Hujjatlarni raqamlashtirish va qayta ishlash kompaniyalari. Arxivlarni raqamlashtirish: nuanslar, xususiyatlar, afzalliklar. Arxivni raqamlashtirish qog'oz hujjatlarni saqlashdan ko'ra qulayroqdir

Ofisda tez-tez yo'naltirish kerak elektron pochta orqali nusxalar - elektron versiyalari bosma hujjatlar. Bular turli xil aktlar, schyot-fakturalar, xatlar, shartnomalar, nizomlar, ofis eslatmalari va boshqa mumkin bo'lgan hujjatlar.

Bizning uyda yillar davomida eskirgan eski fotosuratlarimiz bor va biz ularni saqlab qolishni xohlaymiz.

Bizga qarz olish uchun qiziqarli kitob berildi, lekin biz uni o'zimiz uchun olishni xohlaymiz. Bularning barchasini qanday qilish kerak? Bizning qisqa umrimiz qog'oz hujjatlar uni elektron shaklga o'tkazish, ya'ni raqamlashtirish va saqlash kerak.

Raqamlashtirish - bu tasvir yoki analog audio/video signalni elektron axborot vositalarida yozish uchun mos raqamli formatga o'tkazish.

Ob'ekt tasvirlarini raqamlashtirish uchun maxsus qurilmalar - skanerlar mavjud. Shtrix-kod skanerlari, kino skanerlari mavjud. Biometrik skanerlar ko'zning to'r pardasi yoki barmoqlar terisining papiller naqshini o'qiydi. Volumetrik ob'ektning shakli uch o'lchovli 3D skaner tomonidan o'qiladi.

Qog'oz muhitini qayta ishlash uchun skanerlarda - chizmalar, fotosuratlar, matnli hujjatlar, tasvir maxsus chiroq bilan chiziq bo'ylab yoritiladi va aks ettirilgan yorug'lik oqimi fotosensitiv matritsaga qaratilgan. Analog-raqamli konvertor qabul qilingan elektr signallarini ikkilik ma'lumotlar tizimiga aylantiradi, bu tasvirning raqamli nusxasini tashkil qiladi.

Skanerni tanlash vazifalari va uni qo'llashning o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq. Hujjatlarni raqamlashtirish uchun ofis skaneri deyarli har doim ishlatiladi. Agar fotosuratlar skanerdan o'tkazilsa ham, ofisda ular uchun yuqori sifat talablari yo'q. 300 dpi piksellar sonini aniqlash dasturlarining aniq ishlashini ta'minlash va yaxshi o'qiladigan matnni olish uchun etarli. Bugungi kunda ishlab chiqarilgan har qanday skaner ofis ishi uchun maqbul ruxsatni ta'minlaydi.

Bu rang chuqurligiga ham tegishli. Deyarli har bir zamonaviy skaner chop etilgan hujjatlar uchun talab qilinadigan kul rang darajasini takrorlaydi.

Bu ofisda muhim ahamiyatga ega, bu erda asosiy vazifa matnli hujjatlarni tez varaqma-sahifa raqamlashtirish, bu skanerlash jarayonini avtomatlashtirish. Sheet skanerlaridan foydalanish mumkin. Bu erda hujjat varag'i qurilma uyasiga kiritiladi va xuddi faksdagi kabi yo'naltiruvchi roliklar bo'ylab tortiladi. Ushbu skaner o'rnatilgan avtomatik varaqni oziqlantiruvchi bilan qulay. Biz ko'p sahifali hujjatning bir nechta varag'ini lagandaga yuklaymiz va skaner raqamlashtirish paytida biz bir vaqtning o'zida boshqa ishlarni qilamiz. Bu erda hamma narsa oddiy. Tegishli matnni aniqlash dasturi o'rnatilgan bo'lsa, hujjatni raqamlashtirish va bunday skanerda kerakli formatda saqlash uchun faqat bitta tugmani bosishingiz kerak.

Dizayn kompaniyasining bo'limi uchun zamonaviy ofis yechimi, masalan, A3/A4 printeri bilan birga ko'p funksiyali qurilmaga kiritilgan A3 skaner bo'lishi mumkin. Ushbu MFP chizmalarni raqamlashtirish va nusxalarini yaratish uchun qulaydir.

Bog'langan jurnal yoki kitobni varaqli skanerda yoyilgan kitobni skanerlash ishlamasligi aniq.

Ikki tomonlama hujjatlarni skanerlash uchun dupleks skanerlar mavjud bo'lib, ularda ikkita skanerlash elementi varaqning ikkala tomonini bir o'tishda qayta ishlaydi.

Uy foydalanish uchun yaxshi yechim rangli inkjet MFP hisoblanadi. MFP ko'p funksiyali qurilma bo'lib, u skaner va printerni o'z ichiga oladi. Bunday qurilma ham nusxa ko'chirish mashinasidir. Ya'ni, MFP hujjatni avtomatik ravishda skanerlashi va uning nusxasini chop etishi mumkin - hujjatning fotokopisini yaratish.

Birlashtirilgan funktsiyalarga ega ixcham qurilma stolda kamroq joy egallaydi. Uning narxi, agar siz ularni alohida sotib olsangiz, unga kiritilgan qurilmalarning umumiy narxidan sezilarli darajada past bo'ladi. Biz yuqori sifatli rangli fotosuratlar va tashrif qog'ozlarini tayyorlash uchun rangli inkjet printerdan foydalanamiz va hujjatlar, fotoalbomlar yoki kerakli kitoblarni raqamlashtirish uchun tekis skanerdan foydalanamiz.

Keyingi darslarda biz tekis skaner yordamida matnli hujjatlarni sahifama-bosqich qo'lda raqamlashtirish, o'zgartirish va saqlashni o'rganamiz.

Ushbu misollarda men skanerlash uchun mashhur A4 ish stoli MFP-dan foydalandim. Bunday arzon qurilma uy uchun optimal yechim bo'lib, ofisda ikkinchi, qo'shimcha MFP bo'lishi mumkin.

Faraz qilaylik, bizda mantiqan ko'p sahifali bog'langan hujjat, bu raqamlashtirilishi va kontragentimizga elektron pochta orqali yuborilishi kerak. Keling, buni "Shartnoma" deb ataymiz.

Bizning sevimli Windows XP-da standart "Skaner yoki raqamli kamera bilan ishlash ustasi" mavjud. Sehrgar ishlashi uchun kompyuterda skaner o'rnatilgan bo'lishi va u yoqilgan bo'lishi kerak. Sehrgarda ishlash juda oddiy va Windows XP da hujjatlarni raqamlashtirish bo'yicha darsda kichik qo'llanma mavjud.

Windows 7 da standart Windows Fax va Scan komponenti bosma hujjatlar va tasvirlarning elektron nusxalarini yaratish vositasidir.

Shunday qilib, biz darslarni o'qib chiqdik va ushbu dasturlardan biri yordamida shartnomamiz sahifalarining skanerlangan fayllarini grafik formatlardan birida oldik, ularni saqladik va ularni elektron pochtaga biriktirib, manzilga yuboring.

Bu erda yomon narsa shundaki, ko'p sahifali hujjatni ushbu dasturlar bilan skanerlashda biz sahifalarni skanerlashni bitta faylga birlashtira olmaymiz. Albatta, siz sahifa fayllarini tartib bilan raqamlashingiz va ixcham jo'natish uchun ularni ziplashingiz mumkin. Ammo bizning qabul qiluvchimiz hujjat bo'ylab harakatlana olmasdan, faqat grafik muharrirdagi sahifalarni birma-bir ko'rishi mumkin bo'ladi. Bu noqulay va vaqtni behuda sarflaydi. Va umuman olganda, qabul qilinishi mumkin emas.

Aslida, ushbu vositalardan foydalanib, biz hujjat sahifalarining individual raqamli fotosuratlarini olamiz.

Bizning tarqoq skanerlarimizni aylantirish uchun yagona hujjat imkoniyat bilan to'liq matnli qidiruv, sizga matnni aniqlash dasturi kerak. Bugungi kunda eng yaxshisi FineReader.

FineReader - bu Rossiyaning ABBYY kompaniyasining dasturi. Eng so'nggi ABBYY FineReader, o'n ikkinchi versiya 2014 yil fevral oyida chiqarilgan. Ushbu dastur raqamli tasvirlardan matnli ma'lumotlarni chiqaradi - matn belgilarini taniydi. ABBYY FineReader 12 Professional sinov versiyasini rasmiy manbadan yuklab olish mumkin: http://www.abbyy.ru/finereader va 30 kun davomida mashq qiling.

Kompyuteringizda eng so'nggi pro versiyalaridan biri o'rnatilgani yaxshiroqdir. Bu yerda va quyida biz ABBYY FineReader 10 Professional nashrida ishlashni tasvirlaymiz.

Shunday qilib, oldingi darslarda biz standart Windows vositalari yordamida sahifalarni skanerladik, ularni raqamlashtirdik, ularni "jpg" kengaytmasi bilan saqladik va ularni "Shartnoma" deb nomlangan alohida papkaga joylashtirdik.

Shunday qilib, tanib olish dasturining ajoyib imkoniyatlaridan foydalanib, biz turli xil tasvirlarni tahrirlanadigan formatlarga osongina o'zgartirishimiz mumkin.

Iltimos, keyingi darsda bu haqda ko'proq o'qing: ABBYY FineReader-da skanerlash.

Shunday qilib, biz ushbu darslarni o'qiymiz va tan olish dasturi bizga qanday afzalliklarni berishini ko'ramiz. Kitob yoki risoladagi matnni zerikarli va ko‘p vaqt talab qiladigan matn terish o‘rniga biz shunchaki FineReader yordamida kerakli sahifalarni skanerlaymiz, agar kerak bo‘lsa, tahrir qilamiz va tanlangan formatda saqlaymiz. maqola yoki referat.

Kitob sahifalarini qanday skanerlash va kitoblarni raqamlashtirish, mavzuni o'qing: Kitobni raqamlashtirish.

Mavzuni yakunlash uchun keling, xulosa qilaylik: tanib olish dasturi bilan birgalikda skaner klaviatura yordamida yozishni oqilona almashtirishdir. Qog'oz versiyasiga ega bo'lish - printerda yoki bosmaxonada chop etilgan matnni klaviaturadan kiritish o'rniga, biz uni shunchaki skanerlaymiz. Skanerni qo'llashning yana bir mashhur sohasi - bu turli bosma mahsulotlarni - teglar, otkritkalar, fotosuratlar, jurnallar, kitoblarni raqamlashtirish.

Biz gapirayotgan tashkilot yoki kompaniya qanchalik yirik bo‘lsa, uning arxivida qancha ko‘p hujjatlar saqlanadi, hujjat aylanishi qanchalik murakkab bo‘lsa, arxivni raqamlashtirish xizmatlari shunchalik jozibali ko‘rinadi. Shunday qilib, arxivni raqamlashtirish nima - bu hujjatlarni skanerlash va kataloglash jarayoni.

Qog'oz arxivlari bilan ishlashda noqulayliklar

Shunday qilib, katta arxivlarda qidirish uchun kerakli hujjat juda tez-tez ko'p vaqt va kuch sarflash kerak. Bundan tashqari, eng ko'p ishlatiladigan hujjatlar, agar ular arxivga noto'g'ri joylashtirilgan bo'lsa, vaqt o'tishi bilan zararlanishi yoki hatto "yo'qolishi" mumkin. Ko'pincha biznesning har qanday turida ma'lumotni taqdim etishda yuqori samaradorlik talab qilinadigan holatlar mavjud: hujjatlarni imzolash uchun tezda tayyorlash, qog'oz yoki raqamli nusxalarni tayyorlash, ularni ehtiyotkorlik bilan bog'lash kerak bo'lishi mumkin - qog'oz arxivlari bilan ishlashda samaradorlik yo'qoladi. Bu uzoq to'liq ro'yxat qog'oz arxivlar bilan ishlashda duch keladigan noqulayliklar. Shu bilan birga, muammoni hal qilishning juda oddiy va oqlangan usuli mavjud - hujjatlarni raqamlashtirish.

Arxivlarni raqamlashtirishning afzalliklari?

• Qog'oz arxivlariga, shuningdek, nusxa ko'chirish maydoniga yukning kamayganini ta'kidlash kerak. Shunday qilib, endi, agar tashkilotning bir nechta xodimlariga bir vaqtning o'zida bitta hujjat kerak bo'lsa, uni nusxalash shart emas.
• Hujjatlarni raqamlashtirish qog'oz arxivini saqlash xarajatlarini sezilarli darajada kamaytirishi, shuningdek, qog'oz arxivlarni saqlash uchun ilgari foydalanilgan joyni bo'shatishi mumkin.

Hujjatlarni raqamlashtirish jarayoni qanday ishlaydi?

• Maxsus o'qitilgan mutaxassislar hujjatlarni saralaydi (kompaniyangiz hududida yoki ularni arxivlarni raqamlashtirish bilan shug'ullanadigan tashkilot hududiga etkazib beradi), so'ngra zamonaviy skanerlar yordamida arxiv fondini to'liq yoki alohida hujjatlarda raqamlashtiradi.
• Shtrix-kodlar va bosma hujjatlar avtomatik ravishda aylantiriladi elektron ko'rinish. Shu bilan birga, hujjatlarning asosiy tafsilotlari saqlanadi: ism, sana, turi, kontragent va boshqalar.
• Kontakt ma'lumotlari va telefon raqamlarini qayta kiritishda mumkin bo'lgan buzilishlarni oldini olish uchun arxivlarni raqamlashtirishda qo'lda yozilgan ma'lumotlarni raqamlashtirish uchun ikki tomonlama kiritish tizimi qo'llaniladi. Ya'ni, kelajakda hujjatlarni raqamlashtirish sizga to'liq tezkor qidiruvni amalga oshirish imkoniyatini beradi. kalit so'zlar yoki ayrim turdagi hujjatlar/pudratchilarni qidiring.

Fayl boshqaruvi

Elektron arxivlar skanerlash natijasida olingan fayllarni boshqarish imkonini beradi. Arxivlar raqamlashtirilgandan so'ng qog'oz hujjatlar tizimlashtiriladi va tavsiflanadi. Ular bukletlanadi, buyurtmachi kompaniyaning ehtiyojlari va xususiyatlarini inobatga olgan holda tizimlashtirilgan, to‘liq hujjatlar katalogi tuziladi. Bu kelajakda arxivlar bilan ishlashda energiya va vaqtni sezilarli darajada tejash imkonini beradi.

Arxivlarni raqamlashtirish ustida ishlash

Ayni paytda madaniy boyliklarni asrab-avaylashga tobora ko‘proq e’tibor qaratilmoqda. Shu munosabat bilan tasdiqlangan davlat dasturlari, buning doirasida, ularning yaratuvchilari fikriga ko'ra, yangi texnologiyalar, innovatsion yondashuvlar, shuningdek, xalqaro tajribadan foydalanish xavfsizlikni ta'minlaydi. madaniy meros, tarixiy ahamiyatga ega hujjatlar. Shu sababli, bugungi kunda Rossiya arxivlari qog'oz hujjatlarni elektron shaklga o'tkazmoqda. Federal Arxiv Agentligi (Rosarxiv) boshlig'ining o'rinbosari ushbu keng ko'lamli ish nimadan boshlangani, arxivchilar qanday qiyinchiliklarga duch kelayotgani va raqamlashtirilgan hujjatlar xavfsizligi masalalarini qanday hal qilishlari haqida gapiradi. Oleg Naumov Bu haqda PC Week/RE muxbiri xabar berdi Olga Zvonareva.

Kompyuter haftaligi: Arxiv hujjatlarini raqamlashtirish jarayoni qanday boshlanganini ayting, bu ishning xususiyatlari nimada?

Oleg Naumov: Dasturda arxiv hujjatlarini ommaviy ravishda elektron shaklga o‘tkazish vazifasi qo‘yildi. Axborot jamiyati(2011-2020). Bu umuman oson ish emas. Bundan tashqari, hujjatlarni raqamlashtirish boshqa narsa va ilmiy ma'lumotnoma apparatini (SRA) raqamlashtirish boshqa narsa, ularsiz kerakli hujjatni topish mumkin emas. Shu sababli, ikki yil oldin "Rossiya madaniyati 2012-2018" federal maqsadli dasturi doirasidagi ishlarni to'g'ri moliyalashtirish imkoni paydo bo'lganda, ular qilgan birinchi narsa samarali qidiruvga imkon beradigan elektron ma'lumotnoma hujjatini yaratish edi. hujjatlar.

Kompyuter haftaligi: nima dasturiy ta'minot Buning uchun ishlatiladimi?

U.:"Axborot jamiyati" dasturi qabul qilinishidan ancha oldin Rosarxiv hujjatlarni hisobga olishni tashkil qilish uchun butun Rossiya standartlashtirilgan dasturiy ta'minotni - "Arxiv fondi" dasturiy kompleksini ishlab chiqishni boshladi. Xususiy tizim Rossiya Federatsiyasi, federal, mintaqaviy va shahar arxivlari darajasida amalga oshiriladi. Undan foydalanib, "Rossiya arxivlari" portalida joylashgan markaziy fond katalogi yaratildi. Dastlab "Arxiv fondi" buxgalteriya apparati sifatida yaratilgan bo'lsa, keyinchalik u qidiruv apparati sifatida ishlatila boshlandi. Hozirgi kunda bir qator arxivlar maxsus qidiruv tizimlaridan foydalanmoqda.

Kompyuter haftaligi: Qaysi arxiv tajribasi inventarlarni raqamlashtirishda muhim ahamiyatga ega edi?

U.: Bizning barcha inventarlarimizni faqat hozirgi sharoitga ko'ra raqamlashtirgan birinchi bo'lib Sankt-Peterburgdagi Rossiya davlat tarixi arxivi bo'ldi. Uning ko‘chishi haqidagi savol tug‘ilganda, inventarizatsiya skanerdan o‘tkazilib, ularning elektron tasvirlaridan harakatlanishning barcha bosqichlarida foydalanilgan, ya’ni har bir quti, har bir holat kuzatilgan.

Bu yaxshi tajriba edi, lekin rivojlanish nuqtai nazaridan axborot texnologiyalari unchalik muvaffaqiyatli emas edi. Garchi ular bilan o'qish zalida va onlaynda tanishish mumkin bo'lsa-da, grafik tasvirlar to'plami avtomatlashtirilgan qidiruvlarni amalga oshirishga imkon bermaydi. Oddiy va kengaytirilgan qidiruv imkoniyati bilan ma'lumotlar bazasi formatiga tarjima qilingan inventarizatsiya foydalanuvchilarga ancha qulayliklarni taqdim etadi. Rosarxiv bu ishni faol ravishda moliyalashni boshladi. Bugungi kunga qadar federal arxivlar inventarizatsiyasining taxminan 20-30 foizi yakunlandi.

Kompyuter haftaligi: Hujjatlarni raqamlashtirishda arxivlar qanday qiyinchiliklarga duch kelishadi?

U. Birinchi muammo - bu katta hajm. Rossiya Federatsiyasi arxiv fondining umumiy hajmi 494 million faylni tashkil etadi, shundan 9 foizi federal arxivlarda.

Lekin eng qiyin narsa qaysi hujjatlarni raqamlashtirish kerakligini aniqlashdir. Eng oddiy javob eng ko'p talab qilinadi. Ushbu talabni qanday aniqlash mumkin? Bugun bir narsa talab qilinadi, ertaga boshqa narsa. Va ichida Sovet davri alohida qimmatli arxiv fondlari va hujjatlari tushunchasi kiritildi. Ular mikrofilm bo'yicha sug'urta fondini, shuningdek, foydalanish fondini yaratdilar. Biroq, bugungi kunda ushbu hujjatlar amalda talab qilinmaydi. Ya’ni, sovet davridagi hujjatlarning qimmatligi va dolzarbligi mezonlari hozir umuman ishlamaydi. Talab doimiy ravishda o'zgarib turadi. Qaysi hujjatlar eng ko'p talab qilinishini aniq aniqlash deyarli mumkin emas.

Masalaning texnik tomoni ham muhim. Masalan, o'z nasl-nasabini tuzishga talab katta edi. Bu yaxshi va zarur narsa. Ular bu narsalarni faol ravishda buyurtma qila boshladilar: ro'yxatga olish kitoblari, audit ertaklari. Ammo ular bunday ommaviy foydalanish uchun mutlaqo mos emas. Ularni eng ko'p talab qilinadigan skanerlash - bema'nilik. 80 sm qalinlikdagi kitobdan odamga faqat bitta sahifa kerak bo'ladi. Va bu talabni qondirish uchun siz minglab sahifalarni skanerlashingiz kerak. Va aylanma bilan ham. Ammo, boshqa tomondan, agar ushbu hujjatlar skanerdan o'tkazilsa, asl nusxalari muomaladan chiqariladi va ularning jismoniy xavfsizligi kafolatlanadi. Ularning barchasi noyobdir. Va eng muhimi, baxtsiz vasiylar (ularning orasida ayollar ko'p) bu tonna qog'ozlarning hammasini qo'llarida olib yurishmaydi.

Biroq, bu erda biz ma'lumot berish shakliga duch kelamiz. Axir, foydalanuvchi tasvirni emas, balki shifrni ochish va ma'lumotlar bazasini olishga ko'proq qiziqardi. Va bu hujjatlar to'plami juda katta. Faqat RGADA fondida 350 ta "Landrat kitoblari va audit kitoblari" mavjud - besh mingdan ortiq ish, taxminan 3 million sahifa. Qancha odamni jalb qilish kerak? Permda ular yaxshi yo'l topdilar: ular ish bilan ta'minlash uchun ajratilgan mablag'larni jalb qilishdi. Ishni uyda odamlar bajarardi. Biz ishsizlik muammosini muvaffaqiyatli hal qildik. Oxir-oqibat, ular Rossiyada hech kim, esimda, qila olmagan narsani qilishga muvaffaq bo'lishdi.

Federal arxivlarda skanerlashning mavjud tajribasi ikkita xulosa chiqarishga imkon beradi. Birinchidan, NSA yaratmasdan foydalanish uchun elektron fond yaratish samarasiz faoliyatdir. Bu juda katta skanerlar to'plami bo'lib chiqdi, unda to'g'risini topishning iloji yo'q. Ikkinchidan, tugallangan komplekslarni - fondlar yoki inventarlarni skanerlash, ayniqsa ommaviy skanerlash tavsiya etiladi. Bunday holda, raqamlashda xatolar yuzaga kelganda nizolarni oldini olish uchun ishlarni to'liq skanerlash kerak. Ba'zi hollarda hujjatlarning o'ziga xosligi va ahamiyatliligi sababli, varaqning orqa tomonida biron bir matn bor yoki yo'qligidan qat'i nazar, varaqni, shu jumladan orqa tomonini ham raqamlashtirish kerak. Keyin nimanidir yashirgan bo'lishimiz mumkin degan savol yo'qoladi.

Uskunani tanlashda muammo bor. Qaerdadir sizga oddiy skaner kerak bo'lsa, qaerdadir murakkabroq bo'lishi kerak. Masalan, Landrat kitoblarini raqamlashtirish uchun "chuqur beshik" maxsus buyurtma qilingan. Aks holda nusxa ko'chirishning iloji yo'q, chunki ba'zi kitoblarning umurtqa pog'onasi qalinligi 80 sm ga etadi.

Kompyuter haftaligi: Bugungi kunda raqamlashtirishning asosiy maqsadi nima?

U. Ulardan uchtasi bor. Birinchisi, Arxiv fondi hujjatlariga kirishni kengaytirish va qulaylashtirish. Ikkinchisi, asl nusxalarning saqlanishini ularni muomaladan olib tashlash va foydalanish uchun elektron fondga kirishni ta’minlash. Uchinchisi - davlat xizmatlarini ko'rsatishni soddalashtirish. Hozirgi kunda fuqarolardan tegishli hujjatlarni so'rab ko'plab individual murojaatlar kelib tushmoqda xodimlar. Arxivlar ham ularni raqamlashtirish va ulardan foydalanishni boshlaydi elektron nusxalari ishni sezilarli darajada tezlashtiradigan javoblarni tayyorlash.

Kompyuter haftaligi: arxivlar hujjatlarni qanday raqamlashtiradi?

U. Jarayon davom etmoqda turli yo'llar bilan: biror joyda ular buni o'zlari qiladilar, doğaçlama vositalar yordamida yoki turli xil asbob-uskunalarni sotib olishadi. Ikkinchi yo'l - uchinchi shaxslarni jalb qilish. Ammo baribir, eng muhim savolga aniq javob yo'q: hujjatlarni raqamlashtirish orqali biz nimani maqsad qilganmiz?

Kompyuter haftaligi: Va hech kim ulardan so'ramaydi?

U. Nega, hamma hayron. Ammo yagona to'g'ri javobni qanday topish mumkin? Albatta, raqamli hujjatlardan foydalanishning afzalligi aniq. Bunga xavfsizlikni ta'minlash, masofadan kirish, ma'lumot berish qulayligi va nusxa ko'chirish qulayligi kiradi - to'liq afzalliklar. Yana bir narsa - bunga qanday erishish mumkin? Mana siz foydalanuvchisiz, siz saytga borib, kerakli hujjatlarni saqlashda ekanligini aniqladingiz. Aytaylik, Permda. Biz havoladan foydalanib veb-saytga bordik va holatlar ro'yxatini topdik. Qiziqish masalasi bor. Va uni qanday olish mumkin? Agar u allaqachon raqamlashtirilgan bo'lsa yaxshi. Va agar bo'lmasa? Men o'zim arxivga borib, asl nusxalarga buyurtma berishim kerakmi? Yoki arxiv barcha fayllarni raqamlashtirishi kerakmi? Lekin bu mumkin emas. Shunday qilib, aslida, faqat bitta variant qoldi. Har bir arxivda foydalanuvchining iltimosiga binoan elektron nusxalarni tezda yaratish imkoniyatini yaratish. Bundan tashqari, bu o'z bo'limi bo'lishi shart emas. Bu autsorsing ham bo'lishi mumkin. Ammo bunday xizmat zudlik bilan ta'minlanishi kerak. Ammo tajriba shuni ko'rsatadiki, bu nusxalarni yaratish faqat mavjud bo'lganda mantiqiy bo'ladi elektron tizim, bu sizga ushbu materiallarni yuqori sifatli va tuzilgan tarzda joylashtirish imkonini beradi. Keyin u ishlaydi. Biz buni qachon qilamiz va buni uddalay olamizmi, rostini aytsam, bilmayman.

Kompyuter haftaligi: Ehtimol, 2010 yilda Axborot jamiyati dasturi tasdiqlanishidan oldin ham raqamlashtirish ishlari allaqachon amalga oshirilganmi?

U. Ha. Alohida loyihalar bor edi. Masalan, Kominternning elektron arxivi yoki SVAG hujjatlari to'plami. Qoida tariqasida, ular xorijiy sheriklar bilan birgalikda amalga oshirildi. Ularni amalga oshirish uchun o'z mablag'lari etarli emas edi. Ishlar oson emas edi. Texnik, uslubiy, tashkiliy va texnologik qiyinchiliklar mavjud edi. Ammo tajriba to'plangan. Va endi bu juda foydali.

Kompyuter haftaligi: Shunday qilib, dastur tasdiqlangandan so'ng, ular hujjatlarni raqamlashtirishda asosiy mezonlar qanday bo'lishi kerakligini aniqlay boshladilar?

U. Aytaylik, ushbu dastur arxivchilarga muammo borligiga va uni hal qilish zarurligiga hokimiyat e'tiborini qaratishga imkon berdi. Raqamlashtirish dasturlarini tayyorlang va tasdiqlang. Va buning uchun moliyani jalb qiling. Ammo bugungi kunda yagona universal mezon yo'q. Har bir inson uchun yagona yondashuvni aniqlash qiyin, chunki arxivlar butunlay boshqa hujjatlarni saqlaydi.

Kompyuter haftaligi: Demak, har bir arxiv aslida mezonlarni o'zi aniqlaganmi?

U. Aslida ha. Aslida, bu to'rtta mezon, ular odatda qabul qilinadi, lekin men ularni eng to'g'ri deb aytmayman. Bular hujjatlarga bo‘lgan talab, saqlanishini ta’minlash, arxiv xodimlari mehnatini yengillashtirish, foydalanuvchilarga xizmat ko‘rsatish sharoitlarini yaxshilashdir. Bundan tashqari, ishni tezlashtirish. Agar mening veb-saytimda elektron NSA bo'lsa, foydalanuvchi Internetdagi inventarni ko'rib chiqib, tayyorlangan arxivga keladi. Agar izlayotgan hujjatlar allaqachon raqamlashtirilgan bo‘lsa, arxivga kirmasdan kompyuterda ko‘rish yoki kechiktirmasdan o‘qish zalida olish imkoniyati mavjud.

Kompyuter haftaligi: Ma'lum bo'lishicha, har bir arxiv birinchi navbatda nimani raqamlashtirishni o'zi hal qilishi kerak?

U. Juda to'gri. Bu har bir arxiv uchun alohida dastur bo'lishi kerak. Siz bitta qila olmaysiz. Bu ko'plab omillarga bog'liq: moliyaviy imkoniyatlar, IT texnologiyalarini ishlab chiqish va joriy etish darajasi va aniq talab. Shunday qilib, kimdir kadrlar hujjatlariga katta talabga ega va bu fuqarolarning ehtiyojlarini qondirish uchun zarurdir. Arxiv nuqtai nazaridan bu hujjatlar doimiy emas, balki 75 yil vaqtinchalik saqlash muddatiga ega. Ammo bu ishni osonlashtiradi va odamlarga yordam beradi, chunki odam so'roviga javob berish uchun bir oy kutmaydi, balki ikki kun ichida o'zi izlagan ma'lumotni oladi. Bu shuni anglatadiki, biz bunga kuch va resurslarni sarflashimiz kerak.

Kompyuter haftaligi: Raqamlashtirilishi kerak bo'lgan hujjatlarning ustuvor yo'nalishlarini aniqlashda arxivlar ularni Federal arxiv bilan muvofiqlashtiradimi?

U. Agar mintaqaviy arxivlar haqida gapiradigan bo'lsak, unda yo'q. Bu har bir arxivga tegishli masala. Ular bizga axborotlashtirish va raqamlashtirish bo'yicha o'z dasturlarini yuborishadi. Biz ular bilan tanishib, maslahat beramiz. Biz ularga qo'limizdan kelganicha yordam beramiz va federal maqsadli dastur mablag'larini ajratamiz. Yana bir narsa - federal arxivlar. Bu erda Rosarxivning pozitsiyasi hal qiluvchi ahamiyatga ega. Ammo bu erda ham universal mezon yo'q. Genealogik ma'lumotlarga bo'lgan talabni qondirish uchun Rosarxiv 40 million rubldan ortiq mablag' ajratdi. RGADAda saqlanadigan Landrat kitoblarini elektron shaklga tarjima qilish uchun. Yaqin o‘tmishda vatanimiz tarixiga bo‘lgan doimiy qiziqishga javoban, joriy yilning iyun oyida “Sovet davri hujjatlari” veb-sayti ishga tushirildi, unda hujjatlar tasvirlari joylashtirildi. shaxsiy fond I.V.Stalin va Markaziy Komitet Siyosiy byurosi. Internet-loyihalar Rossiya davlatchiligining 1150 yilligiga, Qiyinchiliklar davri tugaganining 400 yilligiga va 1812 yilgi Vatan urushining 200 yilligiga bag'ishlangan. Tabiiyki, u erda eng muhim va izlanuvchan hujjatlarning tasvirlari joylashtirilgan.

Kompyuter haftaligi: Xo'sh, endi arxiv o'quv zalida hujjatlarning asl nusxalari emas, balki faqat elektron nusxalari chiqariladi?

U. Ideal holda, veb-saytda izlayotgan hujjatni topish, faylga buyurtma berish va skanerlangan hujjatlarni berish uchun odam kerak. Va asl nusxasi saqlanib qoladi. Biroq, asl nusxaga qarash kerak bo'lgan holatlar mavjud. Misol uchun, texnologiya qanchalik yaxshi bo'lmasin, u suv belgilarini uzatmaydi. Va ulardan foydalanib, siz hujjatning sanasini belgilashingiz mumkin. Ammo bunday holatlar mingdan bittasi.

Kompyuter haftaligi: Arxiv foydalanuvchiga taqdim etilgani ma'lum bo'ldi davlat xizmati, lekin keyinroq hujjatning raqamlashtirilgan nusxasini saqlashingiz kerakmi?

U. Albatta, bu skanerlashning afzalligi. Ilgari mikrofilmlar, nusxa ko'chirish va yozish mashinalari mavjud edi. Va arxivchi nusxalarini yaratib, foydalanuvchiga berdi. Ya'ni, u hujjatning nusxasi bo'lmagan. Raqamlashtirish holatida nusxasi qoladi. Lekin uning uchun saqlash joyi aniq belgilanishi kerak. Va agar keyinroq ikkinchi so'rov bo'lsa, ishni ko'tarishga hojat qolmaydi. Bunday ishda tajriba orttirish kerak.

Kompyuter haftaligi: Hujjat fayllarini raqamlashtirish muddatlari qanday aniqlanadi?

U. Vaqt uchta sababga bog'liq: texnik va moliyaviy imkoniyatlar va hujjatlarning holati. Shunday hujjatlar borki, hatto eng zamonaviy texnologiya ham to'liq matnni ololmaydi. Ya'ni, siz ularni echishingiz kerak bo'ladi, bu na hujjatlar, na arxivchilarga yoqmaydi. Skanerlash. Keyin uni qayta tikib qo'ying. Bu vaqt talab etadi. Shuningdek, muddatlar ishlarning hajmiga va ulardagi varaqlar soniga bog'liq. Standart o'lchamdagi qog'ozlar to'plamini skanerlash unchalik qiyin emas, lekin 3x8 m kartani skanerlash qiyinroq. Buxgalteriya hujjatlariga ko'ra, bu bitta varaq. Lekin u faqat qismlarda skanerlanadi. Va keyin dasturiy ta'minotda siz "hammasini bir-biriga tikishingiz", uni sozlashingiz va ushbu hujjat qanday ko'rinishini ko'rishingiz kerak.

Kompyuter haftaligi: "Rossiya madaniyati (2012-2018): arxiv elektron resurslarini shakllantirish va ularni Internetda ta'minlash" federal maqsadli dasturining 89-bandini amalga oshirish bo'yicha ishlar qanday ketmoqda?

U. Ushbu bandni amalga oshirish doirasida tovar-moddiy zaxiralarni raqamlashtirish amalga oshirilmoqda. Hujjatlarni, jumladan, landrat kitoblarini raqamlashtirish ham amalga oshirilmoqda. Bundan tashqari, biz mintaqalarga yordam berishga harakat qilamiz: biz yiliga besh-oltita mintaqani ushbu dasturga kiritamiz va 10 milliondan 15 million rublgacha ajratamiz. Biz onlayn ko'rgazmalar tashkil qilamiz va hokazo. Ushbu dastur doirasidagi ishlarni amalga oshirish uchun har yili jami 67 mln.

Kompyuter haftaligi: Mablag'larni taqsimlash hujjatlarning ahamiyati va ahamiyati darajasiga bog'liqmi?

U. Ha. Arxivlar ishtirok etish uchun ma'lum shaklda arizalarni taqdim etadilar, biz ushbu arizalarni ko'rib chiqamiz. Bundan tashqari, qiziqarli narsalarni taklif qiladigan kompaniyalar qo'llaniladi. Biz ularni ko'rib chiqamiz, qiziqarli istiqbolli echimlarni tanlaymiz, bosh reja tuzamiz va tanlov asosida xaridlarni amalga oshiramiz. O‘tgan yili ushbu tadbir uchun 52 ta davlat buyurtmasi tuzilgan edi. Ya'ni har hafta shartnoma tuzardik.

Kompyuter haftaligi: Siz 11-asrdan boshlab arxivda saqlangan hujjatlar mavzusiga to'xtalib o'tdingiz, ammo arxivga yangi qog'oz hujjatlar ham kirib kelmoqda va bu juda katta massiv. Ular bilan qanday ishlaysiz? Ularni raqamlashtirish masalasi qanday hal qilinmoqda?

U. Biz uchun faqat bir narsa muhim: bu hujjatlar arxiv fondiga tegishlimi yoki yo‘qmi. Ya'ni, ular doimiy saqlash muddatiga bo'ysunadi yoki yo'q. Va keyin, foydalanish nuqtai nazaridan, bu 11-asr yoki 21-asr hujjatlarimi, bu mutlaqo muhim emas. Bu borada ular tengdir. Yana bir narsa shundaki, 11-asrdagi hujjatlar uchun bizda tabiiy ravishda sug'urta fondi va foydalanish fondi mavjud. Va bu noyob hujjatlar juda kamdan-kam hollarda shaxsan beriladi. Maxsus bor Davlat reestri Rossiya arxivining veb-saytida joylashtirilgan va ularning tavsiflari va elektron tasvirlarini o'z ichiga olgan Rossiya Federatsiyasining noyob hujjatlari.

Kompyuter haftaligi: Shu munosabat bilan elektron formatga tarjima qilingan hujjatlarni saqlash uchun qabul qilish osonroqdir? Masalan, qonunchilikka tegishli o'zgarishlar kadrlar hujjatlari, va arxivlar, ehtimol, uni elektron tarzda qabul qila oladimi?

U. Menimcha, ha. Lekin bu unchalik mantiqiy emas davlat arxivi qabul qilish zamonaviy hujjatlar Kadrlar bo'yicha, hozir yo'q. Nima uchun? Pensiyangizni hisoblaysizmi? Yemoq Pensiya jamg'armasi 2000 yildan buyon fuqarolarni ixtisoslashtirilgan ro'yxatga olishni tashkil etgan.

Kompyuter haftaligi: Shunday qilib, arxivlar 75 yil davomida saqlangan hujjatlarni qabul qilmaydi?

U. Yo'q, bizda uzoq vaqt bor. Va endi biz qog'oz hujjatlar uchun bu muddatni 75 yildan 15 yilgacha qisqartirishimiz uchun o'sha Pensiya jamg'armasi bilan faol muzokaralar olib bormoqdamiz. Ammo Pensiya jamg'armasi ularning elektron tizimi qulashi mumkinligidan qo'rqadi.

Va oxir-oqibat elektron shaklda bizga keladigan hujjatlar juda katta va mutlaqo alohida muammodir. Bular elektron hujjat aylanishiga oid savollar, elektron hujjatlar. Ularni qanday olish kerak, qanday saqlash kerak - bu alohida mavzu.

Kompyuter haftaligi: Bunday hujjatlar hali kelib tushmaganmi?

U. Yo'q, ular shunday qilishadi. GARF aholini ro'yxatga olish va qishloq xo'jaligini ro'yxatga olish materiallarini elektron shaklda qabul qildi. Yana bir narsa shundaki, bu ro'yxatga olishlar faqat elektron shaklda mavjud. Ammo ofis hujjatlarini ommaviy qabul qilish hali yo'q. Bu erda hal qilinmagan muammolar juda ko'p.

Kompyuter haftaligi: Tugatilgan tashkilotlarning hujjatlari haqida nima deyish mumkin? Ular saqlash uchun qabul qilinadimi?

U. Qabul qilamiz. To'g'ri, bankrotlik bo'yicha boshqaruvchilar kompaniya bankrot bo'lgan va tugatilgan taqdirda tugatilgan tashkilotlarning hujjatlarini tavsiflash uchun pul topishlari shart, lekin ular har doim ham uni topa olmaydi.

Kompyuter haftaligi: Rosarxiv boshchiligida 15 ta federal arxiv mavjud. Viloyat arxivlari hozirda bo‘limingiz nazoratidan tashqaridami?

U. Ha, ular ustidan bevosita nazorat yo'q. Ular itoat qiladilar ijro etuvchi organlar federatsiya sub'ektlari. Ba'zi joylarda bu mustaqil arxiv xizmatlari. Qaerdadir biz kabi madaniyat vazirliklari tarkibiga kiradilar. Qaerdadir - Adliya vazirligida yoki to'g'ridan-to'g'ri viloyat hokimligida. Ammo Sovet Ittifoqida mavjud bo'lgan va 2004 yilgacha mavjud bo'lgan hokimiyat vertikali, afsuski, endi mavjud emas. Hozircha biz uslubiy birlikni saqlab qolamiz. Viloyat arxivlariga qo‘limizdan kelgancha yordam beramiz. Rosarxiv vakillari har yili o'tkaziladigan tadbirlarda qatnashadilar federal okrug ilmiy-uslubiy kengashlar. Yilda bir marta Kengash o'tkaziladi arxiv ishi, bu erda butun mamlakat bo'ylab arxivchilar yig'iladi. Ya'ni, aloqalar saqlanib qoladi. Biz hazil qilamizki, arxivchi bu kasb bo‘lib, biror shaharda o‘zingizni pulsiz ham, narsasiz ham topib, o‘z hamkasblaringizga boring, ular sizni qabul qilishadi, ovqatlantirishadi va uyingizga yuborishadi. Haqiqatan ham hech bir kasbga xos bo‘lmagan birodarlik bor.

Kompyuter haftaligi: Suhbatingiz uchun tashakkur.

Yuqori texnologiya va jadal texnik taraqqiyot asrida, qachon raqamli texnologiyalar inson faoliyatining tobora ko'proq sohalarini qamrab oladi, moliyadan tortib kosmik sayohatga qadar, biznes hujjat aylanishida raqamli formatning barcha afzalliklaridan foydalanish mutlaqo mantiqiydir. Tobora ko'proq kompaniyalar barcha hujjatlarni tarjima qilishdan keladigan samaradorlikni anglab yetmoqda raqamli ko'rinish.

Bu qanday? hujjatlarni raqamlashtirish?

Asosan, bu qattiq tashuvchidagi hujjatni (bu qog'oz hujjatlar yoki tegishli tashuvchidagi audio-video yozuvlar bo'lishi mumkin) keyinchalik ko'rish, tahrirlash yoki nusxalash uchun mavjud bo'lgan kompyuter kodiga tarjima qilishdir.

Raqamli shakldagi hujjatlarning afzalliklarini ortiqcha baholash qiyin. An'anaviy ommaviy axborot vositalaridagi hujjatlardan farqli o'laroq, bunday hujjatlar:

• deyarli qarishga tobe emas,
• joy egallamang
• tahrirlash oson,
• nusxalash oson
• va eng muhimi, ular doimo qo'l ostida.

Elektron arxivni to'g'ri tashkil etish bilan har qanday kompaniyaning samaradorligi, shubhasiz, oshadi. Qog'oz arxivlar va hujjatlarni saqlash va saqlashning hojati yo'q, ish yuritish tezligi oshadi va texnologik jarayonlar. Ish uchun zarur bo'lgan hujjatlarni qabul qilish, tahrirlash va tarqatish ancha kam vaqt talab etadi. Shartnomalar matnlari, diagrammalar va chizmalar hujjatlarning qog'oz versiyalariga qaraganda ancha qisqa vaqt ichida topilishi, tahrirlanishi va chop etilishi mumkin.

Vaqtni tejash orqali biz samaradorlik va mahsuldorlikda katta yutuqlarga erishamiz.

Biroq, barcha ko'rinadigan soddaligiga qaramay, Hujjatlarni raqamlashtirish unchalik oddiy ish emas.

Hujjatlarni yuqori sifatli raqamlashtirish juda mashaqqatli va ko'p vaqt talab qiladigan jarayondir, chunki u nafaqat skanerlash jarayonining o'zini, balki qayta ishlanayotgan hujjat bilan qo'shimcha operatsiyalarni ham o'z ichiga oladi.

• raqamlashtirish uchun hujjat tayyorlash,
• ko'p sahifali hujjatni o'zaro bog'lash va keyinchalik tikish (agar ruxsat berilsa),
• iloji boricha mexanik shikastlanishlar, tiqilib qolishlar va burmalarni yo'q qilish;
• raqamlashtirish natijasini asl nusxa bilan solishtirish.

Hujjatlarni raqamlashtirish - bu hujjatning ma'lum maydonlarini keyinchalik tan olgan holda hujjatlarni raqamli shaklga o'tkazish. Agar siz ushbu xizmatga qiziqsangiz, nusxa ko'chirish markazimizga murojaat qiling. Biz sizga eng yaxshi narx va sifatni taklif qilamiz.

Raqamlashtirilgan shakldagi hujjat qulay va amaliydir. Ushbu xizmat kompaniyalarning o'tishlari tufayli mashhurlikka erishmoqda elektron hujjat aylanishi. Mijozlar ko'pincha nusxa ko'chirish markazimizga murojaat qilishadi va arxivlarni raqamlashtirish nima ekanligini so'rashadi. Biz ularga ushbu protsedura qanday ishlashi va uning qanday afzalliklari borligini batafsil aytib beramiz. Ikkinchisi orasida raqamlashtirilgan hujjatlarni ta'kidlash mumkin:

• qo'shimcha joy egallamang;
• tahrirlash oson;
• tartibli holatda - bu sizga aniq ma'lumotlarni tezda qidirish imkonini beradi

Agar kerak bo'lsa, istalgan faylni nusxalashingiz va chop etishingiz mumkin. Bularning barchasi bir necha daqiqa vaqt oladi.

Hujjatlarni raqamlashtirish jarayoni juda murakkab, ehtiyotkorlik va mas'uliyat talab qiladi. Boshlash uchun bizning mutaxassislarimiz amalga oshiradilar tayyorgarlik ishlari, qo'shishni amalga oshiring va keyin (ba'zi hollarda tikuv). Keyin mexanik shikastlanishlar yo'q qilinadi - hujjatdagi burmalar, shundan so'ng skanerlash to'g'ridan-to'g'ri amalga oshiriladi va shundan keyingina raqamlashtirish natijasi asl namuna bilan taqqoslanadi. Shunday qilib, arxiv hujjatlarini raqamlashtirish faqat ushbu ishning barcha nozik tomonlarini biladigan va tegishli tajribaga ega bo'lgan mutaxassis tomonidan amalga oshirilishi mumkin.

Raqamlashtirishga to'g'ri keladigan hujjatlar

Bizning nusxa ko'chirish markazimizda deyarli barcha hujjatlarni raqamlashtirishingiz mumkin. Bizga qog'oz namunasi, slayd, kitob, chizmalar, jurnal bilan keling. Foyda olish zamonaviy uskunalar, biz eng qisqa vaqt ichida barchasini elektron shaklga aylantiramiz.

Hujjatlarni raqamlashtirishda xizmat narxi materiallar miqdori, ularning sifati va sizda mavjud bo'lgan vaqtga qarab belgilanadi. Bizning menejerimiz ushbu ma'lumotlarning barchasini siz bilan tasdiqlaydi. Maslahatlashuv paytida u Moskvada hujjatlarni raqamlashtirish qanchalik zudlik bilan kerakligini va qanday byudjetga umid qilayotganingizni so'raydi. Har qanday holatda, biz siz uchun tanlab olishimizga ishonch hosil qiling eng yaxshi variant. Bizning yordamimiz bilan yaratilgan kataloglar va elektron arxivlar har doim qo'lingizda bo'ladi va siz izlashga vaqt sarflamaysiz zarur hujjat. Bu qanchalik qulay ekanligini tezda tushunasiz.