Журнал за регистрация на инструкциите на директора. Създаване на ефективна система за наблюдение на изпълнението на поръчките. Атрибутно и пълнотекстово търсене на задачи

М.А. СучковаПомощник на генералния директор на CJSC Ryazan Oil Rafining Company (дъщерно дружество на OJSC NK-Rosneft)
Статията е публикувана в сп. „Секретар-референт” бр.5 2015г

В много организации неизпълнението на поръчките и липсата на контрол върху навременното им изпълнение е проблем, т.нар. „тясно място“ (от англ. тясно място– тясно място), т.е. сериозна пречка, която значително забавя бизнес процесите на компанията. Тук наистина много зависи от асистента! Не всичко обаче е толкова очевидно, колкото изглежда на пръв поглед. Често се сблъскваме със ситуации, в които незаменим сътрудник внезапно се разболява или отива в отпуск или веднъж в командировка, а по време на отсъствието му... работата е спряла, поръчките не се записват, сроковете са пропуснати, а отговорните не са известни. По правило това говори не толкова за незаменимостта на служителя, а за липсата на система. И така, задачата на асистента е да изгради система за наблюдение на изпълнението на поръчките. А системата, както знаем, до голяма степен е способна да поддържа работата си сама. И не можете да се справите с това сами! Но нека се справим с всичко по ред.

Контрол и неговите видове

Слонът, както се казва, трябва да се яде на части. И си струва да започнем с терминологията.

контрол- Това е съпоставка на плана с действителното състояние на нещата. Контролът разкрива дори малки отклонения от планираните резултати и действия на хората и дава възможност за промяна на ситуацията.

Маркирайте следните видовеконтрол:

1. Предварителен. Извършва се от управителя до реално началоработа от името на. Предварителният контрол се използва, като се вземат предвид човешките, материалните и финансовите ресурси, т.е. преди да даде поръчка за работа, ръководителят трябва да се увери, че изпълнителят разполага с ресурсите да я изпълни.

2. Концептуални (входящи).Използва се за изясняване на:

• знае ли изпълнителят, че има поръчка;
• как е разбрал проблема човекът, който ще го решава;
• как точно ще го направи.

Този вид контрол се осъществява от помощник-ръководителя и то веднага след възлагането на заданието. Целта е да се провери разбирането от страна на изпълнителя на същността на поръчката и навременността на нейното изпълнение. На този етап задачата на асистента е да привлече вниманието на изпълнителя към наличността на заданието, времето и приоритета на задачата и да се увери, че заданието е прието за работа. В този случай асистентът трябва да „маркира“ спешни и важни задачи (помнете матрицата на Айзенхауер), например, както следва: „Моля, имайте предвид, че тази задача е важна и спешна!“ Тази магическа фраза, произнесена в точното време, ще помогне да се избегнат много недоразумения и непростима загуба на време - неприемливо е да оставите процеса на класиране на задачите по приоритет да върви по пътя си, защото мнението на изпълнителите не винаги съвпада с мнението на управителя. Не забравяйте, че това, което е очевидно за вас, може да не е така за други хора.

3. Текущ (междинен, контрол на процеса).Целта е да се оцени текущият процес на дейност: как се извършва работата, какво вече е направено, какви трудности са възникнали. Този вид контрол се извършва от сътрудник, когато работата вече е в ход, но срокът за изпълнение на поръчката все още не е настъпил. Задачата на контрола е своевременно да идентифицира отклонения, възникващи по време на работа, и да информира ръководителя за тях за евентуална корекция на зададените параметри. Текущ контролвъз основа на обратна връзка.

4. Финал (финал, контрола на резултата).Използва се за оценка дали дадена цел е постигната до дадена дата.

Получените действителни резултати се сравняват с предварително установените. Въпреки факта, че на този етап е твърде късно да се намесва в работата, този контрол е необходим. То показва какви резултати са постигнали изпълнителите и разкрива пропуски и пропуски в работата им. Помага да се извлекат уроци за бъдещето. По правило на този етап мениджърът и асистентът работят заедно, т.к Квалификациите на асистента може да не са достатъчни, за да се определи пълнотата и коректността на заданието.

Какво и как да контролираме

Разпределението на отговорността за осигуряване на контрол в ключови области зависи от размера на организацията:

„Контрол“ и „мониторинг“ са две различни неща!
За да разберете най-накрая какво е какво, струва си да обърнете внимание на друг термин, който често се среща в съвременното управление - „мониторинг“. Често в литературата понятията „контрол“ и „мониторинг“ се използват като идентични, но това са коренно различни неща! За да се приложи систематичен подход към управлението на изпълнението на поръчки, тази разлика трябва да се разбере. Ако наблюдение– това е следене на параметрите на обект със записване и запазване на данни, тогава контрол- това е задължително наблюдение въздействие върху обектав случай на стойности на параметрите, надвишаващи допустимите граници. По отношение на заданията това означава, че асистентът трябва да има инструмент за наблюдение, т.е. поддържа определена база данни, където записва инструкции, срокове, отговорни лица и статус на изпълнение (изпълнено/неизпълнено). Въпреки това, за да се изгради ефективна системаконтролът просто водене на статистика не е достатъчен - контролът предполага активно управление на ситуацията, коригиране и влияние, т.е. целенасочено, съзнателно въздействие с цел постигане на положителна динамика в изпълнителска дисциплина.

Как да гарантираме, че поръчките се изпълняват?

За да бъдат изпълнени поръчките, е необходим интегриран подход за решаване на този проблем. Системата за контрол на изпълнението на поръчки ще работи при следните принципи:

1) Висок приоритет от ръководството.Мениджърът трябва да демонстрира, че стриктното спазване на неговите инструкции е важно за него и компанията.

2) Съвместно обсъждане на подходите за решаване на проблема.За да се отчетат всички рискове и да се разгледа въпросът изчерпателно, е необходимо в дискусията да се включат всички участници в процеса - както ръководителят, който дава указания, така и помощникът, който ги контролира, както и ръководителите, които ще бъдат пряко отговорен за изпълнението. Споразуменията трябва да се отнасят преди всичко до методите за получаване на информация относно инструкциите и сроковете, формата на отчета за изпълнение, процедурата за разсрочване, подходите за награди или наказание в случай на неизпълнение на инструкциите. Мениджърът също трябва да информира своите подчинени за правомощията на асистента по отношение на наблюдението на изпълнението на поръчките (ако сте нов човек в екипа и все още не сте спечелили авторитет, попитайте своя мениджър за това).

3) Информиране на всички служители на фирмата за внедряване на система за следене на изпълнението на поръчките.Необходимо е да се осигури прозрачност на подходите, т.е. правилата трябва да бъдат формализирани в местния регулаторен документ на компанията.

4) Последователност и редовност.Изпълнителната дисциплина ще се повиши, ако служителите са уверени, че всяка задача се записва, че всяка задача трябва да бъде отчетена, че нито една от тях няма да бъде пропусната или забравена и че неизпълнението на инструкции от ръководството неизбежно ще бъде наказано. (Веднага си струва да се предвиди процедурата за информиране, тъй като инструкциите може да са неприложими a priori или да имат основателни причининезавършване навреме. Всеки такъв случай трябва да се разглежда индивидуално.)

Изглежда като задача за, ще кажете. Това е отчасти вярно. Каква е ролята на асистента? Асистентът е точно същият служител на компанията, който трябва да информира мениджъра, че има проблем, че той носи специфични рискове, че се опитвате да държите пръста си на пулса (и засега успява до голяма степен благодарение на вашите лични качества) ), но за липсата системата рано или късно ще даде да се разбере и това ви притеснява.

Основното нещо е да не забравите да кажете какво имате конкретно предложение, как може да бъде организирана една система за контрол (т.е. тя не трябва да е просто проблем, поднесен на тепсия, а проблем и варианти за неговото решаване).

Дори ако вие нов служителкомпания, не трябва да се страхувате да се свържете с вашия мениджър с такова предложение. Ако до момента във вашата фирма не се е случило нещо фатално поради неизпълнена/просрочена/неотчетена поръчка, мениджърът ви пак няма да остави уши за вашето предложение. Вероятно няма човек в цялата компания, който да е по-заинтересован от решаването на този проблем.

Значението на ефективната комуникация

Да кажем, че вашето предложение е прието: мениджърът очерта важността на задачата, обяви вашата роля в този процес, одобри местния нормативен документрегулирайки процеса, всички служители на компанията са информирани. какво следва Публикуваният документ рискува да остане бездушен лист хартия, ако се откажете на този етап. Как да накарам всичко това да работи?

Отговорът се крие преди всичко в ефективните комуникационни умения на асистента. Да, това е същата фраза, която толкова често срещаме в автобиографиите за административни позиции. Притежаването на такива умения е жизненоважно за един асистент. В тесен смисъл, във връзка с наблюдението на изпълнението на поръчки, ефективната комуникация е начин бърз трансферинформация без изкривяване и получаване на обратна връзка за правилното разбиране на „съобщението“.

Ефективната комуникация се изгражда:

Ефективно или неефективно?

• Неефективната комуникация е спор с другите, насочен към защита на вашите цели и планове. Това предполага наличието на победители и губещи. Този стил на „комуникация“ е категоричен: има „правилно“ и „грешно“, „победа“ и „поражение“, „добро“ и „лошо“, без да се вземат предвид междинните състояния. Има само едно правилно мнение, така че можем да пренебрегнем възгледите и опита на хора, които могат да обогатят познанията ни за света и да формират цялостна картина. Вместо това ние постоянно защитаваме тесните си възгледи. Паузата в конфликта се счита за успех, когато защитникът временно се оттегли. В крайна сметка несъгласието води до съпротива, загуба на екипна ефективност и дори саботаж, докато балансът на силите и уважението надделее.
• Ефективната комуникация от своя страна има за цел разбирането на възгледите, чувствата и мненията на другите. Когато двете страни се изслушват, и двете имат полза. Взаимното разбирателство и уважение стават основа на сътрудничеството, взаимозависимостта и лоялността. Успехът ще бъде постигнат, ако всяка страна каже: „Да, точно това имах предвид. разбираш ме."

Ефективната комуникация несъмнено е необходима за успешното изпълнение на организационните цели. Изкривените, погрешно интерпретирани съобщения често причиняват поражения на големи компании, армии и нации.

Ефективните комуникационни умения позволяват противоположностите да съществуват едновременно - крайната способност да разберете друга гледна точка и да намерите компромис. Защо да спорим кой е прав и кой крив? Целта на ефективната комуникация е да се установят и поддържат взаимноизгодни и следователно дълготрайни работни отношения.

По отношение на наблюдението на изпълнението на поръчките, асистентът трябва да покаже ефективни комуникационни уменияна всички етапи от инструкциите за „пътуване“:

1) Взаимодействие с мениджъра при задаване на инструкции.Задачата на асистента е да записва правилно заданието, като се опитва да се придържа към конкретна схема за поставяне на цели, например SMART. Това ще позволи на подчинените да разберат какво се изисква от тях. Формулировката на заповедта трябва да е ясна, в устна форма (отговор на въпроса: какво да се направи?), заповедта трябва да има посочен краен срок и за всяка заповед трябва да бъде посочен отговорен изпълнител.

След като поръчката е правилно записана, асистентът трябва да се увери, че няма неточности, да представи окончателния вариант на протокола или регистъра на поръчките на мениджъра за одобрение или да попита устно: „Разбрах ли ви правилно? Иванов И.И. трябва да разработи и представи за одобрение график за изпълнение на проекта до 11 май 2015 г.?“

Какво е SMART?

УМЕНе мнемоничен акроним, използван в управлението и управлението на проекти за определяне на цели и поставяне на цели.
Една цел или задача, създадена според критериите SMART, има следните характеристики:
С– специфичен (специфичен) – ясен, точен, ясно описан;
М– измерими (измерими) – с установени индикатори за резултат, по които може да се разбере, че целта е постигната. Те могат да бъдат както количествени, така и качествени. Без тези критерии е почти невъзможно да се оцени изпълнението на задачата;
А– постижими (достижими) – реалистични, но изискващи известно усилие, което служи като допълнителен мотивиращ фактор;
Р– релевантни (подходящи) – съвпадащи с по-широките цели на отдела или организацията;
Т– time-bound (ограничени във времето) – трябва да се определят срокове за постигане на целта.

2) Взаимодействие с изпълнители при прехвърляне на поръчки към работа. Ключова задачана този етап - уверете се, че изпълнителят е информиран за поръчката и я е приел за работа. Ако организацията е малка, тогава асистентът или секретарят се свързват директно с изпълнителите чрез имейлили по телефона. IN големи организацииТакова взаимодействие е трудно да се осъществи, така че асистентът предава поръчката и директно взаимодейства със заместник-ръководителите на организацията, а при прехвърляне на поръчки се прилага каскадният принцип, например: дддиректор на отделдначалник отделдпряк изпълнител.

3) Информацията за изпълнението на поръчката се предава по обратния път: Изпълнителен директор/помощникбзам генерален директор бдиректор на отделбначалник отделбпряк изпълнител.

Асистентът играе ролята на посредник при предаване на информация за поръчката. В същото време, за да се намали времето за прехвърляне на данни към асистента, препоръчително е да се осигури използването на информационен ресурс, който ви позволява да публикувате обобщена информация за поръчки в публичното пространство, например на вътрешния корпоративен портал на организацията, където всеки служител може бързо да види какви поръчки има и да изпрати коментари на асистента.

4) При извършване на междинен контрол е необходимо да се изясни прогнозата от изпълнителя:дали спазва срока или по време на изпълнението се е оказало, че обемът на работата е по-голям от предварително очаквания, или ресурсите на изпълнителя са недостатъчни и е необходимо участието на работници от други държави структурни подразделения, защото задачата се оказа многофункционална. Асистентът трябва да води непрекъснат конструктивен диалог с отговорния ръководител/изпълнител, за да получи бърза и достоверна информация за хода на изпълнението, а ако възникнат сериозни проблеми, да информира ръководителя за това, докато нещо все още може да бъде коригирано. В същото време не трябва да отивате твърде далеч и да се натрапвате, да смущавате изпълнителя и да го разсейвате за дреболии. Всички участници в процеса трябва ясно да разберат, че имат общи целии уважавайте работата си един на друг. За да направите това, трябва да се споразумеете за приемлив формат на комуникация.

5) При получаване на информация за изпълнението на поръчката сътрудникът, заедно с мениджъра, оценява пълнотата на представените данни и взема решение за приемане на поръчката или връщането й за преразглеждане. ЗА взетото решениеасистентът трябва да уведоми изпълнителя.

6) При генериране на аналитична отчетност.Строгото счетоводство предполага редовно отчитане и анализи на базата на статистически данни. С определена честота, например веднъж месечно, асистентът трябва да анализира натрупаните статистически данни за заданията и да генерира отчет за дисциплината на изпълнение (фиг. 1). Такъв отчет може да съдържа информация за това колко инструкции е имало, колко от тях са изпълнени навреме/късно/незавършени, кои отдели са лидери и кои са анти-лидери по отношение на навременното изпълнение на инструкциите на мениджъра. Управителят може да се разпорежда с тази информация по свое усмотрение. Желателно е обаче подходът към наградите и наказанията да е предвидим и еднакъв за всички.

ориз. 1.

Удобни инструменти в арсенала на асистента

Има голямо разнообразие от такива инструменти, но е важно да се спазва основният принцип - всички инструкции на мениджъра трябва да бъдат материализирани и въведени в едно хранилище, където е възможно редовно да се следи изпълнението на поръчките в съответствие с техния приоритет.

Идеалното техническо изпълнение е Microsoft Outlook, защото той съдържа механизми за гъвкави настройки, т.нар. "изгледи на потребителите". В допълнение към стандартните изгледи „По изпълнители“, „По категории“, „По срокове“, можете да конфигурирате всякакви други - „По заводи“, „По комисии“, „Само просрочени задачи, срокът за които е изтекъл от 5 до Преди 20 дни” и т.н. Веднъж конфигуриран, изгледът става достъпен в бъдеще с едно щракване на мишката. Няма да се спираме подробно на това, т.к. Поредица от статии вече са посветени на този инструмент.

Понякога такава система се конфигурира въз основа на системи електронен документооборот , например Lotus Notes, Documentum или Directum, където ключова информация за поръчката се записва в регистрационната и контролна карта (RCC). EDMS обаче е скъпа програма, която не всички организации могат да си позволят.

Един от най-универсалните и достъпни инструменти за наблюдение на изпълнението на поръчки е Microsoft Excel. Тази програма може да се използва в допълнение към съществуващите, ако работите в голяма компания, и като самостоятелно средство. Красотата на това е, че въз основа на това техническо решениеможете да създадете единична основаданни за поръчки с гъвкави настройки на полета и филтри по ваша преценка. Такъв консолидиран регистър на инструкциите може да бъде публично достъпен и всеки служител може да изясни текстовете, сроковете и да проследи статуса на своите инструкции. Първо трябва да конфигурирате ограничени праваза да редактирате файла, за да избегнете случайно изкривяване или изтриване на данни.

В MS Excel можете не само да въвеждате инструкции ръчно, както в случай на устни нареждания от мениджъра, но и да изтегляте инструкции от EDMS (ако това са инструкции от протоколи или инструкции, идващи отвън, например искания от регулаторни органи или власти държавна властили корпоративен център).

Като зададете полетата по определен начин, можете да зададете цветово кодиране в колоната „Статус на изпълнение на поръчката“. Например, поръчка, която все още не е пристигнала, ще бъде автоматично обозначена в синьо; поръчка, изпълнена навреме, е зелена (за това трябва да съвпадат датите в полетата „Поради изпълнение“ и „Действително изпълнение“); поръчка, за която срокът за изпълнение е изтекъл и не е получено потвърждение за получаване на отчета за изпълнение, автоматично се показва като неизпълнена и се маркира в червено.

Създаване на регистър на поръчките в MS Excel

Полетата в системния регистър се конфигурират чрез писане на макрос. За такава фина настройка е най-добре да включите IT специалист.

Ако няма IT специалист и нямате умения за програмиране, можете да използвате друг по-прост и достъпен метод.

Можете сами да персонализирате клетките на таблицата, като използвате функции за условно форматиране.

За да конфигурирате запълването на клетката, изберете клетката в таблицата, за която ще конфигурираме форматирането (в нашия случай това е клетката Ж10 ), в раздела Начало – Условно форматиране, в предложеното контекстно меню – Създайте правило(фиг. 2).

ориз. 3

В лентата с формули на диалоговия прозорец под заглавието трябва да зададете правило, което ще се счита за вярно (фиг. 4).

ориз. 4.

За нашия регистър ще е необходимо последователно да конфигурирате четири правила за една и съща клетка Ж10 и след това „разширяват“ действието си до цялата колона Ж.

• За да посочите неизпълнена поръчка, настройте правило 1.В диалоговия прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа форматизберете цвета на запълване. Първото правило ще съответства на червения цвят.

След това въведете следното описание на правилото в лентата с формули: =АКО(Е10>0; Е10<СЕГОДНЯ();"") (фиг. 5). Това означава, че при условие, че в клетката Е10 крайният срок е посочен и вече е изтекъл, клетката автоматично ще стане червена.

ориз. 5.

Натиснете клавиша добре.

• За да посочите поръчка, която е в ход, настройте правило 2.Повтаряме последователността от действия, описани по-горе: изберете клетката Ж10 , да отидем на Условно форматиране, изберете Създайте правилоИ Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате.

Във вече познатия диалогов прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа форматизберете различен цвят на запълване. Второто правило ще съответства на синия цвят.

=АКО(F10>0;F10>ДНЕС();""). Това означава, че ако в клетка Е10 е посочен краен срок и той все още не е настъпил, клетката автоматично се оцветява в синьо.

Натиснете клавиша ОДО.

• За да посочим поръчка, която е изпълнена навреме, ние настроихме правило 3.Отново повтаряме последователността от действия, описани по-горе, само този път в диалоговия прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа форматизберете зеленопопълване, което показва, че поръчката е изпълнена точно навреме или предсрочно.

Въведете описанието на правилото в лентата с формули: =АКО(F10>0;АКО(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Това означава, че ако в клетка Е10 Ж10 е посочен срокът за реално изпълнение, който съвпада с крайния срок Е10 или го предхожда клетка Ж10 автоматично ще стане зелено.

Натиснете клавиша ОДО.

• И накрая, за да посочим поръчка, която е завършена по-късно от посочения краен срок, ние настройваме правило 4.В диалоговия прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа форматизберете жълт цвят за запълване, за да посочите, че поръчката е изпълнена със закъснение.

Въведете следното правило в лентата с формули: =АКО(F10>0;АКО(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");"").Това означава, че ако в клетка Е10 е посочена датата на падежа и в клетката Ж10 е посочена датата на реално изпълнение, която е по-късна от датата Е10 , след това клетката Ж10 автоматично ще стане жълто.

Веднъж в килията Ж10 и четирите правила са конфигурирани, ние „разтягаме“ дадената формула надолу по цялата колона Жи го попълнете с актуалните дати на изпълнение на поръчките. Клетките автоматично ще бъдат оцветени в указаната палитра.

Следващата стъпка е настройки за визуализация, т.е. диаграми за по-визуално възприемане на картината на изпълняващата дисциплина.

За да изградим диаграма, се нуждаем от количествени данни, т.е. броя на всички поръчки и всеки вид поотделно. Следователно ще е необходима междинна корекция. Можем да покажем количествени данни в легенда, където те ще бъдат въведени автоматично от нашата таблица (легендата може да бъде поставена на същия лист, например над таблицата).

За да събирате статистика, трябва да попълните една от клетките на таблицата, например съседната клетка з10 , както следва:

1. Изберете клетка з10 , в горната част на лентата с формули щракнете върху иконата fx Вмъкване на функция, изберете категорията " логично», « АКО».

Записваме следното правило в горния ред на формулите: =АКО($F10>0,АКО($G10>0,АКО($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (фиг. 6).

ориз. 6.

Разширяваме правилото, посочено в клетката з10 , надолу по цялата колона з(фиг. 7).

ориз. 7.

След това колона зможе да бъде скрит, оставяйки видима само необходимата информация в регистъра.

• Създаване на легенда.За да данни от колона звлязоха в легендата и бяха показани в нея в количествена форма, трябва да конфигурирате клетките на легендата, както следва:

1. Задайте правило за клетка Ж3 : изберете тази клетка, щракнете върху иконата в лентата с формули fx Вмъкване на функция, изберете типа функции " статистически», « COUNTIF».

2. След това напишете следното в лентата с формули: =COUNTIF(H$10:H$19;F3)(фиг. 8).

ориз. 8.

3. „Разтеглете“ формулата от клетката Ж3 към Ж6 съответно.

Можете също така да персонализирате визуализацията и да качвате данни за поръчките за даден период от време под формата на диаграма.

• СЪСсъздаване на диаграма.За да направите това, отидете на раздела Поставетеи изберете диаграма, например кръгова диаграма, като предварително сте избрали диапазона й клеткиот Ж3 към Ж6 (фиг. 9).

ориз. 9.

Вмъкваме диаграмата и оцветяваме нейните сегменти в избраните от нас цветове за запълване, като избираме сегмента и извикваме съответното контекстно меню с десния бутон на мишката (там всичко е интуитивно). Нашият регистър е готов (фиг. 10).

ориз. 10.

И накрая

Създаването на ефективна система за наблюдение на изпълнението на поръчките е доста трудно - необходимо е да се вземат предвид много различни аспекти и характеристики, които могат да бъдат уникални за различните организации. Не е лесно, но не забравяйте, че всяка гатанка има решение. Когато се изправя пред труден проблем, който на пръв поглед няма решение, винаги си спомням гатанката на Б. Вербер:

„Как да свържа тези девет точки с четири линии, без да вдигам писалката от хартията?

Често не можем да намерим решение, защото умът ни е ограничен до областта на рисунката. Но никъде не пише, че не можете да излизате извън неговите граници.

Има решение:

Морал: за да разбереш системата, трябва... да излезеш от нея.”

Има много начини за организиране на ефективна система за наблюдение на изпълнението на поръчките. Основното нещо е да намерите точно този, който най-органично ще се впише в работата на вашата компания и вашата, да чувствате умереност във всичко и да не прекрачвате границата, отвъд която идва маниакалния хиперконтрол.

Вербалният канал са думите; невербални – интонация, тон, сила и тембър на гласа, външен вид, жестове, мимики.

Повечето от начините за организиране на бизнес са изградени на принципите на подчинение. И това предполага възможността за издаване на заповеди и инструкции от един служител на друг. Но поставянето на задача не е достатъчно - трябва да следите нейното изпълнение. А това е цяла система за следене на изпълнението на поръчките.

От статията ще научите:

Какъвто и да е отговорният служител, ако има редовно липса на внимание към работата му от страна на мениджъра, той във всеки случай „се отказва“. И това не е само въпрос на мързел, натоварване или невнимание. Всяка мотивация предполага, че служителят трябва да се чувства заинтересован от работата си от страна на ръководството. Иначе защо да се стараете, да се опитвате да изпълните задачата и да облагодетелствате компанията, ако така или иначе никой не се нуждае от това. Подобни разсъждения рано или късно убиват мотивациядори и най-отговорният работохолик. А липсата на мотивация води до намаляване на ефективността и ефективността на работата.

Следователно наблюдението на работата на подчинените е важно не само за проследяване на изпълнението на задачите или отчитане, но и за поддържане на общата атмосфера в екипа. А това пряко се отразява на резултатите на бизнеса като цяло. Следователно е трудно да се надцени такъв момент като контрол върху изпълнението на поръчките. Въпросът е как да го настроим и реализираме.

Следи за изпълнението на инструкциите на ръководителя

Разбира се, можете да контролирате само конкретно определени задачи, при които се очаква измерим резултат. Системата за управление в повечето предприятия включва няколко нива на управление (колкото по-голямо е предприятието, толкова повече нива може да има). По-високо ръководител(единствен изпълнителен орган), като правило, издава инструкции или възлага задачи на средното ръководство, след което, в зависимост от броя на нивата, задачата „плава“ към непосредствения изпълнител. Или изпълнителят е посочен в самия административен акт, с който се оформя заповедта. Например, такъв акт може да бъде заповед.

Следователно възложените задачи трябва да имат следните характеристики:

• има описание на същността на работата, която трябва да се извърши;
• има срок за изпълнението му;
• имат определен изпълнител или екип от изпълнители, който е ясно дефиниран с имена.

Справедливо е да се каже, че правилно дефинираната задача вече е половината от това, което трябва да се направи, за да бъде изпълнена. Ето защо не трябва да пренебрегвате етапа на поставяне на задачи, издаване на инструкции и формулиране на описание на конкретна работа. Това е важно не само за обикновените служители, които провеждат политиката на компанията (те трябва ясно да разберат какво точно компанията иска да види от тях ръководители в какъв срок), но и за самия управител, за да има право да контролира и да пита за изпълнение.

Можете да поставите задача по различни начини и съответно да я документирате. Например, както вече споменахме, можете да издадете поръчка. В него се посочват всички характеристики на заданието, посоченият в него от изпълнителя служител се запознава със заповедта и от този момент се счита, че има задължения за изпълнение на поръчката.

Можете да формализирате поставянето на задачи в протоколите от срещите, където служителите подписват, че „предната част на работата“ е ясна за тях и са запознати със сроковете и същността. Съществуват и писмени заповеди, решения и други начини за отразяване на издаването на указания. Търговските организации работят тук или според бизнес обичаите, или по някакъв начин установяват процедурата за издаване на заповеди и контролирането им в местните разпоредби. Разбира се, всички служители на компанията трябва да са запознати с местните разпоредби.

След като всичко е ясно с поставянето на задачи, можете да разработите и обмислите контрол върху изпълнението на документи и инструкции.

Организация на контрола върху изпълнението на поръчките

Някои организации не разработват отделна система за контрол. Извършва се хаотично, тъй като възниква необходимостта да се провери изпълнението на определена задача, когато резултатът от нея стане необходим. Някои инструкции остават неконтролирани и самият мениджър определя кои задачи да контролира и как и в кои въпроси да се довери на служителя и да разчита на неговото благоприличие и съвест.

Но големите предприятия, където производителността и печалбата зависят от грешките на всеки отделен служител, рано или късно разбират значението на интегрирания подход към контрол. И възниква въпросът коя организация на контрола върху изпълнението на поръчките ще бъде оптимална.

Разбира се, сега малко хора изграждат система ръчно, използвайки карти за регистрация на поръчки. Дори най-простото офис оборудване ви позволява по някакъв начин да оптимизирате тези процеси. Дори вградените познати програми позволяват да се опрости контролът върху изпълнението на поръчките - Excel, например. В таблицата се вписват всички издадени заповеди и възложени задачи, посочват се срокове, изпълнители и се правят бележки за изпълнение или неизпълнение.

Прочетете също:

• Организация на контрола върху изпълнението на документи (инструкции)

С помощта на вътрешни програмисти в предприятието може да се разработи специална програма и след това да се извършва контрол на изпълнението на поръчките с нейна помощ. Този метод е добър, когато има подходящи ресурси за разработка на софтуер и е необходимо да се вземат предвид специфичните аспекти на тази конкретна организация.

Някои елементи на контрол (например проследяване на изпълнението на поръчки, издадени от поръчки) могат да бъдат вградени в системата за управление на електронни документи на организацията. Където на определен етап от движението на документа ще се вижда ясно какъв е крайният срок за неговото изпълнение и фактът на неговото изпълнение.

Контролът върху изпълнението на документите и поръчките може да се следи и чрез отчетност.

Тези. когато фактът на изпълнение на задача се докладва на ръководителя от самите изпълнители. Как да се изгради такова отчитане е въпрос за ръководството на организацията. Те могат да бъдат редовни или периодични отчети на ниво отдел или по-голямо структурно звено (ръководство, отдел, например). Всичко зависи от броя на задачите и назначенията, от това колко служители постоянно участват в процеса изпълнение на поръчки, колко важни са самите инструкции.

Контролът върху изпълнението на поръчките може да се изгради с помощта на специализирани компютърни програми. Те са създадени с възможност за адаптиране към задачите на конкретно юридическо лице и могат да бъдат адаптирани към него. Предимствата от използването на софтуер са очевидни - автоматизация на процесите, пълно покритие на всички изпълнени задачи, премахване на „човешкия фактор“ и др. Но има и недостатъци. Освен финансовите разходи за закупуване, оптимизиране и инсталиране на такъв софтуер, е необходимо да се обучат служителите да го използват и да се включат максимален брой изпълнители и ръководители в този процес. Това се дължи на факта, че такива програми все още трябва да бъдат усвоени. Това означава изразходване на време за обучение, разработване на ръководства, издаване на местни разпоредби относно процеса на работа с такъв софтуер и пари за поддръжка на услуга за поддръжка и поддръжка на такъв софтуер. Често се разработват отделни инструкции за изпълнение и контрол на поръчките. Тук всяка организация избира своята приемлива комбинация цена-качество.

Видове контрол

Проследяването на изпълнението на поръчките може да стане по различни начини. Има два вида:

Първият вид контрол се осъществява от някой, който може напълно да прецени доколко правилно, правилно и в максимална степен е изпълнена задачата. По правило това е прекият ръководител на изпълнителя, който разбира проблемите.

Вторият вид контрол е по-скоро формален, при който се следи само фактът на изпълнение на поръчката в срок или в нарушение на срока. Тази работа може да бъде поверена на служители, които нямат задълбочени познания за същността на задачата.

Указания за изпълнение и контрол на поръчките

Система за следене на изпълнението на поръчки, ако е разработена в организация, трябва да бъде записана някъде. По правило това е местен регулаторен акт, който описва процесите на поставяне на задачи в компанията, записване на тези задачи и процедури за наблюдение на резултатите от тяхното изпълнение. Може да указва различни междинни етапи на изпълнение на поръчката, отчетни задължения на служителите и др. Разбира се, няма готови формуляри за такива документи, т.к Всяко юридическо лице е уникално и всички системи и процеси са съобразени с неговите специфики.

Някои предприятия отделят специално звено за персонал, което да изпълнява функциите за проследяване на задачите, поставени от ръководството. Често я наричат ​​„инспектор“, за нея е разработена длъжностна характеристика на инспектора за изпълнение и контрол на заповедите.

Но е напълно възможно да се изпълни такава функционалност, когато се комбинира с друга работа (ако, разбира се, реалният обем от задачи и задачи позволява).

Важно е да си припомним още един аспект на контрола. Съгласно трудовото законодателство е възможно да се търси отговорност от служител за неправилно изпълнение на задълженията му само ако тези факти са документирани. Добре изградената система за наблюдение на изпълнението на поръчките ще позволи ясно да се идентифицират всички факти за правилно и неправилно изпълнение на задачите от конкретен служител. Следователно, ако има нужда от наказание, доказателствената база действително ще бъде събрана. Това важи и за обратната ситуация, когато съществуват доказателства за възнаграждение на служител. Ето защо би било погрешно да се пренебрегне и да се остави на произвола такъв голям пласт работа за наблюдение на резултатите от издадените инструкции.

Както знаете, функционалността на асистент или личен асистент (без значение как се нарича тази позиция в трудовата книжка) в различните компании варира в зависимост от спецификата и размера на организацията, корпоративната култура, възприета в компанията, и личността на управителя. Има обаче отговорности, без които всеки личен асистент просто не може, независимо от местоработата му. Сред тях е контролът върху изпълнението на поръчките.

В много организации неизпълнението на поръчките и липсата на контрол върху навременното им изпълнение е проблем, т.нар. „тясно място“ (от англ. тясно място- тясно място), т.е. сериозна пречка, която значително забавя бизнес процесите на компанията. Тук наистина много зависи от асистента! Не всичко обаче е толкова очевидно, колкото изглежда на пръв поглед. Често се сблъскваме със ситуации, в които незаменим сътрудник внезапно се разболява или отива в отпуск или веднъж в командировка, а по време на отсъствието му... работата е спряла, поръчките не се записват, сроковете са пропуснати, а отговорните не са известни. По правило това говори не толкова за незаменимостта на служителя, а за липсата на система. И така, задачата на асистента е да изгради система за наблюдение на изпълнението на поръчките. А системата, както знаем, до голяма степен е способна да поддържа работата си сама. И не можете да се справите с това сами! Но нека се справим с всичко по ред.

Контрол и неговите видове

Слонът, както се казва, трябва да се яде на части. И си струва да започнем с терминологията.

контрол- това е сравнение на плана с действителното състояние на нещата. Контролът разкрива дори малки отклонения от планираните резултати и действия на хората и дава възможност за промяна на ситуацията.

Разграничават се следните видове контрол:

1. Предварителен. Извършва се от ръководителя преди реалното започване на работата по заданието. Предварителният контрол се използва, като се вземат предвид човешките, материалните и финансовите ресурси, т.е. преди да даде поръчка за работа, ръководителят трябва да се увери, че изпълнителят разполага с ресурсите да я изпълни.

2. Концептуални (входящи).Използва се за изясняване на:

Изпълнителят знае ли, че има задача;

Как е разбрал проблема този, който ще го решава?

Как точно ще направи това?

Този вид контрол се осъществява от помощник-ръководителя и то веднага след възлагането на заданието. Целта е да се провери разбирането от страна на изпълнителя на същността на поръчката и навременността на нейното изпълнение. На този етап задачата на асистента е да привлече вниманието на изпълнителя към наличността на заданието, времето и приоритета на задачата и да се увери, че заданието е прието за работа. В този случай асистентът трябва да „маркира“ спешни и важни задачи (помнете матрицата на Айзенхауер), например, както следва: „Моля, имайте предвид, че тази задача е важна и спешна!“ Тази вълшебна фраза, произнесена в точното време, ще помогне да се избегнат много недоразумения и непростима загуба на време - неприемливо е да оставите процеса на класиране на задачите по приоритет, защото мнението на изпълнителите не винаги съвпада с мнение на управителя. Не забравяйте, че това, което е очевидно за вас, може да не е така за други хора.

3. Текущ (междинен, контрол на процеса).Целта е да се оцени текущият процес на дейност: как се извършва работата, какво вече е направено, какви трудности са възникнали. Този вид контрол се извършва от сътрудник, когато работата вече е в ход, но срокът за изпълнение на поръчката все още не е настъпил. Задачата на контрола е своевременно да идентифицира отклонения, възникващи по време на работа, и да информира ръководителя за тях за евентуална корекция на зададените параметри. Текущият контрол се основава на обратна връзка.

4. Финал (финал, контрола на резултата).Използва се за оценка дали дадена цел е постигната до дадена дата.

Получените действителни резултати се сравняват с предварително установените. Въпреки факта, че на този етап е твърде късно да се намесва в работата, този контрол е необходим. То показва какви резултати са постигнали изпълнителите и разкрива пропуски и пропуски в работата им. Помага да се извлекат уроци за бъдещето. По правило на този етап мениджърът и асистентът работят заедно, т.к Квалификациите на асистента може да не са достатъчни, за да се определи пълнотата и коректността на заданието.

Какво и как да контролираме

Разпределението на отговорността за осигуряване на контрол в ключови области зависи от размера на организацията:

„Контрол“ и „мониторинг“ са различни неща!

За да разберете най-накрая какво е какво, струва си да обърнете внимание на друг термин, който често се среща в съвременното управление - „мониторинг“. Често в литературата понятията „контрол“ и „мониторинг“ се използват като идентични, но това са коренно различни неща! За да се приложи систематичен подход към управлението на изпълнението на поръчки, тази разлика трябва да се разбере. Ако наблюдение- това е следене на параметрите на обект със записване и запазване на данни, тогава контрол- това е задължително наблюдение въздействие върху обектав случай на стойности на параметрите, надвишаващи допустимите граници. По отношение на заданията това означава, че асистентът трябва да има инструмент за наблюдение, т.е. поддържа определена база данни, където записва инструкции, срокове, отговорни лица и статус на изпълнение (изпълнено/неизпълнено). Въпреки това, за да се изгради ефективна система за контрол, просто воденето на статистика не е достатъчно - контролът предполага активно управление на ситуацията, коригиране и влияние, т.е. целенасочено съзнателно въздействие с цел постигане на положителна динамика в изпълнителската дисциплина.

Как да гарантираме, че поръчките се изпълняват?

За да бъдат изпълнени поръчките, е необходим интегриран подход за решаване на този проблем. Системата за контрол на изпълнението на поръчки ще работи при следните принципи:

1) Висок приоритет от ръководството.Мениджърът трябва да демонстрира, че стриктното спазване на неговите инструкции е важно за него и компанията.

2) Съвместно обсъждане на подходите за решаване на проблема.За да се вземат предвид всички рискове и да се разгледа въпросът изчерпателно, е необходимо да се включат в дискусията всички участници в процеса - както ръководителят, който дава инструкции, и помощникът, който ги ръководи, така и ръководителите, които ще отговарят пряко за изпълнение. Споразуменията трябва да се отнасят преди всичко до методите за получаване на информация относно инструкциите и сроковете, формата на отчета за изпълнение, процедурата за разсрочване, подходите за награди или наказание в случай на неизпълнение на инструкциите. Мениджърът също трябва да информира своите подчинени за правомощията на асистента по отношение на наблюдението на изпълнението на поръчките (ако сте нов човек в екипа и все още не сте спечелили авторитет, попитайте своя мениджър за това).

3) Информиране на всички служители на фирмата за внедряване на система за следене на изпълнението на поръчките.Необходимо е да се осигури прозрачност на подходите, т.е. правилата трябва да бъдат формализирани в местния регулаторен документ на компанията.

4) Последователност и редовност.Изпълнителната дисциплина ще се повиши, ако служителите са уверени, че всяка задача се записва, че всяка задача трябва да бъде отчетена, че нито една от тях няма да бъде пропусната или забравена и че неизпълнението на инструкции от ръководството неизбежно ще бъде наказано. (Заслужава си незабавно да се предвиди процедурата за информиране, тъй като инструкциите може да са неприложими a priori или да имат убедителни причини за неизпълнение навреме. Всеки такъв случай трябва да се разглежда индивидуално.)

Изглежда като задача за, ще кажете. Това е отчасти вярно. Каква е ролята на асистента? Асистентът е точно същият служител на компанията, който трябва да информира мениджъра, че има проблем, че той носи специфични рискове, че се опитвате да държите пръста си на пулса (и засега успява до голяма степен благодарение на вашите лични качества ), но за липсата системата рано или късно ще даде да се разбере и това ви притеснява.

Основното нещо е да не забравяте да кажете, че имате конкретно предложение как да организирате система за контрол (т.е. това не трябва да бъде просто проблем, поднесен на сребърен поднос, а проблем и възможности за решаването му).

Дори ако сте нов служител на компанията, не трябва да се страхувате да се обърнете към вашия мениджър с такова предложение. Ако до момента във вашата фирма не се е случило нещо фатално поради неизпълнена/просрочена/неотчетена поръчка, мениджърът ви пак няма да остави уши за вашето предложение. Вероятно няма човек в цялата компания, който да е по-заинтересован от решаването на този проблем.

Значението на ефективната комуникация

Да приемем, че вашето предложение е прието: мениджърът очерта важността на задачата, обяви вашата роля в този процес, одобри местен нормативен документ, регулиращ процеса, и всички служители на компанията са информирани. какво следва Публикуваният документ рискува да остане бездушен лист хартия, ако се откажете на този етап. Как да накарам всичко това да работи?

Отговорът се крие преди всичко в ефективните комуникационни умения на асистента. Да, това е същата фраза, която толкова често срещаме в автобиографиите за административни позиции. Притежаването на такива умения е жизненоважно за един асистент. В тесен смисъл, във връзка с наблюдението на изпълнението на поръчките, ефективната комуникация е начин за бързо предаване на информация без изкривяване и получаване на обратна връзка за правилното разбиране на „съобщението“.

Ефективната комуникация се изгражда:

Ефективно или неефективно?

Неефективната комуникация е спор с другите, насочен към защита на вашите цели и планове. Това предполага наличието на победители и губещи. Този стил на „комуникация“ е категоричен: има „правилно“ и „грешно“, „победа“ и „поражение“, „добро“ и „лошо“, без да се вземат предвид междинните състояния. Има само едно правилно мнение, така че можем да пренебрегнем възгледите и опита на хора, които могат да обогатят познанията ни за света и да формират цялостна картина. Вместо това ние постоянно защитаваме тесните си възгледи. Паузата в конфликта се счита за успех, когато защитникът временно се оттегли. В крайна сметка несъгласието води до съпротива, загуба на екипна ефективност и дори саботаж, докато балансът на силите и уважението надделее.

Ефективната комуникация от своя страна има за цел разбирането на възгледите, чувствата и мненията на другите. Когато двете страни се изслушват, и двете имат полза. Взаимното разбирателство и уважение стават основа на сътрудничеството, взаимозависимостта и лоялността. Успехът ще бъде постигнат, ако всяка страна каже: „Да, точно това имах предвид. разбираш ме."

Ефективната комуникация несъмнено е необходима за успешното изпълнение на организационните цели. Изкривените, погрешно интерпретирани съобщения често причиняват поражения на големи компании, армии и нации.

Ефективните комуникационни умения позволяват противоположностите да съществуват едновременно - това е най-добрата способност за разбиране на друга гледна точка и намиране на компромис. Защо да спорим кой е прав и кой крив? Целта на ефективната комуникация е да се установят и поддържат взаимноизгодни и следователно дълготрайни работни отношения.

По отношение на наблюдението на изпълнението на поръчките, асистентът трябва да покаже ефективни комуникационни уменияна всички етапи от инструкциите за „пътуване“:

1) Взаимодействие с мениджъра при задаване на инструкции.Задачата на асистента е да записва правилно заданието, като се опитва да се придържа към конкретна схема за поставяне на цели, например SMART. Това ще позволи на подчинените да разберат какво се изисква от тях. Формулировката на заповедта трябва да е ясна, в устна форма (отговор на въпроса: какво да се направи?), заповедта трябва да има посочен краен срок и за всяка заповед трябва да бъде посочен отговорен изпълнител.

След като поръчката е правилно записана, асистентът трябва да се увери, че няма неточности, да представи окончателния вариант на протокола или регистъра на поръчките на мениджъра за одобрение или да попита устно: „Разбрах ли ви правилно? Иванов И.И. трябва да разработи и представи за одобрение график за изпълнение на проекта до 11 май 2015 г.?“

какво станаУМЕН?

УМЕНе мнемоничен акроним, използван в управлението и управлението на проекти за определяне на цели и поставяне на цели.
Една цел или задача, създадена според критериите SMART, има следните характеристики:
. С- специфичен (специфичен) - ясен, точен, ясно описан;
. М- измерими (измерими) - с установени индикатори за резултат, по които може да се разбере, че целта е постигната. Те могат да бъдат както количествени, така и качествени. Без тези критерии е почти невъзможно да се оцени изпълнението на задачата;
. А- постижимо (достижимо) - реалистично, но изискващо известно усилие, което служи като допълнителен мотивиращ фактор;
. Р- релевантни (подходящи) - съвпадащи с по-широките цели на отдела или организацията;
. Т- time-bound (ограничени във времето) - трябва да се определят срокове за постигане на целта.

2) Взаимодействие с изпълнители при прехвърляне на поръчки към работа.Основната задача на този етап е да се уверите, че изпълнителят е информиран за заданието и го е приел за работа. Ако организацията е малка, тогава асистентът или секретарят се свързват директно с изпълнителите по имейл или телефон. В големите организации такова взаимодействие е трудно да се осъществи, така че асистентът предава поръчката и директно взаимодейства със заместник-ръководителите на организацията, а при прехвърляне на поръчки се прилага каскадният принцип, например: дддиректор на отделдначалник отделдпряк изпълнител.

3) Информацията за изпълнението на поръчката се предава по обратния път: Изпълнителен директор/помощникбЗаместник генерален директорбдиректор на отделбначалник отделбпряк изпълнител.

Асистентът играе ролята на посредник при предаване на информация за поръчката. В същото време, за да се намали времето за прехвърляне на данни към асистента, препоръчително е да се осигури използването на информационен ресурс, който ви позволява да публикувате обобщена информация за поръчки в публичното пространство, например на вътрешния корпоративен портал на организацията, където всеки служител може бързо да види какви поръчки има и да изпрати коментари на асистента.

4) При извършване на междинен контрол е необходимо да се изясни прогнозата от изпълнителя:дали спазва срока или по време на изпълнението се е оказало, че обемът на работата е по-голям от предварително очаквания, или ресурсите на изпълнителя са недостатъчни и е необходимо участието на служители от други структурни звена, т.к. задачата се оказа многофункционална. Асистентът трябва да води непрекъснат конструктивен диалог с отговорния ръководител/изпълнител, за да получи бърза и достоверна информация за хода на изпълнението, а ако възникнат сериозни проблеми, да информира ръководителя за това, докато нещо все още може да бъде коригирано. В същото време не трябва да отивате твърде далеч и да се натрапвате, да смущавате изпълнителя и да го разсейвате за дреболии. Всички участници в процеса трябва ясно да разберат, че имат общи цели и взаимно да уважават работата си. За да направите това, трябва да се споразумеете за приемлив формат на комуникация.

5) При получаване на информация за изпълнението на поръчката сътрудникът, заедно с мениджъра, оценява пълнотата на представените данни и взема решение за приемане на поръчката или връщането й за преразглеждане. Помощникът трябва да уведоми изпълнителя за взетото решение.

6) При генериране на аналитична отчетност.Строгото счетоводство предполага редовно отчитане и анализи на базата на статистически данни. С определена честота, например веднъж месечно, асистентът трябва да анализира натрупаните статистически данни за заданията и да генерира отчет за дисциплината на изпълнение (фиг. 1). Такъв отчет може да съдържа информация за общия брой инструкции, колко от тях са изпълнени навреме/късно/незавършени, кои звена са лидери и кои са анти-лидери по отношение на навременното изпълнение на инструкциите на мениджъра. Управителят може да се разпорежда с тази информация по свое усмотрение. Желателно е обаче подходът към наградите и наказанията да е предвидим и еднакъв за всички.

ориз. 1

Удобни инструменти в арсенала на асистента

Има голямо разнообразие от такива инструменти, но е важно да се спазва основният принцип - всички инструкции на мениджъра трябва да бъдат материализирани и въведени в едно хранилище, където е възможно редовно да се следи изпълнението на поръчките в съответствие с техния приоритет.

Идеалното техническо изпълнение е Microsoft Outlook, защото той съдържа механизми за гъвкави настройки, т.нар. "изгледи на потребителите". В допълнение към стандартните изгледи „По изпълнители“, „По категории“, „По срокове“, можете да конфигурирате всякакви други - „По заводи“, „По комисии“, „Само просрочени задачи, срокът за които е изтекъл от 5 до Преди 20 дни” и т.н. Веднъж конфигуриран, изгледът става достъпен в бъдеще с едно щракване на мишката. Няма да се спираме подробно на това, т.к. Поредица от статии вече са посветени на този инструмент.

Понякога такава система се конфигурира въз основа на електронни системи за управление на документи, например Lotus Notes, Documentum или Directum, където ключова информация за поръчката се записва в регистрационната и контролна карта (RCC). EDMS обаче е скъпа програма, която не всички организации могат да си позволят.

Един от най-универсалните и достъпни инструменти за наблюдение на изпълнението на поръчки е Microsoft Excel. Тази програма може да се използва или като допълнение към съществуващите, ако работите в голяма компания, или като независим инструмент. Хубавото е, че на базата на това техническо решение можете да създадете единна база данни с поръчки с гъвкави настройки на полета и филтри по ваша преценка. Такъв консолидиран регистър на инструкциите може да бъде публично достъпен и всеки служител може да изясни текстовете, сроковете и да проследи статуса на своите инструкции. Първо трябва да конфигурирате ограничени права за редактиране на файла, за да избегнете случайно повреда или изтриване на данни.

В MS Excel можете не само да въвеждате инструкции ръчно, както в случай на устни нареждания от мениджъра, но и да изтегляте инструкции от EDMS (ако това са инструкции от протоколи или инструкции, идващи отвън, например искания от регулаторни органи или държавни органи или корпоративен център).

Като зададете полетата по определен начин, можете да зададете цветово кодиране в колоната „Статус на изпълнение на поръчката“. Например, поръчка, която все още не е пристигнала, ще бъде автоматично обозначена в синьо; поръчка, изпълнена навреме, е зелена (за това датите в полетата „Поради изпълнение“ и „Действително изпълнение“ трябва да съвпадат); поръчка, за която срокът за изпълнение е изтекъл и не е получено потвърждение за получаване на отчета за изпълнение, автоматично се показва като неизпълнена и се маркира в червено.

Създаване на регистър на поръчките вMS Excel

Полетата в системния регистър се конфигурират чрез писане на макрос. За такава фина настройка е най-добре да включите IT специалист.

Ако няма IT специалист и нямате умения за програмиране, можете да използвате друг по-прост и достъпен метод.

Можете сами да персонализирате клетките на таблицата, като използвате функции за условно форматиране.

За да конфигурирате запълването на клетката, изберете клетката в таблицата, за която ще конфигурираме форматирането (в нашия случай това е клетката Ж10 ), в раздела Начало - Условно форматиране, в предложеното контекстно меню - Създайте правило(фиг. 2).

ориз. 3

В лентата с формули на диалоговия прозорец под заглавието трябва да зададете правило, което ще се счита за вярно (фиг. 4).

ориз. 4

За нашия регистър ще е необходимо последователно да конфигурирате четири правила за една и съща клетка Ж10 и след това „разширяват“ действието си до цялата колона Ж.

• За да посочите неизпълнена поръчка, настройте правило 1.В диалоговия прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа форматизберете цвета на запълване. Първото правило ще съответства на червения цвят.

След това въведете следното описание на правилото в лентата с формули: =АКО(Е10>0; Е10<СЕГОДНЯ();"") (фиг. 5). Това означава, че при условие, че в клетката Е10 крайният срок е посочен и вече е изтекъл, клетката автоматично ще стане червена.

ориз. 5

Натиснете клавишаОДО.

• За да посочите поръчка, която е в ход, настройте правило 2.Повтаряме последователността от действия, описани по-горе: изберете клетката Ж10 , да отидем на Условно форматиране, изберете Създайте правилоИ Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате.

Във вече познатия диалогов прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа форматизберете различен цвят на запълване. Второто правило ще съответства на синия цвят.

=АКО(F10>0;F10>ДНЕС();""). Това означава, че ако в клетка Е10 е посочен краен срок и той все още не е настъпил, клетката автоматично се оцветява в синьо.

Натиснете клавиша ОДО.

• За да посочим поръчка, която е изпълнена навреме, ние настроихме правило 3.Отново повтаряме последователността от действия, описани по-горе, само този път в диалоговия прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа форматизберете зелен цвят за запълване, за да посочите, че поръчката е изпълнена точно навреме или предсрочно.

Въведете описанието на правилото в лентата с формули: =АКО(F10>0;АКО(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Това означава, че ако в клетка Е10 Ж10 е посочен срокът за реално изпълнение, който съвпада с крайния срок Е10 или го предхожда клетка Ж10 автоматично ще стане зелено.

Натиснете клавиша ОДО.

• И накрая, за да посочим поръчка, която е завършена по-късно от посочения краен срок, ние настройваме правило 4.В диалоговия прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа форматизберете жълт цвят за запълване, за да посочите, че поръчката е изпълнена със закъснение.

Въведете следното правило в лентата с формули: =АКО(F10>0;АКО(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");"").Това означава, че ако в клетка Е10 е посочена датата на падежа и в клетката Ж10 е посочена датата на реално изпълнение, която е по-късна от датата Е10 , след това клетката Ж10 автоматично ще стане жълто.

Веднъж в килията Ж10 и четирите правила са конфигурирани, ние „разтягаме“ дадената формула надолу по цялата колона Жи го попълнете с актуалните дати на изпълнение на поръчките. Клетките автоматично ще бъдат оцветени в указаната палитра.

Следващата стъпка е настройки за визуализация, т.е. диаграми за по-визуално възприемане на картината на изпълняващата дисциплина.

За да изградим диаграма, се нуждаем от количествени данни, т.е. броя на всички поръчки и всеки вид поотделно. Следователно ще е необходима междинна корекция. Можем да покажем количествени данни в легенда, където те ще бъдат въведени автоматично от нашата таблица (легендата може да бъде поставена на същия лист, например над таблицата).

За да събирате статистика, трябва да попълните една от клетките на таблицата, например съседната клетка з10 , както следва:

1. Изберете клетка з10 , в горната част на лентата с формули щракнете върху иконата fx Вмъкване на функция, изберете категорията " логично», « АКО».

Записваме следното правило в горния ред на формулите: =АКО($F10>0,АКО($G10>0,АКО($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (фиг. 6).

ориз. 6

Разширяваме правилото, посочено в клетката з10 , надолу по цялата колона з(фиг. 7).

ориз. 7

След това колона зможе да бъде скрит, оставяйки видима само необходимата информация в регистъра.

• Създаване на легенда.За да данни от колона звлязоха в легендата и бяха показани в нея в количествена форма, трябва да конфигурирате клетките на легендата, както следва:

1. Задайте правило за клетка Ж3 : изберете тази клетка, щракнете върху иконата в лентата с формули fx Вмъкване на функция, изберете типа функции " статистически», « COUNTIF».

2. След това напишете следното в лентата с формули: =COUNTIF(H$10:H$19;F3)(фиг. 8).

ориз. 8

3. „Разтеглете“ формулата от клетката Ж3 към Ж6 съответно.

Можете също така да персонализирате визуализацията и да качвате данни за поръчките за даден период от време под формата на диаграма.

• СЪСсъздаване на диаграма.За да направите това, отидете на раздела Поставетеи изберете диаграма, например кръгова диаграма, като предварително сте избрали диапазона й клеткиот Ж3 към Ж6 (фиг. 9).

ориз. 9

Вмъкваме диаграмата и оцветяваме нейните сегменти в избраните от нас цветове за запълване, като избираме сегмента и извикваме съответното контекстно меню с десния бутон на мишката (там всичко е интуитивно). Нашият регистър е готов (фиг. 10).

ориз. 10

И накрая

Създаването на ефективна система за наблюдение на изпълнението на поръчките е доста трудно - необходимо е да се вземат предвид много различни аспекти и характеристики, които могат да бъдат уникални за различните организации. Не е лесно, но не забравяйте, че всяка гатанка има решение. Когато се изправя пред труден проблем, който на пръв поглед няма решение, винаги си спомням гатанката на Б. Вербер:

„Как да свържа тези девет точки с четири линии, без да вдигам писалката от хартията?

Често не можем да намерим решение, защото умът ни е ограничен до областта на рисунката. Но никъде не пише, че не можете да излизате извън неговите граници.

Има решение:

Морал: за да разбереш системата, трябва... да излезеш от нея.”

Има много начини за организиране на ефективна система за наблюдение на изпълнението на поръчките. Основното нещо е да намерите точно този, който най-органично ще се впише в работата на вашата компания и вашата, да чувствате умереност във всичко и да не прекрачвате границата, отвъд която идва маниакалния хиперконтрол.

М.А. Сучкова, помощник генерален директор на Ryazan Oil Rafining Company CJSC (дъщерно дружество на NK-Rosneft OJSC)

Управлявайте компанияТрудно е: трябва да търсите подходи, да изграждате структура от награди и наказания и системи за наблюдение на служителите. Но най-трудното е разумно да се оцени работата на подчинените въз основа на тяхното изпълнение на задачите. Проблемът с контрола на поръчките вече не е проблем, ние гарантираме за него!

Как работи системата за контрол на поръчките LeaderTask?

Нека да го разберем стъпка по стъпка; Ще кажа веднага - системата за поръчки ще работи точно както ВИЕ искате. Благодарение на уникална гъвкавоствградени инструменти:

1. Директно в LeaderTask създайте поръчкана някой от вашите служители от лявото меню или просто като плъзнете задачата до името на служителя.
2. Присвояване крайна дата и брой часове/минутиза решаване на проблема.
3. Ще разберете със сигурност дали служителят е прочел вашата поръчка: неговият аватар ще бъде оцветен до нормален цвят, отървавайки се от полупрозрачност(в случай непрочетени).
4. За всяка задача можете да общувате с изпълнителя в отделно създадена чат, а в тялото на задачата - съхранява всички файлове и документи.

1. Служителят определя статуса на задачата. Това може да е " В ход”, “На пауза”, “Отхвърлено” и т.н.
2. Веднага след като изпълнителят зададе „В ход“, обратно броеневъв вградена функция Време. По този начин винаги ще сте наясно колко време е отделил даден служител за определена задача. И ще можете да структурирате работата на организацията в зависимост от компетенциите и бързината на вашите подчинени.
3. Когато работата по задачата приключи, служителят ще зададе съответния статус. Той веднага ще се появи на разположение на клиента в „ Готов за доставка”, и той ще може да приеме задачата или да я изпрати за преработка.

Най-интересното е, че нито една задача няма да бъде загубена, освен ако не я изтриете сами. Тези. дори след година или 2 можете да го намерите сред изпълнените задачи.

По този начин организирането на контрола на поръчката е толкова лесно, колкото и беленето на круши в LeaderTask. Е, какво да кажем от гледна точка на подчинения?

Как да не пропуснете поръчка от вашия мениджър?

Разбира се, голямото натоварване на служителите може да повлияе на тяхното внимание и контрол върху инструкциите на мениджъра. Но LeaderTask няма да позволи това да се случи: благодарение на синхронизацията!

Веднага щом мениджърът изпрати нова задача, тя ще се покаже на заключения екран на изпълнителя, независимо дали iPhoneили базирано на устройство Android. Дори и на работещ часовник Android WearИ Apple Watch- за ценителите на тези.

Дори и като изключително заети хора, ние все още поддържаме навика да гледаме екрана на смартфона си веднъж на час, така че определено не е възможно да пропуснем задача. Гледайте кратко видео за това как да контролирате задачите си в LeaderTask:

Как да организираме контрол върху изпълнението на поръчки с LeaderTask

За да работи системата, трябва да помислите за организиране на контрол върху изпълнението на поръчките. Имаме няколко идеи (от нашия собствен опит) как да приложим това:

1. Добавете към фирмени правилаизискване за задаване на статуси за задачи.
2. Изпратете задължителното условие там инсталиране на LeaderTask на смартфони.
3. Смартфоните на вашите служители трябва да имат разрешение за известияот услугата.

Ето колко лесно можете да организирате контрол върху поръчките във вашата компания. Мениджърът винаги ще знае на какъв етап е задачата му, а изпълнителят няма да пропусне задание или да загуби нито един файл. И всичко това - благодарение на LeaderTask!

КОНТРОЛ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ДОКУМЕНТИТЕ

Мониторингът на изпълнението на документите и взетите решения е една от най-важните управленски функции, чиято цел е да улесни навременното и качествено изпълнение на документите, да осигури получаването на аналитична информация, необходима за оценка на дейността на структурните подразделения, клонове и конкретни служители.

Има:

контрол по същество на решаването на въпроса, изпълнение на предписанията;

контрол върху сроковете за изпълнение на задачите.

Контрол върху изпълнението по същество на указанията и разрешаването на въпросаизвършва се от ръководителя (на организация или структурно звено) или специално упълномощени лица. Контролът по същество е оценка доколко правилно, успешно и пълно е решен проблемът.

Контрол върху сроковете за изпълнение на документитеизвършва се в голяма организация от отдел или контролна група, която е част от службата за управленска документация (DMS), в малка организация - от секретариата или секретаря. Контролът върху сроковете за изпълнение на документите може да бъде разделен на текущ и превантивен.

IN GOST R 51141-98 "Офис управление и архивиране. Термини и определения"следната дефиниция е фиксирана: " Контрол на изпълнението на документите- това е набор от действия, които осигуряват навременното изпълнение на документите." В същото време основните задачи на групата за контрол на изпълнението (служителят, упражняващ контрол) са:

проследяване на напредъка и записване на реалното изпълнение на входящи, изходящи и вътрешни документи, които са важни, записани инструкции от ръководството;

обобщаване на информацията, получена по време на наблюдението на процеса и резултатите от изпълнението, предоставяне на тази информация на ръководството в удобна формализирана форма;

разработване на предложения за ускоряване на документооборота и укрепване на изпълнителската дисциплина.

Понякога по решение на ръководството на организацията контролът върху изпълнението на документите може да бъде поверен на служител, който не е в персонала на предучилищната образователна институция. Това е доста често срещана практика при изготвяне на административни документи, когато контролът върху изпълнението може да бъде възложен на някой от служителите или поет от ръководителя. Но централизирането на контрола върху изпълнението на документите е важен фактор за ефективното му прилагане.

Контролът (върху времето) на изпълнение на документа включва няколко последователни етапа:

поставяне на документи под контрол;

проверка на навременността на предаване на документи на конкретни изпълнители;

предварителна проверка и регулиране на хода на изпълнението;

снемане на документи от контрол;

записване и обобщаване на хода и резултатите от изпълнението на документа.

Началото на контролните операции, т.е. поставянето на документи под контрол, съвпада с момента на регистриране на документите, получени или създадени в организацията. Ако даден документ има конкретна дата на изпълнение, посочена в текста, или документът е включен в списъка на документите със стандартни срокове за изпълнение, услугата DOU има право да го постави под контрол веднага след регистрацията. Входящите документи с индивидуални срокове се подлагат на контрол след разглеждане от ръководителя, който определя конкретен срок в своя резолюция.

При поставяне на документ за контрол върху горното му поле се поставя контролен знак ( реквизит 19). Същият знак се поставя и на регистрационния формуляр.

За документи, съдържащи сложна задача, могат да се определят дълги срокове (няколко месеца, шест месеца, година). В този случай е необходимо да го разделите на етапи и да наблюдавате изпълнението на задачата на етапи. 5

Изпълнението на документа трябва да бъде контролирано от момента на поставянето му под контрол, след което документът трябва да бъде прехвърлен на изпълнителя(ите). В този случай е желателно контролната група или служителят да отговаря за контрола провери навременността на предаване на документа на конкретен изпълнител.

По време на периода на изпълнение на документа трябва да се извърши предварителни проверки и регулиране на хода на изпълнението, резултатите от които по правило също се записват в регистрационно-контролната карта. Отговорност за верността на предоставената информация носят изпълнителите.

Прегледите могат да се извършват устно или писмено. В последния случай службата за контрол изготвя писмени напомняния. Те могат да бъдат посветени както на конкретна задача, така и на отделен документ или изпълнител. Също така е възможно да се изготвят и изпращат напомняния, съдържащи информация за документи, намиращи се в едно или повече структурни подразделения.

Графикът на предварителните проверки на хода на изпълнение на документа трябва да бъде посочен в правилника на организацията (или, ако няма такъв, в инструкциите за работа в офиса).

Премахване на документ от контролсе извършва от ръководителя, който е установил контрол, или от негово име от службата за предучилищна образователна институция, отстраняването на документ от контрол се формализира с бележка за изпълнението на документа и изпращането му във файл (; реквизит 28).

Документът се счита за изпълнен и отстранен от контрол след действителното изпълнение на инструкции по същество, документирано потвърждение на изпълнението и съобщаване на резултатите на заинтересовани организации и лица или ако представените в него материали не съдържат допълнителни инструкции и материалите са не е върнат за преразглеждане. Прехвърлянето на документи за изпълнение на други служители не е основание за отстраняването им от контрол или отлагане на сроковете за изпълнение. Ако контролната служба установи, че съдържанието, формата и процедурата за изпълнение не отговарят на заданието, тя има право да върне документа за доработка, без да удължава срока за изпълнение.

Данните за хода и резултатите от контрола върху изпълнението на документите трябва да се вземат предвид и периодично да се обобщават, т.е. да се анализират. По правило информацията за състоянието на изпълнителската дисциплина се обобщава ежемесечно и се представя под формата на отчети със структура, фиксирана в организацията.

Въз основа на резултатите от анализа се разработват и предприемат мерки за ускоряване на изпълнението на документите, подобряване на качеството на изпълнителната дисциплина и подобряване на организацията на контрола и управлението като цяло.

Допълнителна информация:

документооборот;

форми на контрол върху изпълнението на документите;

срокове за изпълнение на документите;

регистрация на документи;

прием и първоначална обработка на документи, постъпили в организацията;

предварителен преглед на документи от службата за предучилищна образователна институция;

информационна и справочна работа по организационни документи;

обработка на изпълнени и изпратени документи.