Mahalliy hokimiyat organlarining boshqaruv faoliyatida ish yuritish. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalari. Ofis boshqaruvi sohasidagi asosiy tushunchalar

Nazariy tamoyillar ochib berildi davlat idorasi ishi, hujjat tushunchalarini, uning turlarini, funktsiyalarini, dizayn qoidalarini, shuningdek, davlat va shahar hokimiyatlarida tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni rasmiylashtirish xususiyatlarini belgilaydi. Ish yuritish xizmatini tashkil etish tamoyillari va qoidalari, ish yuritishning an’anaviy va avtomatlashtirilgan tizimida hujjat aylanishi, fuqarolar murojaatlari bilan ishlash texnologiyasi, hujjatlarni arxiv saqlashiga o‘tkazish uchun tayyorlash tamoyillari ko‘rib chiqiladi. Oliy ta'limning so'nggi avlod Federal davlat ta'lim standartiga mos keladi. Bakalavriat talabalari, malaka oshirish kurslari talabalari, davlat va shahar muassasa va tashkilotlari rahbarlari va mutaxassislari uchun.

Bir qator: Bakalavr darajasi (KnoRus)

* * *

litr kompaniyasi tomonidan.

Davlat organlarida ish yuritishni tartibga solish

1.1. Ofis boshqaruvi sohasidagi asosiy tushunchalar

San'atga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasining 10-moddasiga binoan, Rossiyada davlat hokimiyati amalga oshirilgan funktsiyalarga qarab qonun chiqaruvchi, ijro etuvchi va sud hokimiyatiga bo'linadi. Hokimiyatlarning bo'linishi printsipi nafaqat tashkilotlarga tegishli davlat hokimiyati federal darajada, balki Federatsiyaning ta'sis sub'ektlarining davlat organlari tizimiga ham.

Davlat organlari davlat hokimiyati funktsiyalaridan birini amalga oshiradilar, shunga ko'ra ular qonun chiqaruvchi, ijro etuvchi va bo'linadi. sud tizimi.

Qonun chiqaruvchi organlar vakillik va qonun chiqaruvchi institutlar saylovlar orqali shakllanadi. Ularning asosiy vazifasi qonun ijodkorligidir, lekin bunga qo'shimcha ravishda ular boshqa funktsiyalarni ham bajaradilar, masalan, faoliyatini nazorat qilish ijro etuvchi hokimiyat.

Ijro etuvchi hokimiyatlar, qoida tariqasida, tayinlangan organlardir. Ijro etuvchi hokimiyat organlarining asosiy vazifasi Konstitutsiya qoidalarini amalga oshirish, federal qonunlar, boshqa qoidalar. Ijro etuvchi hokimiyatlar qo'mondonlik va kollegiallik birligining uyg'unligi asosida ishlaydi.

Sud hokimiyati odil sudlovni amalga oshiradi. Sudlar faoliyati qonuniylik va huquq-tartibotni mustahkamlashga, jinoyatlar va boshqa huquqbuzarliklarning oldini olishga qaratilgan bo‘lib, Konstitutsiyada mustahkamlangan asoslarga har qanday tajovuzdan himoya qilish vazifasini yuklaydi. konstitutsiyaviy tuzum, inson va fuqaro huquq va erkinliklari, boshqa demokratik institutlar. Sudlar mustaqil va faqat qonunga bo'ysunadi.

Organlar mahalliy hukumat boshqarish kommunal mulk, mahalliy byudjetni shakllantirish, tasdiqlash va ijro etish, mahalliy soliqlar va yig'imlarni belgilash, jamoat tartibini saqlash, shuningdek boshqa masalalarni hal qilish; mahalliy ahamiyatga ega.

Mahalliy davlat hokimiyati organlari yuridik shaxs bo‘lib, o‘z nomidan mustaqil ish yuritadi. Yuqoridagilardan kelib chiqadiki, munitsipal boshqaruv - bu saylangan va boshqa mahalliy davlat hokimiyati organlarining kommunal mulk va ob'ektlarni boshqarish bo'yicha faoliyati. shahar iqtisodiyoti, shakllantirish va amalga oshirish mahalliy byudjet munitsipalitet aholisining turmush tarzini ta'minlashga, mahalliy ahamiyatga ega bo'lgan boshqa masalalarni, shu jumladan uning ishini tashkil etish masalalarini hal qilishga qaratilgan; kommunal xizmat.

Mahalliy o'zini o'zi boshqarishda amalga oshiriladi munitsipalitetlar- shahar va qishloq aholi punktlari: umumiy hududda (tumanda), shaharlarda yoki yirik shaharlarning bir qismida (shaharliklar, mahallalar) joylashgan qishloq yoki bir nechta qishloqlarda.

Ta'rifi: kommunal xizmat - kasbiy faoliyat mehnat shartnomasi (kontrakt) tuzish yo'li bilan to'ldiriladigan kommunal xizmat lavozimlarida doimiy asosda amalga oshiriladigan fuqarolar.

Har qanday hukumatning asosiy vazifasi yoki shahar muassasasi- boshqaruv qarorlarini qabul qilish. Davlat va munitsipal organlarning barcha boshqaruv qarorlari ishonchli, o'z vaqtida va to'liq bo'lishi kerak bo'lgan ma'lumotlar asosida qabul qilinadi.

Ta'rifi: Hujjatlar - belgilangan qoidalarga muvofiq axborotni tashuvchiga yozib olish.

Axborotni undan keyingi foydalanish maqsadida har qanday saqlash tashuvchisiga (qog'oz, magnit va boshqalar) yozib olish jarayoni hujjatlashtirish deb ataladi. Hujjatlar boshqaruv faoliyati- Bu barcha davlat va shahar organlari tomonidan bajariladigan ommaviy vazifadir.

Ta'rifi: hujjat - uni identifikatsiya qilish imkonini beruvchi rekvizitlar bilan tashuvchida yozilgan ma'lumotlar.

Hujjatlarni yaratishda ma'lumotlarning mazmuniga qarab hujjatlashtirishning turli usullari qo'llaniladi: ovoz yozish (fono hujjat), fotosurat (foto hujjat), tasvir va tovushlarni yozib olish (audiovizual hujjat) va boshqalar.

Ta'rifi: hujjatlashtirish vositalari - tashkiliy va kompyuter uskunalari, axborotni tashuvchiga yozib olish uchun ishlatiladi.

Hozirda hokimiyatda hukumat nazorati ostida Elektron hujjatlardan keng foydalaniladi.

Ta'rifi: elektron hujjat - ma'lumotlari taqdim etilgan hujjat elektron shakl.

Davlat yoki munitsipal organlar, muassasalar, tashkilotlar tomonidan tuzilgan, chiqarilgan yoki muomalada bo'lgan va muayyan talablarga javob beradigan hujjat rasmiy hujjat deb tasniflanadi.

Ta'rifi: yuridik yoki jismoniy shaxs tomonidan tuzilgan, rasmiylashtirilgan va tasdiqlangan hujjat belgilangan tartibda, rasmiy hujjat deb ataladi.

Davlat organlarining joriy faoliyatida foydalaniladigan rasmiy hujjat deyiladi rasmiy hujjat.

Diqqat! Agar hujjat uning mansabdor shaxsi doirasidan tashqarida bo'lgan shaxs tomonidan tuzilgan bo'lsa yoki ijtimoiy faoliyat, keyin u shaxsiy kelib chiqishi hujjati hisoblanadi.

Rasmiy va rasmiy hujjatlarda bo'lishi kerak yuridik kuch yoki yuridik ahamiyatga ega.

Ta'rifi: Hujjatning yuridik ahamiyati tadbirkorlik faoliyati yoki shaxsiy voqealarni tasdiqlash sifatida harakat qilish uchun hujjatning mulkidir.

Ta'rifi: hujjatning yuridik kuchi - rasmiy hujjatning sabab bo'ladigan mulki huquqiy oqibatlar.

Xarakterli xususiyat rasmiy hujjatlar ma'lum bir shaklning mavjudligi, ularni nashr qilish, tuzish tartibi va zarur detallarning mavjudligi.

Ta'rifi: rekvizitlar - hujjat dizayni elementi (masalan, imzo, muhr, matn).

Hujjatlarning ko'p turlari va navlari, ularning tarkibining murakkabligi, hujjatlarni berishning maxsus qoidalarining mavjudligi yuridik kuch va boshqaruv hujjatlari bilan bog'liq boshqa jiddiy muammolar hujjatlashtirish va rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishni ta'minlaydigan maxsus faoliyat sohasini aniqlashni talab qiladi. Ushbu faoliyat sohasi ofis ishi deb ataladi.

Ta'rifi: ish yuritish - hujjatlarni, hujjatlar aylanishini ta'minlaydigan faoliyat; operativ saqlash va hujjatlardan foydalanish.

Ta'rifi: Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash (boshqaruv), DOU - hujjatlarni boshqarish funktsiyalarini maqsadli ravishda ta'minlaydigan faoliyat.

Eslab qoling!

Ofis ishlarida quyidagi qisqartmalar qo'llaniladi:

AQSh - yagona tizim;

USORD - tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;

GSDOU - hukumat tizimi hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv;

OKUD - butun Rossiya tasniflagichi boshqaruv hujjatlari;

OKPO - korxonalar va tashkilotlarning butun Rossiya tasniflagichi;

GOST - davlat standarti.

Boshqaruv hujjatlari muayyan boshqaruv funktsiyalarini bajaradi: rejalashtirish, tashkil etish, nazorat qilish va boshqalar.

Bitta boshqaruv funktsiyasi bilan bog'liq hujjatlar odatda hujjat tizimi deb ataladi, masalan, tashkiliy va ma'muriy hujjatlar tizimi, tizim buxgalteriya hujjatlari, tashqi savdo hujjatlari tizimi.

Ta'rifi: Hujjatlar tizimi - kelib chiqishi, maqsadi, turi, faoliyat sohasi xususiyatlariga ko'ra o'zaro bog'langan hujjatlar to'plami; yagona talablar ularning dizayni uchun.

Barcha tashkilotlarda boshqaruv funktsiyalari bir xil, shuning uchun har bir funktsiya uchun hujjatlar turi va shaklida bir xil bo'lishi kerak.

Ta'rifi: Hujjatlarni tarkib va shakl jihatidan optimal bir xillikka keltirish deyiladi birlashtirish hujjatlar.

Ular nafaqat birlashadilar individual hujjatlar, balki butun hujjatlashtirish tizimi ham.

Ta'rifi: Yagona hujjat tizimi - yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan, muayyan faoliyat sohasida boshqarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlashtirish tizimi.

Hujjatlar tizimi har xil turdagi hujjatlardan iborat. Birinchi marta 1978 yilda tasdiqlangan Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasnifi (OKUD) yagona hujjat tizimlarini yaratish jarayonida birlashtirish ob'ekti bo'lgan hujjatlar turlari va shakllarini o'z ichiga oladi.

Boshqaruv hujjatlarining butun Rossiya tasniflagichi ajralmas qismi yagona tizim texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarni tasniflash va kodlash va xalq xo'jaligida foydalanish uchun tasdiqlangan hujjatlarning yagona tizimini qamrab oladi.

Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasniflagichi quyidagi muammolarni hal qilishga mo'ljallangan:

1) hujjatlar shakllarini ro'yxatdan o'tkazish;

2) milliy iqtisodiyotda axborot oqimlarini tartibga solish;

3) qo'llaniladigan shakllar sonini kamaytirish;

4) hujjatlarning unifikatsiyalanmagan shakllarini muomaladan chiqarish;

5) hujjatlarning yagona shakllarini hisobga olish va ularni ro'yxatga olish asosida tizimlashtirishni ta'minlash;

6) hujjatlar shakllarining tarkibini nazorat qilish va boshqaruv sohasida foydalaniladigan ma'lumotlarning takrorlanishini bartaraf etish;

7) unifikatsiyalangan shakllardan foydalanish ustidan nazoratni oqilona tashkil etish.

Hozirgi vaqtda OKUD quyidagi hujjat tizimlarini o'z ichiga oladi:

1) 0200000 tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;

2) 0300000 Birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona tizimi;

3) 0400000 Rossiya bankining yagona hujjat tizimi;

4) 0500000 Davlat boshqaruv sektori uchun buxgalteriya hisobi, moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi;

5) 0600000 Hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi;

6) 0700000 Korxonalar uchun buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi;

7) 0800000 Mehnat hujjatlarining yagona tizimi;

8) 0900000 Yagona hujjat tizimi Pensiya jamg'armasi Rossiya Federatsiyasi;

9) 1 000 000 tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi;

OKUD tasnifining ob'ektlari Rossiya Federatsiyasi idoralari va vazirliklari tomonidan tasdiqlangan idoralararo va tarmoqlararo yagona hujjatlar shakllaridir. Klassifikatorda yagona hujjatlar tizimlariga kiritilgan hujjatlarning birlashtirilgan shakllarining kodlari va nomlari mavjud.

Ta'rifi: Hujjatning yagona shakli (UFD) - matnning doimiy qismini o'z ichiga olgan ma'lum turdagi hujjat shakli.

Umumrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichining kodlari yagona hujjat shakllariga kiritilishi shart. Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya klassifikatoridan foydalangan holda hujjatlarning yagona shakllarini aniq belgilash va shu asosda ularni hisobga olish va tizimlashtirish muammolari hal qilindi, bu esa boshqaruv hujjatlarining butun tizimini tartibga solishga yordam berdi. hujjatlarning dublikat shakllari va foydalaniladigan hujjatlar tarkibini optimallashtirish.

Davlat va munitsipal hokimiyat organlarida qo'llaniladigan eng keng tarqalgan hujjatlashtirish tizimi tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimidir (USORD).

Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi - bu barcha tashkiliy-huquqiy shakllardagi tashkilotlar (keyingi o'rinlarda tashkilotlar deb yuritiladi) faoliyatida foydalanish uchun tavsiya etilgan o'zaro bog'langan yagona hujjatlar shakllarining oqilona tashkil etilgan majmuidir.

USORDni ishlab chiqishdan maqsad yaratishdir o'zaro bog'langan komplekslar tashkilotlarning tashkiliy va ma'muriy faoliyatini qo'llab-quvvatlovchi hujjatlar. Tashkilotlar faoliyatida USORDdan foydalanish boshqaruv muammolarini tezda hal qilishga, hujjatlar bilan ishlash uchun mehnat va moddiy xarajatlarni kamaytirishga, tashkiliy va ma'muriy hujjatlar sifatini yaxshilashga va hujjat aylanishi hajmini kamaytirishga yordam beradi.

USORDga kiritilgan yagona shakllar matnning taxminiy tuzilishini, tegishli tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tafsilotlarining minimal zarur tarkibini belgilaydi va agar Rossiya Federatsiyasi qonunlarida boshqacha dizayn nazarda tutilgan bo'lmasa, ularning dizayni namunalari emas. .

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona shakllari albomi tashkilotlarda hujjatlarning yagona shakllari albomlarini ishlab chiqish va yangi shakllarni o'z vaqtida kiritish, bekor qilingan birlashtirilgan shakllarni chaqirib olish, ko'lamini o'zgartirish orqali ularni yangilangan holatda saqlash uchun ma'lumotnoma sifatida ishlatilishi mumkin. tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona shakllarini qo'llash va boshqalar.

USORDda birlashtirilgan shakllar quyidagi quyi tizimlar bo'yicha tizimlashtirilgan:

✓ tashkilotni tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ tashkilotni qayta tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ tashkilotni tugatish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ xususiylashtirish bo'yicha hujjatlar davlat tashkilotlari;

✓ tashkilotning ma'muriy faoliyati to'g'risidagi hujjatlar;

✓ tashkilot faoliyatini tashkiliy-me'yoriy tartibga solish bo'yicha hujjatlar;

✓ tashkilot faoliyatini operativ va axborot bilan tartibga solish bo'yicha hujjatlar;

✓ ishga joylashish uchun hujjatlar;

✓ o'zgarishlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlar mehnat munosabatlari;

✓ ishdan bo'shatish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ ta'til berish va ta'tildan chaqirib olish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ rag'batlantirishni rasmiylashtirish uchun hujjatlar;

✓ intizomiy jazolarni rasmiylashtirish uchun hujjatlar;

✓ xizmat safarlari uchun hujjatlar.

Hujjatning yagona shaklining kod belgisi quyidagi tasniflash xususiyatlarini aks ettiradi: birinchi va ikkinchi belgilar (shakllar sinfi) - hujjatning yagona shakli tegishli yagona hujjat tizimiga tegishli; uchinchi va to'rtinchi belgilar (shakllarning kichik sinfi) - hujjatlarning ko'p shakllari mazmunining umumiyligi va ulardan foydalanish yo'nalishi; beshinchi, oltinchi va ettinchi belgilar - ro'yxatga olish raqami kichik sinf ichidagi yagona hujjat shakli; sakkizinchi belgi - chek raqami.

OKUD hujjatining yagona shaklining kod belgilarining tuzilishi:

OKUD uchun yagona hujjat shaklini kod belgilashga misol: 09010046 Pensiya jamg'armasiga sug'urta badallari uchun ish haqi.

Hujjatlarni unifikatsiya qilish ularni standartlashtirish usullaridan biridir.

Boshqaruv hujjatlari standartlari hujjatning alohida elementlari (tafsilotlari) tarkibini, ularning joylashuvi va dizayn qoidalarini belgilaydi.

Ta'rifi: standartlashtirish - mahsulotlarni ishlab chiqarish va muomalada tartiblilikka erishish va mahsulot, ishlar yoki xizmatlarning raqobatbardoshligini oshirishga qaratilgan ularni ixtiyoriy ravishda takroran ishlatish maqsadida qoidalar va xususiyatlarni belgilash faoliyati.

Birlashtirish va standartlashtirish ishlarining natijasi hujjatlarning alohida turlari uchun ham, birlashtirilgan hujjatlashtirish tizimlari uchun ham standartlar bo'lishi mumkin (masalan, GOST R 6.30-2003. Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar).

Hujjatlashtirish sohasida standartlashtirish masalalari bo'yicha xalqaro hamkorlik ISO doirasida amalga oshiriladi - Xalqaro tashkilot standartlashtirish bo'yicha. ISO standartlari quyidagilarni belgilaydi:

✓ hujjatlar uchun qog'oz formatlari va ularning o'lchamlarini ifodalash usullari (ISO 216:1975, ISO 353:1975);

✓ hujjatlarni saqlash uchun papkalarning o'lchamlari (ISO 623:1974);

✓ qator oralig'i va yozish balandligi (ISO 4882:1979);

✓ shablon shakli va hujjatlar shakllari va shakllarini yaratish uchun tizimli panjara (ISO 3535: 1977);

✓ hujjat shakllariga qo'yiladigan asosiy talablar (ISO 8439:1990);

✓ savdo hujjatlarini joylashtirish tamoyillari (ISO 6422:1985);

✓ hujjatlarni jo'natish uchun konvertlar formatlari, pochta jo'natmalariga manzillarni yozish tartibi (ISO 11180:1993);

✓ hujjatlarga sana va vaqtni kiritish qoidalari (ISO 8601:2000);

✓ savdo hujjatlaridagi kodlar tartibi (ISO 8440:1986).

2001 yilda "Axborot va hujjatlar" yangi seriyasining birinchi standartlari qabul qilindi. Hujjatlarni boshqarish" (ISO 15489-1:2001, ISO 15489-2:2001), yozuvlarni boshqarish tizimlariga qo'yiladigan talablarni belgilaydi. 2007 yilda GOST ISO R 15489-1:2007 “Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi” qabul qilindi. Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar" Shuni hisobga olish kerakki, xalqaro standart yoki boshqa davlat standartini qo'llash Rossiya Federatsiyasida uning mazmunini to'liq yoki qisman mahalliy standartlarga kiritish orqali amalga oshiriladi. normativ hujjat standartlashtirish bo'yicha. Ushbu standart tashkilotlarning yozuvlari bilan bog'liq mas'uliyatlar, siyosatlar, protseduralar, tizimlar va jarayonlar to'g'risidagi qoidalarni, sifat menejmenti va boshqaruv jarayonlari doirasida yozuvlarni boshqarish bo'yicha ko'rsatmalarni o'z ichiga oladi. muhit ga muvofiq xalqaro standartlar ISO 9001 va ISO 14001, hujjatlarni boshqarish tizimlarini loyihalash va joriy etish bo'yicha ko'rsatmalar.

Ta'rifi: Hujjat - yuridik majburiyatlarni yoki tadbirkorlik faoliyatini tasdiqlovchi dalil sifatida tashkilot yoki jismoniy shaxs tomonidan yaratilgan, olingan va saqlanadigan moddiy tashuvchida qayd etilgan identifikatsiyalash mumkin bo'lgan ma'lumotlar.

Davlat va munitsipal organlarning hujjat aylanishi jarayonida muomalada bo'lgan barcha hujjatlar turli mezonlar bo'yicha tasniflanishi mumkin.

1. Hujjatlashtirish usuliga ko‘ra hujjatlar yozma, matnli, qo‘lda yozilgan, mashinada yozilgan, elektron, grafik, foto, fono, kino hujjatlari, kompyuter tashuvchilardagi hujjatlarga bo‘linadi.

Yozma hujjat– Matnli hujjat, uning ma'lumotlari har qanday turdagi xat bilan qayd etilgan.

Matnli hujjat- har qanday yozuv yoki ovoz yozish tizimi tomonidan yozilgan nutq ma'lumotlarini o'z ichiga olgan hujjat.

Qo'lda yozilgan hujjat– yozma hujjat, yaratish paytida yozuv belgilari qo'lda qo'llaniladi.

Mashinada yozilgan hujjat- yozma hujjat, uni yaratishda yozuv belgilari texnik vositalar yordamida qo'llaniladi.

Elektron hujjat– kompyuter texnologiyasidan foydalangan holda yaratilgan va o‘qilgan.

Nozik hujjat- ob'ekt tasviri orqali ifodalangan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjat.

Foto hujjat- fotografik tarzda yaratilgan vizual hujjat.

Fonohujjat- har qanday ovoz yozish tizimi tomonidan yozilgan ovozli ma'lumotni o'z ichiga olgan hujjat.

Kino hujjat– kinematografik usulda yaratilgan vizual yoki audiovizual hujjat.

Mashina muhitida hujjat- elektron kompyuterda ma'lumotlarga ishlov berishni ta'minlaydigan ommaviy axborot vositalari va yozib olish usullaridan foydalangan holda yaratilgan hujjat.

2. Boshqaruv obyektiga nisbatan hujjatlar tasniflanadi:

✓ kiruvchiga (tashkilot tomonidan qabul qilingan);

✓ chiquvchi (tashkilotdan yuborilgan);

✓ ichki (ma'lum bir tashkilot ichida yaratilgan va uning chegaralaridan tashqariga chiqmaydi).

3. Hujjatda ko‘tarilgan masalalar soniga ko‘ra ular quyidagilarga ajratiladi:

✓ oddiylarga;

✓ murakkab.

Oddiy hujjatlarda bitta masala bayoni mavjud. Murakkab hujjatlar bir nechta masalalarni o'z ichiga oladi, ular bir nechta mansabdor shaxslarga tegishli bo'lishi mumkin, tarkibiy bo'linmalar, muassasalar.

4. Kirish cheklovlariga ko'ra, hujjatlar tasniflanadi:

✓ sir;

✓ rasmiy foydalanish uchun;

✓ tasniflanmagan (oddiy).

Himoya qilinishi kerak bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar tasniflanadi. Muhimligiga qarab, bunday ma'lumotlar alohida ahamiyatga ega va o'ta maxfiy ma'lumotlarga bo'linadi ( davlat siri), maxfiy (rasmiy sir) va tegishli ravishda "Alohida ahamiyatga ega", "O'ta maxfiy" va "Maxfiy" bo'limlari bilan belgilanadi.

Maxfiy bo'lmagan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan rasmiy foydalanish uchun hujjatlar ushbu muassasa xodimlari tomonidan ishlatilishi mumkin. Bunday hujjatlar "Faqat rasmiy foydalanish uchun" deb belgilangan.

5. Matnni taqdim etish usuliga ko'ra hujjatlar quyidagilarga bo'linadi:

✓ individual shaxslar uchun;

✓ trafaret;

✓ tipik;

✓ taxminiy;

✓ anketa va jadval shaklida birlashtirilgan.

Alohida hujjatlar mazmunan o'ziga xos bo'lib, bir martalik hujjat xarakteriga ega.

Stencil hujjatlarida ma'lumotlar o'zgaruvchan ma'lumotlar bilan to'ldirish uchun mo'ljallangan bo'shliqlar bilan matn sifatida taqdim etiladi. muayyan holat. Stencil matnlariga misollar: kadrlar bo'limidan sertifikatlar blankalari, sayohat guvohnomalari.

Standart hujjatlar bir hil jarayonlar va hodisalarni ko'rsatish uchun mo'ljallangan hujjatlardir: standart texnologik jarayon, standart ichki qoidalar va boshqalar.

Taxminiylari analogiya bo'yicha hujjatlarni tuzish va qayta ishlash uchun ishlatiladi (tashkilot ishlarining taxminiy nomenklaturasi).

Anketa - birlashtirilgan matnni taqdim etish usuli bo'lib, unda doimiy ma'lumotlar hujjatning chap tomonida joylashgan va hujjatning o'ng tomonida uni tuzish paytida hujjatga o'zgaruvchi kiritiladi.

Jadval - bu hujjat bo'lib, unda doimiy ma'lumotlar ustun sarlavhalari va satr sarlavhalarida, o'zgaruvchi esa mos keladigan ustunlar va satrlar kesishmasida joylashgan. Jadval shaklida taqdim etilgan matn katta axborot sig'imiga ega bo'lib, o'xshash ma'lumotlarni qat'iy tasniflash va oson umumlashtirish imkonini beradi. Shtat jadvali, ta'til jadvali va boshqa hujjatlar jadval shaklida tuziladi.

6. Saqlash muddatlariga ko‘ra hujjatlar quyidagilarga bo‘linadi:

✓ doimiy saqlash muddati bo'lgan hujjatlar uchun;

✓ vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati;

✓ vaqtinchalik (10 yilgacha) saqlash muddati.

Hujjatlar turlarga va turlarga bo'linganligini ham bilishingiz kerak. Masalan, hujjat turi - bu dalolatnoma, nav - hujjatlarni yo'q qilish dalolatnomasi, moddiy boyliklarni hisobdan chiqarish akti va boshqalar.

Turlari va navlari bilan boshqaruv hujjatlari Standartlar ro'yxatidagi hujjatlar turlari va navlari indeksida topish mumkin arxiv hujjatlari, saqlash muddatlari ko'rsatilgan holda davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlar faoliyatida hosil bo'ladi.

1.2. Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi

Ish yuritishda hujjatlar bilan ishlashni tayyorlash, bajarish va tashkil etishning muayyan qoidalari qo'llaniladi. Uni darajaga yetkazish zarurati umumiy norma amalda sinab ko'rilgan va tasdiqlangan rasmiy ma'lumotlarni qayta ishlashning oqilona shakllari va usullari Rossiya Federatsiyasida boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishning yagona tizimini yaratishga yordam berdi.

1959 yil dekabr oyida SSSR Vazirlar Kengashi boshqaruv apparati faoliyatini takomillashtirish masalasi bo'yicha maxsus qaror qabul qildi, u mehnat unumdorligini oshirishga qaratilgan boshqa chora-tadbirlar qatorida davlat idoralarini boshqarishning yagona tizimini ishlab chiqishni nazarda tutgan edi. uni mexanizatsiyalash bo'yicha.

1973 yilda yagona davlat yozuvlarini boshqarish tizimi (USSD) ishlab chiqildi.

Tizim tasdiqlangan Davlat qo'mitasi SSSR fan va texnologiya bo'yicha, shuning uchun u rasmiy ravishda qo'llanilishi uchun qonuniy ravishda majburiy emas edi. Shunga qaramay, uning bir qator bo'limlari tashkiliy-ma'muriy hujjatlarni tayyorlash bo'yicha ilgari nashr etilgan davlat standartlariga asoslangan edi. Shunday qilib, Yagona davlat ma'lumotlar varag'iga kiritilgan boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirishga qo'yiladigan talablar tartibga soluvchi xususiyatga ega bo'ldi.

Yagona davlat ma'lumotlar varag'ini yaratish bosqichida ish yuritishda hujjatlarni saqlash, fayllarni shakllantirish, hujjatlar qiymatini tekshirish va hujjatlarni taqdim etish uchun tayyorlash bilan bog'liq ish yuritish va ish yuritish metodologiyasi ishlab chiqildi. arxiv birlashtirildi.

1980-yillarda Yagona davlat ma'lumotlar bazasining ikkinchi nashri tayyorlandi, u "Boshqaruvni hujjatlashtirishning yagona davlat tizimi" (USDOU) deb nomlandi. Uning paydo bo'lishiga sabab kompyuter texnologiyalarining jadal rivojlanishi va ulardan hujjatlar bilan ishlashda foydalanish edi, bu esa hujjatlarni qayta ishlashning an'anaviy texnologiyalarida sezilarli o'zgarishlarga olib keldi. Shunday qilib, Yagona davlat ma'lumotlar varag'i ish yuritishda o'sha vaqtga qadar sodir bo'lgan o'zgarishlar munosabati bilan Yagona davlat ma'lumotlar varag'ining talablarini ishlab chiqadigan, to'ldiradigan va aniqlaydigan hujjatdir.

1991 yilda Boshqaruvni Hujjatlar bilan Ta'minlash Davlat Tizimi (GSDMOU) ishlab chiqilgan bo'lib, u hozir ham amalda.

Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi davlat organlari, sudlar, prokuraturalar, hakamlik sudlari, korxonalar, muassasalar va jamoat tashkilotlarida hujjatlar (shu jumladan kompyuter texnologiyalari yordamida yaratilgan) bilan ishlashni tashkil etishga yagona talablarni belgilaydi va maslahat xarakteriga ega.

Davlat ta'lim muassasasining asosiy maqsadlari quyidagilardan iborat:

✓boshqaruv apparati ishini takomillashtirish;

✓ hujjat aylanishini tartibga solish va hujjatlar sifatini oshirish;

✓ hujjatlar sonining qisqarishi;

✓ axborot-qidiruv tizimlarini qurish;

✓ foydalanish uchun sharoit yaratish zamonaviy texnologiyalar ma'lumotlarni yig'ish, saqlash va qayta ishlash.

Davlat byudjeti ta’lim muassasasi qoidalari asosida ish yuritish bo‘yicha yo‘riqnomalar, ish yuritish usullari, ish yuritishning turli jihatlari bo‘yicha tavsiyalar tuziladi.

Davlat boshqaruvi hujjatlari tizimi bir nechta bo'limlarni o'z ichiga oladi.

"Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish" bo'limi boshqaruv hujjatlarining tarkibini, hujjatlarni unifikatsiyalash va standartlashtirishning asosiy yo'nalishlari va tartibini, boshqaruv hujjatlari tafsilotlarini, shu jumladan mashinada o'qiladigan hujjatlarni rasmiylashtirishni, shuningdek, boshqaruv hujjatlarini tayyorlashga qo'yiladigan umumiy talablarni belgilaydi. hujjat matnlari. Hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash qoidalariga yangi talablar e'lon qilinganligi sababli ushbu bo'lim hozirda eskirgan.

Davlat byudjeti ta'lim muassasasining boshqa bo'limlari, ular qayta ko'rib chiqishni talab qilishiga qaramay, ma'lum bir tashkilotda ish yuritishni tashkil qilishda shubhasiz qiziqish uyg'otadi.

“Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish” bo‘limi muassasaning hujjat aylanishini tashkil etish, muassasa hujjatlari bo‘yicha axborot-qidiruv tizimini yaratish, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish va hujjatlarni saqlash uchun idoraviy arxivga topshirish uchun tayyorlash tamoyillari va tartibini belgilaydi.

Bundan tashqari, Davlat byudjeti ta'lim muassasasi alohida kichik bo'limda korxona hujjatlari uchun axborot-qidiruv tizimini (IRS) yaratish va undan foydalanish bo'yicha tavsiyalarni o'z ichiga oladi. Ushbu qismda an'anaviy va avtomatlashtirilgan tizimlarda axborot tizimini yaratish qoidalari muhokama qilinadi. IPS tarkibi aniqlandi. U hujjatlarni ro'yxatga olish, indeksatsiya qilish, ularni operativ saqlash, axborot va qidirish massivlarini (qo'lda fayl kabinetlari, kompyuter tashuvchilaridagi massivlar) o'z ichiga oladi. Bu shuni anglatadiki, hujjatlarni hisobga olish, tizimlashtirish va saqlashga qo'yiladigan talablar yagona axborot tizimidan foydalanishga asoslangan bo'lib, ularning axborot massivlari mos kelishi kerak. Bunday muvofiqlikka erishish uchun korxonada ishlab chiqilgan tasniflagichlar qo'llaniladi (masalan, ishlar nomenklaturasi, muxbirlar klassifikatori, tarkibiy bo'linmalar (faoliyat yo'nalishlari), hujjatlar turlarining tasniflagichi).

Davlat byudjeti ta’lim muassasasining uchinchi bo‘limida avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlarini joriy etishda ish yuritishni mexanizatsiyalash va avtomatlashtirish masalalari, hujjatlar bilan ishlash xususiyatlari ko‘rib chiqiladi.

To'rtinchi bo'limda ofis boshqaruvi xizmati tushunchasi berilgan, uning asosiy vazifalari, funktsiyalari va huquqlari ko'rib chiqiladi. Davlat byudjeti ta'lim muassasasi tashkilot yoki korxona toifasiga qarab bir nechta namunaviy ish yuritish xizmatlarini yaratishni nazarda tutadi: biznesni boshqarish; idora; Umumiy bo'lim; bosh kotibi

Davlat byudjeti ta'lim muassasasiga ilovalar o'z ichiga oladi Taxminiy pozitsiya boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati (DOU xizmati) haqida. Tavsiya qiladi standart variantlar uni tashkiliy tuzilmalar tashkilot turiga qarab, shuningdek, uning maqsadlari, vazifalari va funktsiyalarini shakllantirish.

Shuningdek, Davlat byudjeti ta’lim muassasasining ilovalariga quyidagilar kiradi:

1) namuna ro'yxati tasdiqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar;

2) muhr bosilgan hujjatlarning taxminiy ro‘yxati;

3) ro'yxatga olish va nazorat shakllari (RKF) rekvizitlarini to'ldirish qoidalari;

4) ishlar nomenklaturasining shakllari;

5) hujjatlarni rasmiylashtirishning odatiy muddatlari ro'yxati;

6) doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatlari uchun ish qopqog'ining shakli.

1993 yilda Davlat byudjeti ta'lim muassasasi qoidalari yanada rivojlantirildi Standart ko'rsatmalar Rossiya Federatsiyasi vazirliklari va idoralarida ish yuritish to'g'risida (2005), so'ngra federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalarida (2009).

1.3. Ish yuritish sohasidagi qonunchilik va normativ-uslubiy hujjatlar

Har qanday tashkilotning faoliyati hujjatlashtirilgan ma'lumotlar bilan ishlashni talab qiladigan qonun hujjatlari qoidalariga asoslanadi.

Normativ-huquqiy baza ish yuritish - bu hujjatlarni qayta ishlash, ularni saqlash va davlat organi ishida foydalanish texnologiyasini yaratishga yordam beradigan qonunlar, normativ va uslubiy hujjatlar.

Rossiya Federatsiyasi hukumati va federal ijro etuvchi hokimiyat organlari ijro etuvchi hokimiyat organlarida hujjatlar bilan ta'minlashni tashkil etish, tegishli normativ-huquqiy hujjatlarni ishlab chiqish uchun javobgardir.

Eslab qoling! Rossiyada arxiv ishi sohasida umumiy uslubiy rahbarlik Rossiya Federatsiyasi Prezidentiga bo'ysunadigan Federal arxiv agentligi (Rosarxiv) tomonidan amalga oshiriladi. Taqdimotchi ilmiy tashkilot bu sohada - Butunrossiya hujjatlashtirish va arxivshunoslik ilmiy tadqiqot instituti (VNIIDAD).

Ish yuritishning me'yoriy-uslubiy asoslarini bir nechta hujjatlar guruhiga bo'lish mumkin. Birinchisi federalni o'z ichiga oladi qoidalar to'g'ridan-to'g'ri harakat emas, u yoki bu darajada boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishni tashkil etish va texnologiyasi masalalariga ta'sir qiladi. Ular orasida Fuqarolik kodeksi, Kodeksi ma'muriy huquqbuzarliklar, Mehnat kodeksi(TC RF).

Ish yuritish uchun Federal qonunning "Axborot to'g'risida" bo'limi. axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish” mavzusini o'rnatish huquqiy rejim ma'lumotlarni hujjatlashtirish. Qonunga muvofiq, axborotni hujjatlashtirish uni axborot resurslariga kiritishning majburiy shartidir. Qonun ma'lumotlarni hujjatlashtirish tartibini belgilaydi va ushbu tartibni ta'minlashi shart bo'lgan davlat organlari nomini belgilaydi. Qonunga ko'ra, bu vazifa ish yuritishni tashkil etish, hujjatlarni standartlashtirish va Rossiya Federatsiyasi xavfsizligini ta'minlash uchun mas'ul bo'lgan davlat organlariga yuklangan.

Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 327-moddasi "Qalbaki pul yasash, ishlab chiqarish yoki sotish. soxta hujjatlar, davlat mukofotlari, shtamplar, muhrlar, blankalar” bandida ushbu turdagi faoliyat uchun jazo nazarda tutilgan. Shuni esda tutingki, bu qalbakilashtirish huquqlarni berish yoki javobgarlikdan ozod qilish maqsadiga ega bo'lishi kerak.

Hujjatlar bilan ishlaydigan mutaxassislar uchun yana bir muhim maqola Art. Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 292-moddasi. Ushbu maqola tegishli rasmiy soxtalashtirish, bu “mansabdor shaxs, shuningdek mansabdor shaxs bo‘lmagan davlat xizmatchisi yoki mahalliy davlat hokimiyati organi xodimi tomonidan rasmiy hujjatlarga bila turib yolg‘on ma’lumotlar kiritishi, shuningdek ushbu hujjatlarga tegishli tuzatishlar kiritishi. agar bu xatti-harakatlar g'arazli sabablarga ko'ra sodir etilgan bo'lsa, ularning haqiqiy mazmunini buzish." yoki boshqa shaxsiy manfaatlar."

Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 24-moddasida soliq agentlari to'rt yil davomida soliqlarni hisoblash, ushlab qolish va o'tkazish uchun zarur bo'lgan hujjatlarning saqlanishini ta'minlashi shart va San'atning 2-qismiga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksining 13.25-moddasi, mas'uliyati cheklangan jamiyat tomonidan ma'suliyati cheklangan jamiyatlar to'g'risidagi qonun hujjatlarida va unga muvofiq qabul qilingan me'yoriy-huquqiy hujjatlarda nazarda tutilgan hujjatlarni saqlash majburiyatini bajarmaganligi. majburiydir, shuningdek, bunday hujjatlarni saqlashning belgilangan tartibi va muddatlarini buzish mansabdor shaxslarga 2,5 dan 5 ming rublgacha ma'muriy jarima solishga sabab bo'ladi; yuridik shaxslar uchun - 200 mingdan 300 ming rublgacha.

Normativ-huquqiy hujjatlarning ikkinchi guruhiga idoralararo xususiyatga ega ish yuritish bo'yicha idoraviy huquqiy hujjatlar kiradi. Bularga quyidagilar kiradi: Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi (M., 1991); Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalari (2009); hujjatlar uchun davlat standartlari, masalan, GOST 6.30-2003 “Yagona hujjat tizimi. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar"); Texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarning Butunrossiya tasniflagichlari, shuningdek, Rossiya Mehnat vazirligi, Rossiya Davlat statistika qo'mitasi, Rosarxiv va boshqalarning bir qator normativ hujjatlari.

Uchinchi guruh qoidalari turli xil standart va namuna ko'rsatmalari Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlari ma'muriyatlarining ish yuritish bo'yicha va aniq tashkilotlarning ko'rsatmalari, masalan, shahar ma'muriyatida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar

Smolensk (Smolensk shahri ma'muriyatining 2013 yil 15 fevraldagi 82-r/adm-son buyrug'i bilan tasdiqlangan).

Hukumat tomonidan tartibga solish ish yuritish Federal arxiv agentligi tomonidan ta'minlanadi, u federal davlat organlarining ish yuritishda hujjatlarni tashkil etish bo'yicha tarmoqlararo tashkiliy-uslubiy rahbarlik va nazoratni ta'minlaydi, davlat idoralari tizimini va yagona hujjatlashtirish tizimini rivojlantirishni muvofiqlashtiradi.

Rossiya Federatsiyasining Standartlashtirish, metrologiya va sertifikatlashtirish qo'mitasi (Gosstandart) Rossiya Federatsiyasida standartlashtirish bo'yicha davlat boshqaruvini amalga oshiradi, shu jumladan hujjatlar va hujjat tizimlarini unifikatsiya qilish va standartlashtirish, texnik, standartlashtirish va sertifikatlashtirishning umumrossiya tasniflagichlarini ishlab chiqish, joriy etish va ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi. iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlar.

Davlat va munitsipal hokimiyat organlarida ish yuritishni tartibga solish uchun turli xil qonunlar qo'llaniladi:

✓ 2004 yil 27 iyuldagi 79-FZ-sonli Federal qonuni (2014 yil 31 dekabrdagi tahrirda) «Davlat to'g'risida» davlat xizmati Rossiya Federatsiyasi";

✓ 03.02.2007 yildagi 25-FZ-sonli Federal qonuni (30.03.2015 yildagi tahrirda) "Rossiya Federatsiyasida kommunal xizmat to'g'risida";

✓ "Davlat va kommunal xizmatlar ko'rsatishni tashkil etish to'g'risida" 2010 yil 27 iyuldagi 210-FZ-sonli Federal qonuni;

✓ "Rossiya Federatsiyasi fuqarolarining murojaatlarini ko'rib chiqish tartibi to'g'risida" 2006 yil 2 maydagi 59-FZ-sonli Federal qonuni;

✓ "Tizim to'g'risida" 2003 yil 27 maydagi 58-FZ-sonli Federal qonuni davlat xizmati Rossiya Federatsiyasi";

✓ 2007 yil 2 oktyabrdagi 229-FZ-sonli Federal qonuni (2011 yil 6 dekabrdagi tahrirda) "To'g'risida" ijro protsesslari»;

✓ 1994 yil 29 dekabrdagi 77-FZ-sonli "Hujjatlarni majburiy depozit qilish to'g'risida" Federal qonuni.

Normativ xarakterdagi qonun hujjatlari Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarorlari shaklida chiqariladi va majburiydir. Normativ xususiyatga ega bo'lmagan operativ va boshqa dolzarb masalalar bo'yicha aktlar Rossiya Federatsiyasi Hukumatining buyruqlari shaklida chiqariladi. Qoidalar federal ijro etuvchi hokimiyat organlari federal qonunlar, Rossiya Federatsiyasi Prezidentining ko'rsatmalari va farmoyishlari, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarorlari va farmoyishlari asosida va ularni bajarish uchun, shuningdek federal ijroiya organlarining tashabbusi bilan chiqariladi. ularning vakolatlari chegaralari.

Normativ-huquqiy hujjatlarni davlat ro'yxatidan o'tkazish federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining normativ-huquqiy hujjatlarining davlat reestrini yurituvchi Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligi tomonidan amalga oshiriladi. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlari normativ-huquqiy hujjatlarni ijro uchun yuborishlari mumkin davlat ro'yxatidan o'tkazish, faqat ular ro'yxatga olinganidan va rasmiy nashr etilganidan keyin.

Hujjatlashtirish masalalariga to'liq yoki qisman ta'sir ko'rsatadigan va ish yuritishni tashkil etishga, ijro etuvchi hokimiyat organlarida ofis boshqaruvi xizmati xodimlarining ishini tartibga solishga ta'sir qiluvchi federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining ayrim hujjatlarini ko'rib chiqaylik.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-sonli "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida" gi qaroriga o'zgartirishlar kiritilgan. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2016 yil 26 apreldagi qarori N 356. Hukumat qarori bilan tasdiqlangan qoidalar boshqaruv hujjatlari tafsilotlari tarkibini o'z ichiga oladi, lekin ular ofis boshqaruvi texnologiyasi masalalarini aks ettirmaydi. Hujjat federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining ish yuritish xizmatlari, federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish sohasidagi normativ hujjatlarni ishlab chiqishda ishtirok etadigan boshqaruvni hujjatlashtirish sohasidagi mutaxassislar uchun mo'ljallangan.

Rosarxivning 2009 yil 23 dekabrdagi 76-sonli "Federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha uslubiy tavsiyalarni tasdiqlash to'g'risida" gi buyrug'i. Uslubiy tavsiyalar federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining ish yuritish xizmatlari, ish yuritish sohasidagi me'yoriy hujjatlarni ishlab chiqishda ishtirok etadigan boshqaruvni hujjatlashtirish sohasidagi mutaxassislar uchun mo'ljallangan.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 1995 yil 27 dekabrdagi 1268-sonli qarori (2006 yil 14 dekabrdagi tahrirda) "Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbini takrorlash bilan muhrlar va blankalarni ishlab chiqarish, ulardan foydalanish, saqlash va yo'q qilishni tartibga solish to'g'risida" Federatsiya”. Qaror bilan hujjatlarda muhr va shtamplardan foydalanish tartibi, ularning shakllari, o‘lchamlari va rekvizitlari belgilandi.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 1997 yil 13 avgustdagi 1009-sonli "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining normativ-huquqiy hujjatlarini tayyorlash va ularni davlat ro'yxatidan o'tkazish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida"gi qarori federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining normativ-huquqiy hujjatlarining tarkibini belgilaydi; ularni tayyorlash va nashr etish tartibi.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2005 yil 15 apreldagi 222-sonli (2012 yil 31 yanvardagi tahririda) "Telegraf aloqasi xizmatlarini ko'rsatish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori ro'yxatga olish tartibini belgilaydi. har xil turlari telegramma.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2005 yil 15 apreldagi 221-sonli "Pochta aloqasi xizmatlarini ko'rsatish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori, xususan, pochta jo'natmalarida manzillarni yozish qoidalarini o'rnatdi.

Rahbarlar, mutaxassislar va boshqa xodimlarning lavozimlari uchun malaka ma'lumotnomasi (Rossiya Mehnat vazirligining 1998 yil 21 avgustdagi 37-sonli qarori bilan tasdiqlangan). Katalog normativ hujjat hisoblanadi. Malakaviy xususiyatlardan kelib chiqqan holda, aniq xodimlar uchun ish tavsiflari ishlab chiqiladi va mehnat daftarlarida xodimning lavozimining nomi to'g'risida yozuvlar kiritiladi.

Rossiya Mehnat vazirligining 2002 yil 26 martdagi 23-sonli "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining boshqaruv tuzilmalarini hujjatlashtirish bo'yicha ishlarning vaqt standartlarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 1995 yil 4 sentyabrdagi 870-sonli "Davlat sirini tashkil etuvchi ma'lumotlarni turli darajadagi maxfiylik darajasiga kiritish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori. Qoidalar Rossiya Federatsiyasining 1993 yil 21 iyuldagi 5485-1-sonli "Davlat sirlari to'g'risida" gi Qonuniga muvofiq ishlab chiqilgan va davlat organlari tomonidan bajarilishi majburiy bo'lib, ularning rahbarlariga axborotni davlat sifatida tasniflash vakolati berilgan. maxfiy, maxfiylashtiriladigan ma’lumotlarning batafsil ro‘yxatini ishlab chiqishda, shuningdek boshqa davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, korxonalar, muassasalar va tashkilotlar o‘zlari egalik qiluvchi ma’lumotlar ro‘yxatiga kiritish bo‘yicha takliflar tayyorlashda.

RSFSR Hukumatining 1991 yil 5 dekabrdagi 35-sonli "Tijorat sirini tashkil eta olmaydigan ma'lumotlar ro'yxati to'g'risida" gi qarori (2002 yil 3 oktyabrdagi tahrirda). Ushbu qarorga muvofiq tasniflangan ma'lumotlarga taalluqli emas xalqaro shartnomalar tijorat siri, shuningdek amaldagi qonun hujjatlariga muvofiq davlat sirini tashkil etuvchi korxona faoliyati to‘g‘risidagi ma’lumotlar.

Rossiya Federatsiyasi Pensiya jamg'armasi Kengashining 1996 yil 30 avgustdagi 123-sonli "Maxfiy ma'lumotlarni tashkil etuvchi ma'lumotlar ro'yxatini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori. Masalan, Ro'yxatga muvofiq, maxfiy ma'lumotlar sug'urta mukofotlari to'lovchilarining ma'lumotlar bazalarida mavjud bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Arxiv ishini tashkil etishni tartibga soluvchi hujjatlarga quyidagilar kiradi.

Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-sonli buyrug'i "Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini davlat organlarida saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida" organlar, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlar” (keyingi o‘rinlarda Qoidalar deb yuritiladi). Qoidalar normativ-uslubiy hujjatdir. Qoidalar axborot, boshqaruv va arxiv ishini hujjatlashtirish sohasidagi amaldagi qonunchilik bazasiga asoslanadi, mahalliy arxiv ishi tajribasini umumlashtiradi va qo‘llashda zamonaviy yutuqlarni hisobga oladi. texnik vositalar va hujjatlar bilan ishlashda axborot texnologiyalari. Ushbu Qoidalar davlat tashkilotlari arxivlariga taalluqlidir, shuningdek, Rossiya Federatsiyasi arxiv fondining davlat mulki sifatida tasniflangan hujjatlarining saqlanishi, tavsifi, hisobga olinishi va ishlatilishini ta'minlash nuqtai nazaridan barcha nodavlat tashkilotlari uchun majburiydir.

Qoidalar Rossiya Federatsiyasining 1993 yil 21 iyuldagi "Davlat sirlari to'g'risida" gi 5485-1-sonli qonuni va Rossiya Federatsiyasi Prezidentining 1995 yil 30 noyabrdagi Farmoni bilan tartibga solingan hujjatlarga nisbatan qo'llanilmaydi. 1203-son “Davlat sirlariga kiruvchi ma’lumotlar ro‘yxatini tasdiqlash to‘g‘risida”gi. Davlat arxivlarini hisobga olish manbalariga kiritilmagan davlat tashkilotlari, shuningdek nodavlat tashkilotlari o'z arxivlarini tashkil etish va faoliyatini ta'minlashda ushbu Qoidalarga amal qilishlari mumkin. Qoidalarga ilova arxiv faoliyatini taʼminlovchi hujjatlarning yagona shakllarini oʻz ichiga oladi: ish nomenklaturasi, inventar, ichki inventar, hujjatlarni yoʻq qilish uchun ajratish toʻgʻrisidagi dalolatnoma, faylni tasdiqlovchi hujjat, ishning muqovasi va boshqalar. .

Davlat muassasasi, tashkiloti, korxonasi arxivi to‘g‘risidagi taxminiy nizom (Davlat arxivining 1992 yil 18 avgustdagi 176-son buyrug‘i bilan tasdiqlangan) Davlat va nodavlat arxivlari to‘g‘risidagi nizomni ishlab chiqish uchun asos bo‘lib xizmat qiladi. davlat korxonalari.

Doimiy to'g'risidagi taxminiy ta'minot ekspert komissiyasi muassasalar, tashkilotlar, korxonalar (Federal arxivning 1995 yil 19 yanvardagi 2-son buyrug'i bilan tasdiqlangan) belgilaydi. huquqiy qoidalar ekspert komissiyasining vazifalari, ish tartibi va Iqtisodiy va iqtisodiy foydalanishga topshirish markazi bilan munosabatlari.

Rossiya Federatsiyasi Vazirligi (departamenti) Markaziy ekspert komissiyasi to'g'risidagi taxminiy nizom (Federal arxivning 1998 yil 17 martdagi 19-son buyrug'i bilan tasdiqlangan) Markaziy ekspert komissiyasining taxminiy huquqlari va funktsiyalarini, uni amalga oshirish tartibini o'z ichiga oladi. tayinlanishi, tarkibi, faoliyat doirasi hamda ekspert komissiyasi tashkilotlari to‘g‘risidagi nizomni yaratishda namuna sifatida foydalanish mumkin.

Hujjatlarni saqlash muddatlari Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-sonli “Davlat organlari faoliyati jarayonida shakllanadigan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxatini tasdiqlash to'g'risida”gi buyrug'iga muvofiq belgilanadi. , mahalliy hokimiyat va tashkilotlar, saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda.

Shuningdek, hujjatlarni saqlash muddatlarini aniqlash uchun ilmiy, texnik va ilmiy sohalarda yaratilgan standart arxiv hujjatlari ro'yxatidan foydalanishingiz mumkin. ishlab chiqarish faoliyati Rossiya Madaniyat vazirligining 2007 yil 31 iyuldagi 1182-son buyrug'i bilan tasdiqlangan saqlash muddatlarini ko'rsatadigan tashkilotlar (2011 yil 28 apreldagi o'zgartirishlar).

Axborot texnologiyalarining rivojlanishi munosabati bilan ish yuritish va arxiv ishlarini avtomatlashtirishga ta'sir qiluvchi bir qator hujjatlar qabul qilindi. Shunday qilib, 2013 yilda Butunrossiya Hujjatlar va arxiv ishi ilmiy-tadqiqot instituti (VNIIDAD) tashkilotlarning arxivlarida elektron arxiv hujjatlarini olish, hisobga olish va saqlashni tashkil etish bo'yicha tavsiyalar va hujjatlarni olish, hisobga olish va saqlashni tashkil etish bo'yicha tavsiyalar ishlab chiqdi. davlat va shahar arxivlarida elektron arxiv hujjatlari. Ushbu hujjatlardan tashkilotlarda elektron hujjatlarning arxiv saqlanishini tashkil etishda foydalanish mumkin.

Rossiya Federatsiyasi Prezidenti 02.07.2008 yildagi Pr-212-sonli Rossiya Federatsiyasida axborot jamiyatini rivojlantirish strategiyasini tasdiqladi.

Ushbu Strategiya maqsad, tamoyillar va asosiy yo‘nalishlarni belgilab beruvchi hujjatdir davlat siyosati axborot va telekommunikatsiya texnologiyalaridan foydalanish va rivojlantirish, fan, ta’lim va madaniyat sohasida mamlakatni axborot jamiyati yo‘lida ilgari surish.

Rossiya Federatsiyasida Axborot jamiyatini rivojlantirish strategiyasini amalga oshirishning asosiy yo'nalishlaridan biri bu davlat boshqaruvi va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarining samaradorligini oshirish, fuqarolik jamiyati va biznesning davlat hokimiyati organlari bilan o'zaro hamkorligini, sifati va samaradorligini oshirishdir. davlat xizmatlarini ko'rsatish, shu jumladan elektron hukumatni yaratish orqali. Rossiya Federatsiyasida elektron hukumatning shakllanishi ijtimoiy-iqtisodiy sohada va davlat organlarida axborot-kommunikatsiya texnologiyalarining keng tarqalishi tufayli mumkin bo'ldi.

2010 yilda tashkil etishda foydalanilgan standart elektron shovqin tashkilotlar o'rtasida: GOST R 53898-2010 "Tizimlar elektron hujjat aylanishi. Hujjatlarni boshqarish tizimlarining o'zaro ta'siri. Elektron xabarga qo'yiladigan talablar." Standart hujjat aylanishi tizimlari o'rtasidagi ma'lumotlarning o'zaro ta'sirini ta'minlaydigan elektron xabarning formati, tarkibi va mazmunini belgilaydi.

2010 yilda Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2010 yil 20 oktyabrdagi 1815-r-son buyrug'i bilan Rossiya Federatsiyasi davlat dasturi ". Axborot jamiyati(2011–2020).

Maqsad davlat dasturi"Axborot jamiyati (2011–2020)" - bu fuqarolar va tashkilotlarning axborot va telekommunikatsiya texnologiyalaridan foydalanishni ta'minlash orqali teng kirish axborot resurslariga, raqamli kontentni rivojlantirish, innovatsion texnologiyalarni qo‘llash, axborot jamiyatida xavfsizlikni ta’minlashda davlat boshqaruvi samaradorligini tubdan oshirish.

2010–2012 yillarda idoralararo darajada hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtiradigan bir qator normativ-huquqiy hujjatlar qabul qilindi. Shunday qilib, bugungi kunda “Elektron hukumat” dasturi muvaffaqiyatli amalga oshirilmoqda. Elektron hukumatni yaratish hujjat aylanishi va ularni qayta ishlash jarayonlari bilan bog‘liq to‘liq vazifalarni hal qilishni amalga oshiradigan umummilliy taqsimlangan davlat boshqaruv tizimini qurishni nazarda tutadi.

Ta'rifi: Elektron hukumat – butun mamlakat bo‘ylab boshqaruv jarayonlarining butun majmuasini avtomatlashtirishga asoslangan va jamiyatning har bir a’zosi uchun davlat boshqaruvi samaradorligini sezilarli darajada oshirish va ijtimoiy kommunikatsiyalar xarajatlarini kamaytirish maqsadlariga xizmat qiluvchi davlat boshqaruvi organlarining elektron hujjat aylanishi tizimidir. .

2018 yilga kelib, Rossiya Federatsiyasi Prezidentining 2012 yil 7 maydagi 601-sonli "Davlat boshqaruvi tizimini takomillashtirishning asosiy yo'nalishlari to'g'risida" gi Farmoniga muvofiq, barcha davlat xizmatlarining 70 foizi davlat xizmatlarini ko'rsatishi kerak. elektron formatda.

Ta'rifi: davlat xizmati - bu ijro etuvchi hokimiyat organining faoliyati davlat xizmati huquqiy munosabatlarning paydo bo'lishiga, o'zgarishiga yoki tugatilishiga yoki yuzaga kelishiga olib keladigan harakatlarni amalga oshirish va (yoki) qarorlar qabul qilishda ifodalangan. hujjatlashtirilgan ma'lumotlar(hujjat) fuqaro yoki tashkilotning o'z huquqlarini amalga oshirish uchun murojaati bilan bog'liq holda; qonuniy manfaatlar yoki normativ-huquqiy hujjatlar bilan ularga yuklangan vazifalarni bajarish.

Shunday qilib, hozirda normativ baza ish yuritish elektron hujjat aylanishini tartibga solish yo'lida rivojlanmoqda.

Nazorat savollari

1. "Hujjat" va "ma'lumot" tushunchalari o'rtasidagi farq nima?» ?

2. Rossiya Federatsiyasi hududida qanday yagona hujjat tizimlari ishlaydi?

3. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritishni tashkil etish qaysi organ tomonidan tartibga solinadi?

4. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritishni tashkil etish qanday normativ hujjatlar bilan tartibga solinadi?

5. Davlat hujjat aylanishi tizimini rivojlantirishning asosiy maqsad va vazifalarini ayting.

Amaliy topshiriqlar

1. "Ofis ishi" tushunchalarini solishtiring» va "hujjatlarni boshqarish". O'xshashlik va farqlarni toping.

2. Munitsipal organlar va federal ijroiya organlarini tashkil etishning asosiy maqsadlari va funktsiyalarini solishtiring.

* * *

Kitobning berilgan kirish qismi Davlat va munitsipal boshqaruvda ish yuritish asoslari (L. A. Doronina, 2018 yil) kitob hamkorimiz tomonidan taqdim etilgan -

JAVOB: Ofis ishi- hujjatlarni umumiy mavzu bo'yicha birlashtirilgan holatlar/guruhlarga guruhlash. Guruhlash hujjatlarning tasdiqlangan tasnifiga muvofiq amalga oshiriladi. Hujjatlarning tasnifi tasdiqlanishi kerak Bosh direktor yil boshida. Har qanday o'zgartirish/qo'shimchalar tasdiqlanishi kerak. Hujjat ro'yxatdan o'tkazilgandan so'ng, uning asl nusxasi yoki tasdiqlangan nusxasi tegishli faylga joylashtiriladi. Agar nusxa faylga joylashtirilsa (agar asl nusxa bilan ishlash zarur bo'lsa), kimda borligi qayd etiladi bu daqiqa asl nusxasi joylashgan.

HOLDA- bu kompaniya faoliyatining muayyan masalasiga oid hujjatlar to'plami va tegishli sarlavha bilan alohida papkaga joylashtirilgan.

Ishlar bo'yicha hujjatlarni qidirishni osonlashtirish va ulardan boshqaruv maqsadlarida tezkor foydalanish uchun ishlarning nomlari ro'yxati tuziladi. ISHLARNING NOMENKLATURASI. Ishlar ro'yxati kompaniya tomonidan tasdiqlangan ish yuritish qoidalariga muvofiq tuziladi. Natijada, hujjatlar, ular bajarilganda, ular uchun nomenklatura tomonidan oldindan belgilangan hollardagina tugaydi.

Ish nomenklaturasining ikki turi mavjud - standart nomenklatura Va holatlarning aniq ro'yxati.

Ishlarning tipik nomenklaturasi ma'lum bir kompaniyaga xos bo'lgan ishlarning nomlari ro'yxatini belgilaydi, masalan, tijorat tashkilotining namunaviy nomenklaturasida hujjatlar aylanishiga (kiruvchi, chiquvchi), buxgalteriya hujjatlarini birlashtiruvchi holatlar, xodimlarni hisobga olish va hokazolarga muvofiq ishlarni o'z ichiga olishi kerak.

Ishlarning o'ziga xos nomenklaturasi ma'lum bir korxonaning tadbirkorlik faoliyati natijasida yuzaga keladigan holatlar nomlari ro'yxati, masalan, bu rahbarlik loyihasi yoki kompaniya mijozi bilan bog'liq bo'lgan ish bo'lishi mumkin.

Ishlar ro'yxatini quyidagi ketma-ketlikda tuzish tavsiya etiladi:

· tarkibiy bo‘linmalar ishlarining nomenklaturalari tuzilib, nomenklaturada nafaqat ishlarning nomlari, balki ularni arxivda saqlash muddatlari ham belgilanadi;
· korxonaning ixtisoslashtirilgan bo'linmasi ishlarning jamlangan ro'yxatini tuzadi.

Jamiyatdagi ishlar jamlanma ro'yxati tasdiqlangandan so'ng, ushbu hujjat kompaniyaning barcha bo'linmalariga yuboriladi va majburiy kuchga ega bo'ladi. Nomenklaturadan tashqari biznes yuritishga yo'l qo'yilmaydi.

Ishlarning shakllanishi- bu ishlarning nomenklaturasiga muvofiq hujjatlarni muayyan ish bo'yicha belgilash va undagi hujjatlarni tizimlashtirish. Ishlarni shakllantirish hujjatlarni rasmiylashtirish joyida (kabinetda yoki kotibda) markazlashtirilgan tarzda amalga oshirilishi va quyidagi talablarga javob berishi kerak:

· 1. Kosonda faqat JOYLASH standartlar talablariga muvofiq tuzilgan hujjatlar (asl nusxalari yoki tasdiqlangan nusxalari)..
· 2. Quyidagi hujjatlar faylga kiritilmagan:
- ishning nomiga mos kelmasligi;
- noto'g'ri to'ldirilgan (qayta ko'rib chiqish uchun qaytarilgan);
- qaytarilishi shart;
- qoralamalar;
- tasdiqlanmagan nusxalari.

Hujjatlar hollarga guruhlangan bir hujjatli yil. Ish ichidagi hujjatlar ma'lum bir tartibda joylashtirilgan. Hujjatlarni tartibga solishning asosiy tamoyillari quyidagilardan iborat:

· so'roq (hujjatlarda qo'yilgan masalalar bo'yicha);

xronologik (hujjat sanalari bo'yicha; doimiy va vaqtincha saqlash muddati bo'lgan hujjatlar turli fayllarga shakllantiriladi);

raqamlash (ketma-ket raqamlangan bir hil hujjatlarni guruhlash, masalan: fakturalar, kvitansiyalar va boshqalar).

Ishda ko'proq bo'lmasligi kerak 250 varaq. Agar ko'proq hujjatlar mavjud bo'lsa, unda ular yaratilgan ishning bir necha jildlari, unda jild raqami ishning qopqog'ida ko'rsatilgan.

Bajarilgan hujjatlarni saqlashga tayyorlash ish yuritish jarayonining yakuniy bosqichi hisoblanadi. Arxiv saqlash yoki yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlash amalga oshiriladi har yili ish yilining oxirida. Tanlov maxsus komissiya tomonidan amalga oshiriladi. Saqlash (saqlash muddatlarini belgilash) yoki yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlashda komissiya Rosarxiv boshlig'i tomonidan 2000 yil 10 iyunda tasdiqlangan "Tashkilotlar faoliyatida shakllantirilgan saqlash muddatlarini ko'rsatadigan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati" ga amal qilishi kerak. .

Hujjatlarni arxivda saqlash muddati ularning amal qilish muddati tugagan yildan keyingi yil boshidan hisoblanadi. Masalan, agar hujjatning amal qilish muddati may oyida tugagan bo'lsa, uni saqlash muddati keyingi yilning 1 yanvaridan boshlab hisoblanadi. Yo'q qilish uchun komissiya tomonidan tanlangan hujjatlar uchun bayonnoma tuziladi, unda yo'q qilinayotgan hujjatlarning nomlari, indekslari va matniga sarlavhalar ko'rsatiladi. Akt bosh direktor tomonidan imzolanishi kerak. Yo'q qilish uchun tanlangan hujjatlardan biznes ehtiyojlari uchun foydalanish taqiqlanadi. Ularni yoqish ham taqiqlanadi. Hujjatlar maxsus mashinalarda maydalanadi, keyin esa xom ashyo qayta ishlanadi.

2006 yil 27 iyuldagi 149-FZ-sonli "Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida" gi Federal qonunlar, 2011 yil 6 apreldagi 63-FZ-sonli "Elektron imzo to'g'risida" 2010 yil 27 iyuldagi 210-FZ-son. Davlat va kommunal xizmatlar ko'rsatishni tashkil etish to'g'risida, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 15.06.2009 yildagi 477-sonli "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalarini tasdiqlash to'g'risida" 08.09.2010 y. 697-son "Idoralararo elektron o'zaro hamkorlikning yagona tizimi to'g'risida", Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 02/12/2011 yildagi 176-sonli "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarini qog'ozsiz hujjat aylanishiga o'tkazish bo'yicha chora-tadbirlar rejasini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori. ichki faoliyatni tashkil qilishda."

NODAVLAT TA'LIM MASSASASI

OLIY KASBIY TA'LIM

KUZBASS IQTISODIYOT VA HUQUQIY INSTITUTI

HUQUQ FAKULTETI

GUMANITER FANLAR BO'LIMI

Nazorat ishi

Fan: "Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish"

“Davlat hokimiyati va mahalliy davlat hokimiyati organlarida ish yuritishni tashkil etish” mavzusida

To‘ldiruvchi: 303-guruh talabasi

Panshina E.Yu.

Tekshirildi:

Kemerovo, 2010 yil

Kirish……………………………………………………………………………………..3.

1. Hujjatlar aylanish organi faoliyati uchun asos sifatida……………….5

2. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning rus modeli………………………………………………………………..7.

3. Hujjatlarni avtomatlashtirishga yondashuvni tanlash………………………10

4. Elektron hujjat aylanishini tashkil qiluvchi tizimlar……………….…..12

5. Rasmiy hujjatlarning hujjat aylanishi………………………..…..14

6. Davlat organlari o‘rtasida hujjatlar almashinuvini avtomatlashtirish…………18

7. Turli darajadagi hokimiyat organlari uchun EDD tizimlari………………………20

8. uchun yechim mahalliy hokimiyat o‘zini-o‘zi boshqarish…………………………….21

Xulosa………………………………………………………………23

Foydalanilgan adabiyotlar ro‘yxati…………………………………………………..25

Kirish.

Ofis jarayonlarini avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishini tashkil etish zarurati bugungi kunda Rossiya Federatsiyasining deyarli barcha tarkibiy tuzilmalarida davlat organlari va mahalliy hokimiyat organlari tomonidan tan olingan. Ammo bu ehtiyojni tushunish bilan bir qatorda bir qator savollar tug'iladi, ularga javob olmasdan, loyihalarni amaliy amalga oshirishga o'tish mumkin emas.

Tizimni amalga oshirishni qaerdan boshlash kerak? Qanday qilib butun loyihani bosqichlarga bo'lish kerak, shunda amalga oshirish samarasi birinchi bosqichdan keyin aniq bo'ladi va har bir keyingi bosqichda kuchayadi? Mavjud texnik vositalardan qaysi biri birinchi navbatda yangilanishi kerak va nimani kutish mumkin? Muayyan hududning realliklaridan kelib chiqib, yillar bo‘yicha ajratilgan byudjetda qanday moliyaviy resurslar ko‘rsatilishi kerak?

Aslida, bu savollarning barchasi rejalashtirilgan moliyalashtirishni hisobga olgan holda bir necha yil oldin loyihani amalga oshirishning vakolatli rejasini tuzish bilan bog'liq. ishlab chiqarish ehtiyojlari, texnik jihozlash va texnik parkni rejalashtirilgan modernizatsiya qilish.

muhandislar, dizaynerlar, ishlab chiqarish menejerlarining ishi

ko'p vaqt turli xil narsalarni o'rganish, tahlil qilish va tuzishga bag'ishlangan

hujjatlar. Ayniqsa, katta qiyinchiliklar, qoida tariqasida, qachon paydo bo'ladi

rivojlanish ishlab chiqarish hujjatlari, bu birinchi navbatda etishmasligi bilan bog'liq maxsus bilim kompilyatorlardan. Hujjatlarni rasmiylashtirish va ulardan foydalanish jarayonlarida samarasiz vaqtni bartaraf etish rasmiylashtirish va ijodkorlikning oqilona kombinatsiyasini talab qiladi va bu, mualliflarning fikriga ko'ra, bir tomondan,

hujjatlarni tuzuvchilarni eng ko'p bilan tanishtirish umumiy qonunlar boshqa tomondan, hujjatlarni idrok etish va bu asosiy vazifa - asosiy hujjatlarni tayyorlashning umumiy qoidalari va normalarini shakllantirish va tizimlashtirish.

Maqsad sinov ishi o'rganish hisoblanadi nazariy asoslar davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishni tashkil etish.

Sinov maqsadiga ko'ra ishda quyidagilar belgilanadi: vazifalar:

Hujjat aylanishi tushunchasini aniqlang;

Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning Rossiya modelini ko'rib chiqing;

Turli darajadagi davlat organlari uchun EDD tizimlarini aniqlash;

Davlat organlari o‘rtasida hujjatlar almashinuvini avtomatlashtirishni ko‘rib chiqaylik.

1. Hujjat aylanishi davlat organi faoliyatining asosi sifatida.

Federal ijro etuvchi hokimiyat organida ish yuritish Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-son qarori bilan tasdiqlangan federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalariga muvofiq amalga oshiriladi. Ushbu Qoidalar asosida federal ijro etuvchi hokimiyat organ arxiv ishi sohasidagi federal ijroiya organi bilan kelishilgan holda ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar beradi. Ushbu Qoidalar davlat sirlarini o'z ichiga olgan hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga tatbiq etilmaydi.

Hujjatlar blankalarda (A4 yoki A5 formatidagi standart qog'oz varaqlari) yoki elektron hujjatlar shaklida tuziladi va rekvizitlarning belgilangan tarkibi, ularning joylashuvi va dizayni bo'lishi kerak. Shakllarning namunalari ijro etuvchi hokimiyat rahbarining buyrug'i bilan tasdiqlanadi.

Barcha hujjatlar kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarga bo'linadi. Kiruvchi hujjatlar dastlabki ishlov berish, ro'yxatdan o'tkazish, ofis boshqaruvi xizmatida dastlabki ko'rib chiqishdan o'tadi, ko'rib chiqish uchun rahbariyatga o'tkaziladi va keyin ijrochilarga o'tadi. Bajarilgandan so'ng, hujjatlar fayllarga joylashtiriladi.

Har bir organ o'zining hujjat fondini shakllantiradi. Tashkilot ishlarining nomenklaturasi tegishli federal davlat arxivining ekspert tekshirish komissiyasi bilan kelishilgan holda amalga oshiriladi. Doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash holatlari arxivga topshiriladi. Qarorda elektron hujjatlar bilan ishlash tartibi belgilandi.

"Hujjatlar oqimi" atamasi hozirda juda keng qo'llaniladi va deyarli har birining tavsifida uchraydi axborot tizimi. Hujjat aylanishini avtomatlashtirish ko'plab tizimlar tomonidan amalga oshiriladi va ularning har biri "hujjat aylanishini avtomatlashtirishga integratsiyalashgan yondashuv" deb da'vo qiladi. Shu bilan birga, tizimlarning xilma-xilligi juda keng: omborlarni hisobga olish tizimlaridan jarayonni boshqarish dasturlarigacha.

Ushbu ishda "hujjatlar aylanishi", "ofis ishi" atamalari va boshqalar. faqat davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlari faoliyatini tashkil etish nuqtai nazaridan ko'rib chiqiladi. Shunga ko'ra, atamalar faqat davlat organlari faoliyatiga nisbatan qo'llaniladigan milliy qoidalardan foydalangan holda talqin qilinadi.

Ta'rifga ko'ra (GOST R 51141–98) hujjat aylanishi - bu "hujjatlarning tashkilotdagi harakati, ular yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi yoki jo'natilishi tugaguniga qadar", ya'ni butun to'plamning to'liq hayot aylanishi. tashkilotdagi hujjatlar arxivga topshirilgunga qadar yoki yo'q qilish uchun.

Xuddi shu manbaga ko'ra, ish yuritish yoki "boshqaruvni hujjatlashtirish" "hujjatlashtirish va rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil qilishni ta'minlaydigan faoliyat sohasi" degan ma'noni anglatadi. Ya'ni, ish yuritish rasmiy hujjatlar aylanishini yuritish va nazorat qilishning tashkiliy mexanizmlari majmuidir. Biroq, 2000 yil 27 noyabrdagi "Federal ijro etuvchi organlarda ish yuritish bo'yicha standart yo'riqnoma" da ish yuritish funktsiyalari endi faqat rasmiy hujjatlar aylanishini tartibga solish bilan cheklanmaydi. Bu bizga ofisni avtomatlashtirish tizimlari nafaqat ro'yxatdan o'tgan (rasmiy) hujjatlar aylanishini, balki hujjatlar loyihalarini ham nazorat qilishi kerakligini ta'kidlash imkonini beradi.

2. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritishning rus modeli.

Rossiyada, milliy miqyosda, bir bor edi yagona texnologiya boshqaruv hujjatlari bilan ishlash, boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi (GS DOU) deb ataladi. Hujjatlar bilan ishlash texnologiyasining tafsilotlari bo'yicha ham, tarqatish ko'lami bo'yicha ham rus ish yuritish boshqa mamlakatlarda o'xshashi yo'q. Va agar G'arbda ofisni avtomatlashtirishning rivojlanishi hujjatlarni boshqarish texnologiyalarini rivojlantirishni rag'batlantirsa, Rossiyada, qoida tariqasida, biz institutsional ish yuritishning an'anaviy tarzda tashkil etilgan texnologiyasini avtomatlashtirish haqida gapiramiz.

Xususiyatlari qanday " Rus modeli"Ofis ishi? Uchta eng yorqin afzalliklarni aniqlash mumkin:

Hujjatni qabul qilgan paytdan boshlab nazorat qilish;

Nazorat funktsiyalarini markazlashtirish;

Hujjat aylanishining yagona standartlari.

Hujjatlar bilan ishlashning g'arbiy usullaridan farqli o'laroq, in Rus amaliyoti hujjat organga kelib tushgan paytdan boshlab nazoratga olinadi. Ichki yoki chiquvchi hujjatlar "tug'ilgandan" keyin darhol nazoratga olinadi - ya'ni tasdiqlash. Shu bilan birga, hujjatlarning ulanishi nazorat qilinadi - agar bitta hujjat boshqa hujjat bo'yicha qabul qilingan qarorni amalga oshirish natijasida paydo bo'lgan bo'lsa. Bularning barchasi davlat organi yoki mahalliy hokimiyat tomonidan qabul qilingan har qanday hujjatning yo'lini ishonchli kuzatish imkonini beradi - axir, biron bir ro'yxatdan o'tgan hujjat izsiz yo'qolmaydi.

Hujjat aylanishi ustidan nazoratni maksimal darajada markazlashtirish, hujjat birinchi navbatda rahbariyatga xabar qilinishini va shundan keyingina xizmat ierarxiyasiga muvofiq qarorlarni qabul qilib, bevosita ijrochilarga o'tishini nazarda tutadi.

"Rossiya modeli" ning yana bir muhim xususiyati - faoliyat sohasidan qat'i nazar, tashkilotlarda boshqaruv hujjatlari bilan ishlashning yagona va batafsil qoidalarining mavjudligi. Ish yuritish xizmatlarining barcha faoliyati - ekspeditsiyalar, idoralar, nazorat guruhlari - jurnallar, fayl kabinetlari va hisobot shakllarini to'ldirish qoidalariga qadar tartibga solinadi.

Davlat organlarida hujjat aylanishi bo‘yicha bunday batafsil me’yoriy-huquqiy hujjatlar mavjudligini hisobga olsak, u yoki bu xorijiy dasturiy ta’minotni prinsipial yangi texnologiyani moslashtirmasdan joriy etish haqiqatga to‘g‘ri kelmaydi. Bunday holda, zamonaviy axborot texnologiyalaridan foydalangan holda an'anaviy ofis ishlarini avtomatlashtirish haqida gapirish mumkin.

An'anaviy ofis ishi qog'oz hujjat aylanishini qo'llab-quvvatlaydigan ko'plab jurnallar va / yoki fayl kabinetlarini saqlashni o'z ichiga oladi. Va aynan shu fayl kabinetlariga xizmat ko'rsatish ofisni avtomatlashtirishning asosiy ob'ekti hisoblanadi. Shu bilan birga, avtomatlashtirilgan tizimga kartani hujjatning elektron tasviri (matn va hatto tasvir, ovoz va video) bilan bog'lash imkoniyatini qo'shishga hech narsa to'sqinlik qilmaydi. Bu elektron hujjat aylanishiga o‘tish uchun texnologik shart-sharoit yaratadi. Elektron hujjat aylanishiga o‘tish, o‘z navbatida, shakllanish uchun zarur shart-sharoit yaratadi elektron arxivlar taqdimotning turli shakllarida turli hujjatlar bo'yicha ma'lumotnoma va tahliliy ishlarning samarali mexanizmlari bilan.

Boshqa tomondan, kompyuter tarmog'idan foydalanish hujjatlar aylanishi ustidan markazlashtirilgan nazoratni saqlab, turli ofis funktsiyalarini markazsizlashtirish uchun sharoit yaratadi. Siz, masalan, bo'limlarga va hatto alohida xodimlarga hujjatlarni mustaqil ravishda ro'yxatdan o'tkazishga ruxsat berishingiz va shu bilan birga ularning o'tishini markaziy ravishda nazorat qilishingiz mumkin. Bundan tashqari, jug'rofiy jihatdan olis organlarni bog'laydigan tarmoqning mavjudligi hujjatlar aylanishini markazlashtirilgan nazorat qilish imkonini beradi, bunga sof qog'oz texnologiyasi doirasida erishib bo'lmaydi.

Hujjat aylanishining rus modeli nafaqat boshqaruv jarayonlariga zamonaviy yondashuvlarga to'liq mos keladi, balki hujjat aylanishining G'arb modellaridan sezilarli darajada ustundir. Haqiqatan ham, rus modelida hujjatlarni yo'qotish faqat ofis boshqaruvi ko'rsatmalarining bevosita buzilishi tufayli yuzaga kelishi mumkin.

3. Hujjatlarni avtomatlashtirishga yondashuvni tanlash.

Davlat hokimiyati va mahalliy o‘zini o‘zi boshqarish organlarining hujjat aylanishini avtomatlashtirish zarurati bugun hammaga ayon.

Qog'oz jurnallari va ish yuritish kabinetlaridan foydalangan holda ish yuritish bir necha sabablarga ko'ra davlat xizmatchilarining samaradorligini oshirish talablariga mos kelmaydi.

Hujjatlar va ularni bajarish jarayoni to'g'risidagi ma'lumotlar tashkilot va uning tarkibiy bo'linmalarining fayl tizimida tarqatiladi. Shu sababli, korxonada hujjatlar bilan ishlash bo'yicha ma'lumot olish, heterojen va markazlashtirilmagan fayl kabinetlaridan ma'lumotlarni qidirish va qayta ishlashni talab qiladi.

Hujjat fayllari odatda ijrochilardan ajratiladi. Ular hujjatlarning holati haqida to'liq bo'lmagan va sekin ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Ko'p sonli qog'oz hujjatlarni ko'paytirish va ko'chirish, ko'plab va takroriy jurnallar va ish yuritish kabinetlarini yuritish katta miqdordagi samarasiz mehnat xarajatlariga olib keladi.

Biroq, davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarining hujjat aylanishiga radikal, inqilobiy yondashuvlar juda xavflidir. Bu nafaqat amalga oshirish muddatlarini o'tkazib yuborishga, balki jiddiy boshqaruv muammolariga ham olib kelishi mumkin.

Microsoft o'z hamkorlari bilan birgalikda davlat organlari va mahalliy hokimiyat organlarining hujjat aylanishini tashkil etish sohasida ikki bosqichli dasturiy va uslubiy yechimlarni taklif etadi:

Avtomatlashtirilgan ofis ishlari qog'oz hujjat aylanishi uchun;

Elektron hujjat aylanishi va ish yuritish.

Bunday bosqichma-bosqich yondashuv davlat hokimiyati va boshqaruvi organlari faoliyati samaradorligini muammosiz oshirish, uning faoliyatini tartibsizliklar ehtimolini bartaraf etish imkonini beradi. Qog'oz hujjat aylanishi uchun avtomatlashtirilgan ish yuritish qisqa muddatda davlat organlari va mahalliy davlat hokimiyati organlarida hujjat aylanishini avtomatlashtirishning asosiy yondashuvidir.

Hokimiyat tomonidan qayta ishlanadigan, shu jumladan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda uzatiladigan hujjatlar ikki shaklga ega - an'anaviy ravishda qog'oz va elektron. Bu simbioz haqiqatning natijasidir zamonaviy vositalar hujjatlarni tayyorlash hujjatlarni saqlashning elektron shaklini nazarda tutadi, me'yoriy-huquqiy baza va belgilangan muomala qoidalari esa qog'oz shaklini nazarda tutadi. Shuningdek, qog'oz hujjatlarni saqlash foydasiga eng muhim dalil ular bilan ishlashning beqiyos qulayligidir. Qoidalar va odatlar zamonaviy axborot texnologiyalari imkoniyatlaridan ancha sekin o'zgaradi.

Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida, ko'rinishidan, uzoq vaqt davomida hujjatlarni elektron shaklda qayta ishlashda qog'oz nusxalarini yaratishni talab qiladigan operatsiyalar saqlanib qoladi. Qoida tariqasida, menejerlar qog'oz hujjatlar bilan ishlashni afzal ko'rishadi. Bundan tashqari, hozircha davlat organlari o‘rtasida rasmiy hujjatlar almashinuvi va ularni davlat arxivlariga topshirish ham qog‘oz shaklida amalga oshirilmoqda.

Elektron hujjat aylanishi va ish yuritish (EDF) - bu hozirgi siyosiy va iqtisodiy vaziyat tomonidan samaradorlikka qo'yiladigan zamonaviy talablarga texnologik javob. Rossiya hukumati davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish. G'arbiy davlat organlarida uni amalga oshirish tajribasi va uning yirik, progressiv Rossiya tijorat tuzilmalarida ishlashi misollari EDD foydasiga gapiradi.

4. Elektron hujjat aylanishini tashkil qiluvchi tizimlar.

Yuqorida aytib o'tilganidek, elektron hujjat aylanishi hujjatlar bilan ishlashning yangi texnologiyalari majmuidir. Amaldagi texnologiyalar turli xil hujjatlarni qayta ishlash operatsiyalarini ta'minlaydigan tizimlarning "uzluksiz" o'zaro ta'sirini tashkil qilish imkonini beradi. Bunday texnologiyalar, birinchi navbatda, quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Qog'oz kiruvchi hujjatlarni taqdimotning to'liq elektron shakliga aylantiradigan matnni aniqlash texnologiyalari;

Qo'lda yozilgan imzoning elektron analogi;

Ma'lumotlarni uzatish vositalari;

Elektron axborotni saqlash vositalari.

Ro'yxatda keltirilgan texnologiyalar turli funktsiyalarni bajaradigan quyi tizimlarga bir-birini organik ravishda to'ldirishga imkon beradi. Bunday o'zaro hamkorlik davlat xizmatchilarining hujjatlar bilan ishlash samaradorligini keskin oshirishi mumkin.

Elektron hujjat aylanishi barcha hujjatli tizimlarni axborot markaziga integratsiyalashgan holda davlat organida yagona axborot makonini yaratish imkonini beradi. Integratsiya hujjatlar bilan ishlash sifatini yo'qotmasdan, rus ish yuritish an'analarini saqlagan holda amalga oshiriladi. Bunday integratsiyaning asosini ishonchli hujjatlarni saqlash va u bilan o'zaro aloqada bo'lgan hujjatlarni boshqarish tizimlari tashkil etadi. Barcha qayta ishlangan hujjatlar yagona omborda saqlanadi, bu materiallarni tayyorlashda ma'lumotlarni optimal qidirish va tanlash imkonini beradi. Hozirgi vaqtda ko'pgina hokimiyat va mahalliy hokimiyatlarda ko'plab operatsiyalar kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda amalga oshirilmoqda. Avtomatlashtirish tizimining vazifasi hujjat matnlari bo'yicha samarali jamoaviy ishlarni tashkil etish va har bir davlat xizmatchisiga ularning faoliyatini qo'llab-quvvatlash uchun boy axborot maydonini taqdim etishdan iborat.

5. Rasmiy hujjatlarning hujjat aylanishi.

Elektron hujjat aylanishi texnologiyalarini ishlab chiqishda asosiy maqsad qog'oz hujjat aylanishi va jurnal-karta idorasini boshqarish qoidalari va usullarining maksimal uzluksizligiga erishish edi, bu an'anaviy texnologiyalardan zamonaviy texnologiyalarga og'riqsiz o'tish imkonini beradi.

Ofisni boshqarish tizimi davlat hujjatlarining yagona omborida saqlanadigan hujjatlarni qayta ishlaydi. Bu rasmiy hujjat aylanishi bilan qayta ishlangan hujjatlarni davlat hokimiyati organining yagona axborot maydoniga kiritish imkonini beradi.

Elektron hujjat aylanishi texnologiyasini quyidagilar qo'llab-quvvatlaydi: funksionallik tizimlari:

O'tkazilgan xabarlarni avtomatik ro'yxatga olish elektron pochta yoki kirish hujjatlari, shu jumladan elektron hujjatlar bilan jihozlangan Internet-portal orqali raqamli imzo(EDS) va kriptografik himoya;

o'rnatilgan OCR texnologiyasidan foydalangan holda qog'oz hujjatlarni skanerlash va tanib olish;

Ro'yxatga olish kartasiga (RCh) istalgan formatdagi fayl(lar) ko'rinishidagi hujjatning elektron tasvirini biriktirish;

hujjatning elektron tasvirining biriktirilgan fayllariga kirish huquqlarini farqlash;

Har bir mansabdor shaxsga - hujjatlarni rasmiylashtirish jarayoni ishtirokchisiga o'zining shaxsiy virtual kabineti bilan ta'minlash, bu mansabdor shaxsga faqat uning vakolatiga kiruvchi hujjatlardan foydalanish imkoniyatini ta'minlash;

Hujjatlar loyihalarini kelishish (ko'rib chiqish) jarayonini ta'minlash;

elektron hujjatlarning toʻliq matnli va atributli qidiruvi, shu jumladan masofaviy toʻliq matnli qidiruv;

Elektron raqamli imzo va shifrlash bilan himoyalangan, sertifikatlangan vositalardan foydalangan holda elektron chiquvchi hujjatlarni (MAPI-ni qo'llab-quvvatlaydigan har qanday elektron pochtadan foydalangan holda) elektron pochta orqali yuborish yoki davlat organining Internet-portalida e'lon qilish;

Ishlarni shakllantirish va ro'yxatga olish, ya'ni. bajarilgan hujjatlarni ishlar nomenklaturasiga muvofiq ishlarga guruhlash va ish doirasidagi hujjatlarni tizimlashtirish;

Elektron hujjatlar va davlat ishlarini arxivda saqlash.

Tizimda buxgalteriya hisobining asosiy birligi RC hujjati bo'lib, uning tafsilotlari to'liqligi turli xil ma'lumotlar bo'limlari bo'yicha statistik va tahliliy hisobotlarni yaratish imkoniyatini va qidiruvning qulayligini ta'minlaydi.

Bunday holda, RK rekvizitlarining asosiy to'plami har bir hujjatlar guruhi uchun belgilangan qo'shimcha rekvizitlarning ixtiyoriy to'plami bilan kengaytirilishi mumkin. Qozog'iston Respublikasining qo'shimcha ma'lumotlaridan foydalanib, siz hisobotlarni yaratishda asosiy ma'lumotlar bilan bir qatorda ma'lumotlarni qidirishingiz va tanlashingiz mumkin. Elektron kirish hujjati olingandan so'ng uni ro'yxatdan o'tkazish avtomatik ravishda amalga oshiriladi. Ikki EDD tizimi o'rtasida almashish natijasida olingan hujjat uchun Rossiya Federatsiyasi tafsilotlarining aksariyati avtomatik ravishda yaratiladi. Hujjatning elektron tasviri Qozog'iston Respublikasiga ilova qilingan. Shu bilan birga, elektron raqamli imzo va kriptografik himoya bilan jihozlangan hujjatning shaxsi tekshiriladi. Agar kiruvchi hujjat qog'oz ko'rinishida qabul qilinadi, matnni optik aniqlash paketi tizim muhitidan chaqiriladi va uning elektron tasvirini olgandan so'ng, hujjat Qozog'iston Respublikasiga bir vaqtning o'zida ilova qilingan holda ofisni boshqarish tizimiga qaytariladi. Hujjat faylini biriktirgan tizim foydalanuvchisi faylga kirish huquqlarini xavfsizlik darajasida, shuningdek tahrirlashdan himoya qilish (himoyani bekor qilish) o'rnatadi.

Agar elektron shaklda bajarish va saqlash uchun mo'ljallangan nisbatan katta hajmdagi qog'oz hujjatlarni tarjima qilish zarur bo'lsa, "Oqimlarni ro'yxatga olish" opsiyasidan foydalanish taklif etiladi. Bunday holda, Qozog'iston Respublikasida hujjat to'g'risidagi ro'yxatga olish ma'lumotlarini kiritgandan so'ng, oqimni ro'yxatga olishning avtomatlashtirilgan ish stantsiyasidan (AWS) foydalanuvchi tizim tomonidan tayinlangan ichki tizim raqamiga mos keladigan shtrix-kodning birinchi varag'ida chop etadi. ro'yxatdan o'tgan hujjatga. Shundan so'ng, hujjatlar, tasodifiy tartibda, turli oqimlarni ro'yxatga olish ish stantsiyalaridan yuqori tezlikda ishlaydigan skaner bilan jihozlangan skanerlash ish stantsiyasiga keladi. Hujjatlarning skanerlangan elektron tasvirlari ma'lumotlar bazasiga kiradi va shtrix-kod olish texnologiyasi tufayli tegishli hujjatlarni ro'yxatga olish kartalariga biriktiriladi.

Ro'yxatga olingandan so'ng, RCh ilova qilingan hujjat bilan tarmoq orqali hujjatning bajarilishi to'g'risida qaror qabul qilish uchun mas'ul mansabdor shaxsga, so'ngra qabul qilingan qarorning rekvizitlariga muvofiq hujjat ijrochilariga yuboriladi. Shu bilan birga, har bir rahbar yoki ijrochiga ma'lum huquqlar berilgan bo'lib, bu hujjatlar bilan ishlashni an'anaviy ish stolida iloji boricha yaqinroq bo'lishini ta'minlashga imkon beradi. bu xodim va ijro boshlanishini kutayotgan (Qabul qilingan papkada) yoki xodim tomonidan bajarish uchun qabul qilingan (Ijro haqida papkada) yoki bajarish muddatini ko'rsatgan holda bo'ysunuvchilarga topshirilgan (Nazorat ostidagi papkada).

Elektron hujjatlar bilan ishlashda kerakli hujjatning to'liq matnli va atributli kombinatsiyalangan qidiruvi, shu jumladan tizimlarning hujjatlar ma'lumotlar bazasiga veb-saytga kirishdan foydalanish ta'minlanadi.

Chiqish matnlari (tasvirlari) bo'lgan fayllar va ichki hujjatlar Standart texnologiyadan foydalangan holda, ular RK ga ham biriktirilgan. Qozog‘iston Respublikasi rekvizitlari ilova qilingan chiquvchi hujjat elektron raqamli imzo bilan himoyalanishi, shifrlanishi va adresatga uzatilishi mumkin.

Shunday qilib, aloqa liniyalari orqali qabul qilingan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish imkoniyati bilan birgalikda korporativ elektron hujjat aylanishi ta'minlanadi. Bajarilgan hujjatlar fayllarga jamlanadi va arxivga saqlash uchun topshiriladi.

6. Hokimiyat organlari o'rtasida hujjat almashinuvini avtomatlashtirish.

Hozirgi vaqtda ko'plab davlat idoralari allaqachon merosdan foydalanmoqda avtomatlashtirilgan tizimlar hujjat boshqaruvi. Ular turli xil dasturiy ta'minot va apparat bazalarida qurilgan. Ulardan ba'zilari Microsoft hamkorlari tomonidan taqdim etilgan (jumladan, Elektron Office Systems kompaniyasidan yuqorida tavsiflangan Delo tizimi) zamonaviy texnologiyalar asosida amalga oshirilgan. Bundan tashqari, MS DOS va boshqa platformalarga asoslangan oldingi avlod tizimlarining katta qismi hali ham qo'llanilmoqda. Yaqin kelajakda barcha davlat organlarida tizimlarni birlashtirish siyosiy (Federatsiya sub'ektlari va mahalliy davlat hokimiyati organlarining huquqlari), ham amaliy nuqtai nazardan mumkin emas. Amalga oshirish, ayniqsa, mavjud tizimlarni almashtirish ancha uzoq, qiyin va qimmat jarayondir.

Bunday vaziyatda, kirish/chiqish xabarlarining turli formatlariga osongina moslasha oladigan va turli tizimlarni ulash imkonini beradigan idoralararo hujjat almashinuvi vositalarini ishlab chiqish tabiiy yechim hisoblanadi.

Elektron hujjatlar almashinuvi to'g'ri ta'minlanishi kerak. Hujjatlar taqdim etilishi kerak elektron imzo, hujjat mazmunining muallifligi va o'zgarmasligini kafolatlaydi va ba'zi hollarda - yopiq kriptografik vositalar yordamida ruxsatsiz kirishdan.

Har bir tashkilotda hujjatlar almashadigan ko'plab muxbir tashkilotlari mavjud va ularning barchasi turli xil xabar formatlariga va hatto tarmoqlarga ega bo'lishi mumkin. Ayrim tashkilotlarning tizimlarini almashishni tashkil etish uchun zarur bo'lgan xizmat ma'lumotlarini doimiy qo'llab-quvvatlash funktsiyasi bilan yuklash maqsadga muvofiq emas. Hujjat almashinuvini “hamma hamma bilan” tamoyili bo‘yicha emas, balki “yulduz” tamoyili bo‘yicha – Hujjat almashish markazlari (DEC) asosida qurish mantiqan to‘g‘ri.

Ma'lumotlar markazlari quyidagi funktsiyalar to'plamini bajarishi mumkin:

Kiruvchi va chiquvchi hujjatlar formatlarini o'zgartirish va muvofiqlashtirish;

Manzil ma'lumotlar bazalarini qo'llab-quvvatlash va hujjatlarni etkazib berish yo'nalishlarini hisoblash;

Hujjatlarni kafolatli yetkazib berish;

Hujjatlarni qo'shimcha arxivlash;

Kataloglarni qo'llab-quvvatlash va sinxronlashtirish.

Xabar almashish markazlari yopiq va infratuzilmasini qo'llab-quvvatlovchi sertifikat organlari rolini ham o'z zimmalariga olishlari mumkin umumiy kalitlar, birjada ishtirok etuvchi tashkilotlar uchun autentifikatsiya tartiblari.

Ma'lumotlar markazi bilan integratsiya qilish uchun eski korporativ tizimlar, agar kerak bo'lsa, formatlarni oldindan o'zgartirish va ma'lumotlar markazi bilan almashish tartib-qoidalarini ta'minlaydigan maxsus interfeys modullari bilan to'ldirilishi mumkin.

7. Turli darajadagi hokimiyat organlari uchun EDD tizimlari.

Hujjat aylanishining kichik hajmiga ega bo'lgan shahar va boshqa organlar uchun yechim Ushbu toifaga to'liq huquqli EDD tizimini joriy qilish uchun etarli texnik bazaga ega bo'lmagan kichik hajmdagi hujjat aylanishiga ega bo'lgan shahar boshqaruv tuzilmalari shartli ravishda kirishi mumkin. Ular uchun yuqori tashkilot bilan to'g'ridan-to'g'ri yoki ma'lumotlar markazi orqali elektron hujjatlarni xavfsiz almashish vositalari bilan jihozlangan yagona foydalanuvchi yechimi tavsiya etilishi mumkin. Bunday yechimning foydalanuvchisi odatda tashkilotning yozuvlarini boshqarish uchun mas'ul bo'lgan xodimdir. Bunday holda, ish qog'oz hujjatlar bilan amalga oshiriladi, lekin tizim kiruvchi / chiquvchi hujjatlarni qayd qiladi, hujjatlar bo'yicha rezolyutsiyalarni qayd qiladi, hujjatlar faylga o'chirilgan va faylda bo'ladi. arxiv saqlash. Agar xodimlar soni ko'p bo'lsa, qog'oz asl nusxalari harakatining yozuvlari ham saqlanishi mumkin. Yuqori tashkilotdan elektron shaklda qabul qilingan hujjatlar qog'oz asl nusxalari kelguniga qadar darhol ro'yxatga olinadi, chop etiladi va rasmiylashtirila boshlaydi. Bosh tashkilot avtomatik ravishda hujjat ro'yxatdan o'tganligi haqida xabar oladi. Ushbu yechim quyidagilarga imkon beradi:

Bosh tashkilot bilan kiruvchi/chiqish hujjatlari almashinuvini tezlashtirish;

Joylashuvi noma'lum bo'lgan "yo'qolgan" hujjatlar sonini kamaytiring.

8. Mahalliy hokimiyat uchun yechim.

Ushbu toifaga shartli ravishda yiliga o'rtacha 3000 dan 10 000 tagacha hujjat aylanishiga ega bo'lgan munitsipal boshqaruv tuzilmalari, tuzilmaviy jihatdan alohida bo'linma sifatida idora yoki kotibiyat va nafaqat tashkilotlarning hujjatlari bilan, balki xatlar va murojaatlar bilan ham ishlaydigan shahar boshqaruvi tuzilmalarini kiritish mumkin. fuqarolar va korxonalar. Bunday tashkilotlar odatda mahalliy tarmoqqa ulangan shaxsiy kompyuterlarning yetarlicha parkiga ega. Ular uchun yuqori va quyi tashkilotlar bilan (to'g'ridan-to'g'ri yoki ma'lumotlar markazi orqali) elektron hujjatlarni xavfsiz almashish, axborotlashtirish portaliga ulanish vositalari bilan jihozlangan 5 dan 20 gacha bo'lgan ish stantsiyalari bilan ko'p foydalanuvchili yechim tavsiya etilishi mumkin. fuqarolar va tashkilotlardan murojaatlarni qabul qilish hamda EDD tizimi ma’lumotlariga masofaviy Internet tarmog‘iga ulanish imkoniyati yaratildi. Tizim kiruvchi/chiqaruvchi hujjatlarni roʻyxatga olishni, hujjatlar boʻyicha qarorlar, ish yuritish va arxiv saqlovidan chiqarilgan hujjatlarni hisobga olishni taʼminlashi kerak. Qog'oz asl nusxalari harakatining yozuvlari ham saqlanishi kerak.

Bunday yechim foydalanuvchilari odatda nafaqat ofis xodimlari, balki bir qator xodimlardir funktsional birliklar. Bunday tashkilotlar xodimlarining aksariyati shaxsiy kompyuterlarga ega bo'lganligi sababli, bunday yechim allaqachon ba'zi hujjatlar bilan ishlashni asosan yoki faqat elektron shaklda tashkil qilishi mumkin. Kiruvchi quti qog'oz hujjatlar raqamlashtirilishi mumkin va ular bilan keyingi barcha ishlar allaqachon elektron shaklda amalga oshirilishi mumkin. Hujjatlarni ijro etish jarayoni (qarorlarni kiritish va ijro etish) elektron shaklda ham tashkil etilishi mumkin.

Agar tashkilot Internetda doimiy foydalanish mumkin bo'lgan kanalga ega bo'lsa, EDD tizimiga masofaviy kirish veb-interfeys orqali tashkil etilishi mumkin, bu sizga ishning borishini kuzatib borish imkonini beradi. mansabdor shaxslar uzoqda va yuqori tashkilotlarga.

Yuqori va quyi tashkilotlar bilan hujjatlar almashinuvini tezlashtirish;

Ba'zi funktsiyalarni bo'limlarga o'tkazish orqali ish yuritish xodimlariga yukni kamaytirish;

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish samaradorligini oshirish;

Tashkil eting samarali tizim o'zaro bog'liq hujjatlarni saqlash;

Kerakli hujjatlarni qidirish vaqtini qisqartirish;

Joylashuvi noma'lum bo'lgan "yo'qolgan" hujjatlar sonini kamaytiring;

Tezlashtiring va ko'proq harakat qiling samarali ish hujjatlarni rasmiylashtirish bo'yicha xodimlar;

Fuqarolar va tashkilotlarning elektron shaklda (portal orqali) kelib tushgan murojaatlari bilan ishlash xarajatlarini kamaytirish;

Amalga oshirish ustidan nazoratni ta'minlash muhim hujjatlar yuqori tashkilotlardan.

Portalni ishlab chiqish va qo'llab-quvvatlash, shuningdek, EDD tizimi ma'lumotlariga masofaviy Internetga kirishni tashkil qilish uchun Internet texnologiyalari to'plamidan foydalanish mumkin. Microsoft(Internet Information Services, ASP texnologiyasi, Microsoft Index Server) va hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri ma'lumotlar bazasidan nashr qilish uchun Delo-Enterprise tizimi tomonidan taqdim etilgan API.

Xulosa.

Davlat hokimiyati organlari yoki mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish va hujjat aylanishining o'ziga xos xususiyati, boshqaruvni hujjatlashtirish tizimi sifatida, boshqaruv jarayonlarini hujjat shaklida yuz foiz aks ettirishdir. Shu sababli, ofis boshqaruvi va hujjat aylanishi jarayonlari o'zini o'zi ta'minlaydi va o'z boshqaruv tizimini talab qiladi.

Hozirda faol jarayon davom etmoqda davlat organlarida kompyuter texnologiyalari va tarmoqlarini joriy etish va ko‘pchilikda bugungi kunga qadar erishilgan daraja hujjatlar bilan ishlashning zamonaviy texnologiyalarini joriy etish uchun yetarlidir. Ammo buning uchun kompyuterlar va tarmoqlardan tashqari zamonaviy dasturiy echimlar to'plami kerak bo'ladi.

Rossiya Federatsiyasi ushbu sohaning ahamiyatini to'liq anglaydi, bu butun "Elektron Rossiya" Federal maqsadli dasturida va uning bir qator o'ziga xos faoliyatida aks ettirilgan.

Boshqaruv faoliyatining yakuniy natijasi davlat apparati ko'pgina oraliq bo'g'inlarga bog'liq bo'lib, ulardan biri biznes boshqaruvi bo'lib, qaror qabul qilishda samaradorlik va moslashuvchanlikni ta'minlaydi. Keys boshqaruvi ishning barcha bosqichlarini muvofiqlashtiradi - dizayndan tortib echimlarni amaliy amalga oshirishgacha. Boshqaruv jarayoni quyidagi asosiy tipik hujjatlashtirilgan operatsiyalarni o'z ichiga oladi:

Hujjatli ma'lumotlarni yig'ish va qayta ishlash; qaror tayyorlash;

qaror qabul qilish va hujjatlashtirish; qarorlarni ijrochilarga etkazish;

Qarorning ijrosi; bajarilishini nazorat qilish; samaradorlik to'g'risidagi ma'lumotlarni to'plash;

Vertikal va gorizontal ulanishlar orqali ma'lumotlarni uzatish; axborotni saqlash va olish.

Boshqaruv apparati o'z vazifalarini asosan universal va vakolatli orqali amalga oshiradi tashkiliy va ma'muriy xalq xo‘jaligining barcha tarmoqlari va davlat boshqaruvi faoliyatining o‘ziga xos xususiyatlaridan qat’i nazar, yaratilgan va muomalada bo‘ladigan hujjatlar. Boshqaruv apparatida 14 milliondan ortiq kishi mehnat qilayotgani, mamlakatda yillik hujjat aylanishi qariyb 60 milliard varaqni tashkil etib, o‘sishda davom etayotganini inobatga oladigan bo‘lsak, bu boradagi ishlar samarali ekanligiga shubha yo‘q. tartibga soluvchi tartibga solish bu jarayon bor katta ahamiyatga ega. Hujjat aylanishini tartibga solish vositalaridan biri bu davlat hujjat standartlari, umumittifoq tasniflagichlari va yagona hujjat tizimlari. Ushbu va boshqa standartlar butun texnologik tsikl davomida mamlakatda hujjat aylanishini barqarorlashtirish, har bir hujjat uchun hujjat aylanishini saqlashning optimal texnologiyasini yaratish uchun tan olingan.

boshqaruv birligi.

Foydalanilgan adabiyotlar roʻyxati:

1. M. I. Basakov. Ofis ishi. Qo'llanma talabalar uchun ta'lim muassasalari o'rtacha kasb-hunar ta'limi. [Matn] / Basakov M.I. Nashriyot uyi: Marketing, 2002. – 336 b.

2. Borodina V.V. Davlat boshqaruvi tizimida ish yuritish. [Matn] / V.V. Borodina. Nashriyot uyi: RAGS, 2008. - 376 s.

3. Kirsanova M.V. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish: darslik. qo'llanma [Matn] / M. V. Kirsanova. -Nashriyot: Infra-M:, 2004. – 256 b.- (Oliy ma’lumot)

4. Kuznetsov I.N. Boshqaruv va ofis ishlarini hujjatlashtirish. [Matn] / I. N. Kuznetsov. – M.: Yurayt, 2008. – 576 b.

5. Spivak V. A. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish. [Matn] / V.A. Spivak.-Nashriyot uyi: Piter, 2008 yil. - 256s.

Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi. Hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlariga qo'yiladigan umumiy talablar. – M., 1991 yil

Borodina V.V. Davlat boshqaruvi tizimida ish yuritish. [Matn] / V.V. Borodina. Nashriyot uyi: RAGS, 2008. – 154S

Spivak V. A. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish. [Matn] / V.A. Spivak.-Nashriyot uyi: Piter, 2008 yil. – 98C.

Borodina V.V. Davlat boshqaruvi tizimida ish yuritish. [Matn] / V.V. Borodina. Nashriyot uyi: RAGS, 2008. -184C.

Spivak V. A. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish. [Matn] / V.A. Spivak.-Nashriyot uyi: Piter, 2008 yil. – 68C.

M. I. Basakov. Ofis ishi. O'rta kasb-hunar ta'limi ta'lim muassasalari talabalari uchun darslik. [Matn] / Basakov M.I. Nashriyot: Marketing, 2002. –95S.

Kirsanova M.V. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish: darslik. qo'llanma [Matn] / M. V. Kirsanova. -Nashriyot: Infra-M:, 2004. – 127S.

Kirsanova M.V. Davlat hokimiyati va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlarida ish yuritish: darslik. qo'llanma [Matn] / M. V. Kirsanova. -Nashriyot: Infra-M:, 2004. – 154S.

Kuznetsov I.N. Boshqaruv va ofis ishlarini hujjatlashtirish. [Matn] / I. N. Kuznetsov. – M.: Yurayt, 2008. –84S.

Oliy ta’lim va o‘rta kasb-hunar ta’limi tizimidagi O‘MO ekspertlar kengashi sifatida darslik“Davlat va munitsipal boshqaruv” bakalavriat dasturi uchun

Kirish

Hujjatlar yozuvning paydo bo'lishi bilan paydo bo'ldi. Biroq, hujjatlar bilan ishlashning muayyan qoidalari tizimi sifatida ish yuritish faqat Pyotr I davrida shakllana boshladi. Bu davrda. majburiy ro'yxatga olish hujjatlar, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish texnologiyasi, hujjatlarni joriy ish yuritishdan arxivga o‘tkazish tartibi tartibga solinadi.

Ijroiya apparati ishi (vazirlik) 19-asr boshlarida Aleksandr I ning maʼmuriy islohotlari natijasida vujudga kelgan. Ofis ishi yuqori davlat organlari bu davr "muassasa" deb nomlangan qonunlarga muvofiq amalga oshirildi. 1811-yilda vazirliklarda hujjatlar bilan ishlashni tartibga soluvchi “Vazirliklarning umumiy tashkiloti” qabul qilindi. IN Sovet davri, 1917 yildan 1991 yilgacha davlat va munitsipal boshqaruvda ish yuritish takomillashtirildi, bir qator normativ hujjatlar qabul qilindi va uslubiy hujjatlar, boshqaruvni hujjatlashtirish davlat tizimi qurilishining birligini ta’minlash, hujjatlashtirish shakllari va tizimlarini unifikatsiya qilish, hujjatlarning boshqaruvning eng quyi bo‘g‘inidan yuqori bo‘g‘ingacha harakatlanish tartibini tartibga solish bo‘yicha ishlar amalga oshirildi.

Hozirgi vaqtda davlat va munitsipal boshqaruvda ish yuritish ob'ekti davlat va shahar hokimiyati organlarining o'z funktsiyalarini bajarishi va ushbu hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish jarayonida yuzaga keladigan hujjatlardir.

Ish yuritish predmeti zamonaviy axborot texnologiyalari asosida hujjatlarni yaratish, tasniflash, hisobga olish tartibi, nazorat qilish, qiymatini tekshirish, saqlash va ulardan foydalanish masalalari hisoblanadi.

Davlat va munitsipal hokimiyat organlarida ish yuritishni tashkil etish, yuritish va takomillashtirish, shuningdek hujjatlar bilan ishlashning belgilangan tartibiga rioya etilishini nazorat qilish boshqaruvni hujjatlar bilan ta’minlash funksiyalari yuklangan tarkibiy bo‘linma yoki boshqarma tomonidan amalga oshiriladi. davlat va munitsipal hokimiyat organi rahbarining buyrug'i bilan ish yuritish uchun mas'ul etib tayinlangan shaxs (keyingi o'rinlarda devonlarni boshqarish xizmati deb yuritiladi).

Darslik mazmunini belgilashda Davlat ta’lim standarti talablari inobatga olindi Oliy ma'lumot“Davlat va munitsipal boshqaruv” ta’lim profili bakalavrlari uchun “Ish yuritish asoslari” fanidan boshqaruvni tashkil etishning tabiiy rivojlanishini hisobga olgan holda milliy ish yuritish o‘qitish maktabining an’anasi.

Birinchi bobda u berilgan qisqa sharh ish yuritish va boshqaruvni hujjatlashtirish sohasidagi asosiy tushunchalar. Hujjat tushunchalari, uning turlari, hujjatlashtirish vositalari ko'rsatilgan, Rossiya Federatsiyasida boshqaruvni hujjatlashtirishni davlat tomonidan qo'llab-quvvatlash tizimini yaratish masalalarini ko'rib chiqishga, shuningdek, boshqaruv faoliyati hujjatlarini me'yoriy birlashtirishga katta e'tibor beriladi. davlat va munitsipal hokimiyat organlarida ish yuritishni tashkil etish.

Ikkinchi bobda davlat va munitsipal hokimiyat organlarida hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirishga qo'yiladigan zamonaviy talablar ko'rib chiqiladi. Hujjat shakllarini rasmiylashtirish masalalari, hujjatlarga yuridik kuch beradigan rekvizitlar, boshqaruv hujjatlarining majburiy va qo'shimcha rekvizitlari tarkibi yoritilgan.

Uchinchi bobda boshqaruv hujjatlari matnlarini tayyorlashga qoʻyiladigan talablar, davlat va munitsipal boshqaruvda tashkiliy hujjatlarni tayyorlash xususiyatlari, maʼmuriy va maʼlumotnoma hujjatlari matnlarini tayyorlash turlari va qoidalari, shuningdek, davlat boshqaruvi organlari faoliyatini hujjatlashtirish koʻrib chiqiladi. kollegial organlar.

To'rtinchi bobda davlat va munitsipal hokimiyat organlarida ish yuritish xizmatini tashkil etish, uning tuzilishi, asosiy vazifalari, tarkibiy bo'linmalarining funktsiyalari ko'rib chiqiladi. Uni standartlashtirish asosida mehnat standartlarini belgilash to'g'risidagi qoidalar ko'rsatilgan, ish yurituvchi xodimlar uchun mehnat standartlarining ma'nosi va turlari, mehnatni standartlashtirish usullari va ish yuritish xizmati xodimlari uchun mehnat sharoitlari ochib berilgan.

Beshinchi bobda davlat va munitsipal hokimiyat organlarida hujjat aylanishini tashkil etish, hujjatlarni ro‘yxatga olish shakllari va usullari, axborot-qidiruv tizimini tashkil etish, shu jumladan elektron hujjat aylanishidan foydalanish to‘g‘risidagi qoidalar belgilab berilgan hamda idoralararo hujjat aylanishini rivojlantirishning asosiy yo‘nalishlari belgilangan. federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining hujjat aylanishini tashkil etish jarayonida o'zaro hamkorligi.

Oltinchi bobda fuqarolarning murojaatlari bo‘yicha ish yuritishni tashkil etish, murojaatlar turlari, ro‘yxatga olish texnologiyasi, murojaatlar ijrosini nazorat qilish usullari va shakllari, fuqarolarni shaxsiy qabul qilishni tashkil etish masalalari ko‘rib chiqiladi.

Ettinchi bob joriy hujjatlarni saqlash masalalarini qamrab oladi.

Darslik oxirida asosiy matn mazmunini ochib beruvchi va oydinlashtiradigan, shuningdek, talabalarning amaliy topshiriqlarni bajarish jarayonida foydalaniladigan ilovalar taqdim etiladi. Amaliy topshiriqlar va Nazorat savollari har bir bobning oxirida taqdim etiladi.

“Ish yuritish asoslari” fanining ahamiyati oliy ta’lim davlat ta’lim standarti yuqori malakali rahbar kadrlarga qo‘yadigan talablar bilan belgilanadi. Bunday mutaxassislarning faoliyati tashkilotni samarali boshqarishni ta'minlash va tezkor, o'z vaqtida boshqaruv qarorlarini qabul qilishga qaratilgan. Menejerning kasbiy faoliyat sohasi - bu tashkilotni samarali boshqarishni ta'minlash, boshqaruv tizimlarini tashkil etish, ijtimoiy-iqtisodiy rivojlanish tendentsiyalariga muvofiq boshqaruvni takomillashtirish.

Darslik oliy ta’lim talabalari uchun mo‘ljallangan ta'lim muassasalari– “Menejment”, “Tashkilot boshqaruvi”, “Hujjatlar ishi va arxiv ishi” yo‘nalishlari bo‘yicha tahsil olayotgan bakalavriat va magistratura, shuningdek, davlat va davlat hokimiyati va boshqaruvi organlarining hujjatlar bilan ta’minlash xizmati rahbar xodimlari va mutaxassislari malakasini oshirish tizimi talabalari uchun. shahar hokimiyati organlari.

1-bob
Davlat organlarida ish yuritishni tartibga solish

1.1. Ofis boshqaruvi sohasidagi asosiy tushunchalar

San'atga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasining 10-moddasiga binoan, Rossiyada davlat hokimiyati amalga oshirilgan funktsiyalarga qarab qonun chiqaruvchi, ijro etuvchi va sud hokimiyatiga bo'linadi. Vakolatlarni ajratish printsipi nafaqat federal darajada davlat hokimiyatini tashkil etish, balki Federatsiyaning ta'sis sub'ektlarining davlat hokimiyati tizimiga ham tegishli.

Davlat organlari davlat hokimiyati funktsiyalaridan birini amalga oshiradilar, shunga ko'ra ular qonun chiqaruvchi, ijro etuvchi va sud hokimiyatlariga bo'linadi.

Qonun chiqaruvchi organlar saylov yoʻli bilan shakllanadigan vakillik va qonun chiqaruvchi institutlardir. Ularning asosiy vazifasi qonun ijodkorligidir, lekin bundan tashqari, ular boshqa funktsiyalarni ham bajaradilar, masalan, ijro etuvchi hokimiyat faoliyatini nazorat qilish.

Ijro etuvchi hokimiyatlar, qoida tariqasida, tayinlangan organlardir. Ijro etuvchi hokimiyat organlarining asosiy vazifasi Konstitutsiya, federal qonunlar va boshqa normativ-huquqiy hujjatlar qoidalarini amalga oshirishdir. Ijro etuvchi hokimiyatlar qo'mondonlik va kollegiallik birligining uyg'unligi asosida ishlaydi.

Sud hokimiyati odil sudlovni amalga oshiradi. Sudlar faoliyati qonuniylik va tartibni mustahkamlashga, jinoyatlar va boshqa huquqbuzarliklarning oldini olishga qaratilgan bo‘lib, konstitutsiyaviy tuzum asoslariga, inson va fuqaroning huquq va erkinliklariga, mustahkamlangan boshqa demokratik institutlarga har qanday tajovuzlardan himoya qilish vazifasini yuklaydi. Konstitutsiyada. Sudlar mustaqil va faqat qonunga bo'ysunadi.

Mahalliy davlat hokimiyati organlari kommunal mulkni boshqaradi, mahalliy byudjetni shakllantiradi, tasdiqlaydi va ijro etadi, mahalliy soliqlar va yig'imlarni belgilaydi, jamoat tartibini saqlaydi, shuningdek mahalliy ahamiyatga molik boshqa masalalarni hal qiladi.

Mahalliy davlat hokimiyati organlari yuridik shaxs bo‘lib, o‘z nomidan mustaqil ish yuritadi. Yuqoridagilardan kelib chiqadiki, munitsipalitet boshqaruvi - bu saylangan va boshqa mahalliy davlat hokimiyati organlarining munitsipal mulkni, munitsipal ob'ektlarni boshqarish, mahalliy byudjetni shakllantirish va ijro etish bo'yicha, munitsipalitet aholisining turmush tarzini ta'minlashga, mahalliy hokimiyatning boshqa masalalarini hal qilishga qaratilgan faoliyati. ahamiyati, shu jumladan o'z ishini, kommunal xizmatni tashkil etish masalalari.

Mahalliy o'zini o'zi boshqarish munitsipalitetlarda - shahar va qishloq aholi punktlarida: umumiy hududga (tumanga) ega bo'lgan qishloq yoki bir nechta qishloqlarda, shaharlarda yoki yirik shaharlarning bir qismida (shahar joylari, mahallalarda) amalga oshiriladi.

Ta'rifi: kommunal xizmat - bu mehnat shartnomasi (kontrakt) tuzish yo'li bilan to'ldiriladigan kommunal xizmat lavozimlarida doimiy ravishda amalga oshiriladigan fuqarolarning kasbiy faoliyati.

Har qanday davlat yoki munitsipal muassasaning asosiy vazifasi boshqaruv qarorlarini qabul qilishdir. Davlat va munitsipal organlarning barcha boshqaruv qarorlari ishonchli, o'z vaqtida va to'liq bo'lishi kerak bo'lgan ma'lumotlar asosida qabul qilinadi.

Ta'rifi: Hujjatlar - belgilangan qoidalarga muvofiq axborotni tashuvchiga yozib olish.

Axborotni undan keyingi foydalanish maqsadida har qanday saqlash tashuvchisiga (qog'oz, magnit va boshqalar) yozib olish jarayoni hujjatlashtirish deb ataladi. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish barcha davlat va munitsipal organlar tomonidan amalga oshiriladigan ulkan vazifadir.

Ta'rifi: hujjat - uni aniqlash imkonini beruvchi tafsilotlar bilan tashuvchida yozilgan ma'lumotlar.

Ta'rifi: hujjatlashtirish vositalari - axborotni tashuvchida qayd etish uchun foydalaniladigan tashkiliy va kompyuter uskunalari.

Hozirgi kunda davlat organlarida elektron hujjatlar keng qo‘llanilmoqda.

Ta'rifi: elektron hujjat - ma'lumotlari elektron shaklda taqdim etilgan hujjat.

Davlat yoki munitsipal organlar, muassasalar, tashkilotlar tomonidan tuzilgan, chiqarilgan yoki muomalada bo'lgan va muayyan talablarga javob beradigan hujjat rasmiy hujjat deb tasniflanadi.

Ta'rifi: yuridik yoki jismoniy shaxs tomonidan tuzilgan, belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va tasdiqlangan hujjat rasmiy hujjat deb ataladi.

Davlat organlarining joriy faoliyatida foydalaniladigan rasmiy hujjat deyiladi rasmiy hujjat.

Diqqat! Agar hujjat shaxs tomonidan uning rasmiy yoki jamoat faoliyati doirasidan tashqarida yaratilgan bo'lsa, u shaxsiy kelib chiqishi hujjati hisoblanadi.

Rasmiy va rasmiy hujjatlar yuridik kuchga yoki yuridik ahamiyatga ega bo'lishi kerak.

Ta'rifi: Hujjatning yuridik ahamiyati tadbirkorlik faoliyati yoki shaxsiy voqealarni tasdiqlash sifatida harakat qilish uchun hujjatning mulkidir.

Ta'rifi: Hujjatning yuridik kuchi rasmiy hujjatning huquqiy oqibatlarga olib keladigan mulkidir.

Rasmiy hujjatlarning o'ziga xos xususiyati - ma'lum bir shaklning mavjudligi, ularni nashr qilish, tuzish tartibi va zarur rekvizitlarning mavjudligi.

Ta'rifi: rekvizitlar - hujjat dizayni elementi (masalan, imzo, muhr, matn).

Hujjatlarning ko'p turlari va turlari, ular tarkibining murakkabligi, hujjatlarga yuridik kuch berishning maxsus qoidalarining mavjudligi va boshqaruv hujjatlari bilan bog'liq boshqa jiddiy muammolar hujjatlashtirish va mansabdor shaxslar bilan ishlashni tashkil etishni ta'minlaydigan maxsus faoliyat sohasini aniqlashni talab qiladi. hujjatlar. Ushbu faoliyat sohasi ofis ishi deb ataladi.

Ta'rifi: ish yuritish - hujjatlarni rasmiylashtirish, hujjatlar aylanishi, hujjatlarni tezkor saqlash va ulardan foydalanishni ta'minlaydigan faoliyat.

Ta'rifi: Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash (boshqaruv), DOU - hujjatlarni boshqarish funktsiyalarini maqsadli ravishda ta'minlaydigan faoliyat.

Eslab qoling!

Ofis ishlarida quyidagi qisqartmalar qo'llaniladi:

AQSh - yagona tizim;

USORD - tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;

GSDOU - boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi;

OKUD - boshqaruv hujjatlarining butun Rossiya tasniflagichi;

OKPO - korxonalar va tashkilotlarning butun Rossiya tasniflagichi;

GOST - davlat standarti.

Boshqaruv hujjatlari muayyan boshqaruv funktsiyalarini bajaradi: rejalashtirish, tashkil etish, nazorat qilish va boshqalar.

Bitta boshqaruv funktsiyasi bilan bog'liq hujjatlar odatda hujjat tizimi deb ataladi, masalan, tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tizimi, buxgalteriya hujjatlari tizimi, tashqi savdo hujjatlari tizimi.

Ta'rifi: Hujjatlar tizimi - kelib chiqishi, maqsadi, turi, faoliyat doirasi va ularni ro'yxatdan o'tkazishga qo'yiladigan yagona talablar asosida o'zaro bog'langan hujjatlar to'plami.

Barcha tashkilotlarda boshqaruv funktsiyalari bir xil, shuning uchun har bir funktsiya uchun hujjatlar turi va shaklida bir xil bo'lishi kerak.

Ta'rifi: Hujjatlarni tarkib va shakl jihatidan optimal bir xillikka keltirish deyiladi birlashtirish hujjatlar

Ular nafaqat alohida hujjatlarni, balki butun hujjat tizimlarini ham birlashtiradi.

Ta'rifi: Yagona hujjat tizimi - yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan, muayyan faoliyat sohasida boshqarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlashtirish tizimi.

Butunrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichi texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarni tasniflash va kodlashning yagona tizimining ajralmas qismi bo'lib, xalq xo'jaligida foydalanish uchun tasdiqlangan yagona hujjatlar tizimlarini qamrab oladi.

Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasniflagichi quyidagi muammolarni hal qilishga mo'ljallangan:

1) hujjatlar shakllarini ro'yxatdan o'tkazish;

2) milliy iqtisodiyotda axborot oqimlarini tartibga solish;

3) qo'llaniladigan shakllar sonini kamaytirish;

4) hujjatlarning unifikatsiyalanmagan shakllarini muomaladan chiqarish;

5) hujjatlarning yagona shakllarini hisobga olish va ularni ro'yxatga olish asosida tizimlashtirishni ta'minlash;

6) hujjatlar shakllarining tarkibini nazorat qilish va boshqaruv sohasida foydalaniladigan ma'lumotlarning takrorlanishini bartaraf etish;

7) unifikatsiyalangan shakllardan foydalanish ustidan nazoratni oqilona tashkil etish.

Hozirgi vaqtda OKUD quyidagi hujjat tizimlarini o'z ichiga oladi:

1) 0200000 tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;

2) 0300000 Birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona tizimi;

3) 0400000 Rossiya bankining yagona hujjat tizimi;

4) 0500000 Davlat boshqaruv sektori uchun buxgalteriya hisobi, moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi;

5) 0600000 Hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi;

6) 0700000 Korxonalar uchun buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi;

7) 0800000 Mehnat hujjatlarining yagona tizimi;

8) 0900000 Rossiya Federatsiyasi Pensiya jamg'armasining yagona hujjat tizimi;

9) 1 000 000 tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi;

Ta'rifi: Hujjatning yagona shakli (UFD) - matnning doimiy qismini o'z ichiga olgan ma'lum turdagi hujjat shakli.

Davlat va munitsipal hokimiyat organlarida qo'llaniladigan eng keng tarqalgan hujjatlashtirish tizimi tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimidir (USORD).

USORDni ishlab chiqishdan maqsad tashkilotlarning tashkiliy va ma'muriy faoliyatini ta'minlaydigan o'zaro bog'langan hujjatlar to'plamini yaratishdir. Tashkilotlar faoliyatida USORDdan foydalanish boshqaruv muammolarini tezda hal qilishga, hujjatlar bilan ishlash uchun mehnat va moddiy xarajatlarni kamaytirishga, tashkiliy va ma'muriy hujjatlar sifatini yaxshilashga va hujjat aylanishi hajmini kamaytirishga yordam beradi.

USORDda birlashtirilgan shakllar quyidagi quyi tizimlar bo'yicha tizimlashtirilgan:

✓ tashkilotni tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ tashkilotni qayta tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ tashkilotni tugatish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ davlat tashkilotlarini xususiylashtirish bo'yicha hujjatlar;

✓ tashkilotning ma'muriy faoliyati to'g'risidagi hujjatlar;

✓ tashkilot faoliyatini tashkiliy-me'yoriy tartibga solish bo'yicha hujjatlar;

✓ tashkilot faoliyatini operativ va axborot bilan tartibga solish bo'yicha hujjatlar;

✓ ishga joylashish uchun hujjatlar;

✓ mehnat munosabatlaridagi o'zgarishlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlar;

✓ ishdan bo'shatish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ ta'til berish va ta'tildan chaqirib olish to'g'risidagi hujjatlar;

✓ rag'batlantirishni rasmiylashtirish uchun hujjatlar;

✓ intizomiy jazolarni rasmiylashtirish uchun hujjatlar;

✓ xizmat safarlari uchun hujjatlar.

Hujjatning yagona shaklining kod belgisi quyidagi tasniflash xususiyatlarini aks ettiradi: birinchi va ikkinchi belgilar (shakllar sinfi) - hujjatning yagona shakli tegishli yagona hujjat tizimiga tegishli; uchinchi va to'rtinchi belgilar (shakllarning kichik sinfi) - hujjatlarning ko'p shakllari mazmunining umumiyligi va ulardan foydalanish yo'nalishi; beshinchi, oltinchi va ettinchi belgilar kichik sinf ichidagi hujjatning yagona shaklining ro'yxatga olish raqami; sakkizinchi belgi - chek raqami.

OKUD hujjatining yagona shaklining kod belgilarining tuzilishi:

OKUD uchun yagona hujjat shaklini kod belgilashga misol: 09010046 Pensiya jamg'armasiga sug'urta badallari uchun ish haqi.

Hujjatlarni unifikatsiya qilish ularni standartlashtirish usullaridan biridir.

Boshqaruv hujjatlari standartlari hujjatning alohida elementlari (tafsilotlari) tarkibini, ularning joylashuvi va dizayn qoidalarini belgilaydi.

Hujjatlashtirish sohasida standartlashtirish masalalari bo'yicha xalqaro hamkorlik ISO - Xalqaro standartlashtirish tashkiloti doirasida amalga oshiriladi. ISO standartlari quyidagilarni belgilaydi:

✓ hujjatlar uchun qog'oz formatlari va ularning o'lchamlarini ifodalash usullari (ISO 216:1975, ISO 353:1975);

✓ hujjatlarni saqlash uchun papkalarning o'lchamlari (ISO 623:1974);

✓ qator oralig'i va yozish balandligi (ISO 4882:1979);

✓ shablon shakli va hujjatlar shakllari va shakllarini yaratish uchun tizimli panjara (ISO 3535: 1977);

✓ hujjat shakllariga qo'yiladigan asosiy talablar (ISO 8439:1990);

✓ savdo hujjatlarini joylashtirish tamoyillari (ISO 6422:1985);

✓ hujjatlarni jo'natish uchun konvertlar formatlari, pochta jo'natmalariga manzillarni yozish tartibi (ISO 11180:1993);

✓ hujjatlarga sana va vaqtni kiritish qoidalari (ISO 8601:2000);

✓ savdo hujjatlaridagi kodlar tartibi (ISO 8440:1986).

2001 yilda "Axborot va hujjatlar" yangi seriyasining birinchi standartlari qabul qilindi. Hujjatlarni boshqarish" (ISO 15489-1:2001, ISO 15489-2:2001), yozuvlarni boshqarish tizimlariga qo'yiladigan talablarni belgilaydi. 2007 yilda GOST ISO R 15489-1:2007 “Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi” qabul qilindi. Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar". Shuni hisobga olish kerakki, xalqaro standart yoki boshqa davlat standartini qo'llash Rossiya Federatsiyasida uning mazmunini standartlashtirish bo'yicha mahalliy normativ hujjatga to'liq yoki qisman kiritish orqali amalga oshiriladi. Ushbu standart tashkilotlarning yozuvlari bilan bog'liq mas'uliyat, siyosat, protseduralar, tizimlar va jarayonlar to'g'risidagi qoidalarni, ISO 9001 va ISO 14001 xalqaro standartlariga muvofiq sifat menejmenti va atrof-muhitni boshqarish jarayonlarida yozuvlarni boshqarish bo'yicha ko'rsatmalarni o'z ichiga oladi. hujjat aylanishi tizimlarini loyihalash va joriy etish.

Davlat va munitsipal organlarning hujjat aylanishi jarayonida muomalada bo'lgan barcha hujjatlar turli mezonlar bo'yicha tasniflanishi mumkin.

1. Hujjatlashtirish usuliga ko‘ra hujjatlar yozma, matnli, qo‘lda yozilgan, mashinada yozilgan, elektron, grafik, foto, fono, kino hujjatlari, kompyuter tashuvchilardagi hujjatlarga bo‘linadi.

Yozma hujjat– matnli hujjat, ma’lumoti har qanday turdagi xatlarda qayd etiladi.

Matnli hujjat- har qanday yozuv yoki ovoz yozish tizimi tomonidan yozilgan nutq ma'lumotlarini o'z ichiga olgan hujjat.

Qo'lda yozilgan hujjat- yozma belgilar qo'lda qo'llaniladigan yozma hujjat.

Mashinada yozilgan hujjat- yozma hujjat, uni yaratishda yozuv belgilari texnik vositalar yordamida qo'llaniladi.

Elektron hujjat– kompyuter texnologiyasidan foydalangan holda yaratilgan va o‘qilgan.

Nozik hujjat- ob'ekt tasviri orqali ifodalangan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjat.

Foto hujjat- fotografik tarzda yaratilgan vizual hujjat.

Fonohujjat- har qanday ovoz yozish tizimi tomonidan yozilgan ovozli ma'lumotni o'z ichiga olgan hujjat.

Kino hujjat– kinematografik usulda yaratilgan vizual yoki audiovizual hujjat.

Mashina muhitida hujjat- elektron kompyuterda ma'lumotlarga ishlov berishni ta'minlaydigan ommaviy axborot vositalari va yozib olish usullaridan foydalangan holda yaratilgan hujjat.

2. Boshqaruv obyektiga nisbatan hujjatlar tasniflanadi:

✓ kiruvchiga (tashkilot tomonidan qabul qilingan);

✓ chiquvchi (tashkilotdan yuborilgan);

✓ ichki (ma'lum bir tashkilot ichida yaratilgan va uning chegaralaridan tashqariga chiqmaydi).

3. Hujjatda ko‘tarilgan masalalar soniga ko‘ra ular quyidagilarga ajratiladi:

✓ oddiylarga;

✓ murakkab.

Oddiy hujjatlarda bitta masala bayoni mavjud. Murakkab hujjatlar bir nechta savollarni o'z ichiga oladi, ular bir nechta mansabdor shaxslar, tarkibiy bo'linmalar va muassasalarga tegishli bo'lishi mumkin.

4. Kirish cheklovlariga ko'ra, hujjatlar tasniflanadi:

✓ sir;

✓ rasmiy foydalanish uchun;

✓ tasniflanmagan (oddiy).

Himoya qilinishi kerak bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar tasniflanadi. Bunday ma'lumotlar muhimligiga ko'ra alohida ahamiyatga ega bo'lgan va o'ta maxfiy (davlat siri), sir (rasmiy siri) ma'lumotlariga bo'linadi va tegishli ravishda "Alohida ahamiyatga ega", "O'ta maxfiy" va "Maxfiy" bo'limlari bilan belgilanadi.

5. Matnni taqdim etish usuliga ko'ra hujjatlar quyidagilarga bo'linadi:

✓ individual shaxslar uchun;

✓ trafaret;

✓ tipik;

✓ taxminiy;

✓ anketa va jadval shaklida birlashtirilgan.

Alohida hujjatlar mazmunan o'ziga xos bo'lib, bir martalik hujjat xarakteriga ega.

Stencil hujjatlarida ma'lumotlar o'zgaruvchan, vaziyatga xos ma'lumotlar bilan to'ldirish uchun mo'ljallangan bo'shliqlar bilan matn sifatida taqdim etiladi. Stencil matnlariga misollar: kadrlar bo'limidan sertifikatlar blankalari, sayohat guvohnomalari.

Standart hujjatlar - bu bir hil jarayonlar va hodisalarni taqdim etish uchun mo'ljallangan hujjatlar: standart texnologik jarayon, standart ichki qoidalar va boshqalar.

Taxminiylari analogiya bo'yicha hujjatlarni tuzish va qayta ishlash uchun ishlatiladi (tashkilot ishlarining taxminiy nomenklaturasi).

Anketa - birlashtirilgan matnni taqdim etish usuli bo'lib, unda doimiy ma'lumotlar hujjatning chap tomonida joylashgan va hujjatning o'ng tomonida uni tuzish paytida hujjatga o'zgaruvchi kiritiladi.

6. Saqlash muddatlariga ko‘ra hujjatlar quyidagilarga bo‘linadi:

✓ doimiy saqlash muddati bo'lgan hujjatlar uchun;

✓ vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddati;

GOST ISO R 15489-1:2007 “Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi. Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar".

Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-sonli buyrug'i "Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati jarayonida shakllanadigan, saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxatini tasdiqlash to'g'risida".

Mahalliy hokimiyat organlarining boshqaruv faoliyatida ish yuritish. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalari. Ofis boshqaruvi sohasidagi asosiy tushunchalar

* * *

* * *

Kirish

1-bob Davlat organlarida ish yuritishni tartibga solish

1.1. Ofis boshqaruvi sohasidagi asosiy tushunchalar

1-bob
Davlat organlarida ish yuritishni tartibga solish