Arxivlarni raqamlashtirish - hujjatlarni saqlashning eng zamonaviy usuli! Arxivni raqamlashtirish hujjatlarni saqlashning zamonaviy usuli sifatida Arxivlarni raqamlashtirish ishlari

Qog'oz abadiy material emas, u tez qariydi va osongina yo'q qilinadi. Shunung uchun muhim ma'lumotlar Qog'oz hujjatlarida mavjud bo'lgan , osongina yo'qolishi mumkin. Bundan tashqari, saqlash jarayonida qog'oz hujjatlar qimmatli ofis maydonini egallaydi va boshqa ko'plab muammolarni keltirib chiqaradi.
Arxivlarni raqamlashtirish barcha noqulayliklarni bartaraf etishga va umuman ish yuritish samaradorligini oshirishga yordam beradi. Zamonaviy texnologiyalar barcha muhim matn va grafik ma'lumotlarni o'tkazish imkonini beradi elektron ommaviy axborot vositalari, ya'ni hujjatlarni raqamlashtirish uchun.

Raqamlashtirishning dolzarbligi

Bu nima beradi?

Hujjatlarning xavfsizligi

Hujjatlarni raqamlashtirish natijalari

Biz bilan ishlashning afzalliklari

Hujjatlarni arxivda qayta ishlash - bu tashkilot faoliyati davomida shakllanadigan hujjatlarni tizimlashtirish va tashkil etish. Arxivda qat'iy saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlarning ayrim toifalari ro'yxati mavjud belgilangan tartibda. Tashkil etish, ma'muriy hujjatlar, moliyaviy hisobotlar, kadrlar, ixtisoslashtirilgan va boshqa davlat, tijorat hujjatlari yuridik shaxslar turli sohalar faoliyati, vaqtinchalik va uzoq muddatli saqlash arxivlanishi lozim. Hujjatlarni arxivda qayta ishlash mamlakatning amaldagi qonunchiligiga muvofiq majburiy ravishda amalga oshirilishi kerak. Aks holda, muassasa jarimaga tortiladi.

Arxivdan olingan hujjatlar hisobotlar, statistik ma'lumotlarni tuzish, fuqarolarning so'rovlarini bajarish va ma'lumotlarni taqdim etish uchun talab qilinishi mumkin davlat organlari, axborot tadbirlarini tayyorlash uchun, moliyaviy tahlil va hokazo. Bundan tashqari, arxivning mavjudligi hujjatlarni tartibda saqlash va ularga tezkor kirish imkonini beradi kerakli hujjat yoki bir necha yillardan keyin ham nuqtaga.

Qanday tashkiliy hujjatlar arxivlanishi mumkin?

Reisswolf mutaxassislari hujjatlar bilan ishlaydi turli xil turlari- kadrlardan buxgalteriya hisobigacha. Saqlash muddati va tugatish shartlari qimmatli qog'ozlarning xususiyatiga bog'liq. Ko'pgina hollarda, muddatlar 1 yildan 75 yilgacha.

Ish yuritishni tashkil etishda arxiv hujjatlari uchta asosiy yo‘nalishda amalga oshiriladi:

• ishlarning namunaviy nomenklaturasi (qo‘mitalar, vazirliklar, turli organlar va muassasalar tomonidan ishlab chiqiladi);
• ishlarning taxminiy nomenklaturasi (ishlarning taxminiy tarkibi belgilanadi, talablar esa maslahat xarakteriga ega);
• individual nomenklatura (kompaniya xodimlari va tarkibiy bo'linmalar rahbariyati tomonidan tuzilgan).

Majburiy arxivlash buxgalteriya hujjatlari va kadrlar to'g'risidagi hujjatlar korxona xodimlarining shaxsiy ishlari, ta'sis hujjatlari, ma'muriy hujjatlar, buxgalteriya hisobi (deklaratsiyalar, hisobotlar va boshqalar), ixtisoslashtirilgan hujjatlar (mahalliy ichki hujjatlar).

Buxgalteriya hujjatlarini arxivlash muddati ularning maqsadiga bog'liq. Masalan, soliq hisobi siyosati ma'lumotlari, daromadlar va xarajatlar naqd pul buyurtmalari, yetkazib berish dalolatnomalari, inventarni hisobga olish kartalari, hisobdan chiqarish dalolatnomalari 5 yil davomida saqlanadi. Mahsulotlarni jo'natish uchun hisob-fakturalar 4 yil davomida arxivda saqlanishi kerak.

Arxivlash kadrlar hujjatlari maxsus sxema bo'yicha amalga oshiriladi va shartlar Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga qat'iy mos keladi:

• har mehnat shartnomasi 75 yil davomida saqlanishi kerak;
• xodimlarning shaxsiy ishlari - 75 yil;
• xodimlarga bonuslar berilishini tasdiqlovchi hujjatlar - 5 yil.

Ish yuritishni tashkil etishda hujjatlarni arxivlashning to'g'ri tashkil etilishi har qanday yuridik shaxs uchun juda muhimdir, chunki xodimlarning ish tezligi va korxona rahbariyatining o'zgaruvchan bozor talablariga moslashish qobiliyati bevosita bunga bog'liq.

Hujjatlarni arxivlashning asosiy bosqichlari

Arxivda saqlanadigan buxgalteriya hujjatlarini, shaxsiy ishlarni va boshqa hujjatlarni arxivlash jarayoni quyidagi bosqichlardan iborat:

1. Hujjatlarning qiymatini tekshirish.
   Bu bosqichda amaliy, tarixiy va ilmiy ahamiyati va shunga mos ravishda arxivda saqlanadigan xujjatlarni tanlash, saqlash muddati ham belgilanadi.
2. Hujjatlarni tizimlashtirish bosqichi.
   Faoliyat yo'nalishiga ko'ra barcha hujjatlar doimiy, vaqtinchalik va uzoq muddatli saqlash fayllariga shakllantiriladi.
3. Tizimlashtirilgan ishlarni ro'yxatga olish.
   Bu jarayon qonun hujjatlariga muvofiq amalga oshiriladi va quyidagilarni o'z ichiga oladi:
   • varaqlarni raqamlash;
   • sertifikatlashtirish varaqasini tayyorlash;
   • ichki inventarizatsiyani tuzish;
   • qopqoq dizayni;
   • tayyorlash tarixiy ma'lumotlar.
4. Tugallangan ishlar bo'yicha inventar va so'zboshilarini tuzish.
   Ushbu bosqichda ishlarning nomlarini o'z ichiga olgan tizimli ro'yxat tuziladi.
5. Elektron arxivni shakllantirish.
6. Hujjatlarni topshirish va ishlarni keyinchalik arxivga saqlash uchun topshirish dalolatnomasini tuzish.

Ish yuritishni tashkil etishda hujjatlarni arxivlash jarayoni saqlanishi shart bo'lmagan fayllarni tasarruf etishni ham o'z ichiga oladi. Yo'q qilish tegishli akt tuzilgandan va tashkilot tomonidan tasdiqlanganidan keyin amalga oshiriladi. Nomenklaturani ishlab chiqish arxiv hujjatlarini tayyorlashga qo'yiladigan talablar bilan ta'minlanadi. Ofis boshqaruvi tashkilotida hujjatlarni arxivlash tartibi alohida yoki arxivga ishlov berish jarayonida amalga oshirilishi mumkin.

"Reisswolf" kompaniyasining xizmatlari

Hujjatlarni arxivda qayta ishlash ko'p mehnat talab qiladigan jarayon bo'lib, ma'lum bilimlar bazasiga ega bo'lishni talab qiladi. Aksariyat hollarda arxivga xizmat ko‘rsatuvchi xodimning bo‘lishi maqsadga muvofiq emas. Bundan tashqari, narsalarni to'g'ri shaklda saqlash uchun ma'lum talablarga javob beradigan maxsus xona bo'lishi kerak sanitariya me'yorlari. Bugungi kunda ko'plab kompaniyalar autsorsing variantini afzal ko'rishadi. Buxgalteriya hujjatlarini arxivlash xizmati nafaqat hujjatlarni qayta ishlashning uzoq davom etadigan vaqtini, balki moliyaviy resurslarni ham tejaydi. Moskvada hujjatlarni arxivda qayta ishlash, fayllarni keyingi saqlash va hujjatlarni arxivlash bilan bog'liq boshqa xizmatlar Reisswolf kompaniyasi tomonidan amalga oshiriladi. Malakali mutaxassislar hujjatlarni talablarga muvofiq qayta ishlaydilar amaldagi qonunchilik. Ish yurituvchi tashkilotlarda hujjatlarni arxivlash juda katta ish. Va uning asosiy qiyinligi - barcha qoidalar, me'yorlar va qoidalarga qat'iy rioya qilish. Hujjatlarni arxivlashning narxi ish hajmi, murakkabligi (hujjatlarning holati va to'liqligi) va dolzarbligiga bog'liq.

Arxiv xizmatlari uchun narxlar

Ushbu xizmat kimga kerak bo'ladi?

Hujjatlarni arxivlash faoliyat sohasidan qat'i nazar, barcha tashkilotlar tomonidan amalga oshirilishi kerak. Tashkilotda hujjatlarni arxivlash bo'yicha davlat va tijorat tashkilotlari xizmatlariga muhtoj bo'lishi mumkin:

• shtatda arxiv xodimining yo'qligi;
• pulni tejashni istaganlar ish vaqti, moliyaviy investitsiyalar arxivni saqlash, shuningdek, ofisda bo'sh joy uchun;
• hujjatlarni hisobga olish, tuzish va saqlash bo‘yicha arxiv qonunchiligiga rioya qilish;
• kompaniya samaradorligini oshirishni istaganlar.

Saqlash va qayta ishlash uchun binolar mavjud bo'lmaganda, Reisswolf yuridik shaxslar uchun hujjatlarni arxivlash, shuningdek ularni o'z hududida vaqtincha saqlash xizmatlarini ko'rsatadi.

Nima uchun arxivni qayta ishlashni professionallarga topshirish yaxshiroq?

Arxivlashdan oldin hujjatlar to'g'ri arxivlangan bo'lishi kerak. Ishlarni ro'yxatga olishda arxiv qonunchiligi normalari va talablari bajarilmasa, hujjatlarni qayta ishlash uchun olish xavfi mavjud bo'lib, bu qo'shimcha vaqt va moliyaviy xarajatlarga olib keladi. Bundan tashqari, korxonalar fayllar xavfsizligi va ularga cheklangan kirishni ta'minlash uchun javobgardir. Buxgalteriya hujjatlarini arxivga topshirish qoidalari buzilgan taqdirda muassasaga nisbatan jarimalar qo‘llaniladi. Hujjatlarni yo'q qilish ham tegishli ekspertizadan so'ng va faqat faylni saqlash muddati tugaganidan keyin amalga oshirilishi kerak. Saqlash muddatlariga qat'iy rioya qilish va yo'q qilish guvohnomasini rasmiylashtirish protseduraning bir qismidir. Xodimlar hujjatlarini va boshqa turdagi hujjatlarni arxivlash malakali va qat'iy rioya qilingan holda amalga oshirilishi kerak. arxiv qoidalari. Biznesga noprofessional yondashuv ko'pincha jarimaga olib keladi va tashkilotning obro'siga putur etkazadi.

Nega Reisswolf bilan hamkorlik qilish foydali?

Kompaniya hujjatlarni arxivlash bo'yicha professional xizmatlarni taqdim etadi. Biz mijozlarimizga hamkorlikning qulay shartlarini taklif qilamiz:

• arxiv hujjatlarini o'rtacha bozor narxida va Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga qat'iy muvofiq ravishda professional qayta ishlash;
• agar kerak bo'lsa, fayllarni vaqtinchalik saqlash;
• maxfiylikni saqlash;
• ishni bajarish uchun qisqa muddatlar.

Xodimlar hujjatlarini arxivlash xizmatlariga buyurtma berish yoki Reisswolf mutaxassislaridan batafsil maslahat olish uchun fikr-mulohaza shaklidan foydalaning.

I.E. Xvorova

Hujjatlarni yaratish uchun raqamlashtirish jarayoni elektron arxiv

Maqola raqamlashtirish jarayoniga bag'ishlangan - zamonaviy sharoitlarda axborotni saqlash va undan foydalanishning eng qulay mexanizmi. Muallif arxiv materiallarini raqamlashtirish jarayonining asosiy nuqtalarini, shu jumladan hujjatlarni tarjima qilishning mumkin bo'lgan usullarini tahlil qiladi. elektron ko'rinish, raqamlashtirish uchun hujjatlar toifalari, saqlash formatlari elektron hujjatlar va zamonaviy raqamlashtirish standartlarini tadqiq qilish. Maqolada, shuningdek, zamonaviy kontekstda tarixiy shaxs yoki voqeaning virtual arxivini yaratish uchun zarur shart-sharoitlar tahlil qilinadi. Muallif elektron resursni tashkil etishning o'ziga xos xususiyatlariga alohida e'tibor beradi, ushbu mavzu bo'yicha mavjud zamonaviy loyihalarni o'rganadi va tadqiqotchi elektron arxiv yaratishda duch kelishi mumkin bo'lgan qiyinchiliklarni tahlil qiladi.

Kalit so'zlar: raqamlashtirish, arxiv hujjati, foydalanish uchun elektron fond, virtual arxiv.

Haqiqat zamonaviy hayot tobora yangi axborot texnologiyalaridan faol foydalanishni talab qilmoqda. Axborot asri arxiv manbalari va tadqiqotchilar o'rtasidagi muloqot dunyosiga ham o'ziga xos tuzatishlar kiritadi. Zamonaviy raqamli texnologiyalar muqobil saqlash maydonini yaratish uchun eng global g'oyalarni amalga oshirishga imkon beradi - hujjatlarni virtual tekislikda saqlash.

Arxiv hujjatlarini raqamlashtirish axborotni saqlash va ulardan foydalanishning eng qulay vositasi hisoblanadi. Bu xavfsiz va tejamkor saqlash, qulay olish va foydalanish imkonini beradi.

© Xvorova I.E., 2017

ma'lumotlar, shuningdek, arxiv materiallariga tezkor kirish uchun. Hujjatlarni raqamlashtirish jarayoni foydalanish uchun yagona elektron fondni (keyingi o'rinlarda EFP deb yuritiladi) shakllantirish g'oyasiga asoslanadi. EFP - raqamli tashuvchilarda qayd etilgan va asl hujjatlar o'rniga foydalanish uchun mo'ljallangan arxiv hujjatlarining elektron nusxalari to'plami1. Muhim nuqta EFPni yaratishda uni yaratish jarayonini tartibga solish zarurati tug'iladi.

Federal arxiv agentligi rahbari o'rinbosari O.V. Naumovning soʻzlariga koʻra, hujjatlarni raqamlashtirishning asosiy maqsadlari arxiv fondidan hujjatlarga kirishni kengaytirish va soddalashtirish, ularni bosqichma-bosqich muomaladan olib qoʻyish orqali asl nusxalarning saqlanishini taʼminlash, elektron fondga kirishni taʼminlash, shuningdek, ommaviy axborot vositalari bilan taʼminlash jarayonini tezlashtirishdan iborat. xizmatlar 2.

Keling, raqamlashtirish jarayonining asosiy nuqtalarini ko'rib chiqaylik. Eng avvalo arxiv fondini hisobga olish kerak Rossiya Federatsiyasi keng hujjatli filmlar majmuasini saqlaydi. Shunday qilib, hujjatlarni o'zlari skanerlashni boshlashdan oldin, raqamlashtirish tavsiya etiladi ilmiy ma'lumotnoma apparati arxiv, ma'lumotlarni olish uchun elektron inventarlarni yaratish. Arxiv inventarlarini dastlabki raqamlashtirish foydalanuvchiga uydan chiqmasdan turib, saqlanayotgan hujjatlar ro‘yxati bilan tanishish va Internetda qiziqqan hujjatlarga buyurtma berish imkonini beradi. Shu bilan birga, ish nomlarining ilmiy-texnik nashri faktini ham hisobga olish kerak - faqat inventarizatsiya yaxshilangan taqdirdagina fondni raqamlashtirish boshlanishi mumkin.

Raqamlashtirish uchun hujjatlar toifalariga nafaqat ma'lumotlarning yo'qolishi xavfi mavjud bo'lgan hujjatlar, balki eng qimmatli, noyob materiallar va talab qilinadigan hujjatlar ham kiradi. Hujjatlarning o'ziga xosligi va qiymatining mezonlari biroz noaniq va talab doimiy qiymat emas, shuning uchun raqamlashtirish materiallarini tanlashda ko'pincha savol tug'iladi: birinchi navbatda qaysi hujjatlarni raqamli shaklga o'tkazish kerak? Tanlov jarayonida nafaqat a'zolar ishtirok etsa, samaraliroq namunaga erishish osonroq bo'lishi mumkin. ekspert komissiyasi arxiv, balki professionallar - tarixchilar, siyosatshunoslar, sotsiologlar, jamoat arboblari va boshqalarni ham jalb qildi. Bunday yaratish jarayoni ishchi guruhi aniq tartibga solishni talab qiladi. Shuni ta'kidlash kerakki, tanlov mezonlariga qaramay3, ular majburiy va mintaqaviy arxivlar emas.

birinchi navbatda raqamlashtirilishi kerak bo'lgan hujjatlarni tanlash huquqiga ega.

Raqamlashtirish usulini tanlash juda muhim, chunki materialni taqdim etish vositasi va formati tadqiqotchining ishi uchun foydali ma'lumotlarni ham o'z ichiga oladi, shuning uchun uni asl nusxa bilan taqqoslanadigan eng aniq shaklda etkazish juda muhimdir.

Hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri raqamlashtirishda asl nusxa bilan ishlashda barcha xavfsizlik choralariga rioya qilish muhim, kitoblar va qadimgi hujjatlarni skanerlashda alohida e'tibor berilishi kerak (yorug'lik, printer va raqamlashtirish paytida mutaxassisning xatti-harakati qabul qilingan standartlarga mos kelishi kerak). Ushbu bosqichda raqamlashtirish loyihasining moliyaviy imkoniyatlari asosiy rol o'ynaydi - skanerlash uchun uskunani tanlash ushbu jarayonning asl nusxa uchun xavfsizlik darajasini belgilaydi. Tejamkorroq apparat qurilmasini tanlash muqarrar ravishda hujjatlarga tuzatib bo'lmaydigan zarar etkazish xavfini keltirib chiqaradi, shuningdek, asl nusxaning taqqoslanadigan, to'liq rangli nusxasini yaratish imkoniyatlarini kamaytiradi4.

Hujjatni raqamlashtirishda asl nusxaning kamida ikki nusxasi - ishchi nusxasi va asosiy nusxasi tayyorlanadi. Ikkala material ham belgilanishi va maxsus registrda ro'yxatdan o'tkazilishi kerak. Bunday ro‘yxatga olish tizimi tufayli skanerlangan hujjatni izlash foydalanuvchi uchun tezroq va qulayroq bo‘ladi, hisobga olish ma’lumotlari esa hujjatni umumiy arxiv axborot tizimida kuzatishni osonlashtiradi.

Rasmlarni saqlash formatlari orasida arxivchilar tomonidan eng ko'p qo'llaniladigan TIFF va JPEG formatlaridir. TIFF formati mashhurligi ma'lumotlarni yo'qotishsiz siqish algoritmlari tufayli tasvir sifatini saqlab qolish qobiliyatiga bog'liq. JPEG formati yuqori siqish qobiliyatiga ega, ammo tasvir sifati yo'qoladi. O'zgarishlar yalang'och ko'z bilan sezilmasligi mumkin, ammo siqilgan tasvir keskin kontrast yoki pikselga ega bo'ladi. Shuning uchun JPEG dan tasvirni qayta ishlashda oraliq format sifatida foydalanish mumkin emas. Faqat oxirgi versiya JPEG formatida saqlanishi mumkin. Elektron hujjatlarning boshqa turlariga va ularni saqlashning eng maqbul formatlariga kelsak, ular mavjud matnli hujjatlar(ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), video (mov, avi, mpeg, mp4) va audio (wav, aiff, mp3), chizmalar (autocad), grafik va diagrammalar (tiff, pcx), Elektron jadvallar va relyatsion ma'lumotlar bazalari (xls, xml, html, mdb) ko'rinishidagi ma'lumotlar bazasi. PDF formati fotografik hujjatlar uchun ham qabul qilinadi. Olingan ma'lumotlar majmuasi raqamli kanallar orqali uzatish uchun ishlatilishi mumkin,

raqamli optik tashuvchilarda saqlanadi (bir marta yoziladigan CD-R, DVD-R, bir marta yoziladigan CD-RW, DVD-RW, DVD-RAW disklari), magnit tashuvchilar (qattiq disklar, floppi disklar, magnit lentalar), Flash drayvlar, va boshqalar d.

Olingan raqamli nusxalar uchun sifat talablari aniq shakllantirilmagan. Elektron nusxalar sifatini baholash mezonlari mavjud emas qog'oz hujjatlar: tasvir parametrlari, ohangni qayta ishlab chiqarish (kontrast), yorqinlik, shovqin, ranglarning aniqligi, aniqlik, ruxsat, geometrik buzilish va boshqalar. Bir qator hujjatlar allaqachon chet elda qo'llanilgan, ularning tajribasi raqamli hujjatlar sifatini baholashda foydali bo'ladi. Rossiya. AQSh milliy standarti ANSI/AIIM MS44 “Tasvir skanerlari sifatini nazorat qilish bo‘yicha qo‘llanma” skanerlash sifatini baholashning asosiy terminologiyasi, asosiy parametrlari va mezonlarini hamda ularni amaliy o‘lchashga yondashuvlarni belgilaydi va qamrab oladi. Uning asosida zamonaviy talablarni hisobga olgan holda 2000 yilda qora va oq hujjatlarni skanerlash sifatini baholash uchun xalqaro ISO standartlari ishlab chiqildi.

Raqamlashtirilgandan so'ng asl nusxa saqlash uchun arxivga qaytariladi va olingan nusxalar foydalanuvchining elektron fondini to'ldiradi va tadqiqotchilarga taqdim etiladi.

Arxiv hujjatlarini saqlash va ulardan foydalanish muammosiga yechim izlash 1990-yillarning oʻrtalarida, AQSh Kongressi kutubxonasi oʻzining mavjud mikrofilmlar toʻplamini (mustaqil toʻplam sifatida va sugʻurtaning asosiy tashuvchisi sifatida) toʻliq raqamlashtirishni boshlagan paytdan boshlandi. va foydalanuvchi mablag'lari). Raqamlashtirish jarayonida amerikalik mutaxassislar ma'lumotni jismoniy tashuvchilardan elektron shaklga o'tkazish jarayonlarini amalga oshirishda yagona yondashuvlarni ishlab chiqish zarurati bilan duch keldi, ya'ni raqamlashtirish jarayonlarini tartibga solish zarurati paydo bo'ldi.

Zamonaviy standartlar Ularni tartibga solish darajasiga ko'ra, raqamlashtirish standartlarning 3 toifasiga bo'linishi mumkin: xalqaro, milliy va tashkilot standarti. ISO5 xalqaro standarti bir guruh olimlar tomonidan ishlab chiqilmoqda, undan foydalanish texnologik, iqtisodiy va ijtimoiy afzalliklarni beradi, lekin ISO tashkilotida ishtirok etuvchi har qanday davlat uchun majburiy emas. Milliy standart hokimiyat tomonidan foydalanish uchun majburiydir davlat hokimiyati turli darajalarda qonunchilikning o'ziga xos xususiyatlarini, hujjatlar standartlarini hisobga olgan holda raqamlashtirish tartibini takomillashtirish bo'yicha ishlab chiqilmoqda -

ma'lum bir mamlakatda. Tashkilot standarti hujjatni elektron shaklga o'tkazish va uni keyinchalik saqlash va ishlatish jarayonida ma'lum bir kompaniyaning o'ziga xos xususiyatlarini ta'kidlaydi. Raqamlashtirish jarayonlarini tartibga soluvchi eng mashhur milliy standart 2006 yilda Avstraliya va Yangi Zelandiya Milliy Standartlar Qo'mitasi tomonidan kiritilgan "S6 Raqamlashtirish Standarti"6 hisoblanadi.7 Afsuski, Rossiyada EFPni raqamlashtirish va yaratish jarayonlarini tartibga soluvchi shunga o'xshash hujjat mavjud emas.

2012 yilda Butunrossiya hujjat aylanishi va arxivlash ilmiy tadqiqot instituti (VNIIDAD) va Federal arxiv agentligi (Rosarxiv) xodimlari " Ko'rsatmalar arxiv hujjatlaridan elektron nusxa ko‘chirish va olingan ma’lumotlar majmuasini boshqarish to‘g‘risida”. Ushbu tavsiyalar uchun model “S6 raqamlashtirish standarti” va “ Texnik tavsiyalar» FADGI. Bu boradagi ishlarni davom ettirish maqsadida arxiv ishini axborotlashtirish sohasidagi faoliyatning turli yo‘nalishlarini tartibga soluvchi tarmoq normativ-uslubiy hujjatlarni ishlab chiqish va yangilash bo‘yicha Strategiyani ishlab chiqish, shuningdek, normativ-huquqiy hujjatlarni ishlab chiqish maqsadga muvofiqdir. uzoq muddatli reja uni amalga oshirish bo'yicha. Ishlab chiquvchilar me'yoriy hujjatni tayyorlashda e'tiborga olinishi kerak bo'lgan asosiy fikrlarni ta'kidladilar.

1. Ishlab chiqilgan va joriy qilingan standartlashtirish xalqaro va milliy tizimlari hujjatlarining tuzilishi va mazmuni o‘ziga xosliklari bilan belgilanadi. huquqiy asos ular paydo bo'lgan mamlakat. Shuning uchun ularning Rossiya Federatsiyasida to'g'ridan-to'g'ri tarjimasi va ishlatilishi muvozanatli yondashuvni talab qiladi.

2. Bir nechtasini yaratish kerak normativ hujjat raqamlashtirish masalalarini tartibga soluvchi, lekin ushbu jarayonning barcha bosqichlari va jihatlariga qo'yiladigan talablarni tavsiflovchi me'yoriy hujjatlar to'plami.

3. Tuzilishi va umumiy tarkib ushbu me'yoriy-uslubiy hujjatlar sanoat mutaxassislari tomonidan namuna sifatida tanlangan, eng yaqin va eng mos keladigan xorijiy analoglar asosida tuzilishi mumkin. Rossiya shartlari. Shu bilan birga, mahalliy ishlanmalar Rossiyaga xos bo'lgan raqamlashtirishning barcha jarayonlari va jihatlarini (jumladan, asbob-uskunalar, xodimlar, protseduralar va sifat menejmentiga qo'yiladigan talablar) o'ziga xos xususiyatlarini to'liq aks ettirishi kerak8.

Hujjatlarni raqamlashtirish arxiv hujjatlariga tezkor kirishni tashkil etishning zaruriy chorasidir. Mavjudligi shubhasiz

Hujjatlar majmuasi yangi, foydalanuvchilarga qulay, ilmiy foydali axborot resursi – virtual arxiv yaratish imkonini beradi. Bunday virtual omborlarning namunalarini Rossiya davlat adabiyot va san'at arxivi veb-saytida ko'rish mumkin.

I.A.ning virtual arxivi. Bunin - taqdim etilgan hujjatlarning qulay tasnifi va qulay interfeysga ega resurs. Hujjatlar uch guruhga bo'lingan: "Qo'lyozmalar", "Gazeta va jurnallardan parchalar", "Vizual materiallar" va Rossiya davlat adabiyot va san'at arxivi va Lidsdagi Rossiyaning chet eldagi arxivi to'plamlaridan asl nusxalarning skanerlangan nusxalari9 . Loyihani ishlab chiquvchilar bunday loyihalarni amalga oshirishning asosiy nuqtalarini belgilaydilar: moliyaviy muammolar, arxiv hujjatlarining parchalanishi muammosi va zarur materiallarni to'plash uchun turli muassasalar va hatto mamlakatlarning omborlari bilan muzokaralar olib borish va nihoyat, huquqiy muammolarni hal qilish - chunki materiallarning elektron nashri ham amal qiladi Mualliflik huquqi. Resurs virtual arxiv yaratish loyihasini amalga oshirishning ijobiy namunasidir. Rossiya davlat adabiyot va san'at arxivining veb-saytida 1812 yilgi Vatan urushi va Birinchi jahon urushi hujjatlariga bag'ishlangan resurs kabi elektron saqlashning ajoyib namunalari ham mavjud.

"Osip Mandelstamning qayta birlashtirilgan virtual arxivi" deb nomlangan elektron omborni yaratuvchilar Oksford universiteti va Mandelstam jamiyati edi. Loyiha ishlab chiquvchilari Osip Mandelstamning jismoniy joylashuvidan qat'i nazar, barcha yoki eng ko'p saqlanib qolgan ijodiy va biografik materiallarni aniqlash, tasvirlash va Internetda joylashtirishni maqsad qilgan. Shu bilan birga, loyiha qo'lyozmalarni, matnlarning transkriptlarini, shuningdek, ularga sharhlarni birlashtiradi.

Hujjatlarni qidirish - bu turdagi loyihalarni yaratishda eng muhim bosqich. Bu jarayon ilgari ma'lum bo'lgan va joriy qilingan to'plamlarning ba'zilari endi mavjud bo'lmasligi mumkinligi bilan murakkablashadi. 1990-yillarda sotuvga chiqarilgandan so'ng, ular egalarini o'zgartirdilar, hatto ismlarini ham har doim ham aniqlash mumkin emas. Boshqa hollarda, egalari ma'lum avtograflar yoki hujjatlarni aniqlay olmaydilar. Bu hujjatlar bilan arxiv-qo‘lyozma fondlarini olish bilan to‘liq izohlanadi

rus diasporasi vakillari asosan xayriya orqali amalga oshirilgan va tizimli bo'lmagan11. Ishlab chiquvchilar ta'kidlashicha, xuddi shu narsa davlat arxivlari bilan sodir bo'ladi. Shunday qilib, bir necha yillar davomida Frantsiya Milliy arxivi O.E.ning o'qishga kirish hujjatlarini topa olmadi. Mandelstam (ular 2008 yil aprel oyida qayta kashf etilgan)12.

Shuni ta'kidlash kerakki, O.E.ning virtual arxivi. Mandelstam nafaqat bunday loyihani amalga oshirishning muvaffaqiyatli namunasini taqdim etadi, balki veb-saytda bunday arxivni yaratish jarayonining batafsil tavsifi tufayli ham noyobdir. Qo'llanma raqamlashtirish jarayonini davom ettiruvchilar va tadqiqotchilar uchun.

Amalga oshirish tahlili Rossiya loyihalari tarixiy materiallarning virtual omborlarini yaratish bo'yicha hujjatlarning parchalanishi va ularni qidirishning murakkabligi muammosini ta'kidlaydi. Shunday qilib, loyihani tayyorlashda xorijiy arxivlar bilan mumkin bo'lgan hamkorlikka e'tibor qaratish lozim.

Shunday qilib, bitta mavzu bo'yicha materiallarni saqlash uchun yagona virtual maydon yaratish bo'yicha qo'shma ish va qo'shma loyihalarning roli ortib bormoqda.

Raqamlashtirishda ularni raqamli shaklga o‘tkazish uchun hujjatlarni tanlash jarayoniga, shuningdek, asl nusxalarni xavfsiz raqamlashtirish jarayonini ta’minlash uchun yuqori sifatli skanerlash uskunasini tanlashga e’tibor qaratish lozim. Biroq, yoqilgan bu daqiqa Ushbu mavzudagi eng jiddiy masalalardan biri raqamlashtirish jarayonini tartibga solish zarurati bo'lib qolmoqda (shu jumladan materiallardan namuna olish jarayonining batafsil tavsifi va terminologik bazani mustahkamlash). Tegishli, qonun bilan belgilangan standartsiz virtual arxivni yaratish jarayoni ko'p mehnat talab qiladigan va ko'pchilik tadqiqotchilar uchun erishib bo'lmaydigan bo'lib qolmoqda.

Eslatmalar

Arxiv hujjatlaridan elektron nusxa ko'chirish va olingan ma'lumotlar majmuasini boshqarish bo'yicha uslubiy tavsiyalar. [Elektron resurs] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/razdel-2.shtml (kirish sanasi: 13.05.2016). Hujjatlarni raqamlashtirishning xususiyatlari zamonaviy arxivlar. [Elektron resurs] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (kirish sanasi: 05/13/2016).

Yumasheva Yu.Yu. Arxivlar va "raqamli qurollanish poygasi" // Tarixiy informatika. 2013 yil. No 3. 93-bet.

ISO - Xalqaro tashkilot standartlashtirish bo'yicha. Dasturchi va nashriyotchi xalqaro standartlar. [Elektron resurs] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (kirish sanasi: 05/13/2016).

2.2.4 "Arxiv hujjatlarining elektron nusxalarini yaratish bo'yicha sanoat standarti loyihasini ishlab chiqish" mavzusidagi ilmiy-tadqiqot ishlari bo'yicha hisobot, Federal arxiv agentligining 2014 yil uchun 89-sonli davlat topshirig'i asosida amalga oshirilgan ilmiy-tadqiqot va ishlanmalar rejasi. 2013 yil 26 dekabr (birinchi bosqich) “Arxiv hujjatlarini raqamlashtirish masalalarini tartibga soluvchi xorijiy normativ-uslubiy hujjatlarni tadqiq qilish va tahlil qilish” / Yu.Yu. Yumasheva. M.: VNIIDAD, 2012. 84-163-betlar. Shu yerda. P. 20.

Ivan Buninning yagona elektron arxivi. [Elektron resurs] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (kirish sanasi: 05/13/2016). Osip Mandelstamning qayta birlashtirilgan virtual arxivi. [Elektron resurs] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (kirish sanasi: 05/13/2016).

Popov A.V. Chet eldagi rus tili va arxivlar: Moskva arxivlarida rus emigratsiyasining hujjatlari: aniqlash, olish, tavsiflash va foydalanish muammolari (Rossiya siyosiy emigratsiya tarixi bo'yicha materiallar. 4-son). M.: Rossiya davlat gumanitar universiteti, 1998. 150-151-betlar.

Osip Mandelstamning qayta birlashtirilgan virtual arxivi.

Hozirgi vaqtda hujjatlarni raqamlashtirish arxiv kompaniyalari tomonidan taklif qilinadigan juda mashhur xizmatga aylanmoqda. Zamonaviy axborot texnologiyalari dunyosida deyarli hech bir tashkilot elektron arxivsiz ish ololmaydi.

Elektron arxiv va raqamlashtirish

Hujjatlarning elektron arxivlari xodimlarning vaqtini sezilarli darajada tejaydi, chunki raqamli arxivlar tufayli hujjatlar har doim har bir manfaatdor kompaniya mutaxassisi uchun bo'ladi. Elektron arxiv yoki ma'lumotlar bazasini yaratish yo'lida hujjatlarni raqamlashtirish birinchi qadamdir.

Raqamlashtirish uchun maxsus uskunalar

Hujjatlarni raqamlashtirish jarayonida hech qanday murakkab narsa yo'qdek tuyuladi, ammo bu mutlaqo to'g'ri emas.Ko'pgina qog'oz arxiv hujjatlarini raqamlashtirish uchun maxsus uskunalar - sanoat skanerlari kerak bo'ladi. Bundan tashqari, arxiv tashkilotlari tomonidan taqdim etilayotgan "hujjatlarni raqamlashtirish" xizmati nafaqat skanerlash jarayonining o'ziga tegishli.

Hujjatlarni qayta ishlash

Raqamlashtirish jarayonida hujjatlarni qayta ishlash va ba'zilari qo'shimcha harakatlar. Bu, birinchi navbatda, raqamlashtirish jarayonidan oldin hujjatlarning chegaralarini belgilash va ularni keyinchalik tikish. Shuningdek, raqamlashtirilgan hujjatlarni asl nusxalar bilan solishtirish.

Hujjatlarni qayta ishlashning eng muhim bosqichlari

• Hujjatlarni skanerlash;
• Saqlash tizimiga ma'lumotlarni kiritish.

Hujjatlarni raqamlashtirish tafsilotlari

Hujjatlarni raqamlashtirish haqida gapirganda, elektron nusxalar va qog'oz asl nusxalarini solishtirishga alohida e'tibor qaratish lozim. Bu juda ko'p mehnat talab qiladigan jarayon ekanligiga qo'shimcha ravishda, ko'p hollarda bu maxsus ko'nikmalarni talab qiladi. Ko'pgina qog'oz hujjatlarida qandaydir shikastlar, burmalar va egilishlar mavjud, bosilgan belgilar o'chiriladi va qo'lda yozilgan harflarni kompyuter dasturlari tomonidan tanib olish qiyin.

Hujjatlarni tekshirish kerak

Asl nusxalar va nusxalarni diqqat bilan tekshirish ayniqsa muhimdir. dizayn hujjatlari, bu juda ko'p sonli maxsus belgilar va belgilardan foydalanadi (ta'kidlash kerakki, dizayn hujjatlarini raqamlashtirish eng murakkab jarayondir, chunki dizayn hujjatlari asosan formatlanmagan).

Qo'l mehnatisiz qilolmaysiz

Hujjatlarni raqamlashtirish va solishtirish ishlari olib borilgandan so'ng, qog'ozning asl nusxalari va raqamli nusxalari o'rtasidagi barcha noaniqliklar va farqlar qo'lda yo'q qilinadi. Shunday qilib, biz quyidagi xulosaga kelishimiz mumkin: jarayonning murakkabligini hisobga olgan holda, hujjatlarni raqamlashtirishni mutaxassislarga topshirish yaxshidir.

IN o'tgan yillar hujjatlarni raqamlashtirish xizmatlari ko'pchilik kompaniyalar uchun juda mashhur bo'lib bormoqda. Deyarli hamma narsa zamonaviy tashkilotlar u yoki bu darajada o‘zlashtirgan axborot texnologiyalari va ularning ishini shaxsiy kompyuterlardan foydalanmasdan tasavvur qila olmaydi. Bugungi kunda hujjat shablonlari dastlab kompyuterda yaratiladi va keyin chop etiladi. Biroq yuridik kuch imzo va muhrlar bo'lgan hujjatlarga ega bo'lishi va yana hujjatlarni raqamlashtirish ishlari yordamida raqamli shaklga o'tkazish kerak.

Shuning uchun hujjatlarni raqamlashtirish talab etiladi.

Ko'pincha siz arxiv hujjatlariga murojaat qilishingiz kerak, shuning uchun ko'plab kompaniyalar o'z kompaniyasining barcha qog'oz hujjatlarining elektron nusxalariga ega bo'lishni afzal ko'rishadi. Qog'oz hujjatlarini raqamlashtirish nafaqat menejerlar, buxgalterlar, iqtisodchilar va kotiblar, balki texnik va ijodiy kasblar vakillari: dizaynerlar va modelerlar, quruvchilar va arxitektorlar, muhandislar va dizaynerlar, shuningdek, boshqa ko'plab mutaxassislarning hayotini osonlashtirishi mumkin. Turli sxemalar, chizmalar, formulalar, chizmalar va fotosuratlarni o'z ichiga olgan arxiv hujjatlarini raqamlashtirish jarayoni ko'proq mehnat talab qiladi va hujjatlarni raqamlashtirishda katta tajribaga ega malakali mutaxassislarning ishtirokini talab qiladi.

Hujjatlarni raqamlashtirishda nimalarga e'tibor berish kerak:

Professional uskunalar

Murakkab hujjatlarni raqamlashtirish katta miqdordagi texnik imkoniyatlarga ega bo'lgan professional uskunalarni talab qiladi. Raqamlashtirishdan so'ng mutaxassis hujjatlarni tekshiradi va elektron nusxasi, hujjat matnini kompyuter orqali tanib olish bo‘yicha ishlar olib borilmoqda va yuzaga kelishi mumkin bo‘lgan xatolar tuzatilmoqda.

Qo'lda ishlash mumkin

Hujjatlarni raqamlashtirishda siz qo'l mehnatisiz qilolmaysiz, bu quyidagilar uchun zarur:

• skanerlash uchun hujjatlarni tayyorlash: qog'oz qisqichlari, fayllar va boshqa mahkamlagichlarni olib tashlash;
• hujjatlarni qo'lda skanerlash;
• hujjatlarni papkalarga teskari qadoqlash;
• tizimga ma'lumotlarni kiritishda;
• kiritilgan ma'lumotlarni tekshirish.

Dasturiy ta'minot

To'g'ri tanlangan dasturiy ta'minot hujjatlarni raqamlashtirish vazifalarini hal qilishni sezilarli darajada soddalashtirishi va tezlashtirishi mumkin.

Tajriba va ish tezligi

Capital Archivist kompaniyasi qog'oz hujjatlarni raqamlashtirish bo'yicha ko'p yillik tajribaga ega va uni to'liq kafolatlaydi. Hammasi o'z vaqtida va eng yaxshi narxda bajarilishi.