Analiza cerințelor pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor ale autorităților federale. Cerințe pentru sistemele informatice pentru gestionarea documentelor electronice ale organelor executive federale, ținând cont, printre altele, de necesitatea procesării prin

Cerințe funcționale tipice pentru sisteme managementul documentelor electroniceși sisteme de stocare a documentelor electronice în arhive agentii guvernamentale

Alexey Mikryukov, analist al companieiDIRECTUM .

14 iunie 2018 pe site-ul oficial al Agenției Federale de Arhivă (Rosarchive) în secțiunea „Proiecte de documente " plasat "Proiect de cerințe funcționale standard pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor și sistemele de stocare a documentelor electronice în arhivele organelor de stat » cu un volum de 37 de pagini.

Industria așteaptă de mult acest document. Și așa cum se precizează în proiect, cerințele sunt dezvoltate pentru a forma un unit cadrul de reglementare pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor (EDMS) și sistemele electronice de stocare a documentelor (EDMS), precum și pentru evaluarea EDMS și EDMS deja utilizate. Documentul face o distincție clară între ERMS și ERMS, iar acesta este un punct important.

Alocarea termenului SHED este una dintre diferențele fundamentale dintre noile cerințe. Se pune un accent clar pe scenă depozitare de arhivăîn ciclul de viață al unui document. Anterior, era vorba în principal despre EDMS, iar problemele stocării documentelor electronice (ED) au rămas în culise. În consecință, documentele de stocare pe termen lung au fost anterior fie create inițial sub formă de hârtie, fie tipărite înainte de a fi transferate în depozit.

Documentul ia în considerare doar cerințe funcționale, spre deosebire de documentele de reglementare anterioare ( Cerințe pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor ale autorităților federale (EDMS FOIV), aprobateOrdinul Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse nr. 221 din 09.02.2011 ; Vezi si ) . Nu este considerat sistemic cerinte tehnice, cerințele pentru securitatea informatiei, fiabilitatea, precum și cerințele pentru interfața stațiilor de lucru automate pentru utilizatorii EDMS și EDMS. Cerințele nu se aplică lucrărilor cu documente care conțin informații care constituie secret de stat.

Atunci când analizați un document, este cel mai interesant să luați în considerare cerințele asociate organizarea depozitării documentelor. Cerințele pentru crearea sau introducerea, înregistrarea, executarea și controlul atunci când lucrați cu documente nu sunt atât de interesante, deoarece acestea sunt principalele sarcini ale EDMS. Practic nu au mai rămas organizații mari care să nu automatizeze aceste sarcini folosind EDMS. Prin urmare, cerințele pentru EDMS sunt interesante doar pentru evaluarea sistemelor existente și utilizate în momentul actualizării sau modificării, iar acesta este un subiect pentru un material separat.

Cerințe funcționale generale

Să începem cu „Cerințe funcționale generale pentru managementul documentelor în EDMS și EDMS”.

Această secțiune, în opinia mea, reflectă două puncte importante:

Primul« 2.3. EDMS și EDMS trebuie să respecte cerințele pentru autenticitate, validitate, integritate și adecvare pentru utilizare documentele electronice incluse în aceste sisteme».

Pentru a asigura respectarea acestor cerințe în timpul depozitării documentelor, este necesar ca atunci când documentele sunt transferate pentru depozitare în SSEC, acestea să fie autentic, de încredere, complet și utilizabil. În consecință, înainte de transferul documentului către EDMS, „responsabilitatea” pentru îndeplinirea acestor cerințe revine sistem operațional(SED sau alt sistem informatic).

Al doilea„2.4. Metadatele documentelor ar trebui să fie formate și stocate în EDMS și EDMS:

- creat atunci când un document este inclus în sistem (EDMS sau EDMS);

- format după includerea documentului în EDMS sau EDMS în cadrul acestuia ciclu de viațăîn sistem;

- utilizat în interacțiunea EDMS și EDMS cu alte sisteme informaționale (inclusiv MEDO, SMEV etc.)

- legate de transferul pentru stocare ulterioară (din EDMS— la SHED, din SHED- în arhiva statului).

Metadatele despre documentele incluse într-un ERMS sau ERMS trebuie să fie asociate cu documentul la care se referă.

Adică, metadatele asociate documentului se formează pe parcursul întregului ciclu de viață al documentului, inclusiv pe toată perioada de stocare a acestuia. În același timp, nu există cerințe explicite pentru formatul sau metoda de stocare a metadatelor.

Lucrul cu documente de arhivă

Pregatirea pentru transferul documentelor pentru depozitare in SHED (clauzele 3.8 si 3.9).

„Funcțiile SED includ:

• Formarea și menținerea nomenclatorului cazurilor
• Atribuirea documentelor pe dosare
• Formarea inventarelor dosarelor, documentelor diviziilor structurale
• Examinarea valorii documentelor, inclusiv selectarea dosarelor electronice, documentele ce urmează a fi transferate la SHED și alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării.

Cu documentele stocate în SED, totul este clar. Dar organizațiile au alte sisteme informaționale care pot stoca documente, cum ar fi ERP. Este posibil ca aceste sisteme să nu „știe” absolut nimic despre nomenclatura cazurilor și normele muncii de birou. În consecință, ar trebui elaborate reguli suplimentare pentru aceștia, conform cărora documentele vor fi transferate pentru depozitare în SHED.

Documentul nu spune nimic despre cum să încărcați documente din alte sisteme, același ERP. Prin urmare, dacă o organizație dorește să stocheze documente din ERP, atunci va fi necesar să vină cu câteva reguli conform cărora:

1) aceste documente vor fi descărcate din ERP - aceasta este sarcina reală a ERP;

2) aceste documente vor fi plasate în SHED - aceasta este sarcina SHED și avem instrumente pentru aceasta.

Acceptarea documentelor în SHED (clauza 4.3)

„SHED ar trebui să ofere:

● Acceptarea dosarelor electronice, documentelor și inventarelor unităților structurale cu verificarea completității

● Verificarea semnăturilor electronice ale documentelor

● Verificarea reproductibilității documentelor electronice

● Formarea mesajelor de răspuns despre confirmarea sau refuzul de a accepta documente.

Sunt indicate cerințe pentru reproductibilitate, dar nu este clar cum să implementați acest lucru.

Documentul are o indicație explicită a formatului containerelor ED, care este „ arhivă zip care conține conținutul și metadatele unui document electronic, fișiere de semnătură electronică și o copie redată a unui document electronic text în format PDF/A».

Contabilitatea și clasificarea documentelor în ASHED (clauza 4.4)

Cerințele pentru contabilizarea documentelor electronice în EDMS nu sunt practic diferite de cerințele pentru contabilitate documente pe hârtie. În același timp, cerințele pentru compoziția metadatelor ED iau în considerare doar specificul documentelor tipice agențiilor guvernamentale (scrisori, ordine etc.). Organizatiile comerciale au o varietate mult mai mare de documente: oferta comerciala, carta de proiect, caietul de sarcini, protocolul comisiei de achizitii etc. În acest sens, cerințele sunt cu greu aplicabile altor tipuri de documente.

Stocarea fisierelor electronice, documentelor in SHED (clauza 4.5)

Acest bloc arată ca una dintre cele mai nedezvoltate cerințe din proiect. Fixează cerințele pentru furnizarea de capabilități EDMS:

● copie de rezervă a documentelor electronice;

● verificarea prezenței și stării DE cu ajutorul programelor speciale de verificare stare tehnica documentele electronice și fixarea rezultatelor inspecțiilor în actele relevante;

● conversia și/sau migrarea documentelor electronice în noi formate;

Dar, în același timp, nu se spune nimic despre asigurarea semnificației legale a DE în timpul depozitării pe termen lung. Aceste cerințe sunt i.

Utilizarea fișierelor electronice incluse în ACS (clauzele 4.2 și 4.6).

Utilizarea ED implică:

● Acordarea drepturilor de acces permanente și temporare la documente

● Formarea unui fond pentru utilizarea dosarelor electronice și organizarea unei săli de lectură electronică pe baza acestuia

● Căutare cu criterii multiple

● Formarea de copii de arhivă, certificate de declarații

● Contabilitatea utilizării fișierelor electronice.

Aici sunt întrebări, în primul rând, cu privire la furnizarea documentelor electronice la cerere. diverse organizatii, deoarece cerințe unificate nu există nicio prevedere pentru ED afară acum, iar practica nu a fost formată.

Examinarea valorii și alocarea pentru distrugerea fișierelor electronice, documentelor cu termene de păstrare expirate (clauzele 4.7 și 4.8).

De asemenea, cerințele prevăzute în proiect nu diferă practic de cerințele atunci când lucrați cu documente pe hârtie. Diferența este doar în caracteristicile distrugerii documentelor electronice (de exemplu, ștergerea copiilor de rezervă și distrugerea garantată).

Cerințe pentru transferul documentelor electronice pentru stocare în stat. arhivele sunt descrise formal. Motivul este cel mai probabil legat de lipsa practicilor consacrate.

Concluzii generale

După analizarea proiectului de cerințe, există sentimentul că ceea ce este menționat în acesta „atinge” situația actuală, consolidează evoluțiile deja existente, dar nu răspunde pe deplin la problemele existenteși cu atât mai mult nu încearcă să prezică și să dea răspunsuri la întrebările viitorului apropiat.

Documentul arată că există multe cerințe specifice pentru sistemul de stocare pe termen lung a documentelor electronice. Unele dintre ele sunt destul de dure și specifice. Întreprinderile au multe sisteme care generează documente care sunt supuse stocării pe termen lung, sau implică stocare pe termen lung: ERP, HR, ECM. CRM și altele. Astfel, se poate concluziona că cel mai potrivit alocă un sistem separat de stocare pe termen lung integrate cu sistemele sursă. Implementarea cerințelor în toate sistemele de mai sus este lungă și costisitoare.

Pe de altă parte, cerințele au deja o bază tehnologică care permite implementarea unor astfel de sisteme. Sistemele de management al documentelor disponibile pe piață pot și ar trebui verificate pentru conformitatea cu cerințele formulate în cadrul de reglementare.

Implementarea cerințelor

Un exemplu de sistem care arată pregătirea și îndeplinește pe deplin aceste cerințe este soluția Arhivă pe termen lung de la DIRECTUM.

„Arhiva pe termen lung” este un sistem complex de gestionare a arhivei pe hârtie și electronice a unei organizații. Soluția a fost dezvoltată în conformitate cu regulile de lucru ale biroului de arhivă rusesc. Vă permite să stocați centralizat documentele de orice fel pentru perioada stabilită de legislația Federației Ruse, garantând efect juridic documente pe întreaga perioadă de depozitare.

Soluția poate funcționa cu orice sisteme ECM, nu numai cu soluțiile DIRECTUM, ci se integrează cu ERP și alte sisteme folosind mecanisme gata făcute.

În plus, soluția nu numai că închide acum sarcinile de creare a unei arhive electronice, ci funcționează și pentru viitor. Soluția include posibilitatea de a lucra cu instrumente automate de procesare a documentelor bazate pe inteligență artificială pentru clasificarea și examinarea valorii documentelor. În plus, folosește propria tehnologie unică pentru a asigura semnificația juridică, care în viitor poate fi transferată către tehnologiile blockchain.

(4,80 - evaluat de 10 persoane)

Cerințe pentru sisteme de informare managementul documentelor electronice ale organismelor federale putere executiva, ținând cont, printre altele, de necesitatea procesării informațiilor proprietare de distribuție limitată, aprobată prin ordin al Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei din 2 septembrie 2011 nr. 221, înregistrat de Ministerul Justiției din Rusia ( 22304 din 15 noiembrie 2011) și publicat în Rossiyskaya Gazeta din 21 noiembrie 2011, numărul federal nr. 5637 Aceste cerințe au fost pregătite de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei în conformitate cu clauza 2 din Planul de acțiune pentru tranziția organelor executive federale la gestionarea documentelor fără hârtie la organizarea activităților interne (aprobat prin ordinul Guvernului Federației Ruse din 12 februarie 2011 nr. 176-r).

Astfel, atât de mult așteptat comun, Cerințe de sistem la EDMS sunt în vigoare din 2 decembrie 2011. Dar, în mod ciudat, ele nu au provocat o creștere deosebită a interesului profesional nici din partea producătorilor de produse software corespunzătoare, nici din partea serviciilor de birou. Este evident că factorii care determină tranziția reală la fluxul de lucru fără hârtie, precum și aspectele specifice ale impactului asupra pieței EDMS, au rămas nesocotiți și nereglementați pe deplin în Cerințe.

Vom încerca să luăm în considerare Cerințele în diverse aspecte practice: din poziția de gestionare a documentelor (luc de birou), din punctul de vedere al armonizării cu Regulile muncii de birou în organele executive federale, aprobate prin Decret al Guvernului Rusiei. Federația din 15.06.2009 Nr. 499 (modificată la 07.09.2011) .

Cu privire la punerea în aplicare a instrucțiunilor Guvernului

Să vedem care a fost esența ordinului Guvernului Federației Ruse, care a aprobat Planul de acțiuni.

Articolul 2 conține numele evenimentului programat, și nu titlul/titlul documentului (cerințe, specificații etc.). Astfel, sintagma „ținând cont, printre altele, de necesitatea procesării informațiilor proprietare de distribuție limitată” ar trebui atribuită unuia dintre obiectivele de fond ale dezvoltării unor astfel de cerințe, și nu titlului documentului. Acest lucru este important, deoarece documentul aprobat ar fi putut fi numit mai precis, de exemplu, „Cerințe tehnice pentru sistemele informatice de management al documentelor electronice / EDMS”, care ar reflecta în mod clar obiectivele creării sale și ar evita contradicțiile cu Regulile Oficiului.

În plus, evenimentul planificat conform paragrafului 2 trebuie să se desfășoare fără greșeală, ținând cont de relația cu alte evenimente. Iar punctele „cheie”, care sunt indicate în decizia „volitivă” de conducere a guvernului, sunt următoarele:

Conform Planului de acțiuni al Guvernului, termenul de elaborare a noilor Cerințe a fost stabilit ca aprilie 2011, și în conformitate cu planul de acțiune departamental corespunzător al Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei - ca august 2011

În comunitatea profesională, a fost discutată o încălcare atât de semnificativă a termenelor de implementare a ordinului guvernamental de stabilire a cerințelor pentru sistemele informatice pentru gestionarea documentelor electronice. Public, s-a explicat prin procedura îndelungată de coordonare a proiectului cu agențiile co-executoare.

Tehnica obișnuită de executare a unui ordin colectiv, în care este repartizat un executor responsabil (indicat mai întâi) și co-executori, presupune în primul rând munca în comun, crearea de grupuri de lucru din cei mai buni specialiști din industrie, desfășurarea de ședințe operaționale etc. activitate colectivă. Din păcate, definirea și dezvoltarea comună a cerințelor de sistem pentru ERMS a fost înlocuită cu procedura obișnuită de aprobare. Mai mult, spre aprobare în perioada aprilie-iulie 2011, spre exemplu, au fost trimise Arhivelor Federale trei versiuni/proiect de Cerințe complet diferite, în care nu exista continuitatea normelor, unitatea conceptului și metodologiei, precum și necesarul sistemic. nu a fost luată în considerare legătura cu acțiunile tuturor celorlalte organe executive federale.autorități, în special, cu privire la introducerea cerințelor uniforme stabilite prin Regulile de lucru în biroul în autoritatea executivă federală.

Cel mai important, nu au fost luate în considerare rezultatele eforturilor autorităților federale de a determina compoziția documentelor, a căror creare, stocare și utilizare ar trebui să se efectueze exclusiv în formă electronică, direcția de modernizare a EDMS existente pentru pentru a susține această tehnologie particulară a fluxului de lucru fără hârtie nu a fost luată în considerare. Din cauza încălcării termenelor de dezvoltare a Cerințelor, majoritatea autorităților federale nu au putut stabili direcțiile de îmbunătățire a EDMS existent, să planifice și să realizeze modernizarea acestora, de ex. în timp util pentru realizarea activităţilor stabilite de alin. 3 din Planul de acţiuni al Guvernului.

Astfel, în cadrul controlului în termen al execuției, ordinul Guvernului poate fi considerat îndeplinit (cu amânarea și prelungirea termenului de execuție) și în cadrul controlului execuției pe fond (adică managerial). control), nu se poate afirma fără echivoc că Cerințele au avansat semnificativ (și vor putea face progrese) autorităților executive federale pe drumul către o tranziție reală la gestionarea documentelor fără hârtie în procesul de organizare a activităților interne și interdepartamentale eficace. interacțiune electronică.

Probleme reale și perspective pentru introducerea EDMS: opinii și așteptări ale autorităților executive federale

Majoritatea autorităților executive federale și organizațiile lor subordonate sunt pregătite să introducă un flux de lucru complet fără hârtie, să utilizeze în mod activ EDMS existent, să inițieze modernizarea lor și să implementeze cu succes interacțiunea electronică interdepartamentală folosind sistemul MEDO.

VNIIDAD, comandat de Arhivele Federale, monitorizează anual fluxul de lucru al organismelor federale. În 2011, s-au obținut rezultate foarte interesante, care indică faptul că cerințele efective de practică pentru EDMS ca instrument de lucru de birou au depășit de mult setul minim de funcții EDMS menționat în clauza 1 din Cerințe și în textul următor. acest document.

În primul rând, în federal SED acum sunt proiectate, finalizate și utilizate în principal ca sisteme informatice distribuite, ale căror locuri de muncă sunt instalate pe computerele aproape tuturor angajaților biroului central, organelor teritoriale și nu doar angajaților serviciului de birou. În 2011, 44 de agenții federale din 56 de site-uri de monitorizare au furnizat informații despre acest lucru.

În al doilea rând, la instalarea locurilor de muncă ale sistemului interdepartamental de gestionare a documentelor electronice (MEDO), serviciul de birou realizează central operațiuni de primire, trimitere și transmitere a documentelor și mesajelor electronice în cadrul organizației, ceea ce este determinat de Regulile de lucru de birou. Conform datelor obținute în 2011, locurile de muncă MEDO sunt stabilite pentru șefii organismelor federale și serviciile de management de birou în proporții aproape egale, i.e. aproximativ 2-3 posturi - management, 2-3 - administrare afaceri sau birou.

Aproape tot servicii de evidență pentru toate obiectele de observație în 2011 a raportat că îndeplinește rolul de administrator de subiect al EDMS:

• determină direcțiile de îmbunătățire și modernizare,
• să dezvolte sistemul necesar de directoare și clasificatoare și să-l actualizeze prin „încărcare” formulare standard/șabloane electronice în reprezentările, „foldere” și bazele de date corespunzătoare;
• ia decizii cu privire la acordarea drepturilor de acces.

Acest rol al muncii de birou în practica occidentală se numește administrarea funcţională a sistemului informaţionalși prevede responsabilitatea gestionarului de documente în calitate de „proprietar” al resursei respective. În Cerințe (clauza 13 și secțiunea III) nu există nicio distincție între drepturile și rolurile persoanelor autorizate să îndeplinească funcții administrative atunci când lucrează cu EDMS și funcțiile administratorilor de sistem. Drepturile de acces ar trebui gestionate de șefii relevanți ai organizației - proprietarii resurselor informaționale și serviciul de management al biroului împreună cu așa-numiții „ofițeri de securitate” (de obicei, acesta este serviciul de securitate/securitate a informațiilor). Și administratorii de sistem (specialiști în servicii IT) deschid doar din punct de vedere tehnic / oferă accesările necesare în sistem în conformitate cu deja decizie. Astfel, alineatele 13, 28 și 29 din Cerințe trebuie finalizate și clarificate prin conceptele de „gestionare a drepturilor de acces și a grupurilor de utilizatori”, „administrator EDS” etc.

În procesul de monitorizare a fluxului de documente în autoritățile executive federale în 2011, VNIIDAD a obținut date generalizate care indică problemele tranziției la gestionarea documentelor fără hârtie, perspectivele de dezvoltare a EDMS, care au fost formulate de practicieni, reprezentanți ai executivului federal. autoritățile înseși:

• nu există tendința de reducere a numărului de documente pe hârtie, există o creştere semnificativă a volumului documentelor din cauza copii electronice - imagini electronice scanate ale documentelor care există deja pe hârtie. Există o mișcare paralelă a documentelor pe hârtie și în formă electronică;
• continuarea utilizării paralele a documentelor pe hârtie și electronice, de ex. duplicarea fluxurilor de documente până la crearea unei infrastructuri care să asigure pe deplin implementarea Legii federale nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011 „Cu privire la semnatura electronica» (deoarece se face doar o referire directă la această lege federală în cerințe, reglementarea tipurilor și stărilor semnăturilor electronice în EDMS, inclusiv pentru serviciul de gestionare a înregistrărilor, rămâne o problemă nerezolvată);
• schimbarea forțată a funcțiilor de muncă stabilite prin Regulamentul Oficiului, deoarece la implementarea unui EDMS, procesul de prelucrare a documentelor depinde de limitările sistemului sau ale platformei „părinte” (așa prezintă problema specialiștilor IT și contractorilor). În acest sens, este necesară o pregătire specială pentru angajați - manageri și utilizatori obișnuiți, dezvoltarea de noi documente de reglementare, introducerea de modificări în instrucțiunile de lucru de birou care nu respectă Regulile de lucru de birou aprobate și reglementările administrative ale autorității executive federale. ;
• lipsa unei idei unificate a structurii EDMS (adică, arhitectura organizațională și funcțională dezvoltată) și a prevederii privind EDMS. O astfel de idee nu este disponibilă atât pentru cei care formează termenii de referință pentru dezvoltarea EDMS, cât și pentru companiile producătoare de produse software (rețineți că Cerințele prevăd doar dezvoltarea unei „scheme ierarhice / de clasificare”, care este acum nu este clar pentru serviciile de management de birou și nu este perceput de acestea ca baza unei arhitecturi funcționale și nu a sistemului EDMS);
• necesitatea introducerii unor cerințe uniforme pentru sistemele informaționale pentru toate organele și organizațiile de stat, care a fost prevăzută în Planul de acțiuni al Guvernului;
• necesitatea unui sistem unificat de management al documentelor al autorităților executive federale cu organizațiile lor subordonate, introducerea obligatorie a EDMS distribuite și utilizarea tehnologiilor portal;
• necesitatea îmbunătățirii interacțiunii dintre EDMS și MEDO, adică construirea unui spațiu informațional comun al autorității executive federale sau, cel puțin, asigurarea confortului intrării controlate în ambele sisteme de la o stație de lucru a unui angajat autorizat al serviciului de evidență. Inclus în Clauza 5 Cerințe privind interacțiunea EDMS FOIV cu sistemele SMEV și MEDO conține referințe generale la documente de un nivel superior, la documentele de reglementare relevante ale Guvernului Federației Ruse, care nu conțin cerințe specifice pentru cerințele tehnice. implementarea interacțiunii, iar în vedere generala menționați înregistrarea serviciilor electronice și limba descrierii mesajelor electronice. Dacă ERMS trebuie să aibă un gateway sau un adaptor adecvat care este oferit pe piață de companiile IT pentru a oferi interoperabilitate electronică, Cerințele nu specifică;
• există o problemă acută a stocării documentelor electronice în sistemul informaţionalîn legătură cu crearea și aprobarea de către fiecare departament a Listei de documente, a cărei creare, stocare și utilizare se realizează exclusiv în formă electronică. Nu există documente de reglementare pentru EDMS și formate standard pentru stocarea documentelor în EDMS (rețineți că scurtul paragraful 12 din Cerințe pentru afișarea formatelor de fișiere în EDMS fără a se împărți în documentare/creare formate și formate pentru stocarea documentelor electronice nu ajută mult în rezolvarea problemei);
• Regulile de lucru de birou prevăd utilizarea formularelor de introducere (o aplicație este o listă de informații obligatorii despre documente), inclusiv șabloane de documente electronice care oferă introducerea de informații despre un document într-un EDMS sau documentație directă, de ex. crearea unui document în sistem conform unui formular unificat aprobat. Specialiștii departamentelor de management de birou ale autorităților executive federale cunosc bine acest domeniu de activitate și sperau să obțină cerințe reglementate care să conțină cel puțin structura unui document electronic într-un sistem informatic sau un set de detalii/atribute obligatorii, componente și metadate relevante, luând în considerare securitatea informațiilor și interacțiunea cu MEDO. Cu toate acestea, Cerințele aprobate nu conțin încă astfel de prevederi sistemice.
  Totodată, în procesul de monitorizare a fluxului de lucru desfășurat de VNIIDAD în 2011, peste 14% dintre organismele federale care au făcut obiectul observației au raportat existența formularelor de documente aprobate încă din 2010 și a planurilor de dezvoltare ulterioară a acestora. Și Ministerul Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse a oferit informații care în legătură cu dezvoltarea versiune noua SED a creat și folosește 230 de forme standard unificate de scrisori de răspuns la apelurile cetățenilor, care vor fi utilizate în formă electronică, i.e. ca şabloane electronice pentru întocmirea şi executarea documentelor. Sunt utilizate peste 50 de formulare standard unificate pentru corespondență și comunicații interne serviciu federal executorii judecătorești, Serviciul Federal de Migrație și alte departamente.
  Dezvoltarea tehnologiei de introducere a documentelor în EDMS pe baza formularelor standard unificate (șabloane electronice) confirmă cerințele practicii, dar în Cerințele aprobate, tehnologia de scanare este considerată prioritară la introducerea documentelor în EDMS, creșterea volumului total al fluxului de lucru datorită imaginilor/copiilor electronice primite.

Este acesta un document legal?

Înregistrarea de către Ministerul Justiției al Rusiei a ordinului Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă din Rusia din 2 septembrie 2011 nr. 221 „La aprobarea cerințelor ...” le conferă statutul de document de reglementare valabil. Dar textul ordinului nu conține nicio obligație reglementările guvernamentale, destinate utilizării repetate, instrucțiuni privind îndeplinirea obligatorie a Cerințelor, stabilirea răspunderii pentru îndrumarea metodologică a aplicării acestora și responsabilitatea pentru neîndeplinirea acestora. Cerințele în sine sunt un document tehnologic, iar o parte a textului nu conține norme și reguli de acțiune directă, ci se referă la reglementări. acte juridice, incl. nivel și standarde superioare. Se precizează în așa fel încât, în esență, Cerințele pot fi atribuite unor acte cu caracter de recomandare. După cum se știe, așa reguli, precum și acte tehniceîn conformitate cu clarificările Ministerului Justiției din Rusia (Ordinul nr. 88 din 04.05.2007) nu ar trebui să fie supus înregistrării de stat. În plus, Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei poate adopta reglementări acte juridice doar pentru reglementare tehnologia de informație: stabilesc cerințe pentru rețele și mijloace de comunicație, pentru formatul datelor în sistemele informaționale de stat, pentru securitatea informațională a sistemelor informaționale etc.

Cu toate acestea, Ordinul Ministerului Comunicațiilor nr. 221 și Cerințele au trecut înregistrarea de stat, în ciuda faptului că munca de birou și fluxul de documente nu sunt în domeniul tehnologiei informației (adică în zona imediată de responsabilitate). al Ministerului Comunicaţiilor al Rusiei). Situația poate fi explicată doar prin faptul că, conform planului de tranziție la gestionarea documentelor fără hârtie, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 176-r, rezultatul final al implementării măsurilor prevăzute la paragraful 2. a fost publicarea unui ordin, iar Ministerul Comunicațiilor al Rusiei a fost desemnat executorul responsabil pentru acest eveniment, precum și cele pentru care Cerințele vor fi de natură interdepartamentală.

În textul secțiunilor tematice ale cerințelor, se fac 10 trimiteri directe, inclusiv la acte juridice de reglementare („... în conformitate cu Decretul ...”, „... în conformitate cu Legea federală ... ”), în ciuda faptului că normele și regulile de cel mai înalt nivel sunt stabilite în acte. Aceste norme de nivel înalt trebuiau doar precizate în Cerințe, transferate la nivelul metodologiei și tehnologiei în procesul de implementare și utilizare a sistemelor informaționale.

În același timp, la enumerarea proceselor DOE pe care EDMS ar trebui să le ofere (clauza 6), nu sunt menționate Regulile de lucru de birou, denumirile „proceselor” nu corespund tehnologiei de lucru de birou și denumirilor profesionale ale operațiuni de birou.

Conform textului, se face referire la standardul de bază GOST R ISO 15489-1-2007 privind managementul documentelor (clauza 9), dar numai 2 din cele 4 caracteristici generale ale documentului fixate de acesta, care sunt create, utilizate și stocate în sistemul informațional (autenticitatea și integritatea documentului).

Specificația europeană MoReq (Model Requirements for management of electronic records; Typical requirements for management of official electronic document) nu este menționată nicăieri în textul Cerințelor, nici măcar sub forma unui link. Dar unul dintre conceptele de bază ale MoReq - „schema de clasificare/schema ierarhică” a sistemului informațional este împrumutat din această sursă.

Este regretabil că nu toate standardele naționale actuale Federația Rusă privind managementul documentelor în elaborarea Cerințelor au fost luate în considerare. Astfel, clasificarea metadatelor, pe baza căreia se construiește sistemul de identificatori și directoare ale EDMS, este stabilită prin GOST R ISO 23081-1-2008; structura documentului electronic (la clauza 13 din Cerințe) și suportul pentru versiuni sunt dezvăluite în detaliu în traducerea oficială, înregistrată de FSUE „Standartinform” a standardului IEC 82045-1, care stabilește principiile și metodele de gestionare a documentelor din din punctul de vedere al tehnologiei informației, ingineriei electrice. Iar obligația de a reglementa procesele de creare a documentelor la dezvoltarea cerințelor pentru un sistem informatic (ceea ce practic nu se face în Cerințe) este stabilită de standardul GOST R ISO 22310-2009.

Selectarea unei secțiuni speciale „Referințe normative” nu numai că ar facilita perceperea întregului text ulterior al Cerințelor, ci ar arăta și baza unificată de reglementare și metodologie pe care ar trebui combinate acțiunile specialiștilor în muncă de birou și ale serviciilor IT pe calea către un flux de lucru real fără hârtie.

Această consolidare ar fi facilitată de alocarea unei secțiuni speciale din Cerințe, care să conțină aparatul conceptual. Necesar:

• armonizarea terminologiei, introducerea și definirea conceptelor „recuzită”, „câmpuri/câmp”, „metadate”, A
• atunci când enumerați cerințele/câmpurile specifice ale unui document electronic, indicați încă una dintre caracteristicile acestora - dacă cerința este identificarea.

În schimb, au fost introduse denumiri noi, parțial colocviale, ale operațiunilor de birou, care nu erau prevăzute de Regulile muncii de birou. („aducerea documentului către utilizatorul EDMS” în loc de „trimiterea documentului spre executare sau către executant”, „stergerea documentelor la arhivă” în loc de „organizarea stocării curente”, „pastrarea documentelor și asigurarea siguranței acestora” , „transferarea cazurilor în arhivă”), folosit „paralel”, dar nu sinonim cu conceptele de birou „tehnicism” ( „interzicerea creării”, „afișarea formatelor de fișiere”, „extrageți valori din câmpurile atribuite de un funcționar”, „să solicite utilizatorului EDMS să introducă metadate obligatorii”, „impunerea și eliminarea interdicției de distrugere a unui secțiunea schemei de clasificare”, „capacitatea de a crea, modifica sau distruge perioade de păstrare”, „atribuirea perioadei de păstrare”, „numărul de perioade de păstrare”, etc.).

Structura textului cerințelor este încadrată în conformitate cu regulile prevăzute pentru actele juridice de reglementare ale autorităților executive federale. Există doar trei secțiuni în cerințe:

1. Dispoziții generale.
2. Descrierea proceselor de suport documentar al managementului în EDMS al autorității executive federale.
3. Cerințe pentru securitatea informațiilor EDMS FOIV, inclusiv atunci când se prelucrează informații de serviciu cu distribuție limitată.

Secțiunile sunt marcate cu cifre romane, iar numerotarea tuturor articolelor este brută, cu cifre arabe, i.e. în ordinea numerelor și fără a ține cont dacă articolul aparține secțiunii. Corespunde.

Secțiunile de cerințe sunt proiectate cu grade diferite detalii despre ceea ce poate fi considerat acceptabil. Dar a doua secțiune nu reflectă pe deplin cerințele stabilite de Regulile de muncă de birou și nu corespunde logicii acestora, ceea ce reduce importanța cerințelor ca document de reglementare. De exemplu, crearea documentelor în EDMS în Cerințe nu este reglementată sistematic (există doar o scurtă clauză 11) și sintagmele că EDMS „ar trebui să permită menținerea unor perioade de stocare cu o durată de cel puțin 100 de ani” (clauza 20). , ultimul paragraf, sub . „e”) sau „asigurarea păstrării tuturor documentelor electronice... pe o perioadă de cel puțin 5 ani” (p. 3) va rămâne doar o urare de bine.

Aplicațiile, identificatorii și clasificatorii, care sunt menționate în text într-o formă generală, nu sunt eliberate la Cerințe.

Obiectul reglementării

În absența unei secțiuni terminologice speciale a cerințelor, paragraful 1 este de interes, fixând definiția conceptului de EDMS și, parțial, scopul creării acestui document:

Această definiție nu respectă cerințele Regulilor de lucru în birou (modificate la 09/07/2011) și se abate de la conceptul modern (nou și nu minim) de management al documentelor stabilit de standardul național GOST R ISO 15489-1- 2007. Un EDMS care sprijină implementarea regulilor unificate de birou în toate autoritățile executive federale ar trebui să fie considerat un sistem informațional care asigură colectarea documentelor (includerea documentelor în sistem), prelucrarea acestora, gestionarea documentelor și accesul la acestea. Definiția obiectului FOIV EDMS, care se apropie în sens de ceea ce este stabilit de Regulile Oficiului, este stabilită doar în paragraful 4 din Cerințe, iar EDMS este considerat în această definiție ca fiind un sistem informatic conceput pentru a gestiona toate documentele autorităților executive federale, inclusiv proiectele de documente(după cum știți, un proiect, proiectul nu este luat în considerare deloc în munca de birou în statutul de document, deci această precizare este redundantă).

Angajații serviciilor de management de birou ale autorităților executive federale și comunității profesionale nu se așteptau setul minim de funcții care ar trebui îndeplinite de EDMS al autorității executive federale(clauza 1 din Cerințe), ci un set detaliat și modern de cerințe funcționale și tehnice care ar permite agențiilor federale să:

• să efectueze o tranziție treptată la gestionarea documentelor electronice cu o îndepărtare treptată de la scanarea în masă a trimise și documente interne, iar apoi fluxul de documente al documentelor primite,
• să asigure un flux de lucru real fără hârtie al acelor documente pe care autoritățile executive federale le-au inclus în listele relevante de documente electronice,
• alegeți direcțiile pentru modernizarea eficientă a EDMS existente,
• implementează în mod corespunzător mecanismul de semnătură electronică și
• să pună în aplicare pe deplin măsurile prevăzute de Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 176-r.

În acest sens, paragraful 2 din Cerințe pe care le aplică autorităților executive federale care implementează un sistem electronic de gestionare a documentelor sau evaluează capacitățile unui EDMS existent sună la fel de neconvingător. Analiza arată că doar clauza 3 din Cerințe permite evaluarea EDMS (la alegerea unui sistem) după criterii tehnice, nefuncționale, iar criteriile de selecție funcțională sunt de mult stabilite pe piață și sunt luate în considerare de ambele companii IT. oferind produse software și agențiilor federale care efectuează achiziții relevante.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că nivelul cerințelor pentru EDMS în practică este destul de ridicat, aproape toate autoritățile executive federale în 2011 aveau una sau alta, incl. EDMS industrial. Judecând după chestionarele de monitorizare, chiar și acele organisme federale care au răspuns că nu au un sistem propriu au folosit efectiv locurile de muncă ale EDMS ale unui minister superior (sistemul distribuit al industriei) sau EDMS „moștenit” de la autoritățile executive federale predecesoare. care a suferit o restructurare în etapele reformei administrative anii recenti. Poate că doar Agenția Federală de Arhivă nu are EDS.

Astfel, scopul elaborarii Cerintelor a fost acela de modernizare in domeniul introducerii sistemelor informatice in munca de birou pe baza unor standarde, parametri si cerinte uniforme de reglementare, metodologica si tehnica, ceea ce a fost implicat de Planul de actiune al Guvernului.

Cerințe generale nefuncționale pentru EDMS

Un paragraf util din Cerințe, care „nivelează” cerințele tehnice și are un impact semnificativ asupra pieței EDMS, este paragraful 3, care stabilește cerințe de consiliere pentru performanța EDMS, fiabilitatea acestuia și protecția informațiilor în EDMS.

Cererea este necondiționată scalabilitatea EDMSîn autoritățile executive federale, deoarece în organismele federale, EDMS au fost concepute recent ca sisteme distribuite de muncă colectivă, în care lucrează angajații biroului central, organele teritoriale, întreprinderile subordonate etc.

Indicatorii de performanță în acest caz vor depinde în mare măsură de factori care nu sunt legați de EDMS în sine - gradul de încărcare a rețelei, lățimea de bandă a acesteia, configurația și încărcarea resurselor serverului. Acces la EDMS pentru cel mult 3 secunde., bineînțeles, va fi binevenit de utilizatori, dar serviciul de birou trebuie să știe că acest standard și standardul de acces la cardul creat la înregistrarea unui document (formular (formular de intrare, card electronic de document) nu depășește 5 secunde. , - poate afecta standardele de producție, calculul numărului de angajați la locul de înregistrare/introducere a documentelor în sistem, evaluarea eficienței muncii etc. Experiența „cele mai bune practici” arată că aceste cerințe tehnice, precum și cerințele pentru limitarea timpului de nefuncționare a sistemului și limitarea timpului de restaurare a unui document dintr-o copie de rezervă, sunt de obicei stabilite într-un anumit Acord privind nivelul de servicii (SLA) pe care „proprietarul”. ” intră în SED, adică. managementul biroului, cu un departament IT care realizează administrarea sistemului, iar valorile specifice standardelor/contoarelor tind să scadă de la an la an, sunt optimizate.

Notificarea automată a utilizatorului EDMS FOIV despre o defecțiune a sistemului, în opinia noastră, nu trebuie formulată ca o cerință tehnică separată, ci poate fi menționată ca opțiune, una dintre posibilitățile din mecanism general notificări și memento-uri pentru utilizatorii sistemului, pe care, desigur, ar trebui să le aibă EDMS al autorității executive federale.

Cerințele recomandate pentru minimizarea riscurilor de pierdere a documentelor electronice (cel puțin o copie de rezervă) și factorul de fiabilitate al EDMS (cel puțin 0,98) astăzi pot fi considerate probabil suficiente, dar pentru fluxurile de documente organisme federale existând exclusiv în formă electronică, aceste valori ale coeficienților trebuie consolidate. Mai mult, standardele tehnice pot fi formulate și pentru alți indicatori ai funcționării EDMS, iar fiecare indicator poate avea propriile standarde/limitele lor (coeficient de pierdere și rata de eroare cu limite „nu mai mult”, „nu mai puțin”, timp de răspuns al nodul de comunicare din centru, în organism teritorial etc.), și pe baza standardelor tehnice, este posibil să se calculeze valorile indicatorilor de fiabilitate EDMS nu în formă generală, ci în funcție de fluxurile reale de documente. Acest lucru este deosebit de important pentru modernizarea EDMS FOIV în etapa de proiectare, atunci când se dezvoltă măsuri pentru îndeplinirea cerințelor de fiabilitate, precum și în etapa de monitorizare a indicatorilor de încărcare a sistemului și analiza defecțiunilor tehnice. Trebuie avut în vedere faptul că valorile indicatorilor fiabilității rețelei de comunicații sunt, de asemenea, special setate și controlate. Și, în general, companiile de software pot prezenta un număr mult mai mare de indicatori de performanță și caracteristici pentru alegerea unui EDMS.

Cerință pentru volumul bazei de date pentru stocarea documentelor electronice pe o perioadă de cel puțin 5 ani este mai degrabă o cerință funcțională, „arhivată”. Aici trebuie clarificat faptul că este necesară și stocarea imaginilor electronice, adică. copii ale documentelor obținute ca urmare a scanării, precum și să ia în considerare faptul că documentele cu o perioadă de stocare de până la 10 ani inclusiv nu sunt transferate în arhiva autorității executive federale (paragraful 34 din Regulile de lucru de birou ). Într-adevăr, perioada de stocare de cinci ani este în principal pentru documentele operaționale care pot fi create, utilizate și stocate în EDMS în sine, exclusiv în formă electronică. De altfel, această prevedere va permite solicitarea, în cadrul arhitecturii organizatorice și funcționale a EDMS, a creării unui depozit pentru stocarea operațională/actuală a documentelor electronice propriu-zise. Ar trebui să se asigure o stocare separată pentru acele copii electronice ale documentelor ale căror proiecte au fost create, agreate și finalizate în EDMS, dar conform metodologiei de selecție a media (ISO 15489:2001, GOST R ISO 15489-1-2007), originalele lor / originalele trebuie semnate și înregistrate (identificate în sistem) pe hârtie, deoarece supuse depozitării permanente sau pe termen lung. Pe baza acestui depozit, se poate organiza un fond de utilizare pentru a trimite documente pentru execuție, a difuza informații și documente către angajații organizației, a-l utiliza în mod activ în activitățile curente și apoi, ca același fond de utilizare deja creat, poate fi utilizate în arhiva la care au fost transferate originalele documente în formă de hârtie. Din păcate, metodologia standardelor de gestionare a documentelor nu este dezvăluită nici măcar în paragrafele destul de voluminoase 19 și 20, dedicate cerințelor funcționale pentru EDMS.

Cerințe nefuncționale pentru securitatea informațiilor ale EDMS

O atenție deosebită trebuie acordată cerinței de securitate a EDMS, atunci când acesta prevede prelucrarea informațiilor de serviciu cu distribuție limitată - nu mai mică decât clasa 1 G (clauza 3 a secțiunii I).

În lipsa unei referințe corespunzătoare, se poate presupune că această cerință pe baza Ghidului „Sisteme automatizate. Protecție împotriva accesului neautorizat la informații. Clasificarea sistemelor automate și a cerințelor de securitate a informațiilor”, aprobată de Comisia Tehnică de Stat sub președintele Federației Ruse la 30 martie 1992 (în continuare - Document de orientare).

Documentul de orientare a stabilit o clasificare a sistemelor automatizate în care sunt prelucrate informații confidențiale, i.e. informații la care accesul este restricționat de legile federale. Caracteristicile definitorii ale clasificării sunt:

• prezența în sistemul automatizat a informațiilor de diferite niveluri de confidențialitate;
• repartizarea puterilor și nivelurilor de acces la informații confidențiale;
• modul individual sau colectiv de prelucrare a informațiilor în sistem, care poate fi susținut de toate EDMS moderne.

Clasa de securitate 1 G sugerează că EDMS ar trebui să identifice în mod clar:

• subsistem de control al accesului,
• subsistem pentru înregistrarea și contabilitatea utilizatorilor, programelor, tranzacțiilor, inclusiv contabilizarea accesului la fișierele protejate, transferul acestora prin canale de comunicație,
• contabilizarea accesului la canalele de comunicare în sine,
• contabilizarea permisiunilor/drepturilor de acces,
• luarea în considerare a suporturilor de stocare în termeni de „curățare a zonelor eliberate de RAM” și unități externe, de ex. contabilizarea distrugerii documentelor (conform ISO 15489:2001).

EDMS trebuie să aibă, de asemenea, un subsistem pentru asigurarea integrității software-ului și a informațiilor prelucrate, dar prezența unui subsistem criptografic (criptare și utilizarea de certificate/certificate). mijloace criptografice) clasa de sistem 1 G nu oferă. În acest sens, în secțiunea III a cerințelor, problema aplicării autorității executive federale în EDMS trebuie explicată mai clar. semnătură electronică îmbunătățită.

Aș dori să menționez că documentul de orientare prescrie înregistrarea și contabilizarea eliberării documentelor de ieșire tipărite (grafice).. Această cerință este în conformitate cu actualul proiect al Recomandării Comisiei Economice pentru Europa nr. 37 din 2010 care un document digital semnat (adică electronic) este un document digital care poate fi prezentat ca dovadă, iar dacă documentul digital urmează să fie tipărit, acesta trebuie să conțină date suplimentare, datorită cărora cititorul poate verifica autenticitatea și integritatea acestuia.. În plus, explică nevoile practice ale serviciilor de management de birou, care, la alegerea sau dezvoltarea unui EDMS, comandă contoare de formulare, contoare pentru tipărirea documentelor de un anumit tip, incl. etichetat „Pentru uz oficial”. Din pacate, secțiunea III Cerințele acestor chestiuni nu sunt afectate, în ciuda faptului că dispozițiile binecunoscute sunt cuprinse în alineatele lungi și voluminoase 30-32.

Secțiunea III din Cerințe, care conține cerințe pentru EDMS în ceea ce privește securitatea informațiilor, poate fi considerată destul de relevantă, cu excepția încearcă să stabilească în documentul tehnic sarcinile organizatorice și funcționale ale activităților autorităților executive federale. De exemplu, paragraful 26 spune că EDMS al autorității executive federale ar trebui să ofere acces la documente în conformitate cu politica de securitate, dar pentru autoritatea executivă federală, politica de securitate sau politica de gestionare a documentelor nu este setată ca documente organizaționale necesare. Competențele administratorului EDMS al autorității executive federale trebuie să fie înregistrate în regulamentele oficiale oficial FOIV (p. 29), dar această problemă este rezolvată în reglementări administrative organizarea activităților interne ale autorităților executive federale și nu poate face obiectul reglementării în aceste Cerințe de natură tehnică.

La definirea rolurilor de utilizator în sistem și definirea drepturilor de acces de asemenea, este necesar să se țină seama de Regulamentul privind procedura de manipulare a informațiilor oficiale cu distribuție limitată în organele executive federale (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 3 noiembrie 1994 nr. 1233), în legătură cu care un pe documente se eliberează marca / ștampila „Pentru uz oficial”. Tipul de secret (restricție adecvată de acces și vultur) ar trebui să fie determinat de proprietarii proceselor/funcțiilor de management, de ex. șefii diviziilor de organizare sau structurale, dar nu administratorul EDMS.

Principalele cerințe de reglementare în domeniul instituțiilor de învățământ preșcolar

Descrierea proceselor de documentare suport al managementului(DOE) în SED FOIV este dedicată secțiunii II din Cerințe. Dar pentru dezvoltarea și implementarea EDMS în acest document, ar fi mai bine să se stabilească cerințele pentru EDMS, care ar permite implementarea tehnologiei deja descrise în:

• legislația federală privind semnătura electronică,
• Regulile de lucru ale autorităților executive federale,
• instrucțiuni pentru activitatea de birou a organismelor federale, care sunt elaborate (și convenite cu Arhivele Federale) pe baza unui singur document metodologic la nivel național - recomandări metodologice privind elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale.

Cu o asemenea suficiență a unui singur cadru de reglementare și metodologie, este surprinzător că în clauza 6 din Cerințe sunt din nou fixate procesele de suport documentar în EDMS, care includ:

• un set de acțiuni pentru salvarea unui document sau a informațiilor despre acesta în EDMS, determinând locul documentului în EDMS și permițându-vă să-l gestionați, adică de fapt, este formulat subiectul definiției „intrarilor” unui document, care nu respectă standardul GOST R ISO 15489-1-2007, care stabilește o descriere mai completă a metodelor de includere a unui document într-un EDMS (clauza 9.3);
• aducerea documentului la utilizatorul EDMS FOIV(aceasta ar trebui să implice un mecanism dezvoltat de memento-uri și notificări, sau pur și simplu un mecanism de stabilire a rutelor de trimitere a unui document spre execuție, spre examinare de către conducerea organizației sau direct către direcțiile structurale ale executanților);
• aprobarea documentului(este necesar să se reglementeze cerințele pentru organizarea aprobării interne a documentelor în EDMS și a aprobării externe, deoarece ambele forme de aprobare sunt prevăzute de Regulile de lucru ale biroului);
• semnarea documentelor(probabil, până la finalizarea creării infrastructurii care asigură implementarea deplină a legislației federale privind semnătura electronică, nu trebuie să ne așteptăm la cerințe specifice pentru semnarea documentelor în EDMS sau în MEDO care interacționează);
• evidența protocoalelor de acțiune(informații de control) efectuate în EDMS și care includ atât acțiunile utilizatorilor, cât și acțiunile administratorilor EDMS (aceasta proces de sistem, care nu au legătură cu operațiunile de suport documentar al conducerii);
• transfer de documente (trimitere)(aceasta este o operațiune tradițională și importantă de muncă de birou, dar reglementarea acesteia fără a defini cerințele pentru operarea de primire a documentelor, inclusiv prin canale de telecomunicații și altele, inclusiv poștă și curieri, pare neconvingătoare. În plus, clauza 42. din Munca de birou Regulile stabilesc că Recepția și expedierea documentelor se efectuează de către serviciul de birou, adică aceste operațiuni sunt considerate ca fiind legate, în plus, serviciul de birou este cel care verifică autenticitatea semnăturii electronice a documentului primit (clauza 41), și clauza 23 prevede, de asemenea, transferul de documente în cadrul diviziunilor autorității executive federale, t (adică rute de trafic interne. Dar din anumite motive, Cerințele spun doar despre trimiterea documentelor). Apropo, Clauza 16 din Cerințe menționează norma „originală”, conform căreia EDMS ar trebui să asigure tipărirea plicurilor și a listei de corespondență a documentelor expediate/trimise, în timp ce EDMS ar trebui să ofere în primul rând interacțiune electronică, iar dacă o face imprimați, apoi nu plicuri și autocolante pe ele pe baza listei de destinatari și nu numai a listei de corespondență, ci și a unui inventar al corespondenței trimise conform formularului standard stabilit de Poșta Rusă);
• stocarea și contabilizarea documentelor în conformitate cu instrucțiunile pentru munca de birou în autoritatea executivă federală, precum și control disciplina de performanta, pregătirea materialelor de referință și anularea documentelor din arhivă(mai multe sarcini sunt formulate într-un singur subparagraf ca o sarcină cu mai multe aspecte, în plus, numele de familie nu este un termen pentru munca de birou și arhivare).

Astfel, se presupune că EDMS, în conformitate cu Cerințele, nu ar trebui și nu va putea să susțină pe deplin operațiunile de birou stabilite prin Regulile Oficiului, care spun (paragraful 41) că documentele autorităților executive federale sunt create, procesate și stocate în sistemul electronic de gestionare a documentelor.

Regulile de păstrare a evidenței sunt cele care stabilesc cerințele funcționale de bază pentru EDMS - sistemele ar trebui să fie doar un instrument/instrument de documentare, un „transport” care asigură rutarea fluxurilor de documente și, în sfârșit, o „stocare” care oferă nu numai depozitare operațională documentele și aparatul de contabilitate și de referință pentru acestea, dar și stocarea mai îndelungată a documentelor electronice (până la 10 ani inclusiv; clauza 34 din Regulamentul muncii de birou).

Problemele creării documentelor, în opinia noastră, ar trebui luate în considerare chiar de la începutul cerințelor, ținând cont de toate normele Regulilor de muncă de birou și anexele la acestea, și nu într-un scurt alineat 11, care nu este specificat. , dar conține doar o referire directă la Regulile de lucru în birou.

Clasificarea fluxurilor de documente(clauza 7 din Cerințe) a fost în principiu efectuat corect și respectă Regulile de lucru de birou și practica interacțiunii electronice interdepartamentale a autorităților executive federale care utilizează sistemele SMEV și MEDO. Dar, din păcate, aplicația practică individual gateway-uri și depozite ale EDMS FOIV pentru primirea și prelucrarea mesajelor și documentelor electronice primite prin e-mail, nu a fost reflectată și dezvoltată în sub. 7 „d” Cerințe.

Reglementarea proceselor de includere a documentelor în EDMS al autorității executive federale (clauzele 6, 8, 10, 13) reflectă cerințele pentru managementul documentelor stabilite de GOST R ISO 15489-1-2007. Cu toate acestea, paragrafele 8 și 10 menționează lista documentelor pentru care este instituită interdicția creării unei imagini electronice. Necesitatea dezvoltării sau aprobării sale ca parte a instrucțiunilor pentru munca de birou ale autorității executive federale nu este prevăzută de Regulile de muncă de birou. În opinia noastră, mai clar ar trebui să fie interzisă scanarea documentelor în primul rând interne, în urma cărora se creează imagini electronice/copii ale documentelor deja create în formă de hârtie.

ar trebui să fie mai clar definite și cerința de a crea documente în EDMS al autorității executive federale exclusiv în formă electronicăîn conformitate cu lista de documente electronice (care a fost convenită cu Arhivele Federale și aprobată de autoritățile executive federale), care nu este menționată în cerințe, iar autoritățile federale au cheltuit suficiente resurse pentru a elabora astfel de liste.

GOST R ISO 15489-1-2007 stabilește o mai completă lista de caracteristici ale documentului care este creat, utilizat și stocat în sistemul informațional decât cele care ar trebui furnizate de EDMS al autorității executive federale în conformitate cu clauza 9 din cerințe. În primul rând, trebuie instalat cerințe pentru structura unui document electronic(enumerarea formatelor de fișiere în paragraful 12 din Cerințe nu este suficientă) și, în al doilea rând, caracteristicile autenticitate document, credibilitate, integritateși adecvarea pentru utilizare sunt interdependente și interdependente, astfel încât numai două nu ar trebui făcute obligatorii, iar restul trebuie omise.

Alături de cerințele funcționale se stabilește și secțiunea II cerințele tehnice reale pentru EDMS(fixarea datei și orei tuturor tranzacțiilor, înregistrarea sistemului și asigurarea siguranței protocoalelor de sistem în timpul perioadelor de stocare a documentelor în sine, cerințele pentru configurarea unei interfețe interactive, suport pentru versiunea proiectelor de documente și altele), care pentru cea mai mare parte respectă standardele internaționale pentru managementul documentelor.

Vom comenta pe scurt punctele finale ale Secțiunii II din Cerințe (clauzele 19 și 20), deoarece, în opinia noastră, fără alocarea de depozite în arhitectura organizatorică și funcțională a EDMS și fără o reglementare clară a regulilor de creare. documente, nu are sens să se stabilească vreo cerință pentru stocarea documentelor în sistem. Și astfel s-a dovedit că un număr suficient de formulări în aceste paragrafe fixează acțiunile administratorului subiectului (funcțional) al sistemului, adică. servicii de birou, nu cerințe de sistem. EDMS în sine nu poate „crea” o perioadă, „selectează documente pentru distrugere” și „distruge”, „prevăd un set minim de opțiuni pentru acțiuni” cu documente în perioadele de stocare, „limitează numărul de perioade de stocare”, etc. . Aceste operațiuni vor fi efectuate de către administratorul de subiect al sistemului (responsabil de arhivă), elaborând cărțile de referință adecvate, clasificatoare și stabilirea algoritmului de funcționare a acestora. EDMS ar trebui să sprijine, dar nu poate examina automat valoarea documentelor, distrugerea lor.

Cerința de a crea documente care formalizează procedura de trecere a documentelor în arhivă (subclauza 20 „e”) este formulată incomplet, deoarece sub formă de rapoarte de la EDMS, este necesară și primirea, în forma prescrisă, a inventarelor interne ale cazurilor de depozitare permanentă, de lungă durată și personalului.

De interes este doar de prisos, în opinia noastră, cerința de conformitate cu schema de clasificare a EDMS FOIV(clauza 19 din Cerințe) secţiuni şi subsecţiuni ale nomenclatorului cauzelor, care este dezvoltat pentru autoritatea executivă federală ca clasificator de tip structural (clauza 29 din Regulile pentru munca de birou). Această cerință determină dependența structurii organizatorice și funcționale a EDMS de structura organizationala organismul federal în sine, care se schimbă destul de des (pentru că reforma administrativă continuă), iar această dependență nu este funcțională și optimă, deoarece EDMS ar trebui să sprijine în primul rând procesele de lucru cu documente și interacțiune în cadrul autorităților executive federale, și nu structuri specifice.

Concluzii scurte

Astfel, recomandările Cerințelor Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă sunt document normativ, sub rezerva unui studiu și verificări atente pentru conformitatea cu cerințele Regulilor Biroului, care sunt obligatorii pentru autoritățile executive federale! Cerințele în sine nu pot sprijini pe deplin normele și regulile pentru efectuarea operațiunilor de birou stabilite prin Regulile de muncă de birou și elaborate pe baza acestora. instructiuni departamentale privind munca de birou în autoritatea executivă federală.

Cerințele sunt un document interesant care are statut de normativ, dar de fapt nu poate fi aplicat în forma sa actuală, deoarece necesită elaborarea, clarificarea și concretizarea în contextul respectării depline și reale a Planului de acțiuni aprobat prin HG nr. 176-r.

Și încă o notă importantă: În prezent, niciuna dintre soluțiile EDMS gata făcute oferite pe piața internă nu poate îndeplini cerințele.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

Doar în ultimii cinci ani. Principalul stimulent aici a fost Decretul Guvernului Federației Ruse din 12 februarie 2011 nr. 176-r, care a aprobat Planul de acțiune pentru tranziția organismelor federale la gestionarea documentelor fără hârtie și Decretul Guvernului Federației Ruse de 6 septembrie 2012 Nr. 890 „Cu privire la măsurile de îmbunătățire a gestiunii documentelor electronice în puterea statului».

În conformitate cu Planul de acțiune de mai sus al Ministerului Comunicațiilor al Federației Ruse, au fost pregătite și aprobate „Cerințele pentru sistemele informatice pentru gestionarea documentelor electronice ale organelor executive federale, inclusiv necesitatea de a procesa informații de serviciu restricționate prin aceste sisteme”.2

În timp ce EDMS au fost utilizate exclusiv ca sisteme intra-organizaționale, diversitatea și incompatibilitatea lor între ele nu au reprezentat o problemă semnificativă. Însă, odată cu începerea tranziției la un spațiu informațional unic, ies în prim-plan organizarea managementului electronic interdepartamental al documentelor, necesitatea unificării EDMS, asigurarea compatibilității acestora cu sistemele naționale de schimb de documente, interacțiunea electronică și stocarea arhivistică. Parțial pe interacțiunea deciziei sisteme EDMS trimis la GOST R 53898-2010. „Sisteme electronice de gestionare a documentelor. Interacțiunea sistemelor de management al documentelor. Cerințe pentru e-mail.

„Cerințe pentru sistemele informatice pentru gestionarea documentelor electronice...” sunt destinate organelor executive federale, dar în conformitate cu art. 11 din Legea federală nr. 149-FZ din 27 iulie 2006 se aplică altor organe și organisme ale statului administrația locală. Organizațiile comerciale au dreptul de a organiza EDMS la propria discreție, dar, având în vedere rolul statului în țara noastră, de obicei toate mari și mijlocii organizatii comerciale sunt ghidați de reguli, de stat pentru comoditatea interacțiunii cu agențiile guvernamentale.

Aceste cerințe sunt de natură cadru și, prin urmare, în 2013, Institutul de Cercetare pentru Știința și Arhivarea Documentelor din întreaga Rusie (VNIIDAD) a dezvoltat „Cerințe funcționale arhivistice și de gestionare a documentelor pentru sistemele informaționale care asigură gestionarea electronică a documentelor în procesul intern activități ale organelor executive federale” de către Agenția Federală de Arhivă. „.3

Să luăm în considerare cele mai interesante prevederi ale cerințelor ... ale Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei.

„Cerințele pentru sistemele informatice pentru managementul documentelor electronice...” definesc setul minim de funcții care trebuie să fie prezente în EDMS, precum și cerințele de organizare a utilizării EDMS într-o instituție.

Una dintre principalele cerințe pentru EDMS este scalabilitatea acestuia atât în ​​ceea ce privește numărul de stații de lucru conectate, cât și numărul de documente conținute în EDMS. Trebuie avut în vedere faptul că sistemele moderne de gestionare a documentelor sunt folosite de aproape toți angajații organizației care lucrează cu documente, iar tendința generală este utilizarea atât a stațiilor de lucru staționare, cât și a accesului la documente de pe dispozitive mobile, acces de la distanță la sistem. Prin numărul de documente stocate în EDMS, trebuie avut în vedere că, deoarece sistemul stochează nu numai documentele finale executate și semnate, ci și versiunile intermediare de lucru, numărul de fișiere, proiecte de documente și documente care intră în EDMS într-un anul este de câteva ori mai mare decât numărul total de documente înregistrate serviciul instituţiei de învăţământ preşcolar(intrare, ieșire și interne). Cerințele prevăd că EDMS trebuie să asigure păstrarea tuturor documentelor pe o perioadă de cel puțin 5 ani, dar în practică este necesar să se concentreze pe perioade de cel puțin 10-15 ani, deoarece aceasta este perioada în care documentele continuă să fie să fie folosit activ, mai ales că .20 pp. f) din aceleași Cerințe prevede posibilitatea păstrării documentelor până la o sută de ani.

Un parametru important al SED este viteza acestuia. Dacă complexul hardware-software (server EDMS) nu este suficient de productiv pentru un anumit număr de utilizatori care lucrează simultan în sistem și (sau) pentru un anumit volum al bazei de date (număr de documente din sistem), atunci angajații vor trebui să aștepte cardul de documente sau documentul în sine care urmează să fie deschis, prin urmare, productivitatea angajatului scade. Prin urmare, cerințele conțin parametri de timp pe care performanța EDMS trebuie să îi respecte:

Timp de acces la EDMS - nu mai mult de trei secunde; timpul de obținere a accesului la cardul creat în timpul înregistrării documentului și care conține date care descriu contextul, conținutul, structura documentului, acțiunile efectuate cu documentul în timpul pregătirii, luării în considerare, executării și stocării, precum și date de identificare (metadate). ) - nu mai mult de cinci secunde.

Orice sistem poate defecta atât software-ul, cât și hardware-ul. Dar eșecul EDMS duce la imposibilitatea de a lucra cu documentele tuturor angajaților organizației, prin urmare, Cerințele stabilesc limite stricte pentru timpul de nefuncționare în caz de defecțiuni și repornire a EDMS - nu mai mult de 30 de minute. De asemenea, EDMS ar trebui să furnizeze notificarea automată a utilizatorilor cu privire la o defecțiune a sistemului. În primul rând, de obicei setează notificarea automată prin SMS și e-mail către administratorul și tehnologul EDMS.

O altă situație comună este aceea că, dintr-un anumit motiv, documentul este deteriorat sau șters accidental de către utilizator. Cerințele prevăd că în acest caz, în termen de 30 de minute, documentul electronic trebuie restaurat dintr-o copie de rezervă. Organizația, în conformitate cu Cerințele, trebuie să aibă cel puțin o copie de rezervă a documentelor electronice stocate în EDMS. Cu toate acestea, în practică, pentru a asigura siguranța, sunt create cel puțin două copii de rezervă, de preferință pe suporturi diferite. Acest lucru minimizează riscul pierderii documentelor electronice.

Factorul de fiabilitate al EDMS ar trebui să fie de cel puțin 0,98.

Un alt indicator este nivelul de securitate al EDMS împotriva accesului neautorizat. Pentru agențiile guvernamentale care lucrează cu documente cu acces limitat, aceasta ar trebui să fie de cel puțin clasa 1G. Cu toate acestea, având în vedere costul ridicat al creării și operațiunii EDMS securizate, aceștia încearcă de obicei să lucreze cu documente cu acces restricționat în modul tradițional, pe hârtie, deoarece acestea, de regulă, reprezintă o mică parte din documentele organizației. În caz contrar, de obicei sunt instalate computere dedicate pentru a lucra cu astfel de documente sau chiar o rețea separată securizată care nu are o conexiune la o rețea deschisă de calculatoare și la Internet. Totuși, chiar și în acest caz, se are în vedere lucrul cu documente de nivel DSP, dar nu și cu documente care conțin secrete de stat.

Partea principală a „Cerințe pentru sistemele informatice pentru managementul documentelor electronice...” este o descriere a modului în care ar trebui să fie construite procesele de suport pentru documentare pentru management în EDMS.

Se subliniază că EDMS ar trebui să ofere lucrări cu toate tipurile și categoriile de documente și proiecte de documente ale organizației.

EDMS folosit agentii guvernamentale, ar trebui să asigure interacțiunea cu sistemele de management electronic interdepartamental al documentelor (MEDO), interacțiunea electronică interdepartamentală (SMEV) și alte sisteme informatice.

Activitatea EDMS trebuie să respecte prevederile GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Managementul documentelor. Cerințe generale”, inclusiv în domeniul asigurării autenticității, integrității și fiabilității unui document electronic, precum și a Regulilor pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477 (clauzele 9 și 11 din Cerințe).

EDMS ar trebui să ofere toate procesele principale de afaceri:

Salvarea unui document sau a informațiilor despre un document (schiță de document) în EDMS (înregistrarea acestuia sau, în ceea ce privește cerințele, introducerea documentului în sistem):

Aducerea documentului la executorul (utilizatorul EDMS) aprobarea documentului semnarea documentului transferul (transmiterea) documentului; „depozitarea și contabilizarea documentelor, în conformitate cu instrucțiunile pentru munca de birou în autoritatea executivă federală, precum și disciplina, pregătirea materialelor de referință și anularea documentelor în arhivă”, adică controlul execuției, informații și lucrări de referință , stocarea curentăși contabilitate, inclusiv întocmirea documentelor pentru transferul în arhiva statului sau pentru depozitare.

O caracteristică a muncii de birou este prezența unei funcții pentru înregistrarea tuturor acțiunilor utilizatorului și a evenimentelor de sistem. Cu alte cuvinte, tot ceea ce se întâmplă în EDMS - un document este creat sau înregistrat, fișierul este pur și simplu vizualizat, editat - toate aceste informații sunt stocate în fișiere de servicii speciale, ceea ce face posibil să spuneți întotdeauna cine și când ați vizionat sau corectat document (carte de document). Separat, Cerințele prevăd obligația de a stabili data și ora introducerii documentului în sistem. Aceste informații sunt înregistrate atât în ​​cardul de înregistrare (metadatele documentului), cât și în informațiile de control (protocolul de acțiune în EDMS).

În conformitate cu clauza 17 din Cerințe, informațiile despre toate acțiunile efectuate cu documente sau seturi de documente, proiecte de documente, card de înregistrare (metadate) sunt supuse înregistrării. Aceasta informatie:

despre utilizatorul EDMS FOIV care a efectuat acțiunea;

data și ora acțiunii;

la introducerea documentelor, redactarea documentelor în EDMS;

despre mutarea unei secțiuni (subsecțiuni) în schema de clasificare;

despre modificări ale instrucțiunilor privind perioadele de stocare și acțiunile ulterioare cu documentele;

privind acțiunile efectuate de administratorul EDMS al autorității executive federale în timpul examinării valorii documentului, efectuată în conformitate cu Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă ";

privind impunerea și eliminarea unei interdicții privind distrugerea unei secțiuni (subsecțiuni) a schemei de clasificare;

despre orice modificare sau distrugere a metadatelor de către utilizatorul EDMS;

despre modificările drepturilor de acces la documente;

privind transferul documentelor;

privind distrugerea documentelor;

despre tipărirea unui document sau metadate.

Cu alte cuvinte, EDMS ar trebui să permită în orice moment să obțină informații despre cine și când a deschis, vizualizat, editat un document sau o fișă de înregistrare pentru acesta, precum și cu ce documente a lucrat acest sau acela angajat.

Cerințele Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse împart procesele de afaceri susținute de EDMS în următoarele grupuri:

a) prelucrarea documentelor de intrare și ieșire pe documentele create sau primite de organizație și incluse în SED FOV prin înregistrarea, scanarea și crearea unei imagini electronice a documentelor (inclusiv documentele primite prin poștă, telecomunicații și comunicații curier);

b) prelucrarea documentelor electronice primite sau transmise prin sistemul de management electronic interdepartamental al documentelor;

c) prelucrarea documentelor electronice primite sau transmise prin intermediul sistemului de interacțiune electronică interdepartamentală;

d) prelucrarea documentelor electronice primite sau transmise prin e-mail;

e) prelucrarea documentelor interne în EDMS.

În organizațiile care nu sunt organe de stat lipsesc alineatele b) și c), documentele se primesc doar fie prin tradițional, fie prin e-mail.

Dacă un document este primit pe hârtie, introducerea documentului în EDMS include înregistrarea acestuia, scanarea și crearea unei imagini electronice a documentului.

În cazul primirii unui document în formă electronică, introducerea unui document în EDMS reprezintă încărcarea acestuia în EDMS, înregistrare cu interdicția de a face modificări documentului primit.

Organizația poate aproba și include în instrucțiunile de administrare a biroului o listă de documente pentru care este interzisă crearea imaginilor lor electronice, de exemplu, documente marcate cu ștampilă din PAL, marcate „privat”, documente confidențiale etc. Dacă un astfel de document este primit, este înregistrat în SED, dar imaginea sa electronică nu este creată.

Pentru proiectele de documente electronice, la fiecare etapă a creării, aprobării și semnării acestora, conținutul documentului este fixat prin crearea unor versiuni ale documentelor și atașarea acestora la fișa documentului.

EDMS trebuie să accepte atașarea oricărui format de fișier la cardul de înregistrare. Acest lucru este important deoarece EDMS a fost în mod obișnuit în uz de mulți ani și în acest timp pot apărea noi versiuni de programe și, în consecință, formate de fișiere, care vor trebui, de asemenea, să fie acceptate de EDMS. EDMS ar trebui să vă permită să intrați în sistem și să înregistrați fișiere de document chiar dacă aplicația în care a fost creat documentul nu este disponibilă (neinstalată) la acest loc de muncă. În același timp, unele dintre cele mai comune formate, EDMS trebuie să poată afișa în mod necesar. Acestea sunt pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS ar trebui să permită plasarea documentelor într-o schemă ierarhică formată din secțiuni și subsecțiuni, în conformitate cu care se organizează sistematizarea și organizarea stocării documentelor în EDMS (schema de clasificare). Trebuie avut în vedere faptul că documentele sunt plasate fizic pe server (sistem de stocare) în ordinea determinată de configurația internă și principiile de stocare a fișierelor în acest EDMS, iar schema de clasificare este doar un câmp din cardul de înregistrare care vă permite pentru a găsi rapid documente după caracteristicile de clasificare.

Schema de clasificare se bazează de obicei pe nomenclatura afacerilor organizației.

În cardul de înregistrare EDMS trebuie definite acele câmpuri care trebuie completate. La introducerea unui document, EDMS ar trebui să solicite utilizatorului să completeze câmpurile obligatorii (metadate) (clauza 13 din Cerințe).

În timpul lucrului cu un document, nu numai rezoluțiile, ci și comentariile și instrucțiunile despre document pot fi introduse în EDMS. Pentru semnarea (și, dacă este necesar, aprobarea) unui document, EDMS prevede posibilitatea conectării fondurilor în conformitate cu Legea federală „Cu privire la semnătura electronică”.4

La trimiterea documentelor prin mijloace tradiționale (pe hârtie), EDMS asigură supratipărirea plicurilor și tipărirea listelor de corespondență.

Termenele de păstrare a documentelor incluse în secțiunile (subsecțiunile) relevante sunt stabilite în conformitate cu Lista documentelor de arhivă manageriale standard generate în cursul activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, indicând perioadele de păstrare, aprobată de Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25.08.2010 nr. 558.5

În conformitate cu termenele limită Stocarea EDMS ar trebui să ofere următoarele acțiuni:

păstrează permanent documentul;

efectuarea unei examinări a valorii documentelor;

la sfârșitul anului calendaristic, creați documente în forma prescrisă: un act privind alocarea pentru distrugere a documentelor (secțiunilor) cu perioade de depozitare expirate și un inventar al documentelor pentru o perioadă de depozitare permanentă și pe termen lung (peste 10 ani). ;

alocați documente pentru distrugere (ștergeți din sistem) în timp ce salvați în EDMS informații despre alocarea documentelor pentru distrugere;

transferul documentelor pentru stocare într-o altă depozitare (sistem automatizat), inclusiv exportul de secțiuni anuale de documente cu o perioadă de stocare permanentă pentru transferul la depozitare în arhivele statuluiși exportul secțiuni anuale de documente privind personalul pentru transfer în arhivele documentelor privind personalul.

În practică, transferul în stocarea de stat necesită asigurarea compatibilității EDMS în formatul de export al secțiunii anuale cu pachetul software " Fond de arhivă”, folosit în arhivele de stat și municipale.

Cerințele conțin o prevedere privind asigurarea unor perioade de depozitare cu o durată de cel puțin o sută de ani. Cu toate acestea, astfel de tehnologii sunt în prezent în curs de dezvoltare, iar autorul nu cunoaște vreun EDMS care ar putea oferi astfel de tehnologii termeni lungi stocarea documentelor semnificative din punct de vedere juridic în formă electronică.

Cerințele considerate ale Ministerului Comunicațiilor al Federației Ruse le completează pe cele elaborate de VNIIDAD „Cerințe funcționale arhivistice și de gestionare a documentelor pentru sistemele informaționale care asigură gestionarea electronică a documentelor în procesul activităților interne ale autorităților executive federale”. Sunt importante atât pentru angajații de birou, cât și pentru angajații departamentelor IT care asigură implementarea sau configurarea sistemelor. munca de birou electronicși managementul documentelor (EDMS).

În general, considerate „Cerințe pentru sistemele informatice pentru gestionarea documentelor electronice ale organelor executive federale, ținând cont, printre altele, de necesitatea procesării informațiilor de serviciu restricționate prin aceste sisteme” pot și ar trebui utilizate nu numai în etapa de selecție. , implementarea și configurarea inițială a EDMS, dar și pentru analiza funcționării EDMS pentru a determina conformitatea EDMS utilizat într-o anumită organizație cu cerințele moderne.

Autorul poate fi contactat la: kouznets @yandex .ru Ordinul Ministerului Comunicațiilor și comunicatii de masa al Federației Ruse din 2 septembrie 2011 N 221, înregistrată la Ministerul Justiției al Federației Ruse la 15 noiembrie 2011 Nr. 22304. Publicat pe portalul Arhivele Rusiei la: http://archives.ru/sites/ default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013 .pdf Legea federală din 6 aprilie 2011 Nr. 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică” (modificată la 28 iunie 2014). Înregistrat la Ministerul Justiției al Federației Ruse la 8 septembrie 2010, numărul de înregistrare 18380.

Afacerile de astăzi necesită o arhitectură de gestionare a documentelor cu adevărat distribuită, de ex. unul care îndeplinește următoarele cerințe:

Functionalitatea si flexibilitatea sistemului.

Posibilitatea de modernizare ulterioară și consolidare a capacității sistemului (inclusiv independent).

Integrabilitate cu alte sisteme corporative - un sistem de management al documentelor nu poate și nu trebuie să existe izolat de alte sisteme, de exemplu, uneori este necesară integrarea sistemului cu o aplicație de contabilitate. Apoi, sistemul de management al documentelor ar trebui să aibă interfețe deschise pentru o posibilă rafinare și integrare cu alte sisteme.

Posibilitatea lucrului la distanță distribuit și a interacțiunii cu alte ramuri - principalele probleme atunci când se lucrează cu documente apar în organizațiile distribuite geografic, astfel încât arhitectura sistemelor de management al documentelor trebuie să susțină interacțiunea locurilor distribuite. Mai mult, locurile distribuite pot fi combinate cu cele mai diverse canale de comunicare din punct de vedere al vitezei și calității. De asemenea, arhitectura sistemului trebuie să suporte interacțiunea cu utilizatorii de la distanță. Managementul distribuit, scalabil al documentelor duce la o creștere dramatică a productivității angajaților, întărind competitivitatea globală a organizației.

Scalabilitate - este de dorit ca sistemul de flux de lucru să poată susține atât cinci, cât și cinci mii de utilizatori, iar capacitatea sistemului de a-și crește capacitatea a fost determinată numai de capacitatea hardware-ului corespunzător. Această cerință poate fi îndeplinită prin suportarea serverelor de baze de date produse de companii precum Sybase, Oracle, Informix etc., care există pe aproape toate platformele hardware și software posibile, oferind astfel cea mai largă gamă de performanțe.

Modularitate - este foarte posibil ca clientul să nu fie nevoie să implementeze imediat toate componentele sistemului de flux de lucru și, uneori, gama de sarcini rezolvate de client este mai mică decât întreaga gamă de sarcini de flux de lucru. Atunci este evident că sistemul de flux de lucru ar trebui să fie format din module separate integrate între ele.

Deschidere Eficiență - asigurarea unui echilibru rațional între costurile creării unui sistem și efectele țintă, inclusiv rezultatele finale ale automatizării managementului documentelor; capacitatea de a implementa o gamă largă de tehnologii suplimentare pentru a crește nivelul de rentabilitate a fondurilor cheltuite pe sistem.

De asemenea, ar trebui să acordați atenție caracteristici generale dezvoltator de sistem (furnizor) (experiență în soluționarea complexă a sarcinilor similare sau mai complexe, furnizarea tuturor etapelor de anchetă a întreprinderii, implementarea sistemului, instruirea utilizatorilor, întreținerea și dezvoltarea sistemului, dacă compania este un dezvoltator direct de sistem, dacă are un serviciu centru, specialişti în calificări, localizare geografică etc.).

Clasificarea SUD

Pe piața instrumentelor electronice de gestionare a documentelor, putem distinge condiționat cinci categorii de tehnologii. Trebuie remarcat faptul că nicio clasificare nu pare a fi ideală. Ca urmare, unele produse se încadrează în mai multe categorii în același timp și au caracteristici specifice produselor din diferite categorii.

· Sisteme CMS axate pe procese de afaceri: Documentum, FileNet (Panagon și Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

Proiectat de obicei pentru aplicații specifice verticale și orizontale, uneori vizate unei anumite industrii. Aceste soluții oferă în mod obișnuit întregul ciclu de viață al documentului, inclusiv tehnologiile de imagistică, gestionarea înregistrărilor și a fluxului de lucru, managementul conținutului (vezi mai jos) și multe altele.

· DMS corporative: Lotus (Domino.Doc), suplimente Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Furnizați o infrastructură corporativă pentru crearea, colaborarea și publicarea documentelor, disponibilă în general tuturor utilizatorilor unei organizații. Principalele caracteristici ale acestor sisteme sunt similare cu sistemele axate pe procesele de afaceri. Cu toate acestea, caracteristica lor distinctivă este modul în care sunt utilizate și distribuite. Similar cu instrumente precum editori de textși foi de calcul, DMS corporative este aplicația standard, „implicit”, pentru crearea și publicarea documentelor într-o organizație. De regulă, aceste instrumente nu sunt axate pe utilizarea numai într-o anumită industrie sau pentru o sarcină definită în mod restrâns. Ele sunt oferite și implementate ca tehnologii la nivel corporativ, disponibile pentru aproape orice categorie de utilizatori.

· Sisteme de management al conținutului (din limba engleză conținut - conținut, esență): Adobe, Excalibur.

Furnizați un proces de urmărire a creării, accesului, controlului și livrării informațiilor până la nivelul de secțiune a documentelor și obiectelor pentru reutilizarea și compilarea ulterioară a acestora. Potenţial, disponibilitatea informaţiilor nu sub formă de documente, ci în obiecte mai mici facilitează procesul de schimb de informaţii între aplicaţii.

Sisteme de gestionare a imaginilor

Ei convertesc informațiile de pe suport de hârtie în format digital, de regulă, este TIFF (Tagged Image File Format), după care documentul poate fi folosit în lucru deja în formă electronică.

· Sisteme de management al fluxului de lucru: Lotus (Domino/Notes și Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Aceste sisteme sunt concepute în principal pentru a asigura deplasarea anumitor obiecte de-a lungul unor rute prestabilite (așa-numita „rutare hard”). În fiecare etapă, obiectul se poate schimba, așa că se numește cuvântul comun „muncă” (muncă). Sistemele de acest tip sunt numite sisteme de flux de lucru - „flux de lucru” (din păcate, nu există un echivalent exact în rusă pentru acest termen). Documentele pot fi atașate joburilor, dar documentele nu reprezintă obiectul de bază al acestor sisteme. Cu ajutorul unor astfel de sisteme, este posibilă organizarea anumitor lucrări pentru care toate etapele sunt cunoscute în prealabil și pot fi prescrise.

Sisteme de suport pentru documentație rusească

Unele sisteme străine de suport pentru documentare

Sistemul electronic de management al documentelor (EDMS) utilizat la întreprindere trebuie să îndeplinească toate cerințele impuse acestuia de cadrul de reglementare și de autoritățile executive federale, să răspundă așteptărilor utilizatorilor săi în ceea ce privește funcționalitatea și capacitățile tehnologice. Abia atunci va putea munca eficienta cu documente, automatizează procesele de gestionare a acestora.

Necesitatea automatizării proceselor legate de managementul documentelor este recunoscută de aproape toate companiile. Eficiența și calitatea deciziilor, eficacitatea implementării acestora și activitățile companiei în ansamblu depind în mare măsură de modul în care este organizată munca cu documentele.

Sisteme electronice de gestionare a documentelor — acestea sunt sisteme informatice care ajută la automatizarea lucrului cu documentele pe parcursul întregului ciclu de viață (creare, modificare, stocare, căutare, clasificare etc.), precum și procese de interacțiune între angajați. Atunci când alegeți un EDMS, trebuie să vă asigurați că sistemul oferă cu adevărat o soluție la astfel de probleme și îndeplinește o serie de cerințe pentru acesta. În primul rând, acestea sunt cerințe legale.

Cadrul legislativ

Principalul criteriu pentru alegerea unui EDMS pentru un utilizator rus este conformitatea sistemului cu standardele și normele acceptate de muncă de birou și absența contradicțiilor cu legea.

Reglementarea managementului documentelor electronice la nivel de stat se realizează în mai multe direcții. aceasta reglementare legislativă (legi federale), standardizarea în domeniul muncii de birou și al fluxului de documente, decrete ale președintelui Federației Ruse și rezoluții ale Guvernului Federației Ruse, ordine și ordine ale autorităților și administrației statului. Superior forță juridică au legile Federației Ruse. Necunoașterea legii nu este o scuză.

Standardul MoReq-2

Standard (specificație) MMoReq-2 (Cerințe model pentru gestionarea înregistrărilor electronice) „Cerințe tipice pentru sisteme automatizate electronic document management”, publicată în 2008 de Comisia Europeană și tradusă în limba rusă, conține peste 700 de cerințe pentru gestionarea documentelor electronice în 12 module (tabel). Standardul poate fi folosit pentru a forma termeni de referinta pentru a construi produse software pentru automatizarea fluxului de lucru.

Tabelul 1. Cerințe funcționale pentru EDMS conform specificației MOREQ 2

Cerințele companiei pentru EDMS

Fiecare companie, în funcție de specificul activităților sale și de organizarea managementului documentelor, își formulează propriile cerințe pentru sistemele electronice de management al documentelor. Cu toate acestea, GOST R ISO 15489-1-2007 „Managementul documentelor. Cerințe generale, parte a proceselor — înregistrarea unui document în sistem, clasificarea accesului și protecției, stabilirea ordinii și a termenelor de depozitare etc. — identifică drept procese de gestionare a documentelor. Astfel de procese vor fi comune aproape oricărei companii. Cerințele generalizate ale companiilor pentru EDMS includ, de asemenea:

• înregistrarea, contabilitatea și controlul intrărilor, ieșirilor, documentelor interne, contestațiilor cetățenilor, documentelor organizatorice și administrative;
• capacitatea de a traduce documente pe hârtie în formular electronic, scanare în flux, recunoaștere documente;
• rigiditatea proceselor de afaceri și, în același timp, capacitatea de a le construi „din mers” și sub orice formă;
• schimb de documente între subdiviziunile distribuite geografic;
• rubricarea, clasificarea și clasificarea documentelor;
• căutarea după detalii și căutarea full-text după conținutul documentelor, ținând cont de morfologia limbii;
• contabilizarea si prelucrarea documentelor in arhiva;
• raportare;
• gestionarea drepturilor de acces;
• aplicarea semnăturii digitale.

În ceea ce privește organizarea proceselor de lucru, companiile își formulează cerințele pentru EDMS sub următoarea formă:

• crearea proiectelor de documente;
• aprobarea proiectelor de documente;
• aprobarea documentelor;
• crearea de rezoluții, instrucțiuni;
• controlul executării disciplinei;
• controlul versiunilor documentelor;
• înregistrarea acțiunilor;
• discutarea documentelor;
• delegarea de autoritate de a executa documente etc.

Pe lângă toate aceste cerințe pentru EDMS, companiile se așteaptă ca acesta să respecte conceptul de dezvoltare IT în cadrul companiei în ansamblu. Ceea ce, la rândul său, implică scalabilitate, posibilitatea de a crea EDMS distribuite geografic, precum și — extinderea sarcinilor funcționale. Proprietate importantă așteptată a sistemului — deschiderea sa, adică posibilitatea de a face schimbări, inclusiv prin forțele propriilor specialiști.

Întreprinderile au nevoie, de asemenea, de posibilitatea unui EDMS pentru integrarea cu un sistem informațional corporativ, incl. e-mail, cu aplicații standard de birou, portal corporativ al companiei.

Pentru lucrul în autoritățile executive, integrarea permite organizarea unui spațiu informațional unic pentru schimbul de documente cu un sistem electronic de gestionare a documentelor interdepartamentale, interacțiunea cu site-ul și descărcarea contestațiilor cetățenilor.

Cerința imuabilă a companiilor de a EDMS — asigurarea securității informațiilor și a protecției documentelor și informațiilor conținute în acestea.

Preferințele personale ale utilizatorilor

Preferințele personale ale utilizatorilor EDMS se reduc, de regulă, la asigurarea confortului de a lucra în sistem, creșterea încrederii în efectuarea anumitor operațiuni. Deci, una dintre preferințele comune — simplitatea și comoditatea interfeței. Cu cât este mai puțin timp petrecut învățând cum să folosești EDMS, cu atât sistemul este mai rapid acceptat de utilizatori. Interfețe simple și prietenoase cu care este obișnuit să lucreze în alte domenii funcționale, disponibilitatea unui curs de formare electronică reduc semnificativ timpul de punere în funcțiune a EDMS și nu provoacă respingerea acestuia, ca orice altceva nou.

De asemenea, utilizatorii au nevoie de comunicare informală, de posibilitatea de a discuta necesitatea modificărilor într-un anumit document.

Alte preferințe ale utilizatorului includ:

• afişarea deplasării documentelor (proceselor), inclusiv — grafic;
• controlul operațional asupra executării documentului (în ce etapă, care angajat, care are o copie pe hârtie, dacă contrapartea a returnat contractul, dacă colegul a început să execute sarcina etc.);
• organizarea dosarelor personale, personale (stocarea documentelor personale cu asigurarea flexibilă a accesului la acestea pentru colegi);
• capacitatea de a configura sistemul să funcționeze sarcini specifice utilizator specific;
• organizarea desktopului afișând doar informațiile de care are nevoie angajatul;
• acces de la distanță la sistem, lucru de pe dispozitive mobile.

Deci, de exemplu, 1C: Document Management EDMS satisface toate cerințele de mai sus, iar soluția comună 1C-KPD și iDecide pentru iPad vă permite să lucrați cu documente pe drum și într-o călătorie de afaceri, să vizualizați și să efectuați sarcini dintr-un dispozitiv mobil, utilizați comentariile vocale și grafice pentru a simplifica înregistrarea comenzilor, ceea ce accelerează luarea deciziilor.

Cunoașterea cerințelor externe companiei pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor, precum și capacitatea de a formula cerințele acestora pentru aceasta, permit nu numai alegerea celui mai potrivit sistem pentru companie, automatizarea și optimizarea proceselor de management al documentelor și gestionarea acestora, ci și — creați un mediu informațional unificat pentru lucrul colectiv cu documente.