Documente rapoarte pentru călătorii de afaceri. Ce documente pot fi acceptate de la un angajat care se întoarce dintr-o călătorie de afaceri pentru a confirma plata serviciilor hoteliere? Lista pentru o organizație bugetară

Angajatul se afla într-o călătorie de afaceri. După sosire, a prezentat un acord pentru serviciile de cazare la hotel, o chitanță pentru chitanță și o factură pentru cazare la hotel. Putem accepta documentele depuse pentru plată? Instituția noastră este finanțată de buget federal.

Contabil al unei instituții guvernamentale, Perm

Regulile generale pentru trimiterea angajaților în călătorii de afaceri sunt stabilite prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749, în conformitate cu acestea, angajații sunt rambursați pentru cheltuielile de călătorie și închirierea spațiilor de locuit, Cheltuieli suplimentare legate de traiul in afara loc permanent rezidența (alocația zilnică), precum și alte cheltuieli efectuate de angajat cu permisiunea șefului organizației. În acest caz, în cazul general, se determină cuantumul cheltuielilor asociate unei călătorii de afaceri acord comun sau reglementările locale.

În conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 octombrie 2002 nr. 729 „Cu privire la valoarea rambursării cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri pe teritoriul Federația Rusă, angajații organizațiilor finanțate de la bugetul federal” (denumită în continuare Rezoluția nr. 729), rambursarea cheltuielilor pentru închirierea spațiilor rezidențiale se efectuează în valoarea cheltuielilor efective confirmate de documentele relevante, dar nu mai mult de 550 de ruble. pe zi. De asemenea, în conformitate cu paragraful 3 din Rezoluția nr. 729, cheltuielile depășind dimensiuni stabilite, poate fi rambursat prin economisirea fondurilor alocate de la bugetul federal pentru întreținerea instituției.

Cheltuielile pentru închirierea spațiilor de locuit sunt rambursate salariatului pe baza documentelor justificative care i-au fost prezentate (facturi de hotel, chitanțe de casă etc.) din ziua sosirii acestuia într-o călătorie de afaceri și până în ziua plecării, care sunt stabilite în data de baza mărcilor din certificatul de călătorie și (sau ) alte documente.

La înregistrarea unui sejur într-un hotel, unui lucrător detașat trebuie să i se elibereze o chitanță (cupon) sau alt document care confirmă încheierea unui acord de prestare de servicii, care trebuie să conțină (clauza 8 din Regulile pentru furnizarea de servicii hoteliere în Federația Rusă, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 25 aprilie 1997 nr. 490, în continuare – Regulile nr. 490):

Numele interpretului;

Numele, prenumele, patronimul consumatorului;

Informații despre camera pusă la dispoziție (loc în cameră);

Pretul camerei (locuri in camera);

Alte date necesare la latitudinea contractantului.

În același timp, Regulile nr. 490 nu conțin cerințe pentru indicatie obligatorie V acest document(chitanțe, cupoane etc.) orice alte detalii (de exemplu, adresa interpretului).

O factură emisă de un hotel poate fi considerată un document care confirmă prestarea serviciilor, servește drept bază suficientă pentru autorizarea plății obligații bănești(paragraful 15, alineatul 5 din Procedura de autorizare a plății obligațiilor bănești ale beneficiarilor fondurilor bugetului federal și ale administratorilor surselor de finanțare a deficitului bugetar federal, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 1 septembrie 2008 nr. 87n).

In cazul in care hotelul nu foloseste echipament de casa de marcat (CCT), trebuie eliberat un formular raportare strictă(BSO). Dreptul de a refuza CCP este acordat în clauza 2 a art. 2 din Legea federală nr. 54-FZ din 22 mai 2003 „Cu privire la utilizarea echipamentelor de marcat la efectuarea plăților în numerar și (sau) plăților cu carduri de plată” (denumită în continuare Legea nr. 54-FZ). Organizațiile și antreprenorii pot efectua numerar decontări în numerarși (sau) decontări folosind carduri de plată fără utilizarea sistemelor de casă de marcat în cazul furnizării de servicii către populație, sub rezerva emiterii acestora a SSO-ului corespunzător. Detaliile obligatorii ale unor astfel de formulare sunt, în special, locația permanentului organ executiv entitate legală, număr din șase cifre și serie de documente, un număr de identificare contribuabil atribuit organizației ( antreprenor individual), cine a emis documentul etc. Formularul documentului poate fi tipărit sau generat folosind sisteme automate. Echipamentul standard de birou nu este potrivit pentru producția de BSO.

Prihodny comandă în numerar(formularul nr. KO-1) nu este un document emis pe BSO, echivalent cu chitanțe de numerar. Instanțele indică acest lucru în deciziile lor (rezoluție a Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Vest din 19 noiembrie 2010 în dosarul nr. A27-10427/2010, rezoluție FAS Districtul din Orientul Îndepărtat din 07.07.2010 Nr. F03-4514/2010 în dosarul Nr. A73-77/2010, rezoluție Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Volga-Vyatka din data de 06.06.2007 în dosarul Nr. A31-8889/2006-7). Explicațiile corespunzătoare sunt date și în scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 05/07/2007 nr. 22-12/042067.

Un ordin de primire de numerar, a cărui formă a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 18 august 1998 nr. 88, este document primar contabilitateși nu conține detaliile obligatorii ale BSO, în special un număr de șase cifre și o serie.

Astfel, în situația luată în considerare, putem spune că hotelul a comis o încălcare, care s-a exprimat în neutilizarea sistemelor de case de marcat în cazurile stabilite de legile federale. Responsabilitate administrativă Pentru aceasta este prevăzută art. 14.5 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Totodată, instanțele ajung la concluzia că plata serviciilor poate fi confirmată cu alte documente, inclusiv cu o chitanță pentru ordin de primire în numerar, întocmită în modul prescris. Detaliile disponibile în comanda de primire în numerar ne permit să stabilim persoana care a furnizat serviciul, tipul și costul serviciului, persoana căreia i-a fost furnizat și data la care a fost furnizat serviciul.

Obligația de a emite o chitanță în numerar la primirea plății pentru servicii revine persoanei care prestează serviciul și acceptă plata. Dacă hotelul, dintr-un motiv oarecare, nu a emis controalele corespunzătoare, instanțele consideră în mod rezonabil că această circumstanță nu reprezintă un obstacol în contabilizarea cheltuielilor efectuate de organizație, confirmată de alte dovezi (rezoluție a Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din ianuarie 28, 2010 Nr. KA-A40/15468-09 in cauza Nr. A40-2222/09-143-9, rezolutie FAS Districtul Caucazului de Nord din 29 iulie 2008 Nr. F08-4212/2008 în dosarul Nr. A32-6455/2006-60/161).

Într-unul dintre cazuri, judecătorii, ca dovadă a cheltuielilor efectuate, au luat chiar în considerare o scrisoare de la hotel prin care se confirmă reședința efectivă, chitanța plății de la angajații organizației cu defalcarea conturilor, a datelor, a numelor și, de asemenea, acei numerar. nu au fost emise chitanțe și ordine de primire.

Scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 08.08.2005 Nr. 03-05-01-04/261, în care se explică aspectele legate de impozitul pe venitul persoanelor fizice, a exprimat, de asemenea, opinia că o factură la hotel și plata pentru cazare pot fi clasificate ca documente care confirmă cheltuielile unui angajat pentru închirierea locuinței în timpul șederii în călătorie de afaceri.

Un ordin de primire de numerar este utilizat pentru a documenta primirea de numerar la casieria organizației. Astfel, instituția poate accepta la plată documentele depuse, cu condiția să conțină toate detaliile obligatorii cerute de lege.

De asemenea, considerăm recomandabil să facem o solicitare la hotel pentru a obține confirmarea scrisă a faptului plății de la un angajat al instituției, precum și faptul că nu i s-a eliberat o casă de marcat sau cec BSO.

Experții au răspuns Sistem electronic ofiţer de cadre şi
Sistem expert de consultanta “Finanțe de stat”

O călătorie de afaceri este necesară pentru a rezolva probleme stringente pentru compania angajatorului. Prin urmare, atunci când trimite un angajat într-o călătorie, compania îi rambursează cheltuielile, inclusiv cazarea. Adesea, cea mai convenabilă opțiune pentru un angajat este un hotel situat în apropierea călătoriei de afaceri.

La sfârșitul șederii clientului, hotelul emite documente de raportare pentru călătorii de afaceri pentru a confirma faptul șederii lor la hotel în anumite zile. Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 25.02.2015 Nr. 03-07-11/9440 indică faptul că, în cazul în care hotelul nu utilizează plăți la casa de marcat, persoana care cazează este obligată să întocmească un formular de raportare strict , care este dezvoltat independent. Acest formular poate avea orice nume, de exemplu, un voucher sau o chitanță de hotel.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, trebuie să furnizați documente eliberate de hotel către departamentul de contabilitate, care vă confirmă cazarea acolo. De asemenea, este necesară o chitanță de numerar pentru raportul în avans. Cerințe de bază pentru formularul furnizat companie hotelieră, următoarele:

1. Formularul de raportare strict trebuie să conțină în mod necesar următoarele detalii: numele documentului, numărul din șase cifre și seria documentului, numele complet al organizației care furnizează serviciile, adresa, TIN-ul organizației și sigiliul.
2. Este necesar ca formularul de raportare strict să fie produs folosind o metodă de tipărire sau generat folosind sisteme automate. Cerințe de sistem: protecție obligatorie împotriva accesului neautorizat, identificarea și păstrarea numărului și seriilor formularului timp de cel puțin 5 ani (Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 6 mai 2008 nr. 359). Formularele tipărite pe computer fără utilizarea sistemelor automate nu vor fi acceptate de organizație ca confirmare.

Exemplu de chitanță care confirmă cazarea la hotel

Plata pentru cazare intr-o calatorie de afaceri organizarea bugetară iar in tranzactiile comerciale se realizeaza in egala masura pe baza unei facturi de hotel sau a unei facturi si a unei chitante de numerar.

Este important de reținut că, dacă un angajat detașat furnizează organizației sale un document privind cazarea la hotel care nu îndeplinește cerințele specificate, iar organizația ia în considerare aceste cheltuieli în raportarea fiscală, Serviciul Fiscal Federal poate avea pretenții. În acest caz, societatea își poate apăra cheltuielile în instanță. Pentru aceasta, vă recomandăm să citiți Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Nord-Vest din 1 noiembrie 2010 în dosarul nr. A52-3413/2009.

Într-o situație în care o întreprindere de tip hotelier utilizează case de marcat, raportarea include un cec și o factură sau alte documente despre șederea angajatului la hotel.

Dacă nu există cont

Plata pentru cazare la hotel într-o călătorie de afaceri în lipsa documentelor justificative se face pe baza unei cereri adresate unei întreprinderi de tip hotelier pentru a confirma faptul că locuiește angajatul în perioada specificată și a obține un certificat.

Vă rugăm să rețineți că, la Moscova, această solicitare este permisă pentru a confirma cheltuielile unui angajat, care este confirmată prin scrisoarea Serviciului Federal de Taxe pentru Moscova și Regiunea Moscova din 26 august 2014 nr. 16-15/084374. Certificatul trebuie să conțină detalii despre serviciile prestate și confirmarea plății. Și compania trebuie să aibă alte documente care confirmă călătoria de afaceri a angajatului, de exemplu, o comandă de călătorie de afaceri, documente de călătorie etc.

Plata pentru un hotel într-o călătorie de afaceri pe baza unui certificat primit la cerere poate să nu fie acceptată de autoritățile fiscale. Este important de menționat că clauza 1 a art. 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse permite luarea în considerare a confirmării indirecte a cheltuielilor, astfel încât compania să poată contesta decizia autoritățile fiscale.

Decretul Guvernului Federației Ruse 1085 din 09 octombrie 2015 a aprobat noi Reguli pentru furnizarea de servicii hoteliere. Această rezoluție indică obligația de a emite un formular de raportare strict sau cec.

De asemenea, documentele privind cazarea la hotel pot lipsi dacă o companie închiriază spații rezidențiale pentru a găzdui angajații în timpul unei călătorii de afaceri. ÎN în acest caz, Plata pentru spații se face de către angajator însuși, astfel încât plata cheltuielilor și documentele de raportare pentru locuința într-un apartament zilnic nu sunt furnizate.

Este posibil să includeți micul dejun în factură?

Dacă costurile pentru micul dejun sunt incluse în factură ca element separat, nu este recomandat să le includeți în costurile de cazare. Subclauza 12, clauza 1, art. 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse indică faptul că costurile de plasare pot include Servicii aditionale, cu excepția serviciului în baruri și restaurante, în cameră și a utilizării unităților de agrement și de sănătate.

De asemenea, în scrisoarea Ministerului Finanțelor din 14 octombrie 2009 Nr.03-04-06-01/263 se explică că în cazul în care costul hranei este alocat ca element distinct, salariatul primește venituri în natură. Potrivit Ministerului Finanțelor, compensația pentru alimente nu se aplică rambursării cheltuielilor de trai și, prin urmare, poate fi supusă impozitului pe venitul personal și plăților de asigurări.

Dacă micul dejun nu este indicat ca element separat în factura hotelului, includerea acestuia în cheltuieli este grea riscuri fiscale. Această situație este contradictorie precedente judiciare, prin urmare, autoritățile fiscale pot percepe impozit pe venitul persoanelor fizice la suma specificată. Primele de asigurare în acest caz nu pot fi calculate, așa cum se indică prin scrisorile Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 05.08.2010 nr. 2519-19, FSS al Federației Ruse din 17.11.2011 nr. 14-03- 11/08-13985

Alte servicii hoteliere

Conform paragrafelor. 12 clauza 1 art. 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse, serviciile hoteliere suplimentare sunt supuse plății, cu excepția meselor în baruri și restaurante și a utilizării facilităţilor recreative și de sănătate. Cel mai frecvent utilizat serviciu suplimentar este rezervarea camerelor pentru angajați. Unele servicii pot necesita dovada viabilității economice pentru a fi rambursate.

Limitele de cheltuieli

Compania are dreptul de a stabili o limită de cheltuieli pentru angajatul său detașat. Dar nu este întotdeauna posibilă îndeplinirea sumei specificate, așa că poate apărea o situație când un angajat a depășit limita sumei alocate. În acest caz, dacă angajatul depășește limita și furnizează o factură de la hotel pentru costul total al cheltuielilor, impozitul pe venitul personal nu este reținut de la el (paragraful 10, clauza 3, articolul 217 din Codul fiscal al Federației Ruse). .

Reguli pentru plata pentru cazare într-o călătorie de afaceri în 2018

Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, angajatorul nu trebuie doar să-și mențină salariul pentru o astfel de perioadă, să compenseze cheltuielile de călătorie, să plătească salariul, dar și să plătească cazarea într-o călătorie de afaceri în 2018. Rambursarea acestor cheltuieli este una dintre responsabilitatile conducatorului companiei.

Plata pentru cazare la hotel

Legislația stabilește obligația angajatorului de a plăti pierderile suferite în legătură cu plata unui hotel într-o călătorie de afaceri. Dar, pe lângă această prevedere, compania se poate dezvolta și adopta în mod independent intern acte juridice reglementarea procedurii de rambursare a cheltuielilor.

Principalele prevederi care fac posibilă plata pentru cazare într-o călătorie de afaceri sunt:

1. Trimiterea unui angajat în afaceri oficiale trebuie să fie însoțită de emiterea unui ordin de călătorie de lucru. Un astfel de document certifică acțiunile angajatului în interesul organizației.
2. Plata cheltuielilor se face pe baza documentației care confirmă cazarea. Aceasta este o condiție prealabilă pentru compensarea unor astfel de cheltuieli.
3. Persoanele juridice au dreptul de a stabili limite ale sumelor posibile pentru rambursare. Această regulă este cea mai tipică pentru instituțiile guvernamentale și are ca scop păstrarea fonduri bugetare. Ei stabilesc o limită minimă pentru angajații lor.

IMPORTANT! Organizațiile bugetare nu au dreptul de a refuza rambursarea unui angajat pentru cheltuielile efectuate într-o călătorie de afaceri. Existența unui ordin de plecare într-o călătorie de lucru și de a face dovada reședinței, instituțiile sunt obligate să compenseze costurile.

Într-o instituție bugetară

În căutarea economiilor materiale, agentii guvernamentale plătiți cazarea într-o călătorie de afaceri conform celor mai scăzute standarde. De obicei, această sumă nu depășește două mii de ruble pe zi.

Pentru a face acest lucru, călătorul trebuie:

• În cazările imobiliare, este obligatorie întocmirea unui document care să confirme cheltuielile efectuate. Se poate depune un certificat, confirmat printr-o chitanță de numerar în forma prescrisă. Emiterea acestuia atestă faptul transferului de fonduri. Documentul trebuie întocmit în conformitate cu cerințele HG nr. 359 și să cuprindă următoarele detalii:

1. Numele hârtiei de plată.
2. Seria și numărul.
3. Numele organizației care furnizează serviciile.
4. Semnătura și sigiliul organizației.

Chitanța trebuie tipărită folosind sistem automatizatși conține note adecvate.

• Cheltuielile plătite pentru cazare, certificate de actele relevante și o cerere de compensare a cheltuielilor efectuate, se depun la departamentul de contabilitate al companiei.

Cheltuieli de călătorie în 2018: modificări și ultimele știri

Consultați instrucțiunile despre cum să procesați și să plătiți cheltuielile de călătorie, ce modificări și cele mai recente știri din 2018. V-am spus cum să pregătiți documentele de călătorie. Veți putea descărca toate formularele necesare, veți vedea o fișă de cheat și instrucțiuni pas cu pas pentru a plăti cheltuielile angajaților.

Dacă un angajator trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, acesta trebuie să compenseze cheltuielile de călătorie. Compania efectuează următoarele plăți către angajat:

• Salariu,
• Cheltuieli de călătorie – cheltuieli de deplasare la locul călătoriei de afaceri, cazare de închiriere,
• Alocațiile zilnice sunt plăți care compensează un angajat pentru cheltuielile asociate cu locuirea în afara locului de reședință permanentă.

Calculați-vă salariul pe baza câștigurilor medii pentru anul calendaristic anterior călătoriei de afaceri.

Procedura de stabilire și limitare a diurnelor neimpozabile nu s-a modificat în 2018:

• 700 de ruble. pe zi - în călătoriile de afaceri în jurul Rusiei,
• 2500 de ruble. pe zi – în călătoriile de afaceri în străinătate.

Mai multe informații despre suma, procedura de plată și impozitarea diurnelor

În acest articol, vom afla cum să plătim cheltuielile de călătorie unui angajat în 2018.

Ce s-a schimbat în contabilizarea cheltuielilor de călătorie în 2018

De la 1 mai, o serie de regiuni au introdus o taxă de stațiune ca experiment ( legea federală din 29 iulie 2017 Nr. 214-FZ). O vor plăti și angajații pe care îi trimiteți într-o călătorie de afaceri.

Experimentul implică teritoriile Republicii Crimeea, Altai, Krasnodar și Stavropol. Aici au fost adoptate legi care stabilesc tarife și listează stațiunile unde se va percepe taxa.

ÎN Regiunea Krasnodar Taxa va începe să se încaseze abia din 16 iulie. În ultimul moment a fost amânat din cauza Cupei Mondiale. În Crimeea au plănuit să abandoneze taxa de statiune timp de un an, adică până la 1 mai 2019. Dar la momentul semnării numărului o astfel de lege autoritatile regionale nu au acceptat inca.

Atenţie! Oficialii din diverse departamente au introdus noi cerințe pentru călătoriile oficiale ale angajaților. Astfel, Ministerul Muncii insistă că lucrătorii trebuie să fie plătiți pentru călătoriile lor de afaceri nu numai castigurile medii. Și Ministerul Finanțelor și Serviciul Fiscal Federal au anunțat pentru prima dată cum să raporteze veniturile unui călător de afaceri. Mai multe detalii >>>

Cheltuieli de călătorie în 2018: ce includ

Cheltuielile de călătorie includ cheltuielile pe care un angajat a fost obligat să le plătească pentru o călătorie în cadrul afacerii companiei:

• Călătorie către și de la călătoria de afaceri,
• Combustibil, în cazul în care angajatul a călătorit pentru afacerile companiei într-o mașină personală,
• combustibili și lubrifianți, dacă angajatul a călătorit la mașină de firmăși l-a alimentat pe cheltuiala lui,
• Locuind departe de casă
• Decor pașaport străinși alte documente necesare pentru a pleca într-o călătorie de afaceri în străinătate,
• Costurile de transport asociate cu îndeplinirea unei sarcini de lucru, de exemplu, călătoria cu transportul public sau taxiul,
• Alte cheltuieli asociate cu misiunea companiei, cum ar fi angajarea de spațiu pentru prezentări de produse sau negocieri.

Lista cheltuielilor de călătorie nu este limitată de lege, aceasta depinde de specificul sarcinii, locația călătoriei de afaceri și alte condiții.

Costurile suportate de angajat trebuie să fie rezonabile și necesare. Cheltuielile suplimentare care nu sunt legate de îndeplinirea sarcinii oficiale nu sunt supuse compensației.

Managerul Omega LLC, Nikolaev A.I., la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, a furnizat chitanțe pentru plata cazării la hotel. Chitanța include următoarele sume:

• Plata pentru cazare la hotel pentru 4 zile - 10.000 de ruble,
• Vizită la sala de sport a hotelului (1 oră) – 1.200 de ruble,
• Serviciu de călcat (1 bucată) – 700 rub.

Deoarece vizitarea sălii de sport și călcarea hainelor nu sunt cheltuieli necesare și nu sunt legate de îndeplinirea unei sarcini oficiale, departamentul de contabilitate îl va plăti pe Nikolaev A.I. doar 10.000 de ruble. – plata pentru cazare.

Dacă chitanța hotelului include plata pentru mâncare, de exemplu, micul dejun, atunci aceasta trebuie dedusă din suma totală. Cheltuielile cu alimentația nu sunt incluse în indemnizațiile de deplasare, compania le plătește salariatului separat, sub formă de diurne.

Pregatirea documentelor de calatorie in 2018

În 2018, obligatoriu și documente aditionale. Necesar:

1. Ordin scris de la conducătorul întreprinderii. Poate fi întocmit pe un formular unificat T-9 sau sub orice formă pe o foaie simplă:

1. Raport în avans - în el, angajatul enumeră toate cheltuielile efectuate, indicând detaliile documentelor justificative:

1. Raportul de avans este însoțit de documente originale care confirmă valoarea costurilor:

Călătorie de afaceri 2018: noi reguli de înregistrare, taxe și contabilitate

Călătoriile de afaceri ale angajaților sunt o componentă de rutină a activităților multor întreprinderi și organizații cu diferite forme de proprietate. Până în 2018, regulile de procesare a unor astfel de călătorii de afaceri au devenit semnificativ simplificate în comparație cu vremurile relativ recente. Și în aceste condiții, a permite neglijență în acest proces, plin de pierderi financiare pentru angajator, ar fi de două ori ofensator. Și, prin urmare, pentru a evita astfel de probleme, nu va fi de prisos să navighezi liber în ordinea curentă.

Ce este o călătorie de afaceri

O călătorie de afaceri este o călătorie de afaceri în care un angajat îndeplinește sarcina unui angajator în afara localității în care se află. la locul de muncă.

Necesitatea de a călători în altă localitate este unul dintre semnele cheie ale unei călătorii de afaceri

Pe baza acestor criterii, călătoriile de afaceri sunt clasificate, de exemplu:

• deplasările angajaților din sediul central la sucursale îndepărtate și divizii separate ale companiei;
• deplasarea angajaților din departamentele îndepărtate la sediul central;
• excursii la biroul de la distanță ( lucrători la distanță), care locuiesc în afara localității în care își are sediul angajatorul.

Acest lucru se explică prin faptul că, odată cu dezvoltarea comunicațiilor de la distanță, prezența constantă a unui angajat în birou sau altele spațiile de producție căci multe profesii au încetat să mai fie condiție prealabilă executare eficientă responsabilități de muncă.

Din punctul de vedere al raportării fiscale, o călătorie de afaceri servește ca bază pentru excluderea cheltuielilor asociate din baza fiscală a organizației. Dar pentru a face acest lucru, trebuie să îndeplinească toate caracteristicile acestei componente a activității comerciale și trebuie să se desfășoare conform documentelor în conformitate cu toate regulile.

Călătoriile de afaceri nu includ călătoriile angajaților a căror activitate este călătorește în natură și în ture. Cheltuielile asociate cu astfel de călătorii sunt rambursate în baza anumitor prevederi ale legii.

Cum s-au schimbat aranjamentele de călătorie de afaceri până în 2018

Regulile de călătorie de afaceri în vigoare în 2018 au suferit recent modificări semnificative, al căror scop principal a fost simplificarea anterioară procedura acceptata raportare în ceea ce privește reducerea numărului de documente de călătorie obligatorii.

Ca urmare, în 2018 următoarele formulare nu sunt obligatorii:

• certificat de călătorie - acum, pentru a confirma durata unei călătorii de afaceri, este suficientă plecarea și sosirea indicate în bilete și documente înlocuitoare (foaia de călătorie sau de traseu, dacă angajatul a folosit transport oficial sau personal pentru călătorie);
• misiuni de servicii;
• rapoarte privind implementarea sarcinilor oficiale - în formularul standard, sarcina oficială și un scurt raport despre implementarea acesteia sunt cuprinse într-un singur formular, dar opțiunile alternative sunt, de asemenea, permise la discreția companiei;
• jurnalele de călătorie.

Acum organizațiile au dreptul fie de a refuza documentația listată în totalitate sau parțial, fie de a continua să o utilizeze. Tot ce este necesar este să le oficializezi într-un act de reglementare local care reglementează călătoriile de afaceri. Acest lucru este adesea numit Regulamentul de călătorie. Este adesea confundat cu Decretul Guvernului Federației Ruse care reglementează călătoriile de afaceri, dar acestea sunt documente de diferite dimensiuni: decret guvernamental - federal act juridic, iar reglementările privind călătoriile de afaceri într-o organizație sunt un document local care determină viața unei singure companii. Cu toate acestea, pentru a stabili în mod normativ procedura de utilizare a documentelor de călătorie, este suficientă o comandă - una pentru toate formularele de raportare sau una separată pentru fiecare.

Adesea, angajatorii continuă să întocmească misiuni oficiale pentru călătoriile de afaceri și rapoarte privind implementarea acestora, deoarece atunci când aceste documente sunt disponibile, este mai ușor de justificat fezabilitatea economică a cheltuielilor de călătorie. Și acest lucru este necesar pentru a reduce baza impozitului pe venit cu valoarea acestor cheltuieli.

Există încă două documente de călătorie obligatorii pentru toată lumea:

• ordin de deplasare;
• raport prealabil, de completat și returnat la returnare.

Documentul principal pentru înregistrarea unei călătorii de afaceri în 2018

Principal document administrativ, pe baza căruia unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri i se acordă un avans înainte de plecare, iar apoi se iau în considerare în scopuri fiscale toate cheltuielile de călătorie supuse rambursării, în anul 2018 rămâne un ordin sau instrucțiune a primei persoane a organizație sau cel care înlocuiește această primă persoană în absență.

O comandă sau o instrucțiune de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri trebuie să conțină următoarele informații:

• Numele și codul OKPO al angajatorului.
• Numărul, data și denumirea (comanda sau instrucțiunea) documentului administrativ.
• Numele complet și numărul de personal al călătorului, unitatea structurală în care lucrează și funcția sa.
• Destinația, dacă sunt mai multe, toate sunt indicate în formatul: regiune, raion (dacă este necesar), denumirea localității (când destinația este un centru regional sau oraș semnificație federală(în Rusia sunt trei dintre acestea în 2018: Moscova, Sankt Petersburg și Sevastopol), numele orașului este suficient. Când călătoriți în străinătate, indicați țara. Dacă angajatul este trimis la o anumită organizație, care se numește partea care primește, este indicat și numele acestuia. Partea care primește poate fi, de exemplu, un client, partener de afaceri, furnizor, împărțire separată sau o sucursală a firmei angajatoare etc.
• Datele exacte sau, dacă nu se poate determina exact, datele aproximative de început și de sfârșit și termen total călătorii de afaceri în zile.
• Scopul călătoriei de afaceri (acest punct este important pentru reflectarea și recunoașterea ulterioară a cheltuielilor de călătorie, așa cum sunt justificate în contabilitate și raportarea fiscală).
• Sursa de finanțare a cheltuielilor de deplasare: atât partea expeditoare (angajatorul însuși), cât și partea primitoare pot acționa în această calitate.
• Motivul călătoriei de afaceri. Acest articol poate să nu fie completat dacă inițiatorul călătoriei este angajatorul însuși. Este permisă indicarea în această calitate a unei declarații din partea călătorului însuși, a unui memoriu de la superiorul său imediat sau a unei misiuni oficiale, dacă compania practică pregătirea acestui document.
• Numele complet, funcția și semnătura personală a șefului organizației sau a unei persoane înlocuitoare.
• O notă care indică faptul că călătorul s-a familiarizat cu comanda și semnătura sa personală care confirmă acest fapt.

Un exemplu de completare (descărcare) vă va ajuta să elaborați o comandă de călătorie de afaceri utilizând formularul standard T9 (descărcați formularul).

Dacă mai mulți angajați pleacă într-o călătorie de afaceri în același timp, este de preferat să se întocmească o singură comandă pentru toți în formularul T9a (descărcați formularul și modelul de completare). Procedura de completare nu diferă de comanda pentru un singur angajat, doar informatie necesara sunt date pentru fiecare dintre ele.

Exemple de completare a comenzilor de călătorie de afaceri utilizând formularele T9 și T9a

Cum se reflectă o călătorie de afaceri în foaia de pontaj

Foaia de pontaj în sine este considerată obligatorie pentru companie, dar nu este un document de călătorie. Totuși, timpul petrecut de angajat într-o călătorie de afaceri trebuie să se reflecte în acesta.

Un specialist în resurse umane sau un contabil este de obicei responsabil pentru menținerea foilor de pontaj.

Următoarele nuanțe sunt asociate cu reflectarea călătoriilor de afaceri pe foaia de pontaj:

• Pentru zilele în care angajatul a fost într-o călătorie de afaceri, nu sunt înscrise orele efective lucrate, ci litera „K”. La urma urmei, pentru timpul petrecut într-o călătorie de afaceri, angajatul este plătit cu un salariu mediu, iar orele efective lucrate în aceste zile nu contează. Deci, chiar dacă într-o călătorie de afaceri un angajat a lucrat în regim de urgență, să zicem, 15 ore pe zi, acest fapt, din păcate, nu îi va afecta salariul. Cu toate acestea, este posibil să se reflecte în buletinul de calificare faptul că orele suplimentare într-o călătorie de afaceri. Pentru a face acest lucru, pentru ziua în care a avut loc o astfel de muncă, se face nota „K/S” și se înscriu orele lucrate, cu plata ca ore suplimentare.

Dacă un angajat aflat într-o călătorie de afaceri a lucrat ore suplimentare, foaia de pontaj pentru astfel de zile este marcată „K/S” și este introdus numărul de ore suplimentare.

Cum să completați un jurnal de călătorie de afaceri

Jurnalul călătoriei de afaceri din 2018 nu este inclus în documente obligatorii. Deci dacă să o conduci rămâne în totalitate la latitudinea organizației.

Dacă angajatorul alege să folosească acest document, el trebuie să respecte standardele de completare a acestuia.

Jurnalul de călătorie de afaceri trebuie să conțină următoarele informații pentru fiecare călătorie de afaceri:

• Numele complet și funcția călătorului.
• Destinație de călătorie de afaceri. Dacă sunt mai multe articole, toate sunt indicate. Destinația este indicată în același format ca și în ordinea de expediere într-o călătorie de afaceri.
• Numărul și data eliberării certificatului de călătorie. Numele complet și funcția persoanei care l-a semnat oficial. A se completa numai daca firma practica eliberarea certificatelor de calatorie. Dacă a refuzat această formă de raportare, coloanele corespunzătoare pot fi lăsate goale, sau chiar mai bine, le pot abandona complet.
• Data plecării angajatului într-o călătorie de afaceri.
• Data sosirii la întoarcere.
• Semnătura călătorului.
• Poate fi inclusă și semnătura funcționarului responsabil cu completarea jurnalului. Acesta ar putea fi un specialist în resurse umane, un contabil sau o secretară. Într-o afacere mică, este posibil și ca întreaga birocrație, inclusiv acest punct, să se ocupe chiar de director, mai ales dacă este singurul angajat.

Următoarele informații trebuie plasate pe pagina de titlu a revistei:

• Numele complet al angajatorului.
• Data începerii înregistrării.
• Data de încheiere a întreținerii acesteia (se completează atunci când nu mai sunt pagini goale în jurnal).

Exemplu de jurnal de călătorie

Un formular și un exemplu de formular (descărcare) vă vor ajuta să creați și să mențineți un jurnal de călătorie de afaceri.

Păstrarea unui jurnal de călătorie de afaceri are sens în companiile cu un număr mare de angajați și călătorii de afaceri frecvente. În acest caz, jurnalul va ajuta la evitarea confuziei în înregistrarea unor astfel de călătorii. În rest, aceasta este doar muncă suplimentară pentru angajații cărora li se va încredința responsabilitatea întreținerii acesteia.

Cum să pregătiți un raport în avans

Raportul în avans (formularul de descărcare), după cum sa menționat deja, este al doilea document de călătorie obligatoriu după ordinul de plecare într-o călătorie de afaceri, care este de o importanță cheie pentru contabilitate și contabilitate fiscală.

Deoarece călătoriile de afaceri implică rambursarea către angajator a plăților asociate angajatului, partea financiară a problemei este rezolvată conform următoarei scheme:

1. După emiterea unui ordin de plecare într-o călătorie de afaceri, angajatul primește un avans.
2. La întoarcere, se completează un raport prealabil.
3. Raportul de avans este verificat de un contabil și aprobat de contabilul șef și director general companiilor.
4. Plata finală se face în funcție de situație: dacă angajatul nu a folosit întregul avans, se întoarce sold neutilizat când a cheltuit mai mult decât a primit și toate cheltuielile au fost recunoscute, diferența i se plătește.

Odată cu raportul de avans se depun documentele care confirmă cheltuielile.

Raportul prealabil include următoarele informații:

• Numele complet, numărul de personal și funcția angajatului.
• Detalii ale documentului care confirma emiterea avansului: ordin cash sau plata bancara, completat de obicei de un contabil.
• Informații despre soldul avansului anterior.
• Datele cheltuielilor.
• Numerele documentelor în ordine.
• Valoarea cheltuielilor în ruble sau în valută în coloanele corespunzătoare.
• Numele și detaliile documentelor justificative.

Raportul în avans trebuie completat, depus la departamentul de contabilitate și aprobat în termen de trei zile lucrătoare de la întoarcerea angajatului dintr-o călătorie de afaceri.

Raport în avans și nuanțe de completare (video)

Contabilitatea cheltuielilor de deplasare

Un avans este acordat unui angajat detașat înainte de plecare, pe baza unei comenzi care urmează să fie trimisă într-o călătorie de afaceri. Pentru a determina dimensiunea acestuia, se calculează suma aproximativă a costurilor. Aceste calcule se bazează pe următorii parametri:

• Tarife dus-întors, dacă este cazul - și între destinații.
• Costul aproximativ al vieții.
• Diurnă în funcție de durata totală a călătoriei de afaceri în zile.
• Când călătoriți în străinătate, dacă este necesar, costul obținerii pașaportului și a vizei.
• Alte cheltuieli în suma aproximativă convenită cu angajatorul, de exemplu, pentru achiziționarea de mostre, materiale, unelte, în scop de divertisment etc.

În timpul unei călătorii de afaceri, angajatul trebuie să păstreze toate documentele care confirmă cheltuielile sale, pentru care intenționează să solicite rambursarea la întoarcere.

La întocmirea unui raport de cheltuieli, documentele justificative sunt introduse în coloanele sale corespunzătoare și apoi lipite pe o coală de hârtie A4, care este atașată la formularul de raport completat. În practică, călătorului i se poate cere doar să prezinte documente justificative la departamentul de contabilitate.

Sunt acceptate ca documente justificative următoarele:

• Biletele, inclusiv chitanțele de itinerar pentru biletele electronice de tren sau de avion, sunt atașate la chitanța de itinerar pentru un bilet de avion electronic;
• Conturi de transport și foi de traseu cu calculul preliminar al costurilor cu combustibil și lubrifiant dacă călătoria a fost efectuată cu mașina.
• Bonuri de vânzări.
• Încasări în numerar.
• Formulare stricte de raportare (chitanțe, facturi etc.).

În cazul în care organizația practică eliberarea certificatelor de călătorie, a misiunilor oficiale și a rapoartelor privind implementarea acestora, toată această documentație cu notele corespunzătoare (la sosire și plecare pentru toate destinațiile în certificatul de călătorie și la aprobarea raportului de finalizare a misiunii oficiale). ) se depune împreună cu raportul de avans.

Confirmare diurnă documente separate Nu este nevoie. Acestea se calculează pe baza zilelor de plecare și de sosire în bilete sau călătorii (fișe de traseu), iar dacă organizația eliberează certificate de călătorie - marcaje în acest document.

Contabilitatea fiscală a cheltuielilor de călătorie

O organizație are dreptul de a reduce baza de impozitare pe venit cu valoarea cheltuielilor de călătorie, cu trei condiții:

• Aceste cheltuieli sunt documentate.
• Fezabilitatea lor economică și natura de producție a călătoriei sunt fundamentate.
• Legătura dintre călătoria de afaceri și principalele activități ale companiei este fundamentată.

Pentru a confirma fezabilitatea cheltuielilor, se pot folosi următoarele documente:

• Misiunea de serviciu și raportul la finalizarea acestuia. Deși sunt opționale în 2018, pot fi utile în acest caz.
• Acordul încheiat ca urmare a călătoriei de afaceri.
• Corespondenta de afaceri cu partenerii.

De asemenea, este posibil opțiuni speciale confirmarea oportunității unei călătorii de afaceri care decurge din specificul activităților organizației. De exemplu, dacă o redacție media trimite un jurnalist într-o călătorie de afaceri, publicațiile bazate pe rezultatele unei astfel de călătorii de afaceri pot fi folosite pentru a confirma fezabilitatea unei astfel de călătorii și legătura acesteia cu activitățile companiei.

Cu toate acestea, dacă un angajat a fost trimis într-o călătorie de afaceri pentru a încheia un acord, dar acesta nu a fost încheiat în final, acesta nu este un motiv pentru ca autoritățile fiscale să recunoască cheltuielile efectuate în legătură cu o astfel de călătorie ca fiind nepotrivite. Acest lucru, în special, este menționat într-una dintre scrisorile Serviciului Federal de Taxe al Rusiei de la Moscova.

Prezența documentelor justificative de către organizație care confirmă rezultatul pozitiv al activităților angajatului într-o călătorie de afaceri (acorduri preliminare, protocoale de intenție) nu este prevăzută de legislația Federației Ruse.

În consecință, absența unui rezultat sub formă de acorduri încheiate sau alte documente semnate (în prezența unui certificat de călătorie executat corespunzător, a ordinului, a misiunii oficiale pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și a unui raport privind implementarea acestuia, a unui raport prealabil cu anexă). documentele care confirmă cheltuielile efectuate) nu indică caracterul neproductiv al cheltuielilor de călătorie.

Scrisoare a Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 11 august 2009 nr. 16–15/082607.2

Rămâne doar să adăugăm că în anul 2018, pentru a justifica fezabilitatea economică a unei călătorii de afaceri nereușite, setul minim de documente cerut de lege și constând, după cum sa menționat deja, într-un ordin de trimitere în călătorie de afaceri și un raport prealabil. e suficient. Cu toate acestea, ca confirmare suplimentară, pot fi folosite diverse note interne. De exemplu, atunci când o astfel de notă adresată șefului organizației este depusă de către șef unitate structurală, unde lucrează călătorul de afaceri. Și prima persoană a organizației este de acord cu argumentele sale și confirmă acest lucru cu rezoluția corespunzătoare.

Data la care angajatorul a suportat toate cheltuielile de deplasare este ziua în care a aprobat raportul de avans al angajatului. Și toate cheltuielile de călătorie sunt contabilizate pentru perioada în care a fost aprobat raportul. Nu contează data la care au fost efectuate efectiv sau a fost eliberat avansul.

De exemplu, un angajat a plecat într-o călătorie de afaceri la sfârșitul lunii ianuarie și a raportat pentru aceasta la începutul lunii februarie. Cheltuielile cu acesta vor fi deduse din baza impozitului pe venit pentru luna februarie.

Contabilitatea fiscală a cheltuielilor de călătorie într-o călătorie de afaceri

Principala condiție pentru cheltuielile de călătorie la reducerea bazei de impozitare pe venit cu valoarea acestora este confirmarea documentară a acestora.

În acest caz, se ia în considerare costul integral al biletului, inclusiv costul serviciilor suplimentare de-a lungul traseului, inclusiv mesele. Astfel, deplasarea într-un compartiment de lux este permisă și nu va pune probleme cu contabilitatea fiscală. Se iau în considerare și alte taxe de servicii: costul lenjeriei de pat, asigurarea de viață a pasagerilor etc.

Dacă un angajat a folosit un bilet electronic, la chitanța de itinerar trebuie atașate și documente financiare, care pot fi:

• chitanta casa de marcat;
• talonul sau chitanța terminalului prin care s-a efectuat plata cu cardul bancar și confirmarea acestei tranzacții de la banca emitentă a cardului;
• un alt document sub formă de raportare strictă.

Cartele de îmbarcare sunt incluse cu biletul de avion electronic. Aceștia confirmă că zborul a avut loc.

Chitanța de itinerar pentru un bilet de avion electronic este însoțită de o carte de îmbarcare și document financiar despre plata

În cazul în care un angajator compensează un angajat pentru călătoria cu taxiul, inclusiv la destinație și/sau retur, pentru a deduce aceste cheltuieli din baza de impozitare pe venit, acesta trebuie să aibă documente doveditoare ale acestor cheltuieli, de exemplu, pe un formular de raportare strict. Și însăși posibilitatea de a plăti tarifele de taxi trebuie consacrată în Reglementările locale privind călătoriile de afaceri sau în alt act normativ al organizației.

Dacă un angajat și-a pierdut biletul, următoarele opțiuni alternative pot fi utilizate pentru a verifica cheltuielile de călătorie:

• bilet duplicat;
• o copie a biletului rămas în posesia transportatorului;
• un certificat de la transportator cu următoarele informații:
  • Numele complet al pasagerului;
  • data călătoriei;
  • traseu de călătorie;
  • prețul biletului.

În cazul în care călătoria de afaceri nu a avut loc și biletul trebuia returnat, organizația are dreptul de a afișa comisionul reținut de transportator în contabilitate ca sancțiuni pentru încălcare. obligatii contractuale. Astfel de cheltuieli sunt clasificate drept cheltuieli neexploatare și sunt supuse deducerii din baza impozitului pe venit.

…penalități justificate economic și documentate reținute de contraparte furnizate de părți pentru nerespectarea condițiilor acord de compensare aferente prestării de servicii pentru achiziționarea de către contraparte a biletelor pentru angajații organizației trimise într-o călătorie de afaceri, în cazul anulării călătoriei de afaceri și returnării biletelor, acestea fac obiectul includerii în cheltuielile nefuncționale pe perioada data recunoașterii.

Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 25 septembrie 2009 N 03–03–06/1/616

Contabilizarea fiscală a cheltuielilor de călătorie pentru cazare

Pentru a documenta cheltuielile pentru cazare într-o călătorie de afaceri, se utilizează formulare stricte de raportare de la hoteluri și alte organizații specializate în furnizarea de servicii de cazare temporară:

• Verifica;
• chitanta;
• chitanță pentru plata serviciilor de cazare prin card bancar.

Contabilitatea fiscală a diurnelor

Pentru a confirma alocația zilnică în scopuri contabile fiscale, nu sunt necesare documente suplimentare de raportare strictă. Dar este indicat să le justificăm mărimea certificat contabil(descărcați eșantionul).

Numărul de zile pentru care se plătește diurna se calculează pe baza comenzii de trimitere într-o călătorie de afaceri și documente de călătorie.

În ceea ce privește diurna, contribuabilul trebuie să confirme în calculele sale, de exemplu, într-un certificat de contabil, suma diurnă plătită angajatului detașat. Pentru un astfel de calcul, puteți utiliza o comandă pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și a documentelor de călătorie, pe baza căreia se stabilește ora plecării de la locul de muncă a lucrătorului detașat și ora sosirii acestuia la locul specificat. .

În ceea ce privește indemnizațiile zilnice, regula este că, dacă suma este de până la 700 de ruble pe zi atunci când călătoriți în jurul Rusiei și de până la 2,5 mii de ruble pe zi în călătoriile de afaceri în străinătate, impozitul pe venitul personal nu este reținut de la acestea și nu se percepe. prime de asigurare. În cazul în care diurna depășește aceste limite, impozitul pe venitul persoanelor fizice și primele de asigurare se plătesc pentru sumele peste acestea. De exemplu, dacă indemnizația zilnică pentru o călătorie de afaceri în Rusia este de 1 mie de ruble pe zi, de la 300 de ruble pentru fiecare zi a călătoriei de afaceri va trebui să plătiți impozit pe venitul personal și să faceți contribuții sociale.

Caracteristici ale contabilității fiscale pentru cheltuielile unei călătorii de afaceri în străinătate

Atunci când călătorește în străinătate, cheltuielile angajatului pentru obținerea unui pașaport străin, dacă a trebuit să prezinte unul în legătură cu următoarea călătorie, și taxele de viză sunt supuse rambursării.

Aceste cheltuieli sunt luate în considerare pentru reducerea bazei de impozitare pe venit, cu condiția ca deplasarea să fi avut loc.

Cheltuielile efectuate în valută străină sunt convertite în ruble la cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse la data aprobării raportului anticipat. Dar este, de asemenea, posibil ca un angajat să primească un avans în ruble, să le schimbe cu valute și să atașeze un certificat de schimb la raportul de avans. În această situație, conversia se efectuează la rata indicată în certificat.

Documente justificative pt limbi straine trebuie să fie însoțită de o traducere rând cu rând în limba rusă.

Zilele pentru care se acumulează diurna conform normei pentru călătoriile în străinătate sau pentru călătoriile de afaceri în Rusia sunt determinate de punctele de trecere a frontierei din pașaportul internațional.

Dacă organizația nu are semne în pașaportul internațional despre datele de trecere a granițelor fiecăruia țară străină, apoi documentele justificative pentru plata diurnei unui angajat sunt o comandă de la șeful organizației cu privire la călătoria de afaceri a angajatului, o imprimare pe hârtie a unui bilet de avion electronic, cartele de îmbarcare și facturile pentru cazare la hotel.

Scrisoare a Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 08.08.2008 nr. 28–11/074505

Cum se deduce TVA la cheltuielile de călătorie

Nu există probleme deosebite cu deducerea TVA-ului plătit, în special la cumpărarea biletelor și la plata serviciilor de cazare într-o călătorie de afaceri în Rusia.

Este scris pe un rând separat în documentele justificative. Deci nu există dificultăți în reflectarea acesteia în declarație și confirmarea faptului plății. Atunci când se contabilizează cheltuielile de călătorie, costul unui bilet sau al cazării la hotel fără TVA este inclus într-o înregistrare separată. De asemenea, se fac înregistrări separate pentru valoarea TVA și prezentarea acestuia pentru deducere.

Alocarea TVA-ului și prezentarea lui pentru deducere se reflectă în înregistrări contabile linii separate

Când călătoriți în străinătate, TVA-ul la achiziționarea de bilete în străinătate și înapoi în Rusia este zero. Dar TVA-ul plătit în străinătate și reflectat în documente ca un rând separat nu poate fi solicitat pentru deducere.

Contabilitatea cheltuielilor de deplasare

La înregistrarea cheltuielilor de călătorie în departamentul de contabilitate al unei organizații, în funcție de situație, se folosesc următoarele înregistrări de bază:

• La eliberarea unui avans:
  • Debit 71 - Credit 50, dacă avansul a fost emis în numerar.
  • Debit 71 - Credit 51, dacă avansul este virat în contul curent al călătorul de afaceri.
• Pentru a închide sumele de fonduri emise:
  • Debit 44 - Credit 71 - tranzactionare si activitate de productie companiilor.
• Pentru a returna soldul avansului la casierie:
  • Debit 50 - Credit 71 - la restituirea soldului avansului în numerar la casierie.
  • Debit 51 - Credit 71 - la transferul soldului avansului din contul curent al angajatului în contul companiei.
• Pentru a plăti depășiri:
  • Debit 71 - Credit 50 la plata cash.
  • Debit 71 - Credit 51 când este transferat în contul curent al angajatului.
• Când un angajat a pierdut un document justificativ sau o cheltuială nu este aprobată de conducerea companiei:
  • Debit 94 - Credit 71 - suma cheltuielilor este anulată din deficitul companiei.
  • Debit 70 - Credit 94 - suma cheltuielilor neconfirmate sau neaprobate se scade din salariul angajatului.

Pregătirea corectă și la timp a documentației de călătorie este una dintre cheile unui somn odihnitor pentru șeful organizației și contabilul acesteia. Într-adevăr, în acest caz, nici autoritățile fiscale și nici inspectoratul de muncă nu ar trebui să aibă întrebări inutile pentru companie.

Documente de raportare și plata pentru cazare la hotel

Fiecare angajat trimis de angajator într-o călătorie de afaceri este obligat, la întoarcerea din aceasta, să raporteze angajatorului rezultatele călătoriei de afaceri și cheltuielile efectuate în timpul călătoriei de afaceri, inclusiv furnizarea documentelor de raportare pentru cazarea la hotel sau alte spații rezidențiale. Lipsa documentelor de raportare sau executarea acestora cu încălcare ordinea stabilită poate avea ca rezultat imposibilitatea confirmării cheltuielilor (în întregime sau parțial) și, prin urmare posibil eșecîn rambursarea acestor cheltuieli de către angajator. Veți afla cum trebuie întocmite aceste documente în acest articol.

Documente care confirmă cazarea angajatului într-o călătorie de afaceri

În virtutea clauzei 26 din Regulamentul privind specificul trimiterii salariaților în deplasări de afaceri, aprobat. Prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 N 749 (denumit în continuare Regulament), angajatul este obligat, la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, să furnizeze angajatorului un raport prealabil și să atașeze documente de raportare pentru cheltuielile de deplasare suportate de angajat. Astfel de documente includ documente privind închirierea spațiilor rezidențiale.

În cazul în care un salariat aflat într-o călătorie de afaceri locuiește într-un hotel, angajatorului i se pune la dispoziție un acord de prestare a serviciilor hoteliere, încheiat de salariat cu hotelul de la locul călătoriei de afaceri, care trebuie să conțină informațiile prevăzute la clauza 20. din Regulile pentru furnizarea de servicii hoteliere în Federația Rusă, aprobate. Decretul Guvernului Federației Ruse din 9 octombrie 2015 N 1085.

Un muncitor detașat poate să nu locuiască într-un hotel, ci într-un apartament pe care l-a închiriat. În acest caz, documentele de raportare pentru locuirea într-un apartament trebuie furnizate sub forma unui contract de închiriere pentru spații rezidențiale, care trebuie să îndeplinească condițiile prevăzute la capitolul 35. Cod Civil RF.

Vă rugăm să rețineți că, ca urmare ultimele modificari inclus în legislatia munciiîn 2015 (Hotărâri ale Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 N 1595 și din 29 iulie 2015 N 771), au fost achiziționate documente contabile pentru cazare important pentru a determina durata de timp pe care un angajat va fi într-o călătorie de afaceri. În cazul pierderii documentelor de călătorie, care servesc ca document principal la calcularea perioadei de ședere a unui angajat într-o călătorie de afaceri, o astfel de perioadă este stabilită conform documentelor care confirmă închirierea spațiilor rezidențiale la locul călătoriei de afaceri (clauza 7 din Regulament).

Plata pentru un hotel într-o călătorie de afaceri

Fondurile pentru plata pentru cazarea unui angajat într-un hotel sau alte spații rezidențiale în timpul unei călătorii de afaceri sunt eliberate de către angajator sub forma unui avans la plecarea angajatului într-o călătorie de afaceri (clauza 10 din Regulamente). La plata camerei în care locuia angajatul, hotelul trebuie să emită o chitanță de numerar sau alt document întocmit pe un formular de raportare strict (de exemplu, o comandă de primire în numerar), care va confirma cheltuielile pentru cazare într-o călătorie de afaceri. Această regulă prevăzute la alin. 3 clauza 28 din Regulile pentru furnizarea de servicii hoteliere în Federația Rusă, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse din 9 octombrie 2015 N 1085.

Dacă angajatul nu a locuit într-un hotel, ci în alte spații rezidențiale, de exemplu, într-un apartament închiriat de către angajat în baza unui contract de închiriere rezidențială, atunci faptul că a suportat cheltuieli este confirmat de o chitanță de la proprietar pentru primirea fondurilor. de la angajat.

Plata pentru cazare într-o călătorie de afaceri într-o organizație bugetară

Cea mai frecventă întrebare legată de plata pentru cazarea angajaților institutie bugetaraîntr-o călătorie de afaceri, întrebarea este cărui cod KOSGU ar trebui să fie atribuite cheltuielile de trai ale angajatului. În conformitate cu secțiunea V a Instrucțiunilor de aplicare clasificare bugetară Federația Rusă, aprobat. Prin ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 1 iulie 2013 N 65n, plata pentru cazare la hotel într-o călătorie de afaceri intră sub articolul 212 „Alte plăți”.

• Pagina nu a fost găsită Ne pare rău, resursa pe care ați solicitat-o ​​nu a fost găsită. Puteți să vă întoarceți sau să mergeți la pagina principală și să utilizați căutarea. Starea bazei de date Total documente: 233329 În kazah: 116993 În rusă: 115930 În Limba engleză: 406 Data actualizării: 06/08/2018 […]
• Cum poti scrie si depune corect o plangere impotriva societatii de administrare la inspectoratul locativ? Inspecția locuințelor este prima autoritate la care se adresează un chiriaș nemulțumit Companie de management nu și-a îndeplinit cerințele prevăzute în plângere. Unii consumatori de utilități chiar […]
• Consultație juridică online Răspuns rapid - la o întrebare urgentă, răspuns într-o oră Garanție de 100% pentru consultanță juridică Consultație online 24 de ore din 24, 24 de ore din 24, 7 zile din 7 Răspunsuri clare la întrebări de orice complexitate. imediat […]
• De unde să cumpărați asigurare RCA în Saratov Disponibilitatea unei polițe asigurare obligatorie răspunderea autovehiculelor (OSAGO) este o normă stabilită legal pentru toți proprietarii de mașini din Federația Rusă. Prezența unei polițe de asigurare obligatorie de răspundere civilă auto vă permite să compensați răspunderea celor răspunzători de accident față de persoana vătămată în cuantum de [...]
• Ce trebuie să faceți dacă aveți asigurare, dar nu aveți inspecție tehnică „Caracteristici ale limbajului legii: trăsăturile de vorbire ale stilului oficial de afaceri sunt, în general, pe deplin caracteristice limbajului legii ca substil. În plus, în limbajul legii, aceste caracteristici sunt găsite într-o formă concentrată și sunt utilizate cu o rigoare sporită în […]
• Virați la stânga: reguli de bază pentru circulația pe drumuri fără amenzi Este permisă în timpul manevrei cel mai mare număr erori și încălcări ale regulilor de către șoferi, atât începători, cât și destul de experimentați. Momentele de întoarcere și inversări provoacă o mulțime de dificultăți. Este tocmai pentru a studia aceste aspecte ale regulilor de circulație [...]
• Cum să aflați și să plătiți taxa de transport prin serviciile guvernamentale Puteți găsi multe instrucțiuni de plată pe Internet taxa de transport, dar întotdeauna se pune problema încrederii în astfel de site-uri și servicii de plată. Este o problemă complet diferită când vine vorba de portalul serviciilor guvernamentale. Oamenii sunt deja obișnuiți să folosească serviciile online și sunt complet [...]
• psihoterapeut Kiev, psiholog de familie Kiev, terapeut sexual Kiev PSIHOTERAPUT PSIHOLOG DE FAMILIE SEXOPATOLOG Psihoterapie pentru divorț Perioada pre-divorț. Scopul principal al activităților psihoterapeutice în această perioadă este de a obține o decizie atentă, responsabilă, indiferent dacă soții […]

O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat din ordinul angajatorului său legat de decizia oricăruia probleme de producțieîn altă zonă. În timpul unei călătorii de afaceri, angajatul suportă anumite cheltuieli, pe care angajatorul le plătește dacă sunt disponibile documentele justificative necesare. Articolul nostru vă va spune ce documente de raportare pentru cazare într-o călătorie de afaceri sunt furnizate de angajat pentru a-și confirma și rambursa cheltuielile.

Documente de raportare a călătoriilor de afaceri

Organizația stabilește în mod independent procedura de rambursare a cheltuielilor de călătorie către angajații săi, prescriind-o în act local, dar pe baza legislatia actuala RF (Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Acest lucru se aplică și cerințelor privind documentele doveditoare ale cheltuielilor de trai pentru angajații detașați.

Înainte de o călătorie de afaceri, angajatul primește în avans la casieria companiei suma de bani necesară călătoriei - cheltuieli de călătorie. Acestea includ: plata pentru călătoria către și de la călătoria de afaceri, costul locuinței pentru angajatul detașat, diurna și pot exista, de asemenea, orice alte cheltuieli convenite suplimentar cu angajatorul.

După ce a finalizat sarcina și s-a întors înapoi, angajatul trebuie să întocmească un raport în avans în termen de 3 zile lucrătoare și să atașeze acestuia toate documentele de raportare necesare pentru călătorii de afaceri, care confirmă cazarea la locul călătoriei de afaceri, călătoria și alte cheltuieli efectuate în legătură cu călătorie de afaceri (clauza 26 Regulamentul aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749). Raportul prealabil va indica, printre altele: Numele complet. angajat, data emiterii și suma avansului pe care a primit-o pentru călătoria de afaceri, suma fondurilor cheltuite efectiv de angajat, o listă cu toate documentele care confirmă cheltuielile efectuate în timpul călătoriei de afaceri.

Din 2015, certificatele de călătorie nu mai sunt necesare. Acum, durata șederii efective a unui angajat într-o călătorie de afaceri este, de regulă, determinată pe baza documentelor de călătorie (inclusiv a celor electronice) pentru trenuri, avioane, autobuze și alte tipuri de transport. Dacă biletele nu sunt disponibile din orice motiv (de exemplu, pierdute), atunci perioada de ședere a angajatului într-o călătorie de afaceri este calculată pe baza documentelor care confirmă închirierea locuinței la locul călătoriei (clauza 7 din Regulament). , aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 Nr. 749) .

Documente de raportare pentru sejururi la hotel

Atunci când un angajat în călătorie de afaceri închiriază o cameră de hotel, plata pentru hotel într-o călătorie de afaceri trebuie să fie confirmată printr-o chitanță de numerar sau alt document întocmit pe un formular de raportare strict (clauza 28 din Regulament, aprobat prin Decret al Guvernului Federația Rusă din 9 octombrie 2015 Nr. 1085). În plus, ca document de raportare pentru cazare la hotel, este necesar să se atașeze un acord privind prestarea serviciilor hoteliere, încheiat de angajat. Contractul trebuie să conțină următoarele informații:

• numele organizației (sau antreprenorului individual) care furnizează servicii hoteliere, informații despre înregistrarea de stat,
• detalii despre destinatarul serviciilor hoteliere – numele complet. angajat detasat,
• informații despre camera de hotel și costul acesteia,
• perioada de ședere a angajatului în hotel,
• semnăturile părților.

Documente de raportare pentru locuirea în apartament

Cu acordul angajatorului, un angajat trimis într-o călătorie de afaceri poate închiria nu o cameră de hotel, ci un apartament sau o cameră într-un apartament privat obișnuit. Cum ar trebui să-și dovedească cheltuielile de trai în acest caz?

În orice caz, costurile de închiriere trebuie confirmate acord scris inchiriere spatii rezidentiale. Contractul trebuie să conțină perioada de închiriere și costul acesteia, precum și o copie a documentului privind proprietatea persoanei asupra apartamentului. Dacă plata pentru cazare la hotel într-o călătorie de afaceri este însoțită de eliberarea unei chitanțe de numerar sau a unui formular de raportare strict, atunci plata către o persoană fizică - proprietarul apartamentului, făcută în numerar, este confirmată de primirea banilor.

Dacă căutarea unei opțiuni de locuință adecvată a fost efectuată cu ajutorul intermediarilor - agenți imobiliari, atunci pentru a rambursa costul serviciilor lor veți avea nevoie de: un acord cu o agenție imobiliară, certificate de muncă efectuată, cecuri și chitanțe care confirmă plata.

Plata pentru cazare într-o călătorie de afaceri într-o organizație bugetară

În ceea ce privește procedura de confirmare a cheltuielilor de trai într-o călătorie de afaceri pentru angajații de stat, în general, este similară cu cea de mai sus. Astfel de organizații funcționează, de regulă, cu caracter nonprofit, primind finanțare de la bugete de diferite niveluri, așa că nuanța în acest caz va fi doar indicarea sursei de finanțare pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri.

Documente contabile pentru călătorii de afaceri

Documente de raportare pentru călătorii de afaceri

Astăzi, prosperitatea în afaceri este aproape imposibilă fără călătoriile de afaceri și călătoriile oficiale ale angajaților companiei. Ele sunt necesare pentru a rezolva probleme importante de producție care stau la baza activităților organizației. Cel mai adesea, astfel de călătorii sunt finanțate din bugetul angajatorului. Prin urmare, în scopul raportării, un angajat care se întoarce la locul de muncă trebuie să întocmească un raport detaliat privind cheltuielile de numerar și să îl depună la departamentul de contabilitate. Toate documentele de raportare pentru călătorii de afaceri sunt întocmite strict conform regulilor, deoarece sunt importante pentru fluxul documentelor privind cheltuielile.

În ce cazuri devine necesară pregătirea documentelor de raportare pentru călătorii de afaceri?

Dacă există o nevoie de producție de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, trebuie să determinați care dintre angajații companiei vor putea îndeplini misiunea care i-a fost atribuită. Nu vorbim despre puterile unei persoane, ci despre unele restricții prevăzute Codul Muncii. Asa de, Nu este permisă trimiterea în călătorii de afaceri urmatoarele persoane:

Angajati in perioada de valabilitate contract studentesc dacă călătoria de afaceri încalcă proces educațional. Adică, dacă un angajat a plecat într-o călătorie de afaceri în afara orelor de școală sau după formare, acest lucru este considerat legal (articolul 203);

femeile însărcinate (articolul 259 din Codul muncii);

Angajații sub 18 ani, cu excepția cazului în care sunt clasificați ca indivizi creativi cum ar fi un atlet, artist sau jurnalist care poate fi trimis într-o călătorie de afaceri (articolul 268).

Femeile cu copii mici pot fi detașate de întreprindere dacă au acordul lor scris și nu există contraindicații medicale.

Angajatorul trebuie să notifice salariata că are dreptul de a refuza. Aceleași reguli se aplică călătoriilor de afaceri:

Mame și tați singuri, tutori ai copiilor sub 5 ani (art. 264 din Codul muncii);

Angajații care cresc un copil cu dizabilități;

Lucrători care îngrijesc rudele bolnave, ceea ce confirmă raport medical(Articolul 259 din Codul Muncii).

Numai angajații care au încheiat un contract au dreptul să plece oficial în călătorii de afaceri. contracte de munca cu aceasta organizatie.

Dar angajatorii ignoră această regulă și îi trimit într-o călătorie:

Angajații înregistrați în baza unui contract sau convenție civilă;

Reprezentanții companiilor partenere, adică persoane care nu au intrat în relații de muncă cu acestea.

În astfel de situații, nu trebuie să pregătiți documente pentru o călătorie de afaceri.. Cu toate acestea, rambursarea cheltuielilor de călătorie (cheltuieli de călătorie) și documentele de raportare (contabilizarea acestor cheltuieli de către organizație) sunt destul de posibile. Pentru a face acest lucru, este necesar să se prevadă în mod oficial o procedură plăți compensatoriiși relația acestora cu zona de lucru finalizată.

Nu cu mult timp în urmă, un pachet de documente oficiale de călătorie a fost completat pe baza unei misiuni oficiale, a unui certificat de călătorie și a unui raport privind munca depusă. Apoi a fost îmbunătățit și extins.

Acum o călătorie de afaceri este însoțită de următoarele documente:

O comandă de călătorie de afaceri într-un formular standard, acționând ca o instrucțiune din partea conducerii.

Raport în avans sau raport privind fondurile cheltuite, confirmat prin documente relevante.

O foaie de lucru cu zilele de călătorie de afaceri marcate pentru care angajatul primește un câștig mediu.

O notă oficială întocmită în cazul în care un angajat își folosește vehiculul personal pentru o călătorie.

Să vorbim mai detaliat despre ce este nevoie de fiecare dintre documentele de călătorie și despre ce urmează încălcărilor în executarea lor.

Cum se pregătește o comandă de călătorie?

Fiecare organizație are un certificat forma standard ordin prevăzut de Comitetul de Stat de Statistică prin Rezoluția nr.1 din 01/05/2004. Trebuie să includă numele complet al angajatului, scopul călătoriei și destinația, data și durata plecării.

Această comandă este aprobată de către angajator, înregistrată în jurnalul corespunzător și predată viitorului antreprenor pentru revizuire.

Raport în avans

Pentru ca angajatul să poată cumpăra bilete pentru călătorie și să rezerve o cameră de hotel pentru cazare, i se acordă numerar responsabil. La întoarcerea în întreprindere, acesta este obligat să întocmească documente de raportare pentru călătorii de afaceri, adică să completeze un formular de raportare în avans cu dovezi documentare ale tuturor cheltuielilor sale plătite din suma primită.

Raportul prealabil se depune la departamentul de contabilitate în cel mult 3 zile de la momentul întoarcerii la locul de muncă. Contabilii verifică corectitudinea întocmirii acestuia și autenticitatea documentelor justificative. Dacă nu se constată comentarii sau încălcări, suma de bani dată angajatului este anulată și, în consecință, cheltuielile acestuia sunt compensate.

Cum se înregistrează o călătorie de afaceri pe foaia de pontaj?

Zilele de absență ale unui angajat într-o călătorie de afaceri se înscriu în foaia de lucru sub indicele „K” fără a se indica orele efective lucrate, ceea ce este considerat opțional.

Atunci când un angajat, de comun acord cu conducerea, lucrează în weekend sau sărbători, acest lucru trebuie să fie indicat în foaia de pontaj cu litera cod „K-V”, iar plata pentru aceste zile se face de două ori mai mult.

Cum se redactează o notă?

Atunci când un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri cu un vehicul personal, nu i se eliberează bilete de călătorie. În acest caz, la întoarcerea la muncă, el depune un memoriu în care se indică durata călătoriei (ora de plecare și de sosire).

Cheltuielile efectuate în timpul unei călătorii de afaceri cu mașina personală (combustibil, parcare) sunt considerate cheltuieli de afaceri și sunt rambursate de către angajator. Stergerea sumei datoriei, suportată numai de notificare, nepermis. Documentele de raportare relevante pentru călătorii de afaceri trebuie să fie prezente.

Nu există un formular tip pentru acest document este întocmit în formă liberă, dar trebuie să conțină numele organizației, funcția și numele complet al angajatului, destinația și durata călătoriei de afaceri, informații despre mașină, data și semnătura acestuia; calatorul.

O notă este emisă dacă un angajat folosește vehicule guvernamentale, asociate sau alte tipuri de vehicule sau, mai precis, dacă este imposibil să achiziționați bilete pentru călătorie.

Ce documente de călătorie trebuie să prezinte un angajat?

Documentele furnizate angajaților contabili trebuie să conțină următoarele informații:

Sumele cheltuielilor de trai (într-un hotel, apartament, pensiune etc.);

Cheltuieli cu alimente;

Costurile utilizării transportului public;

Cheltuieli pentru comunicații telefonice și poștale;

Costul combustibilului și al combustibilului, în cazul în care călătoria a fost efectuată de angajat cu o mașină personală sau de serviciu.

Desigur, la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să întocmească documente de raportare pentru călătorii de afaceri cu privire la rezultatele călătoriei. Acestea vor servi drept bază pentru calcularea și rambursarea cheltuielilor efectuate de angajații contabili.

La documentele de confirmare cheltuieli de birou, include:

Chitanțe (facturi) pentru locuințe închiriate înscrise în Formularul 3-G (chitanță pentru hotel);

Bilete de călătorie pentru fiecare călătorie efectuată de angajat în timpul unei călătorii de afaceri;

Încasări în numerar pentru plăți pentru produse alimentare;

Încasări fiscale de la benzinării;

Încasări în numerar pentru achiziționarea bunurilor necesare.

Pe lângă aceste documente, un angajat al companiei poate furniza și alte documente de raportare departamentului de contabilitate, de exemplu:

Acționează la primirea diferitelor servicii, care sunt aprobate de departamentul de contabilitate numai atunci când serviciile utilizate sunt convenite în prealabil cu managerul;

Contracte de închiriere de locuințe încheiate în cazurile în care un lucrător detașat trebuie să închirieze o cameră (apartament) în loc să se cazeze într-un hotel.

Aceste documente trebuie să conțină informații detaliate cu sume specifice ale cheltuielilor. În caz contrar, departamentul de contabilitate nu are dreptul de a compensa un angajat al organizației pentru astfel de cheltuieli din cauza lipsei sumei de bani cheltuite.

Trebuie reținut că documentele de raportare pentru călătorii de afaceri sunt depuse strict anumite termene limită, aprobat prin prevederile Codului Muncii. Orice organizație are dreptul de a ajusta perioada de timp general acceptată de către intern reguli.

Cel mai bine este să rezolvați această problemă imediat după revenirea la serviciu, la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri.

Apar situații când angajații companiei sunt trimiși în călătorii de afaceri pentru a participa la conferințe pentru a face schimb de cunoștințe și experiență sau pentru a-și îmbunătăți abilitățile. Angajatul care revine trebuie să furnizeze în plus contabilului și responsabilului de resurse umane următoarele documente:

Un certificat eliberat acestuia ca participant la evenimentul de formare;

Certificat (certificat, diploma) de pregatire avansata;

Documente organizaționale privind instruirea, inclusiv un plan și un program al evenimentelor la care este invitat angajatul;

Raport personal al angajatului asupra experienței (cunoștințelor) acumulate.

De obicei, o astfel de documentație este prezentată de către angajat în cel mult șapte zile de la momentul sosirii dintr-o călătorie de afaceri

Deoarece toate organizațiile trebuie să contabilizeze cu strictețe toate cheltuielile de călătorie, documentele de raportare sau raport angajat despre o călătorie de afaceri este obligatorie. Doar ele servesc drept bază pentru ca compania să compenseze fondurile cheltuite în timpul călătoriei. Toate cheltuielile angajaților sunt luate în considerare în raportul fiscal lunar, iar cea mai mică discrepanță între cheltuielile efective și cele documentate amenință cu amenzi mari.

Există situații în care documentația de călătorie este pierdută sau deteriorată accidental din vina angajatului întreprinderii sau din neglijența persoanelor ale căror servicii le-a folosit în timpul călătoriei. În orice caz, recuperarea promptă a datelor de hârtie este cel mai adesea problematică, mai ales pentru o persoană care stă într-un oraș necunoscut.

Există servicii speciale pentru a rezolva astfel de probleme. Din păcate, aceștia lucrează doar în unele centre mari de populație din Rusia. Aflându-vă într-o situație atât de delicată, este dificil să respectați termenele de raportare stabilite de legislația internă sau locală. Cadrul legal companiilor.

În lipsa unei confirmări fiabile a cheltuielilor de călătorie, departamentul de contabilitate al companiei nu are dreptul de a le rambursa angajatului. Orice costuri de numerar trebuie reflectate în rapoartele contabile cu documente obligatorii.

De asemenea, este necesar să rețineți că orice documente de plată trebuie completate indicând detaliile companiei angajatorului.

Prin întocmirea corectă a documentelor de raportare pentru călătorii de afaceri și respectarea procedurii de depunere a acestora, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la primirea despăgubirilor pentru toate cheltuielile de afaceri aferente călătoriei. În ceea ce privește situația opusă cu pierderea (deteriorarea) documentelor de raportare, în acest caz se poate aștepta doar rambursarea parțială a costurilor, chiar și cu un rezultat pozitiv. Prin urmare, luați foarte în serios orice documente care vă însoțesc în călătoriile de afaceri.

Ce documente de raportare sunt necesare din indemnizațiile de călătorie pentru cazare?

Conceptul de „cheltuieli de călătorie” presupune o anumită categorie de cheltuieli, inclusiv, printre altele, compensații pentru închirierea locuinței. Toate standardele, condițiile și o listă de documente însoțitoare aprobate sunt reflectate în legislație, reglementări guvernamentale și scrisorile Ministerului de Finanțe al Federației Ruse.

Nu cu mult timp în urmă, facturile de hotel erau documente strict responsabile. Și formularele 3-G completate au confirmat pe deplin primirea de servicii de către chiriașul spațiilor rezidențiale într-o anumită perioadă de timp și au inclus toate documentele de raportare pentru călătorii de afaceri.

Acum, după publicarea Hotărârii Guvernului nr. 359 din 6 mai 2008, toate organizațiile complexului hotelier pot genera în mod independent tipuri de documente care confirmă resedinta reala vizitatori.

Angajaților detașați li se oferă mai multe opțiuni de cazare, ca:

Cameră de hotel;

Apartament pentru uz oficial;

Spații cu auto-închiriere;

Starea la rude.

În același timp, alegerea plasamentului este de natură strict individuală și este determinată de motive subiective și obiective.

Cameră de hotel

Stați într-o cameră cu plată, călătorii de afaceri pot avea acces la toate gospodăriile și servicii publice, de care dispune serviciul hotelier.

Service apartamente

În acest caz, prezența locuințelor, care se află în bilanțul întreprinderilor care, datorită naturii activităților lor, angajează constant specialiști externi, este justificată din punct de vedere economic.

Mai mult, călătorii de afaceri oameni de știință(de exemplu, profesorii universitari) este mult mai confortabil să fii conditii de viata, cel mai apropiat de cele obișnuite.

Dacă invitația are o locuință închiriată sau oficială, problemele cu cazarea la hotel dispar.

Cu rudele

Majoritatea călătorilor de afaceri preferă să stea cu rudele sau prietenii. Această opțiune are un efect pozitiv asupra a doi factori: o soluție economică la problemele de zi cu zi ale vizitatorilor și comunicarea strânsă a acestora cu cei dragi, ceea ce este rar.

Ce acte va solicita angajatorul?

Departamentele de planificare ale întreprinderilor iau în considerare în detaliu toate cheltuielile de călătorie.

La întoarcerea la serviciu dintr-o călătorie, angajatul trebuie să completeze documentele de raportare pentru călătoriile de afaceri în termen de 3 zile, adică să întocmească un raport de cheltuieli în avans cu chitanțele primite anexate și chitanțe pentru cheltuieli curente, iar apoi să transfere acest pachet de documente la organizația. departamentul de contabilitate.

Administratorul hotelului este obligat să emită document oficial pentru a confirma cazarea vizitatorului într-una din camerele de hotel.

Formularul de factură este elaborat individual pentru fiecare hotel și trebuie să includă următoarele detalii:

Date fondatoare și bancare;

detaliile pașaportului vizitatorului;

Durata sejurului;

Suma plată pentru cazare în cameră, inclusiv TVA;

Semnătura managerului cu sigiliu.

Faptul de plată pentru hotel este confirmat de o chitanță de numerar sau ordin de chitanță de numerar.

Cazare pe termen scurt pentru angajații detașați în funcție sau apartament inchiriat, de regulă, necesită plata fără numerar în conformitate cu contractul de închiriere a locuinței încheiat.

Prin acord cu conducerea, angajatul are dreptul de a încheia un contract de închiriere personal cu proprietarul spațiilor deținute de acesta pentru ședere temporară.

În acest caz, contractul de închiriere a apartamentului (camera), împreună cu chitanța de plată, face dovada oficială a închirierii locuinței pe durata călătoriei de afaceri.

ÎN vedere generala documentele de înregistrare sunt prezentate în tabelul:

Din păcate, rusă Codul fiscal nu precizează care acte pot confirma oficial cheltuielile de călătorie și constituie documente de raportare a cheltuielilor de călătorie. Orice documente întocmite în conformitate cu cerințele contabile trebuie să fie revizuite de autoritățile fiscale.

Cum plătiți cazarea într-o călătorie de afaceri?

Costurile de închiriere a unei camere de hotel pentru cazare într-o călătorie de afaceri, confirmate printr-o factură pentru plata acesteia, sunt rambursate integral. Codul Fiscal nu limitează acest tip cheltuieli pentru rezidenta temporara. Singura nuanță care atrage atenția autorităților fiscale în timpul auditurilor este compensarea costului unei camere cu confort sporit.

Pentru a evita astfel de incidente, ar trebui să se stipuleze în Regulamentul de călătorie de afaceri ce condiții specifice pot fi utilizate în hoteluri:

Angajații obișnuiți;

Administrație și șefi de departamente.

Facturile pentru cazare de călătorie ale angajaților obișnuiți care depășesc standardele aprobate sunt acceptate de departamentul de contabilitate pentru plata integrală cu referire la poziție internă despre călătoriile de afaceri.

Cheltuielile în limitele normale sunt incluse în raportul fiscal.

Exemplu:

Liderul marketer P. S. Petrov a fost trimis într-o călătorie de afaceri pentru a semna un acord pentru furnizarea de echipamente industriale pentru o perioadă de două zile. Pentru raportul în avans, a folosit documente care confirmă plata pentru cazare într-o cameră „Lux” cu un cost zilnic de 5.500 de ruble. În același timp, Regulamentul de călătorie în afaceri prevede că angajații de nivel mediu au voie să închirieze camere de hotel pentru cel mult 3.500 de ruble pe zi.

Când raportul de avans a fost aprobat, Petrov P.S a fost compensat pentru cheltuielile de trai în valoare de 5.500 de ruble/zi. × 3 zile = 16.500 ruble.

În plus, impozitul pe venitul personal și primele de asigurare au fost evaluate în funcție de suma excedentară:

3500 rub./zi. × 3 zile = 10.500 de ruble. − cheltuielile maxime admise de locuit;

16.500 − 10.500 = 6.000 de ruble. − suma impozabilă pentru calcularea primelor de asigurare și impozitul pe venitul persoanelor fizice;

6000 × 13% = 780 rub. − impozitul pe venitul persoanelor fizice.

Primele de asigurare:

6000 × 22% = 1320 rub. − în PF;

6000 × 5,1% = 306 ruble. − în FFOMS;

6000 × 2,9% = 174 ruble. - în FSS;

6000 × 0,7% = 42 de ruble. − în Fondul de asigurări sociale împotriva accidentelor de muncă.

Cum se reflectă documentele de călătorie în contabilitate

Pentru ca contabilii să poată documenta costurile călătoriilor de afaceri și compensarea angajaților care călătoresc, Se utilizează contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”.. În acesta, debitul contului arată suma de bani primită de angajat, iar creditul reflectă toate cheltuielile efectuate în timpul călătoriei sale de afaceri.

Partea necheltuită din avansul acordat angajatului înainte de călătoria de afaceri trebuie returnată departamentului de contabilitate la întoarcere, completând o comandă de primire în numerar pentru aceasta. Aceste cheltuieli de deplasare sunt incluse în documentele de raportare completate pentru fisc.

Dacă banii emiși nu au fost suficienți și angajatul și-a cheltuit personalul bani gheata, societatea îi rambursează costurile efectuate în plus față de avansul preliminar, însoțite de executarea unui ordin de cheltuieli.

Înregistrări pentru cheltuieli care depășesc avansul emis

Ținând cont de scopurile călătoriei de afaceri, cheltuielile de călătorie sunt înregistrate în contabilitate în conturile corespunzătoare. Costurile de divertisment și eveniment cultural supuse contabilității ca cheltuieli neexploatare.

Atunci când în cheltuielile de călătorie se înregistrează TVA-ul, din care există documente justificative cu o linie fiscală separată (formulare de raportare strictă, factură), acest TVA se înregistrează în contul 19, după care este trimis spre deducere (dacă cheltuielile specificate sunt astfel încât reduc componenta fiscală la determinarea impozitului pe vânzări).

Înregistrări contabile pentru cheltuieli de călătorie

niste cheltuielile călătorilor de afaceri pot să nu fie aprobate de către angajator, iar apoi angajatul rambursează aceste cheltuieli din propriul său salariu (totuși, trebuie să se țină cont de faptul că valoarea acestor deduceri nu trebuie să depășească 20% din câștigul său mediu) sau prin depunerea de numerar într-un cont curent sau la casieria organizației.

Dacă angajatorul plătește anumite cheltuieli în mod independent prin transfer dintr-un cont bancarîntreprinderi (de exemplu, cumpărarea de bilete, rezervarea unui hotel), atunci se utilizează următoarele tranzacții:

Dacă angajatorul cumpără independent un bilet de călătorie pentru angajat, se înscrie în subcontul 3 pentru contul „Casiera” nr.50, făcându-se următoarele înregistrări:

Exemplu de contabilizare a cheltuielilor de călătorie de afaceri:

Inginerul N.I Sidorov a fost detașat pentru 5 zile cu eliberarea unei sume contabile de 20.000 de ruble. Alocația lui zilnică este de 1000 de ruble. La întoarcere, Sidorov N.I depune documentele de călătorie, adică un raport în avans confirmat prin documente de cheltuieli:

Biletele de cale ferată dus-întors costă 8.000 de ruble, inclusiv 1.220 de ruble. TVA, în cazul în care taxa în sine este separată într-un rând separat;

O factură de la hotel de 5.000 de ruble, întocmită pe formularul de raportare strict corespunzător, inclusiv 763 de ruble. TVA, care este inclus și într-un rând separat.

Înregistrări contabile pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie de afaceri:

Cum se reflectă documentele de călătorie în contabilitatea fiscală

Cheltuielile de călătorie către raportare fiscală reflectate printre alte cheltuieli în conformitate cu art. 253 Codul fiscal al Rusiei. Data raportului în avans este considerată data confirmării cheltuielilor pentru călătoriile de afaceri.

La calcularea impozitului pe venit, baza de impozitare poate fi redusă cu valoarea cheltuielilor de călătorie.

La impozitare pot fi luate în considerare următoarele cheltuieli (articolul 264, clauza 1, clauza 12 din Codul fiscal):

Transport (călătorește la destinație în ambele sensuri);

Pentru cazare (plată pentru un hotel sau locuință închiriată);

costuri zilnice;

Înregistrarea pașapoartelor, vizelor și documentelor similare;

Taxe aeroportuare și consulare, taxe de intrare, tranzit, trecere și alte taxe.

Costuri suplimentare la hotel pentru room service (curățătorie chimică, curățenie, asistență de portar), hrănire într-un restaurant sau bar, servicii de sănătate (gimnastică, piscină, saună) - acestea nu sunt cheltuieli de călătorie și nu sunt incluse în documentele de raportare, prin urmare nu se reduc baza de impozitare la calculul impozitului pe venit.

Condițiile și sumele compensației pentru cheltuielile de călătorie de afaceri sunt aprobate independent de întreprinderi în reglementările interne.

Orice cheltuieli de călătorie sunt luate în considerare la determinarea impozitului pe venit, a deducerilor pentru impozitul pe venitul personal și a sistemului de impozitare simplificat în suma prescrisă de documentele locale ale organizației.

La calcularea acestei taxe, cheltuielile de călătorie documentate sunt luate în considerare de la data acceptării documentelor de raportare pentru cheltuielile de călătorie (în special, rapoartele anticipate).

TVA-ul la cheltuielile de călătorie este deductibil dacă:

Plătit de un angajat sau organizație;

Aveți o factură.

Recunoașterea TVA-ului pentru deducere pe alte documente (pe lângă factură), în cazul în care este plasat pe o linie separată, este posibilă plata pentru cazarea și călătoria unui călător de afaceri. Astfel de documente includ:

Pentru călătorie - un bilet (inclusiv unul electronic), o foaie de rută sau chitanță (cupon de control), o chitanță pentru comandarea unui taxi de pasageri;

Pentru cazare - un formular strict de raportare.

Fiecare dintre aceste documente este înscris în registrul de achiziții.

Cum să plătiți primele de asigurare și impozitul pe venitul personal pentru cheltuielile de călătorie

1) Diurna nu este impozitată:

Taxe de asigurare in sumele aprobate de intern cadrul de reglementare organizații;

Impozitul pe venitul personal în sume care nu depășesc 700 de ruble. pentru fiecare călătorie de afaceri în țară și 2500 de ruble. In strainatate.

Dacă diurna depășește aceste limite, diferența de sumă ar trebui inclusă în certificatul 2-NDFL (cod 4800) în luna în care a fost aprobat raportul în avans (documente de raportare pentru călătorii de afaceri). Acest certificat nu reflectă diurne într-o sumă care nu este supusă impozitului pe venitul personal.

2) Compensație pentru costul:

Mâncarea, inclusiv costul acesteia, care este alocată separat în factura hotelului;

Călătorie atunci când, înainte sau după o călătorie de afaceri, angajatul era în vacanță la punctul de ședere (adică data biletelor și datele călătoriei de afaceri nu se potrivesc).

Dacă costul cazării și călătoriei în călătorie de afaceri(inclusiv taxi, Aeroexpress) este documentată, este complet scutită de prime de asigurare și impozit pe venitul personal.

Ce trebuie făcut dacă lipsesc documentele de călătorie

Ce să faci dacă ți se pierde cartea de îmbarcare?

Acest document confirmă zborul pasagerului. Pierderea acestuia ar putea costa refuzul despăgubirii. În acest caz, trebuie să contactați angajații aeroportului pentru a solicita documente justificative.

Ce să faci dacă hotelul nu are documentele necesare?

Unele hoteluri consideră suficient să emită facturi fără a emite cecuri și comenzi de primire. Legislația permite antreprenorilor care nu folosesc sisteme de casă de marcat să lucreze cu conturile ca forme stricte de raportare. Prin urmare, departamentul de contabilitate nu are dreptul de a refuza acceptarea acestui tip de dovezi cu documente. Pentru a evita orice îndoială, contactați în avans hotelul pe care l-ați rezervat și aflați ce eliberează și dacă au documentele de care aveți nevoie.

Cum poți dovedi că locuiești într-un apartament privat?

Acest caz impune angajatului detașat să depună un contract de închiriere rezidențială și un act de prestare a serviciilor semnat de ambele părți. Transferul de bani se dovedeste printr-o chitanta de la proprietarul apartamentului.

Nu știți cum să pregătiți documente de raportare pentru călătorii de afaceri? Contactați-ne la Business Resource. Oferim suport juridic calificat întreprinderilor mici și mijlocii. Va putem oferi contabilitate si suport juridic Afaceri. Regiunea activității noastre este Sankt Petersburg și suburbiile sale. Numere de contact pentru consultații:

Orice sarcină atribuită unui angajat necesită raportare la finalizarea acesteia. Iar o călătorie de afaceri în altă localitate în acest caz nu face excepție. Atunci când călătorește în afara orașului cu o anumită misiune din partea conducerii, angajatul trebuie să se asigure că la întoarcere are cu el documente de raportare pentru călătorii de afaceri. Această regulă este obligatorie pentru toți angajații întreprinderii.

Documente necesare pentru o călătorie de afaceri

Specificul multor organizații (întreprinderi) necesită o comunicare constantă cu partenerii. Dar multe dintre ele sunt adesea situate în afara localității. Prin urmare, unii angajați sunt nevoiți să se deplaseze în alt oraș pentru a rezolva probleme importante de producție.

Pentru a confirma la sosire că o anumită misiune a fost finalizată, aceștia trebuie să completeze documentele corespunzătoare de raportare a călătoriei. Abia după aceasta departamentul de contabilitate va putea plăti angajaților cheltuielile efectuate în perioada în care și-au îndeplinit misiunea oficială. Lista angajaților care au dreptul de a pleca în călătorii de afaceri, precum și durata și alte detalii ale călătoriei, sunt de obicei specificate în anumite acorduri, diverse reglementări locale sau un contract colectiv. În orice caz, atunci când pleacă într-o călătorie, angajatul trebuie să aibă cu el:

1. Certificat de călătorie. Deși a fost desființat oficial din 2015, multe întreprinderi încă îl folosesc în mod veche.
2. Comanda corespunzatoare de la manager.
3. Atribuirea serviciului.

Acestea sunt principalele pentru călătoriile de afaceri, fără de care călătoria oricărui angajat nu va avea nicio bază.

Plata pentru calatorii de afaceri

Departamentul de contabilitate efectuează plăți către angajați pentru sarcinile finalizate în etape. În primul rând, înainte de a pleca, angajatului i se acordă un avans, a cărui sumă este calculată pe baza standardelor existente. Aceste fonduri sunt furnizate pentru a plăti călătoria, închirierea locuințelor, cheltuielile suplimentare de trai (diurne) și alte nevoi permise de angajator. Plata finală se face după ce angajatul, la întoarcere, depune documentele de raportare completate pentru călătoriile de afaceri. Acestea trebuie să conțină:

• un raport de cheltuieli care enumeră toate costurile suportate;
• un memoriu dacă angajatul trebuia să folosească propriul său transport sau să-l închirieze pentru muncă.

Odată cu raportul prealabil, este necesară depunerea unui certificat de călătorie la departamentul de contabilitate, care trebuie să conțină mărcile acelor întreprinderi pe care angajatul le-a vizitat în timpul îndeplinirii sarcinii oficiale care i-au fost încredințate. trebuie să corespundă cu ceea ce a fost indicat inițial în comandă. Dacă în caz nevoile de producție obligate să viziteze firmele situate în alte localităţi, acest fapt trebuie notat în raportul de călătorie de afaceri.

Durata călătoriei

Pentru a pleca într-o călătorie de afaceri, angajatului i se eliberează două documente principale (o comandă și un certificat de călătorie), care, în principiu, se dublează reciproc. Ambele conțin informații despre destinație și datele călătoriei.

Prima zi a unei călătorii de afaceri este considerată a fi plecarea angajatului de la locul său permanent de muncă. Data plecării este indicată pe biletul utilizat vehicul(autobuz, tren, avion). În plus, ziua este numărată până la 24 de ore. Mai târziu, ziua următoare este deja luată în considerare. Acest lucru trebuie luat în considerare la cumpărarea biletelor. Ultima zi este determinată de data de întoarcere indicată și pe bilet. Până în 2015, calculele se făceau pe baza informațiilor notate pe certificatul de călătorie. Dar după ce Decretul Federației Ruse nr. 1595 din 29 decembrie 2014 a intrat în vigoare, pentru a confirma plecarea, angajatul trebuie doar să prezinte documente de raportare a călătoriei sub formă de bilete de călătorie. Acestea vor servi drept dovadă a duratei călătoriei de afaceri, pe baza căreia departamentul de contabilitate va plăti ulterior salariatului „diurnă” (cheltuieli suplimentare legate de cazare). Aceste fonduri sunt furnizate pentru hrănirea unei persoane care este departe de casă în legătură cu îndeplinirea îndatoririlor oficiale în numele conducerii. Acesta poate fi motivul pentru care astfel de costuri sunt uneori numite „alocație de teren”, care este calculată pe baza standardelor aprobate de guvernul rus.

Locuinta inchiriata

Când merg într-o călătorie de afaceri, mulți angajați își rezervă camere de hotel în avans. Acest lucru garantează că vor putea locui acolo la sosire. Dar uneori nu se poate folosi un astfel de serviciu din cauza lipsei de spațiu liber sau angajatul preferă să rezolve această problemă pe loc. În acest caz, va trebui să se mulțumească cu locuințe închiriate. Este posibilă și această opțiune.

La întoarcere, va trebui să indice această circumstanță atunci când întocmește documentele de raportare pentru călătorii de afaceri. Pentru locuirea în apartament va primi despăgubiri, a cărei valoare este aprobată prevedere separată. valoare totală va consta într-o plată zilnică înmulțită cu numărul de zile dintr-o călătorie de afaceri. În unele cazuri, conducerea întreprinderii închiriază un apartament în localitate, unde angajații săi merg cel mai adesea pentru a rezolva problemele de producție. Acest lucru face mult mai ușor problema locuintei pentru angajat. El se află pe bună dreptate într-o cameră închiriată, fără cheltuieli fonduri proprii. Prin urmare, la întoarcere, firma nu trebuie să-l despăgubească pentru nimic.

Rambursarea cheltuielilor

La întoarcerea acasă, angajatul poate conta pe rambursarea cheltuielilor efectuate în timpul unei călătorii de afaceri. Uneori sunt chiar incomensurabile cu cheltuieli efective. Acest lucru se poate întâmpla dacă nu a depus documente justificative la compartimentul de contabilitate sau a depășit în mod arbitrar și nejustificat normele maxime admise. În acest caz, angajatul va trebui să se ocupe personal de conducere. Ce ar trebui să fie inclus în documentele de raportare pentru călătorii de afaceri? Un eșantion al raportului final de avans este o listă a tuturor cheltuielilor financiare ale angajatului.

De regulă, sunt supuse compensației următoarele:

1. Alocația zilnică, a cărei valoare depinde de numărul de zile în care vă aflați într-o călătorie de afaceri. Sunt confirmate bilete de călătorie sau certificat de călătorie. În Rusia, au fost stabilite standarde uniforme de plată acceptabile, conform cărora un angajat are dreptul la 700 de ruble pe zi (în interiorul țării) și 2.500 (când călătorește în străinătate).
2. Costurile de transport sunt confirmate de originalele biletelor achiziționate de la casa de bilete.
3. Cheltuieli de trai. Rambursările se vor face pe baza chitanțelor și facturilor depuse.

Angajatul va putea primi diferența dintre avans și suma efectiv cheltuită la calculul salariului pentru luna în curs.

Cazare la hotel

Când călătorește din motive de muncă, un angajat, de regulă, rezolvă diverse probleme importante pentru întreprindere. Multe dintre ele nu pot fi rezolvate într-o singură zi. Și fiind în alt oraș, trebuie să petreacă noaptea undeva. Cea mai ușoară opțiune este un hotel. Acolo, orice vizitator poate găsi tot ce are nevoie pentru a trăi.

Ce sunt documentele de raportare de la un hotel pentru călătorii de afaceri? De obicei, aceasta este o chitanță (factură) pentru plata serviciilor de cazare. Reprezintă formele 3-G, care reflectă următoarele informații:

• detalii hotel;
• denumirea documentului, numărul și data încheierii acestuia;
• informații despre vizitator (numele complet care indică țara de reședință, detaliile pașaportului, adresa de înregistrare și data sosirii);
• calculul costului de cazare cu TVA alocat;
• sigiliul companiei.

Odată cu factura trebuie să depuneți o chitanță de numerar la departamentul de contabilitate, care se eliberează acolo, la hotel, după efectuarea plății. Va fi dovada costurilor care trebuie rambursate. În factură pot fi incluse și servicii suplimentare (rezervare, cafenea, spălătorie, parcare, serviciu telefonic, transfer aeroport și altele). Dar plata pentru ele se face numai atunci când sunt prevăzute de contractul colectiv al întreprinderii sau cu permisiunea personală a conducerii.