Tashkilotning chiquvchi hujjatlari. Kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni qayta ishlash qoidalari qanday? Qabul qiluvchiga chiquvchi xat yuborish

Kiruvchi hujjatlar quyidagi ishlov berish bosqichlaridan o'tadi:

1. Qabul qilish va birlamchi ishlov berish.

2. Dastlabki ko'rib chiqish.

3. Ro'yxatdan o'tish.

4. Hujjatlarni boshqaruvchiga topshirish.

5. Hujjatlarni rahbariyat tomonidan ko'rib chiqish.

6. Kiruvchi hujjatlar jurnaliga qarorlardan ma'lumotlarni kiritish.

7. Hujjatlarni ijrochilarga topshirish.

8. Bajarilishini nazorat qilish.

9. Hujjatlarni rasmiylashtirish.

10. Hujjatlarni faylga joylashtirish.

Muassasada kiruvchi yozishmalarni qabul qilish markazlashgan holda amalga oshiriladi DOW xizmati yoki kotib. Konvertlar ochiladi ("shaxsan" deb belgilanganlardan tashqari). Yuboruvchining manzilini aniqlash uchun faqat konvertdan foydalanish mumkin bo'lgan hollar bundan mustasno, konvertlar yo'q qilinadi. Barcha kiruvchi hujjatlar ro'yxatdan o'tgan va ro'yxatdan o'tmaganlarga ajratiladi.

Tashkilot tomonidan qabul qilingan barcha hujjatlar hujjatlar xizmatining eng malakali xodimlari tomonidan amalga oshiriladigan majburiy dastlabki ko'rib chiqilishi kerak. Ushbu xodimlar tashkilot tuzilishi, tarkibiy bo'linmalar, doiralar funktsiyalarini yaxshi bilishlari kerak. ish majburiyatlari menejerlar va mutaxassislar.

Hujjatlarni dastlabki ko'rib chiqish qabul qilingan hujjatlarni rahbariyat tomonidan majburiy ko'rib chiqishni talab qiladigan va bevosita tarkibiy bo'linmalar va mas'ul ijrochilarga yuboriladigan hujjatlarga taqsimlash maqsadida amalga oshiriladi. holda dastlabki ko'rib chiqish bevosita tarkibiy bo‘linmalarga yoki mansabdor shaxslarga yuborilgan hujjatlar belgilangan manzilga o‘tkaziladi.

Hujjatlarni dastlabki ko'rib chiqish, agar ular ish vaqtidan tashqari qabul qilingan bo'lsa, qabul qilingan kuni yoki keyingi kuni amalga oshirilishi kerak.

Kiruvchi hujjatlarni ro'yxatga olish hujjatning birinchi sahifasining old tomonining pastki o'ng burchagiga qo'l shtampidan foydalangan holda ro'yxatdan o'tkazish muhrini qo'yish va muhrga hujjatning sanasi va indeksini kiritish va tegishli yozuvni kiritish orqali amalga oshiriladi. ro'yxatga olish jurnali yoki ro'yxatga olish nazorati kartasi.

Hukumatdan olingan hujjatlar va yuqori organlar, unda tashkilot faoliyatining asosiy masalalari to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud va boshqaruv qarorlarini talab qiladi. Xizmat tomonidan dastlabki ko'rib chiqilgandan keyin boshqa hujjatlar hujjatlarni qo'llab-quvvatlash ijrochilarga yuboriladi.

Hujjatlarni qayta ishlash va ijrochilarga topshirish hujjatlar hujjatlarni qo‘llab-quvvatlash xizmatiga kelib tushgan kuni yoki agar ular ish vaqtidan tashqari qabul qilingan bo‘lsa, birinchi ish kunida amalga oshirilishi kerak.

Qarorlari bir nechta tarkibiy bo'linmalar tomonidan amalga oshiriladigan hujjatlar ularga birma-bir yoki bir vaqtning o'zida nusxalarda topshiriladi. Asl nusxa qarorda birinchi ko'rsatilgan mas'ul ijrochiga topshiriladi. Hujjatlarni takrorlash zarurati va nusxalar soni ijroni tashkil etuvchi shaxs tomonidan belgilanadi.

Qabul qilingan hujjat bo'yicha zudlik bilan qaror qabul qilish zarur bo'lsa, hujjat tashkilot rahbariyati tomonidan ko'rib chiqilgunga qadar pudratchiga uning mazmuni bilan tanishishga ruxsat beriladi.

Chiqish hujjatlari tashkilotdan yuborilgan hujjatlardir. Ularni qayta ishlash quyidagi bosqichlarni o'z ichiga oladi.

11. Pudratchi tomonidan hujjat loyihasini tuzish.

12. Hujjat loyihasini vakolatli shaxslar bilan kelishish.

13. Hujjat loyihasining to'g'riligini tekshirish.

14. Hujjatning boshqaruvchi tomonidan imzolanishi.

15. Hujjatni rasmiylashtirish.

16. Hujjatni adresatga yuborish.

17. Hujjatning ikkinchi nusxasini (nusxasini) faylga kiritish.

Hujjat loyihasi kotib yoki boshqa xodim tomonidan tuziladi va manfaatdor mansabdor shaxslar yoki tarkibiy bo'linmalar bilan kelishiladi. Tayyorlangan hujjatni imzolash uchun topshirishdan oldin ijrochi hujjatning mazmuni va uning ilovasini, hujjatning to‘g‘riligini, zarur rekvizitlarning mavjudligini tekshirishi kerak. Chiqish hujjatlari ikki nusxada tuziladi, bir nusxada tuzilgan faks va telefon xabarlari bundan mustasno.

Tayyorlangan hujjat loyihasi tashkilot rahbariga imzolash uchun taqdim etiladi. Rahbar ikki nusxani imzolagandan so'ng, hujjat chiquvchi hujjatlarni ro'yxatga olish jurnalida ro'yxatga olinadi.

Chiqish hujjatlarini jo'natish jarayoni saralash, qadoqlash, pochta orqali qayta ishlash va pochta bo'limiga etkazib berishni o'z ichiga oladi.

Hujjatlarni qayta ishlash va jo'natish markazlashtirilgan tarzda ekspeditsiya yoki hujjatlarni ta'minlash xizmati xodimlari tomonidan tarkibiy bo'linmalardan kelib tushgan kuni yoki keyingi ish kunidan kechiktirmay amalga oshiriladi.

Hujjatlarni idorada roʻyxatdan oʻtkazmasdan joʻnatish yoki oʻtkazishga yoʻl qoʻyilmaydi.

Kompaniyadan yuborilgan hujjatlar chaqiriladi chiquvchi , u bilan ishlash sxemasi protseduralar ketma-ketligi sifatida taqdim etilishi mumkin.

Chiquvchi qayta ishlanmoqda(yuborilgan) hujjatlar quyidagi operatsiyalardan iborat:

¨ hujjat tuzish;

¨ hujjat loyihasini tasdiqlash;

¨ kotib tomonidan hujjat loyihasining to'g'riligini tekshirish;

¨ hujjatni menejer tomonidan imzolash va tasdiqlash (agar kerak bo'lsa);

¨ hujjatni ro'yxatdan o'tkazish (jurnalda yoki kartada);

¨ hujjatni qabul qiluvchiga yuborish;

¨ hujjatning ikkinchi nusxasini (nusxasini) faylga topshirish.

Loyiha chiquvchi hujjat ijrochi tomonidan tuziladi, uning rasmiylashtirilishining to'g'riligi kotib-yordamchi tomonidan tekshiriladi. Chiqish hujjatlari 2 nusxada tuziladi, faktlar va telefon xabarlari bundan mustasno (1 nusxa). Ba'zi hollarda, chiquvchi hujjatning loyihasi kompaniyaning boshqa mutaxassislari bilan kelishilgan bo'lishi kerak. Bu muvofiqlashtirish viza bilan beriladi.

Tayyorlangan hujjatni imzolash uchun topshirishdan oldin, ijrochi kerak uning mazmuni va hujjatga qo'shimchalarini tekshiring.

Kotib tekshiradi:

· dizaynning to'g'riligi,

· Kerakli tafsilotlarning mavjudligi.

· hujjatlarning amaldagi standartlarga muvofiqligi; tartibga soluvchi talablar;

· qo'shimchalar mavjudligi va asosiy hujjatda ko'rsatilgan varaqlar soni;

· manzilning mavjudligi;

· nusxalar sonining oluvchilar soniga mos kelishi;

Noto'g'ri to'ldirilgan hujjatlar qayta ko'rib chiqish uchun ijrochilarga qaytariladi.

Chiqish hujjatining tayyorlangan loyihasi kompaniya rahbariga yoki tarkibiy bo'linma rahbarlariga imzolash uchun taqdim etiladi. Rahbarning huquqi bor imzolangan hujjatga uning yuridik kuchini buzmaydigan o‘zgartirish va qo‘shimchalar kiritish yoki pudratchiga qayta ko‘rib chiqish uchun qaytarish. Pudratchi hujjatning barcha nusxalariga o'zgartirish va qo'shimchalar kiritishi shart.

Menejer imzolagandan keyin chiquvchi hujjatning ikki nusxasi kotib-referentga topshiriladi ro'yxatdan o'tish. Yuborilgan hujjatlar Chiqish hujjatlari jurnalida ro'yxatga olinadi

Chiqish hujjatlari jurnali shakli

Ro'yxatdan o'tgandan keyin va chiquvchi hujjatga raqam berish u ikkala nusxada qo'lda yoki mashinada yozilgan bo'lishi kerak.

Hujjatlarni jo'natish uchun qabul qilishda xodim tekshiruvlar:

· nomenklatura bo'yicha ishning sanasi va indeksining mavjudligi;

· ijrochining familiyasi va uning ofis telefon raqamining mavjudligi;

· imzo, muhrning mavjudligi (agar kerak bo'lsa).

Yuborilgan yozishmalar qayta ishlanmoqda saralash, konvertlarga kiritish, jo‘natish kiradi.

Chiqish hujjatlari chop etiladi, qoida tariqasida, ikki nusxada. Birinchidan, rahbariyat tomonidan imzolangan, qabul qiluvchiga yuborilgan, ikkinchi (misol) yuborilgan xat va faksning yagona nusxasi yozishmalar faylida saqlanadi.

Xat-xabar yuboriladi kunduzi, telegrammalar - darhol. Agar hujjat boshqa tashkilotga yuborilgan; qaytarilishi kerak, u muhr bosilishi yoki "Qaytarilishi mumkin" deb belgilanishi kerak va ro'yxatga olish kartasi yoki jurnalida bir xil eslatma qo'yilishi kerak.

Chiqish hujjatlari yuborilishi mumkin: pochta orqali; kurer orqali; faks orqali; elektron pochta orqali.

Chiqish hujjatlarini qayta ishlash bosqichlari:

Hujjatni menejer tomonidan imzolash (agar kerak bo'lsa, tasdiqlash);

Hujjatni ro'yxatdan o'tkazish;

Hujjatni qabul qiluvchiga yuborish;

Hujjatning ikkinchi nusxasini (nusxasini) faylga kiritish.

Loyiha chiquvchi hujjat boshqaruvchi nomidan mas'ul ijrochi tomonidan tuzilgan.

Chiqish hujjatlari ikki nusxada tuziladi, bir nusxada tuzilgan fakslar bundan mustasno.

Chiqish hujjatining to'g'riligini tekshirish kotib-yordamchi yoki ofis boshqaruvi xizmatining xodimi tomonidan amalga oshiriladi. Hujjatni rasmiylashtirishda xatolar aniqlangan taqdirda, u pudratchiga qayta ko'rib chiqish uchun qaytariladi.

Chiqish hujjatining loyihasi korxonaning boshqa mutaxassislari bilan kelishilishi mumkin. Bunday shartnoma tuziladi viza. Chiqish hujjatining tayyorlangan loyihasi tashkilot rahbariga imzolash uchun taqdim etiladi. Shu bilan birga, boshqa hujjatlar ham taqdim etilishi mumkin, ular asosida chiquvchi hujjat loyihasi tuziladi (tashabbus xatlari, shikoyatlar, shartnomalar, aktlar, qoidalar va h.k.).

Qabul qiluvchiga tasdiqlanishi kerak bo'lgan va muallifi korxona bo'lgan ko'rsatmalar, qoidalar, nizomlar, aktlar yoki boshqa hujjatlar yuborilgan bo'lsa, ularga imzo o'rniga tasdiqlash muhri qo'yiladi.

Korxona rahbari ko'rib chiqilayotgan hujjatga o'zgartirish va qo'shimchalar kiritish yoki uni pudratchiga qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish huquqiga ega. Rahbar ikki nusxada imzo qo'ygandan so'ng, hujjat "Chiqish hujjatlarini ro'yxatga olish jurnali" da ro'yxatdan o'tkazish uchun kotib-referentga yoki ish yuritish xizmati xodimiga topshiriladi.

Raqamni ro'yxatdan o'tkazgandan va berilgandan so'ng uni qo'l yozuvi yoki chiquvchi hujjatning ikkala nusxasiga raqam bilan qo'yish kerak.

Keyin chiquvchi hujjatlar o'sha kuni oluvchiga yuboriladi yoki yirik tashkilotlarda ular jo'natish uchun ofisni boshqarish xizmatiga (ekspeditsiyaga) o'tkaziladi.

Yuborilgan xatning ikkinchi nusxasi (faksning bitta nusxasi) ish qo'zg'atildi chiquvchi yozishmalar bilan.

Ichki hujjatlar bilan ishlash

Tayyorgarlik va ro'yxatga olish bosqichlarida Ichki hujjatlar bilan ishlash tartibi chiquvchi hujjatlar bilan bir xil:

Pudratchi tomonidan hujjat loyihasini tuzish;

Hujjat loyihasining to'g'riligini tekshirish;

Hujjat loyihasini tasdiqlash;

Hujjatni menejer tomonidan imzolash (tasdiqlash - kerak bo'lganda);

Hujjatni ro'yxatdan o'tkazish (korxona hujjatlarining xavfsizligini ta'minlash uchun talablarning ortishi yoki katta hajmdagi hujjatlar bilan).

Amalga oshirish va tugatish bosqichlarida Ichki hujjatlar bilan ishlashda operatsiyalar tartibi kiruvchi hujjatlar bilan bir xil:

Hujjatni ijrochiga topshirish (bir nechta ijrochilar mavjud bo'lsa, hujjatni nusxalash);

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish;

Hujjatni rasmiylashtirish;

Bajarish belgisi;

Bajarilgan hujjatni faylga kiritish.

HUJJATLARNI RO‘YXATDA QILISH

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish hujjat to'g'risidagi buxgalteriya ma'lumotlarining belgilangan shakldagi yozuvi, uni yaratish, jo'natish yoki qabul qilish faktini qayd etish.

Ta'rifdan kelib chiqqan holda, ro'yxatga olish, birinchi navbatda, beradi yuridik kuch hujjat, chunki u yaratilgan yoki olinganligi faktini qayd etadi. Hujjat ro'yxatga olinmaguncha, uning raqamini olmagan, rasmiylashtirilmagan, u hali mavjud emas. Masalan, tartib, rezolyutsiya va boshqalar. Agar qabul qilingan hujjat ro'yxatdan o'tmagan bo'lsa, tashkilot buning uchun javobgar emas, chunki qabul qilish fakti tasdiqlanmagan.

Roʻyxatdan oʻtish talab qilinadi:

Hujjatlarning xavfsizligini ta'minlash;

Hujjatlarni qidirish qulayligi uchun;

Hujjatlarning bajarilishini hisobga olish va nazorat qilish.

Tashkilotda yaratilgan va foydalaniladigan va boshqa tashkilotlarga yuborilgan buxgalteriya hisobi, rasmiylashtirilishi va ma'lumot maqsadlarida foydalanish (ma'muriy, rejalashtirish, hisobot, buxgalteriya va statistik, buxgalteriya, moliyaviy va boshqalar) barcha hujjatlar ro'yxatga olinishi kerak; yuqori, quyi va boshqa tashkilotlar va shaxslardan kelib tushadi.

Shu bilan birga, ro'yxatdan o'tmagan hujjatlar ham mavjud, ular orasida:

bosma nashrlar(kitoblar, jurnallar, axborot byulletenlari);

axborot materiallari, ma'lumot uchun nusxalarda yuboriladi;

tabrik xatlari va telegrammalar;

narxlar ro'yxati;
taklifnomalar;

konferentsiyalar, uchrashuvlar dasturlari;

Hujjatlar tashkilotda bir marta ro'yxatdan o'tkaziladi: tuzilgan - imzolangan yoki tasdiqlangan kuni, olingan - olingan kuni. Kiruvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishda ro'yxatga olish muhrida olingan sana va indeks ko'rsatiladi.

Ro'yxatga olingan hujjat bir bo'limdan boshqasiga o'tkazilganda, u qayta ro'yxatdan o'tkazilmaydi.

Ro'yxatdan o'tgan deb tasniflangan har bir hujjat o'ziga xos hujjatni oladi ro'yxatga olish raqami, ro'yxatdan o'tgan hujjatlar qatoridagi tartib raqamidan iborat bo'lib, qidiruv topshiriqlari asosida ishlar nomenklaturasi bo'yicha indekslar bilan to'ldirilishi mumkin. Bunda ma’muriy-axborot-ma’lumotnoma hujjatlariga tartib raqamlari har bir hujjat turi uchun kalendar yilida alohida beriladi.

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish shakllari:

Markazlashtirilgan;

Markazlashtirilmagan;

Aralashgan.

Markazlashtirilgan tizim barcha ro'yxatga olish operatsiyalari bir joyda (ekspeditsiya, ofis ishi xizmati) yoki bitta xodim, masalan, kotib yordamchisi tomonidan amalga oshirilishini nazarda tutadi. Bunday tizim korxona hujjatlari uchun yagona ma'lumot markazini yaratishga imkon beradi va yagona ro'yxatga olish tartibini o'rnatadi.

Markazlashtirilmagan tizim ro'yxatga olish operatsiyalarini amalga oshirishni o'z ichiga oladi tarkibiy bo'linmalar(hujjatlarni tayyorlash yoki rasmiylashtirish joylari). Masalan, rejalashtirish hujjatlari - rejalashtirish bo'limida, xaridlar - ta'minot bo'limida, ma'muriy hujjatlar tashkilot rahbari tomonidan imzolangan asosiy faoliyat bo'yicha, yuqori tashkilotlardan olingan yoki ular tomonidan yuborilgan hujjatlar - boshqaruvning hujjatlashtirish xizmatida va boshqalar.

Aralashgan tizim ba'zi hujjatlarni (odatda eng muhimlarini) markazlashtirilgan tarzda ro'yxatdan o'tkazishni nazarda tutadi, boshqa qismi esa tarkibiy bo'linmalarda ro'yxatga olinadi.

Ro'yxatga olingan hujjatlar bir necha guruhlarga bo'linadi, ularning har biri alohida ro'yxatdan o'tgan:

Kirish hujjatlari;

Chiqish hujjatlari;

Ichki hujjatlar;

Tijorat shartnomalari;

Kirishni cheklash muhri bo'lgan hujjatlar.

O'z navbatida, ro'yxatga olish paytida ichki hujjatlar hujjat turlari bo'yicha guruhlarga bo'linadi, ularning har biri alohida ro'yxatga olinadi. Masalan: asosiy faoliyat bo'yicha buyurtmalar buyurtmalardan alohida ro'yxatga olinadi xodimlar, protokollar, aktlar va boshqalar.

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishning uchta shakli mavjud: jurnal, karta va avtomatlashtirilgan.

Quyidagi ro'yxatga olish tafsilotlari o'rnatiladi:

tashkilot nomi (muallif yoki muxbir);
hujjat turining nomi;
hujjatning sanasi va ro'yxatga olish raqami;
olingan sana va indeks;
matn sarlavhasi ( xulosa hujjat);
rezolyutsiya (ijrochi, buyruq mazmuni, muallif, sana);
hujjatni bajarish muddati;
hujjatning bajarilishi va faylga yuborilishi haqida eslatma.

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun jurnal shakli tarixan eng qadimgi ro'yxatga olish shaklidir.

Hozirgi vaqtda u faqat hujjatlarni yozib olish birinchi o'rinda bo'lganda foydalaniladi, fuqarolarning da'volarini oldini oladi va ziddiyatli vaziyatlar. Masalan, ta'lim to'g'risidagi hujjatlarni berishda, ish yozuvlari, o'tadi. Bular, qoida tariqasida, ro'yxatga olish indeksi seriya raqamidan iborat bo'lgan hujjatlardir. Jurnal tizimini juda oz miqdordagi hujjatlar qabul qilingan holda tark etishingiz mumkin. Boshqa barcha hollarda jurnalni ro'yxatga olish varaqasi eskirgan, chunki hujjatlarning bajarilishini va ular bo'yicha ma'lumotnoma ishlarini nazorat qilishni qiyinlashtiradi.

Jurnalni ro'yxatdan o'tkazish shakli bitta muhim kamchilik- jurnal yozuvlarni tartibga sola olmaydi. Ushbu ro'yxatga olish shaklidan foydalanganda siz kiruvchi hujjatlar, chiquvchi hujjatlar va ma'muriy hujjatlarni ro'yxatga olish uchun alohida jurnallar yaratishingiz kerak.

Da hujjatni ro'yxatdan o'tkazish uchun karta shakli Hujjatlar uchun ro'yxatga olish va nazorat qilish kartochkalari tuziladi, ular qo'llaniladigan tasniflagichlarga muvofiq vazifalarga qarab fayl kabinetlariga shakllantiriladi.

Ro'yxatga olish uchun kartalardan foydalanish hujjatni qidirish samaradorligini sezilarli darajada oshiradi va shu bilan birga jurnal shakliga nisbatan ro'yxatga olish jarayonining murakkabligini kamaytiradi.

Qoida tariqasida, quyidagi mustaqil fayl kabinetlari qoldiriladi:

ma'lumotnoma, nazorat va ma'lumotnoma;
fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari bo'yicha ishlarni yuritadi;
buyruqlar, qarorlar va boshqalar uchun tematik (kodifikatsiya) fayllar.

Nazorat va mos yozuvlar fayllari ikki qismga bo'linadi: bajarilmagan va bajarilgan hujjatlar uchun. Fayllar kabinetining birinchi qismi hujjatlarni bajarish jarayonida ma'lumotlarni yozib olish va qidirish uchun ishlatiladi va nazorat funktsiyasi. Undagi kartalar ijrochilar, tarkibiy bo'linmalar, muxbirlar va hujjatlarni bajarish muddatlari bo'yicha tizimlashtirilishi mumkin. Hujjatlarni rasmiylashtirish jarayonida ularga kerakli belgilar qo'yilgan kartochkalar kartotekaning birinchi qismidan ikkinchi qismning tegishli bo'limlari va sarlavhalariga o'tkaziladi. Fayllar kabinetining ikkinchi qismi allaqachon bajarilgan hujjatlarni qidirish uchun ishlatiladi. Kartotekaning ushbu qismidagi kartochkalar savollar, muxbirlar, ishlar ro'yxati va boshqalar bo'yicha tizimlashtirilishi mumkin.

Hujjatlarning mazmunini to'liqroq ochish uchun, tematik (kodifikatsiya) karta fayllari, unda:

Hujjat matnida mavjud bo'lgan har bir savol uchun alohida karta tuziladi, shuning uchun bitta hujjat, mazmuniga qarab, bir nechta kartalarga yozilishi mumkin;
ma'lumotlar tashkilot faoliyati bilan bog'liq masalalarning ichki tizim tasniflagichi sarlavhalariga muvofiq tizimlashtiriladi.

Tematik karta fayllari faqat ma'lumot uchun ishlatiladi, ular nazorat fayllari sifatida ishlatilmaydi.

Ro'yxatga olish va nazorat qilish kartasining shakli va undagi rekvizitlarning joylashuvi tashkilotning o'zida aniqlanishi va ofis boshqaruvi ko'rsatmalarida qayd etilishi mumkin. Taklif qila olasizmi quyidagi shakl A5 (148x210 mm) yoki A6 (105x148 mm) formatdagi ro'yxatga olish kartasi

old tomoni

teskari tomon

Guruch. 1. Ro'yxatga olish shakli va muddatli faylni nazorat qilish kartasi

Hujjatlarni ro'yxatga olishning avtomatlashtirilgan (elektron) shakli maxsus yordamida amalga oshiriladi dasturiy ta'minot, bu shaxsiy kompyuterlarda (yoki serverda va tarmoqqa ulangan shaxsiy kompyuterlarda) o'rnatiladi.

Avtomatlashtirilgan ro‘yxatga olish blankasidan foydalanilganda hujjat haqidagi ma’lumotlar ma’lumotlar bazasida saqlanadigan elektron ro‘yxatga olish-nazorat kartasiga kiritiladi. Tafsilotlar to'plami va ro'yxatga olish va nazorat kartasining turi har xil dasturiy ta'minot tizimlari boshqacha bo'lishi mumkin.

Avtomatlashtirilgan ro'yxatga olish shakli hozirda ko'plab tashkilotlarda keng qo'llaniladi, chunki... Ro'yxatga olishning jurnal va karta shakllariga nisbatan bir qator muhim afzalliklarga ega, xususan:

istalgan rekvizit yoki ro'yxatga olish va nazorat kartasi ma'lumotlaridan foydalangan holda hujjatlarni tezkor qidirish;
hisobotlarni, xulosalarni avtomatik shakllantirish, hujjatlar bo'yicha ma'lumotnoma va tahliliy ishlarni olib borish;
hujjatning bajarilishini avtomatik nazorat qilish;
bir vaqtning o'zida bir nechta ish joylarida hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish imkoniyati;
barcha hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarni bitta ma'lumotlar bazasiga va boshqalarga integratsiyalashgan holda tarkibiy bo'linmalarda hujjatlarni markazlashmagan holda ro'yxatga olishni tashkil etish imkoniyati.

Chiquvchi hujjatlarni kiruvchi va ichki hujjatlardan qanday ajratish mumkinligini, 2016 yilda chiquvchi hujjatlar qanday tartibda ro'yxatga olinganligini, ro'yxatga olish shaklida tashkilotning chiquvchi hujjatlarini ko'rsatish uchun qanday ma'lumotlardan foydalanilganligini, chiquvchi hujjatlarni qayta ishlashning qaysi bosqichlarini o'z ichiga olganligini bilib oling. qanday hollarda chiquvchi hujjatlar hujjatlari jurnalini yuritish maqsadga muvofiqdir.

Ushbu maqoladan siz quyidagilarni bilib olasiz:

chiquvchi hujjatlar kiruvchi va ichki hujjatlardan qanday farq qiladi;
2016 yilda chiquvchi hujjatlar qanday ro'yxatga olingan;
qanday turdagi chiquvchi hujjatlar mavjud;
chiquvchi hujjatlar qanday rasmiylashtiriladi va qayd etiladi;
2016 yilda chiquvchi hujjatlar jurnalini yuritish kerakmi?

Tashkilotning barcha hujjat aylanishini uchta asosiy oqimga bo'lish mumkin: chiquvchi, kiruvchi va ichki. Kiruvchi hujjatlar - bu tashqaridan kelgan hujjatlar, ichki hujjatlar - bu ichki foydalanish uchun ishlab chiqilgan va tashkilotdan chiqmaydigan hujjatlar. Chiqish hujjatlarining hujjat aylanishi ularni muassasadan tashqariga jo'natishni o'z ichiga oladi. Yuborishdan oldin barcha chiquvchi hujjatlar tashkilotda qabul qilingan tartibga muvofiq qayta ishlanadi.

Chiqish hujjatlarini qayta ishlash

2016 yilda chiquvchi hujjatlarni standart qayta ishlash bir necha bosqichda amalga oshiriladi:

loyihani tuzish;
tasdiqlash (ko'rish);
ro'yxatga olish;
jo'natish.

Hujjatni tayyorlash ijrochi tomonidan amalga oshiriladi, u keyinchalik uzatadi tugallangan loyiha tasdiqlash bo'yicha. Agar loyiha barcha talablarga javob bersa, unga kerakli rekvizitlar qo'yiladi (imzo, sana, muhr, kerak bo'lsa, tasdiqlash muhri va boshqalar). Agar ijrochi, loyiha kim bilan kelishilgan, har qanday istak va mulohazalarini bildirgan, ular kiritilgan yozma ravishda loyihaga murojaat qildi va qayta ko'rib chiqish uchun qaytarildi. Faqat yakuniy ma'qullangandan so'ng, barcha vizalar bilan hujjat ro'yxatdan o'tish va ofisga yuborish uchun taqdim etiladi.

Qaysi birini aniqlang oluvchilarga yozishmalarni yetkazib berish kanallari eng ishonchli deb hisoblanadi

Chiqish hujjatlarini tayyorlash

Chiqish hujjatlarini keyingi qayta ishlash kotiblar yoki kotiblar tomonidan amalga oshiriladi. Tegishli shaklda chop etilgan va tasdiqlangan hujjat loyihasini olgandan so'ng, kotib barcha kerakli rekvizitlarning mavjudligini tekshiradi. Hujjatning bajarilishi tashkilotda belgilangan qoidalar va standartlarga zid emasligiga ishonch hosil qilgandan so'ng, u ro'yxatga olish ma'lumotlarini ish yuritish bo'limi tomonidan qo'llaniladigan shaklga kiritish orqali uni ro'yxatdan o'tkazadi.

Ro'yxatga olishning uchta asosiy shakli mavjud - jurnal, karta va avtomatlashtirilgan. Ikkinchisi eng qulay va oqilona hisoblanadi, chunki u sizga turli xil ish joylarida ro'yxatdan o'tishga imkon beradi va barcha ro'yxatga olish ma'lumotlarini darhol qo'shadi. umumiy asos, bu axborot va ma'lumotnoma ishini osonlashtiradi va hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish qobiliyatini sezilarli darajada yaxshilaydi. Karta shakli qog'oz faylni yaratishni o'z ichiga oladi va ro'yxatga olish kartasi shakli tashkilotning o'zi tomonidan ishlab chiqiladi. Shuningdek, amaliyotda jurnal tizimi ko'pincha barcha hujjatlar uchun emas, balki faqat eng muhimlari uchun ishlatilishi mumkin.

Tahlil qilinmoqda hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish qoidalari mutaxassis bilan birgalikda

Chiqish hujjatlari jurnali

Chiqish hujjatlari jurnali qanday ko'rinishga ega? Qog'ozlar bilan ishlash qulayligi uchun tashkilotlar odatda qayd etilgan hujjatning har bir turi uchun alohida jurnal shaklini tasdiqlaydi, ayniqsa ular ayniqsa muhim yoki maxfiy ma'lumotlarni yuborish bilan shug'ullanishlari kerak bo'lsa. Hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlar jurnalga ular qayta ishlangan va yuborilgan tartibda kiritiladi, shuning uchun farqli o'laroq avtomatlashtirilgan tizimlar buxgalteriya hisobi va ro'yxatga olish, uni bir vaqtning o'zida ikki yoki undan ortiq xodim to'ldirishi mumkin emas. Jurnalni ro'yxatga olish tizimidan faqat hujjat aylanishi ahamiyatsiz bo'lgan tashkilotlarda foydalanish tavsiya etilishining sabablaridan biri bu. Bundan tashqari, eng muhim hujjatlar uchun alohida jurnal yaratishingiz mumkin.

Chiqish hujjatlarini ro'yxatdan o'tkazish

2016 yilda chiquvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish nazarda tutiladi majburiy to'ldirish ro'yxatga olish shakli (qog'oz yoki elektron shaklda). Odatda shaklda ko'rsatilgan tafsilotlarga quyidagilar kiradi:

hujjatni tayyorlashda ishtirok etuvchi bo'limning nomi va pudratchining rekvizitlari;
chiquvchi hujjat raqami va uni tasdiqlash sanasi;
adresat tafsilotlari va hujjatning qisqacha mazmuni, shuningdek kutilayotgan javobning maqsadli sanasi;
agar yuborilayotgan xabar unga javob bo'lsa, kiruvchi hujjatga havola;
yuborilgan hujjatning nusxasi berilgan faylning indeksi.

Hujjat aylanish tizimlari oʻrtasida elektron xabarlar almashinuvining yagona formati tasdiqlandi

Zarur bo'lganda, ro'yxatga olish shakliga hujjat to'g'risidagi boshqa ma'lumotlar qo'shiladi - varaqlar va qo'shimchalar soni, topshirish tartibi va ijro belgilari ko'rsatiladi. Kelgusida tezkor ma'lumot olish uchun - javob hujjatlarini kiruvchi so'rov hujjatlari kartalarida ro'yxatdan o'tkazish tavsiya etiladi.

Chiqish hujjatlarini hisobga olish

2016 yilda chiquvchi hujjatlarni hisobga olish ikki bosqichda tayinlangan noyob raqamlar yordamida amalga oshiriladi. Birinchi indeks hujjat loyihasiga tashkilotda qabul qilingan nomenklaturaga muvofiq raqamlangan ijrochi tomonidan joylashtiriladi (odatda uning nusxasi kelajakda saqlanadigan bo'lim va faylning raqami ko'rsatiladi). Ikkinchi indeks ofis xodimi yoki ro'yxatga olishni amalga oshiruvchi kotib tomonidan qo'yiladi va ro'yxatga olish varaqasidan o'tkazilgan chiquvchi hujjatning seriya raqamini ko'rsatadi.

Ular nima bo'lishi kerakligi haqida tashkilotda ish yuritishning birinchi bosqichlari,"Kotib va ofis menejeri ma'lumotnomasi" jurnalida o'qing

Chiqish hujjatlarining turlari

Tashkilotning chiquvchi hujjatlari proaktiv yoki reaktiv bo'lishi mumkin, ular ilgari olingan og'zaki yoki yozma so'rovlarga javoban yuboriladi. Shuningdek, siz jo'natuvchi hujjatlarni shaxs yoki boshqa muassasa bo'lishi mumkin bo'lgan qabul qiluvchi turi bo'yicha tasniflashingiz mumkin. Ajratish va turli xil turlari mazmuni (axborot va ma'lumotnoma, tashkiliy-ma'muriy) yoki shakli (buyruqlar, hisobotlar, so'rovlar, shartnomalar, eslatmalar, qarorlar, schyot-fakturalar va boshqalar) bo'yicha chiquvchi hujjatlar.

Agar biz ko'p sonli filiallari yoki quyi bo'limlari bo'lgan jo'natuvchi haqida gapiradigan bo'lsak, tashkilotning chiquvchi hujjatlari asosan buyruqlar (ko'rsatmalar), qarorlar va ko'rsatmalar ustunlik qiladigan tashkiliy-ma'muriy xususiyatga ega. Hamkor kompaniyalar asosan hisob-fakturalar, shartnomalar, so'rovlar va ma'lumot xatlari, va quyi bo'g'indagi tashkilotlar va filiallar muntazam ravishda yuqori darajadagi adresatlarga eslatma va hisobotlar yuboradi.

Biriktirilgan fayllar

Chiquvchi yozishmalar jurnali (shakl).doc
Kiruvchi yozishmalar jurnali (shakl).doc
Ish tavsifi kotib (shakl).doc

Faqat obunachilar uchun mavjud

Chiquvchi yozishmalar jurnali (namuna).doc
Kiruvchi yozishmalar jurnali (namuna).dok
Kotibning ish tavsifi (namuna).dok

Chiqish hujjatlarini qayta ishlash va jo'natish markazlashtirilgan tartibda yoki kotib tomonidan amalga oshiriladi va quyidagi bosqichlardan iborat:

hujjat loyihasini ishlab chiqish;

hujjat loyihasini tayyorlash;

uni tasdiqlash (ko'rish);

hujjatni tasdiqlash (imzolash, tasdiqlash, muhrlash, imzolangan sana, ro'yxatga olish indeksi);

hujjatni qabul qiluvchiga yuborish;

foydalanish uchun nashrning nusxasini topshirish.

Chiqish hujjatlari bilan ishlash misolda keltirilgan sxema bo'yicha amalga oshiriladi

Chiquvchi hujjatni tayyorlashni boshlab, pudratchi yig'adi va qayta ishlaydi zarur ma'lumotlar, keyin hujjat loyihasini yaratadi.

Kerakli maslahatlashuvlar va loyihani yakunlashdan so'ng, ijrochi hujjat loyihasini tuzadi, uni ma'qullaydi va uni barcha manfaatdor shaxslar e'tiboriga etkazadi, ular ham uni ma'qullaydi.

Agar tashqi tasdiqlash zarur bo'lsa, hujjat loyihasida "Tasdiqlash shakli" tuziladi.

Chiqish hujjatlari ikki nusxada tuziladi, faks va telefon xabarlari bundan mustasno. Hujjatning birinchi sahifasi blankada, keyingi sahifalari va nusxasi standart qog'oz varaqlarida tuziladi.

Belgilangan shaklda tayyorlangan va rasmiylashtirilgan hujjat loyihasi uni tayyorlash uchun asos bo'lgan barcha materiallar bilan birgalikda rahbarga imzolash uchun taqdim etiladi.

Ikki nusxada imzolangandan so'ng, hujjat imzolangan sana ko'rsatiladi, shundan so'ng hujjat belgilangan shaklda ro'yxatga olinadi va qabul qiluvchiga yuboriladi.

Davolash va yuborish chiquvchi hujjatlar markaziy yoki kotib tomonidan amalga oshiriladi va quyidagi bosqichlardan iborat

Davolash chiquvchi hujjatlar. Davolash va yuborish chiquvchi hujjatlar

Keyingi savol ». Davolash chiquvchi hujjatlar. Davolash va yuborish chiquvchi hujjatlar markazlashtirilgan yoki kotib tomonidan amalga oshiriladi va iborat.

- qabul qilish va boshlang'ich davolash kiruvchi hujjatlar
Chiquvchi(yuborilgan) hujjatlar(xatlar, ma'muriy hujjatlar, xulosalar, hisobotlar va boshqalar) ayiq...

Davolash chiquvchi hujjatlar. Davolash va yuborish chiquvchi hujjatlar markazlashtirilgan yoki kotib tomonidan amalga oshiriladi va ... ko'proq tafsilotlardan iborat ".

...tashkilot joriy saqlash hujjatlar, yuborish chiquvchi hujjatlar, qiymat tekshiruvi hujjatlar Va qayta ishlash hujjatlar fayllarni tashkilot arxiviga topshirishdan oldin.

Qabul qilish, davolash va kiruvchi (kiruvchi)larni taqsimlash hujjatlar.
bo'limlar, nomenklatura bo'yicha ish raqamlari, seriyali kiruvchi yoki chiquvchi raqamlar hujjatlar.

Indekslash hujjatlar an'anaviy tarzda qayta ishlash hujjatlar.
Shunga ko'ra, ro'yxatdan o'tish uchun chiquvchi va ichki hujjatlar ular ham o'zlarini boshlashadi ...