Hujjat va jurnallar asoslari. Ofis ishi va hujjat aylanishi nima? Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish - ishni tashkil etish

Materialga qarang: joriy namunalar, mutaxassislardan eslatma diagrammalar, tayyor hujjat yo'nalishlari. Materiallar ofis ishini to'g'ri tashkil etishga va boshqaruv va nazorat qiluvchi organlar bilan muammolardan qochishga yordam beradi.

Tegishli materiallar:

Qisqacha ofis ishi nima?

Yoki hujjatlarni boshqarishni qo'llab-quvvatlash (DMS) - hujjatlar bilan ishlashning barcha bosqichlariga ta'sir qiluvchi bir qator jarayonlar. Bu ko'pincha hujjat aylanishi deb tushuniladi, ammo bu ikki tushuncha bir-biridan farq qiladi, garchi ular mavjud bo'lsa ham yaqin munosabat o'zaro. Hujjatlar oqimi- bu qog'ozlarni yaratish va ularni arxivlash o'rtasidagi oraliq bosqichdir.

Malumot: qonunlarda ish yuritish tushunchasi o‘z ifodasini topgan. Maktabgacha ta'lim muassasasi axborot, nashriyot va kutubxonachilik standartlari tizimi bilan tartibga solinadi.

Kompaniyaning 9 ta asosiy ofis jarayoni

Jurnaldagi barcha 9 ta cheat varaqlarini yuklab oling

Ajratish quyidagi turlar ofis ishi:

• umumiy- umumiy hujjatlarni yuritish;
• maxsus- maxsus hujjatlar bilan ishlash, masalan, xodimlar, buxgalteriya hisobi, sir va boshqalar.

IN davlat kompaniyalari Hujjatlar bilan ishlash algoritmi qonun bilan tartibga solinadi. Xususiy firmalar hujjat aylanishi va ish yuritish tartibini mustaqil ravishda hal qilish huquqiga ega.

Ofis ishining 3 asosiy yo'nalishi

1. Hujjatlar - hujjatlarni tayyorlash, bajarish, muvofiqlashtirish, ishlab chiqarish;
2. Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish - harakat, bajarilishi, saqlanishi va ishlatilishini nazorat qilish;
3. Tizimlashtirish - hujjatlarni saqlash uchun topshirish, ularni seyflarga joylashtirish, utilizatsiya qilish va boshqalar.

Tashkilotning asosiy qoidalari

Har qanday turdagi va maqsadli tashkilotlarda ish yuritishning tarkibiy qismlari bir xil. Maktabgacha ta'lim muassasasini saqlashning qaysi usuli - qog'oz yoki elektron bo'lishidan qat'i nazar, siz qog'ozlar bilan ishlashning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olishingiz va tafsilotlarga e'tibor berishingiz kerak.

Ofis ishining vazifalari va funktsiyalari

Ish yuritish soliq, buxgalteriya hisobi, boshqaruv hisobini tashkil etish, kiruvchi xatlarga tezkor javob berish, takomillashtirish imkonini beradi. fikr-mulohaza xodimlar bilan. O'zaro hamkorlikning samaradorligi va tezligi hujjatlar aylanishi va maktabgacha ta'lim tizimi qanchalik yaxshi tashkil etilganiga bog'liq. ichki xizmatlar tashkilotlar. Hujjatlarni tayyorlash, topshirish va arxivlash bilan u yoki bu tarzda bog'liq bo'lgan tashkilotning barcha xodimlari ish yuritish va hujjat aylanishi asoslarini bilishlari kerak.

Xodimlar quyidagi funktsiyalarni bajarishlari shart:

• yagona hujjatlarning vaqt jadvallari va albomlarini ishlab chiqish, joriy etish, yuritish;
• shakllarni ishlab chiqish va loyihalash;
• yuborilgan va qabul qilingan hujjatlarni ekspeditorlik qayta ishlashni amalga oshirish;
• chiquvchi, kiruvchi va ichki hujjatlarni ro'yxatga olish;
• rahbariyatga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarning to‘g‘ri tuzilganligini nazorat qilish;
• hujjatlarning bajarilishini tartibga solish;
• matnlar tuzish;
• fayllar nomenklaturasini ishlab chiqish, ularning saqlanishi va operativ ishlatilishini ta’minlash;
• barcha bo'limlarda ish yuritishni nazorat qilish;
• ish uslublari va shakllarini takomillashtirishga qaratilgan tadbirlarda ishtirok etish.

GOST "Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi" da belgilangan ish yuritish standartlarini ko'rib chiqing. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" GOST R 6.30-2003 o'rnini egalladi. Asosiy qoidalarni bilish ishingizda xatolardan qochishga yordam beradi. "Kotibning qo'llanmasi" jurnalida.

Ishingizda GOST R 7.0.97-2016 dan foydalaning

Ofis ishlari uchun GOST yuklab olish

Ish yuritish va hujjat aylanishini tashkil etishning umumiy sxemasi

Ish yuritish asoslarini, hujjatlarni rasmiylashtirish va yuritish qoidalarini, ularning tashkilot ichida va undan tashqarida harakatlanish xususiyatlarini o'rganing. Qog'ozlar bilan ishlashning asosiy nuanslarini ko'rsatadigan kompaniya tomonidan tasdiqlangan ko'rsatmalarning bandlariga rioya qiling.

Ishingizda ekspert sharhlari bilan ko'rsatmalar namunasidan foydalaning

Namuna yuklab olish

Umumiy sxema jarayonlarda chalkashmaslik uchun ish qoidalarini va yangi boshlanuvchi mutaxassis uchun qanday harakatlarni bajarish kerakligini tushuntirib beradi. Mohiyatni tushunmaguningizcha, unga ishoning, qog'ozlarni qayta ishlash, ko'chirish va saqlash uchun o'z algoritmingizni ishlab chiqing va ish yuritishning asosiy shartlarini eslang.

Kiruvchi hujjatlar oqimini tashkil etish

Kirish deganda qog'ozda yaratilgan barcha turdagi hujjatlar yoki elektron formatda boshqa kompaniyalarda. Bu xatlar, hisob-fakturalar, takliflar va ofis ishining boshqa elementlari bo'lishi mumkin.

Xaosning oldini olish uchun ularni o'z vaqtida qayta ishlang:

• hujjatni ro'yxatdan o'tkazish - qabul qilish sanasini belgilash va raqamni belgilash;
• hujjatlarni ular bilan ishlash yoki saqlash uchun javobgar bo'lishi kerak bo'lgan bo'limga topshirish;
• hujjatni ishga qabul qilishni ro'yxatdan o'tkazish;
• bajarilish, javob yoki ko'rilgan choralarni belgilash;
• hujjatni arxivga o'tkazish.

Iltimos, ushbu ofis qoidalariga qat'iy rioya qiling. Agar kompaniya ko'p sonli qog'oz va fayllarni qabul qilsa, ular bilan ishlashni optimallashtirish uchun maxsus dasturlardan foydalaning. Ulardan ba'zilari muddatlar, hujjatlarning tayyorligi va boshqalar haqida xabar berish tizimi bilan jihozlangan.

Kiruvchi yozishmalar jurnali

Hujjatni yuklab olish

Chiqish hujjatlari oqimlarini tashkil etish

Chiqish hujjatlarining yo'li ular bilan ishlash qoidalari va ularning turlari bilan belgilanadi. Odatda kotibdan boshlanadi. Qog'ozni rasmiylashtirgandan so'ng, u imzolash va tasdiqlash huquqiga ega bo'lgan shaxsga topshiriladi. Shundan keyingina hujjat tashqi organlarga yuboriladi.

Barcha 6 eslatmani yuklab oling

Uchun samarali ish Chiqish hujjatlari oqimi bilan rahbariyat mas'ul shaxslarni tayinlaydi. Ko'pincha ular kotiblar, ofis menejerlari, xodimlar bo'limi xodimlari, buxgalterlar yoki boshqa xodimlardir. Hujjatlarni qabul qiluvchiga o'z vaqtida yuborilishini ta'minlash uchun har bir bosqichda ularning harakatini kuzatib boring va oxirida xatolarni tekshiring va ro'yxatdan o'ting.

Jadval. Chiquvchi elektron pochta ish oqimlari ishtirokchilari

Jurnalda to'liq jadvalni yuklab oling

Ish yuritishda ichki hujjat aylanishini tashkil etish

IN yirik kompaniyalar katta miqdorda ichki hujjatlar. Agar ular bilan ishlash rasmiy ravishda amalga oshirilsa, ularning ba'zilari yo'qolishi mumkin turli bosqichlar. Sizning maqsadingiz - jarayonni ularning yo'lini qisqartiradigan va yo'qotishning oldini oladigan tarzda tashkil qilishdir.

Muhim! Ro'yxatdan o'tish bosqichini tomosha qiling - turli qog'ozlarga bitta raqam berish umumiy tartibsizlik va tartibsizlikni keltirib chiqaradi.

Jadval. Asosiy faoliyat uchun marshrutga buyurtma bering

Yo'riqnomada tasvirlangan qoidalar asosida hujjatlar bilan ishlash algoritmini tuzing. Agar bo'limda bir nechta mutaxassislar ishlayotgan bo'lsa, mas'uliyat doirasini belgilang, masalan, biri faqat ichki hujjatlar bilan, ikkinchisi - tashqi hujjatlar bilan ishlaydi.

Ofis ishi uchun kim javobgar

Tashkilot rahbari ish yuritish uchun, direktorlar kengashi yoki rais, shuningdek, kotib korporativ boshqaruv hujjatlari uchun javobgardir. Agar mas'uliyat masalasini ko'rib chiqsak, hech qanday holatda ta'kidlash mumkin normativ akt sobit emas. Kompaniya ichida u buyruqlar, ko'rsatmalar, lavozim yo'riqnomalari va boshqalar bilan belgilanadi.

Hujjatlarni yuritish va hujjatlarni yuritish mas'uliyati yuklangan kompaniyaning har qanday xodimi inspektorlar tomonidan tekshirilishi kerak bo'lmagan hujjatlarni ko'chirish, qayta ishlash, jo'natish va boshqa ishlar uchun javobgardir. Yirik kompaniyalarda bir nechta mas'ul shaxslar tayinlanadi yoki maxsus xizmat tashkil etiladi.

Ofis ishi uchun javobgarlikni rasmiylashtirishning asosiy usullari

Usul raqami 1. Har qanday xodimning ish tavsifidagi funktsiyalarni o'z ichiga oladi

Kompaniyaning har qanday xodimi ish tavsifida ko'rsatilgan qo'shimcha funktsiyalar bilan ish yuritish uchun javobgardir. Agar mas'uliyat aniqlanmagan bo'lsa, agar munozarali vaziyatlar Mas'uliyat rahbarning yelkasiga tushadi.

2-usul raqami. Xodimlar o'rtasida majburiyatlarni taqsimlash

Ish yuritish bo'yicha vazifalarni taqsimlashda funktsiyalar xizmat ko'rsatuvchi xodimlar va tarkibiy bo'linmalar mutaxassislari o'rtasida taqsimlanadi. Bunday holda, ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarda kim qaysi ish sohasi uchun mas'ul ekanligi aniq ko'rsatilgan.

№ 3 usul. Kotiblarga ofis vazifalarini belgilash

IN xodimlar jadvali ular ish yuritish va hujjat aylanishi uchun mas'ul bo'lgan kotib yoki ofis menejeri lavozimini kiritadilar. Uning vazifalari ish tavsifida ko'rsatilgan va mehnat shartnomasi. Xodim rahbariyat tomonidan tasdiqlangan qoidalarga amal qiladi va amaldagi Nizomga amal qiladi.

Agar siz hujjatlarni rasmiylashtirmasangiz nima bo'ladi?

Har bir kompaniyada ofis ishi bor, lekin hamma ham uni to'g'ri tashkil etmaydi. Agar hujjatlar bilan ishlashning yagona qoidalari bo'lmasa, muammolar paydo bo'lishi mumkin. Masalan, yo'q uchun to'g'ri saqlash yoki ish yozuvlarini yo'qotish, buxgalteriya hujjatlari yo'qligi jarimaga olib kelishi mumkin.

1. Menejer Aleksey Lyudmilaning xodimlarning shaxsiy hujjatlarini saqlash uchun javobgarligini tegishli ravishda hujjatlashtirdi, tegishli buyruq chiqardi va u yo'qotdi. ish kitobi bitta xodim. Bunday holatda u javobgarlikka tortiladi.
2. MChJ direktori« Alfa» Daniil xodimlar o'rtasida funktsiyalar va majburiyatlarni taqsimlashga rasmiy yondashdi. Hisoblash bilan bog'liq hujjatlarning bir qismi ish haqi, arxivda yo'qolgan. Tekshiruv davomida ular inspektorlarga taqdim etilishi mumkin emas edi. Sud Doniyorni aybdor deb topishga qaror qildi. Agar u xodimlar bilan tuzilgan lavozim yo‘riqnomalari va shartnomalarini tuzishda e’tiborliroq bo‘lganida, mas’uliyat boshqa shaxsning yelkasiga yuklangan bo‘lardi.

Hujjatlardagi tartibsizlik nafaqat qonun bilan bog'liq muammolarni keltirib chiqaradi, balki ish jarayonlariga, mijozlar va sheriklar bilan munosabatlarga ham ta'sir qiladi. Kechiktirilgan ijro shartnoma majburiyatlari jarimalar, shartnomalarni bekor qilish va kompaniya obro'sining yomonlashishiga olib kelishi mumkin. Shuning uchun qog'ozbozlikni tartibga solish muhim ahamiyatga ega.

Noto'g'ri ish yuritish uchun kim javobgar bo'lishi vaziyatga bog'liq. Ammo shuni esda tutingki, kompaniya rahbariyati har doim ham mas'ul shaxslarni qidirishga tayyor emas, shuning uchun hujjatlar bilan shug'ullanadigan oddiy xodimlarga nisbatan sanktsiyalar qo'llanilishi mumkin, hatto bu majburiyatlar qonun hujjatlarida belgilanmagan bo'lsa ham. ish tavsiflari.

Kuznetsova T.V., "Ofis ishi" jurnali bosh muharriri, Rossiya davlat gumanitar universitetining xizmat ko'rsatgan professori.

Hurmatli kitobxonlar!

Bundan roppa-rosa o'n yil oldin, 1997 yilning ikkinchi yarmida "Deloproizvodstvo" jurnalining birinchi soni nashr etildi.

Dastlab, 2002 yilgacha jurnal yarim yillik jurnal sifatida nashr etilgan bo'lsa, 2002 yildan boshlab har chorakda bir marta nashr etiladi. Atigi 10 yil ichida jurnalning 31 soni (siz 32-sonini qo'lingizda ushlab turibsiz) nashr etildi, unda 565 ta maqola chop etildi.

O'n yil avval jurnalning birinchi sonini tayyorlayotganda muharrirlar o'quvchilarga murojaat qilib: "Sizlar qo'lingizda "Deloproizvodstvo" jurnalining birinchi sonini ushlab turibsizlar. Jurnalning nomini o'ylab ko'ring. "Delo-proizvodstvo" so'zi paydo bo'ldi. 16-asrda va "biznes ishlab chiqarish" degan ma'noni anglatadi, bu masalani hal qilishdir, chunki har qanday masalani hal qilish jarayonida erishilgan kelishuvni qayd etish uchun hujjatlar paydo bo'lgan va bugungi kunda paydo bo'lmoqda, qaror, so'rov, chunki aytilgan so'z qisqa muddatli bo'lib, uzatish paytida unutilishi, buzilishi yoki noto'g'ri tushunilishi mumkin. Hujjat birinchi navbatda axborotni birlashtirish, uni vaqt va masofa bo‘yicha uzatish va qonuniy kuchga ega bo‘lish uchun yaratiladi”.

Lekin siz nafaqat hujjat yaratishingiz kerak, balki u bilan ishlash imkoniyatiga ega bo'lishingiz kerak: uni topshirish yoki qabul qilish, ro'yxatdan o'tkazish, hujjatda ko'tarilgan muammoni hal qilishni tashkil qilish (boshqaruv qarori), muddatni kuzatish, hujjatni saqlash , unga sertifikat bering, uni keyingi saqlash uchun arxivga o'tkazing yoki agar hujjatda boshqa qiymatga ega bo'lmagan bir martalik ma'lumot bo'lsa, uni yo'q qiling. Bu ish, ayniqsa, bugungi kunda axborot hajmining tez o'sishi va uni qayta ishlash uchun kompyuter texnologiyalarining joriy etilishini hisobga olgan holda, maxsus bilimlarni talab qiladi.

Hujjatlarning katta qismi menejment sohasida yuzaga keladi. Bugungi kunda standart "ofis ishi" tushunchasini hujjatlarni rasmiylashtirish va ular bilan ishlashni tashkil qilishni ta'minlaydigan faoliyat sohasi sifatida belgilaydi. rasmiy hujjatlar. Ushbu kontseptsiyaning sinonimi "hujjatlarni boshqarish" dir. Uning paydo bo'lishi avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlari - avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlari sohasida terminologiyani shakllantirish, ularning tashkiliy, dasturiy ta'minot, axborot va boshqa turdagi yordami bilan bog'liq. Ofis boshqaruvi sohasidagi mutaxassislar ushbu modeldan o'z sohalarida undosh atama - "hujjatlarni ta'minlash" uchun foydalanganlar. Shuning uchun jurnalning turli maqolalarida "qog'oz ishlari" atamasi va "boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash" atamalari ekvivalent sifatida ishlatiladi.

Jurnalni yaratishda muharrirlar ish yuritish bilan bog'liq faoliyatning barcha jihatlarini yoritishni maqsad qilgan<1>:

<1>Ofis ishi. 1997. N 1.

• ish yuritishni qonunchilik va me'yoriy jihatdan tartibga solish;
• hujjatlarni birlashtirish;
• hujjatlarni yaratish va rasmiylashtirishga qo'yiladigan umumiy talablar;
• uchun talablar ma'lum turlar hujjatlar;
• muayyan faoliyat sohalarini aks ettiruvchi hujjat tizimlari (masalan, buxgalteriya hujjatlari, birlamchi buxgalteriya hisobi, xodimlar va boshqalar);
• individual boshqaruv vazifalarini hujjatlashtirish (masalan, AJ yoki MChJni tashkil etish va boshqalar);
• ish yuritish xizmatlarini tashkil etish (bosh bo'lim, idora, kotibiyat va boshqalar);
• ofis xodimlarining mehnat majburiyatlari, ularning ishini standartlashtirish;
• hujjat aylanishini tashkil etish;
• hujjatlar bilan ishlashning barcha bosqichlari: qabul qilish, dastlabki ishlov berish, ro'yxatga olish, bajarilishini nazorat qilish, ma'lumotnoma ishi, jo'natish;
• doimiy hujjatlarni saqlashni tashkil etish;
• holatlar ro'yxatini tuzish;
• hujjatlar qiymatini tekshirish muammolari;
• arxiv saqlash;
• eng yangi ofis jihozlari.

"Ish yuritishni kompyuterlashtirish" bo'limi alohida ajratilgan.

Bugun o‘tgan yillar yakunlarini sarhisob qilar ekanmiz, aytish mumkinki, aytilgan barcha jihatlar jurnal sahifalarida topildi va yoritilmoqda. Bundan tashqari, jurnalning 1997 yildagi birinchi sonida ko'rsatilgan ofisni avtomatlashtirish bo'yicha alohida bo'lim, yildan-yilga kompyuter texnologiyalarini joriy etishning jadal sur'atlarini hisobga olgan holda, jurnal sahifalarida tobora ortib borayotgan o'rinni egallaydi.

Jurnal federal darajadagi davlat organlarining ish yuritish xizmatlari (ma'muriyat, umumiy bo'limlar, idoralar, kotibiyatlar), Federatsiya sub'ektlari, munitsipal darajadagi, davlat, jamoat, kooperativ va tijorat muassasalari, korxonalar, tashkilotlar, firmalar uchun mo'ljallangan.

Shuningdek, u barcha ofis xodimlariga va hujjatlarni tuzadigan va tayyorlaydigan yoki ular bilan ishlaydigan har qanday mutaxassislarga qaratilgan.

Ko'pgina sharhlarga ko'ra, jurnal, qoida tariqasida, menejment va hujjatlar bilan ishlash madaniyati sohasida o'qimaydigan tijorat firmalarining xodimlari uchun foydalidir.

Jurnal, ayniqsa, oliy va o‘rta maxsus ta’lim muassasalarida mashhur bo‘lib chiqdi. ta'lim muassasalari, boshqaruvni hujjatlashtirish bo'yicha mutaxassislarni tayyorlash. U "O'qitish" bo'limini aniqladi va tizimli ravishda olib boradi, uning maqolalari hujjat mutaxassisi kasbi haqida gapiradi.<2>, oliy ta'limning davlat standartlari haqida kasb-hunar ta'limi ofis ishlari bo'yicha (so'nggi yillarda ulardan ikkitasi bor edi va hozir uchinchi avlod standarti tayyorlanmoqda)<3>, o'qitish usullarini ajratib ko'rsatish<4>.

<2>Isachenkova A.I., Skorpio O.L. Hujjat mutaxassisi mutaxassis va shaxs sifatida (sotsiologik tadqiqotlar asosida) // Yozuvlarni boshqarish. 2004. N 1. P. 60 - 63; Kuznetsova T.V. Mutaxassislik "Hujjatlarni boshqarish va boshqaruvni hujjatlashtirish" (mutaxassislikka kirish) // Ish yuritish. 2002. N 1. S. 16 - 19; Kuznetsova T.V. 19-20-asrlarda hujjat mutaxassisi kasbining tarixi. // Ofis ishi. 2003. N 1. S. 74 - 77; Kuznetsova T.V. Sovet va postsovet davridagi hujjat mutaxassisi kasbining tarixi Sovet davri// Ofis ishi. 2003. N 2. P. 59 - 66; Pashchenko V.G., Fionova L.R. Hujjatlar bo'yicha mutaxassislar. Ular kim? Ular nima bo'lishi kerak? // Ofis ishi. 2003. N 4. P. 77 - 78; Fionova L.R., Pashchenko V.G. Periferik shahar hukumatida hujjat mutaxassislarining roli va o'rni // Yozuvlarni boshqarish. 2003. N 1. P. 78 - 80; Kuznetsova T.V. Maktabgacha ta'lim muassasalari xodimlarining kadrlar tayyorlash va ularning malakasini oshirish zamonaviy bosqich// Ofis ishi. 2005. N 2. P. 65 - 68 va boshqalar.
<3>Kuznetsova T.V. Ofis boshqaruvi mutaxassislari uchun oliy kasbiy ta'lim standarti. 1997. N 2(1). 20-25-betlar; Kuznetsova T.V. Mutaxassislik bo'yicha yangi ta'lim standarti. 2000. N 1. P. 17 - 19 va boshqalar.
<4>Emisheva E.M., Mosyagina O.V. “Hujjatlashtirish” kursi bo‘yicha o‘quv amaliyotini tashkil etish va o‘tkazish metodikasi. 2002. N 1. S. 52 - 54; Emisheva E.M., Mosyagina O.V. Hujjatshunoslik fanlarini talabalarga o'qitishning xususiyatlari yozishmalar bo'limi. 2002. N 1. P. 104; Emisheva E.M., Mosyagina O.V. “Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish va texnologiyasi” kursi bo‘yicha amaliy mashg‘ulotlarni tashkil etish va o‘tkazish. 2002. N 2. S. 49 - 51; Konkova A.Yu. Tashkilot va xulq-atvor muammolari amaliy mashg'ulotlar hujjatli fanlar bo'yicha. 2002. N 1. P. 105; Kuznetsova T.V. Diplom ishi maxsus tashkiliy loyihaga aylanishi kerak. 2006. N 2. P. 16 - 19; Minaev V.V. Uslubiy materiallar hujjatli fanlar siklida. 2003. N 1. S. 84 - 86; Solyankina L.N. "Maktabgacha ta'lim muassasalarini tashkiliy loyihalash" kursi uchun o'quv rolli o'yinlar. 2002. N 3. S. 82 - 88; Fionova L.R., Bakanova N.B. “Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish va texnologiyasi” fanidan elektron qo‘llanma ishlab chiqish. 2003. N 3. P. 65 - 69 va boshqalar.

Va'da qilinganidek, jurnal doimiy ravishda o'quvchilarni menejmentni hujjatlashtirish bo'yicha eng so'nggi qonunchilik, me'yoriy-huquqiy, me'yoriy va uslubiy asoslar bilan xabardor qilib boradi. Hujjatlashtirish yoki hujjatlar bilan ishlash yoki mavjud qonun hujjatlariga o'zgartirishlar kiritish bilan bog'liq yangi hujjat chiqarilgandan so'ng darhol huquqiy akt, bu haqda jurnal o‘quvchilariga xabar bermoqda<5>. Shaxsiy harakatlar jurnalida nashr etilgan: "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" gi 1995 yil 25 yanvardagi N 24-FZ Federal qonunlari, "Davlat gerbi to'g'risida" Rossiya Federatsiyasi 2000 yil 25 dekabrdagi N 2-FKZ, "Elektron raqamli imzo to'g'risida" 2002 yil 10 yanvardagi N 1-FZ; Rossiya Federatsiyasi Hukumatining "Hujjatlarni idoraviy saqlash va ish yuritishda ularni tashkil etish tartibi to'g'risida" gi qarori. 1993 yil 3 martdagi 191-sonli "Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi aks ettirilgan muhrlar va blankalarni ishlab chiqarish, ulardan foydalanish, saqlash va yo'q qilishni tartibga solish to'g'risida" 1995 yil 27 dekabrdagi 1268-sonli "Birlamchi buxgalteriya hujjatlari to'g'risida" 1997 yil 8 iyuldagi 835-sonli Rossiya Federatsiyasi Davlat statistika qo'mitasining "Tasdiqlash to'g'risida" gi qarori. birlashtirilgan shakllar"Mehnatni hisobga olish va uni to'lash uchun birlamchi buxgalteriya hujjatlari" 2001 yil 6 apreldagi 26-son; Taxminiy pozitsiya Markaziy haqida ekspert komissiyasi(MSK) Rossiya Federatsiyasi vazirligi (departamenti) tomonidan tasdiqlangan. Federal arxivning 1998 yil 17 martdagi 19-sonli buyrug'i bilan va hokazo. Barcha harakatlar, albatta, jurnal sahifalarida tasvirlangan.

<5>Banasyukevich V.D. Ofis ishi uchun zamonaviy me'yoriy-huquqiy baza. 1997. N 2(1). 7-13-betlar; Ishcheinov V.Ya. Qonunchilikda shaxsiy ma'lumotlar va normativ hujjatlar Rossiya Federatsiyasi va axborot tizimlari. 2006. N 3. B. 87 - 90; Kuznetsov S.L. 2006 yilda ofisni avtomatlashtirish to'g'risidagi qonun hujjatlarida yangi 2007. N 1. P. 46 - 49; Kuznetsova T.V. Hujjatlar bilan bog'liq muammolarni aks ettirish qonun hujjatlari Rossiya Federatsiyasi. 2001. N 2. S. 9 - 14; Kuznetsova T.V. 2003 yilda boshqaruvni hujjatlashtirish bo'yicha qonunchilik, me'yoriy va uslubiy bazadagi o'zgarishlar. 2004. N 1. S. 34 - 42; Kuznetsova T.V. 2005, 2006 yillar uchun boshqaruvni hujjatlashtirish uchun qonunchilik va huquqiy asosda yangi. N 1. P. 8 - 15; Kuznetsova T.V. "Rossiya Federatsiyasi fuqarolarining murojaatlarini ko'rib chiqish tartibi to'g'risida" Federal qonuni. 2006. N 3. P. 3 - 6; Kuznetsova T.V. "Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonuni - asos yagona tizim ofis ishi davlat organlari va organlar mahalliy hukumat. 2006. N 4. P. 3 - 7; Kuznetsova T.V. Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlarida hujjatlashtirish masalalari. 2007. N 1. P. 3 - 7; N 2. S. 3 - 7; Larin M.V. Hujjatlarni boshqarish. Normativ-uslubiy tartibga solish muammolari. 1998. N 1. S. 9 - 13; Larin M.V. Kontseptsiyani ishlab chiqish masalasi bo'yicha Federal qonun"Boshqaruvni hujjatlashtirish to'g'risida". 2001. N 2. S. 3 - 8; Larin M.V. Hukumat tomonidan tartibga solish Rossiyada ofis ishi: tarix va zamonaviylik. 2002. N 1. P. 3 - 8 va boshqalar.

Kompyuter texnologiyalarini joriy etish bilan bog'liq maqolalar ayniqsa mashhur va talabga ega. Jurnalda ushbu mavzu bo'yicha jami yuzdan ortiq maqolalar nashr etilgan, bu barcha nashr etilgan materiallarning deyarli beshdan bir qismini tashkil etadi.<6>.

<6>Balasanyan V.E. Boshqaruv samaradorligini oshirish uchun avtomatlashtirilgan boshqaruv hujjatlari tizimlarini qo'llash. 2002. N 2. S. 27 - 29; Bobyleva M.P., Guskov V.A. Hujjat aylanishini avtomatlashtirish sharoitida ishlar nomenklaturasini yuritish masalalari. 1999. N 1. P. 38 - 40; Bobyleva M.P. Tanlov dasturiy mahsulot hujjat aylanishini avtomatlashtirish uchun: ko'p mezonli yondashuvdan foydalanish. 2002. N 2. S. 21 - 26; Kuznetsov S.L. Ofis ishlarida avtomatlashtirilgan texnologiyalar. 1997. N 2(1). 58-65-betlar; Kuznetsov S.L. Hujjatlarni saqlashni tashkil etish elektron shakl. 2004. N 4. S. 47 - 50; Kuznetsov S.L. Rus dasturlar ofis ishini kompleks avtomatlashtirish. 2001. N 2. S. 47 - 53; Kuznetsov S.L. Ofisni avtomatlashtirish. Qayerdan boshlash kerak? 2003. N 1. S. 53 - 57; Kuznetsov S.L. Taxminan texnik vazifa ofisni avtomatlashtirish tizimi uchun. 2005. N 3. S. 47 - 52; N 4. S. 56 - 59; 2006. N 1. P. 44 - 47; Kiryuxin Yu.G., Melnikova O.M. Kadrlar hujjatlari bilan ishlashni avtomatlashtirish. 2003. N 4. S. 46 - 49; Kukarina Yu.M. “Elektron hujjat” va “elektron” tushunchalarini shakllantirish raqamli imzo"Rossiya Federatsiyasining qonunchilik va me'yoriy-uslubiy hujjatlarida. 2003. N 1. P. 43 - 52; Maksimovich G.Yu., Berestova V.I. Avtomatlashtirilgan axborot tizimini rivojlantirishning dastlabki bosqichlarida hujjat mutaxassisining roli. 2004. N 2. P. 67 - 70; Riskov O. I. Elektron axborot resurslarini tavsiflash milliy standarti. 2005. N 2. P. 54 - 59; Ryskov O.I. Federal organlarning ish yuritishda elektron hujjatlardan foydalanishning ba'zi muammolari to'g'risida ijro etuvchi hokimiyat. 2004. N 1. P. 11 - 17; Serpik G.A. Zamonaviy tizimlar hujjatli muhitni boshqarish. 1999. N 1. S. 24 - 26; Sysoeva L.A. Tizimlarda hujjatlarni elektron tarzda tasdiqlashni tashkil etish muammolari elektron hujjat aylanishi. 1998. N 2. S. 43 - 48; Yaroslavtseva E.N., Kameneva E.M. Termika konsalting guruhining boshqaruv va arxiv ishi uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash sohasidagi axborot va dasturiy mahsulotlar to'plami: axborotlashtirish, avtomatlashtirish, integratsiya, o'qitish va bilimlarni nazorat qilish. 2004. N 2. S. 44 - 51 va boshqalar.

Maqolalarning katta qismi biznes uslubiga bag'ishlangan rasmiy hujjatlar(hujjatli tilshunoslik)<7>.

<7>Basovskaya E.N. Rasmiy hujjatlar tili haqida. 1997. N 2(1). 34-47-betlar; Basovskaya E.N. "Menga bog'lanishga ruxsat bering ..." (ish yozishmalarida manzil shakllarini tanlash). 2003. N 1. S. 24 - 27; Dubinina E.V., Ilinova E.Yu. Rezyume va muqovali maktubning semantik tuzilishining tipologik xususiyatlari. 2001. N 2. S. 71 - 75; Dulina N.N., Kushneruk S.P. Ish xatlari matnlarida klişelarning variantlari. 2003. N 2. P. 108 - 111; Egorova N.Yu., Milovanova M.V. Qonun hujjatlari matnida iboralarni o'rnating (masalan Fuqarolik kodeksi RF). 2002. N 4. P. 61 - 67; Kolokoltseva T.N., Tanyushina O.V. Shartnoma matnlarida kommunikativ aniqlik. 2003. N 4. P. 74 - 76; Kosova M.V., Kasyan I.I. Hujjatli tilshunoslik nuqtai nazaridan biznes yozuvining dinamikasi. 2003. N 3. P. 14 - 17; Omelchenko S.R., Pimenova N.V. Argumentlar turlari va ularni press-reliz matnlarida ifodalash vositalari. 2001. N 2. S. 76 - 79; Semyankova O.I. Matn boshqaruv hujjati ta'sir qilish vositasi sifatida. 2003. N 4. P. 64 - 67; Tupikova N.A., Lysenko O.N. Ishbilarmonlik so'rov xatlarida klerikalizmning roli. 2003. N 2. S. 38 - 44; Ulyantseva S.E. Biznes yozishdagi xatolar tipologiyasi va ularni tuzatish usullari. 2002. N 3. S. 24 - 28; Ulyantseva S.E. Hujjat matnini tuzish: til normalari. 2003. N 4. P. 68 - 73 va boshqalar.

O'n yil ichida ilgari kutilmagan bo'limlar ham paydo bo'ldi, masalan, xorijiy tajriba: faoliyat xalqaro tashkilotlar, Yevropa davlatlari va AQShda hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish<8>.

<8>Buxtereva L.B. Nemis kompaniyasida ofis ishlari (Industri-und Handelskammer misolida). 1998. N 2. S. 61 - 64; Volkova D.V. Xalqaro standartlashtirish tashkiloti (ISO) faoliyati. 2006. N 2. P. 9 - 15; Konkova A.Yu. Frantsiyada biznes yozishmalarini tuzish va qayta ishlash. 1997. N 2(1). 77-83-betlar; Kostomarov M.N. Birlashgan Millatlar Tashkilotida yozishmalarni formatlash uchun talablar (1980-yillarning oxiri - 1990-yillarning boshi). 1998. N 2. P. 65 - 70; Kostomarov M.N. AQShda hujjatlarni saqlashni tashkil etish va xavfsizligini ta'minlash. 1997. N 2(1). 66-76-betlar; Kuznetsov S.L. Ofislarni avtomatlashtirish tizimlariga xalqaro talablar. 2006. N 3. P. 63 - 69; Kukarina Yu.M. Ukrainada axborotlashtirish, axborotni himoya qilish va elektron hujjatlar va elektron raqamli imzolardan foydalanish masalalarini qonunchilik bilan tartibga solish. 2001. N 2. S. 15 - 18; Kukarina Yu.M. MDH davlatlarida elektron hujjatlar va elektron raqamli imzolardan foydalanishni qonunchilik va normativ-uslubiy jihatdan tartibga solish. 2002. N 3. S. 75 - 78; N 4. P. 48 - 55; Kukarina Yu.M. AQSh qonunchiligida elektron hujjat va elektron raqamli imzo. 2002. N 2. P. 30 - 33; Mitchenko O.Yu., Riskov O.I. ISO 15489-2001 biznes yozuvlarini boshqarish xalqaro standarti. 2003. N 3. P. 62 - 64; Mitchenko O.Yu. Tashkilot ichida hujjat aylanishi uchun mas'uliyatni taqsimlash (talablar xalqaro standart ISO 15489-2001). 2005. N 1. P. 50 - 53; Riskov O.I. Xalqaro tashkilotlarning dunyoni saqlash sohasidagi faoliyati madaniy meros raqamli shaklda. 2004. N 3. S. 73 - 78; Riskov O.I. Ofis ishidagi metama'lumotlar: standartlashtirishning xorijiy tajribasi. 2004. N 4. S. 42 - 46; Riskov O.I. Evropa mamlakatlarida hujjat aylanishi: umumiy ko'rinish normativ-huquqiy baza. 2006. N 4. P. 8 - 14 va boshqalar.

Xavfsizlik va axborotni himoya qilishga bag'ishlangan maqolalar ham kam talabga ega emas edi.<9>.

<9>Govoruxin O.E. Axborot xavfsizligi tijorat banki. 2006. N 1. P. 61 - 65; N 2. S. 82 - 85; Govoruxin O.E. Rasmiy va professional sirlar. 2006. N 3. P. 78 - 86; Demushkin A.S. Bilan ishlashni tashkil etish hujjatlashtirilgan ma'lumotlar cheklangan kirish. 1998. N 2. S. 37 - 42; Ishcheinov V.Ya. Maxfiy axborot tashuvchisiga norasmiy ta'sir ko'rsatish masalasi bo'yicha. 2002. N 3. B. 80 - 81; Ishcheinov V.Ya. Chet elliklar tomonidan boshqariladigan tashkilotlarda maxfiy ma'lumotlar bilan ishlash (muammo qo'yish). 2002. N 3. P. 79; Ishcheinov V.Ya. Xorijiy tajriba xodimlar bilan ishlashda ma'lumotlarni himoya qilish (AQSh misolida). 2005. N 4. P. 77 - 80; Kuznetsov S.L. Spam va unga qarshi kurash. 2004. N 3. P. 67 - 72; Metsatunyan M.V., Ishcheinov V.Ya. Ba'zi jihatlar axborot xavfsizligi. 2004. N 1. S. 57 - 59; Korolkova T.A., Pecherskiy A.V. Rossiyada axborotni himoya qilish faoliyatini litsenziyalash: tarix. 2003. N 3. P. 57 - 61; Stepanov E.A., Stepanova E.E. An'anaviy texnologiya va avtomatlashtirilgan buxgalteriya hisobi maxfiy hujjatlar. 1998. N 1. S. 58 - 68; Stepanov E.A. Maxfiy hujjatlarni himoya qilish va ularga ishlov berishning asosiy tamoyillari. 2000. N 2. P. 31 - 36; Shubin A.M. Maxfiy ma'lumotlar va ularni o'z ichiga olgan hujjatlar bilan ishlashning ayrim masalalari haqida. 2003. N 4. P. 52 - 63 va boshqalar.

Federal arxiv agentligi boshlig'i, Rossiya Fanlar akademiyasining muxbir a'zosi V.P. Kozlov bir necha yillardan beri noyob ruknni - hujjatlarni qalbakilashtirish bilan shug'ullanadi, unda inqilobdan oldingi va sovet davridagi hujjatlarning eng shov-shuvli qalbakilashtirishlari haqida so'z boradi.<10>. Ushbu bo'lim 2001 yil 1-sonidan beri ishlaydi.

<10> Masalan: Kozlov V.P. 20-asrda yozma manbalarning soxtaligi (Kreml donishmandlarining "Qarorlari"). 2002. N 1. P. 55 - 61; Kozlov V.P. 20-asrda yozma manbalarning soxtaligi (I.V.Stalinning "Eng buyuk sir"). 2002. N 2. P. 56 - 65; Kozlov V.P. 20-asrdagi yozma manbalarni soxtalashtirish ("Ko'ngli qolgan Ilich"). 2002. N 3. S. 89 - 92; Kozlov V.P. Rossiya maxfiy diplomatiyasi yodgorligi. 2005. N 3. P. 81 - 87; Kozlov V.P. Tsar Boris ishi bo'yicha sud muhokamasi. 2007. N 2. P. 79 - 84 va boshqalar.

Ish yuritish turli tarixiy va ilmiy ahamiyatga ega bo‘lgan hujjatlarni yaratishi va ularning bir qismi davlat saqloviga qo‘yilishi hisobga olinib, jurnalda “Arxiv fayllari” bo‘limi tizimli ravishda yuritiladi.<11>.

<11>Alekseeva E.V. Arxiv va huquq: hozirgi holat va rivojlanish istiqbollari. 2003. N 2. S. 77 - 84; Alekseeva E.V., Afanasyeva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Arxivdagi hujjatlarni tashkil etish. 2002. N 3. S. 93 - 100; Alekseeva E.V., Afanasyeva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Hujjatlarni tanlash va baholashning ilmiy asoslari. 2003. N 1. P. 98 - 102; Alekseeva E.V., Afanasyeva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Inventar - eng muhim arxiv ma'lumotnomasi (tuzilish tarixi va metodologiyasi). 2004. N 2. P. 98 - 101; N 3. P. 99 - 103; Afanasyeva L.P. Shaxsiy ma'lumotlarni o'z ichiga olgan arxiv hujjatlariga kirish muammosi. 2006. N 4. P. 106 - 115; Afanasyeva L.P. Arxivlarni axborotlashtirish: tashkil etish va boshqarish. 2004. N 2. S. 86 - 97; N 3. S. 89 - 98; N 4. P. 89 - 100; Burova E.M. Shaxsiy hujjatlar bilan arxivlarni tuzish xususiyatlari. 2007. N 1. P. 82 - 89; N 2. S. 93 - 98; Kozlov V.P. Hujjat dam olishda. 2002. N 2. S. 3 - 4; Kozlov V.P. Tizimda muzeylar, kutubxonalar, arxivlar tarixiy xotira(Rossiya misolida). 2004. N 3. P. 4 - 6; Kuznetsov S.L. Elektron arxiv yaratishda yangi imkoniyatlar. 2002. N 4. P. 68 - 73; Kukarina Yu.M. Korporativ elektron arxiv tushunchasi va kontseptsiyasi. 2000. N 1. S. 34 - 36; Osichkina G.A. Asosiy arxiv katalogi ish yuritishda tuziladi. 1997. N 2(1). 48-57-betlar; Popova E.N. Hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish. 2005. N 1. P. 96 - 101; Popova E.N. Zamonaviy texnologiyalar Va texnik yordam xavfsizlik arxiv hujjatlari. 2005. N 2. P. 100 - 103; N 3. P. 108 - 112; Sokova A.N. Elektron hujjat va Elektron arxiv. 1999. N 1. P. 6 - 10 va boshqalar.

O'tgan davr mobaynida jurnal sahifalarida Rossiyada ish yuritishning qadim zamonlardan hozirgi kungacha shakllanishi va rivojlanishining hali ham kam o'rganilgan tarixi yoritilgan: muassasalarda ish yuritishni qonunchilik va me'yoriy-uslubiy tartibga solish. inqilobdan oldingi Rossiya; hujjatlar turlarini ishlab chiqish; inqilobdan oldingi Rossiya muassasalarida hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish va texnologiyasi; tizimni rivojlantirish davlat idorasi ishi Sovet muassasalarida (1917 - XX asrning 30-yillari); 50-90-yillarda ish yuritishni takomillashtirish. XX asr. Jami 76 ta maqola<12>.

<12>Bykova T.A. 17-asrdagi hujjatlarni buyurtma qilish. 1997. N 2(1). 84-90-betlar; Vyalova L.V. 19-asrda hujjatlarni qisqartirish tendentsiyalari. 2000. N 2. S. 80 - 85; Dodonova M.I., Efimenko E.A. 20-30-yillarning manbalari va adabiyotlarida boshqaruvni hujjatlashtirishni takomillashtirish bo'yicha ratsionalizatsiya g'oyalari. 2000. N 2. S. 76 - 79; Emisheva E.M. Umumiy Nizom boshqaruv va ish yuritishni tashkil etish tizimini qonunchilik bilan tartibga solishning boshlanishi hisoblanadi. 2003. N 1. P. 103 - 110; Ilyushenko M.P. Rusda ish yuritishning paydo bo'lishi va rivojlanishi (VIII - XIV asrlar). 1998. N 2. S. 71 - 74; Konkova A.Yu. 19-asrda Rossiyada inson hayoti va faoliyati to'g'risidagi hujjat tizimlarining paydo bo'lishi. 2005. N 2. P. 69 - 73; Kuznetsov S.L. Yaxshilash davlat apparati 1920-yillarning boshlarida (NK RKI normalizatsiya bo'limi). 2002. N 2. S. 86 - 88; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. Uslubiy ishlanmalar Ish yuritishni ratsionalizatsiya qilish uchun boshqaruv texnologiyasi instituti. 2002. N 2. S. 75 - 83; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. 1960-1970 yillarda ish yuritishni tartibga solish usullarini ishlab chiqish. 2003. N 4. P. 101 - 107; Nadershina M.D. 1990-yillarda Rossiyada axborot jarayonlarini qonunchilik bilan tartibga solish. 1998. N 2. P. 18 - 23. Reichtsaum A.L. 20-30-yillarda ofis ishlarini ratsionalizatsiya qilish bo'yicha Orgstroi faoliyati. XX asr. 2001. N 1. P. 90 - 93; Reichtsaum A.L. 50-80-yillarda Butunrossiya ofis jihozlari va ish yuritishni takomillashtirish ilmiy-tadqiqot instituti. XX asr. 2004. N 4. P. 75 - 81 va boshqalar.

IN o'tgan yillar Jurnalda hujjatlashtirish jarayoni va muayyan tashkilotlarda ish yuritishni tashkil etish tajribasini aks ettiruvchi maqolalar ortib borayotgan o'rinni egallaydi.<13>. Ularning maxsus qiymat ular mamlakatda ish yuritish holatining umumiy manzarasini ko‘rish imkonini beradi va shaxsiy ish joyini avtomatlashtirishdan tortib, yagona korporativ avtomatlashtirilgan tizimni yaratishgacha bo‘lgan kompyuter texnologiyalarining jadal joriy etilishini aks ettiradi.

<13>Artamonova I.L. Universitetda ish yuritishni tashkil etish (Rossiya davlat gumanitar universiteti misolida). 2000. N 1. S. 47 - 50; Ermolaeva A.V. Ijro etuvchi hokimiyat organlarida hujjat aylanishini tashkil etish Saratov viloyati. 2003. N 2. S. 19 - 23; Myakoshina N.D. Bojxona xizmatida korporativ hujjat aylanishi tizimi (Novgorod bojxona misolida). 2003. N 4. P. 41 - 45; Ustina L.N., Ploshkina E.S. Fuqarolar murojaatlari asosida ish yuritish (hokim va hukumat faoliyati misolida) Samara viloyati). 2005. N 3. P. 34 - 39; Fedorets N.S., Isachenkova A.I. Texnologik jarayonlar hujjatlar bilan ishlash. 2006. N 4. P. 15 - 19; Fionova L.R., Usmonova I.V. Universitet bo'limini boshqarish uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash quyi tizimi. 2002. N 2. S. 44 - 48 va boshqalar.

Jurnal, shuningdek, terminologiya, “hujjat” tushunchasidan tortib, bugungi kundagi hayotga tatbiq etish muammolarigacha bo‘lgan ko‘plab nazariy masalalarni ko‘targan. elektron imzo va elektron tizimlar.

Jurnal mualliflari Rossiyada ish yuritish bo'yicha etakchi mutaxassislar: "Boshqaruvni hujjatlashtirish va hujjatlashtirishni ta'minlash" mutaxassisligi bo'yicha mutaxassislar tayyorlaydigan universitetlarning professor-o'qituvchilari, Butunrossiya hujjatlashtirish va arxiv ishi ilmiy tadqiqot instituti (VNIIDAD) tadqiqotchilari, avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlarini ishlab chiquvchi kompaniyalar xodimlari, arxiv xizmatlari rahbarlari, turli tashkiliy-huquqiy shakldagi tashkilotlarning ish yuritish xizmatlari rahbarlari va xodimlari (federal hokimiyat apparatlaridan tortib AJ va MChJ kotibiyatlarigacha).

Jurnalning doimiy ravishda katta tiraji obunachilarning umidlarini oqlashidan dalolat beradi.

Jurnal o'zining barcha faoliyat yillarini o'z ichiga olgan elektron versiyasiga ega, uni Termika kompaniyasining veb-saytida (www.termika.ru) olish mumkin.

1997 - 2007 yillar uchun jurnal mazmuni indeksi tayyorlandi.

Jurnal muharrirlari kelajakda u barcha obunachilar uchun talab va qiziqarli bo'lib qoladi, deb umid qilmoqda.

Ish yuritish uchun javobgarlik odatda kotibga yuklanadi. Ushbu lavozim maxsus ta'limni talab qilmaydi va ko'pincha minimal ish tajribasiga ega bo'lgan abituriyentlar qabul qilinadi. Ammo hujjat aylanishi mas'uliyatli va muhim masala bo'lib, korxonaning muvaffaqiyatli ishlashi ko'p jihatdan uning to'g'riligi va to'g'riligiga bog'liq.

Ofis ishi bo'lishi mumkin:

• umumiy - asosiyga tegishli kompaniya faoliyati,
• kadrlar - kadrlar bo'limi tomonidan yuritiladigan xodimlar to'g'risidagi hujjatlar uchun;
• sir - ba'zilarida topilgan davlat organlari va xulq-atvor standartlariga ega,
• elektron - axborotning bir qismi raqamli formatda uzatilganda.

Ofis ishining asoslarini mustaqil ravishda egallash qiyin emas. Eng muhim va asosiy hujjatdan - ishlar ro'yxatidan boshlash yaxshiroqdir.

Ishlarning nomenklaturasi

Bu tashkilotdagi barcha "vazifalar" ro'yxatiga ega hujjat. "holda" ostida Ushbu holatda bir xil turdagi yoki yo'naltirilgan ish qog'ozlari to'plamiga ishora qiladi.

Nomenklatura - bu korxonaning hujjatli faoliyatini tahlil qilish imkonini beruvchi tizim. Uni kompilyatsiya qilish uchun siz mavjud bo'lgan barcha turdagi hujjatlar ro'yxatini aniqlashingiz kerak. Keyin ularni ko'rsatmalarga muvofiq birlashtiring.Har bir turga raqam - kod beriladi, u bir nechta raqamlar yoki harflardan iborat bo'lishi mumkin, masalan, hujjatlar hajmi muhim bo'lsa, raqam, yil yoki hatto nashr etilgan oy.

Masalan: 01/BU/2017, bu erda 01 - ketma-ket raqam, BU - buxgalteriya hisobi, 2017 - yil. Saqlash muddati va fayl qachon topshiriladigan arxivdagi joy ham ko'rsatilgan. Nomenklatura ma'lum muddatga - bir yilga, 3 yilga yoki 5 yilga, agar o'zgarishlar kutilmasa, tasdiqlanishi mumkin. Tasdiqlashdan oldin nomenklaturaning mazmuni bo'lim boshliqlari tomonidan ularning faoliyatiga taalluqli bo'lsa, tekshirilishi kerak.

Hujjatlarni qulay arxivlash, shuningdek, ishlarni tizimga kiritish maqsadida nomenklatura tuziladi. U ish yuritish asoslarini qisqacha tavsiflashga yordam beradi, korxona xususiyatlarini hisobga olgan holda ish qog'ozlarining asosiy turlarini aks ettiradi. Odatda u jadval shaklida tuziladi - ishning nomi, kodi (raqami), arxivdagi joyi, saqlash muddati. Ishlarni nashr qilish turi va bo'limi bo'yicha guruhlash yaxshiroqdir.

Tashkilotdagi hujjatlar turlari

Hujjatlarning soni va turlari to'g'ridan-to'g'ri kompaniya faoliyatining o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq. Ko'pincha hujjat aylanishi bloklarga bo'linadi, ular ish sohalarida mutaxassislar tomonidan amalga oshiriladi. Ammo tijorat yoki davlatga tegishli bo'lsin, har qanday kompaniya uchun odatiy bo'lgan ro'yxat mavjud:

Kiruvchi - tashkilotga tashqaridan kiradigan hamma narsa - pochta orqali kelgan barcha narsalar, kurerlar bilan, boshqa tashkilotlar vakillari tomonidan shaxsan yetkazib beriladi.

Chiqish - tashkilotdan yuborilgan - hamma narsa boshqalarga qaratilgan yuridik shaxs, shuningdek, jismoniy shaxslarga (javoblar, xatlar, qarorlar).

Ichki - korxonaning ishini tartibga soluvchi tashkilot chegarasidan tashqarida emas (buyruqlar, ko'rsatmalar, qoidalar, qoidalar va boshqalar).

Qoidaga ko‘ra, har bir tur bo‘yicha alohida ro‘yxatga olish jurnali yuritiladi, unda tartib raqami, sanasi, nomi, hujjat qayerdan kelgan yoki qayerga yuborilganligi, mas’ul shaxsning ismi-sharifi qayd etiladi.

Agar xodimlarga topshirilgan hujjatlar jurnalda qayd etilgan bo'lsa, kvitansiyada imzo qo'yish uchun maydon qoldiriladi. Shuningdek, jurnalda qayd qilinishi mumkin, qaysi faylda nomenklaturaga ko'ra, nusxasi saqlash uchun topshiriladi.

Tashkilot, shuningdek, ichki xizmat safarlari jurnallarini, kalitlarni etkazib berish yozuvlarini, kelish vaqtini saqlashi mumkin. ish joyi va hatto telefon qo'ng'iroqlari. Ba'zan buxgalteriya daftarlarining soni buxgalteriya jurnalining tashkil etilishiga olib keladi. Bularning barchasi korxonadagi ehtiyoj va joriy amaliyotga bog'liq.

Jurnallar raqamlangan, tikilgan va muhrlangan bo'lishi kerak, bu varaqni almashtirish imkoniyatini yo'q qilish uchun amalga oshiriladi.

Ish yuritish ish yuritish va hujjat aylanishining asoslari hisoblanadi. Jurnallar va fayllar soni kompaniyaning ehtiyojlariga va barcha mavjud hujjatlarni yozib olish istagiga bog'liq.

Hujjatlar aylanishi to'g'risidagi nizom

Ishlar nomenklaturasini va kerakli jurnallar ro'yxatini ishlab chiqqandan so'ng, tashkilotning hujjat aylanishi to'g'risidagi nizomni tuzish maqsadga muvofiqdir. Bu barcha mavjud hujjatlarni tuzish, uzatish, arxivlash qoidalarini tushuntiruvchi nizomdir. U har bir hujjat aylanishining tartibini tavsiflaydi va uni bir bo'limdan boshqasiga o'tkazish muddatini belgilaydi.

Reglament namunasi

Ushbu qoida chalkashliklardan, mas'uliyatni o'zgartirishdan va muhim biznes hujjatlarini yo'qotishdan qochishga yordam beradi. Har bir oqim uchun marshrut belgilanadi - masalan: nashr qilish, tasdiqlash, ro'yxatdan o'tkazish, qabul qiluvchiga yuborish, arxivga topshirish.

Muhrlar va shtamplar

Ko'pincha yangi kelganlar, nafaqat ular, qaysi hollarda tashkilotning muhri kerakligini va qaysi hollarda kerak emasligini aniqlay olmaydi. Javob juda oddiy: chiquvchi shakllar muhr bilan tasdiqlangan, chunki muhrning mavjudligi xatning kelib chiqishini tasdiqlaydi. Ichki qog'ozlar chop etishni talab qilmaydi, chunki Bu holatda rahbariyatning imzosi etarli.

Kiruvchi hujjatlar ro'yxatga olinganidan keyin qaror qabul qilish va ijro yoki javob uchun mas'ul shaxsni tayinlash uchun menejerga topshiriladi. Ularga muhr ham kerak emas. Muhr va shtampni aralashtirib yubormaslik kerak. Markalar juda boshqacha bo'lishi mumkin, "Kirish raqami ..." dan "Nusxa ko'chirish to'g'ri" ga qadar va ularning yuridik kuchi yo'q. Bu shunchaki kotibning ishi uchun yordamchi vosita.

"Ofis boshqaruvi" jurnali

Axborotni yozib olish, saqlash yoki buzilmagan holda uzatish har qanday hujjatning asosiy vazifasi hisoblanadi. Zamonaviy odam nima qilsa, har bir harakat hujjatda aks etadi. Ko'proq hujjat muhimroqdir tijoratda yoki hukumat faoliyati- bu hamma narsaning asosi, tartibning yagona tayanchi: uni olib tashlang - va chalkashlik hatto eng mukammal va yaxshi ishlaydigan mexanizmni ham yutib yuboradi. Ammo hujjat yaratishning o'zi etarli emas, siz hujjat bilan ishlashingiz va to'g'ri ishlashingiz kerak. Maqsadini qabul qilish yoki topshirish, bajarilishini nazorat qilish, ro'yxatga olish, yo'q qilish yoki saqlash, muammoni hal qilishni tashkil qilish - bularning barchasi talab qiladi. maxsus bilim.

Hujjatlarni tayyorlashda birinchi standartlarning paydo bo'lishi 15-17-asrlarga to'g'ri keladi, o'sha paytda "kotib" so'zi tug'ilgan. Miqdorning o'zgarishi bilan birga, hujjatlarning o'zi va ular bilan ishlash qoidalari o'zgardi. Bu uzluksiz jarayon va uni hali ham kuzatish mumkin. Deloproizvodstvo jurnali barcha o'zgarishlar va yangiliklardan xabardor bo'lishga yordam beradi.

Jurnal o'quvchilarga eng dolzarb va foydali ma'lumotlar. Uning mualliflari mamlakatdagi ofis boshqaruvi bo'yicha yetakchi mutaxassislardir.

"Ofis boshqaruvi" jurnali: mazmuni

"Ofis ishi" jurnali faoliyati hujjatlar bilan bog'liq bo'lgan barcha kasb egalari uchun qiziqish uyg'otadi. Bundan tashqari umumiy masalalar, jurnal kadrlar hisobini yuritish, buxgalteriya hisobi va boshqa yuqori ixtisoslashgan sohalarni qamrab oladi. "Ofis ishi" jurnalida siz quyidagi masalalar bo'yicha ma'lumotlarni o'qishingiz mumkin:

· normativ va qonunchilikni tartibga solish ish yuritish sohasida;
· hujjatlarni yaratish va rasmiylashtirish;
· hujjatlar bilan ishlash bosqichlari;
· arxiv saqlash;
· hujjatlar tarixi;
· hujjatlarning qiymatini tekshirish;
· hujjat aylanishini tashkil etish;
· hujjatlarni joriy saqlash;
· ofis xodimlarining ish majburiyatlari va mehnat standartlari;
· ofis ishlarini avtomatlashtirish.

Kompyuterlar inson faoliyatining barcha sohalarida tobora muhim rol o'ynamoqda: davlat xizmatlari elektron ko'rinishda taqdim etiladi, qog'oz xatlar o'tmishda qoldi va hujjat aylanishi bundan mustasno emas. Ish yuritishni qog‘ozsiz shaklga o‘tkazish masalalariga bag‘ishlangan bo‘lim har bir son bilan ko‘payib bormoqda. "Ofis boshqaruvi" jurnalida hujjat mutaxassisi kasbiga o'qitishga bag'ishlangan alohida bo'lim mavjud. Jurnalda ma’muriy va tashkiliy-huquqiy hujjatlar tizimidagi yangi nazariy tadqiqotlar va bebaho amaliy tajriba haqida so‘z boradi.

Jurnalda ish yuritish bo‘yicha xorijiy va xalqaro tajribaga katta e’tibor qaratilgan. Jurnallarni sotib olishni afzal ko'rgan odamlar kadrlar yozuvlarini boshqarish, shubhasiz, huquqshunos olimlarning kadrlar bilan munosabatlarning amaliy tomonini ochib beruvchi maqolalari qiziqish uyg'otadi.

Jurnal turli darajadagi arxiv muassasalarining arxivlari va ish yuritishini, axborotni himoya qilish va xavfsizligini ta'minlash masalalarini, turli profildagi tashkilotlarni hujjatlashtirishning xususiyatlarini o'rganadi. Jurnal muntazam ravishda o'quvchilarni "Ofis boshqaruvi" mavzusidagi yangi kitoblar ro'yxati bilan tanishtiradi.

"Ofis ishi" jurnali: onlayn yuklab olish

Siz "Office Work" jurnalini onlayn o'qishingiz yoki Internetdagi ko'plab saytlarda oldingi sonlardan birini kompyuteringizga yuklab olishingiz mumkin. Bundan tashqari, elektron versiya Jurnalning barcha sonlari Rossiya arxivining rasmiy ma'lumotlar bazasi ilovasi bo'lib, "Rossiya arxivchilarining axborot tizimi" ixtisoslashtirilgan to'plamiga kiritilgan.

"Ofis ishi" jurnali hujjat aylanishini tayyorlaydigan barcha nozikliklar va nozikliklarni tushunishga yordam beradi.