Rosarchiv tashkiloti arxivlarining ishlash qoidalari. Yangi me'yoriy hujjat: Tashkilotlar arxivlarida hujjatlarni saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari. Elektron hujjatlarni saqlash

Endi sohada nimaga tayanish kerak tartibga soluvchi tartibga solish Va uslubiy yordam arxiv ishi?

Birinchidan, normativ xarakterga ega bo'lgan haqiqiy hujjatga: Arxiv fondi hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari Rossiya Federatsiyasi va boshqalar arxiv hujjatlari organlarda davlat hokimiyati, organlar mahalliy hukumat va tashkilotlar (Rossiya Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-son buyrug'i bilan tasdiqlangan), o'tgan yilning sentyabr oyi oxirida kuchga kirgan. Keyingi maqolada biz uni 2015 yilgi qoidalar deb ataymiz.

Va ikkinchidan, uslubiy xususiyatga ega joriy hujjatga: Tashkilotlar arxivlari ishi bo'yicha asosiy qoidalar (Rosarxiv Kengashining 02.06.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan, bundan keyin Asosiy qoidalar deb yuritiladi). Faqat 2015 yilgi Qoidalarda ko'rib chiqilgan ko'plab amaliy masalalar bu erda batafsil yoritilgan, masalan, ishlarning nomenklaturasini ishlab chiqish tartibi.

Idoraviy arxivlar ishining asosiy qoidalari (SSSR Bosh arxivining 09.05.1985 yildagi 263-son buyrug'i bilan tasdiqlangan) uzoq vaqt davomida yoshiga qarab ish hujjati bo'lmagan. nihoyat, munosib dam olishga yuborilgan va Qoidalar kuchga kirgan paytdan boshlab Rossiya Federatsiyasi hududida qo'llanilishi mumkin emas -2015 (Rosarkhivning 2015 yil 18 sentyabrdagi 2/2133-A-sonli xati).

Hujjatlarni saqlashim kerakmi?

Hujjatlar saqlanishi kerak. 2015 yilgi Qoidalarda “tashkilotlar huquqiga ega (ta'kidlangan) o‘z faoliyati jarayonida shakllangan arxiv hujjatlarini saqlash maqsadida arxivlar tashkil etadi...” degan talablar chuqurroq o‘rganilgandan so‘ng real majburiyatga aylanadi.

Birinchidan, agar tashkilot mavjud bo'lsa, unda xodimlar bor, ya'ni ularning har biri uchun kadrlar hujjatlarining to'liq to'plami.

Ikkinchidan, agar tashkilot mavjud bo'lsa, unda qog'oz yoki elektron hujjatlar bilan taqdim etilgan soliq hisobi mavjud.

Uchinchidan, ro'yxatdagi barcha hujjatlar kamida saqlanishi kerak belgilangan muddatlar. Yaroqlilik muddati manbalari - maxsus ro'yxatlar:

Saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati jarayonida shakllanadigan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxati (Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan);
Ilmiy, texnikaviy va sohalarda shakllantirilgan namunaviy arxiv hujjatlari ro'yxati ishlab chiqarish faoliyati saqlash muddatlari ko'rsatilgan tashkilotlar (Madaniyat vazirligi buyrug'i bilan tasdiqlangan va ommaviy kommunikatsiyalar RF 2007 yil 31 iyuldagi 1182-son).

Ham davlat, ham nodavlat tashkilotlar tomonidan foydalanish uchun belgilangan. Shunday qilib, har qanday, hatto eng kichik va eng oddiy kompaniya ham hujjatlar to'plamiga ega ekanligi ma'lum bo'ldi arxiv saqlash. Va ular uchun yangi me'yoriy hujjatga mos keladigan sharoitlar yaratilishi kerak: 2015 yilgi Qoidalar. Yo'qligi tarkibiy bo'linmalar"arxiv", "ofis" nomlari ostida bu mas'uliyat hech qanday tarzda ta'sir qilmaydi.

Elektron hujjatlarni saqlash

Barcha ofis boshqaruvi va arxiv mutaxassislarining e'tiborini tortgan yangilik 2015 yilgi Qoidalarda berilgan elektron hujjatlarni saqlashning uzoq kutilgan tartibidir. Bu 2.30-2.33 bo'limlariga tegishli. 2015 yilgi Qoidalarda elektron hujjatlarga o'tish arxivda iflos poyabzal kiyish taqiqlanganligi haqidagi xabardan so'ng darhol, hech qanday sarlavhasiz amalga oshiriladi.

Hujjat parchasi

Shouni yig‘ish

2.30. Elektron hujjatlarni saqlashning majburiy shartlari quyidagilardir:

tashkilot arxivida har bir elektron hujjat saqlash birligining kamida ikki nusxasi mavjudligi (asosiy va ishchi nusxalar turli jismoniy qurilmalarda joylashgan bo'lishi kerak);

elektron hujjatlarni ko'paytirish, nusxalash, qayta yozish, jismoniy va elektron hujjatlarni nazorat qilish uchun mo'ljallangan texnik va dasturiy vositalar mavjudligi. texnik holat;

axborotni yo'qotish, ruxsatsiz tarqatish, yo'q qilish yoki buzishning oldini oluvchi elektron hujjatlarni saqlash rejimini ta'minlash.

Yana bir muhim yangilik - 2015 yilgi Qoidalarda elektron hujjatlarni arxivda saqlash formatining ta'rifi:

Hujjat parchasi

Shouni yig‘ish

Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarda Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari (Rossiya Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi № 38-son buyrug'i bilan tasdiqlangan). 526-son, 2015-yil 21-sentabrdan kuchga kirgan)

2.31. Matnli elektron hujjatlarni davlat va shahar arxivlarini xarid qilish manbai hisoblangan tashkilot arxiviga saqlash uchun topshirish PDF/A formatida amalga oshiriladi.

PDF, shubhasiz, universal formatdir. PDF/Arxivlar (PDF/A) bu formatning o'zgarishi bo'lib, uzoq muddatli arxiv uchun maxsus mo'ljallangan. hujjatlarni saqlash va ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 standartida mustahkamlangan “Hujjatlarni boshqarish. Uzoq muddatli saqlash uchun elektron hujjat fayl formati." Ammo, hamma universal kabi, PDF ham mukammal emas. Boshqaruv hujjatlari ushbu formatda o'zini yaxshi his qiladi, ammo tashkilotlar nafaqat Microsoft Office paketidan foydalanadilar. Misol uchun, .dwg formatida qilingan chizmalar .pdf ga aylantirilganda noto'g'ri ko'rsatiladi. Mutaxassislar elektronning xatti-harakatlari haqida ham ko'plab savollar tug'dirmoqda raqamli imzo hujjatni .pdf ga o'zgartirganda.

Elektron fayllar va hujjatlarni o'tkazish tartibi Qoidalarning 4.34-bo'limida tasvirlangan. Matndan quyidagilar kelib chiqadi:

birinchidan, elektron hujjatlar arxivga o'tkazilishi va alohida jismoniy tashuvchilarda ham, "axborot-telekommunikatsiya tarmog'i orqali" ham saqlanishi mumkin.
ikkinchidan, elektron fayllar va hujjatlarning inventarizatsiyasi qog'oz shaklida tuziladi (ya'ni, agar biz EDMSda arxiv yaratsak ham, inventar arxivchiga shaxsan topshirilishi kerak bo'ladi),
uchinchidan, “arxiv saqlashga qabul qilinganda elektron fayllar sertifikatlanadi elektron imzo tashkilot rahbari yoki uning vakolatli vakili rasmiy" Nisbatan qog'oz hujjatlar hech narsa talab qilinmaydi. 2015 yilgi Qoidalar elektron hujjatlarni yaratadigan, ammo elektron raqamli imzodan foydalanmaydigan tashkilotlar uchun ushbu talabni qanday bajarish kerakligi haqida jim.

Nihoyat, “Ma’lumotnoma va qidiruv maqsadida elektron hujjatlarga tezkor kirish uchun arxivda elektron hujjatlardan foydalanish fondi yaratiladi” (2.33-band). Foydalanish fondi tushunchasi oshkor etilmagan.

Hujjatlarni hisobga olish

Hujjat parchasi

Shouni yig‘ish

3.5. Tashkilot arxivi asosiy (majburiy) va yordamchini yuritadi buxgalteriya hujjatlari. Asosiy buxgalteriya hujjatlarining tarkibi va shakllari ushbu qoidalarga muvofiq belgilanadi. Tasdiqlovchi buxgalteriya hujjatlarining tarkibi va shakllari tashkilot arxivi tomonidan mustaqil ravishda belgilanadi.

Asosiy qoidalar arxiv hujjatlarini hisobga olish nima uchun olib borilishi va buxgalteriya hujjatlari tizimi nima ekanligini, uning maqsadini aniq ifodalab berdi. Ushbu ta'riflar 2015 yilgi Qoidalardan yo'qoldi. Keling, nima uchun buxgalteriya hisobini yuritishimizni tushunish uchun ularni eslaylik:

Va asosiy o'zgarish: 2015 yilda arxiv hujjatlari ro'yxati yarmidan ko'proqqa, ya'ni 11 tadan 5 ta pozitsiyaga qisqartirildi. Faqat bor:

ish va hujjatlarni qabul qilish va tasarruf etish kitobi;
mablag'lar ro'yxati;
fond varaqasi;
ishlarni, hujjatlarni inventarizatsiya qilish;
inventar reestri.

Buxgalteriya hisobi shakllarini tuzish va yuritish tartibi, oz miqdorda bo'lsa-da, 2015 yilgi Qoidalarning 3.7-3.11-bandlarida tasvirlangan.

Qolganlari tashkilotning ixtiyorida. Agar u davlat (shahar) arxivini olish manbai bo'lsa, unda qo'shimcha ravishda tashkilot pasporti rasmiylashtirilishi kerak (2015 yil Qoidalarining 3.12-bandi). Bu erda 1997 yildagi Rossiya Federatsiyasi Arxiv jamg'armasi hujjatlarini davlat ro'yxatidan o'tkazish va arxiv pasporti shaklini tasdiqlash to'g'risidagi Nizomga ham izoh berilgan. E'tibor bering, Asosiy qoidalar deyarli bir xil bo'lsa-da, yuqorida aytib o'tilgan qoidalarga qaraganda ancha "yangi" bo'lgan shaklni taklif qildi. Hech bo'lmaganda uning xronologiyasi 90-yillarda emas, balki ikki minginchi yillarda boshlangan.

Hujjatlarning qiymatini tekshirish

2015 yilgi Qoidalar hujjatlar qiymatining yillik ekspertizasini o'tkazish tartibiga mutlaqo yangi narsa kiritmadi. Faqatgina 4.12 bandi e'tiborga loyiqdir:

Hujjat parchasi

Shouni yig‘ish

4.12. Faoliyati Rossiya Federatsiyasi Arxiv jamg'armasining hujjatlarini yaratmaydigan tashkilotlar xodimlar bo'yicha ishlarning ro'yxatlarini va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan fayllar ro'yxatini tuzadi va ularning saqlanishini ta'minlaydi.

Ushbu qoida tashkilotda arxiv mavjudligidan va uning davlat (shahar) arxivlarini olish manbalariga tegishliligidan qat'i nazar, uning hujjatlari bilan hech bo'lmaganda minimal darajada shug'ullanishi shartligi haqidagi suhbatga taalluqlidir. Oxir oqibat, ehtimol, kam sonli odamlar avval fayllar nomenklaturasini tuzmasdan vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan fayllar inventarini tuza oladilar.

Ishlarning nomenklaturasi

2015 yilgi Qoidalar "tarkibi va tashkil etilishini aks ettiruvchi asosiy buxgalteriya hujjati" deb nomlangan ishlarning nomenklaturasi to'g'risida hujjat fondi Tashkilot", ular juda kam gapiradilar va hatto unga aniq ta'rif ham bermaydilar. Hujjat matnidan faqat shunday (4.14-4.18-bandlar) kelib chiqadi:

“ishlar nomenklaturasi bajarilgan hujjatlarni fayllarga (elektron ishlarga) tasniflashni (guruhlashni) belgilaydi”;
ishlarning ro'yxati ilova qilingan shakl bo'yicha tuziladi;
tashkilotning ish nomenklaturasi tarkibiy bo'linmalarning ish nomenklaturalari asosida tuzilgan (shakl ilova qilingan, ammo uni tarkibdan topish mumkin emas: unda "nomli ikkita ilova mavjud. Ishlar nomenklaturasi”; 26-son tarkibiy bo‘linmalarga tegishli);
Tashkilot ishlarining nomenklaturasi saqlash muddatlari ko'rsatilgan hujjatlarning namunaviy, idoraviy va boshqa ro'yxatlari, boshqa normativ-huquqiy hujjatlar, shuningdek ishlarning namunaviy va taxminiy nomenklaturalari asosida ishlab chiqiladi;
tashkilotlar - davlat (shahar) arxivlarini qo'lga kiritish manbalari uni "o'ziga berilgan vakolatlarga muvofiq tegishli EPC yoki davlat (shahar) arxivi" bilan muvofiqlashtiradi;
davlat (shahar) arxivlarini olish manbalari bo‘lmagan tashkilotlar o‘z ish yuritish doirasini mustaqil ravishda muvofiqlashtiradilar.

Boshqa emas; boshqa ... bo'lmaydi; Endi yo'q amaliy ma'lumotlar 2015 yilgi Qoidalarda tashkilotning ishlari ro'yxatini ishlab chiqish va yuritish bo'yicha hech qanday ma'lumot yo'q. Buni aniq aytish kerak: Asosiy qoidalarsiz oddiy kotib, ayniqsa birinchi marta uni tuza olmaydi.

Ishlarni ro'yxatga olish

Hujjat parchasi

Shouni yig‘ish

4.19. Doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatlari, shu jumladan xodimlar uchun ish yuritish bilan yakunlangan holatlar, ular ochilgan kalendar yili tugaganidan keyin tashkilot arxiviga o'tkazish uchun tayyorlanadi va ro'yxatdan o'tkazilishi kerak. tavsifi.

Saqlash muddatiga qarab ishlarni to'liq yoki qisman ro'yxatga olish amalga oshiriladi. To'liq ro'yxatdan o'tish fayllar doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatlari va xodimlarga tegishli.

Ishlarni qog'ozda rasmiylashtirish quyidagilarni nazarda tutadi:

ish hujjatlarini topshirish yoki bog'lash (formatlanmagan hujjatlar yopiq qattiq papkalarda yoki qutilarda saqlanadi);

ish varaqlarini raqamlash;

ishni tasdiqlovchi hujjatni rasmiylashtirish (8-ilova);

ish hujjatlarining ichki inventarini tuzish (27-ilova);

ishning qopqog'ining dizayni (28-ilova).

Tashkilot arxiviga o'tkazish uchun elektron fayllarni tayyorlash elektron fayllar va hujjatlar ro'yxatini tuzishni o'z ichiga oladi (17, 18-ilovalar).

Ishlarni qisman ro'yxatga olish nimadan iboratligi va bu hujjatlarni saqlash muddatiga qanday bog'liqligi haqida xabar berilmagan.

Agar ilgari ichki inventar faqat “in zaruriy holatlar"(Asosiy qoidalar, 3.6.3.), keyin bu ibora 2015 yilgi Qoidalardan olib tashlandi. 27-ilovada keltirilgan inventarizatsiya shaklining sarlavhasida saqlash muddatlari haqida hech qanday ma'lumot yo'q.

Barcha elektron fayllar tavsiflanishi kerak emas, faqat vaqtinchalik (10 yildan ortiq) va doimiy saqlash muddatiga ega bo'lganlar (inventarizatsiya shakllari mos ravishda 17 va 18-ilovalarda keltirilgan).

So'rovlarni bajarish

Tashkilotlar va fuqarolarning arxivga topshirilgan so‘rovlarini bajarish sohasida yangilik mavjud: arxiv ma’lumotnomalari, ko‘chirma va nusxalari yangi qoidalarga muvofiq “ elektron shakl elektron tashuvchida yoki axborot-kommunikatsiya tarmoqlari orqali yuboriladi”. Bunday sertifikatlar, nusxalar va ko'chirmalar "tashkilot rahbarining yoki u vakolat bergan boshqa mansabdor shaxsning elektron imzosi" bilan tasdiqlanadi.

Ilovalar: hujjatlar shakllari

An'anaga ko'ra, 2015 yilgi Qoidalar qo'shimchalar to'plami bilan yakunlanadi - ma'lum hujjatlarni saqlash jarayonlari bilan birga keladigan hujjatlar shakllari.

Umuman olganda, shuni aytish kerakki, birinchidan, 2015 yilgi Qoidalar Asosiy qoidalarga qaraganda kamroq shakllarni o'z ichiga oladi, ikkinchidan, ular orasida bir xil nomdagi ikkita ariza mavjud, bu juda noqulay, uchinchidan, ular eslatib o'tish tartibida joylashgan. matnda (Asosiy qoidalardagi kabi ahamiyatlilik yoki mantiqiy ketma-ketlikdan ko'ra). Ba'zi ilovalar nomlarini o'zgartirdi, ba'zilari shaklini biroz o'zgartirdi. Umumiy tavsiya shunday bo'ladi: agar arxiv ishi bo'yicha biron bir hujjatni rasmiylashtirish zarur bo'lsa, arxivchi birinchi navbatda uning shaklini 2015 yilgi Qoidalarda izlashi kerak va faqat kerakli shakl mavjud bo'lmasa, Asosiy qoidalarga murojaat qilish kerak.

Quyida 3 ta ro'yxat mavjud. Birinchisi (jadval shaklida) 2015 yilgi Qoidalarning ilovalari va Asosiy qoidalarning tegishli shakllari. Ikkinchisi - 2015 yilda kiritilgan shakllardagi yangi shakllar. Uchinchisi - 2015 yilgi Qoidalarga kiritilmagan, ammo bekor qilinmagan (ular aytganidek, ularni sog'ligingiz uchun foydalaning) Asosiy qoidalarning shakllari.

Jadval

Shouni yig‘ish

Qayta paydo bo'lgan va 2015 yilgi Qoidalar bilan tasdiqlangan:

Elektron fayllarni, vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan hujjatlarni inventarizatsiya qilish;
Vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan elektron fayllar ro'yxatiga ilova;
Arxiv hujjatlarini saqlashga qabul qilish va topshirish dalolatnomasi (tashkilotdan tashkilotga. - Eslatma avto)
Ishlarni inventarizatsiya qilish;
Elektron ishlarning inventarizatsiyasi, elektron ishlarning inventarizatsiyasiga ilova bilan hujjatlar, hujjatlar.

Oxirgi ikkita shakl etkazib berish inventarlarini almashtirish uchun mo'ljallangan va aslida hujjatlarni tashkilot arxivida saqlash uchun qabul qilish va topshirish aktlarini ifodalaydi.

Tashkilotning tarkibiy bo'linmasining doimiy, vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash va kadrlar hisobini inventarizatsiya qilish (Asosiy qoidalarning 12-ilovasi);
Yakuniy kirish va sertifikatlash (13-ilova);
Doimiy saqlash uchun hujjatlar inventarizatsiyasining sarlavha sahifasi (14-ilova);
Hujjatlarni berish to'g'risidagi buyruq (talab) (17-ilova);
Hujjatlarni berish kitobi (19-ilova);
Ayniqsa qimmatli ishlarni inventarizatsiya qilish (23-ilova);
Sug'urta fondi va foydalanish fondining tushumlari va tasarruflarini hisobga olish kitobi (27-ilova);
Sug'urta fondi inventarizatsiyasi (28-ilova);
Saqlash tashkiloti arxivining pasporti boshqaruv hujjatlari(29-ilova);
Tarmoq fondi hujjatlarini saqlaydigan tashkilot pasporti (30-ilova);
Elektron hujjat (ED) buxgalteriya birligining hisob kartasi (31-ilova);
Migratsiya va elektron hujjatlarni qayta yozish to'g'risidagi dalolatnoma (32-ilova);
Elektron hujjatlarni qabul qilish va tasarruf etish jurnali (33-ilova);
Migratsiya va elektron hujjatlarni qayta yozish jurnali (34-ilova);
Shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini tavsiflash dalolatnomasi (38-ilova);
Birlashgan arxiv fondini shakllantirish to'g'risidagi dalolatnoma (39-ilova);
Berilgan nusxalar, ko‘chirmalar, guvohnomalar, tematik materiallarni ro‘yxatga olish jurnali (44-ilova);
O‘quv zalidan foydalanuvchilarning tashriflar jurnali (45-ilova);
Arxivning yillik ish rejasi (46-ilova);
Tashkilot bilan ishlashni qayd etish kartasi (47-ilova);
Arxiv rahbari almashtirilganda qabul qilish va topshirish dalolatnomasi (48-ilova).

Ko'rinib turibdiki, 2015 yilgi Qoidalar o'qitilgan o'quvchi uchun mo'ljallangan. Lekin ko'p hollarda, afsuski, ofis ishi va arxiv ishi Tashkilotda kotiblar yoki (agar kerak bo'lsa) turli bo'limlarning xodimlari: buxgalterlar, kadrlar bo'limi xodimlari, mehnatni muhofaza qilish, advokatlar va boshqalar. Bu begunoh odamlar uchun hujjatlarni saqlash sohasida ulardan nima talab qilinishini tushunish juda qiyin bo'ladi.

2015 yilgi Qoidalar tashkilotda hujjatlarni saqlashni ta'minlash bo'yicha mutlaq minimal chora-tadbirlarni nazarda tutadi. Qoidalarni o'qiydiganlar ushbu minimalni amalda qanday amalga oshirish haqida ma'lumotni mustaqil ravishda uslubiy manbalardan izlashlari kerak. Shunday qilib, tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari, majburiy bo'lmagan maqomiga qaramay, 2015 yilgi Qoidalarning paydo bo'lishi bilan ofislarda talabga ega bo'ladi. Rossiya tashkilotlari oldingidan ham kuchliroq.

admin 20.05.2019 0 ta fikr

Arxiv ishini me'yoriy-huquqiy tartibga solish va uslubiy ta'minlash sohasida hozir nimaga tayanish kerak?

Birinchidan, normativ xarakterga ega bo'lgan amaldagi hujjatga: Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat organlarida, mahalliy davlat hokimiyati organlarida va tashkilotlarda saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari (buyruq bilan tasdiqlangan). Rossiya Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-sonli qarori), o'tgan yilning sentyabr oyi oxirida kuchga kirgan. Keyingi maqolada biz uni 2015 yilgi qoidalar deb ataymiz.

Va ikkinchidan, uslubiy xususiyatga ega bo'lgan amaldagi hujjatga: Tashkilotlar arxivlari ishi bo'yicha asosiy qoidalar (Rosarxiv kengashining 2002 yil 02/06 yildagi qarori bilan tasdiqlangan, bundan keyin Asosiy qoidalar deb yuritiladi). Faqat 2015 yilgi Qoidalarda ko'rib chiqilgan ko'plab amaliy masalalar bu erda batafsil yoritilgan, masalan, ishlarning nomenklaturasini ishlab chiqish tartibi.

Hujjatlarni saqlashim kerakmi?

Arxiv hujjati nima? Maqolaga qarang: “Qaysi tashkilotlar yangi arxiv qoidalariga bo'ysunadi? Va kimda Rossiya Federatsiyasi arxiv fondining hujjatlari bor? ”

Hujjatlar saqlanishi kerak. 2015-yilgi Qoidalarda “Tashkilotlar oʻz faoliyati jarayonida hosil boʻlgan arxiv hujjatlarini saqlash maqsadida arxivlar yaratish huquqiga ega (taʼkidlangan)...” deyilganiga qaramay, chuqurroq oʻrganib chiqilsa, bu huquq haqiqiy huquqqa aylanadi. majburiyat.

Birinchidan, agar tashkilot mavjud bo'lsa, unda xodimlar bor, ya'ni ularning har biri uchun kadrlar hujjatlarining to'liq to'plami.

Ikkinchidan, agar tashkilot mavjud bo'lsa, unda qog'oz yoki elektron hujjatlar bilan taqdim etilgan soliq hisobi mavjud.

Uchinchidan, hech bo'lmaganda barcha sanab o'tilgan hujjatlar belgilangan muddat davomida saqlanishi kerak. Yaroqlilik muddati manbalari - maxsus ro'yxatlar:

Saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati jarayonida shakllanadigan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxati (Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan);
Tashkilotlarning ilmiy, texnik va ishlab chiqarish faoliyatida shakllantirilgan, saqlash muddatlarini ko'rsatadigan standart arxiv hujjatlari ro'yxati (Rossiya Federatsiyasi Madaniyat va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining 2007 yil 31 iyuldagi 1182-son buyrug'i bilan tasdiqlangan).

Bu roʻyxatlar davlat va nodavlat tashkilotlari uchun majburiydir1. Shunday qilib, ma'lum bo'lishicha, har qanday, hatto eng kichik va eng oddiy kompaniyada ham arxivni saqlash uchun hujjatlar to'plami mavjud. Va ular uchun yangi me'yoriy hujjatga mos keladigan sharoitlar yaratilishi kerak: 2015 yilgi Qoidalar. "Arxiv" va "ofis" deb nomlangan tarkibiy bo'linmalarning yo'qligi bu mas'uliyatga hech qanday ta'sir qilmaydi.

Elektron hujjatlarni saqlash

Barcha ofis boshqaruvi va arxiv mutaxassislarining e'tiborini tortgan yangilik 2015 yilgi Qoidalarda berilgan elektron hujjatlarni saqlashning uzoq kutilgan tartibidir. Bu 2.30–2.33 bo'limlariga tegishli. 2015 yilgi Qoidalarda elektron hujjatlarga o'tish arxivda iflos poyabzal kiyish taqiqlanganligi haqidagi xabardan so'ng darhol, hech qanday sarlavhasiz amalga oshiriladi.

2.30. Elektron hujjatlarni saqlashning majburiy shartlari quyidagilardir:

tashkilot arxivida har bir elektron hujjat saqlash birligining kamida ikki nusxasi mavjudligi (asosiy va ishchi nusxalar turli jismoniy qurilmalarda joylashgan bo'lishi kerak);

elektron hujjatlarni ko'paytirish, nusxalash, qayta yozish, jismoniy va texnik holatini kuzatish uchun mo'ljallangan texnik va dasturiy vositalarning mavjudligi;

axborotni yo'qotish, ruxsatsiz tarqatish, yo'q qilish yoki buzishning oldini oluvchi elektron hujjatlarni saqlash rejimini ta'minlash.

Yana bir muhim yangilik - 2015 yilgi Qoidalarda elektron hujjatlarni arxivda saqlash formatining ta'rifi:

Hujjatning parchasi CollapseShow Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat organlarida, mahalliy davlat hokimiyati organlarida va tashkilotlarda saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari (Rossiya Madaniyat vazirligining 2008 yil 20-sonli buyrug'i bilan tasdiqlangan). 2015 yil 31 martdagi 526-son, 2015 yil 21 sentyabrdan kuchga kirdi)

2.31. Matnli elektron hujjatlarni davlat va shahar arxivlarini xarid qilish manbai hisoblangan tashkilot arxiviga saqlash uchun topshirish PDF/A formatida amalga oshiriladi.

PDF, shubhasiz, universal formatdir. PDF/Arxivlar (PDF/A) bu formatning oʻzgarishi boʻlib, hujjatlarni uzoq muddatli arxivda saqlash uchun maxsus ishlab chiqilgan va ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “Hujjatlarni boshqarish” standartida mustahkamlangan. Uzoq muddatli saqlash uchun elektron hujjat fayl formati." Ammo, hamma universal kabi, PDF ham mukammal emas. Boshqaruv hujjatlari ushbu formatda o'zini yaxshi his qiladi, ammo tashkilotlar nafaqat Microsoft Office paketidan foydalanadilar. Misol uchun, .dwg formatida qilingan chizmalar .pdf ga aylantirilganda noto'g'ri ko'rsatiladi. Mutaxassislar hujjatni .pdf formatiga o‘tkazishda elektron raqamli imzoning xatti-harakati haqida ham ko‘plab savollar tug‘dirmoqda.

Elektron fayllar va hujjatlarni o'tkazish tartibi Qoidalarning 4.34-bo'limida tasvirlangan. Matndan quyidagilar kelib chiqadi:

birinchidan, elektron hujjatlar arxivga o'tkazilishi va alohida jismoniy tashuvchilarda ham, "axborot-telekommunikatsiya tarmog'i orqali" ham saqlanishi mumkin.
ikkinchidan, elektron fayllar va hujjatlarning inventarizatsiyasi qog'oz shaklida tuziladi (ya'ni, agar biz EDMSda arxiv yaratsak ham, inventar arxivchiga shaxsan topshirilishi kerak bo'ladi),
uchinchidan, “elektron fayllar arxivga saqlashga qabul qilinganda tashkilot rahbari yoki u vakolat bergan mansabdor shaxsning elektron imzosi bilan tasdiqlanadi”. Qog'oz hujjatlar uchun bunday talab yo'q. 2015 yilgi Qoidalar elektron hujjatlarni yaratadigan, ammo elektron raqamli imzodan foydalanmaydigan tashkilotlar uchun ushbu talabni qanday bajarish kerakligi haqida jim.

Hujjatlarni hisobga olish

3.5. Tashkilot arxivida asosiy (majburiy) va yordamchi buxgalteriya hujjatlari yuritiladi. Asosiy buxgalteriya hujjatlarining tarkibi va shakllari ushbu qoidalarga muvofiq belgilanadi. Tasdiqlovchi buxgalteriya hujjatlarining tarkibi va shakllari tashkilot arxivi tomonidan mustaqil ravishda belgilanadi.

Tashkilot arxividagi hujjatlarni hisobga olish ularning tashkil etilgan buxgalteriya bo'linmalarida soni va tarkibini aniqlash va har bir buxgalteriya bo'linmasining ma'lum bir kompleksga tegishliligini va ularning umumiy sonini buxgalteriya hujjatlarida qayd etish (ro'yxatga olish)ni anglatadi2.
Arxiv hisobi tizimi - bu tashkilot arxiv hujjatlarining soni va tarkibini hamda ularning o'zgarishlarini aks ettiruvchi o'zaro bog'langan buxgalteriya hujjatlari va ma'lumotlar bazalari majmui. komponent Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarining davlat hisobi tizimlari3.

Va asosiy o'zgarish: 2015 yilda arxiv hujjatlari ro'yxati yarmidan ko'proqqa, ya'ni 11 tadan 5 ta pozitsiyaga qisqartirildi. Faqat bor:

ish va hujjatlarni qabul qilish va tasarruf etish kitobi;
mablag'lar ro'yxati;
fond varaqasi;
ishlarni, hujjatlarni inventarizatsiya qilish;
inventar reestri.

Buxgalteriya hisobi shakllarini tuzish va yuritish tartibi oz bo'lsa-da, 2015 yilgi Qoidalarning 3.7-3.11-bandlarida tasvirlangan.

Hujjatlarning qiymatini tekshirish

2015 yilgi Qoidalar hujjatlar qiymatining yillik ekspertizasini o'tkazish tartibiga mutlaqo yangi narsa kiritmadi. Faqatgina 4.12 bandi e'tiborga loyiqdir:

Ishlarning nomenklaturasi

"Ishlar nomenklaturasi bo'yicha arxivlar faoliyatining yangi qoidalari" maqolasiga qarang.

Ular 2015 yilgi Qoidalar "tashkilotning hujjat fondining tarkibi va tashkil etilishini aks ettiruvchi asosiy buxgalteriya hujjati" deb nomlangan ishlarning nomenklaturasi haqida juda kam gapiradi va hatto unga aniq ta'rif ham bermaydi. Hujjat matnidan faqat shunday (4.14-4.18-bandlar) kelib chiqadi:

“ishlar nomenklaturasi bajarilgan hujjatlarni fayllarga (elektron ishlarga) tasniflashni (guruhlashni) belgilaydi”;
ishlarning ro'yxati ilova qilingan shakl bo'yicha tuziladi;
tashkilotning ish nomenklaturasi tarkibiy bo'linmalarning ish nomenklaturalari asosida tuzilgan (shakl ilova qilingan, ammo uni tarkibdan topish mumkin emas: unda "nomli ikkita ilova mavjud. Ishlar nomenklaturasi”; 26-son tarkibiy bo‘linmalarga tegishli);
Tashkilot ishlarining nomenklaturasi saqlash muddatlari ko'rsatilgan hujjatlarning namunaviy, idoraviy va boshqa ro'yxatlari, boshqa normativ-huquqiy hujjatlar, shuningdek ishlarning namunaviy va taxminiy nomenklaturalari asosida ishlab chiqiladi;
davlat (shahar) arxivlarini xarid qilish manbalari bo‘lgan tashkilotlar uni “o‘ziga berilgan vakolatlarga muvofiq tegishli EPK yoki davlat (shahar) arxivi” bilan muvofiqlashtiradi;
davlat (shahar) arxivlarini olish manbalari bo‘lmagan tashkilotlar o‘z ish nomenklaturasini mustaqil ravishda muvofiqlashtiradi.

2015 yilgi Qoidalarda tashkilot ishlarining nomenklaturasini ishlab chiqish va yuritish bo'yicha boshqa amaliy ma'lumotlar mavjud emas. Buni aniq aytish kerak: Asosiy qoidalarsiz oddiy kotib, ayniqsa birinchi marta uni tuza olmaydi.

Ishlarni ro'yxatga olish

Saqlash muddatiga qarab ishlarni to'liq yoki qisman ro'yxatga olish amalga oshiriladi. Doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatlari va xodimlarni hisobga olish holatlari to'liq ro'yxatga olinishi kerak.

Ishlarni qog'ozda rasmiylashtirish quyidagilarni nazarda tutadi:

ish hujjatlarini topshirish yoki bog'lash (formatlanmagan hujjatlar yopiq qattiq papkalarda yoki qutilarda saqlanadi);

ish varaqlarini raqamlash;

ishni tasdiqlovchi hujjatni rasmiylashtirish (8-ilova);

ish hujjatlarining ichki inventarini tuzish (27-ilova);

ishning qopqog'ining dizayni (28-ilova).

Tashkilot arxiviga o'tkazish uchun elektron fayllarni tayyorlash elektron fayllar va hujjatlar ro'yxatini tuzishni o'z ichiga oladi (17, 18-ilovalar).

Ishlarni qisman ro'yxatga olish nimadan iboratligi va bu hujjatlarni saqlash muddatiga qanday bog'liqligi haqida xabar berilmagan.

Agar ilgari ichki inventar faqat "zarur hollarda" tuzilgan bo'lsa (Asosiy qoidalar, 3.6.3-band), keyin bu ibora 2015 yilgi Qoidalardan olib tashlandi. 27-ilovada keltirilgan inventarizatsiya shaklining sarlavhasida saqlash muddatlari haqida hech qanday ma'lumot yo'q.

Ilovalar: hujjatlar shakllari

An'anaga ko'ra, 2015 yilgi Qoidalar qo'shimchalar to'plami bilan yakunlanadi - ma'lum hujjatlarni saqlash jarayonlari bilan birga keladigan hujjatlar shakllari.

Umuman olganda, shuni aytish kerakki, birinchidan, 2015 yilgi Qoidalar Asosiy qoidalarga qaraganda kamroq shakllarni o'z ichiga oladi, ikkinchidan, ular orasida bir xil nomdagi ikkita ariza mavjud, bu juda noqulay, uchinchidan, ular eslatib o'tish tartibida joylashgan. matnda (Asosiy qoidalardagi kabi ahamiyatlilik yoki mantiqiy ketma-ketlikdan ko'ra). Ba'zi ilovalar nomlarini o'zgartirdi, ba'zilari shaklini biroz o'zgartirdi. Umumiy tavsiya quyidagicha bo'ladi: agar arxiv ishi bo'yicha biron bir hujjatni rasmiylashtirish zarur bo'lsa, arxivchi birinchi navbatda uning shaklini 2015 yilgi Qoidalarda izlashi kerak va agar kerakli shakl bo'lmasa, Asosiy qoidalarga murojaat qiling.

2015 yilgi Qoidalar va Asosiy qoidalar shakllarining muvofiqligi

CollapseShow

Qayta paydo bo'lgan va 2015 yilgi Qoidalar bilan tasdiqlangan:

Elektron fayllarni, vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan hujjatlarni inventarizatsiya qilish;
Vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan elektron fayllar ro'yxatiga ilova;
Arxiv hujjatlarini saqlashga qabul qilish va topshirish dalolatnomasi (tashkilotdan tashkilotga. – Muallif eslatmasi)
Ishlarni inventarizatsiya qilish;
Elektron ishlarning inventarizatsiyasi, elektron ishlarning inventarizatsiyasiga ilova bilan hujjatlar, hujjatlar.

Oxirgi ikkita shakl etkazib berish inventarlarini almashtirish uchun mo'ljallangan va aslida hujjatlarni tashkilot arxivida saqlash uchun qabul qilish va topshirish aktlarini ifodalaydi.

Tashkilotning tarkibiy bo'linmasining doimiy, vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash va kadrlar hisobini inventarizatsiya qilish (Asosiy qoidalarning 12-ilovasi);
Yakuniy kirish va sertifikatlash (13-ilova);
Doimiy saqlash uchun hujjatlar inventarizatsiyasining sarlavha sahifasi (14-ilova);
Hujjatlarni berish to'g'risidagi buyruq (talab) (17-ilova);
Hujjatlarni berish kitobi (19-ilova);
Ayniqsa qimmatli ishlarni inventarizatsiya qilish (23-ilova);
Sug'urta fondi va foydalanish fondining tushumlari va tasarruflarini hisobga olish kitobi (27-ilova);
Sug'urta fondi inventarizatsiyasi (28-ilova);
Boshqaruv hujjatlarini saqlaydigan tashkilot arxivining pasporti (29-ilova);
Tarmoq fondi hujjatlarini saqlaydigan tashkilot pasporti (30-ilova);
Elektron hujjat (ED) buxgalteriya birligining hisob kartasi (31-ilova);
Migratsiya va elektron hujjatlarni qayta yozish to'g'risidagi dalolatnoma (32-ilova);
Elektron hujjatlarni qabul qilish va tasarruf etish jurnali (33-ilova);
Migratsiya va elektron hujjatlarni qayta yozish jurnali (34-ilova);
Shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini tavsiflash dalolatnomasi (38-ilova);
Birlashgan arxiv fondini shakllantirish to'g'risidagi dalolatnoma (39-ilova);
Berilgan nusxalar, ko‘chirmalar, guvohnomalar, tematik materiallarni ro‘yxatga olish jurnali (44-ilova);
O‘quv zalidan foydalanuvchilarning tashriflar jurnali (45-ilova);
Arxivning yillik ish rejasi (46-ilova);
Tashkilot bilan ishlashni qayd etish kartasi (47-ilova);
Arxiv rahbari almashtirilganda qabul qilish va topshirish dalolatnomasi (48-ilova).

Ko'rinib turibdiki, 2015 yilgi Qoidalar o'qitilgan o'quvchi uchun mo'ljallangan. Ammo ko'p hollarda, afsuski, tashkilotda ish yuritish va arxiv ishlari kotiblar yoki (agar kerak bo'lsa) turli bo'limlarning xodimlari tomonidan amalga oshiriladi: buxgalterlar, kadrlar bo'limi xodimlari, mehnatni muhofaza qilish, advokatlar va boshqalar. Bu begunoh odamlar uchun hujjatlarni saqlash sohasida ulardan nima talab qilinishini tushunish juda qiyin bo'ladi.

2015 yilgi Qoidalar tashkilotda hujjatlarni saqlashni ta'minlash bo'yicha mutlaq minimal chora-tadbirlarni nazarda tutadi. Qoidalarni o'qiydiganlar ushbu minimalni amalda qanday amalga oshirish haqida ma'lumotni mustaqil ravishda uslubiy manbalardan izlashlari kerak. Shunday qilib, Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari, majburiy bo'lmagan maqomiga qaramay, 2015 yilgi Qoidalarning paydo bo'lishi bilan Rossiya tashkilotlarining ofislarida avvalgidan ham ko'proq talab qilinadi.

Izohlar

CollapseShow

Rossiya Federatsiyasi Oliy arbitraj sudining 2012 yil 21 fevraldagi 14589/11-sonli qarori. Ortga qaytmoq

6.1.1-band. Asosiy qoidalar. Ortga qaytmoq

6.3.1-band. Asosiy qoidalar. Ortga qaytmoq

Jurnalning 1 ta bepul soni

"Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari" (Rosarxiv kengashining 02.06.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan)

Tasdiqlangan
qaror
Rosarxiv kollegiyalari
02.06.2002 dan

ASOSIY QOIDALAR
TASHKILOTLAR ARXIVI ISHI

KIRISH

Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalari ularning faoliyatini belgilaydigan normativ-uslubiy hujjatdir. Qoidalar hozirgi kunga asoslanadi huquqiy asos axborot sohasida, hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv va arxiv ishi, mahalliy arxiv ishi tajribasini umumlashtirish, qo‘llashda zamonaviy yutuqlarni hisobga olish texnik vositalar Va axborot texnologiyalari hujjatlar bilan ishlashda.

Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini vaqtincha saqlash uchun tashkilotlarning arxivlarini yaratish huquqi va majburiyati. davlat mulki, Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi va arxivlar to'g'risidagi Rossiya Federatsiyasi qonunchiligining asoslari (1993), Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi to'g'risidagi nizom (1994) va Rossiya Federal arxiv xizmati to'g'risidagi nizom (1993) bilan belgilangan. 1998), mos keladi qoidalar rossiya Federatsiyasi sub'ektlari.

Ushbu Qoidalar arxivga nisbatan qo'llaniladi davlat tashkilotlari, shuningdek, Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondining davlat mulki sifatida tasniflangan hujjatlarining saqlanishi, tavsifi, ro'yxatga olinishi va ishlatilishini ta'minlash nuqtai nazaridan barcha nodavlat tashkilotlari uchun majburiydir.

Kino, foto, fono va video hujjatlar (audiovizual), ilmiy-texnikaviy, kartografik, telemetriya hujjatlarini saqlaydigan tashkilotlarning arxivlari tashkil etish, rejalashtirish, hisobot berishda ushbu Qoidalarga amal qiladi. uslubiy ish Bilan boshqaruv hujjatlari, arxivlarda saqlanadi; boshqa barcha masalalarda ushbu hujjatlar bilan ishlash tegishli ko'rsatmalar va qoidalar bilan tartibga solinadi.

Qoidalar Rossiya Federatsiyasining 1993 yil 21 iyuldagi 5485-1-sonli "To'g'risida" gi qonuni bilan tartibga solinadigan hujjatlarga nisbatan qo'llanilmaydi. davlat siri"va Rossiya Federatsiyasi Prezidentining 1995 yil 30 noyabrdagi 1203-sonli "Davlat sirlariga kiritilgan ma'lumotlar ro'yxatini tasdiqlash to'g'risida" gi Farmoni.

Davlat arxivlarini hisobga olish manbalariga kiritilmagan davlat tashkilotlari, shuningdek nodavlat tashkilotlari o'z arxivlarini tashkil etish va faoliyatini ta'minlashda ushbu Qoidalarga amal qilishlari mumkin.

Qoidalarga arxiv faoliyatini ta’minlovchi hujjatlar blankalari ilova qilingan.

Tashkiliy arxivlar ishining asosiy qoidalari tayyorlandi ishchi guruhi Rosarxiv va VNIIDAD tarkibi: Eremchenko V.A. (jamoa rahbari), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.M., Stepan

Ma'muriy hujjatlarni guruhlash

Arxiv hujjatlarini boshqarish tizimlashtirishni o'z ichiga oladi turli xil turlari axborot vositalari. Bularga ma'muriy hujjatlar ham kiradi. Ular turlari va xronologiyasi bo'yicha ilovalar bilan guruhlangan:

Nizomlar, nizomlar, tasdiqlangan ma'muriy hujjatlar, ularga ilovalar sifatida harakat qiling. Ular birgalikda guruhlanadilar. Agar qoidalar, ko'rsatmalar, nizomlar mustaqil akt sifatida tasdiqlangan bo'lsa, ular alohida hollarda tizimlashtiriladi.
Yuqori tuzilmalarning ko'rsatmalari va ularni amalga oshirish bo'yicha qarorlar korxona faoliyatining yo'nalishlari bo'yicha guruhlangan.
Xodimlar bilan bog'liq buyurtmalar saqlash muddatlariga ko'ra tizimlashtiriladi. Katta hajm uchun axborot materiallari Kompaniya ishining turli jihatlariga taalluqli aktlarni alohida guruhlash tavsiya etiladi.
Faoliyatning asosiy yo'nalishlari bo'yicha buyruqlar kadrlar to'g'risidagi aktlardan alohida tizimlashtiriladi. Masalan, arxiv hujjatlarini yuritish to‘g‘risidagi buyruq bir papkaga, mas’ul bo‘lim boshlig‘i belgilaganidek, boshqa papkaga kiritiladi.
Tasdiqlangan limitlar, hisobotlar, hisob-kitoblar, sarlavhalar, rejalar va boshqalar. ular asosidagi loyihalardan alohida guruhlangan.
Hujjatlar qabul qilingan tartibda shaxsiy ishlarga joylashtiriladi.
Xodimlarning shaxsiy ish haqi hisobvaraqlari alohida papkalarda tizimlashtiriladi. Ular alifbo tartibida joylashtirilgan.
Fuqarolarning korxona faoliyatiga oid murojaatlari, takliflari, arizalari, ularni ko‘rib chiqish va amalga oshirish uchun hujjatlar shaxsiy masalalar bo‘yicha jismoniy shaxslarning murojaatlaridan alohida guruhlanadi.
Xronologik tartibda yozishmalarni tizimlashtirish odatda kalendar davrida amalga oshiriladi. Bunda javoblar savollardan keyin joylashtiriladi. tomonidan yozishmalar qayta tiklangan taqdirda alohida mavzu oldingi yilda boshlangan, hujjatlar joriy davr papkasiga kiritilgan. Bunday holda, o'tgan yilning ish indeksi ko'rsatiladi.

Nuanslar

Arxiv hujjatlarini boshqarish - bu mutaxassislar nafaqat axborot vositalarining xavfsizligini, balki zarurat tug'ilganda ular bilan ishlash qobiliyatini ta'minlaydigan faoliyat turidir. Buning uchun papkalarni tashkil etuvchi aktlar karton qopqog'ida to'rtta teshik bilan to'ldirilgan. Ular, shuningdek, barcha qog'ozlarda matnlar, rezolyutsiyalar, sanalar, vizalar o'qish imkoniyatini hisobga olgan holda bog'lanishi mumkin.

Guruhlash uchun tayyorgarlik jarayonida barcha metall mahkamlash elementlari chiqariladi. Doimiy saqlash uchun mo'ljallangan va ayniqsa qimmatli yoki formatlanmagan hujjatlardan iborat materiallar papkalarda saqlanadi. yopiq turi bog'ichli uchta qopqoq bilan yoki maxsus qutilarda.

Agar ishda talab qilinmagan shaxsiy hujjatlar mavjud bo'lsa ( ish yozuvlari, guvohnomalar, harbiy guvohnomalar va boshqalar) ular alohida konvertga joylashtiriladi va unga boshqa materiallar bilan to'ldiriladi. Papkalar oxirida bo'sh sertifikat varag'i bo'lishi kerak. Jildning boshida ichki inventarizatsiya uchun ariza beriladi. Qog'ozlarning xavfsizligi va tartibini ta'minlash uchun har bir varaq arab raqamlari bilan raqamlangan. Ushbu qoida sertifikatlash sahifasi va inventar shakliga taalluqli emas. Raqam yuqori o'ng burchakda qalam bilan yozilgan.

Ichki inventarizatsiya

U vaqtinchalik (10 yildan ortiq) va doimiy tarkibga ega bo'lgan axborot materiallarini saqlash va qayd etish uchun tuzilgan. Ichki inventar, shuningdek, sarlavhalarida mazmuni oshkor etilmagan hujjatlar turlaridan foydalangan holda tuzilgan holatlar uchun ham tuziladi. Shaklda papkadagi aktlarning tartib raqamlari, indekslari, sarlavhalari, sanalari va sahifa raqamlari to'g'risidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak.

Xulosa yozuvi ichki inventarga ilova qilinadi. U raqamlar va so'zlar bilan unga kiritilgan hujjatlar sonini, shuningdek uni tashkil etuvchi varaqlar sonini ko'rsatadi. Ichki inventar kompilyator tomonidan tasdiqlanadi. Agar jild bog'langan bo'lsa yoki shaklsiz topshirilgan bo'lsa, unda tuzilgan varaq old qopqoqning ichki qismiga yopishtiriladi.

Jilddagi materiallar tarkibidagi o'zgarishlar "Eslatmalar" maydonida aks ettirilishi kerak. Xususan, bu musodara qilish, qog'ozlarni nusxalari bilan almashtirish, qo'shishni anglatadi qo'shimcha hujjatlar jildga. Bunday holda, tegishli aktlarga havolalar taqdim etiladi. Agar kerak bo'lsa, ichki inventar varag'i uchun yangi xulosa yozuvi, shuningdek, papka uchun sertifikat yozuvi yaratilishi mumkin.

Ofis ishi va ofis

Tashkilotlar arxivlari ishi qoidalari 2015

Evgeniya Kojanova 2016 yil 15 fevral, soat 13:58

2015 yil sentyabr oyidan boshlab Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-son buyrug'i kuchga kirdi. U "Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarida saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari" ni tasdiqladi. Keyinchalik maqola matnida qisqachalik uchun biz ularni chaqiramiz " Qoidalar 2015».

Shuni ta'kidlash kerakki, 2015 yilgi Qoidalarning nashr etilishi bilan arxivlashda inqilob bo'lmadi. Nahotki, yangi qoidalar elektron hujjatlarga do‘stona munosabatda bo‘lsa... Arxivlashning yangi va eski qoidalarining holati haqida biz ushbu maqolada gaplashamiz. Shuningdek, 2015 yilgi tashkilotlar arxivlarini ishlatish qoidalarini bu yerdan yuklab olishingiz mumkin.

Buyurtma kuchga kirgunga qadar qanday bo'lganini eslaylik: tashkilotlar ikkita hujjat bo'yicha ishlagan.

Ulardan birinchisi - idoraviy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari (SSSR Bosh arxivining 1985 yil 5 sentyabrdagi 263-son buyrug'i bilan tasdiqlangan). Bu 21.09.15gacha Rossiyada arxiv ishlari bo'yicha yagona me'yoriy (ya'ni majburiy) hujjat edi.

Federal Arxiv Agentligining 2015 yil 18 sentyabrdagi N 2/2133-A xatida aytilishicha, 526-sonli "Idoraviy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari qo'llanilishi mumkin emas" buyrug'i kuchga kirgan paytdan boshlab. Ularni endi ishlatish mumkin emas.

Ikkinchidan - Tashkilotlar arxivlari ishi bo'yicha asosiy qoidalar (Rosarxiv Kengashining 02.06.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan). Bu bekor qilinmagan uslubiy (ixtiyoriy, ammo ma'lumot beruvchi) hujjat, lekin siz undan foydalanishingiz mumkin va hatto kerak, chunki 2015 yilgi qoidalar tashkilotlarda hujjatlarni saqlash bo'yicha amaliy harakatlar bilan bog'liq ko'plab masalalarni sahnada qoldirdi.

Shunday qilib, biz ikkita ishchi hujjat bilan qoldik: Qoidalar 2015 va Asosiy qoidalar. Ular butunlay boshqacha maqomga ega:

Asosiy qoidalar - uslubiy hujjat. Undan foydalanish shart emas, garchi bu holda tashkilotda arxiv yaratish juda qiyin ko'rinadi. Asosiy qoidalar faqat Rosarxiv kengashining qarori bilan tasdiqlangan, ya'ni ularning maqomi 2015 yilgi Qoidalarga qaraganda ancha past.

Yuklab oling Rossiya Federatsiyasi Arxiv jamg'armasi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarida saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari (PDF, 4,02 MB).

Ofis ishi va ofis

Tashkilotlar arxivlari ishi qoidalari 2015

Evgeniya Kojanova 2016 yil 15 fevral, soat 13:58

Buyurtma kuchga kirgunga qadar qanday bo'lganini eslaylik: tashkilotlar ikkita hujjat bo'yicha ishlagan.

Shunday qilib, biz ikkita ishchi hujjat bilan qoldik: Qoidalar 2015 va Asosiy qoidalar. Ular butunlay boshqacha maqomga ega:

21 sentyabrda Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarida saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari kuchga kirdi (Madaniyat vazirligi buyrug'i bilan tasdiqlangan). Rossiya Federatsiyasining 2015 yil 31 martdagi 526-sonli qarori; bundan keyin yangi Qoidalar deb yuritiladi).

Yangi Qoidalar chiqqunga qadar sizning ko'rsatmalaringiz qanday edi?

Yangi Qoidalar tasdiqlangunga qadar davlat hokimiyati va boshqaruvi organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, tashkilotlar arxivlari (keyingi o‘rinlarda tashkilotlar arxivi deb yuritiladi) o‘z faoliyatida Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalariga hamda foydalanilgan tashkilotlarning ayrim arxivlariga amal qilganlar. juda eski hujjat - idoraviy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari. Har ikkala hujjat ham normativ hujjatlar emas, balki ularning normativ-uslubiy hujjat sifatidagi maqomini belgilab bergan. Shu bilan birga, 1985 yildagi asosiy qoidalar aslida normativ hujjat maqomiga ega edi, chunki ular Bosh arxiv buyrug'i bilan tasdiqlangan va 2002 yilgi asosiy qoidalar Federal arxiv tomonidan tasdiqlanmagan, shuning uchun ularda mavjud emas edi. normativ hujjatning holati.

Nima sababdan, 2002 yilgi Asosiy qoidalar mavjud bo'lganda, tashkilotlar arxivlarida hujjatlarni saqlashni tashkil etish bo'yicha yangi, xususan, normativ hujjatni ishlab chiqish zarurati paydo bo'ldi?

Gap shundaki, 2004 yilda 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" Federal qonuni (keyingi o'rinlarda 125-FZ Federal qonuni deb yuritiladi) qabul qilingan bo'lib, u ko'plab yangiliklarni kiritdi. Respublikada arxiv ishini tashkil etish:

Ekstraksiya

dan Federal qonun№ 125-FZ

13-modda. Arxivlarni tashkil etish

1. Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari munitsipalitet okrugi va shahar tumani arxivlarni yaratish talab etiladi o'z faoliyati jarayonida shakllangan arxiv hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish va ulardan foydalanish uchun.

2. Tashkilotlar va fuqarolar arxivlar yaratish huquqiga ega o'z faoliyati jarayonida hosil bo'lgan arxiv hujjatlarini saqlash maqsadida, shu jumladan davlat yoki munitsipal mulk bo'lmagan arxiv hujjatlarini saqlash va ulardan foydalanish uchun.

Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, tashkilotlar va fuqarolarning javobgarligi 17-modda tadbirkorlik faoliyati ta'limsiz yuridik shaxs, arxiv hujjatlari saqlanishini ta’minlash

1. Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, yuridik shaxs tashkil etmasdan tadbirkorlik faoliyati bilan shug'ullanuvchi tashkilotlar va fuqarolar federal qonunlar va boshqa normativ hujjatlarda belgilangan saqlash muddatlarida arxiv hujjatlari, shu jumladan xodimlar to'g'risidagi hujjatlarning saqlanishini ta'minlashlari shart. huquqiy hujjatlar Rossiya Federatsiyasi, shuningdek hujjatlar ro'yxati [...]

Shuningdek, ushbu Federal qonun arxiv hujjatlariga egalik tushunchasini kiritdi (hujjatlar davlat (federal, Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining mulki), munitsipal, xususiy mulk(nodavlat notijorat tashkilotlari va jismoniy shaxslar)).

Bundan tashqari, Rossiya Madaniyat vazirligining 2007 yil 18 yanvardagi 19-son buyrug'i bilan Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat va boshqa arxiv hujjatlarini saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari. shahar arxivlari, muzeylar va kutubxonalar, Rossiya Fanlar akademiyasining tashkilotlari tasdiqlandi (bundan buyon matnda 2007 yil Qoidalari deb yuritiladi).

Ushbu ikki holat, shuningdek, Asosiy qoidalarning normativ hujjat maqomiga ega emasligi bizni tashkilotlar arxivlarida hujjatlarni saqlash tartibini belgilovchi normativ hujjatni ishlab chiqishga murojaat qilishga majbur qildi.

"Qanday izohlar bo'ladi?"

Yangi Qoidalar loyihasini ishlab chiqish jarayonida hujjat arxiv xodimlari oʻrtasida ikki marta keng muhokama qilindi:

birinchi marta - Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarida, davlat va shahar arxivlarida arxiv boshqaruvi organlari xodimlari tomonidan;
ikkinchi marta - federal organlar xodimlari tomonidan ijro etuvchi hokimiyat.

Birgina davlat va shahar arxivlaridan 400 dan ortiq sharhlar kelib tushgan. Qabul qilingan barcha sharhlar diqqat bilan ko'rib chiqildi va yakuniy bosqich- Rosarxiv va VNIIDAD mutaxassislarini o'z ichiga olgan vaqtinchalik ishchi guruh. Shuni ta'kidlash kerakki, ko'plab sharhlar arxivchilarning iloji boricha batafsil tavsiflash istagi tufayli yuzaga kelgan. alohida jarayonlar yangi Qoidalarning me'yoriy hujjat sifatidagi maqomini hisobga olgan holda, printsipial ravishda amalga oshirish mumkin bo'lmagan tashkilotlar arxivlarida hujjatlarning saqlanishi, hisobga olinishi, yig'ilishi va ishlatilishini ta'minlashda qo'llaniladigan arxiv texnologiyalari.

Shu bilan birga, ayrim fikr-mulohazalar fundamental xarakterga ega edi, masalan, yangi Qoidalar loyihasining “Olib olish” boʻlimida hujjatlarning qiymatini tekshirish masalasi yetarlicha izchil taqdim etilmagani, xususan, ishlarning nomenklaturasiga oid qoidalar chiqarib tashlanganligi. Hozirgi vaqtda tashkilot ishlari nomenklaturasining shakli va uni ishlab chiqish tartibi faqat uslubiy xususiyatga ega hujjatda - Federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha uslubiy tavsiyalar loyihasini ishlab chiqishda belgilanganligini hisobga olib. yangi Qoidalarning “Olib olish” boʻlimiga ishlarning nomenklaturasi boʻyicha asosiy qoidalarni, shu jumladan ishlar nomenklaturasining shakllarini (birlashtirilgan va tarkibiy boʻlinmalar) kiritish toʻgʻrisida qaror qabul qilindi.

Yangi qoidalarning maqsadi

Yangi Qoidalar davlat hokimiyati organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, o‘z faoliyati jarayonida shakllangan arxiv hujjatlarini saqlash, shakllantirish, hisobga olish va ulardan foydalanish uchun arxivlar tashkil etuvchi tashkilotlar uchun mo‘ljallangan.

Ular Rossiya Federatsiyasi Arxiv jamg'armasi hujjatlarini va davlat sirlarini tashkil etuvchi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan boshqa arxiv hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etishga taalluqli emas.

Yangi qoidalar normativ hujjatdir. Ularning tartibga soluvchi maqomi ularning mazmuniga nisbatan qattiqroq talablarni belgilaydi. Ilgari nashr etilgan qoidalar (yuqoriga qarang) nafaqat normalarni (qoidalar, talablar), balki ushbu normalarni qo'llash bo'yicha tavsiyalar va usullarni ham o'z ichiga oladi. Tavsiyaviy, uslubiy va tavsif xarakteridagi barcha qoidalar yangi Qoidalardan chiqarib tashlangan. Aynan shu qismda ushbu Qoidalar loyihasi muhokama paytida arxiv xodimlari tomonidan tanqid qilindi va ular doimo Qoidalar batafsil bo'lishi va nafaqat qoidalarning o'zi, balki ularni amalga oshirish mexanizmini ham o'z ichiga olishi kerakligini ta'kidladilar.

Yangi Qoidalarning tuzilishi va mazmuni

Yangi Qoidalar etti bo'limdan iborat:

Umumiy holat.
Tashkilotda Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini saqlashni tashkil etish.
Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlari va tashkilotdagi boshqa arxiv hujjatlarini hisobga olish.
Arxivni Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlari va boshqa arxiv hujjatlari bilan to'ldirish.
Rossiya Federatsiyasi arxiv fondi hujjatlaridan va tashkilotning boshqa arxiv hujjatlaridan foydalanishni tashkil etish.
Tashkilot hujjatlarini davlat (shahar) arxiviga saqlash uchun topshirish.
Tashkilotni qayta tashkil etish yoki tugatish, tashkilot arxivi rahbarini o'zgartirish paytida hujjatlarni topshirish.

Yangi Qoidalarning ilovalarida tashkilotlar arxivlarida qo‘llaniladigan buxgalteriya hisobi va boshqa hujjatlar shakllari ko‘rsatilgan.

Ushbu Qoidalarning asosiy bo'limlari ketma-ketligi 125-FZ-sonli Federal qonuniga va 2007 yilgi Qoidalarga mos keladi, garchi ko'plab mutaxassislar muhokama bosqichida ta'kidlaganidek, sotib olishdan boshlash va foydalanish bilan tugatish mantiqiyroq bo'ladi.

Yangi Qoidalarning bo'limlari tashkilot arxivining asosiy funktsiyalarini aks ettiradi:

rossiya Federatsiyasi arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini saqlashni tashkil etish;
hujjatlarni hisobga olish;
tashkilot arxivini hujjatlar bilan to'ldirish;
arxiv hujjatlaridan foydalanishni tashkil etish;
hujjatlarni davlat (shahar) arxiviga saqlash uchun topshirish.

Bundan tashqari, yangi Qoidalarda "Tashkilotni qayta tashkil etish yoki tugatish paytida hujjatlarni topshirish, tashkilot arxivi rahbarini o'zgartirish" bo'limi mavjud.

Eslatma

2002 yilgi asosiy qoidalardan farqli o'laroq, 526-sonli qoidaga tegishli qoidalar mavjud emas. tashkiliy jihatlar arxivning o'zi faoliyati (arxivning maqsad va vazifalari, uning vazifalari, huquqlari va boshqalar belgilanmagan). Ularning asosiy maqsadi tashkilot arxivini hujjatlar bilan to'ldirishdan tortib, hujjatlardan foydalanishni tashkil qilishgacha bo'lgan hujjatlarni arxivda saqlash jarayonlarini tashkil etish talablarini belgilashdan iborat.

Keling, bo'limlarni batafsil ko'rib chiqaylik.

I bo'lim. Umumiy qoidalar

Aniqlaydi huquqiy asos hujjatning ishlab chiqilishi va ko'lami, shuningdek, ayrimlarini belgilovchi qoidalarni o'z ichiga oladi tashkiliy asoslar tashkilot arxivining faoliyati.

Yangi Qoidalar faoliyati jarayonida Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi (keyingi o'rinlarda tashkilotlar deb yuritiladi) hujjatlari shakllantiriladigan davlat va shahar arxivlarini olish manbalari bo'lgan davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarga nisbatan qo'llaniladi. Ushbu Qoidalarning qoidalaridan faoliyati Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondining hujjatlarini shakllantirmaydigan boshqa davlat va nodavlat tashkilotlar tomonidan ham qo'llanilishi mumkin.

125-FZ-sonli Federal qonunining qoidalariga asoslanib, yangi Qoidalarda davlat organlari, munitsipal tuman, shahar okrugi va shahar ichidagi tumanning mahalliy hokimiyat organlari arxivni saqlash, tuzish, hisobga olish va ulardan foydalanish uchun arxivlar yaratishi shart. ularning faoliyati jarayonida shakllangan hujjatlar. Arxivning vazifalari va funksiyalari (markaziy arxiv) davlat organi, mahalliy davlat hokimiyati organi, tashkilot - davlat, shahar arxivini sotib olish manbai tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlangan nizom bilan belgilanadi.

Eslatma

Yangi Qoidalar Rossiya Federatsiyasi Arxiv jamg'armasi hujjatlarini va davlat sirlarini tashkil etuvchi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan boshqa arxiv hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etishga taalluqli emas.

II bo'lim. Tashkilotda Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini saqlashni tashkil etish

Tashkilot arxiv fondi tushunchasini va tashkilot arxiv fondlarining turlarini belgilaydi.

Tashkilotning arxiv fondi hujjat fondining bir qismi bo'lib, u Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondidan olingan hujjatlarni, shaxsiy tarkibga oid hujjatlarni va arxivning buxgalteriya hujjatlariga kiritilgan vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatiga ega hujjatlarni o'z ichiga oladi. Arxiv fondi tashkilot arxivida saqlanishi shart.

Tashkilotning arxiv fondlarining turlari:

rossiya Federatsiyasi arxiv fondi hujjatlari va boshqa arxiv hujjatlaridan tashkil topgan tashkilotning arxiv fondi;
ikki yoki undan ortiq tashkilot faoliyati jarayonida shakllangan Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondining hujjatlari va bir-biri bilan tarixiy va (yoki) mantiqiy jihatdan aniqlangan aloqalarga ega bo'lgan boshqa arxiv hujjatlaridan iborat yagona arxiv fondi;
bir yoki bir nechta belgilar (mavzu, muallif, tip, ob'ekt va boshqalar) bo'yicha birlashtirilgan, kelib chiqishi turlicha bo'lgan alohida arxiv hujjatlaridan iborat arxiv kolleksiyasi.

Qog'oz hujjatlarini saqlash. Yangi Qoidalarning 2.9-bandida quyidagilar ta'kidlangan: arxiv hujjatlari arxiv fondida tizimli ravishda saqlanadi. Tashkilot arxividagi arxiv fondi hujjatlarini tizimlashtirish birligi saqlash birligi hisoblanadi. Qoidalar arxiv fondining saqlash birliklarini tizimlashtirish belgilarini ham belgilaydi:

tarkibiy (saqlash birliklarining tashkilotning tarkibiy bo'linmalariga tegishliligi);
xronologik (saqlash birliklari tegishli bo'lgan davrlar yoki sanalar bo'yicha);
funktsional, tarmoq, tematik, mavzuga oid (tashkilotning funktsiyalari, mavzular yoki saqlash birliklarining mazmuniga taalluqli masalalarni hisobga olgan holda);
nominal (ish yuritish shakli bo'yicha - hujjatlarning turlari va turlari);
muxbir (xabarlar natijasida saqlash birliklari tuzilgan tashkilotlar uchun);
geografik (ma'lum hududlarga ko'ra, aholi punktlari va hujjatlar mazmuni, ularning mualliflari, muxbirlari bog'langan boshqa geografik ob'ektlar;
muallifning (hujjatlarning mualliflari bo'lgan tashkilotlarning nomi yoki fuqarolarning familiyasi bo'yicha).

Hujjatlarning saqlanishini ta'minlash bo'yicha talablar (hujjatlarni saqlash uchun normativ (optimal) shartlar; hujjatlarni arxivda oqilona joylashtirish; hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish, hujjatlarni qidirish tartibi), shu jumladan elektron hujjatlarni saqlash xususiyatlari

Elektron hujjatlarni saqlash. Qoidalar belgilaydi old shartlar Bunday hujjatlarni saqlash:

tashkilot arxivida har bir elektron hujjat saqlash birligining kamida ikki nusxasi mavjudligi (asosiy va ishchi nusxalar turli jismoniy qurilmalarda joylashgan bo'lishi kerak);
elektron hujjatlarni ko‘paytirish, nusxalash, o‘zgartirish va ko‘chirish, ularning jismoniy va texnik holatini monitoring qilish uchun mo‘ljallangan texnik va dasturiy vositalar mavjudligi;
axborotni yo'qotish, ruxsatsiz tarqatish, yo'q qilish yoki buzishning oldini oluvchi elektron hujjatlarni saqlash rejimini ta'minlash.

Tashkilot arxiviga saqlash uchun topshirilgan matnli elektron hujjatlarning formati - davlat va shahar arxivlarini sotib olish manbai - PDF/A.

Qoidalar dasturiy-apparat muhiti oʻzgargan va kompyuter formatlari eskirgan yoki ommaviy axborot vositalariga shikast yetgan taqdirda tashkilot arxivi elektron hujjatlarni yangi formatlarga va (yoki) yangi tashuvchilarga oʻtkazish boʻyicha ishlarni amalga oshirishini nazarda tutadi.

Ko'rib chiqilgan qoidalarga qo'shimcha ravishda, ushbu bo'lim arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish (2.39-2.43-bandlar), aniqlanmagan hujjatlarni qidirishni tashkil etish (2.44-band), arxivdan hujjatlarni berish tartibini (2.45-bandlar) belgilaydi. -2.48), shuningdek, arxiv hujjatlarining saqlanishini ta'minlash tartibi favqulodda vaziyatlar(2.49-band).

Qog'oz hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish. Tashkilot arxivida komissiya yoki kamida ikki xodim tomonidan kamida 10 yilda bir marta, elektron hujjatlar - kamida 5 yilda bir marta o'tkaziladi.

2007 yil tartibining 2.11.5-bandiga binoan, tashkilot arxividagi yoki ularning barcha hujjatlarining mavjudligi va holatini navbatdan tashqari bir martalik tekshirish. alohida qismlar(guruhlar) o'tkaziladi:

qachon tabiiy ofatlar, ommaviy harakatlar va arxiv hujjatlari yo'qolishi yoki buzilishi mumkin bo'lgan boshqa holatlar;
arxiv menejerlarini o'zgartirganda.

Tekshiruv natijalariga ko'ra quyidagi aktlar tuziladi:

arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish (3-ilova);
O texnik xatolar buxgalteriya hujjatlarida (agar topilgan bo'lsa) (4-ilova);
hujjatlar (ushbu fondga tegishli bo‘lmagan, hisobga olinmagan) topilganligi to‘g‘risida (5-ilova).

Arxivdan hujjatlarni berish tartibi. Hujjatlar tashkilot arxivi rahbari yoki uning o‘rinbosari (agar arxiv muassasa bo‘lsa), tashkilot tarkibiy bo‘linmasi boshlig‘ining (agar arxiv tarkibiy bo‘linma bo‘lsa): yozma ruxsati asosida beriladi:

tashkilotning tarkibiy bo'linmalari xodimlari;
sud, huquqni muhofaza qilish va boshqa vakolatli organlar belgilangan tartibda;
boshqa foydalanuvchilar yozma iltimosiga binoan.

Arxiv omboridan hujjatlarni berish muddati quyidagilardan oshmasligi kerak:

bir oy - tashkilot xodimlari va boshqa foydalanuvchilar tomonidan foydalanish uchun;
olti oy - sud, huquqni muhofaza qilish va boshqa vakolatli organlarga.

Hujjatlarni berish muddatini uzaytirish mumkin - tashkilot rahbarining ruxsati bilan foydalanuvchining hujjatlarning saqlanishi / xavfsizligini ta'minlash to'g'risidagi yozma tasdig'i asosida.

Elektron hujjatlar arxivdan shaklda beriladi elektron nusxalari yoki qog'oz nusxalari.

Arxiv omboridan hujjatlar berilmaydi:

agar foydalanish fondi mavjud bo'lsa;
qoniqarsiz jismoniy holatda.

III bo'lim. Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlari va tashkilotdagi boshqa arxiv hujjatlarini hisobga olish

dan savollarga bag'ishlangan Rossiya Federatsiyasi arxiv fondidan bir nechta hujjatlar va boshqa arxiv hujjatlari tashkilotlar.

Yangi Qoidalarning 3.1-bandida belgilanganidek, tashkilot arxivida saqlanadigan barcha hujjatlar, shu jumladan xodimlar to'g'risidagi hujjatlar, foydalanish fondi hujjatlarining nusxalari (agar mavjud bo'lsa) va ish va hujjatlar ro'yxati qayd etilishi kerak.

Arxiv hujjatlarini hisobga olishning asosiy birliklari quyidagilardan iborat:

Har bir saqlash birligiga arxiv kodining bir qismi bo'lgan hisob raqami beriladi.

Bizning lug'at

Arxiv shifr- har bir saqlash birligining pastki chap burchagida hisobga olish va identifikatsiyani ta'minlash maqsadida qo'llaniladigan belgi - quyidagilardan iborat: arxiv fondi raqami; ishlarning, hujjatlarning inventar raqamlari; saqlash birliklari raqamlari.

Alohida saqlanadigan elektron hujjatlarning arxiv shifrlari elektron ommaviy axborot vositalari, media korpusiga kiritilgan qo'shimchada ko'rsatilgan. Saqlangan elektron hujjatlarning arxiv shifrlari axborot tizimi arxiv, meta tavsifining bir qismidir ( majburiy element tavsiflari) elektron hujjat konteyneri.

Arxivning hisob bo'linmalari to'g'risidagi ma'lumotlar buxgalteriya hujjatlarida aks ettiriladi. Hujjatlarni hisobga olishni tashkil etish qoidalarining yangi qoidasi tashkilot arxivida ikki guruh buxgalteriya hujjatlarini ajratish to'g'risidagi qoidadir: asosiy (majburiy) va yordamchi.

Tashkilot arxivining asosiy (majburiy) buxgalteriya hujjatlariga quyidagilar kiradi:

ish va hujjatlarni qabul qilish va tasarruf etish kitobi (11-ilova);
mablag'lar ro'yxati (12-ilova);
fond varaqasi (13-ilova);
ish va hujjatlarni inventarizatsiya qilish (14-16-ilovalar);
inventar reestri (19-ilova).

Elektron fayllarni inventarizatsiya qilish shakllari yangi Qoidalarning 17, 18-ilovalarida keltirilgan.

Yordamchi buxgalteriya hujjatlarining tarkibi tartibga solinmagan, har bir arxiv saqlanadigan hujjatlarning o'ziga xosligi yoki boshqa sabablarga ko'ra o'ziga kerak bo'lgan buxgalteriya shakllaridan yordamchi sifatida foydalanishga haqli.

Qoidalar, shuningdek, tashkilot arxivi buxgalteriya ma'lumotlar bazalari (MB) yordamida yozuvlarni avtomatlashtirilgan rejimda saqlashi mumkinligini belgilaydi (3.13-bandga qarang). Davlat (shahar) arxivini olish manbai bo‘lgan tashkilot arxivining buxgalteriya hisobi ma’lumotlar bazalari davlat (shahar) arxivlari va arxiv boshqaruvi organlarining tegishli buxgalteriya ma’lumotlar bazalari bilan mos kelishi kerak.

IV bo'lim. Arxivni Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlari va boshqa arxiv hujjatlari bilan to'ldirish

Bag'ishlangan tashkilot arxivini Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlari va boshqa arxiv hujjatlari bilan to'ldirish masalalari. Tashkilot arxivini to'ldirish - arxivni tashkilotning tarkibiy bo'linmalari hujjatlari bilan muntazam ravishda to'ldirishdir.

Rossiya Federatsiyasi arxiv fondining hujjatlari va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan hujjatlar, shu jumladan. xodimlar to'g'risidagi hujjatlar tashkilot arxiviga ish yuritish tugaganidan keyin bir yildan kechiktirmay va uch yildan kechiktirmay topshiriladi. Xizmatdan bo'shatilgan davlat va kommunal xizmatchilarning shaxsiy tarkibi to'g'risidagi hujjatlar uchun istisno qilinadi - ular xodimlar ishdan bo'shatilgan kundan boshlab 10 yil o'tgach tashkilot arxiviga o'tkaziladi.

Eslatma

Vaqtinchalik saqlash muddati (shu jumladan 10 yilgacha) bo'lgan ishlar, uzoq vaqtdan beri tashkiliy arxivlar amaliyotida bo'lgani kabi, arxivga o'tkazilmaydi, ular tashkilotning tarkibiy bo'linmalarida saqlanadi va saqlash muddati tugagandan so'ng. muddatda belgilangan tartibda yo‘q qilinishi lozim.

Yangi Qoidalar ishlarning qiymati tekshirilgandan so'ng tashkilot arxiviga o'tkazilishini ko'rsatadi. Shu sababli, ushbu bo'lim hujjatlarning qiymatini ekspertizadan o'tkazish, ishlarni tashkilot arxiviga topshirish uchun tayyorlash, tarkibiy bo'linmalar ishining inventarlarini tuzish, shu asosda ishlar tashkilot arxiviga o'tkazish tartibini belgilaydi. , shuningdek, hujjatlar qiymatini tekshirishdan oldin belgilangan tartibda hujjatlarni yo'q qilish taqiqlanishini ta'kidlaydi.

Bo'lim qoidalari majlisda doimiy saqlash uchun fayllar va xodimlarning inventarlari, hujjatlarni yo'q qilish to'g'risidagi aktlar ko'rib chiqilishiga e'tibor qaratadi. ekspert komissiyasi(EC) tashkilotlar, odatda bir vaqtning o'zida. Ko'rib chiqish natijalariga ko'ra, EK ishlarni, doimiy saqlash hujjatlarini va xodimlarni inventarizatsiya qilishni muvofiqlashtiradi va hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risida qaror qabul qiladi.

Tashkilotlar - davlat (shahar) arxivini qabul qilish manbalari arxiv muassasasining ekspert tekshirish komissiyasiga (EPK) ko'rib chiqish uchun doimiy saqlash uchun va tashkilotning EK tomonidan kelishilgan xodimlar (yillik bo'limlar) uchun hujjatlar ro'yxatini taqdim etadilar:

doimiy saqlash muddati - tasdiqlash uchun;
xodimlarga nisbatan - tasdiqlash uchun.

Ishlar va hujjatlarning inventarizatsiyasi EPC tomonidan tasdiqlangan va kelishilganidan so'ng, ushbu ro'yxatlar va saqlanishi kerak bo'lmagan hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi dalolatnoma tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Bundan tashqari, akt bo'yicha yo'q qilish uchun ajratilgan holatlar yo'q qilinishi mumkin.

Faoliyati Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondining hujjatlarini yaratmaydigan tashkilotlar shaxsiy ishlarning inventarlarini arxiv muassasasining EPC bilan muvofiqlashtirmasliklari kerak.

Eslatma

Yangi Qoidalarning 4.13-bandida saqlash muddati o‘tgan elektron fayllar yo‘q qilinishi belgilangan. umumiy tamoyillar, shundan so'ng ular jismonan yo'q qilinadi yoki dalolatnomada tegishli belgi bilan dasturiy va texnik vositalar tomonidan yo'q qilinadi.

Qoidalarning ushbu bo'limida tashkilot ishlarining nomenklaturasiga alohida e'tibor beriladi. Asosiy qoidalarga ko'ra u:

bajarilgan hujjatlarning tasnifini (guruhlarini) fayllarga (elektron fayllarga) jamlaydi va tashkilotning hujjat fondining tarkibi va tashkil etilishini aks ettiruvchi asosiy buxgalteriya hujjati hisoblanadi;
doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatiga ega bo‘lgan ishlar, hujjatlar ro‘yxatini tuzish, shuningdek, saqlash muddati vaqtincha (10 yilgacha) bo‘lgan ishlarni hisobga olish uchun asos bo‘ladi;
saqlash muddatlari ko'rsatilgan hujjatlarning namunaviy, idoraviy va boshqa ro'yxatlari, boshqa normativ-huquqiy hujjatlar, shuningdek ishlarning namunaviy va taxminiy nomenklaturalari asosida ishlab chiqiladi;
tarkibiy bo‘linmalarning ish nomenklaturalari (26-ilova) asosida belgilangan shaklda (25-ilova) tuziladi.

Davlat (shahar) arxivlarini xarid qilish manbalari hisoblangan tashkilotlar har besh yilda bir marta ish yuritish nomenklaturasini tashkilotning Markaziy Ijroiya Qo‘mitasi (EK) bilan kelishib oladilar va tegishli EPK yoki davlat (shahar) arxiviga tasdiqlash uchun taqdim etadilar. unga berilgan vakolatlarga muvofiq. Faoliyati Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondining hujjatlarini yaratmaydigan tashkilotlar ishlarning nomenklaturasini mustaqil ravishda tasdiqlaydi.

Qoidalar tartibni belgilaydi tayyorlash elektron hujjatlarni tashkilot arxiviga o'tkazish uchun. Xususan, doimiy saqlash, vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatlari, shu jumladan elektron hujjatlarni saqlash birliklari uchun alohida inventarizatsiya qilish nazarda tutilgan. xodimlar tomonidan. Elektron ishlarni inventarizatsiya qilish shakllari, yuqorida aytib o'tganimizdek, yangi Qoidalarning 17, 18-ilovalarida keltirilgan.

V bo'lim. Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlaridan va tashkilotning boshqa arxiv hujjatlaridan foydalanishni tashkil etish.

Ushbu bo'lim Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlaridan va tashkilotning boshqa arxiv hujjatlaridan foydalanishni tashkil etish bo'yicha standartlarni belgilaydi. Ushbu qismdagi Qoidalarning asosiy qoidalari quyidagilardan iborat:

Ma'lumotingiz uchun

Yangi Qoidalar arxiv hujjatlaridan foydalanish shakllarini belgilaydi. Ulardan asosiylari:

tashkilot xodimlarini axborot bilan ta'minlash;

foydalanuvchi so'rovlarini bajarish, shu jumladan. fuqarolarning ijtimoiy-huquqiy xarakterdagi so'rovlari;

vaqtincha foydalanish uchun hujjatlar va fayllarni berish, foydalanuvchilarning iltimosiga binoan arxiv hujjatlarining nusxalarini taqdim etish, shu jumladan. elektron hujjatlar shaklida.

Yangi Qoidalarda foydalanuvchilarning so'rovlari bilan ishlashni tashkil etishga alohida e'tibor qaratilgan. Belgilangan:

so'rovlar turlari (tematik va ijtimoiy-huquqiy);
yozma so'rovga qo'yiladigan talablar (uning shakli, so'rovda bo'lishi kerak bo'lgan ma'lumotlarning tarkibi);
so'rovlarni ko'rib chiqish tartibi (asosiy bo'lmagan so'rovlarni ro'yxatdan o'tkazish, ko'rib chiqish, yo'naltirish muddatlari, foydalanuvchi so'rovlariga arxivlangan sertifikat, arxiv ko'chirma va arxiv nusxasi ko'rinishidagi javoblarni tayyorlash);
Internet orqali olingan so'rovlar bilan ishlashni tashkil etish xususiyatlari.

Yangi Qoidalar arxiv hujjatlarini berishni rad etishi mumkin bo'lgan holatlarni belgilaydi:

foydalanish fondining mavjudligi;
yomon jismoniy holat hujjatlar;
hujjatlar ilmiy tavsifdan o'tmagan va texnik dizayn(ushbu ishlar tugaguniga qadar);
rossiya Federatsiyasi yoki fond yaratuvchisi qonun hujjatlarida belgilangan foydalanish cheklovlari.

R IV bo'lim. Tashkilot hujjatlarini davlat (shahar) arxiviga saqlash uchun topshirish

Tashkilot hujjatlarini davlat (shahar) arxiviga saqlash uchun topshirish tartibini belgilaydi. Ushbu bo'lim quyidagilarni belgilaydi:

tashkilotlar - davlat (shahar) arxivlarini olish manbalari, Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini tashkilot arxivida vaqtincha saqlash muddati tugagandan so'ng, ularni doimiy saqlash uchun tegishli davlat (shahar) arxiviga topshirish. 19-sonli qoidalarga muvofiq;
Davlat (shahar) arxivlarini olish manbalari bo'lmagan davlat va nodavlat tashkilotlar Rossiya Federatsiyasi arxiv fondining o'z faoliyatida shakllangan hujjatlarini shartnomalar asosida davlat (shahar) arxivlariga topshirishlari mumkin.

Yangi Qoidalar hujjatlarni topshirish tartibini belgilaydi. Hujjatlar tegishli ilmiy-ma’lumotnoma apparati bilan tartibli holatda doimiy saqlashga topshirilishi, hujjatlarni davlat (shahar) arxiviga o‘tkazish esa hujjatlarni saqlashga qabul qilish va topshirish dalolatnomasi bilan rasmiylashtirilishini ta’kidlaydilar (30-ilova). ).

VII bo'lim. Tashkilotni qayta tashkil etish yoki tugatish, tashkilot arxivi rahbarini o'zgartirish paytida hujjatlarni topshirish

Buyurtmani belgilaydi tashkilotni qayta tashkil etish yoki tugatish, tashkilot arxivi rahbarini o'zgartirish paytida hujjatlarni topshirish. Ushbu bo'limda hujjatlarni tugatilayotgan tashkilotga topshirish ishlari va mol-mulkini o'tkazish uchun tuzilgan komissiya zimmasiga yuklanishi belgilangan.

Davlat (shahar) arxivlarini sotib olish manbalari hisoblangan tashkilotlar tugatilganda tugatish komissiyasi tarkibiga davlat (shahar) arxivining vakili kiritiladi.

Tashkilot arxivi rahbari (tashkilot arxivi uchun mas'ul shaxs) o'zgarganda, arxivni qabul qilish va topshirish, buxgalteriya hisobi va ilmiy ma'lumotnoma apparati ularga dalolatnoma asosida amalga oshiriladi.

Xulosa

1. Yangi qoidalar - bu tashkilot arxivi tomonidan amalga oshiriladigan barcha asosiy jarayonlarni o'z ichiga olgan qoidalar to'plami:

hujjatlarni saqlashni tashkil etish,
arxivdagi hujjatlarni hisobga olish;
arxivni hujjatlar bilan to'ldirish
arxiv hujjatlaridan foydalanish.

2. Chunki ushbu Qoidalar normativ hujjat, uni amalda qo'llash jarayonida hujjatga uslubiy qo'shimchalar kiritish zarurati tug'ilishi mumkin (tavsiyalarni ishlab chiqish, uslubiy tavsiyalar Qoidalarga umuman yoki Qoidalarning alohida bo'limlariga muvofiq).

3. Yangi Qoidalarning boshqa hujjatlardan asosiy prinsipial farqi shundaki, mazkur Qoidalar normativ hujjat hisoblanadi. 2002 yilgi asosiy qoidalar maslahat xarakteriga ega.1985 yilgi asosiy qoidalar normativ-uslubiy hujjat edi. Shu sababli, yangi Qoidalar ko'lami jihatidan ancha kichikroq: ularda faqat majburiy ravishda qo'llanilishi kerak bo'lgan qoidalar (qoidalar, talablar) mavjud. Qolgan hamma narsa - ya'ni buni qanday qilish kerak - arxivchilar ixtiyorida.

4. Talablar kamroq ekanligini aytishimiz mumkin. Majburiy bo'lgan hujjatlar shakllari soni qisqartirildi. Ilgari ularning soni 40 dan ortiq bo‘lgan: 263-sonli Asosiy qoidalarda – 44 ta shakl, Asosiy qoidalarda – 48 ta, endilikda yangi Qoidalarda – 30. Bu shuni anglatadiki, arxivlar zarur hollarda o‘z blankalaridan foydalanishi mumkin. Amalda shunday bo'ldi.

5. Yangi Qoidalar birinchi navbatda davlat va shahar arxivlarini xarid qilish manbalari boʻlgan tashkilotlarga qaratilgan, biroq bu hujjatda bevosita koʻrsatilmagan, shuning uchun qoidalar oʻz arxiviga ega boʻlgan tashkilotlarga qaratilgan deyish toʻgʻriroq boʻladi. .

SSSR Bosh arxivining 1985 yil 5 sentyabrdagi 263-son buyrug'i bilan tasdiqlangan (bundan buyon matnda 1985 yildagi asosiy qoidalar deb yuritiladi). Darhaqiqat, ular Rossiya Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-son buyrug'i e'lon qilinishi bilan kuchini yo'qotdi, bu biz maqolada ko'rib chiqilayotgan yangi Qoidalarni tasdiqladi.