Federal hokimiyat organlarining elektron hujjat aylanishi tizimlariga qo'yiladigan talablarni tahlil qilish. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining elektron hujjat aylanishining axborot tizimlariga qo'yiladigan talablar, shu jumladan, qayta ishlash zaruriyatini hisobga olgan holda.

Tizimlar uchun odatiy funktsional talablar elektron hujjat aylanishi va arxivlarda elektron hujjatlarni saqlash tizimlari davlat organlari

Aleksey Mikryukov, kompaniya tahlilchisiDIRECTUM .

2018 yil 14 iyun Federal arxiv agentligining (Rosarxiv) rasmiy veb-saytida "" bo'limidaHujjatlar loyihasi » e'lon qilingan «Elektron hujjat aylanishi tizimlari va davlat organlari arxivlarida elektron hujjatlarni saqlash tizimlariga qo‘yiladigan namunaviy funksional talablar loyihasi » hajmi 37 sahifa.

Sanoat ushbu hujjatni uzoq vaqtdan beri kutmoqda. Loyihada ta'kidlanganidek, talablar birlikni shakllantirish uchun ishlab chiqilgan normativ-huquqiy baza elektron hujjat aylanishi tizimlari (EDMS) va elektron hujjatlarni saqlash tizimlari (EDS), shuningdek, allaqachon foydalanilgan EDMS va EDMS baholash uchun. Hujjat EDMS va SEDni aniq ajratib turadi va bu muhim nuqta.

SCED atamasiga urg'u yangi talablar o'rtasidagi asosiy farqlardan biridir. Sahnaga aniq urg'u berilgan arxiv saqlash hujjatning hayot aylanishida. Ilgari biz asosan EDMS haqida gapirgan edik va elektron hujjatlarni (ED) saqlash masalalari sahna ortida qoldi. Shunga ko'ra, uzoq saqlash muddati bo'lgan hujjatlar avval qog'oz shaklida yaratilgan yoki saqlashga topshirilgunga qadar chop etilgan.

Hujjat oldingi normativ hujjatlardan farqli o'laroq, faqat funktsional talablarga javob beradi ( Federal hokimiyat organlarining elektron hujjat aylanishi tizimlariga qo'yiladigan talablar (federal organlarning EDMS) tasdiqlanganRossiya Federatsiyasi Aloqa va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining 2011 yil 2 sentyabrdagi 221-son buyrug'i bilan ; Shuningdek qarang ) . Tizimli ravishda hisobga olinmaydi texnik talablar, uchun talablar axborot xavfsizligi, ishonchliligi, shuningdek, EDMS va SED foydalanuvchilari uchun avtomatlashtirilgan ish stantsiyalarining interfeysiga qo'yiladigan talablar. Talablar davlat sirlarini tashkil etuvchi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar bilan ishlashga taalluqli emas.

Hujjatni tahlil qilayotganda, u bilan bog'liq talablarni hisobga olish eng qiziq hujjatlarni saqlashni tashkil etish. Hujjatlar bilan ishlashda yaratish yoki ro'yxatga olish, ro'yxatdan o'tkazish, bajarish va nazorat qilish talablari unchalik qiziq emas, chunki bu EDMSning asosiy vazifalari. EDMS yordamida ushbu vazifalarni avtomatlashtirmaydigan deyarli hech qanday yirik tashkilotlar qolmadi. Shuning uchun, EDMS uchun talablar faqat yangilash yoki almashtirish vaqtida mavjud va foydalanilgan tizimlarni baholash uchun qiziqarli va bu alohida material uchun mavzu.

Umumiy funktsional talablar

Keling, "EDMS va SDSda hujjatlarni boshqarish uchun umumiy funktsional talablar" dan boshlaylik.

Ushbu bo'lim, mening fikrimcha, ikkita muhim jihatni aks ettiradi:

Birinchidan« 2.3. EDMS va SED talablarga javob berishi kerak haqiqiylik, ishonchlilik, yaxlitlik va maqsadga muvofiqlik ushbu tizimlarga kiritilgan elektron hujjatlar».

Hujjatlarni saqlashda ushbu talablarga rioya etilishini ta'minlash uchun hujjatlarni saqlash tizimiga saqlash uchun o'tkazishda ular haqiqiy, ishonchli, to'liq va maqsadga muvofiq. Shunga ko'ra, hujjatni SEDga topshirishdan oldin, ushbu talablarni bajarish uchun "mas'uliyat" operatsion tizim(EDMS yoki boshqa axborot tizimi).

Ikkinchi"2.4. Hujjat metama'lumotlari EDMS va SEDda yaratilishi va saqlanishi kerak:

- tizimga hujjat kiritilganda yaratiladi (EDS yoki SED);

- hujjat EDMS yoki uning doirasida SEDga kiritilganidan keyin yaratilgan hayot davrasi tizimda;

- EDMS va SEDning boshqa axborot tizimlari (jumladan, MEDO, SMEV va boshqalar) bilan o'zaro ta'sirida foydalaniladi.

- keyingi saqlash uchun o'tkazish bilan bog'liq (EDMS dan— saqlash tizimiga, saqlash tizimidan- davlat arxiviga).

EDMS yoki SEDga kiritilgan hujjatlar to'g'risidagi metama'lumotlar ular tegishli bo'lgan hujjat bilan bog'lanishi kerak.

Ya'ni, hujjat bilan bog'liq metama'lumotlar hujjatning butun hayotiy tsikli davomida, shu jumladan butun saqlash muddati davomida hosil bo'ladi. Biroq, metama'lumotlarni saqlash formati yoki usuli uchun aniq talablar yo'q.

Arxiv hujjatlari bilan ishlash

Hujjatlarni saqlash tizimiga o'tkazishga tayyorgarlik (3.8 va 3.9-bandlar).

"EDMS funktsiyalariga quyidagilar kiradi:

• Ishlar ro'yxatini shakllantirish va yuritish
• Ishlarga hujjatlarni tayinlash
• Ishlar inventarlarini, tarkibiy bo'linmalarning hujjatlarini shakllantirish
• Hujjatlarning qiymatini ekspertizadan o‘tkazish, shu jumladan elektron fayllarni tanlash, EHMga topshiriladigan hujjatlar va saqlanishi shart bo‘lmagan hujjatlarni yo‘q qilish uchun tanlash”.

EDMSda saqlangan hujjatlar bilan hamma narsa aniq. Ammo tashkilotlarda hujjatlar saqlanishi mumkin bo'lgan boshqa axborot tizimlari ham mavjud, masalan, ERP. Ushbu tizimlar ishlarning nomenklaturasi va ish yuritish standartlari haqida umuman "bilmasligi" mumkin. Shunga ko'ra, ular uchun qo'shimcha qoidalar ishlab chiqilishi kerak, unga ko'ra hujjatlar SEDga saqlash uchun o'tkaziladi.

Hujjatda boshqa tizimlardan hujjatlarni qanday yuklab olish haqida hech narsa aytilmagan, xuddi shu ERP. Shuning uchun, agar tashkilot ERP-dan hujjatlarni saqlamoqchi bo'lsa, unda ba'zi qoidalarni ishlab chiqish kerak bo'ladi, ularga muvofiq:

1) ushbu hujjatlar ERP dan yuklab olinadi - bu haqiqiy ERP vazifasi;

2) bu hujjatlar saqlash tizimiga joylashtiriladi - bu saqlash tizimining vazifasi va bizda buning uchun vositalar mavjud.

Hujjatlarni saqlash tizimida qabul qilish (4.3-band)

"SMS quyidagilarni ta'minlashi kerak:

● Elektron fayllar, hujjatlar va tarkibiy bo‘linmalarning inventarlari to‘liqligini tekshirgan holda qabul qilish

● Hujjatlarning elektron imzolarini tekshirish

● Elektron hujjatlarning takrorlanishini tekshirish

● Hujjatlarni qabul qilishni tasdiqlash yoki rad etish haqida javob xabarlarini yaratish.

Qayta ishlab chiqarishga qo'yiladigan talablar ko'rsatilgan, ammo buni qanday amalga oshirish kerakligi aniq emas.

Hujjatda ED konteyner formatiga aniq havola mavjud, bu “ zip arxivi, shu jumladan elektron hujjatning mazmuni va metama'lumotlari, elektron imzo fayllari va PDF/A formatidagi matnli elektron hujjatning vizuallashtirilgan nusxasi».

Saqlash tizimidagi hujjatlarni hisobga olish va tasniflash (4.4-band)

Elektron hujjatlarni saqlash tizimida qayd etish talablari amalda qayd etish talablaridan farq qilmaydi qog'oz hujjatlar. Shu bilan birga, ED metama'lumotlarining tarkibiga qo'yiladigan talablar faqat davlat organlariga (xatlar, buyruqlar va boshqalar) xos bo'lgan hujjatlarning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga oladi. Tijorat tashkilotlari uchun hujjatlarning xilma-xilligi ancha katta: tijorat taklifi, loyiha nizomi, texnik shartlar, xarid komissiyasining bayonnomasi va boshqalar. Shu ma'noda, talablar boshqa turdagi hujjatlarga nisbatan qo'llanilishi dargumon.

Elektron fayllar va hujjatlarni saqlash tizimida saqlash (4.5-band)

Ushbu blok loyihadagi eng ishlab chiqilmagan talablardan biri bo'lib tuyuladi. U saqlash tizimlari imkoniyatlarini ta'minlash uchun talablarni belgilaydi:

● elektron hujjatlarning zaxira nusxasini yaratish;

● maxsus tekshirish dasturlari yordamida ED ning mavjudligi va holatini tekshirish texnik holat elektron hujjatlar va tekshirishlar natijalarini tegishli dalolatnomalarda qayd etish;

● elektron hujjatlarni yangi formatlarga o'tkazish va/yoki ko'chirish;

Ammo uzoq muddatli saqlash vaqtida EDning huquqiy ahamiyatini ta'minlash haqida hech narsa aytilmagan. Bu talablar men.

SCEDga kiritilgan elektron fayllardan foydalanish (4.2 va 4.6-bandlar).

ED dan foydalanish quyidagilarni o'z ichiga oladi:

● Hujjatlarga doimiy va vaqtinchalik kirish huquqlarini ta'minlash

● Elektron fayllardan foydalanish fondini shakllantirish va uning negizida elektron o‘quv zalini tashkil etish

● Ko'p mezonli qidiruv

● Arxiv nusxalarini, bayonotlar bayonotlarini yaratish

● Elektron fayllardan foydalanishni hisobga olish.

Savollar, birinchi navbatda, so'rov bo'yicha elektron hujjatlarni taqdim etish bilan bog'liq turli tashkilotlar, chunki yagona talablar hozirgi vaqtda EDni tashqaridan ta'minlash uchun hech qanday qoida mavjud emas va amaliyot shakllanmagan.

Saqlash muddati o'tgan elektron fayllar va hujjatlarning qiymatini tekshirish va yo'q qilish uchun ajratish (4.7 va 4.8-bandlar).

Loyihada ko'rsatilgan talablar qog'oz hujjatlar bilan ishlashda qo'yiladigan talablardan deyarli farq qilmaydi. Farqi faqat elektron hujjatlarni yo'q qilish xususiyatlarida (masalan, zaxira nusxalarini o'chirish va kafolatlangan yo'q qilish).

Elektron hujjatlarni davlatda saqlash uchun o'tkazishga qo'yiladigan talablar. arxiv rasman tasvirlangan. Buning sababi, ehtimol, o'rnatilgan amaliyotlarning yo'qligi bilan bog'liq.

Umumiy xulosalar

Loyiha talablarini tahlil qilgandan so'ng, unda aytilganlar hozirgi holatga mos keladi, mavjud o'zgarishlarni birlashtiradi, lekin to'liq javob bermaydi. mavjud muammolar va, albatta, bashorat qilishga va yaqin kelajakdagi savollarga javob berishga harakat qilmaydi.

Hujjat shuni ko'rsatadiki, elektron hujjatlarni uzoq muddatli saqlash tizimi uchun ko'plab aniq talablar mavjud. Ulardan ba'zilari juda qattiq va o'ziga xosdir. Korxonalarda uzoq muddatli saqlashga to'g'ri keladigan yoki uzoq muddatli saqlashni talab qiladigan hujjatlarni yaratadigan ko'plab tizimlar mavjud: ERP, HR, ECM. CRM va boshqalar. Shunday qilib, biz eng to'g'ri deb xulosa qilishimiz mumkin alohida uzoq muddatli saqlash tizimini ajratish, manba tizimlari bilan birlashtirilgan. Yuqoridagi barcha tizimlarda talablarni amalga oshirish ko'p vaqt talab etadi va qimmatga tushadi.

Boshqa tomondan, talablar allaqachon bunday tizimlarni amalga oshirish imkonini beruvchi texnologik asosga ega. Bozorda mavjud bo'lgan hujjatlarni boshqarish tizimlari me'yoriy-huquqiy bazada belgilangan talablarga muvofiqligini tekshirishi mumkin va tekshirilishi kerak.

Talablarni amalga oshirish

Tayyorlikni ko'rsatadigan va ushbu talablarni to'liq qondiradigan tizimga misollardan biri DIRECTUM kompaniyasining "Uzoq muddatli arxiv" yechimidir.

"Uzoq muddatli arxiv" - bu tashkilotning qog'oz va elektron arxivlarini boshqarishning keng qamrovli tizimi. Yechim Rossiya arxiv hujjatlarini boshqarish qoidalariga muvofiq ishlab chiqilgan. Bu sizga Rossiya Federatsiyasi qonunlarida belgilangan muddatlarda istalgan turdagi hujjatlarni markazlashtirilgan holda saqlash imkonini beradi, kafolat beradi. yuridik kuch hujjatlar butun saqlash muddati davomida.

Yechim nafaqat DIRECTUM yechimlari bilan emas, balki har qanday ECM tizimlari bilan ishlashi mumkin va tayyor mexanizmlardan foydalangan holda ERP va boshqa tizimlar bilan birlashadi.

Bundan tashqari, yechim nafaqat hozirda elektron arxiv yaratish muammosini hal qiladi, balki kelajak uchun ham ishlaydi. Yechim hujjatlar qiymatini tasniflash va tekshirish uchun sun'iy intellektga asoslangan hujjatlarni avtomatik qayta ishlash vositalari bilan ishlash qobiliyatini o'z ichiga oladi. Bundan tashqari, u kelajakda blokcheyn texnologiyasiga o'tkazilishi mumkin bo'lgan yuridik ahamiyatga egaligini ta'minlash uchun o'zining noyob texnologiyasidan foydalanadi.

(4.80 - 10 kishi tomonidan baholangan)

ga qo'yiladigan talablar axborot tizimlari federal organlarning elektron hujjat aylanishi ijro etuvchi hokimiyat, hisobga olgan holda, boshqa narsalar qatorida, Rossiya Adliya vazirligi tomonidan ro'yxatga olingan Rossiya Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining 2011 yil 2 sentyabrdagi 221-son buyrug'i bilan tasdiqlangan cheklangan tarqatishning mulkiy ma'lumotlarini qayta ishlash zarurati ( 2011 yil 15 noyabrdagi 22304-son) va "Rossiyskaya gazeta" da 2011 yil 21 noyabrdagi 5637-sonli federal sonida e'lon qilingan. ichki faoliyatni tashkil etishda federal ijro etuvchi organlarning qog'ozsiz hujjat aylanishiga o'tishi (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2011 yil 12 fevraldagi 176-r-son buyrug'i bilan tasdiqlangan).

Shunday qilib, uzoq kutilgan umumiy narsalar, tizim talablari EDMSga 2011 yil 2 dekabrdan beri amal qiladi. Ammo, g'alati tomoni shundaki, ular tegishli dasturiy mahsulotlar ishlab chiqaruvchilari yoki ofis boshqaruvi xizmatlari tomonidan professional qiziqishning o'sishiga sabab bo'lmadi. Ko'rinib turibdiki, qog'ozsiz hujjat aylanishiga haqiqiy o'tishni belgilovchi omillar va EDMS bozoriga ta'sirning o'ziga xos jihatlari hisobga olinmagan va Talablarda to'liq tartibga solinmagan.

Biz talablarni turli amaliy jihatlarda ko'rib chiqishga harakat qilamiz: hujjat aylanishi (ish yuritish) nuqtai nazaridan, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarori bilan tasdiqlangan federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalariga muvofiqlashtirish nuqtai nazaridan. Rossiya Federatsiyasi 2009 yil 15 iyundagi 499-son (2011 yil 7 sentyabrdagi tahrirda).

Hukumat topshiriqlarining bajarilishi to'g'risida

Keling, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining Harakat rejasini tasdiqlagan buyrug'ining mohiyati nima ekanligini ko'rib chiqaylik.

2-band o'z ichiga oladi rejalashtirilgan tadbirning nomi, hujjatning sarlavhasi/nomi emas (talablar, texnik xususiyatlar va boshqalar). Shunday qilib, "boshqa narsalar qatori, cheklangan tarqatiladigan mulkiy ma'lumotlarni qayta ishlash zarurligini hisobga olgan holda" iborasi hujjatning nomiga emas, balki bunday talablarni ishlab chiqishning asosiy maqsadlaridan biriga bog'liq bo'lishi kerak. Bu muhim, chunki tasdiqlangan hujjat aniqroq nomlanishi mumkin edi, masalan, "Elektron hujjat aylanishining axborot tizimlari/EDMS uchun texnik talablar", bu uni yaratish maqsadlarini aniq aks ettiradi va Ofis boshqaruvi qoidalari bilan ziddiyatlarga yo'l qo'ymaydi.

Bundan tashqari, 2-bandga muvofiq rejalashtirilgan tadbir boshqa hodisalar bilan bog'liqligini hisobga olgan holda, albatta amalga oshirilishi kerak. Va "irodali" hukumat boshqaruvi qarorida ko'rsatilgan "asosiy" fikrlar quyidagilardir:

Hukumat Harakat dasturiga muvofiq, yangi Talablarni ishlab chiqish muddati sifatida belgilandi 2011 yil aprel, va Rossiya Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining tegishli idoraviy harakatlar rejasiga muvofiq - 2011 yil avgust

Kasbiy hamjamiyat elektron hujjat aylanishi axborot tizimlariga qo‘yiladigan talablarni belgilash bo‘yicha davlat topshirig‘ini bajarish muddatlarining ana shunday jiddiy buzilishini muhokama qildi. Omma oldida loyihani birgalikda ijro etuvchi bo'limlar bilan tasdiqlashning uzoq tartibi bilan izohlandi.

Mas'ul ijrochi (birinchi ko'rsatilgan) va birgalikda ijrochilar tayinlanadigan jamoaviy topshiriqni bajarishning odatiy usuli, birinchi navbatda, qo'shma ishlarni, sohalarning eng yaxshi mutaxassislaridan ishchi guruhlarni yaratishni, tezkor yig'ilishlarni o'tkazishni o'z ichiga oladi. , va boshqalar. jamoaviy faoliyat. Afsuski, EDMS uchun tizim talablarini birgalikda aniqlash va ishlab chiqish odatiy tasdiqlash tartibi bilan almashtirildi. Bundan tashqari, 2011 yil apreldan iyulgacha bo'lgan davrda, masalan, Federal arxivga tasdiqlash uchun talablarning uchta mutlaqo boshqa versiyalari / loyihalari yuborildi, ularda normalarning uzluksizligi, kontseptsiya va metodologiyaning birligi yo'q edi va ular hisobga olinmadi. boshqa barcha federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining harakatlari bilan, xususan, federal ijroiya organida ish yuritish qoidalarida belgilangan yagona talablarni bajarish bo'yicha zarur tizimli aloqani hisobga olish.

Eng muhimi, federal organlarning hujjatlar tarkibini aniqlash bo'yicha sa'y-harakatlari natijalari, ularni yaratish, saqlash va ulardan foydalanish faqat elektron shaklda amalga oshirilishi hisobga olinmaydi; mavjud hujjatlarni modernizatsiya qilish yo'nalishi. Ushbu qog'ozsiz hujjat aylanishi texnologiyasini qo'llab-quvvatlash uchun EDMS hisobga olinmaydi. Talablarni ishlab chiqish muddatlari buzilganligi sababli, federal organlarning aksariyati mavjud EDMSni takomillashtirish yo'nalishlarini aniqlay olmadi, ularni modernizatsiya qilishni rejalashtira olmadi, ya'ni. Hukumat Harakat dasturining 3-bandida belgilangan chora-tadbirlarni o‘z vaqtida bajarish.

Shunday qilib, ijrosi ustidan xronometraj nazorati doirasida Hukumat farmoyishi bajarilgan (bajarish muddatini kechiktirish va uzaytirish bilan) va mazmunan bajarilishini nazorat qilish doirasida (ya’ni rahbariyat nazorati) tugallangan deb hisoblanishi mumkin. , Talablar sezilarli darajada rivojlangan (va ilg'or bo'lishi mumkin) federal ijroiya organlari ichki faoliyat va samarali idoralararo elektron hamkorlikni tashkil etish jarayonida qog'ozsiz hujjat aylanishiga haqiqiy o'tish yo'lida ekanligini aniq aytish mumkin emas.

EDMSni amalga oshirishning haqiqiy muammolari va istiqbollari: federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining fikrlari va umidlari

Federal ijro etuvchi hokimiyat organlari va ularga bo'ysunuvchi tashkilotlar asosan to'liq qog'ozsiz hujjat aylanishini joriy etishga, mavjud EDMS dan faol foydalanishga, ularni modernizatsiya qilishni boshlashga va MEDO tizimidan foydalangan holda idoralararo elektron hamkorlikni muvaffaqiyatli amalga oshirishga tayyor.

Rosarxiv tomonidan topshirilgan VNIIDAD har yili federal organlarning hujjat aylanishini nazorat qiladi. 2011 yilda juda qiziqarli natijalar olindi, bu aslida ofis boshqaruvi vositasi sifatida EDMSga qo'yiladigan amaliyot talablari Talablarning 1-bandida va keyingi matnda muhokama qilingan EDMS funktsiyalarining minimal to'plamidan ancha oshib ketganligini ko'rsatadi. ushbu hujjatdan.

Birinchidan, federal organlarda EDMS endi ular asosan ishlab chiqilgan, yakunlangan va tarqatilgan axborot tizimlari sifatida foydalanilmoqda, ularning ish stansiyalari nafaqat ish yuritish xizmati xodimlari, balki markaziy apparat, hududiy organlarning deyarli barcha xodimlarining kompyuterlariga o'rnatiladi. 2011 yilda 56 ta monitoring ob'ektidan 44 ta federal agentlik bu haqda ma'lumot berdi.

Ikkinchidan, idoralararo elektron hujjat aylanishi tizimining (IEDO) ish stantsiyalarini o'rnatishda ofis boshqaruvi xizmati idoraviy boshqaruv qoidalari bilan belgilanadigan tashkilot ichida hujjatlar va elektron xabarlarni qabul qilish, jo'natish va uzatish bo'yicha operatsiyalarni markazlashtirilgan tarzda amalga oshiradi. 2011 yilda olingan ma'lumotlarga ko'ra, MEDO ish o'rinlari federal organlar rahbarlari va ofis boshqaruvi xizmatlari uchun deyarli teng nisbatda tashkil etilgan, ya'ni. boshqaruv uchun taxminan 2-3 ish, biznesni boshqarish yoki ofis uchun 2-3 ish.

Deyarli hamma narsa ofis xizmatlari 2011 yilda barcha kuzatuv joylari uchun bu haqda xabar berilgan mavzu EDMS ma'muri rolini bajarish:

• takomillashtirish va modernizatsiya qilish yo'nalishlarini belgilash;
• zarur ma'lumotnomalar va tasniflagichlar tizimini ishlab chiqish va ularni yangilab turish, standart shakllar/elektron shablonlarni tegishli ko'rinishlar, "papkalar" va ma'lumotlar bazalariga "yuklash";
• kirish huquqini berish to'g'risida qaror qabul qilish.

G'arb amaliyotida ofis boshqaruvi xizmatining bunday roli deyiladi axborot tizimining funktsional boshqaruvi va tegishli resursning "egasi" sifatida yozuvlar bo'yicha menejerning javobgarligini nazarda tutadi. Talablarda (13-band va III bo'lim) EDMS bilan ishlashda ma'muriy funktsiyalarni bajarishga vakolatli shaxslarning huquqlari va rollari va tizim ma'murlarining funktsiyalari o'rtasida hech qanday farq yo'q. Kirish huquqlari tashkilotning tegishli menejerlari - axborot resurslari egalari va hujjatlarni boshqarish xizmati tomonidan "xavfsizlik xodimlari" (odatda xavfsizlik / axborot xavfsizligi xizmati) bilan birgalikda boshqarilishi kerak. Tizim ma'murlari (IT xizmati mutaxassislari) faqat texnik jihatdan ochadilar/tizimga zarur kirishni ta'minlaydilar. qarori bilan. Shunday qilib, Talablarning 13, 28 va 29-bandlari "kirish huquqlari va foydalanuvchilar guruhlarini boshqarish", "EDMS ma'muri" va boshqalar tushunchalarini aniqlashtirish va aniqlashtirish kerak.

2011 yilda federal ijroiya organlarida hujjat aylanishini monitoring qilish jarayonida VNIIDAD qog'ozsiz hujjat aylanishiga o'tish muammolarini, elektron hujjat aylanishini rivojlantirish istiqbollarini ko'rsatadigan umumlashtirilgan ma'lumotlarni oldi, ular amaliyotchilar, federal ijroiya organlarining vakillari tomonidan shakllantirildi. :

• qog'ozdagi hujjatlar sonini kamaytirish tendentsiyasi yo'q, mavjud tufayli hujjat aylanishining sezilarli darajada oshishi elektron nusxalari - allaqachon mavjud hujjatlarning skanerlangan elektron tasvirlari qog'oz shakli. Qog'ozda va elektron shaklda hujjatlarning parallel harakati mavjud;
• qog'oz va elektron hujjatlardan parallel foydalanishni davom ettirish, ya'ni. 2011 yil 6 apreldagi 63-FZ-sonli "To'g'risida" Federal qonunining bajarilishini to'liq ta'minlaydigan infratuzilma yaratilgunga qadar hujjat oqimlarining takrorlanishi. elektron imzo"(Talablar faqat ushbu Federal qonunga to'g'ridan-to'g'ri havolani nazarda tutganligi sababli, EDMSda elektron imzolarning turlari va holatini tartibga solish, shu jumladan ish yuritish xizmati uchun ham hal qilinmagan muammo bo'lib qolmoqda);
• Ish yuritish qoidalarida belgilangan mehnat funktsiyalarini majburiy o'zgartirish, chunki EDMSni amalga oshirishda hujjatlarni qayta ishlash jarayoni tizimning yoki "ona" platformasining cheklovlariga bog'liq (IT xizmati mutaxassislari va pudratchi kompaniyalar muammoni shunday ko'rsatishadi). Shu munosabat bilan xodimlar - rahbarlar va oddiy foydalanuvchilar uchun maxsus tayyorgarlikdan o'tish, yangi me'yoriy hujjatlarni ishlab chiqish va ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarga tasdiqlangan Ish yuritish qoidalari va ma'muriy normativ hujjatlarga mos kelmaydigan o'zgartirishlar kiritish talab etiladi. federal ijro etuvchi hokimiyat;
• EDMS tuzilmasi (ya'ni, ishlab chiqilgan tashkiliy va funktsional arxitektura) va EDMS to'g'risidagi nizomlar haqida yagona tushunchaning yo'qligi. Ushbu g'oya EDMSni ishlab chiqish bo'yicha texnik topshiriqlarni ishlab chiquvchilarda ham, dasturiy mahsulotlar ishlab chiqaruvchi kompaniyalarda ham mavjud emas (esda tutingki, Talablar faqat "ierarxik/tasniflash sxemasini" ishlab chiqishni nazarda tutadi, bu hozircha aniq emas. ofis boshqaruv xizmatlariga va ular tomonidan EDMS tizimi arxitekturasi emas, balki funktsional asos sifatida qabul qilinmaydi);
• Hukumat Harakat dasturida nazarda tutilgan barcha davlat organlari va tashkilotlari uchun axborot tizimlariga yagona talablarni joriy etish zarurati;
• federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining o'zlarining bo'ysunuvchi tashkilotlari bilan yagona hujjat aylanishi tizimiga ehtiyoj, tarqatilgan EDMSni majburiy amalga oshirish va portal texnologiyalaridan foydalanish;
• EDMS va MEDO o'rtasidagi o'zaro ta'sirni yaxshilash zarurati, ya'ni. federal ijro etuvchi hokimiyat organlari uchun umumiy axborot maydonini yaratish yoki hech bo'lmaganda ofis boshqaruvi xizmatining vakolatli xodimining bitta ish joyidan ikkala tizimga nazorat ostida kirish qulayligini ta'minlash. Talablarga kiritilgan federal ijro etuvchi EDMSning SMEV va MEDO tizimlari bilan o'zaro aloqasi to'g'risidagi 5-bandda yuqori darajadagi hujjatlarga, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining tegishli me'yoriy hujjatlariga umumiy havolalar mavjud bo'lib, ularda aniq talablar mavjud emas. o'zaro ta'sirni texnik amalga oshirish uchun va in umumiy ko'rinish elektron xizmatlarni ro'yxatdan o'tkazish va elektron xabarlarni tavsiflash uchun ishlatiladigan tilni eslatib o'ting. Elektron o'zaro ta'sirni ta'minlash uchun IT-kompaniyalari tomonidan bozorda taklif qilinadigan EDMS tegishli shlyuz yoki adapterga ega bo'lishi kerakmi, Talablarda belgilanmagan;
• axborot tizimida elektron hujjatlarni saqlash muammosi dolzarbdir yaratish, saqlash va foydalanish faqat elektron shaklda amalga oshiriladigan hujjatlar ro‘yxati har bir bo‘lim tomonidan tuzilishi va tasdiqlanishi munosabati bilan. EDMS uchun me'yoriy hujjatlar va hujjatlarni EDMSda saqlash uchun standart formatlar mavjud emas (esda tutingki, EDMSda fayl formatlarini hujjatlashtirish/yaratish formatlariga va elektron hujjatlarni saqlash formatlariga bo'lmasdan ko'rsatishga qo'yiladigan talablarning 12-bandi qisqacha 12-bandi muammoni hal qilishda ko'p yordam bermaydi. muammo);
• Ish yuritish qoidalari kirish shakllaridan foydalanishni nazarda tutadi (Ilova - hujjatlar to'g'risidagi majburiy ma'lumotlar ro'yxati), shu jumladan elektron hujjat shablonlari hujjat to'g'risidagi ma'lumotlarni EDMSga yoki to'g'ridan-to'g'ri hujjatlarga kiritishni ta'minlaydi, ya'ni. tasdiqlangan yagona shakl bo'yicha tizimda hujjat yaratish. Federal ijroiya hokimiyati apparati boshqaruvi xizmatlarining mutaxassislari ushbu ish sohasini yaxshi bilishadi va axborot tizimidagi hech bo'lmaganda elektron hujjat tuzilishini yoki uning majburiy rekvizitlari / atributlari, tarkibiy qismlari va ma'lumotlar to'plamini o'z ichiga olgan tartibga solinadigan talablarni olishga umid qilishadi. axborot xavfsizligi va MEDO bilan o'zaro aloqani hisobga olgan holda tegishli metama'lumotlar. Biroq, tasdiqlangan Talablarda hali bunday tizimli qoidalar mavjud emas.
  Shu bilan birga, 2011 yilda VNIIDAD tomonidan o'tkazilgan hujjat aylanishini monitoring qilish jarayonida nazorat ostida bo'lgan federal organlarning 14% dan ortig'i 2010 yilda tasdiqlangan hujjatlar shakllari va ularni yanada rivojlantirish rejalari mavjudligi haqida xabar berishdi. Va Rossiya Federatsiyasi Sog'liqni saqlash va ijtimoiy rivojlanish vazirligi rivojlanish munosabati bilan ma'lumot berdi yangi versiya EDMS fuqarolarning murojaatlariga javob xatlarining 230 ta standart birlashtirilgan shakllarini yaratdi va ishlatadi, ular elektron shaklda qo'llaniladi, ya'ni. hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash uchun elektron shablonlar sifatida. Xat yozish va ichki aloqa uchun 50 dan ortiq standart birlashtirilgan shakllar qo'llaniladi federal xizmat sud ijrochilari, Federal Migratsiya xizmati va boshqa bo'limlar.
  Hujjatlarni ularning yagona standart shakllari (elektron shablonlar) asosida EDMSga kiritish texnologiyasini ishlab chiqish amaliyot talablarini tasdiqlaydi, ammo tasdiqlangan Talablarda skanerlash texnologiyasi ustuvor hisoblanadi hujjatlarni EDMSga kiritishda, natijada olingan elektron tasvirlar/nusxalar hisobiga hujjat aylanishining umumiy hajmini oshirish.

Bu me'yoriy hujjatmi?!

Rossiya Adliya vazirligi tomonidan Rossiya Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining 2011 yil 2 sentyabrdagi 221-sonli "Talablarni tasdiqlash to'g'risida ..." buyrug'ini ro'yxatdan o'tkazish ularga amaldagi normativ hujjat maqomini beradi. Ammo buyruq matnida hech qanday majburiy shart yo'q hukumat qoidalari, takroriy foydalanish uchun mo'ljallangan, Talablarni majburiy bajarish bo'yicha ko'rsatmalar, ularni qo'llash bo'yicha uslubiy rahbarlik uchun javobgarlik va bajarilmaganlik uchun javobgarlik. Talablarning o'zi texnologik hujjat bo'lib, matnning bir qismi to'g'ridan-to'g'ri ta'sir ko'rsatadigan qoidalar va qoidalarni o'z ichiga olmaydi, lekin normativlarga ishora qiladi. huquqiy hujjatlar, shu jumladan yuqori daraja va standartlar. Bu shunday bayon etilganki, mohiyatan Talablar tavsiya xarakteridagi aktlar sifatida tasniflanishi mumkin. Ma'lumki, o'xshash qoidalar, shuningdek texnik aktlar Rossiya Adliya vazirligining tushuntirishlariga muvofiq (2007 yil 4 maydagi 88-son buyrug'i) davlat ro'yxatidan o'tkazilmasligi kerak. Bundan tashqari, Rossiya Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligi normativ hujjatlarni qabul qilishi mumkin huquqiy hujjatlar faqat tartibga solish uchun axborot texnologiyalari sohasi: tarmoqlar va aloqalarga, davlat axborot tizimlaridagi maʼlumotlar formatlariga, axborot tizimlarining axborot xavfsizligiga va boshqalarga talablarni belgilash.

Shunga qaramay, Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining 221-son buyrug'i va Talablar davlat ro'yxatidan o'tkazildi, garchi ish yuritish va hujjat aylanishi axborot texnologiyalari sohasida (ya'ni, bevosita mas'uliyat sohasida) bo'lishiga qaramay. Rossiya Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligi). Vaziyatni faqat Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 176-r-sonli qarori bilan tasdiqlangan qog'ozsiz hujjat aylanishiga o'tish rejasiga muvofiq, 2-bandga muvofiq chora-tadbirlarni amalga oshirishning yakuniy natijasi bo'lganligi bilan izohlash mumkin. buyruq e'lon qilindi va Rossiya Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligi ushbu tadbir uchun mas'ul ijrochi etib tayinlandi, shuningdek, Talablar idoralararo xususiyatga ega bo'ladi.

Talablarning tematik bo'limlari matni 10 ta to'g'ridan-to'g'ri havolalarni o'z ichiga oladi, shu jumladan normativ-huquqiy hujjatlarga ("... Farmonga muvofiq ...", "... Federal qonunga muvofiq ..."), aktlarda eng yuqori darajadagi normalar va qoidalar belgilanishiga qaramasdan. Ushbu yuqori darajadagi standartlar faqat Talablarda aniqlanishi, axborot tizimlarini joriy etish va ulardan foydalanish jarayonida metodologiya va texnologiya darajasiga o'tkazilishi kerak edi.

Shu bilan birga, EDMS taqdim etishi kerak bo'lgan maktabgacha ta'lim muassasasining jarayonlarini ro'yxatga olishda (6-band) ish yuritish qoidalari ko'rsatilmaydi; "jarayonlar" nomlari ish yuritish texnologiyasiga mos kelmaydi va ofis ishi operatsiyalarining professional nomlari.

Matnda hujjat aylanishi uchun GOST R ISO 15489-1-2007 asosiy standartiga havola mavjud (9-band), ammo hujjatning axborot tizimida yaratilgan, foydalaniladigan va saqlanadigan 4 ta umumiy tavsifidan faqat 2 tasi ko'rsatilgan va Talablar tizimida aniqlangan (hujjatning haqiqiyligi va yaxlitligi).

MoReq Yevropa spetsifikatsiyasi (Elektron yozuvlarni boshqarish uchun namunaviy talablar; Rasmiy elektron hujjatlarni boshqarish bo'yicha standart talablar) Talablar matnining hech bir joyida, hatto havola shaklida ham eslatilmagan. Ammo MoReqning asosiy tushunchalaridan biri, axborot tizimining “tasniflash sxemasi/ierarxik sxemasi” aynan shu manbadan olingan.

Afsuski, barcha amaldagi milliy standartlar mavjud emas Rossiya Federatsiyasi Talablarni ishlab chiqishda hujjat aylanishiga oid masalalar hisobga olindi. Shunday qilib, metama'lumotlarning tasnifi, uning asosida identifikatorlar tizimi va EDMS kataloglari qurilgan, GOST R ISO 23081-1-2008 tomonidan o'rnatiladi; Elektron hujjatning tuzilishi (Talablarning 13-bandiga binoan) va versiyani qo'llab-quvvatlash FSUE Standardinform tomonidan ro'yxatga olingan IEC 82045-1 standartining rasmiy tarjimasida batafsil ochib berilgan, u hujjat aylanishining tamoyillari va usullarini belgilaydi. axborot texnologiyalari va elektrotexnika nuqtai nazaridan. Axborot tizimiga talablarni ishlab chiqishda hujjatlarni yaratish jarayonlarini majburiy tartibga solish (bu Talablarda amalda bajarilmagan) GOST R ISO 22310-2009 standartida mustahkamlangan.

"Me'yoriy havolalar" maxsus bo'limini ajratib ko'rsatish nafaqat Talablarning keyingi to'liq matnini tushunishni osonlashtiradi, balki ofis boshqaruvi mutaxassislari va IT xizmatlarining harakatlarini birlashtirishi kerak bo'lgan yagona me'yoriy va uslubiy asosni ham ko'rsatadi. haqiqiy qog'ozsiz hujjat aylanishiga o'tish yo'li.

Ushbu konsolidatsiyaga kontseptual apparatni o'z ichiga olgan Talablarning maxsus bo'limini ajratish ham yordam beradi. Kerakli:

• terminologiyani uyg'unlashtirish, tushunchalarni kiritish va aniqlash "rekvizitlar", "maydonlar/maydon", "metadata", A
• elektron hujjatning aniq rekvizitlari/maydonlari roʻyxatini koʻrsatayotganda ularning yana bir xususiyatini koʻrsating – rekvizitlar identifikatsiya boʻladimi.

Buning o'rniga, ish yuritish qoidalarida nazarda tutilmagan, ish yuritish operatsiyalari uchun yangi, qisman so'zlashuv nomlari kiritildi. (“Hujjatni “ijroga yoki ijrochiga yuborish” o‘rniga hujjatni EHM foydalanuvchisiga yetkazish”, “doimiy saqlashni tashkil etish o‘rniga “hujjatlarni arxivga hisobdan chiqarish”, “hujjatlarni saqlash va ularning xavfsizligini ta’minlash”, “ fayllarni arxivga o'tkazish"), "parallel" lekin ofis ishi tushunchalari bilan sinonim emas "texnika" ( "yaratishni taqiqlash", "fayl formatlarini ko'rsatish", "mansabdor shaxs tomonidan tayinlangan maydonlardan qiymatlarni chiqarish", "EDMS foydalanuvchisidan majburiy metama'lumotlarni kiritishni so'rash", "fayllar bo'limini yo'q qilishga taqiq qo'yish va olib tashlash" tasniflash sxemasi", "yaroqlilik muddatini yaratish, o'zgartirish yoki yo'q qilish qobiliyati", "yaroqlilik muddatini belgilash", "yaroqlilik muddati" va boshqalar).

Talablar matnining tuzilishi federal ijro etuvchi hokimiyatning normativ-huquqiy hujjatlarida nazarda tutilgan qoidalarga muvofiq tuziladi. Talablarda faqat uchta bo'lim mavjud:

1. Umumiy holat.
2. Federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMSda boshqaruvni hujjatlashtirish jarayonlarining tavsifi.
3. Federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMS axborot xavfsizligiga qo'yiladigan talablar, shu jumladan cheklangan tarqatiladigan rasmiy ma'lumotlarni qayta ishlashda.

Bo'limlar rim raqamlari bilan belgilanadi va barcha elementlarning raqamlanishi yalpi, arab raqamlarida, ya'ni. sonli tartibda va ob'ektning bo'limga tegishliligini hisobga olmagan holda. Bu mos keladi.

Talablarning bo'limlari bilan ishlab chiqilgan turli darajalarda maqbul deb hisoblanishi mumkin bo'lgan tafsilotlar. Ammo ikkinchi bo'lim Ish yuritish qoidalarida belgilangan talablarni to'liq aks ettirmaydi va ularning mantig'iga mos kelmaydi, bu Talablarning normativ hujjat sifatida ahamiyatini pasaytiradi. Masalan, EDMSda hujjatlarni yaratish Talablarda (faqat 11-bandning qisqacha bandi mavjud) va EDMS "kamida 100 yil saqlash muddatini saqlashga imkon berishi kerak" (20-band, oxirgi xatboshi) iboralarida tizimli tartibga solinmagan. , sub.. “d”) yoki “barcha elektron hujjatlarning saqlanishini... kamida 5 yil muddatga taʼminlash” (3-band) faqat yaxshi tilak boʻlib qoladi.

Talablar matnda umumiy ma'noda ko'rsatilgan ilovalar, identifikatorlar va tasniflagichlarni o'z ichiga olmaydi.

Tartibga solish predmeti

Talablarning maxsus terminologik bo'limi mavjud bo'lmagan taqdirda, 1-band EDMS tushunchasining ta'rifini va qisman ushbu hujjatni yaratish maqsadini belgilaydigan qiziqish uyg'otadi:

Ushbu ta'rif Ofis boshqaruvi qoidalarining (2011 yil 7 sentyabrdagi tahririda) talablariga mos kelmaydi va GOST R ISO 15489-1- milliy standartida o'rnatilgan hujjat aylanishining zamonaviy (yangi va minimal bo'lmagan) kontseptsiyasidan ajralib turadi. 2007 yil. Barcha federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha yagona Qoidalarni amalga oshirishni qo'llab-quvvatlaydigan EDMS hujjatlarni to'plashni (tizimga hujjatlarni kiritish), ularni qayta ishlashni, hujjat aylanishini va ularga kirishni ta'minlaydigan axborot tizimi sifatida ko'rib chiqilishi kerak. . Ish yuritish qoidalarida belgilangan ma'noga yaqin bo'lgan federal ijro etuvchi hokimiyat organining EDMS predmeti mohiyatining ta'rifi faqat Talablarning 4-bandida qayd etilgan va EDMS ushbu ta'rifda ko'rib chiqiladi. federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining barcha hujjatlarini, shu jumladan hujjatlar loyihalarini boshqarish uchun mo'ljallangan axborot tizimi(Ma'lumki, loyiha yoki loyiha hujjat maqomida ish yuritishda umuman ko'rib chiqilmaydi, shuning uchun bu tushuntirish kerak emas).

Federal ijroiya idorasi xodimlari va professional hamjamiyat buni kutmagan federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMS tomonidan bajarilishi kerak bo'lgan minimal funktsiyalar to'plami(Talablarning 1-bandi), ammo federal organlarga quyidagilarga imkon beradigan batafsil va zamonaviy funktsional va texnik talablar to'plami:

• yuborilgan va yuborilgan hujjatlarni ommaviy skanerlashdan bosqichma-bosqich voz kechgan holda elektron hujjat aylanishiga bosqichma-bosqich o‘tish ichki hujjatlar, keyin esa kiruvchi hujjatlarning hujjat aylanishi,
• federal ijroiya organlari elektron hujjatlarning tegishli ro'yxatiga kiritilgan hujjatlarning haqiqiy qog'ozsiz hujjat aylanishini ta'minlash;
• mavjud EDMSni samarali modernizatsiya qilish yo'nalishlarini tanlash,
• elektron imzo mexanizmini to'g'ri joriy etish va
• rossiya Federatsiyasi Hukumatining 176-r-son buyrug'ida nazarda tutilgan chora-tadbirlarni to'liq amalga oshirish.

Shu munosabat bilan, elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qiluvchi yoki mavjud elektron hujjat aylanish tizimining imkoniyatlarini baholovchi federal ijro etuvchi hokimiyat organlariga qo'yiladigan talablarning 2-bandi bir xil darajada ishonchsiz ko'rinadi. Tahlil shuni ko'rsatadiki, Talablarning faqat 3-bandi EDMSni (tizimni tanlashda) texnik, funktsional bo'lmagan mezonlar bo'yicha baholashga imkon beradi va funktsional tanlov mezonlari bozorda uzoq vaqtdan beri o'rnatilgan va ikkalasi tomonidan ham hisobga olinadi. Dasturiy ta'minot mahsulotlarini taklif qiluvchi IT kompaniyalari va tegishli xaridlarni amalga oshiradigan federal organlar.

Shuni ham ta'kidlash kerakki, amalda ERIga qo'yiladigan talablar darajasi ancha yuqori, 2011 yilda deyarli barcha federal ijro etuvchi hokimiyat organlari u yoki bu, shu jumladan. sanoat EDMS. Monitoring so'rovlariga ko'ra, hatto o'zlarining tizimi yo'q deb javob bergan federal organlar ham yuqori vazirlikning EDMS ish joylaridan (tarqatilgan sanoat tizimi) yoki o'zlarining oldingi federal ijro etuvchi hokimiyat organlaridan "meros bo'lib qolgan" EDMS dan foydalanganlar va ular qayta tuzilgan. ma'muriy islohotlarning bosqichlari so'nggi yillar. Ehtimol, faqat Federal arxiv agentligi haqiqatan ham EDMSga ega emas.

Shunday qilib, Talablarni ishlab chiqishdan maqsad Hukumat Harakat dasturida nazarda tutilgan yagona normativ-huquqiy, uslubiy va texnik standartlar, parametrlar va talablar asosida ish yuritishda axborot tizimlarini joriy etish sohasida modernizatsiya qilishdan iborat edi.

EDMS uchun umumiy funktsional bo'lmagan talablar

Talablarning texnik talablarni "tekislash" va EDMS bozoriga etarlicha ta'sir ko'rsatadigan foydali bandi EDMSning ishlashi, uning ishonchliligi va EDMSdagi ma'lumotlarni himoya qilish bo'yicha maslahat talablarini belgilaydigan 3-banddir.

Talab shartsiz EDMS miqyosi federal ijro etuvchi hokimiyatda, chunki Federal organlarda EDMS yaqinda jamoaviy ishning taqsimlangan tizimlari sifatida ishlab chiqilgan bo'lib, ularda markaziy apparat xodimlari, hududiy organlar, bo'ysunuvchi korxonalar va boshqalar ishlaydi.

Bu holda ishlash ko'rsatkichlari ko'p jihatdan EDMS ning o'zi bilan bog'liq bo'lmagan omillarga bog'liq bo'ladi - tarmoq yuki darajasi, uning o'tkazuvchanligi, konfiguratsiyasi va server resurslarining yuklanishi. 3 soniyadan ko'p bo'lmagan EDMSga kirish., albatta, foydalanuvchilar tomonidan mamnuniyat bilan kutib olinadi, ammo ofis boshqaruvi xizmati ushbu standart va hujjatni ro'yxatdan o'tkazishda yaratilgan kartaga kirish standarti ("kirish" shakli, elektron hujjat kartasi) 5 soniyadan oshmasligini bilishi kerak. . , - ishlab chiqarish standartlariga, hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishda / tizimga kiritishda xodimlar sonining hisob-kitoblariga, ish samaradorligini baholashga va boshqalarga ta'sir qilishi mumkin. Eng yaxshi amaliyot tajribasi shuni ko'rsatadiki, ushbu texnik talablar, shuningdek, tizimning ishlamay qolish vaqtini cheklash va hujjatni zaxira nusxasidan tiklash vaqtini cheklash talablari odatda "egasi" tuzadigan ma'lum bir xizmat ko'rsatish darajasi shartnomasida (SLA) belgilanadi. SED, ya'ni. Tizim boshqaruvini amalga oshiradigan IT bo'limi va standartlar/o'lchovlarning o'ziga xos qiymatlari yildan-yilga pasayish tendentsiyasiga ega bo'lgan ofis boshqaruvi xizmati.

Federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMS foydalanuvchisini tizimdagi nosozlik haqida avtomatik ravishda xabardor qilish, bizning fikrimizcha, alohida texnik talab sifatida shakllantirilmasligi kerak, lekin variant sifatida qayd etilishi mumkin, bu erdagi imkoniyatlardan biri. umumiy mexanizm tizim foydalanuvchilariga bildirishnomalar va eslatmalar, albatta, federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMS bo'lishi kerak.

Elektron hujjatlarni yo'qotish xavfini minimallashtirish uchun tavsiya etilgan talablar (kamida bitta zaxira nusxasi) va EDMS ishonchlilik koeffitsienti (kamida 0,98) bugungi kunda etarli deb hisoblanishi mumkin, ammo hujjat aylanishi uchun. federal organlar faqat elektron shaklda mavjud bo'lgan ushbu koeffitsient qiymatlarini kuchaytirish kerak. Bundan tashqari, texnik standartlar EDMS faoliyatining boshqa ko'rsatkichlari uchun shakllantirilishi mumkin va har bir ko'rsatkich o'z standartlariga / ularning chegaralariga ega bo'lishi mumkin (yo'qotish koeffitsienti va chegaralar bilan xato darajasi "ortiq emas", "kam emas", javob vaqti. markazdagi aloqa markazi, V hududiy organi va boshqalar) va texnik standartlar asosida EDMS ishonchlilik ko'rsatkichlarining qiymatlarini umumiy shaklda emas, balki haqiqiy hujjat oqimlari asosida hisoblash mumkin. Bu, ayniqsa, ishonchlilik talablarini qondirish bo'yicha chora-tadbirlar ishlab chiqilayotganda, shuningdek, tizimning yuk ko'rsatkichlarini monitoring qilish va texnik nosozliklarni tahlil qilish bosqichida federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMSni modernizatsiya qilish uchun juda muhimdir. Shuni yodda tutish kerakki, aloqa tarmog'ining ishonchlilik ko'rsatkichlari qiymatlari ham maxsus belgilanadi va nazorat qilinadi. Ammo umuman olganda, dasturiy ta'minot mahsulotlarini ishlab chiqaruvchi kompaniyalar EDMSni tanlash uchun ko'proq baholash ko'rsatkichlari va xususiyatlarini taqdim etishlari mumkin.

uchun talab kamida 5 yil davomida elektron hujjatlarni saqlash uchun ma'lumotlar bazasi hajmi aksincha, funktsional talab, "arxiv". Bu erda elektron tasvirlarni saqlash ham zarurligini aniqlashtirish kerak, ya'ni. skanerlash natijasida olingan hujjatlarning nusxalari, shuningdek, saqlash muddati 10 yilgacha bo'lgan hujjatlar federal ijroiya organining arxiviga o'tkazilmasligini hisobga olish (Yozuvlarni yuritish qoidalarining 34-bandi). . Darhaqiqat, besh yillik saqlash muddati asosan EDMSning o'zida faqat elektron shaklda yaratilishi, ishlatilishi va saqlanishi mumkin bo'lgan operatsion ahamiyatga ega bo'lgan hujjatlar uchundir. Aytgancha, ushbu qoida EDMSning tashkiliy va funktsional arxitekturasi doirasida elektron hujjatlarni tezkor/joriy saqlash uchun omborni yaratishni talab qilishga imkon beradi. Loyihalari EDMSda yaratilgan, kelishilgan va yakunlangan, lekin ommaviy axborot vositalarini tanlash metodologiyasiga muvofiq (ISO 15489: 2001, GOST R ISO 15489-1-2007) hujjatlarning elektron nusxalari uchun alohida saqlash joyi ta'minlanishi kerak. ), ularning asl nusxalari qog'oz shaklida imzolangan va ro'yxatdan o'tgan (tizimda aniqlangan) bo'lishi kerak, chunki doimiy yoki uzoq muddatli saqlash sharti bilan. Ushbu ombor asosida hujjatlarni ijro uchun jo'natish, tashkilot xodimlariga ma'lumot va hujjatlarni efirga uzatish, joriy faoliyatda faol foydalanish uchun foydalanish fondi tashkil etilishi mumkin, keyin esa xuddi shu yaratilgan foydalanish fondi kabi bo'lishi mumkin. qog'oz ko'rinishidagi hujjatlarning asl nusxalari o'tkazilgan arxivda foydalaniladi. Afsuski, hujjat aylanishi standartlari metodologiyasi hatto EDMSga qo'yiladigan funktsional talablarga bag'ishlangan juda katta hajmli 19 va 20-bandlarda ham aniqlanmagan.

EDMS axborot xavfsizligi uchun funktsional bo'lmagan talablar

EDMS xavfsizligiga bo'lgan talab, cheklangan taqsimotning mulkiy ma'lumotlarini qayta ishlashni nazarda tutganda alohida e'tiborga loyiqdir - 1 G sinfidan past bo'lmagan (I bo'limning 3-bandi).

Tegishli ma'lumotnoma bo'lmasa, shunday deb taxmin qilish mumkin bu talab Yo‘l-yo‘riq hujjati asosida “Avtomatlashtirilgan tizimlar. Axborotga ruxsatsiz kirishdan himoya qilish. 1992 yil 30 martda Rossiya Federatsiyasi Prezidenti huzuridagi Davlat texnik komissiyasi tomonidan tasdiqlangan avtomatlashtirilgan tizimlarning tasnifi va axborotni himoya qilish talablari (bundan buyon matnda - Yo'l-yo'riq hujjati).

Yo'l-yo'riqli hujjatda maxfiy ma'lumotlar qayta ishlanadigan avtomatlashtirilgan tizimlarning tasnifi o'rnatildi, ya'ni. kirish federal qonunlar bilan cheklangan ma'lumotlar. Tasniflashning belgilovchi xususiyatlari quyidagilardir:

• avtomatlashtirilgan tizimda turli darajadagi maxfiylik ma'lumotlarining mavjudligi;
• maxfiy ma'lumotlarga kirish vakolatlari va darajalarini taqsimlash;
• barcha zamonaviy EDMS tomonidan qo'llab-quvvatlanishi mumkin bo'lgan tizimda ma'lumotlarni qayta ishlashning individual yoki jamoaviy rejimi.

Xavfsizlik klassi 1G EDMS quyidagilarni aniq ta'kidlashni taklif qiladi:

• kirishni boshqarish quyi tizimi,
• foydalanuvchilarni, dasturlarni, operatsiyalarni ro'yxatga olish va hisobga olish, shu jumladan himoyalangan fayllarga kirishni hisobga olish, ularni aloqa kanallari orqali uzatish uchun quyi tizim;
• aloqa kanallariga kirishni hisobga olish,
• vakolatlar/kirish huquqlarini hisobga olish,
• "RAMning bo'shatilgan joylarini tozalash" va tashqi drayvlar nuqtai nazaridan saqlash vositalarini hisobga olish, ya'ni. hujjatlarning yo'q qilinishini hisobga olish (ISO 15489: 2001 bo'yicha).

EDMS shuningdek, dasturiy ta'minot va qayta ishlangan ma'lumotlarning yaxlitligini ta'minlash uchun quyi tizimga ega bo'lishi kerak, ammo kriptografik quyi tizimning mavjudligi (sertifikatlangan/sertifikatlangan shifrlash va foydalanish) kriptografik vositalar) tizim klassi 1G ta'minlamaydi. Shu munosabat bilan, federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMSda qo'llash masalasi Talablarning III bo'limida aniqroq tushuntirishlarga muhtoj. kengaytirilgan elektron imzo.

Shuni ta'kidlashni istardimki, Yo'l-yo'riq hujjatida ko'rsatilgan bosma (grafik) chiqish hujjatlarini rasmiylashtirish va hisobga olish. Bu talab Yevropa Iqtisodiy Komissiyasining 2010 yildagi 37-sonli joriy tavsiyalar loyihasiga toʻliq mos keladi. imzolangan raqamli (ya'ni elektron) hujjat - bu dalil sifatida taqdim etilishi mumkin bo'lgan raqamli hujjat va agar raqamli hujjat chop etilishi kerak bo'lsa, o'quvchi uning haqiqiyligi va yaxlitligini tekshirishi uchun qo'shimcha ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak.. Bundan tashqari, u EDMSni tanlash yoki ishlab chiqishda, blankalar uchun hisoblagichlarga, ma'lum turdagi hujjatlarni chop etish uchun hisoblagichlarga, shu jumladan, ofis boshqaruvi xizmatlarining amaliy ehtiyojlarini tushuntiradi. "Rasmiy foydalanish uchun" deb belgilangan. Afsuski, III bo'lim Mashhur qoidalar uzoq va katta hajmli 30-32-bandlarda bayon etilganiga qaramay, ushbu masalalarning talablari ta'sir qilmaydi.

Axborot xavfsizligi nuqtai nazaridan EDMSga qo'yiladigan talablarni o'z ichiga olgan Talablarning III bo'limi juda dolzarb deb hisoblanishi mumkin, bundan mustasno. texnik hujjatda federal ijro etuvchi hokimiyat faoliyatining tashkiliy va funktsional vazifalarini belgilashga urinish;. Masalan, 26-bandda shunday deyilgan Federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMS xavfsizlik siyosatiga muvofiq hujjatlarga kirishni ta'minlashi kerak, ammo federal ijro etuvchi hokimiyat uchun xavfsizlik siyosati yoki hujjat aylanishi siyosati majburiy tashkiliy hujjatlar sifatida belgilanmagan. Federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMS ma'murining vakolatlari ro'yxatga olinishi kerak mehnat qoidalari rasmiy Federal ijro etuvchi hokimiyat (29-modda), ammo bu masala 2009 yilda hal qilingan ma'muriy qoidalar federal ijro etuvchi hokimiyatning ichki faoliyatini tashkil etish va ushbu Texnik talablarda tartibga solish predmeti bo'lishi mumkin emas.

Da tizimdagi foydalanuvchi rollarini aniqlash va kirish huquqlarini aniqlash shuningdek, federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida cheklangan tarqatiladigan rasmiy ma'lumotlar bilan ishlash tartibi to'g'risidagi nizomni (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 1994 yil 3 noyabrdagi 1233-son qarori bilan tasdiqlangan) hisobga olish kerak, bu bilan bog'liq holda hujjatlarga “Rasmiy foydalanish uchun” belgisi/shtampi beriladi. Yashirin turi (mos keladigan kirishni cheklash va muhr) boshqaruv jarayonlari / funktsiyalari egalari tomonidan belgilanishi kerak, ya'ni. tashkilot yoki tarkibiy bo'linmalarning rahbarlari, lekin EDMS ma'muri emas.

Maktabgacha ta'lim muassasalari faoliyati sohasidagi asosiy me'yoriy talablar

Boshqaruv hujjatlari jarayonlarining tavsifi(DOU) federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMSdagi Talablarning II bo'limiga bag'ishlangan. Ammo EDMSni ishlab chiqish va amalga oshirish uchun ushbu hujjatda EDMSga qo'yiladigan talablarni birlashtirish yaxshiroq bo'lar edi, bu esa yuqorida tavsiflangan texnologiyani amalga oshirishga imkon beradi:

• elektron imzolar to'g'risidagi federal qonunlar;
• federal ijroiya organining ish yuritish qoidalari,
• milliy darajadagi yagona uslubiy hujjat asosida ishlab chiqilgan (va Rosarxiv bilan kelishilgan) federal organlarning ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalari - Uslubiy tavsiyalar federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish to'g'risida.

Yagona me'yoriy-uslubiy bazaning bunday etarliligini hisobga olgan holda, Talablarning 6-bandi EDMSda hujjatlarni qo'llab-quvvatlash jarayonlarini yana bir bor belgilab qo'yganligi ajablanarli, jumladan:

• Hujjatni yoki u to'g'risidagi ma'lumotni EHMda saqlash, hujjatning EDMSdagi o'rnini aniqlash va uni boshqarishga imkon beradigan harakatlar to'plami, ya'ni. Aslida, hujjatning "kirish" ta'rifining mavzu mohiyati shakllantirilgan bo'lib, u GOST R ISO 15489-1-2007 standartiga mos kelmaydi, bu hujjatni kiritish usullarining to'liq tavsifini belgilaydi. EDMS (9.3-band);
• hujjatni federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMS foydalanuvchisiga etkazish(bu eslatmalar va bildirishnomalar uchun ishlab chiqilgan mexanizm yoki oddiygina hujjatni ijroga yuborish, tashkilot rahbariyati yoki bevosita ijrochilarning tarkibiy bo'linmalariga ko'rib chiqish uchun yo'nalishlarni belgilash mexanizmini nazarda tutishi kerak);
• hujjatni tasdiqlash(EDMSda hujjatlarni ichki tasdiqlash va tashqi tasdiqlashni tashkil etish talablarini tartibga solish zarur, chunki bu tasdiqlashning ikkala shakli ham Ish yuritish qoidalarida nazarda tutilgan);
• hujjatni imzolash(ehtimol, elektron imzolar bo'yicha federal qonunchilikning to'liq bajarilishini ta'minlaydigan infratuzilmani yaratish tugaguniga qadar, EDMS yoki o'zaro ta'sir qiluvchi MEDOda hujjatlarni imzolash uchun aniq talablarni kutmaslik kerak);
• harakat protokollarini qayd etish(nazorat ma'lumotlari) EDMSda amalga oshiriladi va foydalanuvchilarning harakatlarini ham, EDMS ma'murlarining harakatlarini ham o'z ichiga oladi (bu tizim jarayoni, hujjatlarni qo'llab-quvvatlash operatsiyalari bilan bog'liq emas);
• hujjatlarni topshirish (yuborish)(bu an'anaviy va muhim ofis ishidir, lekin hujjatlarni, shu jumladan telekommunikatsiya kanallari va boshqalar, shu jumladan pochta va kurerlar orqali qabul qilish operatsiyalariga qo'yiladigan talablarni belgilamasdan tartibga solish ishonchsiz ko'rinadi. Bundan tashqari, Ish yuritish qoidalarining 42-bandi hujjatlarni qabul qilish va jo‘natish ish yuritish xizmati tomonidan amalga oshirilishini belgilaydi, ya’ni bu operatsiyalar o‘zaro bog‘liq deb hisoblanadi, bundan tashqari, qabul qilingan hujjatning elektron imzosi haqiqiyligini tekshiradigan idorani boshqarish xizmati (41-modda) , va 23-band, shuningdek, federal ijro etuvchi hokimiyat bo'linmalari doirasida hujjatlarni o'tkazishni nazarda tutadi, ya'ni ichki transport yo'nalishlari Lekin negadir Talablar faqat hujjatlarni jo'natish haqida gapiradi). Aytgancha, Talablarning 16-bandida "asl" qoida eslatib o'tilgan, unga ko'ra EDMS konvertlar va chiquvchi / jo'natilgan hujjatlarning pochta ro'yxatini chop etishni ta'minlashi kerak, EDMS esa birinchi navbatda elektron o'zaro ta'sirni ta'minlashi kerak va agar shunday bo'lsa. chop eting, keyin konvertlar emas, va ulardagi stikerlar qabul qiluvchilar ro'yxati asosida va nafaqat pochta ro'yxati, balki Rossiya pochtasi tomonidan belgilangan standart shaklga muvofiq yuborilgan yozishmalar inventarizatsiyasi ham);
• federal ijroiya organida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarga muvofiq hujjatlarni saqlash va hisobga olish, shuningdek nazorat qilish ishlash intizomi, ma'lumotnoma materiallarini tayyorlash va hujjatlarni arxivga topshirish(bir kichik bandda bir nechta vazifalar bitta ko'p qirrali vazifa sifatida tuzilgan, bundan tashqari, familiya ish yuritish va arxivlash uchun atama emas).

Shunday qilib, EDMS, Talablarga muvofiq, Ofis qoidalarida belgilangan ish yuritish operatsiyalarini to'liq qo'llab-quvvatlamasligi kerak va qila olmaydi, deb aytilgan (41-modda) federal ijroiya hokimiyatining hujjatlari elektron hujjat aylanishi tizimida yaratiladi, qayta ishlanadi va saqlanadi.

Aynan Office boshqaruvi qoidalari EDMSga qo'yiladigan asosiy funktsional talablarni belgilaydi - tizimlar faqat hujjatlashtirish vositasi/vositasi, hujjat oqimining yo'nalishini ta'minlovchi "transport" va nihoyat, "saqlash" bo'lishi kerak. nafaqat operativ saqlash hujjatlar va ular uchun buxgalteriya va ma'lumotnoma apparati, shuningdek, elektron hujjatlarni uzoqroq saqlash (shu jumladan 10 yilgacha; Ish yuritish qoidalarining 34-bandi).

Hujjatlarni yaratish masalalari, bizning fikrimizcha, ko'rsatilmagan 11-bandda emas, balki ish yuritish qoidalarining barcha normalarini va ularga qo'shimchalarni hisobga olgan holda Talablarning eng boshida ko'rib chiqilishi kerak. , lekin faqat ish yuritish qoidalariga to'g'ridan-to'g'ri havolani o'z ichiga oladi.

Hujjat oqimlarining tasnifi(Talablarning 7-bandi) asosan to'g'ri bajarilgan va ish yuritish qoidalariga va SMEV va MEDO tizimlaridan foydalangan holda federal ijroiya organlarining idoralararo elektron o'zaro hamkorligi amaliyotiga mos keladi. Lekin, afsuski, amalda qo'llash individual elektron xabarlar va elektron pochta orqali olingan hujjatlarni qabul qilish va qayta ishlash uchun federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMS uchun shlyuzlar va saqlash joylari kichik bandda aks ettirilmagan va ishlab chiqilmagan. 7 "d" Talablar.

Hujjatlarni federal ijro etuvchi hokimiyat organining EHMga kiritish jarayonlarini tartibga solish (6, 8, 10, 13-bandlar) GOST R ISO 15489-1-2007 tomonidan belgilangan hujjat aylanishiga qo'yiladigan talablarni aks ettiradi. Biroq, 8 va 10-bandlarda eslatib o'tilgan elektron tasvirni yaratish taqiqlangan hujjatlar ro'yxati. Federal ijro etuvchi hokimiyatning ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarining bir qismi sifatida uni ishlab chiqish yoki tasdiqlash zarurati ish yuritish qoidalarida nazarda tutilmagan. Bizningcha, aniqroq birinchi navbatda ichki hujjatlarni skanerlashni taqiqlash kerak, buning natijasida qog'oz shaklida allaqachon yaratilgan hujjatlarning elektron tasvirlari / nusxalari yaratiladi.

Bu aniqroq shakllantirilishi kerak va federal ijro etuvchi hokimiyatning EHMda hujjatlarni faqat elektron shaklda yaratish talabi Talablarda ko'rsatilmagan elektron hujjatlar ro'yxatiga (Federal arxiv tomonidan tasdiqlangan va federal ijro etuvchi hokimiyat rahbariyati tomonidan tasdiqlangan) muvofiq va federal organlar bunday ro'yxatlarni ishlab chiqish uchun etarli mablag' sarflagan.

GOST R ISO 15489-1-2007 yanada to'liqroq o'rnatadi axborot tizimida yaratilgan, foydalaniladigan va saqlanadigan hujjatning xarakteristikalari ro'yxati Talablarning 9-bandiga muvofiq federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMS tomonidan taqdim etilishi kerak bo'lganlarga qaraganda. Birinchidan, o'rnatilishi kerak elektron hujjat tuzilishiga qo'yiladigan talablar(Talablarning 12-bandida fayl formatlarining ro'yxati etarli emas) va ikkinchidan, xarakteristikalar haqiqiylik hujjat, ishonchlilik, yaxlitlik Va foydalanishga yaroqliligi o'zaro bog'liq va o'zaro bog'liqdir, shuning uchun siz faqat ikkitasini majburiy qilib qo'ymasligingiz kerak va qolganlarini qoldirmasligingiz kerak.

Funktsional talablar bilan bir qatorda II bo'lim o'rnatiladi EDMS uchun haqiqiy texnik talablar(barcha tranzaktsiyalarning sanasi va vaqtini belgilash, tizimni ro'yxatga olish va hujjatlarni saqlash muddati davomida tizim protokollarining xavfsizligini ta'minlash, interaktiv interfeysni o'rnatish talablari, hujjatlar loyihalarini versiyalashtirishni qo'llab-quvvatlash va boshqalar) ko'p qismi hujjat aylanishining xalqaro standartlariga mos keladi.

Biz Talablarning II bo'limining yakuniy fikrlari (19 va 20-bandlar) haqida qisqacha sharh beramiz, chunki bizning fikrimizcha, EDMSning tashkiliy va funktsional arxitekturasida saqlashni ajratmasdan va faqat hujjatlarni yaratish qoidalarini aniq tartibga solmasdan. unda tizimda hujjatlarni saqlash uchun hech qanday talablarni belgilash mantiqiy emas. Va shuning uchun ma'lum bo'ldiki, ushbu paragraflardagi etarli miqdordagi formulalar tizim ma'muri sub'ektining (funktsional) harakatlarini birlashtiradi, ya'ni. tizim talablari emas, balki ofis boshqaruvi xizmatlari. EDMS o'zi muddatni "yara olmaydi", "yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlaydi" va "yo'q qiladi", hujjatlar bilan "saqlash muddatlarida harakatlar uchun minimal variantlarni taqdim eta olmaydi", "saqlash muddatlari sonini cheklaydi" va hokazo. Ushbu operatsiyalar tegishli ma'lumotnomalar, klassifikatorlarni ishlab chiqish va ularning ishlash algoritmini o'rnatish uchun mavzu tizimi ma'muri (arxiv uchun mas'ul) tomonidan amalga oshiriladi. EDMS qo'llab-quvvatlashi kerak, lekin o'zi hujjatlarning qiymatini va ularni yo'q qilishni avtomatik ravishda tekshira olmaydi.

Hujjatlarni arxivga o'tkazish tartibini rasmiylashtiruvchi hujjatlarni yaratish talabi (20 "d" kichik bandi) to'liq shakllantirilmagan, chunki EDMS hisobotlari shaklida, shuningdek, belgilangan shaklda doimiy, uzoq muddatli saqlashning ichki inventarlarini va kadrlar hisobini olish kerak.

Bizning fikrimizcha, faqat ortiqcha narsa qiziqish uyg'otadi. federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMS tasniflash sxemasiga muvofiqligi talabi(Talablarning 19-bandi) ishlar nomenklaturasining bo'limlari va kichik bo'limlari, federal ijro etuvchi hokimiyat organlari uchun tuzilmaviy turdagi tasniflagich sifatida ishlab chiqilmoqda (Idorani boshqarish qoidalarining 29-bandi). Ushbu talab EDMSning tashkiliy va funktsional tuzilishining bog'liqligini belgilaydi tashkiliy tuzilma tez-tez o'zgarib turadigan federal organning o'zi (axir, ma'muriy islohot davom etmoqda) va bu qaramlik funktsional va maqbul emas, chunki EDMS, birinchi navbatda, muayyan tuzilmalarni emas, balki federal ijroiya hokimiyati doirasida hujjatlar bilan ishlash va o'zaro munosabatlarni qo'llab-quvvatlashi kerak.

Qisqacha xulosalar

Shunday qilib, Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining talablari tavsiyalari normativ hujjat, federal ijro etuvchi hokimiyat organlari uchun majburiy bo'lgan Ish yuritish qoidalarining talablariga muvofiqligini sinchkovlik bilan o'rganish va tekshirish sharti bilan! Talablarning o'zi Ish yuritish qoidalarida belgilangan va ular asosida ishlab chiqilgan ish yuritish operatsiyalarini bajarish normalari va qoidalarini to'liq qo'llab-quvvatlamaydi. idoraviy ko'rsatmalar federal ijroiya organida ish yuritish bo'yicha.

Talablar me'yoriy maqomga ega bo'lgan qiziqarli hujjatdir, lekin aslida hozirgi shaklda qo'llanilishi mumkin emas, chunki Hukumatning 176-r-son buyrug'i bilan tasdiqlangan Harakatlar rejasiga to'liq va real muvofiqlik nuqtai nazaridan ishlab chiqish, tushuntirish va aniqlashtirishni talab qiladi.

Va yana bir muhim eslatma: Hozirgi vaqtda ichki bozorda taqdim etilayotgan tayyor EDMS yechimlarining hech biri talablarga javob bera olmaydi.

Izohlar

Shouni yig‘ish

Faqat oxirgi besh yil ichida. Bu erda asosiy rag'batlantirish Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 02.12.2011 yildagi 176-r-sonli buyrug'i bo'lib, unda federal organlarni qog'ozsiz hujjat aylanishiga o'tkazish bo'yicha chora-tadbirlar rejasi va Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2011 yil 20-sonli qarori tasdiqlandi. 06.09.2012 yil 890-son “Organiklarda elektron hujjat aylanishini takomillashtirish chora-tadbirlari to'g'risida” davlat hokimiyati».

Rossiya Federatsiyasi Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining yuqorida ko'rsatilgan chora-tadbirlar rejasiga muvofiq, "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining elektron hujjat aylanishi uchun axborot tizimlariga qo'yiladigan talablar, shu jumladan, cheklangan shaxslarning rasmiy ma'lumotlarini qayta ishlash zarurligini hisobga olgan holda. ushbu tizimlar orqali tarqatish” loyihasi tayyorlandi va tasdiqlandi.2

EDMS faqat institut ichidagi tizimlar sifatida ishlatilgan bo'lsa-da, ularning xilma-xilligi va bir-biriga mos kelmasligi muhim muammo emas edi. Ammo yagona axborot makoniga o‘tish va idoralararo elektron hujjat aylanishini tashkil etish boshlanishi bilan ERIni unifikatsiya qilish, ularning hujjat almashinuvi, elektron o‘zaro aloqasi va arxiv saqlash milliy tizimlari bilan muvofiqligini ta’minlash zaruriyati birinchi o‘ringa chiqadi. O'zaro ta'sirni qisman hal qilish uchun EDMS tizimlari GOST R 53898-2010 yuborildi. “Elektron hujjat aylanishi tizimlari. Hujjatlarni boshqarish tizimlarining o'zaro ta'siri. Elektron xabarga qo'yiladigan talablar."

"Elektron hujjat aylanishining axborot tizimlariga qo'yiladigan talablar ..." federal ijro etuvchi hokimiyat organlari uchun mo'ljallangan, ammo San'atga muvofiq. 2006 yil 27 iyuldagi 149-FZ-sonli Federal qonunining 11-moddasi boshqa davlat organlari va organlariga ham tegishli. mahalliy hukumat. Tijorat tashkilotlari o'z xohishiga ko'ra ERI tashkil qilish huquqiga ega, ammo mamlakatimizda davlatning rolini hisobga olgan holda, odatda, barcha yirik va o'rta tijorat tashkilotlari davlat organlari bilan o‘zaro munosabatlarni osonlashtirish uchun davlat qoidalariga amal qiladi.

Ushbu talablar asosli xususiyatga ega va shuning uchun 2013 yilda Federal arxiv agentligi Butunrossiya hujjat aylanishi va arxiv ishi ilmiy-tadqiqot instituti (VNIIDAD) tomonidan ishlab chiqilgan "Arxiv va hujjat aylanishi jarayonida elektron hujjat aylanishini ta'minlaydigan axborot tizimlariga qo'yiladigan funktsional talablar. federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining ichki faoliyati ".3

Keling, Talablarning eng qiziqarli qoidalarini ko'rib chiqaylik ... Rossiya Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligi.

"Elektron hujjat aylanishining axborot tizimlariga qo'yiladigan talablar ..." EHMda mavjud bo'lishi kerak bo'lgan minimal funktsiyalar to'plamini, shuningdek, muassasada EHMdan foydalanishni tashkil etish talablarini belgilaydi.

EDMSga qo'yiladigan asosiy talablardan biri bu ulangan ish stantsiyalari soni va EDMS tarkibidagi hujjatlar soni bo'yicha uning kengaytirilishidir. Shuni hisobga olish kerakki, zamonaviy hujjat aylanishi tizimlaridan hujjatlar bilan ishlaydigan tashkilotning deyarli barcha xodimlari foydalanadi va umumiy tendentsiya ham statsionar ish stantsiyalaridan foydalanish, ham mobil qurilmalardan hujjatlarga kirish, tizimga masofadan kirishdir. EDMSda saqlanadigan hujjatlar soniga kelsak, shuni yodda tutish kerakki, tizim nafaqat yakuniy to'ldirilgan va imzolangan hujjatlarni, balki oraliq ishchi versiyalarni, fayllar sonini, EDMSga yiliga qabul qilingan hujjatlar loyihalarini va hujjatlarni saqlaydi. ro'yxatga olingan hujjatlarning umumiy sonidan bir necha barobar ko'pdir maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati(kiruvchi, chiquvchi va ichki). Talablar shuni ko'rsatadiki, EDMS barcha hujjatlarning kamida 5 yil davomida saqlanishini ta'minlashi kerak, ammo amalda kamida 10-15 yil muddatlarga e'tibor qaratish kerak, chunki bu hujjatlar saqlanib qoladigan davrdir. faol foydalaniladi, ayniqsa, .20 pp. f) xuddi shu talablar hujjatlarni yuz yilgacha saqlash imkoniyatini nazarda tutadi.

EDMS ning muhim parametri uning tezligidir. Agar apparat-dasturiy kompleks (EDS server) bir vaqtning o'zida tizimda ishlaydigan ma'lum miqdordagi foydalanuvchilar va (yoki) ma'lumotlar bazasining ma'lum bir hajmi (tizimdagi hujjatlar soni) uchun etarli darajada samarali bo'lmasa, xodimlar hujjat kartasi yoki hujjatning o'zi ochilishini kuting, shuning uchun xodimlarning unumdorligi pasayadi. Shuning uchun, Talablar EDMS ishlashi javob berishi kerak bo'lgan vaqt parametrlarini o'z ichiga oladi:

EDMSga kirish vaqti uch soniyadan oshmaydi; Hujjatni ro'yxatdan o'tkazishda yaratilgan va hujjatning konteksti, mazmuni, tuzilishini tavsiflovchi ma'lumotlarni, hujjatni tayyorlash, ko'rib chiqish, bajarish va saqlash vaqtida hujjat bilan bajarilgan harakatlar, shuningdek identifikatsiya ma'lumotlari (metama'lumotlar) mavjud bo'lgan kartaga kirish vaqti - besh soniyadan ko'p emas.

Har qanday tizimda, ham dasturiy, ham apparatda nosozlik yuz berishi mumkin. Ammo EDMS ishlamay qolishi tashkilotning barcha xodimlariga hujjatlar bilan ishlashni imkonsiz qiladi, shuning uchun Talablar EDMS ishlamay qolganda va qayta ishga tushirilganda ishlamay qolish uchun qat'iy cheklovlarni belgilaydi - 30 daqiqadan oshmasligi kerak. EDMS, shuningdek, foydalanuvchilarga tizimdagi nosozliklar haqida avtomatik ravishda xabar berishi kerak. Avvalo, ular odatda administrator va EDMS texnologiga SMS va elektron pochta orqali avtomatik xabarnomani o'rnatadilar.

Yana bir tez-tez uchraydigan holat - ma'lum sabablarga ko'ra hujjat buzilgan yoki foydalanuvchi tomonidan tasodifan o'chirilgan. Talablarga ko‘ra, bu holda elektron hujjat 30 daqiqa ichida zaxira nusxasidan tiklanishi kerak. Talablarga muvofiq tashkilot EDMSda saqlanadigan elektron hujjatlarning kamida bitta zaxira nusxasiga ega bo'lishi kerak. Biroq, amalda xavfsizlikni ta'minlash uchun kamida ikkita zaxira nusxasi yaratiladi, tercihen turli xil ommaviy axborot vositalarida. Bu elektron hujjatlarni yo'qotish xavfini kamaytiradi.

EDMS ning ishonchlilik koeffitsienti kamida 0,98 bo'lishi kerak.

Yana bir ko'rsatkich - EDMSning ruxsatsiz kirishdan himoyalanish darajasi. Cheklangan kirish hujjatlari bilan ishlaydigan davlat idoralari uchun bu kamida 1G toifasi bo'lishi kerak. Biroq, xavfsiz EDMSni yaratish va ishlatishning yuqori narxi tufayli ular odatda an'anaviy rejimda, qog'ozda cheklangan kirish hujjatlari bilan ishlashga harakat qilishadi, chunki ular, qoida tariqasida, tashkilot hujjatlarining kichik qismini tashkil qiladi. Aks holda, ular odatda maxsus ajratilgan kompyuterlarni yoki hatto ochiq kompyuter tarmog'iga va Internetga ulanishga ega bo'lmagan bunday hujjatlar bilan ishlash uchun alohida xavfsiz tarmoqni o'rnatadilar. Biroq, bu holda, davlat sirlarini o'z ichiga olgan hujjatlar bilan emas, balki DSP darajasidagi hujjatlar bilan ishlash ko'zda tutilgan.

“Elektron hujjat aylanishining axborot tizimlariga qo‘yiladigan talablar...” ning asosiy qismida boshqaruv hujjatlari jarayonlari EDMSda qanday tuzilishi kerakligi tavsifi berilgan.

EDMS barcha turdagi va toifadagi hujjatlar va tashkilot hujjatlari loyihalari bilan ishlashni ta'minlashi kerakligi ta'kidlangan.

EDMS ishlatiladi davlat organlari, idoralararo elektron hujjat aylanishi tizimlari (IDF), idoralararo elektron o'zaro hamkorlik (SMEI) va boshqa axborot tizimlari bilan o'zaro hamkorlikni ta'minlashi kerak.

EDMS ishi GOST R ISO 15489-1-2007 "Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi" qoidalariga muvofiq bo'lishi kerak. Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar", shu jumladan elektron hujjatning haqiqiyligi, yaxlitligi va ishonchliligini ta'minlash sohasida, shuningdek, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2009 yil 15 iyundagi 477-sonli qarori bilan tasdiqlangan federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalari. (Talablarning 9 va 11-bandlari).

EDMS barcha asosiy ofis jarayonlarini ta'minlashi kerak:

Hujjatni yoki hujjat to'g'risidagi ma'lumotni (hujjat loyihasini) EDMSda saqlash (uni ro'yxatdan o'tkazish yoki Talablar bo'yicha hujjatni tizimga kiritish):

Hujjatni ijrochiga (ERI foydalanuvchi) taqdim etish hujjatni hujjatni topshirish (yuborish) ning imzolanishini tasdiqlash; "Federal ijroiya hokimiyatida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarga muvofiq hujjatlarni saqlash va hisobga olish, shuningdek intizom, ma'lumotnomalarni tayyorlash va hujjatlarni arxivga topshirish", ya'ni bajarilishini nazorat qilish, axborot va ma'lumotnoma ishlari. , joriy saqlash va buxgalteriya hisobi, shu jumladan, hujjatlarni davlat arxiviga topshirish yoki depozitariy saqlash uchun tayyorlash.

Ofis ishining o'ziga xos xususiyati - foydalanuvchining barcha harakatlari va tizim hodisalarini qayd qilish funksiyasining mavjudligi. Boshqacha qilib aytganda, EDMSda sodir bo'ladigan hamma narsa - hujjat yaratiladi yoki ro'yxatga olinadi, fayl oddiygina ko'riladi, tahrir qilinadi - bu ma'lumotlarning barchasi maxsus xizmat fayllarida saqlanadi, bu sizga har doim kimga va qachon ko'rib chiqilganligini aytishga imkon beradi. yoki hujjatni tahrir qilgan (hujjat kartasi). Alohida-alohida, Talablar tizimga hujjatlarni kiritish sanasi va vaqtini yozib qo'yish majburiyligini belgilaydi. Ushbu ma'lumot ro'yxatga olish kartasida (hujjat uchun metama'lumotlar) ham, nazorat ma'lumotlarida ham (EDMSdagi harakatlar protokoli) qayd etiladi.

Talablarning 17-bandiga muvofiq, hujjatlar yoki hujjatlar to'plami, loyiha hujjatlari, ro'yxatga olish kartalari (metama'lumotlar) bilan amalga oshirilgan barcha harakatlar to'g'risidagi ma'lumotlar qayd etilishi kerak. Ushbu ma'lumot:

harakatni amalga oshirgan federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMS foydalanuvchisi to'g'risida;

harakatning sanasi va vaqti haqida;

hujjatlarni va hujjatlar loyihalarini EDMSga kiritish bo'yicha;

tasniflash sxemasida bo'limni (kichik bo'limni) ko'chirish haqida;

saqlash muddatlari bo'yicha ko'rsatmalarga o'zgartirishlar va hujjatlar bilan keyingi harakatlar to'g'risida;

2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-son "To'g'risida" Federal qonuniga muvofiq amalga oshirilgan hujjatning qiymatini tekshirish paytida federal ijro etuvchi hokimiyatning EDMS ma'muri tomonidan amalga oshirilgan harakatlar to'g'risida. arxiv ishi Rossiya Federatsiyasida";

tasniflash sxemasining bo'limini (kichik bo'limini) yo'q qilishga taqiq qo'yish va bekor qilish to'g'risida;

EDMS foydalanuvchisi tomonidan metama'lumotlarning har qanday o'zgarishi yoki yo'q qilinishi haqida;

hujjatlarga kirish huquqini o'zgartirish to'g'risida;

hujjatlarni topshirish to'g'risida;

hujjatlarni yo'q qilish to'g'risida;

hujjat yoki metama'lumotlarni chop etish haqida.

Boshqacha qilib aytadigan bo'lsak, EDMS hujjatni yoki uning ro'yxatga olish kartasini kim ochgan, ko'rgan, tahrir qilgan va qachon, shuningdek, u yoki bu xodim qanday hujjatlar bilan ishlaganligi haqida istalgan vaqtda ma'lumot olish imkonini berishi kerak.

Rossiya Federatsiyasi Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining talablari EDMS tomonidan qo'llab-quvvatlanadigan ofis jarayonlarini quyidagi guruhlarga ajratadi:

a) hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish, skanerlash va elektron tasvirni yaratish (shu jumladan pochta, telekommunikatsiya va kurerlik aloqalari orqali olingan hujjatlar) tashkilot tomonidan yaratilgan yoki qabul qilingan va FOV EDMSga kiritilgan kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni qayta ishlash;

b) idoralararo elektron hujjat aylanish tizimi orqali qabul qilingan yoki uzatiladigan elektron hujjatlarni qayta ishlash;

v) idoralararo elektron hamkorlik tizimidan foydalangan holda qabul qilingan yoki uzatiladigan elektron hujjatlarni qayta ishlash;

d) elektron pochta orqali olingan yoki yuborilgan elektron hujjatlarni qayta ishlash;

e) EDMSda ichki hujjatlarni qayta ishlash.

Davlat organlari bo'lmagan tashkilotlarda b) va v) bandlari mavjud emas, hujjatlar faqat an'anaviy pochta yoki elektron pochta orqali qabul qilinadi.

Agar hujjat qog'ozda qabul qilingan bo'lsa, hujjatni EHMga kiritish uni ro'yxatdan o'tkazish, skanerlash va hujjatning elektron tasvirini yaratishni o'z ichiga oladi.

Agar hujjat elektron shaklda olingan bo'lsa, hujjatni EHMga kiritish uni EHMga yuklash, olingan hujjatga o'zgartirishlar kiritishni taqiqlash bilan ro'yxatdan o'tkazishni anglatadi.

Tashkilot elektron tasvirlarni yaratish taqiqlangan hujjatlar ro'yxatini tasdiqlashi va idora boshqaruvi yo'riqnomasiga kiritishi mumkin, masalan, DSP sifatida belgilangan hujjatlar, "shaxsiy", maxfiy hujjatlar va boshqalar. Agar bunday hujjat olingan bo'lsa, u EDMSda ro'yxatdan o'tgan, ammo uning elektron tasviri yaratilmagan.

Elektron hujjat loyihalari uchun ularni yaratish, tasdiqlash va imzolashning har bir bosqichida hujjatlarning versiyalarini yaratish va ularni hujjat kartasiga ilova qilish orqali hujjat mazmuni qayd etiladi.

EDMS har qanday fayl formatlarini ro'yxatga olish kartasiga biriktirishni qo'llab-quvvatlashi kerak. Bu juda muhim, chunki EDMS odatda ko'p yillar davomida ishlatiladi va shu vaqt ichida dasturlarning yangi versiyalari va shunga mos ravishda EDMS tomonidan qo'llab-quvvatlanishi kerak bo'lgan fayl formatlari paydo bo'lishi mumkin. EDMS hujjat yaratilgan dastur ma'lum bir ish joyida mavjud bo'lmasa ham (o'rnatilmagan) tizimga hujjat fayllarini kiritish va ro'yxatdan o'tkazish imkonini berishi kerak. Shu bilan birga, EDMS ba'zi eng keng tarqalgan formatlarni ko'rsatishi kerak. Bular pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS hujjatlarni bo'limlar va kichik bo'limlardan iborat bo'lgan ierarxik sxemada joylashtirishga ruxsat berishi kerak, ularga muvofiq EDMSda hujjatlarni saqlashni tizimlashtirish va tashkil etish (tasniflash sxemasi) tashkil etiladi. Shuni yodda tutish kerakki, hujjatlar jismoniy ravishda serverga (saqlash tizimiga) ma'lum bir EDMSda fayllarni saqlashning ichki konfiguratsiyasi va tamoyillari bilan belgilanadigan tartibda joylashtiriladi va tasniflash sxemasi oddiygina ro'yxatga olish kartasidagi maydondir. tasniflash mezonlari asosida hujjatlarni tezda topishingiz mumkin.

Tasniflash sxemasi odatda tashkilot ishlarining nomenklaturasiga asoslanadi.

EDMS ro'yxatga olish kartasi to'ldirilishi kerak bo'lgan maydonlarni belgilashi kerak. Hujjatni kiritishda EDMS foydalanuvchidan kerakli maydonlarni (metadata) to'ldirishni so'rashi kerak (Talablarning 13-bandi).

Hujjat bilan ishlashda EDMSga nafaqat qarorlar, balki hujjat bo'yicha sharhlar va ko'rsatmalar ham kiritilishi mumkin. Hujjatni imzolash (agar kerak bo'lsa, tasdiqlash) uchun EDMS "Elektron imzo to'g'risida" Federal qonuniga muvofiq mablag'larni ulash imkoniyatini nazarda tutadi.

Hujjatlarni an'anaviy usullardan foydalangan holda (qog'ozda) jo'natishda EDMS konvertlarni ortiqcha bosib chiqarishni va pochta ro'yxatlarini chop etishni ta'minlaydi.

Tegishli bo‘limlarga (kichik bo‘limlarga) kiritilgan hujjatlarni saqlash muddatlari O‘zbekiston Respublikasi Prezidentining buyrug‘i bilan tasdiqlangan saqlash muddatlari ko‘rsatilgan holda davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati davomida shakllantiriladigan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro‘yxatiga muvofiq belgilanadi. Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558.5-son.

Ga muvofiq belgilangan muddatlar saqlash EDMS quyidagi harakatlarni ta'minlashi kerak:

hujjatni doimiy saqlash;

hujjatlarning qiymatini ekspertizadan o'tkazish;

kalendar yilining oxirida belgilangan shakldagi hujjatlarni tuzing: saqlash muddati o'tgan hujjatlarni (bo'limlarni) yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi dalolatnoma va doimiy va uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan hujjatlar ro'yxati. ;

hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratilganligi to'g'risidagi ma'lumotlarni EDMSda saqlashda hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish (tizimdan olib tashlash);

hujjatlarni saqlash uchun boshqa saqlash ob'ektiga (avtomatlashtirilgan tizim), shu jumladan saqlashga o'tkazish uchun doimiy saqlash muddati bo'lgan hujjatlarning yillik bo'limlarini eksport qilish. davlat arxivlari va kadrlar hujjatlari arxiviga o'tkazish uchun kadrlar hujjatlarining yillik bo'limlarini eksport qilish.

Amalda, davlat xotirasiga o'tkazish yillik bo'lim eksport formatidagi EDMSning dasturiy ta'minot to'plami bilan muvofiqligini ta'minlashni talab qiladi. Arxiv fondi", davlat va shahar arxivlarida qo'llaniladi.

Talablar kamida yuz yil saqlash muddatini ta'minlash qoidalarini o'z ichiga oladi. Biroq, hozirda bunday texnologiyalar ishlab chiqish bosqichida va muallif buni ta'minlaydigan EDMS haqida bilmaydi. uzoq muddatlar yuridik ahamiyatga ega hujjatlarni elektron shaklda saqlash.

Rossiya Federatsiyasi Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining ko'rib chiqilgan talablari VNIIDAD tomonidan ishlab chiqilgan "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining ichki faoliyati jarayonida elektron hujjat aylanishini ta'minlaydigan axborot tizimlariga arxiv va hujjat aylanishining funktsional talablari" ni to'ldiradi. Ular ofis xodimlari uchun ham, tizimlarni amalga oshiradigan yoki sozlaydigan IT bo'limi xodimlari uchun ham muhimdir elektron ofis boshqaruvi va hujjat boshqaruvi (EDMS).

Umuman olganda, ko'rib chiqilgan "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining elektron hujjat aylanishining axborot tizimlariga qo'yiladigan talablar, shu jumladan, ushbu tizimlar orqali cheklangan tarqatiladigan rasmiy ma'lumotlarni qayta ishlash zarurligini hisobga olgan holda" nafaqat ushbu tizimlar bosqichida qo'llanilishi mumkin va kerak. EDMSni tanlash, amalga oshirish va dastlabki konfiguratsiyasi, shuningdek, ma'lum bir tashkilotda qo'llaniladigan EDMSning zamonaviy talablarga muvofiqligini aniqlash uchun ishlaydigan EDMSni tahlil qilish uchun.

Muallif bilan quyidagi manzil orqali bog‘lanish mumkin: kouznets @yandex.ru Aloqa vazirligi buyrug‘i va ommaviy kommunikatsiyalar Rossiya Federatsiyasi 02.09.2011 N 221, Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligida 15.11.2011 yil 22304-son bilan ro'yxatga olingan. "Rossiya arxivlari" portalida e'lon qilingan: http://archives.ru/sites/default/ files/rekomendation-vniidad-foiv-2013 .pdf 2011 yil 6 apreldagi 63-FZ-sonli "Elektron imzolar to'g'risida" Federal qonuni (2014 yil 28 iyundagi tahrirda). Rossiya Federatsiyasi Adliya vazirligida 2010 yil 08 sentyabrda ro'yxatga olingan, ro'yxatga olish raqami 18380.

Bugungi korxonalar haqiqatda taqsimlangan hujjat boshqaruvi arxitekturasini talab qiladi, ya'ni. quyidagi talablarga javob beradigan biri:

Tizimning funksionalligi va moslashuvchanligi.

Tizim imkoniyatlarini yanada modernizatsiya qilish va kengaytirish imkoniyati (shu jumladan mustaqil).

Boshqa korporativ tizimlar bilan integratsiya - hujjat boshqaruvi tizimi boshqa tizimlardan ajratilgan holda mavjud bo'lishi mumkin emas va bo'lmasligi kerak, masalan, ba'zida tizimni buxgalteriya dasturi bilan integratsiya qilish kerak. Keyin hujjatlarni boshqarish tizimi mumkin bo'lgan o'zgartirish va boshqa tizimlar bilan integratsiya qilish uchun ochiq interfeyslarga ega bo'lishi kerak.

Taqsimlangan masofaviy ish va boshqa tarmoqlar bilan o'zaro aloqa qilish imkoniyati - hujjatlar bilan ishlashda asosiy muammolar geografik jihatdan taqsimlangan tashkilotlarda paydo bo'ladi, shuning uchun hujjat aylanishi tizimlari arxitekturasi taqsimlangan joylarning o'zaro ta'sirini qo'llab-quvvatlashi kerak. Bundan tashqari, taqsimlangan joylar eng xilma-xil tezlik va sifatdagi aloqa kanallari orqali ulanishi mumkin. Bundan tashqari, tizim arxitekturasi masofaviy foydalanuvchilar bilan o'zaro aloqani qo'llab-quvvatlashi kerak. Taqsimlangan, kengaytiriladigan hujjatlar boshqaruvi xodimlarning mahsuldorligini keskin oshirishga olib keladi va tashkilotning umumiy raqobatbardoshligini mustahkamlaydi.

Masshtablilik - hujjat aylanishi tizimi besh va besh ming foydalanuvchini qo'llab-quvvatlashi ma'qul va tizimning o'z kuchini oshirish qobiliyati faqat mos keladigan apparatning kuchi bilan belgilanadi. Bu talabni Sybase, Oracle, Informix va boshqalar kabi kompaniyalar tomonidan ishlab chiqarilgan, deyarli barcha mumkin bo'lgan dasturiy va apparat platformalarida mavjud bo'lgan ma'lumotlar bazasi serverlarini qo'llab-quvvatlash orqali qondirish mumkin va shu bilan ishlashning eng keng doirasini ta'minlaydi.

Modullik - mijozga hujjat aylanishi tizimining barcha tarkibiy qismlarini darhol amalga oshirish kerak bo'lmasligi mumkin va ba'zida mijoz tomonidan hal qilinadigan vazifalar doirasi hujjat aylanishining barcha vazifalaridan kichikroq bo'lishi mumkin. Shunda hujjat aylanish tizimi bir-biri bilan birlashtirilgan alohida modullardan iborat bo'lishi aniq.

Ochiqlik samaradorligi - tizimni yaratish xarajatlari va maqsadli effektlar, shu jumladan hujjatlarni avtomatlashtirishning yakuniy natijalari o'rtasidagi oqilona munosabatni ta'minlash; tizimga sarflangan mablag'larning daromadlilik darajasini oshirish uchun keng ko'lamli qo'shimcha texnologiyalarni joriy etish imkoniyati.

Siz ham e'tibor berishingiz kerak umumiy xususiyatlar tizimni ishlab chiquvchisi (yetkazib beruvchisi) (o'xshash yoki undan murakkab muammolarni kompleks hal qilish tajribasi, korxona so'rovining barcha bosqichlarini ta'minlash, tizimni joriy etish, foydalanuvchilarni o'qitish, tizimni qo'llab-quvvatlash va rivojlantirish, kompaniya tizimning bevosita ishlab chiqaruvchisimi yoki yo'qmi); , u xizmat ko'rsatish markaziga egami, malakali mutaxassislar, hududiy joylashuvi va boshqalar).

Sudning tasnifi

Elektron hujjat aylanishi vositalari bozorida biz texnologiyaning beshta toifasini ajratib ko'rsatishimiz mumkin. Shuni ta'kidlash kerakki, hech qanday tasnif ideal emas. Natijada, ba'zi mahsulotlar bir vaqtning o'zida bir nechta toifalarga kiradi va turli toifadagi mahsulotlarga xos xususiyatlarga ega.

· Biznes jarayonlariga yo'naltirilgan boshqaruv tizimlari: Documentum, FileNet (Panagon va Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

Odatda ma'lum vertikal va gorizontal ilovalar uchun mo'ljallangan, ba'zan ma'lum bir sanoatda foydalanish uchun mo'ljallangan. Ushbu yechimlar odatda tasvirlash texnologiyalari, yozuvlar va ish jarayonini boshqarish, kontentni boshqarish (pastga qarang) va boshqalarni o'z ichiga olgan hujjatning to'liq hayot aylanishini ta'minlaydi.

· Korporativ sud tizimlari: Lotus (Domino.Doc), Novell GroupWise qo'shimchalari, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Ular hujjatlarni yaratish, ular ustida hamkorlik qilish va nashr etish uchun korxona infratuzilmasini taqdim etadi, odatda tashkilotdagi barcha foydalanuvchilar uchun mavjud. Ushbu tizimlarning asosiy imkoniyatlari biznes jarayonlariga yo'naltirilgan tizimlarga o'xshaydi. Biroq, ularning o'ziga xos xususiyati ulardan foydalanish va tarqatish usulidir. kabi vositalarga o'xshash matn muharrirlari va elektron jadvallar, korporativ DMSlar tashkilot ichida hujjatlarni yaratish va nashr etish uchun standart, "standart dastur" hisoblanadi. Odatda, bu vositalar faqat ma'lum bir sanoatda yoki tor belgilangan vazifa uchun foydalanish uchun mo'ljallanmagan. Ular deyarli har qanday toifadagi foydalanuvchilar uchun ochiq bo'lgan umumiy korporativ texnologiyalar sifatida taklif etiladi va amalga oshiriladi.

· Kontentni boshqarish tizimlari (ingliz tilidan kontent - mazmun, mohiyati): Adobe, Excalibur.

Hujjat bo'limlari va ob'ektlari darajasiga qadar ma'lumotlarni yaratish, kirish, nazorat qilish va etkazib berishni kuzatish jarayonini ta'minlash, ularni keyinchalik qayta ishlatish va kompilyatsiya qilish. Potensial ma'lumotlarning hujjatlar ko'rinishida emas, balki kichikroq ob'ektlarda mavjudligi ilovalar o'rtasida ma'lumot almashishni osonlashtiradi.

· Tasvirlarni boshqarish tizimlari

Ular ma'lumotni qog'ozdan raqamli formatga o'zgartiradilar, odatda TIFF (Tagged Image File Format), shundan so'ng hujjat elektron shaklda ishda ishlatilishi mumkin.

· Ish oqimini boshqarish tizimlari: Lotus (Domino/Notes va Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Xodimlar uchun dastur.

Ushbu tizimlar asosan ma'lum ob'ektlarning oldindan belgilangan marshrutlar ("qattiq marshrutlash" deb ataladigan) bo'ylab harakatlanishini ta'minlash uchun mo'ljallangan. Har bir bosqichda ob'ekt o'zgarishi mumkin, shuning uchun u "ish" umumiy so'zi deb ataladi. Ushbu turdagi tizimlar ish oqimi tizimlari deb ataladi - "ish oqimi" (afsuski, rus tilida bu atamaning aniq ekvivalenti yo'q). Hujjatlar ish bilan bog'liq bo'lishi mumkin, lekin hujjatlar bu tizimlarning asosiy ob'ekti emas. Bunday tizimlar yordamida barcha bosqichlari oldindan ma'lum bo'lgan va tayinlanishi mumkin bo'lgan muayyan ishlarni tashkil qilish mumkin.

Rossiya hujjatlarini qo'llab-quvvatlash tizimlari

Ba'zi xorijiy hujjatlarni qo'llab-quvvatlash tizimlari

Korxona tomonidan qo'llaniladigan elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) normativ-huquqiy baza va federal ijro etuvchi hokimiyat organlari tomonidan unga qo'yiladigan barcha talablarga javob berishi va funksionallik va texnologik imkoniyatlar bo'yicha foydalanuvchilarning talablariga javob berishi kerak. Faqat bu holatda u ta'minlay oladi samarali ish hujjatlar bilan, ularni boshqarish jarayonlarini avtomatlashtirish.

Deyarli barcha kompaniyalar hujjat aylanishi bilan bog'liq jarayonlarni avtomatlashtirish zarurligini bilishadi. Qabul qilingan qarorlarning samaradorligi va sifati, ularni amalga oshirish samaradorligi va umuman kompaniyaning faoliyati ko'p jihatdan hujjatlar bilan ishlash qanday tashkil etilganiga bog'liq.

Elektron hujjat aylanish tizimlari — Bu hujjatlar bilan ishlashning butun hayotiy tsikli davomida (yaratish, o'zgartirish, saqlash, qidirish, tasniflash va boshqalar), shuningdek xodimlar o'rtasidagi o'zaro ta'sir jarayonlarini avtomatlashtirishga yordam beradigan axborot tizimlari. EDMS ni tanlayotganda, tizim haqiqatan ham bunday muammolarni hal qilishni ta'minlab berishi va unga qo'yiladigan bir qator talablarga javob berishiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Birinchidan, bu qonuniy talablar.

Qonunchilik bazasi

Rossiya foydalanuvchisi uchun EDMSni tanlashning asosiy mezoni tizimning qabul qilingan standartlarga va ish yuritish me'yorlariga muvofiqligi va qonun bilan ziddiyatlarning yo'qligi hisoblanadi.

Elektron hujjat aylanishini davlat darajasida tartibga solish bir necha yo'nalishlarda amalga oshiriladi. Bu qonunchilikni tartibga solish (federal qonunlar), ish yuritish va hujjat aylanishi sohasidagi standartlashtirish, Rossiya Federatsiyasi Prezidentining farmonlari va Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarorlari, davlat hokimiyati va boshqaruvi organlarining buyruqlari va ko'rsatmalari. Yuqori yuridik kuch Rossiya Federatsiyasi qonunlariga bo'ysunadi. Qonunni bilmaslik uzr emas.

MoReq-2 standarti

Standart (spetsifikatsiya) MMoReq-2 (Elektron yozuvlarni boshqarish uchun namunaviy talablar) avtomatlashtirilgan tizimlar 2008 yilda Evropa Komissiyasi tomonidan nashr etilgan va rus tiliga tarjima qilingan elektron hujjat aylanishi 12 modulda elektron hujjatlarni boshqarish uchun 700 dan ortiq talablarni o'z ichiga oladi (jadval). Standartni shakllantirish uchun foydalanish mumkin texnik topshiriq Hujjatlarni avtomatlashtirish dasturiy mahsulotlarni qurish uchun.

1-jadval. MOREQ 2 spetsifikatsiyasiga muvofiq EDMS uchun funktsional talablar

EDMS uchun kompaniya talablari

Har bir kompaniya o'z faoliyatining o'ziga xos xususiyatlariga va hujjat aylanishini tashkil etishga qarab, elektron hujjat aylanish tizimlariga qo'yiladigan talablarni shakllantiradi. Biroq, GOST R ISO 15489-1-2007 “Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar", jarayonlarning bir qismi — tizimda hujjatni ro'yxatdan o'tkazish, kirish va himoyalanishni tasniflash, tartib va ​​saqlash muddatlarini belgilash va boshqalar. — hujjatlarni boshqarish jarayonlari sifatida belgilaydi. Bunday jarayonlar deyarli har qanday kompaniya uchun umumiy bo'ladi. Kompaniyalarning EDMS uchun umumiy talablari ham quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• kiruvchi, chiquvchi, ichki hujjatlarni, fuqarolarning murojaatlarini, tashkiliy va boshqaruv hujjatlarini hisobga olish, hisobga olish va nazorat qilish;
• qog'oz hujjatlarga aylantirish imkoniyati elektron ko'rinish, oqimli skanerlash, hujjatlarni tanib olish;
• biznes-jarayonlarning qat'iyligi va shu bilan birga ularni "parvozda" va har qanday shaklda qurish qobiliyati;
• geografik taqsimlangan birliklar o'rtasida hujjatlar almashinuvi;
• hujjatlarni rubrikatsiya qilish, turkumlashtirish va tasniflash;
• tilning morfologiyasini hisobga olgan holda tafsilotlar bo‘yicha qidirish va hujjatlar mazmuni bo‘yicha to‘liq matnli izlash;
• arxiv saqlovidagi hujjatlarni hisobga olish va qayta ishlash;
• hisobot yaratish;
• kirish huquqlarini boshqarish;
• elektron raqamli imzoni qo'llash.

Ish jarayonlarini tashkil qilish nuqtai nazaridan kompaniyalar EDMSga bo'lgan talablarini quyidagi shaklda shakllantiradilar:

• hujjatlar loyihalarini yaratish;
• hujjatlar loyihalarini tasdiqlash;
• hujjatlarni tasdiqlash;
• qarorlar, ko'rsatmalar yaratish;
• ishlash intizomini nazorat qilish;
• hujjat versiyasini nazorat qilish;
• ro'yxatga olish harakatlari;
• hujjatlarni muhokama qilish;
• hujjatlarni bajarish uchun vakolatlarni topshirish va boshqalar.

EDMSga qo'yiladigan barcha talablarga qo'shimcha ravishda, kompaniyalar uni umuman kompaniyada ITni rivojlantirish kontseptsiyasiga mos kelishini kutmoqdalar. Bu, o'z navbatida, miqyoslilikni, geografik taqsimlangan EDMSni yaratish qobiliyatini, shuningdek, — funktsional vazifalarni kengaytirish. Tizimning kutilayotgan muhim xususiyati — uning ochiqligi, ya'ni. o'zgartirishlar kiritish qobiliyati, shu jumladan o'z mutaxassislarimiz tomonidan.

Korxonalar, shuningdek, EDMSning korporativ axborot tizimi bilan integratsiyalashuv qobiliyatiga muhtoj, shu jumladan. elektron pochta orqali, standart ofis ilovalari va kompaniyaning korporativ portali bilan.

Ijro etuvchi hokimiyat organlarida ishlash uchun integratsiya idoralararo elektron hujjat aylanish tizimi bilan hujjatlar almashish uchun yagona axborot maydonini tashkil qilish, veb-sayt bilan o'zaro aloqa qilish va fuqarolarning so'rovlarini yuklab olish imkonini beradi.

EDMS uchun kompaniyalarning o'zgarmas talabi — axborot xavfsizligini ta'minlash va hujjatlar va ulardagi ma'lumotlarni himoya qilish.

Foydalanuvchilarning shaxsiy imtiyozlari

EDMS foydalanuvchilarining shaxsiy imtiyozlari odatda tizimda foydalanish qulayligini ta'minlash va ma'lum operatsiyalarni bajarishda ishonchni oshirish uchun qaynatiladi. Shunday qilib, umumiy imtiyozlardan biri — interfeysning soddaligi va qulayligi. EDMSda ishlashni o'rgatish uchun qancha kam vaqt sarflansa, tizim foydalanuvchilar tomonidan tezroq qabul qilinadi. U boshqa funktsional sohalarda ishlashga odatlangan oddiy va foydalanuvchilar uchun qulay interfeyslar, elektron o'quv kursining mavjudligi EDMSni ishga tushirish vaqtini sezilarli darajada qisqartiradi va boshqa barcha yangi narsalar kabi uni rad etishga olib kelmaydi.

Foydalanuvchilar, shuningdek, norasmiy muloqotga, ma'lum bir hujjatga o'zgartirishlar kiritish zarurligini muhokama qilish qobiliyatiga muhtoj.

Boshqa foydalanuvchi imtiyozlariga quyidagilar kiradi:

• hujjatlar (jarayonlar) harakatini ko'rsatish, shu jumladan — grafik;
• hujjatning bajarilishini operativ nazorat qilish (qaysi bosqich, qaysi xodim, kimning qog'oz nusxasi bor, kontragent shartnomani qaytarganmi, hamkasbi topshiriqni bajarishga kirishganmi va hokazo);
• shaxsiy, shaxsiy papkalarni tashkil etish (hamkasblarga kirishni moslashuvchan ta'minlash bilan shaxsiy hujjatlarni saqlash);
• amalga oshirish uchun tizimni sozlash qobiliyati aniq vazifalar aniq foydalanuvchi;
• faqat xodimga kerak bo'lgan ma'lumotlarni aks ettiruvchi ish stolini tashkil etish;
• tizimga masofadan kirish, mobil qurilmalardan ishlash.

Masalan, yuqoridagi barcha talablar "1C: Hujjatlar oqimi" EDMS tomonidan javob beradi va iPad uchun 1C-KPD va iDecide qo'shma yechimi yo'lda yoki xizmat safarida hujjatlar bilan ishlash, ko'rish va bajarish imkonini beradi. mobil qurilmadan vazifalarni bajarish, buyurtmalarni ro'yxatdan o'tkazishni soddalashtirish uchun ovozli va grafik izohlardan foydalaning, bu qaror qabul qilishni tezlashtiradi.

Kompaniyaga tegishli bo'lmagan elektron hujjat aylanishi tizimlariga qo'yiladigan talablarni bilish va unga bo'lgan o'z talablaringizni shakllantirish qobiliyati nafaqat kompaniya uchun eng mos tizimni tanlash, hujjat aylanishi jarayonlari va ularni boshqarishni avtomatlashtirish va optimallashtirish imkonini beradi. shuningdek — hujjatlar bilan birgalikda ishlash uchun yagona axborot muhitini yaratish.