Pazarlama Ansiklopedisi. Yöneticinin operasyonel talimatlarının kontrolü Verimliliği artıran talimatların yönetici tarafından uygulanmasının kontrolü

Bir şirketi yönetmek Zor: yaklaşımlar aramanız, bir ödül ve ceza yapısı oluşturmanız ve çalışanları izlemeye yönelik sistemler oluşturmanız gerekiyor. Ancak en zor şey, astların çalışmalarını, görevlerdeki performanslarına göre mantıklı bir şekilde değerlendirmektir. Siparişleri kontrol etme sorunu artık sorun değil, buna kefil oluyoruz!

LeaderTask sipariş kontrol sistemi nasıl çalışır?

Adım adım çözelim; Hemen söyleyeceğim - sipariş sistemi tam olarak SİZİN istediğiniz gibi çalışacak. Sayesinde benzersiz esneklik yerleşik araçlar:

1. Doğrudan LeaderTask'ta sipariş oluştur Soldaki menüden çalışanlarınızdan birine veya görevi çalışanın adına sürükleyerek.
2. Atamak son tarih ve saat/dakika sayısı sorunu çözmek için.
3. Çalışanın talimatlarınızı okuyup okumadığından emin olacaksınız: avatarı renkli olacak normal renge, kurtulmak yarı saydamlık(durumunda okunmamış).
4. Her görev için, icracı ile ayrı ayrı oluşturulan bir iletişim kutusunda iletişim kurabilirsiniz. sohbet ve görev gövdesinde - tüm dosyaları ve belgeleri saklayın.

1. Çalışan görevin durumunu belirler. Bu olabilir Devam etmekte”, “Duraklatıldığında”, “Reddedilmiş" vesaire.
2. Sanatçı “Devam Ediyor” ayarını yaptığında, geri sayım yerleşik bir işlevde Zamanlama. Bu şekilde, bir çalışanın belirli bir göreve ne kadar zaman harcadığının her zaman farkında olacaksınız. Ve astlarınızın yetkinliklerine ve hızlarına bağlı olarak organizasyonun çalışmalarını yapılandırabileceksiniz.
3. Görev üzerindeki çalışma tamamlandığında çalışan uygun durumu ayarlayacaktır. Anında müşterinin emrinde görünecek " Teslimata hazır”ve görevi kabul edebilecek veya revizyona gönderebilecek.

En ilginç olanı, kendiniz silmediğiniz sürece tek bir görevin bile kaybolmamasıdır. Onlar. bir veya 2 yıl sonra bile bunu tamamlanan görevler arasında bulabilirsiniz.

Böylece LeaderTask'ta sipariş kontrolünü organize etmek armutları ayıklamak kadar kolaydır. Peki ya astın bakış açısından?

Yöneticinizden gelen bir siparişi nasıl kaçırmazsınız?

Elbette çalışanların yoğun iş yükü, dikkatlerini ve yöneticinin talimatlarını kontrol etmelerini etkileyebilmektedir. Ancak LeaderTask bunun olmasına izin vermeyecektir: senkronizasyon sayesinde!

Yönetici yeni bir görev gönderdiğinde bu görev, yöneticinin kilit ekranında görüntülenecektir. iPhone veya cihaz tabanlı Android. Çalışırken bile Android Giyim Ve Apple Watch- bu işi bilenler için.

Son derece meşgul insanlar olmamıza rağmen hâlâ saatte bir akıllı telefon ekranına bakma alışkanlığımızı sürdürüyoruz, dolayısıyla bir ödevi kaçırmamız kesinlikle mümkün değil. LeaderTask'ta görevlerinizi nasıl kontrol edeceğinize ilişkin kısa bir video izleyin:

LeaderTask ile emirlerin yerine getirilmesi üzerindeki kontrol nasıl organize edilir

Sistemin çalışması için emirlerin yerine getirilmesi üzerindeki kontrolü organize etmeyi düşünmeniz gerekir. Bunun nasıl uygulanacağına dair (kendi deneyimlerimize dayanarak) birkaç fikrimiz var:

1. a ekle şirket kuralları görevler için durum ayarlama gereksinimi.
2. Zorunlu koşulu oraya gönder LeaderTask'ı akıllı telefonlara yükleme.
3. Çalışanlarınızın akıllı telefonlarının izne sahip olması gerekir bildirimler servisten.

Şirketinizdeki siparişlerin kontrolünü organize etmek işte bu kadar kolaydır. Yönetici her zaman görevinin hangi aşamada olduğunu bilecek ve yönetici hiçbir görevi kaçırmayacak veya tek bir dosyayı kaybetmeyecektir. Ve hepsi - LeaderTask'a teşekkürler!

Başlangıç ​​olarak, daha sonra standart MS Excel yeteneklerini kullanarak otomatikleştirmeye başlayacağımız siparişlerin yürütülmesini izlemeye ilişkin kuralları hatırlayalım.

Sorunları çözmenin özü üzerinde kontrol ve görevleri tamamlamak için son tarihler üzerinde kontrol vardır.

Maddi kontrol

Esasa ilişkin kontrol, sorunun ne kadar doğru, başarılı ve eksiksiz çözüldüğünün değerlendirilmesidir. Bu kontrol, başkan (kurum veya bölüm) tarafından veya özel olarak gerçekleştirilir. yetkili kişi. Yöneticiler dokümanlara yansıyan sorunların doğru ve zamanında çözülmesinden sorumludur. yapısal bölümler ve belgenin yürütülmesiyle görevlendirilen çalışanlar. Sanatçı genellikle:

• yöneticinin bir belgedeki kararında (örneğin, gelen bir mektupta, bir çalışanın başvurusunda) veya
• doğrudan emrin metnine yazılır (genellikle emir/protokolde, bireysel talimatlar metnin bağımsız noktaları olarak düzenlenir ve neyin, kime ve ne zaman yapılması gerektiği hemen açık olacak şekilde formüle edilir); buna göre her kalem - görev / sipariş ayrı ayrı kontrol altına alınır),
• İcracının doğrudan belirlenmediği durumlarda organizasyondaki sorumluluk dağılımına göre belirlenir.

Yönetici kararında/talimatında birden fazla uygulayıcı belirtilmişse, kararda ilk belirtilen kişi belgenin/talimatın yürütülmesinden ve buna göre yürütülmesinin organize edilmesinden sorumludur.

Talimatlar belge metninden takip edilebilir veya “bağımsız” olabilirler, yani. belgesizdir ve yine de infazları kontrole tabidir. Sipariş bir belge bazında oluşturulmuşsa, temel belgeye bir bağlantı içerir (bkz. Şekil 1'deki tabloda ilk dört sütunun doldurulması). Talimatlar her seviyedeki yöneticiler tarafından verilir. Ancak her kuruluş hangi dokümanların/talimatların kontrol altına alınacağına kendisi karar verir. Genellikle bunların tümü örgütün başkanı ve yardımcılarından gelen talimatlardır. Bir kuruluştaki belge sayısı ne kadar fazla olursa, belgelerin yürütülmesini izleme çalışmasını kolaylaştırmak o kadar önemli olur ve kuruluş "neyi kontrol edeceğiz" sorusunun çözümüne o kadar seçici yaklaşır - burada altın ortalama önemlidir . Dolayısıyla kontrol genellikle bu konuyla ilgilenen ilk kişiden gelen talimatların yerine getirilmesine verilir. okul öncesi eğitim kurumu hizmeti veya sekreter.

Talimatlar açık ve net bir şekilde formüle edilmelidir:

• siparişin kendisi;
• son teslim tarihi;
• icracı (birkaç kişinin bir emri yerine getirmesi mümkündür, daha sonra biri sorumlu icracı olarak atanır ve geri kalanı ortak icracı olarak kabul edilir).

Talimatları oluştururken aşağıdakilere uymanız önerilir. basit kurallar: Formülasyonlar kısa ve öz olmalı, yorumdaki belirsizliği ortadan kaldırmalı ve açıkça tanımlanmış ve ölçülebilir bir sonuca sahip olmalıdır.

Emir yürütülürken aşağıdaki eylemler mümkündür:

• yazar siparişi tamamlamak için son tarihi değiştirebilir;
• yazar, görevin sorumlu uygulayıcısını değiştirebilir;
• sanatçılar yürütme sonuçları hakkında raporlar oluşturur;
• yazar, revizyon emrini iade etme veya yürütme sonucunu onaylama olanağına sahiptir.

Görevin ortak yürütücüler arasında paylaştırılması durumunda sorumlu yürütücü onların performans raporlarını alır. Nihai tek raporu kendisi adına hazırlayan ve yazara gönderen kişidir.

Son teslim tarihleri ​​üzerinde kontrol

Belgelerin/siparişlerin yerine getirilmesine ilişkin son tarihlerin kontrolü, yönetim belgeleri destek hizmeti (DOU) tarafından ve küçük bir kuruluşta sekreter tarafından gerçekleştirilir.

Son teslim tarihlerini izleme teknolojisi aşağıdaki prosedürlere ayrılabilir:

• kontrol altına alınan tüm belgelerin, talimatların, talimatların ve yönetim görevlerinin kaydedilmesi;
• belgenin icracıya zamanında teslim edildiğini kontrol etmek;
• yürütme için son tarihler değiştiğinde, belgeler icracıdan icracıya, bölümden bölüme aktarıldığında kontrollü belgelerdeki verilerin ayarlanması (bunu "Yürütme Durumu" alanına kaydediyoruz, bkz. Şekil 1);
• icracılara ve bölüm başkanlarına yerine getirilmemiş belge ve talimatların varlığına ilişkin hatırlatma;
• yöneticileri (bölümler ve kuruluşlar) belgelerin yürütülmesinin durumu ve ilerlemesi hakkında bilgilendirmek;
• belgelerin yürütülmesine ilişkin verilerin girilmesi;
• yapısal bölümlere, uzmanlara, belge türlerine ve diğer yönlere göre bir bütün olarak kuruluş için durum ve performans disiplini düzeyinin analizi.

Son teslim tarihleri belgeler tanımlanabilir:

Gördüğünüz gibi, bir emrin yerine getirilmesi için son tarih genellikle yazarı tarafından belirlenir. Talimat içeren siparişlerin kabul edilmesi "acilen" 3 gün içinde infaz edilecek. "Derhal" talimatı, emrin yerine getirilmesi için 1 günlük bir süre sağlar. Eğer emirde infaz için son tarih belirtilmemiş imza tarihinden itibaren 1 ay içinde (bir sonraki ayın ilgili tarihine kadar ve bir sonraki ayda böyle bir tarih yoksa o zamana kadar) icraya tabidir. son gün ay). Emir yürütme süresinin son gününün iş günü dışında bir güne denk gelmesi halinde, bir önceki iş gününde işleme tabi tutulur.

Karmaşık bir görev içeren belgeler için uzun süreler belirlenebilir (birkaç ay, altı ay, bir yıl). Bu durumda gerekli Görevi aşamalara ayırın ve görevin tamamlanmasını adım adım izleyin.

Dönem kontrolü şunları içerebilir:

• akım kontrolü,
• yardımsever ve
• son kontrol.

Ana kontrol türleri mevcut ve önleyicidir.

Altında akım kontrolü Süresi bugün dolacak belgelere ilişkin bilgilerin günlük olarak hazırlanmasını anlayın. Akım kontrolü belgenin ilerleyişinin günlük olarak kontrol edilmesi ve yükleniciye yürütme süresinin sona ermesi ve belge üzerinde çalışmayı tamamlama ihtiyacının hatırlatılmasıyla gerçekleştirilir. İnfazın izlenmesinden sorumlu olanlar (içinde küçük şirket- sekreter) her gün, genellikle çalışma gününün başında, son teslim tarihleri ​​bugün sona eren belgelerin bir listesini belirler ve derlerler.

Mevcut kontrol, gün için bir çalışma planı oluşturmaya yardımcı olur. Bugün hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini hemen gösterir (toplantıdaki bir sorunu çözmek, bir belgeyi imzalamak, faks göndermek vb.). Bu nedenle, belgelerin yürütülmesi için son tarihler üzerinde kontrol, zorunlu olarak sağlanan bir işlevdir. iş tanımı yöneticinin sekreteri. Sekreter her gün, son kullanma tarihi dolmak üzere olan belgeleri tespit ederek, sorunun zamanında çözülme olasılığını keşfeder ve son teslim tarihlerinin kaçırılması durumunda bunu yöneticiye bildirir.

Sırasında önleyici kontrol Son teslim tarihi 2-3 gün içinde dolacak belgelerle ilgili raporlar derlenerek icracılara bilgi verilir (bizim organizasyonumuzda bunu 4 takvim günü önceden yapıyoruz). Ve sonra çalışanın sorunu zamanında çözmek için hala zamanı var.

Kontrol pozisyonu çok önemlidir. Kontrolün eksiklikleri belirlemeye değil, yalnızca çalışanlara yardım etmeye yönlendirilmesi, yardım etme, hatırlatma ve suçlamama arzusu, kontrol hizmetinin en yüksek verimliliğini sağlayabilir.

Belgenin zamanında gerekli olduğunu, şirketin refahının sorunun zamanında çözülmesine bağlı olduğunu vb. taktiksel bir şekilde hatırlatan bir çalışan tarafından ustaca ve doğru bir şekilde gerçekleştirilen sistematik uygulama kontrolü, ihtiyacı vurgular. bu çalışanın ve çabaları. Ayrıca "zaman çizelgesi dizini" belirli bir tarihe ait olayları ve görevleri yansıttığı için yöneticinin çalışma gününü planlamaya yardımcı olur.

Bir belgenin alınması üzerine veya yüklenici tarafından yürütülmesi sırasında, belgenin zamanında yerine getirilmesinin imkansız olduğu anlaşılırsa, bu durum, belgeyi erteleme hakkına sahip olan yöneticiye (böyle bir emrin yazarı) bildirilir. belgenin yürütülmesi için son tarih. Eğer yönetici süreyi uzatıyor Sekreter, talimatı doğrultusunda kayıt formuna girer. yeni dönem uygulamak.

Bir belgenin yürütülmesi için son tarihin ertelenmesi sorunu, hedef tarihin sona ermesinden en geç 1 gün önce gündeme getirilmelidir. Vade tarihinin ertelenmesi geriye dönük olarak Otomatik sistemlerde buna izin verilmez ve kural olarak prensip olarak imkansızdır.

Uzun (birkaç ay) yürütme süresi olan belgeler için, yürütmenin ilerleyişi hakkındaki bilgiler kaydedilerek ara yürütme aşamaları izlenebilir (bunu belge kayıt kartının "Yürütme Durumu" alanında yaparız).

Çoğu zaman, bir sorunun çözülmesi, bir belge üzerinde birkaç yürütücünün sıralı çalışmasını veya belgenin birkaç departmanla koordinasyonunu gerektirir. Bu durumlarda belgenin her icracı tarafından tutulduğu süre kontrol edilmelidir. Bir belgeyi aktarırken aktarım gerçeği kaydedilmelidir. Kayıt işlemi genellikle belgeyi ileten birimin sekreteri tarafından gerçekleştirilir. “İcra Durumu” alanına belgenin hareketini ve aktarım tarihini yansıtıyoruz.

Son teslim tarihi geçmiş belgeler göründüğünde Listeleri aynı gün çıktısı alınarak yöneticiye raporlanır.

Belgeleri kaydetme hakkı çok çeşitli çalışanlara verilebiliyorsa, o zaman yürütmenin ilerleyişini yansıtan değişiklikler kural olarak yalnızca tek bir sorumlu çalışan tarafından gerçekleştirilir: sekreter asistanı veya okul öncesi eğitim kurumu uzmanı.

Bir belgeyi kontrolden kaldırma yalnızca belgenin tamamen yerine getirilmesinden sonra gerçekleştirilir: yöneticinin kararının yerine getirilmesi, bir yanıt belgesinin hazırlanması, giden bir belgeye yanıtın alınması veya yürütme gerçeğinin diğer belgelenmiş teyidi. Belgenin yürütülmesinin sonucu kayıt kartına kaydedilmelidir (örneğin, “davetiye gönderildi”, “... no'dan bir mektup gönderildi…” vb.). Kayıt kartı ayrıca belgenin yürütülme tarihi hakkında bilgi içerir ve yürütülen belgenin dosyalandığı terminolojiye göre vaka numarasını gösterir.

İLE son kontrol performans disiplinini ve bir bütün olarak bir departmanın veya organizasyonun çalışanlarının performans sonuçlarını özetlemek için analitik çalışmayı içerir. Nihai kontrol, uygulamanın izlenmesinden sorumlu çalışanlar (servis) veya kuruluşun sekreteri tarafından belirli bir sıklıkta (haftalık, aylık, üç aylık) gerçekleştirilir. Sonraki kontrolün sonuçları, görevlerin yerine getirilme durumuna ilişkin nihai niceliksel ve liste raporlarına (kontrollü belgeler) yansıtılır. Bu, yönetimin belirli bir çalışanın (bölümün) ne yaptığını ve belirli bir faaliyet alanında işlerin nasıl gittiğini (belirli bir sorunu çözme) bilmesini sağlar.

Son kontrol, önleyici kontrolle zorunlu birleşim halinde, çalışan disiplininin arttırılmasında teşvik edici bir faktördür.

MS Excel kullanarak sipariş kontrolü örneği

Şimdi standart MS Excel yetenekleri kullanılarak nelerin otomatikleştirilebileceğini göstereceğiz. Başlamak için açın yeni kitap MSExcel ve içinde bir tablo oluşturŞekil 1'de gösterilen alanlar/sütunlar/grafikler ile. Kuruluşumuzda emirlerin yerine getirilmesinin zamanında kontrolüne ilişkin bilgilerin görüntülendiği ana tablodur.

Daha sonra, ayrı bir hücreye bir formül girin, böylece bu MS Excel sayfasını açtığınızda her zaman tablonun üstünde olacaktır. güncel tarih görüntülendi(Şekil 1'de 1 numara ile gösterilmiştir). O zaman masayla yapılan günlük çalışmalarda bizim için faydalı olacaktır. Bunu iki şekilde yapabilirsiniz:

Şekil 2

Gösteriyi Daralt

Bu tablodaki satırları filtreleyebilirsiniz (ör. kontrollü siparişler) çeşitli kriterlere göre. Ancak bunu yapmak için filtreyi etkinleştirmeniz gerekir:

Şekil 3

MS Excel 2007 ve 2010'da filtreyi etkinleştirmek için ekran düğmesi

Gösteriyi Daralt

Şekil 4

MS Excel 2007 ve 2010'da tablo satırlarını sütun içeriklerine göre filtreleme kriterleri

Gösteriyi Daralt

Yukarıda gösterilen filtreleme kriterleri, “Sanatçılar” sütunundaki (1 rakamıyla işaretli) gri kare filtre düğmesine basılması sonucu ortaya çıktı. Bu sütunun hücreleri metinle dolu olduğundan program bize aşağıdaki seçenekleri sundu:

2 - ilk olarak, bir veya daha fazla sanatçıyı yalnızca onlar için "onay işaretleri" bırakarak filtreleyebiliriz; ayrıca yalnızca boş satırları da seçebiliriz, yalnızca son nokta liste; onay kutusunu “Tümünü seç” konumunda bırakırsak, bu kritere göre filtreleme yapılmayacaktır (bu şimdi Şekilde gösterilmektedir);

3 - ikincisi, sütun hücrelerinde bulunan metne göre filtreleme yapabilirsiniz, ancak bu kriter sütunla çalışırken daha uygundur " Özet» belge vb. Örneğin, başlığı tam olarak hatırlamıyorsak ama hatırlıyorsak anahtar kelime içerisinde olması gereken kelimeyi seçip bu kelimeyi sonu olmadan yazmanız gerekiyor, sonrasında filtre sonucunda ekranda sadece yazdığımız kelimenin bulunduğu satırlar kalacak. “Özet” alanında farklı sonlar.

6 rakamıyla gösterilen aynı isimli komutu seçerek filtreyi kaldırabilirsiniz. Birkaç sütunda farklı seçim kriterleri belirterek satırları filtrelediyseniz, bu komutu bir kez seçtiğinizde, filtre yalnızca bu türü seçtiğiniz sütunda kaldırılacaktır. bir komut, diğer sütunlarda kalan filtreler geçerli kalırken her birinin ayrı ayrı kaldırılması gerekir. Filtrenin etkinleştirildiği sütunlarda, filtre çağırma düğmesi, görüntüsünü etkin filtre düğmesi olarak değiştirir.

Tablo satırlarını içeriğine göre filtrelemek istediğimiz sütun tarihlerle doluysa, program metin filtresi yerine bize 4 rakamıyla gösterilen tarihlere özel başka bir filtre sunacaktır: yalnızca belirli bir tarih, ancak aynı zamanda belirli bir tarihten veya sınırlı bir zaman diliminden daha sonra veya daha erken, dün, bugün veya yarın vb.

Tablomuzda tarihlerin yer aldığı 3 sütun bulunmaktadır.

Sayısal filtre (5 sayısıyla gösterilir), içeriği sayılardan oluşan sütunlarla çalışmak üzere özel olarak tasarlanmıştır (bizim durumumuzda bu, kayıt numarası belge).

Şekil 5

MS Excel 2003'te tablo satırlarını sütun içeriklerine göre filtreleme kriterleri

Gösteriyi Daralt

MS Excel 2003'te, bir sütunun içeriğini temel alan bir filtre, programın sonraki sürümlerinde olduğu gibi aynı ekran düğmesi kullanılarak çağrılır, ancak buna tıklamanın bir sonucu olarak, belirli bir hücre değerinin seçilmesi için genel bir liste açılır. veya zaten metne, tarihe veya sayıya göre ayrı ayrı uyarlanmış daha karmaşık bir filtreleme koşulunun ayarlanması - listedeki "(Koşul...)" öğesi seçildikten sonra ayrı bir ekran penceresinde başlatılır.

Şekil 4 ve 5 açıkça göstermektedir Artık hangi kriterlere göre filtreleme yapabiliriz? MS Excel'deki farklı sürümlerdeki tablo satırları. Siparişleri uygulayıcıya, yazarlarına, son teslim tarihlerine, kontrol edilen belge verilerine ve bir elektronik tabloya girilen diğer bilgilere göre filtreleyebileceğiz. Ayrıca, birkaç kritere göre aynı anda filtreleme yapmak mümkün olacaktır, örneğin:

• Belirli bir yüklenici için hangi siparişler için son tarih bugün doluyor:
  "Sanatçılar" sütununda şunu seçin: doğru çalışan(bkz. Şekil 4'te 2 numara) ve "Son Tarih" sütununda, tarihi "bugün" kriterini karşılayan satırları filtreleriz (aynı Şekilde 4 numara) veya
• Seçtiğimiz liderimiz bu ay kime talimat verdi:
  “Emirin yazarı” sütununda analiz ettiğimiz yöneticiyi seçiyoruz (Şekil 4'te 2 numara), “İcra Son Tarihi” sütununda “Bu ay” ​​kriterine giren tarihleri ​​​​filtreliyoruz (4 numara), vesaire.

Şimdi size, bir dosyayı açtığınızda programı nasıl yapılandırabileceğinizi öğreteceğiz. Örneğin 4 gün sonra hangi siparişlerin tamamlanması gerektiğine ilişkin bilgileri otomatik olarak alır Sanatçıları bu konuda önceden bilgilendirmek. Bunun için tabloda “Dağıtım dönemi” adını verdiğimiz özel bir sütun oluşturduk. Şimdi yapılandıralım:

• I6 hücresini seçin (özel sütunun ilk satırında) ve içine “=” işaretini yazın;
• fareyi bitişik J6 hücresine tıklayın (aynı satırda, ancak "Son Tarih" sütununda) ve I6 hücresinin içeriğini hesaplamak için formüle dahil edildiğini göreceksiniz;
• Daha sonra klavyeden “-4” yazarak formülü işaretlemeye devam edin;
• Bu, formülün doldurulmasını tamamlar (onun mevcut durum her zaman Excel sayfasının üzerinde bulunan formül çubuğunda görülebilir, bkz. sembolŞekil 7'de 1, “=j6-4”) elde ederiz. Şimdi klavyenizdeki tuşuna basın Girmek- ve gömülü formülün hesaplanmasının sonucu tablo hücresinde görünecektir;
• bundan sonra formül tablonun sonraki satırlarına kopyalanabilir ve daha sonra "Dağıtım Son Tarihi" sütununda tarih her zaman "Son Tarih" sütunundakinden 4 gün önce olacaktır: fareyi sağ alt tarafa getirin I6 hücresinin köşesi ("fare" işaretçisi siyah, kalın bir çarpı şeklini almalıdır), sol fare düğmesine basın ve bırakmadan sütunun sonuna kadar aşağı sürükleyin, ardından düğmeyi bırakın. Sütun I'de gerekli tüm uyarıların tarihlerini göreceksiniz (Şekil 7'de 2 numara);
• Daha sonra "Dağıtım dönemi" sütununda mevcut hücrelerin bulunduğu hücrelerin otomatik olarak renkli olarak vurgulandığından emin olabilirsiniz. bugünün tarihleri ​​(1 Ekim'de bunlar bazı hücreler olacak ve 2 Ekim - farklı hücreler vb. olacak). Bunu yapmak için koşullu biçimlendirme işlevini kullanmanız gerekir. MS Excel 2007 veya 2010'da bu şu şekilde yapılır:
  • "Başlığın" altında bulunan "Dağıtım dönemi" sütunundaki tüm tablo hücrelerini seçin;
  • düğmeye tıkla Koşullu Biçimlendirme grupta Stiller sekmede Ev(bkz. Şekil 6), komutu seçin Hücre seçim kuralları ve sol veya sağda açılan panelde komutu seçin. Tarih. İki listenin bulunduğu aynı isimde bir iletişim kutusu açılacaktır (Şekil 8): solda bir konum seçmeniz gerekir Bugün ve sağda - bu koşulu karşılayan hücreleri biçimlendirmenin bir yolu, örneğin, Açık kırmızı dolgu ve koyu kırmızı metin. Sonraki tıklama Tamam.

Şekil 8, koşullu biçimlendirmeyle tamamlanmış tablonun nasıl göründüğünü göstermektedir. Bir uzman, örneğin 13 Ağustos 2012'de bu tabloyu açarak hangi bildirimlerin gönderildiğini kolaylıkla belirleyebilir.

Tablodaki son "teknik" sütunun varlığını sağlayabilirsiniz; her satıra 1 sayısını yerleştirmeniz gerekir. Daha sonra, herhangi bir veya daha fazla kritere göre filtrelerken, her zaman hızlı bir şekilde sayısını sayarsınız. filtrelenmiş satırlar Bunu yapmak için, bu sütunda fare ile ekranda kalan hücreleri seçin - MS Excel, değerlerinin toplamını hesaplayacak ve bunu Excel sayfasının altındaki alt referans satırına yazacaktır.

Şekil 6

Koşullu Biçimlendirme

Gösteriyi Daralt

Belgelerin yürütülmesi için son tarihler farklı şekilde yorumlanabilir. Örneğin vade hangi noktada hesaplanmaya başlamalıdır (emirin verildiği günden mi yoksa bir sonraki günden mi)? Takvime mi yoksa iş günlerine mi sayılmalı? Son teslim tarihi hafta sonuna denk gelen belgelerle ne yapmalı? Son teslim tarihi hiç belirtilmemişse ne olur? Tüm bu sorular ayrıntılı olarak yanıtlanmış olup, “Son teslim tarihleri ​​nasıl belirlenir? "8 numaralı derginin 12. sayfasında" 2011

Kuruluşun tüm belgelerinin yürütülmesini kontrol etmek gerçekçi değildir. Bu nedenle icra kontrolüne tabi belgelerin listesinin belirlenmesine yönelik öneriler size yardımcı olacaktır. Genellikle hangi son teslim tarihlerinin belirlendiğini ve bunun nasıl yapıldığını ve ayrıca sözlü emirleri nasıl kontrol edebileceğinizi öğreneceksiniz. “Neyi kontrol edeceğiz?” başlıklı makaleye bakın. "7 numaralı derginin 30. sayfasında" 2011

Belgelerle çalışmanın organizasyonu, belgelerin (talimatların) yürütülmesini izlemek için bir sistemin oluşturulmasını içerir. Zamanında ve zamanında sağlanması için bir kontrol sistemine ihtiyaç vardır. yüksek kaliteli yürütme belgelerde yer alan talimatlar, departmanların ve bireysel icracıların faaliyetlerini değerlendirmek için gerekli analitik bilgilerin elde edilmesi.

Bir kuruluşta belgelerin (talimatların) yürütülmesi üzerindeki kontrol, kural olarak, çeşitli düzeylerde gerçekleştirilir: kararların uygulanması üzerindeki kontrol, esasen kuruluş başkanı, bölüm başkanları ve sorumlu yöneticiler tarafından gerçekleştirilir ve kontrol İcra sürelerinin aşılması ofis yönetimi hizmeti tarafından gerçekleştirilir.

Organizasyonun bir sistemi varsa elektronik belge yönetimi, daha sonra belgelerin (talimatların) yürütülmesi üzerindeki kontrol sistem kullanılarak gerçekleştirilir, çünkü belgelerin (talimatların) yürütülmesi için son tarihleri ​​kontrol etmek için sisteme (sisteme) girilen belgelere ilişkin kayıt ve muhasebe verileri kullanılır. elektronik belge kartı) belge kaydı ve yönetim tarafından değerlendirilmesi sürecinde, ancak belgelerin (talimatların) yürütülmesi üzerindeki kontrolün düzenlenmesine ilişkin temel hükümler, kullanılan teknolojiye bağlı değildir.

Belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrolün organizasyonunu düzenleyen ana düzenleyici belge için talimatlar dokümantasyon desteği Organizasyonun (ofis işi). Talimatlar şunları belirtmelidir:

organizasyondaki ve yapısal bölümlerdeki belgelerin yürütülmesini kim (bir departman veya uzman anlamına gelir) denetler; hangi belgeler kontrole tabidir; belge yürütme kontrolünün aşamaları; belgelerin yürütülmesi için tipik son tarihler; kontrol için gerekli veri dizisinin oluşturulması ve kullanılması; kontrol verilerinin kayıt ve kontrol kartlarına yansıması (EDMS kullanılıyorsa elektronik kartlar); belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrolün sürdürülmesi (ana aşamalar); yüklenicinin belgelerle çalışma prosedürü; belgelerin (talimatların) yürütülmesinin izlenmesinin sonuçlarına ilişkin verilerin genelleştirilmesi ve analizi.

İcra gerektiren yani üst makamlardan ve kuruluş yönetiminden gelen talepler, soruşturmalar, talimatlar vb. içeren belgeler kural olarak kuruluş tarafından alınan (gelen) ve kontrol altına alınan belgelerdir. dahili belgeler(emir, talimat, protokol vb.)

Belgelerin yürütülmesi için son tarihler olabilir tipik ve bireysel. Standart son tarihler yasal veya diğer düzenleyici yasal düzenlemelerle belirlenir.

Belgelerin yürütülmesi için tipik son tarihlerin bir listesi, Kuruluşun Ofis Çalışma Talimatlarında yer almaktadır. Bir belgenin yürütülmesi için tipik son tarih, kuruluşun başkanı tarafından yalnızca azaltılması yönünde değiştirilebilir.

Belgelerin yürütülmesi için bireysel son tarihler belge metninde veya yöneticinin kararında belirtilir.

Bir belgenin yürütülmesi için son tarihi yalnızca onu belirleyen yönetici değiştirebilir. Bir belgenin yürütülmesi için son tarihin uzatılması, sorumlu icracının sorumluluğunda olan ciddi bir şekilde gerekçelendirilmelidir.

Belge yürütme süresi takvim günleri cinsinden hesaplanır (çalışmayan tatiller hariç):

iç - diğer kuruluşlardan alınan belgenin imzalandığı (onaylandığı) veya kaydedildiği tarihten itibaren - vatandaşların itirazlarının alındığı tarihten itibaren - yasanın üç gün ayırdığı kuruluşa kayıt tarihinden itibaren itirazın alındığı tarih.

Yalnızca yüksek makamlar veya belgeyi yazan kuruluş, belgelerin yürütülmesini askıya alma ve yürütülmesini iptal etme hakkına sahiptir.

Kontrol hizmeti, yönetici tarafından belirlenen süreler dahilinde, ancak en az ayda bir kez, belgelerin yürütülmesinin ilerlemesi ve sonuçlarına ilişkin verileri periyodik olarak özetler ve sistematik hale getirir. Kontrol sonuçlarına ilişkin veriler kuruluşun başkanına sunulur.

Yürütme kontrol verileri, belge yürütmenin ilerlemesi ve zamanlaması hakkında bilgi içermeli ve bir araç olmalıdır. geri bildirim(icracı - yönetici) yönetimde. Bu veriler, yönetim disiplinini geliştirmek ve yönetimin, belgelere uyulmasına izin vermeyen çalışanları ödüllendirme konusunda kararlar alması için gereklidir. belirlenmiş son tarihler ve buna karşılık, bu tür ihlalleri sistematik olarak gerçekleştiren çalışanları cezalandıracak önlemler almak.

Belgelerin (siparişlerin) yerine getirilmesi için son tarihlerin kontrolü birkaç aşamada gerçekleştirilir:

• belgelerin kontrol altına alınması;
• kontrollü belgelerin uygulayıcılara tesliminin zamanında kontrol edilmesi;
• yürütmenin ilerlemesinin ön kontrolü ve düzenlenmesi;
• bir belgenin kontrolden çıkarılması;
• yürütülen belgenin dosyaya gönderilmesi;
• belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrol sonuçlarının muhasebeleştirilmesi, genelleştirilmesi ve analizi;
• Yönetime belge yürütmenin ilerlemesi ve sonuçları hakkında bilgi vermek.

Sadece kayıtlı belgeler kontrole sunulur. Bir belgenin yürütülmesi üzerindeki kontrol, kontrol altına alındığı andan itibaren başlar, bu nedenle ofis yönetimi hizmeti, her şeyden önce, belgenin imzasına karşı yürütülen, belgenin icracının dikkatine sunulmasını sağlamalıdır. çalışanın yanı sıra elektronik form- elektronik belge yönetim sisteminin kullanılması. Bir belgenin birden fazla yürütücüsü varsa, belgenin aslı sorumlu yürütücüye, kopyaları ise kalan yürütücülere gönderilir.

Kural olarak, icra tarihinden 3-5 gün önce, ofis yönetimi hizmeti, icracılara belgenin icrası için son tarihin yaklaştığını hatırlatır, bu amaçla icracılara, icra için yaklaşan son teslim tarihi hakkında hatırlatmalar gönderilir; belge (belgeler).

Bir belgenin yürütülmesi için son tarihin değiştirilmesi gerekiyorsa, sorumlu yönetici, bu sürenin bitiminden en geç üç gün önce, yöneticiye uzatma ihtiyacına ilişkin bir rapor veya not şeklinde bir gerekçe gönderir. belgenin yürütülmesi için planlanan son tarihi gösteren, belgenin yürütülmesi için son tarih. Aksi takdirde belge yerine getirilmemiş sayılır. Yöneticinin yürütme süresini uzatma kararı ofis yönetimi servisine bildirilir.

Yürütmenin ardından belgeler kontrolden çıkarılır. Belge, içinde ortaya çıkan sorular çözüldüğünde ve muhabire önemli bir cevap verildiğinde yürütülmüş sayılır. Yürütülen belgenin bir kopyası, yürütme işaretine uygun olarak dosyaya yerleştirilir. Kuruluş tarafından alınan bir mektubun yerine getirilmesi durumunda (kuruluştan veya bireysel), gelen belge ve yanıt belgesi tek bir dosyaya yerleştirilir ve tek bir belge kümesi oluşturur.

Ofis yönetimi hizmeti, yönetici tarafından belirlenen zaman dilimi içerisinde (ay sonunda, altı ay, yıl) belgelerin yürütülmesinin ilerlemesi ve sonuçlarına ilişkin verileri özetler ve sistematik hale getirir. Kontrol sonuçlarına ilişkin veriler, kuruluş başkanına, bir bütün olarak kuruluş hakkında verileri içerebilecek belgenin yürütülmesi üzerindeki kontrolün ilerlemesi ve sonuçları hakkında sertifikalar (özetler, raporlar) şeklinde sunulur. Bireysel bölümler, sanatçılar vb.

Kontrol sonuçlarına ilişkin veriler, yönetim tarafından kuruluşun faaliyetlerini iyileştirmeyi amaçlayan kararlar almak için kullanılır.

V.F. YANKOVAYA, Ph.D. ist. Bilimler, Doçent, Yardımcı VNIIDAD Direktörü

M.A. Suchkova CJSC Ryazan Petrol Rafineri Şirketi Genel Müdür Yardımcısı (OJSC NK-Rosneft'in yan kuruluşu)
Makale “Sekreter-Referent” dergisinin 5 2015 sayısında yayımlanmıştır.

Pek çok kuruluşta, emirlerin yerine getirilmemesi ve bunların zamanında yerine getirilmesi üzerinde kontrol eksikliği sözde bir sorundur. "darboğaz" (İngilizce'den. darboğaz– darboğaz), yani şirketin iş süreçlerini büyük ölçüde yavaşlatan ciddi bir engel. Buradaki pek çok şey aslında asistana bağlı! Ancak her şey ilk bakışta göründüğü kadar açık değildir. Vazgeçilmez bir asistanın aniden hastalandığı, tatile çıktığı veya bir kez olsun iş gezisine çıktığı, onun yokluğunda ise işlerin durduğu, siparişlerin kayıt altına alınmadığı, teslim tarihlerinin kaçırıldığı, sorumluların bilinmediği durumlarla sıklıkla karşılaşıyoruz. Kural olarak, bu, çalışanın vazgeçilmezliği hakkında değil, bir sistemin yokluğu hakkında çok fazla konuşuyor. Dolayısıyla asistanın görevi, emirlerin yerine getirilmesini izlemek için bir sistem oluşturmaktır. Ve sistem, bildiğimiz gibi, performansını büyük ölçüde kendi başına sürdürebilme kapasitesine sahip. Ve bununla tek başına başa çıkamazsın! Ama her şeyi sırayla ele alalım.

Kontrol ve türleri

Bir filin, dedikleri gibi, parçalar halinde yenmesi gerekir. Ve terminolojiyle başlamaya değer.

Kontrol- Bu, planın gerçek durumla karşılaştırılması. Kontrol, planlanan sonuçlardan ve insanların eylemlerinden en küçük sapmaları bile ortaya çıkarır ve durumu değiştirmeyi mümkün kılar.

Vurgula aşağıdaki türler kontrol:

1. Ön Hazırlık. kadar yönetici tarafından yürütülür. fiili başlangıç adına çalışmak. Ön kontrol, insan, malzeme ve finansal kaynaklar dikkate alınarak kullanılır; yani, çalışma emri vermeden önce yönetici, icracının bunu gerçekleştirecek kaynaklara sahip olduğundan emin olmalıdır.

2. Kavramsal (gelen). Açıklığa kavuşturmak için kullanılır:

• icracı bir emri olduğunu biliyor mu;
• çözecek kişinin sorunu nasıl anladığı;
• tam olarak nasıl yapacağını.

Bu tür kontrol müdür yardımcısı tarafından ve görev verildikten hemen sonra gerçekleştirilir. Amaç, uygulayıcının emrin özünü ve uygulanmasının zamanlamasını anlamasını kontrol etmektir. Bu aşamada asistanın görevi, yöneticinin dikkatini görevin uygunluğuna, görevin zamanlamasına ve önceliğine çekmek ve görevin işe kabul edildiğinden emin olmaktır. Bu durumda asistanın acil ve önemli görevleri "vurgulaması" gerekir (Eisenhower matrisini hatırlayın), örneğin: "Lütfen bu görevin önemli ve acil olduğunu unutmayın!" Doğru zamanda telaffuz edilen bu sihirli cümle, birçok yanlış anlaşılmayı ve affedilemez zaman kaybını önlemeye yardımcı olacaktır - görevleri önceliğe göre sıralama sürecinin kendi yolunda gitmesine izin vermek kabul edilemez, çünkü icracıların görüşleri her zaman yöneticinin görüşü. Sizin için bariz olanın başkaları için öyle olmayabileceğini unutmayın.

3. Akım (ara, proses kontrolü). Amaç, mevcut faaliyet sürecini değerlendirmektir: işin nasıl yapıldığı, halihazırda ne yapıldığı, hangi zorlukların ortaya çıktığı. Bu tür bir kontrol, iş devam ederken bir asistan tarafından gerçekleştirilir, ancak siparişin tamamlanması için son tarih henüz gelmemiştir. Kontrolün görevi, çalışma sırasında ortaya çıkan sapmaları derhal tespit etmek ve belirtilen parametrelerin olası ayarlanması için yöneticiyi bunlar hakkında bilgilendirmektir. Akım kontrolü geri bildirime dayalıdır.

4. Final (final, sonucun kontrolü). Belirli bir tarihe kadar bir hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendirmek için kullanılır.

Elde edilen gerçek sonuçlar daha önce belirlenenlerle karşılaştırılır. Bu aşamada işe müdahale etmek için geç kalınmış olsa da bu kontrol gereklidir. Sanatçıların hangi sonuçları elde ettiğini gösterir ve çalışmalarındaki eksiklikleri ve eksiklikleri ortaya çıkarır. Geleceğe yönelik dersler alınmasına yardımcı olur. Kural olarak bu aşamada yönetici ve asistan birlikte çalışır çünkü Asistanın nitelikleri, görevin tamlığını ve doğruluğunu belirlemek için yeterli olmayabilir.

Ne ve nasıl kontrol edilir

Kilit alanlarda kontrolün sağlanmasına yönelik sorumluluğun dağılımı kuruluşun büyüklüğüne bağlıdır:

“Kontrol” ve “izleme” iki farklı şeydir!
Sonunda neyin ne olduğunu anlamak için, modern yönetimde sıklıkla bulunan başka bir terim olan "izleme"ye dikkat etmeye değer. Literatürde sıklıkla “kontrol” ve “izleme” kavramları aynı anlamda kullanılmaktadır ancak bunlar temelde farklı şeylerdir! Emirlerin uygulanmasını yönetmeye sistematik bir yaklaşım uygulamak için bu farkın anlaşılması gerekir. Eğer izleme– bu, verileri kaydederek ve kaydederek bir nesnenin parametrelerinin izlenmesidir, ardından kontrol- bu zorunlu bir gözlemdir nesne üzerindeki etki parametre değerlerinin kabul edilebilir sınırları aşması durumunda. Görevlerle ilgili olarak bu, asistanın bir izleme aracına sahip olması gerektiği anlamına gelir; Talimatları, son teslim tarihlerini, sorumlu kişileri ve uygulama durumunu (tamamlandı/tamamlanmadı) kaydettiği belirli bir veri tabanı tutar. Ancak inşa etmek etkili sistem kontrol, sadece istatistiklerin tutulması yeterli değildir; kontrol, durumun aktif yönetimini, ayarlamayı ve etkiyi gerektirir; Olumlu dinamikler elde etmek için amaçlı, bilinçli etki performans disiplini.

Emirlerin yerine getirilmesi nasıl sağlanır?

Emirlerin yerine getirilmesi için bu sorunun çözümüne yönelik entegre bir yaklaşım gereklidir. Emir yürütme kontrol sistemi aşağıdaki esaslara göre çalışacaktır:

1) Yönetimden yüksek öncelik. Yönetici, talimatlarına tam olarak uymanın kendisi ve şirket için önemli olduğunu göstermelidir.

2) Sorunun çözümüne yönelik yaklaşımların ortak tartışılması. Tüm riskleri dikkate almak ve konuyu kapsamlı bir şekilde ele almak için, hem talimat veren yöneticinin hem de bunları kontrol eden asistanın yanı sıra, görev alacak yöneticilerin de süreçteki tüm katılımcılarını tartışmaya dahil etmek gerekir. yürütülmesinden doğrudan sorumludur. Anlaşmalar öncelikle talimatlar ve son tarihler, yürütme raporunun formatı, yeniden planlama prosedürü, talimatların yerine getirilmemesi durumunda ödül veya ceza yaklaşımları hakkında bilgi edinme yöntemleriyle ilgili olmalıdır. Yönetici aynı zamanda asistanlarının emirlerin yerine getirilmesini denetleme konusundaki yetkileri konusunda da astlarını bilgilendirmelidir (ekipte yeniyseniz ve henüz yetki kazanmadıysanız, bunu yöneticinize sorun).

3) Tüm şirket çalışanlarının, emirlerin yerine getirilmesini izlemeye yönelik bir sistemin uygulanması konusunda bilgilendirilmesi. Yaklaşımların şeffaflığının sağlanması gerekmektedir; kuralların şirketin yerel düzenleyici belgesinde resmileştirilmesi gerekir.

4) Tutarlılık ve düzenlilik.Çalışanlar her görevin kayıt altına alındığına, her görevin muhasebeleştirilmesi gerektiğine, hiçbirinin atlanmayacağına veya unutulmayacağına ve yönetimin talimatlarının yerine getirilmemesinin kaçınılmaz olarak cezalandırılacağına güvenirse yönetici disiplini artacaktır. (Bilgilendirme prosedürünün derhal sağlanması faydalı olacaktır, çünkü talimatlar önceden uygulanamayabilir veya önceden uygulanamaz olabilir. iyi sebepler zamanında tamamlanamaması. Bu gibi durumların her biri ayrı ayrı ele alınmalıdır.)

Bir görev gibi görünüyor diyorsunuz. Bu kısmen doğrudur. Asistanın görevi nedir? Asistan, yöneticiye bir sorunun mevcut olduğu, bunun belirli riskler taşıdığı, "nabzınızı tutmaya" çalıştığınız (ve şu ana kadar büyük ölçüde sizin sayenizde başarılı olduğu) konusunda yöneticiye bilgi vermesi gereken şirketin tam olarak aynı çalışanıdır. kişisel nitelikler), ancak sistemin yokluğu er ya da geç kendini belli edecek ve bu sizi endişelendiriyor.

Önemli olan elinizde ne olduğunu söylemeyi unutmayın özel teklif, bir kontrol sisteminin nasıl organize edilebileceği (yani bu sadece gümüş tepside sunulan bir sorun değil, aynı zamanda bir sorun ve onu çözmek için seçenekler olmalıdır).

Sen bile yeni çalışanşirket, böyle bir teklifle yöneticinizle iletişime geçmekten korkmamalısınız. Şu ana kadar şirketinizde yerine getirilmemiş/vadesi geçmiş/hesaplanmamış bir sipariş nedeniyle ölümcül bir olay yaşanmadıysa, yöneticiniz yine de teklifinize kulak asmayacaktır. Muhtemelen tüm şirkette bu sorunu çözmekle bu kadar ilgilenen kimse yoktur.

Etkili iletişimin önemi

Diyelim ki teklifiniz kabul edildi: Yönetici görevin önemini özetledi, bu süreçteki rolünüzü açıkladı, yerel teklifi onayladı. normatif belge Sürecin düzenlenmesiyle tüm şirket çalışanları bilgilendirilir. Sırada ne var? Bu aşamada vazgeçerseniz yayınlanan belgenin ruhsuz bir kağıt parçası olarak kalma riski vardır. Tüm bunların işe yaraması nasıl sağlanır?

Cevap öncelikle asistanın etkili iletişim becerilerinde yatmaktadır. Evet, bu, idari pozisyonlara yönelik özgeçmişlerde sıklıkla gördüğümüz ifadenin aynısıdır. Bu tür becerilere sahip olmak bir asistan için hayati öneme sahiptir. Dar anlamda, emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesiyle ilgili olarak etkili iletişim, hızlı aktarım bozulmadan bilgi ve “mesajın” doğru anlaşılmasına ilişkin geri bildirim alınması.

Etkili iletişim kurulur:

Etkili mi, etkisiz mi?

• Etkisiz iletişim, hedeflerinizi ve planlarınızı korumayı amaçlayan başkalarıyla tartışmaktır. Kazananların ve kaybedenlerin varlığını ima eder. Bu "iletişim" tarzı kategoriktir: ara durumları hesaba katmadan "doğru" ve "yanlış", "zafer" ve "yenilgi", "iyi" ve "kötü" vardır. Tek bir doğru görüş vardır, dolayısıyla dünyaya dair bilgimizi zenginleştirebilecek ve bütünsel bir resim oluşturabilecek insanların görüş ve deneyimlerini göz ardı edebiliriz. Bunun yerine dar görüşlerimizi sürekli savunuyoruz. Savunmacı geçici olarak geri çekildiğinde, çatışmadaki bir duraklama bir başarı olarak kabul edilir. Sonuçta anlaşmazlık, güç ve saygı dengesi oluşana kadar direnişle, ekibin etkinliğinin kaybıyla ve hatta sabotajla sonuçlanır.
• Etkili iletişim ise başkalarının görüş, duygu ve düşüncelerini anlamayı amaçlar. İki taraf birbirini dinlediğinde her ikisi de kazanır. Karşılıklı anlayış ve saygı, işbirliğinin, karşılıklı bağımlılığın ve sadakatin temeli haline gelir. Her iki taraf da şunu söylerse başarı elde edilir: “Evet, tam olarak bunu kastettim. Beni anlıyor musun."

Örgütsel hedeflerin başarılı bir şekilde uygulanması için etkili iletişim şüphesiz gereklidir. Çarpıtılmış, yanlış yorumlanmış mesajlar çoğu zaman büyük şirketlerin, orduların ve ulusların yenilgisine neden olur.

Etkili iletişim becerileri karşıtların bir arada var olmasına olanak tanır; başka bir bakış açısını anlama ve uzlaşma bulma konusunda nihai yetenek. Kimin haklı, kimin haksız olduğu neden tartışılıyor? Etkili iletişimin amacı, karşılıklı yarar sağlayan ve dolayısıyla uzun süreli çalışma ilişkileri kurmak ve sürdürmektir.

Emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesi açısından asistan şunları göstermelidir: etkili iletişim becerileri“yolculuk” talimatlarının tüm aşamalarında:

1) Talimatları belirlerken yöneticiyle etkileşim. Asistanın görevi, SMART gibi belirli bir hedef belirleme şemasına uymaya çalışarak görevi doğru bir şekilde kaydetmektir. Bu, astların kendilerinden ne istendiğini anlamalarını sağlayacaktır. Emrin metni açık ve sözlü olmalı (soruyu yanıtlayın: ne yapmalı?), emrin belirli bir son tarihi olmalı ve her emir için sorumlu bir uygulayıcı belirlenmelidir.

Sipariş uygun şekilde kaydedildikten sonra, asistan herhangi bir yanlışlık olmadığından emin olmalı, protokolün son versiyonunu veya siparişlerin kaydını onay için yöneticiye sunmalı veya sözlü olarak şunu sormalıdır: “Seni doğru anladım mı? İvanov I.I. 11 Mayıs 2015 tarihine kadar bir proje uygulama programı geliştirip onaya sunmalı mı?”

AKILLI nedir?

AKILLI yönetim ve proje yönetiminde hedefleri tanımlamak ve hedefleri belirlemek için kullanılan anımsatıcı bir kısaltmadır.
SMART kriterlerine göre oluşturulan bir hedef veya görev aşağıdaki özelliklere sahiptir:
S– spesifik (spesifik) – açık, kesin, açıkça tanımlanmış;
M– ölçülebilir (ölçülebilir) – hedefe ulaşıldığının anlaşılabileceği sonuç göstergelerinin oluşturulması. Hem niceliksel hem de niteliksel olabilirler. Bu kriterler olmadan görevin tamamlandığını değerlendirmek neredeyse imkansızdır;
A– ulaşılabilir (ulaşılabilir) – gerçekçi, ancak biraz çaba gerektiriyor ve bu da ek bir motive edici faktör olarak hizmet ediyor;
R– ilgili (uygun) – departmanın veya organizasyonun daha geniş hedefleriyle örtüşen;
T– zamana bağlı (zamanla sınırlı) – hedefe ulaşmak için son tarihler belirlenmelidir.

2) Siparişleri işe aktarırken sanatçılarla etkileşim. Anahtar görev bu aşamada - yüklenicinin sipariş hakkında bilgilendirildiğinden ve işi kabul ettiğinden emin olun. Organizasyon küçükse, asistan veya sekreter sanatçılarla doğrudan iletişim kurar. e-posta veya telefonla. İÇİNDE büyük organizasyonlar Bu tür bir etkileşimin gerçekleştirilmesi zordur, bu nedenle asistan emri iletir ve kuruluşun başkan yardımcılarıyla doğrudan etkileşime girer ve emirleri aktarırken basamaklı ilkesi uygulanır, örneğin: eebölüm müdürüebölüm başkanıedoğrudan icracı.

3) Emrin yerine getirilmesine ilişkin bilgiler ters yolla iletilir: CEO/AsistanBmilletvekili genel müdür Bbölüm müdürüBbölüm başkanıBdoğrudan yürütücü.

Asistan, siparişle ilgili bilgilerin iletilmesinde aracı rolü oynar. Aynı zamanda, asistana veri aktarım süresini azaltmak için, örneğin dahili kurumsal portalda kamuya açık siparişler hakkında özet bilgiler yayınlamanıza olanak tanıyan bir bilgi kaynağının kullanılmasının sağlanması tavsiye edilir. Herhangi bir çalışanın hangi siparişleri olduğunu hızlı bir şekilde görebildiği ve asistana yorum gönderebildiği organizasyon.

4) Ara kontrol yapılırken yüklenicinin tahminini açıklığa kavuşturmak gerekir: Son teslim tarihine uyup uymadığı veya uygulama sırasında iş hacminin önceden beklenenden daha fazla olduğu veya yüklenicinin kaynaklarının yetersiz olduğu ve diğer yapısal bölümlerden çalışanların katılımının gerekli olduğu ortaya çıktı, çünkü görevin işlevler arası olduğu ortaya çıktı. Asistan, uygulamanın ilerleyişi hakkında hızlı ve güvenilir bilgi elde etmek için sorumlu yönetici/icracı ile sürekli yapıcı bir diyalog kurmalı ve ciddi sorunlar ortaya çıkarsa, hala düzeltilebilecek bir şey varken yöneticiyi bu konuda bilgilendirmelidir. Aynı zamanda çok ileri gitmemeli ve müdahaleci davranmamalı, sanatçıyı rahatsız etmemeli ve önemsiz şeyler yüzünden dikkatini dağıtmamalısınız. Süreçteki tüm katılımcılar, sahip olduklarını açıkça anlamalıdır. ortak hedefler ve birbirinizin işine saygı gösterin. Bunu yapmak için kabul edilebilir bir iletişim formatı üzerinde anlaşmalısınız.

5) Asistan, bir emrin yerine getirilmesine ilişkin bilgi aldıktan sonra yöneticiyle birlikte sunulan verilerin eksiksizliğini değerlendirir ve emri kabul etme veya revizyon için iade etme kararı verir. HAKKINDA alınan karar asistan icracıya bilgi vermelidir.

6) Analitik raporlama oluştururken. Sıkı muhasebe, istatistiksel verilere dayalı düzenli raporlama ve analiz anlamına gelir. Asistanın belirli bir sıklıkta, örneğin ayda bir kez, görevlere ilişkin biriken istatistiksel verileri analiz etmesi ve performans disiplinine ilişkin bir rapor oluşturması gerekir (Şekil 1). Böyle bir raporda, yöneticinin talimatlarının zamanında yerine getirilmesi konusunda kaç talimatın olduğu, kaçının zamanında/geç/tamamlanmadığı, hangi departmanların lider, hangilerinin lider karşıtı olduğu gibi bilgiler yer alabilir. Yönetici bu bilgileri kendi takdirine bağlı olarak elden çıkarabilir. Ancak ödül ve ceza yaklaşımının herkes için öngörülebilir ve tek tip olması arzu edilir.

Pirinç. 1.

Asistanın cephaneliğindeki kullanışlı araçlar

Bu tür araçların çok çeşitli çeşitleri vardır, ancak temel prensibe uymak önemlidir: yöneticinin tüm talimatları gerçekleştirilmeli ve tek bir depoya girilmelidir Emirlerin yerine getirilmesini önceliklerine göre düzenli olarak izlemenin mümkün olduğu yerlerde.

İdeal teknik uygulama Microsoft Outlook, Çünkü sözde esnek ayar mekanizmalarını içerir. "kullanıcı görünümleri". Standart görünümlere ek olarak, “Yürütücülere göre”, “Kategorilere göre”, “Son teslim tarihlerine göre”, diğerlerini de yapılandırabilirsiniz - “Tesislere göre”, “Komitelere göre”, “Yalnızca vadesi geçmiş görevler, son tarihi 5 ila 5 arasında dolmuş 20 gün önce” vb. Yapılandırıldıktan sonra görünüm gelecekte tek bir fare tıklamasıyla kullanılabilir hale gelir. Bu konu üzerinde ayrıntılı olarak durmayacağız çünkü... Bu araca zaten bir dizi makale ayrılmıştır.

Bazen böyle bir sistem temel alınarak yapılandırılır. elektronik belge yönetim sistemleriörneğin Lotus Notes, Documentum veya Directum, burada siparişle ilgili önemli bilgiler kayıt ve kontrol kartına (RCC) kaydedilir. Ancak EDMS her kuruluşun karşılayamayacağı pahalı bir programdır.

Emirlerin yerine getirilmesini izlemek için en evrensel ve erişilebilir araçlardan biri Microsoft excel. Bu program, eğer çalışıyorsanız mevcut programlara ek olarak kullanılabilir. büyük şirket ve bağımsız bir araç olarak. Bunun güzelliği buna dayanmaktadır teknik çözüm yaratabilirsin tek tabanİsteğinize bağlı olarak esnek alan ve filtre ayarlarıyla siparişlere ilişkin veriler. Böyle birleştirilmiş talimat kaydı kamuya açık hale getirilebilir ve her çalışan, ifadeleri, son teslim tarihlerini açıklığa kavuşturabilir ve talimatlarının durumunu takip edebilir. İlk önce yapılandırmanız gerekir sınırlı haklar Verilerin yanlışlıkla bozulmasını veya silinmesini önlemek için dosyayı düzenlemek için.

MS Excel'de, yöneticinin sözlü emirlerinde olduğu gibi talimatları yalnızca manuel olarak girmekle kalmaz, aynı zamanda EDMS'den talimatlar da indirebilirsiniz (eğer bunlar protokollerden gelen talimatlar veya dışarıdan gelen talimatlar ise, örneğin düzenleyici makamlardan gelen talepler). veya yetkililer devlet gücü veya şirket merkezi).

Alanları belirli bir şekilde ayarlayarak “Emir Yürütme Durumu” sütununda renk kodlamasını ayarlayabilirsiniz. Örneğin henüz ulaşmamış bir sipariş otomatik olarak mavi renkle gösterilecektir; zamanında gerçekleştirilen bir emir yeşil renktedir (bunun için "İcra Nedeniyle" ve "Gerçek İcra" alanlarındaki tarihlerin eşleşmesi gerekir); Yürütme süresi dolmuş ve yürütme raporunun alındığına dair herhangi bir onay alınmamış bir emir, otomatik olarak yerine getirilmedi olarak görüntülenecek ve kırmızı renkle işaretlenecektir.

MS Excel'de sipariş kaydı oluşturma

Kayıt defterindeki alanlar bir makro yazılarak yapılandırılır. Böyle bir ince ayar için bir BT uzmanını dahil etmek en iyisidir.

BT uzmanınız yoksa ve programlama beceriniz yoksa, daha basit ve daha erişilebilir başka bir yöntem kullanabilirsiniz.

Tablo hücrelerini kullanarak kendiniz özelleştirebilirsiniz. koşullu biçimlendirme özellikleri.

Hücre dolgusunu yapılandırmak için, tablodaki biçimlendirmeyi yapılandıracağımız hücreyi seçin (bizim durumumuzda bu hücredir) G10 ), sekmesinde Ev – Koşullu Biçimlendirme, önerilen içerik menüsünde – Kural oluştur(Şekil 2).

Pirinç. 3

Başlığın altındaki iletişim kutusunun formül çubuğunda, doğru sayılacak bir kural ayarlamanız gerekir (Şekil 4).

Pirinç. 4.

Kayıt defterimiz için aynı hücre için dört kuralı sırayla yapılandırmamız gerekecek G10 ve ardından eylemlerini sütunun tamamına "genişletin" G.

• Yerine getirilmeyen bir siparişi belirtmek için kural 1'i ayarlayın.İletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim dolgu rengini seçin. İlk kural kırmızı renge karşılık gelecektir.

Daha sonra formül çubuğuna kuralın aşağıdaki açıklamasını girin: =EĞER(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Şekil 5). Bu, hücrede olması koşuluyla anlamına gelir F10 vade tarihi belirtilmişse ve süresi dolmuşsa, hücre otomatik olarak kırmızıya dönecektir.

Pirinç. 5.

tuşuna basın TAMAM.

• Devam eden bir siparişi belirtmek için kural 2'yi ayarlayın. Yukarıda açıklanan eylem sırasını tekrarlıyoruz: hücreyi seçin G10 , hadi gidelim Koşullu Biçimlendirme, seçme Kural oluştur Ve Hangi hücrelerin biçimlendirileceğini belirlemek için formül kullanma.

Zaten tanıdık olan iletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim farklı bir dolgu rengi seçin. İkinci kural mavi renge karşılık gelecektir.

=EĞER(F10>0;F10>BUGÜN();""). Bu şu anlama gelir; eğer bir hücredeyse F10 bir son tarih belirtilir ve bu süre henüz gelmemişse, hücre otomatik olarak maviye boyanır.

tuşuna basın OİLE.

• Zamanında tamamlanan bir siparişi belirtmek için kural 3'ü belirledik. Yukarıda açıklanan eylem sırasını tekrarlıyoruz, ancak bu sefer iletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim seçmek yeşil Siparişin kesinlikle zamanında veya planlanandan önce tamamlandığını belirtmek için doldurma.

Kuralın açıklamasını formül çubuğuna girin: =EĞER(F10>0;EĞER(F10)<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Bu şu anlama gelir; eğer bir hücredeyse F10 G10 fiili yürütme için son tarih belirtilir; bu, son tarihle çakışır F10 veya ondan önce gelir, hücre G10 otomatik olarak yeşile dönecektir.

tuşuna basın OİLE.

• Son olarak, belirtilen son tarihten daha geç tamamlanan bir siparişi belirtmek için kural 4'ü belirledik.İletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim Siparişin geç tamamlandığını belirtmek için sarı dolgu rengini seçin.

Formül çubuğuna aşağıdaki kuralı girin: =EĞER(F10>0;EĞER(F10)<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Bu şu anlama gelir; eğer bir hücredeyse F10 son tarih belirtilir ve hücrede G10 fiili infaz tarihi belirtilir; bu tarih, tarihten daha sonradır F10 , daha sonra hücre G10 otomatik olarak sarıya dönecektir.

Bir kez hücreye G10 dört kuralın tümü yapılandırıldığında, verilen formülü sütunun tamamına kadar "uzatıyoruz" G ve emirlerin gerçek uygulanma tarihlerini girin. Hücreler belirtilen palette otomatik olarak renklendirilecektir.

Bir sonraki adım görselleştirme ayarları, yani performans disiplininin resminin daha görsel algılanması için diyagramlar.

Bir diyagram oluşturmak için niceliksel verilere ihtiyacımız var; tüm siparişlerin sayısı ve her tür ayrı ayrı. Bu nedenle ara ayar yapılması gerekecektir. Niceliksel verileri, tablomuzdan otomatik olarak girilecekleri bir göstergede görüntüleyebiliriz (açıklama aynı sayfaya, örneğin tablonun üstüne yerleştirilebilir).

İstatistik toplamak için tablo hücrelerinden birini, örneğin bitişik hücreyi doldurmanız gerekir. H10 , aşağıdaki gibi:

1. Bir hücre seçin H10 formül çubuğunun üst kısmındaki simgeyi tıklayın döviz İşlev ekle, kategoriyi seçin " mantıksal», « EĞER».

Formüllerin en üst satırına aşağıdaki kuralı yazıyoruz: =EĞER($F10>0,EĞER($G10>0,EĞER($G10)<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Şekil 6).

Pirinç. 6.

Hücrede belirtilen kuralı genişletiyoruz H10 , tüm sütunun aşağısında H(Şekil 7).

Pirinç. 7.

Daha sonra sütun H yalnızca gerekli kayıt defteri bilgileri görünür kalacak şekilde gizlenebilir.

• Bir efsane kuruyoruz. Bir sütundan veri almak için H efsaneye düşüp niceliksel biçimde görüntüleniyorsa, efsane hücrelerini aşağıdaki gibi yapılandırmanız gerekir:

1. Bir hücre için kural belirleyin G3 : bu hücreyi seçin, formül çubuğundaki simgeyi tıklayın döviz İşlev ekle, işlevlerin türünü seçin " istatistiksel», « COUNTIF».

2. Daha sonra formül çubuğuna aşağıdakini yazın: =EĞERSAY(H$10:H$19,F3)(Şekil 8).

Pirinç. 8.

3. Formülü hücreden “uzatın” G3 ile G6 sırasıyla.

Ayrıca görselleştirmeyi özelleştirebilir ve belirli bir süre için siparişlere ilişkin verileri grafik biçiminde yükleyebilirsiniz.

• İLEbir diyagram oluşturmak. Bunu yapmak için sekmeye gidin Sokmak ve daha önce belirlediğiniz aralığı seçtikten sonra pasta grafik gibi bir grafik seçin. hücreler itibaren G3 ile G6 (Şekil 9).

Pirinç. 9.

Segmenti seçip ilgili içerik menüsünü sağ fare tuşuyla çağırarak, diyagramı ekliyoruz ve segmentlerini seçtiğimiz dolgu renkleriyle renklendiriyoruz (burada her şey sezgiseldir). Kayıt defterimiz hazır (Şekil 10).

Pirinç. 10.

Ve nihayet

Emirlerin uygulanmasını izlemek için etkili bir sistem oluşturmak oldukça zordur; farklı kuruluşlara özgü olabilecek birçok farklı yönü ve özelliği hesaba katmak gerekir. Kolay değil ama her bilmecenin bir çözümü olduğunu unutmayın. İlk bakışta çözümü olmayan zor bir sorunla karşılaştığımda, her zaman B. Verber'in bilmecesini hatırlarım:

“Kalemi kağıttan kaldırmadan bu dokuz noktayı dört çizgiyle nasıl birleştirebiliriz?

Aklımız çizimin yapıldığı alanla sınırlı olduğundan çoğu zaman çözüm bulamıyoruz. Ama hiçbir yerde sınırlarının ötesine geçemeyeceğiniz söylenmiyor.

Bir çözüm var:

Ahlaki: Sistemi anlamak için... onun dışına çıkmalısınız."

Emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesi için etkili bir sistem organize etmenin birçok yolu vardır. Önemli olan, şirketinizin ve sizin çalışmanıza en organik olarak uyacak olanı tam olarak bulmak, her şeyde ölçülü hissetmek ve ötesine manik hiper kontrolün geldiği çizgiyi aşmamaktır.

Sözlü kanal kelimelerdir; sözel olmayan – sesin tonlaması, tonu, hacmi ve tınısı, görünüm, jestler, yüz ifadeleri.

Bildiğiniz gibi, bir asistanın veya kişisel asistanın (çalışma kitabında bu pozisyonun adı ne olursa olsun) farklı şirketlerdeki işlevselliği, organizasyonun özelliklerine ve büyüklüğüne, şirkette benimsenen kurum kültürüne ve kişiliğe bağlı olarak değişmektedir. yöneticinin. Ancak, iş yeri ne olursa olsun, herhangi bir kişisel asistanın onsuz yapamayacağı sorumluluklar vardır. Bunlar arasında emirlerin yerine getirilmesi üzerindeki kontrol de yer alıyor.

Pek çok kuruluşta, emirlerin yerine getirilmemesi ve bunların zamanında yerine getirilmesi üzerinde kontrol eksikliği sözde bir sorundur. "darboğaz" (İngilizce'den. darboğaz- darboğaz), yani şirketin iş süreçlerini büyük ölçüde yavaşlatan ciddi bir engel. Buradaki pek çok şey aslında asistana bağlı! Ancak her şey ilk bakışta göründüğü kadar açık değildir. Vazgeçilmez bir asistanın aniden hastalandığı, tatile çıktığı veya bir kez olsun iş gezisine çıktığı, onun yokluğunda ise işlerin durduğu, siparişlerin kayıt altına alınmadığı, teslim tarihlerinin kaçırıldığı, sorumluların bilinmediği durumlarla sıklıkla karşılaşıyoruz. Kural olarak, bu, çalışanın vazgeçilmezliği hakkında değil, bir sistemin yokluğu hakkında çok fazla konuşuyor. Dolayısıyla asistanın görevi, emirlerin yerine getirilmesini izlemek için bir sistem oluşturmaktır. Ve sistem, bildiğimiz gibi, performansını büyük ölçüde kendi başına sürdürebilme kapasitesine sahip. Ve bununla tek başına başa çıkamazsın! Ama her şeyi sırayla ele alalım.

Kontrol ve türleri

Bir filin, dedikleri gibi, parçalar halinde yenmesi gerekir. Ve terminolojiyle başlamaya değer.

Kontrol- bu, planın gerçek durumla karşılaştırılması. Kontrol, planlanan sonuçlardan ve insanların eylemlerinden en küçük sapmaları bile ortaya çıkarır ve durumu değiştirmeyi mümkün kılar.

Aşağıdaki kontrol türleri ayırt edilir:

1. Ön Hazırlık. Görevle ilgili asıl çalışmaya başlamadan önce yönetici tarafından gerçekleştirilir. Ön kontrol, insan, malzeme ve finansal kaynaklar dikkate alınarak kullanılır; yani, çalışma emri vermeden önce yönetici, icracının bunu gerçekleştirecek kaynaklara sahip olduğundan emin olmalıdır.

2. Kavramsal (gelen). Açıklığa kavuşturmak için kullanılır:

Sanatçı bir görevi olduğunu biliyor mu;

Çözecek kişi sorunu nasıl anladı?

Bunu tam olarak nasıl yapacak?

Bu tür kontrol müdür yardımcısı tarafından ve görev verildikten hemen sonra gerçekleştirilir. Amaç, uygulayıcının emrin özünü ve uygulanmasının zamanlamasını anlamasını kontrol etmektir. Bu aşamada asistanın görevi, yöneticinin dikkatini görevin uygunluğuna, görevin zamanlamasına ve önceliğine çekmek ve görevin işe kabul edildiğinden emin olmaktır. Bu durumda asistanın acil ve önemli görevleri "vurgulaması" gerekir (Eisenhower matrisini hatırlayın), örneğin: "Lütfen bu görevin önemli ve acil olduğunu unutmayın!" Doğru zamanda telaffuz edilen bu sihirli cümle, birçok yanlış anlaşılmayı ve affedilemez zaman kaybını önlemeye yardımcı olacaktır - görevleri önceliğe göre sıralama sürecinin kendi yolunda gitmesine izin vermek kabul edilemez, çünkü icracıların görüşleri her zaman yöneticinin görüşü. Sizin için bariz olanın başkaları için öyle olmayabileceğini unutmayın.

3. Akım (ara, proses kontrolü). Amaç, mevcut faaliyet sürecini değerlendirmektir: işin nasıl yapıldığı, halihazırda ne yapıldığı, hangi zorlukların ortaya çıktığı. Bu tür bir kontrol, iş devam ederken bir asistan tarafından gerçekleştirilir, ancak siparişin tamamlanması için son tarih henüz gelmemiştir. Kontrolün görevi, çalışma sırasında ortaya çıkan sapmaları derhal tespit etmek ve belirtilen parametrelerin olası ayarlanması için yöneticiyi bunlar hakkında bilgilendirmektir. Akım kontrolü geri bildirime dayalıdır.

4. Final (final, sonucun kontrolü). Belirli bir tarihe kadar bir hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendirmek için kullanılır.

Elde edilen gerçek sonuçlar daha önce belirlenenlerle karşılaştırılır. Bu aşamada işe müdahale etmek için geç kalınmış olsa da bu kontrol gereklidir. Sanatçıların hangi sonuçları elde ettiğini gösterir ve çalışmalarındaki eksiklikleri ve eksiklikleri ortaya çıkarır. Geleceğe yönelik dersler alınmasına yardımcı olur. Kural olarak bu aşamada yönetici ve asistan birlikte çalışır çünkü Asistanın nitelikleri, görevin tamlığını ve doğruluğunu belirlemek için yeterli olmayabilir.

Ne ve nasıl kontrol edilir

Kilit alanlarda kontrolün sağlanmasına yönelik sorumluluğun dağılımı kuruluşun büyüklüğüne bağlıdır:

“Kontrol” ve “izleme” farklı şeylerdir!

Sonunda neyin ne olduğunu anlamak için, modern yönetimde sıklıkla bulunan başka bir terime - "izleme" - dikkat etmeye değer. Literatürde sıklıkla “kontrol” ve “izleme” kavramları aynı anlamda kullanılmaktadır ancak bunlar temelde farklı şeylerdir! Emirlerin uygulanmasını yönetmeye sistematik bir yaklaşım uygulamak için bu farkın anlaşılması gerekir. Eğer izleme- bu, verileri kaydederek ve kaydederek bir nesnenin parametrelerini izlemek, ardından kontrol- bu zorunlu bir gözlemdir nesne üzerindeki etki parametre değerlerinin kabul edilebilir sınırları aşması durumunda. Görevlerle ilgili olarak bu, asistanın bir izleme aracına sahip olması gerektiği anlamına gelir; Talimatları, son teslim tarihlerini, sorumlu kişileri ve uygulama durumunu (tamamlandı/tamamlanmadı) kaydettiği belirli bir veri tabanı tutar. Bununla birlikte, etkili bir kontrol sistemi oluşturmak için sadece istatistik tutmak yeterli değildir; kontrol, durumun aktif yönetimini, ayarlamayı ve etkiyi gerektirir; Performans disiplininde olumlu dinamikler elde etmek için amaçlı bilinçli etki.

Emirlerin yerine getirilmesi nasıl sağlanır?

Emirlerin yerine getirilmesi için bu sorunun çözümüne yönelik entegre bir yaklaşım gereklidir. Emir yürütme kontrol sistemi aşağıdaki esaslara göre çalışacaktır:

1) Yönetimden yüksek öncelik. Yönetici, talimatlarına tam olarak uymanın kendisi ve şirket için önemli olduğunu göstermelidir.

2) Sorunun çözümüne yönelik yaklaşımların ortak tartışılması. Tüm riskleri hesaba katmak ve konuyu kapsamlı bir şekilde ele almak için, hem talimat veren yönetici hem de onları denetleyen yardımcının yanı sıra, süreçten doğrudan sorumlu olacak yöneticilerin de dahil olduğu süreçteki tüm katılımcıların tartışmaya dahil edilmesi gerekir. uygulamak. Anlaşmalar öncelikle talimatlar ve son tarihler, yürütme raporunun formatı, yeniden planlama prosedürü, talimatların yerine getirilmemesi durumunda ödül veya ceza yaklaşımları hakkında bilgi edinme yöntemleriyle ilgili olmalıdır. Yönetici aynı zamanda asistanlarının emirlerin yerine getirilmesini denetleme konusundaki yetkileri konusunda da astlarını bilgilendirmelidir (ekipte yeniyseniz ve henüz yetki kazanmadıysanız, bunu yöneticinize sorun).

3) Tüm şirket çalışanlarının, emirlerin yerine getirilmesini izlemeye yönelik bir sistemin uygulanması konusunda bilgilendirilmesi. Yaklaşımların şeffaflığının sağlanması gerekmektedir; kuralların şirketin yerel düzenleyici belgesinde resmileştirilmesi gerekir.

4) Tutarlılık ve düzenlilik.Çalışanlar her görevin kayıt altına alındığına, her görevin muhasebeleştirilmesi gerektiğine, hiçbirinin atlanmayacağına veya unutulmayacağına ve yönetimin talimatlarının yerine getirilmemesinin kaçınılmaz olarak cezalandırılacağına güvenirse yönetici disiplini artacaktır. (Bilgilendirme prosedürünün derhal sağlanması faydalı olacaktır, çünkü talimatlar önceden uygulanamaz olabilir veya zamanında uyulmaması için zorlayıcı nedenler bulunabilir. Bu tür her durum ayrı ayrı ele alınmalıdır.)

Bir görev gibi görünüyor diyorsunuz. Bu kısmen doğrudur. Asistanın görevi nedir? Asistan, yöneticiye bir sorunun mevcut olduğu, bunun belirli riskler taşıdığı, "nabzınızı tutmaya" çalıştığınız (ve şu ana kadar büyük ölçüde sizin sayenizde başarılı olduğu) konusunda yöneticiye bilgi vermesi gereken şirketin tam olarak aynı çalışanıdır. kişisel nitelikler), ancak sistemin yokluğu er ya da geç kendini belli edecek ve bu sizi endişelendiriyor.

Önemli olan, bir kontrol sisteminin nasıl organize edileceğine dair özel bir öneriniz olduğunu söylemeyi unutmamaktır (yani bu sadece gümüş tepside sunulan bir sorun değil, aynı zamanda bir sorun ve onu çözmek için seçenekler olmalıdır).

Şirketin yeni bir çalışanı olsanız bile yöneticinize böyle bir teklifle yaklaşmaktan korkmamalısınız. Şu ana kadar şirketinizde yerine getirilmemiş/vadesi geçmiş/hesaplanmamış bir sipariş nedeniyle ölümcül bir olay yaşanmadıysa, yöneticiniz yine de teklifinize kulak asmayacaktır. Muhtemelen tüm şirkette bu sorunu çözmekle bu kadar ilgilenen kimse yoktur.

Etkili iletişimin önemi

Diyelim ki teklifiniz kabul edildi: Yönetici görevin önemini özetledi, bu süreçteki rolünüzü açıkladı, süreci düzenleyen yerel bir düzenleyici belgeyi onayladı ve tüm şirket çalışanları bilgilendirildi. Sırada ne var? Bu aşamada vazgeçerseniz yayınlanan belgenin ruhsuz bir kağıt parçası olarak kalma riski vardır. Tüm bunların işe yaraması nasıl sağlanır?

Cevap öncelikle asistanın etkili iletişim becerilerinde yatmaktadır. Evet, bu, idari pozisyonlara yönelik özgeçmişlerde sıklıkla gördüğümüz ifadenin aynısıdır. Bu tür becerilere sahip olmak bir asistan için hayati öneme sahiptir. Dar anlamda, emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesiyle ilgili olarak etkili iletişim, bilginin bozulmadan hızlı bir şekilde iletilmesinin ve “mesajın” doğru anlaşılmasına ilişkin geri bildirim almanın bir yoludur.

Etkili iletişim kurulur:

Etkili mi, etkisiz mi?

Etkisiz iletişim, hedeflerinizi ve planlarınızı korumayı amaçlayan başkalarıyla tartışmaktır. Kazananların ve kaybedenlerin varlığını ima eder. Bu "iletişim" tarzı kategoriktir: ara durumları hesaba katmadan "doğru" ve "yanlış", "zafer" ve "yenilgi", "iyi" ve "kötü" vardır. Tek bir doğru görüş vardır, dolayısıyla dünyaya dair bilgimizi zenginleştirebilecek ve bütünsel bir resim oluşturabilecek insanların görüş ve deneyimlerini göz ardı edebiliriz. Bunun yerine dar görüşlerimizi sürekli savunuyoruz. Savunmacı geçici olarak geri çekildiğinde, çatışmadaki bir duraklama bir başarı olarak kabul edilir. Sonuçta anlaşmazlık, güç ve saygı dengesi oluşana kadar direnişle, ekibin etkinliğinin kaybıyla ve hatta sabotajla sonuçlanır.

Etkili iletişim ise başkalarının görüş, duygu ve düşüncelerini anlamayı amaçlar. İki taraf birbirini dinlediğinde her ikisi de kazanır. Karşılıklı anlayış ve saygı, işbirliğinin, karşılıklı bağımlılığın ve sadakatin temeli haline gelir. Her iki taraf da şunu söylerse başarı elde edilir: “Evet, tam olarak bunu kastettim. Beni anlıyor musun."

Örgütsel hedeflerin başarılı bir şekilde uygulanması için etkili iletişim şüphesiz gereklidir. Çarpıtılmış, yanlış yorumlanmış mesajlar çoğu zaman büyük şirketlerin, orduların ve ulusların yenilgisine neden olur.

Etkili iletişim becerileri karşıtların bir arada var olmasına olanak tanır; başka bir bakış açısını anlama ve uzlaşma bulma konusunda nihai yetenek. Kimin haklı, kimin haksız olduğu neden tartışılıyor? Etkili iletişimin amacı, karşılıklı yarar sağlayan ve dolayısıyla uzun süreli çalışma ilişkileri kurmak ve sürdürmektir.

Emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesi açısından asistan şunları göstermelidir: etkili iletişim becerileri“yolculuk” talimatlarının tüm aşamalarında:

1) Talimatları belirlerken yöneticiyle etkileşim. Asistanın görevi, SMART gibi belirli bir hedef belirleme şemasına uymaya çalışarak görevi doğru bir şekilde kaydetmektir. Bu, astların kendilerinden ne istendiğini anlamalarını sağlayacaktır. Emrin metni açık ve sözlü olmalı (soruyu yanıtlayın: ne yapmalı?), emrin belirli bir son tarihi olmalı ve her emir için sorumlu bir uygulayıcı belirlenmelidir.

Sipariş uygun şekilde kaydedildikten sonra, asistan herhangi bir yanlışlık olmadığından emin olmalı, protokolün son versiyonunu veya siparişlerin kaydını onay için yöneticiye sunmalı veya sözlü olarak şunu sormalıdır: “Seni doğru anladım mı? İvanov I.I. 11 Mayıs 2015 tarihine kadar bir proje uygulama programı geliştirip onaya sunmalı mı?”

Ne olduAKILLI?

AKILLI yönetim ve proje yönetiminde hedefleri tanımlamak ve hedefleri belirlemek için kullanılan anımsatıcı bir kısaltmadır.
SMART kriterlerine göre oluşturulan bir hedef veya görev aşağıdaki özelliklere sahiptir:
. S- spesifik (belirli) - açık, kesin, açıkça tanımlanmış;
. M- ölçülebilir (ölçülebilir) - hedefe ulaşıldığının anlaşılabileceği sonuç göstergelerinin oluşturulması. Hem niceliksel hem de niteliksel olabilirler. Bu kriterler olmadan görevin tamamlandığını değerlendirmek neredeyse imkansızdır;
. A- ulaşılabilir (ulaşılabilir) - gerçekçi, ancak ek bir motive edici faktör olarak hizmet eden biraz çaba gerektirir;
. R- ilgili (uygun) - departmanın veya organizasyonun daha geniş hedefleriyle örtüşen;
. T- zamana bağlı (zamanla sınırlı) - hedefe ulaşmak için son tarihler belirlenmelidir.

2) Siparişleri işe aktarırken sanatçılarla etkileşim. Bu aşamadaki kilit görev, yüklenicinin görev hakkında bilgilendirildiğinden ve işi kabul ettiğinden emin olmaktır. Organizasyon küçükse asistan veya sekreter sanatçılarla e-posta veya telefon aracılığıyla doğrudan iletişime geçer. Büyük kuruluşlarda, bu tür bir etkileşimin gerçekleştirilmesi zordur, bu nedenle asistan emri iletir ve kuruluşun başkan yardımcılarıyla doğrudan etkileşime girer ve emirleri aktarırken basamaklı prensip uygulanır, örneğin: eebölüm müdürüebölüm başkanıedoğrudan icracı.

3) Emrin yerine getirilmesine ilişkin bilgiler ters yolla iletilir: CEO/AsistanBGenel Müdür YardımcısıBbölüm müdürüBbölüm başkanıBdoğrudan yürütücü.

Asistan, siparişle ilgili bilgilerin iletilmesinde aracı rolü oynar. Aynı zamanda, asistana veri aktarım süresini azaltmak için, örneğin dahili kurumsal portalda kamuya açık siparişler hakkında özet bilgiler yayınlamanıza olanak tanıyan bir bilgi kaynağının kullanılmasının sağlanması tavsiye edilir. Herhangi bir çalışanın hangi siparişleri olduğunu hızlı bir şekilde görebildiği ve asistana yorum gönderebildiği organizasyon.

4) Ara kontrol yapılırken yüklenicinin tahminini açıklığa kavuşturmak gerekir: Son teslim tarihine uyup uymadığı veya uygulama sırasında iş hacminin önceden beklenenden daha fazla olduğu veya yüklenicinin kaynaklarının yetersiz olduğu ve diğer yapısal bölümlerden çalışanların katılımının gerekli olduğu ortaya çıktı, çünkü görevin işlevler arası olduğu ortaya çıktı. Asistan, uygulamanın ilerleyişi hakkında hızlı ve güvenilir bilgi elde etmek için sorumlu yönetici/icracı ile sürekli yapıcı bir diyalog kurmalı ve ciddi sorunlar ortaya çıkarsa, hala düzeltilebilecek bir şey varken yöneticiyi bu konuda bilgilendirmelidir. Aynı zamanda çok ileri gitmemeli ve müdahaleci davranmamalı, sanatçıyı rahatsız etmemeli ve önemsiz şeyler yüzünden dikkatini dağıtmamalısınız. Süreçteki tüm katılımcılar ortak hedefleri olduğunu açıkça anlamalı ve birbirlerinin çalışmalarına saygı duymalıdır. Bunu yapmak için kabul edilebilir bir iletişim formatı üzerinde anlaşmalısınız.

5) Asistan, bir emrin yerine getirilmesine ilişkin bilgi aldıktan sonra yöneticiyle birlikte sunulan verilerin eksiksizliğini değerlendirir ve emri kabul etme veya revizyon için iade etme kararı verir. Asistan, verilen kararı icra memuruna bildirmek zorundadır.

6) Analitik raporlama oluştururken. Sıkı muhasebe, istatistiksel verilere dayalı düzenli raporlama ve analiz anlamına gelir. Asistanın belirli bir sıklıkta, örneğin ayda bir kez, görevlere ilişkin biriken istatistiksel verileri analiz etmesi ve performans disiplinine ilişkin bir rapor oluşturması gerekir (Şekil 1). Böyle bir raporda, yöneticinin talimatlarının zamanında yerine getirilmesi konusunda kaç talimatın olduğu, kaçının zamanında/geç/tamamlanmadığı, hangi departmanların lider, hangilerinin lider karşıtı olduğu gibi bilgiler yer alabilir. Yönetici bu bilgileri kendi takdirine bağlı olarak elden çıkarabilir. Ancak ödül ve ceza yaklaşımının herkes için öngörülebilir ve tek tip olması arzu edilir.

Pirinç. 1

Asistanın cephaneliğindeki kullanışlı araçlar

Bu tür araçların çok çeşitli çeşitleri vardır, ancak temel prensibi takip etmek önemlidir: yöneticinin tüm talimatları gerçekleştirilmeli ve tek bir depoya girilmelidir Emirlerin yerine getirilmesini önceliklerine göre düzenli olarak izlemenin mümkün olduğu yerlerde.

İdeal teknik uygulama Microsoft Outlook, Çünkü sözde esnek ayar mekanizmalarını içerir. "kullanıcı görünümleri". Standart görünümlere ek olarak, “Yürütücülere göre”, “Kategorilere göre”, “Son teslim tarihlerine göre”, diğerlerini de yapılandırabilirsiniz - “Tesislere göre”, “Komitelere göre”, “Yalnızca vadesi geçmiş görevler, son tarihi 5 ila 5 arasında dolmuş 20 gün önce” vb. Yapılandırıldıktan sonra görünüm gelecekte tek bir fare tıklamasıyla kullanılabilir hale gelir. Bu konu üzerinde ayrıntılı olarak durmayacağız çünkü... Bu araca zaten bir dizi makale ayrılmıştır.

Bazen böyle bir sistem temel alınarak yapılandırılır. elektronik belge yönetim sistemleriörneğin Lotus Notes, Documentum veya Directum, burada siparişle ilgili önemli bilgiler kayıt ve kontrol kartına (RCC) kaydedilir. Ancak EDMS her kuruluşun karşılayamayacağı pahalı bir programdır.

Emirlerin yerine getirilmesini izlemek için en evrensel ve erişilebilir araçlardan biri Microsoft excel. Bu program, büyük bir şirkette çalışıyorsanız mevcut programlara ek olarak veya bağımsız bir araç olarak kullanılabilir. Bunun güzelliği, bu teknik çözüme dayanarak, kendi takdirinize bağlı olarak esnek alan ve filtre ayarlarıyla tek bir sipariş veritabanı oluşturabilmenizdir. Böyle birleştirilmiş talimat kaydı kamuya açık hale getirilebilir ve her çalışan, ifadeleri, son teslim tarihlerini açıklığa kavuşturabilir ve talimatlarının durumunu takip edebilir. Verilerin kazara bozulmasını veya silinmesini önlemek için öncelikle dosyayı düzenlemek için sınırlı hakları yapılandırmanız gerekir.

MS Excel'de, yöneticinin sözlü emirlerinde olduğu gibi talimatları yalnızca manuel olarak girmekle kalmaz, aynı zamanda EDMS'den talimatlar da indirebilirsiniz (eğer bunlar protokollerden gelen talimatlar veya dışarıdan gelen talimatlar ise, örneğin düzenleyici makamlardan gelen talepler). veya devlet kurumları veya bir şirket merkezi).

Alanları belirli bir şekilde ayarlayarak “Emir Yürütme Durumu” sütununda renk kodlamasını ayarlayabilirsiniz. Örneğin henüz ulaşmamış bir sipariş otomatik olarak mavi renkle gösterilecektir; zamanında tamamlanan bir sipariş yeşil renktedir (bunun için "İcra Nedeniyle" ve "Gerçek İcra" alanlarındaki tarihlerin eşleşmesi gerekir); Yürütme süresi dolmuş ve yürütme raporunun alındığına dair herhangi bir onay alınmamış bir emir, otomatik olarak yerine getirilmedi olarak görüntülenecek ve kırmızı renkle işaretlenecektir.

Siparişlerin kaydını oluşturmaMS excel

Kayıt defterindeki alanlar bir makro yazılarak yapılandırılır. Böyle bir ince ayar için bir BT uzmanını dahil etmek en iyisidir.

BT uzmanınız yoksa ve programlama beceriniz yoksa, daha basit ve daha erişilebilir başka bir yöntem kullanabilirsiniz.

Tablo hücrelerini kullanarak kendiniz özelleştirebilirsiniz. koşullu biçimlendirme özellikleri.

Hücre dolgusunu yapılandırmak için, tablodaki biçimlendirmeyi yapılandıracağımız hücreyi seçin (bizim durumumuzda bu hücredir) G10 ), sekmesinde Ev - Koşullu Biçimlendirme, önerilen içerik menüsünde - Kural oluştur(Şekil 2).

Pirinç. 3

Başlığın altındaki iletişim kutusunun formül çubuğunda, doğru sayılacak bir kural ayarlamanız gerekir (Şekil 4).

Pirinç. 4

Kayıt defterimiz için aynı hücre için dört kuralı sırayla yapılandırmamız gerekecek G10 ve ardından eylemlerini sütunun tamamına "genişletin" G.

• Yerine getirilmeyen bir siparişi belirtmek için kural 1'i ayarlayın.İletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim dolgu rengini seçin. İlk kural kırmızı renge karşılık gelecektir.

Daha sonra formül çubuğuna kuralın aşağıdaki açıklamasını girin: =EĞER(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Şekil 5). Bu, hücrede olması koşuluyla anlamına gelir F10 vade tarihi belirtilmişse ve süresi dolmuşsa, hücre otomatik olarak kırmızıya dönecektir.

Pirinç. 5

tuşuna basınOİLE.

• Devam eden bir siparişi belirtmek için kural 2'yi ayarlayın. Yukarıda açıklanan eylem sırasını tekrarlıyoruz: hücreyi seçin G10 , hadi gidelim Koşullu Biçimlendirme, seçme Kural oluştur Ve Hangi hücrelerin biçimlendirileceğini belirlemek için formül kullanma.

Zaten tanıdık olan iletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim farklı bir dolgu rengi seçin. İkinci kural mavi renge karşılık gelecektir.

=EĞER(F10>0;F10>BUGÜN();""). Bu şu anlama gelir; eğer bir hücredeyse F10 bir son tarih belirtilir ve bu süre henüz gelmemişse, hücre otomatik olarak maviye boyanır.

tuşuna basın OİLE.

• Zamanında tamamlanan bir siparişi belirtmek için kural 3'ü belirledik. Yukarıda açıklanan eylem sırasını tekrarlıyoruz, ancak bu sefer iletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim Siparişin kesinlikle zamanında veya planlanandan önce tamamlandığını belirtmek için yeşil dolgu rengini seçin.

Kuralın açıklamasını formül çubuğuna girin: =EĞER(F10>0;EĞER(F10)<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Bu şu anlama gelir; eğer bir hücredeyse F10 G10 fiili yürütme için son tarih belirtilir; bu, son tarihle çakışır F10 veya ondan önce gelir, hücre G10 otomatik olarak yeşile dönecektir.

tuşuna basın OİLE.

• Son olarak, belirtilen son tarihten daha geç tamamlanan bir siparişi belirtmek için kural 4'ü belirledik.İletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim Siparişin geç tamamlandığını belirtmek için sarı dolgu rengini seçin.

Formül çubuğuna aşağıdaki kuralı girin: =EĞER(F10>0;EĞER(F10)<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Bu şu anlama gelir; eğer bir hücredeyse F10 son tarih belirtilir ve hücrede G10 fiili infaz tarihi belirtilir; bu tarih, tarihten daha sonradır F10 , daha sonra hücre G10 otomatik olarak sarıya dönecektir.

Bir kez hücreye G10 dört kuralın tümü yapılandırıldığında, verilen formülü sütunun tamamına kadar "uzatıyoruz" G ve emirlerin gerçek uygulanma tarihlerini girin. Hücreler belirtilen palette otomatik olarak renklendirilecektir.

Bir sonraki adım görselleştirme ayarları, yani performans disiplininin resminin daha görsel algılanması için diyagramlar.

Bir diyagram oluşturmak için niceliksel verilere ihtiyacımız var; tüm siparişlerin sayısı ve her tür ayrı ayrı. Bu nedenle ara ayar yapılması gerekecektir. Niceliksel verileri, tablomuzdan otomatik olarak girilecekleri bir göstergede görüntüleyebiliriz (açıklama aynı sayfaya, örneğin tablonun üstüne yerleştirilebilir).

İstatistik toplamak için tablo hücrelerinden birini, örneğin bitişik hücreyi doldurmanız gerekir. H10 , aşağıdaki gibi:

1. Bir hücre seçin H10 formül çubuğunun üst kısmındaki simgeyi tıklayın döviz İşlev ekle, kategoriyi seçin " mantıksal», « EĞER».

Formüllerin en üst satırına aşağıdaki kuralı yazıyoruz: =EĞER($F10>0,EĞER($G10>0,EĞER($G10)<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Şekil 6).

Pirinç. 6

Hücrede belirtilen kuralı genişletiyoruz H10 , tüm sütunun aşağısında H(Şekil 7).

Pirinç. 7

Daha sonra sütun H yalnızca gerekli kayıt defteri bilgileri görünür kalacak şekilde gizlenebilir.

• Bir efsane kuruyoruz. Bir sütundan veri almak için H efsaneye düşüp niceliksel biçimde görüntüleniyorsa, efsane hücrelerini aşağıdaki gibi yapılandırmanız gerekir:

1. Bir hücre için kural belirleyin G3 : bu hücreyi seçin, formül çubuğundaki simgeyi tıklayın döviz İşlev ekle, işlevlerin türünü seçin " istatistiksel», « COUNTIF».

2. Daha sonra formül çubuğuna aşağıdakini yazın: =EĞERSAY(H$10:H$19,F3)(Şekil 8).

Pirinç. 8

3. Formülü hücreden “uzatın” G3 ile G6 sırasıyla.

Ayrıca görselleştirmeyi özelleştirebilir ve belirli bir süre için siparişlere ilişkin verileri grafik biçiminde yükleyebilirsiniz.

• İLEbir diyagram oluşturmak. Bunu yapmak için sekmeye gidin Sokmak ve daha önce belirlediğiniz aralığı seçtikten sonra pasta grafik gibi bir grafik seçin. hücreler itibaren G3 ile G6 (Şekil 9).

Pirinç. 9

Segmenti seçip ilgili içerik menüsünü sağ fare tuşuyla çağırarak, diyagramı ekliyoruz ve segmentlerini seçtiğimiz dolgu renkleriyle renklendiriyoruz (burada her şey sezgiseldir). Kayıt defterimiz hazır (Şekil 10).

Pirinç. 10

Ve nihayet

Emirlerin uygulanmasını izlemek için etkili bir sistem oluşturmak oldukça zordur; farklı kuruluşlara özgü olabilecek birçok farklı yönü ve özelliği hesaba katmak gerekir. Kolay değil ama her bilmecenin bir çözümü olduğunu unutmayın. İlk bakışta çözümü olmayan zor bir sorunla karşılaştığımda, her zaman B. Verber'in bilmecesini hatırlarım:

“Kalemi kağıttan kaldırmadan bu dokuz noktayı dört çizgiyle nasıl birleştirebiliriz?

Aklımız çizimin yapıldığı alanla sınırlı olduğundan çoğu zaman çözüm bulamıyoruz. Ama hiçbir yerde sınırlarının ötesine geçemeyeceğiniz söylenmiyor.

Bir çözüm var:

Ahlaki: Sistemi anlamak için... onun dışına çıkmalısınız."

Emirlerin yerine getirilmesini izlemek için etkili bir sistem organize etmenin birçok yolu vardır. Önemli olan, şirketinizin ve sizin çalışmanıza en organik olarak uyacak olanı tam olarak bulmak, her şeyde ölçülü hissetmek ve manik hiper kontrolün ötesine geçen çizgiyi aşmamaktır.

M.A. Suchkova, Ryazan Petrol Rafineri Şirketi CJSC Genel Müdür Yardımcısı (NK-Rosneft OJSC'nin yan kuruluşu)