Talepler üzerine referans raporlama analitik belgelerinin hazırlanması. Ve referans ve analitik belgeler. Analitik rapor nedir?

1. 1. Protokol

Protokol - Toplantılarda, toplantılarda, toplantılarda, konferanslarda ve iş toplantılarında konuların tartışılması ve karar alma sürecindeki ilerlemenin kaydını içeren bir belge.

Protokol, aşağıdaki faaliyetleri yansıtmaktadır: Meslektaşlardan oluşan bir organ veya işçi grubu tarafından ortak karar alma. Oluşturulan toplantı tutanaklarından yönetim faaliyetleri kuruluşlar, soruşturma organlarının, bazı idari organların ve kamu düzenini koruma organlarının protokolleri (örneğin, sağlık müfettişi protokolü, trafik kazası protokolü vb.) ile sözleşme tipi protokoller arasında ayrım yapılmalıdır. - anlaşmazlık protokolleri, anlaşmazlıkları uzlaştırma protokolleri, fiyatlar üzerinde anlaşmaya varma protokolleri vb.

Zorunlu kayda tabidir kalıcı ve geçici meslektaş organlarının toplantıları (cumhuriyetçi organların kurulları) yürütme organı, işçi kolektif toplantıları, hissedarlar toplantıları, yönetim kurulu toplantıları vb.).

Protokoller hazırlanıyor toplantı taslak notlarına, toplantı tutanaklarına veya ses kayıtlarına ve ayrıca toplantı için hazırlanan materyallere (rapor metinleri, konuşmalar, sertifikalar, karar taslakları, gündem, davetli listeleri vb.) dayanmaktadır. Toplantının yazıya geçirilmesi halinde, toplantıdan sonra tutanak yazıya geçirilir, düzenlenir ve tutanağa eklenir (bu durumda tutanağın kısa bir şeklinin tutulması caizdir). Toplantı tutanakları kasete kaydedilmişse, protokolün hazırlanıp yürütülmesinden sonra ses kaydı, Devlet Arşivlerinin Film, Fotoğraf ve Ses Belgeleriyle Çalışmasına İlişkin Temel Kurallara göre saklanır (M., 1980). .

Protokol hazırlama sorumluluğu meslek kurulunun sekreterine (yürütme sekreteri) veya baş sekretere aittir. Tutanaklardaki girişlerin doğruluğundan sekreter sorumludur.

Var iki tür protokol: tam ve kısa. Tam protokol toplantıdaki tüm konuşmaların kaydını içerir, kısa bilgi- yalnızca konuşmacıların isimleri ve konuşmanın konusu hakkında kısa bir not. Hangi protokol biçiminin tutulacağına karar vermek toplantıda meslek kuruluşu başkanı veya kuruluş başkanı tarafından kabul edilir.

Protokol hazırlanıyor belge türünün adını belirten kuruluşun genel formunda - “PROTOKOL” veya özel bir protokol formunda. Protokolün gerekli ayrıntıları şunlardır: kuruluşun adı, belge türünün adı, protokolün tarihi ve numarası, metnin başlığı, imzalar.

İÇİNDE protokol başlığı Mesleki organın veya toplantının adı belirtilir, başlık dil bilgisi açısından belge türünün adıyla tutarlıdır, örneğin: Tutanak Genel Kurul toplantısı hissedarlar; Yönetim kurulu toplantısı tutanakları.

Protokol metni giriş ve ana olmak üzere iki bölümden oluşur. Giriş kısmı tamamen ve aynı şekilde düzenlenmiştir kısa formlar protokol. Şunları belirtir: toplantı başkanı ve sekreterinin isimleri, toplantıya katılanların ve davetlilerin isimleri veya toplam sayısı (çok sayıda katılımcı varsa, numaralarının belirtilmesinin yanında bir not yapılır - “Liste katılımcılar ektedir”), gündem.

Hazır bulunanların isimleri, eğer sayı 15'i geçmemişse, protokole kaydedilir. alfabetik sıra görev yeri ve pozisyonu belirtilerek, varsa ayrı bir liste düzenlenir. Daimi toplantıların ve komisyonların tutanakları, orada bulunanların konumlarını göstermez.

Giriş kısmı bitiyor gündem. Gündemde yer alan konular, karmaşıklık derecesine, önemine ve tartışma sırasına göre düzenlenir. Aday durumda sorular “o”, “hakkında” edatları olmadan formüle edilir. Soruyla birlikte konuşmacının adı ve konumu da belirtilir.

Protokol metninin ana kısmı Gündemin her bir maddesi aşağıdaki şemaya göre yapılandırılmıştır: DİNLENDİ... KONUŞULDU... KARAR VERİLDİ (Karar verildi)

“DİNLENDİ” bölümünde kısa protokollerde Konuşmacının (konuşmacının) adı ve konuşmasının konusu verilir. Tam formda Protokol şunları içerir: raportörün soyadı ve adının baş harfleri, raporunun içeriği (mesaj, bilgi, rapor). Rapor metninin konuşmacı tarafından yazılı olarak sunulması halinde, konuşmanın konusu belirtildikten sonra parantez içinde not yazılmasına izin verilir: (Rapor metni ektedir).

Özet protokollerdeki “KONUŞMA” bölümünde sadece tartışmada konuşan kişilerin, konuyla ilgili tartışmanın ve alınan kararın isimleri belirtilir, tam protokollerde Konuşmacılara sorulan sorular da dahil olmak üzere konuşmaları da kayıt altına alınıyor. Gerekirse konuşmacının adından sonra konumu belirtilir.

“ÇÖZÜLDÜ (KARARLANDI)” bölümünde kaydedildi karar verildi. Karar, çifte yoruma yol açmayacak şekilde kısa ve net bir şekilde formüle edilmiştir. Kararla birlikte “lehte”, “aleyhte”, “çekimser” olarak kullanılan oyların sayısı ve oylamaya katılmayanların listesi de belirtiliyor.

Operasyonel kısım paragraflara ayrılabilir.

Bir toplantıya veya toplantıya katılan kişi, alınan karara ilişkin özel bir görüş sunabilir; ayrı bir sayfada belirtilir ve protokole eklenir. İçerik muhalif görüşİlgili karar kaydedildikten sonra protokole kaydedilir.

Toplantı tutanağı başkan ve sekreter (sekretaryanın sorumlusu) tarafından imzalanır. Özellikle önemli durumlarda, konuşmacının protokolü onaylaması gerekir; vize, konuşmanın kaydedildiği seviyede belgenin sol kenarına yapıştırılır.

Günlük tarihi, günlüğe kaydedilen olayın tarihidir. Birkaç gün sürerse toplantının, toplantının, konferansın başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​kısa çizgi ile gösterilir.

Referans bilgilerinin ve referans analitik dokümantasyonun amacı ve bileşimi

Bilgiye dayalı yönetim kararları alma süreci, objektif ve güvenilir bilgilerin toplanmasına ve işlenmesine dayanır. Yönetim sistemindeki fiili durum hakkındaki bilgiler çeşitli kaynaklarda yer almaktadır, ancak aralarında en önemli yer referans ve bilgi ile referans ve analitik belgeler tarafından işgal edilmektedir: kanunlar, sertifikalar, notlar, yazışmalar vb.

Bu belgeler organizasyonel, yasal ve idari belgeler. Bu gruptaki belgeler talimat içermez, idari belgeler gibi kişiyi kesin olarak belirlenmiş bir şekilde hareket etmeye zorlamaz, ancak kişiyi belirli kararlar almaya teşvik eden bilgiler sağlar, başka bir deyişle yönetim kararlarını başlatır ve kişinin bir karar vermesini sağlar. veya başka bir eylem yöntemi.

Bu belgelerin özelliği, kural olarak, yönetim sistemi boyunca aşağıdan yukarıya doğru giden belgeler olmasıdır: bir çalışandan yapısal birimin başkanına, bölüm başkanından kuruluşun başkan yardımcısına kadar. veya bir kuruluşun başkanı, alt bir kuruluştan daha yüksek bir kuruluşa. Uygulamak için yazışmalar gibi belirli türdeki referans ve bilgi belgeleri kullanılır. bilgi bağlantıları eşit, bağlı olmayan kuruluşlar ve yetkililer arasında.

Bu belgelerin tutarlı bir sınıflandırması yoktur. Oldukça geleneksel olarak, bu belgelerin tamamı referans ve bilgilendirici ve referans ve analitik belgelere ayrılabilir.

Referans ve bilgi dokümantasyonu sisteminde özel bir yer, kuruluşlar arasında hızlı bilgi alışverişi için bir araç görevi gören çeşitli içeriklere sahip dokümanlar için genelleştirilmiş bir isim olan yazışmalarla kaplıdır.

İş yazışmaları kurumların belgesel dizisinde önemli bir yer tutar. Kuruluşlar arasında bir bağlantı noktası olan yazışmalar, gelen ve giden belgelerin yaklaşık %80'ini oluşturur.

Ticari yazışma türleri ve adları (mektup, telgraf, faks (faks), telefon mesajı), iki ana türe ayrılan bilgi aktarma yöntemleriyle belirlenir: posta iletişimi ve elektronik iletişim.

Yazışmalar çok çeşitli türlerle ayırt edilir: normatif nitelikteki mektuplardan ve telgraflardan devlet kurumları vatandaşların itirazlarından ve standart uygulamalardan önce. Yazışmanın içeriği; talepler, bildirimler, anlaşmalar, talepler, hatırlatmalar, talepler, açıklamalar, teyitler, talepler, tavsiyeler, garantiler vb. olabilir.

Yazışma yapılırken aşağıdaki gereksinimlere uyulmalıdır:

• · mektuplar özel formlarda - antetli kağıtlarda düzenlenir ve kendisine verilen yetki çerçevesinde kuruluş başkanı veya yardımcıları tarafından imzalanır;
• · Mektuplar büyük lekeler veya düzeltmeler olmadan doğru, doğru bir şekilde yazılmalıdır;
• · içeriği ne olursa olsun, mektubun sakin, tutarlı bir resmi iş dilinde sunulması, yeterli argümana, doğruluğa, eksiksizliğe ve özelliklerin açıklığına, sunumun kısa ve tutarlı olmasına sahip olması gerekir;
• · sunulan olaylar ve gerçekler hakkında objektif bilgiler içerir, gerekli durumlar açıklayıcı ve tamamlayıcı materyallere sahiptir.

Yazışma yoluyla bilgi alışverişi, yalnızca fikir alışverişinde bulunmanın başka bir yolunun zor veya imkansız olduğu durumlarda (telefon görüşmeleri, kişisel toplantılar) kullanılmalıdır.

Referans ve bilgilendirme dokümanlarının hazırlanması ve yürütülmesi

Protokol

Tutanaklar, toplantılarda, toplantılarda, toplantılarda, konferanslarda ve iş toplantılarında konuların tartışılması ve karar alma sürecindeki ilerlemenin kaydını içeren bir belgedir.

Protokol, meslektaşlardan oluşan bir organın veya bir grup işçinin ortak karar alma faaliyetlerini yansıtır. Kuruluşların yönetim faaliyetlerinde oluşturulan toplantı tutanaklarından soruşturma tutanaklarını ayırmak gerekir. idari organlar ve kamu düzenini koruma organları (örneğin, sıhhi müfettiş protokolü, trafik kazası protokolü vb.) ve ayrıca sözleşme tipi protokoller - anlaşmazlık protokolleri, anlaşmazlıkları uzlaştırma protokolleri, fiyatlar üzerinde anlaşma protokolleri , vesaire.

Kalıcı ve geçici meslektaş organlarının toplantıları (cumhuriyetçi yürütme organlarının kolejleri, emek kolektifleri, hissedarlar toplantıları, yönetim kurulu toplantıları vb.).

Tutanaklar, toplantı tutanaklarının taslak kayıtları, toplantı tutanakları veya ses kayıtları ile toplantı için hazırlanan materyaller (rapor metinleri, konuşmalar, sertifikalar, karar taslakları, gündem, davetli listeleri) esas alınarak hazırlanır. , vesaire.). Toplantının yazıya geçirilmesi halinde, toplantıdan sonra tutanak yazıya geçirilir, düzenlenir ve tutanağa eklenir (bu durumda tutanağın kısa bir şeklinin tutulması caizdir). Toplantı tutanakları kasete kaydedilmişse, tutanakların hazırlanması ve yürütülmesinden sonra ses kaydı Temel Çalışma Kurallarına uygun olarak saklanır. devlet arşivleri film, fotoğraf ve ses belgeleriyle (M., 1980).

Protokolü hazırlama sorumluluğu, meslek organının sekreterine (yürütme sekreteri) veya baş sekretere aittir. Tutanaklardaki girişlerin doğruluğundan sekreter sorumludur.

İki tür protokol vardır: tam ve kısa. Tam protokol, toplantıdaki tüm konuşmaların kaydını içerir; kısa protokol, yalnızca konuşmacıların adlarını ve konuşma konusunun kısa bir kaydını içerir. Bir toplantıda ne tür tutanakların alınacağına ilişkin karar, meslek kurulu başkanı veya kuruluş başkanı tarafından verilir.

Protokol, belge türünün adını - “PROTOKOL” veya özel bir protokol formunu belirten kuruluşun genel formuna göre hazırlanır. Protokolün gerekli ayrıntıları şunlardır: kuruluşun adı, belge türünün adı, protokolün tarihi ve numarası, belgenin hazırlandığı yer, metnin başlığı, metni, imzalar.

Tutanakların başlığı, kurul veya toplantının adını gösterir; başlık, dil bilgisi açısından belge türünün adıyla tutarlıdır, örneğin: Hissedarların genel kurul tutanakları; Yönetim kurulu toplantısı tutanakları.

Protokol metni iki bölümden oluşur: giriş ve ana. Giriş kısmı protokolün tam ve kısa formlarında aynı şekilde biçimlendirilmiştir. Şunları belirtir: toplantı başkanının ve sekreterinin adları, meslek kuruluşu organının toplantısına katılanların listesi (meslektaş organına ilişkin düzenlemelerde belirtilmiştir), toplantının mevcut katılımcılarının ve davetli kişilerin adları veya toplam sayısı (çok sayıda katılımcı varsa, numaralarının yanına bir not yazılır - “Katılımcıların listesi ektedir”), gündem.

Hazır bulunanların isimleri, 15'ten fazla olmadığı takdirde alfabetik sıraya göre, iş yerleri ve pozisyonları belirtilerek protokole kaydedilir; daha fazla ise ayrı bir liste düzenlenir. Daimi toplantıların ve komisyonların tutanakları, orada bulunanların konumlarını göstermez.

Giriş kısmı gündemle bitiyor. Gündemde yer alan konular, karmaşıklık derecesine, önemine ve tartışma sırasına göre düzenlenir. Sorular yalın durumda “o”, “hakkında” edatları olmadan formüle edilir. Soruyla birlikte konuşmacının adı ve konumu da belirtilir.

Protokol metninin ana kısmı gündemdeki her bir madde için şu şemaya göre yapılandırılmıştır: DUYULDU... KONUŞULDU... KARAR VERİLDİ (KARARLANDI)

“DİNLENDİ” bölümünde kısa protokoller konuşmacının (konuşmacının) adını ve konuşmasının konusunu içerir. Protokolün tam formu şunları içerir: raportörün soyadı ve adının baş harfleri, raporunun içeriği (mesaj, bilgi, rapor). Raporun metni konuşmacı tarafından sunulduysa yazılı olarak, konuşmanın konusunu belirttikten sonra parantez içinde not yazılmasına izin verilir: (Rapor metni ektedir).

“KONUŞMA” bölümünde kısa protokollerde sadece tartışmada konuşan kişilerin isimleri, konu ile ilgili tartışma ve alınan karar belirtilir; tam protokollerde ise konuşmacıya yöneltilen sorular da dahil olmak üzere konuşmaları kayıt altına alınır. Gerekirse konuşmacının adından sonra konumu belirtilir.

“Karar verildi (karar verildi)” kısmına verilen karar kayıt altına alınır. Karar, çifte yoruma yol açmayacak şekilde kısa ve net bir şekilde formüle edilmiştir. Kararla birlikte “lehte”, “aleyhte”, “çekimser” olarak kullanılan oyların sayısı ve oylamaya katılmayanların listesi de belirtiliyor.

Operasyonel kısım paragraflara ayrılabilir.

Bir toplantıya veya toplantıya katılan kişi, alınan karara ilişkin özel bir görüş sunabilir; ayrı bir sayfada belirtilir ve protokole eklenir. Muhalefet şerhinin içeriği, ilgili kararın kaydedilmesinden sonraki tutanaklara kaydedilir.

Toplantı tutanağı başkan ve sekreter (sekretaryanın sorumlusu) tarafından imzalanır. Özellikle önemli durumlarda, konuşmacının protokolü onaylaması gerekir; vize, konuşmanın kaydedildiği seviyede belgenin sol kenarına yapıştırılır.

Protokol tarihi günlüğe kaydedilen olayın tarihidir. Birkaç gün sürerse toplantının, toplantının, konferansın başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​kısa çizgi ile gösterilir.

Muhtıra

Muhtıra, belirli bir veya daha yüksek kuruluşun başkanına gönderilen, herhangi bir konunun ayrıntılı bir sunumunu, yaratıcının sonuçları ve önerileriyle birlikte içeren bir belgedir.

Tipik olarak bir mutabakat, genellikle bir karar gerektiren olaylar, olgular, olgular ve mevcut durumlar hakkında yönetimi bilgilendirir. Not harici veya dahili olabilir. Bir dış mutabakat daha yüksek bir kuruluşun başkanına, iç bir mutabakat ise bir bölüm veya kuruluşun başkanına sunulur. Dahili notlar, çalışanın inisiyatifi veya acil amirinin talimatı üzerine oluşturulur ve kuruluşun verimliliğini artırmayı amaçlamaktadır.

Dış raporlar kuruluşun genel formuna göre hazırlanır, iç raporlar - standart sayfa kağıt Muhtıranın gerekli ayrıntıları şunlardır: kuruluşun adı (dahili için - yapısal birimin adı), belge türünün adı, tarihi ve numarası, hazırlandığı yer (harici muhtıra için), metnin başlığı, muhatap , metin, imza.

Notun metni iki veya üç anlamsal bölümden oluşur. İlk bölüm, yazılmasına sebep olan gerçekleri ve olayları, nedenleri ortaya koyuyor. İkinci bölümde ise mevcut durumun analizi, olası seçenekler olayların gelişimi veya mevcut durumdan bir çıkış yolu, üçüncü bölümde - derleyicinin görüşüne göre, belirtilen gerçeklerle bağlantılı olarak yönetici tarafından yapılması gereken belirli eylemlere ilişkin sonuçlar ve öneriler. İkinci kısım olan analitik kısım eksik olabilir; bu durumda raporun metni sadece giriş ve sonuç kısımlarından oluşmaktadır.

İç tutanak, birim başkanına sunulduğu takdirde düzenleyen tarafından, kuruluş başkanına sunulduğu takdirde birim başkanı tarafından imzalanır. Kuruluşun başkanı tarafından harici bir not imzalanır.

Mutabakat metninin tarihi, hazırlanma ve imzalanma tarihidir. Örnek muhtıra:

YENİ PROJELER DEPARTMANI Genel Müdür

Acente RAPORU

03/10/97 N Petrov I.L.

Kadro artırımı konusunda

departman personel sayısı

Şu anda başarılı çalışma Ajansımızın potansiyel müşteri veri tabanını artırması gerekiyor. Genişletmenin en gerçekçi yollarından biri sürekli analiz fonlar kitle iletişim araçları, özellikle basın (ajans'ın en büyük müşterileriyle ilgili bilgiler analitik dergisi "Expert"ten alınmıştır).

Bölümün mevcut yapısında (5 çalışan) analitik yayınlarla ilgili ayrıntılı bir çalışma organize etme becerisinin bulunmamasından dolayı, bölüm personeline basını incelemek ve analiz etmek için 2 yönetici pozisyonunun getirilmesinin uygun olduğunu düşünüyorum. Potansiyel müşterileri belirlemek ve medya pazarındaki konum hakkında haftalık raporlar halinde operasyonel bilgiler hazırlamak. Bu pozisyonlar için çalışanların Moskova Devlet Üniversitesi Gazetecilik Fakültesi veya Reklamcılık Okulu'nun 4-5 yıllık öğrencileri arasından seçilmesini öneriyorum. Daire Başkanı İmza I.A. Çernişeva

Teklif

Teklif, bir liste içeren bir tür mutabakat belgesi olan bir belgedir özel teklifler belirli bir konuda. Teklifler notlara benzer şekilde hazırlanır, ancak kural olarak yönetimin talimatları üzerine hazırlanır. Teklifin metni analitik bir bölüm içermez, yalnızca giriş (gerekçe) ve final (teklif listesi) içerir.

Açıklayıcı not

Açıklayıcı not - kuruluşun bir çalışanı tarafından hazırlanan ve amirine sunulan herhangi bir eylemin, olgunun, olayın nedenlerini açıklayan bir belge resmi.

Standart bir kağıda açıklayıcı bir not hazırlanır ve belirli bir yetkiliye gönderilir. Zorunlu ayrıntılar açıklayıcı notşunlardır: yapısal birimin adı, tarih, numara, metnin başlığı, muhatap, imza.

Açıklayıcı notun metni iki bölümden oluşmaktadır: İlk bölüm, yazılmasına neden olan gerçekleri, ikinci bölüm ise mevcut durumu açıklayan nedenleri içermektedir.

Açıklayıcı not, düzenleyen tarafından imzalanır. Açıklayıcı notun tarihi, düzenleyen tarafından imzalandığı tarihtir.

İfade

Başvuru, bir yetkiliye hitaben çalışanın talebini içeren bir belgedir.

Kuruluşun çalışanları, kural olarak, personel konularında açıklamalar hazırlar: işe alma, işten çıkarma, izin verme vb.

Başvuru, kuruluş başkanına veya yardımcısına (büyük kuruluşlarda - bağımsız bir yapısal birimin başkanına) yöneliktir. Başvuru standart bir kağıda hazırlanır. Başvuruda gerekli olan detaylar şunlardır: departmanın adı, belgenin adı, tarih, belge numarası, muhatap, metin, imza.

Açıklamanın metni, konunun acil özünü belirten bir açıklama ile başlar (“Lütfen tercüme edin” ... “Lütfen sağlayın” ... vb.), ardından dile getirilen konunun ayrıntıları belirtilir.

Başvuruda ekler bulunabilir (örneğin, eğitim belgelerinin orijinalleri veya kopyaları, anket, otobiyografi vb. iş başvurusuna eklenmiştir).

Performans

Başvuru, bir kurum çalışanının atanması, yer değiştirmesi veya terfisi için teklif içeren bir belgedir.

Başvurular standart bir kağıt üzerinde yapılır. Başvurunun zorunlu ayrıntıları şunlardır: departmanın adı, belge türünün adı, tarih, numara, muhatap, unvan, metin, imza.

Gönderimin metni aşağıdaki bilgileri içerir: soyadı, adı, soyadı; doğum tarihi; eğitim; çalışılan pozisyon; yapısal birim; iş deneyimi (toplam; bu departmanda; bu pozisyonda); performans değerlendirmesi; mesleki gelişim; iş ve ahlaki niteliklerin değerlendirilmesi; katılım sosyal hizmet; atama, transfer veya terfi nedenleri; Çalışanın atanması veya devredilmesi önerilen pozisyon ve yapısal birim.

Sunum birim başkanı tarafından imzalanır ve kuruluş başkanına hitaben gönderilir.

Davranmak- yerleşik gerçekleri, olayları, eylemleri doğrulamak için hazırlanmış bir belge.

Çok var eylem türleri içeriği ve amacı itibarıyla: teslimat ve kabul (işin, maddi varlıkların, belgelerin); anketler (güvenlik önlemlerinin durumu, yangın güvenliği; çalışma koşulları; performans sonuçları); testler (örnekler, sistemler, teknolojiler); alımı ve transferi (maddi varlıkların, belgelerin); alım ve iletim (durumlar); denetimler, envanterler; kaza araştırmaları; bir kuruluşun tasfiyesi vb.

Teftişler, araştırmalar, denetimler ve diğerleri yalnızca belirlenmiş gerçekleri ve olayları kaydetmekle kalmaz, aynı zamanda bunları da içerir. sonuç, öneri ve öneriler.

Elçilerin İşleri toplu olarak derlenir(en az iki derleyici). Çoğu zaman eylemler düzenlenir komisyonlarözel olarak oluşturulmuş, bileşimi kuruluş başkanının idari belgesi tarafından onaylanmıştır. Kanunlar daimi komisyonlar tarafından düzenli olarak hazırlanabilir.

Bir eylem hazırlarken asıl şey- gerçek durumu belirlemek ve bunları eyleme doğru şekilde yansıtmak. Kanun, komisyonun veya bir grup kişinin çalışması sırasında tutulan ve gerçek verileri, niceliksel göstergeleri ve diğer bilgileri içeren taslak kayıtlara dayanarak hazırlanır. Konuyu kapsamlı bir şekilde inceledikten sonra bir kanun hazırlamaya başlarlar.

Davranmak hazırlanıyorörgütün genel biçimine veya birleşik bir metin biçimi de içerebilen özel bir eylem biçimine ilişkin (sürekli tekrarlanan bilgilere sahip eylemler için).

Zorunlu detaylar Kanunun maddeleri şunlardır: belge türünün adı (ACT), belgenin tarihi ve numarası, hazırlandığı yer, metnin başlığı, eklerin varlığına ilişkin işaret, imzalar, onay damgası.

Başlık kanunun gramer açısından "kanun" kelimesiyle tutarlı olması gerekir, örneğin: Enstitünün mali ve ekonomik faaliyetlerinin doğrulanması kanunu, Phoenix ticaret ve satın alma kooperatifinin tasfiye kanunu, maddi varlıkların silinmesi kanunu.

Tarih fiil, olayın (teftiş, inceleme, inceleme vb.) tarihidir.

Metin Kanun iki bölümden oluşuyor: giriş ve ana(belirtiyor). Giriş bölümünde kanun, hazırlanmasının temelini (anlaşma, idari belge, numarasını ve tarihini gösteren düzenleyici belge) ve kanunu kimin hazırladığını (başkan, komisyon üyeleri) belirtir.

Ana bölümde yapılan çalışmanın özünü, doğasını, yöntemlerini ve zamanlamasını, tespit edilen gerçekleri, bulguları, önerileri ve sonuçları ana hatlarıyla belirtir. Kanunun içeriği paragraflara bölünebilir ve tablo şeklinde sunulan materyali içerebilir.

Gerekirse, yasaya aşağıdakileri içermesi gereken son bir bölümün eklenmesine izin verilir: Komisyonun kararları, bulguları veya sonuçları, bunu kim derledi?

Kanun metninin sonunda belirtilmiştir derlenmiş kopyaların sayısı ve konumları. Kanunun kopya sayısı, onunla ilgilenen tarafların sayısına veya düzenleyici belgelere göre belirlenir. Kanunun nüsha sayısına ilişkin nottan sonra, kanunun (varsa) eklerinin varlığına ilişkin bir not bulunmaktadır.

Denetim ve teftiş raporları hazırlanırken içerikleri üzerinde anlaşmaya varılır. faaliyetleri yasaya yansıyan yetkililerle. Kanun değerlendiriliyor kabul edildi ve yürürlüğe girdi komisyonun tüm üyeleri veya hazırlanmasında yer alan tüm kişiler tarafından imzalandıktan sonra. Kanunun içeriğini kabul etmeyen kişi, anlaşmazlığınız hakkında bir rezervasyonla imzalayın. Bir komisyon üyesinin özel görüşü ayrı bir kağıda düzenlenmeli ve kanuna eklenmelidir.

Gerektiğinde gerekli durumlarda düzenleyici belgeler, eylemler onaylandı kanunun hazırlanmasıyla sonuçlanan eylemlerin emriyle gerçekleştirilen bunun veya daha yüksek bir örgütün başkanı.

Bir eylem, olayların, eylemlerin veya olayların yerleşik gerçeklerini doğrulamak için hazırlanmış bir belgedir. Eylemler var: kabul eylemleri, transfer; denetim raporları; denetim ve envanter raporları; kaza soruşturma raporları; tasfiye işlemleri; imha için belge ve dosyaların tahsisine ilişkin kanunlar; ticari eylemler.

Tüm kanunlar toplu olarak (en az 2 kişi) hazırlanır, tüm üyeler tarafından imzalanır, gerekirse kanunlar idari belgeler veya başkan tarafından onaylanır. Olaydan en geç 5 gün sonra gerçek bilgileri içeren taslak kayıtlar esas alınarak hazırlanır. Kayıt için belge formu kullanılır. Başlık dilbilgisi açısından ACT kelimesiyle tutarlı olmalıdır.

Metin 2 bölümden oluşuyor:

• 1) Giriş kısmı, kanunun hazırlanmasının temelini ve kimin tarafından hazırlandığını belirtir.
• 2) Ana bölüm olayın sonuçlarını kaydeder. Ana bölümün içeriği paragraflara bölünebilir veya tablo halinde sunulabilir. Metnin sonunda kanun metninin derlenmiş nüshalarının sayısı ve her nüshanın muhatabı belirtilir. Başvuru mevcutsa, bir işaret verilir.

Ticari fiiller belirli ihlalleri kaydeden fiillerdir sözleşme yükümlülükleri. Şablon biçiminde derlenmiştir.

Tasarım özellikleri: Kanun metnindeki verilerin düzeltilmesi, temizlenmesi veya kapatılması kesinlikle yasaktır.

Sertifika, bir kuruluşun ana faaliyetlerine ilişkin gerçekleri açıklamak veya biyografik veya resmi nitelikteki bilgileri doğrulamak için hazırlanmış bir belgedir.

Bunlar şunları içerir: ana faaliyete ilişkin sertifikalar; harici (diğer kuruluşlara sunulmak üzere derlenmiş, kuruluşun genel antetli kağıdına hazırlanmış ve başkan tarafından imzalanmış); ve dahili (standart bir kağıt üzerine hazırlanmış, genel bir formun ayrıntılarıyla birlikte, kuruluşun başkanına hitaben ve derleyici tarafından imzalanmış).

Yardım metni 2 bölümden oluşur:

• 1) Giriş kısmı sertifikanın hazırlanma nedenini belirtir.
• 2) Asıl olan ortaya çıkıyor özel bilgi, bağlantılı metin veya tablo olarak sunulur.

Buna göre derlenen yardım personel organizasyon standart bir A5 kağıdına gerekli ayrıntıları (kuruluşun adı, kuruluşla ilgili referans verileri (adres ve telefon numarası gereklidir), belge türü REFERANS, sertifikanın tarihi ve numarası, unvanı, muhatabı, yönetici ve baş muhasebeci veya personel servisi başkanı tarafından imzalanan metin mühürle onaylanmalıdır). İki nüsha olarak yayınlandı.

Özet, herhangi bir konuyla ilgili genelleştirilmiş bilgileri içeren bir belgedir. Özet, bir konuya ilişkin önceden belirlenmiş parametrelere göre farklı kaynaklardan elde edilen bilgileri sunar. Özet, bilginin kaynağı hakkında bilgi içerebilir. Sertifika olarak biçimlendirilmiştir; metin genellikle tablo biçimindedir.

Sonuç, bir komisyonun veya bireysel uzmanların belirli bir belgeye ilişkin görüşlerinin sonuçlarını içeren bir belgedir veya ayrı konu. Taslak teklifler, kararlar üzerinde derlenen, bilimsel çalışmalar vesaire. Genel bir form üzerine hazırlanmıştır, başlık belgenin adını ve sonucun hazırlandığı soruyu belirtir.

Metin 2 bölümden oluşuyor:

• 1) Konunun özü, analizi, belge veya konunun genel değerlendirmesi belirtilir
• 2) Belge veya konuya ilişkin spesifik yorumların yanı sıra sonuç ve önerilere de yer verilir. Oluşturan tarafından imzalanmıştır. Diğer kuruluşlara sonuç gönderilirken, başkan tarafından bir ön yazı hazırlanır ve imzalanır.

İnceleme, değerlendirilmek üzere gönderilen herhangi bir çalışmayla ilgili bir kuruluşun veya uzmanın görüşünü içeren bir belgedir. Sonuçla aynı şekilde hazırlanmıştır.

Liste, belirli norm ve kuralların uygulanması amacıyla derlenen nesnelerin, kişilerin, nesnelerin veya eserlerin sistematik bir listesini içeren bir belgedir. Kuruluşun genel antetli kağıdına hazırlanır, metin tablo halindedir, derleyici tarafından imzalanır ve gerekirse yönetici tarafından onaylanır.

Liste, kişilerin, nesnelerin, nesnelerin belirli bir sırayla listesini içeren bir belgedir. Kayıt veya bilgi amaçlı derlenmiştir. Derleme ve yürütme prosedürü listeye benzer.

“Bilgi, referans ve bilgi ve analitik belgeler”

Bilgiye dayalı yönetim kararları alma süreci, yönetim sistemindeki fiili durum hakkında objektif ve güvenilir bilgilerin toplanmasına ve analitik olarak işlenmesine dayanır. Bu bilgiler, en önemli yeri referans ve bilgi ile referans ve analitik belgeler tarafından işgal edilen çeşitli kaynaklarda bulunabilir: kanunlar, sertifikalar, notlar, yazışmalar vb.

Bu belgeler, talimat içermediklerinden, idari belgeler gibi kesin olarak belirlenmiş bir şekilde hareket etmeyi zorunlu kılmadıklarından, yalnızca benimsenmeyi teşvik edebilecek bilgileri sağladıklarından örgütsel, yasal ve idari belgelerle ilgili olarak resmi, yardımcı bir rol üstlenirler. kesin karar, yani yönetim kararlarını başlatır ve bir veya başka bir eylem planı seçmenize olanak tanır.

Bu belge grubunun özelliği, kural olarak, yönetim sistemi aracılığıyla aşağıdan yukarıya doğru gitmeleridir: çalışandan yapısal birimin başkanına, bölüm başkanından kuruluşun başkan yardımcısına veya örgütün başkanı; Bir alt kuruluştan daha yüksek bir kuruluşa. Eşit kuruluşlar ve tabiiyet ilişkisi içinde olmayan yetkililer arasındaki bilgi bağlantılarını uygulamak için belirli türdeki referans ve bilgi belgeleri (örneğin yazışmalar) kullanılır.

Bu tür belgelerin çeşitli kaynaklar tarafından önerilen sınıflandırmaları oldukça çelişkili ve belirsizdir, ancak belirli bir konvansiyonla bu belgelerin tamamı referans bilgilerine ve referans analitik belgelere ayrılabilir:

Bu sistemde özel bir yer, kuruluşlar arasında hızlı bilgi alışverişi için bir araç görevi gören çeşitli içeriklere sahip belgeler için genelleştirilmiş bir isim olan resmi yazışmalar (yazışmalar) tarafından işgal edilmiştir. Yazışmalar kurumların belge dizisinde oldukça önemli bir yer tutmaktadır. arasında bir bağlantı görevi görüyor çeşitli kuruluşlar, yazışmalar gelen ve giden belgelerin yaklaşık %80'ini oluşturur.

Ticari yazışma türleri ve adları (mektup, telgraf, teleks, faks (faks), telefon mesajı), iki ana türe ayrılan iş bilgilerinin iletilme yöntemleriyle belirlenir: posta iletişimi ve elektronik iletişim.

Yazışmalar çok çeşitli türlerde farklılık gösterir: devlet organlarından gelen normatif mektuplar ve telgraflardan vatandaşların çağrılarına ve standart uygulamalara kadar. Yazışmaların içeriği de çeşitlilik göstermektedir: talepler, bildirimler, anlaşmalar, talepler, hatırlatmalar, talepler, açıklamalar, teyitler, talepler, tavsiyeler, garantiler, davetler vb.

Yazışma yapılırken aşağıdaki gereksinimlere uyulmalıdır:

Ø mektuplar özel formlarda (mektup formları) düzenlenerek kendisine verilen yetki çerçevesinde kuruluş başkanı veya yardımcıları tarafından imzalanır;

Ø mektuplar büyük lekeler veya düzeltmeler olmadan doğru, doğru bir şekilde yazılmalıdır;

Ø İçeriği ne olursa olsun, mektubun tonunun sakin, kendine hakim olması, bilgilerin resmi iş diliyle sunulması, gerekçeli, doğru, eksiksiz, açık, tutarlı, özlü olması;

Ø Sunulan olaylar ve olgular hakkında objektif bilgiler içermelidir ve gerekiyorsa açıklayıcı ve tamamlayıcı materyaller (ekler) bulundurmalıdır.

Yazışma yoluyla bilgi alışverişi, yalnızca başka bir bilgi alışverişi yönteminin zor veya imkansız olduğu durumlarda (telefon görüşmeleri, kişisel toplantılar vb.) kullanılmalıdır. Ancak ülkemizde performans disiplininin son derece düşük olduğu modern koşullarda, çoğu kişi bu iletişim yöntemini tercih ediyor çünkü gerekirse belirli ilişkileri ve eylemleri belgelemeyi mümkün kılıyor.

Referans ve bilgi belgeleri

Muhtıra- belirli bir veya daha yüksek kuruluşun başkanına hitaben, herhangi bir konunun ayrıntılı bir açıklamasını, yaratıcının sonuç ve önerilerini içeren bir belge.

Tipik olarak bir mutabakat, genellikle bir karar gerektiren olaylar, olgular, olgular ve mevcut durumlar hakkında yönetimi bilgilendirir. Not harici veya dahili olabilir. Daha yüksek bir kuruluşun başkanına harici bir mutabakat, bir departmanın veya kuruluşun başkanına dahili bir mutabakat gönderilir. Dahili notlar, çalışanın inisiyatifi veya acil amirinin talimatı üzerine oluşturulur ve kuruluşun verimliliğini artırmayı amaçlamaktadır.

Dış notlar kuruluşun genel antetli kağıdına hazırlanırken, iç notlar standart bir kağıt üzerine düzenlenir. Raporun gerekli ayrıntıları şunlardır:

Ø kuruluşun adı (iç için - yapısal birimin adı),

Ø belge türünün adı,

Ø tarih ve sayı,

Ø derleme yeri (harici bir mutabakat için),

Ø Metnin başlığı,

Ø metin,

Ø imza.

Notun metni iki veya üç anlamsal bölümden oluşur. İlk bölüm, yazılmasına sebep olan gerçekleri ve olayları, nedenleri ortaya koyuyor. İkinci bölümde - mevcut durumun bir analizi, olayların gelişimi için olası seçenekler veya mevcut durumdan bir çıkış yolu, üçüncü bölümde - derleyicinin, yöneticinin görüşüne göre belirli eylemler için sonuçlar ve öneriler belirtilen gerçeklerle bağlantılı olarak ele alınması gerekir. İkinci (analitik) bölüm eksik olabilir ve bu durumda raporun metni yalnızca giriş ve son bölümlerden oluşur.

İç tutanak, birim başkanına sunulduğu takdirde düzenleyen tarafından, kuruluş başkanına sunulduğu takdirde birim başkanı tarafından imzalanır. Kuruluşun başkanı tarafından harici bir not imzalanır.

Mutabakat metninin tarihi, hazırlanma ve imzalanma tarihidir.

Örnek muhtıra:

Yeni Projeler Departmanı

RAPOR

Şu anda ajansımızın başarılı bir şekilde çalışması için potansiyel müşteri veri tabanının arttırılması gerekmektedir. Bunu genişletmenin en gerçekçi yollarından biri medyanın, özellikle de basının sürekli analizidir (ajans'ın en büyük müşterileriyle ilgili bilgiler analitik dergisi "Expert"ten alınmıştır).

Departmanın mevcut yapısında (5 çalışan) bu tür bir analitik yayın çalışmasını organize etme becerisine sahip olmaması nedeniyle, departman personeline basını incelemek ve analiz etmek için 2 yönetici pozisyonu getirilmesinin uygun olduğunu düşünüyorum. Potansiyel müşterileri belirlemek ve medya pazarındaki konum hakkında haftalık raporlar halinde operasyonel bilgiler hazırlamak. Bu pozisyonlar için çalışanların Moskova Devlet Üniversitesi Gazetecilik Fakültesi veya Reklamcılık Okulu'nun 4-5 yıllık öğrencileri arasından seçilmesini öneriyorum.

Teklif, belirli bir konuya ilişkin belirli tekliflerin listesini içeren bir tür not olan bir belgedir.

Teklifler notlara benzer şekilde hazırlanır, ancak kural olarak yönetimin talimatları üzerine hazırlanır. Teklifin metni analitik bir bölüm içermez, yalnızca giriş (gerekçe) ve final (teklif listesi) içerir.

Açıklayıcı not- Kuruluşun bir çalışanı tarafından hazırlanan ve üst düzey bir yetkiliye sunulan herhangi bir eylemin, olgunun, olayın nedenlerini açıklayan bir belge.

Standart bir kağıda açıklayıcı bir not hazırlanır ve belirli bir yetkiliye gönderilir. Açıklayıcı notun gerekli ayrıntıları şunlardır:

Ø yapısal birimin adı,

Ø tarih,

Ø numarası,

Ø Metnin başlığı,

Ø muhatap,

Ø imza.

Açıklayıcı notun metni iki bölümden oluşmaktadır: İlk bölüm, yazılmasına neden olan gerçekleri, ikinci bölüm ise mevcut durumu açıklayan nedenleri içermektedir.

Açıklayıcı not, düzenleyen tarafından imzalanır. Açıklayıcı notun tarihi, düzenleyen tarafından imzalandığı tarihtir.

Başvuru, bir yetkiliye hitaben çalışanın talebini içeren bir belgedir.

Kuruluşun çalışanları, kural olarak personel konularında başvurular hazırlar: işe alma, işten çıkarma, izin verme vb.

Başvuru, kuruluş başkanına veya yardımcısına (büyük kuruluşlarda - bağımsız bir yapısal birimin başkanına) yöneliktir. Başvuru standart bir kağıda hazırlanır. Gerekli başvuru detayları şunlardır: departmanın adı, belge türünün adı, tarihi, belge numarası, muhatabı, başvuru sahibinin adının baş harfleri, soyadı ve görevi, imza.

Başvuru metni, konunun acil özünü belirten bir açıklama ile başlar: “Lütfen tercüme edin…”, “Lütfen sağlayın…” vb., ardından dile getirilen konunun ayrıntıları belirtilir.

Başvuruda ekler bulunabilir (örneğin, eğitim belgelerinin orijinalleri veya kopyaları, anket, otobiyografi vb. iş başvurusuna eklenmiştir). Başvuru yazarı tarafından imzalanmıştır.

Başvuru, bir kuruluşun çalışanının atanması, yer değiştirmesi veya terfisi için teklif içeren bir belgedir.

Başvurular ayrıca standart bir kağıt üzerinde de hazırlanır. Gerekli gönderim ayrıntıları şunlardır:

departmanın adı, belge türünün adı, tarihi, belge numarası, muhatabı, metnin başlığı, imza.

Gönderimin metni aşağıdaki bilgileri içerir: soyadı, adı, soyadı; doğum tarihi; eğitim; çalışılan pozisyon; yapısal birim; iş deneyimi (toplam; bu departmanda; bu pozisyonda); performans değerlendirmesi; mesleki gelişim; iş ve ahlaki niteliklerin değerlendirilmesi; sosyal hizmete katılım; atama, transfer veya terfi nedenleri; Çalışanın atanması veya devredilmesi önerilen pozisyon ve yapısal birim.

Sunum birim başkanı tarafından imzalanır ve kuruluş başkanına hitaben gönderilir.

Hizmet (iş) mektubu- posta yoluyla gönderme - özel bir metin aktarma yöntemiyle bağlantılı olarak ayırt edilen, farklı içeriğe sahip belgeler için genelleştirilmiş bir ad.

Mektup, harf metninin hacmine göre özel A4 veya A5 formatında hazırlanır.

Mektubun gerekli ayrıntıları şunlardır:

Ø Yazar kuruluşunun adı,

Ø Organizasyona ilişkin referans bilgileri,

Ø belge tarihi,

Ø belge numarası,

Ø muhatap,

Ø Metnin başlığı,

Ø imza,

Ø sanatçı hakkında not,

Ø kapak mektuplarında - başvurunun varlığını belirten bir not.

Mektubun metni mantıklı, tutarlı, ikna edici ve biçim olarak doğru olmalıdır. Gerçekler ve olaylar objektif, kısa ve net bir şekilde sunulmalıdır. Mektubun metni çifte yoruma izin vermemelidir.

Mektubun türüne ve içeriğine bağlı olarak mektubun metni basit veya karmaşık olabilir. Basit mektuplar bir veya iki bölümden oluşur: giriş ve sonuç. Kompozisyon açısından karmaşık harfler şunları içerir: giriş, ana bölüm (kanıt), sonuç.

Giriş, sorunun gerekçesini sağlar: sorunun nedeni veya kısa geçmişi. Mektubun yazılma nedeni herhangi bir belge ise, ona bir bağlantı verilir.

Ana bölüm (kanıt) konunun özünü ortaya koyar, kanıt veya çürütme (lehinde veya aleyhinde argümanlar) sağlar. Önerilen çözümlerin doğruluğu ve geçerliliği konusunda hiçbir şüphe kalmaması için ana kısım ikna edici olmalıdır.

Sonuç mektubun asıl amacını belirtir.

Mektubun amacına bağlı olarak, yazarının neye dikkat çekmek istediğine bağlı olarak, unsurlardan birinin eksik olabileceği veya düzenlenme sırasının farklı olabileceği diğer inşaat şemaları kullanılır.

Harflerin işlenmesine ilişkin işlemleri basitleştirmek ve yürütülmesini hızlandırmak için, bir mektupta iki veya daha fazla farklı konunun dikkate alınması önerilmez; mektubun içeriği "tek konu" olmalıdır. Mektubun uzunluğu iki sayfayı geçmemelidir; V istisnai durumlar Beş sayfaya kadar daktiloyla yazılmış metinlere izin verilir.

A4 formatında yazılan mektupların “şema” şemasına göre oluşturulmuş bir metne başlığı olmalıdır. Ne hakkında?»,

Örneğin:

Sözleşme yükümlülüklerinin ihlali hakkında

Bilimsel ve teknik yardımın sağlanması hakkında.

Mektup yanıt ise mektup formunda yanıtın verildiği girişim mektubunun numarası ve tarihi belirtilir.

Bir mektup dörtten fazla adrese gönderilmişse bir posta listesi oluşturulur.

Mektup, taslağını hazırlayan daire başkanı ve gerekirse ilgili tarafların başkanları tarafından onaylanır. yapısal bölümler, ayrıca kuruluş başkan yardımcısı - ilgili alanın küratörü, eğer mektup kuruluş başkanı tarafından imzalanacaksa. Mektuplar, depolama amacıyla kuruluşun arşivlerinde kalan ikinci bir kopyada onaylanır.

Mektuplar, kendisine verilen yetki çerçevesinde örgüt başkanı, yardımcıları ve kendilerine böyle bir hak verilmesi halinde bağımsız yapısal daire başkanları tarafından imzalanır.

Mektubun, yöneticinin imzasının altında, sayfanın alt kısmında yer alan, icracı hakkında bir notu olması gerekir.

İmzalı mektuplarda düzeltme veya ekleme yapılmasına izin verilmez. Mektubun tarihi imzalandığı tarihtir.

Örnek mektup:

Sergi alanı sağlanması hakkında

13 Kasım - 31 Aralık 1996 tarihleri ​​arasında Tüm Rusya Noel Ayakkabı Fuarı'nın düzenlenmesi için şirketimize 300-400 m2 sergi alanı kiralamanızı rica ediyoruz.

Ödeme garantisi veriyoruz. Banka bilgilerimiz:...

(Teminat mektupları kuruluşun mührü tarafından onaylanmıştır)

E-posta - bilgisayardan bilgisayara iletişim sistemi aracılığıyla "elektronik posta" yoluyla iletilen, monitör ekranında videogram (teletekst) veya yazıcıda basılmış kağıt kopya (makinegram) şeklinde alınan bir belge ).

Elektronik posta, hem tek bir kurum içinde hem de uygun donanım ve yazılıma sahip farklı kuruluşlar arasında mesaj iletimi amacıyla kullanılmaktadır.

Varış noktası e-posta alınan belgenin (elektronik mesaj) görüntüsünü monitör ekranında veya yazıcıda yazdırılmış kağıt kopya biçiminde alır.

Her e-posta abonesine, bir kullanıcı kodu atanan ayrı bir “posta kutusu” (bilgisayar hafıza alanı) tahsis edilir. Elektronik mesajlar bu “posta kutuları” aracılığıyla neredeyse gerçek zamanlı olarak alınıp veriliyor.

Elektronik mesaj bir adresten (veya birkaç alıcı adresinden) oluşur; Servis bilgilerini ve metni içeren başlık. Bir e-posta adresi, bir e-posta hesap adından (genellikle kullanıcının oturum açma adıyla aynıdır) ve e-posta hesabının bulunduğu konumu (bilgisayar veya yerel sistem) tanımlayan bir alan adından oluşur. Ad ve alan adı "@" işaretiyle ayrılır. Bir alan adı da noktalarla ayrılmış birkaç alt alan adından oluşur. Son alt alan adı iki harfli bir ülke kodudur (RelCom ağında genellikle “su”dur (Sovyetler Birliği), sondan bir önceki alan bir şehri - msk (Moskova) veya ülke içindeki bir kuruluşu vb. belirtir).

Referans ve analitik belgeler

Yasa - bir grup tarafından hazırlanan bir belge kişiler gerçekte meydana gelen gerçekleri, olayları, eylemleri tespit etmek.

İçerik ve amaç bakımından pek çok eylem türü vardır:

Ø kabul ve teslimat (iş, maddi varlıklar, belgeler),

Ø alım ve iletim (durumlar),

Ø denetimler (güvenlik koşulları, yangın güvenliği, çalışma koşulları, yaşam koşulları, performans sonuçları),

Ø testler (örnekler, sistemler, teknolojiler),

Ø revizyon,

Ø envanter,

Ø tadım,

Ø kaza araştırmaları, kazalar,

Ø bir kuruluşun tasfiyesi vb. vesaire.

Teftişler, araştırmalar, denetimler ve diğerleri yalnızca belirlenmiş gerçekleri ve olayları kaydetmekle kalmaz, aynı zamanda sonuçları, tavsiyeleri ve önerileri de içerir.

Yasalar, toplu olarak (en az iki taslak hazırlayıcı), genellikle komisyonlar tarafından, kalıcı olarak faaliyet gösteren (düzenli olarak) veya özel olarak oluşturulmuş, bileşimi kuruluş başkanının idari bir belgesi tarafından onaylanan şekilde hazırlanır.

Bir kanun hazırlarken asıl şey, gerçek durumu oluşturmak ve bunları kanuna doğru bir şekilde yansıtmaktır. Kanun, komisyonun veya bir grup kişinin çalışması sırasında tutulan ve gerçek verileri, niceliksel göstergeleri ve diğer bilgileri içeren taslak kayıtlara dayanarak hazırlanır. Konuyu kapsamlı bir şekilde inceledikten sonra bir kanun hazırlamaya başlarlar.

Kanun, kuruluşun genel formuna veya içerebilecek kanunun özel bir formuna göre hazırlanır. birleşik biçim metin (sürekli yinelenen bilgiler içeren eylemler için).

Kanunun gerekli ayrıntıları şunlardır:

Ø belge türünün adı (ACT),

Ø tarih ve belge numarası,

Ø derleme yeri,

Ø Metnin başlığı,

Ø uygulamaların varlığını işaretlemek,

Ø imza,

Ø onay damgası.

Kanunun başlığı gramer açısından “hareket” kelimesiyle tutarlı olmalıdır, örneğin: “ Enstitünün mali ve ekonomik faaliyetlerinin denetlenmesi kanunu"; “Phoenix ticaret ve satın alma kooperatifinin tasfiyesi kanunu”; “Maddi varlıkların silinmesi eylemi.”

Fiil tarihi, olayın (teftiş, inceleme, inceleme vb.) tarihidir.

Kanunun metni iki bölümden oluşur: giriş ve ana (belirtme). Kanunun giriş kısmı, hazırlanmasının temelini (anlaşma, idari belge, numarasını ve tarihini gösteren düzenleyici belge, başkanın sözlü emri) ve kanunu kimin hazırladığını (komisyon bileşimi: başkan, üyeler) gösterir. komisyon).

Ana bölüm, yapılan işin özünü, doğasını, yöntemlerini ve zamanlamasını, belirlenmiş gerçekleri, sonuçları, önerileri ve sonuçları ortaya koyar. Kanunun metni paragraflara bölünebilir ve tablo şeklinde sunulan materyali içerebilir.

Gerekirse, yasayı derleyen komisyonun kararlarını, sonuçlarını veya sonuçlarını içermesi gereken son bir bölümün eklenmesine izin verilir.

Kanunun sonunda derlenen nüshaların sayısı ve yerleri belirtilir. Kanunun kopya sayısı, onunla ilgilenen tarafların sayısına veya düzenleyici belgelere göre belirlenir. Kanunun nüsha sayısına ilişkin nottan sonra, kanunun (varsa) eklerinin varlığına ilişkin bir not bulunmaktadır.

Denetim ve araştırma raporları hazırlanırken, faaliyetleri rapora yansıtılan yetkililerle bunların içeriği üzerinde mutabakata varılır. Kanun, komisyonun tüm üyeleri veya hazırlanmasına katılan herkes tarafından imzalandıktan sonra kabul edilmiş sayılır ve yürürlüğe girer. Kanunun içeriğine katılmayan kişi, anlaşmazlığına ilişkin çekince koyarak imzalamak zorundadır. Komisyon üyesinin özel görüşü ayrı bir kâğıda yazılarak rapora eklenmelidir.

Gerekli durumlarda, düzenleyici belgelerin gerektirmesi halinde, kanunun hazırlanmasına yol açan eylemlerin emriyle gerçekleştirilen bu veya daha yüksek kuruluşun başkanı tarafından kanunlar onaylanır.

Örnek eylem:

Sebep: Pazarlama departmanı başkanı I.N. 05.17.98 tarihli anonim şirket müdürünün kararı ile.

Başkan I.N. ve üyelerden oluşan komisyon Komissarova A.N. ve Grigorieva P.P. PC PC\1 486 D-33 inv. 43'ün reklam departmanından pazarlama departmanına kabulü ve devri için bir belge hazırladı.

Yapılan inceleme sonucunda PC'nin çalışır durumda, kullanıma uygun ve tam donanımlı (işlemci, ekran, klavye, yazıcı, tarayıcı) olduğu belirlendi.

PC, 24/15 numaralı sözleşme kapsamında çalışma süresi boyunca geçici olarak pazarlama departmanına devredilir.

Referans- kuruluşun ana faaliyetlerine ilişkin gerçekleri açıklamak veya biyografik veya resmi nitelikteki bilgileri doğrulamak için hazırlanmış bir belge.

Kuruluşun ana (üretim) faaliyetlerini yansıtan sertifikalar dış ve iç olabilir. Dış sertifikalar başka bir kuruluşa, genellikle daha yüksek bir kuruluşa sunulmak üzere hazırlanır, iç sertifikalar ise kuruluşun yönetimine sunulmak üzere veya bir meslektaş organı tarafından değerlendirilmek üzere hazırlanır.

Dış sertifikalar kuruluşun genel antetli kağıdına, iç sertifikalar ise gerekli tüm ayrıntıları içeren standart bir kağıt üzerine düzenlenir.

Sertifikaya ilişkin temel bilgiler:

Ø kuruluşun veya yapısal birimin adı (dahili referans için);

Ø “YARDIM” belge türünün adı;

Ø tarih ve belge numarası;

Ø metnin başlığı;

Ø muhatap;

Ø uygulamanın varlığına ilişkin işaret;

Ø imza.

Yardım metninin başlığı şu şemaya göre oluşturulmuştur: Ne hakkında?"ve sertifika metninde yer alan bilgilerin ilgili olduğu sürenin bir göstergesini içerir, örneğin:

1998 yılının ilk yarısında kitap koleksiyonlarının edinilmesine ilişkin bilgiler

1998 yılında Rimini Havayolları tarafından sağlanan koltuk sayısı belgesi

Yardım metni genellikle iki bölümden oluşur. Birincisi, derlenmesine temel oluşturan veya gerekçe oluşturan gerçekleri ortaya koyarken, ikincisi, konunun özünü yansıtan özel bilgiler sağlar. Gerektiğinde yardım metni sadece ikinci bölümden oluşabilir. Sertifika homojen, sistematik bilgiler içeriyorsa metnin tablo biçiminde biçimlendirilmesine izin verilir.

Yardımın içeriği birden fazla konuya ilişkin bilgiler ise, yardım metni kategorize edilebilir (bölümlere ayrılabilir).

Dış sertifikalar kuruluş başkanı veya vekili tarafından imzalanır ve sertifika mali nitelikte bilgiler içeriyorsa kuruluş başkanı ve baş muhasebeci tarafından imzalanır ve mühürle tasdik edilir. İç sertifikalar derleyici veya yapısal birimin başkanı tarafından imzalanır.

Biyografik veya resmi bilgileri doğrulamak için düzenlenen sertifikalar A5 formatında düzenlenir, iki kişi - yönetici ve baş muhasebeci veya yönetici ve personel departmanı başkanı tarafından imzalanır ve mühürle onaylanır.

Sertifika örnekleri:

Meslektaş faaliyetlerini belgelemek

Tutanaklar - “toplantılarda, konferanslarda, meslektaş organlarının toplantılarında konuların tartışılması ve karar alma sürecini kaydeden bir belge"(EGSD S.77).

Bir tür protokol, idari, soruşturma makamları, kamu düzeni yetkilileri ve resmi görevliler tarafından bir gerçeği belgelemek için hazırlanan protokollerdir (örneğin, bir sağlık müfettişinin protokolü, bir tutuklama protokolü veya ateşli silahların ele geçirilmesi protokolü).

Toplantı sırasında tutanak özel olarak görevlendirilen bir kişi tarafından tutulur. Genellikle bu bir sekreterdir. Protokol formunun bir takım özellikleri vardır. Genel formun ayrıntılarının çoğaltıldığı boş bir A4 kağıda basılmıştır:

Ø bölümün, kurumun, yapısal birimin adı;

Ø belge türünün adı " PROTOKOL»;

Ø tarih ve sayı;

Ø yayın yeri;

Ø metnin başlığı.

Protokol tarihi toplantı günüdür, protokol numarası ise bu heyetin toplantı seri numarasıdır. Toplantının fonogramının veya tutanaklarının bulunması, bir protokol hazırlanması ihtiyacını ortadan kaldırmaz. Yazıya dökülmüş ve uygun şekilde hazırlanmış fono ve transkriptler protokole ek olabilir.

Protokolün başlığı, bunun sonucunda oluşturulduğu meslektaş faaliyetinin türünü - toplantı, toplantı, toplantı - ve genel durumda meslektaş organının adını belirtir.

Örneğin:

Uzman komisyonu toplantısının TUTANAĞI;

Hissedarlar toplantısının DAKİKA'sı vesaire.

Protokol metni iki bölüme ayrılmıştır. İlk bölüm, her zaman aynı sırada düzenlenmiş, kesin olarak tanımlanmış bilgileri içerir.

Örneğin:

Başkan - Chizhov A.A.

Sekreter - Barskaya O.I.

Sunmak- (daimi kurulda bulunanların bileşimi alfabetik sıraya göre listelenir, ardından davet edilenlerin isimleri de kurumların pozisyonları ve adları belirtilerek alfabetik sıraya göre listelenir).

Büyük ve uzun oturumlarda ve toplantılarda hazır bulunanlar yalnızca sayısal olarak belirtilir ve tutanaklara bir isim listesi eklenir.

Örneğin:

28 kişi mevcuttu (liste eklenmiştir).

Alınan kararın geçerliliği için yetersayı gerektiren kurul toplantılarında kaç kişinin bulunması gerektiği belirtilir.

İÇİNDE gündemÖnerilen ve tartışılmak üzere sunulan konular listelenir. Her soru edat durumunda “” edatıyla formüle edilir. o(hakkında)" ile yerleştirildi yeni hat, numaralandırılmıştır ve konuşmacının belirtilmesi gerekir.

Örneğin:

Gündemler:

1.Yeni öğretim yılına hazırlık hakkında. Teknik okul müdürü Ivanov P.R.'nin raporu.

2.Bahar oturumunun sonuçları hakkında. Milletvekilinin mesajı Dean Smirnov S.T.

Protokolün ikinci kısmı asıl kısımdır. Tüm konuşmalar buna kaydedilir, yani meslektaşlar kurulunun çalışmaları yansıtılır. Tutanağın ikinci kısmı, gündeme ve dolayısıyla toplantıdaki konuların görüşülme sırasına uygun olarak bölüm bölüm oluşturulmuştur.

Her bölüm üç bölüme ayrılmıştır : DİNLENDİ, GERÇEKLEŞTİRİLDİ, KARAR VERİLMİŞTİR (KARAR VERİLMİŞTİR)), büyük harflerle yazılan bu kelimelerle başlayan. Bu kelimelerden sonra iki nokta üst üste konur ve paragraftan sonraki satıra suçlayıcı durumda konuşmacının soyadı ve adının baş harfleri yazılır. Metin veya özetler önceden hazırlanmışsa, ana konuşmacının konuşması kaydedilmez, ancak protokol metninde bununla ilgili bilgiler belirtilen protokole eklenir.

Örneğin:

KONUŞMACILAR:

KARAR VERİLDİĞİ: 2.1. .................................................. ...... ................................................... Sorular konuşmacının sunumundan sonra veya tartışma sırasında sorulursa cevaplarla birlikte kayıt altına alınmalıdır. Kelime DİNLENDİ Her bölümün başında yer alan gündemdeki konu numarasını belirten numaradan sonra yazılır. Kelimeler GERÇEKLEŞTİRİLDİ

Ve

KARAR VERİLMİŞ

Toplantı sırasında, yalnızca beş gün içinde açıklığa kavuşturulması gereken bir protokol taslağı hazırlanır, sekreterin herhangi bir şey yazmaya vakti yoksa eklenir, USORD için GOST gerekliliklerine uygun olarak düzenlenir ve yürütülür. En önemli toplantıların doğru ve eksiksiz kaydedilmesini sağlamak için toplantılar ya stenografiye tabi tutulur ya da ses kaydına alınır. Kayıtların kodu çözüldükten sonra protokol doğrulanır ve netleştirilir. Transkript ve fonogram protokolü hariç tutmaz, ancak onun bir ekidir.

Protokolde kaydedilen meslek kuruluşlarının kararları, karar ve kararlar şeklinde uygulayıcılara, komuta birliği ilkesine göre çalışan kurumlarda ise emirlerle iletilir.

Kararlar, protokolden bir alıntı şeklinde uygulayıcılara iletilebilir.

Toplantıdan önce her zaman çok sayıda hazırlık çalışması yapılır ve bunlar da belgelenir. Her şeyden önce, bu, gündemin hazırlanması ve üzerinde anlaşmaya varılması, toplantı katılımcıları ve davetlilerin bir listesinin hazırlanması, tartışılması önerilen konulara ilişkin sertifikalar ve notlar hazırlanması, raporların metinleri veya ayrıntılı özetleri, önerilen kararların (kararnamelerin) taslağıdır. Tüm bu belgelerin zamanında hazırlanması, yeterli sayıda çoğaltılması ve toplantı katılımcılarının dikkatine sunulması gerekmektedir. Ancak bu hazırlık belgelerinde kaydedilen bilgiler çoğu zaman protokolün kendisine yansıtılmayabilir; yine de bunlara atıf yapılması gerekir. Bu durumda, bu belgelerin protokole sunulması gerekir ve davanın kapağında belirtilir: Onlar için toplantı tutanakları ve belgeler.

Örnek tam dolu protokol:

JSC "İletişim servisi"

PROTOKOL

09.08.98 № 12

Saint Petersburg

Yönetim Kurulu toplantıları

Başkan: A.A.

Sekreter: T.E.Shevchenko

Mevcut: P.P.Bondarko, A.V.Gromov, G.A.Zadonskaya, G.G.Filippov, L.V.

Gündemler:

1.Kirishi'deki bir işletmenin şubesinin organizasyonu hakkında. Konuşmacı A.V.

2....

3....

1. DİNLENDİ:

Gromova A.V. - (konuşmanın içeriğinin kısa özeti).

01/01/99 tarihine kadar bilgisayarlardaki derslere.

Kraev I.S. - (konuşmanın veya sorunun içeriğinin beyanı).

Yakovlev L.V. - (konuşmanın veya sorunun içeriğinin beyanı).

KARAR VERİLMİŞ:

1.1. 15/08/98 tarihinden önce işletmenin Kirishi'deki bir şubesini düzenlemek için gerekli belgeleri hazırlayın. Sorumlu - Shuvalov M.I.

1.2. I.S. Kraev'in eklemelerini dikkate alarak işletmenin şubesinin iş planını 15.08.98 tarihine kadar sonuçlandırın. Sorumlu - Yakovlev L.V.

2. DUYULDU: ...

KONUŞMACILAR: ...

KARAR VERİLMİŞ: ...

(sonraki gündem maddeleri 1. maddeyle aynı şekilde biçimlendirilir).