Dokümantasyon sistemi. Birleşik dokümantasyon sistemleri Teknik ve ekonomik bilgilerin mevcut sınıflandırma ve kodlama sistemleriyle arayüz; yeterlik. Dokümanların dokümantasyon sistemine makul bir şekilde dahil edilmesiyle elde edilen,

Dokümantasyon sistemi, kökenlerine, amaçlarına, türlerine, faaliyet kapsamlarına ve bunların yürütülmesi için tek tip gereksinimlere göre birbirine bağlanan bir dizi belgedir.

Belgeleri iyileştirmenin ana yönü bunların birleştirilmesi ve standardizasyonudur.

Yönetim faaliyetlerinde kullanılan belge sayısını azaltmak, formlarını tiplendirmek, hazırlanması ve yürütülmesi için işçilik ve malzeme maliyetlerini azaltmak, bilgi tabanlarının tekdüzeliğini sağlamak amacıyla belgelerin birleştirilmesi ve oluşturulması için çalışmalar yürütülmektedir. birleşik dokümantasyon sistemleri (UDS).

Birleşik dokümantasyon sistemlerinin oluşturulması, yönetim belgelerinin bileşimi ve biçiminin tekdüzeliğine dayanmaktadır:

Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi;

Birleşik bankacılık belgeleri sistemi;

Birleşik finans, muhasebe ve raporlama sistemi muhasebe belgeleri bütçe kurumları ve kuruluşlar;

Birleşik raporlama ve istatistiksel dokümantasyon sistemi;

İşletmeler için birleşik muhasebe ve raporlama muhasebe belgeleri sistemi;

Birleşik emek dokümantasyon sistemi;

Birleşik dokümantasyon sistemi Emeklilik Fonu Rusya Federasyonu;

Birleşik dış ticaret belgeleri sistemi.

Belgelerin birleştirilmesinin yasal onay şekli standardizasyondur resmi belgeler.

Doküman yönetimi alanında standardizasyon, tüm kuruluşların kullanması zorunlu olan dokümanlar için ülke çapında form ve gerekliliklerin oluşturulması anlamına gelir. Standartların uygulanması, modern yönetim faaliyetleri kültürünü geliştirir.

Resmi belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması, aynı ve tekrarlanan bilgileri içeren belgeler için standart (kalıp) metinler derleme fırsatı yaratır.

12. Yönetim belgelerini birleştirmenin aşamaları ve yöntemleri. Birleşik metinlerin ana sunum biçimleri: metin, şablon, tablo, anket

Metne göre resmi belge Konuşma bilgisinin tamamını veya büyük bir kısmını içeren, her türlü yazı veya herhangi bir ses kayıt sistemi tarafından kaydedilen bilgiyi ifade eder.

Ana hedef metinlerin birleştirilmesi geliştirmektir yönetim belgeleri Optimal yönetim kararlarının benimsenmesini hızlandırmak ve dolayısıyla tüm yönetim sürecinin genel verimliliğini artırmak.

Metinlerin birleştirilmesi şunları sağlar:

1. Benzer işlevlerin performansını kaydeden organizasyonel belgelerin kompozisyonunu düzene koyma sorunlarını çözün.

2. Belge oluşturma maliyetini azaltın. Özellikle birleşik bir metnin derlenmesi ve düzenlenmesi için gereken sürenin 3-5 kat azaldığı tespit edildi. Böylece yönetim alanında iş gücü verimliliği ve iş verimliliği artırılarak gerekli bilgilerin gözden kaçırılma ihtimali önlenir.

3. Belgeyi oluşturan kişi, birleşik bir metinde önemli bilgileri anında vurgulayabildiğinden, belgeyi okumak ve tanımak için gereken zamandan ve çabadan tasarruf edin. Bazı verilere göre, birleşik bir metin, birleşik olmayan bir metne göre neredeyse bir kat daha yoğun algılanıyor.

4. Birleşik belge metni şablonlarının bilgisayarda kullanımı kolaydır otomatik sistemler ah ofis işi.

Belge metinlerini birleştirmek için gerekli olan bir dizi önkoşul vardır:

Ø Her şeyden önce, bu çok sayıda benzer üretimdir
ve yönetim işlemleri. Gerçek şu ki, yönetim süreci

Ø dokümantasyonuna birçok benzer dokümanın eşlik ettiği benzer işlevlerden. Sırayla, bu tür belgeler istikrarlı, tekrarlanan dil yapıları oluşturur. Sonuç olarak, yönetim belgelerindeki dilsel araçların sayısı sınırlıdır (içlerindeki kelime ve ifadelerin üçte ikisi tekrarlanır);

Ø Yönetim belgelerinin kelime dağarcığı mevzuata bağlıdır ve
hükümet ve yönetim organlarının düzenleyici eylemleri ve kesin yasal formülasyonların belgelere aktarılması ihtiyacıyla ilişkilidir;

Ø resmi, resmi belgeler özel terminolojiyle doludur;

Ø tarafsız kelime dağarcığı ile karakterize edilirler;

Ø Son olarak, bireysel belge gruplarının metinleri aynı yapıya sahiptir.

Metinlerin birleştirilmesi, düzenli olarak tekrarlanan yönetim durumlarının veya eylemlerinin içeriğini en doğru şekilde aktaran tek bir dilsel ifade biçiminin oluşturulmasından oluşur.

Ana yöntem resmi belge metinlerinin birleştirilmesi, sabit ve değişken bilgilerin seçilmesidir. Sabit bilgi, benzer yönetim durumlarında oluşturulan tüm belgelerde tekrarlanan bilgidir; değişken bilgi ise, tekrarlanan yönetim durumlarını birbirinden ayırt etmeyi sağlayan bilgidir.

Kalıcı bilgiler, metnin değişmeyen, tekrarlanan bir bölümünü oluşturan birleşik bir belge biçiminde kaydedilir. Belgenin birleştirilmiş formu, değişikliklerin ve yeni bilgilerin kaydedilmesi için boş alan sağlamalıdır.

Sabit bilgileri değişken bilgilerden ayırabilmek için, benzer yönetim durumlarında oluşturulmuş, aynı türde ve aynı amaçta en az birkaç belgenin bulunması gerekir.

Yalnızca belirli belgelerin analizi, bilgiyi sabit ve değişken olarak bölmek için bir temel sağlar.

Test birleştirme yönteminin iki çeşidi vardır: içerik birleştirme ve biçimsel birleştirme.

Öne çıkın aşağıdaki türler resmi belge metninin birleştirilmesi ve standartlaştırılması:

1. Dil birimlerinin standardizasyonu, mevzuatta birleştirilmesi
GOST (büro terimleri, endüstri terimleri, nesnelerin adları, ürünler, sözcüksel ve grafik kısaltmalar);

2. belge metinlerinin sunumu için birleştirilmiş formların geliştirilmesi (örneğin, belge formunda kalıcı bilgiler içeren birleştirilmiş metinler);

3. Dil araçlarının resmileştirilmesi (yani yapay dil kullanımı yoluyla doğal dil öğelerinin kullanımının sınırlandırılması)
şu anlama gelir: kodlar, semboller, grafik öğeleri vb.). Bunun başlıca nedeni bilgisayar teknolojisinin kullanılmasıdır;

4. rubrikasyon, yani. metni ayrı bileşenlere bölmek ve bunları grafiksel olarak birbirinden ayırmak. En basit değerlendirme tablosu bir paragraftır. Metnin hacmine, konusuna ve amacına bağlı olarak değerlendirme daha karmaşık hale gelebilir. Özellikle karmaşık belgelerin metinleri Arap rakamlarıyla numaralandırılmış bölümlere, paragraflara, paragraflara, alt paragraflara bölünmüştür. Metnin en büyük bölümlerinin sayıları tek rakamdan oluşur. İkinci bölüm aşamasında iki rakam kullanılır, üçüncüsü üç vb.
Örneğin:

2.2.2. vesaire.

Bir belgenin birleşik metni, şablon, anket veya tablo biçiminde birleşik bir belge biçiminde sunulabilir. Metin sunum biçiminin seçiminde belirleyici faktör, belge metninin içerdiği bilgilerin niteliğidir.

Standart metinler.

Yönetim faaliyetleri birçok tipik, sıklıkla tekrarlanan durumu içerir, bunları belgelendirirken farklı organizasyonlarda aynı içeriğe sahip belgeler oluşturulur. Bu nedenle, birleşik belge metinleri - standart olanlar - uygulamada yaygınlaşmıştır.

Standart metinler genellikle, uygulamada uzun vadeli testlerden geçmiş ve bu nedenle örneğin düzenlemeler, talimatlar, kurallar, düzenlemeler için belirli eylemlerin veya durumların içeriğini en doğru şekilde aktaran tek tip dilsel ifade biçimlerini içeren çok sayfalı belgeler için geliştirilir. , vesaire.

Aşağıdaki gibi belgelerdeki metnin çoğu standarttır: iş tanımı, hükmü yapısal birim kuruluşlar, iç çalışma düzenlemeleri.

Metnin standart bölümleri aslında bireysel olan belgelere bile dahil edilebilir. Örneğin, bir çalışanla işe başladığında imzalanan bir iş sözleşmesi, bireysel bilgi ve koşulların yanı sıra, diğer sözleşmelere girilen birçok standart bilgiyi de içerir. iş sözleşmeleri Bu belgelerin standart formlarını geliştirmenize olanak tanır.

Şablon metinleri

Şablon metinleri, takvim yılı içinde birçok kez veya yıldan yıla periyodik olarak derlenen küçük belgeler için oluşturulur. Aynı eylemlere sahip belge grupları için şablon metinleri oluşturulması önerilir. Kurumlarda belgelerin şablon metinleri koleksiyon halinde düzenlenir.

Şablon- üzerine kalıcı bilgilerin basıldığı ve değişken bilgiler için yer bırakılan standart bir kağıt sayfasıdır.

Şablon metni– belirli bir yönetim durumunu karakterize eden değişken bilgileri tanıtmayı amaçlayan, sabit bilgiler ve boşluklar içeren bir metin sunumu biçimi.

Şablonlar belge bilgilerinin kompozisyonunu, sırasını belirler ve kararlı sözlü formülasyonlar oluşturur.

Şablon metni, metnin dilbilgisel yapısını korur; iş yazımı normlarına göre oluşturulmuş, dilbilgisi açısından tutarlı bir metindir.

Birleşik bir metnin şablon biçiminde sunulma şekli, belgenin ana içeriği yönetim eylemleri hakkında bilgi olduğunda seçilir. Bir şablon biçiminde, emirlerin, talimatların, talimatların, protokollerin, kanunların, anlaşmaların, sözleşmelerin, anlaşmaların, raporların ve notların, mektupların, sertifikaların vb. birleşik metinleri geliştirilir. Şablon metni, boşluklarda yer alması gereken bilgilerin niteliğine ilişkin satır satır açıklamalar şeklinde “ipuçları” içerebilir.

Belgelerin içeriği, içinde yer alan göstergelerin ve detayların bileşimi ve anlamı ile belirlenir. Bir yandan göstergeler ve ayrıntılar farklı olabilir, bu da onlar için genel gereklilikler getirilmesi olasılığını dışlamaz. Öte yandan, farklı belgeler için bile çok sayıda gösterge ve ayrıntı aynıdır. Şablon belgeleri, belge hazırlama süresini önemli ölçüde azaltır, çünkü sanatçının dikkati yalnızca konumu önceden belirlenmiş olan değişkene özgü bir bilgi parçasının girilmesiyle sınırlıdır. Aslında önceden derlenmiş bir belgeyi dolduruyor, bu da taslak aşamasını ortadan kaldırıyor.

Şematik olarak, şablon metinleri geliştirme metodolojisi aşağıdakilere indirgenmektedir:

Ø tipik yönetim görevlerinin tanımlanması;

Ø yönetim problemlerini çözme sürecinde gerekli ve üretilen bilgilerin toplanması;

Ø belirlenen tipik durumu yansıtan birleşik bir belge metni taslağı hazırlamak;

Ø projenin belge hazırlayan veya onlarla çalışan uzmanlarla koordinasyonu (bu durumda mesleki terimlerin kullanımına özel dikkat gösterilmelidir);

Ø GOST gerekliliklerine uygun olarak projenin ve tasarımın son düzenlemesi.

Metinleri yazmak ve biçimlendirmek için tasarlanmış bilgisayar programlarında (metin editörleri), standart (şablon) belge biçimlerine "şablon" adı verilir ve "şablon" kelimesiyle çevrilir; herhangi bir kuruluş biçimi şablon belgesine örnektir.

Masa

Bir belgede bilgi sunmanın en özlü ve görsel şekli masa.

Tablo, kural olarak, farklı kriterlerle karakterize edilen çeşitli nesneler hakkında bilgi içerir.

Masa– belirli bir sisteme getirilen ve sütunlar halinde düzenlenen bilgilerin, sayısal verilerin bir listesi.

Tabloda kalıcı bilgi, tablonun en sol sütununa (kenar çubuğu) kaydedilen, belirli bir nesne kümesinin tanımlandığı özelliklerin adıyla sunulur. Tablodaki değişken bilgiler, yatay ve dikey satır ve grafiklerin listelenmesiyle oluşturulan hücrelere kaydedilir.

Tablo formu genellikle raporlama, istatistik, muhasebe, bankacılık, organizasyonel, idari ve diğer belgelerde dijital bilgileri sunarken kullanılır.

Tablolar numaralandırılmıştır. Tablolar şu şekilde numaralandırılır: Metinde birden fazla tablo varsa “Tablo 1” olarak adlandırılmalıdır.

Tablolar olabilir değişen dereceler karmaşıklık nedeniyle tablo sütun başlıkları birkaç sayı düzeyi içerebilir, yani alt başlıklar içerebilir.

Tablo başlıkları kısa ve anlaşılır olmalıdır. Masa başlıklarının kalın çizgi ile masanın geri kalanından ayrılması tavsiye edilir. Sütun ve satır başlıkları büyük harfle, alt başlıklar ise bağımsız bir anlamı yoksa küçük harfle yazılır. Sütun ve satırların alt başlıkları dilbilgisi açısından başlıklarla tutarlı olmalıdır. Tablolar oluşturulurken noktalama işareti olarak nokta kullanılmaz. Bunun istisnası kısaltılmış kelimelerin yazılması durumudur.

Çok sayıda satırı olan bir tabloyu başka bir sayfaya taşımak mümkündür. Çok yer kaplayan başlık kısmının yeni sayfaya aktarılmaması için tablonun sütunları numaralandırılır ve sonraki her sayfaya yalnızca sütun numaralarının bulunduğu satır aktarılır. Bu durumda bir sonraki bölümün üstüne “Tablonun devamı…”, “Tablonun sonu…” sözcükleri yazılır. Tabloya “sıralı sayı” sütununun girilmesine izin verilmez. Satırların numaralandırılması gerekiyorsa seri numaraları kenar çubuğunda satır başlıklarından önce, satır numarasını belirten sayıdan sonra nokta konur.

Sütunlarda verilen göstergelerin sayısal değerleri gösterge adının son satırı düzeyinde girilir. Göstergelerin sözlü açıklaması dijitalden farklı olarak gösterge adının ilk satırı seviyesinde başlamalıdır. İlgili sütunlarda veri yoksa kısa çizgi girilmelidir.

Tablo yatay çizgilerle ayrılmamışsa, satır başlıklarında tekrarlanan kelimeler tırnak işaretleri ile değiştirilebilir. Tablo sütunlarında tekrarlanan sayılar ve simgeler tırnak işaretleri ile değiştirilmez.

Bir tabloda formatlanması mümkün olmayan az miktarda dijital malzeme varsa çıktı şeklinde verilir. Çıktıda, tablodan farklı olarak sütunlar çizgilerle değil boşluklarla ayrılmalıdır. Örneğin:

“Alçak gerilim kablolarını geçişlere ve geçişsiz düz bir yol boyunca asarken standartlara aşağıdaki katsayıları uygulayın:

işçilik maliyetleri ve ücretler................................................................. 1.8

makineler ve malzemeler................................................. ……………… …………… …….. 2,0".

4. Anket

Anket– bir nesnenin özelliklerinin belirli özelliklere göre verildiği bir metin sunum biçimi. Anket formundaki belgenin içeriği sabit ve değişken bilgiler içermektedir. Sabit bilgi özelliklerin adı, değişken bilgi ise özellikleridir. Anket genellikle bilgi sunmak için aşağıdaki seçenekleri içerir:

Ø sorular ve cevaplar için cevap alanları;

Ø Aralarından seçim yapabileceğiniz soru ve cevap seçenekleri;

Ø katılımcının kendi takdirine bağlı olarak ek olarak girdiği bilgiler için cevap alanları.

Anket metninde sürekli bilgi, yalın durumda bir isim veya yalın durumda bir isim olan bir ifade, bir referans kelime ile ifade edilir. Değişken bilgiler aynı zamanda yalın durumda bir isim, bir fiil (has, has not, vb.), bir rakam (genellikle dijital biçimde) veya "evet", "hayır" kelimeleri içeren bir cümle olarak da yazılabilir.

Belgenin içeriğine ilişkin anket formu, özellikle personel dokümantasyonu ve örneğin belirli bir işletme tarafından üretilen ürünlere yönelik tüketici talebini inceleyen pazarlama hizmetlerinin dokümantasyonu için tipiktir.

Metin bilgileri içeren tablolar doğrudan metin editörü MSWord. Tablolar değişken dijital değerler içeriyorsa ve dijital verilerin yeniden hesaplanması gerekiyorsa, o zaman bir program kullanılır - MS Excel elektronik tabloları veya MS Access veritabanı. Bu uygulamalardan gelen veriler, ilgili kaynak programla bağlantılar korunurken MS Word'e aktarılır; bu, belgeye eklenen verilerin güncellenmesine ve düzenlenmesine olanak tanır. Tablonun tasarımı GOST R-1.5-92 tarafından düzenlenmektedir.

13. Daktiloyla yazılmış metni biçimlendirme kuralları. Otomatik sistemlerin kullanımı dikkate alınarak belge metinlerinin birleştirilmesinin özellikleri

Ayrıntıları birbirine göre ve bileşenlerini (çizgileri) kendi aralarında ekonomik bir şekilde yerleştirmek için, belge formatına bağlı olarak aşağıdaki satır aralığı kombinasyonları önerilir:

* Basım yoluyla yayımlanmak üzere hazırlanan belgelerin metinleri çift aralıklı olarak basılır.

** Ana aralıkların yanı sıra izin verilen aralıkların değerleri parantez içinde verilmiştir. İlk sıralanan aralıklar tercih edilir.

GOST R 6.30-2003, belgelerin baskı cihazları ve bilgisayar teknolojisi kullanılarak hazırlanmasına dayanmaktadır.

Harf aralığı (basılı karakterin boyutu) ve satır aralığı GOST 6.10.5-87 tarafından milimetre cinsinden belirlenir: 2,6 - harf aralığı; 4,25 - satır aralığı.

Belirli bir öğenin yazdırılma başlangıcını net bir şekilde belirlemek için, formun sol kenarından başlayarak yazdırılan karakter sayısına (tuş vuruşları) göre hesaplanan yazdırma cihazının 8 konumu önerilir.

0. konumdan (sol kenar boşluğu) önemli sayıda harf ayrıntısı yazdırılır: giden belgenin tarihi; gelen belgenin dizinine bağlantı; metnin başlığı; metin (bir paragraftan oluşuyorsa); “İmza” detayındaki pozisyonun adı; nişan çubuğu; sanatçının soyadı ve telefon numarası; belgenin yürütülmesine ve dosyaya gönderilmesine ilişkin bir not.

1. pozisyondan itibaren (sol kenar boşluğundan 5 karakter) metindeki paragrafların başlangıcı yazdırılır; uygulamanın varlığını işaretleyin.

2. pozisyondan itibaren (sol kenardan 16 karakter) giden belgenin dizini yazdırılır; "gelen belgenin dizini ve tarihi bağlantısı" özelliğindeki tarih.

Tablolayıcının 3. konumundan (sol kenar boşluğunun kenarından 24 karakter), icracının imzasının transkriptini "Belgenin yürütülmesi ve dosyaya gönderilmesiyle ilgili not" özelliğine yazdırın.

4. sıradan itibaren (sol kenardan itibaren 32 karakter), çok sayfalı belgelerde sayfa numarası, “Alıcı” ayrıntısı ve belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı yazdırılır.

5. pozisyondan (sol alanın kenarından 48 karakter) imzanın metnini “imza” özelliğinde yazdırın.

6. sıradan itibaren (sol kenardan 56 karakter) “kopyala” kelimesi yazdırılır.

Kişisel bilgisayar kullanarak bir mektup yazarken, daktilolarda kullanılan basılı karakterlerin boyutu eşleşmeyebilir. Bu bakımdan, bir belge hazırlanırken yedi standart hükümden beşinin kılavuz olarak dikkate alınması gerekir. Sıfır ve ilk konumlar zorunlu kalır.

Formun ayırdığı alana çok satırlı detaylar yerleştirirken tam boy satırlar kullanılmalıdır. Her birinin başlangıcı yeni hat dikey olarak hizalanmalıdır.

Çok satırlı ayrıntılar için (metin hariç) önerilen satır uzunluğu 28 basılı karakterdir. Bir istisna olarak, özellikle uzunlamasına formun metninin başlığı (prop 18, s. 32) 150 karakteri aşarsa, satırı sağ kenar boşluğunun kenarına kadar uzatılabilir veya bir sonraki satıra taşınabilir.

GOST R 6.30-2003, kişisel bilgisayar kullanarak belgelerin metnini hazırlarken kullanılması gereken yazı tipi türlerini belirtmez. Yazı tiplerinin temel gereksinimleri, kolay okunabilir olmalarıdır.

Metin materyali yazma kuralları

Tipografik yöntemler kullanılarak yayınlanmak üzere hazırlanan dokümanların metinleri iki satır aralığıyla basılır. Daktiloyla yazılmış bir sayfa 28-30 satırdan oluşur.

Tek aralıklı yazmaya izin verilir. Bu durumda paragraflar arasında iki boşluk vardır. Tek aralıklı yazı yazarken, daktiloyla yazılan bir sayfa 53 ila 58 satırdan oluşur.

Bir buçuk boşlukla yazarken, daktiloyla yazılan sayfa şunlardan oluşur:
38 satır.

Standart daktiloyla yazılmış bir sayfanın çalışma çizgisi 64 vuruştan oluşur.

Her paragrafın ilk satırı sol kenar boşluğundan beş vuruşla yazdırılır.

Sayfa numaralandırması ikinciden başlar. Sayfa numarası sayfanın üst kenar boşluğunun ortasına yerleştirilir. Kağıdın üst kenarından sayfa numarasına kadar iki boşluk, sayfa numarasından metne kadar iki boşluk bulunur.

Sayfa numarası herhangi bir ek karakter olmadan tek rakamla yazılır.

Ø önceki paragraftan bir satır metin veya kelimeyi yırtın;

Ø yeni bir paragrafın bir satırına son sayfada başlayın, yeni bir paragrafa başka bir sayfada başlamak daha iyidir;

Ø tireli kelimeyi satırın sonunda başlatın; bu kelimeyi yeni bir sayfaya taşımak daha iyidir.

Metin bileşen parçalarına ayrılabilir: bölümler, paragraflar, alt paragraflar. Her bileşenin bir numarası olmalıdır. Numaralandırma Arap rakamlarıyla yapılır. Her bileşenin numarası, daha yüksek bölme seviyelerindeki karşılık gelen bileşenlerin tüm numaralarını içermelidir.

Birleşme(Latince unio - birlik ve facere'den - yapmak) kelimenin en geniş anlamıyla "tekdüzeliğe, tek bir norma, tek bir biçime getirmek" anlamına gelir. Birleştirmenin amacı, herhangi bir kompleksi veya sistemi oluşturan nesnelerdeki öğelerin sayısını en iyi şekilde azaltmaktır.

Belgelerle ilgili olarak bu şu anlama gelir. Her organizasyonda yönetim fonksiyonları aynıdır. Standart yönetim işlevlerini yerine getirirken oluşturulan belgelerin kompozisyon, tür, form bakımından en uygun tekdüzeliğe getirilmesi gerektiği oldukça açıktır. birleşik. Böylece, belgelerin tasdiki- bu, formların, yapıların, hazırlanma, işleme, muhasebe ve depolama işlemlerinin tekdüzeliğine getirilerek belge türlerinin çeşitliliğinin azaltılmasıdır.

Ancak herhangi bir belge diğer belgelerle birlikte çalışır. Belirli bir insan faaliyeti alanında kullanılan birbiriyle ilişkili belgeler kümesine denir. dokümantasyon sistemi.

Dokümantasyon sistemi- menşei, amacı, türü, faaliyet kapsamı ve bunların yürütülmesi için tek tip gereksinimlere göre birbirine bağlanan bir dizi belge.

Bu nedenle, yalnızca belge formları değil, aynı zamanda bir bütün olarak belgeleme sistemi de birleştirmeye tabidir. Tek tip kurallara ve gereksinimlere göre oluşturulan ve belirli bir faaliyet alanında uygulanan, rasyonel olarak organize edilmiş birbiriyle ilişkili belgeler kümesine denir. birleşik dokümantasyon sistemi.

Birleşik Dokümantasyon Sistemi (UDS) Belirli bir faaliyet alanında yönetim için gerekli bilgileri içeren, tek tip kurallara ve gereksinimlere göre oluşturulan, birbirine bağlı bir dizi belgedir.

Belgelerin ve belgeleme sistemlerinin birleştirilmesi, belgelerin biçimini ve içeriğini iyileştirmeyi, bilgilerin tekrarını ortadan kaldırmayı, belge türlerinin ve çeşitlerinin sayısını azaltmayı, belge işleme için işçilik maliyetlerini azaltmayı ve farklı belgelerdeki bilgi göstergelerinin uyumluluğunu sağlamayı mümkün kılar. sistemler (örneğin planlama ve raporlamada).

Yönetimde kullanılan birleştirilmiş dokümantasyon sistemleri, Tüm Rusya Yönetim Dokümantasyon Sınıflandırıcısı (OKUD). OKUD ayrılmaz parça Birleşik sistem teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırılması ve kodlanması (ESKK) olup, ülke ekonomisinde kullanılması onaylanmış birleşik dokümantasyon sistemlerini ve doküman formlarını kapsamaktadır. OKUD, birleştirilmiş dokümantasyon sistemlerinde yer alan birleştirilmiş doküman formlarının adlarını ve kodlarını içerir. OKUD aşağıdaki sorunları çözmek için tasarlanmıştır:

· belge formlarının kaydı;

· Ulusal ekonomideki bilgi akışının düzenlenmesi;

· kullanılan formların sayısının azaltılması;

· dolaşımdan hariç tutulma yok birleşik formlar belgeler;

· kayıtlarına dayalı olarak birleşik belge biçimlerinin muhasebeleştirilmesinin ve sistemleştirilmesinin sağlanması;

· belge formlarının kompozisyonu üzerinde kontrol ve yönetim alanında kullanılan bilgilerin tekrarının ortadan kaldırılması;

· Birleşik belge biçimlerinin kullanımı üzerindeki kontrolün rasyonel organizasyonu.

Yönetim dokümantasyonu aşağıdaki birleşik dokümantasyon sistemlerini içerir:

BİRLEŞİK SİSTEM

ORGANİZASYON VE YÖNETİM DOKÜMANTASYONU (USORD)

Bir kuruluşun veya işletmenin oluşturulmasına ilişkin belgeler.

Bir kuruluşun veya işletmenin yeniden düzenlenmesine ilişkin belgeler.

Bir kuruluşun veya işletmenin tasfiyesine ilişkin belgeler.

Devletin özelleştirilmesine ilişkin belgeler ve belediye kuruluşları, işletmeler.

Bir kuruluşun veya işletmenin idari faaliyetlerine ilişkin belgeler.

Bir kuruluşun veya işletmenin faaliyetlerinin organizasyonel ve düzenleyici düzenlemelerine ilişkin belgeler.

Bir kuruluşun veya işletmenin faaliyetlerinin operasyonel ve bilgi düzenlemesine ilişkin belgeler.

Belgelerin işe alınması.

Başka bir işe geçiş için belgeler.

İşten çıkarılma belgeleri.

Tatil kayıt belgeleri.

Teşviklerin kaydına ilişkin belgeler.

Disiplin yaptırımlarının tesciline ilişkin belgeler.

BİRLEŞİK SİSTEM

BANKA BELGELERİ

Bankalar aracılığıyla yapılan gayri nakdi ödemeler için ödeme belgeleri.

Banka kredi işlemlerine ilişkin belgeler.

Ücretler ve sosyal ve işgücü kaynaklarının ödemeleri için fon harcamalarının izlenmesine yönelik belgeler.

Uluslararası ödemelerle ilgili banka işlemlerine ilişkin belgeler.

Bankaların çıktı belgeleri.

Bankaların saklama işlemlerine ilişkin belgeler.

Bankalar aracılığıyla nakit dışı ödemeler için ödeme belgeleri - banka içi belge formları.

Bankaların ihraç, nakit ve bütçe işlemlerine ilişkin belgeler - banka içi belge formları.

Ücretler için fon harcamalarının izlenmesi ve sosyal ve işgücü yardımlarının ödenmesi (tüketim için) - banka içi belge formları.

Bankaların çıktı belgeleri - banka içi belge formları.

Şunun için belgeler: para dolaşımı- dahili banka belge formları.

Bankaların kredi işlemlerine ilişkin belgeler - banka içi belge formları.

Muhasebe belgeleri - dahili banka belge formları.

BİRLEŞİK FİNANS, MUHASEBE VE RAPORLAMA MUHASEBE BELGELERİ SİSTEMİ

BÜTÇEYE YÖNELİK KURUM VE KURULUŞLAR

Mali belgeler.

Bütçe kurum ve kuruluşlarının muhasebe belgelerinin raporlanması.

Muhasebe belgeleri.

BİRLEŞİK SİSTEM

RAPORLAMA VE İSTATİSTİKSEL DOKÜMANTASYON

Ulusal hesaplar ve ekonomik dengeler istatistiklerine ilişkin belgeler.

Bilimsel ve teknik potansiyel ve yenilik ilerleme istatistiklerine ilişkin belgeler.

İşgücü istatistiklerine ilişkin belgeler.

Maddi kaynakların istatistiklerine ilişkin belgeler.

Mali istatistiklere ilişkin belgeler.

Sosyal istatistiklere ilişkin belgeler.

Endüstriyel istatistiklere ilişkin belgeler.

İstatistik belgeleri tarım ve tarım ürünleri alımı.

Sermaye inşaatı istatistiklerine ilişkin belgeler.

Dış ekonomik ilişkiler istatistiklerine ilişkin belgeler.

Tüketici pazarının istatistikleri ve altyapısına ilişkin belgeler.

Ulaştırma ve iletişim istatistiklerine ilişkin belgeler.

Fiyat ve tarifelerdeki değişikliklerin gözlemlenmesi ve kaydedilmesine ilişkin istatistikler hakkında belgeler.

BİRLEŞİK SİSTEM

MUHASEBE VE RAPORLAMA MUHASEBE BELGELERİ

İŞLETMELER

Muhasebe belgelerinin raporlanması.

Muhasebe kayıtları.

Birincil muhasebe belgeleri.

BİRLEŞİK SİSTEM

ÇALIŞMA BELGELERİ

İşgücü piyasasının durumuna ilişkin belgeler.

Çalışma ilişkileri belgeleri.

Çalışma yetkililerinin ileri eğitimi için belgeler.

İş güvenliği belgeleri.

Asgari tüketici bütçelerine ilişkin belgeler.

Çalışma makamlarına yapılan itirazlara ilişkin belgeler.

BİRLEŞİK DOKÜMANTASYON SİSTEMİ

RUSYA FEDERASYONU EMEKLİLİK FONU

Fonların muhasebesi ve dağıtımına ilişkin belgeler.

Planlamaya ilişkin belgeler ekonomik aktivite.

Kontrol ve muayene faaliyetlerine ilişkin belgeler.

BİRLEŞİK SİSTEM

DIŞ TİCARET BELGELERİ

Operasyonel ve ticari belgeler.

Nakliye belgeleri.

Dış ticaret belgelerinin düzenlenmesi.

Malları ithal ederken (ihraç ederken) düzenlenen belgeler.

Taşıma dış ticaret belgeleri.

Her birleştirilmiş dokümantasyon sisteminin (UDS) kendine has özellikleri vardır, bu nedenle ayrı bir UDS belgeleriyle çalışmak ilgili düzenleyici belgeler tarafından düzenlenir: devlet standartları, talimatlar vb.

Listelenen dokümantasyon sistemleri arasında özel bir yer kaplar Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi (USORD).Organizasyonel ve idari dokümantasyonun karakteristik bir özelliği, herhangi bir yönetim seviyesinde ve tüm sektörlerde herhangi bir yönetim fonksiyonunu yerine getirirken kuruluşların ve işletmelerin eylemlerini belgelemek için kullanılmasıdır.. USORD düzeltmeler alınan kararlarİle idari sorunlar ve tüm federal organlarda oluşturulur devlet gücü, organlarda yerel yönetim kurumsal ve yasal şekli ve faaliyet türü ne olursa olsun işletmelerde ve kuruluşlarda. Yönetim dokümantasyonu destek hizmetlerinden uzmanlar esas olarak USORD ile çalışmaktadır.

Yönetim süreci, iş durumlarının çeşitliliği ve tekrarı ve bunları çözmek için alınan eylemlerle karakterize edilir. Bu nedenle çok sayıda, çoğunlukla gerekçesiz belge çeşitliliği ve bunların birleştirilmesi ve standartlaştırılması ihtiyacı ortaya çıkıyor.

Birleşmenin özü, belgelerin haksız çeşitliliğinin azaltılması ve önlenmesine, formlarının, yapılarının, dil yapılarının ve işlenmesinin, muhasebe ve depolama işlemlerinin tekdüzeliğine getirilmesine dayanır. Örneğin yakın zamana kadar, Rusya'daki posta dolaşımında, genel boyutlar, adresi gösteren "pencerelerin" konumları ve diğer özellikler açısından farklılık gösteren yaklaşık 20 standart boyutta zarf vardı. Artık standart boyutların sayısı gözle görülür şekilde azaldı, ancak yazışmaların manuel olarak işlenmesinden vazgeçecek ve posta kodlarına göre otomatik sıralamaya geçecek kadar değil.

Herhangi bir belge, bir kuruluşta belirli bir amaca yönelik (yönetim, muhasebe, raporlama ve istatistik, sosyal güvenlik vesaire.). Birbiriyle ilişkili belgelerin bu şekilde toplanmasına dokümantasyon sistemi denir. Tek tip kurallara ve gereksinimlere göre oluşturulan ve belirli bir faaliyet alanında uygulanan, rasyonel olarak organize edilmiş birbiriyle ilişkili belgeler kümesine denir. birleşik dokümantasyon sistemi(AMERİKAN DOLARI). Belgelerin birleştirilmesi, belgelerin işlenmesindeki emek yoğunluğunun azaltılmasını, bilgi uyumluluğunun sağlanmasını ve bilgisayar teknolojisinin daha verimli kullanılmasını sağlar.

SDG'nin Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından belirlenen şekilde geliştirilmesi, sektörel amaçlarına uygun olarak federal yönetim yapıları tarafından yürütülmektedir. Tek bir amaca yönelik DSD (örneğin, birleşik yönetim dokümantasyon sistemleri), normatif belge, Tüm Rusya Yönetim Belgeleri Sınıflandırıcısı (OKUD) olarak adlandırılır. Diğer birleştirilmiş dokümantasyon sistemleri kendi endüstri sınıflandırıcılarında birleştirilir. Birleşik dokümantasyon sistemlerinin tüm sınıflandırıcıları, birleşik dokümantasyon sistemlerini ve Rusya Federasyonu'nun ulusal ekonomisinde kullanılmak üzere onaylanmış ilgili belge formlarını kapsayan Birleşik Teknik, Ekonomik ve Sosyal Bilgilerin Sınıflandırılması ve Kodlanması Sistemine dahil edilmiştir ve onun bir parçasıdır.

Bizi öncelikli olarak ilgilendiren yönetim belgelerine gelince, Tüm Rusya Sınıflandırıcısı OK 011-93'e göre, şu anda ülkede aşağıdaki ABD Doları yürürlüktedir:

Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi (kod 0200000);

Birleşik birincil sistem muhasebe belgeleri(kod 0300000);

Birleşik bankacılık belgeleri sistemi (kod 0400000);

Bütçe kurum ve kuruluşlarının birleşik mali, muhasebe ve raporlama dokümantasyonu sistemi (kod 0500000);

Birleşik raporlama ve istatistiksel dokümantasyon sistemi (kod 0600000);

Birleşik muhasebe ve raporlama muhasebe belgeleri sistemi (kod 0700000);

Birleşik işgücü dokümantasyon sistemi (kod 0800000);

Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu'nun birleşik dokümantasyon sistemi (kod 0900000);

Birleşik dış ticaret belgeleri sistemi (kod 1000000);

Belgenin birleşik formunun sekiz haneli kod tanımı, aşağıdaki sınıflandırma özelliklerini yansıtır:

Birinci ve ikinci karakterler (form sınıfı) - belgenin birleşik formu, ilgili birleşik dokümantasyon sistemine aittir (örneğin, 02 - birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi;

Üçüncü ve dördüncü karakterler (formların alt sınıfı) - birçok belge biçiminin içeriğinin genelliği ve bunların kullanım yönü (örneğin, 01 - fonların muhasebesi ve dağıtımına ilişkin belgeler);

Beşinci, altıncı ve yedinci işaretler - kayıt numarası bir alt sınıf içindeki birleşik bir belge biçimi (örneğin, 004 - sigorta primleri için bordro);

Sekizinci karakter kontrol numarasıdır.

OKUD nesnelerinin kod tanımları, tüm birleşik belge biçimlerine dahil edilmeye tabidir.

OKUD ile birlikte, materyali sunma sürecinde karşılaşmamız gereken diğer sınıflandırıcıları da adlandıracağız: Tüm Rusya İşletmeler ve Kuruluşlar Sınıflandırıcısı (OKPO), Tüm Rusya Eğitim Uzmanlıkları Sınıflandırıcısı (OKSO), Tüm Rusya sınıflandırıcısı işçi meslekleri, Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi (kod 0200000)

Yeni geliştirilen birleşik belge formları, kayda ve daha sonra OKUD'a dahil edilmeye tabidir. Ne yazık ki OKUD bölümleri yetersiz verimlilikle korunuyor - Rusya Federasyonu Medeni Kanunu tarafından yürürlüğe konulan bazı belgeler şu anda sınıflandırıcının kapsamı dışında kalıyor. Aynı zamanda pratikte kullanılmayan bazı formları da korur.

İş belgelerinin birleştirilmesi, belgelerin oluşturulması için standart bir grafik model temelinde gerçekleştirilir. Model, belirli bir aralıkla (yatay olarak 2,6 mm ve dikey olarak 4,25 mm) yapılmış, dik açılarla kesişen dikey ve yatay çizgilerden oluşan yapısal bir ızgaradır. Yazı aralığı 2,54 mm ve satır aralığı 2,54 mm olan yapısal bir ızgara kullanılmasına izin verilir. 4, 24 mm). Yapısal ızgara (Şekil 1.10), çizgilerin kesişme noktalarının koordinatlarına göre, belgenin oluşturulduğu bilgi öğelerinin yerlerini (adres, tarih, metin, imza vb.) belirlemenizi sağlar.

Belirli bir faaliyet alanında kullanılan tüm belge kümesinin yapısal ızgarasına dayanarak, ofis çalışmalarında ayrıntılar olarak adlandırılan belgenin bilgi öğelerini yerleştirmek için bölgeler (hücreler, dikdörtgenler) sağlayan örnek bir form oluşturulur. Yapısal ızgara, bir belgeyi resmileştirilmiş bir biçimde tanımlamanıza olanak tanır. İş belgeleri için bir şablon formu oluşturmaya yönelik gereksinimler GOST 6.10.5-87'de belirtilmiştir. Yukarıda özetlenen yaklaşıma dayalı olarak ulusal ekonomide birleşik dokümantasyon sistemlerinin geliştirilmesi konusunda çok fazla deneyim birikmiştir.

Yönetim belgelerini birleştirme yöntemleri aynı zamanda yazmayı, kalıplamayı, belgeleri anket formunda sunmayı ve örneklere dayalı belgeler hazırlamayı da içerir. Belgelerin yazılması, belirli bir kullanım alanı için evrensel belge çözümlerinin geliştirilmesinden oluşur; bunlar, daha sonra belirli uygulama koşullarına göre iyileştirildiğinde, belirli bir kuruluş için geçerli düzenlemeler veya kılavuzlar haline gelir. Örneğin, malların tedarikine ilişkin standart bir sözleşme, bir kuruluşun ofisine ilişkin standart bir hüküm, standart kurallar iç çalışma düzenlemeleri vb.

Belgelerin şablonlanması, metnin önceden basılmış bir kısmını ve son yürütme sırasında belge derleyicisi tarafından doldurulan özel olarak bırakılmış boşlukları içeren bir belge formunun hazırlanmasına indirgenir. Şablon belgeleri, belgelerde yaygın olarak kullanılır. personel(anketler, iş emirleri vb.).

Belgelerin bir anket formunda sunulması, kalıcı bilgilerin genellikle sayfanın sol tarafında birbirinin altında satırlar halinde yer alan bir soru listesi şeklinde sunulduğu sözlü materyalin mekansal organizasyonunun bir yöntemidir. Soruların cevapları şeklindeki değişken bilgiler, sayfanın sağ tarafındaki boş alana yazılır. Anketler sosyolojik araştırma tekniklerinde, özetlerin derlenmesinde, siparişlerin verilmesinde vb. yaygın olarak kullanılmaktadır.

Örnekleri kullanarak belgelerin hazırlanması, önerilen örneklere (başvuru, karakterizasyon, açıklayıcı not, noter tasdikli belgeler vb.) benzetilerek çeşitli iş durumlarında çok sayıda belgenin hazırlanmasını içerir.

Dokümantasyonda birleştirme, bağımsız bir çalışma veya çalışmanın bir aşaması olabilir. standardizasyon.

Ofis işlerinde standardizasyonun özü, hazırlık, yürütme, belge akışı ve için en uygun kuralların ve gereksinimlerin geliştirilmesidir. arşiv depolama kabul edilen belgeler öngörülen şekilde gönüllülük esasına göre genel ve tekrarlanan kullanımlar için. Öngörülen şekilde benimsenen kurallar ve gereklilikler, Rusya'nın ulusal standardı (GOST R) veya bir organizasyon standardı (geleneksel olarak taban kuruluşlarının, işletmelerin ve firmaların standartları STP - işletme kısaltmasıyla belirlenir) şeklinde resmileştirilebilir. standart).

Birleştirme ve standardizasyon çalışmalarının sonucu, belirli belge türleri için standartlar (örneğin, GOST 7.32-91. Araştırma raporu. Yapı ve tasarım kuralları) * veya bunların unsurları (örneğin, GOST 9327-60. Tüketici belgesi) olabilir. Formatlar) ve birleşik dokümantasyon sistemleri, örneğin birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi (USORD).

Ulusal standartlar (GOST R ve kullanım için onaylanmış GOST), Rusya Federasyonu topraklarında herhangi bir kısıtlama olmaksızın geçerlidir. Rusya'daki organizasyon standartları (STP), aşağıdaki durumlarda kuruluşlar tarafından geliştirilebilir ve uygulanabilir:

İşletmelerde Rusya Federasyonu teknik düzenlemeleri, GOST R, GOST, uluslararası standartlar, ulusal standartların kullanılmasını sağlamak yabancı ülkeler, bilimsel, teknik, mühendislik topluluklarının ve çeşitli kamu derneklerinin standartları, diğer kuruluşların STP'si;

Bu kuruluşta oluşturulan ürünler, hizmetler ve üretim süreçleri (iş) hakkında.

Ulusal standartlar ve bunların geliştirilmesi ve uygulanmasına ilişkin kurallar da dahil olmak üzere teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin Tüm Rusya sınıflandırıcıları, ulusal bir standardizasyon sistemi oluşturur. Federal hükümet organlarının faaliyetlerinin koordinasyonu, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının yetkilileri ile etkileşim de dahil olmak üzere, Rusya Federasyonu'nda standardizasyonun devlet yönetimi konuları, Federal Teknik Düzenleme ve Metroloji Ajansı tarafından yürütülmektedir. Rusya'nın Gosstandart'ının temeli.

ORDU SİSTEMİ

Yönetimdeki organizasyonel ve idari faaliyetler esas olarak operasyonel operasyonel belgelerde belgelenen yönetim kararlarının geliştirilmesi ve uygulanmasından oluşur. Organizasyonel ve idari dokümantasyon, en yaygın kullanılan yönetim dokümantasyonu türüdür.

GOST R 51141-98, organizasyonel ve idari belge kavramını şu şekilde yorumlamaktadır: “İdari ve organizasyonel sorunların çözümünün yanı sıra hükümet faaliyetlerinin yönetimi, etkileşimi, desteği ve düzenlenmesi konularını kaydeden bir tür yazılı belge organlar, kurumlar, işletmeler, kuruluşlar ve bunların bölümleri ve yetkilileri."

ORD üç gruba ayrılır (bu gruptaki ana belge türleri parantez içinde verilmiştir):

- organizasyonel dokümantasyon(kurucu anlaşmalar, tüzükler, yönetmelikler, kurallar, personel tabloları, talimatlar);

- idari belgeler(emirler, talimatlar, kararlar, kararlar, talimatlar);

- bilgi ve referans belgeleri, bu da şu şekilde ayrılabilir:

- operasyonel bilgi(mektuplar, telefon mesajları, fakslar, vb.);

- referans ve bilgi(kanunlar, protokoller, raporlar, notlar vesaire.).

Ek olarak, Tüm Rusya Yönetim Dokümantasyon Sınıflandırması (OKUD), ORD'deki personel (personel) ile ilgili belgeleri içerir: başvurular, kişisel kartlar, işe alım emirleri (talimatlar) ve diğerleri.

ORD'nin yürütülmesi, daha önce de belirtildiği gibi, belge ayrıntılarının bileşimini, ayrıntıların yürütülmesine ilişkin gereklilikleri ve çoğaltma formları da dahil olmak üzere belge formlarını belirleyen GOST R 6.ZO-2003'e uygun olarak gerçekleştirilir. Rusya Federasyonu Devlet Amblemi. Organizasyonel ve idari belgelerin doğru şekilde yürütülen ayrıntıları, bunların yasal gücünü garanti eder.

GOST R 6.30-2003 uyarınca operasyonel belgelerin hazırlanmasında ve yürütülmesinde aşağıdaki ayrıntılar kullanılır:

01 - Rusya Federasyonu Devlet Amblemi;

02 - Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun arması;

03 - kuruluşun amblemi veya ticari markası (hizmet markası);

04 - organizasyon kodu;

05 - ana devlet kayıt numarası (OGRN) tüzel kişilik;

06 - kimlik numarası vergi mükellefi / kayıt neden kodu (TIN/KPP);

07 - belge formu kodu;

08 - kuruluşun adı;

09 - kuruluş hakkında referans bilgileri;

10 - belge türünün adı;

11 - belge tarihi;

12 - belgenin kayıt numarası;

14 - belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer;

15 - muhatap;

16 - belge onay damgası;

17 - çözünürlük;

18 - metnin başlığı;

19 - kontrol işareti;

20 - belgenin metni;

21 - başvurunun varlığına ilişkin işaret;

22 - imza;

23 - belge onay damgası;

24 - vize belgesi onayı;

25 - mühür baskısı;

26 - kopyanın sertifikasyonu üzerindeki işaret;

27 - sanatçı hakkında not;

28 - belgenin yürütülmesine ve dosyaya gönderilmesine ilişkin işaret;

29 - belgenin kuruluş tarafından alındığına dair işaret;

30 - belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı (otomatik belge arama işareti).

Ayrıntıların listelenen bileşimi, hazırlık sırasında ayarlandığından tipik olarak kabul edilmelidir. çeşitli türler belgeler, aynı adı taşıyan belgeler farklı organizasyonel ve yönetimsel durumlarda farklı olabilir.

Listelenen detaylar arasında kalıcı ve değişken detaylar öne çıkıyor. Sabitler mutlaka belge formlarında tekrarlanır; değişkenler doğrudan belirli bir belgenin hazırlanması sürecinde girilir.

GOST R 6.30-2003 çerçevesinde kurulur standart sayfa Belgeyi hazırlama ve okuma sırasını dikkate alarak her ayrıntı için kağıt (format) konumu Standart, formların iki versiyonunu sağlar - açısal ve uzunlamasına. Detayların bulunduğu alanların yaklaşık sınırları noktalı çizgiyle gösterilmiştir. Her bölge, içinde yer alan ayrıntılar kümesine göre belirlenir. Bölgelerin kombinasyonları birlikte oluşur biçim belge.

Ayrıntıların yerleştirileceği alanları belirtmek için noktalı çizgilerin kullanılması, ayrıntıların format alanı içinde bir miktar hareket etme olasılığını simgelemektedir. Bu tür hareketler esas olarak belge metninin (destek 20) ​​satır sayısındaki dalgalanmalarla ilişkilidir; bu, 21, 22, 25 numaralı destek bölgelerinin sınırlarının yanı sıra 23, 24, 26, 27 numaralı ayrıntıların hareket etmesini gerektirir.

Dokümantasyon uygulaması, 28, 29, 30 numaralı ayrıntıların yerleşim sınırının kaydırılmasının istenmediğini ve bu bölgenin standart tarafından sağlanan boyuttan makul bir sapma dahilinde (en fazla 2-) yukarı doğru net bir şekilde yerleştirilmesi ihtiyacının istenmediğini göstermektedir. 4mm).

Ayrıntıları yerleştirmek için bölgelere bölünme dışında tüm format alanı şartlı olarak aşağıdakilere bölünmüştür: üç bölüm: Belgenin servis alanı, köşe veya boyuna damgaların detaylarının yerleştirildiği alan ve belgenin çalışma alanı.

Hizmet alanı belge, belgenin alanlarına yönelik olan ve onu depolama ortamında güvence altına alan format alanının bir parçasıdır. Pul yerleştirme alanı formun köşe versiyonu için formatın sol üst köşesinde, belge formunun uzunlamasına versiyonu için ise üst kısımda bulunur. Biçim alanının geri kalanı çalışma alanı belge.

Belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonuna yönelik çalışmanın sonucu, standartlar olabilir. bireysel belgeler(örneğin, araştırma çalışmasıyla ilgili bir rapor) veya belirli ürün türleri için (örneğin, uzun raf ömrüne sahip dosyaların kapağı) (GOST 17914-72) ve birleşik dokümantasyon sistemleri için.

Birleşik bir dokümantasyon sistemi (UDS), belirli bir faaliyet alanında (GOST R 51141-98) yönetim için gerekli bilgileri içeren, tek tip kurallara ve gereksinimlere göre oluşturulan bir dokümantasyon sistemidir.

Şu anda aşağıdaki DSD'ler geliştirilmiş ve kullanılmaktadır:

birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi;

birleşik bankacılık belgeleri sistemi;

bütçe kurum ve kuruluşlarının birleşik bir mali, muhasebe ve raporlama dokümantasyonu sistemi;

birleşik raporlama ve istatistiksel dokümantasyon sistemi;

işletmeler için birleşik bir muhasebe ve raporlama dokümantasyonu sistemi;

birleşik emek dokümantasyon sistemi; Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu'nun birleşik dokümantasyon sistemi; birleşik dış ticaret belgeleri sistemi.

Her birleştirilmiş dokümantasyon sistemi için bir devlet standardı geliştirilmiştir. USD'nin geliştiricileri, belirli bir faaliyet sektöründe koordinasyon sağlayan ilgili bakanlıklardır (bölümlerdir). Bu nedenle, Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı muhasebe belgelerinden, Rusya Federasyonu Federal Arşivi ise organizasyondan sorumludur. idari belgeler.

Aynı bakanlıklar ve departmanlar ABD Doları'na dahil edilen belgelerin birleştirilmiş formlarını onaylamaktadır.

Birleşik belge formu (UFD), belirli bir faaliyet alanında çözülen ve bir depolama ortamında belirli bir sırayla yer alan görevlere uygun olarak oluşturulan bir dizi ayrıntıdır.

Belge ayrıntıları şunlardır gerekli eleman imza, mühür, metin vb. gibi resmi bir belgenin resmileştirilmesi.

Bir dizi resmi ayrıntı yazılı belge Belirli bir sırada yer alan belge formu olarak adlandırılır.

Her belge türünün (sipariş, kanun, mektup vb.) kendi ayrıntıları vardır. Bununla birlikte, her sistemdeki belgelerin birleştirilmesi, belirli bir belgeleme sistemi için örnek bir belge formu oluşturularak ve bu belgeye dayalı olarak belirli bir belgeleme sistemi için en uygun ayrıntı bileşimi oluşturularak gerçekleştirildi; bireysel türler belgeler, belirli bir belge vb. Örnek bir belge formu, "uygulama kapsamını, formatları, alan boyutlarını, yapısal bir ızgara oluşturma gerekliliklerini ve temel ayrıntıları belirleyen bir belge oluşturma modelidir."

Bu nedenle, her birleştirilmiş sistemde, tekdüze belge biçimlerinin geliştirildiği bir örnek form vardır, tekdüze gereksinimler belge detaylarının hazırlanması. DSD ayrıca bu sistemde kullanılan belgelerin birleşik formlarını da geliştirmelidir.

Birleşik Organizasyonel ve İdari Dokümantasyon Sistemi (USORD), herhangi bir kuruluş, kurum veya kuruluşta kullanılan bir dokümantasyon sistemidir.

USORD'un kullanımı GOST R 6.30-97 “Birleşik dokümantasyon sistemleri tarafından düzenlenmektedir. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri."

GOST, USORD tarafından sağlanan organizasyonel ve idari belgeler (bundan sonra belgeler olarak anılacaktır) için geçerlidir - kararnameler, emirler, emirler, kararlar, protokoller, kanunlar, idari ve organizasyonel konulardaki kararların yanı sıra yönetim, etkileşim konularına ilişkin kararları kaydeden mektuplar Faaliyetlerin desteklenmesi ve düzenlenmesi:

Rusya Federasyonu'nun, Rus dilinin yanı sıra devlet dili olarak ulusal bir dile sahip olan kurucu kuruluşları, yerel yönetim organları da dahil olmak üzere, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının federal hükümet organları;

faaliyet türünün örgütsel ve yasal biçimine bakılmaksızın işletmeler, kuruluşlar ve bunların dernekleri.

Bu standart şunları belirtir:

ayrıntıların bileşimi;

ayrıntıların kaydedilmesi için gereklilikler;

formlar ve evraklar için gereklilikler;

Rusya Federasyonu Devlet Amblemi'nin, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının armalarının çoğaltılmasıyla formların üretimi, kaydedilmesi, kullanılması ve saklanmasına ilişkin gereklilikler (M.V. Kirsanova, 2001; L.A. Rumynina, 2002; N.M. Berezina, 2007) ).

Yurt dışında birleştirme ve standardizasyon çalışmaları aktif olarak yürütülmektedir.

Belgelerin standardizasyonu uzun süredir birçok ülkede ulusal standardizasyon kuruluşları tarafından yürütülmektedir; Almanya, Belçika, Büyük Britanya, Norveç, İsveç, Finlandiya, Bulgaristan ve diğer ülkelerde çeşitli uluslararası kuruluşlar tarafından belgelere ilişkin ulusal standartlar mevcuttur.

Avrupa Ekonomik Komisyonu'nun (AET) Dış Ticaretini Geliştirme Komitesi de dahil olmak üzere, özellikle dış ticaret belgeleri olmak üzere, birleştirici belgeler üzerinde yapılan çalışmalara ondan fazla uluslararası kuruluş katılmaktadır. Uluslararası organizasyon standardizasyon (NSO), vb. Belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılmasının rolü ve önemi özellikle bilgisayar teknolojisinin yönetimde kullanılmasıyla bağlantılı olarak artmıştır. iletken

Devletin standart oluşturması çeşitli alanlar faaliyet, gerekli ve dolayısıyla kaçınılmaz bir süreçtir.

Gerekli, yeterli, modern belge türlerine, bunların oluşturulması, işlenmesi ve saklanması araçlarına sahip olan bir toplum, her türlü kaynaktan tasarruf edilmesi ve daha gelişmiş bir iletişim sistemi nedeniyle daha iyi gelişme fırsatlarına sahiptir.

Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı'nın “Federal organların sistemi ve yapısıyla ilgili konular” kararnamesine uygun olarak standartların oluşturulması yürütme organı”ed. 30 Mayıs 2008 tarihli N 863, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 17 Haziran 2004 tarihli Kararnamesi ile N 294 “Federal Teknik Düzenleme ve Metroloji Ajansı Hakkında” (27 Ekim 2004, 5 Eylül 2006'da değiştirildiği şekliyle), Federal Teknik Düzenleme ve Metroloji Ajansı teknik düzenleme ve metrolojiye emanet edilmiştir.

Belgelere ilişkin gereklilikler aşağıdakiler tarafından düzenlenmektedir: Rusya Federasyonu Anayasası; Rusya Federasyonu Medeni Kanunu; 27 Aralık 2002 tarihli Rusya Federasyonu Kanunu N 184-FZ “On teknik düzenleme“; 25 Aralık 2000 tarihli Federal Anayasa Kanunu No. 2-FKZ “Rusya Federasyonu Devlet Amblemi Hakkında”; Hanedan işaretler - amblemler federal yapılar(Rusya Federasyonu Silahlı Kuvvetleri, federal posta kuruluşları, Rusya Acil Durumlar Bakanlığı, Rusya İçişleri Bakanlığı vb.) ülke Cumhurbaşkanının kararnameleriyle onaylanır; belgeler hazırlanırken ticari markaların kullanımı; kanun “üzerinde ticari markalar, hizmet markaları ve malların menşei unvanları" (23 Eylül 1992 tarihli, No. 3520-1);

Belgelerle çalışmayı düzenleyen sektör çapındaki en eksiksiz belge Standart talimatlar federal yürütme makamlarındaki ofis çalışmalarına ilişkin 8 Kasım 2005 tarihli N 536

Standart talimatlar, yönetim dokümantasyonu destek hizmetlerinin işleyişi, yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi ve federal yürütme makamlarındaki belgelerle çalışmanın organize edilmesi için genel gereklilikleri belirler. Standart Talimatların hükümleri, otomatik (bilgisayar) teknolojiler kullanılarak gerçekleştirilen, hazırlanması, tescili, muhasebesi ve yürütme kontrolü de dahil olmak üzere, medya türüne bakılmaksızın belgelerle çalışmanın organizasyonu için geçerlidir.

1. Detay kavramları ve belge formu

Hukuki anlamda ayrıntılar (Latince "gerekli"), bir yasanın veya başka bir belgenin geçerli olarak tanınması için bulunması gereken verilerdir.

Belge ayrıntılarının bileşimi; belge ayrıntılarının hazırlanmasına yönelik gereksinimler; Rusya Federasyonu Devlet Amblemi'nin çoğaltıldığı belge formları da dahil olmak üzere belge formlarına ilişkin gereklilikler, 3 Mart 2003 N 65-Mad.

GOST R 6.30-2003, belgelerde kullanılan 30 tür ayrıntıyı belirler.

Örneğin, aşağıdaki belge ayrıntıları kullanılır: 03-kuruluşun amblemi veya ticari markası; 05-tüzel kişinin ana sicil numarası (OGRN); 06-vergi mükellefinin kimlik numarası; 08-belgenin türünün adı; 11-belgenin kayıt numarası; 14-belgenin hazırlandığı veya yayınlandığı yer; 15-muhatap;20-belgenin metni;22-imza. Belge detaylarının yerleşim şemaları GOST R 6.30-2003 Ek A'da verilmiştir.

Belirli ayrıntıların kullanımı GOST R 6.30-2003'e göre belgenin türüne bağlıdır.

Bu genel bir formsa ayrıntılar kullanılacaktır: 01;02 veya 03;08;11;14.

Mektup formunda şu ayrıntılar kullanılır: 01;02 veya 03;04;05; 06; 08; 09; 11;12;13;14;15;17; 18;19;20.

Belirli bir belge türüne ilişkin form şu ayrıntıları içerir: 01;02 veya 03;08;10;14;11;12; ;13 ;18 ;19.

Ayrıntılar: 08;09;14 üzerinde basılmıştır devlet dili Rusya Federasyonu'nun dili ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşunun devlet dili.

Ayrıntıların yasaya aykırı olarak kullanılması konusunda sorumluluk kurulmuştur.

“Rusya Federasyonu Devlet Amblemi Hakkında” Kanunun 11. maddesi, Rusya Federasyonu armasına saygısızlık sorumluluğunu belirlemektedir. St. Rusya Federasyonu Ceza Kanunu'nun 329'u, armaya saygısızlık nedeniyle bir yıla kadar hapis cezası öngörüyor.

İçin kötüye kullanma coğrafi nesnenin adı belirlenir idari sorumluluk iki ila üç bin ruble para cezası şeklinde.

2. Örnek form, belge detaylarına ve konumlarına ilişkin gereksinimlerin birleştirilmesindeki görevleri

Şablon formu, herhangi bir dokümantasyon sisteminin (EEC; ISO PMS 6422) dokümanlarında yapılan belirli girişler için ayrılan yerleri belirtmek için kullanılan bir doküman formu modelidir.

Gereksinimler: Düzen anahtarının formatı uluslararası ISO A4 formatıdır (210 x 297 mm, 8 1/3 x 11 2/3 inç), ancak aynı zamanda ISO A5 formatını (210 x 148 mm) kullanmak da mümkündür. bazı posta formları ve ayrıca sürekli bant üzerindeki formlar için ISO 2784-1974 standardında belirtilen eşdeğer formatlar için. Bazı ülkelerde, özellikle Kuzey Amerika'da 216? 280 mm (8 1/2 × 11 inç). Bu durumda, belgenin düzeninin kağıdın üst ve sol kenarına göre aynı konumda kalması için üst ve sol kenar boşlukları aynı tutularak tutarlılık sağlanabilir; Aynı zamanda her iki format için toplam görüntü alanı 183 ? 262 mm.

Model formundaki aralık boyutu - satır aralığı ve karakter aralığı (sırasıyla 1/6 inç veya 4,24 mm ve 1/10 inç veya 2,54 mm), doldurma için kullanılan çoğu makinede kullanılan satır aralığına ve karakter aralığına karşılık gelir daktilolar, yüksek hızlı bilgisayar yazdırma cihazları ve diğer otomatik karakter yazdırma ekipmanlarının yanı sıra optik karakter tanıma cihazları gibi formlarda da kullanılır.

Kenar boşlukları ve tasarım ilkeleri bırakıldı: üst kenar boşluğu (kavrama için) - 10 mm ve sol kenar boşluğu (dökme için) - 20 mm. Tasarım dayanmaktadır uluslararası standart Otomatik tablolama yetenekleriyle tutarlı standart sütun genişliklerini kullanan ISO 3535-1975 "Yerleşim sayfası ve inşaat ızgarası".

Genel hükümler- genel olarak örnek formun yapısı “hücreler” (temel dikdörtgenler) ilkesine dayanmaktadır. Pencereli zarflar kullanıldığında, alıcıların adreslerinin posta yetkilileri tarafından kabul edilebilir bir alana yerleştirilmesi sağlanır. Yerleşim anahtarında yer alan diğer veri unsurlarının düzenlenmesinde, danışılan çeşitli paydaşlar tarafından ileri sürülen teknik, hukuki, ticari, idari ve pratik hususlar dikkate alınır. Formun altındaki “Ücretsiz Kullanım Kutusu” bireysel durumlarda daha spesifik ihtiyaçları karşılamayı amaçlamaktadır.

Örnek fatura formuna dayalı formlar oluştururken aşağıdaki ilkeler geçerlidir:

Örnek fatura formunda belirtilen veri unsurları, oluşturulan fatura formunda uygun yere yerleştirilmelidir.

Fatura formunda listelenmeyen veri unsurları “ücretsiz kullanım” alanına yerleştirilmelidir.

Örnek fatura formunda belirtilen ancak oluşturulan fatura formunda gerekli olmayan veriler atlanabilir ve alan "serbest kullanım alanı" gibi başka amaçlarla kullanılabilir.

Ulusal temel belgeler, birleştirilmiş hesapta öngörülen amaç için kullanılmayan alanın diğer kullanım olasılıklarını öngörebilir. Bu alan aynı zamanda orijinal belgenin derlenmesinden sonra eklenen bilgiler için de kullanılabilir (örneğin, “alıcı” başlığına gerek yoksa, ilgili alan başka adresler veya başka herhangi bir amaç için kullanılabilir).

Birleştirilmiş bir hesabın örnek formunun veri alanı tanımlayıcıları yalnızca içermeleri gereken bilgilerin niteliğini gösterir. Veri alanları yansıtacak şekilde daha da bölünebilir belirli uygulamalarÇeşitli geliştirmeler sırasında geliştirilen uluslararası belgeler. Örneğin, "satıcı" alanının alt kısmında satıcının temsilcisi için yer bırakabilirsiniz; Ulaşımla ilgili bilgi alanı, rotayı, kullanılan ulaşım türlerini ve araçlarını vb. açıklayan çeşitli unsurları içerecek şekilde bölünebilir. "Ürün açıklaması" bölgesinin uzunluğu, koşullara bağlı olarak, bölgenin boyutu ortalama ihtiyaçlara karşılık gelecek şekilde noktalı çizgi yükseltilerek veya alçaltılarak ayarlanabilir.

Yasa koyucu, Rusya Federasyonu arması görüntüsünü içeren formların üretimi, kullanımı veya imhasına ilişkin kuralların ihlali nedeniyle bin rubleye kadar para cezası şeklinde idari sorumluluk tesis etmiştir, Madde 19.10. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu.

3. Yasal ve düzenleyici kanunlarda belgelerin belgelenmesi, hazırlanması ve yürütülmesi sorunları

Şu anda Rusya Federasyonu'nda yönetimin dokümantasyon desteğine yönelik düzenleyici ve metodolojik bir temel bulunmaktadır; bunlar: yasalar; devlet standartları; düzenleyici yasal düzenlemeler; metodolojik belgeler; kuruluşun mevcut faaliyetlerinde belgelerin oluşturulması, işlenmesi, saklanması ve kullanılması teknolojisinin yanı sıra ofis yönetimi hizmetinin faaliyetlerini düzenlemek: yapısı, işlevleri, personel seviyesi, teknik destek ve diğer bazı yönler.

Yönetim dokümantasyon sisteminde yer alan düzenleyici düzenlemeler, onları kabul eden konulara göre sınıflandırılabilir:

1) yasal işlemler, yayınlandı yüksek otoriteler devlet gücü ve idaresi;

2) federal yürütme makamları tarafından çıkarılan yasal düzenlemeler: bakanlıklar, komiteler, hem sektör çapında hem de departman niteliğindeki departmanlar;

3) Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının ve bunların bölgesel birimlerinin yasama ve yürütme makamları tarafından çıkarılan, ofis işleri konularını düzenleyen yasal düzenlemeler;

4) normatif ve öğretici nitelikteki yasal düzenlemelerin yanı sıra metodolojik belgeler dokümantasyon desteğiİşletmelerin ve kuruluşların yönetimi tarafından verilen yönetim.

Rusya Federasyonu'nun düzenleyici kanunları ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşları, bilgilerin belgelenmesine ilişkin temel kuralları, belirli belge türlerine ilişkin gereklilikleri ve birçok yönetim belgesi biçimini onaylamıştır. Belirli yönetim durumlarında kullanılan belgeler, onaylanmış örneklere (standart ve standart) uygun olarak oluşturulur. yaklaşık formlar veya bu tür formların kabul edilmemesi durumunda belge kuralları esas alınarak. Belgelerin hazırlanmasına ilişkin gereklilikler doğası gereği evrensel olabilir veya yalnızca belirli belge türleriyle, bunların formlarıyla, formlarıyla ve ayrıntılarıyla ilgili olabilir.

Genel gereksinimler Belgelerin bileşimi ve uygulanması, Rusya Federasyonu Anayasası'nda, devlet yetkililerinin ve yerel yönetimlerin, ticari ve kar amacı gütmeyen kuruluşların faaliyetlerine ilişkin prosedürü belirleyen Rusya Federasyonu yasalarında yer almaktadır (27 Temmuz Federal Kanunu, 2006 N 149-FZ “Bilgi, bilgi teknolojileri ve bilginin korunması hakkında ", Federal Anayasa Kanunu "Rusya Federasyonu Hükümeti Hakkında", Federal Kanun " genel prensipler Yasama (temsilci) kuruluşları ve yürütme organları Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının devlet yetkilileri", "Rusya Federasyonu'nda Yerel Öz Yönetim Teşkilatının Genel İlkeleri Hakkında" Federal Kanun, Medeni kanun Rusya Federasyonu, Federal yasalar: "Açık anonim şirketler", "Limited şirketler hakkında", "Hakkında kar amacı gütmeyen kuruluşlar", vesaire.).

Mevzuat, çeşitli belge gruplarının hazırlanmasına ilişkin kuralları tanımlayan normlar içerir. Bu nedenle, sivil sözleşmelerin imzalanması, değiştirilmesi ve feshedilmesinin yanı sıra bunların uygulanmasına ilişkin temel kurallar Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nda belirtilmiştir. Personelle ilgili bir dizi belgenin hazırlanması, emeğin ve ödemesinin kaydedilmesi için birleşik birincil muhasebe belgelerinin formlarını onaylayan 5 Ocak 2005 tarih ve 1 sayılı Rusya Devlet İstatistik Komitesi Kararı ile düzenlenmektedir.

Çeşitli düzeylerdeki düzenleyici kanunlar, bireysel belge ayrıntılarının hazırlanmasına yönelik gereklilikleri şart koşar. Bu nedenle federal mevzuat, belge formlarının üretiminde resmi sembollerin kullanımına ilişkin kurallar içermektedir. Rusya Federasyonu Devlet Amblemi, 25 Aralık 2000 tarihli Federal Anayasa Kanunu No. 2-FKZ “Rusya Federasyonu Devlet Amblemi Hakkında” uyarınca belgelerde tasvir edilmiştir; damgalı formların kullanımı 27 Aralık 1995 tarih ve 1268 sayılı Hükümet Kararnamesi ile düzenlenmiştir. Hanedan işaretleri - federal yapıların amblemleri (Rusya Federasyonu Silahlı Kuvvetleri, federal posta kuruluşları, Rusya Acil Durumlar Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı) Rusya vb.) Ülke Cumhurbaşkanının kararnameleriyle onaylanır ve belgelerin hazırlanmasında kullanılır. Belgelerin hazırlanmasında ticari markaların kullanımı “Ticari Markalar, Hizmet Markaları ve Malların Menşei İsimleri Hakkında” Kanun (23 Eylül 1992 tarih ve 3520-1) ile belirlenir. Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının mevzuatı, sembollerinin antetli kağıtlarda ve mühürlerde tasvir edilmesine ilişkin kuralları da içermektedir.

Mevzuat, ofis işlerinde dilin kullanımını düzenleyen kuralları içermektedir. Bu alandaki ana düzenleyici kanun, 25 Ekim 1991 tarih ve 1807-1 sayılı “Rusya Federasyonu halklarının dilleri hakkında” Rusya Federasyonu Kanunu'dur (24 Temmuz 1998'de değiştirildiği şekliyle).

Federal hükümet organlarında yasa tasarılarının oluşturulduğu dil Rusçadır, Sanatın 3. paragrafı. 11. Büro çalışmasının resmi dili Rusça ve gerekirse öznenin dili ve gerekirse öznenin topraklarında yoğun olarak yaşayan insanların dilidir, Madde 16

İletişim, ulaştırma, hukuki işlemler, noterler ve diğerleri gibi alanlarda kayıt tutulmasına ilişkin hükümleri diğer kanunlarda belirtilmiştir.

Düzenleyici kanunlar, bireysel isimlerin yazılmasına ilişkin gereklilikleri belirler, örneğin: coğrafi isimler(18 Aralık 1997 tarihli 152-FZ sayılı Federal Kanun “Coğrafi nesnelerin adları hakkında”); kuruluşların adlarında “Rusya”, “Rusya Federasyonu” isimleri (Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 7 Aralık 1996 tarih ve 1463 sayılı Kararı); marka isimleri(Rusya Federasyonu Medeni Kanunu ve çeşitli örgütsel ve yasal biçimlerdeki kuruluşların faaliyetlerini düzenleyen federal yasalar), vb.

Yönetimde bilgisayar teknolojilerinin kullanımının yaygınlaşması, ofis çalışmalarının düzenleyici çerçevesinin bilişim, otomatik bilgi sistemlerinin ve telekomünikasyon kullanımına ilişkin mevzuatla ilgili kısmının öneminin artmasına yol açmaktadır. Ofis çalışmalarının otomasyonu, 27 Temmuz 2006 N 149-FZ tarihli "Bilgi, bilgi teknolojileri ve bilgilerin korunmasına ilişkin" yasalara uygun olarak yürütülmektedir. yasal koruma 23 Eylül 1992 tarih ve 3523-1 sayılı elektronik bilgisayarlar ve veritabanları için programlar. Elektronik belgelerin kullanımına yönelik yeni fırsatlar, 10 Ocak 2002 tarihli 1-FZ sayılı "Elektronik Hakkında Federal Kanun" ile açılmaktadır. dijital imza". Tanımlar yasal koşullar değişim süreçlerinde elektronik dijital imza kullanımı elektronik belgeler elektronik dijital imzanın yasal olarak bir kişinin el yazısı imzasına eşdeğer olduğu kabul edilir.

Dokümantasyon konuları posta hizmetleri ve telekomünikasyon alanındaki düzenlemelere yansıtılmaktadır. Yasal dayanak iletişim alanındaki faaliyetler 16 Şubat 1995 tarihli ve 15-FZ sayılı “İletişim Hakkında” Federal Kanun ile kurulmuştur. Posta ve telekomünikasyon ağları üzerinden iletilen yazılı yazışma ve mesajlara ilişkin şartlar, Dünya Posta Birliği kararlarına göre belirlenir ve Uluslararası Birlik telekomünikasyon.

Belgelerin hazırlanmasına ve yürütülmesine ilişkin düzenleyici çerçevenin önemli bir kısmı, federal yürütme makamları tarafından yayınlanan bölümler arası ve bölümler arası düzenlemelerden oluşur.

Yasal ve düzenleyici kanunların belgelenmesini, taslağının hazırlanmasını ve yürütülmesini düzenleyen ana belge, 8 Kasım 2005 N 536 tarihli Federal Yürütme Organlarında Büro Çalışmalarına İlişkin Standart Talimattır.

Talimatlar, çeşitli düzeylerdeki federal makamların yürürlüğe konulan kararnameleri, kararları ve emirleri için aşağıdaki gereksinimleri belirler: ayrıntılar ve konumları; yazı tipi boyutu; satır aralığı; sayfa numaralandırma; kenar boşluğu boyutları; başvuru gereklilikleri, belgelerin genellikle antetli kağıtta yayınlanması gerekliliği.

Hazırlanmakta olan taslak metinde değişen düzenlemelerin yer alması yönünde önemli bir gereklilik içermektedir.

Rusya Federasyonu Başkanı ve Rusya Federasyonu Hükümeti'ne bağlı federal yürütme makamları, aynı zamanda, Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan, federal yürütme makamlarının normatif yasal düzenlemelerinin hazırlanmasına ve bunların devlet tesciline ilişkin Kurallar tarafından da yönlendirilmektedir. 13 Ağustos 1997 N 1009 (Rusya Federasyonu Toplu Mevzuatı, 1997, N 33,

Organizasyonel ve idari belgeleri hazırlarken federal yetkililer yürütme makamları GOST R 6.30-2003 "Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge hazırlama gereksinimleri" tarafından yönlendirilmektedir.

4. Belgelerin birleştirilmesi. Tür içi birleşme

Geniş teorik anlamda birleşme, genellikle herhangi bir kompleksi veya sistemi oluşturan nesnelerdeki öğelerin sayısında optimal azalma olarak anlaşılır.

Yönetim belgelerini birleştirmenin temel amacı, ekonomik etki sağlayabilecek bir belge sistemi oluşturmaktır. Kullanım birleştirilmiş belgeler eş zamanlı olarak yönetim çalışmalarında yaratıcı unsurların büyümesini teşvik etmeli ve kültürünü geliştirmelidir.

Belgelerin birleştirilmesi, kullanılan belge sayısını azaltmak, formlarını tiplendirmek, kaliteyi artırmak, işlemlerinin emek yoğunluğunu azaltmak, aynı ve ilgili yönetim işlevleri için çeşitli belgeleme sistemlerinin bilgi uyumluluğunu sağlamak, daha fazlası için gerçekleştirilir. etkili kullanım bilgisayar teknolojisi.

Belgelerin birleştirilmesi, bunların oluşturulması için rasyonel yapıların seçilmesi, rasyonel sayıda form oluşturulmasına ve yapılarının tiplendirilmesine dayalı olarak belgelerin tekdüzeliğe getirilmesidir. Yalnızca yönetim belgeleri için değil aynı zamanda yeni sistemler için de geçerlidir. Örneğin seyahat, havacılık ve tren biletleri. Belge birleştirmenin temel ilkeleri şunlardır: - genelden özele doğru birleştirme. Belirli bir belgeleme sistemi için bir form örneği belge oluşturmak ve buna dayanarak belirli bir belgeleme sistemi, belirli belge türleri, belirli bir belge vb. için ayrıntıların bileşimini oluşturmaktan oluşur - belge formlarının ve kurallarının tekdüzeliği; bunların yapımı, derlenmesi, yürütülmesi. Bu, belgelerin maksimum tiplendirilmesi ve kalıplanması, belge alanındaki verilerin konumunun birleştirilmesi, teknolojilerin ve geleneksel kısaltmaların geliştirilmesi - birleştirmenin kapsamlılığı;

Metinleri birleştirmenin 3 yolu vardır: şablon, anket ve tablo. Şablon, değişken bilgiler için boşluklar içeren bağlantılı metin biçiminde sabit bilgileri kaydetmenin bir yoludur. Bir şablon biçiminde bir dizi emir ve ifade oluşturulur. Anket, sayfanın sol tarafında sabit bilgilerin yer aldığı ve sayfanın sağ tarafında hazırlanırken belgeye bir değişkenin girildiği birleşik bir metin sunma yöntemidir. Birleşik bir dokümantasyon sisteminde organizasyonel ve idari kabul, transfer, işten çıkarılma için anket yöntemini modellenmiş siparişleri kullanan belgeler; personel raporları ve açıklayıcı notlar. Anketlerin avantajları: belge hazırlama basitleştirilmiştir, yazma işi kolaylaştırılmıştır; Bilgilerin kopyalanması için önkoşullar oluşturulmuştur. Tablo, belirli bir prensibe göre düzenlenmiş kırık bir metindir: sabit bilgiler sütun başlıklarında ve kenar çubuklarında bulunur ve değişken bilgiler, karşılık gelen sütun ve satırların kesişiminde bulunur. Büyük bir bilgi kapasitesine sahiptir, bilgileri kesin bir şekilde sınıflandırmanıza ve kodlamanıza ve verileri kolayca özetlemenize olanak tanır. Ancak daktiloda bu daha zordur. Aşağıdakiler RKY'de tablo halinde sunulmaktadır: personel programı, tatil programı, personel siparişleri. Yönetim belgelerinin birleştirilmesi ve standartlaştırılmasının etkisi dolaylı olabilir (yönetim kalitesinin iyileştirilmesi, ofis ekipmanlarının kullanımının verimliliği, cironun hızlandırılması) mali kaynaklar) ve doğrudan (işgücü maliyetlerini (ve dolayısıyla üretim maliyetlerini azaltmak) ücretler) belgelerle çalışırken, bunların üretimi için malzeme tüketimi, ofis ekipmanı için özel sermaye yatırımları, ofis ekipmanının amortisman ve onarım maliyetleri).

5. Belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonunun geliştirilmesi

Uluslararası Ticaret Prosedürlerinin Kolaylaştırılması Çalışma Grubu, ticari hesapların uyumlaştırılması ihtiyacını kabul ederek, çalışma programına uluslararası ticaret için birleşik bir hesap hazırlanmasını dahil etti. Başlangıçta tüm ticari ve idari amaçlar için kullanılabilecek bir belgenin geliştirilmesi amaçlanmıştı; üzerinde çalışılan bir teklif Çalışma grubu GATT “Tarife Dışı Tedbirler (İthalat Belgeleri)”, Tokyo Turu tarife müzakereleri sırasında oluşturulmuştur. Bu Çalışma Grubuna danıştıktan sonra, tüm ticari ve idari gereklilikleri tek bir belgede tatmin edici bir şekilde birleştirmenin mümkün olmadığı sonucuna varıldı. Bu nedenle, ECE Çalışma Grubunun, mümkün olduğu durumlarda, faturada yer alan bilgilerin kullanılabileceği idari gereklilikleri dikkate alacak bir ticari fatura hazırlamasına karar verildi. İthalat gümrük işlemlerine ilişkin gümrük şartlarının belirlenmesi ve düzenlenmesi görevi ile ilgili olarak standart numune Gümrük Beyannamesi için (ithalat için), Gümrük İşbirliği Konseyi'nin, özellikle Basitleştirme ve Uyumlaştırmaya İlişkin Gümrük Sözleşmesi Ek B.1 "Yurtiçi Tüketim için Gümrükleme"nin kabul edilmesiyle bağlantılı olarak bu konuyla ilgilendiği kaydedildi. Gümrük İşlemleri (Kyoto, 1973.).

Birleşik bir hesap için önerilen şablonu hazırlarken, birçok sektörde standart bir ticari hesap kullanılarak elde edilen sonuçların yanı sıra, bazı hesapların yerine geçmek veya bunları tamamlamak için böyle bir hesabı kullanma olasılığını da dikkate aldık. idari belgeler devlet kurumları tarafından talep edilmektedir. Otomatik veri işleme ve iletişim tekniklerinin kullanımındaki gelişmelerin yanı sıra, belgelerin doğrudan veya uyumlaştırılmış ulusal belge serileri veya standartları aracılığıyla Birleşmiş Milletler Düzen Anahtarı (UNLC) ile uyumlu hale getirildiği birçok örnekte olduğu gibi dikkate alınmıştır. Birleşmiş Milletler Düzen Anahtarının halihazırda önemli sayıda ülke ve kuruluş tarafından benimsenmiş olması, Düzen Anahtarını temel alan bir model hesabın geliştirilmesini haklı çıkarmaktadır. Hesabın tasarımının, ticari ve idari çevrelerin son derece değişken ihtiyaçları dikkate alınarak uygulamada son derece esnek olacak şekilde tasarlanması gerektiği, ancak aynı zamanda bu tür temel hesapların içerik ve düzenlemesinin uyumlu hale getirilmesine de ihtiyaç duyulduğu kabul edildi. Uluslararası ticarette işlemlerin yürütülmesi için her zaman gerekli olan bilgi unsurları. Bu belgede yer alan resmi tavsiye ilk olarak 1975'te kabul edilmiştir; Bu ikinci baskı, birleştirilmiş hesap şablonu formu bağlamında ilgili terminoloji ve bilgilerde bazı değişiklikler yapılarak 1983 yılında kabul edilmiştir.

Farklı olduğuna dikkat çeken ticari belgeler faturayla ilişkili ve satıcının ticaret öncesi prosedürlerinde kullanılan (örn. teklif, sipariş onayı, sevkiyat tavsiyesi vb.) veri içeriği açısından faturanın kendisiyle benzer olduğundan, EEC Çalışma Grubu, geliştirilmesi için ayrıntılı kılavuzların olduğu görüşündeydi. Bu türev belgelerden herhangi biri, birleştirilmiş hesap şablonuna ilişkin tavsiyeye dahil edilebilir. Bununla birlikte, birleşik sistemin yapısının daha derinlemesine incelenmesiyle dış ticaret belgeleri Birleşmiş Milletler'in şimdilik Birleşmiş Milletler Düzen Anahtarı'nı, Birleşik Hesap Düzeni Anahtarı'na ilişkin tavsiye kararının bu ikinci baskısını ve Birleşmiş Milletler Düzen Anahtarı'nın üç ayrı olarak uygulanmasına ilişkin yönergeleri yayınlaması tercih edilebilir görülmüştür. yayınlar. Nihai hedef, bu üç yayını kapsamlı bir referans kılavuzuna dahil etmektir.

Ticari faturaların tek giriş yöntemi veya diğer otomatik araçlarla hazırlanmasına ilişkin olarak, Gümrük İşbirliği Konseyi'nin Mayıs 1979'da gümrük idarelerinin "herhangi bir yöntemle hazırlanan ticari faturaları kabul etmesi gerektiği" yönünde bir tavsiyeyi kabul ettiği hatırlatılmalıdır. Malların gümrük işlemleri ile ilgili olarak ticari fatura ibrazının gerekli olduğu tek giriş yöntemi” ve “Tarafın gümrük işlemlerine ilişkin olarak sunulan ticari faturalarda gümrük amacıyla imza istenmesinden kaçınılması” gümrük beyannamesi" Ayrıca, Uluslararası Ticaret Prosedürlerinin Kolaylaştırılması Çalışma Grubu tarafından 1981 yılında kabul edilen 18 No'lu Tavsiye, ithalatçılar için geçerli olan ve "bankalarına tek girişli hesapları kabul etmeyi reddetmemeleri konusunda bilgi vermelerini" tavsiye eden basitleştirme tedbiri 4.1'i içeriyordu.

6. Belgeler için modern devlet standartları. Organizasyonel ve idari belgelerin özellikleri

Belgelerin hazırlanmasına ilişkin kurallar standartlarda ve diğer standardizasyon belgelerinde yer almaktadır. GOST R 6.30-2003 "Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Kayıt gereklilikleri" nin tanıtılması, yeni bir geliştirme aşamasının başlangıcıyla aynı zamana denk geldi.

27 Aralık 2002 tarihli 184-FZ sayılı Federal Kanun “Teknik Düzenleme Hakkında”. GOST R 6.30-2003 hükümleri, 1 Temmuz'da yürürlükten kaldırılan 10 Haziran 1993 tarih ve 5154-1 sayılı “Standardizasyon Hakkında” Rusya Federasyonu Kanununa dayanarak geliştirilmiş ve kabul edilmiş olduğu gerçeğine dayanarak dikkate alınmalıdır. , 2003 ve standardizasyona yönelik yeni koşullar yaklaşımları içinde geçerlidir.

"Teknik Düzenleme" Federal Kanunu uyarınca ana kaynaklar zorunlu gereksinimlerürünlere ve çelik üretim süreçlerine teknik düzenlemeler. Kanun standardizasyonu, üretim ve dolaşım alanlarında düzenin sağlanmasını amaçlayan, gönüllü olarak tekrar tekrar kullanılmak üzere kural ve özelliklerin oluşturulması faaliyeti olarak tanımlamaktadır. Standardizasyonun hedeflerinden biri teknik ve bilgi uyumluluğunu sağlamaktır. Kabul ile Federal Kanun“Teknik düzenleme konusunda” “standart” kavramının yorumu değişti. Daha önce standart, normatif bir belge olarak anlaşıldıysa (GOST R 1.12-99), artık Kanun, standartların gönüllü olarak uygulanması ilkesini benimsiyor.

Standardizasyona ilişkin düzenleyici belgeler, çeşitli belge türlerinin oluşturulması, sunulması ve yürütülmesi, belgelerin birleştirilmesi ve birleşik belgeleme sistemlerinin kullanımına ilişkin gereklilikleri ortaya koyar; teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırıcılarının oluşturulması ve kullanılması; yönetim alanındaki bilgi süreçlerinin otomasyonu, bilgi işlemenin teknik araçları; Belgelerle çalışma alanında kullanılan terminoloji.

Önemli bilgi desteği araçları, teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırıcılarının yanı sıra birleşik belge biçimleridir. Metodolojik ve örgütsel temeller Bilgilerin sınıflandırılması ve kodlanması konusunda çalışmalar yapılırken, belgelerin birleştirilmesi, Birleşik Teknik, Ekonomik ve Sosyal Bilgilerin Sınıflandırılması ve Kodlanması Sistemi (ESKK) ve Birleşik Dokümantasyon Sistemleri (UDS) standartlarında oluşturulmuştur. ESKK şunları içeren bir sistemdir: tüm Rusya teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcılarının yanı sıra tüm Rusya sınıflandırıcılarının geliştirilmesini, bakımını ve kullanımını düzenleyen düzenleyici ve metodolojik belgeler.

Sosyo-ekonomik alanda tüm Rusya sınıflandırıcılarının geliştirilmesi, benimsenmesi, uygulanması, bakımı ve uygulanmasına ilişkin prosedür, Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından belirlenir.

DSD, belirli ekonomik faaliyet türlerinde verilerin belgelenmiş sunumunu sağlayan, birbiriyle ilişkili bir dizi birleşik belge biçiminden oluşur; bunların uygulanmasının yolları; geliştirilmesi, sürdürülmesi ve uygulanmasına yönelik normatif ve metodolojik belgeler. USD gereklilikleri "Birleşik Dokümantasyon Sistemleri" serisinin standartlarında belirtilmiştir. İÇİNDE devlet standartları ofis işleri ve arşivleme alanındaki terminoloji sabitlendi (GOST R 51141-98), tüketici kağıt formatları için gereksinimler belirlendi (GOST 9327-60). Resmi mühürlere ilişkin gereklilikler GOST R 51511-2001'de belirlenmiştir. Bir dizi standartta " Bilgi Teknolojisi"otomatik bilgi sistemleri oluşturma (GOST 34.201-89; GOST 34.602-89; GOST 34.003-90, vb.), bilgilerin korunması ve elektronik dijital imzaların kullanımına ilişkin birçok sorun (GOST R 34.10-2001, GOST R 34.11-94, vb.) düzenlenir.

Bilgi erişim sistemlerinde birleşik belge biçimlerinin sistematikleştirilmesinin temeli, 30 Ocak 1993 tarih ve 299 sayılı Rusya Devlet Standardı Kararnamesi tarafından kabul edilen ve yürürlüğe konulan Tüm Rusya Yönetim Belgeleri Sınıflandırıcısıdır (OKUD). birleşik belge formları OKUD'a dahil edilmek suretiyle kayda tabidir. OKUD bölümleri değişen verimlilik ve eksiksizlikle yürütülür. OKUD'da belirtilen belge formları, birleştirilmiş belge formları albümleri halinde verilmektedir.

Organizasyondaki belgelerin yürütülmesini düzenleyen düzenlemelerin hazırlanması, mevcut mevzuat, standarda dayalı ve örnek talimatlar kurallar, birleşik formlar ve diğer normatif ve metodolojik gelişmeler organizasyondaki mevcut ofis yönetim sisteminin özelliklerini dikkate alarak. Bir kuruluşta yönetim belgelerinin hazırlanması ve yürütülmesi prosedürü şu düzenlemelerde yer alabilir: “Büro çalışması talimatları”, “Yönetmelikler”, “Belgelerin hazırlanmasına ilişkin kurallar”, “Birleşik belge formları tablosu”, “Form albümü”, “Birleşik belge formları albümü” ". Bu düzenlemelerin bileşimine ve içeriğine ve ofis işleri hükümlerinin aralarındaki dağılımına bağlı olarak kuruluş, listelenen düzenlemelerin tamamını veya bireysel olanları benimseyebilir. Bölümlerin sayısı, adları ve sırası, ayrıntı derecesi, örneklerin niteliği ve uygulamaların bileşimi, geliştiricileri tarafından belirlenir.

Çözüm

Hepsi incelendi düzenlemeler Hedefleri, oluşturuldukları andan depolama için arşive teslimine kadar otomatik belge işleme sistemlerini kullanan birleşik bir sistem oluşturmaktır. Her türlü kaynaktan tasarruf etmek ve belgeleri kullanan varlıklar arasındaki etkileşimi geliştirmek için. Ayrıca ticari markalar, coğrafi adlar ve bilgilerin kullanımına ilişkin diğer konularda ticari çıkarlarını korumak.

İşletmelerde ve kurumlarda organizasyon ve yönetim faaliyetlerinin ön koşulu dokümantasyondur. Organizasyon ve yönetim, çalışma durumlarının çeşitliliği ve tekrarı ve bunları çözmek için alınan eylemlerle karakterize edilir. Bu nedenle çok çeşitli belgeler ve bunların birleştirilmesi ve standartlaştırılması ihtiyacı

Belgelerin birleştirilmesi Benzer yönetim fonksiyonlarının uygulanmasını kaydeden yönetim belgelerinin bileşiminde ve biçimlerinde tekdüzelik oluşturmaktır.

Belgelerin standardizasyonu- bu, gerçekleştirilen birleşmenin ve zorunlu niteliğinin seviyesinin yasal olarak onaylanmasının bir şeklidir.

Birleşmenin özü belgelerin haksız çeşitliliğini azaltmak, formlarını, yapılarını, dil yapılarını ve işlenmesini, muhasebe ve depolama işlemlerini tekdüze hale getirmekten ibarettir.

Standardizasyonun özü Ofis işlerinde genel ve tekrarlanan kullanımları için öngörülen şekilde kabul edilen belgelerin geliştirilmesi ve yürütülmesi için uygulama için zorunlu, optimal kurallar ve gereklilikleri bir norm haline getirmekten oluşur. Geliştirme sonuçları eyaletlerarası (GOST), eyalet (GOST R), endüstri (OST) standartları ve işletmelerin, kurumların ve kuruluşların standartları (STP) şeklinde resmileştirilir.

Birleşik dokümantasyon sistemlerinin geliştirilmesinde geniş deneyim biriktirdik. Uzun süredir, organizasyonel ve idari belgelerin hazırlanmasına ilişkin gereklilikler konusunda ülkede GOST 6.38-72 yürürlükteydi. 1990 yılında standart, kullanımındaki yirmi yıllık uygulama dikkate alınarak bazı revizyonlara tabi tutuldu (GOST 6.38-90).

1 Temmuz 1998'de Rusya Federasyonu'nda GOST R 6.30-97 yürürlüğe girdi ve önemli değişiklikler ofis işlerinin bilgisayarlaştırılmasıyla bağlantılı olarak yönetim belgelerinin hazırlanmasında.

Şu anda GOST R 6.30-2003 yürürlüktedir. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümantasyon gereksinimleri;

Diğer birleşik dokümantasyon sistemlerinin (finansal, ticari, tedarik ve satış vb.) oluşturulması konusunda bazı deneyimler mevcuttur.

Belgelerin birleştirilmesi, kullanılan belge sayısını azaltmak, formlarını tiplendirmek, kaliteyi artırmak, işlemlerinin emek yoğunluğunu azaltmak, aynı ve ilgili yönetim işlevleri için çeşitli belgeleme sistemlerinin bilgi uyumluluğunu sağlamak ve daha verimli hale getirmek için gerçekleştirilir. bilgisayar teknolojisinin kullanımı.

Birleştirme çalışması şunları içerir:

· ilgili dokümantasyon sistemlerinden sorumlu bakanlıklar ve daireler tarafından yürütülen USDD'nin geliştirilmesi;

· cumhuriyetçi ve sektörel CSD'de sektörler arası (bölümler arası) DSD'nin tanıtılması;

· geliştirilen OKTEI'nin uygulanması;

· Bilginin güvenilirliğini ve daha da geliştirilmesini sağlamak amacıyla USD ve OKTEI'yi korumak;

· endüstrinin özelliklerini yansıtan ve USDD'ye dahil olmayan birleşik endüstri komplekslerinin geliştirilmesi ve ayrıca bunların devlet kaydı;

· Endüstrinin özelliklerini yansıtan teknik ve ekonomik bilgilerin endüstri sınıflandırıcılarının geliştirilmesi.

Belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonunun organizasyonel ve metodolojik yönetimi, iş ve kontrolün koordinasyonu, SD ve OKTEI'nin cumhuriyette uygulanmasını ve sürdürülmesini koordine etmek için ana kuruluş tarafından yürütülür. Endüstri düzeyinde bu çalışma, endüstride SD ve OKTEI'nin uygulanması ve bakımı için lider kuruluş tarafından yürütülmektedir.

Yönetim belgelerinin birleştirilmesi ve standartlaştırılması, yönetim işlerinin verimliliğini artıracak faktörlerden biri olarak değerlendirilmelidir. Belgelerin birleştirilmesi, bunların oluşturulması için rasyonel yapıların seçilmesi, rasyonel sayıda form oluşturulmasına ve yapılarının tiplendirilmesine dayalı olarak belgelerin tekdüzeliğe getirilmesidir.
Yalnızca yönetim belgeleri için değil aynı zamanda yeni sistemler için de geçerlidir. Örneğin seyahat, hava ve demiryolu biletleri birleştirildi.

Belge birleştirmenin temel ilkeleri şunlardır:

Genelden özele doğru birleştirme. Belirli bir belgeleme sistemi için bir form-örnek belge oluşturmak ve buna dayanarak belirli bir belgeleme sistemi, belirli belge türleri, belirli bir belge vb. için ayrıntıların bileşimini oluşturmaktan oluşur;

Belge formlarının ve bunların oluşturulması, taslak haline getirilmesi ve yürütülmesine ilişkin kuralların tekdüzeliği. Bu, belgelerin maksimum tiplendirilmesi ve kalıplanması, belge alanındaki verilerin konumunun birleştirilmesi, teknolojilerin ve geleneksel kısaltmaların geliştirilmesi yoluyla elde edilir;

Birleşmenin karmaşıklığı. Bu süreci gerçekleştirirken, belgenin oluşturulması, doldurulması, işlenmesi ve saklanmasının tüm aşamalarında belgeye ilişkin tüm gereklilikler sağlanmalıdır. Ayrıca kişinin psikofizyolojik yetenekleri ve parametreleri de dikkate alınmalıdır. teknik araçlar;

Bilgi içeriği. Bu, arama ve doğrulama amacıyla yalnızca belirli sorunları çözmek için gereken ayrıntıların belgelere dahil edilmesi anlamına gelir. yasal güç belge;

Belge türlerinin sayısını azaltmak. Örneğin ofis ekipmanlarının yaygın kullanımına yönelik yönetim yöntemlerinin iyileştirilmesiyle elde edilir;

Belge gereksinimlerinin istikrarı (devlet ve endüstri standartlarına göre oluşturulmuştur);

Teknik ve ekonomik bilgilerin mevcut sınıflandırma ve kodlama sistemleriyle arayüz;

Ekonomik. Bu, belgelerin dokümantasyon sistemine makul bir şekilde dahil edilmesi, formların yaygın kullanımı, belge formlarının rasyonel düzeni, optimal ayrıntı hacminin oluşturulması vb. yoluyla elde edilir.

Metinleri birleştirmenin 3 yolu vardır: şablon, anket ve tablo.

Şablon değişken bilgiler için boşluklar içeren bağlantılı metin biçiminde sabit bilgileri kaydetmenin bir yoludur. Bir şablon biçiminde bir dizi emir ve ifade oluşturulur.

Anket- sayfanın sol tarafında sabit bilgilerin yer aldığı ve sayfanın sağ tarafında hazırlanırken belgeye bir değişkenin girildiği birleşik bir metin sunma yöntemi. Organizasyonel ve idari belgelere yönelik birleşik dokümantasyon sisteminde, kabul, transfer ve işten çıkarılma emirleri anket yöntemi kullanılarak modellenmiştir; personel raporları ve açıklayıcı notlar. Anketlerin avantajları: belge hazırlama basitleştirilmiştir, yazma işi kolaylaştırılmıştır; Bilgilerin kopyalanması için önkoşullar oluşturulmuştur.

Masa- belirli bir prensibe göre yerleştirilmiş kırık metin: sabit bilgiler sütun başlıklarında ve kenar çubuklarında bulunur ve değişken bilgiler karşılık gelen sütun ve satırların kesişiminde bulunur. Büyük bir bilgi kapasitesine sahiptir, bilgileri kesin bir şekilde sınıflandırmanıza ve kodlamanıza ve verileri kolayca özetlemenize olanak tanır. Ancak daktiloda bu daha zordur.

Aşağıdakiler ORD'de tablo halinde sunulmaktadır: personel tablosu, tatil programı, personel siparişleri.

Yönetim belgelerinin birleştirilmesinin ve standartlaştırılmasının etkisi dolaylı (yönetim kalitesinin artırılması, ofis ekipmanlarının kullanımının verimliliği, finansal kaynakların devrinin hızlandırılması) ve doğrudan (belgelerle çalışırken işçilik maliyetlerinin (ve dolayısıyla ücret maliyetlerinin azaltılması) olabilir, bunların üretimi için malzeme tüketimi, ofis ekipmanı için özel sermaye yatırımları, ofis ekipmanının amortisman ve onarım maliyetleri).

Standardizasyon, aşağıdakileri sağlamak amacıyla normların, kuralların ve özelliklerin oluşturulması faaliyetidir:

Ürünlerin, işlerin ve hizmetlerin güvenliği;

Yaşam ve sağlık;

Teknik ve bilgi uyumluluğunun yanı sıra değiştirilebilir ürünler;

Her türlü kaynağın kaydedilmesi.

Ülkemiz topraklarında faaliyet gösteren tüm GOST'ler, hiyerarşik olarak organize edilmiş bir sınıflandırma sistemi ve GOST'lerin kendisi olan tek bir devlet standardizasyon sisteminde birleştirilmiştir.

Kurumun faaliyetlerinde kullanılan belge sayısının azaltılması, biçimlerinin tiplendirilmesi, hazırlanması ve işlenmesi için işçilik, zaman ve malzeme maliyetlerinin azaltılması, bilgiye ulaşılması, otomatik veri tabanlarının uyumluluğu amacıyla ülke ekonomisine yönelik çalışmalar yürütülmektedir. belgeleri birleştirmek ve birleşik belge sistemleri (USD) oluşturmak için.

DSD, belirli türlerdeki verilerin belgelenmiş sunumunu sağlayan, birbirine bağlı birleştirilmiş belge formları kümesidir ekonomik aktivite.

Bir yönetim sistemi oluşturmanın temeli, benzer yönetim sorunlarını çözerken oluşturulan yönetim belgelerinin bileşiminde ve formlarında tekdüzeliğin sağlanması olan birleştirme yöntemidir. Aynı zamanda, bütünleştirici otomatik veri işlemeyi sağlamak için teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırıcıları geliştirilmektedir.

Eyalet sistemi belgelenmiş yönetim desteği
(GSDOU), yönetim faaliyetlerinin belgelenmesinde ve kuruluşlardaki belgelerle işin organizasyonunda tek tip gereklilikler belirleyen bir dizi ilke ve kuraldır. kamu yönetimi işletmelerde.

Devlet Bütçe Eğitim Kurumunun temel amacı, kuruluşun belge akışını kolaylaştırmak, belgelerin sayısını azaltmak ve kalitesini artırmak, teknik araçların kullanımı için en uygun koşulları yaratmak ve modern teknolojiler Bilginin toplanması, işlenmesi ve analizi.

Devlet Bütçe Eğitim Kurumunun ana hükümleri dokümantasyon konularını kapsamaktadır. yönetim faaliyetleri, belgelerle çalışmanın organizasyonu, belgelerle çalışmanın mekanizasyonu ve otomasyonu.

Aşağıdaki belge türleri ayırt edilir:

Amaca göre (gerçekleri kaydetme araçları (otomatik protokoller, raporlar) ve belgeleri aktarma araçları (mektup, telgraf)).

Menşeine göre (resmi ve kişisel belgeler).

Forma göre (bireysel, standart, şablon).

Yürütme ve saklama açısından (kalıcı, uzun vadeli, geçici).

Derleme yerine göre (dahili ve harici).

İsme göre (emir, kararnameler, raporlar).

Yaratılış aşamalarına göre (alıntılar, kopyalar, orijinaller).

Kurum, kuruluş ve işletmelerin faaliyetlerinde kullanılan belge sayısının azaltılması, formlarının tiplendirilmesi, hazırlanması ve işlenmesinde işçilik, zaman ve malzeme maliyetlerinin azaltılması, otomatik veri tabanlarının ülke ekonomisine bilgi uyumluluğunun sağlanması amacıyla çalışmalar yapılmaktadır. belgeleri birleştirmek ve birleşik dokümantasyon sistemleri (USD) oluşturmak için gerçekleştirilir - belirli ekonomik faaliyet türlerinde verilerin belgelenmiş sunumunu, bunları yürütme araçlarını, düzenleyici ve düzenleyici hizmetleri sağlayan bir dizi birbirine bağlı birleşik belge biçimi öğretim materyalleri geliştirilmesi ve uygulanması hakkında. Bir yönetim belgesi oluşturmanın temeli, birleştirme yöntemidir - benzer OA_show(12) türlerini çözerken oluşturulan yönetim belgelerinin bileşiminde ve formlarında tekdüzelik oluşturmak; yönetim fonksiyonları ve görevleri.

Aynı zamanda, USD'de bulunan verilerin entegre otomatik olarak işlenmesini sağlamak için teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırıcıları geliştirilmektedir.

Şu anda operasyonda sekiz USD var:

· birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi;

· birleşik bankacılık belgeleri sistemi;

· bütçe kurum ve kuruluşlarının birleşik bir mali, muhasebe ve raporlama dokümantasyonu sistemi;

· birleşik raporlama ve istatistiksel dokümantasyon sistemi;

· İşletmelerin muhasebe belgelerinin raporlanması ve muhasebeleştirilmesi için birleşik sistem;

· birleşik işgücü dokümantasyon sistemi;

· Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu'nun birleşik dokümantasyon sistemi;

· birleşik dış ticaret dokümantasyon sistemi.

USD'nin geliştirilmesi ilgili bakanlık ve bu işlerle görevlendirilen daireler tarafından yürütülmektedir. DSD'nin güncel tutulması için, birleştirilmiş belge formlarının kontrol dizisinde gerektiği gibi değişiklik ve eklemeler yapılmasına yönelik önlemler alınmaktadır.

İşletmelerde, kurumlarda, kuruluşlarda, birleşme sonuçlarına dayanarak, belirli bir kuruluşun sorunları etkili bir şekilde çözmesi için gerekli ve yeterli olan birleşik belge biçimlerinin bir listesi olan tek bir normatif belge olan bir Belge Formları Tablosu derlenir. ve yönetim fonksiyonlarını yerine getirin. Aslında Belge Formları Tablosu, kuruluşta kullanılan belge formlarını sıralı bir biçimde içeren, aynı zamanda belgenin hazırlanma ve yürütülme aşamalarını gösteren bir referans kitabıdır. Tablo şeklinde derlenmiştir. İçindekiler'in temeli, kuruluşun tüm departmanları tarafından gerçekleştirilen işlevlerin sınıflandırılmasıdır.

Tabloya dayanarak, bu belirli kuruluşun, kurumun veya işletmenin okul öncesi eğitim kurumları için gerekli olan standart birleştirilmiş belge formlarının bir koleksiyonu olan bir Belge Formları Albümü oluşturulur.

Bir kuruluştaki belge formlarından oluşan bir albüm iki versiyonda sunulmalıdır:

Kuruluşun Ofis Yönetim Hizmetinde (ofiste) saklanan kağıt (referans örneği);

Elektronik kopya, her otomatik iş istasyonunda olması gereken.

Hem Albüm hem de belge formları kuruluş başkanı tarafından onaylanır.