Evrak ve günlüklerin temelleri. Ofis işleri ve evrak akışı nedir? Belgelerin yürütülmesinin kontrolü - işin organizasyonu

Malzemeye bakın: güncel örnekler, uzmanlardan not diyagramları, hazır belge rotaları. Materyaller ofis işlerini doğru bir şekilde organize etmenize ve yönetim ve düzenleyici makamlarla sorun yaşamamanıza yardımcı olacaktır.

İlgili malzemeler:

Kısaca ofis işi nedir?

Veya dokümantasyon yönetimi desteği (DMS) - belgelerle çalışmanın tüm aşamalarını etkileyen bir dizi süreç. Genellikle belge akışı olarak anlaşılır ancak bu iki kavram, aynı anlama gelmelerine rağmen farklıdır. yakın ilişki kendi aralarında. Belge akışı- bu yalnızca makalelerin oluşturulması ile arşivlenmesi arasında bir ara aşamadır.

Referans: Büro işi kavramı yasalara da yansıyor. Okul öncesi eğitim kurumu bilgi, yayıncılık ve kütüphane bilimine yönelik bir standartlar sistemi tarafından düzenlenir.

Şirketin 9 ana ofis süreci

Dergideki 9 kopya kağıdının tamamını indirin

Vurgula aşağıdaki türler ofis işi:

genel- genel belgelerin bakımı;
özel- örneğin belirli kağıtlarla çalışın, personel, muhasebe, sır vb.

İÇİNDE devlet şirketleri Belgelerle çalışma algoritması kanunla düzenlenir. Özel firmalar, belge akışının ve ofis işlerinin nasıl yürütüleceğine bağımsız olarak karar verme hakkına sahiptir.

Ofis çalışmasının 3 ana alanı

Dokümantasyon - evrakların hazırlanması, yürütülmesi, koordinasyonu, üretimi;
Belgelerle çalışmanın organizasyonu - hareket, yürütme kontrolü, depolama ve kullanım;
Sistemleştirme - belgelerin saklanmak üzere aktarılması, kasalara yerleştirilmesi, imha edilmesi vb.

Kuruluşun temel düzenlemeleri

Ofis işinin bileşenleri her tür ve amaçtaki organizasyonlarda aynıdır. Bir okul öncesi eğitim kurumunu sürdürmenin hangi yöntemi olduğu önemli değildir - kağıt veya elektronik, kağıtlarla çalışmanın özelliklerini dikkate almalı ve ayrıntılara dikkat etmelisiniz.

Ofis çalışmalarının görevleri ve işlevleri

Kayıt tutma, vergi, muhasebe, yönetim muhasebesini düzenlemenize, gelen mektuplara hızlı yanıt vermenize, iyileştirmeler yapmanıza olanak tanır geri bildirimçalışanlarla. Etkileşimin verimliliği ve hızı, belge akışının ve okul öncesi eğitim sisteminin ne kadar iyi organize edildiğine bağlıdır. dahili hizmetler kuruluşlar. Evrakların hazırlanması, aktarılması ve arşivlenmesiyle şu veya bu şekilde bağlantılı olan kuruluşun tüm çalışanları, ofis işinin ve belge akışının temellerini bilmelidir.

Çalışanların aşağıdaki işlevleri yerine getirmesi gerekmektedir:

birleşik belgelerin zaman çizelgelerini ve albümlerini geliştirmek, uygulamak, sürdürmek;
formları geliştirmek ve tasarlamak;
gönderilen ve alınan evrakların iletme işlemlerini yürütmek;
giden, gelen ve dahili belgeleri kaydetmek;
imza için yönetime sunulan evrakların doğruluğunu kontrol etmek;
belgelerin yürütülmesini düzenlemek;
metinler oluşturmak;
bir dosya terminolojisi geliştirmek, bunların depolanmasını ve operasyonel kullanımını sağlamak;
tüm departmanlardaki evrak işlerini kontrol etmek;
çalışma yöntemlerini ve biçimlerini iyileştirmeyi amaçlayan etkinliklere katılın.

GOST “Bilgi, kütüphane ve yayıncılık standartları sistemi”nde belirtilen ofis çalışma standartlarını gözden geçirin. Organizasyonel ve idari belgeler. GOST R 6.30-2003'ün yerini alan Belgelerin hazırlanması için gereklilikler". Temel kuralları bilmek, işinizde hatalardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

"Sekreterin El Kitabı" dergisinde.

Çalışmanızda GOST R 7.0.97-2016'yı kullanın

Ofis işleri için GOST'u indirin

Ofis işleri ve belge akışının organizasyonunun genel şeması

Ofis çalışmasının temellerini, evrak hazırlama ve bakım kurallarını, organizasyon içindeki ve dışındaki hareketlerinin özelliklerini öğrenin. Kağıtlarla çalışmanın ana nüanslarını özetleyen, şirket tarafından onaylanan Talimatların noktalarına uyun.

Çalışmanızda uzman yorumlarıyla birlikte örnek Talimatları kullanın

Örneği indir Genel şema

Süreçlerde kafanın karışmaması için çalışma kurallarını ve acemi bir uzman için hangi eylemlerin gerçekleştirileceğini açıklayacaktır. İşin özünü anlayana, kağıtları işlemek, taşımak ve saklamak için kendi algoritmanızı geliştirene ve ofis işinin temel şartlarını hatırlayana kadar ona güvenin.

Gelen belge akışlarının organizasyonu Gelen derken, kağıt veya kağıt üzerinde oluşturulan her türlü belgeyi kastediyoruz. elektronik form

diğer şirketlerde. Bunlar mektuplar, faturalar, teklifler ve ofis işlerinin diğer unsurları olabilir.

Kaosu önlemek için bunları zamanında işleyin:
belgeyi kaydedin - alınma tarihini ayarlayın ve bir numara atayın;
kağıtları onlarla ilgilenecek veya saklayacak departmana aktarın;
belgenin iş için kabulünün kaydedilmesi;
Uygulamayı, yanıtı veya alınan önlemleri işaretleyin;

Lütfen bu ofis kurallarına kesinlikle uyun. Bir şirket çok sayıda kağıt ve dosya alırsa, onlarla çalışmayı optimize etmek için özel programlar kullanın. Bazıları son teslim tarihleri, belgelerin hazırlığı vb. hakkında bir bildirim sistemi ile donatılmıştır.

Gelen yazışma günlüğü

Belgeyi indir

Giden belge akışlarının organizasyonu

Giden belgelerin yolu, onlarla çalışma kurallarına ve türlerine göre belirlenir. Genellikle sekreterle başlar. Bildiri düzenlendikten sonra imza ve onaylama hakkına sahip olan kişiye teslim edilir. Ancak o zaman belge dış yetkililere gönderilir.

6 hatırlatıcının tamamını indir

İçin verimli çalışma Giden belgelerin akışıyla birlikte yönetim sorumlu kişileri atar. Çoğu zaman bunlar sekreterler, ofis yöneticileri, personel memurları, muhasebeciler veya diğer çalışanlardır. Evrakların alıcıya zamanında iletilmesini sağlamak için her aşamada hareketlerini izleyin ve sonunda hataları kontrol edip kayıt olun.

Masa. Giden e-posta iş akışlarına katılanlar

Günlükteki tablonun tamamını indirin

Ofis işlerinde iç belge akışlarının organizasyonu

İÇİNDE büyük şirketler büyük sayı dahili belgeler. Onlarla resmi olarak çalışma yapılırsa bir kısmı kaybolabilir farklı aşamalar. Amacınız süreci onların yollarını kısaltacak ve kayıpları önleyecek şekilde organize etmektir.

Önemli! Kayıt aşamasını izleyin; farklı kağıtlara bir numara atamak genel düzensizliğe ve kafa karışıklığına neden olacaktır.

Masa. Ana faaliyet için sipariş rotası

Talimatlarda açıklanan kurallara göre belgelerle çalışmak için bir algoritma oluşturun. Bölümde çalışan birkaç uzman varsa, sorumlulukların kapsamını belirleyin; örneğin, biri yalnızca dahili belgelerle, ikincisi harici belgelerle çalışır.

Ofis işlerinden kim sorumlu?

Kuruluşun başkanı ofis işlerinden sorumludur ve yönetim kurulu veya başkan ile sekreter kurumsal yönetim belgelerinden sorumludur. Sorumluluk konusunu ele alırsak, hiçbir durumda normatif kanun sabit değil. Şirket içinde emirler, talimatlar, iş tanımları vb. ile sabitlenir.

Kayıt tutma ve belge yönetimi sorumluluklarıyla görevlendirilen şirketin herhangi bir çalışanı, müfettişlerin incelemesine tabi olmayan belgelerin taşınması, işlenmesi, gönderilmesi ve diğer işlerden sorumludur. Büyük şirketlerde birkaç sorumlu kişi atanır veya özel bir hizmet oluşturulur.

Ofis işlerinin sorumluluğunu resmileştirmenin temel yolları

Yöntem No.1. Herhangi bir çalışanın iş tanımına fonksiyonların dahil edilmesi

Şirketin herhangi bir çalışanına, iş tanımında belirtilen ek işlevlerle birlikte kayıt tutma sorumluluğu verilmiştir. Sorumluluklar belirlenmemişse tartışmalı durumlar Sorumluluk liderin omuzlarına düşecek.

Yöntem No.2. Sorumlulukların çalışanlar arasında dağılımı

Kayıt tutma sorumluluklarını dağıtırken, işlevler servis çalışanları ve yapısal birimlerdeki uzmanlar arasında paylaştırılır. Bu durumda Ofis Çalışma Talimatları kimin hangi çalışma alanından sorumlu olduğunu açıkça belirtir.

Yöntem No.3. Sekreterlere ofis sorumluluklarının atanması

İÇİNDE personel masası ofis işlerinden ve belge akışından sorumlu olan sekreter veya ofis yöneticisi pozisyonunu tanıtırlar. Sorumlulukları görev tanımında belirtilmiştir ve iş sözleşmesi. Çalışan, yönetim tarafından onaylanan kurallara uyar ve mevcut Yönetmelikler tarafından yönlendirilir.

Evrak işlerini düzenlemezseniz ne olur?

Her şirketin ofis işleri vardır ancak her şirkette bu iş düzgün bir şekilde organize edilememiştir. Belgelerle çalışmak için tek tip kurallar yoksa sorunlar mümkündür. Örneğin, hayır için uygun depolama veya iş kayıtlarının kaybı, muhasebe belgelerinin eksikliği para cezasıyla sonuçlanabilir.

Yönetici Alexey, Lyudmila'nın çalışanların kişisel belgelerini saklama sorumluluğunu usulüne uygun olarak belgeledi, ilgili emri verdi ve kaybetti çalışma kitabı bir çalışan. Bu durumda kendisi sorumlu tutulacaktır.
LLC Direktörü« Alfa» Daniil, çalışanlar arasındaki görev ve sorumlulukların dağıtımı konusunda resmi bir yaklaşım benimsedi. Tahakkuk ile ilgili evrakların bir kısmı ücretler, arşivde kayboldu. Denetim sırasında müfettişlere sağlanamadı. Mahkeme Daniel'i suçlu bulmaya karar verdi. Çalışanlarla yapılan iş tanımlarının ve sözleşmelerin hazırlanmasında daha dikkatli olsaydı sorumluluk başka birinin omuzlarına düşecekti.

Evrak işlerindeki kaos sadece kanunla ilgili sorunlara yol açmakla kalmıyor, aynı zamanda iş süreçlerini, müşterilerle ve ortaklarla olan ilişkileri de etkiliyor. Geç infaz sözleşme yükümlülükleri para cezasına, sözleşmelerin feshine ve şirketin itibarının zedelenmesine neden olabilir. Bu nedenle evrakların düzenlenmesi önemlidir.

Uygunsuz kayıt tutma sorumluluğunu kimin üstleneceği duruma bağlıdır. Ancak şirket yönetiminin her zaman sorumluları aramaya hazır olmadığını, dolayısıyla bu sorumluluklar Sözleşme'de yer almasa bile evrak işlerini yapan sıradan çalışanlara karşı yaptırımların mümkün olduğunu unutmayın. iş tanımları.

Kuznetsova T.V., "Ofis Çalışması" dergisinin genel yayın yönetmeni, Rusya Devlet Beşeri Bilimler Üniversitesi Onur Profesörü.

Sevgili okuyucular!

Tam on yıl önce, 1997'nin ikinci yarısında Deloproizvodstvo dergisinin ilk sayısı yayınlandı.

Başlangıçta 2002 yılına kadar altı ayda bir yayınlanan dergi, 2002 yılından itibaren üç ayda bir yayımlanmaktadır. Sadece 10 yılda derginin 31 sayısı çıktı (32. sayıyı elinizde tutuyorsunuz), 565 makale yayımlandı.

On yıl önce derginin ilk sayısını hazırlarken editörler okuyuculara şöyle seslendi: “Elinizde Deloproizvodstvo dergisinin ilk sayısını tutuyorsunuz.” Derginin adını bir düşünün “delo-proizvodstvo” kelimesi ortaya çıktı. 16. yüzyılda “iş üretmek” yani sorunu çözmek anlamına gelen ve herhangi bir sorunun çözümlenmesi sürecinde varılan anlaşmayı kaydeden belgeler ortaya çıkmış ve bugün de ortaya çıkmaktadır. karar verildi, istek, çünkü konuşulan söz kısa ömürlüdür, iletim sırasında unutulabilir, çarpıtılabilir veya yanlış anlaşılabilir. Bir belge öncelikle bilgiyi pekiştirmek, onu zaman ve uzaklığa aktarmak ve ona yasal güç kazandırmak için oluşturulur."

Ancak yalnızca bir belge oluşturmanız değil, onunla çalışabilmeniz de gerekir: onu aktarın veya alın, kaydedin, belgede dile getirilen soruna bir çözüm düzenleyin (yönetim kararı), son tarihi izleyin, belgeyi kaydedin , bunun üzerine bir sertifika düzenleyin, daha fazla saklanmak üzere arşive aktarın veya belge başka bir değeri olmayan tek seferlik bilgiler içeriyorsa onu yok edin. Bu çalışma, özellikle bilgi hacimlerinin hızlı büyümesi ve işlenmesi için bilgisayar teknolojilerinin devreye girmesi göz önüne alındığında, özel bilgi gerektirir.

Belgelerin ezici çoğunluğu yönetim alanında ortaya çıkmaktadır. Günümüzde standart, “büro işi” kavramını, işin dokümantasyonunu ve organizasyonunu sağlayan bir faaliyet dalı olarak tanımlamaktadır. resmi belgeler. Bu kavramın eş anlamlısı “dokümantasyon yönetimi”dir. Görünüşü, otomatik kontrol sistemleri - otomatik kontrol sistemleri, organizasyonları, yazılımları, bilgileri ve diğer destek türleri ile ilgili terminolojinin oluşumu ile ilişkilidir. Ofis yönetimi alanındaki uzmanlar, kendi alanlarında ünsüz bir terim olan “belge desteği” oluşturmak için bu modeli kullandılar. Bu nedenle derginin çeşitli makalelerinde “evrak işi” terimi ile “yönetim için belge desteği” terimi eş anlamlı olarak kullanılmaktadır.

Dergiyi oluştururken editörler ofis işleriyle ilgili faaliyetlerin tüm yönlerini kapsamayı amaçladılar<1>:

<1>Ofis işi. 1997. N 1.

ofis işlerinin yasal ve düzenleyici düzenlemeleri;
belgelerin birleştirilmesi;
belgelerin oluşturulması ve yürütülmesi için genel şartlar;
için gereksinimler belirli türler belgeler;
Belirli faaliyet alanlarını yansıtan dokümantasyon sistemleri (örneğin, muhasebe belgeleri, birincil muhasebe, personel vb.);
bireysel yönetim görevlerinin belgelenmesi (örneğin, bir JSC veya LLC'nin düzenlenmesi vb.);
büro işleri hizmetlerinin organizasyonu (genel departman, ofis, sekreterlik vb.);
ofis çalışanlarının iş sorumlulukları, işlerinin standardizasyonu;
belge akışının organizasyonu;
belgelerle çalışmanın tüm aşamaları: makbuz, birincil işleme, kayıt, yürütme kontrolü, referans çalışması, sevk etmek;
devam eden belge depolamanın organizasyonu;
vaka listelerinin derlenmesi;
belgelerin değerinin incelenmesi sorunları;
arşiv depolama;
en yeni ofis ekipmanları.

“Ofis işlerinin bilgisayarlaştırılması” bölümü ayrı ayrı vurgulanmıştır.

Bugün, geçmiş yılların sonuçlarını özetlersek, belirtilen tüm hususların dergi sayfalarında bulunduğunu ve ele alındığını söyleyebiliriz. Ayrıca derginin 1997 yılındaki ilk sayısında yer alan ofis otomasyonu ile ilgili ayrı bir bölüm, bilgisayar teknolojisinin hızla artan uygulama hızı göz önüne alındığında, yıldan yıla dergi sayfalarında giderek artan bir yer tutmaktadır.

Dergi, federal düzeydeki devlet organlarının, Federasyonun kurucu kuruluşlarının, belediye düzeyinde, devlet, kamu, kooperatif ve ticari kurumların, işletmelerin, kuruluşların, firmaların ofis hizmetleri (idare, genel departmanlar, ofisler, sekreterlikler) için tasarlanmıştır.

Ayrıca tüm ofis çalışanlarına ve belgeleri oluşturan, hazırlayan veya onlarla çalışan tüm uzmanlara yöneliktir.

Çok sayıda incelemeye göre dergi, kural olarak yönetim alanında eğitim ve belgelerle çalışma kültürü olmayan ticari firma çalışanları için faydalıdır.

Derginin özellikle yüksek ve ortaöğretim özel eğitiminde popüler olduğu ortaya çıktı. eğitim kurumları, yönetimin dokümantasyon desteği konusunda uzmanların eğitimi. Belge uzmanı mesleğini anlatan makalelerin yer aldığı “Eğitim” bölümünü belirlemiş ve sistematik olarak sürdürmektedir.<2>, yüksek öğrenimin devlet standartları hakkında mesleki eğitim ofis işleri hakkında (geçtiğimiz yıllarda bunlardan iki tane vardı ve şimdi üçüncü nesil standart hazırlanıyor)<3>, öğretim yöntemlerini vurgulayın<4>.

<2>Isachenkova A.I., Skorpio O.L. Uzman ve kişilik olarak belge uzmanı (sosyolojik araştırmaya dayalı) // Kayıt yönetimi. 2004. N 1. P. 60 - 63; Kuznetsova T.V. Uzmanlık "Belge yönetimi ve yönetimin belge desteği" (uzmanlığa giriş) // Kayıt yönetimi. 2002. N 1. S. 16 - 19; Kuznetsova T.V. 19. - 20. yüzyıllarda belge uzmanlığı mesleğinin tarihi. // Ofis işi. 2003. N 1. S. 74 - 77; Kuznetsova T.V. Sovyet ve Sovyet sonrası dönemlerde belge uzmanı mesleğinin tarihi Sovyet dönemi// Ofis işi. 2003. N 2. S. 59 - 66; Pashchenko V.G., Fionova L.R. Belge uzmanları. Onlar kim? Ne olmalılar? // Ofis işi. 2003. N 4. S. 77 - 78; Fionova L.R., Pashchenko V.G. Çevresel bir şehrin yönetimindeki belge uzmanlarının rolü ve yeri // Kayıt yönetimi. 2003. N 1. P. 78 - 80; Kuznetsova T.V. Okul öncesi eğitim kurumlarının çalışanlarına yönelik personel eğitimi ve ileri eğitim modern sahne// Ofis işi. 2005. N 2. S. 65 - 68, vb.
<3>Kuznetsova T.V. Ofis yönetimi uzmanları için yüksek mesleki eğitim standardı. 1997. N 2(1). sayfa 20 - 25; Kuznetsova T.V. Uzmanlık alanında yeni eğitim standardı. 2000. N 1. S. 17 - 19, vb.
<4>Emysheva E.M., Mosyagina O.V. "Dokümantasyon" dersinde eğitim uygulamalarının organizasyonu ve metodolojisi. 2002. N 1. S. 52 - 54; Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Belge bilimi disiplinlerini öğrencilere öğretmenin özellikleri yazışma departmanı. 2002. N 1. P. 104; Emysheva E.M., Mosyagina O.V. "Yönetim için dokümantasyon desteğinin organizasyonu ve teknolojisi" kursunda pratik eğitimin organizasyonu ve yürütülmesi. 2002. N 2. S. 49 - 51; Konkova A.Yu. Organizasyon ve davranış sorunları pratik dersler belgesel disiplinlerinde. 2002. N 1. P. 105; Kuznetsova T.V. Tezözel bir organizasyon projesi haline gelmelidir. 2006. N 2. S. 16 - 19; Minayev V.V. Öğretim materyalleri belgesel disiplinleri döngüsünde. 2003. N 1. S. 84 - 86; Solyankina L.N. "Okul öncesi eğitim kurumlarının organizasyonel tasarımı" kursu için eğitici rol yapma oyunları. 2002. N 3. S. 82 - 88; Fionova L.R., Bakanova N.B. "Yönetim için dokümantasyon desteğinin organizasyonu ve teknolojisi" disiplini için elektronik bir kılavuzun geliştirilmesi. 2003. N 3. S. 65 - 69, vb.

Söz verildiği gibi dergi, yönetimin dokümantasyon desteğine yönelik en son yasal, düzenleyici, düzenleyici ve metodolojik çerçeve konusunda okuyucularını sürekli olarak güncel tutmaktadır. Belgeleme konularını etkileyen, belgelerle çalışmayı veya mevcut mevzuatta değişiklik yapmayı etkileyen yeni bir yasanın yayınlanmasından hemen sonra yasal işlem, bu derginin okuyucularına bildiriliyor<5>. Bireysel eylemler dergide yayınlandı: 25 Ocak 1995 tarihli “Bilgi, Bilgilendirme ve Bilginin Korunması Hakkında Federal Kanunlar” N 24-FZ, “Devlet Amblemi Hakkında Rusya Federasyonu" 25 Aralık 2000 tarihli N 2-FKZ, 10 Ocak 2002 tarihli "Elektronik dijital imza hakkında" N 1-FZ; Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi "Belgelerin departmanda saklanması ve ofis işlerinde düzenlenmesi prosedürü hakkında " 3 Mart 1993 tarihli N 191, “Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılmasıyla mühürlerin ve formların üretiminin, kullanımının, depolanmasının ve imhasının kolaylaştırılmasına ilişkin” 27 Aralık 1995 tarihli N 1268, “Birincil muhasebe belgeleri hakkında” 8 Temmuz 1997 tarihli N 835 "Onay hakkında; birleşik formlar emeğin muhasebeleştirilmesi ve ödenmesine ilişkin birincil muhasebe belgeleri" 6 Nisan 2001 tarihli N 26; Yaklaşık konum Merkez hakkında uzman komisyonu Rusya Federasyonu Bakanlığı (bölüm) (CEC) onaylandı. Federal Arşiv'in 17 Mart 1998 tarih ve 19 sayılı Emri ile. Tüm eylemler elbette derginin sayfalarında anlatılmıştı.

<5>Banasyukevich V.D. Ofis işleri için modern düzenleyici çerçeve. 1997. N 2(1). sayfa 7-13; Ishcheinov V.Ya. Mevzuatta kişisel veriler ve düzenleyici belgeler Rusya Federasyonu ve bilgi sistemleri. 2006. N 3. S. 87 - 90; Kuznetsov S.L. 2006 yılında ofis otomasyonuna ilişkin mevzuatta yenilik. 2007. N 1. S. 46 - 49; Kuznetsova T.V. Dokümantasyon sorunlarının yansıması yasama işlemleri Rusya Federasyonu. 2001. N 2. S. 9 - 14; Kuznetsova T.V. Yönetime yönelik dokümantasyon desteğine ilişkin yasal, düzenleyici ve metodolojik çerçevede 2003 yılında yapılan değişiklikler. 2004. N 1. S. 34 - 42; Kuznetsova T.V. 2005, 2006 için yönetimin dokümantasyon desteğine ilişkin yasal ve yasal çerçevede yenilik. N 1. S. 8 - 15; Kuznetsova T.V. Federal Yasa "Rusya Federasyonu vatandaşlarının itirazlarını değerlendirme prosedürü hakkında." 2006. N 3. S. 3 - 6; Kuznetsova T.V. "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilginin Korunması Hakkında" Federal Yasası - temeli birleşik sistem ofis işi devlet kurumları ve organlar yerel yönetim. 2006. N 4. S. 3 - 7; Kuznetsova T.V. Rusya Federasyonu'nun yasama işlemlerinde belgeleme sorunları. 2007. N 1. P. 3 - 7; N 2. S. 3 - 7; Larin M.V. Doküman yönetimi. Normatif ve metodolojik düzenleme sorunları. 1998. N 1. S. 9 - 13; Larin M.V. Konsept geliştirme konusunda Federal Kanun"Yönetim için dokümantasyon desteği hakkında." 2001. N 2. S. 3 - 8; Larin M.V. Hükümet düzenlemesi Rusya'da ofis işi: tarih ve modernlik. 2002. N 1. S. 3 - 8, vb.

Bilgisayar teknolojilerinin uygulanmasıyla ilgili makaleler özellikle popüler ve talep görmektedir. Toplamda, bu konuyla ilgili dergide yüzden fazla makale yayınlandı ve bu, yayınlanan tüm makalelerin neredeyse beşte birini oluşturuyor.<6>.

<6>Balasanyan V.E. Yönetim verimliliğini artırmak için otomatik yönetim dokümantasyon sistemlerinin uygulanması. 2002. N 2. S. 27 - 29; Bobyleva M.P., Guskov V.A. Belge akışının otomasyonu koşullarında vakaların isimlendirilmesinin sürdürülmesiyle ilgili sorunlar. 1999. N 1. P. 38 - 40; Bobyleva M.P. Seçenek yazılım ürünü belge akışını otomatikleştirmek için: çok kriterli bir yaklaşım kullanmak. 2002. N 2. S. 21 - 26; Kuznetsov S.L. Ofis işlerinde otomatik teknolojiler. 1997. N 2(1). sayfa 58 - 65; Kuznetsov S.L. Belge saklama organizasyonu elektronik form. 2004. N 4. S. 47 - 50; Kuznetsov S.L. Rus programları ofis işlerinin karmaşık otomasyonu. 2001. N 2. S. 47 - 53; Kuznetsov S.L. Ofis otomasyonu. Nereden başlamalı? 2003. N 1. S. 53 - 57; Kuznetsov S.L. Yaklaşık referans şartları ofis otomasyon sistemi için 2005. N 3. S. 47 - 52; N 4. S. 56 - 59; 2006. N 1. S. 44 - 47; Kiryukhin Yu.G., Melnikova O.M. Personel dokümantasyonu ile işin otomasyonu. 2003. N 4. S. 46 - 49; Kukarina Yu.M. “Elektronik belge” ve “elektronik belge” kavramlarının oluşumu dijital imza"Rusya Federasyonu'nun yasama ve normatif-metodolojik düzenlemelerinde. 2003. N 1. S. 43 - 52; Maksimovich G.Yu., Berestova V.I. Otomatik bir bilgi sisteminin geliştirilmesinin ilk aşamalarında bir belge uzmanının rolü. 2004. N 2. S. 67 - 70; Ryskov O.I. Elektronik bilgi kaynaklarının açıklaması için ulusal standart. yürütme organı. 2004. N 1. S. 11 - 17; Serpik G.A. Modern sistemler belgesel ortamlarının yönetimi. 1999. N 1. S. 24 - 26; Sysoeva L.A. Sistemlerdeki belgelerin elektronik onayını organize etme sorunları elektronik belge yönetimi. 1998. N 2. S. 43 - 48; Yaroslavtseva E.N., Kameneva E.M. Yönetim ve arşivleme için dokümantasyon desteği alanında Termika danışmanlık grubundan bir dizi bilgi ve yazılım ürünü: bilişim, otomasyon, entegrasyon, eğitim ve bilgi kontrolü. 2004. N 2. S. 44 - 51, vb.

İş tarzına önemli sayıda makale ayrıldı resmi belgeler(belgesel dilbilim)<7>.

<7>Basovskaya E.N. Resmi belgelerin dili hakkında. 1997. N 2(1). sayfa 34-47; Basovskaya E.N. “İletişim kurmama izin ver...” (iş yazışmalarında adres biçimlerinin seçimi). 2003. N 1. S. 24 - 27; Dubinina E.V., Ilinova E.Yu. Bir özgeçmişin ve ön mektubun anlamsal yapısının tipolojik özellikleri. 2001. N 2. S. 71 - 75; Dulina N.N., Kushneruk S.P. İş mektubu metinlerindeki klişelerin çeşitleri. 2003. N 2. S. 108 - 111; Egorova N.Yu., Milovanova M.V. Yasama işlemlerinin metnindeki ifadeleri ayarlayın (örneğin Medeni Kanun RF). 2002. N 4. S. 61 - 67; Kolokoltseva T.N., Tanyushina O.V. Sözleşme metinlerinde iletişimsel doğruluk. 2003. N 4. S. 74 - 76; Kosova M.V., Kasyan I.I. Belgesel dilbilim açısından iş yazımının dinamikleri. 2003. N 3. S. 14 - 17; Omelchenko S.R., Pimenova N.V. Basın bülteni metinlerinde argüman türleri ve ifade edilme yolları. 2001. N 2. S. 76 - 79; Semyankova O.I. Metin yönetim belgesi bir etkileme aracı olarak. 2003. N 4. S. 64 - 67; Tupikova N.A., Lysenko O.N. İş talep mektuplarında din adamlığının rolü. 2003. N 2. S. 38 - 44; Ulyantseva S.E. İş yazımındaki hataların tipolojisi ve bunları düzeltmenin yolları. 2002. N 3. S. 24 - 28; Ulyantseva S.E. Belge metni taslağının hazırlanması: dil normları. 2003. N 4. S. 68 - 73, vb.

On yıl içinde daha önce öngörülemeyen bölümler de ortaya çıktı; örneğin yabancı deneyimler: faaliyetler uluslararası kuruluşlar, Avrupa ülkeleri ve ABD'de belgelerle çalışmanın organizasyonu<8>.

<8>Bukhtereva L.B. Bir Alman şirketinde ofis çalışması (Industri-und Handelskammer örneğini kullanarak). 1998. N 2. S. 61 - 64; Volkova D.V. Uluslararası Standardizasyon Örgütü'nün (ISO) Faaliyetleri. 2006. N 2. S. 9 - 15; Konkova A.Yu. Fransa'da ticari yazışmaların hazırlanması ve işlenmesi. 1997. N 2(1). sayfa 77-83; Kostomarov M.N. Birleşmiş Milletler'deki yazışmaların formatlanması için gereklilikler (1980'lerin sonu - 1990'ların başı). 1998. N 2. S. 65 - 70; Kostomarov M.N. ABD'de belgelerin depolanmasını düzenlemek ve güvenliğini sağlamak. 1997. N 2(1). sayfa 66 - 76; Kuznetsov S.L. Ofis otomasyon sistemleri için uluslararası gereksinimler. 2006. N 3. S. 63 - 69; Kukarina Yu.M. Ukrayna'da bilgilendirme, bilgilerin korunması ve elektronik belgelerin ve elektronik dijital imzaların kullanımına ilişkin mevzuat düzenlemesi. 2001. N 2. S. 15 - 18; Kukarina Yu.M. BDT ülkelerinde elektronik belgelerin ve elektronik dijital imzaların kullanımına ilişkin yasal ve normatif-metodolojik düzenleme. 2002. N 3. S. 75 - 78; N 4. S. 48 - 55; Kukarina Yu.M. ABD hukukunda elektronik belge ve elektronik dijital imza. 2002. N 2. S. 30 - 33; Mitchenko O.Yu., Ryskov O.I. Ticari kayıt yönetimi için uluslararası standart ISO 15489-2001. 2003. N 3. S. 62 - 64; Mitchenko O.Yu. Kuruluş içinde belge yönetimine ilişkin sorumlulukların dağılımı (gereksinimler) uluslararası standart ISO 15489-2001). 2005. N 1. S. 50 - 53; Ryskov O.I. Uluslararası kuruluşların dünyanın korunması alanındaki faaliyetleri kültürel miras dijital formda. 2004. N 3. S. 73 - 78; Ryskov O.I. Ofis işlerinde meta veriler: yabancı standardizasyon deneyimi. 2004. N 4. S. 42 - 46; Ryskov O.I. Avrupa ülkelerinde belge yönetimi: genel bakış düzenleyici çerçeve. 2006. N 4. S. 8 - 14, vb.

Güvenlik ve bilgilerin korunmasına yönelik makaleler de daha az talep görmedi.<9>.

<9>Govorukhin O.E. Bilgi güvenliği ticari banka. 2006. N 1. S. 61 - 65; N 2.S.82-85; Govorukhin O.E. Resmi ve mesleki sırlar. 2006. N 3. S. 78 - 86; Demushkin A.S. İle çalışmanın organizasyonu belgelenmiş bilgi sınırlı erişim. 1998. N 2. S. 37 - 42; Ishcheinov V.Ya. Gizli bilgilerin taşıyıcısı üzerindeki gayri resmi etki konusunda. 2002. N 3. S. 80 - 81; Ishcheinov V.Ya. Yabancılar tarafından işletilen kuruluşlarda gizli bilgilerin işlenmesi (sorunun ortaya konulması). 2002. N 3. S. 79; Ishcheinov V.Ya. Yabancı deneyim Personelle çalışırken bilgilerin korunması (ABD örneğini kullanarak). 2005. N 4. S. 77 - 80; Kuznetsov S.L. Spam ve onunla mücadele. 2004. N 3. S. 67 - 72; Metsatunyan M.V., Ishcheinov V.Ya. Bazı yönler bilgi güvenliği. 2004. N 1. S. 57 - 59; Korolkova T.A., Pechersky A.V. Rusya'da bilgi koruma faaliyetlerinin lisanslanması: tarih. 2003. N 3. S. 57 - 61; Stepanov E.A., Stepanova E.E. Geleneksel teknoloji ve otomatik muhasebe gizli belgeler. 1998. N 1. S. 58 - 68; Stepanov E.A. Gizli belgelerin korunması ve işlenmesine ilişkin temel ilkeler. 2000. N 2. S. 31 - 36; Shubin A.M. Gizli bilgi ve onu içeren belgelerle çalışmanın bazı sorunları hakkında. 2003. N 4. S. 52 - 63, vb.

Federal Arşiv Ajansı Başkanı, Rusya Bilimler Akademisi Sorumlu Üyesi V.P. Kozlov birkaç yıldır benzersiz bir köşe yazısını yönetiyor - devrim öncesi ve Sovyet dönemlerindeki en sansasyonel belge sahteciliklerinden bahseden belge sahteciliği<10>. Bu bölüm 2001 yılının 1. sayısından bu yana yayınlanmaktadır.

<10> Örneğin: Kozlov Başkan Yardımcısı 20. yüzyılda yazılı kaynakların sahteciliği (Kremlin bilgelerinin "Kararları"). 2002. N 1. S. 55 - 61; Kozlov V.P. 20. yüzyılda yazılı kaynakların sahteciliği (I.V. Stalin'in "En Büyük Sır"). 2002. N 2. S. 56 - 65; Kozlov V.P. 20. yüzyılda yazılı kaynakların sahteciliği (“Hayal Kırıklığına Uğramış İlyiç”). 2002. N 3. S. 89 - 92; Kozlov V.P. Rus gizli diplomasisi anıtı. 2005. N 3. S. 81 - 87; Kozlov V.P. Çar Boris davasında hukuki tartışma. 2007. N 2. S. 79 - 84, vb.

Belge yönetiminin farklı tarihsel ve bilimsel değere sahip belgeler oluşturduğunu ve bunların bir kısmının devlet deposuna gittiğini dikkate alan dergi, “Arşiv Dosyaları” bölümünü sistematik olarak sürdürmektedir.<11>.

<11>Alekseeva E.V. Arşivler ve hukuk: mevcut durum ve gelişme beklentileri. 2003. N 2. S. 77 - 84; Alekseeva E.V., Afanasyeva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Arşivlerdeki belgelerin düzenlenmesi. 2002. N 3. S. 93 - 100; Alekseeva E.V., Afanasyeva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Belgelerin seçilmesi ve değerlendirilmesi için bilimsel temel. 2003. N 1. P. 98 - 102; Alekseeva E.V., Afanasyeva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Envanter en önemli arşiv referans kitabıdır (derlemenin tarihi ve metodolojisi). 2004. N 2. S. 98 - 101; N 3. S. 99 - 103; Afanasyeva L.P. Kişisel verileri içeren arşiv belgelerine erişim sorunu. 2006. N 4. S. 106 - 115; Afanasyeva L.P. Arşivlerin bilgilendirilmesi: organizasyon ve yönetim. 2004. N 2. S. 86 - 97; N 3.S.89-98; N 4. S. 89 - 100; Burova E.M. Arşivleri kişisel belgelerle derlemenin özellikleri. 2007. N 1. S. 82 - 89; N 2.S.93-98; Kozlov V.P. Belge beklemede. 2002. N 2. S. 3 - 4; Kozlov V.P. Sistemdeki müzeler, kütüphaneler, arşivler tarihsel hafıza(Rusya örneğini kullanarak). 2004. N 3. S. 4 - 6; Kuznetsov S.L. Elektronik arşiv oluştururken yeni fırsatlar. 2002. N 4. S. 68 - 73; Kukarina Yu.M. Kurumsal elektronik arşiv kavramı ve kavramı. 2000. N 1. S. 34 - 36; Osichkina G.A. Ana arşiv dizini ofis çalışmalarında oluşturulur. 1997. N 2(1). sayfa 48 - 57; Popova E.N. Belgelerin kullanılabilirliğini ve durumunu kontrol etmek. 2005. N 1. P. 96 - 101; Popova E.N. Modern teknolojiler Ve teknik destek emniyet arşiv belgeleri. 2005. N 2. S. 100 - 103; N 3. S. 108 - 112; Sokova A.N. Elektronik belge ve elektronik arşiv. 1999. N 1. S. 6 - 10, vb.

Geçtiğimiz dönemde derginin sayfaları, Rusya'da eski çağlardan günümüze kadar ofis çalışmalarının oluşumu ve gelişiminin hala yeterince araştırılmamış tarihini kapsıyordu: kurumlarda ofis çalışmalarının yasal ve normatif-metodolojik düzenlenmesi devrim öncesi Rusya; belge türlerinin geliştirilmesi; devrim öncesi Rusya'nın kurumlarında belgelerle çalışmanın organizasyonu ve teknolojisi; sistem geliştirme devlet dairesi işleri Sovyet kurumlarında (XX yüzyılın 1917 - 30'ları); 50'li ve 90'lı yıllarda ofis işlerinin iyileştirilmesi. XX yüzyıl. Toplam 76 makale<12>.

<12>Bykova T.A. 17. yüzyılın evraklarını sipariş edin. 1997. N 2(1). sayfa 84-90; Vyalova L.V. 19. yüzyılda belge azaltma eğilimleri. 2000. N 2. S. 80 - 85; Dodonova M.I., Efimenko E.A. 20'li ve 30'lu yılların kaynakları ve literatüründe yönetime yönelik dokümantasyon desteğini geliştirmeye yönelik rasyonelleştirme fikirleri. 2000. N 2. S. 76 - 79; Emysheva E.M. Genel Yönetmelikler, yönetim ve büro işlerinin düzenlenmesi sistemine ilişkin yasal düzenlemelerin başlangıcıdır. 2003. N 1. P. 103 - 110; Ilyushenko M.P. Rusya'da (VIII - XIV yüzyıllar) büro işinin ortaya çıkışı ve gelişimi. 1998. N 2. S. 71 - 74; Konkova A.Yu. Rusya'da 19. yüzyılda insan yaşamı ve faaliyetlerine ilişkin belgeleme sistemlerinin ortaya çıkışı. 2005. N 2. S. 69 - 73; Kuznetsov S.L. Gelişim devlet aygıtı 1920'lerin başında (NK RKI'nin normalleşme departmanı). 2002. N 2. S. 86 - 88; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. Metodolojik gelişmeler Ofis İşlerinin Rasyonelleştirilmesi için Yönetim Teknolojisi Enstitüsü. 2002. N 2. S. 75 - 83; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. 1960'larda - 1970'lerde ofis işlerini kolaylaştırmak için yöntemlerin geliştirilmesi. 2003. N 4. S. 101 - 107; Nadershina MD 1990'larda Rusya'da bilgi süreçlerinin yasal düzenlemesi. 1998. N 2. S. 18 - 23. Reichtsaum A.L. Orgstroi'nin 20'li ve 30'lu yıllarda ofis işlerini rasyonelleştirmeye yönelik faaliyetleri. XX yüzyıl. 2001. N 1. P. 90 - 93; Reichtsaum A.L. Tüm Rusya Ofis Ekipmanları Araştırma Enstitüsü ve 50'li - 80'li yıllarda ofis çalışmalarının iyileştirilmesi. XX yüzyıl. 2004. N 4. S. 75 - 81, vb.

İÇİNDE son yıllar Dergide, belirli kuruluşlarda hem belgeleme süreci hem de ofis işlerinin organizasyonu deneyimini gösteren makaleler giderek artan bir yer tutmaktadır.<13>. Onların özel değerülkedeki ofis çalışmalarının genel resmini görmenize izin vermeleri ve bireysel bir işyerinin otomasyonundan başlayarak birleşik bir kurumsal otomasyon sisteminin oluşturulmasına kadar bilgisayar teknolojilerinin hızlı tanıtımını yansıtmalarıdır.

<13>Artamonova I.L. Bir üniversitede ofis çalışmalarının organizasyonu (Rusya Devlet Beşeri Bilimler Üniversitesi örneğini kullanarak). 2000. N 1. S. 47 - 50; Ermolaeva A.V. Yürütme makamlarında belge akışının organizasyonu Saratov bölgesi. 2003. N 2. S. 19 - 23; Myakoshina N.D. Gümrük hizmetinde kurumsal belge yönetim sistemi (Novgorod gümrük örneğini kullanarak). 2003. N 4. S. 41 - 45; Ustina L.N., Ploshkina E.S. Vatandaşların itirazlarına dayalı olarak evrak işlerinin yürütülmesi (vali idaresi ve hükümetin faaliyetleri örneğini kullanarak) Samara bölgesi). 2005. N 3. S. 34 - 39; Fedorets N.S., Isachenkova A.I. Teknolojik süreçler belgelerle çalışmak. 2006. N 4. S. 15 - 19; Fionova L.R., Usmanova I.V. Üniversite bölüm yönetimine yönelik dokümantasyon destek alt sistemi. 2002. N 2. S. 44 - 48, vb.

Dergide ayrıca terminolojiden “belge” kavramına, günümüzün uygulama sorunlarına kadar birçok teorik konuya da değinildi. elektronik imza ve elektronik sistemler.

Derginin yazarları Rusya'da ofis işlerinde önde gelen uzmanlardır: "Yönetimde Dokümantasyon ve Dokümantasyon Desteği" uzmanlığı alanında uzman yetiştiren üniversitelerin öğretim üyeleri, Tüm Rusya Bilimsel Araştırma Dokümantasyon ve Arşivleme Enstitüsü (VNIIDAD) araştırmacıları, otomatik yönetim sistemleri geliştiren şirketlerin çalışanları, arşiv hizmetleri başkanları, çeşitli organizasyonel ve yasal formlardaki kuruluşların (federal makamların aygıtlarından JSC'ler ve LLC'lerin sekreterliklerine kadar) kayıt yönetimi hizmetlerinin yöneticileri ve çalışanları.

Derginin sürekli olarak yüksek tirajı, abonelerinin beklentilerini karşıladığını göstermektedir.

Derginin, Termika şirketinin web sitesinde (www.termika.ru) mevcut olan, varlığının tüm yıllarını kapsayan elektronik bir versiyonu bulunmaktadır.

Derginin 1997 - 2007 yıllarına ait içerik indeksi hazırlanmıştır.

Derginin editörleri, gelecekte de tüm aboneleri için ilgi çekici ve talep görmeye devam edeceğini umuyor.

Kayıt tutma sorumluluğu genellikle sekretere aittir. Bu pozisyon özel bir eğitim gerektirmez ve asgari iş tecrübesine sahip adaylar genellikle bu pozisyona kabul edilir. Ancak belge yönetimi sorumlu ve önemli bir konudur; bir işletmenin başarılı çalışması büyük ölçüde doğruluğuna ve doğruluğuna bağlıdır.

Ofis işleri şunlar olabilir:

genel - ana konu ile ilgili şirket faaliyetleri,
personel - personel departmanı tarafından tutulan personel dokümantasyonu için,
sır - bazılarında bulunur devlet kurumları ve davranış standartlarına sahip,
elektronik - bilginin bir kısmı dijital formatta iletildiğinde.

Ofis işinin temellerine kendi başınıza hakim olmak zor değil. En önemli ve temel belge olan vakaların listesiyle başlamak daha iyidir.

Vakaların isimlendirilmesi

Bu, kuruluştaki tüm "yapılacak işlerin" listesini içeren bir belgedir. "Durum" altında bu durumda Aynı tür veya odağa sahip iş kağıtlarının bir koleksiyonunu ifade eder.

İsimlendirme, bir işletmenin belgesel faaliyetlerini analiz etmenizi sağlayan bir sistemdir. Derlemek için mevcut tüm belge türlerinin bir listesini belirlemeniz gerekir. Daha sonra bunları talimatlara göre birleştirin. Her türe bir sayı atanır - bir kod; belgelerin hacmi önemliyse, örneğin sayı, yıl veya hatta aydan oluşabilir.

Örneğin: 01/BU/2017, burada 01 sıra numarasıdır, BU muhasebedir, 2017 yılıdır. Dosyanın gönderileceği arşivde saklanma süresi ve yeri de belirtilir. İsimlendirme belirli bir süre için onaylanabilir - herhangi bir değişiklik beklenmiyorsa bir yıl, 3 yıl veya 5 yıl için. Onaylamadan önce terminolojinin içeriği, kendi işleriyle ilgili olduğu ölçüde bölüm başkanları tarafından kontrol edilmelidir.

Evrakların uygun şekilde arşivlenmesi ve vakaların sisteme dahil edilmesi amacıyla bir isimlendirme derlenmiştir. Ofis çalışmasının temellerini kısaca özetlemeye yardımcı olur ve işletmenin özelliklerini dikkate alarak ana iş belgesi türlerini yansıtır. Genellikle bir tablo şeklinde derlenir - vakanın adı, kodu (numara), arşivdeki yeri, saklama süresi. Vakaları türe ve yayınlandıkları bölüme göre gruplamak daha iyidir.

Bir kuruluştaki belge türleri

Vaka sayısı ve belge türleri doğrudan şirketin faaliyetlerinin özellikleriyle ilgilidir. Çoğu zaman belge akışı, çalışma alanlarındaki uzmanlar tarafından yürütülen bloklara bölünür. Ancak ister ticari ister devlete ait olsun, herhangi bir şirket için tipik olan bir liste vardır:

Gelen - kuruluşa dışarıdan giren her şey - posta yoluyla, kuryelerle gelen, diğer kuruluşların temsilcileri tarafından şahsen teslim edilen her şey.

Giden - kuruluştan gönderilen - başkalarına gönderilen her şey tüzel kişiler ve ayrıca bireylere (yanıtlar, mektuplar, kararlar).

Dahili - kuruluşun sınırlarının ötesinde değil, işletmenin çalışmalarını düzenleyen (emirler, talimatlar, düzenlemeler, düzenlemeler vb.).

Kural olarak her tür için seri numarası, tarih, isim, belgenin geldiği veya gönderildiği yer ve sorumlu kişinin adının kaydedildiği ayrı bir kayıt defteri tutulur.

Çalışanlara dağıtılan evrakların yevmiye defterine kaydedilmesi durumunda, teslim alındığında imza için bir alan bırakılır. Ayrıca dergiye bir not yazılabilir, bu durumda isimlendirmeye göre bir kopyası saklanmak üzere dosyalanır.

Kuruluş ayrıca dahili iş gezilerinin kayıtlarını, anahtarların teslimine ilişkin kayıtları, varış zamanına ilişkin kayıtları da tutabilir. işyeri ve hatta telefon görüşmeleri. Bazen defterlerin sayısı bir defter defterinin oluşturulmasına yol açar. Her şey işletmedeki ihtiyaca ve mevcut uygulamaya bağlıdır.

Dergilerin numaralandırılması, dikilmesi ve mühürlenmesi gerekir; bu, sayfanın değiştirilme olasılığını ortadan kaldırmak için yapılır.

Kayıt tutmak ofis işinin ve belge akışının temelidir. Günlüklerin ve dosyaların sayısı şirketin ihtiyaçlarına ve mevcut tüm makaleleri kaydetme isteğine bağlıdır.

Belge akışına ilişkin düzenlemeler

Vakaların isimlendirilmesini ve gerekli dergilerin bir listesini geliştirdikten sonra, kuruluşun belge akışına ilişkin bir Yönetmelik hazırlamak mantıklı olacaktır. Mevcut tüm yazıların derlenmesi, iletilmesi ve arşivlenmesine ilişkin kuralları açıklayan bir yönetmeliktir. Her belge akışına ilişkin prosedürü açıklar ve bir departmandan diğerine aktarılması için son tarihi belirler.

Örnek Düzenlemeler

Bu hüküm, karışıklığın, sorumluluğun başka yere aktarılmasının ve önemli iş evraklarının kaybının önlenmesine yardımcı olacaktır. Her akış için bir rota belirlenir - örneğin: yayınlama, onaylama, kayıt etme, alıcıya gönderme, arşivde dosyalama.

Mühürler ve pullar

Genellikle yeni gelenler ve sadece onlar değil, bir kuruluşun mührünün hangi durumlarda gerekli olduğunu ve hangi durumlarda gerekmediğini çözemezler. Cevap çok basit: Giden formlar bir mühürle onaylanıyor çünkü bir mührün varlığı mektubun kökenini doğrular. Dahili kağıtlar yazdırma gerektirmez çünkü Bu durumda yönetimin imzası oldukça yeterlidir.

Gelen belgeler, kayıt altına alındıktan sonra karar verilmesi ve uygulama veya yanıttan sorumlu birinin atanması için yöneticiye aktarılır. Ayrıca damgaya ihtiyaçları yok. Mühür ve damga karıştırılmamalıdır. Pullar, "Gelen Numara..."dan "Kopya doğru"ya kadar çok farklı olabilir ve bunların yasal bir geçerliliği yoktur. Bu sadece sekreterin çalışması için yardımcı bir araçtır.

Dergi "Ofis Yönetimi"

Bilgiyi kaydetmek, saklamak veya bozulmadan iletmek herhangi bir belgenin ana görevidir. Modern insan ne yaparsa yapsın her eylemi bir belgeye yansır. Daha belge daha önemli ticari olarak veya hükümet faaliyetleri- bu her şeyin temelidir, düzenin tek dayanağıdır: Kaldır onu - ve kafa karışıklığı en mükemmel ve iyi işleyen mekanizmayı bile yutacaktır. Ancak bir belge oluşturmak yeterli değildir; belgeyle çalışmanız ve doğru şekilde çalışmanız gerekir. Amacına uygun olarak alın veya aktarın, yürütmeyi izleyin, kaydedin, imha edin veya saklayın, bir soruna çözüm düzenleyin - tüm bunlar gerektirir uzmanlık bilgisi.

Evrak hazırlamada ilk standartların ortaya çıkışı, “katip” kelimesinin doğduğu 15. – 17. yüzyıllara kadar götürülebilir. Miktardaki değişiklikle birlikte belgelerin kendisi ve onlarla çalışma kuralları da değişti. Bu sürekli bir süreçtir ve hala gözlemlenebilmektedir. Deloproizvodstvo dergisi tüm değişiklik ve yeniliklerden haberdar olmanıza yardımcı olur.

Dergi okuyuculara en güncel ve faydalı bilgiler. Yazarları ülkenin önde gelen ofis yönetimi uzmanlarıdır.

Dergi "Ofis Yönetimi": içindekiler

"Ofis Çalışması" dergisi, faaliyetleri belgelerle ilgili olan tüm mesleklerden kişilerin ilgisini çekmektedir. Hariç genel sorunlar Dergi, personel kayıt yönetimi, muhasebe ve diğer yüksek uzmanlık alanlarını kapsamaktadır. “Ofis Çalışması” dergisinde aşağıdaki konularla ilgili bilgileri okuyabilirsiniz:

· normatif ve mevzuat düzenlemesi ofis işleri alanında;
· belgelerin oluşturulması ve yürütülmesi;
· belgelerle çalışma aşamaları;
· arşiv depolama;
· dokümantasyon geçmişi;
· belgelerin değerinin incelenmesi;
· belge akışının organizasyonu;
· belgelerin güncel olarak saklanması;
· ofis çalışanlarının iş sorumlulukları ve çalışma standartları;
· ofis işlerinin otomasyonu.

Bilgisayarlar insan faaliyetinin tüm alanlarında giderek daha önemli bir rol oynuyor: Devlet hizmetleri elektronik olarak sağlanıyor, kağıt mektuplar geçmişte kaldı ve belge akışı da bir istisna değil. Ofis işlerinin kağıtsız ortama aktarılması konularını kapsayan bölüm her sayıyla birlikte büyüyor. “Ofis Yönetimi” dergisinde belge uzmanı mesleğinde eğitime ayrılmış ayrı bir bölüm bulunmaktadır. Dergi, idari ve örgütsel-yasal belgeler sistemi ile ilgili yeni teorik çalışmalardan ve paha biçilmez pratik deneyimlerden bahsedecek.

Dergi, ofis işlerindeki yabancı ve uluslararası deneyime büyük önem veriyor. Dergi satın almayı tercih edenler personel kayıt yönetimi Hukukçuların personelle ilişkilerin pratik yönünü ortaya koyan makaleleri şüphesiz ilginizi çekecektir.

Dergi, arşiv kurumlarının çeşitli düzeylerdeki arşiv ve kayıt yönetimini, bilgi koruma ve güvenlik konularını ve çeşitli profillerdeki belgeleme kuruluşlarının özelliklerini inceliyor. Dergi, okuyucuları sistematik olarak “Ofis Yönetimi” konulu yeni kitap listeleriyle tanıştırıyor.

Dergi "Ofis Çalışması": çevrimiçi indirin

“Ofis Çalışması” dergisini online olarak okuyabilir veya internetteki birçok siteden önceki sayılardan birini bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Ayrıca, elektronik versiyon Derginin tüm sayıları, Rus Arşivi'nin resmi veri tabanının bir uygulamasıdır ve “Rusya Arşivcileri Bilgi Sistemi” nin özel koleksiyonuna dahil edilmiştir.

"Ofis Çalışması" dergisi, belge akışının hazırladığı tüm incelikleri ve incelikleri anlamanıza yardımcı olacaktır.