chiqishga o'tamiz buyruqlar va ko'rsatmalar. dan boshlaylik matn yozish qoidalari. U har doim birinchi shaxsda aytilgan birlik va ikki qismdan iborat:

bayon (yoki muqaddima) va

ma'muriy.

IN aniqlash qismi belgilangan harakatlarning mantiqiy asoslari keltirilgan. Agar nashr qilish uchun asos bo'lsa buyurtma yoki yo'nalish yuqori tashkilotning qonunchilik yoki me'yoriy-huquqiy hujjati yoki ushbu tashkilot tomonidan ilgari chiqarilgan hujjat bo'lib xizmat qilgan, uning nomi, sanasi va raqami aniq qismida ko'rsatilgan. Bunday holda, "Asosiy", "Pozitsiyada", "Muvofiq" kabi so'zlardan foydalanish mumkin. Agar buyruq yoki ko'rsatma tashabbuskorlik asosida chiqariladi, aniqlovchi qismida belgilangan harakatlarning maqsad va vazifalari shakllantiriladi, sabab bo'lgan faktlar yoki hodisalar ko'rsatiladi. buyruq yoki buyruq chiqarish.

Ko'rsatilgan qism odatda "maqsadlari uchun", "bilan bog'liq" va hokazo so'zlar bilan boshlanadi.

Belgilangan harakatlar tushuntirish yoki asoslashga muhtoj emasligi sababli bayon qilingan qism yo'q bo'lishi mumkin bo'lgan holatlar mavjud.

Ta'riflovchi qism buyurtmalar maʼmuriy soʻzdan “BUYURMAMAN:” degan soʻzlar bilan, buyruqlarda esa “TAKLIF ETAYMAN:” yoki “Majburiyat qilaman:” soʻzlari bilan ajratiladi. Bu so'zlar bilan chop etilgan yangi qator maydondan bosh harflar bilan yoziladi.

Ma'muriy qism Har bir harakatning bajaruvchisi va bajarish muddati ko'rsatilgan holda belgilangan harakatlar ro'yxati bo'lishi kerak.

Ma'muriy qism ko'pincha punktlarga bo'linadi, chunki turli xil topshiriqlar uchun o'z muddatlari bilan bir nechta ijrochilar bo'ladi deb taxmin qilinadi.

Hujjat parchasi

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlar talablari: Ko'rsatmalar GOST R 6.30-2003 ni amalga oshirish bo'yicha Agar harakat ma'lum bir ijrochiga tegishli bo'lsa, hujjatning tegishli bandi dating holatida ijrochining lavozimi va familiyasini (matndagi bosh harflar familiyadan keyin qo'yiladi) ko'rsatish bilan boshlanishi kerak. Tashkilotlar yoki tarkibiy bo'linmalar ijrochilar sifatida ko'rsatilishi mumkin. Boshqaruv harakati haqidagi ma'lumot noaniq shakldagi fe'l va harakat ob'ektini ko'rsatuvchi ob'ekt orqali uzatiladi. Masalan: 1. Kafedra mudiri xalqaro operatsiyalar Kotov A.D. ... bo‘yicha ishlarni tashkil etish bo‘yicha yo‘riqnoma” loyihasini tayyorlang. 2. Yuridik bo'lim boshlig'i S.G.Melnikov Xalqaro operatsiyalar departamentini zarur normativ-huquqiy hujjatlar va uslubiy hujjatlar bilan ta’minlash. Bajarish muddatini ko'rsatish alohida satrda ko'rsatiladi va ijroning tugallangan sanasi sifatida beriladi. Masalan: Ariza topshirishning oxirgi muddati: 2003 yil 15 iyul. IN oxirgi nuqta Ma'muriy qismda ma'muriy hujjatning bajarilishini nazorat qilish yuklangan aniq shaxslar ko'rsatilgan. Masalan: 4. Bajarilishi ustidan nazorat buyurtma bank boshqaruvi raisining o‘rinbosari K.M. Sidorov zimmasiga yuklansin.

Hujjat parchasi

Federal organlarda ish yuritish bo'yicha standart ko'rsatmalar ijro etuvchi hokimiyat, Rossiya Madaniyat vazirligining 2005 yil 8 noyabrdagi 536-son buyrug'i bilan tasdiqlangan. Agar buyurtma uning ayrim qoidalarini o'zgartirsa yoki bekor qilsa, matnning ma'muriy qismining bandlaridan birida bekor qilinayotgan hujjatga havola (hujjat bandi) bo'lishi kerak, unda uning sanasi, raqami va nomi ko'rsatilgan. Paragrafning matni “Yaroqsiz deb topilsin...” so‘zlari bilan boshlanishi kerak. IN buyurtma"Buyurtmani e'tiborga olish uchun ..." bandini kiritmasligingiz kerak. E'tibor qaratiladigan bo'linmalar (mansabdor shaxslar). buyurtma, pudratchi buyurtma loyihasi bilan birga tayyorlaydigan tarqatish indeksida keltirilgan.

A4 qog'ozda tuzilgan har qanday tashkiliy va ma'muriy hujjat matni yordamida chop etilishi kerak bir yarim qator oralig'i .

U buyurtma yoki yo'nalish turli xil ilovalar bo'lishi mumkin: qoidalar, qoidalar, ro'yxatlar, ro'yxatlar, grafiklar, jadvallar, namunaviy hujjatlar va boshqalar. “Apellyatsiya mavjudligi belgisi” rekviziti hech qachon berilmaydibuyruqlar va ko'rsatmalar arizaga havola bevosita ma'muriy hujjat matnida berilganligi sababli.

Agar ariza ma'lumotnoma yoki tahliliy xarakterga ega bo'lsa (diagramma, jadval, ro'yxat va boshqalar), u holda buyruq yoki ko'rsatma matnida "2-ilovaga muvofiq" yoki "(2-ilova)" havolasi mavjud (5 va misollarga qarang. 6). Bunday holda, arizaning birinchi sahifasida yuqori o'ng burchakda "Ilova" so'zi yoziladi, quyida havola mavjud. buyruq yoki ko'rsatma. Agar bir nechta ilovalar mavjud bo'lsa, ular raqamlangan.

2-ilova

"Alternativa-M" OAJ buyrug'iga

2007 yil 11 yanvardagi 1-son

Agar ma'muriy hujjatga ilova tasdiqlangan hujjat (nizomlar, qoidalar, yo'riqnomalar va boshqalar) bo'lsa, ma'muriy qismning tegishli xatboshida quyidagi belgi qo'yiladi: "(ilova qilingan)" (ma'muriy qismning 1-bandiga qarang). buyurtma 5-misolda). Va hujjatning o'zida, birinchi sahifaning yuqori o'ng burchagida "Hujjatni tasdiqlash to'g'risida bayonot" atributi yozilgan.

Qisman kelishilgan (taqdim etilgan 7 mansabdor shaxsdan 3 nafari tomonidan)
Vaimzolanmagan buyurtma loyihasi

Buyurtma loyihasining oxirgi varag'ining pastki orqa tomoni,
loyiha ijrochilari (ishlab chiquvchilari) o'z vizalarini rasmiylashtirgan

Sarlavha barcha buyruq va ko'rsatmalar loyihalari bo'yicha rasmiylashtirilishi va hujjatning qisqacha mazmunini o'z ichiga olishi kerak.

U "nima (kim) haqida?" Degan savolga javob berishi kerak, masalan, "Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni tasdiqlash to'g'risida", "Svyazinvestcom" YoAJ xodimlarini attestatsiyadan o'tkazish to'g'risida", "Takomillashtirish kontseptsiyasini amalga oshirish to'g'risida" hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv."

Bunday holda, sarlavha umumiy uzunligi 150 belgigacha bo'lgan besh qatordan ko'p bo'lmagan satrlarni egallashi, chetidan (ya'ni, xatboshisiz) bitta qator oralig'ida tirnoqsiz va tagiga chizilmagan holda chop etilishi, bosh harf bilan boshlanishi kerak. nuqta qo'llamasdan harf va tugaydi (5 va 6-misollarga qarang).

Buyurtma yoki ko'rsatma shaklining majburiy tafsilotlarini to'ldirish masalalariga to'xtalmaymiz, chunki bu E.M.ning maqolasida batafsil tavsiflangan. Kameneva "Tashkiliy va boshqaruv hujjatlari shakllarini ishlab chiqish", 2005 yil 8` va 9`-sonli jurnallarda chop etilgan.

Qachon buyruq yoki ko'rsatma loyihasi tayyorlandi, keyingi bosqich boshlanadi - ma'muriy hujjat loyihasini tasdiqlash. Bu boshqa bosqich bilan uzviy bog'liqdir - ma'qullaganlarning sharhlari asosida loyihani yakunlash mansabdor shaxslar. Shuning uchun biz ikkala bosqichni bir vaqtning o'zida ko'rib chiqamiz.

Buyruq yoki nizom loyihasini tasdiqlash va tasdiqlovchi mansabdor shaxslarning fikr-mulohazalari asosida loyihani yakunlash

Hujjat loyihasini tasdiqlash quyidagilarni nazarda tutadi:

Hujjatlar loyihalarini sifatli tayyorlashni ta’minlash va ularni manfaatdor shaxslar bilan kelishish loyihani kirituvchi bo‘linmalar rahbarlari zimmasiga yuklanadi.

Hujjat parchasi

2.7.1.2-band. Standart ko'rsatmalar federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha, tasdiqlangan buyurtma bo'yicha Rossiya Madaniyat vazirligi 2005 yil 8 noyabrdagi 536-son Buyurtmalar loyihasi(buyruqlar) va ularga ilovalar loyihani kiritgan ijrochi va bo‘linma rahbari, loyihada topshiriq va ko‘rsatmalar berilgan bo‘linmalar rahbarlari, shuningdek, maktabgacha ta’lim muassasasi rahbari tomonidan tasdiqlanadi. yuridik xizmat (normativ-huquqiy hujjatlar loyihalarini ma'qullaydi). Tasdiqlash paytida kelib chiqadigan buyruq (ko'rsatma) loyihasiga e'tirozlar loyihaga ilova qilingan ma'lumotnomada ko'rsatiladi. Agar tasdiqlash jarayonida buyurtma loyihasi Agar fundamental o'zgarishlar kiritilsa, u qayta nashr etilishi va qayta tasdiqlanishi kerak. Buyurtmalar loyihasi Rahbarga imzolash uchun taqdim etilgan (ko'rsatmalar) vazifalar taqsimotiga muvofiq rahbar o'rinbosarlari tomonidan tasdiqlanadi.

Korxona vizalari tasdiqlash uchun zarur bo'lgan shaxslarni ko'rsatadigan hujjatlar turlari va kichik turlari ro'yxatini ishlab chiqishi kerak, ya'ni. asosiy tasdiqlovchilarni yoki hujjatlar shakllari varaqlarini ko'rsatgan holda.

Hujjat loyihasini tayyorlash bosqichlari, uni ma'qullaganlarning sharhlari asosida tasdiqlash va takomillashtirish "an'anaviy" deb ataladigan usulda yoki ofisni avtomatlashtirish tizimidan foydalangan holda amalga oshirilishi mumkin. elektron hujjat aylanishi.

"An'anaviy" usul bilan Ma'muriy hujjat loyihasi blankada tayyorlanadi va qog'oz shaklida tasdiqlash uchun taqdim etiladi.

Bunda mansabdor shaxslarning vizalari hujjat loyihasining oxirgi varaqining orqa tomonining pastki qismiga yopishtiriladi. Mutaxassis tayyorlanmoqda buyurtma loyihasi yoki buyruq hujjat loyihasining oxirgi varag'ining orqa tomonida ma'qullovchilarning lavozimlari va familiyalarini ko'rsatish orqali vizalarni keyingi rasmiylashtirish uchun asos bo'lishi mumkin (5-misolga qarang). "Hujjatni tasdiqlash vizasi" tafsilotlari GOST R 6.30-2003 ga muvofiq tuzilishi kerak.

Hujjat parchasi

P. 3.24. GOST R 6.30-2003. Hujjatlarning yagona tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar Hujjatni tasdiqlash hujjatni tasdiqlash vizasi (keyingi o'rinlarda viza deb yuritiladi) bilan beriladi, unda hujjatni tasdiqlovchi shaxsning imzosi va lavozimi, imzo stenogrammasi (bosh harflar, familiya) va imzolangan sana ko'rsatilgan. Masalan: Nazoratchi yuridik bo'lim A.S.ning shaxsiy imzosi. Orlov sana Hujjatga sharhlar bo'lsa, viza quyidagi tarzda beriladi: Izohlar ilova qilingan Yuridik bo'lim boshlig'i A.S.ning shaxsiy imzosi. Orlov sana Sharhlar alohida varaqda bayon qilinadi, imzolanadi va hujjatga ilova qilinadi.

Tashkilotning ixtiyoriga ko'ra, hujjat loyihasini sahifama-sahifa tasdiqlash yoki alohida tasdiqlash varag'ida hujjat vizalarini berish imkoniyati mavjud. Shu bilan birga, tasdiqlash varag'ining shakli na GOSTlar, na huquqiy hujjatlar bilan tartibga solinmaydi va shunga ko'ra, turli tashkilotlarda tasdiqlash varag'i boshqa shaklga ega bo'lishi mumkin (6-misolga qarang).

Ma'muriy hujjat loyihasini tasdiqlash uchun qog'ozda taqdim etishda faqat bitta turdagi loyiha marshruti mumkin: ketma-ket. Bu shuni anglatadiki, bir vaqtning o'zida hujjat loyihasi faqat ma'qullovchi mansabdor shaxslardan birida bo'lishi mumkin. Amalda, ko'pincha hujjat loyihasi bir xil darajadagi menejerlar tomonidan tasdiqlanishi kerak bo'lgan holatlar mavjud va ularni tasdiqlash tartibi muhim emas. Shunga ko'ra, ketma-ket hujjatlarni tasdiqlash yo'li har doim ham optimal echim emas.

Bundan tashqari, tasdiqlashning "an'anaviy" usuli kompaniya xodimlari uchun juda ko'p ish vaqtini "yeydi". Axir, qog'ozdagi hujjat loyihasi mustaqil ravishda tasdiqlovchi mansabdor shaxslarga topshirilishi yoki boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati (bundan buyon matnda DOU xizmati deb yuritiladi) orqali uzatilishi kerak. Ikkinchi holda, hujjatni tasdiqlash ko'p vaqt talab etadi, chunki birinchi navbatda siz loyihani maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatiga topshirishingiz kerak, keyin esa kerakli bo'limning kotibi yoki ish yuritish uchun mas'ul shaxsni tanlashi kerak. loyihani maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatidan yuqoriga ko'tarib, tasdiqlash uchun o'z menejeriga topshiring va tasdiqlangandan so'ng loyihani DOW xizmatiga qaytaring ... Ushbu protsedura loyiha barcha zarur mansabdor shaxslar tomonidan kelishib olinmaguncha davom etishi kerak. Natijada, o'rta va yirik korxonalarda bitta hujjat loyihasini tasdiqlash bir necha kun davom etishi mumkin.

Ofis avtomatizatsiyasi va elektron hujjat aylanishi tizimlaridan foydalangan holda hujjatlar loyihalarini muvofiqlashtirish"an'anaviy" usul bilan solishtirganda juda ko'p afzalliklarga ega. Ushbu yondashuv bilan hujjat loyihasini ishlab chiquvchi tizimda loyiha yaratadi, tasdiqlash vaqtida hujjat loyihasi uchun marshrut turini ko'rsatadi va tasdiqlash tartibini faollashtiradi.

Quyidagi muvofiqlashtirish yo'nalishlari mumkin:

ketma-ket: loyiha birinchi tasdiqlovchiga birinchi marta kelganida; u loyihani tasdiqlaganidan so'ng, loyiha avtomatik ravishda ikkinchi tasdiqlovchiga o'tadi va hokazo;

parallel: loyiha bir vaqtning o'zida barcha tasdiqlovchi tomonlarga taqdim etilganda va ular hujjat loyihasini istalgan ketma-ketlikda ma'qullaganda;

parallel-ketma-ket (yoki aralash): hujjat loyihasi birinchi marta istalgan ketma-ketlikda tasdiqlashni amalga oshirishi mumkin bo'lgan bir guruh mansabdor shaxslar tomonidan qabul qilinganda; va faqat birinchi guruhdagi barcha mansabdor shaxslar kelishib olingandan keyingina loyiha keyingi mansabdor shaxslar guruhiga yuboriladi.

Agar muvofiqlashtirishni hisobga olsak buyurtmalar loyihalari va buyurtmalar, shuni ta'kidlash mumkinki, eng maqbul parallel-ketma-ket marshrut bo'ladi. Bunday holda, muvofiqlashtirish quyidagi zanjir yordamida tashkil etilishi mumkin:

1 ta tasdiqlovchilar guruhi - hujjat loyihasining ijrochisi (yoki ishlab chiquvchisi);

2-guruh koordinatorlari - ijrochi rahbari;

3-guruh tasdiqlovchilar – ma’muriy hujjat loyihasining to‘g‘riligini tekshiradigan rahbar (yoki maktabgacha ta’lim muassasasi xizmati xodimi);

Koordinatorlarning 4-guruhi – loyihada vazifalar va topshiriqlar nazarda tutilgan bo‘limlar boshliqlari, shuningdek yuridik xizmat boshlig‘i;

Koordinatorlarning 5-guruhi - korxona rahbarining o'rinbosari (yoki o'rinbosarlari).

Foydalanishni muvofiqlashtirish avtomatlashtirilgan tizimlar"an'anaviy" muvofiqlashtirishga nisbatan bir qator boshqa afzalliklarga ega. Keling, asosiylarini nomlaylik:

Ishlab chiquvchi loyihani tasdiqlovchi mansabdor shaxslarga etkazib berish uchun vaqtni behuda sarflashi shart emas, chunki bu tizim tomonidan berilgan marshrutga muvofiq amalga oshiriladi.

Ishlab chiquvchi mansabdor shaxs hujjat loyihasini tasdiqlashi kerak bo'lgan vaqtni ko'rsatishi mumkin.

Hujjat loyihasini ishlab chiquvchi istalgan vaqtda hujjat qanday tasdiqlanayotganini, mansabdor shaxslardan qaysi biri tasdiqlashni amalga oshirgani va qaysi viza berilganligini ko‘rishi mumkin.

Tasdiqlovchi mansabdor shaxslar maxsus bildirishnoma tizimi tufayli hujjat loyihasini tasdiqlash uchun olganliklarini tezda bilib olishadi.

Hujjat loyihasi imkon qadar tezroq kelishib olinadi.

Hujjat loyihasini tasdiqlash jarayonida yo'qotib bo'lmaydi.

Tizim loyihaning barcha versiyalarini, vizalar va tasdiqlash yozuvlarini saqlashi mumkin.

Yuqorida aytib o'tilgan "elektron" tasdiqlashning sezilarli afzalliklariga qaramay, u hozirda qo'llaniladi. kichik miqdor korxonalar. Buning sababi esa quyidagilar: hujjatlar loyihalari bilan ishlashni, shu jumladan tasdiqlash bosqichini avtomatlashtirish mumkin, faqat barcha rahbarlar ish yuritishni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishi tizimlaridan faol foydalanuvchiga aylansalar, chunki ular asosiy tasdiqlovchi mansabdor shaxslar hisoblanadi. Afsuski, bugungi amaliyot shuni ko'rsatadiki, aksariyat tashkilot va korxonalarda avtomatlashtirish tizimlarining asosiy foydalanuvchilari kotiblar va ish yuritish uchun mas'ul shaxslar bo'lib, ularning vakolatiga hujjatlar loyihalarini tasdiqlash kirmaydi.

Keling, ma'qullovchilardan biri hujjat loyihasining mazmuniga rozi bo'lmasa, nima bo'lishini ko'rib chiqaylik.

Bir yoki bir nechta ma'qullangan taqdirda fundamental xarakterdagi sharhlar, hujjatning mohiyatini o'zgartirganda, loyiha qayta chop etilishi kerak (ya'ni, a yangi versiya hujjat loyihasi) va qayta kelishilgan.

Agar tasdiqlash paytida ular qilingan bo'lsa tahririyat sharhlari, loyiha mazmunini o'zgartirmang, keyin loyiha ham qayta chop etilishi kerak, ammo bu holda qayta tasdiqlash talab qilinmaydi.

Buyurtma yoki buyruqni imzolash

Hujjatning kelishilgan loyihasi rahbarga imzolash uchun taqdim etiladi.

Agar tasdiqlash vizalari loyihaning oxirgi varag'ining orqa tomonida emas, balki alohida tasdiqlash varag'ida berilgan bo'lsa, unda bu holda hujjat loyihasining tasdiqlash varag'ini menejerga topshirish kerak.

Rahbarning imzosi hujjat loyihasini to'liq huquqli hujjatga aylantiradi, shundan so'ng uni ro'yxatdan o'tkazish kerak.

Buyurtma yoki buyruqni ro'yxatdan o'tkazish

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish - Bu hujjat to'g'risidagi buxgalteriya ma'lumotlarining belgilangan shakldagi yozuvi, uni yaratish, jo'natish yoki qabul qilish faktini qayd etish.

Bizning holatda ro'yxatdan o'tish yaratilish faktini qayd etadi hujjat. Shuni ta'kidlash kerakki, ro'yxatdan o'tish hujjatlarni keyingi qayd etish va ma'lumotnoma ishlarini tashkil etish uchun ham zarur.

Ro‘yxatdan o‘tish uchta usuldan biri bilan amalga oshirilishi mumkin:

qog'oz jurnalida hujjatning yozuvi (jurnalni ro'yxatga olish shakli);

qog'oz ro'yxatga olish va nazorat kartasidagi yozuv (kartani ro'yxatdan o'tkazish shakli);

ish yuritishni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanish tizimiga hujjat haqidagi ma’lumotlarni kiritish (avtomatlashtirilgan ro‘yxatga olish shakli).

Shuni ta'kidlash kerakki, hozirda buni qilish tavsiya etiladi , chunki u jurnal va kartani ro'yxatga olish shakllariga nisbatan juda ko'p afzalliklarga ega. Keling, ushbu afzalliklarning kichik bir qismini nomlaylik:

hujjatlarni har qanday tafsilotlar yoki tafsilotlar bo'yicha tezkor qidirish;

hisobotlarni, xulosalarni avtomatik shakllantirish, hujjatlar bo'yicha ma'lumotnoma va tahliliy ishlarni olib borish;

buyruqlar (hujjatlar) bajarilishini avtomatik nazorat qilish;

bir vaqtning o'zida bir nechta ish joylarida hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish imkoniyati va boshqalar.

Bundan tashqari avtomatlashtirilgan hujjatlarni ro'yxatga olish korxonaga maxsus dasturiy ta'minotni kiritmasdan mumkin.

Aksariyat kichik kompaniyalarda bu oddiy jadvalni to'ldirish orqali MS Excel yordamida amalga oshiriladi.

Ro'yxatga olish paytida hujjat tayinlanadi ro'yxatga olish raqami va hujjat sanasi. Buyurtma va ko'rsatma sanasi imzolangan sana bo'lishi kerak, shundan xulosa qilishimiz mumkin buyruqlar va ko'rsatmalar ular imzolangan kuni ro'yxatdan o'tkazilishi kerak.

Hujjatlar xujjat turi nomiga qarab guruhlar ichida ro'yxatga olinadi. Bundan tashqari, asosiy faoliyat bo'yicha buyruqlar (shuningdek, ko'rsatmalar), uchun xodimlar va ma'muriy va iqtisodiy masalalar bo'yicha. Bu shuni anglatadiki, yuqoridagi buyruqlar va ko'rsatmalarning kichik turlari umumiy emas, balki alohida raqamlashga ega bo'ladi.

Endi dizayn talablarini ko'rib chiqaylik ro'yxatga olish raqami va GOST R 6.30-2003 da mustahkamlangan hujjatning sanalari.

Hujjat parchasi

Hujjat parchasi

Odatda, raqamli usul buyurtma va ko'rsatma sanasini rasmiylashtirish uchun ishlatiladi, masalan, 02/05/2007 (6-misolga qarang).

Menejer tomonidan imzolangan va ro'yxatdan o'tgan tasdiqlash varag'i bilan buyurtma bering

Buyruq yoki ko'rsatmani ijrochilarga etkazish

Ma'muriy hujjatni ijrochilarga etkazish- bu hujjatning nusxasi, uni tarqatish (iloji boricha tezroq) yoki ijrochilarga o'tkazish.

Ish yuritishni "an'anaviy" tashkil etishda nusxalar ko'pincha buyruqlar va ko'rsatmalardan iborat bo'lib, ko'chirmalar kamroq tuziladi, keyinchalik ular tarqatish indeksiga muvofiq tashkilotning ijrochilariga yoki xodimlariga yuboriladi (u ham chiziladi). tuziladi va ijrochi tomonidan imzolanadi).

Agar hujjatlar bilan ishlashda ofisni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishi tizimi ishlatilsa, ko'p hollarda (xodimni imzolash uchun hujjat bilan tanishtirish shart bo'lmaganda, masalan, ba'zi ma'muriy hujjatlarni rasmiylashtirishda muhim ahamiyatga ega). xodimlar uchun), ro'yxatdan o'tgan hujjat tizimlar yordamida xodimlarga yuboriladi. Ushbu yondashuv oluvchilarga hujjatni eng qisqa vaqt ichida olish imkonini beradi, shuningdek hujjatlarni nusxalash va nusxalarini o'tkazish uchun "an'anaviy" yondashuv bilan sarflanadigan moddiy va vaqt resurslarini tejaydi.

Ta'kidlash joizki, aksariyat ma'muriy hujjatlar ijrochilarga topshirilgunga qadar nazoratdan o'tkaziladi. DOW xizmati. Biroq, ijro nazorati alohida katta mavzu bo'lib, biz o'tgan yili yetarlicha e'tibor bergan edik.

Mavzu V.P.ning maqolasida davom ettiriladi. Kozyreva "Ma'muriy hujjatlar loyihalarini ishlab chiqish: mas'ul ijrochi va ish yuritish bo'yicha mutaxassis o'rtasidagi o'zaro munosabatlar".

Tajribali mutaxassis o'z ishini baham ko'rsa, har doim qiziqarli bo'ladi. Va ayniqsa, boshqa bo'limlardagi hamkasblar bilan konstruktiv hamkorlikni o'rnatish haqida gap ketganda. Siz ish yuritish qoidalariga va rus tilining barcha nozikliklariga rioya qilgan holda ma'muriy hujjat loyihasini qanday tayyorlashni o'rganasiz. GOST R 6.30-2003 ma'muriy hujjatlarni tayyorlash uchun faqat eng asosiy talablarni belgilaydi. Muallif mintaqalararo telekommunikatsiya kompaniyasida ular qanday yakunlangan (kengaytirilgan) va amalga oshirilganligi haqida gapirib beradi. Aniq misollar uchun formulalar turli vaziyatlar va dizayn namunalarining mavjudligi maqolani sizning ishingizda amaliy qo'llash uchun juda qulay qiladi. Maqola "Korxonada ofis boshqaruvi va hujjat aylanishi" jurnalining 2007 yil iyul sonida chop etilgan.

1 Ma'muriy hujjatlar - muassasa faoliyatining ma'muriy va tashkiliy masalalari (buyruq, ko'rsatma va boshqalar) bo'yicha qarorlarni qayd etadigan hujjatlar. - Qisqacha lug'at hujjatlar turlari va turlari. - M .: VNIIDAD. - 1974 yil.

2 Hozirgi vaqtda farmon shuningdek, quyidagilar tomonidan individual ravishda chiqariladigan huquqiy hujjat hisoblanadi: - davlat rahbari - Rossiya Federatsiyasi Prezidenti; - kollegial hokimiyat va boshqaruv organining rahbari unga berilgan vakolatlar doirasida, masalan, Rossiya Federatsiyasi Hukumati Raisining buyrug'i; - Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining ijro etuvchi hokimiyati rahbarlari - gubernatorlar, merlar va boshqalar.

3 Operogrammaga qarang hayot davrasi Jurnalning 2` 2007 yil 32-betidagi Yu.V.Ximichning maqolasida asosiy faoliyat to'g'risidagi buyruq

4 Xodimlar bo'yicha ba'zi buyruqlar va ko'rsatmalar 9-modda asosida tuzilishi kerak Federal qonun 1996 yil 21 noyabrdagi 129-FZ-sonli "Buxgalteriya hisobi to'g'risida" gi Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 2004 yil 5 yanvardagi 1-sonli qarori bilan tasdiqlangan yagona shakllarga muvofiq "Boshlang'ich hisob-kitoblarning yagona shakllarini tasdiqlash to'g'risida" buxgalteriya hujjatlari mehnatni hisobga olish va uni to'lash to'g'risida".

5 GOST R 6.30-2003 federal ijroiya organlaridan tashqari barcha tashkilotlar uchun maslahat xarakteriga ega. Shunga qaramay, uning qoidalarining qat'iy bajarilishi axborotni hujjatlashtirish va hujjatlar bilan ishlashning yuqori madaniyatidan dalolat beradi.

6 Agar siz tijorat tashkiloti tashkilot logotipi yo'q yoki savdo belgisi(xizmat belgisi), keyin bu tafsilot berilmaydi.

7 Belgilanmagan buyruq misoli uchun T.A.Kuznetsovaning 2007 yil 2`-son jurnalining 45-betidagi maqolasiga qarang.

8 E.M.Kamenevaning maqolasiga qarang. “Korxonada ofis boshqaruvi va hujjat aylanishi” jurnalining 26-betida 2006 yil 11-sonda chop etilgan “Ilova dizaynining ayrim nozikliklari”.

9 Tashqi tasdiqlash tartibi uchun 2006 yil, 6` jurnalning 37-betidagi savolga javobga qarang.

10 Ijrochi deganda hujjat loyihasini ishlab chiquvchi mutaxassis tushuniladi.

11 Hujjat turi - bu hujjatning mazmuni va xususiyatlaridan kelib chiqqan holda hujjatlashtirish tizimiga tegishliligi mo'ljallangan maqsad(masalan, buyruq, ko'rsatma, akt va boshqalar). In kichik turlari ostida Ushbu holatda Hujjatda ko'rsatilgan masalaning mohiyati bo'yicha birlashtirilgan bir xil turdagi hujjatlar to'plami tushuniladi (masalan, o'qitish uchun buyurtmalar, sertifikatlashtirish uchun buyurtmalar, yaratish to'g'risidagi buyruqlar). ekspert komissiyasi va hokazo.).

12 Tashkilot faoliyatida foydalaniladigan hujjatlar shakllari jadvali - bu funktsiyalar va vazifalarni amalga oshirish uchun zarur va etarli bo'lgan tasdiqlangan hujjatlar shakllari ro'yxati. boshqaruv faoliyati, ularning xususiyatlari bilan huquqiy maqomi, tayyorgarlik va o'tish bosqichlari.

13 Seriya raqamlari kalendar yili davomida beriladi, ya'ni. keyingi yil boshidan seriya raqamlari yana bittadan boshlanadi.

14 O.V.ning maqolasiga qarang. Ryskova "Ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish: federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining normativ hujjatlari talablari" 2006 yil 1-son jurnalining 24-betida.

15 E.M.ning maqolalariga qarang. Kameneva 2006 yil 9`-son jurnalining 72-betidagi va 2006-yil 10`-sonli jurnalining 76-betidagi ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish usullari haqida.

Buyurtmani imzolash

Yakuniy tayyorlangan va bajarilgan buyruq loyihasi imzolash uchun muassasa rahbariga taqdim etiladi (16-ilovaga qarang). Hujjatning blankida tuzilgan birinchi nusxasi imzolanadi. Agar buyruq loyihasini yakunlashda ijrochi barcha mulohazalarni hisobga olmagan yoki murosali yechim topilmagan bo'lsa, u holda buyruq loyihasi bilan birgalikda loyiha muallifi tomonidan hisobga olinmagan mulohazalar va individual fikrlar taqdim etiladi. muassasa rahbari tomonidan ko'rib chiqilishi. Ularni tahlil qilgandan so'ng, menejer mutaxassislarning fikrlarini inobatga olish kerakmi, degan qarorga keladi. Agar shunday bo'lsa, loyiha qayta ko'rib chiqish uchun qaytariladi. Agar sharhlar nomaqbul deb hisoblansa, menejer shunchaki buyruqni imzolaydi.

Muassasa rahbari asosiy faoliyat bo'yicha buyruqlarni shaxsan imzolaydi. Agar u yo'q bo'lsa, bu boshqaruvchi vazifasini bajaruvchi shaxsga ishonib topshiriladi. Bunday holda, imzo quyidagicha tuziladi: Direktor vazifasini bajaruvchi L. G. Ggrasimchuk imzosi

Va taxminan. direktorning imzosi M. O. Orlov

Shakllarda tuzilgan buyurtmalar muhrlanmaydi.

Agar bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan imzolanishi kerak bo'lgan qo'shma buyruq chiqarilgan bo'lsa, ularning imzolari bir xil darajada joylashtiriladi va tegishli muassasalarning rasmiy (asosiy) muhrlari bilan tasdiqlanadi, masalan:

Ukraina moliya vaziri Ukraina adliya vaziri

imzo, bosh harflar, familiya imzosi, bosh harflar, familiya

sana sana

Imzolangandan keyin buyurtmaga hech qanday tuzatish kiritilmaydi.

Buyruq ro‘yxatga olingan va ijrochilar e’tiboriga havola qilingan paytdan e’tiboran kuchga kiradi. Ba'zi hollarda, kuchga kirish sanasi ma'muriy hujjatning o'zida ko'rsatilgan.

Ijrochilarga buyurtma berish

Ma'muriy hujjatni ijrochilarga etkazishga alohida e'tibor beriladi. Asosiy faoliyat bo‘yicha buyurtmalar zarur miqdorda takrorlanadi va pochta ro‘yxati bo‘yicha tarkibiy bo‘linmalarga, tasarrufidagi muassasalarga, shuningdek, zarur hollarda boshqa manfaatdor muassasalarga yuboriladi. Asosiy faoliyat to'g'risidagi buyruqda quyidagi mazmundagi paragraf kerak emas: "Buyurtma e'lon qilinadi ...".

Buyurtma e'tiboriga havola qilingan barcha ijrochilar pochta jo'natmalari indeksida (ro'yxatida) ko'rsatilgan, kompilyator uni buyurtma loyihasi bilan birga tayyorlaydi va idorani boshqarish xizmatiga topshiradi.

Asosiy faoliyat uchun buyruqlarda qayd etish noqonuniy hisoblanadi "Biz buyruqni o'qib chiqdik" muassasa rahbarining imzosidan so‘ng qo‘yiladigan, ko‘pincha ijrochilar va boshqa mansabdor shaxslar tomonidan o‘z vakolatlariga muvofiq buyruq loyihasini tasdiqlash o‘rniga noto‘g‘ri foydalaniladi. Xodimlar o'zlarining asosiy faoliyati bo'yicha imzolangan buyruqlar bilan, qoida tariqasida, faqat ma'lum hollarda (agar biz bu haqda gapiradigan bo'lsak) tanishtiradilar. shaxsiy javobgarlik individual mansabdor shaxslar, xavfsizlik qoidalariga rioya qilish, ichki mehnat qoidalari va boshqalar). Agar bunday tartib zarur bo'lsa, buyruq, masalan, quyidagi bandni shakllantiradi:

3. Ushbu buyruqni P.G-sonli ustaxona ishchilarining imzosi bilan tanishtiring. Anoxina, M. L. Vasilenko, A. S. Ivanenko.

Bunday holda, asosiy faoliyat uchun buyurtma "Biz buyurtmani o'qib chiqdik" yozuvini o'z ichiga oladi va yangi qatorda ko'rsatiladi: lavozim (agar kerak bo'lsa), shaxsning imzosi, imzo stenogrammasi, sana. Ushbu belgini buyurtmaning oxirgi varag'ining teskari tomoniga qo'yish tavsiya etiladi.

Agar muassasaning barcha xodimlarini yoki ularning katta qismini buyruq bilan tanishtirish zarurati tug'ilsa, buyruqda quyidagi mazmundagi band mavjud:

5. Xodimlarni ushbu buyruq bilan ilova qilingan ro'yxatga muvofiq imzo bilan tanishtiring.

Bunday holda, alohida tanishish varaqasi quyidagi shaklda tuziladi:

Bunday holda, tanishish varaqasi buyurtma bilan birga ilova sifatida saqlanadi.

Ba'zi hollarda asosiy faoliyat bo'yicha buyruqlar qo'shimcha xat bilan quyi muassasalarga yuborilishi mumkin qo'shimcha chora-tadbirlar ularni amalga oshirish bo'yicha.

2. Ma'muriy-xo'jalik (operativ) masalalar bo'yicha buyruqlar operativ, tashkiliy, ma'muriy, iqtisodiy xarakterdagi qarorlarni o'z ichiga oladi, ularning nomi bilan tasdiqlanadi. Bu, qoida tariqasida, quyidagi buyruqlar: ofis jihozlari, jihozlar, mebellar va boshqalarni sotib olish to'g'risida; xodimlar uchun ish xonalarini ajratish to'g'risida; inventarizatsiya qilish; o muassasa egallab turgan binolarni joriy ta'mirlash; bo'yicha chora-tadbirlar to'g'risida sanitariya holati binolar va hovlilarni obodonlashtirish; muassasa xavfsizligini tashkil etish bo'yicha va boshqalar. Ushbu buyruqlarni tayyorlash, rasmiylashtirish va berish tartibi asosiy faoliyat uchun buyurtmalar uchun belgilangan tartibga o'xshaydi.

3. Kadrlar bo'yicha buyruqlar (kadrlar masalalari bo'yicha) xodimlarni qabul qilish, o‘tkazish, ishdan bo‘shatish, ta’tillar berish, unvonlar berish, jarimalar qo‘llash va xodimlarni rag‘batlantirish tartibini tartibga soladi.

Asosiy faoliyat bo'yicha buyurtmalar bilan solishtirganda, xodimlar uchun buyurtmalarni tayyorlash va bajarish shakli ham, ularni tayyorlash va nashr etish tartibida ham farqlanadi.

Xodimlar uchun buyurtmalar an'anaviy tarzda muassasa blankida va standartlashtirilgan trafaret shakllaridan foydalangan holda berilishi mumkin.

An'anaviy tarzda chiqarilgan buyruqlar orasida buyruqlar ham bor individual Va aralashgan. IN individual buyruqlar faqat bitta xodim haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi, birlashtirilgan- qanday boshqaruv harakatlariga tegishli bo'lishidan qat'i nazar, bir nechta haqida (ishga qabul qilish, boshqa lavozimga (ishga), ishdan bo'shatish va boshqalar.

Yirik korxonalar foydalanadi birlashtirilgan xodimlar uchun idoralararo buyurtma shakllari (17,18,19-ilovalarga qarang).

Boshqaruv faoliyati amaliyotida xodimlarni boshqarish masalalari buyruqlar bilan ham rasmiylashtirilishi mumkin.

Buyurtmalarni tasdiqlash tartibi tashkilotning ofis boshqaruvi yo'riqnomasida ko'rsatilishi kerak. Buyurtmalarni vizalar berish bilan muvofiqlashtirish kerak.

Asosiy faoliyat bo'yicha buyruq loyihasi, qoida tariqasida, tashkilot faoliyatining tegishli yo'nalishi bo'yicha mas'ul bo'lgan rahbar o'rinbosari va boshqarma boshliqlari tomonidan tasdiqlanishi kerak:

• buyurtmani kim tayyorlaydi,
• kimga ko'rsatmalar berilgan bo'lsa - hatto tayyorgarlik bosqichida ham kelajakda o'zgarishlar kiritmaslik uchun real muddatga ega oqilona ijro tizimini yaratish kerak;
• yuridik xizmat,
• ofis boshqaruvi xizmatlari - oxirgi, lekin eng muhimi, to'g'riligini tekshirish uchun buyurtmani ro'yxatdan o'tkazish,
• Bosh hisobchi- moliyaviy masalalar bo'yicha buyruqlar,
• boshqa manfaatdor shaxslar - agar kerak bo'lsa.

Vizalar buyurtmaning oxirgi varag'ining orqa tomoniga yoki tasdiqlash varag'iga joylashtirilishi mumkin. Vizada lavozim tavsifi, bosh harflar bilan familiya va sana (sana haqida unutmang) bo'lishi kerak.

Oxirgi tasdiqlash variantiga ustunlik berish yaxshiroqdir - alohida varaqda. Buyurtmani qayta bajarish kerak bo'lganda, vizalar har doim ham qayta olinishi shart emas.

Shunday qilib, buyurtma loyihasi "izohlar bilan" belgisi bilan tasdiqlanishi mumkin. Xuddi shu sharhlar har qanday shaklda alohida varaqda tuziladi. Va ular buyurtma loyihasini yakunlashda hisobga olinishi kerak.

Agar fundamental xarakterdagi sharhlar mavjud bo'lsa, buyurtma loyihasi qayta nashr etilishi va qayta kelishilishi kerak (barcha imzolar yana to'planishi kerak). Shunday qilib, qaysi vizani olish qiyinligi haqida o'ylash va bu odam bilan tasdiqlashni boshlash kerak.

Agar faqat tahririy sharhlar mavjud bo'lsa, u holda buyurtma loyihasi qayta rasmiylashtiriladi, lekin tasdiqlash vizalari qayta rasmiylashtirilmaydi.

Hammasini olgandan keyin zarur vizalar alohida tasdiqlash varag'ida, uning teskari (bo'sh) tomonida buyurtmaning oxirgi (yoki faqat) sahifasi chop etiladi. Gap shundaki, tasdiqlash imzolari barcha istaklar qondirilgandan keyin buyurtmaning orqa tomonida paydo bo'ladi. Ular federal hokimiyatda shunday qilishadi; ularda juda ko'p viza egalari bor. Va shunday qilib, ular buyurtma qayta chiqarilgan taqdirda (ba'zan bir necha marta) tasdiqlash jarayonida qayta tasdiqlanish ehtimolini kamaytiradi.

Buyurtmani tasdiqlash tugagach, uni imzolash vaqti keldi.

Asosiy faoliyat bo'yicha buyruqlar faqat tashkilot rahbari tomonidan imzolanishi kerak. Yoki bunday huquq rasman berilgan shaxs, masalan, vakolatlarni taqsimlash to'g'risidagi buyruq bilan (yoki alohida buyruq bilan ruxsat etilgan) qayd etiladi. ish tavsifi. Vaqtinchalik bo'lmagan taqdirda (ta'til, xizmat safari va h.k.) boshqaruvchi vazifasini bajaruvchi buyruqlar imzolash huquqiga ega. Menejerning vazifalarini kim bajarishi asosiy faoliyat bo'yicha buyruqda belgilanishi kerak - barcha holatlar uchun bir marta yoki har safar chiqarilishi kerak. yangi tartib rahbar yo'qligida.

Buyurtma imzolangandan so'ng, unga hech qanday o'zgartirish kiritib bo'lmaydi.

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish – Bu hujjat to'g'risidagi buxgalteriya ma'lumotlarining belgilangan shakldagi yozuvi, uni yaratish, jo'natish yoki qabul qilish faktini qayd etish.

Bizning holatda ro'yxatdan o'tish yaratilish faktini qayd etadi hujjat. Shuni ta'kidlash kerakki, ro'yxatdan o'tish hujjatlarni keyingi qayd etish va ma'lumotnoma ishlarini tashkil etish uchun ham zarur.

Ro‘yxatdan o‘tish uchta usuldan biri bilan amalga oshirilishi mumkin:

· qog'oz jurnalida hujjat to'g'risidagi yozuv (jurnalni ro'yxatga olish shakli);

· qog'ozdagi ro'yxatga olish va nazorat kartochkasida (kartani ro'yxatdan o'tkazish blankida);

· ish yuritishni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanish tizimiga hujjat haqidagi ma’lumotlarni kiritish (avtomatlashtirilgan ro‘yxatga olish shakli).

Shuni ta'kidlash kerakki, hozirda buni qilish tavsiya etiladi , chunki u jurnal va kartani ro'yxatga olish shakllariga nisbatan juda ko'p afzalliklarga ega. Keling, ushbu afzalliklarning kichik bir qismini nomlaylik:

· hujjatlarni istalgan rekvizit yoki rekvizitlar bo'yicha tezkor qidirish;

· avtomatik ravishda hisobotlar, xulosalar yaratish, hujjatlar bo'yicha ma'lumotnoma va tahliliy ishlarni olib borish;

· buyruqlar (hujjatlar) bajarilishini avtomatik nazorat qilish;

· hujjatlarni bir vaqtning o'zida bir nechta ish joylarida rasmiylashtirish imkoniyati va boshqalar.

Bundan tashqari avtomatlashtirilgan hujjatlarni ro'yxatga olish korxonaga maxsus dasturiy ta'minotni kiritmasdan mumkin.

Aksariyat kichik kompaniyalarda bu oddiy jadvalni to'ldirish orqali MS Excel yordamida amalga oshiriladi.

Ro'yxatga olish paytida hujjatga ro'yxatga olish raqami va hujjat sanasi beriladi . Buyurtma va ko'rsatma sanasi imzolangan sana bo'lishi kerak, shundan xulosa qilishimiz mumkin buyruqlar va ko'rsatmalar ular imzolangan kuni ro'yxatdan o'tkazilishi kerak.

Hujjatlar xujjat turi nomiga qarab guruhlar ichida ro'yxatga olinadi. Bundan tashqari, asosiy faoliyat, kadrlar va ma'muriy-xo'jalik masalalari bo'yicha buyruqlar (shuningdek, ko'rsatmalar) alohida qayd etiladi. Bu shuni anglatadiki, yuqoridagi buyruqlar va ko'rsatmalarning kichik turlari umumiy emas, balki alohida raqamlashga ega bo'ladi.

Endi biz GOST R 6.30-2003 da mustahkamlangan hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasini ro'yxatdan o'tkazish uchun talablarni taqdim etamiz.

Hujjat parchasi

Hujjat parchasi

Odatda, raqamli usul buyurtma va ko'rsatma sanasini rasmiylashtirish uchun ishlatiladi, masalan, 02/05/2007 (6-misolga qarang).

Menejer tomonidan imzolangan va ro'yxatdan o'tgan tasdiqlash varag'i bilan buyurtma bering