Hujjatshunoslik ilmiy fan sifatida va uning boshqa ilmiy fanlar bilan aloqasi. Hujjatlashtirish fan sifatida hujjatlashtirish fan sifatida

Kengayish tufayli iqtisodiy faoliyat va Rossiyaning JSTga a'zo bo'lishi, qog'oz va elektron ko'rinishdagi hujjatlarning axborot xavfsizligi muammosi ortib bormoqda. Zamonaviy jamiyatda xavfsizlik muammolarining keskinlashuvi texnologik taraqqiyotning oqibatlaridan biridir. Hozirga kelib, xavfsizlik muammolari nafaqat texnik, balki ijtimoiy jihatlarga ham ega ekanligi ayon bo'ldi. Yuqori sifatli hujjat aylanishidan foydalangan holda barqaror iqtisodiy rivojlanishni ta'minlash tobora dolzarb vazifaga aylanib bormoqda.

Axborot xavfsizligi o'ziga xos xususiyatga ega va axborotlashtirish jarayonlari ijtimoiy rivojlanishni tezlashtiradi, shu bilan birga unga ma'lum miqdordagi noaniqlik kiritadi, mavjud xavflarni kuchaytiradi va yangilarini loyihalashtiradi. Shuning uchun ham ilmiy-texnika taraqqiyoti va ijtimoiy-iqtisodiy va siyosiy jarayonlar, dolzarbligi zamonaviy muammolar axborot xavfsizligi yo'qolmaydi. Hujjatlarni boshqarishda ijobiy natijalar bilan bir qatorda axborot xavfsizligini ta'minlash muammolari ham yuzaga keldi. Bugungi kunda bu biri istiqbolli yo'nalishlar nafaqat amaliy tatbiq sohasida, balki nazariy tadqiqotlar ham tadqiqotning yangi bosqichiga ko'tariladi.

Rossiyada hujjatshunoslik 16-asrda paydo bo'lgan - XVII asrlar, va bu rivojlanish bilan bog'liq edi xalqaro munosabatlar. 18-asr boshidan boshlab hujjat aylanishining o'sishi bilan. huquqiy asos hujjatlashtirish, hujjatlarning ichki va tashqi bo'linishi paydo bo'ldi. Bu ish 19-asr oxirigacha davom etdi. 20-asrning birinchi yarmida yagona hujjatlashtirish tizimlari yaratildi. Hujjatlarning ahamiyati, ularning tarixiy, ilmiy, boshqaruv va huquqiy ahamiyati tobora ortib bormoqda.

Hujjat ayirboshlashning nazariy muammolariga e'tibor, ayniqsa, 1960-yillarda Yagona davlat ish yuritish tizimining (USSD) ishlab chiqilishi va joriy etilishi munosabati bilan kuchaydi. Aynan o'sha yillarda hujjat aylanishi ob'ekti va uning vazifalarini tushuntirishga bag'ishlangan birinchi maxsus nazariy ishlar paydo bo'ldi.

1960-yillarning oxirlarida informatikaning rivojlanishi bilan hujjatlilik fanining yutuqlari qayta koʻrib chiqildi, ammo ikkinchisining avtonom ilmiy fan sifatida mavjudligi toʻxtadi. 1973 yilda axborot tahlili orqali hujjatning kontseptual asosini ishlab chiqishga kamdan-kam urinish bo'ldi. 1980-yillarning oʻrtalarigacha informatika hujjatli va hujjatli boʻlmagan maʼlumotlarni oʻrganish bilan shugʻullangan. Uning ko'z o'ngida hujjat bor moddiy asos, uni ishlab chiqarish, saqlash va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish shartlari.

1990-yillarning boshida hujjatlar fanini yoki ilmiy hujjat fanlari majmuasini yaratish zaruriyati tushunildi. Hujjatlar fanining umumiy nomi uchun quyidagi formulalar qo'llaniladi: axborot-kommunikatsiya fani, hujjatlashtirish va axborot fani. Ularning umumiy tomoni shundaki, hujjatni axborotni uzatish uchun maxsus yaratilgan ob'ekt sifatida o'rganish.

Amaliyot bilan chambarchas bog'liqlik ikki qismdan iborat hujjat aylanishi predmetining tuzilishini belgilab berdi: 1) nazariy - hujjat, axborot toifalarini o'rganish; va 2) qo'llaniladigan - ko'rib chiqish elektron hujjat va hujjat boshqaruvi axborot tizimlarini tadqiq qilish. Bu ikkala qism ham bir-biriga bevosita bog'langan. Hujjat boshqaruvi tomonidan o'rganiladigan vazifalar doirasi juda keng, ammo asosiylari:

• - hujjatlarni shakllantirish qonuniyatlari;
• - asosiy ma'lumotlar;
• - elektron hujjatlarni yaratish va saqlash;
• - hujjat aylanishini tashkil etish tamoyillari;
• - jamiyatda hujjatlashtirish jarayonlarini takomillashtirish.

Uzoq tarixiy davrdan keyin zamonaviy bosqich ba'zilari bor edi o'ziga xos xususiyatlar Hujjatlarni boshqarish, u shundan iboratki, Birinchidan, boshqaruv ehtiyojlariga yo'naltirilmaydi va hujjatning shakli yoki tarixiga e'tibor qaratmaydi. Ikkinchidan, hujjat aylanishining mazmuni axborotning moddiy tashuvchisi atrofida jamlangan. Uchinchidan, hujjat aylanishidagi ma'lumotlar boshqaruv qarorini qabul qilish ob'ekti sifatida emas, balki himoya qilish ob'ekti sifatida qaraladi. To'rtinchidan, hujjatshunoslikdagi “hujjat” va “himoyalangan axborot” tushunchalari bir xil. Shuning uchun paydo bo'ladi beshinchi xususiyat hujjat aylanishining asosiy maqsadi uning mohiyatida yotadi.

Hujjatlarni boshqarishning mohiyati uchta komponentga qaratilgan: xavfsizlik undan keyingi foydalanish maqsadida olingan ma'lumotlar; transfer axborotni salbiy ta'sirlardan himoya qilish uchun moddiy vositaga ma'lumot berish, chunki aks holda, ma'lumot boshqa foydali funktsiyani bajara olmaydi; himoya qilish material tashuvchisi.

Shuning uchun, hozirgi vaqtda hujjat boshqaruvi hujjatlarning axborot tashuvchisi sifatida shakllanish qonuniyatlarini, ularni saqlash, uzatish va himoya qilish usullarini, shuningdek, zamonaviy hujjat aylanishi axborot tizimlarini ishlab chiqishni o'rganadigan ilmiy fan.

Hujjat aylanishining o'rganish ob'ekti hujjat haqidagi ma'lumotlardir.

090900.62 yo'nalishi bo'yicha hujjat aylanishini o'rganish predmeti faoliyatning barcha sohalari uchun xavfsiz hujjat ta'minoti hisoblanadi.

Hozirgi bosqichda hujjat aylanishining maqsadi hujjatlashtirish muammolarini huquqiy, iqtisodiy, boshqaruv, ijtimoiy, texnik va ilmiy axborot bilan ta'minlash va tashkilotlarning faoliyatini ta'minlaydigan elektron hujjat aylanish tizimlarini shakllantirish nuqtai nazaridan o'rganishdir.

Ushbu ilmiy fanning asosiy vazifalari hujjat aylanishi fanidan kelib chiqadi:

• - jamiyatdagi hujjatlashtirish jarayonlarini nazariy asoslash;
• - yaratilgan hujjatlarning yuqori sifati va ularning samarali ishlashini ta'minlash;
• - yuqori darajada tashkil etilgan foydalanish mumkin bo'lgan axborot muhitini shakllantirish.

Qanaqasiga ilmiy intizom Hujjatlar fani quyidagi tadqiqot tamoyillariga asoslanadi.

Tarixiy tamoyillar bajarish ijtimoiy funktsiyalar hujjatshunoslikda: ijtimoiy xotira funktsiyasi (barcha o'tgan avlodlar tajribasini insoniyat xotirasida to'plash va saqlash); ilmiy-kognitiv funktsiya; ta'lim funktsiyasi; mafkuraviy va siyosiy funksiya (ijtimoiy komponent). Umuman olganda, tarixiy tamoyillar hujjat aylanishida aniq tarixiy tadqiqotlar olib borishning ilmiy va ta'lim shartlarini tashkil qiladi. Ular, o'zlariga yetib boradilar asosiy maqsad, uchun ilmiy shartlarni yarating:

• - e’lon qilingan ma’muriy va boshqa davlat hujjatlarida ijobiy jamoatchilik ongini shakllantirish;
• - prognozlash va rivojlanishni boshqarish.

Ijtimoiy (ommaviy) tamoyillar bor umumiy ob'ekt tadqiq qiladi va o‘rganish mavzulari bo‘yicha farqlanadi. Har bir ijtimoiy fan ma'lum bir sohaning umumiy xususiyatlarini o'rganadi. jamoat hayoti. Jamiyat taraqqiyoti bilan birga jarayon davom etmoqda ma'lum bir jamiyatga xizmat qiluvchi aloqa vositalarini rivojlantirish va o'zgartirish. Ushbu o'zgartirishlar o'rganishning belgilangan normalari o'rtasidagi to'qnashuvlar va raqobatsiz sodir bo'lmaydi.

Funktsional printsip o'rganilayotgan ob'ektning dinamikasini aks ettiradi. Ushbu tamoyilning ahamiyati shundaki, u hujjatlarning ijtimoiy aloqasining pragmatik va amaliy jihatlari, ularning o'zaro ta'sir qilish va ta'sir qilishning asosiy funktsiyalari bilan bevosita bog'liqdir.

Tizim printsipi strukturaning ma'lum bir tuzilishini, struktura esa elementlar o'rtasidagi tipik munosabatlarning mavjudligini nazarda tutadi. Tizimli printsipni amalga oshirish birliklarni tartibga solish va toifalarni tizimlashtirishni nazarda tutadi. Hujjatshunoslikda bunday asoslar ma'lumotlarning hujjatlarga tartibli tegishliligi va ularning axborot tizimlarida o'zaro ta'sirining belgilaridir.

Butunlik printsipi hujjatshunoslikda bu hujjat, uning tuzilishi va vazifalarini yaxlit, sintezlangan tahlil qilishdir. Ushbu tamoyilning buzilishi tadqiqotning to'liq emasligiga yoki hatto uning natijalarini buzishga olib keladi. Shunday qilib, masalan, agar biz buyurtmaning hech bo'lmaganda bitta bandini hisobga olmasak, biz to'liq bo'lmagan va shuning uchun umuman tartib haqida ma'lum darajada buzilgan g'oyani olamiz. Ushbu tamoyilga rioya qilish ham muhimdir, chunki faqat hujjatning yaxlit ko'rinishida uning funktsiyalarini aniqlash mumkin.

Kognitiv printsip bilimlarning umumiy falsafiy nazariyasi bilan bog‘liq bo‘lib, hujjat aylanishining uslubiy asosi hisoblanadi. Kognitiv nazariyada "bilim" va "idrok" kabi bir-biriga bog'liq tushunchalar tez-tez qo'llanilganligi sababli, ularning mazmunini hujjat aylanishi bilan bog'liq holda aniqlab olish kerak.Bilim - bu ma'lumotni tushunish va ishlab chiqarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar yig'indisidir.Idrok - bu bilimlarni ta'minlaydigan jarayon. ma'lumotni tushunish va ishlab chiqarish;ba'zan bilish bilishning samarali fakti sifatida tushuniladi.Kognitiv tamoyil aniq belgilangan chegaralarga ega emas, uni qo'llash imkoniyatlari hujjatning o'ziga xos xususiyatlari bilan belgilanadi.Hujjatshunoslikda bu tamoyil o'rganishni o'z ichiga oladi. Hujjatning o'z vazifalarini bajarishi va amalga oshirishi uchun axborotning roli.Hujjatshunoslikdagi pragmatik yo'nalish aloqa muammolarini o'z ichiga oladi va axborotni samarali uzatish va adekvat idrok etish usullarini uning taqdimotida taqdim etilishiga muvofiq o'rganish imkonini beradi. hujjat.

Pragmatik yo'nalish printsipga ko'ra kognitiv yo'nalish bilan chambarchas bog'liq qo'shimchalik. Jamiyatning axborot va hujjatlarga bo'lgan ehtiyojlarining turli jihatlarini o'rganib, bu tamoyillar bir-birini sezilarli darajada to'ldiradi. Ko'p qirraliligi tufayli ular hujjat aylanishini ajralmas ob'ekt sifatida o'rganishga hissa qo'shadilar.

Hujjatlarni boshqarish fan sifatida olib borilgan tadqiqotlar tufayli biz hujjatni axborot tashuvchisi sifatida o'rganishga o'tishimiz mumkin.

HUJJATLARNI XIZMAT QILISH

Qo'llanma

KIRISH

1-bob. HUJJATCHILIK ILMIY FAN sifatida

1.1. Kursning predmeti va maqsadlari

1.2. Hujjat boshqaruvini shakllantirish va rivojlantirish

1.3. Hujjatlashtirishning fanlar tizimidagi o'rni

1.4. Hujjatshunoslik manbalari

2-bob. HUJJAT VA UNING VAZIFALARI

2.1. Hujjatning kelib chiqishi. "Hujjat" tushunchasini kengaytirish

2.3. Hujjatning ijtimoiy mohiyati va vazifalari

3-bob. HUJJATNING AXBOROT XUSUSIYATLARI VA ALOQA IMKONIYATLARI

3.1. Hujjatlashtirilgan ma'lumotlar va uning xususiyatlari

3.2. Axborot darajalari hujjat

3.3. Qidiruv va translyatsiya muammolari hujjatlashtirilgan ma'lumotlar

3.4. Axborot to'siqlari

4-bob. HUJJATLASHTIRISH USULLARI

4.1. "Hujjatlashtirish" va "hujjatlashtirish usullari" tushunchalari

4.2. Matnli hujjatlar

4.3. Stenografiya

4.4. Texnik hujjatlar

4.5. Fotosurat hujjatlari

4.6. Kino hujjatlari. Video yozib olish

4.7. Fono (audio) hujjatlari, uning xususiyatlari va qo‘llanish sohalari

4.8. Elektron kompyuter texnologiyasidan foydalangan holda hujjatlar

5-bob. HUJJATLARNI TASHLASH ASOBOTLARI

5.1. Qo'lda yozish vositalari

5.2. Hujjatlarning mexanik va elektromexanik vositalari

5.3. Hujjatlarni rasmiylashtirish va ishlab chiqarish uchun avtomatik vositalar

5.4. Hujjatlarni nusxalash va ko'paytirishning asosiy texnologiyalari

6-bob. HUJJATLANGAN MA'LUMOTLARNING MODIY ORTALARI

6.1. Eng qadimgi yozuv materiallari

6.2. Qog'oz ixtirosi va uni ishlab chiqarishni takomillashtirish

6.3. Hujjatlashtirilgan axborotning zamonaviy tashuvchilari tasnifi. Ularning xususiyatlari

6.4. Saqlash vositasi turining hujjatning mustahkamligi va narxiga ta'siri

7-bob. HUJJATLARNING BELGILARI. HUJJATLARNING VARİANTLARI VA NUSXALARI

7.1. Hujjatlarni shakllantirish xususiyatlari. Hujjatning yuridik kuchi

7.2. Qoralamalar, asl nusxalar, asl nusxalar

7.3. Soxtalashtirilgan hujjatlar. Hujjatlarni qalbakilashtirish usullari

7.4. Nusxalar, ularning tarixiy rivojlanishi va turlari

QAYDLAR

KIRISH

20-asrning oxirgi uchdan bir qismi bir qator mamlakatlarning postindustriyaga oʻtishi bilan belgilandi. axborot jamiyati, ishchilarning asosiy qismi dalada ishlaydigan sharoitlarda axborot faoliyati, ishlab chiqarish va tovarning asosiy mahsuloti esa axborotdir. Hozirgi vaqtda axborot jamiyatning eng muhim resursiga aylandi va strategik ahamiyatga ega bo'ldi.

Jahon jarayonlarining globallashuvi, bir tomondan, 1990-yillarda yuz bergan chuqur ijtimoiy-siyosiy va iqtisodiy o'zgarishlar, ikkinchi tomondan, Rossiyaning global axborot makoniga tez kirishi uchun old shartlarni yaratdi. Kelgusi asrda mamlakatimizning kelajagi ko‘p jihatdan bu yo‘nalishda qanchalik baquvvat va samarali harakat qilishiga bog‘liq bo‘ladi.

Axborot jarayonlari inson hayotining barcha jabhalariga faol ta'sir ko'rsatadi. Eng yangi axborot texnologiyalaridan foydalanish bu ta'sirni sezilarli darajada oshiradi. O'z potentsialingizni ro'yobga chiqarish uchun erishing professional muvaffaqiyat Barkamol shaxs bo'lish uchun zamonaviy inson juda yuqori darajadagi axborot madaniyatiga ega bo'lishi kerak. Ayni paytda, ma'lumotlarning aksariyati moddiy tashuvchilarda qayd etilgan va turli hujjatlarda mavjud. Shunday qilib, axborot va hujjatlashtirish jarayonlari va hujjatlar bilan ishlash asoslarini bilish inson axborot madaniyatining ajralmas qismidir.

Boshqaruv jarayonida axborotning roli ayniqsa katta - uning barcha darajalarida va barcha sohalarida: siyosiy, iqtisodiy, ilmiy, madaniy va boshqalarda.Aslida, axborotsiz bundan 7 ming yil avval paydo bo'lgan boshqaruvning o'zi ham mumkin emas. Axborotni hujjatlashtirish, uni izlash, qayta ishlash, saqlash, uzatish katta moliyaviy, moddiy, mehnat resurslari va vaqtni talab qiladi. Shuning uchun tashkilot samarali ish Hujjatlar bilan, butun jamiyat miqyosida ham, alohida korxonalar, tashkilotlar, muassasalar darajasida ham barcha axborot va hujjatlashtirish jarayonlarini takomillashtirish eng muhim yo‘nalish hisoblanadi. boshqaruv faoliyati. O'z navbatida, hujjatlashtirilgan ma'lumotlar bilan malakali ishlash juda ko'p sonli professional tayyorgarlikdan o'tgan mutaxassislarni talab qiladi. 2000 yilga kelib 30 dan ortiq oliy o'quv yurtlari tashkil etilgani mutlaqo tasodif emas Rossiya Federatsiyasi yuqori malakali kadrlar – hujjat mutaxassislarini tayyorlash boshlandi.

Shahar tomonidan 350800 "Boshqaruvni hujjatlashtirish va hujjatlashtirish" ixtisosligi uchun tasdiqlangan Rossiya Federatsiyasi oliy kasbiy ta'limning davlat ta'lim standarti "hujjat mutaxassisi" malakasini olish uchun o'rganilishi kerak bo'lgan o'nlab o'quv fanlarini o'z ichiga oladi. Eng muhim umumiy kasbiy fanlar qatoriga kiradi hujjat boshqaruvi.

Hujjat, uning funktsiyalari va hujjatlashtirish usullari; axborot va hujjat tushunchalari o'rtasidagi munosabatlar; moddiy vosita; hujjatning xususiyatlari va xususiyatlari: aslligi, haqiqiyligi, nusxa raqami; hujjatning tuzilishi; hujjat shakli, uni ishlab chiqish, zamonaviy talablar boshqaruv hujjati shakli uchun; hujjatning lingvistik xususiyatlari; hujjat tizimlari; yagona hujjat tizimlari; tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi (USORD) va boshqa tizimlar; boshqaruv hujjatlarining asosiy turlarini tayyorlash va bajarishga qo'yiladigan talablar; takomillashtirish hujjatlashtirish jarayonlari, hujjatning ilmiy, tarixiy va amaliy ahamiyati, oddiy va murakkab hujjatlar to'plami.

Ushbu muammolarni o'rganish tegishli o'quv va uslubiy yordamni talab qiladi. Biroq, hozirgi vaqtda hujjat aylanishi bo'yicha ta'lim standarti talablariga to'liq javob beradigan darsliklar mavjud emas. 1970-1980-yillarda nashr etilgan darsliklar ko'p jihatdan eskirgan va qo'shimcha ravishda bibliografik noyob narsaga aylangan. So'nggi paytlarda paydo bo'lgan ko'plab qo'llanmalar va ma'lumotnomalar asosan tashkil etish va texnologiya masalalariga bag'ishlangan. hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv (ya'ni, ish yuritish) va faqat kichik darajada hujjatlar bilan ishlashning nazariy muammolariga ta'sir qiladi.

Hujjatlarni boshqarishning nazariy muammolariga e'tibor, ayniqsa, Yagona davlat yozuvlarini boshqarish tizimini (USSD) ishlab chiqish va joriy etish, shuningdek, avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimi (AKS) uchun axborot bazasini yaratish jarayonida ortdi. Ushbu maqsadlar uchun 1966 yilda Butunittifoq hujjat aylanishi va arxiv ishi ilmiy tadqiqot instituti (VNIIDAD) tashkil etildi. Aynan o'sha yillarda hujjat aylanishi ob'ekti va uning vazifalarini tushuntirishga bag'ishlangan birinchi maxsus nazariy ishlar paydo bo'ldi7.

1960-yillardan boshlab mamlakatimizda hujjat aylanishi sohasida faol va samarali ilmiy tadqiqotlar olib boradigan ikkita asosiy markaz aniqlandi - bular MGIAI bo'lib, u erda 1964 yilda fakultet tashkil etilgan. davlat idorasi ishi, va VNIIDAD.

yilda paydo bo'lishi va muvaffaqiyatli rivojlanishi o'tgan yillar yangi ilmiy intizom - axborotni boshqarish Boshqaruv va hujjatlashtirish muammolarini o'rganish yanada yaqinlashtirildi, chunki ma'lumotlarning aksariyati hujjatlarda qayd etilgan. Bundan tashqari, ba'zi mualliflar () kelajakda boshqaruv va axborotni boshqarish uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlarini birlashtirishni taxmin qilishadi.

Hujjatshunoslik faniga amaliy fanlar ham ta'sir ko'rsatadi menejment sotsiologiyasi, boshqaruv psixologiyasi va biznes aloqasi.

Yutuqlar hujjatshunoslikda keng qo'llaniladi amaliy tilshunoslik birinchi navbatda hujjatlar matnlarini unifikatsiya qilish, til birliklarini standartlashtirish, shuningdek, rasmiy hujjatlarni tahrirlash jarayonida.

Hujjatlarni boshqarish va o'rtasidagi aloqaga alohida e'tibor berilishi kerak fanlar ma'lumotlar haqida. 20-asrning ikkinchi yarmida axborot resurslarining jadal kengayishi, kompyuter texnologiyalarining jadal rivojlanishi va axborot jarayonlarini faol nazariy tushunish nafaqat hujjatlarni tadqiq qilishning tabiati va mazmuniga ta'sir qildi, balki hujjatshunoslikning integratsiyalashuviga olib keldi. ijtimoiy axborot fanlari tsikli. Natijada, hujjat aylanishi kabi ilmiy fanlar bilan chambarchas bog'liq bo'lib chiqdi ijtimoiy informatika, hujjatli filmlar, kompyuter texnologiyalari va dasturlash, axborot xavfsizligi va axborotni himoya qilish Shu kabi fanlar bilan birgalikda hujjat aylanishi hozirgi bosqichda hujjatlashtirilgan axborotni ishlab chiqarish, uzatish, iste'mol qilish va saqlash bilan bog'liq nazariy va amaliy muammolarni samarali hal qilish imkoniyatiga ega.

Ba'zi muammolarini hal qilish uchun hujjatshunoslik sohadagi yutuqlardan keng foydalanadi texnik va tabiiy fanlar, chunki hujjat moddiy ob'ekt, axborot tashuvchisi bo'lib, juda o'ziga xos xususiyatlarga ega jismoniy xususiyatlar. Bundan tashqari, hujjatlarni yaratish, qidirish va saqlash ma'lumotlarni hujjatlashtirish va uzatish vositalari, shu jumladan murakkab zamonaviy orgtexnika vositalaridan foydalanish bilan bog'liq.

Hujjatlarni boshqarish va turli xil nazariy va amaliy fanlar o'rtasidagi chambarchas bog'liqlik ko'p jihatdan aniqlandi usullari hujjatli tadqiqotlar, ya'ni aniq ilmiy muammolarni hal qilish usullari va usullari. Bu usullar umumiy ilmiy va maxsus, xususiyga bo'linadi. Raqamga umumiy ilmiy barcha yoki ko'pchilik fanlar tomonidan qo'llaniladiganlarni o'z ichiga oladi:

Umumiy fan bilan chambarchas bog'liq maxsus usullar. Biroq, ularni qo'llash doirasi ancha tor bo'lib, qoida tariqasida, bir yoki bir nechta yaqin fanlar bilan cheklangan. Hujjatlarni boshqarishning maxsus usullari quyidagilarni o'z ichiga oladi:

1.4. HUJJATLARDAGI MANBALAR

Hujjatli tadqiqot manbalari deyarli har qanday hujjatlar, hujjatlashtirish tizimlari va hujjatlar to'plami bo'lishi mumkin. Ularga asoslanib, siz hujjatlar bilan ishlash darajasi, hujjatlashtirish usullari va ma'lum bir davrning ofis madaniyati haqida ma'lum bir tasavvurga ega bo'lishingiz mumkin. Biroq asosiy rol Biroq, ular hujjatlar bilan ishlashning turli sohalari, usullari va shakllarini tartibga soluvchi va tartibga soluvchi qoidalar, normalar, tavsiyalar, standartlar va boshqalarni o'z ichiga olgan hujjatlar tomonidan ijro etiladi. Bular birinchi navbatda qonunchilik va huquqiy hujjatlar, standartlar, tasniflagichlar, ko'rsatmalar, ko'rsatmalar. Manbalar nazariy tadqiqotlar o'tkazish, boshqaruvni hujjatlashtirish amaliyotini takomillashtirish va hujjatlashtirish jarayonlarini rivojlantirishning asosiy tendentsiyalarini aniqlash uchun zarur asosdir.

Hujjatli manbalarni bir nechta asoslar bo'yicha tasniflash mumkin:

Hujjatlarni boshqarish, yuqorida aytib o'tilganidek, hujjatlar bilan ishlashning amaliy ehtiyojlaridan kelib chiqqanligi sababli, uning rivojlanishida an'ana va urf-odatlar muhim rol o'ynadi, ayniqsa dastlab. Keyin bu urf-odat va an’analar tushunilib, umumlashtirilgach, turli qonunlarda mustahkamlana boshladi. qoidalar. Shunga ko'ra, bizga hujjat aylanishining rivojlanish tarixini kuzatish imkonini beruvchi manbalarni, birinchi navbatda, ikkita katta guruhga bo'lish mumkin: bular, birinchi navbatda, ish yuritish amaliyotidan kelib chiqqan va o'z-o'zidan ishlab chiqilgan norma va qoidalarni o'z ichiga olgan hujjatlar. ish yuritish an'analarini aks ettiruvchi; ikkinchidan, bir necha asrlar davomida hujjatlar bilan ishlashni qonuniy tartibga solib kelgan turli xil huquqiy hujjatlar.

Rus ish yuritishning boy tajribasi, an'analari va urf-odatlarini to'plagan manbalarning birinchi guruhiga, xususan, 1917 yilgacha nashr etilgan ko'plab namunaviy hujjatlar to'plamlari ("deb nomlangan") kiradi. ulamolar"). Ular mamlakatimizda 18-19-asrlarda keng tarqaldi. Ularning o'tmishdoshlari G'arbda 7-asrda, Rossiyada esa 16-asrning birinchi uchdan birida ma'lum bo'lgan "shakl kitoblari" edi (xususan, Moskva metropoliten departamentining shakl kitoblari) Bugungi kunga qadar 100 dan ortiq bunday to'plamlar ma'lum.

"Xatlar" hujjatlarning tarkibi, shakli va mazmunini tartibga solgan. Ularning ismlari juda ajoyib. Shunday qilib, birinchilardan biri, 1765 yilda "Turli shaxslarga har xil xatlarni yozish va yozish bo'yicha ko'rsatmalar" edi. Yigirma yil o'tgach, turli xil xatlar, arizalar, ish bo'yicha eslatmalar, shartnomalar, sertifikatlar, tasdiqlashlar, kvitansiyalar, ruxsatnomalar va yozma shakl serflar, boshliqqa buyurtma, savdo banknotlari, kvitansiyalar, kvitansiyalar, posilkalar va akkreditivlar shakli" (Sankt-Peterburg, 1788). "Pismovniki" ko'pincha sezilarli hajmlarga yetdi. Masalan, fondlarda mavjud bo'lganlar. Ilmiy kutubxona Tomsk davlat universiteti V. Maksimovning (M., 1913) "Ish hujjatlarini rasmiylashtirish bo'yicha qo'llanma. Namunalar va shakllar; ma'lumotnoma ma'lumotlari" 2000 mingdan ortiq sahifani o'z ichiga oladi.

Boshqa guruhga hujjatlar bilan ishlash bo'yicha qonuniy ravishda belgilangan qoidalar va qoidalarni ifodalovchi manbalar kiradi. Ularning paydo bo'lishi 17-asrning o'rtalaridan beri qayd etilgan, ammo 1720 yilda "Umumiy qoidalar" ni tasdiqlagan Pyotr 1 hal qiluvchi qadamni qo'ydi. Ushbu hujjatda idoralarning tuzilishi va ish yuritish, hujjatlarni rasmiylashtirish masalalari, xodimlarning mas'uliyati va boshqalar batafsil tavsiflangan.

Muhim manbalar, "Umumiy qoidalar" bilan bir qatorda, Pyotr davrida ishlab chiqilgan "umumiy shakllar" - namunaviy hujjatlar; 1775 yilda ikkinchi Ketrin tomonidan nashr etilgan "Viloyatlarni boshqarish instituti"; 1811 yilda paydo bo'lgan "Vazirliklarning umumiy tashkil etilishi" va boshqalar qonun hujjatlari turli darajadagi uy ofis ishlarini tartibga solish hukumat nazorati ostida.

Inqilob davridagi hujjatli manbalar va Fuqarolar urushi(yillar). Ularning o'ziga xos xususiyatlari bor edi, garchi hujjatlar bilan ishlash, ayniqsa Oq Rossiya hududida, asosan qonun hujjatlari va inqilobdan oldingi ish yuritish an'analariga asoslangan edi.

U juda ko'p manbalarni qoldirdi Sovet davri Rossiya tarixi. Bolsheviklar hokimiyat tepasiga kelganidan keyingi dastlabki oylardayoq Xalq Komissarlari Sovetining "Qonunlarni tasdiqlash va nashr etish tartibi to'g'risida"gi dekreti va Xalq Komissarlari Sovetining "Shakllar shakli to'g'risida"gi qarori imzolandi. qabul qilingan. davlat organlari". Bular va boshqalar bu turdagi hujjatlar keyinchalik kiritilgan Qo'llanma"Ish yuritish bo'yicha qonun hujjatlari to'plami ()" (M., 1973). So'nggi o'n yilliklar mavjudligining eng muhim manbalari Sovet hokimiyati 1988 yilda tasdiqlangan "Yozuvlarni yuritishning yagona davlat tizimining asosiy qoidalari" (1973) bo'ldi. Davlat tizimi boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash", Butunittifoq tasniflagichlari (xususan, Butunittifoq tasniflagichi). boshqaruv hujjatlari- OKUD), Birlashtirilgan tizimlar hujjatlar (AQSh dollari) va boshqalar.

Hozirgi vaqtda Rossiya Federatsiyasida menejmentni hujjatlashtirish bo'yicha etarlicha keng me'yoriy-huquqiy baza mavjud bo'lib, u ayni paytda hujjat muammolarini o'rganish uchun eng muhim manba hisoblanadi. Bunga quyidagilar kiradi:

1990-yillarda sho‘rolar davrida yarim unutilgan hujjatlar namunalari to‘plamlarini tuzish va nashr etish amaliyoti qayta tiklandi va keng tarqaldi. Bugungi kunga qadar o'nlab shunday to'plamlar nashr etilgan, xususan: Petrochenko ish yozishmalari uchun (M., 1992); Standart shartnomalar to'plami (Moskva, 1995); Stenyukovning ish yuritish bo'yicha hujjatlari (M., 1996); Andreev ish yuritish hujjatlari (M., 1997) va boshqalar.

2.1. Hujjatning kelib chiqishi.

“HUJJAT” TUSHUNCHASINI KENGAYTIRISH

Inson xulq-atvorining eng muhim ko'rinishlaridan biri bu muloqot, ya'ni ma'lum belgilar yoki belgilar orqali boshqa odamlar bilan muloqot qilishdir. Dastlab odamlar atrofdagi dunyo haqidagi ma'lumotlarni imo-ishoralar, mimikalar, baqirish, teginish va hokazolar, vizual, eshitish va teginish aloqalarining eng oddiy vositalaridan foydalangan holda uzatdilar. Ma'noli nutq va tilning paydo bo'lishi, bir qator olimlarning fikriga ko'ra, birinchisining paydo bo'lishini belgilab qo'ydi axborot texnologiyalari insoniyat jamiyati tarixida.

1.1. KURS MAVZU VA MAQSADI

Har birimiz har kuni turli hujjatlar bilan shug'ullanamiz: pasport, talabalik kartasi, baho kitobi, avtobus yoki tramvay chiptasi, do'konda tovarlar sotib olayotganda naqd pul kvitansiyasi va boshqalar. Hujjatlar odamga birinchi kundan boshlab hamroh bo'ladi oxirgi kun uning hayoti (tug'ilganlik to'g'risidagi guvohnoma, maktabni tugatish guvohnomasi, nikoh guvohnomasi, pensiya guvohnomasi va boshqalar). Hujjat insoniyat jamiyati faoliyati, boshqaruvi va o'zini o'zi bilishning eng muhim vositalaridan biridir.

Jamiyatda doimiy ravishda juda ko'p turli xil hujjatlar yaratiladi va muomalada bo'ladi. Bu jarayonni faol vulqon bilan taqqoslash mumkin, uning shamollatgichidan lava uzluksiz oqim bilan oqadi, u asta-sekin harakatini sekinlashtiradi, to'xtaydi va keyin qotib qoladi. Hujjatlar ham shunday. Dastlab, ularni tayyorlash, to'plash, muvofiqlashtirish va sertifikatlash bo'yicha intensiv, ammo tashqi ko'rinishda odatda sezilmaydigan ishlar mavjud. Keyin hujjatlar zarur yuridik kuchga ega bo'lgan yoki oddiygina to'ldirilgan shaklga ega bo'lib, kuchga kiradi va operatsion maydonga kiradi, bu erda ular shaxsning taqdiriga ham, millionlab odamlarning hayotiga ham ta'sir qilishi mumkin. Bu hujjatlar mavjudligi uchun operatsion muhitdir.

Keyin, ular o'z maqsad va vazifalarini amalga oshirish bilan birga, hujjatlar asta-sekin, o'ta notekis bo'lsa-da, vulqon lavasining "muzlatib qolishi" kabi operatsion sifatlari va ahamiyatini yo'qota boshlaydi, ya'ni. arxivlarga joylashadi va shu tariqa retrospektiv muhitga o'tadi, asosan tarixiy qiymatga ega bo'ladi. Ingliz tilidagi adabiyotlar, xususan, hujjatlashtirilgan boshqaruv ma'lumotlaridan eng intensiv foydalanish ular paydo bo'lganidan keyin birinchi olti oy ichida sodir bo'lganligi haqida ma'lumot beradi. Keyin hujjatlarning operatsion qiymati tezda pasayadi va ular yaratilganidan keyin bir yarim yil ichida minimal darajaga etadi. Hujjatlarning boshqaruv jarayonidan butunlay uzilishi chorak asrga yaqin davom etmoqda1.

Olimlar otilishini bashorat qilishga urinayotgan vulqon bilan taqqoslashni davom ettirsak, shuni ta'kidlash kerakki, hujjatlar ma'lum prognozlar va modellashtirish uchun ham mos keladi. Ular loyihalashtirilishi va kerak bo'lganda miqdoriy va sifat tarkibini rejalashtirishi mumkin. Boshqacha aytganda, hujjatlar ham istiqbolli muhitga ega.

Qadim zamonlardayoq odamlar hujjatlarni yaratish, ularni harakatlantirish va saqlash muayyan naqsh va qoidalarga bo'ysunishini tushuna boshladilar. Dastlab, bu tushuncha ish yuritish amaliyotida, hujjatlar bilan ishlash urf-odatlari va an'analarini shakllantirishda mustahkamlandi. Keyin amaliy usullar umumlashtirildi, tahlil qilindi va asta-sekin shakllandi majburiy qoidalar rasmiy qonunchilik va me'yoriy hujjatlarda mustahkamlangan normalar. Shunday qilib, amaliy faoliyat jamiyatda hujjatlarning ishlashi bilan bog'liq masalalarni nazariy tushunishni rag'batlantirdi. Natijada hujjat aylanishi ilmiy intizomi vujudga keldi.

Amaliyot bilan chambarchas bog'liqlik ikki qismdan iborat bo'lgan hujjat aylanishi predmetining tuzilishini aniqladi: 1) nazariy va 2) amaliy. Bu ikkala qism ham bir-biriga bevosita bog'langan. Hujjat boshqaruvi tomonidan o'rganiladigan muammolar doirasi ancha keng, ammo asosiylari: hujjatlarni shakllantirish qonuniyatlari;

ularni yaratish usullari;

funktsiyalari, xususiyatlari, hujjat tuzilishi;

hujjat aylanishi tamoyillari;

hujjatlashtirish tizimlarini, shuningdek hujjatlar to'plamlarini shakllantirish va rivojlantirish;

jamiyatda hujjatlashtirish jarayonlarini takomillashtirish yo'llari.

Hujjatlarni boshqarish ob'ekti jamiyatdagi barcha hujjatlar to'plamidir, ya'ni. hujjatlarning barcha turlari, janrlari va shakllari, shuningdek hujjatlarning barcha tizimlari va quyi tizimlari. Shu bilan birga, asosiy e'tibor boshqaruv sohasi va operatsion muhit bilan bog'liq hujjatlar va hujjat tizimlariga qaratiladi.

Darhaqiqat, har qanday fan bilishning tarixiy usuliga asoslanadi. Bu boradagi hujjatlar bundan mustasno emas. Bundan tashqari, uning tadqiqot ob'ekti majburiy ravishda tarixiy retrospektsiyada, dinamikada tahlil qilinadi, bu esa barcha xilma-xillikdagi hujjatlarning bosqichlari, qonuniyatlari, rivojlanish tendentsiyalari va o'zaro bog'liqligini kuzatish imkonini beradi. Shunday qilib, tarixiy jihat hujjatshunoslikdagi eng muhim jihatlardan biridir.

Ushbu ilmiy fanning asosiy vazifalari hujjat aylanishi fanidan kelib chiqadi: jamiyatdagi hujjatlashtirish jarayonlarini nazariy asoslash;

yaratilgan hujjatlarning yuqori sifatini va ularning samarali ishlashini ta'minlash;

yuqori darajada tashkil etilgan axborot muhitini shakllantirish, ya'ni. jamiyatni to‘liq va o‘z vaqtida hujjatlashtirilgan axborot bilan ta’minlash;

insonning axborot madaniyatini rivojlantirish, takomillashtirish.

Hujjatlarni boshqarish o'z muammolarini hujjatshunoslik tsiklining boshqa, asosan amaliy, nazariy asosi bo'lgan fanlari bilan birgalikda hal qiladi. Bularga quyidagilar kiradi: hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishni bevosita o'rganadigan boshqaruvni (qog'oz ishlarini) hujjatlashtirishni tashkil etish va texnologiyasi: qabul qilish, tarqatish, ro'yxatga olish, ma'lumotnoma ishi, qidirmoq zarur hujjatlar va hokazo. (Afsuski, ko'pchilik hujjat aylanishi va ish yuritishni tenglashtiradi, bu ikki fanni noto'g'ri aralashtirib yuboradi);

hujjatli tilshunoslik;

kotiblik xizmatlarini tashkil etish va boshqalar.

1.2. HUJJATLARNI SHAKLLANTIRISH VA ISHLAB CHIQISH

Rossiyada hujjat aylanishining kelib chiqishi "amaliy" hujjat aylanishi bilan bog'liq edi, ya'ni. hujjatlar bilan ishlash qoidalari va hujjatlarning o'ziga qo'yiladigan talablarni amaliyotda, ish yuritish jarayonida, qo'llaniladigan sohada yaratish bilan. Amaliy hujjat aylanishi paleografiya (yozuv, qadimiy qoʻlyozmalarning rivojlanishi haqidagi fan) va diplomatiya (huquqiy hujjatlarning shakli va mazmunini oʻrganuvchi fan), yaʼni paydo boʻlishi bilan vujudga keldi. 16-17-asrlarda. O'sha paytda ham Rossiyada alohida individual ishlardan iborat yagona hujjat shakllari paydo bo'ldi, ular idoralarda umumlashtirilib, keyin rasman birlashtirildi2. Ish yuritish amaliyoti hujjatlar fanining rivojlanish jarayoniga doimiy va sezilarli ta'sir ko'rsatishda davom etdi.

Biroq, 18-asrning boshidan boshlab, hujjatlashtirishning huquqiy asoslari, birinchi navbatda, davlat boshqaruvi sohasida qo'yila boshlandi. Hujjatlarning ko'plab shakllari qonun hujjatlarida mustahkamlangan. 19-asrda bu ish davom ettirildi. Bundan tashqari, asrning o'rtalarida hujjatlashtirish jarayonlarini nazariy tushunishga birinchi urinishlar bo'ldi Rossiya jamiyati. Ular N. Varadinova va V. Veldbrechtlarning ishlarida amalga oshirildi, ular hujjatlarni tizimlashtirish, guruhlarga taqsimlash va qonun hujjatlariga asoslanib, hujjatlarni rasmiylashtirish qoidalarini taklif qilishdi. Bu ishlarda namunaviy hujjatlardan tashqari nazariy qism ham mavjud edi.

N.V.Varadinov, xususan, ish yuritishni 1) nazariy va 2) amaliy ishlarga ajratdi. U birinchi bo'lib "nazariy ofis ishi" atamasini kiritdi. Nazariy ma’noda, uning fikricha, ish yuritish “xo‘jalik hujjatlarini, aktlarni va ishlarning o‘zini rasmiylashtirish qoidalarini belgilovchi fan”, shuningdek, ish hujjatlarining “tashqi” va “ichki xususiyatlarini” o‘rganuvchi fandir. Amaliy ofis ishi bu " umumiy tartib qonun hujjatlarida belgilangan shakllar va ish qog'ozlarining belgilangan namunalari bo'yicha jamoat joylarida ish yuritish3».

Biroq, keyingi o'n yilliklarda, 1917 yil inqilobiga qadar, hujjatli tadqiqotlar jiddiy davom etmadi, ehtimol XX asr boshlarida nashr etilgan yo'l muhandisi I.I.Rixterning asarlari bundan mustasno. Ularda bir qator tushunchalarning individual nazariy umumlashtirishlari va ta'riflari mavjud edi. Bundan tashqari, muallif “davlat temir yo‘llarining ish yuritish va xavfsizligi”ni tasniflashga muvaffaqiyatsiz urinishgan4.

Bolsheviklarning hokimiyat tepasiga kelishi hujjatlarni birlashtirish yo'nalishi bo'yicha amaliy hujjatlarning yanada rivojlanishi bilan birga bo'ldi, ular alohida hujjatlar shakllaridan tortib, yagona hujjat tizimlarini yaratish bilan yakunlandi. Biroq, boshidanoq idora boshqaruviga oid adabiyotlarda (xususan, P.V.Verxovskiy, S.N.Golubov, N.V.Rusinovlarning kitoblarida) ham ayrim nazariy masalalar ko‘tarilgan.

Hujjatlashtirish muammolari 1920-yillarda menejment tadqiqotlarida ma'lum darajada aks etgan. Keyin Sovet Ittifoqida ilmiy tadqiqotlarning butun tizimi, o'zini o'zi ta'minlaydigan, idoraviy va jamoat tashkilotlari masalalar bilan shug'ullanish ilmiy tashkilot boshqaruv. Bir qancha mustaqil boshqaruv maktablari vujudga keldi: A.K.Gastev maktabi (Markaziy mehnat instituti), P.M.Kerjentsev rahbarligida, E.F.Rozmirovich maktabi (Ishchi-dehqon xalq inspektsiyasi xalq komissarligi qoshidagi boshqaruv texnologiyasi instituti). SSSR). Bir qator boshqa tashkilotlar ham mehnatni ilmiy tashkil etish va ish yuritishni takomillashtirish masalalari bilan shug'ullangan.

Ehtimol, bu ish Nazorat texnologiyasi institutida eng samarali bo'lgan. Uning xodimlari ish yuritishning asosiy nazariy muammolarini hal qildilar: terminologik, tashkiliy va texnologik, hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirish, hujjatlarni tasniflash, ish yuritish va arxiv ishi o'rtasidagi aloqalar. Bu erda loyiha " Umumiy qoidalar Hujjatlar va hujjat aylanishi” mavzusida mahalliy va xorijiy olimlarning nazariy tadqiqotlari va amaliy tajribalari jamlangan.

Bu vaqtga kelib, G'arb ham hujjatlarning ishlashi bilan bog'liq muammolar ko'lamini jiddiy o'rganish zarurligini aniq angladi. Shunday qilib, belgiyalik olim Pol Otlet o'z asarlaridan birida shunday deb yozgan edi: "Bugungi kunda kitoblar va hujjatlarning tartibsizligi, tartibsiz, takrorlanmaydigan va juda ziddiyatli bo'lgan hujjatlashtirish masalalarida yuzaga kelishi mumkin bo'lgan yomonlikning oldini oladigan fanni talab qiladi6".

Biroq, SSSRda 1920-1930 yillar oxirida sodir bo'lgan keskin burilish Sovet jamiyati hayotining barcha sohalarida sezilarli o'zgarishlarga olib keldi. U massiv bilan birga edi siyosiy repressiya, ilmiy va orqali og'ir rolik bilan yurgan kim boshqaruv xodimlari. Hujjatlarni boshqarish sohasidagi tadqiqotlar cheklandi. Istisnolar totalitar hukumatning ijtimoiy buyurtmalarini bajarishga qaratilgan (sovet fuqarolarini ro'yxatga olish tizimini takomillashtirish, pasport tizimini joriy etish) yoki ba'zi yirik bo'limlar doirasida amalga oshirilgan (buxgalteriya hisobini ratsionalizatsiya qilish, kadrlar hujjatlari va h.k.).

Shu bilan birga, stalinizm davrida hujjatshunoslikning kelajakda rivojlanishi uchun muayyan shart-sharoitlar yaratildi. Gap shundaki, 1930-yillarning boshlarida. Moskvada Davlat tarix va arxiv instituti (MGIAI) ochildi, u yuqori malakali mutaxassislarni tayyorlash uchun mo'ljallangan. davlat arxivlari, keyin esa davlat idoralari xodimlari. MGIAIda "Umumiy ish yuritish" o'quv kursini o'qitish dastlab "Arxiv nazariyasi va amaliyoti" o'quv intizomi doirasida boshlangan va 1942 yildan boshlab "SSSRda ish yuritish tarixi va tashkil etilishi" mustaqil kursi. tanishtirildi. 1943 yilda hujjat boshqaruvi atamasining o'zi birinchi marta paydo bo'ldi.

O'quv kurslarida hujjatli muammolarni o'rganish ushbu sohadagi ilmiy ishlanmalarni rag'batlantirdi. 1960-yillar hujjat aylanishi mustaqil ilmiy fanga aylangan burilish davri boʻldi. 1969 yilda ilmiy xodimlar uchun mutaxassisliklar nomenklaturasiga kiritilgan.

Hujjatlarni yuritishning nazariy muammolariga e'tibor, ayniqsa, Yagona davlat ish yuritish tizimini (USSD) ishlab chiqish va joriy etish, shuningdek, axborot bazasini yaratish jarayonida ortdi. avtomatlashtirilgan tizim boshqaruv tizimi (ACS). Ushbu maqsadlar uchun 1966 yilda Butunittifoq hujjat aylanishi va arxiv ishi ilmiy tadqiqot instituti (VNIIDAD) tashkil etildi. Aynan o'sha yillarda hujjat aylanishi ob'ekti va uning vazifalarini tushuntirishga bag'ishlangan birinchi maxsus nazariy ishlar paydo bo'ldi7.

1960-yillardan boshlab mamlakatimizda hujjat aylanishi sohasida faol va samarali ilmiy tadqiqotlar olib boradigan ikkita asosiy markaz aniqlandi - bular 1964 yilda davlat ish yuritish fakulteti tashkil etilgan MGIAI va VNIIDAD.

1960-1970 yillardagi o'ziga xos "jamiyatning hujjatli faoliyatining portlashi" ilmiy hujjatli tadqiqotlarni faollashtirishda muhim rol o'ynadi. O'shanda butun dunyo bo'ylab hujjatlar nusxalari soni yiliga 1 trilliondan oshdi, SSSR markaziy idoralarida esa yillik hujjat aylanishi (ko'paytirishni o'z ichiga olgan holda) 1 million donadan oshdi8. O'sha vaqtga kelib, hujjatli tadqiqotlarni tashkil etish va o'tkazishga sof klerikal yondashuv o'zining cheklanganligi tufayli o'zini butunlay tugatganligi aniqlandi. Ushbu yondashuv doirasida joriy ish yuritish hujjatlari, shuningdek, allaqachon tuzilgan hujjatlar bilan sodir bo'lgan jarayonlar o'rganildi.

Shu bilan birga, 20-asrning o'rtalarida boshlangan axborot fanlarining jadal rivojlanishi hujjatlarga mutlaqo boshqacha qarashning o'rnatilishiga yordam berdi. U birdek ko'rina boshladi Axborot tizimi, boshqaruvning muayyan maqsad va vazifalariga erishishga hissa qo'shish. Shu bilan birga, boshqaruv tushunchasi sezilarli darajada kengaydi va har qanday ob'ektlarga tartibli ta'sir ko'rsata boshladi. Hujjatlarni boshqarishga tizimli yondashish har bir hujjat yoki hujjatlar turini har tomonlama oʻrganish imkonini berdi, ularning miqdoriy va hajmini sezilarli darajada kengaytirdi. sifat xususiyatlari. Shunday qilib, 1960-1970 yillar burilish davri hujjatshunoslik rivojlanishida o'ziga xos burilish davri bo'ldi.

Hujjatlarni tadqiq qilishda tizimli yondashuvning boshlanishi ko'p jihatdan G.G. Vorobyovning fundamental asarlari, birinchi navbatda uning "Hujjat: Axborot tahlili" kitobi (M., 1973) paydo bo'lishi bilan bog'liq edi. Keyinchalik, ushbu yondashuv doirasida V.D.Banasyukevich, B.S.Ilizarov, M.P.Ilyushenko, V.I.Kokorev, T.V.Kuznetsova, M.V.Larin, V.M.Magidov, K.I.Rudelson, E.A.F.Steplanova va boshqa mualliflarning koʻplab nashrlari paydo boʻldi. 1960-yillarda hujjat aylanishi sohasidagi ilmiy tadqiqotlar natijasi - 1980-yillarning birinchi yarmi. A.N.Sokovaning doktorlik dissertatsiyasida umumlashtirilgan (1986).

Mahalliy hujjat aylanishini rivojlantirishning yangi bosqichi 1990-yillarda, ichki va ichki hujjatlar ta'siri ostida boshlandi. tashqi omillar sodir bo'ldi sezilarli o'zgarish axborot va hujjatlashtirish jarayonlari. Rossiyada siyosiy va o'zgarishlar yuz berdi iqtisodiy tizim, hujjatlar bilan ishlashda eng soʻnggi kompyuter texnologiyalari keng qoʻllanila boshlandi, mamlakat jahon axborot makoniga tez kirib kela boshladi. Hozirgi vaqtda ilmiy tadqiqotlarning ustuvor rivojlanishi axborot va hujjatlarni boshqarish, elektron hujjat aylanishi, axborot xavfsizligining turli jihatlari, hujjatlar qiymatini tekshirish muammolari, yaratish elektron arxivlar va boshqalar. Boshqacha qilib aytadigan bo'lsak, hujjat aylanishining murakkab ilmiy intizom sifatida yanada rivojlanishi doimiy ravishda o'sib borayotgan va sezilarli darajada o'zgarib turadigan ijtimoiy-siyosiy, iqtisodiy, madaniy, texnik va boshqa ehtiyojlar bilan rag'batlantiriladi.

Ilmiy izlanishlar natijalari monografiya va maqolalarda, dissertatsiya va ilmiy konferensiyalardagi ma’ruzalarda e’lon qilinadi, o‘quv qo‘llanmalarida, uslubiy tavsiyalar nazorat qilish uchun va boshqalar. 1990-yillarning o'rtalaridan boshlab Rossiyada "Deloproizvodstvo" ixtisoslashtirilgan axborot-amaliy jurnali nashr etilmoqda. Hujjat yuritishning nazariy va amaliy masalalari, uning tarixiy jihatlari “Maishiy arxivlar”, “Arxivchining xabarnomasi”, “Kotiba ishlari”, “Kadrlar xizmati”, “Kadrlar bilan ishlash” va boshqa jurnallar sahifalarida ham oʻz aksini topgan.

1.3. FANLAR TIZIMIDAGI HUJJATLARNING O'RNI

Hujjatlar fani jamiyat haqidagi fanlar turkumiga kiradi, ularning ko'pchiligi o'z ichiga oladi yaqin munosabat va o'zaro ta'sir. Bu o'zaro ta'sir turli shakllarda namoyon bo'ladi va turli darajalarda, birinchi navbatda, tadqiqot ob'ekti va predmeti, kontseptual apparat va tadqiqot usullari darajasida sodir bo'ladi.

Hujjatshunoslik fani tarix fani bilan chambarchas bog'liq. Yuqorida aytib o'tilganidek, hujjatshunoslikning ob'ekti tarixiy rivojlanishdagi hujjatdir. Muayyan hujjatlarning paydo bo'lishi, hujjatlashtirish tizimlarini hisobga olmaganda, jamiyat evolyutsiyasi, uning muayyan bosqichlari bilan bevosita bog'liq. Shu sababli, hujjatlar va hujjat tizimlarining ishlashini, hujjatlar to'plamining yig'ilishini ijtimoiy-iqtisodiy, siyosiy tarix, madaniyat tarixi va boshqalarni bilmasdan tushunib bo'lmaydi.

Boshqa tomondan, hujjat shaklining o'zi nisbiy mustaqillik, rivojlanishning o'ziga xos naqshlarining mavjudligi bilan tavsiflanadi, bu esa o'z navbatida ma'lum tomonlarga ma'lum ta'sir ko'rsatadi. ijtimoiy rivojlanish. Shuning uchun o'tmishni o'rganish hujjatli shakllarning genezisini bilishni ham nazarda tutadi.

Hujjatlashtirish tarixiy tadqiqotlar uchun manba bazasini shakllantirishga ob'ektiv hissa qo'shadi va shu jihatdan tarixiy manbalar nazariyasi, metodologiyasi va texnologiyasini o'rganadigan tarix fanining eng muhim tarmoqlaridan biri bo'lgan manbashunoslik bilan chambarchas bog'liqdir. Manba olimlari, shuningdek, ularning tarixiy rivojlanishida hujjat shakli, tuzilishi va hujjatlashtirilgan ma'lumotlarning xususiyatlarini o'rganadilar. Manbashunoslikda ofis hujjatlari odatda alohida bo'limga ajratiladi.

Manbashunoslikka yaqinligidan kelib chiqqan holda hujjatshunoslik odatda tarix fanlari sinfiga, jumladan, manbashunoslikning quyi fanlari sifatida qaraladigan yordamchi va maxsus tarixiy fanlar deb ataladi9 qatoriga kiradi. Shu bilan birga, bir qator mualliflar (A.I.Gukovskiy, S.M.Kashtanov, B.G.Litvak, O.M.Medushevskaya, V.V.Farsobin va boshqalar) haqiqatda hujjatshunoslikni diplomatiya – hujjatlarni o‘rganuvchi yordamchi tarixiy fanlar doirasida joylashtiradilar. huquqiy tartib. Boshqa tadqiqotchilar esa, aksincha, diplomatiya, paleografiya, metrologiya, genealogiya kabi yordamchi tarixiy fanlarni kiritish orqali hujjatshunoslik muammolari doirasini kengaytirishni taklif qiladilar10. Bundan tashqari, ikkalasi ham, asosan, hujjat aylanishini ish yuritish bilan tenglashtiradi.

Biroq, hujjatshunoslik va manbashunoslik o'rtasidagi chambarchas bog'liqlikka qaramay, ular o'rtasida sezilarli farqlar mavjud bo'lib, ular kuzatilmoqda: tadqiqot ob'ektida (manbashunoslik, yozma hujjatli manbalardan tashqari, tarixiy manbalarning boshqa turlari va shakllari, xususan, moddiy);

tadqiqot maqsadlarida (manba tadqiqotlari qazib olish usullarini ishlab chiqish uchun hujjatni o'rganadi zarur ma'lumotlar);

xronologiya bo'yicha (manbashunoslik hujjatlarni faqat retrospektiv muhitda o'rganadi va hujjatshunoslik ham operatsion va istiqbolli muhitda).

Oxirgi farq, bizning fikrimizcha, ko'plab mualliflar singari, hujjat aylanishini tarixiy fan sifatida tasniflashga imkon bermaydi, chunki tarix fani faqat insoniyat jamiyatining o'tmishini o'rganish bilan chegaralanadi.

Shuni ham ta'kidlash kerakki, so'nggi paytlarda manbashunoslikni faqat tarix fanlari doirasidan tashqariga chiqarish va uni tizimdagi integratsiyalashgan fan sifatida ko'rib chiqish tendentsiyasi kuzatilmoqda. gumanitar fanlar, tarixiy antropologiya, etnologiya, sotsiologiyaning elementi sifatida, ya'ni. barcha gumanitar bilimlar. Bunday yondashuv natijasida hujjat fenomenining murakkab muammosi tabiiy ravishda yuzaga keladi va buning natijasida yangi fan - hujjat fenomenologiyasini ishlab chiqish vazifasi paydo bo'ladi11.

Maqsadlari va o‘rganish ob’ektiga ko‘ra hujjatshunoslik arxivshunoslik bilan chambarchas bog‘liqdir. Ular birlashgan umumiy vazifa- samarali axborot muhitini, tadqiqotning yagona ob'ekti - hujjatni shakllantirish, shuningdek, axborotni tashkil qilish, saqlash, olish va hujjat aylanishi tamoyillarini ishlab chiqish usullarining birligi.

Shu bilan birga, hujjatshunoslik va arxivshunoslik hujjatni ikki qarama-qarshi tomondan o'rganadi: arxivshunoslik - hujjatning tarixiy manba sifatidagi axborot qiymatidan, hujjatlar to'plamiga urg'u berib, hujjatlar to'plamiga emas. individual hujjatlar. Hujjatlar o'z ob'ektini axborot va operatsion qiymat nuqtai nazaridan, birinchi navbatda zamonaviy ijtimoiy muhitda ishlaydigan axborot tashuvchisi sifatida o'rganadi.

Hujjatshunoslik arxivshunoslik rivojiga bevosita ta'sir qiladi, chunki ish yuritishda yaratilgan hujjatlarning sifati qanchalik yaxshi bo'lsa, hujjat boyliklarini saqlash va ulardan foydalanishda arxiv ishlari shunchalik muvaffaqiyatli bo'ladi12.

Hujjatshunoslik va bibliologiya o'rtasida juda ko'p o'xshashliklarni topish mumkin. Ular birlashtirilgan: axborot, ijtimoiy mohiyati tadqiqot ob'ektlari - hujjatlar va kitoblar; asosan bir xil maqsadlar va funktsiyalar; qog'oz axborotning umumiy moddiy tashuvchisi sifatida; axborotni uzatishning bir xil usuli sifatida yozish. Bundan tashqari, kompyuter texnologiyalarining rivojlanishi bilan hujjat va kitobning yanada yaqinlashishi mavjud bo'lib, ular teng ravishda elektron shaklda taqdim etilishi mumkin. Shu bilan birga, hujjatshunoslik va bibliologiya o'rtasida farqlar mavjud bo'lib, ular birinchi navbatda kitob - bibliologiya ob'ekti - ma'lumotni takrorlash, ko'p marta takrorlash uchun mo'ljallangan, hujjat esa noyobdir13.

Hujjatlar fani huquqshunoslik bilan, birinchi navbatda, konstitutsiyaviy, fuqarolik, ma'muriy, mehnat, tadbirkorlik huquqi. Yutuqlar hujjatshunoslikda keng qo'llaniladi yuridik fan: berib yuridik kuch hujjatlar, huquqiy usullar ularning amalga oshirilishi, normativ-huquqiy hujjatlarning tasnifi va boshqalar. In zamonaviy qonunchilik hujjatlar turi va ahamiyati bo‘yicha farqlanadi, alohida hujjat tizimlari aniqlanadi. Hujjat ayirboshlash ob'ektlaridan biri tashkiliy-huquqiy hujjatlar tizimidir. Ularda advokatlar kundalik faoliyat hujjat aylanishi asoslarini, boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish va qo'llab-quvvatlash texnologiyasini bilmasdan qila olmaydi. Sud-tibbiyot ekspertlari hujjatlarning tabiatini, texnikasini, hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni ataylab buzish usullarini va boshqalarni o'rganadilar. mansabdor firibgarlikni fosh etish va tergov qilish maqsadida.

Hujjatlarni yuritish va iqtisodiy fanlar o'rtasidagi bog'liqlik haqida gapirmaslik mumkin emas. Boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatlari faoliyatini optimallashtirish ularning iqtisodiy samaradorligini aniqlamasdan, hujjatlarni yaratish va qayta ishlash uchun moliyaviy va moddiy resurslardan foydalanishni har tomonlama tahlil qilmasdan, tegishli usullarni, mehnat xarajatlari me'yorlarini va boshqalarni ishlab chiqmasdan turib mumkin emas. Hujjatshunoslik tomonidan o'rganiladigan hujjat tizimlariga quyidagilar kiradi: maxsus tizimlar, bevosita aks ettiradi iqtisodiy soha jamiyat hayoti va faoliyati buxgalteriya hisobi, hisobot va statistika, texnik-iqtisodiy, tashqi savdo, bank, moliya kabi.

An'anaga ko'ra, hujjat aylanishi va boshqaruv nazariyasi va menejment o'rtasidagi munosabatlar va o'zaro ta'sir kuchli, chunki boshqaruv funktsiyalari ham, uni tashkil etish ham hujjatlarda bevosita aks ettirilgan. Shu munosabat bilan V.S.Mingalev hatto “eng ko'p umumiy Qonun Hujjatlarni boshqarish", uning mohiyati "hujjatlarning mazmunining boshqaruv funktsiyalariga muvofiqligi"14. O'z navbatida, hujjatlar bilan ishlashni oqilona tashkil etish boshqaruv faoliyatini takomillashtirish va uning samaradorligini oshirishga yordam beradi, chunki boshqaruv apparatining deyarli barcha xodimlari hujjatlar bilan ishlash bilan band, ba'zi ma'lumotlarga ko'ra, ish vaqtining kamida 60 foizini bu maqsadlar 15.

So'nggi yillarda yangi ilmiy intizom - axborotni boshqarishning paydo bo'lishi va muvaffaqiyatli rivojlanishi boshqaruv va hujjatlashtirish muammolarini o'rganishni yanada yaqinlashtirdi, chunki ma'lumotlarning aksariyati hujjatlarda qayd etilgan. Bundan tashqari, ba'zi mualliflar (M.V. Larin) kelajakda boshqaruv va axborotni boshqarish uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlarini birlashtirishni taxmin qilishadi.

Hujjatshunoslikka menejment sotsiologiyasi, boshqaruv psixologiyasi va biznes aloqasi kabi amaliy fanlar ham ta'sir ko'rsatadi.

Hujjatshunoslikda amaliy tilshunoslik yutuqlaridan, birinchi navbatda, hujjat matnlarini birlashtirish, til birliklarini standartlashtirish, shuningdek, rasmiy hujjatlarni tahrirlash jarayonida keng foydalaniladi.

Hujjatlarni boshqarish va axborot fanlari o'rtasidagi aloqaga alohida e'tibor qaratish lozim. 20-asrning ikkinchi yarmida axborot resurslarining jadal kengayishi, kompyuter texnologiyalarining jadal rivojlanishi va axborot jarayonlarini faol nazariy tushunish nafaqat hujjatlarni tadqiq qilishning tabiati va mazmuniga ta'sir qildi, balki hujjatshunoslikning integratsiyalashuviga olib keldi. ijtimoiy axborot fanlari tsikli. Natijada hujjatshunoslik ijtimoiy informatika, hujjatshunoslik, kompyuter texnologiyalari va dasturlash kabi ilmiy fanlar bilan chambarchas bog'liq bo'lib chiqdi. Axborot xavfsizligi va axborotni muhofaza qilish va hokazo.Faqat ushbu fanlar bilan birgalikda hujjatshunoslik hozirgi bosqichda hujjatlashtirilgan axborotni ishlab chiqarish, uzatish, iste'mol qilish va saqlash bilan bog'liq nazariy va amaliy muammolarni samarali hal qilish imkoniyatiga ega.

Hujjatshunoslik o'zining ayrim muammolarini hal qilish uchun texnik va tabiiy fanlar sohasidagi yutuqlardan keng foydalanadi, chunki hujjat moddiy ob'ekt, ma'lumot tashuvchisi bo'lib, o'ziga xos fizik xususiyatlarga ega. Bundan tashqari, hujjatlarni yaratish, qidirish va saqlash ma'lumotlarni hujjatlashtirish va uzatish vositalari, shu jumladan murakkab zamonaviy orgtexnika vositalaridan foydalanish bilan bog'liq.

Hujjatlarni boshqarishning turli xil nazariy va amaliy ilmiy fanlar bilan chambarchas bog'liqligi asosan hujjatlarni tadqiq qilish usullarini aniqladi, ya'ni. aniq ilmiy muammolarni hal qilish usullari va usullari. Bu usullar umumiy ilmiy va maxsus, xususiyga bo'linadi. Umumiy ilmiy fanlarga barcha yoki ko'pchilik fanlar tomonidan qo'llaniladigan fanlar kiradi: tizimli usul;

modellashtirish usuli;

funktsional usul;

taqqoslash;

tasniflash;

umumlashtirish;

mavhumlikdan konkretlikka ko‘tarilish va hokazo.

Ro'yxatga olingan usullarning ba'zilari, o'z navbatida, tasniflanishi mumkin. Xususan, modellashtirish tavsifiy, grafik, matematik, to'liq masshtabli (fizik) bo'linadi. Bundan tashqari, ushbu navlarning aksariyati hujjatshunoslikda ham qo'llaniladi.

Maxsus usullar umumiy ilmiy usullar bilan chambarchas bog'liq. Biroq, ularni qo'llash doirasi ancha tor bo'lib, qoida tariqasida, bir yoki bir nechta yaqin fanlar bilan cheklangan. Hujjatlarni boshqarishda maxsus usullarga quyidagilar kiradi: hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirish usullari;

formulali tahlil usuli;

hujjatlashtirish va ofis operatsiyalarida bir martalik usul;

hujjatlar qiymatini tekshirish usuli.

1.4. HUJJATLARDAGI MANBALAR

Hujjatli tadqiqot manbalari deyarli har qanday hujjatlar, hujjatlashtirish tizimlari va hujjatlar to'plami bo'lishi mumkin. Ularga asoslanib, siz hujjatlar bilan ishlash darajasi, hujjatlashtirish usullari va ma'lum bir davrning ofis madaniyati haqida ma'lum bir tasavvurga ega bo'lishingiz mumkin. Biroq, hujjatlar bilan ishlashning turli sohalari, usullari va shakllarini tartibga soluvchi va tartibga soluvchi qoidalar, me'yorlar, tavsiyalar, standartlar va boshqalarni belgilaydigan hujjatlar asosiy rolni o'ynaydi. Bular, birinchi navbatda, qonunchilik va huquqiy hujjatlar, standartlar, tasniflagichlar, ko'rsatmalar va uslubiy ko'rsatmalardir. Manbalar nazariy tadqiqotlar o'tkazish, boshqaruvni hujjatlashtirish amaliyotini takomillashtirish va hujjatlashtirish jarayonlarini rivojlantirishning asosiy tendentsiyalarini aniqlash uchun zarur asosdir.

Hujjatli manbalarni bir nechta asoslar bo'yicha tasniflash mumkin: xronologiya bo'yicha (inqilobdan oldingi, sovet, postsovet davrlari manbalari);

muayyan axborot muhitiga nisbatan (retrospektiv, operativ yoki istiqbolli);

"odatda" manbalar va "qonundagi" manbalar (N.V. Varadinov) va boshqalar.

Hujjatlarni boshqarish, yuqorida aytib o'tilganidek, hujjatlar bilan ishlashning amaliy ehtiyojlaridan kelib chiqqanligi sababli, uning rivojlanishida an'ana va urf-odatlar muhim rol o'ynadi, ayniqsa dastlab. So‘ngra ular tushunilib, umumlashtirilgach, bu urf-odat va an’analar turli qonun-qoidalarda mustahkamlana boshladi. Shunga ko'ra, bizga hujjat aylanishining rivojlanish tarixini kuzatish imkonini beruvchi manbalarni, birinchi navbatda, ikkita katta guruhga bo'lish mumkin: bular, birinchi navbatda, ish yuritish amaliyotidan kelib chiqqan va o'z-o'zidan ishlab chiqilgan norma va qoidalarni o'z ichiga olgan hujjatlar. ish yuritish an'analarini aks ettiruvchi; ikkinchidan, bir necha asrlar davomida hujjatlar bilan ishlashni qonuniy tartibga solib kelgan turli xil huquqiy hujjatlar.

Rus ish yuritishning boy tajribasi, an'analari va urf-odatlarini to'plagan manbalarning birinchi guruhiga, xususan, 1917 yilgacha nashr etilgan ko'plab namunaviy hujjatlar to'plamlari ("maktublar") kiradi. Ular mamlakatimizda 18—19-asrlarda keng tarqalgan. Ularning o'tmishdoshlari G'arbda 7-asrda va Rossiyada - 16-asrning birinchi uchdan birida ma'lum bo'lgan "shakl kitoblari" edi (xususan, Moskva metropolitenining shakl kitoblari). Bugungi kunga qadar 100 dan ortiq bunday to'plamlar ma'lum.

"Xatlar" hujjatlarning tarkibi, shakli va mazmunini tartibga solgan. Ularning ismlari juda ajoyib. Shunday qilib, birinchilardan biri, 1765 yilda "Turli shaxslarga har xil xatlarni yozish va yozish bo'yicha ko'rsatmalar" edi. Oradan yigirma yil o‘tib “Yozuvchi kitobi turli xatlar, iltimosnomalar, ish bo‘yicha eslatmalar, shartnomalar, guvohnomalar, ruxsatnomalar, kvitantsiyalar, ruxsatnomalar va krepostnoylarga yozma blankalar, boshliqqa buyruq, savdo banknotlari blankasi, tilxatlar, tilxatlar, posilka va akkreditivlar” nashri chop etildi (Sankt-Peterburg, 1788). "Xatlar" ko'pincha katta hajmlarga erishdi. Masalan, Tomsk davlat universiteti ilmiy kutubxonasi to'plamlarida mavjud “Biznes hujjatlarini tayyorlash bo'yicha ko'rsatmalar. namunalar va shakllar; ma'lumotnoma ma'lumotlari" V. Maksimova (M., 1913) 2000 mingdan ortiq sahifani o'z ichiga oladi.

Boshqa guruhga hujjatlar bilan ishlash bo'yicha qonuniy ravishda belgilangan qoidalar va qoidalarni ifodalovchi manbalar kiradi. Ularning paydo bo'lishi 17-asrning o'rtalarida qayd etilgan, ammo 1720 yilda "Umumiy qoidalar" ni tasdiqlagan Pyotr 1 hal qiluvchi qadamni qo'ydi. Ushbu hujjatda idoralarning tuzilishi va ish yuritish, hujjatlarni rasmiylashtirish masalalari, xodimlarning mas'uliyati va boshqalar batafsil tavsiflangan.

Muhim manbalar, "Umumiy qoidalar" bilan bir qatorda, Pyotr davrida ishlab chiqilgan "umumiy shakllar" - namunaviy hujjatlar; 1775 yilda Ikkinchi Ketrin tomonidan nashr etilgan "Viloyatlarni boshqarish instituti"; 1811 yilda paydo bo'lgan "Vazirliklarning umumiy tashkil etilishi" va hukumatning turli darajalarida maishiy ish yuritishni tartibga soluvchi boshqa ko'plab qonun hujjatlari.

Inqilob va fuqarolar urushi (1917-1922) davriga oid hujjatli manbalar katta qiziqish uyg‘otadi. Ularning o'ziga xos xususiyatlari bor edi, garchi hujjatlar bilan ishlash, ayniqsa Oq Rossiya hududida, asosan qonun hujjatlari va inqilobdan oldingi ish yuritish an'analariga asoslangan edi.

Rossiya tarixining sovet davri juda ko'p manbalarni qoldirdi. Bolsheviklar hokimiyat tepasiga kelganidan keyingi dastlabki oylardayoq Xalq Komissarlari Sovetining “Qonunlarni tasdiqlash va nashr etish tartibi toʻgʻrisida”gi dekreti va Xalq Komissarlari Sovetining “Davlat shakllari shakli toʻgʻrisida”gi qarori imzolandi. institutlari” qabul qilindi. Bu va boshqa shunga o'xshash hujjatlar keyinchalik "Ish yuritish bo'yicha qonun hujjatlari to'plami (1917-1970)" (M., 1973) darsligiga kiritilgan. Sovet hokimiyati mavjudligining so'nggi o'n yilliklarining eng muhim manbalari 1988 yilda tasdiqlangan "Yagona davlat ish yuritish tizimining asosiy qoidalari" (1973), "Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi", Butunittifoq. tasniflagichlar (xususan, boshqaruv hujjatlarining Butunittifoq tasniflagichi - OKUD), yagona hujjat tizimlari (AQSh dollari) va boshqalar.

Hozirgi vaqtda Rossiya Federatsiyasida menejmentni hujjatlashtirish bo'yicha etarlicha keng me'yoriy-huquqiy baza mavjud bo'lib, u ayni paytda hujjat muammolarini o'rganish uchun eng muhim manba hisoblanadi. U quyidagilarni o'z ichiga oladi: federal hokimiyat organlari va Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining boshqaruvni hujjatlashtirish masalalari bo'yicha normativ-huquqiy hujjatlari (Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksi, "Axborot, axborotlashtirish va axborotni muhofaza qilish to'g'risida", "Davlat sirlari to'g'risida", "Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksi" Federal qonunlari. Standartlashtirish to'g'risida", "Rossiya Federatsiyasi arxiv fondi va arxivlar to'g'risida Rossiya Federatsiyasi qonunchiligining asoslari" va boshqalar;

turli darajadagi ijro etuvchi hokimiyat organlari tomonidan chiqariladigan idoraviy va tarmoq miqyosidagi normativ-huquqiy, ko‘rsatma va uslubiy hujjatlar;

alohida tashkilot yoki uning tarkibiy bo'linmasi darajasida hujjatlarga, ularni yaratish va qayta ishlash texnologiyalariga qo'yiladigan talablarni belgilovchi o'quv va uslubiy materiallar17.

1990-yillarda sho‘rolar davrida yarim unutilgan hujjatlar namunalari to‘plamlarini tuzish va nashr etish amaliyoti qayta tiklandi va keng tarqaldi. Bugungi kunga qadar o'nlab shunday to'plamlar nashr etilgan, xususan: Zagorskaya A.P., Petrochenko P.F., Petrochenko N.P. Ish yozishmalari uchun yozuvchi (Moskva, 1992); To'plam standart shartnomalar(M., 1995); Stenyukov M.V. Ish yuritish bo'yicha hujjatlar namunalari (M., 1996); Andreeva V.I. Ish yuritish hujjatlarining namunalari (M., 1997) va boshqalar.

O'z-o'zini tekshirish uchun savollar:

Hujjatlarning mavjudligi uchun operativ, retrospektiv va istiqbolli muhit qanday?

Hujjat predmeti va ob'ekti o'rtasidagi farq nima?

Hujjatlarni boshqarishning asosiy vazifalari nimalardan iborat?

Hujjatli siklga qaysi fanlar kiradi? Hujjatlarni boshqarish va ish yuritish o'rtasida farqlar bormi?

Rossiyada amaliy hujjat aylanishi qachon paydo bo'ldi va hujjatlar bilan ishlashni nazariy tushunishga birinchi urinishlar qanday edi?

Totalitar boshqaruv sharoitida ichki hujjat aylanishi qanday rivojlandi?

Nima uchun 1960-1970 yillar hujjatshunoslik rivojlanishida burilish nuqtasi bo'ldi?

Postsovet davrida hujjatli tadqiqotlarga qanday omillar ta'sir ko'rsatadi?

Hujjatlarni boshqarish va tarix o'rtasida qanday bog'liqlik bor? Uni tarix faniga kiritish mumkinmi?

Hujjatlarni boshqarishning huquqiy, iqtisodiy, boshqaruv va texnik jihatlari haqida nima deya olasiz?

Hujjatshunoslik axborot fanlari tsiklida qanday o'rinni egallaydi?

Hujjatshunoslikda qanday ilmiy tadqiqot usullaridan foydalaniladi?

Hujjatshunoslikda manbalarning roli haqida nima deya olasiz? Ularning tasnifini keltiring.

Hujjatlar- hujjatlarni, hujjatlashtirish tizimlarini, hujjatlarni shakllantirish qonuniyatlarini o'rganadigan ilmiy fan turli sohalar inson faoliyati.

Hujjat- bu intizomning asosiy tushunchasi.

Hujjat- ijtimoiy munosabatlarni tuzatadi va mustahkamlaydi.

Element ichki tashkilot boshqaruv faoliyatida ishning predmeti va natijasi hujjat hisoblanadi.

Jamiyatda juda ko'p sonli hujjatlar doimiy ravishda yaratiladi va muomalada bo'ladi, dastlab hujjat yaratish ustida ish olib boriladi, keyin u turli masalalarni hal qilish uchun ishlatiladi, shu tufayli butun jamiyat hayoti belgilanadi; ularning vazifalari sifatida. hal qilinsa, hujjatlar o'z operatsion ahamiyatini yo'qotadi va madaniy qadriyatni saqlab, retrospektiv muhitga o'tadi.

Bundan tashqari, hujjatlar mavjudligi uchun bashoratli muhit mavjud, chunki hujjatlarni loyihalash va ularning miqdoriy va sifat tarkibini rejalashtirish mumkin.

(Aslida, u erda "ATTOP" deb yozilgan narsa juda muhim emas, faqat ma'lumot uchun)

Qadimgi dunyodayoq odamlar hujjatlarni yaratish, ularni harakatlantirish va saqlash muayyan naqsh va qoidalarga bo'ysunishini anglay boshladilar. Dastlab, bu tushuncha ish yuritish amaliyotida, hujjatlar bilan ishlashda urf-odat va an'analarni shakllantirishda tushunilgan. Keyinchalik amaliy usullar umumlashtirildi, tahlil qilindi va asta-sekin rasmiy qonunchilik va me'yoriy hujjatlarda mustahkamlangan majburiy qoidalar va qoidalarga aylandi. Shunday qilib, amaliy faoliyat jamiyatda hujjatlarning ishlashi bilan bog'liq masalalarni nazariy tushunishni rag'batlantirdi. Natijada hujjat aylanishi ilmiy intizomi vujudga keldi.

Hujjatlarni boshqarish ob'ekti - alohida hujjatlar va jamiyatdagi barcha hujjatlar to'plami, ya'ni. barcha turlar, janrlar, shakllar, navlar.

Barcha tizimlar va hujjatlar quyi tizimlari;

Oddiy va murakkab hujjatlar to'plami;

Hujjat ayirboshlash fanining tuzilishi ikki qismdan iborat - nazariy va amaliy.

Hujjatlarni nazariy boshqarish Hujjatni ijtimoiy hodisa sifatida o'rganish, uning kelib chiqishi va faoliyat ko'rsatish qonuniyatlarini aniqlash, uning funktsiyalari, xususiyatlari, tuzilishi, hujjat almashinuvi xususiyatlarini o'rganish.

Amaliy hujjatshunoslik– hujjatlarning asosiy turlari va turlarini hamda ulardan amaliy maqsadlarda optimal foydalanish bo‘yicha hujjat faoliyatini o‘rganadi.

Hujjat ayirboshlash ob'ekti va sub'ekti birgalikda uning ikkita asosiy chambarchas bog'liq komponentga bo'linishini oldindan belgilab qo'ygan - umumiy va maxsus hujjat boshqaruvi Umumiy hujjat aylanishi jamiyatda yaratilgan va faoliyat yuritadigan barcha hujjatlarni, ularning ma'lum bir hujjat tizimiga, majmuasiga, turiga va boshqalarga tegishliligidan qat'i nazar, tekshiradi.

Maxsus hujjatshunoslik tarkibi va faoliyati hujjatning ma'lum funktsiyalari yoki xususiyatlari bilan belgilanadigan individual, maxsus axborot va hujjat tizimlarini o'rganadi (masalan, boshqaruv hujjatlari, ikkilamchi hujjatlar, takroriy hujjatlar, arxiv hujjatlari va hokazo.). Bundan tashqari, maxsus hujjatshunoslik tadqiqot bilan shug'ullanadi individual bosqichlar hujjat va aloqa faoliyati (hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni yaratish, qidirish, saqlash va boshqalar), shuningdek individual turlar hujjatlar, ularning ijtimoiy aloqada ishlash shakllari (chizmalar, patentlar, kitoblar, xaritalar, kino hujjatlari va boshqalar).

Hujjatlarni boshqarishning ikkala komponenti ham bir-biriga bog'langan: nazariya aniq misollar asosida qurilgan.

Tarixiy bilish usuli maxsus va umumiy hujjat aylanishiga xosdir.

Hujjatlarni boshqarishning asosiy masalalari:

Hujjatlarni shakllantirish shakllari;

Hujjatlarni yaratish usullari;

Hujjatlarning funktsiyalari, xususiyatlari va xususiyatlari;

Hujjatning tuzilishi va shakli;

Hujjatlarni tasniflash;

Hujjatlashtirish tizimlarini shakllantirish va ishlash tartibi, ularni tahlil qilish;

Hujjat bilan aloqa qilish xususiyatlari;

Jamiyatda hujjatlashtirish jarayonlarini takomillashtirish yo'llari.

Ushbu ilmiy fanning asosiy vazifalari:

Jamiyatdagi hujjatlashtirish jarayonlarini nazariy asoslash;

Hujjatning ishlashidagi naqsh va tendentsiyalarni aniqlash;

Yuqori darajada tashkil etilgan axborot muhitini shakllantirish, ya'ni. jamiyatni yuqori sifatli hujjatlashtirilgan axborot bilan ta’minlash;

Insonning axborot madaniyatini rivojlantirish va takomillashtirish.

Hujjatshunoslik o'z muammolarini hal qilish uchun umumiy ilmiy va maxsus usullardan foydalanadi, xususan:

Tarixiy

Tizim

Haqida funktsional tahlil umumiy ilmiy

Simulyatsiya

Axborot

Hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirish

Formaviy tahlil

Hujjatlar va ofis operatsiyalarida bir martalik foydalanish maxsus

Hujjatlarning qiymatini tekshirish

Hujjatlar fani bilan chambarchas bog'liq tarix fani. Chunki hujjat aylanishining ob'ekti tarixiy rivojlanishdagi hujjatdir. Muayyan hujjatlar, hujjatlashtirish tizimlarining paydo bo'lishi jamiyat evolyutsiyasi, uning muayyan bosqichlari bilan bevosita bog'liqdir. Shu sababli, hujjatlar va hujjat tizimlarining ishlashini, hujjatlar to'plamining yig'ilishini ijtimoiy-iqtisodiy, siyosiy tarix, madaniyat tarixi va boshqalarni bilmasdan tushunib bo'lmaydi.

Hujjatlar tarixiy tadqiqotlar uchun manba bazasini shakllantirishga ob'ektiv hissa qo'shadi va shu bilan chambarchas bog'liqdir. manbalarni o'rganish- tarixiy manbalar nazariyasi, metodologiyasi va texnologiyasini o'rganuvchi tarix fanining muhim tarmoqlaridan biri. Manba olimlari hujjat shakli, tuzilishi va hujjatlashtirilgan axborotning xossalarini tarixiy rivojlanishida o‘rganadilar. Manbashunoslikda ofis hujjatlari odatda alohida bo'limga ajratiladi.

Maqsadlari va o‘rganish ob’ektiga ko‘ra hujjatshunoslik arxivshunoslik bilan chambarchas bog‘liqdir. Ularni umumiy vazifa - samarali axborot muhitini, yagona tadqiqot ob'ekti - hujjatni shakllantirish, shuningdek, axborotni tashkil qilish, saqlash, qidirish va hujjat aylanishi tamoyillarini ishlab chiqish usullarining birligi birlashtiradi.

Shu bilan birga, hujjatshunoslik va arxivshunoslik hujjatni ikki qarama-qarshi tomondan o'rganadi: arxivshunoslik - alohida hujjatlarga emas, balki hujjatlar to'plamiga urg'u berib, hujjatning tarixiy manba sifatidagi axborot qiymatidan. Hujjatlar o'z ob'ektini axborot va operatsion qiymat nuqtai nazaridan, birinchi navbatda zamonaviy ijtimoiy muhitda ishlaydigan axborot tashuvchisi sifatida o'rganadi.

Hujjatshunoslik arxivshunoslik rivojiga bevosita ta'sir qiladi, chunki ish yuritishda yaratilgan hujjatlarning sifati qanchalik yaxshi bo'lsa, hujjat boyliklarini saqlash va ulardan foydalanishda arxiv ishlari shunchalik muvaffaqiyatli bo'ladi.

Hujjatshunoslik va bibliologiya o'rtasida juda ko'p o'xshashliklarni topish mumkin.. Ularni quyidagilar birlashtiradi: tadqiqot ob'ektlarining axborot, ijtimoiy mohiyati - hujjatlar va kitoblar; asosan bir xil maqsadlar va funktsiyalar; qog'oz axborotning umumiy moddiy tashuvchisi sifatida; axborotni uzatishning bir xil usuli sifatida yozish. Bundan tashqari, kompyuter texnologiyalarining rivojlanishi bilan hujjat va kitobning yanada yaqinlashishi mavjud bo'lib, ular teng ravishda elektron shaklda taqdim etilishi mumkin. Shu bilan birga, hujjatshunoslik va bibliologiya o'rtasida farqlar mavjud bo'lib, ular birinchi navbatda kitob - bibliologiya ob'ekti - ma'lumotni takrorlash, ko'p marta takrorlash uchun mo'ljallangan, hujjat esa noyobdir.

Hujjatlar fani huquqshunoslik bilan o‘zaro bog‘langan, birinchi navbatda konstitutsiyaviy, fuqarolik, ma'muriy, mehnat va tadbirkorlik huquqi kabi tarmoqlar bilan. Hujjatshunoslikda yuridik fanning yutuqlaridan keng foydalaniladi: hujjatlarga yuridik kuch berish, ularni kuchga kiritishning huquqiy usullari, huquqiy hujjatlarni tasniflash va boshqalar.

Hujjatlarni boshqarish va iqtisodiy fanlar o'rtasidagi bog'liqlik. Boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatlari faoliyatini optimallashtirish ularning iqtisodiy samaradorligini aniqlamasdan, hujjatlarni yaratish va qayta ishlash uchun moliyaviy va moddiy resurslardan foydalanishni har tomonlama tahlil qilmasdan, tegishli usullarni, mehnat xarajatlari me'yorlarini va boshqalarni ishlab chiqmasdan turib mumkin emas. Hujjatshunoslik o'rganadigan hujjatlashtirish tizimlari qatoriga jamiyat hayoti va faoliyatining iqtisodiy sohasini bevosita aks ettiruvchi buxgalteriya hisobi, hisobot va statistik, texnik-iqtisodiy, tashqi savdo, bank, moliya kabi maxsus tizimlar ham kiradi.

O'zaro munosabatlar va o'zaro ta'sirlar an'anaviy ravishda kuchli hujjat aylanishi va boshqaruv nazariyasi, menejment, chunki boshqaruv funktsiyalari ham, uni tashkil etish ham bevosita hujjatlarda aks ettirilgan. Shu munosabat bilan V.S.Mingalev hatto "hujjatlarni boshqarishning eng umumiy qonunini" shakllantirdi, uning mohiyati "hujjatlarning mazmuni boshqaruv funktsiyalariga muvofiqligi" dir. O'z navbatida, hujjatlar bilan ishlashni oqilona tashkil etish boshqaruv faoliyatini takomillashtirish va uning samaradorligini oshirishga yordam beradi, chunki boshqaruv apparatining deyarli barcha xodimlari hujjatlar bilan ishlash bilan band, ba'zi ma'lumotlarga ko'ra, ish vaqtining kamida 60 foizini bu maqsadlar.

Hujjatshunoslik va uning fanlar tizimidagi o'rnini o'z-o'zini belgilash masalalari zamonaviy kutubxona ta'limi uchun eng munozarali va dolzarb masalalardan biridir. Oxirgi 10 yil ichida hujjat aylanishini majburiy umumiy kasbiy fanlar qatoriga kiritishdan uni hujjat aylanishi bilan almashtirishgacha boʻlgan yoʻl oʻtdi. Oxirgi qaror arxiv fanining chuqurligida shakllangan "an'anaviy hujjat aylanishi" deb ataladigan narsadan ajralib chiqish zarurati bilan izohlanadi. Shu bilan birga, "hujjatlarni boshqarish" atamasi allaqachon hujjatning keng talqiniga asoslangan ilmiy va ta'lim yo'nalishining belgisi sifatida o'zini namoyon qildi (unda /da ijtimoiy ma'lumotlar qayd etilgan har qanday moddiy vosita kabi). Ushbu holat hujjat aylanishining tegishli ilmiy fanlar orasidagi o'rnini va uning ichki tuzilishini batafsil ko'rib chiqishga majbur qiladi.

Bizning fikrimizcha, ushbu masalani hujjat aylanishi darajasida emas, balki yuqoriroq nuqtai nazardan ko'rib chiqishda optimal echim taklif qilinishi mumkin. Axborotni (uning mohiyati va faoliyati) o'rganadigan butun fanlar majmuasini "axborot fani" nomi ostida birlashtirish mumkin. Uning eng yirik boʻlimlari quyidagilardir: axborot nazariyasi (shu jumladan, axborotning matematik va texnik nazariyalari), ijtimoiy informatika (ijtimoiy axborot va uning ijtimoiy axborot kommunikatsiyalari tizimida ishlashini oʻrganuvchi) va amaliy informatika yoki informatika (axborotni axborot vositalari bilan uzatish fani). elektron hisoblash texnologiyasi). Ushbu talqinda ijtimoiy informatika ijtimoiy axborot kommunikatsiyalari nazariyasi bilan mos keladi. Bu fanning yangi nomi ham bor: nookommunikatsiyaologiya.

Nookommunikatsiyalar doirasida biz quyidagilarni ajratib ko'rsatishimiz mumkin: ijtimoiy axborot nazariyasi, hujjatshunoslik va ilmiy informatika. Hujjatshunoslik bu tushunchada ijtimoiy axborotni uzatish vositasi sifatida qaraladigan hujjat fanlari majmuasini anglatadi. Ilmiy informatika (ya'ni, ilmiy axborot faoliyati fani) alohida o'rin tutadi, chunki u hujjatshunoslik bilan qisman mos keladi.

Hujjatshunoslik doirasida biz quyidagilarni ajratamiz: axborot tayyorlash fani (bu jurnalistika nazariyasiga eng mos keladi), hujjatlarni tayyorlash fani - hujjat aylanishining o'zi, arxiv ishi (arxivshunoslik) va kitobshunoslik fanlari (kitobshunoslik). yoki bibliologiya).

Hujjatlar fani umumiy (har qanday hujjatlarga tegishli) va maxsus (hujjatlarning ayrim turlari yoki turlariga bag'ishlangan) ga bo'linadi. Umumiy hujjat aylanishiga quyidagilar kiradi: hujjatlar nazariyasi, hujjat resurslari nazariyasi, hujjat lingvistikasi, hujjatli ma'lumotlarni qidirish tizimlari nazariyasi (shu jumladan hujjatografik va to'liq matnli), hujjatlarni saqlash texnologiyasi. Maxsus hujjatshunoslikda quyidagilarni ajratib ko'rsatish mumkin: hujjat aylanishi nazariyasi (nashr etilgan hujjatlarga bag'ishlangan), boshqaruv hujjat aylanishi (boshqaruv hujjatlariga bag'ishlangan), videofilm va foto-hujjatlarni boshqarish, elektron hujjat aylanishi, kartografiya, doktrinasi. ilmiy-texnik hujjatlar, hujjatlarning maxsus turlari haqidagi ta'limot va boshqa xususiy fanlar.

Shunday qilib, hujjatshunoslik alohida ilmiy fan emas, balki hujjatshunoslik tsiklidir. Ehtimol, ushbu tsikl doirasida "hujjatlarni boshqarishning umumiy nazariyasi" hali shakllanmagan bo'lib, uning alohida qoidalari umumiy hujjatshunoslikda ishlab chiqilgan.

Hujjatshunoslikning o'zi hujjat fanlaridan biri sifatida namoyon bo'ladi, bu esa o'z navbatida noo-kommunikatsiya va axborot fanlariga tegishli.

P. Otlet va A. Lafonten asarlari

Pol Otlet (1868-1944) va uning hamkori va hamkasbi Genri Lafonten (1854 - 1943) 1895 yilda Bryusselda tashkil etilgan Xalqaro Bibliografiya Instituti devorlari ichida hujjat nazariyasini ishlab chiqdi va 1931 yilda Xalqaro Hujjatlar Instituti deb nomlandi. . Xalqaro hujjatlar kongressi (Parij, 1937) qarori bilan 1938 yilda institut negizida Xalqaro hujjatlar federatsiyasi (IFD) tuzildi. Hozirgi vaqtda IFD hujjat aylanishi nazariyasi va amaliyoti hamda ilmiy-texnik axborot sohasida faoliyat yurituvchi yetakchi axborot markazlari va kutubxonalarni birlashtirgan xalqaro nodavlat tashkilot hisoblanadi. Tashkilot nashr etadi 1975 g. "Axborot va hujjatlashtirish bo'yicha xalqaro forum" jurnali.

“Kitob” tushunchasining keng ma’nosiga yaqin ma’noda “hujjat” tushunchasini birinchi bo‘lib ilmiy muomalaga P.Otlev kiritdi. Uning asosiy asari 1934 yilda nashr etilgan "Hujjatlar to'g'risida" fundamental traktatdir.

"Kitob" va "hujjat" tushunchalarini tushuntirib, P. Otle ta'kidladiki, kitob ( biblion, yoki hujjat, yoki qramme) - bu barcha hujjatlar to'plamiga nisbatan an'anaviy ravishda qo'llaniladigan atama. U nafaqat so'zning to'g'ri ma'nosida qo'lda yozilgan yoki bosma nashr etilgan kitobni, balki jurnallar, gazetalar, qo'lyozmalar va grafik reproduksiyalar, chizmalar, gravyuralar, xaritalar, diagrammalar, diagrammalar, fotosuratlar va boshqalarni birlashtiradi. Olim “kitob” va “hujjat” tushunchalarini sinonim deb hisoblagan. Kontekstdan ko'rinib turibdiki, ikkinchisi ko'lami yanada kengroq, chunki hujjatning moddiy asoslari va mazmunini qayd etishda foydalaniladigan belgilar tizimiga nisbatan cheklovlarni nazarda tutmaydi.

"Kitob-hujjat" ning umumiy kontseptsiyasida P. Otlev fonografiya, slaydlar yoki kinematografik filmlar yordamida individual jildlar, broshyuralar, jurnallar, maqolalar, xaritalar, diagrammalar, nashrlar, patentlar, statistika, ovozli yozuvlarni o'z ichiga olgan.

Hujjat mazmuni va shaklini hisobga olgan holda hujjatlarni tipologik tasniflashda kompleks yondashuvni birinchi bo‘lib P.Otlev o‘zining “Hujjatlashtirish haqidagi risola”sida qo‘llagan.

Olim barcha hujjatlar to'plamini uchta asosiy sinfga ajratdi:

1. Bibliografik hujjatlar, ya'ni. an'anaviy ravishda yozma va bosma asarlar hisoblangan matnlar. Bular jumlasidan risolalar, monografiyalar, ocherklar, risolalar, qo‘llanmalar, ensiklopediyalar, lug‘atlar, davriy nashrlar va chop etilayotgan nashrlar (jurnal, gazeta, yilnoma va boshqalar) bor.

Sanab o'tilganlardan tashqari, bibliografik hujjatlarga shaxsiy kelib chiqishi matnlari (xatlar), rasmiy xabarlar va buxgalteriya (ro'yxatga olish) kitoblari (yoki jurnallari), shuningdek, belgilar, shiorlar, chiptalar va boshqa sayohat hujjatlari kiradi. Ko'rinib turibdiki, bu tasnif bir vaqtning o'zida bir nechta yo'nalishlarda qurilgan, bu esa hujjatlar turlari va turlarining aralashib ketishiga olib kelgan.

2. Boshqa grafik hujjatlar, ya'ni. matnsiz hujjatlar: kartografik, rasmli, nota yozuvlari. Tasviriy san'at orasida: bosma tasvirni o'z ichiga olgan ikonografik (bosma, gravyuralar, otkritkalar va boshqalar); fotosuratlar; proyeksiya qurilmalari (shu jumladan mikronusxalar) orqali qabul qilinadigan hujjatlar. “Tasviriy yodgorliklar” alohida tur sifatida belgilanadi: yozuvlar, tangalar, medallar, muhrlar (shtamplar).

P. grafik hujjatlarni: “qoʻlyozmalar” – qoʻlda yozilgan kitoblar va inkunabulalar, shuningdek, “arxiv hujjatlari” (maʼmuriy), qadimiy va zamonaviy deb tasniflagan. Muallif tomonidan taklif qilingan birinchi tasniflash seriyasi hujjatning zamonaviy tasniflariga deyarli o'zgarmagan holda kirdi.

3. Kitob o‘rnini bosuvchi hujjatlar: disklar, fonogrammalar, kinofilmlar va shu bilan birga radioeshittirish (ovoz yozish va uzatish), televidenie, shu jumladan telefotografiya, radiotelefotografiya va televideniyening o‘zi.

Ushbu tasniflash seriyasida alohida o'rinni "uch o'lchovli hujjatlar" egalladi: tabiiy (minerallar, o'simliklar, hayvonlar) va sun'iy, inson tomonidan yaratilgan (materiallar, mahsulotlar, texnik ob'ektlar, shuningdek medallar, maketlar, releflar). Bular qatoriga ilmiy asboblar, o‘quv qo‘llanmalari, ko‘rgazmali qurollar ham kiradi. Ular orasida uch o'lchovli san'at asarlari: me'morchilik va haykaltaroshlik asarlari alohida ajralib turadi.

Aynan shu keng ma'noda "hujjat" tushunchasi keyinchalik nafaqat kutubxonalar, arxivlar, muzeylar, axborot xizmatlari fondlari, balki ijtimoiy, xususan, ijtimoiy sohalarda ham qo'llanila boshlandi. ommaviy kommunikatsiyalar umuman.

Xulosa qilib aytganda, P. Otlet tomonidan ilmiy muomalaga kiritilgan “hujjat”ning quyidagi ma’nolarini ajratib ko‘rsatishimiz mumkin:

1. Har qanday axborot manbai, inson tafakkurini, bilimini uzatish, u moddiy jihatdan qat’iy shaklda mujassamlanganmi yoki o‘z vaqtida axborotni o‘tkazuvchi (uzatuvchi) bo‘lishidan qat’i nazar, hujjat hisoblanishi mumkin. Bu kontseptsiya moddiy ob'ektlar - axborot tashuvchilarni ham, radio, teledasturlar va teatr tomoshalarini ham qamrab oladi.

2. Hujjatlar - har qanday to'plamlarni yaratish uchun shaxs tomonidan to'plangan, yozib olingan ma'lumotlarga ega bo'lgan moddiy ob'ektlar. Bunga inson tomonidan yaratilgan sun'iy buyumlar ham, muzeyda joylashgan tabiiy, texnik ob'ektlar ham kiradi.

3. Hujjatlarga, shuningdek, qayd etish usulidan qat’i nazar, ma’lumotni makon va vaqtda uzatish maqsadida inson tomonidan maxsus qayd etish, saqlash va ko‘paytirish uchun yaratilgan moddiy ob’ektlar ham kiradi. Bularga "yozma" hujjatlar (ya'ni yozma belgilarda qayd etilgan ma'lumotlar bilan) va vizual hujjatlar, ovozli yozuvlar va filmlar (tasvir va ovozni mashinada yozib olish natijalari) kiradi.

Shunday qilib, P.Otlev hujjatshunoslikning jahon tarixiga hujjatlashtirish – fan va amaliyot asoschisi sifatida kirdi. U birinchi bo‘lib ilmiy muomalaga “hujjat” degan asosiy tushunchani kiritibgina qolmay, balki uning eng keng ma’nosini ham ochib berdi. P.Otle hujjatlarni bir qator belgilarga asoslanib, keng qamrovli tasniflashga birinchi urinish bo'ldi. U sezilarli kamchiliklarga ega bo'lsa-da, muallif ijtimoiy muloqotda faoliyat yurituvchi mavjud turli xil axborot manbalarini guruhlashga muvaffaq bo'ldi. Keyinchalik mahalliy va xorijiy mutaxassislarning nazariy fikrlari hujjatli rassom P. Otlet fikri bilan bir xil yo'nalishda harakat qildi.

P.Otler kontseptsiyasi hujjatni ijtimoiy axborot tashuvchisi sifatida qaraydi. Biroq, o'sha davrning ma'lumotnoma nashrlarida ushbu so'zning tor ma'nosi mavjud bo'lib qolmoqda: yuridik ma'noga qo'shimcha ravishda, "tarixiy hujjat" (davr, shaxs va boshqalarning qat'iy dalillari) va "hisob hujjati" tushunchasi. (tadbirkorlik harakatlarini amalga oshirish uchun asos bo'lib xizmat qiladi) joriy etiladi - qimmatbaho narsalarni qabul qilish va berish).

Slobodyanik M.S.