“Xalqaro savdoda tartiblarni soddalashtirish. Tashqi savdo hujjatlarini standartlashtirish va unifikatsiya qilish” mavzusidagi taqdimot. “Hujjatlarni standartlashtirish va unifikatsiya qilish. Tashqi savdo hujjatlarini standartlashtirish va unifikatsiya qilish” mavzusidagi taqdimot

MAVZU: BOSHQARUV XUJJATLARINI UNIFIKatsiya VA STANDARTLASHTIRISH 1. Hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirish: maqsadi, normativ baza, tamoyillari 2. Birlashtirish usullari

Rossiyada yagona axborot makonini yaratish va uni global axborot makoniga kiritish muammosini hal qilish faqat Rossiya va xorijiy axborot tizimlari uyg'unlashtirilgan va barcha o'zaro ta'sir qiluvchi axborot tizimlarining axborot muvofiqligi ta'minlangan taqdirdagina mumkin.

Axborotning muvofiqligi deganda, tutashmalardagi turli qismlarning o'zaro mos kelishi tushuniladi, bu ularni bir-biri bilan birlashtirishga imkon beradi, bu tizimning bir butun sifatida ishlashini ta'minlaydi.

Axborot uyg'unligiga erishish: axborot texnologiyalari vositalari, axborot tashuvchilar, ma'lumotlarni rasmiylashtirilgan tavsiflash tili, axborot tizimlarining tuzilishi va ulardagi texnologik jarayonlarni birlashtirish va standartlashtirish orqali ta'minlanadi.

So'zning keng ma'nosida birlashma "ma'lum bir to'plamning elementlarini belgilangan xususiyatlarga ko'ra bir xillikka keltirish yoki berilgan to'plam elementlari sonini kamaytirish" dir.

Hujjatlarni birlashtirish deganda quyidagilar tushuniladi: hujjatlar tizimlarini qurish uchun oqilona tuzilmalarni tanlash, quyidagilar asosida bir xillikka keltirish: ularning shakllarining oqilona sonini belgilash; qurilishni tiplashtirish.

Hujjatlarni birlashtirishning asosiy maqsadi an'anaviy sharoitlarda ham, yangilaridan foydalanish sharoitida ham boshqaruv muammolarini samarali hal qilish uchun zarur va etarli ma'lumotlarni o'z ichiga olgan barqaror hujjatlar to'plamini yaratishdir. axborot texnologiyalari, ma'lumotlarni yig'ish, qayta ishlash, uzatish va saqlash uchun minimal xarajatlar bilan.

Birlashtirish ob'ekti har qanday turdagi ommaviy axborot vositalaridagi hujjatlar bo'lishi mumkin. Birlashtirish hujjatlarni takomillashtirishning mustaqil yo'nalishi bo'lishi yoki bosqichlardan birini tashkil qilishi mumkin texnologik jarayon standartlashtirish. IN Ushbu holatda standartlashtirish - unifikatsiya natijalarini me'yoriy mustahkamlash.

Hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirish xalqaro, mintaqaviy va milliy darajada amalga oshiriladi. Xalqaro miqyosda hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirish masalalarida yetakchi rol Xalqaro standartlashtirish tashkilotiga (ISO) tegishli. ISO qabul qilindi xalqaro standartlar ko'rib chiqilayotgan muammoning turli jihatlari bo'yicha:

ISO 216 -1975 Yozma qog'oz va bosma mahsulotlarning ayrim turlari. A va B seriyali iste'mol shakllari; ISO 353 -1975 Biznes hujjatlari va ayrim shakllar. O'lchamlarni ifodalash usuli; ISO 3535 -1977 Layout kaliti va strukturaviy tarmoq; ISO 6422 -1985 Standart shakllar savdo hujjatlari uchun;

ISO 269 -1985 yozishmalar uchun konvertlar. Maqsad va o'lchamlar; ISO 51271 -83 Hujjatlar va ma'lumotlar. Atamalar lug'ati. 1-qism. Asosiy tushunchalar; ISO/R 800 -88 Tushunchalar va atamalar. Xalqaro birlashish; ISO 8439-90 Shakllarni ishlab chiqish. Asosiy qoidalar; ISO 11180 -1993 pochta manzili

Yoniq mintaqaviy daraja MDH doirasida hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirish Standartlashtirish, metrologiya va sertifikatlashtirish bo‘yicha davlatlararo kengash tomonidan amalga oshiriladi. Milliy darajada hujjatlarni birlashtirish Rostekhregulirovanie tashkilotining tashkiliy, uslubiy, me'yoriy va texnik hujjatlari asosida muassasalar va tashkilotlarning o'zlari tomonidan amalga oshiriladi.

Hujjatlarni rasmiylashtirish va birlashtirishning me'yoriy asosi quyidagilardan iborat: Ish yuritish qoidalari federal organlar ijro etuvchi hokimiyat" ; Rossiya Federatsiyasining yagona hujjat tizimlari (UDS) uchun davlatlararo va milliy standartlari: GOST 6. 10. 3 -83 AQSh dollari. Birlashtirilgan hujjatlardan ma'lumotlarni kommunikativ formatda qayd etish; GOST 6.10.4 -84 AQSh dollari. Berib yuridik kuch kompyuter vositalaridagi hujjatlar va kompyuter texnikasi yordamida yaratilgan tipogrammalar;

GOST 6.10.5 -87 AQSh dollari. Namuna shaklini yaratish uchun talablar. M.: Standartlar nashriyoti, 1987; GOST R 6. 30 -2003 AQSh dollari. Birlashtirilgan tizim tashkiliy- ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar; GOST R ISO 15489 -1– 2007 SIBID. Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar. yo'riqnoma hujjatlari Rostekhregulirovaniya; Texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarning butun Rossiya tasniflagichlari.

"Rossiya Federatsiyasida standartlashtirish" 1-seriyaga kiritilgan GOSTlar hujjatlarni birlashtirish uchun ham katta ahamiyatga ega: GOST R 1. 0 -2004 yilda standartlashtirish. Rossiya Federatsiyasi. Asosiy qoidalar; GOST R 1.2 -2004 Rossiya Federatsiyasida standartlashtirish Rossiya Federatsiyasining milliy standartlari. Ishlab chiqish, tasdiqlash, yangilash va bekor qilish qoidalari va boshqalar.

Birlashtirishni amalga oshirish quyidagi tamoyillarni amalga oshirishga asoslanadi: hujjatlar uchun shablon shaklini qurishdan iborat bo'lgan umumiydan xususiyga birlashtirish va uning asosida hujjatlarning aniq shakllarini ishlab chiqish; Hujjat shakllarini qurishning bir xilligi va qurilish va loyihalash qoidalari: matnlarni maksimal tiplashtirish va stencilizatsiya qilish, ishlab chiqish yagona talablar boshqaruvning turli darajalarini hujjatlashtirish, hujjatlar sohasi bo'yicha ma'lumotlar tartibini birlashtirish;

birlashtirishning murakkabligi. Uni o'tkazishda uni yaratish, bajarish, qayta ishlash va saqlashning barcha bosqichlarida hujjatga qo'yiladigan barcha talablar ta'minlanishi kerak; axborot mazmuni, ya'ni hujjatlarga faqat yechim uchun zarur bo'lgan tafsilotlarni kiritish aniq vazifalar yoki ularning komplekslarini berilgan aniqlik bilan, shuningdek hujjatlarga yuridik kuch berish; hujjatlardagi rekvizitlarni ularni to‘ldirish ketma-ketligiga ko‘ra guruhlash;

detallarni joylashtirish uchun minimal ruxsat etilgan maydonlarni oqilona aniqlash; hujjat shakllaridan ancha uzoq vaqt davomida foydalanishga asoslangan hujjatlar talablarining barqarorligi; hujjatlarni hujjatlashtirish tizimiga oqilona kiritish va shakllardan keng foydalanish hisobiga iqtisodiy samaradorlik; bilan juftlash mavjud tizimlar texnik, iqtisodiy va ijtimoiy axborotlarni tasniflash va kodlash.

Birlashtirish boshqaruv hujjatlari sifatida ko'riladi tashkiliy faoliyat, boshqaruv sohasidagi hujjatlarning ishlashi samaradorligini oshirishga qaratilgan.

Boshqaruv hujjatlarini birlashtirish quyidagi muammolarni hal qilish imkonini beradi: o'xshash funksiya va vazifalarning bajarilishini qayd etuvchi tashkiliy hujjatlar tarkibini tartibga solish; boshqaruv hujjatlarining shakllari va matnlarini rus davlat standartlari asosida avtomatlashtirilgan tayyorlashga yo'naltirish bilan birlashtirish;

tuzilgan ma'lumotlardan foydalanish orqali hujjatlarni yaratish xarajatlarini kamaytirish; kompyuterning avtomatlashtirilgan ofis ish tizimlari uchun yagona hujjat matn shablonlaridan foydalanish; boshqaruv qarorlarini qabul qilish jarayonlarini tezlashtirish.

2. Birlashtirish usullari Hujjatlarni birlashtirishda mazmuniy va rasmiy birlashtirish usullari qo'llaniladi. Tarkibni unifikatsiya qilish hujjatlarning aniq shakllari va ularning tizimlarining mazmunini tahlil qilish bilan bog'liq. Hujjatlarni turli mezonlar bo'yicha tasniflash asosida amalga oshiriladi.

Ma'noli unifikatsiya qilish usullari:: shakllar tarkibini o'rnatish (mavjud shakllarning cheklovchi nomenklaturalarini o'rnatish), standart shakllarni yaratish, namunaviy shakldan foydalangan holda bir hil vazifalar guruhlari uchun hujjatlarning yagona modelini yaratish, foydalaniladigan ma'lumotlar elementlari va ko'rsatkichlarini birlashtirish va standartlashtirish.

Rossiya Federatsiyasi miqyosida cheklovchi nomenklatura Butunrossiya tasniflagichidir. boshqaruv hujjatlari(OKUD), bu Rossiyadagi barcha muassasalar va tashkilotlarda foydalanish uchun tasdiqlangan boshqaruv hujjatlarining yagona shakllarining tizimli ro'yxati.

Tarmoq yoki muayyan korxona yoki muassasa miqyosida bunday cheklovchi nomenklaturalar boshqaruv hujjatlarining tarmoq (idoraviy) tasniflagichlari, korxona hujjatlarining o‘xshash tasniflagichlari yoki hujjatlarning vaqt jadvallari hisoblanadi.

Hujjatlar jadvallari - bu jadvallarni ishlab chiquvchi tashkilotlar oldida turgan vazifalar va funktsiyalarni amalga oshirish uchun zarur va etarli bo'lgan, holati, foydalanuvchilari, tayyorlash va to'ldirish texnologiyasi ko'rsatilgan hujjatlarning tasdiqlangan shakllarini tasniflash sxemalari. Bunday jadvallar ko'pincha ishlatiladigan barcha hujjatlar to'plamini ularning funktsional imkoniyatlariga ko'ra bo'lish asosida ishlab chiqiladi.

Boshqaruv hujjatlari matnlarini birlashtirish muntazam takrorlanadigan boshqaruv vaziyatlari yoki harakatlarining mazmunini eng aniq ifodalovchi lingvistik ifodaning yagona shaklini o'rnatishdan iborat. Alohida iboralar, matn qismlari yoki umuman hujjat matni birlashtirilishi mumkin. Buning natijasida hujjatlarni tezroq tayyorlash imkoniyati paydo bo‘ladi.

Matnlarni birlashtirish jarayonida quyidagilar amalga oshiriladi: hujjatning maqsadiga to'liq javob beradigan matn strukturasini birlashtirish, hujjat mazmunini ifodalovchi til vositalarini birlashtirish, standart shaklida birlashtirilgan matnlarni ishlab chiqish. izchil matn, trafaret, anketa yoki jadval.

Birlashtirilgan hujjatlar matni quyidagi shaklda shakllantiriladi: izchil matn; trafaret; anketalar; jadvallar; shakllarning ulanishlari (uyushiq matn shaklidagi kompozitsiyalar, anketalar, jadvallar).

Bog'langan matn - mazmuni bir qator hujjatlarda doimiy ravishda takrorlanadigan, undagi doimiy va o'zgaruvchan ma'lumotlarni farqlash imkoniyatini istisno qiladigan matn. Ulangan matn yagona hujjat Bilan har xil turlari ulanishlar (muvofiqlashtirish, nazorat qilish, qo'shnilik) boshqaruv harakatlari haqida grammatik jihatdan izchil ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Barcha turdagi xatlar, qoidalar, nizomlar, nizomlar va boshqaruv hujjatlarini tayyorlashda izchil matn qo'llaniladi. Birlashtirilgan hujjatlarning izchil matnlari bo'limlardan iborat bo'lishi mumkin zaruriy holatlar sarlavhalar va raqamlash. Muayyan vaziyatga qarab o'zgaruvchan ma'lumotlarni kiritish uchun doimiy ma'lumotlar va bo'shliqlarni o'z ichiga olgan trafaret asosida izchil matn tuzilishi mumkin.

Asosan, izchil matnda taqdim etilgan birlashtirilgan matnlarda taqdimotning 3-shaxs birlik shakli qo'llaniladi. raqamlar (Vazirlik e'tiroz bildirmaydi). Kollegial boshqaruv organlari tomonidan qabul qilingan ma'muriy hujjatlarda taqdim etish shakli 3-shaxs birligidan qo'llaniladi. raqamlar (“Aksiyadorlar yig‘ilishi qaror qiladi”), bu kollegiallik tamoyilining ifodasidir.

Buyruqlar birligi tamoyilini aks ettiruvchi ma'muriy hujjatlarda taqdim etish shakli 1-shaxs birligidan qo'llaniladi. raqamlar ("buyurtma beraman", "majburiyman", "taklif qilaman") yoki 1-shaxs ko'plikdan. raqamlar ("so'raymiz", "yo'naltiramiz"). Tushuntirish yozuvi kabi hujjatlarda taqdimot shakli 1-shaxs birligidan. raqamlar ham hujjatlarning ishbilarmonlik uslubi uchun norma hisoblanadi ("Men buni zarur deb hisoblayman", "iltimos, yuboring"). Muvofiq matnlarda so'zlar semantik muvofiqligini hisobga olgan holda tanlanishi kerak ("nazorat tayinlanadi", "tanbeh").

Stencil - bu ma'lum bir vaziyatni tavsiflovchi o'zgaruvchan ma'lumotlar bilan to'ldirish uchun mo'ljallangan doimiy ma'lumotlar va bo'shliqlarni o'z ichiga olgan yagona matnni taqdim etish shakli.

Stencil asosida tuzilgan yagona hujjatlarning izchil matnlarida, to'ldirilgan qism ko'rsatilgan doimiy ma'lumotlarga mos kelishi kerakligini hisobga olish kerak ("Bosh direktorning buyrug'iga binoan"). Uzluksiz iboralar mustaqil sintaktik birlik sifatida takrorlangan jumlani ifodalaydi ("Zavod bosh direktorining buyrug'ining bajarilishini nazorat qilish kadrlar bo'limi boshlig'i N.I. Kuznetsovga yuklangan").

Murakkab hujjatlarning (nizomlar, nizomlar, yo'riqnomalar) izchil matnlarida lingvistik iboralarning parallelligi qo'llaniladi (“Institutning asosiy vazifalari: ilmiy tadqiqotlar o'tkazish, tavsiyalar tayyorlash, ilmiy tajribani o'rganish...”).

Muvaffaqiyatli matnlarda iboralarni qurishda, ish tilida rivojlangan frazeologiyaning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olish kerak: og'zaki otlar ("amalga oshirish", "rivojlanish"), og'zaki-nominal birikmalar ("ta'minlash"). qo‘llab-quvvatlash”), denominal yuklamalar (“asosda”, “mos”, “maqsadga ko‘ra”), murakkab bog‘lovchilar (“bu tufayli”, “bu tufayli”).

Birlashtirilgan hujjatlarning izchil matni quyidagilardan foydalanish bilan tavsiflanadi: siqilgan sintaktik tuzilmalar, to'g'ridan-to'g'ri so'z tartibi bilan ikki qismli to'liq umumiy jumlalar.

Bir qismli jumlalardan, qoida tariqasida, boshqaruv harakatini eng aniq ifodalovchi shaxssiz va aniq shaxsiy umumiy jumlalar qo'llaniladi ("Quyidagi mas'uliyat taqsimoti tasdiqlansin", "Direktorning o'rinbosariga topshirish to'g'risidagi ko'rsatmalarining bajarilishini nazorat qilish" uchun direktor ilmiy ish Ivanova K. S. ").

Murakkab jumlalar shaklida taqdim etilgan bog'langan matnlar: ma'muriy hujjatlarning bayon qismida, xatlarning, hisobotlarning kirish qismida, tushuntirish yozuvlari, aktlar, bayonnomalar, yo'riqnomalar va ularning tuzilishi jihatidan murakkab bo'lgan boshqa hujjatlar.

Anketa - yagona matnni taqdim etish shakli; unda bir ob'ektning xususiyatlari ma'lum belgilarga ko'ra beriladi. Anketa shakli bir ob'ektni ma'lum belgilar to'plamiga ko'ra tavsiflashda og'zaki yoki raqamli ma'lumotlarni taqdim etish uchun ishlatiladi.

Anketadagi doimiy ma'lumotlar xarakteristikalarning umumlashtirilgan nomlari, o'zgaruvchan ma'lumotlar esa ularning o'ziga xos xususiyatlaridir. Umumlashtirilgan xarakteristikalar ro'yxati (doimiy ma'lumot) va ularni o'zgaruvchan ma'lumotlar bilan to'ldirish uchun bo'sh qatorlar vertikal ravishda joylashtirilgan.

Umumlashtirilgan xususiyatlarning nomi (doimiy ma'lumot) va ularning xususiyatlari (o'zgaruvchan ma'lumot) nominativ holatda ot yoki nominativ holatda yordamchi ot bilan ibora ("jins", "yolga olish") bilan ifodalanishi kerak. O'zgaruvchan ma'lumotlarning ko'rsatkichlari raqamli ma'lumotlar bilan ifodalanishi mumkin ("Ishga qabul qilish sanasi - 28/10/2006"). Anketa matnlari tashkiliy, ma'muriy, moliyaviy va buxgalteriya hujjatlarida qo'llaniladi.

Jadval - bu bir qator xususiyatlarga ko'ra bir nechta ob'ektlarning xarakteristikasi bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yagona matnni taqdim etish shakli. Jadvalda doimiy ma'lumotlar ko'rsatkichlarning umumiy nomlari ko'rinishida taqdim etiladi, ular tegishli ustunlarga kiritiladi. Jadvallarda matn bo'linishning ikki darajasi mavjud: vertikal daraja (grafiklar) va gorizontal daraja (satrlar).

Doimiy ma'lumotlar umumlashtirilgan ko'rsatkichlar shaklida taqdim etiladi va ustunlarga kiritiladi. O'zgaruvchan ma'lumotlar og'zaki yoki raqamli shaklda taqdim etiladi va satrlarga kiritiladi.

Jadvalning ustunlari raqamlangan bo'lishi kerak, agar jadval bir nechta sahifada chop etilgan bo'lsa, ustun raqamlari keyingi sahifalarda ko'rsatiladi. Jadvalda ustunlar soni ko'p bo'lsa, ularning sarlavhalarini takrorlash qabul qilinadi. Jadval ustunlari va satrlarining sarlavhalari va sarlavhalari nominativ birlik holatida ot sifatida ifodalanishi kerak. raqamlar. Jadvalning satr va ustunlarining sarlavhalari va sarlavhalarida faqat umumiy qabul qilingan qisqartmalar va belgilar qo'llaniladi.

Matnni tashkil qilishning jadval usuli shunga o'xshash boshqaruv vaziyatlari haqida ma'lumot olish yoki aks ettirish zarur bo'lgan hollarda qo'llaniladi. Bir guruh odamlar uchun boshqaruv vaziyatlarini tavsiflovchi ma'muriy hujjatlarda matnning jadval shakllari qo'llaniladi. Birlashtirilgan hujjatlar matnining bir qismini jadval shaklida (buyruqlarda - ma'muriy qismda, ayrim turdagi eslatmalarda, aktlarda - yakuniy qismda) qurishga ruxsat beriladi.

Birlashtirilgan matnlarni taqdim etish shakllarining kombinatsiyasi so'rovnoma yoki jadval bilan izchil matn kombinatsiyasini o'z ichiga olgan birlashtirilgan matnni taqdim etishning integratsiyalangan shaklidir.

Hujjatlarni rasmiy unifikatsiya qilish usullari: hujjat tuzilishini unifikatsiya qilish; hujjatlarni tuzishning umumiy sintaktik qoidalarini yaratish; hujjatlardagi ma'lumotlarni nazorat qilish usullarini birlashtirish; ommaviy axborot vositalari turlari va hujjat formatlarini birlashtirish.

Hujjatlarni birlashtirishning eng muhim sohasi - bu ularning mashinaga yo'naltirilganligi. Mashinaga yo'naltirilgan hujjat - bu kompyuter texnologiyalari yordamida undagi ma'lumotlarni qayta ishlash uchun mo'ljallangan. Mashinaga yo'naltirilgan hujjatlar turi - ulardagi ma'lumotlarni avtomatik ravishda o'qish uchun mo'ljallangan, mashinada o'qiladigan hujjatlar.

Hujjatning mashina yo'nalishi belgilari: hujjatning sarlavha qismining rekvizitlari kodlarini yopishtirish uchun kod zonasining mavjudligi; hujjat tarkibida hujjat mazmuni ko'rsatkichlari kodlarini kiritish uchun maxsus ustunlar yoki maydonlarning mavjudligi. Bunday holda, kodlash uchun OK TESI kodlaridan foydalanish kerak;

hujjatning mazmun qismida kompyuter texnologiyalari bilan ishlov beriladigan ma'lumotlarni o'z ichiga olishi uchun mo'ljallangan maxsus zonani (teshilish zonasini) qalin chiziq bilan ajratib ko'rsatish; ma'lumotlarning ishonchliligini ta'minlash uchun tekshirish usulini qo'llashda hujjatda nazorat summalarini kiritish uchun maxsus ustunlar yoki chiziqlar mavjudligi.

20-asrning oxirgi uchdan birida, yangi axborot texnologiyalaridan keng miqyosda foydalanishning boshlanishi bilan birlashtirish zarurati haqida savol tug'ildi. hujjatlashtirilgan ma'lumotlar, ayniqsa menejment sohasida. 1971 yilda SSSR Hukumatining yagona hujjatlashtirish tizimlari va texnik-iqtisodiy ma'lumotlar tasniflagichlarini yaratish bo'yicha ishlarni jadallashtirish uchun maxsus farmoni qabul qilindi. Ularning rivojlanishiga asoslandi funktsional tizimlar hujjatlar. Mamlakatimizda mahalliy va xorijiy amaliyotda birinchi marta tizim yaratildi hujjatlarni qo'llab-quvvatlash yagona hujjatlashtirish tartibini o'rnatish uchun boshqaruv boshqaruv faoliyati davlat miqyosida. U EGSD-1973 kod nomini oldi (Unified hukumat tizimi ofis ishi). Sovet Ittifoqida jami 16 ta yagona hujjat tizimi ishlab chiqilgan. Hujjatlarning yagona tizimi bu tizim hujjatlarini unifikatsiya qilish natijasidir.

Birlashtirish - har qanday ob'ektlarni (shu jumladan hujjatlarni) qisqartirish yagona tizim, ushbu ob'ektlarning dastlabki to'plamining shakli, bir xilligi va qisqarishi (masalan, hujjatlar shakllari yoki turlari, ularning ko'rsatkichlari va rekvizitlari). Birlashtirish, albatta, har qanday faoliyat sohasida, shu jumladan hujjatlarda oqilona (juda uzoq vaqt davomida) bir xillikni o'rnatishga olib keladi. Hujjatlarni unifikatsiya qilish - hujjatlarni yagona tizimga, shaklga, bir xillikka keltirish va hujjatlarning dastlabki majmui yoki turlarini, ularning ko'rsatkichlari va rekvizitlarini qisqartirishdir. Birlashtirish, albatta, uzoq vaqt davomida hujjatlarda oqilona bir xillikni o'rnatishga olib keladi. Boshqacha qilib aytganda, hujjatlarni birlashtirishning mohiyati hujjatlar shakllarining oqilona tarkibini o'rnatish orqali ularning asossiz xilma-xilligini kamaytirish, ularni tuzilma, tafsilotlar, til tuzilmalari va hujjatlarni qayta ishlash, hisobga olish va saqlash operatsiyalari birligi orqali bir xillikka etkazishdan iborat. Birlashtirish jarayonida hujjatlarning turlari va shakllari sonini qisqartirishga hujjatlar tizimida ishlab chiqilgan hujjatlar zanjirlaridan keraksiz va takroriy hujjatlarni olib tashlash orqali erishiladi.

Eng ko'p ishlatiladigan boshqaruv hujjatlari turli hududlar va boshqaruv organlari bir xilda tuzilishi kerak. Bu hujjatlarni respublika boʻyicha yagona hisob yuritish tizimiga kiritish imkonini beradi, ularni tezkor qayta ishlash va rasmiylashtirishni osonlashtiradi, nafaqat hisob yurituvchi xodimlarning, balki maʼmuriy-boshqaruv organlarining barcha xodimlarining hujjatlar bilan ishlash vaqtini qisqartiradi. apparat - menejerlardan oddiy xodimlargacha.

Hujjatlarni unifikatsiya qilish - bu o'xshash boshqaruv funktsiyalari va vazifalarini amalga oshirish jarayonida yaratilgan boshqaruv hujjatlarining tarkibi va shakllarida, ularni qayta ishlash, hisobga olish va saqlash bo'yicha operatsiyalarda bir xillikni o'rnatish. Birlashtirish ko'plab hujjatlar bilan ishlashni soddalashtirishga imkon beradi, biznes ma'lumotlari almashinuvini soddalashtiradi va tezlashtiradi. Boshqaruv hujjatlarini birlashtirish boshqaruv muammolarini hal qilishda yaratilgan hujjatlar tarkibini birlashtirishni va hujjatlar shakllarini birlashtirishni o'z ichiga oladi. Tashkilot hujjatlari tarkibini birlashtirish - bu boshqaruv muammolarini hal qilish uchun zarur va etarli bo'lgan hujjatlar to'plamini tanlash va birlashtirish (natijada tashkilot hujjatlarining tarkibi sezilarli darajada qisqarishi mumkin). Hujjat shakllarini unifikatsiya qilish - bu hujjatlarning maqsadiga mos keladigan axborot ko'rsatkichlari va rekvizitlarini yagona hujjat shakllarida tanlash va birlashtirish, ularni tayyorlash va rasmiylashtirish uchun yagona talablarni belgilash. Ofis ishida birlashish kabi bo'lishi mumkin mustaqil ish, va standartlashtirish ishlarining bosqichi.

Standartlashtirishning mohiyati korxonada qabul qilingan biznes hujjatlarini tayyorlash, bajarish, hisobga olish va saqlash uchun maqbul qoidalar va talablarni ishlab chiqishdan iborat. belgilangan tartibda va ofis ishlarida umumiy va takroriy foydalanish uchun tavsiya etiladi. Boshqacha qilib aytadigan bo'lsak, hujjatlarni standartlashtirish - boshqaruvni soddalashtirish maqsadida hujjatlar uchun yagona norma va qoidalarni o'rnatish. Standartlashtirish - unifikatsiya natijasi, uning eng yuqori shakli. Standartlashtirish boshqaruv hujjatlarini ishlab chiqish va bajarish uchun asosiy qoidalar va talablarni huquqiy normaga ko'tarishni anglatadi. Standartlashtirish tufayli bir xil qoidalarga muvofiq, qabul qiluvchilar tomonidan tezroq va osonroq qabul qilinadigan hujjatlarning katta massasi yaratiladi.

Birlashtirish va standartlashtirish bo'yicha ishlarning natijasi ma'lum turdagi hujjatlar uchun standartlar (masalan, ilmiy tadqiqot ishlari bo'yicha GOST hisoboti. Tuzilishi va dizayn qoidalari) yoki ularning elementlari (masalan, GOST iste'mol qog'ozi. Formatlar) bo'lishi mumkin. yagona hujjatlar tizimlari (masalan, GOST R Birlashtirilgan hujjat tizimlari. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar). Yagona hujjatlashtirish tizimlari ma'lum bir boshqaruv va boshqaruv turlarida ma'lumotlarni hujjatlashtirilgan tarzda taqdim etishni ta'minlaydigan bir-biriga bog'langan hujjatlar shakllari to'plamidan iborat. iqtisodiy faoliyat.

Yagona hujjatlashtirish tizimi (UDS) standartlashtirilgan ta'rifga ko'ra, "bir xil qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan, muayyan faoliyat sohasida boshqaruv uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlashtirish tizimi". Ko'rib turganimizdek, bu ta'rif ikkita tushunchaning mohiyatini aks ettiradi: "hujjatlashtirish tizimlari" va "hujjatlarni birlashtirish". Agar hujjatlashtirish tizimi muayyan faoliyatni hujjatlashtirish ehtiyojlaridan kelib chiqqan holda shakllantirilsa, unda yagona hujjatlashtirish tizimi ushbu tizim hujjatlarini birlashtirish natijasidir: hujjatlarni yagona tizimga, shaklga, bir xillikka keltirish va shakllarning asl to'plamini qisqartirish yoki hujjatlar turlari, ularning ko'rsatkichlari va rekvizitlari. Birlashtirish, albatta, uzoq vaqt davomida hujjatlarda oqilona bir xillikni o'rnatishga olib keladi.

Hujjatlarning yagona tizimi quyidagilarga yordam beradi: 1) axborot jarayonlarida qo'l mehnati xarajatlarini kamaytirish (natijada hujjatlarni to'ldirish yoki o'qish uchun odamdan minimal kuch talab etiladi); 2) elektron hisoblash texnologiyasidan keng foydalanish, chunki hujjatlarning unifikatsiyalangan shakllari elektron ishlov berish uchun qulaydir (bu hujjatlarning dasturiy ta'minoti, texnik va axborot muvofiqligini ta'minlash, hujjatlarning tegishli shakllarini, tasniflagichlarni, lug'atlarni va boshqalarni ishlab chiqish orqali erishiladi); 3) axborot oqimlarini tartibga solish; 4) hujjatlar sonini qisqartirish; 5) hujjat madaniyatini va umuman axborot madaniyatini yanada oshirish.

Bularning barchasi birgalikda boshqaruv samaradorligini oshirishga imkon beradi, chunki yuqori sifatli ma'lumotlarni olishda yuqori samaradorlikka erishiladi, hujjatlardagi xatolar soni kamayadi, qo'lda operatsiyalar kamayadi, boshqaruv ishining ijodiy xarakteri oshadi va moliyaviy xarajatlar oshadi. hujjatlar bilan ishlash kamayadi. Yuqoridagilar nafaqat tegishli Rossiya doirasi hujjatlar bilan ishlash. Shunday qilib, AQShda olib borilgan tadqiqotlarga ko'ra, individual tuzilgan va chop etilgan rasmiy xatning narxi 3 dollar 75 sentga yetgan, blanka, ya'ni yagona hujjatni rasmiylashtirish narxi esa atigi 25 sentni tashkil etgan.

Standartlashtirish - unifikatsiya natijalarini huquqiy jihatdan mustahkamlash shakli. Shuning uchun AQSh dollari, birinchidan, yagona tizimning asosiy qoidalarini va ikkinchidan, unga kiritilgan barcha hujjatlarning yagona shaklini belgilaydigan davlat standartlari to'plamidir. Boshqacha aytganda, yagona hujjatlashtirish tizimi (UDS) quyidagilarni o'z ichiga oladi: 1) davlat standartlari; 2) hujjatlarning yagona shakllari, 3) ulardan foydalanish bo'yicha ko'rsatmalar. Butun AQSH dollarining yadrosi birlashtirilgan hujjat shakllaridan iborat.

Butunrossiya yagona shakllari tarmoqlararodir. Ushbu shakllar faoliyat turlari va huquqiy shakllaridan qat'i nazar, barcha tashkilotlarga xos bo'lgan tipik boshqaruv jarayonlarini hujjatlashtirish uchun ishlatiladi. Ushbu shakllar federal darajada tasdiqlangan. Butunrossiya darajasida yagona shakllarni ishlab chiquvchilar Federal arxiv agentligi, federal xizmat davlat statistikasi, Rossiya Moliya vazirligi, markaziy bank Rossiya Federatsiyasi. Hujjatlarning milliy yagona shakllari, ularning bo'ysunishi va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, barcha muassasalar, tashkilotlar va korxonalarda qo'llanilishi majburiydir. Rossiya Federatsiyasi Davlat statistika qo'mitasining 2004 yil 5 yanvardagi 1-sonli qarori bilan tasdiqlangan mehnatni hisobga olish va unga haq to'lash uchun birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllari milliy darajadagi hujjatlarning yagona shakllariga misol bo'lishi mumkin.

Hujjatlar tarkibini unifikatsiya qilish natijalari Hujjatlar shakllari jadvalida, hujjatlar shakllarini birlashtirish natijalari esa Hujjatlar shakllari albomida qayd etiladi. Vazirliklar, idoralar va aniq tashkilotlarda qat’iy huquqiy va funksional asosda foydalaniladigan hujjat blankalari sonini qisqartirish maqsadida unifikatsiya natijalari bo‘yicha yagona hujjatlar shakllari jadvallari ishlab chiqilmoqda.

Yagona hujjat shakllari jadvali "foydalanish uchun tasdiqlangan yagona hujjat shakllari ro'yxati". Shakllarning taxminiy jadvali - bu korxonaning boshqaruv faoliyatining funktsiyalari va vazifalarini amalga oshirish uchun zarur bo'lgan va etarli bo'lgan, ularning xususiyatlariga ega bo'lgan yagona hujjatlar shakllari ro'yxati bo'lgan yagona normativ hujjat. huquqiy maqomi, tayyorgarlik va o'tishning asosiy bosqichlari, taqdimot va o'rnatilgan majburiy shakl. Amalda, vaqt jadvali hujjatlarni rasmiylashtirish yoki rasmiylashtirish jarayonini tartibga solishning haqiqiy usuli, barcha turdagi faoliyat turlarini hujjatlarda qayd etishning vizual sxemasini yaratishdir. Hisobot kartasi ushbu yozuv uchun joy, vaqt, qaror qabul qiluvchilar va hujjat shakliga nisbatan qat'iy qoidalarni belgilaydi. Vaqt jadvali barcha hujjatlarni, kim va qaysi vositada ishlab chiqarilganidan qat'i nazar, o'z ichiga olishi kerak.

Joriy faoliyatda Hujjatlar shakllari jadvali ma'lumotnoma bo'lib xizmat qiladi, u tashkilot tomonidan o'z boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish uchun foydalaniladigan hujjatlar shakllarini tartiblangan shaklda o'z ichiga oladi va barcha yoki ko'rsatilgan hujjatlar shakllarini tezkor izlash imkonini beradi. hujjatni tayyorlash va rasmiylashtirishning asosiy bosqichlari. Hujjat shakllari jadvali quyidagilarga mo'ljallangan: - tashkilotda qo'llaniladigan hujjat shakllari tarkibini optimallashtirish va ularni yagona me'yoriy hujjatda birlashtirish; -tashkilot faoliyatida qo'llaniladigan hujjatlar shakllarini funktsiyalari va faoliyat sohalari bo'yicha tasniflash; - tashkilotda hujjatlarni tayyorlash tartibini birlashtirish va tartibga solish; - hujjatlar shakllarini unifikatsiya qilish; - boshqaruv faoliyatida kompyuter axborot texnologiyalaridan foydalanish samaradorligini oshirish maqsadida tashkilotning hujjat bazasini tartibga solish.

Hujjatlar shakllari varag'ini ishlab chiqish bilan bir qatorda, varaqga kiritilgan hujjat shakllarini o'z ichiga olgan va tashkilot hujjatlarining tarkibi va shakllarini birlashtirish natijalarini birlashtiruvchi Hujjatlar shakllari albomini ishlab chiqish tavsiya etiladi. Albom ham, hujjatlar varaqasi ham tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Hujjat shakllari albomi asosida hujjat shakllari ishlab chiqilgan. Hujjat shakllari albomi vaqt jadvaliga kiritilgan yagona hujjat shakllarini o'z ichiga oladi va boshqaruv funktsiyalari bo'yicha tashkilot hujjatlarining tarkibi va shakllarini birlashtirish natijalarini birlashtiradi. Hujjatlarning milliy yagona shakllari ularni kompyuterda qayta ishlash imkoniyatlarini hisobga olgan holda ishlab chiqiladi. Ular bo'ysunishidan va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, barcha muassasalar, tashkilotlar va korxonalarda foydalanish uchun majburiydir.

Hujjat shakllari albomi - bu muayyan tashkilot, muassasa, korxona boshqaruvini hujjatlashtirish uchun zarur bo'lgan standart birlashtirilgan hujjat shakllari to'plami.Tashkilotdagi hujjatlar blankalari albomi ikki xil ko'rinishda taqdim etilishi kerak: - qog'oz (ma'lumotnoma namunasi) , tashkilotning ish yuritish xizmatida saqlanadigan (ofisda); - har bir avtomatlashtirilgan ish stantsiyasida bo'lishi kerak bo'lgan elektron nusxasi.

Xarakterli xususiyatlar Yagona boshqaruv hujjatlari tizimlariga kiritilgan hujjatlarning yagona shakllari albomlari quyidagilardan iborat: - har bir tizimga kiritilgan hujjatlar shakllarini qurish va mazmunini tartibga solishning bir xilligi; hujjatlardan takroriy ma'lumotlarni, shuningdek ularga an'anaviy ravishda kiritilgan, lekin muayyan muammolarni hal qilishda foydalanilmaydigan ma'lumotlarni chiqarib tashlash, bu boshqaruv muammosini hal qilish jarayonida ma'lumotlarni bir martalik kiritishga erishish imkonini beradi; - ishlatiladigan terminologiyaning birligi va belgilar, bu ko'rsatkichlar va hujjatlarni shakllantirish algoritmlarini birlashtirish asosida boshqaruvning bir darajasidan boshqasiga va bir tizimdan ikkinchisiga o'tishda ko'rsatkichlarning taqqoslanishiga erishish imkonini beradi; - har bir hujjat turi bo'yicha ma'lum yakuniy rekvizitlar va ko'rsatkichlar to'plami va hujjatlar turlarini va aniq shakllarni qurish uchun yagona modellarni yaratish; - barcha hujjatlashtirish tizimlari uchun umumiy bo'lgan va o'ziga xos xususiyatlarga ega bo'lgan hollarda ko'rsatilgan hujjatlar rekvizitlarini tuzish va bajarish uchun yagona qoidalarni belgilash.

Vaqt jadvali va hujjat shakllari albomidan foydalanish quyidagilarni ta'minlaydi: - foydalanilayotgan hujjat shakllarining hal qilinayotgan vazifalarga muvofiqligi; - boshqaruv funktsiyalarini amalga oshirish samaradorligi; - hujjatlarni tayyorlash, rasmiylashtirish va qayta ishlashga sarflanadigan ish vaqtini qisqartirish. DSDlar standartlashtirish organlari va ishlab chiquvchilar tomonidan foydalaniladigan har qanday boshqaruv tuzilmalari va tashkilotlari uchun majburiy sifatida joylashtirilgan turli texnologiyalar boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash (DOU). Vazifalar va hujjatlarning eng keng to'plami normativ hujjatlar (standartlar) va ular asosida ishlab chiqilgan yagona boshqaruv hujjatlari tizimlari to'plami bo'lib, ular bir necha yuz hujjat shakllarini o'z ichiga oladi. Yagona boshqaruv hujjatlari tizimlari va tegishli hujjatlar shakllarining eng to'liq to'plami Butunrossiya boshqaruv hujjatlari OK (OKUD) tasniflagichida taqdim etilgan bo'lib, unda har bir hujjat turi AQSh dollaridan biriga tegishli ekanligi bilan belgilanadigan o'z kod belgisini oldi. va uning ushbu tizimdagi o'rni. Ushbu kod belgisi majburiy foydalanish uchun tasdiqlangan standart namunaga muvofiqligini tasdiqlaydi. Hozirgi vaqtda Rossiya Federatsiyasida quyidagi yagona boshqaruv hujjatlari tizimlari mavjud.

TASHKILIY VA MA'MURIY HUJJATLARNING Yagona TIZIMI. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi: - tashkilot, korxonani tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar; - tashkilot yoki korxonani qayta tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar; - tashkilot yoki korxonani tugatish to'g'risidagi hujjatlar; - davlatni xususiylashtirish bo'yicha hujjatlar va shahar tashkilotlari, korxonalar; - korxona tashkilotining ma'muriy faoliyati to'g'risidagi hujjatlar - tashkilot, korxona faoliyatini tashkiliy-me'yoriy tartibga solish bo'yicha hujjatlar; - tashkilot yoki korxona faoliyatini operativ va axborot bilan tartibga solish bo'yicha hujjatlar; - ishga joylashish uchun hujjatlar; - ishdan bo'shatish to'g'risidagi hujjatlar; - ta'tilni ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlar; - rag'batlantirishni rasmiylashtirish uchun hujjatlar; - intizomiy jazolarni rasmiylashtirish bo'yicha hujjatlar.

Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi (USORD) mavjud alohida ma'no ofis ishi uchun. Deyarli barcha ish yuritish xizmatlari tashkilot faoliyatining yo'nalishi va uning huquqiy shaklidan qat'i nazar, ushbu tizim hujjatlarining aksariyati bilan ishlaydi. USORD davlat standarti, yagona hujjatlar shakllari albomi va ularni to'ldirish va ishlatish bo'yicha ko'rsatmalarni o'z ichiga oladi Davlat standarti tashkiliy va ma'muriy hujjatlar uchun bir necha nashrlari bor edi, birinchi bo'lib 1972 yilda kuchga kirgan. Rossiya Davlat standarti qarori GOST R tasdiqlangan "Birlashtirilgan hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" 2003 yil 1 iyulda kuchga kirgan. Ushbu standart hujjatlarni tayyorlashning asosiy qoidalarini, shakldagi ma'lumotlarning mazmuniga qo'yiladigan talablarni, murojaat qilish, kelishish, imzolash va hujjatlarni rasmiylashtirish tartibini belgilaydi. operatsion hujjatlarni tasdiqlash.

BIRINCHI BUXG'ALOT HUJJATLARINI BIRGA TIZIMI. Birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona tizimi: - mehnat hisobi va uni to'lash bo'yicha hujjatlar; - asosiy vositalarni hisobga olish bo'yicha hujjatlar va nomoddiy aktivlar; - kassa operatsiyalarini hisobga olish bo'yicha hujjatlar; - materiallarni hisobga olish bo'yicha hujjatlar; inventarizatsiya natijalarini qayd etish bo'yicha ko'rsatmalar; - kam baholi va eskirgan buyumlarni hisobga olish bo'yicha hujjatlar; - ishni ro'yxatga olish uchun hujjatlar kapital qurilish Va ta'mirlash va qurilish ishlar; - qishloq xo'jaligi mahsulotlari va xomashyosini hisobga olish bo'yicha hujjatlar; - don harakatini qayd etish uchun hujjatlar; - boshqa o'simlikchilik mahsulotlarining harakatini hisobga olish uchun hujjatlar; - hayvonlarning harakatini qayd etish bo'yicha hujjatlar; - chorvachilik mahsulotlari harakatini hisobga olish hujjatlari; - mahsulotni sotishni hisobga olish uchun hujjatlar; - saqlash joylaridagi mahsulotlar, inventar buyumlarni hisobga olish hujjatlari; - qurilish mashinalari va mexanizmlarining ishlashini qayd etish uchun hujjatlar; - ishni ro'yxatga olish uchun hujjatlar avtomobil transporti.

BANK HUJJATLARINI YAXSHIYOT TIZIMI. Bank hujjatlarining yagona tizimi: - naqd pulsiz hisob-kitoblar bo'yicha to'lov hujjatlari; - emissiya, kassa va byudjet operatsiyalari bo'yicha hujjatlar; - maslahat eslatmalarini solishtirish bo'yicha hujjatlar; - valyutani tartibga solishni tashkil etish bo'yicha hujjatlar va almashinuv nazorati; - Rossiya Banki muassasalari o'rtasida maslahat xatlaridan foydalangan holda hisob-kitoblarni nazorat qilish bo'yicha hujjatlar; - bank kredit operatsiyalari bo'yicha hujjatlar; - pul muomalasiga oid hujjatlar; - bank ko'chirmalarini hujjatlashtirish; - depozitariy hisobga olish hujjatlari.

BUDJET MOLIYA, HISOBOT VA HUJJATLARNING Yagona TIZIMI. Byudjet moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi: - moliyaviy hujjatlar; - byudjet hisoboti bo'yicha hujjatlar; - uchun hujjatlar byudjet hisobi; - Rossiya Federatsiyasi hukumatiga taqdim etilgan federal byudjetning ijrosi to'g'risidagi hisobot hujjatlari; - uchun hujjatlar moliyaviy hisobotlar taqdim etish uchun federal byudjetning ijrosi to'g'risida Hisob palatasi Rossiya Federatsiyasi.

Hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi: - iqtisodiyotdagi institutsional o'zgarishlar, nodavlat sektorni rivojlantirish bo'yicha hujjatlar; - makroiqtisodiy ko'rsatkichlar va iqtisodiy balanslar bo'yicha hujjatlar; - aholining daromadlari va turmush darajasi to'g'risidagi hujjatlar; - fan va innovatsiyalarga oid hujjatlar; - demografik ko'rsatkichlar va huquqbuzarliklar bo'yicha hujjatlar; - aholining iqtisodiy faoliyati, mehnatga haq to'lash va ishchilarning mehnat sharoitlari to'g'risidagi hujjatlar; - uchun hujjatlar ulgurji savdo; - moliya bo'yicha hujjatlar (davlat moliyasi va pul aylanmasi, tashkilotning moliyasi); - uchun hujjatlar Tabiiy boyliklar va xavfsizlik muhit, uy-joy kommunal xizmatlar, sog'liqni saqlash, turizm va dam olish, ta'lim va madaniyat, pullik xizmatlar; - sanoat statistikasi bo'yicha hujjatlar; - uchun hujjatlar qishloq xo'jaligi; - qurilish hujjatlari; - tashqi iqtisodiy faoliyatga doir hujjatlar; - uchun hujjatlar chakana savdo Va ovqatlanish; - transport va aloqa hujjatlari; - narxlar va tariflar bo'yicha hujjatlar; - investitsiyalar bo'yicha hujjatlar.

KORXONALAR UCHUN BUXGALOT HISOBI VA HISOBOT HUJJATLARINI YANGILIK TIZIMI Korxonalar uchun buxgalteriya hisobi va hisobotining yagona tizimi: buxgalteriya hujjatlari; - registrlar buxgalteriya hisobi; - birlamchi buxgalteriya hujjatlari; - shakllar qat'iy hisobot.

MEHNAT HUJJATLARINI Yagona TIZIMI. Mehnat hujjatlarining yagona tizimi: - mehnat bozori holati to'g'risidagi hujjatlar; - uchun hujjatlar mehnat munosabatlari; - mehnat organlarining malakasini oshirish bo'yicha hujjatlar; - mehnatni muhofaza qilish bo'yicha hujjatlar; - minimal iste'mol byudjetlari to'g'risidagi hujjatlar; - mehnat organlariga murojaatlar bo'yicha hujjatlar.

RF Pensiya jamg'armasi uchun Yagona hujjatlashtirish tizimi. Yagona hujjatlar tizimi Pensiya jamg'armasi RF: - mablag'larni hisobga olish va taqsimlash bo'yicha hujjatlar; - iqtisodiy rejalashtirish faoliyati bo'yicha hujjatlar; - nazorat-tekshiruv faoliyati to'g'risidagi hujjatlar.

TAShQI SAVDONI HUJJATLASHTIRISH Yagona TIZIMI. Tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi: - operativ tijorat hujjatlari; - yuk tashish hujjatlari; - tashqi savdo hisob-kitob hujjatlari; - sug'urta tashqi savdo hujjatlari; - import (eksport)da tuzilgan hujjatlar; - transport tashqi savdo hujjatlari; - tashqi savdo hujjatlarini jo'natish.

Xulosa: Barcha birlashtirilgan tizimlar standartlarni, kerak bo'lganda yangilanadigan maxsus hujjatlar to'plamini, shuningdek tartibga soluvchi va o'quv materiallari ushbu hujjatlarni to'ldirish va qo'llash to'g'risida. Yechilishi kerak bo'lgan ko'plab vazifalarning bir xilligi, ularni hujjatlashtirishning yagona texnologiyalari va muhim ma'lumotlarning takrorlanishi amaliy maqsadlarda bir qator boshqa yagona hujjat tizimlarini va ularga qo'yiladigan asosiy talablarni aniqlash imkonini berdi. foydalanish. Yuqoridagi tizimlarning har biri tegishli hujjatlarni ishlab chiqarish va bajarish tartibini, ularning hisobini tashkil etishni va saqlash xususiyatlarini belgilovchi me'yoriy hujjatlarni o'z ichiga oladi. Hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirish ishlari xorijda ham (Belgiya, Buyuk Britaniya, Norvegiya, Shvetsiya, Germaniya, Xitoy Xalq Respublikasi va boshqa mamlakatlarda) olib boriladi. Ushbu ishda ishtirok etish xalqaro tashkilotlar, jumladan, ISO, EEC va boshqalar. Hujjatlarning yagona tizimlari texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarning tasniflagichlari bilan bevosita bog'liq.

Taqdimotning individual slaydlar bo'yicha tavsifi:

1 slayd

Slayd tavsifi:

2 slayd

Slayd tavsifi:

Maktabgacha ta'lim tizimi o'zaro bog'langan uchta qismni o'z ichiga oladi: boshqaruv hujjatlarini tayyorlash; hujjatlarni qayta ishlash texnologiyasi; butun kalendar yil davomida hujjatlarni tizimlashtirish va ularni arxivda saqlashni tashkil etish.

3 slayd

Slayd tavsifi:

Har bir topshirilgan muammolarni hal qilishda amaliyotchilar ofis boshqaruvi sohasidagi amaldagi me'yoriy-uslubiy hujjatlarga amal qilishlari kerak, tasdiqlangan. Davlat qo'mitasi standartlashtirish bo'yicha Rossiya Federatsiyasi va Rossiya Federal arxiv xizmati.

4 slayd

Slayd tavsifi:

Ish yuritishning me’yoriy-uslubiy asosi qonunlar, me’yoriy hujjatlar va uslubiy hujjatlar, muassasaning joriy faoliyati va ish yuritish xizmati ishida hujjatlarni yaratish, qayta ishlash, saqlash va ulardan foydalanish texnologiyasini tartibga soluvchi. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni tayyorlash uchun asosiy talablar GOST R 6.30-2003 da belgilangan.

5 slayd

Slayd tavsifi:

Hujjatlarni birlashtirish - o'xshash boshqaruv vaziyatlari uchun hujjatlar turlari va navlarining yagona to'plamini o'rnatish, ularni tayyorlashning yagona shakllari va qoidalarini ishlab chiqish, shablon matnlarini loyihalash va yaratish.

6 slayd

Slayd tavsifi:

Hujjatlarni standartlashtirish amalga oshirilgan unifikatsiyani va uning majburiylik darajasini huquqiy tasdiqlash shaklidir. Hujjatlarni birlashtirish foydalaniladigan hujjatlar sonini kamaytirish, ularning shakllarini tiplashtirish, sifatini yaxshilash, ularni qayta ishlashning mehnat zichligini kamaytirish, bir xil va tegishli boshqaruv funktsiyalari uchun turli xil hujjat tizimlarining ma'lumotlarga mos kelishiga erishish uchun amalga oshiriladi. samarali foydalanish kompyuter texnologiyasi. Standartlashtirishning mohiyati hujjatlarni ish yuritishda umumiy va takroriy foydalanish uchun belgilangan tartibda qabul qilingan hujjatlarni ishlab chiqish va rasmiylashtirishning maqbul qoidalari va talablarini majburiy norma sifatida belgilashdan iborat. Rivojlanish natijalari davlatlararo (GOST), davlat (GOST R), sanoat (OST) standartlari va korxonalar, muassasalar va tashkilotlarning standartlari (STP) shaklida rasmiylashtiriladi.

7 slayd

Slayd tavsifi:

Hujjatlar, qoida tariqasida, firma blankida tuziladi va belgilangan majburiy rekvizitlar to'plamiga va ularni joylashtirish tartibiga ega bo'lishi kerak. Hujjat shakllari - yozma hujjat muallifini identifikatsiya qiluvchi rekvizitlarning tarkibi.

8 slayd

Slayd tavsifi:

HUJJAT BLANKALARIGA TALABLAR Hujjatlar blankalarda tayyorlanadi. Hujjat shakllarining ikkita standart formati o'rnatilgan - A4 (210 x 297 mm) va A5 (148 x 210 mm). Shaklda ham, unsiz ham rasmiylashtirilgan hujjatning har bir varag'ida kamida 20 mm - chap bo'shliqlar bo'lishi kerak; 10 mm - o'ng; 20 mm - yuqori; 20 mm - pastroq.

Slayd 9

Slayd tavsifi:

Tafsilotlarning joylashishiga qarab, shakllarning ikkita versiyasi o'rnatiladi - burchakli (A.1-rasm) - uzunlamasına (A.2-rasm). Hujjat shakllari A ilovasiga muvofiq tuziladi. Detallar joylashgan hududlarning taxminiy chegaralari nuqta chiziq bilan ko'rsatilgan. Har bir zona unga kiritilgan tafsilotlar to'plami bilan belgilanadi.

10 slayd

Slayd tavsifi:

Shakl A.2 - A4 formatidagi uzunlamasına shaklda detallarning joylashishi va zona chegaralari

11 slayd

Slayd tavsifi:

Tafsilotlarni uzunlamasına joylashtirish U varaqning yuqori qismining o'rtasiga joylashtirishni nazarda tutadi va umumiy shaklni tayyorlashda ishlatiladi.

12 slayd

Slayd tavsifi:

A.1-rasm - A4 formatdagi burchak formasida detallarning joylashuvi va zona chegaralari

Slayd 13

Slayd tavsifi:

Tafsilotlarni burchakda joylashtirish ularni varaqning yuqori chap burchagiga joylashtirishni o'z ichiga oladi va xat shaklini loyihalashda ishlatiladi.

Slayd 14

Slayd tavsifi:

Tashkilot uchun uning tarkibiy bo'linmasi, rasmiy Hujjat shakllarining quyidagi turlarini belgilang: - umumiy shakl; - xat shakli; - muayyan turdagi hujjatning shakli.

15 slayd

Slayd tavsifi:

16 slayd

Slayd tavsifi:

Gerbning umumiy shaklining tafsilotlari (bu huquqqa ega tashkilotlar uchun); Tashkilot gerbi (gerb mavjud bo'lsa, taqdim etilmaydi); Bosh tashkilotning nomi (agar mavjud bo'lsa); Kompaniyaning nomi; Tafsilotlarning stencil qismlari (sana va hujjat raqami). Hujjatlarni tayyorlash joyi (shahar).

Slayd 17

Slayd tavsifi:

18 slayd

Slayd tavsifi:

Gerb tashkilotining ma'lum bir hujjat turi uchun shaklning tafsilotlari (bu huquqqa ega tashkilotlar uchun); Tashkilot gerbi (gerb mavjud bo'lsa, taqdim etilmaydi); Bosh tashkilotning nomi (agar mavjud bo'lsa); Kompaniyaning nomi; Hujjat turining nomi; Tafsilotlarning stencil qismlari (sana va hujjat raqami); Hujjatlarni tayyorlash joyi (shahar).

Slayd 19

Slayd tavsifi:

20 slayd

Slayd tavsifi:

21 slayd

Slayd tavsifi:

Tashkilot Gerbi uchun xat shaklining rekvizitlari (shunday qilish huquqiga ega bo'lgan tashkilotlar uchun); Tashkilot gerbi (gerb mavjud bo'lsa, taqdim etilmaydi); Bosh tashkilotning nomi (agar mavjud bo'lsa); Kompaniyaning nomi; Tashkilot to'g'risidagi ma'lumot (pochta manzili, telefon raqamlari, shuningdek, tashkilotning ixtiyoriga ko'ra, faks raqamlari, manzili) Elektron pochta, Veb-sahifalar, bank hisob raqamlari, bank identifikatsiya kodi(BIC), litsenziya raqami va sanasi; Asosiy holat ro'yxatga olish raqami(OGRN) yuridik shaxs; Identifikatsiya raqami soliq to'lovchi va ro'yxatdan o'tish sababi kodi (TIN/KPP); Tafsilotlarning stencil qismlari (sana, hujjat raqami va hujjat raqami va sanasiga havola). Blankalarda rekvizitlarning quyidagi cheklovchi burchaklari joylashtiriladi: Adresli; Matnga sarlavha.

22 slayd

Slayd tavsifi:

HUJJATLAR TEKLIFLARI - (lotin tilidan zarur) - hujjatlar uchun amaldagi qoidalar yoki qonunlarda nazarda tutilgan majburiy ma'lumotlar to'plami, ularsiz ular operatsiyalarni amalga oshirish uchun asos bo'la olmaydi, ularning yo'qligi hujjatni qonuniy kuchdan mahrum qiladi.

Slayd 23

Slayd tavsifi:

GOST R 6.30-2003 ga muvofiq “Yagona tashkiliy va ma'muriy axborot tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar» 30 rekvizitlari hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirishda qo'llaniladi.

24 slayd

Slayd tavsifi:

Rossiya Federatsiyasining davlat gerbi Rossiya Federatsiyasi sub'ektining gerbi Tashkilotning gerbi yoki tashkilotning tovar belgisi kodi yuridik shaxsning asosiy davlat ro'yxatidan o'tkazish raqami (OGRN) soliq to'lovchining identifikatsiya raqami / ro'yxatdan o'tkazish uchun sabab kodi TIN/KPP kodi. hujjat shakli tashkilotning nomi hujjatning ro'yxatga olish raqami hujjatning ro'yxatga olish raqamiga havolasi va sanasi hujjatning tuzilgan yoki e'lon qilingan joyi manzilining hujjat qaror nomini tasdiqlash to'g'risidagi shtampi nazorat matnidagi matn belgisi. ilova imzosi mavjudligi to‘g‘risidagi hujjat belgisi hujjatning tasdiqlanganligi to‘g‘risidagi imzo muhri hujjatning muhri tasdiqlanishi hujjat nusxalarini tasdiqlovchi hujjat belgisi ijrochi identifikatorida elektron nusxasi hujjat

25 slayd

Slayd tavsifi:

01 - Rossiya Federatsiyasining DAVLAT KUCHLIGI "Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi to'g'risida" gi nizomga muvofiq, Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbini takrorlash majburiydir: antetli blanklarda va markaziy federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining blankalarida muhrlarda. boshqa ijro etuvchi hokimiyat organlarining blankalari

26 slayd

Slayd tavsifi:

02 - Rossiya Federatsiyasi sub'ektining gerbi Rossiya Federatsiyasi sub'ektining gerbi Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining vakillik va ijro etuvchi hokimiyat organlarining hujjatlari blankalarida joylashtirilgan. Gerbdan foydalanish tegishli tartibda tartibga solinadi qoidalar Federatsiya sub'ektlarining (qonunlari, nizomlari va boshqalar). Rossiya Federatsiyasining shahri, viloyatining gerbi shahar va viloyatning vakillik va ijro etuvchi hokimiyat organlarining hujjatlari blankalarida joylashtiriladi va Rossiya Federatsiyasining shaharlari va viloyatlarining normativ hujjatlari bilan tartibga solinadi.

Slayd 27

Slayd tavsifi:

03 - Tashkilotning gerbi yoki tovar belgisi Tashkilotning emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat ko'rsatish belgisi) Rossiya Federatsiyasi "To'g'risida" gi qonuniga muvofiq hujjat shakllariga yopishtirilgan. savdo belgilari, xizmat ko‘rsatish belgilari va tovar kelib chiqqan joy nomlari”. Gerbning tasviri ta'sis hujjatlariga (nizom, nizom) muvofiq tashkilotning blankida joylashtiriladi. Agar blankada Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi yoki Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi joylashtirilgan bo'lsa, gerb qayta ishlab chiqarilmaydi.

28 slayd

Slayd tavsifi:

04 - TASHKILOT KODI Tashkilot kodi shunga muvofiq kiritiladi Butunrossiya tasniflagichi korxonalar va tashkilotlar (OKPO). Organlar uchun davlat hokimiyati va boshqaruv kodi Davlat hokimiyati va boshqaruvi organlarining Butunrossiya tasniflagichiga (OKOGU) muvofiq kiritiladi. Kod hujjatni elektron identifikatsiyalash elementi boʻlib, hujjatlashtirilgan maʼlumotlarni elektron aloqa kanallari orqali uzatishni tezlashtirishga xizmat qiladi. mumkin bo'lgan xatolar tashkilotlarning uzoq va tushunish qiyin nomlarini uzatishda yuzaga keladigan muammolar.

Slayd 29

Slayd tavsifi:

05 - YURIDIY SHAXSNING ASOSIY DAVLAT RO'YXAT NOMI (OGRN) Yuridik shaxsning asosiy davlat ro'yxatidan o'tgan raqami soliq organlari tomonidan berilgan hujjatlarga muvofiq qo'yiladi.

30 slayd

Slayd tavsifi:

06 - SOLIQ to'lovchining identifikatsiya raqami/RO'YXATDAN O'TKAZISH UCHUN SABAB KODI (TIN/KPP) Soliq to'lovchining identifikatsiya raqami/ro'yxatga olish sababi kodi soliq organlari tomonidan berilgan hujjatlarga muvofiq kiritiladi.

31 slayd

Slayd tavsifi:

07 - HUJJAT FORMASI KODI Hujjat shakli kodi Butunrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichiga (OKUD) muvofiq kiritilgan. Hujjat shakli kodi hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni elektron aloqa kanallari orqali uzatishni tezlashtirish va yuzaga kelishi mumkin bo'lgan xatolarni kamaytirishga xizmat qiladi. OKUD Yagona Hujjatlar Tizimlariga (UDS) kiritilgan hujjatlarning birlashtirilgan shakllarining nomlari va kodlarini taqdim etadi.

32 slayd

Slayd tavsifi:

08 - TASHKILOT NIMI Tashkilotning nomi hujjat muallifining jamoaviy belgisi bo'lib, uning ta'sis hujjatlarida mustahkamlangan nomga mos kelishi kerak. Tashkilot nomining tepasida, agar mavjud bo'lsa, bosh tashkilotning qisqartirilgan yoki to'liq nomi ko'rsatiladi. Nomi yoqilgan xorijiy til tashkilotning ta'sis hujjatlarida mustahkamlangan hollarda ko'paytiriladi va rus tilidagi nomi ostida yoki uning o'ng tomonida joylashgan. Filial, hududiy idora, vakolatxona, tarkibiy bo‘linma yoki mansabdor shaxsning nomi, agar ular hujjat muallifi bo‘lsa va “Tashkilot nomi” rekvizitining ostida joylashgan bo‘lsa, ko‘rsatiladi. Agar hujjat ikki yoki undan ortiq tashkilot tomonidan tayyorlangan bo'lsa, u holda blankada tayyorlanmaydi. Bunday holda, tashkilotlarning nomlari darajaga qarab tartibga solinadi. Agar tashkilotlar bir xil darajadagi bo'lsa, ularning nomlari bir xil darajada joylashtiriladi, aks holda quyi bo'g'in tashkilotining nomi yuqori darajadagi tashkilot nomi ostida joylashtiriladi.

Slayd 33

Slayd tavsifi:

Slayd 34

Slayd tavsifi:

09 - TASHKILOT HAQIDA MA'LUMOT MA'LUMOTLARI Tashkilot haqidagi ma'lumotnoma ma'lumotlariga quyidagilar kiradi: pochta manzili, telefon raqamlari, OKPO kodi, OKUD kodi va tashkilotning ixtiyoriga ko'ra boshqa ma'lumotlar (telefaks raqamlari, bank hisob raqamlari, elektron pochta manzili va boshqalar).

35 slayd

Slayd tavsifi:

10 - HUJJAT TURINING NOMMI Tashkilot tomonidan tuzilgan yoki nashr etilgan hujjat turining nomi ustav (tashkilot nizomi) bilan belgilanishi va OKUD tomonidan nazarda tutilgan hujjatlar turlariga mos kelishi kerak. Hujjat turining nomi xat shaklida ko'rsatilmagan.

36 slayd

Slayd tavsifi:

11 - HUJJAT SANA Hujjatning sanasi uning imzolangan yoki tasdiqlangan sanasi hisoblanadi; bayonnomalar uchun bu yig'ilish sanasi; akt uchun bu voqea sodir bo'lgan sana. Agar hujjat muallifi ikki yoki undan ortiq tashkilot bo'lsa, u holda sana imzolangan oxirgi sana hisoblanadi.

Slayd 37

Slayd tavsifi:

Sana yozilish usuli hujjatning xususiyatiga bog'liq: ichida normativ hujjatlar, fuqarolar va tashkilotlarning huquqlarini belgilaydigan, shuningdek, moliyaviy xususiyatga ega bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan holda, og'zaki-raqamli tanishish usulidan foydalanish taklif etiladi, masalan: 2006 yil 6 iyul; boshqa hollarda - raqamli usul, masalan: 07/06/2006. Oyning kuni va oy bir-biridan nuqta bilan ajratilgan ikki juft arab raqamlari bilan, yil esa to'rtta arab raqamlari bilan yoziladi. Sanani boshqa ketma-ketlikda formatlash mumkin: yil, oy, oy kuni, masalan: 2006.07.06.

Slayd 38

Slayd tavsifi:

12 - HUJJATNI RO‘YXAT QILISH RAQAMI Hujjatni ro‘yxatga olish raqami hujjat ro‘yxatdan o‘tkazilganda unga beriladigan raqamli yoki alfanumerik belgidir. Tashkilotda yaratilgan barcha hujjatlar va boshqa tashkilotlar va jismoniy shaxslardan olingan hujjatlar ro'yxatga olinishi kerak. Hujjatda ro'yxatga olish raqamining mavjudligi uning tashkilotning axborot majmuasiga kiritilganligini va uning nazorati va mas'uliyati ostida ekanligini ko'rsatadi. No 01 Hujjatning ro'yxatga olish raqami uning tartib raqamidan iborat bo'lib, u nomenklatura bo'yicha ish indeksi, muxbir, ijrochilar va boshqalar to'g'risidagi ma'lumotlar bilan to'ldirilishi mumkin. No 01-05 uchun. ichki hujjatlar, buyruqlar, ko'rsatmalar va boshqalar kabi, ro'yxatga olish raqami hujjatning odatiy seriya raqamidir. Ikki yoki undan ortiq tashkilot tomonidan tuzilgan hujjatning ro'yxatga olish raqami ushbu tashkilotlarning har birining ro'yxatga olish raqamlaridan iborat bo'lib, hujjatdagi mualliflar tartibida qirrali chiziq bilan ajratiladi. №01/10/7

Slayd 39

Slayd tavsifi:

13 - HUJJATLARNI RO‘YXAT QILISh RAQAMI VA SANAGA MA’LUMOT Hujjatni ro‘yxatga olish raqami va sanasiga havola javob berilishi kerak bo‘lgan hujjatning ro‘yxatga olish raqami va sanasini o‘z ichiga oladi. Bog'lanish faqat so'rovga javob bo'lgan hujjatlar turlarida qo'llaniladi, masalan: xatlar, sertifikatlar, eslatmalar va boshqalar. Tafsilotlardagi ma'lumotlar qabul qilingan hujjatdan uzatiladi.

40 slayd

Slayd tavsifi:

41 slayd

Slayd tavsifi:

14 - HUJJATNI TUZILGAN yoki E'lon qilingan joy "Tashkilot nomi" va "Tashkilot to'g'risidagi ma'lumotnoma" ma'lumotlari yordamida aniqlash qiyin bo'lsa, hujjat tuzilgan yoki nashr etilgan joy ko'rsatiladi. Tuzilish yoki nashr qilish joyi qabul qilingan ma'muriy-hududiy bo'linishni hisobga olgan holda ko'rsatiladi va faqat umumiy qabul qilingan qisqartmalarni o'z ichiga oladi.

42 slayd

Slayd tavsifi:

43 slayd

Slayd tavsifi:

15 - ADRESSEE adresat aniq va majmui sifatida qaraladi to'liq ma'lumot, buning asosida hujjat adresatga topshirilishi mumkin. Qabul qiluvchi tashkilotlar, ularning tarkibiy bo'linmalari, mansabdor shaxslar va jismoniy shaxslar bo'lishi mumkin. Tashkilot va uning tarkibiy bo'linmasi nominativ holatda ko'rsatilgan, masalan: ZAO Termika Bundan tashqari, agar hujjat tarkibiy bo'linmaga qaratilgan bo'lsa, unda tashkilot nomi uning nomidan yuqorida ko'rsatilishi kerak. "Termika" OAJ Axborot tizimlarini ishlab chiqarish va joriy etish boshqarmasi

44 slayd

Slayd tavsifi:

Hujjat yuborilgan shaxsning pozitsiyasi dativ ishida ko'rsatilgan, masalan: "Avtodizel" OAJ bosh direktori S.I. Sergeev yoki "Avtodizel" OAJ Buxgalteriya hisobi katta buxgalter A.A. Vlasov

45 slayd

Slayd tavsifi:

Agar hujjat bir nechta shunga o'xshash tashkilotlarga yoki bir nechtaga yuborilsa tarkibiy bo'linmalar bitta tashkilot, keyin ular odatda ko'rsatiladi, masalan: Kostroma viloyatining tuman ma'muriyatlari

46 slayd

Slayd tavsifi:

Hujjatda to'rttadan ortiq adresat bo'lmasligi kerak. Qabul qiluvchilar soni ko'p bo'lsa, hujjatlarni tarqatish ro'yxati tuziladi. "Adresant" tafsilotlari pochta manzilini o'z ichiga olishi mumkin. Pochta manzilining elementlari pochta aloqasi xizmatlarini ko'rsatish qoidalarida belgilangan ketma-ketlikda ko'rsatiladi. Agar xat tashkilotga yuborilgan bo'lsa, "Adresat" tafsilotlari tashkilotning nomini, keyin pochta manzilini ko'rsatadi, masalan: Yaroslavl qurilish kolleji, st. Chaykovskiy, 7, Yaroslavl, 150003

Slayd 47

Slayd tavsifi:

Hujjatga murojaat qilganda shaxsga oluvchining bosh harflari va familiyasini, keyin uning pochta manzilini ko'rsating, masalan: Sokolov A.A. st. Radishcheva, 5, 6-kvartira, Rostov, Rostov tumani, Yaroslavl viloyati, 152100

48 slayd

Slayd tavsifi:

16 - HUJJATLARNI TASDIQLASH SINFI Hujjat mansabdor shaxs yoki maxsus berilgan hujjat tomonidan tasdiqlanadi. Tasdiqlash shtampi TASDIQLANGAN (tirnoqsiz) so'zidan, hujjatni tasdiqlovchi shaxs lavozimining unvoni, ism-sharifi, familiyasi va tasdiqlangan sanasidan iborat bo'lishi kerak, masalan: TASDIQLANGAN Bosh direktor"Elektronpribor" OAJ Shaxsiy imzo A.I.Kruglov 14/04/2006

Slayd 49

Slayd tavsifi:

Hujjat bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan tasdiqlanganda, ularning imzolari bir xil darajada qo'yiladi. Hujjatni qaror, qaror, farmoyish, bayonnoma bilan tasdiqlashda tasdiqlash shtampi TAQDLANILGAN (A, S, O) so‘zidan, ishdagi tasdiqlovchi hujjatning nomidan, uning sanasidan, raqamidan iborat bo‘ladi, masalan: TASDIQLANGAN. Qaror umumiy yig'ilish aktsiyadorlar 07/05/2006 № 2 Hujjatni tasdiqlash muhri hujjatning yuqori o'ng burchagida joylashgan.

50 slayd

Slayd tavsifi:

17 - QAROR Qarorda hujjatda ko'rsatilgan masalani hal qilish (yechim tayyorlash) bo'yicha ko'rsatmalar mavjud. Qarorda vazifa yuklangan tashkilot, tarkibiy bo'linma yoki mansabdor shaxs aniqlanadi. Ushbu ma'lumotlar ijrochilarning familiyalari, bosh harflari, buyruqning mazmuni (agar kerak bo'lsa), bajarish muddati, imzosi va sanasi,

51 slayd

Slayd tavsifi:

17 - REzolyutsiya Agar bir nechta ijrochilar bo'lsa, qarorda birinchi ko'rsatilgan shaxs ijro uchun javobgar hisoblanadi. Qaror, qoida tariqasida, tegishli rahbar tomonidan hujjatning asl nusxasida matnsiz bo'shliqda qo'lda yoziladi. Qarorni alohida varaqda rasmiylashtirishga ruxsat beriladi.

52 slayd

Slayd tavsifi:

18 - MATNGA SAVOL “Matnga sarlavha” hujjat atributini ifodalaydi xulosa hujjat matni va hujjat turi nomiga mos kelishi kerak. Sarlavha savollarga javob berishi mumkin: bu nima haqida? (kim haqida?), masalan: Yaratish uchun buyruq ekspert komissiyasi. nima? (kim?) masalan: Ish tavsifi bosh mutaxassis A5 formatida tuzilgan hujjat matnida sarlavha bo'lmasligi mumkin. Hujjatning sarlavhasi uni tegishli ro'yxatga olish shakllarida ro'yxatdan o'tkazishda qayd etiladi: jurnallar, kartalar va boshqalar.

Slayd 53

Slayd tavsifi:

19 - NAZORAT HAQIDA BELGI “Boshqaruvda belgi” atributi hujjat ijro etilayotgan vaqtda nazoratga olinganligini bildiradi. belgilangan muddatlar qarorda yoki amalga oshirishning standart muddatlarida ko'rsatilgan. GOSTga muvofiq, bajarilishini nazorat qilish belgisi "K" harfi, "Nazorat" so'zi yoki muhri bilan ko'rsatilgan.

54 slayd

Slayd tavsifi:

20 - Hujjat matni Hujjat matni Rossiya Federatsiyasining davlat tilida yoki rasmiy tillar Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga muvofiq Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlari va Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlari. Hujjatlarning matnlari izchil matn, anketa, jadval yoki ushbu tuzilmalarning kombinatsiyasi shaklida tuziladi. Bog'langan matn odatda ikki qismdan iborat. Birinchi qismda hujjatni tuzish sabablari, asoslari, maqsadlari, ikkinchi (yakuniy) - qarorlar, xulosalar, so'rovlar, takliflar, tavsiyalar ko'rsatilgan. Matn bitta yakuniy qismni o'z ichiga olishi mumkin (masalan, buyruqlar - bayonotsiz ma'muriy qism, xatlar, bayonotlar - tushuntirishsiz so'rov). Agar matnda bir nechta qarorlar, xulosalar va boshqalar mavjud bo'lsa, uni arab raqamlari bilan raqamlangan bo'limlar, bo'limlar, paragraflarga bo'lish mumkin. Buyruqlar birligi tamoyillari asosida faoliyat yurituvchi tashkilotlarning hujjatlarida (buyruq, ko‘rsatma va boshqalar), shuningdek tashkilot rahbariyatiga yo‘llangan hujjatlarda matn birinchi shaxsda ko‘rsatiladi. birlik("Buyurtma beraman", "taklif qilaman", "so'rayman"). Kollegial organlar hujjatlarida matn uchinchi shaxs birlik shaklida taqdim etiladi (“qaror qiladi”, “qaror qiladi”). Qo'shma hujjatlarda matn birinchi shaxsda taqdim etiladi koʻplik("Buyurtma qilaman", "qaror qildim"). Protokol matni uchinchi shaxs ko‘plikda (“tingladim”, “so‘zladim”, “qaror qildim”, “qaror qildim”) beriladi. Tashkilotlarning, ularning tarkibiy bo'linmalarining huquq va majburiyatlarini belgilovchi hujjatlarda (nizomlar, yo'riqnomalar), shuningdek faktlarning tavsifi, bahosi yoki xulosalar (akt, ma'lumotnoma), matnni uchinchi shaxs shaklida taqdim etish shakli yoki ko'plik ishlatiladi ("bo'lim vazifalarni bajaradi" , "komissiya tashkil etilgan"). Harflarda ishlatiladi quyidagi shakllar Taqdimot: birinchi shaxs ko‘plikda (“iltimos, oldinga”, “ko‘rib chiqish uchun yuboramiz”) birinchi shaxs birlikdan (“kerak deb hisoblayman”, “ta’kidlab ayting”) uchinchi shaxs birlikdan (“vazirlik e’tiroz bildirmaydi”). ”, “VNIIDAD mumkin deb hisoblaydi”)

55 slayd

Slayd tavsifi:

21 - ILOVA MAVJUDLIGI HAQIDA BELGI “Ilova mavjudligini belgilang” atributi matn ostida joylashgan va uni ikki shaklda formatlash mumkin. Agar ilova matnda nomlangan bo'lsa, unda ilova mavjudligi haqidagi belgi quyidagicha ko'rinadi: Ilova: 5 varaq uchun. 3 nusxada. Agar hujjat matnda nomlanmagan ilovaga ega bo'lsa, unda uning nomi, varaqlar soni va nusxalar soni ko'rsatiladi, agar bir nechta ilova bo'lsa, ular raqamlanadi, masalan: Ilova: 1) Kengash majlisining bayonnomasi. "Avtodizel" OAJ ta'sischilari, 7 bet. 1 nusxada. 2) "Avtodizel" OAJ ustaxonalarini 3 yilga rekonstruksiya qilish rejasi loyihasi. 1 nusxada.

56 slayd

Slayd tavsifi:

22 - IMZO "Imzo" rekvizitiga quyidagilar kiradi: hujjatni imzolagan shaxsning lavozimi (agar hujjat hujjat blankida tuzilmagan bo'lsa, to'liq, qisqartirilgan - shakl hujjatida tuzilgan hujjatda), shaxsiy imzo, imzo transkripti (bosh harflar, familiya), masalan: Bosh direktor Shaxsiy imzo A.A. Kruglov "Polimermash" OAJ yoki firma blankida: Bosh direktor Shaxsiy imzo A.A. Kruglov Hujjat tashkilotning bir nechta mansabdor shaxslari tomonidan imzolanganda, ularning imzolari egallab turgan lavozimiga mos keladigan ketma-ketlikda bir-birining ostiga qo'yiladi, masalan: Bosh direktor Shaxsiy imzo A.A. Kruglov Bosh hisobchi I.A.ning shaxsiy imzosi. Zaytsev Hujjatni bir xil lavozimdagi bir nechta shaxslar imzolashda ularning imzolari bir xil darajada qo'yiladi, masalan: "Medtexnika" OAJ "Yukon" OAJ bosh direktori Shaxsiy imzo Yu.A. Sokolov Shaxsiy imzo A.A. Pashin tomonidan tuzilgan hujjatlarda komissiya, hujjatni imzolagan shaxslarning lavozimlarini emas, balki taqsimotga muvofiq komissiya ichidagi mas'uliyatini ko'rsating, masalan: komissiya raisi Shaxsiy imzo A.A. Krilov Komissiya a'zolari Shaxsiy imzo I.I. Orlov Shaxsiy imzo A.N. Mixaylov Shaxsiy imzo N.N. Ivanov Hujjat amaldagi mansabdor shaxs tomonidan uning haqiqiy lavozimi va familiyasini ko'rsatgan holda yoki vaqtincha mansabdor shaxs sifatida ishlayotganligini ko'rsatgan holda imzolanishi mumkin. Lavozim nomidan oldin "For" predlogini, "Deputat" qo'lyozmasini yoki slash belgisini qo'yishga yo'l qo'yilmaydi.

Slayd 57

Slayd tavsifi:

23 - HUJJATLARNI TASDIQLANISH STANDARTI “Hujjatni tasdiqlash shtampi” boshqa tashkilotning (muallif emas) hujjat mazmuni bilan roziligini ifodalovchi rekvizit bo‘lib, KUZILGAN so‘zdan, hujjat tasdiqlangan shaxsning pozitsiyasidan iborat (shu jumladan tashkilot nomi), shaxsiy imzo, imzo va sana tasdiqlash ko'chirma, masalan: KUZILGAN Sog'liqni saqlash boshqarmasi direktori Shaxsiy imzo A.N. Svetlov Agar tasdiqlash xat, qaror, akt va boshqalar bilan amalga oshirilsa. Tasdiqlash muhri. quyidagicha tuzildi: KUZILIShI "Yaroslaviya" sug'urta kompaniyasi boshqaruvi yig'ilishining qarori Bayonnoma 05.03.2006 yil 2-son.

58 slayd

Slayd tavsifi:

24 - HUJJATLARNI TASDIQLASH VIZALARI Hujjatni tasdiqlash hujjatni tasdiqlash vizasi bilan beriladi, unda hujjatni tasdiqlovchi shaxsning imzosi va lavozimi, imzo stenogrammasi (bosh harflar va familiya) va imzolangan sana kiradi, masalan: Bosh yuridik bo'lim Shaxsiy imzo A.A.Ivanov 05/09/2006 Hujjatga sharhlar mavjud bo'lsa, viza quyidagi tarzda beriladi: Sharhlar ilova qilinadi Yuridik bo'lim boshlig'i Shaxsiy imzo A.A. Ivanov 05.09.2006 Sharhlar alohida varaqda ko'rsatilgan, imzolangan va hujjatga ilova qilingan. Vizalar asl nusxaning oxirgi varag'ining teskari tomonining pastki qismiga yopishtirilgan. ma'muriy hujjat, shuningdek yuborilayotgan hujjatning nusxasida (xat).

Slayd 59

Slayd tavsifi:

25 - MUHR Maxsus identifikatsiyani va yuridik kuchini tasdiqlashni talab qiladigan hujjatlar tashkilot muhri bilan bosiladi. Muhr izi mansabdor shaxsning imzosi haqiqiyligini tasdiqlovchi hujjatlarga tegishli faktlarni qayd etgan shaxslarning huquqlarini tasdiqlaydi. moliyaviy vositalar, shuningdek asl imzoni tasdiqlashni talab qiladigan boshqa hujjatlar bo'yicha. Muhr taassurotlari hujjatni imzolagan shaxs lavozimining bir qismini qamrab oladigan tarzda yopishtirilishi kerak. Moliyaviy xususiyatga ega hujjatlarda muhr "M.P." belgisi bilan ko'rsatilgan maxsus belgilangan joyga bosiladi. lavozim unvoni va imzosisiz.

60 slayd

Slayd tavsifi:

26 - NUSHASINI SERTIFIKATLANISH HAQIDA Izoh Hujjat nusxasi - bu hujjatning asl nusxasi va uning barcha tashqi xususiyatlari yoki ularning bir qismi haqidagi ma'lumotlarni to'liq takrorlaydigan hujjat. Hujjat nusxasining asl nusxaga muvofiqligini tasdiqlashda “Imzo” rekvizitining ostiga “Toʻgʻri” degan sertifikat yozuvi, nusxani tasdiqlagan shaxsning lavozimi, shaxsiy imzosi, imzo stenogrammasi, imzolangan sana qoʻyiladi. sertifikatlash, masalan: To'g'ri kadrlar bo'limi inspektori Shaxsiy imzo P.I. Lavrova 06/05/2006 Hujjatning nusxasini tashkilotning ixtiyoriga ko'ra belgilangan muhr bilan tasdiqlashga ruxsat beriladi.

Slayd tavsifi:

28 - HUJJATNING IJROI VA ISHGA YUBORISH HAQIDA Izoh Hujjatning ijro etilishi va faylga yuborilishi to‘g‘risidagi eslatma quyidagi ma’lumotlarni o‘z ichiga oladi: hujjatning bajarilganligini ko‘rsatuvchi sana va raqamiga havola yoki bunday hujjatning yo'qligi qisqacha ma'lumot ijro haqida, "Fayl uchun" so'zlari, hujjat saqlanadigan fayl raqami, masalan: 06.01.2006 yildagi 18-sonli faks yuborilgan. Faylga № 01-08 Shaxsiy imzo 06.01.2006

63 slayd

Slayd tavsifi:

29 - TASHKILOTDA HUJJAT QABUL QILGANLIGI HAQIDA BELGI. Tashkilotda hujjat qabul qilinganligi to‘g‘risidagi belgida navbatdagi tartib raqami va hujjatning qabul qilingan sanasi (zarur bo‘lganda - soat va daqiqalar) ko‘rsatiladi. Ushbu tafsilot qo'lda yoki shtamp shaklida hujjatning birinchi varag'ining old tomonining pastki qismiga yoki orqa tomoniga yopishtiriladi.

64 slayd

Slayd tavsifi:

30 - HUJJATNING ELEKTRON NUSHASINI identifikatori Hujjatning elektron nusxasi identifikatori hujjatning har bir sahifasining pastki chap burchagiga qoʻyilgan va kompyuter tashuvchisidagi fayl nomi, sanasi koʻrsatilgan belgi (kolontitr) hisoblanadi. va tashkilotda o'rnatilgan boshqa qidiruv ma'lumotlari.

"Kadrlar bo'limi" - Mehnatni muhofaza qilish. Asosiy tizim interfeyslari. Avtomatlashtirilgan vazifalar. Umumiy ma'lumot. Avtomatlashtirilgan tizim. Chiqarish hujjatlari. Analog - 1C: Ish haqi va xodimlar. Ma'lumotlar oqimi diagrammasi. Kirish hujjatlari. Texnik vositalar. Dasturiy ta'minot. Avtomatlashtirishning maqsadi va maqsadi.

"Korxonani boshqarish" - Dizayn tashkiliy tuzilma. Korxonani boshqarish tizimini loyihalash. Biznes jarayonlari. So'nggi 3-8 yil ichida o'sib borayotgan korxonalar. Muammolar va og'ishlar. Biznes jarayoni modelini yaratish. Normativ hujjatlarni shakllantirish. Bugungi iqtisodiy haqiqatlar. Hujjatlar va hisobotlarni yaratish imkoniyatlari.

“Bek-ofis” - Bek-ofis 1 bek-ofis 2 bek-ofis 3. Do'stona (intuitiv va chiroyli interfeys). Dasturchi dasturchi dasturchi. MIDL biznes 2. Access, HR menejeri va boshqalar. Avtomatlashtirish kontseptsiyasini tanlash. Qoidalar bilan bir qatorda yo'l nazoratchilari va yo'l nazoratchilari paydo bo'ldi. Markazlashtirilmagan (tarqatilgan) BACK OFIS.

"Biznesdagi IT naqshlari" - Biznesdagi IT naqshlari - operatsiyalarni optimallashtirish. Kompaniya strategiyasi va korporativ axborot tizimi. Zaxman modeli - III. Biznesda IT shablonlari - buxgalteriya hisobi. Axborot texnologiyalari naqshlari kompaniya strategiyasini amalga oshirish mexanizmi sifatida. Biznes uchun IT shablonlari - Talab bo'yicha moslashtirish. Korxona arxitekturasining o'zgarishi sifatida ITni joriy etish. Biznesda IT shablonlari - biznes jarayonlarini avtomatlashtirish.

"Aqlli tizimlar" - aqlli tizimni loyihalash bosqichlari. Asosiy mulk aqlli tizimlar- moslashuvchanlik. Korxonada qiymat zanjirlari. Aqlli tizimlarni qurish uchun asos qiymat zanjiri hisoblanadi. Moslashuvchan axborot tizimi. ICni loyihalashda "bo'lishi kerak bo'lgan" modeldan foydalanish kerak. Tashkilotning yagona modelini "kerak bo'lganidek" shakllantirish.

"Tashkilotning axborot tizimi" - qismlar huquqiy yordam. Texnik vositalar. Funksional mezonlarga ko'ra axborot tizimlarini tasniflash. Tashkilot shakllari texnik yordam. Boshqa tizimlar (IS qo'llanmalari). Tashkilot xodimlari. Axborot tizimi- o'zaro bog'langan mablag'lar to'plami. Tizim. Yordam - ma'lumotlarni tasniflash va kodlashning yagona tizimi, birlashtirilgan.

20-asrning oxirgi uchdan birida, keng ko'lamli boshlanishi bilan
yangi axborot texnologiyalaridan foydalanish, degan savol tug'ildi
hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni birlashtirish zarurati,
birinchi navbatda menejment sohasida. 1971 yilda qabul qilingan
SSSR hukumatining tezlashtirish to'g'risidagi maxsus farmoni
yagona hujjatlar tizimlarini yaratish ustida ishlash va
texnik-iqtisodiy ma'lumotlarning tasniflagichlari. Ularning
ishlab chiqish funksional tizimlar asosida amalga oshirildi
hujjatlar.
Mamlakatimizda, aslida birinchi marta ichki va
xorijiy amaliyotda hujjatlashtirish tizimi yaratildi
yagona tartibni o'rnatish uchun boshqaruvni ta'minlash
boshqaruv faoliyatini keng miqyosda hujjatlashtirish
davlatlar. U EGSD-1973 kod nomini oldi (Unified
davlat ish yuritish tizimi). Umuman
Sovet Ittifoqida 16 ta murakkablik ishlab chiqilgan
yagona hujjat tizimlari.
Yagona hujjatlashtirish tizimi natijadir
ushbu tizim hujjatlarini unifikatsiya qilishni amalga oshirish.

Yagona hujjat shakli

Birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona tizimi.

Bank hujjatlarining yagona tizimi.

Byudjet moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi.

Korxonalar uchun buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi

Mehnat hujjatlarining yagona tizimi.

Rossiya Federatsiyasi Pensiya jamg'armasining yagona hujjat tizimi.

Tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi.