Hujjatlarni avtomatlashtirish uchun axborot tizimlari. Elektron hujjat aylanishi biznes jarayonlarini optimallashtirish usuli sifatida. Elektron hujjat aylanishi tizimlariga qo'yiladigan talablar

Zamonaviy biznes sharoitida operatsion samaradorlik ko'p jihatdan axborotni boshqarish samaradorligi va tezligiga bog'liq. Ma'lumotni ishonchli saqlash va unga muhtoj bo'lganlar uchun qulay foydalanish muvaffaqiyatli hamkorlikning kalitidir. Tizimlar elektron hujjat aylanishi samaradorlik va sifatni sezilarli darajada oshirib, ushbu muammoni hal qilish imkonini beradi qo'shma tadbirlar xodimlar.

Elektron hujjat aylanish tizimlari(Elektron hujjat aylanish tizimi) oʻzaro bogʻlangan tizimdir tashkiliy tizim, har xil turdagi hujjatlar va ma'lumotlarni boshqarish uchun texnik va dasturiy ta'minot. Ushbu tizimlar butun hujjatlarni boshqarish imkonini beradi hayot davrasi: yaratilishdan ularning yo'q qilinishigacha.

Hujjatlar, ma'lumotlarni boshqarish, har xil turlari ma'lumotlar va yozuvlar tashkilot ishidagi murakkab jarayonlardan biridir. Elektron hujjat aylanish tizimlari bu jarayonni avtomatlashtirish imkonini beradi. Hujjatlar aylanish jarayonini avtomatlashtirish tashkilotga ish tezligini sezilarli darajada oshirishga, axborot almashinuvi bilan bog'liq yo'qotishlarni kamaytirishga va umuman boshqaruv tizimining sifatini yaxshilashga yordam beradi.

Elektron hujjat aylanishi tizimining afzalliklari

Har qanday tashkilotning xodimlari qidirish va qayta ishlash uchun katta vaqt sarflashga majbur zarur hujjatlar va ma'lumotlar. Qoidaga ko'ra, bunday ma'lumotlarning hajmi har kuni faqat ortadi. Hujjatlarni qo'lda qidirish va qayta ishlash tashkilotdagi ko'plab muammolarning manbasiga aylanadi. Elektron hujjat aylanishi tizimidan foydalanish ish sifatiga sezilarli ta'sir ko'rsatadi. Ushbu tizimlar qo'lda ishlov berishdan ko'ra bir qator afzalliklarga ega.

Elektron hujjat aylanishi tizimining asosiy afzalliklari quyidagilardan iborat:

• ma'lumotlarga kirish vaqtini qisqartirish- elektron hujjat aylanishi hujjatlarning qog'oz ko'rinishini oldini olishga imkon beradi. Har qanday hujjat yuborilishi mumkin elektron pochta yoki elektron hujjat aylanish tizimining aloqa vositalari orqali.
• hujjatlar va ma'lumotlarning takrorlanishini kamaytirish– elektron hujjat aylanishi tizimida hujjatning bir nusxasi barcha vakolatli foydalanuvchilar, shu jumladan tashkilotdan tashqaridagi foydalanuvchilar uchun ham mavjud bo‘lishi mumkin.
• ma'lumotlarga kirishni soddalashtirish– elektron hujjat aylanishi tizimlari qidiruv vositalari orqali kerakli ma’lumotlarga kirish va ma’lumotlarni bevosita biznes tizimlaridan (masalan, CRM yoki ERP tizimlari) eksport qilish imkonini beradi.
• hujjat va ma'lumotlarni saqlashni optimallashtirish- bitta ma'lumotlarni saqlash hujjatlarning bir nechta nusxalarini saqlash zaruratini kamaytiradi. Elektron hujjat aylanish tizimlaridan foydalanadigan hujjatlarga kirish va indekslash vositalari foydalanuvchilarga kerakli hujjatlar va boshqa ma'lumotlarga bir zumda kirish imkonini beradi.
• biznes jarayonlarini avtomatlashtirish- elektron hujjat aylanish tizimlari ma'lum bir hujjatni qayta ishlash jarayonini amalga oshirishni talab qiladi. Hujjatlar bilan qilingan harakatlar asosida biznes ilovalari avtomatik ravishda yangilanishi, yangi hujjatlar yaratilishi, ichki va tashqi foydalanuvchilar bilan aloqa o'rnatilishi mumkin.
• mijozlarga xizmat ko'rsatish sifatini oshirish c - kerakli ma'lumotlarga tezkor kirish tufayli mijozlar o'z so'rovlariga tezda javob olishlari mumkin.
• intizom va ish sifatini oshirish– elektron hujjat aylanishi tizimlari xodimlar uchun qat’iy qoidalar va ish tartiblarini o‘rnatadi. Tizim xodimlarning ushbu qoidalarni buzishiga yo'l qo'ymaydi. Barcha hujjatlar tizimda saqlanadi, kerakli identifikatsiya va harakat tartibiga ega. Xodimlar ko'rsatilgan harakatlarni bajarmasdan hujjatning holatini o'zgartira olmaydi.
• ma'lumotlardan qayta foydalanish– axborotni elektron qayta ishlash va saqlash tufayli qayta-qayta ishlash imkoniyati paydo bo‘ladi ma'lumotlardan foydalanish tizimiga kiritilgan. Masalan, standart shakllarni to'ldirishda yoki hisobotlarni tuzishda.
• ma'lumotlar sifatini yaxshilash- elektron hujjat aylanish tizimlarida ko'plab shakllar va hujjatlar avtomatik ravishda to'ldiriladi, bu esa xatolar xavfini kamaytiradi. Bundan tashqari, bu takroriy hujjatlarni tekshirish va tuzatishlar sonini kamaytiradi.
• hujjatlar va ma'lumotlar xavfsizligini oshirish– kirishni nazorat qilish vositalaridan foydalanib, siz xodimlarning ma'lumotlar va hujjatlarga kirishini qat'iy nazorat qilishingiz mumkin. Mavjudligi yagona asos qisqa vaqt ichida ma'lumotlarni arxivlash va tiklash imkonini beradi.

Elektron hujjat aylanishi tizimining strukturasini dasturiy-texnik kompleksi nuqtai nazaridan va bajariladigan funktsiyalar nuqtai nazaridan ko'rib chiqish mumkin.

Apparat-dasturiy kompleks nuqtai nazaridan elektron hujjat aylanish tizimi apparat va dasturiy taʼminot komponentlari toʻplamidan iborat: serverlar, ish stantsiyalari, dasturiy ta'minot, tarmoq uskunalari, muayyan tizim funktsiyalarini bajarish uchun mo'ljallangan qo'shimcha uskunalar.

Server hujjatlar va ma'lumotlar bilan kerakli operatsiyalarni bajarish uchun mo'ljallangan. Tizim provayderi va foydalaniladigan operatsion texnologiyalarga qarab server ajratilgan yoki virtual bo'lishi mumkin. Bundan tashqari, server hujjatlarni boshqarish tizimining ma'lumotlar bazasini joylashtirishi mumkin.

Ish stantsiyalari foydalanuvchining hujjat aylanishi tizimi bilan o'zaro aloqasini ta'minlaydi. Har bir ish stantsiyasining o'ziga xos hujjat va ma'lumotlarni boshqarish funktsiyalari to'plami mavjud.

Dasturiy ta'minot hujjat aylanishi uchun zarur harakatlar majmuasini amalga oshiradi va elektron hujjat aylanishi tizimining asosi hisoblanadi. Elektron hujjat aylanishi tizimining dasturiy ta'minoti, qoida tariqasida, funktsional qismni, ma'muriy qismni va interfeys qismini o'z ichiga oladi. Funktsional qism axborotni boshqarish va qayta ishlash uchun mo'ljallangan. Ma'muriy qism kerakli tizim sozlamalarini taqdim etadi. Interfeys qismi ma'lumot va ma'lumotlarni oxirgi foydalanuvchilar uchun ochiq shaklda taqdim etadi.

Opsiyonel uskunalar elektron hujjat aylanish tizimining turli o'ziga xos funktsiyalarini amalga oshirish uchun zarur. Bunday uskunalar axborotni kiritish va chiqarish qurilmalari, axborotni kodlash va shifrlash tizimlari va boshqalarni o'z ichiga olishi mumkin.

Tarmoq uskunalari tizim foydalanuvchilarining hamkorligi va elektron hujjat aylanishi tizimining turli komponentlarining o'zaro ta'siri uchun zarurdir.

Amalga oshirilgan funktsiyalar bo'yicha elektron hujjat aylanish tizimining tuzilmasi quyidagi harakatlarni amalga oshiradigan modullarni o'z ichiga oladi: ma'lumotlarni kiritish, indekslash, hujjatlarga ishlov berish, kirishni boshqarish, hujjatlarni marshrutlash, tizim integratsiyasi, saqlash.

• ma'lumotlarni kiritish moduli elektron hujjat aylanish tizimiga dastlabki ma'lumotlarni kiritish uchun zarur. Ushbu ma'lumot turli manbalardan olinishi mumkin: qog'oz hujjatlar, skanerlar, pochta, onlayn shakllar va boshqalar. Ushbu modul ma'lumotlarni qabul qilish va dastlabki ishlov berishni ta'minlaydi.
• indekslash moduli. U ma'lumotlarni ro'yxatga olish va tizimlashtirishni ta'minlaydi. Uning yordami bilan elektron hujjat aylanish tizimi foydalanuvchilarning ehtiyojlariga mos ravishda zarur hujjatlarni saqlash va qidirishni tashkil qilishi mumkin.
• Hujjatlarni qayta ishlash moduli. Tizimga ma'lumotlarni kiritgandan so'ng, ular keyingi ish uchun qayta ishlanishi va saqlanishi kerak. Ushbu modul ma'lumotlar va hujjatlarning belgilangan qoidalarga muvofiq taqsimlanishini ta'minlaydi.
• kirishni boshqarish moduli. Ushbu modul ma'lumotlar va hujjatlarni foydalanuvchilar o'rtasida taqsimlanishini ta'minlaydi. Tizimning har bir foydalanuvchisi faqat o'ziga kerak bo'lgan hujjatlar to'plami bilan ishlashi mumkin.
• marshrutlash moduli hujjatlar bilan ishlashni tashkil qilish uchun zarur. Ushbu modul hujjatlarni ko'chirish va qayta ishlash qoidalarini belgilaydi. Hujjatlar oqimi yo'nalishlarini yaratish uchun avvalo hujjat aylanish jarayonlarini aniqlash kerak.
• tizim integratsiyasi moduli. Qoida tariqasida, elektron hujjat aylanish tizimlari boshqa boshqaruv tizimlari (masalan, CRM, ERP, OLAP tizimlari) bilan birgalikda ishlaydi. Tizim integratsiyasi moduli bunday tizimlar o'rtasida ma'lumotlar uzatishni ta'minlaydi.
• hujjat va ma'lumotlarni saqlash moduli. Ushbu modul hujjatlar bazasi funksiyalarini amalga oshiradi. Ushbu modul hujjatlarni saqlash, arxivlash, tiklash va zaxiralashni ta'minlaydi.

Elektron hujjat aylanish tizimlarining turlari

Elektron hujjat aylanishi tizimlari qo'llaniladigan texnologiyalar turlari, integratsiya darajasi va qo'llanish doirasi bo'yicha farq qilishi mumkin.

Amaldagi texnologiyaga qarab, elektron hujjat aylanish tizimlarining to'rt turini ajratish mumkin:

• mijoz-server tizimlari. Ushbu turdagi tizimlarda hujjatlar va ma'lumotlarni boshqarish uchun asosiy modullar ajratilgan serverda joylashgan. Mijoz qismi - foydalanuvchining tizim bilan o'zaro aloqasi uchun interfeys. Ushbu turdagi tizimning afzalligi uning tezligi va ishonchliligidir.
• ma'lumotlar bazasi tizimlari. Ushbu tizimlar odatda SQL yoki Oracle kabi ma'lumotlar bazalari bilan birlashtirilgan. Ushbu ma'lumotlar bazalarida barcha ma'lumotlar saqlanadi. Axborotni qayta ishlash uchun alohida modullardan foydalaniladi. Bunday tizimlarning afzalligi katta hajmdagi axborotni saqlash imkoniyatidir.
• veb-texnologiyalarga asoslangan tizimlar. Ushbu tizimlar serverga masofadan kirishga asoslangan ishlarni ta'minlaydi. Ushbu texnologiyaning afzalligi mijoz ilovalarini yo'q qilish qobiliyatidir. Hujjatlarni boshqarish tizimiga foydalanuvchi ish stantsiyalaridan kirishga veb-brauzerlar orqali erishish mumkin.
• bulutli texnologiyalarga asoslangan tizimlar. Ushbu tizimlar mohiyatan veb-texnologiyalarga ega tizimlarga o'xshaydi. Yagona farq shundaki, elektron hujjat aylanishi tizimining serveri sifatida hosting-provayder serveri ishlatiladi.

Integratsiya darajasiga ko'ra elektron hujjat aylanish tizimlarini ajratish mumkin quyidagi turlar:

• universal elektron hujjat aylanishi tizimlari(EDMS tizimlari). Bu hujjatlarni boshqarish jarayonini avtomatlashtirish uchun to'liq mo'ljallangan mustaqil hujjat boshqaruv tizimlari. Qoida tariqasida, bunday tizimlar mijoz-server texnologiyasidan foydalanadi.
• guruh ishini boshqarish tizimlari. Ushbu tizimlar bir guruh foydalanuvchilar uchun hujjatlar va ma'lumotlar bilan taqsimlangan ishlarni ta'minlaydi. Ularning asosiy maqsadi hamkorlikni ta'minlashdir. Shu sababli, guruh ishini boshqarish tizimlari EDMS tizimlariga qaraganda sezilarli darajada kamroq funksionallikka ega.
• axborotni boshqarish tizimlarining bir qismi sifatida o'rnatilgan modullar. Barcha ERP tizimlarida bunday modullar mavjud. Ushbu modullar, shuningdek, cheklangan funksionallikka ega (EDMS tizimlariga nisbatan) va qoida tariqasida, ERP tizimlari asosiy funktsiyalarni amalga oshirmasdan ishlamaydi.

Elektron hujjat aylanish tizimlari tuzilishi mumkin bo'lgan yana bir soha - qo'llash sohasi. Elektron hujjat aylanish tizimlari mavjud, ular mavjud maxsus turlari hujjatlar yoki faoliyat doirasi. Masalan, PDM tizimlari, dasturiy ta'minotni ishlab chiqishni qo'llab-quvvatlash tizimlari, HelpDesk tipidagi tizimlar, qo'llab-quvvatlash tizimlari tibbiy hujjatlar, va boshqalar.

Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qilish tizim yetkazib beruvchining ishtirokidan qat'i nazar, tashkilot mustaqil ravishda bajarishi kerak bo'lgan bir necha bosqichlarni o'z ichiga oladi. Ushbu bosqichlar tashkilotga loyihani bir butun sifatida baholashga imkon beradigan va loyihani muvaffaqiyatli yakunlash ehtimolini oshiradigan mantiqiy o'zaro bog'liq harakatlar va tadbirlar majmuasini o'z ichiga oladi.

Umumiy sxema elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish bosqichlari rasmda keltirilgan.

Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etishning asosiy bosqichlari quyidagilardan iborat:

1-bosqich: Asosiy jarayonlar va protseduralarni aniqlang.

Ushbu bosqichning maqsadi kompozitsiyani aniq belgilashdir mavjud jarayonlar hujjat aylanishi va hujjatlarni qayta ishlash tartiblari. Buning uchun mavjud jarayonlar va tartiblarni batafsil tahlil qilish kerak.

Ushbu bosqichda quyidagilar zarur:

• yuqori darajadagi jarayonlarni aniqlash;
• jarayonlarning batafsil tarkibini aniqlash;
• hujjat aylanishi jarayonlari uchun biznes maqsadlarini aniqlash;
• aniqlash texnik maqsadlar hujjat aylanishi jarayonlari uchun.

Bosqich 2. Hujjatlarni aylanish jarayonlariga talablarni aniqlash.

Ushbu bosqichda hujjat aylanishi jarayonlarining samarali ishlashi va avtomatlashtirilishi uchun qanday o'zgartirishlar kiritish kerakligi aniqlanadi.

Ushbu bosqichda quyidagilar zarur:

• hujjat aylanishi jarayonlarini texnologik baholashni o'tkazish;
• jarayonlar uchun biznes talablarini aniqlash;
• texnologik xaritalarni “kerak bo‘lganidek” tayyorlang;
• o'lchanadigan jarayon xususiyatlarini o'rnatish;
• shakllantirish texnik talablar oqim jarayonlarini hujjatlashtirish va texnik shartlarni tayyorlash.

Hujjatlarga misol:

“Kiruvchi yozishmalarni boshqarish” jarayon xaritasi hujjat aylanishining kichik jarayonlaridan birini ifodalaydi.

Kiruvchi yozishmalarni boshqarish tashkilotning kiruvchi hujjatlarini qabul qilish, tekshirish, ro'yxatdan o'tkazish va boshqarish tartibini tartibga soladi. Jarayon xaritasi kiruvchi hujjatlar bilan ishlashda xodimlarning harakatlari tartibini batafsil tavsiflaydi. Ushbu jarayon xaritasining qoidalari tashkilotning elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish jarayonida hujjatlar yo'nalishini ishlab chiqish uchun ishlatilishi mumkin.

Chiquvchi yozishmalarni boshqarish jarayoni xaritasi hujjatlarni boshqarish jarayonining bir qismini ifodalaydi.

Chiquvchi yozishmalar boshqaruvi hujjatlarni tayyorlash va tashqi qabul qiluvchilarga yuborishda xodimlarning harakatlarini tartibga soladi. Jarayon xaritasi chiquvchi yozishmalarni boshqarishda xodimlarning ishini batafsil tavsiflaydi. Ushbu jarayon xaritasining qoidalari tashkilotning elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish jarayonida hujjatlar yo'nalishini ishlab chiqish uchun ishlatilishi mumkin.

Hujjat 9 sahifadan iborat.

“Hujjatlar oqimi” quyi tizimi uchun texnik topshiriq misol bo‘la oladi Texnik spetsifikatsiyalar Hujjatlarni boshqarish jarayonini avtomatlashtirish.

Ushbu hujjat haqiqiy Texnik topshiriqning namunasidir, uning asosida sanoat korxonasi uchun hujjat aylanish tizimi tanlab olindi va joriy etildi.

Hujjat 17 sahifadan iborat. Hujjat formati - Microsoft Word 2002. MS Word ning barcha versiyalari bilan mos keladi. Hujjatni tahrirlash va o'zgartirishlar kiritish mumkin.

Bosqich 3. Elektron hujjat aylanishi tizimini tanlash mezonlarini shakllantirish.

Birinchi va ikkinchi bosqich ma'lumotlariga asoslanib, elektron hujjat aylanishi tizimini tanlash mezonlari to'plamini shakllantirish kerak. Elektron hujjat aylanishi tizimini tanlash mezonlari ko'p jihatdan keyingi ish hajmini va tizim yetkazib beruvchisi bilan o'zaro hamkorlikni tashkil etish tartibini belgilaydi.

Ushbu bosqichda quyidagilar zarur:

• mavjud hujjatlarni turlari bo'yicha tasniflash;
• mavjud hujjatlar shakllarini baholashni o'tkazish;
• elektron shaklga o'tkaziladigan ma'lumotlar tarkibini aniqlash;
• foydalanuvchi interfeysi talablarini aniqlash;
• elektron hujjat aylanish tizimini tanlash mezonlari majmuasini yaratish.

4-bosqich. Elektron hujjat aylanish tizimini tanlash.

Ushbu bosqich tashkilotga elektron hujjat aylanishi tizimi ishlaydigan asosiy texnologiyalarni aniqlash, tegishli tizimni tanlash va elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qilish uchun xizmat ko'rsatuvchi provayderni aniqlash imkonini beradi.

Ushbu bosqichda quyidagilar zarur:

• hujjat aylanishi tizimining funktsiyalari tarkibini aniqlash;
• tashkilot ehtiyojlariga eng mos keladigan hujjat aylanishi tizimining turini aniqlash;
• ro'yxat yaratish mumkin bo'lgan etkazib beruvchilar elektron hujjat aylanish tizimlari;
• elektron hujjat aylanish tizimining provayderini tanlash.

Bosqich 5. Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish bo'yicha loyihani boshqarish.

Elektron hujjat aylanishi tizimini yetkazib beruvchini tanlagandan so'ng, uni amalga oshirish rejasini ishlab chiqish kerak. Ushbu bosqich juda ko'p vaqtni olishi mumkin, ammo vaqtni rejalashtirish tizimni amalga oshirish uchun ketadigan vaqtni sezilarli darajada kamaytirishga yordam beradi. Reja xizmat ko'rsatuvchi provayder bilan birgalikda ishlab chiqilishi mumkin.

Loyihani boshqarish rejasi quyidagi tadbirlarni o'z ichiga olishi kerak:

• tizim funksionalligini loyihalash;
• tizimni joriy etish;
• tizimning ishlashini sinovdan o'tkazish va baholash;
• tizimning sinov rejimida ishlashi;
• tizimni o'zgartirish va sozlash.

6-bosqich. Tizimni hujjatlashtirish.

Ushbu bosqich oldingi bosqich bilan parallel ravishda amalga oshirilishi mumkin. Ushbu bosqichning maqsadi elektron hujjat aylanishi tizimining barqaror ishlashini ta'minlaydigan muayyan tashkiliy qoidalarni yaratishdir.

Ushbu bosqichda quyidagilar zarur:

• xodimlarning malakasini oshirish;
• foydalanuvchilarning o‘zaro munosabatlari uchun tartib va ​​qoidalarni ishlab chiqish;
• tizim bilan ishlash bo'yicha qo'llanmalar ishlab chiqish.

Elektron hujjat aylanishi tizimini tanlash mezonlari

Elektron hujjat aylanish tizimini tanlash mezonlari ko'p jihatdan tashkilotning ehtiyojlari va imkoniyatlariga bog'liq. Mezonlarning batafsil tarkibi bevosita biznes maqsadlari va hujjat aylanishi jarayonlarining texnik maqsadlari asosida aniqlanishi kerak.

Batafsil mezonlarga qo'shimcha ravishda, tashkilot elektron hujjat aylanishi tizimlarining turlari va foydalaniladigan texnologiyalar bilan bog'liq bo'lgan umumlashtirilgan mezonlardan ham foydalanishi kerak.

Ushbu umumiy mezonlarga quyidagilar kiradi:

• elektron hujjat aylanish tizimining "etukligi". Tanlangan tizimning "etuklik" darajasini baholash kerak. Bunday baholash tizim qancha vaqtdan beri bozorda bo'lganini, qancha tashkilot ushbu tizimdan foydalanishini va tizimda yangilanishlar mavjudligini tushunishga imkon beradi. Agar tizim yangi bo'lsa va bozorga endigina kirgan bo'lsa, unda tizimning ishlashida xatolik ehtimoli yuqori. Bu elektron hujjat aylanish tizimining ishlashi jarayonida muammolarga olib kelishi mumkin.
• sanoat standartlariga muvofiqligi. IN har xil turlari faoliyati tashkilotning hujjat aylanishiga bevosita yoki bilvosita ta'sir ko'rsatadigan o'z standartlariga ega. Tizimni tanlashda siz ushbu standartlar talablari elektron hujjat aylanishi tizimida qanday hisobga olinishiga e'tibor berishingiz kerak.
• maqsadlar va muhim muvaffaqiyat omillari bilan uyg'unlik. Tizimni tanlashda tashkilotning maqsadlariga muvofiqlik darajasini hisobga olish kerak. Tizim tashkilotning maqsadlari va asosiy talablariga eng mos kelishi muhim. Agar tizim talablarga javob bermasa, unda tizim tanlovini o'zgartirish kerak, lekin asosiy talablar va maqsadlarni o'zgartirmaslik kerak. Tashkilot ma'lum bir hujjat aylanishi tizimiga qo'yiladigan ba'zi talablarni o'zgartirishi mumkin, ammo bu talablar tashkilot jarayonlari uchun muhim bo'lmasa.
• texnik yordam darajasi. Ushbu mezon elektron hujjat aylanishi tizimini yetkazib beruvchini tanlash bilan bog'liq. Tizimni amalga oshirish jarayonida ham, ishlash jarayonida ham tizimni texnik qo'llab-quvvatlash darajasini baholash kerak.
• tizimning kengaytirilishi. Ushbu tanlov mezoni tashkilot faoliyatini kengaytirish nuqtai nazaridan muhim ahamiyatga ega. Ish hajmining ortishi va tizimning foydalanuvchilar bazasi kengayishi bilan u tashkilotga yechimlarni kengaytirish imkonini berishi kerak.
• tizim hujjatlarining mavjudligi. Foydalanuvchi hujjatlariga qo'shimcha ravishda, tashkilot tizim sozlamalarini boshqarish yoki o'zgartirish uchun hujjatlarga kirish huquqiga ega bo'lishi muhim bo'lishi mumkin.
• tizim himoyasi. Elektron hujjat aylanishi tizimini tanlashda siz tizimda qo'llaniladigan xavfsizlik choralariga e'tibor berishingiz kerak. Tashkilot ma'lumotlar xavfsizligi va maxfiylik siyosati uchun o'z talablariga ega bo'lishi mumkin. Tanlangan tizim sizga tashkilotning xavfsizlik siyosatiga muvofiq axborot va hujjatlarga kirishni sozlash imkonini berishi kerak.
• tizim xatolariga chidamliligi. Ba'zi tashkilotlar uchun elektron hujjat aylanishi tizimining ishlamay qolishi hal qiluvchi omil bo'lishi mumkin. Tizimni tanlashda siz tizimni minimal ish konfiguratsiyasiga qaytarish uchun qancha vaqt ketishi mumkinligiga e'tibor berishingiz kerak.
• egalik qilish qiymati. Tizimni tanlashda siz e'tiborga olishingiz kerak umumiy xarajat tizimga egalik: litsenziyalarni sotib olish qiymati, ma'muriyat narxi, tizimni kengaytirish xarajatlari, texnik yordam va yangilanishlar narxi, apparat narxi va boshqalar.

Ushbu mezonlar elektron hujjat aylanish tizimini tanlashning eng umumiy jihatlarini o'z ichiga oladi. Rivojlanish uchun to'liq tarkib mezonlarga ko'ra, tashkilotning ko'plab bo'limlarini jalb qilish kerak: menejment, yuridik xizmat, IT bo'limlari, texnik mutaxassislar, hujjat aylanishi bo'yicha mutaxassislar va boshqalar.

Iqtisodiy adabiyotlarda biznesda go'yoki "muhimroq" va "kamroq" tarkibiy qismlar mavjudligi haqida bayonot mavjud. Ushbu yondashuv tarafdorlarining ta'kidlashicha, asosiy jarayonlar (masalan, kesh oqimini yaratadigan yoki mahsulot ishlab chiqaradigan) korxona haqiqatda turgan narsadir va qo'llab-quvvatlovchi jarayonlar, masalan, kompaniyada hujjat aylanishi kabi komponentlar. minimal yo'qotishlar bilan tark etilishi mumkin. Bir tomondan, bunday mutaxassislarning to'g'ri ekanligini tasavvur qilish mumkin va ularning nuqtai nazari haqiqatan ham oqlanadi, ammo agar biz bir yillik rivojlanish ufqiga ega kompaniya haqida gapiradigan bo'lsak. Chunki biz haqiqatan ham bozorda rivojlanishga yo'naltirilgan kompaniya - uning aylanmasini ko'paytirish, aktivlarini ko'paytirish, filiallar tarmog'ini kengaytirish haqida gapirishni boshlashimiz bilanoq, qo'llab-quvvatlash jarayonlari, albatta, birinchi o'ringa chiqishi ayon bo'ladi. kompaniyaning hujjat aylanishi jarayoni biznes muvaffaqiyatida bir xil darajada muhim rol o'ynaydi.

Bugungi maqolada nima uchun bugungi kunda hujjat aylanishini avtomatlashtirish ertangi kunga buyurtma berishning kaliti ekanligini va elektron hujjat aylanishi tizimlari samaradorlikka yo'naltirilgan korxonalarda qanday muammolarni hal qilishni ko'rib chiqamiz.

EDMS nima

Elektron hujjat aylanish tizimlari nima ekanligini tushunish uchun, avvalambor, "Nima uchun aynan korxonalarga kerak?" Degan savolga javob berishingiz kerak. Ko'pchilik hanuzgacha qog'ozbozlik va schyot-fakturalar bilan koridorlar bo'ylab yugurish bo'yicha menejerlar, shartnomalar osmono'par binolari bo'lgan buxgalterlar va stollarida hisob-fakturalar normal holat va bu har qanday biznesning mohiyati deb hisoblashadi. Ushbu maqola iqtisodiy o'zaro ta'sirning zamonaviy sharoitlari va texnologik taraqqiyot darajasi biznes samaradorligi ko'p jihatdan biznesda mavjud bo'lgan ma'lumotlarni boshqarish tezligiga va ularning oqilona harakatini tashkil etish tartibiga bog'liq bo'lgan vaziyatni yaratishini tushunadiganlarga qaratilgan. bu ma'lumot.

Elektron hujjat aylanishi tizimlari ma'muriy qismdagi asosiy biznes muammolaridan birini hal qiladi - ular xodimlar o'rtasidagi o'zaro munosabatlarni soddalashtiradi.

Agar barcha korporativ ma'lumotlar xavfsiz saqlangan bo'lsa, turli xodimlarning korporativ axborot tizimining turli bo'limlariga kirish darajalari taqsimlanadi, hujjatlarning sodda va tushunarli boshqaruvi ta'minlanadi va barcha manfaatdor tomonlar o'z ixtiyorida elektron hujjat aylanishi vositalari va standartlariga ega. foydalanish - xodimlarning har qanday birgalikdagi faoliyatining samaradorligi sezilarli darajada oshadi.

EDMS (Elektron Hujjatlarni Boshqarish Tizimi) deb ataladigan narsa har xil turdagi hujjatlar va ma'lumotlarni boshqarish imkonini beruvchi individual ravishda moslashtirilgan o'zaro bog'langan dasturiy ta'minot tizimlaridir.

Faol biznes yurituvchi har qanday kompaniyada rasmiy hujjatlar miqdori doimiy ravishda o'sib bormoqda va uning o'sishini to'xtatib bo'lmaydi, xususan qonunchilik sabablari. Bunday holda, boshqaruv jarayonlarini standartlashtiradigan, ishning ushbu qismida xodimlarning faoliyatini tartibga soluvchi, xodimlarni qo'l mehnatidan ozod qiladigan va umuman butun tizim samaradorligini amalda oshiradigan ma'lum hujjatlarni avtomatlashtirish sxemalarini yaratish kerak. Bunday tizimlar mo'ljallangan ob'ektlar nafaqat oddiy qog'oz hujjatlar yoki hatto elektron formatda, lekin umuman olganda, axborot almashinuvi tizimida har qanday tarzda aks ettirilgan kompaniyaning barcha biznes jarayonlari. Aynan shuning uchun ham yetakchi kompaniyalar so‘nggi paytlarda umuman hujjat aylanishini avtomatlashtirishga, xususan, elektron hujjat aylanishi tizimini avtomatlashtirishga qiziqish bildirishdi va bunday o‘zgarishlarning kiritilishi natijasida umumiy samaradorlikni oshirish orqali ulkan istiqbollarni ko‘rishdi. Darhaqiqat, avtomatlashtirilgan EDMS keng ma'noda biznes ma'lumotlarini boshqarishning universal tizimiga aylanib bormoqda, bu biznesga bitta tizim doirasida ma'lumot paydo bo'lgan paytdan to yakuniy tugatilgunga qadar ish uchun barcha zarur vositalarni olish imkonini beradi.

Ozod
maslahatlashuv
mutaxassis

Natalya Sivorina

Maslahatchi-tahlilchi 1C

Iltimosingiz uchun rahmat!

1C mutaxassisi 15 daqiqa ichida siz bilan bog'lanadi.

EDMS samaradorligi

Agar korxonada elektron hujjat aylanishini avtomatlashtirish tufayli erishish mumkin bo'lgan haqiqiy samaradorlik haqida gapiradigan bo'lsak, quyidagi fikrlarni sanab o'tish kerak:

• Muntazam operatsiyalarni va ma'lumot bilan qo'lda ishlashni to'liq yo'q qilish yoki maksimal darajada kamaytirish. Avtomatlashtirilgan tizimlar birlamchi ma'lumotlarni kiritish yoki qayta ishlash, ma'lumotlar yoki hujjatlarni skanerlash va nazorat qilish, axborotni bir manbadan boshqasiga import qilish yoki eksport qilish jarayonlari kabi jarayonlarni sezilarli darajada soddalashtiradi.
• Kompaniyada xodimlarning turli ma'lumotlarga kirishining ichki ierarxiyasi mavjud bo'lgan yagona elektron hujjat maydonini yaratish. Bu axborotning xavfsizligini yoki alohida kirish darajalarini ta'minlash uchun taqsimlangan saqlashni yaratish zaruratini yo'q qiladi, chunki bitta o'zaro bog'langan tizim bu muammoni hal qiladi. Misol uchun, taqsimlangan tuzilmalarda bu yuqori boshqaruv uchun juda qulay vositaga aylanadi, ular quyi darajadagi ma'lumotlarga kirishga muhtoj bo'lishi mumkin.
• ASEMS sizga qulaylikni amalga oshirish imkonini beradi qidiruv tizimi, kompaniyada sodir bo'layotgan barcha boshqaruv jarayonlari bilan to'liq bog'langan. Shunday qilib, biznesga integratsiyalangan hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi biznes muammolarini hal qilish yoki oddiygina o'zining bevosita funktsiyalarini bajarish uchun zarur bo'lishi mumkin bo'lgan ichki ma'lumot qidirish tizimiga aylanadi.
• Qog'oz ma'lumotlarining miqdorini minimal darajaga kamaytirish yoki uni xodimlarning ishidan butunlay yo'q qilish. Ushbu yechimning ko'plab afzalliklari bor - kamaytirishdan boshlab haqiqiy xarajatlar"ma'muriy" moddasi bo'yicha, maxfiy ma'lumotlarning kompaniyani qog'ozda qoldirish xavfi kamayguncha.
• Hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimi xodimlar va bo'limlar o'rtasidagi o'zaro aloqa tezligini oshirishga, shuningdek, hamkorlik doirasida sodir etilgan yoki aksincha, amalga oshirilmagan harakatlar uchun o'zaro javobgarlik darajasini oshirishga imkon beradi. Bu EDMS samaradorligining juda muhim jihati, chunki amaliyot shuni ko'rsatadiki, hamkorlik tomonlari tizim doirasida cheklanganligi va faqat biznesda birgalikda ishlashlari fonida bo'limlarning mahsuldorligi sezilarli darajada oshadi. . Shu bilan birga, shuni yodda tutish kerakki, elektron tizimda "hamma iz qoldiradi", shuning uchun keyinchalik kimdir biror narsani eshitmagan yoki umuman bo'lmagan deb da'vo qilish mumkin emas.
• Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlari rahbariyat va bo'ysunuvchilar o'rtasidagi munosabatlarga ijobiy ta'sir ko'rsatadi, chunki buyruqlar aniq yo'naltirilgan, tushunarli bo'lib, ma'lumot mo'ljallangan shaxslarga yetkazilishi kafolatlanadi. Shuni ham ta'kidlash mumkinki, avtomatlashtirilgan elektron tizimlar doirasida oraliq ko'rsatmalar, tuzatishlar, qarorlar va tahrirlarni shakllantirish, shuningdek, barcha darajadagi buyruqlar bajarilishini nazorat qilish tezligi oshadi.
• EDMS kompaniyada nafaqat ichki ma'lumotlar almashinuvi tizimini joriy etish, balki tashqi tizimlar bilan ma'lumotlarni import qilish va eksport qilish yo'nalishlari va usullarini ishlab chiqish imkonini beradi. Shunday qilib, ma'lumotlarning kompaniyani tark etish shaklini (va ba'zan bu standart nuqtai nazaridan juda muhim), shuningdek tizim ichidagi kiruvchi ma'lumotlarning kompaniya xodimlariga etib borish shaklini tartibga soluvchi tabiiy filtr shakllanadi. . Bularning barchasi kompaniyaga butun korxonaning samarali ishlashi uchun juda muhim bo'lgan axborot identifikatoriga erishishga imkon beradi.

Global ma'noda EDMSni avtomatlashtirish standartlar va algoritmlarni shakllantirish uchun eng yaxshi asos bo'lib, ular yordamida kompaniyada barcha biznes jarayonlari turli darajalarda amalga oshiriladi. Shunday qilib, elektron hujjat aylanishi tizimi ish yuritish yoki hujjat almashishning bir qismi bo'lishni to'xtatadi, lekin kompaniya xodimlari tomonidan ma'lumotlardan qanchalik samarali foydalanishni belgilaydigan biznes tizimining muhim tarkibiy qismiga aylanadi.

Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlarining instrumental imkoniyatlari

So'nggi o'n-o'n besh yil ichida dasturlashning faol rivojlanishi tufayli bugungi kunda axborot o'zaro ta'sirini avtomatlashtirishga yo'naltirilgan tizimlar aniq kompaniyaga kerak bo'lgan vositalar to'plamini kiritish imkonini beradi. Turli hududlar biznes va shunchaki uni olib borishning individual xususiyatlari bunday tizimlarga bu erda va hozir qo'llaniladigan talablarning ma'lum ro'yxatini yuklaydi.

Ba'zi kompaniyalar uchun ko'proq yoki kamroq "klassik" funktsiyalar to'plami etarli - hujjatlarni yaratish, ma'lumotlarni qayta ishlash, ma'lumotlarni qidirish va ko'rib chiqish, shuningdek, ichki o'zaro ta'sir (uzatish, tomonlarga bildirishnomalar, vazifalarni belgilash va bajarilishini nazorat qilish). Boshqalar uchun murakkab ierarxiyalarni yaratish, masofaviy buyruqlar yaratish, masofadan kirish, SQL va Oracle ma'lumotlar bazasi ma'lumotlari bilan integratsiya qilish, maxsus ilovalarsiz serverlarga kirishni ta'minlash va, masalan, ulanish imkonini beradigan sezilarli darajada murakkabroq tizimlar va boshqa vositalar to'plami kerak. bulut tizimlari. Avtomatlashtirilgan elektron hujjat aylanish tizimlarining eng ilg'or foydalanuvchilari ma'lumotlarni avtomatik optik aniqlash, shtrix kodlash va skanerlash, raqamli imzo tizimi, to'liq matn va atributlarni qidirish va boshqalar kabi murakkab va o'ziga xos vositalardan foydalanishlari mumkin.

Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlarining afzalliklari

Bugungi kunda hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimlaridan, xususan tizimlardan foydalanish nafaqat samaradorlikka yo'naltirilgan kompaniyalar uchun raqobat ustunligiga, balki iqtisodiy hamkorlikning barcha ishtirokchilari uchun ob'ektiv zaruratga aylanib bormoqda. ularning biznesi. So'nggi o'n yillikda dunyo keskin o'zgardi va bu biznes va kompaniyalarning barcha sohalariga ta'sir qilib, raqamli iqtisodiyot davri kelishi bilan birga ularni o'zgartirishga majbur qildi. Bilan solishtirganda an'anaviy tizimlar, ilgari korxonada axborotni boshqarish jarayonini yaratishga imkon bergan avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlari korxonalar uchun o'z samaradorligini oshirish sohasida yangi ufqlarni ochdi, bu avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlarining quyidagi afzalliklarida namoyon bo'ladi:

1. Bunday tizimlar samaradorlikni oshirish orqali kompaniyaning unumdorligini sezilarli darajada oshiradi, bu nafaqat bo'limlar o'rtasidagi jarayonlarning o'zaro ta'sirining qulayligi, balki EDMS tizimlarida zarur ma'lumotlar bilan cheksiz ishlash imkoniyatlarining mavjudligi bilan ham ta'minlanadi. eng qisqa vaqt ichida ma'lumot olish.
2. Elektron shakldagi ma'lumotlar eng dolzarb holatda saqlanadi, chunki tuzatishlar kiritish va tasdiqlash jarayoni "fon" rejimida asosiy faoliyatdan to'xtovsiz davom etishi mumkin.
3. Elektron tizimlar boshqalarga qaraganda nosozliklarga chidamli va xavfsizroqdir. Ular insonning e'tiborsizligi ta'sirini sezilarli darajada kamaytirishi mumkin ("inson omili" deb ataladi) va ma'lumotlar xavfsizligini kafolatlaydi. Agar xohlasangiz va texnik imkoniyatlarga ega bo'lsangiz, har qanday tizimni buzishingiz mumkinligi aniq, lekin hatto xakerlik ehtimolini hisobga olgan holda, elektron tizim ma'lumotlarni himoya qilish, shifrlash yoki zaxiralash uchun ko'proq vositalarni talab qiladi.
4. ASEMS kompaniyaning ijrochilarga bo'lgan ehtiyoji kamayganligi sababli, to'g'ridan-to'g'ri xarajatlar moddalarida ham, xodimlar xarajatlari sohasida ham operatsion xarajatlarni sezilarli darajada kamaytirish uchun zarur shart-sharoitlarni yaratadi.
5. Bunday tizim bo'limlar o'rtasida to'g'ridan-to'g'ri masalalar bo'yicha ham (axborot almashish sohasida), ham hamkorlikda yoki bosqichma-bosqich (birin-ketin, qismlar) ishlash imkoniyatlari ko'rinishida hamkorlik qilish uchun yangi imkoniyatlar ochadi. turli biznes loyihalari. Masofaviy aqliy hujumlar, ishchi guruhlar, jamoaviy tahrirlar va muvofiqlashtirish uchun ajoyib vosita.

Umuman olganda, avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlari kompaniyaga nafaqat yuqorida sanab o'tilgan afzalliklarni, balki an'anaviy birliklarda o'lchash yoki hisoblash qiyin bo'lgan, ammo ahamiyati kam bo'lmagan bir qator boshqa narsalarni ham taqdim etadi. Gap xodimlarning texnik savodxonligini oshirish va xodimlarning intizomi va o'z harakatlari va ishlari uchun mas'uliyatini aniq oshirish haqida bormoqda. Yagona elektron tizimda ishlagan xodimlar doimiy ravishda bir-biri bilan o‘zaro aloqada bo‘lib, quyi bo‘g‘inlarda yuzaga keladigan muammolarni hal qiladi va shu orqali korporativ ruhni mustahkamlaydi.

Bugungi kunda hujjat aylanishi tizimini avtomatlashtirish oson emas ichki vositalar biznes jarayonlarini optimallashtirish va global iqtisodiy inqirozlar sharoitida kompaniyalarning o'z mehnat unumdorligini oshirishga bo'lgan tabiiy ehtiyoji. Investitsion in'ektsiyalar orqali moliyalashtirish va biznesni rivojlantirish imkoniyatlarining sezilarli darajada qisqarishi an'anaviy sanoat kompaniyalarini biznes samaradorligini oshirish imkoniyatlari kompaniyalarning o'zida yashiringanligini tushunishga olib keladi. Agar yigirma yil oldin faqat "ko'p narsalarni sotish" muhim bo'lsa, bugungi kunda "samarali sotish" muhim va bu axborot bilan ishlashning zamonaviy avtomatlashtirilgan tizimisiz mutlaqo mumkin emas.

Xulosa qilib shuni ta'kidlashni istardimki, kompaniyadagi har qanday avtomatlashtirish muhim investitsiyalar bilan bog'liq, garchi (agar biz dasturning o'zini nazarda tutsak) bu ularning muhim qismi emas. Ularning asosi tizimni qurish metodologiyasini ishlab chiqishdir, ammo uzoq muddatda ular kompaniya biznesining samaradorligi va tezligi oshishi tufayli ko'proq foyda keltiradi. Yuqorida aytib o'tilganidek, bugungi kunda nafaqat eng aqlli, balki eng tezkor bozor ishtirokchisi ham g'alaba qozonadi, shuning uchun hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi kelajakda kompaniyaning qulay rivojlanishi uchun imkoniyatlardan biridir.

Ofisni avtomatlashtirish va hujjat aylanish tizimlari (SADD) haqida gapirishdan oldin, keling, ushbu tushunchalarning ta'rifiga to'xtalib o'tamiz. Ish yuritish deganda menejmentni hujjatlashtirish yoki hujjatlarni rasmiylashtirish va ular bilan ishlashni tashkil etishni ta'minlaydigan faoliyat sohasi tushuniladi rasmiy hujjatlar. Hujjatlar aylanishi - bu tashkilotdagi hujjatlarning ular yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi yoki jo'natish tugaguniga qadar harakati (GOST R 51141-98).

Rossiya va G'arbda hujjat aylanishining turli kontseptsiyalari ishlab chiqilgan bo'lib, ular avtomatlashtirish tizimlaridagi farqlarda namoyon bo'ladi. Ushbu asosiy farqlardan biri markazlashtirilgan (ruscha yondashuv) va markazlashtirilmagan (G'arbiy yondashuv) boshqaruv tizimidir. rus va xorijiy tizimlar alohida ko'rib chiqilishi kerak va ushbu maqola asosan mahalliy tizimlarga, shuningdek, elektron hujjat aylanishi imkoniyatlariga qaratiladi.

Elektron hujjat aylanishi an'anaviy qog'ozga nisbatan bir qator afzalliklarga ega:

• hujjatga o'zgartirishlar kiritish qulayligi;
• hujjatga nafaqat matnni, balki multimedia ma'lumotlarini ham joylashtirish imkoniyati;
• oldindan tayyorlangan shakllardan foydalanish qobiliyati;
• ko'p sonli manzillarga ma'lumot uzatishning yuqori tezligi;
• qog'ozni tejash;
• arxivlarning ixchamligi;
• axborot oqimlarini boshqarish qulayligi;
• ma'lumotlarni qidirish va olishning yuqori tezligi;
• hujjatlarni ruxsatsiz kirishdan himoya qilish va xodimlarning ma'lumotlarga kirish huquqlarini farqlash qobiliyati.

Shuni ta'kidlash kerakki, SADD ning joriy etilishi korxona va tashkilotlar boshqaruviga joriy etish uchun ma'lum afzalliklarni beradi. samarali boshqaruv va tezkor qaror qabul qilish, xususan:

• xodimlar va bo'limlar faoliyatining shaffofligi;
• yuqori qabul qilish tezligi analitik hisobotlar va hisobotlar;
• mustahkamlash ishlash intizomi;
• inson omilining kompaniya faoliyatiga salbiy ta'sirini kamaytirish;
• hujjatlar bilan ishlaydigan xodimlar sonini qisqartirish (kurerlar, ish yuritish xodimlari va boshqalar).

Rasmda qancha vaqt qisqarganligi ko'rsatilgan individual bosqichlar qog'oz jarayonini raqamli bilan almashtirishda hujjatlar bilan ishlash. Elektron hujjat aylanishi sharoitida tashqi sharoitlar o'zgarganda, masalan, hisobot shaklini o'zgartirish talablari o'zgarganda hujjat aylanishini tashkil etish uchun ancha kam xarajatlar talab etiladi. Ofisni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanish tizimini joriy qilish butun boshqaruv jarayonini optimallashtirish bilan birga keladi, bu esa sodda va mantiqiy bo'ladi. Qabul qilinadigan qarorlarning sifati yaxshilanadi, boshqaruv qarorlarining bajarilishi ustidan nazorat yanada samarali amalga oshiriladi, boshqaruv apparatini saqlash bilan bog'liq bevosita va bilvosita ijtimoiy xarajatlar kamayadi.

Hujjatlar butun tashkilot uchun tasniflagichlar, lug'atlar va standartlarning yagona ma'lumotlar bazasini o'z ichiga olgan avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimi yordamida yuboriladi. Hujjatlarni yo'naltirish odatda hujjat turiga va belgilangan ishlash qoidalariga qarab belgilanadi (ammo, bu funksiya Barcha tizimlar tomonidan qo'llab-quvvatlanmaydi). Tashqi tashkilotlar bilan hujjatlar almashinuvi, agar ular bilan kelishuvlar mavjud bo‘lsa, korporativ axborot portali yordamida ta’minlanadi.

Mavjud SADDlarning ko'pchiligi ularni amalga oshirgan kompaniyalarga qog'ozsiz hujjat aylanishiga o'tish imkonini beradi. Biroq, SADD mavjud bo'lganda ham, aralash hujjat aylanishi deb ataladigan narsa ko'pincha hujjatlar bilan ishlashning aksariyati elektron shaklda amalga oshirilganda (hujjatlarning loyihalari, ularni tasdiqlash va boshqalar) va ularning faqat bir qismi chop etilganda sodir bo'ladi. , imzolangan va qog'oz shaklida saqlanadi. Bu bir necha sabablarga bog'liq. Birinchidan, qonunchilik bazasi elektron hujjatlarga to‘liq o‘tishga imkon bermaydi. Ikkinchidan, ushbu tizimlardan foydalanuvchilarning o'zlari hali qog'oz hujjatlar bilan ishlash odatidan butunlay voz kechishga tayyor emaslar. Amalda, elektron hujjat aylanishi asosan ichki hujjat aylanishini va kamroq tez-tez (tashkilotlar o'rtasidagi kelishuvlardan kelib chiqqan holda) korporatsiyalararo hujjat aylanishini qamrab oladi.

Elektron hujjat aylanishidan foydalanishda juda qiyin texnik muammo yuzaga keladi. Har qanday tashkilot yoki korxonaning hujjatlari ham elektron, ham qog'oz ko'rinishda bo'lganligi sababli, qog'ozsiz texnologiyalarga o'tishni soddalashtiradigan muhim protsedura qog'oz hujjatlarni elektron shaklga o'tkazishdir. Standart uy skanerlariga asoslangan apparat va dasturiy echimlar oqimli skanerlash texnologiyalari deb ataladigan korporativ mijozlar tomonidan talab qilinadigan ish faoliyatini ta'minlamaydi. Va faqat yuqori samarali ofis uskunalari bilan birgalikda maxsus dasturiy ta'minot tizimlari sizni butun tashkilot bo'ylab kechiktirmasdan tarqatish imkonini beradi. elektron versiyalari qog'oz shaklida olingan hujjatlar.

SADD mahsulotini tanlash

asosiy tendentsiyalarning pastki qismi so'nggi yillar ichki ishlanmalar o'rniga sanoat avtomatizatsiya tizimlaridan foydalanishni boshladi, bu ham to'liq echimga intilayotgan mijozlarning talablari ortib borayotgani, ham xizmat ko'rsatish xizmatlari bilan birgalikda SADD echimlarini taklif qilishga tayyor bozorning etukligi haqida gapiradi. Bugungi kunda bozor rus kompaniyalari tomonidan ishlab chiqilgan avtomatlashtirish tizimlarining juda keng tanlovini taklif etadi. Korxonalar va tashkilotlar o'zlarining xususiyatlariga ko'ra o'zlariga mos variantni tanlashlari mumkin: faqat ish yuritish funktsiyalarini avtomatlashtirish, aralash yoki to'liq elektron hujjat aylanishini tashkil qilish.

SADD ni tanlashda siz e'tibor berishingiz kerak tizim talablari, yechimning miqyosi va ko'p qirraliligi.

Ma'lumotlarni saqlash va SADD ning haqiqiy ishlashi dasturiy platformalar tomonidan ta'minlanadi. Bu MS SQL, Oracle, Lotus Notes va boshqalar bo'lishi mumkin; ba'zan tizimlar bir nechta DBMS yoki ishlab chiqish platformalarida ishlashni qo'llab-quvvatlaydi. Mutaxassislarning fikriga ko'ra, ularning ishining ishonchliligi taxminan bir xil, ular ishning o'ziga xosligi, kiritilgan hujjatlarning mumkin bo'lgan maksimal hajmi va narxida farqlanadi.

Odatda, mijozlar tashkilotda DBMS mavjud bo'lgan tizimni tanlashadi. Misol uchun, agar tashkilotda SQL serveri yoki Lotus Notes bo'lsa, unda tizimni tanlash, ehtimol, xuddi shu platformada ishlaydigan SADD bilan cheklanadi. Granit Center (www.granit.ru) va Kodeks (agregat.kodeks.net) ning Gran-Doc tizimlari MS SQL da ishlaydi. Bir vaqtning o'zida MS SQL va Oracle Landocs-da "LANIT" kompaniyasidan (www.landocs.ru), "Electronic Office Systems" kompaniyasidan "DELO" (www.eos.ru). Lotus Notes-da IT-dan "BOSS-Referent" (www.it.ru), STC IRM-dan (www.mdi.ru) "Zolushka" va ikkinchisi MS SQL va Oracle-da ham ishlaydi. Cognitive Technologies kompaniyasining (www.evfrat.ru) "EVFRAT-Document Flow" qutili yechimi o'zining ma'lumotlar bazasiga ega, ammo loyiha echimlarida tizim MS SQL va Oracle-da amalga oshirilishi mumkin.

Moslashtirish darajasiga ko'ra, SADDlar shartli ravishda qutiga va buyurtmaga bo'linadi. Qutidagi yechim standart versiya, ko'pchilik tashkilotlar uchun mos bo'lgan va ma'lum chegaralar ichida mijozlar talablarini qondirish uchun moslashtirilishi mumkin. Maxsus yechim turli modullardan iborat va tashkilotning ehtiyojlariga ko'proq moslashtiriladi, bu esa mijozning o'ziga xos talablarini yaxshiroq hisobga olish imkonini beradi.

Maxsus yechimning aniq afzalligiga qaramay, bir nechta muhim xususiyatlarni ta'kidlash kerak. Bunday tizimni o'rnatish va sozlash juda murakkab va deyarli har doim ishlab chiquvchi kompaniya mutaxassislarini jalb qilishni talab qiladi va ba'zi hollarda hatto rivojlanish kompaniyasining hamkorlari ham uni o'rnatishga qodir emas. Bundan tashqari, bunday tizimni amalga oshirish ancha qimmatga tushadi. Agar tashkilotning hujjat aylanishi bir qator xususiyatlar bilan ajralib tursa, ularni hech qanday nostandart yechim e'tiborga olmaydi, u holda u holda amalga oshirilmaydi. dizayn yechimi. Biroq, shuni ta'kidlaymizki, hujjat aylanishining juda noodatiy shakllarida, uning printsipial jihatdan samarasiz bo'lish ehtimoli yuqori, standart tizimni joriy etish esa tashkilot ishini soddalashtirishi mumkin. An'anaviy ofis ishi va hujjat aylanishi bilan shug'ullanadigan kompaniyalar uchun qutili yechim ko'proq mos keladi, chunki bunday mahsulot ko'plab mijozlar tomonidan sinovdan o'tgan va mijozlarning istaklari va sharhlarini inobatga oladi; bu erda har doim batafsil hujjatlar va qisqacha tipik xatolar ro'yxati mavjud, standart echimning barcha afzalliklari, shu jumladan pastroq narx. Biz “Gran-Doc”, “BIZNES”, “EUFRATES-Hujjatlar oqimi” kabi yechimlarni nomlashimiz mumkin, loyiha yechimlaridan – deyarli barcha Gʻarb ishlanmalari, shuningdek Landocs, “BOSS-Referent”, “Zolushka” .

Ko'rinib turibdiki, universal echimlar aniq ehtiyojlarning to'liq hajmini hisobga oladi turli tashkilotlar, umuman sodir bo'lmaydi. Tizim ma'lum bir mijozga moslashtirilganligini bilish uchun ishlab chiquvchi kompaniyaning mijozlari ro'yxatiga murojaat qilish yaxshidir - bu tizimning ixtisoslashuvini eng aniq tavsiflaydi. Agar siznikiga o'xshash kompaniya mijozlar ro'yxatida bo'lsa, unda tizim sizga ham mos kelishi mumkin. Ko'proq olish uchun to'liq ma'lumot murojaat qilishingiz mumkin doimiy mijozlar va tizim haqida ularning fikrlarini so'rang, shuningdek, amalga oshirish jarayonida duch kelgan qiyinchiliklar haqida bilib oling.

Keling, eng keng tarqalgan mahalliy mahsulotlarni batafsil ko'rib chiqaylik.

Kod: Hujjatlar oqimi

Ishlab chiqaruvchi: “Kompyuterni rivojlantirish markazi” davlat korxonasi (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html)

"Kod: Hujjatlar oqimi" korporativ tizimi - bu rasmiy idoralarda ish yuritish va hujjat aylanishi muammolarini avtomatlashtirilgan hal qilishni ta'minlaydigan o'zaro bog'langan ish yuritish tizimlari, hujjatlar banklari va korporativ xizmatlar majmuasidir. davlat hokimiyati va boshqa tashkilotlar.

• ish yuritishning tipik vazifalari (funktsiyalari) uchun tayyor echimlar Korporativ tizimga kiritilgan tizimlarning har biri hujjatlarni qayta ishlashning tipik vazifalarini amalga oshirish uchun ixtisoslashgan: rasmiy yozishmalar harakatini ro'yxatga olish va nazorat qilish, fuqarolarning murojaatlarini ko'rib chiqishni ro'yxatga olish va nazorat qilish. murojaatlar, markazlashtirilgan nazorat ma'muriy hujjatlar, ko'rsatmalar va boshqalar;
• qog'oz hujjat aylanishini qo'llab-quvvatlash va ta'minlash, qog'oz hujjat aylanishidan elektron hujjat aylanishiga bosqichma-bosqich o'tish;
• modullilik quyi tizimlar oʻrtasida hujjatlarning yagona axborot mantiqiy almashinuvi, global maʼlumotnomalarni markazlashtirilgan holda yuritish, Internet/Intranet texnologiyasi orqali maʼlumotlar bazalariga universal kirishni amalga oshirish, elektron pochta orqali xabarlar, hisobotlar, ogohlantirishlarni joʻnatish bilan birlashtirilgan;
• Tizimning iqtisodiy samaradorligi uning o'z mahsuloti va texnologiyalaridan foydalanish, eng ommabop dasturiy va apparat platformalariga, birinchi navbatda, Microsoft-ga e'tibor qaratish va amalga oshirish xarajatlarining pastligi bilan belgilanadi.

"Kod: Hujjatlar oqimi" ga kiritilgan funktsional quyi tizimlar:

• "Kod: Rasmiy yozishmalar" tashkilotning (bo'linmaning) kiruvchi va chiquvchi hujjatlarini ro'yxatdan o'tkazish; ushbu bo'limning ish nomenklaturasi asosida tegishli ishni shakllantirish, ijrochilar o'rtasida hujjatlar harakatini tashkil etish va ularning bajarilishini nazorat qilish; Hujjatlarni “Kod: Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish” quyi tizimiga ma’lumotlarni uzatish bilan markazlashtirilgan nazoratga taqdim etish;
• “Kod: Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish” nazorat hujjatlarini, topshiriqlarni, ijrochilarni rasmiylashtirish, ijrochilarga nazorat kartochkalarini tarqatish; topshiriqlarni kechiktirishni ro'yxatga olish; to'liq qayta ishlangan nazorat hujjatlarini nazoratdan avtomatik va qo'lda olib tashlash; ushbu birlik ishlarining nomenklaturasi asosida tegishli ishni shakllantirish; nazorat hujjatlarini o'xshash quyi tizim bilan ishlaydigan bo'ysunuvchi bo'linmalarga o'tkazishda hujjatlarni avtomatik ravishda qayta ro'yxatdan o'tkazish;
• Ariza beruvchilar to'g'risidagi ma'lumotlarni kiritish "Kod: Fuqarolarning xatlari va murojaatlari"; murojaatlarni va ularda qo‘yilgan savollarni ro‘yxatga olish; rahbarning ko'rib chiqilishi munosabati bilan berilgan so'rov va ko'rsatmalarning ko'rib chiqilishini nazorat qilish;
• “Kod: Hujjatlarni tayyorlash tizimi” elektron toʻliq matnli hujjatlar arxivini yaratish;
• “Kod: me’yoriy-ma’muriy hujjatlarni ro‘yxatga olish tizimi” tashkilot hujjatlarini ro‘yxatdan o‘tkazish, hujjatlar matnlarini ularni rasmiylashtirish uchun elektron shaklda jo‘natish, shuningdek, tashkilotning to‘liq matnli hujjatlarining elektron repozitorini yaratish;
• "Kod: mos yozuvlar tizimi Hujjatlar oqimi" Internet/Intranet texnologiyasi orqali hujjatlar ma'lumotlar bazalariga kirishni ta'minlaydi va har qanday masofaviy kompyuterdan hujjat aylanishi haqida tezkor ma'lumot oladi.
• "Kod: Hujjatlar almashinuvi" mahalliy kompyuter tarmog'i ichidagi quyi tizimlar va geografik jihatdan uzoq quyi tizimlar o'rtasida hujjatlar almashinuvi.

Tizimlar ikkita versiyada amalga oshiriladi: fayl-server va mijoz-server.

DocsVision 2.0 "Arxiv-ofis boshqaruvi"

DocsVision tizimi tashkilotda hujjatlarni qayta ishlash uchun asosiy ofis protseduralari va biznes jarayonlarini avtomatlashtirish uchun hujjatlar arxivlarini yaratish uchun mo'ljallangan to'liq dasturdir.

Tizim funktsiyalari:

• hujjatlar kabinetini yuritish;
• kompaniya hujjatlarining elektron arxivini yaratish;
• pudratchilar va tashkilot xodimlarining ma'lumotnomalarini yuritish;
• hujjatlarni tasdiqlash uchun ishlab chiqish davrlarini tashkil etish;
• hujjatlar va topshiriqlarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etish;
• tashkilot ichida va tashqarisida marshrut hujjatlari;
• turli hujjatlarni qayta ishlash jarayonlarini avtomatlashtirish;
• hujjatlarni davriy qayta ishlash va hujjatlarni efirga uzatish tartiblarini tashkil etish.

Ushbu tizim kompaniyalarda amalga oshirish uchun to'liq yechim sifatida ishlatilishi yoki maxsus dasturni ishlab chiqishda prototip sifatida xizmat qilishi mumkin. Tizim tuzilmasi ma'lum bir tashkilot ehtiyojlariga mos ravishda moslashtirilishi mumkin.

Kompaniya Media-Ofis boshqaruvi

Ushbu tizim hujjatlarning harakatini real vaqt rejimida kuzatish orqali hujjat aylanishini avtomatlashtirish uchun moʻljallangan.

Tizim funktsiyalari:

• kiruvchi (kiruvchi) yozishmalarni qabul qilish, qayta ishlash va tarqatish;
• chiquvchi yozishmalarni tayyorlash, imzolash, rasmiylashtirish va tarqatish;
• ichki va tashkiliy-ma’muriy hujjatlarni tayyorlash, imzolash, rasmiylashtirish va jo‘natish, shuningdek ularning bajarilishini nazorat qilish;
• tashkilotlar va alohida bo'limlar o'rtasida yozishmalarni tashkil etish;
• ko'p yillik operatsiyani qo'llab-quvvatlash.

Tizimning asosiy xususiyatlari:

• cheksiz miqdordagi ish joylari va cheksiz miqdordagi tashkilotlar;
• oxirigacha ish jarayoni;
• Axborot yetkazib berishning 100% kafolati;
• almashtirish mexanizmi, ya'ni tashkilotning boshqa xodimlariga ("almashinuvchilar") ma'lum xodimlarga tegishli hujjatlarga doimiy yoki vaqtincha kirishni ta'minlash imkoniyati.

OfficeMedia Office boshqaruvi

Tizim kotiblar yoki ish yuritish bo'limi ishini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan va barcha darajadagi menejerlarga olingan hujjatlar bo'yicha ko'rsatmalar berish va ularning bajarilishini nazorat qilish imkoniyatini beradi.

OfficeMedia Office Management to'plami quyidagi ma'lumotlar bazalaridan iborat:

• Hujjatlarni tizimli hisobga olishni tashkil etish, xodimlarning mehnat intizomini nazorat qilish, hisobotlarni tayyorlash va boshqalar uchun "Hujjatlarni ro'yxatga olish".
• Hujjatlarni tayyorlash, ularni tasniflash, saqlash, kontekstli ma'lumotlarni qidirish va hujjatlarni chop etish uchun "Ishchi hujjatlar kutubxonasi";
• Hujjatlarni tasdiqlash va jarayonni nazorat qilish uchun taqsimlashni avtomatlashtirish uchun "Tasdiqlash";
• Tanishuv uchun hujjatlarni taqsimlashni avtomatlashtirish uchun "Tanishish".
• Murojaatlar asosida ish yuritish uchun “Fuqarolarning murojaatlari” shaxslar;
• Buyruqlar, ko'rsatmalar, eslatmalar loyihalarini shakllantirish, ularni tasdiqlash, imzolash va bajarilishini nazorat qilish uchun "tashkiliy-ma'muriy hujjatlar".

DOCS ochiq

Ishlab chiqaruvchi: "Lotsia Soft" (http://www.lotsia.com/techno-ds.html)

Boshqaruv kompleksi texnik hujjatlar DOCS Open asosida elektron arxivlar yaratish, texnik hujjatlar aylanishi, mahsulot tarkibi va dizayn ma'lumotlarini boshqarish, shuningdek qog'oz tashuvchilardan ma'lumotlarni kiritish sohalarida etakchi bo'lgan xorijiy va mahalliy kompaniyalarning ilg'or ishlanmalariga asoslangan integratsiya yechimidir. . Yechim mijoz-server arxitekturasida qurilgan.

Tizim funktsiyalari:

• hujjatlarni keyinchalik qayta ishlash (matnni aniqlash va boshqalar) bilan qog'ozdan elektron shaklga o'tkazish;
• matn va grafik hujjatlar formatlari bilan ishlash, shuningdek, boshqa formatlar bilan ishlash uchun maxsus dasturlardan foydalanish;
• cheksiz ko'p mezonlar yordamida hujjatlarni qidirish; rus tilida kontekstli qidiruv; loyqa qidiruv;
• bajarilishini nazorat qilishni qo'llab-quvvatlaydigan bepul va oldindan belgilangan marshrutlash vositalarining mavjudligi; monitoring ishlari ( to'liq hikoya hujjatlar bilan ishlash va topshiriq va ishlarni bajarish tarixi), hujjatning holati, ishning holati va jalb qilingan ijrochilar haqida to'liq ma'lumot olish;
• hujjatlarga kirishni ishonchli nazorat qilish va ruxsatsiz kirishdan himoya qilish.

Hujjatlar o'rtasida mantiqiy aloqalarni o'rnatish va vizualizatsiya qilish uchun taqdimot mexanizmidan foydalangan holda arxivning mantiqiy tuzilishini ko'rsatish imkoniyatini beruvchi qo'shimcha "Karyera" modulidan foydalaning.

Kompleksning server qismi ham shaxsiy kompyuter platformasida, ham UNIX OT ning turli versiyalarida (HP, Sun va boshqalar) ishlovchi ish stansiyalarida ishlashi mumkin. Mijoz sifatida Windowsning turli versiyalari qo'llaniladi. Internet orqali ishlash qo'llab-quvvatlanadi. Eng mashhur sanoat ma'lumotlar bazasi serverlaridan biri (Sybase SQL Anywhere, MS) DBMS sifatida ishlatilishi mumkin. SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) deyarli har qanday dasturiy va apparat platformasida.

Windows uchun "GRAN-DOC"

Ishlab chiqaruvchi: "Granit-Center" (http://www.granit.ru/products_info.asp?id=10)

Davlat va munitsipal boshqaruv tuzilmalarida ish yuritish va hujjat aylanishini avtomatlashtirish uchun "Gran-Doc" ixtisoslashtirilgan tizimi. Bu SADDga tegishli bo'lishi mumkin maxsus tizimlar ish yuritish va hujjat aylanishini avtomatlashtirish.

Tizim funktsiyalari:

• barcha xo'jalik hujjatlarini hisobga olish, saqlash va hujjatlar matnlari bilan ishlash;
• ko'rib chiqishning har bir bosqichini va hujjatni qabul qilishdan hisobdan chiqarishgacha bo'lgan yo'lini nazorat qilish;
• hujjatlar to'g'risida asosiy ma'lumotlarni olish;
• hujjatlar oqimini tahlil qilish.

Hujjat aylanishining kichik hajmiga ega bo'lgan shahar boshqaruv tuzilmalari uchun "Gran-Doc Lite" yagona foydalanuvchi versiyasi. Bir ish joyida buxgalteriya hisobi va hujjatlar bilan ishlash uchun mo'ljallangan. Microsoft SQL platformasi.

"Gran-Doc tarmoq versiyasi" hujjat aylanishi hajmi yiliga 5 dan 30 minggacha bo'lgan va foydalanuvchilar soni 20 dan 150 gacha bo'lgan davlat va munitsipal boshqaruv tuzilmalariga mo'ljallangan.

"Gran-Doc korporativ versiyasi" (" asosida" Birlashtirilgan tizim shahar hokimiyati tuzilmalarining elektron hujjat aylanishi va ish yuritish ma'muriy tuman"") mos ravishda ma'muriy tumanning elektron hujjat aylanishi va ish yuritish uchun mo'ljallangan.

HOLDA

Ishlab chiqaruvchi: "Elektron ofis tizimlari" (http://www.eos.ru)

“BIZNES” murakkab sanoat yechimi, bu sizga ish yuritishni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishini alohida tashkilotlarda ham, taqsimlangan xolding yoki idoraviy tuzilmalarda ham joriy etish imkonini beradi. "DELO" tizimidan foydalanish sizni avtomatlashtirish imkonini beradi ma'muriy qoidalar tashkilotning qog'oz va elektron hujjatlarining harakatlanishi va bajarilishi ustidan samarali nazoratni tashkil etish.

Tizim funktsiyalari:

• hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va kiritish;
• hujjatlar loyihalari ustida ishlash;
• hujjatlarni rasmiylashtirish;
• bajarilishini nazorat qilish;
• hujjatlarni qidirish;
• ishlarni inventarizatsiya qilish va arxivni saqlash.

Tizimning qo'shimcha komponentlari "Arxivlash", "BIZNES-web", "EDS va shifrlash", "Parol ustasi" va "Oqimlarni skanerlash".

1C-arxiv

"1C: Arxiv" - bu korxona miqyosidagi hujjat aylanish tizimi bo'lib, xodimlarning elektron hujjatlar arxivi bilan jamoaviy ishlashi samaradorligini oshirishga xizmat qiladi va ishlash intizomini nazorat qiladi.

Tizim funktsiyalari:

• tashkilotning barcha hujjatlarining markazlashtirilgan omborini tashkil etish, ularni toifalarga bo'lingan papkalarga joylashtirish va xodimlarning mahalliy tarmoq va Internet orqali jamoaviy kirishini ta'minlash;
• ko'rsatmalar berish; ijrochilar yoki ijrochilar guruhini tanlash; muddatlarni belgilash va xodimlarga yangi buyurtmalar qabul qilinganligi to'g'risida avtomatik ravishda bildirishnomalarni yuborish;
• istalgan vaqtda istalgan versiyaga qaytish yoki hujjatlarning istalgan ikkita versiyasini solishtirish imkoniyati bilan hujjatlarning barcha versiyalarini saqlash;
• Ro'yxatdan o'tish kartasi ma'lumotlari va mazmuni bo'yicha qidirish ( to'liq matnli qidiruv) rus tilining morfologiyasini hisobga olgan holda;
• foydalanuvchi huquqlarini boshqarish va turli foydalanuvchilar uchun katalog papkalari va ulardagi hujjatlarga turli xil kirish huquqlarini o'rnatish.

WebPortal texnologiyasi Internetda hujjatlar arxivini dinamik ravishda nashr qilish va mijozlar, masofaviy ofislar yoki modem orqali ishlaydigan xodimlar uchun oddiy veb-brauzerlar yordamida hujjatlarga kirishni ta'minlash uchun mo'ljallangan.

Effektlar idorasi

Ishlab chiqaruvchi: IKK "Garant International" (http://www.garant.spb.ru/products/eof_eto.shtm)

• "Effekt Office" - tizimlashtirish uchun dasturiy mahsulotlar seriyasi, xavfsiz saqlash hujjatlarni samarali qidirish;
• "Effect Office hujjat aylanishi tizimi" elektron hujjatlar arxivini yaratish va korxonaning kompyuter hujjatlari aylanishini tashkil qilish uchun mo'ljallangan. Amalga oshirilgan mahalliy va mijoz-server variantlari;
• "Effect Office shaxsiy arxivi" tizimning bir foydalanuvchi uchun maxsus versiyasi;
• Grafik tasvirlar bilan ishlash uchun "Graphics Effect", "Graphics Effect Plus";
• "Kotib effekti" ish joyi kotib;
• Elektron pochtani markazlashtirilgan qabul qilish, jo'natish va ro'yxatdan o'tkazish uchun "Effect Mail" tizimi.

LanDocs

LanDocs tizimi ish yuritish jarayonlarini kompleks avtomatlashtirish va elektron hujjatlar arxivini yuritish uchun moʻljallangan. Tizimga quyidagilar kiradi:

• LanDocs: ofis jarayonlarini avtomatlashtirish va elektron hujjatlar arxivini yuritish uchun CREDIT WORK asosiy tizimi;
• LanDocs: elektron arxivda hujjatlarni saqlash (hujjat fayllari)ni markazlashgan holda boshqarish uchun HUJJAT SERVER server dasturi; LanDocs tizimi bilan o'zaro ishlaydi: CASE PROCESS;
• LanImage: Qog'oz hujjatlarni skanerlash va ularning elektron tasvirlarini vizualizatsiya qilish uchun TASVIRLARNI SKANISH VA VIZUALIZASHTIRISH tizimi;
• LanDocs: INTERNET ACCESS. Maxsus veb-server;
• LanDocs: MAIL SERVER va LanDocs: MAIL CLIENT;
• LanDocs: XAVFSIZLIK QO'YIM TIZIMI ma'lumotlarini elektron orqali himoya qilish raqamli imzo va shifrlash;
• LanDocs: ROUTING (ROUTING) grafik xaritalarni yaratish orqali hujjatlarning harakatlanish jarayonlarini modellashtirish; LanDocs-ni to'ldiradi: CASE PROCESS.

OPTiMA-WorkFlow

Ishlab chiqaruvchi: OPTiMA (http://www.optima-workflow.com/rus/)

Hujjatlarni yaratish, qayta ishlash, ko'paytirish va saqlash jarayonlarini boshqarish, shuningdek, zamonaviy ish yuritish va hujjat aylanishining asosiy tartiblarini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan ushbu tizim quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• hujjatlar harakati va ular bilan ishlash bosqichlarida texnologik operatsiyalar stsenariylarini tavsiflash uchun grafik muharrir;
• hujjatlarni qayta ishlash texnologiyasi talablariga rioya etilishini nazorat qilish va buyurtmalar bajarilishini nazorat qilish qobiliyati;
• versiyani boshqarish mexanizmi;
• hisobot vositalari;
• taqsimlangan korporativ tarmoqlarda ishlash qobiliyati;
• foydalanuvchining ish joyi interfeysini individual sozlash imkoniyati.

DIS: tizimlar

Hujjatga yo'naltirilgan korxona Axborot tizimlari(DIS:tizimlar) samaradorlikni oshiradi boshqaruv faoliyati avtomatlashtirish orqali hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv. Ushbu mahsulot davlat organlarida ish yuritishni tashkil etishga qaratilgan.

Tizimlar moslashuvchan tarzda moslashtirilgan, turli platformalarda amalga oshiriladi va qulay modulli tuzilishga ega:

• “DIS:class “Zolushka” elektron idorasi” hujjatlarning bajarilishini oxirigacha nazorat qiluvchi klassik ofis ish texnologiyasi boʻlib, ofis, umumiy yoki tashkiliy boʻlimning asosiy funksiyalarini (roʻyxatga olish, qayta ishlash va nazorat qilish) avtomatlashtirish imkonini beradi. hujjatlarni rasmiylashtirish);
• "DIS: kutubxona kutubxonasi" avtomatlashtirilgan tizim kutubxonalar va elektron hujjatlar arxivlarini yuritish. Hujjat kutubxonalarini faoliyatning funktsional sohalari, kutubxonalar bo'yicha tashkil qilish imkonini beradi axborot materiallari, shakllar va standart shakllar. Matn, grafik, audio va video materiallar bilan ishlaydi;
• Tashkilotning elektron yozishmalarini qayta ishlashning avtomatlashtirilgan tizimi "DIS:Reception Business mail";
• Buyruqlarning bajarilishini hujjatlashtirish va nazorat qilish uchun “DIS:manager Orders” avtomatlashtirilgan tizimi;
• “DIS:contact Dossier” avtomatlashtirilgan tizimi kontaktlar va tadbirlar, tashkilotlar, loyihalar va ularni amalga oshirish jarayoni to‘g‘risidagi ma’lumotlarni to‘plash;
• Hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlash uchun “DIS:writer Document Preparation” avtomatlashtirilgan tizimi;
• “DIS:users Users”, “DIS:structure Structure” va “DIS:assistant Workplace” modullari boshqaruv masalalarini hal qilish uchun mo'ljallangan.

BOSS Referenti

Lotus Notes/Domino platformasida ishlab chiqilgan va biznes-hujjatlarni qayta ishlash jarayonlarini boshqarish va ularning bajarilishini nazorat qilish uchun toʻliq huquqli tizim yaratish imkonini beruvchi “BOSS-Referent” dasturiy majmuasi tashkilot yoki korxona uchun bilimlarni boshqarish tizimini yaratish yoʻlidagi qadamdir. Tizim hujjatlar, voqealar, hisobotlar va boshqalar uchun turli xil ma'lumotlar bazalaridan foydalanadi.

Tizim komponentlari:

• korporativ elektron hujjat aylanishi tizimi;
• o'rnatilgan elektron pochta;
• tashqi elektron pochta tizimlari va global kompyuter tarmoqlariga kirish vositalari.

Tizim funktsiyalari:

• ichki me'yoriy va ma'muriy axborotni tayyorlash, tarqatish va saqlash;
• buyurtmalarni yaratish va nazorat qilish;
• tashqi tashkilotlar bilan aloqalar bo'yicha ishlarni rejalashtirish va optimallashtirish;
• shartnomalarni nazorat qilish;
• korporativ, iqtisodiy va siyosiy yangiliklar bilan ishlash.
• turli masalalarni birgalikda muhokama qilish ishchi guruhi, buning uchun konferentsiya rejimi ishlatiladi.

EUPRATS - hujjat aylanishi

Ishlab chiqaruvchi: Kognitiv texnologiyalar (http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm, http://www.evfrat.ru)

"EUFRAT-Hujjatlar oqimi" sizga tashkilotning axborot oqimlari va hujjatlarini boshqarishni tashkil qilish imkonini beradi va soni va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, har qanday kompaniyaning hujjat aylanishini muvaffaqiyatli avtomatlashtirish uchun barcha zarur vositalarni o'z ichiga oladi. Tizim kichik bo'limda ham, murakkab ma'lumotlar oqimi sxemasiga ega butun tashkilot ichida ham ishlash uchun mo'ljallangan. "EUFRAT-Hujjat oqimi" moslashuvchan va sozlash oson. Standart yetkazib berish paketi barcha kerakli vositalarni (shakl dizayneri, marshrut dizayneri, jurnal va hisobot menejeri) o'z ichiga oladi, bu esa mijozga tizimni o'z kompaniyasining xususiyatlariga mustaqil ravishda va eng qisqa vaqt ichida moslashtirish imkonini beradi. Tizimning asosiy afzalligi shundaki, yuqori funksionallik bilan u chinakam qutilangan yechim va egalik qilishning umumiy qiymati past.

Tizim funktsiyalari:

• hujjatlarni rasmiylashtirish, saqlash va olish;
• shakl dizayneridan foydalangan holda ishlab chiquvchini jalb qilmasdan ro'yxatga olish kartalarini yaratish va o'zgartirish;
• qog'oz va elektron shaklda hujjatlar bilan ishlash;
• buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish;
• marshrut konstruktori yordamida standart hujjat marshrutlarini yaratish;
• ishlash intizomi, hujjatlar, xodimlar va boshqalar bo'yicha turli jurnallar va hisobotlarni yaratish;
• hujjatlarni ishonchli qayd etish va saqlash;
• huquqlarni farqlash va ruxsatsiz kirishdan himoya qilish;
• hujjatlarni arxivga hisobdan chiqarish;
• foydalanuvchining oddiy ish joyida yoki nozik mijoz (MS Internet Explorer) orqali tizim bilan masofadan turib ishlash imkoniyati;
• tizimni masofadan boshqarish;
• foydalanuvchini identifikatsiyalash uchun maxsus modul yordamida Internet orqali ish xavfsizligi.

Hatto kichik kompaniyalar ham juda ko'p hujjatlar - shartnomalar, hisob-fakturalar, xatlar, byudjetlar bilan ishlashlari kerak. Shuning uchun ko'plab tashkilotlar hujjat aylanishini avtomatlashtirishga intilishadi. Bu sizga ma'lumotlarning to'liqligi va xavfsizligini, hujjatlarni saqlash va olish qulayligini ta'minlash, shuningdek ularni tasdiqlash vaqtini optimallashtirish imkonini beradi.

Kompaniya xodimlari odatda kerakli ma'lumotlarni qidirishga ko'p vaqt sarflashadi. Odatda, shartnomalar advokatlar tomonidan elektron shaklda saqlanadi, buxgalteriya yozuvlari Hujjatlar buxgalteriya tizimida qayta ishlanadi, shartnomalar elektron jadvalda saqlanadi, hisoblar va aktlar moliya bo'limida saqlanadi, doimiy yozishmalar shartnoma ishi- elektron pochta qutilarida. Bunday "tarqalish" bilan ma'lumotlar va hujjatlarning yaxlitligini, ularning izchilligi va xavfsizligini ta'minlash juda qiyin. Hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi muammoni hal qilishi mumkin.

Tashkilotdagi elektron hujjat aylanishi xodimlar o'rtasida o'zaro munosabatlarni o'rnatishga imkon beradi. Hujjatlarni yaratish va harakatlantirishni, ularning yordami bilan tavsiflangan hujjatlar va jarayonlarning bajarilishini nazorat qilishni, shuningdek saqlashni ta'minlaydi. Avtomatlashtirish tizimidagi har bir hujjatga ma'lum rekvizitlar to'plami beriladi (ko'pincha bu to'plam hujjat kartasi deb ataladi). Karta hujjat turini (masalan, byudjet), muallifning nomini, hujjat yaratilgan va o'zgartirilgan sanalarni, hujjat saqlanishi kerak bo'lgan bo'limni va boshqalarni o'z ichiga olishi mumkin. Hujjatlarni saqlash va olish ham kartada ko'rsatilgan rekvizitlarga muvofiq amalga oshiriladi.

Hujjatlarni avtomatlashtirish tizimining imkoniyatlari

Hujjatlarni markazlashtirilgan boshqarish. Korxonaning hajmidan qat'i nazar, hujjat aylanish tizimlari ushbu korxonada muomalada bo'lgan hujjatlar shakllarini tezda o'zgartirishga imkon beradi. Masalan, barcha mas'uliyat markazlari bo'yicha xarajatlar uchun ariza shaklini o'zgartirish uchun tizimda saqlangan ariza shabloniga tegishli o'zgartirish kiritish kifoya. Keyin bunday arizalarni to'ldiruvchi xodimlar eskirgan shakldagi hujjatni taqdim eta olmaydilar, chunki arizani to'ldirish va topshirish ham tizimda amalga oshiriladi.

Hujjatning hayot aylanishini qo'llab-quvvatlash. Korxonada yaratilgan va qayta ishlanadigan har bir hujjat bir necha aniq bosqichlardan o'tishi kerak. Masalan, korporativ byudjet ma'lum bir muddat ichida tuzilishi, tasdiqlanishi va bajarilishi kerak. Shundan so'ng ushbu byudjetning rejali va amaldagi ko'rsatkichlari tahlil qilinadi va arxivga yuboriladi. Elektron hujjat aylanishi tizimlari korporativ muhit talablarini, shuningdek, soha standartlari va qonun hujjatlarini hisobga olgan holda hujjatlarning hayot aylanishini qat’iy nazorat qilish imkonini beradi.

Hujjatlar ustida hamkorlikda ishlash. Elektron hujjat aylanish tizimidan foydalanib, siz hujjat ustida jamoaviy ishlarni tashkil qilishingiz mumkin. Bundan tashqari, unda turli ofislarda va hatto turli shaharlarda joylashgan mutaxassislar ishtirok etishlari mumkin.

Hujjatlarni boshqarish tizimlari bitta hujjatning bir nechta versiyasini saqlashga imkon beradi. Hujjatlarni haqiqatda o'zgartirishdan tashqari, elektron hujjat aylanish tizimlari ularga izoh qo'shish, ya'ni hujjatning o'zini o'zgartirmasdan ularga eslatma va sharhlar kiritish imkonini beradi.

Shaxsiy tajriba

Biz Lotus Notes asosidagi hujjat boshqaruv tizimidan foydalanamiz. Ushbu tizim doirasida turli shaharlarda joylashgan menejerlar bir vaqtning o'zida bitta hujjat ustida ishlay oladilar va ularning har biri ikkinchisining nima qilayotganini onlayn ko'rishlari mumkin. Bu ish samaradorligi va sifatini sezilarli darajada oshiradi. Tizim, shuningdek, hujjatlarning barcha versiyalarini, ular bilan bajarilgan operatsiyalarni va sharhlarni saqlaydi.

Maxfiylikni ta'minlash. Elektron hujjat aylanish tizimlarining muhim xususiyati foydalanish imkoniyatidir elektron imzo va hujjatlarni shifrlash. Bu sizga nafaqat hujjatning haqiqiyligini tasdiqlash va uning muallifini aniq aniqlash, balki korporativ ma'lumotlarni saqlash xavfsizligini ta'minlash imkonini beradi.

Hujjatlarni yo'naltirish. Agar elektron hujjat aylanish tizimi mavjud bo'lmasa, hujjatni shakllantirishda ishtirok etuvchi xodim ushbu hujjat kimga o'tkazilishi kerakligini (uning yo'nalishini) aniq bilishi kerak bo'lsa, elektron tizimdan foydalanganda hujjat avtomatik ravishda elektron tizimga o'tkaziladi. to'g'ri odam.

Hujjatlarni yo'naltirish bo'sh yoki qattiq bo'lishi mumkin. Bepul marshrutlash bilan xodim hujjatni istalgan adresatga yuborishi mumkin. Qattiq marshrutlash bilan hujjat yo'llari tartibga solinadi, lekin ichida maxsus holatlar hujjatlarning harakatlanishi qoidalari to'xtatilishi mumkin (masalan, agar hujjat loyihasini tashqi ekspertga ko'rib chiqish uchun yuborish zarur bo'lsa).

Shaxsiy tajriba

Ekaterina Azimina,,

Hujjatlarni foydalanuvchilar o'rtasida ko'chirish tartibi hujjat muallifi tomonidan belgilanadi va ketma-ket yoki parallel bo'lishi mumkin. Marshrutning mazmuni, ya'ni sharhlovchilar va foydalanuvchilar ro'yxati tizim reglamenti bilan aniqlanishi mumkin, buning uchun hujjat muallifi tizim ma'lumotlar bazasiga oldindan kiritilgan marshrutni tanlaydi. Agar marshrut aniqlanmagan bo'lsa, hujjat muallifi tizim foydalanuvchilarining umumiy ro'yxatidan sharhlovchilar va hujjat foydalanuvchilarini mustaqil ravishda tanlaydi.

Yirik transport kompaniyalaridan birining moliyaviy direktori

Bizning kompaniyamizda barcha hujjatlarning yo'nalishlari qat'iy tartibga solinadi. Hujjat bilan ishlash uchun ajratilgan vaqt ham tartibga solinadi - 4 dan 48 soatgacha. Ushbu tartibga solish motivatsiya tizimi bilan "bog'langan": agar xodim hujjat bilan belgilangan muddatdan ko'proq uzrli sababsiz ishlasa, unga jarima solinadi. Bunday tartibga solish, boshqa narsalar qatori, tizim ishning byurokratiklashuviga yordam bermasligini ta'minlash uchun zarurdir.

Ilya Filippov,

Hujjatlarni marshrutlash tizimini ishlab chiqishda biz mas'uliyat matritsasidan foydalandik, bu esa qaysi kompaniya xodimi nima uchun javobgar ekanligini ko'rsatadi. Dastlab, bu matritsalar har bir bo'lim uchun ishlab chiqilgan va keyin butun kompaniya uchun bittaga birlashtirilgan. Ushbu matritsaning mavjudligi sifat tizimini joriy etishni sezilarli darajada osonlashtirdi, chunki ISO 9000:2000 sertifikatini olish uchun barcha xodimlar uchun ish tavsiflari bo'lishi kerak. Keyin hujjat aylanishi ushbu matritsa ustiga qo'yildi. Matritsani tahlil qilish jarayonida takroriy funktsiyalar yo'q qilindi. Masalan, ilgari buxgalteriya hisobini kiritish uchun bir nechta bo‘limlar mas’ul bo‘lgan bo‘lsa, endilikda bu funksiya to‘liq buxgalteriya hisobiga o‘tkazildi.

Boshqa tizimlar bilan integratsiya. Korxonada aylanayotgan ma'lumotlarning yaxlitligini ta'minlash uchun elektron hujjat aylanish tizimlari, qoida tariqasida, korxona boshqaruvining boshqa tizimlari - buxgalteriya, ishlab chiqarish, moliyaviy, tahliliy va boshqalar bilan birlashtirilishi kerak va bo'lishi mumkin. Integratsiya, hujjat aylanishi imkoniyati tufayli. tizimlar ko'pincha turli dasturlar o'rtasida bog'lovchi bo'g'in sifatida ishlatiladi.

Berilgan hujjat bilan mantiqiy aloqador barcha tizimlarning hujjatlari kontekst deb ataladi. Odatda kontekstga elektron va qogʻoz yozishmalar, audio va video yozuvlar, fakslar, yigʻilishlar bayonnomalari, toʻlov hujjatlari va boshqalar kiradi. Kontekst hujjatga qoʻlda yoki avtomatik tarzda biriktirilishi mumkin.

Misol

Byudjetlarni shakllantirish va tuzatish jarayonida quyidagi qo'shimcha (kontekstual) ma'lumotlardan foydalaniladi:

Marketing bozorini o'rganish (ham o'zimiznikilar, ham tashqi manbalar), savdo byudjetini shakllantirishda zarur;

Sotish, sotib olish, debitorlik va kreditorlik qarzlari harakati bo'yicha rejalar va byudjetlarni shakllantirishda foydalaniladigan kontragentlar (etkazib beruvchilar va xaridorlar) bilan tuzilgan shartnomalar;

Standart moddiy xarajatlar uchun ishlab chiqarish rejalari va byudjetlarini shakllantirish uchun zarur bo'lgan me'yoriy va ma'lumotnoma hujjatlari;

Qo'shimcha hujjatlar ( tushuntirish yozuvlari), rejalar va byudjetlarni tuzishda qo'llaniladigan taxminlar yoki cheklovlarni (masalan, valyuta kurslari, inflyatsiya darajasi, kreditlar bo'yicha foiz stavkalari va boshqa ma'lumotlar) aks ettiradi;

Byudjetlarning turli versiyalarini, ishchi eslatmalarni va byudjet jarayoni ishtirokchilarining sharhlarini muhokama qilish bo'yicha yig'ilishlar bayonnomalari.

Qoidaga ko'ra, bunday hujjatlar xodimlar o'rtasida elektron pochta orqali yuboriladi, byudjet ma'lumotlari bo'lgan fayllardan alohida saqlanadi va byudjet jarayoni kontekstidan "tushib ketadi".

Byudjet bilan ishlaydigan foydalanuvchi, agar kerak bo'lsa, yuqoridagi hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri tizimda ochishi va ko'rishi mumkin.

Kirish nazorati. Kompaniya xodimlarining vakolatlarini belgilash va hujjatlarga kirishni nazorat qilishning bir necha variantlari mavjud. Xodim hujjatni to'liq nazorat qilish, hujjatning yangi versiyalarini yaratish huquqiga ega bo'lishi mumkin, lekin hujjatni tahrirlash, izohlash, ko'rish va h.k.

Shaxsiy tajriba

Ilya Filippov,
Bosh direktor"1C: Avtomatlashtirish" kompaniyasi (Moskva)

Biz 1C: Enterprise dasturida mavjud bo'lgan deyarli barcha kirishni shaxsiylashtirish opsiyalaridan foydalanamiz. Bunga o'qish, o'chirish, o'chirish uchun belgilash va uni olib tashlash, yangi hujjatni sozlash va kiritish, quyi hujjatlarni ko'rish va boshqalar kiradi. Lavozimga qarab, xodimlar turli huquqlar. Shunday qilib, savdo menejerlari yangi hujjatlarni kiritish, o'chirish va tuzatishlar uchun eslatmalarni kiritish huquqiga ega, ammo hisob-fakturalarni o'chira olmaydi.

Tashkilotdagi hujjatlarni avtomatlashtirish tizimidan maksimal ta'sirni qanday olishni o'rganish uchun maqolani o'qing (№ 4, 2014 yil).

Rossiya bozorida hujjat aylanishini avtomatlashtirish tizimlari

Kompaniyalarda hujjatlarni boshqarish tizimi sifatida ishlatiladigan eng mashhur dasturiy echimlardan biri bu Microsoft Outlook va Microsoft Exchange Server dasturlari "to'plami". MS Outlook ofis dasturi deyarli har bir kompyuterda o'rnatilgan va MS Exchange Server ko'pincha elektron pochta serveri sifatida ishlatiladi. Ko'pchilik Outlook va Exchange-dan faqat elektron pochta bilan ishlash uchun elektron platforma sifatida foydalanishga odatlangan bo'lishiga qaramay, ushbu dasturlar ma'lum markazlashtirilgan sozlamalardan so'ng ko'pchilik kompaniyalar uchun hujjatlarni avtomatlashtirishning etarlicha funktsional vositasi sifatida xizmat qilishi mumkin.

Hozirgi vaqtda Rossiya bozorida G'arb va mahalliy ishlab chiqaruvchilarning o'ndan ortiq elektron hujjat aylanish tizimlari mavjud. U Microsoft Yuqorida aytib o'tilgan Exchange va Outlook-ga qo'shimcha ravishda, hujjatlarni avtomatlashtirish uchun echimlarni yaratish mumkin bo'lgan boshqa ixtisoslashtirilgan mahsulotlar mavjud, masalan, SharePoint Portal Server va Content Management Server. Hummingbird kompaniyasining Docs Fusion va Docs Open (ilgari PC Docs brendi ostida sotilgan) o'rta biznes uchun tizimlari ham yaxshi ma'lum. Hujjatlarni boshqarish tizimlarining eng kuchlisi - Documentum - yirik korporatsiyalarda foydalanish uchun mo'ljallangan. Ba'zi kompaniyalar Lotus Notes dasturiy paketi yordamida hujjat aylanishini avtomatlashtiradi, ammo bu mahsulot asosan "dasturchilar uchun konstruktor" bo'lib, uning asosida to'liq ishlaydigan hujjat aylanishi tizimini yaratish katta kuch talab qiladi.

Orasida Rus dasturlar eng mashhurlari Lan Docs (Lanit kompaniyasi), Optima Workflow (Optima), BOSS-Referent (IT).

Shaxsiy tajriba

Ekaterina Azimina,,
"Baltika" pivo ishlab chiqarish kompaniyasi OAJning moliya va iqtisod bo'yicha direktori (Sankt-Peterburg)

Kompaniyamiz ikkita hujjat boshqaruv tizimidan foydalanadi. BOSS-Referent yordamida kompaniya hujjatlarining asosiy oqimlari avtomatlashtirilgan: tartibga solish va ma'muriy (buyruqlar, ko'rsatmalar), ishlash intizomini nazorat qilish (ko'rsatmalar), ro'yxatga olish va ko'rib chiqish muddatlarini nazorat qilishni talab qiladigan ichki rasmiy yozishmalar, shartnomalarni muvofiqlashtirish. kompaniya ichidagi etkazib beruvchilar. Lotus Notes-ga asoslangan o'z ishlanmamizdan foydalanib, ko'pgina biznes jarayonlari va funktsiyalari avtomatlashtirilgan: har xil turdagi ilovalarni tayyorlash va tasdiqlash (yo'llanmalar, uskunalar va boshqalar uchun), umumiy korporativ ma'lumotnomalar (telefon raqamlari, manzillar) va ixtisoslashgan ichki ma'lumot saytlari.

SAP R/3 yoki Oracle ilovalari kabi ko'pgina yirik ERP tizimlarida ham hujjat oqimi modullari mavjud. Qoida tariqasida, ular ushbu tizimlardan foydalanadigan kompaniyalar tomonidan qo'llaniladi. Ko'pgina rus kompaniyalari, masalan, kompaniyaning mavjud buxgalteriya tizimi asosida hujjatlarni boshqarish tizimlarini mustaqil ravishda ishlab chiqadi.

Shaxsiy tajriba

Ilya Filippov,
"1C: Avtomatlashtirish" kompaniyasining bosh direktori (Moskva)

Joylashtirish maxsus tizim Hujjatlar aylanishi, menimcha, yuzdan ortiq odam doimiy ravishda hujjatlar bilan ishlaydigan kompaniyalar uchun bunga arziydi. Masalan, biz 1C: Enterprise buxgalteriya tizimi asosida hujjat aylanishini avtomatlashtirdik. U boshqaruv va buxgalteriya hisobini yuritadi, ma'lumotlarni to'playdi va kiritadi, ish haqini hisoblaydi, ISO 9000: 2000 sifat tizimiga muvofiq yozuvlar va protokollarni qayd qiladi va hokazo.

Rossiya hujjat aylanishi tizimlari va G'arb tizimlari o'rtasidagi farqlar

G'arbiy tizimlar va ruslar o'rtasidagi asosiy farqlar miqyoslash imkoniyatidir. Misol uchun, agar G'arb tizimlari mavjud bo'lganlarning aksariyati asosida ishlay olsa operatsion tizimlar(Windows, Unixning sanoat versiyalari), keyin rus tizimlari ulardan biri uchun yaratilgan - odatda Windows. G'arbiy tizimlar har qanday ma'lumotlar bazasidan foydalanish uchun sozlanishi mumkin, ruscha esa ko'pincha faqat bitta - odatda Oracle yoki MS SQL Server bilan ishlaydi. Rossiya tizimlarining bunday cheklovlari integratsiyalashgan platformalararo echimlarni yaratishni juda qiyinlashtiradi.

Funktsionallikka kelsak, asosiy farq shundaki, G'arb tizimlarida turli maqsadlar uchun bir nechta dasturlar bitta brend ostida joylashtirilgan. Misol uchun, Documentum-da ofis ishlarini avtomatlashtirish, loyiha hujjatlari oqimini qo'llab-quvvatlash, ERP tizimlari bilan integratsiya qilish va boshqalar uchun ishlatiladigan alohida mahsulotlar mavjud. Ko'pgina rus tizimlari faqat bitta vazifani hal qiladi. Masalan, Lan-Docs asosan ofislarni avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan. Optima Workflow-da esa asosiy e'tibor hujjatlarning harakatiga qaratilgan. Lotus Notes-ga asoslangan mahsulotlar (masalan, BOSS-Referent) axborot bilan birgalikda ishlashga qaratilgan.

Asosiy farq hujjatlarni avtomatlashtirishga yondashuvdadir. G'arbiy tizimlar kompaniyaning yakuniy biznes-jarayonlarini avtomatlashtirish va qo'llab-quvvatlashga qaratilgan, aksariyat rus dasturlari esa individual funktsiyalarni avtomatlashtiradi.

G'arbiy tizimlarning narxi elektron hujjat aylanishini ta'minlash uchun zarur bo'lgan amalga oshirish, jihozlash va qo'shimcha dasturlar (har bir ish stantsiyasiga yana 100-500 AQSh dollari) xarajatlarini hisobga olmaganda, har bir ish stantsiyasiga o'rtacha 400-1000 AQSh dollarini tashkil qiladi. Amalga oshirishning o'zi litsenziyalar narxining 50-60 foizini tashkil qiladi (bu nisbat 100 yoki undan ortiq ish o'rinlarini amalga oshirish ko'lami uchun kuzatiladi), lekin ba'zi hollarda u ancha qimmatga tushishi mumkin. Eng murakkab va shuning uchun qimmatga tushadigan loyihalardan biri moliyaviy hujjatlar aylanishini avtomatlashtirishdir. Bunday loyihalar uchun amalga oshirish xarajatlari litsenziyalar narxidan 2-3 baravar yuqori.

Mahalliy dasturlarga kelsak, ularning narxi har bir ish joyi uchun 200 dan 600 AQSh dollarigacha, qo'shimcha dasturlar va jihozlar narxi (har bir ish joyi uchun bir xil 100-500 AQSh dollari)ni tashkil qiladi. Amalga oshirishning qiyosiy qiymati G'arb tizimlarida bo'lgani kabi hisoblab chiqiladi.

Shaxsiy tajriba

Natalya Yaxnova,

Kompaniyamizda hujjat aylanishi o'z-o'zidan ishlab chiqilgan dastur yordamida avtomatlashtirilgan. Xususan, xarajatlar smetasini muvofiqlashtirish va tasdiqlash jarayoni, byudjetlar o'rtasida mablag'lar harakati bo'yicha so'rovlarni va rejadan tashqari xarajatlar bo'yicha so'rovlarni tasdiqlash jarayoni ( operativ boshqaruv byudjet). Xodimlarni boshqarish bilan bog'liq so'rovlarni tasdiqlashning avtomatlashtirilgan tartiblari (o'zgartirish so'rovlari). xodimlar jadvali, ish haqi, kadrlar tanlash, ish tavsiflari va boshqalar), sifat tizimi hujjatlarini, jo'natish so'rovlarini tasdiqlash tartiblari, transport xizmatlari h.k. turli xil hujjat aylanishi modullarini amalga oshirish bir oydan uch oygacha davom etdi. Butun tizimni ishlab chiqish qiymati 100 ming AQSh dollariga baholanishi mumkin.

Tashkilotda elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish xususiyatlari

Avtomatlashtirishning ustuvor yo'nalishi ko'pincha hujjatlarni tasdiqlash bilan bog'liq jarayonlar, masalan, byudjetlarni tuzish va amalga oshirish jarayonidir. Ammo ko'pgina korxonalarda hujjat aylanishini avtomatlashtirish ish yuritishdan, ya'ni kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni ro'yxatga olishdan boshlanadi.

Shaxsiy tajriba

Yirik transport kompaniyalaridan birining moliyaviy direktori

Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish xodimlarning kompaniya ma'lumotlariga kirishini nazorat qilish tizimini ishlab chiqish, shuningdek ish vaqtini kuzatish bilan boshlanishi kerak deb hisoblayman. Keyin ofis ishi avtomatlashtiriladi. Barcha muhim kiruvchi hujjatlar skanerdan o'tkazilishi va tashkilot orqali elektron ko'rinishda harakatlanishini davom ettirishi kerak. Qog'oz nusxasi arxivga yoki unga ega bo'lishi kerak bo'lgan xodimga yuboriladi. Keyingi bosqichda kompaniya ichida hujjatlarni ko'chirish jarayonini avtomatlashtirish kerak. Va shundan keyingina qolganlari ushbu "ramka" ga biriktiriladi. elektron tizimlar: to'lovlar, ish haqi, tenderlar, buxgalteriya hisobi va hokazo.

Korporativ omborni yaratish. Hujjatlarni boshqarishni avtomatlashtirish tizimini joriy etish har doim korporativ hujjatlar omborini yaratishni o'z ichiga oladi. Ushbu omborning mantiqiy tuzilishi, hujjatlarni saqlash ierarxiyasi va ombor ichida xavfsizlik siyosatini ishlab chiqish va amalga oshirish alohida e'tibor talab qiladi va ularni amalga oshirish loyihasining dastlabki bosqichida yaratilishi kerak.

Hujjatlarni saqlash funktsiyasi loyihaning eng boshida qo'llanilishi mumkinligini hisobga olish kerak. Shuning uchun, amalga oshirishning birinchi bosqichida barcha hujjatlar mavjud saqlash joylaridan (odatda mahalliy drayvlar yoki tarmoq) bitta korporativ xotiraga ko'chirilishi mumkin. Bu foydalanuvchilarga tizimning asosiy funktsiyalari bilan tanishish va uni asta-sekin o'zlashtirish imkonini beradi. Hujjatlarning o'zgarishi, yangisining paydo bo'lishi va boshqalar haqida xabarnomalar kabi xizmat funktsiyalari ham xodimlarning joriy qilingan tizimga moslashish tezligini oshirishi mumkin.

Axborotga kirish tartibini aniqlash. Elektron hujjat aylanishi tizimi kompaniyaning barcha xodimlari ishlashi mumkin bo'lgan yagona axborot maydonini yaratishga imkon beradi. Shuning uchun ma'lumotlarga kirish tartib-qoidalarining tavsifiga alohida e'tibor qaratish lozim. Bunday holda, xavfsizlik talablari va har bir xodim ega bo'lishi kerak bo'lgan ma'lumotlarning to'liqligi o'rtasida oqilona kelishuvni topish kerak.

Natijalarni qayd etish zarurati. Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qilishda jamoaviy ish natijalarini qayd etish tartibini tavsiflash va amalga oshirishga e'tiborni kuchaytirish kerak. Shunday qilib, har qanday yig'ilish keyinchalik tizimga kiritiladigan protokollar bilan birga bo'lishi kerak. Shuningdek, telefon suhbatlari natijalarini yozib olish va mavzular bo'yicha kontekstli ma'lumotlarni (elektron xabarlar, skanerlangan nusxalar, taqdimotlar va boshqalar) tanlash va ularni tegishli hujjatlarga biriktirish mexanizmini ta'minlash kerak. Shunday qilib, ko'pgina kompaniyalar elektron pochta xabarlarini keyingi guruhlash qulayligi uchun formatlash uchun qat'iy qoidalarni joriy qilishadi.

Bir tomondan, dastlab kompaniya xodimlarining ko'nikishi qiyin yangi tizim, ularning barcha harakatlari tartibga solinishiga. Boshqa tomondan, hujjat aylanishi tizimi xodimlarga o'z vazifalarini bajarish uchun vaqtni tejash imkonini beradi va shuning uchun samaraliroq ishlaydi.

Shaxsiy tajriba

Natalya Yaxnova,
"Inmarko" kompaniyasining moliyaviy direktori (Novosibirsk)

Hujjatlarni boshqarish tizimidan foydalanishning asosiy afzalligi shundaki, u kompaniya faoliyatini muvofiqlashtirish va uni shaffof qilish imkonini beradi. Qabul qilingan ariza to'g'risida bildirishnoma elektron pochta orqali yuborilganligi sababli, ofislarni qog'ozlar bilan aylanib chiqishga vaqt sarflashning hojati yo'q. Tizimdan foydalanib, ma'lum bir hujjat qaysi bosqichda ekanligini kuzatish oson, shuning uchun ilovalarga javob berish muddati sezilarli darajada qisqaradi. Bundan tashqari, tizim xodimlarning ish faoliyatini baholashga imkon beradi: uning yordami bilan siz qayta ishlangan va qayta ishlanmagan vazifalar ko'rsatkichlari bo'yicha hisobotlarni yaratishingiz, ularni bajarishga sarflangan vaqtni tahlil qilishingiz va xodimlarning ish natijalarini motivatsiya tizimi bilan bog'lashingiz mumkin.

Elektron hujjat aylanishi tizimi javob berishi kerak bo'lgan asosiy talablar:

• Ishonchli saqlash va hujjatlarni oson qidirish.
• Ish yuritish vazifalarini qo'llab-quvvatlash va bajarish.
• Hujjatlarning bajarilishini va ularning yo'nalishini o'z vaqtida nazorat qilish.
• Analitik hisobotlarni yaratish.
• Axborot xavfsizligini ta'minlash.

Zamonaviy EDMS shuningdek, mijozlar bilan ishlash, ularning so'rovlarini qayta ishlash funktsiyalari va ko'plab amaliy muammolarni hal qilishga imkon beruvchi qo'shimcha foydali vositalarga ega.

Elektron hujjat aylanish tizimlarining turlari

Elektron hujjat aylanish tizimlarini tasniflashning har xil turlari mavjud, ammo eng ko'p ko'rsatkichli tasniflash EDMS ning nom funksionalligiga ko'ra bo'linishi hisoblanadi. Har qanday EDMS o'z ishlab chiqaruvchisi tomonidan asosan ma'lum bir turdagi vazifani bajarish uchun mo'ljallangan tarzda joylashtirilgan. Bu ko'pchilik "birodarlar" ga xos bo'lgan qo'shimcha texnologiyalarni taqdim etmaydi degani emas. Shunchaki, har bir elektron hujjat aylanish tizimining asboblar to'plami o'zining kuchli tomonlariga ega zaif tomonlari. Sarlavha funksionalligi bo'yicha tasniflash hisobga olinadi kuchli tomonlari SEDlar.

Shunday qilib, u shunday ko'rinadi:

• EDMS elektron hujjatlarni, shuningdek qog'oz hujjatlarning raqamli analoglarini yaratish va ular bilan ishlash uchun mo'ljallangan.
• Voqealar va hujjatlarni butun hayot aylanishi davomida ro'yxatga olishni avtomatlashtiradigan buxgalteriya tizimlari (elektron hujjatlar kabinetlari).
• EDMS, uning asosiy vazifasi korporativ ma'lumotlarning katta omborlari bilan ishlashni avtomatlashtirishdir.
• Hujjatlarning elektron arxivlarini boshqaradigan tizimlar.
• Funktsionalligi qazib olishga ixtisoslashgan EDMS zarur ma'lumotlar arxivlar va boshqa elektron manbalardan.
• Korporativ jarayonlarni, hujjatlarni qayta ishlashni va biznes hujjatlari bilan ishlashda ishtirok etadigan tashkilot xodimlarining faoliyatini boshqaradigan tizimlar.
• Ma'lumotlarni saqlash qurilmalarini boshqaradigan axborot EDMS.

Shuningdek, faqat Rossiyada qo'llaniladigan EDMS ning kelib chiqqan mamlakat bo'yicha qisqacha tasnifi mavjud. Unga ko‘ra, mamlakatimizda elektron hujjat aylanish tizimlari xorijiy Lotus/Domino platformasida ishlab chiqilgan mahalliy, import va ruslarga bo‘linadi. Bizning sharhimiz faqat ikkita xorijiy EDMS misollarini o'z ichiga oladi - EMC Documentum va Lotus Domino.Doc. Boshqa barcha SEDlar rus "fuqaroligiga" ega.

TOP 10 elektron hujjat aylanish tizimlari

Biz elektron hujjat aylanishi tizimlarini korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirish uchun elektron hujjat aylanishi tizimini tanlashda hal qiluvchi bo'lgan beshta parametrni taqqoslash asosida baholadik. Shkala o'n ball.

Eslatma: jadvaldagi tizimning yakuniy bahosi 100% ob'ektiv deb da'vo qilmaydi va ushbu mavzuni chuqur tahlil qilish asosida muallifning fikrini aks ettiradi. Elektron hujjat aylanishi tizimlarining ushbu sharhi faqat biznesning har xil turlarida foydalanish uchun xavfsiz tarzda tanlanishi mumkin bo'lgan yuqori sifatli dasturiy mahsulotlar orasida amalga oshiriladi.

HOLDA

Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi butun postsovet hududida o'z segmentida tan olingan etakchi hisoblanadi. Unda yirik xoldinglar va korporatsiyalar ham, kichik korxonalar ham hujjat aylanishi va ish yuritishni muvaffaqiyatli amalga oshirmoqda. Ushbu tizimga nisbatan tavtologiyani qo'llash maqsadga muvofiqdir: "BIZNES" o'z biznesini biladi. Haqiqatan ham, ushbu dastur ofis ishini va hujjat aylanishini chuqur avtomatlashtirish uchun idealdir.

pros

• Har qanday elektron hujjat harakatining barcha bosqichlarini kuzatish imkoniyati.
• Hujjatlar loyihalarini yaratishda soddalik va qulaylik.
• Tizimning umumiy silliqligi va funksionalligi.

Minuslar

• "Qattiq" kamchiliklarga biroz arxaik interfeys va o'zlashtirishda ma'lum bir qiyinchilik kiradi.

Qancha?

Bitta ish joyida (DBMS - Oracle) "DELO" tizimidan foydalanish litsenziyasining narxi ushbu o'rindiqlarning rejalashtirilgan umumiy soniga bog'liq va 11 000 rubldan (201-500 rubl) 13 400 rublgacha (1-5 rubl / m) o'zgaradi. ). Agar tashkilot Microsoft SQL Server DBMS dan foydalansa, u holda bitta ish joyi uchun litsenziya mos ravishda 7200 dan 9500 rublgacha turadi.

Mantiq

2012 yilgacha "EDMS Logic" dasturi "Boss-Referent" deb nomlangan va Rossiyaning eng mashhur elektron hujjat aylanish tizimlaridan biri, "Delo" EDMS uchun jiddiy raqobatchi edi. Ism o'zgarishi bu sifatga ta'sir qilmadi dasturiy mahsulot va u hali ham ishonchli va funktsional tizim har qanday turdagi va o'lchamdagi korxonalarda ofis boshqaruvi uchun.

pros

• Hujjatlarni tasdiqlash uchun murakkab ko'p darajali marshrutlarni qurish qobiliyati.
• Foydalanuvchi ma'lumotlarini himoya qilishning yuqori darajasi.
• Tizimning asosiy komponentlarini o'zlashtirishning nisbatan qulayligi.
• Moslashuvchan va o'zgartirilishi mumkin bo'lgan hujjatlarni qayta ishlash jarayonlari.

Minuslar

• Jiddiy kadrlar almashinuvi vaqtida foydalanish huquqlarining noqulay tabaqalanishi.
• Eng vijdonli texnik yordam ishi emas.
• Arxaik interfeys.

Qancha?

Ushbu dasturdan foydalanish uchun bitta litsenziyaning narxi unga ulangan xodimlar soniga bog'liq. Agar ularning soni 49 kishidan oshmasa, u holda har bir ish joyi uchun narx 5900 ni tashkil qiladi; 50 dan 199 tagacha ulangan xodimlar - 5200 rubl; va agar 200 dan ortiq ish joyi bo'lsa, unda bitta litsenziyaning narxi minimal bo'ladi - 4900 rubl.

FOROT

Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi ISO 9000 sifat standarti va ish yuritish sohasidagi Rossiya GOSTlari talablariga to'liq mos ravishda ishlab chiqilgan. "EVFRATS" o'zining "hamkasblari" dan juda ko'p o'ziga xos xususiyatlari bilan ajralib turadi. dasturiy ta'minotni ishlab chiqish, uni raqobatdosh EDMSda topib bo'lmaydi. Sof texnologik jihatdan, ushbu tizim zamonaviy Rossiya bozorida EDMS eng "ilg'or"laridan biridir.

pros

• Ushbu tizimning yetkazib berish paketi o'rnatilgan Nika DBMSni o'z ichiga oladi, u avtomatik ravishda foydalanuvchi tashkilotini qo'shimcha dasturiy ta'minotni sotib olishdan ozod qiladi.
• Yoqimli, esda qolarli dizaynga ega do'stona interfeys.
• Kirish huquqlarini boshqarish uchun o'rnatilgan rol mexanizmi.

Minuslar

• Juda sekin tezlik, ayniqsa zaif kompyuterlarda.
• Vaqti-vaqti bilan nosozliklar va sekin texnik yordam.

Qancha?

Tizimni tashkilotning o'z serveriga o'rnatish bilan standart litsenziya har bir ish stantsiyasiga 5200 dan 7300 rublgacha, ko'proq foydalanuvchilar esa arzonroq narxga ega. Shu bilan birga, server komponentini ishlab chiqaruvchining uskunasiga joylashtirish imkoniyati ham mavjud. Bunday holda, abonent to'lovi tizimi qo'llaniladi - oyiga 10 000 dan 95 000 rublgacha bo'lgan to'rtta tarif.

1C: Arxiv

Bu korporativ hujjatlarni boshqarish uchun eng yaxshi va, albatta, eng universal dasturlardan biridir. "1C: Arxiv" turli formatdagi biznes hujjatlarini ishonchli va eng muhimi markazlashtirilgan saqlashni ta'minlaydi, fayllarni tahrirlashi mumkin bo'lgan vakolatli xodimlar tomonidan unga kirish huquqiga ega.

pros

• Kerakli ma'lumotlarni tezda qidirish uchun yaxshi tuzatilgan algoritm.
• Har qanday turdagi hujjatlarni saqlash imkoniyati - matn va grafiklardan tortib audio va video fayllargacha.
• Masshtablashning eng keng imkoniyatlari ushbu dasturiy ta'minotni yirik va kichik korxonalarda muvaffaqiyatli ishlatish imkonini beradi.
• Ushbu dasturni raqobatchilardan ajratib turadigan 1C: Arxivning asosiy afzalligi mahsulot narxi va uning funksionalligining optimal kombinatsiyasi hisoblanadi.
• Tashqi ilovalar bilan integratsiyani qo'llab-quvvatlaydi.

Minuslar

• Tizim resurslarining katta miqdorini iste'mol qiladi.
• Tajribali foydalanuvchilar uchun ham o'rganish qiyinligi ortdi.

Qancha?

Ushbu dasturni "yig'ish" narxi 12 000 dan 57 000 rublgacha o'zgaradi va birinchi miqdor faqat 1C: Arxivning oldingi versiyasini yangilash uchun to'lanishi kerak.

DIRECTUM

Oddiy va funktsional DIRECTUM EDMS kichik va o'rta biznes uchun ajoyib echim bo'ladi. Ushbu tizim tufayli elektron hujjat aylanishini an'anaviy qog'oz bilan muvaffaqiyatli birlashtirish mumkin, shunda keyinchalik tashkilot butunlay "og'riqsiz" DIRECTUMda ishlashga o'tishi mumkin. Advanced Workflow texnologiyasi ofis jarayonlarini samarali avtomatlashtirishni ta'minlaydi.

pros

• Hujjatlarni qidirish va identifikatsiyalashni imkon qadar soddalashtiradigan maxsus dasturiy vositalar mavjudligi.
• Muayyan vazifalar uchun tizimni mustaqil ravishda o'zgartirish uchun keng imkoniyatlar.
• Boshqa dasturlar bilan kengaytirilgan integratsiya imkoniyatlari.

Minuslar

• Tizim korxonani boshqarishga qaratilgan - unda oddiy kotiblar uchun ishlash qiyinroq.
• Biroz chalkash va shaffof bo'lmagan narx siyosati.

Qancha?

Ushbu EDMSdan foydalanish uchun litsenziyalar ham alohida, ham paketli takliflarning bir qismi sifatida sotib olinadi. Eng arzon asosiy mijoz litsenziyasi 7800 rublni tashkil qiladi. Litsenziya paketlarining narxi 148 200 rubldan (20 xodim uchun asosiy) boshlanadi va 2 010 000 rublga (200 xodim uchun) etadi.

OPTIMA-WorkFlow

Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi o'z segmentida kuchli o'rta dehqon hisoblanadi. U doimiy rivojlanishda va bozorning tan olingan mastodonlari bilan teng sharoitlarda raqobatlasha olmaydi. Shu bilan birga, OPTIMA-WorkFlow bir qator “eng yuqori”lariga ega - uni olomondan ajralib turadigan noyob texnologiyalar.

pros

• Bir xil turdagi hujjatlar va ularni ro'yxatga olish ma'lumotlarini ketma-ket kiritish funktsiyasini amalga oshirish.
• Antivirus dasturi bilan skanerlash.
• Oddiy va shifrlangan hujjatlarni ixtiyoriy indekslash.
• Ko'p tilli foydalanuvchi interfeysi.

Minuslar

• Oddiylikning kamchiliklari funksionallik, ular kelgusi yangilanishlar bilan butunlay yo'q qilinadi.

Qancha?

Ushbu platformaga asoslangan odatiy echimlar 55 000 dan 75 000 rublgacha turadi.

EMC hujjati

Hujjat aylanish jarayonlarini avtomatlashtirish uchun ushbu platforma IT-sanoatining jahon yetakchisi EMC tomonidan ishlab chiqilgan. Kuchli funksionallik, individual vositalarning moslashuvchan konfiguratsiyasi bilan birgalikda EMC Documentum-ni Rossiya bozorida mavjud bo'lgan eng yaxshi xorijiy EDMSga aylantiradi.

pros

• Dizayn va qurilish hujjatlarini boshqarishda yuqori darajadagi qulaylik.
• Kirish huquqini taqsimlashni boshqarish imkonini beruvchi ro'yxatdan o'tish/chiqish mexanizmini joriy etish.
• Tasdiqlash tartibini bir necha darajalarda amalga oshirish imkonini beruvchi funksiyaning mavjudligi.
• Skanerlash va hujjatlarni aniqlash qurilmalarini qo'llab-quvvatlash.

Minuslar

• Faqat Internet Explorer brauzeri bilan ishlaydi.
• Yo'qligi ochiq kirish tizim bo'yicha texnik va amaliy hujjatlar.
• Tez-tez "tormoz" va tizim og'ir yuklanganda kechikishlar.

Qancha?

Ushbu platformadan foydalanish uchun qat'iy narxlar yo'q. Uni amalga oshirish narxi har bir mijoz bilan alohida muhokama qilinadi.

LanDocs

1997 yilda mahalliy LANIT kompaniyasi tomonidan ishlab chiqilgan ushbu hujjat aylanishini avtomatlashtirish platformasi bugungi kungacha ko'plab korxona va muassasalar tomonidan talab qilinmoqda. LanDocs qulay ofis ishi va hujjat aylanishi muhitini yaratishga imkon beradi, barcha toifadagi foydalanuvchilarni uni boshqarish uchun zarur vositalar to'plami bilan ta'minlaydi.

pros

• Integratsiyalashgan kriptografik himoya vositalarining mavjudligi.
• Hujjat aylanish jarayoniga masofaviy filiallar xodimlarini kiritish imkoniyati.
• Qog'oz hujjatlari uchun ommaviy skanerlash funksiyasining mavjudligi.

Minuslar

• Ishlash muammolari juda keng tarqalgan.
• Funktsionallikni kengaytirish uchun zaif imkoniyatlar.
• Tizimni noldan o'zlashtirishda qiyinchilik.

Qancha?

Server litsenziyasining narxi 30 000 dan 216 000 rublgacha o'zgaradi. Foydalanuvchi litsenziyalarini 5600 dan 8400 rublgacha bo'lgan narxlarda sotib olish mumkin.

Kompaniya Media

CompanyMedia - bu biznes jarayonlarini, hujjatlar aylanishini va ofis ishlarini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan dasturiy echimlarning butun majmuasidir. Ushbu EDMS o'zining raqobatchilaridan sozlamalarning beqiyos moslashuvchanligi va alohida o'rnatilishi mumkin bo'lgan mustaqil modullarning mavjudligi bilan ajralib turadi.

pros

• Imkoniyat muvaffaqiyatli ish murakkab korporativ tuzilma va hududiy tuzilishga ega korxonalardagi tizimlar.
• Yiliga 365 kun davomida kechayu kunduz faol ishlash imkonini beruvchi tizimning misli ko'rilmagan ishonchliligi.
• Bir necha turdagi ish joylari bilan ishlashni avtomatlashtirilgan qo'llab-quvvatlash.
• Tashkilotning ierarxik tuzilishiga ko'ra kirish huquqlarini farqlash.

Minuslar

• Veb-interfeys ba'zi brauzerlar, xususan, FireFox uchun cheklangan qo'llab-quvvatlanadi.
• Tizim birinchi navbatda o'rta va yirik biznesga qaratilgan.

Qancha?

Yakuniy narx bu dasturiy ta'minot xodimlarni o'qitish, qo'shimcha modullarni o'rnatish va tizimdan foydalanish huquqlarini o'tkazish kabi ko'plab komponentlardan iborat. Umumiy miqdorning yuqori chegarasi - 99 000 rubl. Eng arzon tematik modul 4000 rublni tashkil qiladi.

Lotus Domino.Doc

Ushbu EDMS yuqori darajadagi ma'lumotlar xavfsizligi tizimiga ega bo'lgan taniqli Notes/Domino platformasi uchun ilovadir. Lotus Domino.Doc ham rivojlangan Elektron arxiv, bu sizga korporativ hujjatlarni katta saqlashni amalga oshirish imkonini beradi.

pros

• Tarqalgan muhitda hujjat oqimlarini boshqarish muammolarini kompleks hal qilish uchun mo'ljallangan noyob replikatsiya tizimlarining mavjudligi.
• Hujjatlarni qidirish imkoniyati alohida qismlar axborot omborlari.
• LDAP kataloglari korxona darajasiga ko'tariladi.

Minuslar

• Ushbu tizimning kamchiliklari asosan uning g'arbiy kelib chiqishi bilan bog'liq - interfeys va ba'zi funktsiyalarni amalga oshirish bilan bog'liq ba'zi savollar mavjud.

Qancha?

Foydalanuvchi va server litsenziyalarining narxi platforma veb-saytida alohida hisoblanadi.

Natijada

Ko'rib chiqish ostida chiziq chizish, men ta'kidlashni istardim muhim nuance: Sizning biznesingizga elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish uning rentabelligini darhol oshirishni kafolatlamaydi va ba'zi hollarda zarar etkazishi mumkin. Agar sizning tashkilotingiz muvaffaqiyatli ishlayotgan bo'lsa va EDMSsiz ishlasa, daromad keltirsa, ularni amalga oshirishga qaror qilishdan oldin ming marta o'ylab ko'ring. "Progressiv moda" ni ta'qib qilish va bu tizimlarni ularga jiddiy ehtiyoj sezmasdan o'rnatishning hojati yo'q. Biroq, biznes kengayib borayotgani va xodimlarning yuki og'irlashgani sababli, elektron hujjat aylanishi tizimi kompaniyaga qog'ozbozlik girdobidan chiqishga yordam beradigan o'ziga xos hayotni saqlovchi vositaga aylanishi mumkin.