Hujjatlar bo'yicha axborot-ma'lumotnoma ishi. Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish. Kompyuterda ish yuritish - Hujjatlar bo'yicha axborot-ma'lumotnoma - Talabalar uchun adabiyot. Tashkilotda fayllarni shakllantirish va ularni joriy saqlash

Ko'rib chiqiladigan savollar:

Savol № 1

Savol № 2

Axborot-qidiruv tizimi - bu tuzilgan ma'lumotlarning katta massivlarini qayta ishlash, saqlash, saralash, filtrlash va qidirish uchun qo'llaniladigan kompyuter muhiti.

Har bir axborot tizimi o'ziga xos ob'ektlar to'plami va ularning xususiyatlari bilan tavsiflangan muayyan sinf muammolarini hal qilish uchun mo'ljallangan. IPS ning ikki turi mavjud:

1. Documentografik. Dokumentografik axborotni qidirish tizimlarida barcha saqlangan hujjatlar maxsus tarzda indekslanadi, ya'ni har bir hujjatga qidiruv tasvirini tashkil etuvchi individual kod beriladi. Qidiruv hujjatlarning o'ziga emas, balki ularning qidiruv tasvirlariga asoslanadi. Kitoblar shu tarzda qidiriladi katta kutubxonalar. Birinchidan, ular katalogdagi kartani qidiradilar, so'ngra unda ko'rsatilgan raqamdan foydalanib, kitobning o'zi topiladi.

2. Haqiqiy. Faktli axborot tizimlari hujjatlarni emas, balki har qanday mavzuga oid faktlarni saqlaydi. Qidiruv namunali fakt yordamida amalga oshiriladi.

Har bir axborot tizimi ikki qismdan iborat: ma'lumotlar bazasi (MB) va ma'lumotlar bazasini boshqarish tizimi (DBMS).

Ma'lumotlar bazasi - bu ma'lum bir mavzu sohasiga tegishli tuzilgan ma'lumotlarning nomlangan to'plami.

Ma'lumotlar bazasini boshqarish tizimi - bu ma'lumotlar bazalarini yaratish, ularni yangilab turish va ulardagi kerakli ma'lumotlarni qidirishni tashkil qilish uchun zarur bo'lgan dasturiy ta'minot va til vositalari to'plami.

Hozirgi vaqtda juda ko'p turli xil DBMSlar mavjud. Eng mashhurlari Dbase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.

Savol № 3

Savol № 6

Savol № 7

Savol № 8

Ro'yxatga olish va nazorat qilish kartasi qanday ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak?

Amaliy dars № 5

“Axborot-ma’lumotnoma ishini tashkil etish”

Ko'rib chiqiladigan savollar:

1. Hujjatlar bo'yicha axborot-ma'lumotnoma ishi nima?

2. Axborot-qidiruv tizimi nima?

3. "Hujjatlarni ro'yxatga olish kartalari" nima va ular bilan ishlashning xususiyatlari qanday?

4. Malumot fayli nima?

5. Kartotani topshirishning qanday tamoyillari mavjud?

6. Hujjatga qaror qo'llanilgandan keyin uning bajarilishini nazorat qilish nimani o'z ichiga oladi?

7. Fuqarolar murojaatlari bilan ishlash texnologiyasining xususiyatlari qanday?

8. Ro'yxatga olish va nazorat kartasi qanday ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak?

Savol № 1

Hujjatlar bo'yicha axborot-ma'lumotnoma ishi nima?

Ro'yxatga olishning asosiy maqsadlaridan biri tashkiliy hujjatlarning ma'lumotlar bazasini yaratishdir. Ushbu ma'lumotlar bazasiga asoslangan ofis boshqaruvi xizmati (yoki kichik tashkilotda kotib) ikki turdagi savollarga javob berishi kerak:

har qanday hujjat kimda, qaerda, ishning qaysi bosqichida joylashganligi;
ma'lumotlarni qaysi hujjatlarda topish mumkin? muayyan masala. 1

Axborot va hujjat resurslarining butun majmuasiga egalik qilish ish yuritish xizmatining asosiy vazifasi hisoblanadi. Va, birinchi navbatda, ushbu aniq vazifani bajarish uchun hujjatlar haqidagi barcha ma'lumotlar ro'yxatga olish va buxgalteriya shakllarida qayd etiladi. Axborot-ma'lumotnoma ishlari, shuningdek, ro'yxatga olish tizimining o'zi ham an'anaviy shaklda (asosan kartoteka yordamida), ham avtomatlashtirilgan rejimda amalga oshirilishi mumkin. 2

Malumot karta fayli ro'yxatga olish kartalaridan tuzilgan. Ma'lumotnoma faylidagi ajratuvchilar tashkilotning tarkibiy bo'linmalari yoki faoliyat yo'nalishlarining nomlari hisoblanadi. Ushbu bo'limlar ichida kartalarni muxbirlar yoki faoliyat masalalari (mahsulotlar, mahsulotlar va boshqalar) bo'yicha alifbo tartibida joylashtirish eng qulaydir. Hujjatni ro'yxatdan o'tkazish vaqtida ikkita karta tuziladi: biri vaqtni nazorat qilish kartotekasiga, ikkinchisi ma'lumotnomaga joylashtiriladi. Hujjat rasmiylashtirilgandan so'ng, hujjatda ko'rsatilgan masalani hal qilish to'g'risidagi barcha belgilar to'liqroq va to'liqroq bo'lgani uchun, oxirgi kartoteka kartasi ma'lumotnoma kartochkasiga va ma'lumot kartasidan shunga o'xshash kartaga o'zgartiriladi. indeks yo'q qilinadi yoki boshqa qidiruv mezonidan foydalangan holda hujjatlarni qidirish uchun qo'shimcha ma'lumot kartasi indeksini yaratishda ishlatiladi.

15/16 sahifa

VA hujjatlar bo'yicha ma'lumot va ma'lumotnoma ishlari.

Hujjatlar bo'yicha axborot-ma'lumotnoma ishining asosi ShKga kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarni kiritish jarayonida yaratilgan ma’lumotlar bazasi.

Zamonaviy ma'lumotlar bazasini boshqarish tizimlari (ma'lumotlar bazasini boshqarish tizimlari) so'rovlarni yaratishga va shunga mos ravishda hujjatlarni ro'yxatga olish kartasiga kiritilgan ma'lumotlarning har qanday kombinatsiyasiga javob olish imkonini beradi.

Hujjatlarni qidirish xuddi shunday tarzda amalga oshiriladi. Qidiruv ro'yxatga olish kartasida to'ldirilgan har qanday atribut (maydon) bo'yicha amalga oshirilishi mumkin. Qoida tariqasida, bu kiruvchi hujjat raqami, hujjat qabul qilingan sana, hujjat turi, muxbir, hudud, hujjatning ijrochisi, chiquvchi hujjat raqami, hujjat yuborilgan sana va boshqalar. Tegishli maydon qiymatlari klaviaturadan kiritiladi yoki tasniflangan qiymatlar uchun tegishli ro'yxatdan tanlanadi (hujjat turi, ijrochi va boshqalar). Sertifikat berilishi mumkin:

1. Aniq hujjat uchun: qayerda (kim) joylashgan; bajarish (tayyorlash) bosqichi; bajarilish natijasi; saqlash joyi (bajarilgan hujjatlar uchun).

2. Mavzu (mazmun) bo'yicha: aniq hujjat; hujjatlar guruhi.

4. Mintaqalar bo'yicha: mamlakat; hududlar; shahar.

Muayyan hujjatlar yoki hujjatlar guruhini qidirishda quyidagi tafsilotlar ko'rsatilishi mumkin:

1) kiruvchi, chiquvchi, ichki hujjatlar(qidiruv har bir toifa uchun yoki hujjatlarning uchta guruhi uchun alohida o'tkazilishi mumkin);

2) hujjat turi (xat, buyruq, kelishuv va boshqalar);

3) qidiruvning taxminiy xronologik ko'lami (qabul qilingan sana bo'yicha yoki ichki bo'lganlar uchun - hujjatning imzolanishi yoki bir kundan boshqasiga);

4) qidiruv o‘tkazilayotgan hudud (mamlakat, viloyat);

5) tashkilot (muxbir/adresat);

Muayyan hujjat bo'yicha ma'lumotni qidirishda hujjat raqami to'g'ridan-to'g'ri ko'rsatilishi mumkin.

Qidiruv shartlari ro'yxatga olish kartasiga o'xshash to'ldirilgan karta maydonlarining kombinatsiyasi sifatida shakllanadi, ya'ni. Bir nechta maydonlarni to'ldirganingizda, barcha ko'rsatilgan parametrlarga mos keladigan hujjatlar topiladi.

Hujjatlarni qidirish ijro etilmagan hujjatlar, bajarilgan hujjatlar (ijro etilgan sana va ishda joylashtirilganligi to'g'risida belgi ko'rsatilgan), butun operatsion ma'lumotlar bazasi (joriy ish yili hujjatlari) orqali, shuningdek, kerak bo'lganda, arxiv ma'lumotlar bazasi (o'tgan yillardagi hujjatlar).

Muayyan hujjat bo'yicha ma'lumot taqdim etilganda ekranda ro'yxatga olish shakli ko'rsatiladi va kerak bo'lganda chop etiladi. Hujjatlar guruhini qidirishda qidiruv natijalari jadval ko'rinishida ko'rsatiladi va chop etiladi.

Muayyan bajarilmagan hujjatni qidirishda qidiruv natijasi qaysi ijrochida hujjat mavjudligi to'g'risidagi ma'lumotdir. bu daqiqa. Agar hujjat allaqachon bajarilgan bo'lsa, u qanday faylda ekanligi haqidagi ma'lumot ekranda ko'rsatiladi. ushbu hujjat.

Institutsional hujjatlarning to'liq matnli ma'lumotlar bazalari qidiruv imkoniyatlarini sezilarli darajada kengaytiradi. Bu bilan ishlash shakli elektron nusxalari hujjatlar so'nggi paytlarda tobora keng tarqalmoqda. Bunday holda, hujjatning o'zi matni bo'lgan fayl (kiruvchi, qabul qilingan elektron pochta, faks; yoki skanerlash va keyinchalik tanib olish orqali kiritiladi qog'oz hujjat, chiquvchi yoki ichki - yordamida tayyorlangan matn muharriri, elektron jadval va boshqalar).

Bunday to'liq matnli tizimlar nafaqat hujjat kartasiga kiritilgan tafsilotlar bo'yicha, balki hujjatning mazmuni bo'yicha ham qidirish imkonini beradi, ya'ni. matnda ma'lum so'z yoki iboralarni o'z ichiga olgan hujjatlarni qidiring. Misol uchun, agar biz Orion kompaniyasidan printer sotib olish bilan bog'liq hujjatlarni topmoqchi bo'lsak, biz "printer" va "Orion" so'zlari yordamida qidiramiz.

Avtomatlashtirilgan texnologiyalardan foydalanish ro'yxatga olish, ijroni nazorat qilish va ma'lumot-axborot xizmatlari uchun mehnat xarajatlarini sezilarli darajada kamaytiradi. Shunday qilib, agar bitta an'anaviy ro'yxatga olish kartasini to'ldirish uchun mehnat xarajatlari 0,152 soat bo'lsa, avtomatlashtirilgan texnologiyadan foydalangan holda bu bor-yo'g'i 0,054 soatni tashkil qiladi. Shunga ko'ra, joriy ma'lumotlarni qidirish uchun mehnat xarajatlari 0,17 yoki 0,054 soatni tashkil qiladi, to'ldirilmagan hujjatlar to'g'risidagi guvohnomalarni rasmiylashtirish. An'anaviy texnologiya bilan o'z vaqtida bir oy (10 ta hujjat), yillik (100 dan ortiq hujjat) 0,26 soatdan 8 soatgacha. Shu bilan birga, xuddi shunday sertifikat avtomatlashtirilgan tizim U 0,05 soatda tayyorlanadi va tegishli sozlamalar bilan u hatto belgilangan chastotada avtomatik ravishda yaratilishi va chop etilishi mumkin.

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish uchun vaqt standartlari, shu jumladan nazorat qilinadigan hujjatga "K" belgisini qo'yish, pudratchiga muddat haqida eslatish, ijroning borishi to'g'risida kartaga ma'lumot kiritish, ijro holati to'g'risida menejerlarni xabardor qilish qiziqish uyg'otadi. , hujjatni nazoratdan olib tashlash, o‘z vaqtida rasmiylashtirilmagan hujjatlarning xulosasini tayyorlash, nazoratga olinadigan hujjatlar ijrosi bo‘yicha xulosa tuzish; yilda hujjat ijrosi natijalarini umumlashtirish tarkibiy bo'linmalar, tashkilotda hujjatlarning bajarilishi holatini tahlil qilish. Masalan, an'anaviy ish yuritishda boshqaruvni xabardor qilish uchun sertifikat (20 ta hujjat bo'yicha sertifikat) tayyorlash 1,8 soat, avtomatlashtirilganda esa 1 soat davom etadi.

Hujjatlarni ro'yxatga olish va nazorat qilish dasturlari muhim ahamiyatga ega ajralmas qismi zamonaviy tizimlar ofis faoliyatini avtomatlashtirish.

<< Предыдущая - Следующая >>

Mundarija

Ro'yxatga olishning asosiy maqsadlaridan biri tashkilot hujjatlarining ma'lumotlar bazasini yaratishdir. Xizmat hujjatlarni qo'llab-quvvatlash Ushbu ma'lumotlar bazasiga asoslangan boshqaruv (yoki kichik tashkilot kotibi) ikki turdagi savollarga javob berishlari kerak:

· har qanday hujjat kimda, qaerda, ishning qaysi bosqichida joylashganligi;

· qaysi hujjatlarda ma'lum bir masala bo'yicha ma'lumotlarni topishingiz mumkin.

Axborot va hujjat resurslarining barcha to'plamiga egalik qilish maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatining eng muhim vazifasidir. Va, birinchi navbatda, ushbu aniq vazifani bajarish uchun hujjatlar haqidagi barcha ma'lumotlar ro'yxatga olish shakllarida qayd etiladi. Axborot-ma'lumotnoma ishlari, shuningdek, ro'yxatga olish tizimining o'zi ham an'anaviy shaklda (asosan kartoteka yordamida), ham avtomatlashtirilgan rejimda amalga oshirilishi mumkin.

Tashkiliy hujjatlar bo'yicha axborot-ma'lumotnoma ishlari haqida gapirganda, shuni ta'kidlash kerakki, avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi tizimlaridan foydalanishning an'anaviy texnologiyalarga nisbatan asosiy afzalliklaridan biri hujjatlarni qidirish va xulosalar va hisobotlarni tuzish, shuningdek, hujjatlarni qidirish vaqtini qisqartirishdir. qidiruv samaradorligini va xulosalar va hisobotlar sifatini oshirish.

Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimidan foydalanib, siz hujjat yoki hujjatlarni ro'yxatga olish va nazorat qilish kartasining har qanday ma'lumotlarining ma'nosi va kombinatsiyasi bo'yicha ham, hujjatlarning (fayllarning) matnlari bo'yicha ham tezda qidirishingiz mumkin.

Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimidan foydalanish axborot va ma'lumotnoma ishlarini yangi bosqichga olib chiqadi. Hujjatlar bilan ishlaydigan barcha xodimlarning ish joylaridan tizimga kirish, nafaqat boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati, shuningdek, hozirgi ish yuritish va o'tgan yillardagi har qanday hujjatlarni tezda qidirish qobiliyati, ish sifatini sezilarli darajada oshirishi mumkin. hujjatlarni tayyorlash, turli xodimlar yoki bo'limlar tomonidan o'xshash hujjatlarni qayta-qayta tayyorlash yoki ziddiyatli hujjatlarni tayyorlashni bartaraf etish va pirovardida, butun boshqaruv apparati samaradorligini sezilarli darajada oshirishga olib keladi.

Ro'yxatga olishning asosiy maqsadlaridan biri tashkiliy hujjatlarning ma'lumotlar bazasini yaratishdir. Boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati (yoki kichik tashkilotdagi kotib) ushbu ma'lumotlar bazasi asosida ikki turdagi savollarga javob berishi kerak:

har qanday hujjat kimda, qaerda, ishning qaysi bosqichida joylashganligi;
qaysi hujjatlarda ma'lum bir masala bo'yicha ma'lumotni topishingiz mumkin.

Axborot va hujjatli resurslarning butun majmuasiga egalik qilish maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatining eng muhim vazifasidir. Va, birinchi navbatda, ushbu aniq vazifani bajarish uchun hujjatlar haqidagi barcha ma'lumotlar ro'yxatga olish shakllarida qayd etiladi. Axborot-ma'lumotnoma ishi, xuddi ro'yxatga olish tizimining o'zi kabi, an'anaviy shaklda ham (asosan kartoteka yordamida) ham, avtomatlashtirilgan rejimda ham amalga oshirilishi mumkin.

Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimidan foydalanish axborot va ma'lumotnoma ishlarini yangi bosqichga olib chiqadi. Hujjatlar bilan ishlaydigan barcha xodimlarning ish joylaridan tizimga kirish, nafaqat boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati, shuningdek, hozirgi ish yuritish va o'tgan yillardagi har qanday hujjatlarni tezda qidirish qobiliyati, ish sifatini sezilarli darajada oshirishi mumkin. hujjatlarni tayyorlash va shunga o'xshash hujjatlarni qayta-qayta tayyorlashni yoki turli xodimlar yoki bo'limlar tomonidan ziddiyatli hujjatlarni tayyorlashni bartaraf etish va pirovardida, butun boshqaruv apparati samaradorligini sezilarli darajada oshirishga olib keladi.

Ishlar nomenklaturasining turlari. Qurilishning tasnif sxemasi

Bajarilgandan so'ng, hujjatlar ma'lum vaqt davomida tashkilotda saqlanadi. Ularni tezda topish va ishlatish uchun bajarilgan hujjatlarni tizimlashtirish kerak, ya'ni. ularni holatlarga guruhlash.

Vaziyatlarni to'g'ri shakllantirish va foydalanish imkoniyatini ta'minlash zarur ma'lumotlar, hujjatlar tasniflanadi: ular bilan guruhlarga bo'linadi turli atamalar saqlash Hujjatlarni fayllarga taqsimlash tartibini aniqlashga imkon beruvchi maxsus tasniflash ma'lumotnomasi ishlarning nomenklaturasi.

Fayllar nomenklaturasi - bu tashkilotda ochilgan fayllar nomlarining belgilangan tartibda tuzilgan, saqlash muddatlari ko'rsatilgan tizimlashtirilgan ro'yxati.

Ishlar nomenklaturasi turli maqsadlarda foydalaniladigan ko'p funksiyali hujjatdir:

nomenklatura bajarilgan hujjatlarni fayllarga (papkalarga) taqsimlash va guruhlashda tasniflash sxemasi sifatida ishlatiladi. Unda qayd etilgan ishlarning sarlavhalari keyinchalik ishlarning muqovasiga o'tkaziladi;
Nomenklaturaga kiritilgan har bir ishda unga kiritilgan hujjatlarni saqlash muddati ko'rsatilgan. Shunday qilib, uning yordami bilan hujjatlarni saqlashning taxminiy muddatlari ko'rsatilgan, bu hujjatlar qiymatini tekshirishning birinchi bosqichidir;
ishlarning nomenklaturasidan korxona hujjatlari asosida axborot-qidiruv tizimini qurishda foydalaniladi. Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishda ro'yxatga olish indeksi ko'pincha nomenklatura bo'yicha ish indeksini o'z ichiga oladi. Bundan tashqari, bajarilgan hujjatlar uchun ma'lumotnoma faylini yaratishda nomenklaturaning tasniflash sxemasidan foydalanish mumkin;
saqlash muddati 10 yilgacha bo'lgan fayllarni arxivga topshirishda buxgalteriya hujjati sifatida inventar o'rniga fayllar nomenklaturasi qo'llaniladi. Bundan tashqari, saqlash muddati 10 yildan ortiq va doimiy bo'lgan fayllar inventarlarini tuzish uchun asos bo'lib xizmat qiladi;
muassasa, tashkilot yoki korxona tuzilmasini o‘rganishda nomenklatura mos yozuvlar qiymatiga ega.

Nomenklaturaga qo'yiladigan umumiy talablar. Ishlar nomenklaturasi ish yuritishni tashkil etishning asosiy vositalaridan biri sifatida ma'lum talablarga javob berishi kerak, ulardan eng muhimi:

tashkilot faoliyati davomida olingan va yaratilgan barcha hujjatlarni qamrab olish;
doimiy va vaqtincha saqlash muddatlari bo'lgan hujjatlarni fayllarga alohida guruhlash;
undagi hujjatlarning tarkibi va mazmunini to‘liq aks ettiruvchi hamda uning mazmuni va saqlanish muddatiga mos kelmaydigan hujjatlarni ishga kiritish imkoniyatini istisno qiluvchi ish nomining aniq va aniq ifodalanishi;
nomenklatura bo'limlari bo'yicha ishlarni hujjatlarning muhimlik darajasi va saqlash muddatiga muvofiq tizimlashtirish.

Elementlarning turlari. Ishlarning standart, taxminiy va maxsus nomenklaturalari mavjud.

Oddiy nomenklatura faoliyati tabiati va tuzilmasi bo'yicha o'xshash tashkilotlar uchun ishlar tuziladi, ular uchun tuziladi tipik kompozitsiya hollarda, ushbu holatlarning yagona indeksatsiyasi normativ hujjat hisoblanadi.

Taxminiy nomenklatura ishlar oʻz faoliyati xarakteriga koʻra oʻxshash, lekin tuzilmasi boʻyicha har xil boʻlgan va tavsiya xarakteriga ega boʻlgan tashkilotlar uchun ishlarning taxminiy tarkibini belgilaydi.

Standart va taxminiy nomenklaturalar mavjudligidan qat'i nazar, har bir tashkilot o'ziga xos (individual) ishlar nomenklaturasini tuzishi kerak.

Tarkibiy bo'linmaga ega bo'lmagan kichik tashkilotlarda bitta nomenklatura tuziladi, bu kalendar yili davomida tashkilotda ochilgan barcha ishlar nomlarining tizimli ro'yxati. Yirik muassasa va tashkilotlarda har bir tarkibiy bo‘linma uchun nomenklatura tuziladi, so‘ngra ular jamlangan nomenklaturaga birlashtiriladi.

Agar standart nomenklatura mavjud bo'lsa, ishlarning sarlavhalari to'liq aniq nomenklaturaga o'tkaziladi. Ishlarning taxminiy nomenklaturasidan aniq birini tuzishda ushbu tashkilotda tuzilgan ishlarning nomlari tanlanadi. Shu bilan birga, taxminiy nomenklaturada nazarda tutilgan ba'zi holatlar hujjatlar hajmiga yoki tashkilot ishining o'ziga xos xususiyatlariga qarab birlashtirilishi yoki ajratilishi mumkin. Standart yoki taxminiy nomenklaturada ko'zda tutilgan fayllarni saqlash muddatlari o'zgartirishlarsiz aniq fayllar nomenklaturasiga o'tkaziladi. Shunday qilib, standart yoki taxminiy nomenklaturaning mavjudligi ma'lum bir tashkilot uchun ishlar nomenklaturasini yaratish ishini sezilarli darajada osonlashtiradi.

Nomenklaturani tuzish. Nomenklaturani tuzishdan oldin muassasa (tashkilot) o'z vazifalarini bajarish jarayonida shakllanadigan hujjatlarning tarkibi, mazmuni va miqdorini o'rganish kerak. Muassasa va uning tarkibiy bo‘linmalari to‘g‘risidagi nizom va nizomlar, shtat jadvallari, klassifikatorlar, ma’lumotnomalar, o‘tgan yillardagi ishlar ro‘yxatlari, doimiy va uzoq muddatli saqlash inventarlari, ro‘yxatga olish va hisobga olish blankalari (jurnallar, kartotekalar) o‘rganiladi. Ammo asosiy manba tashkilot hujjatlarining o'zi. Fayllarni saqlash muddatlarini belgilashda asosiy yordamchi hujjatlarni saqlash muddatlari ko'rsatilgan hujjatlarning namunaviy va idoraviy ro'yxatlari, shuningdek davlat saqlashiga qabul qilinishi kerak bo'lgan hujjatlar ro'yxati hisoblanadi.

Ishlar ro'yxatini tuzish tartibida yil davomida bo'limlar tomonidan hal qilinadigan vazifalar tarkibini, shuningdek hujjatlar tarkibini aniqlashga yordam berish uchun tashkilot rahbarlari va etakchi mutaxassislarini jalb qilish kerak. Nodavlat notijorat tashkilotlari Arxiv muassasalari shartnoma asosida uslubiy yordam ko‘rsatishi mumkin.

Kelgusi yil uchun ishlar ro'yxati o'tgan yilning oxirgi choragida tuziladi va rahbar tomonidan tasdiqlanganidan keyin 1 yanvardan kuchga kiradi. U har yili, kamida besh yilda bir marta ko'rib chiqilishi va yangilanishi yoki tashkilotning funktsiyalari va tuzilmasi o'zgargan taqdirda, uni qayta ishlab chiqish va kelishish kerak.

Ishlar nomenklaturasini ishlab chiqish bir necha bosqichlardan iborat:

nomenklaturaga kiritiladigan hujjatlar doirasini aniqlash;
ishlarning sarlavhalarini (nomlarini) tuzish;
nomenklatura uchun tasniflash sxemasini ishlab chiqish, ya'ni. ish tartibi;
fayllarni saqlash muddatlarini aniqlash;
indekslash tizimini aniqlash va ish indekslarini belgilash;
ishlar ro'yxatini ro'yxatga olish va tasdiqlash.

Nomenklaturaga kiritiladigan hujjatlar doirasini aniqlash. Nomenklaturaga qo'yiladigan asosiy talab tashkilot faoliyati jarayonida hosil bo'lgan barcha hujjatlarni qamrab olishdir. Bunday holda, tashkilotning o'zida yaratilgan va boshqa tashkilotlar va shaxslardan olingan hujjatlar, shu jumladan ro'yxatga olish kartalari, jurnallar va turli xil hujjatlar kabinetlari hisobga olinishi kerak.

Nomenklatura, shuningdek, vaqtinchalik komissiyalarning hujjatlarini, har qanday muammolarni hal qilish uchun tuzilgan guruhlarni o'z ichiga olishi kerak aniq vazifa, hujjatlar jamoat tashkilotlari.

Ishlar ro'yxatiga, shuningdek, boshqa tashkilotlardan masalani hal qilishni davom ettirish yoki tugatish uchun kelib tushgan, to'ldirilmagan hujjatlar ham kiradi; bir yildan ortiq davom etgan masalalar bo'yicha ishlar (o'tish davri deb ataladigan ishlar). Ular har yili masalani hal qilishning butun davri davomida nomenklaturaga kiritiladi. Yil davomida nomenklatura tashkilot faoliyatida yangi masalalarning paydo bo'lishi natijasida yil boshidan keyin shakllangan ishlar bilan to'ldirilishi mumkin. Bunday holatlar uchun nomenklaturaning har bir bo'limi oxirida bir nechta zaxira raqamlari ko'rsatilgan.

Nomenklaturaga kiritilmagan bosma nashrlar(to'plamlar, ma'lumotnomalar va boshqalar)

Tasniflash sxemasini ishlab chiqish. Ishlarning sarlavhalarini tuzgandan so'ng, ular tizimlashtiriladi, ya'ni. ishlar nomenklaturasidagi sarlavhalar tartibi belgilanadi. U boshqaruv apparatining tashkiliy-tarkibiy tuzilishini va u bajaradigan funktsiyalarni hisobga olishga asoslanadi.

Tarkibiy bo'linmaga ega bo'lmagan kichik tashkilotning ishlar nomenklaturasida, shuningdek yirik tashkilotning tarkibiy bo'linmasining ishlari nomenklaturasida ishlar munosabatlarni hisobga olgan holda ularning ahamiyati darajasiga ko'ra tizimlashtiriladi. hujjatlardan.

Birinchi bo'lib qarorlar qabul qilish va yuqori organlarning tashkiliy-ma'muriy hujjatlarini o'z ichiga olgan fayllar, so'ngra - umuman tashkilotning (nizom, nizom) yoki tarkibiy bo'linmaning faoliyatiga tegishli tashkiliy hujjatlarni o'z ichiga olgan fayllar, agar nomenklatura bo'lsa. tarkibiy birlik uchun fayllar to'plami tuzilgan. Keyingi holatlar ma'muriy hujjatlar muassasa yoki tashkilotning o'zi (kollegial organlarning buyruqlari, ko'rsatmalari, qarorlari). Ishlarning bu guruhidan keyin reja-hisobot hujjatlari (yillik, choraklik, oylik), yozishmalar va boshqa hujjatlar bilan ish yuritiladi.

Ro'yxatga olingan guruhlarning har birida masalalar muhimlik darajasiga ko'ra tartibga solinadi, masalan, birinchi yillik rejalar, so'ngra har choraklik va undan keyin oylik. Hisobot hujjatlariga ega bo'lgan ishlar xuddi shunday tizimlashtiriladi. Xat yozish ishlari quyidagi tartibda tartibga solinadi: birinchi navbatda - qaror qabul qiluvchi va yuqori turuvchi organlar bilan, so'ngra - bo'ysunmaydigan tashkilotlar bilan va oxirida - bo'ysunuvchi tashkilotlar, agar mavjud bo'lsa, ularning filiallari va vakolatxonalari bilan yozishmalar.

Agar shunga o'xshash muxbirlar ko'p bo'lsa, ishlarni qo'yish mumkin alifbo tartibida muxbirlarning nomlari yoki geografik nomlari.

Tashkilot ishlari nomenklaturasi tarkibiy bo'linmalarning ish nomenklaturalari asosida tuziladi. Bunda ishlar jamlanma nomenklaturasining bo‘limlari tasdiqlangan tuzilmaga muvofiq joylashgan va tuzilmaviy bo‘linmalarning nomlari bo‘ladi. xodimlar jadvali tashkilotlar. Nomenklaturaning birinchi bo'limi har doim ofisni boshqarish xizmati (masalan, ofis) bo'ladi. Oxirgi bo'limlar jamoat tashkilotlari yoki ixtiyoriy asosda faoliyat yurituvchi organlardir.

Tarkibiy bo'linmasi bo'lmagan yoki beqaror tuzilmaga ega bo'lgan tashkilotlarda nomenklaturaning bo'limlari boshqaruv funktsiyalari yoki faoliyatning asosiy yo'nalishlari, masalan: boshqaruv, rejalashtirish, buxgalteriya hisobi, logistika, kadrlar, hujjatlar bilan ta'minlash.

Tashkilot nomenklaturasidagi ishlar sarlavhalarining tartibi barqaror va barcha tarkibiy bo'linmalar uchun bir xil bo'lishi kerak, chunki faqat bu holda aniq ishni va kerakli hujjatlarni tezkor qidirishga erishish mumkin.

Nomenklatura ishlari sarlavhalarini tuzishga qo'yiladigan talablar. Sarlavha elementlari.

Bu holatlar ro'yxatini tuzishda ishning eng qiyin qismidir.

Ishning sarlavhasi umumlashtirilgan shaklda kompleks hujjatlarining asosiy mazmunini qisqacha, aniq va aniq aks ettirishi kerak, chunki hujjatlar ishning nomi bo'yicha tekshiriladi. Sarlavhada ochilayotgan ish turi (ish, hujjatlar, yozishmalar) yoki hujjat turining nomi (buyruqlar, aktlar va boshqalar) ko'rsatilgan bo'lib, hujjatlar mazmuni, muxbirlar, sanalar to'g'risidagi ma'lumotlarni aniqlaydi, shuningdek. haqiqiylik belgisi sifatida, nusxa raqami va boshqalar. Ish sarlavhalarida "Turli materiallar", "Umumiy yozishmalar" va boshqalar kabi so'zlar ishlatilmaydi.

Ishlarning nomlarini tavsiflash darajasi va tafsiloti har bir aniq holatda aniqlanishi va ish yuritishda hujjatlar bilan ishlash va kerakli ma'lumotlarni tezda topish uchun eng qulay shart-sharoitlarni ta'minlashi kerak.

Ish tushunchasi sud, tergov, shaxsiy, hakamlik va bitta muayyan masala bo'yicha ish yuritish ketma-ketligi bilan bog'liq har xil turdagi hujjatlarni o'z ichiga olgan boshqa ishlarning sarlavhalarida qo'llaniladi. Masalan: “Bologoye o‘lkashunoslik muzeyini ta’mirlash uchun mablag‘ ajratish ishi”; "Stankin" MSTUda universitetgacha tayyorgarlikni tashkil etish ishi.

Shaxsiy ishlarni ochishda nominativ holatda ish ochilayotgan shaxsning familiyasi, ismi va otasining ismi ko'rsatiladi.

Hujjatlar atamasi xuddi shu masala bo'yicha hujjatlarni o'z ichiga olgan, lekin uni hal qilish ketma-ketligi bilan bog'liq bo'lmagan ishlarning yoki boshqa hujjatga ilova bo'lgan hujjatlarning nomlarida qo'llaniladi. Bunday holda, hujjatlarning asosiy turlari sarlavha oxirida qavs ichida keltirilgan. Masalan: “Universitetning yangi o‘quv binosini qurish bo‘yicha hujjatlar (tasdiqlangan xarajatlar smetasi, ish rejalari, moliyaviy hisobotlar, eslatmalar, ishlarni qabul qilish dalolatnomalari)”; “2000-yilning birinchi choragidagi Kengash majlisi bayonnomasi hujjatlari (qarorlar loyihalari, guvohnomalar, ko‘rib chiqishlar, rejalar).”

Materiallar va hujjatli materiallar atamalaridan foydalanish noqonuniy hisoblanadi, chunki ular davlat terminologiya standartida nazarda tutilmagan.*

Yozuvlarni o'z ichiga olgan ishlarning nomlarida u kim bilan va qaysi masala bo'yicha olib borilayotganligi ko'rsatilgan. Biroq, "muxbir" ni belgilashda quyidagilarni hisobga olish kerak:

Agar yozishmalar bitta muxbir bilan bo'lsa, u ishning sarlavhasida ko'rsatilgan, masalan: "HERMED kompaniyasi bilan diabetga qarshi dori-darmonlarni etkazib berish bo'yicha shartnomani amalga oshirish to'g'risida yozishmalar".

Agar ishda bir hil muxbirlar bilan yozishmalar guruhlangan bo'lsa, ish nomida ularning nomi umumiy ma'noda ko'rsatiladi, masalan: "Sut konserva zavodlari bilan idishlarni etkazib berish va ulardan foydalanish bo'yicha yozishmalar".

Agar bir hil muxbirlar ma'lum bir hududda (viloyat, viloyat, tuman) joylashgan bo'lsa, uni sarlavhada ko'rsatish tavsiya etiladi, masalan: "Shimoliy-Sharqiy tuman maktablari bilan matematika olimpiadasida ishtirok etish to'g'risida yozishmalar".

Turli muxbirlar bilan yozishmalarda ular ish nomiga kiritilmaydi, faqat savol ko‘rsatiladi, masalan: “Ayollar va biznes” xalqaro konferensiyasini tashkil etish to‘g‘risidagi yozishmalar”.

Ma'muriy, rejalashtirish va hisobot hujjatlarini o'z ichiga olgan ishlarning sarlavhalari o'ziga xos xususiyatlarga ega.

Harakatda guruhlanganda ma'muriy hujjatlar va bayonnomalar, sarlavha hujjatning turi, muallifi va yilini ko'rsatadi, masalan: "Universitet rektorining o'quv ishlari bo'yicha 1999 yil uchun buyruqlari", "1999 yil uchun direktorlar kengashi majlislarining bayonnomalari".

Rejalashtirilgan yoki o'z ichiga olgan ishlarning sarlavhalari buxgalteriya hujjatlari, hujjatlarning turi va xarakterini, ularning chastotasini ko'rsatishi kerak, masalan: "Institutning ilmiy-tadqiqot faoliyati to'g'risida yillik hisobot", "Tovarlarni jo'natish bo'yicha oylik hisobotlar".

O'z ichiga olgan ishning sarlavhasida statistik shakllar, shakllarning nomlarini, ularning sonini yoki ko'rsating ramzi(kod): “Tanlangan ko‘rsatkichlar bo‘yicha yillik hisobot moliyaviy faoliyat korxonalar (tashkilotlar) (f. 10-f).”

Sarlavhalar quyidagilardan iborat quyidagi elementlar :

– ochilayotgan ish turi (ish, hujjatlar, yozishmalar) yoki hujjat turining nomi (buyruqlar, aktlar, bayonnomalar va boshqalar) ko‘rsatilishi;

– adresat (hujjatlar yuborilgan tashkilot yoki shaxs) yoki muxbir (hujjatlar olingan tashkilot yoki shaxs) nomi;

- umumlashtirilgan xulosa ish hujjatlari (hujjatlar to'plamida aks ettirilgan masalalar);

– vakillik tashkilotlari yoki qabul qiluvchi tashkilotlar (hududiy tuzilmalar, aholi punkti) joylashgan joyini ko‘rsatish;

– ish hujjatlari tegishli bo‘lgan davr (sana);

– ishning nusxasi raqamini ko‘rsatish (hujjatlarning nusxalari mavjudligi).

Maxsus holatlar sarlavhalari turli elementlarni o'z ichiga oladi. Bularning barchasi ishda qanday hujjatlar birlashtirilganiga bog'liq. Ammo barcha sarlavhalarda kerakli minimal elementlar to'plami quyidagicha bo'ladi:

– ish turi yoki hujjat turi nomi;

- nusxalar mavjudligini ko'rsatish, masalan, "O'quv ishlariga buyurtmalar. Nusxalar." E'tibor bering, ish hujjatlarining haqiqiyligini ko'rsatuvchi ko'rsatma sarlavhaga kiritilmagan.

Hujjatlar aylanishini yaxshilash. Yo'llari va usullari.

Hozirgi vaqtda hujjat aylanishini yaxshilashga qaratilgan usullar orasida quyidagilar ajralib turadi: ikki guruh : hujjat aylanishi texnologiyasini takomillashtirish va hujjat aylanishi hajmini kamaytirish.

TO birinchi guruh muassasada hujjatlarni topshirishning barcha tartiblarini o'z ichiga oladi: institutsional hujjat aylanishi modellarini yaratish, marshrut xaritalarini tuzish texnologik jarayon, hujjat aylanishining oqilona sxemalarini ishlab chiqish, operogrammalar va hujjatlar yozuvlarini tuzish, hujjat aylanishi sxemalari va boshqalar.

Hujjatlar aylanishi texnologiyasini samarali takomillashtirish yoʻllari hujjatlarni tayyorlash va qayta ishlash tartib-qoidalarini optimallashtirish, hujjatlar yukini vaqt oʻtishi bilan bir tekis taqsimlash uchun tartibga solishni oʻz ichiga oladi.

Hujjat aylanishi hajmini kamaytirish hujjatlarni tartibga solish, ichki hujjatlar sonini kamaytirish, hujjatlarni tartibga solish, yaratish bilan bog'liq yagona tizimlar hujjatlashtirish (AQSh dollari), matnlar uchun yagona talablarni ishlab chiqish, shuningdek hujjatsiz ulanishlardan foydalanish.

Hujjatlar hajmini kamaytirishning asosiy sharti ularning paydo bo'lishini tartibga solishdir. Hujjatlarni rasmiylashtirish jarayonini tartibga solishning asosiy usuli birlashtirish, hujjatlarning alohida guruhlari va butun ofis boshqaruv tizimi. Amalda, bu foydalaniladigan hujjat shakllarining tarkibi va ulardan foydalanish qoidalarini qat'iy belgilovchi turli xil hujjat tizimlarini yaratishda ifodalanadi. Birlashtirish jarayonida keraksiz havolalar va bugungi kun talablariga javob bermaydigan va oddiygina odat tufayli yaratilgan hujjatlar hujjatli zanjirlardan olib tashlanadi. Amaldagi bir xil turdagi shakllar bittasi bilan almashtiriladi. Misol uchun, tashkiliy-ma'muriy hujjatlar birlashtirilgandan so'ng, foydalaniladigan blankalar soni 4 barobarga qisqartirildi. Sayohat buyurtmalarini berishni bekor qilish ham hujjatlar miqdorini kamaytirishga yordam beradi. Murakkab birlashtirilgan shakllar boshqaruvchi tomonidan tasdiqlangan va normativ xususiyatga ega bo'lgan hujjatlar varaqasida belgilanadi. Hisobot kartasida quyidagilar ko'rsatilishi mumkin: hujjat shaklining nomi, OKUD yoki sanoat tasniflagichiga muvofiq kod, tayyorlash davriyligi, manzili, viza, ro'yxatdan o'tkazish joyi, to'ldirish usuli, muddati, yillik talabi, saqlash muddati. Boshqa ustunlar kiritilishi mumkin, masalan, taqdim etilgan sana va hokazo. Hisobot kartasi har yili ko'rib chiqiladi va muassasaning funktsiyalari va maqsadlaridagi o'zgarishlarni aks ettirish uchun unga tegishli tuzatishlar kiritiladi.

Shunday qilib, unifikatsiya hujjatlarni shakllantirishni tartibga solish va shu bilan hujjat aylanishi hajmini kamaytirish imkonini beradi. Hisobot kartasida har bir shakl uchun yillik talabni belgilash blankalarni ishlab chiqarishni cheklaydi.

Tizimni amalga oshirish elektron hujjat aylanishi, hujjat aylanishini yaxshilash usuli sifatida. Elektron hisoblash texnikasining rivojlanishi va avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlarining joriy etilishi munosabati bilan elektron hujjat aylanishidan foydalanish imkoniyati paydo bo‘ldi.

Hujjatlarni tayyorlashni standartlashtirish. Keng ma'noda standartlashtirish standartlarni o'rnatish va qo'llash jarayonini anglatadi. Standartlashtirish natijalari:

Yuridik kuch hujjatlashtirilgan ma'lumotlar;
Operatsion va yuqori sifatli ijro, hujjatlarni qidirish;
Hujjatlarni samarali avtomatlashtirilgan qayta ishlash.

Hujjatlarni takomillashtirish yo'lida hujjatlar shakllari va matnlarini standartlashtirish va unifikatsiya qilish tufayli boshqaruv faoliyati tashkilotlar bilvosita (boshqaruv sifatini oshirish) va to'g'ridan-to'g'ri (hujjatlar bilan ishlashda mehnat xarajatlarini kamaytirish, ularni ishlab chiqarish uchun materiallarni sarflash) erishish mumkin.

Ishlar nomenklaturasini tuzish, kelishish va tasdiqlash tartibi.

Tashkilotning (muassasaning) kelgusi kalendar yili uchun ishlari nomenklaturasi o'tgan yilning oxirgi choragida rahbariyatning hujjatlar bilan ta'minlash xizmati tomonidan belgilangan shakldagi Ilova tomonidan tuziladi. tashkilot (muassasa).

Tashkilot (muassasa) ishlari nomenklaturasi bo'limlarining nomlari - tashkilotning (muassasa) tasdiqlangan tuzilmasi va shtat jadvaliga muvofiq joylashgan tarkibiy bo'linmalarning nomlari. Birinchi bo'lim boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati (umumiy bo'lim) bo'lishi kerak, chunki tashkilot faoliyatini tavsiflovchi tashkiliy-huquqiy va tashkiliy-ma'muriy hujjatlar to'planadi. Jamoat tashkilotlari korxona nomlari nomenklaturasining oxirida tarkibiy bo'linmalardan keyin ko'rsatiladi. Ishlar nomenklaturasida bo'limlarning joylashishi tarkibiy bo'linma indeksi bilan belgilanadi.

Tashkilot (muassasa) ishlarining ro'yxati ko'p sahifali hujjatdir. Ishlar ro'yxatining birinchi varag'i tashkilotning umumiy shakli bo'yicha A4 formatida tuziladi. Sahifalar arab raqamlari bilan varaqning yuqori chetining o'rtasida raqamlangan.

Tashkilot (muassasa) ishlarining ro'yxati chop etiladi va keyin kerakli miqdordagi nusxada takrorlanadi. Birinchi nusxa boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatida saqlanadi, ikkinchisi ofis boshqaruvi xizmati tomonidan ishchi nusxa sifatida ishlatiladi, uchinchisi tashkilot arxivida buxgalteriya hujjati sifatida, to'rtinchisi esa davlat arxivida saqlanadi.

Ishlar nomenklaturasini tuzishda tashkilot (muassasa) arxivi rahbari tomonidan tasdiqlanadi, ish yuritish xizmati rahbari tomonidan imzolanadi va tashkilotning ekspert komissiyasi tomonidan tasdiqlangandan keyin ekspertiza bilan tasdiqlash uchun yuboriladi. tegishli arxiv muassasasining komissiyasi, undan keyin tashkilot (muassasa) rahbari tomonidan tasdiqlanadi.

Arxiv muassasalari bilan kelishilgan ishlar nomenklaturasi har yil oxirida aniqlashtiriladi, qayta nashr etiladi, tashkilot (muassasa) rahbari tomonidan tasdiqlanadi va keyingi kalendar yilining 1 yanvaridan kuchga kiradi.

Ishlar nomenklaturasi kamida 5 yilda bir marta arxiv muassasalari bilan qayta muvofiqlashtiriladi. Qayta tashkil etilgan taqdirda, uni tasdiqlash muddatidan qat'i nazar, qayta ishlab chiqilishi, kelishilishi va tasdiqlanishi kerak.

Ishlar nomenklaturasi tashkilot (muassasa) rahbari tomonidan tasdiqlanganidan so‘ng, ishda foydalanish uchun tarkibiy bo‘linmalar va jamoat tashkilotlari uchun tegishli bo‘limlardan ko‘chirmalar tuziladi.

Tashkilot (muassasa) ishlari nomenklaturasi doimiy saqlanadigan hujjat bo‘lib, mustaqil masala sifatida devonxona boshqaruvi xizmatining ishlar nomenklaturasi bo‘yicha hisobga olinadi.

Hujjatlarni davlat saqlashiga topshirmaydigan tashkilotlarda ishlarning ishlab chiqilgan ro'yxati har yili tashkilot ekspert komissiyasining majlisida ko'rib chiqiladi. Tasdiqlangandan keyin ekspert komissiyasi Ishlarning nomenklaturasi tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Ularning saqlash muddati kamida 10 yil.

15/16 sahifa

VA hujjatlar bo'yicha ma'lumot va ma'lumotnoma ishlari.

Hujjatlar bo'yicha axborot-ma'lumotnoma ishining asosi ShKga kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarni kiritish jarayonida yaratilgan ma’lumotlar bazasi.

1. Aniq hujjat uchun: qayerda (kim) joylashgan; bajarish (tayyorlash) bosqichi; bajarilish natijasi; saqlash joyi (bajarilgan hujjatlar uchun).

2. Mavzu (mazmun) bo'yicha: aniq hujjat; hujjatlar guruhi.

4. Mintaqalar bo'yicha: mamlakat; hududlar; shahar.

Muayyan hujjatlar yoki hujjatlar guruhini qidirishda quyidagi tafsilotlar ko'rsatilishi mumkin:

1) kiruvchi, chiquvchi, ichki hujjatlar (qidiruv har bir toifa uchun yoki hujjatlarning uchta guruhi uchun alohida o'tkazilishi mumkin);

2) hujjat turi (xat, buyruq, kelishuv va boshqalar);

3) qidiruvning taxminiy xronologik ko'lami (qabul qilingan sana bo'yicha yoki ichki bo'lganlar uchun - hujjatning imzolanishi yoki bir kundan boshqasiga);

4) qidiruv o‘tkazilayotgan hudud (mamlakat, viloyat);

5) tashkilot (muxbir/adresat);

Muayyan hujjat bo'yicha ma'lumotni qidirishda hujjat raqami to'g'ridan-to'g'ri ko'rsatilishi mumkin.

Muayyan bajarilmagan hujjatni qidirishda qidiruv natijasi hozirda qaysi ijrochida hujjat borligi haqidagi ma'lumotdir. Agar hujjat allaqachon bajarilgan bo'lsa, ekranda ushbu hujjat joylashgan fayl haqida ma'lumot ko'rsatiladi.

Institutsional hujjatlarning to'liq matnli ma'lumotlar bazalari qidiruv imkoniyatlarini sezilarli darajada kengaytiradi. Hujjatlarning elektron nusxalari bilan ishlashning bu shakli so'nggi paytlarda tobora keng tarqalmoqda. Bunday holda, hujjatning matni bo'lgan fayl avtomatik ravishda hujjatni ro'yxatga olish kartasiga biriktiriladi (kiruvchi, elektron pochta, faks orqali qabul qilingan; skanerlash va keyinchalik qog'oz hujjatni tanib olish orqali kiritilgan; chiquvchi yoki ichki - tayyorlangan matn muharriri, elektron jadval va boshqalar). P.).

Avtomatlashtirilgan texnologiyalardan foydalanish ro'yxatga olish, ijroni nazorat qilish va ma'lumot-axborot xizmatlari uchun mehnat xarajatlarini sezilarli darajada kamaytiradi. Shunday qilib, agar bitta an'anaviy ro'yxatga olish kartasini to'ldirish uchun mehnat xarajatlari 0,152 soat bo'lsa, avtomatlashtirilgan texnologiyadan foydalangan holda bu bor-yo'g'i 0,054 soatni tashkil qiladi. Shunga ko'ra, joriy ma'lumotlarni qidirish uchun mehnat xarajatlari 0,17 yoki 0,054 soatni tashkil qiladi, to'ldirilmagan hujjatlar to'g'risidagi guvohnomalarni rasmiylashtirish. an'anaviy texnologiya bilan o'z vaqtida bir oy (10 ta hujjat), yillik (100 dan ortiq hujjat) 0,26 soatdan 8 soatgacha davom etadi.Shu bilan birga, avtomatlashtirilgan tizimda shunga o'xshash sertifikat 0,05 soatda tayyorlanadi va tegishli sozlamalar bilan odatda belgilangan chastotada avtomatik ravishda yaratilishi va chop etilishi mumkin.

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish uchun vaqt standartlari, shu jumladan nazorat qilinadigan hujjatga "K" belgisini qo'yish, pudratchiga muddat haqida eslatish, ijroning borishi to'g'risida kartaga ma'lumot kiritish, ijro holati to'g'risida menejerlarni xabardor qilish qiziqish uyg'otadi. , hujjatni nazoratdan olib tashlash, o‘z vaqtida rasmiylashtirilmagan hujjatlarning xulosasini tayyorlash, nazoratga olinadigan hujjatlar ijrosi bo‘yicha xulosa tuzish; tarkibiy bo'linmalarda hujjatlar ijrosi natijalarini umumlashtirish, tashkilotda hujjatlar ijrosi holatini tahlil qilish. Masalan, an'anaviy ish yuritishda boshqaruvni xabardor qilish uchun sertifikat (20 ta hujjat bo'yicha sertifikat) tayyorlash 1,8 soat, avtomatlashtirilganda esa 1 soat davom etadi.

Hujjatlarning bajarilishini ro'yxatga olish va nazorat qilish dasturlari zamonaviy ofis avtomatlashtirish tizimlarining muhim qismidir.