Как делается коммуникационный аудит. Аудит внутренних коммуникаций Основные показатели коммуникационного аудита презентация

БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ ….

Аудит корпоративных коммуникаций. Услуга позволяет оценить качество, полноту, скорость, эффективность и глубину корпоративных коммуникаций. Результаты комм.аудита позволяют наиболее эффективно использовать корпоративные коммуникации для информирования и вовлечения сотрудников.
Оценить, какие каналы коммуникации нужно развивать, а от каких - отказаться в силу их низкой результативности. Помимо этого, коммуникационный аудит позволяет оценить такие значимые параметры коммуникаций как степень информированности сотрудников, степень доверия к предложенной информации, доступность информации и потребность в ней, качество и скорость обратной связи сотрудников и руководства компании.
С помощью рекомендаций по результатам коммуникационного аудита вы сможете оптимизировать существующую систему коммуникаций и получить от нее максимальную отдачу.
Проведение внутренних исследований (корпоративной культуры и каналов коммуникаций) – ключевая компетенция наших экспертов. Исследования «своими руками»– это то, что мы умеем делать по настоящему хорошо.
Мы готовы вместе с вами выбрать формат и технологию проведения исследования, исходя из стоящих перед вами целей и специфики вашей аудитории.

Какие задачи бизнеса решает программа

Определение эффективных и неэффективных каналов корпоративных коммуникаций (в т.ч. для определения размеров вложений в корпоративные СМИ)
Определение приоритетных зон развития корпоративных коммуникаций (каналы, послания, аудитории)
Определение KPI и расчет ROI для внутренних коммуникаций
Повышение уровня доверия к официальной информации внутри компании
Повышение качества и полноты информирования сотрудников
Повышения качества и эффективности обратной связи сотрудников и руководства компании
Вовлечение сотрудников в про активные коммуникации, в т.ч. в коммуникации с руководством

Основные принципы работы

Не предвзятый и объективный анализ содержания и качества коммуникаций
Оценка влияния качества коммуникаций на информированность и вовлеченность сотрудников в бизнес компании
Оценка понимания / разделения корпоративной стратегии, целей и задач подразделения, личных задач сотрудника
Вовлечение топ-менеджмента в формирование эффективной политики коммуникаций
Вовлечение среднего и линейного менеджмента в практику информирования и каскадирования информации сотрудникам

Посмотреть ролик о вовлеченности персонала

В каких случаях применима программа

Изменение бизнес-стратегии компании. Выход на новые рынки, введение новых практик, услуг, продуктов
Резкое увеличение штата сотрудников, рост филиальной сети (проблема информирования)
Недостаточная обратная связь сотрудников и руководства компании
Развитие программы «Каждый сотрудник = PR менеджер компании»
Оценка эффективности вложений в Корп.СМИ, запуск нового канала (портал, соц.сеть, издание и т.п.)
Постановка KPI для подразделения по коммуникациям

Участники процесса (вовлеченные группы)

Топ-менеджеры компании
Линейный менеджмент в группе до 15 человек
Ключевые сотрудники в группе до 15 человек
Представители HR и PR-подразделений компании
Рядовые сотрудники компании

Используемые технологии и приемы

Проведение фронтального опроса рядовых сотрудников компании
Проведение глубинных интервью с руководителями компании
Проведение фокус-группы с ключевыми сотрудниками компании
Проведение контент-анализа корпоративных СМИ. Выделение ключевых сообщений и тем.
Проведение анализа дизайна, usability копоративных ресурсов
Проведение оценки каества обратной связи сотрудников и руководства компании
Анализ существующих документов, регламентирующих внутрикорпоративных (внутренних) коммуникации
Анализ сложившийся практики внутренних коммуникаций в компании
Подготовка аналитического отчета и рекомендаций по развитию внутрикорпоративных (внутренних) коммуникаций

Что можно узнать в ходе такого исследования?

Информационный и содержательные блоки каналов коммуникаций
Структура изданий/каналов коммуникации
Информационная насыщенность
Оперативность коммуникаций
Своевременность коммуникаций
Популярные форматы (матрица информационных предпочтений)
Популярные темы (матрица информационных предпочтений)
Целевые аудитории / предпочтения по каналам и форматам
Визуальные решения (оценка)
Usability структуры и навигации (эл.коммуникации)
Дизайн макета издания (бумажные издания)
Инфографика издания
Иллюстрации и фотографии
Общий стиль издания
Степень доверия сотрудников к полученной информации
Лучшие спикеры
Актуальные темы (вотребованность информации по блокам)
Существующие форматы обратной связи
Удобство использования обратной связи
Готовность сотрудников участвовать в обратной связи
Информированность сотрудников
Доступность информации и её характер
Знакомство с ключевыми персонами / событиями
Знание стратегии компании
Взаимное влияние различных каналов коммуникаций в компанииВосприятие характера происходящих изменений сотрудниками компании

Программа действий

Мы побеседуем с ключевыми сотрудниками и руководителями компании, для того, что бы выявить их предпочтения и мнения.

Затем - сформируем программу проведения исследования, предложим (если это необходимо) программу информационной поддержки исследования, подготовим для вас аналитический отчет и, наконец, рекомендации по преодолению выявленных проблем.

Подготовка и согласование содержания, плана и графика исследования
Разработка и согласование анкеты для удалённого опроса сотрудников, гида для проведения интервью, гида для проведения фокус-группы
Тестирование программных решений для проведения удалённого онлайн опроса
Контент - анализ корпоративных СМИ, новостей, документов (связанных с внутренними коммуникациями)
Оценка визульных решений СМИ
Оценка usability электронных каналов
Проведение фокус-групп
Проведение интервью
Проведение фронтального анкетирования (бумага /интернет)
Обработка полученных в ходе исследования данных (расшифровка интервью, фокус-групп, анализ данных опроса)
Подготовка аналитического отчёта и рекомендаций
Проведение итоговой встречи с Заказчиком и обсуждение итогов исследовании и рекомендаций по результатам
Презентация результатов исследования сотрудникам компании
По запросу Заказчика, по итогам исследования, может быть разработа детальная программа работ по реализации рекомендаций, исзложенных в отчете.
В качестве частного случая коммуникационного аудита мы можем рекомендовать:

Аудит корпоративных изданий (традиционные)

Аудит Интранет-портала и digital-каналов (электронные системы)

Результаты

В результате работы по проекту вы получите:

Разработанную программу исследования (план проекта, инструменты).

Программу информационной поддержки исследования (план сообщений и публикаций, тексты сообщений и статей, поддерживающие презентации).

Анкету, гид для проведения интервью, гид для проведения фокус - групп (документы)

Аналитический отчет по результатам исследования (аналитический отчет)

Посмотреть видеоролик посвященный исследованиям вовлеченности >>>

Стоимость

Стоимость проекта - от 150 000 до 500 000 рублей, в зависимости от объема работ и численности сотрудников.

Сроки

Сроки работ по проекту колеблются от 6-х до 12 рабочих недель в зависимости от размеров компании и территориального охвата.

ВНИМАНИЕ! В общем случае, мы рекомендуем проводить комплексное исследование корпоратвиной культуры и внутренних коммуникаций, сочетающее три блока тем (коммуникации + лояльность\удовлетворенность + корпоративная культура). Вы - экономите деньги и время, получая в результате комплексные рекомендации по развитию.

Свяжитесь с нами

Если вы хотите получить дополнительную информацию о программе или заказать её проведение свяжитесь с нами.

Человеческие ресурсы и информация — вот, пожалуй, основные составляющие организации любой сферы деятельности. Производство, продажа товаров или оказание услуг: чем бы вы ни занимались, сотрудники, руководители и подчиненные постоянно делятся разнообразной информацией.

Но как оценить эффективность внутренних коммуникаций в компании? В чем ее слабые места? Как их «усилить»? Ответить на эти вопросы могут ваши сотрудники. А вот как эффективно собрать их мнения и сделать правильные выводы — об этом очередной пост из серии HR.

Управление коммуникациями

Любая информация, которая есть в компании, а также способы ее передачи — это важная составляющая менеджмента, а именно управления коммуникациями. Коммуникации разделяют на внешние — взаимодействие компании с партнерами, поставщиками, конкурентами, клиентами — и внутренние. Обычно внешними коммуникациями занимается PR-отдел компании, если он есть, а также сам руководитель и сотрудники, в ведении которых и находится это взаимодействие. Во внутренних же коммуникациях принимают участие все работники без исключения.

Внутренние коммуникации в организации могут быть вертикальными (передача информации от руководителей к подчиненным и обратно) и горизонтальными (передача информации в отделах, среди коллег или между отделами). Это формальные внутренние коммуникации, которые обычно имеют под собой в качестве опоры официальные документы, например «Положение о структурных подразделениях». Отдельно можно выделить неформальные коммуникации — в «курилке», на обеде или в коридоре информация распространяется достаточно активно и быстро, что не может не влиять на всю систему коммуникации в целом..

Какие средства обычно используются для корпоративной коммуникаций? Это, конечно, электронная почта, Skype, телефон, корпоративные информационные системы, корпоративные газеты и доски, «планерки» и совещания, общие собрания и индивидуальные беседы.

Положение дел в компании, цели, задачи, проблемы руководителей отделов и конкретных сотрудников, сведения о новых услугах, продуктах, клиентах, регламентах и ценах, распоряжения, формы отчетов, данные об успехах и неудачах — вся эта информация, важная или не очень, срочная или та, что может подождать, переходит от сотрудника к сотруднику. И, конечно, особенно, когда компания большая и информации много, могут возникать ошибки и недочеты, если система внутренних коммуникаций в организации несовершенна. «Не сказали», «Сообщили не все», «До конца не разъяснили», «Не понял», «Не присутствовал» — цена всем этим ошибкам прямо пропорциональна ценности содержимого коммуникации.

Простой пример. В компании, торгующей промышленной техникой, поменялись цены на сопутствующие услуги по ее установке. Руководители отделов информацию зафиксировали себе, но не довели до подчиненных. Клиентам выставили счета по старой цене, и потом пришлось в срочном порядке вносить изменения в договора услуг и выставлять новые счета. Все это, естественно, не самым лучшим образом сказывается на репутации компании, отзывах клиентов и, как следствие, прибыли.

После такой ситуации, казалось бы, самое логичное для директора — «отругать» начальников отделов и проконтролировать донесение информации до каждого подчиненного. Но разумнее задуматься над проведением аудита внутренних коммуникаций в компании, для чего полезно задать себе несколько вопросов. Насколько хорошо информация распространяется вертикально и горизонтально в каждом отделе и в компании в целом? Какой информации недостаточно? Какие каналы распространения работают хуже? Как это исправить? Чем яснее будет картина коммуникаций компании, тем больше эффективных рекомендаций по распространению информации можно будет разработать и внедрить.

Таким образом, цель аудита (исследования, диагностики) системы внутренних коммуникаций компании — выявить слабые и сильные места в передаче информации среди сотрудников. Для проведения аудита удобнее всего использовать опросник-матрицу, которую можно составить на основе типового варианта. В строчках матрицы можно расположить основные характеристики информации (ее сущность), а в столбцах — основные источники, или каналы распространения информации. Ниже представлен пример такой таблицы.

При заполнении матрицы можно использовать простые обозначения («Поставьте галочку, крестик») или ввести специальную шкалу («Оцените от 1 до 5, где 1 — информация распространяется очень плохо, а 5 — распространяется очень хорошо»).

Помимо матрицы можно использовать ряд дополнительных вопросов, например, «Насколько вы удовлетворены ситуацией с движением информации в компании?», «Какую еще информацию вы бы хотели получать?», на которые можно также отвечать, используя шкалу, или, что более информативно, форму свободного ответа.

Принципы аудита

Во-первых, проводя почти любые исследования в компании, очень важно донести до участников цели мероприятий. Коротко и емко сообщить всем о том, что и зачем вы делаете, ответить на вопросы сотрудников. Во-вторых, данный аудит вполне можно проводить анонимно, но, возможно, имеет смысл просто подписать бланки по отделам, чтобы картина коммуникаций была более детальной.

Если обязать сотрудников подписывать бланки, можно получить недостоверные результаты: как правило, одни оценки в 5 баллов и ответы «Меня все устраивает», что в принципе неинформативно, да и исследование такое будет иметь негативный эмоциональный отклик у сотрудников. В-третьих, лучше провести все одним днем в одно и то же время во всех отделах — у сотрудников не будет времени обсуждать детали друг с другом и картина результатов будет более правдоподобной. Кстати, такую диагностику можно проводить регулярно; особенно это важно, когда в компании происходят изменения — данный метод позволит вовремя отслеживать серьезные ошибки в распространении сведений.

Обрабатывать результаты аудита можно как качественно, так и количественно. Тут есть простор для вашей фантазии — можно вычислять средние баллы по каждому каналу информации или провести кластерный анализ ответов в свободной форме. В ходе анализа результатов исследования будут формироваться выводы и рекомендации по оптимизации системы внутренних коммуникаций в компании.

Это может быть расширение каналов распространения информации (введение общих собраний или корпоративной рассылки), работа по контролю усвоения информации сотрудникам (все ли, например, пользуются обновленным описанием товаров) и даже организация корпоративных мероприятий, чтобы сотрудники могли более открыто и неформально обсуждать новости компании.

Для полноты анализа текущей ситуации и перспектив ее прогрессивного изменения наряду с репрезентативным и экспертным исследованиями, фокус-групповыми и глубинными интервью, информационным аудитом требуется параллельное проведение коммуникационного аудита - анализа организационного построения, компетентности, содержательной деятельности /^-структур и специалистов; изучение производимых ими информационных материалов (посланий), предназначенных для воздействия на внутренние и внешние целевые аудитории; тестирование системы связей и каналов, в рамках которых данные структуры (специалисты, послания) функционируют.

Коммуникационный аудит - ситуационный анализ, предполагающий полное и системное изучение функционирования РЯ- департамента (отдела, службы, пресс-секретаря) госструктуры с целью выявления механизмов формирования и распространения посланий и качественного уровня коммуникационных связей. В практическом плане он часто необходим также для проверки выявленных в ходе инфоаудита проблем (рабочих гипотез) среди спе-циалистов-экспертов.

Коммуникационный аудит первоначально предполагает изучение общей профессиональной компетентности /^-специалистов; наличие и знание ими информации о миссии, истории, структуре своей организации; биографий ведущих руководителей; специфики восприятия информации об организации и ее услугах целевыми аудиториями.

Далее проводится анализ материалов (отчеты, речи руководителей, пресс-релизы, аналитические справки, рекламные выпуски, специальные издания) на предмет их соответствия прогрессивным аналогам и текущей ситуации.

Наконец, изучается эффективность каналов, по которым циркулирует данная информация. Отдельно анализируются собственные информационные ресурсы организации: веб-сайт, собственные печатные и электронные СМИ, определенные договорами проекты взаимодействия с другими СМИ.

Исследуются формы прямой и обратной связи между руководителями, подразделениями, сотрудниками, внешними аудиториями; повседневная коммуникационная деятельность и ключевые специальные события, призванные оказывать акцентированное воздействие на восприятие аудиторий.

Коммуникационный аудит призван выявить наличие и уровень разработанности имиджа организации - заявленной позиции, разработанной в виде пакета текстовых и визуальных компонентов, предназначенных для продвижения во внутренние и внешние аудитории.

Коммуникационный аудит определяет готовность сотрудников к переменам и видение ими будущей репутации организации - воспринятой целевыми аудиториями позиции, узнавание и принятие ими образов и тезисов, заложенных в имиджевой конструкции.

Конечная цель коммуникационного аудита - выявление текущей роли и перспективных возможностей информационнокоммуникативных механизмов в тестировании и последующем решении имеющихся проблем. Коммуникационный аудит должен выходить на серьезные обобщения, которые могут быть положены в основу стратегии позиционирования госструктуры и вытекающего из него тактического плана.

Представим фрагмент Отчета о проведении коммуникационного аудита в информационных структурах администрации г. Рязани: анализ и предложения (июнь - июль 2010 г.), который увязан с итогами проведенного параллельно информационного аудита.

Стратегические основания.

В настоящее время определены и восприняты пресс-службой следующие (озвученные главой администрации) приоритетные темы для освещения деятельности администрации г. Рязани:

• «Энергоэффективность и энергосбережение»;
• «Экология города»;
• «Работа с инвалидами»;
• «Международные отношения с городами-побратимами».

Однако данные темы нечетко распознаются в информационном поле, не визуализированы (не брендированы), а значит, «теряются» в общем потоке и не воспринимаются как эффективные.

Предложения:

• 1) сформулировать пакет брендированных информационных приоритетов, через которые продвигалась бы позитивная деятельность главы администрации г. Рязани. Данный пакет выполнит роль эффективной стратегической программы информационного продвижения;
• 2) провести круглый стол «Роль СМИ в формировании позитивного облика города Рязани» с докладчиками - главными редакторами местных СМИ, на котором выработать рекомендации по повышению эффективности сотрудничества органов городской власти со СМИ.

Тактические основания.

В пресс-службе выходят основные информационно-аналитические продукты (мониторинги):

• ежедневный мониторинг региональных печатных изданий и телевизионных СМИ;
• еженедельный мониторинг тех же СМИ;
• сводный ежемесячный мониторинг тех же СМИ.

Эти документы являются рабочими, рассылаются начальникам управлений и отделов администрации для принятия мер по фактам критических выступлений.

Результаты экспертного исследования данных документов показывают: мониторинги присутствия администрации г. Рязани и ее главы в СМИ содержат некоторый анализ информационных поводов, упоминаний главы администрации и др. Они осуществляются на основе работы внутренних специалистов, без привлечения информационных библиотек и современных технологий сбора, систематизации и анализа информации. Интернет-ресурсы в мониторинге практически не представлены. Только во время выборной кампании изучается блогосфера и социальные сети. То есть существующий мониторинг - выборочный по объему и охватывает лишь небольшую часть федерального массива информации и интернет-ресурсов. Он является выборочным и недостаточно полным и по числу критериев анализа.

Таким образом, количественные и качественные показатели мониторинга не вполне соответствуют уровню современных требований по формированию условий для подготовки и принятия управленческих решений на основе анализа СМИ и требуют корректировки.

Предложения:

• 1) усовершенствовать в соответствии с современными требованиями технологию мониторинга информации в региональных СМИ. Разработать (на основе технологического опыта национальных электронных библиотек и представленного документа «Информационный аудит») собственную технологию мониторинга информации в региональных СМИ;
• 2) текущий мониторинг общего массива СМИ осуществлять собственными специалистами на основе работы с электронной информационной библиотекой «Интегрум». Условия сотрудничества с ней содержатся на сайте www.integrum.ru. Ежегодный мониторинг осуществлять по той же библиотеке с привлечением внешнего подрядчика с последующей очной презентацией заинтересованным лицам.

Пресс-служба осуществляет преимущественно оперативную деятельность. Однако даже в рамках этой деятельности имеют место самостоятельные, без сопровождения пресс-службы информационные «вбрасывания» главы администрации.

Предложения.

Подобрать сотрудника (возложить на одного из сотрудников пресс-службы) на должность (исполнение функций) пресс-секретаря, в обязанности которого входило бы сопровождение главы администрации на всех информационных мероприятиях, подготовка и последующий анализ выступлений (публикаций).

Если вы не знаете, как делается коммуникационный аудит, вам будет полезна следующая информация. Выясним, что это такое, когда и кем проводится, какова роль такой проверки.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Корпорация может быть успешна, если будет отвечать требованиям целевой аудитории, чувствовать ее настроения.

От уровня успешности коммуникация и обратных связей зависит судьба предприятия. Возможен поиск клиентуры, путей сбыта, осуществление продажи.

Общие моменты

Нет единого определения коммуникационного аудита. Но, все же, опишем, что имеют в виду, когда говорят о такой проверке.

Основные определения

С помощью коммуникационного аудита можно получить точные данные о деятельности фирмы с точки зрения общественности. Можно определить, как представлена компания, где имеет место расхождение интересов и взглядов аудитории и фирмы.

– независимая экспертиза работы фирмы, что проводится профессионалом. По итогам проверки можно принять квалифицированное управленческое решение. Это аналитическая работа по исследованию.

Коммуникационный аудит – это комплексное изучение, что выполняется сторонним специалистом, внешнего и внутреннего коммуникационного потока, что проходит через предприятие.

Исследуются коммуникационные каналы, что позволят систематизировать данные о бренде и представлять образ предприятия, что сложился в целевой аудитории.

Предполагается работа с данными, когда собирают данные, анализируют их, оценивают. На основе таких данных делают конечные выводы и оценки.

Зачем он нужен?

Благодаря аудиту можно:

• дать оценку состояния отношений предприятия с целевыми аудиторами;
• анализировать, какого качества отношения с партнерами и контрагентами;
• формировать цели и задач предприятия;
• получить полную картину репутации;
• определять степень корпоративной культуры.

Есть несколько функций коммуникационной проверки:

• оценочная;
• управленческая стратегическая;
• прогнозная;
• информационная

Целью аудита является оценивание активности коммуникаций предприятия, чтобы разработать и принять управленческое решение, что направлено на создание и поддержание позитивного имиджа.

При аудите проводят:

• ревизию активного коммуникационного канала организации;
• мониторинг СМИ и неформального канала;
• SWОT анализ коммуникаций фирмы;
• анализ коммуникаций внутри предприятия;
• диагностику культуры корпорации.

Законные основания

Основными законодательными актами являются:

1. (об аудиторской деятельности).

Как провести коммуникационный аудит?

Проводят, если есть сбои в работе системы. Исследуют, какая причина этому. Проводят неформальное исследование – накапливают факты, публикации и иные материалы, наблюдения, как взаимодействует субъект с целевой аудиторией.

В чем его сущность?

При грамотном построении коммуникаций возможна мотивация работников, формирование общей атмосферы единения, преодоления конфликтов, создания отношений сотрудничества, что направлены на решение задач.

Можно проводить поверхностный обзор порталов консалтинговых предприятия, РR агентств, что предлагают ряд коммуникационных услуг. Станет ясно, что общего определения аудита не существует.

При коммуникационной проверке рассматриваются внутренние коммуникации. Не принимается во внимание внешнее взаимодействие. Диагностируется репутация компании, чтобы можно было разработать стратегию по управлению репутацией.

С помощью аудита можно дать оценку того:

С его помощью:

• оценивают текущую РR-деятельность;
• анализируют цели руководителей и коммуникационных методов;
• выявляют ключевые проблемы;
• диагностируют имидж;
• разрабатывают общую коммуникационную стратегию.

Виды проверки:

• текущая информационная проверка того, насколько эффективны внешние коммуникации фирмы;
• текущая проверка коммуникаций внутри корпорации;
• комплексная коммуникационная проверка, позволяющая диагностировать имидж и репутацию фирмы;
• итоговая информационная проверка определенного проекта, программы, акции.

Направления работ:

• проводят ревизию активных коммуникационных каналов;
• осуществляют SWОT анализ;
• проводят диагностику корпоративной культуры;
• анализируют коммуникации предприятия и т. д.

Кем осуществляется?

Зачастую компания обращается в специализированные компании, которые возьмут на себя обязательства по проведению аудита. Работник такой фирмы приедет на фирмы и составит бриф на проверку, а также определит цель осуществления процедуры.

Специалист распланирует бюджет, поможет с развитием связей со СМИ, проведет мероприятия по созданию имиджа, увеличит лояльность клиентуры и т. д. Аудит проводит также независимый эксперт.

Элементы проверки

Возможно проведение:

При аудите проводится исследование:

• информационных источников;
• аудиторий pr и ретрансляторов данных;
• инструментов и каналов коммуникации;
• частоты PR-коммуникаций;
• процессов подготовки и контроля данных;
• необходимых ресурсов.

Обычно при проверке проводится мониторинг СМИ, интервью с работниками фирмы, опрашиваются отраслевые эксперты.

Аудит должен быть:

• системным;
• управленчески целесообразным;
• рациональным и гибким.

Документирование процесса

При документировании стоит руководствоваться международными стандартами (230).

Правила предусматривают обязательное оформление данных, что важны для формирования доказательств, которые подтвердят мнение аудитора.

Используются определенные рабочие документы – материалы, что являются необходимыми при планировании и осуществлении проверки, надзоре за работой аудиторов, а также те, что содержат аудиторские доказательства.

В документах должны отражаться объемы, характер работ, сроки, результаты. Но не стоит документировать абсолютно все вопросы.

Рабочие документы должны составляться таким образом, чтобы можно было получить данные о проведенных мероприятиях, причине принятия принципиального решения.

В рабочей документации отражаются данные такого плана:

• организационная структура компании;
• выдержка документы, соглашения, протокола;
• данные об отраслях, экономической среде;
• анализ операций, остатка по счету бухучета;
• данные о процедуре и результате;
• копию сообщения, что направляется иному аудитору, третьему лицу;
• доказательство того, что аудитор понимает систему бухучета и внутреннего контроля и др.

Документирование осуществляется на бумажных или электронных носителях. Документы должны быть полными и достоверными, чтобы можно было понять общую суть аудиторской проверки.

За документирование несет ведущий аудитор. Он же составляет список рабочих документов, которые будут составляться при проведении проверки.

Все документы стоит подготовить до того, как создается . Срок хранения составленных бланков – 5 лет.

Возникающие нюансы

Опишем, на что стоит обратить внимание при проведении коммуникационного аудита, а также какие нюансы могут возникнуть в определенных ситуациях.

Проверка коммуникационных потоков университета

Проверка основывается на управляющих принципах обратной связи. С каждым годом потребность в специалистах-аудиторах увеличивается, поскольку растет число виртуальных представительств учреждений, меняется технология презентаций и эффективной организации работы.

Методология проверки применяется к анализу различных аспектов и обмена данными университетских корпораций. Благодаря аудиту становится ясна картина с репутацией университета, уровнем открытости в управлении, успеха научной политики.

Проверка основана на оценивании виртуальных сетевых образов, что соответствуют современным требованиям эффективной коммуникации.

Формируется эго-сеть, когда аспектируются различные формы работы корпораций к глобальной среде сети. Осуществляется разработка сайта, что поможет укрепить имидж.

Грамотное планирование сайта является мощным управленческим узлом, что может обеспечить сетевое единство связей и отношений.

При оценивании того, насколько эффективны коммуникации университета, важно определение эстетических параметров моделей сайтов, а также методической и информационной базы.

Разрабатывается новый опыт художественного выражения и идентификации. При исследовании внешних и внутренних информационных потоков могут использоваться определенные сервисы.

В процессе анализа могут выявить закономерность и различие при восприятии университетского образа университетов у студентов разных учреждений.

Анализируя коммуникационные реакции и поведение участников сообществ, формулируют рекомендации для работников PR-службы университета относительно повышения лояльности и уровня вовлеченности студентов во внутренние коммуникации.

Используют автоматизированную систему мониторинга. В результате определяют, какой реальный образ учреждения, выявляют и измеряют оценочные отношения к корпорации. Выявляют слабые места информационной политики.

В организации

При аудите образа предприятия в его рамках можно определить, как относятся к фирме работники. Ведь от настроя персонала зависит, успешна ли будет организация.

При коммуникационном аудите проверяют, удовлетворены ли сотрудники условиями, политикой предприятия, корреляционным уровнем личностных ценностей с корпоративными.

Возможно определение ситуативного поведения фирмы, путей улучшения компании в плане коммуникаций и в бизнес-процессе.

Устанавливают цель, задачи, срок кампании, анализируют качество отношений с контрагентами, государственными инстанциями, определяют, какая степень корпоративной культуры.

В результате определяют:

• известна ли фирма, узнаваема и цитируема ли;
• какова репутация;
• образ руководителя и уровень персональной популярности;
• совпадения с предпочтением эксперта в данной ситуации и т. д.

Исследуют СМИ, дилеров и потребителей, орган власти, партнеров. Затем анализируют внутрикорпоративные коммуникации.

В связях с общественностью

Выполняется ряд задач:

• дают оценку эффективности деятельности с конкретными каналами массовых коммуникаций;
• анализируют реальный имидж;
• оценивают, насколько активна организация в информационном плане;
• оценивают эффективность работы со СМИ.

Исследования связей могут быть качественными и количественными. Анализ должен быть направлен на конкретные сегменты – целевые аудитории. Результат должен быть точным и объективным.

Методы, что могут использоваться:

PR-подразделения имеют разные обязательства. Но есть стандартные функции, которые присущи всем отделам. Очертим основные моменты.

Коммуникационный аудит предполагает комплексное исследование структуры и содержания внутренних и внешних коммуникаций организации и обратную связь во всех ее проявлениях. Результатом аудита является получение объективных данных о создавшемся имидже компании у целевой аудитории и внутренних стейкхолдеров.

На основе данных коммуникационного аудита разрабатываются управленческие решения для повышения репутационной стоимости компании на рынке.

Необходимость в коммуникационном аудите может возникнуть в следующих ситуациях:

• на этапе формирования или изменения стратегических целей развития компании
• при необходимости трансформации сложившихся коммуникационных процессов
• при изменении условий рынка для адаптации организации к новым положению
• при изменении настроений и ожиданий различных категорий стейкхолдеров

Коммуникационный аудит может включать в себя следующие блоки. Вы можете выбрать любой из представленных блоков или их совокупность.

Аудит внутренних коммуникаций

Решаемые задачи:

• Анализ внутрикорпоративных коммуникаций - контент-аналитическое исследование документов, отражающих декларируемые цели, задачи, миссию, основные направления работы, приоритеты в деятельности, социальную значимость компании.
• На основании данных этого аудита создается декларируемая эталонная модель для сравнения и оценки реального положения дел и ожиданий ключевых стейкхолдеров.
• Реконструкция и диагностика системы внутренних коммуникаций -выявление существующей модели коммуникационных процессов, контент-анализ содержания корпоративных изданий, формальных и неформальных каналов взаимодействия между сотрудниками, как по вертикали, так и по горизонтали.
• Экспертные оценки внутрикоммуникационных процессов со стороны менеджмента компании (а также при необходимости – акционеров и учредителей). Это направление аудита позволяет определить роль, место компании в сложившейся рыночной, экономической среде. В результате организации такого аудита высшее звено может получить полное представление о корпоративном климате и корпоративной идентичности.
• Оценка степени удовлетворенности сотрудников компании существующей системой коммуникационного взаимодействия.

Преимущества работы с нами:

Опыт и надежность

Более, чем 10-летний опыт работы, эксперты по каждому направлению и партнерство с ведущими мировыми и российскими профессиональными ассоциациями

Собственный архив

Глянцевых и специализированных изданий (более 400 наименований)

Круглосуточный мониторинг

Федеральных ТВ и радио

Международные стандарты работы

Высокие профессиональные требования и награды международного уровня

Гибкость и индивидуальный подход

Внимание и особые условия для каждого клиента

Оперативность

Выполняем работу в сжатые сроки

Высокий уровень экспертизы

Высококвалифицированные аналитики проводят исследования любого масштаба

Широкий спектр услуг

В области измерения коммуникаций

Аудит внешних коммуникаций

Решаемые задачи:

• оценка уровня информированности целевых аудиторий
• выявление основных каналов этого информирования: СМИ, Интернет, реклама, PR-акции
• оценку активности компании в информационном поле
• определение эффективности работы внутренней PR-службы
• исследование степени удовлетворенности качеством предоставляемых товаров или услуг
• анализ отношения к компании как к работодателю
• определение уровня лояльности и доверия к компании и продукции

Используемые методы:

• изучение медийного образа компании/руководства/продукта
• исследование материалов СМИ и блогосферы самой компании и ее конкурентного окружения, их представленности в контексте позиционирования в целом рынка или отрасли
• определение места компании в общем коммуникативном пространстве
• анализ уникальности и актуальности используемых форматов и инструментов PR-продвижения
• определение уровня проникновения в группы стейкхолдеров
• анализ отношения и восприятия бренда со стороны потребителей и клиентов

Завершающий этап нашей работы - максимально полный и комплексный отчет на основе обобщения, систематизации и сведения в единую систему координат всех полученных данных. Анализ существующей программы имиджевого позиционирования и оценка выполнения поставленных коммуникационных задач и целей позволяет выработать верную стратегию продвижения компании.

Для формирования отчета мы разрабатываем индивидуальные оптимальные решения, комбинации различных методик и методов, позволяющие решать задачи комплексного аудита в экспресс-режиме.