Davlat va munitsipal organlarda hujjat aylanishining xususiyatlari. Mahalliy davlat hokimiyati organlarida ish yuritish. III. Federal ijroiya organida hujjatlarni yaratish

Ilova. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining elektron hujjat aylanishi tizimlarida hujjatlarni qayd etish va qidirish uchun foydalaniladigan hujjatlar to'g'risidagi majburiy ma'lumotlar ro'yxati.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-son qarori.
"Federal organlarda ish yuritish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida ijro etuvchi hokimiyat"

Oʻzgartirish va qoʻshimchalar bilan:

"Elektron hujjat aylanish tizimi"- elektron hujjatlar va hujjatlarning elektron nusxalarini yaratish, ularni boshqarish, saqlash va ulardan foydalanish, shuningdek, hujjatlarni rasmiylashtirishni ta'minlovchi avtomatlashtirilgan axborot tizimi;

"Elektron hujjat aylanishi"- hujjat aylanishidan foydalanish axborot tizimi.

Ushbu Qoidalarda foydalaniladigan boshqa tushunchalar qonun hujjatlarida belgilangan tushunchalarga mos keladi Rossiya Federatsiyasi.

III. Hujjatlarni yaratish federal organ ijro etuvchi hokimiyat

5. Federal ijroiya organi tomonidan yaratilgan hujjatlar blankalarda, A4 (210 x 297 mm) yoki A5 (148 x 210 mm) formatdagi standart qog'oz varaqlarida yoki elektron hujjatlar shaklida tuziladi va belgilangan shaklga ega bo'lishi kerak. detallarning tarkibi, ularning joylashishi va dekoratsiyasi.

6. Federal ijro etuvchi organning shakllari tafsilotlarni joylashtirishning burchak yoki uzunlamasına varianti asosida ishlab chiqiladi. Burchak versiyasida shakl tafsilotlari varaqning yuqori chap burchagida joylashgan. Uzunlamasına versiyada shakl tafsilotlari varaqning o'rtasida yuqori chegara bo'ylab joylashgan.

Elektron hujjat aylanishi tizimida elektron hujjatlarni yaratishda elektron hujjat shablonlari qo'llaniladi.

7. Hujjatning blankida ham, standart varaqda ham tuzilgan har bir varaqning chap tomonida kamida 20 mm, o'ng tomonida 10 mm, tepasida 20 mm va yuzida 20 mm dan kam bo'lmagan chetlari bo'lishi kerak. pastki.

9. Federal ijro etuvchi organning faoliyati jarayonida yaratilgan hujjatlarning rekvizitlari:

a) Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi;

b) federal ijroiya organining nomi;

c) federal ijro etuvchi organning tarkibiy bo'linmasining nomi;

d) lavozim nomi;

e) federal ijro etuvchi organ to'g'risidagi ma'lumotnoma;

f) hujjat turining nomi;

g) hujjatning sanasi;

h) ro'yxatga olish raqami hujjat;

j) hujjat tuzilgan (nashr qilingan) joy;

k) hujjatga kirishni cheklovchi muhr;

l) qabul qiluvchi;

m) hujjatni tasdiqlash shtampi;

o) hujjatni (rezolyutsiyani) bajarish bo'yicha ko'rsatmalar;

n) matn sarlavhasi;

p) hujjat matni;

v) nazorat belgisi;

r) ariza to'g'risidagi eslatma;

y) imzo;

x) hujjatlarni tasdiqlash to'g'risidagi shtamp;

h) bosib chiqarish;

x) nusxaning tasdiqlanganligi to'g'risidagi belgi;

y) ijrochi haqidagi eslatma;

e) hujjatning bajarilishi va faylga yuborilganligi to'g'risidagi eslatma;

y) hujjat qabul qilinganligi to'g'risidagi eslatma;

10. Hujjat rekvizitlarining tarkibi uning turi va maqsadi bilan belgilanadi.

11. Hujjatni federal ijro etuvchi organ tomonidan tasdiqlash federal ijro etuvchi organning vakolatli mansabdor shaxsining vizasi bilan beriladi. Federal ijroiya organi tomonidan tuzilgan hujjatni boshqa organlar bilan muvofiqlashtirish davlat hokimiyati va tashkilotlar tasdiqlash shtampi (varag'i), bayonnoma yoki tasdiqlash xati bilan tuziladi.

IV. Federal ijroiya organida hujjat aylanishini tashkil etishga qo'yiladigan talablar

12. Federal ijro etuvchi organning hujjat aylanishida quyidagi hujjat aylanishlari ajratiladi:

a) kiruvchi hujjatlar (kirish);

b) yuborilgan hujjatlar (chiqish);

c) ichki hujjatlar.

13. Federal ijro etuvchi organda hujjatlarni etkazib berish va jo'natish pochta aloqasi, kurerlik aloqasi va telekommunikatsiya vositalari orqali amalga oshiriladi.

14. Federal ijro etuvchi organ tomonidan qabul qilingan hujjatlar dastlabki ishlov berish, ro'yxatdan o'tkazish, dastlabki ekspertiza, ko'rib chiqish uchun boshqaruvga o'tkazish, ijrochilarga o'tkaziladi va bajarilgandan so'ng, fayllarga joylashtiriladi.

15. Qabul qilingan hujjatlarni birlamchi qayta ishlash hujjatlarning to‘g‘ri topshirilganligini hamda ularga hujjatlar va ularga qo‘shimchalarning mavjudligini tekshirishni, shuningdek hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tgan va hisobga olinmaydigan hujjatlarga taqsimlashni o‘z ichiga oladi.

16. Qabul qilingan va yaratilgan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish, agar Rossiya Federatsiyasi qonunchiligida boshqacha tartib nazarda tutilgan bo'lmasa, olingan, yaratilgan (imzolangan yoki tasdiqlangan) kuni yoki keyingi ish kunida amalga oshiriladi.

18. Ro'yxatga olingan hujjatlar ish yuritish xizmati tomonidan federal ijroiya organi rahbariga ko'rib chiqish yoki federal ijroiya organi rahbarining boshqa qarori bilan topshiriladi. mansabdor shaxslar federal ijro etuvchi organ.

Hujjatlar yoki ularning nusxalari ijro bo‘yicha ko‘rsatmalar (qarorlar) bilan ish yuritish xizmati tomonidan ijrochilarga topshiriladi.

19. Hujjatning asl nusxasi hujjatning ijrosi uchun mas'ul bo'lgan federal ijro etuvchi organning tarkibiy bo'linmasiga yuboriladi. Agar bir nechta ijrochilar mavjud bo'lsa, hujjatning asl nusxasi mas'ul ijrochi bo'lgan tarkibiy bo'linmaga o'tkaziladi, qolgan bo'linmalar esa hujjatning nusxasini oladi.

Ijrochiga kirishni ta'minlashda elektron nusxasi elektron hujjat aylanishi tizimidagi hujjat, agar bu federal ijroiya organida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar bilan belgilangan bo'lsa, asl hujjat ish yuritish xizmatida qolishi mumkin.

20. Hujjatlar federal ijroiya organi rahbari yoki boshqa tomonidan imzolanganidan keyin vakolatli shaxs ro'yxatga olish va jo'natish uchun ofisni boshqarish xizmatiga o'tkazildi.

21. Ish yuritish xizmati hujjatning to‘g‘ri rasmiylashtirilganligini, hujjatning to‘liqligini va hujjat nusxalari sonining pochta ro‘yxatiga muvofiqligini tekshiradi. Noto'g'ri to'ldirilgan hujjatlar pudratchiga qaytariladi.

22. Hujjatlar ro‘yxatga olingan kuni yoki keyingi ish kunida yuborilishi kerak.

23. Hujjatlarni federal ijro etuvchi organning tarkibiy bo'linmalari o'rtasida o'tkazish ish yuritish xizmati orqali amalga oshiriladi.

24. Federal ijroiya organida ish yuritish xizmati kiruvchi, yaratilgan va yuborilgan hujjatlarning hisobini yuritadi. Hujjatlar soni to'g'risidagi ma'lumotlar ish yuritish xizmati tomonidan umumlashtiriladi, tahlil qilinadi va federal ijroiya organi rahbariga u belgilagan tartibda taqdim etiladi.

25. Federal ijro etuvchi organning elektron hujjat aylanishi tizimida hujjatlarni qayd etish va qidirish uchun hujjatlar to'g'risidagi majburiy ma'lumotlar Ilovaga muvofiq qo'llaniladi. Federal ijro etuvchi organning elektron hujjat aylanishi tizimi hujjatlar to'g'risidagi qo'shimcha ma'lumotlardan foydalanishi mumkin.

V. Federal ijro etuvchi organning hujjat fondi

26. Federal ijro etuvchi organ:

a) o'zinikini shakllantiradi hujjat fondi o'z faoliyati jarayonida shakllangan hujjatlardan;

b) arxiv ishi sohasidagi federal ijroiya organi bilan kelishilgan holda, o'z faoliyati jarayonida, shuningdek, unga bo'ysunuvchi tashkilotlarning faoliyati jarayonida shakllanadigan hujjatlar ro'yxatini saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda ishlab chiqadi va tasdiqlaydi;

O'zgarishlar haqida ma'lumot:

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-sonli qarori bilan 26-band "c" kichik bandi bilan to'ldirildi.

c) federal ijroiya organi tomonidan yaratilgan hujjatlarning yagona shakllari uchun shablonlar albomini ishlab chiqadi va tasdiqlaydi.

27. Federal ijro etuvchi organning hujjat fondini shakllantirish ishlarning nomenklaturasini tuzish, fayllarni shakllantirish va topshirish, ularning saqlanishini ta'minlash, ishlarni hisobga olish va federal ijroiya organining arxiviga o'tkazish yo'li bilan ish yuritish xizmati tomonidan amalga oshiriladi.

28. Federal ijro etuvchi organning ish nomenklaturasi:

a) ish ro'yxatlari asosida ofis boshqaruvi xizmati tomonidan tuzilgan tarkibiy bo'linmalar;

b) federal ijroiya organining markaziy ekspert komissiyasi tomonidan tasdiqlanganidan keyin federal ijroiya organi rahbari tomonidan joriy yil oxiridan kechiktirmay tasdiqlanadi va keyingi yilning 1 yanvaridan kuchga kiradi;

c) har 5 yilda bir marta federal ijroiya organi faoliyati davomida hosil bo'lgan hujjatlar doimiy saqlash uchun topshiriladigan federal davlat arxivining ekspert tekshirish komissiyasi bilan kelishilgan holda; Arxiv fondi Rossiya Federatsiyasi;

d) federal ijroiya organining funktsiyalari va tuzilmasi o'zgargan taqdirda, u federal davlat arxivining ekspert tekshirish komissiyasi bilan kelishilgan holda amalga oshiriladi.

29. Federal ijro etuvchi organning ishlar nomenklaturasi bo'limlarining nomlari federal ijroiya organining tarkibiy bo'linmalarining nomlari.

30. Ishlar ishlarning nomenklaturasiga muvofiq, shuningdek hujjatlarni tizimlashtirish va ularni doimiy, vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash ishlariga taqsimlash (guruhlash) tamoyillariga rioya qilgan holda, shu jumladan ishlarning nomenklaturasiga muvofiq shakllantiriladi. xodimlar, va vaqtinchalik (10 yilgacha) saqlash uchun.

31. Ishlar tuzilgan kundan boshlab federal ijroiya organining arxiviga topshirilgunga qadar yoki yo'q qilish uchun ular tuzilgan joydagi tarkibiy bo'linmalarda saqlanadi.

32. Ishlar federal ijroiya organi rahbari tomonidan belgilangan muddatga tarkibiy bo'linmalarning xodimlariga vaqtincha foydalanish uchun beriladi va uning amal qilish muddati tugagandan so'ng ular qaytarilishi kerak.

Ishlar boshqa davlat organlari va tashkilotlariga ularning yozma so'rovlari asosida federal ijroiya organi rahbarining yoki uning ish yuritish masalalari bo'yicha o'rinbosarining ruxsati bilan beriladi.

33. Doimiy saqlanadigan fayllardan hujjatlarni olib tashlashga ruxsat beriladi istisno holatlar va federal ijroiya organi rahbarining ruxsati bilan amalga oshiriladi, ishda hujjatning belgilangan tartibda tasdiqlangan nusxasi va asl nusxasini berish sabablari to'g'risidagi dalolatnoma qoldiriladi.

34. Doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan ishlar federal ijroiya organining arxiviga hujjatlarni yuritish xizmati tomonidan ishlarni tugatgandan keyin 1 yildan kechiktirmay va 3 yildan kechiktirmay topshiriladi. Fayllarni federal ijroiya organining arxiviga o'tkazish federal ijroiya organining tarkibiy bo'linmalarida tuzilgan doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash holatlari va shaxsiy ishlarning ro'yxatlari asosida amalga oshiriladi. Vaqtinchalik (shu jumladan 10 yilgacha) saqlash muddati bo'lgan ishlar federal ijroiya organining arxiviga o'tkazilmaydi va saqlash muddati tugaganidan keyin belgilangan tartibda yo'q qilinishi kerak.

35. Doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash holatlari inventarlarini tuzish uchun ishlarning nomenklaturasi asos hisoblanadi.

36. Ishlar nomenklaturasini va ishlarning ro'yxatlarini tuzish, ishlarni shakllantirish va ro'yxatdan o'tkazish, shuningdek federal ijroiya organida vaqtincha saqlash ishlarini yo'q qilish tartibi arxiv ishi sohasidagi federal ijroiya organi tomonidan belgilanadi.

VI. Federal ijroiya organida elektron hujjatlar bilan ishlashning o'ziga xos xususiyatlari

37. Elektron hujjatlar federal ijro etuvchi organning elektron hujjat aylanishi tizimida yaratiladi, qayta ishlanadi va saqlanadi.

38. Elektron hujjat quyidagilarga muvofiq berilishi kerak umumiy qoidalar ish yuritish va "Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi" rekvizitlari bundan mustasno, qog'ozda shunga o'xshash hujjat uchun belgilangan rekvizitlarga ega.

Federal ijro etuvchi organ elektron hujjatlardan (qog'ozda oldindan hujjatlarsiz) va hujjatlarning elektron nusxalaridan foydalanadi.

39. Federal ijro etuvchi organ tomonidan yaratilgan elektron hujjatlarning tarkibi federal ijroiya organining ichki faoliyatini tashkil etishda faqat elektron hujjatlar shaklida yaratilishi, saqlanishi va ishlatilishi amalga oshiriladigan hujjatlar ro'yxati bilan belgilanadi. Federal arxiv agentligining tavsiyalari asosida ishlab chiqilgan.

Federal ijroiya organining ichki faoliyatini tashkil etishda yaratish, saqlash va ulardan foydalanish faqat elektron hujjatlar shaklida amalga oshiriladigan hujjatlar ro'yxati ushbu federal ijroiya organining rahbari tomonidan Federal arxiv bilan kelishilgan holda tasdiqlanadi. Agentlik.

40. Davlat organlari va organlariga yuboriladigan elektron hujjatlar mahalliy hukumat, "Elektron imzolar to'g'risida" Federal qonuniga muvofiq federal ijroiya organi mansabdor shaxsining kengaytirilgan malakali elektron imzosi bilan imzolanadi.

41. Federal ijro etuvchi organning elektron hujjat aylanishi tizimi "Elektron imzolar to'g'risida" Federal qonuniga muvofiq boshqa turdagi elektron imzolardan foydalanadigan elektron hujjatlar bilan harakatlarni tasdiqlash usullaridan foydalanishi mumkin.

42. Elektron hujjatlarni qabul qilish va jo‘natish ish yuritish xizmati tomonidan amalga oshiriladi.

43. Ofis boshqaruvi xizmati elektron imzo bilan imzolangan elektron hujjatlarni qabul qilib olgandan keyin elektron imzoning haqiqiyligini tekshiradi.

44. Elektron hujjatlar elektron hujjat aylanish tizimiga kiritilgandan so‘ng hujjat to‘g‘risidagi ro‘yxatga olish va hisobga olish ma’lumotlari shakllantiriladi, hujjat aylanishi, shu jumladan uni izlash, hujjatdan foydalanish, nazorat qilish, saqlash, foydalanish va boshqa ma’lumotlar bilan ishlashni ta’minlaydi.

45. Federal ijro etuvchi organ tomonidan yaratilgan va (yoki) federal ijroiya organi tomonidan qog'ozda olingan hujjatlar elektron hujjat aylanishi tizimida bunday hujjatning elektron nusxasini yaratish bilan ro'yxatga olinadi.

46. ​​Elektron hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va hisobga olish federal ijro etuvchi organning elektron hujjat aylanishi tizimida amalga oshiriladi.

47. Elektron hujjatlar ish nomenklaturasiga muvofiq elektron fayllarga shakllantiriladi.

Ishlar nomenklaturasi ishning ichida olib borilayotganligini ko'rsatadi elektron shakl, bu ishning sarlavhasida yoki "Eslatma" ustunida qayd etilgan.

48. Elektron hujjatlar, ular rasmiylashtirilgan yoki jo'natilgandan so'ng, xuddi shunday hujjatlar uchun qog'ozda nazarda tutilgan muddatlarda federal ijroiya organining axborot tizimlarida belgilangan tartibda saqlanishi kerak.

49. Elektron hujjatlarni saqlash uchun belgilangan muddatlar tugagandan so'ng, ular federal ijroiya organi rahbari tomonidan tasdiqlangan dalolatnoma asosida yo'q qilinishi kerak.

Nazariy tamoyillar ochib berildi davlat idorasi ishi, hujjat tushunchalarini, uning turlarini, funktsiyalarini, dizayn qoidalarini, shuningdek, davlat va shahar hokimiyatlarida tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni rasmiylashtirish xususiyatlarini belgilaydi. Ish yuritish xizmatini tashkil etish tamoyillari va qoidalari, ish yuritishning an’anaviy va avtomatlashtirilgan tizimida hujjat aylanishi, fuqarolar murojaatlari bilan ishlash texnologiyasi, hujjatlarni arxiv saqlashiga o‘tkazish uchun tayyorlash tamoyillari ko‘rib chiqiladi. Oliy ta'limning so'nggi avlod Federal davlat ta'lim standartiga mos keladi. Bakalavriat talabalari, malaka oshirish kurslari talabalari, davlat va shahar muassasa va tashkilotlari rahbarlari va mutaxassislari uchun.

Bir qator: Bakalavr darajasi (KnoRus)

* * *

litr kompaniyasi tomonidan.

Ofis ishini tartibga solish davlat organlari

1.1. Ofis boshqaruvi sohasidagi asosiy tushunchalar

San'atga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasining 10-moddasiga binoan, Rossiyada davlat hokimiyati amalga oshirilgan funktsiyalarga qarab qonun chiqaruvchi, ijro etuvchi va sud hokimiyatiga bo'linadi. Vakolatlarni ajratish printsipi nafaqat federal darajada davlat hokimiyatini tashkil etish, balki Federatsiyaning ta'sis sub'ektlarining davlat hokimiyati tizimiga ham tegishli.

Davlat organlari davlat hokimiyati funktsiyalaridan birini amalga oshiradilar, shunga ko'ra ular qonun chiqaruvchi, ijro etuvchi va bo'linadi. sud tizimi.

Qonun chiqaruvchi organlar vakillik va qonun chiqaruvchi institutlar saylovlar orqali shakllanadi. Ularning asosiy vazifasi qonun ijodkorligidir, lekin bundan tashqari, ular boshqa funktsiyalarni ham bajaradilar, masalan, ijro etuvchi hokimiyat faoliyatini nazorat qilish.

Ijro etuvchi hokimiyatlar, qoida tariqasida, tayinlangan organlardir. asosiy vazifa ijro etuvchi organlar hokimiyat organlari - Konstitutsiya qoidalarini amalga oshirish; federal qonunlar, boshqa qoidalar. Ijro etuvchi hokimiyatlar qo'mondonlik va kollegiallik birligining uyg'unligi asosida ishlaydi.

Sud hokimiyati odil sudlovni amalga oshiradi. Sudlar faoliyati qonuniylik va huquq-tartibotni mustahkamlashga, jinoyatlar va boshqa huquqbuzarliklarning oldini olishga qaratilgan bo‘lib, Konstitutsiyada mustahkamlangan asoslarga har qanday tajovuzdan himoya qilish vazifasini yuklaydi. konstitutsiyaviy tuzum, inson va fuqaro huquq va erkinliklari, boshqa demokratik institutlar. Sudlar mustaqil va faqat qonunga bo'ysunadi.

Mahalliy hukumatlar boshqaradi kommunal mulk, mahalliy byudjetni shakllantirish, tasdiqlash va ijro etish, mahalliy soliqlar va yig'imlarni belgilash, jamoat tartibini saqlash, shuningdek boshqa masalalarni hal qilish; mahalliy ahamiyatga ega.

Mahalliy davlat hokimiyati organlari yuridik shaxs bo‘lib, o‘z nomidan mustaqil ish yuritadi. Yuqoridagilardan kelib chiqadiki, munitsipal boshqaruv - bu saylangan va boshqa mahalliy davlat hokimiyati organlarining kommunal mulk va ob'ektlarni boshqarish bo'yicha faoliyati. shahar iqtisodiyoti, munitsipalitet aholisining turmush tarzini ta'minlashga, mahalliy ahamiyatga ega bo'lgan boshqa masalalarni, shu jumladan ularning ishini, kommunal xizmatlarni tashkil etish masalalarini hal qilishga qaratilgan mahalliy byudjetni shakllantirish va ijro etish.

Mahalliy o'zini o'zi boshqarishda amalga oshiriladi munitsipalitetlar- shahar va qishloq aholi punktlari: umumiy hududda (tumanda), shaharlarda yoki yirik shaharlarning bir qismida (shaharliklar, mahallalar) joylashgan qishloq yoki bir nechta qishloqlarda.

Ta'rifi: kommunal xizmat - fuqarolarning kommunal xizmat lavozimlarida doimiy ravishda amalga oshiriladigan, xulosa bilan to'ldirilgan kasbiy faoliyati. mehnat shartnomasi(shartnoma).

Har qanday hukumatning asosiy vazifasi yoki shahar muassasasi- boshqaruv qarorlarini qabul qilish. Davlat va munitsipal organlarning barcha boshqaruv qarorlari ishonchli, o'z vaqtida va to'liq bo'lishi kerak bo'lgan ma'lumotlar asosida qabul qilinadi.

Ta'rifi: Hujjatlar - belgilangan qoidalarga muvofiq axborotni tashuvchiga yozib olish.

Axborotni undan keyingi foydalanish maqsadida har qanday saqlash tashuvchisiga (qog'oz, magnit va boshqalar) yozib olish jarayoni hujjatlashtirish deb ataladi. Hujjatlar boshqaruv faoliyati- Bu barcha davlat va shahar organlari tomonidan bajariladigan ommaviy vazifadir.

Ta'rifi: hujjat - uni identifikatsiya qilish imkonini beruvchi rekvizitlar bilan tashuvchida yozilgan ma'lumotlar.

Hujjatlarni yaratishda ma'lumotlarning mazmuniga qarab hujjatlashtirishning turli usullari qo'llaniladi: ovoz yozish (fono hujjat), fotosurat (foto hujjat), tasvir va tovushlarni yozib olish (audiovizual hujjat) va boshqalar.

Ta'rifi: hujjatlashtirish vositalari - tashkiliy va kompyuter uskunalari, axborotni tashuvchiga yozib olish uchun ishlatiladi.

Hozirda hokimiyatda hukumat nazorati ostida Elektron hujjatlardan keng foydalaniladi.

Ta'rifi: elektron hujjat - ma'lumotlari elektron shaklda taqdim etilgan hujjat.

Davlat yoki munitsipal organlar, muassasalar, tashkilotlar tomonidan tuzilgan, chiqarilgan yoki muomalada bo'lgan va muayyan talablarga javob beradigan hujjat rasmiy hujjat deb tasniflanadi.

Ta'rifi: yuridik yoki tomonidan yaratilgan hujjat shaxs, belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va tasdiqlangan rasmiy hujjat deb ataladi.

Davlat organlarining joriy faoliyatida foydalaniladigan rasmiy hujjat deyiladi rasmiy hujjat.

Diqqat! Agar hujjat uning mansabdor shaxsi doirasidan tashqarida bo'lgan shaxs tomonidan tuzilgan bo'lsa yoki ijtimoiy faoliyat, keyin u shaxsiy kelib chiqishi hujjati hisoblanadi.

Rasmiy va rasmiy hujjatlarda bo'lishi kerak yuridik kuch yoki yuridik ahamiyatga ega.

Ta'rifi: Hujjatning yuridik ahamiyati tadbirkorlik faoliyati yoki shaxsiy voqealarni tasdiqlash sifatida harakat qilish uchun hujjatning mulkidir.

Ta'rifi: Hujjatning yuridik kuchi rasmiy hujjatning huquqiy oqibatlarga olib keladigan mulkidir.

Xarakterli xususiyat rasmiy hujjatlar - ma'lum bir shaklning mavjudligi, ularni nashr qilish, tuzish tartibi va zarur rekvizitlarning mavjudligi.

Ta'rifi: rekvizitlar - hujjat dizayni elementi (masalan, imzo, muhr, matn).

Hujjatlarning ko'p turlari va navlari, ularning tarkibining murakkabligi, hujjatlarni berishning maxsus qoidalarining mavjudligi yuridik kuch va boshqaruv hujjatlari bilan bog'liq boshqa jiddiy muammolar hujjatlashtirish va rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishni ta'minlaydigan maxsus faoliyat sohasini aniqlashni talab qiladi. Ushbu faoliyat sohasi ofis ishi deb ataladi.

Ta'rifi: ish yuritish - hujjatlarni, hujjatlar aylanishini ta'minlaydigan faoliyat; operativ saqlash va hujjatlardan foydalanish.

Ta'rifi: Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash (boshqaruv), DOU - hujjatlarni boshqarish funktsiyalarini maqsadli ravishda ta'minlaydigan faoliyat.

Eslab qoling!

Ofis ishlarida quyidagi qisqartmalar qo'llaniladi:

AQSh - yagona tizim;

USORD - tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;

GSDOU - hukumat tizimi hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv;

OKUD - boshqaruv hujjatlarining butun Rossiya tasniflagichi;

OKPO - korxonalar va tashkilotlarning butun Rossiya tasniflagichi;

GOST - davlat standarti.

Boshqaruv hujjatlari muayyan boshqaruv funktsiyalarini bajaradi: rejalashtirish, tashkil etish, nazorat qilish va boshqalar.

Bitta boshqaruv funktsiyasi bilan bog'liq hujjatlar odatda hujjat tizimi deb ataladi, masalan, tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tizimi, buxgalteriya hujjatlari tizimi, tashqi savdo hujjatlari tizimi.

Ta'rifi: Hujjatlar tizimi - kelib chiqishi, maqsadi, turi, faoliyat doirasi va ularni ro'yxatdan o'tkazishga qo'yiladigan yagona talablar asosida o'zaro bog'langan hujjatlar to'plami.

Barcha tashkilotlarda boshqaruv funktsiyalari bir xil, shuning uchun har bir funktsiya uchun hujjatlar turi va shaklida bir xil bo'lishi kerak.

Ta'rifi: Hujjatlarni tarkib va ​​shakl jihatidan optimal bir xillikka keltirish deyiladi birlashtirish hujjatlar.

Ular nafaqat birlashadilar individual hujjatlar, balki butun hujjatlashtirish tizimi ham.

Ta'rifi: Yagona hujjat tizimi - yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan, muayyan faoliyat sohasida boshqarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlashtirish tizimi.

Hujjatlar tizimi har xil turdagi hujjatlardan iborat. Birinchi marta 1978 yilda tasdiqlangan Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasnifi (OKUD) yagona hujjat tizimlarini yaratish jarayonida birlashtirish ob'ekti bo'lgan hujjatlar turlari va shakllarini o'z ichiga oladi.

Boshqaruv hujjatlarining butun Rossiya tasniflagichi ajralmas qismi texnik, iqtisodiy va ijtimoiy axborot va qopqoqlarni tasniflash va kodlashning yagona tizimi yagona tizimlar xalq xo'jaligida foydalanish uchun tasdiqlangan hujjatlar.

Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasniflagichi quyidagi muammolarni hal qilishga mo'ljallangan:

1) hujjatlar shakllarini ro'yxatdan o'tkazish;

2) milliy iqtisodiyotda axborot oqimlarini tartibga solish;

3) qo'llaniladigan shakllar sonini kamaytirish;

4) hujjatlarning unifikatsiyalanmagan shakllarini muomaladan chiqarish;

5) hujjatlarning yagona shakllarini hisobga olish va ularni ro'yxatga olish asosida tizimlashtirishni ta'minlash;

6) hujjatlar shakllarining tarkibini nazorat qilish va boshqaruv sohasida foydalaniladigan ma'lumotlarning takrorlanishini bartaraf etish;

7) unifikatsiyalangan shakllardan foydalanish ustidan nazoratni oqilona tashkil etish.

Hozirgi vaqtda OKUD quyidagi hujjat tizimlarini o'z ichiga oladi:

1) 0200000 tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;

2) 0300000 Yagona birlamchi tizim buxgalteriya hujjatlari;

3) 0400000 Rossiya bankining yagona hujjat tizimi;

4) 0500000 Davlat boshqaruv sektori uchun buxgalteriya hisobi, moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi;

5) 0600000 Hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi;

6) 0700000 Korxonalar uchun buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi;

7) 0800000 Mehnat hujjatlarining yagona tizimi;

8) 0900000 Yagona hujjat tizimi Pensiya jamg'armasi Rossiya Federatsiyasi;

9) 1 000 000 tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi;

OKUD tasnifining ob'ektlari Rossiya Federatsiyasi idoralari va vazirliklari tomonidan tasdiqlangan idoralararo va tarmoqlararo yagona hujjatlar shakllaridir. Klassifikatorda yagona hujjatlar tizimlariga kiritilgan hujjatlarning birlashtirilgan shakllarining kodlari va nomlari mavjud.

Ta'rifi: Hujjatning yagona shakli (UFD) - matnning doimiy qismini o'z ichiga olgan ma'lum turdagi hujjat shakli.

Umumrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichining kodlari yagona hujjat shakllariga kiritilishi shart. Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya klassifikatoridan foydalangan holda hujjatlarning yagona shakllarini aniq belgilash va shu asosda ularni hisobga olish va tizimlashtirish muammolari hal qilindi, bu esa boshqaruv hujjatlarining butun tizimini tartibga solishga yordam berdi. hujjatlarning dublikat shakllari va foydalaniladigan hujjatlar tarkibini optimallashtirish.

Davlat va munitsipal hokimiyat organlarida qo'llaniladigan eng keng tarqalgan hujjatlashtirish tizimi tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimidir (USORD).

Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi - bu barcha tashkiliy-huquqiy shakllardagi tashkilotlar (keyingi o'rinlarda tashkilotlar deb yuritiladi) faoliyatida foydalanish uchun tavsiya etilgan o'zaro bog'langan yagona hujjatlar shakllarining oqilona tashkil etilgan majmuidir.

USORDni ishlab chiqishdan maqsad yaratishdir o'zaro bog'langan komplekslar tashkilotlarning tashkiliy va ma'muriy faoliyatini qo'llab-quvvatlovchi hujjatlar. Tashkilotlar faoliyatida USORDdan foydalanish boshqaruv muammolarini tezda hal qilishga, hujjatlar bilan ishlash uchun mehnat va moddiy xarajatlarni kamaytirishga, tashkiliy va ma'muriy hujjatlar sifatini yaxshilashga va hujjat aylanishi hajmini kamaytirishga yordam beradi.

USORDga kiritilgan yagona shakllar matnning taxminiy tuzilishini, tegishli tashkiliy va ma'lumotlarning minimal talab qilinadigan tarkibini belgilaydi. ma'muriy hujjatlar va agar Rossiya Federatsiyasi qonunlarida boshqacha dizayn nazarda tutilmagan bo'lsa, ularning dizayni namunalari emas.

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona shakllari albomi tashkilotlarda hujjatlarning yagona shakllari albomlarini ishlab chiqish va yangi shakllarni o'z vaqtida kiritish, bekor qilingan birlashtirilgan shakllarni chaqirib olish, ko'lamini o'zgartirish orqali ularni yangilangan holatda saqlash uchun ma'lumotnoma sifatida ishlatilishi mumkin. tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona shakllarini qo'llash va boshqalar.

USORDda birlashtirilgan shakllar quyidagi quyi tizimlar bo'yicha tizimlashtirilgan:

✓ tashkilotni tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ tashkilotni qayta tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ tashkilotni tugatish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ davlat tashkilotlarini xususiylashtirish bo'yicha hujjatlar;

✓ tashkilotning ma'muriy faoliyati to'g'risidagi hujjatlar;

✓ tashkilot faoliyatini tashkiliy-me'yoriy tartibga solish bo'yicha hujjatlar;

✓ tashkilot faoliyatini operativ va axborot bilan tartibga solish bo'yicha hujjatlar;

✓ ishga joylashish uchun hujjatlar;

✓ o'zgarishlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlar mehnat munosabatlari;

✓ ishdan bo'shatish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ ta'til berish va ta'tildan chaqirib olish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ rag'batlantirishni rasmiylashtirish uchun hujjatlar;

✓ ro'yxatdan o'tish uchun hujjatlar intizomiy jazolar;

✓ xizmat safarlari uchun hujjatlar.

Hujjatning yagona shaklining kod belgisi quyidagi tasniflash xususiyatlarini aks ettiradi: birinchi va ikkinchi belgilar (shakllar sinfi) - hujjatning yagona shakli tegishli yagona hujjat tizimiga tegishli; uchinchi va to'rtinchi belgilar (shakllarning kichik sinfi) - hujjatlarning ko'p shakllari mazmunining umumiyligi va ulardan foydalanish yo'nalishi; beshinchi, oltinchi va ettinchi belgilar kichik sinf ichidagi hujjatning yagona shaklining ro'yxatga olish raqami; sakkizinchi belgi - chek raqami.

OKUD hujjatining yagona shaklining kod belgilarining tuzilishi:

OKUD uchun yagona hujjat shaklini kod belgilashga misol: 09010046 Pensiya jamg'armasiga sug'urta badallari uchun ish haqi.

Hujjatlarni unifikatsiya qilish ularni standartlashtirish usullaridan biridir.

Boshqaruv hujjatlari standartlari hujjatning alohida elementlari (tafsilotlari) tarkibini, ularning joylashuvi va dizayn qoidalarini belgilaydi.

Ta'rifi: standartlashtirish - mahsulotlarni ishlab chiqarish va muomalada tartiblilikka erishish va mahsulot, ishlar yoki xizmatlarning raqobatbardoshligini oshirishga qaratilgan ularni ixtiyoriy ravishda takroran ishlatish maqsadida qoidalar va xususiyatlarni belgilash faoliyati.

Unifikatsiya va standartlashtirish ishlarining natijasi standartlar bo'lishi mumkin individual turlar hujjatlar va yagona hujjat tizimlariga (masalan, GOST R 6.30-2003. Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar).

Hujjatlashtirish sohasida standartlashtirish masalalari bo'yicha xalqaro hamkorlik ISO doirasida amalga oshiriladi - Xalqaro tashkilot standartlashtirish bo'yicha. ISO standartlari quyidagilarni belgilaydi:

✓ hujjatlar uchun qog'oz formatlari va ularning o'lchamlarini ifodalash usullari (ISO 216:1975, ISO 353:1975);

✓ hujjatlarni saqlash uchun papkalarning o'lchamlari (ISO 623:1974);

✓ qator oralig'i va yozish balandligi (ISO 4882:1979);

✓ shablon shakli va hujjatlar shakllari va shakllarini yaratish uchun tizimli panjara (ISO 3535: 1977);

✓ hujjat shakllariga qo'yiladigan asosiy talablar (ISO 8439:1990);

✓ savdo hujjatlarini joylashtirish tamoyillari (ISO 6422:1985);

✓ hujjatlarni jo'natish uchun konvertlar formatlari, pochta jo'natmalariga manzillarni yozish tartibi (ISO 11180:1993);

✓ hujjatlarga sana va vaqtni kiritish qoidalari (ISO 8601:2000);

✓ savdo hujjatlaridagi kodlar tartibi (ISO 8440:1986).

2001 yilda "Axborot va hujjatlar" yangi seriyasining birinchi standartlari qabul qilindi. Hujjatlarni boshqarish" (ISO 15489-1:2001, ISO 15489-2:2001), yozuvlarni boshqarish tizimlariga qo'yiladigan talablarni belgilaydi. 2007 yilda GOST ISO R 15489-1:2007 “Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi” qabul qilindi. Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar" Shuni hisobga olish kerakki, xalqaro standart yoki boshqa davlat standartini qo'llash Rossiya Federatsiyasida uning mazmunini standartlashtirish bo'yicha mahalliy normativ hujjatga to'liq yoki qisman kiritish orqali amalga oshiriladi. Ushbu standart tashkilotlarning yozuvlari bilan bog'liq mas'uliyatlar, siyosatlar, protseduralar, tizimlar va jarayonlar to'g'risidagi qoidalarni, sifat menejmenti va boshqaruv jarayonlari doirasida yozuvlarni boshqarish bo'yicha ko'rsatmalarni o'z ichiga oladi. muhit ga muvofiq xalqaro standartlar ISO 9001 va ISO 14001, hujjatlarni boshqarish tizimlarini loyihalash va joriy etish bo'yicha ko'rsatmalar.

Ta'rifi: Hujjat - yuridik majburiyatlarni yoki tadbirkorlik faoliyatini tasdiqlovchi dalil sifatida tashkilot yoki jismoniy shaxs tomonidan yaratilgan, olingan va saqlanadigan moddiy tashuvchida qayd etilgan identifikatsiyalash mumkin bo'lgan ma'lumotlar.

Davlat va munitsipal organlarning hujjat aylanishi jarayonida muomalada bo'lgan barcha hujjatlar turli mezonlar bo'yicha tasniflanishi mumkin.

1. Hujjatlashtirish usuliga ko‘ra hujjatlar yozma, matnli, qo‘lda yozilgan, mashinada yozilgan, elektron, grafik, foto, fono, kino hujjatlari, kompyuter tashuvchilardagi hujjatlarga bo‘linadi.

Yozma hujjat– matnli hujjat, ma’lumoti har qanday turdagi xatlarda qayd etiladi.

Matnli hujjat - har qanday yozuv yoki ovoz yozish tizimi tomonidan yozilgan nutq ma'lumotlarini o'z ichiga olgan hujjat.

Qo'lda yozilgan hujjat– yozma hujjat, yaratish paytida yozuv belgilari qo'lda qo'llaniladi.

Mashinada yozilgan hujjat- yozma hujjat, uni yaratishda yozuv belgilari texnik vositalar yordamida qo'llaniladi.

Elektron hujjat– kompyuter texnologiyasidan foydalangan holda yaratilgan va o‘qilgan.

Nozik hujjat- ob'ekt tasviri orqali ifodalangan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjat.

Foto hujjat- fotografik tarzda yaratilgan vizual hujjat.

Fonohujjat- har qanday ovoz yozish tizimi tomonidan yozilgan ovozli ma'lumotni o'z ichiga olgan hujjat.

Kino hujjat– kinematografik usulda yaratilgan vizual yoki audiovizual hujjat.

Mashina muhitida hujjat- elektron kompyuterda ma'lumotlarga ishlov berishni ta'minlaydigan ommaviy axborot vositalari va yozib olish usullaridan foydalangan holda yaratilgan hujjat.

2. Boshqaruv obyektiga nisbatan hujjatlar tasniflanadi:

✓ kiruvchiga (tashkilot tomonidan qabul qilingan);

✓ chiquvchi (tashkilotdan yuborilgan);

✓ ichki (ma'lum bir tashkilot ichida yaratilgan va uning chegaralaridan tashqariga chiqmaydi).

3. Hujjatda ko‘tarilgan masalalar soniga ko‘ra ular quyidagilarga ajratiladi:

✓ oddiylarga;

✓ murakkab.

Oddiy hujjatlarda bitta masala bayoni mavjud. Murakkab hujjatlar bir nechta savollarni o'z ichiga oladi, ular bir nechta mansabdor shaxslar, tarkibiy bo'linmalar va muassasalarga tegishli bo'lishi mumkin.

4. Kirish cheklovlariga ko'ra, hujjatlar tasniflanadi:

✓ sir;

✓ rasmiy foydalanish uchun;

✓ tasniflanmagan (oddiy).

Himoya qilinishi kerak bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar tasniflanadi. Bunday ma'lumotlar muhimligiga ko'ra alohida ahamiyatga ega bo'lgan va o'ta maxfiy (davlat siri), sir (rasmiy siri) ma'lumotlariga bo'linadi va tegishli ravishda "Alohida ahamiyatga ega", "O'ta maxfiy" va "Maxfiy" bo'limlari bilan belgilanadi.

Maxfiy bo'lmagan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan rasmiy foydalanish uchun hujjatlar ushbu muassasa xodimlari tomonidan ishlatilishi mumkin. Bunday hujjatlar "Faqat rasmiy foydalanish uchun" deb belgilangan.

5. Matnni taqdim etish usuliga ko'ra hujjatlar quyidagilarga bo'linadi:

✓ individual shaxslar uchun;

✓ trafaret;

✓ tipik;

✓ taxminiy;

✓ anketa va jadval shaklida birlashtirilgan.

Alohida hujjatlar mazmunan o'ziga xos bo'lib, bir martalik hujjat xarakteriga ega.

Stencil hujjatlarida ma'lumotlar o'zgaruvchan ma'lumotlar bilan to'ldirish uchun mo'ljallangan bo'shliqlar bilan matn sifatida taqdim etiladi. muayyan holat. Stencil matnlariga misollar: kadrlar bo'limidan sertifikatlar blankalari, sayohat guvohnomalari.

Standart hujjatlar - bu bir xil jarayonlar va hodisalarni taqdim etish uchun mo'ljallangan hujjatlar: standart texnologik jarayon, standart qoidalar ichki qoidalar va boshqalar.

Taxminiylari analogiya bo'yicha hujjatlarni tuzish va qayta ishlash uchun ishlatiladi (tashkilot ishlarining taxminiy nomenklaturasi).

Anketa - birlashtirilgan matnni taqdim etish usuli bo'lib, unda doimiy ma'lumotlar hujjatning chap tomonida joylashgan va hujjatning o'ng tomonida uni tuzish paytida hujjatga o'zgaruvchi kiritiladi.

Jadval - bu hujjat bo'lib, unda doimiy ma'lumotlar ustun sarlavhalari va satr sarlavhalarida, o'zgaruvchi esa mos keladigan ustunlar va satrlar kesishmasida joylashgan. Jadval shaklida taqdim etilgan matn katta axborot sig'imiga ega bo'lib, o'xshash ma'lumotlarni qat'iy tasniflash va oson umumlashtirish imkonini beradi. Jadval shaklida taqdim etiladi xodimlar jadvali, ta'til jadvali va boshqa hujjatlar.

6. Saqlash muddatlariga ko‘ra hujjatlar quyidagilarga bo‘linadi:

✓ doimiy saqlash muddati bo'lgan hujjatlar uchun;

✓ vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati;

✓ vaqtinchalik (10 yilgacha) saqlash muddati.

Hujjatlar turlarga va turlarga bo'linganligini ham bilishingiz kerak. Masalan, hujjat turi - bu dalolatnoma, nav - hujjatlarni yo'q qilish dalolatnomasi, moddiy boyliklarni hisobdan chiqarish akti va boshqalar.

Turlari va navlari bilan boshqaruv hujjatlari Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlar faoliyatida shakllantiriladigan namunaviy arxiv hujjatlari Ro‘yxatidagi hujjatlarning turlari va navlari indeksida saqlash muddatlari ko‘rsatilgan holda tanishish mumkin.

1.2. Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi

Ish yuritishda hujjatlar bilan ishlashni tayyorlash, bajarish va tashkil etishning muayyan qoidalari qo'llaniladi. Uni darajaga yetkazish zarurati umumiy norma amalda sinab ko'rilgan va tasdiqlangan rasmiy ma'lumotlarni qayta ishlashning oqilona shakllari va usullari Rossiya Federatsiyasida boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishning yagona tizimini yaratishga yordam berdi.

1959 yil dekabr oyida SSSR Vazirlar Kengashi boshqaruv apparati faoliyatini takomillashtirish masalasi bo'yicha maxsus qaror qabul qildi, u mehnat unumdorligini oshirishga qaratilgan boshqa chora-tadbirlar qatorida davlat idoralarini boshqarishning yagona tizimini ishlab chiqishni nazarda tutgan edi. uni mexanizatsiyalash bo'yicha.

1973 yilda yagona davlat yozuvlarini boshqarish tizimi (USSD) ishlab chiqildi.

Tizim tasdiqlangan Davlat qo'mitasi SSSR fan va texnologiya bo'yicha, shuning uchun u rasmiy ravishda qo'llanilishi uchun qonuniy ravishda majburiy emas edi. Shunga qaramay, uning bir qator bo'limlari tashkiliy-ma'muriy hujjatlarni tayyorlash bo'yicha ilgari nashr etilgan davlat standartlariga asoslangan edi. Shunday qilib, Yagona davlat ma'lumotlar varag'iga kiritilgan boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirishga qo'yiladigan talablar tartibga soluvchi xususiyatga ega bo'ldi.

Yagona davlat ma'lumotlar varag'ini yaratish bosqichida ish yuritishda hujjatlarni saqlash, fayllarni shakllantirish, hujjatlar qiymatini tekshirish va hujjatlarni taqdim etish uchun tayyorlash bilan bog'liq ish yuritish va ish yuritish metodologiyasi ishlab chiqildi. arxiv birlashtirildi.

1980-yillarda Yagona davlat ma'lumotlar bazasining ikkinchi nashri tayyorlandi, u "Boshqaruvni hujjatlashtirishning yagona davlat tizimi" (USDOU) deb nomlandi. Uning paydo bo'lishiga sabab kompyuter texnologiyalarining jadal rivojlanishi va ulardan hujjatlar bilan ishlashda foydalanish edi, bu esa hujjatlarni qayta ishlashning an'anaviy texnologiyalarida sezilarli o'zgarishlarga olib keldi. Shunday qilib, Yagona davlat ma'lumotlar varag'i ish yuritishda o'sha vaqtga qadar sodir bo'lgan o'zgarishlar munosabati bilan Yagona davlat ma'lumotlar varag'ining talablarini ishlab chiqadigan, to'ldiradigan va aniqlaydigan hujjatdir.

1991 yilda Boshqaruvni Hujjatlar bilan Ta'minlash Davlat Tizimi (GSDMOU) ishlab chiqilgan bo'lib, u hozir ham amalda.

Davlat boshqaruvi hujjatlari tizimini o'rnatadi yagona talablar davlat organlari, sudlar, prokuraturalar, hakamlik sudlari, korxonalar, muassasalar va boshqa organlarda hujjatlar (shu jumladan kompyuter texnologiyalari yordamida yaratilgan) bilan ishlashni tashkil etish; jamoat tashkilotlari va maslahat xarakteriga ega.

Davlat ta'lim muassasasining asosiy maqsadlari quyidagilardan iborat:

✓boshqaruv apparati ishini takomillashtirish;

✓ hujjat aylanishini tartibga solish va hujjatlar sifatini oshirish;

✓ hujjatlar sonining qisqarishi;

✓ axborot-qidiruv tizimlarini qurish;

✓ axborotni to'plash, saqlash va qayta ishlashning zamonaviy texnologiyalaridan foydalanish uchun sharoit yaratish.

Davlat byudjeti ta’lim muassasasi qoidalari asosida ish yuritish bo‘yicha yo‘riqnomalar, ish yuritish usullari, ish yuritishning turli jihatlari bo‘yicha tavsiyalar tuziladi.

Davlat boshqaruvi hujjatlari tizimi bir nechta bo'limlarni o'z ichiga oladi.

"Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish" bo'limi boshqaruv hujjatlarining tarkibini, hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirishning asosiy yo'nalishlari va tartibini, boshqaruv hujjatlari tafsilotlarini, shu jumladan mashinada o'qiladigan hujjatlarni rasmiylashtirishni, shuningdek, boshqaruv hujjatlarini tayyorlashga qo'yiladigan umumiy talablarni belgilaydi. hujjat matnlari. Hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash qoidalariga yangi talablar e'lon qilinganligi sababli ushbu bo'lim hozirda eskirgan.

Davlat byudjeti ta'lim muassasasining boshqa bo'limlari, ular qayta ko'rib chiqishni talab qilishiga qaramay, ma'lum bir tashkilotda ish yuritishni tashkil qilishda shubhasiz qiziqish uyg'otadi.

“Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish” bo‘limi muassasaning hujjat aylanishini tashkil etish, muassasa hujjatlari bo‘yicha axborot-qidiruv tizimini yaratish, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish va hujjatlarni saqlash uchun idoraviy arxivga topshirish uchun tayyorlash tamoyillari va tartibini belgilaydi.

Bundan tashqari, Davlat byudjeti ta'lim muassasasi alohida kichik bo'limda korxona hujjatlari uchun axborot-qidiruv tizimini (IRS) yaratish va undan foydalanish bo'yicha tavsiyalarni o'z ichiga oladi. Ushbu qismda an'anaviy va avtomatlashtirilgan tizimlarda axborot tizimini yaratish qoidalari muhokama qilinadi. IPS tarkibi aniqlandi. U hujjatlarni ro'yxatga olish, indeksatsiya qilish, ularni operativ saqlash, axborot va qidirish massivlarini (qo'lda fayl kabinetlari, kompyuter tashuvchilaridagi massivlar) o'z ichiga oladi. Bu shuni anglatadiki, hujjatlarni hisobga olish, tizimlashtirish va saqlashga qo'yiladigan talablar yagona axborot tizimidan foydalanishga asoslangan bo'lib, ularning axborot massivlari mos kelishi kerak. Bunday muvofiqlikka erishish uchun korxonada ishlab chiqilgan tasniflagichlar qo'llaniladi (masalan, ishlar nomenklaturasi, muxbirlar klassifikatori, tarkibiy bo'linmalar (faoliyat yo'nalishlari), hujjatlar turlarining tasniflagichi).

Davlat byudjeti ta’lim muassasasining uchinchi bo‘limida avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlarini joriy etishda ish yuritishni mexanizatsiyalash va avtomatlashtirish masalalari, hujjatlar bilan ishlash xususiyatlari ko‘rib chiqiladi.

To'rtinchi bo'limda ofis boshqaruvi xizmati tushunchasi berilgan, uning asosiy vazifalari, funktsiyalari va huquqlari ko'rib chiqiladi. Davlat byudjeti ta'lim muassasasi tashkilot yoki korxona toifasiga qarab bir nechta namunaviy ish yuritish xizmatlarini yaratishni nazarda tutadi: biznesni boshqarish; idora; Umumiy bo'lim; bosh kotibi

Davlat byudjeti ta'lim muassasasiga ilovalarda boshqaruv hujjatlari xizmati (DOU xizmati) to'g'risidagi taxminiy nizom mavjud. Tavsiya qiladi standart variantlar uni tashkiliy tuzilmalar tashkilot turiga qarab, shuningdek, uning maqsadlari, vazifalari va funktsiyalarini shakllantirish.

Shuningdek, Davlat byudjeti ta’lim muassasasining ilovalariga quyidagilar kiradi:

1) namuna ro'yxati tasdiqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar;

2) muhr bosilgan hujjatlarning taxminiy ro‘yxati;

3) ro'yxatga olish va nazorat shakllari (RKF) rekvizitlarini to'ldirish qoidalari;

4) ishlar nomenklaturasining shakllari;

5) hujjatlarni rasmiylashtirishning odatiy muddatlari ro'yxati;

6) doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatlari uchun ish qopqog'ining shakli.

1993 yilda Davlat byudjeti ta'lim muassasasining qoidalari Rossiya Federatsiyasi vazirliklari va idoralarida ish yuritish bo'yicha namunaviy yo'riqnomada (2005), keyin esa Federal ijroiya organlarida ish yuritish qoidalarida (2009) yanada ishlab chiqilgan.

1.3. Ish yuritish sohasidagi qonunchilik va normativ-uslubiy hujjatlar

Har qanday tashkilotning faoliyati hujjatlashtirilgan ma'lumotlar bilan ishlashni talab qiladigan qonun hujjatlari qoidalariga asoslanadi.

Normativ-huquqiy baza ish yuritish - bu hujjatlarni qayta ishlash, ularni saqlash va davlat organi ishida foydalanish texnologiyasini yaratishga yordam beradigan qonunlar, normativ va uslubiy hujjatlar.

Rossiya Federatsiyasi hukumati va federal ijro etuvchi hokimiyat organlari ijro etuvchi hokimiyat organlarida hujjatlar bilan ta'minlashni tashkil etish, tegishli normativ-huquqiy hujjatlarni ishlab chiqish uchun javobgardir.

Eslab qoling! Rossiyada arxiv ishi sohasida umumiy uslubiy rahbarlik Rossiya Federatsiyasi Prezidentiga bo'ysunadigan Federal arxiv agentligi (Rosarxiv) tomonidan amalga oshiriladi. Taqdimotchi ilmiy tashkilot bu sohada - Butunrossiya hujjatlashtirish va arxivshunoslik ilmiy tadqiqot instituti (VNIIDAD).

Ish yuritishning me'yoriy-uslubiy asoslarini bir nechta hujjatlar guruhiga bo'lish mumkin. Birinchisi, boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishni tashkil etish va texnologiyasiga u yoki bu darajada ta'sir qiluvchi bilvosita harakatlarning federal qoidalarini o'z ichiga oladi. Ular orasida Fuqarolik kodeksi, Kodeksi ma'muriy huquqbuzarliklar, Mehnat kodeksi(TC RF).

Ish yuritish uchun "Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonunining bo'limi belgilangan. huquqiy rejim ma'lumotlarni hujjatlashtirish. Qonunga ko'ra, ma'lumotlarni hujjatlashtirish shart axborot resurslariga kiritish. Qonun ma'lumotlarni hujjatlashtirish tartibini belgilaydi va ushbu tartibni ta'minlashi shart bo'lgan davlat organlari nomini belgilaydi. Qonunga ko'ra, bu vazifa ish yuritishni tashkil etish, hujjatlarni standartlashtirish va Rossiya Federatsiyasi xavfsizligini ta'minlash uchun mas'ul bo'lgan davlat organlariga yuklangan.

Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 327-moddasi "Qalbaki pul yasash, ishlab chiqarish yoki sotish. soxta hujjatlar, davlat mukofotlari, shtamplar, muhrlar, blankalar” bandida ushbu turdagi faoliyat uchun jazo nazarda tutilgan. Shuni esda tutingki, bu qalbakilashtirish huquqlarni berish yoki javobgarlikdan ozod qilish maqsadiga ega bo'lishi kerak.

Hujjatlar bilan ishlaydigan mutaxassislar uchun yana bir muhim maqola Art. Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 292-moddasi. Ushbu modda “mansabdor shaxs, shuningdek mansabdor shaxs bo‘lmagan davlat xizmatchisi yoki mahalliy davlat hokimiyati organi xodimi tomonidan rasmiy hujjatlarga bila turib yolg‘on ma’lumotlar kiritish, shuningdek, soxta ma’lumotlarni kiritish” deb ta’riflangan mansab qalbakiligiga taalluqlidir. ushbu hujjatlarga ularning haqiqiy mazmunini buzuvchi tuzatishlar, agar bu harakatlar xudbinlik yoki boshqa shaxsiy manfaatlarni ko‘zlab sodir etilgan bo‘lsa.

24-modda Soliq kodeksi Rossiya Federatsiyasi soliq agentlari to'rt yil davomida soliqlarni hisoblash, ushlab qolish va o'tkazish uchun zarur bo'lgan hujjatlarning saqlanishini ta'minlashi shart va San'atning 2-qismiga binoan. Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksining 13.25-moddasi, mas'uliyati cheklangan jamiyat tomonidan ma'suliyati cheklangan jamiyatlar to'g'risidagi qonun hujjatlarida va unga muvofiq qabul qilingan qoidalarda nazarda tutilgan hujjatlarni saqlash majburiyatini bajarmaganligi. huquqiy hujjatlar va saqlanishi majburiy bo'lgan, shuningdek buzilishi belgilangan tartiblar va bunday hujjatlarni saqlash muddatlari undirishga olib keladi ma'muriy jarima mansabdor shaxslar uchun 2,5 dan 5 ming rublgacha; yoqilgan yuridik shaxslar- 200 mingdan 300 ming rublgacha.

Normativ-huquqiy hujjatlarning ikkinchi guruhiga idoralararo xususiyatga ega ish yuritish bo'yicha idoraviy huquqiy hujjatlar kiradi. Bularga quyidagilar kiradi: Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi (M., 1991); Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalari (2009); davlat standartlari hujjatlar uchun, masalan, GOST 6.30-2003 “Yagona hujjat tizimi. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar"); Texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarning Butunrossiya tasniflagichlari, shuningdek, Rossiya Mehnat vazirligi, Rossiya Davlat statistika qo'mitasi, Rosarxiv va boshqalarning bir qator normativ hujjatlari.

Uchinchi guruh qoidalari turli xil standart va namuna ko'rsatmalari Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlari ma'muriyatlarining ish yuritish bo'yicha va aniq tashkilotlarning ko'rsatmalari, masalan, shahar ma'muriyatida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar

Smolensk (Smolensk shahri ma'muriyatining 2013 yil 15 fevraldagi 82-r/adm-son buyrug'i bilan tasdiqlangan).

Hukumat tomonidan tartibga solish ish yuritish Federal arxiv agentligi tomonidan ta'minlanadi, u federal davlat organlarining ish yuritishda hujjatlarni tashkil etish bo'yicha tarmoqlararo tashkiliy-uslubiy rahbarlik va nazoratni ta'minlaydi, davlat idoralari tizimini va yagona hujjatlashtirish tizimini rivojlantirishni muvofiqlashtiradi.

Rossiya Federatsiyasining Standartlashtirish, metrologiya va sertifikatlashtirish qo'mitasi (Gosstandart) Rossiya Federatsiyasida standartlashtirish bo'yicha davlat boshqaruvini, shu jumladan hujjatlar va hujjat tizimlarini unifikatsiya qilish va standartlashtirish, ishlab chiqish, joriy etish va saqlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi. Umumrossiya tasniflagichlari texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlar.

Rossiya Federatsiyasi hukumati va federal ijro etuvchi hokimiyat organlari ijro etuvchi hokimiyat organlarida hujjatlar bilan ta'minlashni tashkil etish, tegishli normativ-huquqiy hujjatlarni ishlab chiqish uchun javobgardir.

Davlat va munitsipal hokimiyat organlarida ish yuritishni tartibga solish uchun turli xil qonunlar qo'llaniladi:

✓ 2004 yil 27 iyuldagi 79-FZ-sonli Federal qonuni (2014 yil 31 dekabrdagi tahrirda) «Davlat to'g'risida» davlat xizmati Rossiya Federatsiyasi";

✓ 2007 yil 2 martdagi 25-FZ-sonli Federal qonuni (2015 yil 30 martdagi tahrirda) «To'g'risida» kommunal xizmat Rossiya Federatsiyasida";

✓ "Davlat va kommunal xizmatlar ko'rsatishni tashkil etish to'g'risida" 2010 yil 27 iyuldagi 210-FZ-sonli Federal qonuni;

✓ "Rossiya Federatsiyasi fuqarolarining murojaatlarini ko'rib chiqish tartibi to'g'risida" 2006 yil 2 maydagi 59-FZ-sonli Federal qonuni;

✓ "Tizim to'g'risida" 2003 yil 27 maydagi 58-FZ-sonli Federal qonuni davlat xizmati Rossiya Federatsiyasi";

✓ 2007 yil 2 oktyabrdagi 229-FZ-sonli Federal qonuni (2011 yil 6 dekabrdagi tahrirda) "Ijro protsesslari to'g'risida";

✓ 1994 yil 29 dekabrdagi 77-FZ-sonli "Hujjatlarni majburiy depozit qilish to'g'risida" Federal qonuni.

Normativ xarakterdagi qonun hujjatlari Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarorlari shaklida chiqariladi va majburiydir. Normativ xususiyatga ega bo'lmagan operativ va boshqa dolzarb masalalar bo'yicha aktlar Rossiya Federatsiyasi Hukumatining buyruqlari shaklida chiqariladi. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining normativ-huquqiy hujjatlari federal qonunlar, Rossiya Federatsiyasi Prezidentining ko'rsatmalari va farmoyishlari, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarorlari va farmoyishlari, shuningdek federal qonunlar asosida va ularni bajarish uchun chiqariladi. o'z vakolatlari doirasida ijro etuvchi hokimiyat organlari.

Normativ-huquqiy hujjatlarni davlat ro'yxatidan o'tkazish Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligi tomonidan amalga oshiriladi Davlat reestri federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining normativ-huquqiy hujjatlari. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlari normativ-huquqiy hujjatlarni ijro uchun yuborishlari mumkin davlat ro'yxatidan o'tkazish, faqat ular ro'yxatga olinganidan va rasmiy nashr etilganidan keyin.

Hujjatlashtirish masalalariga to'liq yoki qisman ta'sir ko'rsatadigan va ish yuritishni tashkil etishga, ijro etuvchi hokimiyat organlarida ofis boshqaruvi xizmati xodimlarining ishini tartibga solishga ta'sir qiluvchi federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining ayrim hujjatlarini ko'rib chiqaylik.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-sonli "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida" gi qaroriga o'zgartirishlar kiritilgan. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi qarori N 356. Hukumat qarori bilan tasdiqlangan qoidalar boshqaruv hujjatlari tafsilotlari tarkibini o'z ichiga oladi, lekin ular ofis boshqaruvi texnologiyasi masalalarini aks ettirmaydi. Hujjat federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining ish yuritish xizmatlari, federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish sohasidagi normativ hujjatlarni ishlab chiqishda ishtirok etadigan boshqaruvni hujjatlashtirish sohasidagi mutaxassislar uchun mo'ljallangan.

Rosarxivning 2009 yil 23 dekabrdagi 76-sonli "Federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha uslubiy tavsiyalarni tasdiqlash to'g'risida" gi buyrug'i. Ko'rsatmalar federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining ish yuritish xizmatlari, ish yuritish sohasidagi me'yoriy hujjatlarni ishlab chiqishda ishtirok etadigan boshqaruvni hujjatlashtirish sohasidagi mutaxassislar uchun mo'ljallangan.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 1995 yil 27 dekabrdagi 1268-sonli qarori (2006 yil 14 dekabrdagi tahrirda) "Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbini takrorlash bilan muhrlar va blankalarni ishlab chiqarish, ulardan foydalanish, saqlash va yo'q qilishni tartibga solish to'g'risida" Federatsiya”. Qaror bilan hujjatlarda muhr va shtamplardan foydalanish tartibi, ularning shakllari, o‘lchamlari va rekvizitlari belgilandi.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 1997 yil 13 avgustdagi 1009-sonli "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining normativ-huquqiy hujjatlarini tayyorlash va ularni davlat ro'yxatidan o'tkazish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida"gi qarori federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining normativ-huquqiy hujjatlarining tarkibini belgilaydi; ularni tayyorlash va nashr etish tartibi.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2005 yil 15 apreldagi 222-sonli (2012 yil 31 yanvardagi tahririda) "Telegraf aloqasi xizmatlarini ko'rsatish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori ro'yxatga olish tartibini belgilaydi. har xil turlari telegramma.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2005 yil 15 apreldagi 221-sonli "Pochta aloqasi xizmatlarini ko'rsatish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori, xususan, pochta jo'natmalarida manzillarni yozish qoidalarini o'rnatdi.

Rahbarlar, mutaxassislar va boshqa xodimlarning lavozimlari uchun malaka ma'lumotnomasi (Rossiya Mehnat vazirligining 1998 yil 21 avgustdagi 37-sonli qarori bilan tasdiqlangan). Katalog shunday normativ hujjat. Malakaviy xarakteristikalar asosida ular ishlab chiqiladi ish tavsiflari muayyan xodimlar uchun va yozuvlar ham amalga oshiriladi ish kitoblari xodimning lavozimi nomi bo'yicha.

Rossiya Mehnat vazirligining 2002 yil 26 martdagi 23-sonli "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining boshqaruv tuzilmalarini hujjatlashtirish bo'yicha ishlarning vaqt standartlarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 1995 yil 4 sentyabrdagi 870-sonli "Axborotni tashkil etish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori. davlat siri turli darajadagi maxfiylik." Qoidalar Rossiya Federatsiyasining 1993 yil 21 iyuldagi 5485-1-sonli "Davlat sirlari to'g'risida" gi Qonuniga muvofiq ishlab chiqilgan va davlat organlari tomonidan bajarilishi majburiy bo'lib, ularning rahbarlariga axborotni davlat sifatida tasniflash vakolati berilgan. maxfiy, maxfiylashtiriladigan ma’lumotlarning batafsil ro‘yxatini ishlab chiqishda, shuningdek boshqa davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, korxonalar, muassasalar va tashkilotlar o‘zlari egalik qiluvchi ma’lumotlar ro‘yxatiga kiritish bo‘yicha takliflar tayyorlashda.

RSFSR Hukumatining 1991 yil 5 dekabrdagi 35-sonli "Tijorat sirini tashkil eta olmaydigan ma'lumotlar ro'yxati to'g'risida" gi qarori (2002 yil 3 oktyabrdagi tahrirda). Ushbu qarorga muvofiq tasniflangan ma'lumotlarga taalluqli emas xalqaro shartnomalar tijorat siriga, shuningdek korxona faoliyati to'g'risidagi ma'lumotlarga muvofiq amaldagi qonunchilik davlat sirini tashkil etadi.

Rossiya Federatsiyasi Pensiya jamg'armasi Kengashining 1996 yil 30 avgustdagi 123-sonli "Maxfiy ma'lumotlarni tashkil etuvchi ma'lumotlar ro'yxatini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori. Masalan, Ro'yxatga muvofiq, maxfiy ma'lumotlar sug'urta mukofotlari to'lovchilarining ma'lumotlar bazalarida mavjud bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Arxiv ishini tashkil etishni tartibga soluvchi hujjatlarga quyidagilar kiradi.

Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-sonli buyrug'i "Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat organlarida saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida" organlar, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlar” (keyingi o‘rinlarda Qoidalar deb yuritiladi). Qoidalar normativ-uslubiy hujjatdir. Qoidalar hozirgi kunga asoslanadi huquqiy asos axborot, boshqaruv va arxiv ishlarini hujjatlashtirish sohasida mahalliy arxiv ishi tajribasini umumlashtirish, qo‘llashda zamonaviy yutuqlarni hisobga olish; texnik vositalar va hujjatlar bilan ishlashda axborot texnologiyalari. Ushbu Qoidalar davlat tashkilotlari arxivlariga taalluqlidir, shuningdek, Rossiya Federatsiyasi arxiv fondining davlat mulki sifatida tasniflangan hujjatlarining saqlanishi, tavsifi, hisobga olinishi va ishlatilishini ta'minlash nuqtai nazaridan barcha nodavlat tashkilotlari uchun majburiydir.

Qoidalar Rossiya Federatsiyasining 1993 yil 21 iyuldagi "Davlat sirlari to'g'risida" gi 5485-1-sonli qonuni va Rossiya Federatsiyasi Prezidentining 1995 yil 30 noyabrdagi Farmoni bilan tartibga solingan hujjatlarga nisbatan qo'llanilmaydi. 1203-son “Davlat sirlariga kiruvchi ma’lumotlar ro‘yxatini tasdiqlash to‘g‘risida”gi. Davlat tashkilotlari, davlat arxivlarini sotib olish manbalariga kiritilmagan, shuningdek nodavlat tashkilotlari o'z arxivlarini tashkil etish va faoliyatini ta'minlashda ushbu Qoidalarga amal qilishlari mumkin. Qoidalarga ilova arxiv faoliyatini taʼminlovchi hujjatlarning yagona shakllarini oʻz ichiga oladi: ish nomenklaturasi, inventar, ichki inventar, hujjatlarni yoʻq qilish uchun ajratish toʻgʻrisidagi dalolatnoma, faylni tasdiqlovchi hujjat, ishning muqovasi va boshqalar. .

Davlat muassasasi, tashkiloti, korxonasi arxivi to‘g‘risidagi taxminiy nizom (Davlat arxivining 1992 yil 18 avgustdagi 176-son buyrug‘i bilan tasdiqlangan) Davlat va nodavlat arxivlari to‘g‘risidagi nizomni ishlab chiqish uchun asos bo‘lib xizmat qiladi. davlat korxonalari.

Doimiy to'g'risidagi taxminiy ta'minot ekspert komissiyasi muassasalar, tashkilotlar, korxonalar (Federal arxivning 1995 yil 19 yanvardagi 2-son buyrug'i bilan tasdiqlangan) belgilaydi. huquqiy qoidalar ekspert komissiyasining vazifalari, ish tartibi va Iqtisodiy va iqtisodiy foydalanishga topshirish markazi bilan munosabatlari.

Rossiya Federatsiyasi Vazirligi (departamenti) Markaziy ekspert komissiyasi to'g'risidagi taxminiy nizom (Federal arxivning 1998 yil 17 martdagi 19-son buyrug'i bilan tasdiqlangan) Markaziy ekspert komissiyasining taxminiy huquqlari va funktsiyalarini, uni amalga oshirish tartibini o'z ichiga oladi. tayinlanishi, tarkibi, faoliyat doirasi hamda ekspert komissiyasi tashkilotlari to‘g‘risidagi nizomni yaratishda namuna sifatida foydalanish mumkin.

Hujjatlarni saqlash muddatlari Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-sonli “Davlat organlari faoliyati jarayonida shakllanadigan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxatini tasdiqlash to'g'risida”gi buyrug'iga muvofiq belgilanadi. , mahalliy hokimiyat va tashkilotlar, saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda.

Shuningdek, hujjatlarni saqlash muddatlarini aniqlash uchun ilmiy, texnik va ilmiy sohalarda yaratilgan standart arxiv hujjatlari ro'yxatidan foydalanishingiz mumkin. ishlab chiqarish faoliyati Rossiya Madaniyat vazirligining 2007 yil 31 iyuldagi 1182-son buyrug'i bilan tasdiqlangan saqlash muddatlarini ko'rsatadigan tashkilotlar (2011 yil 28 apreldagi o'zgartirishlar).

Axborot texnologiyalarining rivojlanishi munosabati bilan ish yuritish va arxiv ishlarini avtomatlashtirishga ta'sir qiluvchi bir qator hujjatlar qabul qilindi. Shunday qilib, 2013 yilda Butunrossiya Hujjatlar va arxiv ishi ilmiy-tadqiqot instituti (VNIIDAD) tashkilotlarning arxivlarida elektron arxiv hujjatlarini olish, hisobga olish va saqlashni tashkil etish bo'yicha tavsiyalar va hujjatlarni olish, hisobga olish va saqlashni tashkil etish bo'yicha tavsiyalar ishlab chiqdi. davlat va shahar arxivlarida elektron arxiv hujjatlari. Ushbu hujjatlarni tashkil qilishda foydalanish mumkin arxiv saqlash tashkilotlarda elektron hujjatlar.

Rossiya Federatsiyasi Prezidenti 02.07.2008 yildagi Pr-212-sonli Rossiya Federatsiyasida axborot jamiyatini rivojlantirish strategiyasini tasdiqladi.

Ushbu Strategiya maqsad, tamoyillar va asosiy yo‘nalishlarni belgilab beruvchi hujjatdir davlat siyosati axborot va telekommunikatsiya texnologiyalaridan foydalanish va rivojlantirish, fan, ta’lim va madaniyat sohasida mamlakatni axborot jamiyati yo‘lida ilgari surish.

Rossiya Federatsiyasida Axborot jamiyatini rivojlantirish strategiyasini amalga oshirishning asosiy yo'nalishlaridan biri davlat boshqaruvi va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlari samaradorligini oshirish, o'zaro hamkorlikdir. fuqarolik jamiyati va davlat organlari bilan ishbilarmonlik, davlat xizmatlarini ko‘rsatish sifati va samaradorligi, shu jumladan, elektron hukumat tizimini yaratish orqali. Rossiya Federatsiyasida elektron hukumatning shakllanishi ijtimoiy-iqtisodiy sohada va davlat organlarida axborot-kommunikatsiya texnologiyalarining keng tarqalishi tufayli mumkin bo'ldi.

2010 yilda tashkil etishda foydalanilgan standart elektron shovqin tashkilotlar o'rtasida: GOST R 53898-2010 “Elektron hujjat aylanishi tizimlari. Hujjatlarni boshqarish tizimlarining o'zaro ta'siri. Elektron xabarga qo'yiladigan talablar." Standart hujjat aylanishi tizimlari o'rtasidagi ma'lumotlarning o'zaro ta'sirini ta'minlaydigan elektron xabarning formati, tarkibi va mazmunini belgilaydi.

2010 yilda Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2010 yil 20 oktyabrdagi 1815-r-son buyrug'i bilan Rossiya Federatsiyasi davlat dasturi ". Axborot jamiyati(2011–2020).

Maqsad davlat dasturi"Axborot jamiyati (2011–2020)" - bu fuqarolar va tashkilotlarning axborot va telekommunikatsiya texnologiyalaridan foydalanishni ta'minlash orqali teng kirish axborot resurslariga, raqamli kontentni rivojlantirish, innovatsion texnologiyalarni qo‘llash, axborot jamiyatida xavfsizlikni ta’minlashda davlat boshqaruvi samaradorligini tubdan oshirish.

2010–2012 yillarda idoralararo darajada hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtiradigan bir qator normativ-huquqiy hujjatlar qabul qilindi. Shunday qilib, bugungi kunda “Elektron hukumat” dasturi muvaffaqiyatli amalga oshirilmoqda. Elektron hukumatni yaratish hujjat aylanishi va ularni qayta ishlash jarayonlari bilan bog‘liq to‘liq vazifalarni hal qilishni amalga oshiradigan umummilliy taqsimlangan davlat boshqaruv tizimini qurishni nazarda tutadi.

Ta'rifi: Elektron hukumat – butun mamlakat bo‘ylab boshqaruv jarayonlarining butun majmuasini avtomatlashtirishga asoslangan va jamiyatning har bir a’zosi uchun davlat boshqaruvi samaradorligini sezilarli darajada oshirish va ijtimoiy kommunikatsiyalar xarajatlarini kamaytirish maqsadlariga xizmat qiluvchi davlat boshqaruvi organlarining elektron hujjat aylanishi tizimidir. .

2018 yilga kelib, Rossiya Federatsiyasi Prezidentining 2012 yil 7 maydagi 601-sonli "Davlat boshqaruvi tizimini takomillashtirishning asosiy yo'nalishlari to'g'risida" gi Farmoniga muvofiq, barcha davlat xizmatlarining 70 foizi davlat xizmatlarini ko'rsatishi kerak. elektron formatda.

Ta'rifi: davlat xizmati - bu ijro etuvchi hokimiyat organining faoliyati davlat xizmati huquqiy munosabatlarning paydo bo'lishiga, o'zgarishiga yoki tugatilishiga yoki yuzaga kelishiga olib keladigan harakatlarni amalga oshirish va (yoki) qarorlar qabul qilishda ifodalangan. hujjatlashtirilgan ma'lumotlar(hujjat) fuqaro yoki tashkilotning o'z huquqlarini amalga oshirish uchun murojaati bilan bog'liq holda; qonuniy manfaatlar yoki normativ-huquqiy hujjatlar bilan ularga yuklangan vazifalarni bajarish.

Shunday qilib, hozirda normativ baza ish yuritish elektron hujjat aylanishini tartibga solish yo'lida rivojlanmoqda.

Nazorat savollari

1. "Hujjat" va "ma'lumot" tushunchalari o'rtasidagi farq nima?» ?

2. Rossiya Federatsiyasi hududida qanday yagona hujjat tizimlari ishlaydi?

3. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritishni tashkil etish qaysi organ tomonidan tartibga solinadi?

4. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritishni tashkil etish qanday normativ hujjatlar bilan tartibga solinadi?

5. Davlat hujjat aylanishi tizimini rivojlantirishning asosiy maqsad va vazifalarini ayting.

Amaliy topshiriqlar

1. "Ofis ishi" tushunchalarini solishtiring» va "hujjatlarni boshqarish". O'xshashlik va farqlarni toping.

2. Munitsipal organlar va federal ijroiya organlarini tashkil etishning asosiy maqsadlari va funktsiyalarini solishtiring.

* * *

Kitobning berilgan kirish qismi Davlat va munitsipal boshqaruvda ish yuritish asoslari (L. A. Doronina, 2018 yil) kitob hamkorimiz tomonidan taqdim etilgan -

OLIY KASBIY TA'LIM

KUZBASS IQTISODIYOT VA HUQUQIY INSTITUTI

HUQUQ FAKULTETI

GUMANITER FANLAR BO'LIMI
Nazorat ishi

Fan: "Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish"

“Davlat hokimiyati va mahalliy davlat hokimiyati organlarida ish yuritishni tashkil etish” mavzusida
To‘ldiruvchi: 303-guruh talabasi

Panshina E.Yu.

Tekshirildi:
Kemerovo, 2010 yil

Kirish……………………………………………………………………………………..3.

1. Hujjatlar aylanish organi faoliyati uchun asos sifatida……………….5

2. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning rus modeli………………………………………………………………..7.

3. Hujjatlarni avtomatlashtirishga yondashuvni tanlash………………………10

4. Elektron hujjat aylanishini tashkil qiluvchi tizimlar……………….…..12

5. Rasmiy hujjatlarning hujjat aylanishi………………………..…..14

6. Davlat organlari o‘rtasida hujjatlar almashinuvini avtomatlashtirish…………18

7. Turli darajadagi hokimiyat organlari uchun EDD tizimlari………………………20

8. uchun yechim mahalliy hokimiyat o‘zini-o‘zi boshqarish…………………………….21

Xulosa………………………………………………………………23

Foydalanilgan adabiyotlar ro‘yxati…………………………………………………..25
Kirish.

Ofis jarayonlarini avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishini tashkil etish zarurati bugungi kunda Rossiya Federatsiyasining deyarli barcha tarkibiy tuzilmalarida davlat organlari va mahalliy hokimiyat organlari tomonidan tan olingan. Ammo bu ehtiyojni tushunish bilan bir qatorda bir qator savollar tug'iladi, ularga javob olmasdan, loyihalarni amaliy amalga oshirishga o'tish mumkin emas.

Tizimni amalga oshirishni qaerdan boshlash kerak? Qanday qilib butun loyihani bosqichlarga bo'lish kerak, shunda amalga oshirish samarasi birinchi bosqichdan keyin aniq bo'ladi va har bir keyingi bosqichda kuchayadi? Mavjud texnik vositalardan qaysi biri birinchi navbatda yangilanishi kerak va nimani kutish mumkin? Muayyan hududning realliklaridan kelib chiqib, yillar bo‘yicha ajratilgan byudjetda qanday moliyaviy resurslar ko‘rsatilishi kerak?

Aslida, bu savollarning barchasi rejalashtirilgan moliyalashtirishni hisobga olgan holda bir necha yil oldin loyihani amalga oshirishning vakolatli rejasini tuzish bilan bog'liq. ishlab chiqarish ehtiyojlari, texnik jihozlash va texnik parkni rejalashtirilgan modernizatsiya qilish.

Muhandislar, dizaynerlar, ishlab chiqarish menejerlarining ishi

Ko'p vaqt turli xil narsalarni o'rganish, tahlil qilish va to'plashga bag'ishlangan

Hujjatlar. Ayniqsa, katta qiyinchiliklar, qoida tariqasida, qachon paydo bo'ladi

Rivojlanish ishlab chiqarish hujjatlari, bu birinchi navbatda etishmasligi bilan bog'liq maxsus bilim kompilyatorlardan. Hujjatlarni rasmiylashtirish va ulardan foydalanish jarayonlarida samarasiz vaqtni bartaraf etish rasmiylashtirish va ijodkorlikning oqilona kombinatsiyasini talab qiladi va bu, mualliflarning fikriga ko'ra, bir tomondan,

Hujjat mualliflarini eng ko'p tanishtirish umumiy qonunlar boshqa tomondan, hujjatlarni idrok etish va bu asosiy vazifa - shakllantirish va tizimlashtirish umumiy qoidalar va asosiy hujjatlarni rasmiylashtirish standartlari.

Maqsad sinov ishi o'rganish hisoblanadi nazariy asoslar davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishni tashkil etish.

Sinov maqsadiga ko'ra ishda quyidagilar belgilanadi: vazifalar:

Hujjat aylanishi tushunchasini aniqlang;

Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning Rossiya modelini ko'rib chiqing;

Turli darajadagi davlat organlari uchun EDD tizimlarini aniqlash;

Davlat organlari o‘rtasida hujjatlar almashinuvini avtomatlashtirishni ko‘rib chiqaylik.
1. Hujjat aylanishi davlat organi faoliyatining asosi sifatida.

Federal ijro etuvchi hokimiyat organida ish yuritish Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477.1-son qarori bilan tasdiqlangan federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalariga muvofiq amalga oshiriladi. organ arxiv ishi sohasidagi federal ijroiya organi bilan kelishilgan holda ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar beradi. Ushbu Qoidalar davlat sirlarini o'z ichiga olgan hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga tatbiq etilmaydi.

Hujjatlar blankalarda (A4 yoki A5 formatidagi standart qog'oz varaqlari) yoki elektron hujjatlar shaklida tuziladi va rekvizitlarning belgilangan tarkibi, ularning joylashuvi va dizayni bo'lishi kerak. Shakllarning namunalari ijro etuvchi hokimiyat rahbarining buyrug'i bilan tasdiqlanadi.

Barcha hujjatlar kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarga bo'linadi. Kiruvchi hujjatlar dastlabki ishlov berish, ro'yxatdan o'tkazish, ofis boshqaruvi xizmatida dastlabki ko'rib chiqishdan o'tadi, ko'rib chiqish uchun rahbariyatga o'tkaziladi va keyin ijrochilarga o'tadi. Bajarilgandan so'ng, hujjatlar fayllarga joylashtiriladi.

Har bir organ o'zining hujjat fondini shakllantiradi. Tashkilot ishlarining nomenklaturasi tegishli federal davlat arxivining ekspert tekshirish komissiyasi bilan kelishilgan holda amalga oshiriladi. Doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash holatlari arxivga topshiriladi. Qarorda elektron hujjatlar bilan ishlash tartibi belgilandi.

"Hujjatlar oqimi" atamasi hozirda juda keng qo'llaniladi va deyarli har bir axborot tizimining tavsifida uchraydi. Hujjat aylanishini avtomatlashtirish ko'plab tizimlar tomonidan amalga oshiriladi va ularning har biri "hujjat aylanishini avtomatlashtirishga integratsiyalashgan yondashuv" deb da'vo qiladi. Shu bilan birga, tizimlarning xilma-xilligi juda keng: omborlarni hisobga olish tizimlaridan nazorat qilish dasturlarigacha texnologik jarayonlar.

Ushbu ishda "hujjatlar aylanishi", "ofis ishi" atamalari va boshqalar. faqat davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlari faoliyatini tashkil etish nuqtai nazaridan ko'rib chiqiladi. Shunga ko'ra, atamalar faqat davlat organlari faoliyatiga nisbatan qo'llaniladigan milliy qoidalardan foydalangan holda talqin qilinadi.

Ta'rifga ko'ra (GOST R 51141–98) hujjat aylanishi - bu "hujjatlarning tashkilotdagi harakati, ular yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi yoki jo'natilishi tugaguniga qadar", ya'ni butun to'plamning to'liq hayot aylanishi. tashkilotdagi hujjatlar arxivga topshirilgunga qadar yoki yo'q qilish uchun.

Xuddi shu manbaga ko'ra, ish yuritish yoki "boshqaruvni hujjatlashtirish" "hujjatlashtirish va rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil qilishni ta'minlaydigan faoliyat sohasi" degan ma'noni anglatadi. Ya'ni, ish yuritish rasmiy hujjatlar aylanishini yuritish va nazorat qilishning tashkiliy mexanizmlari majmuidir. Biroq, 2000 yil 27 noyabrdagi "Federal ijro etuvchi organlarda ish yuritish bo'yicha standart yo'riqnoma" da ish yuritish funktsiyalari endi faqat rasmiy hujjatlar aylanishini tartibga solish bilan cheklanmaydi. Bu bizga ofisni avtomatlashtirish tizimlari nafaqat ro'yxatdan o'tgan (rasmiy) hujjatlar aylanishini, balki hujjatlar loyihalarini ham nazorat qilishi kerakligini ta'kidlash imkonini beradi.
2. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning rus modeli.

Rossiyada, milliy miqyosda, bir bor edi yagona texnologiya boshqaruv hujjatlari bilan ishlash, boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi (GS DOU) deb ataladi. Hujjatlar bilan ishlash texnologiyasining tafsilotlari bo'yicha ham, tarqatish ko'lami bo'yicha ham rus ish yuritish boshqa mamlakatlarda o'xshashi yo'q. Va agar G'arbda ofisni avtomatlashtirishning rivojlanishi hujjatlarni boshqarish texnologiyalarini rivojlantirishni rag'batlantirsa, Rossiyada, qoida tariqasida, biz institutsional ish yuritishning an'anaviy tarzda tashkil etilgan texnologiyasini avtomatlashtirish haqida gapiramiz.

Xususiyatlari qanday " Rus modeli» ofis ishi? Eng ajoyib uchta afzallik bor: 2

Hujjatni qabul qilgan paytdan boshlab nazorat qilish;

Markazlashtirish nazorat funktsiyalari;

Hujjat aylanishining yagona standartlari.

Hujjatlar bilan ishlashning g'arbiy usullaridan farqli o'laroq, in Rus amaliyoti hujjat organga kelib tushgan paytdan boshlab nazoratga olinadi. Ichki yoki chiquvchi hujjatlar "tug'ilgandan" keyin darhol nazoratga olinadi - ya'ni tasdiqlash. Shu bilan birga, hujjatlarning ulanishi nazorat qilinadi - agar bitta hujjat boshqa hujjat bo'yicha qabul qilingan qarorni amalga oshirish natijasida paydo bo'lgan bo'lsa. Bularning barchasi davlat organi yoki mahalliy hokimiyat tomonidan qabul qilingan har qanday hujjatning yo'lini ishonchli kuzatish imkonini beradi - axir, biron bir ro'yxatdan o'tgan hujjat izsiz yo'qolmaydi.

Hujjat aylanishi ustidan nazoratni maksimal darajada markazlashtirish, hujjat birinchi navbatda rahbariyatga xabar qilinishini va shundan keyingina xizmat ierarxiyasiga muvofiq qarorlarni qabul qilib, bevosita ijrochilarga o'tishini nazarda tutadi.

"Rossiya modeli" ning yana bir muhim xususiyati - faoliyat sohasidan qat'i nazar, tashkilotlarda boshqaruv hujjatlari bilan ishlashning yagona va batafsil qoidalarining mavjudligi. Ish yuritish xizmatlarining barcha faoliyati - ekspeditsiyalar, idoralar, nazorat guruhlari - jurnallar, fayl kabinetlari va hisobot shakllarini to'ldirish qoidalariga qadar tartibga solinadi.

Davlat organlarida hujjat aylanishi bo‘yicha bunday batafsil me’yoriy-huquqiy hujjatlar mavjudligini hisobga olsak, u yoki bu xorijiy dasturiy ta’minotni prinsipial yangi texnologiyani moslashtirmasdan joriy etish haqiqatga to‘g‘ri kelmaydi. Bunday holda, zamonaviy axborot texnologiyalaridan foydalangan holda an'anaviy ofis ishlarini avtomatlashtirish haqida gapirish mumkin.

An'anaviy ofis ishi qog'oz hujjat aylanishini qo'llab-quvvatlaydigan ko'plab jurnallar va / yoki fayl kabinetlarini saqlashni o'z ichiga oladi. Va aynan shu fayl kabinetlariga xizmat ko'rsatish ofisni avtomatlashtirishning asosiy ob'ekti hisoblanadi. Shu bilan birga, avtomatlashtirilgan tizimga kartani hujjatning elektron tasviri (matn va hatto tasvir, ovoz va video) bilan bog'lash imkoniyatini qo'shishga hech narsa to'sqinlik qilmaydi. Bu elektron hujjat aylanishiga o‘tish uchun texnologik shart-sharoit yaratadi. Elektron hujjat aylanishiga o‘tish, o‘z navbatida, shakllanish uchun zarur shart-sharoit yaratadi elektron arxivlar taqdimotning turli shakllarida turli hujjatlar bo'yicha ma'lumotnoma va tahliliy ishlarning samarali mexanizmlari bilan.

Boshqa tomondan, kompyuter tarmog'idan foydalanish hujjatlar aylanishi ustidan markazlashtirilgan nazoratni saqlab, turli ofis funktsiyalarini markazsizlashtirish uchun sharoit yaratadi. Siz, masalan, bo'limlarga va hatto alohida xodimlarga hujjatlarni mustaqil ravishda ro'yxatdan o'tkazishga ruxsat berishingiz va shu bilan birga ularning o'tishini markaziy ravishda nazorat qilishingiz mumkin. Bundan tashqari, jug'rofiy jihatdan olis organlarni bog'laydigan tarmoqning mavjudligi hujjatlar aylanishini markazlashtirilgan nazorat qilish imkonini beradi, bunga sof qog'oz texnologiyasi doirasida erishib bo'lmaydi.

Hujjat aylanishining rus modeli nafaqat boshqaruv jarayonlariga zamonaviy yondashuvlarga to'liq mos keladi, balki hujjat aylanishining G'arb modellaridan sezilarli darajada ustundir. Haqiqatan ham, rus modelida hujjatlarning yo'qolishi faqat sabab bo'lishi mumkin to'g'ridan-to'g'ri buzish ofis ishlari bo'yicha ko'rsatmalar.
3. Hujjatlarni avtomatlashtirishga yondashuvni tanlash.

Davlat hokimiyati va mahalliy o‘zini o‘zi boshqarish organlarining hujjat aylanishini avtomatlashtirish zarurati bugun hammaga ayon.

Qog'oz jurnallari va ish yuritish kabinetlaridan foydalangan holda ish yuritish bir necha sabablarga ko'ra davlat xizmatchilarining samaradorligini oshirish talablariga mos kelmaydi.

Hujjatlar va ularni bajarish jarayoni to'g'risidagi ma'lumotlar tashkilot va uning tarkibiy bo'linmalarining fayl tizimida tarqatiladi. Shu sababli, korxonada hujjatlar bilan ishlash bo'yicha ma'lumot olish, heterojen va markazlashtirilmagan fayl kabinetlaridan ma'lumotlarni qidirish va qayta ishlashni talab qiladi.

Hujjat fayllari odatda ijrochilardan ajratiladi. Ular hujjatlarning holati haqida to'liq bo'lmagan va sekin ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Ko'p sonli qog'oz hujjatlarni ko'paytirish va ko'chirish, ko'plab va takroriy jurnallar va ish yuritish kabinetlarini yuritish katta miqdordagi samarasiz mehnat xarajatlariga olib keladi.

Biroq, davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarining hujjat aylanishiga radikal, inqilobiy yondashuvlar juda xavflidir. Bu nafaqat amalga oshirish muddatlarini o'tkazib yuborishga, balki jiddiy boshqaruv muammolariga ham olib kelishi mumkin.

Microsoft o'z hamkorlari bilan birgalikda davlat organlari va mahalliy hokimiyat organlarining hujjat aylanishini tashkil etish sohasida ikki bosqichli dasturiy va uslubiy yechimlarni taklif etadi: 3

Avtomatlashtirilgan ofis ishlari qog'oz hujjat aylanishi uchun;

Elektron hujjat aylanishi va ish yuritish.

Bunday bosqichma-bosqich yondashuv davlat hokimiyati va boshqaruvi organlari faoliyati samaradorligini muammosiz oshirish, uning faoliyatini tartibsizliklar ehtimolini bartaraf etish imkonini beradi. Qog'oz hujjat aylanishi uchun avtomatlashtirilgan ish yuritish qisqa muddatda davlat organlari va mahalliy davlat hokimiyati organlarida hujjat aylanishini avtomatlashtirishning asosiy yondashuvidir.

Hokimiyat tomonidan qayta ishlanadigan, shu jumladan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda uzatiladigan hujjatlar ikki shaklga ega - an'anaviy ravishda qog'oz va elektron. Bu simbioz haqiqatning natijasidir zamonaviy vositalar hujjatlarni tayyorlash hujjatlarni saqlashning elektron shaklini nazarda tutadi, me'yoriy-huquqiy baza va belgilangan muomala qoidalari esa qog'oz shaklini nazarda tutadi. Shuningdek, qog'oz hujjatlarni saqlash foydasiga eng muhim dalil ular bilan ishlashning beqiyos qulayligidir. Qoidalar va odatlar zamonaviy axborot texnologiyalari imkoniyatlaridan ancha sekin o'zgaradi.

Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida, ko'rinishidan, uzoq vaqt davomida hujjatlarni elektron shaklda qayta ishlashda qog'oz nusxalarini yaratishni talab qiladigan operatsiyalar saqlanib qoladi. Qoida tariqasida, menejerlar qog'oz hujjatlar bilan ishlashni afzal ko'rishadi. Bundan tashqari, hozircha davlat organlari o‘rtasida rasmiy hujjatlar almashinuvi va ularni davlat arxivlariga topshirish ham qog‘oz shaklida amalga oshirilmoqda.

Elektron hujjat aylanishi va ish yuritish (EDF) - bu hozirgi siyosiy va iqtisodiy vaziyat tomonidan samaradorlikka qo'yiladigan zamonaviy talablarga texnologik javob. Rossiya hukumati davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish. G'arbiy davlat organlarida uni amalga oshirish tajribasi va uning yirik, progressiv Rossiya tijorat tuzilmalarida ishlashi misollari EDD foydasiga gapiradi.
4. Elektron hujjat aylanishini tashkil qiluvchi tizimlar.

Yuqorida aytib o'tilganidek, elektron hujjat aylanishi hujjatlar bilan ishlashning yangi texnologiyalari majmuidir. Amaldagi texnologiyalar turli xil hujjatlarni qayta ishlash operatsiyalarini ta'minlaydigan tizimlarning "uzluksiz" o'zaro ta'sirini tashkil qilish imkonini beradi. Birinchi navbatda bunday texnologiyalarga quyidagilar kiradi: 4

Qog'oz kiruvchi hujjatlarni taqdimotning to'liq elektron shakliga aylantiradigan matnni aniqlash texnologiyalari;

Qo'lda yozilgan imzoning elektron analogi;

Ma'lumotlarni uzatish vositalari;

Elektron axborotni saqlash vositalari.

Ro'yxatda keltirilgan texnologiyalar turli funktsiyalarni bajaradigan quyi tizimlarga bir-birini organik ravishda to'ldirishga imkon beradi. Bunday o'zaro hamkorlik davlat xizmatchilarining hujjatlar bilan ishlash samaradorligini keskin oshirishi mumkin.

Elektron hujjat aylanishi barcha hujjatli tizimlarni axborot markaziga integratsiyalashgan holda davlat organida yagona axborot makonini yaratish imkonini beradi. Integratsiya hujjatlar bilan ishlash sifatini yo'qotmasdan, rus ish yuritish an'analarini saqlagan holda amalga oshiriladi. Bunday integratsiyaning asosini ishonchli hujjatlarni saqlash va u bilan o'zaro aloqada bo'lgan hujjatlarni boshqarish tizimlari tashkil etadi. Barcha qayta ishlangan hujjatlar yagona omborda saqlanadi, bu materiallarni tayyorlashda ma'lumotlarni optimal qidirish va tanlash imkonini beradi. Hozirgi vaqtda ko'pgina hokimiyat va mahalliy hokimiyatlarda ko'plab operatsiyalar kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda amalga oshirilmoqda. Avtomatlashtirish tizimining vazifasi hujjat matnlari bo'yicha samarali jamoaviy ishlarni tashkil etish va har bir davlat xizmatchisiga ularning faoliyatini qo'llab-quvvatlash uchun boy axborot maydonini taqdim etishdan iborat.
5. Rasmiy hujjatlarning hujjat aylanishi.

Elektron hujjat aylanishi texnologiyalarini ishlab chiqishda asosiy maqsad qog'oz hujjat aylanishi va jurnal-karta idorasini boshqarish qoidalari va usullarining maksimal uzluksizligiga erishish edi, bu an'anaviy texnologiyalardan zamonaviy texnologiyalarga og'riqsiz o'tish imkonini beradi.

Ofisni boshqarish tizimi davlat hujjatlarining yagona omborida saqlanadigan hujjatlarni qayta ishlaydi. Bu sizga qayta ishlangan hujjatlarni kiritish imkonini beradi rasmiy hujjat aylanishi, davlat hokimiyati organlarining yagona axborot maydoniga.

Elektron hujjat aylanishi texnologiyasi quyidagi tizim funksiyalari bilan quvvatlanadi: 5

Elektron pochta yoki Internet portali orqali yuborilgan, shu jumladan elektron shaklda taqdim etilgan kiruvchi hujjatlarni avtomatlashtirilgan tarzda ro'yxatdan o'tkazish raqamli imzo(EDS) va kriptografik himoya;

O'rnatilgan OCR texnologiyasidan foydalangan holda qog'oz hujjatlarni skanerlash va tanib olish;

Ro'yxatga olish kartasiga (RCh) istalgan formatdagi fayl(lar) ko'rinishidagi hujjatning elektron tasvirini biriktirish;

Hujjatning elektron tasvirining biriktirilgan fayllariga kirish huquqlarini farqlash;

Har bir mansabdor shaxsga - hujjatlarni rasmiylashtirish jarayoni ishtirokchisiga o'zining shaxsiy virtual kabineti bilan ta'minlash, bu mansabdor shaxsga faqat uning vakolatiga kiruvchi hujjatlardan foydalanish imkoniyatini ta'minlash;

Hujjatlar loyihalarini kelishish (ko'rib chiqish) jarayonini ta'minlash;

Elektron hujjatlarni to'liq matnli va atributli qidirish, shu jumladan masofadan turib to'liq matnli qidiruv;

Elektron pochta orqali jo'natish yoki organning Internet-portalida elektron chiquvchi hujjatlarni e'lon qilish (har qanday usuldan foydalangan holda). Elektron pochta, MAPI-ni qo'llab-quvvatlaydigan), sertifikatlangan vositalar yordamida raqamli imzo va shifrlash bilan himoyalangan;

Ishlarni shakllantirish va ro'yxatga olish, ya'ni. bajarilgan hujjatlarni ishlar nomenklaturasiga muvofiq ishlarga guruhlash va ish doirasidagi hujjatlarni tizimlashtirish;

Elektron hujjatlar va davlat ishlarini arxivda saqlash.

Tizimda buxgalteriya hisobining asosiy birligi RC hujjati bo'lib, uning tafsilotlari to'liqligi turli xil ma'lumotlar bo'limlari bo'yicha statistik va tahliliy hisobotlarni yaratish imkoniyatini va qidiruvning qulayligini ta'minlaydi.

Bunday holda, RK rekvizitlarining asosiy to'plami har bir hujjatlar guruhi uchun belgilangan qo'shimcha rekvizitlarning ixtiyoriy to'plami bilan kengaytirilishi mumkin. Qozog'iston Respublikasining qo'shimcha ma'lumotlaridan foydalanib, siz hisobotlarni yaratishda asosiy ma'lumotlar bilan bir qatorda ma'lumotlarni qidirishingiz va tanlashingiz mumkin. Elektron kirish hujjati olingandan so'ng uni ro'yxatdan o'tkazish avtomatik ravishda amalga oshiriladi. Ikki EDD tizimi o'rtasida almashish natijasida olingan hujjat uchun Rossiya Federatsiyasi tafsilotlarining aksariyati avtomatik ravishda yaratiladi. Hujjatning elektron tasviri Qozog'iston Respublikasiga ilova qilingan. Shu bilan birga, elektron raqamli imzo va kriptografik himoya bilan jihozlangan hujjatning shaxsi tekshiriladi. Agar kiruvchi hujjat qog'oz ko'rinishida kelgan bo'lsa, matnni optik aniqlash paketi tizim muhitidan chaqiriladi va uning elektron tasviri olingandan so'ng, hujjat Qozog'iston Respublikasiga bir vaqtning o'zida ilova qilingan holda ofisni boshqarish tizimiga qaytariladi. Hujjat faylini biriktirgan tizim foydalanuvchisi faylga kirish huquqlarini xavfsizlik darajasida, shuningdek tahrirlashdan himoya qilish (himoyani bekor qilish) o'rnatadi.

Agar elektron shaklda bajarish va saqlash uchun mo'ljallangan nisbatan katta hajmdagi qog'oz hujjatlarni tarjima qilish zarur bo'lsa, "Oqimlarni ro'yxatga olish" opsiyasidan foydalanish taklif etiladi. Bunday holda, Qozog'iston Respublikasida hujjat to'g'risidagi ro'yxatga olish ma'lumotlarini kiritgandan so'ng, oqimni ro'yxatga olishning avtomatlashtirilgan ish stantsiyasidan (AWS) foydalanuvchi tizim tomonidan tayinlangan ichki tizim raqamiga mos keladigan shtrix-kodning birinchi varag'ida chop etadi. ro'yxatdan o'tgan hujjatga. Shundan so'ng, hujjatlar, tasodifiy tartibda, turli oqimlarni ro'yxatga olish ish stantsiyalaridan yuqori tezlikda ishlaydigan skaner bilan jihozlangan skanerlash ish stantsiyasiga keladi. Hujjatlarning skanerlangan elektron tasvirlari ma'lumotlar bazasiga kiradi va shtrix-kod olish texnologiyasi tufayli tegishli hujjatlarni ro'yxatga olish kartalariga biriktiriladi.

Ro'yxatga olingandan so'ng, RCh ilova qilingan hujjat bilan tarmoq orqali hujjatning bajarilishi to'g'risida qaror qabul qilish uchun mas'ul mansabdor shaxsga, so'ngra qabul qilingan qarorning rekvizitlariga muvofiq hujjat ijrochilariga yuboriladi. Shu bilan birga, har bir rahbar yoki ijrochiga ma'lum huquqlar berilgan bo'lib, ular hujjatlar bilan ishlashni stol ustidagi an'anaviy ishlarga imkon qadar yaqinroq tashkil etishni ta'minlashga imkon beradi, ular bo'yicha hujjatlar faqat ushbu xodimning vakolatiga kiradi. va bajarilish boshlanishini kutayotgan (Qabul qilingan papkada) papkalarga joylashtiriladi. , yoki xodim tomonidan bajarish uchun qabul qilinadi (Ijro to'g'risida papkada) yoki bajarish muddatini ko'rsatgan holda bo'ysunuvchilarga topshiriladi (Postda). Boshqaruv papkasi).

Elektron hujjatlar bilan ishlashda kerakli hujjatning to'liq matnli va atributli kombinatsiyalangan qidiruvi, shu jumladan tizimlarning hujjatlar ma'lumotlar bazasiga veb-saytga kirishdan foydalanish ta'minlanadi.
Standart texnologiyadan foydalangan holda chiquvchi va ichki hujjatlar matnlari (tasvirlari) bo‘lgan fayllar Qozog‘iston Respublikasiga ham ilova qilinadi. Qozog‘iston Respublikasi rekvizitlari ilova qilingan chiquvchi hujjat elektron raqamli imzo bilan himoyalanishi, shifrlanishi va adresatga uzatilishi mumkin.

Shunday qilib, aloqa liniyalari orqali qabul qilingan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish imkoniyati bilan birgalikda korporativ elektron hujjat aylanishi ta'minlanadi. Bajarilgan hujjatlar fayllarga jamlanadi va arxivga saqlash uchun topshiriladi.
6. Hokimiyat organlari o'rtasida hujjat almashinuvini avtomatlashtirish.

Hozirgi vaqtda ko'plab davlat idoralari allaqachon merosdan foydalanmoqda avtomatlashtirilgan tizimlar hujjat boshqaruvi. Ular turli xil dasturiy ta'minot va apparat bazalarida qurilgan. Ulardan ba'zilari Microsoft hamkorlari tomonidan taqdim etilgan (jumladan, Elektron Office Systems kompaniyasidan yuqorida tavsiflangan Delo tizimi) zamonaviy texnologiyalar asosida amalga oshirilgan. Bundan tashqari, MS DOS va boshqa platformalarga asoslangan oldingi avlod tizimlarining katta qismi hali ham qo'llanilmoqda. Yaqin kelajakda barcha davlat organlarida tizimlarni birlashtirish siyosiy (Federatsiya sub'ektlari va mahalliy davlat hokimiyati organlarining huquqlari), ham amaliy nuqtai nazardan mumkin emas. Amalga oshirish, ayniqsa, mavjud tizimlarni almashtirish ancha uzoq, qiyin va qimmat jarayondir.

Bunday vaziyatda, kirish/chiqish xabarlarining turli formatlariga osongina moslasha oladigan va turli tizimlarni ulash imkonini beradigan idoralararo hujjat almashinuvi vositalarini ishlab chiqish tabiiy yechim hisoblanadi.

Elektron hujjatlar almashinuvi to'g'ri ta'minlanishi kerak. Hujjatlar mualliflik va hujjat mazmunining o'zgarmasligini, ayrim hollarda esa yopiqligini kafolatlovchi elektron imzo bilan ta'minlanishi kerak. kriptografik vositalar yordamida ruxsatsiz kirishdan.

Har bir tashkilotda hujjatlar almashadigan ko'plab muxbir tashkilotlari mavjud va ularning barchasi turli xil xabar formatlariga va hatto tarmoqlarga ega bo'lishi mumkin. Ayrim tashkilotlarning tizimlarini almashishni tashkil etish uchun zarur bo'lgan xizmat ma'lumotlarini doimiy qo'llab-quvvatlash funktsiyasi bilan yuklash maqsadga muvofiq emas. Hujjat almashinuvini “hamma hamma bilan” tamoyili bo‘yicha emas, balki “yulduz” tamoyili bo‘yicha – Hujjat almashish markazlari (DEC) asosida qurish mantiqan to‘g‘ri.
Ma'lumotlar markazlari quyidagi funktsiyalar to'plamini bajarishi mumkin: 6

Kiruvchi va chiquvchi hujjatlar formatlarini o'zgartirish va muvofiqlashtirish;

Manzil ma'lumotlar bazalarini qo'llab-quvvatlash va hujjatlarni etkazib berish yo'nalishlarini hisoblash;

Hujjatlarni kafolatli yetkazib berish;

Hujjatlarni qo'shimcha arxivlash;

Kataloglarni qo'llab-quvvatlash va sinxronlashtirish.

Xabar almashish markazlari yopiq va infratuzilmasini qo'llab-quvvatlovchi sertifikat organlari rolini ham o'z zimmalariga olishlari mumkin umumiy kalitlar, birjada ishtirok etuvchi tashkilotlar uchun autentifikatsiya tartiblari.

Ma'lumotlar markazi bilan integratsiya qilish uchun eski korporativ tizimlar, agar kerak bo'lsa, formatlarni oldindan o'zgartirish va ma'lumotlar markazi bilan almashish tartib-qoidalarini ta'minlaydigan maxsus interfeys modullari bilan to'ldirilishi mumkin.

.
7. Turli darajadagi hokimiyat organlari uchun EDD tizimlari.

Hujjat aylanishining kichik hajmiga ega bo'lgan shahar va boshqa organlar uchun yechim Ushbu toifaga to'liq huquqli EDD tizimini joriy qilish uchun etarli texnik bazaga ega bo'lmagan kichik hajmdagi hujjat aylanishiga ega bo'lgan shahar boshqaruv tuzilmalari shartli ravishda kirishi mumkin. Ular uchun yuqori tashkilot bilan to'g'ridan-to'g'ri yoki ma'lumotlar markazi orqali elektron hujjatlarni xavfsiz almashish vositalari bilan jihozlangan yagona foydalanuvchi yechimi tavsiya etilishi mumkin. Bunday yechimning foydalanuvchisi odatda tashkilotning yozuvlarini boshqarish uchun mas'ul bo'lgan xodimdir. Bunday holda, ish qog'oz hujjatlari bilan amalga oshiriladi, lekin tizim kiruvchi / chiquvchi hujjatlarni qayd qiladi, hujjatlar bo'yicha qarorlarni, faylga va arxiv saqlashga hisobdan chiqarilgan hujjatlarni qayd qiladi. Agar xodimlar soni ko'p bo'lsa, qog'oz asl nusxalari harakatining yozuvlari ham saqlanishi mumkin. Yuqori tashkilotdan elektron shaklda qabul qilingan hujjatlar qog'oz asl nusxalari kelguniga qadar darhol ro'yxatga olinadi, chop etiladi va rasmiylashtirila boshlaydi. Bosh tashkilot avtomatik ravishda hujjat ro'yxatdan o'tganligi haqida xabar oladi. Ushbu yechim quyidagilarga imkon beradi: 7

Bosh tashkilot bilan kiruvchi/chiqish hujjatlari almashinuvini tezlashtirish;

Joylashuvi noma'lum bo'lgan "yo'qolgan" hujjatlar sonini kamaytiring.

8. Mahalliy hokimiyat uchun yechim.

Ushbu toifaga shartli ravishda yiliga o'rtacha 3000 dan 10 000 tagacha hujjat aylanishiga ega bo'lgan munitsipal boshqaruv tuzilmalari, tuzilmaviy jihatdan alohida bo'linma sifatida idora yoki kotibiyat va nafaqat tashkilotlarning hujjatlari bilan, balki xatlar va murojaatlar bilan ham ishlaydigan shahar boshqaruvi tuzilmalarini kiritish mumkin. fuqarolar va korxonalar. Bunday tashkilotlar odatda mahalliy tarmoqqa ulangan shaxsiy kompyuterlarning yetarlicha parkiga ega. Ular uchun yuqori va quyi tashkilotlar bilan (to'g'ridan-to'g'ri yoki ma'lumotlar markazi orqali) elektron hujjatlarni xavfsiz almashish, axborotlashtirish portaliga ulanish vositalari bilan jihozlangan 5 dan 20 gacha bo'lgan ish stantsiyalari bilan ko'p foydalanuvchili yechim tavsiya etilishi mumkin. fuqarolar va tashkilotlardan murojaatlarni qabul qilish hamda EDD tizimi ma’lumotlariga masofaviy Internet tarmog‘iga ulanish imkoniyati yaratildi. Tizim kiruvchi/chiqaruvchi hujjatlarni roʻyxatga olishni, hujjatlar boʻyicha qarorlar, ish yuritish va arxiv saqlovidan chiqarilgan hujjatlarni hisobga olishni taʼminlashi kerak. Qog'oz asl nusxalari harakatining yozuvlari ham saqlanishi kerak.

Bunday yechim foydalanuvchilari odatda nafaqat ofis xodimlari, balki bir qator xodimlardir funktsional birliklar. Bunday tashkilotlar xodimlarining aksariyati shaxsiy kompyuterlarga ega bo'lganligi sababli, bunday yechim allaqachon ba'zi hujjatlar bilan ishlashni asosan yoki faqat elektron shaklda tashkil qilishi mumkin. Kiruvchi quti qog'oz hujjatlar raqamlashtirilishi mumkin va ular bilan keyingi barcha ishlar allaqachon elektron shaklda amalga oshirilishi mumkin. Hujjatlarni ijro etish jarayoni (qarorlarni kiritish va ijro etish) elektron shaklda ham tashkil etilishi mumkin.

Agar tashkilot Internetda doimiy foydalanish mumkin bo'lgan kanalga ega bo'lsa, EDD tizimiga masofadan kirish veb-interfeys orqali tashkil etilishi mumkin, bu ham uzoqda bo'lgan mansabdor shaxslarga, ham yuqori darajadagi tashkilotlarga ishning borishini kuzatish imkonini beradi.

Ushbu yechim quyidagilarga imkon beradi: 8

Yuqori va quyi tashkilotlar bilan hujjatlar almashinuvini tezlashtirish;

Ba'zi funktsiyalarni bo'limlarga o'tkazish orqali ish yuritish xodimlariga yukni kamaytirish;

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish samaradorligini oshirish;

Tashkil eting samarali tizim o'zaro bog'liq hujjatlarni saqlash;

Qidiruv vaqtini qisqartiring zarur hujjatlar;

Joylashuvi noma'lum bo'lgan "yo'qolgan" hujjatlar sonini kamaytiring;

Hujjatlarni bajarishda xodimlarning ishini tezlashtirish va samaraliroq qilish;

Fuqarolar va tashkilotlarning elektron shaklda (portal orqali) kelib tushgan murojaatlari bilan ishlash xarajatlarini kamaytirish;

Amalga oshirish ustidan nazoratni ta'minlash muhim hujjatlar yuqori tashkilotlardan.

Portalni ishlab chiqish va qo'llab-quvvatlash, shuningdek, EDD tizimi ma'lumotlariga masofaviy Internetga kirishni tashkil qilish uchun Internet texnologiyalari to'plamidan foydalanish mumkin. Microsoft(Internet Information Services, ASP texnologiyasi, Microsoft Index Server) va hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri ma'lumotlar bazasidan nashr qilish uchun Delo-Enterprise tizimi tomonidan taqdim etilgan API.
Xulosa.

Davlat hokimiyati organlari yoki mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish va hujjat aylanishining o'ziga xos xususiyati, boshqaruvni hujjatlashtirish tizimi sifatida, boshqaruv jarayonlarini hujjat shaklida yuz foiz aks ettirishdir. Shu sababli, ofis boshqaruvi va hujjat aylanishi jarayonlari o'zini o'zi ta'minlaydi va o'z boshqaruv tizimini talab qiladi.

Hozirda faol jarayon davom etmoqda kompyuter texnologiyalari va tarmoqlarini joriy etish davlat muassasalari, va ko'pchilikda bugungi kunga qadar erishilgan daraja hujjatlar bilan ishlashning zamonaviy texnologiyalarini joriy etish uchun etarli. Ammo buning uchun kompyuterlar va tarmoqlardan tashqari zamonaviy dasturiy echimlar to'plami kerak bo'ladi.

Rossiya Federatsiyasi ushbu sohaning ahamiyatini to'liq anglaydi, bu butun "Elektron Rossiya" Federal maqsadli dasturida va uning bir qator o'ziga xos faoliyatida aks ettirilgan.

Davlat apparati boshqaruv faoliyatining yakuniy natijasi ko'plab oraliq bo'g'inlarga bog'liq bo'lib, ulardan biri korxona boshqaruvi bo'lib, qarorlar qabul qilishda samaradorlik va moslashuvchanlikni ta'minlaydi. Keys boshqaruvi ishning barcha bosqichlarini muvofiqlashtiradi - dizayndan tortib echimlarni amaliy amalga oshirishgacha. Boshqaruv jarayoni quyidagi asosiy tipik hujjatlashtirilgan operatsiyalarni o'z ichiga oladi:

Hujjatli ma'lumotlarni yig'ish va qayta ishlash; qaror tayyorlash;

Qarorni qabul qilish va hujjatlashtirish; qarorlarni ijrochilarga etkazish;

Qarorning ijrosi; bajarilishini nazorat qilish; samaradorlik to'g'risidagi ma'lumotlarni to'plash;

Vertikal va gorizontal ulanishlar orqali ma'lumotlarni uzatish; axborotni saqlash va olish.

Boshqaruv apparati o'z vazifalarini asosan universal va vakolatli orqali amalga oshiradi tashkiliy va ma'muriy xalq xo‘jaligining barcha tarmoqlari va davlat boshqaruvi faoliyatining o‘ziga xos xususiyatlaridan qat’i nazar, yaratilgan va muomalada bo‘ladigan hujjatlar. Boshqaruv apparatida 14 milliondan ortiq kishi mehnat qilayotgani, mamlakatda yillik hujjat aylanishi qariyb 60 milliard varaqni tashkil etib, o‘sishda davom etayotganini inobatga oladigan bo‘lsak, bu boradagi ishlar samarali ekanligiga shubha yo‘q. tartibga soluvchi tartibga solish bu jarayon bor katta ahamiyatga ega. Hujjat aylanishini tartibga solish vositalaridan biri bu davlat hujjat standartlari, umumittifoq tasniflagichlari va yagona hujjat tizimlari. Ushbu va boshqa standartlar butun texnologik tsikl davomida mamlakatda hujjat aylanishini barqarorlashtirish, har bir hujjat uchun hujjat aylanishini saqlashning optimal texnologiyasini yaratish uchun tan olingan.

Boshqaruv birligi.

Foydalanilgan adabiyotlar roʻyxati:

1. M. I. Basakov. Ofis ishi. Qo'llanma talabalar uchun ta'lim muassasalari o'rtacha kasb-hunar ta'limi. [Matn] / Basakov M.I. Nashriyot uyi: Marketing, 2002. – 336 b.

2. Borodina V.V. Davlat boshqaruvi tizimida ish yuritish. [Matn] / V.V. Borodina. Nashriyot uyi: RAGS, 2008. – 376 b.

3. Kirsanova M.V. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish: darslik. qo'llanma [Matn] / M. V. Kirsanova. -Nashriyot: Infra-M:, 2004. – 256 b.- (Oliy ma’lumot)

4. Kuznetsov I.N. Boshqaruv va ofis ishlarini hujjatlashtirish. [Matn] / I. N. Kuznetsov. – M.: Yurayt, 2008. – 576 b.

5. Spivak V. A. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish. [Matn] / V.A. Spivak.- nashriyot uyi: Piter, 2008. – 256 b.

Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi. Hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlariga qo'yiladigan umumiy talablar. – M., 1991 yil

JAVOB: Ofis ishi- hujjatlarni umumiy mavzu bo'yicha birlashtirilgan holatlar/guruhlarga guruhlash. Guruhlash hujjatlarning tasdiqlangan tasnifiga muvofiq amalga oshiriladi. Hujjatlarning tasnifi tasdiqlanishi kerak Bosh direktor yil boshida. Har qanday o'zgartirish/qo'shimchalar tasdiqlanishi kerak. Hujjat ro'yxatdan o'tkazilgandan so'ng, uning asl nusxasi yoki tasdiqlangan nusxasi tegishli faylga joylashtiriladi. Agar nusxa faylga joylashtirilsa (agar asl nusxa bilan ishlash zarur bo'lsa), kimda borligi qayd etiladi bu daqiqa asl nusxasi joylashgan.

HOLDA- bu kompaniya faoliyatining muayyan masalasiga oid hujjatlar to'plami va tegishli sarlavha bilan alohida papkaga joylashtirilgan.

Ishlar bo'yicha hujjatlarni qidirishni osonlashtirish va ulardan boshqaruv maqsadlarida tezkor foydalanish uchun ishlarning nomlari ro'yxati tuziladi. ISHLARNING NOMENKLATURASI. Ishlar ro'yxati kompaniya tomonidan tasdiqlangan ish yuritish qoidalariga muvofiq tuziladi. Natijada, hujjatlar, ular bajarilganda, ular uchun nomenklatura tomonidan oldindan belgilangan hollardagina tugaydi.

Ish nomenklaturasining ikki turi mavjud - standart nomenklatura Va holatlarning aniq ro'yxati.

Ishlarning tipik nomenklaturasi ma'lum bir kompaniyaga xos bo'lgan holatlar nomlari ro'yxatini belgilaydi, masalan, standart nomenklaturada tijorat tashkiloti ishlar hujjat aylanishiga (kiruvchi, chiquvchi), ishlarni birlashtirishga muvofiq kiritilishi kerak buxgalteriya hujjatlari, kadrlar yozuvlarini boshqarish va hokazo.

Ishlarning o'ziga xos nomenklaturasi ma'lum bir korxonaning tadbirkorlik faoliyati natijasida yuzaga keladigan holatlar nomlari ro'yxati, masalan, bu rahbarlik loyihasi yoki kompaniya mijozi bilan bog'liq bo'lgan ish bo'lishi mumkin.

Ishlar ro'yxatini quyidagi ketma-ketlikda tuzish tavsiya etiladi:

• · tarkibiy bo‘linmalar ishlarining nomenklaturalari tuzilib, nomenklaturada nafaqat ishlarning nomlari, balki ularni arxivda saqlash muddatlari ham belgilanadi;
• · korxonaning ixtisoslashtirilgan bo'linmasi ishlarning jamlangan ro'yxatini tuzadi.

Jamiyatdagi ishlar jamlanma ro'yxati tasdiqlangandan so'ng, ushbu hujjat kompaniyaning barcha bo'linmalariga yuboriladi va majburiy kuchga ega bo'ladi. Nomenklaturadan tashqari biznes yuritishga yo'l qo'yilmaydi.

Ishlarning shakllanishi- bu ishlarning nomenklaturasiga muvofiq hujjatlarni muayyan ish bo'yicha belgilash va undagi hujjatlarni tizimlashtirish. Ishlarni shakllantirish hujjatlarni rasmiylashtirish joyida (kabinetda yoki kotibda) markazlashtirilgan tarzda amalga oshirilishi va quyidagi talablarga javob berishi kerak:

• · 1. Kosonda faqat JOYLASH standartlar talablariga muvofiq tuzilgan hujjatlar (asl nusxalari yoki tasdiqlangan nusxalari)..
• · 2. Quyidagi hujjatlar faylga kiritilmagan:
• - ishning nomiga mos kelmasligi;
• - noto'g'ri to'ldirilgan (qayta ko'rib chiqish uchun qaytarilgan);
• - qaytarilishi shart;
• - qoralamalar;
• - tasdiqlanmagan nusxalari.

Hujjatlar hollarga guruhlangan bir hujjatli yil. Ish ichidagi hujjatlar ma'lum bir tartibda joylashtirilgan. Hujjatlarni tartibga solishning asosiy tamoyillari quyidagilardan iborat:

· so'roq (hujjatlarda qo'yilgan masalalar bo'yicha);

xronologik (hujjat sanalari bo'yicha; doimiy va vaqtincha saqlash muddati bo'lgan hujjatlar turli fayllarga shakllantiriladi);

raqamlash (ketma-ket raqamlangan bir hil hujjatlarni guruhlash, masalan: fakturalar, kvitansiyalar va boshqalar).

Ishda ko'proq bo'lmasligi kerak 250 varaq. Agar ko'proq hujjatlar mavjud bo'lsa, unda ular yaratilgan ishning bir necha jildlari, unda jild raqami ishning qopqog'ida ko'rsatilgan.

Bajarilgan hujjatlarni saqlashga tayyorlash ish yuritish jarayonining yakuniy bosqichi hisoblanadi. Arxiv saqlash yoki yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlash amalga oshiriladi har yili ish yilining oxirida. Tanlov maxsus komissiya tomonidan amalga oshiriladi. Saqlash (saqlash muddatlarini belgilash) yoki yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlashda komissiya Rosarxiv boshlig'i tomonidan 2000 yil 10 iyunda tasdiqlangan "Tashkilotlar faoliyatida shakllantirilgan saqlash muddatlarini ko'rsatadigan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati" ga amal qilishi kerak. .

Hujjatlarni arxivda saqlash muddati ularning amal qilish muddati tugagan yildan keyingi yil boshidan hisoblanadi. Masalan, agar hujjatning amal qilish muddati may oyida tugagan bo'lsa, uni saqlash muddati keyingi yilning 1 yanvaridan boshlab hisoblanadi. Yo'q qilish uchun komissiya tomonidan tanlangan hujjatlar uchun bayonnoma tuziladi, unda yo'q qilinayotgan hujjatlarning nomlari, indekslari va matniga sarlavhalar ko'rsatiladi. Akt bosh direktor tomonidan imzolanishi kerak. Yo'q qilish uchun tanlangan hujjatlardan biznes ehtiyojlari uchun foydalanish taqiqlanadi. Ularni yoqish ham taqiqlanadi. Hujjatlar maxsus mashinalarda maydalanadi, keyin esa xom ashyo qayta ishlanadi.

2006 yil 27 iyuldagi 149-FZ-sonli "Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida" gi Federal qonunlar, 2011 yil 6 apreldagi 63-FZ-sonli "Elektron imzo to'g'risida" 2010 yil 27 iyuldagi 210-FZ-son. Davlat va kommunal xizmatlar ko'rsatishni tashkil etish to'g'risida, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-sonli "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida" 2010 yil 8 sentyabrdagi № 477-sonli qarori. 697 "Yoqilgan yagona tizim idoralararo elektron o'zaro hamkorlik", Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2011 yil 12 fevraldagi 176-r-sonli "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining ichki faoliyatni tashkil etishda qog'ozsiz hujjat aylanishiga o'tish bo'yicha chora-tadbirlar rejasini tasdiqlash to'g'risida"gi qarori.