Tashkilotdagi hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan hisobi. Ofislarni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanish tizimlari. Hujjatlarni avtomatlashtirishning zamonaviy texnologiyalari

Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlari nafaqat hujjatlar xavfsizligini ta'minlaydi, balki butun jarayon davomida uni boshqarish imkonini beradi. hayot davrasi. Ko'pgina tashkilotlar zamonaviy texnologiyalarning barcha afzalliklarini allaqachon qadrlashdi va bunday tizimlardan ofis ish jarayonlarida muvaffaqiyatli foydalanishadi.

Ushbu maqoladan siz quyidagilarni bilib olasiz:

• Korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirish qanday muammolarni hal qilishi mumkin?
• Hujjatlarni avtomatlashtirish tizimining asosiy afzalliklari nimada?
• Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimi foydalanuvchiga qanday imkoniyatlarni taqdim etadi?
• Avtomatlashtirish uchun qanday usullardan foydalanish mumkin? elektron hujjat aylanishi?

Korxonada elektron hujjat aylanishini avtomatlashtirishning maqsad va vazifalari

Ofis ishining yo'nalishi sifatida, bu har qanday kompaniyaning faoliyati bilan birga keladigan rasmiy hujjatlar sonining ko'payishi natijasidir. Avtomatlashtirish tizimi yoki elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) boshqaruv jarayonlarini qo'llab-quvvatlaydi va hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirishga imkon beradi. Uning ob'ektlari nafaqat elektron va qog'oz hujjatlar, balki ularning harakatida o'z aksini topadigan biznes jarayonlaridir.

Korxonada elektron hujjat aylanishini avtomatlashtirish quyidagi maqsadlarni ko'zlaydi:

• muntazam operatsiyalarni minimallashtirish va qo'l mehnati miqdorini kamaytirish;
• yagona massivni shakllantirish elektron hujjatlar va qulay qidiruv tizimini yaratish;
• qog'oz ommaviy axborot vositalarini qisqartirish va to'liq yo'q qilish;
• ga muvofiq hujjatlarni topshirish algoritmlarini ishlab chiqish texnologik jarayonlar;
• qo'llab-quvvatlash ma'muriy jarayonlar;
• tez almashinuv ichki hujjatlar xodimlar va bo'limlar o'rtasida;
• ko'rsatmalar va buyruqlarni shakllantirishni jadallashtirish, shuningdek ularning bajarilishini nazorat qilish;
• xodimlarning ish vaqtini taqsimlashni rejalashtirish, xodimlar faoliyatini nazorat qilish;
• rasmiy hujjatlarni tashqi tizimlar orqali uzatish texnologiyasini ishlab chiqish;
• ofis oqim sxemasini yagona algoritmga keltirish;

Hujjatlarni avtomatlashtirish tizimining afzalliklari

Elektron hujjat aylanishi tizimi ish yuritishning an'anaviy yondashuviga nisbatan bir qator shubhasiz afzalliklarga ega:

• har qanday toifadagi hujjatlarga tezkor kirish hisobiga samaradorlikni oshirish;
• ma'lumotlarni yangilab turish;
• "inson omili" ta'sirini kamaytirish;
• hujjatlarni yaratish va saqlash bilan bog'liq moddiy xarajatlarni kamaytirish;
• bo'limlar o'rtasida samarali hamkorlik qilish uchun shart-sharoitlar yaratish;
• rasmiy hujjatlar bo'yicha hamkorlik qilish qobiliyati;
• xodimlarga bo'lgan ehtiyojni kamaytirish;
• axborotni yo'qotish yoki shikastlanish xavfini kamaytirish;
• hisobotlarni avtomatlashtirish;
• tizimning ofis dasturlari bilan integratsiyalashuvi;

Shu bilan birga, ERIni amalga oshirish orqali kompaniya nafaqat moddiy, balki sezilarli nomoddiy foyda ham oladi. Amaliyot shuni ko'rsatadiki, avtomatlashtirish rasmiy hujjatlarni idrok etishni yaxshilashga, intizomni oshirishga, shuningdek, xodimlarning korporativ ongini oshirishga yordam beradi.

Mavzu bo'yicha hujjatlarni yuklab oling:

• Ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalar (parcha). Hujjatlar aylanishini tashkil etish
• Elektron hujjatlarni qabul qilish va yo'q qilish jurnali
• Migratsiya va elektron hujjatlarni qayta yozish jurnali
• Korporativ elektron pochta bilan ishlash bo'yicha ko'rsatmalar

Hujjatlarni avtomatlashtirishning zamonaviy texnologiyalari

Hujjatlarni boshqarish tizimi asosan dasturiy ta'minot, xodimlarga elektron hujjatlar bilan ishlash (yaratish, tahrirlash, qidirish) va bir-biri bilan o'zaro munosabatda bo'lish (hujjatlarni uzatish, bildirishnomalarni yuborish, topshiriqlarni berish) imkonini beradi.

Avtomatlashtirish jarayonida qo'llaniladigan zamonaviy texnologiyalar EDMSni tasniflash imkonini beradi.

Ta'kidlash odatiy holdir quyidagi turlar tizimlari:

• Mijoz-server (asosiy boshqaruv modellari ajratilgan serverda joylashgan, foydalanuvchilar EDMS bilan maxsus interfeys, mijoz qismi orqali o'zaro aloqada bo'lishadi);
• Ma'lumotlar bazalari asosida ishlash (SQL, Oracle va boshqalar ma'lumotlar bazalari bilan integratsiyalashgan, ma'lumotlar bazasida ma'lumotlar saqlanadi va uni qayta ishlash uchun alohida modullardan foydalaniladi);
• Veb-texnologiyalar asosida (maxsus mijoz ilovalarisiz serverga masofaviy kirishni ta'minlash, veb-brauzerlardan foydalanuvchi interfeysi sifatida foydalanishga ruxsat berish);
• "Bulutli" tizimlar (xosting provayderining serveridan foydalaning);

EDMS ning samarali ishlashini ta'minlaydigan zamonaviy texnologiyalar orasida biz quyidagilarni ajratib ko'rsatishimiz mumkin:

• elektron hujjatlarni saqlash;
• oqimlarni skanerlash;
• matnni optik aniqlash;
• shtrix kodlash;
• elektron raqamli imzolar;
• to'liq matn va atributlarni qidirish;

Shuningdek o'qing:

• Hujjatlarni qayta ishlash jarayonini avtomatlashtirishda xavflar
• Huquqiy ekspertiza va ekspertlarni qidirishni avtomatlashtirish tizimlarini joriy etishning iqtisodiy samarasi
• Intranet portali va korxona biznes jarayonlarini avtomatlashtirish

Hujjatlarni boshqarish tizimini joriy qilish

Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimini joriy etish bir necha bosqichda amalga oshadi. Har qanday kompaniya ulardan ba'zilarini mustaqil ravishda bajarishi mumkin. Texnik masalalar, qoida tariqasida, integrator - EDMS yetkazib beruvchiga qoldiriladi.

Amalga oshirish bosqichlari:

• Asosiy protseduralar va jarayonlarni aniqlash;
• Jarayon talablarini aniqlash;
• Tanlov mezonlarini shakllantirish;
• Integratorni tanlash;
• Loyihani amalga oshirishni boshqarish;
• Hujjatlar;

EDMSni amalga oshirish jarayoni uni boshqa avtomatlashtirilgan tizimlarni amalga oshirishdan ajratib turadigan bir qator xususiyatlarga ega:

• Korporativ hujjatlar omborini yaratish, uning mantiqiy tuzilishini ishlab chiqish, xavfsizlik siyosati shartlarini aniqlash;
• Ma'lumotlarga kirish tartib-qoidalarining tavsifi va ish tartib-qoidalarini tartibga solish;
• Protokollar yordamida natijalarni qayd etish;

Kompaniya uchun asosiy qiyinchilik - EDMS integratorini tanlash. Bozorda bunday dasturiy ta'minotni etkazib beradigan ko'plab kompaniyalar mavjud, bu esa tanlashni ancha qiyinlashtiradi. Dasturning o'zini tanlashda siz uning asosiy xususiyatlariga e'tibor berishingiz kerak: u kompaniyaning funktsional vazifalariga qanchalik mos keladi, undan foydalanish qanchalik oson, ochiq va moslashuvchan.

Hujjatlarni avtomatlashtirish samaradorligi mezonlari

Elektron hujjat aylanishini avtomatlashtirish bosqichma-bosqich amalga oshirilishi kerak. Tizimni joriy etishdan oldin uni ishlatish maqsadlarini aniq belgilash kerak. Bundan tashqari, shart Samarali ishlash - bu amalga oshirish natijalarining doimiy monitoringi. Tegishli EDMSni tanlash bosqichida ham, ish paytida uni tahlil qilishda ham ishlash ko'rsatkichlari bo'lishi mumkin:

• EDMSning "etukligi" (dasturiy ta'minotning etarli darajada ishlab chiqilmaganligi yoki yangilanishlarning etishmasligi tufayli uning ishlashidagi xatolar soni);
• sanoat standartlariga muvofiqligi;
• Kompaniyaning asosiy talablariga va muhim muvaffaqiyat omillariga muvofiqligi;
• Amalga oshirish va foydalanish jarayonida texnik yordam darajasi;
• Scalability (ish hajmini oshirish va foydalanuvchilar sonini ko'paytirish qobiliyati);
• Foydalanuvchi hujjatlarining mavjudligi, tizim sozlamalarini o'zgartirish imkoniyati;
• Xavfsizlik darajasi va ma'lumotlarning maxfiyligi;
• Xatolarga chidamlilik;
• Egalik qiymati (litsenziyalash, ma'muriyat, texnik yordam, yangilanishlar, apparat va boshqalar)

Hujjatlarni avtomatlashtirish sxemalariga misollar, namunalar

Hujjatlarni boshqarishni avtomatlashtirish katta vaqt va moddiy xarajatlarni talab qiladi. Ularning hajmi avtomatlashtirilgan ofis jarayonlari va ularning soniga bog'liq hozirgi holat. Muhim mezonlar korxonaning resurs va tashkiliy imkoniyatlari hisoblanadi.

Oddiy EDMSni amalga oshirish jarayoni quyidagi algoritm sifatida ifodalanishi mumkin:

Zamonaviy biznesda hujjatlarni avtomatlashtirish nafaqat optimallashtirish vositasi, balki shoshilinch zaruratdir. Keskin raqobat tadbirkorlarni yangi texnologiyalarni o'zlashtirish va joriy etishga majbur qiladi. Bu hatto rejalashtirish va strategik qarorlar qabul qilish bosqichida ham raqobatchilardan oldinda qolish imkonini beradi. Axborot oqimlari ba'zan moddiy oqimlarga qaraganda qimmatroq bo'lishi mumkin. Shuning uchun siz avtomatlashtirishni tejashingiz kerak emas: u haqiqiy o'lchanadigan foyda va iqtisodiy samarani beradi.

Ofisni avtomatlashtirish va hujjat aylanish tizimlari (SADD) haqida gapirishdan oldin, keling, ushbu tushunchalarning ta'rifiga to'xtalib o'tamiz. Ish yuritish deganda menejmentni hujjatlashtirish yoki hujjatlarni rasmiylashtirish va ular bilan ishlashni tashkil etishni ta'minlaydigan faoliyat sohasi tushuniladi rasmiy hujjatlar. Hujjatlar aylanishi - bu tashkilotdagi hujjatlarning ular yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi yoki jo'natish tugaguniga qadar harakati (GOST R 51141-98).

Rossiya va G'arbda hujjat aylanishining turli kontseptsiyalari ishlab chiqilgan bo'lib, ular avtomatlashtirish tizimlaridagi farqlarda namoyon bo'ladi. Ushbu asosiy farqlardan biri markazlashtirilgan (ruscha yondashuv) va markazlashtirilmagan (G'arbiy yondashuv) boshqaruv tizimidir. rus va xorijiy tizimlar alohida ko'rib chiqilishi kerak va ushbu maqola asosan mahalliy tizimlarga, shuningdek, elektron hujjat aylanishi imkoniyatlariga qaratiladi.

Elektron hujjat aylanishi an'anaviy qog'ozga nisbatan bir qator afzalliklarga ega:

• hujjatga o'zgartirishlar kiritish qulayligi;
• hujjatga nafaqat matnni, balki multimedia ma'lumotlarini ham joylashtirish imkoniyati;
• oldindan tayyorlangan shakllardan foydalanish qobiliyati;
• ko'p sonli manzillarga ma'lumot uzatishning yuqori tezligi;
• qog'ozni tejash;
• arxivlarning ixchamligi;
• axborot oqimlarini boshqarish qulayligi;
• ma'lumotlarni qidirish va olishning yuqori tezligi;
• hujjatlarni ruxsatsiz kirishdan himoya qilish va xodimlarning ma'lumotlarga kirish huquqlarini farqlash qobiliyati.

Shuni ta'kidlash kerakki, SADDni amalga oshirish korxona va tashkilotlar boshqaruviga samarali boshqaruv va tezkor qarorlar qabul qilish uchun ma'lum afzalliklarni beradi, xususan:

• xodimlar va bo'limlar faoliyatining shaffofligi;
• yuqori qabul qilish tezligi analitik hisobotlar va hisobotlar;
• mustahkamlash ishlash intizomi;
• inson omilining kompaniya faoliyatiga salbiy ta'sirini kamaytirish;
• hujjatlar bilan ishlaydigan xodimlar sonini qisqartirish (kurerlar, ish yuritish xodimlari va boshqalar).

Rasmda qancha vaqt qisqarganligi ko'rsatilgan individual bosqichlar qog'oz jarayonini raqamli bilan almashtirishda hujjatlar bilan ishlash. Elektron hujjat aylanishi sharoitida tashqi sharoitlar o'zgarganda, masalan, hisobot shaklini o'zgartirish talablari o'zgarganda hujjat aylanishini tashkil qilish uchun ancha kam xarajatlar talab etiladi. Ofisni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qilish butun boshqaruv jarayonini optimallashtirish bilan birga keladi, bu esa sodda va mantiqiy bo'ladi. Qabul qilinadigan qarorlarning sifati yaxshilanadi, boshqaruv qarorlarining bajarilishi ustidan nazorat yanada samarali amalga oshiriladi, boshqaruv apparatini saqlash bilan bog'liq bevosita va bilvosita ijtimoiy xarajatlar kamayadi.

Hujjatlar yordamida yuboriladi avtomatlashtirilgan tizim butun tashkilot uchun tasniflagichlar, lug'atlar va standartlarning yagona ma'lumotlar bazasini o'z ichiga olgan hujjat aylanishi. Hujjatlarni yo'naltirish odatda hujjat turiga va belgilangan ishlash qoidalariga qarab belgilanadi (ammo, bu funksiya Barcha tizimlar tomonidan qo'llab-quvvatlanmaydi). Tashqi tashkilotlar bilan hujjatlar almashinuvi, agar ular bilan kelishuvlar mavjud bo‘lsa, korporativ axborot portalidan foydalangan holda ta’minlanadi.

Mavjud SADDlarning ko'pchiligi ularni amalga oshirgan kompaniyalarga qog'ozsiz hujjat aylanishiga o'tish imkonini beradi. Biroq, SADD mavjud bo'lganda ham, aralash hujjat aylanishi deb ataladigan narsa ko'pincha hujjatlar bilan ishlashning ko'p qismi ushbu sohada amalga oshirilganda sodir bo'ladi. elektron formatda(hujjatlarning loyihalari, ularni tasdiqlash va boshqalar), lekin ularning faqat bir qismi bosiladi, imzolanadi va qog'oz shaklida saqlanadi. Bu bir necha sabablarga bog'liq. Birinchidan, qonunchilik bazasi elektron hujjatlarga to‘liq o‘tishga imkon bermaydi. Ikkinchidan, ushbu tizimlardan foydalanuvchilarning o'zlari hali ular bilan ishlash odatidan butunlay voz kechishga tayyor emaslar qog'oz hujjatlar. Amalda, elektron hujjat aylanishi asosan ichki hujjat aylanishini va kamroq tez-tez (tashkilotlar o'rtasidagi kelishuvlardan kelib chiqqan holda) korporatsiyalararo hujjat aylanishini qamrab oladi.

Elektron hujjat aylanishidan foydalanishda juda qiyin texnik muammo yuzaga keladi. Har qanday tashkilot yoki korxonaning hujjatlari ham elektron, ham qog'oz ko'rinishda bo'lganligi sababli, qog'ozsiz texnologiyalarga o'tishni soddalashtiradigan muhim protsedura qog'oz hujjatlarni elektron shaklga o'tkazishdir. Standart uy skanerlariga asoslangan apparat va dasturiy echimlar oqimli skanerlash texnologiyalari deb ataladigan korporativ mijozlar tomonidan talab qilinadigan ish faoliyatini ta'minlamaydi. Va faqat yuqori samarali ofis uskunalari bilan birgalikda maxsus dasturiy ta'minot tizimlari sizni butun tashkilot bo'ylab kechiktirmasdan tarqatish imkonini beradi. elektron versiyalari qog'oz shaklida olingan hujjatlar.

SADD mahsulotini tanlash

asosiy tendentsiyalarning pastki qismi so'nggi yillar ichki ishlanmalar o'rniga sanoat avtomatizatsiya tizimlaridan foydalanishni boshladi, bu ham to'liq echimga intilayotgan mijozlarning talablari ortib borayotgani, ham xizmat ko'rsatish xizmatlari bilan birgalikda SADD echimlarini taklif qilishga tayyor bozorning etukligi haqida gapiradi. Bugungi kunda bozor rus kompaniyalari tomonidan ishlab chiqilgan avtomatlashtirish tizimlarining juda keng tanlovini taklif etadi. Korxonalar va tashkilotlar o'zlarining xususiyatlariga ko'ra o'zlariga mos variantni tanlashlari mumkin: faqat ish yuritish funktsiyalarini avtomatlashtirish, aralash yoki to'liq elektron hujjat aylanishini tashkil qilish.

SADD ni tanlashda siz e'tibor berishingiz kerak tizim talablari, yechimning miqyosi va ko'p qirraliligi.

Ma'lumotlarni saqlash va SADD ning haqiqiy ishlashi dasturiy platformalar tomonidan ta'minlanadi. Bu MS SQL, Oracle, Lotus Notes va boshqalar bo'lishi mumkin; ba'zan tizimlar bir nechta DBMS yoki ishlab chiqish platformalarida ishlashni qo'llab-quvvatlaydi. Mutaxassislarning fikriga ko'ra, ularning ishining ishonchliligi taxminan bir xil, ular ishning o'ziga xosligi, kiritilgan hujjatlarning mumkin bo'lgan maksimal hajmi va narxida farqlanadi.

Odatda, mijozlar tashkilotda DBMS mavjud bo'lgan tizimni tanlashadi. Misol uchun, agar tashkilotda SQL serveri yoki Lotus Notes bo'lsa, unda tizimni tanlash, ehtimol, xuddi shu platformada ishlaydigan SADD bilan cheklanadi. Granit Center (www.granit.ru) va Kodeks (agregat.kodeks.net) ning Gran-Doc tizimlari MS SQL da ishlaydi. Bir vaqtning o'zida MS SQL va Oracle Landocs-da "LANIT" kompaniyasidan (www.landocs.ru), "Electronic Office Systems" kompaniyasidan "DELO" (www.eos.ru). Lotus Notes-da IT-dan "BOSS-Referent" (www.it.ru), STC IRM-dan (www.mdi.ru) "Zolushka" va ikkinchisi MS SQL va Oracle-da ham ishlaydi. Cognitive Technologies kompaniyasining (www.evfrat.ru) "EVFRAT-Document Flow" qutili yechimi o'zining ma'lumotlar bazasiga ega, ammo loyiha echimlarida tizim MS SQL va Oracle-da amalga oshirilishi mumkin.

Moslashtirish darajasiga ko'ra, SADDlar shartli ravishda qutiga va buyurtmaga bo'linadi. Qutidagi yechim standart versiya, ko'pchilik tashkilotlar uchun mos bo'lgan va ma'lum chegaralar ichida mijozlar talablarini qondirish uchun moslashtirilishi mumkin. Maxsus yechim turli modullardan iborat va tashkilotning ehtiyojlariga ko'proq moslashtiriladi, bu esa mijozning o'ziga xos talablarini yaxshiroq hisobga olish imkonini beradi.

Maxsus yechimning aniq afzalligiga qaramay, bir nechta muhim xususiyatlarni ta'kidlash kerak. Bunday tizimni o'rnatish va sozlash juda murakkab va deyarli har doim ishlab chiquvchi kompaniya mutaxassislarini jalb qilishni talab qiladi va ba'zi hollarda hatto rivojlanish kompaniyasining hamkorlari ham uni o'rnatishga qodir emas. Bundan tashqari, bunday tizimni amalga oshirish ancha qimmatga tushadi. Agar tashkilotning hujjat aylanishi bir qator xususiyatlar bilan ajralib tursa, ularni hech qanday nostandart yechim e'tiborga olmaydi, u holda u holda amalga oshirilmaydi. dizayn yechimi. Biroq, shuni ta'kidlaymizki, hujjat aylanishining juda noodatiy shakllarida, uning printsipial jihatdan samarasiz bo'lish ehtimoli yuqori, standart tizimni joriy etish esa tashkilot ishini soddalashtirishi mumkin. An'anaviy ofis ishi va hujjat aylanishi bilan shug'ullanadigan kompaniyalar uchun qutili yechim ko'proq mos keladi, chunki bunday mahsulot ko'plab mijozlar tomonidan sinovdan o'tgan va mijozlarning istaklari va sharhlarini inobatga oladi; bu erda har doim batafsil hujjatlar va qisqacha tipik xatolar ro'yxati mavjud, standart echimning barcha afzalliklari, shu jumladan pastroq narx. Biz “Gran-Doc”, “BIZNES”, “EUFRATES-Hujjatlar oqimi” kabi yechimlarni nomlashimiz mumkin, loyiha yechimlaridan – deyarli barcha Gʻarb ishlanmalari, shuningdek Landocs, “BOSS-Referent”, “Zolushka” .

Ko'rinib turibdiki, universal echimlar aniq ehtiyojlarning to'liq hajmini hisobga oladi turli tashkilotlar, umuman sodir bo'lmaydi. Tizim ma'lum bir mijozga moslashtirilganligini bilish uchun ishlab chiquvchi kompaniyaning mijozlari ro'yxatiga murojaat qilish yaxshidir - bu tizimning ixtisoslashuvini eng aniq tavsiflaydi. Agar siznikiga o'xshash kompaniya mijozlar ro'yxatida bo'lsa, unda tizim sizga ham mos kelishi mumkin. Ko'proq olish uchun to'liq ma'lumot murojaat qilishingiz mumkin doimiy mijozlar va tizim haqida ularning fikrlarini so'rang, shuningdek, amalga oshirish jarayonida duch kelgan qiyinchiliklar haqida bilib oling.

Keling, eng keng tarqalgan mahalliy mahsulotlarni batafsil ko'rib chiqaylik.

Kod: Hujjatlar oqimi

Ishlab chiqaruvchi: “Kompyuterni rivojlantirish markazi” davlat korxonasi (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html)

"Kod: Hujjatlar oqimi" korporativ tizimi - bu rasmiy idoralarda ish yuritish va hujjat aylanishi muammolarini avtomatlashtirilgan hal qilishni ta'minlaydigan o'zaro bog'langan ish yuritish tizimlari, hujjatlar banklari va korporativ xizmatlar majmuasidir. davlat hokimiyati va boshqa tashkilotlar.

• tipik ish yuritish vazifalari (funksiyalari) uchun tayyor echimlar korporativ tizimga kiritilgan tizimlarning har biri hujjatlarni qayta ishlashning tipik vazifalarini amalga oshirish uchun ixtisoslashgan: rasmiy yozishmalar harakatini ro'yxatga olish va nazorat qilish, fuqarolarning murojaatlarini ko'rib chiqishni ro'yxatga olish va nazorat qilish. , ma'muriy hujjatlar, ko'rsatmalar va boshqalarni markazlashtirilgan nazorat qilish;
• qog'oz hujjat aylanishini qo'llab-quvvatlash va ta'minlash, qog'oz hujjat aylanishidan elektron hujjat aylanishiga bosqichma-bosqich o'tish;
• modullilik quyi tizimlar oʻrtasida hujjatlarning yagona axborot mantiqiy almashinuvi, global maʼlumotnomalarni markazlashtirilgan holda yuritish, Internet/Intranet texnologiyasi orqali maʼlumotlar bazalariga universal kirishni amalga oshirish, elektron pochta orqali xabarlar, hisobotlar, ogohlantirishlarni joʻnatish bilan birlashtirilgan;
• Tizimning iqtisodiy samaradorligi uning o'z mahsuloti va texnologiyalaridan foydalanish, eng ommabop dasturiy va apparat platformalariga, birinchi navbatda, Microsoft-ga e'tibor qaratish va amalga oshirish xarajatlarining pastligi bilan belgilanadi.

"Kod: Hujjatlar oqimi" ga kiritilgan funktsional quyi tizimlar:

• "Kod: Rasmiy yozishmalar" tashkilotning (bo'linmaning) kiruvchi va chiquvchi hujjatlarini ro'yxatdan o'tkazish; ushbu bo'limning ish nomenklaturasi asosida tegishli ishni shakllantirish, ijrochilar o'rtasida hujjatlar harakatini tashkil etish va ularning bajarilishini nazorat qilish; Hujjatlarni “Kod: Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish” quyi tizimiga ma’lumotlarni uzatish bilan markazlashtirilgan nazoratga taqdim etish;
• “Kod: Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish” nazorat hujjatlarini, topshiriqlarni, ijrochilarni rasmiylashtirish, ijrochilarga nazorat kartochkalarini tarqatish; topshiriqlarni kechiktirishni ro'yxatga olish; to'liq qayta ishlangan nazorat hujjatlarini nazoratdan avtomatik va qo'lda olib tashlash; ushbu birlik ishlarining nomenklaturasi asosida tegishli ishni shakllantirish; nazorat hujjatlarini o'xshash quyi tizim bilan ishlaydigan bo'ysunuvchi bo'linmalarga o'tkazishda hujjatlarni avtomatik ravishda qayta ro'yxatdan o'tkazish;
• Ariza beruvchilar to'g'risidagi ma'lumotlarni kiritish "Kod: Fuqarolarning xatlari va murojaatlari"; murojaatlarni va ularda qo‘yilgan savollarni ro‘yxatga olish; rahbarning ko'rib chiqilishi munosabati bilan berilgan so'rov va ko'rsatmalarning ko'rib chiqilishini nazorat qilish;
• “Kod: Hujjatlarni tayyorlash tizimi” elektron toʻliq matnli hujjatlar arxivini yaratish;
• “Kod: me’yoriy-ma’muriy hujjatlarni ro‘yxatga olish tizimi” tashkilot hujjatlarini ro‘yxatdan o‘tkazish, hujjatlar matnlarini ularni rasmiylashtirish uchun elektron shaklda jo‘natish, shuningdek, tashkilotning to‘liq matnli hujjatlarining elektron repozitorini yaratish;
• "Kod: mos yozuvlar tizimi Hujjatlar oqimi" Internet/Intranet texnologiyasi orqali hujjatlar ma'lumotlar bazalariga kirishni ta'minlaydi va har qanday masofaviy kompyuterdan hujjat aylanishi haqida tezkor ma'lumot oladi.
• "Kod: Hujjatlar almashinuvi" mahalliy kompyuter tarmog'i ichidagi quyi tizimlar va geografik jihatdan uzoq quyi tizimlar o'rtasida hujjatlar almashinuvi.

Tizimlar ikkita versiyada amalga oshiriladi: fayl-server va mijoz-server.

DocsVision 2.0 "Arxiv-ofis boshqaruvi"

DocsVision tizimi tashkilotda hujjatlarni qayta ishlash uchun asosiy ofis protseduralari va biznes jarayonlarini avtomatlashtirish uchun hujjatlar arxivlarini yaratish uchun mo'ljallangan to'liq dasturdir.

Tizim funktsiyalari:

• hujjatlar kabinetini yuritish;
• kompaniya hujjatlarining elektron arxivini yaratish;
• pudratchilar va tashkilot xodimlarining ma'lumotnomalarini yuritish;
• hujjatlarni tasdiqlash uchun ishlab chiqish davrlarini tashkil etish;
• hujjatlar va topshiriqlarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etish;
• tashkilot ichida va tashqarisida marshrut hujjatlari;
• turli hujjatlarni qayta ishlash jarayonlarini avtomatlashtirish;
• hujjatlarni davriy qayta ishlash va hujjatlarni efirga uzatish tartiblarini tashkil etish.

Ushbu tizim kompaniyalarda amalga oshirish uchun to'liq yechim sifatida ishlatilishi yoki maxsus dasturni ishlab chiqishda prototip sifatida xizmat qilishi mumkin. Tizim tuzilmasi ma'lum bir tashkilot ehtiyojlariga mos ravishda moslashtirilishi mumkin.

Kompaniya Media-Ofis boshqaruvi

Ushbu tizim hujjatlarning harakatini real vaqt rejimida kuzatish orqali hujjat aylanishini avtomatlashtirish uchun moʻljallangan.

Tizim funktsiyalari:

• kiruvchi (kiruvchi) yozishmalarni qabul qilish, qayta ishlash va tarqatish;
• chiquvchi yozishmalarni tayyorlash, imzolash, rasmiylashtirish va tarqatish;
• ichki va tashkiliy-ma’muriy hujjatlarni tayyorlash, imzolash, rasmiylashtirish va jo‘natish, shuningdek ularning bajarilishini nazorat qilish;
• tashkilotlar va alohida bo'limlar o'rtasida yozishmalarni tashkil etish;
• ko'p yillik operatsiyani qo'llab-quvvatlash.

Tizimning asosiy xususiyatlari:

• cheksiz miqdordagi ish joylari va cheksiz miqdordagi tashkilotlar;
• oxirigacha ish jarayoni;
• Axborot yetkazib berishning 100% kafolati;
• almashtirish mexanizmi, ya'ni tashkilotning boshqa xodimlariga ("almashinuvchilar") ma'lum xodimlarga tegishli hujjatlarga doimiy yoki vaqtincha kirishni ta'minlash imkoniyati.

OfficeMedia Office boshqaruvi

Tizim kotiblar yoki ish yuritish bo'limi ishini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan va barcha darajadagi menejerlarga olingan hujjatlar bo'yicha ko'rsatmalar berish va ularning bajarilishini nazorat qilish imkoniyatini beradi.

OfficeMedia Office Management to'plami quyidagi ma'lumotlar bazalaridan iborat:

• Hujjatlarni tizimli hisobga olishni tashkil etish, xodimlarning mehnat intizomini nazorat qilish, hisobotlarni tayyorlash va boshqalar uchun "Hujjatlarni ro'yxatga olish".
• Hujjatlarni tayyorlash, ularni tasniflash, saqlash, kontekstli ma'lumotlarni qidirish va hujjatlarni chop etish uchun "Ishchi hujjatlar kutubxonasi";
• Hujjatlarni tasdiqlash va jarayonni nazorat qilish uchun taqsimlashni avtomatlashtirish uchun "Tasdiqlash";
• Tanishuv uchun hujjatlarni taqsimlashni avtomatlashtirish uchun "Tanishish".
• Murojaatlar asosida ish yuritish uchun “Fuqarolarning murojaatlari” shaxslar;
• Buyruqlar, ko'rsatmalar loyihalarini shakllantirish uchun "tashkiliy-ma'muriy hujjatlar"; eslatmalar, ularni tasdiqlash, imzolash va bajarilishini nazorat qilish.

DOCS ochiq

Ishlab chiqaruvchi: "Lotsia Soft" (http://www.lotsia.com/techno-ds.html)

Boshqaruv kompleksi texnik hujjatlar DOCS Open asosida elektron arxivlar yaratish, texnik hujjatlar aylanishi, mahsulot tarkibi va dizayn ma'lumotlarini boshqarish, shuningdek qog'oz tashuvchilardan ma'lumotlarni kiritish sohalarida etakchi bo'lgan xorijiy va mahalliy kompaniyalarning ilg'or ishlanmalariga asoslangan integratsiya yechimidir. . Yechim mijoz-server arxitekturasida qurilgan.

Tizim funktsiyalari:

• hujjatlarni keyinchalik qayta ishlash (matnni aniqlash va boshqalar) bilan qog'ozdan elektron shaklga o'tkazish;
• matn va grafik hujjatlar formatlari bilan ishlash, shuningdek, boshqa formatlar bilan ishlash uchun maxsus dasturlardan foydalanish;
• cheksiz ko'p mezonlar yordamida hujjatlarni qidirish; rus tilida kontekstli qidiruv; loyqa qidiruv;
• bajarilishini nazorat qilishni qo'llab-quvvatlaydigan bepul va oldindan belgilangan marshrutlash vositalarining mavjudligi; monitoring ishlari ( to'liq hikoya hujjatlar bilan ishlash va topshiriq va ishlarni bajarish tarixi), hujjatning holati, ishning holati va jalb qilingan ijrochilar haqida to'liq ma'lumot olish;
• hujjatlarga kirishni ishonchli nazorat qilish va ruxsatsiz kirishdan himoya qilish.

Hujjatlar orasidagi mantiqiy aloqalarni o'rnatish va vizualizatsiya qilish uchun foydalaning qo'shimcha modul Taqdimot mexanizmidan foydalangan holda arxivning mantiqiy tuzilishini ko'rsatish qobiliyatini ta'minlovchi "Karyera".

Kompleksning server qismi ham shaxsiy kompyuter platformasida, ham UNIX OT ning turli versiyalarida (HP, Sun va boshqalar) ishlovchi ish stansiyalarida ishlashi mumkin. Mijoz sifatida Windowsning turli versiyalari qo'llaniladi. Internet orqali ishlash qo'llab-quvvatlanadi. Eng mashhur sanoat ma'lumotlar bazasi serverlaridan biri (Sybase SQL Anywhere, MS) DBMS sifatida ishlatilishi mumkin. SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) deyarli har qanday dasturiy va apparat platformasida.

Windows uchun "GRAN-DOC"

Ishlab chiqaruvchi: "Granit-Center" (http://www.granit.ru/products_info.asp?id=10)

Davlat va munitsipal boshqaruv tuzilmalarida ish yuritish va hujjat aylanishini avtomatlashtirish uchun "Gran-Doc" ixtisoslashtirilgan tizimi. Bu SADDga tegishli bo'lishi mumkin maxsus tizimlar ish yuritish va hujjat aylanishini avtomatlashtirish.

Tizim funktsiyalari:

• barcha xo'jalik hujjatlarini hisobga olish, saqlash va hujjatlar matnlari bilan ishlash;
• ko'rib chiqishning har bir bosqichini va hujjatni qabul qilishdan hisobdan chiqarishgacha bo'lgan yo'lini nazorat qilish;
• qabul qilish ma'lumotnoma ma'lumotlari hujjatlar haqida;
• hujjatlar oqimini tahlil qilish.

Hujjat aylanishining kichik hajmiga ega bo'lgan shahar boshqaruv tuzilmalari uchun "Gran-Doc Lite" yagona foydalanuvchi versiyasi. Bir ish joyida buxgalteriya hisobi va hujjatlar bilan ishlash uchun mo'ljallangan. Microsoft SQL platformasi.

"Gran-Doc tarmoq versiyasi" hujjat aylanishi hajmi yiliga 5 dan 30 minggacha bo'lgan va foydalanuvchilar soni 20 dan 150 gacha bo'lgan davlat va munitsipal boshqaruv tuzilmalariga mo'ljallangan.

"Gran-Doc korporativ versiyasi" (" asosida" Birlashtirilgan tizim shahar hokimiyati tuzilmalarining elektron hujjat aylanishi va ish yuritish ma'muriy tuman"") mos ravishda ma'muriy tumanning elektron hujjat aylanishi va ish yuritish uchun mo'ljallangan.

HOLDA

Ishlab chiqaruvchi: "Elektron ofis tizimlari" (http://www.eos.ru)

“BIZNES” murakkab sanoat yechimi, bu sizga ish yuritishni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishini alohida tashkilotlarda ham, taqsimlangan xolding yoki idoraviy tuzilmalarda ham joriy etish imkonini beradi. "DELO" tizimidan foydalanish sizni avtomatlashtirish imkonini beradi ma'muriy qoidalar tashkilotning qog'oz va elektron hujjatlarining harakatlanishi va bajarilishi ustidan samarali nazoratni tashkil etish.

Tizim funktsiyalari:

• hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va kiritish;
• hujjatlar loyihalari ustida ishlash;
• hujjatlarni rasmiylashtirish;
• bajarilishini nazorat qilish;
• hujjatlarni qidirish;
• ishlarni inventarizatsiya qilish va arxivni saqlash.

Tizimning qo'shimcha komponentlari "Arxivlash", "BIZNES-web", "EDS va shifrlash", "Parol ustasi" va "Oqimlarni skanerlash".

1C-arxiv

"1C: Arxiv" - bu korxona miqyosidagi hujjat aylanish tizimi bo'lib, xodimlarning elektron hujjatlar arxivi bilan jamoaviy ishlashi samaradorligini oshirishga xizmat qiladi va ishlash intizomini nazorat qiladi.

Tizim funktsiyalari:

• tashkilotning barcha hujjatlarining markazlashtirilgan omborini tashkil etish, ularni toifalarga bo'lingan papkalarga joylashtirish va xodimlarning mahalliy tarmoq va Internet orqali jamoaviy kirishini ta'minlash;
• ko'rsatmalar berish; ijrochilar yoki ijrochilar guruhini tanlash; muddatlarni belgilash va xodimlarga yangi buyurtmalar qabul qilinganligi to'g'risida avtomatik ravishda bildirishnomalarni yuborish;
• istalgan vaqtda istalgan versiyaga qaytish yoki hujjatlarning istalgan ikkita versiyasini solishtirish imkoniyati bilan hujjatlarning barcha versiyalarini saqlash;
• Ro'yxatdan o'tish kartasi ma'lumotlari va mazmuni bo'yicha qidirish ( to'liq matnli qidiruv) rus tilining morfologiyasini hisobga olgan holda;
• foydalanuvchi huquqlarini boshqarish va turli foydalanuvchilar uchun katalog papkalari va ulardagi hujjatlarga turli xil kirish huquqlarini o'rnatish.

WebPortal texnologiyasi Internetda hujjatlar arxivini dinamik ravishda nashr qilish va mijozlar, masofaviy ofislar yoki modem orqali ishlaydigan xodimlar uchun oddiy veb-brauzerlar yordamida hujjatlarga kirishni ta'minlash uchun mo'ljallangan.

Effektlar idorasi

Ishlab chiqaruvchi: IKK "Garant International" (http://www.garant.spb.ru/products/eof_eto.shtm)

• "Effekt Office" - bu seriya dasturiy mahsulotlar tizimlashtirish uchun, xavfsiz saqlash hujjatlarni samarali qidirish;
• "Effect Office hujjat aylanishi tizimi" elektron hujjatlar arxivini yaratish va korxonaning kompyuter hujjatlari aylanishini tashkil qilish uchun mo'ljallangan. Amalga oshirilgan mahalliy va mijoz-server variantlari;
• "Effect Office shaxsiy arxivi" tizimning bir foydalanuvchi uchun maxsus versiyasi;
• Grafik tasvirlar bilan ishlash uchun "Graphics Effect", "Graphics Effect Plus";
• "Secretary Effect" kotibining ish joyi;
• Elektron pochtani markazlashtirilgan qabul qilish, jo'natish va ro'yxatdan o'tkazish uchun "Effect Mail" tizimi.

LanDocs

LanDocs tizimi ish yuritish jarayonlarini kompleks avtomatlashtirish va elektron hujjatlar arxivini yuritish uchun moʻljallangan. Tizimga quyidagilar kiradi:

• LanDocs: ofis jarayonlarini avtomatlashtirish va elektron hujjatlar arxivini yuritish uchun CREDIT WORK asosiy tizimi;
• LanDocs: Hujjatlarni saqlashni (hujjat fayllari) markazlashtirilgan boshqarish uchun DOCUMENT SERVER server dasturi. elektron arxiv; LanDocs tizimi bilan o'zaro ishlaydi: CASE PROCESS;
• LanImage: Qog'oz hujjatlarni skanerlash va ularning elektron tasvirlarini vizualizatsiya qilish uchun TASVIRLARNI SKANISH VA VIZUALIZASHTIRISH tizimi;
• LanDocs: INTERNET ACCESS. Maxsus veb-server;
• LanDocs: MAIL SERVER va LanDocs: MAIL CLIENT;
• LanDocs: elektron raqamli imzo va shifrlash orqali XAVFSIZLIK QO'YIM TIZIMI ma'lumotlarini himoya qilish;
• LanDocs: ROUTING (ROUTING) grafik xaritalarni yaratish orqali hujjatlarning harakatlanish jarayonlarini modellashtirish; LanDocs-ni to'ldiradi: CASE PROCESS.

OPTiMA-WorkFlow

Ishlab chiqaruvchi: OPTiMA (http://www.optima-workflow.com/rus/)

Hujjatlarni yaratish, qayta ishlash, ko'paytirish va saqlash jarayonlarini boshqarish, shuningdek, zamonaviy ish yuritish va hujjat aylanishining asosiy tartiblarini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan ushbu tizim quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• hujjatlar harakati va ular bilan ishlash bosqichlarida texnologik operatsiyalar stsenariylarini tavsiflash uchun grafik muharrir;
• hujjatlarni qayta ishlash texnologiyasi talablariga rioya etilishini nazorat qilish va buyurtmalar bajarilishini nazorat qilish qobiliyati;
• versiyani boshqarish mexanizmi;
• hisobot vositalari;
• taqsimlangan korporativ tarmoqlarda ishlash qobiliyati;
• foydalanuvchining ish joyi interfeysini individual sozlash imkoniyati.

DIS: tizimlar

Hujjatga yo'naltirilgan korporativ axborot tizimlari (DIS: tizimlari) samaradorlikni oshiradi boshqaruv faoliyati avtomatlashtirish orqali hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv. Ushbu mahsulot davlat organlarida ish yuritishni tashkil etishga qaratilgan.

Tizimlar moslashuvchan tarzda moslashtirilgan, turli platformalarda amalga oshiriladi va qulay modulli tuzilishga ega:

• “DIS:class “Zolushka” elektron idorasi” hujjatlarning bajarilishini oxirigacha nazorat qiluvchi klassik ofis ish texnologiyasi boʻlib, ofis, umumiy yoki tashkiliy boʻlimning asosiy funksiyalarini (roʻyxatga olish, qayta ishlash va nazorat qilish) avtomatlashtirish imkonini beradi. hujjatlarni rasmiylashtirish);
• Kutubxonalar va elektron hujjatlar arxivlarini yuritish uchun “DIS:library Library” avtomatlashtirilgan tizimi. Hujjatlar kutubxonalarini funktsional faoliyat sohalari, axborot materiallari kutubxonalari, shakllar va standart shakllar bo'yicha tashkil qilish imkonini beradi. Matn, grafik, audio va video materiallar bilan ishlaydi;
• Tashkilotning elektron yozishmalarini qayta ishlashning avtomatlashtirilgan tizimi "DIS:Reception Business mail";
• Buyruqlarning bajarilishini hujjatlashtirish va nazorat qilish uchun “DIS:manager Orders” avtomatlashtirilgan tizimi;
• “DIS:contact Dossier” avtomatlashtirilgan tizimi kontaktlar va tadbirlar, tashkilotlar, loyihalar va ularni amalga oshirish jarayoni to‘g‘risidagi ma’lumotlarni to‘plash;
• Hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlash uchun “DIS:writer Document Preparation” avtomatlashtirilgan tizimi;
• modullari “DIS:users Users”, “DIS:structure Structure” va “DIS:assistant” Ish joyi» boshqaruv masalalarini hal qilish uchun mo'ljallangan.

BOSS Referenti

Lotus Notes/Domino platformasida ishlab chiqilgan va biznes-hujjatlarni qayta ishlash jarayonlarini boshqarish va ularning bajarilishini monitoring qilish uchun toʻliq huquqli tizim yaratish imkonini beruvchi “BOSS-Referent” dasturiy majmuasi tashkilot yoki korxona uchun bilimlarni boshqarish tizimini yaratish yoʻlidagi qadamdir. Tizim hujjatlar, voqealar, hisobotlar va boshqalar uchun turli xil ma'lumotlar bazalaridan foydalanadi.

Tizim komponentlari:

• korporativ elektron hujjat aylanishi tizimi;
• o'rnatilgan elektron pochta;
• tashqi elektron pochta tizimlari va global kompyuter tarmoqlariga kirish vositalari.

Tizim funktsiyalari:

• ichki me'yoriy va ma'muriy axborotni tayyorlash, tarqatish va saqlash;
• buyurtmalarni yaratish va nazorat qilish;
• tashqi tashkilotlar bilan aloqalar bo'yicha ishlarni rejalashtirish va optimallashtirish;
• shartnomalarni nazorat qilish;
• korporativ, iqtisodiy va siyosiy yangiliklar bilan ishlash.
• turli masalalarni birgalikda muhokama qilish ishchi guruhi, buning uchun konferentsiya rejimi ishlatiladi.

EUPRATS - hujjat aylanishi

Ishlab chiqaruvchi: Kognitiv texnologiyalar (http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm, http://www.evfrat.ru)

"EUFRAT-Hujjatlar oqimi" sizga tashkilotning axborot oqimlari va hujjatlarini boshqarishni tashkil qilish imkonini beradi va soni va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, har qanday kompaniyaning hujjat aylanishini muvaffaqiyatli avtomatlashtirish uchun barcha zarur vositalarni o'z ichiga oladi. Tizim kichik bo'limda ham, murakkab ma'lumotlar oqimi sxemasiga ega butun tashkilot ichida ham ishlash uchun mo'ljallangan. "EUFRAT-Hujjat oqimi" moslashuvchan va sozlash oson. Standart yetkazib berish paketi barcha kerakli vositalarni (shakl dizayneri, marshrut dizayneri, jurnal va hisobot menejeri) o'z ichiga oladi, bu esa mijozga tizimni o'z kompaniyasining xususiyatlariga mustaqil ravishda va eng qisqa vaqt ichida moslashtirish imkonini beradi. Tizimning asosiy afzalligi shundaki, yuqori funksionallik bilan u chinakam qutilangan yechim va egalik qilishning umumiy qiymati past.

Tizim funktsiyalari:

• hujjatlarni rasmiylashtirish, saqlash va olish;
• shakl dizayneridan foydalangan holda ishlab chiquvchini jalb qilmasdan ro'yxatga olish kartalarini yaratish va o'zgartirish;
• qog'oz va qog'oz hujjatlar bilan ishlash elektron shakl;
• buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish;
• marshrut konstruktori yordamida standart hujjat marshrutlarini yaratish;
• ishlash intizomi, hujjatlar, xodimlar va boshqalar bo'yicha turli jurnallar va hisobotlarni yaratish;
• hujjatlarni ishonchli qayd etish va saqlash;
• huquqlarni farqlash va ruxsatsiz kirishdan himoya qilish;
• hujjatlarni arxivga hisobdan chiqarish;
• foydalanuvchining oddiy ish joyida yoki nozik mijoz (MS Internet Explorer) orqali tizim bilan masofadan turib ishlash imkoniyati;
• tizimni masofadan boshqarish;
• foydalanuvchini identifikatsiyalash uchun maxsus modul yordamida Internet orqali ish xavfsizligi.

Axborot hajmining uzluksiz o'sishi, fan va texnikaning rivojlanishi nafaqat axborot va hujjatlar bilan ishlashning avtomatlashtirilgan tizimlarini joriy etishning bevosita sababi, balki ularni yaratish va rivojlantirish uchun asos bo'lib xizmat qiladi. Hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanish tizimlarini joriy etish zarurati zaruriyatdan kelib chiqadi samarali boshqaruv korxona. Hujjatlar tizimini avtomatlashtirish natijasi menejer oldida turgan aniq tuzilgan axborot vazifalarini o'z vaqtida bajarish bo'lib, bu alohida bo'limlarning ishini soddalashtiradi va to'g'ri tashkil qiladi, ishlab chiqarish jarayonini tezlashtiradi va butun tashkilot ishini optimallashtiradi.

Hatto kichik korxonalar ham har kuni turli shartnomalar, schyot-fakturalar, xatlar, ko'rsatmalar bilan shug'ullanadi [1 ] . Har qanday kompaniyani boshqarish jarayoni ko'pincha hujjatlarda taqdim etiladigan va o'z navbatida har qanday qaror qabul qilish uchun asos bo'lgan boshqariladigan ob'ektlar to'g'risidagi ma'lumotlarga asoslanganligi sababli, hujjat aylanishini tashkil etish kompaniyaning asosiy va eng muhim vazifalaridan biridir. boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash.

Ob'ekt bu tadqiqot– korxonada hujjat aylanishini tashkil etish.

Mavzu - hujjatlashtirish tizimlarini avtomatlashtirish boshqaruv samaradorligiga erishish usuli sifatida.

Tadqiqotning maqsadi zamonaviy korxonada avtomatlashtirilgan axborotni boshqarish tizimlarini joriy etishning xususiyatlari va muammolarini tahlil qilishdir.

Ushbu mavzu hujjatshunos olimlar Larina M.V., Ryskova O.I., Yankova V.F., Bobyleva M.P. asarlarida ko'rib chiqilgan. Hozirgi vaqtda elektron hujjat aylanish tizimlarini avtomatlashtirish va joriy etish bo'yicha ko'plab tadqiqotlar va nashrlar asosan amaliy xususiyatga ega va faqat tor jihatlarni aks ettiradi. har tomonlama o'rganish va amaliyotda qo'llash uchun etarli bo'lmagan ushbu mavzuni.

Hujjatlar oqimi- korxonada hujjatlar harakatini tashkil etish bilan bog'liq bo'lgan faoliyat, ular yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilish tugaguniga qadar: tashkilotdan yuborish va (yoki) arxivga yuborish.

Elektron hujjat aylanishi (EDF)- elektron hujjatlar bilan ishlash mexanizmi, shu jumladan elektron hujjatning butun hayotiy tsikli: yaratish, o'zgartirish, saqlash va jo'natish. Resurs va vaqtni tejash maqsadida qog‘oz hujjat aylanishini to‘liq bartaraf etish maqsadida korxonada elektron hujjat aylanishi joriy etilmoqda.

Elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) - kompyuter tarmoqlarida elektron hujjatlarni yaratish, kirishni nazorat qilish va tarqatish jarayonini ta'minlaydigan, shuningdek, tashkilotdagi hujjatlar aylanishi ustidan nazoratni ta'minlaydigan tashkiliy-texnik tizim.

Boshlash uchun hujjatlar bilan an'anaviy tarzda ishlaydigan kompaniyalar duch keladigan asosiy muammolarni aniqlaylik:

• turli oqibatlarga olib kelishi mumkin bo'lgan hujjatlarni yo'qotish, bunday oqibatlardan biri ma'lumotlarning sizib chiqishi;
• alohida bo'limlarning va umuman tashkilotning ishini murakkablashtiradigan katta hajmdagi hujjatlarni to'plash;
• Qog'oz hujjatlar bilan ishlash uchun ko'p vaqt sarflash;
• inson omili: xodimlarning ma'lumotlar bilan ishlashda xatolarga yo'l qo'yishi, bu qaytarib bo'lmaydigan va jiddiy oqibatlarga olib kelishi mumkin.

Hujjatlarni boshqarish tizimlarini avtomatlashtirish ushbu muammolarni hal qiladi, shuningdek:

Vazifalarning aniq tuzilishini va bo'limlar o'rtasida vakolatlar berilishini ta'minlaydi, bu esa tashkilotning yagona mexanizm sifatida muvofiqlashtirilgan ishiga olib keladi;

Hujjatlar bilan ishlashni soddalashtiradi, zamonaviy texnologiyalardan foydalanish orqali uning samaradorligini oshiradi axborot texnologiyalari;

Bu hujjatlar bilan ishlash jarayonini sezilarli darajada tezlashtiradi, bu esa xodimlarning mehnat unumdorligini oshirishga olib keladi;

Hujjatlarning ishonchli xavfsizligini va ruxsatsiz kirishdan himoya qilishni ta'minlaydi;

Hujjatlar bilan arxivlarni boshqarish va markazlashtirish jarayonini to'liq nazorat qilish;

Moliyaviy xarajatlarni kamaytirish, soliq risklari va jarimalarni minimallashtirish.

Umuman olganda, hujjatlar bilan ishlash jarayonini avtomatlashtirishning mazmun-mohiyati hujjatlar bilan ishlashning qulayligi, ishonchliligi va samaradorligini ta’minlash maqsadida zamonaviy axborot texnologiyalarini joriy etishdan iborat.

Ammo, elektron hujjat aylanish tizimlarini joriy etish bir qator afzalliklarga ega bo'lishiga qaramay, tadbirkorlar va etkazib beruvchilar ko'pincha EDMSni joriy etish bilan bog'liq muammolarga duch kelishadi.

An'anaviy ravishda ushbu muammolarni 3 guruhga bo'lish mumkin:

¾ tashkiliy;

¾ texnologik;

¾ ma'muriy.

Tashkiliy muammolar asosan rahbariyat va mijozdan kelib chiqadi.

¾ Menejerlar ko'pincha EDMSning imkoniyatlari va funktsiyalari haqida aniq tushunchaga ega emaslar, shuning uchun amalga oshirish loyihasini yaratishda qiyinchiliklar paydo bo'lishi mumkin.

¾ Tayyorgarlik qismini etarli darajada baholash. Ushbu bosqichda muammoli joylar aniqlanadi, shakllangan tizim bilan ishlaydigan xodimlar tayyorlanadi va kerakli materiallar yig'iladi. axborot materiali va hokazo.

¾ Harakatlarning nomuvofiqligi. Bu nafaqat mijoz va etkazib beruvchi o'rtasidagi loyihani rejalashtirish jarayonida, turli manfaatlar uchrashganda, balki mijozning tashkilotida ham sodir bo'lishi mumkin.

EDMS ning joriy etilishi kompyuter foydalanuvchilarining ko'payishiga olib keladi. Elektron hujjat aylanishiga o'tish serverlar yukining sezilarli darajada oshishiga olib keladi. Shunday qilib, keling texnologik Tizimning ishlashi paytida tez-tez yuzaga keladigan muammolar:

¾ Axborot infratuzilmasi tashkilot yaqinlashib kelayotgan yuklarga tayyor bo'lmasligi mumkin.

¾ Tizimning funksionalligi kutganlarga javob bermaydi - mijozga zarur bo'lgan operatsiyalar to'plamining etishmasligi.

¾ Tashkilotda hujjat aylanishini tartibga soluvchi yagona qoidalarning yo'qligi.

Muammolarning oxirgi guruhiga o'tamiz - ma'muriy:

¾ Loyihada ayrim xodimlarning kam ishtirok etishi.

¾ Amalga oshirishga qarshilik yangi tizim hujjat aylanishi.

¾ kompaniya xodimlarining malakasi etarli emas.

EDMS tizimini joriy etish muammolarini ko'rib chiqib, shuni tushunish kerakki, joriy etish buyurtmachi (korxona menejeri), elektron tizim yetkazib beruvchisi va korxona xodimlari tomonidan katta kuch talab qiladi.

Menejer o'z korxonasi va xodimlarining imkoniyatlarini aniq bilishi, hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish orqali erishmoqchi bo'lgan vazifalar va maqsadlarni qo'yishi, shuningdek, tushunmovchiliklarni oldini olish uchun etkazib beruvchiga bularning barchasini aniq tushuntirishi kerak.

EDMS yetkazib beruvchisi, o'z navbatida, ma'lum bir korxonaning biznes-jarayonlarining xususiyatlarini, asbob-uskunalar va texnologiyalarning holatini sinchkovlik bilan tahlil qilishi va olingan ma'lumotlarga asoslanib taklif qilishi kerak. mumkin bo'lgan variantlar eng yuqori samaradorlikka erishish uchun.

Elektron hujjat aylanish tizimlari bilan ishlashda mehnatni tashkil etish va xodimlarni o'qitish, ehtimol, avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlarini joriy etishning asosiy va muhim bosqichidir. Korxona boshliqning rahbarligi va nazorati ostidagi bo'limlar xodimlarining o'zaro ta'siriga asoslangan murakkab mexanizm bo'lganligi sababli, yakuniy natija mutlaqo ushbu mexanizmning har bir elementiga bog'liq. Shuning uchun siz o'qitish va qayta tayyorlash uchun vaqt, kuch va moddiy resurslarni sarflamasligingiz kerak.

Elektron hujjat aylanishiga o'tish muammolarini hal qilishga turli tomonlardan yondashish mumkin. Biroq, birinchi navbatda, korxona strukturasining har bir elementining xususiyatlarini hisobga olgan holda, o'tish rejalashtirilgan va bosqichma-bosqich amalga oshirilishi kerak.

Hujjatlar aylanishining yaxshi yo'lga qo'yilgan tashkil etilishi, EDMSni amalga oshirishga puxta tayyorgarlik ko'rish natijasida, muqarrar ravishda korxonaga yangi operatsion imkoniyatlarni olib keladi, shuningdek, uning faoliyatini sifat jihatidan yangi bosqichga ko'taradi.

Tegishli ma'lumotlar.

Iqtisodiy adabiyotlarda biznesda go'yoki "muhimroq" va "kamroq" tarkibiy qismlar mavjudligi haqida bayonot mavjud. Ushbu yondashuv tarafdorlarining ta'kidlashicha, asosiy jarayonlar (masalan, kesh oqimini yaratadigan yoki mahsulot ishlab chiqaradigan) korxona haqiqatda turgan narsadir va qo'llab-quvvatlovchi jarayonlar, masalan, kompaniyada hujjat aylanishi kabi komponentlar. minimal yo'qotishlar bilan tark etilishi mumkin. Bir tomondan, bunday mutaxassislarning to'g'ri ekanligini tasavvur qilish mumkin va ularning nuqtai nazari haqiqatan ham oqlanadi, ammo agar biz bir yillik rivojlanish ufqiga ega kompaniya haqida gapiradigan bo'lsak. Chunki biz haqiqatan ham bozorda rivojlanishga yo'naltirilgan kompaniya - uning aylanmasini ko'paytirish, aktivlarini ko'paytirish, filiallar tarmog'ini kengaytirish haqida gapirishni boshlashimiz bilanoq, qo'llab-quvvatlash jarayonlari, albatta, birinchi o'ringa chiqishi ayon bo'ladi. kompaniyaning hujjat aylanishi jarayoni biznes muvaffaqiyatida bir xil darajada muhim rol o'ynaydi.

Bugungi maqolada nima uchun bugungi kunda hujjat aylanishini avtomatlashtirish ertangi kunga buyurtma berishning kaliti ekanligini va elektron hujjat aylanishi tizimlari samaradorlikka yo'naltirilgan korxonalarda qanday muammolarni hal qilishni ko'rib chiqamiz.

EDMS nima

Elektron hujjat aylanish tizimlari nima ekanligini tushunish uchun, avvalambor, "Nima uchun aynan korxonalarga kerak?" Degan savolga javob berishingiz kerak. Ko'pchilik hanuzgacha qog'ozbozlik va schyot-fakturalar bilan koridorlar bo'ylab yugurish bo'yicha menejerlar, shartnomalar osmono'par binolari bo'lgan buxgalterlar va stollarida hisob-fakturalar normal holat va bu har qanday biznesning mohiyati deb hisoblashadi. Ushbu maqola iqtisodiy o'zaro ta'sirning zamonaviy sharoitlari va texnologik taraqqiyot darajasi biznes samaradorligi ko'p jihatdan biznesda mavjud bo'lgan ma'lumotlarni boshqarish tezligiga va ularning oqilona harakatini tashkil etish tartibiga bog'liq bo'lgan vaziyatni yaratishini tushunadiganlarga qaratilgan. bu ma'lumot.

Elektron hujjat aylanishi tizimlari ma'muriy qismdagi asosiy biznes muammolaridan birini hal qiladi - ular xodimlar o'rtasidagi o'zaro munosabatlarni soddalashtiradi.

Agar barcha korporativ ma'lumotlar xavfsiz saqlangan bo'lsa, turli xodimlarning korporativ axborot tizimining turli bo'limlariga kirish darajalari taqsimlanadi, hujjatlarning sodda va tushunarli boshqaruvi ta'minlanadi va barcha manfaatdor tomonlar o'z ixtiyorida elektron hujjat aylanishi vositalari va standartlariga ega. foydalanish - har qandayining mahsuldorligi qo'shma tadbirlar xodimlar.

EDMS (Elektron Hujjatlarni Boshqarish Tizimi) deb ataladigan tizimlar individual ravishda moslashtirilgan o'zaro bog'langan dasturiy ta'minot tizimlari bo'lib, ularni boshqarish imkonini beradi. har xil turlari hujjatlar va ma'lumotlar.

Faol biznes yurituvchi har qanday kompaniyada rasmiy hujjatlar miqdori doimiy ravishda o'sib bormoqda va uning o'sishini to'xtatib bo'lmaydi, xususan qonunchilik sabablari. Bunday holda, boshqaruv jarayonlarini standartlashtiradigan, ishning ushbu qismida xodimlarning faoliyatini tartibga soluvchi, xodimlarni qo'l mehnatidan ozod qiladigan va umuman butun tizim samaradorligini amalda oshiradigan ma'lum hujjatlarni avtomatlashtirish sxemalarini yaratish kerak. Bunday tizimlar yo'naltirilgan ob'ektlar nafaqat qog'oz yoki hatto elektron shakldagi odatiy hujjatlar, balki umuman ma'lumot almashish tizimida qandaydir tarzda aks ettirilgan kompaniyaning barcha biznes jarayonlaridir. Aynan shuning uchun ham yetakchi kompaniyalar so‘nggi paytlarda umuman hujjat aylanishini avtomatlashtirishga, xususan, elektron hujjat aylanishi tizimini avtomatlashtirishga qiziqish bildirishdi va bunday o‘zgarishlarning kiritilishi natijasida umumiy samaradorlikni oshirish orqali ulkan istiqbollarni ko‘rishdi. Darhaqiqat, avtomatlashtirilgan EDMS keng ma'noda biznes ma'lumotlarini boshqarishning universal tizimiga aylanib bormoqda, bu biznesga bitta tizim doirasida ma'lumot paydo bo'lgan paytdan to yakuniy tugatilgunga qadar ish uchun barcha zarur vositalarni olish imkonini beradi.

EDMS samaradorligi

Agar korxonada elektron hujjat aylanishini avtomatlashtirish tufayli erishish mumkin bo'lgan haqiqiy samaradorlik haqida gapiradigan bo'lsak, quyidagi fikrlarni sanab o'tish kerak:

• Muntazam operatsiyalarni va ma'lumot bilan qo'lda ishlashni to'liq yo'q qilish yoki maksimal darajada kamaytirish. Avtomatlashtirilgan tizimlar birlamchi ma'lumotlarni kiritish yoki qayta ishlash, ma'lumotlar yoki hujjatlarni skanerlash va nazorat qilish, axborotni bir manbadan boshqasiga import qilish yoki eksport qilish jarayonlari kabi jarayonlarni sezilarli darajada soddalashtiradi.
• Kompaniyada xodimlarning turli ma'lumotlarga kirishining ichki ierarxiyasi mavjud bo'lgan yagona elektron hujjat maydonini yaratish. Bu axborotning xavfsizligini yoki alohida kirish darajalarini ta'minlash uchun taqsimlangan saqlashni yaratish zaruratini yo'q qiladi, chunki bitta o'zaro bog'langan tizim bu muammoni hal qiladi. Misol uchun, taqsimlangan tuzilmalarda bu yuqori boshqaruv uchun juda qulay vositaga aylanadi, ular quyi darajadagi ma'lumotlarga kirishga muhtoj bo'lishi mumkin.
• ASEMS sizga qulaylikni amalga oshirish imkonini beradi qidiruv tizimi, kompaniyada sodir bo'layotgan barcha boshqaruv jarayonlari bilan to'liq bog'langan. Shunday qilib, biznesga integratsiyalashgan hujjatlarni avtomatlashtirish tizimiga aylanadi ichki tizim biznes muammolarini hal qilish yoki uning bevosita funktsiyalarini bajarish uchun zarur bo'lishi mumkin bo'lgan ma'lumotlarni qidirish.
• Qog'oz ma'lumotlarining miqdorini minimal darajaga kamaytirish yoki uni xodimlarning ishidan butunlay yo'q qilish. Ushbu yechimning ko'plab afzalliklari bor - haqiqiy ma'muriy xarajatlarni kamaytirishdan tortib, maxfiy ma'lumotlarning kompaniyani qog'ozda qoldirish xavfini kamaytirishgacha.
• Hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimi xodimlar va bo'limlar o'rtasidagi o'zaro aloqa tezligini oshirishga, shuningdek, hamkorlik doirasida sodir etilgan yoki aksincha, amalga oshirilmagan harakatlar uchun o'zaro javobgarlik darajasini oshirishga imkon beradi. Bu EDMS samaradorligining juda muhim jihati, chunki amaliyot shuni ko'rsatadiki, hamkorlik tomonlari tizim doirasida cheklanganligi va faqat biznesda birgalikda ishlashlari fonida bo'limlarning mahsuldorligi sezilarli darajada oshadi. . Biroq, shuni yodda tutish kerakki, ichida elektron tizim"Hamma iz qoldiradi", shuning uchun keyinchalik kimdir biror narsani eshitmagan yoki umuman bo'lmagan deb da'vo qilish mumkin bo'lmaydi.
• Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlari rahbariyat va bo'ysunuvchilar o'rtasidagi munosabatlarga ijobiy ta'sir ko'rsatadi, chunki buyruqlar aniq yo'naltirilgan, tushunarli va ma'lumot mo'ljallangan shaxslarga yetkazilishi kafolatlanadi. Shuni ham ta'kidlash mumkinki, avtomatlashtirilgan elektron tizimlar doirasida oraliq ko'rsatmalar, tuzatishlar, qarorlar va tahrirlarni shakllantirish, shuningdek, barcha darajadagi buyruqlar bajarilishini nazorat qilish tezligi oshadi.
• EDMS kompaniyada nafaqat ichki ma'lumotlar almashinuvi tizimini joriy etish, balki tashqi tizimlar bilan ma'lumotlarni import qilish va eksport qilish yo'nalishlari va usullarini ishlab chiqish imkonini beradi. Shunday qilib, ma'lumotlarning kompaniyani tark etish shaklini (va ba'zan bu standart nuqtai nazaridan juda muhim), shuningdek tizim ichidagi kiruvchi ma'lumotlarning kompaniya xodimlariga etib borish shaklini tartibga soluvchi tabiiy filtr shakllanadi. . Bularning barchasi kompaniyaga butun korxonaning samarali ishlashi uchun juda muhim bo'lgan axborot identifikatoriga erishishga imkon beradi.

Global ma'noda EDMSni avtomatlashtirish standartlar va algoritmlarni shakllantirish uchun eng yaxshi asos bo'lib, ular yordamida kompaniyada barcha biznes jarayonlari turli darajalarda amalga oshiriladi. Shunday qilib, elektron hujjat aylanishi tizimi ish yuritish yoki hujjat almashishning bir qismi bo'lishni to'xtatadi, lekin kompaniya xodimlari tomonidan ma'lumotlardan qanchalik samarali foydalanishni belgilaydigan biznes tizimining muhim tarkibiy qismiga aylanadi.

Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlarining instrumental imkoniyatlari

So'nggi o'n-o'n besh yil ichida dasturlashning faol rivojlanishi tufayli bugungi kunda axborot o'zaro ta'sirini avtomatlashtirishga yo'naltirilgan tizimlar aniq kompaniyaga kerak bo'lgan vositalar to'plamini kiritish imkonini beradi. Turli hududlar biznes va shunchaki uni olib borishning individual xususiyatlari bunday tizimlarga bu erda va hozir qo'llaniladigan talablarning ma'lum ro'yxatini yuklaydi.

Ba'zi kompaniyalar uchun ko'proq yoki kamroq "klassik" funktsiyalar to'plami etarli - hujjatlarni yaratish, ma'lumotlarni qayta ishlash, ma'lumotlarni qidirish va ko'rib chiqish, shuningdek, ichki o'zaro ta'sir (uzatish, tomonlarga bildirishnomalar, vazifalarni belgilash va bajarilishini nazorat qilish). Boshqalar esa murakkab ierarxiyalarni yaratish, masofaviy buyruqlar yaratish, masofadan kirish, SQL va Oracle ma'lumotlar bazasi ma'lumotlari bilan integratsiya qilish, maxsus ilovalarsiz serverlarga kirishni ta'minlash va, masalan, ulanish imkonini beradigan sezilarli darajada murakkabroq tizimlar va boshqa vositalar to'plamiga muhtoj. bulut tizimlari. Avtomatlashtirilgan elektron hujjat aylanish tizimlarining eng ilg'or foydalanuvchilari ma'lumotni avtomatik optik aniqlash, shtrix kodlash va skanerlash, tizim kabi murakkab va o'ziga xos vositalardan foydalanishlari mumkin. raqamli imzolar, toʻliq matn va atributlarni qidirish va h.k.

Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlarining afzalliklari

Bugungi kunda hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimlaridan, xususan, tizimlardan foydalanish oson emas raqobatdosh ustunlik Kompaniyalar samaradorlikka e'tibor qaratdi, lekin ayni paytda o'z biznesining samarali ishlashidan manfaatdor bo'lgan iqtisodiy hamkorlikning barcha ishtirokchilari uchun ob'ektiv zaruratdir. So'nggi o'n yillikda dunyo keskin o'zgardi va bu biznes va kompaniyalarning barcha sohalariga ta'sir qilib, raqamli iqtisodiyot davri kelishi bilan birga ularni o'zgartirishga majbur qildi. Bilan solishtirganda an'anaviy tizimlar, ilgari korxonada axborotni boshqarish jarayonini yaratishga imkon bergan avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlari korxonalar uchun o'z samaradorligini oshirish sohasida yangi ufqlarni ochdi, bu avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlarining quyidagi afzalliklarida namoyon bo'ladi:

1. Bunday tizimlar samaradorlikni oshirish orqali kompaniyaning unumdorligini sezilarli darajada oshiradi, bu nafaqat bo'limlar o'rtasidagi jarayonlarning o'zaro ta'sirining qulayligi, balki EDMS tizimlarida zarur ma'lumotlar bilan cheksiz ishlash imkoniyatlarining mavjudligi bilan ham ta'minlanadi. eng qisqa vaqt ichida ma'lumot olish.
2. Elektron shakldagi ma'lumotlar eng dolzarb holatda saqlanadi, chunki tuzatishlar kiritish va tasdiqlash jarayoni "fon" rejimida asosiy faoliyatdan to'xtovsiz davom etishi mumkin.
3. Elektron tizimlar boshqalarga qaraganda nosozliklarga chidamli va xavfsizroqdir. Ular insonning e'tiborsizligi ta'sirini sezilarli darajada kamaytirishi mumkin ("inson omili" deb ataladi) va ma'lumotlar xavfsizligini kafolatlaydi. Agar xohlasangiz va texnik imkoniyatlarga ega bo'lsangiz, har qanday tizimni buzishingiz mumkinligi aniq, lekin hatto xakerlik ehtimolini hisobga olgan holda, elektron tizim ma'lumotlarni himoya qilish, shifrlash yoki zaxiralash uchun ko'proq vositalarni talab qiladi.
4. ASEMS kompaniyaning ijrochilarga bo'lgan ehtiyoji kamayganligi sababli, to'g'ridan-to'g'ri xarajatlar moddalarida ham, xodimlar xarajatlari sohasida ham operatsion xarajatlarni sezilarli darajada kamaytirish uchun zarur shart-sharoitlarni yaratadi.
5. Bunday tizim bo'limlar o'rtasida to'g'ridan-to'g'ri masalalar bo'yicha ham (axborot almashish sohasida), ham hamkorlikda yoki bosqichma-bosqich (birin-ketin, qismlar) ishlash imkoniyatlari ko'rinishida hamkorlik qilish uchun yangi imkoniyatlar ochadi. turli biznes loyihalari. Masofaviy aqliy hujumlar, ishchi guruhlar, jamoaviy tahrirlar va muvofiqlashtirish uchun ajoyib vosita.

Umuman olganda, avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlari kompaniyaga nafaqat yuqorida sanab o'tilgan afzalliklarni, balki an'anaviy birliklarda o'lchash yoki hisoblash qiyin bo'lgan, ammo ahamiyati kam bo'lmagan bir qator boshqa narsalarni ham taqdim etadi. Gap xodimlarning texnik savodxonligini oshirish va xodimlarning intizomi va o'z harakatlari va ishlari uchun mas'uliyatini aniq oshirish haqida bormoqda. Yagona elektron tizimda ishlagan xodimlar doimiy ravishda bir-biri bilan o‘zaro aloqada bo‘lib, quyi bo‘g‘inlarda yuzaga keladigan muammolarni hal qiladi va shu orqali korporativ ruhni mustahkamlaydi.

Hujjat aylanish tizimini avtomatlashtirish bugungi kunda biznes-jarayonlarni optimallashtirishning ichki vositasi emas, balki global iqtisodiy inqirozlar sharoitida kompaniyalar uchun o‘z mehnat unumdorligini oshirishga bo‘lgan tabiiy ehtiyojdir. Investitsion in'ektsiyalar orqali moliyalashtirish va biznesni rivojlantirish imkoniyatlarining sezilarli darajada qisqarishi an'anaviy sanoat kompaniyalarini biznes samaradorligini oshirish imkoniyatlari kompaniyalarning o'zida yashiringanligini tushunishga olib keladi. Agar yigirma yil oldin faqat "ko'p narsalarni sotish" muhim bo'lsa, bugungi kunda "samarali sotish" muhim va bu axborot bilan ishlashning zamonaviy avtomatlashtirilgan tizimisiz mutlaqo mumkin emas.

Xulosa qilib shuni ta'kidlashni istardimki, kompaniyadagi har qanday avtomatlashtirish muhim investitsiyalar bilan bog'liq, garchi (agar biz dasturning o'zini nazarda tutsak) bu ularning muhim qismi emas. Ularning asosi tizimni qurish metodologiyasini ishlab chiqishdir, ammo uzoq muddatda ular kompaniya biznesining samaradorligi va tezligi oshishi tufayli ko'proq foyda keltiradi. Yuqorida aytib o'tilganidek, bugungi kunda nafaqat eng aqlli, balki eng tezkor bozor ishtirokchisi ham g'alaba qozonadi, shuning uchun hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi kelajakda kompaniyaning qulay rivojlanishi uchun imkoniyatlardan biridir.

Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish nafaqat ichki jarayonlarni optimallashtirish vositasi, balki shiddatli raqobat sharoitida ustunlikka erishish imkoniyatidir. Hujjatlar aylanishning avtomatlashtirilgan tizimlari jarayonlarni tezlashtirishga yordam beradi va menejerlarga ham operativ, ham strategik qarorlar qabul qilish uchun kompaniya faoliyati haqida to‘liq tasavvur beradi.

Ushbu maqolada biz kompaniyalar elektron hujjat aylanishini amalga oshirishga qaror qilishda muqarrar ravishda duch keladigan muammolarni ko'rib chiqamiz.

Hujjatlarni avtomatlashtirish kompaniyaga qachon va nima uchun kerak?

Hujjatlar va boshqa korporativ ma'lumotlar moddiy resurslar kabi katta ahamiyatga ega. Raqobatbardosh bo‘lish uchun hujjatlarni qayta ishlashga zamonaviy yondashuvlar zarur, axborot xavfsizligi masalalariga yetarlicha e’tibor qaratish zarur.

Biz qog'ozdan faol foydalanayotgan tashkilotlarga xos bo'lgan bir qator muammolarni aniqlashimiz mumkin:

• hujjatlar doimiy ravishda yo'qoladi;
• maqsadi va manbasi aniq bo'lmagan ko'plab hujjatlar to'planadi;
• maxfiylik ko'pincha buziladi - ma'lumotlar noto'g'ri qo'llarga tushadi;
• izlashga ko'p vaqt sarflanadi kerakli hujjat va to'plamni shakllantirish;
• bir xil hujjatning bir nechta nusxasi yaratiladi - qog'oz va nusxa ko'chirish uchun juda ko'p pul sarflanadi;
• Hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlash juda ko'p vaqtni oladi.

Loyihaning narxi bir necha omillarga bog'liq: tizimning klassi, funktsional va texnologik imkoniyatlari, elektron hujjat aylanishi tashkilotining ko'lami. umumiy qiymati dasturiy ta'minot litsenziyalari narxidan va pudratchilar tomonidan amalga oshirish vaqtida bajarilgan ishlarning narxidan iborat.

Amalga oshirish uchun sarflangan mablag' ko'pincha dasturiy ta'minot litsenziyalarining umumiy narxidan oshadi - siz bunga tayyor bo'lishingiz kerak. Amalga oshirish loyihasida tejash yo'qotish strategiyasidir. Aksariyat hollarda tizimning samaradorligi to'g'ri amalga oshirilishiga bog'liq: barcha talablarni hisobga olish va echimlarni optimallashtirishga kirishish muhimdir.

Iqtisodiy samaradorlik - afsona yoki haqiqatmi?

Hujjat aylanishini avtomatlashtirishning iqtisodiy samaradorligi masalalari tobora ko'proq ko'tarilmoqda. Hujjatlarni boshqarishni avtomatlashtirish tizimini joriy etishning iqtisodiy samaradorligini miqdoriy baholash juda qiyin, chunki ko'p sonli omillarni hisobga olish va katta miqdordagi ma'lumotlarni qayta ishlash kerak.

Korxonada hujjat aylanishi qanchalik ko'p bo'lsa, uning iqtisodiy samaradorligini baholash shunchalik qiyin bo'ladi. Empirik ma'lumotlarga asoslanib, ekspert tahlili orqali iqtisodiy samarani taxmin qilish mumkin, ammo biz matematik hisob-kitoblarga to'xtalmaymiz. Keling, iqtisodiy samaraga ta'sir qiluvchi asosiy omillarni ajratib ko'rsatamiz.

• Agar tizim to'g'ri tanlangan bo'lsa va amalga oshirish jarayoni muvaffaqiyatli bo'lsa, hujjatlar bilan muntazam operatsiyalarga sarflangan vaqtni qisqartirish orqali xodimlar undan samarali foydalanishlari mumkin. ish vaqti va ko'proq ish qiling.
• Elektron hujjat aylanish tizimlari korxonaning alohida bo'linmalari va umuman butun tashkilot faoliyatini optimallashtirish imkonini beradi. Ko'pgina tizimlar ko'plab muhim boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun foydalaniladigan analitik ma'lumotlarni taqdim etadi.
• Kompaniya menejerlari xodimlarning mehnat intizomini nazorat qilish va nazorat qilish uchun qulay vositani olishadi. Resurslarni o'z vaqtida qayta taqsimlash, mehnat zichligi va bo'limlarga yukni ob'ektiv baholash, individual jarayonlarni nazorat qilish qobiliyati - bularning barchasi har bir xodimning shaxsiy mas'uliyatini oshirishga yordam beradi.

Boshqa imtiyozlar ham bor hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi. Ular har doim ham aniq emas, lekin, albatta, umuman tashkilotning samaradorligiga ham ta'sir qiladi. Bu saviyani oshirish haqida kasbiy ta'lim xodimlar, xodimlarning intilishlari ortib, zamonaviy axborot texnologiyalaridan foydalanish madaniyati singdirilmoqda.