Cum să documentați în mod corespunzător transferul de active fixe în cadrul unei organizații - model de documente pentru transferul intern. Transferul bunurilor materiale Actul de a transfera proprietatea unei persoane responsabile din punct de vedere financiar

Activele de inventar sunt de obicei transferate între două părți responsabile. O astfel de mișcare este însoțită de pregătirea unui document corespunzător numit certificat de acceptare a mărfurilor și materialelor. Ce fel de document este acesta și cum să-l întocmesc corect? Acest lucru ar trebui să fie discutat în detaliu.

Concepte de bază

Transferul de active materiale poate avea loc în două moduri:

1. În cadrul întreprinderii la deplasarea între zone sau schimbarea persoanelor responsabile.

2. La transferul bunurilor în afara companiei.

În fiecare dintre aceste cazuri, trebuie întocmit un certificat de transfer și acceptare a mărfurilor și materialelor în conformitate cu toate regulile. Face parte din documentația primară și reprezintă una dintre metodele de contabilizare a mărfurilor.

În fiecare caz particular, un astfel de act de acceptare și transfer de bunuri și materiale îndeplinește o funcție specifică. De exemplu, atunci când un responsabil la o întreprindere se schimbă, acesta înregistrează numărul de bunuri și alte materiale care intră sub controlul noului angajat. De acum înainte, el va fi responsabil pentru siguranța și utilizarea corespunzătoare a acestora. O altă opțiune este posibilă atunci când valorile sunt transferate ca urmare a semnării unui contract de închiriere. Aici, actul întocmit de acceptare și transfer de bunuri și materiale confirmă faptul unei schimbări temporare de proprietar conform unui acord preliminar. După un anumit timp, toate articolele trebuie returnate proprietarului inițial în deplină siguranță. În caz contrar, una dintre părți poate prezenta celeilalte o cerere motivată și poate cere despăgubiri pentru prejudiciul cauzat acesteia.

Formular contabil

Pentru a facilita și menține corect înregistrările, a fost elaborată o formă specială a certificatului de acceptare a mărfurilor și materialelor. Tipul acestui document unificat a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 66 din 08/09/1999. Este inclus într-un album special ca formă separată de MX-1.

Poate fi împărțit în următoarele componente:

1. Informații de bază.

2. Date despre produs.

3. Semnăturile părților.

În prima parte, în anumite coloane se înscriu secvențial informații despre custodele și gardianul bunurilor, precum și numărul și data acordului în conformitate cu care se efectuează acest transfer. Acesta este urmat de numele documentului și detaliile acestuia (data și numărul de serie). A doua parte este un tabel în care toate produsele sunt împărțite în funcție de sortiment. Mai mult, fiecare articol este descris în detaliu, începând cu numele și caracteristicile, și terminând cu cantitatea, precum și prețul stabilit. Aici sunt indicate si perioada, locul si conditiile de depozitare a produselor. Ultima parte include semnăturile persoanelor care, conform acordului, își asumă obligații foarte specifice. Acestea ar trebui completate cu titluri de post, stenograme detaliate și, dacă este posibil, certificate cu sigilii.

Reguli de umplere

În ciuda faptului că acest document este unificat, fiecare întreprindere individuală îl poate dezvolta în mod independent. Aceasta nu va fi nicio încălcare.

Dar, în practică, părțile folosesc cel mai adesea forma standard MX-1. Este foarte simplu și convenabil. Cum să introduceți corect datele într-un astfel de act de acceptare și transfer de bunuri și materiale? Eșantionul poate fi luat în considerare folosind un exemplu specific. Să presupunem că o întreprindere transferă bunuri către alta pentru depozitare. Între aceștia se încheie un acord corespunzător, iar acest act va fi o anexă la acesta. Mai întâi trebuie să completați detaliile părților (nume, adresă și coduri). Ei trebuie să respecte pe deplin acordul încheiat, care este indicat aici. Apoi introduceți treptat datele în tabel despre produsul care urmează să fie transferat. După aceasta, trebuie să indicați condițiile de depozitare acceptate. De obicei, expresia „în conformitate cu acordul” este pur și simplu scrisă aici, deoarece textul documentului în sine conține deja o descriere completă a tuturor circumstanțelor. Există, de asemenea, o coloană „note speciale” în care fiecare parte își poate face comentariile cu privire la bunurile transferate. În final, părțile, reprezentate de reprezentanții lor autorizați, semnează documentul și îl certifică cu sigilii.

Descărcați certificatul de acceptare a mărfurilor și materialelor

Multe organizații practică întocmirea actelor legate de responsabilitatea financiară a angajaților pentru anumite articole. Mai ales dacă există destul de multe astfel de elemente în bilanţul companiei.

Executarea corectă a documentelor va ajuta la evitarea situațiilor conflictuale, chiar dacă prejudiciul a fost deja dovedit.

Actul de acceptare și transfer de bunuri materiale către alte persoane se referă la documente care confirmă faptul că anumite bunuri au fost transferate persoanei care a devenit responsabilă financiar.

1 an este perioada maximă de utilizare efectivă a acestora.

Există mai multe grupuri de active materiale:

• Tara.
• Echipamente de uz casnic.
• Reziduuri utile cu deșeuri returnabile.
• Combustibil, lubrifianți.
• Materiale pentru constructii.
• Produse in forma finita, achizitionata.
• Produse semifabricate din producție proprie, care sunt depozitate în depozite.
• Piese de schimb.
• Materii prime cu materiale.

Există următoarele date care trebuie să fie prezente în orice act legat de transferul de bunuri materiale:

• Semnătura și adresa ambelor părți, data întocmirii.
• Condițiile în care sunt compensate daunele
• Responsabilitățile și drepturile pe care le au un subordonat și un manager.
• Obiectul pentru care a fost încheiat contractul.
• Prevederi generale privind cooperarea.

Data semnării – ora de la care angajatul poartă întreaga responsabilitate financiară pentru obiectele de valoare pe care le-a primit.

Contractele standard se caracterizează și prin prezența diferitelor precizări.

De exemplu, ei scriu despre momentul despăgubirii voluntare pentru daune de către fiecare parte. Este posibil să se reglementeze cerințele în conformitate cu care se constituie însuși actul de transfer de valori. Și descrieți circumstanțele în care aceste cerințe sunt îndeplinite: concediere, plecare în vacanță și așa mai departe.

Cum se completează formularul?

Informațiile de bază despre fiecare participant sunt completate în rândurile situate în partea de sus. Indicarea numelui complet este necesară în cazul participării persoanelor fizice. Numărul contractului și data acestuia sunt, de asemenea, afișate în partea de sus.

Cum să deschizi un magazin online de la zero și să reușești... vei afla

După aceasta, ei scriu despre unde exact sunt depozitate activele materiale de către una dintre părți. Trebuie să notați numărul de rafturi, rafturi, loc și alte obiecte de depozitare similare. Perioada de depozitare, dacă este necesar, este preluată din contractul principal.

Pentru valorile primite sunt indicate toate caracteristicile, inclusiv:

1. Evaluarea în ruble.
2. Principalele caracteristici.
3. Stat.
4. Cantitate.
5. Nume.
6. Defecte.
7. Avarii.
8. Purta.

Toate aceste informații vă vor permite să evitați pretenții nefondate din partea persoanei care transferă încărcătura. Este necesară o descriere completă a condițiilor în care sunt depozitate bunurile. până la condițiile de temperatură, nivelul de umiditate și alți parametri similari.

Alte caracteristici importante

Utilizarea formularului MX-1 este relevantă nu numai în viața de zi cu zi, ci și în cazurile de activități profesionale legate de depozitare.

Hoteluri, case de amanet, bănci și depozite – iată cine poate oferi profesional servicii în acest domeniu. Contractele cu aceștia se încheie la cerere sau pe o perioadă strict definită.

Este permis să faceți modificări actului în sine, dacă este necesar, împreună cu linii suplimentare. Este interzisă doar modificarea detaliilor care sunt aprobate la cel mai înalt nivel de către Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei. De obicei se întocmesc două exemplare ale actului, dar nu este interzisă întocmirea unui număr mai mare de documente, în funcție de condițiile fiecărei operațiuni specifice.

Partea care primește produsul are dreptul de a cere despăgubiri pentru daune în cazul în care vicii sunt descoperite după acceptarea bunurilor. Pentru a face acest lucru, expeditorului i se trimite o scrisoare de reclamație în care sunt enumerate defectele care au fost descoperite.

Actele de recepție și transfer sunt întocmite nu numai pentru loturi întregi, ci și pentru anumite unități.

Ambele părți pot încheia un acord suplimentar cu privire la frecvența cu care trebuie întocmit actul.

Când mărfurile sunt transferate pentru păstrare, acest lucru este documentat nu numai printr-un act, ci și printr-un bon de livrare obișnuit. Principalul lucru este să nu uităm de punctul în care mărfurile sunt transferate special pentru depozitare temporară. Cu cât documentele sunt completate mai devreme, cu atât mai bine.

Dacă doriți să știți cum să înregistrați recepția de mărfuri și materiale la depozit, urmăriți acest videoclip:

În activitățile curente ale oricărei companii, poate apărea o situație în care devine necesară transferul proprietății pentru depozitare temporară către o altă întreprindere. În acest caz, este creat un document special - un act de acceptare a transferului pentru păstrare.

FIȘIERE

Ce este inclus în conceptul de „depozitare responsabilă”

În general, nu există un astfel de termen în legislația rusă. În practică, se înțelege ca transferul obiectelor de inventar de la o persoană la alta (fizică sau juridică) pentru orice perioadă de timp sub responsabilitatea financiară deplină pentru o anumită taxă. Locația de depozitare este de obicei un depozit sau alte încăperi destinate acestui scop (de exemplu, un hangar, garaj, bază etc.).

Ce bunuri pot fi transferate pentru păstrare

Deoarece acceptarea articolelor de inventar pentru depozitare sub responsabilitate se referă la activități profesionale de afaceri care nu sunt strict reglementate de lege, lista mărfurilor este întotdeauna stabilită individual. De obicei, orice produse, echipamente, mașini, vehicule etc. sunt acceptate pentru depozitare, adică totul, cu excepția produselor alimentare perisabile.

De ce este necesar actul, sensul lui

Rolul actului de acceptare și transfer pentru păstrare este destul de simplu - certifică faptul că proprietatea companiei a trecut în alte mâini pentru o anumită perioadă de timp. Documentul consolidează valabilitatea unui acord încheiat anterior, cu alte cuvinte, servește drept confirmare a îndeplinirii uneia dintre condițiile fundamentale ale relației contractuale.

Din momentul semnării actului, toată responsabilitatea pentru siguranța proprietății revine părții care l-a acceptat.

În cazul în care produsul este deteriorat în vreun fel, acesta este pierdut parțial sau total, în baza acestui act, în viitor se va putea depune o cerere în instanță pentru recuperarea prejudiciului cauzat.

În cazul în care obiectele de inventar sunt returnate integral și în termenul stabilit, atunci va fi necesară întocmirea unui nou act care să indice acest lucru.

În ce moment este creat documentul?

Actul se intocmeste intotdeauna imediat in momentul receptiei si transferului obiectelor de inventar. Aceasta este data care trebuie trecută pe document. Actul este de obicei completat de un reprezentant al companiei care primește.

Cum se formează un act, trăsături ale formei

Dacă studiați acest material, înseamnă că aproape sigur aveți sarcina de a crea un act de acceptare și transfer pentru păstrare. Înainte de a vă oferi o înțelegere detaliată a documentului, vă vom oferi informații generale care sunt relevante pentru toate astfel de lucrări.

În primul rând, rețineți că astăzi s-au anulat formele unificate, adică aproape orice acte se pot scrie acum sub orice formă. Desigur, dacă conducerea organizației dumneavoastră a stabilit o cerință pentru formarea acestui act conform modelului în vigoare în cadrul companiei, trebuie să faceți documentul în funcție de tipul acestuia. De asemenea, este permisă întocmirea unui act conform eșantionului obligatoriu anterior - formularul MX-1 - această opțiune vă eliberează de nevoia de a vă gândi pe deplin la structura și conținutul documentului. În plus, la discreția dumneavoastră și în funcție de circumstanțe, îl puteți extinde sau, dimpotrivă, puteți elimina rânduri și tabele inutile din acesta. Este bine dacă tipul de formular (standard sau nu) este indicat în documentele locale ale întreprinderii.

În al doilea rând, puteți lua o foaie obișnuită de orice format convenabil pentru dvs. pentru act - de preferință A4 sau A5, sau antet de companie. Puteți completa documentul manual sau introduceți informațiile necesare pe computer, iar dacă ați ales a doua metodă, după formarea finală, tipăriți actul - acest lucru este necesar pentru ca cei prezenți în timpul acceptării și transferului articolelor de inventar pentru păstrare. poate pune sub el autografele.

Faceți actul în două exemplare - dați unul dintre ele reprezentantului firmei de la care ați acceptat proprietatea, păstrați-l pe cel de-al doilea pentru dvs. Va fi util dacă se face o reclamație împotriva dumneavoastră pentru deteriorarea sau pierderea bunurilor. Dacă este necesar, puteți duplica actul, doar asigurați-vă că ați certificat toate copiile cu semnăturile necesare.

Introduceți informații despre act într-un jurnal special de contabilitate - ar trebui să fie în fiecare organizație care oferă servicii pentru stocarea proprietății altor persoane. Păstrați raportul pentru perioada stabilită de lege sau pentru perioada specificată în politica contabilă a companiei dumneavoastră.

Exemplu de certificat de acceptare pentru păstrare

În cele din urmă ajungem la partea principală a articolului nostru - exemplul. Am luat ca bază forma MX-1 utilizată anterior în general. Trebuie spus că, deși acest document nu este deosebit de dificil, are câteva subtilități și nuanțe asupra cărora merită să ne concentrăm. Folosind recomandările noastre și pe baza eșantionului prezentat mai jos, vă puteți crea cu ușurință propriul act.

• La începutul documentului, scrieți numele și adresa companiei care preia obiectele de inventar pentru păstrare,
• apoi denumirea unității structurale în care va fi amplasată proprietatea primită.
• Apoi, în același mod, introduceți informații despre organizația care se desparte temporar de proprietatea sa.
• În partea dreaptă a semnului, indicați codurile OKPO ale ambelor companii, oferiți un link către acordul în baza căruia acționați (notați numărul și data încheierii acestuia).
• După aceasta, numerotați și datați și actul în sine.

Apoi vine blocul principal. Aici se înregistrează automat faptul acceptării și transferului proprietății, trebuie doar să introduceți numele exact al locației de depozitare și perioada în care ar trebui să fie efectuată. În plăcuța de mai jos, indicați caracteristicile de identificare ale valorilor acceptate (denumire, cantitate, cost etc.).

Dar pe reversul formularului, rezumați: câte articole de inventar au fost acceptate și pentru ce sumă. Certificați documentul cu semnăturile necesare, indicând funcțiile și numele și prenumele persoanelor responsabile.

În comerțul civil, depozitarea și deplasarea bunurilor materiale sunt atribuite persoanei responsabile. Înregistrarea acestui fapt în scris se reflectă în acte de acceptare și transfer de active materiale. Specialistii recomanda folosirea acestui document in toate cazurile cand vine vorba de folosirea bunurilor materiale, indiferent de domeniul de activitate - inchiriere imobiliara, comert sau constructii.

Forma actului de acceptare și transfer al bunurilor materiale

Documentul este semnat la transferul proprietății pentru utilizare sau depozitare. Completarea formularului pentru actul de acceptare și transfer de bunuri materiale presupune doar un transfer de responsabilitate de la o persoană la alta. Nu reglementează aspectele legale implicate în caz de daune, vătămare sau pierdere. Se încheie un acord suplimentar pentru reglementarea consecințelor și stabilirea altor măsuri.

Legislația nu impune cerințe stricte asupra formei acestui document. Acesta poate fi completat în mod arbitrar, ținând cont de recomandările legislative. Documentul trebuie să conțină cât mai multe informații despre părțile la tranzacție și caracteristicile proprietății transferate. În special acestea sunt:

• locul semnării;
• calendar: zi, luna si an;
• parafa părților: transmitere și primire;
• date pașaport: data și autoritatea emitentă, seria;
• descrierea proprietății ce se transferă;
• informații despre starea acestuia indicând caracteristicile tehnice și evaluarea generală;
• note, dacă există;
• semnăturile părților.

Un exemplu de act de acceptare și transfer de active materiale în contabilitate

Există două tipuri de păstrare: de uz casnic și profesional. Al doilea implică serviciile unor firme specializate prestate pe bază comercială. Participanții sunt numiți custode și deponent. În acest caz, formularul stabilit MX-1 este utilizat ca formă pentru actul de răspundere. Poate fi folosit și în sfera casnică. Nu există cerințe clare pentru numărul de copii completate. Acest punct este determinat individual în fiecare caz. De obicei, sunt două pentru fiecare parte.

Pe site-ul nostru web puteți descărca formularul actului de acceptare și transfer al bunurilor materiale (la sfârșitul articolului) și îl puteți utiliza în propriul flux de documente. Din punct de vedere juridic, ar trebui să vă ghidați după următoarele reglementări:

• Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 08/09/1999. Acesta reglementează proiectarea formelor de contabilitate primară unificate, scopul și aspectele practice ale acestora.
• Reglementări de contabilitate și raportare din 29 iulie 1998. Se utilizează pentru a determina tipurile de rulaj de bunuri civile în care este indicat să se utilizeze un certificat de recepție.
• Partea 2, capitolul 47 din Codul civil al Federației Ruse este principalul cadru legislativ care reglementează aspectele juridice ale depozitării bunurilor materiale.

Șablonul act MX-1 este universal. Poate fi eliberat fie sub formă dactilografiată sau de mână, fie în formă electronică. Dacă este necesar, furnizați o copie a documentului, societatea este obligată să o furnizeze în forma corespunzătoare. Dacă originalul actului este deținut de o altă entitate comercială, atunci contrapartea are dreptul de a primi o copie.

Documentul se completează la transferul bunurilor materiale și în prezența tuturor persoanelor responsabile. O atenție deosebită trebuie acordată completării tuturor câmpurilor obligatorii și descrierii proprietății.

Legea federală „Cu privire la contabilitate” și ordinul corespunzător al Ministerului Finanțelor.

Înainte de a încerca să aprofundăm în toate complexitățile procesului de schimbare a persoanelor responsabile din punct de vedere financiar, este necesar să clarificăm cine poate fi numit exact ca atare, conform Codului Muncii al Federației Ruse:

• persoanele care au împlinit vârsta majoratului;
• angajaţii ale căror responsabilităţi de serviciu presupun menţinerea unor valori variate.

Că. un angajat care îndeplinește aceste cerințe poate fi numit ca persoană responsabilă pentru a înlocui angajatul anterior. Potrivit Legii Federale, această procedură este posibilă sub rezerva condiției obligatorii de a efectua o verificare a inventarului.

Scurt Algoritmul de schimbare a persoanei responsabile din punct de vedere material este următorul:

• efectuarea inventarierii;
• înregistrarea acceptării și transferului de mijloace fixe și alte proprietăți.

Să ne uităm la documentele necesare pentru a schimba persoana responsabilă financiar.

Pot exista multe motive pentru redistribuire: schimbări actuale de personal, revizuirea fișelor posturilor, responsabilități și competențe, concedierea angajaților.

Nu există un formular de comandă unificat, se întocmește pe baza sistemului de management al biroului adoptat în fiecare întreprindere specifică sau pe formularul stabilit pentru documentele organizatorice.

Acest document trebuie să conțină detaliile solicitate: denumirea organizației, titlul documentului (Ordin de schimbare a persoanelor responsabile material), data întocmirii acestuia.

În preambul, managerul indică scopurile și motivele schimbării responsabilului. Urmează cuvântul „COMAND”, iar apoi textul despre schimbarea persoanei responsabile material și lista proprietăților transferate sub responsabilitatea sa.

De asemenea, acest document numește o persoană căreia managerul îi încredințează controlul asupra executării comenzii, care trebuie asigurat cu semnătura personală a angajatorului (cu decodarea acestuia) și sigiliul întreprinderii.

Pe lângă director, documentul trebuie să fie marcat de persoana responsabilă desemnată și de angajatul desemnat ca supervizor. Marca este formată din numele complete ale persoanelor enumerate, numele posturilor acestora și momentul familiarizării acestora cu ordinul.

Ordin de schimbare a persoanei responsabile din punct de vedere material – nu singurul document din sistemul de repartizare a bunurilor materiale. După publicarea acestuia se încheie cu salariatul un contract tip de muncă privind înjurăturile acestuia. responsabilitate ( / , /).

Neglijarea formei standard a documentului poate juca o glumă crudă angajatorului, deoarece un astfel de ordin poate fi declarat invalid în cazul unui litigiu, ceea ce, din păcate, nu este neobișnuit în domeniul deservirii bunurilor materiale.

În plus, procedura de numire și schimbare a persoanelor responsabile material poate fi consemnată în următoarele documente:

• acord suplimentar la contract;
• Descrierea postului;
• reglementarile locale ale organizatiei.

Procedura de inventariere la schimbarea persoanei responsabile din punct de vedere financiar este determinată de Ordinul nr. 49 al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse.

Potrivit acestui document, este posibil să transferați doar proprietatea atribuită anteriorului angajat, dar nimic mai mult. Pentru a determina acest lucru, este convocată o comisie de inventariere a organizației.

Directorul este cel care stabilește componența personală a comisiei de inventariere, precum și perioada de efectuare a inspecției, indicând aceste informații în ordinea corespunzătoare. Este de remarcat faptul că crearea unei astfel de comisii este o chestiune de maximă importanță, deoarece absența chiar și a unuia dintre membrii săi va face posibilă invalidarea rezultatelor auditului.

Rezultatele identificate sunt înregistrate în Raportul de inventar. Descoperirea unui deficit sau a unui surplus de active materiale trebuie să fie reflectată în Declarația de rezultate.

Detalii importante la care să acordați atenție:

1. Înainte de inventariere, toate documentele pentru proprietatea înregistrată trebuie transferate la departamentul de contabilitate, activele nou sosite trebuie valorificate, iar cele scoase din uz trebuie înregistrate ca cheltuieli.
2. În timpul inspecției trebuie să fie prezente persoane responsabile din punct de vedere material.
3. Ziua în care se efectuează inspecția trebuie să fie și ziua în care se execută actul de acceptare și transfer al bunurilor materiale.