Executarea instrucțiunilor apărute în timpul cursului. Monitorizarea executiei comenzilor in MS Excel. Raportarea disciplinei de performanță

„Managementul personalului”, 2008, N 22

Eficacitatea personală a liderului, utilizare eficientă timpul său este în proporție de 30% o chestiune de organizare personală și 70% o chestiune de delegare eficientă a sarcinilor. În management, problemele delegării au fost dezvoltate destul de serios - cum să-i motivezi pe subordonați să îndeplinească sarcini, cum să-i împuternicești puterile necesare, cum să stabiliți termene realiste etc.

Managementul timpului corporativ analizează problema delegării din propriul unghi. Cum face un manager, în munca sa personală, să facă față unui volum uriaș de sarcini și sarcini eterogene distribuite între subordonați? Ce îi permite să nu se „pierdă” în acest haos și să controleze instrucțiunile necesare la momentul potrivit?

Dacă acesta este un manager de top al unei mari corporații, de regulă, îl ajută un sistem corporativ formal de urmărire a sarcinilor, instrucțiunilor, notificărilor, proceselor verbale ale întâlnirilor etc. Problema este că acest tip de sistem birocratic este destul de greoi și stângaci. În același timp, nu este deloc indicat să „conduiți” toate sarcinile stabilite de lider prin aceste mecanisme birocratice, de a trage în vrăbii dintr-un tun.

Managerul are nevoie de mai mult sistem simplu, acoperind toate aspectele muncii sale, inclusiv interacțiunile informale cu colegii care nu trec prin mecanisme birocratice. În același timp, sistemul ar trebui să fie cât mai automatizat posibil, oferind răspunsuri „un singur clic” la întrebările: „Ce sarcini sunt asociate cu această persoană?”, „Cu acest proiect?”, „Cu această perioadă de timp?” etc.

Cu competență sistem organizat controlul comenzilor vă permite să eliberați șeful managerului, să scăpați de numeroasele memento-uri împrăștiate pe diverse suporturi electronice și de hârtie, având în același timp încredere deplină că fiecare comandă va fi finalizată la timp.

Un sistem de monitorizare a comenzilor în combinație cu un secretariat bine organizat este deosebit de eficient (rețineți că un secretar, dar dotat cu regulamentul și sistemul de lucru corect, este și un secretariat). Într-o astfel de situație, sarcina principală a „rutinei de control” a instrucțiunilor este transferată către secretari, fără a pierde calitatea controlului.

Principiile controlului comenzilor

Sistemul de control al comenzilor se bazează pe trei principii simple și anume:

1. Toate instrucțiunile managerului trebuie să fie materializate și introduse într-un singur depozit.

2. Vizualizările sistemului trebuie configurate care să fie adecvate solicitărilor tipice de management ale managerului („După oameni”, „După proiecte”, „După termene”, etc.).

3. Monitorizarea regulată a executării ordinelor trebuie efectuată în conformitate cu prioritatea acestora; managerul trebuie să primească rapoarte privind starea misiunilor.

Realizarea tehnică ideală pentru un astfel de sistem este Microsoft Outlook, deoarece conține mecanisme extrem de flexibile pentru personalizarea așa-numitelor vizualizări ale utilizatorilor. În plus față de vizualizările standard „După executori”, „După categorii”, „După termene”, puteți personaliza orice alte vizualizări ale sarcinilor - „După fabrici”, „După comitete”, „Numai sarcinile restante, termenul pentru care a expirat. de la 5 la 20 de zile în urmă " etc. Odată configurată, vizualizarea devine apoi disponibilă cu „un singur clic de mouse”.

Uneori, un astfel de sistem este configurat pe baza Lotus Notes sau Excel, dar acesta funcţionalitateîn același timp, de regulă, mai sărace.

Este important ca atunci când există un volum mare de sarcini și sarcini, managerul trebuie adesea să-și imagineze un model al anumitor situații, să aibă o idee despre toate informațiile referitoare la un anumit aspect al sarcinii. Și cu cât sistemul controlat este mai complex, cu atât sistemul de control ar trebui să fie mai complex, cu atât modelul situației ar trebui să fie mai complex. Și gândirea noastră este și mai puțin potrivită pentru a crea un astfel de model, deoarece capacitățile RAM sunt destul de limitate. Outlook, astfel, permite managerului să acopere un număr mult mai mare de sarcini și sarcini, cheltuind mult mai puțină energie intelectuală pentru aceasta.

Cum intră comenzile în sistemul de control

Există mai multe moduri de a face confortabil pentru un manager să înregistreze o comandă.

1. Înregistrator de voce. Pro: ușurință în utilizare, capacitatea de a înregistra o comandă în orice mediu (întâlnire, mașină, sală de sport...). Desigur, ar trebui să fiți atenți la partea etică a utilizării unui reportofon, astfel încât să nu apară situații ambigue și periculoase.

La înregistrarea instrucțiunilor pe un dictafon, înregistrarea dictafonului poate fi trimisă direct interpretului. Dar, cel mai adesea, instrucțiunea în sine este dată de manager oral (prin telefon, într-o întâlnire personală) și înregistrată doar pe un înregistrator de voce. informaţii scurte, necesar pentru ca secretarul să intre în Outlook: cui i s-a dat instrucțiunea, data scadenței, rezumat instrucțiuni, prioritatea sa.

2. Comanda este anunțată verbal secretarei - acest lucru este convenabil atunci când vă aflați în birou cu contact direct.

3. Marcarea în marjele documentelor de lucru în timpul negocierilor. Această metodă este foarte convenabilă și concisă pentru aceasta, proiectul de înființare a secretariatului trebuie să includă elaborarea unei liste adecvate de note.

4. Redirecționarea unui e-mail cu un semn specific „pentru control”.

5. Înscrierea managerului în „formularul de control al comenzii”.

Astfel de formulare sunt dezvoltate ca parte a proiectului de înființare a secretariatului.

De regulă, mai multe metode sunt utilizate simultan. Principalul lucru este că acestea sunt reflectate în mod adecvat în regulamentele de control al instrucțiunilor și că există o înțelegere clară a procesului de către manager și secretar.

Nota. Valery Ermakov, director general, Megafon-Povolzhye

Este foarte important pentru mine să îmi controlez timpul și în același timp să gestionez sistemul de timp al colegilor cu care interacționez constant (cercul interior de management). Atunci când organizez orice întâlniri, întâlniri sau conferințe, trebuie să știu dinainte ce planuri au subordonații mei, astfel încât să ne coordonăm afacerile comune, astfel încât procesele să nu se suprapună. În schimb, atunci când angajații mei își planifică ziua, trebuie să-mi vadă calendarul și să-l relaționeze cu când sunt liber sau ocupat. Este o axiomă: dacă vrei să-ți gestionezi timpul eficient, poți realiza acest lucru doar dacă colegii tăi interacționează cu tine la fel de eficient. Acum că compania folosește Microsoft Exchange Server și calendarul Outlook, pot vedea unde este și va fi colegul meu în următoarele trei luni și pot programa o întâlnire cu el. În consecință, îi arăt calendarul meu pentru următoarele trei luni și poate programa întâlniri cu mine. Timpul este o categorie în care nu se poate gestiona singur, toți trebuie să acționeze împreună.

Pentru ca sistemul TM să funcționeze în întreaga companie, a trebuit mai întâi să setăm un sistem de gestionare a misiunilor în Outlook în gestionarea cazului meu. Asta am făcut. Astăzi am un sistem clar de instrucțiuni și control. Instrucțiunile sunt date de mine oral, prin e-mail sau pe hârtie și toate ajung într-o singură listă, care este folosită pentru a urmări termenele limită. Dacă ceva nu este finalizat la timp, primesc notificări și pe baza acestora secretariatul solicită informații suplimentare despre motivul pentru care s-a produs eșecul. În continuare, interpretul îmi raportează și luăm o decizie: fie amânăm termenul, fie facem altceva. Principalul lucru este că astăzi nici o comandă nu este pierdută sau uitată - pentru că este sub control, iar acest lucru, cred, este foarte important.

Următorul pas după stabilirea unui sistem de monitorizare a comenzilor mele este introducerea unor standarde uniforme de management al timpului în companie. Calendarele și sarcinile stocate pe serverul Exchange sunt sincronizate cu terminalele mobile. De exemplu, trebuie să fac o programare. Îmi iau comunicatorul, mă uit la numere, găsesc „fereastra” și sun ora. Aceste informații ajung imediat la serverul Exchange, iar secretara mea știe acum că voi fi ocupat de la 11 la 12. Dacă o întâlnire nu este programată de mine, atunci secretarul o planifică, alegând-o pe a mea timp liberși văd această actualizare în calendarul meu și știu deja când și cu cine trebuie să mă întâlnesc. În consecință, pot da instrucțiuni subordonaților mei să pregătească materiale pentru această întâlnire, astfel încât să pot comunica fructuos cu interlocutorul. În acest fel, timpul nu este pierdut. Totul este clar, totul este programat, timpul fiecărei persoane este folosit cât mai eficient posibil. Văd calendarele tuturor subordonaților mei cu trei luni înainte și există o opțiune separată care arată cine pleacă în călătorii de afaceri și când. De exemplu, poimâine voi ajunge la biroul din Samara - dar astăzi pot vedea care dintre subalternii mei vor fi la fața locului și știu ce întâlniri pot programa pentru această perioadă. Nu se poate întâmpla să programez o întâlnire și dintr-o dată se dovedește că două-trei persoane sunt într-o călătorie de afaceri. În consecință, calendarul meu este vizibil și subordonaților mei, ei știu când plec, când voi fi la birou și la ce intervale de timp se pot întâlni sau mă pot contacta. Și cel mai important, toate informațiile sunt stocate pe server. Dacă anterior e-mailurile se acumulau în laptopurile personale și puteau fi șterse accidental, acum totul este într-un singur loc, pe serverul Exchange. Aceasta înseamnă că e-mailul nu se va pierde - a devenit un document cu drepturi depline. Astăzi, toți managerii de top au trecut la acest nou model de planificare și management al timpului.

Urmărirea comenzilor de către secretară

Managerul poate folosi sistemul de control al comenzilor configurat in Outlook personal sau, daca are secretara, cu ajutorul unei secretare.

Când lucrați cu orice sarcină, se pot distinge două componente: managementul propriu-zis (pentru a motiva, împuternici etc.) și „rutina de control”. Rutina de control este toate acțiunile din seria „sunați contractorul, aflați starea procesului, dacă există abateri - stabiliți cauza acestora, amintiți-vă despre termenele planificate,” etc. Mai simplu spus, în Rusia nu este suficient să stabiliți o sarcină și să așteptați ca aceasta să fie finalizată într-un interval de timp dat. Trebuie să fac destule număr mare mișcările corpului astfel încât sarcina să fie finalizată.

Aceste mișcări ale corpului, această rutină de control, sunt delegate în mod ideal secretarei datorită unui sistem personalizat de control al comenzilor. O dată pe zi și o dată pe săptămână, secretarul deschide vizualizările corespunzătoare „Control zilnic” și „Control săptămânal” în Outlook, care sunt actualizate automat când sunt disponibile noi sarcini. În conformitate cu reglementările de monitorizare a ordinelor, secretarul ia legătura cu executanții și clarifică starea actuală cazuri și face notele corespunzătoare în sistem. Un raport oral sau scris (generat automat din Outlook) este prezentat managerului. Dacă este necesar, managerul notează acele sarcini pentru care este necesar contactul său cu interpretul, iar secretarul le conectează la un moment convenabil managerului.

Este important de menționat că în sistemul de control al comenzilor, secretarul nu este o legătură de transmisie, un filtru între manager și executant (aceasta este o greșeală comună). Secretarul este, ca să spunem așa, „lângă” și nu „între” și îi permite managerului să nu risipească energie în controlul de rutină, concentrându-se exclusiv pe latura de fond a problemei.

În același timp, comoditatea sistemului constă și în faptul că, datorită setărilor Outlook bine făcute și reglementărilor clar definite, cea mai obișnuită secretară la nivel de recepționer poate lucra cu el. Monitorizarea comenzilor nu necesită un referent costisitor și greu de găsit. Deși dacă managerul are un asistent (asistent personal), și nu doar o secretară, atunci eficiența utilizării sistemului va fi și mai mare.

Nota. Experiență corporativă

La compania RUSAL (actualmente Russian Aluminium), sistemele de control al comenzilor bazate pe Outlook au fost instalate în birourile unui număr de manageri superiori. Anterior, când managerii aveau întrebări de genul: „Ce avem pentru uzina Sayano-Gorsk?”, „Ce avem pentru august?”, „Ce avem pentru comitetul de personal?”, secretarii și asistenții trebuiau să conducă. o căutare extinsă de informații prin mesaje electronice, minute de întâlnire, note în Outlook etc. După configurarea sistemului, toate comenzile au început să fie incluse într-o singură bază de date Outlook într-un singur format. Datorită faptului că denumirile comenzilor și categoriile atribuite acestora au fost standardizate, a devenit posibilă selectarea după subiect. Răspunsurile la întrebările managerilor sunt acum generate automat. În același timp, unele lucruri nici măcar nu necesită o solicitare din partea managerilor: asistenții știu că atunci când invită un manager la un comitet de personal, în conformitate cu regulamentul de control al instrucțiunilor, trebuie să imprime prezentarea corespunzătoare din Outlook. În timpul comitetului, managerul deține controlul deplin asupra situației, își face notele pe un tipărit și apoi le dă secretarilor pentru a face modificări în sistem. În același timp, este imposibil să scapi complet de suporturile de hârtie, astfel încât sistemul se integrează cu acestea.

Dacă, în urma negocierilor, managerul cere să salveze orice document cu însemnările sale (care poartă o mulțime de informații semnificative din punct de vedere emoțional), acesta este plasat într-o unitate de depozitare. Acest lucru este notat în sarcina corespunzătoare Outlook. La următoarea negociere cu aceeași persoană (sau pe același proiect), managerul va primi nu numai o imprimare a sarcinilor pentru acest proiect din Outlook, ci și o foaie de hârtie cu notele sale din negocierile anterioare.

Secretariatul executiv superior

Pe lângă faptul că ajută la controlul comenzilor, secretarul (sau secretariatul) managerului poate oferi destul de multe pentru a crește confortul, comoditatea și eficiența muncii managerului de top. În versiunea standard a proiectului „Înființarea secretariatului”, realizată de compania „Organizarea timpului”, se desfășoară următoarele blocuri de lucru: „Elaborarea bugetului și planificarea timpului pentru manager”, „Inființarea modul de întreruperi și semnale de informare”, „Configurarea lucrului cu funcții „de zi cu zi””.

Pe baza Outlook, sunt dezvoltate vizualizări eficiente pentru planificarea și bugetarea timpului unui manager, permițând analiza cantitativă. Un manager senior, de regulă, „nu-i aparține” un număr mare de oameni concurează pentru timpul său. Un astfel de sistem vă permite să returnați gestionarea bugetului de timp în mâinile managerului și să distribuiți acest timp mai eficient. Inclusiv găsirea timpului pentru a face o muncă de natură „importantă, dar nu urgentă” - citind diverse documente analitice, dezvoltarea unor probleme pe termen lung importante din punct de vedere strategic etc.

Modul de întreruperi și semnale de informare este elaborarea întregii game de întrebări: „Cu cine, cum și când să se conecteze sau nu să se conecteze în timpul unui apel telefonic primit?”, „Ce documente trebuie depuse imediat spre semnare, care - la un anumit moment?”, „Care cuvinte cheie poate managerul să le spună secretarelor să fie izolate de toată lumea exterioară sau de o parte a ei?”

În cele din urmă, funcțiile „casnice” sunt tot ce ține de mâncare, șoferi, rezervarea biletelor de avion etc. De obicei, ideile despre obiceiurile și preferințele unui lider există în șefii secretarilor, iar fericirea este dacă secretara este inteligentă, sănătoasă și nu intră în concediu de maternitate. La înființarea secretariatului, aceste cunoștințe sunt transferate la reglementările relevante, precum și la sarcinile obișnuite ale Outlook. Dacă vineri dimineața ziarul „Vedomosti - vineri” ar trebui să fie pe biroul managerului separat de ziarul „Vedomosti” în sine, atunci aceste cunoștințe nu ar trebui să fie în capul secretarilor. Este plasat în sarcina săptămânală corespunzătoare Outlook. Astfel, comoditatea muncii unui manager nu devine o chestiune de conștiință sau inteligență a oamenilor, devine o chestiune de funcționare a unui sistem configurat corespunzător.

M.A. Suchkova Asistent al directorului general al CJSC Ryazan Oil Refining Company (filiala OJSC NK-Rosneft)
Articolul a fost publicat în revista „Secretar-Referent” nr. 5 2015

În multe organizații, neîndeplinirea comenzilor și lipsa de control asupra executării lor la timp reprezintă o problemă, așa-numita. „gât de sticlă” (din engleză. blocaj– blocaj), adică un obstacol serios care încetinește foarte mult procesele de afaceri ale companiei. Multe depind cu adevărat de asistentul de aici! Cu toate acestea, nu totul este atât de evident pe cât pare la prima vedere. Întâmpinăm adesea situații în care un asistent de neînlocuit se îmbolnăvește brusc sau pleacă în vacanță sau o dată pleacă într-o călătorie de afaceri, iar în absența lui... munca s-a oprit, comenzile nu sunt înregistrate, termenele sunt ratate, iar responsabilii sunt necunoscuți. De regulă, aceasta vorbește nu atât despre indispensabilitatea angajatului, cât despre absența unui sistem. Deci, sarcina asistentului este de a construi un sistem de monitorizare a executării comenzilor. Și sistemul, după cum știm, este în mare măsură capabil să-și mențină performanța pe cont propriu. Și nu te poți descurca singur! Dar să ne ocupăm de totul în ordine.

Controlul și tipurile sale

Un elefant, după cum se spune, ar trebui mâncat pe părți. Și merită să începeți cu terminologia.

Controla- Aceasta este o comparație a planului cu starea reală a lucrurilor. Controlul dezvăluie chiar și mici abateri de la rezultatele și acțiunile planificate ale oamenilor și face posibilă schimbarea situației.

Evidențiați următoarele tipuri controla:

1. Preliminare. Efectuat de către manager înainte de începerea efectivă a lucrărilor la misiunea. Controlul preliminar este utilizat ținând cont de resursele umane, materiale și financiare, adică, înainte de a da un ordin de lucru, managerul trebuie să se asigure că executantul are resursele necesare pentru a-l îndeplini.

2. Conceptual (incoming). Folosit pentru a clarifica:

• știe executantul că are o comandă;
• modul în care persoana care o va rezolva a înțeles problema;
• exact cum o va face.

Acest tip de control este efectuat de către asistentul managerului și imediat după ce este dată misiunea. Scopul este de a verifica înțelegerea de către executant a esenței comenzii și oportunitatea implementării acesteia. În această etapă, sarcina asistentului este să atragă atenția executorului asupra disponibilității sarcinii, asupra calendarului și priorității sarcinii și să se asigure că sarcina a fost acceptată pentru lucru. În acest caz, asistentul trebuie să „evidențieze” sarcini urgente și importante (amintiți-vă de matricea Eisenhower), de exemplu, după cum urmează: „Vă rugăm să rețineți că această sarcină este importantă și urgentă!” Această frază magică, pronunțată la momentul potrivit, va ajuta la evitarea multor neînțelegeri și a pierderii de neiertat de timp - este inacceptabil să lăsați procesul de clasare a sarcinilor în funcție de prioritate să-și urmeze cursul, deoarece opinia interpreților nu coincide întotdeauna cu opinia managerului. Nu uita că ceea ce este evident pentru tine poate să nu fie așa pentru alți oameni.

3. Curent (intermediar, control proces). Scopul este de a evalua procesul actual de activitate: cum se desfășoară munca, ce a fost deja făcut, ce dificultăți au apărut. Acest tip de control este efectuat de un asistent atunci când lucrarea este deja în desfășurare, dar termenul limită de finalizare a comenzii nu a sosit încă. Sarcina controlului este de a identifica prompt abaterile care apar în timpul lucrului și de a informa managerul despre acestea pentru o posibilă ajustare a parametrilor specificați. Controlul curentului bazat pe feedback.

4. Finală (finală, controlul rezultatului). Este folosit pentru a evalua dacă un obiectiv este atins până la o dată dată.

Rezultatele efective obținute sunt comparate cu cele stabilite anterior. În ciuda faptului că este prea târziu pentru a interfera cu munca în această etapă, acest control este necesar. Arată ce rezultate au obținut artiștii și dezvăluie omisiunile și deficiențele în munca lor. Ajută să înveți lecții pentru viitor. De regulă, în această etapă managerul și asistentul lucrează împreună, deoarece Calificările asistentului pot să nu fie suficiente pentru a determina caracterul complet și corectitudinea sarcinii.

Ce și cum să controlezi

Distribuția responsabilității pentru asigurarea controlului în domenii cheie depinde de dimensiunea organizației:

„Control” și „monitorizare” sunt două lucruri diferite!
Pentru a înțelege în sfârșit ce este, merită să acordați atenție unui alt termen care se găsește adesea în managementul modern - „monitorizare”. Adesea, în literatură, conceptele de „control” și „monitorizare” sunt folosite ca fiind identice, dar acestea sunt lucruri fundamental diferite! Pentru a aplica o abordare sistematică a gestionării executării ordinelor, această diferență trebuie înțeleasă. Dacă monitorizare– aceasta este monitorizarea parametrilor unui obiect cu înregistrarea și salvarea datelor, apoi controla- aceasta este o observație obligatorie impact asupra obiectuluiîn cazul valorilor parametrilor care depășesc limitele acceptabile. În ceea ce privește misiunile, aceasta înseamnă că asistentul trebuie să aibă un instrument de monitorizare, de ex. mentine o anumita baza de date in care inregistreaza instructiunile, termenele, persoanele responsabile si stadiul executiei (finalizat/nefinalizat). Cu toate acestea, pentru a construi sistem eficient controlul pur și simplu păstrarea statisticilor nu este suficient - controlul implică gestionarea activă a situației, ajustarea și influența, adică. influență conștientă intenționată în vederea realizării unei dinamici pozitive în disciplina performanței.

Cum să vă asigurați că comenzile sunt îndeplinite?

Pentru ca comenzile să fie executate, este necesară o abordare integrată a soluționării acestei probleme. Sistemul de control al executării comenzilor va funcționa în conformitate cu următoarele principii:

1) Prioritate mare din partea managementului. Managerul trebuie să demonstreze că respectarea strictă a instrucțiunilor sale este importantă pentru el și companie.

2) Discuție comună a abordărilor pentru rezolvarea problemei. Pentru a lua în considerare toate riscurile și pentru a considera problema în mod cuprinzător, este necesar să se implice toți participanții la proces în discuție - atât managerul care dă instrucțiuni, cât și asistentul care le controlează, precum și managerii care vor fi direct responsabil de executare. Acordurile ar trebui să se refere în primul rând la metodele de obținere a informațiilor despre instrucțiuni și termene, formatul raportului de execuție, procedura de reeșalonare, abordări ale recompenselor sau pedepsei în cazul neîndeplinirii instrucțiunilor. Managerul ar trebui, de asemenea, să-și informeze subordonații cu privire la puterile asistentului în ceea ce privește monitorizarea executării ordinelor (dacă sunteți o persoană nouă în echipă și nu ați câștigat încă autoritate, întrebați-vă managerul despre acest lucru).

3) Informarea tuturor angajaților companiei cu privire la implementarea unui sistem de monitorizare a executării comenzilor. Este necesar să se asigure transparența abordărilor, de ex. regulile trebuie să fie formalizate în documentul de reglementare local al companiei.

4) Consecvență și regularitate. Disciplina executivă va crește dacă angajații sunt încrezători că fiecare sarcină este înregistrată, că fiecare sarcină trebuie luată în considerare, că niciuna dintre ele nu va fi ratată sau uitată și că neîndeplinirea instrucțiunilor de la conducere va fi inevitabil pedepsită. (Este imediat util să se prevadă procedura de informare, deoarece instrucțiunile pot fi impracticabile a priori sau pot fi motive întemeiate nefinalizarea la timp. Fiecare astfel de caz trebuie luat în considerare individual.)

Pare o sarcină pentru, zici tu. Acest lucru este parțial adevărat. Care este rolul asistentului? Un asistent este exact același angajat al companiei care trebuie să informeze managerul că există o problemă, că aceasta prezintă riscuri specifice, că încerci să ții „degetul pe puls” (și până acum reușește în mare măsură datorită calități personale), dar absența sistemului se va face cunoscut mai devreme sau mai târziu și te îngrijorează.

Principalul lucru este să nu uitați să spuneți ce aveți propunere specifică, cum poate fi organizat un sistem de control (adică nu ar trebui să fie doar o problemă servită pe un platou de argint, ci o problemă și opțiuni de rezolvare).

Chiar dacă tu nou angajat companie, nu ar trebui să vă fie teamă să vă contactați managerul cu o astfel de propunere. Dacă până acum nu s-a întâmplat nimic fatal în compania dvs. din cauza unei comenzi neîndeplinite/întârziate/nesolicitate, managerul dvs. tot nu va face urechea surdă la propunerea dvs. Probabil că nu există nicio persoană din întreaga companie mai interesată de rezolvarea acestei probleme.

Importanța unei comunicări eficiente

Să presupunem că propunerea dvs. este acceptată: managerul a subliniat importanța sarcinii, a anunțat rolul dvs. în acest proces, a aprobat document normativ reglementând procesul, toți angajații companiei sunt informați. Ce urmează? Documentul publicat risca sa ramana o bucata de hartie fara suflet daca renunti in aceasta etapa. Cum să faci toate acestea să funcționeze?

Răspunsul constă în primul rând în abilitățile de comunicare eficiente ale asistentului. Da, aceasta este aceeași expresie pe care o vedem atât de des în CV-urile pentru posturile administrative. A avea astfel de aptitudini este vital pentru un asistent. În sens restrâns, în ceea ce privește monitorizarea executării comenzilor, comunicarea eficientă este o modalitate transfer prompt informații fără distorsiuni și primirea de feedback cu privire la înțelegerea corectă a „mesajului”.

Se construiește o comunicare eficientă:

Eficient sau ineficient?

• Comunicarea ineficientă înseamnă ceartă cu ceilalți, menită să vă protejați obiectivele și planurile. Implică prezența învingătorilor și a învinșilor. Acest stil de „comunicare” este categoric: există „drept” și „greșit”, „victorie” și „înfrângere”, „bun” și „rău”, fără a ține cont de stările intermediare. Există o singură opinie corectă, așa că putem neglija opiniile și experiențele oamenilor care ne pot îmbogăți cunoștințele despre lume și ne pot forma o imagine holistică. În schimb, ne apărăm constant opiniile noastre înguste. O pauză în conflict este considerată un succes atunci când apărătorul se retrage temporar. În cele din urmă, dezacordul are ca rezultat rezistență, pierderea eficienței echipei și chiar sabotaj până când predomină un echilibru de putere și respect.
• Comunicarea eficientă, la rândul său, urmărește să înțeleagă punctele de vedere, sentimentele și opiniile celorlalți. Când două părți se ascultă, ambele câștigă. Înțelegerea și respectul reciproc devin baza cooperării, interdependenței și loialității. Succesul va fi atins dacă fiecare parte spune: „Da, exact asta am vrut să spun. Mă înțelegeţi."

Comunicarea eficientă este, fără îndoială, necesară pentru implementarea cu succes a obiectivelor organizaționale. Mesajele distorsionate, interpretate greșit provoacă adesea înfrângeri pentru marile companii, armate și națiuni.

Abilitățile de comunicare eficiente permit opusilor să coexiste - capacitatea supremă de a înțelege un alt punct de vedere și de a găsi compromisuri. De ce să ne certăm despre cine are dreptate și cine greșește? Scopul unei comunicări eficiente este de a stabili și menține relații de lucru reciproc avantajoase și, prin urmare, de lungă durată.

În ceea ce privește monitorizarea executării comenzilor, asistentul trebuie să arate abilități de comunicare eficienteîn toate etapele instrucțiunilor de „călătorie”:

1) Interacțiunea cu managerul la stabilirea instrucțiunilor. Sarcina asistentului este să înregistreze corect sarcina, încercând să adere la o schemă specifică de stabilire a obiectivelor, de exemplu SMART. Acest lucru va permite subordonaților să înțeleagă ce li se cere. Formularea ordinului trebuie să fie clară, în formă verbală (răspunde la întrebarea: ce să faci?), ordinul trebuie să aibă un termen limită specificat, iar pentru fiecare ordin trebuie identificat un executor responsabil.

După ce comanda a fost înregistrată în mod corespunzător, asistentul trebuie să se asigure că nu există inexactități, să trimită versiunea finală a protocolului sau registrului de comenzi către manager pentru aprobare sau să întrebe verbal: „V-am înțeles bine? Ivanov I.I. trebuie să elaboreze și să depună spre aprobare un program de implementare a proiectului până la 11 mai 2015?”

Ce este SMART?

INTELIGENT este un acronim mnemonic folosit în management și management de proiect pentru a defini scopuri și a stabili obiective.
Un scop sau o sarcină stabilită conform criteriilor SMART are următoarele caracteristici:
S– specific (specific) – clar, precis, clar descris;
M– măsurabil (măsurabil) – având stabiliți indicatori de rezultat prin care se poate înțelege că scopul a fost atins. Ele pot fi atât cantitative, cât și calitative. Fără aceste criterii, este aproape imposibil să se evalueze finalizarea sarcinii;
O– realizabil (realizabil) – realist, dar care necesită un oarecare efort, care servește ca un factor motivant suplimentar;
R– relevant (adecvat) – coincide cu obiectivele mai largi ale departamentului sau organizației;
T– limitat în timp (limitat în timp) – trebuie stabilite termene limită pentru atingerea scopului.

2) Interacțiunea cu executanții la transferul comenzilor la serviciu. Sarcina cheieîn această etapă - asigurați-vă că antreprenorul este informat despre comandă și a acceptat-o ​​pentru lucru. Dacă organizația este mică, atunci asistentul sau secretarul contactează direct cu artiștii prin intermediul e-mail sau prin telefon. ÎN organizații mari O astfel de interacțiune este dificil de realizat, astfel încât asistentul transmite comanda și interacționează direct cu șefii adjuncți ai organizației, iar la transferul comenzilor se aplică principiul în cascadă, de exemplu: EEdirector de departamentEșef de departamentEexecutor direct.

3) Informațiile despre executarea ordinului sunt transmise pe cale inversă: CEO/AsistentBadjunct director general Bdirector de departamentBșef de departamentBexecutor direct.

Asistentul joacă rolul de intermediar în transmiterea informațiilor despre comandă. În același timp, pentru a reduce timpul de transfer de date către asistent, este recomandabil să se prevadă utilizarea unei resurse de informații care vă permite să postați informații rezumative despre comenzile din domeniul public, de exemplu, pe portalul intern corporativ al organizației, unde orice angajat poate vedea rapid ce comenzi are și poate trimite comentarii asistentului.

4) Atunci când se efectuează controlul intermediar, este necesar să se clarifice prognoza de la antreprenor: indiferent dacă respectă termenul limită sau în timpul execuției s-a dovedit că volumul de lucru este mai mare decât se aștepta anterior, sau resursele contractantului sunt insuficiente și este necesară implicarea lucrătorilor din alte țări diviziuni structurale, pentru că sarcina s-a dovedit a fi transversală. Asistentul trebuie să conducă un dialog constructiv continuu cu managerul/interpretul responsabil pentru a obține informații prompte și fiabile despre progresul execuției și, dacă apar probleme serioase, să informeze managerul despre aceasta cât timp ceva mai poate fi corectat. În același timp, nu ar trebui să mergeți prea departe și să deveniți intruziv, deranjand interpretul și distragându-i atenția de la fleacuri. Toți participanții la proces trebuie să înțeleagă clar că au făcut-o scopuri comuneși respectă munca celuilalt. Pentru a face acest lucru, ar trebui să fiți de acord asupra unui format de comunicare acceptabil.

5) La primirea informațiilor despre executarea unei comenzi, asistentul, împreună cu managerul, evaluează caracterul complet al datelor prezentate și ia o decizie privind acceptarea comenzii sau returnarea acesteia spre revizuire. DESPRE decizia luată asistentul trebuie să anunțe interpretul.

6) La generarea de rapoarte analitice. Contabilitatea strictă implică raportări și analize regulate bazate pe date statistice. La o anumită frecvență, de exemplu o dată pe lună, asistentul trebuie să analizeze datele statistice acumulate privind misiunile și să genereze un raport privind disciplina de performanță (Fig. 1). Un astfel de raport poate conține informații despre câte instrucțiuni au existat, câte dintre ele au fost finalizate la timp/întârziere/nefinalizate, care departamente sunt lideri și care sunt anti-lideri în ceea ce privește executarea la timp a instrucțiunilor managerului. Managerul poate dispune de aceste informații la propria discreție. Cu toate acestea, este de dorit ca abordarea recompensei și pedepsei să fie previzibilă și uniformă pentru toată lumea.

Orez. 1.

Instrumente utile în arsenalul asistentului

Există o mare varietate de astfel de instrumente, dar este important să respectați principiul cheie - toate instrucțiunile managerului trebuie să fie materializate și introduse într-un singur depozit, unde este posibilă monitorizarea periodică a executării comenzilor în conformitate cu prioritatea acestora.

Implementarea tehnică ideală este Microsoft Outlook, pentru că conține mecanisme de setări flexibile așa-numitele. „vizualizări ale utilizatorilor”. În plus față de vizualizările standard „După executori”, „După categorii”, „După termene”, puteți configura orice altele - „După fabrici”, „După comitete”, „Numai sarcinile restante, termenul pentru care a expirat de la 5 la acum 20 de zile” și etc. Odată configurată, vizualizarea devine disponibilă în viitor cu un singur clic al mouse-ului. Nu ne vom opri asupra acestui lucru în detaliu, pentru că... O serie de articole au fost deja dedicate acestui instrument.

Uneori, un astfel de sistem este configurat pe baza sisteme managementul documentelor electronice , de exemplu Lotus Notes, Documentum sau Directum, unde informațiile cheie despre comandă sunt înregistrate în cardul de înregistrare și control (RCC). Cu toate acestea, EDMS este un program costisitor pe care nu și-l pot permite toate organizațiile.

Unul dintre cele mai universale și accesibile instrumente de monitorizare a executării comenzilor este Microsoft Excela. Acest program poate fi folosit pe lângă cele existente dacă lucrați în companie mareși ca instrument independent. Frumusețea este că se bazează pe asta solutie tehnica poti crea bază unică date despre comenzi cu setări flexibile ale câmpurilor și filtrelor la discreția dvs. Un astfel de registru consolidat de instrucțiuni poate fi pus la dispoziția publicului, iar fiecare angajat poate clarifica formularea, termenele limită și poate urmări starea instrucțiunilor sale. Mai întâi trebuie să configurați drepturi limitate pentru a edita fișierul pentru a evita distorsiunea sau ștergerea accidentală a datelor.

În MS Excel, puteți nu doar să introduceți manual instrucțiuni, ca în cazul comenzilor verbale de la manager, ci și să descărcați instrucțiuni din EDMS (dacă acestea sunt instrucțiuni din protocoale sau instrucțiuni care vin din exterior, de exemplu, solicitări de la autoritățile de reglementare). sau autorități puterea de stat sau centru corporativ).

Prin setarea câmpurilor într-un anumit mod, puteți seta codificarea culorilor în coloana „Starea executării comenzii”. De exemplu, o comandă care nu a sosit încă va fi indicată automat cu albastru; un ordin executat la timp este verde (pentru aceasta, datele din câmpurile „Due to Execution” și „Actual Execution” trebuie să se potrivească); o comandă pentru care perioada de execuție a expirat și nu a fost primită nicio confirmare de primire a raportului de execuție va fi afișată automat ca neîndeplinită și marcată cu roșu.

Crearea unui registru de comenzi în MS Excel

Câmpurile din registry sunt configurate prin scrierea unei macrocomenzi. Pentru o astfel de reglare fină, cel mai bine este să implicați un specialist IT.

Daca nu exista specialist IT si nu ai abilitati de programare, poti folosi o alta metoda mai simpla si mai accesibila.

Puteți personaliza singur celulele tabelului folosind caracteristici de formatare condiționată.

Pentru a configura umplerea celulei, selectați celula din tabel pentru care vom configura formatarea (în cazul nostru, aceasta este celula G10 ), pe fila Acasă – Formatare condiționată, în meniul contextual propus – Creați o regulă(Fig. 2).

Orez. 3

În bara de formule a casetei de dialog de sub titlu, trebuie să setați o regulă care va fi considerată adevărată (Fig. 4).

Orez. 4.

Pentru registrul nostru, va fi necesar să configurați secvențial patru reguli pentru aceeași celulă G10 , iar apoi „extinde” acțiunea lor la întreaga coloană G.

• Pentru a indica o comandă neîndeplinită, configurați regula 1.În caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați culoarea de umplere. Prima regulă va corespunde culorii roșii.

Apoi, introduceți următoarea descriere a regulii în bara de formule: =DACA(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Fig. 5). Aceasta înseamnă că cu condiția ca în celulă F10 este indicată data scadentă și a expirat deja, celula va deveni automat roșie.

Orez. 5.

Apăsați tasta Bine.

• Pentru a indica o comandă în curs, configurați regula 2. Repetăm ​​secvența de acțiuni descrisă mai sus: selectați celula G10 , hai să mergem la Formatare condiționată, selectați Creați o regulăŞi Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să formatați.

În caseta de dialog deja familiară Creați o regulă de formatare folosind cheia Format alegeți o culoare de umplere diferită. A doua regulă va corespunde culorii albastre.

=IF(F10>0;F10>AZI();""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 este indicat un termen limită și nu a sosit încă, celula este colorată automat în albastru.

Apăsați tasta OLA.

• Pentru a indica o comandă care a fost finalizată la timp, am stabilit regula 3. Repetăm ​​din nou secvența de acțiuni descrisă mai sus, doar de data aceasta în caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format alege verde completare pentru a indica faptul că comanda a fost finalizată strict la timp sau înainte de termen.

Introduceți descrierea regulii în bara de formule: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 G10 se indică termenul de executare efectivă, care coincide cu termenul limită F10 sau îl precede, celulă G10 va deveni automat verde.

Apăsați tasta OLA.

• În cele din urmă, pentru a indica o comandă care a fost finalizată mai târziu decât termenul limită specificat, am stabilit regula 4.În caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați o culoare de umplere galbenă pentru a indica faptul că comanda a fost finalizată cu întârziere.

Introduceți următoarea regulă în bara de formule: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 este indicată data scadentă, iar în celulă G10 se indică data executării efective, care este ulterioară datei F10 , apoi celula G10 va deveni automat galben.

Odată ajuns în celulă G10 toate cele patru reguli sunt configurate, „întindem” formula dată pe toată coloana Gși completați-l cu datele efective de executare a comenzilor. Celulele vor fi colorate automat în paleta specificată.

Următorul pas este setări de vizualizare, adică diagrame pentru o percepție mai vizuală a imaginii disciplinei performative.

Pentru a construi o diagramă, avem nevoie de date cantitative, de ex. numărul tuturor comenzilor și fiecare tip separat. Prin urmare, va fi necesară o ajustare intermediară. Putem afișa date cantitative într-o legendă, unde vor fi introduse automat din tabelul nostru (legenda poate fi plasată pe aceeași foaie, de exemplu, deasupra tabelului).

Pentru a colecta statistici, trebuie să completați una dintre celulele tabelului, de exemplu celula adiacentă H10 , după cum urmează:

1. Selectați o celulă H10 , în partea de sus a barei de formule, dați clic pe pictograma fx Funcția de inserare, selectați categoria " logic», « DACĂ».

Scriem următoarea regulă în linia de sus a formulelor: =DACĂ($F10>0,DACĂ($G10>0,DACĂ($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Fig. 6).

Orez. 6.

Extindem regula specificată în celulă H10 , în jos pe toată coloana H(Fig. 7).

Orez. 7.

Apoi coloana H poate fi ascuns, lăsând vizibile doar informațiile de registru necesare.

• Crearea unei legende. Pentru ca datele dintr-o coloană H intră în legendă și sunt afișate în ea în formă cantitativă, trebuie să configurați celulele de legendă după cum urmează:

1. Setați o regulă pentru o celulă G3 : selectați această celulă, faceți clic pe pictograma din bara de formule fx Funcția de inserare, selectați tipul de funcții " statistic», « COUNTIF».

2. Apoi scrieți următoarele în bara de formule: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(Fig. 8).

Orez. 8.

3. „Întindeți” formula din celulă G3 la G6 respectiv.

De asemenea, puteți personaliza vizualizarea și încărcați date despre comenzi pentru o anumită perioadă de timp sub forma unui grafic.

• CUrealizarea unei diagrame. Pentru a face acest lucru, accesați fila Introduceși selectați o diagramă, de exemplu o diagramă circulară, după ce ați selectat anterior intervalul celule din G3 la G6 (Fig. 9).

Orez. 9.

Inserăm diagrama și colorăm segmentele acesteia în culorile de umplere pe care le-am ales selectând segmentul și apelând meniul contextual corespunzător cu butonul din dreapta al mouse-ului (totul este intuitiv acolo). Registrul nostru este gata (Fig. 10).

Orez. 10.

Și în sfârșit

Crearea unui sistem eficient de monitorizare a executării comenzilor este destul de dificilă - este necesar să se țină cont de multe aspecte și caracteristici diferite care pot fi unice pentru diferite organizații. Nu este ușor, dar amintiți-vă că fiecare ghicitoare are o soluție. Când mă confrunt cu o problemă dificilă care, la prima vedere, nu are soluție, îmi amintesc mereu de enigma lui B. Verber:

„Cum să conectezi aceste nouă puncte cu patru linii fără a ridica stiloul de pe hârtie?

Adesea nu putem găsi o soluție deoarece mintea noastră este limitată la zona desenului. Dar nicăieri nu spune că nu poți depăși limitele ei.

Exista o solutie:

Morala: pentru a înțelege sistemul, trebuie să... ieși din el.”

Există multe modalități de organizare a unui sistem eficient de monitorizare a executării comenzilor. Principalul lucru este să-l găsești exact pe cel care se va potrivi cel mai organic în munca companiei tale și a ta, să simți cumpătare în toate și să nu depășești linia dincolo de care vine hipercontrolul maniacal.

Canalul verbal sunt cuvintele; non-verbal – intonația, tonul, volumul și timbrul vocii, aspectul, gesturile, expresiile faciale.

Gestionează o companie Este greu: trebuie să cauți abordări, să construiești o structură de recompense și penalități și sisteme de monitorizare a angajaților. Dar cel mai dificil este să evaluezi în mod rațional munca subordonaților, pe baza performanței acestora în sarcini. Problema controlului comenzilor nu mai este o problemă, garantăm pentru asta!

Cum funcționează sistemul de control al comenzilor LeaderTask?

Să ne dăm seama pas cu pas; Voi spune imediat - sistemul de comenzi va funcționa exact așa cum doriți. Datorită flexibilitate unică instrumente încorporate:

1. Direct în LeaderTask creați o comandă către unul dintre angajații dvs. din meniul din stânga sau pur și simplu trăgând sarcina pe numele angajatului.
2. Atribui data scadenței și numărul de ore/minute pentru a rezolva problema.
3. Veți ști cu siguranță dacă angajatul v-a citit instrucțiunile: avatarul său va fi colorat la culoarea normală, scăpând de transluciditatea(în cazul în care necitite).
4. Pentru fiecare sarcină, puteți comunica cu executantul într-o formă creată separat chat, iar în corpul sarcinii - stocați toate fișierele și documentele.

1. Angajatul stabilește statutul sarcinii. Asta ar putea fi " În curs”, “În pauză”, “Respins” etc.
2. De îndată ce interpretul setează „În curs”, acesta numărătoarea inversăîntr-o funcție încorporată Sincronizare. În acest fel, vei fi întotdeauna conștient de cât timp a petrecut un angajat pentru o anumită sarcină. Și vei putea structura activitatea organizației în funcție de competențele și viteza subordonaților tăi.
3. Când munca la sarcină este finalizată, angajatul va stabili statutul corespunzător. Va apărea instantaneu la dispoziția clientului în „ Gata de livrare”, și va putea accepta sarcina sau o va trimite spre revizuire.

Cel mai interesant lucru este că nicio sarcină nu va fi pierdută decât dacă o ștergeți singur. Aceste. chiar și după un an sau 2 îl puteți găsi printre sarcinile finalizate.

Astfel, organizarea controlului comenzilor este la fel de ușoară precum decojirea perelor în LeaderTask. Ei bine, dar din punctul de vedere al subordonatului?

Cum să nu ratezi o comandă de la managerul tău?

Desigur, volumul mare de muncă al angajaților le poate afecta atenția și controlul asupra instrucțiunilor managerului. Dar LeaderTask nu va permite acest lucru să se întâmple: datorită sincronizării!

De îndată ce managerul trimite o nouă sarcină, aceasta va fi afișată pe ecranul de blocare al executorului, fie că este iPhone sau bazat pe dispozitiv Android. Chiar și la un ceas care rulează Android WearŞi Apple Watch- pentru cunoscătorii acestora.

Chiar și fiind oameni extrem de ocupați, păstrăm în continuare obiceiul de a ne uita la ecranul smartphone-ului o dată pe oră, așa că cu siguranță nu este posibil să pierdem o misiune. Urmăriți un scurt videoclip despre cum să vă controlați sarcinile în LeaderTask:

Cum se organizează controlul asupra executării comenzilor cu LeaderTask

Pentru ca sistemul să funcționeze, trebuie să vă gândiți la organizarea controlului asupra executării comenzilor. Avem câteva idei (din propria noastră experiență) despre cum să implementăm acest lucru:

1. Adaugă la regulile companiei cerința de a seta stări pentru sarcini.
2. Trimiteți condiția obligatorie acolo instalarea LeaderTask pe smartphone-uri.
3. Smartphone-urile angajaților dvs. trebuie să fie activate notificări din serviciu.

Acesta este cât de ușor este să organizezi controlul asupra comenzilor în compania ta. Managerul va ști întotdeauna în ce stadiu se află sarcina sa, iar executorul nu va pierde o sarcină și nici un singur dosar. Și toate - datorită LeaderTask!

Organizarea muncii cu documente presupune crearea unui sistem de monitorizare a executării documentelor (instrucțiuni). Este necesar un sistem de control pentru a asigura executarea la timp și de înaltă calitate a instrucțiunilor conținute în documente și pentru a obține informații analitice necesare evaluării activităților departamentelor și ale executanților individuali.

Controlul asupra executării documentelor (instrucțiunilor) într-o organizație, de regulă, se realizează la mai multe niveluri: controlul asupra executării deciziilor este efectuat în esență de către șeful organizației, șefii de departamente și directorii responsabili și controlul peste termenele de execuție se efectuează de către serviciul de management al biroului.

Dacă organizația are un sistem electronic de gestionare a documentelor, atunci controlul asupra execuției documentelor (instrucțiunilor) se realizează folosind sistemul, deoarece pentru a controla termenele limită pentru executarea documentelor (instrucțiuni), înregistrarea și datele contabile ale documentelor care sunt introduse în sistem (în cardul de document electronic) în timpul procesului sunt utilizate în înregistrarea documentului și luarea în considerare a acestuia de către conducere, cu toate acestea, prevederile de bază pentru organizarea controlului asupra executării documentelor (instrucțiuni) nu depind de tehnologia utilizată.

Principalul document de reglementare care reglementează organizarea controlului asupra executării documentelor este instrucțiuni pentru suportul documentației (documentația) organizației. Instrucțiunile trebuie să specifice:

care (adică departament sau specialist) urmărește execuția documentelor în organizație și în diviziile structurale; ce documente sunt supuse controlului; etapele controlului execuției documentelor; termene tipice pentru executarea documentelor; generarea și utilizarea matricei de date necesare controlului; reflectarea datelor de control în cardurile de înregistrare și control (carduri electronice, dacă se utilizează un EDMS); menținerea (principalele etape) controlului asupra executării documentelor; procedura pentru ca antreprenorul să lucreze cu documente; generalizarea si analiza datelor privind rezultatele monitorizarii executiei documentelor (instructiunilor).

Sunt puse sub control documentele care necesită execuție, adică care conțin cereri, solicitări, instrucțiuni de la autoritățile superioare și conducerea organizației etc. De regulă, acestea sunt documente primite de organizație (incoming) și documente interne (comenzi, instrucțiuni). , protocoale etc.).

Termenele de executare a documentelor pot fi tipic şi individual. Termenele standard sunt stabilite prin acte legislative sau alte acte juridice de reglementare.

O listă de termene tipice pentru executarea documentelor este inclusă în Instrucțiunile de lucru ale biroului organizației. Termenul tipic pentru executarea unui document poate fi modificat de către șeful organizației numai în direcția reducerii acestuia.

Termenele individuale de executare a documentelor sunt indicate în textul documentului sau în rezoluția managerului.

Numai managerul care l-a stabilit poate modifica termenul individual de executare a unui document. Prelungirea termenului de executare a unui document trebuie să fie serios justificată, ceea ce revine executorului responsabil.

Perioada de executare a documentului se calculează în zile calendaristice (excluzând sărbătorile nelucrătoare):

intern - de la data semnării (aprobării) sau înregistrării documentului, primit de la alte organizații - de la data primirii acestora, contestațiile cetățenilor - de la data înregistrării lor în organizație, pentru care legea alocă trei zile de la data primirii contestatiei.

Numai autoritățile superioare sau organizația care a creat documentul au dreptul să suspende executarea documentelor, precum și să anuleze executarea acestuia.

Serviciul de control rezumă și sistematizează periodic datele privind progresul și rezultatele executării documentelor în intervalul de timp stabilit de manager, dar cel puțin o dată pe lună. Datele privind rezultatele controlului sunt prezentate șefului organizației.

Datele de control al execuției ar trebui să conțină informații despre progresul și momentul execuției documentului și să fie un mijloc de feedback (performer - manager) în management. Aceste date sunt necesare pentru îmbunătățirea disciplinei executive, pentru ca conducerea să ia decizii privind recompensarea angajaților care nu eșuează să îndeplinească documentele la timp și, la rândul lor, să ia măsuri de pedepsire a angajaților care comit sistematic astfel de încălcări.

Controlul termenelor de executare a documentelor (instrucțiunilor) se realizează în mai multe etape:

• punerea sub control a documentelor;
• verificarea termenului de livrare a documentelor controlate către executanți;
• verificarea prealabilă și reglementarea progresului execuției;
• scoaterea unui document de sub control;
• trimiterea documentului executat la dosar;
• contabilizarea, generalizarea si analiza rezultatelor controlului asupra executiei documentelor;
• informarea conducerii despre progresul și rezultatele execuției documentelor.

Doar documentele înregistrate sunt transmise pentru control. Controlul asupra executării unui document începe din momentul în care acesta este pus sub control, prin urmare serviciul de management al biroului trebuie, în primul rând, să se asigure că documentul este comunicat executorului, care se efectuează împotriva semnăturii salariatului, ca precum și în formă electronică – prin sistemul electronic de gestionare a documentelor. Dacă un înscris are mai mulți executori, originalul documentului este trimis executorului responsabil, iar copii ale documentului sunt trimise celorlalți executori.

De regulă, cu 3-5 zile înainte de data executării, serviciul de conducere a biroului reamintește executorilor că termenul de executare a documentului se apropie în acest scop, se transmit executorilor memento cu privire la apropierea termenului de executare a; documentul (documentele).

Dacă este necesară modificarea termenului de execuție a unui document, directorul executiv responsabil, cu cel puțin trei zile înainte de sfârșitul acestei perioade, trimite managerului o justificare sub forma unui raport sau a unei note despre necesitatea prelungirii. termenul limită de executare a documentului, indicând termenul prevăzut pentru executarea documentului. În caz contrar, documentul este considerat neîndeplinit. Decizia managerului de a prelungi perioada de execuție este raportată serviciului de conducere a biroului.

După execuție, documentele sunt scoase de sub control. Documentul se consideră executat atunci când întrebările ridicate în acesta sunt soluționate și corespondentului i se dă un răspuns pe fond. O copie a documentului executat se introduce la dosar în conformitate cu marca de executare. Dacă o scrisoare primită de o organizație (de la o organizație sau o persoană) a fost executată, documentul primit și documentul de răspuns sunt plasate într-un singur fișier și formează un singur set de documente.

Serviciul de gestionare a înregistrărilor rezumă și sistematizează datele privind progresul și rezultatele execuției documentelor în intervalul de timp stabilit de manager (la sfârșitul lunii, jumătate de an, an). Datele privind rezultatele controlului sunt prezentate șefului organizației sub formă de certificate (rezumate, rapoarte) privind progresul și rezultatele controlului asupra executării documentului, care pot conține date despre organizația în ansamblu, pe divizii individuale, interpreți etc.

Datele privind rezultatele controlului sunt folosite de management pentru a lua decizii care vizează îmbunătățirea activităților organizației.

V.F. YANKOVAYA, Ph.D. ist. Științe, conferențiar, adjunct Director al VNIIDAD

La multe întreprinderi din Rusia, în special cele care au cunoscut o creștere rapidă în ultimii ani, se observă aceeași problemă: incapacitatea oficialilor organizației de a asigura un control de înaltă calitate și adecvat asupra executării comenzilor lor. De obicei, noile companii suferă de această problemă, în timp ce acele organizații care au încă un trecut sovietic, precum și administrațiile autorităților municipale, regionale și federale, folosesc destul de eficient experiența managementului directiv, care era deosebit de populară în țara noastră înainte de perestroika. Acest articol își stabilește ca obiectiv principal transferul de experiență în domeniul monitorizării executării instrucțiunilor de la directori către companiile moderne.

Aproape orice tip de activitate de management a unei organizații este asociat cu executarea instrucțiunilor din conducerea acesteia, de aceea este important să se stabilească controlul asupra executării instrucțiunilor. Instrucțiunile pot:

• aplicate sub formă de rezoluții pe documentele interne și primite (de exemplu, pe memorii și scrisori),
• să fie formulate în acte administrative ale organelor colegiale (în procese-verbale) și organelor individuale de conducere (în ordine și directive).

În ceea ce privește contestațiile cetățenilor, reținem următoarele. Formal, procedura de lucru cu aceștia este identică cu procesarea corespondenței primite, totuși, termenele sunt reglementate de legislația în vigoare la nivel federal, care trebuie luată în considerare atât de managerul care stabilește termenele, cât și de antreprenorul chemat. pentru a respecta aceste termene.

Multe documente pot fi supuse controlului pe parcursul ciclului lor de viață. Putem vedea atât amprenta unei ștampile cu litera „K”, cât și cuvântul „Control” scrise cu stilou roșu sau realizate sub forma unei amprente (vezi Exemplul 1). Scopul unor astfel de note este unul - atragerea atenției asupra necesității de a controla instrucțiunile date în textul documentului sau în rezoluția asupra acestuia (în exemplul nostru, scrisoarea primită conține o rezoluție cu instrucțiuni de la Ignatova Yu.S. , ce trebuie făcut și când). Până la finalizarea execuției, astfel de documente sunt stocate într-un folder separat. La finalizarea executării, pe document se face o notă despre aceasta (în Exemplul 1, în colțul din dreapta jos la data de 10.07.2009, s-a făcut o notă despre încheierea contractului și plasarea documentului în dosarul nr. 08-24).

Stabilirea sarcinii pentru executanți

Cine formulează ordinul? Acest lucru este realizat de manageri de la toate nivelurile. Doar că de obicei se pune controlul asupra executării instrucțiunilor de la prima persoană sau de la întregul management de top al organizației, iar serviciul instituției de învățământ preșcolar se ocupă de asta. Și instrucțiunile managerilor de rang inferior - șefii de departamente, de regulă, sunt gestionate de angajații acelorași departamente care sunt responsabili pentru munca de birou în ele.

Se pare că textul rezoluției sau al documentului administrativ ar trebui să formuleze deja în mod clar și fără ambiguitate:

• ordinea în sine,
• Termen limită,
• interpret specific.

Dacă cel puțin una dintre aceste condiții nu este îndeplinită (ceea ce se întâmplă), este nevoie de un angajat separat care să poată reformula clar cerințele managerilor și, dacă este necesar, să le descompună în altele mai mici, dar cu performanți clar definiți.

La formularea instrucțiunilor, este recomandabil să respectați următoarele reguli simple: formularea trebuie să fie scurtă, succintă, eliminând la maximum ambiguitatea de interpretare și să aibă un rezultat clar definit și măsurabil. Toate acestea vă vor permite să nu pierdeți timpul cu clarificări suplimentare ale comenzii. Pe de altă parte, aceasta oferă executantului un scop, iar autorul comenzii are încredere că rezultatul acțiunilor executantului va fi așteptat.

Iată exemple de formulări vagi și structurile corecte ale textului corespunzătoare:

Restrângeți afișarea

Atunci când o organizație stabilește controlul asupra executării instrucțiunilor, destul de curând documentele încep să se schimbe: în loc de cerințe generale, apar instrucțiuni scurte și complete cu un anumit executor, termen limită și rezultat așteptat. Acest lucru crește semnificativ eficiența managementului companiei, lucru care este aproape imediat remarcat atât de conducerea acesteia, cât și de proprietari.

Termenul limită de executare a comenzii

Termenele de executare a comenzilor in organizatie sunt de obicei stabilite de însuși liderul-autor care a creat ordinul. În unele cazuri, termenul limită pentru executarea ordinelor poate fi stabilit act local al organizației sau document normativ extern de reglementare.

Să cităm aici Regulamentul model pentru interacțiunea organismelor executive federale:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Reglementări model pentru interacțiunea dintre autoritățile executive federale, aprobate. Decretul Guvernului Federației Ruse din 19 ianuarie 2005 nr. 30, modificat la 21 februarie 2008

Ordinul este supus executării în termenul specificat în acesta. În cazul în care se stabilește o perioadă de timp ca termen de execuție, începerea acesteia este considerată a fi data semnării ordinului. Un ordin care conține instrucțiunea „urgent” trebuie executat în termen de 3 zile. Instrucțiunea „prompt” prevede o perioadă de 10 zile pentru executarea ordinului. Dacă termenul de executare nu este specificat în ordin, acesta este supus executării în termen de 1 lună de la data semnării acestuia (până la data corespunzătoare a lunii următoare, iar dacă nu există o astfel de dată în luna următoare, atunci până la data ultima zi a lunii). În cazul în care ultima zi a termenului de executare a ordinului cade într-o zi nelucrătoare, aceasta este supusă executării în ziua lucrătoare anterioară.

Pentru a îmbunătăți sistemul de management al organizației, are sens ca comenzile care sunt puse sub control să unifice termenele de execuție - să le aducă la o bază unică stabilită în organizație. Inițial, o astfel de decizie trebuie să fie documentată într-un act local, de exemplu, în Instrucțiunile de management al biroului. Modificarea termenului ar trebui, de asemenea, să fie posibilă numai în cazurile documentate în actele locale ale organizației. Și desigur, sistemul introdus de calcul al termenelor trebuie să corespundă bunului simț. La urma urmei, este dificil să găsești un factor mai demotivant pentru executant decât o sarcină imposibilă.

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

Să dăm exemple de mai multe formulări ale instrucțiunilor și să explicăm ce dată pentru fiecare dintre ele va fi considerată ultima dată pentru executarea la timp a instrucțiunii. Acest lucru este foarte important pentru că... Există adesea confuzie în această problemă.

O situație destul de comună este atunci când un manager încredințează executarea unei sarcini unui alt manager de la un nivel inferior, iar acesta, la propria discreție, coboară însărcinarea la un alt „etaj de mai jos”. Astfel, ordinul trece prin mâinile mai multor manageri înainte de a ajunge la executorul final. Adevărat, coborând această scară, sarcina se poate „ramifica” în mai multe „subsarcini” efectuate de diferiți oameni în momente diferite. Acest sistem se numește crearea unei „ordine imbricate”.

Când se formulează instrucțiuni „imbricate”, este important să se asigure o rezervă de timp. În ceea ce privește comanda „parentală”, aceasta trebuie să fie de cel puțin 1 până la 3 zile lucrătoare. Este recomandabil să evitați prea multă „cuibărire” de instrucțiuni, excluzând din lanț acei manageri care doar „trec ștafeta mai departe”. Dacă există un executor care este responsabil pentru executarea întregului ordin în ansamblu, el este numit „executor responsabil”.

De exemplu, atunci când termenul limită pentru executarea unui ordin este reglementat de un document de reglementare extern, să menționăm Legea federală nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor din Federația Rusă”. Potrivit acestui document, perioada maximă de examinare a unei cereri scrise din partea unui cetățean al Federației Ruse este de 30 de zile și începe să fie luată în considerare din momentul înregistrării unui astfel de document (Legea alocă 3 zile pentru această procedură de la momentul primirii cererii).

Dacă un cetățean, de exemplu, are nevoie de asistență din partea unui organism guvernamental local în exercitarea drepturilor sale, atunci perioada de timp necesară pentru aceasta depășește adesea cu mult 1 lună. Într-o astfel de situație, solicitantului i se transmite în termen de o lună un răspuns scris, care nu rezolvă problema lui pe fond, dar descrie în mod clar procedura de asistență suplimentară din partea organului. În cadrul autorității însăși, ordinul format pe baza luării în considerare a unei astfel de plângeri trebuie să fie supus controlului de lucru cu prezentarea regulată a unui raport privind evoluția situației către manager - autorul comenzii.

Se întâmplă adesea ca cetățenii să își adreseze incorect contestațiile. Și atunci destinatarul nu le ia în considerare, ci le transmite organului sau funcționarului a cărui competență intră problema. Legea alocă 7 zile pentru aceasta de la data înregistrării cererii. În acest caz, cetățeanul este informat cu privire la o astfel de redirecționare. Și, apropo, Legea interzice clar trimiterea plângerilor spre examinare către organul sau funcționarul a cărui decizie sau acțiune (inacțiune) este atacată.

Procedura de monitorizare a executării comenzilor

Acum, având informații de bază despre pregătirea instrucțiunilor, este necesar să se ia în considerare în detaliu procedura de monitorizare a executării instrucțiunilor.

Rețineți că la o anumită întreprindere pot fi efectuate lucrări de control al executării comenzilor:

• folosind manual un fișier de carduri de înregistrare și control (RCC);
• într-un sistem electronic de gestionare a documentelor, în care compoziția informațiilor înregistrate în „cartele electronice” rămâne aceeași, dar multe operațiuni de notificare a interpreților și generare de rapoarte privind disciplina de performanță sunt efectuate automat;
• Există și o opțiune intermediară, atunci când capacitățile MS Excel sunt folosite pentru a ușura munca - comenzile puse sub control sunt descrise sub formă de tabel, în care apoi puteți filtra informațiile după executanți, termene, etc. Vezi Exemplul 3.

La etapa „Plasare pentru control”, angajatul biroului înregistrează comanda. Dacă este conținut pe un document, atunci este plasată o ștampilă „K” sau „Control” sau aceeași este scrisă cu un stilou luminos, de asemenea, este posibil să mutați pur și simplu documentul în folderul comenzilor controlate.

Executantul primește instrucțiuni, trebuie să vă familiarizați cu acesta și, înainte de expirarea termenului specificat în comandă, să finalizați sarcinile stabilite în acesta. Dacă antreprenorul trebuie să transfere munca pentru a fi efectuată de alți angajați subordonați lui, atunci el creează comenzi de un nivel inferior, așa cum am discutat mai devreme.

În cazul în care antreprenorul realizează că termenul limită nu corespunde capacității de a finaliza sarcinile specificate la timp, el solicită managerului care a emis ordinul să amâne data execuției. În alt caz, dacă executorul realizează că executarea ordinului depășește competența și aria sa de responsabilitate, acesta poate solicita anularea totală sau parțială a ordinului.

În cazul în care managerul decide să amâne termenele limită sau să anuleze o comandă, el informează persoana responsabilă cu controlul termenelor limită despre acest lucru. În orice caz, cererile din partea executorului de reprogramare sau anulare a misiunii trebuie să fie transmise managerului înainte de data expirării perioadei de control a cesiunii.

„Controlul executării instrucțiunilor pe fond” efectuate de obicei de un angajat suficient de competent pentru a evalua relevanța rezultatului obținut al execuției pentru sarcina stabilită în sarcină. Un astfel de control poate fi început de către un angajat competent la primirea unui raport de performanță și poate fi finalizat fie prin scoaterea de sub control, fie prin revenire pentru revizuire.

Procedura de „Înlăturarea controlului” asupra unei comenzi este efectuată de un angajat care a verificat executarea comenzii pe fond, precum și dacă managerul satisface cererea de a elimina complet comanda.

În cadrul scenei „Controlul execuției la timp” un angajat dedicat controlează termenele limită pentru executarea tuturor comenzilor active simultan, adică în curs de executare (dacă o astfel de muncă într-o organizație este efectuată manual sau folosind MS Excel, atunci aceasta este de obicei făcută de secretarul autorului comenzii sau angajaţii serviciului instituţiei de învăţământ preşcolar). În prezent, cea mai mare parte a acestei lucrări poate fi efectuată prin sisteme electronice de gestionare a documentelor, informând executanții cu privire la termenele de finalizare a executării comenzilor. Notificarea este un avertisment transversal pentru toate comenzile care nu au fost eliminate de sub control (vezi Exemplul 4).

Volumul de muncă al unui interpret individual crește constant și, ca urmare, disciplina de performanță a lucrătorilor începe să scadă din cauza uitării elementare. Informarea periodică a angajaților, de exemplu, săptămânal, vă permite să înțelegeți în mod clar domeniul de aplicare a sarcinilor care trebuie îndeplinite și să navigați în termenele limită pentru raportare.

Fișa informativă poate fi fie scurt (vezi Exemplul 4), fie mai complet, cu compoziția informațiilor prezentate în tabelul din Exemplul 3. Apropo, dacă într-un astfel de tabel MS Excel filtrezi comenzile după un anumit executant cu un semn de execuție gol, apoi prin imprimarea rezultatului, vom obține doar o altă versiune a foii de informații pentru interpret.

Dacă astfel de foi sunt generate de EDMS, atunci este convenabil să includeți în formularul tabelar o coloană cu numărul de zile rămase până la sfârșitul perioadei de execuție. Clasificarea comenzilor după data de expirare este, de asemenea, foarte convenabilă - acest lucru permite antreprenorului să navigheze rapid și să își gestioneze mai eficient timpul de lucru.

Raportarea disciplinei de performanță

Unele organizații practică raportarea intermediară a artiștilor interpreți. Dacă este necesar să se monitorizeze în mod regulat progresul executării ordinelor deosebit de importante, autorii acestora adaugă la textul comenzii informații despre necesitatea raportării periodice, de exemplu, săptămânale, care trebuie furnizate pe toată perioada de execuție. Un raport intermediar de performanță este de obicei pregătit sub orice formă scrisă sau sub forma unui memorandum. Întocmirea unor astfel de rapoarte poate fi efectuată prin:

• interpretul însuși sau
• secretar subordonat lui,
• angajat responsabil cu disciplina performanței în companie.

Pentru a monitoriza nivelul disciplinei de performanță într-o organizație periodic sau la cererea conducerii, se întocmesc mai multe tipuri de rapoarte care pot avea legătură cu disciplina performanței:

• un ofițer executiv separat;
• unitate specifică sau
• organizațiile în ansamblu;
• instructiuni emise de un anumit manager etc.

Informațiile sunt rezumate sub forma unui rezumat statistic pentru management despre comenzile livrate, executate și transferate într-o altă perioadă de raportare. Pentru a permite un management mai eficient al disciplinei performanței, sunt utilizate diferite modele de raportare. Opțiunile pentru formularele de raportare sunt prezentate în Exemplul 5 și în opinia lui E. Kameneva la pp. 40-41.

Întrucât astfel de rapoarte sunt întocmite atât pentru organizație în ansamblu, cât și pentru diviziile acesteia în special, în secțiunea executori sunt incluși doar acei funcționari cărora managerul le dă direct instrucțiuni. De exemplu, pentru directorul general aceștia vor fi adjuncții și șefii de domenii de activitate, în timp ce pentru șeful unui departament aceștia vor fi șefii de departamente și, eventual, de sectoare.

Chiar dacă organizația nu are automatizarea completă a fluxului de documente printr-un EDMS, un astfel de document este destul de convenabil de pregătit și întreținut într-un sistem de foi de calcul Microsoft Excel sau OpenOffice.org Calc. Aceste sisteme au o interfață și o funcționalitate în mare măsură similare, pot ajuta la automatizarea contabilității și a raportării într-o companie mică și mijlocie. Principalul lucru este să știți clar ce trebuie să obțineți ca rezultat.

Opinie

RAPORT PRIVIND EXECUTAREA ORDINELOR DE CONTROL
ȘEFUL ORGANIZAȚIEI

Restrângeți afișarea

Ekaterina Kameneva, specialist șef expert la Electronic Office Systems:

Pot recomanda următoarea formă de raportare privind disciplina performanței. Afișează în mod clar date despre executanți individuali, departamente și organizația în ansamblu și oferă, de asemenea, detalii foarte utile despre comenzile finalizate cu întârziere și neexecutate.

Am examinat problemele plasării și scoaterii comenzilor de sub control, precum și metodologia de executare a ordinelor și raportarea privind monitorizarea executării acestora. Modelele de management directiv propuse în articol vor contribui la ca managementul organizației să fie mai clar și mai transparent.