Saqlashni tashkil etish qoidalari. Arxivlarni ishlatishning yangi qoidalari: nima o'zgardi? Ma'muriy hujjatlarni guruhlash

2015 yil 21 sentyabrda Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-son buyrug'i kuchga kirdi. “Arxiv fondi hujjatlarini saqlash, to‘plash, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari”ni tasdiqladi. Rossiya Federatsiyasi va boshqalar arxiv hujjatlari organlarda davlat hokimiyati, organlar mahalliy hukumat va tashkilotlar." Keyinchalik maqola matnida qisqachalik uchun biz ularni "Qoidalar 2015" deb nomlaymiz.

Shuni ta'kidlash kerakki, 2015 yilgi Qoidalarning nashr etilishi bilan arxivlashda inqilob bo'lmadi. Nahotki, yangi qoidalar elektron hujjatlarga do‘stona munosabatda bo‘lsa... Arxivlashning yangi va eski qoidalarining holati haqida biz ushbu maqolada gaplashamiz. Shuningdek, 2015 yilgi tashkilotlar arxivlarini ishlatish qoidalarini bu yerdan yuklab olishingiz mumkin.

Oldin va keyin

Buyurtma kuchga kirgunga qadar qanday bo'lganini eslaylik: tashkilotlar ikkita hujjat bo'yicha ishlagan.

Ulardan birinchisi - idoraviy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari (SSSR Bosh arxivining 1985 yil 5 sentyabrdagi 263-son buyrug'i bilan tasdiqlangan). Bu 21.09.15gacha Rossiyada arxiv ishlari bo'yicha yagona me'yoriy (ya'ni majburiy) hujjat edi.

Federal Arxiv Agentligining 2015 yil 18 sentyabrdagi N 2/2133-A xatida aytilishicha, 526-sonli "Idoraviy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari qo'llanilishi mumkin emas" buyrug'i kuchga kirgan paytdan boshlab. Ularni endi ishlatish mumkin emas.

Ikkinchidan - Tashkilotlar arxivlari ishi bo'yicha asosiy qoidalar (Rosarxiv Kengashining 02.06.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan). Bu bekor qilinmagan uslubiy (ixtiyoriy, ammo ma'lumot beruvchi) hujjat, lekin siz undan foydalanishingiz mumkin va hatto kerak, chunki 2015 yilgi qoidalar tashkilotlarda hujjatlarni saqlash bo'yicha amaliy harakatlar bilan bog'liq ko'plab masalalarni sahnada qoldirdi.

Shunday qilib, biz ikkita ishchi hujjat bilan qoldik: Qoidalar 2015 va Asosiy qoidalar. Ular butunlay boshqacha maqomga ega:

Qoidalar 2015 - normativ hujjat. Faoliyat sohasi va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, barcha tashkilotlar uchun majburiydir. Madaniyat vazirligi buyrug'i bilan tasdiqlangan.

Asosiy qoidalar - uslubiy hujjat. Undan foydalanish shart emas, garchi bu holda tashkilotda arxiv yaratish juda qiyin ko'rinadi. Asosiy qoidalar faqat Rosarxiv kengashining qarori bilan tasdiqlangan, ya'ni ularning maqomi 2015 yilgi Qoidalarga qaraganda ancha past.

Ofis ishi va ofis

Tashkilotlar arxivlari ishi qoidalari 2015

Evgeniya Kojanova 2016 yil 15 fevral, soat 13:58

2015 yil sentyabr oyidan boshlab Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-son buyrug'i kuchga kirdi. U "Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarida saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari" ni tasdiqladi. Keyinchalik maqola matnida qisqachalik uchun biz ularni chaqiramiz " Qoidalar 2015».

Buyurtma kuchga kirgunga qadar qanday bo'lganini eslaylik: tashkilotlar ikkita hujjat bo'yicha ishlagan.

Shunday qilib, biz ikkita ishchi hujjat bilan qoldik: Qoidalar 2015 va Asosiy qoidalar. Ular butunlay boshqacha maqomga ega:

Yuklab oling Rossiya Federatsiyasi Arxiv jamg'armasi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarida saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari (PDF, 4,02 MB).

Ofis ishi va ofis

Tashkilotlar arxivlari ishi qoidalari 2015

Evgeniya Kojanova 2016 yil 15 fevral, soat 13:58

Buyurtma kuchga kirgunga qadar qanday bo'lganini eslaylik: tashkilotlar ikkita hujjat bo'yicha ishlagan.

Shunday qilib, biz ikkita ishchi hujjat bilan qoldik: Qoidalar 2015 va Asosiy qoidalar. Ular butunlay boshqacha maqomga ega:

admin 20.05.2019 0 ta fikr

Endi maydonda nimaga tayanish kerak tartibga soluvchi tartibga solish Va uslubiy yordam arxiv ishi?

Birinchidan, yoqilgan haqiqiy hujjat, bu normativ xarakterga ega: Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarda saqlash, olish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari (Madaniyat vazirligining buyrug'i bilan tasdiqlangan). Rossiya 2015 yil 31 martdagi 526-son), o'tgan yilning sentyabr oyi oxirida kuchga kirgan. Keyingi maqolada biz uni 2015 yilgi qoidalar deb ataymiz.

Va ikkinchidan, uslubiy xususiyatga ega bo'lgan amaldagi hujjatga: Tashkilotlar arxivlari ishi bo'yicha asosiy qoidalar (Rosarxiv kengashining 2002 yil 02/06 yildagi qarori bilan tasdiqlangan, bundan keyin Asosiy qoidalar deb yuritiladi). Faqat 2015 yilgi Qoidalarda ko'rib chiqilgan ko'plab amaliy masalalar bu erda batafsil yoritilgan, masalan, ishlarning nomenklaturasini ishlab chiqish tartibi.

Idoraviy arxivlar ishining asosiy qoidalari (SSSR Bosh arxivining 09.05.1985 yildagi 263-son buyrug'i bilan tasdiqlangan) uzoq vaqt davomida yoshiga qarab ish hujjati bo'lmagan. nihoyat, munosib dam olishga yuborilgan va Qoidalar kuchga kirgan paytdan boshlab Rossiya Federatsiyasi hududida qo'llanilishi mumkin emas -2015 (Rosarkhivning 2015 yil 18 sentyabrdagi 2/2133-A-sonli xati).

Hujjatlarni saqlashim kerakmi?

Arxiv hujjati nima? Maqolaga qarang: “Qaysi tashkilotlar yangi arxiv qoidalariga bo'ysunadi? Va kimda Rossiya Federatsiyasi arxiv fondining hujjatlari bor? ”

Hujjatlar saqlanishi kerak. 2015-yilgi Qoidalarda “Tashkilotlar oʻz faoliyati jarayonida hosil boʻlgan arxiv hujjatlarini saqlash maqsadida arxivlar yaratish huquqiga ega (taʼkidlangan)...” deyilganiga qaramay, chuqurroq oʻrganib chiqilsa, bu huquq haqiqiy huquqqa aylanadi. majburiyat.

Birinchidan, agar tashkilot mavjud bo'lsa, unda xodimlar bor, ya'ni hujjatlarning to'liq to'plami xodimlar ularning har biri uchun.

Ikkinchidan, agar tashkilot mavjud bo'lsa, unda qog'oz yoki elektron hujjatlar bilan taqdim etilgan soliq hisobi mavjud.

Uchinchidan, ro'yxatdagi barcha hujjatlar kamida saqlanishi kerak belgilangan muddatlar. Yaroqlilik muddati manbalari - maxsus ro'yxatlar:

Faoliyat jarayonida shakllantirilgan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxati davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlari, saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda (Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan);
Ilmiy, texnikaviy va sohalarda shakllantirilgan namunaviy arxiv hujjatlari ro'yxati ishlab chiqarish faoliyati saqlash muddatlari ko'rsatilgan tashkilotlar (Madaniyat vazirligi buyrug'i bilan tasdiqlangan va ommaviy kommunikatsiyalar RF 2007 yil 31 iyuldagi 1182-son).

Bu roʻyxatlar davlat va nodavlat tashkilotlari uchun majburiydir1. Shunday qilib, har qanday, hatto eng kichik va eng oddiy kompaniya ham hujjatlar to'plamiga ega ekanligi ma'lum bo'ldi arxiv saqlash. Ularga esa yangilikka mos sharoitlar yaratilishi kerak normativ hujjat: Qoidalar 2015. "Arxiv" va "ofis" deb nomlangan tarkibiy bo'linmalarning yo'qligi bu mas'uliyatga hech qanday ta'sir qilmaydi.

Elektron hujjatlarni saqlash

Barcha ofis boshqaruvi va arxiv mutaxassislarining e'tiborini tortgan yangilik uzoq kutilgan saqlash tartibidir. elektron hujjatlar 2015 yilgi qoidalarda berilgan. Bu 2.30–2.33 bo'limlariga tegishli. 2015 yilgi Qoidalarda elektron hujjatlarga o'tish arxivda iflos poyabzal kiyish taqiqlanganligi haqidagi xabardan so'ng darhol, hech qanday sarlavhasiz amalga oshiriladi.

2.30. Majburiy shartlar Elektron hujjatlarni saqlash quyidagilardan iborat:

tashkilot arxivida har bir elektron hujjat saqlash birligining kamida ikki nusxasi mavjudligi (asosiy va ishchi nusxalar turli jismoniy qurilmalarda joylashgan bo'lishi kerak);

elektron hujjatlarni ko'paytirish, nusxalash, qayta yozish, jismoniy va texnik holatini kuzatish uchun mo'ljallangan texnik va dasturiy vositalarning mavjudligi;

axborotni yo'qotish, ruxsatsiz tarqatish, yo'q qilish yoki buzishning oldini oluvchi elektron hujjatlarni saqlash rejimini ta'minlash.

Yana bir muhim yangilik - 2015 yilgi Qoidalarda elektron hujjatlarni arxivda saqlash formatining ta'rifi:

Hujjatning parchasi CollapseShow Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat organlarida, mahalliy davlat hokimiyati organlarida va tashkilotlarda saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari (Rossiya Madaniyat vazirligining 2008 yil 20-sonli buyrug'i bilan tasdiqlangan). 2015 yil 31 martdagi 526-son, 2015 yil 21 sentyabrdan kuchga kirdi)

2.31. Matnli elektron hujjatlarni davlat va shahar arxivlarini xarid qilish manbai hisoblangan tashkilot arxiviga saqlash uchun topshirish PDF/A formatida amalga oshiriladi.

PDF, shubhasiz, universal formatdir. PDF/Arxivlar (PDF/A) bu formatning oʻzgarishi boʻlib, hujjatlarni uzoq muddatli arxivda saqlash uchun maxsus ishlab chiqilgan va ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “Hujjatlarni boshqarish” standartida mustahkamlangan. Uzoq muddatli saqlash uchun elektron hujjat fayl formati." Ammo, hamma universal kabi, PDF ham mukammal emas. Boshqaruv hujjatlari ushbu formatda o'zini yaxshi his qiladi, ammo tashkilotlar nafaqat Microsoft Office paketidan foydalanadilar. Misol uchun, .dwg formatida qilingan chizmalar .pdf ga aylantirilganda noto'g'ri ko'rsatiladi. Mutaxassislar elektronning xatti-harakatlari haqida ham ko'plab savollar tug'dirmoqda raqamli imzo hujjatni .pdf ga o'zgartirganda.

Elektron fayllar va hujjatlarni o'tkazish tartibi Qoidalarning 4.34-bo'limida tasvirlangan. Matndan quyidagilar kelib chiqadi:

birinchidan, elektron hujjatlar arxivga o'tkazilishi va alohida jismoniy tashuvchilarda ham, "axborot-telekommunikatsiya tarmog'i orqali" ham saqlanishi mumkin.
ikkinchidan, elektron fayllar va hujjatlarning inventarizatsiyasi qog'oz shaklida tuziladi (ya'ni, agar biz EDMSda arxiv yaratsak ham, inventar arxivchiga shaxsan topshirilishi kerak bo'ladi),
uchinchidan, “arxiv saqlashga qabul qilinganda elektron fayllar sertifikatlanadi elektron imzo tashkilot rahbari yoki uning vakolatli vakili rasmiy" Nisbatan qog'oz hujjatlar hech narsa talab qilinmaydi. 2015 yilgi Qoidalar elektron hujjatlarni yaratadigan, ammo elektron raqamli imzodan foydalanmaydigan tashkilotlar uchun ushbu talabni qanday bajarish kerakligi haqida jim.

Nihoyat, “Ma’lumotnoma va qidiruv maqsadida elektron hujjatlarga tezkor kirish uchun arxivda elektron hujjatlardan foydalanish fondi yaratiladi” (2.33-band). Foydalanish fondi tushunchasi oshkor etilmagan.

Hujjatlarni hisobga olish

3.5. Tashkilot arxivida asosiy (majburiy) va yordamchi buxgalteriya hujjatlari yuritiladi. Asosiy buxgalteriya hujjatlarining tarkibi va shakllari ushbu qoidalarga muvofiq belgilanadi. Tasdiqlovchi buxgalteriya hujjatlarining tarkibi va shakllari tashkilot arxivi tomonidan mustaqil ravishda belgilanadi.

Asosiy qoidalar arxiv hujjatlarini hisobga olish nima uchun olib borilishi va buxgalteriya hujjatlari tizimi nima ekanligini, uning maqsadini aniq ifodalab berdi. Ushbu ta'riflar 2015 yilgi Qoidalardan yo'qoldi. Keling, nima uchun buxgalteriya hisobini yuritishimizni tushunish uchun ularni eslaylik:

Tashkilot arxividagi hujjatlarni hisobga olish ularning tashkil etilgan buxgalteriya bo'linmalarida soni va tarkibini aniqlash va har bir buxgalteriya bo'linmasining ma'lum bir kompleksga tegishliligini va ularning umumiy sonini buxgalteriya hujjatlarida qayd etish (ro'yxatga olish)ni anglatadi2.
Arxiv hisobi tizimi - bu tashkilot arxiv hujjatlarining soni va tarkibini hamda ularning o'zgarishlarini aks ettiruvchi o'zaro bog'langan buxgalteriya hujjatlari va ma'lumotlar bazalari majmui. komponent Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarining davlat hisobi tizimlari3.

Va asosiy o'zgarish: 2015 yilda arxiv hujjatlari ro'yxati yarmidan ko'proqqa, ya'ni 11 tadan 5 ta pozitsiyaga qisqartirildi. Faqat bor:

ish va hujjatlarni qabul qilish va tasarruf etish kitobi;
mablag'lar ro'yxati;
fond varaqasi;
ishlarni, hujjatlarni inventarizatsiya qilish;
inventar reestri.

Buxgalteriya hisobi shakllarini tuzish va yuritish tartibi oz bo'lsa-da, 2015 yilgi Qoidalarning 3.7-3.11-bandlarida tasvirlangan.

Qolganlari tashkilotning ixtiyorida. Agar u davlat (shahar) arxivini olish manbai bo'lsa, unda qo'shimcha ravishda tashkilot pasporti rasmiylashtirilishi kerak (2015 yil Qoidalarining 3.12-bandi). Bu erda 1997 yildagi Rossiya Federatsiyasi Arxiv jamg'armasi hujjatlarini davlat ro'yxatidan o'tkazish va arxiv pasporti shaklini tasdiqlash to'g'risidagi Nizomga ham izoh berilgan. E'tibor bering, Asosiy qoidalar deyarli bir xil bo'lsa-da, yuqorida aytib o'tilgan qoidalarga qaraganda ancha "yangi" bo'lgan shaklni taklif qildi. Hech bo'lmaganda uning xronologiyasi 90-yillarda emas, balki ikki minginchi yillarda boshlangan.

Hujjatlarning qiymatini tekshirish

2015 yilgi Qoidalar hujjatlar qiymatining yillik ekspertizasini o'tkazish tartibiga mutlaqo yangi narsa kiritmadi. Faqatgina 4.12 bandi e'tiborga loyiqdir:

4.12. Faoliyati Rossiya Federatsiyasi Arxiv jamg'armasining hujjatlarini yaratmaydigan tashkilotlar xodimlar bo'yicha ishlarning ro'yxatlarini va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan fayllar ro'yxatini tuzadi va ularning saqlanishini ta'minlaydi.

Ushbu qoida tashkilotda arxiv mavjudligidan va uning davlat (shahar) arxivlarini olish manbalariga tegishliligidan qat'i nazar, uning hujjatlari bilan hech bo'lmaganda minimal darajada shug'ullanishi shartligi haqidagi suhbatga taalluqlidir. Oxir oqibat, ehtimol, kam sonli odamlar avval fayllar nomenklaturasini tuzmasdan vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan fayllar inventarini tuza oladilar.

Ishlarning nomenklaturasi

"Ishlar nomenklaturasi bo'yicha arxivlar faoliyatining yangi qoidalari" maqolasiga qarang.

2015 yilgi Qoidalar "tarkibi va tashkil etilishini aks ettiruvchi asosiy buxgalteriya hujjati" deb nomlangan ishlarning nomenklaturasi to'g'risida hujjat fondi Tashkilot", ular juda kam gapiradilar va hatto unga aniq ta'rif ham bermaydilar. Hujjat matnidan faqat shunday (4.14-4.18-bandlar) kelib chiqadi:

“ishlar nomenklaturasi bajarilgan hujjatlarni fayllarga (elektron ishlarga) tasniflashni (guruhlashni) belgilaydi”;
ishlarning ro'yxati ilova qilingan shakl bo'yicha tuziladi;
tashkilotning ish nomenklaturasi tarkibiy bo'linmalarning ish nomenklaturalari asosida tuzilgan (shakl ilova qilingan, ammo uni tarkibdan topish mumkin emas: unda "nomli ikkita ilova mavjud. Ishlar nomenklaturasi”; 26-son tarkibiy bo‘linmalarga tegishli);
Tashkilot ishlarining nomenklaturasi saqlash muddatlari ko'rsatilgan hujjatlarning namunaviy, idoraviy va boshqa ro'yxatlari, boshqa normativ-huquqiy hujjatlar, shuningdek ishlarning namunaviy va taxminiy nomenklaturalari asosida ishlab chiqiladi;
davlat (shahar) arxivlarini xarid qilish manbalari bo‘lgan tashkilotlar uni “o‘ziga berilgan vakolatlarga muvofiq tegishli EPK yoki davlat (shahar) arxivi” bilan muvofiqlashtiradi;
davlat (shahar) arxivlarini olish manbalari bo‘lmagan tashkilotlar o‘z ish nomenklaturasini mustaqil ravishda muvofiqlashtiradi.

Boshqa emas; boshqa ... bo'lmaydi; Endi yo'q amaliy ma'lumotlar 2015 yilgi Qoidalarda tashkilotning ishlari ro'yxatini ishlab chiqish va yuritish bo'yicha hech qanday ma'lumot yo'q. Buni aniq aytish kerak: Asosiy qoidalarsiz oddiy kotib, ayniqsa birinchi marta uni tuza olmaydi.

Ishlarni ro'yxatga olish

4.19. Doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatlari, shu jumladan xodimlar uchun ish yuritish bilan yakunlangan holatlar, ular ochilgan kalendar yili tugaganidan keyin tashkilot arxiviga o'tkazish uchun tayyorlanadi va ro'yxatdan o'tkazilishi kerak. tavsifi.

Saqlash muddatiga qarab ishlarni to'liq yoki qisman ro'yxatga olish amalga oshiriladi. To'liq ro'yxatdan o'tish fayllar doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatlari va xodimlarga tegishli.

Ishlarni qog'ozda rasmiylashtirish quyidagilarni nazarda tutadi:

ish hujjatlarini topshirish yoki bog'lash (formatlanmagan hujjatlar yopiq qattiq papkalarda yoki qutilarda saqlanadi);

ish varaqlarini raqamlash;

ishni tasdiqlovchi hujjatni rasmiylashtirish (8-ilova);

ish hujjatlarining ichki inventarini tuzish (27-ilova);

ishning qopqog'ining dizayni (28-ilova).

Tashkilot arxiviga o'tkazish uchun elektron fayllarni tayyorlash elektron fayllar va hujjatlar ro'yxatini tuzishni o'z ichiga oladi (17, 18-ilovalar).

Ishlarni qisman ro'yxatga olish nimadan iboratligi va bu hujjatlarni saqlash muddatiga qanday bog'liqligi haqida xabar berilmagan.

Agar ilgari ichki inventar faqat “in zaruriy holatlar"(Asosiy qoidalar, 3.6.3.), keyin bu ibora 2015 yilgi Qoidalardan olib tashlandi. 27-ilovada keltirilgan inventarizatsiya shaklining sarlavhasida saqlash muddatlari haqida hech qanday ma'lumot yo'q.

Barcha elektron fayllar tavsiflanishi kerak emas, faqat vaqtinchalik (10 yildan ortiq) va doimiy saqlash muddatiga ega bo'lganlar (inventarizatsiya shakllari mos ravishda 17 va 18-ilovalarda keltirilgan).

Ilovalar: hujjatlar shakllari

An'anaga ko'ra, 2015 yilgi Qoidalar qo'shimchalar to'plami bilan yakunlanadi - ma'lum hujjatlarni saqlash jarayonlari bilan birga keladigan hujjatlar shakllari.

Umuman olganda, shuni aytish kerakki, birinchidan, 2015 yilgi Qoidalar Asosiy qoidalarga qaraganda kamroq shakllarni o'z ichiga oladi, ikkinchidan, ular orasida bir xil nomdagi ikkita ariza mavjud, bu juda noqulay, uchinchidan, ular eslatib o'tish tartibida joylashgan. matnda (Asosiy qoidalardagi kabi ahamiyatlilik yoki mantiqiy ketma-ketlikdan ko'ra). Ba'zi ilovalar nomlarini o'zgartirdi, ba'zilari shaklini biroz o'zgartirdi. Umumiy tavsiya shunday bo'ladi: agar arxiv ishi bo'yicha biron bir hujjatni rasmiylashtirish zarur bo'lsa, arxivchi birinchi navbatda uning shaklini 2015 yilgi Qoidalarda izlashi kerak va faqat kerakli shakl mavjud bo'lmasa, Asosiy qoidalarga murojaat qilish kerak.

Quyida 3 ta ro'yxat mavjud. Birinchisi (jadval shaklida) 2015 yilgi Qoidalarning ilovalari va Asosiy qoidalarning tegishli shakllari. Ikkinchisi - 2015 yilda kiritilgan shakllardagi yangi shakllar. Uchinchisi - 2015 yilgi Qoidalarga kiritilmagan, ammo bekor qilinmagan (ular aytganidek, ularni sog'ligingiz uchun foydalaning) Asosiy qoidalarning shakllari.

2015 yilgi Qoidalar va Asosiy qoidalar shakllarining muvofiqligi

CollapseShow

Qayta paydo bo'lgan va 2015 yilgi Qoidalar bilan tasdiqlangan:

Elektron fayllarni, vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan hujjatlarni inventarizatsiya qilish;
Vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan elektron fayllar ro'yxatiga ilova;
Arxiv hujjatlarini saqlashga qabul qilish va topshirish dalolatnomasi (tashkilotdan tashkilotga. – Muallif eslatmasi)
Ishlarni inventarizatsiya qilish;
Elektron ishlarning inventarizatsiyasi, elektron ishlarning inventarizatsiyasiga ilova bilan hujjatlar, hujjatlar.

Oxirgi ikkita shakl etkazib berish inventarlarini almashtirish uchun mo'ljallangan va aslida hujjatlarni tashkilot arxivida saqlash uchun qabul qilish va topshirish aktlarini ifodalaydi.

Doimiy, vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlanadigan fayllar va xodimlar tomonidan inventarizatsiya strukturaviy birlik tashkilotlar (Asosiy qoidalarning 12-ilovasi);
Yakuniy kirish va sertifikatlash (13-ilova);
Doimiy saqlash uchun hujjatlar inventarizatsiyasining sarlavha sahifasi (14-ilova);
Hujjatlarni berish to'g'risidagi buyruq (talab) (17-ilova);
Hujjatlarni berish kitobi (19-ilova);
Ayniqsa qimmatli ishlarni inventarizatsiya qilish (23-ilova);
Sug'urta fondi va foydalanish fondining tushumlari va tasarruflarini hisobga olish kitobi (27-ilova);
Sug'urta fondi inventarizatsiyasi (28-ilova);
Saqlash tashkiloti arxivining pasporti boshqaruv hujjatlari(29-ilova);
Tarmoq fondi hujjatlarini saqlaydigan tashkilot pasporti (30-ilova);
Elektron hujjat (ED) buxgalteriya birligining hisob kartasi (31-ilova);
Migratsiya va elektron hujjatlarni qayta yozish to'g'risidagi dalolatnoma (32-ilova);
Elektron hujjatlarni qabul qilish va tasarruf etish jurnali (33-ilova);
Migratsiya va elektron hujjatlarni qayta yozish jurnali (34-ilova);
Shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini tavsiflash dalolatnomasi (38-ilova);
Birlashgan arxiv fondini shakllantirish to'g'risidagi dalolatnoma (39-ilova);
Berilgan nusxalar, ko‘chirmalar, guvohnomalar, tematik materiallarni ro‘yxatga olish jurnali (44-ilova);
O‘quv zalidan foydalanuvchilarning tashriflar jurnali (45-ilova);
Arxivning yillik ish rejasi (46-ilova);
Tashkilot bilan ishlashni qayd etish kartasi (47-ilova);
Arxiv rahbari almashtirilganda qabul qilish va topshirish dalolatnomasi (48-ilova).

Ko'rinib turibdiki, 2015 yilgi Qoidalar o'qitilgan o'quvchi uchun mo'ljallangan. Lekin ko'p hollarda, afsuski, ofis ishi va arxiv ishi Tashkilotda kotiblar yoki (agar kerak bo'lsa) turli bo'limlarning xodimlari: buxgalterlar, kadrlar bo'limi xodimlari, mehnatni muhofaza qilish, advokatlar va boshqalar. Bu begunoh odamlar uchun hujjatlarni saqlash sohasida ulardan nima talab qilinishini tushunish juda qiyin bo'ladi.

2015 yilgi Qoidalar tashkilotda hujjatlarni saqlashni ta'minlash bo'yicha mutlaq minimal chora-tadbirlarni nazarda tutadi. Qoidalarni o'qiydiganlar ushbu minimalni amalda qanday amalga oshirish haqida ma'lumotni mustaqil ravishda uslubiy manbalardan izlashlari kerak. Shunday qilib, tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari, majburiy bo'lmagan maqomiga qaramay, 2015 yilgi Qoidalarning paydo bo'lishi bilan ofislarda talabga ega bo'ladi. Rossiya tashkilotlari oldingidan ham kuchliroq.

Izohlar

CollapseShow

Rossiya Federatsiyasi Oliy arbitraj sudining 2012 yil 21 fevraldagi 14589/11-sonli qarori. Ortga qaytmoq

6.1.1-band. Asosiy qoidalar. Ortga qaytmoq

6.3.1-band. Asosiy qoidalar. Ortga qaytmoq

Jurnalning 1 ta bepul soni

"Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari" (Rosarxiv kengashining 02.06.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan)

Tasdiqlangan
qaror
Rosarxiv kollegiyalari
02.06.2002 dan

ASOSIY QOIDALAR
TASHKILOTLAR ARXIVI ISHI

KIRISH

Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalari ularning faoliyatini belgilaydigan normativ-uslubiy hujjatdir. Qoidalar hozirgi kunga asoslanadi huquqiy asos axborot sohasida, hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv va arxiv ishi, mahalliy arxiv ishi tajribasini umumlashtirish, qo‘llashda zamonaviy yutuqlarni hisobga olish texnik vositalar Va axborot texnologiyalari hujjatlar bilan ishlashda.

Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini vaqtincha saqlash uchun tashkilotlarning arxivlarini yaratish huquqi va majburiyati. davlat mulki, Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi va arxivlar to'g'risidagi Rossiya Federatsiyasi qonunchiligining asoslari (1993), Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi to'g'risidagi nizom (1994) va Rossiya Federal arxiv xizmati to'g'risidagi nizom (1993) bilan belgilangan. 1998), mos keladi qoidalar rossiya Federatsiyasi sub'ektlari.

Ushbu Qoidalar arxivga nisbatan qo'llaniladi davlat tashkilotlari, shuningdek, Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondining davlat mulki sifatida tasniflangan hujjatlarining saqlanishi, tavsifi, ro'yxatga olinishi va ishlatilishini ta'minlash nuqtai nazaridan barcha nodavlat tashkilotlari uchun majburiydir.

Kino, foto, fono va video hujjatlar (audiovizual), ilmiy-texnikaviy, kartografik, telemetriya hujjatlarini saqlaydigan tashkilotlarning arxivlari tashkil etish, rejalashtirish, hisobot berishda ushbu Qoidalarga amal qiladi. uslubiy ish Bilan boshqaruv hujjatlari, arxivlarda saqlanadi; boshqa barcha masalalarda ushbu hujjatlar bilan ishlash tegishli ko'rsatmalar va qoidalar bilan tartibga solinadi.

Qoidalar Rossiya Federatsiyasining 1993 yil 21 iyuldagi 5485-1-sonli "To'g'risida" gi qonuni bilan tartibga solinadigan hujjatlarga nisbatan qo'llanilmaydi. davlat siri"va Rossiya Federatsiyasi Prezidentining 1995 yil 30 noyabrdagi 1203-sonli "Davlat sirlariga kiritilgan ma'lumotlar ro'yxatini tasdiqlash to'g'risida" gi Farmoni.

Sotib olish manbalariga kiritilmagan davlat tashkilotlari davlat arxivlari, shuningdek nodavlat tashkilotlari o'z arxivlarini tashkil etish va faoliyatini ta'minlashda ushbu Qoidalarga amal qilishlari mumkin.

Qoidalarga arxiv faoliyatini ta’minlovchi hujjatlar blankalari ilova qilingan.

Tashkiliy arxivlar ishining asosiy qoidalari tayyorlandi ishchi guruhi Rosarxiv va VNIIDAD tarkibi: Eremchenko V.A. (jamoa rahbari), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.M., Stepan

Ma'muriy hujjatlarni guruhlash

Arxiv hujjatlarini boshqarish tizimlashtirishni o'z ichiga oladi turli xil turlari axborot vositalari. Bularga ma'muriy hujjatlar ham kiradi. Ular turlari va xronologiyasi bo'yicha ilovalar bilan guruhlangan:

Ma'muriy hujjatlar bilan tasdiqlangan nizom va nizomlar ularga ilova sifatida xizmat qiladi. Ular birgalikda guruhlanadilar. Agar qoidalar, ko'rsatmalar, nizomlar mustaqil akt sifatida tasdiqlangan bo'lsa, ular alohida hollarda tizimlashtiriladi.
Yuqori tuzilmalarning ko'rsatmalari va ularni amalga oshirish bo'yicha qarorlar korxona faoliyatining yo'nalishlari bo'yicha guruhlangan.
Xodimlar bilan bog'liq buyurtmalar saqlash muddatlariga ko'ra tizimlashtiriladi. Katta hajm uchun axborot materiallari Kompaniya ishining turli jihatlariga taalluqli aktlarni alohida guruhlash tavsiya etiladi.
Faoliyatning asosiy yo'nalishlari bo'yicha buyruqlar kadrlar to'g'risidagi aktlardan alohida tizimlashtiriladi. Masalan, arxiv hujjatlarini yuritish to‘g‘risidagi buyruq bir papkaga, mas’ul bo‘lim boshlig‘i belgilaganidek, boshqa papkaga kiritiladi.
Tasdiqlangan limitlar, hisobotlar, hisob-kitoblar, sarlavhalar, rejalar va boshqalar. ular asosidagi loyihalardan alohida guruhlangan.
Hujjatlar qabul qilingan tartibda shaxsiy ishlarga joylashtiriladi.
Xodimlarning shaxsiy ish haqi hisobvaraqlari alohida papkalarda tizimlashtiriladi. Ular alifbo tartibida joylashtirilgan.
Fuqarolarning korxona faoliyatiga oid murojaatlari, takliflari, arizalari, ularni ko‘rib chiqish va amalga oshirish uchun hujjatlar shaxsiy masalalar bo‘yicha jismoniy shaxslarning murojaatlaridan alohida guruhlanadi.
Xronologik tartibda yozishmalarni tizimlashtirish odatda kalendar davrida amalga oshiriladi. Bunda javoblar savollardan keyin joylashtiriladi. tomonidan yozishmalar qayta tiklangan taqdirda alohida mavzu oldingi yilda boshlangan, hujjatlar joriy davr papkasiga kiritilgan. Bunday holda, o'tgan yilning ish indeksi ko'rsatiladi.

Nuanslar

Arxiv hujjatlarini boshqarish - bu mutaxassislar nafaqat axborot vositalarining xavfsizligini, balki zarurat tug'ilganda ular bilan ishlash qobiliyatini ta'minlaydigan faoliyat turidir. Buning uchun papkalarni tashkil etuvchi aktlar karton qopqog'ida to'rtta teshik bilan to'ldirilgan. Ular, shuningdek, barcha qog'ozlarda matnlar, rezolyutsiyalar, sanalar, vizalar o'qish imkoniyatini hisobga olgan holda bog'lanishi mumkin.

Guruhlash uchun tayyorgarlik jarayonida barcha metall mahkamlash elementlari chiqariladi. Doimiy saqlash uchun mo'ljallangan va ayniqsa qimmatli yoki formatlanmagan hujjatlardan iborat materiallar papkalarda saqlanadi. yopiq turi bog'ichli uchta qopqoq bilan yoki maxsus qutilarda.

Agar ishda talab qilinmagan shaxsiy hujjatlar mavjud bo'lsa ( ish yozuvlari, guvohnomalar, harbiy guvohnomalar va boshqalar) ular alohida konvertga joylashtiriladi va unga boshqa materiallar bilan to'ldiriladi. Papkalar oxirida bo'sh sertifikat varag'i bo'lishi kerak. Jildning boshida ichki inventarizatsiya uchun ariza beriladi. Qog'ozlarning xavfsizligi va tartibini ta'minlash uchun har bir varaq arab raqamlari bilan raqamlangan. Ushbu qoida sertifikatlash sahifasi va inventar shakliga taalluqli emas. Raqam yuqori o'ng burchakda qalam bilan yozilgan.

Ichki inventarizatsiya

U vaqtinchalik (10 yildan ortiq) va doimiy tarkibga ega bo'lgan axborot materiallarini saqlash va qayd etish uchun tuzilgan. Ichki inventar, shuningdek, sarlavhalarida mazmuni oshkor etilmagan hujjatlar turlaridan foydalangan holda tuzilgan holatlar uchun ham tuziladi. Shaklda papkadagi aktlarning tartib raqamlari, indekslari, sarlavhalari, sanalari va sahifa raqamlari to'g'risidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak.

Xulosa yozuvi ichki inventarga ilova qilinadi. U raqamlar va so'zlar bilan unga kiritilgan hujjatlar sonini, shuningdek uni tashkil etuvchi varaqlar sonini ko'rsatadi. Ichki inventar kompilyator tomonidan tasdiqlanadi. Agar jild bog'langan bo'lsa yoki shaklsiz topshirilgan bo'lsa, unda tuzilgan varaq old qopqoqning ichki qismiga yopishtiriladi.

Jilddagi materiallar tarkibidagi o'zgarishlar "Eslatmalar" maydonida aks ettirilishi kerak. Xususan, bu musodara qilish, qog'ozlarni nusxalari bilan almashtirish, qo'shishni anglatadi qo'shimcha hujjatlar jildga. Bunday holda, tegishli aktlarga havolalar taqdim etiladi. Agar kerak bo'lsa, ichki inventar varag'i uchun yangi xulosa yozuvi, shuningdek, papka uchun sertifikat yozuvi yaratilishi mumkin.