Unificarea documentelor: concepte de bază. Unificarea și standardizarea documentelor. Sisteme de documentare unificate Se realizează unificarea detaliilor documentelor și sistemelor de documentare

Progresul științific și tehnologic și apariția multor forme de proprietate au dus la extinderea legăturilor comerciale, economice și socio-culturale. Procesele puternic intensificate din societate au influențat creșterea volumului de fluxuri de informații necesare funcționării depline a legăturilor de management.

Pentru ce este unificarea documentelor?

Indiferent de sferă și zonă: fie că este vorba de activitate guvernamentală sau industrie, educație sau sănătate - unificarea manuală și standardizarea documentelor au dispărut treptat în fundal. De la începutul secolului trecut, prelucrarea datelor privind sistematizarea lor a trecut treptat de la o metodă manuală la una mecanizată, iar apoi la una automatizată.

Astfel, a avut loc raționalizarea gestiunii înregistrărilor. În această etapă a luat naștere conceptul de „unificare și standardizare a documentelor”. Cu toate acestea, în toate etapele de îmbunătățire a fluxului de documente și a procesării datelor, a apărut aceeași problemă. Este imposibil să aducem haosul în automatizare, deoarece acest proces trebuie să fie precedat de unificarea și standardizarea documentelor în general. Cu alte cuvinte, abia după organizarea lucrărilor, poți începe să le procesezi și să le folosești.

Scopurile și obiectivele unificării

Punctele fundamentale în optimizarea managementului oficial, economic și orice alte activități sunt unificarea și standardizarea documentelor. Acest concept poate fi explicat pe scurt ca aducerea fluxului de lucru la o formă uniformă comună, un sistem uniform.

Acest proces are un impact uriaș asupra compilarii directe a oricărei documentații. și unificarea documentelor sunt următoarele:

1. Tastarea unificată a formularelor.
2. Stabilirea acelorași cerințe pentru proiectarea datelor apărute în timpul adoptării aceluiași tip de decizii de management.
3. Reducerea semnificativă a costurilor diferitelor tipuri de compilare și proiectare a materialelor.
4. Compatibilitatea multor baze de date uniforme, indiferent de industrie și activitate.

Funcții unificate de flux de documente

Trebuie înțeles că orice activitate în direcția și conducerea unei organizații, întreprinderi, țări, în cele din urmă, este un sistem, fiecare element al căruia devine una sau alta funcție. Printre acestea se numara si generale (sau tipice) - cele care sunt caracteristice activitatilor oricarei institutii: organizatorice, administrative, executive, de planificare, contabilitate etc. Între timp, activitățile organizațiilor individuale au funcții speciale. De exemplu, obiective și scopuri bazate pe implementare activități educaționale, sunt caracteristice doar pentru subiecţii acestei sfere.

Ce este sistemul de documente

Unificarea și standardizarea documentelor de management este un sistem de materiale format pe baza relației lor prin:

• semne de apariție;
• scop;
• industrie;
• tip;
• cerințe de compilare.

Care sunt documentele într-un sistem unificat

Documentația sistemului poate fi de uz general și specifică industriei. În ceea ce privește primul tip, nu ar trebui să apară întrebări aici. Sistemele sectoriale includ fluxul de lucru care reflectă specificul activităților unei întreprinderi sau organizații. De exemplu, standardizarea și unificarea documentelor vamale va conține materiale care reglementează procedurile de verificare și admitere la frontiera de stat mărfuri exportate, importate.

Cât de interconectate materialele și modul în care documentele ambelor sisteme - funcționale și specifice industriei, se raportează între ele, depinde de mulți factori. În special, semnificația lor este predeterminată de natura activităților unei anumite organizații. În plus, unificarea și standardizarea documentelor de management nu implică întotdeauna crearea de reglementări privind activitățile organizatorice, executive sau administrative. Între timp, documentația planului organizatoric și administrativ, care conține punctele fundamentale de management, administrare, interacțiune și reglementare a activității organelor de stat, întreprinderilor, diviziilor și oficiali bazată pe industrie și structuri funcționale.

Principalele etape ale unificării și standardizării

Probleme de standardizare și unificare documente de comert exterior apar adesea din cauza alocării în timp util a unui bloc de documentație organizatorică și administrativă, care servește drept ajutor juridic pentru astfel de sisteme.

Realizarea unificării în timp util în fluxul documentelor întreprindere comercială implică:

1. În cadrul structurii formelor documentare uniforme are loc stabilirea nomenclatorului corespunzător.
2. Modelul general pentru construirea unui sistem de documente se bazează pe utilizarea unui formular luat ca eșantion.
3. O atenție deosebită este acordată regulilor de construcție sintactică a documentației.

Înainte de aceasta, a avut loc unificarea și standardizarea ținând cont de toate cerințele pentru materiale în toate etapele de creare, umplere, prelucrare și salvare. Au fost luate în considerare atât capacitățile psihofiziologice ale unei persoane, cât și parametrii dispozitivelor mecanice și tehnice.

Caracteristicile creării standardelor

De remarcat că rezultatul procesului de unificare desfășurat a fost reducerea celor mai des folosite șabloane la unul singur. forma legala... Standardele dezvoltate pentru servicii, produse și muncă au propria lor explicație în federal nivel legislativ... Conceptul de „unificare și standardizare a documentelor” în acest caz este definit activităţile statului să stabilească norme și caracteristici pentru utilizare repetată în mod voluntar.

Sarcina creării standardelor este ordinea în zona de producție și îmbunătățirea calităților competitive ale produselor, serviciilor sau lucrărilor. Standardizarea și unificarea documentelor de comerț exterior urmărește, de asemenea, scopul realizării informațiilor și compatibilității tehnice.

Probleme asociate cu unificarea documentației de comerț exterior

În plus, termenul „standard” nu înseamnă doar un document cu conținut normativ. Legea definește clar mecanismul pentru aplicarea sa voluntară și necoercitivă. Standardele de stat au fost rapid înlocuite cu cele naționale. După introducerea modificărilor fundamentale, doar problemele de standardizare și unificare a documentelor de comerț exterior au rămas aceleași.

Deosebit de acută până în prezent este problema standardelor de stat care reglementează procesul de întocmire a documentației de însoțire pentru produsele exportate. Conform sistemului unificat adoptat lege federala„O reglementare tehnică„Data 01.07.2003, prevederile cuprinse în acesta nu respectă în totalitate cerințele unificate de menținere a documentației, dar continuă să fie aplicate masiv și astăzi.

Rolul Gosstandart în procesul de unificare și standardizare

Unificarea și standardizarea documentelor - calea Gosstandart-ului Rusiei. Orice clasificatori întregi ruși din punct de vedere tehnic, economic, sfera socială dobândi forță juridică imediat după trecerea înmatriculării de stat. Controlul asupra implementării tuturor cerințelor incluse în acte separate, este realizat de Standardul de Stat al Rusiei și de alte organisme autorizate de stat în cadrul competenței desemnate.

Principalele direcții de unificare și standardizare a documentelor sunt stabilirea de eșantioane, șabloane, formulare uniforme. Acestea pot fi standarde necesare pentru redactarea documentelor, standarde pentru anumite tipuri de bunuri și sisteme de documentare unificate. Acesta din urmă este un sistem de materiale creat după reguli și solicitări uniforme stabilite. Sistemul unificat de documentare conține, de regulă, informațiile necesare implementării funcțiilor de conducere într-o anumită sferă de influență.

Principalele sisteme unificate și standardizate din Rusia

Astăzi, dintre sistemele unificate, se remarcă următoarele:

• structura legata de documentatia organizatorica si administrativa;
• un sistem care controlează fluxul de documente într-o instituție bancară;
• unificare și standardizare documente contabile, precum și raportarea și documentația financiară contabilă în instituțiile din sectorul public;
• domeniul de aplicare a documentelor statistice;
• un sistem de documentație care reglementează problemele de muncă;
• documente unificate pentru implementarea comertului exterior.

În consecință, fiecare dintre sistemele de mai sus are propriul standard de stat, care este elaborat de către departamentele centrale care coordonează funcționarea într-un anumit domeniu de activitate. De exemplu, Ministerul Finanțelor din Rusia este responsabil pentru crearea de formulare pentru evidențele contabile și bancare.

La rândul său, Rosarkhiv definește șabloane pentru documentația organizatorică și administrativă. Aceleași autorități aprobă Unificarea și standardizarea lor implică crearea de formulare pentru utilizare într-o anumită industrie.

Detalii și forme ale documentelor în procesul de standardizare

Ei consideră că este o cerință a documentului element necesar, fără de care este imposibil să parcurgeți procedura de înregistrare oficială, înregistrare a materialului. Cerințele includ semnătura, sigiliul, ștampila, data, textul etc. Desigur, se folosește un set separat de detalii pentru fiecare tip de document oficial. În același timp, în fiecare dintre sisteme, unificarea este implementată prin crearea unei forme exemplare de documente pentru unul dintre sisteme. Pe baza acesteia, sunt dezvoltate cele mai potrivite detalii ale tuturor documentelor incluse într-o anumită bază de date.

Formularul, așa cum sa menționat deja, este un formular șablon al documentului. Un astfel de model de întocmire a unui document în domeniul de aplicare stabilit ia în considerare formatul acestuia, dimensiunea marginilor și indentărilor, caracteristicile creării unei grile structurale și detaliile principale.

Unificarea și standardizarea documentelor direcției organizatorice și administrative contribuie la utilizarea simplificată a formularelor în activitățile oricărei organizații, instituții, întreprinderi industriale și de producție.

GOST, care reglementează utilizarea unificării și standardizării documentației organizaționale și administrative, se aplică pentru:

• reguli;
• comenzi și comenzi;
• soluții;
• protocoale;
• acte;
• scrisori.

Scrisorile consemnează deciziile privind aspecte administrative și organizatorice, inclusiv. managementul, coordonarea si sprijinirea activitatilor:

• autoritățile de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse (lista subiecților include regiuni autonomeși republici, a căror legislație este stabilită ca principală limba națională, alături de rusă);
• întreprinderi și asociații, indiferent de forma de proprietate și activități organizatorice și juridice.

GOST stabilește nu numai compoziția detaliilor, ci și cerințele pentru proiectarea acestora, precum și producerea, contabilizarea, utilizarea și salvarea formularelor cu Emblema de Stat a Federației Ruse și emblema subiecților prezenți. Anexa GOST este o reprezentare schematică a detaliilor.

Sub unificareîntr-un sens teoretic larg, se înțelege de obicei reducerea optimă a numărului de elemente din obiectele care alcătuiesc orice complex sau sistem.

scopul principal unificarea si standardizarea documentelor de gestiune - crearea unui sistem de documente care poate da un efect economic.

În consecință, unificarea documentelor va reprezenta o soluție la problemele de îmbunătățire a conținutului și formelor acestora. Conținutul documentului utilizat în management este determinat de compoziția și valoarea detaliilor care sunt incluse în acesta. Cerințele pot fi diferite, însă acest lucru nu exclude posibilitatea de a le prezenta Cerințe generale... În plus, multe detalii incluse într-o gamă largă de documente sunt aceleași. Prin urmare, obiecte unificarea și standardizarea documentului ar trebui să fie atât forma sa, cât și compoziția detaliilor incluse în acesta.

Principalele sarcini de îmbunătățire a conținutului documentului ar trebui să fie:

în caz de unificare, selectarea detaliilor corespunzătoare scopului documentului și modalităților de prelucrare a acestuia;

în standardizare – stabilire cerințe uniforme la detaliile cuprinse în documente.

Unificarea documentelor și standardizarea sunt strâns legate. Unificarea este adesea considerată una dintre metodele de standardizare. Forța juridică a standardelor, includerea în standarde a cerinței de unificare obligatorie a documentelor, consolidarea în standarde a celor mai bune soluții și combinații fac din standardizare o metodă eficientă de raționalizare a muncii cu documente.

Unificarea documentelor este de a stabili uniformitatea componenței și formelor documentelor de gestiune, stabilirea implementării aceluiași tip de funcții și sarcini de conducere.

Standardizarea documentelor- forma de consolidare juridică a unificării efectuate și nivelul obligării acesteia. Instalat următoarele categorii standarde: standarde de stat (GOST); standarde industriale (OST); standardele republicane (PCT).

Se realizează unificarea documentelor pentru a reducerea numărului de documente utilizate, tastarea formularelor acestora, îmbunătățirea calității, reducerea complexității prelucrării acestora, realizarea compatibilității informaționale a diferitelor sisteme de documentare pentru aceleași funcții de management și aferente, utilizarea mai eficientă a tehnologiei de calcul.

Lucrarea de unificare include:

Dezvoltarea USD, care este realizată de ministerele și departamentele responsabile cu sistemele de documentare relevante;

Implementarea SDS intersectorială (interdepartamentală) în SDC republicane și sectoriale:

Implementarea OK TESI dezvoltată;

Menținerea USD și OK TESI pentru a menține fiabilitatea informațiilor și dezvoltarea ulterioară a acestora;

Dezvoltarea complexelor de forme unificate ale industriei de documente care reflectă specificul industriei și care nu sunt incluse în USD, precum și ale acestora înregistrare de stat;

Dezvoltarea de clasificatoare industriale a informațiilor tehnice și economice, care să reflecte specificul industriei.

Unificarea și standardizarea documentelor de management ar trebui să fie considerată ca unul dintre factorii de creștere a productivității muncii manageriale. Unificarea documentelor- aceasta este alegerea structurilor raționale pentru construcția lor, uniformizarea documentelor pe baza stabilirii unui număr rațional al formelor lor și dactilografierii construcției acestora.

Unificarea este o proprietate a unui document care există istoric sub 2 forme: 1) o tendință evolutivă naturală, 2) o activitate conștientă care se dezvoltă în standardizare.

Unificarea și standardizarea documentelor are o istorie destul de lungă. Sunt selectate deja în perioada ON mostre standard documente. În statutele Marelui Ducat al Lituaniei existau norme care consacră regulile de executare a documentelor, în primul rând, certificarea documentelor.

V Imperiul Rus reglementarea muncii de birou a atins cel mai înalt nivel. Au fost stabilite formulare de tot felul de reviste, au fost formulate cerințe pentru întocmirea, redactarea și executarea unui număr de documente. Cu toate acestea, la un nivel științific serios, în URSS au început lucrările de unificare și standardizare a documentelor de management. Deja în prima jumătate a anilor 1920. începe activități practice de unificare și standardizare a documentelor de gestiune.

În anii 20. se realizează comandarea formatelor de hârtie. Se elaborează formulare și formulare de documente. Accentul principal este pus pe scrisori ca fiind cel mai comun tip de documente. La mijlocul anilor 20. într-un număr de departamente, foile cu antet uniforme sunt dezvoltate în întregul sistem al unui anumit departament. Se încearcă crearea de formulare stabile și alte tipuri de documente cele mai des întâlnite în practica de management (protocol, notificare, certificat de călătorie).

În 1929-1930. au fost aprobate primele standarde ale Uniunii pentru o serie de forme de documente: OST 2479 - scrisori de afaceri, OST 1780 - mesaj telefonic, OST 1781 - proces-verbal al ședinței, OST 1782 - anunțul ședinței, OST 1783 - lista de prezență, OST 3000 - certificat de călătorie si altele.Unele dintre ele au functionat pana in 1941 si au fost anulate din cauza schimbarii conditiilor.

Este, de asemenea, o direcție de unificare care s-a dezvoltat în acești ani - elaborarea de șabloane pentru textele documentelor și încercarea de a stabili structura anumitor tipuri de documente. În departamente, organele de raționalizare au dat scrisori dactilografiate, au elaborat structura planurilor, tipuri individuale de protocoale.

INTRODUCERE

1.2. Experiență internațională în domeniul standardizării

1.3 Dezvoltarea standardizării interne

CAPITOLUL 2. UNIFICAREA ŞI STANDARDIZAREA DOCUMENTELOR

2.1 Unificarea documentelor

2.2 Standardizarea documentelor

2.3 Sisteme unificate documentație

2.4 Cerințele GOST 6.30-2003

CONCLUZIE

BIBLIOGRAFIE

Îmbunătățirea sistemului de management al producției sociale este întotdeauna în centrul atenției statului nostru. Este suficient să reamintim că producția modernă se caracterizează prin rate ridicate de progres științific și tehnologic. Amploarea sa este în creștere, iar legăturile economice devin din ce în ce mai complexe. Toate acestea necesită îmbunătățirea constantă a activității aparatului de conducere, îmbunătățirea structurii acestuia și creșterea dotării tehnice a muncii manageriale.

Activitatea eficientă a aparatului de management este indisolubil legată de organizarea corectă a muncii cu documente. Aproape nicio funcție de management tehnologic legată de sursele de informații, pregătirea și luarea deciziilor nu este completă fără documentare - procesul de creare, executare și prelucrare a documentelor.

Activitățile tuturor angajaților aparatului de management sunt asociate cu documentația: de la executanți tehnici până la manageri ai tuturor legăturilor. Unii creează documente, alții asigură înregistrarea și transferul acestora, alții se ghidează după aceste documente și iau decizii pe baza lor.

Conceptul de „document” este definit de Standardul de stat al Federației Ruse pentru terminologia muncii de birou și a afacerilor de arhivă. Este obligatoriu pentru utilizare în documentația de tot felul: în manuale, mijloace didactice, literatură tehnică și de referință.

Un document este un mijloc de a asigura în diverse moduri pe un material special informații despre fapte, evenimente, fenomene ale realității obiective și activitatea mentală umană. Astfel, conceptul de „document” este derivat din înțelegerea informației ca informație. Informațiile conțin informații despre unele evenimente pe care le reflectă.

În activitatea de zi cu zi a întreprinderilor se creează documente pe diverse probleme de producție, economice, financiare și activități sociale... Acestea sunt ordine, decizii, scrisori, acte, contracte, protocoale, declarații, telegrame, certificate etc. Documentele care se întocmesc la întreprinderi se numesc de obicei corespondență.

Ansamblul lucrărilor legate de realizarea documentelor, înregistrarea, clasificarea, deplasarea, contabilitatea și depozitarea acestora se numește muncă de birou.

Succesul întreprinderii depinde în mare măsură de organizarea corectă a muncii de birou. Munca de birou la întreprinderi și instituții se desfășoară pe baza Sistemului unificat de stat de muncă de birou (EGSD), ale cărui principale prevederi sunt aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat al Consiliului de Miniștri al Federației Ruse.

Un sistem unificat de stat al muncii de birou ajută la evitarea exceselor și a dublarii în muncă, deoarece formulează cerințe și recomandări uniforme pentru pregătirea documentelor, organizarea fluxului de lucru, contabilitate și regăsirea informațiilor, controlul asupra utilizării documentelor și gruparea acestora în cazuri.

Organizarea științifică a muncii de birou și cultura comportamentului acesteia au un efect pozitiv asupra întregii activități economice a întreprinderii. Munca de birou ar trebui să fie simplă și rapidă. Nu poate fi loc pentru birocrație și birocrație în ea.

În condițiile moderne, sarcina principală este de a asigura dezvoltarea în continuare și creșterea eficienței sistemelor automate de control și a centrelor de calcul, integrându-le constant într-un sistem național de colectare și prelucrare a informațiilor; să extindă producția și utilizarea echipamentelor de birou pentru a raționaliza munca de birou și a îmbunătăți organizarea muncii manageriale.

Rezolvarea acestei probleme trebuie neapărat combinată cu eficientizarea bazei de informații, îmbunătățirea proceselor de documentare. Cea mai mare eficiență din utilizarea tehnologiei electronice de calcul poate fi obținută prin ordonarea tuturor informațiilor inițiale, al căror mediu de masă este documentația.

Creșterea eficienței managementului producției este inseparabilă de îmbunătățirea proceselor documentare la toate nivelurile de management, eficientizarea fluxului de lucru și organizare stiintifica munca de birou.

Relevanța acestui subiect se datorează faptului că on stadiul prezentîn lumina reformării legislației în materie de standardizare, este de mai mare interes să se fundamenteze problema unificării și standardizării documentelor de conducere, ca unul dintre factorii de creștere a productivității muncii manageriale. Acesta este motivul alegerii temei cercetării noastre: „Unificarea și standardizarea documentelor”.

Obiect - documente de gestiune.

Subiectul - caracteristici de unificare și standardizare a documentelor de gestiune.

Scop - de a caracteriza caracteristicile unificării și standardizării documentelor de gestiune.

1. Dați conceptul de standardizare în general, caracterizați obiectele standardizării;

2. Să studieze experiența internațională și internă în domeniul standardizării;

3. Studierea sistemului de unificare și standardizare a documentelor;

4. Faceți o concluzie asupra lucrării.

CAPITOLUL 1 STANDARDIZAREA ÎN GENERAL

1.1 Standardizare: concept, scop, obiecte

În 1993 adoptat noua editie complex de standarde fundamentale ale statului" Sistemul de stat standardizare Federația Rusă(GSS) ". Modificările și completările la acesta aduc organizarea standardizării în Federația Rusă mai aproape de regulile internaționale și iau în considerare realitățile economiei de piață. În special, a fost introdusă o nouă categorie de document de reglementare - reglementari tehnice, a fost formulată o regulă pentru informarea despre documentele de reglementare. Aceste inovații sunt foarte importante în ceea ce privește aderarea Rusiei la Codul de standardizare GATT/OMC. Prevederile SCA privind controlul statuluiși supravegherea conformității cerințe obligatorii standarde și reguli de certificare. Au fost aduse modificări corespunzătoare terminologiei, armonizarea acesteia cu recomandările ISO/IEC. Deci, în locul termenului folosit anterior „aprobare” a unui standard, a fost stabilit oficial termenul „adoptare” a unui standard. Formele de aplicare a standardelor internaționale și regionale în Rusia au fost formulate într-un mod nou. Apropierea regulilor standardizării interne de cele internaționale se reflectă și în interpretarea cerințelor standardului de stat (împărțirea acestora în obligatorii și recomandate). Au fost excluse regulile de stabilire a cerințelor de garanție pentru producători în standarde. În urma experienței internaționale, acestea sunt clasificate ca comerciale, care nu sunt supuse standardizării, ci sunt negociate în relatie contractuala... Cu toate acestea, practica ne-a sugerat că mai avem nevoie de ceva documente oficiale stabilirea obligaţiilor de garanţie. Prin urmare, conform „Noilor reguli de vânzare anumite tipuri mancare si produse nealimentare„Se elaborează reguli (de obicei de natură sectorială) care interzic vânzarea mărfurilor fără instrucțiuni, fișe tehnice, carduri de garanție etc. Respectarea acestor reglementări este deosebit de importantă pentru echipamentele electrice și radio de uz casnic și pentru alte bunuri de folosință îndelungată.

Exemplele date subliniază faptul că activitățile de standardizare sunt foarte dinamice, ele corespund întotdeauna schimbărilor care au loc în zone diferite viața societății, mai ales în cea economică, ar trebui să se străduiască să le țină pasul și chiar să le anticipeze, astfel încât standardele să contribuie la dezvoltarea, și să nu rămână în urmă, a producției interne.

În plus, sistemul de standardizare actual schimbă în mod clar prioritățile în direcția evaluării calității obiectelor de standardizare și a metodelor de testare a acestora, ceea ce este, de asemenea, în concordanță cu experiența de standardizare mondială și este necesar pentru a asigura înțelegerea reciprocă între parteneri atât în ​​domeniul ingineriei, cât și al tehnologiei, și, în cele din urmă, în relațiile comerciale și economice...

Noul sistem de standardizare oferă o oportunitate de participare largă la procesul de creare a unui standard pentru toate părțile interesate. Aceasta se exercită prin dreptul legal al producătorilor de produse, consumatorilor, dezvoltatorilor de proiecte, reprezentanților organizatii publice, specialiști individuali să participe la lucrările comitetelor tehnice, dintre care există deja câteva sute în Rusia.

Fondul de Standarde, care servește drept bază pentru sprijinul informațional al activității nu numai privind standardizarea, ci și certificarea, metrologia și managementul calității, a dobândit importanță interstatală pentru CSI. Aceasta contribuie atât la dezvoltarea standardizării în țările comunității, cât și la întărirea legăturilor economice dintre acestea.

Standardizarea este o activitate care vizează elaborarea și stabilirea cerințelor, normelor, regulilor, caracteristicilor, atât obligatorii, cât și recomandate, asigurând dreptul consumatorului de a achiziționa bunuri de bună calitate la un preț accesibil, precum și dreptul la siguranță și confort la locul de muncă. Scopul standardizării este de a atinge gradul optim de ordonare într-o anumită zonă prin utilizarea largă și repetată a prevederilor, cerințelor, normelor stabilite pentru a rezolva sarcini reale, planificate sau potențiale. Principalele rezultate ale activităților de standardizare ar trebui să fie creșterea gradului de conformitate a unui produs (serviciu), procese la scopul lor funcțional, eliminarea barierelor tehnice în comerțul internațional, promovarea progresului științific și tehnologic și cooperarea în diverse domenii.

Ca urmare a sarcinii, elevii trebuie sa :

Cunoaște principalele etape și conținutul lucrărilor privind colectarea formularelor de documente, datele inițiale despre formulare, analiza și generalizarea acestora;

Să fie capabil să realizeze unificare semnificativă a documentelor;

Dobândiți abilități practice pentru unificarea documentelor de management.

Partea teoretică

Crearea unui spațiu informațional unic în Rusia și integrarea acestuia cu spațiul informațional european și mondial a devenit de mult una dintre cele mai importante sarcini, de soluția căreia depinde în mare măsură dezvoltarea ulterioară a țării. Soluția la această problemă este posibilă numai cu condiția armonizării dintre rus și străin sisteme de informareși asigurarea compatibilității informaționale a tuturor sistemelor informaționale care interacționează. Compatibilitatea informațiilor este înțeleasă ca corespondența reciprocă a diferitelor părți la îmbinări, ceea ce le permite să fie combinate între ele, ceea ce asigură funcționarea sistemului în ansamblu. Realizarea compatibilității informațiilor este asigurată de unificarea și standardizarea mijloacelor tehnologice ale informației, purtătorilor de informații, a unui limbaj de descriere formală a datelor, a structurii sistemelor informaționale și procese tehnologiceîn ele.

Unificareîn sensul larg al cuvântului, este „aducerea la uniformizare a elementelor unui set dat în funcție de criterii stabilite sau reducerea numărului de elemente dintr-o mulțime dată”. Sub unificarea documentelor este inteles selectarea structurilor raționale pentru construirea sistemelor de documentare, uniformizarea pe baza stabilirii unui număr rațional al formelor acestora și dactilografierea construcției.

Principalul poartă unificarea documentelor consta in crearea unor seturi stabile de documente care contin informatiile necesare si suficiente pentru rezolvarea eficienta a problemelor de management atat in conditii traditionale, cat si in conditiile utilizarii tehnologia Informatiei, cu costuri minime pentru colectarea, prelucrarea, transferul și stocarea datelor.

Unificarea documentelor are ca scop ( sarcini unificarea documentelor):

• creșterea eficienței muncii manageriale;
• crearea unui sistem unificat de documentație unificată care să acopere sistemul de management în ansamblu;
• asigurarea interfeței dintre sistemele de documentare și formele individuale de documente;
• reducerea numărului de formulare de documente;
• reducerea numărului de detalii disponibile în forme specifice de documente.

Unificarea documentelor se bazează pe implementarea următoarelor principii:

unificare de la general la specific, constând în construirea unui model de formular de documente, iar pe baza acesteia elaborarea unor forme specifice de documente;

uniformitatea construcției formelor de documente și regulilor de construcție și proiectare asigurată prin dactilografiare și șablonizare maximă a textelor, elaborarea cerințelor uniforme de documentare a diferitelor niveluri de gestiune, unificarea locației datelor pe domeniul documentar, dezvoltarea terminologiei și abrevierilor;

complexitatea unificării... În timpul implementării acestuia, trebuie furnizate toate cerințele pentru document în toate etapele creării, execuției, procesării și stocării acestuia;

informativitatea, adică includerea în documente numai a acelor detalii care sunt necesare pentru a rezolva probleme specifice sau complexe ale acestora cu o acuratețe dată, precum și pentru a da documentelor forță juridică;

gruparea cerinţelorîn documente în conformitate cu succesiunea de completare a acestora;

rezonabil determinarea suprafeţelor minime admisibile pentru plasarea detaliilor;

stabilitatea cerinţelor documentare bazat pe utilizarea formularelor de document pentru o perioadă de timp suficient de lungă;

rentabilitatea datorată includere informată documente către sistemul de documentare și utilizarea pe scară largă a formularelor;

interfața cu sistemele existente clasificarea și codificarea informațiilor tehnice, economice și sociale.

În conformitate cu „PR 50.1.019-2000. Reguli de standardizare. Principalele prevederi ale ESKK TESI și USD din Federația Rusă „și incluse în acestea forme uniforme documentele sunt împărțite în următoarele categorii:

întreg rusesc;

industrie (departamental);

organizații, întreprinderi sau grupuri ale acestora care se ocupă cu tipuri similare activitate economică(în continuare - organizații).

Formele de documente unificate pentru întreaga Rusie sunt aprobate de organismele federale putere executiva sau alte organizații responsabile pentru dezvoltarea sistemelor de documentare unificate integral rusești, care includ aceste forme unificate de documente.

Formele unificate sectoriale (departamentale) de documente și formele unificate de documente ale organizațiilor sunt elaborate pe baza documentelor unificate integral rusești sau împreună cu acestea.

Formele de documente unificate sectoriale (departamentale) sunt aprobate de organele executive federale sau de alte organizații responsabile cu dezvoltarea sistemelor de documentare unificate sectoriale (departamentale), care includ aceste forme unificate de documente. Formularele din această categorie includ, împreună cu detaliile conținute în documentele unificate în întregime rusă, detalii care reflectă specificul unei anumite industrii (departament).

Formele unificate de documente ale organizațiilor sunt aprobate de organizațiile relevante. Formele din această categorie includ, împreună cu detaliile conținute în documentele unificate integral rusești și sectoriale (departamentale), detalii care reflectă specificul unei anumite organizații.

Pentru cei întregi rusi formă unificată de documente au fost stabilite următoarele etape de dezvoltare și întreținere:

Prima etapă - organizarea dezvoltării unei forme unificate de documente integral rusești;

Etapa a 2-a - elaborarea primei ediții a proiectului formei unificate de documente integral rusești;

Etapa a 3-a - elaborarea versiunii finale a proiectului formei unificate de documente integral rusești;

Etapa a 4-a - aprobarea și înregistrarea formei unificate de documente integral rusești;

Etapa a 5-a - replicarea formularelor goale de documente;

Etapa a 6-a - menținerea formei unificate de documente integral rusești.

Procedura de elaborare, aprobare, implementare, publicare, întreținere și aplicare a clasificatoarelor sectoriale (departamentale) și a clasificatoarelor organizațiilor se stabilește de către cei care le-au aprobat, respectiv. organisme federale putere executivă, ministere, departamente și organizații.

Procedura pentru elaborarea, aprobarea, implementarea, replicarea, întreținerea și aplicarea formelor unificate de documente sectoriale (departamentale) și a formelor unificate de documente ale organizațiilor va fi stabilită de organele executive federale, ministerele, departamentele și organizațiile care le-au aprobat, respectiv.

Un document este un set complex de informații caracterizat de mulți parametri diferiți (compoziția cerințelor, formate și tip de suport (hârtie, disc magnetic, disc optic etc.), reguli de localizare a informațiilor în domeniul documentului etc. ), fiecare dintre acestea putând fi confundat cu un obiect de unificare.

În ciuda numărului mare de tipuri diferite de documente cu mulți parametri, fiecare dintre ele distinge între formă și conținut. Pe baza acesteia, se pot distinge două direcții de unificare a documentelor - substanțială și formală.

• principalele prevederi ale sistemului unificat de documente;
• cerințe pentru compoziția și conținutul USD;
• sarcini, sfere și niveluri de aplicare a acestuia în management;
• procedura de completare a formularelor;
• terminologie standardizată.

Stabilirea nomenclatoarelor restrictive ale formelor valabile de documente;

Crearea de formulare standard unificate; construirea unui model unificat de documente pentru grupuri de sarcini omogene (construirea unui formular de exemplu);

Unificarea și standardizarea elementelor informaționale și a indicatorilor utilizați;

Standardizarea terminologiei.

La scara Federației Ruse nomenclatură restrictivă este All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD), care este o listă sistematizată de forme unificate de documente de management permise pentru utilizare în toate instituțiile și organizațiile din Rusia. La scara unei industrii sau a unei anumite întreprinderi sau instituții, astfel de nomenclaturi restrictive sunt clasificatoare sectoriale (departamentale) ale documentelor de gestiune, clasificatoare similare ale documentelor întreprinderii sau fișe de pontaj.

Unificarea textelor documentelor de management constă în stabilirea unei forme unice de exprimare lingvistică care să transmită cel mai exact conținutul situațiilor sau acțiunilor de management repetate în mod regulat. Pot fi unificate fraze individuale, părți ale textului, textul documentului ca întreg. Ca urmare, devine posibilă pregătirea documentelor mai rapid.

În procesul de unificare a textelor se realizează unificarea structurii textului, care corespunde cel mai pe deplin scopului documentului, unificarea mijloacelor lingvistice de exprimare a conținutului documentului, dezvoltarea textelor unificate. sub forma unui text standard coerent, șablon, chestionar sau tabel.

Tipic este un text coerent, al cărui conținut poate fi utilizat în mod repetat fără modificări în implementarea situațiilor de management pentru o anumită funcție de management. Un stencil este o formă de prezentare a unui text unificat care conține informații constante și spații pline cu informații variabile care caracterizează o situație specifică de management.

Pe parcursul unificare formală se iau în considerare tipurile de purtători de documente, tipurile de forme de documente și statutul acestora, se elaborează reguli formale și logice de prezentare și plasare a informațiilor pe purtător. Ca urmare a unificării oficiale, se stabilesc următoarele:

• structuri tipice de detalii;
• descrieri ale grupurilor de detalii interconectate;
• zone tipice pentru atribute omogene;
• cerințe pentru documentele pe suporturile mașinii și la transferul acestora prin canale de comunicare (protocol de schimb prin canale de comunicare);
• metode uniforme de control al fiabilității informațiilor;
• procedura de dare a forței juridice documentelor.

Principalele domenii de lucru pentru unificarea formală sunt următoarele:

Unificarea structurilor documentelor;

Dezvoltare a reguli generale construind documente unificateși formate de comunicare;

Unificarea tipurilor media și a formatelor de documente;

Unificarea metodelor de control al informaţiei.

Lucrările privind unificarea sistemelor de documentare, de regulă, începe cu un studiu al circulației documentelor a organizației studiate, industrie. Pentru fiecare set de documentație care implementează o anumită funcție de management, se întocmește o matrice. Matricea este un tabel. Numele documentelor sunt scrise în titlurile coloanelor, iar toate detaliile tuturor documentelor sunt scrise în titlurile rândurilor. La intersecția rândurilor și coloanelor, se notează prezența acestui atribut într-un anumit document. Analiza matricei ne permite să facem o concluzie despre duplicarea indicatorilor în documente, să formulăm propuneri pentru pregătirea formelor optime de documente.

Dacă sondajul a evidențiat forme de documente care nu sunt incluse în OKUD, clasificatoare industriale sau tabele de documente ale întreprinderilor, atunci aceste formulare sunt compilate card document... În partea de antet a cardului de documente sunt introduse următoarele:

• Titlul documentului,
• numele organizației care a creat documentul,
• numele organizației destinatare,
• numele potențial și codul de clasă al formularului conform OKUD (sau conform clasificatorului din industrie, sau conform fișei de timp a companiei),
• denumirea și codul propus al subclasei formularului conform OKUD (sau conform clasificatorului de industrie, sau conform fișei de timp a întreprinderii).

Partea principală a cardului de document este un tabel în care coordonatele tuturor detaliilor sunt introduse de-a lungul rețelei structurale (GOST 6.10.5-87) și sunt indicate atât coordonatele inițiale, cât și cele finale. De exemplu, 04.22–04.50 înseamnă că variabila este plasată pe 4 linii de la 22 la 50 de poziții.

Temă de auto-studiu

1. Studiază partea teoretică a prezentului instruire practică... Subliniați esența unificării semnificative într-un registru de lucru.

2. Să studieze setul dat de documente pentru încheierea unui contract de cercetare-dezvoltare.

3. Completați matricea pentru un set de documente pentru încheierea unui contract de cercetare și dezvoltare conform eșantionului dat. Analizați matricea, identificați deficiențele setului de documente: dacă există dublare de detalii, confuzie terminologică etc. Notează propuneri de unificare a unui set de documente.

4. Completați fișa de document pentru estimarea costurilor. În această lucrare, este permis să scrieți coordonatele cerințelor pe grila Excel.

1) Denumirea documentului:

3) Numele organizației beneficiare:

4) Numele și codul presupus al clasei de formular conform OKUD:

5) Numele estimat și codul de subclasă al formularului conform OKUD:

Surse și literatură.

1. PR 50.1.19-2000. Reguli de standardizare. Principalele prevederi ale Sistemului unificat de clasificare și codificare a informațiilor tehnice, economice și sociale și a sistemelor de documentare unificate din Federația Rusă. - M.: Editura de standarde, 2000. - 19 p.

2. Lyamin B.N., Markov I.P., Sakov A.A. pentru ACS / Ed. V. V. Tkacenko - M., Editura de standarde, 1979 .-- 176 p.

3. Kostomarov M.N. Unificarea și standardizarea documentelor de gestiune / Afaceri de secretariat, 2001, nr. 4. - P.28–32.

4. Sakov A.A. Unificarea documentației de management și a clasificatoarelor integrale. - M., Economie, 1982 .-- 168 p.

Navigare

• Paginile site-ului

  • Dezvoltare a

Introducere ……………………………………………………………………………………………… 6

Unificarea și standardizarea documentelor ………………………………………… .8

Sisteme de documentare unificate …………………………………………… 12

Clasificatorii întregi ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale ……………………………………………………………………………… 18

Concluzie ………………………………………………………………………………… 25

Referințe …………………………………………………………………… 26

Unificarea documentelor are ca scop stabilirea uniformității componenței și formelor documentelor de gestiune, fixându-se implementarea aceluiași tip de funcții de conducere. Standardizarea documentelor este o formă de consolidare juridică a unificării efectuate și a nivelului de legare a acesteia. Au fost stabilite următoarele categorii de standarde: standarde de stat (GOST), standarde industriale (OST), standarde republicane (PCT). Unificarea documentelor se realizează cu scopul de a reduce numărul de documente utilizate, de a tipifica formele acestora, de a îmbunătăți calitatea, de a reduce complexitatea prelucrării acestora, de a asigura compatibilitatea informațională a diferitelor sisteme de documentare pentru aceleași funcții de management și aferente și o utilizare mai eficientă. a tehnologiei informatice.

Lucrarea de unificare include:

· Dezvoltarea unui sistem unificat de management al documentelor (SDS), care este realizat de ministerele și departamentele responsabile cu sistemele de documentare relevante;

· Implementarea ASD intersectoriale (interdepartamentale) în cadrul ASD-urilor republicane și sectoriale;

· Menținerea USD și a Clasificatorului Sectorial al Documentației Tehnice și Economice (OCTEI) pentru a menține fiabilitatea informațiilor și dezvoltarea ulterioară a acesteia;

· Dezvoltarea complexelor de forme unificate de documente din industrie care reflectă specificul industriei și neincluse în USD, precum și înregistrarea lor de stat;

· Dezvoltarea de clasificatoare industriale a informațiilor tehnice și economice, care să reflecte specificul industriei. Managementul organizatoric și metodologic al unificării și standardizării documentelor, coordonarea lucrărilor relevante și controlul se realizează de către organizația principală pentru coordonarea implementării și menținerii SDS și OCTEI în republică. La nivel sectorial, această activitate este realizată de către organizația principală pentru implementarea și întreținerea USD și OCTEI în industrie.

Importanța unificării documentelor crește în legătură cu introducerea din ce în ce mai largă a tehnologiei informatice electronice și a sistemelor de control automat bazate pe aceasta în practica managementului. Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă dezvoltat de VNIIDAD este potrivit atât pentru utilizare în sisteme automatizate management si prelucrare prin metodele obisnuite, traditionale, in institutiile din tara. USORD include un complex standardele de stat privind documentația organizatorică și administrativă, formularele unificate de documente, precum și materialele instructive și metodologice privind utilizarea acestor formulare.

Unificarea și standardizarea documentelor

Progresul tehnologic duce la noi cerințe pentru pregătirea documentației oficiale.

Sistemul instituției de învățământ preșcolar include trei interconectate părți componente: intocmirea documentelor de gestiune, tehnologia de lucru cu documente, sistematizarea documentelor pe parcursul anului calendaristic si organizarea acestora depozitare de arhivă... La rezolvarea fiecăreia dintre aceste probleme, practicienii trebuie să se ghideze după documentele de reglementare și metodologice actuale în domeniul muncii de birou, aprobate de Comitetul de Stat RF pentru standardizare și Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei.

Baza normativă și metodologică a muncii de birou este un set de legi, acte juridice de reglementare și documente metodologice, care reglementează tehnologia de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în activitățile curente ale instituției și activitatea de birou.

Principalele cerințe pentru executarea documentelor organizatorice și administrative sunt stabilite în GOST R. 6.30-97, aprobat prin Rezoluția Gosstandart al Rusiei din 31 iulie 1997.

Un număr mare de documente necesită standardizarea și unificarea acestora.

Standardizare - este activitatea de stabilire a normelor, regulilor.

Standardizarea este procesul de stabilire și aplicare a regulilor cu scopul de a eficientiza activitățile într-un anumit domeniu în beneficiul și cu participarea tuturor părților interesate, în special pentru a realiza economii globale optime, respectând în același timp condițiile funcționale și cerințele de siguranță. Standardizarea se bazează pe rezultatul științei, tehnologiei și experienței practice.

În domeniul muncii de birou, esența standardizării este de a aduce în normă, obligatorii de utilizare, regulile și cerințele optime pentru elaborarea și executarea documentelor adoptate în ordinea stabilită pentru uz general și multiplu.

Standardizarea, în conformitate cu legea Federației Ruse „Cu privire la standardizare”, adoptată la 10 iunie 1993, este o activitate de stabilire a normelor, regulilor și caracteristicilor pentru a asigura:

Siguranta produselor, lucrarilor si serviciilor pt mediu inconjurator, viata, sanatatea si proprietatea;

· Compatibilitate tehnică și informațională, precum și interschimbabilitatea produselor;

· Calitatea produselor, lucrărilor și serviciilor în concordanță cu nivelul de dezvoltare a științei, tehnologiei și tehnologiei; uniformitatea măsurătorilor;

· Salvarea tuturor tipurilor de resurse;

Siguranța instalațiilor economice, ținând cont de riscul dezastrelor naturale și provocate de om și altele urgente;

· Capacitatea de apărare și disponibilitatea de mobilizare a țării.

LA documente de reglementare privind standardizarea în vigoare pe teritoriul țării noastre, includ:

· Standardele de stat ale Federației Ruse (GOST R);

· Standarde internaționale (regionale) aplicate în conformitate cu procedura stabilită;

· Clasificatori ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale;

· Standarde industriale;

· Standarde de întreprindere;

· Standardele științifice și tehnice, ale societăților de inginerie și ale altor asociații publice.

Standardele de stat ale Federației Ruse - reguli, stabilirea unor reguli uniforme într-un anumit domeniu de activitate din cadrul statului nostru.

Sunt elaborate standarde de stat pentru produse, lucrări și servicii de importanță intersectorială. Conținutul cerințelor standardelor, domeniul de aplicare al acestora, domeniul lor de aplicare și data introducerii lor sunt determinate de organele administrației de stat care le adoptă. În conformitate cu legea „Cu privire la standardizare”, standardele de stat și clasificatorii întregii ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale sunt adoptate de Standardul de stat al Rusiei, acestea intră în vigoare după înregistrarea lor de stat.

Cerințele stabilite prin standarde sunt obligatorii pentru toate organele și subiecții de conducere ale statului. activitate economică... Gosstandart din Rusia și altele special autorizate organisme guvernamentale direcțiile din competența lor exercită controlul și supravegherea de stat asupra respectării cerințelor obligatorii ale standardelor de stat.

Standardul prevede:

· Alcătuirea detaliilor documentelor;

· Cerințe pentru alcătuirea detaliilor documentelor;

· Cerințe pentru formulare și documente;

· Cerințe pentru producerea, contabilizarea, utilizarea și stocarea formularelor cu reproducerea Emblemei de stat a Federației Ruse, emblemele entităților constitutive ale Federației Ruse.

Toate standardele de stat care funcționează pe teritoriul țării noastre sunt unite într-un singur sistem de standardizare de stat - ierarhic sistem organizat clasificarea şi codificarea standardelor de stat în sine.

Seria 1 a Sistemului de standardizare de stat conține un set de standarde fundamentale, care consacră prevederi privind procedura de elaborare a standardelor de stat, privind construirea, prezentarea și executarea standardelor, aprobarea, înregistrarea și implementarea acestora, privind procedura de modificare a standardelor. , anularea standardelor etc., de exemplu: la 1 aprilie 2000, a fost introdus amendamentul nr. 1 la GOST R. 6.30-97, adoptat prin Rezolutie Gosstandart al Rusiei din 21 ianuarie 2000 nr. 9-st.

Procedura de aplicare și implementare a GOST R. 6.30-97 explică și concretizează în Recomandările metodologice ale Institutului de Cercetare din întreaga Rusie pentru Managementul Înregistrărilor și Afaceri Arhivistice. Instrucțiuni destinat implementării în organizații:

Reguli uniforme pentru întocmirea detaliilor documentelor și opțiunilor pentru localizarea acestora pe baza unui cadru de reglementare modern pentru suport de documentare;

· Noi tehnologii informaționale pentru pregătirea documentelor și transferul informațiilor documentare;

· Stilul de afaceri al documentelor, cerințe de bază pentru pregătirea și unificarea textelor documentelor;

· Reguli pentru producerea documentelor folosind dispozitive de imprimare, inclusiv procesarea textului pe computer;

· Reguli pentru proiectarea documentelor goale;

· Reguli de utilizare, contabilitate și păstrare a formularelor și sigiliilor;

· Reguli de executare a documentelor transmise prin canale de telecomunicații.

GOST 1.RO-92. Sistemul de stat de standardizare al Federației Ruse: prevederi de bază.

Un set independent de standarde este format din standarde pentru sisteme de documentare unificate și Sistem unificat clasificarea si codificarea informatiilor tehnice si economice.