Lucrări de informare și referință asupra documentelor. Organizarea muncii cu documente. Lucrări de birou pe calculator - Lucrări de informare și referință pe documente - Literatură pentru studenți. Formarea fișierelor în organizație și stocarea lor curentă

Întrebări de luat în considerare:

Întrebarea nr. 1

Întrebarea nr. 2

Ce este informația motor de căutare?

Un sistem de regăsire a informațiilor este un mediu computerizat aplicat pentru procesarea, stocarea, sortarea, filtrarea și căutarea unor rețele mari de informații structurate.

Fiecare sistem informatic este conceput pentru a rezolva o anumită clasă de probleme, care sunt caracterizate de propriul set de obiecte și de caracteristicile lor. Există două tipuri de IPS:

1. Documentografic. În sistemele de regăsire a informațiilor documentare, toate documentele stocate sunt indexate într-un mod special, adică fiecărui document i se atribuie un cod individual care alcătuiește o imagine de căutare. Căutarea nu se bazează pe documentele în sine, ci pe imaginile de căutare ale acestora. Așa se caută cărțile biblioteci mari. Mai întâi, ei caută cardul în catalog și apoi, folosind numărul indicat pe ea, se găsește cartea în sine.

2. Faptic. Sistemele informaționale faptice nu stochează documente, ci fapte legate de orice domeniu. Căutarea se efectuează folosind un exemplu de fapt.

Fiecare sistem informatic constă din două părți: o bază de date (DB) și un sistem de management al bazei de date (DBMS).

O bază de date este o colecție numită de date structurate legate de un anumit domeniu.

Un sistem de gestionare a bazelor de date este un set de instrumente software și lingvistice necesare pentru a crea baze de date, a le menține la zi și a organiza căutarea informațiilor necesare în acestea.

În prezent, există multe SGBD-uri diferite. Cele mai cunoscute sunt Dbase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.

Întrebarea nr. 3

Întrebarea nr. 6

Întrebarea nr. 7

Întrebarea nr. 8

Ce date ar trebui să conțină cardul de înregistrare și control?

Lecția practică nr. 5

„Organizarea lucrărilor de informare și de referință”

Întrebări de luat în considerare:

1. Ce înseamnă informații și lucrări de referință asupra documentelor?

2. Ce este un sistem de recuperare a informațiilor?

3. Ce sunt „cartele de înregistrare a documentelor” și care sunt caracteristicile lucrului cu acestea?

4. Ce este un fișier de referință?

5. Ce principii de depunere a unui card index există?

6. Ce include controlul asupra executării unui document după aplicarea unei rezoluții acestuia?

7. Care sunt caracteristicile tehnologiei pentru lucrul cu apelurile cetățenilor?

8. Ce date trebuie sa contina cardul de inregistrare si control?

Întrebarea nr. 1

Ce este informațiile și lucrările de referință pe documente?

Unul dintre scopurile principale ale înregistrării este crearea unei baze de date cu documente organizaționale. Serviciul de management al biroului (sau secretarul unei organizații mici) bazat pe această bază de date este necesar să răspundă la două tipuri de întrebări:

cine are, unde, în ce stadiu de lucru se află orice document;
în ce documente pot fi găsite informații? problemă specifică. 1

Proprietatea asupra întregului set de resurse de informații și documentare este sarcina principală a serviciului de gestionare a înregistrărilor. Și, în primul rând, pentru a îndeplini această sarcină specială, toate datele despre documente sunt înregistrate în formularele de înregistrare și contabilitate. Lucrările de informare și de referință, precum și sistemul de înregistrare în sine, pot fi efectuate atât într-o formă tradițională (în principal folosind un index de card), cât și într-un mod automat. 2

Fișierul cardului de referință este construit din carduri de înregistrare. Separatoarele din dosarul de referință sunt denumirile diviziilor structurale sau domeniilor de activitate ale organizației. În cadrul acestor secțiuni, cel mai convenabil este plasarea cardurilor în ordine alfabetică, după corespondenți sau probleme de activitate (produse, produse etc.). La momentul înregistrării documentului se întocmesc două fișe: unul se plasează în dosarul de control al termenului, celălalt în dosarul de referință. După executarea documentului, cardul din indexul cardului de termen, cât mai complet și având toate notele privind rezolvarea problemei ridicate în document, se rearanjează în indexul cardului de referință, iar un card similar din cardul de referință. indexul este distrus sau utilizat la crearea unui index suplimentar de card de referință pentru a căuta documente folosind un criteriu de căutare diferit.

Pagina 15 din 16

ŞI informații și lucrări de referință asupra documentelor.

Baza informațiilor și lucrărilor de referință pe documente este o bază de date generată în procesul de introducere a documentelor de intrare, de ieșire și interne într-un computer.

SGBD-urile moderne (sisteme de management al bazelor de date) vă permit să creați interogări și, în consecință, să primiți răspunsuri pentru orice combinație de date incluse în cardul de înregistrare a documentului.

Căutarea documentelor în sine se desfășoară într-un mod similar. Căutarea se poate baza pe orice caracteristică (câmp) completată în fișa de înregistrare. De regulă, acesta este numărul documentului de intrare, data primirii documentului, tipul documentului, corespondentul, teritoriul, executorul documentului, numărul documentului de ieșire, data trimiterii documentului etc. Valorile câmpurilor corespunzătoare fie sunt introduse de la tastatură, fie pentru valorile clasificate sunt selectate din lista corespunzătoare (tip de document, interpret etc.). Certificatul poate fi eliberat:

1. Pentru un anumit document: unde (cine) se află; etapa de execuție (pregătire); rezultatul executiei; locul de depozitare (pentru documentele executate).

2. Pe tema (conținut): document specific; grup de documente.

4. După regiune: țară; regiuni; oraş.

La căutarea unor documente specifice sau a unui grup de documente, pot fi specificate următoarele detalii:

1) de intrare, de ieșire, documente interne(căutarea poate fi efectuată fie separat pentru fiecare categorie, fie pentru toate cele trei grupuri de documente);

2) tipul documentului (scrisoare, comandă, acord etc.);

3) sfera cronologică aproximativă a căutării (după data primirii sau pentru cele interne - semnarea documentului, sau de la o dată la alta);

4) regiunea în care se efectuează căutarea (țara, regiune);

5) organizare (corespondent/destinatar);

Când căutați informații despre un anumit document, numărul documentului poate fi specificat direct.

Condițiile de căutare sunt formate ca o combinație de câmpuri de card completate, similar cu un card de înregistrare, de ex. Când completați mai multe câmpuri, vor fi găsite documente care se potrivesc cu toți parametrii specificați.

Căutarea documentelor se poate efectua folosind documente neexecutate, documente executate (cu dată de executare și marca de plasare în cază), prin întreaga bază de date operațională (documente din anul curent de birou), precum și, dacă este cazul, prin intermediul baza de date de arhivă (documente din anii anteriori).

Atunci când furnizați informații despre un anumit document, un formular de înregistrare este afișat pe ecran și, dacă este necesar, tipărit. La căutarea unui grup de documente, rezultatele căutării sunt afișate pe ecran și tipărite sub formă de tabel.

În cazul căutării unui anumit document neexecutat, rezultatul căutării este informații despre ce executor are documentul în în acest moment. Dacă documentul a fost deja executat, pe ecran sunt afișate informații despre fișierul în care se află. acest document.

Bazele de date full-text ale documentelor instituționale extind semnificativ capacitățile de căutare. Această formă de lucru cu copii electronice documentele au devenit recent din ce în ce mai răspândite. În acest caz, un fișier cu textul documentului în sine (primit, primit prin e-mail, fax; sau introdus prin scanare și recunoaștere ulterioară document pe hârtie, de ieșire sau intern - pregătit folosind editor de text, foaie de calcul etc.).

Astfel de sisteme full-text vă permit să căutați nu numai după detaliile incluse în cardul documentului, ci și după conținutul documentului, de exemplu. caută documente care conțin anumite cuvinte sau expresii în text. De exemplu, dacă dorim să găsim documente legate de achiziționarea unei imprimante de la compania Orion, atunci căutăm folosind cuvintele „printer” și „Orion”.

Utilizarea tehnologiilor automatizate reduce semnificativ costurile cu forța de muncă pentru înregistrarea, controlul execuției și serviciile de referință și informare. Deci, dacă costurile cu forța de muncă pentru completarea unui card tradițional de înregistrare sunt de 0,152 ore, atunci folosind tehnologia automată este de doar 0,054 ore. În consecință, costurile cu forța de muncă pentru căutarea informațiilor curente sunt de 0,17 sau 0,054 ore, întocmirea certificatelor de documente necompletate. la timp cu tehnologia tradițională durează o lună (10 documente), anual (peste 100 de documente) de la 0,26 ore la 8 ore, în același timp, un certificat similar în sistem automatizat Este pregătit în 0,05 ore, iar cu setările corespunzătoare poate fi chiar creat și imprimat automat la o frecvență specificată.

De interes sunt standardele de timp pentru monitorizarea execuției documentelor, inclusiv marcarea „K” pe un document supus controlului, amintirea contractantului despre termenul limită, introducerea în card de informații despre progresul execuției, informarea managerilor despre stadiul execuției. , scoaterea de sub control a unui document, intocmirea unui rezumat de acte, neexecutat la termen, intocmirea unui rezumat al executiei actelor supuse controlului; generalizarea rezultatelor executării documentelor în diviziuni structurale, analiza starii de executie a documentelor in organizatie. De exemplu, pregătirea unui certificat pentru informarea conducerii (certificat pe 20 de documente) în munca tradițională de birou durează 1,8 ore, iar într-unul automat - 1 oră.

Programele de înregistrare și control a documentelor sunt importante parte integrantă sisteme moderne automatizarea activitatilor de birou.

<< Предыдущая - Следующая >>

Cuprins

Unul dintre scopurile principale ale înregistrării este crearea unei baze de date a documentelor organizației. Serviciu suport de documentare managementul (sau secretarul unei organizații mici) bazat pe această bază de date trebuie să răspundă la două tipuri de întrebări:

· cine are, unde, în ce stadiu de lucru se află orice document;

· în ce documente puteți găsi informații despre o anumită problemă.

Proprietatea asupra întregului set de resurse de informare și documentare este cea mai importantă sarcină a serviciului instituției de învățământ preșcolar. Și, în primul rând, pentru a îndeplini această sarcină specială, toate datele despre documente sunt înregistrate în formularele de înregistrare. Lucrările de informare și de referință, precum și sistemul de înregistrare în sine, pot fi efectuate atât într-o formă tradițională (în principal folosind un index de card), cât și într-un mod automat.

Fișierul cardului de referință este construit din carduri de înregistrare. Separatoarele din dosarul de referință sunt denumirile diviziilor structurale sau domeniilor de activitate ale organizației. În cadrul acestor secțiuni, cel mai convenabil este plasarea cardurilor în ordine alfabetică, după corespondenți sau probleme de activitate (produse, produse etc.). La momentul înregistrării documentului se întocmesc două fișe: una se plasează în dosarul cardului de control al timpului, celălalt în dosarul de referință. După executarea documentului, cardul din indexul cardului de termen, cât mai complet și având toate notele privind rezolvarea problemei ridicate în document, se rearanjează în indexul cardului de referință, iar un card similar din cardul de referință. indexul este distrus sau utilizat la crearea unui index suplimentar de card de referință pentru a căuta documente folosind un criteriu de căutare diferit.

Vorbind despre munca de informare și referință privind documentele organizaționale, trebuie remarcat faptul că unul dintre principalele avantaje ale utilizării sistemelor automate de gestionare a documentelor, în comparație cu tehnologiile tradiționale, este reducerea timpului petrecut în căutarea documentelor și întocmirea de rezumate și rapoarte, precum și creșterea eficienței căutării și a calității rezumatelor și rapoartelor.

Folosind un sistem automat de gestionare a documentelor, puteți căuta rapid un document sau documente atât prin semnificația și combinația oricăror detalii ale cardului de înregistrare și control, cât și după textele documentelor (fișiere) în sine.

Utilizarea unui sistem automat de documentare de management duce informațiile și lucrările de referință la un nou nivel. Accesul la sistem de la locurile de muncă al tuturor angajaților care lucrează cu documente, și nu doar serviciul de suport pentru documentația de management, precum și capacitatea de a căuta rapid orice documente, atât munca curentă de birou, cât și pentru anii trecuți, pot îmbunătăți semnificativ calitatea pregătirea documentelor, elimină pregătirea repetată a documentelor similare sau pregătirea documentelor conflictuale de către diferiți angajați sau departamente și, în cele din urmă, conduce la o creștere semnificativă a eficienței aparatului de management în ansamblu.

Unul dintre scopurile principale ale înregistrării este crearea unei baze de date cu documente organizaționale. Serviciul de suport pentru documentația de management (sau secretarul într-o organizație mică) este obligat să răspundă la două tipuri de întrebări pe baza acestei baze de date:

cine are, unde, în ce stadiu de lucru se află orice document;
în care documente puteți găsi informații despre o anumită problemă.

Proprietatea asupra întregului set de resurse informaționale și documentare este cea mai importantă sarcină a serviciului instituției de învățământ preșcolar. Și, în primul rând, pentru a îndeplini această sarcină specială, toate datele despre documente sunt înregistrate în formularele de înregistrare. Lucrările de informare și de referință, precum sistemul de înregistrare în sine, pot fi efectuate atât într-o formă tradițională (folosind în principal un index de card), cât și într-un mod automat.

Utilizarea unui sistem automat de documentare de management duce informațiile și lucrările de referință la un nou nivel. Accesul la sistem de la locurile de muncă al tuturor angajaților care lucrează cu documente, și nu doar serviciul de suport pentru documentația de management, precum și capacitatea de a căuta rapid orice documente, atât munca curentă de birou, cât și pentru anii trecuți, pot îmbunătăți semnificativ calitatea pregătirea documentelor și eliminarea pregătirii repetate a documentelor similare sau pregătirea documentelor conflictuale de către diferiți angajați sau departamente și, în cele din urmă, conduce la o creștere semnificativă a eficienței aparatului de management în ansamblu.

Tipuri de nomenclatură a cazurilor. Schema de clasificare a construcției

După execuție, documentele sunt stocate în organizație pentru un anumit timp. Pentru ca acestea să poată fi găsite și utilizate rapid, este necesară sistematizarea documentelor executate, adică. grupându-le în cazuri.

Să formuleze corect cazurile și să asigure posibilitatea utilizării informatiile necesare, documentele sunt clasificate: se împart în grupe cu termeni diferiți depozitare O carte de referință de clasificare specială care vă permite să determinați ordinea de distribuție a documentelor în fișiere este nomenclatorul cazurilor.

Nomenclatorul dosarelor este o listă sistematizată a denumirilor dosarelor deschise în organizație, cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora, întocmită în modul prescris.

Nomenclatorul cazurilor este un document multifuncțional utilizat în diferite scopuri:

nomenclatura este folosită ca schemă de clasificare la distribuirea și gruparea documentelor executate în fișiere (dosare). Titlurile cazurilor fixate în acesta sunt apoi transferate pe copertele dosarelor;
Fiecare caz inclus în nomenclator are o indicație a perioadei de păstrare a documentelor incluse în acesta. Astfel, cu ajutorul lui, se conturează perioade aproximative de păstrare a documentelor, care reprezintă prima etapă a examinării valorii documentelor;
nomenclatorul cazurilor este utilizat la construirea unui sistem de regăsire a informațiilor bazat pe documentele întreprinderii. La înregistrarea documentelor, indexul de înregistrare include adesea un index de caz după nomenclatură. În plus, schema de clasificare a nomenclaturii poate fi utilizată la crearea unui dosar de referință pentru documentele executate;
nomenclatorul dosarelor se folosește în locul unui inventar ca document contabil la depunerea dosarelor la arhivă cu o perioadă de păstrare de până la 10 ani inclusiv. De asemenea, servește ca bază pentru întocmirea inventarelor fișierelor cu perioade de stocare care depășesc 10 ani și permanente;
nomenclatura are valoare de referință atunci când se studiază structura unei instituții, organizații, întreprinderi.

Cerințe generale pentru nomenclatură. Nomenclatorul cazurilor, ca unul dintre principalele instrumente de organizare a muncii de birou, trebuie să îndeplinească anumite cerințe, dintre care cele mai importante sunt:

acoperirea tuturor documentelor primite și create în cursul activităților organizației;
gruparea separată în dosare a documentelor cu perioade de păstrare permanentă și temporară;
formularea specifică și clară a titlului cauzei, care reflectă în totalitate componența și conținutul documentelor din acesta și exclude posibilitatea includerii în cauză a unor documente care nu corespund conținutului și perioadei de păstrare a acestuia;
sistematizarea cazurilor în cadrul secțiunilor nomenclatorului în funcție de gradul de importanță și perioada de păstrare a documentației.

Tipuri de articole. Există nomenclaturi standard, aproximative și specifice de cazuri.

Nomenclatură tipică afaceri este compilat pentru organizații care sunt similare ca natură de activitate și structură, stabilește pentru acestea compoziție tipică cazuri, o indexare unificată a acestor cazuri este un document normativ.

Nomenclatura aproximativă cazuri stabilește o alcătuire aproximativă a cazurilor pentru organizații care sunt similare prin natura activităților lor, dar diferite ca structură și are un caracter de recomandare.

Indiferent de existența nomenclatoarelor standard și aproximative, fiecare organizație trebuie să-și elaboreze propriul nomenclator specific (individual) de afaceri.

În organizațiile mici care nu au o diviziune structurală, se întocmește un singur nomenclator, care este o listă sistematică a denumirilor tuturor cazurilor deschise în organizație în cursul anului calendaristic. În instituțiile și organizațiile mari, nomenclatorul este alcătuit pentru fiecare unitate structurală, apoi acestea sunt combinate într-un nomenclator consolidat.

Dacă există o nomenclatură standard, titlurile cazurilor sunt transferate complet în nomenclatura specifică. Din nomenclatura aproximativă a cazurilor, la alcătuirea unuia specific, sunt selectate denumirile acelor cazuri care se formează în această organizație. În același timp, unele cazuri prevăzute în nomenclatorul aproximativ pot fi combinate sau separate în funcție de volumul documentației sau de specificul activității organizației. Perioadele de stocare a dosarelor prevăzute în nomenclatorul standard sau aproximativ se transferă în nomenclatorul specific de dosare fără modificări. Astfel, prezența unei nomenclaturi standard sau aproximative facilitează foarte mult munca de creare a unei nomenclaturi de afaceri pentru o anumită organizație.

Întocmirea nomenclaturii. Întocmirea nomenclatorului este precedată de un studiu al componenței, conținutului și cantității documentelor generate în procesul de implementare de către instituția (organizația) a sarcinilor sale. Sunt studiate actele și reglementările privind instituția și direcțiile sale structurale, graficele de personal, clasificatoare, dosare de referință, liste de dosare pe anii trecuți, inventare de depozitare permanentă și de lungă durată, formulare de înregistrare și contabilitate (reviste, fișe). Dar sursa principală sunt documentele organizației în sine. La stabilirea perioadelor de păstrare a dosarelor, principalele ajutoare sunt listele standard și departamentale de documente care indică perioadele de păstrare a acestora, precum și listele documentelor supuse acceptării pentru depozitare de stat.

În procedura de întocmire a unei liste de cazuri, este necesar să se implice manageri și specialiști de frunte ai organizației pentru a ajuta la determinarea compoziției sarcinilor care vor fi rezolvate de departamente în cursul anului, precum și componența documentelor. Organizații neguvernamentale Instituțiile de arhivă pot oferi asistență metodologică pe bază contractuală.

Lista cauzelor pentru anul următor se întocmește în ultimul trimestru al anului precedent și, după aprobarea de către șef, intră în vigoare la 1 ianuarie. Acesta ar trebui revizuit și actualizat anual și cel puțin o dată la cinci ani, sau în cazul în care funcțiile și structura organizației se modifică, ar trebui reîntocmit și convenit.

Elaborarea unei nomenclaturi de cazuri constă în mai multe etape:

determinarea gamei de documente care vor fi incluse în nomenclator;
compilare de titluri (nume) cazuri;
dezvoltarea unei scheme de clasificare a nomenclaturii, i.e. ordinea lucrurilor;
determinarea perioadelor de stocare a dosarelor;
determinarea sistemului de indexare și stabilirea indicilor de caz;
înregistrarea şi certificarea listei de cazuri.

Determinarea gamei de documente care trebuie incluse în nomenclator. Principala cerință pentru nomenclatură este să acopere toate documentele generate în procesul activităților organizației. În acest caz, ar trebui să se țină cont de documentația, atât creată în cadrul organizației în sine, cât și primită de la alte organizații și persoane fizice, inclusiv fișe de înregistrare, jurnalele de bord și diferite dulapuri.

Nomenclatorul ar trebui să includă și documentele comisiilor temporare, grupuri create pentru a rezolva orice sarcină specifică, documente organizatii publice.

Lista cazurilor include și documente care nu au fost completate, care au fost primite de la alte organizații pentru a continua sau a finaliza rezolvarea problemei; cauze cu o durată mai mare de un an (așa-numitele cazuri tranzitorii). Ele sunt incluse în nomenclator în fiecare an pe toată perioada de rezolvare a problemei. Pe parcursul anului, nomenclatorul poate fi completat cu cazuri formate după începutul anului ca urmare a apariției unor noi probleme în activitățile organizației. Pentru astfel de cazuri, la sfârșitul fiecărei secțiuni din nomenclatură sunt prevăzute mai multe numere de rezervă.

Nu sunt incluse în nomenclatură publicații tipărite(colecții, cărți de referință etc.)

Dezvoltarea unei scheme de clasificare. După alcătuirea rubricilor cazurilor, acestea sunt sistematizate, adică. se determină ordinea rubricilor în nomenclatorul cazurilor. Se bazează pe luarea în considerare a structurii organizatorice și structurale a aparatului de management și a funcțiilor pe care le îndeplinește.

În nomenclatorul de afaceri al unei organizații mici care nu are o diviziune structurală, precum și în nomenclatorul de afaceri al unei unități structurale a unei organizații mari, cazurile sunt sistematizate în funcție de gradul de importanță, ținând cont de relația. a documentelor.

Primele care se plasează sunt dosarele care cuprind documente organizatorice și administrative ale autorităților decizionale și superioare, apoi - dosarele care conțin documentație organizatorică aferentă activităților organizației în ansamblu (cartă, reglementări) sau o unitate structurală, dacă este vorba despre un nomenclator. de fișiere pentru o unitate structurală este compilată. Urmează cazurile cu documentatie administrativa instituția sau organizația însăși (ordine, instrucțiuni, decizii ale organelor colegiale). Acest grup de cazuri este urmat de cazuri cu documente de planificare și raportare (anuale, trimestriale, lunare), corespondență și alte documente.

În cadrul fiecăreia dintre grupurile enumerate, chestiunile sunt aranjate în funcție de gradul lor de importanță, de exemplu, mai întâi planuri anuale, apoi trimestriale și după acestea lunare. Cazurile cu documente de raportare sunt sistematizate în același mod. Cazurile cu corespondență se aranjează în următoarea ordine: mai întâi - corespondența cu autoritățile decizionale și superioare, apoi - cu organizațiile nesubordonate și la final - cu organizațiile subordonate, dacă există, sucursalele și reprezentanțele acestora.

Dacă există un număr mare de corespondenți similari, pot fi plasate cazuri ordine alfabetică nume de corespondenți sau denumiri geografice.

Nomenclatorul de afaceri al organizației este întocmit pe baza nomenclatoarelor de afaceri ale diviziunilor structurale. În acest caz, secțiunile nomenclatorului consolidat de cazuri vor fi denumirile unităților structurale, care sunt amplasate în conformitate cu structura aprobată și masa de personal organizatii. Prima secțiune a nomenclatorului va fi întotdeauna serviciul de management al biroului (de exemplu, biroul). Ultimele secții sunt organizații sau organisme publice care funcționează pe bază de voluntariat.

În organizațiile fără diviziune structurală sau cu o structură instabilă, secțiunile nomenclatorului sunt funcții de conducere sau domenii principale de activitate, de exemplu: management, planificare, contabilitate, logistică, personal, suport documentație.

Ordinea de aranjare a titlurilor de cazuri în nomenclatorul organizației ar trebui să fie stabilă și identică pentru toate diviziunile structurale, deoarece numai în acest caz se poate realiza o căutare rapidă a unui caz specific și a documentelor necesare.

Cerințe pentru compilarea rubricilor cazurilor de nomenclatură. Elemente antet.

Aceasta este cea mai dificilă parte a muncii atunci când se întocmește o listă de cazuri.

Titlul cauzei ar trebui, într-o formă generalizată, să reflecte pe scurt, clar și fără ambiguitate conținutul principal al documentelor complexului, întrucât documentele sunt căutate prin titlul cauzei. Rubrica conține o indicație a tipului de dosar deschis (caz, documente, corespondență) sau denumirea tipului de document (comenzi, acte etc.), clarificând informații despre conținutul documentelor, corespondenți, date, precum și ca o indicație de autenticitate, numărul exemplarului etc. Titlurile de caz nu folosesc cuvinte precum „Materiale diverse”, „Corespondente generală”, etc.

Gradul de specificare și detaliu al denumirilor de cazuri ar trebui să fie determinat în fiecare caz specific și să ofere condițiile cele mai favorabile pentru a lucra cu documente în munca de birou și pentru a găsi rapid informațiile necesare.

Conceptul de caz este utilizat în rubricile cauzelor judiciare, investigative, personale, arbitrale și alte cauze care conțin diferite tipuri de documente legate de succesiunea documentelor pe o problemă specifică. De exemplu: „Cazul alocării de fonduri pentru repararea muzeului de istorie locală Bologoye”; „Cazul organizării pregătirii preuniversitare la MSTU „Stankin”.”

La deschiderea dosarelor personale se indică în cazul nominativ numele, prenumele și patronimul persoanei pentru care se deschide dosarul.

Termenul de documente este folosit în titlurile cauzelor care conțin documente referitoare la aceeași problemă, dar care nu au legătură cu succesiunea hotărârii sale, sau documente care sunt anexe la alt document. În acest caz, principalele tipuri de documente sunt enumerate între paranteze la sfârșitul titlului. De exemplu: „Documente privind construcția unei noi clădiri academice a universității (deviz de costuri aprobate, planuri de lucru, rapoarte financiare, memorii, certificate de acceptare a lucrării)”; „Documente pentru procesul-verbal al ședinței Consiliului pentru primul trimestru al anului 2000 (proiecte de hotărâri, certificate, revizuiri, planuri).”

Utilizarea termenilor materiale și materiale documentare este ilegală, deoarece nu sunt prevăzute de standardul terminologic de stat.*

Titlurile cauzelor care conțin corespondență specifică cu cine și în ce subiect se desfășoară. Cu toate acestea, atunci când se specifică un „corespondent”, trebuie luate în considerare următoarele:

Dacă corespondența este cu un corespondent, se indică în titlul cauzei, de exemplu: „Corespondență cu firma HERMED despre implementarea unui contract de furnizare de medicamente pentru diabet”.

Dacă corespondența cu corespondenți omogenei este grupată în cauză, denumirea acestora în titlul cauzei este dată în general, de exemplu: „Corespondență cu fabricile de conserve de lactate privind furnizarea și utilizarea containerelor”.

Dacă corespondenți omogene sunt localizați într-un anumit teritoriu (regiune, regiune, district), este recomandabil să îl indicați în titlu, de exemplu: „Corespondență cu școlile din Districtul de Nord-Est despre participarea la Olimpiada de matematică”.

În cazul corespondenței cu diferiți corespondenți, aceștia nu sunt incluși în titlul cauzei, ci se indică doar întrebarea, de exemplu: „Corespondență despre organizarea conferinței internaționale „Femeile și afacerile”.”

Titlurile cazurilor care conțin documentație administrativă, de planificare și de raportare au propriile caracteristici.

La gruparea în acţiune acte administrative iar procesele-verbale, titlul indică tipul documentului, autorul și anul, de exemplu: „Ordinele Rectorului Universității privind activitatea academică pe anul 1999”, „Proces-verbal ședințelor consiliului de administrație pe anul 1999”.

Titluri ale cazurilor care conțin planificate sau documente de raportare, trebuie să includă o indicație a tipului și naturii documentelor, frecvența acestora, de exemplu: „Raport anual privind activitățile de cercetare ale institutului”, „Rapoarte lunare privind expedierea mărfurilor”.

În titlul cauzei care conține forme statistice, indicați denumirile formularelor, numărul acestora sau simbol(cod): „Raport anual privind indicatorii selectați activitati financiareîntreprinderi (organizații) (f. 10-f).”

Titlurile sunt formate din următoarele elemente :

– indicarea tipului de dosar care se deschide (caz, acte, corespondență) sau denumirea tipului de document (comenzi, acte, protocoale etc.);

– numele destinatarului (organizația sau persoana căreia i se adresează documentele) sau corespondentul (organizația sau persoana de la care au fost primite documentele);

– generalizat rezumat documente de caz (probleme care se reflectă în setul de documente);

– indicarea locației organizațiilor corespondente sau organizațiilor destinatare (entități teritoriale, localitate);

– perioada (datele) la care se referă actele cauzei;

– indicarea numărului exemplarului (disponibilitatea copiilor documentelor) cauzei.

Titlurile de cazuri specifice vor conține elemente diferite. Totul depinde de ce documente sunt combinate în caz. Dar în toate anteturile, setul minim necesar de elemente va fi următorul:

– denumirea tipului de caz sau a tipului de document;

– o indicație privind disponibilitatea copiilor, de exemplu, „Comenzi pentru lucrări educaționale”. Vă rugăm să rețineți că o indicație a autenticității actelor cauzei nu este inclusă în titlu.

Îmbunătățirea fluxului de documente. Căi și metode.

În prezent, dintre metodele care vizează îmbunătățirea fluxului de documente se remarcă următoarele: doua grupuri : îmbunătățirea tehnologiei fluxului de documente și reducerea volumului fluxului de documente.

LA primul grup include toate procedurile de transmitere a documentelor într-o instituție: crearea de modele de flux de documente instituționale, întocmirea hărților de traseu proces tehnologic, elaborarea unor scheme raționale de flux de documente, compilare de operograme și înregistrări de documente, diagrame de flux de documente etc.

Printre modalitățile de îmbunătățire eficientă a tehnologiei fluxului de documente se numără optimizarea procedurilor de pregătire și execuție a documentației, eficientizarea încărcării documentației în timp pentru a o distribui mai uniform.

Reducerea volumului fluxului de documente asociat cu reglementarea documentației, reducerea numărului de documente interne, eficientizarea documentației, crearea sisteme unificate documentație (USD), dezvoltarea cerințelor unificate pentru texte, precum și utilizarea conexiunilor nedocumentare.

Principala condiție pentru reducerea volumului documentelor este eficientizarea apariției acestora. Principala metodă de eficientizare a procesului de documentare este unificare, atât grupuri individuale de documente cât și întregul sistem de management al biroului. În practică, acest lucru se exprimă în crearea diferitelor sisteme de documentare care stabilesc cu strictețe componența formularelor documentare utilizate și reglementările de utilizare a acestora. În timpul unificării, legăturile și documentele inutile care nu îndeplinesc cerințele actuale și sunt create pur și simplu din obișnuință sunt eliminate din lanțurile documentare. Același tip de formulare utilizate sunt înlocuite cu unul singur. De exemplu, după unificarea documentației organizatorice și administrative, numărul formularelor utilizate a fost redus de 4 ori. Anularea emiterii ordinelor de călătorie ar contribui, de asemenea, la reducerea volumului documentației. Compus forme unificate se fixează în fișa de documente, care este aprobată de manager și are caracter normativ. Fișa de pontaj poate indica: denumirea formularului documentului, codul conform OKUD sau clasificator al industriei, frecvența pregătirii, adresarea, viza, locul de înregistrare, modalitatea de completare, termenul limită, cerința anuală, perioada de depozitare. Pot fi introduse și alte coloane, de exemplu, data depunerii etc. Bilanțul este revizuit anual și i se fac ajustări corespunzătoare pentru a reflecta schimbările în funcțiile și obiectivele instituției.

Astfel, unificarea face posibilă simplificarea formării documentelor și, prin urmare, reducerea volumului fluxului de documente. Stabilirea cerinței anuale pentru fiecare formular în buletinul de evaluare limitează producerea de formulare.

Implementarea sistemului managementul documentelor electronice, ca o modalitate de a îmbunătăți fluxul documentelor.În legătură cu dezvoltarea tehnologiei informatice electronice și introducerea sistemelor de control automatizate, devine posibilă utilizarea managementului electronic al documentelor.

Standardizarea pregătirii documentelor. Standardizarea în sens larg se referă la procesul de stabilire și aplicare a standardelor. Rezultate standardizare:

Forța juridică informatii documentate;
Operațional și execuție de înaltă calitate, căutare de documente;
Procesare automată eficientă a documentelor.

Datorită standardizării și unificării formularelor și textelor documentelor pe cale de îmbunătățire a documentației activitati de management organizațiile pot realiza indirecte (îmbunătățirea calității managementului) și directe (reducerea costurilor cu forța de muncă atunci când lucrează cu documente, consumul de materiale pentru producerea acestora).

Procedura de întocmire, agreare și aprobare a nomenclatorului cauzelor.

Nomenclatorul de afaceri al organizatiei (institutiei) pentru anul calendaristic urmator se intocmeste in ultimul trimestru al anului precedent de catre serviciul suport documentatie al conducerii in forma stabilita Anexa pe baza nomenclatorului de afaceri al diviziilor structurale ale organizaţie (instituţie).

Numele secțiunilor din nomenclatorul afacerilor unei organizații (instituții) sunt numele diviziilor structurale situate în conformitate cu structura aprobată și cu graficul de personal al organizației (instituției). Prima sectiune trebuie sa fie serviciul suport documentatie de management (departamentul general), deoarece se colectează documentația organizatorică, juridică și organizatorică și administrativă care caracterizează activitățile organizației. Organizațiile publice sunt indicate la sfârșitul nomenclatorului denumirilor comerciale după diviziunile structurale. Amplasarea secțiunilor în nomenclatorul cazurilor este fixată de indicele unității structurale.

Lista afacerilor unei organizații (instituții) este un document de mai multe pagini. Prima foaie a listei de cazuri este întocmită pe antetul general al organizației în format A4. Paginile sunt numerotate cu cifre arabe în mijlocul marginii superioare a foii.

Lista afacerilor organizației (instituției) este tipărită și apoi replicată în numărul necesar de copii. Prima copie este stocată în serviciul de suport pentru documentația de gestiune, a doua este utilizată de serviciul de management al biroului ca copie de lucru, a treia este în arhiva organizației ca document contabil, iar a patra este în arhiva statului.

La întocmire, nomenclatorul dosarelor este avizat de șeful arhivei organizației (instituției), semnat de șeful serviciului de gestionare a evidenței și, după aprobarea comisiei de experți a organizației, transmis spre aprobare cu expertiza. comisia instituției arhivistice corespunzătoare, după care se aprobă de șeful organizației (instituției).

Nomenclatorul dosarelor convenit cu instituțiile arhivistice se clarifică la sfârșitul fiecărui an, se retipărește, se aprobă de șeful organizației (instituției) și se pune în vigoare la 1 ianuarie a anului calendaristic următor.

Nomenclatorul dosarelor se recoordonează cu instituțiile arhivistice cel puțin o dată la 5 ani. În cazul reorganizării, acesta este supus reelaborării, coordonării și aprobării, indiferent de perioada aprobării sale.

După aprobarea nomenclatorului de cazuri de către șeful organizației (instituției), se realizează extrase ale secțiunilor corespunzătoare pentru diviziile structurale și organizațiile publice pentru utilizare în muncă.

Nomenclatorul de afaceri al unei organizații (instituții) este un document de păstrare permanentă și, ca materie independentă, este supus contabilității conform nomenclatorului de afaceri al serviciului de management al biroului.

În organizațiile care nu transferă documente pentru stocarea de stat, listele de cazuri elaborate sunt revizuite anual la o reuniune a comisiei de experți a organizației. După aprobare comisie de experti Nomenclatoarele de cazuri sunt aprobate de șeful organizației. Termenul de valabilitate al acestora este de cel puțin 10 ani.

Pagina 15 din 16

ŞI informații și lucrări de referință asupra documentelor.

Baza informațiilor și lucrărilor de referință pe documente este o bază de date generată în procesul de introducere a documentelor de intrare, de ieșire și interne într-un computer.

1. Pentru un anumit document: unde (cine) se află; etapa de execuție (pregătire); rezultatul executiei; locul de depozitare (pentru documentele executate).

2. Pe tema (conținut): document specific; grup de documente.

4. După regiune: țară; regiuni; oraş.

La căutarea unor documente specifice sau a unui grup de documente, pot fi specificate următoarele detalii:

1) documente de intrare, de ieșire, interne (căutarea poate fi efectuată fie separat pentru fiecare categorie, fie pentru toate cele trei grupuri de documente);

2) tipul documentului (scrisoare, comandă, acord etc.);

3) sfera cronologică aproximativă a căutării (după data primirii sau pentru cele interne - semnarea documentului, sau de la o dată la alta);

4) regiunea în care se efectuează căutarea (țara, regiune);

5) organizare (corespondent/destinatar);

Când căutați informații despre un anumit document, numărul documentului poate fi specificat direct.

În cazul căutării unui anumit document neexecutat, rezultatul căutării este informații despre ce executor are în prezent documentul. Dacă documentul a fost deja executat, atunci pe ecran sunt afișate informații despre fișierul în care se află acest document.

Bazele de date full-text ale documentelor instituționale extind semnificativ capacitățile de căutare. Această formă de lucru cu copii electronice ale documentelor a devenit recent din ce în ce mai răspândită. În acest caz, un fișier cu textul documentului în sine este atașat automat cardului de înregistrare a documentului (primit, primit prin e-mail, fax; fie introdus prin scanare și recunoașterea ulterioară a unui document pe hârtie; de ieșire sau intern - pregătit folosind un editor de text, o foaie de calcul etc.).

Utilizarea tehnologiilor automatizate reduce semnificativ costurile cu forța de muncă pentru înregistrarea, controlul execuției și serviciile de referință și informare. Deci, dacă costurile cu forța de muncă pentru completarea unui card tradițional de înregistrare sunt de 0,152 ore, atunci folosind tehnologia automată este de doar 0,054 ore. În consecință, costurile cu forța de muncă pentru căutarea informațiilor curente sunt de 0,17 sau 0,054 ore, întocmirea certificatelor de documente necompletate. la timp cu tehnologia tradițională durează o lună (10 documente), anual (peste 100 de documente) de la 0,26 ore la 8 ore În același timp, un certificat similar într-un sistem automat este pregătit în 0,05 ore, iar cu setările corespunzătoare. în general, pot fi create și tipărite automat la o frecvență specificată.

De interes sunt standardele de timp pentru monitorizarea execuției documentelor, inclusiv marcarea „K” pe un document supus controlului, amintirea contractantului despre termenul limită, introducerea în card de informații despre progresul execuției, informarea managerilor despre stadiul execuției. , scoaterea de sub control a unui document, intocmirea unui rezumat de acte, neexecutat la termen, intocmirea unui rezumat al executiei actelor supuse controlului; generalizarea rezultatelor executării documentelor în diviziile structurale, analiza stării de execuție a documentelor în organizație. De exemplu, pregătirea unui certificat pentru informarea conducerii (certificat pe 20 de documente) în munca tradițională de birou durează 1,8 ore, iar într-unul automat - 1 oră.

Programele de înregistrare și control al execuției documentelor sunt o componentă importantă a sistemelor moderne de automatizare de birou.