Marketing entsiklopediyasi. Rahbarning tezkor ko'rsatmalarini nazorat qilish Samaradorlikni oshiruvchi ko'rsatmalarning bajarilishini menejer tomonidan nazorat qilish

Kompaniyani boshqarish uchun Bu qiyin: siz yondashuvlarni izlashingiz, mukofotlar va jazolar tuzilmasini va xodimlarni monitoring qilish tizimini yaratishingiz kerak. Ammo eng qiyin narsa - qo'l ostidagilarning ishini, ularning vazifalarni bajarishiga qarab oqilona baholashdir. Buyurtmalarni nazorat qilish muammosi endi muammo emas, biz bunga kafolat beramiz!

LeaderTask buyurtmalarini boshqarish tizimi qanday ishlaydi?

Keling, buni bosqichma-bosqich aniqlaylik; Men darhol aytaman - buyurtma tizimi siz xohlagan tarzda ishlaydi. Rahmat noyob moslashuvchanlik o'rnatilgan vositalar:

1. To'g'ridan-to'g'ri LeaderTask-da buyurtma yaratish chap menyudan xodimlaringizdan biriga yoki oddiygina vazifani xodim nomiga sudrab borish orqali.
2. Tayinlash muddati va soat/daqiqalar soni muammoni hal qilish uchun.
3. Xodim sizning ko'rsatmalaringizni o'qib chiqdimi yoki yo'qligini aniq bilib olasiz: uning avatar rangi bo'ladi normal rangga, qutulish shaffoflik(qachon o'qilmagan).
4. Har bir vazifa uchun siz ijrochi bilan alohida yaratilgan holda muloqot qilishingiz mumkin suhbat, va vazifa tanasida - barcha fayllar va hujjatlarni saqlang.

1. Xodim vazifaning holatini belgilaydi. Bu bo'lishi mumkin " Ishda”, “Pauzada”, “Rad etilgan" va hokazo.
2. Ijrochi “Davom etmoqda” ni belgilashi bilanoq ortga hisoblash o'rnatilgan funksiyada Vaqt. Shunday qilib, siz har doim xodimning muayyan vazifaga qancha vaqt sarflaganidan xabardor bo'lasiz. Va siz bo'ysunuvchilaringizning malakasi va tezligiga qarab tashkilot ishini tuza olasiz.
3. Vazifa bo'yicha ish tugagach, xodim tegishli holatni o'rnatadi. U darhol mijozning ixtiyorida paydo bo'ladi " Yetkazib berishga tayyor” va u topshiriqni qabul qilishi yoki uni qayta ko'rib chiqish uchun yuborishi mumkin.

Eng qizig'i shundaki, agar siz uni o'zingiz o'chirmasangiz, biron bir vazifa yo'qolmaydi. Bular. bir yoki 2 yildan keyin ham uni tugallangan vazifalar orasida topishingiz mumkin.

Shunday qilib, buyurtma nazoratini tashkil qilish LeaderTask-da nokni otish kabi oson. Xo'sh, bo'ysunuvchi nuqtai nazardan nima deyish mumkin?

Qanday qilib menejeringizning buyurtmasini o'tkazib yubormaslik kerak?

Albatta, xodimlarning og'ir ish yuki ularning e'tiborini va menejerning ko'rsatmalarini nazorat qilishiga ta'sir qilishi mumkin. Ammo LeaderTask bunga yo'l qo'ymaydi: sinxronizatsiya tufayli!

Menejer yangi vazifani topshirishi bilanoq, u ijrochining bloklangan ekranida ko'rsatiladi, xoh u iPhone yoki qurilmaga asoslangan Android. Hatto ishlayotgan soatda ham Android Wear Va Apple Watch- bularni biluvchilar uchun.

Hatto juda band odamlar bo'lsak ham, biz hali ham soatiga bir marta smartfon ekraniga qarash odatini saqlab qolamiz, shuning uchun topshiriqni o'tkazib yuborishning iloji yo'q. LeaderTask-dagi vazifalarni qanday boshqarish haqida qisqa videoni tomosha qiling:

LeaderTask bilan buyruqlar bajarilishi ustidan nazoratni qanday tashkil qilish kerak

Tizim ishlashi uchun siz buyurtmalarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etish haqida o'ylashingiz kerak. Buni amalga oshirish bo'yicha bizda bir nechta g'oyalar mavjud (o'z tajribamizdan):

1. qo'shish kompaniya qoidalari vazifalar uchun statuslarni o'rnatish talabi.
2. U erda majburiy shartni yuboring smartfonlarga LeaderTask-ni o'rnatish.
3. Sizning xodimlaringizning smartfonlari yoqilgan bo'lishi kerak bildirishnomalar xizmatdan.

Sizning kompaniyangizda buyurtmalar ustidan nazoratni tashkil qilish qanchalik oson. Menejer har doim uning vazifasi qaysi bosqichda ekanligini bilib oladi va ijrochi topshiriqni o'tkazib yubormaydi yoki bitta faylni yo'qotmaydi. Va barchasi - LeaderTask uchun rahmat!

Boshlash uchun, buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish qoidalarini eslaylik, biz keyinchalik standart MS Excel imkoniyatlaridan foydalangan holda avtomatlashtirishni boshlaymiz.

Muammolarni hal qilishning mohiyatini nazorat qilish va topshiriqlarni bajarish muddatlarini nazorat qilish mavjud.

Moddiy nazorat

Mohiyat bo'yicha nazorat - bu masala qanchalik to'g'ri, muvaffaqiyatli va to'liq hal qilinganligini baholash. Bunday nazorat rahbar (muassasa yoki bo'lim) tomonidan yoki maxsus amalga oshiriladi vakolatli shaxs. Hujjatlarda aks ettirilgan muammolarni to'g'ri va o'z vaqtida hal qilish uchun menejerlar javobgardir. tarkibiy bo'linmalar va hujjatning bajarilishi ishonib topshirilgan xodimlar. Odatda ijrochi:

• menejerning hujjat bo'yicha qarorida (masalan, kiruvchi xatda, xodimning arizasida) ko'rsatilgan yoki
• to'g'ridan-to'g'ri buyruq matnida yoziladi (odatda buyruqda/bayonnomada alohida ko'rsatmalar matnning mustaqil paragraflari sifatida tuziladi va nima, kimga va qachon bajarilishi kerakligi darhol aniq bo'ladigan tarzda shakllantiriladi); shunga ko'ra, har bir element - vazifa / ko'rsatma alohida nazoratga olinadi) ,
• ijrochi to'g'ridan-to'g'ri ko'rsatilmagan bo'lsa, u tashkilotdagi vazifalarning taqsimlanishiga muvofiq belgilanadi.

Rahbarning qarorida/ko'rsatmasida bir nechta ijrochilar ko'rsatilgan bo'lsa, qarorda birinchi ko'rsatilgan shaxs hujjat/ko'rsatmaning bajarilishi va shunga mos ravishda uning bajarilishini tashkil etish uchun javobgardir.

Ko'rsatmalar hujjat matnidan kelib chiqishi mumkin yoki ular "mustaqil" bo'lishi mumkin, ya'ni. hujjatsiz va shunga qaramay, ularning bajarilishi nazorat qilinishi kerak. Agar buyurtma hujjat asosida tuzilgan bo'lsa, unda asosiy hujjatga havola mavjud (1-rasmdagi jadvaldagi birinchi to'rtta ustunni to'ldirishga qarang). Ko'rsatmalar barcha darajadagi menejerlar tomonidan chiqariladi. Biroq, har bir tashkilot qaysi hujjatlarni/ko'rsatmalarni nazorat ostiga olishni o'zi hal qiladi. Odatda bularning barchasi tashkilot rahbari va uning o'rinbosarlarining ko'rsatmalari. Tashkilotdagi hujjatlar soni qanchalik ko'p bo'lsa, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish ishini tartibga solish shunchalik muhim bo'ladi va tashkilot "biz nimani nazorat qilamiz" degan savolni hal qilishga qanchalik tanlab yondashadi - bu erda oltin o'rtacha muhim ahamiyatga ega. . Shunday qilib, nazorat odatda bu bilan shug'ullanadigan birinchi shaxsning ko'rsatmalarining bajarilishiga o'rnatiladi maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati yoki kotib.

Ko'rsatmalar aniq va aniq shakllantirilishi kerak:

• buyurtmaning o'zi;
• bajarish muddati;
• ijrochi (buyurtmani bir necha shaxs bajarishi mumkin, keyin bittasi mas'ul ijrochi etib tayinlanadi, qolganlari esa birgalikda ijrochilar hisoblanadi).

Ko'rsatmalarni shakllantirishda unga rioya qilish tavsiya etiladi oddiy qoidalar: formulalar qisqa, ixcham bo'lishi, talqin qilishning noaniqligini bartaraf etishi va aniq belgilangan va o'lchanadigan natijaga ega bo'lishi kerak.

Buyurtma bajarilayotganda quyidagi harakatlar amalga oshirilishi mumkin:

• muallif buyurtmani to'ldirish muddatini o'zgartirishi mumkin;
• muallif topshiriqning mas'ul ijrochisini o'zgartirishi mumkin;
• ijrochilar ijro natijalari to'g'risida hisobot tuzadilar;
• muallif buyurtmani qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish yoki ijro natijasini tasdiqlash imkoniyatiga ega.

Agar topshiriq birgalikda ijrochilar o'rtasida taqsimlangan bo'lsa, mas'ul ijrochi ularning bajarilishi to'g'risidagi hisobotlarni oladi. Aynan u nomidan yakuniy yagona hisobotni tuzadi va uni muallifga yuboradi.

Belgilangan muddatlarni nazorat qilish

Hujjatlarni/buyurtmalarni bajarish muddatlarini nazorat qilish boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati (DOU), kichik tashkilotda esa - kotib tomonidan amalga oshiriladi.

Belgilangan muddatlarni kuzatish texnologiyasini quyidagi tartiblarga bo'lish mumkin:

• nazoratga olingan barcha hujjatlar, ko'rsatmalar, ko'rsatmalar va boshqaruv topshiriqlarini qayd etish;
• hujjatning ijrochiga o'z vaqtida topshirilganligini tekshirish;
• ijro muddatlari o‘zgarganda, hujjatlar ijrochidan ijrochiga, bo‘linmadan bo‘linmaga o‘tkazilganda nazorat qilinadigan hujjatlar bo‘yicha ma’lumotlarni to‘g‘rilash (buni “Ijro holati” maydoniga yozamiz, 1-rasmga qarang);
• bajarilmagan hujjatlar va ko'rsatmalar mavjudligi to'g'risida ijrochilar va bo'lim rahbarlariga eslatish;
• rahbarlarni (bo'limlar va tashkilotlarni) hujjatlarning bajarilishi holati va borishi to'g'risida xabardor qilish;
• hujjatlarning bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlarni kiritish;
• tuzilmaviy bo'linmalar, mutaxassislar, hujjatlar turlari va boshqa jihatlar bo'yicha ishlarning holati va umuman tashkilot bo'yicha ishlash intizomi darajasini tahlil qilish.

Muddatlari hujjatlarni belgilash mumkin:

Ko'rib turganingizdek, buyurtmani bajarish muddati odatda uning muallifi tomonidan belgilanadi. Ko'rsatmalarni o'z ichiga olgan buyruqlar qabul qilinadi "shoshilinch", 3 kun ichida ijro etilishi kerak. "Tezkor" ko'rsatmasi buyurtmani bajarish uchun 1 kunlik muddatni nazarda tutadi. Agar ijro sanasi buyruqda ko'rsatilmagan, u imzolangan kundan boshlab 1 oy ichida (keyingi oyning tegishli sanasigacha, agar keyingi oyda bunday sana bo'lmasa, u holda) ijro etilishi kerak. oxirgi kun oy). Agar buyurtmani bajarish muddatining oxirgi kuni ishlamaydigan kunga to'g'ri kelsa, u avvalgi ish kunida bajarilishi kerak.

Murakkab vazifani o'z ichiga olgan hujjatlar uchun uzoq muddatlar belgilanishi mumkin (bir necha oy, olti oy, bir yil). Bu holda zarur topshiriqni bosqichlarga bo'lish va bosqichma-bosqich topshiriqning bajarilishini nazorat qilish.

Muddatli nazorat quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• joriy nazorat,
• foydali va
• yakuniy nazorat.

Nazoratning asosiy turlari joriy va profilaktik hisoblanadi.

ostida joriy nazorat bugungi kunda amal qilish muddati tugaydigan hujjatlar haqida ma'lumotni kundalik tayyorlashni tushunish. Joriy nazorat har kuni hujjatning bajarilishini tekshirish va pudratchiga ijro muddati tugaganligi va hujjat bo'yicha ishlarni yakunlash zarurligi haqida eslatish orqali amalga oshiriladi. Ijro nazorati uchun javobgar (in kichik kompaniya- kotib) har kuni, odatda ish kunining boshida, muddati bugun tugaydigan hujjatlar ro'yxatini aniqlaydi va tuzadi.

Joriy nazorat kun uchun ish rejasini tuzishga yordam beradi. U bugun qanday vazifalar bajarilishi kerakligini darhol ko'rsatadi (yig'ilishda masalani hal qilish, hujjatni imzolash, faks yuborish va h.k.). Shuning uchun hujjatlarni bajarish muddatlarini nazorat qilish majburiy ravishda nazarda tutilgan funktsiyadir ish tavsifi menejerning kotibi. Har kuni muddati tugashi kerak bo'lgan hujjatlarni aniqlagan holda, kotib muammoni o'z vaqtida hal qilish imkoniyatini aniqlaydi va agar muddatlar o'tkazib yuborilgan bo'lsa, bu haqda menejerga xabar beradi.

Davomida profilaktik nazorat 2-3 kun ichida muddati tugaydigan hujjatlar bo'yicha hisobotlar tuziladi va ijrochilarga xabar beriladi (tashkilotimizda buni 4 kalendar kun oldin qilamiz). Va keyin xodimning muammoni o'z vaqtida hal qilish uchun hali ham vaqti bor.

Nazorat pozitsiyasi juda muhimdir. Nazoratni kamchiliklarni aniqlashga emas, balki xodimlarga yordam berishga yo'naltirish, yordam berish, eslatish va ayblamaslik, nazorat xizmatining eng yuqori samaradorligini ta'minlashi mumkin.

Hujjatning o'z vaqtida zarurligini, kompaniyaning gullab-yashnashi masalaning o'z vaqtida hal qilinishiga bog'liqligini va hokazolarni xushmuomalalik bilan eslatib turadigan xodim tomonidan mohirlik bilan va to'g'ri bajarilgan ijroni tizimli tekshirish zarurligini ta'kidlaydi. ushbu xodimning va uning harakatlari. Bundan tashqari, "vaqt kartasi indeksi" menejerning ish kunini rejalashtirishda yordam beradi, chunki u ma'lum bir sana uchun voqealar va vazifalarni aks ettiradi.

Agar hujjatni olgandan so'ng yoki uni pudratchi bajarish paytida uni o'z vaqtida bajarish mumkin emasligi aniq bo'lsa, bu haqda boshqaruvchiga (bunday buyruq muallifiga) xabar qilinadi, u belgilangan muddatni kechiktirish huquqiga ega. hujjatning bajarilishi. Agar menejer muddatni uzaytiradi, kotib, uning ko'rsatmalariga muvofiq, ro'yxatga olish shakliga kiradi yangi atama ijro.

Hujjatni bajarish muddatini kechiktirish to'g'risidagi masala belgilangan muddat tugashidan kamida 1 kun oldin qo'yilishi kerak. To'lov muddatini kechiktirish orqaga tanishish avtomatlashtirilgan tizimlarda ruxsat etilmaydi va qoida tariqasida, printsipial jihatdan mumkin emas.

Uzoq (bir necha oy) ijro muddati bo'lgan hujjatlar uchun ijro etilishning oraliq bosqichlari bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlarni yozib olish orqali kuzatilishi mumkin (biz buni hujjatlarni ro'yxatga olish kartasining "Ijro holati" maydonida qilamiz).

Ko'pincha, masalani hal qilish bir nechta ijrochilar tomonidan hujjat ustida ketma-ket ishlashni yoki hujjatni bir nechta bo'limlar bilan muvofiqlashtirishni talab qiladi. Bunday hollarda hujjatning har bir ijrochi tomonidan ushlab turilishi nazorat qilinishi kerak. Hujjatni topshirishda o'tkazish fakti qayd etilishi kerak. Ro'yxatga olish odatda hujjatni uzatuvchi bo'linma kotibi tomonidan amalga oshiriladi. Biz hujjatning harakatini va uni topshirish sanasini "Ijro holati" maydonida aks ettiramiz.

Muddati o'tgan hujjatlar paydo bo'lganda ularning ro'yxati shu kuni chop etiladi va menejerga xabar qilinadi.

Agar hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish huquqi xodimlarning keng doirasiga berilishi mumkin bo'lsa, unda uning bajarilishini aks ettiruvchi o'zgartirishlar, qoida tariqasida, faqat bitta mas'ul xodim tomonidan amalga oshiriladi: yordamchi kotib yoki maktabgacha ta'lim muassasasi mutaxassisi.

Hujjatni nazoratdan olib tashlash faqat hujjat to'liq bajarilgandan so'ng amalga oshiriladi: rahbarning qarorini bajarish, javob hujjatini tayyorlash, javob olish. chiquvchi hujjat yoki ijroning boshqa hujjatlashtirilgan dalillari. Hujjatni bajarish natijasi ro'yxatga olish kartasiga yozilishi kerak (masalan, "taklifnoma yuborildi", "xat yuborildi... No...." va hokazo). Ro'yxatga olish kartasi, shuningdek, hujjatning bajarilgan sanasi to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi va bajarilgan hujjat topshirilgan nomenklatura bo'yicha ish raqamini ko'rsatadi.

TO yakuniy nazorat ishlash intizomini va umuman bo'lim yoki tashkilot xodimlarining faoliyati natijalarini umumlashtirish bo'yicha tahliliy ishlarni o'z ichiga oladi. Yakuniy nazorat bajarilishini nazorat qilish uchun mas'ul bo'lgan xodimlar (xizmat) yoki tashkilot kotibi tomonidan ma'lum chastotada (haftalik, oylik, choraklik) amalga oshiriladi. Keyingi nazorat natijalari topshiriqlarning bajarilishi holati to'g'risidagi yakuniy miqdoriy va ro'yxat hisobotlarida (nazorat qilinadigan hujjatlarda) aks ettiriladi. Bu rahbariyatga ma'lum bir xodim (bo'lim) nima bilan shug'ullanayotgani va muayyan faoliyat sohasida ishlar qanday ketayotganini bilish imkonini beradi (muayyan masalani hal qilish).

Yakuniy nazorat, profilaktik nazorat bilan majburiy kombinatsiyada, xodimlarning intizomini oshirishning rag'batlantiruvchi omilidir.

MS Excel yordamida buyurtmalarni boshqarishga misol

Endi biz standart MS Excel imkoniyatlaridan foydalangan holda nimani avtomatlashtirish mumkinligini ko'rsatamiz. Boshlash uchun oching yangi kitob MS Excel va unda jadval yarating maydonlar/ustunlar/grafiklar bilan 1-rasmda ko'rsatilgan. Bu bizning tashkilotimizda buyurtmalarning bajarilishini o'z vaqtida nazorat qilish bo'yicha ma'lumotlarni aks ettiruvchi asosiy jadval.

Keyinchalik, alohida katakchaga formulani kiriting, shunda siz ushbu MS Excel varag'ini ochganingizda, u har doim jadvalning tepasida bo'ladi. joriy sana ko'rsatiladi(1-rasmda 1-raqam bilan ko'rsatilgan). Keyin stol bilan kundalik ishda biz uchun foydali bo'ladi. Buni ikki usulda qilishingiz mumkin:

2-rasm

Shouni yig‘ish

Ushbu jadvaldagi qatorlarni filtrlashingiz mumkin (ya'ni. nazorat qilinadigan buyurtmalar) turli mezonlarga ko'ra. Lekin buning uchun siz filtrni yoqishingiz kerak:

3-rasm

MS Excel 2007 va 2010 da filtrni yoqish uchun ekrandagi tugma

Shouni yig‘ish

4-rasm

MS Excel 2007 va 2010 da ustunlar tarkibi bo'yicha jadval qatorlarini filtrlash mezonlari

Shouni yig‘ish

Yuqorida ko'rsatilgan filtrlash mezonlari "Rassomlar" ustunidagi (1 raqami bilan belgilangan) kulrang kvadrat filtr tugmachasini bosish natijasida paydo bo'ldi. Ushbu ustunning kataklari matn bilan to'ldirilgan, shuning uchun dastur bizga quyidagi variantlarni taklif qildi:

2 - birinchidan, biz bir yoki bir nechta ijrochilarni filtrlashimiz mumkin, faqat ular uchun "tasdiqlar" qo'yamiz; biz faqat bo'sh satrlarni tanlashimiz mumkin, faqat "belgi" qo'yamiz oxirgi nuqta ro'yxat; agar biz "Hammasini tanlash" pozitsiyasida katakchani qoldirsak, bu mezon bo'yicha filtrlash bo'lmaydi (bu endi rasmda ko'rsatilgan);

3 - ikkinchidan, siz ustun katakchalaridagi matn bo'yicha filtrlashingiz mumkin, ammo bu mezon ustun bilan ishlashda ko'proq mos keladi " Xulosa» hujjat va boshqalar. Misol uchun, agar biz unvonni aniq eslamasak, lekin biz eslaymiz kalit so'z, unda bo'lishi kerak, keyin siz "o'z ichiga oladi ..." bandini tanlashingiz va ushbu so'zni oxirisiz kiritishingiz kerak, keyin filtr natijasida ekranda faqat biz tergan so'z bo'lgan satrlar qoladi. "Xulosa" maydonida turli xil yakunlar.

Siz bir xil nomdagi buyruqni tanlash orqali filtrni olib tashlashingiz mumkin - 6 raqami bilan ko'rsatilgan. Agar siz qatorlarni bir nechta ustunlarda turli xil tanlash mezonlarini ko'rsatib filtrlagan bo'lsangiz, bu buyruqni bir marta tanlash filtrni faqat siz tanlagan ustundagi filtrni olib tashlaydi. boshqa ustunlardagi qolgan filtrlar bilan buyruq o'z kuchida qoladi - ularning har biri alohida olib tashlanishi kerak. Filtr yoqilgan ustunlarda filtrni chaqirish tugmasi o'z tasvirini yoqilgan filtr tugmasiga o'zgartiradi.

Agar mazmuni bo'yicha biz jadval qatorlarini filtrlamoqchi bo'lgan ustun sanalar bilan to'ldirilgan bo'lsa, u holda matn filtri o'rniga dastur bizga 4 raqami bilan ko'rsatilgan boshqasini taklif qiladi - sanalar uchun maxsus: biz nafaqat tanlashimiz mumkin. ma'lum bir sana, shuningdek, ma'lum bir sana yoki cheklangan vaqt oralig'idan kechroq yoki oldinroq, kecha, bugun yoki ertaga va hokazo.

Bizning jadvalimizda sanalar ko'rsatilgan 3 ta ustun mavjud.

Raqamli filtr (5 raqami bilan ko'rsatilgan) tarkibi raqamlar bo'lgan ustunlar bilan ishlash uchun maxsus mo'ljallangan (bizning holimizda bu ro'yxatga olish raqami hujjat).

5-rasm

MS Excel 2003 da jadval satrlarini ustunlar tarkibi bo'yicha filtrlash mezonlari

Shouni yig‘ish

MS Excel 2003 da ustun mazmuniga asoslangan filtr dasturning keyingi versiyalaridagi kabi ekrandagi tugma orqali chaqiriladi, lekin uni bosish natijasida ma'lum bir katak qiymatini tanlash uchun bitta umumiy ro'yxat ochiladi. yoki matn, sana yoki raqamga alohida moslashtirilgan murakkabroq filtrlash shartini o'rnatish - ro'yxatdagi "(Shart...)" bandini tanlagandan so'ng alohida ekran oynasida ishga tushiriladi.

4 va 5-rasmlar aniq ko'rsatilgan Endi qanday mezonlar bo'yicha filtrlashimiz mumkin? MS Excelda turli versiyalardagi jadval qatorlari. Biz buyurtmalarni ijrochi, ularning mualliflari, muddatlari, nazorat qilinadigan hujjat ma'lumotlari va elektron jadvalga kiritilgan boshqa ma'lumotlar bo'yicha filtrlashimiz mumkin. Bundan tashqari, bir vaqtning o'zida bir nechta mezonlar bo'yicha filtrlash mumkin bo'ladi, masalan:

• Muayyan pudratchi uchun qaysi buyurtmalar uchun muddat bugun tugaydi:
  "Ijrochilar" ustunida tanlang to'g'ri xodim(4-rasmdagi 2-raqamga qarang) va "Muddati" ustunida sanasi "bugun" mezoniga mos keladigan qatorlarni filtrlaymiz (xuddi shu rasmdagi 4-raqam) yoki
• Tanlangan rahbarimiz bu oyda kimga ko'rsatmalar berdi:
  "Buyurtma muallifi" ustunida biz tahlil qilayotgan menejerni tanlaymiz (4-rasmdagi 2-raqam), "Bajarish muddati" ustunida esa "Bu oy" mezoniga to'g'ri keladigan sanalarni filtrlaymiz (4-raqam), va boshqalar.

Endi biz sizga faylni ochganingizda dasturni qanday sozlashni o'rgatamiz avtomatik ravishda qaysi buyurtmalar bajarilishi kerakligi haqida ma'lumot olish, masalan, 4 kundan keyin, bu haqda ijrochilarni oldindan xabardor qilish. Buning uchun biz jadvalda maxsus ustunni taqdim etdik, biz uni "Tarqatish davri" deb nomladik. Endi uni sozlaymiz:

• I6 katakchasini tanlang (maxsus ustunning birinchi qatorida) va unga “=” belgisini kiriting;
• qo'shni J6 katakchasida sichqonchani bosing (xuddi shu qatorda, lekin "Muddati" ustunida) va siz I6 katak tarkibini hisoblash formulasiga kiritilganligini ko'rasiz;
• keyin klaviaturadan "-4" ni kiritish orqali formulani belgilashni davom eting;
• Bu formulani to'ldirishni yakunlaydi (uning Hozirgi holat har doim Excel varag'i ustida joylashgan formulalar qatorida ko'rish mumkin, qarang ramzi 7-rasmda 1, biz “=j6-4” ni olamiz). Endi klaviaturangizni bosing Kirish- va kiritilgan formulani hisoblash natijasi jadval katakchasida paydo bo'ladi;
• Shundan so'ng, formulani jadvalning keyingi qatorlariga ko'chirish mumkin, so'ngra ularda "Tarqat qilish muddati" ustunida sana har doim "Muddati" ustuniga qaraganda 4 kun oldin bo'ladi: sichqonchani pastki o'ng tomonga yo'naltiring. I6 katakning burchagida ("sichqoncha" ko'rsatkichi qora qalin xoch shaklida bo'lishi kerak bo'lsa), sichqonchaning chap tugmasini bosing va uni qo'yib yubormasdan, ustun oxirigacha pastga torting, so'ngra tugmani qo'yib yuboring. I ustunda siz barcha kerakli ogohlantirishlar sanasini ko'rasiz (7-rasmdagi 2-raqam);
• Keyin "Tarqatilish davri" ustunida joriy bo'lgan hujayralar avtomatik ravishda rang bilan ta'kidlanganligiga ishonch hosil qilishingiz mumkin, ya'ni. bugungi sanalar (1-oktabr bu ba'zi hujayralar bo'ladi, va 2 oktyabr - turli xil va hokazo). Buning uchun shartli formatlash funksiyasidan foydalanishingiz kerak. MS Excel 2007 yoki 2010 da bu quyidagicha amalga oshiriladi:
  • "sarlavha" ostida joylashgan "Tarqatilish davri" ustunidagi barcha jadval hujayralarini tanlang;
  • tugmasini bosing Shartli formatlash guruhda Uslublar tabda uy(6-rasmga qarang), buyruqni tanlang Hujayra tanlash qoidalari, va chap yoki o'ngda ochilgan panelda buyruqni tanlang sana. Xuddi shu nomdagi dialog oynasi ochiladi, unda ikkita ro'yxat mavjud (8-rasm): chapda siz pozitsiyani tanlashingiz kerak. Bugun, va o'ng tomonda - bu shartni qondiradigan hujayralarni formatlash usuli, masalan, Ochiq qizil to'ldirish va to'q qizil matn. Keyingi bosing Kelishdikmi.

8-rasmda shartli formatlashda tayyor jadval qanday ko'rinishi ko'rsatilgan. Ushbu jadvalni ochib, masalan, 2012 yil 13 avgustda mutaxassis qaysi xabarnomalar yuborilganligini osongina aniqlashi mumkin.

Jadvalda oxirgi "texnik" ustun mavjudligini ta'minlashingiz mumkin, unda har bir qatorda siz 1 raqamini qo'yishingiz kerak. Keyin, har qanday yoki bir nechta mezon bo'yicha filtrlashda siz har doim tez sonini hisoblaysiz. filtrlangan qatorlar. Buni amalga oshirish uchun ushbu ustundagi sichqoncha yordamida ekrandagi qolgan hujayralarni tanlang - MS Excel ularning qiymatlari yig'indisini hisoblab chiqadi va uni Excel varag'i ostidagi pastki mos yozuvlar qatoriga yozadi.

6-rasm

Shartli formatlash

Shouni yig‘ish

Hujjatlarni bajarish muddatlari turlicha talqin qilinishi mumkin. Misol uchun, muddatni hisoblash qaysi nuqtadan boshlanishi kerak (buyurtma chiqarilgan kundan yoki undan keyingi kundan)? Uni kalendar yoki ish kunlarida hisoblash kerakmi? Muddati hafta oxiriga to'g'ri keladigan hujjatlar bilan nima qilish kerak? Agar muddat umuman ko'rsatilmagan bo'lsa-chi? Bu savollarning barchasiga batafsil javob berilgan va ko'p narsa misollar bilan (jami 16 ta) "Muddatlarni qanday aniqlash mumkin?" maqolasida tushuntirilgan. "8-sonli jurnalning 12-betida" 2011 yil

Tashkilotning barcha hujjatlarining bajarilishini nazorat qilish haqiqiy emas. Shuning uchun ijro nazorati ostidagi hujjatlar ro'yxatini aniqlash bo'yicha tavsiyalar sizga yordam beradi. Odatda qanday muddatlar belgilanishi va bu qanday amalga oshirilishini, shuningdek, og'zaki buyruqlarni qanday nazorat qilishingiz mumkinligini bilib olasiz. “Biz nimani nazorat qilamiz? "7-sonli jurnalning 30-betida" 2011 yil

Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish hujjatlar (ko'rsatmalar) bajarilishini nazorat qilish tizimini yaratishni nazarda tutadi. O'z vaqtida va ta'minlash uchun nazorat tizimi zarur yuqori sifatli ijro hujjatlardagi ko'rsatmalar, bo'limlar va alohida ijrochilar faoliyatini baholash uchun zarur bo'lgan tahliliy ma'lumotlarni olish.

Tashkilotda hujjatlarning (ko'rsatmalarning) bajarilishini nazorat qilish, qoida tariqasida, bir necha darajalarda amalga oshiriladi: qarorlarning bajarilishini nazorat qilish asosan tashkilot boshlig'i, bo'lim boshliqlari va mas'ul rahbarlar tomonidan amalga oshiriladi va nazorat belgilangan muddatlardan oshib ketishi ofis boshqaruvi xizmati tomonidan amalga oshiriladi.

Agar tashkilotda tizim mavjud bo'lsa elektron hujjat aylanishi, keyin hujjatlarning (ko'rsatmalarning) bajarilishini nazorat qilish tizim yordamida amalga oshiriladi, chunki hujjatlarni (ko'rsatmalarni) bajarish muddatlarini nazorat qilish uchun tizimga kiritilgan hujjatlarni ro'yxatga olish va hisobga olish ma'lumotlari qo'llaniladi. elektron hujjat kartasi) hujjatni ro'yxatdan o'tkazish va uni rahbariyat tomonidan ko'rib chiqish jarayonida, ammo hujjatlarning (ko'rsatmalarning) bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etishning asosiy qoidalari foydalaniladigan texnologiyaga bog'liq emas.

Hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil qilishni tartibga soluvchi asosiy me'yoriy hujjat hisoblanadi uchun ko'rsatmalar hujjatlarni qo'llab-quvvatlash tashkilotning (ofis ishi). Ko'rsatmalarda quyidagilar ko'rsatilishi kerak:

tashkilotda va tarkibiy bo'linmalarda hujjatlarning bajarilishini kim (bo'lim yoki mutaxassis nazarda tutiladi) nazorat qiladi; qanday hujjatlar nazorat qilinishi kerak; hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish bosqichlari; hujjatlarni rasmiylashtirishning odatiy muddatlari; boshqarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar massivini yaratish va ulardan foydalanish; nazorat ma'lumotlarini ro'yxatga olish va nazorat kartalarida aks ettirish (elektron kartalar, agar EDMS ishlatilsa); hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni (asosiy bosqichlarni) saqlash; pudratchining hujjatlar bilan ishlash tartibi; hujjatlar (ko'rsatmalar) bajarilishini nazorat qilish natijalari bo'yicha ma'lumotlarni umumlashtirish va tahlil qilish.

Bajarilishi talab qilinadigan hujjatlar, ya'ni yuqori turuvchi organlar va tashkilot rahbariyatining so'rovlari, so'rovlari, ko'rsatmalari va boshqalarni o'z ichiga olgan hujjatlar nazoratga olinadi, qoida tariqasida, bular tashkilot tomonidan qabul qilingan (kirish) va ichki hujjatlar(buyruqlar, ko'rsatmalar, protokollar va boshqalar).

Hujjatlarni bajarish muddatlari bo'lishi mumkin tipik va individual. Standart muddatlar qonun hujjatlari yoki boshqa normativ-huquqiy hujjatlar bilan belgilanadi.

Hujjatlarni bajarishning odatiy muddatlari ro'yxati tashkilotning ish yuritish bo'yicha yo'riqnomasiga kiritilgan. Hujjatni bajarishning odatiy muddati tashkilot rahbari tomonidan faqat uni qisqartirish yo'nalishi bo'yicha o'zgartirilishi mumkin.

Hujjatlarni bajarishning individual muddatlari hujjat matnida yoki rahbarning qarorida ko'rsatilgan.

Hujjatni bajarishning individual muddatini faqat uni belgilagan menejer o'zgartirishi mumkin. Hujjatni bajarish muddatini uzaytirish jiddiy asosli bo'lishi kerak, bu mas'ul ijrochi zimmasiga yuklanadi.

Hujjatni bajarish muddati kalendar kunlarda hisoblanadi (ishlamaydigan bayramlar bundan mustasno):

ichki - boshqa tashkilotlardan olingan hujjat imzolangan (tasdiqlangan) yoki ro'yxatdan o'tkazilgan kundan boshlab - ular olingan kundan boshlab, fuqarolarning murojaatlari - ular tashkilotda ro'yxatdan o'tkazilgan kundan boshlab, buning uchun qonunda uch kun muddat ajratilgan. apellyatsiya qabul qilingan sana.

Hujjatlarning bajarilishini to'xtatib turish, shuningdek uning bajarilishini bekor qilish huquqiga faqat yuqori turuvchi organlar yoki hujjat muallifi bo'lgan tashkilot ega.

Nazorat xizmati rahbari tomonidan belgilangan muddatlarda, lekin oyiga kamida bir marta hujjatlarning bajarilishining borishi va natijalari to'g'risidagi ma'lumotlarni vaqti-vaqti bilan umumlashtiradi va tizimlashtiradi. Nazorat natijalari to'g'risidagi ma'lumotlar tashkilot rahbariga taqdim etiladi.

Bajarilishini nazorat qilish ma'lumotlari hujjatning bajarilishining borishi va muddatlari to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi va vosita bo'lishi kerak fikr-mulohaza(ijrochi - boshqaruvchi) boshqaruvda. Ushbu ma'lumotlar ijro intizomini yaxshilash, rahbariyat uchun hujjatlarga rioya qilmaslikka yo'l qo'ymagan xodimlarni mukofotlash to'g'risida qaror qabul qilish uchun zarurdir. muddatlari, va o'z navbatida, bunday huquqbuzarliklarga muntazam ravishda yo'l qo'ygan xodimlarni jazolash choralarini ko'rish.

Hujjatlarni (ko'rsatmalarni) bajarish muddatlarini nazorat qilish bir necha bosqichda amalga oshiriladi:

• hujjatlarni nazoratga olish;
• nazorat qilinadigan hujjatlarning ijrochilarga o‘z vaqtida yetkazilishini tekshirish;
• ijroning borishini dastlabki tekshirish va tartibga solish;
• hujjatni nazoratdan olib tashlash;
• bajarilgan hujjatni faylga yuborish;
• hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish natijalarini hisobga olish, umumlashtirish va tahlil qilish;
• rahbariyatni hujjatlarning bajarilishining borishi va natijalari to'g'risida xabardor qilish.

Nazorat uchun faqat ro'yxatdan o'tgan hujjatlar taqdim etiladi. Hujjatning bajarilishini nazorat qilish u nazoratga olingan paytdan boshlanadi, shuning uchun idorani boshqarish xizmati, birinchi navbatda, hujjat ijrochining imzosiga qarshi amalga oshiriladigan ijrochi e'tiboriga etkazilishini ta'minlashi kerak. xodim, shuningdek elektron formatda- elektron hujjat aylanish tizimidan foydalanish. Hujjatda bir nechta ijrochilar bo'lsa, hujjatning asl nusxasi mas'ul ijrochiga, hujjatning nusxalari esa qolgan ijrochilarga yuboriladi.

Qoida tariqasida, ish yuritish xizmati ijro muddatidan 3-5 kun oldin ijrochilarga hujjatni bajarish muddati yaqinlashayotgani haqida eslatib turadi, buning uchun ijrochilarga hujjatni bajarish muddati yaqinlashayotgani haqida eslatmalar yuboriladi. (hujjatlar).

Hujjatni bajarish muddatini o'zgartirish zarurati tug'ilganda, mas'ul ijrochi ushbu muddat tugashidan kamida uch kun oldin rahbarga hisobot yoki hisobot shaklida asoslantiriladi. eslatma hujjatni bajarishning rejalashtirilgan muddatini ko'rsatgan holda hujjatni bajarish muddatini uzaytirish zarurati to'g'risida. Aks holda, hujjat bajarilmagan deb hisoblanadi. Rahbarning ijro muddatini uzaytirish to'g'risidagi qarori ofis boshqaruvi xizmatiga xabar qilinadi.

Bajarilgandan so'ng, hujjatlar nazoratdan chiqariladi. Hujjat unda qo‘yilgan savollar hal etilganda va muxbirga mazmunli javob berilganda bajarilgan hisoblanadi. Bajarilgan hujjatning nusxasi ijro belgisiga muvofiq faylga joylashtiriladi. Agar tashkilot tomonidan olingan xat bajarilgan bo'lsa (tashkilotdan yoki individual), kiruvchi hujjat va javob hujjati bir faylga joylashtiriladi va yagona hujjatlar to'plamini tashkil qiladi.

Ofisni boshqarish xizmati rahbar tomonidan belgilangan muddatlarda (oy, yarim yil, yil oxirida) hujjatlarning bajarilishining borishi va natijalari to'g'risidagi ma'lumotlarni umumlashtiradi va tizimlashtiradi. Nazorat natijalari to'g'risidagi ma'lumotlar tashkilot rahbariga hujjatning bajarilishini nazorat qilishning borishi va natijalari to'g'risida ma'lumotnomalar (xulosalar, hisobotlar) shaklida taqdim etiladi, unda umuman tashkilot to'g'risidagi ma'lumotlar bo'lishi mumkin. alohida bo'linmalar, ijrochilar va boshqalar.

Nazorat natijalari to'g'risidagi ma'lumotlar rahbariyat tomonidan tashkilot faoliyatini takomillashtirishga qaratilgan qarorlar qabul qilish uchun ishlatiladi.

V.F. YANKOVAYA, t.f.n. ist. fanlari, dotsent, deputat VNIIDAD direktori

M.A. Suchkova"Ryazan neftni qayta ishlash kompaniyasi" YoAJ bosh direktorining yordamchisi ("NK-Rosneft" OAJ sho''ba korxonasi)
Maqola “Sekretar-referent” jurnalining 2015 yil 5-sonida chop etilgan.

Ko'pgina tashkilotlarda buyurtmalarni bajarmaslik va ularning o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilmaslik muammo deb ataladi. "darboğaz" (ingliz tilidan. to'siq- darboğaz), ya'ni. kompaniyaning biznes jarayonlarini sezilarli darajada sekinlashtiradigan jiddiy to'siq. Bu erda ko'p narsa yordamchiga bog'liq! Biroq, hamma narsa birinchi qarashda ko'rinadigan darajada aniq emas. Ko‘pincha almashtirib bo‘lmaydigan yordamchining to‘satdan kasal bo‘lib qolishi yoki ta’tilga yoki bir martalik xizmat safariga ketishi, yo‘qligida esa... ish to‘xtab qolgan, buyurtmalar yozilmagan, muddatlar o‘tkazib yuborilgan, javobgarlar noma’lum bo‘lib qolgan holatlarga tez-tez duch kelamiz. Qoida tariqasida, bu xodimning ajralmasligi haqida emas, balki tizimning yo'qligi haqida gapiradi. Shunday qilib, yordamchining vazifasi buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish tizimini yaratishdir. Va tizim, biz bilganimizdek, asosan o'z ish faoliyatini saqlab qolishga qodir. Va buni yolg'iz hal qila olmaysiz! Ammo keling, hamma narsani tartibda hal qilaylik.

Nazorat va uning turlari

Filni, ular aytganidek, qismlarga bo'lib eyish kerak. Va terminologiyadan boshlashga arziydi.

Boshqaruv- Bu rejani ishlarning haqiqiy holati bilan taqqoslash. Nazorat rejalashtirilgan natijalar va odamlarning harakatlaridan kichik og'ishlarni ham aniqlaydi va vaziyatni o'zgartirishga imkon beradi.

Ajratish quyidagi turlar boshqaruv:

1. Dastlabki. Topshiriq bo'yicha ishning haqiqiy boshlanishidan oldin menejer tomonidan amalga oshiriladi. Dastlabki nazorat inson, moddiy va moliyaviy resurslarni hisobga olgan holda qo'llaniladi, ya'ni ishga buyurtma berishdan oldin menejer ijrochining uni amalga oshirish uchun resurslarga ega ekanligiga ishonch hosil qilishi kerak.

2. Konseptual (kiruvchi). Aniqlash uchun ishlatiladi:

• ijrochi buyrug'i borligini biladimi;
• uni hal qiladigan odam muammoni qanday tushungan;
• u buni qanday qiladi.

Ushbu turdagi nazorat menejer yordamchisi tomonidan va buyurtmani o'rnatgandan so'ng darhol amalga oshiriladi. Maqsad - ijrochining buyruqning mohiyatini tushunishini va uning o'z vaqtida bajarilishini tekshirish. Ushbu bosqichda yordamchining vazifasi bajaruvchining e'tiborini topshiriqning mavjudligi, topshiriqning muddati va ustuvorligiga qaratish va topshiriq ishga qabul qilinganligiga ishonch hosil qilishdir. Bunday holda, yordamchi shoshilinch va muhim topshiriqlarni (Eyzenxauer matritsasini eslang), masalan, quyidagi kabi "ta'kidlashi" kerak: "Iltimos, bu topshiriq muhim va shoshilinch ekanligini unutmang!" O'z vaqtida talaffuz qilingan bu sehrli ibora ko'plab tushunmovchiliklar va kechirilmas vaqt yo'qotilishining oldini olishga yordam beradi - vazifalarni birinchi o'ringa qo'yish jarayoniga yo'l qo'yib bo'lmaydi, chunki ijrochilarning fikri har doim ham to'g'ri kelmaydi. menejerning fikri. Shuni unutmangki, siz uchun tushunarli bo'lgan narsa boshqalar uchun bunday bo'lmasligi mumkin.

3. Oqim (oraliq, jarayonni boshqarish). Maqsad - joriy faoliyat jarayonini baholash: ish qanday amalga oshirilmoqda, nima allaqachon qilingan, qanday qiyinchiliklar paydo bo'lgan. Ushbu turdagi nazorat ish olib borilayotganda yordamchi tomonidan amalga oshiriladi, ammo buyurtmani bajarish muddati hali kelmagan. Nazorat vazifasi ish paytida yuzaga keladigan og'ishlarni tezda aniqlash va belgilangan parametrlarni mumkin bo'lgan sozlash uchun ular haqida menejerga xabar berishdir. Joriy nazorat fikr-mulohazalarga asoslanadi.

4. Yakuniy (yakuniy, natijani nazorat qilish). Maqsadga ma'lum bir sanaga erishilganligini baholash uchun ishlatiladi.

Olingan haqiqiy natijalar ilgari o'rnatilgan natijalar bilan taqqoslanadi. Ushbu bosqichda ishga aralashish juda kech bo'lishiga qaramay, bu nazorat zarur. Unda ijrochilar qanday natijalarga erishganliklari ko‘rsatilib, ularning faoliyatida yo‘l qo‘yilgan kamchilik va kamchiliklar ochib berilgan. Kelajak uchun saboq olishga yordam beradi. Qoida tariqasida, bu bosqichda menejer va yordamchi birgalikda ishlaydi, chunki Yordamchining malakasi topshiriqning to'liqligi va to'g'riligini aniqlash uchun etarli bo'lmasligi mumkin.

Nima va qanday nazorat qilish kerak

Asosiy sohalarda nazoratni ta'minlash uchun javobgarlikni taqsimlash tashkilotning hajmiga bog'liq:

"Nazorat" va "kuzatish" - bu ikki xil narsa!
Nihoyat nima ekanligini tushunish uchun zamonaviy menejmentda tez-tez uchraydigan boshqa atama - "monitoring" ga e'tibor qaratish lozim. Ko'pincha adabiyotda "nazorat" va "monitoring" tushunchalari bir xil bo'lib qo'llaniladi, ammo bular tubdan farq qiladi! Buyurtmalarning bajarilishini boshqarishda tizimli yondashuvni qo'llash uchun bu farqni tushunish kerak. Agar monitoring- bu ma'lumotlarni yozib olish va saqlash bilan ob'ekt parametrlarini kuzatish, keyin boshqaruv- bu majburiy kuzatish ob'ektga ta'sir qilish parametr qiymatlari qabul qilinadigan chegaralardan oshib ketgan taqdirda. Topshiriqlar bilan bog'liq holda, bu yordamchining monitoring vositasiga ega bo'lishi kerakligini anglatadi, ya'ni. u ko'rsatmalar, muddatlar, mas'ul shaxslar va ijro holatini (tugallangan/tugallanmagan) qayd etadigan ma'lum ma'lumotlar bazasini yuritish. Biroq, qurish uchun samarali tizim nazorat qilish shunchaki statistikani yuritishning o'zi etarli emas - nazorat vaziyatni faol boshqarish, sozlash va ta'sir qilishni nazarda tutadi, ya'ni. ijobiy dinamikaga erishish uchun maqsadli, ongli ta'sir ishlash intizomi.

Buyurtmalar bajarilishini qanday ta'minlash mumkin?

Buyurtmalarni bajarish uchun ushbu muammoni hal qilishda kompleks yondashuv talab etiladi. Buyurtmaning bajarilishini nazorat qilish tizimi quyidagi printsiplarga muvofiq ishlaydi:

1) Menejment tomonidan yuqori ustuvorlik. Menejer o'z ko'rsatmalariga qat'iy rioya qilish u va kompaniya uchun muhimligini ko'rsatishi kerak.

2) Muammoni hal qilishning yondashuvlarini birgalikda muhokama qilish. Barcha xavflarni hisobga olish va masalani har tomonlama ko'rib chiqish uchun muhokamaga jarayonning barcha ishtirokchilarini - ko'rsatmalar beradigan menejerni ham, ularni nazorat qiluvchi yordamchini ham, shuningdek, bevosita javobgar bo'lgan menejerlarni ham jalb qilish kerak. ijro. Shartnomalar, birinchi navbatda, ko'rsatmalar va muddatlar to'g'risida ma'lumot olish usullari, ijro hisoboti shakli, qayta rejalashtirish tartibi, ko'rsatmalar bajarilmagan taqdirda mukofot yoki jazo choralariga tegishli bo'lishi kerak. Menejer o'z bo'ysunuvchilariga buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish nuqtai nazaridan yordamchining vakolatlari haqida ham ma'lumot berishi kerak (agar siz jamoada yangi odam bo'lsangiz va hali vakolatga ega bo'lmasangiz, bu haqda menejeringizdan so'rang).

3) Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish tizimini joriy etish to'g'risida kompaniyaning barcha xodimlarini xabardor qilish. Yondashuvlarning shaffofligini ta'minlash kerak, ya'ni. qoidalar kompaniyaning mahalliy normativ hujjatida rasmiylashtirilishi kerak.

4) Muvofiqlik va muntazamlik. Xodimlar har bir topshiriqning qayd etilishiga, har bir topshiriqning hisobga olinishiga, ularning hech biri o‘tkazib yuborilmasligiga yoki esdan chiqarilmasligiga, rahbariyat tomonidan berilgan ko‘rsatmalarni bajarmaslik jazolanishi muqarrarligiga ishonch hosil qilsa, ijro intizomi kuchayadi. (Ma'lumot berish tartibini darhol ta'minlashga arziydi, chunki ko'rsatmalar apriori amalga oshirib bo'lmaydigan yoki mavjud bo'lishi mumkin. yaxshi sabablar o'z vaqtida bajarmaslik. Har bir bunday holat alohida ko'rib chiqilishi kerak.)

Vazifaga o'xshaydi, deysiz. Bu qisman to'g'ri. Yordamchining roli qanday? Yordamchi kompaniyaning aynan o'sha xodimi bo'lib, u menejerga muammo borligi, uning o'ziga xos xavf-xatarlari borligi, siz "barmog'ingizni yurak urishini" ushlab turishga harakat qilayotganingiz haqida xabar berishi kerak (va hozirgacha bu sizning muvaffaqiyatingiz tufayli muvaffaqiyat qozonmoqda. shaxsiy fazilatlar), ammo yo'qligi tizim ertami-kechmi o'zini namoyon qiladi va bu sizni xavotirga soladi.

Asosiysi, nima borligini aytishni unutmang aniq taklif, nazorat tizimini qanday tashkil qilish mumkin (ya'ni, bu faqat kumush laganda xizmat qiladigan muammo emas, balki muammo va uni hal qilish variantlari bo'lishi kerak).

Agar siz yangi xodim kompaniya, siz bunday taklif bilan menejeringizga murojaat qilishdan qo'rqmasligingiz kerak. Agar hozirgacha kompaniyangizda bajarilmagan/kechiktirilgan/hisobga olinmagan buyurtma tufayli halokatli hech narsa sodir bo'lmagan bo'lsa, menejeringiz hali ham taklifingizga quloq solmaydi. Ehtimol, butun kompaniyada bu muammoni hal qilishga qiziqqan odam yo'q.

Samarali muloqotning ahamiyati

Aytaylik, sizning taklifingiz qabul qilindi: menejer vazifaning muhimligini aytib berdi, bu jarayondagi rolingizni e'lon qildi, mahalliy normativ hujjat jarayonni tartibga soluvchi kompaniyaning barcha xodimlari xabardor qilinadi. Keyin nima? Agar siz ushbu bosqichda taslim bo'lsangiz, nashr etilgan hujjat ruhsiz qog'oz bo'lib qolish xavfini tug'diradi. Bularning barchasini qanday qilish kerak?

Javob, birinchi navbatda, yordamchining samarali muloqot qobiliyatida. Ha, bu biz ma'muriy lavozimlar uchun rezyumelarda tez-tez ko'rgan iboradir. Bunday ko'nikmalarga ega bo'lish yordamchi uchun juda muhimdir. Tor ma'noda, buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish bilan bog'liq holda, samarali muloqot qilish usuli hisoblanadi tezkor uzatish ma'lumotni buzmasdan va "xabar" ni to'g'ri tushunish bo'yicha fikr-mulohazalarni olish.

Samarali aloqa quriladi:

Samarali yoki samarasiz?

• Samarasiz muloqot - bu sizning maqsadingiz va rejalaringizni himoya qilishga qaratilgan boshqalar bilan bahslashish. Bu g'oliblar va mag'lublar mavjudligini anglatadi. Ushbu "muloqot" uslubi kategorik: oraliq holatlarni hisobga olmagan holda "to'g'ri" va "noto'g'ri", "g'alaba" va "mag'lubiyat", "yaxshi" va "yomon" mavjud. Faqat bitta to'g'ri fikr bor, shuning uchun biz dunyo haqidagi bilimimizni boyitadigan va yaxlit rasmni shakllantiradigan odamlarning qarashlari va tajribalarini e'tiborsiz qoldirishimiz mumkin. Buning o'rniga biz doimo tor qarashlarimizni himoya qilamiz. To'qnashuvdagi pauza, himoyachi vaqtincha orqaga chekinganda, muvaffaqiyatli hisoblanadi. Oxir-oqibat, kelishmovchilik qarshilikka, jamoa samaradorligini yo'qotishga va hatto kuch va hurmat muvozanati hukm surguniga qadar sabotajga olib keladi.
• Samarali muloqot, o'z navbatida, boshqalarning qarashlari, his-tuyg'ulari va fikrlarini tushunishga qaratilgan. Ikki tomon bir-birini tinglasa, ikkalasi ham g'alaba qozonadi. O'zaro tushunish va hurmat hamkorlik, o'zaro bog'liqlik va sadoqatning asosiga aylanadi. Har bir tomon shunday desa, muvaffaqiyatga erishiladi: “Ha, men aynan shuni nazarda tutdim. Siz meni tushunyapsizmi".

Tashkiliy maqsadlarni muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun, shubhasiz, samarali muloqot zarur. Buzilgan, noto'g'ri talqin qilingan xabarlar ko'pincha yirik kompaniyalar, armiyalar va davlatlar uchun mag'lubiyatga olib keladi.

Samarali muloqot qobiliyatlari qarama-qarshiliklarning birga yashashiga imkon beradi - boshqa nuqtai nazarni tushunish va murosaga kelishning yakuniy qobiliyati. Nega kim haq, kim nohaq degan bahslashish kerak? Samarali muloqotning maqsadi o'zaro manfaatli va shuning uchun uzoq muddatli ish munosabatlarini o'rnatish va qo'llab-quvvatlashdir.

Buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish nuqtai nazaridan, yordamchi ko'rsatishi kerak samarali muloqot qobiliyatlari"sayohat" ko'rsatmalarining barcha bosqichlarida:

1) Ko'rsatmalarni o'rnatishda menejer bilan o'zaro aloqa. Yordamchining vazifasi topshiriqni to'g'ri yozib olish, aniq maqsadni belgilash sxemasiga, masalan, SMARTga rioya qilishga harakat qilishdir. Bu bo'ysunuvchilarga ulardan nima talab qilinishini tushunishga imkon beradi. Buyurtmaning matni aniq, og'zaki shaklda bo'lishi kerak (savolga javob bering: nima qilish kerak?), Buyurtmada belgilangan muddat bo'lishi kerak va har bir buyruq uchun mas'ul ijrochi aniqlanishi kerak.

Buyurtma to'g'ri qayd etilgandan so'ng, yordamchi noaniqliklar yo'qligiga ishonch hosil qilishi, protokolning yakuniy versiyasini yoki buyruqlar reestrini tasdiqlash uchun menejerga topshirishi yoki og'zaki so'rashi kerak: "Men sizni to'g'ri tushundimmi? Ivanov I.I. 2015-yil 11-mayga qadar loyihani amalga oshirish jadvalini ishlab chiqish va tasdiqlash uchun taqdim etishi shart?”

SMART nima?

SMART maqsadlarni belgilash va maqsadlarni belgilash uchun menejment va loyihalarni boshqarishda foydalaniladigan mnemonik qisqartmadir.
SMART mezonlariga muvofiq belgilangan maqsad yoki vazifa quyidagi xususiyatlarga ega:
S– o‘ziga xos (o‘ziga xos) – aniq, aniq, aniq tasvirlangan;
M- o'lchanadigan (o'lchanadigan) - belgilangan natija ko'rsatkichlariga ega bo'lib, ular yordamida maqsadga erishilganligini tushunish mumkin. Ular ham miqdoriy, ham sifat jihatidan bo'lishi mumkin. Ushbu mezonlarsiz vazifaning bajarilishini baholash deyarli mumkin emas;
A– erishish mumkin (achievable) – realistik, lekin ma’lum bir harakatni talab qiladi, bu qo‘shimcha rag‘batlantiruvchi omil bo‘lib xizmat qiladi;
R– tegishli (tegishli) – bo‘lim yoki tashkilotning kengroq maqsadlariga to‘g‘ri keladigan;
T- vaqt chegaralangan (vaqt bilan cheklangan) - maqsadga erishish uchun muddatlar belgilanishi kerak.

2) Buyurtmalarni ishga o'tkazishda ijrochilar bilan o'zaro munosabat. Asosiy vazifa ushbu bosqichda - pudratchi buyurtma haqida xabardor qilinganligiga va uni ishga qabul qilganligiga ishonch hosil qiling. Agar tashkilot kichik bo'lsa, yordamchi yoki kotib ijrochilar bilan bevosita aloqa qiladi Elektron pochta yoki telefon orqali. Katta tashkilotlarda bunday o'zaro ta'sirni amalga oshirish qiyin, shuning uchun yordamchi buyruqni uzatadi va tashkilot rahbarining o'rinbosarlari bilan bevosita aloqada bo'ladi va buyruqlarni uzatishda kaskad printsipi qo'llaniladi, masalan: EEdepartament direktoriEBo'lim boshlig'iEbevosita ijrochi.

3) Buyurtmaning bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlar teskari yo'nalish orqali uzatiladi: Bosh direktor/yordamchiBo'rinbosari Bosh direktor Bdepartament direktoriBBo'lim boshlig'iBbevosita ijrochi.

Yordamchi buyurtma haqida ma'lumot uzatishda vositachi rolini o'ynaydi. Shu bilan birga, yordamchiga ma'lumotlarni uzatish vaqtini qisqartirish uchun jamoat mulki bo'lgan buyurtmalar to'g'risida qisqacha ma'lumotlarni joylashtirish imkonini beruvchi axborot resursidan foydalanishni ta'minlash tavsiya etiladi, masalan, ichki tashkilotning korporativ portali, bu erda har qanday xodim qanday buyruqlar borligini tezda ko'rishi va yordamchiga sharhlar yuborishi mumkin. .

4) Oraliq nazoratni amalga oshirishda pudratchidan prognozni aniqlashtirish kerak: belgilangan muddatga to'g'ri keladimi yoki bajarish paytida ish hajmi oldindan kutilganidan kattaroq ekanligi yoki pudratchining resurslari etarli emasligi va boshqa tarkibiy bo'linmalarning xodimlarini jalb qilish zarurligi aniqlandi, chunki vazifa o'zaro faoliyat bo'lib chiqdi. Yordamchi ijroning borishi to'g'risida tezkor va ishonchli ma'lumot olish uchun mas'ul menejer / ijrochi bilan doimiy konstruktiv muloqotni o'tkazishi kerak va agar jiddiy muammolar yuzaga kelsa, bu haqda menejerga xabar bering, ammo biror narsa tuzatilishi mumkin. Shu bilan birga, siz juda uzoqqa bormasligingiz va tajovuzkor bo'lib, ijrochini bezovta qilishingiz va uni mayda-chuyda narsalarga chalg'itishingiz kerak. Jarayonning barcha ishtirokchilari borligini aniq tushunishlari kerak umumiy maqsadlar, va bir-birlarining ishini hurmat qiling. Buning uchun siz qabul qilinadigan aloqa formatiga rozi bo'lishingiz kerak.

5) Buyurtmaning bajarilishi to'g'risida ma'lumot olgandan so'ng, yordamchi menejer bilan birgalikda taqdim etilgan ma'lumotlarning to'liqligini baholaydi va buyurtmani qabul qilish yoki uni qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish to'g'risida qaror qabul qiladi. HAQIDA qabul qilingan qaror yordamchi ijrochini xabardor qilishi kerak.

6) Analitik hisobotni yaratishda. Qattiq buxgalteriya hisobi statistik ma'lumotlarga asoslangan muntazam hisobot va tahlillarni nazarda tutadi. Ma'lum bir chastotada, masalan, oyda bir marta, yordamchi topshiriqlar bo'yicha to'plangan statistik ma'lumotlarni tahlil qilishi va ishlash intizomi bo'yicha hisobot yaratishi kerak (1-rasm). Bunday hisobotda qancha ko'rsatmalar mavjud bo'lganligi, ularning qanchasi o'z vaqtida bajarilganligi/kechiktirilgan/bajarilmaganligi, qaysi bo'limlar yetakchi ekanligi va rahbarning ko'rsatmalarini o'z vaqtida bajarish nuqtai nazaridan qaysilari yetakchilarga qarshi ekanligi haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin. Menejer ushbu ma'lumotni o'z xohishiga ko'ra tasarruf qilishi mumkin. Biroq, mukofot va jazoga yondashuv hamma uchun oldindan aytib bo'ladigan va bir xil bo'lishi maqsadga muvofiqdir.

Guruch. 1.

Yordamchining arsenalidagi qulay vositalar

Bunday vositalarning xilma-xilligi juda ko'p, ammo asosiy printsipga rioya qilish muhimdir - menejerning barcha ko'rsatmalari amalga oshirilishi va yagona omborga kiritilishi kerak, bu erda buyurtmalarning ustuvorligiga muvofiq bajarilishini muntazam ravishda nazorat qilish mumkin.

Ideal texnik amalga oshirish Microsoft Outlook, chunki unda moslashuvchan sozlash mexanizmlari mavjud. "foydalanuvchi ko'rishlari". "Ijrochilar bo'yicha", "Turkumlar bo'yicha", "Muddatlari bo'yicha" standart ko'rinishlarga qo'shimcha ravishda, siz boshqa har qanday narsalarni sozlashingiz mumkin - "O'simliklar bo'yicha", "Qo'mitalar bo'yicha", "Faqat muddati o'tgan vazifalar, muddati 5 dan tugagan. 20 kun oldin” va boshqalar. Sozlangandan so'ng, kelajakda sichqonchani bir marta bosish orqali ko'rinish mavjud bo'ladi. Biz bu haqda batafsil to'xtalmaymiz, chunki... Ushbu vositaga allaqachon bir qator maqolalar bag'ishlangan.

Ba'zan bunday tizim asosida tuzilgan elektron hujjat aylanish tizimlari, masalan, Lotus Notes, Documentum yoki Directum, bu erda buyurtma haqidagi asosiy ma'lumotlar ro'yxatga olish va nazorat kartasida (RCC) qayd etiladi. Biroq, EDMS qimmat dastur bo'lib, uni hamma tashkilotlar ham qila olmaydi.

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning eng universal va mavjud vositalaridan biri Microsoft Excel. Agar siz ishlayotgan bo'lsangiz, ushbu dastur mavjud bo'lganlarga qo'shimcha sifatida ishlatilishi mumkin yirik kompaniya, va mustaqil vosita sifatida. Uning go'zalligi shundaki, bunga asoslanadi texnik yechim yaratishingiz mumkin yagona asos Maydonlar va filtrlarning moslashuvchan sozlamalari bilan buyurtmalar bo'yicha ma'lumotlar sizning xohishingizga ko'ra. Ko'rsatmalarning bunday jamlangan reestri hamma uchun ochiq bo'lishi mumkin va har bir xodim matnni, muddatlarni aniqlab berishi va ko'rsatmalarning holatini kuzatishi mumkin. Avval sozlashingiz kerak cheklangan huquqlar ma'lumotlarning tasodifiy buzilishi yoki o'chirilmasligi uchun faylni tahrirlash.

MS Excel-da siz menejerning og'zaki buyruqlarida bo'lgani kabi, ko'rsatmalarni nafaqat qo'lda kiritishingiz, balki EDMS-dan ko'rsatmalarni yuklab olishingiz mumkin (agar bu protokollardan ko'rsatmalar yoki tashqaridan kelgan ko'rsatmalar bo'lsa, masalan, nazorat qiluvchi organlarning so'rovlari bo'lsa). yoki hokimiyat davlat hokimiyati yoki korporativ markaz).

Maydonlarni ma'lum bir tarzda o'rnatish orqali siz "Buyurtmani bajarish holati" ustunida rang kodlashni o'rnatishingiz mumkin. Masalan, hali kelmagan buyurtma avtomatik ravishda ko'k rangda ko'rsatiladi; o'z vaqtida bajarilgan buyurtma yashil rangda (buning uchun "Bajarilishi munosabati bilan" va "Haqiqiy ijro" maydonlaridagi sanalar mos kelishi kerak); ijro muddati tugagan va ijro hisoboti olinganligi haqidagi tasdiqnoma olinmagan buyurtma avtomatik ravishda bajarilmagan deb ko‘rsatiladi va qizil rang bilan belgilanadi.

MS Excelda buyurtmalar reestrini o'rnatish

Ro'yxatga olish kitobidagi maydonlar so'l yozish orqali sozlangan. Bunday nozik sozlash uchun IT mutaxassisini jalb qilish yaxshidir.

Agar IT mutaxassisi bo'lmasa va dasturlash ko'nikmalariga ega bo'lmasangiz, boshqa sodda va qulayroq usuldan foydalanishingiz mumkin.

Jadval hujayralarini o'zingiz sozlashingiz mumkin shartli formatlash xususiyatlari.

Hujayrani to'ldirishni sozlash uchun jadvalda biz formatlashni sozlaydigan katakchani tanlang (bizning holimizda bu hujayra G10 ), yorliqda uy – Shartli formatlash, taklif qilingan kontekst menyusida - Qoida yarating(2-rasm).

Guruch. 3

Sarlavha ostidagi muloqot oynasining formulalar satrida siz haqiqat deb hisoblanadigan qoidani o'rnatishingiz kerak (4-rasm).

Guruch. 4.

Bizning ro'yxatga olish kitobimiz uchun bir xil hujayra uchun to'rtta qoidani ketma-ket sozlash kerak bo'ladi G10 , va keyin ularning harakatlarini butun ustunga "kengaytiring" G.

• Bajarilmagan buyurtmani ko'rsatish uchun 1-qoidani o'rnating. Muloqot oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format to'ldirish rangini tanlang. Birinchi qoida qizil rangga mos keladi.

Keyin formulalar qatoriga qoidaning quyidagi tavsifini kiriting: =AGAR(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (5-rasm). Bu shuni anglatadiki, hujayrada bo'lish sharti bilan F10 muddati ko'rsatilgan va muddati allaqachon tugagan bo'lsa, hujayra avtomatik ravishda qizil rangga aylanadi.

Guruch. 5.

Tugmachasini bosing KELISHDIKMI.

• Amalga oshirilayotgan buyurtmani ko'rsatish uchun 2-qoidani o'rnating. Yuqorida tavsiflangan harakatlar ketma-ketligini takrorlaymiz: katakchani tanlang G10 , keling Shartli formatlash, tanlang Qoida yarating Va Qaysi hujayralarni formatlashni aniqlash uchun formuladan foydalaning.

Allaqachon tanish bo'lgan dialog oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format boshqa to'ldirish rangini tanlang. Ikkinchi qoida ko'k rangga mos keladi.

=AGAR(F10>0;F10>BUGUN();""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 muddat ko'rsatilgan va u hali kelmagan, hujayra avtomatik ravishda ko'k rangga bo'yalgan.

Tugmachasini bosing OTO.

• O'z vaqtida bajarilgan buyurtmani ko'rsatish uchun biz 3-qoidani o'rnatdik. Yana biz yuqorida tavsiflangan harakatlar ketma-ketligini takrorlaymiz, faqat bu safar dialog oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format buyurtma qat'iy o'z vaqtida yoki muddatidan oldin bajarilganligini ko'rsatish uchun yashil rangni tanlang.

Formulalar qatoriga qoida tavsifini kiriting: =AGAR(F10>0;AGAR(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 G10 amalda bajarish muddati ko'rsatilgan, bu muddatga to'g'ri keladi F10 yoki undan oldin, yacheyka G10 avtomatik ravishda yashil rangga aylanadi.

Tugmachasini bosing OTO.

• Nihoyat, belgilangan muddatdan kechroq bajarilgan buyurtmani ko'rsatish uchun biz 4-qoidani o'rnatdik. Muloqot oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format buyurtma kech bajarilganligini ko'rsatish uchun sariq rangni tanlang.

Formulalar qatoriga quyidagi qoidani kiriting: =AGAR(F10>0;AGAR(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 to'lash sanasi ko'rsatiladi va katakchada G10 sanadan kechroq bo'lgan haqiqiy ijro sanasi ko'rsatilgan F10 , keyin hujayra G10 avtomatik ravishda sariq rangga aylanadi.

Bir marta kamerada G10 barcha to'rtta qoida tuzilgan, biz berilgan formulani butun ustun bo'ylab "cho'zamiz" G va uni buyurtmalarning haqiqiy bajarilishi sanalari bilan to'ldiring. Hujayralar avtomatik ravishda belgilangan palitrada ranglanadi.

Keyingi qadam vizualizatsiya sozlamalari, ya'ni. ijro intizomining rasmini yanada vizual idrok etish uchun diagrammalar.

Diagrammani qurish uchun bizga miqdoriy ma'lumotlar kerak, ya'ni. barcha buyurtmalar soni va har bir tur alohida. Shuning uchun oraliq sozlash talab qilinadi. Biz miqdoriy ma'lumotlarni afsonada ko'rsatishimiz mumkin, ular bizning jadvalimizdan avtomatik ravishda kiritiladi (afsona bir xil varaqda joylashtirilishi mumkin, masalan, jadval tepasida).

Statistikani to'plash uchun jadval kataklaridan birini, masalan, qo'shni katakchani to'ldirishingiz kerak H10 , quyida bayon qilinganidek:

1. Yacheykani tanlang H10 , formulalar satrining yuqori qismidagi belgini bosing fx Funktsiyani kiritish, toifani tanlang " mantiqiy», « AGAR».

Formulalarning yuqori qatoriga quyidagi qoidani yozamiz: =AGAR($F10>0,AGAR($G10>0,AGAR($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (6-rasm).

Guruch. 6.

Biz hujayrada ko'rsatilgan qoidani kengaytiramiz H10 , butun ustun bo'ylab pastga H(7-rasm).

Guruch. 7.

Keyin ustun H yashirin bo'lishi mumkin, faqat kerakli registr ma'lumotlari ko'rinadi.

• Afsonani o'rnatish. Ustun ma'lumotlarini olish uchun H afsonaga tushib, unda miqdoriy ko'rinishda ko'rsatiladi, siz afsonaviy hujayralarni quyidagicha sozlashingiz kerak:

1. Hujayra uchun qoida o'rnating G3 : ushbu katakchani tanlang, formulalar qatoridagi belgini bosing fx Funktsiyani kiritish, funksiyalar turini tanlang " statistik», « COUNTIF».

2. Keyin formulalar qatoriga quyidagilarni yozing: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(8-rasm).

Guruch. 8.

3. Formulani katakchadan "cho'zish" G3 oldin G6 mos ravishda.

Shuningdek, siz vizualizatsiyani sozlashingiz va ma'lum vaqt oralig'idagi buyurtmalar bo'yicha ma'lumotlarni grafik shaklida yuklashingiz mumkin.

• BILANdiagramma yaratish. Buni amalga oshirish uchun tabga o'ting Kiritmoq va diapazonni oldindan tanlagan holda diagrammani tanlang, masalan, dumaloq diagramma hujayralar dan G3 oldin G6 (9-rasm).

Guruch. 9.

Biz diagrammani joylashtiramiz va uning segmentlarini biz tanlagan to'ldirish ranglariga bo'yab, segmentni tanlab, sichqonchaning o'ng tugmasi bilan tegishli kontekst menyusini chaqiramiz (u erda hamma narsa intuitiv). Bizning reestrimiz tayyor (10-rasm).

Guruch. 10.

Va nihoyat

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning samarali tizimini yaratish juda qiyin - turli tashkilotlarga xos bo'lishi mumkin bo'lgan ko'plab turli jihatlar va xususiyatlarni hisobga olish kerak. Bu oson emas, lekin har bir topishmoqning yechimi borligini unutmang. Bir qarashda yechimi topilmaydigan qiyin muammoga duch kelganimda, doim B. Verberning jumboqini eslayman:

“Qanday qilib qalamni qog‘ozdan ko‘tarmasdan, bu to‘qqizta nuqtani to‘rtta chiziq bilan bog‘lash mumkin?

Ko'pincha biz yechim topa olmaymiz, chunki bizning fikrimiz chizilgan maydon bilan cheklangan. Lekin hech qayerda uning chegarasidan chiqa olmaysiz, deb aytilmagan.

Buning yechimi bor:

Axloqiy: tizimni tushunish uchun siz undan chiqib ketishingiz kerak.

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning samarali tizimini tashkil etishning ko'plab usullari mavjud. Asosiysi, o'zingizning va sizning kompaniyangizning ishiga eng mos keladiganini topish, hamma narsada moderatsiyani his qilish va manik gipernazorat chegarasidan o'tmaslikdir.

Og'zaki kanal - bu so'zlar; og'zaki bo'lmagan - intonatsiya, ohang, ovoz balandligi va tembri, tashqi ko'rinish, imo-ishoralar, yuz ifodalari.

Ma'lumki, turli kompaniyalarda yordamchi yoki shaxsiy yordamchining funktsional imkoniyatlari (mehnat daftarida bu lavozim qanday nomlanishidan qat'i nazar) tashkilotning o'ziga xos xususiyatlari va hajmiga, kompaniyada qabul qilingan korporativ madaniyatga va shaxsiyatga qarab farq qiladi. menejerning. Biroq, har qanday shaxsiy yordamchi, uning ish joyidan qat'i nazar, oddiygina bajara olmaydigan vazifalar mavjud. Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish shular jumlasidandir.

Ko'pgina tashkilotlarda buyurtmalarni bajarmaslik va ularning o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilmaslik muammo deb ataladi. "darboğaz" (ingliz tilidan. to'siq- darboğaz), ya'ni. kompaniyaning biznes jarayonlarini sezilarli darajada sekinlashtiradigan jiddiy to'siq. Bu erda ko'p narsa yordamchiga bog'liq! Biroq, hamma narsa birinchi qarashda ko'rinadigan darajada aniq emas. Ko‘pincha almashtirib bo‘lmaydigan yordamchining to‘satdan kasal bo‘lib qolishi yoki ta’tilga yoki bir martalik xizmat safariga ketishi, yo‘qligida esa... ish to‘xtab qolgan, buyurtmalar yozilmagan, muddatlar o‘tkazib yuborilgan, javobgarlar noma’lum bo‘lib qolgan holatlarga tez-tez duch kelamiz. Qoida tariqasida, bu xodimning ajralmasligi haqida emas, balki tizimning yo'qligi haqida gapiradi. Shunday qilib, yordamchining vazifasi buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish tizimini yaratishdir. Va tizim, biz bilganimizdek, asosan o'z ish faoliyatini saqlab qolishga qodir. Va buni yolg'iz hal qila olmaysiz! Ammo keling, hamma narsani tartibda hal qilaylik.

Nazorat va uning turlari

Filni, ular aytganidek, qismlarga bo'lib eyish kerak. Va terminologiyadan boshlashga arziydi.

Boshqaruv- bu rejani ishlarning haqiqiy holati bilan taqqoslash. Nazorat rejalashtirilgan natijalar va odamlarning harakatlaridan kichik og'ishlarni ham aniqlaydi va vaziyatni o'zgartirishga imkon beradi.

Quyidagi nazorat turlari ajratiladi:

1. Dastlabki. Topshiriq bo'yicha ishning haqiqiy boshlanishidan oldin menejer tomonidan amalga oshiriladi. Dastlabki nazorat inson, moddiy va moliyaviy resurslarni hisobga olgan holda qo'llaniladi, ya'ni ishga buyurtma berishdan oldin menejer ijrochining uni amalga oshirish uchun resurslarga ega ekanligiga ishonch hosil qilishi kerak.

2. Konseptual (kiruvchi). Aniqlash uchun ishlatiladi:

Ijrochi o'ziga topshiriq borligini biladimi;

Uni hal qiladigan odam muammoni qanday tushundi?

U buni qanday qilib aniq qiladi?

Ushbu turdagi nazorat menejer yordamchisi tomonidan va buyurtmani o'rnatgandan so'ng darhol amalga oshiriladi. Maqsad - ijrochining buyruqning mohiyatini tushunishini va uning o'z vaqtida bajarilishini tekshirish. Ushbu bosqichda yordamchining vazifasi bajaruvchining e'tiborini topshiriqning mavjudligi, topshiriqning muddati va ustuvorligiga qaratish va topshiriq ishga qabul qilinganligiga ishonch hosil qilishdir. Bunday holda, yordamchi shoshilinch va muhim topshiriqlarni (Eyzenxauer matritsasini eslang), masalan, quyidagi kabi "ta'kidlashi" kerak: "Iltimos, bu topshiriq muhim va shoshilinch ekanligini unutmang!" O'z vaqtida talaffuz qilingan bu sehrli ibora ko'plab tushunmovchiliklar va kechirilmas vaqt yo'qotilishining oldini olishga yordam beradi - vazifalarni birinchi o'ringa qo'yish jarayoniga yo'l qo'yib bo'lmaydi, chunki ijrochilarning fikri har doim ham to'g'ri kelmaydi. menejerning fikri. Shuni unutmangki, siz uchun tushunarli bo'lgan narsa boshqalar uchun bunday bo'lmasligi mumkin.

3. Oqim (oraliq, jarayonni boshqarish). Maqsad - joriy faoliyat jarayonini baholash: ish qanday amalga oshirilmoqda, nima allaqachon qilingan, qanday qiyinchiliklar paydo bo'lgan. Ushbu turdagi nazorat ish olib borilayotganda yordamchi tomonidan amalga oshiriladi, ammo buyurtmani bajarish muddati hali kelmagan. Nazorat vazifasi ish paytida yuzaga keladigan og'ishlarni tezda aniqlash va belgilangan parametrlarni mumkin bo'lgan sozlash uchun ular haqida menejerga xabar berishdir. Joriy nazorat fikr-mulohazalarga asoslanadi.

4. Yakuniy (yakuniy, natijani nazorat qilish). Maqsadga ma'lum bir sanaga erishilganligini baholash uchun ishlatiladi.

Olingan haqiqiy natijalar ilgari o'rnatilgan natijalar bilan taqqoslanadi. Ushbu bosqichda ishga aralashish juda kech bo'lishiga qaramay, bu nazorat zarur. Unda ijrochilar qanday natijalarga erishganliklari ko‘rsatilib, ularning faoliyatida yo‘l qo‘yilgan kamchilik va kamchiliklar ochib berilgan. Kelajak uchun saboq olishga yordam beradi. Qoida tariqasida, bu bosqichda menejer va yordamchi birgalikda ishlaydi, chunki Yordamchining malakasi topshiriqning to'liqligi va to'g'riligini aniqlash uchun etarli bo'lmasligi mumkin.

Nima va qanday nazorat qilish kerak

Asosiy sohalarda nazoratni ta'minlash uchun javobgarlikni taqsimlash tashkilotning hajmiga bog'liq:

"Boshqarish" va "nazorat qilish" boshqa narsalar!

Nihoyat nima ekanligini tushunish uchun zamonaviy menejmentda tez-tez uchraydigan boshqa atama - "monitoring" ga e'tibor qaratish lozim. Ko'pincha adabiyotda "nazorat" va "monitoring" tushunchalari bir xil bo'lib qo'llaniladi, ammo bular tubdan farq qiladi! Buyurtmalarning bajarilishini boshqarishda tizimli yondashuvni qo'llash uchun bu farqni tushunish kerak. Agar monitoring- bu ma'lumotlarni yozib olish va saqlash bilan ob'ekt parametrlarini kuzatish, keyin boshqaruv- bu majburiy kuzatish ob'ektga ta'sir qilish parametr qiymatlari qabul qilinadigan chegaralardan oshib ketgan taqdirda. Topshiriqlar bilan bog'liq holda, bu yordamchining monitoring vositasiga ega bo'lishi kerakligini anglatadi, ya'ni. u ko'rsatmalar, muddatlar, mas'ul shaxslar va ijro holatini (tugallangan/tugallanmagan) qayd etadigan ma'lum ma'lumotlar bazasini yuritish. Biroq, samarali boshqaruv tizimini yaratish uchun shunchaki statistikani yuritish etarli emas - nazorat vaziyatni faol boshqarish, sozlash va ta'sir qilishni nazarda tutadi, ya'ni. ijro intizomida ijobiy dinamikaga erishish uchun maqsadli ongli ta'sir.

Buyurtmalar bajarilishini qanday ta'minlash mumkin?

Buyurtmalarni bajarish uchun ushbu muammoni hal qilishda kompleks yondashuv talab etiladi. Buyurtmaning bajarilishini nazorat qilish tizimi quyidagi printsiplarga muvofiq ishlaydi:

1) Menejment tomonidan yuqori ustuvorlik. Menejer o'z ko'rsatmalariga qat'iy rioya qilish u va kompaniya uchun muhimligini ko'rsatishi kerak.

2) Muammoni hal qilishning yondashuvlarini birgalikda muhokama qilish. Barcha xavflarni hisobga olish va masalani har tomonlama ko'rib chiqish uchun muhokamaga jarayonning barcha ishtirokchilarini - ko'rsatmalar beradigan menejerni ham, ularni nazorat qiluvchi yordamchini ham, shuningdek, bevosita javobgar bo'lgan menejerlarni ham jalb qilish kerak. ijro. Shartnomalar, birinchi navbatda, ko'rsatmalar va muddatlar to'g'risida ma'lumot olish usullari, ijro hisoboti shakli, qayta rejalashtirish tartibi, ko'rsatmalar bajarilmagan taqdirda mukofot yoki jazo choralariga tegishli bo'lishi kerak. Menejer o'z bo'ysunuvchilariga buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish nuqtai nazaridan yordamchining vakolatlari haqida ham ma'lumot berishi kerak (agar siz jamoada yangi odam bo'lsangiz va hali vakolatga ega bo'lmasangiz, bu haqda menejeringizdan so'rang).

3) Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish tizimini joriy etish to'g'risida kompaniyaning barcha xodimlarini xabardor qilish. Yondashuvlarning shaffofligini ta'minlash kerak, ya'ni. qoidalar kompaniyaning mahalliy normativ hujjatida rasmiylashtirilishi kerak.

4) Muvofiqlik va muntazamlik. Xodimlar har bir topshiriqning qayd etilishiga, har bir topshiriqning hisobga olinishiga, ularning hech biri o‘tkazib yuborilmasligiga yoki esdan chiqarilmasligiga, rahbariyat tomonidan berilgan ko‘rsatmalarni bajarmaslik jazolanishi muqarrarligiga ishonch hosil qilsa, ijro intizomi kuchayadi. (Ma'lumot berish tartibini darhol ta'minlashga arziydi, chunki ko'rsatmalar apriori amalga oshirib bo'lmaydigan bo'lishi mumkin yoki o'z vaqtida bajarilmasligi uchun jiddiy sabablarga ega bo'lishi mumkin. Har bir bunday holat alohida ko'rib chiqilishi kerak.)

Vazifaga o'xshaydi, deysiz. Bu qisman to'g'ri. Yordamchining roli qanday? Yordamchi kompaniyaning aynan o'sha xodimi bo'lib, u menejerga muammo borligi, uning o'ziga xos xavf-xatarlari borligi, siz "barmog'ingizni yurak urishini" ushlab turishga harakat qilayotganingiz haqida xabar berishi kerak (va hozirgacha bu sizning muvaffaqiyatingiz tufayli muvaffaqiyat qozonmoqda. shaxsiy fazilatlar), ammo yo'qligi tizim ertami-kechmi o'zini namoyon qiladi va bu sizni xavotirga soladi.

Asosiysi, nazorat tizimini qanday tashkil qilish bo'yicha aniq taklifingiz borligini aytishni unutmang (ya'ni, bu faqat kumush laganda xizmat qiladigan muammo emas, balki muammo va uni hal qilish variantlari bo'lishi kerak).

Agar siz kompaniyaning yangi xodimi bo'lsangiz ham, bunday taklif bilan menejeringizga murojaat qilishdan qo'rqmasligingiz kerak. Agar hozirgacha kompaniyangizda bajarilmagan/kechiktirilgan/hisobga olinmagan buyurtma tufayli halokatli hech narsa sodir bo'lmagan bo'lsa, menejeringiz hali ham taklifingizga quloq solmaydi. Ehtimol, butun kompaniyada bu muammoni hal qilishga qiziqqan odam yo'q.

Samarali muloqotning ahamiyati

Aytaylik, sizning taklifingiz qabul qilindi: menejer vazifaning muhimligini aytib berdi, ushbu jarayondagi rolingizni e'lon qildi, jarayonni tartibga soluvchi mahalliy normativ hujjatni tasdiqladi va kompaniyaning barcha xodimlari xabardor qilinadi. Keyin nima? Agar siz ushbu bosqichda taslim bo'lsangiz, nashr etilgan hujjat ruhsiz qog'oz bo'lib qolish xavfini tug'diradi. Bularning barchasini qanday qilish kerak?

Javob, birinchi navbatda, yordamchining samarali muloqot qobiliyatida. Ha, bu biz ma'muriy lavozimlar uchun rezyumelarda tez-tez ko'rgan iboradir. Bunday ko'nikmalarga ega bo'lish yordamchi uchun juda muhimdir. Tor ma'noda, buyruqlar bajarilishini nazorat qilish bilan bog'liq holda, samarali aloqa - bu "xabar" ni to'g'ri tushunish bo'yicha ma'lumotni buzilmasdan tezda uzatish va fikr-mulohazalarni olish usuli.

Samarali aloqa quriladi:

Samarali yoki samarasiz?

Samarasiz muloqot - bu sizning maqsadingiz va rejalaringizni himoya qilishga qaratilgan boshqalar bilan bahslashish. Bu g'oliblar va mag'lublar mavjudligini anglatadi. Ushbu "muloqot" uslubi kategorik: oraliq holatlarni hisobga olmagan holda "to'g'ri" va "noto'g'ri", "g'alaba" va "mag'lubiyat", "yaxshi" va "yomon" mavjud. Faqat bitta to'g'ri fikr bor, shuning uchun biz dunyo haqidagi bilimimizni boyitadigan va yaxlit rasmni shakllantiradigan odamlarning qarashlari va tajribalarini e'tiborsiz qoldirishimiz mumkin. Buning o'rniga biz doimo tor qarashlarimizni himoya qilamiz. To'qnashuvdagi pauza, himoyachi vaqtincha orqaga chekinganda, muvaffaqiyatli hisoblanadi. Oxir-oqibat, kelishmovchilik qarshilikka, jamoa samaradorligini yo'qotishga va hatto kuch va hurmat muvozanati hukm surguniga qadar sabotajga olib keladi.

Samarali muloqot, o'z navbatida, boshqalarning qarashlari, his-tuyg'ulari va fikrlarini tushunishga qaratilgan. Ikki tomon bir-birini tinglasa, ikkalasi ham g'alaba qozonadi. O'zaro tushunish va hurmat hamkorlik, o'zaro bog'liqlik va sadoqatning asosiga aylanadi. Har bir tomon shunday desa, muvaffaqiyatga erishiladi: “Ha, men aynan shuni nazarda tutdim. Siz meni tushunyapsizmi".

Tashkiliy maqsadlarni muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun, shubhasiz, samarali muloqot zarur. Buzilgan, noto'g'ri talqin qilingan xabarlar ko'pincha yirik kompaniyalar, armiyalar va davlatlar uchun mag'lubiyatga olib keladi.

Samarali muloqot qobiliyatlari qarama-qarshiliklarning birga yashashiga imkon beradi - boshqa nuqtai nazarni tushunish va murosaga kelishning yakuniy qobiliyati. Nega kim haq, kim nohaq degan bahslashish kerak? Samarali muloqotning maqsadi o'zaro manfaatli va shuning uchun uzoq muddatli ish munosabatlarini o'rnatish va qo'llab-quvvatlashdir.

Buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish nuqtai nazaridan, yordamchi ko'rsatishi kerak samarali muloqot qobiliyatlari"sayohat" ko'rsatmalarining barcha bosqichlarida:

1) Ko'rsatmalarni o'rnatishda menejer bilan o'zaro aloqa. Yordamchining vazifasi topshiriqni to'g'ri yozib olish, aniq maqsadni belgilash sxemasiga, masalan, SMARTga rioya qilishga harakat qilishdir. Bu bo'ysunuvchilarga ulardan nima talab qilinishini tushunishga imkon beradi. Buyurtmaning matni aniq, og'zaki shaklda bo'lishi kerak (savolga javob bering: nima qilish kerak?), Buyurtmada belgilangan muddat bo'lishi kerak va har bir buyruq uchun mas'ul ijrochi aniqlanishi kerak.

Buyurtma to'g'ri qayd etilgandan so'ng, yordamchi noaniqliklar yo'qligiga ishonch hosil qilishi, protokolning yakuniy versiyasini yoki buyruqlar reestrini tasdiqlash uchun menejerga topshirishi yoki og'zaki so'rashi kerak: "Men sizni to'g'ri tushundimmi? Ivanov I.I. 2015-yil 11-mayga qadar loyihani amalga oshirish jadvalini ishlab chiqish va tasdiqlash uchun taqdim etishi shart?”

Nima bo'ldiSMART?

SMART maqsadlarni belgilash va maqsadlarni belgilash uchun menejment va loyihalarni boshqarishda foydalaniladigan mnemonik qisqartmadir.
SMART mezonlariga muvofiq belgilangan maqsad yoki vazifa quyidagi xususiyatlarga ega:
. S- o'ziga xos (o'ziga xos) - aniq, aniq, aniq tasvirlangan;
. M- o'lchanadigan (o'lchanadigan) - belgilangan natija ko'rsatkichlariga ega bo'lib, ular yordamida maqsadga erishilganligini tushunish mumkin. Ular ham miqdoriy, ham sifat jihatidan bo'lishi mumkin. Ushbu mezonlarsiz vazifaning bajarilishini baholash deyarli mumkin emas;
. A- erishish mumkin (qo'lga kiritilishi mumkin) - realistik, ammo qo'shimcha rag'batlantiruvchi omil bo'lib xizmat qiladigan biroz harakat talab qiladi;
. R- tegishli (tegishli) - bo'lim yoki tashkilotning kengroq maqsadlariga to'g'ri keladigan;
. T- vaqt bilan chegaralangan (vaqt cheklangan) - maqsadga erishish muddatlari belgilanishi kerak.

2) Buyurtmalarni ishga o'tkazishda ijrochilar bilan o'zaro munosabat. Ushbu bosqichdagi asosiy vazifa pudratchiga topshiriq to'g'risida xabardor qilinganligini va uni ishga qabul qilganligiga ishonch hosil qilishdir. Agar tashkilot kichik bo'lsa, yordamchi yoki kotib ijrochilar bilan bevosita elektron pochta yoki telefon orqali bog'lanadi. Katta tashkilotlarda bunday o'zaro ta'sirni amalga oshirish qiyin, shuning uchun yordamchi buyruqni uzatadi va tashkilot rahbarining o'rinbosarlari bilan bevosita aloqada bo'ladi va buyruqlarni uzatishda kaskad printsipi qo'llaniladi, masalan: EEdepartament direktoriEBo'lim boshlig'iEbevosita ijrochi.

3) Buyurtmaning bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlar teskari yo'nalish orqali uzatiladi: Bosh direktor/yordamchiBBosh direktor o'rinbosariBdepartament direktoriBBo'lim boshlig'iBbevosita ijrochi.

Yordamchi buyurtma haqida ma'lumot uzatishda vositachi rolini o'ynaydi. Shu bilan birga, yordamchiga ma'lumotlarni uzatish vaqtini qisqartirish uchun jamoat mulki bo'lgan buyurtmalar to'g'risida qisqacha ma'lumotlarni joylashtirish imkonini beruvchi axborot resursidan foydalanishni ta'minlash tavsiya etiladi, masalan, ichki tashkilotning korporativ portali, bu erda har qanday xodim qanday buyruqlar borligini tezda ko'rishi va yordamchiga sharhlar yuborishi mumkin. .

4) Oraliq nazoratni amalga oshirishda pudratchidan prognozni aniqlashtirish kerak: belgilangan muddatga to'g'ri keladimi yoki bajarish paytida ish hajmi oldindan kutilganidan kattaroq ekanligi yoki pudratchining resurslari etarli emasligi va boshqa tarkibiy bo'linmalarning xodimlarini jalb qilish zarurligi aniqlandi, chunki vazifa o'zaro faoliyat bo'lib chiqdi. Yordamchi ijroning borishi to'g'risida tezkor va ishonchli ma'lumot olish uchun mas'ul menejer / ijrochi bilan doimiy konstruktiv muloqotni o'tkazishi kerak va agar jiddiy muammolar yuzaga kelsa, bu haqda menejerga xabar bering, ammo biror narsa tuzatilishi mumkin. Shu bilan birga, siz juda uzoqqa bormasligingiz va tajovuzkor bo'lib, ijrochini bezovta qilishingiz va uni mayda-chuyda narsalarga chalg'itishingiz kerak. Jarayonning barcha ishtirokchilari umumiy maqsadlarga ega ekanligini aniq tushunishlari va bir-birlarining ishini hurmat qilishlari kerak. Buning uchun siz qabul qilinadigan aloqa formatiga rozi bo'lishingiz kerak.

5) Buyurtmaning bajarilishi to'g'risida ma'lumot olgandan so'ng, yordamchi menejer bilan birgalikda taqdim etilgan ma'lumotlarning to'liqligini baholaydi va buyurtmani qabul qilish yoki uni qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish to'g'risida qaror qabul qiladi. Yordamchi qabul qilingan qaror haqida ijrochini xabardor qilishi shart.

6) Analitik hisobotni yaratishda. Qattiq buxgalteriya hisobi statistik ma'lumotlarga asoslangan muntazam hisobot va tahlillarni nazarda tutadi. Ma'lum bir chastotada, masalan, oyda bir marta, yordamchi topshiriqlar bo'yicha to'plangan statistik ma'lumotlarni tahlil qilishi va ishlash intizomi bo'yicha hisobot yaratishi kerak (1-rasm). Bunday hisobotda qancha ko'rsatmalar mavjud bo'lganligi, ularning qanchasi o'z vaqtida bajarilganligi/kechiktirilgan/bajarilmaganligi, qaysi bo'limlar yetakchi ekanligi va rahbarning ko'rsatmalarini o'z vaqtida bajarish nuqtai nazaridan qaysilari yetakchilarga qarshi ekanligi haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin. Menejer ushbu ma'lumotni o'z xohishiga ko'ra tasarruf qilishi mumkin. Biroq, mukofot va jazoga yondashuv hamma uchun oldindan aytib bo'ladigan va bir xil bo'lishi maqsadga muvofiqdir.

Guruch. 1

Yordamchining arsenalidagi qulay vositalar

Bunday vositalarning xilma-xilligi juda ko'p, ammo asosiy printsipga rioya qilish muhimdir - menejerning barcha ko'rsatmalari amalga oshirilishi va yagona omborga kiritilishi kerak, bu erda buyurtmalarning ustuvorligiga muvofiq bajarilishini muntazam ravishda nazorat qilish mumkin.

Ideal texnik amalga oshirish Microsoft Outlook, chunki unda moslashuvchan sozlash mexanizmlari mavjud. "foydalanuvchi ko'rishlari". "Ijrochilar bo'yicha", "Turkumlar bo'yicha", "Muddatlari bo'yicha" standart ko'rinishlarga qo'shimcha ravishda, siz boshqa har qanday narsalarni sozlashingiz mumkin - "O'simliklar bo'yicha", "Qo'mitalar bo'yicha", "Faqat muddati o'tgan vazifalar, muddati 5 dan tugagan. 20 kun oldin” va boshqalar. Sozlangandan so'ng, kelajakda sichqonchani bir marta bosish orqali ko'rinish mavjud bo'ladi. Biz bu haqda batafsil to'xtalmaymiz, chunki... Ushbu vositaga allaqachon bir qator maqolalar bag'ishlangan.

Ba'zan bunday tizim asosida tuzilgan elektron hujjat aylanish tizimlari, masalan, Lotus Notes, Documentum yoki Directum, bu erda buyurtma haqidagi asosiy ma'lumotlar ro'yxatga olish va nazorat kartasida (RCC) qayd etiladi. Biroq, EDMS qimmat dastur bo'lib, uni hamma tashkilotlar ham qila olmaydi.

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning eng universal va mavjud vositalaridan biri Microsoft Excel. Ushbu dastur mavjud bo'lganlarga qo'shimcha ravishda, agar siz yirik kompaniyada ishlasangiz yoki mustaqil vosita sifatida ishlatilishi mumkin. Uning go'zalligi shundaki, ushbu texnik yechim asosida siz o'zingizning xohishingizga ko'ra maydonlar va filtrlarning moslashuvchan sozlamalari bilan buyurtmalarning yagona ma'lumotlar bazasini yaratishingiz mumkin. Ko'rsatmalarning bunday jamlangan reestri hamma uchun ochiq bo'lishi mumkin va har bir xodim matnni, muddatlarni aniqlab berishi va ko'rsatmalarning holatini kuzatishi mumkin. Ma'lumotlarning tasodifiy buzilishi yoki o'chirilmasligi uchun avval faylni tahrirlash uchun cheklangan huquqlarni sozlashingiz kerak.

MS Excel-da siz menejerning og'zaki buyruqlarida bo'lgani kabi, ko'rsatmalarni nafaqat qo'lda kiritishingiz, balki EDMS-dan ko'rsatmalarni yuklab olishingiz mumkin (agar bu protokollardan ko'rsatmalar yoki tashqaridan kelgan ko'rsatmalar bo'lsa, masalan, nazorat qiluvchi organlarning so'rovlari bo'lsa). yoki davlat organlari yoki korporativ markaz).

Maydonlarni ma'lum bir tarzda o'rnatish orqali siz "Buyurtmani bajarish holati" ustunida rang kodlashni o'rnatishingiz mumkin. Masalan, hali kelmagan buyurtma avtomatik ravishda ko'k rangda ko'rsatiladi; o'z vaqtida bajarilgan buyurtma yashil rangda (buning uchun "Bajarilishi munosabati bilan" va "Haqiqiy ijro" maydonlaridagi sanalar mos kelishi kerak); ijro muddati tugagan va ijro hisoboti olinganligi haqidagi tasdiqnoma olinmagan buyurtma avtomatik ravishda bajarilmagan deb ko‘rsatiladi va qizil rang bilan belgilanadi.

Buyurtmalar reestrini o'rnatishXONIM Excel

Ro'yxatga olish kitobidagi maydonlar so'l yozish orqali sozlangan. Bunday nozik sozlash uchun IT mutaxassisini jalb qilish yaxshidir.

Agar IT mutaxassisi bo'lmasa va dasturlash ko'nikmalariga ega bo'lmasangiz, boshqa sodda va qulayroq usuldan foydalanishingiz mumkin.

Jadval hujayralarini o'zingiz sozlashingiz mumkin shartli formatlash xususiyatlari.

Hujayrani to'ldirishni sozlash uchun jadvalda biz formatlashni sozlaydigan katakchani tanlang (bizning holimizda bu hujayra G10 ), yorliqda uy - Shartli formatlash, taklif qilingan kontekst menyusida - Qoida yarating(2-rasm).

Guruch. 3

Sarlavha ostidagi muloqot oynasining formulalar satrida siz haqiqat deb hisoblanadigan qoidani o'rnatishingiz kerak (4-rasm).

Guruch. 4

Bizning ro'yxatga olish kitobimiz uchun bir xil hujayra uchun to'rtta qoidani ketma-ket sozlash kerak bo'ladi G10 , va keyin ularning harakatlarini butun ustunga "kengaytiring" G.

• Bajarilmagan buyurtmani ko'rsatish uchun 1-qoidani o'rnating. Muloqot oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format to'ldirish rangini tanlang. Birinchi qoida qizil rangga mos keladi.

Keyin formulalar qatoriga qoidaning quyidagi tavsifini kiriting: =AGAR(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (5-rasm). Bu shuni anglatadiki, hujayrada bo'lish sharti bilan F10 muddati ko'rsatilgan va muddati allaqachon tugagan bo'lsa, hujayra avtomatik ravishda qizil rangga aylanadi.

Guruch. 5

Tugmachasini bosingOTO.

• Amalga oshirilayotgan buyurtmani ko'rsatish uchun 2-qoidani o'rnating. Yuqorida tavsiflangan harakatlar ketma-ketligini takrorlaymiz: katakchani tanlang G10 , keling Shartli formatlash, tanlang Qoida yarating Va Qaysi hujayralarni formatlashni aniqlash uchun formuladan foydalaning.

Allaqachon tanish bo'lgan dialog oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format boshqa to'ldirish rangini tanlang. Ikkinchi qoida ko'k rangga mos keladi.

=AGAR(F10>0;F10>BUGUN();""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 muddat ko'rsatilgan va u hali kelmagan, hujayra avtomatik ravishda ko'k rangga bo'yalgan.

Tugmachasini bosing OTO.

• O'z vaqtida bajarilgan buyurtmani ko'rsatish uchun biz 3-qoidani o'rnatdik. Yana biz yuqorida tavsiflangan harakatlar ketma-ketligini takrorlaymiz, faqat bu safar dialog oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format buyurtma qat'iy o'z vaqtida yoki muddatidan oldin bajarilganligini ko'rsatish uchun yashil rangni tanlang.

Formulalar qatoriga qoida tavsifini kiriting: =AGAR(F10>0;AGAR(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 G10 amalda bajarish muddati ko'rsatilgan, bu muddatga to'g'ri keladi F10 yoki undan oldin, yacheyka G10 avtomatik ravishda yashil rangga aylanadi.

Tugmachasini bosing OTO.

• Nihoyat, belgilangan muddatdan kechroq bajarilgan buyurtmani ko'rsatish uchun biz 4-qoidani o'rnatdik. Muloqot oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format buyurtma kech bajarilganligini ko'rsatish uchun sariq rangni tanlang.

Formulalar qatoriga quyidagi qoidani kiriting: =AGAR(F10>0;AGAR(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 to'lash sanasi ko'rsatiladi va katakchada G10 sanadan kechroq bo'lgan haqiqiy ijro sanasi ko'rsatilgan F10 , keyin hujayra G10 avtomatik ravishda sariq rangga aylanadi.

Bir marta kamerada G10 barcha to'rtta qoida tuzilgan, biz berilgan formulani butun ustun bo'ylab "cho'zamiz" G va uni buyurtmalarning haqiqiy bajarilishi sanalari bilan to'ldiring. Hujayralar avtomatik ravishda belgilangan palitrada ranglanadi.

Keyingi qadam vizualizatsiya sozlamalari, ya'ni. ijro intizomining rasmini yanada vizual idrok etish uchun diagrammalar.

Diagrammani qurish uchun bizga miqdoriy ma'lumotlar kerak, ya'ni. barcha buyurtmalar soni va har bir tur alohida. Shuning uchun oraliq sozlash talab qilinadi. Biz miqdoriy ma'lumotlarni afsonada ko'rsatishimiz mumkin, ular bizning jadvalimizdan avtomatik ravishda kiritiladi (afsona bir xil varaqda joylashtirilishi mumkin, masalan, jadval tepasida).

Statistikani to'plash uchun jadval kataklaridan birini, masalan, qo'shni katakchani to'ldirishingiz kerak H10 , quyida bayon qilinganidek:

1. Yacheykani tanlang H10 , formulalar satrining yuqori qismidagi belgini bosing fx Funktsiyani kiritish, toifani tanlang " mantiqiy», « AGAR».

Formulalarning yuqori qatoriga quyidagi qoidani yozamiz: =AGAR($F10>0,AGAR($G10>0,AGAR($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (6-rasm).

Guruch. 6

Biz hujayrada ko'rsatilgan qoidani kengaytiramiz H10 , butun ustun bo'ylab pastga H(7-rasm).

Guruch. 7

Keyin ustun H yashirin bo'lishi mumkin, faqat kerakli registr ma'lumotlari ko'rinadi.

• Afsonani o'rnatish. Ustun ma'lumotlarini olish uchun H afsonaga tushib, unda miqdoriy ko'rinishda ko'rsatiladi, siz afsonaviy hujayralarni quyidagicha sozlashingiz kerak:

1. Hujayra uchun qoida o'rnating G3 : ushbu katakchani tanlang, formulalar qatoridagi belgini bosing fx Funktsiyani kiritish, funksiyalar turini tanlang " statistik», « COUNTIF».

2. Keyin formulalar qatoriga quyidagilarni yozing: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(8-rasm).

Guruch. 8

3. Formulani katakchadan "cho'zish" G3 oldin G6 mos ravishda.

Shuningdek, siz vizualizatsiyani sozlashingiz va ma'lum vaqt oralig'idagi buyurtmalar bo'yicha ma'lumotlarni grafik shaklida yuklashingiz mumkin.

• BILANdiagramma yaratish. Buni amalga oshirish uchun tabga o'ting Kiritmoq va diapazonni oldindan tanlagan holda diagrammani tanlang, masalan, dumaloq diagramma hujayralar dan G3 oldin G6 (9-rasm).

Guruch. 9

Biz diagrammani joylashtiramiz va uning segmentlarini biz tanlagan to'ldirish ranglariga bo'yab, segmentni tanlab, sichqonchaning o'ng tugmasi bilan tegishli kontekst menyusini chaqiramiz (u erda hamma narsa intuitiv). Bizning reestrimiz tayyor (10-rasm).

Guruch. 10

Va nihoyat

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning samarali tizimini yaratish juda qiyin - turli tashkilotlarga xos bo'lishi mumkin bo'lgan ko'plab turli jihatlar va xususiyatlarni hisobga olish kerak. Bu oson emas, lekin har bir topishmoqning yechimi borligini unutmang. Bir qarashda yechimi topilmaydigan qiyin muammoga duch kelganimda, doim B. Verberning jumboqini eslayman:

“Qanday qilib qalamni qog‘ozdan ko‘tarmasdan, bu to‘qqizta nuqtani to‘rtta chiziq bilan bog‘lash mumkin?

Ko'pincha biz yechim topa olmaymiz, chunki bizning fikrimiz chizilgan maydon bilan cheklangan. Lekin hech qayerda uning chegarasidan chiqa olmaysiz, deb aytilmagan.

Buning yechimi bor:

Axloqiy: tizimni tushunish uchun siz undan chiqib ketishingiz kerak.

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning samarali tizimini tashkil etishning ko'plab usullari mavjud. Asosiysi, o'zingizning va sizning kompaniyangizning ishiga eng mos keladiganini topish, hamma narsada moderatsiyani his qilish va manik gipernazorat chegarasidan o'tmaslikdir.

M.A. Suchkova, "Ryazan neftni qayta ishlash kompaniyasi" YoAJ bosh direktorining o'rinbosari ("NK-Rosneft" OAJ sho''ba korxonasi)