Belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması. Konuyla ilgili bir ders için sunum. "Uluslararası ticarette prosedürlerin basitleştirilmesi. Dış ticaret belgelerinin standardizasyonu ve birleştirilmesi" konulu sunum Birleşme ve standardizasyon
Kulikova A. gr. KTD-08-1
Slayt 2
Uluslararası ticarette prosedürlerin basitleştirilmesi
1. Sınır ötesi operasyonların modernizasyonu, yüksek kaliteli risk yönetimi sistemlerinin uygulamaya konulması ve yetkili operatörlerden oluşan bir kurumun oluşturulması; kullanım modern teknolojilerözellikle gümrük beyannamelerinin işlenmesi için; ticari bilgilerin uluslararası değişimi ve aktarımı; istatistiksel ticari bilgilerin niteliksel analizi.
Slayt 3
2. Kamu ve özel sektör arasında bilgi alışverişine yönelik gerçek bir elektronik altyapı sağlanan “tek pencere” prosedürünün ulusal rekabet edebilirlik uygulaması; tarife dışı engellerin azaltılması; DTÖ dışındaki ticaret prosedürlerinin kolaylaştırılması (örneğin, bölgesel veya ikili ticaret anlaşmaları çerçevesinde). 3. Kontrol rejimlerinin iş dünyası ile tedarik zinciri güvenliği işbirliği. 4. Ticarete yönelik yardım, DTÖ donör ülkelerinin programlarını finanse ederek ekonomik büyümeyi sağlar; Ticaret altyapısının geliştirilmesi.
Slayt 4
Ticaretin kolaylaştırılması, tüccarlar üzerindeki maliyet yükünü azaltmak ve meşru düzenleyici hedeflerin etkinliğini en üst düzeye çıkarmak amacıyla, malların ulusal sınırlar arası hareketini düzenleyen prosedürlerde ve kontrollerde yapılan bir değişikliktir. Ticaretin kolaylaştırılması teması birbirine bağlı dört temadan oluşur: 1. Mevcut kural ve prosedürlerin basitleştirilmesi ve uyumlaştırılması. 2. Ticaret sisteminin ve iş dünyası ile hükümet arasındaki bilgi alışverişi sisteminin modernizasyonu. 3. Ticaret ve gümrük prosedürlerinin yönetiminin iyileştirilmesi. 4. Ticareti kolaylaştırma ilkelerinin etkin bir şekilde uygulanmasını sağlayacak kurumsal mekanizmaların oluşturulması.
Slayt 5
Uluslararası ticareti basitleştirmeye yönelik önlemler: 1. Prosedürlerin uyumlaştırılması; 2. Tekrarların önlenmesi; 3. İş uygulamalarının tanınması; 4. Ticaret sisteminin modernizasyonu; 5. Standardizasyon; 6. Deneyim alışverişi 7. Hizmet standartları; 8. Yönetim ilkelerinde değişiklik; 9. Karşılıklı olarak kabul edilebilir mekanizma ve araçların oluşturulması.
Slayt 6
Dış ticaret belgelerinin standardizasyonu ve birleştirilmesi
Belgelerin standardizasyonu ve birleştirilmesinin amacı, hazırlık, yürütme, belge arama süreçlerini rasyonelleştirmek, belge akışlarını azaltmak ve oluşturmaktır. optimal koşullar makine bilgi işleme için kurumsal ve organizasyon yönetimi düzeyinin artırılması. Belgelerin standardizasyonu ve birleştirilmesi, bilginin yapısında ve işlenmesinde tekdüzelik elde edilmesini mümkün kılar. Standardizasyon ve birleştirme aynı zamanda belgelerle çalışma konusunda ilerici yöntemlerin geliştirilmesine de katkıda bulunur.
Slayt 7
Birleştirme, maksimum tekdüze bir ayrıntı kümesinin, kağıt formatının ve ayrıntıların kağıda sabitlenmesinin oluşturulmasıdır. Bir belgenin birleşik biçimi, belirli bir faaliyet alanında çözülen görevlere uygun olarak oluşturulan ve bir depolama ortamında belirli bir sırayla yer alan bir dizi ayrıntıdır. Sadece birleşmeyecekler bireysel belgeler, aynı zamanda bir bütün olarak dokümantasyon sistemi.
Slayt 8
Birleşik bir dokümantasyon sistemi, belirli bir faaliyet alanında yönetim için gerekli bilgileri içeren, tek tip kurallara ve gereksinimlere göre oluşturulmuş bir dokümantasyon sistemidir. Birleşik dış ticaret dokümantasyon sistemi aşağıdakilerden oluşur: - operasyonel ticari dokümantasyon; - nakliye belgeleri; - dış ticaret uzlaşma belgeleri; - malları ithal ederken (ihraç ederken) hazırlanan belgeler; - dış ticaret belgelerinin taşınması; - dış ticaret belgelerinin iletilmesi.
Slayt 9
Standardizasyon, ürünlerin üretiminde ve dolaşımında düzenliliği sağlamayı ve ürün, iş veya hizmetlerin rekabet gücünü arttırmayı amaçlayan, gönüllü olarak tekrar tekrar kullanılmaları amacıyla kural ve özellikler oluşturma faaliyetidir. Standartlarda yönetim belgeleri belgenin ayrı ayrı unsurlarının bileşimi (ayrıntılar), konumları ve tasarım kuralları belirlenir. Belgelerin standardizasyonu, gerçekleştirilen birleştirmenin ve zorunlu niteliğinin seviyesinin yasal olarak onaylanmasının bir şeklidir.
Tüm slaytları görüntüle
Benzer belgeler
Yönetim belgelerinin birleştirilmesi ve standartlaştırılması. Organizasyonel ve idari belgeler metninin tasarımının özellikleri: sunum yöntemleri, başlıklar, tarihler ve sayılar, kalın stil kullanımı. Onlar için gereksinimler.
kurs çalışması, eklendi 01/19/2017
Gerçekleştirilen birleştirmenin ve zorunlu niteliğinin yasal olarak onaylanması için belgelerin standartlaştırılması. Birleşme yönetim belgeleri. Organizasyonel, idari, bankacılık ve raporlama ile istatistiksel dokümantasyona ilişkin birleşik sistemler.
Özet, 05/05/2016 eklendi
Ofis işinin gelişiminin tarihi. Belge yapısı. Belgelerin sınıflandırılması, birleştirilmesi ve standardizasyonu. Belge ayrıntıları türleri. Tasarım kuralları resmi belgeler, belge akışının organizasyonu. Ofis iş süreçlerinin otomasyonu.
eğitim kılavuzu, eklendi 06/02/2014
Belge kavramı, yönetim belgelerinin sınıflandırılması (organizasyonel, idari, planlama, mali ve muhasebe vb. belgeler). Dokümantasyon yönetmeliği yönetim faaliyetleri, birleşme. Belge formlarının geliştirilmesi.
test, 28.06.2017 eklendi
Belge birleştirme yöntemleri ve aşamaları. Standardizasyonun özü, hedefleri ve sonuçları. Oluşumunun tarihsel arka planı. Belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonunun uygulanması. Bu prosedürleri uygulama yöntemleri, uygulama aşamaları ve uygulama sonuçları.
kurs çalışması, eklendi 11/13/2011
Belgenin kavramı, anlamı ve özü, özellikleri ve ayırt edici özellikler türleri. Belge yapısının bütünlüğünün özellikleri, tipik hatalar resmi iş metni. Resmi belge türlerinin tanımı ve özellikleri, hazırlanma gereksinimleri.
sunum, 10/05/2016 eklendi
Belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonunun gelişim aşamaları. Birleşik hükümet sistemi ofis çalışması - yönetimin her düzeyinde ve her aşamada belgelerle çalışma biçimleri ve yöntemlerinin rasyonel tekdüzeliğinin oluşturulması yaşam döngüsü belgeler.
kurs çalışması, eklendi 02/13/2011
Kuruluşların faaliyetlerini belgelemek. Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesine ilişkin kurallar. Yönetsel karar alma süreci. Metinlerin birleştirilmesi, tasarımın standardizasyonu, form gereksinimleri. Organizasyonel ve idari belgeler için gereklilikler.
tez, 17.07.2013 eklendi
Yönetim faaliyetlerinin belgelenmesine ilişkin temel hükümler. Yönetim belgelerinin birleştirilmesi ve standartlaştırılması. Belge türleri ve sınıflandırılması. Genel prosedür ve belge hazırlama kuralları. Belge formlarının hazırlanması için gereklilikler.
Özet, 30.09.2009'da eklendi
Bireysel ve kolektif karar verme koşullarında idari belgelerin düzenlenmesi prosedürü. İdari belgelerin hazırlanmasına ilişkin GOST kuralları ve gereksinimleri. Personel kayıtları yönetiminde otomasyonun birleştirilmesi ve uygulanması sorunları.
Sunumun bireysel slaytlarla açıklaması:
1 slayt
Slayt açıklaması:
2 slayt
Slayt açıklaması:
Okul öncesi eğitim sistemi birbiriyle ilişkili üç bölümden oluşur: yönetim belgelerinin hazırlanması; belge işleme teknolojisi; takvim yılı boyunca belgelerin sistemleştirilmesi ve arşiv depolarının organizasyonu.
3 slayt
Slayt açıklaması:
Belirlenen sorunların her birini çözerken, uygulayıcılara, Rusya Federasyonu Standardizasyon Devlet Komitesi ve Rusya Federal Arşiv Servisi tarafından onaylanan, ofis çalışmaları alanındaki mevcut düzenleyici ve metodolojik belgelere rehberlik edilmelidir.
4 slayt
Slayt açıklaması:
Büro çalışmasının normatif ve metodolojik temeli bir dizi yasa, yönetmelik ve metodolojik belgeler Kurumun mevcut faaliyetlerinde ve ofis yönetimi hizmetinin çalışmalarında belgelerin oluşturulması, işlenmesi, saklanması ve kullanılması teknolojisini düzenleyen. Organizasyonel ve idari belgelerin hazırlanmasına ilişkin temel gereksinimler GOST R 6.30-2003'te belirtilmiştir.
5 slayt
Slayt açıklaması:
Belgelerin birleştirilmesi - benzer yönetim durumları için tek bir tür ve çeşit belge kümesinin oluşturulması, bunların hazırlanması için tek tip formların ve kuralların geliştirilmesi, şablon metinlerin tasarlanması ve oluşturulması.
6 slayt
Slayt açıklaması:
Belgelerin standardizasyonu, gerçekleştirilen birleştirmenin ve zorunlu niteliğinin seviyesinin yasal olarak onaylanmasının bir şeklidir. Belgelerin birleştirilmesi, kullanılan belge sayısını azaltmak, formlarını tiplendirmek, kaliteyi artırmak, işlemlerinin emek yoğunluğunu azaltmak, aynı ve ilgili yönetim işlevleri için çeşitli belgeleme sistemlerinin bilgi uyumluluğunu sağlamak, daha fazlası için gerçekleştirilir. etkili kullanım bilgisayar teknolojisi. Standardizasyonun özü, uygulama için zorunlu olan bir norm oluşturmak, kabul edilen belgelerin geliştirilmesi ve yürütülmesi için en uygun kuralları ve gereklilikleri oluşturmaktır. öngörülen şekilde ofis işlerinde genel ve tekrarlanan kullanımlar için. Geliştirme sonuçları eyaletlerarası (GOST), eyalet (GOST R), endüstri (OST) standartları ve işletmelerin, kurumların ve kuruluşların standartları (STP) şeklinde resmileştirilir.
7 slayt
Slayt açıklaması:
Belgeler, kural olarak, antetli kağıda düzenlenir ve belirlenmiş bir dizi zorunlu ayrıntıya ve düzenlenme sırasına sahip olmalıdır. Belge formları - yazılı bir belgenin yazarını tanımlayan ayrıntıların bileşimi.
8 slayt
Slayt açıklaması:
BELGE FORMLARINDA GEREKLİ ŞARTLAR Dokümanlar formlar üzerinde hazırlanır. İki standart belge formu formatı kuruludur - A4 (210 x 297 mm) ve A5 (148 x 210 mm). Hem formda hem de onsuz yürütülen belgenin her sayfasının kenar boşlukları en az olmalıdır: 20 mm - sol; 10 mm - sağ; 20 mm - üst; 20 mm - daha düşük.
Slayt 9
Slayt açıklaması:
Detayların konumuna bağlı olarak formların iki versiyonu kurulur - açısal (Şekil A.1) - boyuna (Şekil A.2). Belge formları Ek A'ya uygun olarak düzenlenmiştir. Detayların bulunduğu alanların yaklaşık sınırları noktalı çizgiyle gösterilmiştir. Her bölge, içinde yer alan ayrıntılar kümesine göre belirlenir.
10 slayt
Slayt açıklaması:
Şekil A.2 - A4 formatındaki boylamasına formda ayrıntıların ve bölge sınırlarının konumu
11 slayt
Slayt açıklaması:
Detayların boyuna düzenlenmesi Sayfanın üst kısmının ortasına yerleştirilmesini varsayar ve genel bir form hazırlanırken kullanılır.
12 slayt
Slayt açıklaması:
Şekil A.1 - A4 formatındaki köşe formunda ayrıntıların ve bölge sınırlarının konumu
Slayt 13
Slayt açıklaması:
Ayrıntıların köşeye yerleştirilmesi, sayfanın sol üst köşesine yerleştirilmesini içerir ve bir harf formu tasarlanırken kullanılır.
Slayt 14
Slayt açıklaması:
Bir kuruluş için yapısal birimi, resmi aşağıdaki belge form türlerini oluşturun: - genel form; - mektup formu; - belirli bir belge türünün formu.
15 slayt
Slayt açıklaması:
16 slayt
Slayt açıklaması:
Genel Arma formunun ayrıntıları (buna hak kazanan kuruluşlar için); Kuruluşun amblemi (arması varsa, verilmemiştir); Ana kuruluşun adı (varsa); Kuruluşun adı; Ayrıntıların şablon kısımları (tarih ve belge numarası). Belge hazırlama yeri (şehir).
Slayt 17
Slayt açıklaması:
18 slayt
Slayt açıklaması:
Kuruluşun Arması'nın belirli bir belge türüne ilişkin formun ayrıntıları (buna hak kazanan kuruluşlar için); Kuruluşun amblemi (arması varsa, verilmemiştir); Ana kuruluşun adı (varsa); Kuruluşun adı; Belge türünün adı; Ayrıntıların şablon kısımları (tarih ve belge numarası); Belge hazırlama yeri (şehir).
Slayt 19
Slayt açıklaması:
20 slayt
Slayt açıklaması:
21 slayt
Slayt açıklaması:
Kuruluşun Arması için mektup formunun ayrıntıları (bunu yapmaya yetkili kuruluşlar için); Kuruluşun amblemi (arması varsa, verilmemiştir); Ana kuruluşun adı (varsa); Kuruluşun adı; Kuruluşa ilişkin referans bilgileri (posta adresi, telefon numaraları ve ayrıca kuruluşun takdirine bağlı olarak faks numaraları, adres) e-posta, Web sayfaları, banka hesap numaraları, banka kimlik kodu(BIC), lisans numarası ve tarihi; Ana durum kayıt numarası(OGRN) tüzel kişilik; kimlik numarası vergi mükellefi ve kayıt neden kodu (TIN/KPP); Ayrıntıların kalıp kısımları (tarih, belge numarası ve belge numarası ve tarihine bağlantı). Antetli kağıtlarda ayrıntıların aşağıdaki sınırlayıcı köşeleri yerleştirilir: Muhatap; Metnin başlığı.
22 slayt
Slayt açıklaması:
BELGE DETAYLARI - (Latince'den gerekli) - belgeler için mevcut kurallar veya yasalar tarafından sağlanan, yokluğu belgeyi mahrum bırakan işlemlerin yürütülmesi için temel teşkil edemeyecekleri bir dizi zorunlu veri yasal güç.
Slayt 23
Slayt açıklaması:
GOST R 6.30-2003 uyarınca “Birleşik organizasyonel ve idari bilgi sistemi. Belgelerin hazırlanması için gereklilikler" 30 detay, belgelerin hazırlanmasında ve yürütülmesinde kullanılır.
24 slayt
Slayt açıklaması:
Rusya Federasyonu devlet amblemi Rusya Federasyonu'nun bir konusunun arması bir kuruluşun amblemi veya bir kuruluşun ticari markası kodu bir tüzel kişinin ana devlet tescil numarası (OGRN) vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt nedeni kodu TIN/KPP kodu belge formu kuruluşun adı belgenin kayıt numarası belgenin bağlantısı belgenin kayıt numarası ve tarihi belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer muhatabı belgenin onay damgası çözüm başlığı metne kontrol metni üzerindeki işaret belge işaretinin bir ekin mevcudiyetine ilişkin imza damgası belgenin onay damgası vizeler belge mührünün onaylanması belge kopyalarının tasdiki üzerine baskı işareti belgenin elektronik kopyasının icracı tanımlayıcısı üzerinde işaret
25 slayt
Slayt açıklaması:
01 - RUSYA FEDERASYONUNUN DEVLET BÜYÜMESİ “Rusya Federasyonu Devlet Amblemi Hakkında” hükümlerine uygun olarak, Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılması zorunludur: federal merkezi organların antetli kağıtlarındaki antetli kağıtlarda ve mühürlerde yürütme organı diğer yürütme makamlarının antetli kağıdında
26 slayt
Slayt açıklaması:
02 - RUSYA FEDERASYONU KONUSUNUN ARMASI Konunun arması Rusya Federasyonu Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının temsilci ve yürütme makamlarının belge formlarına yerleştirilmiştir. Armanın kullanımı ilgili mevzuat tarafından düzenlenir. düzenlemeler Federasyonun kurucu kuruluşlarının (kanunlar, tüzükler vb.) Rusya Federasyonu'nun bir şehrinin, bölgesinin arması, şehrin ve bölgenin temsilci ve yürütme makamlarının belgelerinde yer alır ve Rusya Federasyonu'nun şehir ve bölgelerinin düzenlemeleri ile düzenlenir.
Slayt 27
Slayt açıklaması:
03 - BİR KURULUŞUN AMBLEMİ veya TİCARİ MARKASI Bir kuruluşun amblemi veya ticari markası (hizmet markası), Rusya Federasyonu “On” yasasına uygun olarak belge formlarına eklenmiştir. ticari markalar, hizmet markaları ve malların menşei unvanları.” Amblemin görüntüsü, kurucu belgelere (tüzük, yönetmelikler) uygun olarak kuruluşun antetli kağıdına yerleştirilir. Forma Rusya Federasyonu Devlet Amblemi veya Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun arması yerleştirildiğinde amblem çoğaltılmaz.
28 slayt
Slayt açıklaması:
04 - ORGANİZASYON KODU Organizasyon kodu, Tüm Rusya İşletme ve Kuruluş Sınıflandırıcısına (OKPO) göre girilir. Organlar için devlet gücü ve yönetim kodu, Tüm Rusya Devlet Otoriteleri ve Yönetim Organları Sınıflandırıcısına (OKOGU) göre girilir. Kod, bir belgenin elektronik olarak tanımlanmasının bir unsurudur ve iletimi hızlandırmaya yarar. belgelenmiş bilgi elektronik iletişim kanalları ve kısaltmalar aracılığıyla olası hatalar Uzun ve anlaşılması zor kurum adlarının iletilmesinde ortaya çıkan sorunlar.
Slayt 29
Slayt açıklaması:
05 - BİR TÜZEL KİŞİNİN ANA DEVLET SİCİL NUMARASI (OGRN) Bir tüzel kişinin ana devlet sicil numarası, vergi makamları tarafından verilen belgelere uygun olarak eklenir.
30 slayt
Slayt açıklaması:
06 - VERGİ MÜKELLEFİ KİMLİK NUMARASI/KAYIT NEDEN KODU (TIN/KPP) Kayıt için vergi mükellefi kimlik numarası/sebep kodu, vergi makamları tarafından düzenlenen belgelere uygun olarak girilir.
31 slayt
Slayt açıklaması:
07 - BELGE FORM KODU Belge formu kodu, Tüm Rusya Yönetim Dokümantasyon Sınıflandırıcısına (OKUD) göre girilir. Belge form kodu, belgelenmiş bilgilerin elektronik iletişim kanalları aracılığıyla aktarımını hızlandırmaya ve olası hataları azaltmaya yarar. OKUD isimleri ve kodları sunar birleşik formlar Birleşik Dokümantasyon Sistemlerine (UDS) dahil edilen belgeler.
32 slayt
Slayt açıklaması:
08 - KURULUŞUN ADI Kuruluşun adı, belgenin yazarının ortak adıdır ve kurucu belgelerinde yer alan isme uygun olmalıdır. Kuruluş adının üstünde, varsa ana kuruluşun kısaltılmış veya tam adı belirtilir. İsim açık yabancı dilörgütün kurucu belgelerinde yer aldığı ve Rusça adının altında veya sağında yer aldığı durumlarda çoğaltılır. Bir şubenin, bölgesel ofisin, temsilciliğin, yapısal birimin veya yetkilinin adı, belgenin yazarlarıysa ve "Kuruluşun adı" şartının altında yer alıyorsa belirtilir. Bir belgenin iki veya daha fazla kuruluş tarafından hazırlanması halinde antetli kağıt üzerinde hazırlanmaz. Bu durumda kuruluş adları rütbeye göre düzenlenir. Kuruluşların aynı sırada olması durumunda isimleri aynı seviyede, aksi durumda alt düzey kuruluşun adı üst düzey kuruluşun adının altına yerleştirilir.
Slayt 33
Slayt açıklaması:
Slayt 34
Slayt açıklaması:
09 - KURULUŞ HAKKINDA REFERANS VERİLERİ Kuruluşa ilişkin referans verileri şunları içerir: posta adresi, telefon numaraları, OKPO kodu, OKUD kodu ve kuruluşun takdirine bağlı diğer bilgiler (telefaks numaraları, banka hesapları, e-posta adresi vb.).
35 slayt
Slayt açıklaması:
10 - BELGE TÜRÜNÜN ADI Kuruluş tarafından hazırlanan veya yayınlanan belge türünün adı tüzük (kuruluş düzenlemeleri) tarafından belirlenmeli ve OKUD tarafından sağlanan belge türlerine uygun olmalıdır. Belge türünün adı mektup formunda belirtilmez.
36 slayt
Slayt açıklaması:
11 - BELGE TARİHİ Bir belgenin tarihi, imzalanma veya onaylanma tarihidir; tutanaklarda toplantı tarihi, işlemde ise olayın tarihidir. Belgenin yazarı iki veya daha fazla kuruluş ise tarih, en son imza tarihidir.
Slayt 37
Slayt açıklaması:
Tarihi yazma yöntemi belgenin niteliğine bağlıdır: vatandaşların ve kuruluşların haklarını tanımlayan ve mali bilgileri içeren düzenleyici belgelerde, sözlü-sayısal bir tarihleme yönteminin kullanılması önerilmektedir, örneğin: 6 Temmuz, 2006; diğer durumlarda - dijital yöntem, örneğin: 07/06. Ayın günü ve ay, bir noktayla ayrılmış iki çift Arap rakamıyla, yıl ise dört Arap rakamıyla yazılır. Tarihi farklı bir sırayla biçimlendirmek mümkündür: yıl, ay, ayın günü, örneğin: 2006.07.06.
Slayt 38
Slayt açıklaması:
12 - BELGE KAYIT NUMARASI Belge kayıt numarası, bir belgeye kayıt sırasında atanan dijital veya alfanümerik bir tanımdır. Kuruluşta oluşturulan tüm belgeler ile diğer kuruluş ve kişilerden alınan belgeler tescile tabidir. Bir belge üzerinde sicil numarasının bulunması, o belgenin kuruluşun bilgi dizisine dahil olduğunu ve onun kontrolü ve sorumluluğu altında olduğunu gösterir. No. 01 Belgenin kayıt numarası, terminolojiye göre vaka indeksi, muhabir, icracılar vb. hakkındaki bilgilerle desteklenebilen seri numarasından oluşur. No. 01-05 İçin dahili belgeler Siparişler, talimatlar vb. gibi kayıt numarası, belgenin olağan seri numarasıdır. İki veya daha fazla kuruluş tarafından derlenen bir belgenin kayıt numarası, bu kuruluşların her birinin kayıt numaralarından oluşur ve yazarların belgede belirtildiği sıraya göre eğik çizgi ile ayrılır. №01/10/7
Slayt 39
Slayt açıklaması:
13 - BELGE KAYIT NUMARASI VE TARİHİNE REFERANS Belge kayıt numarası ve tarihine yapılan atıf, yanıt verilecek belgenin kayıt numarasını ve tarihini içerir. Bağlantı yalnızca bir talebe yanıt olan belge türlerinde kullanılır, örneğin: mektuplar, sertifikalar, notlar vb. Ayrıntılardaki bilgiler alınan belgeden aktarılır.
40 slayt
Slayt açıklaması:
41 slayt
Slayt açıklaması:
14 - BELGENİN DERLENME VEYA YAYINLANMA YERİ “Kuruluşun adı” ve “Kuruluş hakkındaki referans verileri” ayrıntıları kullanılarak tespit edilmesi zor ise belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer belirtilir. Derleme veya yayın yeri, kabul edilen idari-bölgesel bölüm dikkate alınarak belirtilir ve yalnızca genel kabul görmüş kısaltmaları içerir.
42 slayt
Slayt açıklaması:
43 slayt
Slayt açıklaması:
15 - MUADİL Muhatap, bir takım kesin ve kesin bilgiler olarak kabul edilir. tam bilgi, belgenin muhatabına teslim edilebilmesi esasına göre. Alıcı kuruluşlar, bunların yapısal bölümleri, yetkililer ve bireyler olabilir. Kuruluşun adı ve yapısal birimi aday durumda belirtilir, örneğin: ZAO Termika Ayrıca, belge yapısal bir birime yönelikse kuruluşun adı, adının üstünde belirtilmelidir. JSC "Termika" Üretim ve Uygulama Departmanı bilgi sistemleri
44 slayt
Slayt açıklaması:
Belgenin hitap ettiği kişinin konumu datif durumda belirtilir, örneğin: OJSC Genel Müdürü Avtodizel S.I. Sergeev veya JSC Avtodizel Muhasebe Kıdemli muhasebeci A.A. Vlasov
45 slayt
Slayt açıklaması:
Bir belgenin birkaç benzer kuruluşa veya birden fazla kuruluşa gönderilmesi durumunda yapısal bölümler bir kuruluş, o zaman genel olarak belirtilirler, örneğin: Kostroma Bölgesi Bölge İdareleri
46 slayt
Slayt açıklaması:
Belge dörtten fazla muhatap içermemelidir. Çok sayıda alıcı varsa belge dağıtım listesi oluşturulur. "Alıcı" ayrıntıları bir posta adresini içerebilir. Posta adresinin unsurları, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kuralların belirlediği sırayla belirtilir. Mektup bir kuruluşa gönderilmişse, kuruluşun adı "Muhatap" ayrıntılarında belirtilir, ardından posta adresi, örneğin: Yaroslavl İnşaat Koleji, st. Çaykovski, 7, Yaroslavl, 150003
Slayt 47
Slayt açıklaması:
Bir belgeye adres yazarken bir bireye alıcının baş harflerini ve soyadını, ardından posta adresini belirtin, örneğin: Sokolov A.A. st. Radishcheva, 5, daire 6, Rostov, Rostov bölgesi, Yaroslavl bölgesi, 152100
48 slayt
Slayt açıklaması:
16 - BELGE ONAY SINIFI Belge resmi veya özel olarak düzenlenmiş bir belge tarafından onaylanır. Onay damgası ONAYLANDI kelimesinden (tırnak işaretleri olmadan), belgeyi onaylayan kişinin unvanı, adının baş harfleri, soyadı ve onay tarihinden oluşmalıdır, örneğin: ONAYLANDI Genel Müdür JSC "Electronpribor" Kişisel imza A.I.
Slayt 49
Slayt açıklaması:
Bir belge birden fazla yetkili tarafından onaylandığında imzaları aynı seviyeye yerleştirilir. Bir belgeyi karar, karar, emir, protokole göre onaylarken, onay damgası ONAYLANDI (A, S, O) kelimesinden, resmi durumda onaylayan belgenin adı, tarihi, numarasından oluşur, örneğin: ONAYLAYAN Karar Genel Kurul toplantısı 07/05/2006 tarih ve 2 sayılı pay sahipleri Belge onay damgası belgenin sağ üst köşesinde yer almaktadır.
50 slayt
Slayt açıklaması:
17 - ÇÖZÜM Karar, belgede belirtilen konunun çözümüne (çözüm hazırlanmasına) ilişkin talimatlar içermektedir. Karar, görevin verildiği organizasyonu, yapısal birimi veya yetkiliyi tanımlar. Bu ayrıntılar, sanatçıların soyadlarını, baş harflerini, emrin içeriğini (gerekirse), son yürütme tarihini, imzayı ve tarihi içerir.
51 slayt
Slayt açıklaması:
17 - KARAR Birden fazla icracının bulunması halinde, kararda ilk adı geçen kişi icradan sorumlu sayılır. Karar, kural olarak, ilgili lider tarafından orijinal belgenin üzerine metinsiz bir alanda el yazısıyla yazılır. Kararın ayrı bir kağıda çizilmesine izin verilir.
52 slayt
Slayt açıklaması:
18 - METİN BAŞLIĞI “Metnin başlığı” ifade eden bir belge niteliğidir. özet belgenin metni ve belge türünün adıyla tutarlı olmalıdır. Başlık şu sorulara cevap verebilir: Neyle ilgili? (kim hakkında?), örneğin: Oluşturma emri uzman komisyonu. Ne? (kim?) örneğin: İş tanımı baş uzman A5 formatında hazırlanan bir belgenin metni başlık içeremez. Belgenin başlığı, uygun kayıt formlarına kaydedilirken kaydedilir: dergiler, kartlar vb.
Slayt 53
Slayt açıklaması:
19 - KONTROL HAKKINDA İŞARETLEYİCİ “Kontrolde işaretle” özelliği, belgenin yürütülmesi sırasında kontrol altına alınmasını sağlamak amacıyla belgenin kontrol altına alındığı anlamına gelir. belirlenmiş son tarihler kararda veya standart uygulama son tarihlerinde belirtilir. GOST'a göre, yürütme üzerindeki kontrol işareti "K" harfi, "Kontrol" kelimesi veya damgası ile gösterilir.
54 slayt
Slayt açıklaması:
20 - BELGENİN METNİ Belgenin metni Rusya Federasyonu devlet dilinde veya resmi diller Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşları ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşları. Belgelerin metinleri tutarlı bir metin, bir anket, bir tablo veya bu yapıların bir kombinasyonu şeklinde düzenlenir. Bağlantılı bir metin genellikle iki bölümden oluşur. İlk bölüm, belgenin hazırlanmasının nedenlerini, gerekçelerini, hedeflerini, ikinci (nihai) - kararları, sonuçları, talepleri, teklifleri, tavsiyeleri belirtir. Metin son bir bölüm içerebilir (örneğin, emirler - beyanı olmayan idari kısım, mektuplar, beyanlar - açıklaması olmayan bir talep). Metin birkaç karar, sonuç vb. içeriyorsa, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış bölümlere, alt bölümlere, paragraflara bölünebilir. Komuta birliği esaslarına göre faaliyet gösteren kuruluşların belgelerinde (emir, talimat vb.) ve kuruluşun yönetimine yönelik belgelerde metin birinci şahıs olarak sunulur. tekil(“Sipariş veriyorum”, “teklif ediyorum”, “soruyorum”). Meslek organlarının belgelerinde metin üçüncü tekil şahıs olarak sunulur (“karar verir”, “karar verildi”). Ortak belgelerde metin birinci şahıs ağzından sunulur çoğul(“Sipariş veriyorum”, “karar verdim”). Protokol metni üçüncü çoğul şahıs olarak sunulmuştur (“dinledi”, “konuştu”, “karar verdi”, “karar verdi”). Kuruluşların hak ve yükümlülüklerini, yapısal bölümlerini (yönetmelikler, talimatlar) belirleyen ve ayrıca bir açıklama, gerçeklerin veya sonuçların değerlendirilmesini (kanun, sertifika) içeren belgelerde, metnin üçüncü tekil şahıs veya şahıs dilinde sunulma şekli veya çoğul kullanılmıştır (“bölüm görevleri yürütür”, “kurulan komisyon”). Harflerde kullanılır aşağıdaki formlar sunum: birinci çoğul şahıstan (“lütfen gönderin”, “değerlendirmeye gönderiyoruz”) birinci tekil şahıstan (“gerekli görüyorum”, “lütfen vurgulayın”) üçüncü tekil şahıstan (“bakanlık itiraz etmiyor) ”, “VNIIDAD mümkün olduğunu düşünüyor")
55 slayt
Slayt açıklaması:
21 - BİR UYGULAMANIN VARLIĞINA İLİŞKİN İŞARETLEYİCİ “Bir uygulamanın varlığına ilişkin işaretle” özelliği metnin altında bulunur ve iki şekilde biçimlendirilebilir. Uygulama metinde adlandırılmışsa, uygulamanın varlığına ilişkin işaret şöyle görünür: Uygulama: 5 sayfa. 3 kopya halinde. Belgenin metinde belirtilmeyen bir eki varsa adı, sayfa sayısı ve kopya sayısı belirtilir; birkaç ek varsa bunlar numaralandırılır, örneğin: Ek: 1) Kurucular toplantı tutanağı. Avtodizel OJSC, 7 sayfa. 1 kopyada. 2) OJSC Avtodizel atölyelerinin 3 yıllığına yeniden inşasına ilişkin taslak plan. 1 kopyada.
56 slayt
Slayt açıklaması:
22 - İMZA “İmza” detayı şunları içerir: belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun unvanı (belge bir belge formunda düzenlenmemişse dolu, kısaltılmış - bir form belgesi üzerine hazırlanmış bir belgede), kişisel imza, imza transkripti (harfler, soyadı), örneğin: Genel Müdür Kişisel imza A.A. Kruglov OJSC "Polimermash" veya antetli kağıtta: Genel Müdür Kişisel imza A.A. Kruglov Bir belge, bir kuruluşun birden fazla yetkilisi tarafından imzalandığında, imzaları, tutulan pozisyona karşılık gelen sıraya göre birbirinin altına yerleştirilir, örneğin: Genel Müdür Kişisel imza A.A. Kruglov Baş muhasebeci I.A.'nın kişisel imzası. Zaytsev Bir belge eşit pozisyondaki birkaç kişi tarafından imzalandığında, imzaları aynı seviyeye yerleştirilir, örneğin: Medtechnika OJSC Genel Müdürü Yukon OJSC Kişisel imza Yu.A. Pashin Tarafından hazırlanan belgelerde. komisyon, belgeyi imzalayan kişilerin pozisyonlarını değil, dağılıma göre komisyon içindeki sorumluluklarını belirtir, örneğin: Komisyon başkanı Kişisel imza A.A. Krylov Komisyon üyeleri Kişisel imza I.I. Orlov Kişisel imza A.N. Mikhailov Kişisel imza N.N. Ivanov Belge, fiili pozisyonunu ve soyadını belirten veya geçici olarak memur olarak görev yaptığını belirten bir görevli tarafından imzalanabilir. Pozisyon başlığının önüne "For" edatının, el yazısı "Milletvekili" yazısının veya eğik çizginin konulmasına izin verilmez.
Slayt 57
Slayt açıklaması:
23 - BELGE ONAY STANDARDI “Belge onay damgası”, belgenin içeriği ile başka bir kuruluşun (yazarın değil) mutabakatını ifade eden bir gerekliliktir ve KABUL EDİLDİ kelimesinden, belgenin onaylandığı kişinin pozisyonundan (dahil) oluşur. kuruluşun adı), kişisel imza, imzanın transkripti ve onay tarihi, örneğin: ANLAŞMIŞ Sağlık Bakanlığı Müdürü Kişisel imza A.N. Svetlov Onayın mektup, karar, kanun vb. yoluyla yapılması durumunda. Onay damgası aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir: ANLAŞMA Sigorta şirketi "Yaroslavia" Yönetim Kurulu Toplantı Kararı 05/03/2006 tarih ve 2 sayılı Tutanak
58 slayt
Slayt açıklaması:
24 - BELGE ONAY VİZELERİ Belge onayı, belgeyi onaylayan kişinin imzasını ve pozisyonunu, imzanın metnini (harfler ve soyadı) ve imza tarihini içeren bir belge onay vizesi ile verilir, örneğin: Şef hukuk departmanı Kişisel imza A.A.Ivanov 05/09/2006 Belgede yorum varsa vize şu şekilde verilir: Yorumlar eklenir Hukuk Departmanı Başkanı Kişisel imza A.A. Ivanov 05/09/2006 Yorumlar ayrı bir sayfada belirtilir, imzalanır ve belgeye eklenir. Vizeler, orijinalin son sayfasının arka yüzünün alt kısmına yapıştırılmıştır. idari belge ve ayrıca gönderilen belgenin bir kopyası (mektup).
Slayt 59
Slayt açıklaması:
25 - MÜHÜR Özel tanımlama ve hukuki geçerliliğinin teyidi gerektiren belgelere kuruluşun mührü yapıştırılır. Mühür baskısı, bir yetkilinin, olayla ilgili gerçekleri kaydeden kişilerin haklarını belgeleyen belgeler üzerindeki imzasının gerçekliğini tasdik eder. finansal araçlar ve orijinal imzanın onaylanmasını gerektiren diğer belgelerde. Mühür baskısı, belgeyi imzalayan kişinin iş unvanının bir kısmını kapsayacak şekilde takılmalıdır. Mali nitelikteki belgelerde mühür, "M.P." sembolüyle gösterilen, özel olarak belirlenmiş bir yere yapıştırılır. iş unvanını ve imzayı yakalamadan.
60 slayt
Slayt açıklaması:
26 - BİR KOPYANIN ONAYLANMASI HAKKINDA NOT Bir belgenin kopyası, orijinal belgenin bilgilerini ve onun tüm dış özelliklerini veya bir kısmını tamamen kopyalayan bir belgedir. Bir belgenin bir kopyasının aslına uygunluğunu tasdik ederken, “İmza” şartının altına “Doğru” tasdik yazısı yerleştirilir, kopyayı tasdik eden kişinin pozisyonu, kişisel imza, imza metni, imza tarihi sertifikasyon, örneğin: Doğru İK departmanı müfettişi Kişisel imza P.I. Lavrova 06/05/2006 Belgenin bir kopyasının kuruluşun takdirine göre belirlenen mühürle tasdik edilmesine izin verilmektedir.
Slayt açıklaması:
28 - BELGENİN YÜRÜTÜLMESİ VE DAVAYA GÖNDERİLMESİ HAKKINDA NOT Belgenin yürütülmesi ve dosyaya gönderilmesiyle ilgili not aşağıdaki verileri içerir: yürütüldüğünü gösteren belgenin tarih ve numarasına bir referans veya böyle bir belgenin bulunmaması kısa bilgi yürütme hakkında, “Dosyaya” kelimesi, belgenin saklanacağı vaka numarası, örneğin: 06/01/2006 No. 18 tarihli faks 01-08 No'lu dosyaya Kişisel imza 06/01/2006
63 slayt
Slayt açıklaması:
29 - BELGENİN KURULUŞ TARAFINDAN ALINDIĞINA İLİŞKİN İŞAREt Belgenin kuruluş tarafından alındığına ilişkin işaret, bir sonraki seri numarasını ve belgenin alındığı tarihi (gerekirse - saat ve dakika) içerir. Bu detay, belgenin ilk sayfasının ön yüzünün altına veya arkasına elle veya damga şeklinde yapıştırılır.
64 slayt
Slayt açıklaması:
30 - BİR BELGENİN ELEKTRONİK KOPYASININ TANIMLAYICISI Bir belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı, belgenin her sayfasının sol alt köşesine yerleştirilen ve bilgisayar ortamındaki dosyanın adını, tarihini içeren bir işarettir (altbilgi). ve kuruluşta yüklü olan diğer arama verileri.
20. yüzyılın son üçte birinde, yeni teknolojilerin geniş çapta kullanılmaya başlanmasıyla birlikte Bilişim teknolojisi, öncelikle yönetim alanında belgelenmiş bilgilerin birleştirilmesi ihtiyacıyla ilgili soru ortaya çıktı. 1971'de, birleşik dokümantasyon sistemleri ve teknik ve ekonomik bilgi sınıflandırıcılarının oluşturulmasına yönelik çalışmaları hızlandırmak için SSCB Hükümeti'nin özel bir kararnamesi kabul edildi. Gelişimleri şunlara dayanıyordu: fonksiyonel sistemler belgeler. Ülkemizde ilk defa yerli ve yabancı uygulamada bir sistem oluşturuldu. dokümantasyon desteği eyalet genelinde yönetim faaliyetlerini belgelemek için tek tip bir prosedür oluşturmak amacıyla yönetim. EGSD-1973 (Birleşik Devlet Kayıt Yönetimi Sistemi) kod adını aldı. Toplamda, Sovyetler Birliği'nde 16 birleşik dokümantasyon sistemi geliştirildi. Birleşik bir dokümantasyon sistemi, bu sistemin dokümanlarının birleştirilmesinin sonucudur.
Birleştirme, herhangi bir nesnenin (belgeler dahil) tek bir sisteme, forma, tekdüzeliğe indirgenmesi ve bu nesnelerin orijinal kümesinin (örneğin, belge formları veya türleri, bunların göstergeleri ve ayrıntıları) azaltılmasıdır. Birleşme mutlaka, dokümantasyon da dahil olmak üzere herhangi bir faaliyet alanında rasyonel (oldukça uzun bir süre için) tekdüzeliğin kurulmasına yol açar. Belgelerin birleştirilmesi, belgelerin tek bir sisteme indirgenmesi, biçim, tekdüzelik ve orijinal form veya belge türlerinin, bunların göstergelerinin ve ayrıntılarının azaltılmasıdır. Birleştirme, zorunlu olarak, oldukça uzun bir süre boyunca dokümantasyonda rasyonel bir tekdüzeliğin kurulmasına yol açar. Başka bir deyişle, belge birleştirmenin özü, belge biçimlerinin rasyonel bir bileşimini oluşturarak, bunları yapının, ayrıntıların, dil yapılarının ve belgelerin işlenmesi, kaydedilmesi ve saklanmasına ilişkin işlemlerin birliği yoluyla tekdüzeliğe getirerek haksız çeşitliliklerini azaltmaktır. Birleştirme sırasında, dokümantasyon sisteminde mevcut olan doküman zincirlerinden gereksiz ve mükerrer dokümanlar çıkarılarak doküman tür ve formlarının sayısında azalma sağlanır.
En çok kullanılan yönetim belgeleri farklı alanlar ve yönetim organları aynı şekilde oluşturulmalıdır. Bu, belgelerin ülke için birleşik bir ofis yönetim sistemine dahil edilmesini mümkün kılar, bunların hızlı işlenmesini ve yürütülmesini kolaylaştırır ve yalnızca ofis personelinin değil, aynı zamanda yönetim aparatının tüm çalışanlarının da belgelerle çalışmak için harcadığı zamanı azaltır. yöneticiler sıradan çalışanlara.
Belgelerin birleştirilmesi, benzer yönetim işlevlerinin ve görevlerinin uygulanması sürecinde oluşturulan yönetim belgelerinin bileşiminde ve biçimlerinde, bunların işlenmesi, muhasebeleştirilmesi ve saklanmasına ilişkin işlemlerde tekdüzeliğin oluşturulmasıdır. Birleştirme, çok sayıda belgeyle çalışmayı kolaylaştırmanıza olanak tanır, iş bilgileri alışverişini basitleştirir ve hızlandırır. Yönetim belgelerinin birleştirilmesi, yönetim sorunlarını çözerken oluşturulan belgelerin bileşiminin ve belge formlarının birleştirilmesini içerir. Bir kuruluşun belgelerinin bileşiminin birleştirilmesi, yönetim sorunlarını çözmek için gerekli ve yeterli bir dizi belgenin seçilmesi ve birleştirilmesidir (sonuç olarak, kuruluşun belgelerinin bileşimi önemli ölçüde azaltılabilir). Belge formlarının birleştirilmesi, belgelerin amacına uygun bilgi göstergeleri ve detaylarının birleştirilmiş belge formlarında seçilmesi ve birleştirilmesi ve oluşturulmasıdır. tekdüze gereksinimler hazırlanmasına ve tasarlanmasına. Ofis işlerinde birleşme şöyle olabilir bağımsız çalışma ve standardizasyon çalışmalarında bir aşamadır.
Standardizasyonun özü, iş belgelerinin hazırlanması, yürütülmesi, kaydedilmesi ve saklanması için öngörülen şekilde benimsenen ve ofis işlerinde genel ve tekrarlanan kullanımları için önerilen en uygun kuralların ve gereksinimlerin geliştirilmesidir. Başka bir deyişle, belgelerin standardizasyonu, yönetimi kolaylaştırmak amacıyla belgeler için tek tip norm ve kuralların oluşturulmasıdır. Standardizasyon birleşmenin sonucudur, onun en yüksek biçimidir. Standardizasyon, yönetim belgelerinin geliştirilmesi ve yürütülmesine ilişkin temel kural ve gereksinimlerin yasal bir norm haline getirilmesi anlamına gelir. Standardizasyon sayesinde, aynı kurallara göre, alıcılar tarafından daha hızlı ve daha kolay algılanabilen çok büyük bir belge yığını oluşturulur.
Birleştirme ve standardizasyon çalışmasının sonucu şu standartlar olabilir: bireysel türler belgelere (örneğin, araştırma çalışmalarına ilişkin GOST Raporu. Yapı ve tasarım kuralları) veya bunların öğelerine (örneğin, GOST Tüketici belgesi. Formatlar) ve birleştirilmiş belgeleme sistemlerine (örneğin, GOST R Birleşik belgeleme sistemleri. Birleşik sistem) organizasyonel ve idari belgeler. Belge gereksinimleri). Birleşik dokümantasyon sistemleri, belirli yönetim ve ekonomik faaliyet türlerinde verilerin belgelenmiş temsilini sağlayan bir dizi birbirine bağlı belge biçiminden oluşur.
BİRLEŞTİRİLMİŞ DOKÜMANTASYON SİSTEMİ (UDS) Standartlaştırılmış bir tanıma göre birleştirilmiş bir dokümantasyon sistemi (UDS), “belirli bir faaliyet alanında yönetim için gerekli bilgileri içeren, tek tip kural ve gereksinimlere göre oluşturulan bir dokümantasyon sistemidir.” Gördüğümüz gibi, bu tanım iki kavramın özünü yansıtır: “dokümantasyon sistemleri” ve “belgelerin birleştirilmesi”. Belirli bir faaliyeti belgeleme ihtiyaçlarına göre bir dokümantasyon sistemi oluşturulmuşsa, birleşik bir dokümantasyon sistemi bu sistemin belgelerinin birleştirilmesinin sonucudur: belgeleri tek bir sisteme getirmek, biçimlendirmek, tekdüzelik ve orijinal form setini azaltmak veya belge türleri, göstergeleri ve detayları. Birleştirme, zorunlu olarak, oldukça uzun bir süre boyunca dokümantasyonda rasyonel bir tekdüzeliğin kurulmasına yol açar.
Birleşik bir dokümantasyon sistemi aşağıdakilere katkıda bulunur: 1) bilgi süreçlerinde el emeği maliyetinin azaltılması (sonuç olarak, bir kişinin belgeleri doldurması veya okuması için minimum çaba gerekir); 2) birleşik belge biçimleri elektronik işleme için uygun olduğundan elektronik bilgi işlem teknolojisinin yaygın kullanımı (bu, belgelerin yazılım, teknik ve bilgi uyumluluğunun sağlanması, uygun belge biçimlerinin, sınıflandırıcıların, sözlüklerin vb. geliştirilmesiyle elde edilir); 3) bilgi akışlarını kolaylaştırmak; 4) belge sayısının azaltılması; 5) belge kültürünün ve genel olarak bilgi kültürünün daha da geliştirilmesi.
Tüm bunlar bir arada ele alındığında, yüksek kaliteli bilgi elde etmede daha fazla verimlilik elde edildiğinden, belgelerdeki hataların sayısı azaldığından, manuel işlemler azaltıldığından, yönetim işinin yaratıcı doğası arttığından ve finansal maliyetler arttığından yönetim verimliliğinin artırılması mümkün olur. belgelerle çalışma gereksinimi azalır. Yukarıdakiler yalnızca aşağıdakiler için geçerli değildir: Rus küresi belgelerle çalışmak. Böylece ABD'de yapılan araştırmalara göre tek tek yazıp basılan bir hizmet mektubunun maliyeti 3 dolar 75 sente ulaşırken, form mektubu düzenlemenin maliyeti yani. birleşik belge, yalnızca 25 sente eşitti.
Standardizasyon, birleşme sonuçlarının yasal olarak birleştirilmesinin bir biçimidir. Bu nedenle USD, öncelikle birleşik sistemin ana hükümlerini ve ikinci olarak da içerdiği tüm belgelerin tek biçimli biçimini tanımlayan bir dizi devlet standardıdır. Başka bir deyişle, birleşik dokümantasyon sistemi (UDS) şunları içerir: 1) devlet standartları; 2) birleşik belge biçimleri, 3) bunların kullanımına ilişkin yönergeler. Tüm USD'nin çekirdeği birleştirilmiş belge formlarından oluşur.
Tüm Rusya'nın birleşik formları sektörler arasıdır. Bu formlar, faaliyet türlerine ve yasal biçimlere bakılmaksızın, tüm kuruluşlarda bulunan tipik yönetim süreçlerini belgelemek için kullanılır. Bu formlar federal düzeyde onaylanmıştır. Tüm Rusya düzeyinde birleşik formların geliştiricileri Federal Arşiv Ajansı'dır. Federal hizmet eyalet istatistikleri, Rusya Maliye Bakanlığı, Merkez Bankası Rusya Federasyonu. Tüm kurum, kuruluş ve işletmelerde, bağlı oldukları kurum ve mülkiyet şekline bakılmaksızın ulusal birleşik belge biçimlerinin kullanılması zorunludur. Ulusal düzeyde birleşik belge biçimlerine bir örnek, kararla onaylanan, emeğin muhasebeleştirilmesi ve ödenmesine ilişkin birleşik birincil muhasebe belgelerinin biçimleri olabilir. Devlet Komitesi 5 Ocak 2004 tarihli istatistiklere göre Rusya Federasyonu 1.
Belge kompozisyonunun birleştirilmesinin sonuçları Belge Formları Tablosuna, belge formlarının birleştirilmesinin sonuçları ise Belge Formları Albümüne kaydedilir. Bakanlıklarda, bakanlıklarda ve belirli kuruluşlarda, birleştirme sonuçlarına göre kesinlikle yasal ve işlevsel olarak kullanılan belge formlarının sayısını azaltmak için, birleştirilmiş belge formları tabloları geliştirilmektedir.
BİRLEŞTİRİLMİŞ BELGE FORMLARI TABLOSU Birleştirilmiş belge formları tablosu, “kullanımı onaylanmış birleştirilmiş belge formlarının bir listesidir.” Yaklaşık bir Form Tablosu, bir işletmenin yönetim faaliyetlerinin işlevlerinin ve görevlerinin özellikleriyle uygulanması için gerekli ve yeterli birleşik belge biçimlerinin bir listesi olan tek bir normatif belgedir. yasal durum, hazırlık ve geçişin ana aşamaları, sunum ve kuruluş zorunlu form. Uygulamada Zaman Çizelgesi, belgeleri belgeleme veya hazırlama sürecini kolaylaştırmanın, belgelerdeki her türlü etkinliği kaydetmek için görsel bir şema oluşturmanın gerçek bir yoludur. Karnede bu kaydın yeri, zamanı, karar vericiler ve belge biçimine ilişkin katı kurallar yer alır. Zaman Çizelgesi, kim tarafından ve hangi ortamda üretildiklerine bakılmaksızın tüm belgeleri içermelidir.
Mevcut faaliyetlerde, Belge Formları Tablosu, kuruluşun kendi yönetim faaliyetlerini belgelemek için kullandığı belge formlarını sıralı bir biçimde içeren ve tümünü veya bunları belirten gerekli belge formlarının hızlı bir şekilde aranmasına olanak tanıyan bir referans kitabı görevi görür. belgenin hazırlanması ve yürütülmesinin ana aşamaları. Belge formları tablosu şu amaçlara yöneliktir: - organizasyonda kullanılan belge formlarının bileşiminin optimizasyonu ve bunların tek bir düzenleyici belgede birleştirilmesi; - kuruluşun faaliyetlerinde kullanılan belge formlarının işlevlere ve faaliyet alanlarına göre sınıflandırılması; - kuruluştaki belgeleri hazırlama prosedürünün birleştirilmesi ve normatif olarak sağlamlaştırılması; - belge formlarının birleştirilmesi; - yönetim faaliyetlerinde bilgisayar bilgi teknolojilerinin kullanımının verimliliğini artırmak için kuruluşun belgesel tabanını kolaylaştırmak.
Belge Formları Sayfasının geliştirilmesinin yanı sıra, Sayfada yer alan belge formlarını içeren ve kuruluşun belgelerinin kompozisyon ve formlarının birleştirilmesinin sonuçlarını birleştiren bir Belge Formları Albümü geliştirilmesi tavsiye edilir. Hem Albüm hem de belge formları kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Belge Formları Albümü temel alınarak belge formları tasarlanır. Belge formları albümü, Zaman Çizelgesi'nde bulunan birleştirilmiş belge formlarını içerir ve kuruluşun belgelerinin kompozisyonu ve formlarının yönetim işlevleri tarafından birleştirilmesinin sonuçlarını birleştirir. Ulusal birleşik belge biçimleri, bilgisayarla işlenme olasılıkları dikkate alınarak geliştirilir. Bağlı oldukları kuruluş ve mülkiyet şekline bakılmaksızın tüm kurum, kuruluş ve işletmelerde kullanılması zorunludur.
Belge formları albümü, bu belirli kuruluşun, kurumun, işletmenin yönetimi için belge desteği için gerekli olan standart birleşik belge formlarının bir koleksiyonudur. Bir kuruluştaki belge formları albümü iki versiyonda sunulmalıdır: - kağıt (referans örneği) kuruluşun kayıt yönetimi hizmetinde (ofiste) saklanan ; - elektronik kopya, her otomatik iş istasyonunda olması gereken.
Karakteristik Özellikler birleşik yönetim dokümantasyon sistemlerinde yer alan birleşik belge formlarının albümleri şunlardır: - formların oluşturulmasında tekdüzelik ve her sistemde yer alan belgelerin içeriğinin düzenlenmesi; mükerrer verilerin ve geleneksel olarak belgelerde yer alan ancak kararda kullanılmayan verilerin belgelerden hariç tutulması belirli görevler bir yönetim problemini çözme sürecinde tek seferlik bilgi girişi elde etmeyi mümkün kılan; - Kullanılan terminolojinin birliği ve semboller göstergelerin ve belgelerin oluşturulmasına yönelik algoritmaların birleştirilmesine dayalı olarak, bir yönetim seviyesinden diğerine ve bir sistemden diğerine geçerken göstergelerin karşılaştırılabilirliğini sağlamayı mümkün kılan; - her belge türü için belirli bir nihai ayrıntı ve gösterge seti ve belge türlerinin ve belirli formların oluşturulması için birleşik modellerin oluşturulması; - Belge ayrıntılarının derlenmesi ve yürütülmesi için tüm belgeleme sistemlerinde ortak olan ve belirli özelliklerin söz konusu olduğu durumlarda belirlenen tek tip kuralların oluşturulması.
Belge formlarının Zaman Çizelgesi ve Albümünün kullanımı şunları sağlar: - kullanılan belge formlarının çözülen görevlerle uyumluluğu; - yönetim fonksiyonlarının uygulanmasının etkinliği; - belgelerin hazırlanması, yürütülmesi ve işlenmesi için harcanan çalışma süresinin azaltılması. DSD'ler, standardizasyon kuruluşları ve geliştiriciler tarafından, DSD'leri kullanan tüm yönetim yapıları ve kuruluşlar için zorunlu olarak konumlandırılmıştır. çeşitli teknolojiler yönetim için dokümantasyon desteği (DOU). En kapsamlı görev ve belge kümesi, birkaç yüz belge formu da dahil olmak üzere, temel alınarak geliştirilen normatif belgeler (standartlar) ve birleşik yönetim belgeleme sistemlerinden oluşan bir komplekstir. En eksiksiz birleşik yönetim dokümantasyon sistemleri seti ve ilgili doküman formları şurada sunulmaktadır: Tüm Rusya sınıflandırıcısı yönetim belgeleri OK (OKUD), burada her belge türü, USD'lerden birine ait olması ve bu sistem içindeki yeri ile belirlenen kendi kod tanımını almıştır. Bu kod tanımı, zorunlu kullanım için onaylanmış standart numuneye uygunluğu doğrular. Şu anda, Rusya Federasyonu'nda aşağıdaki birleşik yönetim dokümantasyon sistemleri mevcuttur.
BİRLEŞİK ORGANİZASYON VE YÖNETİM DOKÜMANTASYON SİSTEMİ. Birleşik organizasyon sistemi idari belgeler: - bir organizasyonun, işletmenin oluşturulmasına ilişkin belgeler; - bir kuruluşun veya işletmenin yeniden düzenlenmesine ilişkin belgeler; - bir kuruluşun veya işletmenin tasfiyesine ilişkin belgeler; - devletin özelleştirilmesine ilişkin belgeler ve belediye kuruluşları, işletmeler; - işletmenin organizasyonunun idari faaliyetlerine ilişkin belgeler - kuruluşun, işletmenin faaliyetlerinin organizasyonel ve düzenleyici düzenlemelerine ilişkin belgeler; - bir kuruluşun veya işletmenin faaliyetlerinin operasyonel ve bilgi düzenlemesine ilişkin belgeler; - istihdama ilişkin belgeler; - işten çıkarılma ile ilgili belgeler; - tatil kaydına ilişkin belgeler; - teşviklerin kaydına ilişkin belgeler; - Disiplin yaptırımlarının kaydedilmesine ilişkin belgeler.
Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi (USORD) özel anlam ofis işleri için. Hemen hemen tüm ofis işleri hizmetleri, kuruluşun faaliyetlerinin yönü ve yasal şekli ne olursa olsun, bu sistemin belgelerinin çoğuyla çalışır. USORD, birleşik belge formlarından oluşan bir albüm ve bunların tamamlanması ve uygulanmasına ilişkin talimatlar içeren bir devlet standardını içerir. Organizasyonel ve idari belgelere ilişkin devlet standardının, ilki 1972'de yürürlüğe giren birkaç baskısı vardı. Devlet Standardı Kararı. Rusya GOST R “Birleşik dokümantasyon sistemlerini onayladı. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belgelerin hazırlanmasına ilişkin gereklilikler”, 1 Temmuz 2003 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Bu standart, belgelerin hazırlanmasına ilişkin temel kuralları, formdaki bilgilerin içeriğine ilişkin gereklilikleri, adresleme, mutabakata varma, imzalama ve operasyonel belgelerin onaylanması.
BİRLEŞİK İLK MUHASEBE BELGELENDİRME SİSTEMİ. Birleşik birincil muhasebe belgeleri sistemi: - emeğin muhasebeleştirilmesi ve ödenmesine ilişkin belgeler; - duran varlıkların muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler ve maddi olmayan duran varlıklar; - nakit işlemlerinin muhasebesine ilişkin belgeler; - malzemelerin muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler; envanter sonuçlarının kaydedilmesine ilişkin rehberlik; - düşük değerli ve aşınma ve yıpranma kalemlerinin muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler; - işin kaydedilmesine ilişkin belgeler sermaye inşaatı Ve onarım ve inşaatçalışır; - tarım ürünleri ve hammaddelerin muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler; - tahıl hareketinin kaydedilmesine ilişkin belgeler; - diğer mahsul ürünlerinin hareketinin kaydedilmesine ilişkin belgeler; - hayvanların hareketlerinin kaydedilmesine ilişkin belgeler; - hayvancılık ürünlerinin hareketinin kaydedilmesine ilişkin belgeler; - ürün satışlarının muhasebesine ilişkin belgeler; - ürünlerin muhasebesine, depolama alanlarındaki envanter kalemlerine ilişkin belgeler; - inşaat makinelerinin ve mekanizmalarının çalışmasının kaydedilmesine ilişkin belgeler; - karayolu taşımacılığında çalışmaların kaydedilmesine ilişkin belgeler.
BİRLEŞİK BANKACILIK DOKÜMANTASYON SİSTEMİ. Birleşik bankacılık belgeleri sistemi: - nakit dışı ödemeler için ödeme belgeleri; - ihraç, nakit ve bütçe işlemlerine ilişkin belgeler; - tavsiye notlarının mutabakatına ilişkin belgeler; - para birimi düzenlemesinin organizasyonuna ilişkin belgeler ve döviz kontrolü; - Bank of Russia kurumları arasındaki tavsiye notlarını kullanarak ödemelerin kontrolüne ilişkin belgeler; - banka kredi işlemlerine ilişkin belgeler; - para dolaşımına ilişkin belgeler; - banka ekstrelerinin belgeleri; - emanet muhasebesinin dokümantasyonu.
BÜTÇE FİNANSAL, MUHASEBE VE RAPORLAMA DOKÜMANTASYONUNUN BİRLEŞİK SİSTEMİ. Bütçe mali, muhasebe ve raporlama dokümantasyonunun birleşik sistemi: - mali dokümantasyon; - bütçe raporlamasına ilişkin belgeler; - için belgeler bütçe muhasebesi; - Rusya Federasyonu Hükümetine sunulan federal bütçenin uygulanmasına ilişkin raporlamaya ilişkin belgeler; - için belgeler mali tablolar sunulmak üzere federal bütçenin uygulanmasına ilişkin Hesap Odası Rusya Federasyonu.
Birleşik raporlama ve istatistiksel belgeleme sistemi: - ekonomideki kurumsal dönüşümlere, devlet dışı sektörün gelişimine ilişkin belgeler; - makroekonomik göstergeler ve ekonomik dengelere ilişkin belgeler; - Nüfusun geliri ve yaşam standardına ilişkin belgeler; - bilim ve yenilikle ilgili belgeler; - demografik göstergeler ve suçlara ilişkin belgeler; - Nüfusun ekonomik faaliyetlerine, işçilerin ödeme ve çalışma koşullarına ilişkin belgeler; - için belgeler toptan ticaret; - maliye ile ilgili belgeler (kamu maliyesi ve para dolaşımı, kuruluşun mali durumu); - için belgeler doğal kaynaklar ve güvenlik çevre, konut kamu hizmetleri, sağlık, turizm ve dinlenme, eğitim ve kültür, ücretli hizmetler; - endüstriyel istatistiklere ilişkin belgeler; - için belgeler tarım; - inşaat belgeleri; - dış ekonomik faaliyete ilişkin belgeler; - ilgili belgeler perakende ticaret Ve catering; - ulaşım ve iletişim ile ilgili belgeler; - fiyatlar ve tarifelere ilişkin belgeler; - yatırımlara ilişkin belgeler.
İŞLETMELER İÇİN BİRLEŞİK MUHASEBE VE RAPORLAMA SİSTEMİ MUHASEBE BELGELERİ Birleşik muhasebe ve raporlama sistemi muhasebe belgeleri işletmeler: - muhasebe belgelerinin raporlanması; - kayıtlar muhasebe; - öncelik muhasebe belgeleri; - katı raporlama formları.
BİRLEŞİK İŞ DOKÜMANTASYON SİSTEMİ. Birleşik işgücü dokümantasyon sistemi: - işgücü piyasasının durumuna ilişkin dokümantasyon; - ilgili belgeler çalışma ilişkileri; - çalışma yetkililerinin ileri eğitimine ilişkin belgeler; - işgücünün korunmasına ilişkin belgeler; - asgari tüketici bütçelerine ilişkin belgeler; - çalışma makamlarına yapılan itirazlara ilişkin belgeler.
RF'NİN EMEKLİLİK FONU İÇİN BİRLEŞİK DOKÜMANTASYON SİSTEMİ. Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu'nun birleşik dokümantasyon sistemi: - fonların muhasebesi ve dağıtımına ilişkin dokümantasyon; - ekonomik planlama faaliyetlerine ilişkin belgeler; - kontrol ve muayene faaliyetlerine ilişkin belgeler.
BİRLEŞİK DIŞ TİCARET DOKÜMANTASYON SİSTEMİ. Birleşik dış ticaret dokümantasyon sistemi: - operasyonel ticari dokümantasyon; - nakliye belgeleri; - dış ticaret uzlaşma belgeleri; - sigorta dış ticaret belgeleri; - ithalat (ihracat) sırasında hazırlanan belgeler; - dış ticaret belgelerinin taşınması; - dış ticaret belgelerinin iletilmesi.
SONUÇ: Tüm birleştirilmiş sistemler, standartların yanı sıra, gerektiğinde güncellenen belirli belge dizilerini ve düzenleyici ve yasal düzenlemeleri içerir. öğretim materyalleri bu belgelerin doldurulması ve uygulanması. Çözülmesi gereken önemli sayıda görevin tekdüzeliği, bunları belgelemek için tek tip teknolojiler ve önemli miktarda zorunlu bilginin tekrarlanabilirliği, pratik amaçlar için bir dizi başka görevin tanımlanmasını mümkün kılmıştır. birleşik sistemler kullanımları için belgeler ve temel gereksinimler. Yukarıdaki sistemlerin her biri şunları içerir: düzenleyici belgelerİlgili belgelerin üretimi ve yürütülmesi prosedürünü, muhasebe organizasyonunu ve saklama özelliklerini tanımlar. Belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılmasına yönelik çalışmalar yurtdışında da yürütülmektedir (Belçika, Büyük Britanya, Norveç, İsveç, Almanya, Çin Halk Cumhuriyeti ve diğer ülkelerde). Bu çalışmaya katılmak uluslararası kuruluşlar ISO, EEC ve diğerleri dahil. Birleşik dokümantasyon sistemleri doğrudan teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırıcılarıyla ilgilidir.
Dokümanların kompozisyon ve form açısından en uygun tekdüzeliğe getirilmesine denir. birleşme belgeler. Ayrıca, birleşme- bu, maksimum tekdüze bir ayrıntı kümesinin, kağıt formatının ve ayrıntıların kağıda sabitlenmesinin oluşturulmasıdır. Birleşik belge formu- Bu, belirli bir faaliyet alanında çözülen ve depolama ortamında belirli bir sırayla yer alan görevlere uygun olarak oluşturulan bir dizi ayrıntıdır.
Yalnızca bireysel belgeleri değil aynı zamanda belge sistemlerini bir bütün olarak birleştirirler. Birleşik dokümantasyon sistemi belirli bir faaliyet alanında yönetim için gerekli bilgileri içeren, tek tip kural ve gereksinimlere göre oluşturulan bir dokümantasyon sistemidir. DSD şunları içerir:
Organizasyonel ve idari belgelerin CS'si;
Bankacılık belgelerinin CS'si;
Mali, muhasebe ve raporlama muhasebe belgelerinin MS'si bütçe kurumları ve kuruluşlar;
Raporlama ve istatistiksel dokümantasyon MS'si;
İşletmenin MS muhasebe ve raporlama muhasebe belgeleri;
İşgücü belgelerinin CS'si;
ABD belgeleri emeklilik fonu;
Dış ticaret belgelerinin CS'si.
Belgelerin birleştirilmesi, benzer yönetim fonksiyonlarının uygulanmasını kaydeden yönetim belgelerinin bileşiminde ve formlarında tekdüzelik oluşturulmasından oluşur. Belgelerin birleştirilmesi, kullanılan belge sayısını azaltmak, formlarını tiplendirmek, kaliteyi artırmak, işlemlerinin emek yoğunluğunu azaltmak, aynı ve ilgili yönetim işlevleri için çeşitli belgeleme sistemlerinin bilgi uyumluluğunu sağlamak ve daha verimli hale getirmek için gerçekleştirilir. bilgisayar teknolojisinin kullanımı.
Birleştirme çalışması şunları içerir:
İlgili dokümantasyon sistemlerinden sorumlu bakanlıklar ve departmanlar tarafından yürütülen birleşik bir doküman yönetim sisteminin (UDS) geliştirilmesi;
Cumhuriyetçi ve sektörel CSD çerçevesinde sektörler arası (bölümler arası) DSD'nin tanıtılması;
Bilginin güvenilirliğini ve daha da geliştirilmesini sağlamak için DSD'nin ve Teknik ve Ekonomik Dokümantasyon Endüstri Sınıflandırıcısının (OKTEI) sürdürülmesi;
endüstri komplekslerinin geliştirilmesi, endüstrinin özelliklerini yansıtan ve USDD'ye dahil olmayan birleşik belge formlarının yanı sıra bunların geliştirilmesi devlet kaydı;
Endüstrinin özelliklerini yansıtan teknik ve ekonomik bilgilerin endüstri sınıflandırıcılarının geliştirilmesi. Belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılmasının organizasyonel ve metodolojik yönetimi, ilgili iş ve kontrolün koordinasyonu, SD ve OKTEI'nin cumhuriyette uygulanmasını ve sürdürülmesini koordine etmeye yönelik baş kuruluş tarafından yürütülür. Endüstri düzeyinde bu çalışma, endüstride SD ve OKTEI'nin uygulanması ve bakımı için lider kuruluş tarafından yürütülmektedir. Belgelerin birleştirilmesi, standardizasyon yöntemlerinden biridir. Standardizasyon- ürünlerin üretimi ve dolaşımı alanında düzenliliği sağlamayı ve ürünlerin, işlerin veya hizmetlerin rekabet gücünü arttırmayı amaçlayan, gönüllü olarak tekrarlanan kullanım amacıyla kurallar ve özellikler oluşturma faaliyetidir. Yönetim dokümantasyonu standartları, dokümanın ayrı ayrı unsurlarının (ayrıntılar), konumlarını ve tasarım kurallarını oluşturur. Belgelerin standardizasyonu, gerçekleştirilen birleştirmenin ve zorunlu niteliğinin seviyesinin yasal olarak onaylanmasının bir şeklidir. Yüklendi aşağıdaki kategoriler standartlar: devlet standartları (GOST), endüstri standartları (OST), cumhuriyet standartları (RST).
