Cum să treceți la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărți. Document electronic între organizații. Achiziționarea unui certificat de semnătură electronică și mijloace de protecție criptografică

În mai 2012, a fost finalizată formarea cadrului legal de reglementare necesar lansării managementului electronic al documentelor. Multe întreprinderi și organizații încep să treacă activ la fără document pe hârtie comunicarea cu clientii si furnizorii. Printre avantajele acestei forme de comunicare se numără reducerea semnificativă a costurilor și a timpului de pregătire și trimitere a documentelor, economii de materiale, costuri poștale și de curierat, acces rapid la arhiva electronica, căutare convenabilă de documente și multe altele. Metodologii 1C ne spun cum să lansăm gestionarea electronică a documentelor în 1C:Enterprise 8.

Posibilitatea schimbului de documente electronice între persoane juridice există din 2002 - din momentul în care Legea federală nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică” a determinat echivalența semnăturii digitale și a semnăturii de mână într-un document pe hârtie și a stabilit „regulile jocului” de bază în domeniul schimbului. a documentelor electronice. Dar până acum, gestionarea documentelor electronice, potențial foarte convenabilă, nu a intrat pe deplin în practica afacerilor rusești - până de curând în cadrul legal erau mai multe „găuri”. Una dintre ele este incapacitatea de a asigura un schimb semnificativ din punct de vedere legal de facturi electronice.

Începutul real al gestionării documentelor electronice în Rusia poate fi considerat 23 mai 2012 - în această zi a intrat în vigoare ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 03/05/2012 nr. ММВ-7-6/138, care a aprobat formate electronice pentru facturi, jurnalele facturilor primite și emise, registrele de vânzări și achiziții. La 2 mai a intrat în vigoare ordinul Serviciului Federal de Taxe din Rusia din 21 martie 2012 nr. ММВ-7-6-172@, care aprobă formularele documentelor primare TORG-12 și certificatul de acceptare pentru lucrări (servicii ). Spre deosebire de factură, aceste formulare au caracter de recomandare la schimbul de documente, companiile pot folosi alte formulare decât cele recomandate. Dar în acest caz, astfel de documente electronice nu pot fi acceptate autoritatile fiscale pentru a fi considerat semnificativ din punct de vedere juridic (de exemplu, pentru verificarea documentară).

Mai multe detalii despre temei legal schimb de documente electronice vă recomandăm să citiți în articolele despre 1C:ITS și pe site-ul its.1c.ru:

• Forța juridică a documentelor semnate cu semnătură electronică
• Confirmarea cheltuielilor si deducerilor cu documente electronice

Schema generală de schimb de documente electronice

În acest moment, multe întreprinderi și organizații încep să treacă activ la fluxul de documente fără hârtie cu clienții și furnizorii. Printre avantajele acestei forme de comunicare se numără reducerea semnificativă a costurilor și a timpului de pregătire și trimitere a documentelor, economii de materiale, costuri poștale și de curierat, acces rapid la arhiva electronică, căutare comodă a documentelor și multe altele.

În general, schimbul de documente electronice arată astfel (vezi prima diagramă).

În primul rând, vânzătorul creează un document în sistemul său contabil. Apoi îl „semnează” cu semnătura sa electronică folosind un software criptografic special. Următorul pas este încărcarea documentului electronic semnat în programul operatorului de gestionare a documentelor electronice și trimiterea acestuia către contraparte, care îl va accepta în programul instalat. Apoi, cumpărătorul trebuie să introducă documentul primit în sistemul său contabil - pentru a face acest lucru, trebuie fie să determine corespondența dintre documentul primit și un document pregătit anterior în sistemul informatic, fie să creeze o copie a acestui document „de la zero. ” După care documentul creat poate fi acceptat pentru contabilitate reală în dvs program de lucru. Ultimele etape sunt cele mai intense și mai incomode.

Schimb de documente electronice în 1C: Întreprinderea 8

Pentru a elimina cât mai mult posibil reîncărcarea documentelor de la un program la altul și „muncă manuală” la acceptarea unui document în sistemul de contabilitate al destinatarului, 1C și operatorul de gestionare electronică a documentelor Taxcom au dezvoltat o soluție comună 1C-Taxcom. De fapt, această soluție face parte din configurațiile 1C:Enterprise 8 - este încorporată în 1C:Accounting 8, 1C:Trade Management 8 (rev. 11), 1C:Management întreprindere producătoare 8" și alte soluții 1C cele mai populare. Integrarea internă a sistemului de contabilitate și a programului operatorului a eliminat principalele neajunsuri tehnologice schema generala- utilizarea gestionării electronice a documentelor a devenit mult mai ușoară și mai convenabilă (vezi a doua diagramă din figura de mai sus).

În această schemă, etapa cea mai intensivă a forței de muncă a circuitului global de schimb de documente electronice este exclusă. O soluție integrată nu numai că face totul functii necesare, inclusiv trimiterea și primirea documentelor, dar cel mai important, pe baza documentelor electronice primite, generează automat documente în baza de informații 1C:Enterprise 8. Astfel, utilizatorul primește documentul în forma sa obișnuită și îl poate accepta imediat pentru contabilitate.

Să remarcăm câteva avantaje suplimentare ale acestei organizări a fluxului de documente:

• toate lucrările cu documente se desfășoară în interfața familiară 1C:Enterprise 8;
• nu este nevoie să instalați și să actualizați separat programul operatorului de gestionare a documentelor electronice sau să lucrați la resursa web a acestuia;
• Este acceptat schimbul nu numai de facturi, ci și de alte documente - facturi, acte, facturi, comenzi etc.

Patru pași pentru gestionarea documentelor electronice

Pentru a conecta tehnic schimbul de documente electronice folosind 1C-Taxcom, trebuie să urmați câțiva pași simpli. Vă rugăm să rețineți că pentru utilizatorii 1C:Enterprise 8 care au un contract 1C:ITS, conectarea la serviciu este gratuită, documentele primite nu sunt taxate sau plătite.

1. Verificați dacă programul a fost actualizat la versiunea și versiunea care include posibilitatea de schimb (informațiile sunt disponibile pe site-ul http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/eldoc/). Pentru a lucra cu documente electronice, este necesară versiunea platformei 1C:Enterprise 8 nu mai mică de 8.2.15. Dacă versiunea/numărul de lansare al programului dvs. este mai mic decât este necesar, actualizați programul. Puteți face acest lucru singur sau contactând un partener 1C sau un administrator de sistem.

2. Serviciul este conectat pe baza unei aplicații. Funcționalitatea de schimb este deja în program în modul „sleep”. Pentru a-l activa, trebuie să completați o cerere în cont personal utilizator pe site-ul http://users.v8.1c.ru.

3. După procesarea cererii (de obicei, procedura nu durează mai mult de o zi lucrătoare), utilizatorului i se va asigura Identificatorul participantului la schimbul de documente electronice.

4. Ultimul pas către comunicarea fără hârtie cu contrapărțile dumneavoastră este configurarea „1C:Enterprise 8”.

Vom examina în detaliu cum să efectuați o astfel de configurare folosind exemplul programului popular „1C: Trade Management 8” (rev. 11).

Configurarea „1C: Enterprise 8”

Mai întâi în secțiune Administrare Rețineți că acest program va folosi schimbul de documente electronice - vom bifa „casetele de selectare” corespunzătoare.

După aceasta, în toate formele de documente care participă la fluxul de documente electronice, acesta va fi disponibil grup nou echipe - , Retrimitețiși alte comenzi pentru lucrul rapid cu documente.

Vă reamintim că pentru a asigura un flux de documente electronice semnificativ din punct de vedere juridic este necesară utilizarea unei semnături electronice. ÎN în acest caz, Orice certificat emis de o autoritate de certificare care face parte din rețea va funcționa. centre de încredere Serviciul Fiscal Federal al Rusiei. De exemplu, dacă compania dvs. trimite rapoarte Serviciului Federal de Taxe în formular electronic, atunci cu siguranță un astfel de certificat a fost deja primit și poate fi folosit în siguranță pentru a organiza schimbul de documente electronice. Dacă nu aveți un certificat, puteți obține unul, de exemplu, de la un reprezentant regional al companiei Taxcom (http://www.taxcom.ru/about/regions).

Apoi, trebuie să efectuați configurarea generală a criptografiei și configurarea certificatelor de semnătură electronică. Pentru a completa formularul Configurarea criptografiei(capitol Administrare) va trebui să indicați numele și generalul specificatii tehnice software care este utilizat pentru a lucra cu semnături electronice (criptofurnizor semnătură electronică) - vezi fig. 1. Pentru unele programe (de exemplu, pentru CryptoPro) aceste caracteristici tehnice pot fi completate automat.

Orez. 1

Pentru a putea semna documente prin apasarea unui buton, fara a iesi din 1C: Trade Management 8 si fara a trece la alte moduri, certificatul de semnatura electronica (sau mai bine zis, doar acea parte a acestuia care poate fi transferata si stocata intr-un modul neprotejat) trebuie transferat direct în program. Pentru a face acest lucru, trebuie să specificați de unde programul ar trebui să obțină acest certificat. În general, dezvoltatorii 1C recomandă descărcarea certificatului din stocare certificate personale utilizator sistem de operare(vezi fig. 2).

Orez. 2

Pentru fiecare certificat (și de fapt - pentru un anumit oficial, care are dreptul de a semna), ar trebui să indicați o listă de documente pe care are dreptul să le semneze - prin urmare, vom enumera toate tipurile de documente pe fila cu același nume (vezi Fig. 3).

Orez. 3

Următoarea etapă este, de asemenea, efectuată în program, este simplă din punct de vedere tehnic, dar va necesita mai mult timp pentru implementare. Ideea este să conveniți cu contrapărțile dumneavoastră cu privire la schimbul de facturi și alte documente în formă electronică. Să vă reamintim că schimbul de facturi electronice implică participare obligatorieîn procesul unui terț - un operator de gestionare a documentelor electronice (în acest caz, compania Taxcom).

Lista contrapărților cu care compania dumneavoastră intenționează să treacă la fluxul de documente fără hârtie este menținută în formular Acord cu contrapartidele privind utilizarea documentelor electronice (prin operatori EDI). Adăugând o nouă contraparte la această listă, puteți trimite imediat o invitație la interacțiune electronică.

Detalii despre modul de completare a acordurilor pot fi găsite în secțiunea de asistență metodologică „1C:Enterprise 8” de pe site-ul its.1c.ruhttp://its.1c.ru/db/metod81#content:4791:1 și pe 1C : ESTE .

Vă rugăm să rețineți ID organizație. Această valoare este atribuită fiecărei organizații de către operatorul de management electronic al documentelor. Dacă contrapartea dumneavoastră acceptă invitația la gestionarea electronică a documentelor, acesta va fi trimis un mesaj indicând identificatorul, iar câmpul formular va fi completat automat. Se va schimba și statutul contrapărții - de la Asteptam acordul pe S-a alăturat.

Nu uitați să răspundeți la invitațiile primite de la partenerii dvs. - vă puteți confirma disponibilitatea pentru schimbul electronic folosind comanda Actualizați stările din serviciu.

Pe aceasta pregătire tehnică finalizat și puteți trece direct la schimbul de documente electronice. Să vedem cum se face acest lucru în program folosind exemplul facturilor.

Factură: trimiteți și primiți

Vă rugăm să rețineți că acum vor apărea două coloane în lista de facturi, afișând starea rezumată a fluxului de documente electronice pentru documentele de bază de informații. În prima coloană - starea fluxului de documente din partea noastră (de exemplu, totul este făcut sau acțiunea necesară), în al doilea - starea altor participanți (contrapartea și operatorul de gestionare electronică a documentelor). Utilizatorul vede dacă trebuie să facă ceva sau doar să aștepte - vezi fig. 4.

Orez. 4

Vom pregăti o nouă factură ca de obicei. Programul vă va spune ce este nevoie de acțiune din partea noastră- adică ar trebui să semnăm și să trimitem documentul partenerului. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Generați, semnați și trimiteți din meniul nou creat ED- vezi fig. 5.

Orez. 5

Când selectați această comandă, programul va pregăti automat un document electronic, îl va semna cu o semnătură electronică (dacă aveți dreptul de a semna) și îl va pune în coada pentru trimitere. Dacă managerul nu are drepturi de semnătură, programul va redirecționa mai întâi factura pentru semnătură persoana responsabila. Din partea noastră, toate acțiunile au fost finalizate, acum așteptăm confirmarea de primire de la operator și de la cumpărător.

Acum să ne uităm la procesul din cealaltă parte - din partea cumpărătorului, care primește o nouă factură de la partenerul său. După ce a primit acest document, programul va crea automat un document similar în baza de informații „1C: Trade Management 8” (rev. 11). Apoi puteți lucra cu el în același mod ca și cu alte facturi.

La început, când se obișnuiesc cu noul serviciu, poate fi convenabil pentru utilizatori să vadă factura primită în forma lor obișnuită - ca pe hârtie. Pentru a face acest lucru, programul implementează un mod de vizualizare a unui document electronic, care prezintă informații într-un familiar formă tipărităși conține o listă de semnături electronice instalate pe document. Conținutul formularului poate fi tipărit și o foaie suplimentară care listează semnăturile electronice va fi atașată la tipărire, acesta poate fi salvat pe disc - în acest caz, nu este salvat doar documentul electronic în sine; semnături stabilite sub formă de fișiere suplimentare (vezi fig. 6).

Orez. 6

Lucrul cu documente arbitrare

„1C: Trade Management 8” (rev. 11) acceptă schimbul securizat de documente în formă liberă, de exemplu, contracte sau rapoarte de reconciliere. În acest scop este destinat un tip separat de date, numit Orice document electronic. De fapt, este analog cu un e-mail obișnuit și vă permite să completați o notă de acoperire, să atașați fișierele necesare, să setați o semnătură electronică, să trimiteți un document către contrapartidă etc.

Programele sistemului 1C:Enterprise 8 au un întreg set de funcții utile de serviciu care fac ca procesul de mutare a documentelor electronice să fie convenabil, ușor de înțeles și transparent chiar și pentru utilizatorii fără experiență.

Asigurarea valabilitatii juridice a schimbului

Pentru a începe schimbul de documente primare semnificative din punct de vedere juridic cu contrapărțile, este necesar să se facă modificări la politica contabila. Merită să oferiți capacitatea de a pregăti și primi documente primare în formă electronică, precum și de a accepta aceste documente pentru contabilitate și contabilitate fiscală.

În plus, pe în acest moment condiție prealabilă este încheierea de către părți a unui Acord privind schimbul de documente electronice. Se poate concluziona astfel: document separat, și sub forma unui acord suplimentar la un anumit contract.

În primul caz, documentele electronice pot fi schimbate în cadrul oricărui acord cu o contraparte, în al doilea - numai în cadrul acordului la care a fost încheiat un acord suplimentar. Contractul poate fi încheiat pentru orice perioadă.

Acordul privind schimbul de documente electronice trebuie încheiat în în scris. Totodata, legislatia permite sa fie incheiat electronic cu ajutorul unei semnaturi electronice. Cu toate acestea, pentru a evita neînțelegerile cu contrapartea și disputele autorităților de control, în acest caz este mai bine să folosiți un formular pe hârtie.

Acordul privind schimbul de documente electronice trebuie să specifice:

• tipul de semnătură electronică utilizat;
• procedura și succesiunea semnării documentelor electronice;
• acțiunile părților în cazul în care cealaltă parte nu acceptă documentul din motive tehnice;
• condițiile de interacțiune a participanților cu centrul de certificare (centrul de certificare acreditat);
• condițiile de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu semnătură electronică ca echivalente cu documente similare semnate manual (până la 1 iulie 2012, această condiție este obligatorie pentru toate Acordurile; în viitor, este obligatorie la utilizarea unei semnături electronice simple sau necalificate. Când se utilizează o semnătură electronică calificată, părțile pot stabili conditii suplimentare recunoașterea acestei semnături ca echivalent cu o semnătură de mână).

Exemplu de acord de organizare interacțiune electronică postat pe site-ul web 1C:ITS - http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1

Recomandăm utilizatorilor să nu uite să contacteze partenerul 1C care deservește compania în baza acordului 1C:ITS și să încheie contract de licență pentru dreptul de a utiliza software-ul companiei 1C-Taxcom.

Ofertă specială pentru utilizatorii 1C:ITS

Vă reamintim că până la 31 octombrie 2012 există o ofertă specială pentru utilizatorii 1C:Enterprise 8 care au un acord valid 1C:ITS - posibilitatea de a trimite gratuit până la 1.000 de seturi de documente pe lună (un set poate include până la la trei documente, de exemplu, o factură) factură, act/factură, factură). Mai sus - costul trimiterii unui set de documente va fi de 10 ruble.

Toate activitățile oricărei organizații se desfășoară prin schimbul de documente pe hârtie. Extensie societate informaţională a dus la apariția documentelor electronice.

Această formă de documente este din ce în ce mai utilizată în rândul personalului de conducere al diferitelor organizații și alte structuri. Interacțiunea cu Fondul de pensii si fiscului.

De asemenea, a devenit utilizat în mod activ în rândul diferitelor organizații.

Schimbul electronic de documente contabile a fost legalizat în urmă cu câțiva ani.

Din 2002, Legea federală nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică” a echivalat documentele pe hârtie și documentele electronice în forță juridică, dar în iulie 2013 asta act normativ invalid.

Legea federală nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011 „Cu privire la semnăturile electronice” stabilește regulile de bază pentru interacțiunea organizațiilor care utilizează semnăturile electronice. Ordinul comun al Ministerului Finanțelor și al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 17 februarie 2011 nr. ММВ-7-2/168@ a aprobat regulile de bază pentru depunerea documentelor la biroul fiscal.

Inregistrarea, contabilizarea si schimbul facturilor sub forma unui document electronic intre diverse organizatii are loc ținând cont de condițiile Ministerului Finanțelor, aprobate prin ordinul din 25 aprilie 2011 N 50n.

HG nr. 1137 din 26 decembrie 2011. au fost stabilite reguli de completare și noi formulare de facturi și o serie de alte documente contabile. Schimb de facturi in formular electronic printr-o comunicare specială se efectuează într-un format specific, care este aprobat prin ordin al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 30 ianuarie 2012 nr. ММВ-7-6/36@.

Ordinul Serviciului Fiscal Federal nr. ММВ-7-6/138@ din 03.05.2012 a determinat formatul în care ar trebui să fie unele înregistrări contabile documente contabile pentru schimb și depunere la autoritățile fiscale.

Pentru ca organizațiile să facă schimb documentatia contabila TORG-12 și certificat de acceptare a muncii în formatul cerut federal serviciul fiscal a emis ordin din 21 martie 2012 Nr. ММВ-7-6/172.

Toate schimburile de documente contabile în format electronic între contrapărți au loc prin gestionarea documentelor electronice, care sunt ghidate de ordinul Serviciului Fiscal Federal din 20 aprilie 2012 nr. ММВ-7-6/253@.

Avantajele managementului electronic al documentelor

Toate modificările introduse de legislație în interacțiunea dintre contrapărți au, fără îndoială, o serie de avantaje.

Introducerea managementului electronic al documentelor duce la reducerea timpului de schimb de documente. Acest lucru se întâmplă prin economisirea de timp la procesarea și livrarea documentelor între organizații de ambele părți.

Se economisește timp la înregistrarea tranzacțiilor în registrele contabile, la monitorizarea erorilor, reducerea etapelor de procesare a documentelor și generarea de rapoarte.

Primar documente contabile(factura, certificatul de finalizare si bonul de livrare), intocmit pe hartie si semnat de manager, cu care toate organizatiile sunt obisnuite sa lucreze, vor fi trecute treptat in format electronic.

Tot fluxul de documente între contrapărți are loc conform următoarei scheme:

• Organizația vânzătoare creează un document în sistemul său contabil. Utilizarea criptografică software, semnează documentul cu semnătură electronică. Următorul pas este ca organizația să încarce documentul completat în sistemul operatorului și să îl trimită către contrapartidă, care îl acceptă prin intermediul unui software special.
• Apoi, cumpărătorul introduce documentul electronic primit în programul său de contabilitate, verifică conformitatea tranzacției, dacă totul este finalizat fără erori, apoi își pune semnătura electronică și o trimite înapoi vânzătorului prin operator. Dacă în timpul inspecției sunt descoperite inexactități sau erori, cumpărătorul transmite vânzătorului o notificare de refuz indicând motivele.

Organizația vânzătoare reflectă documentul electronic în contabilitatea sa, așa cum a fost emis după primirea unui semnal de confirmare de la operatorul de gestionare a documentelor electronice cu privire la acceptarea dosarului și la notificarea cumpărătorului că documentul a fost primit.

Conform reglementărilor, schimbul de documente contabile între contrapărți se realizează atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic.

Documentele întocmite în formă electronică și semnate cu semnătură electronică au forță juridică egală cu documentele pe hârtie semnate de administrator.

Fluxul de documente între organizații se realizează printr-un operator, ceea ce permite reducerea timpului de contabilitate și procesare

Domeniul managementului documentelor electronice se dezvoltă activ și, prin urmare, este necesară completarea și îmbunătățirea constantă a legislației privind această activitate. Acte de reglementare determină activitatea operatorilor de gestionare a documentelor electronice și, de asemenea, stabilesc motivele conform cărora documentația relevantă certificată printr-o semnătură digitală este echivalentă cu documentele pe hârtie.

Sfera fluxului de documente este reglementată de următoarele acte legislative:

• „La aprobarea Procedurii de emitere și primire a facturilor în forma corespunzătoare prin canale de telecomunicații folosind o semnătură electronică calificată îmbunătățită”;
• „Despre semnătura electronică”.

Utilizarea acestui tip de afaceri vă permite să rezolvați nu numai problemele curente, ci și să efectuați rapid tranzacții sigure cu instituțiile partenere. Procedura de transmitere a rapoartelor către serviciile de reglementare este, de asemenea, simplificată, deoarece toată documentația poate fi transmisă în orice moment prin internet.

În plus, vă sugerăm să citiți textul.

Document electronic cifra de afaceri (EDI) este un mecanism pentru procesele automate de prelucrare a documentației electronice, implementând conceptul de „muncă de birou fără hârtie”. Elementul principal acest proces este un document electronic care este creat cu ajutorul instrumentelor informatice de prelucrare a datelor și stocat ca fișier de un format sau altul pe suport informatic.

Tipul de EDI depinde de specificul instituției:

• EDI industrial;
• administrativ;
• fisier arhivat;
• profesional;
• contabil;
• depozit;
• avansat tehnologic;
• EDI secret și confidențial.

Datorită faptului că tot mai multe instituții se străduiesc să implementeze un sistem EDI pentru a crește eficiența utilizării timpului de lucru, Guvernul Rusiei a decis să dezvolte un sistem separat. act legislativ. Legea federală „Cu privire la semnăturile electronice” din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ a fost adoptată de membrii Dumei de Stat la 25 martie 2011 și aprobată de Consiliul Federației la 30 martie a aceluiași an.

Această lege federală reglementează relația în domeniul aplicării semnăturilor digitale și a fluxului de documente în tranzacțiile civile, furnizarea de servicii naționale și municipale, precum și în îndeplinirea altor funcții guvernamentale.

Textul acestui proiect de lege federal este format din 20 de articole:

• articolul 1. Domeniul de aplicare al legii;
• Art. 2. Principalele definiții utilizate în acest proiect de lege sunt;
• Art. 3. Reglementarea legislativă a relațiilor în domeniul aplicării fluxului de documente pe Internet;
• Art. 4. Reguli de utilizare a managementului documentelor electronice;
• Art. 5. Tipuri de EDI;
• Articolul 6. Principii pentru recunoașterea fluxului de documente electronice semnate cu semnătură digitală ca echivalent cu documentele pe hârtie;
• Articolul 7. Recunoașterea semnăturilor electronice la nivel internațional;
• Art. 8. Competențele serviciilor executive federale cu privire la fluxul documentelor relevante;
• Articolul 9. Aplicarea EDI simplu;
• Art. 10. Drepturile și obligațiile participanților la interacțiunea electronică în domeniul fluxului de documente;
• Art. 11. Recunoașterea unei semnături electronice calificate;
• Art. 12. Mijloace de semnătură adecvate;
• Art. 13. Centru de certificare;
• Art. 14. Certificat privind inspecția;
• Art. 15. Centru de certificare acreditat;
• Articolul 16. Puterile centrului;
• Art. 17. certificat calificat;
• Art. 18. Eliberarea certificatului corespunzător;
• Art. 19. Dispoziții finale ale legii;
• Articolul 20. Intrare în vigoare Legea federală № 63.

Important! Documentul în sine, creat electronic pe un computer, nu este semnificativ din punct de vedere juridic. Dobândește semnificație legislativă doar cu ajutorul unei semnături digitale, care este analogă cu o semnătură olografă.

Descărcați textul legii federale

Pot exista atâtea sisteme de gestionare a documentelor câte subtipuri de activitate există. Dacă este necesar, puteți automatiza orice documentație privată.

Avantajele utilizării managementului documentelor digitale:

• înregistrarea unică a unui act, care permite identificarea cu acuratețe a acestuia în sistemul relevant;
• executarea simultană a mai multor operațiuni, cu ajutorul cărora puteți reduce timpul necesar pentru mutarea unui document și crește eficiența execuției;
• mișcarea continuă a actului, ceea ce face posibilă identificarea rapidă a persoanei responsabile de executarea acestuia în orice moment al procesului;
• o bază comună care nu permite duplicarea documentelor;
• căutare eficientă și eficientă a documentației, chiar și cu informații minime;
• un sistem eficient de raportare care vă permite să controlați mișcarea unui document în orice etapă a fluxului documentului.

Descărcați Legea federală„Pe semnătură electronică” din 04.06.2011 Nr. 63-FZ V ultima editie.

Puteți studia și textul legii privind serviciile poștale

Modificări în legea fluxului de documente

La sfârșitul anului 2015, a fost adoptată Legea Federală Nr. 445-FZ „Cu privire la modificările Legii Federale „Cu privire la semnăturile electronice” din 04/06/2011 Nr. 63-FZ”, care a intrat în vigoare la 31 decembrie 2017.

Următoarele articole au fost supuse modificărilor și amendamentelor:

Articolul 6 partea 3.1

Adăugați text noua editie: „Actele federale prevăd că un document trebuie să fie semnat de mai multe persoane folosind tipul de semnătură stabilit de legislația Federației Ruse.”

Articolul 8

Conform inovațiilor, paragraful 1 al părții 5 a articolului 8 ar trebui formulat după cum urmează: „În acord cu autorizația serviciu federal, stabilește norme și cerințe pentru forma unui certificat calificat și principiile deținerii unei chei de semnătură electronică, precum și fluxul de documente.”

Articolul 12 partea 1 clauza 3

Acest articol a fost completat cu următorul text: „Permisiunea de a crea o semnătură digitală în formatul reglementat de serviciul executiv federal. Funcții implicate în elaborarea și implementarea politicii naționale și reglementare legislativăîn domeniul tehnologiei informației”.

Articolul 13 partea 1 clauza 1.1

Conform noii versiuni a legii, verificarea acestui flux de documente se realizează în conformitate cu principiile de bază ale confirmării dreptului de proprietate asupra unei chei de semnătură electronică.

Articolul 16

Publicați paragraful 3 al părții 3 într-o nouă ediție: „Instrumentele de semnătură electronică, precum și mijloacele centrului de certificare, trebuie să stabilească și să confirme valabilitatea unui certificat calificat în momentul semnării documentului relevant.”

Articolul 17

Partea 2.1 a Legii federale privind fluxul de documente ar trebui completată cu următorul text: „Operatorii sistemelor de informații naționale și municipale prevăzute de reglementări nu au dreptul de a cere ca un certificat calificat să conțină informații care ar putea limita utilizarea acestuia în alte informații. sisteme.”

Dacă Legea federală privind fluxul de documente prin internet nu ține cont de cerințele și regulile pentru o anumită industrie sau instituția intenționează să introducă o activitate separată, atunci în acest caz organizația își poate crea propriul sistem de informații corporative. La urma urmei, acest sistem a fost creat pentru a simplifica munca întreprinderilor la încheierea diferitelor tranzacții. Prin urmare, această documentație ar trebui să conțină nu numai principii, ci și aplicații care reglementează fluxul de documente electronice corporative.

Organizația nu este nouă. Dar, în ciuda faptului că multe întreprinderi mari și mijlocii sunt acoperite de acesta, nu toată lumea înțelege încă esența proceselor care au loc în cadrul EDI. În articolul curent vom încerca într-un limbaj simplu transmite informatii importante despre procesul automatizat de lucru cu documente. Ce ar trebui să fac pentru a începe schimbul? Cum să organizezi munca cu primarul? Cum se trimit rapoarte folosind Internetul? Citiți mai jos răspunsurile la cele mai presante și interesante întrebări.

O perspectivă exterioară: cum să implementați gestionarea electronică a documentelor într-o organizație

Contabilitatea este indisolubil legată de pregătirea multor documente. În urmă cu doar 10 ani, contabilitatea lucra cu hârtie, dar a venit momentul să trecem la o nouă comandă.

În multe întreprinderi, procesele interne de afaceri au fost deja automatizate prin implementarea parțială sau completă a sistemelor informatice și contabile. Dar activitățile companiei nu se limitează la procesele interne. În același timp, există și interacțiune externă cu contrapărțile.

Să ne uităm la un exemplu. Când se termină tranzacție comercială, contabilul întocmește documentele relevante. El introduce certificatele de muncă finalizată în sistemul de contabilitate al întreprinderii, le imprimă și le trimite către contrapartidă, în timp ce plătește serviciile poștale sau de curierat. Din partea contractantului, documentul este scanat și introdus în sistem. Ce face un contabil? Urmează manual un document pe hârtie și îl introduce în arhivă. Acesta este cursul tipic de acțiune dacă nu există o corporație sistem informatic. Este convenabil?

Situația este contradictorie. Doar procesele interne de afaceri sunt optimizate, cele externe rămân neschimbate. Cu toate acestea, prin simplificarea proceselor externe, puteți reduce și mai mult costurile - de timp și financiare. Astfel, este nevoie de zile și chiar săptămâni pentru a livra corespondența pe hârtie, dar transferul de informații în formă digitală se finalizează în câteva minute.

Tipuri de flux de documente electronice între organizații

Să presupunem că sunteți gata să transferați interacțiunea cu contrapărțile către vizualizare digitală. Puteți alege oricare dintre cele două tipuri de schimb.

1. Schimb documente prin e-mail. Vă sfătuim să vă înregistrați clar această metodă interacțiunea în acordul dintre părți, indicând adresele de e-mail care vor fi implicate în schimb. Participanții pot folosi orice tip de semnătură electronică dacă sunt de acord cu acest lucru, cu toate acestea, la semnarea documentelor, există o semnătură calificată acorduri suplimentare nu este necesar.
   Stop factor: Înțelegeți că nu toată documentația poate fi trimisă prin e-mail.
2. Trimiteți și primiți facturi (Facturi), precum și alte documente printr-un operator electronic de gestionare a documentelor (EDO SF). Acest lucru necesită o singură conexiune la rețeaua operatorului și respectarea reglementărilor de schimb, după care puteți utiliza în mod liber funcționalitatea așa-numitului serviciu de schimb. Datorită gamei sale largi de capabilități - tehnologice, de personal și juridice - operatorul asigură schimburi absolut legitime între organizații.

Să începem să lucrăm cu EDI

Să aruncăm o privire mai atentă asupra procedurii de schimb folosind operatorul EDI SF. Pentru o funcționare corectă, trebuie să efectuați trei pași simpli:

• Cumpărați certificatul ES și produsul protecţie criptografică(SKZI).
• Conectați-vă la operatorul care vă interesează.
• Invitați contrapărțile cu care lucrați în mod regulat să facă schimb.

Alte probleme organizatorice vor fi rezolvate de specialisti din cadrul operatorului EDF. Sarcina lor principală este de a oferi utilizatorilor condiții confortabile de lucru.

În 7 minute vei afla totul despre sistemul extern de gestionare a documentelor electronice dintr-o organizație folosind exemplul serviciului Synerdocs. Videoclipul vă va spune despre procedura de schimb în clientul web: cum să le descărcați din stocarea locală și să le creați în serviciu, cum să invitați contrapărți etc.

Urmărește videoclipul și evaluează ușurința de utilizare a clientului web Synerdocs.

Conectați-vă la serviciul de schimb. Procedură

Pentru a începe EDF, trebuie să contactați reprezentanții operatorului și să discutați două puncte:

1. cat costa conexiunea?
2. în ce interval de timp va fi finalizat.

Abia după aceasta se încheie un acord cu operatorul și vă alăturați regulamentului de schimb, care descrie în detaliu sarcinile rezolvate de serviciu, regulile de funcționare a acestuia și problemele legale importante.

Obținerea unei semnături digitale și a unui certificat de protecție a informațiilor criptografice

Certificatul este emis de orice Centru de Certificare care a fost acreditat de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse (lista CA acreditate). Adesea, operatorii de flux de documente electronice a Flotei Nordului îndeplinesc ei înșiși funcțiile unor astfel de centre și eliberează certificate prin intermediul rețelei lor partenere.

Câteva cuvinte despre. Este un set de caractere scrise într-o anumită ordine care este atașat unui document și care certifică autenticitatea acestuia. Există trei tipuri de semnături: simple, îmbunătățite necalificate și îmbunătățite calificate.

Legea federală nr. 63 „Cu privire la semnăturile electronice” prevede că un document certificat printr-o semnătură electronică necalificată simplă sau îmbunătățită poate fi considerat echivalent cu unul pe hârtie cu semnătură reală. Cu toate acestea, simplu ES poate să nu fie suficient pentru management de bază fluxul de documente electronice între organizații.

În ceea ce privește un document cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită, acesta este considerat un analog al unui document pe hârtie cu o semnătură și un sigiliu de mână. Serviciul Federal de Taxe recunoaște ca semnificative din punct de vedere juridic doar acele ED care sunt semnate cu un certificat calificat.

Pentru a crea și a verifica semnăturile electronice, se folosește un instrument de protecție a informațiilor criptografice (CIPF), care este un program special pentru criptarea și decriptarea datelor transmise.

Despre conectarea contrapărților

Este posibil să transferați fluxul de documente intercorporate într-un „domeniu” digital numai cu acele contrapărți care sunt deja conectate la operatorul EDF. Desigur, nu vor fi mai mult de jumătate dintre acestea. Adesea, contrapărțile au nevoie de o motivație suplimentară pentru a lua o decizie în favoarea trecerii la nou format interacțiuni. La rândul său, operatorul este gata să ofere un mic bonus sub forma unui schimb gratuit sau preferențial pentru o anumită perioadă. De asemenea, ajută la rezolvarea tuturor problemelor referitoare la , deoarece este direct interesat de asistență calificată pentru abonații actuali și de adăugarea altora noi.

Nu contează ce operator EDF folosește contractorul tău. Puteți face schimb cu acesta folosind tehnologia de roaming. De asemenea, puteți organiza interacțiunea cu contrapărțile în alte moduri.

O opțiune este să vă conectați la mai multe servicii de schimb (sisteme) simultan. Această metodă de flux de documente electronice între organizații se numește multi-operator. Îl poți alege singur sau îl poți oferi partenerului tău (dacă este cazul).

Ce se întâmplă dacă dvs. și contrapartea dvs. utilizați servicii diferite și niciunul dintre voi nu dorește să le schimbe? Într-o astfel de situație, a doua opțiune este optimă, atunci când vă contactați împreună operatorii și îi invitați să înființeze un schimb între ei.

Să rezumam

Să rezumam. Înainte de a trece la un format digital de interacțiune cu contrapărțile, un contabil ar trebui să-și amintească trei detalii:

1. O semnătură electronică calificată îmbunătățită oferă documentului semnificație juridică.
2. Operatorul garantează livrarea rapidă și fără probleme a documentelor electronice.
3. Pentru a începe să utilizați serviciul, trebuie să vă înscrieți în regulament, să cumpărați un certificat ES și CIPF. Restul problemelor vor fi decise chiar de operator.

La sfârșitul lunii mai 2011, Ministerul Finanțelor a mai făcut un pas spre introducerea gestiunii electronice a documentelor - a apărut un ordin care a aprobat procedura de emitere și primire. facturi electronice. Dar pentru a obține un efect economic real din utilizarea tehnologiilor fără hârtie, este important să convertiți tot fluxul de documente* în formă electronică. Compania 1C este pregătită să ofere utilizatorilor săi astfel de oportunități.

Codul fiscal al Federației Ruse

Artă. 169 din Codul fiscal al Federației Ruse, astfel cum a fost modificat. Legea federală din 27 iulie 2010 Nr. 229-FZ).

Legea federală nr. 63-FZ din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ

din data de 25.04.2011 Nr.50n

Ne îndreptăm spre schimbul de documente electronice cu contrapărțile

Necesitatea trecerii la tehnologiile fără hârtie a fost de mult așteptată în economie. Introducerea schimbului electronic de documente cu contrapărțile are un efect economic pozitiv: reducerea costurilor organizațiilor pentru consumabile, servicii poștale, menținerea unei arhive de documente pe hârtie (costuri cu hârtie, personal, închiriere spațiu pentru arhivă etc.), reducerea timp pentru prelucrarea și schimbul de date, reducerea numărului de erori, capacitatea de a căuta rapid documentul solicitatîn arhiva electronică.

Acum statul face multe în această direcție. În anul 2002 a fost adoptată Legea „Cu privire la semnătura electronică digitală”, care a stabilit semnificația juridică a documentelor electronice semnate cu semnătură electronică. Din păcate, prevederile acestei legi nu s-au aplicat facturilor, așa cum se precizează în norma specialaîn Codul Fiscal al Federației Ruse. Această restricție a fost acum ridicată.

Vara trecută, au fost aduse modificări Codului Fiscal al Federației Ruse, prevăzând posibilitatea întocmirii și emiterii facturilor în formă electronică cu acordul reciproc al părților la tranzacție și disponibilitatea mijloacelor tehnice și a capacităților de primire și procesare a acestora. facturi (Articolul 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse, astfel cum a fost modificat prin Legea federală din 27 iulie 2010 nr. 229-FZ).

La 6 aprilie 2011, președintele Federației Ruse a semnat Legea federală nr. 63-FZ „Cu privire la semnăturile electronice”. Lege nouă are ca scop eliminarea deficiențelor actualei Legi federale din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnăturile electronice digitale”, precum și extinderea domeniului de utilizare a semnăturilor electronice.

Și, în cele din urmă, la 25 mai 2011, Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 25 aprilie 2011 nr. 50n „Cu privire la aprobarea Procedurii de emitere și primire a facturilor în formă electronică prin canale de telecomunicații folosind o semnătură digitală electronică” a fost înregistrată la Ministerul Justiției din Rusia ( numărul de înregistrare 20860).

Ministerul rus al Justiției a înregistrat procedura de emitere și primire a facturilor electronice

Procedura stabilește că emiterea și primirea facturilor în formă electronică se efectuează prin unul sau mai multe având compatibile mijloace tehnice, operatori de gestionare electronică a documentelor. Vă rugăm să rețineți că utilizarea facturilor electronice este permisă numai prin acordul comun al părților la tranzacție. Astfel, utilizarea documentelor electronice este un drept, nu o obligație, a contrapărților. Procedura precizează în ce zi se consideră data emiterii și data primirii facturilor electronice și reglementează procedura de corectare a acestora.

Procedura intră în vigoare din momentul publicării sale oficiale (clauza 2 din ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 25 aprilie 2011 nr. 50n). De fapt, poate fi utilizat după apariția operatorilor acreditați de gestionare a documentelor electronice* și aprobarea de către Serviciul Federal de Taxe al Rusiei a formatelor de facturi, a unui jurnal al facturilor primite și emise, a unui carnet de achiziții și a unui carnet de vânzări în format electronic. formular (paragraful 2 al clauzei 9 din articolul 169 din Codul fiscal al Federației Ruse) .

Nota:
* Procedura de acreditare a companiilor ca operatori de gestionare a documentelor electronice trebuie să fie aprobată de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei. După acreditarea operatorilor, mecanismul de schimb corespunzător va fi convenit cu aceștia și apoi susținut în programele economice ale companiei 1C.

În programele economice ale firmei 1C, posibilitatea întocmirii și emiterii facturilor în formă electronică va fi implementată după aprobarea documentelor și formatelor de mai sus.

Introducerea facturilor electronice a servit ca un stimulent pentru utilizarea cât mai largă posibilă a altor documente contabile, fiscale și financiar-contabile în formă electronică.

Schimb de documente electronice cu contrapartidele din „1C:Enterprise 8”

Deja acum, programul 1C: Trade Management 8 a implementat posibilitatea de a face schimb de documente, a cărui procedură de schimb nu este reglementată de lege (de exemplu, facturi, facturi, cataloage de produse, liste de prețuri, comenzi, inclusiv documente în formă liberă) . Schimbul direct „Vânzător - Cumpărător” este posibil din program (prin e-mail sau un director de fișiere partajat pe server).

La dezvoltarea unui mecanism pentru schimbul de documente electronice în 1C:Enterprise 8, sarcina a fost să implementăm un mecanism simplu de configurare și schimb cu cea mai convenabilă interfață. Documentele sunt semnate semnătură digitală electronicăși trimis la destinatar cu un singur clic pe buton. Dacă participanții la schimb convin între ei că nu toate documentele trimise trebuie să fie semnificative din punct de vedere juridic, atunci pt specii individuale documentele nu trebuie să utilizeze semnătură digitală.

Pentru ușurință în utilizare, sistemul are încorporat un sistem de indicii (pas cu pas), care informează utilizatorul despre următoarele acțiunea necesară atunci când lucrați cu un document electronic.

Pentru confortul utilizatorilor, programul include și:

• configurarea flexibilă a pașilor în lucrul cu documente electronice în modul utilizator;
• generarea unui document electronic în mai multe formate general acceptate specificate de utilizator;
• legarea certificatului de semnătură de anumite tipuri de documente electronice semnate, precum și verificarea corectitudinii certificatului de semnătură la trimitere sau primire;
• urmărirea automată a versiunii curente a documentului electronic conform documentului de sistem contabil;
• vizualizarea listei tuturor documentelor electronice cu acestea caracteristici scurteîn legătură cu un document de sistem contabil;
• menținerea unui jurnal detaliat al evenimentelor privind acțiunile cu documente electronice;
• vizualizarea conținutului unui document electronic pe ecran într-o formă tipărită familiară utilizatorului, instalarea semnăturii digitale sau trimiterea documentului către autor pentru revizuire, precum și posibilitatea de a descărca un document electronic de pe semnături digitale stabiliteîntr-un director de pe disc;
• compararea a 2 versiuni de documente electronice.
• un formular ergonomic separat pentru prelucrarea documentelor electronice pregătite pentru semnătură, defalcat prin certificatele de semnătură ale angajaților responsabili ai organizației;
• generarea automată a unui document de sistem contabil pe baza conținutului documentului electronic primit.

În viitor, schimbul de documente electronice cu contrapărțile va fi implementat în alte soluții pe platforma 1C:Enterprise 8.

În concluzie, remarcăm încă o dată că, odată cu introducerea schimbului electronic de documente cu contrapărțile, devine posibilă îmbunătățirea nivelului calității prelucrării și schimbului. informatii la zi, reduceți numărul de erori întâlnite în timpul introducerii „manuale”, precum și reduceți intensitatea muncii și timpul de procesare a documentelor.