Gestionarea electronică a documentelor Euphrates. Tipuri de EDMS – sistem Euphrates, Delo, DocsVision, Directum. Module suplimentare ale sistemului Eufrat

Dezvoltarea rapidă a tehnologiilor informației și comunicațiilor, dezvoltarea și extinderea de ansamblu a rețelelor de telecomunicații în republica noastră, integrarea acesteia în spațiul informațional global ridică sarcini importante și urgente operatorilor naționali de telecomunicații pentru a introduce servicii de comunicații moderne în toate sectoarele economiei.

Importanța și relevanța transformărilor aflate în desfășurare în sectorul telecomunicațiilor din republică este o condiție prealabilă și o necesitate vitală pentru trecerea unei întreprinderi de comunicații la metode moderne de management al procesului de producție, care îndeplinesc standardele internaționale. Unul dintre instrumentele moderne de management al întreprinderii sunt sistemele managementul documentelor electronice, în special sistemul EUFRAT-Document Flow, care a fost implementat în CHIRCOM JV.
JV "CHIRKOM" este o întreprindere care furnizează servicii de telecomunicații și servicii de conexiune la Internet în orașul Chirchik și regiunea Tașkent. Pentru prima dată în Uzbekistan, „CHIRKOM” a introdus cele mai avansate mijloace de telecomunicații conform standardelor mondiale.
Ca urmare a digitalizării și modernizării rețelei, precum și datorită muncii specialiștilor din cadrul JV „CHIRKOM”, populația este asigurată cu cu cele mai moderne mijloace telecomunicatii.
În ciuda faptului că la momentul introducerii sistemului electronic de gestionare a documentelor, întreprinderea dispunea de echipamente electronice și tehnice moderne și de o relație bine stabilită între departamente prin intermediul unei rețele de calculatoare locale, fluxul documentelor se desfășura doar pe hârtie, ceea ce era motivul timpilor de execuție nerezonabil de lungi și lipsa unui control adecvat asupra executării documentelor .
Situația actuală, precum și necesitatea de a îmbunătăți eficiența utilizării managementului întreprinderii tehnologii moderne atât abordările, cât și resursele existente (calculatoare și rețea locală) au devenit premise pentru implementarea unui sistem electronic de management al documentelor (EDMS).
Pe baza acesteia, s-a stabilit sarcina: „Să dezvolte și să implementeze un sistem electronic de gestionare a documentelor la întreprindere care să îndeplinească următoarele cerințe:

1. Mentinerea inregistrarii documentelor si depozitarea acestora in formular electronic.
2. Acces reglementat la documentele electronice.
3. Controlul executării documentelor și sarcinilor sistemului în formă electronică.
4. Scalabilitate și modularitate a sistemului dezvoltat și implementat.
5. Disponibilitatea documentației de ghidare pentru produsul dezvoltat.
6. Instruirea personalului pentru a lucra cu sistemul electronic de management al documentelor dezvoltat.”

Pentru implementarea acestei sarcini, am ales sistemul electronic de management al documentelor „EUFRAT-Document Management”. Pentru a înțelege de ce am făcut această alegere, am dori să vă spunem puțin despre sistemul în sine.
„EUFRAT-Document Management” este un sistem electronic de gestionare a documentelor dezvoltat de Cognitive Technologies Ltd. (www.cognitive.ru) - lider rus în integrare de proiecte, dezvoltator softwareși un furnizor de soluții de aplicații în domeniul automatizării integrate a întreprinderilor. Această companie participă activ la Programul țintă federal „Rusia electronică”. În Uzbekistan, partenerul oficial al Cognitive Technologies Ltd. este întreprinderea privată „Pro-texnika” (au fost cei care au efectuat lucrările de implementare a sistemului în țara noastră).
Sistemul oferă utilizatorilor următoarele capabilități:

1. Înregistrarea documentului
La înregistrare, fiecărui document din sistem i se atribuie un număr unic și un set de detalii în conformitate cu standardele acceptate în organizație și se formează RKK-ul corespunzător al documentului.
Câmpurile RKK pot fi completate fie manual (prin tastarea de la tastatură), fie folosind diverse instrumente de automatizare. Sistemul EUFRAT-Document Flow are un număr de caracteristici funcționale, care simplifică foarte mult înregistrarea și lucrul cu documente electronice. De exemplu:

Generarea automată a numărului și a datei curente
înlocuirea valorilor din dicționare, cărți de referință, clasificatoare
înlocuind datele din calendar
utilizarea tehnologiei unice Drag&Recog (glisare și recunoaștere).

Documentele înregistrate sunt distribuite în funcție de fluxuri: de intrare, interne, de ieșire. Administratorul are dreptul de a le corecta (crea/sterge, da un nume, regleaza valoarea curenta a contoarelor).

2. Distribuirea documentului
O serie de documente au statutul de informare, pentru care sarcinile pot să nu apară, dar cu care anumiți angajați ar trebui să se familiarizeze. Astfel de documente sunt supuse distribuirii către utilizatori individuali ai sistemului EUFRAT-Document Flow sau către o listă de corespondență pre-creată.
Distribuirea documentelor se realizează prin serviciul poștal intern al sistemului EUFRAT-Document Flow.

3. Controlul executării documentelor
Această funcție de sistem vă permite să controlați automat termenele limită de execuție a unui document și instrucțiuni privind acesta și să generați rapoarte privind progresul executării acestora. Depunerea unui document pentru control este formarea unui ordin către un anumit angajat al organizației sau grupului de angajați, indicând executanții responsabili și termenele limită pentru executarea documentului.
Rezultatul executării documentului este un raport de execuție (informații despre execuția documentului și rezultatele obținute în timpul executării documentului).
Executorul unui document (instrucțiune) poate fi unul sau un grup de angajați ai companiei. La numirea mai multor executori executori trebuie alocat un executor responsabil, iar restul vor fi co-executori.
Ordinul pentru document include textul sarcinii, termenul de executare a acesteia, data reală de finalizare, numele controlorului, numele executorului.
Când specificați mai multe instrucțiuni pentru un document, puteți alege modul de execuție a acestora - secvenţial sau aleatoriu. În primul caz, secvența de instrucțiuni înseamnă traseul documentului, adică următorul executant primește documentul (notificare că trebuie să lucreze cu el și capacitatea de a-l edita) după ce cel anterior a finalizat sarcina. În al doilea caz, toți interpreții primesc imediat notificări. În acest caz, fiecare comandă este introdusă în listele de sarcini ale executanților, dar dacă sarcina (interpretul) nu și-a ajuns încă la rândul său (în modul de execuție secvențială), aceasta are statutul „Neînceput”.

4. Căutați un document
Funcția oferă căutare instantanee a documentelor pentru orice tip de solicitare. Rezultatul căutării este o listă de documente care satisfac cererea și conține o listă de valori pentru detaliile documentelor găsite.
La căutare, „EUFRAT-Document Flow” oferă posibilitatea de a seta intervale în care se modifică valorile detaliilor de căutare. În acest caz, vor fi găsite toate documentele care conțin detalii cu valori din aceste intervale.
Pentru documentele care au o reprezentare textuală, sistemul oferă posibilitatea de a căuta după cuvinte și expresii conținute în document - căutare contextuală. În plus, dacă câmpul „ Rezumat„, atunci puteți efectua o căutare contextuală folosind cuvinte și expresii scrise în acest câmp. De asemenea, este posibilă organizarea unei căutări simultan după detalii și după contextul documentului.
Rezultatul căutării în toate cazurile este o listă de documente sub forma numelor obiectelor lor. Lista este concepută astfel încât să fie posibilă vizualizarea documentului într-o fereastră separată.
Un tip separat de căutare este o căutare folosind documente de control și comenzi. Acest tip căutarea vă permite să obțineți informații operaționale despre starea unei anumite sarcini.
Căutare avansată, care vă permite să căutați documente după orice combinație de detalii (câmpurile cărților de înregistrare) prin specificarea unei liste sau a unui interval de valori și a condițiilor logice ȘI-SAU-NU. Dialogul de căutare generală a fost, de asemenea, ușor modificat: parametrii de control al documentelor sunt plasați într-o filă separată.

5. Vizualizați documentul
Pentru a vizualiza un document în sistemul EUFRAT-Document Flow, trebuie să apelați RKK al acestuia. Vizualizarea fișierelor atașate se face într-o fereastră separată prin apelarea acestor fișiere din listă și se realizează folosind vizualizatorul încorporat al sistemului EUFRAT-Document Flow. În fereastra de vizualizare a fișierelor, le puteți exporta într-o aplicație externă, precum și le puteți imprima.

6. Editarea unui document,
lucrul cu un document într-un grup
Editarea documentelor inregistrate in sistemul EUFRAT-Document Flow se realizeaza de catre utilizatorii care au dreptul la aceasta actiune.
Editarea înseamnă modificarea intrărilor în câmpurile RKK, detașarea fișierelor atașate unui document sau adăugarea de fișiere noi (precum și editarea fișierelor atașate în sine).
Dacă documentul solicitat a fost deja editat de un alt utilizator, sistemul afișează un mesaj care afirmă că operațiunea este imposibilă cu numele angajatului care editează în prezent documentul.
Administratorul sistemului EUFRAT-Document Flow de la locul său de muncă poate primi o listă de documente în curs de editare atât pentru toți utilizatorii, cât și pentru unul selectat. Apoi, el poate anula editarea pentru fiecare dintre aceste documente.

7. Lucrul cu sistemul EUFRAT-Document Flow prin Internet
Pentru a oferi acces la informații angajaților organizației care se află, de exemplu, într-o călătorie de afaceri sau pentru unitate structurală situat în alt oraș, sistemul EUFRAT-Document Flow permite accesul de la distanță prin regulat locul de munca utilizator.
În plus, lucrul de la distanță cu sistemul este posibil și printr-un client „subțire” - MS Internet Explorer.

Această funcție vă permite să efectuați toate acțiunile de bază cu documentele înregistrate (căutare și vizualizare), precum și să efectuați administrarea de la distanță a sistemului.
Pentru munca sigura prin Internet, în sistemul EUFRAT-Document Flow este încorporat un modul special care oferă identificarea utilizatorului atunci când se conectează la sistem.

8. Jurnalele și rapoartele
Sistemul EUFRAT-Document Flow vă permite să generați diverse rapoarte și jurnale analitice. Pachetul standard de livrare al sistemului EUFRAT-Document Flow include rapoarte și jurnale standard. Formele jurnalelor și rapoartelor, precum și tipul și cantitatea acestora, pot fi modificate de către utilizator cu modulul suplimentar ST Report Generator.

9. Imprimarea documentelor
Sistemul oferă posibilitatea de a tipări rapoarte și jurnale, documente de gestionare a documentelor, precum și fișiere atașate documentului. Rapoartele și jurnalele sunt tipărite prin componentele încorporate ale modulului ST Report Generator.
Pentru a imprima fișierele atașate, pot fi utilizate instrumentele programelor de vizualizare încorporate ale sistemelor EUFRAT-Document Management sau MS Internet Explorer. Imprimarea se face din fereastra de vizualizare a documentului.

10. Alerte și memento-uri
Pentru a anunța utilizatorii despre apariția anumitor evenimente (de exemplu, despre apariția unei noi comenzi pentru utilizator, eliminarea unei comenzi de sub control, despre numirea utilizatorului ca controlor etc.) EUFRAT-Document Flow sistemul utilizează o serie de mesaje de serviciu. Aceste mesaje măresc semnificativ eficiența angajaților, nepermițându-le să uite de afacerile curente și oferă, de asemenea, oportunitatea unei monitorizări de înaltă calitate a stării de fapt de către conducere sau un serviciu special.
Mesajele ajung în căsuța poștală a utilizatorului prin serviciul de poștă intern „EUFRAT-Flux de documente” și, în funcție de starea lor, sunt distribuite în folderele „Comenzi”, „Control” și „Mesaje primite”. Mesajele trimise de utilizator sunt plasate în folderul Mesaje trimise. Sarcinile și mesajele șterse ajung în folderul „Coș de gunoi”, din care ulterior pot fi șterse complet.
Trebuie remarcat faptul că toate mesajele oficiale legate de această comandă sunt grupate. Acest lucru permite utilizatorului să navigheze instantaneu starea actuală starea oricărei comenzi, precum și vizualiza istoricul corespondenței cu privire la această comandă în orice moment.
Pentru a obține informații despre progresul execuției oricărei comenzi, sistemul menține un jurnal de progres.
O caracteristică specială a sistemului EUFRAT-Document Flow este flexibilitatea și ușurința de configurare. În același timp, prin eforturile utilizatorilor înșiși, „EUFRAT-Flux de documente” se poate schimba odată cu dezvoltarea companiei.
Această oportunitate este oferită de module administrative, iar lucrul cu acestea nu necesită cunoștințe de programare fenomenale:

1. Administrator.
Acest modul este conceput pentru a personaliza sistemul la structura organizatorică a întreprinderii, regulile de păstrare a înregistrărilor și standardele pentru fluxul documentelor. Cu alte cuvinte, cu ajutorul acestui modul, sistemul „desenează” structura organizatorica, sunt create utilizatorii și fluxurile de documente, iar drepturile utilizatorilor și accesul acestora la informații sunt delimitate.

2. Proiectant de traseu
Modulul este utilizat pentru proiectarea rutelor fluxului de documente în EUFRAT-Document Flow. Rutele proiectate sunt salvate pe serverul de sistem și pot fi utilizate în ciclu de viață oricare dintre documentele sistemului.

3. Designer de formulare vă permite să configurați EUFRAT-Document Flow pentru a lucra cu propriile formulare de înregistrare unice ale documentelor.

4. Manager de jurnalși rapoarte vă permite să vă creați propriile formulare de raport și să le editați pe cele existente.

5. Protocoale de sistem
Acest modul vă permite să vizualizați jurnalele acțiunilor utilizatorului în sistem.
Alegerea noastră a fost influențată și de politica de licențiere a sistemului - licențele sunt achiziționate nu pentru un anumit loc de muncă, ci pentru numărul de lucrători concurenți din sistem. Din punct de vedere organizațional, am reușit să implicăm mai mulți utilizatori în lucrul cu sistemul decât licențele achiziționate, deoarece nu toți utilizatorii utilizează sistemul pe toată durata zilei de lucru și, în timp ce unul nu lucrează în sistem, un alt utilizator are această oportunitate.
În ceea ce privește cerințele de scalabilitate, sistemul le satisface atât în ​​ceea ce privește funcționalitatea, cât și creșterea numărului de locuri de muncă. Pe în acest moment Nu folosim modulul Arhivist, dar ne propunem să-l punem în funcțiune până la sfârșitul anului.
Se poate vorbi mult despre Sistemul electronic de gestionare a documentelor și ar fi nevoie de mai mult de un articol, dar aș vrea să vorbesc și despre cum a fost implementat, cum funcționează în întreprinderea noastră și ce oferă EDMS.

Procesul de implementare pentru noi a fost împărțit în trei etape:

1. Am răspuns la întrebările angajaților Pro-texnika.
2. Am configurat sistemul împreună cu ei.
3. Au răspuns la întrebările noastre (de remarcat că a treia etapă încă nu s-a oprit, și nu pentru că nu am fost învățați ceva, ci pentru că EDMS funcționează și în procesul de lucru apar tot mai multe sarcini noi că suntem încercând să rezolve folosind sistemul).

Prima etapă a fost formularea sistemului pe hârtie și modul în care acesta va funcționa în conformitate cu procesele și procedurile noastre de afaceri. S-a dovedit că acesta este cel mai mult etapa importantaîn timpul implementării, deoarece atunci am început să ne dăm seama de activitățile noastre și de importanța tuturor în activitatea nu numai a sistemului, ci și a întreprinderii în ansamblu.
A doua etapă a fost deosebit de interesantă pentru administratorii noștri, deoarece aceștia au primit abilități practice reale în configurarea sistemului și întreținerea ulterioară a acestuia. Trebuie remarcat faptul că am decis să selectăm doi administratori simultan:

1. Un administrator care ar fi responsabil pentru interacțiunea și drepturile utilizatorilor, pentru fluxurile de documente și regulile de lucru cu aceștia, pentru desenarea și utilizarea rutelor documentelor.

2. Administratorul care răspunde de munca tehnica sisteme: creează copii de rezervă, generează carduri de înregistrare și jurnale cu rapoarte.

Atribuțiile primului administrator au fost atribuite secretarului asistent, iar al doilea - unuia dintre inginerii de software ai departamentului de informații.
Ei au creat ei înșiși sistemul sub îndrumarea unui angajat al Flotei Mării Negre Pro-texnika. (Aceasta a fost una dintre cerințele noastre specificate în specificațiile tehnice).

Și în sfârșit, a treia etapă, în timpul căreia am învățat și am încercat să lucrăm cu sistemul. Inițial, am fost împărțiți în două grupuri: administratori și utilizatori. Administratorii, în cea mai mare parte, au fost instruiți în timpul procesului de configurare a sistemului, noi, ca utilizatori, am fost instruiți ulterior. Pregătirea a constat în prelegeri și orele practice, pe care l-am implementat direct la locurile noastre de muncă în paralel cu îndeplinirea atribuțiilor oficiale, care, în opinia noastră, este cea mai valoroasă experiență folosită în munca ulterioară.
În etapa inițială, sistemul a fost „testat” cu erorile eliminate și probleme neașteptate apărute la momentul implementării. Drept urmare, am învățat să înregistrăm documente, să le vedem, să le monitorizăm execuția și să scriem rapoarte despre ele. Și numai după aceasta EDMS a fost pus în „funcționare industrială”.

La început am încercat să purtăm documente individuale pe hârtie din birou în birou, dar nu a durat mult. Mișcarea hârtiilor a fost oprită de directorul general: pregăteam o serie de documente care trebuiau coordonate cu el și emitem sarcini în format electronic. Am pregătit proiecte de documente și le-am tipărit pentru ca directorul general să le poată revizui, dar care a fost starea și uimirea noastră când a refuzat să facă asta!!! Director general a cerut un raport către formular electronic folosind sistemul, altfel sarcina a fost considerată nefinalizată. Așa am făcut primul nostru document în sistem.
Treptat am început să ne implicăm, iar acum majoritatea documentelor sunt înregistrate în sistem.
În plus, în timpul implementării, am automatizat procese precum acceptarea cererilor de la persoană juridică.
Procesul standard de acceptare a unei cereri de furnizare a unui serviciu de la o entitate juridică înainte de implementare a avut loc conform următoarei scheme:

1. Înregistrare în birou.
2. Impunerea rezoluției de către director.
3. Trimiterea la birou pentru a trimite copii la departamentul tehnic.

4. Luarea în considerare de către departamentul tehnic a posibilității de a îndeplini cererea.
5. Pregătirea unui răspuns de către departamentul tehnic.
6. Trimitere la birou.
7. Trimis de birou spre semnare managerului.
8. Întoarce-te la birou pentru a trimite destinatarului.

Trebuie spus că o parte semnificativă a timpului s-a petrecut cu mutarea documentului între director, birou și departamentul tehnic. Totodată, departamentul tehnic a trebuit să păstreze propriul jurnal al cererilor primite și să caute cererile finalizate și neîndeplinite. Nu au fost excluse aplicațiile pierdute, ceea ce a dus la nemulțumiri și reclamații din partea potențialilor clienți.
După implementarea sistemului, a devenit posibil să funcționeze conform unei scheme mai simple:

1. Înregistrarea documentului în birou și introducerea acestuia în sistem.
2. Punerea unei rezoluții asupra unui document în formă electronică.
3. Primire automată de către departamentul tehnic versiune electronică document imediat după ce directorul impune o rezoluție, fără a fi nevoie să contactați biroul.
4. Luarea în considerare a posibilității de a îndeplini cererea și transmiterea unui răspuns către director spre semnare.
5. Semnarea și trimiterea scrisorii.

Totodată, pe desktopul (desktop electronic) al șefului de departament și al directorului, puteți vedea oricând ce aplicații sunt luate în considerare și de la cine, care sunt pe cale să expire și care sunt restante.
Nu este nevoie să trimiți către departamentul tehnic copii ale cererilor - sunt primite electronic cu rezoluția directorului deja atașată.
Acum practic nu pierdem documentele, pentru că sunt într-un singur loc și nu sunt transferate nicăieri, iar dacă sunt transferate, atunci sunt transferate în sistem, ceea ce face posibilă reducerea timpului de livrare la destinație.
Din păcate, momentan nu putem folosi toate funcțiile sistemului în totalitate, dar sperăm că în viitor vom avea o astfel de oportunitate, mai ales că avem deja cadrul legislativ pentru aceasta. Legile, standardele și reglementările sunt în curs de dezvoltare pentru a deveni o platformă pentru implementarea și utilizarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor. Legile „Cu privire la informatizare”, „Cu privire la electronică semnătură digitală", "Despre fluxul de documente".
Ce ne-a oferit implementarea sistemului?
S-a realizat o reducere semnificativă a timpului pentru aprobarea și trecerea documentelor, controlul zilnic al execuției documentelor și instrucțiunilor, rezultatul căruia este creșterea eficienței muncii, optimizarea materialelor și resurselor de muncă. În primul rând, acest lucru a permis managerului nostru și șefilor de departament să controleze procesul de lucru și să primească rapid informații.
Cel mai important lucru este că s-a făcut încă un pas către atingerea scopului final - organizarea managementului procesului care să îndeplinească cerințele standardelor mondiale.

În Odnoklassniki

– sistem electronic de gestionare a documentelor, permițându-vă să construiți un sistem cu drepturi depline pentru gestionarea proceselor de afaceri și a documentelor unei organizații. Sistemul conține toate instrumentele necesare pentru organizarea cu succes a gestionării documentelor electronice a oricărei companii, indiferent de mărime și formă de proprietate. Sistemul este conceput pentru a funcționa într-un departament mic, de exemplu, un birou sau organizatie localaîn general, și în cadrul unei organizații distribuite geografic cu un model complex de fluxuri de informații.

Dezvoltat în deplină conformitate cu recomandările WfMC (Workflow Management Coalition) și îndeplinește cerințele standardului ISO 9000 Flexibilitatea sistemului EUFRAT vă permite să automatizați fluxul de documente al organizației atât în ​​conformitate cu cerințele GOST pentru munca de birou. și cu cerințele reglementărilor, prevederilor și instrucțiunilor de lucru cu documentele elaborate și aplicate de organizație.

Sistemul folosește un număr mare de dezvoltări tehnologice unice create de specialiști de la Tehnologii Cognitive:

• modul de vizualizare și imprimare încorporat;
• Tehnologia Drag and Recog (recunoaștere din mers);
• generator de rapoarte încorporat;
• tehnologia analizei morfologice a textului;
• mecanism de lucru cu dicționare ierarhice și cărți de referință;
• mijloace încorporate de interacțiune între servere la distanță.

Lucrați în biroul local al sistemului EUFRAT

Funcționalitatea sistemului vă permite să rezolvați toate sarcinile tipice de birou:

• automatizează înregistrarea documentelor și sarcinilor;
• să asigure interacțiunea eficientă între angajați în cadrul lucrului pe documente;
• caută informații instantaneu;
• controlează execuția lucrărilor inițiate prin documente și sarcini;
• monitorizează starea proceselor în desfășurare și analizează încărcarea personalului prin generarea diferitelor jurnale și rapoarte;
• organizarea stocării pe termen lung a documentelor organizației;
• asigura diferențierea drepturilor de acces ale angajaților la informații.

Eufratul lucrează într-o organizație distribuită geografic

Suportul pentru munca în organizații cu o structură de management distribuită geografic vă permite să organizați lucrul de la capăt la cap la documente și sarcini între biroul principal și sucursalele îndepărtate geografic. Informațiile sunt transmise între birouri în formă criptată.

Principalele funcții ale sistemului EUFRAT

Principalele funcții ale sistemului EUFRAT sunt:

• înregistrarea documentelor în sistem (completarea unui card de înregistrare):
  • - înregistrarea unui nou document pe baza unuia existent;
  • - verificare automată a documentelor pentru duplicare la înregistrare;
• atașarea oricărui număr de fișiere de orice format la card;
• documente de referință încrucișată;
• menținerea unei liste de cazuri;
• scanarea și recunoașterea documentelor:
  • - suport pentru scanare în flux;
  • - recunoașterea „din zbor” (Drag and Recog);
• lucrul cu dicționare și cărți de referință:
  • - suport pentru dicționare ierarhice și cărți de referință;
• depunerea documentelor pentru control:
  • - numirea unui controlor și a unei persoane responsabile de document;
• monitorizarea progresului executării comenzilor, trimiterea de notificări și memento-uri:
  • - o listă personalizabilă de notificări și memento-uri despre apropierea și data scadenței fiecărei sarcini controlate;
  • - automatizarea procesului de acceptare de către executant a unui ordin de executare sau de refuz de executare cu trimiterea unei notificări corespunzătoare;
• căutarea documentelor după oricare dintre câmpurile cardului de înregistrare și după textul fișierelor atașate cardului, ținând cont de morfologia limbii ruse:
  • - economisirea interogări de căutare;
  • - utilizarea de interogări de căutare cu condiții logice complexe;
• pregătirea și tipărirea revistelor și rapoartelor:
  • - generarea de rapoarte pe baza rezultatelor cautarii documentelor si instructiunilor de control;
  • - capacitatea de a utiliza date privind progresul fiecărei comenzi la generarea rapoartelor;
  • - capacitatea de a folosi diagrame pentru a genera rapoarte vizuale;
  • - exporta rapoarte in MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;
• automatizarea proceselor de ștergere și stocare a documentelor în arhivă.

Sistemul EUFRAT vă permite să reproduceți și să optimizați complet procesele de transmitere a documentelor și sarcinilor dintr-o organizație printr-un mecanism flexibil de proiectare a rutei. Sistemul acceptă tehnologia fluxului de lucru și oferă următoarele capabilități:

• crearea de comenzi paralele și secvențiale, subatribuții către co-executori;
• proiectarea rutelor standard de documente.

Fiabilitatea și securitatea atunci când lucrați cu informații sunt asigurate de:

• diferențierea drepturilor de acces la documente, inclusiv utilizarea rolurilor de utilizator, ceea ce este convenabil pentru posturi temporare sau permanente;
• Criptare criptografică și utilizarea semnăturilor digitale;
• înregistrarea acțiunilor utilizatorului în sistem.

Capacitățile îmbunătățite de e-mail și internet facilitează angajaților următoarele:

• primirea și înregistrarea scrisorilor din e-mail în sistemul EUFRATES;
• distribuirea documentelor, corespondența între utilizatori și grupuri de utilizatori ai sistemului utilizând serviciul de corespondență încorporat;
• trimiterea documentelor prin e-mail către destinatari externi folosind agendele de programe de poștă;
• acces la documente și instrucțiuni folosind un browser web de oriunde în lume.

Suportul pentru munca distribuită geografic în sistem oferă:

• crearea unui spațiu de management unic pentru o structură distribuită;
• control end-to-end asupra executării sarcinilor atribuite sucursalelor.

Mijloacele dezvoltate pentru adaptarea sistemului vă permit să îl configurați independent ținând cont de specificul organizației dumneavoastră și să îl puneți în funcțiune.

• „Form Designer” vă permite să vă creați propriile carduri de înregistrare pentru utilizare ulterioară la înregistrarea și înregistrarea documentelor în sistem;
• „Graphic Route Designer” vă permite să proiectați procese standard de procesare a documentelor într-o organizație;
• „Manager de jurnal și rapoarte” vă permite să creați noi șabloane pentru jurnale și rapoarte pentru a analiza activitățile organizației.

Opțiunile flexibile de administrare a sistemului asigură ușurința în utilizare și fac ca procesul de operare să nu necesite resurse mari de producție:

• organizarea unei copii de rezervă a bazei de date de informații într-un program;
• operarea EUPHRAT Server ca serviciu;
• export/import rute standard, formulare de documente, modele de raport;
• administrarea stocării formularelor de documente.

Pentru a crea module suplimentare, organizați exportul/importul de informații și integrați-le cu altele produse software Sistemul EUFRAT oferă instrumente pentru dezvoltatori, care includ:

• import automat al datelor prezentate în format XFF (dezvoltat pe baza XML);
• deschideți API (Application Program Interface) cu documentație.

Modele de bază ale sistemului EUPHRAT

• AWP „Utilizator” este o stație de lucru universală pentru accesarea sistemului;
• AWS „Administrator” - un instrument pentru configurarea și administrarea sistemului;
• „Graphic Route Designer” este un instrument pentru proiectarea proceselor tipice de procesare a documentelor într-o organizație;
• „Form Designer” - un instrument pentru personalizarea cardurilor de înregistrare și control;
• „Manager de jurnalele și rapoarte” este un instrument pentru configurarea șabloanelor de rapoarte privind activitățile organizației;
• fonduri setări EDSși înregistrarea acțiunilor utilizatorului;
• „Client de e-mail” este un instrument pentru lucrul cu mesajele de e-mail.

Module suplimentare ale sistemului EUFRAT

„Server HTTP”

Sistemul folosește protocolul de schimb de date TCP/IP, care vă permite să lucrați în sistem de la un computer la distanță prin rețele Internet/Intranet. Modulul HTTP Server permite utilizatorilor să acceseze documente și comenzi folosind un browser web de oriunde în lume.

APM „Arhivist”

Modulul suplimentar „Archivarius” oferă instrumente de automatizare a proceselor de anulare și stocare pe termen lung a documentelor care nu mai sunt în circulație operațională. Modulul susține nomenclatorul cazurilor acceptate în organizație și menține, de asemenea, comunicarea cu documentele operaționale.

APM „Cap”

Modulul suplimentar „Manager” oferă acces comod și complet la sistemul de gestionare a documentelor corporative folosind Internet pentru managerii a căror activitate, dintr-un motiv sau altul, implică deplasări destul de frecvente și izolarea de biroul principal.

Arhitectura sistemului EUFRAT

Sistemul are o arhitectură client - server. Datorită „serverului HTTP” și modulului stației de lucru „Manager”, accesul la sistem poate fi asigurat prin Internet. Prezența unui subsistem de schimb de documente vă permite să organizați munca distribuită geografic. Baza de date utilizată este un DBMS auto-dezvoltat - NIKA, care este furnizat împreună cu produsul. Caracteristicile arhitecturii sistemului și mecanismele utilizate fac posibilă realizarea munca eficientași performanța optimă a sistemului electronic de gestionare a documentelor.

Avantajele sistemului EUFRAT

Sistemul vă va permite să creșteți eficiența organizației, departamentului, departamentului, îmbunătățiți disciplina de performanta, economisiți timp în toate etapele activității angajaților, creați un spațiu unificat de informare și management în întreprindere.

• Pentru a instala și opera sistemul EUFRAT, nu este necesar niciun software suplimentar. Spre deosebire de programe similare oferite pe piață, sistemul funcționează pe propriul DBMS Nika încorporat, care este inclus în pachetul de livrare.
• Corespondenţă cerințele de reglementare Managementul birourilor din Rusia, precum și cerințele standardului ISO 9000 Sistemul a fost dezvoltat în deplină conformitate cu recomandările WfMC (Workflow Management Coalition).
• Sistemul EUFRAT are o interfață intuitivă, simplă și ușor de configurat și utilizat.
• Prezența instrumentelor încorporate în sistem (Form Designer, Route Designer, Log și Report Manager) pentru a adapta sistemul la cerințele organizației.
• Sistemul implementează funcționalitatea necesară pentru lucrul cu drepturi depline cu documente și procese de afaceri cu suport pentru tehnologia fluxului de lucru.
• Disponibilitatea instrumentelor de scanare și recunoaștere a obiectelor încorporate cu suport pentru scanare continuă. O dezvoltare tehnologică unică creată de specialiști de la Cognitive Technologies - tehnologia Drag and Recog (recunoaștere din mers), precum și un modul de vizualizare și imprimare încorporat.
• Capabilitati avansate de cautare folosind analiza morfologica a textului.
• Posibilitatea de a crea rapoarte și jurnale folosind generatorul de rapoarte încorporat.
• Suport pentru munca distribuită geografic datorită prezenței unui subsistem de schimb de documente în sistem.
• Posibilitatea de a lucra cu documente și comenzi folosind un browser web de oriunde în lume.
• Aplicarea instrumentelor de criptare criptografică certificată și utilizarea semnăturii digitale electronice.
• Diferențierea drepturilor de acces și utilizarea mecanismului de rol.
• Administrare simplă a sistemului cu capabilitățile stației de lucru Administrator.
• API deschisă pentru crearea de software de integrare pe platforma de sistem EUFRAT.

Capturi de ecran

Costul EUFRATES

EUPHRATS v.14

Pachetul de sistem EUFRAT Document Management include licențe pentru EUFRAT Document Management Client și EUFRAT Document Management Server (aceste componente nu sunt vândute separat).

* Licența este cantitate maxima simultan Utilizatori ai sistemului EUFRAT Document Flow. În același timp, numărul de instalații de locuri de clienți nu este limitat.

** La achiziționarea unei părți de server dintr-o anumită capacitate, Utilizatorului i se acordă totuși dreptul de a folosi puterea într-o sumă care nu depășește numărul plătit de licențe client.

Un exemplu de calcul al costului complexului EUFRAT Document Management pentru 20 de utilizatori concurenți: complexul include o licență pentru 20 de utilizatori EUFRAT Document Management Client (20 * 4.000 ruble = 80.000 ruble) și EUFRAT Document Management Server, oportunitate limitată suport pentru 20 de utilizatori concurenți, la un preț de 30.000 de ruble. Total 110.000 de ruble.

Module suplimentare pentru fluxul de documente EUFRAT

*** Licența modulului Arhivist limitează numărul de Utilizatori care au dreptul de a copia simultan documente în Arhivă. Toți utilizatorii EUFRAT Document Flow pot căuta în Arhivă.”

„Quick Start” este o nouă configurație a sistemului EUFRAT Document Flow, dezvoltată pe baza a 5 ani de experiență practică în implementarea sistemului în organizații de diverse profiluri și scări de activitate. Setul de elemente personalizate incluse în configurație vă permite să reduceți costul implementării unui proiect de implementare a unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) cu aproximativ 500.000 de ruble și să puneți în funcțiune EDMS în câteva săptămâni lucrătoare.

Pe viitor, la cererea clientului, configurația „Quick Start” poate fi dezvoltată ținând cont de specificul fluxului de documente al organizației. Folosind instrumentele furnizate cu sistemul EUFRAT Document Flow, specialiștii clienți pot configura în mod independent carduri suplimentare de înregistrare și control, formulare de raportare și rute de flux de documente.

Avantajele configurației „Quick Start” a sistemului EUPHRAT

Pentru director

• reducerea timpului și a banilor pentru implementarea EDMS;
• reinginerirea proceselor fluxului de documente în conformitate cu tendinte moderne management;
• Rapoartele incluse în configurație vă permit să obțineți rapid informații complete și detaliate despre disciplina de performanță a oricărui angajat sau departament;
• eficacitatea utilizării a fost testată în implementări reale;
• Configurația „Quick Start” este baza pentru construirea managementului electronic al documentelor corporative.

Pentru grefier

• rezolvarea problemelor de contabilitate si sistematizare a fluxului de documente;
• configurația „Quick Start” ia în considerare cerințele GS DOW și recomandări metodologice specialiști de conducere în managementul birourilor;
• configurația conține un set de formulare de contabilitate și raportare pentru analiza fluxului documentelor și monitorizarea execuției;
• suport pentru procesele de aprobare, aprobare și aprobare cu capacitatea de a le vizualiza pe hârtie;
• simplificarea procesului de implementare și reducerea timpului de implementare a EDMS.

Pentru un specialist IT

• configurația „Quick Start” a fost testată, depanată și gata de utilizare;
• vă permite să reduceți cantitatea de muncă organizatorică și metodologică premergătoare implementării EDMS;
• implementarea nu necesită mult timp pentru a configura sistemul;
• posibilitatea de modernizare, dezvoltare și scalare, ținând cont de specificul activităților organizației;
• ușurința de a învăța să lucrezi cu configurația și întreținerea acesteia.

Compoziția configurației „Quick Start” a sistemului EUPHRAT

Carduri de inregistrare si control (RCC) a documentelor destinate contabilitatii diverse tipuri documente (10 buc.):

• documente primite;
• Documente de ieșire;
• Documente interne;
• Acorduri;
• Notă de serviciu;
• Comenzi de către personal;
• Contract de munca;
• Șabloane pentru documente standard;
• Protocoale;
• Comenzi personale.

Șabloane pentru jurnale, certificate și rapoarte (14 buc.):

• Reviste:
  • - Jurnalul documentelor primite;
  • - Jurnalul documentelor de ieșire;
  • - Jurnal de înregistrare a documentelor.
• Rapoarte de disciplină de performanță:
  • - Rapoarte asupra documentelor:
    • 1. Raport privind executarea documentelor de către executorul responsabil al documentului pe perioada;
    • 2. Raport privind executarea documentelor pe flux pe perioada;
    • 3. Raport asupra documentelor restante de către artiști interpreți;
    • 4. Raportarea documentelor restante pe flux.
  • - Rapoarte despre instrucțiuni (aprobări):
    • 1. Raport privind executarea instructiunilor (avizelor) de catre contractant pe perioada;
    • 2. Certificat de executare a ordinelor (aprobărilor) pentru fluxuri pentru perioada;
    • 3. Certificat de ordine restante (aprobări) pentru executori;
    • 4. Certificat comenzi restante (aprobări) pentru fluxuri;
    • 5. Lista sarcinilor de mâine;
    • 6. Lista comisiilor pentru săptămână.
• Fișa de aprobare

Achiziție și actualizare preferențială a EUFRAT Document Management și module suplimentare

Dezvoltator EUFRATES

Sistemul EUFRAT-Document Management v.12 vă permite să construiți un sistem cu drepturi depline pentru gestionarea proceselor de afaceri și a documentelor unei organizații și, de asemenea, conține toate instrumentele necesare pentru organizarea cu succes a managementului documentelor electronice a oricărei companii, indiferent de numărul și forma de proprietate. Sistemul este proiectat să funcționeze atât într-un departament mic, de exemplu, un birou sau o organizație locală în ansamblu, cât și într-o organizație distribuită geografic, cu un model complex de flux de informații.

Astăzi, sistemul EUFRAT-Document Flow este utilizat în OJSC Far Eastern Bank, CJSC AKB Centrocredit, LLC Balttransnefteprodukt, OJSC Negusneft, OJSC Ural Electrochemical Plant, OJSC Lebedinsky Mining and Processing Plant, OJSC Lokosovsky GPK, OJSC „Moscow Thermal Automation”. , OJSC „Kaliningradskaya CHPP-2”, OOO „Uzina Chernogolovsky produse alcoolice", SA "Tsentrsibnefteprovod", SA "Primornefteprodukt", Ministerul Muncii și Dezvoltării Sociale al Republicii Sakha, Biroul Președintelui și Guvernului Republicii Cecene, Duma orașului Chita, filiala Khabarovsk a Vămilor din Orientul Îndepărtat Administrație, Agenția Ipoteca împrumut pentru locuințeși alte sute de organizații.

Sistemul EUFRAT-Document Flow ajută la rezolvarea următoarelor sarcini:

• creșterea eficienței managementului proceselor de afaceri prin îmbunătățirea disciplinei performanței, optimizarea controlului asupra îndeplinirii sarcinilor și analizarea activităților organizației;
• reducerea costurilor neproductive ale timpului de lucru al angajaților și a costurilor financiare pentru consumabile;
• crearea unui spațiu informațional unificat al întreprinderii;
• asigurarea fiabilității contabilității și stocării documentelor;
• organizare protectie eficienta informaţii.

EUPHRAT-Document Management vă permite să:

1. automatizează înregistrarea documentelor și sarcinilor;
2. să asigure interacțiunea eficientă între angajați în cadrul lucrului pe documente;
3. caută informații instantaneu;
4. controlează execuția lucrărilor inițiate prin documente și sarcini;
5. monitorizează starea proceselor în desfășurare și analizează încărcarea personalului prin generarea diferitelor jurnale și rapoarte;
6. organizarea stocării pe termen lung a documentelor organizației;
7. asigura diferențierea drepturilor de acces ale angajaților la informații.

Sistemul EUFRAT-Document Management v.12 sprijină munca în organizații cu o structură de management distribuită geografic. Acest lucru vă permite să organizați munca de la capăt la cap la documente și sarcini între biroul principal și sucursalele îndepărtate din punct de vedere geografic. Informațiile sunt transmise între birouri în formă criptată.

Pentru a asigura confidențialitatea muncii cu documente, tuturor angajaților li se acordă drepturi de acces în conformitate cu acestea responsabilități de serviciuși statutul în organizație. În sistem, puteți crea roluri personalizate și le specificați în locul unor interpreți specifici, ceea ce vă permite să organizați munca în modul de înlocuire temporară sau permanentă a unui angajat cu altul.

Înregistrarea acțiunilor utilizatorului, criptarea criptografică și utilizarea semnăturilor digitale la aprobarea documentelor elimină complet posibilitatea accesului neautorizat.

Căutarea documentelor este posibilă nu numai prin oricare dintre câmpurile cardului de înregistrare, ci și prin textul fișierelor atașate cardului.

Sistemul EUFRAT-Document Flow vă permite să reproduceți și să optimizați complet procesele de procesare a documentelor și sarcinilor dintr-o organizație datorită unui mecanism flexibil de proiectare a rutei. Sistemul acceptă rutarea paralelă (având mai mulți co-executori) și secvențială (executarea sarcinilor una după alta) a comenzilor și sarcinilor. Un sistem convenabil, personalizabil de notificări și memento-uri ajută managerii să monitorizeze rapid starea muncii, angajații să-și organizeze corect munca și, astfel, să îmbunătățească disciplina performanței în organizație. Toate acțiunile principale pentru fiecare comandă și sarcină (începerea lucrărilor, acceptarea pentru execuție, trimiterea unui raport, modificarea termenelor limită, crearea de sub-sarcini și subsarcini, note speciale) sunt înregistrate în câmpul „Progresul execuției”, ceea ce simplifică munca controlor, permițându-i să determine rapid în ce stadiu se află executarea unui anumit ordin.

Sistemul include următoarele module:

• Stația de lucru a utilizatorului este o stație de lucru universală pentru accesarea sistemului;
• Stația de lucru pentru administrator - un instrument pentru configurarea și administrarea sistemului;
• modulul „Graphic Route Designer” - un instrument pentru proiectarea proceselor tipice de procesare a documentelor într-o organizație;
• modulul „Form Designer” - un instrument pentru configurarea cardurilor de înregistrare și control;
• modulul „Manager de jurnale și rapoarte” - un instrument pentru configurarea șabloanelor de rapoarte privind activitățile organizației;
• instrumente pentru configurarea semnăturilor digitale și înregistrarea acțiunilor utilizatorului;
• Modulul „Mail Client” - un instrument pentru lucrul cu mesajele de e-mail.

• modul „Server HTTP” - un mijloc de accesare a documentelor și instrucțiunilor folosind un browser web de oriunde în lume;
• Modulul Archivist este un instrument pentru automatizarea proceselor de anulare și stocare pe termen lung a documentelor.

un sistem electronic de gestionare a documentelor care vă permite să construiți un sistem cu drepturi depline pentru gestionarea proceselor de afaceri și a documentelor unei organizații. „EUFRAT-Document Flow” conține toate instrumentele necesare pentru organizarea cu succes a fluxului de documente electronice în orice companie, indiferent de mărime și formă de proprietate, și este conceput pentru a funcționa atât în ​​cadrul unui departament mic, de exemplu, un secretariat sau un local local. organizație în ansamblu și în cadrul unei organizații distribuite teritoriale cu un model complex de fluxuri de informații. Dezvoltatorul sistemului este compania rusă Cognitive Technologies.

Descriere și caracteristici

„EUFRAT-Document Management” este un sistem electronic de gestionare a documentelor la nivel corporativ, care combină netezimea și disponibilitatea unui produs ambalat și flexibilitatea soluție de proiectare. Datorită acestui fapt, sistemul, pe de o parte, este pregătit pentru punerea în funcțiune rapidă, ceea ce asigură o rentabilitate rapidă a investiției în implementarea EDMS, iar pe de altă parte, conține instrumente de adaptare care vă permit să țineți cont de specificul a activităților unei anumite întreprinderi și a sistemelor pe care le utilizează. sisteme informaticeîn cadrul „mini-proiectelor”. În prezent, sistemul este instalat în peste 3.000 de organizații.

Funcționalitatea sistemului vă permite să rezolvați diverse probleme de lucru cu documente (automatizarea muncii de birou și organizarea fluxului de documente corporative):

• automatizează înregistrarea documentelor și sarcinilor;
• să asigure interacțiunea eficientă între angajați în cadrul lucrului pe documente;
• caută informații instantaneu;
• controlează execuția lucrărilor inițiate prin documente și sarcini;
• monitorizează starea proceselor în curs și analizează volumul de muncă al personalului prin
• generarea diferitelor jurnale și rapoarte;
• organizarea stocării pe termen lung a documentelor organizației;
• asigura diferențierea drepturilor de acces ale angajaților la informații.

Subsistemul pentru interacțiunea serverelor la distanță, implementat în sistemul EUFRAT-Document Flow, vă permite să creați un flux de documente corporative unificat și transparent într-o structură distribuită geografic. Este posibil nu numai schimbul de documente între sucursale, ci și emiterea și monitorizarea execuției sarcinilor și instrucțiunilor, precum și primirea de rapoarte privind implementarea acestora. În plus, prezența corespondenței interne permite angajaților birourilor de la distanță să comunice rapid între ei și să trimită documente prin e-mail către adrese externe folosind programe de e-mail.

Arhitectura sistemului

Sistemul EUFRAT-Document Flow are o arhitectură client-server. Această abordare vă permite să dezvoltați funcționalitatea sistemului fără a face o revizuire completă a codului programului și îi oferă flexibilitate, scalabilitate, securitate și fiabilitate. Datorită modulului suplimentar „Server WEB”, accesul la sistem se poate realiza prin Internet. Baza de date utilizată este un DBMS proprietar - NIKA, care este furnizat împreună cu produsul, sau un MS DBMS industrial SQL Server 2005 și 2008. În cadrul proiectelor, este posibilă utilizarea Oracle și DB/2 DBMS.

Module

Sistemul EUFRAT-Document Flow constă din 8 module de bază și 2 module suplimentare. Modulele de bază includ tot ceea ce este necesar pentru organizarea unui flux de documente electronice cu drepturi depline, inclusiv instrumente încorporate care vă permit să adaptați sistemul la cerințele organizației fără implicarea specialiștilor companiei de dezvoltare. Module de bază: AWP „Utilizator” - o stație de lucru universală pentru accesarea sistemului; AWS „Administrator” - un instrument pentru configurarea și administrarea sistemului; „Graphic Route Designer” este un instrument pentru proiectarea proceselor tipice de procesare a documentelor într-o organizație; „Form Designer” - un instrument pentru personalizarea cardurilor de înregistrare și control; „Manager de jurnalele și rapoarte” este un instrument pentru configurarea șabloanelor de rapoarte privind activitățile organizației; Modul de semnătură digitală, modul „Monitor de securitate” - instrumente pentru configurarea semnăturilor digitale și înregistrarea acțiunilor utilizatorului; „Client de e-mail” este un instrument pentru lucrul cu mesajele de e-mail. Module suplimentare ale sistemului: „Server web” - face posibilă lucrarea cu documente și instrucțiuni folosind un browser web prin protocoalele http și https, permițându-vă să organizați accesul la sistem atât pentru angajații individuali care lucrează cu documente în afara biroului, iar pentru departamentele îndepărtate cu personal mic. Atât un computer separat, cât și un computer dedicat utilizării ca server pentru sistemul în sine pot fi utilizate ca server Web. APM „Archivarius” - oferă instrumente pentru automatizarea proceselor de anulare și stocare pe termen lung a documentelor care nu mai sunt în circulație operațională. Modulul suportă nomenclatorul cazurilor acceptate în organizație, precum și comunicarea cu documentele operaționale.

Configurație standard

Pachetul de livrare al sistemului EUFRAT-Document Flow include deja setări standard care vă permit să automatizați în mod independent un flux tipic de documente într-un timp scurt. Fișe de înregistrare și control (RCC) a documentelor destinate înregistrării diferitelor tipuri de documente: Documente de intrare Documente de ieșire Documente interne Contracte Memoriu intern Modele pentru jurnale, certificate și rapoarte: Jurnal de documente de intrare Jurnal de documente de ieșire Jurnal de documente interne Jurnal general pentru document fluxuri Raport privind executarea documentelor pe flux Raport privind documentele care trebuie completate Raport privind executarea ordinelor Raport privind ordinele care trebuie completate Raport general privind fluxurile documentelor

Avantaje

Avantajele sistemului EUFRAT-Document Flow ca soluție ambalată: Completitudinea setului de livrare; Eficiența și stabilitatea muncii; Gata pentru implementarea „click-to-click” (instalarea „EUFRAT-Document Flow” durează mai puțin de 10 minute); Nu este nevoie de consultanță costisitoare; Elaborarea metodelor de instruire pentru lucrul în sistem și suportul acestuia; Ușurință în administrare și configurare; Cost scăzut al proprietății sistemului. Avantajele sistemului EUFRAT-Document Flow ca soluție de proiectare: Scalabilitate ridicată datorită lucrului pe un SGBD MS SQL industrial; Posibilități largi de integrare a EDMS în infrastructura întreprinderii; Crearea de configurații individuale de sistem și stații de lucru specializate; Abilitatea de a rezolva problemele unice ale clienților. În plus, sistemul EUFRAT-Document Flow are și o serie de avantaje, cum ar fi:

Cerințe software și hardware:

Cerințe minime de software și hardware pentru partea client a sistemului EUFRAT-Document Flow necesare pentru funcționarea normală a acestuia: computer personal bazat pe procesor Intel Pentium III; 256 Mb RAM; de la 180 Mb de spațiu liber pe disc; Sistem de operare MS Windows 2000/XP/Vista cu suport pentru limba rusă; Browser web Microsoft Internet Explorer v. 6.0 și mai mare; Pentru a lucra într-o rețea locală, protocolul de rețea TCP/IP trebuie instalat pe toate computerele care participă la lucru. Cerințe minime de software și hardware pentru partea de server: computer personal bazat pe un procesor Intel Pentium IV; 1 Gb RAM; 15 Gb spațiu liber pe disc; Sistem de operare MS Windows 2000/XP/Vista și MS Windows Server 2003/2008 cu suport pentru limba rusă; Browser web Microsoft Internet Explorer v. 6.0 și mai mare; Pentru a opera clientul de mail al sistemului EUFRAT-Document Flow, este necesar protocolul POP3.

„EUFRAT-Document Management” este un sistem electronic de gestionare a documentelor care vă permite să construiți un sistem cu drepturi depline pentru gestionarea proceselor de afaceri și a documentelor unei organizații. Sistemul este proiectat să funcționeze atât într-un departament mic sau organizație locală în ansamblu, cât și într-o organizație distribuită geografic, cu un model complex de flux de informații

Funcțiile sistemului: automatizarea înregistrării documentelor și sarcinilor; căutare instantanee de informații; monitorizarea executării lucrărilor inițiate prin documente și sarcini; monitorizarea stării proceselor în desfășurare și analizarea volumului de muncă al personalului prin generarea diferitelor jurnale și rapoarte; diferențierea drepturilor de acces ale angajaților la informații; analiză și raportare

Avantajele sistemului Scalabilitate ridicată datorită funcționării pe un SGBD MS SQL industrial; Crearea de configurații individuale de sistem și stații de lucru specializate; Licențe competitive care nu limitează numărul de stații de lucru din sistem; Instrumente de scanare și recunoaștere a obiectelor încorporate cu suport pentru introducerea documentelor în flux, inclusiv tehnologia Drag&Recog (recunoaștere din mers); Gamă largă de capabilități de căutare a documentelor, inclusiv utilizarea analizei morfologice a textului; Suport pentru versiunea fișierelor; Opțiuni flexibile pentru gestionarea drepturilor de acces; Aplicarea instrumentelor de criptare criptografică certificată și utilizarea semnăturii digitale electronice (EDS);

Module Module de bază: 1. Stație de lucru „Utilizator”; 2. AWS „Administrator”; 3. „Proiectant grafic de traseu”; 4. „Designer de formulare”; 5. „Manager de jurnal și rapoarte”; 6. Modul de semnătură digitală; 7. „Monitor de securitate”; 8. „Client de e-mail” Module suplimentare: 1. „Server web”; 2. APM „Arhivist”