Notlar nasıl yazılır? Servis notu: amaç, biçim, işlevler. Not nasıl yazılır: bir iş gezisinin örnek onayı

Not, iş dünyasında sıklıkla kullanılan bir belgedir. Henüz kullanmadıysanız kağıt kompozisyonunun tüm inceliklerini öğrenmeye değer. Makalemizde size nasıl düzenleneceğini detaylı olarak anlatacağız. hafıza, içinde hangi verilerin belirtilmesi gerektiği ve hangi özelliklerin dikkate alınması gerektiği.

○ Not nedir?

Not, çalışanlar arasında bilgi alışverişi için kullanılan bir belgedir. Dahili (yalnızca kuruluş içinde kullanılır) veya harici (diğer yapılara gönderilebilir) olabilir.

Anlamına göre raporlayıcı, açıklayıcı, analitik veya açıklayıcı olabilir.

○ Ne zaman gerekli olabilir?

Bu, mevcut üretim durumlarını en etkili şekilde çözmek için tasarlanmış dahili belge akışının bir parçasıdır.

Belgenin özelliği, yalnızca ortaya çıkan sorunu tanımlamakla kalmayıp aynı zamanda onu çözmenin yollarını da önermesidir.

Ayrıca not, uzmanın çözülmesi gereken bir durumu tespit ettiğinin kanıtıdır. Derleyerek bu belgeninçalışanın sorunla bağımsız olarak baş edememesi kabul edilir ve bunun sorumluluğu kendisinden alınır.

○ Not hazırlama kuralları.

Kanun, bu belgenin hazırlanması için özel bir form sağlamamaktadır. Ancak kayıt olurken dikkat edilmesi gereken bazı kurallar vardır.

✔ İçerik.

Belgeyi herhangi bir biçimde yazabilirsiniz ancak notu geçerli kılan tüm önemli verileri eklemelisiniz. Bunlar şunları içerir:

• Belgenin alıcısının belirtilmesi (tam ad, tam konum).
• Belgenin adı ve numarası.
• Çözülmesi gereken sorunun özü.
• Bir sorunu çözmeye yönelik öneriler veya kaynağın alıcıdan beklediği eylemlerin listesi.
• Derleyicinin adı, tarihi ve imzası.

✔ Kayıt için gerekenler.

Not standart A4 veya A5 kağıda hazırlanır. Sorunun sunumu birden fazla sayfa alıyorsa geri kalan kısımlar numaralandırılmalıdır.

Şu şekilde izin verildi: kağıt versiyonu notlar ve elektronik.

Zorunlu kayıt gereksinimleri:

• İmzanın varlığı - not anonim olamaz.
• Yokluk küfür ve Rus dili standartlarına uygunluk.
• Okunabilirlik: Not el yazısıyla yazılmışsa okunaklı bir el yazısı gereklidir; yazdırılıyorsa standart bir yazı tipi kullanın.

Ayrıca yazmadan önce benzer taleplere daha önce cevap verilip verilmediğini kontrol etmeniz gerekmektedir.

✔ Örnek not.

Belgenin belirlenmiş bir şekli olmadığından isteğe bağlı olarak not yazabilirsiniz. Ancak aynı zamanda belgeye yansıtılması gereken gereklilikler de dikkate alınmalıdır.

Burada gösterilen örnek örnek olarak kullanılabilir.

Kaynak: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Elektronik notun özellikleri.

İşletmenin elektronik belge yönetimi olanağı varsa, notun elektronik versiyonunu kullanabilirsiniz. Kağıt eşdeğerinden önemli bir fark yoktur, bu nedenle bu durumda yukarıdaki seçeneği de kullanabilirsiniz.

Kullanılan yazı tipleri Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Seçilen yazı tipine göre boyut 12'den 14'e kadardır. Satırlar arasındaki geleneksel aralık 1-1,5'tir; kelimelerdeki harfler için – normal; tek tek kelimeler arasında bir boşluk vardır (tek parça). Paragrafın girintisinin de 1,25 cm olması gerekir.

Elektronik versiyonun tek özelliği alıcıyı belirtmeye gerek olmamasıdır. Metinde belirtmek yerine bir e-posta adresi girilir.

Mesaj gönderdiğinizde, mesajınızın okunduğunu size bildirecek bir okundu bilgisi de talep etmelisiniz.

○ Değerlendirme prosedürü.

Not gönderildikten sonra, bir personel çalışanı tarafından kaydedilir, ardından incelenmek üzere sorumlu kişiye gönderilir (uygun işaretler konularak aşinalık durumu not edilir), ardından muhatabına gönderilir. İkincisi, belgeye bir karar verir (“Kabul Edildi”, “Reddedildi”, “Tamamlandı” vb.), ardından göndericiye talebi üzerine verilen karar hakkında bilgi verilir.

Not, çalışan tarafından doğrudan amiri adına veya başka bir departmanın başkanı adına hazırlanır. Kısa sürede şunları yapmanızı sağlar:

• yöneticiye mevcut sorun hakkında bilgi verin;
• bunu ortadan kaldırmak için tekliflerde bulunmak veya başka bir çalışanla bir eylem planı üzerinde anlaşmak;
• Bir yöneticiyi bir karar vermeye veya emir vermeye ikna etmek.

Bu da iş sürecinde sorun tespit eden uzmanın durumu kendi akışına bırakmadığını, durumu yönetimine bildirerek hızlı karar vermesinin de kanıtıdır. Yani boş durmuyordu.

Not türleri

Ana hizmet mektubu türlerine bakalım:

• bilgi talebi hakkında;
• bir çalışanın iş görevlerini yerine getirirken yaptığı ihlaller hakkında;
• çalışan ikramiyeleri hakkında.

Ek olarak, bir belge paketinin kuruluş içindeki bölümler, bölümler, bölümler arasında transferine bir not (bir örnek aşağıda sunulmuştur) eşlik edebilir (üçüncü taraf kuruluşlar için ön yazıların hazırlanması gerekir). Ayrıca, işe devamsızlıklarının nedenini açıklama zorunluluğu bulunan çalışanlara da gönderilebilir.

Not, işle ilgili konularla ilgili herhangi bir soru içerebilir.

Derleme kuralları

Taslak hazırlarken uyulması gereken ana kural kısalıktır. Belge, sorunun özünü ve onu çözmenin yollarını açıkça belirtmelidir. Kural olarak metin 6-7 satırı geçmemelidir. Kağıt için birleşik bir form yoktur; keyfi formlar kullanılır.

Bir not örneği

Buna rağmen yazarken aşağıdaki ayrıntıları gerektiren hükümleri dikkate almalısınız:

• kağıtta bir başlık bulunmalıdır. Belgenin kime gönderildiğini belirtir (datif davada çalışanın konumu ve tam adı);
• daha sonra belgenin adı belirtilir;
• derlenme tarihi ve numarası girilir;
• notun hazırlanmasına neden olan mevcut durumun bir açıklaması: "Dikkatinize sunuyorum...", o zaman metin belirli bir talep içermelidir;
• Aşağıda pozisyon ve tam ad bulunmaktadır. derleyici, transkript ile imza.

Tamamlanan belge, gelen yazışma olarak işletmenin sekreterine kaydedilmelidir. Bundan sonra müdürün notu alıp bizzat inceleyeceğinden emin olabilirsiniz.

Elektronik olarak nasıl gönderilir

Birçok işletme kabul etti elektronik belge yönetimi. Dolayısıyla yukarıda örneği yazılan bildiri elektronik ortamda da düzenlenebilmektedir. Bu durumda işletmenin kurumsal e-postasına gönderilir. Sekreter, mektupların daha fazla tasnif edilmesinden ve alıcılara iletilmesinden sorumludur.

Bu aktarım yöntemi kağıttan ve çalışanların zamanından tasarruf sağlar. Bu durumda belge kağıt üzerindekiyle aynı şekilde hazırlanır. Üzerinde durması tavsiye edilir elektronik imza gönderen. Gönderilen belgenin yönetici tarafından okunduğundan emin olmak için gönderirken “okundu bilgisi” talep etmelisiniz. posta öğesi"Gönderim formundaki kutuyu işaretleyerek.

Örnek belge

Çoğu zaman, iş sorunlarını çözerken, transfer etmek gerekli hale gelir. önemli bilgi yöneticiye. Bazen koşullar, durumun açıklanmasının ve hatalara karşı uyarının yazılı olarak yapılmasını gerektirir.

Bu durumda sadece gerçekleri doğru bir şekilde sunmak değil, aynı zamanda belgeyi de doğru bir şekilde hazırlamak gerekir. Derlemek, özellikle deneyim olmadığında çoğu zaman zorluklara neden olur. Ancak gözünüzün önünde örnekler varsa bunu yapmak zor değildir. Bu nedenle, inceledikten sonra belgeyi doğru şekilde hazırlayabileceğiniz örnekler hazırladık.

İkramiyelere ilişkin resmi bir mutabakat, bir çalışanı ödüllendirme emrinin verilmesinin temelini oluşturur. Çalışanın acil amiri tarafından kuruluşun müdürüne hitaben hazırlanır. Belge, çalışanın esasını, teşvik talebini, çalışanın ve derleyicinin verilerini gösterir. Değerlendirme ve olumlu bir kararın ardından, yönetmen ikramiyelerle ilgili bir emir verir.

Bir çalışan için müdürden nasıl ikramiye isteneceğine ilişkin örnek not

Çalışma sırasında çalışanın iş işlevini tam olarak yerine getiremeyeceği koşullar ortaya çıkarsa açıklayıcı bir not kullanılır. Nedenlerini belirtir.

Örnek açıklayıcı not

Bir çalışanın iş ihtiyaçları için fon tahsis etme talebi ile yöneticiyle iletişime geçmesi gerekiyorsa bir not kullanılır. Bu durumda belge gerçekleri ortaya koyuyor üretim ihtiyaçları malzeme satın alırken.

Bir not nasıl doğru yazılır, örnek

Raf ömrü

Tipik yönetim listesine göre arşiv belgeleri faaliyet sürecinde üretilen devlet kurumları, organlar yerel yönetim Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Emri ile onaylanan saklama sürelerini gösteren kuruluşlar ve kuruluşlar, iç notların işletmenin arşivlerinde en az beş yıl süreyle saklanması gerekir. Gerektiğinde kuruluş yöneticisi saklama süresini uzatma hakkına sahiptir. Elektronik ortamda düzenlenen belgelerin saklama süresi şirket tüzüğü ile belirlenebilir.

Not şu: kuruluşun iç belgesi Yönetimin çalışma durumlarını olabildiğince hızlı ve verimli bir şekilde çözebilmesi sayesinde. O ana hedefüretimde veya ekip içinde ortaya çıkan bir sorun veya çatışma durumuyla ilgili bilgiyi yönetim ekibinin dikkatine sunmaktır.

Bu belge aynı zamanda çalışanların işgücü verimliliğinin artırılması, verimliliğin artırılması ve diğer iş konularıyla ilgili önerilerini de yansıtabilir.

Rusya'da yürürlükte olan federal mevzuat, resmi bir notu zorunlu bir belge olarak tanımlamamaktadır, bu nedenle o mevcut değil birleşik biçim . Ancak buna rağmen birçok konu girişimcilik faaliyeti yerel olarak sabittir normatif yasal düzenlemelerörneğin, içinde muhasebe politikası.

Ticari organizasyonlar ve bireysel girişimciler Uzmanların temel önerilerini dikkate alarak belgenin formunu bağımsız olarak geliştirin.

Servis notları taşınır referans ve bilgi niteliği. Bir kuruluş içinde ticari yazışmalar yapılırken ek bir belge olarak kullanılırlar.

Notların amacı ilgili konuları vurgulamaktır. üretim faaliyetleri herhangi bir departman, atölye veya bölüm veya belirli bir çalışanla.

Böyle bir belgenin birleşik bir biçimi yoktur, bu nedenle keyfi olarak derlenir. Kayıtla ilgili Federal mevzuatta katı gereklilikler bulunmamasına rağmen, notun şunları içermesi gerekir: gerekli tüm detaylar ve bilgiler:

1. Sağ üst köşeye, itirazın yöneltildiği yöneticinin adını ve pozisyonunu yazmalısınız.
2. Ortada, biraz aşağıda belgenin adı yazıyor: “RESMİ NOT”
3. Kayıt numarası ve derlenme tarihi belirtilir.
4. Başlık, notun konusuyla ilgili bilgileri yansıtmalıdır (edat halinde).
5. Metin, belgenin hazırlanma amacını yansıtan bilgileri içermelidir: başlangıçta bir durum anlatılır, ardından bir istek, yorum veya öneri belirtilir.
6. Notun alt kısmında, gönderenin adını, pozisyonunu ve imzasını belirtmelisiniz.

Bir notun sadece açıklayıcı değil aynı zamanda bir rapor olabileceğini de belirtmekte fayda var. Örneğin, ilk durumda, belge kuruluşun çalışanları arasındaki iletişimi yatay düzeyde sağlar - yapısal birimin başkanı, yapısal birimin başka bir başkanına hitaben bir not hazırlar.

İkinci durumda, belge üst düzey yönetime yöneliktir. Üzerinde belirli önerilerin ve belirli sonuçların alındığı bir çalışma konusunu inceler. Yönetici kararını notun üzerine koyar ve bunu imza ve tarihle tasdik etmelidir.

gibi bir soruya bakarsak not yazmanın amacı o zaman burada onun doğrudan ilişkisinden bahsetmeden geçilemez. muhasebe. Bu belgeye dayanarak muhasebeciler yasal hak raporlama dönemi için bazı giderleri gider olarak yazın. Örneğin, bir kuruluşun bir çalışanı, ticari faaliyetlerin yürütülmesi için gerekli olan nakliye masraflarını, reklamı, satın alınan ekipmanı ve diğer envanter kalemlerini ödedi.

Bu durumda ofis notları birincil muhasebe belgeleri olarak kabul edilecek ve aynı depolama alanıyla sağlanmalıdır.

Notlar ve notlar arasındaki farkın ne olduğunu videoda bulabilirsiniz.

Kim yazabilir

Resmi notlar, bir kuruluşun resmi olarak kadrosunda bulunan istisnasız tüm çalışanları tarafından yazılabilir. Kural olarak, bu belgeyi hazırlama ihtiyacı, çalışan bir sorunla karşılaştığında ortaya çıkar.

Ancak bir koşulun karşılanması gerekir - not, konuyu hazırlayan çalışanın yetkinliği dahilinde olan bilgileri içerir.

Bu tür belgeler aracılığıyla kurulur. Aynı seviyedeki çalışanlar arasındaki iletişim. Bölümlerin, departmanların ve atölyelerin başkanları sıklıkla astları için çalıştıkları doğrudan yönetimlerine notlar gönderir.

Sıradan çalışanların amirlerine not göndermeleri durumunda bunlar rapor olarak kabul edilir. Gönderen, yalnızca doğru şekilde hazırlanmış bir belgenin, içinde ifade edilen talebin yerine getirilmesine izin vereceğini anlamalıdır. Bu nedenle tüm bilgilerin çok kısa ama öz bir şekilde sunulması gerekir.

Notun kuruluşun dahili bir belgesi olması nedeniyle, şeklinin yönetim tarafından onaylanması ve muhasebe politikasına veya yerel düzenlemelere kaydedilmesi gerekir. Hem kağıt üzerinde hem de derlenebilir elektronik form.

Ancak her durumda, belgenin altında Yazarın "canlı" imzası. Çoğu durumda, bu tür notlar tek nüsha halinde düzenlenir. Ancak bir çalışan büyük bir işletmede çalışıyorsa, iki hatta üç nüsha halinde bir belge hazırlaması gerekebilir.

Bu belge şunu belirtmelidir: kesin niceliksel göstergeler:

• birinci sınıf boyutlar, ücretler tatil ücreti ve diğer nakit ödemeler;
• tarihler, örneğin çalışanın iş gezisine çıktığı tam gün;
• envanter kalemleri (belirtilen) tam liste Temyizde belirtilen tüm nesneler), vb.

Ayrıca listelemeniz gerekecek her sebep Durumu çözmek için alınan önlemler için. Notta yer alan her bir kişi hakkında bilgi belirtilir.

Başlıkla bir belge oluşturmaya başlamanız gerekir. Burada ticari işletmenin tam adını belirtmelisiniz. Belgenin düzenlendiği tarih ve şehir girilmelidir.

Belge sıradan bir çalışan tarafından hazırlanmışsa, o zaman bölüm başkanıyla onaylayın nerede çalışıyor? Ancak bundan sonra not hedefine iletilir. Çalışanın resmi itirazının uygun muhasebe kaydına kaydedildiğinden emin olması zorunludur.

Kural olarak her işletmenin bir muhasebe günlüğü olması gerekir. dahili dokümantasyon. Aksi takdirde özenle hazırlanmış bir not, yoğun belge akışı arasında kolaylıkla kaybolabilir.

Belge hazırlarken hata yapmamak için, bireyler talimatları kullanmalısınız:

1. A4 boyutunda bir kağıt parçası alın.
2. Sağ tarafta üst köşede bir başlık oluşturulur. İlk satır ticari işletmenin tam adını gösterir. Bir sonraki satır, itirazın yöneltildiği çalışanın Soyadı, Adı ve Soyadını içerir. Üçüncü satır, notu hazırlayan çalışanın tam adını ve pozisyonunu içerir.
3. Birkaç satır atlanır ve belgenin başlığı ortaya yazılır. Alt satırda derleme tarihi ve muhasebe sicilindeki girişe karşılık gelmesi gereken kayıt numarası gösterilir. Senet yazarının çalıştığı ticari işletmenin resmi olarak kayıtlı olduğu şehrin yazılması zorunludur.
4. Her satırda bir belgenin kısa bir başlığı yazılır; yazar tartışılacak sorunu özetlemelidir.
5. Notun ikinci bölümünde ortaya çıkan sorunun özünü anlatmak gerekiyor. İlgili sorumlu kişilerin tam adlarını ve pozisyonlarını belirterek not edilmesi son derece önemlidir.
6. Sorunun çözümüne yönelik seçenekler önerilmektedir.
7. Belgenin alt kısmında, düzenleyenin tam adını ve konumunu belirten imzası iliştirilmiştir.

Elektronik olarak bir not yazarken aşağıdakileri izlemelisiniz: talimatlar. Belgenin tamamlanmış hali e-posta yoluyla alıcıya iletilir. Giden yazışmaların yanı sıra bir flash sürücüye de kaydedilmelidir; mektubun okunduğuna dair bildirimin güvenliğinin sağlanması da gereklidir.

Kompozisyon, form, türler

Ofis notları, içerdikleri bilgilerin anlamına bağlı olarak sınıflandırılır:

• analitik;
• açıklayıcı;
• raporlar;
• açıklayıcı.

Amaçlanmış olabilirler hem dahili hem de harici kullanım için. İkinci durumda, herhangi bir zor iş sorunu ortaya çıktığında ortak şirketlerle yazışmalar bu şekilde yürütülür. İlişkin dahili belge, daha sonra yönetim buna dayanarak sorumlu kararlar alır, emirler ve talimatlar verir.

Çoğu durumda, bu tür belgeler departman iletişimi için kullanılır. Talep ve önerilerin yanı sıra kuruluşun ekonomik veya lojistik desteğine ilişkin önemli bilgileri yansıtır.

Onların yardımıyla bu sağlanır yatay düzeyde iletişim. İlgili kişilerin durumlarının farklı olması durumunda belge rapor sayılacaktır.

Örneğin bir çalışan iş gezisine çıkıyor. Bölüm başkanı yazıyor örgütün başkanına gönderilen not. Bu belgeye dayanarak bir sipariş verilir ve seyahat belgesi, verilir peşin masraflar için.

Ayrıca başka bir örneği de düşünebilirsiniz. Şirket bir sertifikasyon komisyonu oluşturdu. Bölüm başkanı, üyelerine belirli bir çalışanın pozisyonuna uymadığını, örneğin sürekli şikayet aldığını, birçok kusurlu ürün ürettiğini vb. belirten bir not gönderir. Bu durumda komisyon üyeleri Alınan belgeye dayanarak çalışanın yeniden sertifikalandırılmasına karar verebilir.

Daire başkanı yazabilir azaltımla ilgili kuruluş başkanına gönderilen not deneme süresi yeni başlayanlar için Görevlerini iyi bir şekilde yerine getirdiği ve onun yerine kalıcı olarak geçebilecek yeterliliğe sahip olduğu için boş pozisyon. Böyle bir belge, performans göstergelerine göre herhangi bir çalışana ikramiye verilmesine temel teşkil edebilir. Yasanın temsilcileri tarafından değerlendirilmek üzere kabul edilir. kanıt temeli tartışmalı durumların yasal çerçeve içerisinde çözülmesi durumunda.

Birçok kişi not ile rapor arasındaki farkı anlamıyor. Bu, her iki belgenin de kuruluşta meydana gelen herhangi bir çalışma sorunu hakkında yönetimi bilgilendirmeyi amaçladığı gerçeğiyle açıklanmaktadır.

Raporun üstleri ortaya çıkan sorunlar hakkında bilgilendirme amaçlı olduğunu ve hizmet raporunun bu bilgilere ek olarak şunları da içerdiğini anlamalıdırlar. Ortaya çıkan sorunların çözümüne yönelik öneriler.

Yönetime yönelik bir itiraz hazırlarken aşağıdakileri dikkate almak gerekir: nüanslar:

1. Belge serbest biçimde hazırlanmıştır.
2. Sorunun özü açıkça tanımlanmalıdır.
3. Tüm çözümler belirtilmelidir.
4. Belge uygun muhasebe kaydına kaydedilmelidir.
5. Notu kaybetme olasılığını önlemek için iki nüsha halinde yapabilirsiniz. Biri sekreter aracılığıyla yönetime teslim edilecek, ikincisi çalışanda kalacak (formda imza, kabul tarihi, kayıt numarası bulunacaktır).

arasında not alışverişi yapmayı planlıyorsanız ayrı birimler organizasyon, o zaman bu gibi hususları dikkate almak gerekir. anlar:

Bildirinin başka bir ticari kuruluşa gönderilmesi durumunda, gönderenin bu durumu dikkate alması gerekir. nüanslar:

1. Bir not bazen harici bir belge görevi görebilir. Bu şekilde işbirliği yapan ticari kuruluşlar bilgi alışverişinde bulunur.
2. Bu durumda not, bir iş ortağından diğerine yapılan bir talep veya iddianın belgesel kanıtı olarak kabul edilir.
3. Belge şu tarihte düzenlenmiştir: antetli kağıt serbest biçimli kuruluşlar.
4. Nota, sağlanan bilgileri doğrulayan destekleyici belgeler eklenebilir.
5. İki kopya yapılması gerekiyor, biri ortak şirkete devrediliyor, ikincisi diğer kuruluşta kalıyor. İkinci nüshaya muhatap ıslak damga, tarih ve imza koymalı ve ayrıca kayıt numarasını belirtmelidir.
6. Böyle bir belgenin durum tamamen çözülene kadar saklanması gerekir.
7. Partner firma alınan talebe yazılı cevap vermiş ise bunun tutanakla birlikte kayıt altına alınması ve saklanması gerekmektedir.

Elektronik versiyonu var mı?

Rusya'da yürürlükte olan federal mevzuat, ticari kuruluşlara izin veriyor kendi başına belge akışını nasıl yöneteceklerine karar verin. Bugün birçok ticari organizasyonlar ve bireysel girişimciler elektronik belge formlarını kullanır.

Derlenen sertifikalar ve notlar internet üzerinden departmanlara iletilir. Ancak üst düzey yönetimi “” kapsamına giren son derece önemli bir durum hakkında bilgilendirmeyi planlıyorsanız ticari sır", o zaman çalışanın sertifikasyon sürecine dahil olması gerekir kişisel elektronik dijital imza .

Çalışanın düşüncelerini kağıt üzerinde ifade etmesi durumunda formu tarayıp kendisine gönderebilir. e-posta organizasyonunuz. Gönderim yaparken kendi adına kayıtlı özel posta kutusu kullanması halinde servis notunu imzalamasına gerek kalmayacaktır.

Elektronik belgenin formatına gelince, kağıt muadilinden farklı değildir. Can sıkıcı yanlış anlamaları önlemek için gönderen, aşağıdaki hususları dikkate almalıdır: aşağıdaki nüanslar:

1. Bir e-posta gönderirken, alıcının mesajı okuduğuna dair bir bildirim talep etmeniz gerekir. Bu tür bir bildirim, herhangi bir zor durum ortaya çıktığında sorumlu kişinin notu zamanında gönderdiğinin kanıtı olacaktır.
2. Belge, boyutu 12-14 aralığında olacak şekilde Times New Roman yazı tipinde hazırlanmıştır.
3. Tarih şu formatta girilmelidir: 01/01/2018 veya 01 Ocak 2018.
4. Belgenin başlığı sayfanın ortasına yerleştirilmelidir.

Aşağıda resmi notların elektronik forma dönüştürülmesine ilişkin bir ana sınıf bulunmaktadır.

Belgenin önemi

Bu tür bir belge hazırlamanın faydası, kanıt sorumluluğu altındaki sorunları çözen belirli bir uzmanın çalışması. Örneğin, böyle bir çalışan bağımsız olarak baş edemiyorsa özel durum, daha sonra bir not aracılığıyla diğer uzmanları sorunun çözümüne dahil edebilir.

Böylece, sorunun kalitesinin düşük olması veya zamansız çözülmesinin sorumluluğundan otomatik olarak kurtulur.

Bu tür bir belgenin ek bir yararı, doğrudan kanıt uzmanın kendi uzmanlık alanıyla ilgili bir sorunu öne çıkarmış olması. Bir uzmanın sorunu kendi başına çözememesi ve bunu bir not şeklinde diğer uzmanların çözümüne sunması durumunda, konunun zamansız veya kalitesiz değerlendirilmesi sorumluluğundan kendisini kurtarır.

Yönetim veya düzenleyici otoritelerin suçluları bulmaya çalıştığı tartışmalı bir durum ortaya çıkarsa, not kimin suçlanacağının anlaşılmasına yardımcı olacaktır.

Notların sınıflandırılmaması nedeniyle zorunlu belgeler, için kullanılır iç iletişim kuruluşlar, birçok personel memuru çok anlamsız ve sorumsuz depolanmaları konusuna yaklaşın.

Kağıt saklama ortamlarının nemden ve diğer agresif ortamlardan olumsuz etkilenmemesi için kuru ve havalandırılan alanlara yerleştirilmelidirler.

Resmi notların amacına uygun olarak aktarılmasından sonra güvenliklerinden sorumlu tutulmaları gerekir. personel memurları. Kağıt belgeler gizli bilgiler içerebileceğinden kasalara yerleştirilir.

Bunlara erişim yalnızca ilgili kurum tarafından onaylanan sorumlu bir çalışana verilecektir. siparişe göre. Tüm makaleler ayrı bir klasörde dosyalanır, ancak elektronik olarak gönderildiyse, bunları saklamak için bir flash sürücü kullanılır.

Depolama sürelerine gelince, ticari kuruluşların aşağıdakileri dikkate alması gerekir: nüanslar:

1. Bu tür başvurularda çalışanların önemli raporlamalar yapması, iyileştirme önerilerinde bulunması ve diğer önemli bilgileri yansıtması durumunda saklama süreleri 5 yıldan az olmamalıdır.
2. Dahili notların bir ticari kuruluşun çalışması için önemli herhangi bir bilgi içermemesi durumunda, bunlar bir yıldan fazla saklanamaz.
3. Dahili notlar şirketin yabancı ortağıyla olan işbirliğine ilişkin bilgileri yansıtıyorsa, o zaman asgari süre depolama 15 yıldan az olmamalıdır.

Kuruluş başkanının, kendi takdirine bağlı olarak, uygun bir emir vererek bu tür belgelerin saklama süresini uzatabileceğini belirtmekte fayda var.

Ne tür notlar var? Sorunun cevabı videoda.

Not, bir kuruluş içindeki her türlü duruma etkin bir şekilde yanıt verilmesini mümkün kılan bir belge dolaşımı modelidir.

Resmi belgenin amaçları ve türleri

Bir hizmet mektubu belirli bir kişiyi bilgilendirmek için tasarlanmıştır. resmi mevcut zorluklar hakkında veya üretim sorunlarına ilişkin herhangi bir öneride bulunulması hakkında.

Ayrıca resmi belge, personelin yalnızca işini yapmakla kalmayıp aynı zamanda gördüğünün de bir tür onayıdır. mevcut sorunlar bunlar daha sonra bu notta ele alınacaktır. Bu durumda yöneticiye herhangi bir ihlalin varlığına dair not yazan çalışan, bu sorunun çözümüne ilişkin sorumluluktan tamamen kurtulur.

Servis notları aşağıdakilere ayrılmıştır:

• olumsuz nitelikteki eylemin veya olgunun belirli faktörlerini gösterenler. Bu tür üretim notları açıklayıcı notları, tespit edilen ihlallere ve şikayetlere ilişkin eylemleri;
• ana belgelere ek açıklamalar niteliğinde olanlar. Bunlar, tahsisle ilgili olarak malzemelerin silinmesi veya satın alınmasıyla ilgili notlar olabilir. nakit yardımı, promosyonlar, bonuslar ve benzerleri.

Buna karşılık, hem astlar ile işveren (dahili) arasında hem de yapısal bölümlerin başkanları ile işletmenin ana yöneticisi (harici) arasında resmi bir nüfus sayımı yapılabilir. Dışarıdan üretim belgeleri kuruluş dışından sağlanması amaçlanıyorsa, bu tür notun alıcısı üst düzey yönetimdir.

Dahili iş belgesinin bilgisi ve şekli

İçerik resmi belgeler genellikle üretim, maddi, ekonomik konuların yanı sıra ikramiye, terfi veya rütbe indirimi konularını da kapsar. Bu nedenle, herhangi bir departmanın çalışanı, kendisine belirli materyal veya materyallerin sağlanması konusunda yazılı bir talepte bulunabilir. mali kaynaklar Hem endüstriyel hem de kişisel kullanım için. Ayrıca, böyle bir belgenin içeriği belirli bir çalışana veya doğrudan amirine karşı yapılan bir şikayeti de kapsayabilir.

Çalışanları ödüllendirmeye gelince, doğrudan işveren, üst yöneticisine hitaben dilekçe şeklinde bir not yazar. Astının erdemlerini vurguladığı ve ikramiye yöntemleri konusunda önerilerde bulunduğu yer.

Astlardan örgütün başkanına bir iç mektup, serbest biçimde el yazısıyla hazırlanır. Ancak bu tür bir belgeyi yazmak için bilgisayar veya baskı teknolojisini kullanabilirsiniz.

Yetkili belge yazımı

Rağmen bu hareketüzerinde yüklü değil yasama düzeyiörnek aşağıdaki bilgileri içermelidir:

• bu başvurunun kime yapıldığı (muhatabın pozisyonu, soyadı ve adının baş harfleri) belgenin sağ üst köşesinde not numarası ve tescil tarihi belirtilir;
• yazılan mektubun başlığı;
• giriş kısmı genellikle olayın saatini, tarihini ve saatini yansıtır;
• ana bölüm, olayın ayrıntılı özünü ortaya koyar;
• son bölüm, derleyicinin işletme başkanından uygulamasını istediği önerilerini içerir;
• Metnin altında belgenin yazıldığı tarih, derleyenin görevi veya mesleği, soyadı ve adının baş harfleri yer almaktadır.

Dış mektuplar ise benzer içeriğe sahip olmalı ve kurumun antetli kağıdına, tercihen basılı olarak bilgisayar teknolojisi kullanılarak hazırlanmalıdır.

Birçok işletmenin yönetim tarafından geliştirilmiş ve onaylanmış hazır bir not şablonu vardır. Bu sayede işçilerin böyle bir belgesel eylemi hazırlaması çok daha kolay ve daha yetkin olacak.

İç ve dış mektuplarda bilgiler gereksiz abartılmadan, kısa ve net bir şekilde sunulmalıdır. Bu, belgeyi hazırlayan ve hitap ettiği kişi için zaman tasarrufu sağlar. Ayrıca tekliflerin net bir şekilde sunulması en büyük katkıyı sağlar hızlı yanıt yönetici tarafından.

Üretim mektuplarının elektronik ortamda oluşturulması

Birçok işletme, belgenin elektronik bir formunu oluşturmanıza olanak tanıyan bir bilgisayar kullanarak resmi notların hazırlanmasına izin verir. Bu yöntem tasarım, her biri yapısal birim bağımsız olarak seçer ve bunu belirli belgelerde belirtir kanunla öngörülmüş. Böylece elektronik versiyon, belgenin hazırlanmasını ve gönderilmesini büyük ölçüde basitleştirir, bu da notun gözden geçirilmesi ve yanıt tedbirlerinin alınması için gereken süreyi önemli ölçüde azaltır.

Hizmet mektubunu oluşturmanın elektronik yöntemi, el yazısıyla yazılan versiyondan çok farklı değildir, ancak yine de aşağıdaki farklılıklara sahiptir:

• V elektronik belge Bu tür bilgiler zaten adres çubuğuna yazıldığı için kime gönderildiğini belirtmeye gerek yoktur;
• elektronik notta gönderenin imzası otomatik olarak yerleştirilir (önceden hazırlanmış taranmış imza);
• Gönderen, alıcıdan mektubu aldığına ve okuduğuna dair e-posta yoluyla bir bildirim alır. Bu hizmet, notun gönderilmesinin onayıdır.

Şekillendirmenin ana avantajlarından biri elektronik form not zaten mevcut bir şablondur. Benzer belgelerin daha sonraki hazırlıklarında kullanılabilir. Bu avantajdan, faaliyet türleri nedeniyle sıklıkla notlar hazırlamak zorunda olan işletmenin hizmetleri veya bireysel çalışanları yararlanmaktadır.

Derlemenin yönleri

Notları hazırlarken türlerine ve amaçlarına bağlı olarak geçerli olan aşağıdaki nüansları dikkate almak gerekir:

Yukarıdaki nüanslara uygunluk, deneyimsiz bir çalışanın bile yönetici için yetkin ve anlaşılır bir not hazırlamasına olanak sağlayacaktır.

Belgenin önemi

Resmi belgeler doğrudan kaçınmaya yardımcı olur çatışma durumları belirli bir işletmenin çalışanları arasında, işi üzerinde olumlu etkisi olan. Ayrıca muhasebede de önemli bir rol oynarlar. vergi raporlaması, Nerede mali sorunlarçeşitli nüanslara belirli bir dikkat ve uyum gerektirir.

Örgütte suçlularla mücadelede diğer şeylerin yanı sıra resmi mektuplar da etkilidir. Ayrıca şikayet belgelerini işverene yazmak, sorunu anlaşmazlık ve saldırı olmadan çözmenize olanak tanır. Resmi şikayetler isimsiz olarak yazılabildiğinden veya sadece şikayeti oluşturanın adı, talebi üzerine yönetici tarafından açıklanmayacaktır.

Bu nedenle, böyle bir belge çok işlevli bir araç görevi görür ve bu sayede çoğu organizasyonel sorun oldukça kısa bir sürede çözülebilir.

Yetişkin yaştaki insanların çoğu şu veya bu kuruluşta çalışanlardır. İnsanlar üstlerine beyanlar veya notlar aracılığıyla istek veya dileklerini iletiyorlar. Belgelerin hazırlanması ve yöneticiye iletilmesi sürecini anlatacağız.

Nedir?

Öncelikle notun ne olduğunu anlamalısınız. İşlevine ve muhatabına göre dahili veya harici bir belgedir. Böyle bir not çoğunlukla astlarından üstün bir kişiye yöneliktir ve bir tür istek, yorum veya öneridir.

Notun anlamına bağlı olarak raporlayıcı, açıklayıcı, açıklayıcı veya analitik olabilir.

Bu belge çoğunlukla teknik veya ekonomik sorunları kapsar ve bir açıklama sağlar. tartışmalı durumlar veya üstlerinizin sizden talep ettiği bir açıklama sağlanır. Bir not arasındaki temel fark, yalnızca sorunun özünü belirtmesi değil, aynı zamanda sorunun ayrıntılı bir tanımını ve bazen de çözmenin yollarını da vermesidir.

Hizmet ve rapor: benzerlikler ve farklılıklar

Bazı çalışanlar raporları ve notları karıştırıyor ve bu sebepsiz değil. Benzerlikler var ama farklılıklar da var. Bunu çözelim. Yani her iki notun da anlamı, işteki bir tür arıza hakkında yetkilileri bilgilendirmektir. Bununla birlikte, not çoğunlukla bir sorunu bildirir ve not aynı zamanda bu sorunun ortadan kaldırılmasına yönelik bir talebi de içerir ve bazen belirli bir sorunu çözmenin yollarını gösterir.

Üstler için notların hazırlanması

Çoğu zaman bu tür belgeler yönetime gönderilir. Bunun nedeni, notun herhangi bir iç sorunu ileten bir belge olmasıdır. Not örneği hiçbir yere yazılmaz, örnek metin yoktur, dolayısıyla herhangi bir biçimde derlenir. En önemli şey sorunun özünü ve önerilen çözümleri tanımlamaktır. Dikkat etmeniz gereken diğer husus ise notunuzun kuruma kayıtlı olmasıdır. Bu şekilde yetkililere ulaştığından emin olabilirsiniz.

Ancak durumlar farklıdır. Ekipmanın arızalanmasıyla ilgili değil, örneğin şirketinizin yanlış bir şey yapan bir çalışanı hakkında bir not yazdığınızı hayal edin. Durumlar farklılık gösteriyor. Notunuz basitçe "kaybolmuş" olabilir. Bunun olmasını önlemek için kendinizi sigortalayabilirsiniz. İki nüsha halinde bir not hazırlayın. Bunları kayıt için sekretere verin ve notunuzun şu ve şu numarayla, şu tarihte kaydedildiğini ve değerlendirmeye kabul edildiğini kopyanızın üzerine yazmalarını isteyin. Böylece şikayetiniz herhangi bir nedenle üstlerinize ulaşmasa bile elinizde onay ve metni var.

Farklı departmanlar arasında not alışverişi

Bazen notlar aynı şirketin farklı departmanları arasında bir iletişim aracı olarak hizmet eder. Başka bir departman için böyle bir belge hazırlamak, yönetime not vermekten farklı değildir. Mevcut olan tek fark, bölümlerin kendilerinin belirtilmesinin gerekli olmasıdır ve ayrıca adresi de belirtebilirsiniz. Bu durumda not hala dahili bir belgedir.

Notun başlığı yöneticiye yazılan örnek uygulamaya göre hazırlanmalıdır. Daha sonra, belirli bir ünitenin tüm sorunlarını açıklayan metnin kendisi yazılır. Sadece sorunun özünü değil aynı zamanda tüm nüansları da ayrıntılı olarak tanımlamanız tavsiye edilir. Ayrıca bunu çözmenin yollarını da önerebilirsiniz.

Belge ayrıntıları belirtilmelidir: tarih ve numara. Resmi hale gelmesi için bu gerekli.

Başka bir kuruluşa notlar

Ancak bazen harici bir belge görevi gördüğü de olur. Bir not yazmanın oldukça yaygın bir örneği başka bir kuruluş içindir. Bu sayede şirketler alışverişte bulunuyor. gerekli bilgiler. Bu durumda da not, iddianın veya talebin belgesel kanıtıdır.

Bu tür notlar da herhangi bir biçimde verilir. Fotokopileri bunlara eklenebilir. gerekli belgeler. Çoğu zaman, bu tür notlar bir şirketin müdürü adına diğerinin başkanı tarafından düzenlenir. Karşı tarafla müzakere yapılması halinde, memorandumun iki nüshasının hazırlanması gerekmektedir. Kaşe, imza ve ikinci nüsha kayıt numarası Bu belgeyi kendiniz almanız ve sorun çözülene kadar saklamanız gerekmektedir.

Başka bir kuruluş için bir not yazarsanız yanıt olarak aynı mektubu alabilirsiniz. Bunda yanlış bir şey yok. Belki yönetim sorunu veya talebi tam olarak anlamadı veya belki de daha ileri eylemlerin nasıl geliştirilebileceğine dair kendi versiyonunu sunmaya karar verdi. Ayrıca böyle bir notu kaydetmeniz ve buna bir eylemle veya bir talebe yanıt vererek yanıt vermeniz gerekir. Bu nedenle kuruluşlar arasındaki iç yazışmalar yoluyla iletişim oldukça uzun süre devam edebilir.

Bir not nasıl düzgün şekilde biçimlendirilir

Belge, kuruluşun adı ve hedeflendiği kişinin verileriyle başlar, ardından kendi verileriniz belirtilir. Ortasında “Memo” yazısı yazıyor. Daha sonra metin kırmızı çizgiyle başlar. Daha önce de belirtildiği gibi, serbest biçimde yazılmıştır. Sonunda tarih belirtilir ve transkript ile birlikte imza atılır.

Notun metni büyükse birkaç paragrafa bölünür. İlki sorunun açıklamasını içerir. İkincisi isteğin kendisini belirtir. Talep toplu ise üçüncü paragrafta departmanı ve bunu yazan çalışanların adlarını belirtebilirsiniz. Bu durumda, notun imzası bölüm başkanı tarafından yapıştırılır. Ayrı olarak, tüm çalışanların imzasını içeren bir sayfa ekleyebilirsiniz.

Not, herhangi bir beyan gibi bir A4 kağıda yazılmıştır. İmzanın faksla değil elle atılması gerekir. Ayrıca seri numaranızı ve hazırlanma tarihini içeren bir not düzenlemeniz de tavsiye edilir. Bilgisayara da basılabilir ancak bu durumda bile imzanın kişisel olması gerekir.

Elektronik iletişim yoluyla belge gönderme

Bir kuruluşun elektronik belge akışını gerçekleştirdiği ve tüm taleplerin ve notların İnternet veya dahili ağ. Bu durumda korkmanıza gerek yok, bunda korkulacak bir şey yok. Ancak bunun için talebinizi onaylayabilmeniz adına kişisel dijital imzanızın olması tavsiye edilir.

Veya bir kağıda not yazıp imzalayıp tarayabilirsiniz. Elektronik versiyon gerekli adrese gönderin ve yanıt bekleyin.

Teklifinizi her zaman yazılı olarak mı belirtmeniz gerekiyor?

Sık sık şu soru ortaya çıkıyor: İşletmenin yönetimiyle sözlü olarak iletişime geçmek mümkün mü? Cevap çok basit: Her zaman sözlü olarak başvurabilirsiniz ancak bunun sonuç verip vermeyeceği bilinmiyor. Yazılı mesaj her zaman resmi belge içeriği ve muhatabı ne olursa olsun. Ancak sözlü bir mesaj, yalnızca yanıt verilmeyebilecek kelimelerden ibarettir.

Bu nedenle yönetime yönelik tüm teklif, açıklama ve açıklamaların yalnızca kağıt üzerinde hazırlanmasını önerebiliriz. Aksi takdirde isteğinize veya teklifinize yanıt alamayabilirsiniz.