Davlat va munitsipal organlarda ish yuritishni tashkil etish. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishni tashkil etish. III. Federal ijroiya organida hujjatlarni yaratish

(tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 09.07.2011 yildagi 751-son, 26.04.2016 yildagi 356-son qarorlari.)

I. Umumiy qoidalar

Ushbu Qoidalar federal organlarda ish yuritishning yagona tartibini belgilaydi ijro etuvchi hokimiyat.

Ushbu Qoidalar davlat sirlarini o'z ichiga olgan hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga tatbiq etilmaydi.

Federal ijroiya organi ushbu Qoidalar asosida, o'z faoliyatining shartlari va xususiyatlarini hisobga olgan holda, arxiv ishi sohasidagi federal ijroiya organi bilan kelishilgan holda federal ijroiya organi rahbari tomonidan tasdiqlangan ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqadi. ishlar.

II. Shartlar va ta'riflar
()

Ushbu Qoidalarning maqsadlari uchun quyidagi atamalar va ta'riflar qo'llaniladi:

(tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

"Hujjatlar" - moddiy tashuvchilarga ma'lumotlarni yozib olish belgilangan tartibda;

"Ish yuritish" - federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida rasmiy hujjatlarni yaratish va ular bilan ishlashni tashkil etishni ta'minlaydigan faoliyat;

«hujjat» — davlat organi, hokimiyat organi tomonidan tuziladigan rasmiy hujjat mahalliy hukumat, qonuniy yoki shaxs, belgilangan tartibda tuzilgan va federal ijro etuvchi organning hujjat aylanishiga kiritilgan;

"hujjatlar aylanishi" - hujjatlar yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi, faylga joylashtirish va (yoki) jo'natish tugaguniga qadar harakati;

"hujjat rekvizitlari" - hujjatning uni rasmiylashtirish va u bilan ishlashni tashkil etish uchun zarur bo'lgan elementi;

(tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

"asl hujjat" - hujjatning birinchi yoki yagona nusxasi;

"Hujjatning nusxasi" - bu hujjatning asl ma'lumotlarini va uning tashqi xususiyatlarini to'liq takrorlaydigan hujjat. yuridik kuch;

"hujjatlarni ro'yxatga olish" - hujjatga ro'yxatga olish raqamini berish, hujjat to'g'risidagi ma'lumotlarni ro'yxatga olish va hisobga olish shakliga kiritish;

(tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

"ishlar nomenklaturasi" - saqlash muddatlari ko'rsatilgan ish nomlarining tizimli ro'yxati;

(tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

"ish" - federal ijroiya organining bir masala yoki faoliyat sohasiga tegishli hujjatlar to'plami yoki alohida hujjat;

ish yuritish xizmati - ish yuritish funktsiyalari yuklangan tarkibiy bo'linma, shuningdek boshqa tarkibiy bo'linmalarda ish yuritish uchun mas'ul shaxslar;

(tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

"Hujjatning elektron nusxasi" - yaratilgan hujjatning nusxasi elektron shakl;

(tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

bandi endi haqiqiy emas. - ;

"tizim elektron hujjat aylanishi» – elektron hujjatlar va hujjatlarning elektron nusxalarini yaratish, ularni boshqarish, saqlash va ulardan foydalanish, shuningdek hujjatlarni ro‘yxatga olishni ta’minlovchi avtomatlashtirilgan axborot tizimi;

(tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

"Elektron hujjat aylanishi" - bu axborot tizimidan foydalangan holda hujjat aylanishi.

()

Ushbu Qoidalarda foydalaniladigan boshqa tushunchalar qonun hujjatlarida belgilangan tushunchalarga mos keladi Rossiya Federatsiyasi.

(paragraf Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 09.07.2011 yildagi 751-son qarori bilan kiritilgan.)

III. Federal ijroiya organida hujjatlarni yaratish
Federal ijroiya organi tomonidan yaratilgan hujjatlar blankalarda, A4 (210 x 297 mm) yoki A5 (148 x 210 mm) formatdagi standart qog'oz varaqlarida yoki elektron hujjatlar shaklida tuziladi va belgilangan tarkibga ega bo'lishi kerak. tafsilotlar, ularning joylashuvi va dizayni.

Federal ijro etuvchi organning shakllari tafsilotlarning burchak yoki uzunlamasına joylashuvi asosida ishlab chiqiladi. Burchak versiyasida shakl tafsilotlari varaqning yuqori chap burchagida joylashgan. Uzunlamasına versiyada shakl tafsilotlari varaqning o'rtasida yuqori chegara bo'ylab joylashgan.

Elektron hujjat aylanishi tizimida elektron hujjatlarni yaratishda elektron hujjat shablonlari qo'llaniladi.

(tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

Hujjatning blankida ham, standart varaqda ham tuzilgan har bir varaqning chap tomonida kamida 20 mm, o'ng tomonida 10 mm, yuqoridan 20 mm va pastda 20 mm dan kam bo'lmagan chetlari bo'lishi kerak.

Namuna shakllari va elektron hujjat shablonlari federal ijroiya organi rahbari tomonidan tasdiqlanadi.

(8-bandga o'zgartirishlar kiritilgan Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

Federal ijro etuvchi organning faoliyati davomida yaratilgan hujjatlarning tafsilotlari:

a) Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi;

b) federal ijroiya organining nomi;

c) federal ijro etuvchi organning tarkibiy bo'linmasining nomi;

d) lavozim nomi;

e) federal ijro etuvchi organ to'g'risidagi ma'lumotnoma;

f) hujjat turining nomi;

g) hujjatning sanasi;

h) ro'yxatga olish raqami hujjat;

j) hujjat tuzilgan (nashr qilingan) joy;

k) hujjatga kirishni cheklovchi muhr;

l) qabul qiluvchi;

m) hujjatni tasdiqlash shtampi;

o) hujjatni (rezolyutsiyani) bajarish bo'yicha ko'rsatmalar;

n) matn sarlavhasi;

p) hujjat matni;

v) nazorat belgisi;

r) ariza to'g'risidagi eslatma;

y) imzo;

t) elektron imzo belgisi;

x) hujjatlarni tasdiqlash to'g'risidagi shtamp;

h) bosib chiqarish;

x) nusxaning tasdiqlanganligi to'g'risidagi belgi;

y) ijrochi haqidagi eslatma;

e) hujjatning bajarilishi va faylga yuborilganligi to'g'risidagi eslatma;

y) hujjat qabul qilinganligi to'g'risidagi eslatma;

(9-bandga o'zgartirishlar kiritilgan Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

Hujjat rekvizitlarining tarkibi uning turi va maqsadi bilan belgilanadi.

Hujjatni federal ijro etuvchi organ tomonidan tasdiqlash federal ijroiya organining vakolatli mansabdor shaxsining vizasi bilan beriladi. Federal ijroiya organi tomonidan tuzilgan hujjatni boshqa organlar bilan muvofiqlashtirish davlat hokimiyati va tashkilotlar tasdiqlash shtampi (varag'i), bayonnoma yoki tasdiqlash xati bilan tuziladi.

IV. Federal ijroiya organida hujjat aylanishini tashkil etishga qo'yiladigan talablar
Federal ijroiya organining hujjat aylanishida quyidagi hujjat aylanishlari ajratiladi:

a) kiruvchi hujjatlar (kirish);

b) yuborilgan hujjatlar (chiqish);

c) ichki hujjatlar.

Federal ijroiya organida hujjatlarni etkazib berish va jo'natish pochta aloqasi, kurerlik aloqasi va telekommunikatsiya vositalari orqali amalga oshiriladi.

Federal ijroiya organi tomonidan qabul qilingan hujjatlar dastlabki ko'rib chiqiladi, ro'yxatga olinadi, dastlabki ekspertiza, ko'rib chiqish uchun boshqaruvga o'tkazish, ijrochilarga o'tkaziladi va bajarilgandan so'ng, fayllarga joylashtiriladi.

Qabul qilingan hujjatlarni dastlabki ko'rib chiqish hujjatlarning to'g'ri topshirilganligini va ularga hujjatlar va qo'shimchalarning mavjudligini tekshirishni, shuningdek hujjatlarni ro'yxatga olingan va ro'yxatdan o'tkazilmaydiganlarga taqsimlashni o'z ichiga oladi.

Qabul qilingan va yaratilgan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish, agar Rossiya Federatsiyasi qonunlarida boshqacha qoida nazarda tutilgan bo'lmasa, olingan, yaratilgan (imzolangan yoki tasdiqlangan) kuni yoki keyingi ish kunida amalga oshiriladi.

(16-bandga o'zgartirishlar kiritilgan Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

Yo'qotilgan quvvat. - Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori..

Ro'yxatga olingan hujjatlar ish yuritish xizmati tomonidan federal ijroiya organi rahbariga yoki federal ijroiya organi rahbarining qaroriga binoan ko'rib chiqish uchun topshiriladi. mansabdor shaxslar federal ijro etuvchi organ.

Hujjatlar yoki ularning nusxalari ijro bo‘yicha ko‘rsatmalar (qarorlar) bilan ish yuritish xizmati tomonidan ijrochilarga topshiriladi.

(18-bandga o'zgartirishlar kiritilgan Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

Hujjatning asl nusxasi hujjatning bajarilishi uchun mas'ul bo'lgan federal ijroiya organining tarkibiy bo'linmasiga yuboriladi. Agar bir nechta ijrochilar mavjud bo'lsa, hujjatning asl nusxasi mas'ul ijrochi bo'lgan tarkibiy bo'linmaga o'tkaziladi, qolgan bo'linmalar esa hujjatning nusxasini oladi.

Ijrochiga kirishni ta'minlashda elektron nusxasi elektron hujjat aylanishi tizimidagi hujjat, agar bu federal ijroiya organida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar bilan belgilangan bo'lsa, asl hujjat ish yuritish xizmatida qolishi mumkin.

(paragraf Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori bilan kiritilgan.)

Hujjatlar federal ijroiya organi rahbari yoki boshqasi tomonidan imzolanganidan keyin vakolatli shaxs ro'yxatga olish va jo'natish uchun ofisni boshqarish xizmatiga o'tkazildi.

(20-bandga o'zgartirishlar kiritilgan Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

Ofisni boshqarish xizmati hujjatning to'g'riligini, hujjatning to'liqligini va hujjat nusxalari sonining pochta ro'yxatiga muvofiqligini tekshiradi. Noto'g'ri to'ldirilgan hujjatlar pudratchiga qaytariladi.

Hujjatlar ro'yxatga olingan kuni yoki keyingi ish kunida yuborilishi kerak.

Federal ijro etuvchi organning tarkibiy bo'linmalari o'rtasida hujjatlarni topshirish ofis boshqaruvi xizmati orqali amalga oshiriladi.

Federal ijroiya organida ofis boshqaruvi xizmati kiruvchi, yaratilgan va yuborilgan hujjatlarning hisobini yuritadi. Hujjatlar soni to'g'risidagi ma'lumotlar ish yuritish xizmati tomonidan umumlashtiriladi, tahlil qilinadi va federal ijroiya organi rahbariga u belgilagan tartibda taqdim etiladi.

Federal ijroiya organining elektron hujjat aylanishi tizimida hujjatlarni qayd etish va qidirish uchun hujjatlar to'g'risidagi majburiy ma'lumotlar ilovaga muvofiq qo'llaniladi. Federal ijro etuvchi organning elektron hujjat aylanishi tizimi hujjatlar to'g'risidagi qo'shimcha ma'lumotlardan foydalanishi mumkin.

V. Federal ijro etuvchi organning hujjat fondi
Federal ijro etuvchi organ:

a) o'z faoliyati jarayonida hosil bo'lgan hujjatlardan o'z hujjat fondini shakllantiradi;

b) arxiv ishi sohasidagi federal ijroiya organi bilan kelishilgan holda, o'z faoliyati jarayonida, shuningdek, unga bo'ysunuvchi tashkilotlarning faoliyati jarayonida shakllanadigan hujjatlar ro'yxatini saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda ishlab chiqadi va tasdiqlaydi;

c) federal ijroiya organi tomonidan yaratilgan hujjatlarning yagona shakllari uchun shablonlar albomini ishlab chiqadi va tasdiqlaydi.

(pp. "c" Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori bilan kiritilgan.)

Federal ijroiya organining hujjat fondini shakllantirish ishlarning nomenklaturasini tuzish, fayllarni shakllantirish va topshirish, ularning saqlanishini ta'minlash, ishlarni hisobga olish va federal ijroiya organining arxiviga topshirish orqali ish yuritish xizmati tomonidan amalga oshiriladi.

Federal ijro etuvchi organning ish nomenklaturasi:

a) ish ro'yxatlari asosida ofis boshqaruvi xizmati tomonidan tuzilgan tarkibiy bo'linmalar;

b) markaz bilan kelishilganidan keyin tasdiqlanadi ekspert komissiyasi federal ijro etuvchi organning federal ijroiya organi rahbari tomonidan joriy yil oxiridan kechiktirmay, kelgusi yilning 1 yanvaridan kuchga kiradi;

v) har 5 yilda bir marta federal davlat arxivining ekspert tekshirish komissiyasi bilan kelishib olinadi, unga federal ijroiya organi faoliyati davomida shakllangan Rossiya Federatsiyasi arxiv fondining hujjatlari doimiy saqlash uchun topshiriladi. saqlash;

d) federal ijroiya organining funktsiyalari va tuzilmasi o'zgargan taqdirda, u federal davlat arxivining ekspert tekshirish komissiyasi bilan kelishilgan holda amalga oshiriladi.

Federal ijro etuvchi organning ish nomenklaturasi bo'limlarining nomlari federal ijroiya organining tarkibiy bo'linmalarining nomlari.

Ishlar ishlarning nomenklaturasiga muvofiq, shuningdek hujjatlarni tizimlashtirish va ularni doimiy, vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash ishlariga taqsimlash (guruhlash) tamoyillariga rioya qilgan holda shakllantiriladi. xodimlar, va vaqtinchalik (10 yilgacha) saqlash uchun.

Ishlar tuzilgan kundan boshlab federal ijroiya organining arxiviga topshirilgunga qadar yoki yo'q qilish uchun ular tuzilgan joydagi tarkibiy bo'linmalarda saqlanadi.

Ishlar federal ijroiya organi rahbari tomonidan belgilangan muddatga tarkibiy bo'linmalarning xodimlariga vaqtincha foydalanish uchun beriladi va uning amal qilish muddati tugagandan so'ng ular qaytarilishi kerak.

Ishlar boshqa davlat organlari va tashkilotlariga ularning yozma so'rovlari asosida federal ijroiya organi rahbarining yoki uning ish yuritish masalalari bo'yicha o'rinbosarining ruxsati bilan beriladi.

Doimiy saqlash fayllaridan hujjatlarni olib tashlashga ruxsat beriladi istisno holatlar va federal ijroiya organi rahbarining ruxsati bilan amalga oshiriladi, ishda hujjatning belgilangan tartibda tasdiqlangan nusxasi va asl nusxasini berish sabablari to'g'risidagi dalolatnoma qoldiriladi.

Doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati federal ijroiya organining arxiviga hujjatlarni yuritish xizmati tomonidan ishlar tugatilgandan keyin kamida 1 yil va 3 yildan kechiktirmay topshiriladi. Fayllarni federal ijroiya organining arxiviga o'tkazish federal ijroiya organining tarkibiy bo'linmalarida tuzilgan doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash holatlari va shaxsiy ishlarning ro'yxatlari asosida amalga oshiriladi. Vaqtinchalik (shu jumladan 10 yilgacha) saqlash muddati bo'lgan ishlar federal ijroiya organining arxiviga o'tkazilmaydi va saqlash muddati tugaganidan keyin belgilangan tartibda yo'q qilinishi kerak.

(34-bandga o'zgartirishlar kiritilgan Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

Doimiy va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash holatlari inventarlarini tuzish uchun ishlarning nomenklaturasi asos bo'lib xizmat qiladi.

Eslatma.
Ishlar nomenklaturasi va fayllar ro'yxatini tuzish, fayllarni shakllantirish va hisobga olish, shuningdek vaqtincha saqlash fayllarini yo'q qilish bilan bog'liq masalalar bo'yicha "Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalari" ga qarang (qaror bilan tasdiqlangan). Rosarxiv Kengashining 02.06.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan federal ijroiya organlarida ish yuritish qoidalari. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-son qarori, Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari va boshqalar. arxiv hujjatlari davlat hokimiyati organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarda tasdiqlanadi. Rossiya Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-son buyrug'i bilan.

Ishlar nomenklaturasi va ishlarning ro'yxatini tuzish, ishlarni shakllantirish va ro'yxatdan o'tkazish, shuningdek federal ijroiya organida vaqtincha saqlash ishlarini yo'q qilish tartibi arxiv ishi sohasidagi federal ijroiya organi tomonidan belgilanadi.

VI. Federal ijroiya organida elektron hujjatlar bilan ishlashning o'ziga xos xususiyatlari
(tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)
Elektron hujjatlar federal ijroiya organining elektron hujjat aylanishi tizimida yaratiladi, qayta ishlanadi va saqlanadi.

Elektron hujjatga muvofiq berilishi kerak umumiy qoidalar ish yuritish va "Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi" rekvizitlari bundan mustasno, qog'ozda shunga o'xshash hujjat uchun belgilangan rekvizitlarga ega.

Federal ijro etuvchi organ elektron hujjatlardan (qog'ozda oldindan hujjatlarsiz) va hujjatlarning elektron nusxalaridan foydalanadi.

Federal ijro etuvchi organ tomonidan yaratilgan elektron hujjatlarning tarkibi federal ijroiya organining ichki faoliyatini tashkil etishda faqat elektron hujjatlar shaklida amalga oshiriladigan hujjatlar ro'yxati bilan belgilanadi, ularni yaratish, saqlash va ulardan foydalanish. Federal arxiv agentligi tavsiyalarining asosi.

Federal ijroiya organining ichki faoliyatini tashkil etishda yaratish, saqlash va ulardan foydalanish faqat elektron hujjatlar shaklida amalga oshiriladigan hujjatlar ro'yxati ushbu federal ijroiya organining rahbari tomonidan Federal arxiv bilan kelishilgan holda tasdiqlanadi. Agentlik.

Davlat organlari va mahalliy davlat hokimiyati organlariga yuboriladigan elektron hujjatlar malakasi oshirilgan shaxslar tomonidan imzolanadi elektron imzo"Elektron imzo to'g'risida" Federal qonuniga muvofiq federal ijroiya organining mansabdor shaxsi.

Federal ijro etuvchi organning elektron hujjat aylanish tizimi bilan harakatlarni tasdiqlash usullaridan foydalanish mumkin elektron hujjatlar, "Elektron imzolar to'g'risida" Federal qonuniga muvofiq boshqa turdagi elektron imzolar qo'llaniladi.

Elektron hujjatlarni qabul qilish va jo‘natish ish yuritish xizmati tomonidan amalga oshiriladi.

Elektron imzo bilan imzolangan elektron hujjatlar qabul qilingandan so'ng, ish yuritish xizmati elektron imzoning haqiqiyligini tekshiradi.

Elektron hujjatlar elektron hujjat aylanish tizimiga kiritilgandan so'ng, hujjat to'g'risidagi ro'yxatga olish va hisobga olish ma'lumotlari shakllantiriladi, hujjat aylanishi, shu jumladan uni qidirish, hujjatga kirish, nazorat qilish, saqlash, foydalanish va boshqa ma'lumotlar ta'minlanadi.

Federal ijro etuvchi organ tomonidan yaratilgan va (yoki) federal ijroiya organi tomonidan qog'ozda olingan hujjatlar elektron hujjat aylanishi tizimida bunday hujjatning elektron nusxasi yaratilgan holda ro'yxatga olinadi.

Elektron hujjatlarni ro'yxatga olish va hisobga olish federal ijro etuvchi organning elektron hujjat aylanishi tizimida amalga oshiriladi.

Elektron hujjatlar ish nomenklaturasiga muvofiq elektron fayllarga shakllantiriladi.

Ishlar nomenklaturasi ishning elektron shaklda olib borilayotganligini ko'rsatadi, bu ishning nomida yoki "Eslatma" ustunida qayd etiladi.

Elektron hujjatlar rasmiylashtirilgan yoki jo'natilgandan so'ng, federal ijroiya organining axborot tizimlarida qog'ozda shunga o'xshash hujjatlar uchun nazarda tutilgan muddatlarda belgilangan tartibda saqlanishi kerak.

Elektron hujjatlarni saqlash uchun belgilangan muddatlar tugagandan so'ng, ular federal ijroiya organi rahbari tomonidan tasdiqlangan dalolatnoma asosida yo'q qilinishi kerak.

Ilova
ish yuritish qoidalariga
federal organlarda
ijro etuvchi hokimiyat

Hujjatlar to'g'risidagi majburiy ma'lumotlar ro'yxati,
buxgalteriya hisobi va hujjatlarni qidirish uchun foydalaniladi
elektron hujjat aylanish tizimlarida
federal ijro etuvchi hokimiyat organlari

(tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

Hujjatni imzolagan shaxsning lavozimi, familiyasi va bosh harflari

Hujjat turining nomi

Hujjat sanasi

Hujjatning ro'yxatga olish raqami

Hujjatni qabul qilish sanasi

Kiruvchi hujjatning ro'yxatga olish raqami

haqida ma'lumot tegishli hujjatlar(hujjat turining nomi, sanasi, ro'yxatga olish raqami, ulanish turi)

Matn nomi ( xulosa hujjat)

Ishlar nomenklaturasi bo'yicha holatlar indeksi

Hujjatlarni yuborish to'g'risidagi ma'lumotlar

Asosiy hujjatning varaqlari soni

Ariza belgisi (arizalar soni, ariza varaqlarining umumiy soni)

Hujjatni bajarish bo'yicha ko'rsatmalar (ijrochi, buyurtma, bajarilish sanasi)

Nazorat belgisi

Kirishni cheklash shtampi

Elektron imzo ma'lumotlari

Elektron imzoni tekshirish

Bo'lim - hujjatning mas'ul ijrochisi

NODAVLAT TA'LIM MASSASASI

OLIY KASBIY TA'LIM

KUZBASS IQTISODIYOT VA HUQUQIY INSTITUTI

HUQUQ FAKULTETI

GUMANITER FANLAR BO'LIMI

Nazorat ishi

Fan: "Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish"

“Davlat hokimiyati va mahalliy davlat hokimiyati organlarida ish yuritishni tashkil etish” mavzusida

To‘ldiruvchi: 303-guruh talabasi

Panshina E.Yu.

Tekshirildi:

Kemerovo, 2010 yil

Kirish……………………………………………………………………………………..3.

1. Hujjatlar aylanish organi faoliyati uchun asos sifatida……………….5

2. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning rus modeli………………………………………………………………..7.

3. Hujjatlarni avtomatlashtirishga yondashuvni tanlash………………………10

4. Elektron hujjat aylanishini tashkil qiluvchi tizimlar……………….…..12

5. Rasmiy hujjatlarning hujjat aylanishi………………………..…..14

6. Davlat organlari o‘rtasida hujjatlar almashinuvini avtomatlashtirish…………18

7. Turli darajadagi hokimiyat organlari uchun EDD tizimlari………………………20

8. uchun yechim mahalliy hokimiyat o‘zini-o‘zi boshqarish…………………………….21

Xulosa………………………………………………………………23

Foydalanilgan adabiyotlar ro‘yxati…………………………………………………..25

Kirish.

Ofis jarayonlarini avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishini tashkil etish zarurati bugungi kunda Rossiya Federatsiyasining deyarli barcha tarkibiy tuzilmalarida davlat organlari va mahalliy hokimiyat organlari tomonidan tan olingan. Ammo bu ehtiyojni tushunish bilan bir qatorda bir qator savollar tug'iladi, ularga javob olmasdan, loyihalarni amaliy amalga oshirishga o'tish mumkin emas.

Tizimni amalga oshirishni qaerdan boshlash kerak? Qanday qilib butun loyihani bosqichlarga bo'lish kerak, shunda amalga oshirish samarasi birinchi bosqichdan keyin aniq bo'ladi va har bir keyingi bosqichda kuchayadi? Qaysi biri mavjud texnik vositalar avval modernizatsiya qiling, lekin nima kutish mumkin? Muayyan hududning realliklaridan kelib chiqib, yillar bo‘yicha ajratilgan byudjetda qanday moliyaviy resurslar ko‘rsatilishi kerak?

Aslida, bu savollarning barchasi rejalashtirilgan moliyalashtirishni hisobga olgan holda bir necha yil oldin loyihani amalga oshirishning vakolatli rejasini tuzish bilan bog'liq. ishlab chiqarish ehtiyojlari, texnik jihozlash va texnik parkni rejalashtirilgan modernizatsiya qilish.

muhandislar, dizaynerlar, ishlab chiqarish menejerlarining ishi

ko'p vaqt turli xil narsalarni o'rganish, tahlil qilish va tuzishga bag'ishlangan

hujjatlar. Ayniqsa, katta qiyinchiliklar, qoida tariqasida, qachon paydo bo'ladi

rivojlanish ishlab chiqarish hujjatlari, bu birinchi navbatda etishmasligi bilan bog'liq maxsus bilim kompilyatorlardan. Hujjatlarni rasmiylashtirish va ulardan foydalanish jarayonlarida samarasiz vaqtni bartaraf etish rasmiylashtirish va ijodkorlikning oqilona kombinatsiyasini talab qiladi va bu, mualliflarning fikriga ko'ra, bir tomondan,

hujjatlarni tuzuvchilarni eng ko'p bilan tanishtirish umumiy qonunlar boshqa tomondan, hujjatlarni idrok etish va bu asosiy vazifa - shakllantirish va tizimlashtirish umumiy qoidalar va asosiy hujjatlarni rasmiylashtirish standartlari.

Maqsad sinov ishi o'rganish hisoblanadi nazariy asoslar davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishni tashkil etish.

Sinov maqsadiga ko'ra ishda quyidagilar belgilanadi: vazifalar:

Hujjat aylanishi tushunchasini aniqlang;

Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning Rossiya modelini ko'rib chiqing;

Turli darajadagi davlat organlari uchun EDD tizimlarini aniqlash;

Davlat organlari o‘rtasida hujjatlar almashinuvini avtomatlashtirishni ko‘rib chiqaylik.

1. Hujjat aylanishi davlat organi faoliyatining asosi sifatida.

Federal ijro etuvchi hokimiyat organida ish yuritish Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-son qarori bilan tasdiqlangan federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalariga muvofiq amalga oshiriladi. Ushbu Qoidalar asosida federal ijro etuvchi hokimiyat organ arxiv ishi sohasidagi federal ijroiya organi bilan kelishilgan holda ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar beradi. Ushbu Qoidalar davlat sirlarini o'z ichiga olgan hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga tatbiq etilmaydi.

Hujjatlar blankalarda (A4 yoki A5 formatidagi standart qog'oz varaqlari) yoki elektron hujjatlar shaklida tuziladi va rekvizitlarning belgilangan tarkibi, ularning joylashuvi va dizayni bo'lishi kerak. Shakllarning namunalari ijro etuvchi hokimiyat rahbarining buyrug'i bilan tasdiqlanadi.

Barcha hujjatlar kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarga bo'linadi. Kiruvchi hujjatlar dastlabki ishlov berish, ro'yxatdan o'tkazish, ofis boshqaruvi xizmatida dastlabki ko'rib chiqishdan o'tadi, ko'rib chiqish uchun rahbariyatga o'tkaziladi va keyin ijrochilarga o'tadi. Bajarilgandan so'ng, hujjatlar fayllarga joylashtiriladi.

Har bir organ o'zining hujjat fondini shakllantiradi. Tashkilot ishlarining nomenklaturasi tegishli federal davlat arxivining ekspert tekshirish komissiyasi bilan kelishilgan holda amalga oshiriladi. Doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash holatlari arxivga topshiriladi. Qarorda elektron hujjatlar bilan ishlash tartibi belgilandi.

"Hujjatlar oqimi" atamasi hozirda juda keng qo'llaniladi va deyarli har bir axborot tizimining tavsifida uchraydi. Hujjat aylanishini avtomatlashtirish ko'plab tizimlar tomonidan amalga oshiriladi va ularning har biri "hujjat aylanishini avtomatlashtirishga integratsiyalashgan yondashuv" deb da'vo qiladi. Shu bilan birga, tizimlarning xilma-xilligi juda keng: omborlarni hisobga olish tizimlaridan jarayonni boshqarish dasturlarigacha.

Ushbu ishda "hujjatlar aylanishi", "ofis ishi" atamalari va boshqalar. faqat davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlari faoliyatini tashkil etish nuqtai nazaridan ko'rib chiqiladi. Shunga ko'ra, atamalar faqat davlat organlari faoliyatiga nisbatan qo'llaniladigan milliy qoidalardan foydalangan holda talqin qilinadi.

Ta'rifga ko'ra (GOST R 51141–98) hujjat aylanishi - bu "hujjatlarning tashkilotdagi harakati, ular yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi yoki jo'natilishi tugaguniga qadar", ya'ni butun to'plamning to'liq hayot aylanishi. tashkilotdagi hujjatlar arxivga topshirilgunga qadar yoki yo'q qilish uchun.

Xuddi shu manbaga ko'ra, ish yuritish yoki "boshqaruvni hujjatlashtirish" "hujjatlashtirish va ishni tashkil qilishni ta'minlaydigan faoliyat sohasi" degan ma'noni anglatadi. rasmiy hujjatlar". Ya'ni, ish yuritish rasmiy hujjatlar aylanishini saqlash va nazorat qilishning tashkiliy mexanizmlari to'plamidir. Biroq, "da Standart ko'rsatmalar"Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish to'g'risida" gi 2000 yil 27 noyabrdagi qaroriga ko'ra, ish yuritish funktsiyalari endi faqat rasmiy hujjatlar aylanishini tartibga solish bilan cheklanib qolmaydi. Bu bizga ofisni avtomatlashtirish tizimlari nafaqat ro'yxatdan o'tgan (rasmiy) aylanmasini nazorat qilishi kerakligini ta'kidlash imkonini beradi. hujjatlar, balki hujjatlar loyihalari.

2. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning rus modeli.

Rossiyada, milliy miqyosda, bir bor edi yagona texnologiya bilan ishlash boshqaruv hujjatlari, davlat tizimi deb ataladigan hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv (GS DOU). Hujjatlar bilan ishlash texnologiyasining tafsilotlari bo'yicha ham, tarqatish ko'lami bo'yicha ham rus ish yuritish boshqa mamlakatlarda o'xshashi yo'q. Va agar G'arbda ofisni avtomatlashtirishning rivojlanishi hujjatlarni boshqarish texnologiyalarini rivojlantirishni rag'batlantirsa, Rossiyada, qoida tariqasida, biz institutsional ish yuritishning an'anaviy tarzda tashkil etilgan texnologiyasini avtomatlashtirish haqida gapiramiz.

Xususiyatlari qanday " Rus modeli"Ofis ishi? Uchta eng yorqin afzalliklarni aniqlash mumkin:

Hujjatni qabul qilgan paytdan boshlab nazorat qilish;

Markazlashtirish nazorat funktsiyalari;

Hujjat aylanishining yagona standartlari.

Hujjatlar bilan ishlashning g'arbiy usullaridan farqli o'laroq, in Rus amaliyoti hujjat organga kelib tushgan paytdan boshlab nazoratga olinadi. Ichki yoki chiquvchi hujjatlar "tug'ilgandan" keyin darhol nazoratga olinadi - ya'ni tasdiqlash. Shu bilan birga, hujjatlarning ulanishi nazorat qilinadi - agar bitta hujjat boshqa hujjat bo'yicha qabul qilingan qarorni amalga oshirish natijasida paydo bo'lgan bo'lsa. Bularning barchasi davlat organi yoki mahalliy hokimiyat tomonidan qabul qilingan har qanday hujjatning yo'lini ishonchli kuzatish imkonini beradi - axir, biron bir ro'yxatdan o'tgan hujjat izsiz yo'qolmaydi.

Hujjat aylanishi ustidan nazoratni maksimal darajada markazlashtirish, hujjat birinchi navbatda rahbariyatga xabar qilinishini va shundan keyingina xizmat ierarxiyasiga muvofiq qarorlarni qabul qilib, bevosita ijrochilarga o'tishini nazarda tutadi.

"Rossiya modeli" ning yana bir muhim xususiyati - faoliyat sohasidan qat'i nazar, tashkilotlarda boshqaruv hujjatlari bilan ishlashning yagona va batafsil qoidalarining mavjudligi. Ish yuritish xizmatlarining barcha faoliyati - ekspeditsiyalar, idoralar, nazorat guruhlari - jurnallar, fayl kabinetlari va hisobot shakllarini to'ldirish qoidalariga qadar tartibga solinadi.

Davlat organlarida hujjat aylanishi bo‘yicha bunday batafsil me’yoriy-huquqiy hujjatlar mavjudligini hisobga olsak, u yoki bu xorijiy dasturiy ta’minotni prinsipial yangi texnologiyani moslashtirmasdan joriy etish haqiqatga to‘g‘ri kelmaydi. Bunday holda, zamonaviy yordamida an'anaviy ofis ishlarini avtomatlashtirish haqida gapirish mumkin axborot texnologiyalari.

An'anaviy ofis ishi qog'oz hujjat aylanishini qo'llab-quvvatlaydigan ko'plab jurnallar va / yoki fayl kabinetlarini saqlashni o'z ichiga oladi. Va aynan shu fayl kabinetlariga xizmat ko'rsatish ofisni avtomatlashtirishning asosiy ob'ekti hisoblanadi. Shu bilan birga, avtomatlashtirilgan tizimga kartani hujjatning elektron tasviri (matn va hatto tasvir, ovoz va video) bilan bog'lash imkoniyatini qo'shishga hech narsa to'sqinlik qilmaydi. Bu elektron hujjat aylanishiga o‘tish uchun texnologik shart-sharoit yaratadi. Elektron hujjat aylanishiga o‘tish, o‘z navbatida, shakllanish uchun zarur shart-sharoit yaratadi elektron arxivlar taqdimotning turli shakllarida turli hujjatlar bo'yicha ma'lumotnoma va tahliliy ishlarning samarali mexanizmlari bilan.

Boshqa tomondan, kompyuter tarmog'idan foydalanish hujjatlar aylanishi ustidan markazlashtirilgan nazoratni saqlab, turli ofis funktsiyalarini markazsizlashtirish uchun sharoit yaratadi. Siz, masalan, bo'limlarga va hatto alohida xodimlarga amalga oshirishga ruxsat berishingiz mumkin o'z-o'zini ro'yxatdan o'tkazish hujjatlar va bir vaqtning o'zida markazlashtirilgan holda ularning o'tishini nazorat qiladi. Bundan tashqari, jug'rofiy jihatdan olis organlarni bog'laydigan tarmoqning mavjudligi hujjatlar aylanishini markazlashtirilgan nazorat qilish imkonini beradi, bunga sof qog'oz texnologiyasi doirasida erishib bo'lmaydi.

Hujjat aylanishining rus modeli nafaqat boshqaruv jarayonlariga zamonaviy yondashuvlarga to'liq mos keladi, balki hujjat aylanishining G'arb modellaridan sezilarli darajada ustundir. Haqiqatan ham, rus modelida hujjatlarning yo'qolishi faqat sabab bo'lishi mumkin to'g'ridan-to'g'ri buzish ofis ishlari bo'yicha ko'rsatmalar.

3. Hujjatlarni avtomatlashtirishga yondashuvni tanlash.

Davlat hokimiyati va mahalliy o‘zini o‘zi boshqarish organlarining hujjat aylanishini avtomatlashtirish zarurati bugun hammaga ayon.

Qog'oz jurnallari va ish yuritish kabinetlaridan foydalangan holda ish yuritish bir necha sabablarga ko'ra davlat xizmatchilarining samaradorligini oshirish talablariga mos kelmaydi.

Hujjatlar va ularni bajarish jarayoni to'g'risidagi ma'lumotlar tashkilot va uning tarkibiy bo'linmalarining fayl tizimida tarqatiladi. Shu sababli, korxonada hujjatlar bilan ishlash bo'yicha ma'lumot olish, heterojen va markazlashtirilmagan fayl kabinetlaridan ma'lumotlarni qidirish va qayta ishlashni talab qiladi.

Hujjat fayllari odatda ijrochilardan ajratiladi. Ular hujjatlarning holati haqida to'liq bo'lmagan va sekin ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Ko'p sonli qog'oz hujjatlarni ko'paytirish va ko'chirish, ko'plab va takroriy jurnallar va ish yuritish kabinetlarini yuritish katta miqdordagi samarasiz mehnat xarajatlariga olib keladi.

Biroq, davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarining hujjat aylanishiga radikal, inqilobiy yondashuvlar juda xavflidir. Bu nafaqat amalga oshirish muddatlarini o'tkazib yuborishga, balki jiddiy boshqaruv muammolariga ham olib kelishi mumkin.

Microsoft o'z hamkorlari bilan birgalikda davlat organlari va mahalliy hokimiyat organlarining hujjat aylanishini tashkil etish sohasida ikki bosqichli dasturiy va uslubiy yechimlarni taklif etadi:

Avtomatlashtirilgan ofis ishlari qog'oz hujjat aylanishi uchun;

Elektron hujjat aylanishi va ish yuritish.

Bunday bosqichma-bosqich yondashuv davlat hokimiyati va boshqaruvi organlari faoliyati samaradorligini muammosiz oshirish, uning faoliyatini tartibsizliklar ehtimolini bartaraf etish imkonini beradi. Qog'oz hujjat aylanishi uchun avtomatlashtirilgan ish yuritish qisqa muddatda davlat organlari va mahalliy davlat hokimiyati organlarida hujjat aylanishini avtomatlashtirishning asosiy yondashuvidir.

Hokimiyat tomonidan qayta ishlanadigan, shu jumladan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda uzatiladigan hujjatlar ikki shaklga ega - an'anaviy ravishda qog'oz va elektron. Bu simbioz haqiqatning natijasidir zamonaviy vositalar hujjatlarni tayyorlash hujjatlarni saqlashning elektron shaklini nazarda tutadi va normativ baza va muomalaning belgilangan qoidalari - qog'oz. Shuningdek, qog'oz hujjatlarni saqlash foydasiga eng muhim dalil ular bilan ishlashning beqiyos qulayligidir. Qoidalar va odatlar zamonaviy axborot texnologiyalari imkoniyatlaridan ancha sekin o'zgaradi.

Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida hujjatlarni rasmiylashtirish ko'p vaqt talab etadi. elektron formatda Qog'oz nusxalarini yaratishni talab qiladigan operatsiyalar saqlanadi. Qoida tariqasida, menejerlar qog'oz hujjatlar bilan ishlashni afzal ko'rishadi. Bundan tashqari, hokimiyat organlari oʻrtasida rasmiy hujjatlar almashinuvi va ularni davlat arxiviga topshirish ham shu yillarda sodir boʻlmoqda qog'oz shakli.

Elektron hujjat aylanishi va ish yuritish (EDF) - bu hozirgi siyosiy va iqtisodiy vaziyat tomonidan samaradorlikka qo'yiladigan zamonaviy talablarga texnologik javob. Rossiya hukumati davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish. G'arbiy davlat organlarida uni amalga oshirish tajribasi va uning yirik, progressiv Rossiya tijorat tuzilmalarida ishlashi misollari EDD foydasiga gapiradi.

4. Elektron hujjat aylanishini tashkil qiluvchi tizimlar.

Yuqorida aytib o'tilganidek, elektron hujjat aylanishi hujjatlar bilan ishlashning yangi texnologiyalari majmuidir. Amaldagi texnologiyalar turli xil hujjatlarni qayta ishlash operatsiyalarini ta'minlaydigan tizimlarning "uzluksiz" o'zaro ta'sirini tashkil qilish imkonini beradi. Bunday texnologiyalar, birinchi navbatda, quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Qog'oz kiruvchi hujjatlarni taqdimotning to'liq elektron shakliga aylantiradigan matnni aniqlash texnologiyalari;

Qo'lda yozilgan imzoning elektron analogi;

Ma'lumotlarni uzatish vositalari;

Elektron axborotni saqlash vositalari.

Ro'yxatda keltirilgan texnologiyalar turli funktsiyalarni bajaradigan quyi tizimlarga bir-birini organik ravishda to'ldirishga imkon beradi. Bunday o'zaro hamkorlik davlat xizmatchilarining hujjatlar bilan ishlash samaradorligini keskin oshirishi mumkin.

Elektron hujjat aylanishi barcha hujjatli tizimlarni axborot markaziga integratsiyalashgan holda davlat organida yagona axborot makonini yaratish imkonini beradi. Integratsiya hujjatlar bilan ishlash sifatini yo'qotmasdan, rus ish yuritish an'analarini saqlagan holda amalga oshiriladi. Bunday integratsiyaning asosini ishonchli hujjatlarni saqlash va u bilan o'zaro aloqada bo'lgan hujjatlarni boshqarish tizimlari tashkil etadi. Barcha qayta ishlangan hujjatlar yagona omborda saqlanadi, bu materiallarni tayyorlashda ma'lumotlarni optimal qidirish va tanlash imkonini beradi. Hozirgi vaqtda ko'pgina hokimiyat va mahalliy hokimiyatlarda ko'plab operatsiyalar kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda amalga oshirilmoqda. Avtomatlashtirish tizimining vazifasi hujjat matnlari bo'yicha samarali jamoaviy ishlarni tashkil etish va har bir davlat xizmatchisiga ularning faoliyatini qo'llab-quvvatlash uchun boy axborot maydonini taqdim etishdan iborat.

5. Rasmiy hujjatlarning hujjat aylanishi.

Elektron hujjat aylanishi texnologiyalarini ishlab chiqishda asosiy maqsad qog'oz hujjat aylanishi va jurnal-karta idorasini boshqarish qoidalari va usullarining maksimal uzluksizligiga erishish edi, bu an'anaviy texnologiyalardan zamonaviy texnologiyalarga og'riqsiz o'tish imkonini beradi.

Ofisni boshqarish tizimi davlat hujjatlarining yagona omborida saqlanadigan hujjatlarni qayta ishlaydi. Bu rasmiy hujjat aylanishi bilan qayta ishlangan hujjatlarni davlat hokimiyati organining yagona axborot maydoniga kiritish imkonini beradi.

Elektron hujjat aylanishi texnologiyasini quyidagilar qo'llab-quvvatlaydi: funksionallik tizimlari:

Elektron pochta yoki Internet portali orqali yuborilgan, shu jumladan elektron shaklda taqdim etilgan kiruvchi hujjatlarni avtomatlashtirilgan tarzda ro'yxatdan o'tkazish raqamli imzo(EDS) va kriptografik himoya;

o'rnatilgan OCR texnologiyasidan foydalangan holda qog'oz hujjatlarni skanerlash va tanib olish;

Ro'yxatga olish kartasiga (RCh) istalgan formatdagi fayl(lar) ko'rinishidagi hujjatning elektron tasvirini biriktirish;

hujjatning elektron tasvirining biriktirilgan fayllariga kirish huquqlarini farqlash;

Har bir mansabdor shaxsga - hujjatlarni rasmiylashtirish jarayoni ishtirokchisiga o'zining shaxsiy virtual kabineti bilan ta'minlash, bu mansabdor shaxsga faqat uning vakolatiga kiruvchi hujjatlardan foydalanish imkoniyatini ta'minlash;

Hujjatlar loyihalarini kelishish (ko'rib chiqish) jarayonini ta'minlash;

elektron hujjatlarni to'liq matnli va atributli qidirish, shu jumladan masofadan turib to'liq matnli qidiruv;

Elektron pochta orqali jo'natish yoki organning Internet-portalida elektron chiquvchi hujjatlarni e'lon qilish (har qanday usuldan foydalangan holda). Elektron pochta, MAPI-ni qo'llab-quvvatlaydigan), sertifikatlangan vositalar yordamida raqamli imzo va shifrlash bilan himoyalangan;

Ishlarni shakllantirish va ro'yxatga olish, ya'ni. bajarilgan hujjatlarni ishlar nomenklaturasiga muvofiq ishlarga guruhlash va ish doirasidagi hujjatlarni tizimlashtirish;

Elektron hujjatlar va davlat ishlarini arxivda saqlash.

Tizimda buxgalteriya hisobining asosiy birligi RC hujjati bo'lib, uning tafsilotlari to'liqligi turli xil ma'lumotlar bo'limlari bo'yicha statistik va tahliliy hisobotlarni yaratish imkoniyatini va qidiruvning qulayligini ta'minlaydi.

Bunday holda, RK rekvizitlarining asosiy to'plami har bir hujjatlar guruhi uchun belgilangan qo'shimcha rekvizitlarning ixtiyoriy to'plami bilan kengaytirilishi mumkin. Qozog'iston Respublikasining qo'shimcha ma'lumotlaridan foydalanib, siz hisobotlarni yaratishda asosiy ma'lumotlar bilan bir qatorda ma'lumotlarni qidirishingiz va tanlashingiz mumkin. Elektron kirish hujjati olingandan so'ng uni ro'yxatdan o'tkazish avtomatik ravishda amalga oshiriladi. Ikki EDD tizimi o'rtasida almashish natijasida olingan hujjat uchun Rossiya Federatsiyasi tafsilotlarining aksariyati avtomatik ravishda yaratiladi. Hujjatning elektron tasviri Qozog'iston Respublikasiga ilova qilingan. Shu bilan birga, elektron raqamli imzo va kriptografik himoya bilan jihozlangan hujjatning shaxsi tekshiriladi. Agar kiruvchi hujjat qog'oz ko'rinishida qabul qilinadi, matnni optik aniqlash paketi tizim muhitidan chaqiriladi va uning elektron tasvirini olgandan so'ng, hujjat Qozog'iston Respublikasiga bir vaqtning o'zida ilova qilingan holda ofisni boshqarish tizimiga qaytariladi. Hujjat faylini biriktirgan tizim foydalanuvchisi faylga kirish huquqlarini xavfsizlik darajasida, shuningdek tahrirlashdan himoya qilish (himoyani bekor qilish) o'rnatadi.

Agar elektron shaklda bajarish va saqlash uchun mo'ljallangan nisbatan katta hajmdagi qog'oz hujjatlarni tarjima qilish zarur bo'lsa, "Oqimlarni ro'yxatga olish" opsiyasidan foydalanish taklif etiladi. Bunday holda, Qozog'iston Respublikasida hujjat to'g'risidagi ro'yxatga olish ma'lumotlarini kiritgandan so'ng, oqimni ro'yxatga olishning avtomatlashtirilgan ish stantsiyasidan (AWS) foydalanuvchi tizim tomonidan tayinlangan ichki tizim raqamiga mos keladigan shtrix-kodning birinchi varag'ida chop etadi. ro'yxatdan o'tgan hujjatga. Shundan so'ng, hujjatlar, tasodifiy tartibda, turli oqimlarni ro'yxatga olish ish stantsiyalaridan yuqori tezlikda ishlaydigan skaner bilan jihozlangan skanerlash ish stantsiyasiga keladi. Hujjatlarning skanerlangan elektron tasvirlari ma'lumotlar bazasiga kiradi va shtrix-kod olish texnologiyasi tufayli tegishli hujjatlarni ro'yxatga olish kartalariga biriktiriladi.

Ro'yxatga olingandan so'ng, RCh ilova qilingan hujjat bilan tarmoq orqali hujjatning bajarilishi to'g'risida qaror qabul qilish uchun mas'ul mansabdor shaxsga, so'ngra qabul qilingan qarorning rekvizitlariga muvofiq hujjat ijrochilariga yuboriladi. Shu bilan birga, har bir rahbar yoki ijrochiga ma'lum huquqlar berilgan bo'lib, bu hujjatlar bilan ishlashni an'anaviy ish stolida iloji boricha yaqinroq bo'lishini ta'minlashga imkon beradi. bu xodim va ijro boshlanishini kutayotgan (Qabul qilingan papkada) yoki xodim tomonidan bajarish uchun qabul qilingan (Ijro haqida papkada) yoki bajarish muddatini ko'rsatgan holda bo'ysunuvchilarga topshirilgan (Nazorat ostidagi papkada).

Standart texnologiyadan foydalangan holda chiquvchi va ichki hujjatlar matnlari (tasvirlari) bo‘lgan fayllar Qozog‘iston Respublikasiga ham ilova qilinadi. Qozog‘iston Respublikasi rekvizitlari ilova qilingan chiquvchi hujjat elektron raqamli imzo bilan himoyalanishi, shifrlanishi va adresatga uzatilishi mumkin.

Shunday qilib, aloqa liniyalari orqali qabul qilingan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish imkoniyati bilan birgalikda korporativ elektron hujjat aylanishi ta'minlanadi. Bajarilgan hujjatlar fayllarga jamlanadi va arxivga saqlash uchun topshiriladi.

6. Hokimiyat organlari o'rtasida hujjat almashinuvini avtomatlashtirish.

Hozirda ko'pchilikda davlat organlari meros qilib olingan vakolatlar allaqachon qo'llanilmoqda avtomatlashtirilgan tizimlar hujjat boshqaruvi. Ular turli xil dasturiy ta'minot va apparat bazalarida qurilgan. Ulardan ba'zilari Microsoft hamkorlari tomonidan taqdim etilgan (shu jumladan, Electronic Office Systems kompaniyasidan yuqorida tavsiflangan Delo tizimi) asosida amalga oshiriladi. zamonaviy texnologiyalar. Bundan tashqari, MS DOS va boshqa platformalarga asoslangan oldingi avlod tizimlarining katta qismi hali ham qo'llanilmoqda. Yaqin kelajakda barcha davlat organlarida tizimlarni birlashtirish siyosiy (Federatsiya sub'ektlari va mahalliy davlat hokimiyati organlarining huquqlari), ham amaliy nuqtai nazardan mumkin emas. Amalga oshirish, ayniqsa, mavjud tizimlarni almashtirish ancha uzoq, qiyin va qimmat jarayondir.

Bunday vaziyatda, kirish/chiqish xabarlarining turli formatlariga osongina moslasha oladigan va turli tizimlarni ulash imkonini beradigan idoralararo hujjat almashinuvi vositalarini ishlab chiqish tabiiy yechim hisoblanadi.

Elektron hujjatlar almashinuvi to'g'ri ta'minlanishi kerak. Hujjatlar mualliflik va hujjat mazmunining o'zgarmasligini kafolatlovchi elektron imzo bilan ta'minlanishi, ayrim hollarda esa ular ruxsatsiz kirishdan kriptografik vositalar bilan himoyalangan bo'lishi kerak.

Har bir tashkilotda hujjatlar almashadigan ko'plab muxbir tashkilotlari mavjud va ularning barchasi turli xil xabar formatlariga va hatto tarmoqlarga ega bo'lishi mumkin. Ayrim tashkilotlarning tizimlarini almashishni tashkil etish uchun zarur bo'lgan xizmat ma'lumotlarini doimiy qo'llab-quvvatlash funktsiyasi bilan yuklash maqsadga muvofiq emas. Hujjat almashinuvini “hamma hamma bilan” tamoyili bo‘yicha emas, balki “yulduz” tamoyili bo‘yicha – Hujjat almashish markazlari (DEC) asosida qurish mantiqan to‘g‘ri.

Ma'lumotlar markazlari quyidagi funktsiyalar to'plamini bajarishi mumkin:

Kiruvchi va chiquvchi hujjatlar formatlarini o'zgartirish va muvofiqlashtirish;

Manzil ma'lumotlar bazalarini qo'llab-quvvatlash va hujjatlarni etkazib berish yo'nalishlarini hisoblash;

Hujjatlarni kafolatli yetkazib berish;

Hujjatlarni qo'shimcha arxivlash;

Kataloglarni qo'llab-quvvatlash va sinxronlashtirish.

Xabar almashish markazlari yopiq va infratuzilmasini qo'llab-quvvatlovchi sertifikat organlari rolini ham o'z zimmalariga olishlari mumkin umumiy kalitlar, birjada ishtirok etuvchi tashkilotlar uchun autentifikatsiya tartiblari.

Ma'lumotlar markazi bilan integratsiya qilish uchun eski korporativ tizimlar, agar kerak bo'lsa, formatlarni oldindan o'zgartirish va ma'lumotlar markazi bilan almashish tartib-qoidalarini ta'minlaydigan maxsus interfeys modullari bilan to'ldirilishi mumkin.

7. Turli darajadagi hokimiyat organlari uchun EDD tizimlari.

Hujjat aylanishining kichik hajmiga ega bo'lgan shahar va boshqa organlar uchun yechim Ushbu toifaga to'liq huquqli EDD tizimini joriy qilish uchun etarli texnik bazaga ega bo'lmagan kichik hajmdagi hujjat aylanishiga ega bo'lgan shahar boshqaruv tuzilmalari shartli ravishda kirishi mumkin. Ular uchun yuqori tashkilot bilan to'g'ridan-to'g'ri yoki ma'lumotlar markazi orqali elektron hujjatlarni xavfsiz almashish vositalari bilan jihozlangan yagona foydalanuvchi yechimi tavsiya etilishi mumkin. Bunday yechimning foydalanuvchisi odatda tashkilotning yozuvlarini boshqarish uchun mas'ul bo'lgan xodimdir. Bunday holda, ish qog'oz hujjatlar bilan amalga oshiriladi, lekin tizim kiruvchi / chiquvchi hujjatlarni qayd qiladi, hujjatlar bo'yicha rezolyutsiyalarni qayd qiladi, hujjatlar faylga o'chirilgan va faylda bo'ladi. arxiv saqlash. Agar xodimlar soni ko'p bo'lsa, qog'oz asl nusxalari harakatining yozuvlari ham saqlanishi mumkin. Yuqori tashkilotdan elektron shaklda qabul qilingan hujjatlar qog'oz asl nusxalari kelguniga qadar darhol ro'yxatga olinadi, chop etiladi va rasmiylashtirila boshlaydi. Bosh tashkilot avtomatik ravishda hujjat ro'yxatdan o'tganligi haqida xabar oladi. Ushbu yechim quyidagilarga imkon beradi:

Bosh tashkilot bilan kiruvchi/chiqish hujjatlari almashinuvini tezlashtirish;

Joylashuvi noma'lum bo'lgan "yo'qolgan" hujjatlar sonini kamaytiring.

8. Mahalliy hokimiyat uchun yechim.

Ushbu toifaga shartli ravishda yiliga o'rtacha 3000 dan 10 000 tagacha hujjat aylanishiga ega bo'lgan munitsipal boshqaruv tuzilmalari, tuzilmaviy jihatdan alohida bo'linma sifatida idora yoki kotibiyat va nafaqat tashkilotlarning hujjatlari bilan, balki xatlar va murojaatlar bilan ham ishlaydigan shahar boshqaruvi tuzilmalarini kiritish mumkin. fuqarolar va korxonalar. Bunday tashkilotlar odatda mahalliy tarmoqqa ulangan shaxsiy kompyuterlarning yetarlicha parkiga ega. Ular uchun yuqori va quyi tashkilotlar bilan (to'g'ridan-to'g'ri yoki ma'lumotlar markazi orqali) elektron hujjatlarni xavfsiz almashish, axborotlashtirish portaliga ulanish vositalari bilan jihozlangan 5 dan 20 gacha bo'lgan ish stantsiyalari bilan ko'p foydalanuvchili yechim tavsiya etilishi mumkin. fuqarolar va tashkilotlardan murojaatlarni qabul qilish hamda EDD tizimi ma’lumotlariga masofaviy Internet tarmog‘iga ulanish imkoniyati yaratildi. Tizim kiruvchi/chiqaruvchi hujjatlarni roʻyxatga olishni, hujjatlar boʻyicha qarorlar, ish yuritish va arxiv saqlovidan chiqarilgan hujjatlarni hisobga olishni taʼminlashi kerak. Qog'oz asl nusxalari harakatining yozuvlari ham saqlanishi kerak.

Bunday yechim foydalanuvchilari odatda nafaqat ofis xodimlari, balki bir qator xodimlardir funktsional birliklar. Bunday tashkilotlar xodimlarining aksariyati shaxsiy kompyuterlarga ega bo'lganligi sababli, bunday yechim allaqachon ba'zi hujjatlar bilan ishlashni asosan yoki faqat elektron shaklda tashkil qilishi mumkin. Kiruvchi quti qog'oz hujjatlar raqamlashtirilishi mumkin va ular bilan keyingi barcha ishlar allaqachon elektron shaklda amalga oshirilishi mumkin. Hujjatlarni ijro etish jarayoni (qarorlarni kiritish va ijro etish) elektron shaklda ham tashkil etilishi mumkin.

Agar tashkilot Internetda doimiy foydalanish mumkin bo'lgan kanalga ega bo'lsa, EDD tizimiga masofadan kirish veb-interfeys orqali tashkil etilishi mumkin, bu ham uzoqda bo'lgan mansabdor shaxslarga, ham yuqori darajadagi tashkilotlarga ishning borishini kuzatish imkonini beradi.

Yuqori va quyi tashkilotlar bilan hujjatlar almashinuvini tezlashtirish;

Ba'zi funktsiyalarni bo'limlarga o'tkazish orqali ish yuritish xodimlariga yukni kamaytirish;

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish samaradorligini oshirish;

Tashkil eting samarali tizim o'zaro bog'liq hujjatlarni saqlash;

Qidiruv vaqtini qisqartiring zarur hujjatlar;

Joylashuvi noma'lum bo'lgan "yo'qolgan" hujjatlar sonini kamaytiring;

Tezlashtiring va ko'proq harakat qiling samarali ish hujjatlarni rasmiylashtirish bo'yicha xodimlar;

Fuqarolar va tashkilotlarning elektron shaklda (portal orqali) kelib tushgan murojaatlari bilan ishlash xarajatlarini kamaytirish;

Amalga oshirish ustidan nazoratni ta'minlash muhim hujjatlar yuqori tashkilotlardan.

Portalni ishlab chiqish va qo'llab-quvvatlash, shuningdek, EDD tizimi ma'lumotlariga masofaviy Internetga kirishni tashkil etish, Microsoft-dan Internet-texnologiyalar to'plami (Internet Information Services, ASP texnologiyasi, Microsoft Index Server) va nashr qilish uchun Delo-Enterprise tizimi tomonidan taqdim etilgan API. hujjatlar to'g'ridan-to'g'ri ma'lumotlar bazasidan foydalanish mumkin.

Xulosa.

Davlat hokimiyati organlari yoki mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish va hujjat aylanishining o'ziga xos xususiyati, boshqaruvni hujjatlashtirish tizimi sifatida, boshqaruv jarayonlarini hujjat shaklida yuz foiz aks ettirishdir. Shu sababli, ofis boshqaruvi va hujjat aylanishi jarayonlari o'zini o'zi ta'minlaydi va o'z boshqaruv tizimini talab qiladi.

Hozirda faol jarayon davom etmoqda amalga oshirish kompyuter uskunalari va tarmoqlar davlat muassasalari, va ko'pchilikda bugungi kunga qadar erishilgan daraja hujjatlar bilan ishlashning zamonaviy texnologiyalarini joriy etish uchun etarli. Ammo buning uchun kompyuterlar va tarmoqlardan tashqari zamonaviy dasturiy echimlar to'plami kerak bo'ladi.

Rossiya Federatsiyasi ushbu sohaning ahamiyatini to'liq anglaydi, bu butun "Elektron Rossiya" Federal maqsadli dasturida va uning bir qator o'ziga xos faoliyatida aks ettirilgan.

Yakuniy natija boshqaruv faoliyati davlat apparati ko'pgina oraliq bo'g'inlarga bog'liq bo'lib, ulardan biri biznes boshqaruvi bo'lib, qaror qabul qilishda samaradorlik va moslashuvchanlikni ta'minlaydi. Keys boshqaruvi ishning barcha bosqichlarini muvofiqlashtiradi - dizayndan tortib echimlarni amaliy amalga oshirishgacha. Boshqaruv jarayoni quyidagi asosiy tipik hujjatlashtirilgan operatsiyalarni o'z ichiga oladi:

Hujjatli ma'lumotlarni yig'ish va qayta ishlash; qaror tayyorlash;

qaror qabul qilish va hujjatlashtirish; qarorlarni ijrochilarga etkazish;

Qarorning ijrosi; bajarilishini nazorat qilish; samaradorlik to'g'risidagi ma'lumotlarni to'plash;

Vertikal va gorizontal ulanishlar orqali ma'lumotlarni uzatish; axborotni saqlash va olish.

Boshqaruv apparati o'z funktsiyalarini asosan universal va vakolatli tashkiliy vositalar orqali amalga oshiradi ma'muriy hujjatlar xalq xo'jaligining barcha tarmoqlarida faoliyatning o'ziga xos xususiyatlaridan qat'iy nazar aylanma yaratilgan va hukumat nazorati ostida. Boshqaruv apparatida 14 milliondan ortiq kishi mehnat qilayotgani, mamlakatda yillik hujjat aylanishi qariyb 60 milliard varaqni tashkil etib, o‘sishda davom etayotganini inobatga oladigan bo‘lsak, bu boradagi ishlar samarali ekanligiga shubha yo‘q. tartibga soluvchi tartibga solish bu jarayon bor katta ahamiyatga ega. Hujjat hujjatlari hujjat aylanishini tartibga solish vositalaridan biridir. davlat standartlari, Butunittifoq tasniflagichlari va yagona tizimlar hujjatlar. Ushbu va boshqa standartlar butun texnologik tsikl davomida mamlakatda hujjat aylanishini barqarorlashtirish, har bir hujjat uchun hujjat aylanishini saqlashning optimal texnologiyasini yaratish uchun tan olingan.

boshqaruv birligi.

Foydalanilgan adabiyotlar roʻyxati:

1. M. I. Basakov. Ofis ishi. Qo'llanma talabalar uchun ta'lim muassasalari o'rtacha kasb-hunar ta'limi. [Matn] / Basakov M.I. Nashriyot uyi: Marketing, 2002. – 336 b.

2. Borodina V.V. Davlat boshqaruvi tizimida ish yuritish. [Matn] / V.V. Borodina. Nashriyot uyi: RAGS, 2008. - 376 s.

3. Kirsanova M.V. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish: darslik. qo'llanma [Matn] / M. V. Kirsanova. -Nashriyot: Infra-M:, 2004. – 256 b.- (Oliy ma’lumot)

4. Kuznetsov I.N. Boshqaruv va ofis ishlarini hujjatlashtirish. [Matn] / I. N. Kuznetsov. – M.: Yurayt, 2008. – 576 b.

5. Spivak V. A. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish. [Matn] / V.A. Spivak.-Nashriyot uyi: Piter, 2008 yil. - 256s.

Davlat tizimi boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash. Umumiy talablar hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlariga. – M., 1991 yil

Borodina V.V. Davlat boshqaruvi tizimida ish yuritish. [Matn] / V.V. Borodina. Nashriyot uyi: RAGS, 2008. – 154S

Spivak V. A. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish. [Matn] / V.A. Spivak.-Nashriyot uyi: Piter, 2008 yil. – 98C.

Borodina V.V. Davlat boshqaruvi tizimida ish yuritish. [Matn] / V.V. Borodina. Nashriyot uyi: RAGS, 2008. -184C.

Spivak V. A. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish. [Matn] / V.A. Spivak.-Nashriyot uyi: Piter, 2008 yil. – 68C.

M. I. Basakov. Ofis ishi. O'rta kasb-hunar ta'limi ta'lim muassasalari talabalari uchun darslik. [Matn] / Basakov M.I. Nashriyot: Marketing, 2002. –95S.

Kirsanova M.V. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish: darslik. qo'llanma [Matn] / M. V. Kirsanova. -Nashriyot: Infra-M:, 2004. – 127S.

Kirsanova M.V. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish: darslik. qo'llanma [Matn] / M. V. Kirsanova. -Nashriyot: Infra-M:, 2004. – 154S.

Kuznetsov I.N. Boshqaruv va ofis ishlarini hujjatlashtirish. [Matn] / I. N. Kuznetsov. – M.: Yurayt, 2008. –84S.

NODAVLAT TA'LIM MASSASASI

OLIY KASBIY TA'LIM

KUZBASS IQTISODIYOT VA HUQUQIY INSTITUTI

HUQUQ FAKULTETI

GUMANITER FANLAR BO'LIMI
Nazorat ishi

Fan: "Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish"

“Davlat hokimiyati va mahalliy davlat hokimiyati organlarida ish yuritishni tashkil etish” mavzusida
To‘ldiruvchi: 303-guruh talabasi

Panshina E.Yu.

Tekshirildi:
Kemerovo, 2010 yil

Kirish……………………………………………………………………………………..3.

1. Hujjatlar aylanish organi faoliyati uchun asos sifatida……………….5

2. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning rus modeli………………………………………………………………..7.

3. Hujjatlarni avtomatlashtirishga yondashuvni tanlash………………………10

4. Elektron hujjat aylanishini tashkil qiluvchi tizimlar……………….…..12

5. Rasmiy hujjatlarning hujjat aylanishi………………………..…..14

6. Davlat organlari o‘rtasida hujjatlar almashinuvini avtomatlashtirish…………18

7. Turli darajadagi hokimiyat organlari uchun EDD tizimlari………………………20

8. Mahalliy hokimiyat uchun yechim……………………………21

Xulosa………………………………………………………………23

Foydalanilgan adabiyotlar ro‘yxati…………………………………………………..25
Kirish.

Tizimni amalga oshirishni qaerdan boshlash kerak? Qanday qilib butun loyihani bosqichlarga bo'lish kerak, shunda amalga oshirish samarasi birinchi bosqichdan keyin aniq bo'ladi va har bir keyingi bosqichda kuchayadi? Mavjud texnik vositalardan qaysi biri birinchi navbatda yangilanishi kerak va nimani kutish mumkin? Muayyan hududning realliklaridan kelib chiqib, yillar bo‘yicha ajratilgan byudjetda qanday moliyaviy resurslar ko‘rsatilishi kerak?

Darhaqiqat, bu savollarning barchasi rejalashtirilgan moliyalashtirish, ishlab chiqarish ehtiyojlari, texnik jihozlar va texnik parkni rejalashtirilgan modernizatsiyani hisobga olgan holda bir necha yil oldin loyihani amalga oshirishning vakolatli rejasini qurish bilan bog'liq.

Muhandislar, dizaynerlar, ishlab chiqarish menejerlarining ishi

Ko'p vaqt turli xil narsalarni o'rganish, tahlil qilish va to'plashga bag'ishlangan

Hujjatlar. Ayniqsa, katta qiyinchiliklar, qoida tariqasida, qachon paydo bo'ladi

Ishlab chiqarish hujjatlarini ishlab chiqish, bu birinchi navbatda loyihachilar orasida maxsus bilimlarning etishmasligi bilan bog'liq. Hujjatlarni rasmiylashtirish va ulardan foydalanish jarayonlarida samarasiz vaqtni bartaraf etish rasmiylashtirish va ijodkorlikning oqilona kombinatsiyasini talab qiladi va bu, mualliflarning fikriga ko'ra, bir tomondan,

Hujjat tuzuvchilarni hujjatlarni idrok etishning eng umumiy qonuniyatlari bilan tanishtirish, boshqa tomondan, bu asosiy vazifadir - asosiy hujjatlarni tayyorlashning umumiy qoidalari va normalarini shakllantirish va tizimlashtirish.

Maqsad Test davlat hokimiyati va mahalliy davlat hokimiyati organlarida ish yuritishni tashkil etishning nazariy asoslarini o‘rganishdan iborat.

Sinov maqsadiga ko'ra ishda quyidagilar belgilanadi: vazifalar:

Hujjat aylanishi tushunchasini aniqlang;

Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning Rossiya modelini ko'rib chiqing;

Turli darajadagi davlat organlari uchun EDD tizimlarini aniqlash;

Davlat organlari o‘rtasida hujjatlar almashinuvini avtomatlashtirishni ko‘rib chiqaylik.
1. Hujjat aylanishi davlat organi faoliyatining asosi sifatida.

Federal ijro etuvchi hokimiyat organida ish yuritish Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477.1-son qarori bilan tasdiqlangan federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalariga muvofiq amalga oshiriladi. organ arxiv ishi sohasidagi federal ijroiya organi bilan kelishilgan holda ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar beradi. Ushbu Qoidalar davlat sirlarini o'z ichiga olgan hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga tatbiq etilmaydi.

Xuddi shu manbaga ko'ra, ish yuritish yoki "boshqaruvni hujjatlashtirish" "hujjatlashtirish va rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil qilishni ta'minlaydigan faoliyat sohasi" degan ma'noni anglatadi. Ya'ni, ish yuritish rasmiy hujjatlar aylanishini yuritish va nazorat qilishning tashkiliy mexanizmlari majmuidir. Biroq, 2000 yil 27 noyabrdagi "Federal ijro etuvchi organlarda ish yuritish bo'yicha standart yo'riqnoma" da ish yuritish funktsiyalari endi faqat rasmiy hujjatlar aylanishini tartibga solish bilan cheklanmaydi. Bu bizga ofisni avtomatlashtirish tizimlari nafaqat ro'yxatdan o'tgan (rasmiy) hujjatlar aylanishini, balki hujjatlar loyihalarini ham nazorat qilishi kerakligini ta'kidlash imkonini beradi.
2. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning rus modeli.

Rossiyada milliy miqyosda boshqaruv hujjatlari bilan ishlashning yagona texnologiyasi ishlab chiqildi, bu boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi (GS DOU) deb ataladi. Hujjatlar bilan ishlash texnologiyasining tafsilotlari bo'yicha ham, tarqatish ko'lami bo'yicha ham rus ish yuritish boshqa mamlakatlarda o'xshashi yo'q. Va agar G'arbda ofisni avtomatlashtirishning rivojlanishi hujjatlarni boshqarish texnologiyalarini rivojlantirishni rag'batlantirsa, Rossiyada, qoida tariqasida, biz institutsional ish yuritishning an'anaviy tarzda tashkil etilgan texnologiyasini avtomatlashtirish haqida gapiramiz.

Ofis ishining "rus modeli" ning xususiyatlari qanday? Eng ajoyib uchta afzallik bor: 2

Hujjatni qabul qilgan paytdan boshlab nazorat qilish;

Nazorat funktsiyalarini markazlashtirish;

Hujjat aylanishining yagona standartlari.

Hujjatlar bilan ishlashning G'arb usullaridan farqli o'laroq, Rossiya amaliyotida hujjat hokimiyat tomonidan qabul qilingan paytda nazorat ostida bo'ladi. Ichki yoki chiquvchi hujjatlar "tug'ilgandan" keyin darhol nazoratga olinadi - ya'ni tasdiqlash. Shu bilan birga, hujjatlarning ulanishi nazorat qilinadi - agar bitta hujjat boshqa hujjat bo'yicha qabul qilingan qarorni amalga oshirish natijasida paydo bo'lgan bo'lsa. Bularning barchasi davlat organi yoki mahalliy hokimiyat tomonidan qabul qilingan har qanday hujjatning yo'lini ishonchli kuzatish imkonini beradi - axir, biron bir ro'yxatdan o'tgan hujjat izsiz yo'qolmaydi.

Davlat organlarida hujjat aylanishi bo‘yicha bunday batafsil me’yoriy-huquqiy hujjatlar mavjudligini hisobga olsak, u yoki bu xorijiy dasturiy ta’minotni prinsipial yangi texnologiyani moslashtirmasdan joriy etish haqiqatga to‘g‘ri kelmaydi. Bunday holda, zamonaviy axborot texnologiyalaridan foydalangan holda an'anaviy ofis ishlarini avtomatlashtirish haqida gapirish mumkin.

An'anaviy ofis ishi qog'oz hujjat aylanishini qo'llab-quvvatlaydigan ko'plab jurnallar va / yoki fayl kabinetlarini saqlashni o'z ichiga oladi. Va aynan shu fayl kabinetlariga xizmat ko'rsatish ofisni avtomatlashtirishning asosiy ob'ekti hisoblanadi. Shu bilan birga, avtomatlashtirilgan tizimga kartani hujjatning elektron tasviri (matn va hatto tasvir, ovoz va video) bilan bog'lash imkoniyatini qo'shishga hech narsa to'sqinlik qilmaydi. Bu elektron hujjat aylanishiga o‘tish uchun texnologik shart-sharoit yaratadi. Elektron hujjat aylanishiga o‘tish, o‘z navbatida, turli ko‘rinishdagi hujjatlar bo‘yicha ma’lumotnoma va tahliliy ishlarni amalga oshirishning samarali mexanizmlariga ega bo‘lgan elektron arxivlarni shakllantirish uchun zarur shart-sharoitlarni yaratadi.

Boshqa tomondan, kompyuter tarmog'idan foydalanish hujjatlar aylanishi ustidan markazlashtirilgan nazoratni saqlab, turli ofis funktsiyalarini markazsizlashtirish uchun sharoit yaratadi. Siz, masalan, bo'limlarga va hatto alohida xodimlarga hujjatlarni mustaqil ravishda ro'yxatdan o'tkazishga ruxsat berishingiz va shu bilan birga ularning o'tishini markaziy ravishda nazorat qilishingiz mumkin. Bundan tashqari, jug'rofiy jihatdan olis organlarni bog'laydigan tarmoqning mavjudligi hujjatlar aylanishini markazlashtirilgan nazorat qilish imkonini beradi, bunga sof qog'oz texnologiyasi doirasida erishib bo'lmaydi.

Hujjat aylanishining rus modeli nafaqat boshqaruv jarayonlariga zamonaviy yondashuvlarga to'liq mos keladi, balki hujjat aylanishining G'arb modellaridan sezilarli darajada ustundir. Haqiqatan ham, rus modelida hujjatlarni yo'qotish faqat ofis boshqaruvi ko'rsatmalarining bevosita buzilishi tufayli yuzaga kelishi mumkin.
3. Hujjatlarni avtomatlashtirishga yondashuvni tanlash.

Davlat hokimiyati va mahalliy o‘zini o‘zi boshqarish organlarining hujjat aylanishini avtomatlashtirish zarurati bugun hammaga ayon.

Qog'oz jurnallari va ish yuritish kabinetlaridan foydalangan holda ish yuritish bir necha sabablarga ko'ra davlat xizmatchilarining samaradorligini oshirish talablariga mos kelmaydi.

Hujjat fayllari odatda ijrochilardan ajratiladi. Ular hujjatlarning holati haqida to'liq bo'lmagan va sekin ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Ko'p sonli qog'oz hujjatlarni ko'paytirish va ko'chirish, ko'plab va takroriy jurnallar va ish yuritish kabinetlarini yuritish katta miqdordagi samarasiz mehnat xarajatlariga olib keladi.

Microsoft o'z hamkorlari bilan birgalikda davlat organlari va mahalliy hokimiyat organlarining hujjat aylanishini tashkil etish sohasida ikki bosqichli dasturiy va uslubiy yechimlarni taklif etadi: 3

Qog'oz hujjat aylanishi uchun avtomatlashtirilgan ofis ishlari;

Elektron hujjat aylanishi va ish yuritish.

Hokimiyat tomonidan qayta ishlanadigan, shu jumladan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda uzatiladigan hujjatlar ikki shaklga ega - an'anaviy ravishda qog'oz va elektron. Bunday simbioz hujjatlarni tayyorlashning zamonaviy vositalari hujjatlarni saqlashning elektron shaklini nazarda tutishi, me'yoriy-huquqiy baza va belgilangan muomala qoidalari esa qog'ozni saqlashni nazarda tutishi natijasidir. Shuningdek, qog'oz hujjatlarni saqlash foydasiga eng muhim dalil ular bilan ishlashning beqiyos qulayligidir. Qoidalar va odatlar zamonaviy axborot texnologiyalari imkoniyatlaridan ancha sekin o'zgaradi.

Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida, ko'rinishidan, uzoq vaqt davomida hujjatlarni elektron shaklda qayta ishlashda qog'oz nusxalarini yaratishni talab qiladigan operatsiyalar saqlanib qoladi. Qoida tariqasida, menejerlar qog'oz hujjatlar bilan ishlashni afzal ko'rishadi. Bundan tashqari, hozircha davlat organlari o‘rtasida rasmiy hujjatlar almashinuvi va ularni davlat arxivlariga topshirish ham qog‘oz shaklida amalga oshirilmoqda.

Elektron hujjat aylanishi va ish yuritish (EDF) - bu hozirgi siyosiy va iqtisodiy vaziyat tomonidan Rossiya davlat hokimiyati va mahalliy hokimiyat organlarining samaradorligiga qo'yadigan zamonaviy talablarga texnologik javob. G'arbiy davlat organlarida uni amalga oshirish tajribasi va uning yirik, progressiv Rossiya tijorat tuzilmalarida ishlashi misollari EDD foydasiga gapiradi.
4. Elektron hujjat aylanishini tashkil qiluvchi tizimlar.

Yuqorida aytib o'tilganidek, elektron hujjat aylanishi hujjatlar bilan ishlashning yangi texnologiyalari majmuidir. Amaldagi texnologiyalar turli xil hujjatlarni qayta ishlash operatsiyalarini ta'minlaydigan tizimlarning "uzluksiz" o'zaro ta'sirini tashkil qilish imkonini beradi. Birinchi navbatda bunday texnologiyalarga quyidagilar kiradi: 4

Qog'oz kiruvchi hujjatlarni taqdimotning to'liq elektron shakliga aylantiradigan matnni aniqlash texnologiyalari;

Qo'lda yozilgan imzoning elektron analogi;

Ma'lumotlarni uzatish vositalari;

Elektron axborotni saqlash vositalari.

Elektron hujjat aylanishi texnologiyasi quyidagi tizim funksiyalari bilan quvvatlanadi: 5

Elektron pochta orqali yoki internet portali orqali, shu jumladan elektron raqamli imzo (ERI) va kriptohimoya bilan jihozlangan kiruvchi hujjatlarni avtomatlashtirilgan tarzda ro‘yxatga olish;

O'rnatilgan OCR texnologiyasidan foydalangan holda qog'oz hujjatlarni skanerlash va tanib olish;

Ro'yxatga olish kartasiga (RCh) istalgan formatdagi fayl(lar) ko'rinishidagi hujjatning elektron tasvirini biriktirish;

Hujjatning elektron tasvirining biriktirilgan fayllariga kirish huquqlarini farqlash;

Hujjatlar loyihalarini kelishish (ko'rib chiqish) jarayonini ta'minlash;

Elektron hujjatlarning to'liq matnli va atributli qidiruvi, shu jumladan masofaviy to'liq matnli qidiruv;

Elektron raqamli imzo va shifrlash bilan himoyalangan, sertifikatlangan vositalardan foydalangan holda elektron chiquvchi hujjatlarni (MAPI-ni qo'llab-quvvatlaydigan har qanday elektron pochtadan foydalangan holda) elektron pochta orqali yuborish yoki davlat organining Internet-portalida e'lon qilish;

Ishlarni shakllantirish va ro'yxatga olish, ya'ni. bajarilgan hujjatlarni ishlar nomenklaturasiga muvofiq ishlarga guruhlash va ish doirasidagi hujjatlarni tizimlashtirish;

Elektron hujjatlar va davlat ishlarini arxivda saqlash.

Bunday holda, RK rekvizitlarining asosiy to'plami har bir hujjatlar guruhi uchun belgilangan qo'shimcha rekvizitlarning ixtiyoriy to'plami bilan kengaytirilishi mumkin. Qozog'iston Respublikasining qo'shimcha ma'lumotlaridan foydalanib, siz hisobotlarni yaratishda asosiy ma'lumotlar bilan bir qatorda ma'lumotlarni qidirishingiz va tanlashingiz mumkin. Elektron kirish hujjati olingandan so'ng uni ro'yxatdan o'tkazish avtomatik ravishda amalga oshiriladi. Ikki EDD tizimi o'rtasida almashish natijasida olingan hujjat uchun Rossiya Federatsiyasi tafsilotlarining aksariyati avtomatik ravishda yaratiladi. Hujjatning elektron tasviri Qozog'iston Respublikasiga ilova qilingan. Shu bilan birga, elektron raqamli imzo va kriptografik himoya bilan jihozlangan hujjatning shaxsi tekshiriladi. Agar kiruvchi hujjat qog'oz ko'rinishida kelgan bo'lsa, matnni optik aniqlash paketi tizim muhitidan chaqiriladi va uning elektron tasviri olingandan so'ng, hujjat Qozog'iston Respublikasiga bir vaqtning o'zida ilova qilingan holda ofisni boshqarish tizimiga qaytariladi. Hujjat faylini biriktirgan tizim foydalanuvchisi faylga kirish huquqlarini xavfsizlik darajasida, shuningdek tahrirlashdan himoya qilish (himoyani bekor qilish) o'rnatadi.

Ro'yxatga olingandan so'ng, RCh ilova qilingan hujjat bilan tarmoq orqali hujjatning bajarilishi to'g'risida qaror qabul qilish uchun mas'ul mansabdor shaxsga, so'ngra qabul qilingan qarorning rekvizitlariga muvofiq hujjat ijrochilariga yuboriladi. Shu bilan birga, har bir rahbar yoki ijrochiga ma'lum huquqlar berilgan bo'lib, ular hujjatlar bilan ishlashni stol ustidagi an'anaviy ishlarga imkon qadar yaqinroq tashkil etishni ta'minlashga imkon beradi, ular bo'yicha hujjatlar faqat ushbu xodimning vakolatiga kiradi. va bajarilish boshlanishini kutayotgan (Qabul qilingan papkada) papkalarga joylashtiriladi. , yoki xodim tomonidan bajarish uchun qabul qilinadi (Ijro to'g'risida papkada) yoki bajarish muddatini ko'rsatgan holda bo'ysunuvchilarga topshiriladi (Postda). Boshqaruv papkasi).

Elektron hujjatlar bilan ishlashda kerakli hujjatning to'liq matnli va atributli kombinatsiyalangan qidiruvi, shu jumladan tizimlarning hujjatlar ma'lumotlar bazasiga veb-saytga kirishdan foydalanish ta'minlanadi.
Standart texnologiyadan foydalangan holda chiquvchi va ichki hujjatlar matnlari (tasvirlari) bo‘lgan fayllar Qozog‘iston Respublikasiga ham ilova qilinadi. Qozog‘iston Respublikasi rekvizitlari ilova qilingan chiquvchi hujjat elektron raqamli imzo bilan himoyalanishi, shifrlanishi va adresatga uzatilishi mumkin.

Hozirgi vaqtda ko'plab davlat idoralari allaqachon eskirgan avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi tizimlaridan foydalanmoqda. Ular turli xil dasturiy ta'minot va apparat bazalarida qurilgan. Ulardan ba'zilari Microsoft hamkorlari tomonidan taqdim etilgan (jumladan, Elektron Office Systems kompaniyasidan yuqorida tavsiflangan Delo tizimi) zamonaviy texnologiyalar asosida amalga oshirilgan. Bundan tashqari, MS DOS va boshqa platformalarga asoslangan oldingi avlod tizimlarining katta qismi hali ham qo'llanilmoqda. Yaqin kelajakda barcha davlat organlarida tizimlarni birlashtirish siyosiy (Federatsiya sub'ektlari va mahalliy davlat hokimiyati organlarining huquqlari), ham amaliy nuqtai nazardan mumkin emas. Amalga oshirish, ayniqsa, mavjud tizimlarni almashtirish ancha uzoq, qiyin va qimmat jarayondir.

Kiruvchi va chiquvchi hujjatlar formatlarini o'zgartirish va muvofiqlashtirish;

Manzil ma'lumotlar bazalarini qo'llab-quvvatlash va hujjatlarni etkazib berish yo'nalishlarini hisoblash;

Hujjatlarni kafolatli yetkazib berish;

Hujjatlarni qo'shimcha arxivlash;

Kataloglarni qo'llab-quvvatlash va sinxronlashtirish.

Xabar almashish markazlari, shuningdek, almashishda ishtirok etuvchi tashkilotlar uchun xususiy va ochiq kalitlar infratuzilmasini hamda autentifikatsiya tartiblarini qo'llab-quvvatlovchi sertifikatlashtirish organlari rolini o'z zimmalariga olishlari mumkin.

.
7. Turli darajadagi hokimiyat organlari uchun EDD tizimlari.

Hujjat aylanishining kichik hajmiga ega bo'lgan shahar va boshqa organlar uchun yechim Ushbu toifaga to'liq huquqli EDD tizimini joriy qilish uchun etarli texnik bazaga ega bo'lmagan kichik hajmdagi hujjat aylanishiga ega bo'lgan shahar boshqaruv tuzilmalari shartli ravishda kirishi mumkin. Ular uchun yuqori tashkilot bilan to'g'ridan-to'g'ri yoki ma'lumotlar markazi orqali elektron hujjatlarni xavfsiz almashish vositalari bilan jihozlangan yagona foydalanuvchi yechimi tavsiya etilishi mumkin. Bunday yechimning foydalanuvchisi odatda tashkilotning yozuvlarini boshqarish uchun mas'ul bo'lgan xodimdir. Bunday holda, ish qog'oz hujjatlari bilan amalga oshiriladi, lekin tizim kiruvchi / chiquvchi hujjatlarni qayd qiladi, hujjatlar bo'yicha qarorlarni, faylga va arxiv saqlashga hisobdan chiqarilgan hujjatlarni qayd qiladi. Agar xodimlar soni ko'p bo'lsa, qog'oz asl nusxalari harakatining yozuvlari ham saqlanishi mumkin. Yuqori tashkilotdan elektron shaklda qabul qilingan hujjatlar qog'oz asl nusxalari kelguniga qadar darhol ro'yxatga olinadi, chop etiladi va rasmiylashtirila boshlaydi. Bosh tashkilot avtomatik ravishda hujjat ro'yxatdan o'tganligi haqida xabar oladi. Ushbu yechim quyidagilarga imkon beradi: 7

Bosh tashkilot bilan kiruvchi/chiqish hujjatlari almashinuvini tezlashtirish;

Joylashuvi noma'lum bo'lgan "yo'qolgan" hujjatlar sonini kamaytiring.

8. Mahalliy hokimiyat uchun yechim.

Bunday yechim foydalanuvchilari odatda nafaqat ofis xodimlari, balki funktsional bo'limlarning bir qator xodimlaridir. Bunday tashkilotlar xodimlarining aksariyati shaxsiy kompyuterlarga ega bo'lganligi sababli, bunday yechim allaqachon ba'zi hujjatlar bilan ishlashni asosan yoki faqat elektron shaklda tashkil qilishi mumkin. Kiruvchi qog'oz hujjatlarni raqamlashtirish va ular bilan keyingi barcha ishlarni elektron shaklda amalga oshirish mumkin. Hujjatlarni ijro etish jarayoni (qarorlarni kiritish va ijro etish) elektron shaklda ham tashkil etilishi mumkin.

Ushbu yechim quyidagilarga imkon beradi: 8

Yuqori va quyi tashkilotlar bilan hujjatlar almashinuvini tezlashtirish;

Ba'zi funktsiyalarni bo'limlarga o'tkazish orqali ish yuritish xodimlariga yukni kamaytirish;

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish samaradorligini oshirish;

O'zaro bog'liq hujjatlarni saqlashning samarali tizimini tashkil etish;

Kerakli hujjatlarni qidirish vaqtini qisqartirish;

Joylashuvi noma'lum bo'lgan "yo'qolgan" hujjatlar sonini kamaytiring;

Hujjatlarni bajarishda xodimlarning ishini tezlashtirish va samaraliroq qilish;

Fuqarolar va tashkilotlarning elektron shaklda (portal orqali) kelib tushgan murojaatlari bilan ishlash xarajatlarini kamaytirish;

Yuqori tashkilotlar tomonidan muhim hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni ta'minlash.

Ayni paytda davlat organlarida kompyuter texnologiyalari va tarmoqlarini joriy etish jarayoni jadal olib borilmoqda va ko‘pchilikda hujjatlar bilan ishlashning zamonaviy texnologiyalarini joriy etish uchun bugungi kungacha erishilgan daraja yetarli. Ammo buning uchun kompyuterlar va tarmoqlardan tashqari zamonaviy dasturiy echimlar to'plami kerak bo'ladi.

Rossiya Federatsiyasi ushbu sohaning ahamiyatini to'liq anglaydi, bu butun "Elektron Rossiya" Federal maqsadli dasturida va uning bir qator o'ziga xos faoliyatida aks ettirilgan.

Davlat apparati boshqaruv faoliyatining yakuniy natijasi ko'plab oraliq bo'g'inlarga bog'liq bo'lib, ulardan biri korxona boshqaruvi bo'lib, qarorlar qabul qilishda samaradorlik va moslashuvchanlikni ta'minlaydi. Keys boshqaruvi ishning barcha bosqichlarini muvofiqlashtiradi - dizayndan tortib echimlarni amaliy amalga oshirishgacha. Boshqaruv jarayoni quyidagi asosiy tipik hujjatlashtirilgan operatsiyalarni o'z ichiga oladi:

Hujjatli ma'lumotlarni yig'ish va qayta ishlash; qaror tayyorlash;

Qarorni qabul qilish va hujjatlashtirish; qarorlarni ijrochilarga etkazish;

Qarorning ijrosi; bajarilishini nazorat qilish; samaradorlik to'g'risidagi ma'lumotlarni to'plash;

Vertikal va gorizontal ulanishlar orqali ma'lumotlarni uzatish; axborotni saqlash va olish.

Boshqaruv apparati o'z vazifalarini asosan universal va vakolatli orqali amalga oshiradi tashkiliy va ma'muriy xalq xo‘jaligining barcha tarmoqlari va davlat boshqaruvi faoliyatining o‘ziga xos xususiyatlaridan qat’i nazar, yaratilgan va muomalada bo‘ladigan hujjatlar. Boshqaruv apparatida 14 milliondan ortiq kishi mehnat qilayotgani, mamlakatimizda yillik hujjat aylanishi qariyb 60 milliard varaqni tashkil etib, o‘sishda davom etayotganini inobatga oladigan bo‘lsak, bu jarayonni samarali tartibga solish muhim ahamiyat kasb etishi shubhasiz. Hujjat aylanishini tartibga solish vositalaridan biri bu davlat hujjat standartlari, umumittifoq tasniflagichlari va yagona hujjat tizimlari. Ushbu va boshqa standartlar butun texnologik tsikl davomida mamlakatda hujjat aylanishini barqarorlashtirish, har bir hujjat uchun hujjat aylanishini saqlashning optimal texnologiyasini yaratish uchun tan olingan.

Boshqaruv birligi.

Foydalanilgan adabiyotlar roʻyxati:

1. M. I. Basakov. Ofis ishi. O'rta kasb-hunar ta'limi ta'lim muassasalari talabalari uchun darslik. [Matn] / Basakov M.I. Nashriyot uyi: Marketing, 2002. – 336 b.

2. Borodina V.V. Davlat boshqaruvi tizimida ish yuritish. [Matn] / V.V. Borodina. Nashriyot uyi: RAGS, 2008. – 376 b.

3. Kirsanova M.V. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish: darslik. qo'llanma [Matn] / M. V. Kirsanova. -Nashriyot: Infra-M:, 2004. – 256 b.- (Oliy ma’lumot)

4. Kuznetsov I.N. Boshqaruv va ofis ishlarini hujjatlashtirish. [Matn] / I. N. Kuznetsov. – M.: Yurayt, 2008. – 576 b.

5. Spivak V. A. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish. [Matn] / V.A. Spivak.- nashriyot uyi: Piter, 2008. – 256 b.

Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi. Hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlariga qo'yiladigan umumiy talablar. – M., 1991 yil

Oliy ta’lim va o‘rta kasb-hunar ta’limi tizimidagi O‘MO ekspertlar kengashi sifatida darslik“Davlat va munitsipal boshqaruv” bakalavriat dasturi uchun

Kirish

Hujjatlar yozuvning paydo bo'lishi bilan paydo bo'ldi. Biroq, hujjatlar bilan ishlashning muayyan qoidalari tizimi sifatida ish yuritish faqat Pyotr I davrida shakllana boshladi. Bu davrda. majburiy ro'yxatga olish hujjatlar, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish texnologiyasi, hujjatlarni joriy ish yuritishdan arxivga o‘tkazish tartibi tartibga solinadi.

Ijroiya apparati ishi (vazirlik) 19-asr boshlarida Aleksandr I ning maʼmuriy islohotlari natijasida vujudga kelgan. Bu davrdagi oliy davlat organlarining ish yuritishi “muassasa” deb atalgan qonunlarga muvofiq amalga oshirilgan. 1811-yilda vazirliklarda hujjatlar bilan ishlashni tartibga soluvchi “Vazirliklarning umumiy tashkiloti” qabul qilindi. IN Sovet davri, 1917 yildan 1991 yilgacha davlat va munitsipal boshqaruvda ish yuritish takomillashtirildi, bir qator normativ hujjatlar qabul qilindi va uslubiy hujjatlar, boshqaruvni hujjatlashtirish davlat tizimi qurilishining birligini ta’minlash, hujjatlashtirish shakllari va tizimlarini unifikatsiya qilish, hujjatlarning boshqaruvning eng quyi bo‘g‘inidan yuqori bo‘g‘ingacha harakatlanish tartibini tartibga solish bo‘yicha ishlar amalga oshirildi.

Hozirgi vaqtda davlat va munitsipal boshqaruvda ish yuritish ob'ekti davlat va shahar hokimiyati organlarining o'z funktsiyalarini bajarishi va ushbu hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish jarayonida yuzaga keladigan hujjatlardir.

Ish yuritish predmeti zamonaviy axborot texnologiyalari asosida hujjatlarni yaratish, tasniflash, hisobga olish tartibi, nazorat qilish, qiymatini tekshirish, saqlash va ulardan foydalanish masalalari hisoblanadi.

Davlat va munitsipal hokimiyat organlarida ish yuritishni tashkil etish, yuritish va takomillashtirish, shuningdek hujjatlar bilan ishlashning belgilangan tartibiga rioya etilishini nazorat qilish boshqaruvni hujjatlar bilan ta’minlash funksiyalari yuklangan tarkibiy bo‘linma yoki boshqarma tomonidan amalga oshiriladi. davlat va munitsipal hokimiyat organi rahbarining buyrug'i bilan ish yuritish uchun mas'ul etib tayinlangan shaxs (keyingi o'rinlarda devonlarni boshqarish xizmati deb yuritiladi).

Darslik mazmunini belgilashda Davlat ta’lim standarti talablari inobatga olindi Oliy ma'lumot“Davlat va munitsipal boshqaruv” ta’lim profili bakalavrlari uchun “Ish yuritish asoslari” fanidan boshqaruvni tashkil etishning tabiiy rivojlanishini hisobga olgan holda milliy ish yuritish o‘qitish maktabining an’anasi.

Birinchi bobda u berilgan qisqa sharh ish yuritish va boshqaruvni hujjatlashtirish sohasidagi asosiy tushunchalar. Hujjat tushunchalari, uning turlari, hujjatlashtirish vositalari ko'rsatilgan, Rossiya Federatsiyasida boshqaruvni hujjatlashtirishni davlat tomonidan qo'llab-quvvatlash tizimini yaratish masalalarini ko'rib chiqishga, shuningdek, boshqaruv faoliyati hujjatlarini me'yoriy birlashtirishga katta e'tibor beriladi. davlat va munitsipal hokimiyat organlarida ish yuritishni tashkil etish.

Ikkinchi bobda davlat va munitsipal hokimiyat organlarida hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirishga qo'yiladigan zamonaviy talablar ko'rib chiqiladi. Hujjat shakllarini rasmiylashtirish masalalari, hujjatlarga yuridik kuch beradigan rekvizitlar, boshqaruv hujjatlarining majburiy va qo'shimcha rekvizitlari tarkibi yoritilgan.

Uchinchi bobda boshqaruv hujjatlari matnlarini tayyorlashga qoʻyiladigan talablar, davlat va munitsipal boshqaruvda tashkiliy hujjatlarni tayyorlash xususiyatlari, maʼmuriy va maʼlumotnoma hujjatlari matnlarini tayyorlash turlari va qoidalari, shuningdek, davlat boshqaruvi organlari faoliyatini hujjatlashtirish koʻrib chiqiladi. kollegial organlar.

To'rtinchi bobda davlat va munitsipal hokimiyat organlarida ish yuritish xizmatini tashkil etish, uning tuzilishi, asosiy vazifalari, tarkibiy bo'linmalarining funktsiyalari ko'rib chiqiladi. Uni standartlashtirish asosida mehnat standartlarini belgilash to'g'risidagi qoidalar ko'rsatilgan, ish yurituvchi xodimlar uchun mehnat standartlarining ma'nosi va turlari, mehnatni standartlashtirish usullari va ish yuritish xizmati xodimlari uchun mehnat sharoitlari ochib berilgan.

Beshinchi bobda davlat va munitsipal hokimiyat organlarida hujjat aylanishini tashkil etish, hujjatlarni ro‘yxatga olish shakllari va usullari, axborot-qidiruv tizimini tashkil etish, shu jumladan elektron hujjat aylanishidan foydalanish to‘g‘risidagi qoidalar belgilangan hamda uni rivojlantirishning asosiy yo‘nalishlari belgilab berilgan. idoralararo o'zaro hamkorlik hujjat aylanishini tashkil etish jarayonida federal ijro etuvchi hokimiyat organlari.

Oltinchi bobda fuqarolarning murojaatlari bo‘yicha ish yuritishni tashkil etish, murojaatlar turlari, ro‘yxatga olish texnologiyasi, murojaatlar ijrosini nazorat qilish usullari va shakllari, fuqarolarni shaxsiy qabul qilishni tashkil etish masalalari ko‘rib chiqiladi.

Ettinchi bob masalalarni qamrab oladi joriy saqlash hujjatlar.

Darslik oxirida asosiy matn mazmunini ochib beruvchi va oydinlashtiradigan, shuningdek, talabalarning amaliy topshiriqlarni bajarish jarayonida foydalaniladigan ilovalar taqdim etiladi. Amaliy topshiriqlar va Nazorat savollari har bir bobning oxirida taqdim etiladi.

“Ish yuritish asoslari” fanining ahamiyati oliy ta’lim davlat ta’lim standarti yuqori malakali rahbar kadrlarga qo‘yadigan talablar bilan belgilanadi. Bunday mutaxassislarning faoliyati tashkilotni samarali boshqarishni ta'minlash va tezkor, o'z vaqtida boshqaruv qarorlarini qabul qilishga qaratilgan. Menejerning kasbiy faoliyat sohasi - bu tashkilotni samarali boshqarishni ta'minlash, boshqaruv tizimlarini tashkil etish, ijtimoiy-iqtisodiy rivojlanish tendentsiyalariga muvofiq boshqaruvni takomillashtirish.

Darslik oliy ta’lim talabalari uchun mo‘ljallangan ta'lim muassasalari– “Menejment”, “Tashkilot boshqaruvi”, “Hujjatlar ishi va arxiv ishi” yo‘nalishlari bo‘yicha tahsil olayotgan bakalavriat va magistratura, shuningdek, davlat va davlat hokimiyati va boshqaruvi organlarining hujjatlar bilan ta’minlash xizmati rahbar xodimlari va mutaxassislari malakasini oshirish tizimi talabalari uchun. shahar hokimiyati organlari.

1-bob
Davlat organlarida ish yuritishni tartibga solish

1.1. Ofis boshqaruvi sohasidagi asosiy tushunchalar

San'atga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasining 10-moddasiga binoan, Rossiyada davlat hokimiyati amalga oshirilgan funktsiyalarga qarab qonun chiqaruvchi, ijro etuvchi va sud hokimiyatiga bo'linadi. Vakolatlarni ajratish printsipi nafaqat federal darajada davlat hokimiyatini tashkil etish, balki Federatsiyaning ta'sis sub'ektlarining davlat hokimiyati tizimiga ham tegishli.

Davlat organlari davlat hokimiyati funktsiyalaridan birini amalga oshiradilar, shunga ko'ra ular qonun chiqaruvchi, ijro etuvchi va bo'linadi. sud tizimi.

Qonun chiqaruvchi organlar vakillik va qonun chiqaruvchi institutlar saylovlar orqali shakllanadi. Ularning asosiy vazifasi qonun ijodkorligidir, lekin bundan tashqari, ular boshqa funktsiyalarni ham bajaradilar, masalan, ijro etuvchi hokimiyat faoliyatini nazorat qilish.

Ijro etuvchi hokimiyatlar, qoida tariqasida, tayinlangan organlardir. asosiy vazifa ijro etuvchi organlar hokimiyat organlari - Konstitutsiya qoidalarini amalga oshirish; federal qonunlar, boshqa qoidalar. Ijro etuvchi hokimiyatlar qo'mondonlik va kollegiallik birligining uyg'unligi asosida ishlaydi.

Sud hokimiyati odil sudlovni amalga oshiradi. Sudlar faoliyati qonuniylik va huquq-tartibotni mustahkamlashga, jinoyatlar va boshqa huquqbuzarliklarning oldini olishga qaratilgan bo‘lib, Konstitutsiyada mustahkamlangan asoslarga har qanday tajovuzdan himoya qilish vazifasini yuklaydi. konstitutsiyaviy tuzum, inson va fuqaro huquq va erkinliklari, boshqa demokratik institutlar. Sudlar mustaqil va faqat qonunga bo'ysunadi.

Mahalliy hukumatlar boshqaradi kommunal mulk, mahalliy byudjetni shakllantirish, tasdiqlash va ijro etish, mahalliy soliqlar va yig'imlarni belgilash, jamoat tartibini saqlash, shuningdek boshqa masalalarni hal qilish; mahalliy ahamiyatga ega.

Mahalliy hukumatlar yuridik shaxslar va o'z nomidan mustaqil ravishda harakat qiladilar. Yuqoridagilardan kelib chiqadiki, munitsipal boshqaruv - bu saylangan va boshqa mahalliy davlat hokimiyati organlarining kommunal mulk va ob'ektlarni boshqarish bo'yicha faoliyati. shahar iqtisodiyoti, shakllantirish va amalga oshirish mahalliy byudjet munitsipalitet aholisining turmush tarzini ta'minlashga, mahalliy ahamiyatga ega bo'lgan boshqa masalalarni, shu jumladan uning ishini tashkil etish masalalarini hal qilishga qaratilgan; kommunal xizmat.

Mahalliy o'zini o'zi boshqarish munitsipalitetlarda - shahar va qishloq aholi punktlarida: umumiy hududga (tumanga) ega bo'lgan qishloq yoki bir nechta qishloqlarda, shaharlarda yoki yirik shaharlarning bir qismida (shahar joylari, mahallalarda) amalga oshiriladi.

Ta'rifi: kommunal xizmat - kasbiy faoliyat kommunal xizmat lavozimlarida doimiy ravishda amalga oshiriladigan fuqarolar xulosa bilan to'ldiriladi. mehnat shartnomasi(shartnoma).

Har qanday hukumatning asosiy vazifasi yoki shahar muassasasi- boshqaruv qarorlarini qabul qilish. Davlat va munitsipal organlarning barcha boshqaruv qarorlari ishonchli, o'z vaqtida va to'liq bo'lishi kerak bo'lgan ma'lumotlar asosida qabul qilinadi.

Ta'rifi: Hujjatlar - belgilangan qoidalarga muvofiq axborotni tashuvchiga yozib olish.

Axborotni undan keyingi foydalanish maqsadida har qanday saqlash tashuvchisiga (qog'oz, magnit va boshqalar) yozib olish jarayoni hujjatlashtirish deb ataladi. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish barcha davlat va munitsipal organlar tomonidan amalga oshiriladigan ulkan vazifadir.

Ta'rifi: hujjat - uni aniqlash imkonini beruvchi tafsilotlar bilan tashuvchida yozilgan ma'lumotlar.

Hujjatlarni yaratishda ma'lumotlarning mazmuniga qarab hujjatlashtirishning turli usullari qo'llaniladi: ovoz yozish (fono hujjat), fotosurat (foto hujjat), tasvir va tovushlarni yozib olish (audiovizual hujjat) va boshqalar.

Ta'rifi: hujjatlashtirish vositalari - axborotni tashuvchida qayd etish uchun foydalaniladigan tashkiliy va kompyuter uskunalari.

Hozirgi kunda davlat organlarida elektron hujjatlar keng qo‘llanilmoqda.

Ta'rifi: elektron hujjat - ma'lumotlari elektron shaklda taqdim etilgan hujjat.

Davlat yoki munitsipal organlar, muassasalar, tashkilotlar tomonidan tuzilgan, chiqarilgan yoki muomalada bo'lgan va muayyan talablarga javob beradigan hujjat rasmiy hujjat deb tasniflanadi.

Ta'rifi: yuridik yoki jismoniy shaxs tomonidan tuzilgan, belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va tasdiqlangan hujjat rasmiy hujjat deb ataladi.

Davlat organlarining joriy faoliyatida foydalaniladigan rasmiy hujjat deyiladi rasmiy hujjat.

Diqqat! Agar hujjat uning mansabdor shaxsi doirasidan tashqarida bo'lgan shaxs tomonidan tuzilgan bo'lsa yoki ijtimoiy faoliyat, keyin u shaxsiy kelib chiqishi hujjati hisoblanadi.

Rasmiy va rasmiy hujjatlarda bo'lishi kerak yuridik kuch yoki yuridik ahamiyatga ega.

Ta'rifi: Hujjatning yuridik ahamiyati tadbirkorlik faoliyati yoki shaxsiy voqealarni tasdiqlash sifatida harakat qilish uchun hujjatning mulkidir.

Ta'rifi: hujjatning yuridik kuchi - rasmiy hujjatning sabab bo'ladigan mulki huquqiy oqibatlar.

Xarakterli xususiyat rasmiy hujjatlar - ma'lum bir shaklning mavjudligi, ularni nashr qilish, tuzish tartibi va zarur rekvizitlarning mavjudligi.

Ta'rifi: rekvizitlar - hujjat dizayni elementi (masalan, imzo, muhr, matn).

Hujjatlarning ko'p turlari va turlari, ular tarkibining murakkabligi, hujjatlarga yuridik kuch berishning maxsus qoidalarining mavjudligi va boshqaruv hujjatlari bilan bog'liq boshqa jiddiy muammolar hujjatlashtirish va mansabdor shaxslar bilan ishlashni tashkil etishni ta'minlaydigan maxsus faoliyat sohasini aniqlashni talab qiladi. hujjatlar. Ushbu faoliyat sohasi ofis ishi deb ataladi.

Ta'rifi: ish yuritish - hujjatlarni, hujjatlar aylanishini ta'minlaydigan faoliyat; operativ saqlash va hujjatlardan foydalanish.

Ta'rifi: Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash (boshqaruv), DOU - hujjatlarni boshqarish funktsiyalarini maqsadli ravishda ta'minlaydigan faoliyat.

Eslab qoling!

Ofis ishlarida quyidagi qisqartmalar qo'llaniladi:

AQSh - yagona tizim;

USORD - tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;

GSDOU - boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi;

OKUD - boshqaruv hujjatlarining butun Rossiya tasniflagichi;

OKPO - korxonalar va tashkilotlarning butun Rossiya tasniflagichi;

GOST - davlat standarti.

Boshqaruv hujjatlari muayyan boshqaruv funktsiyalarini bajaradi: rejalashtirish, tashkil etish, nazorat qilish va boshqalar.

Bitta boshqaruv funktsiyasi bilan bog'liq hujjatlar odatda hujjat tizimi deb ataladi, masalan, tashkiliy va ma'muriy hujjatlar tizimi, tizim buxgalteriya hujjatlari, tashqi savdo hujjatlari tizimi.

Ta'rifi: Hujjatlar tizimi - kelib chiqishi, maqsadi, turi, faoliyat sohasi xususiyatlariga ko'ra o'zaro bog'langan hujjatlar to'plami; yagona talablar ularning dizayni uchun.

Barcha tashkilotlarda boshqaruv funktsiyalari bir xil, shuning uchun har bir funktsiya uchun hujjatlar turi va shaklida bir xil bo'lishi kerak.

Ta'rifi: Hujjatlarni tarkib va shakl jihatidan optimal bir xillikka keltirish deyiladi birlashtirish hujjatlar

Ular nafaqat birlashadilar individual hujjatlar, balki butun hujjatlashtirish tizimi ham.

Ta'rifi: Yagona hujjat tizimi - yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan, muayyan faoliyat sohasida boshqarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlashtirish tizimi.

Hujjatlar tizimi quyidagilardan iborat har xil turlari hujjatlar. Birinchi marta 1978 yilda tasdiqlangan Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasnifi (OKUD) yagona hujjat tizimlarini yaratish jarayonida birlashtirish ob'ekti bo'lgan hujjatlar turlari va shakllarini o'z ichiga oladi.

Boshqaruv hujjatlarining butun Rossiya tasniflagichi ajralmas qismi yagona tizim texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarni tasniflash va kodlash va xalq xo'jaligida foydalanish uchun tasdiqlangan hujjatlarning yagona tizimini qamrab oladi.

Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasniflagichi quyidagi muammolarni hal qilishga mo'ljallangan:

1) hujjatlar shakllarini ro'yxatdan o'tkazish;

2) milliy iqtisodiyotda axborot oqimlarini tartibga solish;

3) qo'llaniladigan shakllar sonini kamaytirish;

4) hujjatlarning unifikatsiyalanmagan shakllarini muomaladan chiqarish;

5) hujjatlarning yagona shakllarini hisobga olish va ularni ro'yxatga olish asosida tizimlashtirishni ta'minlash;

6) hujjatlar shakllarining tarkibini nazorat qilish va boshqaruv sohasida foydalaniladigan ma'lumotlarning takrorlanishini bartaraf etish;

7) unifikatsiyalangan shakllardan foydalanish ustidan nazoratni oqilona tashkil etish.

Hozirgi vaqtda OKUD quyidagi hujjat tizimlarini o'z ichiga oladi:

1) 0200000 tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;

2) 0300000 Birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona tizimi;

3) 0400000 Rossiya bankining yagona hujjat tizimi;

4) 0500000 Davlat boshqaruv sektori uchun buxgalteriya hisobi, moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi;

5) 0600000 Hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi;

6) 0700000 Korxonalar uchun buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi;

7) 0800000 Mehnat hujjatlarining yagona tizimi;

8) 0900000 Yagona hujjat tizimi Pensiya jamg'armasi Rossiya Federatsiyasi;

9) 1 000 000 tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi;

OKUD tasnifining ob'ektlari Rossiya Federatsiyasi idoralari va vazirliklari tomonidan tasdiqlangan idoralararo va tarmoqlararo yagona hujjatlar shakllaridir. Klassifikatorda yagona hujjatlar tizimlariga kiritilgan hujjatlarning birlashtirilgan shakllarining kodlari va nomlari mavjud.

Ta'rifi: Hujjatning yagona shakli (UFD) - matnning doimiy qismini o'z ichiga olgan ma'lum turdagi hujjat shakli.

Umumrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichining kodlari yagona hujjat shakllariga kiritilishi shart. Foydalanish Butunrossiya tasniflagichi boshqaruv hujjatlari, hujjatlarning yagona shakllarini aniq belgilash va shu asosda ularni hisobga olish va tizimlashtirish muammolari hal qilindi, bu boshqaruv hujjatlarining butun tizimini tartibga solishga, hujjatlarning ikki nusxadagi shakllarini yo'q qilishga va tarkibni optimallashtirishga yordam berdi. foydalanilgan hujjatlar.

Davlat va munitsipal hokimiyat organlarida qo'llaniladigan eng keng tarqalgan hujjatlashtirish tizimi tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimidir (USORD).

Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi - bu barcha tashkiliy-huquqiy shakllardagi tashkilotlar (keyingi o'rinlarda tashkilotlar deb yuritiladi) faoliyatida foydalanish uchun tavsiya etilgan o'zaro bog'langan yagona hujjatlar shakllarining oqilona tashkil etilgan majmuidir.

USORDni ishlab chiqishdan maqsad yaratishdir o'zaro bog'langan komplekslar tashkilotlarning tashkiliy va ma'muriy faoliyatini qo'llab-quvvatlovchi hujjatlar. Tashkilotlar faoliyatida USORDdan foydalanish boshqaruv muammolarini tezda hal qilishga, hujjatlar bilan ishlash uchun mehnat va moddiy xarajatlarni kamaytirishga, tashkiliy va ma'muriy hujjatlar sifatini yaxshilashga va hujjat aylanishi hajmini kamaytirishga yordam beradi.

USORDga kiritilgan yagona shakllar matnning taxminiy tuzilishini, tegishli tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tafsilotlarining minimal zarur tarkibini belgilaydi va agar Rossiya Federatsiyasi qonunlarida boshqacha dizayn nazarda tutilgan bo'lmasa, ularning dizayni namunalari emas. .

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona shakllari albomi tashkilotlarda hujjatlarning yagona shakllari albomlarini ishlab chiqish va yangi shakllarni o'z vaqtida kiritish, bekor qilingan birlashtirilgan shakllarni chaqirib olish, ko'lamini o'zgartirish orqali ularni yangilangan holatda saqlash uchun ma'lumotnoma sifatida ishlatilishi mumkin. tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona shakllarini qo'llash va boshqalar.

USORDda birlashtirilgan shakllar quyidagi quyi tizimlar bo'yicha tizimlashtirilgan:

✓ tashkilotni tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ tashkilotni qayta tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ tashkilotni tugatish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ xususiylashtirish bo'yicha hujjatlar davlat tashkilotlari;

✓ tashkilotning ma'muriy faoliyati to'g'risidagi hujjatlar;

✓ tashkilot faoliyatini tashkiliy-me'yoriy tartibga solish bo'yicha hujjatlar;

✓ tashkilot faoliyatini operativ va axborot bilan tartibga solish bo'yicha hujjatlar;

✓ ishga joylashish uchun hujjatlar;

✓ o'zgarishlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlar mehnat munosabatlari;

✓ ishdan bo'shatish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ ta'til berish va ta'tildan chaqirib olish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ rag'batlantirishni rasmiylashtirish uchun hujjatlar;

✓ ro'yxatdan o'tish uchun hujjatlar intizomiy jazolar;

✓ xizmat safarlari uchun hujjatlar.

Hujjatning yagona shaklining kod belgisi quyidagi tasniflash xususiyatlarini aks ettiradi: birinchi va ikkinchi belgilar (shakllar sinfi) - hujjatning yagona shakli tegishli yagona hujjat tizimiga tegishli; uchinchi va to'rtinchi belgilar (shakllarning kichik sinfi) - hujjatlarning ko'p shakllari mazmunining umumiyligi va ulardan foydalanish yo'nalishi; beshinchi, oltinchi va ettinchi belgilar kichik sinf ichidagi hujjatning yagona shaklining ro'yxatga olish raqami; sakkizinchi belgi - chek raqami.

OKUD hujjatining yagona shaklining kod belgilarining tuzilishi:

OKUD uchun yagona hujjat shaklini kod belgilashga misol: 09010046 Pensiya jamg'armasiga sug'urta badallari uchun ish haqi.

Hujjatlarni unifikatsiya qilish ularni standartlashtirish usullaridan biridir.

uchun standartlarda boshqaruv hujjatlari hujjatning alohida elementlarining tarkibi (tafsilotlari), ularni joylashtirish va loyihalash qoidalari belgilanadi.

Ta'rifi: standartlashtirish - mahsulotlarni ishlab chiqarish va muomalada tartiblilikka erishish va mahsulot, ishlar yoki xizmatlarning raqobatbardoshligini oshirishga qaratilgan ularni ixtiyoriy ravishda takroran ishlatish maqsadida qoidalar va xususiyatlarni belgilash faoliyati.

Unifikatsiya va standartlashtirish ishlarining natijasi standartlar bo'lishi mumkin individual turlar hujjatlar va yagona hujjat tizimlariga (masalan, GOST R 6.30-2003. Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar).

Hujjatlashtirish sohasida standartlashtirish masalalari bo'yicha xalqaro hamkorlik ISO doirasida amalga oshiriladi - Xalqaro tashkilot standartlashtirish bo'yicha. ISO standartlari quyidagilarni belgilaydi:

✓ hujjatlar uchun qog'oz formatlari va ularning o'lchamlarini ifodalash usullari (ISO 216:1975, ISO 353:1975);

✓ hujjatlarni saqlash uchun papkalarning o'lchamlari (ISO 623:1974);

✓ qator oralig'i va yozish balandligi (ISO 4882:1979);

✓ shablon shakli va hujjatlar shakllari va shakllarini yaratish uchun tizimli panjara (ISO 3535: 1977);

✓ hujjat shakllariga qo'yiladigan asosiy talablar (ISO 8439:1990);

✓ savdo hujjatlarini joylashtirish tamoyillari (ISO 6422:1985);

✓ hujjatlarni jo'natish uchun konvertlar formatlari, pochta jo'natmalariga manzillarni yozish tartibi (ISO 11180:1993);

✓ hujjatlarga sana va vaqtni kiritish qoidalari (ISO 8601:2000);

✓ savdo hujjatlaridagi kodlar tartibi (ISO 8440:1986).

2001 yilda "Axborot va hujjatlar" yangi seriyasining birinchi standartlari qabul qilindi. Hujjatlarni boshqarish" (ISO 15489-1:2001, ISO 15489-2:2001), yozuvlarni boshqarish tizimlariga qo'yiladigan talablarni belgilaydi. 2007 yilda GOST ISO R 15489-1:2007 “Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi” qabul qilindi. Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar". Shuni hisobga olish kerakki, xalqaro standart yoki boshqa davlat standartini qo'llash Rossiya Federatsiyasida uning mazmunini to'liq yoki qisman mahalliy standartlarga kiritish orqali amalga oshiriladi. normativ hujjat standartlashtirish bo'yicha. Ushbu standart tashkilotlarning yozuvlari bilan bog'liq mas'uliyatlar, siyosatlar, protseduralar, tizimlar va jarayonlar to'g'risidagi qoidalarni, sifat menejmenti va boshqaruv jarayonlari doirasida yozuvlarni boshqarish bo'yicha ko'rsatmalarni o'z ichiga oladi. muhit ga muvofiq xalqaro standartlar ISO 9001 va ISO 14001, ko'rsatmalar hujjat aylanishi tizimlarini loyihalash va joriy etish bo'yicha.

Ta'rifi: Hujjat - yuridik majburiyatlarni yoki tadbirkorlik faoliyatini tasdiqlovchi dalil sifatida tashkilot yoki jismoniy shaxs tomonidan yaratilgan, olingan va saqlanadigan moddiy tashuvchida qayd etilgan identifikatsiyalash mumkin bo'lgan ma'lumotlar.

Davlat va munitsipal organlarning hujjat aylanishi jarayonida muomalada bo'lgan barcha hujjatlar turli mezonlar bo'yicha tasniflanishi mumkin.

1. Hujjatlashtirish usuliga ko‘ra hujjatlar yozma, matnli, qo‘lda yozilgan, mashinada yozilgan, elektron, grafik, foto, fono, kino hujjatlari, kompyuter tashuvchilardagi hujjatlarga bo‘linadi.

Yozma hujjat– Matnli hujjat, uning ma'lumotlari har qanday turdagi xat bilan qayd etilgan.

Matnli hujjat- har qanday yozuv yoki ovoz yozish tizimi tomonidan yozilgan nutq ma'lumotlarini o'z ichiga olgan hujjat.

Qo'lda yozilgan hujjat– yozma hujjat, yaratish paytida yozuv belgilari qo'lda qo'llaniladi.

Mashinada yozilgan hujjat- yozma hujjat, uni yaratishda yozuv belgilari texnik vositalar yordamida qo'llaniladi.

Elektron hujjat– kompyuter texnologiyasidan foydalangan holda yaratilgan va o‘qilgan.

Nozik hujjat- ob'ekt tasviri orqali ifodalangan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjat.

Foto hujjat- fotografik tarzda yaratilgan vizual hujjat.

Fonohujjat- har qanday ovoz yozish tizimi tomonidan yozilgan ovozli ma'lumotni o'z ichiga olgan hujjat.

Kino hujjat– kinematografik usulda yaratilgan vizual yoki audiovizual hujjat.

Mashina muhitida hujjat- elektron kompyuterda ma'lumotlarga ishlov berishni ta'minlaydigan ommaviy axborot vositalari va yozib olish usullaridan foydalangan holda yaratilgan hujjat.

2. Boshqaruv obyektiga nisbatan hujjatlar tasniflanadi:

✓ kiruvchiga (tashkilot tomonidan qabul qilingan);

✓ chiquvchi (tashkilotdan yuborilgan);

✓ ichki (ma'lum bir tashkilot ichida yaratilgan va uning chegaralaridan tashqariga chiqmaydi).

3. Hujjatda ko‘tarilgan masalalar soniga ko‘ra ular quyidagilarga ajratiladi:

✓ oddiylarga;

✓ murakkab.

Oddiy hujjatlarda bitta masala bayoni mavjud. Murakkab hujjatlar bir nechta savollarni o'z ichiga oladi, ular bir nechta mansabdor shaxslar, tarkibiy bo'linmalar va muassasalarga tegishli bo'lishi mumkin.

4. Kirish cheklovlariga ko'ra, hujjatlar tasniflanadi:

✓ sir;

✓ rasmiy foydalanish uchun;

✓ tasniflanmagan (oddiy).

Himoya qilinishi kerak bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar tasniflanadi. Muhimligiga qarab, bunday ma'lumotlar alohida ahamiyatga ega va o'ta maxfiy ma'lumotlarga bo'linadi ( davlat siri), maxfiy (rasmiy sir) va tegishli ravishda "Alohida ahamiyatga ega", "O'ta maxfiy" va "Maxfiy" bo'limlari bilan belgilanadi.

Maxfiy bo'lmagan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan rasmiy foydalanish uchun hujjatlar ushbu muassasa xodimlari tomonidan ishlatilishi mumkin. Bunday hujjatlar "Faqat rasmiy foydalanish uchun" deb belgilangan.

5. Matnni taqdim etish usuliga ko'ra hujjatlar quyidagilarga bo'linadi:

✓ individual shaxslar uchun;

✓ trafaret;

✓ tipik;

✓ taxminiy;

✓ anketa va jadval shaklida birlashtirilgan.

Alohida hujjatlar mazmunan o'ziga xos bo'lib, bir martalik hujjat xarakteriga ega.

Stencil hujjatlarida ma'lumotlar o'zgaruvchan ma'lumotlar bilan to'ldirish uchun mo'ljallangan bo'shliqlar bilan matn sifatida taqdim etiladi. muayyan holat. Stencil matnlariga misollar: kadrlar bo'limidan sertifikatlar blankalari, sayohat guvohnomalari.

Standart hujjatlar bir hil jarayonlar va hodisalarni ko'rsatish uchun mo'ljallangan hujjatlardir: standart texnologik jarayon, standart qoidalar ichki qoidalar va boshqalar.

Taxminiylari analogiya bo'yicha hujjatlarni tuzish va qayta ishlash uchun ishlatiladi (tashkilot ishlarining taxminiy nomenklaturasi).

Anketa - birlashtirilgan matnni taqdim etish usuli bo'lib, unda doimiy ma'lumotlar hujjatning chap tomonida joylashgan va hujjatning o'ng tomonida uni tuzish paytida hujjatga o'zgaruvchi kiritiladi.

Jadval - bu hujjat bo'lib, unda doimiy ma'lumotlar ustun sarlavhalari va satr sarlavhalarida, o'zgaruvchi esa mos keladigan ustunlar va satrlar kesishmasida joylashgan. Jadval shaklida taqdim etilgan matn katta axborot sig'imiga ega bo'lib, o'xshash ma'lumotlarni qat'iy tasniflash va oson umumlashtirish imkonini beradi. Jadval shaklida taqdim etiladi xodimlar jadvali, ta'til jadvali va boshqa hujjatlar.

6. Saqlash muddatlariga ko‘ra hujjatlar quyidagilarga bo‘linadi:

✓ doimiy saqlash muddati bo'lgan hujjatlar uchun;

✓ vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati;

GOST ISO R 15489-1:2007 “Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi. Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar".

Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-sonli buyrug'i "Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati jarayonida shakllanadigan, saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxatini tasdiqlash to'g'risida".

Yaxshi ishingizni bilimlar bazasiga yuborish oddiy. Quyidagi shakldan foydalaning

Talabalar, aspirantlar, bilimlar bazasidan o‘z o‘qishlarida va ishlarida foydalanayotgan yosh olimlar sizdan juda minnatdor bo‘lishadi.

E'lon qilingan http://www.allbest.ru/

NODAVLAT TA'LIM MASSASASI

OLIY KASBIY TA'LIM

KUZBASS IQTISODIYOT VA HUQUQIY INSTITUTI

HUQUQ FAKULTETI

GUMANITER FANLAR BO'LIMI

Nazorat ishi

Fan: "Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish"

“Davlat hokimiyati va mahalliy davlat hokimiyati organlarida ish yuritishni tashkil etish” mavzusida

To‘ldiruvchi: 303-guruh talabasi

Panshina E.Yu.

Kemerovo 2010 yil

Kirish

Xulosa

Kirish

Tizimni amalga oshirishni qaerdan boshlash kerak? Qanday qilib butun loyihani bosqichlarga bo'lish kerak, shunda amalga oshirish samarasi birinchi bosqichdan keyin aniq bo'ladi va har bir keyingi bosqichda kuchayadi? Mavjud texnik vositalardan qaysi biri birinchi navbatda yangilanishi kerak va nimani kutish mumkin? Muayyan hududning realliklaridan kelib chiqib, yillar bo‘yicha ajratilgan byudjetda qanday moliyaviy resurslar ko‘rsatilishi kerak?

Muhandislar, dizaynerlar va ishlab chiqarish menejerlarining ishi ko'p vaqtni o'rganish, tahlil qilish va turli hujjatlarni tuzishga sarflaydi. Ayniqsa, katta qiyinchiliklar, qoida tariqasida, ishlab chiqarish hujjatlarini ishlab chiqishda yuzaga keladi, bu birinchi navbatda loyihachilar orasida maxsus bilimlarning etishmasligi bilan bog'liq. Hujjatlarni rasmiylashtirish va ulardan foydalanish jarayonlarida samarasiz vaqtni bartaraf etish rasmiylashtirish va ijodkorlikning oqilona uyg'unligini talab qiladi va bu, mualliflarning fikriga ko'ra, bir tomondan, hujjat tuzuvchilarni hujjatlarni qabul qilishning eng umumiy qonunlari bilan tanishtirishni talab qiladi. boshqa tomondan - va bu asosiy vazifa - asosiy hujjatlarni tayyorlash uchun umumiy qoidalar va qoidalarni shakllantirish va tizimlashtirish.

Test sinovining maqsadi davlat hokimiyati va mahalliy davlat hokimiyati organlarida ish yuritishni tashkil etishning nazariy asoslarini o‘rganishdan iborat.

Sinov maqsadiga ko'ra ishda quyidagi vazifalar qo'yiladi:

Hujjat aylanishi tushunchasini aniqlang;

Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning Rossiya modelini ko'rib chiqing;

Turli darajadagi davlat organlari uchun EDD tizimlarini aniqlash;

Davlat organlari o‘rtasida hujjatlar almashinuvini avtomatlashtirishni ko‘rib chiqaylik.

1. Hujjat aylanishi davlat organi faoliyatining asosi sifatida

Federal ijro etuvchi hokimiyat organida ish yuritish Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-son qarori bilan tasdiqlangan federal ijroiya organlarida ish yuritish qoidalariga muvofiq amalga oshiriladi Borodina V.V. Davlat boshqaruvi tizimida ish yuritish. [Matn] / V.V. Borodina. Nashriyot uyi: RAGS, 2008. - 154C Ushbu Qoidalar asosida federal ijroiya organi arxiv ishi sohasidagi federal ijroiya organi bilan kelishilgan holda ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar beradi. Ushbu Qoidalar davlat sirlarini o'z ichiga olgan hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga tatbiq etilmaydi.

Ta'rifga ko'ra (GOST R 51141-98) hujjat aylanishi - bu "hujjatlarning tashkilotdagi harakati, ular yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi yoki jo'natilishi tugaguniga qadar", ya'ni butun to'plamning to'liq hayot aylanishi. tashkilotdagi hujjatlar arxivga topshirilgunga qadar yoki yo'q qilish uchun.

2. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning rus modeli

Ofis ishining "rus modeli" ning xususiyatlari qanday? Uchta eng ajoyib afzalliklarni aniqlash mumkin: Spivak V.A. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish. [Matn] / V.A. Spivak.-Nashriyot uyi: Piter, 2008 yil. - 98C.

Hujjatni qabul qilgan paytdan boshlab nazorat qilish;

Nazorat funktsiyalarini markazlashtirish;

Hujjat aylanishining yagona standartlari.

Hujjatlar bilan ishlashning G'arb usullaridan farqli o'laroq, Rossiya amaliyotida hujjat hokimiyat tomonidan qabul qilingan paytda nazorat ostida bo'ladi. Ichki yoki chiquvchi hujjatlar "tug'ilgandan" keyin darhol nazoratga olinadi - ya'ni tasdiqlangan. Shu bilan birga, hujjatlarning ulanishi nazorat qilinadi - agar bitta hujjat boshqa hujjat bo'yicha qabul qilingan qarorni amalga oshirish natijasida paydo bo'lgan bo'lsa. Bularning barchasi davlat organi yoki mahalliy hokimiyat tomonidan qabul qilingan har qanday hujjatning yo'lini ishonchli kuzatish imkonini beradi - axir, biron bir ro'yxatdan o'tgan hujjat izsiz yo'qolmaydi.

Davlat organlarida hujjat aylanishi bo‘yicha bunday batafsil me’yoriy-huquqiy hujjatlar mavjudligini hisobga olsak, u yoki bu xorijiy dasturiy ta’minotni prinsipial yangi texnologiyani moslashtirmasdan joriy etish haqiqatga to‘g‘ri kelmaydi. Bunday holda, zamonaviy axborot texnologiyalaridan foydalangan holda an'anaviy ofis ishlarini avtomatlashtirish haqida gapirish mumkin.

An'anaviy ofis ishi qog'oz hujjat aylanishini qo'llab-quvvatlaydigan ko'plab jurnallar va / yoki fayl kabinetlarini saqlashni o'z ichiga oladi. Va aynan shu fayl kabinetlariga xizmat ko'rsatish ofisni avtomatlashtirishning asosiy ob'ekti hisoblanadi. Shu bilan birga, avtomatlashtirilgan tizimga kartani hujjatning elektron tasviri (matn va hatto tasvir, ovoz va video) bilan bog'lash imkoniyatini qo'shishga hech narsa to'sqinlik qilmaydi. Bu elektron hujjat aylanishiga o‘tish uchun texnologik shart-sharoit yaratadi. Elektron hujjat aylanishiga o‘tish, o‘z navbatida, turli ko‘rinishdagi hujjatlar bo‘yicha ma’lumotnoma va tahliliy ishlarni amalga oshirishning samarali mexanizmlariga ega bo‘lgan elektron arxivlarni shakllantirish uchun zarur shart-sharoitlarni yaratadi.

Boshqa tomondan, kompyuter tarmog'idan foydalanish hujjatlar aylanishi ustidan markazlashtirilgan nazoratni saqlab, turli ofis funktsiyalarini markazsizlashtirish uchun sharoit yaratadi. Siz, masalan, bo'limlarga va hatto alohida xodimlarga hujjatlarni mustaqil ravishda ro'yxatdan o'tkazishga ruxsat berishingiz va shu bilan birga ularning o'tishini markaziy ravishda nazorat qilishingiz mumkin. Bundan tashqari, jug'rofiy jihatdan olis organlarni bog'laydigan tarmoqning mavjudligi hujjatlar aylanishini markazlashtirilgan nazorat qilish imkonini beradi, bunga sof qog'oz texnologiyasi doirasida erishib bo'lmaydi.

Hujjat aylanishining rus modeli nafaqat boshqaruv jarayonlariga zamonaviy yondashuvlarga to'liq mos keladi, balki hujjat aylanishining G'arb modellaridan sezilarli darajada ustundir. Haqiqatan ham, rus modelida hujjatlarni yo'qotish faqat ofis boshqaruvi ko'rsatmalarining bevosita buzilishi tufayli yuzaga kelishi mumkin.

3. Hujjatlarni avtomatlashtirishga yondashuvni tanlash

Davlat hokimiyati va mahalliy o‘zini o‘zi boshqarish organlarining hujjat aylanishini avtomatlashtirish zarurati bugun hammaga ayon.

Qog'oz jurnallari va ish yuritish kabinetlaridan foydalangan holda ish yuritish bir necha sabablarga ko'ra davlat xizmatchilarining samaradorligini oshirish talablariga mos kelmaydi.

Hujjat fayllari odatda ijrochilardan ajratiladi. Ular hujjatlarning holati haqida to'liq bo'lmagan va sekin ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Ko'p sonli qog'oz hujjatlarni ko'paytirish va ko'chirish, ko'plab va takroriy jurnallar va ish yuritish kabinetlarini yuritish katta miqdordagi samarasiz mehnat xarajatlariga olib keladi.

Microsoft o'z hamkorlari bilan birgalikda davlat organlari va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarining hujjat aylanishini tashkil etish sohasida ikki bosqichli dasturiy va uslubiy yechimlarni taklif etadi: Borodina V.V. Davlat boshqaruvi tizimida ish yuritish. [Matn] / V.V. Borodin. Nashriyot uyi: RAGS, 2008. -184C.

Qog'oz hujjat aylanishi uchun avtomatlashtirilgan ofis ishlari;

Elektron hujjat aylanishi va ish yuritish.

Hokimiyat tomonidan qayta ishlanadigan, shu jumladan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda uzatiladigan hujjatlar ikki shaklga ega - an'anaviy ravishda qog'oz va elektron. Bunday simbioz hujjatlarni tayyorlashning zamonaviy vositalari hujjatlarni saqlashning elektron shaklini nazarda tutishi, me'yoriy-huquqiy baza va belgilangan muomala qoidalari esa qog'ozni saqlashni nazarda tutishi natijasidir. Shuningdek, qog'oz hujjatlarni saqlash foydasiga eng muhim dalil ular bilan ishlashning beqiyos qulayligidir. Qoidalar va odatlar zamonaviy axborot texnologiyalari imkoniyatlaridan ancha sekin o'zgaradi.

4. Elektron hujjat aylanishini tashkil etuvchi tizimlar

Yuqorida aytib o'tilganidek, elektron hujjat aylanishi hujjatlar bilan ishlashning yangi texnologiyalari majmuidir. Amaldagi texnologiyalar turli xil hujjatlarni qayta ishlash operatsiyalarini ta'minlaydigan tizimlarning "uzluksiz" o'zaro ta'sirini tashkil qilish imkonini beradi. Avvalo, bunday texnologiyalarga quyidagilar kiradi: Spivak V.A. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish. [Matn] / V.A. Spivak.-Nashriyot uyi: Piter, 2008 yil. - 68C.

Qog'oz kiruvchi hujjatlarni taqdimotning to'liq elektron shakliga aylantiradigan matnni aniqlash texnologiyalari;

Qo'lda yozilgan imzoning elektron analogi;

Ma'lumotlarni uzatish vositalari;

Elektron axborotni saqlash vositalari.

5. Rasmiy hujjatlarning hujjat aylanishi

Elektron hujjat aylanishi texnologiyasi quyidagi tizim funksiyalari bilan quvvatlanadi: M.I. Basakov. Ofis ishi. O'rta kasb-hunar ta'limi ta'lim muassasalari talabalari uchun darslik. [Matn] / Basakov M.I. Nashriyot uyi: Marketing, 2002. -95C.

Elektron pochta orqali yoki internet portali orqali, shu jumladan elektron raqamli imzo (ERI) va kriptohimoya bilan jihozlangan kiruvchi hujjatlarni avtomatlashtirilgan tarzda ro‘yxatga olish;

o'rnatilgan OCR texnologiyasidan foydalangan holda qog'oz hujjatlarni skanerlash va tanib olish;

Ro'yxatga olish kartasiga (RCh) istalgan formatdagi fayl(lar) ko'rinishidagi hujjatning elektron tasvirini biriktirish;

hujjatning elektron tasvirining biriktirilgan fayllariga kirish huquqlarini farqlash;

Har bir mansabdor shaxsga – hujjatlarni rasmiylashtirish jarayoni ishtirokchisiga o‘zining shaxsiy virtual kabineti bilan ta’minlash, bu mansabdor shaxsga faqat uning vakolatiga kiruvchi hujjatlardan foydalanish imkoniyatini ta’minlash;

Hujjatlar loyihalarini kelishish (ko'rib chiqish) jarayonini ta'minlash;

elektron hujjatlarning toʻliq matnli va atributli qidiruvi, shu jumladan masofaviy toʻliq matnli qidiruv;

Ishlarni shakllantirish va ro'yxatga olish, ya'ni. bajarilgan hujjatlarni ishlar nomenklaturasiga muvofiq ishlarga guruhlash va ish doirasidagi hujjatlarni tizimlashtirish;

Elektron hujjatlar va davlat ishlarini arxivda saqlash.

Bunday holda, RK rekvizitlarining asosiy to'plami har bir hujjatlar guruhi uchun belgilangan qo'shimcha rekvizitlarning ixtiyoriy to'plami bilan kengaytirilishi mumkin. Qozog'iston Respublikasining qo'shimcha ma'lumotlaridan foydalanib, siz hisobotlarni yaratishda asosiy ma'lumotlar bilan bir qatorda ma'lumotlarni qidirishingiz va tanlashingiz mumkin. Elektron kirish hujjati olingandan so'ng uni ro'yxatdan o'tkazish avtomatik ravishda amalga oshiriladi. Ikki EDD tizimi o'rtasida almashish natijasida olingan hujjat uchun Rossiya Federatsiyasi tafsilotlarining aksariyati avtomatik ravishda yaratiladi. Hujjatning elektron tasviri Qozog'iston Respublikasiga ilova qilingan. Shu bilan birga, elektron raqamli imzo va kriptografik himoya bilan jihozlangan hujjatning shaxsi tekshiriladi. Agar kiruvchi hujjat qog'oz ko'rinishida kelgan bo'lsa, matnni optik aniqlash paketi tizim muhitidan chaqiriladi va uning elektron tasviri olingandan so'ng, hujjat Qozog'iston Respublikasiga bir vaqtning o'zida ilova qilingan holda ofisni boshqarish tizimiga qaytariladi. Hujjat faylini biriktirgan tizim foydalanuvchisi faylga kirish huquqlarini xavfsizlik darajasida, shuningdek tahrirlashdan himoya qilish (himoyani bekor qilish) o'rnatadi.

Ro‘yxatdan o‘tkazilgandan so‘ng RH ilova qilingan hujjat bilan tarmoq orqali hujjatning bajarilishi to‘g‘risida qaror qabul qilish uchun mas’ul mansabdor shaxsga, so‘ngra qarorning rekvizitlariga muvofiq hujjat ijrochilariga yuboriladi. Shu bilan birga, har bir rahbar yoki ijrochiga ma'lum huquqlar berilgan bo'lib, ular hujjatlar bilan ishlashni stol ustidagi an'anaviy ishlarga imkon qadar yaqinroq tashkil etishni ta'minlashga imkon beradi, ular bo'yicha hujjatlar faqat ushbu xodimning vakolatiga kiradi. va bajarilish boshlanishini kutayotgan (Qabul qilingan papkada) papkalarga joylashtiriladi. , yoki xodim tomonidan bajarish uchun qabul qilinadi (Ijro to'g'risida papkada) yoki bajarish muddatini ko'rsatgan holda bo'ysunuvchilarga topshiriladi (Postda). Boshqaruv papkasi).

6. Hokimiyat organlari o'rtasida hujjat almashinuvini avtomatlashtirish

Ma'lumotlar markazlari quyidagi funktsiyalar to'plamini bajarishi mumkin: . Kirsanova M.V. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish: darslik. qo'llanma [Matn] / M. V. Kirsanova. - Nashriyotchi: Infra-M:, 2004. - 127 P.

Kiruvchi va chiquvchi hujjatlar formatlarini o'zgartirish va muvofiqlashtirish;

Manzil ma'lumotlar bazalarini qo'llab-quvvatlash va hujjatlarni etkazib berish yo'nalishlarini hisoblash;

Hujjatlarni kafolatli yetkazib berish;

Hujjatlarni qo'shimcha arxivlash;

Kataloglarni qo'llab-quvvatlash va sinxronlashtirish.

7. Turli darajadagi hokimiyat organlari uchun EDD tizimlari

Hujjat aylanishining kichik hajmiga ega shahar va boshqa organlar uchun yechim. Ushbu toifaga shartli ravishda to'liq EDD tizimini joriy qilish uchun etarli texnik bazaga ega bo'lmagan kichik hajmdagi hujjat aylanishiga ega bo'lgan munitsipal boshqaruv tuzilmalari kirishi mumkin. Ular uchun yuqori tashkilot bilan to'g'ridan-to'g'ri yoki ma'lumotlar markazi orqali elektron hujjatlarni xavfsiz almashish vositalari bilan jihozlangan yagona foydalanuvchi yechimi tavsiya etilishi mumkin. Bunday yechimning foydalanuvchisi odatda tashkilotning yozuvlarini boshqarish uchun mas'ul bo'lgan xodimdir. Bunday holda, ish qog'oz hujjatlari bilan amalga oshiriladi, lekin tizim kiruvchi / chiquvchi hujjatlarni qayd qiladi, hujjatlar bo'yicha qarorlarni, faylga va arxiv saqlashga hisobdan chiqarilgan hujjatlarni qayd qiladi. Agar xodimlar soni ko'p bo'lsa, qog'oz asl nusxalari harakatining yozuvlari ham saqlanishi mumkin. Yuqori tashkilotdan elektron shaklda qabul qilingan hujjatlar qog'oz asl nusxalari kelguniga qadar darhol ro'yxatga olinadi, chop etiladi va rasmiylashtirila boshlaydi. Bosh tashkilot avtomatik ravishda hujjat ro'yxatdan o'tganligi haqida xabar oladi. Ushbu yechim quyidagilarga imkon beradi: . Kirsanova M.V. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish: darslik. qo'llanma [Matn] / M. V. Kirsanova. -Nashriyot uyi: Infra-M:, 2004. - 154P.

Bosh tashkilot bilan kiruvchi/chiqish hujjatlari almashinuvini tezlashtirish;

Joylashuvi noma'lum bo'lgan "yo'qolgan" hujjatlar sonini kamaytiring.

8. Mahalliy hokimiyat uchun yechim

Ushbu yechim quyidagilarga imkon beradi: Kuznetsov I.N. Boshqaruv va ofis ishlarini hujjatlashtirish. [Matn] / I. N. Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008. -84C.

Yuqori va quyi tashkilotlar bilan hujjatlar almashinuvini tezlashtirish;

Ba'zi funktsiyalarni bo'limlarga o'tkazish orqali ish yuritish xodimlariga yukni kamaytirish;

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish samaradorligini oshirish;

O'zaro bog'liq hujjatlarni saqlashning samarali tizimini tashkil etish;

Kerakli hujjatlarni qidirish vaqtini qisqartirish;

Joylashuvi noma'lum bo'lgan "yo'qolgan" hujjatlar sonini kamaytiring;

Hujjatlarni bajarishda xodimlarning ishini tezlashtirish va samaraliroq qilish;

Fuqarolar va tashkilotlarning elektron shaklda (portal orqali) kelib tushgan murojaatlari bilan ishlash xarajatlarini kamaytirish;

Yuqori tashkilotlar tomonidan muhim hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni ta'minlash.

hujjat aylanishi quvvatini avtomatlashtirish

Xulosa

Rossiya Federatsiyasi ushbu sohaning ahamiyatini to'liq anglaydi, bu butun "Elektron Rossiya" Federal maqsadli dasturida va uning bir qator o'ziga xos faoliyatida aks ettirilgan.

Hujjatli ma'lumotlarni yig'ish va qayta ishlash; qaror tayyorlash;

qaror qabul qilish va hujjatlashtirish; qarorlarni ijrochilarga etkazish;

Qarorning ijrosi; bajarilishini nazorat qilish; samaradorlik to'g'risidagi ma'lumotlarni to'plash;

Vertikal va gorizontal ulanishlar orqali ma'lumotlarni uzatish; axborotni saqlash va olish.

Boshqaruv apparati o'z vazifalarini asosan xalq xo'jaligining barcha tarmoqlari va davlat boshqaruvi faoliyatining o'ziga xos xususiyatlaridan qat'i nazar, yaratilgan va muomalada bo'ladigan universal va nufuzli tashkiliy-ma'muriy hujjatlar orqali amalga oshiradi. Boshqaruv apparatida 14 milliondan ortiq kishi mehnat qilayotgani, mamlakatimizda yillik hujjat aylanishi qariyb 60 milliard varaqni tashkil etib, o‘sishda davom etayotganini inobatga oladigan bo‘lsak, bu jarayonni samarali tartibga solish muhim ahamiyat kasb etishi shubhasiz. Hujjat aylanishini tartibga solish vositalaridan biri bu davlat hujjat standartlari, umumittifoq tasniflagichlari va yagona hujjat tizimlari. Ushbu va boshqa standartlar butun texnologik tsikl davomida mamlakatda hujjat aylanishini barqarorlashtirish, har bir boshqaruv bo'linmasi uchun hujjat aylanishini saqlashning optimal texnologiyasini yaratish uchun tan olingan.

Foydalanilgan adabiyotlar ro'yxati

1. M.I. Basakov. Ofis ishi. O'rta kasb-hunar ta'limi ta'lim muassasalari talabalari uchun darslik. [Matn] / Basakov M.I. Nashriyot uyi: Marketing, 2002. - 336 p.

2. Borodina V.V. Davlat boshqaruvi tizimida ish yuritish. [Matn] / V.V. Borodina. Nashriyot uyi: RAGS, 2008. - 376 s.

3. Kirsanova M.V. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish: darslik. qo'llanma [Matn] / M.V. Kirsanova. - Nashriyot: Infra-M:, 2004. - 256 b. - (Oliy ma'lumot)

4. Kuznetsov I.N. Boshqaruv va ofis ishlarini hujjatlashtirish. [Matn] / I.N. Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008. - 576 b.

5. Spivak V.A. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish. [Matn] / V.A. Spivak.-Nashriyot uyi: Piter, 2008 yil. - 256s.

6. Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi. Hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlariga qo'yiladigan umumiy talablar. - M., 1991 yil

Allbest.ru saytida e'lon qilingan

...

Shunga o'xshash hujjatlar

Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarining vakolatlarini o'rganish zamonaviy Rossiya. Munitsipal hokimiyat organlari tomonidan amalga oshirish usullari davlat vakolatlari. Mahalliy hokimiyat organlari va davlat hokimiyati organlari o'rtasidagi munosabatlar.

kurs ishi, 05.04.2010 qo'shilgan

Nazariy jihatlar sog'liqni saqlash muassasasida boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish. Ofis ishi va hujjat aylanishi o'rtasidagi farqlar. Rossiyada G'arbiy ofislarni avtomatlashtirish tizimlari. Kasalxonaning hujjat aylanishini tahlil qilish.

dissertatsiya, 01/06/2013 qo'shilgan

Yoqilg'i, energetika va tariflarni tartibga solish vazirligining Volgograd bo'limida xodimlarni boshqarish xususiyatlarini o'rganish. Davlat organlarida xodimlarni boshqarishning normativ-huquqiy bazasini takomillashtirish.

dissertatsiya, 04/08/2014 qo'shilgan

Kostroma viloyatining Sushchevskiy qishloq aholi punkti ma'muriyatining xususiyatlari. Huquqiy asos mahalliy hukumat tashkilotlari. Mahalliy hokimiyat organlari va davlat hokimiyati organlari o'rtasidagi munosabatlar. Ma'muriyat xodimlarini boshqarish.

amaliyot hisoboti, 07/09/2009 qo'shilgan

Mahalliy davlat hokimiyati organlarining tahlili, uning davlat boshqaruvi tizimidagi o'rni va rolini aniqlash. Mahalliy hokimiyat organlarining o'zaro hamkorligi sohasidagi asosiy muammolar. Davlat organlari o'rtasidagi o'zaro munosabatlarning xususiyatlari munitsipal shakllanish Surgut.

dissertatsiya, 2011-08-22 qo'shilgan

Korxona faoliyatida ish yuritish tushunchasi va ahamiyati, avtomatlashtirish tamoyillari va roli. Boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatining vazifalari. Elektron hujjat aylanish tizimini joriy qilish texnologiyalari, foydalaniladigan dasturiy ta'minot.

kurs ishi, 01/10/2015 qo'shilgan

Xodimlar bo'yicha maslahat: tushunchasi, mohiyati va mazmuni. Rossiyada kadrlar konsaltingining rivojlanishi. Konsalting usuli sifatida autsorsing. Rossiya Federatsiyasida davlat hokimiyati va mahalliy boshqaruv organlarida ma'muriy va boshqaruv jarayonlarini optimallashtirish.

kurs ishi, 26.06.2013 yil qo'shilgan

Hujjatlarni boshqarish jarayonlarini takomillashtirish uchun kompyuter texnologiyalaridan foydalanish tavsiflari. Astraxan davlat konservatoriyasining ish yuritish xususiyatlari. Hujjatlar aylanishini tahlil qilish, hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish.

dissertatsiya, 12/12/2011 qo'shilgan

Mohiyat tashkiliy tuzilma davlat organlari, uni shakllantirish tamoyillari va yondashuvlari, samaradorligini baholashning xususiyatlari va mezonlari. Tashkiliy tuzilmani takomillashtirish bo'yicha tavsiyalar Ijroiya qo'mitasi berilgan hudud.

dissertatsiya, 04/08/2015 qo'shilgan

Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish. Davlat maktabgacha ta'lim tizimi. Biznes va tijorat yozuvlari. Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish. Hujjatlarni boshqarish jarayonlarini avtomatlashtirish. Ofis ishini kompyuterlashtirish tarixi.

Davlat va munitsipal organlarda ish yuritishni tashkil etish. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishni tashkil etish. III. Federal ijroiya organida hujjatlarni yaratish

I. Umumiy qoidalar

II. Shartlar va ta'riflar ()

III. Federal ijroiya organida hujjatlarni yaratish

IV. Federal ijroiya organida hujjat aylanishini tashkil etishga qo'yiladigan talablar

V. Federal ijro etuvchi organning hujjat fondi

VI. Federal ijroiya organida elektron hujjatlar bilan ishlashning o'ziga xos xususiyatlari (tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

Hujjatlar to'g'risidagi majburiy ma'lumotlar ro'yxati, buxgalteriya hisobi va hujjatlarni qidirish uchun foydalaniladi elektron hujjat aylanish tizimlarida federal ijro etuvchi hokimiyat organlari

Kirish

1-bob Davlat organlarida ish yuritishni tartibga solish

1.1. Ofis boshqaruvi sohasidagi asosiy tushunchalar

Yaxshi ishingizni bilimlar bazasiga yuborish oddiy. Quyidagi shakldan foydalaning

Shunga o'xshash hujjatlar

II. Shartlar va ta'riflar
()

VI. Federal ijroiya organida elektron hujjatlar bilan ishlashning o'ziga xos xususiyatlari
(tahrirda. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi 356-son qarori.)

Hujjatlar to'g'risidagi majburiy ma'lumotlar ro'yxati,
buxgalteriya hisobi va hujjatlarni qidirish uchun foydalaniladi
elektron hujjat aylanish tizimlarida
federal ijro etuvchi hokimiyat organlari

1-bob
Davlat organlarida ish yuritishni tartibga solish