Shartnoma boshqaruvi. Shartnomalar bilan ishlash: ofis ishining nuanslari. Shartnomalar bilan kim shug'ullanishi kerak?

Shartnoma sub'ektlar o'rtasidagi kelishuvlarni belgilaydigan ko'p funktsiyali huquqiy hujjatdir iqtisodiy faoliyat iqtisodiy yoki boshqa munosabatlarni o'rnatish va ularni tartibga solish to'g'risida.

Shartnoma fuqarolar, fuqarolar va tashkilotlar, tashkilotlar oʻrtasida turli aloqa va iqtisodiy munosabatlarni oʻrnatuvchi asosiy hujjat boʻlib xizmat qiladi. Qonunda shartnomalar oldi-sotdi bitimlarini, ijara munosabatlarini, kafolatlarni, mahsulot yetkazib berishni, narx belgilashni, foydani taqsimlashni, sub’ektlar o‘rtasidagi munosabatlarni rasmiylashtirishda tuziladi. tadbirkorlik faoliyati, shuningdek, korxonalarning ayrim shakllarini (aksiyadorlik jamiyatlari va boshqalarni) shakllantirishda ta'sis hujjati sifatida.

IN qonun hujjatlari uning shakli va mazmunini tartibga solish yo'q. Shu bilan birga, shartnoma imzolanishi mumkinligi aniqlandi yozish tomonlar imzolagan bitta hujjatni rasmiylashtirish, shuningdek, hujjat bitim tarafidan kelganligini ishonchli aniqlash imkonini beradigan pochta, telegraf, teletayp, telefon, elektron yoki boshqa aloqalar orqali hujjatlarni almashish orqali. Muayyan bitim uchun shartnoma shakli tomonlarning kelishuvi bilan belgilanishi mumkin. Masalan, tomonlar shartnomani ma'lum bir shaklda tuzish yoki uni notarial tasdiqlash to'g'risida kelishib olishlari mumkin.

Ba'zi hollarda organlar hukumat nazorati ostida shartnomalarni tuzish va bajarish uchun majburiy qoidalarni, shu jumladan shartnomalarning namunaviy shakllarini chiqarishga haqli. Bundan tashqari, ular nashr etadilar namuna shakllari majburiy bo'lmagan va ayrim turdagi operatsiyalarni amalga oshirishda tavsiyalar bo'lib xizmat qiladigan shartnomalar. Biroq, standart shartnoma shakllaridan foydalanganda ham, tushuntirishlar, qo'shimcha shartlar va boshqalarni kiritish kerak bo'lishi mumkin. standart matnga. Bunday holda, qachon munozarali vaziyatlar Standart shartlarga emas, balki muayyan holat uchun tuzilgan qoidalarga ustunlik beriladi. Shunday qilib, kelishuvni tuzish har doim bitim taraflari tomonidan hujjat matni bo'yicha kelishib olish va uni yuridik ahamiyatga ega shaklga keltirishda erishilishi kerak bo'lgan kelishuvdir.

Shartnoma munosabatlari normalar asosida o'rnatiladi Fuqarolik kodeksi Rossiya Federatsiyasi, shuningdek, faoliyatning muayyan sohalaridagi munosabatlarni tartibga soluvchi boshqa huquqiy hujjatlar.

Shartnomaning o'ziga xos xususiyati uning tarkibiy tartibliligidir. Har qanday bitim tuzilmasida bir nechta qismlar aniq ajralib turadi: muqaddima (kirish qismi), asosiy qism (mazmun) va tomonlarning tafsilotlarini o'z ichiga olgan yakuniy qism.

Shartnomaning muqaddimasi quyidagi asosiy qoidalarni o'z ichiga oladi:

• hujjat turining nomi - SHARTNOMA;
• shartnoma turining nomi (masalan, oldi-sotdi shartnomasi, yetkazib berish shartnomasi va boshqalar);
• shartnoma imzolangan sana (agar tomonlar shartnomani turli vaqtlarda imzolagan bo'lsa, shartnoma oxirgi tomon tomonidan imzolangan paytdan boshlab tuzilgan hisoblanadi);
• shartnoma imzolangan joy (shahar yoki tuman);

Qarang: Rossiya Federatsiyasining Fuqarolik kodeksi (1-qism) 1994 yil 30 noyabrdagi 51-FZ-son // SZ RF. 1994 yil. 32-son. Art. 3301.

• reestrda ro'yxatga olingan shartnoma taraflarining to'liq korporativ nomi davlat ro'yxatidan o'tkazish;
• shartnoma tarafining nomi (Buyurtmachi, Yetkazib beruvchi va boshqalar) - shartnomada har safar tashkilotlarning firma nomlarini takrorlamaslik uchun;
• lavozimining batafsil nomi, shartnomani imzolagan shaxsning familiyasi, ismi, otasining ismi, shartnomani imzolash vakolatiga ega bo'lgan hujjatning nomi. Bu nizom, nizom, ishonchnoma bo'lishi mumkin.

Masalan:

Oldi-Sotti shartnomasi

“Medfarm” Yopiq aktsiyadorlik jamiyati, bundan keyin “Sotuvchi” deb yuritiladi, bir tomondan Ustav asosida ish yurituvchi Bosh direktor Ivanov Petr Nikolaevich va bundan buyon matnda “Bionika” mas’uliyati cheklangan jamiyati. 02.05.2010 yildagi 10-sonli ishonchnoma asosida ish yurituvchi ijrochi direktor Sarantsev Kirill Sergeevich tomonidan taqdim etilgan "Xaridor" sifatida. Bosh direktor Boshqa tomondan, "Bionika" MChJ ushbu shartnomani quyidagicha tuzdi:

Bundan tashqari, muqaddimada, agar ko'rib chiqilayotgan faoliyat litsenziyalashni talab qiladigan bo'lsa, tomonlarning (yoki shartnoma taraflaridan birining) litsenziyaga ega ekanligi to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rsatilishi kerak. Shartnoma tarkibiga quyidagilar kiradi:

• shartnomaning asosiy shartlari;
• shartnomaning qo'shimcha shartlari.

Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksi shartnomaning muhim shartlarini shartnoma predmetiga oid shartlar, qonunda yoki boshqa huquqiy hujjatlarda ushbu turdagi shartnomalar uchun muhim yoki zarur bo'lgan shartlar sifatida ko'rsatadi. Shartlarning o'ziga xos mazmuni shartnoma turiga bog'liq. Muhim va qo'shimcha shartlar quyidagilar bo'lishi mumkin: etkazib berish shartlari va shartlari (ishlab chiqarish, saqlash, sotish va boshqalar); to'lov shartlari, xususiyatlari va to'lov tartibi; tugallangan ishlarni topshirish va qabul qilish tartibi; tomonlarning huquq va majburiyatlari (shu jumladan majburiyatlarni bajarmaganlik uchun sanksiyalarni belgilash); kafolatlar, sug'urta shartlari, fors-major holatlarida tomonlarning harakatlarini aniqlash va boshqalar.

Yakuniy qismda shaxsiy imzolar tuziladi, unda shartnoma tuzuvchi tomonlar vakillarining lavozimlari, bosh harflari va familiyalari, ularning yuridik manzillari, telefon raqamlari, fakslari, bank rekvizitlari, shartnoma nusxalari soni ko'rsatilgan, tomonlarning muhrlari ko'rsatilgan. . Shartnoma muqaddimada ko'rsatilgan shaxslar tomonidan imzolanishi kerak.Imzolar, qoida tariqasida, bir xil darajada joylashtiriladi. Shartnomani himoya qilish uchun tomonlar uni ishga tushirishlari mumkin, ya'ni. Bitim taraflarining vakillari, har bir tomondan bittadan, har bir sahifaga imzo chekishi (viza qo'yish) mumkin.

Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksiga muvofiq, bitim tuzishda imzoning faksimil nusxasidan foydalanishga ruxsat beriladi. raqamli imzo yoki qonun hujjatlarida yoki boshqa hujjatlarda nazarda tutilgan bo'lsa, qo'lda yozilgan imzoning boshqa analogi huquqiy hujjatlar. Shartnomalarni tasdiqlashning ushbu tartibi tomonlarning kelishuvi bilan ham qabul qilinishi va hujjatning matnida qayd etilishi mumkin.

Shartnoma matni muayyan shartnomaga kiritilgan shartlarga mos keladigan bo'limlardan iborat. Bo'limlar, qoida tariqasida, raqamlangan va matndan foydalanish qulayligi uchun mo'ljallangan sarlavhalarga ega, ammo moddalar qoidalarini to'ldira olmaydi yoki aniqlay olmaydi: Shartnoma mavzusi, Tomonlarning majburiyatlari, Qo'shimcha shartlar Ko'pincha bunday tushuntirish shartnoma matniga kiritiladi, masalan: "Ushbu Shartnomaning barcha moddalari faqat o'qish qulayligi uchun ishlatiladi va ushbu Shartnomaning bir qismi hisoblanmaydi."

Shartnomalarda ko'pincha qo'shimchalar mavjud - asosiy hujjat qoidalarini to'ldiradigan, aniqlaydigan yoki tasvirlaydigan hujjatlar. Ilovalar har doim shartnomaning ajralmas qismi hisoblanadi va bu hujjat matnida albatta qayd etiladi. Masalan: "Ushbu Shartnomada ko'rsatilgan barcha qo'shimchalar Shartnomaning ajralmas qismi hisoblanadi."

Bu shuni anglatadiki, shartnoma faqat qo'shimchalar bilan birgalikda ko'rib chiqilishi mumkin yagona hujjat. Qo'shimchalardan birining yo'qligi shartnomani haqiqiy emas deb hisoblaydi. Shartnomalarda "Qo'shimchalar mavjudligi to'g'risidagi shtamp" rekvizitlari joylashtirilmaydi.

Shartnoma har doim bir nechta asl nusxaga ega bo'lib, ularning soni bitim taraflari soniga to'g'ri keladi. Shartnomaning barcha birinchi nusxalarida asl imzolar va muhrlar bo'lishi kerak. Asl nusxalar soni ham shartnoma matnida ko'rsatilgan. Tarkibiy bo'linmalarda davom etayotgan ishlar uchun asl hujjatlar nusxalari tuziladi.

• Qarang: Rossiya Federatsiyasining Fuqarolik kodeksi (1-qism) 1994 yil 30 noyabrdagi 51-FZ-son // SZ RF. 1994 yil. 32-modda. 432.

Muassasa uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash birinchi qarashda ko'rinadigan darajada oson ish emas. Maktabgacha ta'lim muassasasida ish yuritish - hujjatlar namunalari, to'g'ri rasmiylashtirilgan buyruqlar - har qanday tashkilotning asosi. Hujjatlar bo'yicha mutaxassislarning zimmasiga hujjatlarni tuzishda va ular bilan ishlashda qoidalar va qoidalarga rioya qilish jiddiy va mas'uliyatli vazifa yuklanadi.

Ish yuritishda hujjatlar tasnifi

Hujjatlar oqimini muvaffaqiyatli boshqarish uchun siz namunaviy hujjatlarni qanday turlarga va kichik turlarga ajratishini bilishingiz kerak. Zamonaviy ofisda odatdagi qog'ozlardan tashqari, elektron pochta xabarlari ham mavjud bo'lib, ular ham boshqaruv tizimining bir qismidir. Shunday qilib, asosiy ofis hujjatlari:

1. Kiruvchi, ya'ni tashqaridan kelganlar:
   • so'rovlar;
   • bildirishnomalar;
   • yuqori tashkilotlarning buyruqlari;
   • reklama ma'lumotlari va boshqalar.
2. Chiquvchi, ya'ni tashkilotdan yuborilgan:
   • xatlar, shu jumladan elektron pochta;
   • so'rovlar va so'rovlarga javoblar;
   • hisob-kitoblar, aktlar;
   • ishonchnomalar;
   • sertifikatlar, so'rov bo'yicha nusxalari;
   • hisobotlar va boshqalar.
3. Korxona doirasidan tashqariga chiqmagan ichki:
   • buyurtma (qog'oz hujjatlari namunasini maqolada topish mumkin), ko'rsatmalar;
   • qoidalar;
   • shartnomalar;
   • maxfiy va "DSP" belgisi - rasmiy foydalanish uchun;
   • ofis eslatmalari, bayonotlar;
   • jurnallar va boshqalar.

Ichki hujjatlarni o'tkazish va ro'yxatdan o'tkazish ham mumkin elektron formatda. Ammo bu har doim ham qabul qilinishi mumkin emas: muhim qoidalar, ayniqsa xodimlar tomonidan tanishishni talab qiladigan xodimlar chop etilishi va imzolanishi kerak.

Xizmat ko'rsatish elektron jurnallar ro'yxatga olish buxgalteriya hisobining tobora ommalashgan usuliga aylanmoqda. Bunday jurnallar o'zgartirishdan himoyalangan bo'lishi kerak " orqaga tanishish", keyin ular ziddiyatli vaziyatlarda ishonchni uyg'ota oladilar.

Hujjatlarni yuritish sizga topshirilganda, namunaviy hujjatlar juda foydali bo'ladi. Ularning aksariyati, agar mavjud bo'lsa, korporativ dizayn qoidalariga muvofiq bepul shaklda tuzilgan. Ammo qo'lda ba'zi hujjatlar hujjatlari (namunalari) bo'lishi juda qulay.

Namuna so'rovi

Rahmat maktubi namunasi

Ma'lumot xati namunasi

Moliyaviy yordam ajratish uchun buyurtma namunasi

Asosiy faoliyat uchun namuna buyurtma

Sertifikat namunasi

Xabarnoma namunasi

Ish yuritishni qoidalarga muvofiq tashkil etish

Tijorat tashkilotlari odatda hujjat aylanishi uchun o'zlarining ichki qoidalarini belgilaydilar. Maxsus dizayn bilan ish yuritish uchun blanka hujjatlari ishlab chiqilishi mumkin. Ba'zan bir nechta turlar turli maqsadlar uchun tasdiqlangan. Ammo ofis ishlarida hujjatlarni tayyorlash qoidalari mavjudligini unutmasligimiz kerak - GOST R 7.0.97-2016. Hujjatlar uchun bir qator talablarni tartibga soladi. Albatta, davlat idoralarining kotibiyatlari hujjatlarni rasmiylashtirishda shablonlarga qat’iy rioya qilishlari kerak, biroq har bir kishi ba’zi o‘zgarishlarni hisobga olishi kerak.

GOSTga muvofiq, chiqarilgan nusxalar asl nusxasi saqlanadigan tashkilot va holatni ko'rsatgan holda tasdiqlanishi kerak.

Masalan: “asl nusxasi Polet MChJda 01BU/2016/03-sonli faylda”. Ish raqami ishlarning nomenklaturasiga muvofiq kiritiladi.

Shuningdek, ish yuritishda kiruvchi hujjatlarni qayd etish bo'yicha standartga rioya qilishingiz kerak. Shu maqsadda, barcha kiruvchi ish yuritish hujjatlari qayd etilgan maxsus jurnalni yuritish majburiydir. Jurnal quyidagi ustunlarni o'z ichiga olishi kerak: sana, raqam, nomi, qayerdan olinganligi, kimga yuborilganligi yoki rahbariyat tomonidan tayinlanganligi. Kiruvchi hujjatda jurnal yozuvi va sanasiga muvofiq raqam ko'rsatiladi.

Chiqish hujjatlari namunalari xuddi shu tarzda ro'yxatga olinadi. Ular uchun jurnal ham yuritilishi kerak. Jurnallarni to'g'ri saqlash juda muhimdir. Agar ish yuritishda hujjatlarni bajarish muddatlari, buyruqlar sanasi, muhim hujjatlarning yo'qolishi bahsli bo'lsa, bu muhim rol o'ynaydi. sud jarayoni, shuningdek o'rnatishga yordam beradi ishlash intizomi Tashkilotda.

Xatlar, shuningdek, asosiy talablarni hisobga olgan holda tuzilishi kerak: unda asosiy ma'lumotlar, ism, manzil, telefon raqami, menejer yoki mas'ul shaxsning imzosi bo'lishi kerak. Ular tuzilgan blanka, ushbu standart barcha chiquvchi xatlar va sertifikatlar uchun amal qiladi. Hujjatlarga misollar maqolada keltirilgan.

Shakl 2010 yil 29 iyundagi normativ-huquqiy hujjatlardan foydalangan holda tayyorlangan.

Shartnoma N _____
korxonada ish yuritishni tashkil qilish uchun
(autsorsing shartnomasi)
g._____________ "__"________ ___ g.
_____________________, bundan keyin “Buyurtmachi” deb yuritiladi, bir tomondan _______ asosida ish yurituvchi __________________ va ___________________ vakillik qiluvchi ____________________, bundan keyin “Pudratchi” deb yuritiladi. boshqa tomondan, ushbu Shartnomani quyidagi tarzda tuzdilar.
1. SHARTNOMA MAVZUSI
1.1. Ushbu Shartnoma bo'yicha Pudratchi Buyurtmachining ko'rsatmasi bo'yicha Buyurtmachi korxonasida ofis ishlarini tashkil etish bo'yicha xizmatlar ko'rsatish majburiyatini oladi va Buyurtmachi Pudratchining xizmatlari uchun haq to'lash majburiyatini oladi.
1.2. Pudratchi Buyurtmachiga quyidagi xizmatlarni taqdim etadi:
1.2.1. Buyurtmachi korxonasida umumiy ish yuritishni tashkil qiladi.
1.2.2. Hujjatlar va hujjatli ma'lumotlar bilan ishlashning yangi texnologik jarayonlarini ishlab chiqadi va amalga oshiradi, hujjatlarni o'tkazish va rasmiylashtirish uchun zarur bo'lgan vaqtni qisqartirishga yordam beradi; hujjatlar tarkibini tartibga solish, hujjat aylanishi va umuman hujjat aylanishini optimallashtirish choralarini ko‘radi.
1.2.3. Vazifalarni belgilash, avtomatlashtirilgan axborot tizimlarini, shuningdek korxonada qo'llaniladigan eng yangi axborot texnologiyalarini (shu jumladan qog'ozsiz) loyihalash, ishlatish va takomillashtirishda (axborot ta'minoti nuqtai nazaridan) ishtirok etadi.
1.2.4. Korxona rahbariyatiga hisobot berish uchun taqdim etilgan hujjatlarning o'z vaqtida ko'rib chiqilishini ta'minlaydi.
1.2.5. Korxona rahbariyatiga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarning sifatini tekshiradi.
1.2.6. Korrespondensiyani qayta ishlash, qabul qilish, ro'yxatdan o'tkazish, hisobga olish, saqlash, etkazib berish va tarqatish (kiruvchi, chiquvchi, ichki), shu jumladan jo'natilganlarni amalga oshiradi. maxsus vositalar kommunikatsiyalar, yetakchilar ma'lumotnoma ishi uning ustida.
1.2.7. Hujjatlarga tegishli kirish va ulardagi ma'lumotlardan foydalanishni ta'minlaydi.
1.2.8. Hujjatlarni mashinkada (yoki kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda) ishlab chiqarish, nusxa ko'chirish va tezkor ko'paytirishni tashkil qiladi va amalga oshiradi.
1.2.9. Korxonaning tarkibiy bo'linmalarida hujjat ta'minotini tashkil etish bo'yicha uslubiy rahbarlik va nazoratni amalga oshiradi.
1.2.10. Hujjat muomalasi hajmining hisobini yuritadi.
1.2.11. Korxona rahbariyatining shaxsiy masalalari bo‘yicha tashrif buyuruvchilarni qabul qilish, shuningdek fuqarolarning murojaatlari bo‘yicha hujjatlarni rasmiylashtirish bo‘yicha ishlarni tashkil etadi. Standart ko'rsatmalar korxonada ish yuritish va arxiv ishi bo'yicha.
1.2.12. Korxona rahbariyati tomonidan chaqiriladigan yig'ilishlar va konferentsiyalarga texnik xizmat ko'rsatishni tashkil etishda ishtirok etadi.
2. TOMONLARNING HUQUQ VA MAJBURATLARI
2.1. Pudratchi o'z zimmasiga oladi:
2.1.1. Buyurtmachiga Shartnomaning 1.2-bandida ko'rsatilgan xizmatlarni Buyurtmachining ko'rsatmalari va talablariga amal qilgan holda sifatli taqdim etish.
2.1.2. Shartnomani amalga oshirishda ishtirok etadigan xodimlar ro'yxatini Buyurtmachiga tasdiqlash uchun taqdim eting.
2.1.3. Buyurtmachining Pudratchida bo'lgan hujjatlarini uchinchi shaxslarga bermang yoki ko'rsatmang.
2.1.4. Buyurtmachiga ushbu Shartnomada belgilangan tartibda har oyda xizmatlar ko'rsatish bo'yicha hisobotlarni taqdim etish.
2.1.5. Buyurtmachiga ushbu Shartnomani bajarish bilan bog'liq materiallar va xulosalarni magnit tashuvchilarda elektron shaklda, zarur hollarda esa yozma materiallar va xulosalar bilan ta'minlash.
2.1.6. Buyurtmachining iltimosiga binoan, agar kerak bo'lsa, manfaatdor shaxslarga, shu jumladan davlat va sud organlariga ushbu Shartnomaga muvofiq Pudratchi tomonidan taqdim etilgan materiallar bo'yicha tushuntirishlar berish, shuningdek, Buyurtmachining manfaatlarini boshqa uchinchi shaxslar oldida ifodalash. Buyurtmachi tomonidan tegishli ishonchnomada berilgan vakolatlar chegaralari (haqiqiy shartnomaning 2.2.6-bandi).
Buyurtmachiga xizmatlar ko'rsatish sertifikatini taqdim etish bilan bir vaqtda (ushbu Shartnomaning 3.1-bandi) Pudratchi Buyurtmachiga Pudratchining Buyurtmachi manfaatlarini ifodalash natijalari, shuningdek xarajatlar to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hisobotni taqdim etadi. Pudratchi tomonidan bunday xarajatlarni tasdiqlovchi hujjatlar ilova qilingan holda (agar Pudratchi qilgan bo'lsa - Buyurtmachining ko'rsatmalarini bajarish uchun xarajatlar va ular ushbu Shartnomaning 4.3-bandiga mos keladi).
2.2. Buyurtmachi quyidagilarni o'z zimmasiga oladi:
2.2.1. Pudratchiga ish stantsiyalari, orgtexnika va aloqa uskunalari bilan jihozlangan binolarni taqdim etish.
2.2.2. Pudratchini hujjatlar va ma'lumotlar va ma'lumot dasturlari va ma'lumotlar bazalari bilan ta'minlash.
2.2.3. Pudratchi xizmatlari uchun ushbu Shartnomada ko'rsatilgan tartibda, shartlarda va shartlarda to'lash.
2.2.4. Pudratchiga ushbu Shartnoma bo'yicha o'z majburiyatlarini bajarishi uchun zarur bo'lgan ma'lumot va materiallarni taqdim etish.
2.2.5. Pudratchi tomonidan xizmatlar ko'rsatish hujjatlarini o'z vaqtida imzolash.
2.2.6. Agar kerak bo'lsa, Pudratchiga uchinchi shaxslar oldida Buyurtmachining manfaatlarini ifodalash uchun ishonchnoma bering.
Ushbu Shartnomaning 3.2-bandida belgilangan muddatda Pudratchining ushbu Shartnomaning 2.1.6-bandiga muvofiq taqdim etilgan hisobotini ko'rib chiqing va sharhlar bo'lmasa, uni tasdiqlang. Agar ushbu bandda belgilangan muddatda Buyurtmachi Pudratchi tomonidan taqdim etilgan hisobotga e'tiroz bildirmasa, hisobot sharhlarsiz Buyurtmachi tomonidan qabul qilingan hisoblanadi.
2.3. Pudratchi Buyurtmachidan ushbu Shartnoma bo'yicha o'z majburiyatlarini bajarish uchun zarur bo'lgan har qanday ma'lumotni olishga haqli. Buyurtmachi tomonidan ma'lumot taqdim etilmagan yoki to'liq yoki noto'g'ri taqdim etilgan taqdirda, Pudratchi zarur ma'lumotlar taqdim etilgunga qadar ushbu Shartnoma bo'yicha o'z majburiyatlarini bajarishni to'xtatib turishga haqli.
2.4. Buyurtmachi Pudratchining faoliyatiga aralashmasdan, ushbu Shartnoma bo'yicha xizmatlar ko'rsatish jarayonini kuzatish huquqiga ega.
2.5. Pudratchi tomonidan ushbu Shartnomaning 1.2-bandida ko'rsatilmagan xizmatlarni taqdim etish tomonlarning qo'shimcha kelishuvi bilan rasmiylashtiriladi.
2.6. Tomonlar ushbu Bitimni amalga oshirish jarayonida boshqa Tomondan olingan tijorat, moliyaviy va boshqa maxfiy ma'lumotlarni saqlash majburiyatini oladilar.
3. SHARTNOMANI IJRO ETISH TARTIBI
3.1. Pudratchi har oyda, hisobot oyidan keyingi oyning ___ kunigacha, xizmatlar ko'rsatish dalolatnomasini tuzadi va Buyurtmachiga taqdim etadi.
3.2. Buyurtmachi xizmat ko'rsatish to'g'risidagi guvohnomani Pudratchidan olingan kundan boshlab _________ kun ichida ko'rib chiqadi va imzolaydi.
Buyurtmachi xizmatlar ko'rsatish dalolatnomasini imzolashdan bo'yin tovlagan yoki asossiz ravishda rad etgan taqdirda, ushbu bandda belgilangan muddatning oxirgi kunida dalolatnoma Buyurtmachi tomonidan imzolangan hisoblanadi.
3.3. Agar Pudratchi kamchiliklar bilan xizmatlar ko'rsatsa, Buyurtmachi buni xizmat ko'rsatish sertifikatida ko'rsatadi.
3.4. Agar xizmatlar Pudratchi tomonidan ushbu Shartnomadan chetga chiqish yoki boshqa kamchiliklar bilan taqdim etilsa, Buyurtmachi o'z xohishiga ko'ra Pudratchidan quyidagilarni talab qilishga haqli:
3.4.1. O'rtacha vaqt ichida kamchiliklarni bepul bartaraf etish.
3.4.2. Ushbu Shartnomada belgilangan xizmatlar narxini pasaytirish.
3.5. Agar Buyurtmachi tomonidan belgilangan oqilona muddatda (ushbu Shartnomaning 3.4.1-bandi) kamchiliklar Pudratchi tomonidan bartaraf etilmasa, Buyurtmachi ushbu Shartnomani bajarishni rad etishga va yo'qotishlarni qoplashni talab qilishga haqli.
4. SHARTNOMA NARXI VA TO'LOV TARTIBI
4.1. Ushbu Shartnoma bo'yicha Pudratchi tomonidan ko'rsatiladigan xizmatlarning narxi har oy _________ (___________) rublni tashkil qiladi.
4.2. Ushbu Shartnomaning 4.1-bandida belgilangan xizmatlar narxi Buyurtmachi ushbu Shartnomaning 3.2-bandiga muvofiq xizmatlar ko'rsatish dalolatnomasini imzolagan kundan boshlab har oy ________ kun ichida to'lanadi.
4.3. Agar Pudratchi Buyurtmachining buyrug'ini bajarishda xarajatlarni amalga oshirgan bo'lsa (ushbu Shartnomaning 2.1.6-bandi), ko'rsatilgan xarajatlar Buyurtmachi tomonidan 4.2-bandda belgilangan xizmatlar narxini to'lash uchun Pudratchiga qoplanadi.
Buyurtmachi Pudratchining quyidagi xarajatlarini qoplaydi:
- ________________________________________________________;
- ________________________________________________________.
4.4. Pudratchiga xizmatlar narxini to'lash va xarajatlarni qoplash pul o'tkazish yo'li bilan amalga oshiriladi Pul Pudratchining bank hisob raqamiga.
4.5. To'lov sanasi pul mablag'lari Pudratchining bank hisob raqamiga o'tkazilgan kun hisoblanadi.
5. TOMONLARNING MA'LUMOTI
5.1. Ushbu Shartnoma bo'yicha o'z majburiyatlarini bajarmaganlik yoki lozim darajada bajarmaganlik uchun Tomonlar Rossiya Federatsiyasining amaldagi qonunchiligiga muvofiq javobgar bo'ladilar.
5.2. Tomonlarning hech biri o'z majburiyatlarini to'liq yoki qisman bajarmaganlik uchun javobgar emas, agar muvaffaqiyatsizlik holatlar oqibati bo'lsa. fors-major holatlari, masalan, yong'in, suv toshqini, zilzila, ish tashlashlar va boshqa tabiiy ofatlar, urush va harbiy harakatlar yoki Bitim tuzilgandan keyin yuzaga kelgan ushbu Bitimni amalga oshirishga to'sqinlik qiladigan Tomonlarning nazorati ostida bo'lmagan boshqa holatlar.
Agar bunday holatlardan biri shartnomada belgilangan muddatda majburiyatni bajarmaslikka bevosita ta'sir qilgan bo'lsa, bu muddat tegishli holatning amal qilish muddatiga mutanosib ravishda uzaytiriladi.
5.3. Shartnoma bo'yicha o'z majburiyatlarini bajarish imkonsiz bo'lib qolgan Tomon, ular yuzaga kelgan va bekor qilingan paytdan e'tiboran ______ kundan kechiktirmay, boshqa Tomonni yuqoridagi holatlarning yuzaga kelishi, kutilayotgan davomiyligi va tugatilishi to'g'risida yozma ravishda xabardor qilishi shart. holatlar.
6. NIFLLARNI KO'RISH TARTIBI
6.1. Tomonlar o'rtasida yuzaga kelishi mumkin bo'lgan barcha nizolar va kelishmovchiliklar muzokaralar yo'li bilan hal qilinadi.
6.2. Muzokaralar davomida hech qanday kelishuv bo'lmasa munozarali masalalar nizolar hakamlik sudida ________ yildagi ko'rib chiqilishi kerak.
7. SHARTNOMA MUDDATI
7.1. Ushbu Shartnomaning amal qilish muddati "__"________ ___ dan "__"________ ___gacha.
7.2. Ushbu Shartnoma Tomonlarning o'zaro kelishuvi bilan bekor qilinishi mumkin.
7.3. Ushbu Shartnoma tomonlardan birining iltimosiga binoan Rossiya Federatsiyasining amaldagi qonunchiligiga muvofiq bekor qilinishi mumkin.
7.4. Agar Tomonlardan hech biri ushbu Shartnomani amal qilish muddati tugashidan ___ (________) kun oldin bekor qilish istagini bildirmasa, ushbu Shartnoma xuddi shu shartlar asosida keyingi _____ yilga uzaytirilgan hisoblanadi.
7.5. Ushbu Shartnomaga kiritilgan barcha o'zgartirish va qo'shimchalar, shuningdek uni bekor qilish, agar ular yozma ravishda tuzilgan va har ikki Tomonning vakolatli vakillari tomonidan imzolangan bo'lsa, haqiqiy hisoblanadi.
8. BOSHQA SHARTLAR
8.1. Hammasi qo'shimcha kelishuvlar Ushbu Shartnomani amalga oshirishda Tomonlar tomonidan imzolangan ushbu Shartnomaning Tomonlar, aktlari va boshqa ilovalari uning ajralmas qismi hisoblanadi.
8.2. Ushbu Shartnoma bir xil yuridik kuchga ega bo'lgan ikki nusxada, har bir Tomon uchun bittadan tuzilgan.
9. TOMONLARNING MANZILLARI VA TAFFILIGI
Xaridor: ________________________________________________

___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Ijrochi: ________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
10. TOMONLARNING IMZOLARI
Mijoz ijrochisi
__________________________ ___________________________
M.P. M.P.

Shartnoma - ikki yoki undan ortiq shaxslar o'rtasida o'rnatish, o'zgartirish yoki bekor qilish to'g'risidagi kelishuv inson huquqlari va majburiyatlar (Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksining 420-moddasiga muvofiq).

To'g'ri sozlangan shartnomaviy ish tizimi korxonada inson va moliyaviy resurslarni isrof qiladigan keraksiz xato va tushunmovchiliklarning oldini olish mumkin. Bundan tashqari, bu ko'plab huquqiy nizolarning oldini olishga yordam beradi.

Masalan, eng oddiy xato shartnoma ishi nafaqat tashkilotingizni boshqarishi mumkin arbitraj sudi, balki "soliq" jinoyat ishini qo'zg'atishga ham sabab bo'ladi. Bu, o'z navbatida, tashkilotning obro'siga, tender savdolarida esa ularning natijalariga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin.

Maqola muallifi kotib yordamchisi lavozimidan boshliq o‘rinbosarigacha bo‘lgan martaba zinapoyasini bosib o‘tgan. huquqiy boshqaruv yirik federal unitar korxona, sohada to‘plangan tajribasi bilan o‘rtoqlashadi hujjat aylanishini tashkil etish korxonada shartnomalar. Ushbu maqolada biz quyidagilarni batafsil ko'rib chiqamiz:

• shartnoma loyihasini tayyorlash;
• uni tasdiqlash;
• shartnoma tuzish (imzolash va muhrlash);
• ro'yxatga olish (shu jumladan davlat ro'yxatidan o'tkazish);
• buxgalteriya hisobi va operativ saqlash, shartnomalarning nusxalarini (asl nusxalarini) berish;
• kontragentlar hujjatlari asosida ma'lumotlar bazasini shakllantirish;
• shartnomani bajarishni tashkil etish;
• arxivlash uchun shartnomalar tayyorlash.

Asosiysi, printsip!

Qurilishning dastlabki bosqichida shartnomaviy ish tizimlari uni qurish printsipini aniqlash kerak:

• markazlashtirilgan yoki
• markazlashmagan.

Buning uchun siz korxonaning biznes jarayonlari va ishlash usullari bo'yicha so'rov o'tkazishingiz kerak. Olingan ma'lumotlarga asoslanib, kim javobgar bo'lishini hal qilish mumkin pudrat ishlarini tashkil etish:

• ma'lum bir strukturaviy birlik (markazlashtirilgan printsipni tanlashda) yoki
• turli tarkibiy bo'linmalardagi individual xodimlar (agar markazlashmagan printsipni tanlasangiz).

Tahlil qilib shartnoma bo'yicha ish tajribasi Rossiyada maqola muallifi ko'pchilik kichik va o'rta kompaniyalarda aytishi mumkin shartnomalarning hujjat aylanishi"yirtilgan" - o'rtasida bo'linadi individual xodimlar. Mas'ul ijrochi shartnoma loyihasini tayyorlaydi, uni tasdiqlashni tashkil qiladi, kotib yoki kotib uni ro'yxatdan o'tkazadi va shartnomani mas'ul ijrochi yoki Bosh hisobchi korxonalar yoki boshqalar.

Yirik kompaniyalarda, qoida tariqasida, markazlashtirish printsipi qo'llaniladi: mas'ul ijrochi shartnoma loyihasini tayyorlaydi va uni muvofiqlashtiruvchi, tuzadigan, ro'yxatdan o'tkazadigan, hisobga oladigan va saqlaydigan shartnomalar va masalalarni hal qiluvchi ofis boshqaruv xizmatiga (yoki shartnoma bo'limiga) taqdim etadi. ularning nusxalari.

Hozirgi vaqtda pudrat ishlarini markazlashtirilgan asosda tashkil etish eng maqbul hisoblanadi yirik kompaniyalar geografik jihatdan uzoq bo'linmalar tarmog'i bilan.

Shartnoma loyihasini tayyorlash

Shartnoma loyihasini tayyorlash (o'zingizning shartnoma loyihasini ishlab chiqish yoki kontragentdan olinganini ko'rib chiqish) mas'ul ijrochi tomonidan amalga oshiriladi Bormoq strukturaviy birlik shartnomani tuzishni boshlaydigan, advokat bilan birga.

Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksining 161-moddasiga binoan bitimlar yuridik shaxslar o'zaro va fuqarolar o'rtasidagi oddiy yozma shaklda tuzilishi kerak, notarial tasdiqlashni talab qiladigan bitimlar bundan mustasno.

Bitim loyihasi quyidagi tartibda tasdiqlash va imzolash uchun taqdim etiladi: nusxalar soni:

• odatda tomonlar soni bo'yicha;
• uning vakolatli organi tomonidan ro'yxatga olingan kundan boshlab amal qiladigan shartnomalar uchun davlat hokimiyati yoki mahalliy hukumat, (masalan, ijara shartnomalari) - tomonlar soni bo'yicha + ro'yxatdan o'tkazuvchi organ uchun 1 nusxa.

Har qanday biznes shartnomasi tuzilmasida quyidagilarni ko'rsatish tavsiya etiladi: bo'limlar, ba'zi hollarda birlashtirilishi yoki bo'linishi mumkin:

• Preambula.
• Shartnoma mavzusi.
• Tomonlarning huquq va majburiyatlari.
• Narx va to'lov tartibi.
• Maxsus shartlar kelishuv.
• Tomonlarning javobgarligi.
• Shartnomani o'zgartirish, bekor qilish va bekor qilish.
• Maxfiylik.
• Nizolarni hal qilish.
• Fors-major holatlari.
• Shartnoma muddati.
• Tomonlarning manzillari va tafsilotlari.
• Tomonlar imzosi.

Biz kontragentni tekshiramiz!

Shartnoma loyihasi bilan ishlash bosqichida mas'ul ijrochi kontragentning hujjatlar to'plamini taqdim etishini ta'minlashi shart. Bu bir qator sabablarga bog'liq. Gap shundaki, tuzilgan shartnoma bo'lmasligi mumkin yuridik kuch(masalan, agar u imzolanmagan bo'lsa vakolatli shaxs). Bunday ortiqcha holatlarning oldini olish uchun siz kontragentning hujjatlarini tekshirishga ehtiyotkorlik bilan yondashishingiz kerak.

Amaliyotga asoslanib aytishimiz mumkinki, kontragentning hujjatlarini to'liq tekshirish (ya'ni nafaqat ro'yxatga olish va ta'sis hujjatlarini, balki qimmatli qog'ozlar, korporativ hujjatlar, aktivlar, auditorlik hisobotlari, moliyaviy hisobotlar va boshqalar) barcha shartnomalarni tuzmaganda tavsiya etiladi. Bu, masalan, tashkilotni birlashtirishda zarur bo'lishi mumkin, chunki faoliyat yurituvchi korxona sotib olinmoqda, uning davomida muayyan majburiyatlar paydo bo'lishi mumkin.

Kontragent tomonidan taqdim etilgan hujjatlar ro'yxati tashkilotning yuridik xizmati tomonidan belgilanadi. Sizning e'tiboringizga ularning namunaviy ro'yxatini taqdim etamiz:

• kontragentlar to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar:
  • taqdim etilgan hujjatlar yuridik shaxs:
    • ta'sis hujjatlarining nusxalari,
    • yuridik shaxs rahbarining vakolatini tasdiqlovchi hujjatning nusxasi;
      • tomonidan tasdiqlangan ishonchnoma nusxasi belgilangan tartibda yuridik shaxs va vakilning pasportining nusxasi (agar shartnoma yuridik shaxs nomidan uning rahbari tomonidan emas, balki uning vakili tomonidan imzolangan bo'lsa),
    • yuridik shaxsning davlat roʻyxatidan oʻtkazilganligi toʻgʻrisidagi guvohnomaning barcha oʻzgarishlari bilan nusxasi;
    • statistik kuzatuv organlaridan kodlar berilganligi to'g'risidagi xatning nusxasi,
    • ro'yxatga olish guvohnomasining nusxasi soliq hisobi,
    • kompaniyaning pochta manzili, telefon va bank rekvizitlari kabi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar;
      • tashkilotning muhri va rahbarining imzosi bilan tasdiqlangan litsenziyalarning nusxalari tegishli faoliyat turini amalga oshirish, sertifikatlar va boshqalar. (ko'zda tutilgan hollarda amaldagi qonunchilik Rossiya Federatsiyasi);
  • kontragent tomonidan taqdim etilgan hujjatlar - shaxs tomonidan:
    • pasport nusxasi,
    • bilan ro'yxatdan o'tganlik to'g'risidagi guvohnomaning nusxasi soliq organi tomonidan yashash joyi,
      • yakka tartibdagi tadbirkor sifatida ro'yxatdan o'tganlik to'g'risidagi guvohnomaning nusxasi (jismoniy shaxslar uchun - yakka tartibdagi tadbirkorlar),
    • bank rekvizitlari (agar to'lov bank orqali talab qilinsa),
    • nusxa ko'chirish sug'urta guvohnomasi Pensiya jamg'armasi RF.

Hozirgi vaqtda Rossiyadagi barcha tashkilotlarda kontragent hujjatlarini tekshirish tartibini belgilovchi umumiy huquqiy hujjat yo'q. Garchi ba'zi maxsus bo'lsa-da qoidalar. Masalan, kredit tashkilotlari Qimmatli qog'ozlar bozorining professional ishtirokchilari kontragent to'g'risida ma'lum ma'lumotlarni talab qilish huquqiga ega:

• jismoniy shaxslarga nisbatan - familiyasi, ismi, shuningdek otasining ismi (agar qonun hujjatlarida yoki milliy odatlardan boshqacha qoida nazarda tutilgan bo'lmasa), fuqaroligi, shaxsini tasdiqlovchi hujjatning ma'lumotlari, ma'lumotlar migratsiya kartasi, huquqni tasdiqlovchi hujjat chet el fuqarosi yoki fuqaroligi bo'lmagan shaxs Rossiya Federatsiyasida yashash (yashash) uchun, yashash (ro'yxatdan o'tish) yoki yashash joyining manzili; identifikatsiya raqami soliq to'lovchi (agar mavjud bo'lsa);
• yuridik shaxslarga nisbatan - nomi, soliq to'lovchining identifikatsiya raqami yoki kodi xorijiy tashkilot, davlat ro'yxatga olish raqami, davlat ro'yxatidan o'tkazilgan joy va joylashgan manzili.

Ish amaliyotiga asoslanib aytishimiz mumkinki, aksariyat hollarda hujjatlar kontragent tomonidan muammosiz taqdim etiladi. Bu odatiy holga aylandi biznes aloqasi. Hujjatlarni tekshirishda muammolar boshlanadi. Masalan, litsenziya yoki ishonchnomaning amal qilish muddati tugaganligi ma'lum bo'lishi mumkin. Agar bir qator sabablarga ko'ra kontragent hujjatlarni taqdim eta olmasa yoki xohlamasa, bu sizni ogohlantirishi kerak.

Shartnoma loyihasini tasdiqlash

Tayyorlangan shartnoma loyihasi mas'ul ijrochi idorani boshqarish xizmatiga taqdim etadi(yoki shartnoma bo'limi) bilan birgalikda hujjatlar to'plami. Bizning korxonamizda u quyidagilardan iborat:

• shartnoma loyihasi V elektron shakl;
• kontragent tomonidan tayyorlangan hujjatlar;
• quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan tasdiqlash varag'i:
  • TO'LIQ ISM. mas'ul ijrochi, o'z lavozimini, u ishlayotgan tarkibiy bo'linmaning nomini ko'rsatgan holda;
  • ijro vizasi,
  • mas'ul ijrochining vizalari,
  • tasdiqlash uchun yuborilgan hujjat turi (shartnoma, qo'shimcha kelishuv),
  • kontragentning nomi,
  • indosantlar ro'yxati,
  • hujjatni indossament uchun qabul qilish sanasi va shartnomani tasdiqlovchi xodimlar tomonidan hujjatni qaytarish sanasi.

    Shartnoma loyihalarini tasdiqlash varaqalari maxsus jurnalda ro'yxatga olinadi, bu esa tasdiqlash uchun qabul qilingan shartnomalar loyihalari sonini aniq qayd etish imkonini beradi. Jurnalda shartnomalar loyihalarini tasdiqlash jarayoni ham aks ettirilgan. Shartnomani tasdiqlash uchun olingan sana va viza bo'yicha mutaxassislardan qaytish sanasiga havolalarning mavjudligi har bir viza mutaxassisi tomonidan tasdiqlash shartlarini, shuningdek, ularning buzilishini kuzatishga yordam beradi;

  • tushuntirish xati (agar kerak bo'lsa). Mas'ul ijrochi tomonidan imzolangan tushuntirish xatida quyidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak:
    • ehtiyojni asoslash shartnoma tuzish,
    • kontragentni tanlash uchun asos,
    • kontragent haqida,
    • shartnoma mavzusi (qisqacha),
    • shartnoma miqdori,
    • to'lov shartlari,
    • to'lovni olish yoki majburiyatlarni bajarish shartlari;
• agar kerak bo'lsa, loyihaning texnik-iqtisodiy asoslanishi (TES). U quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:
  • texnik-iqtisodiy asoslash tranzaktsiyani yakunlash,
  • bitim predmeti, umumiy qiymat bitimlar, boshqa muhim shartlar,
  • operatsiyani bajarish bilan bog'liq xarajatlar smetasi, iqtisodiy oqibatlar tranzaktsiyani yakunlash,
  • bitim muddati,
  • kontragentning tavsifi: ushbu mahsulot (ish, xizmat) bozorda qancha vaqt mavjud, u o'zini qanday isbotladi va hokazo.

Yuqoridagi hujjatlar ro'yxati taxminiy ekanligini unutmang, chunki Har bir korxona shartnomaviy ishlarni bajarish uchun o'z tartibini belgilaydi, bu ko'p jihatdan tashkilotning faoliyat turiga va shartnomalar hajmiga bog'liq. Yuqoridagi ro'yxatdan har bir korxona o'zi uchun eng maqbul bo'lgan hujjatlarni tanlash huquqiga ega.

Masalan, yirik savdo va ishlab chiqarish kompaniyalarida shartnomaga tushuntirish xatining mavjudligi ma'qul. Bu shartnomani tuzish maqsadi haqida aniq tasavvur beradi. Agar korxona rahbari har kuni ko'p sonli shartnomalarni imzolashi kerak bo'lsa, unda tushuntirish xati shartnomani o'rganish uchun sarflaydigan vaqtni sezilarli darajada qisqartiradi. Bundan tashqari, u beradi zarur ma'lumotlar viza xodimlari uchun.

Tovar yoki xizmatlarni taklif qiluvchi yirik savdo kompaniyalarida standart shartnomalar ishlab chiqilgan bo'lib, bu holda tushuntirish xati va, ehtimol, tasdiqlash varag'ini tayyorlashga hojat yo'q. Menejer kuniga 2 tagacha shartnoma imzolashi mumkin bo'lgan kichik kompaniyalarda bu hujjatlarga ehtiyoj yo'q. Shu sababli, pudrat ishlarini tashkil etishga ijodiy yondashish, ko'plab omillarni tahlil qilish va shartnomalar bo'yicha muzokaralar olib borishning eng maqbul usulini tanlash kerak.

Shartnoma loyihasini tasdiqlash ofis boshqaruvi xizmati tomonidan tashkil etilgan(yoki shartnoma bo'limi).

Chunki shartnoma munosabatlari yuridik, buxgalteriya hisobi va moliyaviy xizmat, keyin shartnoma ishi hammaga kirib borishi kerakligi ma'lum bo'ldi iqtisodiy faoliyat korxonalar. Aynan to'g'ri tashkil etilgan shartnomalar bo'yicha muzokaralar olib borish ehtimolini istisno qilishga yordam beradi salbiy oqibatlar shartnomaning haqiqiy emasligi yoki qo'shimcha iqtisodiy, soliq, valyuta, bojxona va boshqa yo'qotishlar bilan bog'liq.

Har bir korxona amalga oshiradigan shaxslar ro'yxatini mustaqil ravishda belgilashi mumkin shartnoma loyihasini tasdiqlash, bu mahalliyga biriktirilishi kerak normativ akt. Qoida tariqasida, "ko'rish" pozitsiyalari:

• huquqshunos; advokat;
• moliyaviy direktor;
• Bosh hisobchi;
• tegishli bo'lim boshlig'i.

Qo'shimcha vizalarning mavjudligi tasdiqlash uchun yuborilgan shartnomaning o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq.

Tashkilotda shartnomalarni kelishish jarayonini optimallashtirish uchun ular rivojlanmoqda shartnomalarning standart shakllari, tashkilot rahbarining buyrug'i bilan tasdiqlanishi kerak (2-misolga qarang). Qoida tariqasida, bu tuzilish korxonaning asosiy faoliyati bilan bog'liq bo'lgan shartnomalarga nisbatan qo'llaniladi: savdo tashkilotlarida ular standart yetkazib berish shartnomalari, sug'urta kompaniyalari rivojlanmoqda standart sug'urta shartnomalari.

Xulosa bo'yicha standart shartnoma uning loyihasi faqat yuridik xizmat bilan kelishilgan bo'lib, u taqdim etilgan hujjat loyihasini standartga muvofiqligini tekshiradi va kontragentning hujjatlarini tekshiradi. Bu shartnoma loyihasini tasdiqlash uchun zarur bo'lgan vaqtni sezilarli darajada qisqartiradi.

Buni farqlash kerak standart shartnomalar, tashkilot tomonidan tasdiqlangan va namunaviy shartnoma matnlarini ifodalovchi shartnoma shablonlari deb ataladi. Undan farqli o'laroq loyihalar standart shartnomalar shablondan foydalangan holda tuzilgan shartnomalar loyihalari ma'lum bir korxonada to'liq mutaxassislar tomonidan kelishilgan bo'lishi kerak.

Shartnoma loyihasini muvofiqlashtiruvchi barcha mutaxassislar qayd qiladilar tasdiqlash varaqasi(3-misolga qarang) va agar ular shartnoma loyihasiga rozi bo'lmasalar, sharhlar varag'iga asoslantirilgan xulosani yozishlari yoki uni alohida hujjat shaklida rasmiylashtirishlari kerak (4-misolga qarang).

Korxonamizda ishlab chiqilgan va sizga 3-misolda ko'rsatilgan tasdiqlash varag'ida "Shartnomani imzolash" bo'limi mavjud. Ammo bu faqat shartnoma imzolash huquqiga ega bo'lgan ko'p sonli yirik korxonalar uchun tegishli. "Eslatmalar" bo'limi hujjatlarni (ularning ro'yxatini) ofisni boshqarish xizmati (shartnoma bo'limi) xodimlari tomonidan hujjatlarni kontragentga yuborish uchun mas'ul ijrochiga topshirishni tasdiqlashga yordam beradi, bu juda ko'p. muhim agar hujjatlar yo'qolsa.

Agar korxonada tushuntirish yozuvlari bo'lmasa, siz tasdiqlash varag'iga qo'shimcha ma'lumotlarni "Tasdiqlash" bo'limi oldiga qo'yib kiritishingiz mumkin:

Shartnoma loyihasini har bir mutaxassis tomonidan tasdiqlash muddati mahalliy normativ hujjatda belgilanishi kerak, bu pudrat ishlari to'g'risidagi nizom bo'lishi mumkin. Qayerda viza muddatiga rioya qilish uchun javobgarlik tasdiqlashni amalga oshiruvchi mutaxassislarga, belgilangan muddatlarga rioya etilishini nazorat qilish esa ish yuritish xizmati rahbariga (shartnoma bo‘limi boshlig‘iga) yuklanadi.

Izohlaringiz bo'lsa vizali shaxslardan shartnoma loyihasi u ofis boshqaruvi xizmati (shartnoma bo'limi) xodimlari tomonidan sharhlarni bartaraf etish uchun pudratchiga topshiriladi va keyin tasdiqlash uchun qayta yuboriladi. Agar kelishmovchiliklar saqlanib qolsa, mas'ul ijrochi manfaatdor bo'linmalar rahbarlari ishtirokida yig'ilish o'tkazadi. Yig'ilish qayd etiladi va uning natijalariga ko'ra tashkilot direktori shartnoma tuzishning maqsadga muvofiqligi yoki maqsadga muvofiq emasligi to'g'risida qaror qabul qiladi.

Shartnomani tasdiqlash jarayonini tashkil qilishda bitta nuanceni hisobga olish kerak. Mahalliy normativ hujjatda, qoida tariqasida, shartnomalarni ism-sharifini ko'rsatmasdan tasdiqlash huquqiga ega bo'lgan mutaxassislarning lavozimlari qayd etiladi. Bu tavsiya etiladi, chunki viza olgan shaxs ishdan bo'shatilgan yoki boshqa joyga o'tkazilgan taqdirda, mahalliy qoidalarga hech qanday o'zgartirish kiritish talab etilmaydi.

Biroq, huquqqa ega bo'lgan xodimlar yo'qligida (ish safariga, kasallik ta'tiliga yuborilganda) shartnomalarni tasdiqlash, yuqoridagi mutaxassislarning vazifasini bajaruvchi har doim ham tayinlanmaydi. Shu sababli, shartnomalarni kelishishning uzluksiz jarayonini amalga oshirish uchun tashkilotning buyrug'i bilan shartnomalar loyihalarini tasdiqlash huquqi berilishi mumkin. qo'shimcha ravishda aniq xodimlar uchun. Namuna buyurtma 5-misolda keltirilgan.

Shartnoma tuzish
(imzolash va muhrlash)

Barcha mutaxassislar tomonidan kelishilgan shartnoma loyihasi ofis boshqaruvi xizmati (yoki shartnoma bo'limi xodimlari) tomonidan imzolash uchun tayyorlanadi.

Tomonlardan biri boshqa tomon tomonidan imzolangan va muhrlangan shartnomani olgan holda, ba'zi sahifalarni almashtirdi, ilgari erishilgan kelishuvlarni buzish. Bunday holatlarning oldini olish uchun shartnoma ishi amaliyotida bir necha usullar mavjud:

• shartnomaning har bir sahifasini imzolagan shaxslar tomonidan tasdiqlanishi (boshlang'ich). Balki shartnoma matnini tasdiqlash tashkilotning mahalliy normativ hujjatida tegishli tarzda mustahkamlangan bo'lishi kerak bo'lgan bunday huquq berilgan tarkibiy bo'linmalardan birining rahbari, masalan, rahbar yuridik xizmat. Bunday holda, parafillash maxsus shtamp yordamida amalga oshirilishi mumkin, bu quyidagilarni ko'rsatadi:
  • Tashkilot nomi,
  • varaqlarning umumiy sonidan shartnoma varag'i soni, masalan, "5 varaqdan №1 varaq",
  • tegishli rahbarning imzosi;
• tikilgan, raqamlangan varaqlar sonini ko'rsatuvchi shartnoma varaqlarini tikish va ushbu ma'lumotlarni tomonlarning muhrlari va imzolari bilan muhrlash. Odatda yozuv 6-misolda ko'rsatilgandek ko'rinadi. Hujjatni tasdiqlashda muhr bosilishiga alohida e'tibor berilishi kerak. Hujjatni imzolagan shaxs lavozimining bir qismini va "Tikilgan, raqamlangan, muhrlangan ___ varaq" deb yozilgan varaqning bir qismini o'z ichiga olishi kerak. Hujjatlarni qalbakilashtirishning oldini olishga yordam beradigan muhr taassurotlarining shunday tartibi.

Shartnomani imzolash huquqi ega:

• tashkilotning ta'sis hujjatlariga muvofiq tegishli lavozimni egallagan shaxslar;
• ishonchnoma olgan shaxslar.

Shuni hisobga olish kerak qachon hamshartnoma imzolanadi vakili emas A kompaniyaning birinchi shaxsi - u har doim ham bitimni bajarish vakolatiga ega bo'lmasligi mumkin.

Masalan, predmeti mulk bo'lgan yirik bitimni amalga oshirish to'g'risida qaror qabul qilish aktsiyadorlik jamiyati, qiymati bitimni yakunlash to'g'risida qaror qabul qilingan sanadagi kompaniya aktivlarining balans qiymatining 50% dan ortiq bo'lgan, tasdiqlanishi kerak umumiy yig'ilish aktsiyadorlar ("Aksiyadorlik jamiyatlari to'g'risida" 1995 yil 26 dekabrdagi 208-FZ-son Federal qonunining 79-moddasi).

Xuddi shunday tartib unitar korxonalar rahbarlari uchun ham joriy etilgan. "Davlat va munitsipal unitar korxonalar to'g'risida" 2002 yil 14 noyabrdagi 161-FZ-sonli Federal qonunining 23-moddasiga muvofiq, unitar korxona rahbari bitimlar hajmida cheklangan. Shunday qilib, mulkni begonalashtirish bo'yicha bitim 10% dan oshmasligi kerak ustav kapitali yoki qonun bilan belgilangan 50 ming minimal o'lchamlar ish haqi (hozirda bu 5 000 000 rublni tashkil qiladi). Kattaroq bitimlar tuzish uchun egasining roziligini olish kerak.

Xuddi shunday cheklovlar San'atda ham nazarda tutilgan. 02.08.1998 yildagi 14-FZ-sonli "Mas'uliyati cheklangan jamiyatlar to'g'risida" Federal qonunining 46-moddasi.

Bundan tashqari, korxonaning ta'sis hujjatlarida kompaniyaning birinchi shaxsining vakolatlariga qo'shimcha cheklovlar kiritilishi mumkin. Agar bunday cheklovlar mavjud bo'lsa, shartnoma tuzish to'g'risidagi qaror tegishli shaxslar tomonidan tasdiqlanishini ta'minlash kerak. Aks holda, shartnoma San'atga muvofiq haqiqiy emas deb topilishi mumkin. 174 Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksi.

Agar shartnoma ishonchnoma asosida shaxs tomonidan imzolanadi; Qaysi turga tegishli ekanligiga e'tibor berish kerak. Hujjatda ko'rsatilgan vakolatlarning mazmuniga ko'ra, shunday deb ataladiganlar ajratiladi:

• umumiy ishonchnomalar (vakillik qilayotgan shaxs nomidan turli xil operatsiyalarni amalga oshirish uchun vakilga beriladi);
• maxsus ishonchnomalar (bir hil bitimlar (shartnomalar) tuzish uchun beriladi, masalan, faqat oldi-sotdi shartnomalari) va
• bir martalik ishonchnomalar (aniq shartnomani imzolash uchun beriladi, ishonchnomada esa shartnomaning raqami va sanasi, shartnoma tuzish zarur bo‘lgan kontragentning nomi ko‘rsatilishi kerak) ushbu shartnoma, qisqacha shartnoma mavzusi, shuningdek shartnoma tuzilgan summa).

Nima uchun bu farqni bilish kerak? Shartnomani imzolagan shaxsning ishonchnomaga ega bo'lishi, shaxsning shartnoma tuzish huquqiga ega ekanligini anglatmaydi. ushbu shartnomadan. Tasavvur qilaylik muayyan vaziyatlar(7 va 8-misollarga qarang). Ikkala holatda ham bitimlar haqiqiy emas.

Shuni ham hisobga olish kerak ishonchnoma beriladi yoqilgan ma'lum davr, uni bergan shaxsning ixtiyoriga ko'ra belgilanadi, lekin 3 yildan oshmasligi kerak (Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksining 186-moddasi). Agar ishonchnomada amal qilish muddati ko'rsatilmagan bo'lsa, u berilgan kundan boshlab bir yil davomida amal qiladi. Berilgan sana ko'rsatilmagan ishonchnoma haqiqiy emas. Ushbu hujjat tashkilot rahbari yoki ishonchnomani imzolash huquqiga ega bo'lgan shaxs tomonidan imzolanishi kerak. Vakolat berish yo'li bilan berilgan ishonchnoma faqat ushbu moddaning 3-bandiga muvofiq notarial tasdiqlangan taqdirdagina amal qiladi. Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksining 187-moddasi (ayrim hollar bundan mustasno), bunday ishonchnomaning amal qilish muddati u berilgan ishonchnomaning amal qilish muddatidan oshmasligi kerak.

Maxsus ishonchnoma namunasi 9-misolda keltirilgan. E'tibor bering, muhr taassurotida ishonchnomani imzolagan shaxs lavozimi sarlavhasining bir qismi bo'lishi kerak. Bundan tashqari, biz xodimni ishdan bo'shatish kabi umumiy sabablarga ko'ra ishonchnomani bekor qilish to'g'risidagi buyruqni tuzish misolini keltiramiz (10-misolga qarang).

Ofis boshqaruv xizmatida (shartnoma bo'limi) bo'lishi kerak shartnomalarni imzolash huquqiga berilgan ishonchnomalarning nusxalarini (yoki asl nusxalarini) saqlash. Uchun ishonchnomalar to'g'risidagi ma'lumotlarni tizimlashtirish shartnomalarni imzolash huquqi uchun ishonchnomalar reestri tuzilgan (11-misolga qarang). Ishonchnomalarning nusxalari shartnomalar loyihalarini tayyorlovchi bo‘limlar rahbarlariga taqdim etilishi shart. Berilgan ishonchnomalar asosida shartnomalarni imzolash huquqiga ega bo'lgan shaxslar imzolari namunalari reestri tuziladi (12-misolga qarang).

Biz sizning e'tiboringizga shartnomalarni kelishish va imzolash jarayoni matritsasini taqdim etamiz (namuna uchun 13-misolga qarang).

Legend: P - belgilar; MP - imzolashi mumkin; B - tasdiqlaydi. ga alohida e'tibor bering ramzi MP - imzolashi mumkin. Yuridik nuqtai nazardan, bir vaqtning o'zida bir nechta shaxs bir xil shartnomalarni imzolash huquqiga ega bo'lishi mumkin (birinchi navbatda tashkilotning birinchi shaxsi, shuningdek, tegishli ishonchnomaga ega bo'lgan boshqa shaxslar). Biroq, tashkilot ichida belgilangan tartibga ko'ra, bir hil shartnomalar faqat bitta shaxs tomonidan imzolanishi mumkin, boshqa shaxslar esa o'z vakolatlarini faqat u yo'q bo'lganda (kasallik, xizmat safarida bo'lish va boshqalar) amalga oshirish imkoniyatiga ega. .

Agar korxonada shartnomalar bilan bir qatorda qo'shimcha xatlarni yuborish amaliyoti mavjud bo'lsa, ularni tayyorlash funktsiyasi ofis boshqaruvi xizmatiga (shartnoma bo'limi) berilishi mumkin. Xatlar topshiriladi menejer tomonidan imzolash uchun shartnoma loyihasi bilan birga.

Tashkilotning birinchi shaxsi yoki u ishonchnoma asosida vakolat bergan shaxs tomonidan imzolangan barcha shartnomalar tashkilot muhri bilan tasdiqlangan. Muhr shartnomaga quyidagi hollarda qo'yiladi:

• imzoning mavjudligi;
• zarur shaxslarning vizalari mavjudligi;
• agar shartnomadagi imzo namunaviy imzolar reestridagi vakolatli shaxs imzosi namunasiga mos kelsa.

Shartnomalarni ro'yxatdan o'tkazish

Korxona rahbari (vakolatli shaxs) tomonidan imzolangan barcha shartnomalar ro'yxatdan o'tkazish va shartnomaga tegishli raqamni berish uchun ish yuritish xizmatiga (shartnoma bo'limi) o'tkaziladi.

Shartnomaning har bir tomoni imzolangandan so'ng unga seriya raqamini berishi va uni taqdim etishi kerak ichki ro'yxatga olish. Shuning uchun shartnoma raqami odatda murakkab, kasr orqali yozilgan kontragentlarning alohida raqamlaridan iborat; bu har doim ham qulay emas (14-misolga qarang).

Amalda, boshqa yo'l ham mumkin shartnoma raqamini berish: agar tashkilot allaqachon mavjud bo'lgan shartnomani olsa bir tomonning raqami tayinlangan, keyin ikkinchi tomon ichki ro'yxatdan o'tishni tugatgandan so'ng, hujjatning oxirgi sahifasining orqa tomonida o'z ro'yxatga olish raqamini ko'rsatadi. Bunday holda, tashkilotning nomi, shartnomaning ro'yxatga olish raqami va sanasi ko'rsatilgan maxsus shtamp qo'llaniladi (15-misolga qarang). Bunday holda, kontragent tomonidan berilgan raqam shartnoma raqami hisoblanadi (16-misolda "Leos" MChJ bilan tuzilgan AB104-sonli shartnomaga qarang).

Tashkilot raqamsiz shartnoma olganida, unga ro'yxatga olish raqamiga mos keladigan raqam beriladi, keyin u hujjatning birinchi sahifasiga joylashtiriladi (16-misolda MOR ZAO № 116/10/06 bilan tuzilgan shartnomaga qarang).

Yirik kompaniyalar uchun quyidagi tuzilmani tavsiya qilishimiz mumkin shartnomaning ro'yxatga olish raqami: ofisni boshqarish xizmatida ro'yxatdan o'tishning seriya raqami, tashkilotda tasdiqlangan tasnifga muvofiq tarkibiy bo'linma raqami yoki harf belgisi tarkibiy bo'linma, shartnoma tuzilgan yil. Masalan: 108/07/06 yoki 199-KS/06, bu erda KS tijorat xizmatining harf belgisidir.

Shartnomalarni ro'yxatdan o'tkazish odatda elektron shaklda yuritiladigan maxsus jurnalda amalga oshiriladi. Shartnomani ro'yxatga olish jurnalida quyidagi ustunlar tarkibini tavsiya qilamiz:

• ro'yxatga olish raqami;
• qo'shimcha raqam (kontragent raqami);
• shartnoma sanasi;
• kontragentning nomi;
• shartnoma predmeti;
• amal qilish muddati;
• mas'ul bo'lim (mas'ul ijrochi);
• shartnoma narxi;
• ilovalarning mavjudligi;
• shartnomani kim imzolagan.

Agar tashkilot shartnomalarni kasr raqamlashdan foydalansa, "ro'yxatga olish raqami" va "qo'shimcha raqam (kontragent raqami)" ikkita ustun o'rniga bittasi - "shartnoma raqami" kiritiladi.

Qonunda belgilangan bir qator hollarda shartnomalar davlat ro'yxatidan o'tishni talab qiladi. Masalan:

• kamida bir yil muddatga tuzilgan bino yoki inshootni ijaraga berish shartnomasi davlat ro'yxatidan o'tkazilishi kerak va bunday ro'yxatga olingan paytdan boshlab tuzilgan hisoblanadi;
• litsenziyalash shartnomalari(ro'yxatga olish va qayta ro'yxatdan o'tkazish tovar nomlari, tovar belgilari, xizmat ko'rsatish belgilari, da'vo huquqlarini o'tkazish savdo belgilari) faqat Rospatentda ro'yxatga olinganidan keyin kuchga kiradi;
• yer bilan operatsiyalar va boshqalar Ko'chmas mulk moddasiga muvofiq davlat ro'yxatidan o'tkazilishi kerak. 164 Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksi.

Imzolangan shartnomani kontragentga o'tkazish

Tashkilotingiz nomidan imzolangan shartnoma kontragentga o'tkazish uchun tasdiqlash varaqasidagi (jurnalning 2006 yil mart sonining 35-betidagi maqolaning birinchi qismidagi 3-misolga qarang) imzo qo'yib, mas'ul ijrochiga topshiriladi. Bizning tashkilotimizda kontragentga shartnomani etkazib berish uchun javobgarlik shartnoma bo'yicha pudratchi zimmasiga tushadi. Qoidaga ko'ra, yirik korxonalarda hujjatlarni jo'natish javobgardir maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati, bu yuborilgan hujjatlar reestrini yuritishi kerak.

Shartnoma qabul qilinganligi to'g'risida guvohnoma bilan ro'yxatdan o'tgan pochta orqali yuborilishi mumkin. Imzoga qarshi vakolatli shaxslarga topshirilishi mumkin mansabdor shaxslar kontragent tashkiloti yoki shartnomani olish faktini ishonchli tasdiqlash imkonini beruvchi boshqa usulda.

Muhim hujjatlarni pochta orqali jo'natayotganda, buni qaytarib olish kvitansiyasi so'ralgan ro'yxatdan o'tgan pochta orqali amalga oshirishingiz kerak. Bildirishnomalarning qaytarilishini kuzatish sizga shartnomalarni sheriklarga yetkazib berish jarayonini kuzatish imkonini beradi. Ba'zi hollarda hujjatlarni qo'shimchalar inventarizatsiyasi bilan (qimmatbaho xatlar va posilkalar shaklida) jo'natish maqsadga muvofiqdir.

Afsuski, pochta orqali yuborilganda hujjatlar yo'qolishi, shikastlanishi yoki o'z vaqtida yetkazilmasligi mumkin. Ushbu barcha holatlarda, pochta xizmatlarini ko'rsatish qoidalariga muvofiq (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2005 yil 15 apreldagi 221-sonli qarori bilan tasdiqlangan) da'vo arizasi bilan pochta aloqasi bo'limiga murojaat qilishingiz mumkin. Bundan tashqari, jo'natishni qabul qilgan pochta operatoriga ham, pochta jo'natmasining belgilangan joyidagi pochta operatoriga ham. Pochta provayderlari siz izlayotgan hujjatlar yoki ular buzilgan hujjatlar yuborilgan kundan boshlab 6 oy ichida sizning da'vongizni ko'rib chiqish uchun qabul qilishlari shart.

Da'vo yozma ravishda topshirilishi kerak. Unga ko'rib chiqilayotgan masala bilan bog'liq barcha hujjatlarning nusxalari ilova qilinadi. Avvalo, bu yuk kvitansiyasi va ilovaning inventarizatsiyasi (agar biz qimmatbaho buyum haqida gapiradigan bo'lsak). Pochta aloqasi xizmatlarini ko'rsatish shartnomasining nusxasi faqat tuzilgan bo'lsa, ilova qilinadi. Agar da'voning mohiyati oddiy jo'natishni etkazib berishning kechikishi bilan bog'liq bo'lsa, unda ko'rsatilgan pochta jo'natmasini qabul qilish va olish sanalari bilan uning konvertini taqdim etish kerak.

Da'volarni ko'rib chiqish muddati muammolar yuzaga kelgan pochta jo'natmasining harakat geografiyasiga bog'liq. Bitta ichida jo'natish haqida turar-joy 5 kun ichida javob olishingiz kerak. Boshqa barcha narsalarga nisbatan pochta jo'natmalari va tarjimalar - 2 oy ichida.

Shartnomalarning asl nusxalari va nusxalarini berish

Shartnomalarning asl nusxalari va nusxalarini berish yozma ariza asosida ish yuritish xizmati (shartnoma bo'limi) xodimlari tomonidan amalga oshiriladi. Korxonamizda bu ichki eslatmada qayd etilgan. Hujjatni olish zaruratining asosi, kimga (to'liq ismi, lavozimi) va qaysi muddatga berilganligi ko'rsatilishi kerak. Eslatmalar misollari uchun 17 va 18-misollarga qarang. Hujjatlarni berish va qaytarish faktini qayd etadigan maxsus jurnalni to'ldirish usuli uchun 19-misolga qarang.

Da asl shartnomani chiqarish Ish yuritish xizmati (shartnoma bo'limi) xodimlari korxonamizda belgilangan tartibda shartnomaning fotonusxasini tayyorlab, faylga joylashtirishlari shart.

Tartibni ta'minlash va yo'qotishning oldini olish uchun muhim hujjatlar, siz vaqti-vaqti bilan quyidagi tartibni bajarishingiz mumkin. Oy oxirida ofis boshqaruvi xizmati (shartnomalar bo'limi) shartnomalar harakati to'g'risida hisobot tayyorlaydi. Uning asosida barcha tarkibiy bo'linmalarning rahbarlariga qaytarilishi kerak bo'lgan shartnomalar ro'yxati bilan eslatmalar yuboriladi (20-misolga qarang).

Kontragentlar hujjatlarini hisobga olish

Ichki me'yoriy hujjat kontragent bilan bitim tuzishdan oldin talab qilinishi kerak bo'lgan ro'yxatga olish va ta'sis hujjatlari ro'yxatini belgilashi kerak. Hujjatlarning tarkibi sizning tashkilotingiz kim bilan shug'ullanayotganiga bog'liq - bu jismoniy shaxs yoki yuridik, Rossiya Federatsiyasining rezidenti yoki norezidenti (biz bu masalani jurnalning oldingi sonida chop etilgan maqolaning birinchi qismida batafsilroq muhokama qildik).

Kontragent to'g'risidagi barcha zarur hujjatlar mas'ul ijrochi tomonidan shartnoma bilan birga ular saqlanishi kerak bo'lgan ofis boshqaruv xizmatiga (shartnoma bo'limi) taqdim etiladi. Kontragentlarning hujjatlari kartoteka tizimidan foydalangan holda fayllarga shakllantiriladi alifbo tartibida Qoida tariqasida, elektron shaklda saqlanadigan umumiy ma'lumotnoma bilan (bu kontragentning hujjatlari saqlanadigan ish raqamini ko'rsatadi). Har bir kontragentga kod berilishi mumkin.

Bitta kontragent bilan bir nechta shartnomalar tuzishda hujjatlarni qayta topshirish talab qilinmaydi. Har bir yangi shartnomani olgandan so'ng, hujjatlar tekshiriladi:

• shartnomani imzolash huquqi, korxona rahbarining vakolat muddati;
• litsenziyaning, ishonchnomaning amal qilish muddati;
• ro'yxatdan o'tish manzillari;
• shartnoma predmetining nizomga muvofiq kontragent faoliyati yo'nalishiga muvofiqligi.

Agar zarurat tug'ilsa, kontragentdan qo'shimcha hujjatlar talab qilinishi mumkin.

Shartnomalarni saqlash

Tashkilotning vakolatli shaxsi tomonidan imzolangan shartnomalar ish yuritish xizmati (shartnoma bo'limi) xodimlari tomonidan mas'ul ijrochiga topshiriladi va barcha tomonlarning imzolari bo'lgan shartnomalar (qoida tariqasida, bu ikki tomonlama bitimlar) yozuvlarda qoladi. operativ saqlash uchun boshqaruv xizmati.

Barcha shartnomalar ishlarning yig'ma nomenklaturasining bir qismi bo'lgan ish yuritish xizmatining (shartnoma bo'limi) ish nomenklaturasiga muvofiq holda tuziladi. Nomenklaturani tuzishda uni qurish uchun tasniflash sxemalarini tanlash juda muhimdir.

Ba'zi hollarda, bunga ko'ra holatlarni shakllantirish mumkin ob'ekt atributi. Shunday qilib, bir holatda, shartnomalar tuziladi, muayyan tashkilot bilan tuziladi, ular ma'lum bir ob'ekt sifatida ishlaydi.

Shuning uchun, ish nomenklaturalarini ishlab chiqishda siz avvalo ishlab chiqishingiz kerak shartnomalarni tasniflash printsipi korxonada shartnomalarni iloji boricha tezroq qidirishni ta'minlaydigan, hujjatlarni oqilona taqsimlash va ishlarni shakllantirish imkonini beradigan tarzda. Axir, shartnomalar ko'pincha bir yilga emas, balki ularni keyinchalik uzaytirish imkoniyati bilan tuziladi. Shuning uchun odatda ofisni boshqarish xizmatida (shartnoma bo'limi) bir necha yil oldin tuzilgan ko'p miqdordagi mavjud shartnomalar saqlanishi mumkin.

Hujjatlarni saqlash muddatlari“Standart ro‘yxati”ga muvofiq o‘rnatiladi boshqaruv hujjatlari tashkilotlar faoliyatida shakllantirilgan, saqlash muddatlari ko'rsatilgan" (M., 2000), hujjatlarning idoraviy ro'yxatlari va boshqa normativ hujjatlar. Bunday holda, doimiy yaroqlilik muddati bo'lgan shartnomalar alohida ajratilishi kerak, masalan:

• sovg'a shartnomalari;
• sotish shartnomalari yer uchastkalari, binolar, binolar;
• uzoq muddatli kreditlash va investitsiya faoliyati to'g'risidagi shartnomalar;
• mulkka egalik qilish, egalik qilish, undan foydalanish, uni tasarruf etish huquqiga oid shartnomalar (ushbu guruhdagi barcha shartnomalar uchun doimiy saqlash muddati bir vaqtning o'zida 57-moddada belgilanadi. alohida shartnomalar ushbu guruh, Ro'yxat istisnolarni belgilaydi - qisqaroq saqlash muddatlari, masalan, Art. 28 aksiyadorlarni oldi-sotdi shartnomalarini amal qilish muddati tugaganidan keyin atigi 5 yil davomida saqlash majburiyatini oladi);
• firma nomlarini, tovar belgilarini, xizmat ko'rsatish belgilarini ro'yxatdan o'tkazish va qayta ro'yxatdan o'tkazish to'g'risidagi shartnomalar;
• binolarni qabul qilish va ijaraga berish to'g'risidagi shartnomalar;
• xususiylashtirish shartnomalari;
• iqtisodiy, ilmiy va madaniy aloqalar to'g'risidagi shartnomalar;
• davlat ehtiyojlari uchun materiallar (xom ashyo), mahsulotlar, uskunalar yetkazib berish bo'yicha shartnomalar.

Shuni ta'kidlash kerakki, ishlarni saqlash va shakllantirishda har bir shartnomaga nafaqat unga o'zgartirish va qo'shimchalar kiritish to'g'risidagi qo'shimcha kelishuvlar, balki shartnoma shartlarida belgilangan bo'lsa, tomonlarning rekvizitlarini o'zgartirish to'g'risidagi xatlar ham ilova qilinishi kerak. yilda shartnomani bekor qilish to'g'risidagi xatlar sifatida bir tomonlama. Kontragentdan olingan bunday xatlar ro'yxatdan o'tkazilishi kerak. Tashkilotingiz tomonidan kontragentga yuborilgan xatlar ham ro'yxatdan o'tkazilishi va kontragentning vakolatli shaxsi tomonidan qabul qilingan deb belgilanishi kerak. Bundan tashqari, har bir shartnomaga mutaxassis vizalarini tasdiqlash varaqalari ilova qilinishi mumkin.

Misol tariqasida kontrakt ishlari bilan bevosita bog'liq bo'lgan ofis boshqaruvi xizmati ishlari nomenklaturasining bir qismini keltiramiz:

1 Qarang federal qonun 07.08.2001 yildagi 115-FZ-son "Jinoyatdan olingan daromadlarni legallashtirishga (yuvish) va terrorizmni moliyalashtirishga qarshi kurashish to'g'risida".