Jurnalul de înregistrare a instrucțiunilor directorului. Crearea unui sistem eficient de monitorizare a executării comenzilor. Căutare de atribute și text integral pentru sarcini

M.A. Suchkova Asistent al directorului general al CJSC Ryazan Oil Refining Company (filiala OJSC NK-Rosneft)
Articolul a fost publicat în revista „Secretar-Referent” nr. 5 2015

În multe organizații, neîndeplinirea comenzilor și lipsa de control asupra executării lor la timp reprezintă o problemă, așa-numita. „gât de sticlă” (din engleză. blocaj– blocaj), adică un obstacol serios care încetinește foarte mult procesele de afaceri ale companiei. Multe depind cu adevărat de asistentul de aici! Cu toate acestea, nu totul este atât de evident pe cât pare la prima vedere. Întâmpinăm adesea situații în care un asistent de neînlocuit se îmbolnăvește brusc sau pleacă în vacanță sau o dată pleacă într-o călătorie de afaceri, iar în absența lui... munca s-a oprit, comenzile nu sunt înregistrate, termenele sunt ratate, iar responsabilii sunt necunoscuți. De regulă, aceasta vorbește nu atât despre indispensabilitatea angajatului, cât despre absența unui sistem. Deci, sarcina asistentului este de a construi un sistem de monitorizare a executării comenzilor. Și sistemul, după cum știm, este în mare măsură capabil să-și mențină performanța pe cont propriu. Și nu te poți descurca singur! Dar să ne ocupăm de totul în ordine.

Controlul și tipurile sale

Un elefant, după cum se spune, ar trebui mâncat pe părți. Și merită să începeți cu terminologia.

Controla- Aceasta este o comparație a planului cu starea reală a lucrurilor. Controlul dezvăluie chiar și mici abateri de la rezultatele și acțiunile planificate ale oamenilor și face posibilă schimbarea situației.

Evidențiați următoarele tipuri controla:

1. Preliminare. Efectuat de manager până la început efectiv lucrează în numele. Controlul preliminar este utilizat ținând cont de resursele umane, materiale și financiare, adică, înainte de a da un ordin de lucru, managerul trebuie să se asigure că executantul are resursele necesare pentru a-l îndeplini.

2. Conceptual (incoming). Folosit pentru a clarifica:

• știe executantul că are o comandă;
• modul în care persoana care o va rezolva a înțeles problema;
• exact cum o va face.

Acest tip de control este efectuat de către asistentul managerului și imediat după ce este dată misiunea. Scopul este de a verifica înțelegerea de către executant a esenței comenzii și oportunitatea implementării acesteia. În această etapă, sarcina asistentului este să atragă atenția executorului asupra disponibilității sarcinii, asupra calendarului și priorității sarcinii și să se asigure că sarcina a fost acceptată pentru lucru. În acest caz, asistentul trebuie să „evidențieze” sarcini urgente și importante (amintiți-vă de matricea Eisenhower), de exemplu, după cum urmează: „Vă rugăm să rețineți că această sarcină este importantă și urgentă!” Această frază magică, pronunțată la momentul potrivit, va ajuta la evitarea multor neînțelegeri și a pierderii de neiertat de timp - este inacceptabil să lăsați procesul de clasare a sarcinilor în funcție de prioritate să-și urmeze cursul, deoarece opinia interpreților nu coincide întotdeauna cu opinia managerului. Nu uita că ceea ce este evident pentru tine poate să nu fie așa pentru alți oameni.

3. Curent (intermediar, control proces). Scopul este de a evalua procesul actual de activitate: cum se desfășoară munca, ce a fost deja făcut, ce dificultăți au apărut. Acest tip de control este efectuat de un asistent atunci când lucrarea este deja în desfășurare, dar termenul limită de finalizare a comenzii nu a sosit încă. Sarcina controlului este de a identifica prompt abaterile care apar în timpul lucrului și de a informa managerul despre acestea pentru o posibilă ajustare a parametrilor specificați. Controlul curentului bazat pe feedback.

4. Finală (finală, controlul rezultatului). Este folosit pentru a evalua dacă un obiectiv este atins până la o dată dată.

Rezultatele efective obținute sunt comparate cu cele stabilite anterior. În ciuda faptului că este prea târziu pentru a interfera cu munca în această etapă, acest control este necesar. Arată ce rezultate au obținut artiștii și dezvăluie omisiunile și deficiențele în munca lor. Ajută să înveți lecții pentru viitor. De regulă, în această etapă managerul și asistentul lucrează împreună, deoarece Calificările asistentului pot să nu fie suficiente pentru a determina caracterul complet și corectitudinea sarcinii.

Ce și cum să controlezi

Distribuția responsabilității pentru asigurarea controlului în domenii cheie depinde de dimensiunea organizației:

„Control” și „monitorizare” sunt două lucruri diferite!
Pentru a înțelege în sfârșit ce este, merită să acordați atenție unui alt termen care se găsește adesea în managementul modern - „monitorizare”. Adesea, în literatură, conceptele de „control” și „monitorizare” sunt folosite ca fiind identice, dar acestea sunt lucruri fundamental diferite! Pentru a aplica o abordare sistematică a gestionării executării ordinelor, această diferență trebuie înțeleasă. Dacă monitorizare– aceasta este monitorizarea parametrilor unui obiect cu înregistrarea și salvarea datelor, apoi controla- aceasta este o observație obligatorie impact asupra obiectuluiîn cazul valorilor parametrilor care depășesc limitele acceptabile. În ceea ce privește misiunile, aceasta înseamnă că asistentul trebuie să aibă un instrument de monitorizare, de ex. mentine o anumita baza de date in care inregistreaza instructiunile, termenele, persoanele responsabile si stadiul executiei (finalizat/nefinalizat). Cu toate acestea, pentru a construi sistem eficient controlul pur și simplu păstrarea statisticilor nu este suficient - controlul implică gestionarea activă a situației, ajustarea și influența, adică. influență intenționată, conștientă pentru a obține o dinamică pozitivă în disciplina de performanta.

Cum să vă asigurați că comenzile sunt îndeplinite?

Pentru ca comenzile să fie executate, este necesară o abordare integrată a soluționării acestei probleme. Sistemul de control al executării comenzilor va funcționa în conformitate cu următoarele principii:

1) Prioritate mare din partea managementului. Managerul trebuie să demonstreze că respectarea strictă a instrucțiunilor sale este importantă pentru el și companie.

2) Discuție comună a abordărilor pentru rezolvarea problemei. Pentru a lua în considerare toate riscurile și pentru a considera problema în mod cuprinzător, este necesar să se implice toți participanții la proces în discuție - atât managerul care dă instrucțiuni, cât și asistentul care le controlează, precum și managerii care vor fi direct responsabil de executare. Acordurile ar trebui să se refere în primul rând la metodele de obținere a informațiilor despre instrucțiuni și termene, formatul raportului de execuție, procedura de reeșalonare, abordări ale recompenselor sau pedepsei în cazul neîndeplinirii instrucțiunilor. Managerul ar trebui, de asemenea, să-și informeze subordonații cu privire la puterile asistentului în ceea ce privește monitorizarea executării ordinelor (dacă sunteți o persoană nouă în echipă și nu ați câștigat încă autoritate, întrebați-vă managerul despre acest lucru).

3) Informarea tuturor angajaților companiei cu privire la implementarea unui sistem de monitorizare a executării comenzilor. Este necesar să se asigure transparența abordărilor, de ex. regulile trebuie să fie formalizate în documentul de reglementare local al companiei.

4) Consecvență și regularitate. Disciplina executivă va crește dacă angajații sunt încrezători că fiecare sarcină este înregistrată, că fiecare sarcină trebuie luată în considerare, că niciuna dintre ele nu va fi ratată sau uitată și că neîndeplinirea instrucțiunilor de la conducere va fi inevitabil pedepsită. (Este imediat util să se prevadă procedura de informare, deoarece instrucțiunile pot fi impracticabile a priori sau pot fi motive întemeiate nefinalizarea la timp. Fiecare astfel de caz trebuie luat în considerare individual.)

Pare o sarcină pentru, zici tu. Acest lucru este parțial adevărat. Care este rolul asistentului? Un asistent este exact același angajat al companiei care trebuie să informeze managerul că există o problemă, că aceasta prezintă riscuri specifice, că încerci să ții „degetul pe puls” (și până acum reușește în mare măsură datorită calități personale), dar absența sistemului se va face cunoscut mai devreme sau mai târziu și te îngrijorează.

Principalul lucru este să nu uitați să spuneți ce aveți propunere specifică, cum poate fi organizat un sistem de control (adică nu ar trebui să fie doar o problemă servită pe un platou de argint, ci o problemă și opțiuni de rezolvare).

Chiar dacă tu nou angajat companie, nu ar trebui să vă fie teamă să vă contactați managerul cu o astfel de propunere. Dacă până acum nu s-a întâmplat nimic fatal în compania dvs. din cauza unei comenzi neîndeplinite/întârziate/nesolicitate, managerul dvs. tot nu va face urechea surdă la propunerea dvs. Probabil că nu există nicio persoană din întreaga companie mai interesată de rezolvarea acestei probleme.

Importanța unei comunicări eficiente

Să presupunem că propunerea dvs. este acceptată: managerul a subliniat importanța sarcinii, a anunțat rolul dvs. în acest proces, a aprobat document normativ reglementând procesul, toți angajații companiei sunt informați. Ce urmează? Documentul publicat risca sa ramana o bucata de hartie fara suflet daca renunti in aceasta etapa. Cum să faci toate acestea să funcționeze?

Răspunsul constă în primul rând în abilitățile de comunicare eficiente ale asistentului. Da, aceasta este aceeași expresie pe care o vedem atât de des în CV-urile pentru posturile administrative. A avea astfel de aptitudini este vital pentru un asistent. În sens restrâns, în ceea ce privește monitorizarea executării comenzilor, comunicarea eficientă este o modalitate transfer prompt informații fără distorsiuni și primirea de feedback cu privire la înțelegerea corectă a „mesajului”.

Se construiește o comunicare eficientă:

Eficient sau ineficient?

• Comunicarea ineficientă înseamnă ceartă cu ceilalți, menită să vă protejați obiectivele și planurile. Implică prezența învingătorilor și a învinșilor. Acest stil de „comunicare” este categoric: există „drept” și „greșit”, „victorie” și „înfrângere”, „bun” și „rău”, fără a ține cont de stările intermediare. Există o singură opinie corectă, așa că putem neglija opiniile și experiențele oamenilor care ne pot îmbogăți cunoștințele despre lume și ne pot forma o imagine holistică. În schimb, ne apărăm constant opiniile noastre înguste. O pauză în conflict este considerată un succes atunci când apărătorul se retrage temporar. În cele din urmă, dezacordul are ca rezultat rezistență, pierderea eficienței echipei și chiar sabotaj până când predomină un echilibru de putere și respect.
• Comunicarea eficientă, la rândul său, urmărește să înțeleagă punctele de vedere, sentimentele și opiniile celorlalți. Când două părți se ascultă, ambele câștigă. Înțelegerea și respectul reciproc devin baza cooperării, interdependenței și loialității. Succesul va fi atins dacă fiecare parte spune: „Da, exact asta am vrut să spun. Mă înțelegeţi."

Comunicarea eficientă este, fără îndoială, necesară pentru implementarea cu succes a obiectivelor organizaționale. Mesajele distorsionate, interpretate greșit provoacă adesea înfrângeri pentru marile companii, armate și națiuni.

Abilitățile de comunicare eficiente permit opusilor să coexiste - capacitatea supremă de a înțelege un alt punct de vedere și de a găsi compromisuri. De ce să ne certăm despre cine are dreptate și cine greșește? Scopul unei comunicări eficiente este de a stabili și menține relații de lucru reciproc avantajoase și, prin urmare, de lungă durată.

În ceea ce privește monitorizarea executării comenzilor, asistentul trebuie să arate abilități de comunicare eficienteîn toate etapele instrucțiunilor de „călătorie”:

1) Interacțiunea cu managerul la stabilirea instrucțiunilor. Sarcina asistentului este să înregistreze corect sarcina, încercând să adere la o schemă specifică de stabilire a obiectivelor, de exemplu SMART. Acest lucru va permite subordonaților să înțeleagă ce li se cere. Formularea ordinului trebuie să fie clară, în formă verbală (răspunde la întrebarea: ce să faci?), ordinul trebuie să aibă un termen limită specificat, iar pentru fiecare ordin trebuie identificat un executor responsabil.

După ce comanda a fost înregistrată în mod corespunzător, asistentul trebuie să se asigure că nu există inexactități, să trimită versiunea finală a protocolului sau registrului de comenzi către manager pentru aprobare sau să întrebe verbal: „V-am înțeles bine? Ivanov I.I. trebuie să elaboreze și să depună spre aprobare un program de implementare a proiectului până la 11 mai 2015?”

Ce este SMART?

INTELIGENT este un acronim mnemonic folosit în management și management de proiect pentru a defini scopuri și a stabili obiective.
Un scop sau o sarcină stabilită conform criteriilor SMART are următoarele caracteristici:
S– specific (specific) – clar, precis, clar descris;
M– măsurabil (măsurabil) – având stabiliți indicatori de rezultat prin care se poate înțelege că scopul a fost atins. Ele pot fi atât cantitative, cât și calitative. Fără aceste criterii, este aproape imposibil să se evalueze finalizarea sarcinii;
O– realizabil (realizabil) – realist, dar care necesită un oarecare efort, care servește ca un factor motivant suplimentar;
R– relevant (adecvat) – coincide cu obiectivele mai largi ale departamentului sau organizației;
T– limitat în timp (limitat în timp) – trebuie stabilite termene limită pentru atingerea scopului.

2) Interacțiunea cu executanții la transferul comenzilor la serviciu. Sarcina cheieîn această etapă - asigurați-vă că antreprenorul este informat despre comandă și a acceptat-o ​​pentru lucru. Dacă organizația este mică, atunci asistentul sau secretarul contactează direct cu artiștii prin intermediul e-mail sau prin telefon. ÎN organizații mari O astfel de interacțiune este dificil de realizat, astfel încât asistentul transmite comanda și interacționează direct cu șefii adjuncți ai organizației, iar la transferul comenzilor se aplică principiul în cascadă, de exemplu: EEdirector de departamentEșef de departamentEexecutor direct.

3) Informațiile despre executarea ordinului sunt transmise pe cale inversă: CEO/AsistentBadjunct director general Bdirector de departamentBșef de departamentBexecutor direct.

Asistentul joacă rolul de intermediar în transmiterea informațiilor despre comandă. În același timp, pentru a reduce timpul de transfer de date către asistent, este recomandabil să se prevadă utilizarea unei resurse de informații care vă permite să postați informații rezumative despre comenzile din domeniul public, de exemplu, pe portalul intern corporativ al organizației, unde orice angajat poate vedea rapid ce comenzi are și poate trimite comentarii asistentului.

4) Atunci când se efectuează controlul intermediar, este necesar să se clarifice prognoza de la antreprenor: indiferent dacă respectă termenul limită sau în timpul execuției s-a dovedit că volumul de lucru este mai mare decât se aștepta anterior, sau resursele contractantului sunt insuficiente și este necesară implicarea lucrătorilor din alte țări diviziuni structurale, pentru că sarcina s-a dovedit a fi transversală. Asistentul trebuie să conducă un dialog constructiv continuu cu managerul/interpretul responsabil pentru a obține informații prompte și fiabile despre progresul execuției și, dacă apar probleme serioase, să informeze managerul despre aceasta cât timp ceva mai poate fi corectat. În același timp, nu ar trebui să mergeți prea departe și să deveniți intruziv, deranjand interpretul și distragându-i atenția de la fleacuri. Toți participanții la proces trebuie să înțeleagă clar că au făcut-o scopuri comuneși respectă munca celuilalt. Pentru a face acest lucru, ar trebui să fiți de acord asupra unui format de comunicare acceptabil.

5) La primirea informațiilor despre executarea unei comenzi, asistentul, împreună cu managerul, evaluează caracterul complet al datelor prezentate și ia o decizie privind acceptarea comenzii sau returnarea acesteia spre revizuire. DESPRE decizia luată asistentul trebuie să anunțe interpretul.

6) La generarea de rapoarte analitice. Contabilitatea strictă implică raportări și analize regulate bazate pe date statistice. La o anumită frecvență, de exemplu o dată pe lună, asistentul trebuie să analizeze datele statistice acumulate privind misiunile și să genereze un raport privind disciplina de performanță (Fig. 1). Un astfel de raport poate conține informații despre câte instrucțiuni au existat, câte dintre ele au fost finalizate la timp/întârziere/nefinalizate, care departamente sunt lideri și care sunt anti-lideri în ceea ce privește executarea la timp a instrucțiunilor managerului. Managerul poate dispune de aceste informații la propria discreție. Cu toate acestea, este de dorit ca abordarea recompensei și pedepsei să fie previzibilă și uniformă pentru toată lumea.

Orez. 1.

Instrumente utile în arsenalul asistentului

Există o mare varietate de astfel de instrumente, dar este important să respectați principiul cheie - toate instrucțiunile managerului trebuie să fie materializate și introduse într-un singur depozit, unde este posibilă monitorizarea periodică a executării comenzilor în conformitate cu prioritatea acestora.

Implementarea tehnică ideală este Microsoft Outlook, pentru că conține mecanisme de setări flexibile așa-numitele. „vizualizări ale utilizatorilor”. În plus față de vizualizările standard „După executori”, „După categorii”, „După termene”, puteți configura orice altele - „După fabrici”, „După comitete”, „Numai sarcinile restante, termenul pentru care a expirat de la 5 la acum 20 de zile” și etc. Odată configurată, vizualizarea devine disponibilă în viitor cu un singur clic al mouse-ului. Nu ne vom opri asupra acestui lucru în detaliu, pentru că... O serie de articole au fost deja dedicate acestui instrument.

Uneori, un astfel de sistem este configurat pe baza sisteme managementul documentelor electronice , de exemplu Lotus Notes, Documentum sau Directum, unde informațiile cheie despre comandă sunt înregistrate în cardul de înregistrare și control (RCC). Cu toate acestea, EDMS este un program costisitor pe care nu și-l pot permite toate organizațiile.

Unul dintre cele mai universale și accesibile instrumente de monitorizare a executării comenzilor este Microsoft Excela. Acest program poate fi folosit pe lângă cele existente dacă lucrați în companie mareși ca instrument independent. Frumusețea este că se bazează pe asta solutie tehnica poti crea bază unică date despre comenzi cu setări flexibile ale câmpurilor și filtrelor la discreția dvs. Un astfel de registru consolidat de instrucțiuni poate fi pus la dispoziția publicului, iar fiecare angajat poate clarifica formularea, termenele limită și poate urmări starea instrucțiunilor sale. Mai întâi trebuie să configurați drepturi limitate pentru a edita fișierul pentru a evita distorsiunea sau ștergerea accidentală a datelor.

În MS Excel, puteți nu doar să introduceți manual instrucțiuni, ca în cazul comenzilor verbale de la manager, ci și să descărcați instrucțiuni din EDMS (dacă acestea sunt instrucțiuni din protocoale sau instrucțiuni care vin din exterior, de exemplu, solicitări de la autoritățile de reglementare). sau autorități puterea de stat sau centru corporativ).

Prin setarea câmpurilor într-un anumit mod, puteți seta codificarea culorilor în coloana „Starea executării comenzii”. De exemplu, o comandă care nu a sosit încă va fi indicată automat cu albastru; un ordin executat la timp este verde (pentru aceasta, datele din câmpurile „Due to Execution” și „Actual Execution” trebuie să se potrivească); o comandă pentru care perioada de execuție a expirat și nu a fost primită nicio confirmare de primire a raportului de execuție va fi afișată automat ca neîndeplinită și marcată cu roșu.

Crearea unui registru de comenzi în MS Excel

Câmpurile din registry sunt configurate prin scrierea unei macrocomenzi. Pentru o astfel de reglare fină, cel mai bine este să implicați un specialist IT.

Daca nu exista specialist IT si nu ai abilitati de programare, poti folosi o alta metoda mai simpla si mai accesibila.

Puteți personaliza singur celulele tabelului folosind caracteristici de formatare condiționată.

Pentru a configura umplerea celulei, selectați celula din tabel pentru care vom configura formatarea (în cazul nostru, aceasta este celula G10 ), pe fila Acasă – Formatare condiționată, în meniul contextual propus – Creați o regulă(Fig. 2).

Orez. 3

În bara de formule a casetei de dialog de sub titlu, trebuie să setați o regulă care va fi considerată adevărată (Fig. 4).

Orez. 4.

Pentru registrul nostru, va fi necesar să configurați secvențial patru reguli pentru aceeași celulă G10 , iar apoi „extinde” acțiunea lor la întreaga coloană G.

• Pentru a indica o comandă neîndeplinită, configurați regula 1.În caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați culoarea de umplere. Prima regulă va corespunde culorii roșii.

Apoi, introduceți următoarea descriere a regulii în bara de formule: =DACA(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Fig. 5). Aceasta înseamnă că cu condiția ca în celulă F10 este indicată data scadentă și a expirat deja, celula va deveni automat roșie.

Orez. 5.

Apăsați tasta Bine.

• Pentru a indica o comandă în curs, configurați regula 2. Repetăm ​​secvența de acțiuni descrisă mai sus: selectați celula G10 , hai să mergem la Formatare condiționată, selectați Creați o regulăŞi Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să formatați.

În caseta de dialog deja familiară Creați o regulă de formatare folosind cheia Format alegeți o culoare de umplere diferită. A doua regulă va corespunde culorii albastre.

=IF(F10>0;F10>AZI();""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 este indicat un termen limită și nu a sosit încă, celula este colorată automat în albastru.

Apăsați tasta OLA.

• Pentru a indica o comandă care a fost finalizată la timp, am stabilit regula 3. Repetăm ​​din nou secvența de acțiuni descrisă mai sus, doar de data aceasta în caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format alege verde completare pentru a indica faptul că comanda a fost finalizată strict la timp sau înainte de termen.

Introduceți descrierea regulii în bara de formule: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 G10 se indică termenul de executare efectivă, care coincide cu termenul limită F10 sau îl precede, celulă G10 va deveni automat verde.

Apăsați tasta OLA.

• În cele din urmă, pentru a indica o comandă care a fost finalizată mai târziu decât termenul limită specificat, am stabilit regula 4.În caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați o culoare de umplere galbenă pentru a indica faptul că comanda a fost finalizată cu întârziere.

Introduceți următoarea regulă în bara de formule: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 este indicată data scadentă, iar în celulă G10 se indică data executării efective, care este ulterioară datei F10 , apoi celula G10 va deveni automat galben.

Odată ajuns în celulă G10 toate cele patru reguli sunt configurate, „întindem” formula dată pe toată coloana Gși completați-l cu datele efective de executare a comenzilor. Celulele vor fi colorate automat în paleta specificată.

Următorul pas este setări de vizualizare, adică diagrame pentru o percepție mai vizuală a imaginii disciplinei performative.

Pentru a construi o diagramă, avem nevoie de date cantitative, de ex. numărul tuturor comenzilor și fiecare tip separat. Prin urmare, va fi necesară o ajustare intermediară. Putem afișa date cantitative într-o legendă, unde vor fi introduse automat din tabelul nostru (legenda poate fi plasată pe aceeași foaie, de exemplu, deasupra tabelului).

Pentru a colecta statistici, trebuie să completați una dintre celulele tabelului, de exemplu celula adiacentă H10 , după cum urmează:

1. Selectați o celulă H10 , în partea de sus a barei de formule, dați clic pe pictograma fx Funcția de inserare, selectați categoria " logic», « DACĂ».

Scriem următoarea regulă în linia de sus a formulelor: =DACĂ($F10>0,DACĂ($G10>0,DACĂ($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Fig. 6).

Orez. 6.

Extindem regula specificată în celulă H10 , în jos pe toată coloana H(Fig. 7).

Orez. 7.

Apoi coloana H poate fi ascuns, lăsând vizibile doar informațiile de registru necesare.

• Crearea unei legende. Pentru ca datele dintr-o coloană H intră în legendă și sunt afișate în ea în formă cantitativă, trebuie să configurați celulele de legendă după cum urmează:

1. Setați o regulă pentru o celulă G3 : selectați această celulă, faceți clic pe pictograma din bara de formule fx Funcția de inserare, selectați tipul de funcții " statistic», « COUNTIF».

2. Apoi scrieți următoarele în bara de formule: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(Fig. 8).

Orez. 8.

3. „Întindeți” formula din celulă G3 la G6 respectiv.

De asemenea, puteți personaliza vizualizarea și încărcați date despre comenzi pentru o anumită perioadă de timp sub forma unui grafic.

• CUrealizarea unei diagrame. Pentru a face acest lucru, accesați fila Introduceși selectați o diagramă, de exemplu o diagramă circulară, după ce ați selectat anterior intervalul celule din G3 la G6 (Fig. 9).

Orez. 9.

Inserăm diagrama și colorăm segmentele acesteia în culorile de umplere pe care le-am ales selectând segmentul și apelând meniul contextual corespunzător cu butonul din dreapta al mouse-ului (totul este intuitiv acolo). Registrul nostru este gata (Fig. 10).

Orez. 10.

Și în sfârșit

Crearea unui sistem eficient de monitorizare a executării comenzilor este destul de dificilă - este necesar să se țină cont de multe aspecte și caracteristici diferite care pot fi unice pentru diferite organizații. Nu este ușor, dar amintiți-vă că fiecare ghicitoare are o soluție. Când mă confrunt cu o problemă dificilă care, la prima vedere, nu are soluție, îmi amintesc mereu de enigma lui B. Verber:

„Cum să conectezi aceste nouă puncte cu patru linii fără a ridica stiloul de pe hârtie?

Adesea nu putem găsi o soluție deoarece mintea noastră este limitată la zona desenului. Dar nicăieri nu spune că nu poți depăși limitele ei.

Exista o solutie:

Morala: pentru a înțelege sistemul, trebuie să... ieși din el.”

Există multe modalități de organizare a unui sistem eficient de monitorizare a executării comenzilor. Principalul lucru este să-l găsești exact pe cel care se va potrivi cel mai organic în munca companiei tale și a ta, să simți cumpătare în toate și să nu depășești linia dincolo de care vine hipercontrolul maniacal.

Canalul verbal sunt cuvintele; non-verbal – intonația, tonul, volumul și timbrul vocii, aspectul, gesturile, expresiile faciale.

Majoritatea modalităților de organizare a unei afaceri sunt construite pe principiile subordonării. Și asta implică posibilitatea emiterii de ordine și instrucțiuni de la un angajat la altul. Dar stabilirea unei sarcini nu este suficientă - trebuie să monitorizați implementarea acesteia. Și acesta este un întreg sistem de monitorizare a executării comenzilor.

Din articol vei afla:

Oricare ar fi angajatul responsabil, în cazul în care există o lipsă regulată de atenție față de munca sa din partea managerului, el în orice caz „renunță la slăbire”. Și nu este doar o chestiune de lene, sau volum de muncă sau nepăsare. Orice motivare presupune ca angajatul să se simtă interesat de munca sa din partea conducerii. Altfel, de ce să faci efort, să încerci să duci la bun sfârșit sarcina și să beneficiezi compania, dacă oricum nimeni nu are nevoie de el. Un astfel de raționament ucide mai devreme sau mai târziu motivare chiar și cel mai responsabil dependent de muncă. Iar lipsa motivației duce la scăderea eficienței și eficacității muncii.

Prin urmare, monitorizarea muncii subordonaților este importantă nu numai pentru urmărirea îndeplinirii sarcinilor sau a raportării, ci și pentru menținerea atmosferei generale în echipă. Și acest lucru afectează în mod direct rezultatele afacerii în ansamblu. Prin urmare, este dificil de supraestimat un astfel de moment precum controlul asupra executării comenzilor. Întrebarea este cum să o configurați și să o implementați.

Monitorizarea executării instrucțiunilor de la manager

Bineînțeles, puteți controla doar sarcinile definite în mod specific, unde se așteaptă un rezultat măsurabil. Sistemul de management existent la majoritatea întreprinderilor implică mai multe niveluri de management (cu cât întreprinderea este mai mare, cu atât pot exista mai multe niveluri). Superior supraveghetor(orgul executiv unic), de regulă, emite instrucțiuni sau stabilește sarcini managerului de mijloc, apoi, în funcție de numărul de niveluri, sarcina „plutește” executorului imediat. Ori executorul este indicat în însuși actul administrativ, care formalizează ordinul. De exemplu, un astfel de act ar putea fi un ordin.

Astfel, sarcinile atribuite ar trebui să aibă următoarele caracteristici:

• să aibă o descriere a esenței lucrării care trebuie efectuată;
• să aibă un termen limită pentru implementarea acestuia;
• au un anumit interpret sau o echipă de artiști, care este clar definită cu nume.

Este o zicală corectă că o sarcină definită corect reprezintă deja jumătate din ceea ce trebuie făcut pentru a o îndeplini. Prin urmare, nu trebuie să ignorați etapa de stabilire a sarcinilor, emiterea de instrucțiuni și formularea unei descrieri a unui anumit loc de muncă. Acest lucru este important nu numai pentru angajații obișnuiți care duc la îndeplinire politica companiei (ei trebuie să înțeleagă clar ce anume vrea compania să vadă de la ei). supraveghetorși în ce interval de timp), dar și pentru managerul însuși, pentru a avea dreptul de a controla și de a întreba despre implementare.

Puteți să setați o sarcină în moduri diferite și, în consecință, să o documentați. De exemplu, așa cum am menționat deja, puteți emite o comandă. Indică toate caracteristicile sarcinii, angajatul indicat în ea de către executor ia cunoştinţă de ordinul şi din acel moment se consideră că are obligaţii de implementare a ordinului.

Puteți oficializa stabilirea sarcinilor în procesele verbale ale ședințelor, în care angajații semnează că „fața muncii” le este clar și sunt familiarizați cu termenele și esența. Există, de asemenea, ordine scrise, rezoluții și alte modalități de înregistrare a emiterii instrucțiunilor. Aici funcționează organizațiile comerciale fie după obiceiurile de afaceri, fie stabilind cumva procedura de emitere a comenzilor și controlarea acestora în reglementările locale. Desigur, toți angajații companiei trebuie să fie familiarizați cu reglementările locale.

Odată ce totul este clar cu stabilirea sarcinilor, puteți dezvolta și gândi controlul asupra execuției documentelor și instrucțiunilor.

Organizarea controlului asupra executării comenzilor

Unele organizații nu dezvoltă un sistem de control separat. Se desfășoară haotic, deoarece apare necesitatea de a verifica finalizarea unei anumite sarcini, atunci când rezultatul acesteia devine necesar. Unele instrucțiuni rămân necontrolate, iar managerul însuși determină ce sarcini să controleze și cum și în ce aspecte să aibă încredere în angajat și să se bazeze pe decența și conștiința lui.

Dar întreprinderile mari, unde productivitatea și profitul depind de greșelile fiecărui angajat în parte, mai devreme sau mai târziu ajung să înțeleagă importanța unei abordări integrate a controla. Și se pune întrebarea care organizare a controlului asupra executării comenzilor va fi optimă.

Desigur, puțini oameni construiesc acum un sistem manual, folosind carduri de înregistrare a comenzilor. Chiar și cele mai simple echipamente de birou vă permit să optimizați cumva aceste procese. Chiar și programele familiare încorporate fac posibilă simplificarea controlului asupra executării comenzilor - Excel, de exemplu. Toate comenzile emise și sarcinile atribuite sunt introduse în tabel, termenele limită, executanții sunt indicați și notările se fac la finalizare sau neîndeplinire.

Citeste si:

• Organizarea controlului asupra executării documentelor (instrucțiuni)

Cu ajutorul programatorilor interni, un program special poate fi dezvoltat la întreprindere, iar controlul executării comenzilor este apoi efectuat cu ajutorul acesteia. Această metodă este bună atunci când există resurse adecvate pentru dezvoltarea de software și este necesar să se țină cont de aspectele specifice ale acestei organizații particulare.

Anumite elemente de control (de exemplu, urmărirea implementării comenzilor emise de comenzi) pot fi integrate în sistemul electronic de management al documentelor al organizației. În cazul în care, la o anumită etapă a mișcării documentului, va fi clar vizibil care este termenul limită de executare a acestuia și faptul execuției acestuia.

Controlul asupra executării documentelor și comenzilor poate fi, de asemenea, monitorizat prin raportare.

Aceste. când faptul îndeplinirii unei sarcini este raportat managerului de către executanții înșiși. Cum să construiți o astfel de raportare este o întrebare pentru conducerea organizației. Acestea pot fi rapoarte regulate sau periodice pot fi întocmite la nivelul unui departament sau al unei unități structurale mai mari (management, departament, de exemplu). Totul depinde de numărul de sarcini și sarcini, de câți angajați sunt implicați în mod constant în proces executarea ordinelor, cât de importante sunt instrucțiunile în sine.

Controlul asupra executării comenzilor poate fi construit cu ajutorul unor programe informatice specializate. Acestea au fost create cu capacitatea de a se adapta sarcinilor unei anumite persoane juridice și pot fi adaptate în funcție de aceasta. Avantajele utilizării software-ului sunt evidente - automatizarea proceselor, acoperirea completă a tuturor sarcinilor finalizate, eliminarea „factorului uman” etc. Dar există și dezavantaje. Pe lângă costurile financiare aferente achiziționării, optimizării și instalării unui astfel de software, este necesară instruirea angajaților pentru a-l folosi și includerea numărului maxim de performeri și manageri în acest proces. Acest lucru se datorează faptului că astfel de programe trebuie încă stăpânite. Aceasta înseamnă să petreceți timp cu instruirea, dezvoltarea manualelor, emiterea de reglementări locale privind procesul de lucru cu un astfel de software și bani pentru întreținerea unui serviciu de asistență și întreținerea unui astfel de software. Adesea, sunt dezvoltate instrucțiuni separate pentru executarea și controlul comenzilor. Aici, fiecare organizație își alege propria combinație acceptabilă preț-calitate.

Tipuri de control

Urmărirea finalizării comenzilor poate merge în moduri diferite. Există două tipuri:

Primul tip de control este efectuat de cineva care poate evalua pe deplin cât de corect, corect și în măsura în care sarcina a fost îndeplinită. Acesta este, de regulă, supervizorul imediat al interpretului care înțelege problemele.

Al doilea tip de control este mai degrabă formal, unde este monitorizat doar faptul de a finaliza o comandă la timp sau cu încălcarea termenului. Această muncă poate fi încredințată angajaților care nu au cunoștințe aprofundate despre esența sarcinii.

Instrucțiuni pentru executarea și controlul comenzilor

Un sistem de monitorizare a executării comenzilor, dacă este dezvoltat într-o organizație, trebuie înregistrat undeva. De regulă, acesta este un act de reglementare local care descrie procesele de stabilire a sarcinilor în companie, înregistrând aceste sarcini și proceduri de monitorizare a rezultatelor implementării lor. Acesta poate specifica diferite etape intermediare de finalizare a comenzii, raportarea responsabilităților angajaților etc. Desigur, nu există formulare gata făcute pentru astfel de documente, deoarece... Fiecare entitate juridică este unică, iar toate sistemele și procesele sunt ajustate la specificul ei.

Unele întreprinderi alocă o unitate specială de personal pentru a îndeplini funcții de urmărire a sarcinilor stabilite de conducere. Este adesea numită „inspector” pentru ea o fișă a postului pentru inspector pentru executarea și controlul comenzilor.

Dar este foarte posibil să se realizeze o astfel de funcționalitate atunci când este combinată cu alte activități (dacă, desigur, volumul real de sarcini și sarcini permite).

Este important să ne amintim încă un aspect al controlului. Potrivit legislației muncii, este posibil să tragem la răspundere un angajat pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor sale numai dacă aceste fapte sunt consemnate. Un sistem bine construit de monitorizare a executării comenzilor va face posibilă identificarea clară a tuturor faptelor de executare corectă și necorespunzătoare a sarcinilor de către un anumit angajat. Prin urmare, dacă este necesar să se pedepsească, baza de probe va fi efectiv colectată. Acest lucru se aplică și situației inverse, când vor exista dovezi pentru a recompensa un angajat. Prin urmare, ar fi greșit să neglijăm și să lăsați la voia întâmplării un strat atât de mare de muncă pentru a monitoriza rezultatele instrucțiunilor emise.

După cum știți, funcționalitatea unui asistent sau asistent personal (indiferent cum se numește această poziție în cartea de muncă) în diferite companii variază în funcție de specificul și dimensiunea organizației, de cultura corporativă adoptată în companie și de personalitate. a managerului. Cu toate acestea, există responsabilități de care orice asistent personal pur și simplu nu se poate lipsi, indiferent de locul său de muncă. Printre acestea se numără controlul asupra executării ordinelor.

În multe organizații, neîndeplinirea comenzilor și lipsa de control asupra executării lor la timp reprezintă o problemă, așa-numita. „gât de sticlă” (din engleză. blocaj- blocaj), adică un obstacol serios care încetinește foarte mult procesele de afaceri ale companiei. Multe depind cu adevărat de asistentul de aici! Cu toate acestea, nu totul este atât de evident pe cât pare la prima vedere. Întâmpinăm adesea situații în care un asistent de neînlocuit se îmbolnăvește brusc sau pleacă în vacanță sau o dată pleacă într-o călătorie de afaceri, iar în absența lui... munca s-a oprit, comenzile nu sunt înregistrate, termenele sunt ratate, iar responsabilii sunt necunoscuți. De regulă, aceasta vorbește nu atât despre indispensabilitatea angajatului, cât despre absența unui sistem. Deci, sarcina asistentului este de a construi un sistem de monitorizare a executării comenzilor. Și sistemul, după cum știm, este în mare măsură capabil să-și mențină performanța pe cont propriu. Și nu te poți descurca singur! Dar să ne ocupăm de totul în ordine.

Controlul și tipurile sale

Un elefant, după cum se spune, ar trebui mâncat pe părți. Și merită să începeți cu terminologia.

Controla- aceasta este o comparație a planului cu starea reală a lucrurilor. Controlul dezvăluie chiar și mici abateri de la rezultatele și acțiunile planificate ale oamenilor și face posibilă schimbarea situației.

Se disting următoarele tipuri de control:

1. Preliminare. Efectuat de către manager înainte de începerea efectivă a lucrărilor la misiunea. Controlul preliminar este utilizat ținând cont de resursele umane, materiale și financiare, adică, înainte de a da un ordin de lucru, managerul trebuie să se asigure că executantul are resursele necesare pentru a-l îndeplini.

2. Conceptual (incoming). Folosit pentru a clarifica:

Știe interpretul că are o misiune;

Cum a înțeles persoana care o va rezolva problema?

Cum va face mai exact asta?

Acest tip de control este efectuat de către asistentul managerului și imediat după ce este dată misiunea. Scopul este de a verifica înțelegerea de către executant a esenței comenzii și oportunitatea implementării acesteia. În această etapă, sarcina asistentului este să atragă atenția executorului asupra disponibilității sarcinii, asupra calendarului și priorității sarcinii și să se asigure că sarcina a fost acceptată pentru lucru. În acest caz, asistentul trebuie să „evidențieze” sarcini urgente și importante (amintiți-vă de matricea Eisenhower), de exemplu, după cum urmează: „Vă rugăm să rețineți că această sarcină este importantă și urgentă!” Această frază magică, pronunțată la momentul potrivit, va ajuta la evitarea multor neînțelegeri și a pierderii de neiertat de timp - este inacceptabil să lăsați procesul de clasare a sarcinilor în funcție de prioritate să-și urmeze cursul, deoarece opinia interpreților nu coincide întotdeauna cu opinia managerului. Nu uita că ceea ce este evident pentru tine poate să nu fie așa pentru alți oameni.

3. Curent (intermediar, control proces). Scopul este de a evalua procesul actual de activitate: cum se desfășoară munca, ce a fost deja făcut, ce dificultăți au apărut. Acest tip de control este efectuat de un asistent atunci când lucrarea este deja în desfășurare, dar termenul limită de finalizare a comenzii nu a sosit încă. Sarcina controlului este de a identifica prompt abaterile care apar în timpul lucrului și de a informa managerul despre acestea pentru o posibilă ajustare a parametrilor specificați. Controlul curent se bazează pe feedback.

4. Finală (finală, controlul rezultatului). Este folosit pentru a evalua dacă un obiectiv este atins până la o dată dată.

Rezultatele efective obținute sunt comparate cu cele stabilite anterior. În ciuda faptului că este prea târziu pentru a interfera cu munca în această etapă, acest control este necesar. Arată ce rezultate au obținut artiștii și dezvăluie omisiunile și deficiențele în munca lor. Ajută să înveți lecții pentru viitor. De regulă, în această etapă managerul și asistentul lucrează împreună, deoarece Calificările asistentului pot să nu fie suficiente pentru a determina caracterul complet și corectitudinea sarcinii.

Ce și cum să controlezi

Distribuția responsabilității pentru asigurarea controlului în domenii cheie depinde de dimensiunea organizației:

„Control” și „monitorizare” sunt lucruri diferite!

Pentru a înțelege în sfârșit ce este, merită să acordați atenție unui alt termen care se găsește adesea în managementul modern - „monitorizare”. Adesea, în literatură, conceptele de „control” și „monitorizare” sunt folosite ca fiind identice, dar acestea sunt lucruri fundamental diferite! Pentru a aplica o abordare sistematică a gestionării executării ordinelor, această diferență trebuie înțeleasă. Dacă monitorizare- aceasta este monitorizarea parametrilor unui obiect cu înregistrarea și salvarea datelor, apoi controla- aceasta este o observație obligatorie impact asupra obiectuluiîn cazul valorilor parametrilor care depășesc limitele acceptabile. În ceea ce privește misiunile, aceasta înseamnă că asistentul trebuie să aibă un instrument de monitorizare, de ex. mentine o anumita baza de date in care inregistreaza instructiunile, termenele, persoanele responsabile si stadiul executiei (finalizat/nefinalizat). Cu toate acestea, pentru a construi un sistem de control eficient, pur și simplu păstrarea statisticilor nu este suficientă - controlul implică gestionarea activă a situației, ajustarea și influența, de exemplu. influență conștientă intenționată în vederea realizării unei dinamici pozitive în disciplina performanței.

Cum să vă asigurați că comenzile sunt îndeplinite?

Pentru ca comenzile să fie executate, este necesară o abordare integrată a soluționării acestei probleme. Sistemul de control al executării comenzilor va funcționa în conformitate cu următoarele principii:

1) Prioritate mare din partea managementului. Managerul trebuie să demonstreze că respectarea strictă a instrucțiunilor sale este importantă pentru el și companie.

2) Discuție comună a abordărilor pentru rezolvarea problemei. Pentru a lua în considerare toate riscurile și a analiza problema în mod cuprinzător, este necesar să se implice toți participanții la proces în discuție - atât managerul care dă instrucțiuni, cât și asistentul care le supraveghează, precum și managerii care vor fi direct responsabili pentru execuţie. Acordurile ar trebui să se refere în primul rând la metodele de obținere a informațiilor despre instrucțiuni și termene, formatul raportului de execuție, procedura de reeșalonare, abordări ale recompenselor sau pedepsei în cazul neîndeplinirii instrucțiunilor. Managerul ar trebui, de asemenea, să-și informeze subordonații cu privire la puterile asistentului în ceea ce privește monitorizarea executării ordinelor (dacă sunteți o persoană nouă în echipă și nu ați câștigat încă autoritate, întrebați-vă managerul despre acest lucru).

3) Informarea tuturor angajaților companiei cu privire la implementarea unui sistem de monitorizare a executării comenzilor. Este necesar să se asigure transparența abordărilor, de ex. regulile trebuie să fie formalizate în documentul de reglementare local al companiei.

4) Consecvență și regularitate. Disciplina executivă va crește dacă angajații sunt încrezători că fiecare sarcină este înregistrată, că fiecare sarcină trebuie luată în considerare, că niciuna dintre ele nu va fi ratată sau uitată și că neîndeplinirea instrucțiunilor de la conducere va fi inevitabil pedepsită. (Este imediat util să se prevadă procedura de informare, deoarece instrucțiunile pot fi impracticabile a priori sau pot avea motive imperioase pentru nerespectarea la timp. Fiecare astfel de caz trebuie luat în considerare individual.)

Pare o sarcină pentru, zici tu. Acest lucru este parțial adevărat. Care este rolul asistentului? Un asistent este exact același angajat al companiei care trebuie să informeze managerul că există o problemă, că aceasta prezintă riscuri specifice, că încerci să ții „degetul pe puls” (și până acum reușește în mare măsură datorită calități personale), dar absența sistemului se va face cunoscut mai devreme sau mai târziu și te îngrijorează.

Principalul lucru este să nu uitați să spuneți că aveți o propunere specifică cu privire la modul de organizare a unui sistem de control (adică nu ar trebui să fie doar o problemă servită pe un platou de argint, ci o problemă și opțiuni de rezolvare).

Chiar dacă sunteți un nou angajat al companiei, nu trebuie să vă fie teamă să vă abordați managerul cu o astfel de propunere. Dacă până acum nu s-a întâmplat nimic fatal în compania dvs. din cauza unei comenzi neîndeplinite/întârziate/nesolicitate, managerul dvs. tot nu va face urechea surdă la propunerea dvs. Probabil că nu există nicio persoană din întreaga companie mai interesată de rezolvarea acestei probleme.

Importanța unei comunicări eficiente

Să presupunem că propunerea ta este acceptată: managerul a subliniat importanța sarcinii, a anunțat rolul tău în acest proces, a aprobat un document de reglementare local care reglementează procesul și toți angajații companiei sunt informați. Ce urmează? Documentul publicat risca sa ramana o bucata de hartie fara suflet daca renunti in aceasta etapa. Cum să faci toate acestea să funcționeze?

Răspunsul constă în primul rând în abilitățile de comunicare eficiente ale asistentului. Da, aceasta este aceeași expresie pe care o vedem atât de des în CV-urile pentru posturile administrative. A avea astfel de aptitudini este vital pentru un asistent. În sens restrâns, în ceea ce privește monitorizarea executării comenzilor, comunicarea eficientă este o modalitate de transmitere rapidă a informațiilor fără distorsiuni și de primire a feedback-ului privind înțelegerea corectă a „mesajului”.

Se construiește o comunicare eficientă:

Eficient sau ineficient?

Comunicarea ineficientă înseamnă ceartă cu ceilalți, menită să vă protejați obiectivele și planurile. Implică prezența învingătorilor și a învinșilor. Acest stil de „comunicare” este categoric: există „drept” și „greșit”, „victorie” și „înfrângere”, „bun” și „rău”, fără a ține cont de stările intermediare. Există o singură opinie corectă, așa că putem neglija opiniile și experiențele oamenilor care ne pot îmbogăți cunoștințele despre lume și ne pot forma o imagine holistică. În schimb, ne apărăm constant opiniile noastre înguste. O pauză în conflict este considerată un succes atunci când apărătorul se retrage temporar. În cele din urmă, dezacordul are ca rezultat rezistență, pierderea eficienței echipei și chiar sabotaj până când predomină un echilibru de putere și respect.

Comunicarea eficientă, la rândul său, urmărește să înțeleagă punctele de vedere, sentimentele și opiniile celorlalți. Când două părți se ascultă, ambele câștigă. Înțelegerea și respectul reciproc devin baza cooperării, interdependenței și loialității. Succesul va fi atins dacă fiecare parte spune: „Da, exact asta am vrut să spun. Mă înțelegeţi."

Comunicarea eficientă este, fără îndoială, necesară pentru implementarea cu succes a obiectivelor organizaționale. Mesajele distorsionate, interpretate greșit provoacă adesea înfrângeri pentru marile companii, armate și națiuni.

Abilitățile de comunicare eficiente permit opusilor să coexiste - capacitatea supremă de a înțelege un alt punct de vedere și de a găsi compromisuri. De ce să ne certăm despre cine are dreptate și cine greșește? Scopul unei comunicări eficiente este de a stabili și menține relații de lucru reciproc avantajoase și, prin urmare, de lungă durată.

În ceea ce privește monitorizarea executării comenzilor, asistentul trebuie să arate abilități de comunicare eficienteîn toate etapele instrucțiunilor de „călătorie”:

1) Interacțiunea cu managerul la stabilirea instrucțiunilor. Sarcina asistentului este să înregistreze corect sarcina, încercând să adere la o schemă specifică de stabilire a obiectivelor, de exemplu SMART. Acest lucru va permite subordonaților să înțeleagă ce li se cere. Formularea ordinului trebuie să fie clară, în formă verbală (răspunde la întrebarea: ce să faci?), ordinul trebuie să aibă un termen limită specificat, iar pentru fiecare ordin trebuie identificat un executor responsabil.

După ce comanda a fost înregistrată în mod corespunzător, asistentul trebuie să se asigure că nu există inexactități, să trimită versiunea finală a protocolului sau registrului de comenzi către manager pentru aprobare sau să întrebe verbal: „V-am înțeles bine? Ivanov I.I. trebuie să elaboreze și să depună spre aprobare un program de implementare a proiectului până la 11 mai 2015?”

Ce s-a întâmplatINTELIGENT?

INTELIGENT este un acronim mnemonic folosit în management și management de proiect pentru a defini scopuri și a stabili obiective.
Un scop sau o sarcină stabilită conform criteriilor SMART are următoarele caracteristici:
. S- specific (specific) - clar, precis, clar descris;
. M- măsurabil (măsurabil) - având stabiliți indicatori de rezultat prin care se poate înțelege că scopul a fost atins. Ele pot fi atât cantitative, cât și calitative. Fără aceste criterii, este aproape imposibil să se evalueze finalizarea sarcinii;
. O- realizabil (realizabil) - realist, dar care necesită un oarecare efort, care servește ca un factor motivant suplimentar;
. R- relevant (adecvat) - coincide cu obiectivele mai largi ale departamentului sau organizației;
. T- limitat în timp (limitat în timp) - trebuie stabilite termene limită pentru atingerea scopului.

2) Interacțiunea cu executanții la transferul comenzilor la serviciu. Sarcina cheie în această etapă este să vă asigurați că antreprenorul este informat despre misiunea și a acceptat-o ​​pentru lucru. Dacă organizația este mică, atunci asistentul sau secretarul contactează direct cu artiștii prin e-mail sau telefon. În organizațiile mari, o astfel de interacțiune este dificil de realizat, astfel încât asistentul transmite comanda și interacționează direct cu șefii adjuncți ai organizației, iar la transferul comenzilor se aplică principiul în cascadă, de exemplu: EEdirector de departamentEșef de departamentEexecutor direct.

3) Informațiile despre executarea ordinului sunt transmise pe cale inversă: CEO/AsistentBdirector general adjunctBdirector de departamentBșef de departamentBexecutor direct.

Asistentul joacă rolul de intermediar în transmiterea informațiilor despre comandă. În același timp, pentru a reduce timpul de transfer de date către asistent, este recomandabil să se prevadă utilizarea unei resurse de informații care vă permite să postați informații rezumative despre comenzile din domeniul public, de exemplu, pe portalul intern corporativ al organizației, unde orice angajat poate vedea rapid ce comenzi are și poate trimite comentarii asistentului.

4) Atunci când se efectuează controlul intermediar, este necesar să se clarifice prognoza de la antreprenor: indiferent dacă respectă termenul limită sau în timpul execuției s-a dovedit că volumul de lucru este mai mare decât se aștepta anterior, sau resursele antreprenorului sunt insuficiente și este necesară implicarea angajaților din alte divizii structurale, deoarece sarcina s-a dovedit a fi transversală. Asistentul trebuie să conducă un dialog constructiv continuu cu managerul/interpretul responsabil pentru a obține informații prompte și fiabile despre progresul execuției și, dacă apar probleme serioase, să informeze managerul despre aceasta cât timp ceva mai poate fi corectat. În același timp, nu ar trebui să mergeți prea departe și să deveniți intruziv, deranjand interpretul și distragându-i atenția de la fleacuri. Toți participanții la proces trebuie să înțeleagă clar că au obiective comune și să se respecte reciproc munca. Pentru a face acest lucru, ar trebui să fiți de acord asupra unui format de comunicare acceptabil.

5) La primirea informațiilor despre executarea unei comenzi, asistentul, împreună cu managerul, evaluează caracterul complet al datelor prezentate și ia o decizie privind acceptarea comenzii sau returnarea acesteia spre revizuire. Asistentul trebuie să înștiințeze executorul de decizia luată.

6) La generarea de rapoarte analitice. Contabilitatea strictă implică raportări și analize regulate bazate pe date statistice. La o anumită frecvență, de exemplu o dată pe lună, asistentul trebuie să analizeze datele statistice acumulate privind misiunile și să genereze un raport privind disciplina de performanță (Fig. 1). Un astfel de raport poate conține informații despre câte instrucțiuni au existat, câte dintre ele au fost finalizate la timp/întârziere/nefinalizate, care departamente sunt lideri și care sunt anti-lideri în ceea ce privește executarea la timp a instrucțiunilor managerului. Managerul poate dispune de aceste informații la propria discreție. Cu toate acestea, este de dorit ca abordarea recompensei și pedepsei să fie previzibilă și uniformă pentru toată lumea.

Orez. 1

Instrumente utile în arsenalul asistentului

Există o mare varietate de astfel de instrumente, dar este important să urmați principiul cheie - toate instrucțiunile managerului trebuie să fie materializate și introduse într-un singur depozit, unde este posibilă monitorizarea periodică a executării comenzilor în conformitate cu prioritatea acestora.

Implementarea tehnică ideală este Microsoft Outlook, pentru că conține mecanisme de setări flexibile așa-numitele. „vizualizări ale utilizatorilor”. În plus față de vizualizările standard „După executori”, „După categorii”, „După termene”, puteți configura orice altele - „După fabrici”, „După comitete”, „Numai sarcinile restante, termenul pentru care a expirat de la 5 la acum 20 de zile” și etc. Odată configurată, vizualizarea devine disponibilă în viitor cu un singur clic al mouse-ului. Nu ne vom opri asupra acestui lucru în detaliu, pentru că... O serie de articole au fost deja dedicate acestui instrument.

Uneori, un astfel de sistem este configurat pe baza sisteme electronice de gestionare a documentelor, de exemplu Lotus Notes, Documentum sau Directum, unde informațiile cheie despre comandă sunt înregistrate în cardul de înregistrare și control (RCC). Cu toate acestea, EDMS este un program costisitor pe care nu și-l pot permite toate organizațiile.

Unul dintre cele mai universale și accesibile instrumente de monitorizare a executării comenzilor este Microsoft Excela. Acest program poate fi folosit fie pe lângă cele existente, dacă lucrați într-o companie mare, fie ca instrument independent. Frumusețea este că, pe baza acestei soluții tehnice, puteți crea o bază de date unică de comenzi cu setări flexibile de câmpuri și filtre la discreția dvs. Un astfel de registru consolidat de instrucțiuni poate fi pus la dispoziția publicului, iar fiecare angajat poate clarifica formularea, termenele limită și poate urmări starea instrucțiunilor sale. Mai întâi ar trebui să configurați drepturi limitate pentru a edita fișierul pentru a evita coruperea sau ștergerea accidentală a datelor.

În MS Excel, puteți nu doar să introduceți manual instrucțiuni, ca în cazul comenzilor verbale de la manager, ci și să descărcați instrucțiuni din EDMS (dacă acestea sunt instrucțiuni din protocoale sau instrucțiuni care vin din exterior, de exemplu, solicitări de la autoritățile de reglementare). sau organisme guvernamentale sau un centru corporativ).

Prin setarea câmpurilor într-un anumit mod, puteți seta codificarea culorilor în coloana „Starea executării comenzii”. De exemplu, o comandă care nu a sosit încă va fi indicată automat cu albastru; o comandă finalizată la timp este verde (pentru aceasta, datele din câmpurile „Due to Execution” și „Actual Execution” trebuie să se potrivească); o comandă pentru care perioada de execuție a expirat și nu a fost primită nicio confirmare de primire a raportului de execuție va fi afișată automat ca neîndeplinită și marcată cu roșu.

Crearea unui registru de comenzi înDOMNIȘOARĂ Excela

Câmpurile din registry sunt configurate prin scrierea unei macrocomenzi. Pentru o astfel de reglare fină, cel mai bine este să implicați un specialist IT.

Daca nu exista specialist IT si nu ai abilitati de programare, poti folosi o alta metoda mai simpla si mai accesibila.

Puteți personaliza singur celulele tabelului folosind caracteristici de formatare condiționată.

Pentru a configura umplerea celulei, selectați celula din tabel pentru care vom configura formatarea (în cazul nostru, aceasta este celula G10 ), pe fila Acasă - Formatare condiționată, în meniul contextual propus - Creați o regulă(Fig. 2).

Orez. 3

În bara de formule a casetei de dialog de sub titlu, trebuie să setați o regulă care va fi considerată adevărată (Fig. 4).

Orez. 4

Pentru registrul nostru, va fi necesar să configurați secvențial patru reguli pentru aceeași celulă G10 , iar apoi „extinde” acțiunea lor la întreaga coloană G.

• Pentru a indica o comandă neîndeplinită, configurați regula 1.În caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați culoarea de umplere. Prima regulă va corespunde culorii roșii.

Apoi, introduceți următoarea descriere a regulii în bara de formule: =DACA(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Fig. 5). Aceasta înseamnă că cu condiția ca în celulă F10 este indicată data scadentă și a expirat deja, celula va deveni automat roșie.

Orez. 5

Apăsați tastaOLA.

• Pentru a indica o comandă în curs, configurați regula 2. Repetăm ​​secvența de acțiuni descrisă mai sus: selectați celula G10 , hai să mergem la Formatare condiționată, selectați Creați o regulăŞi Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să formatați.

În caseta de dialog deja familiară Creați o regulă de formatare folosind cheia Format alegeți o culoare de umplere diferită. A doua regulă va corespunde culorii albastre.

=IF(F10>0;F10>AZI();""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 este indicat un termen limită și nu a sosit încă, celula este colorată automat în albastru.

Apăsați tasta OLA.

• Pentru a indica o comandă care a fost finalizată la timp, am stabilit regula 3. Repetăm ​​din nou secvența de acțiuni descrisă mai sus, doar de data aceasta în caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați o culoare de umplere verde pentru a indica faptul că comanda a fost finalizată strict la timp sau înainte de program.

Introduceți descrierea regulii în bara de formule: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 G10 se indică termenul de executare efectivă, care coincide cu termenul limită F10 sau îl precede, celulă G10 va deveni automat verde.

Apăsați tasta OLA.

• În cele din urmă, pentru a indica o comandă care a fost finalizată mai târziu decât termenul limită specificat, am stabilit regula 4.În caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați o culoare de umplere galbenă pentru a indica faptul că comanda a fost finalizată cu întârziere.

Introduceți următoarea regulă în bara de formule: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 este indicată data scadentă, iar în celulă G10 se indică data executării efective, care este ulterioară datei F10 , apoi celula G10 va deveni automat galben.

Odată ajuns în celulă G10 toate cele patru reguli sunt configurate, „întindem” formula dată pe toată coloana Gși completați-l cu datele efective de executare a comenzilor. Celulele vor fi colorate automat în paleta specificată.

Următorul pas este setări de vizualizare, adică diagrame pentru o percepție mai vizuală a imaginii disciplinei performative.

Pentru a construi o diagramă, avem nevoie de date cantitative, de ex. numărul tuturor comenzilor și fiecare tip separat. Prin urmare, va fi necesară o ajustare intermediară. Putem afișa date cantitative într-o legendă, unde vor fi introduse automat din tabelul nostru (legenda poate fi plasată pe aceeași foaie, de exemplu, deasupra tabelului).

Pentru a colecta statistici, trebuie să completați una dintre celulele tabelului, de exemplu celula adiacentă H10 , după cum urmează:

1. Selectați o celulă H10 , în partea de sus a barei de formule, dați clic pe pictograma fx Funcția de inserare, selectați categoria " logic», « DACĂ».

Scriem următoarea regulă în linia de sus a formulelor: =DACĂ($F10>0,DACĂ($G10>0,DACĂ($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Fig. 6).

Orez. 6

Extindem regula specificată în celulă H10 , în jos pe toată coloana H(Fig. 7).

Orez. 7

Apoi coloana H poate fi ascuns, lăsând vizibile doar informațiile de registru necesare.

• Crearea unei legende. Pentru ca datele dintr-o coloană H intră în legendă și sunt afișate în ea în formă cantitativă, trebuie să configurați celulele de legendă după cum urmează:

1. Setați o regulă pentru o celulă G3 : selectați această celulă, faceți clic pe pictograma din bara de formule fx Funcția de inserare, selectați tipul de funcții " statistic», « COUNTIF».

2. Apoi scrieți următoarele în bara de formule: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(Fig. 8).

Orez. 8

3. „Întindeți” formula din celulă G3 la G6 respectiv.

De asemenea, puteți personaliza vizualizarea și încărcați date despre comenzi pentru o anumită perioadă de timp sub forma unui grafic.

• CUrealizarea unei diagrame. Pentru a face acest lucru, accesați fila Introduceși selectați o diagramă, de exemplu o diagramă circulară, după ce ați selectat anterior intervalul celule din G3 la G6 (Fig. 9).

Orez. 9

Inserăm diagrama și colorăm segmentele acesteia în culorile de umplere pe care le-am ales selectând segmentul și apelând meniul contextual corespunzător cu butonul din dreapta al mouse-ului (totul este intuitiv acolo). Registrul nostru este gata (Fig. 10).

Orez. 10

Și în sfârșit

Crearea unui sistem eficient de monitorizare a executării comenzilor este destul de dificilă - este necesar să se țină cont de multe aspecte și caracteristici diferite care pot fi unice pentru diferite organizații. Nu este ușor, dar amintiți-vă că fiecare ghicitoare are o soluție. Când mă confrunt cu o problemă dificilă care, la prima vedere, nu are soluție, îmi amintesc mereu de enigma lui B. Verber:

„Cum să conectezi aceste nouă puncte cu patru linii fără a ridica stiloul de pe hârtie?

Adesea nu putem găsi o soluție deoarece mintea noastră este limitată la zona desenului. Dar nicăieri nu spune că nu poți depăși limitele ei.

Exista o solutie:

Morala: pentru a înțelege sistemul, trebuie să... ieși din el.”

Există multe modalități de organizare a unui sistem eficient de monitorizare a executării comenzilor. Principalul lucru este să-l găsești exact pe cel care se va potrivi cel mai organic în munca companiei tale și a ta, să simți cumpătare în toate și să nu depășești linia dincolo de care vine hipercontrolul maniacal.

M.A. Suchkova, director general adjunct al companiei de rafinare a petrolului Ryazan CJSC (filiala NK-Rosneft OJSC)

Gestionează o companie Este greu: trebuie să cauți abordări, să construiești o structură de recompense și penalități și sisteme de monitorizare a angajaților. Dar cel mai dificil este să evaluezi în mod rațional munca subordonaților, pe baza performanței acestora în sarcini. Problema controlului comenzilor nu mai este o problemă, garantăm pentru asta!

Cum funcționează sistemul de control al comenzilor LeaderTask?

Să ne dăm seama pas cu pas; Voi spune imediat - sistemul de comenzi va funcționa exact așa cum doriți. Datorită flexibilitate unică instrumente încorporate:

1. Direct în LeaderTask creați o comandă către unul dintre angajații dvs. din meniul din stânga sau pur și simplu trăgând sarcina pe numele angajatului.
2. Atribui data scadenței și numărul de ore/minute pentru a rezolva problema.
3. Veți ști cu siguranță dacă angajatul v-a citit instrucțiunile: avatarul său va fi colorat la culoarea normală, scăpând de transluciditatea(în cazul în care necitite).
4. Pentru fiecare sarcină, puteți comunica cu executantul într-o formă creată separat chat, iar în corpul sarcinii - stocați toate fișierele și documentele.

1. Angajatul stabilește statutul sarcinii. Asta ar putea fi " În curs”, “În pauză”, “Respins” etc.
2. De îndată ce interpretul setează „În curs”, acesta numărătoarea inversăîntr-o funcție încorporată Sincronizare. În acest fel, vei fi întotdeauna conștient de cât timp a petrecut un angajat pentru o anumită sarcină. Și vei putea structura activitatea organizației în funcție de competențele și viteza subordonaților tăi.
3. Când munca la sarcină este finalizată, angajatul va stabili statutul corespunzător. Va apărea instantaneu la dispoziția clientului în „ Gata de livrare”, și va putea accepta sarcina sau o va trimite spre revizuire.

Cel mai interesant lucru este că nicio sarcină nu va fi pierdută decât dacă o ștergeți singur. Aceste. chiar și după un an sau 2 îl puteți găsi printre sarcinile finalizate.

Astfel, organizarea controlului comenzilor este la fel de ușoară precum decojirea perelor în LeaderTask. Ei bine, dar din punctul de vedere al subordonatului?

Cum să nu ratezi o comandă de la managerul tău?

Desigur, volumul mare de muncă al angajaților le poate afecta atenția și controlul asupra instrucțiunilor managerului. Dar LeaderTask nu va permite acest lucru să se întâmple: datorită sincronizării!

De îndată ce managerul trimite o nouă sarcină, aceasta va fi afișată pe ecranul de blocare al executorului, fie că este iPhone sau bazat pe dispozitiv Android. Chiar și la un ceas care rulează Android WearŞi Apple Watch- pentru cunoscătorii acestora.

Chiar și fiind oameni extrem de ocupați, păstrăm în continuare obiceiul de a ne uita la ecranul smartphone-ului o dată pe oră, așa că cu siguranță nu este posibil să pierdem o misiune. Urmăriți un scurt videoclip despre cum să vă controlați sarcinile în LeaderTask:

Cum se organizează controlul asupra executării comenzilor cu LeaderTask

Pentru ca sistemul să funcționeze, trebuie să vă gândiți la organizarea controlului asupra executării comenzilor. Avem câteva idei (din propria noastră experiență) despre cum să implementăm acest lucru:

1. Adaugă la regulile companiei cerința de a seta stări pentru sarcini.
2. Trimiteți condiția obligatorie acolo instalarea LeaderTask pe smartphone-uri.
3. Smartphone-urile angajaților dvs. trebuie să fie activate notificări din serviciu.

Acesta este cât de ușor este să organizezi controlul asupra comenzilor în compania ta. Managerul va ști întotdeauna în ce stadiu se află sarcina sa, iar executorul nu va pierde o sarcină și nici un singur dosar. Și toate - datorită LeaderTask!

CONTROLUL EXECUTĂRII DOCUMENTELOR

Monitorizarea executării documentelor și a deciziilor luate este una dintre cele mai importante funcții de management, al cărei scop este de a facilita executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor, de a asigura primirea informațiilor analitice necesare evaluării activităților diviziilor structurale, sucursale și anumiți angajați.

Sunt:

controlul asupra temeiniciei soluționării problemei, îndeplinirea instrucțiunilor;

controlul asupra termenelor limită pentru îndeplinirea sarcinilor.

Controlul asupra implementării de fond a instrucțiunilor și soluționării problemei efectuate de către conducătorul (al unei organizaţii sau unităţi structurale) sau persoane special împuternicite. Controlul pe fond este o evaluare a cât de corect, cu succes și complet a fost rezolvată problema.

Controlul asupra termenelor de executare a documentelor efectuate într-o organizație mare de către o divizie sau grup de control care face parte din serviciul de suport al documentației de management (DMS), într-o organizație mică - de către secretariat sau secretar. Controlul asupra termenelor de executare a documentelor poate fi împărțit în curent și preventiv.

ÎN GOST R 51141-98 "Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții" se fixează următoarea definiție: „ Controlul execuției documentelor- acesta este un set de acțiuni care asigură executarea la timp a documentelor.” În același timp, principalele sarcini ale grupului de control al execuției (angajatul care exercită controlul) sunt:

urmărirea progresului și înregistrarea execuției efective a documentelor de intrare, ieșire și interne care sunt importante, instrucțiuni înregistrate de la conducere;

generalizarea informațiilor obținute în timpul monitorizării procesului și rezultatelor execuției, aducând aceste informații la conducere într-o formă formalizată convenabilă;

dezvoltarea de propuneri pentru accelerarea fluxurilor de documente și consolidarea disciplinei de performanță.

Uneori, prin decizie a conducerii organizației, controlul asupra executării documentelor poate fi încredințat unui angajat care nu face parte din personalul instituției de învățământ preșcolar. Aceasta este o practică destul de comună la întocmirea documentelor administrative, când controlul execuției poate fi atribuit oricăruia dintre angajați sau preluat de către manager. Dar centralizarea controlului asupra executării documentelor este un factor important în implementarea eficientă a acestuia.

Controlul (asupra timpului) de execuție a documentului include mai multe etape succesive:

punerea sub control a documentelor;

verificarea termenului de livrare a documentelor către executorii specifici;

verificarea prealabilă și reglementarea progresului execuției;

scoaterea documentelor de sub control;

înregistrarea și rezumarea progresului și rezultatelor execuției documentelor.

Începutul operațiunilor de control, adică punerea documentelor sub control, coincide cu momentul înregistrării documentelor primite sau create în organizație. Dacă un document are o anumită dată de execuție indicată în text, sau documentul este inclus în lista documentelor cu termene standard de execuție, serviciul DOU are dreptul de a-l pune sub control imediat după înregistrare. Documentele primite cu termene limită individuale sunt puse sub control după luarea în considerare de către manager, care stabilește un anumit termen limită în rezoluția sa.

Când plasați un document pentru control, pe câmpul superior este plasat un semn de control ( recuzită 19). Aceeași marcă este plasată pe formularul de înregistrare.

Pentru documentele care conțin o sarcină complexă, se pot stabili termene lungi (câteva luni, șase luni, un an). În acest caz, este necesar să împărțiți sarcina în etape și să monitorizați finalizarea sarcinii în etape. 5

Executarea înscrisului trebuie controlată din momentul în care acesta este pus sub control, după care documentul trebuie transferat executorului (executorilor). În acest caz, este de dorit ca grupul de control sau angajatul responsabil cu controlul a verificat oportunitatea predării documentului unui anumit executor.

În perioada de execuție a documentului trebuie efectuată verificări preliminare și reglementare a progresului execuției, ale căror rezultate, de regulă, sunt înregistrate și în carnetul de înregistrare și control. Interpreții sunt responsabili pentru corectitudinea informațiilor furnizate.

Evaluările pot fi efectuate oral sau în scris. În acest din urmă caz, serviciul de control pregătește memento-uri scrise. Acestea pot fi dedicate fie unei sarcini specifice, fie unui document sau executant separat. De asemenea, este posibil să se pregătească și să se trimită mementouri care să conțină informații despre documentele aflate în una sau mai multe divizii structurale.

Momentul verificărilor preliminare ale progresului execuției documentelor ar trebui stabilit în regulamentele organizației (sau, dacă nu există, în instrucțiunile de lucru ale biroului).

Eliminarea unui document de sub control se efectuează de către conducătorul care a stabilit controlul, sau în numele acestuia de către serviciul instituției de învățământ preșcolar, scoaterea unui document de sub control se formalizează printr-o notă de executare a documentului și trimiterea acestuia la dosar; recuzită 28).

Documentul se consideră executat și scos de sub control după executarea efectivă a instrucțiunilor pe fond, confirmarea documentată a executării și comunicarea rezultatelor către organizațiile și persoanele interesate, sau dacă materialele prezentate pe acesta nu conțin instrucțiuni suplimentare și materialele sunt nu a fost returnat pentru revizuire. Transferul documentelor în vederea executării către alți angajați nu constituie motiv pentru scoaterea acestora de sub control sau amânarea termenelor de execuție. În cazul în care serviciul de control stabilește că conținutul, forma și procedura de executare nu corespund sarcinii, ar trebui să aibă dreptul de a returna documentul spre revizuire fără a prelungi termenul de executare.

Datele privind progresul și rezultatele controlului asupra executării documentelor trebuie luate în considerare și periodic rezumate, adică analizate. De regulă, informațiile despre starea disciplinei de performanță sunt rezumate lunar și prezentate sub formă de rapoarte cu o structură fixată în organizație.

Pe baza rezultatelor analizei, sunt elaborate și luate măsuri pentru accelerarea execuției documentelor, îmbunătățirea calității disciplinei de execuție și îmbunătățirea organizării controlului și managementului în general.

Informații suplimentare:

fluxul documentelor;

forme de control asupra executării documentelor;

termene de executare a documentelor;

înregistrarea documentelor;

recepția și prelucrarea inițială a documentelor primite de organizație;

revizuirea prealabilă a documentelor de către serviciul instituției de învățământ preșcolar;

informare și lucrări de referință asupra documentelor organizației;

prelucrarea documentelor executate si transmise.