Rolul documentului în viața umană și în societate. Cursuri: apariția scrisului, apariția unui document Numele primului document scris despre viața societății

LUCRARE DE CURS

Știința documentației

Subiect:

Istoricul dezvoltării documentelor și scrisului

Introducere

Capitolul 1 Analiza teoretică a apariţiei scrisului şi a apariţiei documentului

1.1 Apariția scrisului

1.2 Dezvoltarea scrisului grecesc

1.3 Cărți manuscrise antice

Capitolul 2. Conceptul și semnificația unui document în activitati de management

2.1 Caracteristicile muncii de birou în Rusia

2.2 Lucrări de birou poștale (comandă).

2.3 Gestionarea evidențelor colegiului

2.4 Munca de birou executiv

2.5 Munca de birou în Rusia în secolul al XX-lea

Concluzie

Lista literaturii folosite

Introducere

Până la urmă, înainte de slavi, când erau păgâni, nu aveau scris, ci citeau și spuneau averi cu ajutorul trăsăturilor și incisivilor. Când au fost botezați, au încercat să noteze vorbirea slavă cu litere romane și grecești, fără ordine. Dar cum poți scrie bine cu litere grecești? Și așa a fost de mulți ani. Atunci Dumnezeu, iubitorul omenirii, care a stăpânit peste toți și nu lasă neamul omenesc fără cunoaștere, ci duce pe toți la cunoaștere și mântuire, s-a îndurat de neamul slav și i-a trimis pe Sfântul Constantin Filosoful, pe nume Chiril, drept și bărbat adevărat. Și le-a creat treizeci de litere și opt, unele după modelul literelor grecești, altele după vorbirea slavă. El a început cu prima literă, ca în alfabetul grecesc: încep cu „alfa”, iar el începe cu „az”. Și astfel ambele încep cu „az”. Și așa cum au creat ei alfabetul, imitând scrierea ebraică, tot așa a creat el pe cel grecesc. Pentru evrei, prima literă este „aleph”, care înseamnă „învățătură”. Și când aduc un copil la studiu, îi spun să învețe, iar acesta este „alef”. Tales of Chernorizets Brave „Despre scrieri”

Activitățile de management ale oricărei organizații se bazează pe informații. Informațiile pot fi transmise oral, pe hârtie sau mijloace electronice. Majoritatea informațiilor (până la 98%) utilizate în management sunt întocmite sub formă de documente, care sunt necesare pentru monitorizarea execuției, deciziilor probleme controversate, analiza și cercetarea managementului în vederea îmbunătățirii eficienței acestuia etc. Un document în management acționează atât ca subiect de muncă al unui lucrător managerial, cât și ca rezultat al acestuia.

Cuvântul „document” tradus din latină înseamnă „dovadă”, „metodă de probă”. Un document este un obiect material cu informații atașate pentru a-l transmite în timp și spațiu. Principalul suport de material este hârtia. Documentul îndeplinește următoarele funcții: informațional, organizatoric, comunicativ, educațional.

Cea mai importantă dintre aceste funcții este funcția de informare. Documentul înregistrează fapte, evenimente, fenomene de activitate practică și mentală a unei persoane.

Documentul are o funcție organizatorică. Cu ajutorul documentului, se acordă influență asupra unor grupuri de oameni pentru a-și organiza și coordona activitățile. Relaţiile externe ale întreprinderilor şi organizaţiilor sunt asigurate de funcţia comunicativă a documentelor.

Documentul poartă functie juridica, deoarece conținutul său este folosit ca dovezi atunci când se analizează probleme controversate de către părțile din relațiile de afaceri.

În fine, documentul îndeplinește o funcție educațională. Disciplinează interpretul, necesită un nivel crescut de pregătire educațională, iar un document bine executat cultivă gustul estetic personalului de conducere, crește prestigiul organizației în ochii partenerilor de afaceri.

ÎN Grecia antică Pentru scris au folosit un stylus - un băț ascuțit la un capăt. Au scris pe tăblițe de ceară. Pe revers, pe stylus a fost atașat un picior, care a netezit, adică a șters greșelile.

Strămoșii noștri îndepărtați au scris și ei cu un băț de plumb, care lasă litere gri pal. Ar putea fi șterse cu ușurință cu pulpă de pâine sau piatră ponce. În Franța, în secolul al XV-lea, a fost inventat creionul „parizian”, sau „sosul”. „Sosul” a fost pregătit astfel: în funingine s-au adăugat o parașută de cărbune și adeziv foarte slab.

Penele de gâscă și, uneori, pene de corb, păun și lebădă, au fost folosite pentru scris încă din secolul al VII-lea.

Pentru scris erau folosite obiecte precum frunze de bambus, papirus, lut, nisip, lemn, pietre și multe altele. Cel mai vechi mijloc de scris a fost pergamentul.

De exemplu, în timpul săpăturilor din insula grecească Creta, arheologii au găsit un mic disc acoperit cu imagini minuscule cu oameni, tufișuri, păsări și pești. Oamenii de știință au stabilit că discul are o vechime de 4000 de ani. Desigur, desenele nu erau foarte clare, abrupte și neclare, dar cu timpul s-au transformat în adevărată artă. Cel mai probabil, datorită desenelor antice, a apărut nu numai scrisul, ci și arta precum pictura.

Acest curs are scopul de a îmbunătăți cunoștințele în domeniul „Suport documentar al managementului”, „Managementul documentelor”, precum și pentru un studiu mai aprofundat al istoriei apariției scrisului și apariției documentului.

Lucrarea conține o cantitate mare de informații atât despre specialitatea „Managementul suportului documentației”, cât și despre istoria apariției scrisului și apariției documentului.

Această lucrare reprezintă materialul colectat pentru o cunoaştere mai aprofundată a istoriei elaborării documentelor şi scrisului. Lucrarea conține tabele, link-uri, figuri și multe altele.

Documentul – cunoscut și ca „dovadă” sau „metodă de probă” – este o parte la fel de importantă a cursului. Un document este rezultatul afișării unor fapte, evenimente, obiecte, fenomene de activitate obiectivă și activitate mentală a unei persoane. Este creat prin scriere, grafică, desen, fotografii, sunet - și înregistrare video.

Datorită scrisului, a apărut nu doar un document, ci și o modalitate de comunicare între oameni, o modalitate de exprimare a gândurilor.

Alegerea unui subiect te ajută să înveți nu numai fapte interesante, dar luminează și în domeniul apariției scrisului, atât istoria noastră, cât și istoria altor neamuri și clase.

Scopul acestui lucru munca de cercetare: studiază condiţiile, principiile, factorii, trăsăturile dezvoltării scrisului.

Pentru a atinge scopul cercetării, este necesar să se rezolve următoarele sarcini:

1. Definiți esența conceptelor „document” și „scris” și luați în considerare principalele definiții profesionale care se întâlnesc constant în istoria dezvoltării scrisului.

2. Analizați documentele istorice și determinați trăsăturile dezvoltării scrisului pe teritoriul diferitelor state.

Subiectul studiului îl constituie sursele scrise. Cercetare-obiect metoda, procesul, formarea si dezvoltarea scrisului.

Problema dezvoltării scrisului a fost descrisă recent de specialiști. Interesul pentru ea crește astăzi. Au apărut multe lucrări pe această problemă. Printre aceștia: M.I Avtokratova, V.I. Buganov „Tezaurul documentelor din trecut” și multe alte lucrări care sunt relevante în timpul nostru.

Capitolul 1 Analiza teoretică a apariţiei scrisului şi a apariţiei documentului

1.1 Apariția scrisului

Cele mai vechi texte egiptene care au ajuns la noi sunt rugăciunile către zei și înregistrările casnice. Cele mai vechi memento-uri ficţiune, supraviețuind până în zilele noastre, datează din mileniul II î.Hr. e. Probabil că au existat texte mai vechi, dar nu au supraviețuit.

Apariția scrierii egiptene datează din secolul al XX-lea. î.Hr e. Particularități sistem guvernamental a necesitat introducerea unor documente semnificative, care au contribuit la răspândirea scrisului. În ciuda complexității scrierii hieroglifice, deja în această perioadă străveche nu numai preotese, cărturari și nobili erau alfabetizați - răspândirea alfabetizării este evidențiată de instrucțiuni scrise către constructori, înscrise pe pietrele clădirilor din acea vreme. Treptat, pe baza vechii scrieri hieroglifice, s-a dezvoltat scrierea cursivă, cunoscută ulterior sub numele de scriere hieratică. Apoi, în jurul anului 700 î.Hr. e., din vechea scriere cursivă de afaceri a apărut o nouă literă - demotic (folk).

În general, cercetătorii desemnează cultura timpurie a Mesopotamiei drept Sumero-Akkadian. Numele dublu se datorează faptului că sumerienii și locuitorii regatului akkadian vorbeau limbi diferite și aveau sisteme de scriere diferite.

Oamenii de știință atribuie limba akkadiană ramurii semitice a limbilor afroasiatice. Scrierea akkadiană este reprezentată verbal – cuneiform silabară. Cele mai vechi monumente ale scrisului akkadian, realizate pe tăblițe de lut, datează din secolul al 25-lea. î.Hr e.

Scrierea sumeriană este mult mai veche. Este foarte decorativ și, după cum cred cercetătorii, provine din desene. Cu toate acestea, legendele sumeriene spun că, înainte de apariția scrierii imaginilor, exista un mod și mai vechi de a fixa gândurile - legarea nodurilor pe o frânghie și crestarea în copaci. De-a lungul timpului, scrierea picturală s-a schimbat: de la o reprezentare completă, destul de detaliată și minuțioasă a obiectelor, sumerienii au trecut treptat la reprezentarea lor incompletă, schematică sau simbolică. Acesta este un pas înainte, însă posibilitățile unei astfel de scrieri au rămas limitate. Astfel, pentru multe concepte complexe nu existau deloc semne și chiar și pentru a desemna un fenomen atât de familiar și de înțeles ca ploaia, scribul a trebuit să combine simbolul cerului - o stea și simbolul apei - ondulații. Acest tip de scriere se numește rebus ideografic. Înregistrările se făceau pe plăci de lut sau tăblițe: lutul moale era presat cu colțul unui bețișor dreptunghiular, iar liniile de pe tăblițe aveau aspectul caracteristic de adâncituri în formă de pană. În general, întreaga inscripție era o masă de liniuțe în formă de pană și, prin urmare, scrierea în formă de pană este de obicei numită cuneiform. Primele tăblițe cuneiforme sumeriene datează de la mijlocul mileniului al IV-lea d.Hr. e. Acestea sunt cele mai vechi monumente scrise din lume.

LUCRARE DE CURS

Rolul documentului în societatea modernă

Introducere

Lucrarea este dedicată luării în considerare a rolului documentului în societatea modernă.

Mass-media și metodele de transmitere a informațiilor s-au schimbat constant de-a lungul secolelor, trecând de la tăblițele de lut la documentele electronice de astăzi. Deci, treptat, importanța documentelor în societate a crescut. Apoi a fost nevoie de a crea o ramură specială de activitate - munca de birou.

Principalele sarcini ale muncii de birou sunt:

reflectarea managementului, producției și a altor activități în documentele relevante și asigurarea utilizare rațională documente în practica de afaceri a întreprinderii. Documentele trebuie create la momentul potrivit, la locul potrivit și la momentul potrivit pentru a fi la îndemână.

Documentele consolidează relațiile de producție, atât în cadrul întreprinderii, cât și cu alte organizații. Acestea servesc adesea drept dovezi scrise în cazul unor dispute legate de proprietate, muncă și alte dispute examinate de instanțele civile și de arbitraj.

Lucrarea cu documente ar trebui să aibă o ordine atât de bine stabilită încât să nu distragă atenția lucrătorilor de la principalele obiective de producție ale întreprinderii.

În procesul de dezvoltare a suportului de documentare, au apărut treptat anumite complexe de documente - sisteme de documentare: de exemplu, un sistem documentatie administrativa, sistem de documentare pt contabilitateși raportare, sistem de documentare pentru personal, sistem de documentare de raportare etc.

Relevanța temei pe care am ales-o se datorează importanței rolului documentului în viața fiecărei persoane. Din toate cele de mai sus, putem trage următoarea concluzie: în aproape orice domeniu activități sociale sunt necesare anumite documente.

Scopul cursului este de a determina scopul documentelor în societatea modernă.

Pentru a atinge acest obiectiv, au fost stabilite următoarele sarcini:

.luați în considerare evoluția documentului în dezvoltarea sa istorică.

.identificați o definiție modernă a unui document.

.dezvăluie principalele funcții ale documentelor.

Obiectul de studiu: rolul documentului în lumea modernă.

Subiectul cercetării: dezvoltarea istorică a documentului, proprietățile și caracteristicile documentului, precum și semnificația documentului în societate.

Metode: studiu și analiză literatura stiintifica, istoric.

Literatura principală pe care ne-am bazat la redactarea acestei lucrări de curs: Kushnarenko N.N. Documentare. 2003. Proprietățile și caracteristicile documentului sunt prezentate aici. Larkov N.S. Documentare. 2006. Acest manual oferă o descriere destul de amplă a funcțiilor documentului și a dezvoltării sale istorice.

1. Conceptul de „document”, dezvoltarea sa istorică

Una dintre cele mai importante manifestări ale comportamentului uman este, desigur, comunicarea, adică. comunicarea oamenilor între ei prin anumite semne sau simboluri. Inițial, o persoană transmitea informații prin gesturi, expresii faciale, țipete și atingeri. O descoperire semnificativă în istoria societății umane este apariția vorbirii și a limbajului uman semnificativ. Astfel, pe măsură ce omul s-a dezvoltat, nevoia de a transmite informații nu numai în spațiu, ci și în timp a crescut, adică. nevoie de stocare a informațiilor. Aceste mijloace simple de comunicare erau imperfecte. Prin urmare, oamenii au încercat să găsească modalități și mijloace pentru a depăși aceste imperfecțiuni, de exemplu: semnalizarea (cu fum, focuri de tabără, sunete de trâmbițe, tobe), folosirea obiectelor cărora li sa dat semnificație simbolică, metode obiective de comunicare care au supraviețuit până la aceasta. zi (prezentarea pâinii ca semn de ospitalitate, buchete de flori și suveniruri ca semn de atenție).

Apariția artei paleotice, sculpturii în oase și lemn, în urmă cu aproximativ 35 de mii de ani, a jucat un rol uriaș în nevoia de a transmite informații. După aproximativ 5 mii de ani, pe pereții peșterilor au apărut desene, diverse imagini sculpturale care au pregătit următorul salt calitativ în dezvoltarea civilizației. Această nouă etapă a fost asociată cu apariția scrisului. Rezultatul a fost informatii documentate, adică informație pe un mediu tangibil, document.

Termenul „document” este de origine latină, derivat din cuvântul „docere” - a preda, a sesiza. Din limba latină acest cuvânt a trecut ulterior în toate limbile europene, iar la începutul secolului al XVIII-lea - în limba rusă.

Potrivit unei alte versiuni, cuvântul „dek” provine de la numărul „zece” și se datorează faptului că erau zece degete pe palmele deschise ale mâinilor întinse. Treptat, rădăcina „dek” a fost înlocuită cu „doc” în cuvântul „doceo” - predau, predau, din care cuvintele „doctor” - om de știință, „doctrina” - învățătură, „documentum” - ceea ce învață, un instructiv exemplu – s-au format. Cuvântul document a fost folosit în acest sens de Cezar și Cicero.

Și cu adevărat în Roma antică termenul „document” desemna inițial acele obiecte care erau folosite pentru predare. Atunci acest termen a început să însemne dovezi scrise. Atunci a fost dobândit termenul „document”. sens juridic iar în acest sens a fost folosit până în secolul al XIX-lea.

În Rusia, termenul „document” a fost introdus de Petru I tocmai în sensul „dovezi scrise”. De-a lungul secolului al XVIII-lea. în definirea conceptului de „document” a fost evidențiat în primul rând scopul său legal. Între timp, acest termen în sine nu a fost folosit aproape niciodată pentru o lungă perioadă de timp. În schimb, în practica biroului erau utilizați de obicei alți termeni: „act”, „faptă”, „hârtie”.

La sfârşitul secolului al XIX-lea. există tendința de a restrânge limitele conceptului de „document”: la început a fost considerat ca orice obiect folosit pentru obținerea probelor, apoi ca un certificat scris care confirmă anumite raporturi juridice.

La nivel internațional, definiția cea mai general acceptată a unui document este informația înregistrată care poate fi folosită ca unitate în procesul de documentare. Astfel, în Dicționarul de terminologie arhivistică, publicat în 1988 de Consiliul Internațional pentru Arhive, un document este considerat „o combinație între un mediu și informații înregistrate pe sau în acesta, care pot avea valoare probatorie sau de referință”.

În „Dicționarul limbii ruse” S.I. Ozhegov dă această interpretare a acestui cuvânt.

.Document de afaceri care confirmă un fapt sau dreptul la ceva.

.Ceva care îl identifică oficial pe purtător (pașaport etc.).

.Dovada scrisă a ceva.

Ambiguitatea termenului se datorează faptului că documentele sunt utilizate în cele mai multe scopuri pentru o varietate de scopuri diverse zone activitatea umană. Pentru un avocat, de exemplu, acesta este în primul rând un mijloc de probă, pentru un istoric este o sursă primară, iar pentru un angajat al managementului este un mijloc de înregistrare și transmitere a informațiilor.

De-a lungul unei lungi perioade istorice, sensul conceptului de „document” sa schimbat constant. Și până în prezent, sunt folosite definiții care fie îi dau cel mai larg sens, fie îi restrâng înțelegerea la un anumit tip de document. Funcționând cu conceptul de „document”, este necesar să se clarifice de fiecare dată exact ce semnificație îi este investit pentru a rezolva probleme teoretice sau practice.

Un document (în interpretarea Legii federale „Cu privire la informații, informatizare și protecție a informațiilor” din 27 iulie 2006 și GOST R51141 - 98) este o informație înregistrată pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acestuia. Legea Informatiei, Tehnologiilor Informatiei si Protectiei Informatiei defineste conceptul de informatie documentata - „informatii inregistrate pe un suport tangibil prin documentare cu detalii care fac posibila determinarea acestor informatii sau in modul stabilit de lege. Federația Rusă case purtătorul său material”.

. Proprietățile și atributele documentului

Unul dintre concepte fundamentaleÎn știința documentelor, există conceptul de „calitatea documentului”, care este înțeles ca un set de trăsături și caracteristici esențiale inerente unui document care fac posibilă distingerea acestuia de alte obiecte create de om.

Ca orice obiect, un document are multe proprietăți.

Proprietățile documentelor sunt calități, semne care sunt inerente unui document, indiferent dacă sunt sau nu recunoscute de o persoană; aceasta este partea unui obiect material care determină diferența și asemănarea acestuia cu alte obiecte materiale. Proprietățile sunt strâns legate de conținutul conceptului de document și de funcțiile acestuia. Proprietatea comună și cea mai caracteristică a tuturor documentelor este aceea că sunt surse sau purtători de informații și, prin urmare, contribuie la îmbunătățirea organizare internă orice întreprindere sau instituție, servesc drept bază pentru luarea deciziilor de generalizare, ca referință - munca de cautare.

Există două aspecte interdependente care caracterizează proprietățile speciale ale documentului:

1. Aspectul juridic care determină forța juridică și managerială a documentului, i.e. o bază formală pentru anumite relaţii recunoscute de un grup din societate.

2. Un aspect tehnologic care vă permite să confirmați sau să infirmați starea mesajului în curs de verificare ca document prin generarea și verificarea ulterioară a caracteristicilor necesare de formare a documentului.

Acum, să ne uităm la proprietățile documentelor mai detaliat:

Atribuirea documentului, i.e. prezența componentelor integrale fără de care nu poate exista. Documentul ca sistem integral constă din două componente principale - informațional și material și are întotdeauna o valoare țintă; Absența uneia dintre componente transformă documentul într-un non-document (vorbire orală, lucru)

funcționalitatea documentului, de ex. scopul său este de a transmite informații în spațiu și timp. Un document este un obiect multifuncțional, adică îndeplinește multe funcții specifice și la nivelul întregului sistem, determinate de nevoile diverse ale societății de informare și cunoaștere. Capacitatea unui document de a-și îndeplini funcțiile esențiale este ceea ce ne permite să-l considerăm ca o sursă de informare, un mijloc de comunicare socială a documentului;

structurarea, adică relatie apropiata elementele și subsistemele sale, asigurându-și integritatea și identitatea cu sine însuși, i.e. păstrarea proprietăților de bază sub diferite modificări externe și interne. Este structura care asigură eficiența utilizării și păstrarea pe termen lung a documentului.

Fiecare document are o anumită structură, o aranjare consecventă și interconectată a elementelor și subsistemelor sale: atât componenta textuală și informațională (prefață, partea introductivă, textul principal, indici auxiliari, anexe), cât și componenta materială (copertă, legare, prima pagină, bloc de carte, cotor, flyleaf etc.) .

Semne ale unui document.

Un document este un obiect complex care reprezintă o unitate de informație și un purtător material (material). Componenta principală a documentului este informația, adică. o varietate de date, informații, mesaje, cunoștințe destinate transmiterii în procesul de comunicare. Orice sferă a activității umane, într-un fel sau altul, este legată de informații documentare, de exemplu. informatiile cuprinse in document. Componenta materială a documentului este determinată de purtătorul de informații. Un obiect material devine document numai în cazul unității suportului material și a informațiilor conținute în acesta. Natura duală a documentului este una dintre principalele sale caracteristici ca sistem cunoscut.

Atributul documentului- un indicator prin care este posibil să se identifice un anumit articol ca document. Caracteristicile unui document sunt împărțite în externe și interne.

Extern - caracteristici care reflectă forma și dimensiunea documentului, mediul de stocare, metoda de înregistrare și elementele de design (detalii).

Caracteristicile interne includ limbajul, stilul, puterea juridică și managerială.

De asemenea, se disting următoarele caracteristici ale documentului:

Disponibilitatea conținutului semantic:un document este un purtător de sens, care este transmis prin semne. Un set de semne consecutive care transmit semnificația și conținutul unui document (mesaj) este caracteristica sa obligatorie;

Forma reală stabilă, asigurând păstrarea pe termen lung a documentului, posibilitatea utilizării repetate (pe termen lung) și deplasării informațiilor în spațiu și timp;

Destinat utilizării în comunicarea socială.Statutul documentar are doar acele surse care au fost inițial destinate stocării și transmiterii informațiilor în spațiu și timp. Documentele sunt suporturi de informații special create de om în scopuri de comunicare.

Completitudinea mesajului. Acestatributul este determinat de zona de utilizare a documentului. Un mesaj fragmentar, incomplet nu poate fi un document complet. Cerința de completitudine este relativă, deoarece există o serie de mesaje neterminate care au sens special pentru cercetare științifică (schițe, schițe, schițe).

3. Sensul documentului în societatea modernă

funcția de semnificație specială a documentului

Origine, formare și dezvoltare sistem social posibil doar cu ajutorul link-uri de informații, care adesea găsesc întruchipare materială în informații documentate. Documentele conțin o mare varietate de informații despre procesele în desfășurare, astfel încât informațiile sociale determină inițial natura socială, esența oricărui document. În afara societății și independent de ea, un document nu poate să apară și nici să existe.

Societatea este cea care determină atât regulile formale, cât și cele informale pentru crearea, mișcarea și percepția unui document. Respectarea regulilor este recompensată, iar încălcarea este pedepsită.

Documentul însoțește o persoană de la naștere până la deces și înregistrează evenimente majore pe tot parcursul vieții: naștere, absolvire a școlii, primirea unui liceu special și studii superioare, căsătoria etc. În trecutul îndepărtat, un document apare în primul rând pentru a consolida și confirma dreptul unui individ, familie, clan la pământ, o proprietate, dreptul la putere etc.

Documentul a devenit necesar pentru înregistrarea animalelor, banilor și a altor obiecte de valoare și pentru transmiterea ordinelor domnitorului. Prezența sau absența oricărui document poate schimba întreaga viață a unei persoane. Documentul joacă un rol și mai mare în viața societății, consolidând și reflectând în legi ordinea de organizare și conducere a statului, regulile de comportament ale oamenilor, ordinea relațiilor lor, moralitatea acceptată etc. Astfel, documentul poate îndeplini multe funcții, au diverse scopuri.

Orice decizie de management se bazează pe informații despre problema în cauză sau obiectul gestionat, consacrate în document.

Crearea documentului este legată de funcțiile documentului, de exemplu. scopul acesteia. Funcția unui document este înțeleasă ca sensul său țintă intern, modul dezvoltat social de utilizare a acestuia. Adică rolul său social, scop social

, scop, sarcină. Întregul spectru funcții sociale

Documentul poate fi împărțit în trei grupuri. Să ne uităm la aceste funcții mai detaliat.

Funcții principale

Funcția cea mai generală a unui document este stocarea și transmiterea (distribuirea) informațiilor în timp și/sau spațiu.

Funcția de securizare și captare a informațiilor Unul dintre funcții esențiale

a oricărui document, desigur, este funcția de securizare, captare a informațiilor. Acesta este cel care determină în mod decisiv crearea documentului. În acest fel, o persoană încearcă să „oprească momentul”. În procesul de implementare a acestei funcții, este ca și cum se produce materializarea informațiilor, creând premisele necesare pentru ca documentul să îndeplinească o serie de alte funcții. În prezent, volumul de informații este în continuă creștere și se dublează la fiecare trei ani. Suportul de informații este un document. Se acordă multă atenție organizării muncii cu informații și documente ca purtători. ÎN Legea federală

din 27 iulie 2006 Nr. 149 - Legea Federală „Cu privire la Informații, Tehnologii Informaționale și Protecția Informației” definește termenii „informații” și „informații documentate”.

Informații - informații (mesaje, date) indiferent de formele de furnizare a acestora.

Informații documentate - înregistrate pe un suport tangibil - un document - informații cu detalii care fac posibilă determinarea acestor informații sau, în cazurile stabilite de legislația Federației Ruse, suportul material al acesteia.

Caracteristici generaleFuncția de informare

- este capacitatea unui document de a satisface nevoile de informare ale societății, adică servesc ca sursă de informare și cunoștințe. Principalul criteriu pentru conținutul informațional al unui document este capacitatea sa de informare, adică. cantitatea si calitatea informatiilor consemnate in document. Există o regulă: mai multe informații în cât mai puțin document posibil. Această funcție este determinată de indicatori precum utilitatea, completitudinea, fiabilitatea, valoarea, noutatea informațiilor- Cu ajutorul acestei funcţii se realizează toate comunicările informaţionale ale societăţii. Funcția comunicativă obligă omenirea să caute în mod constant modalități de a livra informații cât mai repede posibil: cel mai rapid mesager, curier, telegraf (telegramă), telefon (telefonogramă), radio (radiogramă), fax, e-mail. De asemenea, ajută la organizarea, eficientizarea și menținerea conexiunilor informaționale în societate. Cu alte cuvinte, joacă atât un rol de transmisie, cât și de cimentare social.

Transferul de informații acoperă toate nivelurile sistemului social și diferitele sale subsisteme. Poate fi interactiv, de ex. se desfășoară într-un mod de dialog; poate fi efectuată în orice direcție: de sus în jos sau de jos în sus. În consecință, apar diferite categorii de documente.

Funcția istorică.Stocarea informațiilor nu este un scop în sine. Cert este că o condiție necesară pentru existența societății umane este cunoașterea trecutului ei, acumularea de informații despre viața generațiilor anterioare cu transmiterea ulterioară a acesteia în timp. Informațiile documentate stocate, odată aflate într-un mediu retrospectiv, sunt ulterior activate în principal prin eforturile științei istorice, care este angajată în modelarea trecutului societății umane. Ca urmare, se realizează funcția de sursă istorică, care este un tip de funcție de stocare a informațiilor și pe care documentele le posedă potențial din momentul apariției lor.

De remarcat că sursa istorică este o structură informațională complexă. Conține, alături de cele deschise, și straturi ascunse de informații. În timp, datorită condițiilor de viață în continuă schimbare ale societății și nevoilor tot mai mari ale oamenilor, informațiile ascunse pot fi actualizate și devin din ce în ce mai evidente. În plus, metodele de extragere a informațiilor retrospective sunt în mod constant îmbunătățite. Astfel, funcția documentului ca sursă istorică practic nu poate fi epuizată.

Caracteristici speciale

Ele nu sunt inerente tuturor, ci anumitor tipuri și tipuri de documente, unde se manifestă într-o mai mare măsură în concordanță cu nevoile sociale ale societății.

Funcția memorială. Capacitatea unui document de a servi drept „memorie externă” a unei persoane și a societății în ansamblu, de a păstra informațiile și de a le transmite de la o generație la alta este caracteristică documentelor monumentale (artefacte) care au o valoare socio-culturală și istorică deosebită. (carte scrisă de mână, conținut rar, deosebit de valoros și unic, formă sau condiții de viață în mediu extern documente).

Funcția hedonică(social) - capacitatea unui document de a servi ca mijloc de recreere, divertisment, utilizare rațională a timpului liber (opere de ficțiune, publicații de artă, filme, discuri compacte, fonograme magnetice etc.).

Originea, formarea și dezvoltarea unui sistem social este posibilă numai cu ajutorul conexiunilor informaționale, care adesea își găsesc întruchipare materială în informații documentate. Documentele conțin o mare varietate de informații despre procesele care au loc în societate, prin urmare informațiile sociale determină inițial natura socială, esența oricărui document. Totodată, documentul, fiind un produs dezvoltarea socială, în același timp ea însăși are o anumită influență asupra formării și caracterului relații publice, inhibă sau, dimpotrivă, stimulează dezvoltarea lor. Prin urmare, studiul oricărui document este imposibil în afara mediului social în care a apărut acest document și unde funcționează.

Funcția juridică

Funcția juridică a unui document este de a consolida normele juridice și raporturile juridice din societate, precum și capacitatea unui document de a acționa ca mijloc de probă, de confirmare a oricăror fapte. Această funcție este deținută în primul rând de documentele care stabilesc, securizează sau modifică norme juridiceși raporturile juridice sau încetează valabilitatea acestora, precum și alte documente care pot implica anumite consecinte juridice. Aceasta include acte juridice organe puterea de stat; judiciar, procuror, notar și acte de arbitraj; acte de conducere care aduc anumite consecințe juridice; înregistrarea documentelor raporturi contractuale, precum și documentele de identificare (pașapoarte, diplome de studii, certificate de călătorie etc.). In plus, functie juridica Alte documente pot fi achiziționate temporar, de exemplu, pentru a fi utilizate ca probe judiciare.

Funcția contabilă

Din punct de vedere istoric, funcția contabilă a fost una dintre primele solicitate, întrucât complicarea legăturilor sociale și dezvoltarea relațiilor economice au dat naștere nevoii de documentare a informațiilor aflate deja în stadiul unei societăți agrare, adică. înregistrarea, contabilitatea populației, terenurilor, culturilor, animalelor, datorii etc. Documentele care îndeplinesc funcția de contabilitate sunt necesare nu numai pentru rezolvarea diverselor probleme economice, ci și pentru gestionarea proceselor socio-politice, demografice și de altă natură din societate în general.

Documentele care îndeplinesc o funcție de contabilitate conțin de obicei date cantitative sistematizate exprimate în cifre. Acestea includ toată contabilitatea documente primare, inclusiv contabilitate, diverse jurnale de înregistrare și alte formulare. Aceste documente sunt practic prezentate astăzi forme unificate, dintre care multe au fost dezvoltate și aprobate de autoritățile financiare și de statistică. Documentele care îndeplinesc această funcție sunt pregătite în primul rând pentru prelucrarea computerizată.

În contextul progresului științific și tehnologic, s-a înregistrat o creștere bruscă a volumului de informații. În acest sens, este nevoie de eficientizarea fluxurilor de informații și de stabilirea numărului necesar și suficient de tipuri de documente. Direcția principală de îmbunătățire a documentației este unificarea și standardizarea.

Unificare- aducând ceva la sistem unificat, forma, uniformitatea, selectia numarului optim de varietati de produse, procese si servicii, procese, valori, parametri, marimi.

Standardizare- este procesul de stabilire și aplicare a standardelor, care se înțelege ca eșantion, standard, model, luat ca fiind inițial pentru compararea altor obiecte asemănătoare cu acesta.

Funcția cognitivă

O parte semnificativă a documentelor îndeplinește o funcție cognitivă, care reflectă legătura informațiilor documentate cu cogniția socială. Această funcție este inerentă în primul rând documentației științifice, deoarece scopul cunoașterii științifice este obținerea de noi informații. În același timp, înregistrarea cunoștințelor pe un mediu material nu se realizează de dragul cunoașterii în sine, ci în primul rând în scopuri practice, în special pentru înțelegerea și rezolvarea cu succes a diverselor probleme ale dezvoltării sociale. Acest scop al documentului este de a oferi un proces general și profesional de învățare (manual, manual de instruire, atelier, cititor, recomandări metodologice etc. - adica documente educaționale), și de asemenea activitate științifică(monografie științifică, disertație, rezumat de disertație, brevet).

Funcția de management.Multe tipuri de activități de management se desfășoară prin crearea unor documente adecvate: planificare - prin întocmirea diferitelor planuri; instruirea - publicarea instrucțiunilor, îndrumărilor; control - prin colectarea de informații în în scris etc. Astfel, documentația, fiind asociată cu toate formele de activitate de management, este utilizată de aparatul de management ca modalitate și mijloc de implementare a funcțiilor care îi sunt atribuite. În plus, documentarea în multe cazuri este obligatorie, prevăzută de lege și reglementări administratia publica. Adică, această funcție este îndeplinită de documente care sunt create în scopul managementului și în procesul de implementare a acesteia (legi, regulamente, carte, decizii).

Funcția politică

O serie de documente au o funcție politică, care este strâns legată de funcția de conducere, întrucât sfera politicii vizează în primul rând activitățile autorităților publice și ale administrației publice. Funcția politică își găsește expresia în primul rând în documente destinate să furnizeze informații interne și politica externă state. În plus, funcția politică este îndeplinită de actele partidelor politice, diferitelor structuri socio-politice, asociațiilor partide-politice, blocurilor, politicieni etc. (diverse tipuri de materiale de programe, manifeste, declarații politice, apeluri etc.).

Adiacent politicii funcţia ideologică a documentului. Deja în cele mai vechi timpuri, o persoană avea nevoia de a fixa idei și opinii religioase, morale, estetice, filozofice și de altă natură pe mediile materiale, în care se manifesta atitudinea sa față de realitatea înconjurătoare, reflectând interesele diferitelor pături sociale și grupuri ale populatie. Datorită acestui fapt, multe monumente minunate ale gândirii umane și căutarea spirituală a strămoșilor noștri îndepărtați au supraviețuit până în zilele noastre.

În același timp, este bine cunoscut faptul că documentele care îndeplinesc o funcție ideologică pot avea un impact foarte semnificativ asupra atitudinilor și comportamentul social mase semnificative de oameni. Este suficient să amintim rolul documentelor cu conținut religios în timpul Reformei în Europa de Vest și Centrală sau în timpul schismei Bisericii Ortodoxe Ruse din Rusia. Uneori, documentele au servit ca un fel de armă ideologică, în special în timpul așa-numitului „Război Rece” a două sisteme mondiale din a doua jumătate a secolului al XX-lea.

Funcția culturală.Documentul este considerat un mijloc de transmitere a tradițiilor culturale care s-au dezvoltat în societate și sunt păstrate de aceasta. Orice document reflectă gradul de cultură lingvistică, nivelul de educație al autorului său și societatea în ansamblu și indică apariția unor noi modalități de documentare și transmitere a informațiilor.

Concluzie

Documentele sunt folosite în toate domeniile activității umane, ele reflectă fapte, evenimente, fenomene ale realității obiective și activitatea mentală umană.

Semnificația documentului este greu de supraestimat. Informațiile înregistrate în documente sunt o reflectare a activității umane. Odată cu dezvoltarea ulterioară a societății, complexitatea legăturilor sociale, actualizarea anumitor domenii ale activității umane, precum și în procesul de aprofundare a cercetării documentare, este posibilă identificarea altor funcții ale documentului ca fiind independente. Astfel, recent problema securității informațiilor a devenit foarte relevantă. Drept urmare, unii specialiști în documente, nu fără motiv, au inclus și funcția de securitate a informațiilor în funcțiile documentelor.

Analiza rolului unui document în viața umană și în societate ne permite să evidențiem cele mai importante trăsături. Unele funcții sunt inerente documentului inițial, indiferent de voința și dorința autorului (funcții de consolidare, transmitere, conservare a informațiilor, funcție culturală). Alte funcții sunt atribuite documentului în mod deliberat, în funcție de nevoile sociale specifice.

Cercetând funcția unui document, am descoperit că orice document este multifuncțional, adică. posedă mai multe funcții în același timp, împletite între ele, pentru că în realitate diverse zone iar tipurile de activități sociale sunt strâns legate între ele. Cu toate acestea, de obicei predomină o funcție.

Funcțiile documentului pot fi împărțite în: funcții cu caracter operațional, a căror durată este limitată (managerială, juridică, de comunicare); funcții permanente (informaționale, sociale), care asigură continuitatea istorică și socio-culturală.

Cunoașterea funcțiilor unui document ne permite să înțelegem scopul (pentru care a fost creat un anumit document) și cititorul (pentru care a fost creat documentul - pentru copii, adulți, specialiști, studenți etc.) scopul documentului în ordine pentru a-și folosi cel mai eficient capacitățile potențiale. Natura informațiilor conținute în acesta, tipul și tipul documentului depind de scopul și de cititorii documentului.

Cunoașterea funcțiilor unui document vă permite să: determinați adevărata valoare a documentului, semnificația socială a conținutului acestuia; să înțeleagă corect rolul informației documentare (spre deosebire de cea orală, non-documentară) în satisfacerea nevoilor diverse de lectură ale societății; realizează clasificarea științifică și tipologia documentului (distribuirea documentelor după diverse criterii pe tipuri și tipuri); determina cele mai optime modalitati si mijloace de producere, prelucrare, distributie, depozitare si utilizare a acestuia in biblioteci, arhive, librarii etc.; dezvolta bazele teoretice ale managementului documentelor, formează aparatul său conceptual etc.

Mai mult, în timp, relația dintre funcțiile documentului se modifică, pe măsură ce locul și rolul documentului în mediul social și informațional se modifică. Ca urmare, proporția funcțiilor a căror durată de acțiune este limitată se reduce treptat și crește importanța celorlalte, în special a funcțiilor unei surse istorice. În cele din urmă, unele funcții ale documentului sunt complet epuizate și înlocuite cu altele.

Lista literaturii folosite

1.GOST 51141 - 98 Lucrări de birou și arhivare, termeni și definiții. - M: Gosstandart al Rusiei, 1998.

2.Andreeva, V.I. Munca de birou: organizare si management: manual. indemnizatie / V.I. Andreeva. - M: KNORUS, 2007. - 248 p.

.Anodina, N.N. Fluxul documentelor într-o organizație: muncă practică. indemnizatie / N.N. Anodina. - M: Omega - L, 2007. - 184 p.

.Bardaev, E.A. Documentatie: manual. indemnizatie / E.A. Bardaev, V.B. Kravcenko. - M.: Academia, 2008. - 304 p.

.Zinoveva, N.B. Documentatie: manual. indemnizatie / N.B. Zinoviev. - M: Profizdat, 2001. - 208 p.

.Kuznetsova, T.V. Suport documentare pentru management: manual. indemnizatie / T.V. Kuznetsova. - M: Triada, 1998. - 96 p.

.Kuznetsova, T.V. Introducere în specialitatea: manual. indemnizatie / T.V. Kuznetsova. - M: RGGU, 2003. - 70 p.

8.Kuznetsova, T.V. Fundamentele managementului documentelor: manual. indemnizatie / T.V. Kuznetsova, M.P. Iliușenko. - M.: MGIAI, 1988. - 64 p.

.Kushnarenko, N.N. Documentatie: manual. indemnizatie / N.N. Kușnarenko. - Kiev: Znannya, 2003. - 459 p.

.Larkov, N.S. Documentatie: manual. indemnizație / N.S. Lavrov. - M: AST: Vostok-Zapad, 2006. - 427 p.

.Sokolova, O.N. Suport de documentare pentru management într-o organizație: manual. indemnizatie / O.N. Sokolova, T.A. Akimochkina. - M.: KNORUS, 2010. - 160 p.

12.Mod de acces: http://www.internet-law.ru/law/inflaw/inf.htm (data accesului: 29.11.11.)

Îndrumare

Ai nevoie de ajutor pentru a studia un subiect?

Specialiștii noștri vă vor consilia sau vă vor oferi servicii de îndrumare pe teme care vă interesează.
Trimiteți cererea dvs indicând subiectul chiar acum pentru a afla despre posibilitatea de a obține o consultație.

Din cele mai vechi timpuri, au ajuns la noi diverse tipuri de documente, cu ajutorul cărora avem ocazia să aflăm istoria țării noastre, trecutul său eroic, particularitățile vieții poporului nostru, forme juridiceși standardele etice ale relațiilor dintre oameni.

Necesitatea creării documentelor a apărut odată cu apariția scrisului. Mai mult, ei consideră că tocmai necesitatea creării diverselor documente (acorduri, contracte etc.) a dus la apariția scrisului ca modalitate de prezentare a informațiilor nu doar de importanță personală, ci și națională.

În primele etape ale dezvoltării vechiului stat rus și în perioada fragmentării feudale, instituțiile statului nu existau încă. Deja în secolul al V-lea. î.Hr., plebea romană antică a cerut introducerea unor legi clare „scrise”. Crearea de legi și reglementări scrise a fost, de asemenea, principala cerere a revoltelor medievale. La aparitia legilor, grefierului i se cerea sa aiba o precizie absoluta in redactare si o cunoastere impecabila a formei de prezentare, in caz contrar actul isi pierde puterea. Odată cu dezvoltarea scrisului, documentele au devenit o modalitate de comunicare și transmitere a informațiilor.

Documente scrise care au supraviețuit până în vremea noastră, datele obținute de arheologi și lingviști arată asta deja în secolul al X-lea. V Vechiul stat rusesc exista o cultură a scrierii documentelor. Acestea sunt tratate cu Bizanțul din 911 și 945. Este de remarcat faptul că ambele tratate se referă la practici de redactare. În primul caz - testamente scrise, în al doilea - documente de călătorie pentru nave comerciale. În orașele mari existau depozite de documente. Adesea, depozitarea documentelor în templu le dădea forța legală necesară. Gostiny dvors și mănăstiri erau, de asemenea, centre de păstrare a documentației și depozitare a acesteia, deoarece biserica avea o competență juridică largă. Acumularea de tradiții în domeniul documentării a dus la formarea unui cerc de specialiști profesioniști în domeniul creării și prelucrării documentelor. Inițial, compoziția lor a fost completată de către cititorii de psalmi și funcționarii bisericești. Nu întâmplător încă din secolul al XIV-lea. termenul „diacon” ca termen general a fost atribuit tuturor persoanelor care desfășoară activități de birou. În același timp, au început să se dezvolte modele stabile de cereri și completări în documente, formulare, adică. formele standard stabile ale documentelor individuale, cele mai comune, din care au fost compilate manuale unice pentru munca de birou - „cărți de formulare”. Se stabilesc tehnici de atestare a documentelor, alcătuirea lor (documentele încep să parcurgă etapele redactării - redactare, editare și hârtie albă) și elemente precum capse, sigilii, punți (semnături pe note lipite).

Aproape până la sfârșitul secolului al XIV-lea. Principalul material de scris în Rus' era pergamentul (piei special pregătite de viţel, miel sau capră), denumit în documente atât „hârtej”, cât şi simplu „viţel”. Cea mai veche formă de document din Rus' a fost o scrisoare - o foaie separată de pergament de aproximativ 3,5 vershoks (15-17 cm) lățime. Dimensiunile documentului pot fi diferite prin lipirea următoarelor foi. Odată cu creșterea volumului muncii de birou, programul de redactare s-a schimbat: inițial, documentele au fost întocmite într-un mod de scriere statutar, caracteristică scrisului de carte, cu scrisori scrise cu contururi drepte. Documentele au fost scrise în text continuu, fără împărțire în cuvinte individuale. De la semnele de punctuație până în secolul al XIV-lea. a început să se folosească punctul de la sfârşitul propoziţiei. În ciuda extinderii constante a practicii documentării acţiunilor de management şi fapte juridice, este încă prematur să vorbim despre munca de birou în perioada vechiului stat rus și fragmentarea feudală ca un sistem de anumite norme și reguli. În același timp, în legislație au fost consacrate anumite standarde de lucru cu documente (Larin M.V. Dezvoltarea conceptului de „document.” - Managementul înregistrărilor. Nr. 1. 2007).

Pe măsură ce Principatul Moscovei s-a transformat într-un mare stat rus, sarcinile administrative au devenit mai complicate părți individuale ale administrației, care se aflau sub jurisdicția uneia sau alteia, la ordinul prințului, s-au transformat în locuri publice complexe și permanente - colibe sau; comenzi.

Originea ordinelor este legată de practicarea instrucțiunilor personale (ordinelor) de la Marele Duce către cercul său imediat - prinți și boieri pentru a rezolva anumite probleme ale administrației publice. Activitățile lor au fost unite de cea mai înaltă instituție guvernamentală - Duma Boierească. De aceea perioada de formare și dezvoltare a muncii de birou de stat este de obicei numită perioada de ordine - după numele primelor instituții ale statului - ordine. Această perioadă acoperă perioada cuprinsă între secolele al XV-lea și al XVII-lea. În această perioadă, principiul managementului sectorial nu a fost urmărit în mod consecvent în sistemul administrației publice, iar doar o parte din ordine erau organe de conducere teritorială, iar unele se ocupau de industrii individuale. Se poate spune cu siguranță că activitățile administrative aparțineau în totalitate grefierilor, rolul grefierilor era mult mai modest. Ei, împreună cu funcționarii, erau implicați în organizarea și întreținerea muncii de birou. Prin mâinile lor, ordinul a primit rapoarte, denunțuri de la conducătorii locali, au păstrat dosare și au scris (V.K. Belov „Istoria muncii de birou” - M., 2008.)

Documentele erau de obicei așezate pe mese, pe bănci, iar documentele deosebit de valoroase erau așezate în cufere din aceleași încăperi în care se desfășurau lucrările curente și primirea vizitatorilor. Inițial, hârtia era făcută din cârpe, iar cerneala se făcea din săruri de fier și taninuri extrase din nuci de cerneală - creșteri pe frunze de stejar. Combinația de cerneală feroasă și hârtie de cârpă a făcut ca textul să fie deosebit de rezistent; Prin urmare, documentele din această perioadă stocate în arhive sunt destul de lizibile.

Odată cu apariția așa-numitei scrieri cursive (desenarea de litere rotunde și utilizarea abrevierilor grafice ale cuvintelor și părților de cuvinte, plasându-le deasupra liniei de scriere), a devenit destul de dificil să citești astfel de texte în mod liber; În documentația comenzilor a continuat să fie folosită o formă de document foarte specifică - o coloană (stâlp, coloană), cu alte cuvinte, un sul de foi înguste de hârtie lipite între ele. Actele importante ale statului ar putea avea o dimensiune deosebit de mare. Componentele stâlpului au fost numite „postavs”. Coloana nu era de fapt un singur document, ci includea întregul set de documente din caz. Documentele erau ținute rulate într-un sul sau sul; Pentru documente deosebit de importante, se făceau cazuri speciale, dar de cele mai multe ori erau pur și simplu depozitate în cufere sau cufere. Această formă de document a fost incomod, deoarece a durat mult timp pentru a extinde și a restrânge o coloană atunci când căutați informațiile necesare. Lipirea în sine nu a fost suficient de puternică, ceea ce a dus la deteriorarea și uzura documentului. Forma coloană a muncii de birou a fost abolită de Peter I. (V.K. Belov „Istoria muncii de birou” - M., 2008.)

Tipul de compunere a înregistrărilor scrise a fost destul de monoton. Tot ce a existat în această perioadă documente de management sunt grupate în următoarele tipuri principale: scrisori (decrete regale sau scrisori de decret), propoziții, ordine, rapoarte, amintiri, răspunsuri formale. Cu toate acestea, în cadrul fiecărei specii existau multe soiuri.

Analizând forma documentelor din perioada de comandă, mulți cercetători remarcă prezența formularelor și mostrelor stabile conform cărora s-au efectuat actele. Procedura de întocmire a documentelor în cadrul procedurii scrise a cuprins următoarele etape principale: primirea unui document în vederea examinării; pregătirea cazului pentru „raport”; examinarea și soluționarea cazului; pregătirea unui document care conține o decizie.

Examinarea cazului în ordin a început la inițiativa regelui sau la o plângere, o notificare sau un răspuns oficial. Ordinul regelui a fost transmis de către acesta personal oricăruia dintre rândurile ordinului sau transmis ordinului prin intermediul unuia dintre cei care era alături de rege în acel moment. Prin decret al țarului, fie a fost pregătită imediat o decizie („eliberare”), dacă ordinul avea informațiile necesare pentru aceasta, fie a început execuția - luarea în considerare a eliberării și colectarea materialelor necesare. Întocmirea cauzelor spre examinare („raport”) se desfășura prin mese, sau birouri, unde grefierul sau, în numele său, un grefier superior a strâns materialul necesar și a întocmit un document de răspuns (hotărâre asupra cauzei). Rolul raportorului pe caz a aparținut grefierului, iar decizia chestiunii a aparținut grefierilor Dumei. Șefii ordinelor - judecători și persoane apropiate acestora care au participat la luarea deciziilor - nu și-au pus semnătura pe documente. Aceasta era responsabilitatea grefierului, care era responsabil cu menținerea evidenței ordinului. Țarul și boierii au semnat personal doar documente de tratat încheiate cu alte state. Studiul Codului din 1646 și o serie de decrete adoptate ulterior ne permite să vorbim despre introducerea de norme pentru executarea scrisă a diferitelor contracte, stabilirea uniformității externe în activitățile comenzilor (Larin M.V. Dezvoltarea conceptului de „document.” - Managementul înregistrărilor nr. 1. 2007.)

În general, în perioada comenzii, se creează treptat un sistem de muncă de birou la instituțiile centrale și locale, se formează un cadru de angajați de birou, se creează forme stabile de documente de management și metode de pregătire a acestora. Cu toate acestea, statul, acţionând cu măsuri fragmentare şi parţiale, neconştient de regulile administrative generale, nu putea încă să introducă ordine sistematică în organizarea instituţiilor şi a muncii lor de birou. Abia de la mijlocul secolului al XVII-lea. Se iau unele măsuri pentru restabilirea ordinii în munca de birou apar acte legislative separate pe procedura de documentare și întocmire a actelor private.

După îndelungi căutări și procesări ale mostrelor găsite, apar noi instituții de tip birocratic și reglementări pentru acestea, care definesc cu exactitate componența, organizarea, competența și munca de birou. Au fost elaborate întrebări despre menținerea corectă a înregistrării documentelor, care a asigurat siguranța documentelor, efectuarea promptă a lucrărilor de referință, controlul asupra mișcării documentelor și a executării acestora. Problemele de documentare și deplasare a cazurilor (fluxul documentelor) au fost și ele elaborate în detaliu. În 1699, Petru I a introdus în circulație hârtia de timbru în 1700 a emis decrete privind desființarea formei de coloană a documentului și trecerea generală la forma caiet (coală și carte). Prima instituție nouă a fost Senatul, inițial un organism legislativ și de supraveghere pentru agențiile guvernamentale. Petru I a acordat o mare atenție organizării biroului Senatului. Ca urmare a reformelor lui Petru în domeniul managementului, s-a dezvoltat următorul sistem de instituții: Senat, Sinod, Cabinet și colegii - în centru, guvernator, guvernator, comisari și alte organisme locale. În total pentru 1718-1720. în locul ordinelor desființate s-au creat 12 colegii: Colegiul Afacerilor Externe, Militar, Amiraalitate, Colegiul Camerei, Colegiul Oficiului de Stat, Colegiul Revizie, Colegiul Berg, Colegiul Producătorilor, Colegiul Comerțului, Colegiul Justiției, Colegiul Patrimoniului și Magistratura-șef. Inițial, fiecare consiliu se ghida după propriile regulamente, apoi baza legislativa Reforma a devenit „Regulamentul General”, aprobat de Petru I la 28 februarie 1720. Regulamentul General a introdus un sistem de muncă de birou, numit „colegial” după denumirea unui nou tip de instituție - colegiile. Metoda colegială de luare a deciziilor cu prezența unui consiliu, care, de regulă, includea președinte, vicepreședinte, 2-3 consilieri și evaluatori, a căpătat un rol dominant în aceste instituții. Petru I a acordat o atenție deosebită acestei forme de luare a deciziilor, menționând că „toate cele mai bune aranjamente se întâmplă prin consiliere” (Kuznetsova, T.V. Istoria profesiei de specialist în documente. / T.V. Kuznetsova // Munca de birou. - 2008. - Nr. 1 . - pp. 80-84)

Odată cu publicarea Regulamentului General, păstrarea evidenței devine ferm întemeiată în drept. Acest act legislativ separă în cele din urmă responsabilitățile prezenței ca organ de decizie de munca de birou, care este atribuită unei unități independente - biroul. Secretarul devine figura centrală a biroului. El a fost responsabil cu organizarea actelor consiliului, pregătirea cauzelor pentru audiere, raportarea cazurilor la ședința consiliului, efectuarea lucrărilor de referință asupra cazurilor, elaborarea deciziilor și monitorizarea implementării acestora și păstrarea sigiliului consiliului. Pe lângă secretar, biroul includea: un notar, un registrator, un actuar, grefieri, copişti, traducători, interpreţi (pentru interpretare) şi un sergent (un paznic pentru securitate). În primul rând s-au luat în considerare treburile de stat în colegii, apoi private. Reglementările generale tratează în detaliu și chestiunile de documentare și deplasare a dosarelor (fluxul documentelor). O inovație serioasă a fost introducerea semnăturii șefului de birou pe document și a membrilor consiliului de administrație care au luat parte la rezolvarea problemei. Pentru prima dată, Petru I a început să semneze personal decretele pe care le-a emis. Chiar mai devreme - în 1716 - a fost emis un decret privind semnarea rapoartelor de către șefii administrației provinciale către Senat cu privire la primirea decretelor Senatului. Ulterior această normă a fost introdusă în Regulamentul General. (Kuznetsova, T.V. Istoria profesiei de specialist documentar. / T.V. Kuznetsova // Munca de birou. - 2008. - Nr. 1. - P. 116-117)

Un număr mare de documente noi au apărut în munca de birou colegială, iar documentele de birou de ordine au primit nume noi, care a fost rezultatul pătrunderii masive a cuvintelor împrumutate în limba rusă, reflectând natura occidentalizantă a tuturor transformărilor lui Petru.

Fostele instituții - gânduri și ordine - au fost înlocuite de colegii, cancelarii, birouri, primării. Au apărut și noi denumiri de documente: facturi, obligațiuni, rapoarte, suveniruri, rapoarte, jurnale, protocoale, corespondență, instrucțiuni etc. Au fost înlocuite sentințe, scrisori de decret, ordine cu decrete, regulamente, instrucțiuni, rezoluții; corespondența - amintiri și răspunsuri - sunt înlocuite cu relații, rapoarte, rapoarte, rapoarte, note, știri. Pe vremea lui Petru, și forma documentelor a suferit modificări semnificative. Pentru mulți dintre ei sunt în curs de dezvoltare „formulare generale” - mostre în funcție de care ar trebui întocmite documente.

În munca de birou a colegiului, data documentului iese în evidență din text și devine un element independent al formularului: în multe documente este scrisă sub textul din partea stângă a foii. Numele documentului devine, de asemenea, un element independent al formularului; în unele cazuri, este însoțită de desemnarea conținutului succint al documentului: „Raport la primirea decretului”, deși cerința de a indica conținutul succint al documentului (rubrica textului) a fost în cele din urmă formată numai în munca clericală a ministerelor în secolul al XIX-lea. Pe lângă detaliile care ies în evidență din text, apar o serie de detalii care reflectă diverse etape procesul de documentare sau stadiul de prelucrare a documentelor: semnături, mărci de aprobare, indici de înregistrare, marca de control, marca de trimitere la caz etc. În general, munca de birou a consiliilor s-a caracterizat printr-o creștere semnificativă a scrisului; munca și formalitățile, de care se plângeau contemporanii. Chiar și personalul funcționarilor clericali, crescut semnificativ în comparație cu ordinele, nu a putut face față abundenței de cazuri, ceea ce a dus la încetinirea lucrărilor de birou și a birocrației.

O importanță deosebită pentru organizarea muncii de birou este „ierarhia autorităților și localităților” stabilită de „Instituția pentru Administrarea Provinciilor”, care a determinat ordinea relațiilor dintre instituțiile superioare, centrale și locale. În conformitate cu acest ordin, Senatul și colegiile au dat decrete guvernatorului, iar el, la rândul său, a înaintat rapoarte și denunțuri la puterea supremă. Această ordine a relațiilor dintre instituții s-a păstrat pe tot parcursul secolului al XIX-lea și, într-o anumită măsură, este prezentă și în munca modernă de birou.

Potrivit „Instituției pentru Administrarea Provinciilor”, procedura de soluționare a cauzelor a fost preponderent colegială: cazul a fost mai întâi pregătit pentru discuție, luat în considerare la o ședință a prezenței, după care au fost pregătite lucrări „executive”. Personalul lucrătorilor de birou era alcătuit din: secretari (senior și junior), protocolar, grefier, jurnalist, grefieri, cărturari, traducători și interpreți (acolo unde era necesar), un arhivar și alții. Compoziția cantitativă a angajaților personalului depindea de numărul de cazurile fiind rezolvate.

În plus, transferul unui caz către o autoritate superioară impunea prezentarea tuturor înregistrărilor anterioare. Procedura de documentare a activităților biroului în sine a fost destul de complicată. „Instituția...” a introdus în aceste scopuri un protocol, sau un jurnal al ședinței. Jurnalele au reflectat în detaliu activitățile prezenței în soluționarea cazurilor. Sistemul de înregistrare a devenit și mai complicat: fiecare transfer al unui caz de la un birou la altul, de la un angajat de birou la altul, era consemnat în registre. secolul al XVIII-lea în dezvoltarea muncii de birou s-a caracterizat prin consolidarea reglementării legislative a tuturor aspectelor activităților biroului și a instituției în ansamblu, formarea și consolidarea principiilor generale administrative ale activităților instituțiilor și, mai ales, principiul birocratic. (Kuznetsova, T.V. Istoria profesiei de specialist documentar. / T.V. Kuznetsova // Munca de birou. - 2003. - Nr. 1. - P. 123)

LUCRARE DE CURS

Știința documentației

Subiect:

Istoricul dezvoltării documentelor și scrisului

Introducere

Capitolul 1 Analiza teoretică a apariţiei scrisului şi a apariţiei documentului

1.1 Apariția scrisului

1.2 Dezvoltarea scrisului grecesc

1.3 Cărți manuscrise antice

Capitolul 2. Conceptul și semnificația unui document în activitățile de management

2.1 Caracteristicile muncii de birou în Rusia

2.2 Lucrări de birou poștale (comandă).

2.3 Gestionarea evidențelor colegiului

2.4 Munca de birou executiv

2.5 Munca de birou în Rusia în secolul al XX-lea

Concluzie

Lista literaturii folosite

Introducere

Activitățile de management ale oricărei organizații se bazează pe informații. Informațiile pot fi transmise oral, pe hârtie sau prin mijloace electronice. Majoritatea informațiilor (până la 98%) utilizate în management sunt compilate sub formă de documente, care sunt necesare pentru monitorizarea execuției, rezolvarea problemelor controversate, analizarea și cercetarea managementului în vederea îmbunătățirii eficienței acestuia etc. Un document în management acționează atât ca subiect de muncă al unui lucrător managerial, cât și ca rezultat al acestuia.

Cea mai importantă dintre aceste funcții este funcția de informare. Documentul înregistrează fapte, evenimente, fenomene de activitate practică și mentală a unei persoane.

Documentul are o funcție juridică, deoarece conținutul său este folosit ca probă atunci când se analizează probleme controversate de către părțile din relația de afaceri.

În fine, documentul îndeplinește o funcție educațională. Disciplinează performerul, necesită un nivel crescut de pregătire educațională, iar un document bine executat cultivă gustul estetic al personalului de conducere și crește prestigiul organizației în ochii partenerilor de afaceri.

În Grecia antică, pentru scris se folosea un stylus - un băț îndreptat la un capăt. Au scris pe tăblițe de ceară. Pe revers, pe stylus a fost atașat un picior, care a netezit, adică a șters greșelile.

Penele de gâscă și, uneori, pene de corb, păun și lebădă, au fost folosite pentru scris încă din secolul al VII-lea.

Pentru scris erau folosite obiecte precum frunze de bambus, papirus, lut, nisip, lemn, pietre și multe altele. Cel mai vechi mijloc de scris a fost pergamentul.

Lucrarea conține o cantitate mare de informații atât despre specialitatea „Managementul suportului documentației”, cât și despre istoria apariției scrisului și apariției documentului.

Această lucrare reprezintă material adunat pentru o cunoaştere mai aprofundată a istoriei elaborării documentelor şi scrisului. Lucrarea conține tabele, link-uri, figuri și multe altele.

Datorită scrisului, a apărut nu doar un document, ci și o modalitate de comunicare între oameni, o modalitate de exprimare a gândurilor.

Alegerea temei ajută la învățarea nu numai a faptelor interesante, ci și luminează în domeniul apariției scrisului, atât istoria noastră, cât și istoria altor națiuni și clase.

Scopul acestei lucrări de cercetare: studierea condițiilor, principiilor, factorilor, trăsăturilor dezvoltării scrisului.

Pentru a atinge scopul cercetării, este necesar să se rezolve următoarele sarcini:

1. Definiți esența conceptelor „document” și „scris” și luați în considerare principalele definiții profesionale care se întâlnesc constant în istoria dezvoltării scrisului.

2. Analizați documentele istorice și determinați trăsăturile dezvoltării scrisului pe teritoriul diferitelor state.

Subiectul studiului îl constituie sursele scrise. Obiectul este studiul metodei, procesului, formării și dezvoltării scrisului.

Capitolul 1 Analiza teoretică a apariţiei scrisului şi a apariţiei documentului

1.1 Apariția scrisului

Cele mai vechi texte egiptene care au ajuns la noi sunt rugăciunile către zei și înregistrările casnice. Cele mai vechi opere de ficțiune care au supraviețuit până în zilele noastre datează din mileniul II î.Hr. e. Probabil că au existat texte mai vechi, dar nu au supraviețuit.

Apariția scrierii egiptene datează din secolul al XX-lea. î.Hr e. Particularitățile sistemului guvernamental au necesitat introducerea unor documente semnificative, care au contribuit la răspândirea scrisului. În ciuda complexității scrierii hieroglifice, deja în această perioadă străveche nu numai preotese, cărturari și nobili erau alfabetizați - răspândirea alfabetizării este evidențiată de instrucțiuni scrise către constructori, înscrise pe pietrele clădirilor din acea vreme. Treptat, pe baza vechii scrieri hieroglifice, s-a dezvoltat scrierea cursivă, cunoscută ulterior sub numele de scriere hieratică. Apoi, în jurul anului 700 î.Hr. e., din vechea scriere cursivă de afaceri a apărut o nouă literă - demotic (folk).

Ulterior, principiul scrierii imaginilor a început să fie înlocuit cu principiul părții sonore a cuvântului. Au apărut sute de semne reprezentând silabe și mai multe semne alfabetice corespunzătoare vocalelor. Au fost folosite în principal pentru a desemna cuvinte și particule funcționale.

Scrisul a fost o mare realizare a culturii sumerian-akkadiene. A fost împrumutat și dezvoltat de babilonieni și s-a răspândit pe scară largă în toată Asia de Vest: cuneiformul a fost folosit în Siberia, în Persia antică și în alte state. La mijlocul mileniului II î.Hr. e. Cuneiformul a devenit un sistem de scriere internațional: era cunoscut și folosit de faraonii egipteni. La mijlocul mileniului I î.Hr. e. Cuneiformul devine o scriere alfabetică.

Pentru o lungă perioadă de timp, oamenii de știință au crezut că limba sumeriană nu se aseamănă cu niciuna dintre limbile vii sau moarte cunoscute omenirii și, prin urmare, problema originii oamenilor a rămas un mister. Până în prezent, conexiunile genetice ale limbii sumeriene nu au fost încă stabilite, dar majoritatea oamenilor de știință sugerează că această limbă, ca și limba egiptenilor antici și a locuitorilor din Akkad, aparține grupului de limbi semitic-hamitice. Sumerienii, potrivit orientaliștilor moderni, sunt fondatorii celebrei culturi babiloniene. Realizările lor culturale sunt mari și incontestabile: sumerienii au creat primul poem din istoria omenirii - „Epoca de Aur”; a scris primele elegii, a alcătuit primul catalog de bibliotecă din lume. Sumerienii sunt autorii primelor cele mai vechi cărți medicale din lume - colecții de rețete. Ei au fost primii care au elaborat și înregistrat calendarul fermierului și au lăsat primele informații despre plantațiile de protecție. Chiar și ideea creării primei rezervă de pește din istoria omenirii a fost consemnată pentru prima dată în scris de sumerieni.

Ideile moderne despre viața în China antică se bazează pe surse scrise, multe dintre acestea fiind compilate în primele perioade ale istoriei chineze. Se știe că deja în secolul al XV-lea. î.Hr e. China avea un sistem dezvoltat de scriere hieroglifică, care nu număra mai mult de 2000 de caractere. Dezvoltarea extrem de rapidă a scrierii chineze este caracteristică primelor secole ale erei noastre: de exemplu, în secolul al II-lea. numărul hieroglifelor a fost mai mare de 10 mii; iar în secolul al III-lea. mai mult de 18 mii Un sistem uniform introdus în acest moment pentru întreaga țară a stat la baza scrierii chineze moderne. În același timp, au apărut primele dicționare chinezești. Mișcările constante ale unor mase mari de oameni au dus la amestecarea și alinierea dialectelor și a apărut o singură limbă chineză antică orală. La cumpăna noii ere, a fost alcătuit cel mai vechi dintre dicționare, organizat după un principiu tematic. Dezvoltarea limbajului și a scrisului a fost facilitată de trecerea de la scrierea pe tăblițe înguste de bambus la scrierea pe mătase cu vopsele naturale cu o pensulă specială, a cărei invenție o atribui lui Myn Tian. Marea invenție a fost fabricarea hârtiei, a cărei producție a început în anul 105 d.Hr. e. A fost gătit din lemn, cârpe și cânepă. Autorul acestei cele mai mari descoperiri din istoria omenirii a fost oficialul Tsai Lun. Cam în aceeași perioadă, a fost creat rimelul.

1.2 Dezvoltarea scrisului grecesc

Cel mai probabil în secolul al IX-lea. S-a produs un eveniment care a devenit decisiv pentru cultura greacă: prin fenicieni, grecii au adoptat alfabetul semitic, perfecționându-l prin adăugarea mai multor caractere pentru a indica mai multe caractere pentru a indica vocalele. Cele mai vechi documente scrise în alfabetul Sinitsa datează din secolul al XIII-lea. î.Hr e. (o inscripție din vremea regelui Ahiram din Biblie), iar cel mai faimos monument al acestei scrieri este o inscripție din vremea regelui Moab Meșa în jurul anului 850. î.Hr e. Alfabetul era consonantic, adică. nu avea semne pentru sunetele vocale. Ca și în cazul tuturor bunurilor culturale împrumutate din Orient, grecii au acționat creativ cu alfabetul și l-au adaptat la nevoile limbii lor, folosind semne feniciene care nu erau necesare pentru a indica semne. Astfel, din literele feniciene „aleph” și „el” au apărut grecești „alfa” (a) și „epsilon” (ε). Acesta a fost un pas decisiv spre crearea unui alfabet grecesc mai perfect și mai complet, care, la rândul său, a avut o serie de variante.

Forma sa cea mai veche se găsește în Creta, Melos și Thera. Mai mult, se poate distinge alfabetul grecesc de est în Ionia asiatică, Eolitic, Attica, Ciclade și Argos, precum și cel grecesc. Diferența dintre ultimele două opțiuni a fost utilizarea literei „chi” (x), care în alfabetul grecesc de est denotă aspiratul laringian „x”, iar în greaca de vest - grupul de consoane „ks”. Varianta estică sau ionică (mileziană) a câștigat în cele din urmă în Grecia, în care încă din secolul al VII-lea. î.Hr e. au început să folosească „x” fenician pentru a desemna lung „așa s-a născut litera „acest” (η); cu o sută de ani mai devreme, a fost introdus un nou semn „omega” (ω). După adoptarea acestei versiuni îmbunătățite a alfabetului în 403 î.Hr. e. în Attica, în Atena, victoria lui în lumea greacă a fost asigurată. Dimpotrivă, în Italia a preluat versiunea greacă occidentală, adusă acolo de coloniştii din Chalcis, care au folosit-o. Adăugăm că, deși alfabetul semitic a fost împrumutat de greci, se pare că deja la începutul secolelor X-IX. î.Hr e., scrisul era atunci încă foarte limitat. Cele mai vechi inscripții grecești scrise în noul alfabet datează din secolul al VIII-lea. î.Hr e.

Era destul de dezvoltată și perfectă scrierea indiană veche, după cum o demonstrează inscripțiile lui Ashoka datând din secolul al III-lea. î.Hr e. Lucrarea lui Panine privind crearea unei gramatici sanscrite în condiții de dezbinare politică, economică, etnică și culturală semnificativă este ciudată și greu de supraestimat. Sanscrita a ajutat foarte mult comunicarea și înțelegerea celor mai diverse naționalități și triburi. Abaterea de la normele dezvoltate ale „Gramaticii” lui Panin, cu un vocabular de 2 mii de rădăcini, a fost considerată o ignoranță flagrantă. Cercetările lui Panin au făcut posibilă identificarea compoziției limbii, toate regulile cărora le-a redus la 4 mii de formule poetice, care ulterior, la mijlocul secolului al XIX-lea, au contribuit la dezvoltarea metodei comparative în lingvistică în Europa.

Povești crearea alfabetului slav este aceasta: călugării bizantini Chiril și Metodiu (Bulgaria făcea pe atunci parte din Bizanț) au răspândit apoi creștinismul printre oamenii din sud-estul Europei. Cărțile de teologie greacă trebuiau traduse în limbile slave, dar nu exista un alfabet care să corespundă particularităților sunetului limbilor slave. Aceasta este ceea ce frații au decis să creeze educația și talentul lui Kirill au făcut această sarcină fezabilă. Chiril a studiat la curtea împăratului bizantin și, pe lângă greaca natală, cunoștea limbile slavă, latină, ebraică și arabă. Un lingvist talentat, Kirill a luat ca bază alfabetul grecesc, format din 24 de litere, l-a completat cu sibilante caracteristice limbilor slave (zh, sch, sh, h) și alte câteva litere. Unele dintre ele sunt îngropate în alfabet până astăzi - b, ь, ъ, ы, altele au ieșit de mult timp din uz - yat, yus, izhitsa, fita. Și astfel, alfabetul slav era format din 43 de litere, similare în scris cu greacă. Fiecare dintre ele avea propriul nume: A – „az”, B – „fagi” (combinația lor a format cuvântul „alfabet”), C – „plumb”, D – „verb”, D – „bun”, etc. Literele din literă însemnau nu numai sunete, ci și numere: „A” - numărul 1, „B” - 2, „P” - 100. În Rus' abia în secolul al XVIII-lea. Cifrele arabe le-au înlocuit pe cele „litere”. În onoarea creatorului său, noul alfabet a fost numit „chirilic”. Folosind-o, Chiril și Metodie au tradus în slavă fragmente din Evanghelie, Epistolele Apostolilor, Psaltirea și alte lucrări teologice. Pentru serviciile lor enorme în răspândirea creștinismului, biserica i-a ridicat pe Chiril și Metodie în liga sfinților. De ceva timp, împreună cu alfabetul chirilic, a fost folosit un alt alfabet slav - alfabetul glagolitic. Avea aceeași compoziție de litere, dar cu o ortografie mai complexă, ornamentată. Aparent, această caracteristică a predeterminat soarta viitoare a alfabetului glagolitic: până în secolul al XIII-lea. a dispărut aproape complet.

Suntem obișnuiți să considerăm călugărul Chiril creatorul alfabetului chirilic. Oamenii de știință nu s-au îndoit de acest lucru de mult timp. Cu toate acestea, acum majoritatea cercetătorilor cred că el a creat nu alfabetul chirilic, ci alfabetul glagolitic. Până acum, această problemă rămâne controversată în știință.

1.3 Cărți manuscrise antice

Producția de cărți antice scrise de mână a fost costisitoare și necesită multă muncă. Materialul pentru ei a fost pergament - piele special făcută. Cel mai bun pergament a fost făcut din piele moale și subțire de miei și viței. A fost curățată de lână și spălată bine. Apoi le-au tras pe tobe, le-au stropit cu cretă și le-au curățat cu Penza. După uscare, marginile aspre au fost tăiate din piele și lustruite din nou cu piatră ponce. Pielea tăbăcită era tăiată în bucăți și cusuta în caiete de opt foi. Este de remarcat faptul că această ordine străveche de cusături a fost păstrată până în zilele noastre. Caietele cusute au fost adunate într-o carte. În funcție de format și de numărul de foi, o carte necesita zece până la douăzeci de piei de animale - o turmă întreagă! Potrivit mărturiei unuia dintre cărturarii care a lucrat la începutul secolelor XIV-XV, s-au plătit trei ruble pentru pielea cărții. Pe vremea aceea, cu acești bani puteai cumpăra trei cai.

Cărțile erau de obicei scrise cu un stilou și cerneală. Regele avea privilegiul de a scrie cu o lebădă și chiar cu o penă de păun. Realizarea instrumentelor de scris necesita o anumită abilitate. Pena a fost întotdeauna îndepărtată de pe pana stângă a păsării, astfel încât îndoirea să fie confortabilă pentru mâna dreaptă de scris. Pena a fost degresată prin lipirea ei în nisip fierbinte, apoi vârful a fost tăiat oblic, despicat și ascuțit cu un briceag special. De asemenea, au eliminat erorile din text.

Cerneala medievală, spre deosebire de albastrul și negru cu care suntem obișnuiți, era de culoare maro, deoarece era făcută pe bază de compuși feroși sau, pur și simplu, rugina. Bucăți de fier vechi au fost scufundate în apă, care, ruginind, a făcut-o maroniu. Pe lângă fier, scoarța de stejar sau arin, s-au folosit ca componente lipici de cireș, kvas, miere și multe alte substanțe, dând cernelii vâscozitatea, culoarea și stabilitatea necesare. Secole mai târziu, această cerneală și-a păstrat strălucirea și puterea culorii.

Capitolul 2. Conceptul și semnificația unui document în activitățile de management

Documentul a luat naștere, în primul rând, ca o modalitate de înregistrare a informațiilor pentru a-i conferi forță juridică (din latină dovezi, probe). Un document este rezultatul afișării unor fapte, evenimente, obiecte, fenomene de activitate obiectivă și activitate mentală a unei persoane. El creează prin scris, grafică, desene, fotografii, sunet - și video. Documentul este realizat pe un material special (hârtie, film fotografic etc.). Pentru ca un document să aibă forță juridică, procesul de creare a acestuia este reglementat și desfășurat conform regulilor stabilite. Acest lucru este subliniat în definiția termenului „document” din legea informației, informatizării și protecției informațiilor: „informație documentată (document) – înregistrată pe un suport tangibil de informații cu detalii care să permită identificarea acesteia.

Ca purtător de informații, un document acționează ca un element discret al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, firme, asigurând interacțiunea părților lor. Informația stă la baza luării deciziilor de management, acționează ca dovadă a implementării acestora și o sursă de generalizare, precum și material de referință și de cercetare. În activitățile de management, un document este și subiectul și rezultatul muncii, deoarece decizia luată este consemnată și consacrată în document.

Toate formele de activități de management sunt exprimate în documentele relevante: planificare - în întocmirea diferitelor planuri, contabilitate - sub forma întocmirii și procesării documentației statistice, contabile și operaționale-tehnice; management - în publicarea documentelor administrative; instruirea – în emiterea de instrucțiuni, îndrumări; control – în culegerea de informații în scris etc. Astfel, documentația, fiind strâns legată de toate formele de activități de management, este utilizată de aparatul de management ca colecție și mijloc de implementare a funcțiilor care îi sunt atribuite. În plus, documentarea în multe cazuri este obligatorie, prevăzută de lege și de actul guvernamental.

2.1 Caracteristicile muncii de birou în Rusia

Munca de birou („realizarea lucrurilor”) în Rusia a trecut printr-o serie de etape ale formării sale. Documentele scrise care au supraviețuit până în zilele noastre arată că deja în secolul al X-lea. în statul rus antic exista o anumită cultură a pregătirii documentelor (tratate cu Bizanțul din 911 și 945, bonuri de vânzare etc.). Cuvântul „faptă” ca colecție de documente a fost folosit deja la mijlocul secolului al XVI-lea.

Prima până la începutul secolului al XVII-lea. În Rusia, s-au dezvoltat documentele bazate pe comenzi. La acea vreme, organele guvernamentale erau numite ordine. Documentele erau sub forma unui sul, uneori lung de zeci sau chiar sute de metri.

Sub Petru I, a fost introdusă munca de birou colegială, care a fost mai progresivă în comparație cu munca ordonată. Colegiile erau numele dat instituțiilor centrale care se ocupau de ramurile individuale ale administrației publice. În consilii au fost create birouri, a fost introdusă funcția de secretar și a fost elaborat un formular jurnal pentru înregistrarea documentelor.

La începutul secolului al XIX-lea. colegiile au fost înlocuite cu ministere, colegialitatea în conducere a fost înlocuită cu unitatea de comandă. S-a dezvoltat un birou executiv („ministerial”). Au apărut formulare pentru documentele oficiale, s-au creat arhive în fiecare departament pentru stocarea dosarelor și a început introducerea mecanizării muncii de birou.

În anii puterii sovietice s-a dezvoltat munca de birou, caracteristică conducerii centralizate (de stat) a economiei naționale. În practica muncii de birou, a fost stabilită o procedură de documentare unificată și au fost introduse cerințe standard pentru forma și structura documentelor. A fost stabilită compoziția standard a elementelor informaționale ale documentelor (detalii). S-a încercat introducerea Sistemului Unificat de Management al Recordurilor de Stat (USSD). Pentru a utiliza tehnologia informatică într-o serie de industrii, au fost dezvoltate sisteme de documentare unificate, făcând posibilă utilizarea lor simultană cu metodele tradiționale de prelucrare a documentelor.

În prezent, sistemul de management al biroului existent în Rusia se dezvoltă ținând cont de specificul relațiilor de piață și informatizarea în masă a managementului.

2.2 Lucrări de birou poștale (comandă).

În stadiul incipient de dezvoltare a vechiului stat rus și în perioada fragmentării feudale (până la sfârșitul secolului al XV-lea), instituțiile statului nu existau încă. Înființarea instituțiilor nu a existat încă. Formarea instituțiilor și a sistemului de management al evidenței în acestea a fost precedată de o perioadă de apariție și dezvoltare a documentației, i.e. documentarea fenomenelor vieţii private şi publice a oamenilor. Funcțiile manageriale erau îndeplinite de cele mai multe ori de către funcționari sau organisme individuale care își desfășurau activitățile fie fără niciun angajați, fie cu un personal foarte limitat de funcționari. În aceste condiții, sistemul unificat nu era încă pe deplin solicitat de sistemul de management însuși.

Acumularea treptată a tradiției în domeniul documentării a dus la formarea unui cerc de specialiști profesioniști în domeniul creării și prelucrării documentelor. Inițial, compoziția lor a fost completată de către cititorii de psalmi și diaconii bisericești. În același timp, au început să se dezvolte modele stabile de cereri și completări în documente, formulare, adică. forme standard stabile ale unora dintre cele mai comune documente, care au devenit un fel de „manuale” pentru munca de birou.

Se stabilesc metode de certificare a documentelor și de întocmire a acestora. Încep să fie scrise documente - schiță, editorial și hârtie albă. Sunt instalate elemente precum capse, sigilii, punți (semnături pe note lipite), elemente de protejare a informațiilor împotriva accesului neautorizat în stadiul stocării și utilizării acesteia.

Odată cu formarea unui stat centralizat, al cărui centru era Principatul Moscovei, a început să se contureze aparatul administrației sale de stat, necesar vieții economice și politice a oricărui stat. În același timp, se formează un sistem de suport de documentare pentru acest aparat pe bază de vamă.

Cea mai înaltă instituție a statului era duma boierească, care se forma din întâlnirile ocazionale ale boierilor și „oamenilor apropiați” adunați de domn pentru a rezolva probleme de importanță națională. În general, puterile Dumei erau vagi și nelimitate.

„Birourile” din acea vreme, numite cabane administrative, sau premii, erau constituite în funcție de necesitățile practice pentru rezolvarea anumitor probleme ale administrației publice. De aceea perioada de formare și dezvoltare a muncii de birou de stat este de obicei numită perioada de ordine - după numele primelor instituții ale statului - ordine. Această perioadă acoperă perioada cuprinsă între secolele al XV-lea și al XVII-lea.

În documentele comenzilor, a fost folosită o „tehnică de documentare a coloanei” destul de veche - un pergament a fost asamblat din foi lipite între ele - o coloană, o coloană. Părțile asamblate ale coloanei au fost numite „postavs”, iar locurile în care foile erau lipite între ele erau numite și poduri. Coloana poate fi un document cu mai multe pagini sau poate include un set de documente pe orice bază - geografică, corespondent, întrebare.

Procedura de întocmire a documentelor în cadrul procedurii scrise a cuprins următoarele etape principale:

Primirea unui document cu titlu oneros;

Pregătirea cazului pentru „raport”;

Examinarea și soluționarea cauzei;

Întocmirea unui document care conține o decizie.

Compoziția tipului de înscrisuri nu a fost deosebit de diversă toate documentele care existau la acea vreme sunt grupate în mai multe tipuri principale: scrisori, sentințe, ordine, rapoarte, memoriale, retipăriri, petiții. Cu toate acestea, în cadrul fiecărei specii existau multe soiuri. Astfel, istoria muncii de birou în secolele XVI-XVII. arată că odată cu crearea unui sistem de instituții centrale și locale se formează un sistem de muncă de birou, se formează un cadru de angajați, se creează forme stabile de documente, metode de întocmire, depozitare și contabilitate a acestora.

2.3 Gestionarea evidențelor colegiului

Lipsa unei ordini uniforme stabilite prin lege în activitatea de birou administrativ, lipsa formelor precise de documente scrise, termenele specifice de executare a acestora, numărul enorm de instituții, complexitatea relațiilor dintre ele și în gestionarea teritoriilor au determinat guvernul să caute noi forme de guvernare.

După prelucrarea mostrelor străine (suedeze), apar noi tipuri de instituții și suport de reglementare, definindu-le cu precizie compoziția, organizarea, competența și munca de birou. Fostele instituții - ordine - au fost înlocuite cu colegii, cancelarii, birouri, primării.

Inițial, fiecare consiliu se ghida după propriile regulamente, apoi „Regulamentul general”, aprobat de Petru I în 1720, a devenit baza legislativă a reformei. „Regulamentul general” a introdus un sistem de muncă de birou, numit colegial după denumirea tipului de instituție. Metoda colectivă de luare a deciziilor prin prezența unui colegiu a dobândit un rol dominant în aceste instituții.

De menționat că particularitatea înregistrării documentelor în sistemul de gestionare a evidenței colegiale a fost că înregistrarea a însoțit documentele pe tot parcursul procesului de producere a cauzei, iar apoi în arhivă. Toate pachetele adresate bordului au fost predate funcționarului de gardă, care a semnat pentru primire și, fără a le deschide, le-a predat prezenței.

În munca de birou a colegiului, formele documentelor suferă modificări semnificative. Pentru mulți dintre ei, se dezvoltă „forme generale” - eșantioane conform cărora ar trebui compilate. De asemenea, în munca de birou colegial, data iese în evidență din text și devine un element independent al formei de document în multe documente este acum scrisă sub textul din partea stângă a foii: 16 septembrie 1746”. Data în sine, din același 1700, a fost transferată în cronologie nu de la Crearea lumii, ci 5508 ani mai târziu, de la Nașterea lui Hristos.

În munca de birou au apărut nume complet noi de documente: facturi, obligațiuni, rapoarte, jurnale, protocoale, corespondență etc. Colegiile corespondeau între ele în promemorii, trimiteau decrete în locurile subordonate, primind rapoarte de la ele.

În general, munca de birou a consiliilor se caracterizează printr-o creștere semnificativă a muncii scrise și a formalităților. Cu toate acestea, chiar și personalul funcționarilor clerical, crescut semnificativ în comparație cu ordinele, nu a fost capabil să facă față abundenței de cazuri.

Secolul al XVII-lea în dezvoltarea muncii de birou - aceasta este consolidarea la nivel legislativ de reglementare a tuturor aspectelor activităților biroului și a instituției în ansamblu, formarea și consolidarea principiilor generale administrative ale activităților instituțiilor, structura acestora și nivelurile de personal.

2.4 Munca de birou executiv

„Înființarea generală a ministerelor” din 25 iunie 1811 a devenit principalul act legislativ care a determinat organizarea și funcționarea instituțiilor centrale timp de mai bine de un secol. El a stabilit în mod clar „subiectul conducerii treburilor publice” a ministerelor. El a determinat structura uniformă a ministerelor și ordinea relațiilor acestora cu alte instituții.

Ministerul este condus de ministru, iar în lipsa acestuia, de singurul adjunct (tovarăș de ministru). Miniștrii și colegii miniștri erau numiți de împărat și erau responsabili numai față de el.

Aparatul de lucru al miniștrilor era format din departamente. Au fost împărțite în secțiuni, secțiunile în tabele. Fiecare departament a creat, de asemenea, un organism consultativ format din directorul de departament și șefii de departamente - o prezență comună.

Am primit o structură finală și uniformă a biroului ca unități speciale în care era concentrată toată „scrierea” (adică munca de birou).

„Stadiul General al Ministerelor” a stabilit o procedură uniformă pentru „producerea dosarelor” în toate instituțiile și diviziile lor structurale. Întregul proces de documentare a început să fie împărțit în următoarele etape:

ordinea de intrare a dosarelor;

mișcarea lor, sau propria lor așa-numită producție;

expedierea cazurilor;

Astfel, au fost identificate principalele etape de lucru cu documente: organizarea primirii documentelor, trimiterea acestora spre executare si executare, inregistrarea documentelor si monitorizarea executiei acestora, transmiterea documentelor.

În activitatea biroului de executare s-a dezvoltat o anumită procedură de întocmire a documentelor. În multe privințe, a fost reglementată și prin lege.

Până în anii 60. al XIX-lea Procedura colegială de întocmire a documentelor a fost larg răspândită. A fost respectat cu strictețe (și se respectă acum) în instituțiile judiciare. Procedura de documentare colegială este aceea că la începutul documentului se repetă întregul fundal al problemei. Ulterior, această procedură a fost înlocuită cu întocmirea unui certificat, care conținea scurte extrase din toate documentele în care se indică data și numărul acestora. Acest certificat se numește extras.

Legile au stabilit anumite reguli pentru întocmirea tuturor tipurilor de documente. Documentul conținea: titlul, conținutul sau „dispunerea circumstanțelor cauzei”, semnătură, dispozitiv de fixare, note speciale, inscripții goale și plic. Fiecare parte trebuia proiectată în consecință.

În secolul al XIX-lea Au început să fie pregătite documente pe formulare. Un formular era o foaie în colțul din stânga sus a căreia erau făcute „înregistrări goale”: numele departamentului, instituției, părții structurale a instituției, din

Esența, conceptul și principalele caracteristici ale muncii de birou. Coloana (comanda) munca de birou, munca de birou colegiala si munca de birou executiv. Istoria creării și dezvoltării muncii de birou. Caracteristicile profesiei de manager de afaceri.

Luarea în considerare a evoluției unui document în dezvoltarea sa istorică, definiția modernă a unui document, principalele funcții ale unui document în viața umană și societate. Proprietățile și caracteristicile unui document, atribuirea acestuia, funcționalitatea, structura, conținutul informațional.

Numerotarea foilor de caz. Întocmirea unei scrisori de certificare. Întocmirea unui inventar intern al actelor cauzei. Legarea cazurilor. Proiectare huse pentru fișiere de stocare permanentă și temporară. Intocmirea si prelucrarea inventarelor de cazuri diviziuni structurale organizatii.

Caracteristici de documentare a activităților de management, cerințe pentru producerea, contabilizarea, utilizarea și stocarea formularelor de ștampilă. Procedura de reproducere a documentelor. Reguli pentru pregătirea și transmiterea telegramelor, mesajelor de teletip, mesajelor fax, mesajelor telefonice.

Principalele funcții, drepturi și responsabilități ale serviciului suport documentație de management. Reguli pentru întocmirea și executarea detaliilor documentelor de afaceri. Principii de producere, înregistrare, utilizare și stocare a formularelor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse.

Munca de birou într-o companie este un proces de rutină căruia adesea nu i se acordă suficientă atenție până când apar necazuri din cauza încălcării ordinii stabilite de legislația în vigoare.

Conceptul de muncă de birou ca ramură de activitate, subiectul și metodele, procedura de implementare a acesteia. Tipuri de documente, caracteristici și domenii de aplicare practică a acestora. Direcțiile de reglementare de stat a muncii de birou și organele responsabile de aceasta.

Principii de organizare a fluxului de documente agentie guvernamentala. Particularități sistem unificat documente. Corespondență oficială, formulare de documente și detalii. Pregătirea, coordonarea, aprobarea și aprobarea cererii. Nomenclatorul cazurilor.

Studierea caracteristicilor reglementare legislativă munca de birou. Revizuirea regulilor și cerințelor pentru documentarea diferitelor domenii de activitate organizatii guvernamentale, la proiectarea anumitor tipuri de documente, la conținutul și structura acestora.

Biletul 1 1. Istoricul creării mașinii de scris (PM). Primele date despre creație mijloace tehnice pentru a mecaniza procesul de scriere datează de la începutul secolului al XVII-lea. În 1714 prin ordin regal special, șoferul stației de apă din Londra, Henry Mill, i s-a dat dreptul de a „fabrica...

Analiză fundamente teoretice procesele de documentare în societatea modernă, evoluția documentului ca purtător de informații. Tipuri de bază și principii de organizare a unui sistem de management al documentelor la nivel național și problemele suportului juridic al acestuia.

Utilizarea informațiilor conținute în documente în activități de management. Sistematizarea și gruparea cazurilor, nomenclatura acestora. O listă sistematică a numelor cazurilor deschise în organizație, înregistrarea acestora în modul prescris.

Există trei tipuri principale de contestație: propunere, cerere, plângere.

Cerințe pentru redactare și formatare. Documente organizatorice. Recuzită 28. Marcați despre interpret. Reguli de compilare și proiectare. Exemple de scriere de scrisori de afaceri, ordine și instrucțiuni. Ieșire scrisoare de afaceri. Comanda pentru personal.

Reglementări de desfășurare periodice și operaționale întreţinere aeronave Calculul deșeurilor de aeronave în renovare majoră, numărul de ieşiri ale aeronavelor de bază. Volumul producției pe tip de întreținere pentru aeronava Il-86; cheltuieli, costuri.

Istoria apariției și formării unui document de management. Documente în vechiul stat rus. Sistem de minister și document de management. Documente moderne de management și caracteristicile acestora: cadru de reglementare, clasificare, detalii.

INTRODUCERE

Orice comunitate poate exista doar prin schimbul de informații. În prezent, lumea se confruntă cu un boom informațional, care este direct legat de dezvoltarea omenirii și de revoluția științifică și tehnologică, care a schimbat metodele de înregistrare și transmitere a informațiilor și mijloacelor de comunicare. Secolul XXI este numit secolul informației, iar informația este considerată o resursă strategică. Concepte precum resursele minerale, resurselor de muncă, resurse financiare, iar în a 2-a jumătate a secolului XX a apărut conceptul de „resurse informaționale”. Dar informațiile trebuie deseori stocate, astfel încât să poată fi accesate după ceva timp și transmise la distanță. Prin urmare, o persoană caută o modalitate de a consolida informațiile pentru transmiterea în timp și spațiu. Așa apare documentul.

Documentul, având informații înregistrate (afișate), asigură astfel păstrarea și acumularea acestora, posibilitatea transferului către o altă persoană, utilizarea repetată și revenirea la informații în timp.

Cea mai mare parte a muncitorilor sunt angajați în domeniu activitati de informare, iar principalul produs al producției și al mărfurilor este informația. În prezent, informația a devenit cea mai importantă resursă a societății. Procesele informaționale influențează activ toate aspectele vieții umane. Utilizarea celor mai noi tehnologii informaționale sporește foarte mult această influență. Majoritatea informațiilor sunt înregistrate pe medii tangibile și sunt conținute într-o varietate de documente.

Scopul cursului este studierea și sistematizarea cunoștințelor despre clasificări și tipuri de documente.

Pe baza scopului, pot fi identificate următoarele sarcini:

Extindeți conceptul de „Document”, originea documentului, rolul său în viața societății.

Studiați tipurile și clasificările documentelor.

Obiect: document ca sursă de informare

Subiect: clasificări și tipuri de documente

CONCEPTUL DE „DOCUMENT”, ROLUL SĂU ÎN VIAȚA SOCIETĂȚII

Originea documentului

Una dintre cele mai importante manifestări ale comportamentului uman este comunicarea, adică. comunicarea cu alte persoane prin anumite semne sau simboluri. Inițial, oamenii transmiteau informații despre lumea din jurul lor folosind gesturi, expresii faciale, țipete, atingeri etc. cel mai simplu mijloc de comunicare vizuală, auditivă, tactilă. Apariția vorbirii și a limbajului cu sens a marcat apariția primei tehnologii informaționale din istoria societății umane.

Între timp, pe măsură ce omul s-a dezvoltat, nevoia de a transmite informații nu numai în spațiu, ci și în timp a crescut, adică. în stocarea informațiilor. Cu toate acestea, cele mai simple mijloace de comunicare și transfer de informații erau imperfecte. A fost greu de păstrat informatiile necesare, întrucât cunoștințele la început nu erau încă separate de subiectul care le poseda.

Odată cu apariția scrisului, umanitatea a trecut la bază tehnologia de informație. Cu ajutorul sistemelor de semne grafice, a devenit posibilă separarea informațiilor de subiect și fixarea lor pe un material în scopul transmiterii ulterioare în timp și spațiu. Ca urmare, au apărut informații documentate, adică. document.

Informațiile înregistrate pe un suport material au servit în antichitate drept dovezi. Cuvântul latin „documentum” provine de la „doceo” - „predau” sau „anunț” și însemna „dovadă”, „dovadă”.

În Rusia, termenul „document” a fost tradus de Petru cel Mare ca „dovadă scrisă”. De-a lungul secolului al XVIII-lea, definiția conceptului de „document” sa concentrat în primul rând pe sensul său juridic. Între timp, acest termen în sine nu a fost folosit aproape niciodată pentru o lungă perioadă de timp. În schimb, în practica de birou, se foloseau de obicei alți termeni: „act”, „faptă”, „hârtie”.

Până acum, conceptul de „document” are un scop informațional, o serie de funcții și acționează și ca un purtător de materiale. Kirsanova, M.V. Curs de management de birou suport de documentare management: manual / M.V. Kirsanova, Yu.M. Aksenov - ed. a II-a - M., Novosibirsk: INFA-M, NGFEiU, 2001. - 270 p.

În conformitate cu GOST R 51141-98 GOST R 51141-98 Gestionarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții. M.: Gosstandart al Rusiei, 1998 Document - informații înregistrate pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia.

Document:

1. un document de afaceri care confirmă un fapt sau un drept la ceva.

2. Certificat, hârtie oficială care indică identitatea purtătorului.

3. Dovezi scrise ale unor evenimente sau fapte istorice. Ozhegov, S.I. Dicţionar Limba rusă / Ozhegov S.I., Shvedova N.Yu. - Ed. a 3-a. - M.: AZ, 1996. - 928 p.