"Uluslararası ticarette prosedürlerin basitleştirilmesi. Dış ticaret belgelerinin standardizasyonu ve birleştirilmesi" konulu sunum. “Belgelerin standardizasyonu ve birleştirilmesi Dış ticaret belgelerinin standardizasyonu ve birleştirilmesi” konulu sunum

KONU: YÖNETİM BELGELERİNİN BİRLEŞTİRİLMESİ VE STANDARDİZASYONU 1. Dokümanların birleştirilmesi ve standartlaştırılması: amaç, düzenleyici çerçeve, ilkeler 2. Birleştirme yöntemleri

Rusya'da tek bir bilgi alanı oluşturma ve onu küresel bilgi alanına dahil etme sorununu çözmek, ancak Rus ve yabancı bilgi sistemlerinin uyumlu hale getirilmesi ve etkileşimli tüm bilgi sistemlerinin bilgi uyumluluğunun sağlanması durumunda mümkündür.

Bilgi uyumluluğu, sistemin tek bir bütün olarak çalışmasını sağlayan, bağlantı noktalarındaki çeşitli parçaların birbirleriyle birleştirilmesine olanak tanıyan karşılıklı yazışması olarak anlaşılmaktadır.

Bilgi uyumluluğunun sağlanması, aşağıdakilerin birleştirilmesi ve standartlaştırılmasıyla sağlanır: bilgi teknolojisi araçları, bilgi taşıyıcıları, verilerin resmileştirilmiş tanımı için bir dil, bilgi sistemlerinin yapısı ve bunlardaki teknolojik süreçler.

Kelimenin geniş anlamıyla birleştirme, "belirli bir kümenin elemanlarını belirlenmiş özelliklere göre tekdüze hale getirmek veya belirli bir kümenin eleman sayısını azaltmaktır."

Belgelerin birleştirilmesi şu şekilde anlaşılmaktadır: belgeleme sistemlerinin oluşturulması için rasyonel yapıların seçimi, aşağıdakiler temelinde tekdüzelik sağlanması: rasyonel sayıda form oluşturulması; inşaatın tiplendirilmesi.

Belge birleştirmenin temel amacı, hem geleneksel koşullarda hem de yenilerinin kullanılması koşullarında yönetim sorunlarını etkin bir şekilde çözmek için gerekli ve yeterli bilgileri içeren istikrarlı belge kümeleri oluşturmaktır. Bilişim teknolojisi Verilerin toplanması, işlenmesi, iletilmesi ve saklanması için minimum maliyetle.

Birleştirmenin amacı her türlü ortamdaki belgeler olabilir. Birleştirme, belgelerin iyileştirilmesi için bağımsız bir yön olabilir veya aşamalardan birini oluşturabilir teknolojik süreç standardizasyon. İÇİNDE bu durumda standardizasyon, birleştirme sonuçlarının normatif birleştirilmesidir.

Belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonu uluslararası, bölgesel ve ulusal düzeyde gerçekleştirilir. Uluslararası düzeyde, belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması konularında öncü rol Uluslararası Standardizasyon Örgütü'ne (ISO) aittir. ISO kabul edildi uluslararası standartlar ele alınan sorunun çeşitli yönleriyle ilgili olarak:

ISO 216 -1975 Yazı kağıdı ve belirli basılı malzeme türleri. A ve B serilerinin tüketici formları; ISO 353 -1975 İş belgeleri ve belirli formlar. Boyutları ifade etme yöntemi; ISO 3535 -1977 Yerleşim anahtarı ve yapısal ızgara; ISO 6422 -1985 Standart formlar ticari belgeler için;

ISO 269 -1985 Yazışmalar için zarflar. Amaç ve boyutlar; ISO 51271 -83 Belgeler ve bilgiler. Terimler sözlüğü. Bölüm 1. Temel kavramlar; ISO/R 800 -88 Kavramlar ve terimler. Uluslararası birleşme; ISO 8439-90 Formların geliştirilmesi. Temel hükümler; ISO 11180 -1993 Posta adresleme

Açık bölgesel düzey BDT'de belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonu Eyaletlerarası Standardizasyon, Metroloji ve Sertifikasyon Konseyi tarafından gerçekleştirilir. Ulusal düzeyde, belgelerin birleştirilmesi Rostekhregulirovanie'nin örgütsel, metodolojik, düzenleyici ve teknik belgeleri temelinde kurum ve kuruluşların kendileri tarafından gerçekleştirilir.

Belgelerin yürütülmesi ve birleştirilmesine ilişkin düzenleyici çerçeve şöyledir: Ofis çalışmalarına ilişkin kurallar federal organlar yürütme organı" ; Rusya Federasyonu'nun birleşik dokümantasyon sistemleri (UDS) için eyaletler arası ve ulusal standartları: GOST 6. 10.3 -83 USD. Birleştirilmiş belgelerdeki bilgilerin iletişimsel bir formatta kaydedilmesi; GOST 6.10.4 -84 ABD Doları. Vermek yasal güç bilgisayar ortamındaki belgeler ve bilgisayar teknolojisiyle oluşturulan tipogramlar;

GOST 6.10.5 -87 ABD Doları. Örnek form oluşturmak için gerekenler. M.: Standartlar Yayınevi, 1987; GOST R 6. 30 -2003 ABD Doları. Birleşik sistemörgütsel- idari belgeler. Dokümantasyon gereksinimleri; GOST R ISO 15489 -1– 2007 SIBID. Doküman yönetimi. Genel gereksinimler. rehberlik belgeleri Rostekhregulirovaniya; Teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin tüm Rusya sınıflandırıcıları.

Seri 1 “Rusya Federasyonu'nda Standardizasyon” kapsamındaki GOST'ler belgelerin birleştirilmesi için de büyük önem taşımaktadır: GOST R 1. 0 -2004 Standardizasyon Rusya Federasyonu. Temel hükümler; GOST R 1.2 -2004 Rusya Federasyonu'nda Standardizasyon Rusya Federasyonu'nun ulusal standartları. Geliştirme, onaylama, güncelleme ve iptal etme vb. kurallar.

Birleştirmenin uygulanması, aşağıdaki ilkelerin uygulanmasına dayanmaktadır: belgeler için bir şablon formu oluşturulmasından ve buna dayanarak belirli belge biçimlerinin geliştirilmesinden oluşan genelden özele birleştirme; Belge formlarının oluşturulmasında tekdüzelik ve yapım ve tasarım kuralları, aşağıdakilerle sağlanır: metinlerin maksimum tiplendirilmesi ve şablonlanması, geliştirilmesi tekdüze gereksinimlerçeşitli yönetim seviyelerinin belgelenmesi, veri düzenlemesinin belge alanına göre birleştirilmesi;

birleştirmenin karmaşıklığı. Bunu gerçekleştirirken, belgenin oluşturulması, yürütülmesi, işlenmesi ve saklanmasının tüm aşamalarında belgenin tüm gereklilikleri sağlanmalıdır; bilgi içeriği, yani yalnızca çözüm için gerekli olan ayrıntıların belgelere dahil edilmesi belirli görevler veya bunların komplekslerini belirli bir doğrulukla ve ayrıca belgelere yasal güç kazandırmak; belgelerdeki ayrıntıların doldurulma sırasına göre gruplandırılması;

ayrıntıların yerleştirilmesi için izin verilen minimum alanların makul şekilde belirlenmesi; belge formlarının oldukça uzun bir süre kullanılmasına bağlı olarak belge gereksinimlerinin istikrarı; belgelerin dokümantasyon sistemine makul şekilde dahil edilmesi ve formların yaygın kullanımı nedeniyle maliyet etkinliği; ile eşleştirme mevcut sistemler teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırılması ve kodlanması.

Birleşme yönetim belgeleri olarak görüldü organizasyon faaliyetleri, yönetim alanındaki belgelerin işleyişinin verimliliğini arttırmayı amaçlamaktadır.

Yönetim belgelerinin birleştirilmesi aşağıdaki sorunların çözülmesini mümkün kılar: benzer işlevlerin ve görevlerin uygulanmasını kaydeden kurumsal belgelerin kompozisyonunu kolaylaştırmak; yönetim belgelerinin formlarını ve metinlerini, Rus devlet standartlarına dayalı otomatik hazırlamaya yönelik yönelimleriyle birleştirmek;

yapılandırılmış bilgilerin kullanımı yoluyla belge oluşturma maliyetini azaltmak; bilgisayarla otomatikleştirilmiş ofis çalışma sistemleri için birleşik belge metni şablonlarını kullanın; Yönetimin karar alma süreçlerini hızlandırın.

2. Birleştirme yöntemleri Belgeleri birleştirirken, esas ve biçimsel birleştirme yöntemleri kullanılır. İçerik birleştirme, belirli belge biçimlerinin ve sistemlerinin içeriğinin analiziyle ilişkilidir. Belgelerin çeşitli kriterlere göre sınıflandırılması esasına göre gerçekleştirilir.

Anlamlı birleştirme yöntemleri:: formların bileşimini oluşturmak (mevcut formların kısıtlayıcı isimlendirmelerini oluşturmak), standart formlar oluşturmak, örnek bir form kullanarak homojen görev grupları için birleşik bir belge modeli oluşturmak, kullanılan bilgi öğelerinin ve göstergelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması.

Rusya Federasyonu ölçeğinde kısıtlayıcı isimlendirme Tüm Rusya Sınıflandırıcısıdır. yönetim belgeleri(OKUD), Rusya'daki tüm kurum ve kuruluşlarda kullanılmak üzere onaylanmış birleşik yönetim belgeleri formlarının sistematik bir listesidir.

Bir sektör veya belirli bir kuruluş veya kurum ölçeğinde bu tür kısıtlayıcı terminolojiler, yönetim belgelerinin sektör (bölüm) sınıflandırıcıları, kurumsal belgelerin benzer sınıflandırıcıları veya belgelerin zaman çizelgeleridir.

Belge tabloları, Tabloları geliştiren kuruluşların karşılaştığı görev ve işlevlerin uygulanması için gerekli ve yeterli olan, durumu, kullanıcıları, hazırlama ve tamamlama teknolojisini gösteren, onaylanmış belge formlarının sınıflandırma şemalarıdır. Bu tür Tablolar çoğunlukla, kullanılan tüm belge setinin işlevlerine göre bölünmesi temelinde geliştirilir.

Yönetim belgeleri metinlerinin birleştirilmesi, düzenli olarak yinelenen yönetim durumlarının veya eylemlerinin içeriğini en doğru şekilde aktaran tek bir dilsel ifade biçiminin oluşturulmasından oluşur. Bireysel ifadeler, metnin bölümleri veya bir bütün olarak belgenin metni birleştirilebilir. Bunun sonucunda dokümanların daha hızlı hazırlanması mümkün hale gelir.

Metinleri birleştirme sürecinde aşağıdakiler gerçekleştirilir: belgenin amacını en iyi şekilde karşılayan metin yapısının birleştirilmesi, belgenin içeriğini ifade eden dil araçlarının birleştirilmesi, birleştirilmiş metinlerin standart biçimde geliştirilmesi tutarlı metin, şablon, anket veya tablo.

Birleştirilmiş belgelerin metni şu biçimde biçimlendirilir: tutarlı metin; şablon; anketler; tablolar; formların bağlantıları (tutarlı metin, anketler, tablolar şeklindeki kompozisyonlar).

Bağlantılı bir metin, içeriği bir dizi belgede her zaman tekrarlanan, içindeki sabit ve değişken bilgileri ayırt etme olasılığını dışlayan bir metindir. Bağlantılı metin birleşik belgeİle çeşitli türler bağlantılar (koordinasyon, kontrol, bitişiklik), yönetim eylemleri hakkında dilbilgisi açısından tutarlı bilgiler içerir.

Tutarlı metin her türlü mektup, kural, yönetmelik, tüzük ve idari belgenin hazırlanmasında kullanılır. Birleştirilmiş belgelerin tutarlı metinleri aşağıdaki bölümlerden oluşabilir: gerekli durumlar başlıklar ve numaralandırma. Tutarlı metin, belirli duruma bağlı olarak değişken bilgilerin tanıtılması için sabit bilgiler ve boşluklar içeren bir şablon temelinde oluşturulabilir.

Temel olarak tutarlı metin halinde sunulan birleşik metinlerde 3. tekil şahıs anlatım biçimi kullanılır. sayılar (Bakanlık itiraz etmez). Mesleki yönetim organları tarafından kabul edilen idari belgelerde 3. şahıs biriminden sunum şekli kullanılır. sayılar (“Ortaklar toplantısı karar verir”), bu da meslektaşlık ilkesinin bir yansımasıdır.

Komuta birliği ilkesini yansıtan idari belgelerde 1. şahıs biriminden sunum şekli kullanılmaktadır. rakamlar (“Sipariş veriyorum”, “Mecburumdur”, “Teklif ediyorum”) veya 1. çoğul şahıstan. sayılar (“soruyoruz”, “yönlendiriyoruz”). Açıklama notu gibi belgelerde sunum şekli 1. şahıs birimindendir. sayılar aynı zamanda belgelerin iş tarzı için de normdur (“gerekli olduğunu düşünüyorum”, “lütfen gönderin”). Tutarlı metinlerde kelimelerin anlamsal uyumlulukları dikkate alınarak seçilmelidir (“kontrol verilir”, “azarlanır”).

Şablon, belirli bir durumu karakterize eden değişken bilgilerle doldurulması amaçlanan sabit bilgiler ve boşluklar içeren birleşik bir metnin sunum biçimidir.

Şablon esas alınarak hazırlanan birleşik belgelerin tutarlı metinlerinde, doldurulacak kısmın belirtilen kalıcı bilgilerle tutarlı olması gerektiğine dikkat edilmelidir (“Genel Müdürün emri doğrultusunda”). Uzun ifadeler, bağımsız bir sözdizimsel birim olarak yeniden üretilen bir cümleyi temsil eder (“Tesis genel müdürünün emrinin yerine getirilmesi üzerindeki kontrol, personel departmanı başkanı N.I. Kuznetsov'a verilmiştir”).

Karmaşık belgelerin (yönetmelikler, tüzükler, talimatlar) tutarlı metinlerinde, dilsel ifadelerin paralelliği kullanılır (“Enstitünün ana görevleri: araştırma yapmak, öneriler hazırlamak, bilimsel deneyimi incelemek...”).

Tutarlı metinlerde ifadeler oluştururken, iş dilinde geliştirilen ve aşağıdakilerin yaygın kullanımıyla karakterize edilen ifade biliminin özellikleri dikkate alınmalıdır: sözlü isimler (“uygulama”, “geliştirme”), sözlü-nominal kombinasyonlar (“sağlamak) destek”), isim edatları (“temelinde”, “uyumlu”, “amaca yönelik”), karmaşık bağlaçlar (“bundan dolayı”, “bundan dolayı”).

Birleşik belgelerin tutarlı metni aşağıdakilerin kullanımıyla karakterize edilir: sıkıştırılmış sözdizimsel yapılar, doğrudan kelime sırasına sahip iki bölümlü tam ortak cümleler.

Tek parçalı olanlardan, kural olarak, yönetim eylemini en açık şekilde ifade eden kişisel olmayan ve kesinlikle kişisel ortak cümleler kullanılır (“Aşağıdaki sorumluluk dağılımını onayla”, “Müdürün vekiline atama talimatlarının uygulanması üzerinde kontrol) yönetmen bilimsel çalışma Ivanova K.S.").

Karmaşık cümleler şeklinde sunulan bağlantılı metinler şu yerlerde kullanılır: idari belgelerin beyan kısmında, mektupların, raporların giriş kısmında, açıklayıcı notlar, yapıları gereği karmaşık olan kanunlar, protokoller, talimatlar ve diğer belgeler.

Anket – birleşik bir metnin sunum şekli; bir nesnenin özelliklerinin belirli özelliklere göre verildiği. Anket formu, bir nesneyi belirli bir dizi özelliğe göre tanımlarken sözlü veya sayısal bilgi sunmak için kullanılır.

Anketteki sabit bilgiler özelliklerin genelleştirilmiş isimleri, değişken bilgiler ise belirli özellikleridir. Genelleştirilmiş özelliklerin (sabit bilgi) listesi ve bunları değişken bilgilerle doldurmak için boş satırlar dikey olarak düzenlenmiştir.

Genelleştirilmiş özelliklerin adı (sabit bilgi) ve özellikleri (değişken bilgi), yalın durumda bir isimle veya yalın durumda destekleyici bir isimle birlikte ("cinsiyet", "işe alma") bir ifadeyle ifade edilmelidir. Değişken bilgi göstergeleri dijital bilgilerle ifade edilebilir (“İşe alınma tarihi – 28.10.2006”). Anket metinleri organizasyonel, idari, mali ve muhasebe belgelerinde kullanılır.

Tablo, bir dizi özelliğe göre birkaç nesnenin özelliği olan bilgileri içeren birleşik bir metnin sunulma biçimidir. Tabloda kalıcı bilgiler, ilgili sütunlara girilen göstergelerin genel adları şeklinde sunulmaktadır. Tablolarda iki düzeyde metin bölümü bulunur: dikey düzey (grafikler) ve yatay düzey (satırlar).

Sabit bilgiler genelleştirilmiş göstergeler şeklinde sunulur ve sütunlara girilir. Değişken bilgiler sözlü veya sayısal biçimde sunulur ve satırlara girilir.

Tablonun sütunları numaralandırılmalıdır; tablo birden fazla sayfaya basılmışsa sonraki sayfalarda sütun numaraları belirtilir. Tabloda çok sayıda sütun varsa bunların başlıklarının tekrarlanması kabul edilebilir. Tablonun sütun ve satırlarının başlıkları ve alt başlıkları yalın tekil durumda isim olarak ifade edilmelidir. sayılar. Tablonun satır ve sütunlarının başlık ve alt başlıklarında sadece genel kabul görmüş kısaltma ve semboller kullanılmıştır.

Metni düzenlemenin tablo yöntemi, benzer yönetim durumları hakkında bilgi edinmenin veya yansıtmanın gerekli olduğu durumlarda kullanılır. Bir grup insanın yönetim durumlarını açıklayan idari belgelerde, tablo halindeki metin biçimleri kullanılır. Birleşik belge metninin bir kısmının bir tablo şeklinde oluşturulmasına izin verilir (siparişlerde - idari kısımda, belirli not türlerinde, kanunlarda - son kısımda).

Birleşik metinlerin sunulmasına yönelik formların bir kombinasyonu, tutarlı bir metnin bir anket veya tabloyla birleşimini içeren birleşik bir metnin sunulmasına yönelik entegre bir formdur.

Belgelerin resmi olarak birleştirilmesi yöntemleri: belge yapısının birleştirilmesi; belgelerin oluşturulması için genel sözdizimsel kuralların oluşturulması; belgelerdeki bilgileri kontrol etme yöntemlerinin birleştirilmesi; medya türlerinin ve belge formatlarının birleştirilmesi.

Belge birleştirmenin en önemli alanı makine yönelimidir. Makine odaklı, içerdiği bilgilerin bilgisayar teknolojisini kullanarak işlenmesi için tasarlanmış bir belgedir. Makine odaklı belgelerin bir türü, içerdikleri bilgileri otomatik olarak okumak üzere tasarlanmış, makine tarafından okunabilen belgelerdir.

Bir belgenin makine yöneliminin işaretleri: belgenin başlık kısmının ayrıntılarının kodlarını eklemek için bir kod bölgesinin varlığı; belgenin içeriğine ilişkin gösterge kodlarını girmek için belgenin yapısında özel sütunların veya alanların varlığı. Bu durumda kodlama için OK TESI kodları kullanılmalıdır;

belgenin içerik kısmında bilgisayar teknolojisi tarafından işlenecek verileri içermesi amaçlanan özel bir bölgenin (delikli bölge) kalın bir çizgiyle vurgulanması; Verilerin güvenilirliğini sağlamak için sağlama toplamı yöntemini kullanırken sağlama toplamlarını girmek için belgede özel sütunların veya satırların varlığı.

20. yüzyılın son üçte birinde, yeni bilgi teknolojilerinin geniş çaplı kullanımının başlamasıyla birlikte, birleştirme ihtiyacı sorusu ortaya çıktı. belgelenmiş bilgiözellikle yönetim alanında. 1971'de, birleşik dokümantasyon sistemleri ve teknik ve ekonomik bilgi sınıflandırıcılarının oluşturulmasına yönelik çalışmaları hızlandırmak için SSCB Hükümeti'nin özel bir kararnamesi kabul edildi. Gelişimleri şunlara dayanıyordu: fonksiyonel sistemler belgeler. Ülkemizde ilk defa yerli ve yabancı uygulamada bir sistem oluşturuldu. dokümantasyon desteği Tek tip bir dokümantasyon prosedürü oluşturmak için yönetim yönetim faaliyetleri devlet ölçeğinde. EGSD-1973 (Birleşik) kod adını aldı. hükümet sistemi ofis işi). Toplamda, Sovyetler Birliği'nde 16 birleşik dokümantasyon sistemi geliştirildi. Birleşik bir dokümantasyon sistemi, bu sistemin dokümanlarının birleştirilmesinin sonucudur.

Birleştirme, herhangi bir nesnenin (belgeler dahil) birleşik sistem Bu nesnelerin orijinal kümesinin biçimi, tekdüzeliği ve azaltılması (örneğin, belge formları veya türleri, bunların göstergeleri ve ayrıntıları). Birleşme mutlaka, dokümantasyon da dahil olmak üzere herhangi bir faaliyet alanında rasyonel (oldukça uzun bir süre için) tekdüzeliğin kurulmasına yol açar. Belgelerin birleştirilmesi, belgelerin tek bir sisteme indirgenmesi, biçim, tekdüzelik ve orijinal form veya belge türlerinin, bunların göstergelerinin ve ayrıntılarının azaltılmasıdır. Birleştirme, zorunlu olarak, oldukça uzun bir süre boyunca dokümantasyonda rasyonel bir tekdüzeliğin kurulmasına yol açar. Başka bir deyişle, belge birleştirmenin özü, belge biçimlerinin rasyonel bir bileşimini oluşturarak, bunları yapının, ayrıntıların, dil yapılarının ve belgelerin işlenmesi, kaydedilmesi ve saklanmasına ilişkin işlemlerin birliği yoluyla tekdüzeliğe getirerek haksız çeşitliliklerini azaltmaktır. Birleştirme sırasında, dokümantasyon sisteminde mevcut olan doküman zincirlerinden gereksiz ve mükerrer dokümanlar çıkarılarak doküman tür ve formlarının sayısında azalma sağlanır.

En çok kullanılan yönetim belgeleri farklı alanlar ve yönetim organları aynı şekilde oluşturulmalıdır. Bu, belgelerin ülke için birleşik bir kayıt tutma sistemine dahil edilmesini mümkün kılar, bunların hızlı işlenmesini ve yürütülmesini kolaylaştırır ve yalnızca kayıt tutan personelin değil, aynı zamanda tüm idari çalışanların belgelerle çalışmak için harcadığı zamanı azaltır. aparat - yöneticilerden sıradan çalışanlara.

Belgelerin birleştirilmesi, benzer yönetim işlevlerinin ve görevlerinin uygulanması sürecinde oluşturulan yönetim belgelerinin bileşiminde ve biçimlerinde, bunların işlenmesi, muhasebeleştirilmesi ve saklanmasına ilişkin işlemlerde tekdüzeliğin oluşturulmasıdır. Birleştirme, çok sayıda belgeyle çalışmayı kolaylaştırmanıza olanak tanır, iş bilgileri alışverişini basitleştirir ve hızlandırır. Yönetim belgelerinin birleştirilmesi, yönetim sorunlarını çözerken oluşturulan belgelerin bileşiminin ve belge formlarının birleştirilmesini içerir. Bir kuruluşun belgelerinin bileşiminin birleştirilmesi, yönetim sorunlarını çözmek için gerekli ve yeterli bir dizi belgenin seçilmesi ve birleştirilmesidir (sonuç olarak, kuruluşun belgelerinin bileşimi önemli ölçüde azaltılabilir). Belge formlarının birleştirilmesi, belgelerin amacına karşılık gelen bilgi göstergeleri ve ayrıntıların birleşik belge formlarında seçilmesi ve birleştirilmesi ve bunların hazırlanması ve yürütülmesi için tek tip gerekliliklerin oluşturulmasıdır. Ofis işlerinde birleşme şöyle olabilir bağımsız çalışma ve standardizasyon çalışmalarında bir aşamadır.

Standardizasyonun özü, iş belgelerinin hazırlanması, yürütülmesi, kaydedilmesi ve saklanması için en uygun kuralların ve gereksinimlerin geliştirilmesidir. öngörülen şekilde ve ofis işlerinde genel ve tekrarlanan kullanım için önerilir. Başka bir deyişle, belgelerin standardizasyonu, yönetimi kolaylaştırmak amacıyla belgeler için tek tip norm ve kuralların oluşturulmasıdır. Standardizasyon birleşmenin sonucudur, onun en yüksek biçimidir. Standardizasyon, yönetim belgelerinin geliştirilmesi ve yürütülmesine ilişkin temel kural ve gereksinimlerin yasal bir norm haline getirilmesi anlamına gelir. Standardizasyon sayesinde, aynı kurallara göre, alıcılar tarafından daha hızlı ve daha kolay algılanabilen çok büyük bir belge yığını oluşturulur.

Birleştirme ve standardizasyon çalışmasının sonucu, hem belirli belge türleri için standartlar (örneğin, bilimsel araştırma çalışmalarına ilişkin GOST Raporu. Yapı ve tasarım kuralları) veya bunların unsurları (örneğin, GOST Tüketici belgesi. Formatlar) ve birleşik belgeler için olabilir. sistemler ( örneğin, GOST R Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge hazırlama gereksinimleri). Birleşik dokümantasyon sistemleri, belirli yönetim ve yönetim türlerinde verilerin belgelenmiş temsilini sağlayan bir dizi birbirine bağlı belge biçiminden oluşur. ekonomik aktivite.

BİRLEŞTİRİLMİŞ DOKÜMANTASYON SİSTEMİ (UDS) Standartlaştırılmış bir tanıma göre birleştirilmiş bir dokümantasyon sistemi (UDS), “belirli bir faaliyet alanında yönetim için gerekli bilgileri içeren, tek tip kural ve gereksinimlere göre oluşturulan bir dokümantasyon sistemidir.” Gördüğümüz gibi, bu tanım iki kavramın özünü yansıtır: “dokümantasyon sistemleri” ve “belgelerin birleştirilmesi”. Belirli bir faaliyeti belgeleme ihtiyaçlarına göre bir dokümantasyon sistemi oluşturulmuşsa, birleşik bir dokümantasyon sistemi bu sistemin belgelerinin birleştirilmesinin sonucudur: belgeleri tek bir sisteme getirmek, biçimlendirmek, tekdüzelik ve orijinal form setini azaltmak veya belge türleri, göstergeleri ve detayları. Birleştirme, zorunlu olarak, oldukça uzun bir süre boyunca dokümantasyonda rasyonel bir tekdüzeliğin kurulmasına yol açar.

Birleşik bir dokümantasyon sistemi aşağıdakilere katkıda bulunur: 1) bilgi süreçlerinde el emeği maliyetinin azaltılması (sonuç olarak, bir kişinin belgeleri doldurması veya okuması için minimum çaba gerekir); 2) birleşik belge biçimleri elektronik işleme için uygun olduğundan elektronik bilgi işlem teknolojisinin yaygın kullanımı (bu, belgelerin yazılım, teknik ve bilgi uyumluluğunun sağlanması, uygun belge biçimlerinin, sınıflandırıcıların, sözlüklerin vb. geliştirilmesiyle elde edilir); 3) bilgi akışlarını kolaylaştırmak; 4) belge sayısının azaltılması; 5) belge kültürünün ve genel olarak bilgi kültürünün daha da geliştirilmesi.

Tüm bunlar bir arada ele alındığında, yüksek kaliteli bilgi elde etmede daha fazla verimlilik elde edildiğinden, belgelerdeki hataların sayısı azaldığından, manuel işlemler azaltıldığından, yönetim işinin yaratıcı doğası arttığından ve finansal maliyetler arttığından yönetim verimliliğinin artırılması mümkün olur. belgelerle çalışma gereksinimi azalır. Yukarıdakiler yalnızca aşağıdakiler için geçerli değildir: Rus küresi belgelerle çalışmak. Böylece ABD'de yapılan araştırmalara göre tek tek yazıp basılan bir resmi mektubun maliyeti 3 dolar 75 sente ulaşırken, form mektubu yani birleştirilmiş belge hazırlamanın maliyeti ise sadece 25 sent oldu.

Standardizasyon, birleşme sonuçlarının yasal olarak birleştirilmesinin bir biçimidir. Bu nedenle USD, öncelikle birleşik sistemin ana hükümlerini ve ikinci olarak da içerdiği tüm belgelerin tek biçimli biçimini tanımlayan bir dizi devlet standardıdır. Başka bir deyişle, birleşik dokümantasyon sistemi (UDS) şunları içerir: 1) devlet standartları; 2) birleşik belge biçimleri, 3) bunların kullanımına ilişkin yönergeler. Tüm USD'nin çekirdeği birleştirilmiş belge formlarından oluşur.

Tüm Rusya'nın birleşik formları sektörler arasıdır. Bu formlar, faaliyet türlerine ve yasal biçimlere bakılmaksızın, tüm kuruluşlarda bulunan tipik yönetim süreçlerini belgelemek için kullanılır. Bu formlar federal düzeyde onaylanmıştır. Tüm Rusya düzeyinde birleşik formların geliştiricileri Federal Arşiv Ajansı'dır. Federal hizmet eyalet istatistikleri, Rusya Maliye Bakanlığı, Merkez Bankası Rusya Federasyonu. Tüm kurum, kuruluş ve işletmelerde, bağlı oldukları kurum ve mülkiyet şekline bakılmaksızın ulusal birleşik belge biçimlerinin kullanılması zorunludur. Ulusal düzeyde birleşik belge biçimlerine bir örnek, Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 1 tarihli kararıyla onaylanan, emeğin ve ödemesinin kaydedilmesine ilişkin birleşik birincil muhasebe belgelerinin biçimleri olabilir.

Belge kompozisyonunun birleştirilmesinin sonuçları Belge Formları Tablosuna, belge formlarının birleştirilmesinin sonuçları ise Belge Formları Albümüne kaydedilir. Bakanlıklarda, bakanlıklarda ve belirli kuruluşlarda, birleştirme sonuçlarına göre kesinlikle yasal ve işlevsel olarak kullanılan belge formlarının sayısını azaltmak için, birleştirilmiş belge formları tabloları geliştirilmektedir.

BİRLEŞTİRİLMİŞ BELGE FORMLARI TABLOSU Birleştirilmiş belge formları tablosu, “kullanımı onaylanmış birleştirilmiş belge formlarının bir listesidir.” Yaklaşık bir Form Tablosu, bir işletmenin yönetim faaliyetlerinin işlevlerinin ve görevlerinin özellikleriyle uygulanması için gerekli ve yeterli birleşik belge biçimlerinin bir listesi olan tek bir normatif belgedir. yasal durum, hazırlık ve geçişin ana aşamaları, sunum ve kuruluş zorunlu form. Uygulamada Zaman Çizelgesi, belgeleri belgeleme veya hazırlama sürecini kolaylaştırmanın, belgelerdeki her türlü etkinliği kaydetmek için görsel bir şema oluşturmanın gerçek bir yoludur. Karnede bu kaydın yeri, zamanı, karar vericiler ve belge biçimine ilişkin katı kurallar yer alır. Zaman Çizelgesi, kim tarafından ve hangi ortamda üretildiklerine bakılmaksızın tüm belgeleri içermelidir.

Mevcut faaliyetlerde, Belge Formları Tablosu, kuruluşun kendi yönetim faaliyetlerini belgelemek için kullandığı belge formlarını sıralı bir biçimde içeren ve tümünü veya bunları belirten gerekli belge formlarının hızlı bir şekilde aranmasına olanak tanıyan bir referans kitabı görevi görür. belgenin hazırlanması ve yürütülmesinin ana aşamaları. Belge formları tablosunun amacı: - organizasyonda kullanılan belge formlarının kompozisyonunu optimize etmek ve bunları tek bir düzenleyici belgede birleştirmek; - kuruluşun faaliyetlerinde kullanılan belge formlarının işlevlere ve faaliyet alanlarına göre sınıflandırılması; - kuruluştaki belgeleri hazırlama prosedürünün birleştirilmesi ve düzenleyici birleştirilmesi; - belge formlarının birleştirilmesi; - yönetim faaliyetlerinde bilgisayar bilgi teknolojilerinin kullanımının verimliliğini artırmak için kuruluşun belgesel tabanını kolaylaştırmak.

Belge Formları Sayfasının geliştirilmesinin yanı sıra, Sayfada yer alan belge formlarını içeren ve kuruluşun belgelerinin kompozisyon ve formlarının birleştirilmesinin sonuçlarını birleştiren bir Belge Formları Albümü geliştirilmesi tavsiye edilir. Hem Albüm hem de belge formları kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Belge Formları Albümü temel alınarak belge formları tasarlanır. Belge formları albümü, Zaman Çizelgesi'nde bulunan birleştirilmiş belge formlarını içerir ve kuruluşun belgelerinin kompozisyonu ve formlarının yönetim işlevleri tarafından birleştirilmesinin sonuçlarını birleştirir. Ulusal birleşik belge formları, bilgisayarla işlenme olasılıkları dikkate alınarak geliştirilir. Bağlı oldukları kuruluş ve mülkiyet şekline bakılmaksızın tüm kurum, kuruluş ve işletmelerde kullanılması zorunludur.

Belge formları albümü, bu belirli kuruluşun, kurumun, işletmenin yönetimi için belge desteği için gerekli olan standart birleşik belge formlarının bir koleksiyonudur. Bir kuruluştaki belge formları albümü iki versiyonda sunulmalıdır: - kağıt (referans örneği) kuruluşun kayıt yönetimi hizmetinde (ofiste) saklanan ; - her otomatik iş istasyonunda bulunması gereken bir elektronik kopya.

Karakteristik Özellikler birleşik yönetim dokümantasyon sistemlerinde yer alan birleşik belge formlarının albümleri şunlardır: - formların oluşturulmasında tekdüzelik ve her sistemde yer alan belgelerin içeriğinin düzenlenmesi; yinelenen verilerin ve geleneksel olarak bunlara dahil edilen ancak belirli sorunların çözümünde kullanılmayan verilerin belgelerden hariç tutulması, bu, bir yönetim sorununu çözme sürecinde tek seferlik bilgi girişi elde etmeyi mümkün kılar; - Kullanılan terminolojinin birliği ve semboller göstergelerin ve belgelerin oluşturulmasına yönelik algoritmaların birleştirilmesine dayalı olarak, bir yönetim seviyesinden diğerine ve bir sistemden diğerine geçerken göstergelerin karşılaştırılabilirliğini sağlamayı mümkün kılan; - her belge türü için belirli bir nihai ayrıntı ve gösterge seti ve belge türlerinin ve belirli formların oluşturulması için birleşik modellerin oluşturulması; - Belge ayrıntılarının derlenmesi ve yürütülmesi için tüm belgeleme sistemlerinde ortak olan ve belirli özelliklerin söz konusu olduğu durumlarda belirlenen tek tip kuralların oluşturulması.

Belge formlarının Zaman Çizelgesi ve Albümünün kullanımı şunları sağlar: - kullanılan belge formlarının çözülen görevlerle uyumluluğu; - yönetim fonksiyonlarının uygulanmasının etkinliği; - belgelerin hazırlanması, yürütülmesi ve işlenmesi için harcanan çalışma süresinin azaltılması. DSD'ler, standardizasyon kuruluşları ve geliştiriciler tarafından, DSD'leri kullanan tüm yönetim yapıları ve kuruluşlar için zorunlu olarak konumlandırılmıştır. çeşitli teknolojiler yönetim için dokümantasyon desteği (DOU). En kapsamlı görev ve belge kümesi, birkaç yüz belge formu içeren, bir dizi normatif belge (standartlar) ve bunlara dayanarak geliştirilen birleşik yönetim belgeleme sistemleridir. En eksiksiz birleşik yönetim dokümantasyon sistemleri seti ve ilgili belge formları, her belge türünün USD'lerden birine ait olduğuna göre belirlenen kendi kod tanımını aldığı Tüm Rusya Yönetim Dokümantasyon Sınıflandırıcısı OK'de (OKUD) sunulmaktadır. ve bu sistem içindeki yeri. Bu kod tanımı, zorunlu kullanım için onaylanmış standart numuneye uygunluğu doğrular. Şu anda, Rusya Federasyonu'nda aşağıdaki birleşik yönetim dokümantasyon sistemleri mevcuttur.

BİRLEŞİK ORGANİZASYON VE YÖNETİM DOKÜMANTASYON SİSTEMİ. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi: - bir organizasyonun, işletmenin oluşturulmasına ilişkin dokümantasyon; - bir kuruluşun veya işletmenin yeniden düzenlenmesine ilişkin belgeler; - bir kuruluşun veya işletmenin tasfiyesine ilişkin belgeler; - devletin özelleştirilmesine ilişkin belgeler ve belediye kuruluşları, işletmeler; - işletmenin organizasyonunun idari faaliyetlerine ilişkin belgeler - kuruluşun, işletmenin faaliyetlerinin organizasyonel ve düzenleyici düzenlemelerine ilişkin belgeler; - bir kuruluşun veya işletmenin faaliyetlerinin operasyonel ve bilgi düzenlemesine ilişkin belgeler; - istihdama ilişkin belgeler; - işten çıkarılma ile ilgili belgeler; - tatil kaydına ilişkin belgeler; - teşviklerin kaydına ilişkin belgeler; - Disiplin yaptırımlarının kaydedilmesine ilişkin belgeler.

Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi (USORD) özel anlam ofis işleri için. Hemen hemen tüm ofis işleri hizmetleri, kuruluşun faaliyetlerinin yönü ve yasal şekli ne olursa olsun, bu sistemin belgelerinin çoğuyla çalışır. USORD bir eyalet standardı, birleştirilmiş belge formları albümü ve bunların doldurulması ve kullanılmasına ilişkin talimatlar içerir Eyalet standardı organizasyonel ve idari dokümantasyon için, ilki 1972'de yürürlüğe giren çeşitli baskılar vardı. Rusya Devlet Standardı Kararı, GOST R “Birleşik dokümantasyon sistemlerini onayladı. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belgelerin hazırlanmasına ilişkin gereklilikler”, 1 Temmuz 2003 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Bu standart, belgelerin hazırlanmasına ilişkin temel kuralları, formdaki bilgilerin içeriğine ilişkin gereklilikleri, adresleme, mutabakata varma, imzalama ve operasyonel belgelerin onaylanması.

BİRLEŞİK İLK MUHASEBE BELGELENDİRME SİSTEMİ. Birleşik birincil muhasebe belgeleri sistemi: - işgücü muhasebesi ve ödemesine ilişkin belgeler; - duran varlıkların muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler ve maddi olmayan duran varlıklar; - nakit işlemlerinin muhasebesine ilişkin belgeler; - malzemelerin muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler; envanter sonuçlarının kaydedilmesine ilişkin rehberlik; - düşük değerli ve aşınma ve yıpranma kalemlerinin muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler; - işin kaydedilmesine ilişkin belgeler sermaye inşaatı Ve onarım ve inşaatçalışır; - tarım ürünleri ve hammaddelerin muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler; - tahıl hareketinin kaydedilmesine ilişkin belgeler; - diğer mahsul ürünlerinin hareketinin kaydedilmesine ilişkin belgeler; - hayvanların hareketlerinin kaydedilmesine ilişkin belgeler; - hayvancılık ürünlerinin hareketinin kaydedilmesine ilişkin belgeler; - ürün satışlarının muhasebesine ilişkin belgeler; - ürünlerin muhasebesine, depolama alanlarındaki envanter kalemlerine ilişkin belgeler; - inşaat makinelerinin ve mekanizmalarının çalışmasının kaydedilmesine ilişkin belgeler; - işin kaydedilmesine ilişkin belgeler karayolu taşımacılığı.

BİRLEŞİK BANKACILIK DOKÜMANTASYON SİSTEMİ. Birleşik bankacılık belgeleri sistemi: - nakit dışı ödemeler için ödeme belgeleri; - ihraç, nakit ve bütçe işlemlerine ilişkin belgeler; - tavsiye notlarının mutabakatına ilişkin belgeler; - para birimi düzenlemesinin organizasyonuna ilişkin belgeler ve döviz kontrolü; - Bank of Russia kurumları arasındaki tavsiye notlarını kullanarak ödemelerin kontrolüne ilişkin belgeler; - banka kredi işlemlerine ilişkin belgeler; - para dolaşımına ilişkin belgeler; - banka ekstrelerinin belgeleri; - emanet muhasebesinin dokümantasyonu.

BÜTÇE FİNANSAL, MUHASEBE VE RAPORLAMA DOKÜMANTASYONUNUN BİRLEŞİK SİSTEMİ. Bütçe mali, muhasebe ve raporlama dokümantasyonunun birleşik sistemi: - mali dokümantasyon; - bütçe raporlamasına ilişkin belgeler; - için belgeler bütçe muhasebesi; - Rusya Federasyonu Hükümetine sunulan federal bütçenin uygulanmasına ilişkin raporlamaya ilişkin belgeler; - için belgeler mali tablolar sunulmak üzere federal bütçenin uygulanmasına ilişkin Hesap Odası Rusya Federasyonu.

Birleşik raporlama ve istatistiksel belgeleme sistemi: - ekonomideki kurumsal dönüşümlere, devlet dışı sektörün gelişimine ilişkin belgeler; - makroekonomik göstergeler ve ekonomik dengelere ilişkin belgeler; - Nüfusun geliri ve yaşam standardına ilişkin belgeler; - bilim ve yenilikle ilgili belgeler; - demografik göstergeler ve suçlara ilişkin belgeler; - Nüfusun ekonomik faaliyetlerine, işçilerin ödeme ve çalışma koşullarına ilişkin belgeler; - için belgeler toptan ticaret; - maliye ile ilgili belgeler (kamu maliyesi ve para dolaşımı, kuruluşun mali durumu); - için belgeler doğal kaynaklar ve güvenlik çevre, konut kamu hizmetleri, sağlık, turizm ve dinlenme, eğitim ve kültür, ücretli hizmetler; - endüstriyel istatistiklere ilişkin belgeler; - için belgeler tarım; - inşaat belgeleri; - dış ekonomik faaliyete ilişkin belgeler; - için belgeler perakende ticaret Ve catering; - ulaşım ve iletişim ile ilgili belgeler; - fiyatlar ve tarifelere ilişkin belgeler; - yatırımlara ilişkin belgeler.

İŞLETMELER İÇİN BİRLEŞİK MUHASEBE VE RAPORLAMA MUHASEBE BELGELERİ SİSTEMİ İşletmeler için birleşik muhasebe ve raporlama muhasebe belgeleri sistemi: - raporlama muhasebe belgeleri; - kayıtlar muhasebe; - öncelik muhasebe belgeleri; - formlar sıkı raporlama.

BİRLEŞİK İŞ DOKÜMANTASYON SİSTEMİ. Birleşik işgücü dokümantasyon sistemi: - işgücü piyasasının durumuna ilişkin dokümantasyon; - için belgeler çalışma ilişkileri; - çalışma yetkililerinin ileri eğitimine ilişkin belgeler; - işgücünün korunmasına ilişkin belgeler; - asgari tüketici bütçelerine ilişkin belgeler; - çalışma makamlarına yapılan itirazlara ilişkin belgeler.

RF'NİN EMEKLİLİK FONU İÇİN BİRLEŞİK DOKÜMANTASYON SİSTEMİ. Birleşik dokümantasyon sistemi Emeklilik Fonu RF: - fonların muhasebesi ve dağıtımına ilişkin belgeler; - ekonomik planlama faaliyetlerine ilişkin belgeler; - kontrol ve muayene faaliyetlerine ilişkin belgeler.

BİRLEŞİK DIŞ TİCARET DOKÜMANTASYON SİSTEMİ. Birleşik dış ticaret dokümantasyonu sistemi: - operasyonel ticari dokümantasyon; - nakliye belgeleri; - dış ticaret uzlaşma belgeleri; - sigorta dış ticaret belgeleri; - ithalat (ihracat) sırasında hazırlanan belgeler; - dış ticaret belgelerinin taşınması; - dış ticaret belgelerinin iletilmesi.

SONUÇ: Tüm birleştirilmiş sistemler, standartların yanı sıra, gerektiğinde güncellenen belirli belge dizilerini ve düzenleyici ve yasal düzenlemeleri içerir. öğretim materyalleri bu belgelerin doldurulması ve uygulanması. Çözülmesi gereken önemli sayıda görevin tekdüzeliği, bunları belgelemek için tek tip teknolojiler ve önemli miktarda zorunlu bilginin tekrarlanabilirliği, pratik amaçlar için bir dizi başka birleşik belgeleme sisteminin ve bunların temel gereksinimlerinin belirlenmesini mümkün kılmıştır. kullanmak. Yukarıdaki sistemlerin her biri, ilgili belgelerin üretimi ve yürütülmesi prosedürünü, muhasebe organizasyonunu ve depolama özelliklerini belirleyen düzenleyici belgeleri içerir. Belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılmasına yönelik çalışmalar yurtdışında da yürütülmektedir (Belçika, Büyük Britanya, Norveç, İsveç, Almanya, Çin Halk Cumhuriyeti ve diğer ülkelerde). Bu çalışmaya katılmak uluslararası kuruluşlar ISO, EEC ve diğerleri dahil. Birleşik dokümantasyon sistemleri doğrudan teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırıcılarıyla ilgilidir.

Sunumun bireysel slaytlarla açıklaması:

1 slayt

Slayt açıklaması:

2 slayt

Slayt açıklaması:

Okul öncesi eğitim sistemi birbiriyle bağlantılı üç bölümden oluşur: yönetim belgelerinin hazırlanması; belge işleme teknolojisi; takvim yılı boyunca belgelerin sistemleştirilmesi ve arşiv depolarının organizasyonu.

3 slayt

Slayt açıklaması:

Belirlenen sorunların her birini çözerken, uygulayıcılara ofis yönetimi alanında onaylanmış mevcut düzenleyici ve metodolojik belgeler rehberlik etmelidir. Devlet Komitesi Standardizasyon için Rusya Federasyonu ve Rusya Federal Arşiv Servisi.

4 slayt

Slayt açıklaması:

Büro çalışmasının normatif ve metodolojik temeli bir dizi yasa, yönetmelik ve metodolojik belgeler Kurumun mevcut faaliyetlerinde ve ofis yönetimi hizmetinin çalışmalarında belgelerin oluşturulması, işlenmesi, saklanması ve kullanılması teknolojisini düzenleyen. Organizasyonel ve idari belgelerin hazırlanmasına ilişkin temel gereksinimler GOST R 6.30-2003'te belirtilmiştir.

5 slayt

Slayt açıklaması:

Belgelerin birleştirilmesi - benzer yönetim durumları için tek bir tür ve çeşit belge kümesinin oluşturulması, bunların hazırlanması için tek tip formların ve kuralların geliştirilmesi, şablon metinlerin tasarlanması ve oluşturulması.

6 slayt

Slayt açıklaması:

Belgelerin standardizasyonu, gerçekleştirilen birleştirmenin ve zorunlu niteliğinin seviyesinin yasal olarak onaylanmasının bir şeklidir. Belgelerin birleştirilmesi, kullanılan belge sayısını azaltmak, formlarını tiplendirmek, kaliteyi artırmak, işlemlerinin emek yoğunluğunu azaltmak, aynı ve ilgili yönetim işlevleri için çeşitli belgeleme sistemlerinin bilgi uyumluluğunu sağlamak, daha fazlası için gerçekleştirilir. etkili kullanım bilgisayar teknolojisi. Standardizasyonun özü, ofis işlerinde genel ve tekrarlanan kullanımları için öngörülen şekilde benimsenen belgelerin geliştirilmesi ve yürütülmesi için en uygun kuralları ve gereklilikleri zorunlu bir norm haline getirmektir. Geliştirme sonuçları eyaletlerarası (GOST), eyalet (GOST R), endüstri (OST) standartları ve işletmelerin, kurumların ve kuruluşların standartları (STP) şeklinde resmileştirilir.

7 slayt

Slayt açıklaması:

Belgeler, kural olarak, antetli kağıda düzenlenir ve belirlenmiş bir dizi zorunlu ayrıntıya ve düzenlenme sırasına sahip olmalıdır. Belge formları - yazılı bir belgenin yazarını tanımlayan ayrıntıların bileşimi.

8 slayt

Slayt açıklaması:

BELGE FORMLARINDA GEREKLİ ŞARTLAR Dokümanlar formlar üzerinde hazırlanır. İki standart belge formu formatı kuruludur - A4 (210 x 297 mm) ve A5 (148 x 210 mm). Hem formda hem de onsuz yürütülen belgenin her sayfasının kenar boşlukları en az olmalıdır: 20 mm - sol; 10 mm - sağ; 20 mm - üst; 20 mm - daha düşük.

Slayt 9

Slayt açıklaması:

Detayların konumuna bağlı olarak formların iki versiyonu kurulur - açısal (Şekil A.1) - boyuna (Şekil A.2). Belge formları Ek A'ya uygun olarak düzenlenmiştir. Detayların bulunduğu alanların yaklaşık sınırları noktalı çizgiyle gösterilmiştir. Her bölge, içinde yer alan ayrıntılar kümesine göre belirlenir.

10 slayt

Slayt açıklaması:

Şekil A.2 - A4 formatındaki boylamasına formda ayrıntıların ve bölge sınırlarının konumu

11 slayt

Slayt açıklaması:

Detayların boyuna düzenlenmesi Sayfanın üst kısmının ortasına yerleştirilmesini varsayar ve genel bir form hazırlanırken kullanılır.

12 slayt

Slayt açıklaması:

Şekil A.1 - A4 formatındaki köşe formunda ayrıntıların ve bölge sınırlarının konumu

Slayt 13

Slayt açıklaması:

Ayrıntıların köşeye yerleştirilmesi, sayfanın sol üst köşesine yerleştirilmesini içerir ve bir harf formu tasarlanırken kullanılır.

Slayt 14

Slayt açıklaması:

Bir kuruluş için yapısal birimi, resmi aşağıdaki belge form türlerini oluşturun: - genel form; - mektup formu; - belirli bir belge türünün biçimi.

15 slayt

Slayt açıklaması:

16 slayt

Slayt açıklaması:

Genel Arma formunun ayrıntıları (buna hak kazanan kuruluşlar için); Kuruluşun amblemi (arması varsa, verilmemiştir); Ana kuruluşun adı (varsa); Kuruluşun adı; Ayrıntıların şablon kısımları (tarih ve belge numarası). Belge hazırlama yeri (şehir).

Slayt 17

Slayt açıklaması:

18 slayt

Slayt açıklaması:

Kuruluşun Arması'nın belirli bir belge türüne ilişkin formun ayrıntıları (buna hak kazanan kuruluşlar için); Kuruluşun amblemi (arması varsa, verilmemiştir); Ana kuruluşun adı (varsa); Kuruluşun adı; Belge türünün adı; Ayrıntıların şablon kısımları (tarih ve belge numarası); Belge hazırlama yeri (şehir).

Slayt 19

Slayt açıklaması:

20 slayt

Slayt açıklaması:

21 slayt

Slayt açıklaması:

Kuruluşun Arması için mektup formunun ayrıntıları (bunu yapmaya yetkili kuruluşlar için); Kuruluşun amblemi (arması varsa, verilmemiştir); Ana kuruluşun adı (varsa); Kuruluşun adı; Kuruluşa ilişkin referans bilgileri (posta adresi, telefon numaraları ve ayrıca kuruluşun takdirine bağlı olarak faks numaraları, adres) e-posta, Web sayfaları, banka hesap numaraları, banka kimlik kodu(BIC), lisans numarası ve tarihi; Ana durum kayıt numarası(OGRN) tüzel kişilik; kimlik numarası vergi mükellefi ve kayıt neden kodu (TIN/KPP); Ayrıntıların kalıp kısımları (tarih, belge numarası ve belge numarası ve tarihine bağlantı). Antetli kağıtlarda ayrıntıların aşağıdaki sınırlayıcı köşeleri yerleştirilir: Muhatap; Metnin başlığı.

22 slayt

Slayt açıklaması:

BELGE DETAYLARI - (Latince'den gerekli) - belgeler için mevcut kurallar veya yasalar tarafından sağlanan, bunlar olmadan işlemlerin yürütülmesi için temel teşkil edemeyecekleri, yokluğu belgeyi yasal güçten mahrum bırakan bir dizi zorunlu veri.

Slayt 23

Slayt açıklaması:

GOST R 6.30-2003 uyarınca “Birleşik organizasyonel ve idari bilgi sistemi. Belgelerin hazırlanması için gereklilikler" 30 detay, belgelerin hazırlanmasında ve yürütülmesinde kullanılır.

24 slayt

Slayt açıklaması:

Rusya Federasyonu devlet amblemi Rusya Federasyonu'nun bir konusunun arması bir kuruluşun amblemi veya ticari marka kuruluş kodu bir tüzel kişinin ana devlet kayıt numarası (OGRN) vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt nedeni kodu belgenin TIN/KPP kodu form kuruluşun adı belgenin kayıt tarihi belgenin kayıt numarası belgenin bağlantısı kayıt numarası ve tarihi belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer muhatap belgenin onay damgası çözüm başlığı belge işaretinin kontrol metni üzerindeki metin işaretine ekin mevcudiyeti üzerine belge vizelerinin onay damgası belge mührünün onaylanması belge kopyalarının tasdiki üzerine gösterim işareti icracı tanımlayıcı üzerinde işaret elektronik kopya belge

25 slayt

Slayt açıklaması:

01 - RUSYA FEDERASYONUNUN DEVLET BÜYÜMESİ “Rusya Federasyonu Devlet Amblemi Hakkında” düzenlemelerine uygun olarak, Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılması zorunludur: antetli kağıtlarda ve merkezi federal yürütme makamlarının antetli kağıtlarındaki mühürlerde diğer idari makamların antetli kağıtları

26 slayt

Slayt açıklaması:

02 - RUSYA FEDERASYONU KONUSUNUN ARMASI Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının arması, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının temsilci ve yürütme makamlarının belgelerinin formlarına yerleştirilmiştir. Armanın kullanımı ilgili mevzuat tarafından düzenlenir. düzenlemeler Federasyonun kurucu kuruluşlarının (kanunlar, tüzükler vb.) Rusya Federasyonu'nun bir şehrinin, bölgesinin arması, şehrin ve bölgenin temsilci ve yürütme makamlarının belgelerinde yer alır ve Rusya Federasyonu'nun şehir ve bölgelerinin düzenlemeleri ile düzenlenir.

Slayt 27

Slayt açıklaması:

03 - BİR KURULUŞUN AMBLEMİ veya TİCARİ MARKASI Bir kuruluşun amblemi veya ticari markası (hizmet markası), Rusya Federasyonu “On” yasasına uygun olarak belge formlarına eklenmiştir. ticari markalar, hizmet markaları ve malların menşei unvanları.” Amblemin görüntüsü, kurucu belgelere (tüzük, yönetmelikler) uygun olarak kuruluşun antetli kağıdına yerleştirilir. Forma Rusya Federasyonu Devlet Amblemi veya Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun arması yerleştirildiğinde amblem çoğaltılmaz.

28 slayt

Slayt açıklaması:

04 - ORGANİZASYON KODU Organizasyon kodu aşağıdaki kurallara göre girilir: Tüm Rusya sınıflandırıcısı işletmeler ve kuruluşlar (OKPO). Organlar için devlet gücü ve yönetim kodu, Tüm Rusya Devlet Otoriteleri ve Yönetim Organları Sınıflandırıcısına (OKOGU) göre girilir. Kod, bir belgenin elektronik olarak tanımlanmasının bir unsurudur ve belgelenmiş bilgilerin elektronik iletişim kanalları aracılığıyla aktarımını hızlandırmaya ve maliyetleri düşürmeye hizmet eder. olası hatalar Uzun ve anlaşılması zor kurum isimlerinin iletilmesinde ortaya çıkan sorunlar.

Slayt 29

Slayt açıklaması:

05 - BİR TÜZEL KİŞİNİN ANA DEVLET SİCİL NUMARASI (OGRN) Bir tüzel kişinin ana devlet sicil numarası, vergi makamları tarafından verilen belgelere uygun olarak eklenir.

30 slayt

Slayt açıklaması:

06 - VERGİ MÜKELLEFİ KİMLİK NUMARASI/KAYIT NEDEN KODU (TIN/KPP) Kayıt için vergi mükellefi kimlik numarası/sebep kodu, vergi makamları tarafından düzenlenen belgelere uygun olarak girilir.

31 slayt

Slayt açıklaması:

07 - BELGE FORM KODU Belge formu kodu, Tüm Rusya Yönetim Dokümantasyon Sınıflandırıcısına (OKUD) göre girilir. Belge form kodu, belgelenmiş bilgilerin elektronik iletişim kanalları aracılığıyla aktarımını hızlandırmaya ve olası hataları azaltmaya yarar. OKUD, Birleşik Dokümantasyon Sistemlerine (UDS) dahil olan birleştirilmiş belge formlarının adlarını ve kodlarını sunar.

32 slayt

Slayt açıklaması:

08 - KURULUŞUN ADI Kuruluşun adı, belgenin yazarının ortak adıdır ve kurucu belgelerinde yer alan isme uygun olmalıdır. Kuruluş adının üstünde, varsa ana kuruluşun kısaltılmış veya tam adı belirtilir. İsim açık yabancı dilörgütün kurucu belgelerinde yer aldığı ve Rusça adının altında veya sağında yer aldığı durumlarda çoğaltılır. Bir şubenin, bölgesel ofisin, temsilciliğin, yapısal birimin veya yetkilinin adı, belgenin yazarlarıysa ve "Kuruluşun adı" şartının altında yer alıyorsa belirtilir. Bir belgenin iki veya daha fazla kuruluş tarafından hazırlanması halinde antetli kağıt üzerinde hazırlanmaz. Bu durumda kuruluş adları rütbeye göre düzenlenir. Kuruluşların aynı sıralamada olması durumunda isimleri aynı seviyede, aksi halde alt düzeydeki kuruluşun adı üst düzeydeki kuruluşun adının altına yerleştirilir.

Slayt 33

Slayt açıklaması:

Slayt 34

Slayt açıklaması:

09 - KURULUŞ HAKKINDA REFERANS VERİLERİ Kuruluşa ilişkin referans verileri şunları içerir: posta adresi, telefon numaraları, OKPO kodu, OKUD kodu ve kuruluşun takdirine bağlı diğer bilgiler (telefaks numaraları, banka hesapları, e-posta adresi vb.).

35 slayt

Slayt açıklaması:

10 - BELGE TÜRÜNÜN ADI Kuruluş tarafından hazırlanan veya yayınlanan belge türünün adı tüzük (kuruluş düzenlemeleri) tarafından belirlenmeli ve OKUD tarafından sağlanan belge türlerine uygun olmalıdır. Belge türünün adı mektup formunda belirtilmez.

36 slayt

Slayt açıklaması:

11 - BELGE TARİHİ Bir belgenin tarihi, imzalanma veya onaylanma tarihidir; tutanaklarda toplantı tarihi, işlemde ise olayın tarihidir. Belgenin yazarı iki veya daha fazla kuruluş ise tarih, en son imza tarihidir.

Slayt 37

Slayt açıklaması:

Tarihin yazılma şekli belgenin niteliğine bağlıdır: düzenleyici belgeler vatandaşların ve kuruluşların haklarını tanımlayan ve mali nitelikteki bilgileri içeren sözlü-dijital tarihleme yönteminin kullanılması önerilmektedir, örneğin: 6 Temmuz 2006 - diğer durumlarda - dijital bir yöntem, örneğin: 07/06/2006. Ayın günü ve ay, bir noktayla ayrılmış iki çift Arap rakamıyla, yıl ise dört Arap rakamıyla yazılır. Tarihi farklı bir sırayla biçimlendirmek mümkündür: yıl, ay, ayın günü, örneğin: 2006.07.06.

Slayt 38

Slayt açıklaması:

12 - BELGE KAYIT NUMARASI Belge kayıt numarası, bir belgeye kayıt sırasında atanan dijital veya alfanümerik bir tanımdır. Kuruluşta oluşturulan tüm belgeler ile diğer kuruluş ve kişilerden alınan belgeler tescile tabidir. Bir belge üzerinde sicil numarasının bulunması, o belgenin kuruluşun bilgi dizisine dahil olduğunu ve onun kontrolü ve sorumluluğu altında olduğunu gösterir. No. 01 Belgenin kayıt numarası, terminolojiye göre vaka indeksi, muhabir, icracılar vb. hakkındaki bilgilerle desteklenebilen seri numarasından oluşur. No. 01-05 İçin dahili belgeler Siparişler, talimatlar vb. gibi kayıt numarası, belgenin olağan seri numarasıdır. İki veya daha fazla kuruluş tarafından derlenen bir belgenin kayıt numarası, bu kuruluşların her birinin kayıt numaralarından oluşur ve yazarların belgede belirtildiği sıraya göre eğik çizgi ile ayrılır. №01/10/7

Slayt 39

Slayt açıklaması:

13 - BELGE KAYIT NUMARASI VE TARİHİNE REFERANS Belge kayıt numarası ve tarihine yapılan atıf, yanıt verilecek belgenin kayıt numarasını ve tarihini içerir. Bağlantı yalnızca bir talebe yanıt olan belge türlerinde kullanılır, örneğin: mektuplar, sertifikalar, notlar vb. Ayrıntılardaki bilgiler alınan belgeden aktarılır.

40 slayt

Slayt açıklaması:

41 slayt

Slayt açıklaması:

14 - BELGENİN DERLENME VEYA YAYINLANMA YERİ “Kuruluşun adı” ve “Kuruluş hakkındaki referans verileri” ayrıntıları kullanılarak tespit edilmesi zor ise belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer belirtilir. Derleme veya yayın yeri, kabul edilen idari-bölgesel bölüm dikkate alınarak belirtilir ve yalnızca genel kabul görmüş kısaltmaları içerir.

42 slayt

Slayt açıklaması:

43 slayt

Slayt açıklaması:

15 - MUADİL Muhatap, bir takım kesin ve kesin bilgiler olarak kabul edilir. tam bilgi, belgenin muhatabına teslim edilebilmesi esasına göre. Alıcı kuruluşlar, bunların yapısal bölümleri, yetkililer ve bireyler olabilir. Kuruluşun adı ve yapısal birimi, aday durumda belirtilir, örneğin: ZAO Termika. Ayrıca, belge yapısal bir birime yönelikse kuruluşun adı, adının üstünde belirtilmelidir. JSC "Termika" Bilgi Sistemleri Üretim ve Uygulama Departmanı

44 slayt

Slayt açıklaması:

Belgenin hitap ettiği kişinin konumu datif durumda belirtilir, örneğin: OJSC Genel Müdürü Avtodizel S.I. Sergeev veya JSC Avtodizel Muhasebe Kıdemli muhasebeci A.A. Vlasov

45 slayt

Slayt açıklaması:

Bir belgenin birkaç benzer kuruluşa veya birden fazla kuruluşa gönderilmesi durumunda yapısal bölümler bir kuruluş, o zaman genel olarak belirtilirler, örneğin: Kostroma Bölgesi Bölge İdareleri

46 slayt

Slayt açıklaması:

Belge dörtten fazla muhatap içermemelidir. Çok sayıda alıcı varsa belge dağıtım listesi oluşturulur. "Alıcı" ayrıntıları bir posta adresini içerebilir. Posta adresinin unsurları, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kuralların belirlediği sırayla belirtilir. Mektup bir kuruluşa gönderilmişse, "Muhatap" ayrıntıları kuruluşun adını ve ardından posta adresini belirtir; örneğin: Yaroslavl İnşaat Koleji, st. Çaykovski, 7, Yaroslavl, 150003

Slayt 47

Slayt açıklaması:

Bir belgeye adres yazarken bir bireye alıcının baş harflerini ve soyadını, ardından posta adresini belirtin, örneğin: Sokolov A.A. st. Radishcheva, 5, daire 6, Rostov, Rostov bölgesi, Yaroslavl bölgesi, 152100

48 slayt

Slayt açıklaması:

16 - BELGE ONAY SINIFI Belge resmi veya özel olarak düzenlenmiş bir belge tarafından onaylanır. Onay damgası ONAYLANDI kelimesinden (tırnak işaretleri olmadan), belgeyi onaylayan kişinin unvanı, adının baş harfleri, soyadı ve onay tarihinden oluşmalıdır, örneğin: ONAYLANDI Genel Müdür JSC "Electronpribor" Kişisel imza A.I.

Slayt 49

Slayt açıklaması:

Bir belge birden fazla yetkili tarafından onaylandığında imzaları aynı seviyeye yerleştirilir. Bir belgeyi karar, karar, emir, protokole göre onaylarken, onay damgası ONAYLANDI (A, S, O) kelimesinden, resmi durumda onaylayan belgenin adı, tarihi, numarasından oluşur, örneğin: ONAYLAYAN Karar Genel Kurul toplantısı 07/05/2006 tarih ve 2 sayılı pay sahipleri Belge onay damgası belgenin sağ üst köşesinde yer almaktadır.

50 slayt

Slayt açıklaması:

17 - ÇÖZÜM Karar, belgede belirtilen konunun çözümüne (çözüm hazırlanmasına) ilişkin talimatlar içermektedir. Karar, görevin verildiği organizasyonu, yapısal birimi veya yetkiliyi tanımlar. Bu ayrıntılar, sanatçıların soyadlarını, baş harflerini, emrin içeriğini (gerekirse), son yürütme tarihini, imzayı ve tarihi içerir.

51 slayt

Slayt açıklaması:

17 - KARAR Birden fazla icracının bulunması halinde kararda ilk adı geçen kişi icradan sorumlu sayılır. Karar, kural olarak, ilgili lider tarafından orijinal belgenin üzerine metinsiz bir alanda el yazısıyla yazılır. Kararın ayrı bir kağıda çizilmesine izin verilir.

52 slayt

Slayt açıklaması:

18 - METİN BAŞLIĞI “Metnin başlığı” ifade eden bir belge niteliğidir. özet belgenin metni ve belge türünün adıyla tutarlı olmalıdır. Başlık şu sorulara cevap verebilir: Neyle ilgili? (kim hakkında?), örneğin: Oluşturma emri uzman komisyonu. Ne? (kim?) örneğin: İş tanımı baş uzman A5 formatında hazırlanan bir belgenin metni başlık içeremez. Belgenin başlığı, uygun kayıt formlarına kaydedilirken kaydedilir: dergiler, kartlar vb.

Slayt 53

Slayt açıklaması:

19 - KONTROL HAKKINDA İŞARETLEYİCİ “Kontrolde işaretle” özelliği, belgenin yürütülmesi sırasında kontrol altına alınmasını sağlamak amacıyla belgenin kontrol altına alındığı anlamına gelir. belirlenmiş son tarihler kararda veya standart uygulama son tarihlerinde belirtilir. GOST'a göre, yürütme üzerindeki kontrol işareti “K” harfi, “Kontrol” kelimesi veya damgası ile gösterilir.

54 slayt

Slayt açıklaması:

20 - BELGENİN METNİ Belgenin metni Rusya Federasyonu devlet dilinde veya resmi diller Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşları ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşları. Belgelerin metinleri tutarlı bir metin, bir anket, bir tablo veya bu yapıların bir kombinasyonu şeklinde hazırlanır. Bağlantılı bir metin genellikle iki bölümden oluşur. İlk bölüm, belgenin hazırlanmasının nedenlerini, gerekçelerini, hedeflerini, ikinci (nihai) - kararları, sonuçları, talepleri, teklifleri, tavsiyeleri belirtir. Metin son bir bölüm içerebilir (örneğin, emirler - beyanı olmayan idari kısım, mektuplar, beyanlar - açıklaması olmayan bir talep). Metin birkaç karar, sonuç vb. içeriyorsa, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış bölümlere, alt bölümlere, paragraflara bölünebilir. Komuta birliği esaslarına göre faaliyet gösteren kuruluşların belgelerinde (emir, talimat vb.) ve kuruluşun yönetimine yönelik belgelerde metin birinci şahıs olarak sunulur. tekil(“Sipariş veriyorum”, “teklif ediyorum”, “soruyorum”). Meslek organlarının belgelerinde metin üçüncü tekil şahıs olarak sunulur (“karar verir”, “karar verildi”). Ortak belgelerde metin birinci şahıs ağzından sunulur çoğul(“Sipariş veriyorum”, “karar verdim”). Protokol metni üçüncü çoğul şahıs olarak sunulmuştur (“dinledi”, “konuştu”, “karar verdi”, “karar verdi”). Kuruluşların hak ve yükümlülüklerini, yapısal bölümlerini (yönetmelikler, talimatlar) belirleyen ve ayrıca bir açıklama, gerçeklerin veya sonuçların değerlendirilmesini (kanun, sertifika) içeren belgelerde, metnin üçüncü tekil şahıs veya şahıs dilinde sunulma şekli veya çoğul kullanılmıştır (“bölüm görevleri yürütür”, “kurulan komisyon”). Harflerde kullanılır aşağıdaki formlar sunum: birinci çoğul şahıstan (“lütfen gönderin”, “değerlendirmeye gönderiyoruz”) birinci tekil şahıstan (“gerekli görüyorum”, “lütfen vurgulayın”) üçüncü tekil şahıstan (“bakanlık itiraz etmiyor) ”, “VNIIDAD mümkün olduğunu düşünüyor")

55 slayt

Slayt açıklaması:

21 - BİR UYGULAMANIN VARLIĞINA İLİŞKİN İŞARETLEYİCİ “Bir uygulamanın varlığına ilişkin işaretle” özelliği metnin altında bulunur ve iki şekilde biçimlendirilebilir. Uygulama metinde adlandırılmışsa, uygulamanın varlığına ilişkin işaret şuna benzer: Uygulama: 5 sayfa için. 3 kopya halinde. Belgenin metinde belirtilmeyen bir eki varsa adı, sayfa sayısı ve kopya sayısı belirtilir; birkaç ek varsa bunlar numaralandırılır, örneğin: Ek: 1) Toplantı tutanağı. Avtodizel OJSC'nin kurucuları, 7 sayfa. 1 kopyada. 2) OJSC Avtodizel atölyelerinin 3 yıllığına yeniden inşasına ilişkin taslak plan. 1 kopyada.

56 slayt

Slayt açıklaması:

22 - İMZA “İmza” detayı şunları içerir: belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun adı (belge bir belge formunda düzenlenmemişse tam, kısaltılmış - bir form belgesi üzerine hazırlanmış bir belgede), kişisel imza, imza transkripti (harfler, soyadı), örneğin: Genel Müdür Kişisel imza A.A. Kruglov OJSC "Polimermash" veya antetli kağıtta: Genel Müdür Kişisel imza A.A. Kruglov Bir belge, bir kuruluşun birden fazla yetkilisi tarafından imzalandığında, imzaları, tutulan pozisyona karşılık gelen sıraya göre birbirinin altına yerleştirilir, örneğin: Genel Müdür Kişisel imza A.A. Kruglov Baş muhasebeci I.A.'nın kişisel imzası. Zaytsev Bir belgeyi eşit pozisyondaki birkaç kişi tarafından imzalarken imzaları aynı seviyeye yerleştirilir, örneğin: OJSC Genel Müdürü Medtekhnika OJSC Yukon Kişisel imza Yu.A. Pashin Kişisel imza A.A. komisyon, belgeyi imzalayan kişilerin pozisyonlarını değil, dağılıma göre komisyon içindeki sorumluluklarını belirtir, örneğin: Komisyon başkanı Kişisel imza A.A. Krylov Komisyon üyeleri Kişisel imza I.I. Orlov Kişisel imza A.N. Mikhailov Kişisel imza N.N. Ivanov Belge, fiili pozisyonunu ve soyadını belirten veya geçici olarak memur olarak görev yaptığını belirten bir görevli tarafından imzalanabilir. Pozisyon başlığının önüne "For" edatının, el yazısı "Milletvekili" yazısının veya eğik çizginin konulmasına izin verilmez.

Slayt 57

Slayt açıklaması:

23 - BELGE ONAY STANDARDI “Belge onay damgası”, belgenin içeriği ile başka bir kuruluşun (yazarın değil) mutabakatını ifade eden bir gerekliliktir ve KABUL EDİLDİ kelimesinden, belgenin onaylandığı kişinin pozisyonundan (dahil) oluşur. kuruluşun adı), kişisel imza, imzanın transkripti ve onay tarihi, örneğin: ANLAŞMIŞ Sağlık Bakanlığı Müdürü Kişisel imza A.N. Svetlov Onayın mektup, karar, kanun vb. yoluyla yapılması durumunda. Onay damgası aşağıdaki şekilde hazırlanmıştır: ANLAŞMA Sigorta şirketi "Yaroslavia" Yönetim Kurulu Toplantı Kararı 05/03/2006 tarih ve 2 sayılı Tutanak

58 slayt

Slayt açıklaması:

24 - BELGE ONAY VİZELERİ Belge onayı, belgeyi onaylayan kişinin imzasını ve pozisyonunu, imzanın metnini (harfler ve soyadı) ve imza tarihini içeren bir belge onay vizesi ile verilir, örneğin: Şef hukuk departmanı Kişisel imza A.A.Ivanov 05/09/2006 Belgede yorum varsa vize şu şekilde verilir: Yorumlar eklenir Hukuk Departmanı Başkanı Kişisel imza A.A. Ivanov 05/09/2006 Yorumlar ayrı bir sayfada belirtilir, imzalanır ve belgeye eklenir. Vizeler, orijinalin son sayfasının arka yüzünün alt kısmına yapıştırılmıştır. idari belge ve ayrıca gönderilen belgenin bir kopyası (mektup).

Slayt 59

Slayt açıklaması:

25 - MÜHÜR Özel olarak tanımlanmasını ve hukuki geçerliliğinin teyit edilmesini gerektiren belgelere kuruluşun mührü yapıştırılır. Mühür baskısı, bir yetkilinin, olayla ilgili gerçekleri kaydeden kişilerin haklarını belgeleyen belgeler üzerindeki imzasının gerçekliğini tasdik eder. finansal araçlar ve orijinal imzanın onaylanmasını gerektiren diğer belgelerde. Mühür baskısı, belgeyi imzalayan kişinin iş unvanının bir kısmını kapsayacak şekilde takılmalıdır. Mali nitelikteki belgelerde mühür, "M.P." sembolüyle gösterilen, özel olarak belirlenmiş bir yere yapıştırılır. iş unvanını ve imzayı yakalamadan.

60 slayt

Slayt açıklaması:

26 - BİR KOPYANIN ONAYLANMASI HAKKINDA NOT Bir belgenin kopyası, orijinal belgenin bilgilerini ve onun tüm dış özelliklerini veya bir kısmını tamamen kopyalayan bir belgedir. Bir belgenin bir kopyasının aslına uygunluğunu tasdik ederken, “İmza” şartının altına “Doğru” tasdik yazısı yerleştirilir, kopyayı tasdik eden kişinin pozisyonu, kişisel imza, imza metni, imza tarihi sertifikasyon, örneğin: Doğru İK departmanı müfettişi Kişisel imza P.I. Lavrova 06/05/2006 Belgenin bir kopyasının kuruluşun takdirine göre belirlenen mühürle tasdik edilmesine izin verilmektedir.

Slayt açıklaması:

28 - BELGENİN YÜRÜTÜLMESİ VE DAVAYA GÖNDERİLMESİ HAKKINDA NOT Belgenin yürütülmesi ve dosyaya gönderilmesiyle ilgili not aşağıdaki verileri içerir: yürütüldüğünü gösteren belgenin tarih ve numarasına bir referans veya böyle bir belgenin bulunmaması kısa bilgi yürütme hakkında, “Dosyaya” kelimesi, belgenin saklanacağı vaka numarası, örneğin: 06/01/2006 No. 18 tarihli faks 01-08 No'lu dosyaya Kişisel imza 06/01/2006

63 slayt

Slayt açıklaması:

29 - BELGENİN KURULUŞ TARAFINDAN ALINDIĞINA İLİŞKİN İŞAREt Belgenin kuruluş tarafından alındığına ilişkin işaret, bir sonraki seri numarasını ve belgenin alındığı tarihi (gerekirse - saat ve dakika) içerir. Bu detay, belgenin ilk sayfasının ön yüzünün altına veya arkasına elle veya damga şeklinde yapıştırılır.

64 slayt

Slayt açıklaması:

30 - BİR BELGENİN ELEKTRONİK KOPYASININ TANIMLAYICISI Bir belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı, belgenin her sayfasının sol alt köşesine yerleştirilen ve bilgisayar ortamındaki dosyanın adını, tarihini içeren bir işarettir (altbilgi). ve kuruluşta yüklü olan diğer arama verileri.

"İnsan Kaynakları Departmanı" - İş güvenliği. Ana sistem arayüzleri. Otomatik görevler. Genel bilgi. Otomatik sistem. Çıktı belgeleri. Analog - 1C: Maaşlar ve personel. Veri akış diyagramı. Belgeleri girin. Teknik araçlar. Yazılım. Otomasyonun amacı ve amacı.

"Kurumsal Yönetim" - Tasarım organizasyon yapısı. Kurumsal yönetim sisteminin tasarımı. İş süreçleri. Son 3-8 yılda kurulan büyüyen işletmeler. Sorunlar ve sapmalar. Bir iş süreci modeli oluşturmak. Düzenleyici belgelerin oluşumu. Günümüzün ekonomik gerçekleri. Belge ve rapor oluşturma yetenekleri.

“Arka ofis” - Arka ofis 1 arka ofis 2 arka ofis 3. Kullanıcı dostu (sezgisel ve güzel arayüz). Programcı programcı programcı. MIDL işi 2. Erişim, İK yöneticisi vb. Otomasyon konsepti seçimi. Kuralların yanı sıra trafik kontrolörleri ve trafik kontrolörleri de ortaya çıktı. Merkezi olmayan (dağıtılmış) ARKA OFİS.

“İşletmelerde BT Kalıpları” - İşletmelerde BT Kalıpları – operasyonları optimize etme. Şirket stratejisi ve kurumsal bilgi sistemi. Zachman modeli - III. İşletme - muhasebede BT şablonları. Şirketin stratejisini uygulamaya yönelik bir mekanizma olarak bilgi teknolojisi kalıpları. İşletmeler için BT Şablonları – Talep Üzerine Özelleştirme. Kurumsal mimaride bir değişiklik olarak BT uygulaması. İş dünyasındaki BT şablonları – iş süreci otomasyonu.

"Akıllı Sistemler" - Akıllı bir sistem tasarlamanın adımları. Temel özellik akıllı sistemler- uyarlanabilirlik. İşletmedeki değer zincirleri. Akıllı sistemler oluşturmanın temeli Değer Zincirleridir. Uyarlanabilir bilgi sistemi. Bir entegre devre tasarlarken “olması gerektiği gibi” modelini kullanmak gerekir. Örgütün “olması gerektiği gibi” birleşik bir modelini oluşturmak.

"Organizasyon Bilgi Sistemi" - Parçalar hukuki destek. Teknik araçlar. Bilgi sistemlerinin işlevsel kriterlere göre sınıflandırılması. Organizasyon biçimleri teknik destek. Diğer sistemler (IS kılavuzları). Organizasyon personeli. Bilgi sistemi- birbirine bağlı bir fon seti. Sistem. Destek - birleştirilmiş bilgilerin sınıflandırılması ve kodlanması için bir dizi birleşik sistem.

20. yüzyılın son üçte birinde, büyük ölçekli
Yeni bilgi teknolojilerinin kullanımıyla ilgili soru ortaya çıktı
Dokümante edilmiş bilgiyi birleştirme ihtiyacı,
öncelikle yönetim alanında. 1971 yılında kabul edildi
SSCB Hükümeti'nin hızlandırmaya ilişkin özel kararnamesi
birleşik dokümantasyon sistemleri oluşturmaya çalışmak ve
Teknik ve ekonomik bilgilerin sınıflandırıcıları. Onların
geliştirme fonksiyonel sistemler temelinde gerçekleştirildi
belgeler.
Ülkemizde aslında ilk defa yerli ve
yabancı uygulama, bir dokümantasyon sistemi oluşturuldu
Tekdüze bir düzenin kurulması amacıyla yönetimin sağlanması
Yönetim faaliyetlerini büyük ölçekte belgelemek
devletler. EGSD-1973 (Birleşik) kod adını aldı.
devlet kayıt tutma sistemi). Genel olarak
Sovyetler Birliği'ndeki karmaşıklık 16 geliştirildi
birleşik dokümantasyon sistemleri.
Sonuç, birleşik bir dokümantasyon sistemidir
bu sistemin belgelerinin birleştirilmesini gerçekleştirmek.

Birleşik belge formu

Birleşik birincil muhasebe belgeleri sistemi.

Birleşik bankacılık belgeleri sistemi.

Bütçe mali, muhasebe ve raporlama dokümantasyonunun birleşik sistemi.

İşletmeler için birleşik muhasebe ve raporlama dokümantasyonu sistemi

Birleşik emek dokümantasyon sistemi.

Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu'nun birleşik dokümantasyon sistemi.

Birleşik dış ticaret belgeleri sistemi.