Hujjatlarni boshqarishni avtomatlashtirish. Ofis ishlarida avtomatlashtirilgan tizimlar. Hujjat aylanishini avtomatlashtirish: kerakmi?

Hatto kichik kompaniyalar ham juda ko'p hujjatlar - shartnomalar, schyot-fakturalar, xatlar, byudjetlar, talablar bilan ishlashlari kerak. Shuning uchun ko'pgina korxonalar ichki hujjat aylanishini avtomatlashtirishga intilishadi. Bu ma'lumotlarning to'liqligi va xavfsizligini, hujjatlarni saqlash va olish qulayligini ta'minlaydi, shuningdek ularni tasdiqlash vaqtini optimallashtiradi - Lenkevich L.A. Ofis ishi. - M.: Akademiya, 2009 yil.

Umuman olganda, tijorat faoliyatini avtomatlashtirish tizimi quyidagi funktsiyalarni bajarishi kerak - Mikheeva E.V., Titova O.I. Axborot texnologiyalari V kasbiy faoliyat iqtisodchi va buxgalter. - M.: Akademiya, 2009 yil:

• 1. Tovarlarni qabul qilish va sotish ustidan to'liq nazoratni ta'minlash. Savdo tovarlarni sotib olish yoki ishlab chiqarish, ularni saqlash va sotishni o'z ichiga oladi. Bu butun jarayon turli xil hujjatlar bilan birga keladi: schyot-fakturalar, veksellar, schyot-fakturalar, ular uchun zarur bo'lgan. moliyaviy hisobotlar. Shunga ko'ra, savdo tizimi tovarlar harakati bilan bog'liq barcha operatsiyalarni avtomatlashtirishi va tegishli buxgalteriya hujjatlarini taqdim etishi kerak.
• 2. Avtomatlashtirish tizimi bilan o'zaro ta'sir qilish buxgalteriya hisobi eng to'liq avtomatlashtirish uchun zarur moliyaviy faoliyat kompaniyalar. Ideal holda, buxgalteriya dasturi bo'lishi kerak ajralmas qismi savdoni avtomatlashtirish tizimlari. Aslida, kompaniyalar uzoq vaqtdan beri foydalanayotgan turli xil buxgalteriya dasturlarini hisobga olgan holda, savdoni avtomatlashtirish tizimi hech bo'lmaganda zarur ma'lumotlar ushbu dasturlarning formatlarida.
• 3. Biznesni avtomatlashtirish tizimida axborotga kirishni cheklash nafaqat maxfiylikni ta'minlash chorasi, balki xodimlar o'rtasida funktsiyalarni yanada aniqroq taqsimlashga xizmat qiladi.
• 4. Operatsiyalarni maksimal darajada avtomatlashtirish xodimlarning samaradorligini oshirishga xizmat qiladi va moliyaviy yo'qotishlarga olib keladigan ko'plab xatolarni oldini oladi.
• 5. Savdo kompaniyasining barqaror ishlashini ta'minlash uchun ishlab chiqaruvchi tomonidan tizimni muntazam yangilash va qo'llab-quvvatlash zarur. Darhaqiqat, savdoni avtomatlashtirish tizimi mamlakatda qabul qilingan barcha moliyaviy buxgalteriya talablariga va barcha bozor haqiqatlariga javob berishi kerak.

Kompaniyaning hujjat aylanishi faoliyatini avtomatlashtirishda hal qilinadigan vazifalar ko'p jihatdan uning biznesining tabiati, infratuzilmasi, ma'muriy tuzilmasi va boshqa ko'plab omillarga bog'liq. Ammo har bir kompaniyaning o'ziga xos xususiyatlaridan qat'i nazar, ularning soni mavjud umumiy talablar ofis avtomatlashtirish tizimlariga. Shu sababli, ushbu talablarni aniqlash uchun turli kompaniyalarning ofislari faoliyatini avtomatlashtirish vazifalarida umumiy bo'lgan narsalarni tushunish kerak - Mikheeva E.V. Kasbiy faoliyatda axborot texnologiyalari. - M.: Akademiya, 2008 yil.

1. Birgalikda faoliyat olib borishni ta'minlash.

Avvalo, ofis - bu odamlar guruhi, shuning uchun korporativ o'zaro hamkorlikni tashkil qilish vositalari birinchi o'ringa chiqadi. Ushbu mablag'larning o'ziga xos tarkibi, ularning mazmuni va mazmuni ko'p jihatdan kompaniya faoliyatining o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq. Masalan, savdo tashkilotiga tijorat faoliyatini (savdosini) avtomatlashtirish tizimi kerak; kompaniyasi turli xil ishlar bilan shug'ullanadi dizayn ishi, - ilg'or loyiha va vazifalarni boshqarish vositalari. Deyarli har bir kompaniya ofisni avtomatlashtirish muammosiga duch keladi.

Shunday qilib, kompaniya (va shuning uchun uning ofislari) ichida ichki korporativ biznes jarayonlarini tashkil qilishda uning xodimlarining turli xil faoliyat turlarini avtomatlashtirish zarurati tug'iladi. Ulardan eng keng tarqalganlari quyidagilardir.

2. Hujjatlar aylanishi.

Asosan, butun hujjat aylanishi hujjatga raqam berish (hujjatni idorada ro'yxatdan o'tkazish) va uning bajarilishi, ehtimol nazorat bilan birga keladi. Hujjatlar oqimi hamma narsani qamrab oladi tuzilmaviy birliklar kompaniya - ofisdan boshqaruvgacha - va kompaniya boshqaruv tizimining muhim qismidir.

Agar hujjatni ro'yxatdan o'tkazish barcha kompaniyalar uchun bir xil bo'lsa, uni amalga oshirish va uning o'tkazilishini nazorat qilish jarayonlarini rasmiylashtirish qiyin va ko'p jihatdan tashkilotning ma'muriy tuzilishiga bog'liq. Shunga asoslanib, hujjat aylanish tizimida moslashish uchun ishlab chiqilgan vositalar bo'lishi kerak ma'muriy tuzilma kompaniya va unda qabul qilingan hujjatlar bilan ishlash tartibi.

Hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi hujjatlarni tarqatish va tasdiqlashni qo'llab-quvvatlashi kerak, bu esa har qanday tashkilotda qog'ozlar bilan ishlashning haqiqiy jarayonlarini aks ettiradi. Shuningdek, hujjat aylanishini avtomatlashtirishda qog'ozlar bilan ishlashda yana bir odatiy operatsiyani ta'minlash kerak - hujjatlarning o'tishini nazorat qilish. Bundan tashqari, ushbu tizim quyidagilarni ta'minlashi kerak: turli manbalardan hujjatlar tizimiga kiritish: qog'oz hujjatlar, xabarlar Elektron pochta, fakslar, turli xil amaliy dasturlarning fayllari.

3. Ishni rejalashtirish va boshqarish.

Ishni rejalashtirish ish jadvallarini tuzish, xarajatlarni hisoblash va resurslarni rejalashtirishni o'z ichiga oladi. Ishni rejalashtirish alohida xodimlar va ishchi guruhlar uchun tadbirlarni rejalashtirish bilan uzviy bog'liqdir.

4. Savdo faoliyatini avtomatlashtirish (savdo).

Hujjat aylanishidan farqli o'laroq, savdo bilan bog'liq barcha ishlab chiqarish jarayonlari ancha sodda tarzda rasmiylashtiriladi. Garchi, tijorat avtomatlashtirish paketlarini ishlab chiqish, sotish va joriy etish amaliyoti shuni ko'rsatadiki, har bir kompaniya o'ziga xos nuanslarga ega, ammo bu bunday tizimlarning keng tarqalishiga to'sqinlik qilmaydi.

5. Tashqi dunyo bilan aloqa.

Har qanday kompaniyaning faoliyatini uning ofislari o'rtasidagi masofaviy aloqa vositalarisiz va boshqa kompaniyalar bilan aloqasiz tasavvur qilib bo'lmaydi. Shuning uchun har qanday kompaniyaga quyidagilar kerak:

• - elektron pochta vositalari;
• - faks xabarlar xizmatini avtomatlashtirish;
• - kompaniya ofislari o'rtasida masofaviy kirish va o'zaro aloqani tashkil qilish vositalari.
• 6. Ma'lumotlarni himoya qilish.

Har qanday axborot tizimining eng qimmatli komponenti, uning mavjudligining sababi unda saqlanadigan ma'lumotlardir. Hatto eng ishonchli yechim bilan ham, korxona uchun hayotiy ahamiyatga ega bo'lgan ma'lumotlarni yo'qotish xavfi doimo mavjud - Sapkov V.V. Axborot texnologiyalari va ish yuritishni kompyuterlashtirish. - M.: Akademiya, 2007 yil.

Korporativ ma'lumotlarni himoya qilish murakkab vazifa, uning qismlari:

• - ma'lumotlarga ruxsatsiz kirishning oldini olish. Axborotdan foydalanishni ajratish, bir tomondan, uning maxfiyligini va qasddan yo'q qilinishidan himoyalanishini ta'minlash uchun zarur bo'lsa, ikkinchi tomondan, xodimlar o'rtasidagi mas'uliyatni yanada aniqroq belgilashga xizmat qiladi.
• - Antivirus himoyasi. Viruslarning axborot muhitiga kirish xavfini e'tiborsiz qoldirmaslik kerak. Mahalliy va global tarmoqlar va Internet bilan bog'liq texnologiyalarning jadal rivojlanishi sharoitida tarmoqqa kiradigan bitta virus kompaniyaga halokatli yo'qotishlarni keltirishi mumkin.
• - Ma'lumotlarni zaxiralash. Kompaniyaning axborot muhiti qanchalik ishonchli bo'lmasin, har doim ma'lumotlarning yo'qolishi ehtimoli mavjud. Bunday holda, ishlab chiqilgan zaxira tizimi tegishli yo'qotishlarni kamaytirishga yordam beradi. Amalga oshirish amaliyoti shuni ko'rsatadiki axborot tizimlari, kamdan-kam hollarda IT menejeri zaxira tizimini o'rnatmaydi, biroq ayni paytda ushbu tizimlar uchun taklif qilinadigan zamonaviy texnologiyalar har doim ham qo'llanilmaydi.

Ishlab chiqarish quvvatlarining o'sishi bilan foydalaniladigan buyumlar hajmi ham oshadi, ularni samarali va to'g'ri qayta ishlash va guruhlash kerak. Ofis ishini to'liq avtomatlashtirish barcha hujjatlarni, agar kerak bo'lsa, ma'lum bir xodim tomonidan kerakli ma'lumotlarni olishi va foydalanishi mumkin bo'lgan tarzda tashkil etishga yordam beradi.

Hujjat aylanishini avtomatlashtirish: kerakmi?

An'anaviy ravishda har qanday kompaniyaning butun ish jarayoni, ish hajmi va xususiyatlaridan qat'i nazar, hujjatlarni qayta ishlash, hujjatlar aylanishini muvofiqlashtirish, xizmatlar va tovarlarni sotishga bo'linishi mumkin. Shu bilan birga, faqat tovarlarni sotish moddiy foyda keltiradi, lekin mahsulot assortimentini yuqori sifatli qayta ishlashsiz ham butun jarayon tartibsiz va to'liq bo'lmaydi.

Korxona yoki korxonaning hujjat aylanishini avtomatlashtirish zarurati bormi yoki elementlarni saqlash va tasdiqlash uchun shaxsiy variantlardan foydalanishingiz mumkinmi? Ushbu masalani ko'rib chiqish uchun oddiy misolni keltirish kerak - do'konda telefon sotib olish. Do'kon yoki korxona o'z mahsulotlarini sotish imkoniyatiga ega bo'lishi uchun ko'p ishlarni bajarish kerak, bu ko'p hollarda hujjatlarni qayta ishlash bilan bog'liq:

• talabni qayta ishlash va bozorni tahlil qilish (joriy takliflar);
• etkazib beruvchilarni qidirish, shartnoma tuzish;
• tovarlarni sotib olish;
• tovarlarni qabul qilish (schyot-fakturalar bo'yicha);
• markalash mahsuloti;
• amalga oshirish;
• yetkazib berishni ta'minlash, kafolatlar;
• do'kon va xaridor o'rtasida xarid qilish;
• xaridorlarni jalb qilish uchun foydali davriy aktsiyalarni taqdim etish;
• iste'molchilar huquqlariga rioya qilish va nazorat qilish.

Bu bitta telefonni sotib olayotganda tashkil etilishi kerak bo'lgan barcha jarayonlarning faqat kichik bir qismi. Va agar aylanma juda katta va bir nechta chakana savdo nuqtalari mavjud deb hisoblasak, qayta ishlangan mahsulotlar hajmi juda katta. Maxsus avtomatlashtirilgan tizimsiz qilish mumkin emas.

Elektron hujjatlarni avtomatlashtirish

Hujjatlar oqimi, uning hajmidan qat'i nazar, kerakli vaqtda osongina kirish mumkin bo'lishi kerak. Bugungi kunda barcha hujjatlarni bir necha marta qisqartiradigan bir nechta avtomatlashtirilgan hujjatlarni saqlash va qayta ishlash tizimlari mavjud. Eng mashhurlari 1C-dagi hujjatlarni boshqarish tizimlari va maxsus pullik SRM tizimlari.

Ernst & Young tadqiqotiga ko'ra, tizimlarni joriy etishdan foydalangan korxonalar elektron nazorat ob'ektlar, unumdorlik ko'rsatkichlari 20-40 foizga, soliq hujjatlarini qayta ishlash va yuritish 75 foizga yaxshilandi. Shu bilan birga, barcha hujjatlarning xavfsizligi uchun to'lovlar 80% ga kamaydi.

Avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimining barcha foydalanuvchilarini uchta komponentga bo'lish mumkin: boshqaruv organi, xodimlar va hamkorlar. Foydalanuvchilarning barcha toifalari har qanday manipulyatsiyani boshqarish va muvofiqlashtirish uchun aniq va oddiy vositalardan foydalanadilar va tizim faqat barcha protseduralarni xatosiz bajarishga yordam beradi (shablon).

Avtomatlashtirilgan ofis ishi yordam beradi:

• hujjatlarni, aktlarni, solishtirishlarni tayyorlash;
• zarur hujjatlarni bitta tizimda ham, uchinchi tomon foydalanuvchilaridan (hamkorlardan) yuborish va olish;
• hujjatlarni maxsus fayllar va xosting xizmatlarida bir necha yil davomida saqlash;
• xodimlar tomonidan berilgan va bajarilgan vazifalar hajmini nazorat qilish;
• xizmatlar sifatini nazorat qilish;
• markalash, buxgalteriya hisobini yuritish;
• hujjatlarni kerakli vaqtda, kerakli joydan izlash;
• mavjud shablonlarga muvofiq ishlarni shakllantirish;
• xodimlar va rahbariyat o'rtasida ma'lumot almashish.

Avtomatik hujjatlashtirish tizimini joriy etish ham doimiy, ham vaqtinchalik asosda amalga oshirilishi mumkin. Biroq, bunday avtomatlashtirishning har qanday biznes uchun foydalari aniq.

Avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi: foydali xususiyatlar

Avtomatlashtirilgan hujjatlar ishlab chiqarish hajmini oshirish va sotish hajmini oshirishga qaratilgan biznes uchun yangi imkoniyatdir. Kamchiliklari bor, lekin yana ko'p afzalliklar mavjud.

Markaziy boshqaruv, nazorat

Ilgari har qanday bosqichda biznesni nazorat qilish juda qiyin edi. Menejer bir vaqtning o'zida barcha jarayonlarni boshqara olmadi va sotish va rivojlanishning oshishi bilan hujjat aylanishining miqdori tabiiy ravishda foydaga mutanosib ravishda oshdi. Bugungi kunda Internet va elektron dasturlarning imkoniyatlarini hisobga olgan holda biznes yuritishning mahalliy yondashuvi dolzarb va samarasiz emas.

Bugungi kunda tovarni boshqarish va nazorat qilish bozorida menejerga quyidagilarga imkon beradigan maxsus mahsulotlar mavjud:

1. axborotni qayta ishlash tezligini oshirish;
2. zudlik bilan har xil turdagi qarorlar qabul qilish;
3. xodimlar o‘rtasida ijro intizomini oshirish;
4. yuqori zamonaviy kompyuter dasturini avtomatlashtirish modulini o'zlashtirish har qanday bo'lim, har bir xodimning ish natijalarini kuzatishga yordam beradi;
5. tovar ayirboshlash tizimini yo'lga qo'yish va hamkorlar bilan hamkorlik qilish.

Boshqa narsalar qatorida, menejer yoki mas'ul shaxs uchun hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi barcha ishlarni hozirda zarur bo'lgan joydan masofadan turib bajarishga imkon beradi. Bunday imkoniyatlar telefonlar, planshetlar va kompyuterlar uchun maxsus portativ dasturiy ta'minot va ilovalarning joriy etilishi bilan haqiqatga aylandi. Boshlash uchun kerak bo'lgan yagona narsa ma'lumotlarni kiritish, nazoratni amalga oshirish va kerakli harakatlarni bajarishdir.

Masofadagi va ofisda eng mashhur hujjat aylanish tizimlari: CRM tizimlari.

Jamoaviy ish

Ilgari bir xil buxgalteriya bo'limida oddiy manipulyatsiyalarni amalga oshirish uchun ko'plab punktlarni turli bo'limlar bilan muvofiqlashtirish kerak edi. Natijada - QQSni hisoblash, soliqqa tortish va ro'yxatga olish ish haqi bir necha hafta davomida amalga oshirildi. Bugungi kunda bu jarayonlarning barchasi imkon qadar soddalashtirilgan va avtomatlashtirilgan.

Ish haqi bo'yicha hisob-kitoblarni amalga oshirish uchun siz ilgari to'ldirilgan shablonlardan foydalanishingiz, hisob-kitoblarni nazorat qilishingiz va qo'shimcha to'lovlarni chiqarishingiz mumkin. Ammo, eng muhimi, xatoning minimal ehtimoli, chunki inson omili deyarli yo'q.

Shu bilan birga, kompaniyaning barcha xodimlari bir-biri bilan doimiy aloqada bo'lib, bo'limlar o'rtasida o'zaro aloqa mavjud individual ishchilar idora. Menejerning o'zi bajarilgan vazifalarning samaradorligini kuzatishi, jarayonni boshqarishi va buyruq berishi mumkin.

Maxfiy xususiyatlar

Har qanday biznes tajriba, ko'nikma va bilimlarning kombinatsiyasidir. Tabiiyki, yo'nalishlar qanchalik ko'p bo'lsa, biznesni yuritishning barcha risklarini, bozor xususiyatlarini va o'ziga xos xususiyatlarini hisoblash ehtimoli shunchalik yuqori bo'ladi. Bunday tajriba eng muhim, bebaho, moddiy boylikdan qimmatroqdir. Shu sababli, menejerning ham, kompaniyaning har bir xodimining ham asosiy vazifasi maxfiylikni saqlash va barcha strategik ma'lumotlar bozordagi raqobatchilarga ochiq bo'lmasligi uchun yozuvlarni saqlashdir.

Avtomatlashtirish tizimlarining muhim xususiyati (masalan, 1C) hujjat aylanishiga obuna bo'lish qobiliyatidir. elektron imzo tasdiqlangan shifrlash bilan. Shuning uchun nafaqat muallifni aniqlash, balki ma'lumotlarning haqiqiyligini va uning dolzarbligini tasdiqlash ham mumkin.

Hujjatlarni avtomatlashtirishning zamonaviy tizimi nafaqat barcha manipulyatsiyalarni imkon qadar tez va samarali bajarishga, balki uni mutlaqo maxfiy tarzda amalga oshirishga ham imkon beradi. Masalan, hammasi muhim ma'lumotlar moliya bo'yicha, sheriklar, mijozlar, xodimlarning aloqalari soni faqat bir nechta xodimlar uchun mavjud ( yagona registr): boshlig'i, xavfsizlik bo'limi, kadrlar bo'limi. Ilgari bunday vazifani amalga oshirish juda qiyin edi.

Saqlash

Biznes yoki tadbirkorlikni yuritish o'z vaqtida olish, qabul qilish va qayta ishlash uchun muhim bo'lgan ma'lumot va strategik hujjatlar tog'larini anglatadi. Savdo aylanmasi va sotish hajmining oshishi bilan bunday ma'lumotlar tobora ko'proq mavjud bo'lib bormoqda va shuning uchun maxsus bo'limsiz buni amalga oshirish mumkin emas.

Orasida yirik kompaniyalar Documentum mahsulotlari mashhur; Content Management Server takliflari kichik korxonalar uchun dolzarbdir.

Butun bo'limni saqlash xarajatlarini kamaytirish uchun hujjatlarni maxsus saqlash joylariga joylashtirish uchun tayyorlashni avtomatlashtirish kifoya. Boshqa narsalar qatorida, ma'lumotlarni kerakli miqdorda nusxalash, kerakli vaqtgacha ma'lumotni saqlash va kerak bo'lganda kirish imkoniyati mavjud.

Hujjatlarni avtomatlashtirishning qo'shimcha afzalliklari:

• tez yaratish qobiliyati kerakli hujjat shablonga muvofiq;
• hujjatlarni avtomatik ro'yxatga olish va tarqatishni amalga oshirish;
• foydalanuvchilar va bo'limlar uchun ishchi papkalarni yaratish;
• yozishmalar bilan qulay ishlash;
• ma'muriy hujjatlarni qayta ishlash va nazorat qilish;
• hujjatlarni ro'yxatga olish kartasida saqlash;
• hujjatlar bilan o'zaro bog'langan ishlash;
• hujjatlarning harakatini kuzatish;
• ichki quyi tizimlarni qo'llab-quvvatlash;
• raqamlangan buyumlarni hisobga olish va nazorat qilish;
• Internet orqali ishlarni bajarish;
• pochta jo'natmalarini shakllantirish;
• xizmatlar, bo'limlar, chakana savdo nuqtalarining hududiy belgilanishi;
• qayta ishlanayotgan tizimda kerakli variantlarni o'rnatish;
• elektron pochta orqali ma'lumot almashish;
• belgilangan tanlov mezonlari asosida ma'lumotlarni qidirish;
• kataloglarni avtomatik yangilash.

Biznesda avtomatlashtirish, ro'yxatga olish va hujjat aylanishining barcha funktsiyalari barcha byurokratik asoslarni sezilarli darajada soddalashtirishga, menejer va uning qo'l ostidagi xodimlarga yukni kamaytirishga, savdo aylanmasi samaradorligini oshirishga yordam beradi.

Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish nafaqat ichki jarayonlarni optimallashtirish vositasi, balki shiddatli raqobat sharoitida ustunlikka erishish imkoniyatidir. Tizimlar avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi jarayonlarni tezlashtirishga yordam beradi, menejerlarga ham operatsion, ham strategik qarorlar qabul qilish uchun kompaniya faoliyati haqida to'liq tasavvur beradi.

Ushbu maqolada biz kompaniyalarni amalga oshirishga qaror qilishda muqarrar ravishda duch keladigan savollarni ko'rib chiqamiz elektron hujjat aylanishi.

Hujjatlarni avtomatlashtirish kompaniyaga qachon va nima uchun kerak?

Hujjatlar va boshqa korporativ ma'lumotlar moddiy resurslar kabi katta ahamiyatga ega. Raqobatbardosh bo‘lish uchun hujjatlarni qayta ishlashga zamonaviy yondashuvlar zarur, axborot xavfsizligi masalalariga yetarlicha e’tibor qaratish zarur.

Biz qog'ozdan faol foydalanayotgan tashkilotlarga xos bo'lgan bir qator muammolarni aniqlashimiz mumkin:

• hujjatlar doimiy ravishda yo'qoladi;
• maqsadi va manbasi aniq bo'lmagan ko'plab hujjatlar to'planadi;
• maxfiylik ko'pincha buziladi - ma'lumotlar noto'g'ri qo'llarga tushadi;
• kerakli hujjatni qidirish va to'plamni yaratish uchun ko'p vaqt sarflanadi;
• bir xil hujjatning bir nechta nusxasi yaratiladi - qog'oz va nusxa ko'chirish uchun juda ko'p pul sarflanadi;
• Hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlash juda ko'p vaqtni oladi.

Loyihaning narxi bir necha omillarga bog'liq: tizimning klassi, funktsional va texnologik imkoniyatlari, elektron hujjat aylanishi tashkilotining ko'lami. umumiy qiymati dasturiy ta'minot litsenziyalari narxidan va pudratchilar tomonidan amalga oshirish vaqtida bajarilgan ishlarning narxidan iborat.

Amalga oshirish uchun sarflangan mablag' ko'pincha dasturiy ta'minot litsenziyalarining umumiy narxidan oshadi - siz bunga tayyor bo'lishingiz kerak. Amalga oshirish loyihasini tejash - bu ataylab yo'qotish strategiyasi. Aksariyat hollarda tizimning samaradorligi to'g'ri amalga oshirilishiga bog'liq: barcha talablarni hisobga olish va echimlarni optimallashtirishga kirishish muhimdir.

Iqtisodiy samaradorlik - afsona yoki haqiqatmi?

Hujjat aylanishini avtomatlashtirishning iqtisodiy samaradorligi masalalari tobora ko'proq ko'tarilmoqda. Hujjatlarni boshqarishni avtomatlashtirish tizimini joriy etishning iqtisodiy samaradorligini miqdoriy baholash juda qiyin, chunki ko'p sonli omillarni hisobga olish va katta miqdordagi ma'lumotlarni qayta ishlash kerak.

Korxonada hujjat aylanishi qanchalik ko'p bo'lsa, uning iqtisodiy samaradorligini baholash shunchalik qiyin bo'ladi. Empirik ma'lumotlarga asoslanib, ekspert tahlili orqali iqtisodiy samarani taxmin qilish mumkin, ammo biz matematik hisob-kitoblarga to'xtalmaymiz. Keling, iqtisodiy samaraga ta'sir qiluvchi asosiy omillarni ajratib ko'rsatamiz.

• Agar tizim to'g'ri tanlangan bo'lsa va amalga oshirish jarayoni muvaffaqiyatli bo'lsa, hujjatlar bilan muntazam operatsiyalarga sarflangan vaqtni qisqartirish orqali xodimlar undan samarali foydalanishlari mumkin. ish vaqti va ko'proq ish qiling.
• Elektron hujjat aylanish tizimlari korxonaning alohida bo'linmalari va umuman butun tashkilot faoliyatini optimallashtirish imkonini beradi. Ko'pgina tizimlar ko'plab muhim boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun foydalaniladigan analitik ma'lumotlarni taqdim etadi.
• Kompaniya menejerlari qulay monitoring va nazorat vositasini olishadi ishlash intizomi xodimlar. Resurslarni o'z vaqtida qayta taqsimlash, mehnat zichligi va bo'limlarga yukni ob'ektiv baholash, individual jarayonlarni nazorat qilish qobiliyati - bularning barchasi har bir xodimning shaxsiy mas'uliyatini oshirishga yordam beradi.

Boshqa imtiyozlar ham bor hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi. Ular har doim ham aniq emas, lekin, albatta, umuman tashkilotning samaradorligiga ham ta'sir qiladi. Bu saviyani oshirish haqida kasbiy ta'lim xodimlar, xodimlarning intilishlari ortib, zamonaviy axborot texnologiyalaridan foydalanish madaniyati singdirilmoqda.

Pavel Baskakov, RosLogistics kompaniyasining IT bo'limi boshlig'i, Moskva

• Korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirish
• Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qilishning ayni vaqti
• Bu hal qiladigan 3 ta muammo

Bir necha yil oldin korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirish hamma joyda ham amalga oshirilmadi: asosan yirik tashkilotlarda. So'nggi ikki yilda bu dasturiy ta'minot Kichik va o'rta kompaniyalar ham qiziqish uyg'otdi. Tizimlar yanada funktsional va ulardan foydalanish osonlashdi. Oqimli ma'lumotlarni kiritish imkoniyatlari paydo bo'ldi. Zamonaviy sanoat skaneri va dasturiy ta'minot to'plamidan iborat to'plam qog'oz hujjatni bir necha daqiqada tanib olish, uni elektron hujjatga aylantirish va uni indekslash imkonini beradi. kalit so'zlar va tasniflash.

Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qilish uchun eng yaxshi vaqt

Agar hujjatlar xodimlar tomonidan uzoq vaqt davomida ko'rib chiqilsa (bu bitimlar buzilishiga olib kelishi mumkin) yoki kompaniya ichida yo'qolsa (bu fayllarga ham, qog'oz nusxalariga ham tegishli) korxonangizda hujjat aylanishini avtomatlashtirish haqida o'ylashingiz kerak. Qoidaga ko'ra, agar korxona xodimlarining soni 100 kishiga etsa va yuridik bo'limda kamida ikkita mutaxassis bo'lsa, hujjatlarni avtomatlashtirish tizimini joriy etishi kerak (shuningdek qarang: U qanday muammolarni hal qiladi?korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirish).

>

1. Ko'paygan hujjatlarni qayta ishlash. Bir necha yil oldin, noaniq yoki ga kirish odatiy hol edi uzoq muddatli shartnomalar. Biroq, bunday shartnomalar turli xil biznes risklari bilan bog'liq edi. Bugungi kunda shartnomalar ko'pincha ko'proq narsalar uchun tuziladi qisqa muddatga. Shunga ko'ra, imzolashni talab qiladigan yangi hujjatlar soni bir necha barobar ortadi.
2. Kontragentlar ustidan nazorat kuchaytirildi. Kompaniyalar vijdonsiz kontragentlarning aybi tufayli moliyaviy zarar xavfini kamaytirishga intiladi. Bugungi kunda har bir sherik uchun mustahkam ma'lumotnoma tuziladi, shu jumladan maksimal ma'lumot - nizomdan tortib imzo namunalarigacha.
3. Bitimlarni tuzishda xaridorlar va mijozlar to'g'risidagi ma'lumotlarni to'plash. Ilgari etkazib beruvchilar tranzaksiya kafolati sifatida oldindan to'lovni yoki oldindan to'lashni talab qilishgan. Endi moliyaviy vositalar qonuniy vositalar bilan almashtirilmoqda. Bugungi bozor xaridor bozoridir. Mijozlar faqat etkazib berishdan keyin to'lashga rozi bo'lishadi. VA qonuniy ro'yxatga olish tranzaktsiyaning barcha bosqichlari o'ziga xos to'lov kafolatiga aylanadi.

Korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirishga qanday tayyorgarlik ko'rish kerak

Birinchi qadam - hujjat boshqaruvi ish jarayonini xaritalash. Odatda, bu ish kompaniyaning yuridik bo'limi tomonidan amalga oshiriladi. Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etishga tayyorgarlik ko'rayotganda siz hujjat aylanishining barcha bosqichlarini hisobga olishingiz kerak: yaratish, tasdiqlash, tasdiqlash, ijro etish, tasarruf etish. Hujjatni tasdiqlashda va uning muomalada bo'lishida ma'lumotlarga kirish huquqi va xabar berish tizimi to'g'risida qaror qabul qilish muhimdir.

Hujjatlarni avtomatlashtirish tizimini ishga tushirishning birinchi bosqichi hujjatlar bilan ishlash tartibini tayyorlashdir. Protsedura jarayonning barcha ishtirokchilari imzosi bilan tanishib, ularni aniq rioya qilishga majburlashi kerak belgilangan tartib. Ko'p narsa loyihaning dastlabki bosqichlarida kompaniyaning birinchi shaxsiga bog'liq. Bosh direktorning vazifasi xodimlardan protseduraga qat'iy rioya qilishni talab qilishdir. Elektron hujjat aylanishi tizimiga kiritilmagan va unda kelishilmagan hujjatlar imzolanmasligi kerak.

Amalga oshirish jarayonida ba'zi xodimlar tizim bilan ishlashning iloji yo'qligi haqida bir xil turdagi bahonalar bilan kelishgan holda kuch uchun tartibni sinab ko'rishlari mumkin: hujjatlarni kiritish uzoq vaqt talab etadi, dastur noyob biznesga taalluqli emas. korxonaning sxemalari. Bunday muammolar kompaniya ilgari yomon shartnomalar tuzganligi sababli yuzaga keladi. Ushbu bosqichda Bosh direktorga tushunish muhim: elektron tizimlar bir yildan ortiq vaqt mobaynida ishlab chiqilgan va bir necha marta amalga oshirilgan. Shuning uchun, yuzaga keladigan muammolarga qaramay, buni qilish muhimdir yangi tartib hamma uchun majburiy va birozdan keyin biz uni mahalliy darajada optimallashtirishni boshlaymiz.

Yana bir bor ta'kidlab o'taman: ijroni bosh direktor shaxsan nazorat qilishi kerak. Agar natijalarni nazorat qilish xavfsizlik xizmatiga yoki (bundan ham yomoni) yuridik bo'limga topshirilsa, loyiha muvaffaqiyatsiz yakunlanishi xavfi mavjud. Xuddi o'sha payt yuridik bo'lim amalga oshirish jarayonini boshqarish, uning vaqtini va narxini nazorat qilish uchun sizga ishonishingiz mumkin. Xodimlarni loyihani o'z vaqtida bajarishga undash uchun bonus tizimini ishlab chiqing. Ish haqi tizim rejalashtirilgan quvvatiga o'z vaqtida erishgan taqdirdagina va byudjetni ortiqcha sarflamasdan to'lanishi kerak.

Loyihani amalga oshirish muddati. Avtomatlashtirilgan hujjat aylanishini amalga oshirish odatda kompaniya hajmiga qarab bir oydan bir yilgacha davom etadi. Bu jarayon bosqichma-bosqich amalga oshirilishi mumkin. Masalan, birinchi bosqichda elektron tasdiqlash faqat kompaniyaning etkazib beruvchilariga nisbatan yoki faqat tanlangan filial yoki bo'limda ishga tushiriladi (qarang. Bu qancha vaqt oladi turli bosqichlar elektron hujjat aylanishini joriy etish).

Korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirish bosqichlari

1. Ishga tushirish bosqichi - bu takliflarni tayyorlash va loyihaning maqsadga muvofiqligi to'g'risida qaror qabul qilish. Umumiy amalga oshirish vaqtining 10% ni egallaydi.
2. Amalga oshirishga tayyorgarlik bosqichi - tizim talablarini shakllantirish, etkazib beruvchini tanlash, shartnoma tuzish, ichki qoidalarni ishlab chiqish, jamoani tayyorlash. Vaqtning 20 foizini oladi.
3. Amalga oshirish bosqichi - tizimni joylashtirish, sozlash, xodimlarni o'qitish, amalga oshirish pilot loyiha. Vaqtning 40 foizini oladi.
4. Rejalashtirilgan quvvatga erishish bosqichi - hujjatlarni ommaviy kiritish, tartib-qoidalarga rioya etilishini nazorat qilish. Vaqtning 30 foizini oladi.

Kompaniyamizda elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish jarayoni bir necha bosqichda amalga oshirildi. Loyihaning tashabbuskori va "motori" yuridik bo'lim edi. Amalga oshirilgunga qadar boshqa ko'plab kompaniyalar singari bizning hujjatlarimiz ham qog'ozda tasdiqlangan. Avtomatlashtirish taxminan besh oy davom etdi. Yuridik bo'lim (shartnomalarni elektron tasdiqlash) va operatsion bo'lim (saqlash) uchun echimlar amalga oshirildi. texnologik xaritalar operatsiyalar, loyihalarni amalga oshirish jarayonida ishlab chiqilgan hujjatlarni muvofiqlashtirish). Rejalar ichki idorani avtomatlashtirishni (buyruqlar, ko'rsatmalar, qoidalar) va xodimlarning hujjat aylanishini (buyruqlar, moliyaviy rag'batlantirish bilan bog'liq hujjatlar) o'z ichiga oladi.

Hujjatlarni avtomatlashtirish tizimini qanday tanlash mumkin

Rossiya bozori 20 dan ortiq ishlab chiqaruvchilarning echimlarini taklif qiladi, ulardan to'rt yoki beshta o'yinchi texnologik jihatdan juda rivojlangan. Ko'pgina dasturiy mahsulotlar mahalliy hisoblanadi. Rossiyalik elektron hujjat aylanish tizimlarini ishlab chiquvchilari xalqaro kompaniyalarga qaraganda ko'proq raqobatbardosh echimlarni taklif qilishadi. Tizimni tanlashda quyidagi parametrlarni baholang:

• yiliga egalik qilishning umumiy qiymati (standart yechim + amalga oshirish va o'qitish xizmatlari + xizmat ko'rsatishni qo'llab-quvvatlash);
• mahsulotning dolzarbligini ta'minlash (qo'shimcha to'lovsiz standart texnik yordam doirasida tizimni bir yoki ikki yil ichida yangilash);
• qo'shimcha modullarni osongina va tez ulash imkoniyati (to'lovsiz) qo'shimcha xizmatlar amalga oshirish);
• Hujjatlarni boshqarish tizimini boshqa dasturlar (pochta mijozlari, buxgalteriya tizimlari) bilan integratsiya qilish imkoniyati.

Korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirish va bulutli texnologiyalar

Bulutli texnologiyalar kompaniya kompyuterlarida hujjatlarni boshqarish tizimini o'rnatmaslik imkonini beradi - ma'lumotlar uzoq serverlarda saqlanadi. Bunday texnologiyalardan foydalanish litsenziyalash va infratuzilma xarajatlarini sezilarli darajada kamaytiradi. Biroq, jiddiy kamchiliklar ham mavjud - ular asosan ma'lumotlar xavfsizligi bilan bog'liq. Ayniqsa, ikkita kamchilikka to‘xtalib o‘taman.

1. Ko'pgina shartnomalarda ma'lumotni oshkor qilish uchun jarimalar qo'yadigan maxfiylik qoidalari mavjud. Agar sizning kompaniyangiz hujjatlarni o'z serverlarida saqlasa, siz oshkor qilish xavfini to'liq nazorat qilasiz (masalan, tegishli shartlarni o'rnatish orqali). mehnat shartnomalari). Bulutli texnologiyalardan foydalanish bo'yicha shartnoma tuzayotganda, yechim provayderi, qoida tariqasida, maxfiylikni buzish bilan bog'liq xavflarni o'z zimmasiga olmaydi. Bu shuni anglatadiki, agar shartnomadagi ma'lumotlar oshkor etilsa, xizmat ko'rsatuvchi provayder emas, siz moliyaviy yo'qotishlarga duch kelasiz.

• Bulutli texnologiyalarni qo'llash: biznes uchun eng qiyin masalalar

2. Qoida tariqasida, shartnomalar shaxsiy ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. federal qonun"Shaxsiy ma'lumotlar to'g'risida" 2006 yil 27 iyuldagi 152-FZ-son. maxsus buyurtma bunday ma'lumotlar bilan ishlash. Shuning uchun, bulutga asoslangan elektron hujjat aylanishi tizimini ulashda shaxsiy ma'lumotlar nazoratsiz ravishda uchinchi shaxslarga, shu jumladan chet elga o'tkazilishi mumkinligini yodda tuting. Bu shuni anglatadiki, bulutli tizimdan foydalanish bo'yicha shartnoma tuzishda siz yetkazib beruvchi bilan shaxsiy ma'lumotlarning xavfsizligini, shuningdek, ushbu ma'lumotlar sizib chiqqan taqdirda ularning xavf-xatarlarini qabul qilishni muhokama qilishingiz kerak.

Planshetlarda hujjatlar bilan ishlashga arziydimi?

IN O'tkan yili Planshet kompyuterlaridan elektron hujjat aylanish tizimlarida ishlash modaga aylandi. Deyarli har bir tizim sotuvchisi o'z mahsulotining planshet versiyasini ishlab chiqdi. Biroq, men faqat bosh direktorning, shuningdek, ba'zi hollarda sayohat qilayotgan xodimlar uchun ishlashi mantiqiy deb hisoblayman. Planshet kompyuterdan asosan hujjatlarni imzolash va ko'rsatmalar berish uchun foydalanish qulay. Shartnomaga jiddiy o'zgartirishlar kiritishi, sharh qoldirishi yoki tuzatishlarni yozib olish rejimida ishlashi kerak bo'lgan advokat yoki loyiha menejeri uchun planshet mos kelmaydi. Bunday operatsiyalarni ish stoli kompyuterida bajarish tezroq va qulayroqdir. Mening fikrimcha: planshetdan elektron hujjat aylanishi tizimida ishlash qobiliyati, albatta, qulay va chiroyli variant, ammo majburiy emas.

Bosh direktor so'zlaydi

Dmitriy Pinchukov,"Deka" kompaniyasining ijrochi direktori, Sankt-Peterburg

Endi 1C ning sakkizinchi versiyasiga o'tish doirasida biz boshqaruv hisoboti va byudjetlashtirishni avtomatlashtirish va birlashtirish loyihasini ishga tushirdik. Bir nechta maqsadlar mavjud: ma'lumotlarning aniqligini oshirish, boshqaruv hisobotini tayyorlash uchun mehnat va vaqt xarajatlarini kamaytirish, tasdiqlangan ko'rsatkichlar nazoratini soddalashtirish va ma'lumotlardan onlayn foydalanish imkoniyatlarini kengaytirish. Hozircha biz bir tonna bosilgan, qo'lda imzolangan va topshirilgan qog'ozlar bilan shug'ullanishimiz kerak. Avtomatlashtirish sizga boshqaruv hisobotining tasdiqlangan shakllarini - foyda va zarar to'g'risidagi hisobotni, balansni, oqimlarni birlashtirishga imkon beradi. Pul, – holbuki “1C” 7.7-versiyasida faqat buxgalteriya dasturidan ma’lumotlarni yuklab olish va uni Excelda qayta ishlash mumkin edi. Avtomatlashtirish, shuningdek, moliyaviy mas'uliyat markazlari va byudjet moddalari o'rtasida xarajatlarni bir zumda taqsimlash, tezkor qarorlar qabul qilish va ularning ish samaradorligini onlayn baholash uchun idoraviy byudjetlar ijrosini tahlil qilish va alohida, ayniqsa muhim xarajatlar moddalarini batafsil tahlil qilish imkoniyatini beradi. Shuningdek, biz ish davomida rejalashtirilgan ko'rsatkichlarga erishishni bevosita nazorat qilish imkoniyatiga ega bo'lamiz. Rejalashtirilgan ko'rsatkichlar va bo'limlarning byudjetlari asosiy rejalashtirish parametrlarini belgilashda tasdiqlangan shakllarda 1C da qayd etiladi.

Elena Ivanova, Elektron ofis tizimlarining marketing bo'yicha direktori, Moskva

Har qanday elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etishdan oldin, qog'oz hujjatlar bilan ishlash qanchalik yaxshi amalga oshirilgan bo'lishidan qat'i nazar, birinchidan, kompaniyaning biznes jarayonlarini loyihadan oldin o'rganish, ikkinchidan, ularni juda batafsil tartibga solish kerak. Hujjat kimdan va kimga yuborilayotganini tushunishingiz kerak - shundan keyingina tizim kompaniyaning biznes jarayonlariga mos keladimi yoki yo'qmi aniq bo'ladi.

Agar korxona hali avtomatlashtirishni amalga oshirmagan bo'lsa, elektron hujjat aylanishiga o'tish bosqichma-bosqich bo'lishi kerak. Avvaliga dublikat qilish yaxshiroqdir elektron hujjatlar qog'oz Keyin tizim qog'oz nusxalarining harakatini kuzatishga imkon beradigan funktsiyalarni o'z ichiga olishi kerak, shunda ish shaklining o'zgarishi xodimlar uchun juda keskin bo'lmaydi. Tizimni amalga oshirishda buyurtmachi kompaniya rahbari loyiha menejerini - jarayon va uning natijalari uchun mas'ul bo'lgan mutaxassisni tayinlashi kerak. Asosiysi, tizimni joriy etishda nafaqat yetkazib beruvchi, balki mijoz ham ishlashi kerakligini tushunishdir. Keyin loyiha muvaffaqiyatli bo'ladi.

Birinchidan, tizim oldindan tuzilgan - kataloglar kiritiladi, kirish huquqlari o'rnatiladi (har qanday kompaniyada faqat ma'lum xodimlar yoki bo'limlar uchun mo'ljallangan hujjatlar mavjud). O'rnatishdan so'ng sinov operatsiyasi amalga oshiriladi: bir nechta kompaniya mutaxassislari tizimda ishlaydi va ular topadigan bo'shliqlar va noqulayliklar haqida xabar beradi. Bularning barchasi tuzatilmoqda. Va shundan keyingina to'liq operatsiya boshlanadi.

Hujjatlarni avtomatlashtirish tizimini qanday tanlash mumkin

Nadejda Merkuryeva, 1C, Moskvadagi "1C: Hujjatlar oqimi" mahsulotlarini reklama qilish bo'limi boshlig'i

Elektron hujjat aylanishi tizimi ikki bosqichda tanlanadi.

1. Integratorni tanlash. Integratorning shunga o'xshash loyihalarni bajarish tajribasini va uning mijozlar kompaniyalarining ijobiy sharhlari bor-yo'qligini baholang. U taklif etilayotgan tizimni ishlab chiqaruvchining rasmiy hamkori yoki yo'qligini, uning mutaxassislarida tegishli mahsulotlar bilan ishlash uchun zarur bo'lgan malaka darajasini tasdiqlovchi sertifikatlar mavjudligini tekshiring.
2. Aslida tizimni tanlash. Avvalo, mahsulotning asosiy xususiyatlariga e'tibor bering. Bu nafaqat uning funksionalligining kompaniyangiz vazifalariga muvofiqligi, balki, masalan, foydalanish qulayligi, ochiqligi va moslashuvchanligi (tizimni kompaniyaning o'ziga xos ehtiyojlarini hisobga olgan holda qanchalik oson sozlash mumkinligi). Aytaylik, agar biz 1C: Document Flow tizimi haqida gapiradigan bo'lsak, u kompaniyada 1C: Enterprise 8 platformasida allaqachon o'rnatilgan mahsulotlar bilan osongina integratsiyalashadi va sizning mutaxassislaringiz bu muammoni tashqi yordamisiz hal qilishlari mumkin.

"1C: Enterprise 8.2" platformasidagi "1C: Hujjatlar oqimi" veb-mijoz orqali, ya'ni oddiy brauzerlar orqali ishlashi mumkin - Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Gugl xrom. Bu sizga mahsulotni turli xil qurilmalarga o'rnatish imkonini beradi operatsion tizimlar(Microsoft Windows, Linux, MacOS) va nafaqat ish stolida, balki mobilda ham.

1C: Enterprise ma'lumotlar bazasiga veb-server orqali ulanish xavfsiz. https protokoli. Ushbu yechim ruxsatsiz kirishni oldini oladi.

Agar samaradorlik haqida gapiradigan bo'lsak, korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirish sezilarli darajada tejash imkonini beradi. Ularning soni sezilarli darajada kamayadi qog'oz hujjatlar, shu bilan sarf materiallari uchun xarajatlarni minimallashtirish. Xodimlar qidirishga kamroq vaqt sarflashadi zarur ma'lumotlar, noldan standart hujjatlarni yaratish va turli hisobotlarni tuzish. Hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlash ko'p marta tezroq amalga oshiriladi, bu boshqa narsalar qatorida sheriklar tomonidan kompaniyaga bo'lgan ishonchni oshiradi.

Mana bir misol. Alliance Energy kompaniyasi onlayn ma'lumotlar almashinuvi orqali hujjatlarning katta oqimini qayta ishlashni tezlashtirdi va tasdiqlash vaqtini qisqartirdi. ichki hujjatlar. "1C: Hujjatlar oqimi" va "1C: Buxgalteriya 8" integratsiyasi shartnomalar bo'yicha o'zaro hisob-kitoblar vaqtini qisqartirish va eng qisqa vaqt ichida to'lovlarni amalga oshirish imkonini berdi. Endi tizimda bir vaqtning o‘zida 500 nafar foydalanuvchi ishlay oladi va shu tufayli xodimlar jamoaviy vazifalarni tezda bajarib, munozarali masalalarni hal qilishlari mumkin.

nomidagi zavod federal davlat korxonasi. Shirin kartoshka. Sverdlov" kompaniyasi "1C: Hujjatlar oqimi" ni amalga oshirish tufayli bo'limlar o'rtasida shartnomalarni kelishish vaqtini qisqartirdi va shartnomalarni yo'qotish xavfini minimallashtirdi, shuningdek, hujjatlarni tayyorlash vaqtini samaraliroq nazorat qilish, to'ldirish muddatlarini kuzatishga muvaffaq bo'ldi. bu jarayonning har bir bosqichi.

RosLogistics
Faoliyat sohasi: Rossiyada professional integratsiyalashgan logistika xizmatlari
Tashkilot shakli: MChJ
Hudud: bosh ofis - Moskvada; filiallari - Sankt-Peterburg, Yekaterinburg, Irkutsk, Novosibirsk, Rostov-na-Donu
Xodimlar soni: 500

"Bosh direktor" siz va siz uchun yaratilgan. Biz bilan bo'lganingiz uchun tashakkur

Elektron hujjat aylanishi tizimi javob berishi kerak bo'lgan asosiy talablar:

• Ishonchli saqlash va hujjatlarni oson qidirish.
• Ish yuritish vazifalarini qo'llab-quvvatlash va bajarish.
• Hujjatlarning bajarilishini va ularning yo'nalishini o'z vaqtida nazorat qilish.
• Analitik hisobotlarni yaratish.
• Axborot xavfsizligini ta'minlash.

Zamonaviy EDMS shuningdek, mijozlar bilan ishlash, ularning so'rovlarini qayta ishlash funktsiyalari va ko'plab amaliy muammolarni hal qilishga imkon beruvchi qo'shimcha foydali vositalarga ega.

Elektron hujjat aylanish tizimlarining turlari

Elektron hujjat aylanish tizimlarini tasniflashning har xil turlari mavjud, ammo eng ko'p ko'rsatkichli tasniflash EDMS ning nom funksionalligiga ko'ra bo'linishi hisoblanadi. Har qanday EDMS o'z ishlab chiqaruvchisi tomonidan asosan ma'lum bir turdagi vazifani bajarish uchun mo'ljallangan tarzda joylashtirilgan. Bu ko'pchilik "birodarlar" ga xos bo'lgan qo'shimcha texnologiyalarni taqdim etmaydi degani emas. Shunchaki, har bir elektron hujjat aylanish tizimining asboblar to'plami o'zining kuchli tomonlariga ega zaif tomonlari. Sarlavha funksionalligi bo'yicha tasniflash hisobga olinadi kuchli tomonlari SEDlar.

Shunday qilib, u shunday ko'rinadi:

• EDMS elektron hujjatlarni, shuningdek qog'oz hujjatlarning raqamli analoglarini yaratish va ular bilan ishlash uchun mo'ljallangan.
• Voqealar va hujjatlarni butun davomida ro'yxatga olishni avtomatlashtiradigan buxgalteriya tizimlari hayot davrasi(elektron fayllar).
• EDMS, uning asosiy vazifasi korporativ ma'lumotlarning katta omborlari bilan ishlashni avtomatlashtirishdir.
• Hujjatlarning elektron arxivlarini boshqaradigan tizimlar.
• Funktsionalligi arxivlar va boshqa elektron manbalardan kerakli ma'lumotlarni olishga ixtisoslashgan EDMS.
• Korporativ jarayonlarni, hujjatlarni qayta ishlashni va biznes hujjatlari bilan ishlashda ishtirok etadigan tashkilot xodimlarining faoliyatini boshqaradigan tizimlar.
• Ma'lumotlarni saqlash qurilmalarini boshqaradigan axborot EDMS.

Shuningdek bor qisqacha tasnifi EDMS ishlab chiqarilgan mamlakat bo'yicha, faqat Rossiyada qo'llaniladi. Unga ko‘ra, mamlakatimizda elektron hujjat aylanish tizimlari xorijiy Lotus/Domino platformasida ishlab chiqilgan mahalliy, import va ruslarga bo‘linadi. Bizning sharhimiz faqat ikkita xorijiy EDMS misollarini o'z ichiga oladi - EMC Documentum va Lotus Domino.Doc. Boshqa barcha SEDlar rus "fuqaroligiga" ega.

TOP 10 elektron hujjat aylanish tizimlari

Biz elektron hujjat aylanishi tizimlarini korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirish uchun elektron hujjat aylanishi tizimini tanlashda hal qiluvchi bo'lgan beshta parametrni taqqoslash asosida baholadik. Shkala o'n ball.

Eslatma: jadvaldagi tizimning yakuniy bahosi 100% ob'ektiv deb da'vo qilmaydi va ushbu mavzuni chuqur tahlil qilish asosida muallifning fikrini aks ettiradi. Elektron hujjat aylanish tizimlarining ushbu sharhi faqat foydalanish uchun xavfsiz tanlashingiz mumkin bo'lgan yuqori sifatli dasturiy mahsulotlar orasida amalga oshiriladi har xil turlari biznes.

HOLDA

Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi butun postsovet hududida o'z segmentida tan olingan etakchi hisoblanadi. Unda yirik xoldinglar va korporatsiyalar ham, kichik korxonalar ham hujjat aylanishi va ish yuritishni muvaffaqiyatli amalga oshirmoqda. Ushbu tizimga nisbatan tavtologiyani qo'llash maqsadga muvofiqdir: "BIZNES" o'z biznesini biladi. Haqiqatan ham, ushbu dastur ofis ishini va hujjat aylanishini chuqur avtomatlashtirish uchun idealdir.

pros

• Har qanday elektron hujjat harakatining barcha bosqichlarini kuzatish imkoniyati.
• Hujjatlar loyihalarini yaratishda soddalik va qulaylik.
• Tizimning umumiy silliqligi va funksionalligi.

Minuslar

• "Qattiq" kamchiliklarga biroz arxaik interfeys va o'zlashtirishda ma'lum bir qiyinchilik kiradi.

Qancha?

Bitta ish joyida (DBMS - Oracle) "DELO" tizimidan foydalanish litsenziyasining narxi ushbu o'rindiqlarning rejalashtirilgan umumiy soniga bog'liq va 11 000 rubldan (201-500 rubl) 13 400 rublgacha (1-5 rubl / m) o'zgaradi. ). Agar tashkilotingiz Microsoft DBMS dan foydalansa SQL Server, keyin litsenziya bitta uchun ish joyi mos ravishda 7200 dan 9500 rublgacha turadi.

Mantiq

"SED Logic" dasturi 2012 yilgacha "Boss-Referent" deb nomlangan va eng mashhurlaridan biri edi. Rossiya tizimlari elektron hujjat aylanishi, Delo EDMS uchun jiddiy raqobatchi. Ism o'zgarishi bu sifatga ta'sir qilmadi dasturiy mahsulot va u hali ham ishonchli va funktsional tizim har qanday turdagi va o'lchamdagi korxonalarda ofis boshqaruvi uchun.

pros

• Hujjatlarni tasdiqlash uchun murakkab ko'p darajali marshrutlarni qurish qobiliyati.
• Foydalanuvchi ma'lumotlarini himoya qilishning yuqori darajasi.
• Tizimning asosiy komponentlarini o'zlashtirishning nisbatan qulayligi.
• Moslashuvchan va o'zgartirilishi mumkin bo'lgan hujjatlarni qayta ishlash jarayonlari.

Minuslar

• Jiddiy kadrlar almashinuvi vaqtida foydalanish huquqlarining noqulay tabaqalanishi.
• Eng vijdonli texnik yordam ishi emas.
• Arxaik interfeys.

Qancha?

Ushbu dasturdan foydalanish uchun bitta litsenziyaning narxi unga ulangan xodimlar soniga bog'liq. Agar ularning soni 49 kishidan oshmasa, u holda har bir ish joyi uchun narx 5900 ni tashkil qiladi; 50 dan 199 tagacha ulangan xodimlar - 5200 rubl; va agar 200 dan ortiq ish joyi bo'lsa, unda bitta litsenziyaning narxi minimal bo'ladi - 4900 rubl.

FOROT

Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi ISO 9000 sifat standarti va ish yuritish sohasidagi Rossiya GOSTlari talablariga to'liq mos ravishda ishlab chiqilgan. "EVFRATS" o'zining "hamkasblari" dan juda ko'p o'ziga xos xususiyatlari bilan ajralib turadi. dasturiy ta'minotni ishlab chiqish, uni raqobatdosh EDMSda topib bo'lmaydi. Sof texnologik jihatdan, ushbu tizim zamonaviy Rossiya bozorida EDMS eng "ilg'or"laridan biridir.

pros

• Ushbu tizimning yetkazib berish paketi o'rnatilgan Nika DBMSni o'z ichiga oladi, u avtomatik ravishda foydalanuvchi tashkilotini qo'shimcha dasturiy ta'minotni sotib olishdan ozod qiladi.
• Yoqimli, esda qolarli dizaynga ega do'stona interfeys.
• Kirish huquqlarini boshqarish uchun o'rnatilgan rol mexanizmi.

Minuslar

• Juda sekin tezlik, ayniqsa zaif kompyuterlarda.
• Vaqti-vaqti bilan nosozliklar va sekin texnik yordam.

Qancha?

Tizimni tashkilotning o'z serveriga o'rnatish bilan standart litsenziya har bir ish stantsiyasiga 5200 dan 7300 rublgacha, ko'proq foydalanuvchilar esa arzonroq narxga ega. Shu bilan birga, server komponentini ishlab chiqaruvchining uskunasiga joylashtirish imkoniyati ham mavjud. Bunday holda, abonent to'lovi tizimi qo'llaniladi - oyiga 10 000 dan 95 000 rublgacha bo'lgan to'rtta tarif.

1C: Arxiv

Bu korporativ hujjatlarni boshqarish uchun eng yaxshi va, albatta, eng universal dasturlardan biridir. "1C: Arxiv" turli formatdagi biznes hujjatlarini ishonchli va eng muhimi markazlashtirilgan saqlashni ta'minlaydi, fayllarni tahrirlashi mumkin bo'lgan vakolatli xodimlar tomonidan unga kirish huquqiga ega.

pros

• Kerakli ma'lumotlarni tezda qidirish uchun yaxshi tuzatilgan algoritm.
• Har qanday turdagi hujjatlarni saqlash imkoniyati - matn va grafiklardan tortib audio va video fayllargacha.
• Masshtablashning eng keng imkoniyatlari ushbu dasturiy ta'minotni yirik va kichik korxonalarda muvaffaqiyatli ishlatish imkonini beradi.
• Ushbu dasturni raqobatchilardan ajratib turadigan 1C: Arxivning asosiy afzalligi mahsulot narxi va uning funksionalligining optimal kombinatsiyasi hisoblanadi.
• Tashqi ilovalar bilan integratsiyani qo'llab-quvvatlaydi.

Minuslar

• Tizim resurslarining katta miqdorini iste'mol qiladi.
• Tajribali foydalanuvchilar uchun ham o'rganish qiyinligi ortdi.

Qancha?

Ushbu dasturni "yig'ish" narxi 12 000 dan 57 000 rublgacha o'zgaradi va birinchi miqdor faqat 1C: Arxivning oldingi versiyasini yangilash uchun to'lanishi kerak.

DIRECTUM

Oddiy va funktsional DIRECTUM EDMS kichik va o'rta biznes uchun ajoyib echim bo'ladi. Ushbu tizim tufayli elektron hujjat aylanishini an'anaviy qog'oz bilan muvaffaqiyatli birlashtirish mumkin, shunda keyinchalik tashkilot butunlay "og'riqsiz" DIRECTUMda ishlashga o'tishi mumkin. Advanced Workflow texnologiyasi ofis jarayonlarini samarali avtomatlashtirishni ta'minlaydi.

pros

• Hujjatlarni qidirish va identifikatsiyalashni imkon qadar soddalashtiradigan maxsus dasturiy vositalar mavjudligi.
• Muayyan vazifalar uchun tizimni mustaqil ravishda o'zgartirish uchun keng imkoniyatlar.
• Boshqa dasturlar bilan kengaytirilgan integratsiya imkoniyatlari.

Minuslar

• Tizim korxonani boshqarishga qaratilgan - unda oddiy kotiblar uchun ishlash qiyinroq.
• Biroz chalkash va shaffof bo'lmagan narx siyosati.

Qancha?

Ushbu EDMSdan foydalanish uchun litsenziyalar ham alohida, ham paketli takliflarning bir qismi sifatida sotib olinadi. Eng arzon asosiy mijoz litsenziyasi 7800 rublni tashkil qiladi. Litsenziya paketlarining narxi 148 200 rubldan (20 xodim uchun asosiy) boshlanadi va 2 010 000 rublga (200 xodim uchun) etadi.

OPTIMA-WorkFlow

Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi o'z segmentida kuchli o'rta dehqon hisoblanadi. U doimiy rivojlanishda va bozorning tan olingan mastodonlari bilan teng sharoitlarda raqobatlasha olmaydi. Shu bilan birga, OPTIMA-WorkFlow bir qator “eng yuqori”lariga ega - uni olomondan ajralib turadigan noyob texnologiyalar.

pros

• Bir xil turdagi hujjatlar va ularni ro'yxatga olish ma'lumotlarini ketma-ket kiritish funktsiyasini amalga oshirish.
• Antivirus dasturi bilan skanerlash.
• Oddiy va shifrlangan hujjatlarni ixtiyoriy indekslash.
• Ko'p tilli foydalanuvchi interfeysi.

Minuslar

• Oddiylikning kamchiliklari funksionallik, ular kelgusi yangilanishlar bilan butunlay yo'q qilinadi.

Qancha?

Ushbu platformaga asoslangan odatiy echimlar 55 000 dan 75 000 rublgacha turadi.

EMC hujjati

Hujjat aylanish jarayonlarini avtomatlashtirish uchun ushbu platforma IT-sanoatining jahon yetakchisi EMC tomonidan ishlab chiqilgan. Kuchli funksionallik, individual vositalarning moslashuvchan konfiguratsiyasi bilan birgalikda EMC Documentum-ni Rossiya bozorida mavjud bo'lgan eng yaxshi xorijiy EDMSga aylantiradi.

pros

• Dizayn va qurilish hujjatlarini boshqarishda yuqori darajadagi qulaylik.
• Kirish huquqini taqsimlashni boshqarish imkonini beruvchi ro'yxatdan o'tish/chiqish mexanizmini joriy etish.
• Tasdiqlash tartibini bir necha darajalarda amalga oshirish imkonini beruvchi funksiyaning mavjudligi.
• Skanerlash va hujjatlarni aniqlash qurilmalarini qo'llab-quvvatlash.

Minuslar

• Faqat Internet Explorer brauzeri bilan ishlaydi.
• Yo'qligi ochiq kirish tizim bo'yicha texnik va amaliy hujjatlar.
• Tez-tez "tormoz" va tizim og'ir yuklanganda kechikishlar.

Qancha?

Ushbu platformadan foydalanish uchun qat'iy narxlar yo'q. Uni amalga oshirish narxi har bir mijoz bilan alohida muhokama qilinadi.

LanDocs

1997 yilda mahalliy LANIT kompaniyasi tomonidan ishlab chiqilgan ushbu hujjat aylanishini avtomatlashtirish platformasi bugungi kungacha ko'plab korxona va muassasalar tomonidan talab qilinmoqda. LanDocs qulay ofis ishi va hujjat aylanishi muhitini yaratishga imkon beradi, barcha toifadagi foydalanuvchilarni uni boshqarish uchun zarur vositalar to'plami bilan ta'minlaydi.

pros

• Integratsiyalashgan kriptografik himoya vositalarining mavjudligi.
• Hujjat aylanish jarayoniga masofaviy filiallar xodimlarini kiritish imkoniyati.
• Qog'oz hujjatlari uchun ommaviy skanerlash funksiyasining mavjudligi.

Minuslar

• Ishlash muammolari juda keng tarqalgan.
• Funktsionallikni kengaytirish uchun zaif imkoniyatlar.
• Tizimni noldan o'zlashtirishda qiyinchilik.

Qancha?

Server litsenziyasining narxi 30 000 dan 216 000 rublgacha o'zgaradi. Foydalanuvchi litsenziyalarini 5600 dan 8400 rublgacha bo'lgan narxlarda sotib olish mumkin.

Kompaniya Media

CompanyMedia - bu biznes jarayonlarini, hujjatlar aylanishini va ofis ishlarini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan dasturiy echimlarning butun majmuasidir. Ushbu EDMS o'zining raqobatchilaridan sozlamalarning beqiyos moslashuvchanligi va alohida o'rnatilishi mumkin bo'lgan mustaqil modullarning mavjudligi bilan ajralib turadi.

pros

• Murakkab korporativ tuzilma va hududiy tuzilishga ega bo'lgan korxonalarda tizimning muvaffaqiyatli ishlashi imkoniyati.
• Yiliga 365 kun davomida kechayu kunduz faol ishlash imkonini beruvchi tizimning misli ko'rilmagan ishonchliligi.
• Bir necha turdagi ish joylari bilan ishlashni avtomatlashtirilgan qo'llab-quvvatlash.
• Tashkilotning ierarxik tuzilishiga ko'ra kirish huquqlarini farqlash.

Minuslar

• Veb-interfeys ba'zi brauzerlar, xususan, FireFox uchun cheklangan qo'llab-quvvatlanadi.
• Tizim birinchi navbatda o'rta va yirik biznesga qaratilgan.

Qancha?

Yakuniy narx bu dasturiy ta'minot ko'plab komponentlardan iborat bo'lib, xodimlarni o'qitish, o'rnatish qo'shimcha modullar va tizimdan foydalanish huquqlarini o'tkazish. Umumiy miqdorning yuqori chegarasi - 99 000 rubl. Eng arzon tematik modul 4000 rublni tashkil qiladi.

Lotus Domino.Doc

Ushbu EDMS yuqori darajadagi ma'lumotlar xavfsizligi tizimiga ega bo'lgan taniqli Notes/Domino platformasi uchun ilovadir. Lotus Domino.Doc ham rivojlangan Elektron arxiv, bu sizga korporativ hujjatlarni katta saqlashni amalga oshirish imkonini beradi.

pros

• Tarqalgan muhitda hujjat oqimlarini boshqarish muammolarini kompleks hal qilish uchun mo'ljallangan noyob replikatsiya tizimlarining mavjudligi.
• Hujjatlarni qidirish imkoniyati alohida qismlar axborot omborlari.
• LDAP kataloglari korxona darajasiga ko'tariladi.

Minuslar

• Ushbu tizimning kamchiliklari asosan uning g'arbiy kelib chiqishi bilan bog'liq - interfeys va ba'zi funktsiyalarni amalga oshirish bilan bog'liq ba'zi savollar mavjud.

Qancha?

Foydalanuvchi va server litsenziyalarining narxi platforma veb-saytida alohida hisoblanadi.

Natijada

Ko'rib chiqish ostida chiziq chizish, men ta'kidlashni istardim muhim nuance: Sizning biznesingizga elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish uning rentabelligini darhol oshirishni kafolatlamaydi va ba'zi hollarda zarar etkazishi mumkin. Agar sizning tashkilotingiz muvaffaqiyatli ishlayotgan bo'lsa va EDMSsiz ishlasa, daromad keltirsa, ularni amalga oshirishga qaror qilishdan oldin ming marta o'ylab ko'ring. "Progressiv moda" ni ta'qib qilish va bu tizimlarni ularga jiddiy ehtiyoj sezmasdan o'rnatishning hojati yo'q. Biroq, biznes kengayib borayotgani va xodimlarning yuki og'irlashgani sababli, elektron hujjat aylanishi tizimi kompaniyaga qog'ozbozlik girdobidan chiqishga yordam beradigan o'ziga xos hayotni saqlovchi vositaga aylanishi mumkin.