Elektron hujjat aylanishi Evfrat. EDMS turlari - Furot tizimi, Delo, DocsVision, Directum. Furot tizimining qo'shimcha modullari

Respublikamizda axborot-kommunikatsiya texnologiyalarini jadal rivojlantirish, telekommunikatsiya tarmoqlarini har tomonlama rivojlantirish va kengaytirish, uning jahon axborot makoniga integratsiyalashuvi milliy telekommunikatsiya operatorlari oldiga iqtisodiyotning barcha tarmoqlarida zamonaviy aloqa xizmatlarini joriy etish bo‘yicha muhim va dolzarb vazifalarni qo‘ymoqda.

Respublika telekommunikatsiya sohasida amalga oshirilayotgan o‘zgarishlarning ahamiyati va dolzarbligi aloqa korxonasini xalqaro standartlarga javob beradigan zamonaviy ishlab chiqarish jarayonlarini boshqarish usullariga o‘tishning zaruriy sharti va hayotiy zarurati hisoblanadi. Korxonani boshqarishning zamonaviy vositalaridan biri bu tizimlardir elektron hujjat aylanishi, xususan, CHIRCOM QKda joriy qilingan EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimi.
“CHIRKOM” QK – Chirchiq shahri va Toshkent viloyatidagi telekommunikatsiya xizmatlari va internetga ulanish xizmatlarini ko‘rsatuvchi korxona. “CHIRKOM” O'zbekistonda birinchi marta jahon andozalaridagi eng ilg'or telekommunikatsiya vositalarini joriy qildi.
Tarmoqni raqamlashtirish va modernizatsiya qilish natijasida, shuningdek, “CHIRKOM” QK mutaxassislari mehnati tufayli aholi eng zamonaviy vositalar bilan telekommunikatsiya.
Elektron hujjat aylanish tizimi joriy etilgan davrda korxonada zamonaviy elektron-texnik jihozlar mavjud bo‘lib, mahalliy kompyuter tarmog‘i orqali bo‘limlar o‘rtasida yaxshi yo‘lga qo‘yilgan aloqalar mavjudligiga qaramay, hujjat aylanishi faqat qog‘ozda amalga oshirilgan. asossiz uzoq muddat ijro va hujjatlar ijrosi ustidan tegishli nazorat yo'qligi sabab.
Mavjud vaziyat, shuningdek, korxonalarni boshqarish samaradorligini oshirish zarurati zamonaviy texnologiyalar ham yondashuvlar, ham mavjud resurslar (kompyuterlar va mahalliy tarmoq) elektron hujjat aylanishi tizimini (EDMS) joriy etish uchun zarur shartlarga aylandi.
Shundan kelib chiqib, “Korxonada quyidagi talablarga javob beradigan elektron hujjat aylanish tizimini ishlab chiqish va joriy etish:

1. Hujjatlarni ro'yxatga olish va ularni saqlashni yuritish elektron formatda.
2. Elektron hujjatlardan foydalanishning tartibga solinishi.
3. Elektron shaklda tizim hujjatlari va topshiriqlarning bajarilishini nazorat qilish.
4. Ishlab chiqilgan va joriy qilingan tizimning masshtabliligi va modulliligi.
5. Ishlab chiqilgan mahsulot uchun yo'l-yo'riq hujjatlarining mavjudligi.
6. Kadrlarni ishlab chiqilgan elektron hujjat aylanish tizimi bilan ishlashga o‘rgatish”.

Ushbu vazifani amalga oshirish uchun biz "EUFRAT-Document Management" elektron hujjat aylanishi tizimini tanladik. Nima uchun bunday tanlovni amalga oshirganimizni tushunish uchun biz sizga tizimning o'zi haqida bir oz gapirib bermoqchimiz.
"EUFRAT-Document Management" - bu Cognitive Technologies Ltd tomonidan ishlab chiqilgan elektron hujjat aylanishi tizimi. (www.cognitive.ru) - Rossiyaning etakchi loyiha integratori, ishlab chiquvchisi dasturiy ta'minot va korxonalarni integratsiyalashgan avtomatlashtirish sohasida amaliy yechimlar yetkazib beruvchisi. Ushbu kompaniya "Elektron Rossiya" Federal maqsadli dasturida faol ishtirok etadi. O‘zbekistonda Cognitive Technologies Ltd kompaniyasining rasmiy hamkori. “Pro-texnika” xususiy korxonasi (ular tizimni mamlakatimizda joriy etish ishlarini olib borganlar).
Tizim foydalanuvchilarga quyidagi imkoniyatlarni taqdim etadi:

1. Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish
Ro'yxatdan o'tishda tizimdagi har bir hujjatga tashkilotda qabul qilingan standartlarga muvofiq noyob raqam va rekvizitlar to'plami beriladi va hujjatning tegishli RKK tuziladi.
RKK maydonlarini qo'lda (klaviaturadan yozish orqali) yoki turli xil avtomatlashtirish vositalaridan foydalangan holda to'ldirish mumkin. EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimi bir qatorga ega funktsional xususiyatlar, bu ro'yxatdan o'tish va ishlashni sezilarli darajada soddalashtiradi elektron hujjatlar. Masalan:

Raqam va joriy sanani avtomatik yaratish
lug'atlardan, ma'lumotnomalardan, tasniflagichlardan qiymatlarni almashtirish
kalendardagi sanalarni almashtirish
noyob Drag&Recog texnologiyasidan foydalanish (surang va tanib olish).

Ro'yxatga olingan hujjatlar oqimlar bo'yicha taqsimlanadi: kiruvchi, ichki, chiquvchi. Administrator ularni tuzatish huquqiga ega (yaratish/o'chirish, nom berish, hisoblagichlarning joriy qiymatini sozlash).

2. Hujjatni tarqatish
Bir qator hujjatlar ma'lumot maqomiga ega, ular uchun vazifalar paydo bo'lmasligi mumkin, ammo ba'zi xodimlar ular bilan tanishishi kerak. Bunday hujjatlar EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimining individual foydalanuvchilariga yoki oldindan tuzilgan pochta ro'yxatiga tarqatilishi kerak.
Hujjatlarni tarqatish EUFRAT-Document Flow tizimining ichki pochta xizmati orqali amalga oshiriladi.

3. Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish
Ushbu tizim funksiyasi sizga hujjatning bajarilishi muddatlarini va undagi ko'rsatmalarni avtomatik ravishda nazorat qilish va ularning bajarilishi haqida hisobotlarni yaratish imkonini beradi. Hujjatni nazorat qilish uchun topshirish - bu tashkilotning ma'lum bir xodimiga yoki xodimlar guruhiga mas'ul ijrochilar va hujjatni bajarish muddatlarini ko'rsatgan holda buyruqni shakllantirish.
Hujjatni bajarish natijasi ijro hisobotidir (hujjatning bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlar va hujjatni bajarish jarayonida olingan natijalar).
Hujjat (ko'rsatma) ijrochisi bitta yoki kompaniya xodimlarining bir guruhi bo'lishi mumkin. Bir nechta ijrochilarni tayinlashda bitta mas'ul ijrochi ajratilishi kerak, qolganlari esa birgalikda ijrochilar bo'ladi.
Hujjatga buyurtma topshiriq matnini, uni bajarish muddatini, amalda bajarilgan sanani, nazoratchining nomini, ijrochining familiyasini o'z ichiga oladi.
Hujjat uchun bir nechta ko'rsatmalarni belgilashda siz ularni bajarish rejimini tanlashingiz mumkin - ketma-ket yoki tasodifiy. Birinchi holda, ko'rsatmalar ketma-ketligi hujjatning yo'nalishini anglatadi, ya'ni keyingi ijrochi hujjatni (u bilan ishlash kerakligi to'g'risida bildirishnoma va uni tahrirlash qobiliyati) oldingi vazifani bajargandan so'ng oladi. Ikkinchi holda, barcha ijrochilar darhol bildirishnomalarni olishadi. Bunday holda, har bir buyurtma ijrochilarning vazifalari ro'yxatiga kiritiladi, lekin agar topshiriqning (bajaruvchining) navbati etib kelmagan bo'lsa (ketma-ket bajarish rejimida), u "Boshlanmagan" holatiga ega.

4. Hujjatni qidiring
Funktsiya istalgan turdagi so'rovlar uchun hujjatlarni tezkor qidirishni ta'minlaydi. Qidiruv natijasi so'rovni qondiradigan hujjatlar ro'yxati bo'lib, topilgan hujjatlar tafsilotlari uchun qiymatlar ro'yxatini o'z ichiga oladi.
Qidirayotganda "EUFRAT-Hujjat oqimi" qidiruv tafsilotlari qiymatlari o'zgargan vaqt oralig'ini o'rnatish imkoniyatini beradi. Bunday holda, ushbu intervallarning qiymatlari bilan tafsilotlarni o'z ichiga olgan barcha hujjatlar topiladi.
Matnli ko'rinishga ega bo'lgan hujjatlar uchun tizim hujjatdagi so'zlar va iboralar bo'yicha qidirish imkoniyatini beradi - kontekstli qidiruv. Bundan tashqari, agar maydon " Xulosa", keyin siz ushbu sohada yozilgan so'zlar va iboralar yordamida kontekstli qidiruvni amalga oshirishingiz mumkin. Shuningdek, qidiruvni bir vaqtning o'zida tafsilotlar va hujjat konteksti bo'yicha tashkil qilish mumkin.
Barcha holatlarda qidiruv natijasi ularning ob'ekt nomlari ko'rinishidagi hujjatlar ro'yxatidir. Ro'yxat shunday tuzilganki, hujjatni alohida oynada ko'rish mumkin bo'ladi.
Qidiruvning alohida turi - bu nazorat hujjatlari va buyruqlar yordamida qidirish. Bu tur qidiruv muayyan vazifaning holati haqida operativ ma'lumot olish imkonini beradi.
Murakkab qidiruv, bu sizga ma'lumotlarning har qanday kombinatsiyasi (ro'yxatga olish kartalari maydonlari) bo'yicha ro'yxat yoki qiymatlar diapazoni va mantiqiy VA-YOKI-EMAS shartlarini ko'rsatish orqali hujjatlarni qidirish imkonini beradi. Umumiy qidiruv dialogi ham biroz o'zgartirildi: hujjatni boshqarish parametrlari alohida yorliqda joylashtirilgan.

5. Hujjatni ko'rish
Hujjatni EUFRAT-Hujjat oqimi tizimida ko'rish uchun uning RKK ga qo'ng'iroq qilishingiz kerak. Biriktirilgan fayllarni ko'rish alohida oynada ushbu fayllarni ro'yxatdan chaqirish orqali amalga oshiriladi va EUPHRAT-Document Flow tizimining o'rnatilgan ko'rish dasturi yordamida amalga oshiriladi. Fayllarni ko'rish oynasida siz ularni tashqi dasturga eksport qilishingiz, shuningdek chop etishingiz mumkin.

6. Hujjatni tahrirlash,
guruhda hujjat bilan ishlash
EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimida ro'yxatdan o'tgan hujjatlarni tahrirlash ushbu harakatni amalga oshirish huquqiga ega bo'lgan foydalanuvchilar tomonidan amalga oshiriladi.
Tahrirlash RKK maydonlaridagi yozuvlarni o'zgartirish, hujjatga biriktirilgan fayllarni ajratish yoki yangi fayllarni qo'shish (shuningdek, biriktirilgan fayllarning o'zini tahrirlash) demakdir.
Agar kerakli hujjat allaqachon boshqa foydalanuvchi tomonidan tahrirlangan bo'lsa, tizim hujjatni tahrirlayotgan xodimning ismi bilan operatsiyani amalga oshirish mumkin emasligi haqida xabarni ko'rsatadi.
EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimining ma'muri o'z ish joyidan hozirda tahrir qilinayotgan hujjatlar ro'yxatini barcha foydalanuvchilar uchun ham, tanlangan bittasi uchun ham olishi mumkin. Keyin u ushbu hujjatlarning har biri uchun tahrirlashni bekor qilishi mumkin.

7. Internet orqali EUFRAT-Document Flow tizimi bilan ishlash
Tashkilotning, masalan, ish safarida bo'lgan yoki bo'lgan xodimlariga ma'lumotlarga kirishni ta'minlash strukturaviy birlik boshqa shaharda joylashgan EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimi muntazam ravishda masofadan kirish imkonini beradi ish joyi foydalanuvchi.
Bundan tashqari, tizim bilan masofaviy ishlash "nozik" mijoz - MS Internet Explorer orqali ham mumkin.

Bu funksiya ro'yxatdan o'tgan hujjatlar (qidirish va ko'rish) bilan barcha asosiy amallarni bajarishga, shuningdek tizimni masofadan boshqarishni amalga oshirishga imkon beradi.
Uchun xavfsiz ish Internet orqali EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimiga tizimga kirishda foydalanuvchini identifikatsiyalashni ta'minlaydigan maxsus modul o'rnatilgan.

8. Jurnallar va hisobotlar
EUFRAT-Document Flow tizimi turli xil tahliliy hisobotlar va jurnallarni yaratish imkonini beradi. EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimining standart yetkazib berish paketiga standart hisobotlar va jurnallar kiradi. Jurnallar va hisobotlarning shakllari, shuningdek ularning turi va miqdori foydalanuvchi tomonidan ST Hisobot Generator qo'shimcha moduli yordamida o'zgartirilishi mumkin.

9. Hujjatlarni chop etish
Tizim hisobot va jurnallarni, hujjat boshqaruvi hujjatlarini, shuningdek, hujjatga biriktirilgan fayllarni chop etish imkoniyatini beradi. Hisobotlar va jurnallar ST Report Generator modulining o'rnatilgan komponentlari orqali chop etiladi.
Biriktirilgan fayllarni chop etish uchun EUPHRAT-Hujjatlarni boshqarish tizimlari yoki MS Internet Explorer-ning o'rnatilgan ko'rish dasturlari vositalaridan foydalanish mumkin. Chop etish hujjatni ko'rish oynasidan amalga oshiriladi.

10. Ogohlantirishlar va eslatmalar
Foydalanuvchilarni ma'lum hodisalar ro'y berganligi to'g'risida xabardor qilish uchun (masalan, foydalanuvchi uchun yangi buyurtma paydo bo'lishi, buyruqni nazoratdan olib tashlash, foydalanuvchini boshqaruvchi sifatida tayinlash haqida va hokazo) EUFRAT-Hujjat oqimi tizim bir qator xizmat xabarlaridan foydalanadi. Ushbu xabarlar xodimlarning samaradorligini sezilarli darajada oshiradi, ularga joriy ishlarni unutishga imkon bermaydi, shuningdek, rahbariyat yoki maxsus xizmat tomonidan ishlarning holatini sifatli monitoring qilish imkoniyatini beradi.
Xabarlar foydalanuvchining pochta qutisiga “EUFRAT-Hujjatlar oqimi” ichki pochta xizmati orqali kelib tushadi va ularning holatiga qarab “Buyurtmalar”, “Boshqaruv” va “Kirish xabarlari” papkalariga taqsimlanadi. Foydalanuvchi tomonidan yuborilgan xabarlar Yuborilgan xabarlar jildiga joylashtiriladi. O'chirilgan vazifalar va xabarlar "Axlat qutisi" jildiga tushadi, ular keyinchalik butunlay o'chirilishi mumkin.
Shuni ta'kidlash kerakki, ushbu ko'rsatma bilan bog'liq barcha rasmiy xabarlar birlashtirilgan. Bu foydalanuvchiga bir zumda navigatsiya qilish imkonini beradi hozirgi holat har qanday buyurtmaning holati, shuningdek, istalgan vaqtda ushbu buyurtma bo'yicha yozishmalar tarixini ko'rish.
Har qanday buyurtmaning bajarilishi haqida ma'lumot olish uchun tizim jarayon jurnalini yuritadi.
EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimining o'ziga xos xususiyati uning moslashuvchanligi va konfiguratsiya qulayligidir. Shu bilan birga, foydalanuvchilarning o'zlarining sa'y-harakatlari bilan "EUFRAT-Hujjatlar oqimi" kompaniyaning rivojlanishi bilan birga o'zgarishi mumkin.
Ushbu imkoniyat ma'muriy modullar tomonidan taqdim etiladi va ular bilan ishlash ajoyib dasturlash bilimlarini talab qilmaydi:

1. Administrator.
Ushbu modul tizimni korxonaning tashkiliy tuzilmasi, ish yuritish qoidalari va hujjat aylanishi standartlariga moslashtirish uchun mo'ljallangan. Boshqacha qilib aytganda, ushbu modul yordamida tizim "chizadi" tashkiliy tuzilma, foydalanuvchilar va hujjat oqimlari yaratiladi, foydalanuvchi huquqlari va ularning axborotga kirishi chegaralanadi.

2. Marshrut dizayneri
Modul EUFRAT-Hujjatlar oqimida hujjatlar oqimi yo'nalishlarini loyihalash uchun ishlatiladi. Loyihalashtirilgan marshrutlar tizim serverida saqlanadi va ulardan foydalanish mumkin hayot davrasi har qanday tizim hujjatlari.

3. Shakl dizayneri"EUFRAT-Hujjatlar oqimi" ni o'zingizning noyob hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish shakllari bilan ishlash uchun sozlash imkonini beradi.

4. Jurnal menejeri va hisobotlar o'z hisobot shakllarini yaratish va mavjudlarini tahrirlash imkonini beradi.

5. Tizim protokollari
Ushbu modul tizimdagi foydalanuvchi harakatlarining jurnallarini ko'rish imkonini beradi.
Bizning tanlovimizga tizimning litsenziyalash siyosati ham ta'sir ko'rsatdi - litsenziyalar ma'lum bir ish joyi uchun emas, balki tizimda bir vaqtda ishlaydigan ishchilar soni uchun sotib olinadi. Tashkiliy jihatdan biz sotib olingan litsenziyalardan ko'ra ko'proq foydalanuvchilarni tizim bilan ishlashga jalb qila oldik, chunki har bir foydalanuvchi butun ish kuni davomida tizimdan foydalanmaydi va kimdir tizimda ishlamasa, boshqa foydalanuvchi bu imkoniyatga ega bo'ladi.
Kengaytirish talablariga kelsak, tizim ularni ham funksionallik, ham ish o'rinlari sonini ko'paytirish nuqtai nazaridan qondiradi. Yoniq bu daqiqa Biz “Arxivist” modulidan foydalanmayapmiz, lekin yil oxirigacha foydalanishga topshirishni rejalashtirganmiz.
Elektron hujjat aylanishi tizimi haqida ko'p gapirishingiz mumkin va bu bir nechta maqolani talab qiladi, lekin men u qanday amalga oshirilganligi, korxonamizda qanday ishlashi va EDMS nimani taqdim etishi haqida gapirmoqchiman.

Biz uchun amalga oshirish jarayoni uch bosqichga bo'lingan:

1. Biz Pro-texnika xodimlarining savollariga javob berdik.
2. Biz ular bilan birgalikda tizimni o'rnatamiz.
3. Ular bizning savollarimizga javob berishdi (ta'kidlash joizki, uchinchi bosqich hali to'xtamagan va bizga biror narsa o'rgatilmagani uchun emas, balki EDMS ishlayotgani va ish jarayonida tobora ko'proq yangi vazifalar paydo bo'layotgani uchun biz tizim yordamida hal qilishga harakat qilish).

Birinchi bosqich tizimni qog'ozda shakllantirish va u bizning biznes jarayonlarimiz va tartib-qoidalarimizga muvofiq qanday ishlashini shakllantirish edi. Bu eng ko'p ekanligi ma'lum bo'ldi muhim bosqich amalga oshirish jarayonida, chunki o'sha paytda biz o'z faoliyatimizni va nafaqat tizim, balki butun korxona ishida har bir kishining ahamiyatini anglay boshladik.
Ikkinchi bosqich ma'murlarimiz uchun ayniqsa qiziqarli bo'ldi, chunki ular tizimni o'rnatish va uni keyingi ta'mirlash bo'yicha haqiqiy amaliy ko'nikmalarga ega bo'ldilar. Shuni ta'kidlash kerakki, biz bir vaqtning o'zida ikkita administratorni tanlashga qaror qildik:

1. Foydalanuvchilarning o'zaro aloqalari va huquqlari, hujjat aylanishi va ular bilan ishlash qoidalari, hujjat yo'nalishlarini chizish va ulardan foydalanish uchun javobgar bo'lgan administrator.

2. Mas'ul bo'lgan administrator texnik ish tizimlar: zaxira nusxalarini yaratadi, ro'yxatga olish kartalari va hisobotlar bilan jurnallarni yaratadi.

Birinchi ma'murning vazifalari kotib yordamchisiga, ikkinchisi - axborot bo'limining dasturiy ta'minot muhandislaridan biriga yuklangan.
Ular tizimni o'zlari Qora dengiz floti Pro-texnika xodimi rahbarligida o'rnatdilar. (Bu texnik spetsifikatsiyalarda ko'rsatilgan talablarimizdan biri edi).

Va nihoyat, uchinchi bosqich, biz o'rgandik va tizim bilan ishlashga harakat qildik. Dastlab biz ikki guruhga bo'lindik: administratorlar va foydalanuvchilar. Ma'murlar, asosan, tizimni o'rnatish jarayonida o'qitildi; biz, foydalanuvchilar sifatida, keyinchalik o'qitildik. Trening ma'ruza va amaliy mashg'ulotlar, biz to'g'ridan-to'g'ri ish joylarimizda rasmiy vazifalarni bajarish bilan parallel ravishda amalga oshirdik, bu bizning fikrimizcha, keyingi ishda qo'llaniladigan eng qimmatli tajribadir.
Dastlabki bosqichda tizim xatolar bartaraf etilgan va amalga oshirish vaqtida yuzaga kelgan kutilmagan muammolar bilan "sinovdan o'tkazildi". Natijada biz hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish, ularni ko‘rish, bajarilishini nazorat qilish va ular yuzasidan hisobot yozishni o‘rgandik. Va shundan keyingina EDMS "sanoat ekspluatatsiyasi" ga kiritildi.

Avvaliga biz kiyishga harakat qildik individual hujjatlar qog'ozda idoradan idoraga, lekin bu uzoq davom etmadi. Qog'ozlar harakati bosh direktor tomonidan to'xtatildi: biz u bilan kelishilishi kerak bo'lgan bir qator hujjatlarni tayyorlayotgan edik va elektron shaklda topshiriqlar berdik. Hujjatlarning loyihalarini tayyorlab, ularni bosh direktor ko‘rib chiqsin, deb chop qildik, lekin u buni amalga oshirishdan bosh tortganida bizning holimiz, hayratimiz nima edi!!! Bosh direktor ga hisobot berishni talab qildi elektron shakl tizimdan foydalangan holda, aks holda vazifa bajarilmagan deb hisoblanadi. Biz tizimdagi birinchi hujjatimizni shunday tuzdik.
Sekin-asta aralasha boshladik va hozirda hujjatlarning aksariyati tizimda ro‘yxatga olingan.
Bundan tashqari, amalga oshirish jarayonida biz arizalarni qabul qilish kabi jarayonlarni avtomatlashtirdik yuridik shaxs.
Amalga oshirishdan oldin yuridik shaxsdan xizmat ko'rsatish uchun arizani qabul qilishning standart jarayoni quyidagi sxema bo'yicha amalga oshirildi:

1. Ofisda ro'yxatdan o'tish.
2. Direktor tomonidan qaror chiqarish.
3. Texnik bo'limga nusxalarini yuborish uchun ofisga yuborish.

4. Texnik bo'lim tomonidan arizani bajarish imkoniyatini ko'rib chiqish.
5. Texnik bo'lim tomonidan javob tayyorlash.
6. Ofisga yo'llanma.
7. Idora tomonidan menejerga imzolash uchun yuboriladi.
8. Qabul qiluvchiga yuborish uchun ofisga qayting.

Aytish kerakki, vaqtning katta qismi hujjatni direktor, ofis va texnik bo'lim o'rtasida ko'chirishga sarflangan. Bunday holda, texnik bo'lim o'zining qabul qilingan arizalar jurnalini yuritishi va to'ldirilgan va bajarilmagan arizalarni qidirishi kerak edi. Yo'qotilgan arizalar chiqarib tashlanmadi, bu esa potentsial mijozlarning noroziligiga va shikoyatlariga olib keldi.
Tizim joriy etilgandan so'ng, oddiyroq sxema bo'yicha ishlash mumkin bo'ldi:

1. Hujjatni idorada rasmiylashtirish va tizimga kiritish.
2. Hujjatga qarorni elektron shaklda qo'yish.
3. Texnik bo'lim tomonidan avtomatik qabul qilish elektron versiya Direktor qaror qabul qilgandan so'ng darhol idoraga murojaat qilmasdan hujjat.
4. Murojaatni bajarish imkoniyatini ko'rib chiqish va imzolash uchun direktorga javob yuborish.
5. Xatni imzolash va yuborish.

Shu bilan birga, bo‘lim boshlig‘i va direktorning ish stolida (elektron ish stolida) qaysi murojaatlar ko‘rib chiqilayotgani va kimdan kelib tushganligi, qaysilari muddati tugashi arafasidaligi va qaysilari muddati o‘tib ketganligi haqida doimo ko‘rishingiz mumkin.
ga yuborish shart emas texnik bo'lim arizalar nusxalari - ular direktorning qarori ilova qilingan holda elektron shaklda olinadi.
Endi biz hujjatlarni deyarli yo'qotmaymiz, chunki ular bir joyda va hech qayerga o'tkazilmaydi va agar ular o'tkazilsa, ular tizimga o'tkaziladi, bu esa ularni belgilangan manzilga etkazish vaqtini qisqartirish imkonini beradi.
Afsuski, hozirda biz tizimning barcha funktsiyalaridan to'liq foydalana olmaymiz, lekin kelajakda bizda bunday imkoniyat bo'ladi deb umid qilamiz, ayniqsa bizda allaqachon mavjud qonunchilik bazasi Buning uchun. Elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish va ulardan foydalanish platformasiga aylanishi uchun qonunlar, standartlar va me’yoriy hujjatlar ishlab chiqilmoqda. “Axborotlashtirish to‘g‘risida”, “Elektron raqamli imzo", "Hujjatlar aylanishi haqida".
Tizimning joriy etilishi bizga nima berdi?
Hujjatlarni tasdiqlash va o'tkazish vaqtini sezilarli darajada qisqartirishga, hujjatlar va ko'rsatmalarning bajarilishini kunlik nazorat qilishga erishildi, buning natijasi ish samaradorligini oshirish, materiallar va materiallarni optimallashtirishdir. mehnat resurslari. Bu, birinchi navbatda, menejerimiz va bo'lim boshliqlariga ish jarayonini nazorat qilish va tezkor ma'lumot olish imkonini berdi.
Eng muhimi, pirovard maqsad – jahon andozalari talablariga javob beradigan jarayonlarni boshqarishni tashkil etish yo‘lida yana bir qadam tashlandi.

Odnoklassnikida

– elektron hujjat aylanish tizimi, sizga tashkilotning biznes jarayonlari va hujjatlarini boshqarish uchun to'liq huquqli tizimni yaratishga imkon beradi. Tizim hajmi va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, har qanday kompaniyaning elektron hujjat aylanishini muvaffaqiyatli tashkil etish uchun barcha zarur vositalarni o'z ichiga oladi. Tizim kichik bo'limda ishlash uchun mo'ljallangan, masalan, ofis yoki mahalliy tashkilot umuman olganda va axborot oqimlarining murakkab sxemasiga ega bo'lgan geografik jihatdan taqsimlangan tashkilot ichida.

WfMC (Workflow Management Coalition) tavsiyalariga toʻliq mos ravishda ishlab chiqilgan va ISO 9000 standarti talablariga javob beradi.EUFRAT tizimining moslashuvchanligi tashkilotning hujjat aylanishini GOST talablariga muvofiq ish yuritish uchun ham avtomatlashtirish imkonini beradi, va tashkilot tomonidan ishlab chiqilgan va qo'llaniladigan hujjatlar bilan ishlash bo'yicha qoidalar, qoidalar va ko'rsatmalar talablari bilan.

Tizim Cognitive Technologies mutaxassislari tomonidan yaratilgan ko'plab noyob texnologik ishlanmalardan foydalanadi:

• o'rnatilgan ko'rish va chop etish moduli;
• Drag and Recog texnologiyasi (hozirda aniqlash);
• o'rnatilgan hisobot generatori;
• matnni morfologik tahlil qilish texnologiyasi;
• ierarxik lug'atlar va ma'lumotnomalar bilan ishlash mexanizmi;
• o'rnatilgan masofaviy serverlar o'rtasidagi o'zaro ta'sir vositalari.

EUFRAT tizimining mahalliy ofisida ishlash

Tizimning funksionalligi ofis ishining barcha tipik vazifalarini hal qilishga imkon beradi:

• hujjatlar va vazifalarni ro'yxatga olishni avtomatlashtirish;
• hujjatlar ustida ishlash doirasida xodimlar o‘rtasida samarali hamkorlikni ta’minlash;
• ma'lumotni darhol qidirish;
• hujjatlar va topshiriqlar bilan boshlangan ishlarning bajarilishini nazorat qilish;
• turli jurnallar va hisobotlarni yaratish orqali davom etayotgan jarayonlarning holatini kuzatish va xodimlarning ish yukini tahlil qilish;
• tashkilot hujjatlarini uzoq muddatli saqlashni tashkil etish;
• xodimlarning axborotdan foydalanish huquqlarini farqlashni ta'minlash.

Furot geografik jihatdan taqsimlangan tashkilotda ishlaydi

Geografik jihatdan taqsimlangan boshqaruv tuzilmasi bo'lgan tashkilotlarda ishlashni qo'llab-quvvatlash asosiy ofis va geografik jihatdan uzoq bo'limlar o'rtasida hujjatlar va vazifalar bo'yicha yakuniy ishlarni tashkil qilish imkonini beradi. Ma'lumotlar shifrlangan shaklda idoralar o'rtasida uzatiladi.

EUFRAT tizimining asosiy funktsiyalari

EUFRAT tizimining asosiy funktsiyalari quyidagilardan iborat:

• hujjatlarni tizimda ro'yxatdan o'tkazish (ro'yxatga olish kartasini to'ldirish):
  • - mavjud hujjat asosida yangi hujjatni rasmiylashtirish;
  • - ro'yxatdan o'tgandan so'ng hujjatlarning takroriyligini avtomatik tekshirish;
• kartaga istalgan formatdagi istalgan sonli fayllarni biriktirish;
• o'zaro bog'liq hujjatlar;
• holatlar ro'yxatini yuritish;
• Hujjatni skanerlash va tanib olish:
  • - oqimli skanerlashni qo'llab-quvvatlash;
  • - "parvozda" tanib olish (Drag and Recog);
• lug'atlar va ma'lumotnomalar bilan ishlash:
  • - ierarxik lug'atlar va ma'lumotnomalarni qo'llab-quvvatlash;
• hujjatlarni nazorat qilish uchun taqdim etish:
  • - nazoratchi va hujjat uchun mas'ul shaxsni tayinlash;
• buyruqlar bajarilishini monitoring qilish, bildirishnomalar va eslatmalar yuborish:
  • - har bir nazorat qilinadigan vazifaning yaqinlashib kelayotgani va tugash sanasi haqidagi bildirishnomalar va eslatmalarning moslashtirilgan ro'yxati;
  • - tegishli bildirishnoma yuborilgan holda ijrochi tomonidan buyurtmani bajarishga qabul qilish yoki bajarishni rad etish jarayonini avtomatlashtirish;
• hujjatlarni rus tilining morfologiyasini hisobga olgan holda ro'yxatga olish kartasining istalgan maydoni va kartaga biriktirilgan fayllar matni bo'yicha qidirish:
  • - saqlash qidiruv so'rovlari;
  • - murakkab mantiqiy shartlarga ega qidiruv so'rovlaridan foydalanish;
• jurnallar va hisobotlarni tayyorlash va chop etish:
  • - nazorat hujjatlari va ko'rsatmalarni qidirish natijalari bo'yicha hisobotlarni shakllantirish;
  • - hisobotlarni yaratishda har bir buyurtmaning borishi to'g'risidagi ma'lumotlardan foydalanish imkoniyati;
  • - vizual hisobotlarni yaratish uchun diagrammalardan foydalanish qobiliyati;
  • - hisobotlarni MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer dasturlariga eksport qilish;
• arxivdagi hujjatlarni hisobdan chiqarish va saqlash jarayonlarini avtomatlashtirish.

EUFRAT tizimi moslashuvchan yo'nalishni loyihalash mexanizmi orqali tashkilotdagi hujjatlar va vazifalarni o'tkazish jarayonlarini to'liq takrorlash va optimallashtirish imkonini beradi. Tizim ish jarayoni texnologiyasini qo'llab-quvvatlaydi va quyidagi imkoniyatlarni taqdim etadi:

• parallel va ketma-ket buyruqlar, birgalikda ijrochilarga kichik topshiriqlar yaratish;
• standart hujjat yo'nalishlarini loyihalash.

Axborot bilan ishlashda ishonchlilik va xavfsizlik quyidagilar bilan ta'minlanadi:

• hujjatlarga kirish huquqlarini farqlash, shu jumladan vaqtinchalik yoki doimiy lavozimlar uchun qulay bo'lgan foydalanuvchi rollaridan foydalanish;
• kriptografik shifrlash va raqamli imzolardan foydalanish;
• tizimdagi foydalanuvchi harakatlarini qayd qilish.

Kengaytirilgan elektron pochta va Internet imkoniyatlari xodimlarga quyidagilarni amalga oshirishni osonlashtiradi:

• EUFRATES tizimida elektron pochtadan xatlarni qabul qilish va ro'yxatdan o'tkazish;
• o'rnatilgan pochta xizmatidan foydalangan holda foydalanuvchilar va tizim foydalanuvchilari guruhlari o'rtasida hujjatlarni tarqatish, yozishmalar;
• orqali hujjatlarni yuborish elektron pochta pochta dasturlarining manzil kitoblaridan foydalangan holda tashqi qabul qiluvchilarga;
• dunyoning istalgan nuqtasidan veb-brauzer yordamida hujjatlar va ko'rsatmalarga kirish.

Tizimda geografik taqsimlangan ishlarni qo'llab-quvvatlash quyidagilarni ta'minlaydi:

• taqsimlangan tuzilma uchun yagona boshqaruv maydonini yaratish;
• filiallarga berilgan topshiriqlarning bajarilishini yakuniy nazorat qilish.

Tizimni moslashtirish uchun ishlab chiqilgan vositalar tashkilotingizning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda uni mustaqil ravishda sozlash va ishga tushirish imkonini beradi.

• "Forma dizayneri" tizimda hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va qayd etishda keyingi foydalanish uchun o'z ro'yxatga olish kartalarini yaratish imkonini beradi;
• "Grafik marshrut dizayneri" sizga tashkilotda standart hujjatlarni qayta ishlash jarayonlarini loyihalash imkonini beradi;
• "Jurnal va hisobot menejeri" tashkilot faoliyatini tahlil qilish uchun jurnallar va hisobotlar uchun yangi shablonlarni yaratishga imkon beradi.

Tizimni boshqarishning moslashuvchan variantlari foydalanish qulayligini ta'minlaydi va operatsiya jarayonini katta ishlab chiqarish resurslarini talab qilmaydi:

• jadval bo'yicha ma'lumotlar bazasining zaxira nusxasini tashkil etish;
• EUPHRAT Serverning xizmat sifatida ishlashi;
• standart marshrutlarni, hujjat shakllarini, hisobot shablonlarini eksport/import qilish;
• hujjatlar shakllarini saqlash ma'muriyati.

Qo'shimcha modullarni yaratish uchun ma'lumot eksport/importini tashkil qiling va boshqalar bilan integratsiya qiling dasturiy mahsulotlar EUFRAT tizimi ishlab chiquvchilar uchun quyidagi vositalarni taqdim etadi:

• XFF formatida taqdim etilgan ma'lumotlarni avtomatik import qilish (XML asosida ishlab chiqilgan);
• hujjatlar bilan API (Ilova dasturi interfeysi) oching.

EUPHRAT tizimining asosiy modellari

• AWP "Foydalanuvchi" - tizimga kirish uchun universal ish stantsiyasi;
• AWS "Administrator" - tizimni sozlash va boshqarish uchun vosita;
• "Grafik marshrut dizayneri" - bu tashkilotda hujjatlarni qayta ishlashning odatiy jarayonlarini loyihalash uchun vosita;
• "Forma dizayneri" - ro'yxatga olish va nazorat kartalarini sozlash uchun vosita;
• "Jurnallar va hisobotlar menejeri" - tashkilot faoliyati bo'yicha hisobot shablonlarini o'rnatish uchun vosita;
• ob'ektlar EDS sozlamalari va foydalanuvchi harakatlarini qayd etish;
• "Pochta mijozi" elektron pochta xabarlari bilan ishlash vositasidir.

EUFRAT tizimining qo'shimcha modullari

"HTTP server"

Tizim TCP/IP ma'lumotlar almashinuvi protokolidan foydalanadi, bu sizga tizimda Internet/Intranet tarmoqlari orqali masofaviy kompyuterdan ishlash imkonini beradi. HTTP Server moduli foydalanuvchilarga dunyoning istalgan nuqtasidan veb-brauzer yordamida hujjatlar va buyurtmalarga kirish imkonini beradi.

APM "Arxivchi"

"Archivarius" qo'shimcha moduli operatsion muomalada bo'lmagan hujjatlarni hisobdan chiqarish va uzoq muddatli saqlash jarayonlarini avtomatlashtirish vositalarini taqdim etadi. Modul tashkilotda qabul qilingan ishlarning nomenklaturasini qo'llab-quvvatlaydi, shuningdek, tezkor hujjatlar bilan aloqani ta'minlaydi.

APM "Bosh"

"Menejer" qo'shimcha moduli ishi u yoki bu sabablarga ko'ra tez-tez sayohat qilish va asosiy ofisdan izolyatsiya qilishni o'z ichiga olgan menejerlar uchun Internetdan foydalangan holda korporativ hujjat aylanishi tizimiga qulay va to'liq kirishni ta'minlaydi.

EUFRAT tizimi arxitekturasi

Tizim mijoz-server arxitekturasiga ega. "HTTP server" va "Menejer" ish stantsiyasi moduli tufayli tizimga kirish Internet orqali ta'minlanishi mumkin. Hujjat almashinuvi quyi tizimining mavjudligi geografik jihatdan taqsimlangan ishlarni tashkil qilish imkonini beradi. Amaldagi ma'lumotlar bazasi mahsulot bilan birga ta'minlangan xususiy DBMS - NIKA hisoblanadi. Tizim arxitekturasining xususiyatlari va foydalaniladigan mexanizmlar bunga erishishga imkon beradi samarali ish va elektron hujjat aylanish tizimining optimal ishlashi.

EUFRAT tizimining afzalliklari

Tizim tashkilot, bo'lim, bo'lim samaradorligini oshirish, takomillashtirish imkonini beradi ishlash intizomi, xodimlar faoliyatining barcha bosqichlarida vaqtni tejash, korxonada yagona axborot va boshqaruv makonini yaratish.

• EUFRAT tizimini o'rnatish va ishlatish uchun qo'shimcha dasturiy ta'minot talab qilinmaydi. Bozorda taqdim etilgan shunga o'xshash dasturlardan farqli o'laroq, tizim yetkazib berish paketiga kiritilgan o'zining o'rnatilgan Nika DBMSda ishlaydi.
• Xat yozish tartibga soluvchi talablar Rossiya ofis boshqaruvi, shuningdek, ISO 9000 standarti talablari.Tizim WfMC (Workflow Management Coalition) tavsiyalariga toʻliq mos ravishda ishlab chiqilgan.
• EUFRAT tizimi intuitiv interfeysga ega, sodda va sozlash va ishlatish uchun qulay.
• Tizimni tashkilot talablariga moslashtirish uchun tizimda o'rnatilgan vositalarning mavjudligi (shakl dizayneri, marshrut dizayneri, jurnal va hisobot menejeri).
• Tizim ish jarayoni texnologiyasini qo'llab-quvvatlagan holda hujjatlar va biznes-jarayonlar bilan to'liq ishlash uchun zarur funksiyalarni amalga oshiradi.
• Uzluksiz skanerlashni qo'llab-quvvatlaydigan o'rnatilgan skanerlash va ob'ektni aniqlash vositalarining mavjudligi. Cognitive Technologies mutaxassislari tomonidan yaratilgan noyob texnologik ishlanma - Drag and Recog texnologiyasi (flyoda tanib olish), shuningdek, o'rnatilgan ko'rish va chop etish moduli.
• Morfologik matn tahlilidan foydalangan holda kengaytirilgan qidiruv imkoniyatlari.
• O'rnatilgan hisobot generatori yordamida hisobotlar va jurnallarni yaratish imkoniyati.
• Tizimda hujjat almashinuvi quyi tizimi mavjudligi sababli geografik jihatdan taqsimlangan ishlarni qo'llab-quvvatlash.
• Dunyoning istalgan nuqtasidan veb-brauzer yordamida hujjatlar va buyurtmalar bilan ishlash imkoniyati.
• Sertifikatlangan kriptografik shifrlash vositalarini qo'llash va elektron raqamli imzodan foydalanish.
• Kirish huquqlarini farqlash va rol mexanizmidan foydalanish.
• Administrator ish stantsiyasining imkoniyatlari bilan oddiy tizim boshqaruvi.
• EUFRAT tizim platformasida integratsiya dasturlarini yaratish uchun ochiq API.

Skrinshotlar

EUFRATES narxi

FUROT 14-v

EUFRAT Hujjatlarni boshqarish tizimi paketi EUFRAT Document Management Client va EUFRAT Document Management Server litsenziyalarini o'z ichiga oladi (bu komponentlar alohida sotilmaydi).

* Litsenziya maksimal miqdor bir vaqtning o'zida EUFRAT Hujjatlar oqimi tizimining foydalanuvchilari. Shu bilan birga, mijoz saytlarini o'rnatish soni cheklanmagan.

** Muayyan sig'imdagi server qismini sotib olayotganda, foydalanuvchiga shunga qaramay, mijoz litsenziyalarining to'langan sonidan ko'p bo'lmagan miqdorda quvvatdan foydalanish huquqi beriladi.

20 ta bir vaqtda foydalanuvchilar uchun EUFRAT Hujjatlarni boshqarish kompleksi narxini hisoblash misoli: kompleks 20 ta foydalanuvchi uchun EUFRAT Document Management Client (20*4 000 rubl = 80 000 rubl) va EUFRAT Hujjatlarni boshqarish serveri uchun litsenziyani o'z ichiga oladi. cheklangan imkoniyat 20 ta foydalanuvchini qo'llab-quvvatlash, narxi 30 000 rubl. Jami 110 000 rub.

EUFRAT Hujjat oqimi uchun qo'shimcha modullar

*** Arxivist moduli litsenziyasi hujjatlarni arxivga bir vaqtning o'zida nusxalash huquqiga ega bo'lgan foydalanuvchilar sonini cheklaydi. Barcha EUFRAT hujjat oqimi foydalanuvchilari arxivdan qidirishlari mumkin."

“Quick Start” EUFRAT Hujjatlar oqimi tizimining yangi konfiguratsiyasi bo‘lib, tizimni turli profil va faoliyat ko‘lamidagi tashkilotlarda joriy etish bo‘yicha 5 yillik amaliy tajriba asosida ishlab chiqilgan. Konfiguratsiyaga kiritilgan moslashtirilgan elementlar to'plami sizga elektron hujjat aylanishi tizimini (EDMS) joriy etish bo'yicha loyihani amalga oshirish xarajatlarini taxminan 500 000 rublga kamaytirish va EDMSni bir necha ish haftalari ichida foydalanishga topshirish imkonini beradi.

Kelajakda mijozning iltimosiga binoan "Tezkor boshlash" konfiguratsiyasi tashkilotning hujjat aylanishining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda ishlab chiqilishi mumkin. EUFRAT Document Flow tizimi bilan ta'minlangan vositalardan foydalangan holda, mijoz mutaxassislari mustaqil ravishda qo'shimcha ro'yxatga olish va nazorat qilish kartalarini, hisobot shakllarini va hujjat aylanish yo'nalishlarini sozlashlari mumkin.

EUPHRAT tizimining "Tez boshlash" konfiguratsiyasining afzalliklari

Direktor uchun

• EDMSni amalga oshirish uchun vaqt va pulni qisqartirish;
• muvofiq hujjat aylanishi jarayonlarini reinjiniring zamonaviy tendentsiyalar boshqaruv;
• Konfiguratsiyaga kiritilgan hisobotlar har qanday xodim yoki bo'limning ishlash intizomi haqida to'liq va batafsil ma'lumotni tezda olish imkonini beradi;
• foydalanish samaradorligi real dasturlarda sinovdan o'tkazildi;
• "Tez boshlash" konfiguratsiyasi korporativ elektron hujjat aylanishini yaratish uchun asosdir.

Kotib uchun

• hujjat aylanishini hisobga olish va tizimlashtirish muammolarini hal qilish;
• "Tez boshlash" konfiguratsiyasi GS DOW talablarini hisobga oladi va ko'rsatmalar ofis boshqaruvi yetakchi mutaxassislari;
• konfiguratsiya hujjat aylanishini tahlil qilish va bajarilishini nazorat qilish uchun buxgalteriya hisobi va hisobot shakllari to'plamini o'z ichiga oladi;
• tasdiqlash, tasdiqlash va tasdiqlash jarayonlarini qog'ozda tasavvur qilish qobiliyati bilan qo'llab-quvvatlash;
• amalga oshirish jarayonini soddalashtirish va EDMSni amalga oshirish vaqtini qisqartirish.

IT mutaxassisi uchun

• "Tezkor ishga tushirish" konfiguratsiyasi sinovdan o'tkazildi, tuzatildi va foydalanishga tayyor;
• EDMSni amalga oshirishdan oldingi tashkiliy va uslubiy ishlar hajmini kamaytirishga imkon beradi;
• amalga oshirish tizimni o'rnatish uchun ko'p vaqt talab qilmaydi;
• tashkilot faoliyatining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda modernizatsiya qilish, rivojlantirish va kengaytirish imkoniyati;
• konfiguratsiya va unga texnik xizmat ko'rsatish bilan ishlashni o'rganish qulayligi.

EUPHRAT tizimining "Tezkor ishga tushirish" konfiguratsiyasi tarkibi

Buxgalteriya hisobi uchun mo'ljallangan hujjatlarni ro'yxatga olish va nazorat qilish kartalari (RCC). har xil turlari hujjatlar (10 dona):

• Kirish hujjatlari;
• Chiqish hujjatlari;
• Ichki hujjatlar;
• Shartnomalar;
• Xizmat eslatmasi;
• Buyurtmalar tomonidan xodimlar;
• Mehnat shartnomasi;
• Standart hujjatlar uchun shablonlar;
• Protokollar;
• Shaxsiy buyurtmalar.

Jurnallar, sertifikatlar va hisobotlar uchun shablonlar (14 dona):

• Jurnallar:
  • - kiruvchi hujjatlar jurnali;
  • - chiquvchi hujjatlar jurnali;
  • - Hujjatlarni ro'yxatga olish jurnali.
• Ishlash intizomi bo'yicha hisobotlar:
  • - Hujjatlar bo'yicha hisobotlar:
    • 1. Hujjatning mas'ul ijrochisi tomonidan hujjatlarning davr bo'yicha bajarilishi to'g'risidagi hisobot;
    • 2. Hujjatlarning davr bo'yicha bajarilishi to'g'risidagi hisobot;
    • 3. Ijrochilar tomonidan muddati o‘tgan hujjatlar to‘g‘risida hisobot;
    • 4. Oqim bo‘yicha muddati o‘tgan hujjatlar to‘g‘risida hisobot.
  • - ko'rsatmalar (tasdiqlar) bo'yicha hisobotlar:
    • 1. Pudratchi tomonidan davr uchun ko'rsatmalar (tasdiqlar) bajarilishi to'g'risidagi hisobot;
    • 2. Davr uchun oqimlar bo'yicha buyurtmalar (tasdiqlar) ijrosi to'g'risidagi guvohnoma;
    • 3. Ijrochilar uchun muddati o‘tgan buyruqlar (tasdiqlar) to‘g‘risidagi ma’lumotnoma;
    • 4. Oqimlar bo'yicha muddati o'tgan buyurtmalar (tasdiqlar) to'g'risidagi guvohnoma;
    • 5. Ertangi kun uchun topshiriqlar ro'yxati;
    • 6. Haftalik topshiriqlar ro'yxati.
• Tasdiqlash varaqasi

EUFRAT Document Management va qo'shimcha modullarni imtiyozli sotib olish va yangilash

Dasturchi EUFRATES

EUFRAT-Hujjatlarni boshqarish v.12 tizimi biznes-jarayonlari va tashkilot hujjatlarini boshqarish uchun to'liq huquqli tizimni yaratishga imkon beradi, shuningdek, har qanday kompaniyaning elektron hujjat aylanishini muvaffaqiyatli tashkil etish uchun barcha zarur vositalarni o'z ichiga oladi. soni va mulkchilik shakli. Tizim kichik bo'limda, masalan, ofis yoki umuman mahalliy tashkilot ichida ham, murakkab ma'lumotlar oqimi sxemasiga ega bo'lgan geografik taqsimlangan tashkilot ichida ham ishlash uchun mo'ljallangan.

Bugungi kunda EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimi "Uzoq Sharq banki" OAJ, "AKB Centrocredit" YoAJ, "Balttransnefteprodukt" MChJ, "Negusneft" OAJ, "Ural elektrokimyo zavodi" OAJ, "Lebedinskiy kon-qayta ishlash kombinati" OAJ, "Lokosovskiy Avtomatik Plan" OAJda qo'llaniladi. , "Kaliningradskaya CHPP-2" OAJ, "Chernogolovskiy zavodi" OOO alkogolli mahsulotlar", "Tsentrsibnefteprovod" OAJ, "Primornefteprodukt" OAJ, Saxa Respublikasi Mehnat va ijtimoiy rivojlanish vazirligi, Checheniston Respublikasi Prezidenti va hukumati devoni, Chita shahar dumasi, Uzoq Sharq bojxona boshqarmasi Xabarovsk bo'limi Ma'muriyat, Ipoteka agentligi uy-joy krediti va boshqa yuzlab tashkilotlar.

EUFRAT-Document Flow tizimi quyidagi vazifalarni hal qilishda yordam beradi:

• ish intizomini yaxshilash, topshiriqlarning bajarilishi ustidan nazoratni optimallashtirish va tashkilot faoliyatini tahlil qilish orqali biznes jarayonlarini boshqarish samaradorligini oshirish;
• xodimlarning ish vaqtining samarasiz xarajatlarini va sarf materiallari uchun moliyaviy xarajatlarni kamaytirish;
• korxonaning yagona axborot maydonini yaratish;
• hujjatlarni hisobga olish va saqlash ishonchliligini ta'minlash;
• tashkilot samarali himoya ma `lumot.

EUPHRAT-Hujjatlarni boshqarish sizga quyidagilarga imkon beradi:

1. hujjatlar va vazifalarni ro'yxatga olishni avtomatlashtirish;
2. hujjatlar ustida ishlash doirasida xodimlar o‘rtasida samarali hamkorlikni ta’minlash;
3. ma'lumotni darhol qidirish;
4. hujjatlar va topshiriqlar bilan boshlangan ishlarning bajarilishini nazorat qilish;
5. turli jurnallar va hisobotlarni yaratish orqali davom etayotgan jarayonlarning holatini kuzatish va xodimlarning ish yukini tahlil qilish;
6. tashkilot hujjatlarini uzoq muddatli saqlashni tashkil etish;
7. xodimlarning axborotdan foydalanish huquqlarini farqlashni ta'minlash.

EUFRAT-Hujjatlarni boshqarish v.12 tizimi boshqaruv tuzilmasi geografik taqsimlangan tashkilotlarda ishlashni qo'llab-quvvatlaydi. Bu sizga asosiy ofis va geografik jihatdan uzoq bo'limlar o'rtasida hujjatlar va topshiriqlar bo'yicha yakuniy ishlarni tashkil qilish imkonini beradi. Ma'lumotlar shifrlangan shaklda idoralar o'rtasida uzatiladi.

Hujjatlar bilan ishlashning maxfiyligini ta'minlash uchun barcha xodimlarga ularga muvofiq foydalanish huquqi beriladi ish majburiyatlari va tashkilotdagi maqom. Tizimda siz maxsus rollarni yaratishingiz va ularni muayyan ijrochilar o'rniga belgilashingiz mumkin, bu sizga bir xodimni boshqasiga vaqtincha yoki doimiy almashtirish rejimida ishni tashkil qilish imkonini beradi.

Hujjatlarni tasdiqlashda foydalanuvchi harakatlarini qayd etish, kriptografik shifrlash va raqamli imzolardan foydalanish ruxsatsiz kirish imkoniyatini butunlay yo‘q qiladi.

Hujjatlarni qidirish nafaqat ro'yxatga olish kartasining istalgan maydoni bo'yicha, balki kartaga biriktirilgan fayllar matni bo'yicha ham mumkin.

EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimi moslashuvchan marshrutni loyihalash mexanizmi tufayli tashkilotdagi hujjatlar va vazifalarni qayta ishlash jarayonlarini to'liq takrorlash va optimallashtirish imkonini beradi. Tizim buyruqlar va topshiriqlarni parallel (bir nechta birgalikda bajaruvchilarga ega) va ketma-ket (topshiriqlarni birin-ketin bajarish) marshrutlashni qo'llab-quvvatlaydi. Xabarnomalar va eslatmalarning qulay, moslashtirilgan tizimi menejerlarga ish holatini tezda kuzatishga, xodimlarga o'z ishlarini to'g'ri tashkil etishga va shu bilan tashkilotda ishlash intizomini yaxshilashga yordam beradi. Har bir buyurtma va topshiriq bo'yicha barcha asosiy harakatlar (ishni boshlash, bajarishga qabul qilish, hisobot yuborish, muddatlarni o'zgartirish, kichik topshiriqlar va kichik topshiriqlarni yaratish, maxsus eslatmalar) "Bajarilishining borishi" maydonida qayd etiladi, bu esa "Bajarishning borishi" maydonida ishini soddalashtiradi. boshqaruvchi, unga ma'lum bir buyurtmaning bajarilishi qaysi bosqichda ekanligini tezda aniqlashga imkon beradi.

Tizim quyidagi modullarni o'z ichiga oladi:

• Foydalanuvchining ish stantsiyasi - tizimga kirish uchun universal ish stantsiyasi;
• Administratorning ish stantsiyasi - tizimni sozlash va boshqarish vositasi;
• "Grafik marshrut dizayneri" moduli - tashkilotda hujjatlarni qayta ishlashning odatiy jarayonlarini loyihalash vositasi;
• modul "Forma dizayneri" - ro'yxatga olish va nazorat kartalarini sozlash vositasi;
• "Jurnallar va hisobotlar menejeri" moduli - tashkilot faoliyati bo'yicha hisobot shablonlarini o'rnatish vositasi;
• raqamli imzolarni sozlash va foydalanuvchi harakatlarini qayd qilish vositalari;
• "Pochta mijozi" moduli - elektron pochta xabarlari bilan ishlash vositasi.

• modul "HTTP server" - dunyoning istalgan nuqtasidan veb-brauzer yordamida hujjatlar va ko'rsatmalarga kirish vositasi;
• Arxivist moduli hujjatlarni hisobdan chiqarish va uzoq muddatli saqlash jarayonlarini avtomatlashtirish vositasidir.

tashkilotning biznes jarayonlari va hujjatlarini boshqarishning to'liq tizimini yaratishga imkon beruvchi elektron hujjat aylanishi tizimi. "EUFRAT-Hujjatlar oqimi" hajmi va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, har qanday kompaniyada elektron hujjat aylanishini muvaffaqiyatli tashkil etish uchun barcha zarur vositalarni o'z ichiga oladi va kichik bo'limda, masalan, kotibiyat yoki mahalliy idorada ishlashga mo'ljallangan. butun tashkilot sifatida va axborot oqimlarining murakkab sxemasiga ega bo'lgan hududiy taqsimlangan tashkilot doirasida. Tizimni ishlab chiquvchisi Rossiyaning Cognitive Technologies kompaniyasi hisoblanadi.

Tavsif va xususiyatlar

"EUFRAT-Hujjatlarni boshqarish" korporativ darajadagi elektron hujjat aylanish tizimi bo'lib, qadoqlangan mahsulotning silliqligi va tayyorligi va moslashuvchanligini birlashtiradi. dizayn yechimi. Buning yordamida tizim, bir tomondan, tezkor ishga tushirishga tayyor, bu EDMSni amalga oshirishga investitsiyalarning tez qaytarilishini ta'minlaydi, boshqa tomondan, u o'ziga xos xususiyatlarni hisobga olishga imkon beradigan moslashtirish vositalarini o'z ichiga oladi. muayyan korxona faoliyati va u foydalanadigan tizimlar. axborot tizimlari"mini-loyihalar" doirasida. Ayni paytda tizim 3000 dan ortiq tashkilotda o‘rnatilgan.

Tizimning funksionalligi hujjatlar bilan ishlashning turli muammolarini hal qilish imkonini beradi (ish yuritishni avtomatlashtirish va korporativ hujjat aylanishini tashkil etish):

• hujjatlar va vazifalarni ro'yxatga olishni avtomatlashtirish;
• hujjatlar ustida ishlash doirasida xodimlar o‘rtasida samarali hamkorlikni ta’minlash;
• ma'lumotni darhol qidirish;
• hujjatlar va topshiriqlar bilan boshlangan ishlarning bajarilishini nazorat qilish;
• orqali davom etayotgan jarayonlarning holatini kuzatib borish va xodimlarning ish yukini tahlil qilish
• turli jurnallar va hisobotlarni yaratish;
• tashkilot hujjatlarini uzoq muddatli saqlashni tashkil etish;
• xodimlarning axborotdan foydalanish huquqlarini farqlashni ta'minlash.

EUFRAT-Document Flow tizimida amalga oshirilgan masofaviy serverlarning o'zaro ta'siri quyi tizimi geografik taqsimlangan tuzilmada yagona va shaffof korporativ hujjat oqimini yaratishga imkon beradi. Filiallar o‘rtasida nafaqat hujjatlar almashinuvi, balki topshiriq va ko‘rsatmalar berish va bajarilishini nazorat qilish hamda ularning bajarilishi bo‘yicha hisobotlarni olish ham mumkin. Bundan tashqari, ichki pochtaning mavjudligi masofaviy idoralar xodimlariga bir-biri bilan tezkor muloqot qilish va hujjatlarni pochta dasturlari yordamida tashqi manzillarga elektron pochta orqali yuborish imkonini beradi.

Tizim arxitekturasi

EUFRAT-Document Flow tizimi mijoz-server arxitekturasiga ega. Ushbu yondashuv dastur kodini to'liq qayta ko'rib chiqmasdan tizimning funksionalligini rivojlantirishga imkon beradi va uni moslashuvchanlik, masshtablilik, xavfsizlik va ishonchlilik bilan ta'minlaydi. "WEB server" qo'shimcha moduli tufayli tizimga kirish Internet orqali amalga oshirilishi mumkin. Amaldagi ma'lumotlar bazasi - bu mahsulot bilan ta'minlangan NIKA xususiy DBMS yoki sanoat MS DBMS. SQL Server 2005 va 2008. Loyihalar doirasida Oracle va DB/2 DBMS dan foydalanish mumkin.

Modullar

EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimi 8 ta asosiy va 2 ta qoʻshimcha moduldan iborat. Asosiy modullar to'liq elektron hujjat aylanishini tashkil qilish uchun zarur bo'lgan barcha narsalarni, shu jumladan ishlab chiquvchi kompaniya mutaxassislarini jalb qilmasdan tizimni tashkilot talablariga moslashtirishga imkon beradigan o'rnatilgan vositalarni o'z ichiga oladi. Asosiy modullar: AWP "Foydalanuvchi" - tizimga kirish uchun universal ish stantsiyasi; AWS "Administrator" - tizimni sozlash va boshqarish uchun vosita; "Grafik marshrut dizayneri" - bu tashkilotda hujjatlarni qayta ishlashning odatiy jarayonlarini loyihalash uchun vosita; "Forma dizayneri" - ro'yxatga olish va nazorat kartalarini sozlash uchun vosita; "Jurnallar va hisobotlar menejeri" - tashkilot faoliyati bo'yicha hisobot shablonlarini o'rnatish uchun vosita; Raqamli imzo moduli, “Xavfsizlik monitori” moduli – raqamli imzoni sozlash va foydalanuvchi harakatlarini qayd qilish vositalari; "Pochta mijozi" elektron pochta xabarlari bilan ishlash vositasidir. Tizimning qo'shimcha modullari: "Veb server" - http va https protokollari orqali veb-brauzer yordamida hujjatlar va ko'rsatmalar bilan ishlash imkonini beradi, bu sizga ofisdan tashqarida hujjatlar bilan ishlaydigan individual xodimlar uchun ham tizimga kirishni tashkil qilish imkonini beradi; va kichik xodimlarga ega bo'lgan masofaviy bo'limlar uchun. Veb-server sifatida alohida kompyuter ham, tizimning o'zi uchun server sifatida foydalanish uchun ajratilgan kompyuter ham ishlatilishi mumkin. APM "Archivarius" - endi operatsion muomalada bo'lmagan hujjatlarni hisobdan chiqarish va uzoq muddatli saqlash jarayonlarini avtomatlashtirish vositalarini taqdim etadi. Modul tashkilotda qabul qilingan ishlarning nomenklaturasini, shuningdek, tezkor hujjatlar bilan aloqani qo'llab-quvvatlaydi.

Standart konfiguratsiya

EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimining yetkazib berish paketi allaqachon standart sozlamalarni o'z ichiga oladi, ular qisqa vaqt ichida odatiy hujjat aylanishini mustaqil ravishda avtomatlashtirishga imkon beradi. Har xil turdagi hujjatlarni hisobga olish uchun mo'ljallangan hujjatlarni ro'yxatga olish va nazorat qilish kartochkalari (RCC): Kiruvchi hujjatlar Chiqish hujjatlari Ichki hujjatlar Shartnomalar Ichki memorandum Jurnallar, sertifikatlar va hisobotlar uchun shablonlar: Kiruvchi hujjatlar jurnali Chiqish hujjatlari jurnali Ichki hujjatlar jurnali. Hujjat oqimlari Hujjatlarning harakat bo'yicha bajarilishi to'g'risidagi hisobot To'ldirilishi kerak bo'lgan hujjatlar to'g'risidagi hisobot Buyurtmalarning bajarilishi to'g'risidagi hisobot To'ldirilishi kerak bo'lgan buyurtmalar bo'yicha hisobot Hujjatlarning aylanishi bo'yicha umumiy hisobot

Afzalliklar

Paketli yechim sifatida EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimining afzalliklari: Yetkazib berish to'plamining to'liqligi; Ishning samaradorligi va barqarorligi; “Klik-klik”ni amalga oshirishga tayyor (“EUFRAT-Hujjatlar oqimi”ni o‘rnatish 10 daqiqadan kamroq vaqtni oladi); Qimmatbaho maslahatlarga ehtiyoj yo'q; Tizimda ishlash uchun o'qitish usullarini ishlab chiqish va uni qo'llab-quvvatlash; Boshqaruv va konfiguratsiya qulayligi; Tizimga egalik qilishning past narxi. EUFRAT-Document Flow tizimining dizayn yechimi sifatidagi afzalliklari: sanoat MS SQL DBMSda ishlash tufayli yuqori miqyoslilik; EDMSni korxona infratuzilmasiga integratsiyalash uchun keng imkoniyatlar; Shaxsiy tizim konfiguratsiyasi va ixtisoslashtirilgan ish stantsiyalarini yaratish; Mijozlarning noyob muammolarini hal qilish qobiliyati. Bundan tashqari, EUFRAT-Hujjatlar oqimi tizimi ham bir qator afzalliklarga ega, masalan:

Dasturiy ta'minot va apparat talablari:

EUFRAT-Document Flow tizimining mijoz qismi uchun uning normal ishlashi uchun zarur bo'lgan minimal dasturiy va apparat ta'minoti: Shaxsiy kompyuter Intel protsessori Pentium III; 256 Mb operativ xotira; 180 Mb bo'sh disk maydonidan; Operatsion tizim MS Windows 2000/XP/Vista rus tilini qo'llab-quvvatlaydi; Veb-brauzer Microsoft Internet Explorer v. 6.0 va undan yuqori; Mahalliy tarmoqda ishlash uchun TCP/IP tarmoq protokoli ishda ishtirok etuvchi barcha kompyuterlarga o'rnatilgan bo'lishi kerak. Server qismiga minimal dasturiy va apparat talablari: Intel Pentium IV protsessoriga asoslangan shaxsiy kompyuter; 1 Gb operativ xotira; 15 Gb bo'sh disk maydoni; Operatsion tizim MS Windows 2000/XP/Vista va MS Windows Server 2003/2008 rus tilini qo'llab-quvvatlaydi; Veb-brauzer Microsoft Internet Explorer v. 6.0 va undan yuqori; EUFRAT-Document Flow tizimining pochta mijozini ishlatish uchun POP3 protokoli talab qilinadi.

"EUFRAT-Hujjatlarni boshqarish" - bu biznes jarayonlari va tashkilot hujjatlarini boshqarish uchun to'liq tizimni yaratishga imkon beruvchi elektron hujjat aylanish tizimi. Tizim kichik bo'lim yoki umuman mahalliy tashkilot ichida ham, murakkab ma'lumotlar oqimi sxemasiga ega bo'lgan geografik taqsimlangan tashkilot ichida ham ishlash uchun mo'ljallangan.

Tizimning vazifalari: hujjatlar va topshiriqlarni rasmiylashtirishni avtomatlashtirish; ma'lumotni tezkor qidirish; hujjatlar va topshiriqlar bilan boshlangan ishlarning bajarilishini nazorat qilish; turli jurnallar va hisobotlarni yaratish orqali davom etayotgan jarayonlarning holatini kuzatish va xodimlarning ish yukini tahlil qilish; xodimlarning axborotdan foydalanish huquqlarini farqlash; tahlil va hisobot

Tizimning afzalliklari Sanoat MS SQL DBMSda ishlashi tufayli yuqori masshtablilik; Shaxsiy tizim konfiguratsiyasi va ixtisoslashtirilgan ish stantsiyalarini yaratish; Tizim ish stantsiyalari sonini cheklamaydigan raqobatbardosh litsenziyalar; Hujjatlarni oqimli kiritishni qo'llab-quvvatlaydigan o'rnatilgan skanerlash va ob'ektni aniqlash vositalari, shu jumladan Drag & Recog texnologiyasi (tez holda aniqlash); Hujjatlarni qidirishning keng imkoniyatlari, shu jumladan morfologik matn tahlilidan foydalanish; Fayl versiyalarini qo'llab-quvvatlash; Kirish huquqlarini boshqarishning moslashuvchan variantlari; Sertifikatlangan kriptografik shifrlash vositalarini qo'llash va elektron raqamli imzodan (ERI) foydalanish;

Modullar Asosiy modullar: 1. “Foydalanuvchi” ish stansiyasi; 2. AWS “Administrator”; 3. “Grafik marshrut dizayneri”; 4. “Forma dizayneri”; 5. “Jurnal va hisobot menejeri”; 6. EDS moduli; 7. “Xavfsizlik monitori”; 8. “Pochta mijozi” Qo‘shimcha modullar: 1. “Web server”; 2. APM “Arxivchi”