Sprijin modern de reglementare pentru instituțiile de învățământ preșcolar (suport documentar pentru management) al întreprinderilor și organizațiilor. Suport normativ, legal și metodologic pentru munca de birou Cadrul de reglementare care reglementează munca cu documente

Cadrul de reglementare suportul documentației pentru management este un ansamblu de legi, reglementări, documente organizatorice și metodologice care reglementează tehnologia de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în activitățile curente ale unei organizații sau instituții.

Cadrul de reglementare al instituțiilor de învățământ preșcolar constă în:

1. Acte legislative ale Federației Ruse în domeniul informației și documentării;

2. Rezoluții și ordine ale Guvernului Federației Ruse, autorităților executive federale (ministere, comitete, servicii, agenții etc.), care reglementează problemele de sprijinire a documentației pentru management la nivel federal;

3. Sistemul de stat documentatie suport pentru management;

4. Acte juridice ale autorităților guvernamentale și executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse și ale entităților teritoriale ale acestora care reglementează problemele instituțiilor de învățământ preșcolar;

5. Acte juridice cu caracter normativ și instructiv, documente metodologice privind instituțiile de învățământ preșcolar ale diverselor organizații;

6. Standarde de stat și documentație;

7. Sisteme de documentare unificate;

8. Clasificatori întregi ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale;

9. Acte normative privind organizarea și protecția muncii manageriale a salariaților serviciului instituție de învățământ preșcolar;

10. Documente de reglementare privind organizarea depozitării în arhivă a documentelor.

Reglementarea de stat se extinde nu numai la domeniul documentării, ci și la organizarea muncii cu documente, astfel încât acoperă întreaga zonă a suportului documentației pentru management.

Până de curând reglementare guvernamentală gestionarea înregistrărilor a fost efectuată de către Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei (Rosarkhiv), care, în conformitate cu Regulamentul privind Fondul de arhivă Federația Rusăși Regulamentele privind Serviciul Federal de Arhive din Rusia au oferit îndrumări organizatorice și metodologice intersectoriale și control asupra organizării documentelor în activitatea de birou a organismelor federale. puterea de stat, coordonând dezvoltarea sistemului de management al evidențelor de stat și a sistemelor unificate de documentare. În prezent, aceste funcții au fost transferate Agenției Federale de Arhivă.

Comitetul Federației Ruse pentru Standardizare, Metrologie și Certificare (Gosstandart al Rusiei) efectuează managementul de stat al standardizării în Federația Rusă, inclusiv lucrări privind unificarea și standardizarea documentelor și sistemelor de documentare, dezvoltarea, implementarea și întreținerea tuturor Clasificatori ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale. Documentele de reglementare și metodologice privind munca de birou într-o instituție sunt elaborate pe baza actelor legislative și de reglementare relevante adoptate la nivel de stat, precum și ministerele și departamentele relevante.

Dintre actele legislative actuale și documentele normative și metodologice care reglementează problemele de lucru cu documente în Federația Rusă, trebuie să știți următoarele:

Acte legislative ale Federației Ruse:

1. Constituția Federației Ruse;

2. Cod civil RF;

3. Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni” nr. 208-FZ din 26 decembrie 1995;

4. Legea federală din 8 februarie 1998 nr. 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” (modificată la 11 iulie, 31 decembrie 1998, 21 martie 2002, 29 decembrie 2004);

5. Legea federală „Cu privire la informații, informare și protecție a informațiilor” din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ;

8. Legea federală „Cu privire la semnătură electronică» din 25 martie 2011 Nr. 63-FZ;

9. Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afaceri de arhivăîn Federația Rusă;

10. Legea Federației Ruse „Cu privire la limbile popoarelor Federației Ruse”. nr. 1807–1 din 25 octombrie 1991;

11. Regulamente „Cu privire la Fondul de arhivă al Federației Ruse”. Decretul președintelui Federației Ruse din 17 decembrie 1994 nr. 552;

12. Reglementări „Cu privire la procedura și perioadele de păstrare a documentelor societăţi pe acţiuni, aprobat Rezoluţia Comisiei Federale pentru Piaţa Valorilor Mobiliare” 16 iulie 2003 Nr. 03 - 33/ps.

Documente normative și metodologice:

1. GOST R 51141-98 Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții;

2. GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare;

3. GOST R 1.5-92 Sistemul de standardizare de stat al Federației Ruse. Cerințe generale la construcția, prezentarea, proiectarea și conținutul standardelor;

4. Sistemul de stat de documentare suport pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație;

5. Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale;

6. Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale ale Federației Ruse;

7. Standarde de timp integrate pentru munca de birou;

8. Reguli de bază pentru funcționarea arhivelor organizației;

9. Standarde de timp pentru lucrul la tehnologia arhivistică automată și suport de documentare pentru organele de conducere;

10. Clasificator integral rusesc documentatia de management OK 011-93;

11. Lista documentelor tipizate generate în activitatea comitetelor de stat, ministerelor, departamentelor și altor instituții, organizații și întreprinderi, cu indicarea perioadelor de păstrare;

12. Documente de gestiune cu termen de valabilitate permanent generate în activitățile organizațiilor comerciale nestatale (parteneriate și societăți comerciale, cooperative de producție). Lista standardelor documente de management generate în activitățile organizației, indicând perioadele de păstrare.

Baza legislatia civilaîntocmește Codul civil al Federației Ruse, care stabilește tipurile și varietățile de documente create în scopul înregistrării actelor de relații civile, înregistrării faptelor apariției sau încetării acestora, confirmării raporturilor juridice etc. Prin urmare, un secretar calificat, precum și un specialist în documente, ar trebui să știe că art. 51 și articolele ulterioare ale capitolului 4 din Codul civil al Federației Ruse stabilesc tipurile de documente utilizate la crearea, înregistrarea, reorganizarea și lichidarea unei persoane juridice. În același timp, dezvoltarea ulterioară a acestor prevederi ale Codului civil al Federației Ruse a fost stabilită în mod fundamental în legile federale relevante: „Cu privire la societățile pe acțiuni” și „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”.

Dacă o organizație își desfășoară activitatea pe teritoriul unei entități constitutive a Federației Ruse, unde munca de birou se desfășoară nu numai în limba rusă, ci și în limba națională, este, de asemenea, necesar să fie ghidată de Legea Federației Ruse „Cu privire la Limbile popoarelor Federației Ruse”. Nu stiu acest document este imposibil, deoarece de foarte multe ori o organizație cu legături și relații internaționale extinse uită de cerințele legale referitoare la utilizarea limbajului de documentare.

Lucrul cu documente cu acces restricționat este reglementat de:

Legea Federației Ruse din 21 iulie 1993 nr. 5485 „Cu privire la secretele de stat”;

Decretul președintelui Federației Ruse din 30 noiembrie 1995 nr. 1203 „Cu privire la aprobarea listei informațiilor clasificate ca secrete de stat” (modificat la 24 ianuarie 1998);

Decretul președintelui Federației Ruse din 6 martie 1997 nr. 188 „Cu privire la aprobarea listei de informații confidențiale”;

Decretul Guvernului RSFSR din 5 decembrie 1991 nr. 35 „Pe lista informațiilor care nu pot constitui secret comercial”;

Decretul Guvernului Federației Ruse din 4 septembrie 1995 nr. 870 „Cu privire la aprobarea regulilor de atribuire a informațiilor care constituie secret de stat, la diferite grade de secretizare."

Legea Federației Ruse „Cu privire la standardizare” din 10 iulie 1993 nr. 5145-1 stabilește temei legal standardizarea în Federația Rusă, obligatorie pentru toate organismele guvernamentale, și determină măsuri de protecție de stat a intereselor consumatorilor și ale statului prin elaborarea și aplicarea documentelor de reglementare privind standardizarea în domeniul documentației suport pentru management.

Legea federală „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor”, deja menționată, stabilește că resursele informaționale (documente și matrice de documente) sunt obiecte ale relațiilor dintre persoane fizice, persoane juridice, stat și sunt protejate prin lege, alături de alte resurse. Legea stabilește regimul juridic crearea, stocarea și utilizarea resurselor informaționale. Această lege reglementează și relațiile care decurg din formarea și utilizarea resurselor informaționale bazate pe crearea, colectarea, prelucrarea, acumularea, stocarea, căutarea, distribuirea și furnizarea de informații documentate către consumator; crearea și utilizarea tehnologiilor informaționale și a mijloacelor de susținere a acestora; protecția informațiilor, drepturile subiecților care participă la procesele de informare și informatizare. Legea conține definiții privind informațiile și documentarea acesteia.

Una dintre cele mai multe legi importanteîn domeniul lucrului cu documente este Legea federală „Cu privire la electronică semnătură digitală" Scopul acestei legi este de a asigura conditiile legale utilizarea unei semnături digitale electronice în documente electronice, sub rezerva căreia o semnătură digitală electronică într-un document electronic este recunoscută ca echivalentă cu o semnătură scrisă de mână într-un document pe hârtie. Această lege definește condițiile de utilizare a unei semnături digitale electronice și caracteristicile utilizării acesteia. Legea prevede nu numai o definiție a conceptului de „document electronic - un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică digitală”, ci și o definiție a semnăturii digitale electronice: „un detaliu al unui document electronic destinat să protejeze acest document electronic. document din fals, obținut ca urmare a transformării criptografice folosind informații cheie privată semnătura digitală electronică și vă permite să identificați proprietarul certificatului cheie de semnătură, precum și să stabiliți absența distorsionării informațiilor dintr-un document electronic”, un capitol special al legii (Capitolul 2) dezvăluie condițiile de utilizare a unui document electronic. semnătură digitală, sub care semnătura digitală dintr-un document electronic este echivalentă cu o semnătură de mână într-un document pe hârtie.

Din 1994, în Federația Rusă intră în vigoare Regulamentul „Cu privire la Fondul de arhivă al Federației Ruse”, aprobat prin Decretul președintelui Federației Ruse din 17 martie 1994 nr. 552. Acest document este important pentru noi în că a stabilit temeiul legal pentru păstrarea documentelor în țara noastră, asigurând reglementarea de stat a tuturor problemelor, legate de păstrarea și utilizarea documentelor care pot fi atribuite Fondului de arhivă al Federației Ruse. În acest sens, este important ca angajații organizațiilor neguvernamentale să știe că chiar și documentele care sunt proprietatea unei companii private sunt o parte non-statală a Fondului de arhivă al Federației Ruse.

Conform Regulamentului privind Fondul de arhivă al Federației Ruse, partea nestatală include documente care sunt proprietatea asociațiilor nestatale (corporații, asociații, societăți pe acțiuni), instituții, organizații și întreprinderi din industrie, agricultură, alte sectoare ale economiei, științei, culturii, sferei sociale, fondurilor mass-media. Astfel, documentele structurilor comerciale, după o examinare a valorii lor, realizată în comun cu organele și instituțiile Agenției Federale de Arhivă, pot fi clasificate drept documente de arhivă ale părții nestatale a Fondului de Arhivizare al Federației Ruse. În acest sens, aceste documente vor fi supuse legilor privind Fondul de arhivă al Federației Ruse, în special obligațiilor de a asigura siguranța lor. Legea asigura dreptul persoanelor juridice și persoanelor fizice de a crea arhive. Dezvoltarea ulterioară a standardelor stabilite prin acest regulament este reflectată în Legea federală recent publicată din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”.

Unul dintre documentele normative și metodologice care formează sistemul din industria noastră este GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții.” Acest standard este etapa importanta actualizarea bazei de reglementare și metodologică a muncii de birou și arhivare în conformitate cu legislația federală și nivelul actual de dezvoltare al acestei industrii. Termenii stabiliți de acest standard trebuie folosiți în toate tipurile de documentație.

GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru întocmirea actelor” este documentul principal în instituția de învățământ preșcolar și poate fi recomandat ca carte de referință pentru secretară și grefier. Documentul a fost elaborat de Institutul de Cercetare Științifică de Management și Arhivare a Documentelor (VNIIDAD) al Serviciului Federal de Arhivă din Rusia, adoptat și pus în aplicare prin Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 3 martie 2003 nr. 65- Sf. Acest standard se aplică documentelor organizatorice și administrative legate de Sistemul Unificat de Documentație Organizațională și Administrativă, decrete, instrucțiuni, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori etc., incluse în OK 011-93 „Clasificatorul integral rusesc al documentației de management. ”. Acest standard stabilește: alcătuirea detaliilor; cerințe pentru pregătirea detaliilor documentului; cerințe pentru formularele de documente, inclusiv formularele de documente cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse. Aspectul detaliilor documentului și formularele de documente eșantion sunt prezentate calitativ și clar. Instrucțiunile standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale ajută la rezolvarea problemelor de documentare tehnologică. Acest document normativ și metodologic stabilește regulile de întocmire a documentelor organizatorice și administrative care consemnează deciziile pe probleme administrative și organizatorice.

Instrucțiunea standard, care impune cerințe pentru unificarea elementelor de documentare, facilitează foarte mult crearea de procese standard, unificate și unificate atât pentru documentarea tradițională, cât și pentru cea automată, stocarea și transmiterea informațiilor documentate.

Documentele de reglementare și metodologice, dintre care o serie de prevederi pot fi încă aplicate în prezent, includ Sistemul Unificat de Stat de Management al Înregistrărilor și Sistemul de Stat de Suport al Documentației pentru Management.

Ultimul dintre aceste documente formează în prezent baza instituției de învățământ preșcolar. Acest sistem are cerințe uniforme la documentare activitati de managementși organizarea muncii cu documente în autorități administratia publica, în întreprinderi, instituții și organizatii publice. Cerințele menționate se aplică tuturor documentelor, indiferent dacă sunt create în mod tradițional sau folosind tehnologia computerizată.

Unul dintre documentele de reglementare „desktop” pentru lucrătorii de birou este „Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizației, indicând perioadele de stocare”. Lista include documentele generate la documentarea de același tip (comune tuturor) funcțiilor de management îndeplinite de instituții, organizații și întreprinderi, indiferent de funcțiile, nivelul și scara de activitate ale acestora, precum și formele de proprietate. Lista are scopul de a păstra, organiza și completa Fondul de arhivă al Federației Ruse și are scopul de a determina perioadele de depozitare a documentelor, de a le selecta pentru depozitare sau distrugere permanentă. De asemenea, ar trebui să fie utilizat în pregătirea nomenclatoarelor de caz, formarea cazurilor, la elaborarea schemelor de clasificare a documentelor la crearea motoarele de căutareîn munca de birou. Astfel de sarcini globale intră, desigur, în competența serviciului instituției de învățământ preșcolar, dar întrucât formarea cazurilor se realizează în fiecare unitate structurală care lucrează cu documente, Lista va oferi o asistență neprețuită în stabilirea criteriilor de formare a documente în cazuri.

Textul integral al documentelor de mai sus poate fi găsit în secțiunea „Acte de reglementare”.

Rezumând revizuirea prezentată a principalelor documente de reglementare și metodologice privind munca de birou și lucrul cu documente în Federația Rusă, trebuie menționat că tehnologia de lucru cu documentația în țara noastră este un sistem bine gândit, organizat pe rațional și principii bine fundamentate. Un secretar sau un funcționar calificat, care este competent în această tehnologie și are cunoștințe relevante despre cerințele de reglementare, se va dovedi a fi mai util organizației sale decât cel care „reinventează roata” de fiecare dată pe riscul și riscul său. În plus, primind informații despre standardele existente lucrează cu documente, secretarul sau funcționarul va deveni o verigă de lucru efectivă în sistemul de suport al documentației pentru managementul organizației sale.

Procesul tehnologic de creare, prelucrare, mutare a documentelor într-o organizație, stocare și utilizare a acestora în activități curente, aspecte ale activității serviciului de suport al documentației pentru management, structura acestuia, funcții, personal, suport tehnic iar alte aspecte sunt reglementate de un set de legi, regulamente și documente metodologice.

Baza normativă, legală și metodologică pentru munca de birou - este un ansamblu de legi, reglementări și documente metodologice care cuprind principii generale de organizare a documentației suport pentru management, reglementarea proceselor și tehnologiilor de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în activitățile curente ale unei organizații sau instituții, precum și activitatea serviciului de suport al documentației, inclusiv structura, funcțiile, personalul și alte aspecte ale acestuia.

Cadrul legal pentru munca de birou include:

• Constituția Federației Ruse;
• actele legislative ale Federației Ruse în domeniul informației și documentării;
• decrete și ordine ale președintelui Federației Ruse, decrete și ordine ale Guvernului Federației Ruse care reglementează problemele legate de munca de birou;
• acte juridice autorități executive federale;
• actele juridice ale autorităților legislative și executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse și ale entităților teritoriale ale acestora referitoare la probleme de documentare de sprijin pentru management;
• reglementările locale privind evidența organizațiilor, instituțiilor și întreprinderilor;
• standarde naționale în domeniul documentației suport pentru management;
• legale documente de reglementare privind organizarea muncii manageriale și protecția muncii;
• reglementările legale privind organizarea depozitării arhivistice a documentaţiei.

Articolul 24 din Constituția Federației Ruse 1 stabilește responsabilitatea autorităților și organismelor statului administrația locală, lor oficiali oferă tuturor posibilitatea de a se familiariza cu documente și materiale care le afectează în mod direct drepturile și libertățile, dacă legea nu prevede altfel. Articolul subliniază, de asemenea, inadmisibilitatea colectării, stocării, utilizării și distribuirii informațiilor despre intimitate persoană fără acordul său.

O serie de articole din Codul civil al Federației Ruse, care formează baza legislației civile, stabilește tipurile și varietățile de documente create în scopul înregistrării actelor de relații civile, înregistrării faptelor apariției sau încetării acestora, reorganizării, confirmarea raporturilor juridice etc. Stabilește tipurile de documente constitutive ale unei persoane juridice, componența detaliilor necesare și cerințele pentru conținutul acestora, oferind indicatie obligatorie ele conțin denumirea organizației, locația acesteia și procedura de gestionare a activităților acesteia (articolul 52); conține cerințe pentru înregistrarea valorilor mobiliare forma scrisa tranzacții (articolele 142-144, 160); se stabilesc tipuri de contracte care stabilesc obligațiile unei părți în favoarea celeilalte părți (articolul 307); cuprinse prevederi generale despre un contract - un acord între două sau mai multe persoane pentru a stabili, modifica sau rezilia drepturile civileși obligații, se determină formele și caracteristicile încheierii, modificării și rezilierii contractului (articolele 420-453).

Codul penal al Federației Ruse din 13 iunie 1996 nr. 63-FZ într-o serie de articole definește responsabilitatea pentru abatere cu documente și informații în cazurile de: refuzul ilegal al unui funcționar de a furniza informațiile colectate în modul prescris documente care afectează direct drepturile și libertățile cetățenilor sau furnizarea de informații false, incomplete (articolul 140); acces ilegal la informații informatice protejate legal (articolul 272); încălcarea regulilor stabilite pentru manipularea documentelor care conțin secrete de stat (articolul 284); fals oficial, adică introducerea de informații false cu bună știință în documentele oficiale, corecții care denaturează conținutul acestora (articolul 292); răpire, distrugere, deteriorare, ascundere documente oficiale, timbre, sigilii (articolul 325); falsificare înscris oficial, producere timbre false, sigilii (articolul 327) etc.

Codul Muncii RF din 30 decembrie 2001 nr. 197-FZ (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse) include o serie de articole care determină conținutul și forma unor astfel de documente, cum ar fi un contract de muncă (articolele 57, 67), munca carte (articolul 66); condiţiile de închisoare contract de munca cu foști angajați de stat și municipali (articolul 64.1), stabilește aplicarea obligatorie a regulamentelor interne de muncă, a programelor de concediu (articolele 123, 190), a termenelor de prelucrare a documentelor și a procedurii de familiarizare a salariaților cu acestea (articolele 67, 68 etc.) , procedura de lucru cu datele personale (articolele 86-88), procedura de aprobare a documentelor sau luarea în considerare a avizului organizației sindicale primare sau organism reprezentativ(articolul 8, 190 etc.); stabilește documentele utilizate pentru formalizarea procedurilor de bază de personal (articolele 67, 68, 84.1, 193 etc.), procedura de lucru cu carnetul de muncă (articolele 65, 66, 84.1).

Articolul 5 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește că reglementarea relațiilor de muncă și a altor relații direct legate de acestea se realizează:

• legislația muncii (inclusiv legislația privind protecția muncii), constând din acest cod, alte legi federale și legi ale entităților constitutive ale Federației Ruse care conțin norme dreptul muncii;
• alte acte juridice de reglementare care contin norme de drept al muncii:
• - decrete ale președintelui Federației Ruse;
• - decretele Guvernului Federației Ruse și actele juridice de reglementare ale autorităților executive federale;
• - actele juridice de reglementare ale autorităților executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse;
• - acte juridice de reglementare ale organelor administratiei publice locale.

Relațiile de muncă sunt reglementate și prin contracte colective, acorduri și reglementări locale care conțin standarde de muncă.

Codul Muncii al Federației Ruse stabilește primatul, ierarhia și subordonarea actelor legislative și de reglementare. Calcularea termenelor de origine și de încetare a raporturilor de muncă, înregistrarea concedierilor, determinarea vechimii în muncă și în toate celelalte cazuri când este necesar să se ia în considerare fiecare zi de muncă a unui cetățean este reglementată de art. 14 Codul Muncii al Federației Ruse.

În art. 23 din Codul Muncii al Federației Ruse definește conceptul de relații de muncă - parteneriat social ca un sistem de relații între angajați (reprezentanții angajaților), angajatori (reprezentanții angajatorilor), organisme guvernamentale, autoritățile locale, având ca scop asigurarea coordonării intereselor. a lucrătorilor și angajatorilor pe probleme de reglementare a relațiilor de muncă și a altor relații direct legate de acestea.

Articolul 24 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește principiile de bază ale parteneriatului social:

• egalitatea părților;
• respectul și luarea în considerare a intereselor părților;
• interesul părților de a participa la raporturi contractuale;
• asistență de stat pentru consolidarea și dezvoltarea parteneriatului social pe baze democratice;
• respectarea de către părți și reprezentanții acestora legislatia munciiși alte acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii;
• autoritatea reprezentanților părților;
• libertatea de alegere atunci când se discută probleme legate de lumea muncii;
• caracterul voluntar al asumării obligațiilor de către părți;
• realitatea obligațiilor asumate de părți;
• implementarea obligatorie a convențiilor și acordurilor colective;
• controlul asupra implementării contractelor și acordurilor colective adoptate;
• responsabilitatea părților și a reprezentanților acestora pentru nerespectarea convențiilor și acordurilor colective din vina lor.

Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse conține condiții obligatorii pentru includerea într-un contract de muncă, precum și conditii suplimentare, care nu agravează poziția salariatului în comparație cu legislația muncii stabilită și alte acte juridice de reglementare care conțin standarde de muncă, contracte colective, acorduri, reglementări locale. Articolul prevede, de asemenea, includerea în contractul de muncă, prin acordul părților, a drepturilor și responsabilităților salariatului și angajatorului stabilite prin legislația muncii și alte acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii, reglementări locale, precum și drepturile și responsabilitățile angajatului și angajatorului care decurg din termenii contractului colectiv, acordurilor.

Articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse oferă o listă de documente pe care un cetățean trebuie să le prezinte la încheierea unui contract de muncă.

Motivele de încetare a contractului de muncă sunt cuprinse în capitolul. 13 Codul Muncii al Federației Ruse. O trimitere la articolele acestui capitol din Codul Muncii al Federației Ruse la concedierea unui angajat este obligatorie și trebuie să respecte pe deplin textul articolului corespunzător.

Articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse este dedicat documentului principal privind activitatea munciiși experiența de muncă a angajatului - cartea de muncă. În conformitate cu acesta, angajatorul (cu excepția angajatorilor - persoane fizice care nu sunt antreprenori individuali) trebuie să păstreze carnetele de muncă pentru fiecare salariat care a lucrat pentru el mai mult de cinci zile, în cazul în care munca este pt. a acestui angajator este cea principală pentru angajat.

Codul Muncii al Federației Ruse a introdus un număr schimbări semnificativeîn ordine documentare relatii de munca:

• lista documentelor pe care angajatorul este obligat să le furnizeze salariatului la cererea scrisă a fost extinsă (articolul 62). De asemenea, include certificate de prime de asigurare acumulate și efectiv plătite pentru obligativitatea asigurare de pensie;
• angajatorului i se acordă acum dreptul nu numai să elibereze un duplicat al carnetului de muncă deteriorat angajatului său, ci este, de asemenea, obligat, la cererea scrisă a persoanei care solicită munca, să elibereze un nou carnet de muncă (indicând motivul absența carnetului de muncă);
• ordinul a fost clarificat angajarea si concedierea unui angajat. Acum ordinul de angajare se intocmeste in termen de trei zile de la data inceperii efective a muncii, si nu de la data semnarii contractului de munca, asa cum era anterior;
• instalat ordine generalăînregistrarea încetării contractului de muncă (articolul 84);
• angajatorul - atât persoană juridică cât și persoană fizică - este obligat să adopte reglementări locale pentru rezolvarea problemelor de organizare a muncii și de gestionare a personalului.

Codul Federației Ruse privind abateri administrative din 30 decembrie 2001 Nr. 195-FZ (denumit în continuare Codul contravențiilor administrative) definește măsuri pedeapsa administrativă pentru încălcări în domeniul muncii de birou legate de procedura stabilită de Legea pentru colectarea, păstrarea, utilizarea sau difuzarea informațiilor despre cetățeni, i.e. datele personale (articolul 13.11); reguli de păstrare, achiziție, înregistrare sau utilizare a documentelor de arhivă (articolul 13.20); procedura de depunere a unei copii legale a documentelor, notificărilor scrise, actelor și acordurilor (articolul 13.23); procedura de producere, utilizare, depozitare sau distrugere a formularelor, sigiliilor sau altor purtători ai imaginii emblemei de stat a Federației Ruse (articolul 19.11); introduce instituția descalificării, adică. privare individual, efectuând organizatorice si administrative sau funcții administrative și economice din organizație, dreptul de a ocupa funcții de conducere în organ executiv conducerea unei persoane juridice, să fie membru al consiliului de administrație, să efectueze activitate antreprenorială pentru administrarea unei persoane juridice, precum și pentru administrarea unei persoane juridice în alte prevazute de lege cazuri (articolul 3.11); stabilește procedura de executare a deciziei de descalificare (articolul 32.11), responsabilitatea administrativă pentru recrutarea ilegală a unui funcționar public (fost funcționar public) pentru a lucra (articolul 19.21).

Descrierea și procedura pentru utilizarea oficială a imaginii emblemei de stat a Federației Ruse pe formele documentelor oficiale sunt determinate de Legea constituțională federală din 25 decembrie 2000 nr. 2-FKZ „Cu privire la emblema de stat a Rusiei. Federație” (denumită în continuare Legea cu privire la stema).

Legea privind reglementarea tehnică stabilește că documentele din domeniul standardizării utilizate pe teritoriul Federației Ruse includ:

• standarde naționale;
• reguli, norme și recomandări de standardizare în domeniu

standardizare;

• clasificatori întregi ruși informatii tehnice, economice si sociale;
• standarde de organizare;
• seturi de reguli.

Această lege a stabilit utilizarea obligatorie a clasificatoarelor ruși de informații tehnice, economice și sociale la crearea statului sisteme informaticeși resurse de informații și schimb de informații interdepartamentale.

Procedura pentru formarea, organizarea depozitării, contabilizarea și utilizarea arhivelor și fondurilor de arhivă și gestionarea acestora sunt stabilite de Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă” (denumită în continuare: ca Legea cu privire la afacerile arhivistice).

Legea federală nr. 79-FZ din 27 iulie 2004 „Cu privire la serviciul public de stat al Federației Ruse” (denumită în continuare Legea cu privire la serviciul public) a introdus noi forme de documente utilizate în efectuarea procedurilor de adoptare. serviciu public(contract de servicii, regulamentele de munca, fișă de certificare, reglementări oficiale ale unui organism guvernamental, concluzie bazată pe rezultatele unui audit intern etc.). Legea a stabilit sfera de competență a serviciilor de personal, procedura de implementare a principalelor proceduri de trecere a statului serviciu public, a cărui documentație este aprobată prin decretele relevante ale Președintelui Federației Ruse.

Legea federală nr. 149-FZ din 27 iulie 2006 „Cu privire la informații, tehnologia de informațieși privind protecția informațiilor” (denumită în continuare Legea informațiilor) reglementează relațiile care decurg din exercitarea dreptului de a căuta, primi, transmite, produce și distribui informații, de a utiliza tehnologia informației și de a asigura protecția informațiilor.

În conformitate cu prezenta lege, informațiile, în funcție de categoria de acces la acestea, sunt împărțite în informații disponibile public și informații cu acces limitat (articolul 4). Articolul 9 stabilește condițiile de clasificare a informațiilor ca informații care constituie secret comercial, secret oficial și alte secrete, precum și interzicerea de a solicita unui cetățean (persoane fizice) să furnizeze informații despre viața sa privată, inclusiv informații care constituie secret personal sau de familie, și primirea unor astfel de informații împotriva voinței unui cetățean (individ), cu excepția cazului în care legile federale prevăd altfel.

Articolul 11 ​​din prezenta lege stabilește că în organisme federale puterea executivă, documentarea informațiilor se realizează în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse. Regulile privind munca de birou și fluxul de documente stabilite de alte organisme de stat și de organisme guvernamentale locale din competența lor trebuie să respecte cerințele stabilite de Guvernul Federației Ruse în ceea ce privește munca de birou și fluxul de documente pentru autoritățile executive federale.

Legea prevede că un mesaj electronic semnat cu semnătură electronică digitală sau alt analog al unei semnături de mână este recunoscut document electronic, echivalent cu un document semnat cu o semnătură olografă, în cazurile în care legile federale sau alte acte juridice de reglementare nu stabilesc sau implică o cerință de a întocmi un astfel de document pe hârtie.

Legea federală nr. 59-FZ din 02.05.2006 „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor Federației Ruse” (denumită în continuare Legea privind procedura pentru contestațiile cetățenilor) stabilește cerințele pentru o contestație scrisă din partea cetățenilor, procedura de trimitere, înregistrare a unei contestații scrise și examinarea acesteia, momentul examinării cereri scrise, caracteristici de luat în considerare cereri individuale, procedura de efectuare a primirii personale a cetățenilor.

Legea federală nr. 273-FZ din 25 decembrie 2008 „Cu privire la combaterea corupției” a inclus prezentarea cerințe de calificare cetățenilor care solicită înlocuirea guvernului sau posturi municipaleşi funcţii guvernamentale sau serviciu municipal, precum și verificarea în modul prescris a informațiilor furnizate de acești cetățeni. Legea introduce, de asemenea, obligația angajaților de stat și municipali de a sesiza cererile în scopul de a determina pe cineva să comită infractiuni de coruptie.

Decretele președintelui Federației Ruse au fost aprobate Regulamentele: „Cu privire la certificarea funcționarilor publici de stat ai Federației Ruse” din 01.02.2005 nr. 110 (denumite în continuare Regulamentul privind certificarea funcționarilor publici); „Cu privire la procedura de promovare a examenului de calificare de către funcționarii publici de stat ai Federației Ruse și evaluarea cunoștințelor, aptitudinilor și abilităților acestora (nivel profesional)” din 01.02.2005 nr. 111; „Cu privire la concursul pentru ocuparea unui post vacant în serviciul public de stat al Federației Ruse” din 01.02.2005 nr. 112 (denumit în continuare Decretul privind concursul); „Cu privire la procedura de atribuire și menținere a gradelor de clasă ale serviciului public de stat al Federației Ruse funcționarilor publici de stat federal” din 01.02.2005 nr. 113; „Cu privire la datele personale ale unui funcționar public de stat al rusului

Federația și gestionarea dosarului său personal” din 30 mai 2005 nr. 609 (denumit în continuare Regulamentul privind datele personale ale funcționarului public); „Cu privire la procedura de primire suplimentară învăţământul profesional funcționarii publici de stat ai Federației Ruse” din 28 decembrie 2006 nr. 1474; „Cu privire la verificarea acurateții și exhaustivității informațiilor furnizate de cetățenii care solicită posturi în serviciul public federal și de către funcționarii publici federali și respectarea de către funcționarii publici federali a cerințelor de conduită oficială” din 21 septembrie 2009 Nr. 1065 (în continuare denumit Decretul privind verificarea informațiilor și respectarea cerințelor privind comportamentul oficial); „Despre forma aproximativă contract de servicii privind trecerea serviciului public de stat al Federației Ruse și ocuparea postului de serviciu public de stat al Federației Ruse" din 16 februarie 2005 nr. 159 (denumit în continuare Decretul privind forma aproximativă a unui contract de servicii) a fost aprobat" Forma aproximativă contract de servicii pentru promovarea serviciului public de stat al Federației Ruse și ocuparea unui post în serviciul public de stat al Federației Ruse.”

Decretele Președintelui Federației Ruse din 18 mai 2009 nr. 557-561 au stabilit procedura de transmitere a informațiilor cu privire la venituri, proprietăți și pasive natura proprietatii persoane care dețin funcții guvernamentale în Federația Rusă, funcționari publici federali, candidați pentru ocuparea funcțiilor guvernamentale în Federația Rusă sau posturi în serviciul public federal și unele echivalente categorii specificate persoane, precum și informații despre veniturile soților și copiilor minori persoane enumerate. Au fost aprobate Regulamentul care stabilește procedura de transmitere a acestor informații și au fost stabilite formularele certificatelor relevante.

Decretul Președintelui Federației Ruse din 18 mai 2009 nr. 560 „Cu privire la depunerea de către cetățenii care solicită funcții de conducere în corporații de stat, fonduri și alte organizații, de către persoane care dețin funcții de conducere în corporații de stat, fonduri și alte organizații, informații privind veniturile, proprietățile și pasivele de natura proprietății” a stabilit că cetățenii care solicită posturi de conducere în corporații de stat, fonduri și alte organizații, persoanele care dețin funcții de conducere în corporații de stat, fonduri și alte organizații, până la publicarea actelor juridice de reglementare relevante ale Rusiei Federația, informațiile despre veniturile, proprietățile și obligațiile lor de natură proprietății sunt prezentate în conformitate cu Regulamentul privind transmiterea de către cetățenii care solicită posturi în serviciul public federal și funcționarii publici federali a informațiilor privind veniturile, proprietățile și obligațiile de natură proprietății și sub forma unui certificat de venit, proprietăți și obligații de natură proprietății unui cetățean, care aplică pentru un post în serviciul public federal, care sunt aprobate prin Decretul președintelui Federației Ruse din 18 mai 2009 nr. 559.

Funcționarii publici federali și cetățenii care solicită posturi în serviciul public federal transmit informații cu privire la venituri la serviciile de personal ale federale. agentii guvernamentale. În aceeași ordine, cetățenii care dețin sau aplică pentru funcții de conducere în corporație de stat sau fond guvernamental.

Prin decretul privind verificarea informațiilor și respectarea cerințelor pentru conduita oficială, șefii organismelor guvernamentale federale au fost instruiți să creeze, înainte de 1 noiembrie 2009, în numărul stabilit al acestor organisme, unități de servicii de personal pentru prevenirea corupției și alte infracțiuni, identificând funcționarii serviciului de personal responsabili cu prevenirea corupției în muncă și alte infracțiuni și impunându-le următoarele: funcții.

• 1) asigurarea respectării de către funcționarii publici federali a restricțiilor și interdicțiilor, cerințelor pentru prevenirea sau soluționarea conflictelor de interese și îndeplinirea atribuțiilor stabilite de Legea federală „Cu privire la combaterea corupției” și alte legi federale;
• 2) luarea de măsuri pentru identificarea și eliminarea cauzelor și condițiilor care contribuie la apariția unui conflict de interese în serviciul public;
• 3) asigurarea activităților comisiilor pentru a respecta cerințele de conduită oficială a funcționarilor publici federali și pentru a rezolva conflictele de interese;
• 4) oferirea de asistență consultativă funcționarilor publici federali în probleme legate de aplicarea practică a cerințelor privind conduita oficială și principii generale comportamentul oficial al funcționarilor publici aprobat prin Decretul președintelui Federației Ruse din 12 august 2002 nr. 885, precum și cu notificarea reprezentantului angajatorului (angajatorului), parchetului Federației Ruse, altor guverne federale organe despre faptele comiterii infracțiunilor de corupție de către funcționarii publici federali, funcționarii publici ai entităților constitutive ale Federației Ruse sau angajații municipali, nerespectarea acestora de a furniza informații sau furnizarea de informații nesigure sau incomplete despre venituri, proprietăți și obligații legate de proprietate;
• 5) asigurarea faptului că funcționarii publici federali îndeplinesc obligația de a notifica reprezentantului angajatorului (angajatorului), parchetului Federației Ruse și altor organisme guvernamentale federale cu privire la toate cazurile în care orice persoană îi contactează pentru a-i determina să comită acte de corupție infracțiuni;
• 6) organizarea educației juridice pentru funcționarii publici federali;
• 7) efectuarea de audituri interne;
• 8) verificarea acurateții și a caracterului complet al informațiilor privind veniturile, proprietatea și obligațiile legate de proprietate, prezentate de cetățenii care aplică pentru posturi în serviciul public federal și funcționarii publici federali, informațiile transmise de cetățenii care solicită posturi în serviciul public federal, în conformitate cu cu actele juridice de reglementare ale Federației Ruse, verificarea respectării de către funcționarii publici federali a cerințelor privind conduita oficială, precum și verificarea respectării de către cetățenii care dețin funcții în serviciul public federal cu restricții atunci când încheie un contract de muncă și (sau) un contract civil contract de lege după părăsirea serviciului public federal în cazurile prevăzute de legile federale;
• 9) pregătirea de către direcțiile specificate ale serviciilor de personal (funcționarii acestora) în conformitate cu competența lor a proiectelor de acte normative de reglementare privind combaterea corupției;
• 10) interacțiunea cu agențiile de aplicare a legiiîn domeniul de activitate stabilit;
• 11) analiza informațiilor privind veniturile, proprietățile și obligațiile legate de proprietate, prezentate de cetățenii care aplică pentru posturi în serviciul public federal și funcționarii publici federali, informații despre respectarea de către funcționarii publici federali a cerințelor de conduită oficială, privind prevenirea sau soluționarea conflictelor de interes și respectarea stabilite pentru aceștia, interdicții, restricții și obligații, precum și informații despre respectarea de către cetățenii care au ocupat funcții în serviciul public federal cu restricții atunci când au încheiat un contract de muncă și (sau) un contract civil după plecare. serviciul public federal în cazurile prevăzute de legile federale.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă” (denumit în continuare Decretul privind cărțile de muncă) a aprobat Regulile pentru păstrarea și păstrarea înregistrările de lucru, producerea formularelor de carnet de muncă și furnizarea acestora către angajatori (denumite în continuare Reguli pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă). În baza Decretului Guvernului Federației Ruse din 01.03.2008 nr. 132 „Cu privire la modificările la Decretul Guvernului Federației Ruse din 16.04.2003 nr. 225”, în paragraful 35 din Norme, în special, au fost făcute modificări, conform cărora, la concedierea unui angajat (încetarea unui contract de muncă), toate înregistrările înscrise în carnetul său de muncă în timpul lucrului său cu acest angajator trebuie să fie certificate prin semnătura angajatorului sau a persoanei responsabile cu menținerea muncii. cărți, sigiliul angajatorului și semnătura angajatului însuși.

În conformitate cu această rezoluție, Ministerul Muncii și Protecției Sociale al Federației Ruse a fost instruit să aprobe instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă. Cu toate acestea, deoarece această instrucțiune nu a fost încă îndeplinită, Instrucțiunile pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69 (denumite în continuare Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă) , continuă să fie în vigoare, într-o serie de poziții intră în conflict cu cerințele Decretului Guvernului Federației Ruse din 03/01/2008 nr. 132. Lucrătorii practicieni de serviciu de personal nu pot rezolva această contradicție, regăsindu-se într-un situaţie dificilă la pregătirea carnetelor de muncă ale muncitorilor. De exemplu, Instrucțiunea prevede utilizarea sigiliului organizației (serviciul personalului) atunci când se face o înscriere în cartea de muncă despre concedierea unui angajat, în timp ce Regulile impun în acest caz, doar sigiliul angajatorului. Ghidați de principiul statului de drept, angajații HR ar trebui să folosească doar sigiliul organizației în acest caz.

În pachetul de acte legale și de reglementare care reglementează problemele muncii de birou, important are, de asemenea, Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 aprilie 2005 nr. 221 „Cu privire la aprobarea Regulilor pentru furnizarea de servicii poștale” (denumite în continuare Regulile pentru furnizarea de servicii poștale), care, în în special, stabilește procedura de înregistrare a adresei în detaliile documentelor „Destinatar” și „Date de referință” despre organizație.”

Pentru reducerea numărului de formulare utilizate, ministerelor și departamentelor li se recomandă elaborarea de formulare documentare unificate care să cuprindă un set de detalii stabilite în conformitate cu sarcinile în curs de rezolvare într-un anumit domeniu de activitate și amplasate într-o anumită ordine pe un suport de stocare.

Mijloacele importante de susținere a informațiilor sunt clasificatorii de informații tehnice, economice și sociale, adică. documente de reglementare care conțin un set și coduri atribuite pentru numele obiectelor, informații despre care sunt utilizate în activitățile organismelor guvernamentale și de conducere și sunt conținute în formulare de documente unificate.

În funcție de domeniul de aplicare, clasificatorii sunt împărțiți în clasificatori întregi din Rusia, industrie și întreprinderi. În munca de birou a organizațiilor, instituțiilor și întreprinderilor, se folosesc clasificatoare integral rusești:

• OKPO - Clasificatorul întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor;
• OKUD - Clasificatorul integral rusesc al documentației de management;
• OKOGU - Clasificator rusesc al puterii de stat și organelor de conducere;
• Despre KATO - Clasificatorul integral rusesc al obiectelor diviziei administrativ-teritoriale;
• OKIN - Clasificatorul întreg rusesc al informațiilor despre populație;
• OKSO - Clasificator al specialităților în întregime în funcție de educație.

Clasificatorul integral rusesc al documentației de management OK 011-93 a fost adoptat și pus în aplicare prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 nr. 299 (denumit în continuare OKUD). Se foloseste:

• pentru înregistrarea formularelor de documente;
• eficientizarea fluxurilor de informații;
• reducerea formelor utilizate;
• excluderea din circulație a formelor neuniforme de documente;
• asigurarea contabilității și sistematizării formelor unificate de documente pe baza înregistrării acestora;
• controlul asupra compoziției documentelor și evitarea dublării informațiilor utilizate în sistemul de management;
• organizarea controlului efectiv asupra utilizării formelor unificate de documente.

Perioadele de păstrare a documentelor sunt stabilite în Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare, aprobată de șeful Serviciului Federal de Arhive la 6 octombrie 2000.

Lista include documentele generate la documentarea aceluiași tip de funcții de conducere îndeplinite de instituții, organizații și întreprinderi, indiferent de scopul funcțional, forma de proprietate, nivelul și scara activității. Cerințele sale se aplică tuturor organizațiilor, dar sunt aplicate diferit în cadrul acestora. Perioadele temporare de păstrare se aplică tuturor organizațiilor. O perioadă de depozitare permanentă este utilizată de către stat, organizațiile municipale și organizatii neguvernamentale- surse de achizitie a arhivei. Stat, organizatii municipale, care nu sunt surse de achiziție ale arhivelor de stat și municipale, păstrează documentele timp de 10 ani, cele nestatale - cel puțin 10 ani.

Perioada de păstrare a documentelor se calculează de la 1 ianuarie a anului următor celui în care au fost finalizate. Marca „Până trece nevoia”înseamnă că documentația are doar importanță practică. Perioada de păstrare a acestuia este determinată de organizație însăși, dar nu poate fi mai mică de un an.

Lista documentelor de arhivă de management standard generate în cursul activităților organelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor a fost aprobată prin ordin al ministrului culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558.

Serviciul de personal al unei societăți pe acțiuni trebuie să aibă și un Regulament privind procedura și termenele de păstrare a documentelor societăților pe acțiuni, aprobat prin hotărâre. Comisia Federală dupa piata valori mobiliare din 16 iulie 2003 Nr. 03-33/ps „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind procedura și termenele de păstrare a documentelor societăților pe acțiuni”.

Un grup mare de documente de reglementare este format din reglementări locale create independent în fiecare organizație în conformitate cu legislația în vigoare.

Reglementări locale - Acest acte juridice, cuprinzând norme legale care reglementează raporturile de muncă (oficiale) și alte relații conexe, acceptate de angajator(reprezentantul angajatorului) în modul prescris în competența sa în conformitate cu legislația în vigoare, convențiile și acordurile colective, în scopul elaborării și specificației reguli generaleîn raport cu specificul organizaţiei (organismului) în cauză.

Conform Codului Muncii al Federației Ruse, reglementările locale obligatorii pentru fiecare angajator trebuie să includă:

• tabelul de personal (articolul 57);
• regulamentul intern al muncii (articolele 56, 189, 190);
• documente prin care se stabilește procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, drepturile și obligațiile acestora în acest domeniu (articolele 86-90);
• programul de vacanță (articolul 123);
• reguli și instrucțiuni privind protecția muncii (articolul 212).

Aceste documentele de personal sunt printre cei care sunt inspectați în primul rând de inspectorii de la Inspectoratul Federal de Muncă.

O listă aproximativă a reglementărilor locale utilizate în procesul de gestionare a personalului unei organizații poate fi clasificată pe diferite motive.

Să determine personalul și structura postului organizației și statut juridic personalul acestuia este creat:

• carta organizatiei;
• regulile regulamentelor oficiale (interne) ale organizației;
• regulamentul de personal (determinarea statutului principalelor categorii și grupe de personal);
• programul de personal;
• reglementări privind diviziunile structurale ale organizației (regulamente privind serviciul de personal, privind serviciul de management al personalului);
• prevederi privind datele cu caracter personal și protecția acestora;
• fișele postului(regulamente de serviciu).

Pentru a reglementa aplicarea tehnologiilor de bază ale personalului se creează următoarele prevederi:

• despre procedura de angajare;
• despre perioada de probă;
• despre concursul pentru ocuparea posturilor vacante;
• privind dezvoltarea profesională și profesională a personalului (cariera personalului);
• privind procedura de numire în funcții de conducere;
• despre rotația personalului;
• privind certificarea personalului;
• despre examenul de calificare (despre procedura de atribuire a calificărilor);
• privind evaluarea personalului;
• O formare profesională personal;
• despre rezerva de personal;
• privind procedura de concediere a personalului.

Pentru reglementarea aspectelor legate de stimulentele de personal se creează următoarele prevederi:

• privind remunerarea materială a personalului;
• privind asigurarea pensiilor pentru personal;
• privind stimulentele morale pentru personal;
• codul corporativ de conduită pentru personal.

• Panin I. N. Reglementări locale în sistemul de management al personalului. Managementul personalului: manual / ed. ed. A. I. Turchinova. Ed. a II-a, revizuită. si suplimentare M., 2008. P. 479.

de reglementare suport metodologic Sistemele de management al personalului sunt un ansamblu de documente cu caracter organizatoric, organizatoric-metodologic, organizatoric-administrativ, tehnic, normativ-tehnic, tehnico-economic și economic, precum și materiale normative și de referință care stabilesc norme, reguli, cerințe, caracteristici, metode. și alte date, utilizate în rezolvarea problemelor de organizare a muncii și de gestionare a personalului și aprobate în modul prescris de către organul competent sau conducerea organizației.

Sprijinul normativ și metodologic creează condiții pentru un proces eficient de pregătire, adoptare și implementare a deciziilor cu privire la aspectele legate de managementul personalului. Constă în organizarea elaborării și aplicării documentelor metodologice, precum și în menținerea managementului normativ în sistemul de management al personalului.

Gruparea materialelor normative și metodologice, caracteristicile conținutului acestora, exemple de norme, standarde, documente și denumirile unor documente sunt prezentate în tabel. 3.6.

Responsabilitatea pentru furnizarea sistemului de management al personalului cu documente normative și metodologice revine diviziilor relevante ale aparatului de management al organizației (departamentul de standardizare, departamentul de organizare a managementului, departamentul juridic).

Pe baza documentelor standard, ținând cont de caracteristicile organizației, angajații din managementul personalului elaborează documente pentru uz intern. Astfel, un document organizatoric si administrativ important este regulamentul intern al muncii, care reglementeaza programul de munca in organizatie. În conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, un lucrător este obligat să efectueze munca care i-a fost atribuită în conformitate cu reglementările interne ale muncii. Regulile se adoptă în următoarea ordine. Administrația elaborează proiecte de reguli și le supune discuțiilor la adunarea generală (conferință), care le aprobă în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse.

Structura standard a regulamentelor interne de muncă conține următoarele secțiuni:

1. Dispoziții generale

1.1. Dreptul la muncă. Definiţia disciplinei

1.2. Scopurile regulilor

1.3. Utilizarea regulilor

1.4. Aplicarea regulilor

2. Procedura de angajare și concediere a lucrătorilor și angajaților

2.1. Documente

2.2. Responsabilitatile administratiei la admitere

2.3. Înregistrări de lucru

2.4. Incetarea unui contract de munca

3. Responsabilitățile de bază ale lucrătorilor și angajaților

3.1. Lucrează cinstit, păstrează disciplina

Tabelul 3.6. Documente normative și metodologice ale sistemului de management al personalului

3.2. Creșteți productivitatea

3.3. Îmbunătățiți calitatea muncii

3.4. Respectați cerințele de protecție a muncii

3.5. Eliminați motivele care interferează cu munca

3.7. Ai grijă de proprietate

3.8. Comportați-vă cu demnitate

4. Principalele responsabilități ale administrației

4.1. Organizați corect munca

4.2. Creați condiții pentru creșterea productivității muncii

4.3. Dezvoltați forme de stimulente pentru muncă

4.4. Planifică munca și asigură îndeplinirea sarcinilor atribuite

4.5. Îmbunătățiți organizarea remunerației

4.6. Oferă disciplină

4.7. Respectați legea

4.8. Preveniți rănile

4.9. Monitorizați cunoștințele angajaților cu privire la instrucțiunile de siguranță a muncii

4.10. Dezvolta competitia

4.11. Implementează invenții

4.12. Oferă pregătire avansată

4.13. Creați condiții pentru ca forța de muncă să lucreze

4.14. Fii atent la nevoile angajaților

5. Program de lucruși utilizarea acestuia

5.1. Început și sfârșit de lucru, pauze pentru odihnă și mâncare

5.2. Urmărirea timpului

5.3. Peste orar

6. Recompense pentru succesul la locul de muncă

6.1. Promoții Pitchfork

6.2. Procedura de aplicare a măsurilor de stimulare

6.3. Recompense pentru merite speciale

6.4. Măsuri de stimulare aplicate de forța de muncă

7. Răspunderea pentru încălcări ale disciplinei muncii

7.1. Definiţia Violation

7.2. Tipuri de sancțiuni

7.3. Pedeapsa pentru absenteism

7.4. Procedura de aplicare a sancțiunilor

7.5. Puterea disciplinară colectiv de muncă

Este indicat ca o organizație să-și îmbunătățească reglementările de muncă, considerând reglementările interne ale muncii drept cel mai important act normativ - un instrument de îmbunătățire a organizării muncii. Este recomandabil să includeți în ele următoarele secțiuni: despre remunerație, despre secret comercial, despre asigurare, despre protectia muncii.

Cel mai important document organizatoric este contractul colectiv, elaborat cu participarea directă a departamentelor de management al personalului (departamentul de resurse umane, departamentul de organizare a muncii și de salarizare, departament juridic). Contractul colectiv este un acord încheiat de colectivul de muncă cu administrația pentru a reglementa relațiile acestora în procesul de producție și activități economice pe o perioadă de la unu la trei ani.

Procedura și condițiile pentru încheierea unui contract colectiv sunt determinate de Legea Federației Ruse „On contractele colectiveși acorduri" din 11 martie 1992 nr. 2490-1, astfel cum a fost modificată prin Legea federală din 24 decembrie 1995 nr. 176-FZ. În conformitate cu Legea, reprezentanții lucrătorilor sunt organe sindicateleși asociațiile acestora. Angajatorii sunt reprezentați de șefii organizației sau de alte persoane autorizate în conformitate cu statutul organizației.

Oricare dintre părți are dreptul de a iniția negocieri privind elaborarea, încheierea și modificarea unui contract colectiv. Pentru desfășurarea negocierilor colective și elaborarea unui proiect de acord, părțile, în condiții de egalitate, creează o comisie autorizată, a cărei componență, calendarul, locul și ordinea de zi a negocierilor sunt stabilite de părți. Proiectul de contract colectiv trebuie discutat de către angajații din diviziile organizației și finalizat ținând cont de comentariile și sugestiile primite. Proiectul unificat de acord finalizat este aprobat adunarea generală(conferința) angajaților organizației și semnată de reprezentantul salariaților și angajator.

Contractul colectiv poate include obligații reciproce ale angajatorului și angajaților cu privire la următoarele aspecte:

Forma, sistemul și valoarea remunerației, recompense bănești, beneficii, compensații, plăți suplimentare;

Un mecanism de reglementare a salariilor pe baza creșterii prețurilor, a nivelului inflației și a îndeplinirii indicatorilor stabiliți prin contract;

Angajare, recalificare, condiții de eliberare a lucrătorilor;

Determinarea timpului de muncă și a timpului de odihnă;

Îmbunătățirea condițiilor de muncă și a protecției muncii pentru lucrători, inclusiv pentru femei și tineri (adolescenti);

Asigurari sociale si de sanatate voluntare si obligatorii;

Respectarea intereselor lucrătorilor în timpul privatizării întreprinderilor și locuințelor departamentale;

Securitatea economică și protecția sănătății lucrătorilor la locul de muncă;

Beneficii pentru angajați care combină munca cu formarea:

Monitorizarea implementarii contractului colectiv, procedura de efectuare a modificarilor si completarilor la acesta, responsabilitatea partilor, parteneriatul social, prevederea conditii normale funcționarea reprezentanților angajaților;

Refuzul grevelor în condițiile cuprinse în contract, sub rezerva implementării lor la timp și complet.

Condițiile unui contract colectiv încheiat în condițiile legii sunt obligatorii pentru angajator. Daca termenii contractului inrautatesc pozitia lucratorilor fata de lege, atunci sunt invalidi.

Documentele cu caracter organizatoric, metodologic si metodologic le includ pe cele care reglementeaza indeplinirea functiilor de management al personalului. Aceasta include: regulamente de formare rezerva de personalîn organizație; reglementări privind organizarea adaptării angajaților; recomandări pentru organizarea recrutării și selecției personalului; poziție privind reglarea relațiilor în echipă; reglementări salariale; instrucțiuni pentru respectarea normelor de siguranță etc.

Elaborarea acestor documente este realizată de angajații nivelurilor relevante ale sistemului de management al personalului.

La rândul său, pentru a dezvolta aceste documente și alte documente, precum și pentru a îndeplini o serie de funcții de management al personalului, un document de reglementare precum Manual de calificare posturi de manageri, specialiști și alți angajați, aprobate de Ministerul Muncii al Federației Ruse în 1998 (în noua editie din 2007). Se urmărește reglementarea organizării muncii a acestor categorii de lucrători, asigurarea selecției, plasarea și utilizarea rațională a personalului și stabilirea salariilor pentru lucrători în funcție de nivelul lor de calificare. Directorul cuprinde caracteristicile de calificare ale posturilor, fiecare dintre ele având următoarele secțiuni: „Responsabilitățile postului” - funcții care pot fi încredințate integral sau parțial salariatului care ocupă această funcție; „Trebuie să știe” - cerințe pentru un angajat în legătură cu cunoștințe speciale, cunoasterea legislatiei, metodelor si mijloacelor de implementare responsabilități de serviciu; „Cerințe de calificare” - un anumit nivel și profil pregătire specială angajat, educația lui, necesita experiență de muncă.

Pentru caracterizarea posturilor de muncă, tarifarea muncii, atribuirea categoriilor de calificare lucrătorilor, întocmirea programelor de formare și formare avansată pentru lucrători, se folosește un document de reglementare precum Tariful unificat și Repertoria de calificare a muncii și profesiilor muncitorilor (UTKS). Caracteristicile tarifare și de calificare ale profesiilor muncitorilor sunt date pe categorii și constau din secțiuni: „Caracteristicile muncii” - o listă a aptitudinilor de muncă pe care trebuie să le aibă un muncitor pentru a primi categoria corespunzătoare muncii prestate; „Trebuie să fie capabil” - cunoștințele și abilitățile speciale minime necesare pentru a lucra în această categorie; „Exemple de muncă” este o listă a celor mai tipice lucrări pentru o anumită profesie și o anumită categorie tarifară.

Să luăm în considerare conținutul unor tipuri de documentație de reglementare.

Regulamentul de personal reflectă aspecte de dezvoltare profesională și socială a forței de muncă, relația acesteia cu administrația, siguranța locului de muncă pentru personal etc. Reglementările sunt elaborate în principal în organizatii comerciale. Conținutul și structura acestui document sunt aprobate și recomandate pentru utilizare de către Agenția Federală pentru Managementul Proprietății Federale a Federației Ruse și Fundația Rusă proprietate federală. Se recomandă includerea următoarelor secțiuni în textul Regulamentelor: dispoziții generale; conceptul de personal; principiile relațiilor dintre administrație și personal; program de dezvoltare a personalului; sistemul de recrutare a personalului; dezvoltarea personalului; dreptul personalului de a alege forme de organizare a muncii; siguranța locului de muncă pentru personal; garanții sociale personal; participarea personalului la profit; administrație, personal și sindicat; responsabilitatea administrației și a personalului; prevederi finale; aplicație: de exemplu, Reguli de conduită în afaceri pentru personal (Codul de conduită în afaceri).

Reglementări privind o diviziune - un document care reglementează activitățile oricăruia unitate structurală organizație (departament, serviciu, birou, grup etc.) - sarcinile, funcțiile, drepturile, responsabilitățile acesteia. O structură tipică de furnizare include următoarele secțiuni:

1) dispoziții generale (cui se raportează această unitate, gradul de independență, ce acte juridice urmează în activitățile sale etc.);

2) sarcinile unității;

3) structura organizatorică a unității (diagrama care indică subordonarea și relațiile liniar-funcționale, metodologice și de altă natură ale unităților individuale și ale angajaților unității);

4) funcţiile unităţii;

5) relația unității cu alte părți ale organizației, cu indicarea informațiilor, documentației primite și transmise de această unitate, de la cine și cui, calendarul și frecvența;

6) drepturile unității (în limita funcțiilor care îi sunt atribuite);

7) responsabilitatea unității (în cadrul competențelor care îi sunt atribuite pentru calitatea proastă și implementarea intempestivă).

Reglementările standard privind diviziile sunt cuprinse în literatura de specialitate, dar necesită adaptare și clarificare în raport cu fiecare întreprindere și divizie specifică.

Totalitatea posturilor de angajat se reflectă în masa de personal- un document aprobat de șeful organizației și care conține informații cu privire la numărul de angajați din categoriile relevante (unități de personal) pentru fiecare post, titlurile postului, salariile oficiale și indemnizațiile.

Tabelul de personal poate fi întocmit conform formularului de mai jos.

Pentru fiecare post cuprins în tabelul de personal trebuie elaborată o fișă a postului, care se întocmește pe baza Regulamentului de unitate, caracteristici de calificare, precum și analiza postului (sau loc de muncă, post) și descrierea compilată a postului (locul de muncă, post). Fișa postului definește îndatoririle, drepturile și responsabilitățile fiecărui angajat care ocupă o anumită funcție, începând cu adjuncții șefilor de unitate. Activitățile înalților funcționari ai organizației și ale adjuncților acestora sunt reglementate de Carta acesteia, iar șefii de departamente sunt reglementate de Regulamentul privind acestea.

O specificație personală este un set de cerințe care funcționează într-un anumit loc de muncă sau într-un anumit loc de muncă pentru un angajat. Rezultă direct din descrierea postului (sau a locului de muncă, a postului) și răspunde la întrebarea: „Care sunt trăsăturile de caracter, care ar trebui să fie experiența unei persoane, educația sa pentru ca acesta să desfășoare cu succes munca la acest loc de muncă ( poziţie)?" Profilul de personalitate oferă informațiile necesare pentru a recruta și selecta angajații potriviți pentru interviuri.

Cele mai complete cerințe de bază pentru un angajat au fost dezvoltate de profesorul englez A. Roger în 1930. În fiecare caz specific, compoziția acestora poate fi ajustată.

Specificația personală poate fi compilată fie sub formă de text, fie sub formă de tabel (Tabelul 3.7).

Tabelul identifică trei categorii de calități:

Principalele calități cerute, de ex. cele fără de care munca nu poate fi efectuată la un nivel satisfăcător;

Tabelul 3.7. Specificații de personalitate

Calități de dorit: ar trebui să se acorde preferință candidaților care le posedă, cu condiția să aibă alte calități de bază;

Contraindicații: calități care exclud automat candidații, deși se potrivesc parametrilor unui prieten.

Există și alte opțiuni pentru întocmirea unei specificații personale. Astfel, în SUA este utilizată pe scară largă specificația personală a lui M. Fraser, care include cinci puncte: influența asupra altor persoane (caracteristici fizice, aspect, vorbire, comportament); calificări acumulate (educație, formare profesională, formare, experiență în muncă); abilități naturale (rapiditate de înțelegere și capacitatea de a învăța): forță motrice - motivație (obiective stabilite pentru sine, determinare și consecvență în atingerea scopurilor, succes în atingerea acestora); adaptare (stabilitate emoțională, capacitatea de a rezista la stres și de a interacționa cu oamenii).

O specificație personală întocmită în oricare dintre aceste două moduri este un instrument important în selectarea candidaților pentru post vacant, desfășurarea unui interviu de selecție, întrucât în ​​timpul acestora calitățile unui individ care aplică pentru un post sunt comparate cu cele cuprinse în caietul de sarcini personal și reprezintă, parcă, un portret ideal al unui viitor angajat din punctul de vedere al organizației.

Pregătirea unei specificații personale necesită cunoștințe speciale și se realizează cel mai des consultant profesionist sau un ofițer de resurse umane special pregătit. La selectarea candidaților pentru un post vacant, utilizarea acestui document este aceea calitati personale Fiecare solicitant este comparat cu calitățile unui angajat „ideal”.

3.6.2. Suport juridic

Suportul juridic pentru sistemul de management al personalului constă în utilizarea mijloacelor și formularelor impact juridic asupra organelor si obiectelor managementului personalului in vederea realizarii functionarii eficiente a organizatiei.

Sarcinile principale suport juridic sistemele de management al personalului sunt reglementare legală relațiile de muncă dintre angajatori și angajați; protectia drepturilor si interese legitime angajaţilor care decurg din raportul de muncă.

Suportul juridic pentru sistemul de management al personalului include: respectarea, executarea și aplicarea normelor legislației în vigoare în domeniul muncii și relațiilor de muncă; elaborarea și aprobarea actelor normative și nenormative locale cu caracter organizatoric, administrativ, economic; pregătirea propunerilor de modificare a reglementărilor existente sau de abrogare învechite și efectiv invalide emise de organizație pe probleme de muncă și personal.

Implementarea suportului juridic în organizație este încredințată conducătorului acesteia și altor funcționari (în limita drepturilor și puterilor care le sunt acordate atunci când exercită funcții organizatorice, administrative, administrative, economice, de muncă și de altă natură), precum și șeful sistemului de management al personalului și angajații acestuia pe probleme de competența lor. Unitatea principală de întreținere munca juridicaîn domeniul legislaţiei muncii este compartimentul juridic.

Una dintre condițiile specifice pentru munca serviciilor de personal este ca acestea activități zilnice conectat direct cu oamenii. Organizați munca de angajare a angajaților, asigurați transferurile în timp util la alte locuri de muncă, efectuați concedieri și preveniți apariția situatii conflictuale legate de încălcări ale angajării, concedierii etc. - toate astfel de măsuri sunt posibile numai pe baza unei reglementări clare a drepturilor și obligațiilor tuturor participanților la relațiile de muncă.

Acest lucru se realizează prin stabilire norme juridice centralizat sau local. În legislația muncii, locul predominant este ocupat de actele de reglementare centralizată - Codul Muncii al Federației Ruse, decrete ale Guvernului Federației Ruse, acte ale Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse. În același timp, există probleme de muncă care pot fi rezolvate cu ajutorul normelor legale locale adoptate în fiecare organizație.

În condițiile pieței, domeniul de aplicare al reglementărilor locale se extinde constant. Astfel de acte includ: ordinele șefului organizației cu privire la probleme de personal (cu privire la angajare, concediere, transferuri), reglementări privind departamentele, fișe de post, standarde organizaționale etc.

Principalele sarcini ale departamentului juridic în acest domeniu sunt: ​​(a) elaborarea proiectelor de regulamente ale organizației; (b) expertiza juridica reglementări elaborate în sistemul de management al personalului pentru respectarea cerințelor legale și aprobarea acestora; (c) organizarea înregistrării și stocării sistematice a actelor legislative și de reglementare primite de organizație și publicate de aceasta; (d) informarea departamentelor și serviciilor cu privire la legislatia actuala despre munca; (e) explicarea legislației în vigoare a muncii și a procedurii de aplicare a acesteia.

Sistemul de reglementare a muncii cuprinde acorduri generale, sectoriale, regionale si teritoriale, contracte colective si alte acte juridice aplicate direct in organizatii.

Actele juridice cu caracter nenormativ sunt ordine și instrucțiuni care pot fi emise de șefii serviciului de gestionare a personalului și de toate direcțiile acestuia pe probleme de anunț. actiune disciplinara, stimulente angajaților, măsuri de siguranță, concedii, rezilierea contractelor de muncă etc.

Principalele acte legislative care reglementează relaţiile de muncă, sunt: ​​Codul civil al Federației Ruse, Codul Muncii al Federației Ruse, Legea Federației Ruse „Cu privire la contractele și contractele colective”, Legea Federației Ruse „Cu privire la ocuparea forței de muncă a populației în Federația Rusă”, Legea Federația Rusă „Cu privire la procedura de soluționare a contractelor colective” litigii de munca(conflicte)”, Decretul președintelui Federației Ruse „Cu privire la parteneriatul socialși soluționarea conflictelor (conflictelor) de muncă”, etc.

Ca urmare a studierii capitolului 2, studentul ar trebui: stiu:

• ? cadrul de reglementare care reglementează munca cu documente,
• ? tipuri de forme,
• ? tehnologie pentru crearea formelor,
• ? conceptul de model, formă, scriere cu șablon; a putea:
• ? crea diverse tipuri forme,
• ? utilizați șabloane atunci când creați documente,
• ? creați șabloane.

CADRUL DE REGLEMENTARE A LUCRĂRILOR CU DOCUMENTE

Legislația privind munca de birou s-a dezvoltat în mod istoric în așa fel încât normele, regulile și cerințele pentru munca de birou au fost împrăștiate într-o serie de reglementări. Cunoașterea acestor documente este necesară nu numai pentru specialiștii din domeniul muncii de birou și arhivare, ci și pentru managerii de la toate nivelurile și pentru toți cei care, prin natura activităților lor, sunt asociați cu întocmirea documentației de gestiune.

Actul juridic inițial care definește politici publiceîn domeniul schimbului de informații și documente, este Constituția Federației Ruse. Constituția prevede: „Orice persoană are dreptul să caute, să primească, să transmită, să producă și să răspândească liber informații prin orice mijloc legal...”.

Această prevedere este dezvoltată într-un astfel de act juridic precum Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor”.

Legea federală conține o serie de prevederi fundamentale pentru suportul documentației pentru management. Legea a stabilit procedura de documentare obligatorie a informațiilor și traducerea acesteia în resurse informaționale, a formulat terminologia necesară (informații, informatii documentate etc.), au obligat întreprinderile și organizațiile de toate formele de proprietate să furnizeze informațiile relevante necesare autorităților guvernamentale.

Baza normativă și metodologică pentru munca de birou include:

• 1) acte legislative ale Federației Ruse în domeniul informatizării și documentării;
• 2) decrete și ordine ale președintelui Federației Ruse, decrete și ordine ale Guvernului Federației Ruse care reglementează problemele de sprijinire a documentației la nivel federal;
• 3) acte juridice ale autorităților executive federale (ministerie, comitete, servicii, agenții etc.) atât de natură la nivel de industrie, cât și de departament;
• 4) actele juridice ale organelor de reprezentare și putere executivă ale entităților constitutive ale Federației și ale entităților teritoriale ale acestora, care reglementează problemele muncii de birou;
• 5) acte juridice cu caracter normativ și instructiv, documente metodologice privind conducerea biroului instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor;
• 6) standardele de stat pentru documentare;
• 7) sisteme unificate documentare;
• 8) clasificatori întregi ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale.

Sistem de stat de documentare suport pentru management (Fig. 2.1).

• 1. Cerințe de bază pentru documente și servicii de suport pentru documentație (GSDS).
• 2. Documente de reglementare privind organizarea muncii manageriale și protecția muncii.
• 3. Documente de reglementare privind organizarea depozitării în arhivă a documentelor.

În Federația Rusă nu există un singur organism responsabil pentru cuprinzătoare raspunderea juridica pentru documentația creată și utilizată de societate.

Această responsabilitate este dispersată între un număr de organisme guvernamentale și de conducere, în conformitate cu responsabilitățile funcționale ale acestora.

Orez. 2.1.

Prin deciziile autorităților, un rol semnificativ în gestionarea documentației în diferitele sale aspecte este atribuit Serviciului de Arhivă de Stat al Rusiei.

Codul civil al Federației Ruse a stabilit baza legală nu numai pentru activitățile persoanelor juridice, ci și pentru documentarea acesteia. O serie de articole din Codul civil al Federației Ruse stabilesc cerințe pentru conținutul cartei și al acordului constitutiv pe baza cărora funcționează. persoane juridice. Codul Federației Ruse privind încălcările administrative prevede sancțiuni administrative pentru încălcarea regulilor de păstrare, achiziție, contabilitate și utilizare a documentelor de arhivă. Codul penal al Federației Ruse a fost instituit raspunderea penala pentru actiuni ilegale cu documente si informatii.

O serie de acte legislative ale Federației Ruse (Legea constituțională federală din 25 decembrie 2000 nr. 2-FKZ „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse” (denumită în continuare Legea cu privire la emblema de stat a Federației Ruse), Legea Federației Ruse din 25 octombrie 1991 nr. 1807-1 „Cu privire la limbile popoarelor Federației Ruse”, Legea federală din 29 decembrie 1994 nr. 77-FZ „Cu privire la depunerea obligatorie a documentelor”, 04.06.2011 Nr. 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică”, Legea federală din 29 iulie 2004 Nr. 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale”, Legea federală din 22.10.2004 Nr. 125-FZ „Cu privire la arhivare în Federația Rusă”, Legea federală din 12/06/2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, etc.) conține standarde care trebuie luate în considerare la întocmirea, prelucrarea și stocarea documentelor de afaceri . Legislația actuală reglementează cerințele pentru documentele transmise prin diferite mijloace de comunicare, inclusiv e-mail, internetul, cerințele pentru protecția informațiilor, realizarea documentelor forță juridică(oficialitate).

Să menționăm, de asemenea, o serie de decrete ale Președintelui Federației Ruse: „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind Fondul de arhivă al Federației Ruse” din 17 martie 1994 nr. 552, „Cu privire la aprobarea Listei de informații clasificate ca secrete de stat” din 30 noiembrie. 1995 nr. 1203; Decrete ale Guvernului Federației Ruse: „Cu privire la aprobarea Regulilor de clasificare a informațiilor care constituie secrete de stat ca diferite grade de secretizare” din 4 septembrie 1995 nr. 870. Importanța acestor acte juridice pentru funcționarea evidenței țării- sistemul de păstrare este clar din chiar numele acestor documente.

Să ne oprim mai departe asupra reglementărilor care sunt în prezent de o importanță capitală pentru organizarea suportului de birou pentru management. Prevederile, cerințele și regulile acestor documente vor fi implementate suficient de complet în prezentarea ulterioară. Acestea sunt documentele.

Sistem de stat de documentare suport pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație (GSDOU). Sistemul de stat de suport pentru documentare pentru management rămâne în prezent cel mai cuprinzător la nivel de industrie act normativ reglementarea muncii cu documente de afaceri. Este un set de principii și reguli care stabilesc cerințe uniforme pentru documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente în organele guvernamentale, întreprinderi, instituții și organizații publice. Scopul principal al dezvoltării este de a eficientiza fluxul de documente, de a reduce numărul și de a îmbunătăți calitatea documentelor, de a crea condiții pentru utilizarea eficientă a documentelor progresive. mijloace tehniceși tehnologii pentru colectarea, procesarea și analizarea informațiilor.

În plus, Instituția de Învățământ de la Bugetul de Stat asigură consolidarea normativă a schimbărilor asociate cu apariția diferitelor forme de proprietate și îmbunătățirea activității aparatului de management.

Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”. Legea federală reglementează relațiile în domeniul organizării stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă, indiferent de forma lor de proprietate, precum și relațiile în domeniul managementului arhivistic în Federația Rusă în interesul cetățenilor, al societății și al statului. Alături de această Lege fundamentală, țara dispune de o serie de reglementări la diferite niveluri pentru a asigura siguranța documentelor, la care se vor face referiri în acest manual după caz.

GOSTR6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.” Naţional standard de stat GOST rusă R 6.30-2003 este cel mai important document de reglementare pentru pregătirea documentației de afaceri.

Cerințele GOST R 6.30-2003 se aplică documentelor organizatorice și administrative legate de sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă (USORD) - decrete, ordine, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori și alte documente incluse în OK 011-93 „Clasificatorul integral rus al documentației de management”. Standardul stabilește compoziția detaliilor documentelor, cerințele pentru pregătirea detaliilor documentului, cerințele pentru formularele de documente, inclusiv formularele de documente cu o reproducere a emblemei de stat a Federației Ruse.

Baza normativă și metodologică pentru munca de birou

În lumina intrării în vigoare la 1 iunie 2018 a noului GOST R 7.0.97-2016, trebuie avută în vedere reglementarea normativă și metodologică a muncii de birou.

Baza normativă și metodologică pentru munca de birou este un ansamblu de legi, reglementări și documente metodologice care reglementează tehnologia de creare a documentelor, prelucrarea, păstrarea și utilizarea acestora în activitățile curente ale instituției, precum și activitățile serviciului de management al biroului: structura acestuia, funcțiile, personalul, tehnica suport și alte câteva aspecte.

Baza de reglementare și metodologică pentru munca de birou include următoarele:

• actele legislative ale Federației Ruse în domeniul documentării și informațiilor;
• decrete și ordine ale președintelui Federației Ruse, rezoluții ale Guvernului Federației Ruse în domeniul muncii de birou;
• acte juridice de reglementare ale autorităților executive federale care reglementează problemele de sprijinire a documentației;
• reglementari tehniceși standardele naționale în domeniul managementului documentației;
• clasificatoare întregi ruși de informații tehnice, economice și sociale;
• sisteme de documentare unificate; – acte juridice de reglementare emise de conducerea instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor.

Cadrul de reglementare munca de birou în Federația Rusă se bazează pe legislația federală și pe GOST. Acestea din urmă stau la baza evidenței în organizații.

Actul juridic inițial care definește politica de stat în domeniul schimbului de informații și documente este Constituția Federației Ruse. Constituția Federației Ruse prevede: „Orice persoană are dreptul de a căuta, primi, transmite, produce și distribui liber informații în orice mod legal...”. Această prevedere este dezvoltată în cel mai important act juridic - Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ. Nu mai puțin importante sunt prevederile legea federală din 29 iunie 2015 N 162-FZ „Despre standardizarea în Federația Rusă”.

Codul civil al Federației Ruse a stabilit baza legală nu numai pentru activitățile persoanelor juridice, ci și pentru documentarea acesteia. O serie de articole din Codul civil stabilesc cerințe pentru conținutul cartei și al acordului constitutiv pe baza cărora își desfășoară activitatea persoanele juridice. Codul Federației Ruse privind încălcările administrative prevede sancțiuni administrative pentru încălcarea regulilor de păstrare, achiziție, înregistrare și utilizare a documentelor de arhivă.

Codul penal al Federației Ruse a stabilit răspunderea penală pentru acțiunile ilegale cu documente și informații. O serie de acte legislative ale Federației Ruse (Legile „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse”, „Cu privire la semnătura digitală electronică”, „Cu privire la secretele comerciale”, „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”, „Cu privire la contabilitate”, etc. .) conțin norme de care trebuie să se țină seama la întocmirea, prelucrarea și stocarea documentelor de afaceri.

Legislația actuală reglementează cerințele pentru documentele trimise prin diferite mijloace de comunicare, inclusiv e-mail, internet, cerințele de protecție a informațiilor, acordarea de forță legală documentelor (oficialitate) etc.

Decretele președintelui Federației Ruse se numără printre actorii normativi care reglementează munca de birou. Enumerăm principalele Decrete legate de reglementarea muncii de birou în Federația Rusă:

• Decretul „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind Fondul de arhivă al Federației Ruse”;
• Decretul „Cu privire la aprobarea Listei informațiilor clasificate ca secrete de stat”.

Decretele Guvernului Federației Ruse care reglementează munca de birou reglementează diferite aspecte ale fluxului de documente. Cele mai importante decrete ale guvernului rus în acest domeniu sunt:

• „Cu privire la aprobarea Regulilor de furnizare a serviciilor poștale”;
• „Cu privire la aprobarea Regulilor de clasificare a informațiilor care constituie secret de stat la diferite grade de secretizare”;
• „Despre dezvoltare sistem unificat clasificarea și codificarea informațiilor tehnice, economice și sociale.”

Caracteristicile GOST R 7.0.97-2016

GOST, care a intrat în vigoare la 1 iulie 2018, are o serie de caracteristici care trebuie luate în considerare în detaliu. Deci, noul GOST a intrat în vigoare în conformitate cu Ordinul Rosstandart din 25 mai 2017 N 435-st „Cu privire la modificările la Ordinul Agenției Federale pentru reglementare tehnicăși metrologia din 8 decembrie 2016 N 2004-st „Cu privire la aprobarea standardului național al Federației Ruse”.

Noul GOST are ca scop reglementarea următoarelor aspecte ale fluxului de documente:

• alcătuirea detaliilor documentelor și formularelor;
• reguli pentru pregătirea lor a detaliilor documentelor și formularelor;
• tipuri și mostre de formulare, aspectul detaliilor pe documentele de afaceri;
• reguli pentru crearea documentelor.

Elaborarea documentelor de reglementare pentru instituțiile de învățământ preșcolar

Documentarea cu competență a informațiilor și lucrul eficient cu documentele sunt posibile numai cu reglementări de reglementare procese tehnologice lucrul cu documente în cadrul organizației.

Principalul document de reglementare pentru munca de birou într-o organizație este instrucțiunea pentru munca de birou (sau suport de documentare pentru management), care stabilește reguli uniforme pentru pregătirea, executarea documentelor și lucrul cu acestea. În conformitate cu aceasta, putem concluziona că acest document ar trebui elaborat în fiecare organizație, întreprindere, instituție.

Instrucțiunile pentru munca de birou ar trebui să se bazeze pe legislația actuală în domeniul documentării și informațiilor (adică, pe baza normativă și metodologică a muncii de birou) și să reflecte caracteristicile specifice ale lucrului cu documente caracteristice unei anumite organizații. Cu alte cuvinte, putem spune că instrucțiunile de management al biroului organizației sunt întotdeauna individuale și iau în considerare toate caracteristicile atât ale compoziției documentelor, cât și ale tehnologiei de procesare a acestora.

Înainte de a dezvolta această instrucțiune, este necesar să se studieze principalele acte juridice și reglementări în domeniul documentării și informațiilor, să extragă informații utile din acestea și, de asemenea, să se analizeze procedura de lucru cu documentele într-o anumită organizație. Când creați astfel de instrucțiuni, puteți utiliza Instrucțiuni standard asupra muncii de birou în autoritățile executive federale și să ia de la acesta structura și individul puncte generale, obligatoriu pentru orice organizație. Referitor la structura instrucțiunilor pentru munca de birou, putem spune că ar trebui să conțină cel puțin trei părți: dispoziții generale, documentarea activităților de management, organizarea muncii cu documente și, de asemenea, să conțină anexe.

Pe lângă instrucțiunile pentru munca de birou, organizația trebuie să aprobe și un regulament privind serviciul de suport al documentației de management, care stabilește statutul, funcțiile, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile acestei unități structurale, precum și instrucțiunile corespunzătoare.

Procedura de sistematizare a documentelor este stabilită în nomenclatorul cauzelor, care este utilizat la formarea dosarelor, efectuarea unei examinări a valorii acestora, transferarea acestora la depozitare de arhivă, și este document obligatoriu pentru orice organizatie.

De asemenea, organizația poate utiliza și alte documente care reglementează activitatea în domeniul documentației suport pentru management. De regulă, instrucțiuni separate stabilesc regulile de lucru cu documente cu acces restricționat. Cerințele pentru întocmirea și executarea documentelor, pentru textele documentelor, pot fi stabilite printr-un document separat - regulile de întocmire și executare a documentelor.

Literatură

1. Basakov M.I. Lucru modern de birou: – M.: Rostov-pe-Don Phoenix 2007
2. Constituția Federației Ruse
3. Noul GOST R 7.0.97-2016: cum se certifică copiile cărților de muncă de la 1 iulie 2018, cum se întocmesc comenzile, cum se aplică ștampile // Consultant Plus - URL: http://www.consultant.ru/law /hotdocs/49855 html/.
4. Ordinul Rosstandart din 25 mai 2017 N 435-st „Cu privire la modificările la ordinul Agenției Federale pentru Reglementare Tehnică și Metrologie din 8 decembrie 2016 N 2004-st „Cu privire la aprobarea standardului național al Federației Ruse”