Arxiv hujjatlarini raqamlashtirish metodologiyasi. Arxivni skanerlash: arxiv hujjatlari qanday raqamlashtiriladi. Elektron nusxalar sifatini nazorat qilish

SCAN: Texnologiyalar

Raqamlashtirish nima?

02.10.2015, juma, 14:05, Moskva vaqti bilan 2707

Skanerlash, retrokonversiya va tegishli xizmatlar. Hujjatlarni tarjima qilish texnologiyalarini ko'rib chiqish elektron ko'rinish.

Raqamlashtirish jarayonlarini tashkil qilishning bir necha variantlari mavjud. Ular mustaqil ravishda yoki xizmatlarni autsorsing bilan, hujjatlarni olib tashlash yoki o'z hududida ishlarni bajarish bilan amalga oshirilishi mumkin. Raqamlashtirishda ofis, professional hujjat yoki sayyora skanerlaridan foydalanish mumkin. Ma'lumotlar qo'lda, yarim avtomatik yoki avtomatik rejimlarda, dastlabki arxiv ishlovi bilan olinishi mumkin qog'oz hujjatlar yoki allaqachon elektron shaklda bo'lgan ma'lumotlarning tasnifi va boshqalar.

Qaysi yo'lni tanlash kerak?

Yechim bunga bog'liq aniq vazifa, chunki yuqoridagi "yoki" har biri olingan natijaning sifatini va ishning narxini belgilaydi. Masalan, bog'langan hujjatlarning qadimgi savoli: ularni bog'langan holatda sekin skanerlash yoki ajratish uchun pul sarflash foydaliroqmi, lekin ularni hujjat skanerlarida tezda raqamlashtirish?

Siz uchun eng mos bo'lgan yo'lni tanlashning eng oson yo'li raqamlashtirishga ixtisoslashgan tashkilotdan ekspertiza olishdir. Ishlarga qiziqish, yirik kompaniyalar Ular bepul tekshiruv o'tkazadilar va siz uchun optimal yondashuvni aniqlaydilar. Ushbu imkoniyatni e'tiborsiz qoldirmang va xizmatlarga buyurtma berishga ko'ndirishni kutmang: bu kompaniyalarning aksariyati o'z qo'llaringiz bilan raqamlashtirish uchun apparat va dasturiy ta'minotni yetkazib berishdan ham manfaatdor.

Qancha hujjatlarni skanerlash kerak?

Aniqlovchi parametr - bu hujjatlar hajmi.

Aniqlovchi parametr - bu hujjatlar hajmi. Bog'langan hujjatlarning kichik to'plamlarini (masalan, birlamchi buxgalteriya hisobi) kundalik skanerlash uchun kuniga bir necha ming sahifa yuklashga bardosh beradigan oddiy ofis skaneri mos keladi. Siz shunchaki uni qulay indekslash dasturi bilan to'ldirishingiz kerak.

Katta hajmlarni muntazam skanerlash professional uskunalarni talab qiladi. Bu juda ko'p pul talab qiladigan sanoat skanerlari (shunga o'xshash uskunalar Federal Soliq xizmati, Federal Bojxona xizmati va yirik banklar tomonidan qo'llaniladi). Shu sababli, takroriy raqamlashtirish xizmatlarini taqdim etish bo'yicha ramka kelishuvi arzonroq alternativ bo'lishi mumkin.

Katta retrospektiv massivlarni mustaqil ravishda elektron shaklga o'tkazish iqtisodiy jihatdan oqlanmaydi: asbob-uskunalar sotib olish va xodimlarni o'qitishdan tashqari, katta mehnat va vaqt xarajatlari talab qilinadi. Xizmatga buyurtma berish, albatta, samaraliroq, chunki yirik kompaniya katta xodimlarni ajratib, muammoni tezda hal qilishi mumkin.

Hujjatlarni qayerda skanerlashim mumkin?

Aniqlovchi parametr skanerlangan hujjatlarga bo'lgan talabdir. Skanerlash paytida hujjatlarni olib qo'yish tashkilot faoliyatiga ta'sir qiladimi? Bu, ayniqsa, xodimlar muntazam ravishda foydalana oladigan yoki nazorat qiluvchi organ tomonidan to'satdan talab qilinishi mumkin bo'lgan hujjatlarni raqamlashtirishda, shuningdek hujjatlar bilan bog'liq favqulodda vaziyatlarni bartaraf etishda juda muhimdir. Misollar: moliyaviy va kadrlar hujjatlari, texnik va operatsion hujjatlar, FHDYo kitoblari va boshqa sanoat fondlari.

Xizmatlarga buyurtma beruvchi kompaniya hududida tashkil etilgan skanerlash maydoni.

Agar siz ularni etarlicha tez raqamlashtirishingiz kerak bo'lsa, unda an'anaviy yondashuv sizning hududingizga tashrif buyuradigan skanerlash guruhi bilan xizmatlarga buyurtma berishdir. Bu ko'pincha hujjatlarni pudratchining ishlab chiqarish ob'ektiga va orqaga etkazib berishdan ko'ra arzonroq bo'lib chiqadi, ammo hamma narsa hududiy masofa bilan belgilanadi. Dala ishlari bo'yicha qoidalar ish jarayonidan uzoq muddat chekinmasdan, berilgan ishni bir-ikki ish kuni ichida skanerlashni o'z ichiga oladi.

Hujjatlarga kashta tikishim kerakmi?

Parametrlarni aniqlash: hujjatlarning holati va qo'shilish imkoniyati. Agar bunday imkoniyat mavjud bo'lsa va qog'oz hujjat skaneri orqali tortib olish uchun mos bo'lsa, uni kashta qilish kerak. Gap shundaki, bog'langan hujjatlarni sayyora (kitob) skanerida skanerlash oqimli raqamlashtirishdan bir necha o'n baravar sekinroq. Ish vaqti va mehnat xarajatlari mutanosib ravishda oshadi. Hujjat skanerlarida skanerlash, hatto o'zaro bog'lanishni hisobga olsak ham, tezroq va arzonroq.

Siz uni o'zingiz tikishingiz mumkin yoki uni ijrochiga ishonib topshirishingiz mumkin.

Siz kashta tikishni o'zingiz qilishingiz mumkin yoki uni pudratchiga ishonib topshirishingiz mumkin: agar siz nufuzli kompaniyani tanlasangiz, hujjatlarni yo'qotishdan qo'rqmasligingiz kerak. Aksincha, barcha jarayonlarni qat'iy tartibga solish va yuqori sifatli materiallar kompaniyalarga o'zlarini qo'shimcha moliyaviy yo'qotishlardan va obro'siga putur etkazishdan sug'urta qilish imkonini beradi. Bu yondashuv hatto ishonchli Rossiya sudlari: skanerlashni tashkil qilishda ichki buyruq odatda sud ishlarini o'chirish va keyinchalik tikish imkonini beradi.

Aytgancha, yirik kompaniyalar bir vaqtning o'zida professional arxiv ishlovini amalga oshirishi mumkin: birinchidan, ishning bir qismi allaqachon skanerlashga tayyorgarlik ko'rishda amalga oshirilgan, ikkinchidan, arxivni qayta ishlash talab qilinmagan hujjatlarni aniqlashga va skanerlangan massivlar hajmini kamaytirishga yordam beradi, bu ish narxi.

Qaysi sifatni tanlashim kerak?

Bugungi kunda siz har qanday ob'ektni yuqori sifatli skanerlashingiz mumkin: kichik kutubxona kartasidan 8A0 formatidagi kartalar va teatr manzaralari.

Parametrlarni aniqlash: hujjat turi va olingan manba hajmi elektron shakl. Bugungi kunda skanerlash uskunasi dyuym uchun 200 dan 1200 nuqtagacha (dpi) o'lchamdagi tasvirlarni yaratishi mumkin. Badiiy asarlar uchun odatda 400-600 dpi piksellar sonidan foydalaniladi, bu esa yuqori sifatli reproduksiyalarni yaratishga imkon beradi. Yuqori sifat faqat rasmni kattalashtirish va kichik narsalarni, masalan, tangalarni detallashtirish zarur bo'lganda qo'llaniladi.

Ko'pincha kuzatuv qog'ozida va ko'k rangda chizilgan batafsil va past kontrastli chizmalar 300-400 dpi ruxsatda skanerlashni va grafik muharrirlarda qo'shimcha tasvirni qayta ishlashni talab qiladi. Boshqa hujjatlar odatda 300 dpi tezlikda skanerlanadi, bu sifatni yo'qotmasdan nusxalarni chop etish uchun etarli. Tasvirlarni kerakli kesish, geometrik tuzatish, ranglarni tuzatish, pdf, tiff, jpeg va hokazo formatlarga o'tkazish skanerlash uskunasiga o'rnatilgan yoki u bilan ta'minlangan dasturlar tomonidan to'liq avtomatik rejimda amalga oshirilishi mumkin.

Ko'pgina hollarda rangli tortishish rejimi qo'llaniladi. Bu matnga tuzatishlar kiritilgan yoki muhrlar qo'yilgan barcha hujjatlar uchun muhr va imzo bilan asl hujjatdan elektron nusxa olinganligini ta'minlash, shuningdek, xira matnlarning o'qilishi va o'qilishi uchun zarurdir. asl nusxaning o'ziga xos xususiyatlarini uzatish. San'at asarlarini rangli skanerlash zarurati muhokama qilinmaydi. Kulrang rang rejimi faqat ba'zi hollarda qo'llaniladi: hujjatlarda rang atributlari mavjud bo'lmaganda yoki qabul qilingan elektron resurs hajmini kamaytirish zarur bo'lganda.

Skanerlash mustaqil ravishda amalga oshirilishi mumkin. Asosiy vazifa xodimlarni murakkab asbob-uskunalar bilan to'g'ri ishlashga o'rgatishdir, chunki olingan tasvirlarning sifati keyingi indeksatsiya uchun muhimdir: noto'g'ri skanerlangan hujjat, soyalar, porlash va elektron tasvirdagi boshqa nuqsonlar uni o'qib bo'lmaydigan qilib qo'yishi mumkin. muhim ma'lumotlar. Bu avtomatik ma'lumotlarni qidirish texnologiyalaridan foydalanishni oldini oladi va indekslashda xatolarga olib kelishi mumkin. Ba'zi tizimlarga noto'g'ri ma'lumotlarni yuklash ( davlat registrlari, buxgalteriya tizimlari) ruxsat etilmaydi.

Indekslash

Oddiy skanerlash kamdan-kam qo'llaniladi, chunki keyingi ishlarda grafik fayllar to'plamida ma'lumot qidirish qog'ozni varaqlashdan ko'ra biroz osonroq bo'ladi. Qidiruv imkoniyatiga ega bo'lish uchun hujjatda bir nechta atributlarni (indeks maydonlarini) tanlashingiz kerak.

Qo'lda kiritish yordamida hujjatlarni ommaviy indeksatsiya qilish bilan shug'ullanadigan xodimlar.

Tanlangan atributlar fayl nomiga qo'shilishi mumkin. Ushbu amaliyot Rossiya sudlarida rivojlangan: skanerlash operatorining sudning ichki tizimlariga kirish imkoniga ega bo'lmasligini ta'minlash uchun raqamlashtirish jarayonida barcha kerakli ma'lumotlar fayl nomiga kiritiladi. Keyinchalik, bu tafsilotlar sud tizimi tomonidan har bir hujjat alohida yuklanganda tan olinadi.

Lekin odatda raqamli hujjatlar yuklanadi axborot tizimi guruh, bu ma'lumotlar bazasini yaratishni talab qiladi. Shunday qilib, agar siz buxgalteriya tizimidagi mavjud kartaga hujjat biriktirishingiz kerak bo'lsa, uni noyob tarzda aniqlaydigan bir nechta tafsilotlarni - odatda raqam va sanani olish kifoya.

Если же нужно сформировать поисковую базу на основании самих документов, то объем извлекаемых данных определяется задачей: от пары реквизитов для поиска файла в электронном архиве до переноса всей значимой информации в аналитическую БД (ФИО, адресов, ИНН, КПП, дат, номеров документов-приложений va hokazo.).

Muzeylar, kutubxonalar va arxivlar saqlash birliklari va buxgalteriya hujjatlarini raqamlashtirishda o'zlarining indekslash qoidalarini qo'llashadi. Xizmatlarning alohida yo'nalishi vektorizatsiya ham bo'lib, u, xususan, log yozuvlarini (avtomatik) va chizmalarni (SAPR tizimlarida qo'lda chizish) raqamlashtirishda qo'llaniladi.

Qancha ma'lumot olish kerak? Bu savolga ekspertizadan foydalangan holda javob bergan ma'qul, chunki olinadigan detallar soni funktsional vazifaga bog'liq va ko'p jihatdan raqamlashtirish narxini belgilaydi. Ba'zi hollarda, elektron tasvirlar asosiy hujjat (masalan, shartnoma yoki hisoblar reestri) homiyligida birlashtirilganda siz o'zingizni hujjatlar to'plami bilan cheklashingiz mumkin. Boshqalarida, axborot tizimi kartasini to'ldirish uchun hujjatdagi barcha ma'lumotlarni chiqarib olish kerak.

Qabul qilingan ma'lumotlarga misollar

Zakupki.gov.ru portalida joylashtirilgan kompaniyalarning buyurtmalarini tahlil qilish davlat ishtiroki va davlat muassasalari (44-FZ, 223-FZ) shuni ko'rsatadiki:

– Operatsion hujjatlarning elektron nusxalarini tizimga ulash elektron hujjat aylanishi Hujjatning raqami, sanasi va turi etarli.

- Moliyaviy hujjatlarni skanerlash ko'pincha raqamlar, sanalar, to'lovchilarning ismlari va rekvizitlari, summalarni olish bilan birga keladi.

– Shahar hokimliklarining arxiv hujjatlarini (boshqaruvlar, shahar ijroiya qoʻmitalari, qishloq kengashlari va boshqalar) xizmat koʻrsatish va yer-mulk munosabatlari obʼyektlarini inventarizatsiya qilish maqsadida raqamlashtirishda hujjatning raqami va sanasi, barcha toʻliq ism va manzillar koʻrsatilishi talab etiladi. . Bundan tashqari, manzillarni joriy KLADR/FIAS kataloglari bilan solishtirish kerak.

- Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondidan hujjatlarni raqamlashtirish NSAni qat'iy to'ldirish va arxiv qonunchiligiga muvofiq mablag'larning tavsifi bilan birga keladi.

– Tovar-moddiy zaxiralarni va registrlarni indekslash barcha ketma-ket yozuvlarni tan olishni nazarda tutadi.

– Elektron shakldagi chizmalar bilan ishlash uchun shtampning deyarli barcha maydonlarini chiqarib olish kerak.

– Kompozit ishlarni skanerlash nafaqat har bir hujjatning tafsilotlarini ajratib olishni, balki munosabatlarni o‘rnatishni ham talab qiladi. Eng qiyin holat dizayn hujjatlari, bu erda yaratilgan ma'lumotlar bazasi ko'p darajali ierarxiya va hujjat havolalariga ega.

Hujjatlarni arxivda qayta ishlash - bu tashkilot faoliyati davomida shakllanadigan hujjatlarni tizimlashtirish va tashkil etish. Arxivda qat'iy saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlarning ayrim toifalari ro'yxati mavjud belgilangan tartibda. Tashkil etish, ma'muriy hujjatlar, moliyaviy hisobotlar, kadrlar, ixtisoslashtirilgan va boshqa davlat, tijorat hujjatlari yuridik shaxslar turli sohalar faoliyati, vaqtinchalik va uzoq muddatli saqlash arxivlanishi lozim. Hujjatlarni arxivda qayta ishlash mamlakatning amaldagi qonunchiligiga muvofiq majburiy ravishda amalga oshirilishi kerak. Aks holda, muassasa jarimaga tortiladi.

Arxivdan olingan hujjatlar hisobotlar, statistik ma'lumotlarni tuzish, fuqarolarning so'rovlarini bajarish va ma'lumotlarni taqdim etish uchun talab qilinishi mumkin davlat organlari, axborot tadbirlarini tayyorlash uchun, moliyaviy tahlil va hokazo. Bundan tashqari, arxivning mavjudligi hujjatlarni tartibda saqlash va ularga tezkor kirish imkonini beradi kerakli hujjat yoki bir necha yillardan keyin ham nuqtaga.

Qanday tashkiliy hujjatlar arxivlanishi mumkin?

Reisswolf mutaxassislari hujjatlar bilan ishlaydi turli xil turlari- kadrlardan buxgalteriya hisobigacha. Saqlash muddati va tugatish shartlari qimmatli qog'ozlarning xususiyatiga bog'liq. Ko'pgina hollarda, muddatlar 1 yildan 75 yilgacha.

Ish yuritishni tashkil etishda arxiv hujjatlari uchta asosiy yo‘nalishda amalga oshiriladi:

• ishlarning namunaviy nomenklaturasi (qo‘mitalar, vazirliklar, turli organlar va muassasalar tomonidan ishlab chiqiladi);
• ishlarning taxminiy nomenklaturasi (ishlarning taxminiy tarkibi belgilanadi, talablar esa maslahat xarakteriga ega);
• individual nomenklatura (kompaniya xodimlari va tarkibiy bo'linmalar rahbariyati tomonidan tuzilgan).

Majburiy arxivlash buxgalteriya hujjatlari va kadrlar to'g'risidagi hujjatlar korxona xodimlarining shaxsiy ishlari, ta'sis hujjatlari, ma'muriy hujjatlar, buxgalteriya hisobi (deklaratsiyalar, hisobotlar va boshqalar), ixtisoslashtirilgan hujjatlar (mahalliy ichki hujjatlar).

Buxgalteriya hujjatlarini arxivlash muddati ularning maqsadiga bog'liq. Masalan, soliq hisobi siyosati ma'lumotlari, daromadlar va xarajatlar naqd pul buyurtmalari, yetkazib berish dalolatnomalari, inventarni hisobga olish kartalari, hisobdan chiqarish dalolatnomalari 5 yil davomida saqlanadi. Mahsulotlarni jo'natish uchun hisob-fakturalar 4 yil davomida arxivda saqlanishi kerak.

Arxivlash kadrlar hujjatlari maxsus sxema bo'yicha amalga oshiriladi va shartlar Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga qat'iy mos keladi:

• har mehnat shartnomasi 75 yil davomida saqlanishi kerak;
• xodimlarning shaxsiy ishlari - 75 yil;
• xodimlarga bonuslar berilishini tasdiqlovchi hujjatlar - 5 yil.

Ish yuritishni tashkil etishda hujjatlarni arxivlashning to'g'ri tashkil etilishi har qanday yuridik shaxs uchun juda muhimdir, chunki xodimlarning ish tezligi va korxona rahbariyatining o'zgaruvchan bozor talablariga moslashish qobiliyati bevosita bunga bog'liq.

Hujjatlarni arxivlashning asosiy bosqichlari

Arxivda saqlanadigan buxgalteriya hujjatlarini, shaxsiy ishlarni va boshqa hujjatlarni arxivlash jarayoni quyidagi bosqichlardan iborat:

1. Hujjatlarning qiymatini tekshirish.
   Bu bosqichda amaliy, tarixiy va ilmiy ahamiyati va shunga mos ravishda arxivda saqlanadigan xujjatlarni tanlash, saqlash muddati ham belgilanadi.
2. Hujjatlarni tizimlashtirish bosqichi.
   Faoliyat yo'nalishiga ko'ra barcha hujjatlar doimiy, vaqtinchalik va uzoq muddatli saqlash fayllariga shakllantiriladi.
3. Tizimlashtirilgan ishlarni ro'yxatga olish.
   Bu jarayon qonun hujjatlariga muvofiq amalga oshiriladi va quyidagilarni o'z ichiga oladi:
   • varaqlarni raqamlash;
   • sertifikatlashtirish varaqasini tayyorlash;
   • ichki inventarizatsiyani tuzish;
   • qopqoq dizayni;
   • tayyorlash tarixiy ma'lumotlar.
4. Tugallangan ishlar bo'yicha inventar va so'zboshilarini tuzish.
   Ushbu bosqichda ishlarning nomlarini o'z ichiga olgan tizimli ro'yxat tuziladi.
5. Elektron arxivni shakllantirish.
6. Hujjatlarni topshirish va ishlarni keyinchalik arxivga saqlash uchun topshirish dalolatnomasini tuzish.

Ish yuritishni tashkil etishda hujjatlarni arxivlash jarayoni saqlanishi shart bo'lmagan fayllarni tasarruf etishni ham o'z ichiga oladi. Yo'q qilish tegishli akt tuzilgandan va tashkilot tomonidan tasdiqlanganidan keyin amalga oshiriladi. Nomenklaturani ishlab chiqish arxiv hujjatlarini tayyorlashga qo'yiladigan talablar bilan ta'minlanadi. Ofis boshqaruvi tashkilotida hujjatlarni arxivlash tartibi alohida yoki arxivga ishlov berish jarayonida amalga oshirilishi mumkin.

"Reisswolf" kompaniyasining xizmatlari

Hujjatlarni arxivda qayta ishlash ko'p mehnat talab qiladigan jarayon bo'lib, ma'lum bilimlar bazasiga ega bo'lishni talab qiladi. Aksariyat hollarda arxivga xizmat ko‘rsatuvchi xodimning bo‘lishi maqsadga muvofiq emas. Bundan tashqari, narsalarni to'g'ri shaklda saqlash uchun ma'lum talablarga javob beradigan maxsus xona bo'lishi kerak sanitariya me'yorlari. Bugungi kunda ko'plab kompaniyalar autsorsing variantini afzal ko'rishadi. Buxgalteriya hujjatlarini arxivlash xizmati nafaqat hujjatlarni qayta ishlashning uzoq davom etadigan vaqtini, balki moliyaviy resurslarni ham tejaydi. Moskvada hujjatlarni arxivda qayta ishlash, fayllarni keyingi saqlash va hujjatlarni arxivlash bilan bog'liq boshqa xizmatlar Reisswolf kompaniyasi tomonidan amalga oshiriladi. Malakali mutaxassislar hujjatlarni talablarga muvofiq qayta ishlaydilar amaldagi qonunchilik. Ish yurituvchi tashkilotlarda hujjatlarni arxivlash juda katta ish. Va uning asosiy qiyinligi - barcha qoidalar, me'yorlar va qoidalarga qat'iy rioya qilish. Hujjatlarni arxivlashning narxi ish hajmi, murakkabligi (hujjatlarning holati va to'liqligi) va dolzarbligiga bog'liq.

Arxiv xizmatlari uchun narxlar

Ushbu xizmat kimga kerak bo'ladi?

Hujjatlarni arxivlash faoliyat sohasidan qat'i nazar, barcha tashkilotlar tomonidan amalga oshirilishi kerak. Tashkilotda hujjatlarni arxivlash bo'yicha davlat va tijorat tashkilotlari xizmatlariga muhtoj bo'lishi mumkin:

• shtatda arxiv xodimining yo'qligi;
• pulni tejashni istaganlar ish vaqti, moliyaviy investitsiyalar arxivni saqlash, shuningdek, ofisda bo'sh joy uchun;
• hujjatlarni hisobga olish, tuzish va saqlash bo‘yicha arxiv qonunchiligiga rioya qilish;
• kompaniya samaradorligini oshirishni istaganlar.

Saqlash va qayta ishlash uchun binolar mavjud bo'lmaganda, Reisswolf yuridik shaxslar uchun hujjatlarni arxivlash, shuningdek ularni o'z hududida vaqtincha saqlash xizmatlarini ko'rsatadi.

Nima uchun arxivni qayta ishlashni professionallarga topshirish yaxshiroq?

Arxivlashdan oldin hujjatlar to'g'ri arxivlangan bo'lishi kerak. Ishlarni ro'yxatga olishda arxiv qonunchiligi normalari va talablari bajarilmasa, hujjatlarni qayta ishlash uchun olish xavfi mavjud bo'lib, bu qo'shimcha vaqt va moliyaviy xarajatlarga olib keladi. Bundan tashqari, korxonalar fayllar xavfsizligi va ularga cheklangan kirishni ta'minlash uchun javobgardir. Buxgalteriya hujjatlarini arxivga topshirish qoidalari buzilgan taqdirda muassasaga nisbatan jarimalar qo‘llaniladi. Hujjatlarni yo'q qilish ham tegishli ekspertizadan so'ng va faqat faylni saqlash muddati tugaganidan keyin amalga oshirilishi kerak. Saqlash muddatlariga qat'iy rioya qilish va yo'q qilish guvohnomasini rasmiylashtirish protseduraning bir qismidir. Xodimlar hujjatlarini va boshqa turdagi hujjatlarni arxivlash malakali va arxiv qoidalariga qat'iy rioya qilgan holda amalga oshirilishi kerak. Biznesga noprofessional yondashuv ko'pincha jarimaga olib keladi va tashkilotning obro'siga putur etkazadi.

Nega Reisswolf bilan hamkorlik qilish foydali?

Kompaniya hujjatlarni arxivlash bo'yicha professional xizmatlarni taqdim etadi. Biz mijozlarimizga hamkorlikning qulay shartlarini taklif qilamiz:

• arxiv hujjatlarini o'rtacha bozor narxida va Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga qat'iy muvofiq ravishda professional qayta ishlash;
• agar kerak bo'lsa, fayllarni vaqtinchalik saqlash;
• maxfiylikni saqlash;
• ishni bajarish uchun qisqa muddatlar.

Xodimlar hujjatlarini arxivlash xizmatlariga buyurtma berish yoki Reisswolf mutaxassislaridan batafsil maslahat olish uchun fikr-mulohaza shaklidan foydalaning.

Ofisda ko'pincha elektron pochta orqali nusxalarini yuborish kerak - bosma hujjatlarning elektron versiyalari. Bular turli xil aktlar, schyot-fakturalar, xatlar, shartnomalar, nizomlar, ofis eslatmalari va boshqa mumkin bo'lgan hujjatlar.

Bizning uyda yillar davomida eskirgan eski fotosuratlarimiz bor va biz ularni saqlab qolishni xohlaymiz.

Bizga qarz olish uchun qiziqarli kitob berildi, lekin biz uni o'zimiz uchun olishni xohlaymiz. Bularning barchasini qanday qilish kerak? Qisqa muddatli qog'oz hujjatlarimizni elektron shaklga o'tkazish, ya'ni raqamlashtirish va saqlash kerak.

Raqamlashtirish - bu tasvir yoki analog audio/video signalni elektron axborot vositalarida yozish uchun mos raqamli formatga o'tkazish.

Ob'ekt tasvirlarini raqamlashtirish uchun maxsus qurilmalar - skanerlar mavjud. Shtrix-kod skanerlari, kino skanerlari mavjud. Biometrik skanerlar ko'zning to'r pardasi yoki barmoqlar terisining papiller naqshini o'qiydi. Volumetrik ob'ektning shakli uch o'lchovli 3D skaner tomonidan o'qiladi.

Qog'oz muhitini qayta ishlash uchun skanerlarda - chizmalar, fotosuratlar, matnli hujjatlar, tasvir maxsus chiroq bilan chiziq bo'ylab yoritiladi va aks ettirilgan yorug'lik oqimi fotosensitiv matritsaga qaratilgan. Analog-raqamli konvertor qabul qilingan elektr signallarini ikkilik ma'lumotlar tizimiga aylantiradi, bu tasvirning raqamli nusxasini tashkil qiladi.

Skanerni tanlash vazifalari va uni qo'llashning o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq. Hujjatlarni raqamlashtirish uchun ofis skaneri deyarli har doim ishlatiladi. Agar fotosuratlar skanerdan o'tkazilsa ham, ofisda ular uchun yuqori sifat talablari yo'q. 300 dpi piksellar sonini aniqlash dasturlarining aniq ishlashini ta'minlash va yaxshi o'qiladigan matnni olish uchun etarli. Bugungi kunda ishlab chiqarilgan har qanday skaner ofis ishi uchun maqbul ruxsatni ta'minlaydi.

Bu rang chuqurligiga ham tegishli. Deyarli har bir zamonaviy skaner chop etilgan hujjatlar uchun talab qilinadigan kul rang darajasini takrorlaydi.

Bu ofisda muhim ahamiyatga ega, bu erda asosiy vazifa matnli hujjatlarni tez varaqma-sahifa raqamlashtirish, bu skanerlash jarayonini avtomatlashtirish. Sheet skanerlaridan foydalanish mumkin. Bu erda hujjat varag'i qurilma uyasiga kiritiladi va xuddi faksdagi kabi yo'naltiruvchi roliklar bo'ylab tortiladi. Ushbu skaner o'rnatilgan avtomatik varaqni oziqlantiruvchi bilan qulay. Biz ko'p sahifali hujjatning bir nechta varag'ini lagandaga yuklaymiz va skaner raqamlashtirish paytida biz bir vaqtning o'zida boshqa ishlarni qilamiz. Bu erda hamma narsa oddiy. Tegishli matnni aniqlash dasturi o'rnatilgan bo'lsa, hujjatni raqamlashtirish va bunday skanerda kerakli formatda saqlash uchun faqat bitta tugmani bosishingiz kerak.

Dizayn kompaniyasining bo'limi uchun zamonaviy ofis yechimi, masalan, A3/A4 printeri bilan birga ko'p funksiyali qurilmaga kiritilgan A3 skaner bo'lishi mumkin. Ushbu MFP chizmalarni raqamlashtirish va nusxalarini yaratish uchun qulaydir.

Bog'langan jurnal yoki kitobni varaqli skanerda yoyilgan kitobni skanerlash ishlamasligi aniq.

Ikki tomonlama hujjatlarni skanerlash uchun dupleks skanerlar mavjud bo'lib, ularda ikkita skanerlash elementi varaqning ikkala tomonini bir o'tishda qayta ishlaydi.

Uy foydalanish uchun yaxshi yechim rangli inkjet MFP hisoblanadi. MFP ko'p funksiyali qurilma bo'lib, u skaner va printerni o'z ichiga oladi. Bunday qurilma ham nusxa ko'chirish mashinasidir. Ya'ni, MFP hujjatni avtomatik ravishda skanerlashi va uning nusxasini chop etishi mumkin - hujjatning fotokopisini yaratish.

Birlashtirilgan funktsiyalarga ega ixcham qurilma stolda kamroq joy egallaydi. Uning narxi, agar siz ularni alohida sotib olsangiz, unga kiritilgan qurilmalarning umumiy narxidan sezilarli darajada past bo'ladi. Biz yuqori sifatli rangli fotosuratlar va tashrif qog'ozlarini tayyorlash uchun rangli inkjet printerdan foydalanamiz va hujjatlar, fotoalbomlar yoki kerakli kitoblarni raqamlashtirish uchun tekis skanerdan foydalanamiz.

Keyingi darslarda biz tekis skaner yordamida matnli hujjatlarni sahifama-bosqich qo'lda raqamlashtirish, o'zgartirish va saqlashni o'rganamiz.

Ushbu misollarda men skanerlash uchun mashhur A4 ish stoli MFP-dan foydalandim. Bunday arzon qurilma uy uchun optimal yechim bo'lib, ofisda ikkinchi, qo'shimcha MFP bo'lishi mumkin.

Faraz qilaylik, bizda mantiqan ko'p sahifali bog'langan hujjat, bu raqamlashtirilishi va kontragentimizga elektron pochta orqali yuborilishi kerak. Keling, buni "Shartnoma" deb ataymiz.

Bizning sevimli Windows XP-da standart "Skaner yoki raqamli kamera bilan ishlash ustasi" mavjud. Sehrgar ishlashi uchun kompyuterda skaner o'rnatilgan bo'lishi va u yoqilgan bo'lishi kerak. Sehrgarda ishlash juda oddiy va Windows XP da hujjatlarni raqamlashtirish bo'yicha darsda kichik qo'llanma mavjud.

Windows 7 da standart Windows Fax va Scan komponenti bosma hujjatlar va tasvirlarning elektron nusxalarini yaratish vositasidir.

Shunday qilib, biz darslarni o'qib chiqdik va ushbu dasturlardan biri yordamida shartnomamiz sahifalarining skanerlangan fayllarini grafik formatlardan birida oldik, ularni saqladik va ularni elektron pochtaga biriktirib, manzilga yuboring.

Bu erda yomon narsa shundaki, ko'p sahifali hujjatni ushbu dasturlar bilan skanerlashda biz sahifalarni skanerlashni bitta faylga birlashtira olmaymiz. Albatta, siz sahifa fayllarini tartib bilan raqamlashingiz va ixcham jo'natish uchun ularni ziplashingiz mumkin. Ammo bizning qabul qiluvchimiz hujjat bo'ylab harakatlana olmasdan, faqat grafik muharrirdagi sahifalarni birma-bir ko'rishi mumkin bo'ladi. Bu noqulay va vaqtni behuda sarflaydi. Va umuman olganda, qabul qilinishi mumkin emas.

Aslida, ushbu vositalardan foydalanib, biz hujjat sahifalarining individual raqamli fotosuratlarini olamiz.

Bizning tarqoq skanerlarimizni aylantirish uchun yagona hujjat imkoniyat bilan to'liq matnli qidiruv, sizga matnni aniqlash dasturi kerak. Bugungi kunda eng yaxshisi FineReader.

FineReader - bu Rossiyaning ABBYY kompaniyasining dasturi. Eng so'nggi ABBYY FineReader, o'n ikkinchi versiya 2014 yil fevral oyida chiqarilgan. Ushbu dastur raqamli tasvirlardan matnli ma'lumotlarni chiqaradi - matn belgilarini taniydi. ABBYY FineReader 12 Professional sinov versiyasini rasmiy manbadan yuklab olish mumkin: http://www.abbyy.ru/finereader va 30 kun davomida mashq qiling.

Kompyuteringizda eng so'nggi pro versiyalaridan biri o'rnatilgani yaxshiroqdir. Bu yerda va quyida biz ABBYY FineReader 10 Professional nashrida ishlashni tasvirlaymiz.

Shunday qilib, oldingi darslarda biz standart Windows vositalari yordamida sahifalarni skanerladik, ularni raqamlashtirdik, ularni "jpg" kengaytmasi bilan saqladik va ularni "Shartnoma" deb nomlangan alohida papkaga joylashtirdik.

Shunday qilib, tanib olish dasturining ajoyib imkoniyatlaridan foydalanib, biz turli xil tasvirlarni tahrirlanadigan formatlarga osongina o'zgartirishimiz mumkin.

Iltimos, keyingi darsda bu haqda ko'proq o'qing: ABBYY FineReader-da skanerlash.

Shunday qilib, biz ushbu darslarni o'qiymiz va tan olish dasturi bizga qanday afzalliklarni berishini ko'ramiz. Kitob yoki risoladagi matnni zerikarli va ko‘p vaqt talab qiladigan matn terish o‘rniga biz shunchaki FineReader yordamida kerakli sahifalarni skanerlaymiz, kerak bo‘lganda ularni tahrirlaymiz va tanlangan formatda saqlaymiz. maqola yoki referat.

Kitob sahifalarini qanday skanerlash va kitoblarni raqamlashtirish, mavzuni o'qing: Kitobni raqamlashtirish.

Mavzuni yakunlash uchun keling, xulosa qilaylik: tanib olish dasturi bilan birgalikda skaner klaviatura yordamida yozishni oqilona almashtirishdir. Qog'oz versiyasiga ega bo'lish - printerda yoki bosmaxonada chop etilgan matnni klaviaturadan kiritish o'rniga, biz uni shunchaki skanerlaymiz. Skanerni qo'llashning yana bir mashhur sohasi - bu turli bosma mahsulotlarni - teglar, otkritkalar, fotosuratlar, jurnallar, kitoblarni raqamlashtirish.

Qog'oz hujjatlarni saqlashda jiddiy muammolarga duch kelyapsizmi? Tokchalar bema'ni shishgan papkalar bilan to'lib-toshgan va siz to'g'ri qog'ozni izlashga uch soat vaqt sarflaysizmi? Keyin hujjatlarni raqamlashtirishni boshlash vaqti keldi, bu sizning ofisingiz yoki kvartirangizni tozalaydi va qidiruv usulini sodda va qulayroq qiladi. O'zingizni yarating elektron kutubxona, raqamli fayllarni oʻzingiz xohlagancha tahrirlang, nusxalang va koʻchiring. Raqamli hujjatlarni yaratish qobiliyati sivilizatsiyaning ne'matlaridan biridir. Shunday ekan, undan foydalaning!

Hujjatlaringizni raqamlashtirishga kirishishdan oldin, ularni ikki xil usulda saqlashingiz mumkinligini bilishingiz kerak - rasm va matnli fayllar. Tasvirlarni saqlash qattiq diskda ko'proq joy talab qiladi, lekin siz hali ham asl hujjat uslubini saqlab qolasiz. Skanerlangan tasvirlarni matnli faylga aylantirish qo'shimcha vaqtni talab qiladi, chunki OCR optik belgilarni aniqlash jarayonini amalga oshirish kerak bo'ladi (aniqrog'i, bu nom mutlaqo to'g'ri emas, chunki bu erda raqamli ma'lumotlar bilan ishlash haqida gap boradi. , ammo, tez-tez bo'lgani kabi, bu atama yopishib qolgan).

Hujjatni saqlash formatini qanday tanlash mumkin? Bu juda oddiy: agar hujjatning asl nusxasi qo‘lda yozilgan bo‘lsa va siz uchun uning “xususiyatlarini” (yaqiningizdan kelgan xat) saqlab qolish muhim bo‘lsa yoki hujjat, masalan, san’at asari bo‘lsa, uni qog‘oz sifatida saqlang. tasvir (ba'zida taniqli qo'l yozuvi va yozma so'zlar kabi muhimdir). Qo'lda yozilgan hujjatlarni tasvir sifatida saqlashning yana bir prozaik sababi - qo'lda yozilgan belgilarni talqin qilish uchun mos keladigan, tijoratda mavjud bo'lgan dasturiy echimning yo'qligi. Hozircha ushbu texnologiya PDA va planshetlarga yopishtirilgan bo'lib, unda u bizga kerak bo'lganidan biroz boshqacha shaklda amalga oshiriladi. Planshet bilan ishlashda siz belgilarni "qo'l bilan" yozasiz, ularni tartibda kiritasiz va dastur ularni real vaqtda bosma matnga aylantiradi. Skanerlangan hujjatdan individual shaxsning qo'l yozuvini tanib olish kelajak masalasidir.

Skanerlar

Hujjatlaringizni qanday saqlashingizdan qat'i nazar - tasvir yoki matnli fayllar sifatida ularni raqamlashtirish uchun sizga skaner kerak bo'ladi. Agar siz qiyosiy raqamlashtirishni xohlasangiz oz miqdorda hujjatlar, keyin siz uchun ko'p funksiyali printer yoki tekis skaner etarli bo'ladi. Ularning yagona kamchiliklari nisbatan sekin ishlash tezligidir. Yodda tutingki, faqat yuqori darajadagi modellarda ko'p sahifali hujjatlarni qayta ishlash uchun avtomatik varaqlar mavjud.

Eng ko'plari orasida eng yaxshi modellar Keling, uni Fujitsu'dan ScanSnap S1500 va HP'dan ScanJet Professional 3000 deb ataymiz. Ushbu qurilmalarning hujjatlarni skanerlash tezligi o'rtacha daqiqada 20 sahifa yoki undan yuqori. Shu bilan birga, ScanJet Professional 3000 qog'ozni yanada ishonchli oziqlantirish mexanizmiga ega, ScanSnap S1500 esa ilg'or dasturiy ta'minotga ega. Ikkala skaner ham taxminan bir xil narx toifasida, shuning uchun tanlov sizniki.

OCR dasturiy ta'minot

Ko'pgina skanerlar bilan birga keladi dasturiy ta'minot kompyuteringizda o'rnatilgan OCR ni amalga oshirish uchun. Agar siz hamroh bo'lgan dasturiy ta'minotdan norozi bo'lsangiz yoki u yo'q bo'lsa, unda bunday dasturlar juda keng tarqalgan va ularni alohida sotib olish mumkin. Quyidagi bozor takliflari mavjud:

ABBYY-dan FineReader 9 Express, oddiy versiya uchun $100 va Pro 10 dasturining professional versiyasi uchun $400;
. Nuance'dan OmniPage 17 Standard, oddiy uchun $150 va professional uchun $500;
. Adobe-dan Acrobat X Standard, oddiy uchun $299 va professional uchun $449;
. Nuance PaperPort 12 Standard standart versiyasi uchun 100 dollar va dasturiy ta'minotning pro versiyasi uchun 200 dollar turadi, garchi OCR funksiyasi yo'q, faqat skanerlangan hujjatlarni boshqarish imkoniyati mavjud.

Ruxsat

Tasvir sifatida saqlangan hujjatlar uchun, qoida tariqasida, ruxsatni 150 dan 200 dpi gacha o'rnatish kifoya, ammo tasvirlar ko'proq hajmda saqlangan bo'lsa, OCR dasturi ancha yaxshi ishlaydi. yuqori aniqlik- dyuym uchun 300 piksel. Hammasi sizga kerak bo'lgan narsaga bog'liq. Agar siz skanerlangan hujjatning hech bo'lmaganda minimal o'qish qobiliyatini saqlamoqchi bo'lsangiz, piksellar sonini kamaytirishingiz mumkin. Agar siz uchun yuqori sifat muhim bo'lsa, uni mos ravishda oshiring.

Internetda OCR

Skanerlangan hujjatlarni aniqlash xizmatlarini taqdim etadigan bir nechta onlayn xizmatlar mavjud. Eng mashhurlari orasida bepul resurslar mavjud Bepul OCR , YangiOCR Va OCR Onlayn. Ular kichik loyihalar uchun juda mos keladi, ya'ni ular faqat kichik hujjatlar bilan ishlaydi. Avval asl nusxani kompyuteringiz xotirasiga skanerlashingiz va keyin hujjat tasvirini veb-saytga yuklashingiz kerak. Tabiiyki, har bir resurs hujjatning hajmi va mazmuni bo'yicha o'z cheklovlariga ega. Shunday qilib, veb-ilovalar sahifada mavjud bo'lgan satrlar yoki qo'shimcha belgilarsiz faqat matnni taniydi.

Xizmat Bepul OCR bepul, lekin yuklangan fayl hajmi 2 MB dan oshmasligi va 5000 pikseldan oshmasligi kerak, bu standart hujjat uchun bir dyuym uchun taxminan 50 nuqta. Bundan tashqari, siz soatiga 10 tadan ko'p bo'lmagan bunday hujjatlarni qayta ishlashingiz mumkin. Sayt xizmatlari YangiOCR siz undan bepul foydalanishingiz mumkin, lekin uning interfeysi juda ibtidoiy, ammo qayta ishlangan hujjatlar hajmi 2,5 baravar katta - 5 MB gacha. Va nihoyat, resurs OCR Onlayn bepul hisob yaratishni talab qiladi, lekin har bir sahifaga taxminan 200 dpi tezlikda 4 MB gacha bo'lgan o'lchamdagi soatiga 15 ta faylni yuklash imkonini beradi. Agar bunday hajmlar sizni qoniqtirmasa, u holda siz 3,95 dollarga (har bir sahifa uchun 8 tsent) pullik ruxsatni sotib olishingiz va bir vaqtning o'zida 50 tagacha hujjatni qayta ishlash imkoniyatiga ega bo'lishingiz yoki 5000 tagacha (har bir sahifaga 1 tsent) ishlov berish uchun 49,95 dollar to'lashingiz mumkin. ). Ushbu veb-ilova ham matn, ham grafik elementlar bilan ishlaydi, lekin, tabiiyki, u Acrobat X yoki FineReader 10 standartlaridan uzoqdir.

Elektron kitoblar

Menga o'xshab, siz ham haqiqiy kitob hidini, qalin qog'oz hissi va chiroyli grafik ko'rinishini yaxshi ko'rishingiz mumkin. Biroq, bugungi kunda ko'proq va ko'proq ko'proq odamlar elektron kitoblar bilan shug'ullanishni afzal ko'radilar, o'qish uchun ular maxsus o'quvchilar, planshetlar, smartfonlar, pleerlar va boshqa ko'chma qurilmalar deb ataladigan narsalardan foydalanadilar. Ko'p sonli onlayn-do'konlar juda katta miqdordagi tarkibni taklif qiladi. Ammo raqamli formatda mavjud bo'lmagan elektron kitoblar to'plamiga ega bo'lishni istasangiz nima bo'ladi?

Sevimli jismoniy kitoblaringizni elektron kitoblarga aylantirish uchun avval ularni skanerlashingiz va keyin OCR dasturi yordamida matn formatiga aylantirishingiz kerak. Bu juda tez FLATBED skaneridan foydalansangiz ham zerikarli. Bunday skanerlar bosim qopqog'iga ega bo'lgan "nusxa ko'chirish mashinalariga" o'xshaydi, shuning uchun ular nafaqat alohida varaqlarni, balki butun kitoblarni ham skanerlashi mumkin. Agar siz o'zingizning sevimli kitobingizni "ichak" qilishga tayyor bo'lsangiz, u holda faks printsipi bo'yicha ishlaydigan SHEETFED skaneridan foydalanishingiz mumkin, ya'ni alohida sahifalar bilan (masalan, Fujitsu'dan ScanSnap S1500 va HP'dan ScanJet Professional 3000).

Hujjatlaringizni, darsliklaringizni yoki kitoblaringizni PDF, Word yoki fb2 formatlariga aylantirganingizdan so'ng, siz tartibga solish, tahrirlash yoki o'qish uchun maxsus dasturlardan foydalanishingiz mumkin. elektron hujjatlar. Masalan, Calibre yoki Stanza. - kollektsiyangiz uchun bepul tashkilotchi va muharrir elektron kitoblar. Dastur sizga katalog bilan ishlashda yordam beradi - kompyuteringizning qattiq diskida yoki elektron o'quvchi xotirasida yangi va eski kitoblarni tartibga solish, tasniflash, sharhlash, qidirish, saqlash.

Hujjatlarni raqamlashtirish - bu hujjatlarning tarjimasi raqamli ko'rinish. Siz chizmalar, matnlar va kitoblarni raqamlashtirishingiz mumkin. Har qanday o'rtacha idora yoki muassasaning faoliyati ertami-kechmi uning devorlari ichida juda ko'p hujjatlarning shakllanishiga olib keladi. Hujjatlar javonlarda va stol tortmalarida saqlanadi. Ular ofis kabinetlarida va ofis xodimlarining stollarida katta joy egallaydi. Tushunish juda qiyin bo'lgan hujjatlar tog'lari va u yoki bu hujjatni tezda topish deyarli mumkin emas. Ofis hujjatlarning arxiv omboriga aylanmasligi va uning xodimlari har qanday hujjatlar bilan tezda ishlay olishlari uchun. zarur hujjatlar, skanerlash va hujjatlarni aniqlash xizmatlaridan foydalangan holda kompaniyada mavjud bo'lgan barcha hujjatlarni raqamlashtirish va ularni qog'ozdan elektron shaklga o'tkazish kerak. Elektron hujjatlarni qayta ishlash va saqlash ancha oson. Ular ofisda ko'p joy egallamaydi. Ularni yo'qotish yoki shikastlash mumkin emas va hujjatni raqamlashtirilgan elektron arxivda topish, ofis shkafida saqlanadigan katta qog'ozlar to'plamidan ko'ra hamma narsa tizimlashtirilgan va to'plamlarda joylashtirilgan. Raqamli hujjatlar kompaniya xodimi xizmat safariga yoki muzokaralarga ketganda ham foydalanish uchun qulaydir. Uning cho'ntagidagi kichik flesh-disk kompaniya hujjatlarining butun arxivini o'z ichiga olishi mumkin va agar kerak bo'lsa, kerakli hujjatni tezda topish imkoniyatini beradi. Raqamlashtirilgan hujjatlardan foydalanish juda qulay va amaliy, hujjatlarni raqamlashtirish xizmatlari esa ancha arzon va nafaqat yirik korporatsiyalar, balki ular uchun ham mavjud. kichik kompaniyalar va byudjet tashkilotlari.

Chizmalarni raqamlashtirish

Chizmalarni raqamlashtirish yoki vektorlashtirish ham deyiladi, texnik va arxitektura chizmalarini qog'oz formatidan elektron formatga o'tkazish imkonini beradi. Chizmalarni raqamlashtirish xizmatlari tizimni sezilarli darajada soddalashtirishi va tizimlashtirishi mumkin arxiv saqlash dizayn hujjatlari va ikkalasi uchun juda dolzarbdir sanoat korxonalari va ilmiy institutlar, shuningdek, arxitektura va dizayn byurolari, xususiy arxitektorlar, talabalar va o'z ishining yoki o'qishining o'ziga xos xususiyatlariga ko'ra chizmalar bilan ishlaydigan har bir kishi uchun. Qoidaga ko'ra, loyiha hujjatlarini arxivlashning asosiy muammosi - kerakli chizmani izlash, whatman qog'ozida bosilgan chizmani saqlash shartlari va uning hajmi. Chizmalarni raqamlashtirish bu muammolarni samarali hal qilishi mumkin. Chizma raqamlashtirish tufayli qog'ozdan elektron formatga o'tkazilganda, uni saqlash uchun katta arxiv maydonlariga ega bo'lishingiz shart emas, faqat kompyuter yoki boshqa qurilmaning qattiq diskida kichik bo'sh joy etarli. elektron ommaviy axborot vositalari. Bunday holda, arxiv tarkibini bir marta tizimlashtirish, raqamlashtirilgan chizmalarni tematik papkalarga joylashtirish va keyinchalik kerakli chizmani osongina topish kifoya. Elektron arxivda saqlanadigan chizmalar mexanik stress yoki boshqa tabiiy kuchlar va elementlarga ta'sir qilmaydi. Ular nam, yirtilgan yoki yo'qolgan bo'lishi mumkin emas va zaxira tizimi tufayli siz o'zingizni ularning yo'qolishi yoki yo'qolishidan yuz foiz himoya qilishingiz mumkin. Raqamli chizmalar bilan ishlash ularning qog'oz hamkasblariga qaraganda ancha oson. Katta hajmdagi qog'ozlar va noqulay chizmalar emas, balki har doim butun arxivga kirish imkoniga ega bo'lgan lazer diskini o'zingiz bilan olib yurish ancha qulayroqdir. Ha, va mijozga chizilgan rasmni ko'rsating, bu uning stolida ko'p metrli Whatman qog'ozini ochishdan ko'ra, kompyuter yoki noutbuk monitorida ancha qulayroqdir. Raqamlangan chizma oddiygina orqali yuborilishi mumkinligini eslatib o'tmaslik kerak elektron pochta, bu sizning vaqtingizni ham, ushbu rasm mo'ljallangan odamning vaqtini ham tejaydi. Bugungi kunda ko‘plab kompaniyalar chizmalarni raqamlashtirish bo‘yicha xizmatlar ko‘rsatmoqda va kompaniyamiz hujjatlarni raqamlashtirish sohasida yetakchilardan biri ekanligini mamnuniyat bilan ta’kidlaymiz. Bugungi kunda bizda barcha kerakli uskunalar va dasturlar mavjud bo'lib, ular har qanday chizmani uning sifatini to'liq, batafsil saqlab qolgan holda raqamlashtirishga imkon beradi.

Matnlarni raqamlashtirish

Matnlarni raqamlashtirish - bosma matnni qog'ozdan elektron formatga o'tkazish usuli. Matnlarni raqamlashtirish yaratish uchun qulay vosita sifatida ajralmas hisoblanadi elektron arxivlar va kitoblar va darsliklarni elektron formatga o'tkazish vositasi sifatida. Endi adabiy so'zni sevuvchilar kutubxonalarda soatlab o'tirishlari yoki og'ir va noqulay kitobni olib yurishlari shart emas. Cho‘ntagingizga yoki hamyoningizga bemalol sig‘adigan elektron planshetga ega bo‘lish, istalgan badiiy yoki ma’lumotnoma adabiyotlarini o‘qish kifoya.

Kitoblarni raqamlashtirish

Matnni raqamlashtirish istalgan hajmdagi kitobni raqamli formatga o‘tkazish imkonini beradi. Bu juda qulay va amaliy. Foydalanish qulayligi bilan bir qatorda, aniq iqtisodiy foyda haqida ham aytib o'tish kerak. Siz o'zingiz uchun u yoki bu darslik yoki kitobni har doim ham sotib olishingiz mumkin emas, lekin shu bilan birga uni kutubxonadan yoki do'stingizdan qarzga olishingiz va raqamlashtirish xizmati tufayli elektron versiya egasiga aylanishingiz, buning uchun kitob sotib olishdan ko'ra sezilarli darajada kamroq pul sarflash. Kitoblarni raqamlashtirish nodir qo‘lyozmalar va tarixiy ahamiyatga ega bo‘lgan kitoblarni saqlash jarayonini ancha soddalashtirdi. Axir, qog'oz abadiy emas, balki elektron versiya Bosma so'z haqiqatan ham ming yillar davomida saqlanib qolishi mumkin va hech qachon o'zining asl mazmunini yo'qotmaydi, nafaqat matnni, balki rasmlarni ham avlodlar uchun aniq saqlaydi.